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CONTABLIDAD

CONFIGURACION

1. Analíticas: Para crear analíticas debe escoger el tipo de analítica que desea crear, ingresar el código y la descripción. Las analíticas de Proveedores, Clientes, Productos, Empleados, Obreros, Caja y Bancos se crean en su respectivo modulo y se actualiza automáticamente en las tablas de configuración de Contabilidad. (Bancos en configuración del sistema).

2. Centros de Costo: Se crean para obtener un mayor análisis de la contabilidad, pueden ser creados y asignados a un Tipo de Centro de Costo, que se creara previamente. Se podrán generar reportes por tipos de centros de costo o por el centro de costo especifico.

3. Concepto de Gastos : En esta opción se podrán crear conceptos, relacionándolos a cuentas contables para que el usuario en el ingreso de información no necesariamente accese al plan de cuentas, accediendo a los conceptos asignados para su uso. Estos conceptos se pueden consultar en las opciones de Registro de Documentos, Movimientos de Caja Chica Y Movimiento de Entregas a Rendir.

4. Distribución

Se agrega un ítem y se mostrara la pantalla de ingreso de Distribuciones, con el botón de adicionar se crea una nueva tabla de distribuciones.

Se ingresa el código, nombre de Tabla de distribución y según lo necesitado, se puede utilizar cuenta, analítica y centro de costos, solicitara los atributos ingresados en el plan de cuentas.

Se selecciona el check para que se muestre la información en el grid inferior y se ingresa el porcentaje de asignación.

La opción de distribución está operativa en los siguientes módulos:

a) Registro de compras

Se ingresa la cuenta en forma referencial importe y afectación y se selecciona el botón de distribución, mostrara la siguiente pantalla

Se selecciona la tabla de distribución y el sistema calculara los importes.

b) Registro de comprobantes de Diario

Se ingresa la cuenta como referencia, moneda e importe y se selecciona el boton de distribución, el sistema distribuirá según la tabla seleccionada.

c) Registro de facturas por Caja chica y Entregas a rendir.

Se ingresa la cuenta, importe y afectación y se selecciona el botón de Distribución para que se muestren tablas de distribución.

5. Líneas de los Estados Financieros: En esta opción se crean las líneas de los Estados Financieros, se deben seleccionar el Estado Financiero, el Rubro y crear la línea, adicionando las cuentas contables que se deseen que se agrupen en esta línea.

6. Plan de Cuentas: los datos a ingresar son los siguientes:

• Código: Ingrese él número de la cuenta

• Activo: Coloque el aspa para que este active, de lo contrario no aparecerá cuando llame al plan de cuentas en los módulos de ingreso de cuenta contable.

• Descripción: Ingrese el nombre de la cuenta (tiene 60 caracteres)

• Movimiento: Si es una cuenta título no coloque el aspa, solo colóquela en los casos de cuentas de ingreso de datos.

• Monetaria: indica si la cuenta va a ser sujeta al ajuste por diferencia de cambio automático del sistema, si coloca que es monetaria tiene que ingresar a que tipo de cambio desea que se actualice (compra o venta), además debe de ingresar las cuentas de ajuste de cambio, tanto para perdida y ganancia, se deberá activar el check de documento, si se desea que el ajuste se realice por cada documento (cuentas de Clientes y Proveedores), si no se activa el check de documento el sistema generara la diferencia de cambio por el saldo en dólares de la cuenta, ajustándolo al tipo de cambio indicado.

• Centro de Costo: indica si la cuenta adicionalmente acezará a la tabla de centros de costos.

• Tipo de Contabilidad Oficial-Patrimonial: En este rubro se puede definir una cuenta sola para un tipo de contabilidad o para ambas (Oficial: datos de acuerdo a la Legislación Local, Patrimonial: datos propios de cada compañía, como una diferente tasa de depreciación)

• Tipo de Analítica: cuenta con la ayuda de escoger la que necesita si existiera alguna cuenta que no necesitara analítica debe de escoger “No Definido”

• Cuentas Autogeneradas: colocar las cuentas de destino, el sistema permite trabajar con la clase 6 o con la clase 9, indistintamente.

