EDITEL Journal AT 2/2019

editelJOURNAL UNTERNEHMENSNEWS DER EDITEL GRUPPE |

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B R AT I S L AVA

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BUDAPEST

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ZAGREB

EDITORIAL Vorgabe digital

© Petra Spiola

WIEN

In Österreich haben wir sie schon hinter uns: die elektronische Rechnung an den Bund. Unsere deutschen Nachbarn ziehen nun nach Mag. Gerd Marlovits und beschäftigen sich jetzt verstärkt Geschäftsführer mit diesem Thema (Seite 1). Was für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellt, birgt großes Potenzial. Die Aus­ einandersetzung mit dem Thema Prozessdigitalisierung ist eine wichtige, da sie uns alle zwingt interne Geschäftsabläufe zu überdenken, schlanker zu machen und damit effizienter.

© micha360 – iStockphoto.com

In eine ähnliche Kerbe schlägt die Arbeitsgruppe „Blockchain Initiative Logistik“ – von Ernst&Young ins Leben gerufen, mit EDITEL an Bord. Sie beschäftigt sich damit, wie die Blockchain-Technologie Prozesse in der Logistik effizienter, sicherer und transparenter machen kann (Seite 4). Ein spannender Exkurs in die Welt zukünftiger Supply-Chain- Entwicklungen.

XRECHNUNG: IN DEUTSCHLAND TICKT DIE UHR BEI ÖFFENTLICHEN AUFTRÄGEN Aus der Kür wird bald eine Pflicht: Seit 27. November 2018 sind Bundesbehörden und Verfassungsorgane in Deutschland dazu verpflichtet, e-Rechnungen von ihren Lieferanten und Dienstleistern anzunehmen. Bis spätestens 27. November 2019 müssen auch alle übrigen Bundesstellen bzw. bis 18. April 2020 auch Länder und Kommunen dazu in der Lage sein.

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ür die öffentlichen Auftragnehmer (Lieferanten bzw. Rechnungssteller) selbst ist der 27. November 2020 die wichtigste Deadline, denn bis dahin können sie ihre Rechnungen freiwillig elektronisch einreichen, danach ist es eine Pflicht. Dies betrifft

deutsche Unternehmen genauso wie österreichische, sofern sie mit deutschen Behörden in Geschäftsbeziehung stehen. Ausnahmen gibt es beispielsweise nur für Direktgeschäfte, wenn sie den Wert von 1.000 Euro (exkl. USt) nicht übersteigen.

KURZ NOTIERT New PackAGEing – das war der ECR Tag 2019 https://ecr-austria.at/ecrtag/

Enormes Einsparpotenzial der e-Rechnung https://www.editel.at/news/aktuelles/artikel/e-rechnungen/

So unterstützt EDI den Außendienst https://www.editel.at/loesungen/web-edi/buyit/

EDI für den Automotive Sektor https://www.automotive-edi.at/

Automatisiert Forderungen finanzieren https://www.editel.at/loesungen/e-discounting/

Die richtige Archivierung spart Zeit und Kosten https://www.editel.at/loesungen/digitale-archivierung/

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Zurück in der Gegenwart ist es unsere Aufgabe, Unternehmen, die ihren Informationsfluss automatisieren möchten, optimal dabei zu unterstützen. Denn in jedem Fall gilt: je sorgfältiger die Analyse, desto erfolgreicher und rascher die Umsetzung. Sei es bei gesetzlichen Vorgaben der öffentlichen Hand oder auch der amerikanischen Gesundheitsbehörde FDA (Seite 4). Sicher ist: Die Digitalisierung wird uns nachhaltig beschäftigen. Nutzen wir diese Nachhaltigkeit am besten zu unser aller Vorteil.

Viel Freude beim Lesen!

Ihr Gerd Marlovits

THEMEN DIESER AUSGABE Rechnung 1 XRechnungen an den Bund Deutschland notiert Kurz Weitere Neuigkeiten der EDITEL Gruppe Rechnung 2 XRechnungen an den Bund Deutschland Schlaraffenland ImErfolgreiche EDI-/ERP-Implementierung Umstieg 3 GVonekonnter Web-EDI auf EDI-Integration wechseln Türen Offene GS1 Austria und EDITEL lockchain 4 BPotenzial für digitale Frachtbriefe Healthcare Datenbrücke in die USA

Das EDITEL JOURNAL erscheint als Beilage zur GS1 Austria Information mit einer Auflage von 13.000 Stück in deutscher sowie in englischer, tschechischer, slowakischer, ungarischer und kroatischer Sprache für unsere Kunden außerhalb Österreichs; als epaper abrufbar unter­ www.editel.at/presse/publikationen. Schreiben Sie uns. Wir freuen uns über Ihre Anregungen an info@editel.at.

