Page 1

Editie 1 / 2018

De Eventmanager

H


“Oh,

jij bent van de uitjes? Leuk hoor! Een natje en een droogje. Een zaaltje en wat sprekers, gezellie toch! Althans, dat poog je. Soms oog je wat gestrest terwijl, jij vermaakt je toch best, vergeleken met de rest… Ik bedoel… Jij mag voor feestcommissie spelen! Chef slingers en ballonnen, beetje het budget verdelen…” Ze moesten eens weten. Of ze spreken tegen beter weten in: van eerste idee tot catering, sprekers, tijdlijnen en techniek. Het invullen van iedere uiting, binnen de perken de boekjes te buiten, heilige huisjes omver. De opzet, de inhoud, inspiratie van hot naar her en der, perfect vanaf het voortraject en op iedere grote dag zelf. Soms op het randje omdat veranderlijkheid niet altijd een handje helpt. Veel geregel, lange dagen; meer dan eens kom je alsnog tijd tekort. Voor alle puntjes op de i of juist eronder, zodat het een uitroepteken wordt! Vraagtekens voorbij, onzekerheid opzij, een waterdicht plan A en daarna B of C voor als het tegenzit. Weinig mensen weten dit, want… Mocht het vastlopen achter de schermen, zal het nooit je decor verstoren. Jij denkt mee en jij denkt na. Maar wel altijd weken van tevoren. Improviseren bij calamiteiten, vaak is er geen take-two, it takes veel meer dan two om een event te laten slagen: gedegen voorbereiding is het halve werk. Koppen koel, goede verstaanders, handige handen en schouders… Sterk. En iedereen heeft er verstand van; iedereen heeft iets te zeggen. Jaloers omdat jij en je collega’s altijd zorg dragen voor de organisatie van gelegenheden waar over het algemeen de top op komt dagen.

dansers en die dichter, alsjeblieft, die dichter… Komt die dichter wel op tijd? Jij hebt al je werk af, opeens appen mensen af, soms zit het voor; soms zit het tegen. Jij hebt zeven uur ’s ochtends afgesproken dus ben je er… Tien voor zeven. Voor een event dat start om zes uur ’s avonds en om elf uur ’s avonds is afgelopen. En om één uur ’s nachts, zoals verwacht, wordt er door jou ook weer afgesloten. Genodigden hebben de tent afgebroken, in de meest positieve zin van het woord. En jij geniet als men geniet; als je dat ziet, is dat het grootste compliment dat je op zo’n avond hoort. Blijven lachen tussendoor, gastvrij en servicegericht. Chaos in je hoofd maar een oase op je gezicht. Omstandigheden meestal de baas, wandelend visitekaartje, meerwaarde voor het bedrijf. Niks gaat vanzelf: vooraf, tijdens en achteraf het toeval te lijf. Jij hoort bij de méér probeerders, sfeer creëerders, meesterbreinen die een plan pasklaar maken. Tot ze panklaar zijn, tot het web geweven: spinnen die ideeën tastbaar maken. Weken strijden voor een paar uur, een paar uur zweten voor één minuut, een paar minuten voor die ene tel. En men ziet alleen de buitenkant, niet de kleine dingen, alléén jij weet: in het grote plaatje gaat niks vanzelf. Dus. Genootschap, Wijhopendatiederegastgenootschap: blijf moois op maat maken is m’n boodschap, e-vent, of e-vrouw, eventvrouwen en -mannen, creatieve concepten in kannen en kruiken. Afsluitend: een verbale schouderklop, omdat we allemaal weleens een compliment kunnen gebruiken. Nou, daar is ie. Ik zeg: hieperdepiep hoera! Lang leve ieder hoofd van de ‘feestcommissie’!

Terwijl jij daar meestal bezig bent met duizend vragen: gaat alles goed met die beamer, raakt niemand het draaiboek kwijt. En de

Derek Otte


04

De Eventmanager Inhoudsopgave

05 5

Look into the Future

26 Join the club Nieuwe leden tln 30 Social media in 2023

Het Genootschap voor Eventmanagers bestaat 15 jaar en dat vieren we. Niet met terugblikken op voorbije tijden, maar juist met alle ogen op de toekomst gericht. Wat staat er de komende jaren te gebeuren in de wereld van zakelijke evenementen? Look into the Future – 5 jaar vooruit; dat is het overkoepelend thema van deze editie van De Eventmanager.

55 Wat schaf je af, wat neem je mee? Preferred Partners over

2017, 2018 en verder

Een fast forward blik op de toekomst

60 Multitasken is een mythe

34 ‘Er blijft altijd toekomst…’

61 GvE-lid Pauline de Waardt

Interview Paul Ostendorf

38 Blijf jezelf en pas je aan

Jan Jaap van Weering over zakelijke etiquette

7 nadelige effecten

64 Museumcollectie is USP

pml-seminar over Collectiebeheer & Events

66 Nieuw bij PML

eye Filmmuseum & Museum comm

68 Events als tribale ervaring

Interview Danielle Braun

12 Interview Dirk Prijs

‘Wie niet luistert, leert nooit wat’

61 GvE-lid Marijke Wieske

40 Dress to (not) impress

De wereld van fashion anno 2023 volgens Sander Lusink

42 Hoe stomen we onze toekomstige eventmanagers klaar? Preferred partners & onderwijs

06

46 Hoe bereik je de nieuwe generatie? Tips & tricks

van nieuwe G14-leden

15 jaar GvE

Jubileum

72 Dé evenementenlocaties van de toekomst 74 Zes tips voor het zoeken naar de geschikte locatie 75 Het evenementenvak heeft een enorme toekomst

Preferred Bureaus blikken vooruit 78 2032: wat doet de eventmanager dan?

Huidige en en voormalige raadsleden GvE over de toekomst

84 15 jaar GvE

11 Welkom nieuwe leden!

86 Acht tips voor de organisatie van jouw jubileum

20 Duurzaam, gezond, veilig en circulair

Deskundigen over de toekomst van voeding

23 Wat eten we morgen?

Eventcatering in de toekomst

Werkdruk versus werkgeluk

Jubileum (vervolg pagina 6)

Interview Christine Boland

Wordt het al tijd voor circulaire events?

Inspiratie

81 Taller Team Toekomst Tips

08 ‘Momenten van ontroering vind je op events, niet online’

15 Whitepaper

58

48 Peter-Paul Swijnenburg  Serie: Ondernemers in

de branche

51 GvE-lid Kim van der Vat 52 Robotisering; what’s in it for us? In gesprek met Melanie Peters

62 Interview Loek Peters

Maak de Ander Beter


6

De Eventmanager 15 jaar Genootschap voor Eventmanagers

Fotografie Ramon van Jaarsveld en Jordy Wallenburg

7

Feest! 15 jaar Genootschap voor Eventmanagers En toen was het dan zover. Eindelijk, na de onfortuinlijke sneeuwval en code oranje op D-Day 11 december, kon op 15 januari 2018 gevierd worden dat het Genootschap voor Eventmanagers 15 jaar bestaat. Met een fantastisch, feestelijk en family-style diner in Grand Hotel Huis ter Duin voor alle leden en partners van het Genootschap. Dichter Derek Otte schreef een Ode aan de Eventmanager, ter gelegenheid van het jubileum (zie pagina 3). p Achterin deze Eventmanager vind je nog meer foto’s!


De Eventmanager Interview

08

Tekst Barbara van Baarsel

Fotografie Anja van Weygerden

09

ACT

Ieder mens en elk merk wil impact hebben, maar hoe zorg je daarvoor? How can I tell my story? Het gaat hier over het heft in eigen hand nemen. Bijvoorbeeld met thema’s als duurzaamheid. We gaan steeds meer op zoek naar nieuwe grondstoffen die de aarde niet uitputten; zelfs van dennennaalden en rijstvliesjes wordt tegenwoordig iets nieuws gemaakt. “Ik noem die trend ‘van trash to treasure’ – ook wel waste to wonders. Het besef dat we de wereld als een geheel moeten beschouwen om ons voortbestaan te verzekeren begint langzaam door te dringen. De slogan die daarbij hoort: ‘if you’re not part of the solution, you’re part of the problem’. Vaak lopen creatieven en jonge ontwerpers daarin voorop.”

CHRISTINE BOLAND

LOOK INTO THE FUTURE

Trendanalist Christine Boland over de toekomst:

‘Momenten van ontroering vind je op events, niet online’ Nieuwsgierigheid, verbanden zien en duiden, het zijn haar persoonlijke triggers. Inspiratie voor haar trendanalyses haalt Christine Boland voornamelijk uit massapsychologie en wereldnieuws. Wat is het effect daarvan op mensen? Volgens Boland hebben we te maken met een ongekend grote transitie van de samenleving. De laatste jaren is een wereld gecreëerd waarin toevoegen van complexiteit, de extra dimensies van technologie, een overlevingsstrategie is geworden. De tegenhanger is volgens haar de behoefte aan een menselijke maat, ook binnen het vak van eventmanagement.

In het verlengde daarvan horen we ook geluiden dat individualisering plaatsmaakt voor ‘aanpassend vermogen’. Wat is jouw mening hierover? “De verwach-

ting van corporate antropologe Danielle Braun op de toekomst sluit ontzettend goed aan op mijn visie. Met name het deel waarin zij spreekt over de transitie van individualisatie naar belonging. De mens is in beginsel een social creature en heeft altijd anderen nodig om zich ergens onderdeel van te voelen. In mijn analyse maak ik dat duidelijk door eerst heel breed naar de wereld te kijken en vervolgens steeds meer in te zoomen op onze tijdgeest. Daarin definieer ik drie domeinen, drie drivers in feite. Te weten: Anchor, Align en Act. En juist bij Align zie je duidelijke raakvlakken met wat Braun schetst.”

Iets waar je ook keihard aan mee moet doen om het bij te kunnen houden is technologie. Volgens Boland creëren de ‘etalages’ van social media veel eenzaamheid, maar zorgen zij ook voor een gevoel van verbondenheid. “En technologie zorgt voor veel meer dan dat. Zo kunnen we samenwerken met mensen in Japan, in contact blijven met thuis tijdens vakanties of reizen en geven eenzame bejaarden les aan kinderen in Brazilië.”

ANCHOR

Is digitaal dan straks volledig het nieuwe analoog? “Nee, zeker niet.

Anchor gaat over introspectie en reflectie over wie je bent, hoe je je staande houdt in de huidige dynamiek en in welk tempo je meedoet aan dingen. Kortom, wie ben je en wat is jouw persoonlijke ritme? ALIGN

Deze tweede driver heeft te maken met hoe je je verbindt als sociaal wezen. Het gaat over verbinding met mensen, cultuur, organisatie, een doel of de natuur. In organisaties gaat dat vaak mis, hier zit de blinde vlek van het bedrijfsleven. Zij zien niet altijd in hoe belangrijk het is dat verkooppersoneel zich verbonden voelt met de organisatie. Anchor en Align moeten in balans zijn; je moet namelijk eerst weten wie je bent en wat jouw positie op de wereld is om je vervolgens te kunnen verbinden met

anderen. Het is als swarm intelligence, we kunnen leren van spreeuwen en vissen die met een zintuig beyond any speed op elkaar reageren en op elkaar vertrouwen. Ze zijn zich bewust dat ze onderdeel zijn van een groter geheel. Hier valt direct een belangrijke trend aan te koppelen: we gaan en moeten steeds meer holistisch denken. Uitzoomen en overzien. Niet alleen ‘ik’ maar ook ‘wij’. Inzien dat je onderdeel bent van een keten en dat die keten even belangrijk is als jijzelf. “Vertaald naar events betekent het dat een rode loper even belangrijk is als het toilet en dat het voor de beleving juist gaat om het overzien van het gehele systeem, het hele concept en dat er met zorg en aandacht naar is gekeken. Dan pas voelt een bezoeker dat hij op een bijzondere bijeenkomst aanwezig is, onderdeel mag zijn van het geheel en daar is ieder mens gevoelig voor.”

Analoog is misschien nog wel veel leuker en daarom zijn events zo ontzettend van belang. Ze worden ook steeds belangrijker. Alles wordt – mede door technologie – tegenwoordig ingewikkelder, de wereld veeleisender. Als je vijf minuten niet oplet, loop je hopeloos achter. Ik durf te zeggen dat het voor iedereen goed is om enerzijds tijd te nemen voor Unplug & Recharge, jezelf even terugtrekken in je eigen cocon. En anderzijds open te staan voor Join & Experience; anderen fysiek opzoeken en letterlijk meedoen, erbij willen zijn en het analoog willen ervaren.” Boland meent dat vooral Join & Experience onvervangbaar is op technologisch gebied: “De energie die je kunt voelen als een zaal iets mooi vindt, of kippenvel krijgen van een speech van een medewerker of ceo.


10

De Eventmanager Join the club

Interview

Juist die momenten van ontroering zijn online niet te evenaren. Die menselijke energie voel je niet via technologie en dat maakt events zo bijzonder. Bovendien heb je op een event een grotere kans op serendipity, een toevallige samenloop van omstandigheden en ontmoetingen waardoor er iets moois gebeurt. Daar heb je meerdere elementen of personen voor nodig – en ook dat soort interactie vind je niet online.”

“Bij jongeren (15-) zie je al het prille begin van een betere balans tussen on - en offline dan bij de millennials (20-35)” Hoe zal de volgende generatie omgaan met live versus online? Jongeren tussen 13 en 20 jaar besteden hun

spaargeld met name aan festivals. Boland verwacht dat voor deze generatie straks andere events en bijeenkomsten ook weer belangrijk zullen zijn. “Bij jongeren (15-) zie je al het prille begin van een betere balans tussen on- en offline dan bij de millennials (20-35). Zij leggen zichzelf namelijk al lichte beperkingen op als het gaat om digitale activiteiten. Ze brengen er meer structuur in aan. Volwassenen boven de 35 jaar zijn en blijven zoekend naar meer balans in die zin. Frankrijk, ter illustratie, heeft zelfs de wet Right to disconnect aangenomen zodat mensen na hun werktijd niet meer hoeven te reageren op mails van de zaak. Ook in Nederland zien we steeds meer bedrijven die hun medewerkers verzoeken niet meer te mailen na werktijd.” Hoe kan techniek – of eigenlijk robotisering – de eventmanager ondersteunen? Technologische middelen en

mogelijkheden bieden ons ontspanning, ze creëren een global village waarin iedereen ‘bij de hand’ is, kunnen events hybride maken én zijn ondersteunend op veel gebieden; denk aan de steeds vooruitstrevender crm-systemen. Ontzettend handig voor strategisch relatiemanagement. Anderzijds kunnen technologieën een valkuil zijn en is evenwicht – en een dosis gezond verstand – van belang. “Dat wordt wellicht steeds uitdagender,” denkt Boland. “Hoewel artificial intelligence en selflearning algoritmes de eventmanager zeker kunnen helpen. Time Magazine noemt robot Jibo bij de 25 beste uitvindingen van 2017. Jibo fungeert als een soort personal assistent, best bruikbaar voor een eventmanager. Zo’n robot kan anticiperen op situaties, inschatten dat je nu bepaalde zaken uit

het draaiboek moet oppakken om de deadline te kunnen halen. Dat zou een interessante ontwikkeling kunnen zijn voor het vak. Maar naast digitalisering, robotisering en artificial intelligence is het spectrum nog veel groter. De website Robo.nu geeft je een beeld van wat er allemaal al mogelijk is én hoeveel positieve kanten er zitten aan deze ontwikkeling, bijvoorbeeld op het gebied van cameradrones en big data, thema’s die zeker aansluiten op het vakgebied van een eventmanager, zoals crowdmanagement.” Ten slotte de grote vraag: moeten we vrezen voor ons vak door de komst van robots? “Zeker, er zullen in veel secto-

ren en op veel posities mensen moeten vrezen voor hun baan en dat is precies wat deze tijd zo ingewikkeld maakt. We worden gedwongen de maatschappij opnieuw in te richten. Dat zie je al in veel sectoren gebeuren. Toch moeten mensen niet moedeloos thuis gaan zitten, dus nu al nadenken over een andere rol zou verstandig zijn. En ik geloof in een basisinkomen voor iedereen; het blijkt dat mensen, als ze voldoende bestaanszekerheid hebben en dus minder stress, zeker niet onderuit zakken maar juist actiever meedoen aan de samenleving. Ik denk dat het meer zou moeten gaan over de creatie van welzijn in plaats van de creatie van geld. Maar dat zal een transitie zijn die zijn weerga niet kent, we zijn op weg naar een exponentieel tipping point. En één ding staat als een huis: de rol van de mens en de menselijke maat zijn daarin cruciaal.”

11

Met vier brancheorganisaties die maandelijks groeien, kunnen we niet alle nieuwe leden persoonlijk voorstellen in De Eventmanager. Daarom in elke editie een overzicht van de nieuwe aanwas bij de verschillende clubs, sinds de voorgaande editie.

Welkom nieuwe leden! , Genootschap voor Eventmanagers

Karin Heldeweg Schipholgroep Kim van der Vat FMO Pauline de Waardt Maandag© Margot Groenhuijsen Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie Vonneke van Rijn Nederlandse Zuivel Organisatie Willemijn de Kruif Houthoff Buruma Marijke Wieske Crowe Horwath Peak Bianca van Vliet BNG Bank Ellen Opsteeg NN Investment Partners Ischa Harnam CED Laurien Schiller CBR Kirsten Kamphuis Gemeente Deventer , Theater Locaties Nederland

Maud Uilenreef DeLaMar Theater Erik Veenstra Atlas Theater Marcel Koerts Cultuurhuis De Klinker , Platform Museum Locaties

Lianne van Oorschot COMM Franka van Hengel EYE Filmmuseum , G14

Nicky van de Moosdijk RTL Nederland Mariëlle van der Putten Van der Kroft’s Party Rental Franka van Hengel EYE Filmmuseum Nicole Jonk EYE Filmmuseum John Oskam Klaproos Culturele Ondersteuning Marissa Sanders The Food Line-up Elise Nijenhuis Amsterdam Conference Centre Beurs van Berlage Joost van den Oever Waldorf Astoria Amsterdam Jaylee van ter Beek Verwiel - the creative agency Martijne van Hees Zwolse Theaters Kristen den Hertog Congresbureau Regio Twente Merel van Brink Eurol B.V. Karin van den Bos World Forum Suzanne Kakkos Haarlem Convention Bureau Sven Watervoort Traffic Service Events Frederique Westerveld Libéma Lieke Poelman Van der Linde Catering + Evenementen Britt van Engeland byoureventmanager Charissa Smit Catering Lokaal Marinka Huijser Verhaaf Ramon Zuurbier Intertent B.V. Suzanne Kempen ATPI Corporate & Sports Events Marc de Winter Beurs van Berlage Lydia Baloe Beurs van Berlage Karlijn van der Wielen Beurs van Berlage Willem van Zant Beurs van Berlage Roy de Weerd Beurs van Berlage

Reinier Heruer Activo Ivar van Luyk Plaat Jeroen van den Berg Leerhotel Het Klooster Evelyn Oosterhaven Het Scheepvaartmuseum Matthijs Visscher Het Scheepvaartmuseum Angelique Bruijnesteijn Het Scheepvaartmuseum Fleur van den Berg Het Scheepvaartmuseum Laura Meeuwesen Het Scheepvaartmuseum Hilje Hoogeveen Leidse Schouwburg-Stadsgehoorzaal José de Kuijer-Ooms Vermaat Leisure BV / Nationaal Militair Museum

In deze editie exclusieve portretten van drie nieuwe GvE-leden: pagina’s 51, 61 en 71. Een korte kennismaking met drie nieuwe leden TLN: p. 26. En ook met vijf nieuwe G14-leden: p. 46. En twee nieuwe PML-leden: p. 66.


12

De Eventmanager Interview

Tekst Carla van Elst

13

We kennen hem allemaal. Dirk Prijs. Kwam zes jaar geleden binnen als the new kid on the block, was sinds de sabbatical van Leon Kruitwagen al waarnemend directeur en met ingang van 2018 is hij algemeen directeur. Van Taller Events, het verenigingsbureau achter het Genootschap voor Eventmanagers (GvE), g14, Platform Museum Locaties (pml) en Theater Locaties Nederland (tln).

‘Heb jij überhaupt op een evenement gewerkt?’

‘Wie niet luistert, leert nooit wat’

Zoals zo vaak het geval is, hangt de loopbaan van Dirk Prijs van toeval aan elkaar. Na de Middelbare Hotelschool – een degelijke opleiding die goed aansloot bij zijn jarenlange praktijkervaring in horecabedrijven – werd hij ingeloot voor de NHTV. “Het eerste jaar dacht ik ‘wil ik dit wel, kan ik niet beter doorgaan met werken?’ Ben toch gebleven, maar was bepaald geen doorsnee student. Vroeg heel direct aan sommige docenten ‘heb jij überhaupt weleens op een evenement gewerkt?’. Toch kreeg ik met de meeste een goede band, omdat ik ze minder als docent en meer als vakgenoot benaderde: waarom zeg je dit, wat bedoel je met dat? De opleiding zelf heeft mijn blik verbreed, als tamelijk zwart-wit denkend plattelandsventje leerde ik dat er meer smaken zijn. Vervolgens kwam ik bij mijn derdejaars-stage terecht bij Bruggen Verwiel Eventmarketing en via hen maakte ik kennis met Leon Kruitwagen. Ook hem benaderde ik met grote interesse, wilde alles weten, wat hij aanpakte, waarom en hoe hij dat deed. Ik heb heel veel geleerd van hem, hij heeft mij letterlijk gekneed tot zijn opvolger.”

5 jaar vooruit kijken met hem is bijzonder. Want weer is hij the new kid, zij het nu in the lead, op de bok. Wat zijn zijn plannen, wat gaat hij anders doen dan zijn voorganger en wat gaan de leden van hem zien de komende jaren? Een locatie die klopt Het interview vindt plaats in het Rotterdamse voormalige zwemparadijs Tropicana, gelegen aan de Maas. Sinds 2016 is hier BlueCity gevestigd, broedplaats voor circulair ondernemen. Dirk koos voor deze locatie omdat die staat voor de drie major issues die hij als koersbepalend ziet voor de komende tijd. “Eén: dit concept van BlueCity – afval hergebruiken en er iets positiefs van maken – is rond, circulair, de ideeën erachter kloppen. Dat wil ik ook voor de lidmaatschappen en de partnerships van GvE, g14, pml en tln en de synergiën daartussen. Voor alles dat we doen voor leden en partners is zo’n cirkel te maken. Ook al weet ik nog niet hoe die er concreet uitziet, daar ben ik mee bezig. Twee: vanaf deze plek kun je mijn huis zien. Ik vind dat je in onze tijd de balans tussen werk en privé goed moet bewaken. Niet alleen maar werken, maar ook tijd inbouwen voor rust en even afstand nemen. Omdat dat je menselijk en scherp houdt en omdat alleen maar werken je afstompt. Drie: een rivier komt nooit tot rust, gaat altijd door, net als ons werk. Zowel aan het water als in ons werk kun je kiezen: sta ik aan de kant de zaken beschouwend te volgen óf kies ik positie middenin die voortgaande stroom? Allebei is goed, de vraag is alleen: wanneer doe je wat?” De aanloop Tijdens zijn opleidingstijd (zie kader) werd wel gekscherend gesproken over de levenscyclus van nieuwe managers: twee jaar breken, twee jaar bouwen, één jaar profiteren en dan wegwezen. Inmiddels weet Dirk dat

het zo niet werkt. “Al zal het vast bij sommige bedrijven nog voorkomen. Elke vijf jaar weer een nieuwe man/vrouw die het helemaal anders gaat doen. Ik geloof daar niet in, het is niet duurzaam.” In essentie, zegt hij dan ook bij aanvang van het interview, wil hij niet heel veel heel anders gaan doen. Maar ook: “Ik geloof in een clean cut: opvolger erin, voorganger eruit. Anders blijf je dingen doen zoals je die altijd deed. Al zal ik mezelf zeker nog weleens tegenkomen en denken ‘hm, dat had anders gemoeten’.” Als waarnemend directeur voerde hij de laatste twee jaar al een aantal veranderingen door bij Taller. Voordien werkte hij er samen met Leon, Odette ten Seldam en Emilie Zonnevylle, in een hecht en actief team van vaste medewerkers. “We konden alles samen aan. Wat we ’s ochtends bedachten, zat ’s middags bij de leden in de mailbox. Broeden op nieuwe plannen deden Leon en ik na werktijd.” Toen Leon tijdelijk een stap terug deed, koos Dirk voor een vergaande automatisering van het kantoorwerk. “In eerste instantie dus uit pure noodzaak, maar al snel bleken de voordelen. Hoe meer rompslomp je kunt automatiseren, hoe meer tijd je hebt voor je corebusiness. En dat zijn de leden en de partners.” Daarnaast heeft hij het model met vaste medewerkers vrijwel losgelaten en werkt hij nu grotendeels met gespecialiseerde freelancers. “En bij voorkeur niet in een hiërarchische verhouding. Ik werk graag met experts, mensen met verstand van zaken, die náást me staan.” Is dat een keuze voor een circulaire of holacratische bedrijfsstructuur, dus een platte organisatie die gekenmerkt wordt door zelfstructuur? “Ja, in navolging van Ricardo Semler. Die zegt: mensen moet je afrekenen op wat ze afleveren en niet op hoeveel tijd ze eraan besteden. Inmiddels ben ik erachter dat het beter is als Taller hoofdopdrachtgever is van de aangesloten flexwerkers. Met een pool van flexmensen die ieder twee à drie dagen per week voor ons werken, kunnen we hetzelfde realiseren als met het vierkoppige team van destijds.” Blik op de toekomst Voor de nabije toekomst – lees: vanaf 2018 – heeft Dirk een aantal ideeën die hij met het Taller-team wil doorvoeren. “De leden en partners van de aangesloten organisaties moeten nog meer leidend zijn in ons handelen. Op mijn bureau heb ik een schema liggen – ik verzin dit niet – dat fungeert als relevantie-lat waaraan we nieuwe ideeën toetsen. Wat hebben de leden eraan? Wat hebben de partners eraan? Veel? Weinig? Twee keer ‘weinig’ betekent: niet aan beginnen of meteen schrappen. Ook moeten we ernaar streven om elkaar zoveel mogelijk te zien, voeling te houden met onze leden en partners. Luisteren naar hun verhalen;


14

De Eventmanager Whitepaper

Interview

wie niet luistert, leert nooit wat. Daarnaast gaan we absoluut door met het optimaliseren van ons relatiebeheer. Hoe meer we weten van leden, hoe meer we ook kunnen inspringen op hun zakelijke behoeften. Nog een plan: ik wil vanaf 2018 videocontent gaan maken van alle sessies, naast de papieren verslagen. We hebben in de afgelopen 15 jaar zoveel mooie sessies georganiseerd, maar de inhoud daarvan niet altijd ergens vastgelegd. Dat is jammer en ook niet meer van deze tijd, dus dat wil ik nu graag veranderen.” Betekenen die plannen ook veranderingen in de samenstelling van het team? “Dat zou kunnen. We

lopen nu soms te veel op onze tenen, misschien moet er iemand bij. En of dat iemand wordt die video’s gaat maken of iemand met expertise in culturele eventlocaties, dat zal gaan blijken.” Wat wordt de rol van Leon in het team? “Leon blijft

verbonden aan het Taller-team als mijn persoonlijk adviseur. Er zullen zich regelmatig zaken blijven voordoen waarover ik wil sparren met hem.” Gaat Taller nog andere dan de vier aangesloten clubs bedienen in de toekomst? “Dat zou kunnen, er zijn

verschillende organisaties in de branche waarvoor dat interessant en relevant kan zijn. Het belangrijkste voor de branche is dat die verschillende clubs blijven bestaan. Samenwerking of samen werken onder één paraplu kan daaraan bijdragen. Met als bijkomend voordeel dat je, als bij elkaar in huis zit, nog beter weet wat er gebeurt in de branche.”

Beschrijf het Taller-team van 2023 eens? “Alle teamleden werken zelfstandig aan hun eigen onderdeel, vanuit hun eigen professionaliteit. We zien elkaar één, twee of drie dagen per week. Ik hoop dat we dan de service aan onze leden nog verder verdiept hebben. Dat we kunnen inspelen op hun vragen en behoeften, zélfs als ze die nog niet eens voor zichzelf geformuleerd hebben. Tegen die tijd hoop ik zelf boventallig te zijn zodat ik meer tijd heb voor innovatie en nog meer voor inspiratie. Want daar moet echt tijd voor gemaakt worden. Dingen veranderen zo snel in ons vak én in de wereld om ons heen, het is belangrijk om dat steeds te vertalen naar ons werk.”

