Crem Solutions Magaxin 2022 by CREM SOLUTIONS

CREM SOLUTIONS KUNDENMAGAZIN

MAGAXIN #6

SOFTWARELÖSUNGEN FÜR EINE BESSER GEBAUTE WELT

NEMETSCHEK GROUP

VOM DORNRÖSCHENSCHLAF ZUM WIRTSCHAFTSWUNDER? BLACKPRINTPARTNERS GMBH

40 JAHRE CREM SOLUTIONS

EIN RUNDER GEBURTSTAG

LIEBE LESER*INNEN, während ich dieses Editorial schreibe, sitze ich gerade im ICE von Frankfurt nach Düsseldorf. Warum ich diesen Text mit diesem zugegeben wenig spektakulären Einleitungssatz beginne, hat zwei wesentliche Gründe: Der erste Grund ist eher pragmatischer Natur. Ich bin auf der Rückreise von unserem Kundentag in Frankfurt und nutze einfach die Zeit, um diesen Text für Sie zu verfassen. Der zweite Grund ist, dass ich gerne die Frage aufwerfe, wie sehr sich die Arbeit bzw. die Art und Weise, wie wir sie bewältigen, in den vergangenen zweieinhalb Jahren verändert hat. Ganz sicher ist es so, dass Menschen auch früher schon Zugreisen dazu genutzt haben, einen gewissen Teil ihrer Aufgaben zu erledigen und die Zug reise dient in meinem Fall auch ledig lich als Platzhalter für die Tatsache, dass wir heute quasi von jedem Ort arbeiten können und dies auch tun. Hybrides Arbei ten ist die Zukunft, in unserem Unterneh men ist diese Arbeitsweise inzwischen Gang und Gebe. Viel mehr noch ist sie inzwischen quasi Voraussetzung, wenn es darum geht junge Nachwuchskräfte für unsere Organisation zu gewinnen. Im Rahmen unserer Kundentage und damit zurück zum Ausgang meines Textes, habe ich von vielen unserer Kunden und Partner erfahren, dass es bei ihnen ganz ähnlich aussieht. Was sich bei diesen Gesprächen herauskristallisiert hat, ist das es bei dieser Art zu arbeiten, neben dem entsprechenden Mindset der Führungskräfte, vor allem auf die technischen Voraussetzungen in den Unternehmen ankommt. Wenn Mitarbeiter im Homeoffice, im Café,

dem Co-Working-Space oder von wo aus immer sie gerade arbeiten, nicht die gleichen Bedingungen vorfinden, die sie bei der Arbeit im Büro hätten, wird es schwierig. Als Softwarepartner und Lösungsanbieter sehen wir uns natürlich in der Pflicht, unsere Kunden bei diesem Change-Prozess in die hybride Arbeitsweise zu begleiten. Mein Team und ich sind dafür bestens gerüstet - wir verfügen über das notwendige Know how - aus Projekten und eigenen Erfahrungen - und, das versteht sich von selbst, die richtigen Tools haben wir mit unse rem Lösungsportfolio auch in unserem Werkzeugkasten. In dieser Ausgabe finden Sie wieder eine Vielzahl an spannenden Artikeln rund um unsere Immobilienmanagementund Workplace Lösungen. Aber lesen Sie selbst und kommen mit Fragen und Anregungen gerne auf meine Kollegen und mich zu, wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen.

Herzliche Grüße

Ihr Christian Westphal

INHALT

SOFTWARE- LÖSUNGEN FÜR EINE BESSER GEBAUTE WELT INSIDE

OPERATE & MANAGE - NEWS AUS DER NEMETSCHEK DIVISION FÜR SMARTES IMMOBILIENMANAGEMENT INSIDE

VOM DORNRÖSCHENSCHLAF ZUM WIRTSCHAFTSWUNDER? INSIDE

WORKPLACE ANALYTICS FÜR DAS BÜRO - HYBRIDE ARBEITSWELT: FLEX WORK, FLEX DESK, FLEX OFFICE TRENDS

WARUM IST NEW WORK FÜR UNS OLD WORK? - SO, WIE ES WAR, SO WIRD ES NIE WIEDER SEIN PRODUKT

CASAVI & CREM SOLUTIONS - DIE IDEALE KOMBINATION FÜR VERNETZTES IMMOBILIENMANAGEMENT PRODUKT 22 DAS JAHRESRELEASE - iX-HAUS 20.22 PRODUKT 40 JAHRE CREM SOLUTIONS INSIDE

24 26

RT FACILITY MANAGEMENT - MIT DIGITALEN LÖSUNGEN IMMOBILIEN EFFEKTIV UND NACHHALTIG VERWALTEN PRODUKT 30 WORKPLACE ANALYTICS FÜR DAS TEAM - HYBRIDE ARBEITSWELT: FLEX WORK, FLEX DESK, FLEX OFFICE TRENDS

iX-HAUS HEIZKOSTEN PLUS- MIT WENIGEN KLICKS ZUR HEIZKOSTENABRECHNUNG PRODUKT 36 DIE NEUEN iX-HAUS MODULE 2022 - DAS FEATUREPAKET & CO. INSIDE

HYBRID WORKING - UNSER NEUES ARBEITSMODELL & VIELE TOLLE NEUE KOLLEGEN INSIDE

WORKPLACE ANALYTICS FÜR DAS TEAM

HYBRIDE ARBEITSWELT: FLEX WORK, FLEX DESK, FLEX OFFICE

DAS STREBEN, HERAUSFORDERUNGEN ZU MEISTERN UND DIE GRUNDSTEUERREFORM PRODUKT

ROUND TABLE - WIR SETZEN STANDARDS INSIDE

BEST PRACTICE - DIGITALE RECHNUNGSVERARBEITUNG IN DER IMMOBILIENWIRTSCHAFT PRODUKT 48 DIGITALE PROZESSE MIT iX-HAUS & DOCUWARE - EIN GESPRÄCH ÜBER DIE VERSCHIEDENEN MÖGLICHKEITEN KUNDEN 50 ALLPLAN DESIGN TO BUILD - EINE PLATTFORM FÜR DIE AEC-BRANCHE INSIDE

