Editel Journal 2/2013 AT

editelJOURNAL

2|2013

DAS UNTERNEHMENSMAGAZIN DER EDITEL GRUPPE PRAG

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B R AT I S L AVA

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BUDAPEST

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I S TA N B U L

EDITORIAL

© Petra Spiola

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© adventtr - iStockphoto.com

WIEN

Mag. Peter Franzmair, Geschäftsführer von Editel Austria

DER KREIS SCHLIESST SICH …

Ein großes Thema hat heuer Unternehmen in ganz Europa beschäftigt – ­e-Invoicing!

Nachdem mit Beginn 2013 die EU-Regelung zur Gleichstellung von elektronischer und Papierrechnung in Österreich rechtskräftig geworden ist, reagieren nun auch staatliche Verwaltungsorganisationen auf die neue Situation. Neben Dänemark ist Österreich das zweite Land, in dem Lieferanten ab 01.01.2014 verpflichtet sind, Rechnungen an den Bund in standardisierter Form elektronisch zu übermitteln.

Der Kreis schließt sich – und am Ende steht die Erkenntnis, dass die Zukunft effizienter Prozessoptimierung in Wirtschaft und Verwaltung papierlos sein wird. Das große Einsparpotenzial bestätigt die Entscheidung von immer mehr Unternehmen unterschiedlichster Größe und Branche, ihre Geschäftsabläufe auf elektronische Prozesse umzustellen.

Hier zu nennen ist beispielsweise die tschechische Niederlassung von ­Johnson & Johnson (S.1), türkische Lebensmittelhersteller wie Ana Gıda und Namet (S.3) oder auch der österreichische Händler für Automobilzubehör Forstinger (S. 3).

GRENZENLOS

EDITEL wird natürlich auch weiterhin Unternehmen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse tatkräftig unterstützen. Bei dieser Gelegenheit möchten wir uns bei unseren bestehenden Geschäftskunden und Partnern ganz herzlich für das entgegengebrachte Vertrauen bedanken!

Das EDITEL-Team wünscht Ihnen allen erholsame Festtage und einen erfolgreichen Start in ein neues digitales Jahr 2014!

Ihr Peter Franzmair

Johnson & Johnson zeigt, was Supply-Chain-­ Optimierung heißt – in vier Ländern und weniger als einem Jahr!

E

s ist das Ziel vieler Pharmaunternehmen und Hersteller von Medizinprodukten: langfristiger Exklusivvertrieb ihrer Produkte in allen Apotheken in Zentral- und Osteuropa. Johnson & Johnson, für seine Qualitätsprodukte und zeitlosen Klassiker bekannt, hat dieses Ziel er-

reicht. Mit dem Erfolg kommt jedoch auch die Verantwortung. Angesichts der Größe des Unternehmens und der logistischen Herausforderungen ist eine schnelle und reibungslose Kommunikation mit den Handelskunden unverzichtbar – und das auch international. Mit einem neuen Warenwirt-

THEMEN DIESER AUSGABE 1 So geht‘s!

Internationale EDI-Konsolidierung bei Johnson & Johnson Kurz notiert Neuigkeiten der EDITEL Gruppe

2 EDITEL CZ kooperiert mit IBM

3 Automobilzulieferer automatisieren sich

KURZ NOTIERT Tag der offenen Tür bei GS1, EDITEL und ECR www.editel.at/de/news/_TagDerOffenenTuer Sehen Sie das neue GS1, EDITEL, ECR Corporate Video! www.editel.at/de/media/publikationen/videos EDITEL Ungarn feiert 5-jähriges Jubiläum www.editel.at/de/news/EDITEL_Ungarn_5._­ Firmenjubilaeum Saubere Stammdaten dank EDI bei Silvretta ­Montafon Gastronomie GmbH www.editel.at/de/news/Saubere_Stammdaten

Erfolgreiches Event zum Thema B2B-Integration

Deutliche Kosteneinsparungen bei Forstinger

Big data, big trouble? Digitale Archivierung richtig nutzen www.editel.at/de/news/digitale_Archivierung

e-Rechnungen an den Bund ab 01.01.2014 EDITEL hat die Lösung!

4 Türkische Hersteller setzen auf EDI

Hersteller Ana Gıda und Namet verarbeiten elektronische Bestellungen (ORDERS)

EDITEL News jederzeit abrufbar!

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Nachwuchs fördern EDITEL CZ kürt Gewinner der ICT Thesis Competition im Bereich „B2B Integration – Automatic exchange of electronic documents“

www.xing.com - EDITEL Austria GmbH www.linkedin.com - EDITEL Group

Das EDITEL Journal erscheint als Beilage zur GS1 Austria Information mit einer Auflage von 13.000 Stück in deutscher sowie in englischer, tschechischer, ungarischer und türkischer Sprache für unsere Kunden außerhalb Österreichs; als epaper abrufbar unter www.editel.eu. Schreiben Sie uns. Wir freuen uns über Ihre Anregungen an info@editel.at.