‘Wij bouwen niet naar ontwerp, maar ontwerpen naar het materiaal dat we hebben’ Gevestigd in voormalig zwemparadijs Tropicana is BlueCity een broedplaats voor innovatieve bedrijven die hun reststromen aan elkaar koppelen en zo werken aan een wereld waarin afval niet bestaat. In het pand (12.000 m2) zijn verschillende bijzondere eventruimtes (van 5 tot 200 personen), die geschikt zijn voor vergaderingen en congressen, en aparte ruimtes voor break-outsessies. Het unieke uitzicht en dito verhaal maken BlueCity dé plek voor out-of-the-box events. Assistent-eventmanager Dick Rensen ontvangt ons in deze industriële omgeving waar circulair ondernemen de toon aangeeft. “Het hele pand wordt in fasen gerenoveerd, daarbij gebruiken we voor 90% bestaande en hergebruikte

materialen die we onder meer via Superuse Studios op het spoor komen. Wij bouwen niet naar ontwerp, maar ontwerpen naar het materiaal dat we hebben.” Hij troont ons mee naar een lange gang met links event- en rechts kantoorruimten. “Deze gang is opgetrokken uit onder andere houten kozijnen, afkomstig uit een oud pand in Maastricht. Oorspronkelijk wilden we gewoon rechte wanden, maar dan hadden we veel van de kozijnen weg moeten gooien. Daarom zijn ze in hoeken geplaatst, waardoor we er meer konden gebruiken. Bovendien blijkt dat het de akoestiek ten goede komt en het geeft een mooi spiegelend effect.”

www.bluecity.nl

15

— whi tepaper —

Wordt het al tijd voor circulaire events?

En wanneer sta jij beschouwend aan de kant en wanneer kies je positie middenin de stroom? “Met die

keuze moet je dus elke dag bezig zijn, omdat het raakt aan de balans tussen werk en privé. Ik denk dat je het steeds moet afwisselen. De realiteit van nu is dat je mailbox nooit leeg raakt; onlangs heb ik besloten dat ik dat als een gegeven moet beschouwen. Ik streef niet meer naar een lege inbox, na vijf of zes uur keihard doordenderen ga ik lekker naar huis, neem bewust even afstand. Omdat de organisatie er meer mee gediend is dat ik het vijf jaar of langer volhoud, dan dat ik na twee jaar ben afgebrand maar wel alle mails altijd heb beantwoord. Uit eigen ervaring weet ik dat je geen burn-out krijgt van hard werken, maar van de haast en de druk eromheen. In die zin maken we elkaar gek. De Terschellinger zanger Hessel zei het al ‘als elke mail een kwartje kostte, zouden we meer nadenken voor we ze verstuurden’. Eerst lachte ik erom, maar in essentie heeft hij gelijk.”

Tekst Mark Dyson & Barbara van Baarsel

Circulaire economie staat momenteel volop in de belangstelling. Het belooft een oplossing te zijn voor klimaatproblemen, milieuvervuiling en uitputting van grondstoffen en energiebronnen. Veel grote publieksfestivals hebben het circulaire denken inmiddels omarmd en hebben hierin zelfs een voorbeeldfunctie. In de zakelijke evenementenbranche krijgt de circulaire economie een stuk minder aandacht. Kan de branche zich dat wel veroorloven? En wat kunnen eventprofessionals doen om mee te werken aan de transitie?

N

u de termen duurzaamheid en MVO niet meer te ontlopen zijn, is het verleidelijk ook het begrip circulaire economie te zien als het laatste modewoord. Achter deze term schuilt echter geen nieuwe hype, maar een geheel andere benadering van de economie. En die circulaire economie zou best eens de nieuwe toekomst kunnen worden. Zo heeft het vorige kabinet eind 2016 de ambitie uitgesproken de Nederlandse economie in 2050 volledig circulair te maken. Of dat lukt hangt af van de stappen die in de samenleving gezet worden, maar de beweging is in gang. Bedrijven en overheden sluiten Green Deals om deze ambitie samen waar te maken en de overheid is druk bezig om dit met subsidies en regelgeving te stimuleren. Andere Europese landen volgen dezelfde richting, je mag dus verwachten dat het begrip ‘circulaire economie’ vanaf nu steeds vaker zal opduiken.

Circulaire economie: een korte uitleg Circulaire economie is een alternatief voor de huidige lineaire economie. In een lineaire economie worden (eindige) grondstoffen gewonnen, verwerkt in producten, om vervolgens als afval in het milieu te belanden. Bovendien moeten we steeds meer produceren en consumeren, omdat een gezonde economie afhankelijk is van continue groei. In de circulaire economie ligt de focus juist op het zo efficiënt mogelijk benutten van de grondstoffen, met zo min mogelijk vervuiling als bijproduct. Dat gaat veel verder dan alleen het recyclen van afval en gebruik van duurzame energiebronnen. Al in de productiefase wordt gezorgd dat spullen zo lang mogelijk meegaan en materialen na gebruik opnieuw te benutten zijn. Ook kan het afval van het ene bedrijf dienen als grondstof voor het andere bedrijf. De circulaire economie is in feite

gebaseerd op de kringloop zoals die ook in de natuur zichtbaar is. Een ecosysteem produceert geen afval: al het restmateriaal dient elders weer als voedsel. Een economisch systeem dat hetzelfde werkt, zou een duurzame balans tussen economie en ecologie opleveren, zonder afhankelijkheid van eindige grondstoffen.

Publieksfestivals als pioniers Circulair ondernemen gaat dus veel verder dan enkel wat losse duurzaamheidsmaatregelen, het vraagt om een geheel ander economisch systeem met een andere benadering. Het belangrijkste punt is: niemand kan het alleen doen, want circulair ondernemen vereist dat de gehele productieketen verandert. De overgang naar circulair zal zich dan ook eerder per sector ontwikkelen dan per bedrijf. Tot dusver lijkt de zakelijke evenementenbranche hierin meer volgend dan leidend. Dat is een opvallend


16

Whitepaper

contrast met de publieke evenementenbranche, die hierin juist een voorbeeldfunctie voor zichzelf ziet en druk aan het experimenteren is geslagen. Eind 2015 sloten acht grote festivalorganisaties en toenmalig staatssecretaris Mansveld de Green Deal: de belofte om eind dit jaar het afval drastisch te verminderen en hergebruiken. WasteBoard Bakery maakt inmiddels skateboards van plastic afval en festival DGTL werkt hard om in 2020 als eerste publieksevent nul uitstoot en afval te veroorzaken. En de zakelijke evenementenbranche? Congressen over circulair ondernemen zijn er genoeg (vooral in de Week van de Circulaire Economie, die in de derde week van januari plaatsvond), maar eventorganisatoren zelf lijken nog weinig bezig met de transitie. Dat

17

bevestigt ook Laura van de Voort, oprichter van Green Events: “Onder publieke events is het ook nog geen gemeengoed, maar een aantal koplopers is er inderdaad hard mee aan de slag. Vanuit de zakelijke evenementenbranche neemt de belangstelling geleidelijk toe, maar het gaat nog langzaam. Logisch, want publieksfestivals zijn vrijer om hun eigen concept te bepalen, terwijl zakelijke events meer gebonden zijn aan de wensen en het budget van hun opdrachtgevers. Toch zou de corporate eventbranche best een voorbeeldfunctie mogen vervullen.” Of de sector nu voor- of achterloopt: als de transitie doorzet, lijkt het slechts een kwestie van tijd voordat het circulaire denken ook hier voet aan de grond krijgt. Opdrachtgevers uit het bedrijfs-

leven zullen erover beginnen en ook bezoekers, die inmiddels gewend zijn te betalen voor plastic tasjes in de supermarkt, zullen steeds vertrouwder worden met de voor- en nadelen van circulair ondernemen. Er is dan ook weinig reden tot paniek voor eventmanagers die er nu nog niet vertrouwd mee zijn. Vooroplopen is immers moeilijk, benadrukt ook Laura van de Voort, want veel businessmodellen, regelgeving en de economie als geheel zijn nu nog niet ingesteld op circulair ondernemen. “De overstap wordt een stuk gemakkelijker als bedrijven straks bepaalde afvalstoffen willen kopen, omdat die voor hen juist een essentiële grondstof zijn.”

Met de stroom mee En de eventprofessionals die wél graag voorop willen lopen op

weg naar circulaire economie? Zij kunnen alvast iets leren van de ervaringen van publieksevenementen. Laura van de Voort: “Net als bij zakelijke events zit daar de meeste verspilling in afval & energie, vervoer & transport en voedsel. Dat zijn de speerpunten waar het meeste te winnen valt. Wat voor oplossingen kun je verzinnen om dat afval te reduceren, of om alleen afval over te houden dat als grondstof kan dienen?” Dat is eerder een kwestie van langzaam meebewegen en kleine stapjes uitproberen dan van drastische maatregelen. Bovendien moet nog worden uitgevonden welke maatregelen haalbaar en effectief zijn. Kennis delen is daarbij heel belangrijk, zodat iedereen kan leren van elkaars ervaringen en successen. “Het is nogal een stap om kennis te delen met concurrenten, maar bij publieksfestivals zien we gelukkig dat de pioniers daartoe bereid zijn. Om de stappen die ze gezet hebben om hun successen te bereiken, te delen met de branche.” Dat we bij zakelijke evenementen hierop nog een beetje achterlopen is dus niet per se reden tot zorg. De tijd is echter wel gekomen om alvast vooruit te denken, circulair te leren denken, vaker erover te spreken met leveranciers, partners en opdrachtgevers en te peilen met wie eventueel concrete stappen te zetten zijn. Tijd om aan boord te kunnen springen is er genoeg, maar dat gaat makkelijker wanneer we alvast in het juiste tempo met de stroom meezwemmen.

Green Deal Afvalvrije Festivals

De Nederlandse evenementenbranche is met meer dan 700 festivals en 21 miljoen bezoeken per jaar een belangrijke sector voor de economie. Festivalorganisatoren hebben daarmee ook een enorm bereik en zij willen dat inzetten om bewustwording en gedragsverandering te stimuleren bij bezoekers en medewerkers. De Green Deal Afvalvrije Festivals is een afspraak tussen het ministerie van Infrastructuur & Milieu (sinds Rutte III: Infrastructuur & Waterstaat), de organisaties NederlandSchoon en Green Events Nederland en de acht grote Nederlandse festivalorganisatoren: Amsterdam Open Air, DGTL, Extrema Outdoor, Into The Great Wide Open, Mysteryland, Solar Weekend, Welcome to the Future, Zwarte Cross.

Wasteboards? WasteBoards is een initiatief van Plastic Whale, the plastic fishing company. Zij hebben een techniek ontwikkeld om skateboards te maken van de doppen van PET-flessen. In 2015 zamelde festival DGTL doppen van PET-flessen in om ter plekke in haar WasteBoard Bakkerij skateboards van te maken.


18

De Eventmanager Voeding van de toekomst

19

Voeding van de toekomst PAGINA 20

Deskundigen over de toekomst van voeding PAGINA 23

Eventcatering in de toekomst


20

De Eventmanager Trends & Ontwikkelingen

Tekst Barbara van Baarsel

Duurzaam, gezond, veilig en circulair Op basis van smaak, media-aandacht, data, kennis en empirie zou je kunnen verwachten dat ook voeding aan verandering onderhevig is. Sterker nog, dat we de komende vijf jaar anders zullen, moeten en willen eten dan nu. Twee deskundigen van Wageningen Food & Biobased Research bieden ons een blik in de toekomst van voeding. Liesbeth Luijendijk houdt zich als business development manager bezig met het opzetten van onderzoeksprogramma’s rond voeding en gezondheid; Toine Timmermans is programma-manager Food Waste Prevention & Utilisations.

Deskundigen over de toekomst van voeding Van ‘ik’ naar ‘de wereld’ Mensen hebben voedsel nodig om te kunnen leven, zoals auto’s brandstof nodig hebben om te kunnen rijden. Dat leren we al in de kleuterklas en is dus een simpel gegeven voor ons. De voedingsstoffen die we binnenkrijgen worden gebruikt om het lichaam op te bouwen, het lichaam te herstellen en te beschermen. Best belangrijk dus. Doen we een stap terug om te kijken naar het grotere geheel, dan zien we dat productie, distributie en consumptie van onze voeding veel impact hebben op de wereld. Het gaat dus niet alleen om ons eigen bestaansrecht. Wageningen Food & Biobased Research – een toegepast onderzoeksinstituut en onderdeel van Wageningen University and Research – ontwikkelt kennis en technologieën die bedrijven, overheden en andere onderzoeksorganisaties helpen bij het vinden van innovatieve oplossingen voor een gezondere, duurzame en welvarende wereld.

21

Liesbeth Luijendijk

Verandering is noodzakelijk “Samen met onze klanten ontwikkelen we gezond en smakelijk voedsel, duurzame voedselketens en duurzame alternatieven voor producten die nu uit schaarse fossiele brandstoffen worden geproduceerd. Dit doen we vanuit onze kennis over de gehele keten, van grondstof tot verwerking en eindproduct,” zo licht Luijendijk toe. Op de vraag of zij een algemeen beeld kan schetsen van de toekomst van voedselproductie, verwijst zij naar het ‘Wageningen ur visie document Food Transitions 2030’*: ‘Gegeven de huidige en toekomstige behoeften van de groeiende wereldbevolking en de eindige hulpbronnen die onze planeet kan bieden, zullen we moeten overstappen van het huidige onhoudbare voedselsysteem naar een gezond, circulair en resource efficiënt systeem’. De toekomst: duurzaam, gezond en veilig voedsel Oftewel, we gaan steeds meer naar duurzaam geproduceerd voedsel, we verspillen minder en proberen het circulair te maken. Ook kiezen we voor voedsel van dichter bij huis, het liefst geproduceerd in een circulair landbouwsysteem wat een positieve impact heeft op milieu en gezondheid. Bovendien worden we diervriendelijker: we kiezen voor minder dierlijke producten en meer voor plantaardig of andere eiwitbronnen. “Ja, ook voor insecten, mits schaalbaar,” meent Luijendijk. We wensen gezonder voedsel te consumeren in plaats van ongezonde en goedkope ‘dikmakers’. “Voeding die precies past bij wat iemand nodig heeft, ofwel personalised food; eten dat zowel bij iemands gezondheidssituatie als bij zijn voorkeuren aansluit.” En ook hechten we belang aan veilig voedsel: “Bijvoorbeeld door het terugdringen van antibiotica in vlees – voor zover we dat dan nog eten.”

Veilig voedsel is key “Net als nu willen we gemak, smaak, beleving, en een goede prijs-kwaliteitverhouding. Ons – toekomstige – duurzame, gezonde en veilige voedsel moet aan deze randvoorwaarden blijven voldoen, anders koopt de consument het niet. Daar ligt een belangrijke uitdaging voor de sector de komende jaren,” zo stelt Luijendijk. Maar zijn onze wensen en behoeften niet ook inherent aan bedreigingen van ons voedsel, zoals de Q-koorts, vogelgriep, landbouwgif of de in 2017 gevonden fipronil in eieren? “De aandacht voor deze kwesties wordt groter. Consumentenvertrouwen is dan ook een belangrijk thema voor ons. Door voedselcrises als het fipronilschandaal daalt dit vertrouwen en dat is niet goed. De consument moet kunnen blijven vertrouwen dat datgene wat hij geserveerd krijgt gezond en veilig is. Daarom zijn de maatregelen die nu getroffen worden om dergelijke schandalen in de toekomst te voorkomen belangrijk. Als reactie hierop vraagt de consument steeds meer naar transparantie: hij wil weten wat hij eet. Daar kan overigens digitalisering bij helpen, bijvoorbeeld als je het eten kan scannen en direct de voedingswaarden kunt zien en de herkomst van de ingrediënten.”

Hoe kunnen we voedselverspilling op events tegengaan? We zien het gebeuren als we achter de schermen van een event of festival kijken; kilo’s goed voedsel gaan de vuilnisbakken in. Volgens Toine Timmermans, programmamanager Food Waste Prevention & Utilisations, zijn de cijfers schrikbarend: “Jaarlijks worden miljoenen tonnen goed voedsel verspild, met een waarde van zo’n 5 tot 6 miljard euro. Een studie voor Europa laat zien dat zo’n 12% van de voedselverspilling plaatsvindt in de food-service sector: in de catering, bij restaurants, in hotels en bijvoorbeeld in zorginstellingen.” Eerder dit jaar publiceerde de Champions 12.3 coalitie** een unieke globale analyse van het terugdringen van voedselverspilling. Hierin zijn bijna 1.200 bedrijfscases meegenomen, van bedrijven in verschillende sectoren in 17 landen. Timmermans: “De conclusies van het rapport zijn over-


22

De Eventmanager Interview

Trends & Ontwikkelingen

“Een structurele aanpak voor een onderneming begint altijd met het zetten van een ambitie en het invoeren van een meetproces: meten is tenslotte weten. De volgende stap is verbeteracties definiëren en in gang zetten; acties die in de eerste fase vaak betrekkelijk eenvoudig zijn en tot de categorie laaghangend fruit behoren. In ziekenhuizen die een dergelijke aanpak hebben doorgevoerd, is bij 40% de voedselverspilling ten minste gehalveerd, in sommige gevallen zelfs met meer dan 90% verminderd.”

Toine Timmermans

duidelijk: in 99% van de gevallen was sprake van een positieve Return On Investment. Dat beeld is herkenbaar vanuit de tientallen projecten die Wageningen University & Research in de afgelopen vijftien jaar met bedrijven uit de gehele voedselketen heeft uitgevoerd. Een voorbeeld is het project ‘OverLekker’ waarbij voedingsbedrijf Hutten en Plus-supermarkten soep hebben ontwikkeld, gebruikmakend van onverkochte tomaten en uien, en op de markt hebben gebracht. Uit ontwikkelingen als deze zijn meestal significante economische voordelen te behalen. En er zijn altijd barrières die overwonnen moeten worden om tot grootschalige implementatie en impact te komen. Veelal intern binnen de organisatie of in ketensamenwerking.” De belangrijkste conclusie uit de Champions-studie: de gemiddelde ratio tussen het economisch voordeel en de gedane investering bedroeg 14:1. “In andere woorden, in de helft van de bedrijfscases leverde iedere euro investering een voordeel op van minimaal 14 euro. En voor de food-service sector was het voordeel relatief vaker hoger,” zo stelt Timmermans.

De belangrijkste factor in de catering is volgens Timmermans veelal het goed kunnen inschatten hoeveel klanten uiteindelijk komen opdagen. En er is – met name in de event-catering – nog wel een uitdaging om af te stappen van de overvloedige buffetten, waar meer dan 30% verspilling geen uitzondering is. “Het kan echter wel, want we zien wereldwijd meerdere cases van no-waste events, door veel meer op maat te bereiden en servicegericht in te spelen op de behoeftes. We zouden eigenlijk een oplossing moeten vinden voor het fenomeen no-show. Dit zou de sector prima in co-creatie op kunnen pakken. Zorg er ook voor dat het de nieuwe norm wordt om je keurig af te melden bij de organisatie, in plaats van zomaar niet komen opdagen. Er zal echter altijd een onvermijdbare reststroom zijn. Deze wordt nu nog als laagwaardig afval afgevoerd, in veel gevallen omgezet in bio-energie en kan zelfs in een verbrandingsoven belanden. Recente inzichten laten zien dat deze stroom prima en veilig opgewerkt kan worden tot veevoer.” “Nu de circulaire economie steeds meer gezien wordt als toekomstig model, zal het een kwestie van tijd zijn om daadwerkelijk tot dergelijke verandering te komen en toe te groeien naar een voedselketen waarin afval niet bestaat,” zo werpt Timmermans een blik op de, hopelijk nabije, toekomst.

* Lees het volledige rapport: www.wur.nl/ en/article/Food-Transitions-2030.htm

Tekst Carla van Elst

23

Eventcatering in de toekomst

** Champions 12.3 is een coalitie van leidinggevenden van overheden, bedrijven, internationale organisaties, onderzoeksinstellingen, boerengroepen en het maatschappelijk middenveld. Zij zetten zich in voor dezelfde ambitie; het mobiliseren van actie en het versnellen van de voortgang van de Sustainable Development Goals (SDG) 12.3 voor het jaar 2030.

Wat eten we morgen? Ondernemen is vooruitdenken. Als je de mogelijke innovaties van de toekomst niet nu al meeneemt in je organisatie, sta je straks op achterstand. Dat is althans de mening van Robin van der Schuyt. Op basis van deze visie geeft hij als general manager invulling aan zijn bedrijf Van der Linde Catering + Evenementen. Zo werkt hij samen met TU Delft en Hogeschool Den Haag in projecten over robotisering in de cateringindustrie. En hij heeft een duidelijke visie op wat en hoe we zullen eten in de toekomst. Zowel thuis als bij evenementen.

Duurzaam, gezond, lokaal Een aantal jaar geleden lag de focus op ‘duurzaam’, toen verschoof de aandacht naar ‘gezond’ en nu is ‘lokaal’ het adagium in de cateringbranche. Blijft dat zo de komende jaren? “Sterker nog, lokaal

voedsel produceren wordt noodzaak. Wij kunnen niet in Afrika blijven verbouwen wat in Europa geconsumeerd wordt en andersom. Of ons teveel aan productie blijven vernietigen omdat transporteren duurder zou zijn. Ik verwacht dat we de komende tien jaar steeds meer zullen kijken naar ‘wat wordt waar geproduceerd, voor wie en in welke hoeveelheid?’ Veel bedrijven doen dat al. Kan Heineken bijvoorbeeld beter zijn brouwerijen bouwen waar de grondstoffen worden verbouwd of waar de gasten zijn? Welk transportmoment is het meest duurzaam?”


24

Interview

25

Duurzaamheid en transport is sowieso een lastige combinatie. “Ja, en urbanisatie speelt ook een rol. Grote

steden als Parijs, Londen en Berlijn raken zó dichtbevolkt dat er vrijwel geen voedsel meer verbouwd kan worden. Nu al komt meer dan 80% van wat in zo’n stad geconsumeerd wordt van ver daarbuiten, maar in de toekomst moet dat uit een ring van 100 kilometer rond die stad komen. Op den duur kan het transport van voedsel naar die steden – over de weg of het water – onmogelijk worden omdat ze zo dichtbebouwd zijn. Dat vraagt om stedenbouwkundige innovaties. Misschien naar voorbeeld van China, waar in gebieden zo groot als de Flevopolder kassenbouw plaatsvindt om de burgers in de steden te kunnen blijven voeden. Zodat ze niet afhankelijk zijn van import.”

“Op den duur zal er nauwelijks tot geen vlees of vis meer geserveerd worden; vegetarisch of veganistisch wordt bepalend voor het menu” Een eigen moestuin Om voedselschaarste tegen te gaan en tegelijk verspilling te voorkomen gaan we in de toekomst misschien wel weer een deel van ons voedsel zelf verbouwen. Alleen voor ons basisvoedsel – zoals graan, rijst, aardappelen – maken we dan nog gebruik van grootschalige akkerbouw; wat we verder willen eten, verbouwen we zelf. Onder ons eigen dak of ergens dichtbij huis. Dus personal farming, allemaal weer onze eigen moestuin? “Ja, of allemaal een kast of vitrine in huis

voor voedselproductie. Wat we nu nog uit de kassen in het Westland halen, zou je dan op persoonlijk niveau kunnen krijgen. Voor het zover is, zijn er nog wel wat vragen te beantwoorden. Bijvoorbeeld: is het duurzaam om dat op gezinsniveau te doen of kan het beter op grotere schaal van een straat, wooncomplex, woonwijk? En hydrocultuur op 40 meter hoogte

werkt heel anders dan op de grond, daar zijn niet alle gewassen tegen bestand. Dus het denkwerk klopt wel, maar natuur en maatschappij zijn er nog niet helemaal klaar voor.”

Verandering in voedselproductie: p nadruk op lokaal blijft p personal farming is upcoming

Eventcatering verandert Elkaar ontmoeten, samen iets doen; het zijn de belangrijkste redenen om een event te bezoeken. Samen eten & drinken zal daarin altijd een belangrijk onderdeel blijven. Dat is al honderden jaren zo en zal ook de komende tien, twintig jaar vermoedelijk niet veranderen. Mensen houden de behoefte om tijdens events gastvrijheid te beleven, dus cateraars zullen blijven zorgen dat eten & drinken beschikbaar is. Maar wát zij op tafel brengen, zal in de toekomst zeker gaan veranderen. “Op den duur zal er nauwelijks tot geen vlees of vis meer geserveerd worden; vegetarisch of veganistisch wordt bepalend voor het menu. In onze maatschappij is die omschakeling al ingezet. Enerzijds uit kostenoverweging, maar ook met het oog op duurzaamheid. Steeds meer gezinnen eten nu één dag per week geen vlees/vis. Dat is nog maar het begin, ik denk dat eens per week vlees/vis eten op een gegeven moment een luxe gaat worden.”

Verandering in menu: p vegetarisch / veganistisch wordt bepalend p 70 à 80% producten die altijd op voorraad zijn: aardappelen, uien, bonen, groenten Verandering in cateringvak: p doorontwikkelen foodprinters p robotisering serveertaken

Robin van der Schuyt

Wordt transport ook problematisch voor eventcatering in de toekomst? “Zolang je vanuit de lokale markt ope-

Die keuzes moet je je opdrachtgevers dan misschien wel uitleggen? “Dat valt mee, eigenlijk zijn onze

reert, kan er veel. Uiteraard moet je goed nagaan: wat is daar te koop en wat kost het om dat product zodra het gereed is aan te voeren, zodat het bereid en geconsumeerd kan worden? En je moet zeker weten dat de boer uit de regio zijn producten op het juiste moment kan leveren. Dat de bloemkolen niet pas een week later geoogst kunnen worden.”

menu’s hier al op ingericht. Het is de kunst van de cateraar om lekkere dingen te maken van producten waar we naartoe willen. Dat mensen denken: wat ziet het er mooi uit, wat smaakt het lekker, maar wat heb ik nu precies gegeten? Dat het verhaal erachter duurzaam, gezond en lokaal is, oké. Maar het draait om goed en lekker eten.”

Boeren die biologisch vlees produceren zullen bijvoorbeeld nooit op bestelling grote aantallen entrecotes kunnen leveren. “Precies, dus als ‘lokaal en biologisch

Foodprinters De komende jaren gaan technologische ontwikkelingen het cateringvak veranderen. Een voorbeeld zijn de foodprinters waar nu al mee gewerkt wordt. “Denk aan de foodprinters die vanuit massa kunnen portioneren. Zo krijg je bij de bereiding van kant-en-klaarmaaltijden op elk bordje precies dezelfde hoeveelheden. Een andere vorm van foodprinting is het namaken van een voedingsproduct op basis van computerinformatie over molecuul- en dna-structuren. Ook dat gebeurt al: geprint vlees is nog niet erg smakelijk, geprinte jonge kaas wel.”

geproduceerd’ je doelstelling is, is minder vlees toch de logische keuze. Dan ga je 70 à 80% van je menu baseren op producten die altijd op voorraad zijn omdat ze langer houdbaar zijn en kom je heel simpel uit op wat we vroeger ook al aten: aardappelen, uien, bonen, groenten.”

Sociale ontwikkelingen op het menu We leven in een maatschappij die steeds meer multicultureel wordt en waarin mensen steeds individualistischer hun leven inrichten. Die sociale ontwikkelingen hebben hun weerslag op wat en hoe wij willen eten, zegt Robin van der Schuyt. “Een interessante ontwikkeling in de toekomst is dat er allemaal kleine ‘gaarkeukens’ kunnen ontstaan. Dat je voor groepen mensen

Catering in de toekomst

– een flat, buurt, wijk – maaltijden gaat koken, inspringend op al die verschillende etenstijden en eetpatronen binnen gezinnen. De een sport ’s morgens en eet ’s middag warm; de ander eet ’s avonds een lichte maaltijd en gaat daarna sporten. Met die wisselende voorkeuren heb je bij eventcatering nu ook al te maken. Er zijn steeds vaker avonden waarop je als cateraar niet

kunt inschatten wat er aan voedsel nodig is. Gaan mensen om 17.00 uur naar huis omdat ze nog iets anders hebben, of blijven ze juist omdat ze elkaar lang niet hebben gesproken? Vroeger had je daarin een veel vastere agenda, nu bepaalt het individualisme vaker de programmering.”

Op welke termijn is geprint vlees beschikbaar en eetbaar? “Dat duurt nog wel twintig jaar, zeker voor

massaconsumptie. De apparatuur moet nog doorontwikkeld worden én de consument moet het product gaan omarmen. Maar als vlees op een gegeven moment niet meer te betalen is, zal er zeker vraag komen naar een goedkopere, geprinte optie met vergelijkbare kwaliteit.”