DIE PROZESSVIELFALT VON DOCUWARE PRODUKT

TOPAS PROPERTY MANAGEMENT - DOKUMENTENMANAGEMENT 4.0 MIT DOCUWARE KUNDEN

AXXERION - INTELLIGENTES CAFM DER NÄCHSTEN GENERATION PRODUKT

DIE ERSTEN 100 TAGE - NEU IM CREM SOLUTIONS-TEAM INSIDE 62

GASTBEITRAG

SOFTWARELÖSUNGEN FÜR EINE BESSER GEBAUTE WELT Die AEC/O-Industrie steht vor großen Herausforderungen: steigender Bedarf an Wohnraum gepaart mit steigenden Materialpreisen, fragile globale Lieferketten, eine größere Nachfrage nach Nachhaltigkeit und immer komplexere Projekte. Gleichzeitig ist die Produktivität der Branche in den letzten Jahren jährlich nur um ein Prozent gestiegen. Ich bin davon überzeugt, dass die Digi talisierung über den gesamten Lebens zyklus von Gebäuden - vom Entwurf über den Bau bis hin zum Management – für eine florierende Bauindustrie, die diesen Herausforderungen begegnet, unerlässlich ist. Innovative Technologien, Nachhaltigkeit und eine intelligente Verwaltung von Gebäuden müssen Hand in Hand gehen. SMART BUILDINGS GESTALTEN

YVES PADRINES CHIEF EXECUTIVE OFFICER, NEMETSCHEK GROUP 6

INSIDE

Heute fallen 80% der Kosten eines Gebäudes in der Betriebs- und Verwaltungsphase an, ein großer Teil davon ist dem Energieverbrauch zuzurechnen. Doch durch den Einsatz von Softwarelösungen können Gebäude viel effizienter und nachhaltiger verwaltet werden. In der Betriebsphase eines Gebäudes kann ein digitales Abbild des realen Gebäudes, d. h. ein digitaler Zwil ling, einen großen Mehrwert bie ten: Wenn alle Daten an zentraler Stelle gespeichert sind und den digitalen Zwilling „füttern“, können beispielsweise Wartungszyklen automatisch ge-

E D I S N plant werden. Zudem wird der Ener gieverbrauch an die verwendeten Materialien angepasst und verschiedene Nutzungs möglichkeiten des Gebäudes direkt si muliert. So kann die Nutzung des Gebäudes im Laufe der Zeit einfach angepasst oder erweitert werden. Mit Hilfe von Lebenszyklusdaten, künstlicher Intelligenz und digitalen Lösungen, die wichtige Betriebsprozesse vereinfachen oder automatisieren, können Gebäude nachhaltiger, ressourceneffizienter und intelligenter bewirtschaftet werden. In Kombination mit intelligenten Sensoren, intelligenten Dashboards und Daten analysen können die Nutzer*innen intelligente Gebäude und Arbeitsplätze schaffen und schnelle und fundierte Entscheidungen treffen. Mit unseren Marken CREM SOLUTIONS und Spacewell bieten wir bereits heute ganzheitliche Lösungen für den Betrieb und das Management von Gebäuden, indem wir nicht nur die Automatisierung von Betriebsprozessen, sondern auch das intelligente Raum- und Büromanagement abdecken.

Schon vor der Pandemie haben das Aufkommen von Coworking Spaces, die explosionsartige Verbreitung des Internets der Dinge (Internet of Things, IoT) und das wachsende Bewusstsein für das Potenzial von maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz zur Veränderung von Arbeitsabläufen zu Spekulationen über die Zukunft des Gebäude- und Arbeitsplatzmanagements geführt. Der Arbeitsplatz kann in einzigartiger Weise von der Fähigkeit der IoT-Sensoren und -Geräte profitieren, Daten nahezu in Echtzeit zu liefern. In Verbindung mit leistungsstarken Analysen ermöglicht dies Facility Manager*innen und Unternehmen, bessere Einblicke zu gewinnen und intelligentere Arbeitsabläufe zu schaffen. Belegung, Nutzung und Raumeffizienz können optimiert, die Raumluftqualität überwacht und Gesundheit verbessert werden, ebenso wie die Effizienz des Facility Service Management. Zudem kann die Energieeffizienz erhöht werden. In Zeiten des hybriden Arbeitens gewin-

nen diese Faktoren zunehmend an Bedeutung. Von einer auf die Menschen zugeschnittenen Gebäudesteuerung profitiert nicht nur die CO2-Bilanz eines Gebäudes, sondern auch die Menschen, die vor Ort ein optimal auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Umfeld vorfinden.

Die Digitalisierung bietet Facility Ma nager*innen, Hausverwalter*innen und global agierenden Immobilienunterneh men modulare und integrierte Softwarelösungen für das Immobilien-, Facility- und Arbeitsplatzmanagement (IWMS) sowie Werkzeuge für alle kaufmännischen Prozesse, auch die von Banken und Versicherungen. Die digitale Transformation bietet in nahezu allen Branchen immense Potenziale zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. Die Gründe, in der Betriebsphase eines Gebäudes auf digitale Lösungen zu setzen, sind vielfältig: Die Digitalisierung macht Arbeitsabläufe nicht nur einfa cher, sondern auch transparenter. Die Immobilienverwaltungssoftware unserer Marke CREM SOLUTIONS beispielsweise macht Informationen zu Mitarbeiter*innen oder Objekten in Sekundenschnelle abrufbar und vereinfacht oder automa tisiert fast alle Aufgaben im Immobilienmanagement. Mit Hilfe von digitalen Service- und Kommunikationsportalen in Verbindung mit einer Immobilienverwaltungssoftware kann zudem die Kommunikation mit Mieter*innen vereinfacht werden. Anfragen und Mitteilungen können schnell den jeweiligen Mie ter*innen und der zugehörigen Immobilie zugeordnet und bearbeitet werden. Nicht zuletzt vereinfacht das digitale Dokumentenmanagement interne Pro zesse und steigert so die Effizienz. So können beispielsweise die Ablage und Suche nach Dokumenten oder die Rechnungsfreigabe vollständig automatisiert werden und Informationen stehen jederzeit zur Verfügung. Digitale Prozesse sind auch für ein effizientes gewerbliches Immobilienma nagement unerlässlich. Dazu gehören alle Aufgaben rund um das Manage-

