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Gestão de informações, documentos e colaboração corporativa

Entrevista

O Brasil usa Big Data! Ano 7 - Número 37 Agosto de 2013 R$ 18,00

Acesso e gestão da informação móvel

O ferramental integrado e modular que atende à gestão remota

GEstão de Documentos JurÍdicos

Conheça os dez passos para a melhor gestão deste tipo de informação

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NÚMERO 37 | AGOSTO DE 2013

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O uso de identificação em radiofrequência vem crescendo consistentemente nos últimos anos e o mercado de gestão de documentos está entre os mais promissores para essa tecnologia que vem evoluindo e ficando mais barata

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O Brasil usa Big Data! Considerada uma tecnologia prioritária nos negócios devido à sua capacidade de apontar soluções para desafios de longo prazo, a divisão de consultoria da IBM, em parceria com a Universidade de Oxford, conduziu o estudo “Análise de dados: O real uso do Big Data no mundo” e inclusive no Brasil.

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Acesso e gestão da informação corporativa na era da mobilidade O conceito de mobilidade corporativa deixou há tempos de significar apenas o uso em larga escala de notebooks, smartphones ou tablets para acessar e-mails, sites, redes sociais e aplicativos pessoais. Essa foi apenas a primeira “onda móvel”. Saiba mais como a segunda onda está dando impulso a uma variedade de processos de negócio.

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Documentos Jurídicos

Dez passos para gestão de documentos jurídicos. A automação dos processos e o gerenciamento eficiente de documentos e informações são os maiores desafios dos escritórios de advocacia hoje. Saiba como lidar com a documentação na área do Direito.

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UpFront Carreiras Crônica

Artigos 30 Metadados, conteúdo e Snowden Walter Koch

32 Informação: estamos de fato usando de forma adequada? Wilton Tamane

40 Mitos Tecnológicos Angelo Volpi e Cinthia Freitas

42 Até o funk se rendeu à Gestão da Informação Márcio Teschima

50 Uma nova Era para Segurança da Informação Alexandre Martinez

52 O Nascimento do CDO Mario Faria

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Carta aO LeitOr Publisher Eduardo David - eduardo.david@guiabusinessmedia.com.br Diretor Geral Arnaldo David - david@guiabusinessmedia.com.br Editora Susana Batimarchi - MTB 16.022 - susana@guiabusinessmedia.com.br Repórter Lucas Agrela - lucas@guiabusinessmedia.com.br Colaboradores Gilberto Pavoni Junior, Ana Lúcia Moura Fé e Sônia Martinez Revisão Mariana Pajuelo - MTB 49.801 mariana.pajuelo@guiabusinessmedia.com.br Diretora Comercial Sandra Mletchol - sandra@guiabusinessmedia.com.br Assistente Comercial Jéssica Alves - jessica@guiabusinessmedia.com.br

Criador e Criatura

Executivos de Negócios Renato Albuquerque - renato@guiabusinessmedia.com.br Carlos Ávilla - carlos@guiabusinessmedia.com.br Diretor de Arte Flávio Della Torre - flavio@guiabusinessmedia.com.br Assistente de Arte Wilson Hiramatsu Gerente Administrativo e Financeiro Tadeu Nunes - financeiro@guiabusinessmedia.com.br Assistente Administrativa Mariana Dantas - mariana@guiabusinessmedia.com.br

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omo disse John Mancini, presidente da AIIM, em um de seus recentes artigos, não importa o quanto avance a discussão sobre a avalanche de informações, “somos os criadores e as vítimas dessa sobrecarga”. Ainda como tópico dessa mesma discussão, é importante perceber que as tecnologias de gerenciamento de documentos e ECM foram desenhadas originalmente baseadas no uso de arquivos físicos para armazenamento de documentos. Mas uma coisa engraçada aconteceu no caminho deste armazenamento: os documentos evoluíram e se transformaram. Hoje toda uma miríade de materiais, vídeos, áudios, wikis, blogs e mídias sociais são partes desse universo chamado singelamente de “documentos”. Como a maioria dos sistemas de gerenciamento conteúdo, conforme salienta o mesmo Mancini, foi projetada para abrigar documentos do Word e planilhas do Excel comuns, hoje tornou-se um grande desafio trabalhar com novas formas de informação como estão sendo apresentadas. A explosão de conteúdo em todas as empresas tornou-se quase incontrolável sem um compromisso que envolva todas as áreas da organização. Se os leitores não acham que isso é uma prioridade, é melhor prestarem atenção à sua volta. Para isso preparamos nesta edição temas importantes e que merecem total atenção. O primeiro é o uso do RFID na gestão de documentos, uma tecnologia interessante que pode facilitar e muito a vida dos gestores. A outra matéria é o uso da mobilidade enquanto facilitadora da gestão de informações, e por último veja quais as melhores práticas para quem trabalha com documentos jurídicos. A todos uma boa leitura!

Susana Batimarchi eDItOrA

Conselho Editorial Walter Koch, Alan Pelz-Sharp, Wilton Tamane, Daniel Dias Pinto, Rodrigo Montagner e José António Galves Colaboradores de Conteúdo Walter Koch, Alan Pelz-Sharp, Wilton Tamane, Jesse Wilkins, Thiago Cruz Soares, Marcelo Souza Silva, José Guilherme Junqueira Dias, Cinthia Freitas, José Antonio Galves, Atle Skjekkeland, Daniel Dias Pinto e Angelo Volpi INFORMATION MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda - empresa de comunicação especializada em produzir e distribuir conteúdos jornalísticos para o mercado corporativo, através de publicações impressas e digitais, portais na internet, eventos e treinamentos profissionais. INFORMATION MANAGEMENT aborda as novas tecnologias, processos e estudos de caso sobre ECM/EIM – Gerenciamento de Informações e Documentos de uso Corporativo e todos os fatos mais relevantes da cadeia de valor deste mercado envolvendo todo o ciclo de vida da informação: Produção, Captação, Gerenciamento, Armazenamento, Preservação e Disponibilização. É dirigida a executivos e profissionais técnicos das áreas de negócios: TI, Administração, Finanças, Centros de Documentação – CEDOC, RH, Jurídico, Projetos, Logística, Suprimentos,Comercial, Marketing, Transportes, Engenharia, etc, nas 8 mil principais empresas dos segmentos: Bancos, Seguradoras, Manufatura, Serviços, Telecom, Saúde, Petroquímica, Mineração, Varejo, Automotivo, Construção , Agroindústria, Educação, Governo e Setor Público, entre outros. As informações contidas nas mensagens publicitárias publicadas pela revista é de exclusiva responsabilidade das empresas anunciantes. INFORMATION MANAGEMENT não aceita publicidade “publieditorial.” Os artigos assinados são responsabilidade de seus autores e não refletem necessariamente a opinião dos editores da revista. Todo o conteúdo da INFORMATION MANAGEMENT, revista e portal, é de livre reprodução, sendo necessária a citação da fonte, conforme legislação de direitos autorais. Marketing e Audiência Saiba como promover e valorizar sua marca, seus produtos ou serviços na INFORMATION MANAGEMENT – revista e portal. Solicite nosso Mídia Kit pelo e-mail comercial@guiabusinessmedia.com.br ou pelo tel: 11-3392- 4111 ramal 17 com Jéssica Alves Central de atendimento Assinatura anual: (06 edições) Brasil R$ 170,00. Outros países US$ 260,00. Para assinar ligue 11- 3392-4111 ramal 25 ou e-mail assinaturas@ guiabusinessmedia.com.br Redação: Para falar com a redação da INFORMATION MANAGEMENT ligue: 11-3392-4111 ramal 18 ou envie suas notícias para redação@ guiabusinessmedia.com.br Newsletter: Para receber notícias diárias sobre ECM/EIM (Gerenciamento de Conteúdo e Informações Corporativas), assine nossa Newsletter no endereço: www.informationmanagement.com.br Publicidade: Para anunciar na revista ou no portal INFORMATION MANAGEMENT, ou discutir uma estratégia de comunicação para aumentar as venda de seu produto ou serviço, ligue para 11-3392-4111 ramal 29 ou envie um e-mail para comercial@guiabusinessmedia.com.br. Eventos: Para informações sobre os eventos ECMSHOW – EXPO + CONFERENCE, ECM ROAD SHOW e SHAREPOINT 360º ligue para 11-33924111 ramal 16 ou e-mail eventos@editoraguia.com.br. Treinamentos Profissionais: Para receber a agenda de Cursos e Eventos sobre Gerenciamento de Informações Corporativas, ligue: 11-3392-4111 ramal 16 ou e-mail guiatraining@guiabusinessmedia.com.br Parcerias de eventos: GARTNER e CIAB/FEBRABAN, BITS – Business TI South America, FUTURECON. Distribuição Nacional Impressão: Neoband

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entrevista

Sergio Loza

Por Susana Batimarchi

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O Brasil usa Big Data! Nesta entrevista o executivo da IBM, Sergio Loza, Diretor de Smarter Analytics para América Latina, fala sobre o nível de maturidade de uso do Big Data. Considerada uma tecnologia prioritária aos negócios devido à sua capacidade de apontar soluções para desafios de longo prazo, a divisão de consultoria da IBM, em parceria com a Universidade de Oxford, conduziu o estudo “Análise de dados: O real uso do Big Data no mundo”. A pesquisa contou com 1.144 entrevistados de 95 países, incluindo 65 empresas do Brasil.

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Information Management - Por que o Big Data passou a ser prioridade nos negócios das empresas no mundo e em particular no Brasil? Sergio Loza - Os negócios no mundo estão cada vez mais competitivos globalmente e as empresas estão em busca de vantagens que as diferenciem de seus concorrentes. Hoje em dia, informação organizada tornou-se uma vantagem competitiva que pode ser usada para a tomada de decisões de melhor qualidade. Uma pesquisa que nossa divisão de consultoria IBM realiza anualmente e que acabamos de divulgar este ano, em parceria com a Escola de Negócios Saïd, da Universidade de Oxford (com participação de 1.144 empresas de 95 países, sendo 65 delas brasileiras), identificou que as empresas, tanto em nível global quanto no Brasil, estão a cada ano mais interessadas nos insights que se podem obter da análise do grande volume de dados produzidos nas suas interações digitais com clientes e parceiros, assim como nas informações que são postadas em redes sociais e geradas por um número cada vez maior de sensores e equipamentos computadorizados nas cadeias produtivas - o que hoje se conhece como Big Data. Segundo o levantamento, 72% das

empresas no Brasil e 63% no mundo já percebem a vantagem competitiva na análise dessas informações, um grande crescimento se comparado à pesquisa de 2010, quando o percentual era de 38% no país e 37% no mundo. Tanto no Brasil quanto no mundo, 75% das companhias afirmaram que estudam alguma iniciativa ou já têm projetos baseados na análise de dados. Quem já tomou a iniciativa reporta um resultado três vezes melhor que antes, em áreas como marketing e vendas. Costumamos dizer que o grande volume de dados produzidos a cada segundo é a nova matéria-prima, algo como um novo recurso natural. Se a empresa tiver uma estratégia eficiente, apoiada em tecnologia, para analisar toda essa informação, é certo que tomará decisões de maior qualidade e, assim, terá as vantagens competitivas desejadas. A pesquisa confirma que no Brasil muitos líderes já enxergam a oportunidade de se diferenciar da concorrência e gerar mais valor para a empresa. IM - Quais são as principais oportunidades criadas pelo Big Data no Brasil para geração de negócios? SL - São muitas as oportunidades que a análise inteligente de dados pode trazer para os negócios. A JUL / AGO 2013 | INFORMATION MANAGEMENT  9