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FeRD 2.0., das in der Praxis eine untergeordnete Rolle spielt. Eine reine PDF-Rechnung, die keine strukturierE-RECHNUNG ten Daten enthält, oder eine eingeAN ­DEUTSCHE scannte Papierrechnung werden nach BEHÖRDEN dem Stichtag 27. November 2020 nicht mehr akzeptiert. Die Einbindung von Verpflichtung für Auftragnehmer ab 27.11.2020, früherer Start freiwillig möglich strukturierten Daten ist deshalb so Gilt für öffentliche Aufträge ab € 1.000 netto wichtig, damit die Dokumente von den Rechnungsdaten müssen ins Format Behörden automatisiert weiterverarbeitet XRechnung konvertiert werden werden können. Übermittlung an die Behörden über EDITEL Die Herausforderung für die Lieferanten besteht darin, zuerst Rechnungen mittels ERP-System zu erstellen, diese anschlieRechtlich zulässig sind nur zwei e-Rech- ßend in das Format XRechnung zu konnungs-Standards: das XRechnungs-­vertieren und dann an die Behörden zu Format, das zur Gänze aus strukturierten transferieren. Der Übertragungskanal ist Daten besteht, und das hybride ZuG- abhängig von der jeweiligen Behörde.

Bei öffentlichen Auftraggebern des Bundes kann ein Webservice, die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE), genutzt werden.

Der bequemste, schnellste und sicherste Weg – insbesondere bei hohen Transaktionsvolumina – ist aber die vollautomatische Übermittlung per PEPPOL-Netzwerk, das alle Behörden in Deutschland unterstützen werden. EDITEL bietet ihren Kunden den Zugang zu den deutschen Behörden über PEPPOL und übernimmt auf Wunsch die Prüfung der Rechnung, die Konvertierung in XRechnung sowie deren automatische Übermittlung. n editel.at/loesungen/e-invoice

AUCH IM SCHLARAFFENLAND GIBT‘S EDI Mit den Vorteilen von EDI fühlen sich die Mitarbeiter der Salzburger „Schlaraffenland GmbH“ selbst wie im Schlaraffenland.

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oslassen – Entspannen – Genießen.

Das ist der Slogan der Schlaraffenland GmbH, der beim österreichischen Marktführer im Raumduft- und LEDKerzensegment mittlerweile auch im IT-Bereich zu spüren ist. Der Grund

IN KÜRZE DI-Integration als Outsourcing-Lösung E Nahtloser Belegfluss trotz unterschiedlichster Anforderungen der Handel­spartner Implementierte Nachrichtenformate: Bestellung (ORDERS) Lieferschein (DESADV) Rechnung (INVOIC) Volle Integration mit BMD-Software Laufendes Consulting und Partner-Onboarding durch EDITEL

dafür liegt an der vor rund zwei Jahren eingeführten vollintegrierten EDI-Lösung im Outsourcing, die im Zuge der Umstellung auf die neue Business-Software BMD* erfolgte. „Eine unglaubliche Arbeitserleichterung!“, wie die dafür verantwortliche Key Account Managerin von Schlaraffenland, Ulrike Pointl, festhält.

Anlass dafür waren laut Pointl „die immer größer und spezieller werdenden Anforderungen unserer Kunden rund um den Austausch von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen. Um dies zu bewältigen, muss man einfach mithalten können!“ So nennt die engagierte Managerin als Beispiel Großkunden in Deutschland, wo eine einzelne Bestellung schon einmal die Belieferung von 360 verschiedenen Filialen bedeuten kann. „Ohne EDI

müsste man das 360 Mal manuell eingeben. Das funktioniert jetzt mit einem Knopfdruck!“, so Pointl begeistert.

