10 minute read
ÉLETVITEL ÉS/VAGY ÉLETMÓD? - 4. rész: Időbeosztás, napi rutin és prioritások
Landgraf Arnold
ÉLETVITEL ÉS/VAGY ÉLETMÓD?
4. rész: Időbeosztás, napi rutin és prioritások
Ez a rész annak a tematikának a folytatása, amit az első részben (februári szám) az életvitelnél fejtettem ki és melynek az otthonteremtéssel foglalkozó részét a márciusi számban taglaltam. De áprilisban tettem egy kis kitérőt „Kapcsolatok és/vagy elszigetelődés” címmel, mert bár szorosan nem tartozik az életvitel témaköréhez, mégis jelentősen képes befolyásolni életvitelünket és életmódunkat.
Életvitelünk kialakításában nagy szerepet játszik az idő és annak megfelelő beosztása. Mai versengő világunkban pedig kifejezetten nagy jelentőséget tulajdonítanak neki és megjelentek az olyan kifejezések, mint időgazdálkodás és időmenedzsment. Számomra azonban ezek a modern kifejezések lélektelenek, mert nem látom bennük a valódi értékeket és az emberi érzéseket. Ezért én inkább időbeosztásról beszélek, ha már a lineáris idő „fogságában” élünk, hiszen ezt már nagyanyáink és nagyapáink is megtették, ugyanis enélkül ők sem tudták volna ellátni feladataikat.
Mindenki valamilyen módon – jól, rosszul – de kénytelen beosztani az idejét, mert anélkül káosz lenne az élete. Néhányan ezt ösztönösen jól csinálják, de a legtöbbünknek ez komoly kihívást jelent a mai rohanó és lélektelen világunkban.
Éppen ezért Kedves Olvasó szeretnék néhány jól működő megoldást adni a kezébe, melyet az elmúlt évtizedekben fedeztek fel, vagy dolgoztak ki az ezzel a területtel foglalkozó szakemberek.
Ahhoz azonban, hogy egyáltalán beszélhessünk az időbeosztásról, meg kell néznünk, milyen módon irányítjuk az életünket: reaktívan vagy pro-aktívan.
A reaktív embert érzései, érzelmei irányítják, így hagyja, hogy a körülmények áldozata legyen. Nem tudatosan dönt, hanem reagál. Leginkább érzelmi alapon és a megszokott mintái és sémái alapján hozza meg döntéseit és ezek alapján cselekszik. Másokat okol rossz sorsa miatt és legtöbbször kibújik a felelősség alól.
A pro-aktív ember viszont a külvilág eseményeire nem a korábban rögzült vagy megtanult viselkedési minták alapján reagál, hanem tudatosan (szabadon) dönt és céljainak, valamint saját értékei mentén, magáért kiállva ad választ az élet kihívásaira. Ezzel vállalva a felelősséget döntéseiért.
Az időbeosztás szempontjából a reaktív ember csak fut az események után és hagyja, hogy a történések negatívan befolyásolják életvitelét. Azt az elvet vallja, hogy nem rajta múlik az időbeosztása.
Ezzel szemben a pro-aktív ember tudatában van annak, hogy rajta múlik, hogyan osztja be az idejét. Ezért használja azokat az eszközöket és technikákat, mellyel irányítani tudja az életét és úgymond elébe megy az eseményeknek.
Talán Önben is fölmerül a kérdés Kedves Olvasó: „Hogyan válhat valaki pro-aktívvá?”. Lássuk:
1. Kezdje el megfigyelni azokat az embereket, akik önnek pozitív mintaként szolgálnak ezen a területen. Figyelje meg őket hogyan kommunikálnak, milyen módon oldják meg az élet kihívásait. Kérdezze meg őket, hogyan csinálják, kérjen tőlük tanácsot. Így nemcsak egy új szemléletmódot lesz képes elsajátítani, hanem új kapcsolatokra is szert tehet. Higgye el, ezeknek az embereknek a legtöbbje örömmel fog Önnek segíteni.
2. Kezdje el más szemszögből megvizsgálni élete eseményeit, mert a majd 20 éves terapeutai és mentori tapasztalatom alapján elmondhatom, hogy nincs olyan dolog, aminek ne lenne jó oldala is. Csak meg kell tanulnunk meglátni, hogy az adott életesemény mit tanít nekünk.