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entrevista

Sergio Loza

área na qual observamos maior investimento é a de contato com os clientes, onde notamos o uso da tecnologia para entender melhor as necessidades e desejos dos clientes, usando informações obtidas em redes sociais; compreender rapidamente insatisfações e corrigir o atendimento antes de perder clientes; até em gestão de campanhas de marketing para obter melhores resultados com menor investimento através de melhor segmentação. Outra oportunidade para aplicação de análise de dados é em ganho de eficiência operacional. Aqui falamos em aproveitar a grande quantidade de informações que máquinas e equipamentos eletrônicos modernos geram em funcionamento. São equipamentos de usinagem, grandes caminhões, colheitadeiras, mas também os sistemas digitais, como portais e aplicações web. Hoje os sistemas analíticos são capazes de analisar esses dados produzidos em grande volume e velocidade em tempo real - análise dos dados em movimento - e apontar correlações que permitam reduzir o tempo de máquina parada, prolongar a vida útil e reduzir o nível de produção de peças defeituosas. Temos vários projetos nas indústrias de recursos naturais, automobilística, bens de consumo, entre outras. Outra grande oportunidade de uso de sistemas analíticos é a gestão de risco. Desde processos mais tradicionais, como risco de crédito ao consumidor ou risco de uma apólice de seguro, até aplicações no correto entendimento da exposição de uma instituição financeira a um grande grupo econômico com muitas empresas e participações acionárias cruzadas. 10

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“Muitos líderes no Brasil já enxergam a oportunidade de se diferenciar pelo uso do Big Data” Esses são apenas alguns exemplos, há muitas outras oportunidades de aplicação de sistemas analíticos, em todos os setores da economia. IM - Quais são os avanços das empresas nacionais rumo à adoção do Big Data? SL - A pesquisa aponta que metade das empresas brasileiras já está se planejando para aproveitar as oportunidades que o Big Data pode trazer aos negócios: 51% delas estão definindo a estratégia e planejando as atividades que serão colocadas em prática enquanto 24% já estão na implementação de projeto ou fazendo pilotos. Os 25% restantes ainda não deram início às atividades. No Brasil, a análise de dados centrada no cliente, com o objetivo de aumentar as vendas, é o principal foco das empresas. 53% delas citaram o foco no cliente e no atendimento, enquanto a média global foi de 49%. O segundo maior foco citado pelas empresas brasileiras foi a melhoria das operações, com 18% das respostas. Já o gerenciamento de risco e finanças ficou em terceiro lugar (13% dos entrevistados brasileiros), seguido pela criação de novos modelos de negócio (11% no Brasil).

Percebemos que os setores mais empenhados em extrair valor do Big Data são os de serviços financeiros, de seguros e telecomunicações. Em telecomunicações foi observado o maior índice de busca de resultados centrados no cliente (66%). IM - Como o gerenciamento de informações influencia a correta utilização da tecnologia do Big Data? SL - Como um recurso natural, a informação, mesmo abundante em seu estado bruto, tem valor limitado. Foram os avanços nas tecnologias de captura de dados em diferentes formatos, estruturados ou não, transformação e integração, juntamente com avanços em direção a plataformas de bancos de dados para processamento paralelo, com redundância, em memória que permitiram hoje levar adiante análises complexas em volumes de dados muito grandes, como por exemplo, os metadados das chamadas telefônicas, CDRs. Outros avanços tornaram possíveis as análises de dados nos casos em que é simplesmente economicamente inviável persistirem os dados num banco de dados porque são produzidos em velocidade muito grande. Um exemplo é a análise de mídias sociais. www.informationmanagement.com.br

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tIS expande portfólio de pagamentos móveis A empresa israelense Top Image Systems expandiu seu portfólio de tecnologias de pagamentos móveis com as soluções MobiCheck e o MobiPay, que permitem pagar contas ou depositar cheques por meio de fotografias enviadas aos bancos usando smartphones. IM: Como funcionam as soluções de pagamentos móveis MobiCheck e o MobiPay? Ido Schechter: O MobiCheck permite que os usuários depositem cheques diretamente em suas contas enviando uma imagem ao banco por meio de um aplicativo para smartphone, eliminando a necessidade de levar os cheques às agências. Já o MobiPay funciona de forma parecida, mas tem foco no pagamento de contas, como água, luz ou telefone. A solução identifica automaticamente os dados relevantes, como valor, tipo de despesa e a empresa que será paga. E, após selecionar o método de pagamento, a transação é realizada de forma segura.

os bancos ofereçam aos clientes uma das formas mais eficientes para pagar contas, garantindo a máxima segurança com uma excelente experiência de usuário. E com o MobiCheck, é possível até mesmo se divertir com a captura de cheques no aplicativo - e devidamente depositá-los em suas contas.

Ido Schechter: O sistema faz a interface com o servidor do banco e autentica as credenciais do usuário, processa a imagem com o software móvel OCR, extrai os dados necessários e se comunica novamente com o núcleo do banco por meio do protocolo check21 para processar o cheque. Então, o usuário recebe uma notificação informando se a transação foi bem-sucedida. Ido Schechter: CEO e Diretorgeral da Top Image Systems

Ido Schechter: O MobiPay permite que

RECORDS MANAGEMENT

A Metrofile inova com classificação 3D de documentos

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especialização em Documentação Jurídica

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IM: Qual é o processo de certificação dos cheques depositados?

IM: Quais são os principais benefícios oferecidos por esses serviços?

A Metrofile, empresa dedicada à gestão de documentos no Brasil desde 1985, está inovando ao agregar inteligência aos processos de gestão de documentos. Por meio de uma avaliação do acervo classificada de 3D (Três Décadas), ou seja, acervos: histórico ou permanente (3ª década), intermediário (2ª década) e corrente (1ª década); a empresa

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oferece a solução mais adequada à gestão dos documentos dos clientes. Como BPO (Business Process Outsourcing), a companhia oferece serviços de BPO para as áreas de RH, Jurídico, Comercial, Financeiro, Médica, Transportes e Logística. Todas as ofertas são disponibilizadas com gestão digital, com validação de tipologia de documentos.

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A Macdata, empresa especializada na gestão de documentos, oferece serviços de especialização para área jurídica como softwares e serviços. Essa especialização é sustentada não apenas pela experiência nestes anos todos, mas pelo desenvolvimento de sistemas que atendem às peculiaridades do setor, conforme explica Antônio Carlos Macedo, diretor da Macdata, que se concentram em quatro áreas importantes para o controle efetivo do acervo: Segurança (com certificação digital para os documentos, controle de acesso e autoria, classificação de banco de dados, marca d´água e controles de classificação e datação das peças jurídicas); Controle por RFID (a etiquetação de todos os documentos para rastreamento e prioridades de digitalização e classificação); Armazenamento (feito de acordo com as normas das tabelas de temporalidade, controle por via lógica, rastreamento) e a rapidez na busca (tanto para busca quanto para acesso, seja para navegação por web ou por meio de dispositivos móveis). “É fundamental para os profissionais terem acesso rápido e confiável aos documentos a fim de cumprirem prazos e terem toda a memória de seus casos preservado”, conclui Marcelo.

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CARREIRAS ROBERTO VOI assumiu o cargo de District Manager para os setores Financeiro e Enterprise da EMC Brasil. Dentro do time comercial, o executivo passa a auxiliar os gerentes de contas no atendimento de clientes da indústria financeira. MARCUS LUZ assumiu a direção do segmento de Enterprise da Cisco do Brasil, sendo responsável pela atuação da companhia no mercado de grandes empresas baseadas no país. Anteriormente, Luz era responsável pelo setor financeiro na Cisco, uma das verticais do segmento de Enterprise. ANTONIO GESTEIRA é o novo diretor executivo da Vinco – empresa brasileira especializada em soluções de integração de dados fiscais para empresas de informática e escritórios de contabilidade. A nova contratação segue a estratégia da companhia de se reposicionar no mercado nacional para ampliar também a sua atuação em grandes empresas. JOSÉ ANTONIO A. PIRES foi anunciado como vice-presidente de Serviços da BRQ, empresa de serviços e soluções de Tecnologia da Informação. O executivo, anteriormente diretor de uma das unidades de negócio da empresa, passa a ser responsável pela vice-presidência com foco no setor financeiro. MASAHIKO MORIOKA foi anunciado como novo presidente e diretor executivo (CEO) da OKI Data Américas, e além da sua nova posição, continuará atuando como vice-presidente da OKI Data Corporation. Mitsuaki Takahara assumirá como vice-presidente executivo da região. Em sua nova função, o executivo vai supervisionar o desenvolvimento das operações de negócios internacionais em todas as áreas de produtos nos mercados latino e norte-americanos, também atuará como Presidente do Comitê de Gestão norteamericano da organização.

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DESMATERIALIZAÇÃO

e-BPO A SBS, que está apresentando o conceito de e-BPO e já entrega processos de KPO no País, concluiu sua parceria estratégica com a empresa Efficeon do Brasil Sistemas Inteligentes, através da assinatura de um contrato expressivo para os próximos cinco anos, possibilitando através deste o desenvolvimento de soluções mais abrangentes ao mercado corporativo. A SBS e-BPO tem como principal foco de atuação a desmaterialização de documentos e processos relevantes com valor probante e com o uso prático da Certificação Digital, enquanto a Efficeon tem foco voltado para Plataformas BPMS, ECM e ferramentas

avançadas de tratamento e extração de informações em imagens. Como resultado da parceria, as empresas estão colocando à disposição a plataforma para processamento de todas as funcionalidades da esteira de Concessão, Formalização e Recuperação de Créditos, seja dos créditos originados por contratos nascidos em papel ou digitais, bem como a geração e gestão de Kit Eletrônico de Ajuizamento em todo o território nacional. “Contamos com um dos melhores softwares de ECM disponíveis hoje no mundo. Utilizar uma plataforma altamente integrável e customizável

como o SmartECM é fundamental para a garantia do cronograma dos projetos dos nossos clientes, cada vez mais complexos e exigentes. Hoje entregamos soluções baseadas na mais avançada plataforma do mercado nacional, completamente adaptada, e o compliance com as políticas da ICP Brasil. Com a utilização do poderoso Workflow do SmartECM integrando na plataforma de nossa operação e nossos clientes, teremos o controle total dos processos em andamento, com uma visão completa do negócio, na WEB ou em qualquer dispositivo mobile”, diz Christian Ribas, diretor executivo da SBS e-BPO.

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Olivetti amplia negócios no Brasil O nome Olivetti marca que virou sinônimo de máquina de escrever e chegou a vender por aqui mais de 10 milhões de unidades no Brasil, passou os últimos anos por uma grande reestruturação para atender as demandas por produtos e serviços com tecnologia. Com foco exclusivamente voltado a ampliar os negócios no Brasil e na América Latina, o Business Development Manager LATAM da Olivetti, Massimo Biffi esteve no Brasil durante a realização do Ciab 2013, informou que estratégia da companhia no Brasil, assim como em outros países latino americanos acontece por meio de parceiros ampliando sua capilaridade neste mercado. Entre os produtos e soluções que a empresa está colocando à disposição do

mercado, estão os recentes lançamentos como as multifuncionais M206 e M210, e o MB-2 ADF é um “tudo-em-um”, um scanner para front office indicado para uso em instituições financeiras que compreende várias funções como alimentação de multi-folhas, digitalização/impressão/reconhecimento. Outro destaque da linha de scanners desktop é o Oliscan A600-color scanner duplex projetado especificamente para caixas de banco que digitaliza vários tipos de documentos, uma série de novos tablets Olipad Quad-Core e a solução Graphos W811 para assinatura eletrônica graphometric, um hardware e software integrados que permite assinar documentos em formato digital, sem a

necessidade de fazer desenvolvimentos e integrações. Os lançamentos marcam o retorno definitivo da Olivetti ao mercado brasileiro. “Retomamos nossas atividades aqui há dois anos e nossas atividades estavam concentradas no desenvolvimento e oferta soluções voltadas ao fim do uso do papel, integrando os equipamentos da empresa com softwares de parceiros, como terminais de ponto de venda e scanners. conectados”, explicou o executivo da Olivetti. “Hoje 43% de nosso faturamento vem de fora da Itália”, diz, lembrando que a companhia está presente hoje em 53 países e conta com uma carteira de 230 clientes corporativos.

