Spacewell Germany Magaxin 2020

MAGAXIN SPACEWELL GERMANY // KUNDENMAGAZIN

TOP THEMEN SMART WORKPLACE FLEXIBLE OFFICES

VERWALTER DES JAHRES 2020 UNSER KUNDE MORTENSEN IMMOBILIEN

ROUND TABLE DIE WICHTIGSTEN iX-HAUS NEUERUNGEN DIESES JAHRES

UND PARTNERLÖSUNGEN

SMART BUILDING SERVICES UND INTELLIGENTES FLÄCHENMANAGEMENT

DIGITALE IMMOBILIENVERWALTUNG UNTER EINER BENUTZEROBERFLÄCHE

AUSGABE NR. 4

LIEBE LESER*INNEN Mehr als 3.000 konstruktive Kunden- und Interessententermine, erfolgreiche Kundentage mit über 300 Teilnehmern, das erste Mal ein eigener Messestand auf der Expo Real und der Besuch von Servpark, Sic & Co. - so, oder so ähnlich ließe sich ein Editorial normalerweise schön beginnen. Die Aneinanderreihung der Highlights eines erfolgreichen Jahres eignet sich in der Regel besonders, um ein Magazin, das zum Ende eines Jahres erscheint, einzuleiten. Wie wir alle, mal etwas mehr, mal etwas weniger, schmerzlich feststellen mussten, ist in diesem Jahr leider nichts normal und inzwischen die „neue Normalität“ in aller Munde.

Welche Auswirkungen das für jeden Einzelnen hat, lässt sich schwer überblicken. Zu viele Einflussfaktoren wirken ein. Mir selbst fehlen ganz besonders die persönlichen Kontakte. Treffen mit Freunden, Bekannten, Nachbarn und natürlich Kollegen, Geschäftspartnern und unseren Kunden. Der Immobilienwirtschaft sagt man ja nach, sie sei ein „People’s Business“ und lebt von dem persönlichen Kontakt, den man zueinander pflegt. Messen, Roadshows, Events und Branchentreffen - all das ist spätestens ab dem zweiten Quartal gecancelt oder ins Web verlegt worden.

Und da ist es auch schon, mein Stichwort: Web bzw. online oder digital. Wenn man der aktuellen Situation etwas positives abgewinnen kann, dann ist es die Tatsache, dass die Pandemie wie ein Treiber für die Digitalisierung innerhalb unserer Immobilienwirtschaft wirkt. Wo vorher noch Skepsis gegenüber digitalen Werkzeugen überwog, gewinnt aktuell die Aufgeschlossenheit gegenüber Technologie die Oberhand. Gezwungenermaßen haben die Unternehmen Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt,

in kürzester Zeit notwendige IT-Strukturen geschaffen, um arbeitsfähig zu bleiben und fangen jetzt fangen jetzt konsequenterweise damit an, sich nachhaltig mit Digitalisierungsthemen auseinanderzusetzen. Ich bin sicher, mich mit der folgenden Aussage nicht zu weit aus dem Fenster zu lehnen.

Der jetzige Digitalisierungsschub wird anhalten und dauerhaft verändern, wie wir in Zukunft arbeiten. Und nicht nur das, auch wo wir arbeiten wird beeinflusst. Der Trend zum mobilen Arbeiten wird anhalten und der Flächenbedarf wird sich dauerhaft dynamisch entwickeln. Dort bieten sich eine Menge Chancen für die gesamte Branche.

Neue Konzepte müssen her, Prozesse analysiert und transformiert werden. Zudem wird es neben der Digitalisierung weiterer Prozesse in der Immobilienverwaltung zukünftig darum gehen, seinen Mitarbeitern auch während der Pandemie einen sicheren Arbeitsplatz zu schaffen. Mit unseren Lösungen iX-Haus und Cobundu haben Sie die richtigen Instrumente, um sich weiter in Richtung eines ganzheitlichen digitalen Immobilienmanagements zu entwickeln. Wir werden Sie dabei weiterhin unterstützen.

Mein Team und ich wünschen Ihnen frohe Festtage und einen guten Start in ein hoffentlich wieder „normaleres“ Jahr 2021.

Bleiben Sie gesund.

Ihr Dr.-Ing. Christian Westphal

INHALT 03

EDITORIAL

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UNSER NEUES ZUHAUSE

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SMARTE BÜROS

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INTERVIEW: INDIVIDUELLE VERFAHRENSDOKUMENTATION

INSIDE TRENDS

INSIDE

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WAS GIBT`S NEUES IN iX-HAUS - DER ROUND TABLE PRODUKT

22

DIE EIGENVERWALTUNG VON WOHNUNGSEIGENTÜMERGEMEINSCHAFTEN

KUNDEN

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DIGITALE IMMOBILIENVERWALTUNGUNTER EINER BENUTZEROBERFLÄCHE PRODUKT

30

USE CASE: MORTENSEN IMMOBILIEN E.K. KUNDEN

36

WIE GEWERBEIMMOBILIENVON EINER DIGITALEN KOMMUNIKATIONSPLATTFORM PROFITIEREN PRODUKT

40

COBUNDU – DIE SMARTE WELT VON MORGEN

PRODUKT

44

IDEEN FÜR DIE COVID-19 ABSTANDSREGELUNGEN IN DER ARBEITSWELT

TRENDS

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INTELLIGENTES CAFM DER NÄCHSTEN GENERATION

KUNDEN

54

KÜNSTLICHE INTELLIGENZ – MEHRWERT FÜR DIE IMMOBILIENWIRTSCHAFT TRENDS

62

DER GEKONNTE RUNDUMSCHLAG FÜR DIE DIGITALISIERUNG AM BAU INSIDE

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WILLKOMMEN IM HAUS DER IMMOBILIE

KUNDEN

70

WARUM BEI SPACEWELL GERMANY ARBEITEN TOLL IST? INSIDE

72

NEUES JAHR, NEUE KOLLEGEN*INNEN INSIDE

06 INSIDE

07 INSIDE

UNSER NEUES ZUHAUSE SMART, SMARTER, SPACEWELL GERMANY

Wir wachsen immer weiter – kaum zu glauben, wie schnell. In den vergangenen fünf Jahren hat sich die Zahl unserer Teammitglieder mehr als verdoppelt. Inzwischen sind wir 70 Kollegen. Und weil unsere alten Räumlichkeiten daher ein wenig zu klein wurden, sind wir zum 01. März 2020 in ein neues Office umgezogen. Direkt in ein Nachbargebäude unseres vorherigen Standortes - größer, moderner und smart.

Unsere neue Anschrift ist: Balcke-Dürr-Allee 1, 40882 Ratingen.

Nach ausgiebiger Renovierung und Modernisierung des neuen Büros, freuen wir uns, die Räumlichkeiten nun schon über ein halbes Jahr nutzen zu können - leider mit der unerwarteten Corona Unterbrechung.

08 INSIDE

RÄUME EFFIZIENT UND FLEXIBEL NUTZEN

Es versteht sich von selbst, dass wir von unserer Smart Building Lösung Cobundu™ überzeugt sind und unsere neue Fläche daher konsequent mit IoT-Technologie ausgestattet haben, um die Räume besonders effizient sowie flexibel nutzen zu können und in zwei Jahren nicht erneut umziehen zu müssen.

Displays an den Wänden weisen uns den Weg und zeigen, welche Räume in Benutzung sind und welche nicht oder lassen uns schon auf dem Weg ins Büro über eine App bzw. bei Eintreffen im Büro ganz einfach direkt einen Platz/Raum reservieren – auf diese Weise finden auch unsere Consulting- und Sales-Mitarbeiter, die nicht regelmäßig im Büro vor Ort sind und keinen festen Arbeitsplatz mehr haben, schnell einen Schreibtisch zum Arbeiten.

09 INSIDE

SHOWROOM FÜR UNSERE SMART BUILDING LÖSUNG

Auch unsere Konferenzräume, die Arbeitsplätze in zwei flexiblen Büroräumen sowie die neuen “Telefonkabinen”, in denen man einerseits ungestört und andererseits auch ohne einen Kollegen zu stören telefonieren kann, sind ganz simpel über die Displays oder die App buchbar.

Besonders bei Rückkehr in unser Büro während der Corona-Krise war Cobundu hilfreich. Wir konnten den Vor-Ort-Betrieb recht schnell wieder hochfahren, da wir jederzeit wissen, wer, wann und wo arbeitet und gearbeitet hat. Abstandsregelungen und die Rückverfolgung bei eventuellen Ansteckungen sind damit unkompliziert gewährleistet.

Der schöne Nebeneffekt: Das neue Office ist so gleichzeitig ein Showroom für unsere Smart Building Lösung Cobundu™ geworden und Sie können sich von dem System im praktischen Einsatz überzeugen.

Besuchen Sie uns und spielen eine Runde am Kickertisch oder an unserem neuen Pong-Table. Einen Kaffee aus der neuen, mit dem Handy bedienbaren, smarten Kaffeemaschine, bekommen Sie natürlich auch – den können Sie in unserer weitläufigen, gemütlichen Lounge bei einem netten Gespräch genießen.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch.

BALCKE-DÜRR-ALLEE 1 40882 RATINGEN

10 TRENDS

SMARTE BÜROS – BONUS FÜR VERWALTUNG UND VERMARKTUNG Smart Workplace, Büro 4.0, digitaler Arbeitsplatz, Arbeit 4.0, Digital Workplace, Smart Working – die Liste der Begriffe für neue Arbeitsplatzmodelle ist lang. Diese neue Arbeitswelt ist die Folge technologischer, wirtschaftlicher und gesellschaftlicher Entwicklungen, die nun sukzessive Einzug in die Geschäftswelt erhalten – und nun trägt auch die COVID-19-Pandemie ihren Teil dazu bei, dass neue Arbeitsmodelle, neue Raumsowie Immobilienkonzepte und digitale Lösungen für das Management dieser in den Fokus rücken.

CLOUD LÖSUNGEN FÜR NEUE ARBEITSKONZEPTE

Neue Arbeitsplatzkonzepte mit räumlich und zeitlich flexiblen Informations- und Arbeitsplattformen gewinnen dabei an Relevanz und umfassen – Stichwort Cloud Lösungen – mehr als nur die Möglichkeit, mit einem Smartphone unterwegs E-Mails abzurufen oder per Videochat mit Kollegen zu kommunizieren. Möglichkeiten des mobilen, ortsunabhängigen Arbeitens müssen weiter etabliert werden, um auf beruflicher Ebene zeitliche und örtliche Ungebundenheit sowie eine praktische Vernetzung bei gleichzeitiger flexibler Individualität zu gewährleisten.

Der Einsatz einer technischen Infrastruktur, die es Mitarbeitern erlaubt, ortsunabhängig auf alle notwendigen Daten, Dateien und Informationen zuzugreifen, wenn sie diese benötigen, der Nutzung von Cloud- und Dokumentenmanagement-Systemen für Zusammenarbeit und Datenaustausch oder

11 TRENDS

von Messengern und Serviceplattformen für die schnelle Kommunikation im Team und mit Kunden sind entscheidende Faktoren für eine gelungene Transformation der Arbeitswelt.

WIE STEHT ES UM DIE OFFICE-NUTZUNG? Weil einige Unternehmen digitale Lösungen schon in den Alltag integriert haben, mit denen Zugriff auf Systeme sowie ihre Daten in der Cloud oder in Rechenzentren gewährleistet wird, gehören flexible Arbeitsmodelle mittlerweile zum Alltag vieler Unternehmen.

Homeoffice-Konzepte sind derzeit vielerorts an der Tagesordnung und werden wohl auch nach der Corona-Krise einen festen Bestandteil einnehmen – hinzu kommen Mitarbeiter im Außendienst. Der übliche 9-to-5-Büroalltag an fünf Tagen in der Woche wird somit immer seltener. Sowohl für Unternehmen als auch für ihre Mitarbeiter bedeutet das, dass sie Tools benötigen, um ihre Arbeitsplätze, Tätigkeiten und Aufgaben zeitlich wie räumlich individuell zu organisieren. Das stellt das Management von Unternehmen genauso vor völlig neue Herausforderungen, wie auch die Anbieter von Büroimmobilien und die Immobilienverwaltung.

Hinzu kommt, dass modernen Büroflächen, die den heutigen Ansprüchen an Ausstattung und Technik genügen, vor allem in den Metropolen und dort in den prädestinierten Lagen teuer sind und in ihrer Fläche effizient genutzt werden müssen. Das richtige Büro zu finden ist für viele Unternehmen eine Mammutaufgabe - es dann auch noch kosteneffizient zu nutzen bzw. nutzen zu können ist eine mindestens genauso große Herausforderung. Für die Immobilienwirtschaft bedeutet das, dass sie neben der Entwicklung von in der Fläche variabel nutzbarer Büros besonders den Fortschritt beim Thema smarte Büros und digitales Flächen- und Arbeitsplatzmanagement auf der

Agenda haben sollte - wobei auch Bestandsimmobilien bestmöglich den modernen Anforderungen der Unternehmen angepasst werden können.

PERFORMANCE AUSWERTEN & NUTZUNG OPTIMIEREN Mit modernen Smart-Building-Lösungen, die unkompliziert auch in Bestandsimmobilien nachrüstbar sind, lässt sich diese Entwicklung in den Alltag projizieren. Die neuen Technologien, insbesondere die immer kleiner werdenden Sensoren, das Internet of Things (IoT) und die dadurch entstandenen Möglichkeiten „intelligenter“ Gebäude bzw. smarter Büros haben sich drastisch weiterentwickelt und können sowohl die Nutzung als auch das Management von Immobilien dem Trend entsprechend optimieren.

In vielen Büros wird diese strategische Möglichkeit allerdings oft noch als Science-Fiction empfunden - in der Tat ist dieses Szenario aber schon längst Realität und simpel umsetzbar. Mithilfe der Technologien können Immobilienmanagement und -nutzer heute besser als je zuvor die „Performance“ von Büros und komplexer Immobilien auswerten, die Nutzung von Arbeitsplätzen und Flächen an die spezifischen Anforderungen von Mitarbeitern anpassen und gegebenenfalls mehr Flächen anbieten oder freie, ungenutzte Flächen anderweitig nutzen bzw. vermieten.

SENSOREN ERFASSEN NUTZERVERHALTEN, SOFTWARE ANALYSIERT ES Die Voraussetzung dafür sind smarte Geräte, die über das IoT mit der jeweils genutzten Smart-Building-Plattform, aber auch miteinander und mit dem Menschen, kommunizieren können und so sowohl das Management als auch Büronutzer mit Echtzeitinformationen beim Arbeitsplatzmanagement unter-

12 TRENDS

stützen. Mit der vermehrten Nutzung von beispielsweise in Büros verbauten Messsensoren, die über das IoT mit Softwarelösungen für die Datenanalyse, wie z. B. Cobundu, kommunizieren, lassen sich Echtzeit-Datenerfassungen und -auswertungen für ein optimiertes Flächen- und Arbeitsplatzmanagement erstellen und direkt bereitstellen.

EINFACHE BUCHUNG UND ÜBERSICHTLICHE AUSWERTUNGSMÖGLICHKEITEN Dargestellt und abrufbar auf Displays direkt im Büro vor Ort, über eine App auf dem Handy oder dem Browser auf dem PC gewähren die Systeme Mitarbeitern mithilfe einer visualisierten Bürokarte eine einfache Raumund Arbeitsplatzbuchung und liefern dem Management wertvolle Auswertungsmöglichkeiten mit Dashboards für eine effiziente Verwaltung von Flächen. Mit Blick auf die aktuelle Situation kann mit diesem System zudem eine geregelte Wiederaufnahme der Arbeit in Büroimmobilien noch während oder aber nach der COVID-19 Pandemie ermöglicht werden und Unternehmen können sowohl eine sichere, geregelte Rückkehr an den Arbeitsplatz als auch die kosteneffiziente Verwaltung gewährleisten und schon jetzt die Technologie für zukünftig veränderte Flächen sowie Raum- und Arbeitsplatzkonzepte umsetzen - Büros können planbar, monitorisierbar und mit allen Informationen zur Nutzung sowie Auslastung aller Flächen verwaltet werden. Die Möglichkeit der persönlichen Buchung von Büros oder Arbeitsplätzen durch die Mitarbeiter (vor dem Bürobesuch via App oder direkt im Büro an Displays) gewährleisten die Einhaltung von COVID-19 bedingten Abstandregelungen und schaffen eine jederzeit transparente Nachverfolgung im Falle von COVID-19 Infektionen. Mithilfe der Kombination aus IoT-fähigen Technologien und der entsprechenden Software für Flächenoptimierung

kann analysiert werden, wie Büros genutzt werden – und das in Echtzeit. Wo halten sich Mitarbeiter beispielsweise auf und welche bestimmten Bereiche einer Immobilie oder eines Büros werden besonders häufig und intensiv genutzt.

INFORMATIONEN ÜBER NUTZUNG VON FLÄCHEN Das Immobilienmanagement bzw. das Unternehmen, welches das Büro angemietet hat, erhält mit dem System auf diese Weise regelmäßig wichtige Informationen, um die Auslastung des Büros optimal zu koordinieren und die Produktivität der Büronutzung fördern zu können. Für die Immobilienunternehmen ein überzeugendes Argument, um ihre Bestandsimmobilien effektiv zu vermarkten und ihr Portfolio auszubauen – evtl. schafft man es, mit optimierter Flächenplanung aus einem Büro zwei zu machen.