• Documento: Para las cuentas que manejan auxiliar como proveedores y clientes, donde se manejan documentos se debe marcar el aspa para indicar que la diferencia de cambio se realizara por cada documento., activar el check tambien a las cuentas que controlan cuenta corriente, para que al generar el asiento de apertura, se transfieran por documento.

• Cuentas de Ajuste por diferencia de cambio: colocar las cuentas de ajuste de cambio y se debe asegurar que estén creadas en el plan de cuentas y apliquen movimiento, ingresar en forma obligatorio el centro de costos, activar el check de documento a las cuentas que generan cuenta corriente como las de clientes y proveedores, donde la diferencia de

cambio se genera a nivel documento. Activar este check también para las cuentas de movimiento de soles, para que al generar el asiento de apertura se genere a nivel de documento.

• Grupo de reporte Centro de Costos, se asigna el código de la tabla, para la generación en la secuencia creada y se mostrara el Estado de Función por centro de costos anual, según esta definición.

• Tipo de cambio de traslación a dólares, se asigna solo a las cuentas que controlan soles y cuando se realiza el proceso de traslación de soles a dólares, para poder tener un balance expresado en dólares, se debe seleccionar, si la traslación será con el tipo de cambio de cierre de mes, promedio, histórico

7. Rubros de los Estados Financieros: Este concepto agrupa varias líneas de los Estados financieros y es necesario indicar a que tipo de total de rubro corresponde, adicionalmente se le debe indicar a que Estado Financiero pertenece y la posición de ubicación.

Ejemplos:

Balance General:

• Activo Corriente (posición 1)

• Activo No Corriente (posición 2)

• Pasivo Corriente (posición 3)

• Pasivo No Corriente (posición 4)

• Patrimonio (posición 5)

Estado de Ganancias y Pérdidas por Función:

• Utilidad Bruta (posición 1, descripción y footer igual, total rubro: utilidad operativa)

• Total Gastos Operativos (posición 2, descripción y footer igual, total rubro: utilidad operativa)

• Total, Ingresos y Egresos (posición 5, descripción y footer igual, total rubro: utilidad y participaciones antes de impuestos). Este ítem es para ambos estados de resultados.

• Impuesto a la Renta (posición 6, descripción y footer igual, total rubro: utilidad o perdida del ejercicio). Este ítem es para ambos estados de resultados.

Estado de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza:

• Margen Comercial (posición 1 descripción y footer igual, total rubro: valor agregado)

• Valor Agregado (posición 2, descripción y footer igual, total rubro: valor agregado.

• Excedente Bruto de Explotación (posición 3, descripción y footer igual, total rubro: resultado bruto de explotación)

• Excedente de Explotación (posición 4, descripción y footer igual, total rubro: Resultado de explotación.

• Total, Ingresos y Egresos: creado para ambos reportes

8. Tipos de Analíticas: Estos tipos de analíticas son los maestros donde se van a agrupar diferentes conceptos, tales como Proveedores, Clientes, Productos, Caja Chica, Bancos, Terceros, Empleados, etc. Se crean con el fin de tener un mayor nivel de análisis de una cuenta, ya que van relacionados a esta, es decir, se crea la cuenta de Cuentas Corrientes Bancarias y se anexa la analítica del Banco, esta es la que contiene el detalle de los movimientos, y no es necesario crear cuentas contables para cada Banco porque esto se simplifica con la analítica.

9. Tipos de Asiento: Son los códigos de subdiarios o vouchers, se pueden crear para todos los tipos de operaciones que se desee distinguir, el código se mostrara en los reportes oficiales del sistema, en el campo código Sunat colocar el código del Libro para que se muestren en los Libros oficiales.

Ejemplo:

• Asiento de Registro de Ventas

• Asiento de Registro de Cobranzas

• Asiento de Provisiones Varias

10. Tipos de Centros de Costos: En esta opción se crean los tipos de centros de costos que agruparan a varios centros de costos.