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MERCADO

Most amplia portfólio A empresa de soluções empresariais de gestão e tratamento de imagens Most, representante da Athic no Brasil, ampliou recentemente seu portfólio de produtos no segmento de pagamentos móveis com dois novos produtos. IM: Como a Smartcase pode auxiliar as transações financeiras? Jean Michel Guillaume: Com essa pequena maleta será possível realizar, em qualquer lugar, operações financeiras que dependam da formalização de contratos, fornecimento de documentos, coleta de assinatura e biometria, enviando e recebendo

dos sistemas de retaguarda do banco todas as consistências necessárias para atividades como abertura de contas, venda de cartões de crédito, contratos de empréstimos, entre outros. O tablet que integra o kit possui recurso 3G para que todas as informações por eles manipuladas possam sensibilizar os sistemas centralizados do banco, como se todo o processo estivesse sendo realizado dentro da própria agência bancária. IM: Qual é o objetivo da empresa com a ampliação do portfólio? Jean Michel Guillaume: O lançamento visa oferecer produtos numa antecipação

Jean Michel Guillaume, Diretor da Most

da demanda por pagamentos móveis, principalmente para o setor financeiro. Nossos produtos foram testados na Europa, no Oriente Médio e Norte da África e estão bastante maduros para atender às necessidades nacionais. IM: A ferramenta já está disponível? Jean Michel Guillaume: A Smartcase já está disponível para o mercado nacional e atualmente encontra-se em fase de testes em um grande banco que tem agências em todas as cidades brasileiras.

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Integradora de soluções foca no crescimento A IT2B, empresa de tecnologia, possui um portfólio variado de atuação dentro da área de TI. A empresa oferece serviços, consultoria, e uma área de negócios com soluções de impressão e gestão de documentos, outsourcing e soluções de TI, hardware e software. A companhia possui cinco unidades de negócios e está presente em todo o território nacional. Seu portfólio contempla soluções adequadas a empresas privadas e públicas de todos os portes e segmentos. Ao longo dos últimos anos, a IT2B transformou seu modelo de negócio e ampliou os investimentos em áreaschave de alto valor, dirigindo soluções de Cloud Computing, DRP, ERP, BI, Smart Town , educação, entre outras. De acordo com Carlos Motti, CEO da companhia, a empresa teve em 2012 seu faturamento representado em 70% pelo portfólio de serviços e 30% de comercialização de produtos e software. Fruto desse investimento, a empresa reestruturou a área de negócios do setor público criando a Diretoria Regional de Brasília, com Cassio Viana Dias assumindo a área comercial. Essa mudança como informa o executivo busca atender à demanda dos órgãos públicos, diante da constante necessidade por infraestrutura de TI, ampliando a presença de seus parceiros

fabricantes como HP, SAP, Microsoft, Lexmark, Xerox, entre outros. Um exemplo do grande porffólio de produtos da empresa é o software Holmes, voltado para área de gestão de conteúdo corporativo que reúne funcionalidades de busca corporativa, gestão de documentos e Business Intelligence. O coração do aplicativo é a Trackbar, uma barra de busca que orienta o usuário de forma rápida e precisa para os documentos e arquivos que busca, além de utilização de inteligência artificial , automatizando parte das atividades da gestão de documentos. O Holmes funciona em qualquer sistema operacional e permite integrações com outros sistemas corporativos, como ERP, CRM, BPM, entre outros. Para Carlos Motti, o momento da IT2B é de maturidade e a empresa passa por um momento estável devido ao planejamento prévio e bem estruturado dos últimos anos, o que é justificado pelo grande número de ofertas e inclusive pela abertura de uma frente de atuação na área de Educação. “Tivemos um período de investimento e o ano de 2012 foi marcante porque pudemos analisar os resultados e a evolução nos negócios, além de ver como a nossa marca é vista por nossos clientes e concorrentes. Soubemos esperar e agora os resultados podem ser comemorados”, explica o executivo.

Carlos Motti, CEO da IT2B

Cassio Viana Dias, diretor comercial regional Brasília da IT2B

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MOBILIDADE Por Ana Lúcia Moura Fé

Acesso e gestão da informação corporativa na era da mobilidade Flexibilidade, acesso e compartilhamento. As organizações se preparam para o melhor que a mobilidade tem a oferecer.

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conceito de mobilidade corporativa deixou há tempos de significar apenas o uso em larga escala de notebooks, smartphones ou tablets para acessar e-mails, sites, redes sociais e aplicativos pessoais. Essa foi apenas a primeira “onda móvel”. Ela pavimentou o caminho para uma outra, agora em plena expansão e caracterizada pela oferta exponencial de soluções de mobilidade empresarial para uma ampla variedade de processos de negócio. No cardápio, encontram-se ferramentas integradas e modulares que atendem a um crescente espectro de acesso e gestão mó-

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MOBILIDADE

Daniel Bronzatti: Confiança no conceito de container em mobilidade Bruno de Pina: Há necessidade de ação consultiva no setor

veis – seja de informações, de aplicações, de operações ou de dispositivos. E esse contexto tem tornado o empresariado mais propenso a abraçar a flexibilização da força de trabalho prometida pela mobilidade e por suas tendências derivadas, como o BYOD (bring your own device). Quem parte na frente não tem do que se arrepender, garantem os especialistas. “A mobilidade está revolucionando negócios à medida que mais dispositivos de consumo são conectados às redes corporativas, habilitando funcionários e proporcionando maior eficiência e produtividade para as empresas”, afirma Victor Cooper, diretor de relações públicas e comunicação da AirWatch, uma das maiores empresas do mundo em soluções de mobilidade. O executivo, entretanto, ainda enxerga como “fragmentado e inseguro” o cenário geral de segurança de conteúdo corporativo. Para afastar seus clientes desse cenário, a AirWatch oferece a abordagem que gera um recipiente corporativo, um ponto central em que todo o conteúdo sensível da empresa fica protegido. Por meio do celular ou tablet, os funcionários entram nesse recipiente e acessam de forma segura a informações sobre vendas, o livro de bordo (board book) ou relatórios financeiros, entre outros conteúdos.

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O conceito de contêiner Confiante na segurança proporcionada pelas tecnologias de ponta, Daniel Bronzatti, gerente de engenharia da Citrix, explica como funciona o conceito de contêiner em mobilidade. Trata-se de repositório para dispositivo móvel que dá à área de TI total controle sobre as interações realizadas pelo usuário. “Uma vez que é feito o condicionamento e gestão do aparelho, ele está pronto para entrar na rede da empresa e receber aplicações e conteúdo corporativo por meio do contêiner. Tudo o que é corporativo é criptografado e isolado do que é pessoal. A criptografia abrange toda a comunicação entre dispositivo, contêiner e empresa”, diz Bronzatti, acrescentando que esse modelo obteve grande aceitação no setor financeiro, onde a questão da segurança é primordial. Companhias que adotam essa tecnologia, ele continua, podem trabalhar com uma loja de aplicações para uso restrito do seu público interno, em regime de self-service, em lugar de colocá-las em lojas públicas como App Store e Google Play. A empresa decide como e quais aplicações ou conteúdo estarão abertos a cada usuário. “O e-mail corporativo, por exemplo, não será acessado pelos recursos próprios do tablet ou smartphone”, diz o gerente. Bronzatti lembra que o gerenciamento da mobilidade

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MOBILIDADE EM NÚMEROS

16 4,7 52 2% Cerca de

milhões de smartphones foram vendidos no Brasil em 2012 (contra 9 milhões em 2011), de um total de 59,5 milhões de celulares comercializados no país.

milhões de tablets foram vendidos somente no primeiro trimestre de 2013.

Até o final de 2013, dispositivos móveis inteligentes responderão por

,

de todos os telefones celulares comercializados no país.

empresarial envolve um conjunto amplo de soluções, ferramentas e políticas para gestão móvel, que estão abrigadas em quatro pilares principais: gestão de dispositivos, gestão de aplicações, gestão de informações e gestão de operações. Atuando em todas essas áreas, a Citrix oferece soluções que atendem desde as mais básicas até as mais complexas necessidades de mobilidade, seja no local ou na nuvem. O importante, diz Bronzatti, é que o empenho das empresas deve estar motivado pela promoção da satisfação dos funcionários, e não apenas pela busca de mais produtividade. Conteúdo pessoal na nuvem empresarial Empresas tecnologicamente maduras já se estruturaram para aceitar o BYOD, e a discussão agora é outra: a criação de nuvem empresarial em que empregados possam acomodar tanto os seus conteúdos de trabalho quanto os pessoais. A avaliação é de André Vilela, diretor de produtos e soluções para a América Latina da Hitachi Data Systems (HDS). De acordo com o executivo, essa abordagem impede que os empregados continuem colocando dados corporativos em serviços de nuvem pública (como o iCloud, sistema de armazenamento em nuvem da Apple). Um case que ilustra esse modelo é o da própria HDS.

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Em

2015, o acesso à internet via dispositivo móvel ultrapassará o acesso por meio de desktop ou notebook.

Em 2016, o número de soluções móveis versus soluções para desktop será de

BOX MOBILIDADE 16 milhões de s Brasil em 2012 (co total de 59,5 milhõ no país. Cerca de 4,7 mi somente no primei Até o final de 2 gentes responderão nes celulares come Em 2015, o ac móvel ultrapassará ou notebook. Em 2016, o núm soluções para desk Fonte: IDC

4x1 Fonte: IDC

Há cerca de um ano, a fornecedora lançou internamente (e há um mês disponibilizou para clientes) solução que permite conexão de dispositivos móveis com rede privada. Com isso, os seus empregados passaram a acessar e a colocar informações na nuvem restrita, e a se beneficiar da ferramenta de gestão de conteúdo já existente na companhia. Para dar exemplo dos benefícios dessa medida, Vilela menciona sua própria experiência como caso típico de colaborador que já usava tecnologia do próprio iPhone (iCloud) para troca e armazenamento no aparelho de informações pessoais e de trabalho. “Com a nova solução, o meu celular e micro de casa, conectados com a nuvem da Hitachi, me permitem trabalhar de qualquer lugar e a qualquer hora, sem necessidade de planejamento”, diz. Ele ressalta que a solução se vale de protocolos de acesso extremamente seguros, que impedem vazamento de dados mesmo quando a rede usada para o acesso remoto for vulnerável. Soluções dessa natureza, conforme pontua Vilela, implicam a existência de tecnologia para armazenamento de informação em grandes volumes, com formatos variados e com descritores (metadados) que facilitam a identificação do seu conteúdo, combinada com sistema de inteligência capaz de gerenciar a vida útil da informação.