ES IST DIE AUFGABE DER UNTERNEHMEN, MITHILFE VON DIGITALEN TOOLS DIE EFFIZIENZ DER IMMOBI LIENBRANCHE ZU STEIGERN ment und die Verwaltung der Immobilie, die Erstellung von Abrechnungen und Rechnungen sowie die Buchhaltung eines Immobilienportfolios. Mit Hilfe von Softwarelösungen können diese Pro zesse automatisiert und entsprechend effizienter gestaltet werden. Das senkt nicht nur die Verwaltungskosten, sondern macht sie auch für beide Parteien transparenter: Für die Verwaltung und für die Mieter*innen. Darüber hinaus können digitale Tools beide Aspekte des Immobilienmanagements miteinander verbinden - die technische Seite, also Lüftung, Heizung, Instandhaltung, sowie die kaufmännischen Aspekte, wie Abrechnung und Verwaltung. Die Digitalisierung ist die Zukunft der Immobilienwirtschaft, sowohl im Hinblick auf innovative Managementansätze und interne Geschäftsprozesse als auch im Hinblick auf neu geschaffene oder verbesserte Dienstleistungen für Mie ter*innen, Eigentümer*innen oder Investor*innen. Es ist die Aufgabe der Unternehmen, mithilfe von digitalen Tools die Effizienz der Immobilienbranche zu steigern – und die Branche nachhaltiger zu gestalten.

INSIDE

NACHHALTIGKEIT GESTALTEN

DIE BAUBRANCHE IST EIN GUTES BEISPIEL FÜR VIEL UNGENUTZTES POTENZIAL FÜR GROSSE INNOVATIONEN

INSIDE

Digitale Werkzeuge im Allgemeinen sind ein wichtiger Wegbereiter für eine nachhaltigere AEC/O-Industrie. Die Digitalisie rung verändert die Art und Weise, wie wir unsere Gebäude planen, bauen und betreiben: Indem wir den Lebenszyklus eines Gebäudes als einen Zyklus betrachten, in dem Daten kontinuierlich gesammelt und wiederverwendet werden, entsteht eine ganzheit liche Sicht auf ein Gebäude (oder sogar einen Stadtteil oder eine Gemeinde) und seine Rohstoffe. Diese Arbeitsweise kann den Energie- und Ressourcenverbrauch während des gesamten Lebens zyklus eines Gebäudes reduzieren. Mit unseren Marken CREM SOLUTIONS und Spacewell können in der Betriebsphase integrierte Arbeitsplatzmanagementsysteme eingesetzt werden, um den Bedarf an Büroflächen besser zu ermitteln. So wird sichergestellt, dass nur die tatsächlich benötigte Fläche geplant wird – ein weiterer wichtiger Hebel für mehr Nachhaltigkeit. Als Nebeneffekt profitieren die Mitarbeiter*innen von einem positiven Arbeitsklima durch die richtige Tempe ratur und Belüftung - ermöglicht durch intelligente Gebäudelösungen.

Darüber hinaus minimiert unsere Tochtergesellschaft DEXMA, die zur Nemetschek-Marke Spacewell gehört, mit ihren intelligenten Energiedatenmanagement-Lösungen den ökologischen Fußabdruck von Unternehmen und Gebäuden. Durch die Nutzung von KI-basierten Daten erhal ten Eigentümer*innen und Betreiber*innen präzise Prognosen über das Verhalten ihrer Gebäude und können so Energiekosten senken. Die beiden He rausforderungen Digitalisierung und Nach haltigkeit gehen Hand in Hand – und die Baubranche ist ein gutes Beispiel für viel ungenutztes Potenzial für große Innovationen. INNOVATIONEN GESTALTEN Die Nemetschek Group mit ihren 13 Marken will ihre Kund*innen befähigen, die Welt zu gestalten. Eine perfekte Ergänzung zu unserem eigenen Portfolio – fast 25 Prozent des Umsatzes gehen in Forschung und Entwicklung – sind Deep-Tech-Start-ups. Indem wir in junge, lösungsorientierte Unternehmer*innen investieren, treiben wir Innovation, Digitalisierung und Effizienz in der Baubranche voran. Mit unserer Expertise

SymTerra investiert, eine Kommunikationsplattform für die Baubranche, die die Zusammenarbeit und die direkte Kommunikation auf der Baustelle verbessern soll. All diese Investitionen passen perfekt zu unserer Strategie, junge Unternehmen zu unterstützen, die den zukünftigen AEC/O-Markt gestalten und Innovationen vorantreiben. DAS METAVERSE MITGESTALTEN

können wir das Wachstum dieser Startups beschleunigen und First-to-MarketVorteile realisieren – insbesondere durch die Verbindung mit Lösungen unserer Marken. Auf der anderen Seite können wir unsere Erfahrungen mit neuen Ideen bereichern. Gemeinsam mit den StartUps können wir die Qualität des Bauens verbessern und bessere Gebäude planen, bauen und betreiben. In den letzten zwei Jahren haben wir in vier Start-ups von der Planungsphase bis zum Bau investiert: Sablono, eines der führenden deutschen Startups im Be reich digitaler Lean-Technologie für Bau unternehmen. Dann haben wir uns an einer Serie-B-Finanzierungsrunde von Reconstruct aus den USA beteiligt, einem führenden Anbieter von Software zur Qualitätskontrolle und Fortschrittsverfolgung aus der Ferne. Im vergangenen Dezember investierten wir in Imerso, ein norwegisches Startup-Unternehmen, das eine Plattform für digitale Zwillinge anbietet, um die Qualitätsüberwachung im Bauwesen durch eine Kombination aus fortschrittlicher künstlicher Intelligenz (KI), Realitätserfassung und BIM-Technologien zu automatisieren. In diesem Jahr haben wir zudem bereits in

E D

Innovation und Leidenschaft spielen auch im so genannten Metaverse eine wichtige Rolle. Die digitalen, dreidimensionalen Erlebniswelten müssen von Designer*innen und Produktionsfirmen geplant, gebaut und animiert werden – und dafür braucht es leistungsfähige, kreative Softwarelösungen. Als Grün dungsmitglied des Metaverse Stan dards Forum ist die Nemetschek Group an vorderster Front an der Entwicklung beteiligt. Gemeinsam mit Adobe, Epic Games, Meta, Microsoft, NVIDIA und anderen Gründungsmitgliedern will unsere Marke Maxon dazu beitragen, ein offenes Metaverse aufzubauen, das den Einsatz verschiedener Technologien wie interaktive 3D-Grafik, Augmented und Virtual Reality und mehr ermöglicht. Die hoch wertigen Tools unter dem Maxon-Produktdach, darunter Cinema 4D, Redshift, Red Giant und ZBrush, haben sich seit über 20 Jahren als Industriestandard für Motion Graphics, VFX, 3D-Sculpting und alle Arten der Visualisierung etabliert. Sie ermöglichen den Kund*innen bereits jetzt die Teilnahme am Metaverse, wie es derzeit existiert und wie es sich in Zu kunft entwickeln wird.