11. Totales por Rubro: Este concepto totaliza varios rubros de los Estados Financieros y deben de ser creados para el Balance General, Estado de Ganancias y Perdidas por Función y Estado de Ganancias y Perdidas por Naturaleza.

Ejemplos:

Balance General:

• Total, Activo

• Total, Pasivo y Patrimonio

Estado de Ganancias y Pérdidas por Función

• Utilidad Operativa

• Utilidad antes de Participaciones e Impuestos

• Utilidad o Perdida del Ejercicio

Estado de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza

• Valor Agregado

• Resultado Bruto de Explotación

• Resultado de Explotación

• Utilidad antes de Participaciones e Impuestos

• Utilidad o Perdida del Ejercicio

INTERFASE CONTABLE

Esta opción del sistema tiene los siguientes procesos:

DEFINICIÓN DE CUENTAS

En este módulo se define un asiento plantilla para las operaciones del sistema, se especifica la cuenta; si es un movimiento deudor o acreedor, el rango de analíticas que especifica una determinada cuenta, y en con qué tipo de asiento se desea se contabilice.

Las operaciones comerciales que se contabilizaran automáticamente bajo esta parametrización son las siguientes:

Modulo de Inventarios

- Salidas Valorizadas

- Ingresos Valorizados (tipos de movimientos no asociados a órdenes de compra)

Modulo de Clientes

- Registro de Ventas

- Registro de Anticipos

- Registro Anticipos Totales

- Registro de Muestras de ventas

- Registro de ventas de exportación

- Registro de ventas relacionadas

- Registro de ventas Personal

- Registro de ventas Terceros

- Cobranza de Documentos

- Canje de Letras por Cobrar

- Anulación canje de letras por cobrar

Modulo de Proveedores

- Registro de Compras

- Canje de Letras por Pagar

- Anulación de letras por pagar

Modulo de Tesorería

- Libro Bancos

- Caja Chica

- Entregas a Rendir

- Pagos Diversos Proveedores

Modulo de Producción

- Ordenes de servicio directas

- Ordenes de servicio indirectas

- Productos en proceso

- Productos Terminados

Modulo de Activo Fijo - Depreciación

Modulo de Planillas - Planillas

Ejemplo: Registro de Ventas

El valor neto de la factura puede repetirse tantas veces como cuentas diferentes se utilicen para su contabilización, la cuenta de ventas se define en base al código de los productos, es importante mencionar, que para obtener una correcta contabilización la codificación de los productos debe contemplar este aspecto.

La contabilización debe definirse por tipo de documento Factura, Boleta, Nota de Débito, Nota de Crédito.

GENERACIÓN DE PREDIARIO

En esta opción se ejecuta el proceso de contabilización de todas las operaciones antes definidas con un asiento plantilla, se coloca el rango de fecha que se desea contabilizar y el sistema le asigna un numero de voucher.

Estas operaciones se contabilizan en él modulo de comprobantes en la opción de prediario, para ser revisados o actualizados, la contabilización se efectúa por cada tipo de operación y rango de fechas.

El numero que genera de Origen, corresponde al código del tipo de asiento asignado a la operación y el voucher, es el correlativo automático, ambos números son colocados a cada documento del Modulo que se contabiliza, para que se indique que ese ítem esta contabilizado.

El botón de descuadres, muestra un reporte de aquellos ítem que se encuentren descuadrados.

CONSISTENCIA MOVIMIENTO DE INVENTARIOS

Este reporte muestra todos los documentos que han tenido movimientos en el Modulo de Inventarios, pero no tienen interfase contable, el estado R indica que es una operación de Transferencia entre Almacenes y estado A, el documento se encuentra Anulado, el filtro de selección es por Ingresos y Salidas valorizadas.

MIGRACION DE ASIENTOS CONTABLES

En esta opción se permite migrar de un Excel información al prediario, el botón de “Exportar formato Excel vacio” detalla los campos que se deben llenar para poder migrar la información.