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MOBILIDADE

André Vilella: Terceirização é tendência para mobilidade

Victor Cooper: A mobilidade traz eficiência e produtividade

“Imagine uma empresa com milhares de funcionários, cada um gerando um grande volume de dados que entram no sistema e são guardados em algum lugar. É essencial a gestão da frequência de acesso, para que se saiba quais informações necessitam de mecanismos de busca com resposta instantânea (e mais caros) e quais podem ficar em lugar de acesso mais difícil e, portanto, mais barato. Isso é importante do ponto de vista econômico”, diz. O diretor da HDS destaca a terceirização de nuvem de conteúdo empresarial privada como forte tendência em mobilidade. “Funciona como um shopping center, em que pequenas e médias empresas podem alugar suas lojas”, explica o executivo. Retornos imediatos João Moretti, diretor geral da MobilePeople, empresa que ostenta em sua base empresas como Pão de Açúcar, Coca-Cola, Telefônica e Atento, é testemunha do crescimento acelerado da demanda por soluções corporativas para mobilidade, e do impacto que os projetos implantados causam na gestão da informação e nos resultados das corporações. “O presidente do grupo Pão de Açúcar, Enéas Pestana, e seus gestores, hoje acessam via dispositivo móvel infor-

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mações de vendas que são consolidadas a cada 15 minutos, dando-lhes base para tomada de decisão onde quer que estejam, quase em tempo real”, informa Moretti. De acordo com o diretor, este e outros casos desenvolvidos em parceria com a MobilePeople comprovam que muitos benefícios, como melhoria da gestão da informação, diminuição de retrabalho e redução de custos, são percebidos imediatamente pelos usuários. “Imagine a rotina de um vendedor da Coca-Cola, que visita em média 60 estabelecimentos por dia e, antes da mobilidade, tinha de lembrar-se de todas as informações sobre cada cliente, como perfil de consumo, situação financeira, pedidos em aberto etc. Hoje, ele tem tudo o que precisa na tela de um dispositivo, na frente do cliente, e não precisa sequer retornar ao escritório depois da visita. O ganho não é só em produtividade, mas em qualidade de vida”, conclui. Ainda falta conhecimento Apesar da toda a tecnologia disponível, Fábio Nunes, diretor de operações da Navita, avalia que a maioria das empresas brasileiras ainda está no estágio inicial de acesso a e-mails, embora já exista grande busca por aplicações mais sofisticadas.

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Esse cenário, segundo o diretor, deve-se menos aos custos dos projetos e mais à falta de conhecimento das empresas quanto às possibilidades de mobilidade que já existem no mercado. “A grande maioria das soluções cobra uma pequena mensalidade por usuário”, informa. Da sua parte, a Navita tenta ajudar os seus clientes a entender o potencial da mobilidade por meio de demonstrações tanto do potencial de acesso à informação quanto dos riscos e potenciais ameaças à segurança. “A maioria das empresas nem sabe que tem de se preocupar com situações em que, por exemplo, um vendedor que recebeu um conteúdo é demitido”, ilustra Nunes. Dentro de casa, a Navita dá aos seus profissionais acesso em tempo real a informações e indicadores relacionados com help desk. “São diferentes perfis de informações para diferentes perfis de usuários. Eu, por exemplo, acompanho em tempo real por meio do smartphone os indicadores da operação, para ver se há chamada atrasada, como está o SLA dos clientes etc”, diz. Marco Galaz, sócio responsável pela unidade de BPO da Everis, está entre os que consideram a segurança da informação o maior desafio para projetos que visam disponibilizar conteúdo empresarial, sejam via mobile, internet, portais de empresas ou sistemas dedicados de acessos a informações corporativas. Outro desafio está relacionado com restrições trabalhistas. Galaz menciona que acesso a informações a qualquer tempo e lugar pode caracterizar horas extras de trabalho, um aspecto pouco discutido pelos gestores. Para empresas interessadas em avançar na mobilidade, o sócio da Everis aconselha escalonamento e definição do tipo de acessos por usuários, para evitar a liberação de todas as informações para todos os funcionários da companhia. “Deve ser definida uma categorização de informações e usuários, já com dados validados pelo board da empresa, e com um passo prévio de alinhamento dos acessos aos clientes”, diz. Já Bruno Pina, head de mobilidade da Resource IT Solutions, chama atenção para a necessidade de uma atuação consultiva por parte dos fornecedores e integradores, dado o grande número de áreas de negócio envolvidas em um projeto de mobilidade corporativa. “Muitas empresas nos procuram sem ao menos saber por onde começar um projeto de mobilidade, apenas porque tomaram conhecimento dos investimentos feitos por um concorrente”, diz Pina. Como seu software como serviço (SaaS) que permite às empresas, em especial da área financeira, monitorar a qualidade de serviços prestados aos usuários finais por meio de smartphones e tablets, a Resource comemora mais de 10 clientes ativos (contra zero no ano passado), e negociações com outros 30 a 40 prospects. Pina percebe grande interesse por soluções para aprovação de workflow e ferramentas de força de vendas em campo. Por fim, Graziani Pengue, engenheiro de vendas da empresa de segurança Websense, diz que as áreas de TI das empresas brasileiras ainda “quebram a cabeça” para resolver questões de segurança relacionadas com acesso móvel a informações empresariais. “O que o mercado oferece de solução de segurança móvel está em estágio entre inicial e intermediário”, afirma o especialista. A boa notícia, segundo Pengue, é que cresce a demanda pelas chamadas soluções de “segundo nível”, que garantem que dados confidenciais não escapem do dispositivo móvel.

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Walter W. Koch

Josetti Capusso

MetaDaDOs

Metadados, conteúdo e Snowden WALter W. KOCh é diretor da ImageWare, consultor internacional em Gestão Documental e TI, e professor dos cursos de pós-graduação da Fesp e Unip. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies, publicado em Dubai, em 2001. Responsável pelo Treinamento da AIIM no Brasil info@imageware.com.br

*Mais informações podem ser obtidas através do e-mail educa@imageware.com.br ou do site http://guiatraining.com.br

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os últimos dias o tema “acesso à metadados” e/ou “o acesso ao conteúdo” estão chamando atenção em termos mundiais graças às discussões levantadas após a divulgação de documentos do governo norte-americano pelo Sr. Eduard Snowden. Uma das declarações feitas por representantes dos EUA foi a de que se estaria somente “garimpando” os metadados das comunicações e não seu conteúdo. Dependendo dos metadados que estão sendo utilizados, não se precisa do conteúdo. Por outro lado perguntamos até onde metadados de e-mails poderiam ser efetivamente úteis para os objetivos declarados (sem entrar neste mérito). Por exemplo, é possível colocar no assunto de um e-mail “Festa da vovó” e no texto escrever “vamos explodir TUDO!”. Será que “Festa da vovó” atende aos objetivos? Aliás, a questão de rotular erroneamente vai muito mais longe do que o nosso mundo do ECM/ EIM. Recentemente, uma das esposas do Bin Laden declarou que durante o tempo em que ele viveu no Afeganistão, havia cortado a barba e usava chapéu de cowboy! Começo a me questionar se as ferramentas de reconhecimento de imagens dos drones americanos não estavam atrás de rótulos como barba e turbante. Se eles achassem o Bin Laden com certeza não o teriam associado ao conteúdo procurado, pois aquele “objeto” estaria rotulado com chapéu de cowboy e imberbe! Como conteúdo sozinho não significa nada, deveria ter havido a pergunta de contexto: que raios faz alguém com chapéu de cowboy nas montanhas do Afeganistão? A questão do contexto pode trazer diferenças gritantes. Uma multinacional brasi-

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leira estava fazendo ajustes nas suas normas e procedimentos relacionados à SA8000. Nas Américas, o rótulo “homossexualismo” normalmente remete a problemas de discriminação. Mas no Congo, onde esta multinacional também está presente, remete à doença. E na Arábia Saudita, à crime. Consequentemente, garimpar somente metadados não faz muito sentido nos objetivos citados pelo referido embaixador. Contexto e semântica Segundo o site wikileaks, Snowden utilizou-se de e-mails criptografados na sua comunicação com os jornais The Guardian e o The Washington Post, bem como exigiu que suas afirmativas não fossem citadas de forma explícita com medo de ser identificado através de análises semânticas. Ora, se os e-mails gerados por ele eram criptografados e os textos criados por ele não poderiam ser publicados na forma original para evitar reconhecimento por análise semântica, não são só metadados que são analisados já que estas duas medidas adotadas por ele visam dificultar o processamento do conteúdo. Também chamou atenção a notícia divulgada pelo jornal O Estado de São Paulo, em 12/07/2013, de que o governo russo estava adquirindo máquinas de escrever elétricas no valor de US$12.800 para uso em comunicações secretas. Será que o Sr. Snowden com suas divulgações irá provocar alterações radicais na evolução da tecnologia? Será que conteúdo na nuvem continuará a ser o caminho? Será que o bom e velho papel ressurge das cinzas ou será que surge uma terceira alternativa? www.informationmanagement.com.br

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T O D OS OS DOCU MENTOS D I S P ONÍVE IS E M QUA LQUER L UGAR E A QU ALQ UER MO ME NTO, ATR AV ÉS DE UM T A B LE T, C E LU LAR, MF P OU C O M PU TADOR Você não precisa mais estar fisicamente no escritório para digitalizar, assinar e dar andamento aos seus processos de trabalho, com o Smart ECM você pode iniciar ou dar sequência a um processo importante de qualquer lugar, com ele você tem acesso a toda a sua plataforma de serviços, seus documentos e seus recursos para assi-

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PRINCIPAIS BENEFÍCIOS REDUZ TEMPO de operação de tarefas rotineiras, gerencia acordos de nível de serviço, SLA, e temporização de tarefas. Reduz tempo de BUSCA DE INFORMAÇÕES, pois apresenta para os gestores um amplo COCKPIT de indicadores. Acesso SIMPLES e interface AMIGÁVEL melhora a produtividade. GERENCIA multi-repositóri-

Plataforma de Gestão da Informações e processos modular que pode trabalhar nos modelos: - Software As A Service - Platform As A Service - Infrastructure As A Service - Licenciamento FORMALÍSTICA O processo de formalização é atendido através do Smart ECM em toda a sua amplitude de necessidades, tratamos dos processos em papel, na sua transformação através da digitalização e também para o nato digital: - Formalização / Concessão de Crédito; - Digitalização e Indexação Distribuída; - e-Contratos - Captura de dados biométricos, grafométricos, georreferência, imagem estática e vídeo. PROCESSOS DE NEGÓCIOS SETORIZADOS O Smart ECM atende a processos de gestão da informação para negócios pré-definidos, sem a necessidade de customização: Prefeituras (Portal do Cidadão, 156, Portal da Transparência), Cartórios, Contabilidade, RH, Compras, CREA, Jurídico. CAPTURA E EXTRAÇÃO DE DADOS Através do Smart ECM, realizamos captura de dados centralizada ou descentralizada, reconhecemos padrões da informação, templates, pré-set de dados e conduzimos a um processo de tipificação e extração de dados sem intervenção humana.

os de informações, o sistema é projetado para gerir grandes volumes de dados descentralizados e foi desen-

“O Smart ECM foi desenvolvido junto a grandes fornecedores do mercado, como NUXEO e EPHESOFT e hoje essas plataformas são a base da gestão de negócios como Leroy Merlin, Prefeituras, Governos e o Comitê FIFA para a Copa 2014.”