Für die Mieter und Mitarbeiter liefert eine Smart-Building-Plattform einen großen Mehrwert, indem es Räume und Arbeitsplätze auch für unregelmäßige Besuche im Büro ganz simpel buchbar und reservierbar macht und auf Grundlage der gesammelten Belegungsdaten Analysen ermöglicht, um die Flächennutzung in Büroimmobilien exakt zu steuern.

EINSPARMÖGLICHKEITEN Einsparmöglichkeiten ergeben sich, neben der langfristigen Chance Fläche und somit Kosten zu sparen, beispielsweise auch durch die Nutzung der Technologie für ein optimiertes Energie- und Facility-Management.

Räume, in denen ein entsprechender Sensor keine Nutzung meldet, müssen beispielsweise nicht beheizt bzw. klimatisiert und am Ende des Tages auch nicht gereinigt werden.

13 TRENDS

DATEN UND DATENERFASSUNG Die technische Grundlage des Systems bilden Funksensoren, die die benötigten Daten von zahlreichen Punkten im Gebäude liefern. Ein IoT-Gateway, also ein zentrales Schaltgerät, vernetzt diese Sensoren über das Internet mit cloudbasierten Plattformen, wie Cobundu. Hier werden die Daten gesammelt und den Bedürfnissen sowie Einstellungen der Nutzer entsprechend aufbereitet, sodass sie jederzeit abrufbar sind. Die Erfassung dieser Daten ist die Quelle des gesamten Mehrwertes. Dazu erfordern die verbauten Sensoren eine Anbindung an das IoT mithilfe einer passenden

Infrastruktur, um die Daten an die SmartBuilding-Plattform zu übermitteln. In der Realität lässt sich das in der Regel nicht mit einer einzigen Technologie verwirklichen, vielmehr sind hybride Systeme die Lösung, die sich meist aus einigen Kernelementen zusammensetzen - Cobundu als Softwarelösungen zur Auswertung der gesammelten Daten kann jedoch mit den Sensoren und Empfängern unterschiedlichster Hersteller verbunden werden.

Das ist wichtig, denn über 90 Prozent der verwalteten Immobilien sind Bestandsimmobilien. Für die Nachrüstung einer umfassenden digitalen Infrastruktur kommen deshalb vor allem drahtlose Lösungen infrage. Nur dadurch stehen der Kosteneinsatz und der zukünftig erbrachte Nutzen der Lösung im Verhältnis.

14 TRENDS

MIT DEN NEUEN TECHNOLOGIEN MODERNEN ANFORDERUNGEN ANPASSEN Auf diese Weise wird der Einsatz von SmartBuilding-Lösungen mit einer derartigen Technologie immer umsetzbarer für interessierte Anwender. Immobilienunternehmen sollten sich der Transformation auf dem Arbeitsmarkt und den damit einhergehenden neuen Anforderungen der Unternehmen daher nicht verschließen und die Trends mit in ihre Zukunftsplanung aufnehmen. Der Einsatz smarter Technologien in Büros erlaubt dabei nicht nur den Unternehmen der Immobilienverwaltung, ihr Portfolio proaktiv managen zu können, auch wird den anmietenden Unternehmen und deren Mitarbeitern ein komfortables Tool an die Hand gegeben, ihren Alltag mit neuen Arbeitskonzepten optimal zu organisieren. Mit den wichtigsten Messgrößen zu jeder Zeit und von überall parat, können sie besser und schneller fundierte Entscheidungen treffen.

Denn mit der voranschreitenden Digitalisierung wird das Immobilienmanagement zukünftig immer weniger nur allein für die Instandhaltung und Betriebstüchtigkeit von Immobilien, sondern vermehrt auch für die Optimierung bei der Nutzung und anstelle den vielen Dienstleistungen für Mieter, Verantwortung tragen. Der ServiceAspekt rückt immer weiter in den Vordergrund. Smart-Buildings und smarte Büros werden dabei eine wichtige Rolle einnehmen – die Transformation von Büros hin zu Konzepten, wie „open space“ und „clean desk“ werden sich mit der Zeit durchsetzen und den Mitarbeitern von Unternehmen gewähren, in einem Büro dort zu arbeiten, wo sie möchten. Den entsprechenden Service anbieten zu können, Arbeitsplätze sowie Räume einfach zu buchen, die Nutzung bzw. Auslastung der verschiedenen Flächen in den Bürokonzepten zu analysieren und so die benötige Fläche dem Mieternutzen anzupassen oder die Energieversorgung bzw. das Facility Management kostensparend steuern zu können, wird ein unerlässlicher Mehrwert für Immobilienunternehmen.

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INTERVIEW: INDIVIDUELLE VERFAHRENSDOKUMENTATION FÜR KUNDEN MIT SEBASTIAN RÜTTEN GESCHÄFTSFÜHRER RLT IT- UND SYSTEMPRÜFUNG Lieber Herr Rütten, die RLT IT- und Systemprüfung GmbH hat bereits mehrfach iX-Haus geprüft und testiert. Jetzt bieten Sie unseren Kunden in Kooperation mit unserem Consulting die Erstellung einer Verfahrensdokumentation an. Können Sie uns kurz erläutern, was sich hinter dem Begriff der Verfahrensdokumentation verbirgt?

Der Begriff der „Verfahrensdokumentation“ taucht bereits 1978 in den GoS (Grundsätze ordnungsgemäßer Speicherbuchführung) auf und wird auch später in den GoBS und dann den GoBD fortgeführt und konkretisiert. Mit der Digitalisierung der Buchhaltungen erforderte deren Prüfung zunehmend Kenntnisse jenseits der Qualifikationen eines Buchprüfers. Um die Prüfbarkeit auch angesichts der Vielzahl unterschiedlicher Systeme auf dem Markt sicherzustellen, wurde die Erstellung einer Verfahrensdo-

kumentation gefordert. Darin sollen Inhalt, Aufbau und Ablauf der eingesetzten Verfahren nachvollziehbar dokumentiert werden.

Dabei sollte der Detaillierungsgrad nicht unterschätzt werden, bspw. soll neben der Entstehung und Verarbeitung der Daten auch deren Sicherung gegen Verlust und Manipulation dargestellt werden. Die Verfahrensdokumentation ist sozusagen eine Komponente der ordnungsmäßigen Buchführung.

Die Verfahrensdokumentation ist ja kein neues Thema. Warum ist nach Ihrer Einschätzung die Notwendigkeit, eine Verfahrensdokumentation vorweisen zu können, nochmal gestiegen?

Mit steigender Komplexität der eingesetzten IT-Systeme und den darin abgebildeten Prozessen wird die Erstellung der Buchführung immer mehr zu einer „Blackbox“. Eine

16 INSIDE

nachvollziehbare Dokumentation der Informationsflüsse wird dadurch immer wichtiger. Die Verfahrensdokumentation soll es Prüfern, aber auch Benutzern ermöglichen, schnell einen Überblick über das System zu erlangen und zu verstehen, wo und wie Daten erfasst, geprüft, verarbeitet und weitergegeben werden. Aktuell sind Betriebsprüfer per Erlass dazu verpflichtet sich im Rahmen jeder Betriebsprüfung eine Verfahrensdokumentation vorlegen zu lassen.

Ist diese nicht vorhanden, liegt ein formeller Verstoß gegen die Ordnungsmäßigkeit vor.

Dies kann – wenn anders eine Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht erreicht werden kann – zu Hinzuschätzungen führen oder auch dazu, dass die gesamte Buchführung verworfen wird.

Die Sorge unserer Kunden ist sicherlich, dass die Verfahrensdokumentation erhebliche interne und externe Ressourcen bindet. Ist diese Sorge begründet?

Um dem Betriebsprüfer eine vollständige und korrekte Dokumentation vorzulegen, muss diese nicht vollständig neu erstellt werden. Viele Informationen liegen im

Unternehmen bereits vor, werden jedoch dezentral verwaltet. Dies können Organisationsanweisungen oder Anwenderhandbücher aber auch technische Dokumente wie etwa das Datensicherungskonzept sein.

Darauf kann im Rahmen einer Verfahrensdokumentation referenziert werden. Teile der Dokumentation können auch von externen Dienstleistern erstellt werden. Die Dokumentation von Hard- und Software im Auslieferungszustand wird beispielsweise im Allgemeinen von den jeweiligen Herstellern zur Verfügung gestellt. Wie Sie bereits wissen, gibt es zu ix-Haus eine ausführliche Systemdokumentation, die online verfügbar ist. Sofern die Installation und Einrichtung der Software von einem Dienstleister vorgenommen wird, kann die Dokumentation der individuellen Einrichtung ebenfalls vertraglich festgelegt werden. Ich rate im Übrigen dazu, die Verfahrensdokumentation nicht nur für den Betriebsprüfer zu erstellen, sondern die Dokumentation auch für interne Zwecke nutzbar zu machen. Beispielsweise ermöglichen dokumentierte Prozesse einen besseren Überblick und damit ggf. die Aufdeckung von Verbesserungspotentialen.

Die Verfahrensdokumentation bietet grund-

17 INSIDE

sätzlich einen Mehrwert für das Unternehmen. Es lohnt sich also den Aufwand auf sich zu nehmen. Ob die Sorge Ihrer Kunden begründet ist, dass die Verfahrensdokumentation erhebliche Ressourcen bindet, kann ich nicht pauschal beantworten. Vorausgesetzt es gibt bereits interne Dokumentationen, ist die Bindung von Ressourcen für die erstmalige Erstellung einer Verfahrensdokumentation überschaubar.

Wie können unsere Kunden sich den Ablauf in etwa vorstellen?

Die Inhalte einer Verfahrensdokumentation und der Ablauf zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation sind nicht eindeutig vorgegeben. Wenn wir die Erstellung unterstützen, ist es unserer Erfahrung nach im ersten Schritt sinnvoll, die Begrifflichkeiten und Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation allen Beteiligten zu erläutern. Gemeinsam mit dem Kunden verschaffen wir uns einen strukturierten Überblick über vorhandene und noch benötigte Dokumente.

Im nächsten Schritt werden steuerrelevante Prozesse aufgenommen. Soweit diese bereits im Rahmen von Arbeitsanweisungen oder des Qualitätsmanagements dokumentiert sind, sollten die Darstellungen auf ihre Aktualität geprüft werden. Die Aufnahme der Prozesse im Rahmen eines Workshops mit dem Kunden durchzuführen, hat sich erfahrungsgemäß bewährt.

Im Anschluss werden bereits vorhandene Dokumente, die für die Verfahrensdoku-

mentation relevant sind, zusammengestellt.

Sollten Dokumentationen lückenhaft sein oder fehlen, unterstützen wir den Kunden bei der Erstellung bzw. Vervollständigung.

Das Ergebnis ist ein zentrales Dokument, das wie ein Wegweiser auf weitere Dokumente verweist. Spätere Aktualisierungen, etwa bei System- oder Prozessänderungen betreffen hauptsächlich die mitgeltenden Dokumente. Nach Abschluss unseres Workshops sollte der Kunde gut gerüstet sein die Verfahrensdokumentation selbständig fortzuführen.

Vielen Dank für die aufschlussreichen Informationen, lieber Herr Rütten.

SEBASTIAN RÜTTEN Certified Information Systems Auditor Geschäftsführender Gesellschafter Tel.: +49 (0) 201.245 15 900 Mail: sebastian.ruetten@rlt.de Web: www.rlt.de/it

18 PRODUKT

WAS GIBT`S NEUES - DER ROUND TABLE EIN GESPRÄCH ÜBER DIE WICHTIGSTEN NEUERUNGEN IN iX-HAUS 20.20

Das Jahresrelease mit den meisten Programmerweiterungen aller Zeiten, die Erneuerung unseres Softwaretestats nach PS 880 und mittendrin Corona. Alles andere als „business as usual“ für unsere Produktmanager und das Development-Team. Wie die Kollegen im Produktmanagement diese Herausforderungen gemeistert haben und welche Neuerungen iX-Haus zu einem noch besseren Programm machen, erfahren Sie in unserem Round Table-Gespräch zwischen unseren Produktmanagern Holger Leibling, Oliver Skowronek, Martin Köhn und Magaxin-Redakteur Philipp Spitz.

Philipp Spitz: Holger, Oliver & Martin, schön, dass wir uns zum Round Table-Gespräch Gespräch treffen, diesmal virtuell.

Es ist schon unser viertes Round Table-Gespräch, also fast schon eine Tradition. Lasst uns direkt einsteigen: Ich weiß, dass sich die Covid-19-Situation auf Euren Arbeitsbereich besonders ausgewirkt hat: Stich-

wort angepasste Umsatzsteuer und Mietzins-Stundungen.

Holger Leibling: Das stimmt, macht aber auch den besonderen Reiz unseren Jobs aus. Wenig Routine, herausfordernde Themen und immer das Ziel im Blick, unseren Kunden sehr gute Lösungen für die jeweiligen Problemstellungen zu bieten.

Zur Abbildung der COVID-19- bedingten Mietstundungen haben wir innerhalb kürzester Zeit ein Kompaktmodul konzipiert, entwickelt und released. Das fordert und macht Spaß, in engem Teamwork solche Projekte zu stemmen. Parallel dazu haben unsere Kollegen aus dem Consulting Webinare organisiert und durchgeführt.

Bei der Anpassung der Umsatzsteuer profitierten wir von der exzellenten iX-Haus Basis mit zeitanhängigen Mehrwertsteuertabellen, aber der Teufel steckt im Detail. Ich denke, auch dieses Thema haben

19 PRODUKT

wir gut gemanagt. Vielen Dank an dieser Stelle an unsere Kunden, die begleitenden Webinare wurden intensiv besucht und auf der Basis haben unsere Kunden die notwendigen manuellen Arbeiten in Ihrem iX-Haus System hervorragend umgesetzt.

Philipp Spitz: Das hat in der Tat alles sehr gut geklappt, die Rückmeldungen der Kunden sind durchweg positiv. Jetzt wart Ihr ja mitten in der Umsetzung des wichtigen Jahresreleases, also der Version iX-Haus 20.20, und den zahlreichen Erweiterungen, die mit dem diesjährigen Update einhergegangen sind. Wie lief das in den aktuell besonderen Zeiten?

Oliver Skowronek: Wir waren als Softwareunternehmen glücklicherweise sehr gut aufgestellt für den Shutdown. Einige Kollegen, auch aus unserem Bereich, arbeiten schon seit Jahren im Home-Office, so dass

Themen wie Videokonferenzen per Teams bereits länger Routine sind. Aber die Anforderungen an die Planung und Abstimmungen steigen in komplett virtueller Umgebung doch nochmal, um einen Jahresrelease herauszubringen.

Ein für unsere Kunden direkt spürbarer Effekt war, dass wir zum Jahresrelease statt Präsenzterminen zahlreiche online-Seminare & Webinare angeboten haben. Diese wurden sehr gut angenommen und das Angebot werden wir in dieser Weise im kommenden Jahr sicher fortführen.

Philipp Spitz: Lasst uns mal über die vielen Neuerungen und Erweiterungen, die unser Update in diesem Jahr mit sich gebracht hat, reden. Was hat sich alles getan?

Holger Leibling: Eine ganze Menge. Dieses Release steckt voller neuer Funktionen, die sich durch sämtliche Bereiche von iX-Haus

20 PRODUKT

ziehen - vieles im Standard, einiges im Lizenzbereich. Auch den iX-Haus plus-Bereich haben wir weiter konsequent ausgebaut.

Philipp Spitz: Es handelt sich ja um unser eigenes Kundenmagazin, dennoch ist der Platz begrenzt, welche sind denn die Highlights?

Holger Leibling: Dieses Mal fällt es wirklich schwer, Highlights herauszupicken.

Im Standard entscheide ich mich für die Schnellsuche in iX-Haus plus, der Abschreibungsvorschau, der WEG Verwaltung mit Beteiligungskreisen und dem Listenprojekt mit vielen Details, wie der individuellen Druckervorgabe und der optionalen Ausblendung von Storno. Auch im Instandhaltungsbereich hat sich wieder vieles getan.

Philipp Spitz:: Vielen Dank fürs Zurückhalten, das weiß ich zu schätzen. Martin, was sind denn Deine Highlights des zurückliegenden Jahres?

Martin Köhn: Ich bin besonders begeistert vom neuen Modul Projekt-Rückstellungen. Damit haben unsere Kunden die Möglichkeit, Ihre Prozesse rund um die Instandhaltungsrückstellungen zu optimieren. Besonders klasse ist, dass bei der Rechnungserfassung der noch offene Rückstellungssaldo für das Projekt angezeigt wird, die Inanspruchname der Rückstellung kann mit einem Klick sofort gebucht werden. Der Rückstellungsspiegel zeigt die Rückstellungen bis auf Projektebene.

Automatisierung ist ein wichtiges Thema, hierzu fällt mir als weiteres Modul direkt der Scheduler ein. Dieser ermöglicht, zeitund rechenintensive Prozesse zeitgesteuert, am besten nachts, laufen zu lassen, beispielsweise die monatliche Sollstellung, den dazugehörigen Lastschriftlauf und den Import von Bankdaten in das Modul Electronic Banking.

