INSIGHTS
Carlos Alberto Ferraiuolo Diretor de Tecnologia e Inovação da Access Brasil
Escritório digital deve mudar a gestão de documentos vem ser digitalizados levando em consideração quais são os mais importantes para atingir os objetivos de negócio. A digitalização, quando planejada e executada de forma correta, traz muitos benefícios para a empresa. Planejar é a chave do sucesso na jornada rumo ao escritório digital. Transformar arquivos físicos em arquivos digitais é mais do que simplesmente digitalizar.
Os documentos em papel não devem ser extintos com a transformação digital, eles podem estar todos digitalizados, porém seus originais ainda precisam ser preservados até o final do seu ciclo de vida. O escritório digital, na verdade, começa com uma mudança de cultura, que então abre caminho para uma eficiente estratégia de gestão de documentos capaz de levar para toda a empresa a agilidade necessária para o novo cenário econômico. É preciso analisar todo o contexto de forma estratégica, analisando os processos e entendendo quais são as necessidades dos usuários. Vencida essa primeira etapa, com um programa de treinamento e de cons-
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INFORMATION MANAGEMENT | NOV 2019
Em primeiro lugar, o responsável pela governança da informação deve trabalhar em conjunto com todos os departamentos para determinar os campos de cientização que pode ser desenvolvido indexação (metadados) que permitirão junto com o provedor de serviços, é hora a busca e recuperação eficiente de dode pensar como será possível integrar cumentos e entender as suas necessidatodas as informações distribuídas pelos des. diversos departamentos da empresa em um único sistema de gestão documen- Com um eficiente processo de gestão tal, de forma que todos os funcionários de documentos, todos podem aprotenham acesso aos documentos neces- veitar as vantagens de contar com um sários para as suas tarefas, com base em escritório digital, como a centralização políticas de segurança e de governança e integração de dados; facilidade de acesso e disponibilidade dos arquivos; da informação. pesquisas rápidas a qualquer hora e em qualquer lugar; consultas simultâneas, Jornada sem atrito compartilhamento de informações e Durante o planejamento da transição fortalecimento das práticas de goverdo escritório tradicional para o digital, é nança da informação. preciso analisar quais documentos de-
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