Page 1

DE S E CRE TARE SSEPAS.N L

DSP #04

De Secretaresse over 10 jaar Social Media Het secretaressenetwerk

MAGAZINE

ENJO Y DSP#04.indd 1

YO UR

LI FE

JAARGANG

0 2

|

DE CE MBE R

2 0 1 5 07-12-15 15:42


Vele media berichtten al over deze prachtige havenstad en volgens de internationale pers hoort Rotterdam in 2016 bij de top 10 van mooiste steden in de wereld. Met verschillende tours door de haven, naar het strand of door het centrum van Rotterdam wil Rotterdam Business Events, het evenementenbureau Rotterdam, uw bedrijf door middel van verschillende arrangementen laten zien waarom Rotterdam bij de top 10 van de mooiste steden van de wereld hoort. Onlangs is de stad Rotterdam zelfs uitgeroepen tot European City of the Year 2015! Als ‘010’ kenner bij uitstek, organiseert Rotterdam Business Events de leukste en origineelste arrangementen voor uw bedrijfsuitje in Rotterdam. Alle Rotterdamse trekpleisters zijn verwerkt in ons aanbod. Denkt u hierbij aan De Euromast, de Markthal, het Nieuwe Luxor theater, De Rotterdam, de Erasmusbrug alias de Zwaan, de Laurenskerk, Historisch Delfshaven en de vele musea… maar ook de minder bekende plekjes

DSP#04.indd 2

voor bedrijfsuitjes in Rotterdam zijn bij ons bekend en zeker de moeite waard voor u om te zien en te beleven. Rotterdam Business Events is hét enige evenementenbureau in Rotterdam dat zowel specialist is in het organiseren van klein- en grootschalige evenementen en congressen als het adres voor uw bedrijfsuitje in Rotterdam. In beide specialismen wordt het evenement als maatwerk voor u gerealiseerd. Hoewel de naam Rotterdam Business Events doet vermoeden dat wij alleen uw bedrijfsevenement, workshop, personeelsfeest, teambuilding activiteit en bedrijfsuitje in Rotterdam organiseren is dat allang niet meer zo. Tegenwoordig is de naam ‘Rotterdam’ in onze tenaamstelling een merk geworden. Rotterdam is een merk dat staat voor dynamiek, groots, gers, groos, trots, doorzetten en ‘niet praten, maar doen’ en dat merk past bij ons!

07-12-15 15:42


V O ORW OORD

Voorwoord

Petra Nieuwveld

De vakanties zijn allang voorbij, maar die heb ik benut om nieuwe ideeën op te doen. Nu ligt de winterperiode voor ons……….en de dagen voor en na kerst. Weliswaar koude en donkere dagen, maar toch vaak de gezelligste tijd van het jaar. Als ik terug kijk, kan ik zeggen dat helaas het afgelopen jaar een ‘rustig’ jaar geweest voor De Secretaressepas, maar dat komt door mij persoonlijk. Een moeilijke periode ligt achter mij. Gelukkig kan ik nu weer zeggen dat ik op de goede weg ben. Ik raad het in ieder geval niemand aan. Werk en sport was mijn afleiding. Ook gaf mij het maken van dit DSP Magazine weer een boost om alles weer op te pakken. Ik wil dan ook zeggen tegen alle leden van De Secretaressepas: we gaan knallen! Er is reeds een start gemaakt om de website aan te passen en de gegevens te actualiseren. Ook in 2016 zal De Secretaressepas contacten blijven leggen met nieuwe organisaties. Zo wordt het steeds leuker om in te kopen met de pas! Met dit voorliggende DSP Magazine blikken we terug op het afgelopen jaar (o.a. metamorfose, tour Volendam) en kijken we naar 2016 en verder. Zo organiseert De Secretaressepas samen met Rotterdam Business Events de Tour Rotterdam op 21 april 2016. Maar ook een metamorfose staat volgend jaar op de planning, evenals een aantal workshops. Houd de website dus goed in de gaten! Ik wens je heel fijne feestdagen en een succesvol maar bovenal een gezond 2016.

ENJO Y DSP#04.indd 3

YO UR

LI FE

DSP

|

PA G.0 3 07-12-15 15:42


TOUR VOLENDAM Na twee succesvolle tours in Amersfoort en Brabant, waren we dit jaar te gast bij Van der Valk Hotel Volendam. Petra Nieuwveld heeft in samenwerking met Jeannet de Ruiter, Sales Manager bij Van der Valk, al enkele maanden geleden een draaiboek gemaakt voor deze tour Volendam.

Om half 9 werden de 25 secretaresses verwelkomt met een kop koffie/thee met een petitfour. Vervolgens liet Jeannet ons het hotel zien. Wat een mooie kamers, maar ook het uitzicht al kijkend over de weilanden richting Edam. De dames wisten van te voren niet wat we gingen doen. Maar het advies was van te voren: makkelijk zittende kleding! Er werden sleuteltjes uitgedeeld en ja hoor....we gaan fietsen. Volendam Events heeft voor ons een puzzeltocht uitgezet. De groep werd opgesplitst in 4 groepjes en de dames volgden de route van Edam naar Volendam of andersom. Onderweg moesten er vragen worden beantwoord. Het was een prachtige dag, dus niemand vond het erg om te fietsen. Onderweg werd er veel gepraat, gelachen en soms ook uitgeblazen. Want als je normaliter toch met de auto naar je werk gaat en nu ineens 4 km moet fietsen naar Edam....tja :-). Maar dat mocht de pret niet drukken. Na Edam werd het fietspad gevolgd naar Volendam. O wat een prachtig uitzicht. Langs de dijk, zonnetje op het water....fantastisch. De jassen werden over het stuur gelegd en de dames genoten van de mooie omgeving en van de kleine huisjes in Volendam. Sommige dames konden het niet laten om een visje te eten of een ijsje te halen. De vragen waren beantwoord en de dames konden terug fietsen naar het hotel, waar een heerlijke lunch stond te wachten. Na de lunch wederom op weg naar Volendam, waar we werden opgevangen door Robert van Markenexpress. Voordat we de boot op gingen, brachten we eerst nog een bezoek aan de kaasboerderij in Volendam. Hier werd uitgelegd hoe er kaas werd gemaakt. Na de kaas-inkopen, mochten we dan eindelijk op de boot... op naar Marken.