Philipp Spitz:: Das klingt super interessant und verspricht große Mehrwerte. Oliver hast Du auch Module, die Du besonders hervorgehoben wissen möchtest?

Oliver Skowronek:: Aber selbstverständlich. Ich bin großer Fan des neuen Lizenzmduls Flurstücksverwaltung. Das Modul ermöglicht die Erfassung, Verwaltung und Pflege von Kataster- und Grundstücksdaten bzw. Flurstücken sowie deren Informationen aus dem Grundbuch. Die Anordnung der Informationen in iX-Haus ist im Aufbau dem Grundbuch nachempfunden.. Die Importfunktion für Flurstücksdaten ermöglicht die einfache Übernahme in iX-Haus.

Toll ist auch die Integration unserer Partnerlösung EN.Tab. Die Terminplanung der Wohnungsabnahme und Übergabe erfolgt in iX-Haus - pünktlich zum Termin liefert iX-Haus automatisch die notwendigen Wohnungsdaten an EN.Tab, diese stehen dort dann zur digitalen Abnahme bzw. Übergabe sofort zur Verfügung. Das Protokoll liegt im Anschluss in iX-Haus vor.

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Philipp Spitz:: Ich bin begeistert. Holger, wie ich Dich kenne, hast Du Dir doch für den Schluss noch ein ganz besonderes Highlight überlegt. Habe ich recht?

Holger Leibling: Du kennst mich inzwischen doch schon recht gut. Lass mich an dieser Stelle auf unser Featurepaket hinweisen. Das haben wir in diesem Jahr zum ersten Mal aufgelegt, ab jetzt wird es das immer zu jedem Jahresrelease geben.

Das Paket bietet zahlreiche wertvolle Erleichterungen und Komfortfunktionen für die tägliche Arbeit mit iX-Haus und iXHaus plus. Im Featurepaket 20.20 sind das für iX-Haus plus insbesondere: Die Möglichkeit, Favoriten zu erstellen und damit die Oberfläche an die eigene Arbeitsweise anzupassen. In Personen plus und Objekte plus lassen sich eigene Schnellfunktionen konfigurieren, so dass beispielsweise auf Knopfdruck die Mieterbestandsliste erstellt wird. Und dank der neuen Objekthierarchie behält man auch bei komplexen Immobilien die Übersicht.

Für iX-Haus bietet das Paket auch tolle Features: Bei Mieterhöhungen für Gewerbemieter die Dauermietrechnung automatisch zu drucken. In der Indexverwaltung gleichartige Vertragsflächen zu kumulieren. Und in der Betriebskostenabrechnung neue Vorauszahlungen individuell je Mieter anpassen zu können.

Philipp Spitz: Liebe Produktmanager, das war wieder sehr aufschlussreich. Ich danke Euch auch im Namen unserer Leser für die Insights, die Ihr auch dieses Mal wieder mitgegeben habt.

22 KUNDEN

DIE EIGENVERWALTUNG VON WOHNUNGSEIGENTÜMERGEMEINSCHAFTEN WIE DIGITALE INSTRUMENTE HELFEN Viele kleine Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) möchten die Verwaltung ihrer WEG selbständig organisieren und in die eigenen Hände nehmen. Häufig, weil sie keinen geeigneten professionellen Verwalter finden, weil sie mit ihren bisherigen Verwaltern schlechte Erfahrungen gemacht haben oder ganz einfach, weil sie die Kosten scheuen. Um den dahinter steckenden Arbeitsaufwand einzudämmen

und gleichzeitig rechtliche Vorgaben einzuhalten, gibt es mittlerweile ein digitales Instrument, dem sich Eigenverwalter bedienen können und dieser Aufgabe gerecht werden. Mithilfe der Kombination digitaler Lösungen für das Immobilienmanagement - iX-Haus, DocuWare und Casavi - lässt sich der Verwaltungsaufwand heute derart minimieren und sicher abbilden, dass auch die Selbstverwaltung kleiner WEGs kein großes Problem darstellt. Das beweist myimmo-office, eine geschaffene Lösung unseres Kunden Süderelbe-Immobilien GmbH.

23 KUNDEN

iX-HAUS UND UNSERE PARTNERLÖSUNGEN, EINE STARKE KOMBINATION Partnerlösungen erweitern den breiten Funktionsumfang von iX-Haus nochmals um Spezialfunktionen. So wird eine starke Kombination geschaffen, die viele Prozesse schnell und übersichtlich gestaltet. Das geht so weit, dass viele neue Möglichkeiten entstehen – bis hin zu völlig neuen Erlösmodellen für Unternehmen. Das Beispiel Süderelbe Immobilien GmbH zeigt, wie aus der Kombination von iX-Haus und unseren Partnerlösungen Casavi & DocuWare, eine einmalige Plattformlösung für die ökonomisch effiziente Verwaltung kleiner und mittlerer WEGs geschaffen wurde.

SELBST IST DER EIGENTÜMER Oft ist es schwer, als kleine Wohnungseigentümergemeinschaft einen neuen Verwalter zu finden. Viele Immobilienverwaltungen scheuen Objekte mit wenigen Wohneinheiten häufig mangels Rentabilität - auch wenn dies in der heutigen Zeit ein Irrglaube ist. Denn die Verwaltung kleiner WEGs kann für Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft mit dem Einsatz der richtigen digitalen Instrumente zu einem lukrativen Geschäft werden. Finden Eigen-

tümergemeinschaften jedoch eine dieser externen Verwaltungen, die das Mandat übernehmen möchte, ist das für sie häufig mit entsprechend hohen Kosten verbunden. Die Alternative ist die Selbstverwaltung.

BESONDERS FÜR KLEINE EIGENTÜMERGEMEINSCHAFTEN INTERESSANT Die Selbstverwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist besonders für kleinere WEGs geeignet. So beispielsweise, wenn eine Immobilie nicht mehr als zehn Wohneinheiten umfasst. Zudem ist es bei der Eigenverwaltung von Vorteil, wenn möglichst viele der Eigentümer selbst in ihren Wohnungen leben und ein harmonisches Miteinander innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft pflegen. Vermieten Eigentümer und wohnen andernorts, sind sie meist weniger stark engagiert. Liegen Eigentümer im Clinch, kann das bei wichtigen Beschlüssen und deren Umsetzung zu Reibereien sowie unnötigen Verzögerungen führen und wichtige Maßnahmen zur Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums der Immobilie lassen sich dadurch nicht durchführen.

24 KUNDEN

DIGITALE TOOLS UNTERSTÜTZEN DEN VERWALTER Fällt die Entscheidung einer WEG letztendlich für eine interne Verwaltung, kommt auf den oder die Verantwortlichen einiges an Arbeit zu. Ein interner Verwalter muss unter anderem buchhalterische Aufgaben bewältigen, die Eigentümerversammlung organisieren und Handwerker beauftragen. Hier kommt jetzt ein digitales Tools ins Spiel, das internen Verwaltern viel Arbeit abnimmt und somit Zeit erspart. Mit myimmo-office bietet die Süderelbe Immobilien GmbH eine Softwarelösungen bzw. -kombination an, die bei der Selbstverwaltung unterstützen – von der Kommunikation mit den anderen Eigentümern mithilfe von Casavi über die Ausrichtung der Eigentümerversammlung bis zur Verwaltung der WEG-Finanzbuchhaltung mit iX-Haus und der Organisation von Dokumenten mit DocuWare.

Dazu kombiniert das myimmo-office-Portal die entscheidenden Lösungen für professionelles Immobilienmanagement auf einer Plattform, mit der Eigentümer die grundsätzlichen Verwaltungsaufgaben letztendlich eigenständig und einfach steuern können – iX-Haus wird dabei von myimmo-office Mitarbeitern im Hintergrund beispielsweise für die Stammdatenpflege und Buchhaltung genutzt, sodass alle Informationen nach Bearbeitung fehlerfrei auf der Plattform abrufbar sind. DocuWare erwirkt ein unkompliziertes und sicheres Dokumentenmanagement und Casavi die schnelle und unproblematische Kommunikation. Das Portal liefert damit einen zuverlässigen Rahmen zur übersichtlichen und unkomplizierten Verwaltung von WEGs. Über das Portal kommunizieren Selbstver-

walter mit ihren Mit-Eigentümern über die Casavi App. Gleichermaßen erhalten sie jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente, Brief- bzw. Dokumentenvorlagen aufgrund der mit iX-Haus geschaffenen Schnittstelle zu DocuWare. Dabei überwachen Eigenverwalter auch selbst den auf der Plattform bereitgestellten Überblick zum Geldfluss des Bankkontos ihrer WEG stets sicher und transparent – dafür arbeitet im Hintergrund ein kompetentes Back-Office, das die Buchhaltung, darunter Hausgeldabrechnung, Einzelwirtschaftspläne sowie das Mahnwesen mit iX-Haus unterstützt, alle Informationen auf der Plattform bereitstellt und gegebenenfalls umfassenden fachlichen Support leistet. Als moderne Plattform für das Immobilienmanagement versorgt myimmo-office die WEGs auf diese Weise mit allen Instrumenten, um ihr Eigentum unkompliziert und nur bei Bedarf mit Unterstützung selbst verwalten können.

VORTEILE AUSNUTZEN – MIT SELBSTVERWALTUNG KOSTEN SPAREN Die Vorteile für Eigentümer liegen auf der Hand. Eine Selbstverwaltung ist in der Regel günstiger als eine externe Verwaltung.

Der Verwalter aus den eigenen Reihen der Wohnungseigentümergemeinschaft erhält meist kein Entgelt für seine Tätigkeit - eine Aufwandsentschädigung für Auslagen im Zuge der Verwaltertätigkeit muss von der Wohnungseigentümergemeinschaft abgesegnet werden, ist jedoch günstiger als die Vergabe eines Verwaltungsmandats an einen externen Verwalter. Zudem sind Eigentümer oft die besseren Verwalter ihrer Immobilien. Sie kennen Ihre Gebäude, deren Mängel und Potenzial am besten, sie haben

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die kürzesten Kommunikations- und Handlungswege und können die Wohnqualität und den Wert des Eigentums effektiv steigern.

VERSICHERUNGSSCHUTZ FÜR DEN VERWALTER WICHTIG

Nichtsdestotrotz verbirgt sich in der Selbstverwaltung auch ein Risiko. Wer den Job als interner Verwalter auf sich nimmt, sollte bedenken, dass er genauso haftbar gemacht werden kann, wie eine externe Verwaltung.

Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann den Verwalter theoretisch wegen falscher Abrechnungen oder Fehlern bei der Abnahme von Baumaßnahmen belangen.

Daher sollten Verwalter auf jeden Fall eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abzuschließen - aber auch dafür bietet myimmo-office eine Lösung - Eigenverwalter sind über eine Vermögensschadenhaftpflicht der myimmo-office AG versichert.

EINE UMFASSENDE PLATTFORM FÜR DIE SIMPLE UND EFFEKTIVE EIGENVERWALTUNG

Das Beispiel myimmo-office zeigt auf, wie Unternehmen einen Mehrwert aus der Kombination von iX-Haus und unseren angebotenen Partnerprodukten generieren können. Neue, verbesserte Prozesse oder sogar Erlösmodell zu schaffen kann für jedes Unternehmen der Immobilienwirtschaft ein profitables Modell darstellen. Die Kombination der unterschiedlichen Instrumente machen die Lösung zu einer einfach bedienbaren und sicheren Unterstützung für jeden Eigentümer, der sich der Aufgabe einer Selbstverwaltung stellt. Nutzen Sie jetzt die Möglichkeiten unserer Schnittstellen zu unseren Partnerlösungen und optimieren Sie die Prozesse in Ihrer Immobilienverwaltung.

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DIGITALE IMMOBILIENVERWALTUNG UNTER EINER BENUTZEROBERFLÄCHE Die Grundlage einer erfolgreichen Immobilienverwaltung bilden heutzutage nicht mehr allein die operativen Verwaltungsaufgaben, wie die Erstellung von Betriebskostenabrechnungen. Viele weitere Prozesse können standardisiert und automatisiert werden, um einerseits den internen Arbeitsalltag in der Immobilienverwaltung zu verbessern und andererseits Dienstleistungen für Eigentümer, Kunden, Mieter und Handwerker zu optimieren.

Viele solcher Prozesse sind mit iX-Haus abbildbar. Aber dort, wo wir der Meinung sind “das können andere besser”, haben wir uns Unterstützung geholt. Mit der Integration einer Vielzahl an spezialisierten Partnerlösungen und Schnittstellen können wir ganzheitliche Prozesse mit iX-Haus als Kernsystem abbilden und bieten damit eine „Plattform“, die eine nutzerfreundliche und optimale Immobilienverwaltung verspricht, ohne zwischen verschiedenen Programmen wechseln zu müssen.

Dabei haben wir für eine Reihe wichtiger angrenzender Prozesse eine passende Lösung. Sei es das papierlose Büro mit digitalem Dokumentenmanagement, die unkomplizierte Mieterkommunikation, die mobile digitale Objektübergabe oder die Anbindung von Zahlungsinstituten.

Digitales Dokumentenmanagement mit DocuWare Unser Partner DocuWare verwandelt digitale und Papierdokumente in geordnet abgelegte Informationen. Das moderne, digitale Dokumentenmanagementsystem archiviert Dokumente unternehmensweit rechtssicher in einem zentralen Dokumenten-Pool - ob als On-Premise- oder CloudLösung. Automatisch und unabhängig von Quelle oder Format macht das integrierte System es ganz einfach, wichtige Dokumente geordnet in iX-Haus abzulegen, sie

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zu suchen, zu teilen und auf sie zuzugreifen.

Unsere DocuWare Integration schafft die perfekte Verbindung mit iX-Haus. Das bedeutet eine deutliche Zeitersparnis und sorgt für einen besseren Informationsstand durch permanenten Zugriff auf alle notwendigen Daten. In iX-Haus erstellte Dokumente werden an DocuWare übertragen und dabei direkt verschlagwortet. Das ermöglicht die einfache Dokumentensuche und -anzeige direkt aus iX-Haus heraus. So können zu einer Buchung direkt das Rechnungsdokument oder alle zu einem Mieter archivierten Dokumente aufgerufen werden, ohne die gewohnte iX-Haus Umgebung zu verlassen.

Unabhängig von Format und Quelle automatisiert das Dokumentenmanagementsystem (DMS) Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, indem es Dokumente elektronisch verwaltet und verlinkt. Sowohl alle elektronischen Datensätze wie beispielsweise E-Mails oder die zukünftig wichtigen XRechnungen als auch Dokumente in Papierform, wie Rechnungen und Briefverkehr, die eingescannt werden, können sicher im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt werden. Der Workflow für beispielsweise den Prozess von Rechnungsfreigaben wird verschnellert, optimiert und sicherer.

Denn DocuWare zeichnet sich durch höchste Sicherheit, maximale Skalierbarkeit, flexible Integrierbarkeit und den Einsatz zukunftssicherer Technologien aus.

Überall und jederzeit kann auf die gesamte Datenablage zugegriffen werden, im Browser, mit mobilen Apps oder in der Cloud. Dabei kann das digitale Dokumentenmanagement mit DocuWare revisionssicher aufgebaut werden und entspricht dann, ggfls. nach Rücksprache mit Ihrem Wirtschaftsprüfer, allen Rechtsvorschriften - einer steuerlichen Abnahme der elektronischen Dokumente steht daher nichts im Wege. DocuWare macht die Dokumente zu dem, was Sie wirklich sind – wertvolle Informationen zur Steigerung des Geschäftserfolgs.

Die digitale Service-Plattform für Immobilienverwaltungen & Wohnungsunternehmen Unsere spezialisierte Partnerlösung casavi ermöglicht Wohnungsunternehmen und Verwaltungen ihre Kommunikations- und Servicevorgänge im Immobilienumfeld nicht nur einfacher und effizienter, sondern auch kundenfreundlicher zu gestalten. Die Lösung vernetzt mit Immobilienunternehmen, Wohnungseigentümern, Wohn- oder Gewerbemieter sowie Handwerker alle, die an der Nutzung und Verwaltung von Immobilien beteiligt sind. Im Fokus steht dabei der Immobilienverwalter und dessen Austausch mit Eigentümern und Mietern.

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Mit casavi entsteht eine zentrale Informations- und Kommunikations-Plattform für jede Immobilie. Vorrangiges Ziel der Lösung ist es, die Kommunikation und die Dienstleistungen in der Immobilienverwaltung so zu optimieren, dass Aufwände und Kosten für alle Beteiligten reduziert, die Kundenzufriedenheit verbessert sowie optimierte Organisationsstrukturen geschaffen werden. Über die bilaterale Schnittstelle zwischen iXHaus und casavi, mit der Daten gegenseitig zur Verfügung gestellt, ausgetauscht und synchronisiert werden, sind alle Stammdaten, Dokumente und Statusmeldungen von Vorgängen in beiden Systemen gleichzeitig verfügbar. Diese automatisierte Datenübertragung ermöglicht den Anwendern von iXHaus ein effizientes und integriertes Arbeiten mit casavi und auch Mietern sowie Eigentümern stets einen aktuellen Überblick über ihre Daten, Dokumente und Vorgänge.