Robots in de cateringindustrie Van der Linde Catering + Evenementen is samenwerkingspartner voor TU Delft en Hogeschool Den Haag. “Wij zijn proeflocatie voor hun robotiseringsprojecten in de horeca. Studenten kunnen hier bepaalde onderdelen testen en vragen stellen aan onze chefkoks. Wij werken daaraan mee omdat we innovatie en scholing belangrijk vinden. Én om te zorgen dat de technologische vernieuwingen gebaseerd zijn op de vakkennis van onze chefs. Want die mag niet verloren gaan.” Is robotisering binnen het cateringvak denkbaar? “Het

werk in horeca bestaat uit twee dingen: het verwerken van eten & drinken – inclusief het serveergedeelte – en het vermaken van de gasten. Dat laatste is primair, al het andere kan in de toekomst door robots worden overgenomen, om te beginnen robots om dingen van A naar B te verplaatsen. De vuile borden van tafel naar de keuken? Dat kan heel goed door een robot worden gedaan. Dan zouden we in de horeca/catering met minder mensen kunnen werken en kunnen de mensen die er werken meer bezig zijn met hun primaire taak: gastvrijheid.”


26

De Eventmanager Join the club

Tekst Carla van Elst

27

Nieuw TLN-lid WILDLANDS Adventure Zoo Emmen / ATLAS Theater

Een themapark en een theater, kunnen die samen een mooie eventlocatie opleveren? Ja, en in Emmen laten de aan elkaar grenzende grootheden WILDLANDS en ATLAS Theater zien hoe dat moet. Erik Veenstra is als accountmanager zakelijke markt verantwoordelijk voor de zakelijke verhuur bij beide locaties.

TLN voor ondernemende theaters én de mensen die het maken 1

2

3

WILDLANDS Adventure Zoo Emmen / ATLAS Theater

DeLaMar

Cultuurhuis De Klinker

Wat kan er in WILDLANDS / ATLAS? De twee qua inhoud en stijl uiteenlopende locaties bieden samen een scala aan mogelijkheden voor het organiseren van zakelijke evenementen. wildlands heeft enkele kleinere zalen en twee sfeervolle restaurantlocaties in de jungle en aan de rand van de savanne. atlas biedt naast een grote zaal, een vlakkevloerzaal, diverse vergaderen congreszalen en eigen horecavoorzieningen. “De combinatie van themapark en theaterlocatie maakt ons uniek: een splinternieuw theater- en congrescentrum met de laatste technische mogelijkheden en een nieuw type themapark waar je op avontuurlijke wereldexpeditie kunt. Waar anders kun je tijdens of na je zakelijke meeting onder begeleiding van een gids op expeditie? Of je jaarvergadering afsluiten met een diner in de overdekte jungle met apen en olifanten op de achtergrond?”

gaan ze hiermee om? De onderwerpen die tijdens tln-bijeenkomsten worden besproken, sluiten helemaal aan bij mijn dagelijkse werkzaamheden.”

Kennismaken met Erik Veenstra Erik trad in september 2017 aan als nieuw lid van Theater Locaties Nederland. “Vooral om contact te onderhouden met branchegenoten zodat je onderling kennis kan delen. Lopen mijn collega’s tegen dezelfde uitdagingen aan en hoe

Het komende nummer van het blad staat geheel in het teken van de toekomst. Hoe zie jij de eventbranche voor je in 2023? Wat doen we dan bijvoorbeeld nog wel en wat niet meer, wat zal helemaal anders zijn geworden? “De event-

Wat was jouw mooiste of meest uitdagende klus in 2017? “In 2017

hebben wij een vijfdaags internationaal congres voor 800 gasten georganiseerd: verschillende plenaire sessies, vele subsessies, iedere dag lunches in het theater, drie avonden diner inclusief entertainment op wisselende locaties in het park. Daarnaast de enorme uitdaging om alles te regelen voor de internationale bezoekers, zoals accommodaties voor overnachtingen, transferdiensten van en naar de accommodaties en vervoer vanaf Schiphol. Ook hebben wij verschillende side-events georganiseerd met partners, om de gasten naast het inhoudelijke congres kennis te laten maken met Emmen en Drenthe.”

branche zal zich de komende jaren blijven ontwikkelen. Ik geloof erin

dat de events steeds meer gepersonaliseerd worden: wat is voor de deelnemers van het event interessant en hoe kunnen de deelnemers nog beter gefaciliteerd worden in het vinden van relevante connecties tijdens het event? Uiteraard gaat de digitalisering door, maar de persoonlijke toegevoegde waarde gaat een steeds grotere rol spelen. Verder zal er steeds meer gedaan worden met vernieuwende technieken. Denk aan virtual reality tours of holografische projecties van internationale sprekers in het kader van kostenbeheersing. Het toevoegen van storytelling en beleving aan events zal de komende jaren een nog grotere rol krijgen. Wat perfect aansluit bij ons park!”


28

Join the club

29

Nieuw TLN-lid DeLaMar

Nieuw TLN-lid Cultuurhuis De Klinker

Het DeLaMar Theater in hartje Amsterdam heeft een theatergeschiedenis die tot de verbeelding spreekt. Grote namen als Wim Kan, Wim Sonneveld en Freek de Jonge traden op in het vroegere Nieuwe de la Mar Theater aan het Leidseplein. De programmering van het huidige DeLaMar Theater, met twee zalen en ruim 1500 stoelen, sluit aan op deze traditie. Beide ruimten worden, net als de diverse foyers en studio’s, ook voor verhuur ingezet.

Het Winschoter Cultuurhuis De Klinker herbergt een mix van cultuur en cultuurondernemingen onder één dak: theater, bibliotheek, school voor muziek/dans/theater, lokale omroep, filmzaal en horeca. Alle deelnemers en huurders tezamen zorgen voor een productaanbod dat cultureel vernieuwend is en bovendien afgestemd op alle doelgroepen in Winschoten en omstreken, inclusief het amateurveld.

Wat kan er in DeLaMar? Die combinatie van theaterzalen en overige ruimten maakt het DeLaMar theater uitermate geschikt voor alle mogelijke zakelijke evenementen, met name de organisatie van congressen. Maar ook diners, feesten en recepties komen in deze theaterlocatie goed tot hun recht, eventueel in combinatie met een van de feestelijke theaterarrangementen. Samen met haar team is Maud Uilenreef, manager zakelijke markt, verantwoordelijk voor de verhuur van het DeLaMar Theater. Wat vindt zij het meest kenmerkend voor de verhuur- of eventmogelijkheden bij DeLaMar? “Wij zijn een mooi onderhouden locatie in het centrum van Amsterdam, ook een fullservice locatie – catering, techniek zijn allemaal in house – en de eventmogelijkheden zijn bijzonder groot.” Kennismaken met Maud Uilenreef Maud meldde zich in december 2017 aan als nieuw lid van Theater Locaties Nederland. “Ik was al bekend met g14 en het Genootschap voor Eventmanagers en word nu tln-lid omdat de onderwerpen die daar besproken worden en het netwerk me interessant lijken.”

Wat was jouw mooiste of meest uitdagende klus in 2017? “Daarvan

hebben we er meerdere gehad, zeker in de laatste weken van het jaar. Bijvoorbeeld eind november organiseerden we hier een event van sbs-Talpa, namelijk de presentatie van Talpa Network door John de Mol. Op 11 december hadden we de presentatie van de Michelingids in huis, waarbij de (her-)verdeling van de Michelinsterren bekend werd gemaakt. En op 12 december was DeLaMar de locatie voor het tijdschriftengala Mercurs 2017, de uitreiking van de vakprijzen voor de magazine-mediabranche.” Hoe zie jij de eventbranche voor je in 2023? Wat doen we dan nog wel en wat niet meer, wat zal helemaal anders zijn? “Eerlijk gezegd heb ik

daar zo 1-2-3 geen antwoord op. Ik laat me graag verrassen!”

Wat kan er in Cultuurhuis De Klinker? De mix van verschillende cultuurondernemingen levert ook een mooie mix aan eventruimten. Zo heeft Cultuurhuis De Klinker twee theaterzalen, diverse foyers én kunst- en muzieklokalen in de aanbieding voor zakelijke verhuur. De verschillende ruimten zijn geschikt voor grote activiteiten zoals bedrijfspresentaties, conferenties of congressen, maar ook voor cursussen, workshops , presentaties, bedrijfsborrels, diners en feesten. Accountmanager zakelijk Marcel Koerts: “Het meest kenmerkend aan een evenement bij De Klinker is dat wij, als fullservice evenementlocatie, onze opdrachtgevers ontvangen in een wereld van show en entertainment. Ons gebouw is daarin uniek in de regio. Kennis en materiaal hebben wij zelf in huis, waardoor we volledig selfsupporting zijn voor een opdrachtgever.”

Kennismaken met Marcel Koerts Juni 2017 meldde Marcel Koerts zich met Cultuurhuis De Klinker aan als lid van Theater Locaties Nederland. Wat was jouw mooiste of meest uitdagende klus in 2017? “De meest

uitdagende klus in 2017 was een ‘voorstelling op maat’ voor een bedrijf op het gebied van rooi- en zeefbanden, dat wereldwijd opereert. Zij hadden een personeelsbijeenkomst in ons theater, waar ze een voorstelling gepresenteerd kregen die volledig was toegespitst op hun eigen bedrijf. Een cabaretier had daarvoor één dag meegelopen in het bedrijf, personeelsleden geïnterviewd, foto’s gemaakt en daar een geweldige voorstelling van gemaakt.”

Het komende nummer van het blad staat geheel in het teken van de toekomst. Hoe zie jij de eventbranche voor je in 2023? Wat doen we dan bijvoorbeeld nog wel en wat niet meer, wat zal helemaal anders zijn geworden? “Ik denk

dat events tegen die tijd grotendeels virtueel zijn. Men loopt met vr-brillen door het theater en elk evenement is daardoor uniek in zijn soort.”


30

De Eventmanager Trends & Ontwikkelingen

Tekst Lize van Niekerk en Barbara van Baarsel

31

Een fast forward blik op de toekomst

SOCIAL MEDIA IN 2023

het aantal berichten per dag via Facebook Messenger en WhatsApp

Inzichten van experts We spreken erover met Sjef Kerkhofs, blogger voor onder meer Frankwatching en oprichter van social media-agency DailyDialogues. Dit bureau, met klanten als abn amro, de Bijenkorf en Remia, onderscheidt zich van andere bureaus door creatie en performance aan elkaar te koppelen. Want, zoals Sjef zegt: “If it doesn’t sell, it’s not creative!” Daarnaast ondervragen we Thomas Brok. Onder de naam korthom vlogt hij op YouTube erop los. Ook doet hij regelmatig (live) verslag van zakelijke events, natuurlijk door middel van video, en verschijnt volgend jaar zijn boek Begrijp de YouTube generatie.

percentage retailmerken dat 2 of meer sociale mediakanalen gebruikt

de gemiddelde kijkduur van een video op Facebook

het gemiddeld aantal keer dat we op onze mobieltjes kijken per dag groei aantal social mediagebruikers in 3e kwartaal 2017

Een onderwerp waar je niet snel over uitgepraat raakt. Social media. In de vorige editie van De Eventmanager publiceerden we de whitepaper Bedrijven en social media, waarin we in samenwerking met social media-expert Gerrit Heijkoop praktische tips gaven voor het gebruik van social media voor marketingdoeleinden. Nu, aan het begin van dit nieuwe jaar, gaan we een stap verder. Een stap in de toekomst, welteverstaan! Want hoe ziet de wereld van social media in 2023 eruit? Wat mogen en kunnen we verwachten? En hoe pas je deze media als eventmanager toe?

Een regelrechte eeuwigheid “Wie had in 2012 verwacht dat Twitter de strijd zou verliezen? En herinner je je nog dat Hyves in 2012 still going strong was? De ontwikkelingen op social gaan zó snel dat je over een toekomst van vijf jaar eigenlijk niks zinnigs kunt zeggen,” aldus Sjef Kerkhofs. De tijdspanne is volgens hem hooguit 1,5 tot 2 jaar. Wel zal de 360-graden benadering, waarbij events onderdeel vormen van de allesomvattende marketingcommunicatiestrategie, zich in de toekomst meer dan ooit manifesteren. “Online en offline vormen voor de consument inmiddels een centrale experience. Kijk naar gaming; hierin komen online, social media en fysiek samen. Zoals bij de eLeagues, waar tienduizenden mensen in een stadion tijdens een fysiek event op grote schermen naar gamers zitten te kijken die het vanuit de hele wereld tegen elkaar opnemen. Het zijn de topsporters van de toekomst. In Azië is dit fenomeen al enorm groot. De

Thomas Brok

belevingswereld van de moderne consument loopt kriskras van online naar social, naar fysiek en weer terug. Zo moet je daar als organisatie dus ook mee omgaan.” Thomas Brok sluit hierop aan: “De ontwikkelingen gaan zo snel. Vijf jaar geleden werden YouTubers totaal niet serieus genomen. Nu neemt John de Mol social influencers over* en is het echt een serieuze tak van sport geworden. YouTubers halen kijkcijfers waar tv-makers alleen maar van kunnen dromen. Online bezig zijn gaat steeds meer een currency worden: een valuta die om te zetten is naar een bepaalde waarde. Neem iemands volgers, een mooi voorbeeld van een social currency. Kinderen die op school populair zijn, zijn bijvoorbeeld nu al interessant voor merken. Die ontwikkeling zal alleen maar sterker worden.” Interactie is het sleutelwoord De klant blijft koning, óók in 2023. Al zagen we het afgelopen jaar nog te vaak eventorganisatoren die bijna hun live deelnemers vergaten en te gefocust waren op social media. “Gelukkig zijn we die hype inmiddels een beetje voorbij,” aldus Sjef. “Uiteraard wil je dat de inspiratie en content die op je event ontstaan hun weg vinden naar social media, maar daar kun je het beste een social mediareporter voor aanstellen. Zo kun jij je


32

Trends & Ontwikkelingen

33

als eventmanager richten op al die overige aspecten. En zorgen voor optimale interactie en toegevoegde waarde.” Volgens Thomas is interactie het sleutelwoord: “Vloggers kunnen daar een mooie rol in spelen. Voor een event van Oracle heb ik laatst gedurende de bijeenkomst meerdere vlogs online gezet. Ook denk ik dat een aftermovie steeds vaker vervangen zal worden door een vlog die bezoekers nog op de dag zelf te zien krijgen. Zo’n snelle en niet superstrak gemonteerde terugblik wordt gewaardeerd en mensen hebben dan nog echte aandacht. Daarnaast zal het in de toekomst nog meer gaan draaien om intimiteit en authenticiteit. Dat wordt nu al verkozen boven de kwaliteit van content. Kijk naar een tv-programma versus een simpel

‘Het ligt voor de hand dat Facebook en haar dochterorganisaties komende jaren een belangrijke rol blijven spelen, zeker als het gaat om live verslaglegging van je event’ – Sjef Kerkhofs

Sjef Kerkhofs

in elkaar gezette YouTube-video. Het is ook echt leuk om van tevoren vlogs te maken, bijvoorbeeld met de sprekers. Die video’s kun je in het voortraject al delen met een ticketlinkje erbij. Je kunt je gasten ook in een social poll of via WhatsApp laten meebeslissen over de sprekers. Hiermee creëer je optimale interactie en toegevoegde waarde.” Bezoekers en hun mobiel Die toegevoegde waarde en het vermogen om je publiek te raken is waar het tijdens events om moet (blijven) draaien. Sjef: “Je zult moeten accepteren dat mensen gedurende een event regelmatig op hun telefoon zitten. Al zie je op dit moment ook de trend dat mensen juist weer makkelijker hun telefoon opzijleggen. Neem het fenomeen phonestacking, waarbij tijdens een etentje alle telefoons op een stapel worden gelegd. Die hang naar offline wordt mogelijk veel groter. En daar kun je als eventmanager op meeliften. Ik ben er geen voorstander van om smartphones onderdeel te maken van je event, bijvoorbeeld door het publiek via hun mobiel te laten stemmen.” Thomas denkt daar anders over. “Ik heb het idee dat mensen juist happy worden als ze iets mogen doen. Dus ik zou zeggen ‘juist die telefoon erbij!’ Zo betrek je je publiek en heb je interactie. Je ziet bijvoorbeeld ook dat polls binnen YouTube-video’s goed werken.” Attentie, attentie! Dat social media veel kansen bieden, mag geen verrassing meer heten. Maar de uitdaging om de aandacht van je publiek te krijgen en vast te houden zal mettertijd alleen maar groter worden. “Het wordt meer dan ooit zaak om op te vallen. En dat doe je door middel van thumb-stopping content,” aldus Sjef. Content waarbij je duim blijft hangen dus. Die opvalt in de duizenden boodschappen waar we dagelijks aan worden blootgesteld. “Als je bedenkt dat de gemiddelde video-kijkduur op Facebook 1,7 seconde is, weet je dat er werk aan de winkel is. Grote netwerken zijn daarom al teams van creatives aan het opbouwen. Ik verwacht dat merken hier ook meer en meer naartoe zullen gaan. Daarnaast zie je vaak dat organisaties in aanloop naar hun event iets met social in het voortraject doen. Maar de distributiekant wordt dan weer overgeslagen. Terwijl je daarmee gericht kunt targetten op specifieke doelgroepen die je op je event wilt hebben. Maak daar gebruik van!” Werknemers als ambassadeurs are there to stay In de whitepaper in de vorige editie kwam onder meer ter sprake dat het goed is om medewerkers op social media te laten reageren als ambassadeurs van je bedrijf of merk. Thomas vindt dat een fijne ontwikkeling en verwacht dat hun rol in de toekomst alleen maar groter

wordt. “Ik krijg veel liever een berichtje of reactie van een echt persoon, dan een onpersoonlijk bericht vanuit bijvoorbeeld een NS-twitteraccount. En kijk naar Apple. Je kunt medewerkers van hun helpdesk zelfs facetimen. Super persoonlijk en het maakt de ervaring totaal anders. Sjef vult aan: “Veel merken stellen nu nog allerlei regels en voorschriften op of beperken de vrijheid van medewerkers. Ik vind dat vaak te ver gaan. Het opstellen van een aantal basis-guidelines, is in de meeste gevallen voldoende. Nu social media meer mainstream zijn, zullen bedrijven bovendien steeds opener worden. Zelfs technische bedrijven in de B2B-sector, die voorheen erg protectionistisch waren, empoweren momenteel hun personeel om op social media het bedrijf te vertegenwoordigen.”

TIPS & TRICKS

Glazen bol Investeren in merkambassadeurs dus. En in vloggers, volgens Thomas. “Als je een groot event echt interactief wilt maken, werkt een vlogger goed. Huur een jonge hond in, daar vind je in mijn ogen de meeste inspiratie. Zorg voor een goede uitrol op de social platforms waar je doelgroep zich bevindt en je kunt als eventorganisator heel vernieuwend zijn. Daarnaast denk ik dat het koppelen van een vast gezicht aan je event goed werkt. Zo iemand kun je een band laten opbouwen met je bezoeker en daarmee met jouw merk. Nog voordat het event begonnen is.”

# Intimiteit en authenticiteit prevaleren boven een strak gemonteerde video; er is meer waardering voor een snelle vlog.

Sjef: “De realiteit is dat 2023 in de snel veranderende social media-wereld nog te ver weg is. Het ziet er wel naar uit dat de Facebookgroep niet van de troon gestoten zal worden. Ze zijn zo groot, dat de macht van de massa doorslaggevend is. Dat zie je ook terug in de snelle groei van Instagram ten opzichte van Snapchat. Het ligt dus voor de hand dat Facebook en haar dochterorganisaties komende jaren een belangrijke rol blijven spelen, zeker als het gaat om live verslaglegging van je event. Ook LinkedIn blijft voor zakelijke events een belangrijk kanaal en is onlangs gestart met videocontent. Ik verwacht dus niet dat zij het strijdtoneel zullen verlaten. Het is natuurlijk wachten op de volgende toetreder in de markt.” Wie dat zal zijn? Een briljante ondernemer die iets gaat doen wat nog niemand bedacht heeft. Iets wat niemand nu mist, maar waar je over een paar jaar niet zonder zal kunnen…

* SBS (Talpa) heeft in 2015 het multichannel-netwerk Social1nfluencers voor een deel overgenomen. Het reclamebureau verzorgt het management van influencers en koppelt hen aan merken. Ook in Amerika vinden dergelijke overnames plaats; Disney nam in 2014 voor 675 miljoen dollar Maker Studios over.

# Neem een social mediareporter om de content van het event te laden op social media. # Vervang de aftermovie door vlogs die dezelfde dag nog gepost worden; de bezoeker heeft er dan nog de aandacht voor.

# Creëer interactie en toegevoegde waarde door voorafgaand aan het event sprekers aan het woord te laten in vlogs, eventueel met een ticketlink erbij. # Accepteer dat mensen regelmatig op hun telefoon zitten. # Óf lift mee op de steeds groter wordende hang naar offline en introduceer phonestacking op een event; alle mobieltjes op een stapel. # Val op! Bijvoorbeeld door thumb-stopping content. # Stel basis-guidelines op voor medewerkers zodat ze weten hoe om te gaan met de social media kanalen van het bedrijf. # Koppel een vast gezicht aan het event, een vertegenwoordiger van het merk die je steeds weer tegenkomt op social media.


De Eventmanager Interview

34

Tekst Dirk Prijs en Carla van Elst

35

Paul Ostendorf Na diverse topfuncties bij grote ICT-ondernemingen vestigde Paul Ostendorf zich in 2002 als zelfstandig futuroloog. Als vooraanstaand denker in Nederland op het gebied van informatie- en communicatietechnologie wordt hij veel gevraagd als spreker en als columnist. Daarnaast is hij kerndocent aan de Academie voor Leiderschap Avicenna.

‘Er blijft altijd toekomst…’

PA U L O S T E N D O R F

LOOK INTO THE FUTURE

‘...en dat is goed nieuws voor futurologen, maar ook voor alle andere mensen’

Het citaat is van futuroloog Paul Ostendorf. Zijn scope bij het ontwikkelen van een toekomstvisie is heel wat groter dan die van ons. Waar wij in deze editie van De Eventmanager voorzichtig 5 jaar vooruitkijken, spreekt hij net zo makkelijk over ontwikkelingen in de komende 20, 30 of 50 jaar.

Paul is een onderhoudende, geanimeerde verteller. Tijdens een interview op locatie in Vught laat hij ons kennismaken met zijn toekomstvisie, die tevens de grondslag vormt voor zijn colleges aan postdoc-studenten (zie kader). In vogelvlucht schetst hij vier belangrijke en samenhangende ontwikkelingen in de komende 50 jaar. Samengevat ziet dat er zo uit.

! W E G A A N VA N ( S E M I ) V O L L E D I G E A R B E I D S PA R T I C I PAT I E N A A R 0 % A R B E I D S PA R T I C I PAT I E

Zonder ons daarvan bewust te zijn zitten we middenin een wereldwijde ontwikkeling waarin betaald werk de komende 10-15 jaar eerst nog zal toenemen, daarna schaars zal worden, om ten slotte geheel verdwenen te zijn. Tegen die tijd heeft artificial intelligence (AI) – in de vorm van zelflerende computers, softwareprogramma’s, robots, machines – al het werk overgenomen. Dat lijkt een bedreiging voor de mens, maar dat hoeft het niet te zijn. Dat wil zeggen, als we inzetten op integratie van the best of both worlds en de biologie – lees: de mens – laten fuseren met de technologie. “Niet dat we cyborgs moeten worden, maar het is denkbaar dat wij in de toekomst AI gaan inzetten als een virtuele partner, die altijd aanwezig is, altijd meeluistert en meedenkt, en voor ons werkt met de bedoeling ons te helpen. Dat we via onze zintuigen gaan communiceren met die AI.”

$

%

N A I N D U S T R I A L I S E R I N G E N N AT I O N A L I S E R I N G VA N GOEDEREN EN DIENSTEN VOLGT HET OMGEKEERDE: P R I VAT I S E R I N G E N I N D I V I D U A L I S E R I N G

A R T I F I C I A L I N T E L L I G E N C E Z A L W O R D E N V E R VA N G E N DOOR ARTIFICIAL GENERAL INTELLIGENCE EN UITEINDELIJK DOOR ARTIFICIAL SUPER INTELLIGENCE

Op weg naar de wereld zonder betaalde arbeid worden we steeds meer zelfvoorzienend (autarkisch). Producten en diensten die nu nog door bedrijven en/of de overheid worden geleverd, gaan we (weer) zelf produceren. Dat gebeurt inmiddels al met stroom; voedsel, industriële producten en – niet te vergeten – geld zullen volgen. Autarkie maakt het hebben van betaald werk minder belangrijk. Producten en diensten die we zelf produceren, worden onttrokken aan de economie die daardoor krimpt. De vraag is: krimpt de economie met dezelfde snelheid als waarmee de autarkie groeit? Waarschijnlijk treden daartussen verschillen op, zeker in de overgangsfase. Die verschillen vormen een destabiliserende factor voor de toekomstige samenleving, wat op te lossen is met een basisinkomen voor iedereen. “In de overgang naar 0% arbeidsparticipatie heb je een paar tussenoplossingen nodig; waaronder een basisinkomen, een vereenvoudigd fiscaal systeem, een nieuw monetair systeem.”

Hoe gaat AI zich verder ontwikkelen? Of liever gezegd: hoe gaan wij dat laten gebeuren? Wat we nu AI noemen, is namelijk niet écht intelligent, het zijn computers met nog beperkte functionaliteiten. Die zichzelf kunnen perfectioneren in bijvoorbeeld schaken of Go spelen, maar bijvoorbeeld geen erwtensoep kunnen maken. Natuurlijk kun je een AI leren om erwtensoep te maken maar die bakt dan weer niets van Go. De volgende AI-vorm is die van de artificial general intelligence (AGI), ofwel een computer die net als een mens alles kan leren wat hij wil. De zelflerende computersystemen van nu zijn de eerste stap. Die beschikken over een basisprogramma waarmee ze nieuwe informatie kunnen opnemen en gebruiken om zich verder te ontwikkelen. Dat leren vindt plaats op verschillende niveaus, vergelijkbaar met hoe menselijke hersenen werken en leren. De stap naar AGI zal uiteindelijk leiden tot het ontwikkelen van artificial super intelligence (ASI). “Want als je iets kunt maken met een IQ van 120, kun je het


36

De Interview Eventmanager Type artikel

Tekst Naam Auteur

Fotografie Naam Fotograaf

dan ook een IQ van 1.000 of 10.000 geven? En wat betekent dat? Kunnen wij zelf nog bevatten wat zo’n machine denkt?”

Q W I J Z I T T E N I N D E L A AT S T E F A S E VA N D E N AT U U R L I J K E E V O L U T I E

De oerknal was het startpunt voor de ontwikkeling van het universum én voor de natuurlijke evolutie. In 13,8 miljard jaar zijn wij geëvolueerd van eencelligen tot de intelligente wezens van nu. Wij bleken de afgelopen jaren in staat onze eigen evolutionaire ontwikkeling te doorgronden, hebben daarbij de bouwstenen van het leven ontdekt en zetten die nu in voor het maken van ‘homo sapiens 2.0’. De natuurlijke evolutie was namelijk een random proces – survival of the fittest – en wij denken dat we dat beter kunnen. In feite zijn we daar al mee begonnen: synthetische evolutie. Daarin sleutelen we doelgericht aan het leven, doen we allerlei aanpassingen aan de homo sapiens, bijvoorbeeld door hem ziekte- en ouderdomsbestendig te maken. “Intelligent design, met onszelf als designer. Wij geven op die manier vorm aan de mens van de toekomst. Die er misschien niet meer uitziet zoals wij, bijvoorbeeld andere zintuigen kan hebben waarmee hij draadloos communiceert.”

Wat betekent de opkomst van artificial intelligence voor mensen? “Een grote omkering. Het leuke van

deze toekomstvisie is dat het eerst de economie gaat versterken. Want er moeten natuurlijk mensen zijn die de juiste hardware bedenken, software ontwerpen, alles produceren wat steeds slimmere machines op dat moment nog niet zelf kunnen. Als dat eenmaal goed op gang is, vindt er een totale verschuiving van arbeid plaats. Van personen, bedrijven en overheden naar agi. Steeds minder mensen zullen aan het arbeidsproces kunnen deelnemen. Dat geeft een probleem met welvaartsdeling dat we zullen moeten oplossen.” Hoe zullen overheden en bedrijfsleven reageren? “Dat

weet niemand, maar je kunt bij zulke ontzagwekkende veranderingen rekenen op grote tegenwerking. Ook omdat veel van de huidige banen gewoon verzonnen zijn, bijvoorbeeld om complexe regelgeving uit te voeren. De bedrijven en overheden die dat werk verzonnen hebben, zullen blijven proberen het vast te houden.”

37

Hoe gevaarlijk is de ontwikkeling van AI, AGI en ASI?