YVES PADRINES Yves Padrines wurde zum 1. März 2022 zum Vorstandsvorsitzenden (CEO) der Nemetschek Group bestellt. Neben der Leitung der gesamten Gruppe ist er für den wachstumsstarken Geschäftsbe reich Media & Entertainment (M&E) sowie Nemetschek Venture Investments verantwortlich und steuert die Fusions- und Akquisitionsaktivitäten. Bevor er zum CEO der Nemetschek Group ernannt wurde, war Yves Padrines Chief Executive Officer von Synamedia, einer Ausgliederung von Cisco im Besitz von Permira und Comcast/Sky, wo er erfolgreich den weltweit größten unabhängigen Anbie ter von Videosoftware für Pay-TV, Telekommunikation, Medien und OTT-Anbieter formte und transformierte. Davor war Padrines bei Cisco als Vice President of Global Service Provider EMEA für das gesamte Angebot von Cisco-Produkten und Dienstleistungen ver antwortlich. Er kam im Rahmen des Verkaufs von NDS zu Cisco, wo er in einer Reihe von leitenden Managementpositionen tätig war. Zu Beginn seiner Laufbahn war er bei PriceWaterhouseCoopers, Vivendi und bei der Gründung ei ner Musik-Online-Plattform in den USA tätig, die von Creative Labs unterstützt wurde.

Mehr Effizienz, neue Arbeitsweisen, mehr Nachhaltigkeit und mehr Kreativität – die Potentiale digitaler Werkzeuge sind enorm. Letztlich sind sie das Mittel der Wahl, um eine bessere Welt zu gestalten.

INSIDE

OPERATE & MANAGE

NEWS AUS DER NEMETSCHEK DIVISION FÜR SMARTES IMMOBILIENMANAGEMENT Die Nutzungsphase von Immobilien im Fokus. Die Zukunft des Immobi lien- und Gebäudemanagements stets im Blick. Die “Operate & Manage” Division ist das Segment der Nemetschek Group, das digitale Lösungen für die längste und mitunter wichtigste Phase im Lebenszyklus von Immobilien, gezielt weiterentwickelt.

unterstützen, die Nutzung sowie die Performance ihrer Gebäudeportfolios zu verbessern, das Gebäudemanagement intelligenter zu gestalten und das Nutzererlebnis zu erhöhen. Das oberste Ziel ist dabei, das Potenzial von Immobilien durch die Auswertung von Gebäudeda ten ideal auszuschöpfen.

Sowohl Immobilienverwalter als auch Facility-Manager oder global agierende Immobilienunternehmen erhalten über CREM SOLUTIONS eine umfassende Softwarelösung für alle kaufmännischen und technischen Prozesse in der Immobilienwirtschaft und über unser Schwes terunternehmen Spacewell modulare und integrierte Tools für das Immobi lien-, Facility- und Arbeitsplatzmanagement (CAFM/IWMS) sowie Tools für alle kaufmännischen und technischen Pro zesse in der Immobilienwirtschaft. Aber auch Banken, Versicherungen sowie viele andere Unternehmen können von der “Operate & Manage” Division der Nemetschek Group und aufgrund der umfassenden Möglichkeiten von iX-Haus besonders beim Corporate Real Estate Management (CREM) profitieren.

Mit Cobundu hatte Spacewell beispielsweise eine intelligente Smart-Buil ding-Plattform entwickelt, die Internet-of-Things (IoT)-Sensoren und Nutzungsdaten zur Analyse nutzt, um die Produktivität und Effizienz von Gebäuden und einzelner Büros zu verbessern. Daneben hat Spacewell mit Axxerion eine umfassende CAFM Softwarelösung für das Facility Management im Angebot. Die Computer-Aided Facility Ma nagement (CAFM) Software Axxerion integriert eine Reihe verschiedener Tools und mobiler Anwendungen für das Facility Management. Vom kundenorien tierten FM für eine zentralisierte Planung von Ressourcen und Aktivitäten bis zu einem Wartungsmanagement für die Überwachung von Immobilien sowie die Optimierung der Lebenszyklusleistung von Gebäuden und Anlagen.

DAS VOLLE GEBÄUDEPOTENTIAL ENTFALTEN

AXXERION & COBUNDU VERSCHMELZEN ZU WORKPLACE VON SPACEWELL

Neben iX-Haus finden sich besondere, vielfältige Lösungen von Spacewell, die Kund*innen auf der ganzen Welt dabei

Die Nutzung von Immobilien und insbesondere die Immobilie als Arbeitsplatz steht bei vielen Organisationen

INSIDE

ganz oben auf der Agenda und die Arbeitsplatz umgebung ist ein zentraler Bestandteil für den Geschäftserfolg von Unternehmen. Um leistungsfähige Arbeitsumgebungen zu schaffen, die das mobile Arbeiten sowie hybride Arbeitsweisen ermöglichen und Mitarbeiter*innen optimal bei der Umsetzung von “New Work” im Alltag unterstützen, benötigen Unternehmen heute bessere Tools, bessere Daten und bessere Möglichkeiten der Analyse. Dies kann durch die nahtlose Integration von moderner Cloud-Software für das Arbeitsplatzmanagement und IoT-Technologien erreicht werden. Das Ergebnis? Eine einheitliche Lösung, die mehr verwertbare und dynamische Erkenntnisse liefert als herkömmliches Computer-Ai ded Facility Management (CAFM). Diese Lösung hat jetzt einen Namen: Spacewell Workplace. Unser Schwesterunternehmen Spacewell hat die workflow-basierte Gebäudemanagement-Software Axxerion und seine führende IoT-Plattform Cobundu für Flächen- und Arbeitsplatzmanagement zu einer einzigen SaaS-Plattformlösung zusammengefügt: Workplace Mit der umfassenden “Arbeitsplatz-Software” möchte Spacewell dabei unterstützen, dass Unternehmen sich flexibel an die Arbeitswelt nach der Pandemie anpassen und bei Veränderungen sch-

