• Beslutningsplan - Forbered en beslutningsplan til utbygger i forbindelse med materialvalg og tekniske tilpasninger. Noen eksempler på beslutninger som må tas; • Gulvplan, hvor skal det være parkett, tepper eller annet belegg • Fargevalg vegger • Plassering av nettverk og strømuttak i henhold til møbleringsplan • Økonomi byggeprosjekt - Det må føres et regnskap på tillegg og fratrekk i henhold til tilpasning av lokaler utover det som er beskrevet i kravspesifikasjonen. Av erfaring blir ofte løsningene og behovet noe endret etter hvert som man kommer i gang med prosjektet.
4: Interiør • Interiørprosjekt - Registrer alle gamle møbler, kunst og AV-utstyr, som det første som blir gjort - Definer behovet i nye lokaler og finn netto avviket som må kjøpes inn - Lag en kravspesifikasjon som gjør det mulig å sammenligne epler og epler. Legg møbelinnkjøpet ut på konkurranse
5: Driftsavtaler • Kartlegg alle driftsavtaler for eksisterende lokaler og vurder hvilke avtaler som skal flyttes eller sies opp. Flytting er en god anledning til å konkurranseutsette driftsavtaler på nytt.
6: IKT • Datarom - Datarommet må tilpasses av byggherre i forhold til varme, brann og el-infrastruktur - Hardware må flyttes eller kjøpes inn nytt • Møterom - For AV-utstyr som ikke tas med, må det lages en kravspesifikasjon. Be om anbud fra konkurrerende leverandører - Byggherre må få tilbakemeldinger om AV-utstyrets behov for strøm, nettverk og føringsveier • Arbeidsplass IKT - Planlegg ned- og oppkobling av brukerutstyr til arbeidsplasser og fellesområder - Vurder satellitt for strøm og nettverk som monteres i hver arbeidsplass, ofte nødvendig for landskapsplasser - Vurder om det skal investeres i nytt brukerutstyr, telefon, data, nettverk
7. Flytting
leveranser som skal inn i bygget etter overtagelse • Sett av nøyaktig tidspunkt for flytting, ofte er fredag ettermiddag et godt tidspunkt for å unngå nedetid for organisasjonen • Sørg for avtale med flyttebyrå i god tid før selve gjennomføringen, et profesjonelt flyttebyrå skal sørge for alle praktiske forhold i forbindelse med flytting: - Logistikksystem - Emballasje - Flyttemateriell - Parkeringstillatelse ved behov - Heisberedskap - Sikkerhet • Flyttegjennomføring - Vurder om det er noe som kan flyttes på forhånd, for eksempel kunst, arkiver, safer og brannskap - Hovedflytting gjennomføres gjerne fra fredag kl.1700 til lørdag formiddag • Første arbeidsdag - Sørg for å ha organisert henting av brukt flytteemballasje - Vurdere en ekstra oppmerksomhet i lunsjen eller allerede når ansatte kommer på jobb
8. Avvikling og tilbakestillelse av fraflyttede lokaler • Inventar - Kartlegg inventar og løsøre som ikke skal flyttes - Kontakte oppkjøper av bruktmøbler • Kontrakt - Kontakt utleier og avtale forhold rundt tilbakelevering • Tilbakelevering av lokaler - Gjennomfør utrydding, vask og eventuelt vedlikehold avtalt med utleier.
« Av erfaring er det investeringer i nytt interiør og kostander i forbindelse med tilbakelevering av eksisterende lokaler som genererer de største kostnadene. » Eric Øverby, senior prosjektleder hos Relokator AS
• Forberedelser - Tidsplan • Husk å sette av nok tid fra overtagelse av bygg til innflytting. Det bør planlegges med 1 – 3 uker med leveranser av møbler og andre leveranser før innflytting. Lengde på leveranseperiode avhenger av størrelse på bedrift og omfang av
Lokaler/09–2014 | 75