Controleactiviteiten

Top-down aanpak gebaseerd op de strategische risico’s

Driemaandelijks worden de strategische risico’s van Elia Transmission Belgium geëvalueerd in een reporting aan het auditcomité. Telkens wanneer een bedreiging of potentiële opportuniteiten worden vastgesteld worden actieplannen of specifieke evaluaties van nieuwe risico’s toegespitst op een bepaald thema uitgevoerd.

Bottom-up aanpak met betrekking tot de business

Teneinde nieuwe risico’s te identificeren of veranderingen van de bestaande risico’s te evalueren, blijven de risk manager en het college van dagelijks bestuur continu in contact en zijn ze alert voor veranderingen die een eventuele aanpassing van de risicobeoordeling en van de daaraan verbonden actieplannen vereisen. Aan de hand van uiteenlopende criteria wordt er beslist of het nodig is om de processen van financiële reporting en de daaraan verbonden risico’s opnieuw te evalueren.

Het accent ligt op de risico’s in verband met veranderingen in de financiële en regulatoire omgeving, de industriele praktijken, de boekhoudkundige normen en de ontwikkelingen van de onderneming, zoals fusies en overnames.

Het operationeel management analyseert de risico’s en stelt actieplannen voor. Ingrijpende wijzigingen van de waarderingsregels moeten door de raad van bestuur worden goedgekeurd, na raadpleging van het auditcomité. De risk manager speelt een essentiële rol in het handhaven van de waarde van Elia Transmission Belgium voor de stakeholders en voor de gemeenschap. Het werkt met alle departementen samen om Elia Transmission Belgium optimale kansen te geven met het oog op de realisatie van haar strategische doelstellingen en adviseert de onderneming over de aard en de mogelijke gevolgen van toekomstige risico’s.

3.3 Controleactiviteiten

Voornaamste controleactiviteiten

Elia Transmission Belgium heeft op de verschillende niveaus van haar structuur interne controlemechanismen geïmplementeerd om te waarborgen dat de normen en interne procedures voor het correct beheer van de geidentificeerde risico’s worden nageleefd. Enkele voorbeelden: (i) een duidelijke taakverdeling in de processen om te vermijden dat een enkele persoon een transactie initieert, goedkeurt en registreert; met het oog daarop werden beleidslijnen voor de toegang tot de informatiesystemen opgesteld en bevoegdheden gedelegeerd; (ii) auditmiddelen zijn in de processen geïntegreerd om de eindresultaten in verband te brengen met de onderliggende transacties; (iii) gegevensveiligheid en -integriteit door een correcte toekenning van rechten; (iv) een gepaste documentatie van de processen via de intranetapplicatie Business Process Excellence die de beleidslijnen en procedures centraliseert. De departementsverantwoordelijken moeten ervoor zorgen dat controleactiviteiten geïmplementeerd worden met betrekking tot de inherente risico’s van hun departement.

Proces van financiële reporting

Voor ieder belangrijk risico inzake financiële reporting heeft Elia Transmission Belgium adequate controles gedefinieerd om de kans op fouten tot een minimum te beperken. De rollen en verantwoordelijkheden werden gedefinieerd voor het afsluitingsproces van de financiële resultaten. Voor iedere stap werd een continue follow-up ingevoerd, met een gedetailleerde agenda. Controles worden uitgevoerd om de kwaliteit en de naleving van de in-