Hoe zit het met het beroep ‘eventmanager’? “Het is

“Tegenstanders wijzen op het gevaar dat de ontwikkeling eigendom kan worden van één land of – nog erger – enkele personen. Ik deel die angst niet; als we de ontwikkeling open source maken, blijft het van iedereen. Open source is de beste manier om te zorgen dat het niet uit de hand gaat lopen. Een ander risico is dat er geen garantie is dat agi en asi goed voor ons zijn. Sterker nog, de geschiedenis leert dat een confrontatie tussen ontwikkelde en minder ontwikkelde entiteiten meestal slecht afliep voor die laatste. Dus als die entiteit met een iq van 10.000 denkt ‘ik heb die mensen niet nodig, eerlijk gezegd lopen ze me in de weg’, dan zijn we er geweest. Mijn oplossing: maak niet iets nieuws dat tégen ons kan werken, maar zorg dat we continu onszelf versterken. Als wij mensen met al onze zintuigen het proces volgen en via die zintuigen draadloos communiceren, worden we de zintuigen van de artificial super intelligence.”

allemaal een kwestie van tijd, maar het gáát gebeuren dat je door de computer geadviseerd wordt hoe je jouw event het best kunt inrichten. En en passant ook te horen krijgt ‘als Pietje in de zaal zit, kun je onderwerp X beter vermijden; want Pietje is zwaar tegenstander van X en een belangrijke influencer op social media, dus die wil je niet tegen je hebben’.”

“Als wij mensen met al onze zintuigen het proces volgen en via die zintuigen draadloos communiceren, worden we de zintuigen van de artificial super intelligence” Welke beroepen gaan het eerst verdwijnen als gevolg van artificial intelligence? “Met name de beroepen die

gebaseerd zijn op kennis of analytisch denken. Dat kunnen computers nu eenmaal beter dan mensen. Hooggeschoolde mensen zullen daardoor als eerste hun baan verliezen. Met werk waarbij een mate van empathie nodig is zit je langer goed, want dat kunnen we met de huidige robots nog niet goed leveren. agi gaat dat ook veranderen. Wat het langste mee zal gaan: een beroep dat gebaseerd is op handwerk, dat je leert in een vakopleiding, waar je gereedschap bij nodig hebt en een mechanisch vermogen dat voorlopig niet in een robot zal zitten. Loodgieter bijvoorbeeld.”

De vakverenigingen in de eventbranche en de events zelf, hoe ziet hun toekomst eruit? “Social media zijn

de verenigingsinstrumenten van vandaag de dag. Voor het delen van informatie, het deel uitmaken van groepen, chatten et cetera. Nu is het nog zo dat social media de versterkende factor zijn voor fysieke sociale ontmoetingen – events – het vult elkaar aan. Maar als de technologie voortschrijdt en de fysieke ontmoeting niks toevoegt, omdat dat technisch geëvenaard kan worden, dan geldt dat niet meer. Als we 25 jaar verder zijn, kunnen we een virtuele ervaring bieden die hetzelfde is als fysiek ontmoeten, door koppelingen te maken tussen computerchips en neuraal weefsel. Je ziet 3D-beeld, hoort geluid, voelt nabijheid, terwijl je elders zit. Dan is er geen aanleiding meer om afstanden af te leggen om elkaar te ontmoeten.” De kans is groot dat we veel vrije tijd krijgen in de toekomst. Kunnen we ons daarop voorbereiden? “Ga

maar na: wat ga je doen als je geen enkele financiële zorg meer zou hebben? Waarschijnlijk iets dat je gewoon leuk vindt. Dat kan straks, doen wat je leuk vindt, want al het andere is geregeld. Het beste kun je dus nadenken over hoe jij een zinvol leven kan leiden: wat wil ik eigenlijk diep in mijn hart? Wat trouwens ook voor het heden geldt.” Is er een menselijke factor die niet door robots vervangen kan worden? “Dat moet nog blijken. Maar ik denk

dat uiteindelijk alles door wetenschap en techniek op te lossen zal zijn. Ik geloof eigenlijk niet in een onvervangbare menselijke factor, ik geloof dat wij zeer, zeer, zéér geavanceerde machines zijn.”

Google = artificial intelligence “Mensen denken dat Google een zoekmachine is die zichzelf steeds verder verbetert. Onzin, Google is bezig met het bouwen aan artificial intelligence en gebruikt de zoekmachine als speeltje om dat voor elkaar te krijgen. Google is alleen geïnteresseerd in kennis, verbanden, cognitie.”

Bitcoin = gedoemd te mislukken “Ik ben voorstander van virtueel geld, maar zoals Bitcoin het gerealiseerd heeft is het gedoemd te mislukken. Het is een luchtbel, omdat er geen fundamentele waarde én geen garantiestelsel aan ten grondslag ligt. Ook is de achterliggende blockchain veel te eenvoudig. Er zijn bijvoorbeeld maar acht transacties per seconde mogelijk; voor handel drijven moeten dat er minimaal een miljoen zijn. Verder is Bitcoin gebaseerd op een encryptietechniek die eenvoudig gekraakt kan worden door de komende kwantumcomputers. Maar vóór die tijd is de ondergang van Bitcoin al een feit.”


38

De Eventmanager Inspiratie

Tekst Carla van Elst

39

Jan Jaap van Weering is dé expert als het gaat om zakelijke etiquette & omgangsvormen. De redactie van De Eventmanager was dan ook benieuwd wat hij vindt van de steeds informeler wordende kledingstijl binnen de eventbranche. Herkent hij dat als trend? Heeft hij adviezen voor mensen die aarzelen tussen informeel en formeel? En welke veranderingen voorziet hij voor de komende jaren?

Blijf jezelf en pas je aan (en nee, dat zijn geen tegenstrijdige adviezen)

Tattoos? “Prima, niets mis mee, maar alleen in de privésfeer. Je moet een ander niet daarmee confronteren. Dus zorg je dat jouw tatoeage in een zakelijke setting niet zichtbaar is. Geen vlindertje dat uit een pump piept.” Spijkerbroek? “Kan soms prima, maar dan wel een nette. En altijd gepoetste schoenen eronder!”

“Kleding wordt inderdaad steeds informeler, al is die observatie afhankelijk van de branche waar je naar kijkt. De man die bij een prestigieus advocatenkantoor of dito bank gaat solliciteren, kan toch het beste in pak komen. Want grote kans dat ze daar allemaal een pak aan hebben. Dat is ook precies waar het om gaat: met je kleding toon je respect voor degene die je gaat ontmoeten. Verdiep je dus vooraf in die persoon en de situatie waarin je die gaat ontmoeten; google, kijk op social media en pas je kledingstijl aan aan wat je daar vindt.” Wellevendheid We leven in een snel veranderende wereld, maar goede zakelijke omgangsvormen zijn van alle tijden en gelden voor iedereen, zegt Jan Jaap. Hij vindt ook dat ‘wellevendheid’ eigenlijk een betere term is dan ‘etiquette’. “Het gaat allemaal om awareness, je bewust worden van de setting waarin je acteert. Ben je onzeker over de

gelegenheid, kun je het beste dicht bij jezelf blijven. Maar je ook bewust zijn van wat je uitstraalt, in je kleding en je houding. Als ik een training geef over zakelijke etiquette & omgangsvormen vraag ik meestal om in tenue de ville te komen, zodat ik kan zien wat mensen zelf onder ‘zakelijke kleding’ verstaan. Of ze de moeite nemen iets te doen aan hun persoonlijke verschijning. Dan komen er altijd wel één of twee zonder jasje binnen.” Wat zeg jij dan? “Ik vraag meestal subtiel

‘is je jasje soms bij de stomerij’? Want ja, als je zo zou verschijnen bij een werkgever of opdrachtgever begin je al met 1-0 achterstand.” En dat zeg je ook? “Nee, want de training

is bedoeld als oefensituatie. Ik laat mensen zien hoe het beter kan, niet hoe het móet. Dat zou pedant zijn. Meestal begin ik een training met ‘jullie krijgen nu in een paar uur tijd informatie waar je je hele leven wat

aan hebt, áls je het oppakt’. Want mensen moeten het wel zelf willen. Zakelijke etiquette als een keurslijf voelt niet prettig. En dat hoeft ook niet, etiquetteregels zijn gewoon de verkeersregels in de sociale omgang.”

Je bent altijd dressed for the occasion. Daarin kun je heel goed jezelf zijn, als je maar rekening houdt met degene die je gaat ontmoeten. Gaat er in de komende jaren veel veranderen op dit gebied? “Wat ik nu al zie

veranderen is dat mensen, na het economische dal, weer belangstelling krijgen voor omgangsvormen. Met name het middenmanagement is bezig met een inhaalslag. Die willen weten hoe het zit op allerlei terreinen, zoals: hoe kleed ik me, hoe gedraag ik me aan tafel, hoe lang duurt een handdruk en wat zeg ik daar dan bij? Etiquette wordt steeds meer gezien als een belangrijk onderdeel van succesvol zakendoen. Logisch, want zakendoen is gunnen. Jij kunt de gunfactor positief beïnvloeden door welgemanierd en met respect met je zakelijke relaties om te gaan.”

De bloemenschoenen van minister De Jonge tijdens de bordesscène met koning Willem-Alexander te midden van het nieuwe kabinet waren een faux pas. “Al was hij daarin wel zichzelf, want hij is een vrolijk mens en draagt vaak dit soort schoenen. Desondanks was het in deze situatie niet correct, ik vind het niet passend om in gezelschap van de koning de opvallendste persoon te zijn. Jouw uiterlijk moet geen conversation piece zijn.”

Jan Jaap in actie op Inspire 2014 bij Duin en Kruidberg

Na een loopbaan van 28 jaar bij Royal Dutch Shell, waarvan de laatste jaren als huisstijlmanager, richtte Jan Jaap van Weering in 2008 Distinguished op, zijn bedrijf voor etiquette & protocol consultancy. Daarnaast is hij onder meer docent bij het Protocolbureau Den Haag en vervult hij vele gastdocentschappen bij ministeries en opleidingsinstituten.


40

De Eventmanager Inspiratie

Tekst Barbara van Baarsel

Fotografie OGER PR

41

Hoe zou jij de samenhang tussen kleding en omgangsnormen omschrijven? “Dat heeft alles met

Sander Lusink, brand director en mede-eigenaar van fashionbedrijf OGER, neemt ons mee in de wereld van de kleding anno 2023. Wat kan absoluut niet, óók niet over vijf jaar? En hoe maken we goede sier de komende jaren?

Dress to (not) impress Sander Lusink is de zoon van oprichter Oger Lusink die samen met zijn broers in augustus 1990 een duidelijke missie en visie voor ogen had bij de oprichting van oger. De strategie is onveranderd gebleven, oger staat synoniem voor succes en klanten kunnen er hun persoonlijke identiteit op maat creëren. Dat kan met handgemaakte jeans, een maatshirt of handgemaakte pakken van een van de 50 exclusieve Italiaanse topmerken die het bedrijf vertegenwoordigt. Met meer dan 90 personal advisors zit oger bovenop de laatste én de toekomstige trends. We blikken met Sander vooruit op trends in zakelijke kleding, dresscodes en omgangsnormen. Is er sprake van een trend naar steeds informelere kleding? “Wat wij zien is dat veel zakenmensen nog

steeds graag formeel gekleed gaan. Alleen is de stijl aan verandering onderhevig; we noemen deze vernieuwde stijl upper casual of luxury casual, wat een variant is op de oude smart casual.’’ “Voor mannen zien wij de laatste tijd dat zij eerder kiezen voor een mooi handgemaakte jeans – van Japans denim bijvoorbeeld – met een jasje zonder stropdas, ten opzichte van een pak een paar jaar geleden. De prijs is daarmee onveranderd gebleven, want een pak van bijvoorbeeld 700 euro wordt nu vervangen voor een luxere jeans van 300 euro en

een jasje van 400 euro. Vooral de stropdas is branchegerelateerd, bij veel beroepen zien we de strop uit de gratie raken. De advocaten en bankiers op de Zuidas in Amsterdam gaan absoluut nog voor een mooi pak met een bijpassende das, mannen in vrijere beroepen zoals startup- en reclamebureau-ondernemers, zie je toch echt eerder in een jasje met jeans combinatie – zonder scheuren uiteraard!” “Dames gaan zeer gevarieerd gekleed, hoewel je ook ziet dat zij voor gemak kiezen en bijvoorbeeld een La Dress-jurkje dragen ‘want je schiet het zo makkelijk aan en het kost niet te veel’. We krijgen bij oger Donna ook reacties van vrouwen die graag upper casual gekleed willen gaan in plaats van in een jurkje. Zij gaan voor mooie combinaties zoals een blouse, een cashmere vest en een bijpassende broek of rok voor een minder formele look.”

opvoeding en cultuur te maken. Als je van huis uit bent opgevoed met kledingstijlen zal je weten wat een dresscode op een uitnodiging inhoudt. Al is het ook best begrijpelijk dat niet iedereen precies weet wat een bepaalde dresscode op een uitnodiging betekent, zoals tenue de ville. Hier worden mannen in pak met bijpassende das verwacht en vrouwen in een net (zwart) jurkje. Maar omdat sommige subculturen er een eigen draai aan hebben gegeven en het ruimer nemen is dat niet altijd meer duidelijk. Toch pleit ik ervoor om je wel aan de originele dresscode te houden, dat heeft wat mij betreft te maken met het respecteren van bepaalde normen.” “Vanaf de lagere school zie je natuurlijk al kuddegedrag bij mensen; iedereen wil bij een bepaalde groep horen. Dat is niet anders op het gebied van kleding. Mensen kiezen bijvoorbeeld voor bepaalde kledingmerken en haardracht om bij een groep horen. In kledingkeuze zijn vrouwen wellicht iets individualistischer, maar toch dragen mensen over het algemeen graag wat hun collega ook draagt, dat voelt veilig. Voor iedereen die een eigen stijl wil vertegenwoordigen, hebben wij de afgelopen decennia de weg vrijgemaakt in Nederland. Zo worden bijvoorbeeld de klassieke stijlen, zoals een double-breasted pak, de komende tijd nog steeds gedragen, maar dan wel getailleerder, met een zachte vloeiende schouderlijn en comfortabele stoffen. Het is makkelijk om zelf bestaande stijlen met elkaar te gaan combineren. De klassieke stijl wordt daarmee iets sexyer en stoerder in de toekomst.’’

Te allen tijde? “Ja, hoewel het ook te maken heeft met je houding. Een strak mannenpak of een mooie gracieuze dames-outfit kan namelijk intimiderend werken, terwijl het wel de norm is bij bepaalde gelegenheden. Een open houding helpt in zo’n geval om toegankelijk te blijven. En daarbij zou ik zeggen: pas je aan de situatie aan.”

“We zien dat ceo’s steeds vaker van hun buitendienst vragen om in pak naar klanten te gaan, wat te maken heeft met respect. Aan de andere kant: ga je toevallig naar een veeboer voor een zakelijk gesprek, dan is het niet handig om in je krijtstreep of op hoge pumps te verschijnen. Want kleding heeft ook een non-verbale functie en dat zal in de toekomst absoluut zo blijven.”

Sander Lusink’s Missers en

Aanraders

Corporate antropologe Danielle Braun zegt dat we ons meer willen aanpassen, nadat we jarenlang individualistisch bezig waren. Wat mogen we hiervan verwachten op fashiongebied? “Die individualisering-

• Cognackleurige schoenen zijn uit de mode. • Witte sportsokken onder een pak. • Te felle en dus te opvallende stropdas. • Gescheurde broeken, ook niet als je het combineert met een mooi jasje.

trend is in fashion nog steeds gaande. Dat zien we terug in het succes van ons concept waarbij de klant een Design Your Own pak aanschaft. Uniek omdat hij op zeven punten zijn eigen creatie bepaalt: van voering tot initialen en van knopen tot kleuren en patronen.”

Voor de winter: een casual pantalon in een natuurtint, een coltrui en een comfortabel warm jasje.

• Te veel bloot; draag liever een rok tot minstens aan de knie en geen al te blote armen en rug. • Te veel opvallende kleuren. • Veel juwelen tegelijk. Accenten met een ketting, ring of oorbellen kunnen heel mooi zijn, maar houd het klein. • Te veel make-up. Als de outfit van een vrouw matcht in kleur en stof.


42

De Eventmanager Onderwijs

Tekst Barbara van Baarsel

43

Fontys ACI en InHolland delen hun strategie

Over blended learning, employability, big data, nog meer zzp’ers en gamification

Hoe stomen we onze toekomstige eventmanagers klaar? Cees Rosman

N

ieuwe technieken en de snelle ontwikkelingen binnen de branche zullen als gevolg hebben dat opleidingen snel moeten kunnen schakelen en nog intensiever moeten samenwerken met de experts uit het vakgebied. Hiervoor zullen opleidingen theorie, modellen en beroepsproducten aanreiken dan wel behandelen op momenten dat een ‘probleem’ vanuit de praktijk daarom vraagt. “Het belang van ontwerpgericht denken en onderzoeken zal groter worden,” zo stellen Cees Rosman en Bob Berkman, docenten Media & Entertainment Management aan de faculteit Creative Business van InHolland Haarlem. Samen met Paul Schreuder, docent Event bij International Event, Music & Entertainment Studies (iemes) aan de Fontys Academy for Creative Industries (Fontys aci), schetsen zij hier hoe de opleidingen voor eventmanagers ‘meebewegen’ op de veranderingen in de markt.

Paul Schreuder, Fontys, sluit hierop aan: “We zijn er als hbo-opleiding verantwoordelijk voor dat startende professionals enerzijds over de juiste en meest actuele kennis beschikken, dat is de H van hbo. Anderzijds moeten zij ook in staat zijn deze kennis op een goede manier toe te passen in de praktijk, de B van hbo. We geven dit binnen ons onderwijs vorm door de kennis in de praktijk te laten leren en direct toe te laten passen; we noemen dit contextueel onderwijs. Kennisgebieden worden geclusterd aangeboden – zodat verbanden ertussen duidelijker worden – rondom een opdracht uit/in de branche. Hierdoor leren studenten de ‘commerciële economie-kennis’ of ‘communicatie-kennis’ direct te vertalen naar de wijze waarop deze relevant is voor de betreffende branche en functies daarbinnen. Mooi meegenomen is natuurlijk dat studenten hierdoor direct aan hun netwerk en portfolio werken.”

Hoe zien de opleidingen voor toekomstige eventmanagers er over 5 jaar uit? Cees Rosman, InHolland:

Bij iemes is twee jaar geleden een onderwijsontwikkeling ingezet, waarbij de focus op een paar pijlers is komen te liggen. Binnen alle onderdelen is sprake van focus, eigenaarschap en contextueel leren. Er wordt structureel gewerkt aan de employability van de student. Schreuder: “Ik denk dat we hier de komende jaren mee vooruit kunnen en dus op dit moment al bezig zijn met de opleiding van de toekomst.”

“Ook in de toekomst zullen wij studenten aan de hand van authentieke vraagstukken uit het werkveld blijven voorbereiden op hun toekomstige functie binnen de creatieve industrie. Wij hebben daarvoor wel het werkveld nodig om toekomstgericht, toekomstbestendig en praktijkgericht onderwijs te kunnen bouwen. De komende maanden wordt mede daarom hard gewerkt aan een nieuw curriculum dat wij voor en samen met vertegenwoordigers uit de branche vorm gaan geven.”

Een van die pijlers is Persoonlijkheid. “We hebben het hier over focus op persoonlijke groei en bewustzijn. Zeker voor de branches waar wij voor opleiden,

geldt dat het ook gaat om wie je bent. Kun je je als professional makkelijk bewegen in de branche? Heb je een relevant netwerk weten op te bouwen? Heb je een visie weten te ontwikkelen? Heb je de juiste vaardigheden om zowel zelfstandig als in teamverband aan de slag te kunnen? Kun je snel schakelen en met innovaties mee?” Een andere pijler is Tools, gericht op individuele professionalisering, onderscheidend vermogen en employability. “Bij het ontwikkelen van ons ‘nieuwe onderwijs’ kregen we vanuit het werkveld veelvuldig te horen dat het belangrijk is om ergens gewoon heel erg goed in te zijn. Een bepaalde vaardigheid waarin je uitblinkt. Dit is vaak de toegevoegde waarde waarop je wordt uitgekozen voor functies en (in onze branche veelal) projecten. We bieden een aantal verplichte, maar ook keuze-‘tools’ aan. Denk aan bepaalde softwarepakketten (Adobe e.d.) en multimedia design.” De pijler Work focust op een contextrijke omgeving, netwerken en werkervaring. Volgens Schreuder geeft ‘Work’ de student de mogelijkheid om zo snel mogelijk relevante werkervaring op te doen: “Work stelt studenten in staat om op een flexibele manier opdrachten vanuit de branche aan te nemen en daardoor veel verschillende ervaringen op te doen en een relevant netwerk op te bouwen. Zeker in onze branche – met veel freelancers – is een relevant netwerk noodzakelijk.”

Bob Berkman

We zien steeds meer nieuwe werkvormen bij events om boodschappen te laten beklijven, zoals hackathons en rapid event design. Hoe zorgen jullie dat een boodschap bij de student beklijft? Bob Berkman, InHolland:

“Hoorcolleges worden zeldzaam. Het zenden zal worden vervangen door vraaggestuurd georganiseerd onderwijs, vanuit de leerbehoefte van de student. Masterclasses waar specialisten en experts uit de branche hun kennis en ervaring delen, vervangen de klassieke hoorcolleges. Werken in kleine studententeams, waarbij de docent als coach op afroep beschikbaar is. Verder werkt de student – deels op een gemeenschappelijke werkvloer, zoals vanuit ons eventlab – aan actuele en echte vraagstukken. Ook dan fungeert de docent eerder als coach van het leerproces dan als klassieke kennisoverdrager. In pop-up lessen wordt aandacht besteed aan onderwerpen waar meerdere studenten zich in willen verdiepen.” Maar hoe kunnen zij bepalen wat aansluit op de behoeften uit de praktijk? “Dat wordt bepaald door de

aard van de vraag uit de praktijk, die wij kennen vanwege de nauwe samenwerking met bureaus en belanghebbenden. Mogelijk zal zelfs de noodzaak voor een vooraf volledig uitgestippeld leer- en lesprogramma ter discussie komen te staan, zodat we het programma flexibel kunnen bepalen,” meent Berkman. Paul Schreuder, Fontys: “Ik denk inderdaad ook dat er veel ruimte zal zijn om flexibel te kunnen schakelen. Dat stelt studenten in staat met verschillende metho-


44

Type artikel Onderwijs

45

studenten zeer actief, bijvoorbeeld door middel van een uitgebreid netwerk aan partneruniversiteiten, om hun horizon te verbreden. Een skype-overleg met een stagiair in New York is zo gedaan!” Wat de techniek ons ook zal brengen, volgens Schreuder blijft hét kenmerk van hbo-onderwijs onveranderd: dat de theorie wordt toegepast in de praktijk. “De balans hiertussen blijft het meest belangrijk. Alleen op deze manier heeft het hbo, tussen mbo en wo in, haar meerwaarde.”

Paul Schreuder

De eventmanager van de toekomst Volgens Paul Schreuder “Iemand met visie, hij of zij is in control over de benodigde kennis als marketing- en communicatieprofessional, gekoppeld aan kennis over experiences en customer journeys. In combinatie met een passie voor (en ervaring in) het organiseren van evenementen. Hij is een kei in projectmatig werken, kan snel schakelen, flexibel werken maakt hem een belangrijke schakel in elke toekomstige marketingcommunicatiecampagne. Dit alles met een gezonde portie zelfvertrouwen en vooral plezier!”

des en werkvormen om te gaan afhankelijk van wat er op dat moment gevraagd wordt.” Hoe wordt dan vervolgens onderwezen? Paul Schreuder, Fontys: “Relatief zal het onderwijs de komende jaren nog uit veel persoonlijk contact bestaan. En technologie zal worden ingezet, net als bij events, om deze contacturen nog efficiënter en effectiever te benutten. We noemen dat ook wel blended learning, zodat interactie blijft bestaan. Daarnaast verkleint technologie de wereld: internationalisering is zeker een punt waar we ook veel mee bezig zijn. We stimuleren onze

Cees Rosman, InHolland: “Ook wij denken dat webinars en mooc’s (massive open online courses) en andere lestoepassingen de bestaande hoor- en instructiecolleges zullen vervangen in de komende jaren. De student moet aantoonbaar gebruik maken van zijn 21st century-vaardigheden; ze moeten zelf aan kennisverwerving doen en deze delen, uitwisselen en opslaan op voor ieder toegankelijke locaties. Dat moet een vanzelfsprekendheid worden voor iedereen. Want, digitale technieken zullen het leerproces en lesgeven ondersteunen.” Net als Schreuder zegt Berkman dat blended learning een steeds prominentere lesvorm wordt; 360-graden feedback wordt de norm bij alle projecten waar externe partijen bij betrokken zijn, het leren is praktijkgericht. “Theoretisch inzicht wordt alleen verworven door toepassing ervan in de praktijk. Ook allerlei toepassingen van gamification zullen nog verder een rol binnen het onderwijs en het leren gaan spelen.” Hoe beoordelen jullie de succesfactor van een student met zoveel nieuwe lesmethoden? Cees

Rosman, InHolland: “We leiden autonome, ondernemende en bekwame aankomende professionals op voor de creatieve industrie. Als de student kan aantonen dat hij klaar is voor het werkveld dan is hij ‘geslaagd’. Het evenementenvak is heel breed; het is zoveel meer dan alleen de organisatie van een event. Uiteenlopende branches maken gebruik van professionals die verstand hebben van eventmanagement: de beurs- en congresmarkt, zakelijke events, festivals, theaters, arena’s, bioscopen, (alle grotere) hotels, banken, onderwijsinstituten, casino’s, sportinstellingen en verenigingen. Eventmanagement is dus zeker niet alleen maar studenten klaarstomen voor een baan bij een zakelijk evenementenbureau. Ze moeten worden opgeleid met een brede blik op en kennis over alle facetten van de branche om multiinzetbaar te zijn. We creëren generalisten met specifieke kennis en vaardigheden.” Paul Schreuder, Fontys: “Wat mij betreft is een student ‘geslaagd’ wanneer hij de poort uitgaat met

vertrouwen. Vertrouwen dat hij zijn weg zal weten te vinden binnen de context – dus inderdaad, zoals Rosman zegt, de betreffende branche – waar hij graag aan de slag zou willen.”

“We creëren generalisten met specifieke kennis en vaardigheden” – Cees Rosman

Hoe zal de toestroom naar jullie opleidingen eruitzien en vooral: is er ook werk voor iedereen in het evenementenlandschap? Bob Berkman, InHolland:

“Opleidingen binnen de creatieve industrie zullen een aanzuigende werking blijven houden op jonge mensen die een toekomst zien binnen deze snel ontwikkelende en inspirerende sector. De toestroom zal volgens mij dan ook onverminderd doorgaan. Evenementen in welke vorm dan ook zullen altijd blijven bestaan. Sterker nog, hoe meer de wereld digitaliseert, hoe groter de behoefte wordt aan persoonlijk contact, fysieke ontmoetingen. En of er werk is voor iedereen? Voor getalenteerde mensen met een degelijke opleiding en de juiste werkhouding is er altijd werk!” PriceWaterhouseCoopers brengt jaarlijks een Media Outlook uit, een voorspelling van de ontwikkelingen in de media-industrie. De meeste van de hierbinnen aangegeven branches laten continu groeicijfers zien voor de komende jaren. Het is de verwachting dat de leisure- en entertainmentindustrie de komende jaren zal groeien. Paul Schreuder, Fontys: “Mooie verwachtingen dus. Maar misschien nog wel belangrijker vinden we het dat studenten een grote mate van ‘employability’ hebben, het vermogen om aan werk te komen. In onze branches vindt veel werk op projectbasis plaats. De kans is klein dat je meer dan tien jaar voor dezelfde werkgever werkzaam zult zijn. Vandaar dat we met de pijlers Personality, Cases, Tools en Work proberen studenten hier zo goed mogelijk op voor te bereiden.” Hoe zal de aansluiting met de markt zijn nu deze weer aantrekt? Cees Rosman, InHolland: “Gezien het

groeiende belang in de markt van fysieke ontmoetingen, zal de rol van de eventmanager de komende jaren alleen maar breder worden. Tegelijkertijd zal het ook in deze branche steeds vanzelfsprekender worden om te werken vanuit een flexibel dienstverband. Zie de explosieve groei van het aantal zzp’ers; ook daar berei-

den we onze studenten expliciet op voor, onder andere middels het vak Creatief ondernemerschap.” Wat zal in de studie én in het vak wezenlijk anders zijn over 5 jaar? Paul Schreuder, Fontys: “Oef, dat zal

veel zijn! Branches, vakgebieden, functies, middelen, het vermengen van technologie, media, marketingcommunicatie, events, muziek, gaming, televisie, transmedia, storytelling, big data. Alles ontwikkelt zich steeds sneller. Het wordt belangrijk het ‘grotere plaatje’ te kunnen overzien, die van maatschappelijke ontwikkelingen en trends binnen de branche. En hier komt dus de H van hbo weer om de hoek kijken.” Bob Berkman, InHolland: “Wat volgens mij verandert is de rol van big data om de juiste doelgroepen te bereiken en het belang om op effectieve en snelle wijze te communiceren. Dit betekent voor de sector meer op maat samengestelde evenementen of zelfs meerdere evenementen binnen één evenement waarmee verschillende doelgroepen, behoeften en doelstellingen worden aangesproken. Maar ook de toepassing van crowdfunding- en crowdsourcing-technieken zullen onderwezen moeten worden. Nieuwe businessmodellen zullen hun intrede doen en studenten moeten die ook weten toe te passen. Daarbij komt dat het klassieke uitschenken van kennis geheel zal zijn verdwenen. Zoals al eerder aangegeven zal de student zelf op zoek gaan naar wat hij leren wil. Hem zal gevraagd worden om deze kennis is te delen. Immers, delen is het nieuwe leren. Binnen de branche zal de flex-graad verder toenemen. Er zal nog meer op projectbasis gewerkt worden en dat vraagt een andere houding van de student op de arbeidsmarkt. Eigen initiatief nemen en minder vanzelfsprekende oplossingen zullen ook betekenen dat de creativiteit van eventprofessionals nog meer zal worden aangesproken.” Vind je het over 5 jaar nog leuk om te onderwijzen, gezien de vele ontwikkelingen? Cees Rosman, In-

Holland: “De baan van docent zoals die nu bestaat gaat veranderen. Hij wordt leuker, uitdagender, spannender en meer divers. Niet alleen de student gaat op ontdekkingsreis naar wat hij leren wil. De docent doet dit samen met hem. Vooraf bedachte goede oplossingen zijn er steeds minder. De noodzaak voor creativiteit neemt toe, er zijn immers meerdere wegen die leiden naar een passende oplossing voor een probleem. Het onderwijs en de baan van docent worden minder star – in de zin van ‘dit gaan we de komende maanden doen en aanleren’. Ook komt er meer ruimte voor coaching en ondernemen, want het onderwijs wordt faciliterend aan het leerproces van de student. De onderwijsinstelling bewaakt echter nog wel de grote lijn en het eindniveau. De docent blijft hierin, net als nu het geval is, een schakelfunctie vervullen.”