E D nell reagieren können. Unternehmen benötigen dazu mehr “Echtzeit”-Daten über Bürobelegung, Raumnutzung und Leistung technischer Anlagen, um intelligentere Arbeitsabläufe zu ermöglichen, die den Gebäudebetrieb und die Arbeits platznutzung verbessern. Die Umbenennung in Workplace spiegelt

den Kern der Lösung wider – EINE Lösung für das Arbeitsplatzmanagement. Mit der vernetzten „Workplace“-Lösung wird das Beste aus Cobundu und Axxerion zusammengebracht. Durch die Integration beider Plattformen bietet Spacewell Workplace in Echtzeit Zugang zu hoch wertigen Daten und unterstützt Immobi lienverwalter und Facility-Manager sowie

Gebäudenutzer und Dienstleister dabei, ein eine nachhaltige und menschenzentrierte Umgebung zu schaffen, in denen Mitarbeiter*innen optimal arbeiten können. Die vollständig integrierte WorkplaceLösung umfasst drei miteinander verknüpfte Schwerpunktbereiche:

WORKPLACE MANAGEMENT

WORKPLACE ANALYTICS

WORKPLACE EXPERIENCE

mit Flächenmanagement, FM BIM & Anlageninventar, Arbeitsauftragsverwaltung, Servicemanagement, Instandhaltungs management, Lieferanten & Auftragnehmer

mit Flächen- Monitoring für Arbeits platzoptimierung, Überwachung der Luftqualität und dem möglichen Einsatz von Arbeitsplatzsensoren

für die Organisation von Meetings & Platz- bzw. Reservierungen, Besucher management, Arbeitsplatzdienste, Gesundheit & Wohlbefinden

Effizientes FM von Gebäuden, Objekten, Arbeitsaufträgen, Verträgen und Lieferanten Verschlankter den Ablauf und Automatisierung von FM-Prozessen Vermeidung von Ausfallzeiten und Last-Minute-Reparaturen durch vorbeugende Wartungsplanung Bewährten Workflows, automatisiertem Ticketing und fähigkeitsbasierter Zuweisung von Arbeitsaufträgen

DIGITALES IMMOBILIENMANAGEMENT MIT IX-HAUS iX-Haus bietet aber nicht nur für das CREM umfassende Tools. Im gemeinsamen Dialog mit Kunden analy siert CREM SOLUTIONS deren exakten

Die Möglichkeit der Analyse in Echtzeit liefert verlässliche, detaillierte Daten zu Belegung und Raumklima Dynamische Dashboards liefern schnell Erkenntnisse, die zur Verbesserung von Flächenauslastung und Raumluftqualität genutzt werden können Die Analyseplattform ist unabhängig von Datenpunkten und kann über IPA Connect mit dem BI-Tool Ihrer Wahl verbunden werden Die Sensorverwaltungsplattform bietet eine einfache Benutzeroberfläche, um Ihre Sensoren zu verwalten und neue Sensoren in einem einzigen Schritt hinzuzufügen

Bedarf und entwickelt individuelle Lösungen für das Management von Wohnungen, Ge werbeobjekten oder gemischt genutzten Immobilien – immer mit dem Ziel, allen Kunden einen echten Mehrwert für die tägliche Arbeit im Immobilienmanagement zu bieten.

Optimierung der Arbeitsplatznutzung mithilfe intelligenter Technologie, die das einfache Reservieren, Buchen und Zurechtfinden an flexiblen Arbeitsplätzen und die Zusammenarbeit erleichtert Unterstützung von Gebäudenutzer*innen mit Echtzeitdaten in der Arbeitsplatz-App auf ihrem Smartphone oder an anderen digitalen Touchpoints Gesundes, komfortables und produktives Arbeitsumfeld, in dem jeder bestmögliche Arbeit leisten kann

Der breite Funktionsumfang des Programms wird bei Bedarf um Erwei terungsmodule oder Partnerlösungen ergänzt. Damit bildet iX-Haus die Ma nagementaufgaben der gesamten Immobilienwirtschaft in einer digitalen Lösung ab.

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GASTBEITRAG

VOM DORNRÖSCHENSCHLAF ZUM WIRTSCHAFTSWUNDER?

SARAH MARIA SCHLESINGER MANAGING PARTNER, BLACKPRINTPARTNERS GMBH 12

INSIDE

E D I NS SCHLEUNIGST IM ZEITALTER DER DIGITALITÄT ANKOMMEN UND AUFWACHEN

Wenn CEOs sich laut auf Bühnen dafür feiern lassen, dass sie „jetzt auch“ einen Nachhaltigkeitsverantwortlichen haben. Und wenn dann nach abebbendem Applaus die erste Wortmeldung lautet, dass man jetzt aber auch aufpassen müsse, nicht zu viel zu digitalisieren. Dann sind wir – nicht repräsentativ, aber authentisch (!) – mittendrin im Problem der Immobilienwelt. Halbgares, oberflächliches Geschwätz, Alibi-Handeln und bloß keine Konsequenzen aktiv angehen. Könnte ja die liebgewonnene Ruhe stören... Ist das etwa nur Polemik? Oder willkürlich he rausgegriffene Statements ohne große Bedeutung? Da die Bau- und Immobi lienwirtschaft ja traditionell langsamer als andere Wirtschaftssektoren transformiert, können wir immer schön einen Blick auf andere Bereiche werfen. Und idealerweise davon für unsere eigenen Geschicke, viel mehr aber auch für unsere eigene Verantwortung in puncto nachhaltiger Zukunftsfähigkeit lernen. Wie wäre es mit drei historischen Beispiel-Irrtümern, die in eine sehr ähnliche Richtung gingen?

