EDITEL Journal 2/2015 AT

editelJOURNAL UNTERNEHMENSNEWS DER EDITEL GRUPPE WIEN

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PRAG

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B R AT I S L AVA

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BUDAPEST

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© Petra Spiola

EDITORIAL Neue Wege gehen Elektronischer Datenaustausch ist das digitale Rückgrat der Warenbeschaffung zwischen Handel und Mag. Peter Franzmair Industrie. In der Tat ist es beeindruGeschäftsführer ckend zu sehen, welchen Nutzen Editel Austria viele unserer Kunden aus der Optimierung ihrer Nachschubprozesse ziehen, die sie bereits in die tägliche Praxis umgesetzt haben. Potential für EDI besteht aber auch in vielen anderen Branchen neben dem Konsumgüterbereich: Das jüngste Beispiel ist das eines ungarischen Start-up Unternehmens, das e-Business Lösungen für Rechtsangelegenheiten anbietet. Gemeinsam mit EDITEL wurde hier eine Lösung entwickelt durch die Geschäftsabläufe im Rechtswesen automatisiert und optimiert werden können. Lesen Sie dazu mehr auf Seite 4.

Die Qualität und Sicherheit unserer Prozesse und Services ist für uns sowohl bei bestehenden als auch bei der Erschließung neuer Branchenlösungen der wichtigste Aspekt. Wir haben uns daher besonders über die erfolgreiche Absolvierung der ISAE 3402 Typ II-Prüfung durch den unabhängigen Wirtschaftsprüfer Ernst & Young gefreut.

Geprüft wurde die Zweckmäßigkeit der Qualitätssicherungsmaßnahmen sämtlicher Serviceleistungen, die gegenüber dem Kunden erbracht werden (Seite 4).

DIGITALES FACILITY ­MANAGEMENT Monatlich 3.000 Fakturen werden bei Facility Manager ISS jetzt automatisiert geprüft und verarbeitet.

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agtäglich perfektioniert Facility Manager ISS für seine Kunden Arbeitsabläufe in den verschiedensten Bereichen vom Flughafen, Catering bis zur Gebäudetechnik. Jetzt hat es das Unternehmen auf die eigene Buchhaltung abgesehen. Knapp 3.000 Papierrechnungen erhält ISS von einem seiner Hauptlieferanten rein elektronisch über EDI (Elektronischen Datenaustausch).

Kein manueller Aufwand „Wir sind mit unseren Facility Services in verschiedensten Branchen und Bereichen tätig. Dadurch verfügen wir über eine recht komplexe Struktur von Niederlassungen und Geschäftspartnern. Den Rechnungseingang all dieser Partner manuell zu managen war zeitaufwändig und fehleranfällig. Nun läuft alles automatisiert, kein Einscannen, manuelles Prü-

Erfahren Sie in unserem Journal darüber hinaus, wie sich der EDI-Alltag bei einigen Landestöchtern eines Handelsriesen wie BILLA darstellt (Seite 3) oder wie Facility Manager ISS neue Wege in der Optimierung seiner elek­ tronischen Rechnungslegung beschreitet (Seite1).

Viel Spaß beim Lesen!

Ihr Peter Franzmair

THEMEN DIESER AUSGABE Rechnungslegung bei ISS 1 Elektronische Facility Management-Unternehmen spart rund eine halbe Arbeitswoche dank e-Invoice.

DI-Zusatzmodul für Sage ERP-System 2 ESage-Kunden können ab jetzt ganz einfach EDI-fähig werden. optimiert weiter Warenbeschaffung 3 Billa Business Monitoring-Lösung sorgt für transparente Abläufe bei Billa Tschechien.

Implementierung der Bestätigungsnachricht COMDIS bei Billa Slowakei.

KURZ NOTIERT WKÖ Kongress zur E-Rechnung zeigt Vorteile von EDI http://wko.at/e-rechnung Fachkongress - Digitale Logistik verbindet Unternehmen http://www.industrieweb.at/fachkongressdigitalelogistik Das war der ECR Austria Tag http://www.ecr-austria.at/fotos-infotag-2015

Innovatives Datenmanagement beim BVL Ennovation Day http://www.bvl.at

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Lex und EDITEL optimieren die Rechtswelt 4 ­RiAutomatisierte Prozesse zur Verwaltung von echtsangelegenheiten.