46

De Eventmanager Join the club

Tekst Barbara van Baarsel

47

Hoe bereik je de nieuwe generatie? Vijf nieuwe G14leden stellen zich voor. In aansluiting op de vragen die ter tafel kwamen bij het oud-raadsledendiner (zie pagina 78) geven zij tips & tricks voor aansprekende (corporate) evenementen voor jonge(re) doelgroepen óf om jongere doelgroepen beter te bereiken.

Op verzoek reageerden Suzanne, Reinier, Kirsten, Martijne en Sven ook op een of meer van deze steekwoorden: eventmanager van de toekomst, social media, robotisering en werkdruk versus werkgeluk.

Kirsten den Hertog

Reinier Heruer

Accountmanager Congresregio Twente

Sales & projectmanager bij Activo

“Als je de jonge doelgroep wilt aanspreken ben ik van mening dat je ze moet betrekken. Neem ze mee in je projectgroep en vraag hen om advies. Daarnaast is het goed om alle trends in de gaten te houden, wat is nieuw en uniek?”

“De combinatie van content en fun heeft naar mijn mening een positieve uitwerking op jongeren. Werk samen met jongeren om de inhoud te bepalen en zorg ervoor dat de stof niet te droog is en dat er voldoende afwisseling in het programma zit. Jongeren hebben behoefte aan het bouwen van een eigen netwerk, dus geef ook daar voldoende ruimte voor.”

Social media “Iedereen is te allen tijde bereikbaar en te benaderen. Hierdoor is het mogelijk gasten iets mee te geven van een evenement zonder dat zij aanwezig zijn. Dit creëert betrokkenheid die verder gaat dan de live ontmoetingen.” – Reinier

Robotisering “Ons werk is zo divers dat de eventmanager de robotisering wel overleeft. Maar het kan zeker de beleving van evenementen gaan beïnvloeden. Tegenwoordig draait alles om snelheid. De tijdspanne die een bezoeker heeft, wordt steeds korter. Ik zie het daarom nog wel gebeuren dat drankjes op festivals door robots worden ingeschonken. Minder foutmarge, meer snelheid, minder lang wachten op mijn biertje.” – Sven

Suzanne Kakkos

Sven Watervoort

Martijne van Hees

Manager Haarlem Convention Bureau

Projectmanager events bij Traffic Service Events

Manager sales & events bij de Zwolse Theaters

“In de it-sector leveren ze veel inspanning om hun vak en branche sexy en aantrekkelijk te maken voor toekomstige werknemers. Indrukwekkend hoe ‘out-of-the-box’-concepten worden bedacht en geactiveerd; van festivalsfeer tot cateringconcepten en van aankleding tot toffe ‘ontlading-activiteiten’ zoals flipperkasten of spelcomputers.”

“De huidige jongeren hechten ontzettend veel waarde aan influencers op Instagram, Snapchat en YouTube. Door deze drie mediakanalen in te zetten rondom een evenement kan deze doelgroep aangesproken worden. Deze influencers zijn vaak al bedrijven op zich, waarom zou je hen niet inhuren om je evenement te promoten onder de jongeren in plaats van het promotiebudget op te maken aan een radiocommercial en posters?”

“Het is een open deur, maar kijk naar wat er leeft onder de jongeren. Hoe denken zij over het onderwerp, hoe praten ze er over? Betrek hen bij de ontwikkeling, invulling en ook bij het in de markt zetten van het evenement. Zij kennen de kanalen beter dan wie ook. Benut hun kennis!”

De eventmanager van de toekomst “Die is sociaal-maatschappelijk betrokken, flexibel en een verbinder.” – Suzanne Social media “Een middel, nooit een doel op zich.” – Suzanne

Werkdruk vs. werkgeluk “Voor mij is werkgeluk de vrijheid om je functie en privéleven op elkaar af te stemmen. Tijd met familie en vrienden zorgt voor mij dat ik de werkdruk aankan en er ook mijn geluk uit kan halen.” – Martijne

Werkdruk vs. werkgeluk “In onze branche heeft iedereen te maken met werkdruk, we staan tenslotte niet voor niets in de top 10 van meest stressvolle beroepen. Probeer de extra werkdagen te compenseren met een langere vakantie zodat er een goede balans blijft bestaan!” – Kirsten


48

De Eventmanager Ondernemers in de branche

Tekst Carla van Elst

49

ONDERNEMERS IN DE BRANCHE

‘Bij tegenslag gas geven, bij twijfel luisteren naar je gevoel’ Ondernemers in de branche Een serie artikelen ter inspiratie. Omdat we allemaal ondernemer zijn, of meer als ondernemer zouden moeten denken. Oók als je gewoon in loondienst bent. Wat kunnen we leren van succesvolle ondernemers in de branche?

Peter-Paul Swijnenburg SWIJNENBURG | meet & celebrate: Buitenplaats Amerongen, Buitenplaats Sparrendaal, restaurant Bentinck

Ook als je niet uit een ondernemersnest komt, kun je toch op je 30e een onderneming starten en ontdekken dat je voor het ondernemerschap geboren bent. Dat overkwam Peter-Paul Swijnenburg, die de afgelopen elf jaar samen met zijn vrouw Erika twee landgoed-locaties en een high-end restaurant succesvol in de markt zette. “Concepten bedenken, bedrijfsplannen optuigen, nadenken over architectuur en interieurs; het is het leukste wat er is, dus dat zal ik wel altijd blijven doen.”

Maar ook geboren ondernemers moeten soms even pas op de plaats maken. Ten tijde van het interview voor De Eventmanager heeft Peter-Paul net het besluit genomen om zijn leef-, eet-, drink- en werkgewoonten radicaal om te gooien. De laatste twee jaren is hij extreem druk geweest, onder meer met twee nieuwe bedrijfsonderdelen, waardoor de balans tussen werk en privé zoek raakte. “Ik merkte dat ik steeds meer in het werk bleef hangen. Ook fysiek hadden de laatste jaren me uitgehold. Dat kon zo niet doorgaan. Ik ben nu begonnen aan een traject van een half jaar, samen met een coach en een personal trainer, om ervoor te zorgen dat alles weer klopt met elkaar. Het hoofd en het lijf resetten.” Van de droom… Even terug naar het begin. Peter-Paul en Erika zijn in 2005 net getrouwd, hebben allebei een vaste baan, maar dromen al enige tijd van een eigen bedrijf. Een tamelijk vastomlijnde droom: een landgoed- of kasteellocatie, waar ze niet alleen catering maar een totaalpakket willen bieden. Viavia horen ze dat Stichting Kasteel Amerongen de bijgebouwen wil restaureren en een pachter zoekt. Als ze gaan kijken, zijn ze verkocht. Ze huren de panden om ze vanaf 2006 voor eigen rekening en risico te gaan exploiteren. “Terugkijkend denk ik: dat we dat zomaar gingen doen! En met een totaal verkeerd beeld, te kleinschalig en te romantisch. We wilden bijvoorbeeld eigengemaakte appeltaarten gaan verkopen aan passanten op zondag. Dat plan hebben we na een week al losgelaten. Eigenlijk wisten we van niks, we hebben helemaal moeten uitvinden hoe je

zo’n onderneming opzet. Voor de restauratie en verbouwingen konden we gelukkig samen optrekken met de Stichting. In die periode startten we ook met sales en dat liep meteen goed. We deden in het begin alles met zijn tweeën – verkopen, schoonmaken, uitvoeren – pas in het tweede jaar namen we twee medewerkers in dienst.” …naar de daad Acht jaar later. Verhuisd naar Amerongen, drie kinderen en een top-eventlocatie rijker. In alles samen, vol enthousiasme bezig zijn. Erika vooral met de saleskant, Peter-Paul in het operationele management. Acht jaar lang werkt die rolverdeling goed. Buitenplaats Amerongen wordt een begrip, het bedrijf groeit, zelfs tijdens de crisisjaren. Tot 2014, het jaar waarin Peter-Paul en Erika een lichte terugloop signaleren, ze moeten harder werken om dezelfde omzet binnen te halen. Als ondernemer kun je dan twee dingen doen: kosten besparen door meer zelf te gaan doen óf juist kiezen voor uitbreiding zodat je de indirecte kosten kan spreiden over meer omzet. Ze kiezen voor het laatste. “Bij tegenslag denk ik altijd: gas geven. Maar Erika had al eerder gemerkt dat zij, naarmate ons bedrijf groeide, er minder energie van kreeg. Bovendien hadden we inmiddels ook een gezin te managen. Dat begon allemaal te wrikken.” In 2015 besluiten ze dat ze samen eigenaar van hun bedrijf blijven, maar dat Erika zal gaan stoppen met werken. “Superlastig, maar achteraf gezien een van onze belangrijkste besluiten. Het heeft ons uiteindelijk zoveel gebracht. We zijn volledig van elkaar afhankelijk, werken in een gezamenlijk systeem waarin Erika alles thuis organiseert en ik hier. Dat voelt voor ons gelijkwaardig en logisch. Ik kan het anderen alleen maar aanraden, want het geeft zoveel rust.” Gas geven Er volgen twee zeer intensieve jaren. In 2016 nemen ze de exploitatie over van Buitenplaats Sparrendaal in Driebergen; in 2017 openen ze in de voormalige stallen van Buitenplaats Amerongen het nieuwe restaurant Bentinck. Bij de opstart van beide projecten is Erika nog heel actief betrokken, zij zet onder meer de marketing op en samen ontwikkelen ze de concepten qua interieur en uitstraling. Pas als beide projecten op poten zijn gezet, legt Erika haar werkzaamheden binnen het bedrijf neer. “Sparrendaal kwam als een prachtige kans op ons pad. Het past helemaal bij Amerongen, qua stijl en afwerking van het pand; het is ook een monument,


50

De Eventmanager Join the club

Ondernemer in de branche

met een hoogwaardig kwaliteitsniveau. Voor minder zouden we ook niet willen gaan.” Bentinck is de vervulling van een oude wens van de ondernemers. “We wilden al langer een restaurant dat qua niveau paste bij wat we aan banqueting boden in Amerongen. Mét een nieuwe keuken, zodat ik de catering in eigen beheer kon doen. Als je werkt met een cateraar van buiten lekt er marge weg en daarnaast mis je controle, vernieuwing en sturing op het product. Bovendien, ik was er zeker van dat er in deze buurt behoefte was aan een restaurant met deze prijs-kwaliteitverhouding.” Voor de investering in restaurant en keuken is een toekomstgarantie nodig en dat is aanleiding voor intensieve onderhandelingen over een nieuw huurcontract. “Wat heel veel tijd heeft gekost. Logisch, het gaat over veel geld, dus beide partijen willen dat goed regelen. Maar het was wel slopend.” Samenhangend met de uitbreidingen groeit de vaste staf van 8 naar 26 medewerkers, met daaromheen een flexibele pool van 30-35 mensen plus uitzendkrachten. Met elkaar staan deze 60 mensen garant voor 450 evenementen per jaar op beide locaties; daarnaast is het restaurant vijf dagen per week open. “Exponentieel meer personeel betekent ook exponentieel meer werk en meer zorgen. Dat kost flink wat energie en niet alles is in die twee jaar 100% goed gegaan. Wat ik geleerd heb: dat ik nooit meer mensen aanneem waar ik mijn twijfels bij heb. Met het huidige team ben ik blij; ze zijn fris, zowel jong als ervaren, onwijs gemotiveerd en dat is superleuk. Dat wil ik nooit meer anders.” Nog twee staartjes Voordeel van de schaalvergroting is dat Peter-Paul nu zelf niet meer in het operationele management werkt en zich volledig kan focussen op wat er gebeurt. “We komen uit een hobbelig en heftig jaar, met een nieuwe keuken, het restaurant en alle partijen die óók uit die keuken moeten komen. Dat begint nu allemaal zijn beslag te krijgen. Mijn doel voor de komende tijd is

om een platte organisatie te creëren, met een managementteam dat bestaat uit de chef-kok, de salescoördinator en de locatiemanagers van de drie bedrijfsonderdelen. Zij zijn zelfsturend, hebben hun eigen projecten en plannen, ik hoef niet alles te weten. Ga vooral je gang en als de cijfers kloppen, dan klopt wat je doet. Wat mij betreft is dat het laatste staartje van de ontwikkelingen van de laatste twee jaar.” Een ander staartje is het rebranding- en herijktraject dat hij eind 2017 samen met een kleine denktank binnen zijn bedrijf heeft ingezet. De rebranding wordt begin 2018 zichtbaar met de lancering van een nieuwe naam voor alle locaties: swijnenburg | meet & celebrate. “We hebben nagedacht over ‘wie zijn we, waar staan we voor en wat typeert onze klanten’? Als je groeit kun je elkaar daarin weleens kwijtraken, zodat de koks niet meer weten wat sales doet en andersom. Nu hebben we weer duidelijk wat onze kernwaarden zijn en is het aan ons om voor de buitenwereld duidelijk te maken: dit is wie we zijn en wat we doen. En de rest doen we dus niet.” En na de pas op de plaats? Als straks de platte bedrijfsorganisatie, de re-branding én het resetten van hoofd en lijf gerealiseerd zijn, wordt het voor Peter-Paul tijd om verder te denken. Want als er iets duidelijk is geworden tijdens dit gesprek, is het dat hij behoort tot het ondernemerstype dat goed gedijt bij de uitdaging van nieuwe projecten. “Ik wil nu eerst de balans tussen werk en privé weer op orde hebben. Aan de andere kant: Bentinck draait inmiddels negen maanden en dan gaat het bij mij alweer kriebelen. Nieuwe projecten hoeven trouwens niet direct nieuwe locaties of bedrijven te zijn, dat is niet mijn eerste doel voor de komende jaren. Er is nog genoeg nieuws te halen uit de bedrijven die we nu hebben.” Zijn ogen beginnen te glimmen als hij erover praat. Want hij krijgt energie van zijn werk en vormgeven aan een gestage ontwikkeling van het bedrijf vormt daar een belangrijk onderdeel van. “Wat ik doe, is het allerleukste wat er is. Het product dat we leveren is geweldig, het heeft kwaliteit en niveau. En daar houd ik van.”

Keuzes maken “Je weet dat je een verkeerde keuze maakt als je naar je ratio luistert. Als je jezelf moet overtuigen dat iets vast wel goed is, dan maak je een verkeerde keus. Het moet meteen goed voelen.”

Tekst Carla van Elst

Illustratie Liselot Röben

Genootschap voor Eventmanagers

Kim van der Vat FMO – Sr. Corporate Communications Officer Events – GvE-lid sinds november 2017

“Ik ben lid geworden van het Genootschap voor Eventmanagers voor het brede netwerk en om te leren van ervaringen van anderen. Het Genootschap is ook een goede manier om op de hoogte te blijven van de laatste trends en nieuwe ontwikkelingen in de eventbranche.” Wat doe jij bij FMO? “fmo, dat is de Nederlandse FinancieringsMaatschappij voor Ontwikkelingslanden. Wij organiseren door het jaar heen veel verschillende evenementen, vrijwel alle gericht op kennisoverdracht, kennisdeling en netwerken. Onze evenementen zijn altijd nauw verbonden met onze activiteiten en ondersteunen de zakelijke doelstellingen van onze klanten. Denk aan seminars, trainingssessies en grote conferenties over de toekomst van bankieren en duurzame financiën.”

Wat wordt jouw mooiste of meest uitdagende klus in 2018? “Twee grote conferenties: Making Solar Bankable en Future of Finance. Doelgroep van de conferentie Making Solar Bankable, op 15-16 februari in de Beurs van Berlage, is de zonne-energiesector in ontwikkelingslanden; projectontwikkelaars en financiers (banken en investeerders) komen hierheen om te netwerken en kennis te delen. De tweede grote conferentie Future of Finance zal later dit jaar plaatsvinden: van 30 september tot 2 oktober, de locatie staat nog niet vast. Hiervoor nodigt fmo klanten en partners uit, op ceo-niveau, binnen de financiële sector in opkomende markten. Wij bieden ze een inspirerend tweedaags programma rondom alle nieuwe ontwikkelingen in de financiële wereld.”

51


52

De Eventmanager Trends & Ontwikkelingen

Tekst Lize van Niekerk en Barbara van Baarsel

53

Robotisering; what’s in it for us? Melanie Peters

in de zorg. Wat dacht je van een seintje als je niet rechtop loopt? Of mogelijkheden waardoor je langer thuis kunt blijven wonen? Bijvoorbeeld dankzij een handige zorgrobot die je helpt met schoonmaken, boodschappen doen en koken. De verwachting is ook dat robotisering betere medische diagnoses mogelijk maakt. Een robot kan bijvoorbeeld meer foto’s met elkaar vergelijken dan welke arts ook.”

D

at robotisering allang geen ver-van-ons-bedshow meer is, kunnen we dagelijks terugzien in de stroom nieuwsberichten. Ook mag het geen verrassing heten dat dit fenomeen gevolgen gaat hebben voor de arbeidsmarkt. Hoe zal de toekomst van het eventvak dankzij robotisering eruitzien? En blijft de eventmanager uit de gevarenzone? We spreken erover met Melanie Peters, directeur van het Rathenau Instituut. Dit instituut stimuleert de publieke en politieke meningsvorming over de maatschappelijke aspecten van wetenschap en technologie. Mensachtige machines “Bij robots denken we al snel aan mensachtige machines, maar meestal zien ze er niet zo uit. Een robot meet en verwerkt gegevens,

en handelt op basis daarvan. Een robot is dus ook een reclamezuil die jou begroet en je direct iets laat zien dat je aanspreekt. De ontwikkelingen op dit vlak zijn al enorm vergevorderd. Al hebben we dat vaak nog niet door. Neem het feit dat we continu gemeten kunnen worden. Niet alleen thuis, dankzij slimme apparaten, maar ook in de publieke ruimte.” Dat al die metingen een brij aan big data opleveren, is een feit. Alleen weten we meestal niet hoe en waarvoor deze gegevens gebruikt worden. Daarin schuilt een gevaar. “Denk bijvoorbeeld aan gezichtsherkenningssoftware met een gay-radar. Gemiddeld genomen zouden mannen en vrouwen die op hetzelfde geslacht vallen andere gelaatskenmerken hebben dan hetero’s. Het feit dat software deze conclusies kan trekken, is dubieus.

Het is immers een persoonlijk kenmerk dat in veel situaties niet van belang is. Er zijn allerlei gemiddelden te bedenken op basis waarvan je mensen kunt discrimineren of uitsluiten. Of waardoor iemands privacy en menswaardigheid worden aangetast. Hiervoor moeten we waken. Er moeten duidelijke afspraken en dito beleid komen. Want als samenleving kunnen we zelf bepalen welke kant we op willen met robotisering en digitalisering.” Gemak dient de mens Los van de mogelijke gevaren staat buiten kijf dat robotisering ons kansen biedt. “Ik zie veel voordelen. Zo wordt het opzoeken van dingen veel makkelijker. En krijg je mogelijkheden aangereikt die perfect bij jouw interesses aansluiten. Je kunt ook denken aan kansen

Ideaal plaatje In het beste geval werken robots en mensen samen. Bijvoorbeeld in productieomgevingen waar robots de gevaarlijke klussen doen en de mens ze aanstuurt en toezicht houdt. Robots helpen dan ons werk te verlichten. “Je kunt ook denken aan je huisarts,” vertelt Melanie. “Die zit in de toekomst niet meer met zijn of haar neus in de computer, maar kan jou aankijken.” Zij gaat nog een stap verder als het gaat om de functie

van de eventmanager: “Volgens een ideaal plaatje doet de robot het werk, bijvoorbeeld de inschrijving op een evenement, waardoor een menselijke medewerker vrij is om de bezoeker oprecht te begroeten. Op het moment dat de administratieve taken worden overgenomen, heeft de eventmanager meer tijd om persoonlijke aandacht aan de gasten te geven.” Grote kans dat dit extra gewaardeerd wordt. Maar hoe reëel is het dat de taken van de eventmanager in de toekomst worden overgenomen door een robot? We zien nu al dat logistieke zaken en relatiemanagement meer en meer geautomatiseerd worden. Zal de eventmanager over pak ’m beet vijf jaar nog bestaan? “Bij een eventmanager denk ik aan iemand die sensitief is en gevoelig is voor mensen en sfeer ter plekke. Ik denk dat eventmanager bij uitstek een mensenvak is. Dat wil niet zeggen dat robots en events niet goed kunnen samengaan. Het kan elkaar juist versterken, zodat slimme robots en software uiteindelijk bijdragen aan een optimale klantbeleving.” Een sprong in de tijd: events in 2023 Robotisering kan ons werk dus wel degelijk veranderen. De toekomst zal moeten uitwijzen hoe precies. Hetzelfde geldt voor events. Want een beeld scheppen van evenementen anno 2023 in het licht van alle ontwikkelingen op het gebied van robotisering is eigenlijk niet

mogelijk. “We kijken bij het Rathenau Instituut nooit op deze manier vooruit. Veel belangrijker is na te gaan waarom mensen naar een event komen. Ze willen mensen ontmoeten, gezien worden of iets leren dat hen vooruit helpt. En ze willen, eenmaal thuis, waarschijnlijk een aandenken hebben om aan anderen te laten zien of om nog eens rustig na te lezen. Alle middelen die je inzet moeten in dienst staan van die doelen. Dat zal een combinatie van on- en offline zijn: een krant die direct af is of levendige filmpjes van de dag zelf. Misschien kunnen vr-brillen en augmented reality ook goed werken. Voorwaarde is dat je het perfect uitvoert. En dat het echt contact niet in de weg staat.” Niets gaat boven echt contact Want echt contact is precies de belangrijkste gemeenschappelijke deler van congressen, seminars en live events. Is dat überhaupt ooit weg te automatiseren? “Niets gaat boven echt contact. Een eventmanager is iemand die van perfectie houdt en een goede timing nastreeft. En, minstens zo belangrijk, iemand die juist het níet voorgeprogrammeerde in goede banen leidt. Een beetje verrassing, dat doet ons allemaal goed. Het is het onverwachte dat ons uiteindelijk bijblijft.”

k

Seamless Technology In alle Disney-parken wordt inmiddels het MyMagic+ systeem gebruikt, vertelt trendwatcher Christine Boland. Het systeem maakt het bezoeken van een pretpark prettiger voor de gasten en biedt tegelijk inzicht in het gedrag van de bezoekers om de ervaring verder te verbeteren. MyMagic+ wordt in Disney Paris ook wel The Magic Band genoemd. “Met een RFID-chip in het armbandje wordt alles geregistreerd, maar je kunt er ook je hotelkamer mee openen en er ‘s ochtends mee ontbijten. In het park kun je ermee betalen en is het te koppelen aan een Fast

Pass Ticket voor de snelle wachtrijen. Deze seamless technology, waardoor alles naadloos in elkaar over kan lopen, is natuurlijk prima toepasbaar op allerlei soorten events. De hamvraag is: welke tijd win je ermee en wat doe je er vervolgens mee? Zo zouden gastvrouwen- en heren zich meer kunnen richten op hospitality in plaats van het aanvinken van lijstjes.”


54

Trends & Ontwikkelingen

Tekst Barbara van Baarsel

De Eventmanager Preferred Partners

Staan we open voor robotisering? WAT WIL JE WEL EN WAT WIL JE NIET GEAUTOMATISEERD ZIEN IN HET VAK?

Tekst Carla van Elst

Wat schaf je af, wat neem je mee? PREFERRED PARTNERS OVER 2017, 2018 EN VERDER

“Het uitnodigingsproces en inzicht in de aan- en afmeldingen zou ik wel geautomatiseerd willen zien. Binnen KPN zijn we daar het afgelopen jaar mee bezig geweest. We hebben een tool ontwikkeld die realtime inzicht geeft in de aan- en afmeldingen, maar ook in welke relaties de uitnodiging gezien hebben. Wat ik voorlopig nog niet zo snel geautomatiseerd wil hebben, is de samenstelling van de genodigdenlijst; die keuze moet echt door mensen gemaakt worden. Hetzelfde geldt voor het regelen van de catering, daar komt proeven en testen bij kijken. En het regelen van entertainment en aankleding van de ruimtes zal ook niet geautomatiseerd worden, verwacht ik. Dus, vooralsnog zal ons vak grotendeels mensenwerk blijven.”

“Er is al ontzettend veel geautomatiseerd op het gebied van eventmanagement: eventapps, uitnodiging- en registratiesystemen, irisscan, toegangscontrole met vingerafdruk en ga zo maar door. De mogelijkheden zijn nog veel groter dan ik nu kan verzinnen. Helaas is al die hightech nog niet de standaard in onze branche. Ik zou willen dat opdrachtgevers hier vaker voor openstaan. En dat leveranciers daarbij een prijskaartje hanteren dat het aantrekkelijk maakt. Maar wat ik niet geautomatiseerd wil zien zijn de bezoekers! Ik ontmoet liever echte mensen op een evenement. Hoewel een keer een feestje organiseren met robots misschien ook best leuk kan zijn.” Daphne Engelbert

Melissa van der Hout

Evenementenorganisator Gemeente Rotterdam

Adviseur communicatie KPN Corporate Communicatie

“Automatisering is wat mij betreft een toevoeging aan een evenement zoals een robotbarman, die op een leuke manier een mooie cocktail klaarmaakt voor de genodigden. Of een robot die tijdens de voorbereidingen printjes uit de printer haalt. Maar ik denk dat het werk dat wij momenteel uitvoeren niet zo snel geautomatiseerd zal worden. Actief zijn in de evenementenbranche vergt enige flexibiliteit, iets waar robots nog niet toe in staat zijn, vrees ik. Ook een site inspection of een telefonische intake zie ik niet snel door een robot opgepakt worden.”

“Als we kijken naar de journey van een event zijn er veel logistieke zaken die makkelijk geautomatiseerd kunnen worden. Van registratieproces, het klaarzetten van de opstelling tot aan de acts zoals bijvoorbeeld droneshows. Ook verwacht ik dat robots een rol kunnen spelen bij bijvoorbeeld artiesten- of sprekersbegeleiding. De menselijke component blijft voorlopig nog essentieel in het creatieve proces om tot het event te komen. Daarnaast verwacht ik bij de kleinere en meer intiemere events dat het persoonlijk contact nog van onmisbaar belang is en blijft.”

Matthijs Visscher

Suzanne van Beek

Accountmanager evenementen Het Scheepvaartmuseum

Eventcoördinator Shell Technology Centre Amsterdam / Eurest Services B.V.

Een toekomst zonder Preferred Partners is voor het jubilerende Genootschap voor Eventmanagers niet denkbaar. We vroegen de partners voor deze editie vol toekomstvisies om een bijdrage te leveren in de vorm van antwoorden op deze drie vragen: Waar staat jouw bedrijf over 5 jaar? Wat schaf je af in 2018? Wat neem je mee uit 2017?