PA G .04 DSP#04.indd 4

|

Wat een geweldige tocht. Het mooie weer speelden natuurlijk ook mee.....maar wat een leuke groep dames. Gezelligheid op en top! Op Marken hebben we een klompenmakerij bezocht en lieten ze ons zien hoe een houten klomp werd gemaakt. Nooit gedacht dat het zo makkelijk zou zijn tegenwoordig?! Een foto in klederdacht hoort er natuurlijk bij......bijna alle dames gingen op de foto in echte klederdracht uit Marken. GEWELDIG en wat hebben de dames gelachen. Na de fotosessie liepen we terug naar de boot. Waar we een hapje en een drankje kregen aangeboden. Met muziek van Jan Smit op de achtergrond werd het een gezellige boel. De fietstocht terug naar Volendam was ook een en al gezelligheid. Iedereen hoorde je over deze geweldige dag. Bij het hotel werd er nog steeds nagepraat over wat we vandaag allemaal hadden beleefd. Een laatste drankje werd ingeschonken, waarna de dames om 18.00 uur in de auto stapten om naar huis te gaan met een goed gevulde Goodiebag. Enkele dames bleven nog om te genieten van het 2-gangendiner wat door Van der Valk Hotel Volendam werd geserveerd. De Secretaressepas bedankt Van der Valk Hotel Volendam, Volendam Events en Markenexpress voor het mee-organiseren van deze dag. Chapeau!!!!

D S P 07-12-15 15:42


TOUR ROTTERDAM Na het gezellige bruisende Brabant, de Kei van Amersfoort en de molens van Volendam te hebben gezien, gaan we in 2016 naar de stad gelegen aan de Nieuwe Maas. Reserveer alvast donderdag 21 april 2016 in je agenda. Wat we precies gaan doen, is nog een verrassing. EĂŠn ding is zeker we gaan er weer een top dag van maken. Ben je lid van De Secretaressepas, dan kan jij je NU gratis opgeven! Wanneer je geen lid bent, dan vragen wij een eenmalige bijdrage van â‚Ź 15,00 voor deze dag. Meld je aan voor deze dag en verzeker je van een plek, want VOL = VOL.

Meld je aan voor DONDERDAG 21 APRIL 2016 en verzeker je van een plek, want VOL = VOL.

ENJO Y DSP#04.indd 5

YO UR

LI FE

DSP

|

PA G.0 5 07-12-15 15:42


Windows 10, bescherm je privacy!

Microsoft leverde vanaf woensdag 29 juli Windows 10 als een gratis te downloaden upgrade voor Windows 7 en 8 op pc’s en sommige Windows-tablets. Maar wie Windows 10 installeert met de aanbevolen standaardinstellingen, doet concessies aan zijn privacy. Gelukkig kun je eenvoudig betere instellingen kiezen. De meeste upgraders zullen kiezen of hebben gekozen voor een Windows 10-installatie met de standaardinstellingen (de express setup). Maar is je privacy je lief, dan kies je bij de installatie liever de ‘geavanceerde’ installatie (of handmatige installatie). Dan kun je namelijk nog de zaken uitschakelen die niet zo gunstig zijn voor je privacy, maar die standaard wel ‘aan’ staan. Zaken die in Windows 10 standaard ‘aan’ staan: • WWindows 10 zal alle getypte en ingesproken tekst doorsturen naar Microsoft, zodat de persoonlijke assistent Microsoft Cortana in Windows 10 jou ‘beter leert kennen’. Ook de inhoud van je adresboek wordt geüpload naar deze internetdienst zonder dat je vrienden in jouw adresboek iets is gevraagd. Cortana zit op dit moment nog niet in de Nederlandstalige editie maar wordt naar verwachting later wel toegevoegd; * Windows 10 zal elke bezochte webpagina doorsturen naar Microsoft voor een veiligheidsanalyse met SmartScreen-technologie (al aanwezig in eerdere versies van Internet Explorer); • Windows 10 laat ingevoerde wifi-wachtwoorden eenvoudig delen met ‘vrienden’ op sociale netwerken; • Elk programma (app) op je pc of tablet mag jouw unieke reclame-ID uitlezen; • De nieuwe browser Edge wil jou gepersonaliseerde advertenties tonen; • De pc zal je locatie doorlopend opslaan én de locatiegeschiedenis delen aan alle programma’s (apps) op de pc die daarom vragen; • De programma’s (apps) die je installeert zien direct wie je bent (naam, foto). En dit is nog maar een greep uit het meest zichtbare gesnuffel in gegevens door Windows 10. Microsoft wil blijkbaar veel meer dan vroeger weten wat Windows-gebruikers allemaal uitspoken op hun pc en op internet; wat hen allemaal interesseert. Dankzij al dat gegraaf en een beter profilering van gebruikers kan de reclame die zij op hun pc te zien krijgen beter op hen zijn afgestemd - en dat levert Microsoft veel meer op.

PA G .06 DSP#04.indd 6

|

D S P 07-12-15 15:42


META MOR FOSE Heb jij altijd al in de schijnwerpers willen staan? Ben je benieuwd hoe jouw pluizige haarbol omgetoverd wordt in een perfect kapsel, of ben je gewoon nieuwsgierig met welke kleding je het beste voor de dag komt? Zo luidde de oproep die in enige tijd geleden in de nieuwsbrief verscheen. Er zijn enorm veel reacties binnengekomen. Louise, Marjolein, Betty, Margriet, Yvonne, Fabienne waren de gelukkigen. [lees verder op volgende pagina]

DSP DSP#04.indd 7

|

PA G.0 7 07-12-15 15:42


Zij werden verwacht bij Van der Valk te Amersfoort. Eerst een gezamenlijk kopje koffie waar het al snel bleek dat de stemming er goed in zat. Het klikte tussen de dames, alsof ze elkaar al jaren kenden. Sandra Hassing onze fotografe kwam binnen en ja hoor; de eerste foto’s werden al vlug gemaakt. Na het kopje koffie gingen we naar Shoeby en MS Mode bij winkelcentrum Emiclaer te Amersfoort. Daar werden we hartelijk en gastvrij ontvangen. De deelneemsters aan de metamorfose werden wild, want wat een keus! Al die mooie kleding in heldere frisse kleuren. Na 10 minuten verwilderd rondkijken en lopen was het tijd voor een beetje discipline. Iedere deelneemster zou een outfit aangemeten krijgen welke het beste bij haar zou passen en waarin zij uitgebreid gefotografeerd zou worden. Het uitzoeken van de kleding duurde slechts 1,5 uur, daarna moesten we snel naar kapsalon Hair-Design waar we werden verwelkomt door de haarstylisten.

