Information Management 34

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Gestão de informações e documentos e colaboração corporativa

Gestão

Gerenciamento de documentos ajuda RH a ser estratégico

Na era da Informação DATA Extremálaise sobre

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Entrevista

Os Rumos da Cloud Diretor da VMware fala das diretrizes da cloud no Brasil e na América Latina

AIIM CONFERENCE

Faça parte do grupo de executivos brasileiros rumo a New Orleans 34_CAPA.indd 1

Ano 7 - Número 34 Fevereiro de 2013 R$ 18,00

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Preparado para a Era da Informação Extrema?

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Todo o conhecimento que você precisa

O ECMSHOW é o evento que inaugura a discussão sobre os desafios da Era da Informação Extrema – considerado o maior desafio das empresas nos próximos anos. Em um mundo inundado por informações dispersas e instantâneas, os processos internos devem ser modernizados para ajudar na inovação das estratégias de negócio e ganhos de competitividade.

Records Management Imaging Big Data ECM EIM Cloud Computing Governança Segurança BYOD Compliance Social Business BPM/BPO Mobilidade Capture Paperless Storage e-Discovery ROI Case Study

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Conheça nosso site e saiba mais sobre como participar do ECMSHOW. Você começará a fazer parte de nossa comunidade e terá acesso a conhecimento permanente, palestras, relacionamento, consultoria, educação continuada e treinamento específico para enfrentar essas mudanças que desafiam a decisão de investimentos, capacitação profissional e o crescimento das empresas.

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Impressão Capacitação

Realização

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NESTA EDIÇÃO

NÚMERO 34 | FEVEREIRO DE 2013

24 Na era da Informação DATA Extrema

BIG 08 Entrevista

O diretor de pré-vendas e serviços da VMWare na América Latina, Arlindo Maluli, analisa nesta entrevista os rumos da tecnologia de cloud no Brasil e seu impacto junto às empresas.

30 AIIM Conference e Missão Saiba como estão os preparativos para o maior encontro mundial sobre gestão da informação.

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UpFront Infográfico Carreiras Guia ECM Crônica

Artigos 38 As novas fronteiras do Capture Wilton Tamane

Gestão de Documentos em RH

A gestão das tecnologias de conteúdo e informação é a maior aliada nos processos que envolvem documentos em papel e em específico os documentos na área de Recursos Humanos.

Veja o que dizem os especialistas.

Rodapé Missão AIIM.pdf

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09/10/12

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40 Cinquenta Tons de Verde Walter Kock

42 O Documento como conhecemos amanhã - Daniel Dias

44 A hora da verdade

Ângelo Volpi e Cinthia Freitas

46 BYOD: diferenças e semelhanças Fernando Lobo

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Anote em sua agenda março 2013

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MISSÃO 2013

Participe conosco do maior evento mundial sobre gestão de informação

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CONFERENCE 20 a 22 de MARÇO DE 2013 | NEW ORLEANS | LA | EUA

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SET / OUT 2012 | INFORMATION MANAGEMENT 5

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CARTA AO LEITOR Publisher Eduardo David - eduardo.david@guiabusinessmedia.com.br Diretor Geral Arnaldo David - david@guiabusinessmedia.com.br Editora Susana Batimarchi - MTB 16.022 - susana@guiabusinessmedia.com.br Colaboradores Gilberto Pavoni Junior Revisão Mariana Pajuelo - MTB 49.801 mariana.pajuelo@guiabusinessmedia.com.br Diretora Comercial Sandra Mletchol - sandra@guiabusinessmedia.com.br Assistente Comercial Jéssica Alves - jessica@guiabusinessmedia.com.br

A nova fronteira

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ano de 2013 mal começou e os assuntos fervem em volta dos profissionais. Não raro as manchetes falam de Big Data 2.0, Confiança na nuvem, ‘A Internet das Coisas’ , Segurança nas Redes Sociais, Social Business, enfim, uma série de novos conceitos que na verdade são frutos de algumas das previsões apontadas pelas empresas de consultoria e pesquisa mundiais entre os TOP 10 itens mais valiosos para o mercado corporativo.

E é neste mar de novos conceitos e diante da real necessidade dos administradores tomarem pé de um novo modelo de negócios que a Information Management mostra em suas páginas um insight sobre o que será esta nova Era da Informação Extrema. O Big Data tem desempenhado um papel fundamental na utilização de novas tecnologias e no poder de processamento para que as empresas realizem de forma viável e sólida suas tarefas. Pese-se em tudo isso uma visão crítica sobre o valor dos dados e sua aplicação nos negócios e retorno dos investimentos (ROI).

Assim, com a larga expansão da computação em nuvem, a definição do novo “normal” ganhará maturidade, proporcionando um foco mais apurado sobre a entrega de dados que tenham valor para os negócios.

Toda essa infraestrutura passeia livremente por campos pouco explorados como os dados das mídias sociais, as novas mídias proporcionadas pela mobilidade e os serviços de infraestrutura como service.

Veja também na edição um panorama da gestão de conteúdo na área de RH e fique por dentro das mais recentes novidades do segmento.

Começando o ano, desejo a todos uma boa leitura!

Executivos de Negócios Ricardo Angerami - ricardo@guiabusinessmedia.com.br Carlos Ávilla - carlos@guiabusinessmedia.com.br Diretor de Arte Flávio Della Torre - flavio@guiabusinessmedia.com.br Assistente de Arte Wilson Hiramatsu Marketing Janaina Cripaldi - janaina@guiabusinessmedia.com.br Gerente Administrativo Tadeu Nunes - financeiro@guiabusinessmedia.com.br Assistente Administrativa Mariana Dantas - mariana@guiabusinessmedia.com.br Conselho Editorial Walter Koch, Alan Pelz-Sharp, Wilton Tamane, Daniel Dias Pinto, Rodrigo Montagner e José António Galves Colaboradores de Conteúdo Walter Koch, Alan Pelz-Sharp, Wilton Tamane, Jesse Wilkins, Thiago Cruz Soares, Marcelo Souza Silva, José Guilherme Junqueira Dias, Cinthia Freitas, José Antonio Galves, Atle Skjekkeland, Daniel Dias Pinto e Angelo Volpi INFORMATION MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda - empresa de comunicação especializada em produzir e distribuir conteúdos jornalísticos para o mercado corporativo, através de publicações impressas e digitais, portais na internet, eventos e treinamentos profissionais.

INFORMATION MANAGEMENT aborda as novas tecnologias, processos e estudos de caso sobre ECM/EIM – Gerenciamento de Informações e Documentos de uso Corporativo e todos os fatos mais relevantes da cadeia de valor deste mercado envolvendo todo o ciclo de vida da informação: Produção, Captação, Gerenciamento, Armazenamento, Preservação e Disponibilização. É dirigida a executivos e profissionais técnicos das áreas de negócios: TI, Administração, Finanças, Centros de Documentação – CEDOC, RH, Jurídico, Projetos, Logística, Suprimentos,Comercial, Marketing, Transportes, Engenharia, etc, nas 8 mil principais empresas dos segmentos: Bancos, Seguradoras, Manufatura, Serviços, Telecom, Saúde, Petroquímica, Mineração, Varejo, Automotivo, Construção , Agroindústria, Educação, Governo e Setor Público, entre outros.

As informações contidas nas mensagens publicitárias publicadas pela revista é de exclusiva responsabilidade das empresas anunciantes. INFORMATION MANAGEMENT não aceita publicidade “publieditorial.”

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Todo o conteúdo da INFORMATION MANAGEMENT, revista e portal, é de livre reprodução, sendo necessária a citação da fonte, conforme legislação de direitos autorais.

Marketing e Audiência Saiba como promover e valorizar sua marca, seus produtos ou serviços na INFORMATION MANAGEMENT – revista e portal.

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Eventos: Para informações sobre os eventos ECMSHOW – EXPO + CONFERENCE, ECM ROAD SHOW e SHAREPOINT 360º ligue para 11-33924111 ramal 16 ou e-mail eventos@editoraguia.com.br.

Treinamentos Profissionais: Para receber a agenda de Cursos e Eventos sobre Gerenciamento de Informações Corporativas, ligue: 11-3392-4111 ramal 16 ou e-mail guiatraining@guiabusinessmedia.com.br Parcerias de eventos: GARTNER e CIAB/FEBRABAN, BITS – Business TI South America, FUTURECON. Distribuição Nacional

Susana Batimarchi

Impressão: Neoband

Editora

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entrevista

Arlindo Maluli

Por Susana Batimarchi

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Os Rumos da Cloud Nesta entrevista, Arlindo Maluli, diretor de Pré-vendas e Serviços VMware na América Latina, uma das empresas mais ativas do setor no mundo, fala dos rumos da tecnologia no Brasil e América Latina e seu impacto junto às empresas de várias verticais da economia.

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Information Management - Como a cloud tem impactado os negócios especificamente no Brasil?

Arlindo Maluli - Ainda não existem dados de pesquisas que mostrem o impacto da adoção de Nuvens nos negócios em nível nacional, até porque o conceito de Nuvem abrange desde aplicativos no formato SaaS, armazenamento e gerenciamento de dados online, até sistemas de informação totalmente virtualizados, automatizados e hosteados em Nuvens Privadas e Públicas. O que podemos afirmar é que a adoção de Nuvens Privadas segue em ritmo avançado no Brasil assim como nos Estados Unidos, por meio da virtualização e automação de Datacenters. O impacto imediato é a redução de custo de operação em até 70%, o que oferece a qualquer vertical de negócio mais eficiência em sua área de atuação, redução de custos e possibilidade de chegar à frente de seus concorrentes ao disponibilizar aplicativos mais modernos para seus clientes.

Outro aspecto importante a se analisar são os novos programas no formato SaaS hosteados em Nuvens, além de ofertas de Nuvens Públicas que crescem cada vez mais no Brasil. Trata-se de um novo mercado, no qual os pioneiros estão aproveitando o momento e tendo de reinvestir imediatamente devido à grande procura. O que comprova que a adoção de Nuvens Públicas no Brasil é significativa está no fato de o Governo Federal ter uma secretaria que está se aprofundando nos

estudos relacionados a hosting de Nuvens.

Estão sendo levados em conta aspectos que possam manter Nuvens brasileiras no território nacional prestando serviços para o mundo todo, além de possibilitar investimento estrangeiro em Nuvens por aqui. Alguns exemplos desses aspectos são a matriz energética na sua maioria hidrelétrica (benéfica pelo fato de não emitir Co2 na atmosfera), territórios com mais de uma rede elétrica de distribuição, leis relacionadas à propriedade dos dados e os impostos que regem hosting de dados e aplicações no Brasil.

IM - Segundo sua referência, estamos vivendo a ERA Pós-PC. O que isso significa para as empresas?

AM - Significa que quando os usuários de computação, sejam indivíduos ou funcionários, adotam cada vez mais equipamentos conectados e móveis – netbooks, iPads, celulares –, os aplicativos devem ser (re)desenvolvidos para atender a essa mudança mundial. Caso contrário, sua empresa ficará para trás, perderá negócios ou deixará de aproveitar novas oportunidades. Todas as verticais de negócios estão sendo afetadas por esta mudança, pois hoje em dia nossa sociedade consome muita tecnologia online – transações bancárias, reservas, compras, acesso aos dados da empresa – sempre de forma móvel.

IM - Para onde estamos indo em 2013?

Quais as principais tendências no campo

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entrevista

Arlindo Maluli

da cloud para este ano?

AM - No campo de cloud computing, 2013 será o ano da extensão dos ambientes virtualizados, de grande investimento em automação e gerenciamento dos “Softwares Defined Datacenters”, que são a base para qualquer Nuvem, seja ela pública ou privada. No campo dos aplicativos, cada vez mais eles serão remodelados para se conectar a redes sociais privadas ou públicas. A ordem é ter acesso a partir de qualquer dispositivo para buscar dados de forma rápida de qualquer lugar, que podem ser consumidos sob demanda ou por assinatura renovável a custos bastante acessíveis.

IM - É possível afirmar que estamos lidando hoje, nas corporações de todo o mundo, com o desafio da Informação Extrema?

AM - Sem dúvida. O volume de informação a que somos expostos no dia a dia é cada vez maior. Mas o ser humano está usando ferramentas para lidar com isso de forma inconsciente.