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ÜBER JOHNSON & JOHNSON J&J ist einer der führenden Hersteller und Lieferanten von Pharmaprodukten, Medizinprodukten, Kosmetika und Körperpflegeprodukten weltweit.

Der internationale Konzern wurde 1886 gegründet und hat seinen Firmensitz in New Jersey (USA).

Das Unternehmen umfasst 275 Niederlassungen in über 60 Ländern und hat insgesamt rund 128.000 Angestellte.

der Handelspartner war auch die frühe Einbindung der Logistikpartner eine Grundvoraussetzung für Johnson & Johnson.

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Um höchstmögliche Transparenz und Qualität beim Lieferprozess zu ge­ währleisten, wurde daher gemeinsam mit den Logistikpartnern DHL und Movianto die Verarbeitung des elektronischen Lieferscheins (DESADV) umgesetzt, die nun die optimale Warenrückverfolgbarkeit und da­ mit Zuverlässigkeit und Effizienz im gesamten Bestell- und Lieferprozess ­ garantiert.

IN KÜRZE + Internationale Konsolidierung der EDI-Infrastruktur + Umgesetzte Prozesse

+ Bestellungen (ORDERS)

+ Lieferscheine (DESADV)

+ Rechnungen (INVOIC)

+ Lagerbestandsmeldungen (INVRPT) + Nahtlose Anbindung aller Geschäftspartner in Tschechien, Slowakei, Ungarn und Polen + Integrierte Schnittstelle mit SAP und eXite®

schaftssystem sowie einer konsolidierten internationalen EDI-Infrastruktur ist Johnson & Johnson den Weg hin zu einer effizienten und nachhaltigen Supply Chain gegangen.

AUSLÖSER SAP Neu ist EDI als Technologie in der FMCG-Branche natürlich nicht. Die meisten Handelsunternehmen optimieren ihre Geschäfts- und Logistikprozesse mittels elektronischem Datenaustausch (EDI). So ist auch Johnson & Johnson bereits langjähriger Anwender der EDI-Plattform eXite® von EDITEL. Heuer war es jedoch das Ziel, die internationale EDI-Kommunikation mit den Geschäftspartnern nicht nur in der Tschechischen Republik und Slowakei, sondern auch

AUFWAND & NUTZEN

in ­Ungarn und Polen zu optimieren – und dies auf einen Schlag.

Der wichtigste Impuls für dieses Projekt war die Umstellung der IT-Infrastruktur auf ein neues SAP-Warenwirtschaftssystem im Consumer-Bereich der vier Länder. Es galt, die Rahmenbedingungen für die Verwendung der elektronischen Signatur für e-Invoicing via EDI und die langfristige Archivierung aller elektronischen Rechnungsdokumente festzulegen.

Darüber hinaus sollten Bestellungen (ORDERS), Rechnungen (INVOIC), Lieferscheine (DESADV) und Lagerbestandsmeldungen (INVRPT) künftig über nur eine Schnittstelle abgewickelt werden. All dies natürlich im Einklang mit den jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Compliance-Richtlinien im Land. Das Projektteam stand vor der

Herausforderung, eine vereinheitlichte Datenstruktur für alle vier Länder zu schaffen und gleichzeitig die Anforderungen der Geschäftspartner abzudecken.

eXite® VERBINDET Die Tatsache, dass fast alle Handelskunden in der Tschechischen Republik und Slowakei bereits Direktkunden von eXite® sind, hat die Umsetzung des Projekts um ein Vielfaches erleichtert.

Die rund zehn Partner am tschechischen und slowakischen Markt sowie 40 Partner in Ungarn und Polen mussten keine Änderung ihrer EDI-Kommunikationsschnittstelle vornehmen.

Die Umstellung verlief reibungslos, auch durch die lokale Unterstützung der EDITEL. Neben der Anbindung

Für Johnson & Johnson hat sich die Investition in ein neues Warenwirtschaftssystem sowie eine neue EDI-Infrastruktur gelohnt. Die einheitliche, hochmoderne, transparente und zentralisierte Lösung deckt auch unterschiedliche lokale Anforderungen und gesetzliche Bestimmungen ab. Darüber hinaus ist die vollständige Kompatibilität mit dem Warenwirtschaftssystem ein Schlüsselelement. Dank eines einheitlichen „In-House“-Formates war es möglich, alle notwendigen Dateninhalte für Berichte in allen vier Ländern abzudecken.