COLABORAÇÃO Os usuários podem compartilhar suas melhores práticas, trabalhar juntos em projetos, discutir revisões do conteúdo de forma segura e organizada para fácil gerenciamento de documentos novos e arquivados. ANOTAÇÕES DE CONTEÚDO O recurso de anotação de conteúdo permite que você adicione anotações diretamente em um documento do Office, imagem ou arquivo de mídia, sem alterar o conteúdo do documento original. Todas as anotações são automaticamente indexadas. RECORDS MANAGEMENT O SmartECM fornece a estrutura para gerenciar o conteúdo, sua retenção e necessidades de conformidade, segurança ao usuário, grupo ou função, e fornece gerenciamento de ciclo de vida com base em datas ou eventos (Tabela de Temporalidade). AUDITORIA & e-DISCOVERY O SmartECM mantém um histórico de todas as ações realizadas em documentos. Atividades de usuário e atividades geradas pelo sistema são capturadas e armazenadas, permitindo total visibilidade de como o conteúdo está sendo utilizado. BUSCA A Busca e Pesquisa na plataforma é feita através de qualquer dado contido nas imagens ou ainda nos metadados de indexação e tipificação.

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Wilton Tamane

Josetti Capusso

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Informação: estamos usando de forma correta? WILtOn tAMAne é administrador de empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de scanners e gerenciamento de documentos wiltontamane@gmail.com

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m minhas recentes palestras tenho enfatizado sempre sobre a importância da gestão da informação aos gestores de qualquer tipo de organização, de qualquer porte, públicas ou privadas. Apesar de a grande maioria dos gestores ter consciência sobre este tema, creio que somente uma minoria aloca os recursos necessários e prioriza de forma adequada projetos de gestão da informação. Para melhor ilustrar esta questão, vamos analisar o seguinte cenário: Um alto executivo de uma empresa de serviços foi chamado pelo seu principal cliente para uma reunião de emergência dentro de duas horas. Na pauta, atrasos constantes e qualidade fora dos padrões estabelecidos estão impactando diretamente na operação deste cliente. Para não piorar o cenário, este alto executivo atende prontamente à convocação e parte imediatamente para a reunião. Após a reunião e de volta à empresa, o executivo em questão convoca uma reunião interna de emergência. Na pauta, com certeza desabafos, advertências generalizadas e ultimatos a todos os envolvidos e uma determinação expressa de prioridade total ao atendimento do cliente em questão. Porém, e sempre há um porém, os presentes na reunião começam a relatar alguns outros pontos. Do financeiro vem a informação que o cliente está inadimplente. Da operação, um relatório indica remessas irregulares e muitas vezes acima da média estabelecida em

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contrato. Do gerente de conta vem a informação de que vários itens adicionais estão sendo exigidos pelo cliente e que não estão no escopo contratado. É bem provável que o executivo que convocou a reunião também não estivesse a par de todas estas informações. Pode até ter sido comunicado via e-mail, porém, não analisou de forma adequada, ou seja, foi direto ao ponto: atrasos no prestador de serviço, gerando multas e gargalos em sua operação. Em resumo, baixa lucratividade ou prejuízo na certa e o responsável só poderia ser o seu fornecedor de serviços. O gerente da conta não se deu conta que este cliente está expandindo seus negócios, com investimentos pesados e que resultaram em maior demanda de serviços. E um fato interessante é que este cliente está inadimplente, não por problemas financeiros, mas por falta de resultados da empresa contratada, ou seja, não atendimentos a SLA. Nessa situação, onde poderíamos adicionar inúmeros outros fatos, poderia ter sido evitado se ambas as empresas cuidassem melhor das informações e de seus processos de negócio. A análise adequada a partir de relatórios e indicadores de performance poderiam ser previstos com antecedência, de tal forma que não seria necessário o envolvimento dos executivos de ambos os lados. E assim, deixo uma pergunta no ar: em maior ou menor escala, com maior ou menor gravidade, o cenário descrito é uma realidade na sua empresa, quer seja como cliente ou como prestador de serviços? www.informationmanagement.com.br

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“toda travessia fica mais segura se vocĂŞ estiver acompanhado por profissionais que jĂĄ dominam o caminhoâ€? LUIz SANTOyO | MARCIO TESCHIMA | WILTON TAMANE

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SEARCH | busca por inovação sustentåvel. Esse serviço Ê utilizado em momentos em que o modelo atual necessita de inovação. AtravÊs do nosso modelo realizamos due dilligence no mercado para definirmos em conjunto quais as melhores alternativas e os modelos para implementå-las, acompanhando desde a concepção da idÊia a sua implantação.

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RFID Por Por Gilberto Gilberto Pavoni Pavoni Junior

RFId nos

DOCUMENTOS

e muito mais

O uso de identificação em radiofrequência vem crescendo consistentemente nos últimos anos, apesar de várias previsões de “booms” terem falhado. O mercado de gestão de documentos está entre os mais promissores para essa tecnologia que vem evoluindo e ficando mais barata

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mercado de gestão de documentos está entre os setores que mais podem tirar benefícios da tecnologia de identificação por radiofrequência (RFId) nos próximos anos, de acordo com especialistas e fornecedores. As possibilidades estão baseadas na evolução da tecnologia, queda de preços da etiqueta inteligente (tag) e vontade de inovar no controle das informações em diversos processos e modelos de negócio. Os relatórios de institutos de pesquisa apontam que os setores que utilizam RFId de alguma forma desde a década de 1990 terão crescimento médio nos próximos anos. Vare-

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jo, transportes e logística irão procurar melhorias pontuais na infraestrutura já instalada e devem aumentar a abrangência dos projetos já iniciados. Por outro lado, saúde, educação, manufaturas e um grupo chamado apenas de “outros” (pela diversidade de negócios que inclui) irão iniciar uma adoção proporcionalmente maior da RFId e tirar benefícios das vantagens da evolução tecnológica e queda de preços. No meio desses “outros” está a gestão de documentos. “O interesse das empresas em implantar RFId está crescendo de diversas formas, de acordo com a necessidade e benefício, em documentos individuais, arquivos, caixas ou

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unidades logísticas”, aponta o diretor geral da TCG Process, Claudio Chaves. Para ele, o segmento de document management é um dos que traz maior possibilidade de crescimento no Brasil para os próximos anos e merece ser olhado mais de perto por fornecedores de soluções de identificação por radiofrequência. As soluções para documentos não diferem muito das já consagradas em outras empresas. A etiqueta permite que o controle das informações e movimentação seja feito de forma automática, em grandes quantidades, com rapidez e confiabilidade. “Em um de nossos projetos, os

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RFID

Claudio Chaves: “O interesse das empresas está crescendo de várias formas, de acordo com a necessidade e o benefício da tecnologia”.

Wilson Cruz: ”O RFId é uma obra de engenharia”.

volumes de um processo jurídico são controlados quando estão arquivados ou quando um juiz pede vistas do processo”, diz Chaves. Um sinal é emitido sempre que há movimentação dentro do perímetro ou quando o documento deixa o local. Com isso, os gestores de informação podem ter certeza da integridade física, da movimentação e identificar o processo com um usuário em termos de tempo e espaço. É a mesma forma de uso consagrada na logística, por exemplo. As companhias desse segmento que utilizam RFId no controle de cargas conseguem saber sempre onde está um lote ou produto, origem, destino, etc. Em empresas que assumem a terceirização de guarda de documentos, a RFId deve se tornar comum nos próximos anos. “As soluções são muito abrangentes nessa área e podem ser formatadas para qualquer necessidade. O retorno do investimento pode ser rápido se o projeto seguir a viabilidade comercial do cliente”, aponta o executivo de Novos Negócios da Valid, Felipe Carramenha. Ele alerta que a quantidade de produtos existentes para serem utilizados atualmente exige que cada aplicação de RFId seja pensada de forma distinta. “Embora alguns usos sejam semelhantes aos já historicamente consagrados, os

tipos de etiquetas, middlewares, leitores e softwares variam para cada projeto e precisam de conhecimento específico da tecnologia e do negócio do cliente”, destaca.

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Variedade de soluções De fato, existem algumas dezenas de tipos de tags que variam em formato e especificações técnicas. Cada uma possui um conjunto específico de acabamento, chip, memória, etc. A forma como trabalham com a radiofrequência também se divide em UHF e HF. Já seu modo de gerar energia pode ser de modo passivo, ativo ou semi-passivo. Os middlewares também apresentam um leque de tipos. Cada um tem uma facilidade específica para lidar com as informações e integrar-se aos sistemas legados e módulos do ERP. A mesma variedade aparece em antenas, leitores e infraestrutura de rede. Esse leque de opções à disposição faz dos projetos de RFId uma obra de engenharia complexa. Se forem consideradas as variações da necessidade de cada negócio e objetivos a serem alcançados, a complexidade aumenta ao serem incluídos custos, retorno do investimento (ROI) e viabilidade financeira. “A RFId é um projeto de TI com tudo que isso significa atualmente, há a parte do produto,

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Avanços promissores RFId impressa em papel – cientistas franceses da Universidade de Montpellier conseguiram imprimir uma etiqueta inteligente em papel em 2012. Antes, as tags eram coladas ou fabricadas como um sanduíche entre duas folhas. A solução ainda é considerada cara e envolve royalties de uso. Mas fornecedores brasileiros já estão testando o conceito para que o papel possa carregar informações e facilitar o uso de certificação digital ou possa emitir informações sem que seja necessário o manuseio físico. Líquidos e metais – as tags UHF tinham dificuldades em operar sem proteção junto a líquidos e metais. Ambos causavam interferência nas ondas de radiofrequência e sistemas de autogeração de energia. Uma inovação recente conseguiu resolver essas situações e tornar o rastreamento de produtos líquidos ou metais mais fácil. Elas agora podem operar sem a proteção rígida e serem impressas junto com código de barras. Preços – Há 15 anos, uma tag simples custava em média US$ 3. Isso fazia com que poucas empresas adotassem a RFId como solução. Atualmente, o preço despencou para menos de US$ 0,10 e abriu novos mercados. Etiquetas mais complexas ainda não atingiram esse piso de custo, mas apresentam a queda semelhante nos preços. Uso cada vez mais comum – A Macy’s está usando RFId em todas suas lojas de sapato. O projeto é para o omnichannel, ou atendimento completo do cliente. A identificação irá ajudar na escolha do modelo, tamanho, etc, ao mesmo tempo em que controla o estoque. A Disney irá usar uma pulseira com RFId nos próximos meses que irá identificar consumidores nas atrações dos parques, fazer o pagamento e ainda pode alertar sobre ofertas específicas nas diversas lojas onde a pessoa passar. Usos inusitados – Uma academia de ginástica em Illinois começou a usar RFId para rastrear toalhas. A iniciativa evita roubos nos itens e controla o uso excessivo. A Aribus criou o sistema Bag2Go que passageiros e funcionários possam monitorar bagagens por um tablet. A fabricante de etiquetas Xerafy criou uma tag que pode ser inserida dentro de concreto para controlar materiais de construção e ser utilizadas para edifícios inteligentes. A irlandesa TriggerSmart vem testando RFId em pistolas para evitar que pessoas não autorizadas usem e disparem as armas.

da engenharia, do financeiro e da inovação”, aponta o assessor da área de Inovação e Alianças Estratégicas da GS1 Brasil (Associação Brasileira de Automação), Wilson Cruz. Ele ainda faz outra observação pertinente. Do mesmo modo que a TI tem se tornado popular, desmistificada, abrangente e focada no negócio, a RFId vem seguindo esse caminho. “É fascinante por um lado, mas traz desafios enormes para o entendimento de tudo que envolve a tecnologia”, diz. Esse é um dos motivos que tem feito o mercado de identificação por radiofrequência crescer aos poucos e não com uma explosão, como se esperava no começo da década. “Ao longo da história da RFId tivemos alguns fatos que indicavam que poderia haver um crescimento exponencial em curto prazo de tempo, mas a falta de compreensão do lado financeiro, técnico e do próprio negócio sempre impediu qualquer expectativa exagerada”, lembra o diretor de

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Tecnologia da Promon Logicalis, Julian Juniti Nakasone. Para ele, após várias bolhas que nunca surgiram, o mercado acostumou-se a ser mais conservador na previsão de crescimento da RFId. O conceito de boom foi substituído por ondas de adoção em soluções e segmentos específicos que aproveitam-se das quedas de preço, aumento da especialização de fornecedores e avanços tecnológicos. O avanço tem sido gradual, mas absolutamente sólido. Para o especialista, o mercado de gestão de documentos está numa dessas ondas atuais. “Há complicações jurídicas e culturais que impedem a digitalização completa dos papéis no Brasil, ao mesmo tempo exige-se controle cada vez maior de volumes crescentes de documentos físicos. Há ainda o movimento de terceirização das diversas etapas envolvidas, como scaneamento, transporte, armazenagem e recuperação. Isso tudo vai tornando a RFId algo interessante para a gestão desse tipo de informação”, comenta.