O que temos que fazer é, de forma consciente, ajudar o processo. Se uma imagem com 50 itens for exposta a uma audiência de 20 pessoas por cinco segundos, cada uma dessas pessoas será capaz de citar entre três e seis objetos vistos. O fato é que a lista das 20 pessoas será completamente diferente, porque absorvemos informação por associação ao que já existe na nossa mente. Podemos ajudar no processo definindo nosso foco, para que tipo de informação vamos dizer “sim” (ler, estudar, absorver) e para quais outras vamos dizer “não”. Nossos filhos menores de 14 anos já fazem isso naturalmente.

As corporações devem trabalhar esses aspectos em relação a seus funcionários, pois o volume de informação vai sempre crescer. As aplicações podem ajudar.

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“O volume de informação a que somos expostos no dia a dia é cada vez maior. Mas o ser humano está usando ferramentas para lidar com isso de forma inconsciente.

O que temos que fazer é, de forma consciente, ajudar o processo.”

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Redes sociais corporativas, por exemplo, assim como redes públicas, oferecem ao usuário somente informações relevantes aos temas, grupos, projetos e pessoas que

foram escolhidas previamente. Assim, o funcionário será exposto somente às informações relevantes ao seu foco atual no trabalho.

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UPFRONT

Segurança

Informações de negócios fora dos firewalls A Symantec lançou na América Latina seu primeiro Índice de Informações Digitais, ressaltando o impacto significativo que a computação na nuvem e a mobilidade estão tendo sobre as empresas atualmente. A pesquisa feita em 2012 sobre Gestão da Informação revela os benefícios e também os desafios crescentes da “dispersão das informações”, à medida que as organizações aumentam a quantidade de dados armazenados e acessados fora de seus firewalls.

Globalmente, quase metade (46%) das informações de uma organização está sendo armazenada fora de seu próprio datacenter. Com 53%, PMEs superam as

grandes nas informações armazenadas fora de seus firewalls, considerando dispositivos móveis e laptops. Em alguns países, esse número chega a mais da metade; a exemplo da Índia (83%), da China e Cingapura (60%), além do Brasil (50%).

As tecnologias modernas e a dispersão dos dados claramente apresentam benefícios. Porém, mais de um quarto das empresas entrevistadas tiveram de enfrentar desafios decorrentes disso. A exposição de informações confidenciais como resultado da perda ou roubo de dispositivos móveis, por exemplo, foi apontada por mais de um terço das empresas. Outros problemas surgem

da incapacidade de encontrar o que é necessário: uma grande proporção das informações está desorganizada ou difícil de ser localizada. E mesmo dentro do firewall, o espaço utilizado é de apenas 31%, caindo ainda mais fora do datacenter.

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Business Intelligence na administração pública Contar com ferramentas que auxiliem na obtenção de dados estratégicos é uma ótima ideia que vem sendo utilizada por empresas de todos os portes. Será que soluções de Business Intelligence (BI) também não podem ser úteis na administração pública?

Segundo Marcos Abellón, diretor geral da W5 Solutions, não só podem ser utilizadas como também possuem um amplo espectro dentro do poder público. Ele enlenca a utilização por municípios como ferramenta para distribuição de vagas em escolas, na área de saúde preventiva (ampliação ou construção do sistema de saneamento

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básico), transportes, alimentação, etc.

“A ferramenta de BI agiliza a coleta de dados, que pode ser feita com dispositivos móveis. As informações seriam transmitidas diretamente para o sistema e em um curto período de tempo seria possível ter os números de cada cidade e de cada estado. Ou seja, com um sistema de BI há ganho de tempo e redução de custos com mão de obra, além de evitar o retrabalho por inconsistência nos dados, por exemplo”, explica.

Estes são apenas alguns exemplos de como as ferramentas inteligentes podem auxiliar na administração

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pública. Também é possível acompanhar os índices de cada setor, gastos com mão de obra, se o plano de governo está dando resultados ou não, entre diversas outras informações.

As soluções de BI fornecem todos os dados necessários para a tomada de decisões estratégicas e cada gestor deve avaliar qual a melhor maneira de utilizar o sistema. E mais do que isso, é importante saber o que fazer com as informações apresentadas. Se não houver um olhar crítico sobre estes dados, com certeza os resultados não serão satisfatórios.

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A próxima geração de trabalhadores terá a sensação que temos hoje de entrar em um museu de ciência da tecnologia ao visitar nossos atuais escritórios Ray Wang, diretor do Costellation Group (empresa de pesquisa e aconselhamento para o mercado de tecnologia sobre o BYOD)

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Big data, grandes negócios Muitas empresas estão se beneficiando com o aumento dos grandes dados, sejam elas provedoras de aplicativos e/ou análises de dados, tornando-se uma das mais quentes indústrias do mundo hoje.

CRESCIMENTO DE DADOS GLOBAIS (Em zettabytes)

Um Zetabyte corresponde a 1,099,511,627,776 gigabytes

2009

0.8 2011

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7.9

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CUSTO DE STORAGE POR GIGABYTE EM DÓLARES

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2005

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Índia

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Europa >2,000

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Um petabyte é igual a 1,048,576 gigabytes

MERCADO GLOBAL DE BIG DATA ATÉ 2015

América do Norte >3,500

Software

Hardware

~25% ~30% TI e Serviços gerenciados de TI

Mônica Benatti foi nomeada como gerente de alianças da Dimension Data.

Entre seus principais objetivos está estreitar ainda mais o relacionamento com parceiros estratégicos.

Sandra Magalhães e Ricardo Lomonaco estão atuando na Kofax Brasil como executivos de contas sênior de vendas para o Brasil.

Completando o time, estão Fabio Lucchini como engenheiro de vendas sênior para o Brasil e Alexandre Cordova que acaba de ser promovido a gerente de pré-venda para América Latina e Caribe.

Dave Hansen foi anunciado oficialmente como CEO e Presidente para o mercado brasileiro da SafeNet, multinacional americana do setor de criptografia de dados. O executivo foi nomeado como sucessor de Chris Fedde. Com grande experiência na área de Segurança da Informação em Nuvem, Hansen também vai participar do conselho de administração da empresa.

Otávio do Ó é o novo diretor geral da Eclipse Microcity Service e tem o desafio de promover crescimento de 40% da Eclipse em 2013, representando 20% do faturamento do Grupo.

STORAGE DE BIG DATA EM 2010 (em petabytes) China

carreiras

~45%

Ivan Semkovski é o novo COO da Globalweb, empresa especializada em outsourcing de TI e em soluções de cloud computing, SaaS e IaaS. Semkovski assume o cargo com o desafio de consolidar a empresa como líder em outsourcing e cloud no mercado nacional e iniciar a expansão dos serviços para o exterior. Com mais de 20 anos de experiência em Tecnologia da Informação em multinacionais, o executivo foi responsável pela estruturação de outras empresas, como Everis e Fujitsu do Brasil.

25 bilhões de dólares Fontes utilizadas: Reuters/ Nascom

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UPFRONT

O que você está lendo?

Mercado

CIOs podem perder espaço Conforme o mundo dos negócios evolui, os CIOs (Chief Information Officers) podem – e devem – atualizar as perspectivas defasadas que os demais executivos mantêm sobre seu papel. Isso é o que aponta o estudo DNA of the CIO, realizado pela Ernst & Young. A pesquisa, feita com 301 profissionais sêniores de empresas com base na Europa, América do Norte, Ásia, América Latina, Austrália e África do Sul, traça o perfil dos líderes da área, abordando expectativas, desafios e habilidades necessárias para os que ocupam o cargo.

Uma das conclusões é que os CIOs precisam

O mais importante, o conhecimento está se movendo do cérebro de especialistas para redes vivas

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mudar a relação com outros C-level. Enquanto 60% dos gerentes de TI dizem agregar valor na definição de estratégias corporativas, apenas 35% de seus colegas C-level concordam. Com isso, somente 43% dos CIOs afirmam estar envolvidos em profundidade nos processos decisórios das corporações.

Segundo o estudo, 38% dos entrevistados apontam a falta de apoio de outros executivos como um obstáculo. Muitos líderes mantêm as discussões em torno dos orçamentos de TI, impedindo um diálogo amplo sobre o valor da tecnologia para o sucesso das empresas.

David Weinberger, renomado autor norte-americano e palestrante da AIIM Conference 2013 (Sobre o uso e gestão de conteúdo em Mídias Socias).

“O Novo Social Learning – Um guia para transformar organizações com as mídias sociais”

O livro de Tony Bingham e Marcia Conner pode ser considerado um guia que ajuda o leitor a navegar na rede e oferece o que os autores consideram “As Regras do Playground”. O livro traz exemplos e cases de grandes empresas que provam como as mídias sociais são eficientes na hora de recrutar talentos, envolver colaboradores e desenvolver capacidades.

“Os Heróis da Revolução”

Financeiro

CRM Social para os bancos O gerenciamento de relacionamento com clientes nas redes sociais, conhecido como CRM Social, é uma grande oportunidade para o setor financeiro aproveitar seu potencial. O Big Data e o peer-topeer (P2P) também serão conceitos chaves para o futuro do segmento. Estas são algumas das principais conclusões do relatório “O impacto das mídias sociais no setor financeiro” que o Grupo GFT desenvolveu em conjunto com pesquisadores da escola de negócios espanhola IESE. Há alguns anos fala-se sobre o benefício do uso das redes sociais para as empresas e, como não poderia ser diferente, o assunto também se estende às instituições financeiras.

Com mais de 1,5 bilhão de usuários de redes sociais ao redor do mundo, ignorar este canal de comunicação revolucionário tornou-se impossível. Pensando nisso, durante os últimos 14 INFORMATION MANAGEMENT | JAN / FEV 2013

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meses foi realizada uma série de entrevistas com os responsáveis de canais online e de mídias sociais das principais entidades bancárias e seguradoras da Espanha, Alemanha, Reino Unido e Brasil.

O estudo garante que é essencial a integração da estratégia social do banco com os programas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM Social). O CRM Social enfoca o envolvimento do cliente versus a gestão tradicional do cliente. Para isso, é imprescindível melhorar os processos de negócios, as tecnologias de apoio e ajudar a alcançar os seguintes objetivos: adquirir, reter, compreender, ouvir e colaborar com os clientes.

O que inclui neste conceito uma tendência que o setor financeiro não pode ignorar: o grande desafio que apresenta o Big Data.

Steven Levy, transporta o leitor ao universo hacker em que Bill Gates (Microsoft), Steve Jobs e Steve Wozniak (Apple) e Mark Zuckerberg (Facebook) transformaram o seu parque de diversões tecnológico. Contando a verdadeira história da revolução computacional, o livro situa o leitor desde os processos evolutivos da computação até a dominação das redes sociais, revelando a interfaces da mentalidade hacker. www.informationmanagement.com.br

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UPFRONT

DEscarte

Remoção de lixo eletrônico Pesquisas apontam que o número de equipamentos eletrônicos em fim de ciclo de vida irá dobrar até 2025, e é estimado que mais de 60 milhões de toneladas de lixo eletrônico poderão ser reutilizadas, recicladas ou jogadas no lixo em 2013.

Este cenário mostra que o ciclo de reposição e atualização de equipamentos é inevitável, o que gera um verdadeiro desafio para a maioria das organizações: encontrar um serviço de remoção de lixo eletrônico ecologicamente correto e que esteja disponível globalmente.

Para atender a esta demanda crescente do mercado, a Dimension Data multinacional focada em serviços de tecnologia da informação e provedora de soluções de planejamento,

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desenvolvimento, suporte e gerenciamento de infraestruturas de TI - anuncia um serviço de remoção de lixo eletrônico (e-waste) como parte de sua nova estratégia para Technology Lifecycle Management (TLM), que irá ajudar as organizações a gerenciarem melhor seus inventários.

Colin Curtis, diretor de sustentabilidade da Dimension Data, enfatiza os resultados do Barometer Report, realizado pela empresa anualmente: “Compilamos dados sobre o ciclo de vida dos equipamentos de TI em 294 organizações de todos os tamanhos e indústrias, durante 2011, e os resultados indicaram que 45% das redes pesquisadas estarão totalmente obsoletas em cinco anos”.