Para iniciar la migración seleccionar la información de año, mes, fecha, tipo de asiento, glosa o descripción y seleccionar el botón de “…” que indica Selección de archivo Excel, si tiene alguna información de cuenta, analítica o centro de costo, al procesar se emitirá la validación respectiva y no se migrara la información hasta que sea corregida.

VALIDACION DE ASIENTOS CONTABLES

Permite validar los movimientos de los módulos con las interfases contables definidas emitiendo un Excel de los ítems pendientes de definición contable. Esta opción no valida los movimientos de inventarios que tienen su propia opción de validación.

COMPROBANTES

En este módulo existe dos formas de ingreso:

• Ingreso automático del sistema, proveniente de la opción de generación de prediario.

• Ingreso manual de asientos de operaciones no contempladas en los módulos del sistema. (asientos de ajustes, provisiones, etc.)

• Migración de asientos por la opción de migración de asientos

Tipos de comprobantes:

Prediario: Recibe las operaciones de generación automática del sistema, se puede acceder manualmente y la información puede ser modificada o eliminada.

Diario: Tiene también un ingreso manual, la información puede ser modificada o eliminada, pero cuando la información esta en este comprobante significa que ya se encuentra contabilizada y se pueden generar reportes financieros en base a ella, por el contrario, en el prediario la información se encuentra en estado de pendiente para su revisión. Para poder pasar la información ingresada en un prediario a un diario se debe de oprimir el botón de “Transferir” y escoger que información desea transferir, la información desaparecerá del prediario y aparecerá en el diario, esta opción es reversible, es decir si existiera algún motivo para devolver la información al prediario, se puede hacer a través de la misma opción.

Ingreso de Comprobantes:

Para ingresar información al diario o prediario el procedimiento es el que se detalla a continuación:

Teclear el botón de “Añadir”, y le aparecerá la siguiente pantalla

- Asiento: deberá escoger el tipo de asiento al que pertenece la operación que va a Registrar

- Fecha: ingrese la fecha de la operación a registrar.

- Tipo de Contabilidad: si desea accesar a un tipo de contabilidad en especial solo debe de marcar a cuál de ellas, si desea que la operación se registre en ambas contabilidades marque las dos.

- La información que se ingrese en un tipo de contabilidad específico, solo aparecerá en los Estados Financieros del mismo.

Existe una búsqueda rápida en esta pantalla, y puede ser por Número de Registro o Cuenta contable.

Los parámetros anteriores son la cabecera del registro de comprobantes, para acceder al ingreso del detalle (ingreso de cuentas) tiene que presionar el botón de “Nuevo” (Hoja) y le aparecerá la siguiente pantalla:

Ingreso de Detalle de Asiento Contable: Aquí se ingresan los datos de cuentas, analíticas, centros de costos documentos de referencia, fecha, importe y moneda y si la cuenta es deudora o acreedora, para grabar el detalle solo tiene que actualizar la información con el botón correspondiente.

El sistema registrara el usuario que registra la operación, y si el asiento proviene de un módulo, se registrara el usuario que genere la interfase, cuando el asiento se transfiera a Diario se registra el segundo usuario de aprobación.

Anulación de Comprobantes:

Para poder eliminar un comprobante, debe de estar dentro de la opción de prediario y escoger la opción de anular.

PROCESOS

En este módulo se ejecutan los siguientes procesos:

CIERRE DE MES

Al ejecutar este proceso el sistema va a trabajar con la información que se encuentra registrada en el DIARIO y generara 3 cálculos:

- Diferencia de cambio: Este proceso genera la diferencia de cambio de todas las cuentas que fueron indicadas en el plan de cuentas con este atributo, existe dos tipos de diferencia de cambio:

- Diferencia de cambio de Saldos: solo generara diferencia de cambio del saldo en dólares de la cuenta.

- Diferencia de cambio por documento: Validara la información de código, tipo de documento, numero de documento y moneda, y generara la diferencia de cambio por cada documento registrado en la cuenta, por saldos, si se encuentra pendiente de meces anteriores y de movimientos del mes.