META MOR FOSE

PA G .08 DSP#04.indd 8

|

Nadat de dames fantastisch waren gestyled, gingen we naar het restaurant voor een lunch. De eigenaar van A1 Plaza nodigden ons uit voor een heerlijke Chinese/Japanse maaltijd. Wat een verrassing! Echt een restaurant om bij iedereen aan te raden. Na de zeer uitgebreide lunch moest er (je zou bijna zeggen; helaas) weer gewerkt worden. Melanie en Sandra gaven alle deelneemsters een verblindende uitstraling. Het resultaat mag er zijn! Echt fotomodellen .......WOUW ! Last but not least: Sandra Hassing, professioneel fotografe, was ook hier aanwezig en nam iedereen op leuke spontane wijze op de foto. Al met al; een complete en fantastische dag! Ik wil iedereen bedanken die een bijdrage heeft geleverd aan deze onvergetelijke dag!

D S P 07-12-15 15:43


NOTULEREN

NOG SNELLER

Snelschrift is in de praktijk door onder tussen duizenden gebruikers een beproefde methode. Het berust op het toepassen van verkortingsprincipes voor onze eigen Nederlandse taal waardoor razendsnel een brief opgenomen of een vergadering genotuleerd kan worden. Door het toepassen van de verkortingsprincipes ontstaat er een verkort schrift. Daarom wordt de methode ook wel Verkort Schrift Methode (VSM Methode®) genoemd. De VSM methode is toepasbaar op de iPad, iPhone, PC toetsenborden. De methode is ook volledig via alle toetsenbord te gebruiken. Het is derhalve een krachtige computersteno methode. Hierdoor kunt u met gemak de spreeksnelheid bijhouden. De tijd die nodig is voor het uitwerken is veel minder dan bij Steno. De verkorte woorden behouden hun overzicht en zijn daardoor sneller terug te lezen. Notuleren met de verkortschrift methode gaat zeker 2 keer zo snel als gewoon schrijven. Het is echter ook te gebruiken op een iPad, laptop of computer. Daarmee gaat het nog eens zo’n 35% sneller. Hierdoor kunt u het spreektempo bijhouden. Zo kunt u snel een gedicteerde brief opnemen, een vergadering notuleren of aantekeningen tijdens een telefoongesprek maken. De basistraining voor snelschrift (zelfstudie) is voor €59,95 (incl btw en verzendkosten) te verkrijgen via www.bol.com of www.snelschrift.nl

Voor meer informatie kijk op: www.snelschrift.nl/basistraining.html

DSP#04.indd 9

07-12-15 15:43


JOUW S  ECRETARESSENETWERK Het secretaressevak is volop in beweging. De functie van secretaresse verandert en evolueert voortdurend. Daarom kun je een (freelance) secretaresse gerust een professional noemen. Your Secretary Network, kortweg YSN, is ontstaan uit de NBFS (Nederlandse Belangenvereniging voor Freelance Secretaresses, opgericht in 2009 ten behoeve van freelance secretaresses) uitgebreid per 1 januari 2016 met de doelgroep managementondersteuners in loondienst. Via YSN kunnen opdrachtgevers en werkgevers die op zoek zijn naar een professional via de database in contact komen met de leden. Leden kunnen elkaar attenderen op opdrachten en/of vacatures. Als je elkaar kent, kun je beter inschatten of iemand past in het bedrijf. Daarnaast kunnen de leden (gratis) workshops bijwonen waar vakinhoudelijk van elkaar kan worden geleerd, maar ook workshops die zijn gericht om te netwerken en elkaar beter te leren kennen. Daarnaast bieden wij gecertificeerde opleidingen aan via gerenommeerde organisaties.

• YSN is een landelijke netwerkorganisatie in de vorm van een vereniging van en voor de ondersteuner. . • YSN is een professioneel netwerk, waarvan de leden elkaar weten te vinden. Veel van de activiteiten die worden georganiseerd, lenen zich voor het leggen van zakelijke contacten. • Kennis delen met anderen, inspiratie opdoen door uit je comfortzone te komen, heeft een positieve invloed op ieder mens. • Om volwaardig gesprekspartner te zijn voor haar leden en invloed op de beroepsomgeving te kunnen uitoefenen, is het nodig dat de vereniging aan verdere bekendheid wint (bv. wervingleden, bijeenkomsten). * Wie kennismaakt met YSN zal ervaren dat er tijdens de netwerkbijeenkomsten een plezierige, informele sfeer heerst. YSN is een platform voor professionele ondersteuners zoals PMO’ers, (directie)secretaresses, (management) assistentes, secretaressecoaches, PA’s, VA’s, officemanagers and more. • Met de opleidingen die worden aangeboden via de YSN Academie willen we de kennis en het niveau van onze leden hoog houden.

Meer weten? Kijk op de website: www.yoursecretarynetwork.nl

PA G .10 DSP#04.indd 10

|

D S P 07-12-15 15:43


DSP#04.indd 11

07-12-15 15:43


ZZP

MEET ZZP NEDERLAND Stichting ZZP Nederland: de belangenbehartiger voor zelfstandigen Stichting ZZP Nederland is de belangrijkste ondernemersorganisatie voor Zelfstandigen Zonder Personeel in Nederland. Doelstelling is het bevorderen van het ondernemerschap voor kleine zelfstandigen. Meer dan 37.000 zelfstandigen hebben zich individueel aangesloten. Dat maakt ons tevens tot een gewaardeerd aanspreekpunt voor ‘Den Haag’ waar op dit moment veel negatieve veranderingen voor ZZP’ers op stapel staan. Daar zullen we ons samen tegen moeten verzetten. Vanuit Stichting ZZP Nederland proberen we de positie van zelfstandigen zonder personeel te verbeteren. Dat kan alleen met een groot aantal aangesloten ZZP’ers.