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BPO

Dicas para um melhor BPO Terceirizar ou não? Essa dúvida é comum na maioria das empresas em todos os segmentos. O que é preciso saber antes de terceirizar a área de TI? Eduardo Kruger, sócio da Informant, aponta quatro importantes dicas para ter sucesso neste processo:

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Foco total em SEU negócio

Canalize esforços para operacionalizar, escalar e organizar estrategicamente o negócio e não as ferramentas ou tecnologias que dão suporte a ele. Mantenha uma equipe interna “enxuta” e especializada, atuando na gestão estratégica da área, apoiada por fornecedores que possam prestar todo suporte necessário para a implementação e desenvolvimento das soluções.

TI é uma área especializada

Uma empresa precisa de suporte de TI em diversas áreas, desde infraestrutura de rede até pesquisa e desenvolvimento. E cada uma das áreas exige profissionais especializados com skills específicos. Por esse mesmo motivo, o investimento em contratações geralmente é alto, e manter uma política para retenção de profissionais é indispensável.

Compartilhar riscos

Ao contratar compartilhamos riscos. Um dos mecanismos mais eficientes para acelerar o crescimento de uma empresa é o compartilhamento de riscos através de terceirização.

Não contrate fornecedores, encontre parceiros

Se for terceirizar, procure um parceiro, não apenas um fornecedor. Procure uma empresa especializada e capacitada tecnicamente, mas que também possa apoiar estrategicamente a gestão da área de TI, e que tenha conhecimento sobre o seu negócio. Um fornecedor “cumpre o contrato”, um parceiro vai te ajudar a identificar oportunidades de mercado e sempre vai buscar a relação “ganha-ganha”.

Não existe a solução ideal e nem a “bala de prata” para todos os casos.

Terceirização nem sempre é o melhor custo-benefício. Manter uma área de TI interna não é um trabalho fácil. Ao mesmo tempo em que todas as pesquisas mostram o crescimento mundial do outsourcing, escutamos relatos de empresas insatisfeitas com a qualidade do serviço prestado por consultorias. Enfim, coloque “em cheque” essas questões com os gestores e gerentes, e terá informações importantíssimas no momento da tomada de decisão.

Craig Mundie, researcher and strategy, Microsoft

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Os dados estão se tornando a nova matéria-prima do negócio JAN / FEV 2013 | INFORMATION MANAGEMENT 17

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UPFRONT

FISCO

Segunda geração da NF-e operação, desde a autorização até a decadência, resultando em importantes controles, tanto para os envolvidos quanto para as administrações tributárias. A obrigatoriedade teve seu início postergado.

Nomeada pela Receita como “Cloud Fiscal”, esta nova fase garante ao Governo ter o registro em seu sistema de todas as operações de saída e de recebimento dos contribuintes, passando também a controlar outros eventos, como a Carta de Correção Eletrônica, utilizada para retificar informações da NF-e, o Cancelamento e a Confirmação do Recebimento de mercadorias.

Marlondesign

A Receita Federal tem para este ano de 2013 prevista uma série de ações para melhorar o relacionamento dos contribuintes junto à instituição.

Entre as novidades, o Fisco promoverá a implantação do evento de cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica, a NF-e 2G, que visa uma integração ainda maior entre os sistemas governamentais.

O objetivo desta ação é tornar a comunicação mais efetiva, cruzando um número maior de dados entre as Secretarias de Fazenda Estaduais, a Receita Federal e os órgãos envolvidos no processo de produção.

A NF-e passará a ter um extrato de todos os eventos gerados pela

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UPFRONT

Pesquisa

Gartner aponta Melhores Práticas para colaboração extrema De acordo com o Gartner, CIOs e gerentes de negócios falharão em seus esforços de aprimoramento no desempenho de resultados por meio de gerenciamento de processos de negócios (BPM). Isso acontecerá caso não consigam superar as principais barreiras para a comunicação interfuncional e colaboração. O Gartner ainda afirma que os líderes de negócios podem evitar estas falhas implementando colaboração extrema, um novo modelo operacional e um estilo extremo de colaboração.

1 Promover a utilização de espaços

virtuais, colaboração baseada na Web; 2 Explorar o valor da comunicação real-time; 3 Utilizar o crowdsourcing e a popularização das ferramentas de mídias sociais para facilitar a dinâmica das comunidades e colaboração; 4 Mudar o sistema de premiação para encorajar a colaboração; 5 Usar a Análise de Redes Sociais para medir o comportamento de colaboração entre equipes; 6 Planejar eventos em grupo para alavancar a comunicação em tempo real e colaboração.

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Como as empresas devem se preparar para gerenciar esse futuro

O Grupo Votorantim implementa projeto de BI e transforma sua operação

Conheça as capitais que receberão o evento de Content Management em 2012

Veja como participar

Como a revista Information Management contribui para difundir a gestão de conteúdo no Brasil

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A ERA DA

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O futuro das informações em movimento para os negócios

Up Front: Novidades do mercado nacional e internacional de ECM IM_28.indb 1

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O que muda e como deve ser aplicada na prática a legislação

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Muitas são as regras mas maior ainda são os riscos de ignorá-las

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Veja quais são os erros mais comuns nos projetos de ECM

Na trilha cultural da www.informationmanagement.com.br

Como os bancos terão de lidar com as informações na era da mobilidade e do m-payment

Acompanhe a polêmica em torno da lei 12.682/2012

o encontro de dois mundos Social business e gestão de conteúdo

RUMO AO FUTURO

DIGITALIZAÇÃO

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O desafio da guarda e recuperação de documentos

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Segurança e Compliance

O universo financeiro sob a ótica do Content Management

20 INFORMATION MANAGEMENT | JAN / FEV 2013 Os rumOs da digitalização

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Colaboração

Maior evento da América Latina sobre gestão de informações e conteúdo corporativo reuniu em São Paulo o melhor do mercado internacional

Case: Transformação de modelo de negócios baseada em SharePoint IM-29.indb 1

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EU VOU! Mobilidade

Vendas em dispositivos móveis crescerão 35% até 2015 na AL As transações de vendas do consumidor realizadas através de dispositivos móveis crescerão 35% até 2015 na América Latina, de acordo com um estudo encomendado pela Tata Consultancy Services (TCS), empresa líder em serviços de TI, consultoria e soluções de negócios.

O estudo El Nuevo Consumidor Digital Móvil (O Novo Consumidor Digital Móvel) destaca a importância de desenvolver uma estratégia corporativa para as interações realizadas pelos dispositivos móveis.

Em uma tendência similar às das transações de vendas, os serviços ao cliente e as campanhas de marketing específicas para tablets e smartphones também experimentarão um crescimento substancial, aumentando em 38% e 40%, respectivamente, nos próximos três anos.

As empresas que reportaram o maior sucesso com os consumidores móveis digitais são aquelas que se adaptam mais rapidamente às novas plataformas, como os tablets. Globalmente, as empresas líderes tiveram em média 25% das suas aplicações móveis desenhadas especificamente para tablets. Por outro lado, as empresas com o menor sucesso somente tiveram 17%. A rápida adoção de múltiplos dispositivos móveis, tanto pelos consumidores quanto por empregados, no entanto, requer que as estratégias continuem evoluindo ainda mais.

As empresas precisam cada vez mais de aplicações desenhadas para serem implementadas tanto em telefones inteligentes quanto em tablets.

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Estou preparada para lidar com a avalanche de informações na digitalização da Justiça e dos escritórios de advocacia. É por isso que eu participo do ECMSHOW, o único evento que abrange todas as transformações do mundo atual dos negócios e da tecnologia.

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Big Data

Aplicativos de Big Data Como explica Ederson Riechelmann, diretor de outsourcing da Unione, 90% de toda informação global foi criada nos últimos dois anos e a contribuição das empresas tem sido absoluta, já que passaram a digitalizar, publicar e compartilhar informação com o mundo todo.

Essa quantidade sem precedentes de informação (Big Data) pode significar mais inteligência desde que saibamos o que fazer com ela. Daí a importância das empresas de tecnologia da informação e comunicação (TIC) se apressarem em atender às necessidades de seus clientes, desenvolvendo aplicativos que prometem ser a grande tendência para o futuro.

Segundo o executivo, são os aplicativos de Big Data (BDA) que vão reinar na era da informação do consumidor, principalmente aqueles voltados para a área comercial e de marketing. Com soluções analíticas e de otimização, é possível, por exemplo, cruzar informações que atendam ao perfil de atuação dos marqueteiros e recorrer a uma plataforma de automação de marketing digital. Tudo baseado nos relatórios que integram análises comportamentais (perfil detalhado do consumidor) com o processamento de dados em tempo real.

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Veja quais são os erros mais comuns nos projetos de ECM

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Advogados, juízes, tributaristas e demais profissionais do setor legal lidam todo dia com centenas de documentos e processos digitais e em papel. Eles estão mudando paradigmas para deixar processos e leis mais ágeis e práticos. E querem saber mais sobre essas transformações e soluções tecnológicas.

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AGENDA

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9 e 10 - Gartner Summit 2013 Encontro internacional com os maiores influenciadores e analistas de mercado voltados para o segmento de TI. As mudanças nos modelos de negócios, as principais tendências de mercado, melhores práticas no gerenciamento da infraestrutura e operações serão assunto das várias apresentações desse encontro.

Informações no site do Gartner www.gartner.com/br/datacenter

18- ECMSHOW Belo Horizonte Pelo segundo ano consecutivo o mercado mineiro receberá o ECMSHOW, que se realizará no Hotel Mercure Lourdes. Especialistas em gestão de documentos, recordes management, Social Business e cloud farão apresentações importantes dirigidas ao público de Minas Gerais.

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PERSPECTIVAS 2013 Por Gilberto Pavoni Junior

BIGA DAT

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Na era da Informação Extrema

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As empresas finalmente terão de lidar com o grande volume de informações, (finalmente? Digamos que sim), em especial com os dados estruturados e não estruturados ao mesmo tempo. Essa é a primeira, mas não a derradeira previsão sobre o que se pode esperar para o mercado de TI e de gestão das informações. Verdade mesmo é que isso será cada vez mais uma obrigação das empresas nos próximos cinco anos. A expectativa é de que esse segmento crescerá a uma taxa anual composta de 31,7% até 2016, movimentando US$ 23,8 bilhões, conforme revela um estudo recente da IDC. Com isso, o Big Data terá um crescimento até sete vezes maior do que o estimado para todo o mercado nos próximos cinco anos. De acordo com o Gartner, por exemplo, os gastos

ria das organizações em 2013. Segundo define a empresa de pesquisa, uma tecnologia estratégica é aquela que tem um potencial de impacto significativo nas companhias nos próximos três anos. Fatores que denotam impacto significativo incluem um alto potencial de interrupção para TI ou o negócio, a necessidade de um maior investimento ou o risco de ser tarde para adotar.

Entre estas tendências, o destaque é para o Big Data. De acordo com as análises do Gartner, o Big Data está se movendo de um foco em projetos individuais a uma influência na arquitetura das empresas de informações estratégicas. Lidar com o volume de dados,

documentos s o te en m so is a m e o atual não envolv çã a rm fo in corporativos. s a a d o em tã st es si s o Ag d o tr en ações digitalizadas d rm fo in mputing, s co a d e u el o p cl a o p s, em es n si u b obilidade, o social m a , ta a D ig B ém b logia em processos o cn É tam te e d r o d va o in ssos e o uso panhias possam m co s as mudanças de proce a e u q ra a p 3 1 0 espera em 2 stimentos, ve in e d de negócios. O que se o ã is ec d a m a ças que desafi encarar estas mudan to das empresas? en m ci es cr o e l a n io ss capacitação profi globais com TI - Tecnologia da Informação vão somar US$ 3,7 trilhões em 2013. O índice representa um crescimento de 4,2% sobre 2012, quando o segmento movimentou US$ 3,6 trilhões.

O vice-presidente de Análise de Negócio e Big Data da IDC, Dan Vesset, garante que o Big Data deverá ser a pauta do ano. “É um tópico importante para a agenda de muitos executivos e representa uma das oportunidades de trabalho mais atrativas na área de tecnologia, análise, comunicações e indústria”, diz. A expansão de serviços para o Big Data será de 21,1% entre 2012 e 2016 conforme relata o mesmo estudo.

Na área de armazenamento de dados esse percentual será bem maior: 53,4% no período. Com crescimento estimado acima de três dígitos, o Big Data será uma grande ‘dor de cabeça’ para as organizações.