„Digitalfotografie wird den analogen Film nicht verdrängen.“ George Fisher, CEO Kodak, 1997.

„Das iPhone wird nie im Leben einen bedeutenden Marktanteil erlangen. Keine Chance.“ Steve Ballmer, CEO Microsoft, April 2007.

In allen drei Beispielen fehlte Weitsicht. Alle drei Unternehmen waren zum jeweiligen Zeitpunkt klar auf dem Höhepunkt ihres Erfolges, hatten gesicherte Marktstellungen. Es gab also praktisch keinen Anlass, sich Sorgen zu machen. Deshalb gab es auch keine weitsichtige Strategie für eine zukunfts fähige Aufstellung. Trotz bereits angebrochener Zeiten, in denen neue Technologien unlängst Veränderung in den Markt trugen und diese bereits angewendet wurden. Der Rest ist bekannt: Es folgte ein beispiellos desaströses Scheitern. Ein Muster, das sich in vie len Wirtschaftsbereichen wiederfinden lässt. Auch in unserer Bau- und Immobilienwirtschaft? DER STURE DORNRÖSCHENSCHLAF WIRD LÄNGST GESTÖRT

„Apple weiß doch gar nicht, wie man Handys baut.“ Anssi Vanjoki, Executive Vice President Nokia, 2008.

Ehrlich? Es glaubt doch niemand, dass es bleiben wird, wie es ist. Vor zehn Jahren hatten wir keine, heute läuft jeder mit einem Smartphone rum. Die Faxnummer steht zwar noch in Signaturen, doch mal im Ernst: Wie viel muss wirklich noch über diesen Kanal laufen?

INSIDE

ES WIRD ALSO ZEIT, DASS SICH ETWAS TUT IN RICHTUNG DIGITALITÄT Das desaströse Scheitern steht auch Bau- und Immobilienunternehmen bevor. Es droht definitiv, wenn Ent scheidungsträger:innen nicht schleu nigst im Zeitalter der Digitalität ankommen und aufwachen. Dabei wird der sture Versuch des Aussitzens doch schon längst von vielen Faktoren gestört: Neue Regulatorik, Be richts- und Transpa renzpflichten, Nachhaltigkeitsdruck, weglaufende Talente auf der Suche nach sinnstiftender, zur Zukunft bei tragender Betätigung, Materialmangel, Lieferkettenprobleme oder auch steigende Energiekosten sollten den Dornröschen-Schlaf längst unsanft beendet haben. Wie in anderen Sektoren ist es selten der altbekannte Wettbewerber, sondern Druck von außen, durch neue Player und durch sich veränderte Marktbedingungen, die das Straucheln bzw. den Knockout einläuten. Und nicht zuletzt eine feindliche Öffentlichkeit, weil einige (wenige?) Unternehmenslenker unserer Branche wirklich alles daransetzen, die Vorwürfe von Egoismus und Ignoranz voll mit Leben zu füllen. Ungerecht? Nun gut, vieles geht auch in die richtige Richtung. Sowohl in der Branche, in der treibenden Techwelt und sogar politisch. Türen auf für bundesweite Musterbauordnungen, für Standardisie rung und serielle Bauweisen. Schluss auch mit Zuschüssen, dafür her mit

INSIDE

Strafgebühren. Kuschelkurs und zaghaft scheint – teils in Ankündigungen, teils in tatsächlichem Handeln - endgültig vorbei. Wird auch Zeit angesichts der vor uns liegenden kalten Tage im Winter ohne fossile Heizungsbetreibung. Oder der heißen Tage mit hoffentlich weniger als zwei Grad mehr. Dafür ist eigentlich nur Mut gefragt. DIE ZEIT DER DIGITALISIERUNG IST LÄNGST VORBEI Wird also Zeit, dass sich etwas tut in Richtung Digitalität. Muss denn wirklich alles digitalisiert werden? Nein, wird´s aber. Eigentlich ist das Zeitalter der Digi talisierung auch längst vorbei. Nicht nur Zukunfts-Erforscher sehen täglich, dass

wir im Zeitalter der Digitalität angekommen sind. Grob bedeutet das: Von 1990 bis 2000 entwickelte sich die brei te Nutzung des Internets. Bis 2015 ent wickelte und etablierte sich das „Web 2.0“. Auch in unserer Branche? Natürlich nicht. Während wir noch weiter mit Zollstock und Excel-Tabelle mehr oder weniger gut unser Geschäft machen, werden sich in anderen Bereichen bis 2030 zum Beispiel IoT-Techniken durchsetzen. Die Lösungen für eine digitale Immobilienwirtschaft gibt es bereits: PropTechs liefern sie schon heute. Laut des aktuellen PropTech Start-up- & VC-Reports 2022 von blackprint gibt es in Deutschland aktuell 851 aktive PropTechs – Rekord. Zudem wird in diesem Jahr voraussichtlich erstmals die Grenze von einer Milliarde Euro von Investments in PropTechs erreicht. Aber die Digital Leaders in Real Estate Studie 2021 zeigt die Probleme auf: 47,7% der Unternehmen geben 0 bis 5.000 Euro für PropTech-Lösungen aus. Und 30% von ihnen arbeiten mit höchstens ei ner PropTech-Lösung. So wird es ja nun wirklich nichts oder? „Und bist du nicht willig, so brauch‘ ich Gewalt“, wusste Goethe. Und weiß auch unser Gesetz geber.

Jährliche Ausgaben etablierter Unternehmen für PropTech-Lösungen (Quelle: Digital Leaders in Real Estate Germany 2021 Studie)

ES GIBT NOCH HOFFNUNG UND GRUND FÜR APPLAUS Deshalb gibt es nun den New Green Deal und diverse Gesetzesinitiativen rund um ESG. 69% der Immobilienunternehmen spüren dadurch einen erhöhten oder hohen Druck zur Digitalisierung. Na, wie zuvor schon in anderen, mittlerweile schwer disruptierten Branchen, reicht das Klingeln des Weckers nicht. Beim Blick nach Brüssel und immer neuer entwickelter Vorschriften sollte denen eigentlich Angst und Bange werden, die nochmal auf Snooze gedrückt haben. Und was macht uns jetzt noch Hoffnung? Dass insbesondere wir Deutschen es schon in unmöglichsten Situationen geschafft haben, unsere Volkswirtschaft umzukrempeln und aus tiefem Dornröschenschlaf – oder Elend – in prosperierende Unternehmenslandschaften zu drehen.