Digitale Objektübergabe mit EN.Tab von Enloc Die Speziallösung EN.Tab unseres Partners Enloc ermöglicht die digitale Objektübergabe von Immobilien jeder Art – nutzerfreundlich, strukturiert und mobil. Die Dokumentation vom Zustand des Objektes und die Erfassung aller Zählerstände sowie aller wesentlichen Verbrauchsdaten können ganz einfach auf Knopfdruck an alle Beteiligten versendet und auch an angeschlossene Energieversorger und Abrechner verteilt werde. Als mobile Tablet-Anwendung beinhaltet EN.Tab alle wesentlichen Eingabefunktionen, um Wohnungsübergaben künftig papierlos zu erledigen und garantiert eine schnelle und unkomplizierte Übergabe vor Ort.

Mit der mobilen Lösung haben Sie alle wesentlichen Daten im Überblick und etablieren gleichzeitig die Basis zur Digitalisierung weiterer Ihrer Geschäftsprozesse. Denn das digitale Übergabeprotokoll generiert eine umfassende Datenbasis und legt diese anschließend automatisch in Ihrem DocuWare ab – die Schnittstelle zu iX-Haus garantiert dabei jederzeit konsistente Stammdaten in beiden Systemen und erlaubt jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen für effizientere Abläufe durch digitalisierte Prozesse.

Zahlungsverkehr und Steuern mit windata Unser Partner windata GmbH & Co. KG ist einer der führenden Anbieter von BankingLösungen für Unternehmen, Freiberufler, Selbstständige und private Anwender. Das Unternehmen bietet Entwicklung, Vertrieb und Betrieb von innovativen Client- und Serverprodukten für den Finanzdienstleistungssektor und deren Kunden.

Besonders die spezialisierte Lösung konfipay als eine Dienstleistung der windata GmbH & Co. KG schafft iX-Haus Anwendern Mehrwerte bei der einfachen und sicheren Übertragung nationaler und internationaler Zahlungsaufträge an Kreditinstitute und Zahlungsdienstleister sowie bei der Bereitstellung von Kontoumsätzen. konfipay kann mit allen Kreditinstituten kommunizieren, welche den EBICS-Standard unterstützen.

Dies sind u.a. die meisten Institute in den nachfolgenden Ländern: Deutschland, Österreich, Schweiz und Niederlande .

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Durch die in iX-Haus vollständig implementierte Schnittstelle zu konfipay muss man sich nicht um die verschiedenen BankingSpezifikationen, die Verschlüsselung, die Kommunikation sowie die Bereitstellung der Kontoinformationen kümmern. Die Kombination aus iX-Haus und konfipay bietet damit einen vollautomatisierten, multibankenfähigen und sicheren Zahlungsverkehr auch für große Transaktionszahlen und vereinfacht die monetären Abläufe innerhalb der Immobilienverwaltung.

So werden beispielsweise eingereichte Zahlungsaufträge mehrmals täglich an die jeweiligen Rechenzentren der Kreditinstitute übertragen, sodass Kontoumsätze anschließend direkt in iX-Haus abgerufen werden können, ohne, dass eine zusätzliche Zahlungsverkehrssoftware benötigt wird.

DIE ZUKUNFT DER IMMOBILIENVERWALTUNG SIND PLATTFORM-LÖSUNGEN

Bei der Vielzahl an Aufgaben und Anforderungen, die heute täglich auf eine Immobilienverwaltung zukommen, wird die Einbindung zusätzlicher digitaler Prozesse zu einem entscheidenden Faktor, um als Unternehmen erfolgreich und kosteneffizient zu agieren. Dabei ist es zunehmend wichtiger, Arbeitsabläufe auch mit angrenzenden Speziallösungen zu vereinfachen, zu automatisieren und zu standardisieren - neben den vielen Möglichkeiten und großen Funktionsvielfalt in iX-Haus wird die Integration angrenzender Lösungen in iXHaus dafür entscheidend. Das haben wir schon lange erkannt und bieten mit der Anbindung unserer etablierten Partnerlösungen die Möglichkeit, übergreifende Prozesse in einem System abzubilden. Die Zukunft der Immobilienverwaltung sind Plattform-Lösungen - eine solche Plattform mit iX-Haus zu schaffen ist unsere Vision, um letztendlich ein System anbieten zu können, mit dem die vielfältigen Aufgaben der Immobilienverwaltung einfach, schnell, effizient und vor allem ganzheitlich abgebildet werden können.

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USE CASE: MORTENSEN IMMOBILIEN E.K. LEIDENSCHAFT FÜR IMMOBILIEN

TRADITION TRIFFT DIGITALES ZEITALTER Dort, wo Hamburg am schönsten ist, hat die Firma Mortensen Immobilien ihren Sitz.

Der Blick aus dem Büro über die Außenalster untermauert die Tradition und die Verbundenheit des Unternehmens mit der Stadt Hamburg. Eine Familie, in der Immobilien schon immer eine zentrale Rolle gespielt haben, geht heute moderne Wege in der Immobilienwirtschaft – digital und erfolgreich. Mittlerweile, fast hundert Jahre nach Gründung und in vierter Generation, ist Mortensen Immobilien ein Aushängeschild in Sachen Digitalisierung von Prozessen in der Immobilienverwaltung und wurde jüngst zum besten Immobilienverwalter Deutschlands gewählt. Dazu hat nicht zuletzt der Einsatz von iX-Haus und besonders den darin integrierten Partner-

lösungen DocuWare, casavi, EN.Tab und konfipay beigetragen.

Mit Fachwissen rund um die Verwaltung, Weiterentwicklung und Vermarktung ist das Unternehmen zuverlässiger Partner von Eigentümern größerer Immobilienbestände und verwaltet vornehmlich Mehrfamilienhäuser und Gewerbeobjekte - eine offene Kommunikation und Transparenz gegenüber den Eigentümern ist dem Unternehmen dabei ein besonders wichtiger Faktor.

VISION EINER VOLL DIGITALISIERTEN IMMOBILIENVERWALTUNG Im Zuge des letzten Generationswechsels hat Mortensen Immobilien die Chance ergriffen, die über Jahrzehnte erworbenen Verwaltungskompetenzen mit der Vision

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einer voll digitalisierten Immobilienverwaltung zu verknüpfen. Mit dem Konzept einer umfassenden Digitalisierung vor Augen wurde mit Spacewell Germany und iX-Haus mit seinen vollständig integrierbaren Speziallösungen ein passender Partner für diese Herausforderung gefunden.

Bei der Auswahl eines digitalen Kernsystems wurden neben iX-Haus weitere Softwarelösungen analysiert. Die Entscheidung für iX-Haus fiel schnell - insbesondere aufgrund des vorhandenen funktionalen Umfangs mit dem Fokus auf die Verwaltung von Mehrfamilienhäusern und Gewerbeimmobilien. Besonders die Kompetenzen bzgl. der Integration von spezialisierten Softwarelösungen für digitale Kommunikation, Dokumentenmanagement und mobile Objektübergaben über Schnittstellen und die damit zusätzlich geschaffenen Möglich-

keiten der Umsetzung individuell auf das Unternehmen ausgerichteter Prozesse war entscheidungsrelevant.

INDIVIDUELLE PROZESSE UND GANZHEITLICHE LÖSUNG ALS ERFOLGSFAKTOR Dafür unterstützte das Team von Spacewell Germany Mortensen Immobilien bei der maximalen Ausschöpfung des Digitalisierungspotentials mithilfe eines unternehmensindividuellen Anwendungskonzeptes.

Angefangen bei der Datenübernahme und der Auswahl der iX-Haus Erweiterungsmodule, die nun zum Einsatz kommen, bis hin zu einer Festlegung der Programmstruktur (z.B. Stammdaten, Kontenplan, etc.) in iX-Haus als Grundlage für das Reporting.

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Insbesondere bei der Planung einer optimalen Ausgestaltung der Prozesse, die mit den angebundenen Partnerlösungen, wie beispielsweise mit DocuWare organisierter Dokumenten-Workflows oder mit casavi gestalteter Mieterkommunikation, standardisiert und automatisiert wurden, begleitete ein Spacewell Germany Consultant das Unternehmen durch den gesamten Implementierungsprozess von iX-Haus - dabei wurden während des Prozesses exklusiv für Mortensen Immobilien beispielsweise Sonderprogrammierungen für den Bereich der Mieterkommunikation realisiert.

Mit der Umsetzung dieser Vision ist Mortensen Immobilien mittlerweile führend im Bereich der Digitalisierung im Immobilienmanagement, wobei der Einsatz von iX-Haus, ausgestattet mit fast allen praktikablen Erweiterungsmodulen und den integrierten Partnerlösungen Casavi, DocuWare, EN.Tab und konfipay, einen elementaren Anteil für den nachhaltigen Erfolg des „Immobilienverwalter des Jahres 2020“ beiträgt und Qualität sowie Effizienz aller Geschäftsprozesse gewährleistet.

IX-HAUS ALS KERNSYSTEM FÜR DIE DIGITALISIERUNG Mit iX-Haus als Kernsystem der digitalen Infrastruktur bildet Mortensen Immobilien interne Verwaltungsabläufe heute effizient, qualitätsvoll, mit hohem Personalisierungsgrad ab. Das Automatisierungspotenzial der integrierten Partnerlösungen und die umfassenden Erweiterungsmodule, wie

iX-Haus plus Meldungen, iX-Haus plus Aufträge oder dem iX-Haus Excel-Reporting ermöglichen dabei die Umsetzung ganzheitlicher digitaler Prozesse für alle alltäglichen Verwaltungsaufgaben und vor allem die Einbindung von Eigentümern, Mietern sowie Handwerkern - für eine maximale Transparenz gegenüber allen Beteiligten.

Dieses umfassende System aus iX-Haus und den integrierten Partnerlösungen bildet im Unternehmen so die Grundlage für die Standardisierung sowie Automatisierung von Verwaltungsprozessen und deckt damit alle alltäglichen Managementtätigkeiten ab – besonders die umfassenden Funktionalitäten für die Verwaltung von Gewerbeimmobilien und die aussagekräftigen Reporting-Möglichkeiten schaffen Mortensen Immobilien großen Mehrwert.

Dabei bleibt die Nutzung der Software sowie der einzelnen Module trotz der umfangreichen Einstellungsmöglichkeiten verständlich und intuitiv.

Neben der operativen Verwaltung von Immobilien unterstützt Mortensen Immobilien Eigentümer bei der zukunftsweisenden Ausrichtung ihres Immobilienbesitzes.

Die umfassende Datenbasis über Gebäude, Flächen und Mieter in iX-Haus bildet hier die Grundlage für die Eigenentwicklung eines aussagefähigen Objekt-/Portfolioreportings - die mit dem iX-Haus ExcelReporting abgebildeten Planungs- und Controlling Prozesse erlauben ein vorausschauendes Gebäude- und Portfoliomanagement, sodass Entwicklungspotentiale einzelner Objekte und notwendig werdende Umschichtungen des Portfolios schnell

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erkannt werden, um diese mit dem Eigentümer diskutieren zu können und gemeinschaftlich umzusetzen.

DIGITALE IMMOBILIENVERWALTUNG UNTER EINER BENUTZEROBERFLÄCHE Zusätzlich zu iX-Haus ermöglicht im Wesentlichen die Integration der Partnerprodukte DocuWare, Casavi, EN.Tab und konfipay Mortensen Immobilien die schnelle Bearbeitung sowie die Automatisierung nahezu aller immobilienwirtschaftlichen Prozesse und Aufgaben der Immobilienverwaltung.

Mit dem Einsatz von DocuWare als digitales Dokumentenmanagementsystem profitiert das Unternehmen von papierlosen, automatisierten Arbeitsabläufen und definierten Workflows bsp. bei der Rechnungsfreigabe. Dokumente können mit DocuWare unternehmensweit rechtssicher in iX-Haus abgelegt und archiviert werden, was es schließlich erleichtert, sie zu suchen,

zu teilen und auf sie zuzugreifen - dabei erlaubt DocuWare Mobile Mortensen Immobilien über die App zudem einen steten flexiblen Zugriff auf alle Dokumente, jederzeit und überall.

Die Gestaltung diverser Workflows mit DocuWare, wie Rechnungsfreigabeprozesse, Posteingangsprozesse, Vorabnahme-/ Übergabe-/ Abnahme-Prozesse oder Kündigungsprozesse bilden so eine wichtige Grundlage der umfangreichen Digitalisierung des Unternehmens. Eine Weitere entsteht durch den Einsatz von DocuWare Forms. Damit erstellt Mortensen Immobilien flexible webbasierte Formulare mit Textfeldern, Kontrollkästchen, Dropdowns, Kalendereingaben, Datei-Uploads und vielem mehr für eine präzise und sichere Informationserfassung und gestaltet so Antragsformulare für Eigentümer, Steuerberater, Anwälten, etc. oder bildet SEPALastschriftmandate, Schlüsselbestellung und Auslagenerstattungen ab.

Zusätzlich verbessert die Einbindung der Serviceplattform casavi die Kommunikation, indem sie Mortensen Immobilien mit

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Wohn- oder Gewerbemietern vernetzt und den unkomplizierten Austausch von Unterlagen sowie transparente Schadensmeldungen mithilfe eines Ticketsystems ermöglicht. Über die bilaterale Schnittstelle zwischen iX-Haus und casavi, mit der Daten gegenseitig zur Verfügung gestellt, ausgetauscht und synchronisiert werden, sind alle Stammdaten, Dokumente und Statusmeldungen von Vorgängen in beiden Systemen gleichzeitig verfügbar.

Gleiches gilt für die Anbindung von EN.Tab. EN.Tab ermöglicht die digitale Objektübergabe von Immobilien jeder Art – nutzerfreundlich, strukturiert und mobil. Die Dokumentation vom Zustand eines Objektes und die Erfassung aller Zählerstände sowie aller wesentlichen Verbrauchsdaten können von Mortensen Immobilien ganz einfach mit einem Tablet-PC aufgenommen, auf Knopfdruck an alle Beteiligten versendet und auch an angeschlossene Energiever-

sorger und Abrechner verteilt werde. Das digitale Übergabeprotokoll generiert eine umfassende Datenbasis und legt diese anschließend zentral und automatisch im Unternehmen ab. Die Schnittstelle zu iX-Haus garantiert jederzeit konsistente Stammdaten in beiden Systemen und erlaubt Zugriff auf alle relevanten Informationen für effizientere Abläufe durch digitalisierte Prozesse.

Zudem schafft die Schnittstelle zu konfipay Mortensen Immobilien die sichere, bedienerfreundliche Anbindung zu Banken sowie Dienstleistern und ermöglicht die unkomplizierte sichere Übertragung nationaler und internationale Zahlungsaufträge an Kreditinstitute und Zahlungsdienstleister sowie die Bereitstellung von Kontoumsätzen.

Aufgrund der in iX-Haus vollständig implementierten Schnittstelle zu konfipay muss Mortensen Immobilien sich nicht um die verschiedenen Banking-Spezifikationen, die Verschlüsselung, die Kommunikation sowie

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die Bereitstellung der Kontoinformationen kümmern. Die Kombination aus iX-Haus und konfipay bietet dem Unternehmen damit einen vollautomatisierten, multibankenfähigen und sicheren Zahlungsverkehr auch für große Transaktionszahlen und vereinfacht die monetären Abläufe innerhalb der Immobilienverwaltung.

FAZIT Mortensen Immobilien hat sich mit iX-Haus und Spacewell Germany mit den integrierten Partnerlösungen für einen Anbieter entschieden, der schon lange am Markt ist und die Erfahrung sowie die Finanzkraft besitzt, die Software langfristig zu warten und marktgerecht weiterzuentwickeln.

Der große Vorteil liegt in der Vielfalt des ERP-Systems und der Möglichkeit, weitere Lösungen über Schnittstellen anzubinden, sodass tatsächlich alle alltäglichen Verwaltungstätigkeiten unter einer “Plattform” mit iX-Haus abgedeckt werden können.

Die Grundvoraussetzung ist ein tiefgreifendes Verständnis der Möglichkeiten von iX-Haus und der Partnerlösungen, wobei die Kombination der Beratung durch die erfahrenen Consultants von Spacewell Germany und eigener intensiver Einarbeitung einen guten Weg darstellt, sich unproblematisch in die Software einzufinden und auch selbst neue Prozesse und Reportings zu entwickeln, woran Mortensen Immobilien beispielsweise unaufhörlich weiterarbeitet. Das Team von Spacewell Germany unterstützt bei der maximalen Ausschöpfung des Digitalisierungspotentials mithilfe eines unternehmensindividuellen Nutzungskonzeptes.

“Spacewell Germany hat als zuverlässiger Partner die Umsetzung unserer ambitionierten Digitalisierungsstrategie begleitet. Die Offenheit von Spacewell Germany, innovative Prop Techs in iX-Haus einzubinden, die Bereitstellung von umfangreichen Schnittstellen zu Geschäftspartnern und die Ermöglichung der Extraktion der Verwaltungsdaten aus iX-Haus für unser selbst entwickeltes Objekt- und Portfolio Reporting waren essenziell für die Erreichung unserer Ziele. Unsere Ansprechpartner von Spacewell Germany hatten stets ein offenes Ohr für unsere unternehmensindividuellen Anforderungen.”

