Arvio merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä sekä muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Maakuntahallitus hyväksyi 12. joulukuuta 2011 maakuntaliiton sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan yleisohjeen tulevaksi voimaan 1. tammikuuta 2012. Yleisohje antaa pitkälti työkaluja ja vastauksia vuodelle 2011 asetuille tavoitteille strategisen johtamisen ja johtamisjärjestelmän kehittämisen osalta. Yleisohjeessa sisäisen valvonnan toimenpiteet/periaatteet on määritelty alla olevan mukaisesti: Toimintoihin ja prosesseihin liittyvät valvontatoimet on määriteltävä ja kohdennettava toiminnan luonteen ja siihen liittyvien riskien perusteella. Valvontatoimet voivat alla esitetyn mukaisesti olla ennaltaehkäiseviä, havaitsevia ja korjaavia. Johtamiseen sisältyviä ennaltaehkäiseviä valvontatoimia ovat esimerkiksi: • tehtävien, toimivaltuuksien, tulos- ja raportointivastuiden ja menettelyiden määrittelyt, • esittely- ja hyväksymis- sekä vahvistusmenettelyt päätöksenteossa, toiminnoissa ja prosesseissa, • tehtävien eriyttäminen ja käyttöoikeudet, • prosessikuvaukset ja toimintaohjeet, • toimintojen ja prosessien auditointimenettelyt, • toiminnan tuloksellisuuden ja suoriutumisen arviointimenettelyt, • omaisuuden fyysinen turvaaminen ja • esimiesten valvonta (seuranta ja ohjaus). Toimintoihin ja talouteen liittyviä havaitsevia valvontatoimia (jälkikäteisvalvonta) ovat muun muassa: • toiminnan ja tuloksellisuuden arvioinnit, • toimintaan ja talouteen liittyvät seurantamenettelyt ja täsmäykset sekä • toimintojen ja prosessien sisäiset/ulkoiset arvioinnit. Johtamiseen, toimintoihin ja talouteen liittyviä ennaltaehkäiseviä, havaitsevia ja korjaavia valvontatoimia ovat esimerkiksi: • • • •
tehtävien, velvollisuuksien ja vastuiden osoittaminen henkilöstölle, esittely- ja hyväksymismenettelyt päätöksenteossa, toiminnoissa ja prosesseissa, kehityskeskustelut, henkilöstön suoriutumisen arvioinnit ja otto-oikeuden käyttö.
Maakuntajohtajan ja tulosyksiköiden päälliköiden tehtävänä on valvonnan ja vastuullisen toiminnan toteutumiseksi edistää alaisensa henkilöstön tietoisuutta ja sitoutumista ohjeiden mukaiseen toimintaan työtehtävissään sekä ammatillisen osaamisen kehittymiseen. Esimiesten on järjestelmällisin perehdytys- ja koulutusmenettelyin, prosessikuvausten, kehityskeskusteluiden ja tehtäväkuvien avulla varmistettava, että työntekijät tietävät ja tuntevat omat tehtävänsä ja toimintaa ohjaavat (tulos)tavoitteet.
12