Funções de compras
Élida Tavares
O setor de compras cuida de tarefas essenciais a toda a empresa, que dizem respeito aos produtos dos quais necessita para realizar a prestação de um serviço, como também à compra de todo o material necessário para o consumo interno do estabelecimento. O assistente administrativo Financeiro dá apoio às principais funções de compras da empresa, auxiliando, por exemplo: • Na identificação dos materiais que devem ser adquiridos • Na organização dos documentos necessários às compras. • Algumas etapas são importantes para a realização dessas atividades, como você verá a seguir, mas é importante saber que variações nesses procedimentos podem acontecer, dependendo das escolhas de organização de cada empresa.
Nota fiscal (NF) • Principal documento de comprovação de uma transação comercial ou prestação de serviços. Nela devem constar os principais dados da empresa, como razão social, Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), endereço e inscrição estadual e/ou municipal. Além desses dados, devem também ser registradas na NF informações do produto ou serviço, tais como sua descrição, valor e data de realização. Serve ainda como documento-base para fiscalização do governo e arrecadação de tributos e impostos. Atualmente, a empresa pode optar ainda pela emissão da nota fiscal eletrônica.
Requisição de materiais
• Formulário que deve ser preenchido para que se conheçam os produtos que serão comprados. Nele constam dados como data, número do pedido para futuros controles, descrição do produto, quantidade, valor etc
Pedido (ou ordem) de compra • documento que comprova a realização do pedido de compra. Nele constam informações sobre os produtos e sobre a transação comercial realizada, como prazo de entrega, preços, formas de pagamento etc.
Fatura Outro documento que comprova a transação comercial, mas que Ê utilizado apenas em vendas a prazo. Nele constam basicamente os mesmos dados da nota fiscal, que serve como base para seu preenchimento.
Duplicata Documento basicamente igual à fatura; sua importância se dá pois é esse o documento utilizado como prova de existência de uma dívida a ser paga. Nele consta a assinatura do cliente e, por isso, é usado como prova perante a justiça, em casos de necessidade de comprovação de efetuação de uma transação comercial.
Boleto bancário Atualmente, em função da informatização das empresas, é o documento de cobrança mais utilizado. Nele constam as informações necessárias para a realização do pagamento, tais como valor, dados da empresa, prazo de vencimento etc.
Cadastro de fornecedores Esse tipo de documento é organizado e arquivado com o objetivo de manter atualizadas e disponíveis as principais informações dos fornecedores da empresa. Atualmente, a maioria das empresas organiza esses cadastros de forma eletrônica, por meio de programas específicos ou mesmo de editores de texto ou planilhas.
Atividade Pratica