Interview met ZZP Nederland, Frank Alfrink Als zelfstandige is Petra Nieuwveld aangesloten bij ZZP Nederland. Ze ondersteunen haar bij vragen heb over het ondernemerschap en ook juridisch hebben zij haar in het verleden bijgestaan. Dat was de reden dat zij een afspraak maakte met Frank Alfrink en hem een aantal vragen stelde. Hoe kunnen we het bedrijf het best omschrijven? Als een organisatie die… Zich inspant om de positie van zelfstandigen zonder personeel te verbeteren. Wat is de missie / visie / en het doel van ZZP Nederland? Stichting ZZP Nederland is de belangrijkste ondernemersorganisatie voor Zelfstandigen Zonder Personeel in Nederland. Doelstelling is het bevorderen van het ondernemerschap voor kleine zelfstandigen. Stichting ZZP Nederland helpt zzp’ers op weg en ondersteunt hen met raad en daad. ZZP Nederland geeft met een team van 16 mensen voorlichting en hulp op het gebied van juridische zaken, administratie, belastingen, verzekeringen, incassohulp, marketing en tal van andere zaken waar ondernemers mee te maken hebben. Daarnaast biedt het lidmaatschap veel collectief voordeel. Voor aangeslotenen zijn veel juridische documenten gratis beschikbaar zoals leveringsvoorwaarden, modelcontracten, debiteurenbeleid en incasso, invullen VAR Verklaring etc. Wat voor bedrijven/(branch)verenigingen zijn er bij ZZP Nederland aangesloten? Feitelijk zijn alle branches vertegenwoordigd. De grootste aangesloten sectoren zijn de zakelijke dienstverlening, de bouw en de zorg. Waar vraagt de markt op dit moment veel om? Uitleg over de nieuwe modelovereenkomsten (vervanging VAR) en veel vragen over de rechten en plichten van zzp’ers. Wat mag ik, wat moet ik. Wat kan ZZP Nederland betekenen voor de Zelfstandige Professional (freelance secretaresse)? Wat zijn de voordelen? We kunnen de zzp’er informeren over wat wel of niet te doen. We kunnen financiële voordelen bieden en de belangen in ‘Den Haag’ vertegenwoordigen. www.zzp-nederland.nl/artikel/waarom-aansluiten Heeft ZZP Nederland ook een stem in Den Haag? Meer dan 37.000 zelfstandigen hebben zich individueel aangesloten. Dat maakt ons tot een gewaardeerd aanspreekpunt voor ‘Den Haag’. We worden vaker wel dan niet uitgenodigd voor overleg in Den Haag. We hebben geen zitting in de SER.

PA G .12 DSP#04.indd 12

|

Per januari 2016 vervalt de VAR. Heeft ZZP Nederland standaard overeenkomsten die gratis te downloaden zijn? We zijn op dit moment bezig om enkele overeenkomsten op te stellen. Het grootste deel zal van de branches zelf moeten komen. Zelf heb ik elk jaar problemen met mijn aangifte? Kan ZZP Nederland mij daar ook bij ondersteunen? We kunnen u niet helpen bij uw individuele aangifte. Wel hebben wij kennis van algemene vragen omtrent aangiften. Als ik een conflict heb met mijn opdrachtgever, kan ZZP Nederland mij daarin dan adviseren? Zijn het standaard juridische vragen dan kan de helpdesk van ZZP Nederland u helpen. Zijn het specifieke vragen dan hebben wij daarvoor een Juridisch serviceabonnement. www.zzp-nederland.nl/artikel/juridisch-advies Hoe uniek zijn jullie wat dat betreft? We zijn de enige organisatie met een juridisch serviceabonnement, waarvan de kosten beduidend lager zijn dan bij een zakelijke rechtsbijstandverzekering Maak de zin af: jullie zijn pas echt tevreden als…? Als ondernemerschap gelijk wordt gesteld aan werkgever- en werknemerschap. ZZP Nederland in één zin? ZZP Nederland is de grootste onafhankelijke belangenbehartiger voor zelfstandig ondernemers in Nederland. Wat moet zeker nog genoemd worden, dat we nog niet besproken hebben? Het lidmaatschapstarief is slechts 20 euro (ex BTW) per jaar.

D S P 07-12-15 15:43


Reeds 10 jaar zijn Marcel Schwirz en Kim Linse de trotse eigenaren van Hotel Restaurant Lunia. Onze jarenlange ervaring zetten wij, met ons team, graag in om uw verblijf in Lunia onvergetelijk te maken. Hotel Restaurant Lunia is een kleinschalige locatie. Twee vergaderzalen, 18 kamers en een a la carte restaurant. Gelegen in Oldeberkoop, parel van de stellingwerven, Zuid-Oost Friesland. Dit monumentale pand is anno 2012 voorzien van 14 luxe kamers die voorzien zijn van modern comfort. Bij ons kunt u terecht voor een kleinschalige,, intieme bijeenkomst met persoonlijke begeleiding door een van onze medewerkers.

Molenhoek 2 8421 PG Oldeberkoop Telefoonnr. 0516 452 555 info@lunia.nl www.lunia.nl

DSP#04.indd 13

07-12-15 15:43


DE TOEKOMSTBESTENDIGE

SECRETARESSE

Hoe ziet de functie van secretaresse er over vijf of tien jaar uit? De wereld digitaliseert en in hoeverre gaan de huidige functies daarin mee. Kun jij als persoon deze veranderingen nog aan of ben je van mening dat het jouw tijd wel zal duren. Uiteindelijk is een veel gehoord gezegde: de jeugd heeft de toekomst. Maar is dat ook zo?