Warum´s so gut läuft, erklärt sich ­Ulrike Pointl vor allem „in dem von Anfang an guten Zusammenspiel der handelnden Personen von Schlaraffenland, EDITEL und BMD*. Und zwar nicht nur bei der Einrichtung, sondern auch im laufenden Betrieb.“ Dies bestätigt auch der seitens BMD verantwortliche Software Consultant Richard Birmili: „Die Herausforderung lag hauptsächlich darin, die vielfältigen Vorgaben der großen Handelsketten abzubilden. Durch die sehr gute Zusammenarbeit aller Personen im Dreieck „Schlaraffenland GmbH – EDITEL – BMD“ konnten sämtliche EDI-Anbindungen erfolgreich implementiert werden, auch wenn teilweise

E-RECHNUNG AN ÖSTERREICHISCHE ­BEHÖRDEN B ereits seit 01.01.2014 verpflichtend bei Rechnungen an Bundesdienststellen E -Rechnungen an Länder und Gemeinden sind nicht verpflichtend. Die Rechnungen müssen aber zumindest elektronisch weiterverarbeitet werden können. Rechnungen per Fax gelten als nicht eingebracht.

R echnungsdaten müssen ins ebInterface XML Format konvertiert werden Ü bermittlung an die Behörden über EDITEL Flaggen: © daboost – iStockphoto.com

Die im Salzburger Grödig ansässige Schlaraffenland GmbH ist Lieferant hochwertiger Produkte der Kategorien LED-Kerzen, LED-Dekorationsartikel, ätherische Öle, Duftkerzen, Weihrauch und Zubehör. Zu ihren Kunden zählen unter anderem der Möbelhandel (Lutz Gruppe, Leiner/ kika), Baumärkte (BAUHAUS, OBI, Hornbach, hagebau, HELLWEG), Lebensmittelhandel (SPAR Österreich, Metro, real, Kaufland, Globus, Edeka, Norma) und Drogeriemärkte (Müller, Budnikowsky).

sehr spezielle Anforderungen zu erfüllen waren.“ Dass dem erfolgreichen Dreiergespann im Schlaraffenland auch in Zukunft nicht langweilig wird, liegt an der laufenden Anbindung weiterer Kunden mit unterschiedlichsten Vorgaben. „Es gibt noch genügend zu tun!“, so freut sich Ulrike Pointl auf neue Herausforderungen. n schlaraffenland.at * Die BMD Systemhaus GmbH ist der größte Hersteller von Business Software in Österreich und hat sich als Vorreiter bei der Digitalisierung von Rechnungswesen- und Steuerberater-Software etabliert. Die BMD Software ist eine auf einem ganzheitlichen Datenmodell basierende, datenbank­ orientierte, integrierte Gesamtlösung. Alle Programme u­­nd F­unktionalitäten bieten eine einheitliche Benutzerführung mit hohem Bedienungskomfort und exzellenter Online­hilfeUnterstützung.

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MEHR KUNDEN MIT WENIGER AUFWAND Mit steigender Anzahl von Geschäftspartnern und/oder Transaktionen empfiehlt es sich, von Web-EDI auf eine Cloud-Lösung zu wechseln.

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ür kleine Unternehmen oder Startups, die beispielsweise nur mit einzelnen Geschäftspartnern Belege via EDI austauschen möchten, bietet sich Web-EDI als einfache und kostengünstige Lösung an. In vielen Fällen sollte man aber nach einiger Zeit genauer hinsehen: Ist die Anzahl der EDI-Geschäftspartner größer geworden? Gibt es trotz weniger Geschäftspartner möglicherweise besonders hohe Transaktionszahlen?

Oder sind etwa die spezifischen Anforderungen (z.B. bei Lieferungen ins Ausland oder bei komplexen Lieferscheinen) gestiegen? So empfiehlt auch Karl Cegner, Leiter Consulting & Project Delivery bei EDITEL, seinen Kunden „bei steigender Beleganzahl sowie der Anzahl abzuwickelnder

­eschäftsprozesse unbedingt eine G Analyse zu machen, ob eine integrierte EDI-Lösung nicht einfacher und ressourcenschonender wäre.“ Laut Cegner kann es „oft schon bei einigen wenigen Partnern möglich sein, dass beispielsweise die Kosten für den Mitarbeiter, der alles manuell im Web eingeben muss, weit höher sind als eine Umstellung auf eine integrierte EDI-Lösung.“ Einen weiteren großen Vorteil sieht Cegner vor allem darin, dass sich die Kunden nicht mehr um die Abwicklung mit verschiedener Software und Webzugängen kümmern müssen und sich dadurch auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Auch der Innviertler Spirituosen­ erzeuger „emil“ steht gerade kurz vor dem Sprung von Web-EDI zu einer

Cloud-Lösung. Warum, erklärt Geschäftsführer Emil Stegmüller wie folgt: „Der Grund ist relativ einfach.