- Generación de Destinos: el proceso generara las cuentas autogeneradas que fueron indicadas en el plan de cuentas, cargo y abono, clase 6 o clase 9.

- Saldos para el mes siguiente: este proceso creara los saldos iniciales para el mes siguiente, al mes que se encuentra procesando.

El proceso de Cierre de Mes puede ejecutarse varias veces en un mes, la información generada por este proceso se actualizará cada vez que este se ejecute, por lo tanto no existe la posibilidad de una duplicidad de información.

CIERRE DE AÑO

En este proceso se efectúan los siguientes pasos:

• Establecer la secuencia de cierre por grupo : Se escoge un grupo de cuentas (a nivel de dos dígitos) y se establece con que cuenta se debe cerrar, en este proceso el sistema cancelara los saldos del grupo de cuentas escogidas generando un asiento de cierre en el Prediario que deberá ser trasladado al Diario, este procedimiento se repite para todas las cuentas de Resultados, se revisa que las cuentas ya no muestren saldos y se procede con el siguiente paso.

• Establecer la secuencia de cierre por cuenta: en este nivel se crearan las secuencias de cierre por cada cuenta determinada (clase 8), generara un asiento de cierre en el Prediario.(Se traslada

los saldos de la clase 8 a las cuentas de patrimonio). Este asiento también se deberá trasladar al Diario.

• Generar los saldos iniciales: el sistema creará el asiento de saldos iniciales en el movimiento de apertura del sistema de todas las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, existirá una diferencia en el asiento, que es el resultado del ejercicio, el usuario deberá ingresar a modificar este asiento y colocar el resultado del ejercicio en la cuenta correspondiente (Resultados Acumulados)

Este proceso mostrara los saldos de cada cuenta y su respectiva analítica con cada documento pendiente al ejercicio anterior, si las cuentas se llevan en dólares mostrara los saldos en dólares y soles al tipo de cambio de cierre (para que los saldos se generen correctamente se debe haber llevado en el sistema el calculo de diferencia de cambio automática, si no es así el sistema mostrara los movimientos en dólares y los soles originales sin considerar ningún ajuste.

El cierre de año es un proceso que se puede generar varias veces, solo se deberán trasladar los asientos de cierre al Prediario y eliminarlos y volver a generar el proceso.

Este proceso se debe generar después de efectuado el cierre definitivo del Cierre de Mes de Diciembre para que tome los saldos finales de las cuentas, validar que en el plan de cuentas, las cuentas de cuentas corrientes en soles, tengan activado el check de Documento para que se genere el apertura con el detalle por documento.

CIERRE DE MODULOS

En esta opción se podrán aperturar y cerrar los diferentes Módulos del sistema, cuando la información de un mes se encuentre terminada y no se desee hacer modificaciones adicionales.

Se pueden abrir y cerrar meces según el usuario lo necesite, no se necesita de ningún proceso adicional.

PROCESOS DE VALORIZACIÓN

Esta opción calcula los costos unitarios de los productos y valoriza todas los movimientos de salida de almacenes, también valoriza todos los movimientos de ingreso a los que se les haya colocado un tipo de movimiento que “Valoriza Automáticamente”

El tipo de valuación se configura en el modulo de Configuración, botón Opciones del sistema, ítem Opciones del sistema, se pueden utilizar, Promedio, Ueps y Peps, también se debe definir si la valorización sera por Almacén o Global, de ser este ultimo, no se valorizaran las transferencias entre almacenes, ni se mostraran en los libros oficiales.

Este proceso necesita que la información de Inventarios este validada y que se revisen los siguientes procesos:

• Reporte de Saldos Negativos

• Proceso de Kardex

PROCESOS DE TRASLACION

Esta opción utiliza las cuentas configuradas en el plan de cuentas y el tipo de cambio asignado, generando el ajuste en dólares de las cuentas en soles, para que se encuentren expresados en dólares, se configura una sola vez, la cuenta y centro de costos donde se generara el asiento de traslación, que solo será en moneda dólares

Resultado traslacion, muestra los calculos realizados por el proceso.