Henrik Mortensen Inhaber der Firma Mortensen Immobilien

MEHR ÜBER DIE MORTENSEN IMMOBILIEN ERFAHREN SIE UNTER: WWW.MORTENSEN-IMMOBILIEN.DE

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WIE GEWERBEIMMOBILIEN VON EINER DIGITALEN KOMMUNIKATIONSPLATTFORM PROFITIEREN INTERVIEW MIT PETER SCHINDLMEIER - GRÜNDER UND CEO VON CASAVI Seit mittlerweile fünf Jahren fokussiert sich die casavi GmbH bereits darauf, Kommunikations- und Servicevorgänge im Immobilienumfeld nicht nur einfacher und effizienter, sondern auch kundenfreundlicher zu gestalten. Mit der Anbindung von casavi an iX-Haus vor drei Jahren waren wir einer der ersten Kooperationspartner des erfolgreichen Münchner PropTechs. Peter Schindlmeier, Gründer und CEO von casavi, beantwortet im gemeinsamen Gespräch Fragen zur Schnittstelle und erklärt den konkreten Nutzen des gemeinsamen Angebots für Immobilienmanager.

Hallo Peter, vielen Dank dass Du Dir heute die Zeit nimmst, um uns ein paar Fragen zu beantworten. Was ist Eure Idee für die Immobilienbranche mit casavi?

Wir positionieren casavi als zentrale Plattform für Kommunikation rund um die digitale Verwaltung von Immobilien. Opti-

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mierte Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern über alle Liegenschaften hinweg ist ein entscheidender Faktor für mehr Effizienz im Arbeitsalltag eines Verwalters. Mitarbeiter mit allen Vorgängen transparent zu organisieren, Geschäftsprozesse digital abzubilden - und natürlich alle Informationen aus der Cloud jederzeit und an jedem Ort an beliebigen Endgeräten verfügbar zu machen, waren weitere wichtige Punkte, bei denen wir Verbesserungspotential für die Branche gesehen haben.

Ob in Wohnimmobilien, Gewerbeobjekten oder Quartieren:: casavi lässt sich heute dank offener Schnittstellen und umfangreichen Partnerlösungen individuell für professionelle Ansprüche in verschiedenen Anwendungsbereichen gestalten. Mit dieser Herangehensweise sind wir bereits bei mehr als 600 Kunden im Einsatz. Die bilaterale Schnittstelle zu iX-Haus ist dabei eine der leistungsstärksten Anbindungen, mit der wir in den Bereichen Transparenz und Zeitersparnis sehr konkrete Mehrwerte für gemeinsame Kunden schaffen.

Kannst Du uns näheres zur Partnerschaft zwischen unseren Unternehmen und der Schnittstelle zu casavi erzählen?

Seit Ende 2017 besteht unsere Kooperationspartnerschaft. Gemeinsam wurde eine bilaterale Schnittstelle geschaffen, über die Daten aus iX-Haus, iX-Haus plus und DocuWare für casavi zur Verfügung gestellt werden können. Dadurch werden Stammdaten, Dokumente und die Kommunikation zu Vorgängen nach und von casavi übertragen. Auf diese Weise ermöglicht die automatisierte Datenübertragung den An-

wendern von iX-Haus ein effizientes und integriertes Arbeiten mit casavi.

Im Bereich der Wohnungswirtschaft haben wir uns mit casavi längst als einer der Marktführer etabliert. Mieter, Verwalter und Wohnungseigentümer wissen die Mehrwerte sehr zu schätzen. Für Gewerbeobjekte sehen wir vergleichbare, wenn nicht sogar noch mehr Möglichkeiten, um von unseren Angeboten in den Bereichen Kommunikation und Prozessoptimierung zu profitieren. Wir verstehen, dass Umstellung für große Gewerbeimmobilien komplexer und nicht immer vergleichbar ist, aber auch hier sehen wir spätestens seit Corona stark wachsende Nachfrage und ein wachsendes Verständnis für die Mehrwerte, die wir anbieten können. Hier sehen wir starkes Nachholpotential für die nächsten Monate.

Welcher konkrete Mehrwert entsteht hier für gemeinsame Kunden?

Durch den Einsatz von iX-Haus plus und casavi stehen für Nutzer stets tagesaktuelle Informationen bereit. Wichtige Ansprechpartner sind im System hinterlegt und Anliegen jeder Art können einfach online kommuniziert, richtig zugewiesen und der jeweilige Bearbeitungsstand durch alle Beteiligten transparent nachvollzogen werden. Zusätzlicher Zeitaufwand für die interne Zuordnung von Mieteranliegen entfällt, da das System automatisch den richtigen Ansprechpartner informiert. Alle Informationen sind stets griffbereit und es entsteht mehr Spielraum für andere Aufgaben - das bei deutlich verbesserter Kundenzufriedenheit, da alle Informationen wie Vertragswerk und Abrechnungen nach Bedarf zum Abruf bereit liegen.

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Ebenso einfach können verschiedene Services und Dienstleistungen, wie z.B. Car-Sharing, Smart Parking, ein Besuchermanagement oder Türgebäude-Öffnungssystem eingebunden werden.

Das Ziel ist es, die App als zentralen Anlaufpunkt für Gebäudeinformationen und -services zu etablieren. Darüber können dann auch bestehende Angebote präsenter dargestellt, gemeinschaftliche Räume und Catering-Services für Events gebucht und genutzt werden und die Vernetzung der Mitarbeiter untereinander sowie der Aufbau einer Community vorangetrieben werden.

Transparenz und Übersichtlichkeit, die Mortensen seinen Kunden biete – nicht zuletzt dank des innovativen Zusammenspiels der eingesetzten Softwarelösungen. Mortensen verwaltet dabei sowohl Mehrfamilienhäuser als auch Gewerbeobjekte.

Unsere digitalen Services unterstützen jeden Immobilienverwalter dabei, den bestmöglichen Service für seine Kunden zu bieten, und sich so am Markt zu profilieren.

Wer heute als Verwalter erfolgreich sein will, kommt an einer Digitalisierung seiner Abläufe und Prozesse gar nicht mehr vorbei und die Auszeichnung sehen wir unter anderem als Beleg für den großen Mehrwert, den unsere gut abgestimmten digitalen Lösungen gemeinsamen Kunden bietet.

Und das funktioniert in der Praxis?

Herzlichen Dank für das Gespräch.

Der Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) hat kürzlich den “Immobilienverwalter des Jahres 2020” geehrt - eine der wichtigsten Auszeichnungen der Branche. Sieger in diesem Jahr ist die Firma Mortensen Immobilien e.K. aus Hamburg - dort setzt man auf die gemeinsamen Stärken von casavi und iX-Haus. Die Jury begründete ihr Urteil vor allem mit der

Haben wir Ihr Interesse an der casaviSchnittstelle zu iX-Haus geweckt?

Weitere Informationen erhalten sie unter www.spacewell-germany.com/en/partner/ partnerloesungen/casavi

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COBUNDU – DIE SMARTE WELT VON MORGEN

Smarte Technologien gehören heute wie selbstverständlich zu unserem Alltag. Ein Smartphone haben fast 90 Prozent der Deutschen und Smart-Home-Systeme sind in privaten Haushalten auf dem Vormarsch.

Auch in der Immobilienwirtschaft rückt das Thema “Smart” in den Fokus - Smart-Building-Technologien für ein verbessertes Management sowie die komfortable Nutzung von Gebäuden, Büros und Räumen versprechen großes Optimierungspotenzial.

Der digitale Wandel in der Immobilienwirtschaft wird damit weitergedacht. Die COVID-19-Pandemie hat dem noch einen zusätzlichen Schub gegeben - sie wird die Arbeitswelt revolutionieren und damit besondere Auswirkungen auf die Immobilienbranche haben. Veränderte bzw. neue Arbeitsmodelle bringen neue Immobilienund Raumkonzepte, ein anderes Nutzerverhalten und neue Anforderungen mit sich.

Die Immobilie an sich und damit auch die Immobiliennutzung werden eine Transformation erleben – dem muss sich das Immobilienmanagement anpassen.

VERBESSERTE GEBÄUDEUND BÜRONUTZUNG Die Smart-Building-Lösung Cobundu bringt Funktionen mit sich, mit denen Unternehmen diese Transformation bewältigen und Optimierungspotenziale ausschöpfen können. Auf der Grundlage von im Gebäude verteilter Sensoren, die gesammelte Daten in Echtzeit über das IoT an die intelligente Gebäudetechnologie-Plattform weitergegeben, trägt Cobundu dazu bei, die Arbeitsplatz-, Flächen und Ressourcennutzung sowie den Komfort in allen Immobilien zu verbessern.

DER DIGITAL VISUALISIERTE BÜROZWILLING - SO EINFACH WAR RAUMBUCHUNG NOCH NIE Eine visualisierte Bürokarte, abrufbar auf Displays direkt vor Ort im Büro, dem Handy via App oder im Browser auf dem PC, liefert

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jederzeit die Informationen, welche Räume und welche Arbeitsplätze aktuell und für welchen Zeitraum belegt sind. Direkt im digitalen Grundriss können Nutzer Flächen, Räume oder Arbeitsplätze unkompliziert buchen und reservieren sowie ein umfassendes Monitoring abrufen.

DAS ÜBERSICHTLICHE MONITORING FÜR KOMFORT UND MANAGEMENT Auf Basis der gesammelten Daten schafft die Lösung Auswertungsmöglichkeiten über die tatsächlichen Raum-, Flächenund Arbeitsplatzauslastung sowie alle relevanten Komfortparameter, wie Temperatur, Luftfeuchtigkeit und CO2-Werte in Immobilien. Gleichermaßen unterstützen die Daten

bei der Organisation von Facility-Management-Dienstleistungen – Räume, die nicht benutzt werden oder wurden, müssen beispielsweise erst gar nicht geheizt oder gereinigt werden.

ARBEITSPLATZTRANSFORMATION MIT COBUNDU Das Management von Flächen, Räumen und Arbeitsplätzen ist mit Cobundu unkompliziert realisierbar und gewährleistet sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitern bei einer Transformation von Arbeitsplatzkonzepten (z. B. mehr mobiles Arbeiten, Anstieg an Homeoffice-Tätigkeiten, vermehrte Außendiensttätigkeiten) die optimale Nutzung vorhandener Arbeitsplätze und Flächen.

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DIE COVID-19-LÖSUNG GEREGELT UND SICHER AM ARBEITSPLATZ In unserer momentan angespannten Situation ermöglicht Cobundu eine geregelte Wiederaufnahme der Arbeit in Unternehmen und Büroimmobilien noch während oder aber nach der COVID-19-Pandemie - die Einhaltung von COVID-19 bedingten Abstandsregelungen kann aufgrund der persönlichen Buchung von Büros oder Arbeitsplätzen direkt durch jeden Mitarbeiter selbst (vor dem Bürobesuch via App oder direkt im Büro an Displays) eingehalten werden.

Das integrierte Monitoring schafft neben der komfortablen Auswertung der Belegung auch die Möglichkeit, jederzeit eine transparente Nachverfolgung im Falle von COVID-19-Infektionen.

MIT COBUNDU IN DIE DIGITALE WELT VON MORGEN Bereiten Sie sich mit unserer Smart-Building-Lösung Cobundu schon jetzt auf die zu erwartende Transformation von Immobilien, Büros und Arbeitsplätzen vor. Nutzen Sie die zahlreichen Vorteile und gewährleisten Sie die kosteneffiziente Verwaltung zukünftig veränderter Flächen-, Raum- und Arbeitsplatzkonzepte. Managen Sie Büros planbar, monitorisierbar und mit allen Informationen zur Nutzung sowie Auslastung aller Flächen.

GEREGELT & JEDERZEIT ABRUFBAR Buchen Sie Räume oder Arbeitsplätze von unterwegs oder direkt auf Displays im Büro Unterstützt Sie beim Auffinden freier Flächen und Arbeitsplätze (auch bei der Einhaltung von Abstandsregelungen) Nutzen Sie die intuitive Benutzeroberfläche/Bürokarte für die Planung und Terminierung der Arbeitsplatznutzung Arbeiten Sie mit individuellen auf der Grundlage von Echtzeit-Sensordaten beruhenden Nutzerpräferenzen

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PLANBAR

MONITORING & FLÄCHENOPTIMIERUNG

Machen Sie die Gebäude-, Raum- und Arbeitsplatznutzung planbar und transparent auf der Grundlage von Live-Sensordaten

Erhalten Sie Optimierungsempfehlungen auf Basis von über Sensoren gesammelter Daten, vom ersten Tag an

Gewährleisten Sie Abstandsregelungen mithilfe im System hinterlegter Echtzeit-Nutzungsdaten

Nutzen Sie Dashboards und Visualisierungen, um eine aktuelle Situation auszuwerten und den Flächenbedarf vorherzusagen und ggf. anzupassen

Sowohl das Buchen als auch das Finden freier Arbeitsplätze oder Räume erfolgt intuitiv und simpel über die digital visualisierte Bürokarte Die direkte Synchronisation mit dem Outlook-Kalender erleichtert die Zusammenarbeit und fördert schnelles Feedback

Analysieren Sie die Komfortparameter Temperatur, Luftfeuchtigkeit und CO2-Werte für ein verbessertes Energiemanagement Analysieren Sie Belegung und Leerstand über Bewegungsmelder und Türöffnungen Erstellen Sie bei Bedarf Anwesenheitslisten (z.B. zur Nachverfolgung von Infektionsketten)

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IDEEN FÜR DIE COVID-19 ABSTANDSREGELUNGEN IN DER ARBEITSWELT Nach zahlreichen Wochen im Homeoffice kehren viele Büroangestellte wieder an ihre Arbeitsplätze zurück – häufig mit vielen Fragen. Ist das noch das Büro, dass ich Mitte März verlassen habe? Welche Arbeitsbedingungen erwarten mich? Wie kann, soll und werden ich mit den Kollegen vor Ort zusammenarbeiten? Viele Unternehmen experimentieren mit einer unterschiedlichen Anzahl an Mitarbeitern, die wieder in den Büros arbeiten werden und versuchen dabei, Arbeitsplätze sowie Flächen so zu konzipieren, dass bei der Rückkehr die besten sowie sichersten Bedingungen gewährleistet werden. Wollen die Kollegen aber überhaupt wie bisher weiterarbeiten?

Werden sie sich beispielsweise weiterhin Büros teilen wollen oder hat die besondere Situation geändert, wie wir zukünftig zusammenarbeiten? Wie viel Büroraum wird in Zukunft benötigt? Die genauen Auswirkungen der aktuellen Situation auf den Arbeitsplatz kann derzeit noch niemand vorhersagen.

Im Moment geht es in erster Linie darum, sich gegenseitig zu schützen. Das Immobilienmanagement spielt dabei eine zentrale Rolle. Die Pandemie hat ein großes Home-Office-Experiment ausgelöst, das

uns zeigt, wie wir alle digitaler und flexibler arbeiten und zusammenarbeiten können. Der Arbeitsplatz der Zukunft ist digital und schlagartig ein deutliches Stück näher gerückt. Mit intelligenten Tools und guter Planung können die neuen Abstandsregelungen in der Arbeitswelt dabei sicher und angenehm gestaltet werden.

KURZFRISTIGE VERÄNDERUNGEN DURCH DIE KRISE Kurzfristig stellen sich bei der bei Rückkehr der Arbeitnehmer in das Büro drei zentrale Herausforderungen: Die Umsetzung neuer Standards für sanitäre Einrichtungen und die Nutzung des Arbeitsplatzes, die Gewährleistung von Komfort und Produktivität der Arbeitnehmer in einer anspruchsvollen Zeit und die Bewältigung des „Social Distancing“.

Integrated-Workplace-Management-Systeme (IWMS), kombiniert mit IoT-SensorDaten können in dieser Zeit für ein sichereres und effizienteres Arbeitsumfeld sorgen.

So etwa durch die Bereitstellung vieler feinteiliger Nutzungsinformationen. Digitale Grundrisse mit in Echtzeit abrufbaren Be-

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legungsinformationen für Büros und Flächen ermöglichen es, auf einen Blick zu erkennen, welche Räume belegt und welche noch ruhig sind - auch wenn sich das Büro über mehrere Stockwerke erstreckt. Dargestellt auf mobilen Applikationen oder auf Displays direkt vor Ort im Büro erkennen besonders die Mitarbeiter, denen maximaler Abstand mehr Sicherheit verschafft, auf einen Blick, wo sie arbeiten können.

Zudem können bestehende HomeofficeRegelungen beispielsweise aufgrund weiterhin nötiger Kinderbetreuung, Sicherheitsbedenken und andere Faktoren auf Seiten der Arbeitnehmer oder etwaige Belegungsquoten auf Seiten der Arbeitgeber dazu führen, dass die Belegung in den Büros unübersichtlich wird. In diesem Fall kann ein universell einsetzbares Reservierungssystem dazu beitragen, dass Arbeitgeber und Kollegen darüber informiert bleiben, wer im Gebäude arbeitet – wann und wo. Die Belegungsinformation mit den spezifischen Standorten von Mitarbeitern kann den Zeitaufwand für die Suche nach einem geeigneten Arbeitsplatz verringern und die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen. Darüber hinaus können Gebäudema-

nager, falls eine neue Infektion festgestellt wird, das Reservierungssystem auswerten, um potenzielle Kontakte nachzuweisen und Gefährdungen zu erkennen - sie können diejenigen identifizieren, die sich möglicherweise in unmittelbarer Nähe befunden haben und bei denen ein hohes Risiko besteht.