55


56

Preferred Partners

57

“Landgoed De Ruwenberg is een unieke locatie in een inspirerende en rustgevende bosrijke omgeving. Binnen bieden alle zalen uitzicht op het landgoed; buiten kunnen op elke denkbare plek tijdelijke paviljoens worden neergezet voor productpresentaties, demonstraties of teambuildingactiviteiten. Mindfulness-sessies onder een boom? Met een bootje over De Dommel naar ’s-Hertogenbosch? Het kan hier allemaal. Onze kernwaarden zijn en blijven: Brabantse gastvrijheid, kwaliteit, duurzaamheid en inspiratie. Die zijn de basis voor onze eigen ‘producten’, nu én over 5 jaar. Producten als: de human factor, ofwel een hoge mate van betrokkenheid en dienstverlening van het hele team; een perfecte combi van ontspanning na inspanning dankzij onze uitgebreide sport- en wellnessfaciliteiten; all-in vergadermodule; arrangementen op maat. En niet te vergeten: de wowfactor die we voor elke gast willen creëren. Kansen die wij zien voor de komende jaren liggen vooral in nauwe samenwerkingen. Met steden als ’s-Hertogenbosch en Eindhoven enerzijds en met eventmanagers anderzijds. Ook willen we nog meer gaan inspelen op de wensen van onze gasten bij buiten- en teambuildingsactiviteiten.”

“Wat de toekomst gaat brengen? Wie zal het zeggen? Voor Switzerland Convention & Incentive Bureau, onderdeel van Zwitserland Toerisme, geldt in elk geval dat we de komende 5 jaar de bedrijven hoogwaardig en kwalitatief van informatie en advies blijven voorzien. Met hopelijk het resultaat dat ze besluiten hun volgende meeting, incentive, congres of evenement in Zwitserland te laten plaatsvinden. Onze werkwijze en aanpak zullen nagenoeg hetzelfde blijven, met dit verschil dat we ons meer willen toeleggen op social media en live communicatie. Ook gaan we werken aan het uitbouwen van meer gerichte informatie per branche, zodat bedrijfsbezoeken in Zwitserland interessant en zinvol zijn. Switzerland Convention & Incentive Bureau is nog maar kortgeleden aangetreden als Preferred Partner van het Genootschap voor Eventmanagers. Wij kijken dan ook uit naar boeiende aanvragen vanuit het Genootschap, dat is een van onze uitdagingen voor de komende tijd.”

Marieke Teunissen – De Ruwenberg Hotel | Meeting | Events

Lisette van Dolderen – Switzerland Convention & Incentive Bureau

“Westergasfabriek is een plek waar mensen elkaar ontmoeten, werken en ontspannen. Hier vind je historische fabrieksgebouwen en groen, plekken om te werken, ruimten voor grote en kleine evenementen en diverse horeca-, film- theater- en expositiegelegenheden. De mix van een veelzijdig programma, bedrijvigheid en diversiteit op de Westergasfabriek levert energie en (ont)spanning die mensen oplaadt en inspireert. Onze programmering is en blijft erop gericht om die spanning te creëren. Dit realiseren we door de juiste markten en netwerken te bewerken, door te zorgen voor evenwicht in soort en aantal evenementen, door selectief te zijn en door te adviseren binnen het vaste en het flexibele programma.

“Over 5 jaar staat MECC Maastricht internationaal nog beter op de kaart als zakelijke locatieverstrekker. MECC Maastricht staat bekend als dé venue van de Euregio, waar men letterlijk en figuurlijk beyond boundaries gaat voor het succes van de klant. Over 5 jaar is MECC Maastricht niet alleen bekend vanwege de TEFAF, Jim en InterClassics, maar ook vanwege de grote internationale corporates die hier neerstrijken. Dat betekent dat we in 2018 stoppen met ons te focussen op lokale en regionale bedrijven. In plaats daarvan gaan we ons – nog meer – richten op de grote (inter)nationale corporates die Maastricht en MECC Maastricht nog niet ontdekt hebben.

Wat we meenemen naar 2018 is het netwerk dat we hebben opgebouwd bij de events van het Genootschap, met een grote diversiteit aan contacten: van leveranciers en concullega’s tot mogelijke klanten. We nemen ook graag een aantal belangrijke eventtrends mee, zoals logoless en contramarketing bij events. En verder natuurlijk de herinneringen aan mooie evenementen bij MECC: de Hunkemöller fabrieksverkoop, UWV-bijeenkomst, Rabobank ‘Money Talks’ en Medtronic. We zijn er trots op dat wij deze partners/bedrijven hebben mogen ontvangen in 2017.” Eefje Perey – MECC Maastricht

Daarnaast blijven we ons inzetten voor het in stand houden van de monumentale gebouwen – ons erfgoed. De komende jaren zetten we in op verduurzaming. Het is geen geheim dat evenementen een grote druk op het klimaat en onze leefomgeving leggen. De Westergasfabriek stimuleert daarom het gebruik van duurzame leveranciers en werkt samen met partners en gelijkgestemden om de bijdrage aan een eerlijke en duurzame wereld te vergroten. Wij omarmen duurzaamheid als een belangrijke opdracht en als onderdeel van ons beleid en kiezen bewust voor groene samenwerkingspartners.”

“Na de overname door Losberger in 2017 staat de komende periode voor ons in het teken van integratie. Met de nieuwe structuren uit het assortiment van Losberger zullen wij een nog grotere rol gaan spelen in de markt van tijdelijke accommodaties. Dat geldt zowel voor de evenementenbranche als voor tijdelijke gebouwen (lange termijn). Over 5 jaar hopen wij terug te kijken op een succesvolle integratie en op het feit dat de nieuwe handelsnaam Losberger De Boer bekend is in de branche. Wij gaan in 2018 het eindeloze papierwerk afschaffen, met onze volgende stap richting digitalisering. In 2017 lanceerden we al het digitale platform myDeBoer, voor het delen van bestanden tussen opdrachtgevers en Losberger De Boer; in 2018 gaat ook de uitvoering op locatie werken met tablets. Voordeel voor onze opdrachtgevers en alle projectpartners is dat iedereen direct op de hoogte is van up-to-date informatie en tekeningen van het betreffende project. In samenwerking met onder andere het Genootschap voor Eventmanagers hebben wij in 2017 meerdere bijeenkomsten georganiseerd, waar wij waardevolle nieuwe contacten ontmoetten. Denk aan KLM Open en de rondleiding achter de schermen bij Lowlands. Uiteraard nemen wij deze nieuwe relaties graag mee naar 2018. En we introduceren ons nieuwe logo in 2018, primeur voor De Eventmanager!”

“Met de jaarlijkse gezonde groei van MPS groeien ook onze ambities. Uiteindelijk draait ons vak om mensen laten genieten. Van oprechte gastvrijheid. Dat gevoel willen we uitrollen. Onze ambitie voor de komende jaren is dan ook om van Nederland hét voorbeeld in gastvrijheid en service te maken. Zo zijn we onlangs gestart met MPS People, een team van mensen die het vak van gastvrijheid écht snappen. En deze toppers in de branche delen we uitsluitend met partners die ook willen investeren in de allerbeste mensen. Wat wij in 2018 gaan afschaffen is de toevoeging Martinair Party Service in ons logo. Onze belangrijkste doelgroep weet waar de letters MPS voor staan. De nieuwe generatie heeft geen affiniteit met de ‘oude naam’, maar wil weten waar we voor staan. Vandaar de toevoeging food & design. Onze basis is food en daaromheen ontwerpen wij het totale culinaire concept. Wat we natuurlijk mee gaan nemen uit 2017 zijn onze vele warme relaties met opdrachtgevers en leveranciers. Zonder loyaliteit van partners kun je niets.”

Daan van de Kamp – Westergasfabriek

Nick Curré – Losberger De Boer

Miranda Hesselmans – MPS | food & design


58

De Eventmanager Inspiratie

Tekst Barbara van Baarsel

59

KEEP CALM

ten. Er was sprake van een ‘commandomaatschappij’ waarin werk de inkomstenbron was. De tijd waarin we nu leven valt het best te omschrijven als een ‘prestatiemaatschappij’: we zijn nooit klaar met het opleggen van werk aan onszelf. We zijn geen ondergeschikten, maar high potentials binnen grote organisaties en we streven immer naar perfectie. Han vat het zo samen: ‘we zijn de ondernemer van onze eigen ik’. 24/7 in opperste staat van paraatheid Aha, dat is de druk die we voelen. Die we zelfs overal kunnen waarnemen, bij anderen en bij onszelf: nóg eerder beginnen met werken of nóg langer doorgaan, want als je om 23.36 uur nog een mail beantwoordt, nou, dan ben je toch heel wat waard. En zijn we dankzij onze fantastische devices – iPads en smartphones, dé onafscheidelijke verlengstukken van onszelf – niet gewoon genoodzaakt om 24/7 in opperste staat van paraatheid te zijn? Inderdaad, zegt Han, hard werken is voor ons een doel op zich geworden.

WERKDRUK VERSUS WERKGELUK Of zullen we die boksring gewoon eens verlaten?

C

ryptokoorts en tijdlijnstress, te krappe deadlines en ingewikkelde persoonlijke ontwikkelingstrainingen, kpi’s, bijblijven in het crm-systeem en met het hele team scrummen tot je erbij neervalt. We leggen onszelf heel wat eisen op, overal moeten we goed in zijn. We willen ons bewijzen, de beste versie van onszelf tonen en nog beter presteren dan van ons wordt verwacht. Ik zeg bewust ‘ons’, want ik doe er net zo hard aan mee. Terwijl ik dit artikel tik, wachten mij vandaag nog 3 andere deadlines, 4 telefoontjes, een afspraak bij de vormgever en met mijn administratie loop ik sowieso hopeloos achter.

Ondernemer van onze ‘ik’ Nog altijd vind ik geluk in mijn werk, maar op het moment dat dat weg zou vallen blijft alleen de druk over. En dat ben ik mij bewust. Hoe kunnen we ons daartegen wapenen, zorgen voor minder werkdruk en meer werkgeluk, zodat we niet afglijden richting een burn-out? De Koreaanse-Duitse filosoof Byung-Chul Han omschrijft in zijn essay met de treffende titel De vermoeide samenleving hoe we op dit punt zijn gekomen. Vroeger, zegt hij, bepaalde de baas wat we moesten doen en gingen we vervolgens naar huis om te rus-

The game is on Dat beeld wordt onderschreven door Ernst Jan Pfauth, schrijver van het Dankboek en uitgever van De Correspondent. Pfauth meent zelfs dat we het leven als een grote wedstrijd ervaren; er is altijd wel iemand die het beter voor elkaar heeft. Wat overigens niet altijd met succes of financiën te maken heeft, een rijk iemand met veel kopzorgen kan jaloers zijn op een Jan Modaal die een rustig en kabbelend leventje lijkt te leiden. Lijkt ja, want ook hij is op zijn beurt misschien wel jaloers op de yup of millennial die zijn originele reizen uitgebreid op Facebook en Instagram publiceert, of zeg maar: spamt. “Combineer de lege belofte van succes met de vermoeidheid van hard werken en je hebt het recept voor burn-outs,” stelt Pfauth. “Geen wonder dat zoveel Nederlanders de wedstrijd niet volhouden…” Houden we onszelf voor de gek? Ook privé stellen we torenhoge eisen aan onszelf en onze omgeving. Even reflectief: ik wil die housewarming van mijn vriendin niet missen, want ze moet weten dat ik blij voor haar ben. En jemig, loop ik nu al 139 berichten achter in die groepsapp voor de reünie? Straks gauw even luizen pluizen op de basisschool en een voorstelling voorbereiden, maar eerst nog even langs die lieve oom die in het ziekenhuis ligt. O wacht, ben ik nu niet vergeten om de buurtborrel creatief aan te kondigen – daar wil ik trouwens wel wat speciaals voor organiseren. En nee hè, de cv-ketel is stuk, brengt dat die fijne (en dure) reis naar IJsland niet in gevaar? Tot een aantal jaar geleden was ik nog druk met het posten van al deze triviale zaken; van shoppen met vriendinnen tot de eerste stapjes van de kinderen en van ‘off we go’ naar Bali tot een nieuwe opdracht. En natuurlijk allemaal zo mooi en sprankelend mogelijk,

AND

JUST SAY NO want daarmee zet je de beste versie van je leven neer. Sinds ik daarmee gestopt ben, geeft dat ontzettend veel rust. Nu blijkt ook uit onderzoek* dat mensen die veel tijd op bijvoorbeeld Facebook doorbrengen ontevredener door het leven gaan en daardoor dus ongelukkiger zijn. Zullen we die boksring dan gewoon niet verlaten? Houden we onszelf niet voor de gek? Ervaring telt Ja, dat doen we, letterlijk zelfs! Pfauth vertelt in zijn Dankboek over een onderzoek** naar geluk binnen twee groepen: mensen die net de loterij hadden gewonnen en mensen die net invalide waren geraakt. Aanvankelijk was de eerste groep gelukkiger dan voorheen en de tweede ongelukkiger. Maar na een paar maanden bleken zowel de loterijwinnaars als de invaliden terug te zijn op hun oorspronkelijke gelukniveau. “Kortom, we wennen aan gebeurtenissen. Dus willen we echt gelukkiger worden, moeten we niet naar gebeurtenissen of successen kijken, maar naar hoe we het leven ervaren,” meent Pfauth. Zeg eens nee Zou het zo eenvoudig kunnen zijn? Door meer reflectie op je leven méér plezier krijgen, zowel in je werk als privé. Wat je verder nog nodig hebt, aldus Pfauth, is het simpele woord: ‘nee’. Want ook al ruim je tijd in voor meer rust en reflectie in je leven, dat betekent nog niet dat collega’s, familie en vrienden zullen stoppen met vragen of zelfs eisen. Zij zullen nog steeds polsen of je trek hebt in die mr-functie, tijd hebt voor vrijwilligerswerk op de sportclub, meedoet aan die interessante cursus of langs kan komen met alle kinderen om Thanksgiving-Halloween-Sinterklaas te vieren. Pfauth wijst erop dat je zo al snel weer verplichtingen zult aangaan en alsnog weer oververmoeid kunt raken. “Zeg daarom vaker ‘nee’, zodat je ‘ja’s’ beter worden.”

BRONNEN:

Dankboek – Ernst-Jan Pfauth De vermoeide samenleving – Byung-Chul Han * Jenny Chen, ‘Everything we know so far about how Facebook affects your happiness’, New York Magazine, 15 mei 2017 ** P. Brickman, D. Coates, R. Janoff-Bulman (1978), ‘Lotery Winners and Accident Victims: Is Happiness Relative?’


60

De Eventmanager Inspiratie

Tekst Barbara van Baarsel

De Eventmanager Join the club

We maken ons er allemaal schuldig aan en sommigen gaan er zelfs prat op: multitasken. Effectief of jezelf in de maling nemen?

Multitasken is een mythe

Tekst Carla van Elst

Illustratie Liselot Röben

Genootschap voor Eventmanagers

Pauline de Waardt Maandag® & Whoohoo® – Event Manager – GvE-lid sinds oktober 2017

7 nadelige effecten

Een onthutsend feit: veel ballen in de lucht houden met één hand gaat niet! Dat stelt Theo Compernolle in zijn boek Ontketen je brein. Hij heeft een workshop ontwikkeld van 45 tot 90 minuten waarin de mythe van multitasken wordt ontrafeld: “Eigenlijk bestaat het niet, het zou switchtasken moeten heten. We switchen namelijk van task naar task.” Dit is de prijs die je volgens Wouter Hesseling betaalt voor multi-/switchtasken. Zeven nadelige effecten:

1 Je bent 40% minder productief. 2 Je maakt drie- tot viermaal meer fouten. 3 Uiteindelijk is het tijdrovender dan monotasken, ofwel iets volledig afmaken voordat je aan een volgende taak begint. 4 Het is stress-verhogend. 5 Je hebt slechts halve aandacht voor je relatie (zowel werk als privé). 6 Het is energie-slurpend. 7 Het remt de creativiteit en het innovatief vermogen.

Theo Compernelle: “In onze moderne wereld is multitasken de regel geworden, niet alleen op het werk, maar ook thuis. De meeste professionals beschouwen het als een onvermijdelijke manier om het hoofd te bieden aan de voortdurende stortvloed van informatie. Het wordt gestimuleerd door een sociale omgeving waarin iedereen al de laatste memo van de baas heeft gezien, het laatste strategische document van de CEO, de laatste hit op YouTube, het laatste bericht op Facebook en de laatste volstrekt irrelevante tweets (...)” Wat is multitasken eigenlijk? Het begrip komt uit de computerwereld en betekent dat de processor, die maar één ding tegelijk kan doen, zo snel schakelt tussen verschillende taken dat het lijkt alsof hij alles op hetzelfde moment doet. “In werkelijkheid wisselt hij voortdurend van taak, terwijl hij ook ruimte vrijmaakt door sommige informatie in een tijdelijk geheugen op te slaan. Dit kun je zien als een soort school- of whiteboard met een beperkte capaciteit. Als het vol is moet je het eerst leegmaken om ruimte te krijgen voor nieuwe ideeën.” De oplossing? “Stop met multitasken en begin te right-tasken.” Volgens Theo is het verstandig om wisselpauzes van zo’n 5 minuten te nemen tussen taken om ons ‘archiverende brein’ een kans te geven het geheugen op orde te brengen en belangrijke nieuwe informatie op te slaan voordat we aan een nieuwe taak beginnen. Ruimte maken voor nieuwe ideeën!

“Binnen Maandag® en Whoohoo® ben ik de enige Event Manager. Ik had dus behoefte aan een club gelijkgestemden om samen inspiratie op te doen en kennis mee te delen. Binnen ons vak ben je immers altijd bezig met vernieuwing; het is een uitdaging om origineel uit de hoek te komen en je collega’s, klanten en relaties te blijven verrassen.” Wat doe jij bij Maandag®/Whoohoo®? “Maandag® detacheert interim-professionals in de publieke sector en is actief in Nederland, België en Duitsland. Whoohoo® detacheert professionals in de technische sector in België, Duitsland en Polen. Als Event Manager ben ik verantwoordelijk voor de evenementen die wij organiseren en waarin wij participeren. Denk aan inspiratiesessies voor professionals, maar ook aan beursdeelnames, incentives en sponsoractiviteiten.”

Wat wordt jouw mooiste of meest uitdagende klus in 2018? “In 2018 lanceren we Club Maandag®: een platform voor professionals in de publieke sector, gestoeld op persoonlijke ontwikkeling en professionele groei. Het bestaat uit een online leeromgeving, gerichte trainingen en events waar kennis wordt gedeeld. Maandag® draagt op deze manier bij aan de aantrekkelijkheid van werken in de publieke sector en aan het kennismaken met en behouden van gekwalificeerd personeel. Dit creëert blijvende waarde voor opdrachtgevers en professionals. Mijn uitdaging is om samen met mijn collega’s van Marketing en Learning & Development hiervoor een reeks mooie en inhoudelijk sterke seminars neer te zetten, waarmee we mensen op een positieve manier vrijblijvend laten kennismaken met Maandag®.”

61


62

De Eventmanager Inspiratie

Tekst Carla van Elst

63

Maak De Ander Beter. Wat, hoe en waarom? Maak De Ander Beter is de basis van het nieuwe samenwerken. Maak De Ander Beter in drie stappen: 1. Aanwezig zijn. 2. De ander faciliteren om zo goed mogelijk zijn werk te laten doen. Door te kijken: wie is die ander, wat doet hij precies en wat heeft hij nodig om dat te doen? 3. Verantwoordelijkheid nemen voor de kwaliteit van het werk van de ander. Door je bewust te zijn van jullie positieve wederzijdse afhankelijkheid en in actie te komen als die ander fouten maakt/slecht presteert. Acteur Loek Peters studeerde in 2000 af aan de Toneelschool Amsterdam, was sindsdien in vele toneel-, film- en televisieproducties te zien, waaronder de tv-serie Penoza. Gevoed door zijn jarenlange ervaringen met het samen spelen met andere acteurs, ontwikkelde hij de werkwijze Maak De Ander Beter. Deze is gebaseerd op de gedachte ‘Als ik de ander beter maak, kies ik voor mezelf’. Met Maak De Ander Beter verzorgt Loek presentaties, inspiratiesessies, workshops en dagtrainingen voor bedrijven, organisaties en overheden.

Maak de Ander Beter

De ander beter maken, dat doe je voor jezelf. Want in elke samenwerking heb je te maken met die positieve wederzijdse afhankelijkheid. Als de ander niet goed functioneert en jij doet daar niks aan, heb jij een probleem en kun je zelf ook niet goed functioneren. De ander beter maken leidt er uiteindelijk toe dat de klant er beter van wordt. Op deze manier: als de ander beter wordt, word jij ook beter; daardoor wordt jullie samenwerking beter en jullie bedrijf of organisatie efficiënter; dat schept ruimte voor de vraag ‘wie is onze klant, wat heeft hij eigenlijk nodig en hoe gaan we hem dat geven?’

Sleutel voor de toekomst van het bedrijfsleven? Nooit een managementboek gelezen en toch bij bedrijven binnenwandelen om te vertellen hoe ze beter kunnen gaan functioneren. Niet via een ellenlang cultuurveranderingstraject, maar gewoon door morgen te beginnen met drie eenvoudige stappen. Acteur Loek Peters doet dat al vijf jaar, met zijn Maak-DeAnder-Beter-filosofie.

HR-manager in de dop Het had weinig gescheeld of Loek Peters was helemaal geen acteur geworden, maar hr-manager. Als zoon van een middenstander leek het bedrijfsleven de jonge Loek namelijk wel wat. Door de week hoorde hij zijn vader mopperen op zijn medewerkers en als hij op zaterdag zelf meehielp in de winkel hoorde hij het personeel klagen over zijn vader. “Dat bracht me op het idee voor hbo bedrijfskunde en me daarin dan toe te leggen op personeelsbeleid. Om zo een manier te ontwikkelen waarop mensen én hard werken – wat goed is voor hun baas – én het naar hun zin kunnen hebben. Wat óók goed is voor de baas, want als je het naar je zin hebt, ga je harder werken.” Van het hele plan kwam uiteindelijk niks terecht, want Loek ging naar de toneelschool. Samen spelend met andere acteurs ontdekte hij: je bent zo goed als je een ander laat zijn. Een schop Het zijn maar drie eenvoudige stappen, inderdaad, maar lastiger om toe te passen dan je zou denken, weet Loek Peters uit ervaring. “Het is niet altijd zo duidelijk wat je moet doen om de ander beter te maken, hem te geven wat hij nodig heeft. Soms denken mensen

dat iemand beter maken hetzelfde is als hem uit de wind houden. Was dat maar zo. Want soms is het ook gewoon dat je iemand een schop onder z’n kont moet geven. Een ander lastig onderdeel vinden mensen de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van andermans werk. Want dat betekent dat je nooit meer kan zeggen ‘jij doet je werk niet goed’. Maar altijd moet vragen ‘waarom lukt het mij niet om jou je werk goed te laten doen?’ In niet goed functionerende teams wordt vaak naar elkaar gewezen: hij doet dit niet goed en zij loopt daar de kantjes eraf. Maar als iedereen verantwoordelijk is voor hoe de ander functioneert, valt dat weg. Dan ga je nadenken over oplossingen.” Tool voor goed leiderschap Voor leidinggevenden kan de aanpak van Loek even slikken zijn. Waarom-lukt-het-mij-niet-om-jou-jewerk-goed-te-laten-doen, dat lijkt toch verdacht veel op ‘ik doe zelf mijn werk niet goed’. Geen wonder dat er in deze groep nogal eens huiverig wordt gereageerd op presentaties van Loek. “Ook ‘wat heb jij nodig om je werk goed te doen?’ vinden ze soms eng. Want stel dat er iets gevraagd wordt wat jij niet kunt leveren. Maar uiteindelijk heeft een leidinggevende maar één taak: de ander faciliteren om zijn werk goed te laten doen.” Vanuit die gedachte is Maak De Ander Beter een prima tool voor goed leiderschap. Sterker nog, voor het bedrijfsleven zou het weleens de sleutel kunnen zijn voor de toekomst. “Omdat het hele idee erachter is dat je hiermee je klant beter maakt, hem écht koning maakt. Dat je geen producten meer verzint, waar jij wel veel geld aan verdient maar waar je klanten eigenlijk niks aan hebben. In plaats daarvan ga je maken wat klanten werkelijk nodig hebben. Producten die je ze dan niet meer hoeft aan te smeren met allemaal verkooppraatjes, omdat die producten zichzelf verkopen. Zeg maar: de betekeniseconomie, maar dan direct toepasbaar, waar je medewerkers gelukkiger van worden en die uiteindelijk winstgevender is.”


64

De Eventmanager Leden PML

Tekst Carla van Elst

65

2) Drank: in collectiezalen nooit lopen met het glas in de hand. 3) Bloemen: alleen toegestaan in water of oasis, nooit in aarde. 4) Apparatuur: alleen nengekeurde apparatuur komt het Rijks binnen en daar wordt altijd op gecontroleerd. “Met opdrachtgevers maken we afspraken, vastgelegd in onze Algemene Voorwaarden. Dat is een lijvig boekwerk. De belangrijkste onderdelen daarvan zijn: nooit meer dan het afgesproken aantal gasten, verplicht gebruik van onze preferrred suppliers, een vooraf goedgekeurd draaiboek, beveiliging is inbegrepen en wij bepalen hoeveel beveiliging en alleen maar goedgekeurde apparatuur.”

Ten tijde van de oprichting van het Platform Museum Locaties (PML) waren veel collectiebeheerders not amused bij het idee van evenementen in ‘hun’ museum. Inmiddels zijn we 10 jaar verder, zijn de museale evenementen niet meer weg te denken en zijn collectiebeheerders en eventmanagers in veel musea nader tot elkaar gekomen. Om de banden verder aan te halen en begrip te kweken voor elkaars positie in het museum organiseerden PML en de Museumvereniging in november 2017 gezamenlijk het seminar Collectiebeheer & Events in het Mauritshuis.

PML-seminar over Collectiebeheer & Events

Museumcollectie is USP Voorafgaand aan dit seminar was een enquête uitgezet over dit thema. Daaruit bleek luid en duidelijk dat veel musea eigen regels & richtlijnen hanteren, maar desondanks behoefte hebben aan een checklist voor evenementen waar zowel eventmanagers als collectiebeheerders zich in kunnen vinden. Volgens Dirk Prijs (pml) en Edwin Buijsen (Museumvereniging) was dat dan ook het doel van deze bijeenkomst: open met elkaar in gesprek gaan over de mogelijkheden, niet vooraf stellingen innemen, wel praten over pijnpunten. Dirk Prijs: “Voor eventmanagers is de collectie een van de usp’s van hun locatie. Ook zij willen niet dat daarmee iets gebeurt. Maar ze zien ook de commerciële mogelijkheden en willen daarbij graag gebruikmaken van de kennis en kunde van de collectiebeheerders.” Aanzet checklist Eerste gastspreker Agnes Brokerhof – specialist risicomanagement bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (rce) – blijkt voorstander van een gezamenlijke checklist. De rce-publicatie Risicomanagement voor collecties bevat volgens haar al een aanzet tot zo’n checklist, maar is niet specifiek toegeschreven op evenementen. Zij zou een en ander dan ook graag aanvullen met ervaringen van eventmanagers. “Want wij horen natuurlijk niet altijd wat er mis gaat!” Concreet worden de gevarenzones bepaald door drie factoren: de waarde, de kwetsbaarheid en de blootstelling van de collectie. In de rce-publicaties staan tien schadefactoren omschreven waartegen collecties

Wijnglazen op de sokkels, gasten die de kist van Hugo de Groot openen, de cateraar stoot een dientafel door een schilderij. Nachtmerries voor collectiebeheerders én museale eventmanagers, die soms écht gebeuren. Hoe houden we de museale events vrij van incidenten?

beschermd moet worden: fysieke krachten, water, brand, dieven & vandalen, ongedierte & onkruid, licht (uv- en ir-straling), verontreiniging, onjuiste temperatuur, onjuiste relatieve vochtigheid en dissociatie. Fysieke krachten is daarbij de verzamelterm voor zwaartekracht, slijtage, trillingen, hanteren, stoten, vallen, omvallende bomen en aardbevingen. Event is aanvaardbaar risico Samen om tafel gaan, ofwel regelmatig overleg; dat is precies wat in het Mauritshuis is ingevoerd om hun 200 à 300 events per jaar in goede banen te leiden. “Na de heropening in 2014 was het even zoeken,”

Links dagvoorzitter Roderik van Grieken (Nederlands Debat Instituut), rechts Agnes Brokerhof (Rijksdienst RCE)

‘Alles wat je kunt verzinnen, gáát een keer gebeuren’ vertelt registar Faye Cliné. “Het bleek het beste om samen te werken met vaste mensen van elke afdeling, zodat je weet wat je aan elkaar hebt.” Er is een kader voor evenementen vastgesteld waarbinnen eventmanager Denise Raterink zelfstandig kan opereren. “Daarnaast hebben Faye en ik elke dinsdag overleg over bijzondere zaken. Tijdens opbouw en evenement is altijd iemand van beveiliging aanwezig, tijdens het event ook een eventmanager die het draaiboek kent. Soms vragen we collectiebeheer om vooraf een check op zaal te doen en soms ook de dag na het event. Het gaat erom dat je praat met elkaar en respect hebt voor elkaars doel binnen het bedrijf.” Die bedrijfsmatige benadering is kenmerkend voor het Mauritshuis waar exploitatie nadrukkelijk een onderdeel is van de organisatie-filosofie. “Net als de reguliere bezoekers zijn evenementen een risico, maar wel een aanvaardbaar risico,” aldus Faye Cliné. Bijkomende risico’s bij events Dat evenementen onderdeel zijn van ‘het publiek’ wordt volledig onderschreven door Idelette van Leeuwen. Zij is chv-er – Collectie Hulpverlening – bij het Rijksmuseum en een van de collectie-coördinatoren aldaar. De 400 evenementen per jaar in het Rijks zijn maar een fractie van de 10 miljoen bezoekers die het museum sinds de heropening heeft ontvangen. Bij evenementen gaat het om vergelijkbare risico’s als die van een reguliere museumdag (5.000 bezoekers!) maar er zijn ook vier bijkomende risico-terreinen. 1) Voedsel: het Rijks heeft plattegronden met ‘voedsel-routes’.

