d
e
S
e
c
r
e
t
a
r
e
S
S
e
P
a
S
DSP m
a
g
a
Z
SOCIAL
i
n
e
01 j
j
a
a
r
U
g
l
a
n
i
g
0
1
Freelance oF
media
TOCH MAAR NIET
NOTULEREN
met de laPtoP
NAUTISCH KWARTIER e
n
j o Y
Y o U
r
l
i
F
e
Op zoek naar een inspirerende locatie?
Dan is het Materia Inspiration Centre in Amsterdam de perfecte locatie voor uw vergadering, brainstormsessie of seminar. Een inspirerende ruimte op een goed bereikbare plek. De flexibele ruimtes beschikken over alle faciliteiten die u nodig heeft. Van de vergaderruimte voor 10 man tot de conferentieruimtes voor 150 personen. Meer weten? Bel Kim Aukema op 020 7130661 of kijk op www.materia-ic.nl
ontmoeten ■ inspireren ■ co-creëren 2 DSP MAGAZINE
V
O
O
R
W
O
O
R
D
VOORTVAREND TE WERK! VOOR JE LIGT HET EERSTE EXEMPLAAR VAN HET DSP MAGAZINE. HET MAGAZINE DAT JE ALS EXTRAATJE BIJ JE ABONNEMENT OP DE SECRETARESSEPAS KRIJGT. WIJ HOPEN DAT JE HET BLAD MET VEEL PLEZIER ZULT LEZEN!
Na de lancering op 28 maart 2012 heeft de Secretaressepas een enorme sprong vooruit gemaakt. De pas, de website, de nieuwsbrief en nu het voorliggende magazine. Met het magazine willen wij van De Secretaressepas de pashouders, maar ook de partners informeren over het vak ‘secretaresse’. Daarnaast willen we praktische tips en trucs verstrekken, maar ook persoonlijke verhalen zullen niet ontbreken. Eigenlijk kun je van alles tegenkomen in de exemplaren van De Secretaressepas. Het thema van dit nummer is “Vergaderaccommodaties en notuleren”.
Petra Jumelet en Bianca Kopier zijn de initiatiefneemsters van dit nieuwe concept. Wat begon als een leuk “bijbaantje” is inmiddels uitgegroeid tot een volwaardige onderneming die zich steeds verder aan het uitbreiden is. Houd dus vooral de website goed in de gaten om geen enkele aanbieding of unieke actie te missen.. WIE ZIJN PETRA EN BIANCA? Petra Jumelet is in 2000 begonnen als zelfstandig ondernemer. Zij is eigenaar van Bureau ARTEP. Zij is wat je noemt echt een “Bezige Bij.” Veel mensen uit ondernemersland hebben haar naam wel eens voorbij zien komen in het digitale netwerk maar ook tijdens diverse netwerkbijeenkomsten. Naast het runnen van
haar eigen bureau is zij ook voorzitster van de Nederlandse Belangenvereniging voor Freelance Secretaresses. Zoals het een echte bezige bij betaamt, had zij naast al deze werkzaamheden nog tijd voor de oprichting van De Secretaressepas. Bianca Kopier is in 2008 begonnen als zelfstandig ondernemer. Zij is eigenaar van Estrelle Interim Solutions. Bianca is minder gericht op netwerken, een account op Linkedin is nog nét bij te benen. Van tweets heeft ze (nog) geen notie. Bianca leeft zich liever uit met haar fantasie en creativiteit. Een creativiteit die uiteindelijk heeft geleid tot De Secretaressepas.
De voorbereidingen van dit nummer afrondende, zitten we niet stil. We zijn al volop bezig met het nummer van December. Dat nummer belooft al een fantastisch blad te worden met als thema “Representativiteit”. Natuurlijk altijd leuk zo vlak voor de feestdagen! Genoeg geschreven als voorwoord….We zullen je niet langer ophouden; we wensen je veel plezier met het lezen van dit blad!
&
r e i p o K Bianca Jumelet Petra
3 DSP MAGAZINE
Notuleren
met de
laptoP
Bespaar tijd! Notuleren van vergaderingen is een belangrijke en vaak tijdrovende taak van de secretaresse. Notuleren op de laptop bespaart veel tijd. Dat kan door voorafgaand aan de vergadering alle bekende gegevens in te voeren in het notuleersjabloon en tijdens het overleg de aantekeningen direct in het sjabloon te verwerken. Op die manier gaat het maken van het daadwerkelijke verslag een stuk sneller en bovendien kun je alle actie- en besluitpunten aan het einde van de bijeenkomst direct meegeven aan de deelnemers. Voorwaarde voor het notuleren op de laptop is dat je een uitstekende typevaardigheid hebt en over voldoende toetsbordvaardigheid beschikt. Het toetsenbord van je laptop is namelijk vaak anders ingedeeld dan het toetsenbord van je computer. Notuleersjabloon In het notuleersjabloon kun je gemakkelijk je aantekeningen maken. Op internet kun je voorbeelden van notuleersjablonen vinden en downloaden. Vaak kun je het verslag van de vorige vergadering kopiëren, de tekst verwijderen en de agendapunten aanpassen. Vooraf aan de vergadering kun je alvast de datum, tijdstip, locatie enz. invullen. Ook overige bekende zaken kun je alvast noteren (bijv. aan- en afwezigen, mededelingen, ingekomen stukken enz). Noteer van elk agendapunt alvast de eerste alinea (inleiding/aanleiding van het agendapunt). Standaardzinnen als de voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom kun je ook vast noteren.
leidt af. Een valkuil bij notuleren met de laptop is dat je (bijna) woordelijk gaat meetypen met wat er gezegd wordt. Dat moet je voorkomen! Maak tijdens de vergadering al een selectie van de hoofd- en bijzaken. Dat voorkomt het schrappen van veel tekst tijdens het uitwerken. Pauzes tijdens de vergadering, het voeren van of herhalen van niet relevante discussies of het afwijken van het onderwerp, bieden jou de gelegenheid alvast het verslag uit te werken. Zet actiepunten en besluiten, als daar tijd voor is, gelijk in de actielijst of besluitenlijst. Dan kun je na de vergadering direct de actiepunten aan de deelnemers mailen.
Handigheidjes in Word Eén van de handige mogelijkheden in Word is de AutoCorrectie. Met deze optie voer je vooraf zoveel mogelijk autocorrecties in. Zoals bijvoorbeeld vz= voorzitter, RvB = Raad van Bestuur. Tijdens het notuleren hoef je alleen vz in te typen en er komt dan automatisch voorzitter te staan. Ook voor namen, vaktermen, moeilijke woorden die je altijd fout schrijft, is dat erg handig. In Word onder Extra vind je de AutoCorrectie. Daar kun je bij “vervangen” een afkorting invullen en bij “door” vul je in waardoor de afkorting moet worden vervangen.
Zorg dat je een goede plek hebt tijdens de vergadering. In ieder geval naast de voorzitter en bij een stopcontact. Neem eventueel een verlengsnoer mee voor de laptop en neem voor de zekerheid pen en papier mee. Zorg dat je mail, geluid en automatische spellingscontrole uit staat, zodat je tijdens de vergadering zo min mogelijk wordt afgeleid. Heel belangrijk is een goede zithouding. Zorg dus voor een ergonomische zitplaats en neem als dat kan je eigen bureaustoel mee, een laptophouder, een apart toetsenbord en een voetenbankje. En vergeet niet om regelmatig je document op te slaan.
Ook de zoek en vervang functie is heel handig. Kom je er tijdens het uitwerken achter dat je een naam of woord steeds fout hebt geschreven, dan kun je met de functie zoek en vervang het woord in het hele document in één keer aanpassen. Verder kun je in Word gebruik maken van sneltoetsen; dat bespaart tijd. Ctrl-S voor het opslaan van het document, Crtl-B voor het vet maken, Ctrl-U voor het onderstrepen enz. Zorg dat je deze wel goed beheerst, want er is niets zo vervelend als er tijdens het notuleren van alles misgaat in de lay-out.
Na de vergadering Na de vergadering is het een kwestie van het verslag aan passen qua zinsbouw, structuur (onderwerpen bij elkaar plaatsen), spreektaal omzetten in schrijftaal en (niet geheel onbelangrijk) het verslag te controleren op spellingsfouten en grammatica.