EDITEL ist ISAE 3402 Typ II geprüft Ernst&Young bestätigt Qualität der EDITEL Kontrollsysteme.

Das EDITEL JOURNAL erscheint als Beilage zur GS1 Austria Information mit einer Auflage von 13.000 Stück in deutscher sowie in englischer, tschechischer und ungarischer Sprache für unsere Kunden außerhalb Österreichs; als epaper abrufbar unter www.editel.at/presse/ publikationen. Schreiben Sie uns. Wir freuen uns über Ihre Anregungen an info@editel.at.

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editelJOURNAL Unternehmensnews der EDITEL Gruppe

„Wir sparen in der ­Buchhaltung rund eine halbe Arbeitswoche: Mehr an Überzeugungs­ arbeit hat es bei den Kollegen nicht ­gebraucht.“ Harald Denk, IT-Leiter, ISS

IN KÜRZE DI im Facility Management E Implementierung eines elektronischen, vollautomatisierten Rechnungslegungs­ prozesses Eine zentrale Schnittstelle für alle Geschäftspartner Projektumsetzung innerhalb von nur drei Monaten EDITEL-Services EDI-Kommunikation über eXite® EDI-Integration als Managed EDI-Service Consulting

fen und Eingeben ins ERP-System mehr. Wir sparen dadurch in der Buchhaltung rund eine halbe Arbeitswoche: Mehr an Überzeugungsarbeit hat es da bei den Kollegen nicht gebraucht,“ erzählt IT-Leiter der ISS Harald Denk.

Rasche Umsetzung Bei der technischen Umsetzung wurde ISS von EDI-Provider EDITEL unterstützt: „Wir haben die Integration der Rechnungsdaten in das unternehmenseigene ERP-System für ISS und seine Geschäftspartner übernommen, damit die Informationen nicht nur ausgetauscht, sondern auch problemlos verarbeitet werden können. Übertragen werden die Daten über unsere EDI-Plattform eXite®. Das garantiert eine sichere Übermittlung in Echtzeit, aber auch die einfache Anbindung weiterer Geschäftspartner“, so Björn Neumann, EDI Spezialist bei der EDITEL. Die Anbindung weiterer Partner ist auch das Ziel der nächsten Monate. „Wir haben unsere Rechnungsverarbeitung jetzt schon viel effizienter machen können. Daher möchten wir natürlich so viele Geschäftspartner wie möglich anbinden“, fügt Denk abschließend hinzu. n

ÜBER ISS FACILITY SERVICES ISS ist in Österreich flächendeckend mit 12 Niederlassungen und rund 7.500 Mitarbeitern vertreten und damit einer der größten Arbeitgeber Österreichs. Der Umsatz betrug im Jahr 2014 211 Mio. Euro. Weltweit beschäftigt ISS 510.000 Mitarbeiter in über 50 Ländern und erwirtschaftete 2014 einen Jahresumsatz von rund 10 Mrd. Euro.

WIN-WIN: DESADV & GS1 TRANSPORTETIKETT

EDI-ZUSATZMODUL FÜR SAGE ERP-SYSTEM

© iStock.com/shapecharge

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usiness Software vertreibt sein ERP-System Sage Office Line ab jetzt mit integrierter EDI-Schnittstelle zur EDITEL-Plattform eXite®. Einfach und unkompliziert können Unternehmen so elektronische Dokumente über EDI austauschen und nahtlos in ihre Geschäftsprozesse integrieren. „Die Erweiterung ermöglicht unseren Kunden den Zugang zur EDI-Plattform eXite® der EDITEL und damit zu über 15.000 Unternehmen aus einer Vielzahl von Branchen. Wir reagieren damit auf die steigende Nachfrage unserer Kunden nach einer EDI-Integration“, so Ge-