O Gartner também destacou recentemente as 10 melhores tecnologias e tendências que serão estratégicas para a maio-

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a variedade, velocidade e complexidade está forçando mudanças em muitas abordagens tradicionais. Essa percepção está levando as organizações a abandonar o conceito de um único data warehouse corporativo contendo todas as informações necessárias para as decisões. Em vez disso elas estão se movendo em direção a vários sistemas, incluindo gestão de conteúdo, Data Warehouse, Data Mining e sistemas de arquivos especializados ligados a serviços de dados e metadados, que se tornará a “lógica” da Enterprise Data Warehouse.

Um parênteses, entretanto, deve ser feito. O Forrester também alerta que o foco se manterá na análise dos grandes dados ao invés de se focar na sua definição, muitas vezes ainda confusa para a grande maioria, do que é Big Data.

Em recente estudo, o Forrester previu que as análises em tempo real serão a área de foco chave dentro do Big Data em 2013. O motivo? A capacidade de assumir rapidamente o conteúdo das novas informações e reagir a ele é o “core” do negócio para tomada de decisão. Para citar o Forrester, isso signifi-

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PERSPECTIVAS 2013

ca ser capaz de “processar rapidamente os dados de entrada de todos os canais digitais para tomar decisões de negócios e fornecer experiências que envolvem os clientes, em tempo real”. É inegável que a análise preditiva das informações está se tornando um grande negócio quando se trata de Big Data. Deixar de usar os dados que a empresa coleta para utilizá-los eficazmente nas decisões de negócios é um desperdício sem sentido.

Além disso, utilizá-los para antecipar as tendências emergentes e as mudanças no mercado é o caminho central, de acordo com os analistas de mercado, que as organizações devem tomar para chegar à frente da concorrência. Vastas quantidades de dados estão sendo reunidas de forma contínua, de modo que o desafio é ficar em cima dessa base e garantir que estes dados estejam sendo armazenados de forma segura, para que possam ser aproveitados para o negócio, bem como enviados de forma eficiente para que as decisões resultantes possam ser executadas em tempo real, informa a empresa de análise.

Como a empresa de análise previu, isto não significa simplesmente mudar o mining do Big Data. A ênfase tem que estar na análise em tempo real, caso contrário, os dados perdem a sua ‘grandeza’ ou em outras palavras, o seu valor. O real valor para os negócios é derivado da reação rápida com que as empresas empregarão à informação mais recente, o que significa que o tempo é crítico.

Entre os fornecedores, a CA Technologies divulgou uma análise das previsões para o mercado e lista em primeiro lugar o crescimento do Big Data.

“Haverá uma necessidade emergencial por administradores de Big Data, desempenhando um papel fundamental na utilização de novas tecnologias e no poder de processamento para que as empresas adquiram uma visão crítica, sólida (e útil) sobre os dados e sua aplicação nos negócios.

Em 2013, os projetos de Big Data começarão a apresentar um ROI (Return On Investment) considerável. Assim como na computação em nuvem, nossa definição ganhará maturidade, proporcionando um foco mais apurado sobre a entrega de valores para os negócios. Essa infraestrutura, que integra dados das mídias sociais e fontes de dados abertos, influenciará o aumento drástico da demanda por gerenciamento e segurança.

O risco da decisão do Big Data é muito menor e os insights que ele promove tendem a estimular a inovação nas lideranças de TI”, preconiza a companhia.

O novo normal

Ainda de acordo com a empresa de consultoria IDC, o volume da informação crescerá na ordem de 44 vezes, em relação ao o atual volume, até 2020, assim como os silos e repositórios aumentarão em 75 vezes, no mesmo período de tempo.

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Mancini: A grande maioria das informações é não estruturada e cresce 15 vezes mais rápido que as informações estruturadas

Isso nos dá uma pista daquilo que está por vir mais especificamente, que já está acontecendo hoje em pleno ano de 2013.

Como muito bem colocou em sua última apresentação no Brasil, durante o ECMSHOW 2012, o presidente da AIIM, John Mancini, informou que estamos nos movendo da Era do Records (guarda) que tem como foco as informações de alto valor, para a Era do Envolvimento, na qual o volume, a complexidade e a variedade crescem exponencialmente a cada minuto.

Durante 2012, a AIIM como representante da indústria da gestão da informação, publicou um Manifesto, elaborado pelo próprio presidente, onde destaca cinco grandes pontos para tornar as empresas preparadas para a Nova Era: 1- Comprometa-se com a Nuvem 2- Transforme tudo em móvel 3- Tornem os negócios sociais 4- Digitalize tudo que é móvel 5- Prepare-se para o gerenciamento massivo de informações Com estas cinco indicações na verdade os especialistas estão preparando o terreno para acesso a um novo patamar da gestão da informação.

“A grande maioria das informações do mundo é não estruturada e cresce 15 vezes mais rápido dos que as informações estruturadas. Estamos lidando com a Era da Informação Extrema onde a democratização da informação é mandatória.

Isso tudo é o novo normal”, sentencia Mancini.

Conforme um estudo da própria entidade sobre Big Data, algumas predições e conselhos ao mercado serão de grande ajuda.

O que as empresas devem ter em perspectiva é que estamos numa época de transição e quanto mais preparadas estiverem, mais rapidamente poderão tirar vantagens competitivas num mercado globalizado e com isso estarão à frente de seus competidores.

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EU VOU! Segundo Mancini, existem cinco áreas essenciais para dar atenção não somente em 2013, mas para se preparar para a Era da Informação Extrema.

1- Muitas organizações não têm o básico organizado: De acordo com presidente da AIIM, nesse estudo a entidade levantou que cerca de 61% das empresas consultadas afirmam estar no meio do caos informacional tomado pelas informações não estruturadas. 80% estendem suas buscas por informações em múltiplos repositórios e para 70% delas é mais fácil encontrar informações na web do que dentro de seus repositórios.

2- Ninguém da indústria está preocupado com os dados estruturados e não estruturados: Na pesquisa de mercado, 61% das empresas acreditam que pode ser útil unir os dados estruturados e não estruturados num só local.

3- O gerenciamento manual das informações morreu: Cerca de 66% das empresas possuem sistemas de gerenciamento de informações, mas apenas 22% o utilizam corretamente. 79% das companhias possuem uma política de retenção das informações, mas apenas 32% implementam estas políticas.

58% dizem que um simples modelo corporativo de gerenciamento de conteúdo pode determinar o sucesso do sistema de conteúdo da empresa, embora apenas 9% o tenham conseguido.

4- O futuro está nos Metadados: A estandartização dos dados entre as várias companhias, a separação dos dados por meio de seus descritivos, e a exposição de toda esta informação na nuvem podem ajudar extremamente a criar novas oportunidades para todo tipo de indústria. Além disso, com este fato pode-se analisar os problemas comuns antes inacessíveis simplesmente pelos modelos computacionais existentes.

Pode-se também resolver problemas de metadados num vasto campo de informações não estruturadas.

A combinação da semântica com a acessibilidade dos dados em nuvem é revolucionária, tanto entre toda a indústria quanto geograficamente. Esta revolução irá de uma vez por todas eliminar o papel e permitir o gerenciamento dos silos de informação de dados não estruturados.

5- O mercado precisará de pessoas capazes de tocar a Era da Informação Extrema: A grande maioria das empresas vê a necessidade de gerenciar as informações como recursos corporativos mais do que separar em silos, departamentais ou de sistemas, mas ainda não sabem como solucionar este desafio tão grande.

O principal desafio técnico com Big Data para 2013 e além, como o nome sugere, é a quantidade. Com tanta informação para analisar, por meio destes grandes dados, efetivamente pode parecer uma tarefa impossível. Mas, se os dados passam a ser analisados em tempo real, na medida que eles chegam, esta quantidade a ser analisada de uma só vez é significativamente reduzida, e, em consequência, torna-se mais manejável.

Recomendações para o Mercado de ECM no Brasil

“Olhar na bola de cristal e saber para onde a nossa indústria está indo é uma das coisas mais divertidas que faço a cada ano”, afirma Alan Pelz-Sharpe, consultor da indústria de ECM do 451 Research Group do Reino Unido. “Na verdade, há menos de palpite e mais de certeza nisso do que muitos podem imaginar, como a tecnologia geralmente evolui a um ritmo mais lento do que se imagina, e os compradores

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Preciso transformar em estratégia de negócios o grande volume de informações guardadas nos sistemas. É por isso que eu participo do ECMSHOW, o único evento que abrange todas as transformações do mundo atual dos negócios e da tecnologia.

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Gestores de TI de grandes bancos e empresas financeiras são desafiados diariamente para enxugar processos, melhorar o atendimento e fidelizar clientes. Para aproveitar as oportunidades que surgem e dar continuidade aos negócios com segurança, eles precisam obter o máximo de conhecimento e capacitação.

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PERSPECTIVAS 2013

(as empresas) mudam a um ritmo ainda mais lento, por isso, para uma tendência é preciso esperar um ano inteiro”, acrescenta Sharpe.

Segundo o analista, a primeira grande onda diz respeito à inclusão do Brasil no mercado global. “Acho muito relevante para o Brasil equilibrar o custo dos recursos humanos com a velocidade e eficiência de novas tecnologias para fazer as mesmas tarefas de forma ética, bem como uma discussão comercial mais assertiva. A produção de software de captura de nível (as ferramentas que levam aparelhos de fax, documentos e formulários e convertem para documentos em formatos eletrônicos e dados utilizáveis) tem sido mais promissora, apesar de inicialmente os resultados deste tipo de tecnologia tenham tido uma reputação ruim sobre os seus níveis de precisão e confiabilidade. Hoje muitas grandes organizações ainda digitalizam para um arquivo TIFF estático, e utilizam equipes de trabalhadores para ler e dar entrada manualmente aos dados desses documentos capturados e formulários. Esta é uma situação que está mudando, e se tornando aberta para os softwares de captura mais precisos e confiáveis que podem extrair da-

Sharpe: A producão de softwares de captura mais precisos e confiáveis é promissora.

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dos mais rápido e com mais precisão do que seus equivalentes humanos”, alerta.

Embora a aceitação e o aumento do uso dos softwares de captura inteligente sejam uma grande tendência em si, estamos vendo que motores analíticos embutidos estão sendo usados para automatizar outros elementos do processo de captura. São. motores de análise, que, essencialmente, leem e tomam decisões com base no conteúdo e contexto do documento. Estes motores continuam a se desenvolver e melhoram o seu desempenho ao longo do tempo. E aí devemos esperar grandes avanços e esforços de vendas a serem feitos principalmente por fornecedores como a IBM (Datacap & Watson), HP (Autonomy IDOL) e Lexmark (Brainware), em particular para 2014, com outros fornecedores que seguem essa esteira.

O compartilhamento em nuvem perde um pouco do brilho A segunda previsão provavelmente tem menos impacto imediato sobre os compradores e usuários no Brasil, devido à infraestrutura de TI estar fora dos centros urbanos. Mas mesmo assim, o compartilhamento de arquivos baseados em nuvem está aqui para ficar, e terá impacto sobre as grandes cidades, se não nas áreas rurais, com conexões de internet fracas.

O compartilhamento em nuvem de arquivos como Box e/ ou Dropbox deixou de ser o tema mais quente para se tornar comum em um período curto de tempo. No início de 2012 a capacitação móvel de compartilhamento de arquivos através da nuvem ainda era uma área nova e excitante de tecnologia.

Mas em 2012 progrediu e todos da Citrix e EMC, como também da OpenText, Accellion e Alfresco anunciaram que também ofereceriam este tipo de serviço. Com certeza, em alguns casos, isso veio através de aquisições, bem como a qualidade e eficiência dos novos serviços que variam muito na oferta.

Em 2014, esperamos ver mais destes novos serviços se tornarem uma parte padrão de oferta de cada empresa. As duas exceções chave aqui são fortemente financiadas, a Box e Huddle start up do Reino Unido. A Box vai continuar em sua missão de construir uma plataforma de conteúdo de desenvolvimento orientada para a empresa ao longo das mesmas linhas da Salesforce.com. Já a Huddle, por outro lado, vai continuar a desenvolver uma indústria plataforma de colaboração específica. Os desafios que todos esses fornecedores terão de enfrentar a partir 2014 são os problemas comuns de segurança, conformidade e integração, e perceber que os sistemas legados não vão ser abandonados ou substituídos por organizações, e que em vez disso terão de ser abraçados e integrados com as novas plataformas e produtos.