Anfangs waren wir mit der Weblösung sehr zufrieden und wären es auch heute noch. Doch in letzter Zeit hat sich die Anzahl der Bestellungen und somit auch der Aufwand für die manuelle Eingabe in das Web-EDI zu zeitintensiv gestaltet. Nun werden die Rechnungen mit einem Klick zu unseren Kunden übertragen. Somit können wir uns wieder mehr auf die Kundenbetreuung fokussieren, anstatt in Bürokratie unterzugehen. Es war einfach ein praktischer Grund. Die Kosten sollten sich schnell amortisiert haben.“ n

VORTEILE EINER EDI CLOUD-LÖSUNG utomatisierte Abläufe der Kernprozesse A Empfangen, senden und transformieren von Daten über nur eine Verbindung Konzentration aufs Kerngeschäft, da technische und rechtliche Abwicklung über EDITEL Nur eine Import-/Exportschnittstelle für alle Geschäftspartner, unabhängig von den Datenformaten Keine manuellen Eingriffe mehr nötig Minimierung der Fehlerhäufigkeit Zusätzlich elektronische (rechtskonforme) Archivierung möglich.

editel.at/loesungen/ edi-integration/

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ereint als „Datendrehscheibe Brahmsplatz“ luden EDITEL, GS1 Austria, LMW und ECR am 3. Oktober 2019 zum Tag der offenen Tür in ihre Büroräumlichkeiten. Das vorrangige Ziel von EDITEL lag bei dieser Veranstaltung laut Geschäftsführer Gerd Marlovits vor allem ­darin, „bei entspannter Atmosphäre einen umfassenden und praxisnahen Einblick in unser Leistungsspektrum zu geben.“ Neben umfangreichen ­Informationen zu den Produkten und Services der einzelnen Bereiche

sorgten die Gastgeber auch dafür, dass die Unterhaltung und das leibliche Wohl ihrer Gäste nicht zu kurz kamen.

Dies honorierten die geladenen Gäste mit guter Stimmung und ­ ­entsprechender Verweildauer. So zum Beispiel Daniel Schuster, Leiter E-Purchasing/B2B Projects bei SPAR: „EDI steht für Vernetzung.

Diese ist auch bei dieser Veranstaltung auf allen Ebenen zu spüren.“ Auch Sabine Puwein von Almdudler Limonade fand: „Es war eine großar-

© EDITEL/Katharina Schiffl

OFFENE TÜREN AM BRAHMSPLATZ

tige Veranstaltung!“. Wenn´s um Rat und Tat rund um den Austausch und die Integration von Daten geht, steht EDITEL ihren Kunden natürlich

auch an jedem weiteren Tag bei ­„offenen Türen“ zur Verfügung. n editel.at/news/aktuelles

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BLOCKCHAIN INITIATIVE LOGISTIK

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uf Einladung der Prüfungs- und Beratungsorganisation EY nehmen EDITEL Austria und GS1 Austria gemeinsam mit namhaften Logistikern wie etwa DB Schenker, LKW Walter sowie der Bundesvereinigung Logistik Österreich (BVL) und der Wirtschaftsuniversität Wien (WU Wien) an der „Blockchain Initiative Logistik“ teil.

Die Initiative hat sich zum Ziel gesetzt, ein gemeinschaftliches Pilotprojekt zu implementieren, das der Überprüfung des Nutzens von Blockchain-Technologien für Transport und Logistik dient.

Dieser erste „Use Case“ wurde bereits festgelegt und widmet sich der Digitalisierung von Frachtdokumenten. Dabei geht es darum, dass Frachtdokumente meist papierbasiert sind und deren Handhabung und Übergabe daher oft unkontrolliert passieren. Die Teilnehmer der Initiative verfolgen und analy-

sieren in laufenden Workshops den Lösungsansatz, einige Frachtdokumente mittels Blockchain zu digitalisieren.

Damit sollen die Verfügbarkeit, der Zugriff und die Weiterverarbeitung der Dokumente zu jedem Zeitpunkt und für alle Teilnehmer am Prozess gewährleistet werden. Die Branchenlösung soll jährlich rund 75 Millionen Prozesse bei österreichischen Logistikern automatisieren und zwölf Millionen Blätter Papier einsparen.