schäftsführer der Business Software GmbH DI Johannes Schwaiger. Das EDI-Zusatzmodul kann ohne großen Aufwand in neu zu implementierende sowie bestehende ERP-Lösungen inte­ griert werden. Von elektronischen Bestellungen, Lieferscheinen oder Rechnungen können sämtliche Informationen sicher und nachvollziehbar in Echtzeit ausgetauscht und automatisiert verarbeitet werden. n www.business-software.at www.editel.at/loesungen/­­ edi-integration

ine eindeutige Identifikation sowie Rückverfolgbarkeit logistischer Einheiten über die gesamte Versorgungskette – dies ermöglicht das GS1 Transportetikett. Kombiniert mit dem elektronischen Lieferschein DESADV kann der Warenfluss optimal mit dem Informationsfluss verbunden werden.

Der Handel profitiert: 30 Minuten Zeit­ ersparnis pro Palette können es bei der Warenannahme sein und auch die Rechnungsprüfung profitiere und erspare sich, laut aktueller GS1 Austria Studie, aufwändige manuelle Arbeitsabläufe. Die Leiterin der Studie, Univ.Prof. Dr. Maria Madlberger, betont darüber hinaus, es sei weniger ­bekannt,

dass auch die Industrie vom GS1 Transportetikett und der ­ DESADV profitiere. Ein Fallbeispiel der Studie zeigt auf, wie die DESADV in Verbindung mit dem GS1 Transportetikett die unternehmensinterne Qualitäts­ sicherung revolutionieren kann. Und auch Logistikdienstleister befürworten und unterstützen die Integration von GS1 Transportetikett und dem elektronischen Lieferschein. Die DESADV verbessert ihnen zufolge die Lieferqualität und davon profitieren Handel und Industrie gleichermaßen. n www.editel.at/news/aktuelles/ artikel/gs1-austria-desadv-studie

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BLICK IN DEN BILLA EDI-BETRIEB BUSINESS MONITORING BEI BILLA TSCHECHIEN

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ausende Bestellungen verlassen Tag für Tag tschechische BILLA Filialen und garantieren die gewohnte Sortimentsvielfalt im Regal. Um den Bestell- und Lieferprozess noch genauer prüfen und verwalten zu

IN KÜRZE usiness Monitoring-Lösung B bei BILLA Tschechien Zentrale Kontrolle der Bestell­ abwicklung in lokalen Filialen Schnelles Erkennen von Abweichungen zwischen Bestellung und Lieferung

www.billa.cz www.editel.cz

können, hat BILLA Tschechien die Business Monitoring-Lösung der EDITEL im Einsatz. Auf einen Blick kann damit die BILLA-Zentrale in Prag sämtliche elektronischen Bestellungen sowie dazugehörige Lieferscheine der angebundenen Filialen prüfen. „Mit der Lösung können wir die Bestellabwicklung unserer Filialen um ein Vielfaches effizienter gestalten. Mengenangaben bei Bestellungen und Lieferungen können beispielsweise abgeglichen werden.

Abweichungen fallen so viel schneller auf und können künftig vermieden werden. Das erleichtert auch die Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten“, erläutert Pavel Moša, IT-Leiter bei BILLA Tschechien, die Vorteile von Business Monitoring. Die

Auswertungen basieren auf den Daten, die über die EDITEL ­ EDI-Plattform eXite® ausgetauscht werden: „Die Erweiterung der bestehenden EDI-Infrastruktur mit dem Business Monitoring-Modul ermö­ glicht B ­ ILLA eine noch transparentere Organisation ihrer Bestell- und Lie-

ferprozesse. Natürlich ist die Lösung auch für die Überwachung der elek­ tronischen Rechnungslegung geeignet. Hier richten wir uns ganz nach den Anforderungen unserer Kunden und können die Lösung jederzeit ausbauen“, ergänzt EDI-Spezialist ­ ­Tomas Adámek der EDITEL. n

e-INVOICE-OPTIMIERUNG DURCH COMDIS BEI BILLA SLOWAKEI

BESTÄTIGT!