Ter afsluiting Afrondend merkt Dirk Prijs op hoe mooi het is dat eventmanagers en collectiebeheerders inmiddels inzien dat ze beiden een legitiem belang dienen en vandaaruit samen verder kunnen bouwen. “Vaak komt een collectie juist tijdens een evenement waanzinnig tot zijn recht. Als je dat als vertrekpunt neemt, blijft er genoeg ruimte voor discussie over hóe je een en ander kunt organiseren. Het blijft laveren tussen wat wél en wat niet kan. Maar feit is dat een evenement in museum iets is wat de gasten heel lang bij blijft.”

Wat zou je voor een gemiddeld event moeten/kunnen vastleggen in een checklist? Uitgangspunt is de drieslag ‘waarde, kwetsbaarheid, blootstelling’. Agnes Brokerhof (Rijksdienst RCE): “Je moet daarbij in stappen denken: wat past bij de kwetsbaarheid van de collectie of het gebouw, wat past bij de capaciteit van de organisatie, wat past bij het imago van het museum? In de meeste gevallen volstaan eenvoudige richtlijnen, zoals: organiseer events niet in de meest kwetsbare ruimten, verplaats eventueel stukken of dek ze af, laat bezoekers en cateraars routes volgen die de meest kwetsbare delen buiten schot houden. Ook belangrijk: na een event meteen opruimen en met de catering afspraken maken over opruimen tussendoor. Werk met draaiboeken en checklists. Het helpt als je met vaste partners werkt, die precies weten wat ze moeten doen.”

En wat doe je bij ongebruikelijke, meer ingewikkelde evenementen? “Dan moet je eigenlijk altijd een risicoanalyse maken. Ga met alle partijen om tafel en brainstorm over wat er allemaal mis zou kunnen gaan. Want alles wat je kunt verzinnen gáát een keer gebeuren!”


66

De Eventmanager Join Typethe artikel club

Tekst TekstNaam Carla Auteur van Elst

Fotografie Naam Fotograaf

Nieuw bij PML Platform EYE Filmmuseum Museum Locaties

Nieuw bij PML Platform Museum COMM Museum Locaties

‘Event in 2023: telefoons en laptops in de tas’ De vorige werkgever van Franka van Hengel – Amerpodia – was een van de leden van Theater Locaties Nederland en verwees regelmatig naar het Platform Museum Locaties als voorbeeld en referentie. Dus toen Franka in het voorjaar van 2017 aan de slag ging als sales & events manager bij eye Filmmuseum wilde ze graag lid worden van pml. “Om die waarde van het netwerk en kennisdelen ook binnen eye mee te nemen.”

H

et Amsterdamse eye Filmmuseum is gewijd aan cinematografie en werd in 2012 geopend. In de vijf jaar van haar bestaan heeft het kenmerkende gebouw aan het IJ een landmark-status veroverd en fungeert het als een echte EYEcatcher. Binnen vind je onder meer vier filmzalen, tentoonstellingszaal, filmlab en een café-restaurant met terras, die allemaal te huur zijn voor vergaderingen, lezingen, congressen, bedrijfspresentaties, workshops, diners, borrels, recepties, feesten, bruiloften en natuurlijk filmvertoningen. Eén dag per maand kan zelfs de gehele locatie exclusief worden gehuurd voor een groot evenement. “Kenmerkend voor een event bij eye is dat je altijd in een dynamische omgeving terechtkomt; zowel het restaurant als de tentoonstellingen en onze filmzalen zijn elke dag van het jaar (met uitzondering van Koningsdag) geopend voor publiek,” zegt Franka van Hengel. “Behoudens enkele exclusieve verhuringen per jaar, komen de gasten van onze opdrachtgevers dus altijd ander publiek tegen. We verwelkomen gemiddeld 1.000

67

‘In 2023 nog steeds behoefte aan echt live contact’ bezoekers per dag, van kleutergroepen die een educatieworkshop volgen tot toeristen die op de architectuur of de tentoonstelling af komen.” Wat wordt je mooiste of meest uitdagende klus in 2018? “We hebben in 2018 weer veel mooie

volle dagen voor de boeg, waarbij ons gebouw optimaal benut wordt. Op één dag doen wij een corporate congres voor een it-bedrijf in onze grootste Cinemazaal, met twee break-outsessies in de IJ Lounge en Waterfront, terwijl tegelijkertijd in Room at the Top een high end productpresentatie van een beautymerk aan de gang is met bloggers en vloggers als gasten. Om ‘s avond af te sluiten met een feestelijke première van een nieuwe Nederlandse speelfilm! Deze mix van publiek, zakelijke gasten en de filmbranche in goede banen leiden en elke bezoeker – van het filmmuseum of van de events – een optimale beleving bieden blijft altijd een uitdaging.” Hoe zie jij de eventbranche voor je in 2023? Wat doen we dan nog wel en wat niet meer, wat zal helemaal anders zijn? “Ik denk dat we in de

toekomst nog veel meer toegaan naar maatwerk, voor alle aspecten van het event. Dat we als locaties meer fullservice gaan werken en een bezoeker/opdrachtgever van A tot Z zullen bedienen, zelfs voordat ze een voet over de drempel zetten. Dit zal gepaard gaan met nieuwe technologie, zoals vr, beeldgebruik, video en streamen. Op de events zelf zal het meer gaan om persoonlijk contact en interactie. En om het ervaren op een nieuwe manier: 4d in plaats van 3d, ruiken en voelen in plaats van alleen luisteren en kijken. Met de telefoons en laptops in de tas. Je moet erbij zijn om het mee te maken!”

Na een grootschalige verbouwing is het nieuwe museum voor communicatie – comm – op 17 november 2017 heropend. Lianne van Oorschot, sinds mei 2017 de nieuwe manager sales & events, meldde zich rond die tijd ook aan als lid van het Platform Museum Locaties. “Aansluiting bij pml is een logische stap voor comm. Een unieke locatie mag gezien worden en via dit platform kunnen wij comm effectief in de markt zetten. We kijken er ook naar uit om kennis te kunnen delen met eventmanagers van andere musea én leden van het Genootschap voor Eventmanagers te ontmoeten.”

C

omm in Den Haag is dé plek om de impact van communicatie op ons leven te ervaren. Tijdens de recente verbouwing zijn de mogelijkheden voor evenementen – congres, receptie, productlancering, persconferentie, vergadering of bedrijfsfeest – flink uitgebreid. Kenmerkend voor alle eventruimten in comm is het decor van oude en nieuwe communicatiemiddelen, die een zeer inspirerende omgeving vormen voor meetings of events. “Bij comm laten we je de kunst en impact van communicatie bewust ervaren en beleven. We geven inzicht in je communicatieve vaardigheden en bieden handvaten om deze te verbeteren. Zo zetten we elke meeting of event kracht bij. Denk aan workshops, inspirerende break-outsessies of een museum-hack-tour.”

Wat wordt je mooiste of meest uitdagende klus in 2018? “Mijn klus voor 2018 is om comm

in de markt te zetten als dé locatie voor live communicatie. Een warenhuis vol communicatie, waarin je niet wordt verteld wat het is, maar waar je er met alle zintuigen mee wordt geconfronteerd. Immers, alles is communicatie. Dichterbij het thema kun je met je zakelijke evenement niet komen,” vertelt Lianne van Oorschot. “Kijk bijvoorbeeld naar de unieke ruimten van de Newsroom en de Webinarroom. De Newsroom beschikt over een gigantische videowall en een ultramodern geluidssysteem, die het tot een geweldige setting maken voor productlanceringen en presentaties. De Newsroom kan ook als echte ‘newsroom’ fungeren tijdens een evenement en in real time tonen wat op social media over dat event wordt gezegd. De nieuwe Webinar Room is een studio waarin je videopresentaties of bijeenkomsten kunt opnemen of live streamen. Vanuit deze ruimte – voorzien van een green screen en alle techniek die nodig is om een webinar op te nemen – kun je mensen in het hele land of zelfs over de hele wereld bereiken.” Hoe zie jij de eventbranche voor je in 2023? Wat doen we dan nog wel en wat niet, wat zal helemaal anders worden? “comm is vooruit-

strevend, wij bieden niet alleen een locatie maar ook een context waarbij communicatie centraal staat. Wij verwachten dat de vraag naar dit soort locaties met toegevoegde waarde in de toekomst zal doorzetten en dat er, ondanks de toenemende digitalisering, hybride events door live streams en ander gebruik van meest moderne technieken, ook in 2023 nog steeds behoefte zal zijn aan écht live contact.”


De Eventmanager Interview

68

Tekst Carla van Elst

69

naar aanraakbaarheid, willen dat harde dingen weer zacht worden.”

Danielle – De Corporate Tribe – Braun over de toekomst van evenementen

De aanraakbaarheid van events De gelijktijdige individualisering en groepsvorming, de behoefte aan tribaal vertrouwen en de verschuiving naar tactiliteit doen zich ook gelden in de eventbranche. Danielle wijst in dat verband op het toenemende belang van persoonlijk contact tijdens evenementen. Bezoekers willen liever een half uur een goed gesprek met iemand, dan kijken naar informatie op schermen of online een verhaal volgen; hoe flitsend de techniek en vormgeving van die laatste twee gebeurtenissen soms ook zijn. Daarnaast is ze ervan overtuigd dat events een enorm belangrijke rol gaan innemen in het tijdelijk beleven van een tribaal gevoel, het gevoel dat je een mooie en unieke ervaring met elkaar deelt.

Events als tribale ervaring In deze editie van magazine De Eventmanager kijken we vooruit, naar wat de komende 5 jaar ons zou kunnen brengen aan nieuwe ontwikkelingen. Dat doen we met experts binnen en buiten ons vak. Zo kan corporate antropologe Danielle Braun als geen ander uitleggen hoe het zit met de samenhang tussen onze verre voorouder en ons toekomstige zelf. Volgens haar zijn wij allemaal tribale wezens die, ondanks onze huidige hang naar vrijheid en solistisch leven, net als onze voorouders altijd op zoek zijn naar binding en ergens-bij-willen-horen.

Individualisering en groepsvorming Anno 2018 hebben we een aantal wicked problemen te managen, zegt Danielle Braun, waar we in 2023 misschien meer oplossingen voor hebben gevonden. “Ik hoop dat we dan antwoorden hebben op de vragen van nu. Zoals over de internet-opvoeding van onze kinderen én over ons eigen internetgebruik. En hoe houden we groepen bij elkaar en komen we tegelijkertijd tegemoet aan onze behoefte aan vrijheid? Én aan onze behoefte aan binding. Want het is een beetje angstig geworden in deze wereld en daarom hebben we meer dan ooit behoefte aan geborgenheid en zingeving.” Er zijn nu inderdaad tegengestelde bewegingen zichtbaar: individualisering én groepsvorming. Hoe rijm je dat met elkaar? “De technische vooruitgang

stelt ons in staat om meer solistisch te opereren – we werken op afstand, werken wereldwijd – maar omdat we toch tribale wezens zijn, zijn we op zoek naar nieuwe verbanden. Jongeren zoeken die met name online, kijk maar naar het ontstaan van communities daar. Allemaal nieuwe tribes die ons een gevoel van saamhorigheid geven.”

DANIELLE BRAUN

LOOK INTO THE FUTURE

Want dat hebben we nodig? “Ja! Al hebben we er ook

een haatliefdeverhouding mee. Enerzijds willen we individueel zijn en vrij om onze eigen keuzes te maken. Aan de andere kant hebben we behoefte aan belonging. Die krachten strijden continu in ons en daardoor zoeken we steeds naar de balans tussen ‘wees jezelf’ en ‘pas je aan’. De laatste jaren was er veel aandacht voor ‘wees jezelf’ en daar zijn we dan ook behoorlijk goed in geworden. Tegenwoordig vinden we het ‘pas je aan’ steeds belangrijker. Dat zie je aan de

opkomende normen & waarden discussies, de vlag in de Tweede Kamer en ook aan de nationalistische bewegingen wereldwijd.”

Tribaal vertrouwen Voor tribale wezens is een tribe van maximaal 150 personen precies goed. Bij een groep van die omvang kun je ‘nabijheid’ ervaren, je kent iedereen van gezicht. Dat draagt bij aan onze oerbehoefte aan tribaal vertrouwen, dat je kunt denken ‘als iemand uit de groep een boterham voor me smeert, zal hij me waarschijnlijk niet vergiftigen’. Interessant is dat we inmiddels in veel grotere verbanden leven en er toch blindelings op moeten vertrouwen dat bijvoorbeeld het voedsel in onze supermarkten veilig is. Waar weinig reden voor is, getuige de voedselschandalen van de laatste jaren. “Om die oerbehoefte aan vertrouwen te vervullen, zorgen we op andere manieren voor het gevoel van nabijheid. We kopen bijvoorbeeld liever bij de lokale boer ons voedsel. Een ander voorbeeld is de verschuiving, in mode en design, naar meer tactiele stoffen en producten. Pluizige vesten, donzige iPad-hoesjes, de Fiat Cactus met noppencarrosserie. We zijn op zoek

Jij noemt evenementen magische momenten, waarin we ontmoeten, iets bijzonders doen, tot elkaar komen. Maar komen we in de toekomst niet óm in het groeiend aantal evenementen?

“Daarom is het ook belangrijk om events strategisch in te zetten, om een verhaal te vertellen. Een event is een verandertool, een narrative of change waarin je bijvoorbeeld kunt vertellen waar een organisatie vandaan komt en naartoe gaat. We moeten eventmanagement minder los gaan zien van het verhaal van een organisatie. Events moeten deel uitmaken van een groter geheel, passen in de strategische visie, bijdragen aan het hr-beleid, beloningsbeleid enzovoort. Binnen die settings moet je de vraag stellen: welke rol heeft dit event hierin? Moet het kennisgedreven zijn, of mensen op werkinhoud iets bieden, of puur de beleving bieden van plezier, gebondenheid of flirten? Ik denk dat we klaar zijn met de hapsnap-events, daarmee kun je je niet meer onderscheiden.” Pleit jij voor content-calendars voor events? “Absoluut, je wilt geen events als voorbijgaande gebeurtenissen. Ik word regelmatig ingehuurd als spreker tijdens corporate events. Soms blijkt dan dat de directeur niet eens weet dat ik het over bedrijfscultuur ga hebben, dat ik een paar uur in zijn tent ga staan roeren. Of de


70

De Eventmanager Join the club

Interview

eventorganisator zegt ‘ik wist niet dat het zoveel impact zou hebben’. Dan vraag ik me af: hebben ze mij alleen gevraagd om even ‘iets leuks’ te doen? Ik vind dat elk event – en elke spreker – altijd ingebed moet zijn in waar het bedrijf en de mensen in het bedrijf mee bezig zijn.” Welke trends van nu zullen stand houden in de toekomst? “De behoefte aan binding verandert niet, net

als dat mensen geraakt willen worden bij een event. Niet alleen door het flashy uiterlijk, maar vooral door menselijk contact en gesprekken met andere deelnemers. Ondanks de grootsheid van de huidige evenementen – want die is echt fantastisch, met muziek, artiesten, techniek, inspiration – is de kracht van evenementen nog steeds dat ze het mogelijk maken om aan het eind van de dag een medemens gesproken te hebben.” En geldt dat ook voor hybride events met fysieke en online bezoekers? “Ja, al moet je wel vooraf nadenken

over de sociale interactiemogelijkheden die je online deelnemers kunt bieden. Vergelijk het met Het Nieuwe Werken; met goede ict-voorzieningen kun je mensen prima op afstand laten werken. Alleen mis je het menselijk contact, het ‘flirten’, ofwel het systeem wat wij als aapjes doen: ranking, ik-vind-jou-wel/niet-leuk. De blikken van verstandhouding met een collega als je manager weer eens doordraaft. Dat organiseer je allemaal weg als je met zijn allen online zit te zijn. Daarom is het belangrijk om in hybride evenementen ook een flirt-systeem te verwerken. Maak de sociale interactie – het ranking-systeem – voelbaar voor de mensen die op afstand erbij zijn. Niet alleen nadenken over ‘hoe krijgen ze content?’, maar ook ‘hoe pakken ze de content, de relaties, tactiliteit en aandacht?’ Als je weet hoe dat werkt, kun je het vervangen. Maar je moet er extra moeite voor doen, het gaat minder vanzelf dan wanneer je fysiek aanwezig bent.” Hoe kunnen eventprofessionals bijdragen aan het oplossen van de wicked problemen die jij in het begin benoemde? “Door niet alleen te kijken of je aan de

opdracht hebt voldaan, maar of je de wereld mooier of beter maakt met een event. De handelaars op de oude zijderoutes wisten al dat elke deal goed voor Allah moest zijn – ofwel ethisch verantwoord – maar ook goed voor jezelf, voor de mensen om je heen én voor de wereld. Zo’n zelfde checklist kun je maken voor elk event. Is het bijvoorbeeld goed voor de organisatie, maar ook voor de mensen die er komen? Mogen die zelf iets vinden of worden ze alleen gemanipuleerd om iets te vinden? Het is belangrijk om als eventorganisator bezig te zijn met welke meerwaarde je creëert.”

Danielle Braun & Jitske Kramer richtten in 2013 de Academie voor Organisatiecultuur op. Eind 2017 splitsten hun wegen zich: Jitske werkt verder vanuit haar eigen bedrijf Human Dimensions; Danielle zet samen met haar tribemembers het werk van de Academie voort: organisaties helpen om het beste uit zichzelf te halen met behulp van de overgeleverde kennis uit oude samenlevingen. Wat leren organisaties van tribaal denken? “Het allerbelangrijkste is dat we ze met onze lezingen en masterclasses tribale woorden – totems, kampvuurgespreken, power & love – geven voor onderbuikgevoelens. Het voelt echt anders om te praten over ‘totem’ in plaats van ‘strategienota’. Wat daarnaast veel impact heeft, zijn de daadwerkelijke kampvuurgesprekken en Afrikaanse volksraadplegingen die we organiseren. Dat zijn ervaringen waarbij een chief (directeur of manager) een besluit moet nemen en met zijn hele tribe (bedrijf of team) daarover in gesprek gaat. Dat leiden we in, laten we gestructureerd verlopen en aan het eind van de dag is er dan een besluit. Die ervaring, dat je zoiets voor elkaar kunt krijgen, geeft zo’n boost dat je dat vaker wilt doen.”

Tekst Carla van Elst

Illustratie Liselot Röben

Genootschap voor Eventmanagers

Marijke Wieske Crowe Horwath Peak – Marketingadviseur – GvE-lid sinds oktober 2017

“Ik ben lid geworden van het Genootschap voor Eventmanagers omdat het aanbod aan onderwerpen mij aanspreekt, net als de mogelijkheid om hier ideeën op te doen en te leren op dit vakgebied. Ik hou van nieuwe inzichten en zoek altijd naar samenwerking. De enthousiaste, fijne leden die ik inmiddels bij diverse events heb ontmoet geven mij iedere keer nieuwe energie.” Wat doe jij bij Crowe Horwath Peak? “Bij accountantsorganisatie Crowe Horwath Peak werk ik als marketingadviseur. Onze events zijn bijna altijd kleinschalig en op kennisoverdracht gericht. Interactie tussen ons en deelnemers onderling vinden wij ontzettend belangrijk. Ik ben trots op de kwaliteit en kennis die ons kantoor biedt; mijn collega’s hebben passie voor hun vak en zijn enorm enthousiast. Dat is fijn materiaal.”

Wat wordt jouw mooiste of meest uitdagende klus in 2018? “Mijn mooiste uitdaging voor 2018 is om door middel van de events die wij organiseren mensen positief te verrassen. Ook hoop ik in het nieuwe jaar (meer) beleving en verbindende elementen in onze events te brengen. Zakelijke dienstverlening draait om interactie tussen mensen. En om vertrouwen en gunnen. Geen enkel event zou saai en statisch moeten zijn.”

71


72

De Eventmanager Locaties

Tekst Barbara van Baarsel i.s.m. GreaterVenues.com

73

Achter de schermen wordt druk gewerkt aan de evenementenlocaties van de toekomst. Ook in 2018 opent een aantal spraakmakende nieuwe locaties de deuren. GreaterVenues. com houdt het locatielandschap nauwlettend in de gaten, zodat we precies weten waar we een kijkje moeten nemen dit jaar. Dus, op zoek naar de nieuwste hotspots? Zet deze locaties en de bijbehorende data dan maar alvast in je agenda.

Coming soon k Hotel Jakarta k The Green House Utrecht k EM2 Groningen k Aviodome Schiphol k Inntel Hotels Utrecht Centre k Theater Speelhuis

1

2

Coming soon; dé evenementenlocaties van de toekomst

3

1

Artist impression Manon Westmijer

4

Op de kop van het Java-eiland in Amsterdam wordt gebouwd aan een bijzonder duurzaam hotel met een spectaculaire architectuur. De 200 hotelkamers en -suites bestaan uit een ingenieuze constructie van beton en hout. In het centrale atrium wordt een subtropische tuin gerealiseerd, in samenwerking met Hortus Botanicus Amsterdam. Hotel Jakarta Amsterdam moet het meest duurzame hotel van Nederland worden.

2

5

The Green House Utrecht

Ook in het stationsgebied van Utrecht verrijst voorjaar 2018 een nieuwe duurzame locatie voor meetings en events: The Green House. Het paviljoen wordt een ontmoetingsplek met horecagelegenheid en vergader- en werkruimten. Bij de bouw wordt gebruikgemaakt van geprefabriceerde elementen en hergebruikte materialen en de locatie wordt volledig ‘remontabel’ gebouwd. Na vijftien jaar verhuist The Green House naar een andere plek.

3

6

Hotel Jakarta

EM2 Groningen

Op het SuikerUnie-terrein in Groningen opent binnenkort poppodium EM2 haar deuren. De locatie zet in op een open en ontspannen sfeer, waar de bezoeker zich vrij voelt, wordt geïnspireerd en energie krijgt. Het gebouw heeft de gevel van een Amerikaanse ‘red barn’ en zal worden opgebouwd uit industriële elementen als containers en hergebruikte spanten.

4

Aviodome Schiphol

5

Inntel Hotels Utrecht Centre

6

Theater Speelhuis

Eindelijk is het officieel ‘het Aviodome’. De iconische koepel van het vroegere luchtvaartmuseum bij Schiphol keert terug. De 3.200 m2 grote koepel wordt opnieuw opgebouwd als congreslocatie in Amsterdam Nieuw-West, nabij NS-station Sloterdijk. Naar verwachting opent de locatie haar deuren in 2018.

In het kleurrijke nieuwe Noordgebouw, direct naast Centraal Station Utrecht komt een Inntel Hotel. Het viersterrenhotel krijgt 162 luxe kamers en een wellnessgedeelte met sauna’s en whirlpools op de elfde etage. Op deze bovenste etage van het hotel komen ook de meetingfaciliteiten, met ongetwijfeld een prachtig uitzicht over de Domstad.

Het Helmondse Theater Speelhuis opent in de tweede helft van 2018 in een gloednieuw gebouw. Althans, in een compleet vernieuwd gebouw. Het theater verhuisde al in 2011 naar de oude koepelkerk aan de rand van het centrum van de stad. De monumentale kerk wordt uitgebreid met een modern, transparant paviljoen.


74

De Eventmanager Inspiratie

Tekst Barbara van Baarsel i.s.m. High Profile Locaties

De Eventmanager Preferred Bureaus

Tekst Carla van Elst

Het zoeken, onderhandelen en uiteindelijk boeken van een locatie kan tijdrovend – zelfs frustrerend – werk zijn. We vroegen High Profile Locaties om hulp bij het samenstellen van een tiplijst, met als resultaat: zes handige learnings voor je eerstvolgende zoektocht.

Zes tips voor het zoeken naar de geschikte locatie Gericht zoeken en de juiste venue vinden, een koud kunstje? Tip 1 Begin op tijd met zoeken Verklein het risico dat je ideale locatie al vol zit en jij moet kiezen voor een (minder geschikt) alternatief. Zeker in september, juni, november en oktober is de kans groot dat locaties vol zitten. Tip 2 Welke locatie past bij jouw event? Voor ieder soort event gelden andere criteria, met andere wensen, doelen en benodigdheden. Een locatie kan misschien wel 1.000 man aan voor een feest, maar niet voor een sitdown-diner. Denk ook buiten de kaders: voor een congres is een congrescentrum de voor de hand liggende keuze, maar ook een museum kan alles in huis hebben voor een congres en misschien qua verhaal perfect aansluiten bij de boodschap die je wilt overbrengen. Tip 3 Vergelijk geen appels met peren Zorg dat je duidelijk weet wat je van de locatie nodig hebt aan ondersteuning, ook op audiovisueel gebied en catering. Als je dat open laat, krijg je van de ene locatie een offerte waarbij alles inclusief is en van de andere alleen de kale huurprijs – waarbij de verwarming misschien nog niet eens is inbegrepen.

Tip 4 Voor een dubbeltje zit je nooit op de eerste rij Goedkoop is niet altijd beter. Natuurlijk is het belangrijk om naar de kosten te kijken, maar houd in je achterhoofd dat flexibiliteit niet gratis is. Knijp de locatie niet uit en voorkom dat je later voor verrassingen komt te staan. Tip 5 Breng altijd een bezoek aan een locatie die je nog niet kent Een goede website en sfeerfoto’s zijn belangrijk voor een impressie, maar een locatie kan in het echt totaal anders overkomen. Ga dus altijd zelf langs bij een locatie. Zie de bezichtiging als een mini-event, om een goed beeld te krijgen van de sfeer en het gastheerschap. Tip 6 Informeer naar de dag zelf Heb je de perfecte locatie gevonden en geboekt? Laat je op de dag zelf niet (onaangenaam) verrassen door eventuele andere huurders en evenementen of werkzaamheden in de omgeving. Vraag daarnaar bij de locatie.

HET EVENEMENTENVAK HEEFT EEN ENORME TOEKOMST Preferred Bureaus blikken vooruit

Met een lange toekomst achter zich zien de Preferred Bureaus van het Genootschap voor Eventmanagers met vertrouwen de komende 5 jaar tegemoet. Alle zicht- en merkbare veranderingen zijn volgens hen niets meer of minder dan natuurlijke ontwikkelingen in het eventlandschap. Die je kunt verwachten en die zij zelf trouwens ook vrij vaak kunnen voorspellen.