Tijdens de vergadering Tijdens het notuleren, probeer je zoveel mogelijk samen te vatten en spreektaal alvast om te zetten in schrijftaal. De volgorde is dan ook luister, vat samen, formuleer en typ. Soms gaat de vergadering echter dusdanig snel dat je alleen kunt volstaan met korte aantekeningen. Probeer niet om elke typefout meteen te corrigeren, dat
DSP Magazine
Oefenen! Het belangrijkste met notuleren op de laptop is het gewoon te gaan doen. Heb je nog wat koudwatervrees dan kun je het beste gaan oefenen tijdens discussieprogramma’s op tv, bijvoorbeeld De Wereld Draait Door of Paul & Witteman. Als je Matthijs van Nieuwkerk kunt bijhouden, dan moet een vergadering op het werk geen probleem zijn! Veel succes!
TIPS VOOR AANSCHAF LAPTOP TIP 1
TIP 4
SOORT GEBRUIK Vraag je af waarvoor je de laptop aanschaft. Als vervanger van een desktop PC of wil je er ook echt mee op pad?
AANSLUIT MOGELIJKHEDEN De meeste randapparatuur wordt tegenwoordig aangesloten via USB poorten. Het is dan ook van belang dat je laptop over voldoende USB poorten beschikt.
TIP 2 DE MUIS Meeste laptops hebben tegenwoordig een zogenaamd “touch pad”.
TIP 3 DRAADLOZE VERBINDING Een laptop kan natuurlijk niet zonder draadloze verbinding.
HET KOPEN VAN EEN LAPTOP OF EEN NETBOOK IS EEN BEHOORLIJKE FINANCIËLE INVESTERING. EN DUS ZEKER GEEN BESLISSING DIE JE MAKKELIJK NEEMT. DAAROM HIER 5 TIPS DIE JE HELPEN OM EEN VERANTWOORDE BESLISSING TE NEMEN.
TIP 5 VENTILATIE Door de steeds snellere chips is warmte ontwikkeling een behoorlijk probleem. Door de compacte bouw van een laptop is het van belang dat er voldoende ventilatiemogelijkheden zijn (ventilatiesleuven).
Maak als notulist maar eens een helder verslag! Lukt jou dat? Hoe bereid je je voor? Hoor je de essentie van dat wat er wordt gezegd? Hoe vind je de structuur in de vergadering die je moet notuleren? Beschik je over een woordenschat waarmee je uit de uitgesproken woordenbrij een helder verhaal kunt opschrijven? Hoe schrijf je een helder verslag aan de hand van de chaotische aantekeningen? Dit zijn allemaal vragen waarop je bij ons antwoord krijgt, want Notuleren kun je Leren. Notu-Leren leert je om effectieve verslagen te schrijven. Notu-Leren verzorgt de trainingen op centraal gelegen locaties én op unieke, inspirerende locaties in Vianen, Krimpen aan den IJssel, Deurne, Houten en Zwolle. Daarmee wordt een dagje leren tegelijkertijd een dagje uit! Aan het einde van de dag ga je naar huis met een vracht aan bagage die je de volgende dag meteen in praktijk kunt brengen. Meer weten? Kijk op onze website: www.notu-leren.nl of stuur een mail aan info@notu-leren.nl
5 DSP MAGAZINE
Notu-Leren Hofstede 6 3411 GL LOPIK Telefoon: 0348-551320 Mobiel: 06 – 55 83 60 16
DE SMARTPEN EN DE SECRETARESSE DAT IS PAS EEN STERK TEAM DE LIVESCRIBE SMARTPEN IS VANDAAG DE DAG NIET MEER WEG TE DENKEN IN DE SECRETARIËLE OMGEVING. SCHRIJVEN MET DE PEN EN NIETS MEER MISSEN. EN WAT ER GESCHREVEN IS WORDT OOK NOG EENS OMGEZET IN GETYPTE TEKST. GEMAK, TIJDWINST EN EEN RELAXTE WERKWIJZE GEDURENDE DE VERGADERINGEN DAAR DROOMT TOCH ELKE SECRETARESSE VAN.
De smartpen schrijft op papier. Terwijl u schrijft, kan desgewenst geluid worden opgenomen gekoppeld aan de tekst die op dat moment geschreven wordt. Door met de pen op de tekst te tikken, hoort u het gesprek direct terug. U schrijft minder en mist niets: de pen is uw geheugen.
DE LIVESCRIBE SMARTPEN IN PRAKTIJK 1. DE MOEILIJKE VERGADERING MET ONBEKEND VAKJARGON U als secretaresse notuleert vergaderingen en u bent geen deskundige op het vakgebied waar de bespreking overgaat. Allerlei moeilijke woorden en uitdrukkingen gaan over tafel en daar moet toch een verslag van komen. Na afloop zit u nog uren te worstelen met de uitwerking. Door het gebruik van de smartpen mist u niets meer van de vergadering en kunt u in alle rust achteraf nog eens beluisteren en uitwerken wat er precies gezegd werd.
gesprek de smartpen aan de secretaresse die voor het volledige verslag zorgdraagt. Op deze wijze neemt de secretaresse voor een deel de werkzaamheden van de arts over.
naar huis en werkt daar het volledige verslag uit. Zij beschikt door gebruik te maken van haar smartpen over alles wat besproken is en kan op haar eigen thuisplek het verslag uitwerken.
4. UITWERKEN VAN EEN OFFERTE De aannemer bespreekt bij de klant de volledige offerte, maakt specifieke aantekeningen en bespreekt tot in detail de wensen van de opdrachtgever. Na terugkomst op kantoor geeft hij de smartpen aan de secretaresse die vervolgens de volledige offerte uitwerkt.
2. ZELF ACTIEF DEELNEMEN AAN DE VERGADERING U zit bij een vergadering en u moet het verslag maken maar ook actief deelnemen aan de discussie. Dat is lastig, want op de momenten dat u juist aan de discussie wilt deelnemen moet u ook aantekeningen maken. Door gebruik te maken van de opnamefunctie op de Smartpen, wordt de gehele vergadering vastgelegd. Achteraf kunt u met een klik op papier beluisteren wat er tijdens de vergadering is gezegd. Uw notities kunnen tevens direct digitaal worden gedeeld met uw collega’s.
5. DE DIRECTEUR MET ZIJN SMARTPEN De directeur heeft veel besprekingen en gebruikt bij deze besprekingen zijn smartpen. Hij maakt gebruik van Livescribe Connect en geeft bij al zijn aantekeningen direct aan (door te klikken op papier) wie van zijn medewerkers deze aantekeningen na terugkomst op kantoor moet gaan afhandelen.
Voor iedereen is er een manier om het meeste uit de smartpen te halen: ■ korte notities schrijven en het geluid opnemen, ■ bespaar tijd door nooit meer iets over te typen, ■ deel digitaal de geschreven en/of opgenomen informatie, ■ met de smartpen wordt niks meer vergeten, ■ “steno”, automatische processen starten vanaf papier en nog veel meer.
3. UITWERKEN VAN DOKTERSCONSULTEN DOOR DE SECRETARESSE De arts werkte voorheen het verslag zelf uit maar door het gebruik van de smartpen maakt hij op papier de aantekeningen en geeft na het
6. DE VERGADERING ZONDER TYPEN Er zijn steeds meer organisaties die de vergadering niet meer uit typen, maar deze in de vorm van een PDF met audio opslaan door gebruik te maken van de Livescribe smartpen. 7. FLEXWERKEN In uw organisatie is flexwerken aan de orde van de dag. De secretaresse volgt de hoorzittingen en vergaderingen en gaat na afloop 66 DSP MAGAZINE
Wij geven u graag advies hoe u optimaal de smartpen kan inzetten.
Weeresteinstraat 140 2181 GD Hillegom Tel. 023-3020205 Email. info@SchrijfOp.nl Website: SchrijfOp.nl Webshop: SchrijfOpShop.nl
Specialist in opleidingen voor de ervaren secretaresse Vraag gratis onze opleidingsgids aan ✓ Informatie over onze opleidingen ✓ Interviews, tips, interessante artikelen over uw vak
W W W . S E C R E TA R Y. N L
KNOMO LAUREL COGNAC 15 INCH
ABBI NEW YORK CARRIE TOTE GOUDGEEL 15.4 INCH
Modieuze tas van nylon met lakleer. Met twee grote opberggedeelten en praktische vakjes voor bijvoorbeeld portemonnee, mobiel en make-up.