De filmserie Back to the Future is de afgelopen periode veel in het nieuws geweest. Het is dertig jaar geleden dat de eerste film in première ging. In de media is uitvoerig besproken welke futuristische snufjes uit de film onze tijd ook daadwerkelijk hebben bereikt. Als je vanuit die gedachte naar de toekomst kijkt vraag ik mij wel eens af: Hoe ziet mijn werk er over vijf of tien jaar? Werk ik dan nog steeds op dezelfde manier of heeft de digitalisering nog verder zijn intrede gemaakt.

letterlijk moet worden uitgewerkt. Met deze software behaal ik daar een behoorlijk grote tijdwinst mee. Maar het grootste voordeel is dat ik niet meer zulke ellenlange teksten hoef uit te typen.

Zelf werk ik als ZZP´er bij diverse gemeenten. Ook daar is een trend zichtbaar dat het werk anders wordt ingedeeld. Er wordt gewerkt met flexibele werkplekken waardoor minder vaste werkplekken nodig zijn. Maar de mens is een gewoontedier en wil toch graag aan dat ene bureau of op die specifieke afdeling werken. Ik heb zelfs geluiden gehoord dat mensen om die reden steeds vroeger naar hun werk gaan om net die ene plek te bemachtigen of dat zij een werkplek ´claimen´ door er foto´s neer te zetten. Nog moderner is de kantoortuin. Deze is vaak heel open en met veel groen ingericht. En ook daar zie je dat medewerkers hun ´plekje´ weer afbakenen. Zet deze trend zich door? Zullen de medewerkers zich aanpassen aan die situatie of werkt het andersom en krijgt iedereen toch weer zijn eigen plekje.

Carin Velt

Of deze trend zich doorzet? Ik weet het niet. Misschien dat we over vijf of tien jaar de feiten maar eens naast elkaar moeten leggen. Ik wens je veel leesplezier en deze tekst heb ik nog wel op de ouderwetse manier uitgetypt!

Tekst Redactie Office Support

Kuperssingel 187 3833 JP Leusden T. 06 23 06 56 66 E. carinvelt@kpnmail.nl

Zet de automatisering zich nog verder door in het secretaressewerk? Ik denk dat er nog wel een efficiencyslag te maken is. Waarom alles uittypen als het ook eenvoudiger kan. Vaak is het al mogelijk een tekst te scannen. Deze hoeft dan alleen nog maar bewerkt te worden waardoor je niet alles hoeft uit te typen. Maar het kan nog efficiënter. Sinds kort werk ik met een stemherkenningsprogramma. Hiermee kan ik de computer geheel via spraak bedienen. Open mijn mail. Microfoon aan of microfoon uit. Via allerlei korte commando’s bestuur ik mijn computer. Nu denk je natuurlijk: dat doe ik sneller als ik gewoon type. Dat klopt maar wat als je een vergadering van drie of vier uur hebt genotuleerd en deze bijna

PA G .14 DSP#04.indd 14

|

D S P 07-12-15 15:43


INTERVIEW MET SECRETARESSE VAN HET JAAR, ANNELIES Manpower organiseert elk jaar de verkiezing “Secretaresse van het Jaar “. Via social media zie ik dan de oproep staan en denk dan... wat zou het toch leuk zijn om hier aan mee te doen. Maar ach, ik doe al zoveel en om jezelf nu op te geven is ook zo wat. Ik heb Annelies gevraagd of zij wilde meewerken aan het interview voor dit magazine en zo spontaan als ze op de foto was, zo spontaan is zij ook. Lees hier mijn interview met de Secretaresse van het jaar 2015.

Voordat ik begin, wil ik je vragen om je zelf te introduceren. Wie ben, waar werk je etc. Annelies Toebes – Karssenberg, 32 jaar. Al negen jaar gelukkig getrouwd met Fernand (31) en moeder van Florian (5) en Manuel (1). Ik werk bij de gemeente Deventer. Ten tijde van verkiezing als secretaresse in de “fysieke hoek” van de gemeente Deventer, waarbij ik een team en projecten rondom vastgoed, gebiedsontwikkeling en leefomgeving ondersteunde. Per 1 september ben ik begonnen als ondersteuner voor de gemeenteraad. Daarin neem ik dié projecten op me die de samenhang tussen gemeenteraad en samenleving vergroten. Ik verzorg o.a. communicatieadvies, coördineer het Forum (maandelijks gesprek tussen de gemeenteraad en bewoners), houd me bezig met interactief vergaderen en nog veel meer. Deventer is een creatieve stad, die me in het hart gekropen is. Ook de gemeente zit vol creativiteit, ambitie en vernieuwing. Dat trekt me aan. Naast werk ben ik graag bezig met theater en muziek. Ik acteer zelf graag en speel viool. Prachtig om daarin iets te spiegelen of iets ongrijpbaars tastbaar te maken. Ook ben ik er altijd voor in om het leven te vieren met hoofdletter V. Dansen, een spontane picknick, een festival, een goed gesprek. Daar mag je me wakker voor maken. Wie heeft jou genomineerd voor deze verkiezing? Je leidinggevenden en/of collega’s of jezelf. Mijn leidinggevende destijds: Welmoed Santema samen met teammanager Antonique Hamaker. Bij de gemeente Deventer werken zo’n 60 ondersteuners (secretaresses van de wethouders, directie, projectassistenten en teamsecretaresses). Zij zitten samen in het team Ondersteunen, waarvan Welmoed één van de 2 teammanagers is. Met enige regelmaat voert zij interne “klantgesprekken” om een compleet beeld te krijgen van het functioneren van haar medewerkers. Tijdens zo’n klantgesprek met Antonique, de manager waarmee ik werkte, werd het idee geboren om mij te nomineren voor Secretaresse van het Jaar. De nominatie zelf vond ik al een grote eer en gaf mij ruimte om mijn (soms afwijkende) manier van werken uit te dragen.