Wahrnehmung etablierter Unternehmen des durch ESG entstandenen Drucks zur Digitalisie rung (Quelle: Digital Leaders in Real Estate Ger many 2021 Studie)

Wäre Zeit, für ein neues Wirtschaftswunder. Ohne Halbherzigkeiten, ohne Alibi-CSOs und mit voller Konsequenz. Wir KÖNNEN das. Lasst uns „Made in Germany“ wieder an die Spitze heben! Im Zweifel: Lasst euch helfen. Dafür sind wir blackprints ja da. Falls es am WOLLEN scheitert, braucht's vielleicht den Mut, den ein oder anderen Unternehmenslenker gegen echten Unternehmertypus mit Verantwortungsbewusstsein für Gesamtwirtschaft, Gesellschaft und Umwelt auszutauschen.

LASST EUCH HELFEN. DAFÜR SIND WIR BLACKPRINTS JA DA

E D SI

Applaus für die, die's richtig machen!

INSIDE

TEIL 1

WORKPLACE ANALYTICS FÜR DAS BÜRO HYBRIDE ARBEITSWELT: FLEX WORK, FLEX DESK, FLEX OFFICE WIE DIE BÜRONUTZUNG MITHILFE INTELLIGENTER WORKPLACE-TOOLS OPTIMIERT WERDEN KANN In den letzten Jahren hat sich die Arbeitswelt rasant entwickelt – Arbeitnehmer*innen verlangen nach mehr Flexibilität und moderne Arbeitsweisen erhalten dadurch den Einzug in viele Unternehmen. Die Co vid-Pandemie hat hier mitunter noch eini ge zusätzliche Steine ins Rollen gebracht. Aufgrund dieser Bewegung werden viele Unternehmen sich zunehmend der Bedeutung eines optimalen Arbeitsplatzmanagements für Büros, Flächen und ganzer Immobilien sowie des Wertes einer guten Arbeitsumgebung für die Produktivität ihrer Mitarbeiter bewusst. Für die Gestaltung zukunftsorientierter Arbeitsweisen werden digitale Workplace Management Lösungen damit zu einem entscheidenden Faktor – einerseits für die Umsetzung zukunftsorientierter Arbeitsmethoden in Büros und andererseits für die damit einhergehende kostenorien tierte Anpassung von Flächen.

TRENDS

MEHR MOBILES ARBEITEN UND WENIGER PRÄSENZARBEIT Mehr mobiles Arbeiten und weniger Präsenzarbeit ist in vielen Unternehmen heute an der Tagesordnung. Mit arbeiter*innen werden mit Blick auf diesen Trend zukünftig weniger in den Büros sein. “Weniger” ist hier der ent scheidende Begriff und soll meinen, das Büro als Arbeitsort fällt nicht komplett weg und bleibt ein wichtiger Bestandteil zukunftsorientierter Arbeitsweisen. Eine “No-Office-Philosophie” wird es wahrscheinlich eher selten geben. Denn der direkte Austausch mit Kolleg*innen, die Zusammenarbeit, die Kommunikation und die Interaktion stehen dem entgegen und bilden wichtige soziale Faktoren für ein funktionierendes Team. Das bedeutet, die unregelmäßige, flexi ble Inanspruchnahme von Büros und den dort vorhandenen Arbeitsplätzen steht bei der Nutzung der Arbeitswelt von Morgen im Vordergrund. Und das bedeutet weiterführend: Aufgrund

weniger regelmäßiger Belegung sowie fehlender Auslastung kann ungenutzte, überflüssige Fläche eingespart bzw. anders genutzt werden. DER EINSATZ MODERNER TECHNI SCHER MITTEL FÜR DAS FLÄCHENMANAGEMENT ALS VORTEIL Das Büro wird also noch lange nicht zum Auslaufmodell – hybride oder flexi ble Arbeitsweisen werden aber zu ei ner veränderten Nutzung und somit zu möglichen Anpassungen der Bürostruktur sowie der Bürogröße führen. Letzten Endes kommt dieser Trend den Unternehmen bei einem Einsatz moderner technischer Mittel für das Flächenma nagement sogar zum Vorteil – moderne Workplace Lösungen erlauben es, die Bürowelt entsprechend der veränderten Bedürfnisse anzupassen, sie flexibel nutzbar zu machen, um den Mitarbei ter*innen die neuen Arbeitsweisen zu ermöglichen und letzten Endes sogar Kosten für ungenutzte Fläche einzusparen.

S D N Daneben bringt die Umsetzung moder ner Arbeitsweisen Chancen für eine gute Positionierung auf dem Arbeitsmarkt mit sich - beispielsweise, um Mitarbei ter*innen zu binden, sie zu akquirieren oder sich im Ringen um Talente gut aufzustellen, indem Unternehmen sich an deren moderne Präferenzen für eine flexible Arbeitsweise orientieren. Das Ziel für Unternehmen sollte es also sein, die Entwicklung moderner Arbeitswei sen in ihrem Alltag zeitgemäß umsetzen zu können, dabei gleichzeitig von einer optimalen Büronutzung durch die Mitarbeiter*innen zu profitieren und bestmöglich Fläche einzusparen, die aufgrund einer geringeren Auslastung von Arbeitsplätzen eventuell überflüssig wird. Also: Drei Fliegen mit einer Klappe schlagen – und das funktioniert in diesem Fall wirklich.

gleichzeitig ihre Kosten für überflüssig angemietete Flächen zu reduzie ren oder diese Flächen anderweitig zu nutzen. Auf Grundlage reeller Nutzungs daten ihrer eigenen Büros können Unternehmen derartige Flächenanpassungen gezielt und schnell umsetzen. Wird beispielsweise ein Konferenzraum nur sehr selten benutzt oder ist er nie voll ausgelastet, kann dies anhand der erhobenen Daten aus dem Workplace System erkannt werden. Daraus resultierend können Nutzer*innen folglich Schlüsse sowie Aktionen ableiten und entscheiden, ob der Konferenzraum z.B. verkleinert oder gar ganz abgeschafft