Vrouwelijke laptoptas waarmee je ook buiten kantooruren goed voor de dag komt. De van linnen gemaakte tas is afgewerkt met echt leer. Naast het laptopvak zijn er voldoende vakken voor een schrijfblok, accessoires en persoonlijke spullen. Knomo staat voor kwaliteit en uitstraling. De tassen worden met de hand gemaakt en ontworpen in het West End van London. De Laurel is tevens beschikbaar in Green en Ivory.
KNOMO ORIA CROSS BODY COGNAC 13 INCH
De leren Oria is een praktische hand- en schoudertas met voldoende opbergruimte voor documenten, kabels en accessoires. Niemand ziet dat dit een laptoptas is!
L ATA Z A HEB JIJ DAT NOU OOK? DE ORGANISATIE WAAR JE WERKT VERGADERT MET GROTE REGELMAAT. VAAK INTERN MAAR EEN ENKELE KEER WIL JE BAAS WAT MEER EXPOSURE, WAT MEER KLASSE, HET MOET PERFECT! DE BIJEENKOMST WORDT IN EEN MOOIE RUIMTE GEPLAND BIJ ÉÉN VAN DIE FANTASTISCHE VERGADERLOCATIES DIE JE TEGENWOORDIG KUNT BOEKEN. ALLEMAAL LEUK EN AARDIG, MAAR DAT BETEKENT WEL DAT JE WÉÉR MET AL JE SPULLETJES OP PAD MOET. JE LAPTOP, JE SMARTPEN, JE AANTEKENINGEN, DE DIVERSE HAND-OUTS DIE JE ALDAAR MOET VERDELEN ONDER DE VELE DEELNEMERS. EN LATEN WE VOORAL JE PERSOONLIJKE SPULLETJES NIET VERGETEN!
Gezien de samenstelling van deze vergadering wil je deze keer toch echt niet aankomen met de plastic tas van een supermarkt. Zelfs de canvas tas waarmee je laat zien dat je zeer milieubewust bent is geen optie. Een lastig probleem dat simpel op te lossen is.
Schaf één van die fantastische Laptoptassen van Lataza aan! Mooie tassen van kwaliteit die ook nog eens zeer functioneel zijn. Genoeg ruimte voor de laptop en voor alle andere spullen die mee moeten. Maar daarnaast ook een tas waarmee je gezien kunt
DECODED SHOPPER 15.6 INCH TURQUOISE
Dutch Design! Stoere en vrouwelijke tas gemaakt van zacht geitenleer. Voor zakelijk en privé gebruik. Met laptop én iPad vak!
8 DSP MAGAZINE
worden. Ze zijn te koop in modieuze kleuren en modellen, in diverse prijsklassen. Leden van De Secretaressepas kopen deze tassen zelfs met korting! WIJ HEBBEN AL EEN KEUZE GEMAAKT……..
KNOMO LILLE SATCHEL 13 INCH
De musthave van dit seizoen! Stijl en werk gaan prima samen met de Knomo Lille. Open briefcase om snel bij al je spullen te komen.
ZOMOY VI II INDIGO 15.4 INCH Mooi afgewerkte lederen tas met aan de binnenkant zacht velvet. De verrassende nieuwe collectie wordt na de zomer verwacht.
SUSHI CASE FASHION BLACK MAMBA 17.3 INCH
Stijlvolle werktas met extra ruimte voor notitieblok of documenten. Inclusief verwijderbare schouderriem.
www.lataza.nl
SUSHI LAPTOP CASE EN VOGUE CHERRY RED 14-15.6 INCH
De perfecte flexwerktas! De tas heeft niet alleen een elegant design, maar biedt ook de juiste bescherming voor je laptop. Met veel vakken zodat je makkelijk bij al je dagelijkse spullen kunt. Je draagt de tas comfortabel over je schouder of over je arm. Ook verkrijgbaar als Floral White, Black Diamond en Starry Dots. Een trendy tas voor echte fashionista’s!
SUSHI CASE FASHION RETRO RED 15-17 INCH Retro style laptoptas gemaakt van synthetisch leer.
Management Support Event ’12 Praktisch, Persoonlijk en Professioneel
8 en 9 november Jaarbeurs Utrecht
Meld je nu aan voor het Event en ervaar of jij klaar bent voor de toekomst.
www.managementsupport.nl/event
9 DSP MAGAZINE
10
VAKANTIETIJD DE VAKANTIES KOMEN ER WEER AAN, IEDEREEN PAKT ZIJN KOFFERS EN ZOEKT DE VERRE BESTEMMINGEN WEER OP. OF GEWOON THUIS GENIETEN VAN DE ZOMER. LEKKER BIJKOMEN VAN EEN JAAR HARD WERKEN. ALLEEN……. WIE BLIJFT ER ACHTER OM ER VOOR TE ZORGEN DAT DE BEDRIJVIGHEID OP JE WERK DOORGAAT?
Aan wie kun je de werkzaamheden overlaten zonder dat je het risico loopt dat je werkplek een puinhoop is als je terugkomt? Het moet iemand zijn die de zaken snel oppakt en precies die ondersteuning aan je baas biedt die hij of zij wenst.
EEN FREELANCE SECRETARESSE! Dat is de persoon die haar hand er niet voor om draait om even in te vallen bij jullie organisatie. Door haar ruime ervaring en flexibiliteit is zij de ideale persoon die ervoor zorgt dat je terugkomt aan een geordend bureau. En nog een voordeel: zij is zeker niet van plan jouw vaste baan over te nemen.
WIJ HEBBEN EEN AANTAL DAMES GEVONDEN DIE IN DE VAKANTIEPERIODE GRAAG JOUW WERK OVERNEMEN; NEEM EENS CONTACT MET HEN OP OM DE MOGELIJKHEDEN TE BESPREKEN!
www.blessecretary.nl
Management Support, Opleiding & Training
Arina van Wijde
Ook in de zomervakantie staan wij voor u klaar !
Van Wijde Office Support Elft 4 4007 NW Tiel
Werkgebied: Noord-Brabant, Utrecht, Gelderland, Zuid-Holland, Noord-Holland tot en met Amsterdam, Limburg tot en met Roermond.
M: 06-27172330 E: info@vanwijdeofficesupport.nl I: www.vanwijdeofficesupport.nl U kunt Van Wijde Office Support inschakelen voor diverse secretariële- en administratieve werkzaamheden
Voor meer informatie: Steenbekkers Office Support J.G.M. (Hanneke) Steenbekkers Uilenwaard 4 5236 WB ’s-Hertogenbossch Telefoon: 073-5213985 of 06-22273601
Hoogenhout Office Management ALS UW SECRETARIAAT OP VOLLE KRACHT MOET DRAAIEN Regio Leiden, Amsterdam, Rotterdam Tel. 06-51439292 marian.hoogenhout@casema.nl www.hoogenhout-officemanagement.nl
Diana M. Antonius - Zaandam Veel ervaring ~ hoog opgeleid ~ accuraat ~ prettige persoonlijkheid ~ snel ingewerkt ~ integer
Dé ultieme vervanging! www.diejasupport.nl 11 DSP MAGAZINE
Secretariële ondersteuning, toegespitst op uw wensen! Informeer nu naar de mogelijkheden. bianca@blessecretary.nl 06 - 22 70 55 73
Secretariële en Juridische Ondersteuning in alle mogelijke vormen, zowel op locatie als op afstand, precies zoals u het wenst Neem vrijblijvend contact op via telefoonnummer 06-47 87 12 94 of informeer via www.alrights.nl
Freelance of toch maar niet Freelance werken neemt steeds meer de overhand in werkend Nederland. Ook in secretaresseland heeft de freelancer of de moderne zelfstandig professional (ZP’er) haar intree gedaan. Het zijn allemaal professionals maar wel met een zekere vrijbuitersgeest.