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Julian nakasone: “O mercado acostumou-se a ser conservador na previsão de crescimento da RFId“.

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O avançO e O futurO da internet das cOisas Outras soluções têm bom potencial de crescimento para a RFId. Todas buscam uma forma mais dinâmica de lidar com informações e usam a identificação para dar mais segurança e rapidez em processos específicos. No grupo de segmentos que mais crescem estão o uso em linhas de produção de manufaturas, varejo de roupas, controle de fármacos, logística de malotes, manutenção e peças, saúde, esporte e fitness. Os usos são os mais variados possíveis. Em hospitais, a RFId pode ser usada para evitar que instrumentos sejam esquecidos dentro do paciente em uma cirurgia, no controle de ativos de alto custo ou gestão da farmácia e medicação de pacientes. No varejo, a RFId já é utilizada para recebimento de mercadoria em lotes e reposição do estoque. Mas já existem pilotos em teste para evitar que o consumidor fique na fila do caixa para pagar as compras. A identificação é automática e basta que ele passe o carrinho em um leitor que toda a compra será somada de uma vez. O futuro da RFId ainda prevê essa tecnologia como um dos fatores essenciais para o surgimento da Internet das Coisas (Internet of Things – IoT). Nesse novo mundo, máquinas, instrumentos, roupas, objetos e tudo que se possa imaginar estaria conectado, enviando e recebendo informações para serem utilizadas e cruzadas em benefício de novas modalidades de negócio e facilidades para a vida das pessoas. Mas para que isso ocorra, essas “coisas” precisam ter uma identificação própria que lhes confira individualidade e inteligência. Junto com sensores e softwares, a RFId entra como componente essencial para a IoT. Vivemos em um mundo já conectado, mas falta algo que conecte as coisas que ainda são distantes. Carros ainda não trocam informações com oficinas autorizadas e estradas. Linhas de fabricação não estão completamente conectadas com consumidores e redes de serviços públicos essenciais não falam imediatamente com a manutenção das concessionárias ou usuários. O amálgama mais provável disso, pela facilidade, conhecimento acumulado, avanços e viabilidade financeira, é a RFId. Mas, como o mercado de RFId tem se acostumado, um passo de cada vez. O futuro da IoT já existe em alguns pontos. Vivemos isso diariamente quando passamos com o carro no pedágio, compramos um ingresso para o futebol ou uma porta se abre quando aproximamos com o crachá pendurado no peito. Os próximos anos prometem ser mais abrangente. Porém, sem deslumbramentos ou bolhas.

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Angelo Volpi e Cínthia Freitas

Divulgação

CERTIFICAÇão

Mitos Tecnológicos Angelo Volpi é tabelião em Curitiba, escritor, articulista e consultor. angelo@volpi.not.br  Cinthia A. Freitas Professora Titular da PUCPR e Doutora em Informática. almendracinthia@gmail.com

“O mito é o nada que é tudo. O mesmo sol que abre os céus É um mito brilhante e mudo.” Fernando Pessoa

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ma mentira contada mil vezes torna-se verdade”, filosofou Goebbels. Hitler adorava: “Quanto maior a mentira, maior é a chance de ela ser creditada”. Tecnologia é um campo fértil para mitos. Eles surgem desde citações de grandes cientistas (muitas vezes erroneamente interpretados), até por decisões judiciais, leis e pelos palpiteiros em geral. Em recente evento promovido por esta revista em Brasília (ECMSHOW), após minha apresentação, várias pessoas vieram me questionar sobre minha afirmação sobre a legalidade dos documentos digitais não assinados digitalmente pelo “padrão ICP-Brasil”, criado pela Medida Provisória com força de lei sob n° 2.200-2/01. O público do referido evento era predominantemente de funcionários públicos ou prestadores de serviços aos mesmos. Neste caso temos um típico mito criado pela referida lei que, pomposamente em seu artigo 1º, declara que foi instituída para “garantir autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica...” E ainda em seu art.10º consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória. Estas heresias jurídicas cantadas de boca em boca acabaram por criar a ideia que somente os documentos assinados ICP-Br são “legais”. A liberdade de forma contratual em nosso direito admite validade jurídica até em contratos verbais, portanto, se até a palavra vale como contrato, por que um documento eletrônico não haveria de valer? Entretanto, é certo que ninguém faz um contrato de valor ou bem considerável de forma verbal e que a prevenção e cautela devem ser sempre privilegiadas em qualquer negócio. Documentos,

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sejam eles em papel ou digitais, devem nos dar indício de autoria para podermos imputar responsabilidade a determinada pessoa, seja ela física ou jurídica. Assinaturas são marcas pessoais de seus autores e não se limitam àquelas manuscritas ou digitais. Diariamente pessoas são condenadas em nosso judiciário pela emissão de e-mails, declarações em sites sociais, blogs e até simples mensagens de texto em celulares. As assinaturas digitais são uma ótima forma de garantir autoria a documentos digitais, uma de suas maiores vantagens é que ela vincula uma “senha” ao documento e impede sua alteração. Mas ao contrário do que se afirma não garante o “não repudio”, pois este é cláusula pétrea em nossa constituição, na direção dos princípios da ampla defesa e do contraditório. Portanto, este outro “mito” alardeado aos quatro ventos não tem o menor fundamento legal, pois qualquer documento pode ser contraditado. Com relação às assinaturas digitais, a própria MP 2.200-2 prevê em seu §2º do art.10 que o disposto naquela: “...Não obsta a utilização de outro meio de comprovação de autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válidos”. Para que se usem outras formas de assinaturas, tal como as senhas, é preciso que se siga corretamente o procedimento de distribuição das mesmas, prevendo a responsabilidade e deveres com relação ao uso que deve ser preparado por um advogado especialista. Portanto, pacientes leitores, dando uma de “MythBusters”, podemos afirmar categoricamente que os documentos digitais não precisam de assinatura ICP-Br para ter validade. www.informationmanagement.com.br

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Márcio Teschima

Até o funk se rendeu à Gestão da Informação Márcio Teschima é cientista da informação pós-graduado em gestão de processos e diretor da consultoria InterPublicis

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m dia desses eu estava passando de canal em canal na tv aberta quando um assunto em especial me chamou a atenção, o tema era o uso do código de barras no convite de casamento do cantor Naldo com a mulher Moranguinho. Eu, por curiosidade, acompanhei esse assunto por uns dias para ver até onde ele poderia chegar. Depois de dois dias em uma busca rápida na internet, descobri que mais de 13.000 links derivados desse assunto bombástico e inovador já estavam nos sites e também nas mídias impressas. Peraí, assunto bombástico? Inovador? Bem, pelo menos é a primeira vez que vemos uma notícia generalizada do uso do código de barras para o controle de acesso em um casamento. Partindo dessa exposição do código de barras, tentei imaginar como seria se em 1974 não tivessem inventado e colocado o código de barras para funcionar em seu primeiro produto no primeiro supermercado, e chego a me perguntar como seria hoje um supermercado sem o código de barras, já imaginaram? Hoje o simples comprar de um produto pela internet nos faz muito feliz, pois na comodidade de nosso lar podemos ter acesso a inúmeras coisas que pela distância, pelo trânsito, pelo tempo ou até mesmo porque não queremos procurar por vagas de estacionamento não conseguíamos. Você já tentou descobrir por quantas portas ou por quantos sistemas de gestão nós passamos até efetivar uma compra na internet? Para comprarmos um produto na internet é uma premissa que ele esteja disponível e anunciado na vitrine, ou seja, no site. Para ele estar na vitrine, uma empresa

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fornecedora do produto o produziu dentro da complexidade do seu negócio, daí estimamos que tenham sido utilizados sistemas de gestão de produção, um PCP por exemplo, que foi acionado através de uma demanda de produção, que buscou os produtos no estoque, ou no ERP da empresa, que o produziu dentro de algumas normas de conformidade e padrões como ISO, foi montado através de um sistema de produção, como o LEAN ou TPS, foi concebido através de um modelo de brainstorming como Design Thinking, ganhou um nome e uma etiqueta universal de identificação como o código de barras EAN e foi para um armazém controlado como um produto em um sistema de WMS. Daí para frente o produto já pode ser adicionado ao carrinho de compras do site, que também foi produzido dentro de premissas características da gestão da informação. O site quando bem desenhado tem a capacidade de identificar o comprador, suas buscas recentes, seus desejos e assim, através de um trabalho de CRM efetivo, identificar seu perfil de compras, gerando ofertas dinâmicas para que ele seja atraído por produtos de seu interesse. É um trabalho de Data Mining focado em sistemas estatísticos e de tendências sociais, que são unidos à base de informações diversas. É o mundo do Data Analytics que já existe assim como o código de barras, mas que nem todos nós identificamos ainda no nosso dia a dia. É fato que daqui a pouco nós presenciaremos cada vez mais dados nos controlando, do que controle dos dados. Agora fiquei na dúvida, é daqui a pouco ou será que esse tempo já chegou? www.informationmanagement.com.br

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Documentos Jurídicos Por Susana Batimarchi

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10 passos para implantação de projetos de Gestão da Informação no setor Jurídico

A automação de documentos jurídicos é vital para o próprio processo e preservação dessa classe documental

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automação dos processos e o gerenciamento eficiente de documentos e informações são os maiores desafios dos escritórios de advocacia hoje. A documentação legal, mais do que a maioria das transações corporativas, é baseada principalmente em papel e caracteriza-se por ter um longo ciclo de vida útil, por isso, toda esta “papelada” necessita ser protegida, preservada e encontrada. Mesmo com a automação de processos jurídicos por parte do Judiciário (vide o Processo Eletrônico e ao que o legislador chamou de Sistema Eletrônico de Processamento de

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Colaboração nesta matéria: Vitório Danesi – Simpress, Simone Modenesi – ATS Soluções e Denis Abrantes - Oracle

Ações Judiciais, no artigo 8º da Lei 11.419/2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial), muito papel ainda permeia todo o caminho das demandas processuais na área do Direito. O setor jurídico, no que diz respeito à gestão documental, compartilha muitas características com outras áreas de negócio. Mas algumas demandas são intensificadas em função da natureza confidencial das informações que são gerenciadas. Não é desejável a ninguém correr o risco de ser exposto à visualização e manipulação não autorizada, ou ter seus relatórios, estudos, pareceres e ações potencialmente danificados

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Documentos Jurídicos

ou destruídos por um desastre, como um incêndio ou inundação, ou até mesmo roubo. Outro desafio apresentado aos escritórios de advocacia é reduzir o custo das operações, no que diz respeito à guarda deste tipo de documento. A adoção de um sistema de ECM - repositório único de documentos, padronização de cadastro, indexação e pesquisa full text, gestão do ciclo de vida do documento/informação - soluciona problemas de compartilhamento da informação, compliance, auditoria e custos com arquivamento de documentos. Assim a revista Information Management perguntou a alguns especialistas de mercado quais seriam os principais itens para uma gestão eficaz. Veja a seguir os 10 passos mais importantes:

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Organização

Uma das principais atividades na organização de documentos e processos refere-se à sua digitalização e indexação, para que possam fazer parte de um processo e para que eles sejam pesquisáveis. Ao torná-los digitais será possível economizar tempo ao localizar trechos importantes, além de ter controle de todas as alterações realizadas nos documentos e das versões salvas. Outro ponto importante da digitalização é a eliminação da necessidade de impressão, economizando insumos e protegendo o meio ambiente. Ou seja, só o que é necessário é impresso. Um documento digitalizado além de ser facilmente encontrado e pesquisável pode ser atribuído a um processo de aprovações. Além disso, o cadastro e classificação do acervo (documentos de arquivo, livros, jurisprudência, artigos, e-mails, etc.), de forma normatizada, facilitará a localização rápida e eficiente tanto de documentos quanto de informações.