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© GS1

omplexität meistern – dies ist eines der Hauptziele elektronischer Geschäftsprozesse. Auch aus diesem Grund ist bei großen international vernetzen Handelsunternehmen wie BILLA die stetige Weiterentwicklung der EDI-Infrastruktur ein wichtiger Bestandteil einer nachhaltig optimierten Warenbeschaffung. Heuer hat die slowakische Niederlassung des Handelsriesen den elektronischen Rechnungslegungsprozess ins Visier genommen. Implementiert wurde, gemeinsam mit EDI-Partner EDI-

TEL, die Bestätigungsnachricht COMDIS (commercial dispute message). Diese informiert den Hersteller über Liefermängel, wie beispielsweise­beschädigte Ware, unvollständige Lieferungen oder auch Lieferverspätungen. Bevor eine Rechnung ausgestellt werden kann, muss der Mangel geklärt und behoben werden: „Durch diese Statusmeldung hat der Händler die Möglichkeit, den Warenbeschaffungsprozess noch besser nachzuvollziehen, Fehler und Abweichungen schneller zu erkennen und

letztendlich den Rechnungsprozess effizienter abzuwickeln“, erläutert Tomáš Urminský, Projektleiter bei EDITEL SK. Desgleichen profitiert der Geschäftspartner auf Herstellerseite durch die raschere Abwicklung der Fakturierung. Für beide Unternehmen gilt: Die Archivierung der Rechnung und aller an diese angehängten Bestätigungsnachrichten im Deloitte-geprüften EDITEL-Archiv garantiert, dass sämtliche Daten sicher verwahrt und jederzeit wieder einsehbar sind. „Durch die Implementierung derlei Bestätigungs- und Prüfungsprozesse stellen wir unsere eigenen Arbeitsabläufe auf den Prüfstand und gewährleisten damit ­ nachhaltig mehr Transparenz, ­Kostenkontrolle und eine bessere Zusammenarbeit mit unseren Geschäftspartnern“, resümiert IT-Leiter Ján Pastucha von BILLA Slowakei. n

IN KÜRZE I mplementierung der ­Bestätigungsnachricht COMDIS Optimierung des e-Invoice-­Prozesses Transparenz und Kostenkontrolle in der gesamten Warenbeschaffung

www.billa.sk www.editel.sk

© iStock.com/Dimitrios Stefanidis

TRANSPARENZ ­SCHAFFEN

© Frank Wagner – Fotolia

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EDI FÜR RECHTSANGELEGENHEITEN Mit e-Business-Lösungen für das Rechtswesen hat iLex den IBM ­Innovation Award 2015 gewonnen.

Gemeinsam mit EDITEL macht das ungarische Start-up-Unternehmen jetzt seine Services EDI-fähig.

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ie Verwaltung von Dokumenten ist gerade in Rechtsangelegenheiten eine Herausforderung. Das ungarische Start-up iLex hat daher speziell zur effizienten Abwicklung von juristischen Geschäftsabläufen individuelle e-Business-Lösungen entwickelt. Die effiziente Verwaltung von Verträgen, Gutachten, Korrespondenz und vielen anderen Unterlagen nicht nur im eigenen Betrieb, sondern unternehmensübergreifend erfolgreich zu meistern, erfordert Spezialisten. Aus diesem Grund hat sich iLex die Unterstützung der EDI-Profis von EDITEL geholt: „Dank der Kooperation mit EDITEL können wir unseren

ERP

iLex

IN KÜRZE ransparente und effiziente Prozessabwicklung T für sämtliche Bereiche des Rechtswesens Integrierte Nutzung der iLex-Lösung mit den EDI-Services der EDITEL EDI-Kommunikation Digitale Archivierung (Deloitte-geprüft) Automatisierter, standardisierter Austausch, Integration und Archivierung von juristischen Dokumenten, Unterlagen, Korrespondenz, etc.

Höchste Sicherheitsstandards für iLex-Kunden bei der Übermittlung und Archivierung sensibler Daten www.ilexsystems.com www.editel.hu

Kunden einen noch höheren Automatisierungsgrad der iLex-Prozesse bieten.