Uiteindelijk hoor je dat je bij de laatste 3 genomineerden zit. Wat dacht je toen? Het werd al serieus toen ik bij de laatste 6 genomineerden behoorde. Aan mij werd gevraagd om een presentatie voor te bereiden voor de vakjury. In 10 minuten mocht ik presenteren waarom ik een uitblinker ben. De lokale kranten pikten het nieuws al op. Ook werd ik voorzichtig voorbereid op wat er zou volgen wanneer ik de verkiezing zou winnen. Dat was omvangrijker dan ik dacht. Vanaf dat moment ging ik ervoor om een finaleplek te bemachtigen. Gaaf om op de SS Rotterdam mijn verhaal te mogen presenteren en bovendien (samen met gemeenteambtenaar Marloek) te kunnen laten zien dat werken bij de gemeente uitdagend en vernieuwend is. Toen ik werd gebeld dat ik door mocht naar de finale was ik dan ook blij. Bij het nieuws dat Marloek en Jolanda mijn mede-finalisten zouden worden, werd ik nog blijer. Ik gunde hen beide de eerste prijs zo, dat dit voor mij een ontspannen traject werd. Runner Up worden of een derde prijs in ontvangst nemen, was me in dit geval een eer geweest. Daarbij moet ik wel zeggen dat mijn omgeving (vooral collega’s en familie) mij zo fanatiek steunden, dat ik voor hen graag wou winnen. Je bent in april 2015 gekozen tot Secretaresse van het jaar 2015. Wat houdt dat precies in? In 1985 begon Manpower de Verkiezing Secretaresse van het Jaar om het secretaressevak de waardering te geven die het verdient. Inmiddels is deze verkiezing uitgegroeid tot één van de meest toonaangevende in Nederland. Een combinatie van jurering, campagnevoering én stemmen via deze website, leidt tot de uiteindelijke winnares. De verkozen Secretaresse van het Jaar is elk jaar weer de ultieme ambassadeur van dit mooie vak. (bron: www.secretaressevanhetjaar.nl) Met het winnen van de titel weet ik me een jaar lang ambassadeur van ons vakmanschap. Mijn titel heeft ook een publieke zijde. Ik ben een graag geziene gast, mensen vinden het leuk als de Secretaresse van het jaar spreekt, schrijft of live aanwezig is. Ik houd presentaties op scholen of tijdens events. Ik geef interviews, live op de radio, maar ook voor vakbladen. Ik schrijf maandelijks een blog over de ervaringen en inzichten van de Secretaresse van het Jaar. Vorige winnaressen werden ook uitgenodigd voor de uitblinkerslunch bij de koninklijke familie of door een televisieprogramma.

DSP DSP#04.indd 15

|

PA G.1 5 07-12-15 15:43


Ik kan me voorstellen dat je met deze titel een baan naast je huidige baan hebt. Of zie ik dat nu helemaal verkeerd? Zo zie ik dat ook. Dit jaar heb ik twee banen die ik beide op een goede manier wil invullen. Naast een jong gezin is dat af en toe best veel. Mijn man Fernand staat vierkant achter me en geeft zoveel ruimte. Hij straalt aan alle kanten uit: “Meid, dit is jouw jaar. Geniet ervan!”. Ook mijn werkgever geeft me die ruimte en heeft begrip wanneer ik voor de zoveelste keer mijn werkritme omgooi. Door de gemeente Deventer voel ik me aan alle kanten gesteund om dit jaar aan te gaan. Dat vind ik bijzonder.

INTERVIEW

Naast het winnen van de ambassadeursrol werd ik ook nog eens enorm in de watten gelegd met een mooi prijzenpakket, waaronder een vierdaagse naar Ibiza, een overnachting en coachingstraject in het Droombaanhotel, opleiding, een kledingconsult en veel meer. Als ambassadeur van het secretaressevak word je vaak gevraagd voor lezingen en/of bijeenkomsten. Kun je in een paar zinnen uitleggen wat je dan precies zegt? Ik vertel waarom ik ben gekozen tot uitblinker. Uitblinken heeft voor mij alles te maken met stralen. In mijn werk straal ik wanneer ik mijn kleur (of persoonlijkheid, talent) kan toevoegen aan het palet van de organisatie. Daarom gaat mijn verhaal over: Kleur kennen Kleur bekennen Kleur toevoegen “Ik verras de mensen in mijn omgeving graag met creativiteit, lef en een beetje humor. Ik neem het voortouw in innoverende initiatieven, daar worden mijn collega’s enthousiast van. Voor mij is het een sport om de nieuwste ontwikkelingen in mijn vakgebied te ontdekken en die de volgende dag toe te passen op mijn werk. De energie die me dit geeft, deel ik graag met andere secretaresses. Uitblinken heeft voor mij alles te maken met stralen” (hoe ik mezelf vaak aankondig) Hoe kijk je terug op het afgelopen jaar? Als een groot cadeau. Het uitpakken houdt maar niet op! De nominatie voelde al bijzonder. Daarna volgde een stroom van aandacht via kranten, social media en bemoedigende woorden van mensen om mij heen. Na het winnen van de verkiezing heb ik veel nieuwe dingen mee gemaakt in de categorie : “Once in a lifetime”. Live op de radio, interviews bij vakbladen, spreken op events, mijn foto op de matrixsborden van Deventer met een warm welkom toen ik de dag na de verkiezing Deventer binnen reed, bloemen van de burgemeester en ga zo maar door. Overweldigend! Ook heeft het veel deuren geopend naar nieuwe netwerken, mensen die zich graag met mij linken op LinkedIn en werd ik gevraagd om te solliciteren en aangenomen in mijn huidige functie waarin ik voor nieuwe uitdagingen sta en me verder mag ontwikkelen. Wat staat er in 2016 voor jou op de planning als secretaresse van het jaar? Voor 2016 verwacht ik nog uitnodigingen van scholen en events om te spreken. Ook neem ik zitting in de jury. Weer een nieuwe ervaring waar ik nu al naar uit kijk. Het lijkt me geweldig om de kandidaten te zien, geïnspireerd te raken door hun verhalen om vervolgens als jury een uitblinker te kiezen die het stokje medio april van me overneemt. En tussendoor verzilver ik denk ik een ontspannen overnachting in het luxe New York hotel van Rotterdam.