Voor de werknemer zijn de dames heel flexibel inzetbaar en door hun ruime ervaring pakken zij elk secretariaat professioneel op. Alle bijkomende kosten die voor vast personeel wel op het bordje van de werkgever komen zijn nu voor de ZP’er. Zo weet u direct wat het kostenplaatje is. Voor de duur van de opdracht kunt u terugvallen op iemand die gemotiveerd en enthousiast uw organisatie draaiende houdt op een manier zoals u dat gewend bent. De ZP’er doet er alles aan uw secretariaat als een geolied apparaat achter te laten. Want zij weet, opdracht voltooid en op naar de volgende klus. Wanneer maak je de keus je in te schrijven als zelfstandige en zelf de boer op te gaan? Niet als je bang bent je vaste inkomen op te geven. Je moet wel een vrijbuiter met het nodige doorzettingsvermogen zijn. Het ondernemerschap moet bij passen. Als je eenmaal op deze manier werkt geeft het een zekere mate van vrijheid en heel veel voldoening als je weer een klus goed hebt afgerond. Het leukste compliment is: Als we weer ondersteuning nodig hebben mogen we je dan bellen? Carin Velt werkt nu acht jaar op deze manier. Zij is begonnen als tekstschrijver. En zo als bij alles, ook schrijven is een vak. Carin heeft zich daarin gespecialiseerd door het volgen van een journalistieke opleiding aangevuld met zakelijk schrijven. Als aanvulling op haar werkzaamheden heeft zij zich gespecialiseerd in het notuleren van vergaderingen. Veel korte klussen combineert zij met thuis uitwerken. En inderdaad mond-tot-mondreclame is de beste reclame. Ook heeft Carin vaste opdrachtgevers die haar – indien nodig - voor vervanging benaderen. Zo ziet ze dus regelmatig haar ‘collega’s’ terug.
Meer informatie over Carin Velt?
12 DSP Magazine
Tekst Redactie Office Support Telefoonnummer 06-23065666 e-mail: carinvelt@kpnmail.nl
HOE ORGANISEER JE EEN GESLAAGDE BIJEENKOMST? WAT IS VOLGENS JOU HET GEHEIM VAN EEN SUCCESVOLLE BIJEENKOMST? DE IDEALE LOCATIE (WAAR VIND JE DIE?), DE PERFECTE ACCOMMODATIE (‘GEDATEERD BEHANGETJE, ZEG’), DE JUISTE ZAAL (NIET TE GROOT, NIET TE KLEIN), DE AGENDA (LIEFST NIET TE LANG), DE SPREKERS (NIET TE SLAAPVERWEKKEND), DE VOORZITTER (GEEN SLAPJANUS), DE LUNCH (‘WAAR BLIJVEN DE KROKETTEN?’) , OF DE DRANKJES NA AFLOOP (‘IS ER GEEN KOFFIE?’). Zeer waarschijnlijk een combinatie van al deze factoren. Het geheim van een geslaagde bijeenkomst begint in ieder geval met de juiste voorbereiding. Als je bepaalde zaken over het hoofd ziet, kan dit tot teleurstelling leiden en dat is niet wat je wilt. Denk in ieder geval na over de volgende essentiële vragen: Waar houd ik de bijeenkomst? Waar komen de gasten vandaan? Hoe reizen de gasten? Hoe groot moet de accommodatie zijn? Wat heb ik nodig tijdens de bijeenkomst? Wat is het budget, kies ik voor een arrangement of losse prijzen? 7. Welke regelgeving hanteert de accommodatie? 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Het doel van de bijeenkomst is bepalend voor de locatie. Maak dus eerst een keuze uit bos of hei, de kust of een stad. Als er veel internationale gasten komen is een hotel dichtbij de luchthaven een slimme keuze. Maar komen de gasten uit heel Nederland kies dan voor een centraal gelegen
locatie. Bepaal vervolgens welke opstelling het meest geschikt is en overleg of er hotelaccommodatie nodig is. Het technische aspect is ook vrij belangrijk. Niets zo erg als apparatuur wat ontbreekt en waar men wél op gerekend had. En uiteraard moet duidelijk zijn wat het totaalbudget is. Het is verbazingwekkend hoe vaak dit ‘vergeten’ wordt. Daarbij is het interessant om arrangementsprijzen en losse prijzen met elkaar te vergelijken. Tenslotte is het goed om je te verdiepen in de reserveringsen annuleringsvoorwaarden. Die regelgeving verschilt van hotel tot hotel. Het maken van de uiteindelijke keuze levert behoorlijk wat hoofdbrekens op. Op hun website zien alle locaties er veelbelovend uit. Maar strookt dit ook met de werkelijkheid? Heb je alle
locaties zelf ‘live’ bezichtigd? Het mag duidelijk zijn dat ‘even’ een bijeenkomst regelen uiteindelijk veelal uitmondt in een tijdrovende klus. Een klus die je ook uit handen kunt geven. Je kunt, heel simpel, een expert inschakelen die het zoeken en boeken, gratis (ja, echt! ), van je overneemt. Je besteedt je aanvraag uit voorzien van wensen en eisen en ontvangt binnen een mum van tijd een aantal vrijblijvende offertes. Je bespaart op die manier veel tijd en geld, profiteert van scherpe tarieven en deskundig advies! Bel gerust Efficient Hotel Partner voor een gratis advies en offerte op maat en ontvang een welkomst cadeau bij je eerste boeking 020 – 345 23 22 of mail@hotelpartner.nl of boek via de site van www.vergaderlocatiespecialist.nl
VERGADER LOCATIESPECIALIST.NL 13 DSP MAGAZINE
DE SECRETARESSE EN SOCIAL MEDIA Voor de secretaresse is het een stuk makkelijker geworden om op eigen houtje een nieuwe uitdagender baan te vinden. De manier om dat te doen is o.a. door het bezoeken van diverse netwerkenbijeenkomsten maar nog veel makkelijker vanachter je eigen computer: via Social Media. Voor de secretaresses die het nog niet weten, onder Social Media wordt verstaan; alle internettoepassingen die het mogelijk maken om informatie met elkaar te delen; denk aan Linkedin, Twitter, Facebook, Hyves, Wikipedia, Weblogs etc. KEUZE VOOR LINKEDIN EN TWITTER Omdat Facebook in onze ogen nog steeds veelal voor privé-doeleinden wordt gebruikt adviseert Angela secretaresses met name om LinkedIn en Twitter te gebruiken voor hun zoektocht naar een potentiële nieuwe werkgever – of nog beter om door hen gevonden te worden. Facebook laat ik nu even achterwege – maar houd de ontwikkelingen in de gaten want het wordt wél steeds vaker zakelijk ingezet. PROFESSIONEEL EN ZAKELIJK LINKEDIN PROFIEL Voordat je LinkedIn actief gaat inzetten kun je beter eerst even kritisch (laten) kijken naar je profiel. Ziet het er professioneel en zakelijk uit? Heb je een goede professionele functietitel, een duidelijke zakelijke foto (geen vakantiefoto!), links naar je websites (verander overigens ‘bedrijfswebsite’ in de naam van je website), je twitter account, arbeidsverleden / afgeronde opdrachten en een aantal aanbevelingen?
TIP: GEBRUIK VOOR ZOWEL LINKEDIN ALS TWITTER DEZELFDE FOTO T.B.V. JE HERKENBAARHEID. NETWERKEN VIA LINKEDIN Is je LinkedIn profiel helemaal klaar, ga dan verder met het opbouwen van jouw netwerk. Dat doe je door te linken met oud collega’s / opdrachtgevers / vrienden en door je aan te sluiten bij diverse groepen. En natuurlijk sluit je je ook aan bij de LinkedIn groep “De Secretaressepas”! Kijk ook eens in de profielen van andere secretaresses waar zij zich hebben aangesloten – zo doe je wellicht inspiratie op. Wees daarna zichtbaar op LinkedIn door te reageren op discussies, regelmatig updates te plaatsen en te reageren op andermans updates door commentaar te plaatsen of ‘interessant’ aan te klikken. Ben je op zoek naar een nieuwe baan? Plaats op tijd een update waarin je aangeeft dat je binnenkort beschikbaar bent. Geef ook specifiek aan waar je naar op zoek bent. En vergeet niet op het Twittervogeltje te klikken zodat je bericht ook wordt getwitterd. Jouw tweeps (volgers op Twitter) zien dan jouw bericht met een link naar jouw LinkedIn
profiel. Zo bereik je dus niet alleen jouw LinkedIn contacten maar ook je tweeps in één keer. MISVERSTANDEN MET BETREKKING TOT TWITTER Veel mensen denken dat je heel actief met Twitter bezig moet zijn, wil je hier je voordeel uit halen. Is een keuze, geen must. Vind je het leuk om je volgers op de hoogte te houden van je reilen en zeilen dan moet je dat gewoon doen. Let wel op wat je twittert want jouw potentiële werkgever kan tussen jouw volgers zitten. Ook wordt gedacht dat je een iPhone moet aanschaffen om te kunnen twitteren. Fout – je kunt gewoon vanachter je computer tweets versturen! En je hoeft ook niet de hele dag Twitter in de gaten te houden en alle tweets te lezen van de mensen die je volgt. AAN DE SLAG MET TWITTER Je profiel op Twitter is zo klaar omdat deze veel korter is dan bij LinkedIn. Houd bij het aanmaken van je Twitter account (via www.Twitter.nl) er rekening mee dat je ook hier een professionele uitstraling hebt en dezelfde zakelijke foto gebruikt als op LinkedIn. Gebruik overigens je eigen naam en niet de naam van je bedrijf. Via www.twittergids.nl kun je zoeken op categorie, regio, functie etc. Kijk ook eens in de profielen van de andere secretaresses en volg de tweeps die jij interessant vindt (naast de potentiële werkgevers). Kijk ook eens bij de contacten van Angela_van_ Beek. Vervolgens kun je gratis Tweetdeck installeren (www.tweetdeck.nl) om je contacten overzichtelijk in beeld te brengen in kolommen. Heel makkelijk om zo de tweets van jouw vrienden te lezen en niet alle tweets uit je timeline. Maak bijvoorbeeld een kolom met collega’s, vrienden, werkgevers, concurrenten, secretaresse, HR etc. Tweetdeck is ook heel handig voor het maken van zoekkolommen met voor jou relevante zoektermen #secretaresse
#freelance of #secretaresse #tijdelijk of #secretaresse en jouw woonplaats of provincie. Denk goed na welke termen worden gebruikt voor de functie die jij zoekt. Een zoekkolom maak je aan door linksboven op het plus-tekentje (add column) te klikken. Op deze manier kun je ook je lijsten die je in twitter hebt aangemaakt toevoegen. Als je zelf wilt gaat twitteren zorg dan voor een goede balans tussen je zakelijke en privé tweets en promoot niet alleen jezelf. Reageer ook eens op tweets van anderen, toon interesse en retweet interessante tweets. Deel informatie, geeft tips en breng vooral ook humor in. Het moet voor de ander leuk / interessant zijn om jou te volgen. Heb je overigens een vraag aan je volgers? Plaats een tweet met #dtv (durf te vragen). Veel plezier met ‘socializen’! Uit eigen ervaring kan Angela aangeven dat het werkt. Het duurt even maar op een gegeven moment weet men je te vinden!