Im Zuge eines neuen Hygienekonzepts für alle Arbeitsplätze könnten durch gezieltere bzw. gesteuerte desinfizierende Reinigungsmaßnahmen mehr Effizienz und Sicherheit erreicht werden. Intelligente IWMS Lösungen können Ressourcen gezielt für Risikobereiche auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung steuern und nicht auf der Grundlage von Nutzungsannahmen planen. So kann der Einsatz verbesserter Technologien zu guter Letzt ein starkes Signal an die Mitarbeiter aussenden, dass ihr Wohlbefinden Priorität hat.

MÖGLICHKEITEN FÜR DEN ARBEITSPLATZ DER ZUKUNFT Gleichzeitig können mit der Einführung eines IWMS bereits heute Möglichkeiten

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für zukünftige Verbesserungen geschaffen werden. Auf lange Sicht bietet die bedeutende Verlagerung hin zur modernen Arbeitsplatzlösungen, wie Homeoffice auch neue Chancen für den bewährten Büroarbeitsplatz. Während einige Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, die Produktivität im Homeoffice aufrechtzuerhalten - sei es aufgrund von Platzmangel, familiären Verpflichtungen oder anderen Ablenkungen - haben andere entdeckt, dass viele Arbeitsaufgaben erfolgreich von zu Hause aus erledigt werden können. Wenn die Mitarbeiter wieder in die Büroumgebung zurückkehren, dürfte eine größere Aufgeschlossenheit gegenüber flexibler Arbeitsmodelle zu einem Trend werden. Wenn

dies der Fall ist, können Arbeitgeber von einer Neubewertung ihrer Arbeitsplatzanforderungen enorm profitieren. Dafür müssen die Immobilienmanager aber genau wissen, wie ihre Räume genutzt werden Eine Smart-Building-Plattform kann die dafür benötigten Daten sammeln und die Grundlage für zahlreiche Entscheidungen bilden. Soll ein Wechsel zu einer agilen Arbeitsumgebung erfolgen? Wie viel Bürofläche wird überhaupt noch benötigt?

Welche Arten von räumlichen Verbesserungen sind erforderlich, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu steigern. Und wie können Reinigungsverfahren angesichts der sich ändernden Normen kostensparend optimiert werden - ein Meetingraum,

ÜBER DEN AUTOR KOEN MATTHIJS ist seit 2019 Chief Division Officer, Operate & Manage Division des Nemetschek Konzerns.

In dieser Funktion verantwortet er die Schaffung eines umfassenden Portfolios für seinen Geschäftsbereich, einschließlich der Weiterentwicklung der Lösungen von Spacewell und Crem Solutions.

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der nicht regelmäßig genutzt wird, muss sicherlich nicht täglich gereinigt werden.

Techniker und Reinigungskräfte sollten in der Lage sein, schnell auf das zu reagieren, was in Büros, auf Krankenhausetagen oder an anderen Arbeitsplätzen geschieht, um eine sichere und komfortable Umgebung zu gewährleisten.

Die Veränderungen aufgrund der gegenwärtigen Situation werden sich auf Verhaltensweisen und bestehende Standards auswirken. Sowohl bessere Daten als auch bessere digitale Tools können Immobilienmanager in die Lage versetzen, sich schnell und effektiv an die neuen Anforderungen eines modernen Arbeitsplatzes anzupassen. So werden sich beispielsweise die Dienstleister gezwungen sehen, ihre Dienstleistungsverträge an die Bedürfnisse und Erwartungen des modernen, dynamischen Arbeitsplatzes anzupassen. Dies impliziert eine Verlagerung hin zu ergebnisorientierten Service-Level-Agreements und aktivitätsbasierter Leistungserbringung anstelle von festen Zeitplänen.

TREIBER FÜR ZUNEHMENDE DIGITALISIERUNG Generell ist die zunehmende Digitalisierung der Immobilienbranche ein Vorteil in der aktuellen Situation und wird diesen Trend stark beschleunigen: Softwareunternehmen für die Immobilienwirtschaft haben auf die Krise mit einer Vielzahl an innovativen Lösungen reagiert, um eine sichere Rückkehr an den Arbeitsplatz zu ermöglichen. Reservierungssysteme werden angepasst, um die Abstandsregelungen einhalten zu können, die Kontaktnachverfolgung und Personenfindung zu erleichtern. Sensoren in Kombination mit Raumnutzungssoftware können helfen, Richtlinien zur so-

zialen Distanzierung durchzusetzen, und intelligente Anwendungen können Dienstleistungsanbieter dabei unterstützen, die Reinigung in Echtzeit auf stark frequentierte Bereiche zu lenken.

Von diesen Neuerungen profitieren alle Beteiligten: Manager können sicherstellen, dass ihre Richtlinien umgesetzt werden und die Wiedereröffnung auf diese Weise haftungskonform regeln, die Büroangestellten können produktiv arbeiten, und die Dienstleister können ihre Wirkung maximieren.

ERFAHRUNGEN SAMMELN FÜR ZUKÜNFTIGE BAUPROJEKTE Die Erfahrungen aus der aktuellen Situation werden auch dabei helfen, zukünftige Bürogebäude noch besser und krisensicherer zu gestalten. Wenn die Informationen in Building-Information-Modeling (BIM)Systemen gespeichert werden, kann diese große Datenmenge (oder Datenintelligenz) für neue Büroprojekte wiederverwendet werden. Das bedeutet, dass Architekten und Ingenieure auf diese Erfahrungen zurückgreifen und ihre Gebäudeentwürfe verbessern können, um künftigen Bedürfnissen und Anforderungen besser gerecht zu werden. Für Büros, die den zukünftigen Herausforderungen gewachsen sind.

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INTELLIGENTES CAFM DER NÄCHSTEN GENERATION Flexible, digitale Lösungen sind auf dem dynamisch wachsenden Markt für Gebäudemanagement ein entscheidender Faktor zur optimalen Gestaltung von Arbeitsprozessen, um kosteneffizient und Kundenorientiert zu agieren. Die CAFM-Softwarelösung Axxerion unterstützt bei genau diesen Herausforderungen und ist im Segment “Operate and Manage” der Nemetschek Group daher ein wichtiger Bestandteil der Dachmarke Spacewell geworden.

Die intelligente CAFM-Software Axxerion bietet workflowbasierte Cloud-Lösungen für das Facilitymanagement - das umfassende und anwenderfreundliche Informationssystem verbessert Betriebsabläufe und Arbeitsprozesse, wie Datenabfragen, Vertragsverwaltung sowie Instandhaltung. Die workflowbasierte Software eignet sich hervorragend für kleine und mittlere, aber auch größere Unternehmen, die eine schnelle und praxisbewährte Implementierung erwarten, und ist daneben auch bei Versicherern, in Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und bei Behörden im Einsatz.

Wie die Implementierung und der Einsatz von Axxerion aussehen kann zeigt der Erfahrungsbericht unseres exklusiven Vertriebspartners InCaTec Solution GmbH – er beschreibt einen praxisnahen Eindruck vom Axxerion-Einsatz bei der Thelen Gruppe.

WER IST DIE THELEN FACILITY MANAGEMENT GMBH?

DAS UNTERNEHMEN - Immobilienvermietung und Bestandshaltung - 33 Standorte, 58 Unternehmen - 5.600 Mitarbeiter - 15,4 Mio m² Grundstücksfläche im Bestand

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Die Thelen Gruppe engagiert sich in mehreren Geschäftsfeldern. Als Immobilienvermieter und Bestandshalter unterschiedlichster Flächenarten konzentriert sich das Unternehmen primär auf die Vermietung von Gewerbeparks, Logistik- und Produktionsflächen. Zusätzliche Standbeine sind operative Betriebe im Bau- und Ausbaugewerbe (HLS, Tiefbau, Elektro, etc.) sowie die Servicegesellschaft für IGM-Services (Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste, Kurierdienste, Bahndienstleistungen). Das Facility Management ist dabei ein Teil des Immobilienmanagements der Thelen Gruppe und zusammen mit dem Property Management zuständig für das operative Objektmanagement.

Die Thelen Gruppe, einschließlich ihrer Tochtergesellschaften rund um die Immobilie, mit über 5.600 Mitarbeitern, 58 Tochterunternehmen im Bereich der Bauausführung, Planung und Bewirtschaftung von Immobilien und diversen Kooperationen, hat das Ziel, mit intelligenten und innovativen Konzepten zukunftsfähige Immobilien, Gewerbeparks und Quartiere zu entwickeln, umzusetzen, zu vermieten und zu betreiben.

IMPLEMENTIERTE AXXERION-MODULE: - Kontakte - Inventar - Gebäude - Meldungen - Arbeitsaufträge - Vorratsverwaltung

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Zentraler Leitgedanke ist ein aktives Immobilienmanagement unter ökonomischen, ökologischen und funktionalen Gesichtspunkten. Die Berücksichtigung von Funktionalität und technischem Fortschritt mit einem Mix aus smarten und sozialen Aspekten und der Integration von Nachhaltigkeit, Energieeffizienz, innovativer Mobilität, digitaler Ausstattung und Services sind die Grundlagen der Planungen - um dieses in die Praxis umzusetzen, kommt Axxerion im Bereich Facility Management zum Einsatz.

ORGANISATION DES FACILITY-MANAGEMENTS Mithilfe von Axxerion sorgt die Thelen Facility Management GmbH als Tochterunternehmen der Thelen Gruppe für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb durch umfassende Objekt- und Mieterbetreuung. Geplante Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen zielen auf einen konsequenten Werterhalt der Immobilie ab und können mit der digitalen Lösung effizient umgesetzt werden. Aufgrund der digital unterstützten kaufmännischen sowie technischen Objektbetreuung sorgt das Facility Management für einen reibungslosen Betrieb und die bestmögliche Nutzung der Immobilie.

HERAUSFORDERUNGEN: - Warenanbindung Onlineshop - Angebote - Aufträge - Rechnungen - Schnittstelle zum Rechnungswesen - Lagerverwaltung - Montageeinteilung - Kalenderfunktion online - App-Anbindung (Stundenreport/Kalender/Serviceauftrag) - Service-Modul - Ticketsystem - Weitergabe von Störungen per Mail - Zuweisung von Ticket an Auftrag - Freimeldung durch Techniker (Unterschrift Kunde)

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Auf Wunsch übernimmt die Thelen Facility Management GmbH für ihre Mieter auch Leistungen, die nicht Bestandteil der klassischen Mieterbetreuung sind. Für die Bewältigung dieser vielfältigen Aufgaben bearbeiten derzeit 22 Büro-Mitarbeiter unterschiedlichste Aufgabenstellungen mit Axxerion. Intensivnutzer ist vorrangig das Facility Management. So werden beispielsweise die Prozesse der Haustechnik mit Axxerion optimiert - die Haustechniker der Thelen Facility Management GmbH arbeiten Arbeitsaufträge per Tablet ab und melden diese dann mit einem Stundenzettel zurück. Daneben arbeiten in der Bauabteilung zwei Nutzer im System und organisieren Großbauprojekte, sowie weitere Nutzer in der Buchhaltung, die mit Axxerion die Rechnungsprüfung und die Pflege von Bürgschaften sowie Verträgen abbilden.

Unternehmensweit erfassen zudem ungefähr 90 Mitarbeiter aus den operativen Gesellschaften die eigenen Arbeitszeiten in der Axxerion-App, die dann für die Lohnabrechnung ausgewertet werden.

LÖSUNG Axxerion CAFM Facility-Management-Software – Skalierbarkeit, die weitestgehend ohne Programmierkenntnisse auskommt Umfangreiche Möglichkeiten der Anpassung Gut funktionierendes Berichtswesen Schnelle (technische) Einführung durch einen SaaSBetrieb in Kombination mit einer Browser-Oberfläche Wichtige, zu bearbeitende Dinge werden durch die individuellen Anpassungen übersichtlich dargestellt

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ERGEBNIS: Uneingeschränkte Transparenz der in Axxerion eingepflegten Daten Verschiedene eigene Anpassungen im System ergeben niedrige Fehlerquote Kontinuierliche Datenpflege und Mitarbeiter-Schulung ergeben reduzierte Bearbeitungszeiten von Tickets sowie höhere Service-Qualität für die Mieter Verdopplung von Ticketeingaben innerhalb von 14 Monaten Reduktion der durchschnittlichen Bearbeitungszeit um 15-20 Tage Vervierfachung von Instandsetzungsmaßnahmen Steigerung des Wartungsgeschäftes (Eigenleistung) auf eine Erfüllungsquote von über 80 Prozent Steigerung des “In-Time-Faktors” durch Anwendung des Projektmanagements

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„Die Konzentration auf das Wesent-

liche ist essenziell. Die elementaren Prozesse müssen ausgereift sein und durch das Team gelebt werden.

Idealerweise wurden sie hinsichtlich wertschöpfender Maßnahmen bereits vorher tiefengeprüft und angepasst. Sitzen diese Abläufe, auch aufgrund von kontinuierlichen Schulungsmaßnahmen sowie einheitlicher Bezeichnungen/Beschriftungen (z.B. Dokumententitel), kann man weitere Prozesse einfach einbinden und produktiv nehmen.

Den Produktivgang nach dem Prinzip „Done beats perfect“ halte ich für richtig. Auch wenn der Prozess noch nicht komplett definiert wurde und vielleicht noch nicht 100 Prozent stimmig ist, würde ich ihn immer online nehmen, das Feedback der Mitarbeiter abwarten und dann Ausbesserungen einbinden. Diese Vorgehensweise funktioniert aber nur dann, wenn auch ein Mitarbeiter als Admin für die Pflege vorgesehen ist, was ich aber auch immer empfehlen würde. Die Vision ist, Axxerion als zentralen Dreh- und Angelpunkt für das komplette Bestellwesen von technischen Dienstleistungen und Bauleistungen innerhalb der Thelen Gruppe zu positionieren und übergreifend auch als solches wahrgenommen zu werden. Daneben sollen die eigenen Haustechniker, Handwerker und am Bau beteiligten stärker als bisher ebenfalls in Axxerion integriert werden. “ Marc Engelmann war als stellvertretender Leiter FM/Leitung Backoffice mit in die Implementierung von Axxeriion eingebunden, ist daher mit dem System und dessen Vorteilen vertraut.

IHR KONTAKT BEI INCATEC SOLUTION MARKUS HILMES Vertriebsleiter Mail Web Tel. Mobil

m.hilmes@incatecsolution.de www.incatecsolution.de +49 (0) 251 1355 3992 +49 (0) 171 2047 815

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KÜNSTLICHE INTELLIGENZ – MEHRWERT FÜR DIE IMMOBILIENWIRTSCHAFT Mit Voranschreiten der Digitalisierung gewinnt die Automatisierung von Prozessen in der Immobilienwirtschaft immer mehr an Bedeutung – dabei rückt auch der Einsatz von “Künstlicher Intelligenz”, also KI, zunehmend in den Fokus. Während KI für viele lange Zeit ein Thema aus der Science-Fiction Welt war, kommen die Menschen mittlerweile zunehmend in ihrem Alltag damit in Berührung. Denn eine Zukunftsvision ist KI schon lange nicht mehr. Heute genügt es, einen intelligenten Sprachassistenten wie beispielsweise Amazons Alexa, Apples Siri oder Googles Assistant zu besitzen und man hat Künstliche Intelligenz im Haushalt.

Neben Smart Home Systemen für Privatanwender, können sich aber vor allem auch Unternehmen die automatisierten Abläufe und selbstständig agierenden Programme zunutze machen.

WAS IST KÜNSTLICHE INTELLIGENZ EIGENTLICH? Eines vorweg, die eine Künstliche Intelligenz gibt es nicht – KI ist ein Sammelbegriff für smarte Technologien, die Prozesse oder ihre Umwelt bewusst wahrnehmen und von ihr lernen können, um autonom auf Signale zu reagieren und Entscheidungen treffen zu können. Es sind Computerprogramme, die in der Lage sind, zu lernen, zu verstehen, zu planen, zu denken und sich selbst zu korrigieren. Damit gibt es kaum eine Grenze für Einsatzmöglichkeiten, bei denen KI nicht nützlich sein könnte, sowohl im persön-

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lichen Bereich als auch für unternehmerische Prozesse.

Einen Bruchteil der Einsatzmöglichkeiten zeigt der Alltag schon heute - Software erkennt Gesichter und entsperrt ihr Smartphone, Sprachassistenten, wie Siri und Alexa organisieren ihren Alltag, die Temperatur in Gebäuden steuert sich automatisch z. B. anhand der Belegung von Büros oder Räumen und die ersten Busse fahren autonom.

KI ist eine hilfreiche, selbstlernende Technik, um riesige Datenmengen zu ordnen, Lösungen zu finden, Risiken zu beurteilen und Prozesse effizienter zu gestalten – alles mit dem Ziel, uns den Alltag, die Arbeit, unser Leben zu erleichtern. Und weil das in Zeiten der Digitalisierung so wertvoll ist, kehrt sie immer mehr in unser Leben ein.