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Centralização de repositórios

Eliminação de múltiplos repositórios de arquivos que proliferam cópias e duplicidades de documentos e dificultam a localização da versão válida. A adoção de sistema de Content Management permite que os usuários acessem a última versão criada e

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acompanhem todo o processo de elaboração do documento (quem fez, quando fez e o que foi alterado), o que possibilita qualidade e velocidade ao trabalho do advogado, tanto na elaboração de documentos quanto no atendimento ao seu cliente.

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Segurança

Aplicação de critérios de segurança por documento é importante. O autor do documento poderá determinar o nível de acesso a cada documento produzido, no ato de sua elaboração e posterior publicação de acordo com o perfil estabelecido. Os documentos digitalizados podem também ser certificados digitalmente, assegurando a sua autenticidade. Muitos processos já utilizam a “certificação digital” a partir da digitalização dos documentos para assegurar a sua fonte emissora. Este é um tópico no qual a regra de negócio e cultura corporativa das empresas devem ser seguidas: 1) Algumas empresas optam por implementar um modelo de segurança top-down, em que os níveis hierárquicos e áreas de negócio têm permissões definidas de forma centralizada, geralmente pela área de segurança da informação, em parceria com a equipe jurídica. Neste modelo, as áreas de negócio devem seguir a definição de segurança central (a regra de negócio pode dizer, por exemplo, que apenas advogados terão acesso aos documentos do tipo Jurídico). O tratamento de exceção normalmente é feito caso a caso (em um cenário, por exemplo, no qual um contador precisa ter acesso a determinado documento Jurídico, o que violaria a regra de negócio definida). 2) Outras empresas preferem ter um modelo mais aberto, no qual os usuários podem decidir quais usuários terão acesso para Leitura e Gravação a cada documento. Esta metodologia tem um modelo bottom-up, em que a confidencialidade e segurança dos documentos não são decididas pela área de segurança da informação, mas por cada usuário, que define quem terá acesso ao documento que está sendo armazenado. Embora esta metodologia traga certo risco à segurança da informação (afinal, o usuário final não vai ter o mesmo nível de preocupação que a área de segurança da informação), ela tem um nível de adoção alto por dar mais flexibilidade aos usuários.

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EU VOU! Os maiores benefícios de seguir as regras Com certeza, se os 10 passos fizerem parte do projeto de implantação de gestão das informações, os escritórios de Direito e os profissionais da área terão como benefício: eficiência: A rapidez no acesso às peças processuais e informações consistentes vitais para tomada de decisões; prOdutividade: Redução do tempo necessário na busca de documentos e gerenciamento eficiente do conteúdo, eliminando a duplicidade e otimizando a distribuição de documentos e informações; escalaBilidade: A tecnologia utilizada permitirá manipular, recuperar e armazenar desde pequenos até grandes volumes de informações; fleXiBilidade: Redefinição de campos da base, árvore de diretórios, perfis de usuários, tipos de documentos aceitos, digitalização, indexação, OCR, upload e download de arquivos e fluxo de documentos, que podem ser definidos e modificados a qualquer instante. Além disso, há também a possibilidade da interface com o usuário, a internet e também acessos móveis por equipes fora da empresa para acesso e compartilhamento. Criação de fóruns de discussão, chat e blogs corporativos. seGurança: A privacidade e segurança das informações garantem a integridade dos documentos, bem como a organização do conteúdo por meio de regras de uso e acesso. cOmpatiBilidade: Armazenamento, Indexação e Recuperação de documentos Microsoft Office (Word, Excel e PowerPoint), além de arquivos PDF, ASCII e RTF, também são compatíveis com diversos formatos de som, vídeo e imagem.

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auditOria

Manter um registro sobre os documentos que foram criados, editados, visualizados e deletados é extremamente importante em um departamento que gerencia informações sensíveis e confidenciais. Manter este nível de auditoria intimidará usuários curiosos, garantindo que eles somente irão acessar os documentos necessários para realizar o seu trabalho, pois tendem a evitar serem alvos de auditorias (e possivelmente sanções administrativas) apenas por ler um documento que não deveriam.

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COmpartilHamentO

Elaboração e compartilhamento de documentos e informações com profissionais distribuídos por espaços físicos distintos é um passo importante neste tipo de projeto. A função primordial de um repositório de conteúdo é localizar os do-

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A informação da minha empresa ganha valor quando é gerenciada, arquivada e fica acessível para mudar os rumos do negócio. É por isso que eu participo do ECMSHOW, o único evento que abrange todas as transformações do mundo atual dos negócios e da tecnologia.

Bibliotecários e os novos profissionais de ciências da informação tornaram-se peça-chave no mercado ao ajudarem a preservar e tornar acessível qualquer informação, seja em empresas ou em instituições oficiais. Eles sabem que se transformaram em um novo talento do mundo dos negócios e da sociedade digital e buscam aprimoramento constante. Esse é um dos perfis de quem participa do ECMSHOW 2013, o evento que inaugura a discussão no Brasil sobre a Era da Informação Extrema – considerado o maior desafio para as empresas nos próximos anos. Conheça mais sobre o ECMSHOW e faça parte de nossa comunidade permanente. Reserve sua inscrição para os encontros regionais e o grande showcase internacional. 18 de ABRIL BELO HORIZONTE MAIO BRASÍLIA 27 de JUNHO RIO DE JANEIRO AGOSTO RECIFE 8 e 9 de OUTUBRO SÃO PAULO

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Documentos Jurídicos

cumentos que lá estão armazenados. Para isso, uma taxonomia adequada e um poderoso motor de busca são fundamentais. Além disso, ambientes jurídicos costumam ter picos de atividade, nos quais um usuário precisa localizar rapidamente toda a documentação referente a um processo ou cliente. Com isso, ter uma única interface de busca, que pesquisa em diversos repositórios ao mesmo tempo é fundamental. Além disso, caso os documentos estejam envolvidos em uma situação de litígio, é importante que eles não sejam modificados ou apagados enquanto o processo estiver correndo.

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Gerenciamento de e-mails

Trata-se de gerenciar os e-mails recebidos e enviados, facilitando a recuperação dos mesmos de forma rápida e eliminando as restrições impostas por limites de capacidade da caixa postal. Eleva o e-mail a um documento comprobatório e parte do acervo do escritório/ departamento.

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Controle e gerenciamento do papel

O controle e o gerenciamento da documentação em suporte papel armazenada em pastas e caixas permitem o acesso aos registros de forma integrada à documentação eletrônica. Por meio de uma única pesquisa, o advogado conseguirá visualizar todos os documentos e informações produzidos/acumulados independente do suporte, papel ou eletrônico. Além disso, a racionalização do trâmite de documentos em suporte papel permitirá diminuição a curto e médio prazo dos custos e espaços destinados ao arquivo.

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Busca / e-discovery

A função primordial de um repositório de conteúdo é localizar os documentos que lá estão armazenados. Para isso, uma taxono-

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mia adequada e um poderoso motor de busca são fundamentais. Além disso, ambientes jurídicos costumam ter picos de atividade, nos quais um usuário precisa localizar rapidamente toda a documentação referente a um processo ou cliente. Com isso, é importante ter uma única interface de busca, que pesquisa em diversos repositórios ao mesmo tempo. Além disso, caso os documentos estejam envolvidos em uma situação de litígio, é importante que eles não sejam modificados ou apagados enquanto o processo estiver correndo.

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Acesso Móvel

Atualmente, a maioria dos usuários utiliza o telefone celular ou tablets para acesso à internet. Uma solução de gestão de conteúdo deve estar disponível para múltiplos dispositivos. Além disso, todos os escritórios jurídicos já têm um ou mais sistemas no ar, que os usuários estão acostumados a acessar. Uma estratégia vencedora de gestão de conteúdo é expor os recursos e documentos do repositório nestes sistemas, evitando que os usuários tenham de ser treinados em uma nova ferramenta. Outra forma de acesso é a publicação de documentos em portais corporativos preservando o histórico de elaboração e atualização, como por exemplo, normas e procedimentos, pareceres, etc. Também o acesso aos documentos e informações por dispositivos móveis agiliza o processo de aprovação e envio de documentos.

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Processo Eletrônico

O sistema de ECM, no caso dos Escritórios Jurídicos, torna-se um suporte fundamental para o Processo Eletrônico, uma vez que os documentos são elaborados e mantidos em ambiente eletrônico, eliminando a necessidade de impressão de documentos e protocolos. A adoção de um sistema de ECM garantirá a base para futuros projetos de digitalização de documentos, mapeamento a automação de processos de negócio, gestão de conhecimento, entre outros.