TIP: WIL JE TIJDENS JE VAKANTIE ZICHTBAAR BLIJVEN OP TWITTER? GEEN PROBLEEM: ZET VIA TWEETDECK EEN AANTAL TWEETS KLAAR (KLIK OP HET KLOKJE RECHTSBOVEN) ZODAT DEZE AUTOMATISCH WORDEN VERSTUURD.
MET DANK AAN ANGELA VAN BEEK, SECRETARESSECOACH Als secretaressecoach helpt Angela secretaresses bij het optimaliseren van de werkprocessen, het structureren van hun werkzaamheden en het verhogen van hun persoonlijke effectiviteit en productiviteit. Hierbij kijkt Angela niet alleen naar de werkprocessen maar ook naar de innerlijke processen die ervoor zorgen dat een secretaresse niet efficiënt werkt. Tel : 06 - 24572220 Mail: Angela@avbcoaching.nl Website: http://www.avbcoaching.nl/
*Kantoormanagement *Procesmanagement *Kwaliteitmanagement * Directie – en managementondersteuning * Secretariële ondersteuning * HRM-management * Administratie financieel/algemeen * Medewerkers- /klanttevredenheidonderzoek * Procesbeschrijving * Verslaglegging
WWW.ETNG.NL P/A Binnenhof 26, 1613 EZ Grootebroek T. 06-20612156 I E. info@etng.nl
14 DSP MAGAZINE
CISKA VAN ‘T HOF INTERVIEW
DE INITIATIEFNEMERS HADDEN OP 28 MAART 2012 TIJDENS DE SECRETARY BUSINESS DAYS DE SECRETARESSEPAS GELANCEERD, TOEN CISKA VAN ’T HOF
JE BEHOORT TOT DE DOELGROEP VAN AL DIE AANGESLOTEN ORGANISATIES. ERVAAR JE DIT ZELF OOK ZO? Daar heb ik eerlijk gezegd niet zo bij stil gestaan nog en ik heb nog niet actief gekeken naar wat ik zou kunnen met de pas. Wel lees ik alle e-mails die voorbij komen om te kijken of er een interessante aanbieding bij zit.
NIEUWSGIERIG WAS NAAR HET CONCEPT. TIJDENS EEN GEZELLIG GESPREK HEBBEN WIJ HAAR EEN AANTAL VRAGEN GESTELD.
JE BENT DE EERSTE SECRETARESSE DIE ZICH HEEFT AANGEMELD BIJ DE SECRETARESSEPAS TIJDENS DE BEURS IN DEN BOSCH. DESTIJDS WAREN ER VEEL MINDER BEDRIJVEN AANGESLOTEN. WAAROM HEB JE TOCH BESLOTEN EEN PAS AAN TE SCHAFFEN? Ik heb besloten om de pas aan te schaffen omdat er al interessante dingen bij zaten en omdat er gezegd werd dat er nog nieuwe bedrijven bij zullen komen.
WELKE KORTINGEN ZIJN VOOR JOU HET INTERESSANTS? Persoonlijk; kortingen bij modezaken of op leuke uitjes en wellness-activiteiten. Zakelijk; kortingen op vergaderlocaties. WAT VERWACHT JE, NAAST DE KORTINGEN, NOG MEER VAN DE SECRETARESSEPAS? Naast de kortingen vind ik het ook leuk als er aanbiedingen zijn voor cursussen worden aangeboden. Tot op heden nog geen gelegenheid gehad om daarbij aanwezig te zijn.
WAT VIND JE VAN HET GEHELE CONCEPT DE SECRETARESSEPAS? Ik vind het een leuk concept en ik hoop dat er zich nog meer bedrijven zullen aansluiten. DE SECRETARESSEPAS BLIJFT GROEIEN, WELKE TIPS KUN JE ONS GEVEN VOOR NOG MEER SUCCES? Het is al fijn dat er ook landelijke organisaties meedoe. Hoe meer, hoe beter! WAT ZOUDEN WE NOG KUNNEN VERBETEREN VOOR DE DEELNEMENDE SECRETARESSES? Dat is een lastige vraag, het is nog zo nieuw dat ik zo niet zou kunnen bedenken wat er verbeterd zou kunnen worden. Tot nu toe ben ik tevreden. AAN WIE ZOU JE DE KAART CADEAU WILLEN DOEN? Ciska heeft twee collega’s die zij graag de pas cadeau zou willen geven. De Secretaressepas heeft beide dames deze pas uit naam van Ciska van ’t Hof cadeau gegeven.
Vergadering (OR) Training Congres Overnachting (Personeels) Feest | Organiseer het op de berg in het Rijk van Nijmegen !
Kortings-Voucher | DeSecretaressepas Op vertoon van deze voucher ontvangt u bij reservering van een
bijeenkomst of kamer 10% korting
Geldig t/m december 2012. Bij reservering het pasnummer van De Secretaressepas doorgeven. Rechtstreeks reserveren bij het hotel. Niet geldig met andere acties.
Oude Holleweg 5, 6572 AA Berg en Dal | Nijmegen | tel. 024-684 20 00 | reservations@goldentulipvalmonte.nl | www.goldentulipvalmonte.nl
BESSELINGVERVOERT.NL feliciteert De Secretaressepas met haar eerste magazine
088 – 88 55 800
Mindset
intro De meeste mensen zijn zich bewust van de noodzaak tot onderhoud en verzorging van hun lichaam. Denk aan gebitsverzorging en het bezoek aan de tandarts, haarverzorging en bezoek aan de kapsalon en bijvoorbeeld het bezoeken van een manicure en/of pedicure. Tevens zijn we ons bewust dat we zorgvuldig met ons lichaam moeten omgaan, want we hebben het elke dag nodig. Dus letten we op voeding en beweging. Indien we ons lichaam voor iets specifieks nodig hebben, denk aan topsporters bijvoorbeeld, dan komt daar ook nog speciale training bij kijken. Een Gewichtheffer volgt een andere training dan een Marathonloper bijvoorbeeld dat is duidelijk. Hoe zit dat nu met onze hersenen?? Uiteraard heeft een Advocaat een andere studie gevolgd dat een Chirurg en die weer een andere dan een Machinebankwerker of Accountant. Maar verder hebben de meeste mensen geen flauw idee hoe ze hun hersenen en gedachten op een gezonde manier kunnen voeden, onderhouden en beschermen en dat terwijl we wel allemaal een virusscanner op onze pc, laptop en tablet hebben. En we zijn allemaal op de hoogte dat de ene Chirurg zeer succesvol en gelukkig is en de ander in een overlevingstrijd verwikkeld is na dezelfde studie te hebben gevolgd en afgerond. En het grote verschil word gemaakt in onze manier van denken die weer onze actie en resultaat bepalen. Hoe zorg je ervoor dat jouw manier van denken je brengt waar jij wilt?? Met andere woorden: hoe zorg jij voor de juiste Mindset, en ben je wel be-
wust van wat er zich afspeelt in je brein en wat dit voor gevolgen heeft??