3. Kezdjen el tudatosan másképp fogalmazni. Ne feltételes módot használjon, hanem kijelentő módban mondja el, amit akar. Pl.: „Megtennéd nekem ezt vagy azt?” helyett „Tedd meg kérlek, hogy …”. Vagy „El kéne mennem.” helyett „Úgy döntöttem, hogy elmegyek!” stb.
De olyan megfogalmazásokon is változtathat, mint: „Nem tehetek semmit.” helyett „Megkeresem a lehetőségeket!”. Vagy „Fogalmam sincs mit tegyek” helyett „Tudok dönteni és képes vagyok megtenni!”.
4. Vizsgálja meg viselkedési mintáit és annak hatásait az életére. Ez abban is segíteni fog Önnek, hogy a későbbiekben képes legyen új szokásokat elsajátítani.
A megfelelő időbeosztás kialakításához azonban valamire még elengedhetetlenül szükség van. Arra, hogy megtanuljunk fontossági és sürgősségi sorrendet kialakítani a feladataink, tevékenységeink között. Ezt, az ún. Eisenhower-ablak (időgazdálkodási mátrix) segítségével tudjuk meghatározni. Két tengely mentén, négy tevékenység-ablakba sorolta Eisenhower a teendőket.
Az időtengely mentén vannak a sürgős és nem sürgős dolgaink. A sürgős feladatok azonnali cselekvést igényelnek, míg a nem sürgőseket később is elvégezhetjük.
A prioritás tengelyen a fontos és nem fontos tennivalók helyezkednek el. Azt tartjuk fontos tevékenységnek, ami céljainkhoz és értékrendünkhöz egyaránt illeszkedik.
A fentieknek megfelelően négy ablakba tudjuk elhelyezni a teendőinket.
1. Sürgős és fontos – határidős munkák, válságos- és krízishelyzetek, alapvető biológiai szükségleteink. Ez az azonnali, halasztást nem tűrő ablak.
2. Fontos, de nem sürgős – tervezés, önfejlesztés, célkitűzések, tanulás, olyan dolgok, amik megnyugtatnak és feltöltenek bennünket, amik biztosítják előrehaladásunkat és fejlődésünket. Ezekkel a tevékenységekkel tudjuk megelőzni vagy megkönnyíteni a megoldását a krízishelyzeteknek. Ez az eredményesség ablak.
3. Sürgős, de nem fontos – azok a dolgok melyek félbeszakítanak bennünket egy adott tevékenység közben. Telefonhívás vagy üzenet, email, váratlan „vendég”, más emberek feladatainak megoldása (ez rendszerint önbecsapás). Vagy olyan konfliktusokat elkerülő tevékenységek, melyeket legtöbbször nyűgként élünk meg.
4. Nem sürgős, nem fontos – ezek a látszattevékenységek, amik csak az időnket rabolják, de nem nyújtanak örömöt, sőt le is fárasztanak bennünket és passzívvá válunk tőlük. Ilyen pl. az interneten böngészés.
Ezek alapján elmondhatjuk, hogy akkor gazdálkodunk jól az időnkkel, ha a nem sürgős, de fontos tevékenységek teszik ki időnk nagyobb részét, mert akkor hosszútávú céljainkra figyelünk. Sajnos azonban sokunknak erre nincs ideje, mert ezeknek az „időrabló” teendőknek nem látjuk az azonnali hasznát. Ezért megosztok itt egy rövid történetet Önnel Kedves Olvasó, ami rávilágít erre a látszólagos ellentmondásra:
„Egy konyhai kisegítő életlen késével kínlódva próbálja összevágni a főzéshez szükséges alapanyagokat, amikor meglátja ezt a séf és odaszól neki.
- Miért nem élezed meg azt a kést fiam?
Erre a konyhai kisegítő válasza:
- Nem érek én arra rá főnök.”
Most, hogy így átnéztük mi kell ahhoz, hogy el tudjuk kezdeni jól beosztani az időnket, nézzük meg milyen típusú időbeosztásokat használhatunk.