PA G .16

DSP#04.indd 16

|

Zijn er speciale eigenschappen die je moet hebben voor deze titel? Persoonlijk denk ik dat kandidaten de jury elk jaar weer (kunnen) verrassen. Waar de een uitblinkt in organisatie, blinkt een ander uit in creatieve oplossingen, talen, stressbestendig werken, innovatieve ideeën of effectiviteit. Kijkend naar de zes kandidaten van dit jaar was ik stuk voor stuk onder de indruk van heel verschillende talenten. Enthousiasme voor het vak en dat over kunnen brengen, lijkt me wel een absolute pré. Ook moet iemand zich blijvend willen ontwikkelen. Nieuwsgierig zijn naar mogelijkheden en dat willen toepassen in werk. Ik wil je een aantal stellingen voorleggen: Over 10 jaar bestaat de functie secretaresse niet meer. Ik denk dat de functie over 10 jaar zeker nog bestaat. Wel is de wereld van werk dan sterk veranderd. Een goede secretaresse zet haar talenten daarom steeds op een nieuwe manier in. Ze past zich aan naar de tijd. Ze is niet te vervangen door techniek, maar maakt er op een slimme manier gebruik van. Zonder je zelf te ontwikkelen heb je straks geen baan meer. Ik denk wel dat mensen die zich niet ontwikkelen het grootste risico lopen straks overbodig te zijn. Tegelijk kan ik me niet voorstellen dat iemand zich niet wil ontwikkelen. Jouw werkomgeving verandert, dus verander je mee. Sterker nog, verandering biedt de kans om je werk te kleuren met jouw eigen kleur. Secretaressedag moet blijven – het is een leuk initiatief. Een lastige stelling dit. Vooral het idee achter secretaressedag waardeer ik enorm, namelijk de secretaresses, die normaal anderen laten stralen, zelf in het zonnetje zetten. Laten weten dat hun werk wordt gewaardeerd. Ik ben daarin wel gevoelig voor echtheid. Ik vind het heel bijzonder wanneer iemand laat merken dat mijn werk wordt gewaardeerd, wanneer ik daarin echtheid proef. Een secretaressedag wordt mooi wanneer iemand dat zo weet in te kleuren. Het Nieuw Werken is niet geschikt voor een secretaresse Het Nieuwe Werken is zonder twijfel geschikt voor een secretaresse. Zelf werk ik al jaren plaats- en tijd onafhankelijk. Wel vraagt het andere manieren van samenwerken en afstemming. Beide zullen vaker digitaal plaatsvinden is mijn ervaring. Gelukkig biedt de wereld van nu daarvoor veel mogelijkheden. Een heel scala, zodat je het middel kunt kiezen dat past bij de vraag die voorligt. Als laatste: Het leukste van secretaresse zijn is……………….. …de centrale plek die je als secretaresse hebt. Wij zijn vaak het middelpunt van een grote stroom aan informatie, dé contactpersoon voor de mensen om ons heen, degene met wie persoonlijke verhalen worden gedeeld of mogelijkheden worden doorgegeven. We zitten bij allerlei overleggen. Wie dat vervolgens weet te verbinden, heeft goud in handen.

D S P

07-12-15 15:43


19 JUNI 2015 WORKSHOP ASSERTIEF OF LIEF Op vrijdag 19 juni jl. vond de workshop Assertief of Lief plaats. De workshop werd gegeven door Wendy van Co-Axi Training en Coaching. We waren te gast in Putten bij het Hof van Putten. Een super mooie locatie met zeer veel mogelijkheden. We werden ontvangen door Petric Rebergen die ons kort iets vertelde over het Hof van Putten. Na de koffie en de thee begon de workshop. Aan de hand van stellingen werd bij mij al duidelijk wat voor ‘persoon’ ik was (en nog steeds ben). Ook de aanwezige secretaresses knikten en ook zij zagen een duidelijk beeld bij zichzelf. Ben ik nu blauw, geel, rood of juist groen!? Geweldig om te zien! Vervolgens werd de groep in 2-en gesplitst voor het bedenken van een case. De case werd centraal behandelt en ook nagespeeld. Wat goed naar voren kwam was de assertiviteit die bij veel secretaresses toch ‘ontbreekt’. Want moet je nu ja of nee zeggen tegen een bepaalde opdracht? Hoe stel ik me op tegenover mijn baas? Kortom, dilemma’s blijven het! Toch door assertiviteit te gebruiken, kom je echt verder dan je denkt!

Na de workshops nam Petric ons mee naar het restaurant en vertelde de achtergrond van het gebouw, de locatie, de bereiding van het eten etc. Eenmaal aan tafel werden we verrast door het zeer lekkere eten. Na de heerlijke lunch namen we afscheid van elkaar en ging iedereen naar huis met een voldaan gevoel. Enkele reacties van deelnemers: “Het was een super leerzame en gezellige dag! “ “Ik heb wederom genoten ! Dank voor de organisatie” “Hoe krijgen jullie het voor elkaar? Wat een ontzettende leerzame dag, ondanks dat veel tips herkenbaar klonken”

UNIGLOBE Westland Business Travel biedt haar klanten een complete reisservice. Van vliegtickets tot verzekeringen en van hotelovernachtingen tot groepsreizen. Uniglobe Westland Business Travel verdiept zich in de behoefte van de klant. Niet alleen doen wat de klant vraagt, maar leveren wat de klant nodig heeft. Het doel is ontzorgen! En als er onverhoopt iets gebeurt onderweg, dan kunt u het kantoor 24 uur per dag 7 dagen in de week bereiken.

Heb je een vraag over hoe je binnen jouw organisatie tijd, geld én reistijd kunt besparen op een zakelijke reis? Schroom dan niet om deze via info@uniglobewestland.nl te stellen. Vanzelfsprekend staan wij je ook graag telefonisch of persoonlijk te woord. Je kunt ons bereiken op telefoonnummer 0174 -219 247.

DSP DSP#04.indd 17

|

PA G.1 7 07-12-15 15:43


NEO SMARTPEN N2 NeoLAB heeft de Neo Smartpen N2 ontwikkeld om de kloof tussen papier en digitaal te overbruggen. De N2 in combinatie met Neo notebooks en de Neo Notes app verzorgen de perfecte integratie van wat we schrijven of tekenen op papier en om dit direct te transformeren tot de digitale wereld.