Das bedeutet, dass alle Dokumente elektronisch, sicher und in Echtzeit an Geschäftspartner übertragen und dort verarbeitet werden können“ freut sich iLex-Gründerin und -Geschäftsführerin Dr. Marianna Ritter.

Sensible Daten erfordern ein höheres Maß an Übertragungssicherheit. Die Datenaustauschplattform eXite® ist dazu wie geschaffen, ebenso wie die sichere Archivierungslösung von EDITEL zur langfristigen Aufbewahrung.

Rechtlich relevante Dokumente können im Deloitte-geprüften digitalen Archiv zudem über ein webbasiertes Zugangsportal jederzeit eingesehen und heruntergeladen werden. Transparent, compliancesicher und vollautomatisiert verwalten Unternehmen so sämtliche juristische Geschäftsprozesse intern und extern. Auch Tibor Šata, Managing Director der EDITEL Hungary, sieht großes Potential in der Zusammenarbeit: „Wir sind sehr glücklich darüber gemeinsam mit einem innovativen Start-up wie iLex juristische Geschäfts-

prozesse durch Elektronischen Datenaustausch (EDI) zu unterstützen. Dieses erfolgreiche Projekt zeigt einmal mehr, dass EDI weit über den Bereich der Warenbeschaffung ein großes Optimierungspotential bietet“. n

IMPRESSUM AUSGABE 2/2015 Medieninhaber und Herausgeber: EDITEL Austria GmbH, 1040 Wien, Brahmsplatz 3; T: +43 (0)1/505 86 02; E-Mail: info@editel.at www.editel.at

EDITEL BESTEHT ERFOLGREICH ISAE 3402 TYP II-PRÜFUNG

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DITEL hat erfolgreich die Prüfung des internen Kontrollsystems nach ISAE 3402 Typ II bestanden. Geprüft wurde die Zweckmäßigkeit der Qualitätssicherungsmaßnahmen sämtlicher Serviceleistungen, die gegenüber dem Kunden erbracht werden: Security und Applikationsbetrieb, die Qualität der Softwareentwicklung (Change Management) sowie der internationale Support. Durchgeführt wurde das Audit durch das externe und unabhängige Wirtschaftsprüfungsunternehmen Ernst & Young.

ISAE (International Standard on Assurance Engagements) 3402 ist ein international anerkannter Prüfungsstandard der internen Kontrollsysteme. Berichtstyp I umfasst die Prüfung

EDITEL Austria GmbH ist eine 100%-Tochter der GS1 Austria GmbH. Der Unternehmensgegenstand der EDITEL Austria GmbH ist die Abwicklung des elektronischen Datenaustausches zwischen Geschäftspartnern, der Vertrieb dafür notwendiger Softwareprodukte und Unterstützungsleistungen.

Geschäftsführung und für den Inhalt verantwortlich: Mag. Peter Franzmair Redaktion: Sylvia M. Gerber M.A. Lektorat: Dagmar Jenner, www.texterei.com Übersetzungen: Englisch: Dagmar Jenner, www.texterei.com Tschechisch: Zuzana Ciháková Ungarisch: Katinka Czigány Layout: www.creativedirector.cc

des Kontrolldesigns, während Berichtstyp II die zusätzliche Prüfung der Wirksamkeit der Kontrollen in der Praxis über einen Zeitraum von 6 Monaten vorsieht und damit eine noch zuverlässigere und strengere Beurteilung ermöglicht. Unter den Voraussetzungen der ISAE 3402 Typ II-Prüfung hat EDITEL sämtliche Auflagen zu 100% erfüllt. Dies stellt für das Un-

ternehmen und seine Kunden einen messbaren Nachweis zur Effektivität und Sicherheit sowie der dauerhaften Überprüfung und Optimierung der gesamten internen Kontrollsysteme auch nach dem Audit dar. n Weitere Informationen auf Anfrage an info@editel.at

Offenlegung lt. Mediengesetz, Stand 1.3.2009: Newsletter zur Förderung und Unterstützung des Tätigkeitsbereiches von EDITEL Austria.