Warum sich EDITEL bei dieser Initia­ tive aktiv einbringt, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer der EDITEL Austria GmbH, wie folgt: „Auch wenn Blockchain bestehende EDI-Prozesse vorerst nicht ersetzen wird, bietet sich für uns als EDI-Provider hier eine gute Möglichkeit, wichtige Einblicke zu gewinnen und Synergien zu nutzen. Diese möchten wir auch in unsere künfti-

© marrio31 – iStockphoto.com

Branchenlösung soll jährlich rund 75 Millionen Prozesse bei österreichischen Logistikern automatisieren und zwölf Millionen Blätter Papier einsparen

gen Lösungen einfließen lassen.“ Auch GS1 Austria-Geschäftsführer Gregor Herzog ist überzeugt, „dass diese Technologie zur Speicherung von Daten auch disruptives Potenzial für Logistik und Supply Chain Management hat. Die damit einhergehenden Entwicklungen sind daher äußerst relevant für GS1 Austria als Datendrehscheibe und wir freuen uns, dazu einen Beitrag leisten zu dürfen.“ n editel.at/news/aktuelles/­ artikel/bil

DATENBRÜCKE IN DIE USA

Gewinner des Futurezone-Award In der Kategorie „Blockchain Projekt des Jahres“ hat die Blockchain Initiative Logistik 2019 den ersten Platz belegt! Der futurezone Awards zeichnen die innovativsten Ideen und Projekte des Jahres aus.

IMPRESSUM

EDITEL bietet für Medizinproduktehersteller eine automatisierte Lösung zur Datenübertragung an die zentrale Datenbank der FDA.

AUSGABE 2/2019

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EDITEL Austria GmbH ist eine 100%-Tochter der GS1 Austria GmbH. Der Unternehmensgegenstand der EDITEL Austria GmbH ist die Abwicklung des elektronischen Datenaustausches zwischen Geschäftspartnern, der Vertrieb dafür notwendiger Softwareprodukte und Unterstützungsleistungen.

eine automatisierte Schnittstelle einzurichten.

EDITEL bietet hierfür als von der FDA offiziell zertifizierter „Third Party Provider“ eine erprobte ­Lösung zur automatisierten Übertragung von Daten an GUDID an.

Dabei werden unternehmensspezifische Inhouse-Dateien über die EDI-Plattform eXite zunächst in ein HL7-SPL-File konvertiert, die gelisteten Datensätze validiert und eingereicht.

Ein speziell eingerichtetes Business Monitoring-Tool gibt Auskunft zu jeder Einreichung und dessen Status. Mit dieser „Best Practice“-Lösung sowie der engen Zusammenarbeit mit GS1 Austria sieht EDITEL-Geschäftsführer Gerd Marlovits „EDITEL als erste Anlaufstelle, wenn es um die automatisierte Übermittlung von UDI-Daten geht“. n editel.at/branchen/­ healthcare

Geschäftsführung und für den Inhalt verantwortlich: Mag. Gerd Marlovits Redaktion: Sylvia M. Gerber M.A., Anja Jung Lektorat: Dagmar Jenner, www.texterei.com Übersetzungen: Englisch: Dagmar Jenner, www.texterei.com Tschechisch und Slowakisch: Martina Pokornà, Linda Stanislavová Ungarisch: Renata Stummer Kroatisch: Nataša Burič, Marija Lunjek Layout: www.creativedirector.cc Offenlegung lt. Mediengesetz, Stand 1.3.2009: Newsletter zur Förderung und Unterstützung des Tätigkeitsbereiches von EDITEL Austria.

© David Plas, GS1

DI (Unique Device Identification) ist ein weltweites System zur einheitlichen Identifikation und Kennzeichnung von Medizinprodukten, das die US-amerikanische FDA (Food and Drug Administration) bereits 2014 verabschiedet hat.

Hersteller von Medizinprodukten in Europa unterliegen auch diesen Auflagen, wenn sie ihre Produkte in den amerikanischen Markt exportieren.

Nach einer dreijährigen Übergangsfrist ist UDI ab Mai 2020 auch in Europa umzusetzen. Neben der eindeutigen Identifikation und ­ Kennzeichnung von Medizinprodukten ist das Pflegen von Artikelstammdaten in einer zentralen Datenbank Pflicht; so sind alle Daten der GUDID (Global UDI Database) zu melden.

Handelt es sich nur um einige wenige Datensätze, ist die manuelle Eingabe über das GUDID-Webportal machbar. Für die Meldung größerer Datensätze gibt es die Möglichkeit,

Medieninhaber und Herausgeber: EDITEL Austria GmbH, 1040 Wien, Brahmsplatz 3; T: +43 /1/505 86 02; E-Mail: info@editel.at www.editel.at