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Armazene os seus arquivos e documentos corporativos com segurança e eficiência.

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Empresas certificadas com Selo de Qualidade ABGD

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AIIM2013 – Missão AIIM 2013

Destino: New Orleans E

stá chegando a edição 2013 da AIIM Conference, que ocorrerá entre os dias 19 e 22 de março, na cidade de New Orleans, na Louisiana/EUA, e que sem dúvida já faz parte da agenda dos executivos em várias partes do mundo. Dada a relevância da Associação em termos internacionais e por reunir entre seus membros os maiores especialistas sobre gestão da informação, o evento deste ano também marca a importância do Content Management no cotidiano das companhias, visto dados recentes publicados por vários institutos que incluem suas tecnologias como primordiais para o sucesso dos negócios, nesta nova fase da economia global.

A Guia Business Media está organizando um grupo para participar da Conferência AIIM 2013 e também, como já se tornou tradicional, visitas técnicas em empresas americanas para troca de experiências e network.

Neste ano está programada uma visita a uma instituição bancária (Wells Fargo) para apresentação de um processo de automação de correspondência, e também uma apresentação exclusiva sobre a utilização das ferramentas da Alfreco, exclusiva para o grupo de visitantes brasileiros.

Além das visitas técnicas, a Conferência em 2013 promete ser uma das mais empolgantes, como afirma o presidente da AIIM, John Mancini. Segundo o executivo, explorar o grande tema - Era Informação Ex-

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New Orleans receberá a Conferência da AIIM em 2013

trema - será seguramente um desafio interessante tanto para os futuristas /palestrantes presentes quanto para os públicos oriundos de vários países do mundo. “Estamos na fase de transição entre modelos de negócio, dos Sistemas de Guarda para os Sistemas de Envolvimento, na qual o volume, a velocidade e a variedade explodem junto aos executivos em qualquer empresa. Agora a mudança já está em curso. Há uma enxurrada de aplicativos para qualquer tipo de dispositivo móvel que acessa informações na nuvem em qualquer parte do Globo. Este é o novo patamar da

tecnologia, este é o grande desafio das companhias em todo o mundo, independente de seu porte ou vertical da economia”, reforça Mancini.

Assim, os executivos da Conferência AIIM 2013 poderão participar dos três auditórios de palestras, cada um adaptado a um conjunto de cenários de uso semelhante que são: Sistemas de Envolvimento, Governança e Interação.

Na próxima edição, veja quais foram estes temas, quais as principais conclusões e como foi a visita dos brasileiros a Conferência, na cobertura completa do evento.

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CONFERENCE 20 a 22 de MARÇO DE 2013 | NEW ORLEANS | LA | EUA

Participe conosco do maior evento mundial sobre ECM

MISSÃO

A Revista INFORMATION MANAGEMENT está organizando uma comitiva de empresários brasileiros para participar da AIIM Conference 2013, nos dias 20 a 22 de março, em Nova Orleans (EUA). O evento, realizado pela maior entidade de ECM do mundo, é composto pelo congresso, com os principais especialistas do setor, e pela exposição dos maiores fornecedores internacionais de soluções em gestão de informações e documentos corporativos.

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Veja as vantagens de participar da missão: Visitas técnicas

Segurança

Conheça na prática como instituições americanas organizam seus documentos

de uma viagem em grupo.

Relacionamento Crie um network com executivos importantes que atuam no mesmo segmento.

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POWERFUL CONVERSATION Por Gilberto Pavoni Junior

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RH Gestão de documentos ajuda o

a ser estratégico

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RH traz em sua história o pioneirismo de ter sido um dos primeiros departamentos das empresas a serem beneficiados pela introdução das tecnologias e novas teorias de gestão corporativa. Foi nessa área que as primeiras impressoras, redes e computadores começaram a facilitar a vida dos funcionários e garantir a diminuição de custos das empresas. Quebras de paradigmas como a terceirização, downsizing e processos controlados por sistemas automatizados também tiveram aí sua estreia no mundo dos negócios.

Mas, passados alguns anos, o RH não parece ter mantido o avanço tecnológico e em muitas companhias ainda aparenta sofrer de uma aguda desorganização e falta de modernização em processos operacionais. Pilhas de papéis e pastas acumulam-se em cima de arquivos. Nem a evolução da arquitetura e do design de móveis para escritório consegue esconder a visão de que algo não está funcionando da forma correta. Falta algo simples, conhecido

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O departamento de recursos humanos de várias empresas ainda convive com papéis e informações empilhadas e sem qualquer tratamento.

Mudar isso é um desafio constante, que passa por várias barreiras ainda difíceis de serem superadas

e fácil de se encontrar no mercado. Falta gestão de documentos e soluções tecnológicas que eliminem essa desorganização e o volume crescente da papelada corporativa.

Os documentos acumulados no RH guardam informações importantes para demandas jurídicas, solicitações de funcionários e dados que poderiam encaminhar decisões estratégicas sobre quem trabalha ou trabalhou na empresa. A falta de controle efetivo em cima disso traz prejuízos como aumento de causas trabalhistas perdidas, erros ou inconsistências na coleta e comparação de dados, aumento de volume de cópias e necessidade de investimento em espaço físico cada vez maior. Com todos esses problemas, os gestores de RH ficam com as agendas carregadas de problemas operacionais e não conseguem tempo e recursos para dedicarem-se às questões que hoje são urgentes para as companhias como a gestão de talentos e o aumento da qualidade de vida no ambiente de trabalho. É uma ambiguidade. As empresas precisam do RH ao

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lado para apoiar estratégias de continuidade e melhoria dos negócios, porém, vivem uma situação na qual o departamento fica entupido de decisões de controle operacional. Os gestores da área querem mudar isso, mas não conseguem eliminar a demanda por tarefas repetitivas que os separa de uma nova posição.

Não é culpa dos gestores de RH. Muitas empresas exigem do departamento soluções rápidas para ações que vão da retenção de talentos, passam pelo endomarketing e chegam à organização de festas de aniversário. Tudo isso poderia estar nas mãos especializadas de terceiros, mas acabam abarrotando ainda mais as atividades dos recursos humanos e impedem que ele seja um gerador de lucro efetivo.

“Vendemos nossa primeira solução de gestão de documentos há 11 anos e o que vemos hoje é que muitas empresas não sabem mensurar o custo-benefício de algo assim”, diz o gerente comercial da Work Image, Rubens Bessan. Para o executivo, é comum encontrar nos gestores da área uma cultura que não acompanhou o pioneirismo da introdução da TI no mundo corporativo. Eles querem manter os documentos por perto em caso de auditorias e questões jurídicas. “Crescemos muito nesse segmento, mas posso afirmar que é o setor mais difícil de vender”, comenta Bessan.

Para mudar essa visão do gestor de RH, os fornecedores precisam mostrar de forma rápida e eficiente os resultados obtidos com a gestão documental. Não basta o ROI (return of investment) descrito na venda da solução, mas a efetivação do lucro logo que for instalada. Geralmente, isso se dá com a eliminação das pilhas de papéis e com o espaço físico conquistado. “As vantagens vão muito além, mas as empresas entendem melhor o retorno da gestão de documentos quando algo é mostrado rapidamente”, diz Bessan.

A fornecedora chegou a criar uma área que verifica se o cliente está usando a solução adotada em todas as possibilidades. A ajuda tem sido bem aceita e mostra como a dificuldade em lidar com tecnologias de gestão de documentos permeia o RH das empresas e faz com que não exista uma gestão em cima das informações.

O tema vai além da questão legal. Por lei, as empresas precisam guardar documentos sobre seus funcionários. A temporalidade varia e pode chegar em alguns casos a 30 anos para fatores de benefício previdenciário. Mas isso não significa que essa papelada e ainda

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Nilson dos Santos: É mais fácil vender para o Financeiro do que para o Recursos Humanos.

mais o amontoado de folha de pagamento, fichas de contratação e dispensa de funcionários, comprovantes, requerimentos e circulares necessitem ficar no departamento de RH ou que tudo isso precisa ter um encaminhamento de forma manual.

A deterioração e o misterioso desaparecimento de informações no volume extraordinário de papéis e mídias digitais arquivadas são um fantasma comum e ataca empresas sem qualquer discriminação. Não se pode dar importância à gestão de documentos somente quando surge uma adversidade como uma ação trabalhista ou o pagamento redundante de um imposto ou benefício.

Guardar é apenas uma parte da solução. É uma das coisas mais simples que a gestão de documentos pode fazer. O aumento de eficiência vem da otimização de recursos e ganhos de produtividade ao se ter segurança que as informações estão todas arquivadas, podem ser recupera-

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EU VOU! das facilmente e serem convertidas em ações estratégicas.

No mercado, diversas empresas oferecem soluções específicas e completas para o RH. Não faltam fornecedores de record management, capture, ECM e demais sistemas. Há ainda tecnologias que geram alertas para pendências e renovação de documentos, além de possibilitarem auditorias e consultas em tempo real ou a distância e on line. Os preços não são proibitivos e a opção de outsourcing de processos tem ficado mais profissional a cada ano.

Fogo Cruzado

Mas se há demanda, oferta, vontade de mudar e qualificação de parceiros, por que há ainda muito RH que convive com perdas e improdutividade quando o assunto é documentos? A resposta pode estar no momento de transformação que o departamento vive e a perda de espaço para outras áreas de negócio em decisões estratégicas. “O RH fica distante da TI, essa não se preocupa em resolver problemas do RH e, do outro lado, ainda tem o Jurídico com demandas urgentes”, explica o gerente de produto da ReadSoft, Nilson dos Santos.

Nesse fogo cruzado corporativo, o RH fica atolado em documentos que precisam estar sempre à mão, mas não consegue força e orçamento para adquirir uma solução de gestão eletrônica. “Hoje é muito mais fácil vender para o Financeiro do que para o RH”, aponta Santos.

Para ele, há ainda um complicador na situação. O RH tem se preocupado mais na gestão de talentos e decisões que podem se mostrar estratégicas para as empresas, mas como não entrou no mundo das facilidades tecnológicas da gestão de informações fica consumindo tempo e recursos nesse operacional em vez de direcioná-los para as decisões estratégicas. “O problema está de um lado, mas os canhões estão apontados para outro”, comenta. E com isso, o RH documental jamais será estratégico.

Trabalho em conjunto e foco em processos

Mesmo que envolto em fogo cruzado de outros departamentos, com orçamentos magros e sem conhecimento total de tecnologia, o gestor de RH deve tomar as rédeas da compra de uma solução de gestão de documentos. Essa é a dica da

Pingos nos is

Para fazer um raio-x das oportunidades e desafios que as empresas vislumbram com a gestão de informação, a revista Information Management inicia em 2013 uma série de encontros setoriais com executivos, fornecedores e especialistas de mercado. O primeiro deles é sobre a área de Recursos Humanos, mas outros segmentos serão debatidos e analisados. O evento receberá cobertura completa na próxima edição da publicação. Os detalhes sobre data, local e convidados podem ser acompanhados no site http://docmanagement.com.br.

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Eu trabalho para que médicos e pacientes sejam beneficiados pelo compartilhamento de informações, digitais ou em documentos. É por isso que eu participo do ECMSHOW, o único evento que abrange todas as transformações do mundo atual dos negócios e da tecnologia

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Executivos do setor de saúde vivem a grande transformação da tecnologia em processos internos, diagnósticos por imagem e prontuários eletrônicos.

Eles sabem que a modernização traz desafios e oportunidades que envolvem pessoas, equipamentos, softwares e, principalmente, novas estratégias.

Esse é um dos perfis de quem participa do ECMSHOW 2013, o evento que inaugura a discussão no Brasil sobre a Era da Informação Extrema – considerado o maior desafio para as empresas nos próximos anos.

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diretora da Técnica Gestão Documental, Suely Dias Santos. “Muitas vezes, a TI não inclui as necessidades do RH quando compra uma tecnologia para a gestão de documento”, alerta. Para ela, muitos projetos são revistos ou cancelados por falta de comando do RH das empresas quando o tema é sistemas tecnológicos.

O departamento de recursos humanos é o quemais entende dos procedimentos que envolvem as informações de funcionários e demais documentos que mostram a relação desses com a empresa, sindicatos e legislação. Porém, nem sempre a decisão de ter uma gestão de documentos que envolva tecnologia é tomada por quem coordena a área. “Os usuários ainda opinam pouco”, destaca.