El Sistema cuenta con los siguientes reportes contables:

SALDOS CONTABLES

Este reporte puede solicitarse por un rango de meses especifico, por cuenta, por centro de costo, por tipo de contabilidad.

COMPROBANTE DE DIARIO

Este reporte muestra las operaciones del mes que se solicita agrupadas por comprobante y tipo de asiento, indicando los movimientos autogenerados.

BALANCE DE COMPROBACIÓN

Este reporte puede ser solicitado de acuerdo a los niveles de agrupación con que se ha ingresado el plan de cuentas, si no se siguió una estructura igual para todas las cuentas, se puede generar hasta el máximo de 10 dígitos, y el reporte mostrara los saldos de todas las cuentas que tienen movimiento.

CONSULTA DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN

En esta consulta se mostrarán los movimientos del mes seleccionado y se podrá consultar una cuenta dando doble clic en la línea y cuenta deseada, hasta el detalle del registro de la operación.

MAYOR AUXILIAR ANALÍTICO ESTRUCTURAL

Este reporte muestra todas las cuentas con analíticas, con centros de costo y cuentas individuales, además figuran los importes en dólares de aquellas operaciones registradas en esa moneda. El reporte puede ser solicitado en forma “Detallado” o “Resumido”, en el primer caso mostrara los movimientos por documento y analítica y en el segundo caso, no totalizara por analítica y agrupara los movimientos del Registro de Ventas y Registro de Compras.

BALANCE GENERAL

Este reporte se origina de la parametrización de los Estados Financieros en el Modulo de Configuración y muestra los resultados del mes actual y lo acumulado hasta el mes anterior.

ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

Existen dos tipos de Estados de Ganancias y Perdidas, por Función y por Naturaleza, ambos muestran las operaciones del mes actual y lo acumulado al mes anterior.

Para poder contar con la información correcta en cada reporte, debe asegurarse de correr el proceso de cierre de mes correspondiente, este proceso actualiza la autogeneración de cuentas, diferencia de cambio y saldos anteriores.

CUADRO DE SALDOS MENSUALES

Este reporte se generará a Excel y mostrará los movimientos de las cuentas mensuales de todo el año seleccionado, se puede solicitar hasta un máximo de diez dígitos.

CUADRO DE SALDOS MENSUALES POR CENTROS DE COSTOS

Este reporte se generará a Excel y mostrará los movimientos de las cuentas mensuales de todo el año seleccionado, agrupado por centros de costos, se puede solicitar hasta un máximo de diez dígitos.

Este reporte también se puede generar seleccionado por Tipo de Centro de Costo.

VALORIZACIÓN

Este reporte muestra un kardex valorizado, mostrando todos los movimientos de los productos y calculando los costos unitarios y mostrando el total de la valorización por cada movimiento, puede solicitarse por “Detallado” mostrar al nivel de cada transacción los movimientos en el almacén, “Resumido” mostrara los totales de ingreso y salidas de los productos del almacén, puede ser agrupado por “Producto” y “Línea”.

NOTAS DE INGRESO VALORIZADAS

El reporte mostrara las notas de ingreso del almacén , los productos ingresados en cantidad y costos.

NOTAS DE SALIDAS VALORIZADAS

El reporte mostrara todos los movimientos de salidas del almacén y si se genero el “Proceso de Valorización” mostrara el costo asignado por el proceso a cada producto.

ANÁLISIS DE CUENTAS

Este reporte muestra los movimientos de la cuenta solicitada, según los parámetros ingresados.

SALDOS DE KARDEX VS VALORIZACION

Este reporte muestra si existieran diferencias entre los saldos mensuales del Kardex y la valorización, se debe consultar cada mes para verificar no existan diferencias y de ser necesario volver a generar el proceso de Kardex y valorización

REPORTES SUNAT

Para poder utilizar estos reportes deben haber definidos todos los códigos Sunat en las tablas de configuración, del Módulo de Configuración, Modulo de Contabilidad y haber asignado las tablas a los maestros respectivos de cada módulo, según el reporte a generar