1. Listák és jegyzetek készítése – ennél a „technikánál” még semmilyen módon nem rangsoroljuk a teendőinket, hanem listákat írunk vagy cetlikre jegyzeteljük az aktuálisnak vélt feladatainkat. Ezeket úgy próbáljuk meg fontossági és sürgősségi szempontok alapján különválasztani, hogy más színű cetlikre írjuk, vagy sorrendbe rakjuk őket, esetleg a listán kiemeljük valamilyen módon. Majd, ha elvégeztük a feladatot kihúzzuk a listáról, vagy eldobjuk a listát. Ennél a módszernél azonban nem merül fel az, hogy rangsoroljuk feladatainkat, ezért ennél a „technikánál” még nem beszélhetünk valós időbeosztásról.
2. Tevékenységtervezés – Itt már használunk határidőnaplót, vagy más rendszerező felületeket, amik révén már tudunk tervezni. Azonban még ekkor sem végezzük el a feladataink rangsorolását, ezért a váratlan feladatok felborítják azt a sorrendiséget, amit már korábban felállítottunk. Így a teendők közül, nem mindig az lesz a „nyerő”, amelyik a leginkább lényeges (sürgős és fontos).
3. Célok megfogalmazása és a teendők rangsorolása – Ez a napi tervezés módszere, ahol a célok elérése mellett figyelembe vesszük a fontossági sorrend meghatározását is. Azonban ez a szemlélet „feláldozza” az embert, mint társas lényt a hatékonyság oltárán, ugyanis minimalizálja az emberek közötti kommunikációt, ami viszont az ember alapvető pszichológiai szükséglete. Így az emberek hamarabb kiégnek, mert nem az eredményességre, hanem a hatékonyságra koncentrálnak. Az eredményességben ugyanis az is benne van, hogy az egyén és a kapcsolódó személyek egyaránt jól érezzék magukat a folyamatban és ne kelljen lemondaniuk a hatékonyság miatt olyan dolgokról, melyek a társas életet (család, barátok stb.) és a jól-lét érzését kirekesztik az életükből. Pl. Egy nyilvános előadáson, egy kihívó vagy időn túli kérdés meg nem válaszolása (az időkeret tartása miatt), ugyan lehet hatékony, de az eredmény szempontjából (megtartani az emberek bizalmát és érdeklődését) nem a legmegfelelőbb döntés.
4. Elv- és értékalapú időbeosztás – Az időbeosztást tágabb nézőpontok alapján végezzük, ahol az ember fontosabb, mint a teendők. Ezért ez a módszer amellett, hogy a napi tervezés elveit használja, heti tervezést javasol, mert ebben az esetben rugalmasabban kezelhetők a napi teendők és teret tudunk adni a spontaneitásnak. Így figyelembe tudjuk venni az embert is, mint „tényezőt”. Ugyanis különbséget kell tennünk a dolgokkal kapcsolatos hatékonyság és az ún. személyes hatékonyság között. A tennivalókkal kapcsolatos hatékonyság esetében az a cél, hogy a lehető legrövidebb idő alatt végezzünk velük. Azonban a személyes hatékonyság esetében az a cél, hogy a helyes, az egyén számára megfelelő dolgokkal foglalkozzunk, olyanokkal melyek a személy számára igazán fontosak és értékesek.
Ezeken a technikákon túl még két módszerről szeretnék említést tenni, melyek segíthetnek Önnek Kedves Olvasó a megfelelő időbeosztás kialakításában. Ezek azonban már inkább a hatékonyságát növelik az időbeosztásnak.
- Promodoro technika – Lényege, hogy akkor tudjuk a leghatékonyabban végezni a tevékenységünket – legyen az munka vagy tanulás – ha bizonyos ideig csak egy feladatra koncentrálunk, majd tartunk egy rövid szünetet. A technika lényege: 25 perces időszakok alatt kizárólag egy feladatra koncentrálva dolgozunk, majd tartunk 5 perc szünetet. A szünetben kávézhatunk, megmozgathatjuk magunkat vagy légzőgyakorlatokat végezhetünk. Ezután újabb 25 perc és utána megint 5 perc szünet. Amikor túl vagyunk négy 25 perces szakaszon, akkor tartunk egy hosszabb 15-20 perces szünetet. A hosszabb szünetekben pihenhetünk, olvashatunk, információt gyűjthetünk. Viszont a 25 perces időszakban minden mást zárjunk ki és csak arra az egy feladatra koncentráljunk.