Door het volgen van trainingen over Mindset, kwam Patrick van Woudenberg erachter dat hijzelf het probleem en oorzaak was van meerdere teleurstellingen in zijn leven. Door toepassing van de juiste Mindset veranderde er veel en snel. Nu zelf trainer van Mindset word hij vaak gevraagd door organisaties om te komen trainen. Door zijn met humor pakkende trainingen en vol met praktijkvoorbeelden helpt hij velen de juiste Mindset te verkrijgen. De meeste mensen willen wel meer uit het leven halen maar weten niet hoe. Door de juiste Mindset ben je in staat meer te bereiken dan je ooit had durven dromen. Wat kun je verwachten van een training in Mindset? ■ Wat is Mindset en wat kan jij ermee? ■ Waarom de juiste Mindset het verschil maakt en wat het voor jou zou kunnen betekenen. ■ Uitleg van het praten tegen jezelf (stemmetjes). ■ Hoe Mindset werkt in theorie. ■ Hoe Mindset vorm krijgt in de praktijk. Voor wie is deze training? Iedereen tussen de 14 en 114 jaar oud met een “normaal” werkend brein is welkom op onze Mindset trainingen. Voor meer informatie: www.timarogroup.com fotografie: www.sandrahassingfotografie.nl 17 DSP Magazine
belangrijkste i n K o P e n Jij als secretaresse bent steeds vaker verantwoordelijk voor de inkoop van diensten en producten. Je wilt ’thuis’ komen met de beste deal, met een interessant voorstel en originele oplossingen. De Secretaressepas helpt hierbij. Hoe? Doordat organisaties pashouders een korting aanbieden op de diensten en/of producten. De korting vari-
eert tussen de 5% en 25% op uw zakelijke inkopen. Welk bedrijf zegt daar nu nee tegen? Na een drukke werkweek wil je als secretaresse genieten van je vrije tijd. Je gaat naar de kapper of misschien ga je wel shoppen. Ook privé heeft De Secretaressepas zeer voor voordelen. Of je nu een kledingstuk koopt of je bestelt een leuke hippe tas.
Wil je iets doen om jezelf krachtiger te profileren in je werk? Om beter te communiceren en effectiever samen te werken? Als secretaresse ben je een essentieel onderdeel van een bedrijf. Daarom is het belangrijk dat jij als secretaresse 'je mannetje' staat. Termen als proactief, flexibel en stressbestendig zijn niet meer weg te denken uit de profielomschrijving van de hedendaagse secretaresse.
WAT WIL JIJ?
Kun je hierbij wat inspiratie gebruiken?
ONDERZOEK IS GEDAAN DOOR DE SECRETARESSEPAS AAN DE HAND VAN
Mogelijkheden: - Ondersteuning bij veranderingstrajecten of reorganisatie Plan van aanpak - training/coaching/begeleiding op de werkplek - Training op maat in het bedrijf Per afdeling - specifiek gericht op (een groep) secretaresses - waar nodig samen met de manager(s) - Cursussen en workshops (zoals de secretaresse boostdag) Meer weten? Kijk op de site of neem contact op met Jolanda van der Horst
Ruivenstraat 53 2729 GE Zoetermeer
zakelijk 1. Hotel & vergaderaccommodaties 2. Zakenlunches & diners 3. Organisatie van zakelijke events 4. Personeelsuitjes 5. Kantoorartikelen 6. Relatie- en geschenkartikelen 7. Zakenreizen 8. Koeriersdiensten 9. Kantoorinrichting 10. Schoonmaakdiensten 11. ICT 12. Uitzendkrachten 13. Vertaalbureaus 14. Opleidingen / trainingen
06-11406537 085-2737450
www.espracom.nl info@espracom.nl
18 DSP Magazine
ENQUÊTE.
PrivÉ 1. Kleding 2. Schoenen 3. Lingerie 4. Make-up 5. Parfum 6. Accessoires (bv. armbanden, tassen) 7. Bezoek Kapper 8. Dagje weg (bv. sauna/wellness) 9. Sieraden 10. Bonbons / snoep
handig apparaat lg heeFt SindS aUgUStUS 2011 de lSm-100 ScannermUiS oP de marKt.
De LSM-100 heeft een transparante onderkant, waarachter een aantal leds en een ccd-chip schuilgaan. Deze scanhardware en de meegeleverde software worden met een druk op de ‘smartscan’-knop van de muis geactiveerd. De applicatie van LG biedt ocr-mogelijkheden en kan de scans opslaan in png-, jpeg-, tiff-, bmp-, pdf-, xls- of doc-formaat. Volgens LG is het met de muis mogelijk om documenten tot en met A3-formaat in te scannen. Ook zou de muis in een relatief hoog tempo over het te scannen document gehaald kunnen worden. De LSM-100, die voor het normale muiswerk van een laser is voorzien, krijgt een adviesprijs van circa 65 euro.
adieu secretaresse,
hello aSSiStant als er ooit een MoMent geWeest is Waarop het secretaresse-beroep zich een nieuWe rol en positie kon aanMeten, Dan is het nu Wel. organisaties zijn zoekenDe hoe ze MoMenteel De concurrentie het hoofD kunnen bieDen en tegelijkertijD een aantrekkelijke WerkgeVer kunnen zijn en blijVen. De rol Van secretaresse VeranDert Daarbij, eVenals haar functietitel: haar rol WorDt Veel belangrijker, zij Werkt niet Meer ‘Voor’ Maar ‘Met’ De Manager en zij heet Voortaan executiVe assistant. zij Wil op een positieVe Manier geprikkelD WorDen haar talenten optiMaal in te zetten. en Daar plukken De Manager en De organisatie De Vruchten Van.
19 DSP Magazine
Manager en assistant beseffen dat dit alleen kan in een samen- werking die gebaseerd is op gelijkwaardigheid, openheid, vertrouwen, respect en steun. Lees in dit boek hoe manager en assistant dit geweldige avontuur aan kunnen gaan en laat je inspireren hoeveel moois dit hen beiden en de organisatie oplevert. Dit boek is een must voor iedere secretaresse, manager of HR-functionaris die het secretaressevak wil moderniseren.
Va K too lS
mkb meer dan 1.200 modeldocumenten. Deze documenten zijn ingedeeld per zogenoemd traject, dat is een veel voorkomende praktijksituatie zoals bijvoorbeeld het voeren van een functioneringsgesprek of het plannen van een zakenreis. Alle mogelijke modellen die je nodig hebt in deze situaties staan overzichtelijk onder elkaar. Er staan nu al meer dan 120 van deze trajecten in de database!
Verdeeld over twaalf praktijkgebieden uit het MKB biedt de database van MKB Vaktools je
Voor meer informatie: www.mkbvaktools.nl/secretaressepas
Nog steeds moeite om de eerste stap te zetteN iN eeN sportschool? eNs Weg es c suc Ngd le ver
maak daN keNNis met de visie vaN health & sportceNter de WelNess!
“Effectief trainen & Gezelligheid“ speciaal voor u hebbeN Wij eeN laagdrempelige aaNbiediNg:
3 maanden (juni, juli en augustus) onbeperkt sporten met begeleiding,
iNclusieF zonnebank, sauna en groepslessen en dit voor maar
90.-
Trek nu uw sportschoenen aan en zet uw eerste stap in ons Health & Sportcenter. De Wel 6d (t.o. tennispark) • 3871 MV Hoevelaken T 033 25 424 90 I www.dewelness.nl E info@dewelness.nl
20 DSP Magazine
vormgeving en fotografie: www.harrykloosterhuis.nl
Contracten, bezwaarschriften, ontslagbrieven.. Je krijgt er vroeg of laat mee te maken. Natuurlijk kun je dan op internet zoeken naar een modeldocument, maar vaak zijn die documenten niet juridisch gecontroleerd en verre van actueel. Consultants brengen al snel honderden euro’s in rekening voor op maat gemaakte modeldocumenten. Daarom is er nu een betrouwbaar, actueel en betaalbaar alternatief: MKB Vaktools!