Com isso, vários erros podem ocorrer. “Há casos de empresas que simplesmente digitalizaram a papelada e as informações continuaram perdidas no CD”, comenta. Muitos projetos naufragam quando a infraestrutura de TI não suporta o volume de documentos digitalizados. Diante de custos inesperados e da falta de retorno garantido vários projetos são engavetados e volta-se para uma rotina de papéis, pastas e arquivos de metal abarrotados.

Suely lembra que o dilema é antigo. O mesmo ocorreu na microfilmagem, depois quando o tema evoluiu para o GED (Gestão Eletrônica de Documentos), em seguida para ECM (Enterprise Content Management), para gestão do conhecimento e, mais recentemente, Enterprise Information Management.

Não importa o termo do momento e sua abrangência, as empresas ainda erram ao fazer planos de organizar, gerir e tornar disponível as informações que podem evitar prejuízos ou trazer diferencial competitivo.

A maior dificuldade, de acordo com a especialista, é colocar os benefícios esperados na ponta do lápis e medir corretamente o retorno do investimento.

Os ganhos não decorrem da digitalização ou o uso da tecnologia pela tecnologia. Segundo Suely, a maior vantagem para as empresas vem da organização, controles e normas que trarão diferencial na ponta de um processo. Com isso, falhas, perdas e demora na busca por uma informação podem ser eliminadas e a empresa começa a enxergar positivamente os projetos de gestão de documentos.

Suely aconselha um entendimento maior entre as áreas para que o trabalho em conjunto traga esse le-

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Os três passos para o RH deixar de ser documental e virar estratégico Eficiência e ganhos

A gestão de documentos traz uma série de melhorias na rotina operacional do RH ao organizar as informações e eliminar tarefas manuais e erros ocasionais. Existem no mercado várias soluções específicas ou completas. Confira os ganhos conseguidos: n maior controle das informações armazenadas n eficiência na conservação de documentos n agilidade na recuperação de informações n desocupação de espaço físico n eliminação de perdas ou extravios n rapidez nos trâmites processuais n arquivamento e rearquivamento imediato n facilidade no acesso urgente n eliminação de inconsistências n descarte seguro

Ganhos adicionais

Ao automatizar tarefas operacionais, o RH consegue maior eficiência. O ganho de tempo e recursos começa a aparecer principalmente com os resultados obtidos com: n unificação de processos n eliminação de retrabalho n organização das funções n garantia de normas de conduta n atendimento correto e imediato das demandas internas n liberação de tempo e mão-de-obra para assuntos estratégicos

RH estratégico

A mudança de paradigma com a gestão de documentos é enorme. Com o operacional organizado, o RH tem finalmente condições de exercer seu papel estratégico dentro da corporação e dedicar-se a: n gestão de talentos n change management n desenvolvimento de lideranças n políticas de qualidade de vida n motivar pessoas n criar indicadores n compartilhar resultado n participar de decisões estratégicas

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Para os produtos circularem entre as empresas e chegarem na casa do consumidor eu tenho que lidar com muita informação. É por isso que eu participo do ECMSHOW, o único evento que abrange todas as transformações do mundo atual dos negócios e da tecnologia.

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Suely Santos: O RH deve coordenar a escolha das soluções e metas do projeto.

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que de benefícios esperados. O RH deve ficar atento às necessidades exatas de suas demandas, cuidar para que a digitalização e automação sigam os processos e tragam os benefícios esperados, além de estabelecer metas e métricas para o projeto não sofrer desvios.

O gestor do RH, assim como outros executivos de áreas de negócio, deve se adaptar aos novos tempos em que a tecnologia é parte das decisões. Mas não precisa ter o domínio de técnicos superespecializados. Apenas deve saber como ela irá facilitar processos e trazer rapidez em procedimentos que são manuais ou burocráticos.

Quem irá ajudar na decisão sobre a tecnologia é a área de TI, que vira uma aconselhadora principal das ofertas existentes, suas diferenças, impactos na integração com sistemas legados e na infraestrutura da empresa. Ela não se sobrepõe ao RH, mas age como uma parceira primordial para que as melhores decisões de compra sejam tomadas.

As fornecedoras de soluções, por sua vez, devem exercer um papel mais consultivo do que vendedor. “A propaganda e o marketing de muitas delas são bem agressivos e acabam encobrindo falhas que possam ocorrer”, aponta.

Quem vende deve entender a necessidade do cliente e oferecer algo que se encaixe na demanda e não traga novos problemas e gastos sem o retorno esperado. “Se o RH mantiver o foco na gestão, controle e organização e só então se preocupar com a tecnologia que irá resolver isso, o projeto terá sucesso e as futuras decisões serão facilitadas”, completa Suely.

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Profissionais de transportes e logística precisam decidir em cima de informações ágeis e corretas para movimentarem frotas e mercadorias. Os documentos e notas agora são acompanhados por soluções de digitalização e localização que transformaram a rotina desse setor primordial da economia.

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Wilton Tamane

Josetti Capusso

Capture

As novas fronteiras do Capture Wilton Tamane é administrador de empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial.

Consultor na área de scanners e gerenciamento de documentos wiltontamane@gmail.com

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m vários diagramas e ilustrações que representam soluções de ECM, Capture normalmente é colocado como “a porta de entrada” das informações. Ou seja, Capture tem a responsabilidade de captar um pré-determinado escopo de informações, extrair dados, indexar, classificar, garantir sua integridade e exportar para o ambiente de gerenciamento.

Capture já foi entendido como somente um processo de digitalização de documentos e majoritariamente voltado para acervos centralizados. Porém, com a incorporação de informação em meio digital, o escopo de tipos de informação cresceu e hoje podemos entender Capture como sendo a tecnologia responsável por captar conteúdos, informações, dados e documentos relevantes, em qualquer mídia, de forma centralizada ou distribuída.

Nesse sentido, é fundamental estabelecer o que temos de informação nos mais variados meios e suportes e definir quais informações ainda não estão disponíveis aos usuários.

A informação deve ser total e completa para atender de forma adequada os processos de negócio. A informação fragmentada e incompleta irá comprometer a otimização das atividades e normalmente não trará os benefícios esperados de soluções de ECM. Por esta razão é importante determinar onde exatamente começa e onde exatamente termina uma solução de Capture. Quais são as novas fronteiras do Capture?

Parece uma questão menor, porém, requer muita atenção e cuidado. Em muitos projetos, a total responsabilidade fica por conta da tecnologia, limitando-se a responder questões como qual seria o melhor

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software de digitalização e qual seria o melhor scanner se tratando de digitalização de documentos.

Antes de responder a esta questão, temos que primeiro definir qual o escopo das informações e conteúdos a serem captados.

E novamente, quais processos estamos otimizando via um melhor acesso aos conteúdos e informações. Sem estas questões definidas, qualquer solução de Capture, por melhor que seja, pode resultar em fracasso.

Uma vez definido o escopo do que deve ser captado, é preciso estabelecer quais dados devem ser extraídos. Estes dados passam por uma análise e são utilizados para permitir a sua organização, classificação e indexação e com isso garantir não só a encontrabilidade desses documentos como permitir gerar relatórios e indicadores para a gestão do processo como um todo.

Esta análise é baseada em regras que atendam aos usuários com o uso de metodologias e participação de profissionais da informação no sentido de organizar e classificar de forma adequada o acervo em questão. Esses usuários, com essas informações, executam suas atividades dentro dos processos de negócio de forma mais eficiente.

Portanto, é preciso ter em mente quais são as fronteiras de um ambiente de Capture. Deverá ser simplesmente uma questão de uso de tecnologia adequada ou devemos expandir ou agregar outras áreas de conhecimento específico em Gestão Documental e Processos?

E sempre é bom lembrar que a implantação de projetos de digitalização é uma forma de evitar que papéis circulem e é uma transição para um ambiente 100% digital. www.informationmanagement.com.br

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Walter W. Koch

Josetti Capusso

ECM/BPM

Cinquenta tons de verde Walter W. Koch é diretor da ImageWare, consultor internacional em Gestão Documental e TI, e professor dos cursos de pós-graduação da Fesp e Unip. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio.

Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies, publicado em Dubai, em 2001.

Responsável pelo Treinamento da AIIM no Brasil info@imageware.com.br

*Mais informações podem ser obtidas através do e-mail educa@imageware.com.br ou do site http://guiatraining.com.br

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relação entre BPM – Business Process Management e ECM – Enterprise Content Management tem sido foco de diversas discussões, já que o objetivo da primeira é a gestão de processos e o foco da segunda é a gestão de conteúdo. Uma das discussões que acaba surgindo é sobre qual das duas é prioritária. Ou seja, a iniciativa de ECM deve ficar sob a área de processos ou a iniciativa de BPM faz parte da área de conteúdo.

No congresso da AIIM de 2012, na palestra do Bob Larrivee, havia um slide que citava: “conteúdo sem processo não vai a lugar nenhum; processo sem conteúdo não faz sentido”.

No material de treinamento da AIIM sobre BPM, encontramos que tanto BPM quanto ECM têm noções de workflow, pois ambas envolvem processos de negócio, recursos e tarefas. Ambas trabalham baseadas no conceito de entregar “o conteúdo correto, para a pessoa correta, no momento correto”. E também afirma que ECM quase sempre envolve processos, enquanto que nem todas frentes de BPM tratam CM (conteúdo não estruturado).

Uma analogia interessante é a figura de uma autoestrada representando um processo e as rampas de acesso e de saída são de serventia para o conteúdo trafegar naquele trecho do processo, lembrando que a autoestrada pode terminar e o conteúdo passar a trafegar em uma nova autoestrada.

Recentemente, um dos fornecedores “big five” de ECM estava apresentando sua suíte de produtos, que possui ECM e BMP integradas, utilizando-se de uma estratégia interessante. No desenho da arquitetura da solução convencionou que a cor verde significava

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BPM e a cor vermelha ECM. Dependendo da vertente do projeto, as caixas representando os diversos módulos possuíam mais a cor verde que vermelha ou vice-versa. Neste dia brinquei que a solução tinha 50 tons de verde, parafraseando certo livro bastante popular entre as moças. Vamos também recordar que na culinária chinesa existem mais de 1.000 variações entre o doce e o salgado.

A mesma realidade se aplica a projetos onde existe a integração de BPM e ECM. A primeira decisão estratégica numa abordagem corporativa será se iremos inicialmente fazer a gestão do processo (criar a autoestrada) e depois fazer o conteúdo fluir ou se a gestão do conteúdo é prioritária e que posteriormente iremos fazer a automação de seu fluxo. O fato é que ao final da iniciativa teremos ambas as frentes (BPM e ECM) implementadas. Até lá, iremos conviver com diversos tons de verde.

Do ponto de vista de expertise, necessitam-se diferentes competências para as duas frentes. BPM precisa de especialistas em processos, entendimento do negócio, indicadores. ECM requer especialistas em conteúdo, classificação documental, taxonomia e metadados. E pelo que foi discutido anteriormente, ambas são críticas para o sucesso do projeto. Consequentemente, uma equipe multidisciplinar deve ser alocada sob a gestão de um PMO (veja que este é independente de tecnologia).

E, principalmente, são os requisitos estratégicos e de negócio que devem definir o norte ou a vertente do projeto, não a tecnologia!

Ela não passa de um dos componentes da solução. Caso contrário, sua iniciativa de BPM/ ECM tende a ter outros tons – de preto! www.informationmanagement.com.br

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“toda travessia fica mais segura se vocĂŞ estiver acompanhado por profissionais que jĂĄ dominam o caminhoâ€?

LUIz SANTOyO | MARCIO TESCHIMA

ESPECIALIDADES

SERVIçOS

Gestão Corporativa e Excelência Competitiva Gestão e Avaliação de Desempenho Gestão da Informação (GED, ECM, EIM) Gestão de Projetos, Programas e Portfolio - PMO Vendas de Soluçþes e Vendas Consultivas

ASSESSMENT | levantamento da situação atual.

Avaliamos o direcionamento estratÊgico, sua aplicação tåtica e como ele estå sendo aplicado em seu negócio. Alinhamos os produtos e serviços entregues aos clientes, entendemos e analisamos os componentes de custo, processos e implantação.