75


76

Preferred Bureaus

77

LIVE! “Wij hebben de afgelopen 23 jaar veel ontwikkelingen van nabij mogen meemaken,” zegt Lei Willems (bylei). “Vanaf de semafoon en de opkomst van de mobiele telefoon tot aan de huidige vr-brillen en alle online ontwikkelingen. De wereld verandert inderdaad razendsnel, maar veel blijft ook hetzelfde. Trendwatchers weten het mooi te verhalen, maar lanceren vaak nieuwe termen voor oude gewoonten.” Pieter Bas Boertje (d&b Eventmarketing) sluit hierbij aan: “We zijn even bang geweest voor de online ontwikkeling, maar ik denk nu dat events en online elkaar gewoon versterken. Het event an sich, het live bij elkaar komen, dat zal blijven plaatsvinden Omdat mensen toch in die authentieke communicatie geloven. Dus het evenementenvak heeft een enorme toekomst. Als je het maar goed inzet.” Wat dat goed inzetten inhoudt, daar zijn de meeste bureaus het wel over eens. Het effect van events is het grootst als ze worden ingezet als communicatiemiddel en/of strategisch instrument in de marketingcommunicatiemix, bij voorkeur als onderdeel van een groter geheel of campagne. “Het evenement is nu vaak zelf de spil waar van alles omheen plaatsvindt, met als grootste usp ‘live communicatie’,” aldus Claudia Vrijs (atpi Corporate & Sports Events). TOEKOMST ALS DAGELIJKSE KOST Kom je – in de hectiek van alledag – wel toe aan nadenken over de toekomst en over toekomstige innovaties in het vak? “Wij dwingen onszelf om op gezette tijden na te denken over de marktontwikkelingen en hoe wij daar als atpi mee om willen gaan,” meldt Claudia Vrijs desgevraagd. Pieter Schure (pino|communicatie|evenementen|congressen) is ervan overtuigd dat “juist

Welke innovaties zouden de Preferred Bureaus zelf graag de komende jaren doorvoeren binnen hun bedrijf of vak? “Als bureau zullen we onze klanten zeker adviseren bij het inzetten van events als strategisch instrument – als spil of apotheose van andere activaties – en meedenken over oplossingen die dat ondersteunen. Zoals de ontwikkeling van communicatieplannen en -middelen en quest experience optimalisatie

“Events zullen steeds verfijnder worden, gericht op specifieke doelgroepen. De techniek gaat ons helpen om uiteindelijk wel alle doelgroepen te bereiken.” die hectiek” ervoor zorgt dat je daarover nadenkt. “We worden elke dag opnieuw uitgedaagd door onze opdrachtgevers en gesprekspartners om met inventieve oplossingen te komen die een boodschap goed en vernieuwend kunnen vormgeven. Juist in die gesprekken word je aangezet tot nadenken over de toekomst en over het inzetten van nieuwe slimme oplossingen. Innovatie dus!” Nicoline van Straten (LiveHouse Strategic Events) is het daarmee eens: “Ik denk dat het een permanent proces is. Als opdrachtgevers vragen om een vernieuwend concept, ga je nadenken. Dus eigenlijk ben je er altijd mee bezig. Je voelt daarbij aan waar ontwikkelingen naartoe gaan, waar mensen zelf aan toe zijn; wat dat te maken heeft met allerlei trends en ontwikkelingen in de maatschappij, die je dan kunt verklaren en vertalen.”

uitmaken van verschillende doelgroepen,” zegt Pieter Bas Boertje. “Events zullen steeds verfijnder worden, gericht op specifieke doelgroepen. De techniek gaat ons helpen om uiteindelijk wel alle doelgroepen te bereiken.” Nicoline van Straten voorziet dat we meer en meer gebruikmaken van de eventdeelnemers als experts. “Fijn dat er sprekers op het podium staan, maar dat zijn aanjagers of versnellers. De echte experts zitten vaak in de zaal. In het verlengde daarvan voorzie ik dat eventorganisatoren zich meer en meer bewust zullen worden van hoeveel ze vragen van deelnemers en dus bij het ontwerpen van eventconcepten veel meer gaan nadenken over wat ze de deelnemers zelf kunnen bieden.” En Pieter Schure voegt daaraan toe: “Wij voorzien dat de maatschappelijke en technische ontwikkelingen elkaar steeds sneller zullen opvolgen en dat de bruikbare onderdelen van die ontwikkelingen en innovaties ook steeds sneller en beter in events en congressen zullen worden geïntegreerd. In feite wordt een event daar ‘sneller’ en ‘relevanter’ van. We zullen wel moeten waken voor een prettige dynamiek en voldoende tijd om kennis te maken met het netwerk. Want dat blijft zeker een belangrijk aspect van een live bijeenkomst.”

Ook qua ‘vorm volgend op inhoud’ voorzien de bureaus veranderingen in toekomstige events. Ze worden origineler en creatiever, met meer spannende onderdelen die mogelijk worden gemaakt door de vele technische ontwikkelingen, die de komende jaren verder geperfectioneerd worden. Lei Willems gaat mee in die gedachtegang over technologische vernieuwingen, mét een kanttekening. “Natuurlijk, er komen nu bijna maandelijks nieuwe technische ontwikkelingen bij op gebied van hospitality en events. Denk maar aan alle apps en de vr-ontwikkelingen en online toepassingen die niet meer weg zijn te denken. Maar uiteindelijk draait het toch om de grondbegrippen kwaliteit, verrassen, aandacht, goede communicatie, zorgzaam en vooral gastvrij zijn. Deze veranderen niet, alleen de omgevingen.” Daar kan Pieter Bas Boertje zich zeker in vinden. “Techniek is belangrijk, maar niet zo belangrijk als we allemaal weleens denken. Het gaat eerder over een mindshift: hoe kunnen we het evenement beter gaan gebruiken? Daar zit de grootste verandering in en de techniek moet dat gaan ondersteunen.”

VOORSPELLEN? Events – live ontmoetingen – zullen blijven, omdat ze van alle tijden zijn. Maar natuurlijk zullen ze de komende jaren ook gaan veranderen, omdat nu eenmaal niets in deze wereld onveranderlijk is. De bureaus voorspellen verschillende inhoudelijke veranderingen: events zullen nog meer strategisch, doelgroepgericht en campagnematig worden ingezet. “Je gaat niet meer zomaar 1.000 man uitnodigen die allemaal deel

voor, tijdens en na afloop van live communicatie.” ATPI Corporate & Sports Events “Wij gaan ons binnen enkele jaren verder specialiseren op inhoudelijke thema’s om op die manier een nog betere gesprekspartner te zijn voor onze opdrachtgevers.” PINO communicatie | evenementen | congressen “Betrek de CEO erbij! Het event is de allermooiste plek voor een CEO om zijn visie neer te zetten. Met emotie te laten zien waar het bedrijf naartoe gaat. Veel te vaak maken wij mee dat

CEO’s – directie of bestuur – zich pas in het allerlaatste stadium gaan roeren en dan zeggen: hé, toch wel een belangrijk moment, moeten we het niet anders organiseren? Natuurlijk hoort het evenementenvak thuis bij communicatie- en eventmanagers, maar zorg dat je op cruciale momenten óók die CEO aan tafel krijgt. In het kader van ons 35-jarig bestaan brengen wij in het voorjaar van 2018 een boek uit dat hier helemaal aan gewijd zal zijn.” D&B Eventmarketing “Wij volgen de ontwikkelingen van social media-gebruik, virtual reality

en vooral business intelligence. Wat dichterbij volgen we de nieuwste trends op het gebied van food & beverage. Tomorrowland is natuurlijk het ultieme voorbeeld voor ons waarbij alle grondbeginselen en nieuwe technieken samenkomen en geproduceerd worden, met maar één doel: mensen van over de hele wereld verenigen en een onvergetelijke ervaring laten ondergaan. Met Tomorrowland als voorbeeld zullen we deze lijnen volgen en op eigen wijze implementeren in de ‘vraagstukken’ die onze opdrachtgevers aan ons voorleggen.” BYLEI | Evenementenbureau & Creatiebureau

“De beweegredenen van de doelgroep zou ik beter in kaart willen hebben: wat raakt ze, waar zijn ze mee bezig, op welk niveau? Daarbij zou ik graag technisch toegankelijke tools willen hebben voor programmering en matchmaking. Die bij aanmelding gelijk een aantal inhoudelijke vragen stellen over wat mensen willen weten, op welk niveau ze informatie willen hebben en wat ze zelf komen brengen. Zodat je eigenlijk van elke deelnemer een persona kunt maken en op basis daarvan je event kan ontwerpen. Een aanzet daartoe zie je bij Yellenge. Ook hoop ik dat we veel meer

creatieve expressie gaan zien – vlogs, toneel, muziek, cabaret – want waarom zouden mensen alleen door praten dingen met elkaar kunnen delen? Waarom altijd praten? Kijk naar mindfulness, daarin werken we ook veel meer met ons lichaam. Laten we meer van dat lichaam gaan gebruiken, dan alleen onze mond.” LiveHouse Strategic Events


78

De Eventmanager Leden GvE

Tekst Carla van Elst

79

Huidige en voormalige raadsleden Genootschap voor Eventmanagers filosoferen over de toekomst

2032: wat doet de eventmanager dan? Wat speelt er in de markt? Waarover willen de eventmanagers meer informatie? Aan de hand van die vragen worden sinds de start van het Genootschap voor Eventmanagers alle bijeenkomsten ingericht, zoveel mogelijk aansluitend bij de behoefte van de leden. Die aansluiting kan alleen maar gerealiseerd worden met de waardevolle input vanuit de Genootschapsraad: een groep leden die enkele malen per jaar bijeenkomen om samen het beleid uit te stippelen, jaarlijks de bijeenkomstenagenda vast te stellen en ook de Genootschapsbijeenkomsten inhoudelijk voor te bereiden.

Smaken uit de Hortus Lid van de Genootschapsraad word je op uitnodiging en de meeste leden maken ten minste één zittingstermijn vol. In de loop van vijftien jaar hebben 26 leden zitting gehad in de raad en samen mede richting gegeven aan het Genootschap. Om hen daarvoor te bedanken werden zij op 9 oktober 2017 ontvangen voor een raadsledendiner in de Oranjerie van de Hortus botanicus Leiden. Gastheer Leon Kruitwagen, oprichter van het Genootschap, verwelkomde de gasten, samen met Preferred Partner Robin van der Schuyt van Van der Linde Catering + Evenementen. Van der Linde – cateraar en exploitant van deze eventlocatie – serveerde deze avond een driegangendiner op basis van de recepturen van Onno Kleyn uit Smaken uit de Hortus botanicus Leiden en maakte daarbij gebruik van kruiden en specerijen uit diezelfde Hortus. Hét instrument voor live communicatie Bij aanvang memoreerde Leon kort de ontwikkeling van het Genootschap, dat in 15 jaar groeide van 25 naar 255 leden. “Ik realiseerde me in 2002 niet wat een ‘lastige’ club dit zou zijn om bijeenkomsten voor te ontwikkelen. Want eventmanagers zien altijd álles en weten ook altijd alles … beter.” Ook stond hij stil bij de nieuwste ontwikkelingen in het vak van eventmanager. “Het gaat allang niet meer over de logistiek van een event of over de kwaliteit van soep-sla-koffie. Een event is nu hét instrument voor live communicatie. Een tool waarmee je daadwerkelijk iets kunt bewerkstelligen, mensen kunt beïnvloeden. Eventmanagers zijn in staat om mensen 3 à 4 uur bij elkaar

te brengen voor een bepaald doel. Leg dat maar eens uit aan een marketeer die rekent met 2 seconden aandacht voor een advertentie.” Diner met inhoud Bij evenementen van nu gaat het altijd om inhoud, aldus Leon, “en dus zijn we het aan onze stand verplicht om ook dit raadsledendiner van inhoud te voorzien.” De gasten werden uitgenodigd om over de toekomst van hun vak te filosoferen, aan de hand van het onderwerp ‘arbeidsmarkt’. Die arbeidsmarkt is sterk in beweging, onder meer door digitalisering, flexibilisering en nieuwe technologieën, maar ook door de toegenomen aandacht voor werkgeluk. Tussen de dinergangen door waren twee discussierondes geprogrammeerd, rond twee vragen. Hoe gaan de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt het zakelijke evenement veranderen? En: Wat betekenen die ontwikkelingen en hun gevolgen voor de zakelijke events voor jou persoonlijk? In de discussies bleken de aanwezigen vooral geïnteresseerd in wat de ‘verjonging’ van de arbeidsmarkt zou kunnen betekenen. Niet geheel onlogisch, als je bedenkt dat veel (oud-)raadsleden inmiddels 40+ zijn.

Content driven jongeren In de eerste discussieronde wordt duidelijk dat veel raadsleden denken dat het zakelijke event niet wezenlijk gaat veranderen. De ontmoeting blijft altijd belangrijk, wordt wellicht wat minder frequent ingezet; generieke evenementen zullen verdwijnen, ten gunste van de groei van specifieke evenementen. Wat blijft is het communiceren, inspireren en verrassen met persoonlijke aandacht en aandacht voor kwaliteit. Maar vindt de jonge pasafgestudeerde eventprofessional dat ook? Vraagt die niet om communicatie op een heel ander niveau? Ja, zegt een aantal aanwezigen, kijk maar naar wat recruitmentafdelingen tegenwoordig aan ‘employer branding’ moeten doen om personeel binnen te halen. De pasafgestudeerden staan allang niet meer in de rij voor een baan bij bedrijf X, maar vragen ‘wat heeft bedrijf X mij eigenlijk te bieden?’. Velen zijn ook niet zozeer op zoek naar een baan, maar naar ‘projecten’ om aan mee te werken. Het is natuurlijk de vraag of ze daarin intrinsiek geïnteresseerd zijn, of dat ze zich aanpassen aan de huidige dynamiek van de arbeidsmarkt. Want overal – van grote corporates tot gemeentebesturen – wordt


80

De Eventmanager LitF

Leden GvE

De scheidslijnen tussen event-, reclame-, activatie- en communicatiebureaus zijn al dun en zullen verder gaan vervagen tegenwoordig projectmatig gewerkt, al dan niet in tribes en squads, en bij voorkeur met een agile aanpak zoals scrum. Wat verwachten die nieuwe professionals van jouw zakelijke event, ofwel: wat gaan we in de toekomst voor deze doelgroep organiseren? Een van de inzichten van deze avond: de doelgroep young professionals is volledig ‘content driven’. Zij komen alleen naar een event als er iets voor ze te halen valt. Daarom wordt de activatie in het voortraject steeds belangrijker, om de thema’s te lanceren en de doelgroep te enthousiasmeren. PowerPoint, lange bijeenkomsten of social talk tijdens diners? Doe maar niet. En netwerkbijeenkomsten? Eigenlijk ook niet. Jongeren netwerken wel, maar op hun eigen tijd en eigen wijze. Ook weer content driven: niet bij grote netwerkgelegenheden waar ze niemand kennen, maar heel gericht binnen hun eigen netwerk. Imago eventopleidingen Wat betekenen die toekomstvoorspellingen voor de aanwezigen zelf, professioneel gesproken? Hoe ga je de jonge doelgroep triggeren om corporate events bij te wonen? Of moet je misschien helemaal geen personeelsevents meer organiseren? Een voorstel om in de nabije toekomst daar eens diepgaand over te brainstormen krijgt veel bijval. De hamvraag van de avond: blijft het vak ‘eventmanager’ eigenlijk wel bestaan? Of wordt dat in de

nabije toekomst helemaal anders ingevuld? Koffiedik kijken is lastig, maar in de tweede discussieronde komen toch wat toekomstideeën op tafel. Bijvoorbeeld: eventmarketingopleidingen zouden eenzelfde imago en uitstraling moeten krijgen als hotelschoolopleidingen. Namelijk dat ze goed opgeleide mensen afleveren die breed inzetbaar zijn, zowel binnen de hospitality als in elke andere branche waar het draait om klanten/cliënten/gasten. Dan moeten eventopleidingen wel gaan selecteren aan de poort, net zoals hotelscholen dat nu al doen. Want – daar is iedereen het over eens – bij binnenkomst is vaak al duidelijk of iemand het vak in zich heeft niet. De skills kun je leren, de basis moet in je zitten. Nog een toekomstperspectief dat deze avond op tafel komt: de scheidslijnen tussen event-, reclame-, activatie- en communicatiebureaus zijn al dun en zullen verder gaan vervagen. Het event en de eventmanager zouden de spil kunnen worden waaromheen alles beweegt: campagnes, activaties, reclames, direct marketing. Dat biedt voldoende uitdaging voor de komende vijftien jaar. Van eventmanager naar relatiemanager Dirk Prijs – die per 1 januari Leon heeft opgevolgd als directeur van het Genootschap* – kreeg tijdens het raadsledendiner het laatste woord. “Het gebeurt niet vaak dat een vak in de praktijk wordt uitgevonden. De gasten van vanavond horen allemaal bij de eventmanagers die het vak van eventmanager samen hebben vormgegeven. Ik denk dat dat vak in de komende jaren wel degelijk sterk gaat veranderen en nog meer intern gericht gaat worden. In de logistieke kant van het vak is vrijwel iedereen heel goed, daar ga je niet meer in uitblinken. De komende tijd gaat het erom dat het je gaat lukken om jouw interne collega’s uit hun ivoren torens te trekken en ervoor te zorgen dat zij de waarde van het evenement als relatie-event gaan zien en daaraan gaan deelnemen. Het vak van eventmanager gaat verschuiven naar dat van relatiemanager, jullie gaan je bezighouden met: wie ontmoet wie, wanneer en waarom? Dus staan we nu niet meer aan de wieg van het vak, maar aan de wieg van de volgende professionaliseringsslag.”

*Uitgebreid interview met Dirk Prijs op pagina 12.

Illustraties Liselot Röben

81

TALLER TEAM TOEKOMST TIPS (Of waar we stiekem op hopen …)

Last but not least, hoe kijken wij – het Taller Team – zelf naar de toekomst? Alle zes keken we in onze eigen glazen bol en schreven op wat de komende 5 jaar volgens óns zou kunnen gaan brengen.


82

LitF

83

“Ik denk dat events in de komende jaren nog meer zullen bijdragen aan een betere balans binnen organisaties. Als middel om zowel commerciële als niet-commerciële doelen te realiseren. Denk daarbij aan inkomsten genereren, kennis overdragen maar ook nieuw publiek aan je museum binden vanuit de inhoud. Hoewel Platform Museum Locaties, Theater Locaties Nederland, het Genootschap voor Eventmanagers en G14 als organisaties allemaal een eigen karakter hebben, zie ik ook kansen om de leden regelmatig met elkaar in contact te brengen. Sommige thema’s zijn voor iedere eventmanager van belang. Ook hiermee kunnen we onze leden op verrassende manieren inspireren om zich te blijven ontwikkelen.” ANNEMIEKE VAN HEES PROJECTMANAGER

vertellen, delen en ernaar luisteren is zo oud als de weg naar Rome. Een event is een van de middelen om verhalen te vertellen, of dat nu marketingdriven is of om iets te vieren. Live is en blijft volgens mij daarin een belangrijk aspect voor het laten beklijven van de boodschap. Ook als het betekent dat de AV-apparatuur wordt bediend door robots en we met armbandjes met ingebouwde chips gestuurd worden naar onze volgende gesprekspartner. De toekomst maken we tenslotte samen, ook met artificial intelligence!”

weer op tijd los te laten, om open te kunnen blijven staan voor what’s next. Zo voorzie ik dat het vak van eventmanager inhoudelijk gaat verschuiven naar dat van ‘relatiemanager’. Elk zakelijk event is in the end een relatie-event en eventmanagers zullen daar met vaart en verve vorm aan gaan geven de komende jaren. Verdere professionalisering dus, dat is wat ik voorspel. Voor het vak van de eventmanager én voor onszelf.” DIRK PRIJS ALGEMEEN DIRECTEUR

BARBARA VAN BAARSEL REDACTEUR DE EVENTMANAGER

“Vijftien jaar Genootschap voor Eventmanagers, hoe bijzonder is dat! En wat een eer dat ik daar sinds een paar jaar een bijdrage aan mag leveren. Wat gaat de toekomst brengen? Veel jonge en enthousiaste mensen! Die zie je nu al bij G14, maar ook bij de verschillende eventmanagementopleidingen in het land. Goed opgeleide eventmanagers die events van hoge kwaliteit afleveren. Ondersteund door vele enthousiaste, creatieve en gedreven event-freelancers, leveranciers en bureaus. Wel moeten we ervoor waken dat de snelheid en de budgetten die onder druk staan niet de kwaliteit van het event aantasten. Goedkoop is duurkoop en haastige spoed is zelden goed ;).”

“Als mij gevraagd wordt om een toekomstvoorspelling te doen, dan denk ik – net als de meeste mensen – vooral aan wat ik hóóp. Ik hoop op een revival voor de papieren nieuwsbron. Omdat ik ervan overtuigd ben dat fake news daarop minder beklijft; zwart-op-wit valt een leugen veel meer op. Maar ook omdat een papieren nieuwsbron geen irritante pop-up reclames heeft of zo’n achterlijk slideschermpje KAN IK U ERGENS MEE VAN DIENST ZIJN? Nee, dat kun je niet, virtuele dame/heer online, ga lekker jezelf van dienst zijn. Oh wacht, daar ben je natuurlijk ook mee bezig. Als een rupsje-nooit-genoeg sla je alles op wat ik doe: wat mijn blik trekt, wat ik lees, hoe lang ik lees, op welk woord ik wegklik. In elke andere situatie zouden we dat gedrag ‘stalken’ noemen, online heet het ‘clickdata verzamelen’. Daarom hoop ik nóg iets. Dat we het met z’n allen bespottelijk gaan vinden dat dat stalken zomaar kan en daartegen in verzet komen. BAAS-OVEREIGEN-DATA. En een beetje snel graag.”

ROELAND VAN SPAANDONK PROJECTMANAGER

CARLA VAN ELST REDACTEUR DE EVENTMANAGER

“Het stelt mij gerust dat een aantal trendwatchers en -analisten in dit magazine voorspelt dat individualisering plaatsmaakt voor meer holistisch en aanpassend vermogen. Mensen mogen daar best een onsje meer van krijgen, wat mij betreft. Juist dan ontstaat ruimte voor meer samenhang op een bijeenkomst of event, voor het smeden van een gezamenlijk plan van aanpak of herinnering. Dat evenementen en live communicatie blijven bestaan staat buiten kijf; het belang van verhalen

“Eigenlijk kom ik al ruim genoeg aan het woord in deze editie van De Eventmanager, over mijn plannen voor het Taller-team. Wat ga ik daar nog aan toevoegen? Om te beginnen: 5 jaar is een hele lange tijd om vooruit te kijken. Alles gaat zo snel, veranderingen volgen elkaar zonder pauze op. Overal, maar zeker in onze branche. Het is aan ons – onze leden, maar ook het Taller Team – om steeds alle veranderingen vroeg te signaleren, proactief te delen en ze ook

“Na 15 jaar aan het roer te hebben gestaan ben ik in de gelukkige omstandigheid dat kapitein Dirk met al zijn kwaliteiten mijn taak overneemt. Op de achtergrond blijf ik betrokken bij de clubs als zijn adviseur; mocht hij überhaupt nog advies nodig hebben. In de afgelopen tijd heb ik letterlijk afstand genomen en een aantal maanden in den verre doorgebracht. Zoals in het bruisende Buenos Aires, tussen de wilde beesten in Afrika of op eenzame hoogte in de Zwitserse Alpen. Waar ik ook was, de afstand van de dagelijkse event-hectiek in Nederland gaf mij rust en echte ontspanning. Daardoor kreeg ik ruimte in mijn hoofd en tijd om over alles goed na te denken, om te lezen, te observeren, te genieten. Als vanzelf kwamen de (eerste) nieuwe ideeën en inzichten naar boven. Door het dagelijkse werk los te laten en me niet meer overal mee te bemoeien (zo makkelijk opgeschreven maar zo lastig in de praktijk) bleek ik van veel grotere toegevoegde waarde voor Dirk en het team dan voorheen. Ik acht mijzelf bijzonder bevoorrecht dat ik mijn nieuwe rol op deze wijze kan vervullen en van nut kan blijven voor de leden en ons vak. Een van de zaken waar ik me op wil gaan richten, is het eventonderwijs. Op dat gebied zijn nog grote slagen te maken. Goed onderwijs is de basis van elk vak en permanente educatie de toekomst voor alle eventprofessionals. Dus eigenlijk ga ik weer terug naar de basis; van onder af opnieuw beginnen. Maar nu wel met alle kennis en ervaring die ik samen met de leden de afgelopen 15 jaar heb opgebouwd. De cirkel is rond!” LEON KRUITWAGEN FOUNDER


84

15 jaar GvE

85

Feest! 15 jaar Genootschap voor Eventmanagers Foto-selectie, vervolg van pagina 6 en 7.


86

De Eventmanager Inspiratie

Tekst Barbara van Baarsel

De Eventmanager Lid worden

Preferred Bureau D&B Eventmarketing organiseert zo’n 80 tot 100 events per jaar. Een groot aantal hiervan betreft jubilea. Hoe kun je ervoor zorgen dat een jubileumevent een langdurige impact heeft? D&B’s mede-eigenaar Pieter Bas Boertje geeft acht handige tips.

Acht tips voor de organisatie van jouw jubileum 1 Grijp je kans “Als je bedrijf in een transitie zit, is het mooi en zelfs gunstig om het jubileum te koppelen aan die verandering. Bedenk, wanneer een jubileum voor de deur staat, wat de échte vraagstelling is. Is dat ‘hoe gaan we het jubileum insteken’ of is dat ‘hoe gaan we het jubileum gebruiken als springplank voor onze ambities’?” 2 Proud heritage, bright future “Heel mooi om de basis van het bedrijf te laten zien en het te laten voortleven in de toekomst. Want: er is geen toekomst zonder verleden en vice versa.” 3 Begin op tijd “Wanneer je het jubileumjaar strategisch wilt inzetten moet je op tijd starten. Op z’n minst een kwartaal voor de start van het jubileumjaar – zodat je een rode draad kunt spannen door het jaar in de vorm van een jubileumkalender.” 4 De juiste mensen “Wat enorm helpt bij het creëren van draagvlak voor de jubileumkalender is medewerkers in het bedrijf betrekken bij het concept. Kies alleen mensen die een positieve insteek hebben en ook echt willen, want dat zijn de ambassadeurs die het concept daadwerkelijk zullen dragen en laden.”

5 Doelgroepen “Definieer wat jouw stakeholders zijn. De groep om het bedrijf is vaak groter dan waar in eerste instantie aan gedacht wordt. Denk aan ambitieuze studenten of alumni en laat deze potentiële nieuwe werknemers cases voor klanten uitwerken bijvoorbeeld.” 6 Verbind de bestaande initiatieven “Bedenk niet tien nieuwe events om de jubileumkalender van dat jaar te vullen, maar kijk naar wat je al hebt en of je dat onderdeel kan maken van de hele campagne.” 7 Communicatie is key “Gebruik de 360-graden benadering, waarin je kijkt naar alle communicatiemiddelen die je tot je beschikking hebt en opneemt in het plan, zodat alles in elkaar grijpt.” 8 Meten is weten “Wat ga je na het jubileumjaar doen en wat levert de investering je op? Doe een 0- en een 1-meting om meer inzicht te krijgen in de inspanningen en de effecten voor de lange termijn.”

Boeiende bijeenkomsten, uitwisseling vakkennis, praktische tips en veel, héél veel inspirerende verhalen van collega’s. Omdat elke eventprofessional – corporate, non-profit, museaal of cultureel – daarnaar op zoek is, is dat ook precies wat deze clubs hun leden bieden. En jij bent er van harte welkom als lid.

Collega’s ontmoeten…

87

Colofon Magazine De Eventmanager is een uitgave van Taller Events BV, voor leden en relaties van Genootschap voor Eventmanagers, G14, Platform Museum Locaties en Theater Locaties Nederland. Verschijnt drie keer per jaar Oplage 1.500 exemplaren Uitgever Dirk Prijs Hoofdredactie Carla van Elst & Barbara van Baarsel

… bij het Genootschap voor Eventmanagers, G14, Platform Museum Locaties of Theater Locaties Nederland?

Teksten Barbara van Baarsel, Carla van Elst, Lize van Niekerk, Mark Dyson

Wat doen GvE, G14, PML en TLN? Deze vakorganisaties zijn opgericht om de positie van eventprofessionals in de branche te versterken. Bij elkaar vertegenwoordigen deze vier krachtige brancheorganisaties zo’n 500 leden.

Fotografie Barbara van Baarsel, Jordy Wallenburg, Ramon van Jaarsveld, Oger PR, Anja van Weygerden

Contact kunnen maken met vakgenoten, dat is voor veel leden de belangrijkste motivatie voor hun lidmaatschap. Vervolgens ontdekken zij de andere voordelen, waaronder: • kennisevents over wisselende thema’s op het gebied van event- en marketingcommunicatie; • social events voor nuttige contacten in een passend prettige ambiance; • besloten forum voor doorlopende kennis- en informatie-uitwisseling met vakgenoten; • collectieve contracten voor evenementenverzekering en juridische bijstand; • kortingen bij Preferred Partners. Lid worden? www.eventmanagers.nl www.museumlocaties.nl www.theaterlocaties.nl www.g-14.nl

Abonnee worden? Leden van gve, g14, pml en tln ontvangen De Eventmanager als onderdeel van hun lidmaatschap. Niet-leden kunnen een jaarabonnement aanvragen, via 070 36 26 259 of info@deeventmanager.nl. Je ontvangt, tot wederopzegging, 3 nummers per jaar voor slechts € 49.

Illustraties Liselot Röben Ontwerp Studio Maanzaad Druk JPPJ Contact met redactie en advertentieverkoop: info@deeventmanager.nl T 070 362 62 59 De Eventmanager Buitenhof 61 2513 AH Den Haag info@deeventmanager.nl T 070 362 62 59 deeventmanager.nl

Overname van (delen van) artikelen is mogelijk, na vooraf overleg met – en uitdrukkelijke toestemming van – de hoofdredacteur en met bronvermelding. De inhoud van De EventManager is met zorg samengesteld. Desondanks zijn fouten of omissies mogelijk. Uitgever en redactie zijn niet aansprakelijk voor eventuele hieruit voortvloeiende schade.


De Eventmanager | 15  
De Eventmanager | 15  
Advertisement