‘‘
Speciale actie
voor de lezers van Secretaressepas Magazine! De succesvolle secretaresse, het grootste compliment dat je baas je kan geven! Bestel voor 31 december 2012 op www.soulpublishing.nl/bestellen met de code SPM en betaal geen €16,95, maar slechts €14,95.
Of scan de QR-code met uw smartphone!
oVerZicht partners (een oVerZicht Van PartnerS
Aan Zee
Espracom
Madeko Office Solution
Adidas
Firma Roesink
Manfield
AGC Gerechtsdeurw/Incasso
Fish Spa Amersfoort
Margaret Wines
Allure Executive Match
Fit4Telecom
Mark The Meeting
Amida Het Gooi
Fleurop Interflora Nederland
Megagadgets BV
Aphrodite’s Thermen
Fotoshoot
Mijncijfersklaar.nl
Archeon
Front Finance B.V.
Mijneigenkadootje
Atmr Van Munster
Funflips Mobiele Flipboek
Miss Etam
Badjasparadijs
Gaastra.nl
MKBaas
Bailine Brielle
Geefeenboompje.nl
Mooi aan de Kade
Bailine Roosendaal
GefeliciTAART.nl
MS Mode
Bailine Studio Amersfoort
Giftfor2
Naree Yogatherapie
Balans Bewust
Golden Tulip Amersfoort
Office Rendement
Basic Trust Live
Golden Tulip De Wispelberg
Orange Wellness Centre
Bellisima Fashion
Golden Tulip Ede
Organizing Works BV
Besseling
Golden Tulip Loosdrecht
Personeelsmap.nl
Bjorn Borg
Golden Tulip Val Monte
Picoplan
Bloemsierkunst Ilona
Golden Tulip Victoria
Pitman BusinessOpleidingen
Brevar Vakantie
Hartig Banket
Portemonneez.nl
C&A online
Hassing Fotografie
Print & Copy
Cadeaubox Nederland BV
Healty & Sports Club Valkencourt
Redcoon
Center Parcs
Healty & sports Club Vouershof
Restaurant De 7de Hemel
Cha’s Schoonheidssalon
Heart@Work
Saathofenpartners
Colour Passion
Het Nederlands Stripmuseum Groningen
Safaripark Beekse Bergen
Creagivity
Hoogeboom Partyservice
Satter Hoveniersbedrijf
Culibizz
Hotel Restaurant Lunia
Sauna & Beauty De Thermen
De Groene Peper Catering
Huidverz. praktijk Antoinet
Sauna & Beauty de Veluwe
De Secretaressecoach
HZM Treasures
Sauna & Beauty Oase
De Wolky Shops
Invest in Yoga
Sauna & Beauty Heuvelrug
Dealcompany
IP Randsteden
Sauna Amstelland
DePapierklem.nl
Italian Design BV
Sauna Drome Putten
Deskbookers
Kadopagina.nl
Sauna & Beauty De Leliehof
Dierenrijk
Kappersbon
Sauna Het Friese Woud
Druivenstok
Keistad Evenementen
Sauna Park Almere
Duinrell
Klimrijk Brabant
Sauna Soesterberg
Dutch Rental
Landgoed Avegoor
Sauna Thermen 5 Mei
Elkan
Lataza
Sauna, Beauty,Body Palestra
Endless Beauty
Leerhotel het Klooster
Saunapark Epe
22 DSP Magazine
DE SECRETARESSEPAS BIJGEWERKT TOT EN MET MEI 2012)
Scapino
Sportlandgoed
VEZA
Schoonheidsbon
Sweetbelladonna
Vergaderlocatiespecialist
Schrijfop.nl
The Icing On The Cake
Vicus
Score
Thermen De Leeuwerikhoeve
Viking Office
Shoeby
Thermen en Beauty Zeeland
Villa Heideheuvel
Simyo
Thermen La Mer - Day Spa
Vimodos
Sindoni-Toys
Thermen Sauna Papendrecht
Vistaprint
Sixt.nl
Thermen Sauna Suomi
Vliegtickets.nl
Slagharen
Thermen Saunastate
Voor je keukens.nl
Sleepwellnessbon
Touch en styling
Wellness De Woudfennen
SoulPublishing
TQTranslations
Wellness Centre Thermen
Spa & Beauty Valkencourt
Tulip Inn Beekbergen
Wellness Ridderkerk
Speelland Beekse Bergen
United Consumers
Weststrate
Spiritainment
Van Helden Rel.geschenken
Sportiom Den Bosch
Van Nieuwkerk Projectmanagement
deSecretatessepas 200x125mm - Besseling_Secetaressepas_Besseling_200x125mm 13-06-12 13:34 Pagina 1
De Secretaressepas is een voordeelpas speciaal voor alle secretaresses (alle vrouwen) in Nederland. Ook als bedrijf kunt u deelnemen aan De Secretaressepas!
De pas biedt kortingen en voordelen bij de aangesloten organisaties. Het leuke van deze pas is dat u hem niet alleen zakelijk gebruikt maar ook privĂŠ!
Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
Wilt u weten bij welke bedrijven u korting kunt krijgen en hoe u in bezit kunt komen van de pas?
De Secretaressepas info@desecretaressepas.nl 06-50806778 06-21874364
Kijk dan op onze website www.desecretaressepas.nl
23 DSP MAGAZINE
KOM NAAR HET MANAGEMENT SUPPORT EVENT VOOR EEN UPDATE OP PRAKTISCH, PERSOONLIJK EN PROFESSIONEEL VLAK 1. PRAKTISCH Dit jaar extra veel praktische handvatten op het Event: je krijgt een boek naar keuze cadeau, er is een doorlopend ervaringstheater en natuurlijk loop je ook weer even binnen bij een van de gratis inloopsessies. 2. PERSOONLIJK Laat je gratis adviseren over zakelijke styling en kleuranalyse. Op basis van jouw profiel en wensen krijg je een handige stijlkaart mee naar huis.
3. PROFESSIONEEL Doe de check en zie hoe ver jij al bent als Secretaresse van de toekomst. Waar zitten je sterke punten, wat zijn nog verbeterpunten en hoe ga je daarmee aan de slag? Daarnaast kom je natuurlijk ook naar het Event voor nieuwe inspiratie, innovaties en interactie. TWEE VLIEGEN IN ÉÉN KLAP Ook dit jaar kun je je bezoek aan het Event weer combineren met het volgen van één van de meest succesvolle workshops van Management Support. Je hebt de keuze uit de volgende onderwerpen:
1. Het Nieuwe Werken: júist op het secretariaat 2. Social media 3. Digitaal archiveren 4. Notuleren in Excel 5. Secretaresse 3.0: JIJ! maakt het verschil 6. Bewust mondeling communiceren 7. Kei in taal 8. Manage je mailbox in Outlook 9. Effectiever werken met de iPad 10. Prezi Kijk op managementsupport.nl/event voor een uitgebreide omschrijving. Je kunt je daar ook meteen aanmelden voor het Event en de workshops.
WIST JE DAT? In de middeleeuwen bestonden er reeds secretariële beroepen, namelijk: een ‘secretarum’ en een monnik. Een ‘secretarum’ was in dienst van een koning of een landheer en had meestal de volgende taken: het schrijven van teksten en het vertalen daarvan. Zij hadden een grote macht in de middeleeuwen, omdat er toen maar weinig mensen waren die vreemde talen kenden.
“Aardgasreserves” en “Secretaressedag” zijn de langste woorden die in woordenboek Van Dale staan en die je met 1 hand kunt tikken, de linkerhand, als je met tien vingers tikt.
Volgens een onderzoek van een Nederlandse va bond is 99 procent van de Nederlandse secretaresses vrouw.
Secretaressedag wordt sinds 1989 in Nederland gevierd.
Het woord secretaris betekent geheimhouder.
De Groene Peper biedt smaakvolle en betaalbare catering met eerlijke ingrediënten. Wij verzorgen duurzame catering op maat in Rotterdam en omstreken.
Een secretaresse is een persoon die vaak als werknemer het secretariaatswerk opneemt voor meestal een functionaris of een instantie in een ondersteunende rol. Dit kan gebeuren als iemand zelf geen tijd heeft om zich daarmee bezig te houden, bijvoorbeeld artsen of directeuren. Een secretaresse is niet de vrouwelijke vorm van Secretaris. Een ‘mannelijke secretaresse’ krijgt doorgaans de titel secretariaatsmedewerker.