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SEGURANÇA

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Alexandre Martinez

Uma nova era para a segurança da informação aLEXANDRE mARTINEZ é country manager da ETEK NovaRed Brasil

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panorama do mercado de Segurança da Informação passou por grandes transformações ao longo do tempo e não parou de evoluir. Quando olhamos para o final da década de 1990, ainda não havia muito comércio eletrônico e o tema ainda não tinha se tornado uma preocupação maior para as empresas. Isso começa a mudar radicalmente na década posterior. Os anos seguintes foram marcados pelo amadurecimento da SI e pelo “endurecimento” cada vez mais crescente das questões relacionadas à segurança. De 2000 em diante, à medida que o comércio eletrônico mundial avança, começa a se fazer notar também com mais força a presença até então incipiente dos hackers. A reação imediata das empresas foi fechar suas infraestruturas, acompanhada de um incremento significativo na complexidade das soluções de segurança oferecidas. As empresas tentaram se proteger a qualquer custo adotando políticas de segurança restritivas dentro de suas redes. Um novo cenário emerge a partir de 2011, quando conceitos como cloud computing, mobilidade e aumento da consumerização - o Bring Your Own Device (BYOD) - servem para revolucionar o modelo de entrega da TI e as políticas de segurança. Diante disso, e do advento da chamada “geração Y”, cada vez mais conectada, cresce a percepção de que é necessário se manter o controle sobre a tecnologia, mas sem afetar a capacidade de resposta e a produtividade trazida por essa nova revolução. Hoje estão disponíveis tecnologias que

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permitem o acesso seguro à Web, às redes sociais, ao armazenamento em nuvem e ao uso de dispositivos móveis, que se tornaram ao mesmo tempo imprescindíveis para a própria sobrevivência das empresas. Se antes a tecnologia era usada para proibir, agora ela deve ser capaz de habilitar. A segurança de TI pode servir para melhorar o ambiente. Para tanto, as áreas de TI têm de estar integradas e inseridas dentro dos negócios. Mobilidade é outra questão-chave. Permitir que as pessoas acessem a empresa de qualquer lugar pode servir até para evitar riscos ao patrimônio e aos funcionários. Por exemplo, uma solução existente no mercado, semelhante a um “Pendrive”, cria uma espécie de bolha virtual de segurança, tornando possível acessar praticamente todas as informações empresarias, mesmo dentro de uma Lan-House, com todos os requisitos de segurança, já que nenhum dado contido nesse dispositivo ficará gravado na máquina que foi utilizada para descarregá-lo. Dentro desse contexto, a educação para segurança tornou-se um item fundamental. Em lugar de simplesmente proibir, a empresa tem que conscientizar para o uso seguro e, além disso, permitir acesso, ampliando as fronteiras, fazendo com que a segurança esteja presente, sem ser ostensiva. A abordagem sobre segurança não deve ser transmitida como um impeditivo, uma proibição, mas sim com transparência e clareza, mostrando aos usuários que se bem aplicada, ela atuará como uma aliada essencial para gerar novos negócios. www.informationmanagement.com.br

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Carreiras

Divulgação

Mario Faria

O nascimento do CDO MArIO FArIA Atua como Big Data Technical Advisor na Bill & Melinda Gates Foundation e é membro do MIT Data Science Initiative

“Com o passar do tempo, nós moldamos nossas vidas, e moldamos nós mesmos. O processo nunca termina até que morremos. E as escolhas que fazemos, no final das contas, são de nossa responsabilidade.” eLeAnOr rOOSeVeLt (primeira dama dos Estados Unidos, entre 1933 e 1945)

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ichard Wang nasceu em Taiwan na década de 1950. Após se mostrar um aluno brilhante no curso de Engenharia, Richard conseguiu uma bolsa para estudar nos Estados Unidos, na Universidade de Wisconsin, e em seguida fez seu PhD no MIT em Tecnologia de Informação. Dedicou-se por vários anos a pesquisar sobre qualidade de dados, e foi professor no MIT e na Universidade de Arkansas. Em 2008, já naturalizado cidadão americano, foi convidado pelo Exército para ser um general de quatro estrelas e liderar um dos maiores programas de dados até o momento. Richard naquele momento tornou-se um General de Dados, o primeiro do mundo a ter este cargo. Meu nome é Mario Faria. Eu sou um Chief Data Officer (CDO). Minha missão é clara: fazer que os dados sejam tratados como um ativo econômico dentro da organização, e assim possam trazer resultados financeiros quantitativos. Minha meta é contribuir com a geração de receita, diminuição de custos e aumento de eficiência. Meu objetivo é trazer uma mudança cultural nas organizações para que a cultura da tomada de decisão baseada em dados e análises seja uma realidade. Após uma reunião entre a Boa Vista Serviços e Richard, em 2011, a empresa resolveu criar também sua posição de General de Dados. Tive a honra e o privilégio de ter sido escolhido e assim tornei-me o primeiro CDO da América Latina. O CDO é, acima de tudo, um agente de mudanças, que tem como objetivo repensar como as organizações podem atingir seus objetivos, executando os projetos de maneira diferenciada e olhando para os dados como um direcionar dos esforços. É quem

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trará para as empresas uma cultura voltada à tomada de decisão baseada em dados. É o responsável por criar os processos de tomada de decisão baseados em modelos analíticos com os dados que existem ou que possam ser adquiridos. A função do CDO é ser o elo entre as áreas de negócios e as áreas de TI tradicionais. É o líder de uma equipe de altíssimo nível, com conhecimentos de tecnologia, sistemas, processos, qualidade, arquitetura, modelagem e com conhecimento ímpar dos dados. Este líder deve criar o mecanismo necessário para que estes ativos gerem valor, ou no português claro, dinheiro. Os CDOs que estão tendo sucesso perceberam que uma iniciativa de dados não é um projeto, e sim um programa. Melhoria de qualidade de dados e a busca constante de novas formas de geração de receita têm que ser vistas como perenes, e só irão ter sucesso com ações de curto, médio e longo prazo. Richard Wang, após cumprir seu projeto no Exército Americano, retornou para sua vida acadêmica, e hoje é o diretor responsável pelo programa de Qualidade de Dados do MIT. Tem disseminado pelo mundo sobre como a função do CDO é crucial para o sucesso de um programa de gestão e qualidade de dados. Sinto-me honrado em fazer parte desta equipe, ajudando com minha experiência e conhecimento. Como o cargo do CIO surgiu nos anos 80, a segunda década do século 21 será vista como o marco histórico do nascimento do cargo do CDO. Não vou ficar nada surpreso se, em alguns anos, algumas empresas optarem por não ter a função do CIOs, tendo apenas CDOs.

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Solutions Providers

OKI adotará a tecnologia Web Service em seus novos multifuncionais Esta tecnologia facilitará a integração de aplicativos nos equipamentos trazendo melhorias para o dia a dia dos usuários, tais como aumento da produtividade e interatividade

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companhando a evolução dos equipamentos multifuncionais e atenta à tendência de crescimento de mercado de ECM (Enterprise Content Management - Gestão de Conteúdo Empresarial), a OKI, uma das principais empresas de soluções de impressão do mundo, investe em tecnologia para garantir mais produtividade, facilidade e interatividade para o cotidiano dos seus consumidores. O uso do Web Service nos futuros multifuncionais da marca é o mais recente investimento da empresa. Essa tecnologia é uma solução de integração dos produtos com sistemas de workflow de documentos digitalizados e impressão de documentos digitais. Com ele, será possível que novas aplicações interajam com outras já existentes e que os sistemas desenvolvidos em plataformas .Net se tornem compatíveis. Os Web Services são componentes que permitem às aplicações enviar e receber dados em formato XML (Extensible Markup Language). Sendo assim, a OKI identificou uma grande oportunidade ao optar pela linguagem de programação .Net, usada por mui-

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tos parceiros de software. Ao tornar os equipamentos compatíveis com essas soluções, evitam-se problemas de comunicação, passando a ter uma rápida integração entre software e hardware. O cliente que adquirir um multifuncional OKI com tecnologia Web Service contará com um sistema capaz de oferecer grande melhoria nos processos de implantação, manutenção e atualização, por ter um único servidor para hardware e outra vantagem é ter o equipamento OKI como interface de comunicação, sendo que ele não armazena informações. Além disso, em casos de manutenção e substituição de equipamentos, nenhum histórico, aplicativo ou arquivo ficará salvo no equipamento. Para facilitar os processos, a OKI também centralizou a implantação e a customização. Configurar o equipamento será bem simples, tendo somente que indicar o link de acesso ao servidor para iniciar a comunicação e o projeto. Além disso, a interface do usuário será bem amigável, por meio do display touchscreen de nove polegadas existente na máquina. A solução

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poderá ser customizada, trazendo mais produtividade e auxiliando na aprendizagem. Vale ressaltar que profissionais de TI residentes no cliente final também terão vantagens com a aquisição dos multifuncionais OKI com a ferramenta Web Service. Com eles, os profissionais entenderão melhor a solução, pois a linguagem de programação utilizada nos novos equipamentos é popular ao público de TI, sendo fácil adequar os equipamentos aos fluxos de trabalho. A OKI conta com a capacitação técnica de seus canais de venda, apta a atender diferentes demandas de mercado. Com todas essas vantagens, os projetos de customização serão mais rápidos e a sinergia entre o cliente e o canal de vendas será ainda maior. Os investimentos ainda vão além. A OKI disponibilizará este recurso também para integradores de soluções de workflow de documentos digitais e criará programas de capacitação técnica para que

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seus parceiros também possam criar soluções para os clientes, tornando-se provedores de soluções. De acordo com Marcio Marquese, gerente de Marketing da OKI, a empresa está explorando um novo nicho de mercado. Após um longo período de estudo, identificou-se que a solução Web Service seria a ideal para ser utilizada nos novos equipamentos, pois é uma tecnologia fácil de ser empregada e utiliza uma linguagem conhecida entre os profissionais da área. Marquese ainda afirma que a ideia é simplificar os processos, tornando mais acessíveis as soluções de workflow e ECM para canais que não possuem tanto conhecimento. “Queremos conquistar maior aderência dessas soluções, aumentar a compatibilidade em relação às soluções de mercado e diminuir os custos para o cliente, além de aumentar o market share da OKI”, afirma o executivo. Acesse o site: www.oki.com.br

Veja site: http://bit.ly/18WV328

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CrÔnica Ângelo Volpi Neto

Vende-se máquina de escrever A

espionagem já rendeu muitos livros e filmes, descobrir o que a outra parte está fazendo ou vai fazer dá uma vantagem absurda. Assim como no pênalti, onde o goleiro tenta desesperadamente adivinhar que lado a bola vai ser batida, empresas e países também anseiam pela preciosa informação secreta. A espionagem é milenar, no livro “A Arte de Guerra”, de Sun Tzu, há referência da mesma no século 4 a.C. e até Moisés - supostamente orientado por Deus – (quem diria hein?) mandou 12 espiões a Canaã para sondar os inimigos. Os aliados viraram a guerra quando quebraram o código criptográfico alemão e passaram a monitorar a comunicação dos mesmos, prevendo os ataques e as posições dos nazistas. Em tempos pré-internet as coisas eram bem mais trabalhosas e românticas, mulheres maravilhosas conquistavam poderosos “babões”, que sob seu encanto, revelavam os nobres segredos de “estado”... e outros nem tanto... em tempos de webgocentrismo ficou moleza saber tudo de todos, pois os próprios acabam se entregando. Em cartório fazemos diariamente atas notariais - que são espécies de escrituras nas quais o tabelião comprova fatos – sejam eles na internet ou fora dela. A mais comum de longe é a do ex-marido que não quer dar aumento de pensão porque alega em juízo que está duro... nada que seu Facebook e de seus amigos não desminta instantaneamente e que é devidamente documentado pela ex na tal e levado ao juiz. É impressionante como qualquer googleada nos expõe e mais ainda, que a maioria das pessoas não tenha a mínima consciência disto. Agora o mundo se espanta com a revelação de Snowden de que o big brother é generalizado começando pelos próprios norte-americanos. Como diria o Batman, santa inocência, minha gente! Quem tem informações confidenciais e fala ao telefone ou escreve e-mail espera o quê? A agência de segurança dos gringos (NSA) tem tecnologia (e vontade) suficiente para monitorar absolutamente

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tudo que deseja. Se In God eles trust e até Ele espionava? Why not U.S.A.!!! Os russos, cujo telefone de seu presidente foi descaradamente grampeado na última reunião da cúpula do G-20 em Londres, e que hospedam provisoriamente e “providencialmente” Snowden, a esta altura já sugaram tudo e mais um pouco que podiam do dito cujo e devem estar arrepiados! Segundo notícias do jornal Izvetsia, seu serviço federal de segurança mandou comprar (não sei onde, talvez na fábrica da Lada) 20 máquinas de escrever! Taí a solução! Como ninguém tinha pensado nisto antes? Tenho uma aqui, faço preço de ocasião... Ângelo Volpi Neto é tabelião de notas em Curitiba, bel. em Direito, escritor e professor de Direito Eletrônico. www.informationmanagement.com.br

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Edição 37 da revista Information Management

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