Begin en schrijf Begin simpelweg te schrijven met de N2 op het NcodeTM papier. De N2 wordt automatisch ingeschakeld en herkend op welke pagina en in welk notitieboek je schrijft. De Neo Notes app hoeft niet geopend te zijn tijdens het schrijven, de N2 kan 1.000 pagina´s geschreven teksten opslaan. Wanneer je later de Neo Notes app aanzet wordt de informatie van je pen automatisch gesynchroniseerd met de Neo Notes app. Wanneer je de Neo Notes app open hebt staan op je smartphone of tablet dan kun je ook de audio gekoppeld aan je geschreven teksten direct digitaal vastleggen. Zo vergeet je niets meer van je gesprekken of vergaderingen.

Bewaar en deel Klik op het email icoon op het papier of deel je notities via de social media. Je kunt de notities exporteren in verschillende formaten, ook in getypte tekst met de tekstomzettingsfunctie van Myscript of direct in de cloud naar o.a. Google Drive, Dropbox en nog veel meer. Als je niets wilt missen gebruik dan de autosync met Evernote. Al de notities worden automatisch gedeeld met je Evernote account en zijn daardoor overal in te zien en te gebruiken.

Ontdek en bewerkt N2 Zet je geschreven notities om naar digitale tekst en zoek op trefwoorden. Voeg onbeperkt je tags toe aan je notities zodat je de aantekeningen direct kunt organiseren en snel kunt terugvinden. Kopieer je notities en je ideeĂŤn-, to do- of dit moet ik onthoudenboek. Bekijk in je activiteitenagenda wanneer, waar, hoe laat en ik welk boek de notities zijn gemaakt.

SchrijfOp.nl Satellietbaan 41c 2181 MG Hillegom +31(0)23-3020205

PA G .18 DSP#04.indd 18

|

Meer informatie: www.schrijfop.nl

D S P 07-12-15 15:43


? ?

?

VERSLAAFD AAN SOCIAL MEDIA? IS HET VOOR HET SECRETARESSEVAK BELANGRIJK?

? ?

?

Een op de zes zegt verslaafd te zijn aan sociale media. Bij vrouwen schijnt dit meer te zijn, dan bij mannen. Wij vrouwen zitten langer op diensten als Facebook, Whatsapp, Instagram, Skype en YouTube. Zes op de tien vrouwen krijgen een goed gevoel als hun berichten geliket, geretweet of gedeeld worden. Bij mannen is dat minder dan de helft. Vrouwen vinden het ook vervelender en worden onrustiger dan mannen wanneer ze niet online kunnen gaan. Ze zijn vaker bang dat ze dan iets missen. Ook krijgen vrouwen vaker een goed gevoel als ze veel contacten hebben. Toch vinden vrouwen en mannen persoonlijk contact belangrijker dan via sociale media. De diensten kunnen wel helpen bij het contact met familieleden en vrienden die ver weg wonen. Bijna de helft van de vrouwen en mannen erkent dat sociale media negatieve gevolgen hebben voor hun leven. Ze slapen bijvoorbeeld ’s nachts slechter, ze kunnen zich minder goed concentreren en hun cijfers op school gaan achteruit. Een kleine groep zegt zelfs dat ze slechter contact met familie en vrienden hebben door sociale media. We kunnen niet meer zonder het internet. Urenlang speuren we op het web naar allerlei informatie. En steeds meer mensen besteden tijd aan LinkedIn, Facebook en zelfs Twitter. Maar wat is het nut van Social Media voor de secretaresse?

Is het voor het secretaressevak van belang om je hierin te verdiepen? JA!

• Wees zichtbaar en actief in de digitale wereld waarin je elkaar online leert kennen, de juiste mensen en informatie aantrekt en elkaar helpt! • Steeds meer mensen gaan via LinkedIn, Facebook en Twitter op zoek naar nieuwe klanten, een nieuwe baan, leveranciers, partners, sponsors, vrijwilligers, experts binnen of buiten jouw organisatie.

Maar wat is eigenlijk het nut van social media voor de secretaresse?

Door kennis te nemen van onderwerpen die raakvlakken hebben met jouw werkgebied maak jij je allround. Een rechterhand die onderscheidend is en meedenkt met de organisatie. Je bent van meerwaarde als je weet in te schatten wat de tijdsinvestering is van social media, hoe je het beste kunt plannen, bijhouden en uitvoeren. Je kunt dan anderen adviseren over het nut van LinkedIn, Facebook en Twitter.

COLOFON DSP Magazine, het magazine waarin informatie wordt gegeven aan de professionele secretaresse / pashouders en de aangesloten bedrijven. Het is een uitgave van Bureau ARTEP / De Secretaressepas.

Redactie, advertentie-acquisitie Petra Nieuwveld info@desecretaressepas.nl Vormgeving & opmaak: Niels Timmerman Grafische Vormgeving Drukwerk: E.S.E.D.

Postbus 1155 3800 BD AMERSFOORT Telefoon: 0650806778 Website: www.desecretaressepas.nl E-mail: info@desecretaressepas.nl

Digitaal magazine Het magazine kan via de website www.dspmagazine.nl worden ingezien.

Facebook: www.facebook.com/desecretaressepas Twitter: @secretaressepas LinkedIn: www.linkedin.com/in/desecretaressepas

Verzending en facturering Bureau ARTEP / De Secretaressepas

Niets uit deze uitgave mag op enigerlei wijze worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder schriftelijke toestemming van de uitgever. De uitgever behoudt zich het recht voor advertenties zonder opgaaf van redenen te weigeren.

ENJO Y DSP#04.indd 19

YO UR

LI FE

DSP

|

PA G.1 9 07-12-15 15:43


A1 PLAZA Ruimtevaart 8 3824 MX Amersfoort 033- 4681988 www.a1-plaza.nl

DSP#04.indd 20

07-12-15 15:43

DSP Magazine 4  

Hét magazine voor de pashouders en de bedrijven die zijn aangesloten bij De Secretaressepas

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you