Vor allem angesichts der internationalen Dimension dieses Projekts, das die Abstimmung zahlreicher Teams und Beteiligten erforderte, war die ­ Umsetzungszeit geradezu vorbildlich. Nach nicht einmal einem Jahr konnte ­­ Johnson & Johnson mit der neuen EDI-Infrastruktur sowie dem neuen Warenwirtschaftssystem live gehen. n www.jnj.cz www.editel.cz

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NEWS TSCHECHIEN

EDITEL CZ UND IBM TSCHECHIEN: B2B-INTEGRATION OHNE GRENZEN

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m Herbst 2013 veranstalteten Ex­ perten von EDITEL CZ und IBM Tschechien in Prag zwei gemeinsame Seminare zum Thema B2B-Integra­ tion. Die Teilnehmer erfuhren dabei alles zum Thema intelligente Lösungen für sichere und verlässliche B2B-Prozess­ integration und die Optimierung von Kommunikations- und Business-Prozessen im Bereich Supply Chain. In seinen Ausführungen bot der amerikanische Keynote-Speaker Manis Sarda, IBM-­ Experte für die Sterling B2B Integrator-Implementierung, wertvolle Einbli-

cke in seine Expertise. Die B2B Sterling-Lösung ist mittlerweile für viele große Produktions- und Dienstleistungsunternehmen ein unverzichtbares Tool, wie die vorgestellten Projekt-Fallstudien eindrucksvoll bestätigen. n www.ibm.cz www.editel.cz

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und 65 Prozent weniger Arbeitsaufwand in der Buchhaltung durch e-Invoicing und 30 Prozent weniger Arbeitsaufwand in den Filialen durch den elektronischen Lieferschein (DESADV): Diese Zahlen sprechen für sich. Der österreichische Anbieter von Automobilzubehör ist mit seiner Investition in elektronische Warenbeschaffungsprozesse zufrieden.

Statt über Fax oder Telefon werden Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten mit Lieferanten nun über die EDI-Plattform eXite® ausgetauscht. Wichtige Voraussetzung für Forstinger war dabei die ständige Überwachung der übertragenen und empfangenen Daten, die über eXite® permanent gewährleistet ist. Durch die zusätzliche Implementierung eines vollkommen automatisierten Rechnungsablaufs werden nun auch Fehler oder Unstimmigkeiten schnell erkannt und vereinfachen damit erheblich die Rechnungskontrolle.

Fehlende Lieferungen aufgrund nicht angekommener Bestellungen gehören der Vergangenheit an, ebenso wie zusätzlicher Aufwand, der dadurch in der Rechnungsverarbeitung entstand.

Ebenfalls automatisiert und ohne die Notwendigkeit eines nachgelagerten Systems erfolgt die Archivierung der

elektronischen Rechnungsdaten im EDITEL-Archiv. So wird eine nahtlose Verarbeitung der Faktura gewährleistet, während die Daten im Falle einer Steuer­ prüfung über ein User-Interface abgerufen, angesehen oder heruntergeladen werden können. Die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der elektronischen Rechnungsdokumente ist mittels Zeitstempeln von unabhängigen Zertifizierungsstellen sowie zwei Hash-Chains mit unterschiedlichen Hash-Algorithmen gewährleistet. Stefan Urdl, IT-Leiter bei Forstinger, resümiert: „Von unseren Top 15 Lieferanten, die circa 80 Prozent unseres Rechnungsvolumens ausmachen, werden bis Ende 2013 zwölf Lieferanten komplett auf EDI (ORDERS, DESADV, INVOIC) umgestellt sein. Der daraus entstandene wirtschaftliche Nutzen ist sowohl in den Filialen als auch in der Zentrale schon jetzt deutlich spür- und messbar.“ n

© Forstinger

FORSTINGER AUTOMOBILZUBEHÖR: DEUTLICHE EINSPARUNGEN DURCH EDI

www.forstinger.com www.editel.at

NEWS ÖSTERREICH

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E-RECHNUNGEN AN DEN BUND AB 01.01.2014 – EDITEL UNTERSTÜTZT SIE BEI DER UMSETZUNG Als zweites Land nach Dänemark führt Österreich ab 01.01.2014 die verpflichtende e-Rechnung an den Bund ein.

Papier-, E-Mail- oder PDF-Rechnungen werden somit ab diesem Zeitpunkt nicht mehr akzeptiert.

Sowohl für Rechnungsempfänger als auch Rechnungssteller sollen dadurch die Verwaltungsabläufe vereinfacht, Kosten eingespart und die gesamte Nachvollziehbarkeit des Rechnungsprozesses bis hin zur fristgerechten Zahlungsabwicklung des Bundes optimiert werden.

Für Lieferanten von Bundesdienststellen sowohl mit als auch ohne BBG- (Bundesbeschaffung GmbH) Vertrag hat EDITEL in Zusammenarbeit mit GS1 Austria und der BBG eine rasche und unkomplizierte ­Lösung realisiert, um e-Rechnungen vollautomatisiert an den Bund zu senden.