Acompanhamos e validamos a estruturação do pipeline comercial e apresentamos os desalinhamentos e os desencaixes de seu planejamento com as correçþes necessårias.

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MENTORING | acompanhamento e aconselhamento de profissionais.

AtravÊs do Mentoring apresentamos novos conceitos e visþes para os obståculos do dia a dia tornando o processo decisório mais ågil e assertivo. Apresentamos modelos de excelência e processos para melhorar na captação e na gestão das informaçþes.

PrÊ-vendas & Pricing Merger & Acquisition Treinamentos Planejamento estratÊgico Reestruturação Corporativa e Choque de Gestão Tecnologia da Informação, Plano Diretor de TI Mapeamento e Redesenho de Processos - BPM Segurança da Informação Implantação de Sistemas BPO - Terceirização de Processos de Negócios KPO - Knowledge Process Outsourcing Desenvolvimento e Implementação de ERP

FULL OUTSOURCING | terceirização completa.

Assumimos a gestĂŁo de ĂĄreas e equipes, alocamos pessoas e recursos para atendimento da demanda que hoje pode estar reprimida, inibindo o crescimento do negĂłcio, utilizamos o conceito de Knowledge Sharing para desenvolver as competĂŞncias na empresa para que ela consiga suportar a demanda integralmente e com os recursos necessĂĄrios.

SEARCH | busca por inovação sustentåvel.

Esse serviço Ê utilizado em momentos em que o modelo atual necessita de inovação.

AtravÊs do nosso modelo realizamos due dilligence no mercado para definirmos em conjunto quais as melhores alternativas e os modelos para implementå-las, acompanhando desde a concepção da idÊia a sua implantação.

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Daniel Dias Pinto

Divulgação

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O documento como conhecemos amanhã Daniel Dias Pinto, CDIA+ Bacharel em Sistemas de Informação, atua como Consultor da SmartGED e possui mais de 10 anos de experiência na área de Gestão de Documentos. daniel@smartged.com

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conceito de documento que está impresso no conhecimento popular remete à um conjunto de informações importantes impressas em papel. É assim com nossos documentos pessoais de identificação, é assim com contratos e documentos jurídicos, é assim com notas fiscais. E sempre nos vimos acostumados a ter cópias destes documentos. Cópias simples ou autenticadas, neste último caso para dar validade a uma cópia de um documento. A retórica neste caso é: até quando conviveremos com cópias de documentos, e até quando precisaremos dar validade aos documentos?

O papiro fora inventado no Século II A.C. e desde então as informações vêm sendo registradas em papel. O grande problema desta mídia é que ela é facilmente copiada e passível de modificação, o que criou a ideia da validade legal dos documentos. Com a utilização das mídias eletrônicas e informações digitais, o conceito de validade de documentos tomou um rumo completamente diferente, onde estruturas complexas se esforçam para garantir a integridade de informações no mundo digital. Mas a maior parte dessas operações serve apenas para garantir a compatibilidade do mundo eletrônico com o analógico, ou o mundo do papel.

O que ocorre é que estamos em constante evolução, e como nunca antes a tecnologia, e a maneira como o homem interage com ela, evolui em velocidade incomensurável. Sendo assim, os esforços dispendidos em manter a compatibilidade do mundo digital com o mundo analógico, ao meu modo de ver, têm resultados perecíveis até que se entenda como a utilização das informações está evoluindo. Um exemplo desta evolução está na constante implan-

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tação da Nota Fiscal Eletrônica no Brasil, onde todas as informações que geram uma nota fiscal agora são processadas e armazenadas digitalmente. Outra grande evolução neste sentido é a implantação, ainda no seu início, do novo RG. Este, ao invés de ser um documento em papel, impresso em papel de segurança, e com todas as falhas e adversidades desta mídia, é “apenas” um certificado digital. Sim, um registro informacional armazenado em uma base de dados e que não é possível ser transcrito para o papel. O documento em si passa a ser o registro e não a mídia que o porta.

Isto mostra que estamos no início de um processo que irá inverter o valor das informações. O papel, ou qualquer outra mídia física, deixará de existir, de ter algum valor, para ceder seu espaço às informações estruturadas em sistemas com fins específicos.

No exemplo do RG, a simples exibição de um cartão não terá nenhuma validade, mas sim será a chave para o acesso às informações reais do portador. Hoje, a nota fiscal impressa não tem validade alguma, apenas porta um link para suas informações no sistema do governo. É o fim do papel realmente tomando forma!

Ainda, podemos expandir esse pensamento a outras mídias, como músicas e filmes registrados em CDs e DVDs. Neste caso é muito mais fácil perceber a perenidade destas mídias, pois sua evolução ocorre mais rápido. E hoje já nos acostumamos com serviços de streaming, utilização sob demanda, e outras facilidades que o mundo digital nos oferece. O entendimento disso tudo é que nós devemos nos adaptar às evoluções, e não as evoluções se adaptarem a conceitos antigos. www.informationmanagement.com.br

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T O D OS OS DOCU MENTOS D I S P ONÍVE IS E M QUA LQUER L UG A R E A QU ALQUER MO ME NTO, ATR AV ÉS DE UM T ABLE T, CE LULA R OU C O M PU TADOR Você não precisa mais estar fisicamente no escritório para digitalizar, assinar e dar andamento aos seus processos de trabalho, com o Smart ECM você pode iniciar ou dar sequência a um processo importante de qualquer lugar, com ele você tem acesso a toda a sua plataforma de serviços, seus documentos e seus recursos para assi-

PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS

nar e autenticar seus documentos com valor legal, de modo colaborativo e descentralizado.

S EG URANÇ A, ANTI -F RA UDE e A U T E NTIC IDADE

Plataforma de Gestão da Informações e processos modular que pode trabalhar nos modelos de serviços (SAAS, PAAS, IAAS) ou para implantação in-loco como fornecimento de licença, desta forma atendemos desde pequenos negócios até a grandes provedores de ITO e BPO.

“O Smart ECM foi desenvolvido junto a grandes fornecedores do mercado, como NUXEO e EPHESOFT e hoje essas plataformas são a base da gestão de negócios como Leroy Merlin, Prefeituras, Governos e o Comitê Olímpico Brasileiro.”

O Smart ECM possui o módulo de autenticação e assinatura digital homologado pelo ICP-Brasil 100% integrado em sua plataforma. O Sistema gera um PDF assinado que suporta co-assinaturas com registro gráfico de cada assinatura. A Assinatura é embutida dentro do PDF e não pode ser alterada, garantindo a integridade do documento. Arquivos em outros formatos, como MS Office também podem ser assinados.

Para assinar, basta ter um Token/Smartcard ou um Certificado PKCS#12 em Arquivo ou um Certificado Raiz instalado no Servidor.

PRINCIPAIS BENEFÍCIOS REDUZ TEMPO de operação de tarefas rotineiras, gerencia acordos de nível de serviço, SLA, e temporização de tarefas. Reduz tempo de BUSCA DE INFORMAÇÕES, pois apresenta para os gestores um amplo COCKPIT de

FORMALÍSTICA O processo de formalização é atendido através do Smart ECM em toda a sua amplitude de necessidades, nossa plataforma está preparada para atender a gestão de documentos físicos, o fluxo do papel e de processos, a conversão do papel em arquivo digital e o fluxo nato digital, trabalhando 100% web, operando com celulares e tablets (Android e IOS) e com todos os computadores do mercado.

PROCESSOS DE NEGÓCIOS SETORIZADOS Com o Smart ECM é possível desenvolver fluxos pré-definidos para atender a negócios e mercados específicos, hoje já atendemos a fluxos Municipais, Cartórios, Contabilidade, RH, Compras, CREA, Jurídico, GED, ECM e EIM. CAPTURA E EXTRAÇÃO DE DADOS Através do Smart ECM, realizamos captura de dados centralizada ou descentralizada, reconhecemos padrões da informação, templates, pré-set de dados e conduzimos a um processo de tipificação e extração de dados sem intervenção humana.

indicadores. Acesso SIMPLES e interface AMIGÁVEL melhora a produtividade. GERENCIA multi-repositórios de informações, o sistema é projetado para gerir grandes volumes de dados descentralizados e foi desen-

COLABORAÇÃO Os usuários podem compartilhar suas melhores práticas, trabalhar juntos em projetos, discutir revisões do conteúdo de forma segura e organizada para fácil gerenciamento de documentos novos e arquivados.

ANOTAÇÕES DE CONTEÚDO O recurso de anotação de conteúdo permite que você adicione anotações diretamente em um documento do Office, imagem ou arquivo de mídia, sem alterar o conteúdo do documento original. Todas as anotações são automaticamente indexadas.

RECORDS MANAGEMENT O SmartECM fornece a estrutura para gerenciar o conteúdo, sua retenção e necessidades de conformidade, segurança ao usuário, grupo ou função, e fornece gerenciamento de ciclo de vida com base em datas ou eventos (Tabela de Temporalidade).

AUDITORIA & e-DISCOVERY O SmartECM mantém um histórico de todas as ações realizadas em documentos. Atividades de usuário e atividades geradas pelo sistema são capturadas e armazenadas, permitindo total visibilidade de como o conteúdo está sendo utilizado.

BUSCA A Busca e Pesquisa na plataforma é feita através de qualquer dado contido nas imagens ou ainda nos metadados de indexação e tipificação.

hado dentro dos padrões para solução de BIG DATA. É flexível, com uma plataforma modular OPEN SOURCE. Trabalha com padrões abertos de ADPTABILIDADE e INTEROPERABILIDADE, incluindo DUBLIN CORE e CMIS.

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Angelo Volpi e Cínthia Freitas

Divulgação

Digitalização

A hora da verdade Angelo Volpi é tabelião em Curitiba, escritor, articulista e consultor. angelo@volpi.not.br Cinthia A. Freitas Professora Titular da PUCPR e Doutora em Informática. almendracinthia@gmail.com

Q

ual a resolução ideal dos documentos digitalizados? O que ocorre em caso de necessidade de perícia nesses documentos? Ou ainda, o que efetivamente se perde num documento digitalizado em baixa resolução quando comparado ao documento original?

Estas perguntas são fundamentais num processo de digitalização. Imaginemos que a empresa descartou ou perdeu o documento original e este possui uma assinatura manuscrita sobre a qual se instaurou um incidente de falsidade. Fatalmente será iniciado um procedimento pericial e especificamente sobre os aspectos grafoscópicos (relacionados à assinatura manuscrita), sabe-se entretanto que ocorrem perdas de diversas características. Pode-se iniciar apontando que são perdidas as características de gramatura, tipo, textura, espessura e dimensão (além de largura e altura, pois a digitalização pode não manter as dimensões originais do documento).

Perdem-se ainda características do estado de conservação do papel, tornando-se difícil apontar desgaste ou degradação por questões naturais do envelhecimento do papel, armazenamento (mofos e fungos) ou manuseio (sujeira, manchas de água ou gordura, estragos por grampos, colagem e anotações).

Podem ainda ocorrer perdas relacionadas à impressão mecânica, visto que cada máquina de datilografia - lembremos que ainda existe muito documento datilografado - ou impressoras possui características próprias em relação à mecânica de impressão, por exemplo: classificação tipográfica, características da fita de impressão no caso de máquinas de datilografia e tipo da impressora (matricial, jato de tinta, laser). Ressalte-se que cada tipo de impressora possui uma

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característica própria em relação à matriz de pontos utilizada para impressão dos caracteres. Todas essas características podem ser degradadas em uma imagem digitalizada de baixa resolução.

Deve-se mencionar que se perdem características das tintas, tanto da parte pré-impressa do documento (logomarcas e timbres) quanto da parte impressa e da parte manuscrita. Somado a todos esses elementos ainda existem perdas de características físicas de adereços, por exemplo, logomarcas, timbres, carimbos, selos e etiquetas.

No caso em análise, o mais grave são as perdas dos elementos dinâmicos da grafia, pois uma vez efetuada a digitalização em baixa resolução perdem-se as características de pressão e progressão da escrita, sentido e sobreposição de traços. Assim em uma imagem em baixa resolução os atributos de ordem grafocinética ou de ordem morfogenética da escrita podem ser perdidos ou severamente prejudicados, gerando perícias e laudos inconclusivos. Resta ainda a crucial questão sobre se aquela assinatura foi “colada” no documento digital num processo de fraude na digitalização ou mediante uso de software. Pois, uma coisa é a comprovação da autoria da assinatura, outra bem distinta é a certeza que ela foi aposta naquele original, principal razão da recomendação de não descarte do papel em documentos juridicamente importantes.