- Intézz el mindent technika – Ennek az a lényege, hogy minden nap összeírjuk, amit aznap el szeretnénk végezni. Ezután az egyszerűbb, könnyebb feladatoknak azonnal neki is láthatunk. A nagyobb vagy bonyolultabb feladatokat pedig érdemes kisebb feladatokra bontani, így könynyebb átlátni, hogy azok mennyi időt és energiát igényelnek. Ezáltal pontosabb képet kapunk a folyamatokról és sokkal gördülékenyebben tudunk haladni.
Most, hogy bemutattam ezeket a technikákat, amik segítik a megfelelő időbeosztás kialakítását, még rá kell világítsak két másik szempontra is ezzel kapcsolatban.
Időbeosztásunkat nemcsak a klasszikus teendők alapján alakíthatjuk ki, hanem aszerint is, hogy melyik életterületre mennyi időt akarunk rászánni, illetve melyik élet-szerepünkben menynyi időt szeretnénk eltölteni. Ehhez is adok egy kis támpontot, ezzel is segítve a megfelelő időbeosztás kialakítását.
Ahhoz, hogy sikeresek és boldogok legyünk az életben arra is szükség van, hogy tudatosan legyünk jelen a különböző életterületeken. Azonban terapeutaként és mentorként azt látom, hogy az emberek nagy része hajlamos elhanyagolni bizonyos életterületeket. És most az okokat ne firtassuk. Ahhoz azonban, hogy ezen változtatni tudjunk, érdemes tudni, hogy melyek azok az életterületek, melyeket elhanyagolunk. Én most megosztok itt egy felosztást, ami 10 életterületet ölel fel.
1. Család; 2. Egészség; 3. Pénzügyek; 4. Karrier; 5. Kapcsolatok; 6. Személyes fejlődés; 7. Kreativitás; 8. Otthon; 9. Tanulás; 10. Szórakozás, hobbi
Ez nem „szent írás”, ezért, ha Ön úgy érzi Kedves Olvasó, hogy más életterületi felosztás mentén éli az életét, hát akkor az alapján keresse meg az elhanyagoltnak érzett életterületet.
Az életterületek mellett érdemes megvizsgálni azt is, hogy az egyes szerepeinkben mennyi időt töltünk el. Itt nem színházi szerepekről van szó, hanem azokról a szerepekről, melyeket nap mint nap betöltünk, csak nem tudatosítjuk magunkban. Hiszen másképp viselkedünk anyaként vagy apaként és másképp beosztottként vagy főnökként. Persze, ha nem keverjük össze őket.
Segítek! Én az alábbi szerepeket töltöm most be az életemben jelenleg: apa, testvér, társ (pár), barát, terapeuta – mentor, író, tanító, önmagam, szomszéd, albérlő, fogyasztó, vásárló. Természetesen ezektől eltérő szerepeket is betölthetünk, sőt ezek a szerepek változnak, mert vagy teljesen eltűnnek (pl., ha elveszítjük a szüleinket megszűnünk gyereknek lenni), vagy kevésbé hangsúlyosak lesznek életünk más-más szakaszaiban. Ezeket megvizsgálva könnyen megfogalmazhatjuk, hogy melyik szerepben szeretnénk több vagy minőségibb időt eltölteni.
Nem véletlenül emeltem ki önmagamat, mint szerepet, mert azt látom, hogy ebben töltünk el a legkevesebb időt. Ugyanis nem ismerjük saját magunkat, ezért félünk magunkkal lenni. Ugyanis, ha kettesben maradunk önmagunkkal, akkor óhatatlanul szembe kell nézünk sajátmagunk árnyékos oldalával is, ami rendszerint nem kellemes. Ugyanakkor elkerülhetetlen ahhoz, hogy fejlődjünk és tudatosodjunk.
Ezért azt javaslom Kedves Olvasó, hogy amikor időbeosztást készít tudatosan építse be az önmagával való időtöltést.
Forrás: Máthé Judit – Hatékony időgazdálkodás