KI FÜR UNTERNEHMERISCHE PROZESSE Besonders für unternehmerische Prozesse bringt der Einsatz digitaler Lösungen mitsamt der KI wertvolle Optimierungspotenziale mit sich – auch in der Immobilienwirtschaft. Der Einsatz digitaler Lösungen führt schon jetzt zu einer Welle der Automatisierung. Aufgaben, die sich wiederholen und vorhersagbar sind, können zunehmend von Softwarelösungen abgebildet werden. Damit rückt auch KI immer mehr in den Fokus - auch im Bereich des Immobilienmanagements.

Die Automatisierung und Digitalisierung vieler Prozesse wird in der Branche allgemein mit positiven Aspekten, wie der Kostenreduktion, höheren Produktivität, einer individuelleren sowie schnelleren Erfüllung von einfachen Mieteranfragen oder Mängelmeldungen und demzufolge einem Zeitgewinn bei der Bearbeitung von Aufgaben in Verbindung gesetzt. Durch den Einsatz von KI können all diese Faktoren nochmals

verbessert dargestellt werden. Die digitalen, smarten Lösungen können auch Tätigkeiten übernehmen, die zunehmend komplexer werden - Mitarbeiter müssen sich dadurch nicht mit lästigen wiederkehrenden Aufgaben beschäftigen und können sich den vielen anderen Kernaufgaben im Alltag einer Immobilienverwaltung widmen. Da die Lösungen dank KI durch den Bediener, erweiterte Programmierung und von ihren vormals nur teilweise gelösten Aufgaben lernen, erweitern sie ihren Abdeckungsgrad bis zur vollständig durchgeführten Aufgabe kontinuierlich.

DIE VORTEILE DER KI FÜR DIE IMMOBILIENWIRTSCHAFT Wie genau kann Künstliche Intelligenz der Immobilienwirtschaft aber nun helfen? KI kann an fast jedem Prozess der Wertschöpfungskette der Branche ansetzen. Besonders in der Immobilienwirtschaft werden längst mehr Daten gesammelt, als es Menschen möglich ist, ohne technologische Hilfe zu verarbeiten und sinnvoll auszuwerten.

Genau da liegen die Stärken von KI – mit dem Ordnen von Daten, der dadurch umsetzbaren Automatisierung von Prozessen sowie der daraus resultierenden Durchführung von Handlungen bzw. dem Finden von Lösungen, ergeben sich große Vorteil für die Immobilienwirtschaft. Das setzt zunächst intensive Vorbereitung voraus – soll eine Maschine oder ein Programm überhaupt in der Lage sein, selbst zu lernen und eigenständig Prozesse abzubilden, müssen diese künstlichen Helfer erst einmal „trainiert“ werden.

Bevor ein Programm, ein digitales Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare, beispielsweise automatisch Mietverträge auslesen, bewerten und in einen Workflow aufnehmen kann, muss zunächst die Systematik programmiert werden - d. h. es müssen Schlagworte vergeben und Regeln festgelegt werden. Die Qualität des Outputs

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hängt also zunächst vollständig vom Input des menschlichen Bedieners ab.

EFFIZIENTE DOKUMENTENPRÜFUNG Bleiben wir beim Beispiel Mietverträge und der damit verbundenen Digitalisierung von Dokumenten bzw. dem digitalen Dokumentenmanagement. Durch das Erkennen von Schlagwörtern, Zusammenhängen und Mustern in großen Daten-Sets lassen sich alle relevanten Informationen aus Verträgen und Dokumenten schnell extrahieren und sinnvoll nutzen. Dies wird dazu führen, dass die Transaktionsgeschwindigkeit erhöht und der Such- und Sortieraufwand verringert wird, was insbesondere in einem Umfeld mit einer hohen Anzahl an Dokumenten relevant ist. Nicht nur Verträge, auch Rechnungen und alle anderen digitalisierten Dokumente, können nach festgelegten Regeln abgelegt, sortiert und wieder aufgefunden werden. Und dabei reden wir nicht nur von der Suche nach dem Dokumentennamen - selbst einzelne Wörter, Namen oder Rechnungsnummern werden mithilfe der KI in riesigen digitalisierten Dokumentenarchiven gefunden.

KI UND DIE GEZIELTE STEUERUNG DER GEBÄUDENUTZUNG UND -INSTANDHALTUNG Ein weiterer Bereich, in dem “Künstliche Intelligenz” in der Immobilienwirtschaft eingesetzt werden kann, sind Smart-Buildings. In der Immobilienwirtschaft sind diese Smart-Building-Lösungen und künstliche Intelligenzen für verschieden Prozesse daher auf dem Vormarsch. Im Kleinen eingesetzt in privaten Haushalten für die Steuerung der Heizungsanlage und vielen weiteren kleinteiligen Smart-Home Technologien, können heute auch großflächige Gebäude und Büros mit smarten Technologien ausgestattet werden. Dort kommen Systeme zum Einsatz, die übergeordnet verschiedene Funktionen miteinander verbinden und in Relation setzen.

So können intelligente Systeme wie Cobundu beispielsweise die Verteilung von Arbeitsplätzen, in durch Homeoffice-Regelungen oder sich häufig auf Dienstreise befindenden Angestellten nicht optimal ausgenutzten Büros, regeln - damit sparen Unternehmen letztendlich Platz und Kosten.

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KI-Tools, eingesetzt in Bürogebäuden, können ein selbstständiges System beinhalten, das Termine oder Raumbuchungen organisiert und Aufgaben, wie die Reinigung durch das Facility Management nur von genutzten Räumen, die Belüftung bzw. Temperaturregelung einer bestimmten Fläche anhand von Raumbuchungen oder die Vergabe von Zutrittsrechten steuert und Gebäuden, Etagen, Flächen und Räumen entsprechend anpasst.

Dabei können von der Temperatur, die den im Raum befindlichen Personen automatisch angeglichen wird, bis hin zu einer mithilfe von Sensorik automatisierten Instandhaltung von Gebäuden viele anfallende Aufgaben geregelt bzw. optimiert werden – mithilfe von sensorgesteuerten Predictive Maintenance Lösungen wird beispielsweise

schon der möglicherweise anstehende Ausfall einer Heizungsanlage oder eines Fahrstuhls aufgrund gewisser Systemhinweise automatisch erkannt und gemeldet, sodass eine schnelle Instandsetzung stattfinden kann und eine zum Komplettausfall führende übermäßige Abnutzung verhindert wird.

KI-Tools übernehmen zudem Analysefunktionen in den Bereichen Energie, Brandschutz und Sicherheit, um klassische Gebäudeeinrichtungen wie Steuerungs- und Überwachungssysteme zu automatisieren.

Lösungen, wie die sogenannten Machine Learning-Tools, darunter auch Smart Meter, zeigen Energiesparpotenziale von Immobilien auf, indem sie Verbrauchsdaten und Kosten speichern, diese automatisiert übermitteln und gleichzeitig Prognosewerte liefern, um die Energienutzung in Gebäuden zu optimieren.

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AUTOMATISIERTE MIETERKOMMUNIKATION Mit ihrem Automatisierungspotenzial im Bereich der Kommunikation bzw. der Dienstleistung wird die KI große Auswirkungen auf die Immobilienbranche mit sich bringen. Serviceportale zur Kommunikation bzw. Vernetzung von Immobilienunternehmen mit ihren Mietern, Immobilienbesitzern und Handwerkern haben sich in den letzten Jahren zunehmend etabliert. Manch eine Kommunikationsplattform erkennt mithilfe künstlicher Intelligenz bestimmte Anfragen automatisch und kann auf Fragen mit festgelegten Schlagworten autonom antworten, sodass bei einigen Standardanfragen der Prozess der Kommunikation mittlerweile automatisiert ablaufen kann.

Immobilienverwalter können ihre Arbeitsabläufe mithilfe digitaler Mieterservices dahingehend weiter optimieren – eine digitale Mieterkommunikation über Serviceplattformen mit integrierten Chatbot-Technologien wird die tägliche Arbeit einer Verwaltung ungemein vereinfachen. Der “Roboter” antwortet dabei auf standardisierte Anfragen komplett automatisiert und veranlasst beispielsweise bei der Meldung eines Mieters mit dem Betreff “Heizung defekt” vollkommen automatisiert die Instandsetzung. Der beschriebene Ausfall der Heizanlage, ein defekter Fahrstuhl oder Rückfragen zur Betriebskostenabrechnung – der Alltag einer

Immobilienverwaltung ist von zahlreichen dieser sich häufig wiederholenden Einzelvorgängen geprägt. Mit KI können diesen Vorgängen gewisse Kommunikationsmaßnahmen und damit verbundene Handlungen zugeordnet werden, die folglich automatisiert ausgeführt werden. Der Großteil an Kommunikation zwischen Mieter und Verwalter kann klar in derartige einzelne Vorgänge unterteilt werden und eignet sich dementsprechend sehr gut für eine Standardisierung beziehungsweise Automatisierung mithilfe von KI in digitalen Serviceplattformen.

Koppelt man derartige Plattformen beispielsweise über eine bilaterale Schnittstelle mit Softwarelösungen für das Immobilienmanagement, wie iX-Haus, in denen alle Stammdaten zu Mietern und Objekten gepflegt werden, kann die KI alle relevanten Daten für die Bewältigung vieler Aufgaben im System erkennen und nutzen, um beispielsweise eine Reparatur des Fahrstuhls weitestgehend automatisch zu beauftragen.

SKEPSIS AN VIELEN FRONTEN - MITARBEITER BLEIBEN ENTSCHEIDENDER FAKTOR Das Thema Künstliche Intelligenz wird dennoch von vielen Branchenteilnehmern skeptisch betrachtet. In einer Zeit, in der zunehmend intelligente Softwarelösungen zum Einsatz kommen und den Weg in den Alltag

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der Unternehmen finden, werden auch die Sorgen präsenter, Automatisierung könnte den Abbau zahlreicher Arbeitsplätze bedeuten. Mitarbeiter der Immobilienwirtschaft fürchten, im Zuge der Digitalisierung, durch Maschinen ersetzt zu werden. Oft wird dabei allerdings vergessen, dass gerade in der Immobilienwirtschaft die Schnittstelle nach wie vor der Mensch ist - ein zentraler Punkt in jedem Digitalisierungsprozess ist daher die Weiterbildung der Mitarbeiter, um deren Umgang mit den neuen Technologien zu stärken.

Mitarbeitern sollte also nicht ihre Anstellung, sondern die automatisierbaren Aufgaben abgenommen werden. Dadurch eröffnet sich die Möglichkeit, dass sie sich auf die tatsächlich relevanten Aufgaben im Alltag der Immobilienwirtschaft fokussieren können. Die Digitalisierung von Prozessen, in Zukunft viel mehr unterstützt von KI, bringt dabei Verlässlichkeit und Präzision in Prozesse und unterstützt Mitarbeiter sinnvoll in ihren Tätigkeiten - intelligente Technologien können aufgrund ihrer Fähigkeit, große Datenmengen selbstständig auszuwerten, wiederkehrende Aufgaben effektiv abbilden und als Ergänzung in verschiedenen Bereichen der Immobilienwirtschaft fungieren.

DIGITALE ZUKUNFT In einigen Jahren wird diese Form der Digitalisierung die Immobilienwirtschaft wohl noch stärker verändert haben. Die Stan-

dardisierung von Prozessen mithilfe digitaler Softwarelösungen für das Immobilienmanagement und der Unterstützung von KI-Tools oder Smart Building Lösungen werden zu besseren Arbeitsabläufen und einem besseren Dienstleistungsangebot bei gleichzeitigen Kostensenkungen beitragen.

Digitale Lösungen wie Service-Plattformen für Mieter, digitales Dokumentenmanagement oder Chatbots können letztendlich dazu beitragen, unternehmensinterne Prozesse zu optimieren, die Service-/Dienstleistungsangebote zu verbessern und die Erträge von Unternehmen damit zu erhöhen.

Es ist ähnlich, wie zum Beginn der Digitalisierung. Standen viele Akteure der Immobilienwirtschaft der Digitalisierung anfänglich kritisch gegenüber, hat sich mit der Zeit herausgestellt, dass sich Offenheit gegenüber technologischen Neuerungen auszahlt. Das Verändern etablierter Strukturen erwirkt in vielen Fällen eine Steigerung der Effizienz, schafft Sicherheit und verbesserte interne sowie externe Kommunikation. Die Weiterentwicklung der Künstlichen Intelligenz als Technologie für und in der Immobilienwirtschaft, die verschiedene Bereiche nachhaltig miteinander verknüpft, lässt eine gleichermaßen kritische Herangehensweise vermuten. Vielleicht wird sich die KI als neue Technologie aufgrund der gemachten Erfahrungen aber schneller etablieren, als die ersten digitalen Prozesse - wichtig dabei ist jedoch, sich als Unternehmen von dieser nächsten bedeutsamen Stufe der Digitalisierung nicht überrollen zu lassen.

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DER GEKONNTE RUNDUMSCHLAG FÜR DIE DIGITALISIERUNG AM BAU NEVARIS

Digitalisierung ist der Megatrend in der Baubranche und keiner der am Bau Beteiligten kommt daran vorbei. NEVARIS, unsere Schwesterfirma aus der NemetschekFamilie, bietet hierbei eine der modernsten und allumfassendsten Software-Suites für die Baubranche mit Lösungen von der ersten Kalkulation oder Ausschreibungserstellung über das Bauprojektmanagement bis hin zur Abschlussrechnung. Mit über 5500 Kunden in der DACH-Region und mehr als 200 Mitarbeitern an acht Standorten in Deutschland und Österreich ist die NEVARIS Bausoftware GmbH die Software für Vordenker und marktführend in den Bereichen ERP für den Bau sowie mobiles Baumanagement.

Um ein Bauprojekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen, sind viele Arbeiten nötig, die mit der Arbeit auf der Baustelle direkt nichts zu tun haben, aber dennoch unabdingbarer Bestandteil des Bauprozesses sind.

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Ausschreibungen auswerten, Projekte kalkulieren und steuern, Mitarbeiter, Maschinen sowie Geräte verwalten, Kosten ermitteln, Baunachweise erheben und vieles mehr. All das sind personal- und zeitintensive Arbeiten, die dem Auftraggeber nicht direkt in Rechnung gestellt werden, sondern nur über den durch das Bauen erzielten Gewinn finanziert werden können.

Nevaris Build ist eine prozessorientierte Softwarelösung und genau für diese Aufgaben prädestiniert. Dabei besticht die Anwendung durch modularen Aufbau und durchdachte Bedienung. Geeignet ist sie für General- oder Totalunternehmen, für Bauträger und Projektentwickler. Für Bauausführende deckt die Software die Bereiche Kalkulation, Nachunternehmermanagement, Bauabrechnung und Bauzeitenplanung ab – von einfachen Aufgaben bis zur Abwicklung von großen BIM-Projekten.

Aber auch für den laufenden Bauprozess bietet NEVARIS Lösungen: Mit der mobi-

len Baustellenmanagement-App 123erfasst lassen sich wichtige Informationen und alle relevanten Daten wie Arbeitszeiten, Lohnarbeiten, Wetter, Nachunternehmer, Materialien oder Geräteeinsatz problemlos per Smartphone oder Tablet auf der Baustelle erfassen, um sie in anderen weiterführenden Systemen verarbeiten zu können. Nur ein Beispiel: Die von der EU vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung ist ein leidiges Thema. 123erfasst bietet hier gegenüber der häufig noch üblichen Zettelwirtschaft gewaltige Vorteile – für alle Beteiligten. Die mit dem Smartphone oder Tablet direkt auf der Baustelle erfassten Zeitdaten werden verlustfrei an die Software im Büro weitergeleitet. Sämtliche Daten aller Mitarbeiter stehen somit für die Buchhaltung und das Controlling schnell, zuverlässig und sicher zur Verfügung. Und auch auf der Baustelle ist es eine absolute Arbeitsbereicherung: ein kurzes Tippen mit dem Finger auf dem Smartphone-Display genügt, und die Arbeitszeit ist minutengenau erfasst - kein

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streikender Kugelschreiber, kein verlorengegangener Zettel, der für Probleme sorgen könnte.

SO EINFACH WIE NIE DER DOKUMENTATIONSPFLICHT NACHKOMMEN Mit 123erfasst kann man außerdem so einfach wie nie der Dokumentationspflicht nachkommen. Das automatische Erstellen des digitalen Bautagebuchs ist ein weiterer von zahlreichen Vorteilen der App. Die Mitarbeiter können mit dem Smartphone den Ist-Zustand auf der Baustelle abfotografieren, täglich die Baustellensicherung dokumentieren sowie alle Schritte im Bauablauf bis zur Fertigstellung eines Projektes belegen. Auf Wunsch können die Berichte auch um Notizen und aktuelle Wetterdaten ergänzt werden. Außerdem werden automatisch alle an diesem Tag der Baustelle zugeteilten Mitarbeiter, die dort tätigen Nachunternehmer sowie alle verwendeten Materialien und Baugeräte im Bautagesbericht gelistet.