Portando, pacientes leitores, como podem notar, é fundamental a questão da resolução no momento da digitalização, que deve estar sempre em consonância com a política de descarte dos originais. Na “hora da verdade” valerão o preciosismo e a técnica dos procedimentos feitos no passado. www.informationmanagement.com.br

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Principais Tópicos Tendências e Tecnologias na Virtualização Melhores Práticas no Gerenciamento da Infraestrutura e Operações Estratégias Cloud Otimização de Custos Mobilidade Empresarial As 10 Principais Tendências de TI para os próximos cinco anos Excelência nas Operações da TI Crescimento na Quantidade de Dados Gerenciados Modernização e Consolidação do Data Center

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Fernando Lobo

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BYOD

BYOD: diferenças e semelhanças Fernando Lobo, diretor comercial da Aerohive para América Latina

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o mundo corporativo hoje, CIOs estão sendo bombardeados com novos jargões e arquiteturas decorrentes da invasão de novos dispositivos pessoais. Estão “na moda” termos como BYOD e consumerização. Há uma confusão natural na utilização destes dois conceitos, já que ambos se referem aos mesmos aparelhos: tablets, smartphones ou até notebooks. A diferença é a origem do dispositivo. No BYOD, pertence ao usuário: ele o adquiriu e o levou para o trabalho.

Já na consumerização, é de propriedade da empresa e é cedido ao funcionário para que ele use. E isto faz muita diferença na hora de administrar o equipamento e oferecer acesso à rede da empresa. O primeiro passo é definir se a corporação aceita ou não a conexão destes dispositivos à rede: - Caso não, o Wi-Fi deve estar preparado para isolar estes dispositivos, pois seguramente o dono do aparelho tem acesso à rede corporativa.

- Em organizações que aceitam, passa a ser mais importante ainda a identificação do usuário e dispositivo. Validado o usuário, o aparelho deve ser reconhecido e políticas de acesso específicas devem ser utilizadas.

- Outro ponto importante no BYOD é aplicação de políticas de QoS, para minimizar o impacto na performance da rede devido à inclusão de um grande volume de dispositivos.

O mais importante é o controle destes equipamentos dentro da rede. Este gerenciamento passa por: - Autenticação. Uma política que garanta a identificação do dispositivo e do usuário que está operando.

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- QoS e SLA. Estabelecer os padrões de QoS desejados para aquele dispositivo quando se está operando a aplicação para a qual é destinado, além de definir SLAs para garantir e auditar a performance do dispositivo.

- Implementar mecanismos de controle sobre as aplicações instaladas no dispositivo. Isto é feito através de utilização de MDM (Mobile Device Management), um software de gerenciamento dos aplicativos instalados no aparelho.

O mais importante é ter uma rede “inteligente” o suficiente para detectar que a aplicação não está instalada ou está desatualizada e imediatamente gerenciar o programa. E aqui quase sempre é necessário que se instale um agente no dispositivo. Mas e se o usuário desinstalar este agente? Como garantir que ele não burle o sistema de segurança? A resposta está em montar uma rede de acesso inteligente que detecte a presença do agente do software de MDM e, se ele não existir, o dispositivo é automaticamente desviado para uma rede de quarentena. É a rede cada vez mais inteligente resolvendo problemas de aplicações.

Uma arquitetura adequada deve ser simples e permitir crescimento de forma infinita, sem surpresas. Deve ser de fácil manuseio, útil e completa. E deve ter, acima de tudo, uma única arquitetura para a solução como um todo e estar pronta para a grande adesão de soluções na nuvem que trará a necessidade de controle de dispositivos dispersos por toda a rede corporativa, escritórios remotos e o home office.

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GUIA ECM A seguir veja a classificação das empresas presentes nesta edição por área de atuação. Este é um serviço da revista Document Management aos leitores a fim de facilitar a busca por produtos e soluções que são bimestralmente ofertados por uma gama selecionada de fornecedores que encontram-se entre os mais conceituados no mercado.

BACKUP ON LINE

• KODAK P.11

• OKIDATA P.05

RECONHECIMENTO - ICR

• MERIDIAN P.17

• ARCHIVUM P.19

• MERIDIAN P.17

• TECMACH P.23

• MOST P.52

• RECALL P.15

• MOST P.52

• WORKPRINT P.51

• WORKPRINT P.51

BPM

• P.A ARQUIVOS

• OKIDATA P.05

• PANASONIC P.07

• RECALL P.15

• MOST P.52

• P.A ARQUIVOS

• RECALL P.15

• RECALL P.15

INDEXAÇÃO

RECONHECIMENTO - OCR

• TECMACH P.23

• WORKPRINT P.51

• ARCHIVUM P.19

• ARCHIVUM P.19

P.16

P.16

• MERIDIAN P.17

• MERIDIAN P.17

• MOST P.52

BPO

DIGITALIZAÇÃO DE IMAGENS

• P.A ARQUIVOS

• P.A ARQUIVOS

• ARCHIVUM P.19

• RECALL P.15

• MERIDIAN P.17

• RECALL P.15

• P.A ARQUIVOS

P.16

• MERIDIAN P.17

• TECMACH P.23

SALA COFRE

• RECALL P.15

• MOST P.52

• WORKPRINT P.51

• ARCHIVUM P.19

• TECMACH P.23

• OKIDATA P.05

• WORKPRINT P.51

• P.A ARQUIVOS

• WORKPRINT P.51

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• P.A ARQUIVOS

P.16

INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS

• TECMACH P.23

• ARCHIVUM P.19

SCANNER MICROGRAFICOS

• WORKPRINT P.51

• RECALL P.15

• KODAK P.11

• MERIDIAN P.17

EDUCAÇÃO

MICROFILMAGEM

• MOST P.52

• GUIA TRANING

CHECAGEM DE IMAGENS • ARCHIVUM P.19

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• RECALL P.15

ENVELOPADORAS

CONSULTORIA

• WORKPRINT P.51

• ARCHIVUM P.19

• KODAK P.11

SCANNERS - PAPEL

• P.A ARQUIVOS

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• KODAK P.11

• SCANSYSTEM P.18

• SCANSYSTEM P.18 • WORKPRINT P.51 • PANASONIC P.07

• MERIDIAN P.17

FABRICA DE SOFTWARE

• KODAK P.11

• MOST P.52

• P.A ARQUIVOS

• SCANSYSTEM P.18

SOFTWARE BPM/ WORKFLOW

MULTIFUNCIONAIS

• MERIDIAN P.17

• OKIDATA P.05

• WORKPRINT P.51

• P.A ARQUIVOS

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• RECALL P.15 • TECMACH P.23 • WORKPRINT P.51

P.16

FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS • P.A ARQUIVOS

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• TECMACH P.23

• RECALL P.15

• WORKPRINT P.51

• TECMACH P.23

COPIADORAS • TECMACH P.23 • OKIDATA P.05 • WORKPRINT P.51

GESTÃO DE DOCUMENTOS • ARCHIVUM P.19 • MERIDIAN P.17

DATACENTER • ARCHIVUM P.19

• OKIDATA P.05 • P.A ARQUIVOS

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DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS • ARCHIVUM P.19

• P.A ARQUIVOS

• RECALL P.15

IMPRESSORAS

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• MERIDIAN P.17

SOFTWARE - GESTÃO DOCUMENTAL (RM) • MERIDIAN P.17 • RECALL P.15 • SCANSYSTEM P.18 • WORKPRINT P.51

SOFTWARE - OCR

SOFTWARE DIGITALIZAÇÃO

• MERIDIAN P.17

• ARCHIVUM P.19

• RECALL P.15

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• WORKPRINT P.51

• WORKPRINT P.51

Software Enterprise Aplication Integration

SOFTWARE PROCESS FORMULÁRIOS

• P.A ARQUIVOS

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• RECALL P.15

• OKIDATA P.05

• TECMACH P.23

SOFTWARE - GESTÃO DO CONHECIMENTO (KM)

• P.A ARQUIVOS

• WORKPRINT P.51

• ARCHIVUM P.19

• RECALL P.15

• RECALL P.15

• ARCHIVUM P.19

• RECALL P.15

• MERIDIAN P.17

• MOST P.52

OUTSOURCING DE IMPRESSÃO

GUARDA FÍSICA DE DOCUMENTOS

• WORKPRINT P.51

• MOST P.52

• TECMACH P.23

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• SCANSYSTEM P.18

• MERIDIAN P.17

• RECALL P.15

• P.A ARQUIVOS

• MERIDIAN P.17

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS • KODAK P.11

SOFTWARE - GESTÃO DE DOCUMENTOS

SOFTWARE GESTÃO IMAGENS (DI)

• SCANSYSTEM P.18

MICROFILME

• MERIDIAN P.17

• MOST P.52

• RECALL P.15

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SOFTWARE - GESTÃO ATIVOS

• MERIDIAN P.17

• MERIDIAN P.17

• TECMACH P.23

SOFTWARE- ECM SUITE

• WORKPRINT P.51

• MERIDIAN P.17

PROCESSAMENTO DE FORMULARIOS • KODAK P.11 • MERIDIAN P.17 • RECALL P.15

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• MOST P.52 • RECALL P.15 • WORKPRINT P.51

SOFTWARE GER.CONTEUDO NA WEB

• MOST P.52 • RECALL P.15

TAXONOMIA • P.A ARQUIVOS

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• RECALL P.15

WEBSITES/ PORTAIS • ARCHIVUM P.19 • P.A ARQUIVOS

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Do Big Bang ao Big Data N

inguém tem dúvida que nós estamos – até o último fio de cabelo - na Era da Informação. Se em 1453 o Papa levou 40 anos para saber da tomada de Constantinopla pelos turcos, hoje a informação pode chegar antes mesmo do fato ocorrer, quer um exemplo?

O sujeito liga o computador e começa a receber anúncios de teste de gravidez, desconfiado, olha pra mulher e pergunta: “Querida você tem algo pra me contar?” É isso mesmo atônito leitor, o navegador pode saber das coisas antes do que nós! Essa história é verdadeira, deu na imprensa (Wall Street Journal- 14/12/12).

Assim, ao visto nada mais passa despercebido pelo pesadelo do rastreamento de informações na web, que é descarado e deixou o “big brother” de George Orwell obsoleto, já que neste eram somente imagens e naquele são todos os nossos hábitos de vida. Os termos de uso de navegadores, sites sociais, serviços de e-mails e outros – que ninguém lê – deixam muito claro que não existem bits grátis. O Google, por exemplo, prevê que todo o material enviado ao site é concedido à empresa e ela pode “usar, hospedar, armazenar, reproduzir, modificar, criar obras derivadas, comunicar, publicar, executar e exibir publicamente e distribuir tal conteúdo...”

Acontece que o reflexo pela ânsia da coleta de informações, sua disponibilização e seu uso desmedido, ao que parece, está gerando uma epidemia, vejam as notícias: Alguns tribunais de justiça simplesmente não aceitam petições com mais de 20 páginas. Tudo bem que advogado gosta de escrever - e que agora soma-se ao copia e cola também - mas daí para restringir o tamanho da petição e por conseguinte, provocar o cerceamento do direito constitucional da ampla defesa, já revela uma verdadeira “síndrome do pânico da informação” dos juízes.

Segundo estudos acadêmicos nas empresas, a cada três minutos em média há uma interrupção por informação pululando de todos os gadjets. A coisa está começando a causar prejuízo e manter o foco está cada vez mais difícil.

Faça você leitor um teste, veja quantas vezes foi interrompido ao ler esta crônica, aliás, será que você vai conseguir lê-la até o fim?

Nas instituições de ensino os alunos não querem mais usar livros - só o “doutor Google” - que dá respostas rápidas e pontuais, pois, afinal eles não têm tempo! Aliás, não têm mais tempo nem para prestar atenção no professor, pois a informação que pipoca na sua máquina não os deixa!

O Big Bang é o da informação, que está parindo o Big Data, que tal qual o Jurassic Park de Spielberg nos evoca os piores pesadelos... Ângelo Volpi Neto é tabelião de notas em Curitiba, bel. em Direito, escritor e professor de Direito Eletrônico.

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