Ihre Vorteile mit der EDITEL-Lösung: + Rasche und unkomplizierte Umsetzung für EDI-Anwender + Unterstützung auch bei inhaltlichen Fragen der Rechnungsstellung + Keine Implementierung von neuen Formaten bzw. technischen Anbindungsanforderungen notwendig + eXite® gewährleistet die nachvollziehbare Zustellung an den Bund bzw. BBG + Kein neuer Kommunikationskanal notwendig n

Gerne unterstützt Sie EDITEL bei der Umsetzung.

Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch.

E-Mail: sales@editel.at Tel.: +43 / 1 / 505 86 02 www.editel.at

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NEWS TÜRKEI

ANA GIDA UND ­NAMET ERHALTEN ­ELEKTRONISCHE BESTELLUNGEN ÜBER eXite®

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it Ana Gıda und Namet setzen zwei weitere namhafte türkische Lebensmittelhersteller auf EDI und EDI-Provider EDITEL Turkey. Implementiert wurden bei beiden Unternehmen zunächst elektronische Bestellungen (ORDERS), die sie nun von Handelsketten wie METRO, CARREFOUR oder auch REAL erhalten können.

Mit der Umstellung auf elektronische Geschäftsprozesse (EDI) und der Nutzung der EDITEL EDI-Plattform eXite® konnten sowohl Ana

Gıda als auch Namet bereits deutliche Einsparungen und Verbesserungen in der Liefer- und Servicequalität gegenüber ihren Handelskunden verzeichnen.

www.anagida.com.tr www.namet.com.tr www.editel.com.tr

Mit eXite® stellt EDITEL Turkey türkischen Handels- und Industrie­ unternehmen eine hochmoderne EDI-Plattform zur Verfügung, über die von elektronischen Bestellungen, Lieferscheinen bis hin zu Rechnungen sämtliche Logistikdaten sicher und nachvollziehbar ausgetauscht werden können. n

NEWS TSCHECHIEN

ICT THESIS 2013: DIE ENTSCHEIDUNG IST GEFALLEN IMPRESSUM Medieninhaber und Herausgeber: EDITEL Austria GmbH, 1040 Wien, Brahmsplatz 3; T: +43 (0)1/505 86 02; E-Mail: info@editel.at. www.editel.eu EDITEL Austria GmbH ist eine 100%-Tochter der GS1 Austria GmbH. Der Unternehmensgegenstand der EDITEL Austria GmbH ist die Abwicklung des elektronischen Datenaustausches zwischen Geschäftspartnern, der Vertrieb dafür notwendiger Softwareprodukte und Unterstützungsleistungen.

Geschäftsführung und für den Inhalt verantwortlich: Mag. Peter Franzmair Redaktion: Sylvia M. Gerber M.A. Lektorat und Übersetzungen: Dagmar Jenner, www.texterei.com Englisch: Dagmar Jenner, www.texterei.com Tschechisch: Petra Vosyková, Ungarisch: Katalin Tas Türkisch: Mine Şengel Layout: www.creativedirector.cc v.l.: Svatoslav Novák, Vorsitzender der ICT Unie; Klára Muziková, Prager Wirtschaftsuniversität; Radan Miksa, Banking Institute Prag; Tibor Šata, Geschäftsführer EDITEL CZ s.r.o.

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ie Preisträgerinnen und Preisträger der 8. Auflage der ICT Thesis Competition stehen fest! Die ICT Thesis Competition wurde ins Leben gerufen, um das universitäre Bildungssystem zu fördern und die Anerkennung von Informationsund Kommunikationstechnologie zu stärken. Eine Expertenjury wählte aus 115 Einreichungen die prämierten Abschlussarbeiten in sechs Kategorien aus. In ihrer Funktion als offizielle

Partnerin der Kategorie „B2B Integration – Automatic exchange of electronic documents“ kürte EDITEL CZ folgende Gewinner: Klára Muziková (Prager Wirtschaftsuniversität); “The use of electronic data interchange for financial reporting purposes and for communication with public authorities” Radan Miksa (Banking Institute Prag): “Processing of financial documents ­through outsourcing”

Adéla Jelínková: “The flow of enterprise documents and its electronization possibilities”.

Die Preisverleihung fand im Rahmen eines Galaabends in Anwesenheit der Preisträgerinnen und Preisträger, Sponsoren und Gästen von Universitäten und Wirtschaft statt. Die vollständige Liste aller prämierten Arbeiten finden Sie hier:

www.diplomovaprace.cz

Offenlegung lt. Mediengesetz, Stand 1.3.2009: Newsletter zur Förderung und Unterstützung des Tätigkeitsbereiches von EDITEL Austria.