Damit eine effiziente und reibungslose Abwicklung und somit die gewünschte Quali-

tät der Bauausführung gewährleistet werden kann, ist eine regelmäßige und klare Absprache zwischen den Gewerken immens wichtig. Hierfür bietet NEVARIS die Aufgaben- und Mängelmanagement-App 123quality, die bei zunehmender Komplexität der Bauabwicklung unterstützt. Planer, Architekten, Auftraggeber oder Mitarbeiter erfassen auf der Baustelle per Smartphone oder Tablet die mängelrelevanten Daten, Abnahmeprotokolle, Nachträge, Gewährleistungsabnahmen sowie Auswertungen zum Arbeitsschutz und vieles mehr. Die Daten werden sofort auf eine zentrale Online-Datenbank übertragen und mit allen Beteiligten geteilt. Auch kann bspw. der Bauleiter oder ausführende Architekt ohne direkten Kontakt zu Mitarbeitern und Nachunternehmern aus dem Büro oder Homeoffice heraus zeitunabhängig nicht nur Mängel, sondern auch Aufgaben und Prüfungen.

So lassen sich auch bestehende Objekte hervorragend mit 123quality verwalten, weshalb sich die App bei Facility Managern großer Beliebtheit erfreut.

Die integrierten und durchgängigen Softwarelösungen von NEVARIS sind die Erfolgsfaktoren am Bau. Mit NEVARIS erlebt man den Fortschritt am Bau – jeden Tag!

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WILLKOMMEN IM HAUS DER IMMOBILIE ERFAHREN, PERSÖNLICH, DIGITAL

“WILLKOMMEN IM HAUS DER IMMOBILIE”

Ein Slogan, der sich bewahrheitet und alles impliziert, was unseren Kunden aus dem hohen Norden, die GVI IMMOBILIEN GmbH, charakterisiert. Nicht nur, dass Kunden und Mieter sich in dem seit über 35 Jahren renommierten Immobilienunternehmen immer gut aufgehoben fühlen. Nein, bei GVI, im Haus der Immobilie, erhalten sie vielfältige Leistungen rund um die Immobilie aus einer Hand, ob Neubauprojekte, Immobilien kaufen oder verkaufen, Vermietung oder Verwaltung bis zum Hausmeisterservice und der Wertgutachtenerstellung ergänzt um die Bürogemeinschaft mit einem vereidigten Sachverständigen für Schäden an IMMOBILIEN. Das macht die GVI IMMOBILIEN GmbH – Haus der Immobilie - zur ersten Adresse für erste Adressen in Kiel und Umgebung.

Im Jahr 1969 begann die Selbständigkeit im Immobilienbereich von Herrn Kurt G. Schmalz, die 1982 zur Gründung der GVI

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IMMOBILIEN GmbH führte. Mit damals für die Branche neuen Ideen und Konzepten, die teilweise auch aus seiner Tätigkeit in den USA stammten, wurde die GVI IMMOBILIEN GmbH schnell zu einem der führenden Maklerunternehmen und Marktführer für hochwertige Immobilien im hohen Norden. Sein Motto von Beginn an: „Im Mittelpunkt steht der Kunde - wir wollen ihm nicht nur die richtige Immobilie verkaufen, wir möchten seine Bedürfnisse befriedigen.” Das funktioniert bis heute. Nein, es funktioniert nicht nur, es wurde und wird immer besser. Heute hat das Unternehmen mittlerweile vier Gesellschafter, die aus dem Unternehmen gewachsen sind und die aktive Geschäftsführung liegt bei dem neuen Hauptgesellschafter Immobilienökonom (ebs) Dipl.Kfm. Peter Plambeck MRICS. Käufer und Verkäufer, Vermieter und Mieter finden bei der GVI auch immer genau das, was sie suchen – und das immer mit bestem Service. So profitieren Kunden beim Immobilienverkauf beispielsweise von einer schon jahrelang gepflegten, immer aktualisierten, Interessentenkartei. Damit kennen die Mitarbeiter der GVI für fast jedes angebotene Objekt schon einen potenziellen Käufer, bevor dieses überhaupt inseriert ist. Sollte dem mal nicht so sein, sorgt das angebotene Home Staging in Verbindung mit einer professionellen Fotografin für repräsentative Fotos von Immobilien, um hochwertige Exposés, Printanzeigen und Inserate im Internet zu gestalten.

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NICHT NUR EIN MAKLERUNTERNEHMEN

Damit nicht genug, denn die GVI IMMOBILIEN GmbH ist, wie schon der Namenszusatz „Haus der Immobilie“ verrät, nicht nur ein Maklerunternehmen. Mit der Verwaltung von WEG und Mietobjekten bietet das Unternehmen weitere Services an, bei dem die Mitarbeiter des Unternehmens ihre große Erfahrung in der Immobilienbranche voll ausspielen können. Abgestimmt auf die jeweiligen Ziele des Eigentümers wird hier eine individuelle, nachhaltige Verwaltungsstrategie entwickelt und umgesetzt – wie immer und auch hier nah an den Bedürfnissen des Kunden.

Mieteingänge müssen überwacht und Ausgaben kontrolliert werden, Instandhaltungsmaßnahmen rechtzeitig erkannt und veranlasst sowie Mieterwechsel systematisch abgearbeitet werden, um nur eini-

ge der Maßnahmen des ausgezeichneten Serviceangebotes in der Immobilienverwaltung zu nennen. Als Unterstützung für diese vielfältigen Aufgaben greifen die langjährigen Mitarbeiter der GVI seit vielen Jahren auf iX-Haus zurück und bildet derartige Prozesse so effektiv ab – ein großer Mehrwert für die Einhaltung und Steigerung der angestrebten Servicequalität.

Zum Service gehört auch, dass Eigentümer immer einen Überblick und damit die Entscheidungsfreiheit über ihre Immobilie behalten. Daher erhalten sie regelmäßig, mit iX-Haus erstellte, Reports über die Mieteinnahmen, Kosten und den Zustand der Immobilie - geplante oder notwendige Maßnahmen können anhand dieser detailliert abgestimmt werden.

Um notwendige Maßnahmen einer Instandsetzung aber bestmöglich zu vermeiden, kommt der angebotene Hausmeisterservice ins Spiel. In regelmäßigen Abständen, nach Vereinbarung und Notwendigkeit, begeht er Immobilie und sorgt für Sauberkeit und Ordnung, sodass nicht

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nur der optische Eindruck des verwalteten Objektes positiv ist, sondern auch die Einhaltung von Wartungsintervallen für technische Geräte und Heizung eingehalten wird - Sichtkontrollen auf Verschleiß oder Beschädigungen werden vom Hausmeister genauso durchgeführt, wie Funktionsproben. Auf diese Weise werden mögliche Schäden früh erkannt und vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen können rechtzeitig eingeleitet werden. Eigentümer haben somit auch langfristig Freude an ihrer Immobilie und die Mieter sind dankbar.

Auch für die Verwaltung großer und kleiner WEG-Anlagen sowohl in kaufmännischen als auch technischen Angelegenheiten greifen die Mitarbeiter der GVI IMMOBILIEN GmbH auf iX-Haus zurück, um die gewünschte Servicequalität zu sichern.

Die einzelnen Wünsche der Eigentümer so umzusetzen, dass alle zufrieden sind, ist häufig eine nicht ganz einfache Aufgabe - besonders hier macht die langjährige Erfahrung der Mitarbeiter, im Zusammenspiel mit iX-Haus, GVI zu einem kompetenten Partner. Individuelle Anforderungen und unterschiedliche Vorstellungen mehrerer Eigentümer so zu realisieren, dass die gesamte WEG-Anlage zur Zufriedenheit aller Eigentümer verwaltet wird, ist eine Spezialität der GVI IMMOBILIEN GmbH.

Denn Eigentumswohnungen, ob selbst genutzt oder vermietet, sind beliebte und gesuchte Kapitalanlagen. Ein wichtiges Gut also, bei denen der Werterhalt bzw. sogar die Wertsteigerung an vorderster Stelle stehen. iX-Haus unterstützt hier bei der kaufmännischen Rechnungslegung, der Pflege technischer Anlagen und dem wichtigen Kontakt mit dem Eigentümer-Beirat – denn nur gemeinsam mit ihm können notwendige Maßnahmen erkannt, besprochen und umgesetzt werden.

Dieses Zusammenspiel aus Erfahrung mit Immobilien, individueller Beratung und Betreuung, Persönlichkeit und Kundennähe unterstützt von einer digitalen Lösung für das Immobilienmanagement macht die GVI IMMOBILIEN GmbH zu einem erstklassigen Immobilienunternehmen – denn “Qualität ist kein Zufall sondern das Ergebnis professioneller Arbeit”.

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WARUM BEI SPACEWELL GERMANY ARBEITEN TOLL IST? Seit fast 40 Jahren realisieren wir Software für Immobilienunternehmen. Jeden Tag entwickeln wir Lösungen - mit Herzblut, Energie und Leidenschaft. Was uns dabei von anderen Unternehmen und unseren Mitbewerbern unterscheidet? Die Freude an der Weiterentwicklung einer dynamischen Softwarelösung ist ganz sicher ein zentraler Faktor, aber Teil des Teams von Spacewell Germany zu sein, bedeutet mehr.

UNSERE DNA Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels sind wir 70 Leute, die jeden Tag daran arbeiten unsere Lösungen noch besser zu machen und unseren Kunden ein großartiges Erlebnis zu bieten. Das gesamte Team, angefangen bei der Entwicklung und dem Produktmanagement über Vertrieb, Consulting und Customer Care bis hin zur Geschäftsführung, konzentrieren sich die einzelnen Teams nicht ausschließlich auf die eigenen Aufgaben, sondern immer auch darauf, iX-Haus und die Anwender im

Gesamten zu betrachten und bestmöglich zu betreuen. Über die eigenen Aufgaben hinaus zu blicken, schafft Raum für Zusammenarbeit, die Vernetzung mit anderen Teams und ein besonderes Miteinander, das uns dabei hilft, effektiv zu arbeiten und noch erfolgreicher zu werden.

GELEBTE OFFENHEIT Die Kombination aus Offenheit, gegenseitiger Wertschätzung und ehrlicher Kommunikation schafft eine konstruktive Arbeitsatmosphäre die notwendig ist, um jederzeit bestmögliche Ergebnisse zu erzielen und unsere ehrgeizigen Ziele zu erreichen. Unsere Offenheit als Haltung kommt nicht von ungefähr - so ist eine Zentrale Säule der Unternehmensphilosophie unseres Mutterkonzerns, der Nemetschek Group, Offenheit. Dank dieser Ausrichtung sind wir stets aufgeschlossen gegenüber neuen Technologien, Partnern, Mitarbeitern, Handlungsweisen und vielem mehr, so dass wir uns als Team und Unternehmen konsequent weiterentwickeln.

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MODERNE UNTERNEHMENSKULTUR, MODERNES BÜRO Nicht zuletzt trägt auch ein moderner Arbeitsplatz zur guten Atmosphäre in unserem Team bei. Das bedeutet bei uns aber nicht nur, dass wir alle modernen Arbeitsmittel, neueste Software-Tools für die effiziente Bearbeitung der täglichen Aufgaben und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens zur Verfügung stellen. Auch nutzen wir in unserem neuen Office, mit großer Lounge zum Arbeiten und Aufhalten, Smart-Building-Komponenten, die mithilfe von Sensoren beispielsweise den CO2-Gehalt messen und so zu einer besseren Luftqualität in den Büros beitragen oder aber ganz einfache Arbeitsplatz- und Raumbuchungen über eine App oder eine auf Displays im Büro verfügbare visualisierte Raumkarte ermöglichen. Ganz aktuell erhöhen diese Sensoren auch die Sicherheit und erlauben es uns, unser Office in reduzierter Personenstärke weiterhin zu nutzen.

Neben der optionalen Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle und des mobilen Arbeitens gehören beispielsweise, ein EssensZuschuss in der Kantine, ein regelmäßig frischer Obstkorb, kostenfreier Kaffee und Wasser, drei zusätzliche halbe Urlaubstage, ein kostenloser Parkplatz in der Tiefgarage

und weitere Benefits für Mitarbeiter*innen zu den vielen Vorteilen. Darüber hinaus tragen sicherlich auch unsere internen Firmenevents, die wir regelmäßig organisieren, zu unserem guten Arbeitsklima bei. Außerhalb Pandemie-Zeiten sind neben unserem jährlichen Kick-Off ein Sommerfest mit wechselnden Aktivitäten, wie Kartfahren oder einem Besuch im Hochseilgarten, sowie einem gemeinsamen Abendessen und eine Weihnachtsfeier mit hochwertigem Menü in schönem Ambiente und einer anschließenden Party schöne Abwechslungen, auf die sich das gesamte Team immer wieder freut. Im Rahmen unseres jährlichen KickOffs, kommt das gesamte Team über zwei Tage zusammen und erarbeitet in Workshops und Teamarbeiten Lösungen für Themen, die unser Unternehemn kurz- und mittlefristig beschäftigen. Abgerundet wird unser Kickoff bei einer Runde Bowling und kaltem Bier (oder was man sonst so gerne trinken mag).

Da wir stetig wachsen, freuen wir uns darauf neue Teammitglieder willkommen zu heißen. Du bist auf der Suche nach einer neuen Herausforderung und hast Lust auf eine überdurchschnittlich gute Arbeitsatmosphäre in einem modernen Umfeld und ein tolles Team. Dann bewirb dich gerne bei uns – alle aktuellen Jobangebote findest du unter https://www.spacewell-germany. com/Unternehmen/Karriere oder bewirb dich einfach initiativ.

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NEUES JAHR, NEUE KOLLEGEN*INNEN NEU IM TEAM VON SPACEWELL GERMANY So ungewöhnlich das Jahr 2020 aufgrund der Pandemie auch war und ist, für uns bei Spacewell Germany hat es trotzdem einiges Neue mit sich gebracht – darunter auch viele neue Kollegen. Mit einem neuen Namen in das Jahr gestartet, haben wir aufgrund unseres Wachstums unser neues Büro bezogen und mit dem Vertrieb der Smart Building Lösung Cobundu begonnen. Dafür haben wir natürlich ein neues Team aufgebaut - die Smart Building Solutions.

Das Team mit unseren neuen Kollegen Martin Kelm als Teamleiter Smart Building Solutions, Gionni Attardo und Selcuk Arik als Sales Manager und Artur Wiederhehr als Consultant für Cobundu arbeiten mit Hochdruck daran, die Smart Building Lösung für effizientes Flächen- und Arbeitsplatzmanagement bekannt zu machen und stehen allen Interessierten jederzeit gerne für Fragen zur Verfügung.

Mit einer zusätzlichen Lösung geht es also weiter voran bei Spacewell Germany. iX-Haus wird aber definitiv immer das Kernprodukt und somit unser Herzstück bleiben, auf dem unser Fokus liegt. Darum haben wir auch unser bisheriges Team weiter verstärkt. Neu im Team Solution Sales von Caspar Tietmeyer sind Kristoph Frauenkron und Carsten Heidtmann – sie beraten Interessenten sowie Kunden zu allen Themen rund um iX-Haus.

Auch unser F & A Team wird von neuen Kolleginnen unterstützt. Nicole Schaulies

und Özlem Yildirim übernehmen mit der Organisation von Auftragsabwicklung und Reisebuchung für unsere Consultants viele wichtige Aufgaben im Back Office von Spacewell Germany.

Denn um besonders der großen Anfrage an Consulting gerecht zu werden, erweitern Florian Lüke, Andreas Mahrholz und Nils Volkening das Team um Nicol Brüning.

Nach kurzer Einarbeitung haben die neuen Kollegen ihre Arbeit schon aufgenommen und betreuen unsere Kunden vor Ort - oder in der momentanen Situation mittels Online-Schulungen.

Um auch der steigenden Nachfrage im Bereich unserer Partnerprodukte gerecht zu werden, wurde das Team BU Integrated Solutions mit Katrin Hertwig, Jeanette Admaetz, Christian Schneider, und Björn Harms-Ensink ergänzt. Die neuen Kollegen*innen sind alle erfahren im Umgang mit Softwarelösungen, wie DocuWare, EnTab oder casavi und wurden nach kurzer Einarbeitung eine große Unterstützung beim Vertrieb und dem Consulting unserer Partnerprodukte sein.

Seit Anfang des Jahres ist auch Fabian Nowak neu in unseren Reihen. Der gelernte Fachinformatiker für Systemintegration kommt mit einiger Erfahrung zu uns und wird als zusätzlicher IT-Systemberater dazu beitragen, unsere IT-Umgebung weiter zu optimieren und auch IT-Services für Kunden übernehmen.

IMPRESSUM SPACEWELL GERMANY MAGAXIN Herausgeber: Crem Solutions GmbH & Co. KG Marketing

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40882 Ratingen E-Mail: marketing@spacewell-germany.com Web: www.spacewell-germany.com Verantwortlich: Philipp Spitz Redaktionsleitung: Philipp Spitz (pspitz@spacewell-germany.com)

Jens Hoffstiepel (jhoffstiepel@spacewell-germany.com) Autoren: Jens Hoffstiepel, Philipp Spitz, Dr.-Ing. Christian Westphal Gestaltung/Layout: Carolin Trzaskowski (Grafiken: Freepik, Bilder: Jens Hoffstiepel, unsplash) Druck: Aumüller Druck GmbH & Co. KG Auflage: 1500 ISSN (print): 2512-6113 ISSN (online): 2512-6121 Erscheinungsausgabe: 12/2020 Redaktionsschluss: 20. November 2020 © Crem Solutions GmbH & Co. KG, alle Rechte vorbehalten