Ons aanbod bestaat o.a. uit verschillende soorten hapjes, warm- en koud buffet en nagerechten. Er is voor ieder wat wils en dieetwensen vervullen wij graag. Voor meer informatie: www.degroenepeper.nl of info@degroenepeper.nl.
Bron: Wikipedia 24 DSP MAGAZINE
LEE
S
TI
‘JOY’
P
:
Fragment: Ik zag een standbeeld in vergrijsd marmer, tegen de gevel van het stadhuis gedrukt. Nu verzakt dat gebouw ongeveer van de standbeelden, dus dat was niet wat me verbaasd deed opkijken. Wat het dan wel was, weet ik niet zeker. Wellicht de knalrode rozen in de handen van het beeld, wellicht de ontblote borst, misschien de fijne handen zelf. Op een eenvoudige houten krat stond een godin. In het opgestoken haar droeg ze een bloemenkrans, haar blik was naar beneden gericht. Ze droeg een eenvoudige jurk waarvan het rechterbandje op haar schouder hing en het linkerbandje was afgezakt tot halverwege haar bovenarm. Haar linkerarm was uitgestoken, alsof ze de roos aan de voorbijgangers wilde geven. In haar rechterhand nog meer rozen, maar die hield ze half onder een plooi van de jurk, tegen haar lichaam. Een klassieke schoonheid met enkele barokke details. Uit haar houding sprak eerbaarheid, de bloemetjes waren lieftallig en ze was jong genoeg om de perfecte onschuld uit te beelden. Enigszins in tegenspraak met deze simpele voorstelling van een godin die zich over bloemetjes ontfermt, was de welgevormde linkerborst en het stoute glimlachje om haar lippen, alsof de godin een binnenpretje had over bloemetjes, bijtjes en blote borsten. I k nam enkele foto’s en gooide wat muntgeld in het bakje tussen haar voetjes. Als blijk van dank streek ze, toen ik me weer oprichtte, met de roos langs mijn neus. Toen ik opkeek, had ze haar vaste houding weer aangenomen. et duizelde me, opeens begreep ik dat een H beeldhouwwerk nog een zintuig kan plezieren. Ik wankelde naar een terras, zocht een tafeltje uit van waar ik haar nog juist kon zien en bestelde een Gueuze, met de geur van de roos nog in mijn neus. E ven voor de duidelijkheid: hebt u ooit aan een standbeeld geroken? Ik ook, en je ruikt niets bijzonders. Stof, oxidatie, of als het beeld buiten staat, met een beetje geluk vers mos en met pech urine. Beelden ruiken niet naar bloemetjes.
Omschrijving: De schrijver: Een mooi jong meisje zonder plan. Een dubieuze beeldhouwer zonder muze. Een ongehoorde love story met een verontrustende twist Joy is door haar grootouders opgevoed tot een vrolijk enfant terrible. Rond haar 15e vindt ze het mooi geweest en trekt de wijde wereld in, richting het kloppende hart van Europa: Brussel, waar ze terecht komt in een luizige jeugdherberg. Ze leert haar lichamelijke talenten ontdekken en te verzilveren als levend standbeeld op de Grote Markt. Haar meesterschap wordt al snel herkend: Joy krijgt een grote fan met een goed oog voor beeldhouwkunst. In Joy ziet hij zijn langgezochte muze, die van hem een hedendaagse Auguste Rodin moet maken. De werkwijze daartoe is onconventioneel en veeleisend: voor het ultieme kunstwerk is een model nodig dat all the way durft te gaan. Is Joy het gedroomde model? Ze lijkt voor hem gemaakt. En hij voor haar.
25 DSP Magazine
Patrick Bassant (1977) is medisch secretaresse in Amsterdam en schreef met Joy zijn debuutroman. Middels zijn buitengewoon rake en grappige stijl weet hij in luttele pennenstreken een zeer actueel sprookje tot een ontroerend einde te schrijven. Verschijnt 27 september 2012 bij uitgeverij Wereldbibliotheek. Volg Joy op Facebook: www.facebook.com/joy.deroman
Nog geen vakantie geboekt, maar er wel aan toe? Neem eens een kijkje op www.vindmijnreis.nl Daar vindt je zeker wat je zoekt! Vindmijnreis.nl is een overkoepelende zoekmachine waarmee je gericht kunt zoeken in alle 1.000 reis- en vakantiesites tegelijk, zo ruim of specifiek als je zelf wilt, en resultaten kunt vergelijken op zaken die voor jou belangrijk zijn. Iedereen is immers anders. En niet elke vakantie kent dezelfde wensen. Vindmijnreis.nl is onafhankelijk van alle aanbieders. Het maakt Vindmijnreis.nl niet uit bij welke aanbieder je uiteindelijk boekt. Overigens: de zoekmachine is ook geschikt voor de zakelijke markt. Lees binnenkort meer over de samenwerking tussen Vindmijnreis.nl en De Secretaressepas in de digitale nieuwsbrief of op de website van De Secretaressepas.
Korting op ruim 60 hotels
TIP: Bezoek ons nieuwe Fletcher Hotel-Restaurant Nautisch Kwartier in Huizen De Secretaressepas geeft recht op 5% korting op uw privé
Uw bedrijf en Fletcher Hotels: •
Landelijke spreiding van 60 hotels in Nederland
•
Unieke locaties, prachtig gelegen in de natuur
•
Volledig Green Key gecertificeerd
met onze Fletcher hotels.
•
Eén contactpersoon, één prijs en één goede deal
•
Gezonde maaltijden en tussendoortjes
Bekijk onze hotels op www.fletcher.nl
•
Teambuilding- en outdoorsessies
•
Geschikt voor al uw zakelijke bijeenkomsten
boekingen. Zo kunt u samen met uw vriendinnen of gezin, bijkomen van uw drukke baan en kennis maken
*Reserveer per email via zakelijk@fletcher.nl of telefoonnummer: 0347 - 750 495
Voor meer informatie over vergaderen en zakelijk overnachten, kijkt u op www.fletcherzakelijk.nl of neem contact op met onze landelijke Sales afdeling op +31 (0)347 - 750 495
Oproep:
COLOFON
Heb jij altijd al eens in de schijnwerpers willen staan? Ben je benieuwd hoe jouw pluizige haarbol omgetoverd wordt in een perfect kapsel, of ben je gewoon nieuwsgierig met welke kleding je het beste voor de dag komt? Stuur een mail naar info@descretaressepas.nl en maak kans op een metamorfose, een nieuw kapsel of een kledingadvies. Wellicht nemen wij binnenkort contact met je op om de mogelijkheden te bespreken.
DSP Magazine, het magazine waarin informatie wordt gegeven aan de professionele secretaresse / pashouders en de aangesloten bedrijven. Het is een uitgave van JuKo v.o.f. / De Secretaressepas. Postbus 3800 3800 BD AMERSFOORT Telefoon: 0650806778 / 0621874364 Website: www.desecretaressepas.nl E-mail: info@desecretaressepas.nl Facebook: www.facebook.com/desecretaressepas Twitter: @secretaressepas LinkedIn: www.linkedin.com/in/desecretaressepas Redactie, advertentie-acquisitie Petra Jumelet, Bianca Kopier – info@desecretaressepas.nl Vormgeving, opmaak en druk Goedkoopstevormgevers – www.goedkoopstevormgevers.nl Aan dit nummer werkten mee Angela van Beek, Carin Velt, Manuela Geurts, Marcel Gourny, Michel Gourny, Ciska van ’t Hof, Annemarie De Martines, Renée de Winter, Sandra Hassing, Patrick Bassant, Patrick van Woudenberg Fotografie: Sandra Hassing Fotografie Digitaal magazine Het magazine kan via de website www.dspmagazine.nl worden ingezien. Verzending en facturering JuKo v.o.f./ De Secretaressepas Niets uit deze uitgave mag op enigerlei wijze worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder schriftelijke toestemming van de uitgever. De uitgever behoudt zich het recht voor advertenties zonder opgaaf van redenen te weigeren.
juli 2012
27 DSP Magazine
Dit magazine is tot stand gekomen door een samenwerking van DSP en Goedkoopste Vormgevers. Wilt u voor uw branche of organisatie ook een professioneel vormgegeven magazine, neem dan eens vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen u graag op weg!
Goedkoopste Vormgevers T 050 750 1561 www.goedkoopstevormgevers.nl info@goedkoopstevormgevers.nl