DIE MODERNE ORGANISATION DER ARBEITSWELT

ANALYSE DER AUSLASTUNG SOWIE DIE FLEXIBLE NUTZUNG VON RÄUMEN

Für die hier notwendige “Neu-”Organi sation der Bürowelt und dem Streben nach einer optimalen Flächenauslastung, ist der Einsatz einer Workplace-Lösung von erheblichem Nutzen. Ein zukunfts orientierter, integrierter Ansatz beim digitalen Büro- und Arbeitsplatzmanagement mithilfe einer modernen Lösung, ermöglicht es den Unternehmen, mit den Entwicklungen in der Arbeitswelt Schritt zu halten und

wird und man auf eine Alternative zurückgreift. Die Bürowelt wird so explizit an die Bedürfnisse von Unternehmen und deren Mitarbeiter*innen ausgerichtet – einerseits für die optimale Umsetzung moderner, hybrider Arbeitsweisen im Alltag und andererseits für eine bessere Rentabilität ihrer genutzten Flächen. ANPASSUNGEN UND NUTZUNG BERUHEND AUF OPTIMALEN DATEN Um aber die vielen Vorteile des Einsat zes einer Workplace Lösung richtig zu nutzen, muss man die Herausforderung hinter den neuen Arbeitsweisen erkennen und die Merkmale der unterschiedlichen heute auf dem Markt erhältlichen Software verstehen. Die schlichte Einführung flexibler oder hybrider Arbeit in einem Unternehmen mit altgedienter Bürostruktur wird mitunter nicht funktionieren – neue Arbeitskonzepte benötigen eine Anpassung der Bürowelt und der Bürostruktur. Moderne Workplace Lösungen mit der Möglichkeit, Sensoren in das System zu integrieren, sind daher umfassender als ein einfaches Büroverwaltungs-Tool oder eine alleinstehende Raumbuchungssoftware. Mit einer dadurch ermöglichten steten “Daten-”Aktualität und sogar Echtzeitdaten sind sie den neuen Anforderungen an die moderne Arbeitswelt weitaus mehr an-

TRENDS

gepasst und ermöglichen die heute notwendige, Analyse der Auslastung sowie die flexible Nutzung von Räumen sowie Arbeitsplätzen und deren gezielte Anpassung. BÜROSTRUKTUR ANPASSEN Die modernen Tools realisieren einerseits eine “einfache” Reservierung so wie Buchung von Arbeitsplätzen oder Räumen durch die Mitarbeiter*innen (dazu mehr in Teil 2 dieses Artikels auf Seite 32). Andererseits erlauben sie dem Unterneh mensmanagement die optimale Analyse der Nutzung sowie der Auslastung von Büros für deren Anpassung, Umstrukturierung bzw. die Reduktion von nicht benötigter Fläche auf Grundlage konkreter Nutzungs- und Echtzeitdaten. Neben den “normalen” Reservierungsdaten im System können hier beispielsweise Sensoren integriert werden, die eine tatsächliche Anwesenheit oder sogar die Personenzahl in Räumen und an Arbeitsplätzen erkennen. Anhand der Erfassung und Analyse dieser reellen Nutzungsdaten zu Belegungstrends können die Unternehmen folglich nachvollziehen, wie sich die Belegungsmuster im Laufe der Zeit verändern, wie Räume oder Arbeitsplätze genutzt werden, ob sie ausgelastet sind oder ob schlichtweg zu viele oder zu wenige Arbeitsplätze eingerichtet sind. Das verschafft ihnen “regelmäßig” die Möglichkeit, die Bürofläche und die Raumaufteilung an den tatsächlichen Belegungsbedarf anzupassen oder ihre Miet- und Betriebskosten aufgrund eingesparter Fläche zu senken. Das Workplace System bietet damit eine effiziente Lösung für das Flächenma nagement und dient als Instrument, um ein besseres Umfeld für die Mitarbei ter*innen zu schaffen – und dass bei gleichzeitig möglicher Reduktion von Fläche, Miet- und Energiekosten. DIE EINSPARUNG VON ARBEITFLÄCHE UND ENERGIE - OPTIMALES FLÄCHENUND ENERGIEMANAGEMENT Stellt ein Unternehmen demnach beispielsweise eine geringere Belegung von Arbeitsplätzen aufgrund der Abschaffung einer Anwesenheitspflicht im Büro fest, kann z. B. die Anzahl der

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DIE TATSÄCHLICHE AUSLASTUNG IST IN JEDEM UNTERNEHMEN INDIVIDUELL Arbeitsplätze reduziert werden. Dabei ermöglicht die Workplace Lösung den Mit arbeiter*innen, trotzdem unkompliziert auf eine geringere Anzahl an Plätzen zurückzugreifen, die einfach über das digitale System buchbar sind – sei es auf dem Smartphone, dem PC oder in Büros verbauten Touchpoints. Die mögliche Einsparung von Arbeits plätzen und Fläche ist jedoch individuell und nicht in jedem Unternehmen gleich: Es wurde zwar bereits vor einigen Jahren festgestellt, dass der durchschnittliche Belegungsgrad von Büros und Arbeitsflächen aufgrund unterschiedlicher Faktoren wie z. B. Außendiensttätigkeiten und hybriden Arbei tens bei ca. 50 Prozent liegt, aber die tatsächliche Auslastung ist in jedem Unternehmen individuell. Eine optimale, gezielte Anpassung der Arbeitsfläche kann daher nicht auf Schätzungen oder Erfahrungswerten beruhen und nur auf Grundlage wahrhaftiger Daten erfolgen. Diese wertvollen Daten für die individuelle Analyse liefern moderne Wokplace Lösungen. Ein wichtiger Faktor, denn die Miet- sowie die Betriebskosten für genutzte Immobilien gehören häufig zu den größten Ausgaben von Unterneh men - hier schlummert vielerorts also erhebliches Einsparungspotenzial.

Planung der Energieversorgung sowie die optimale Organisation von FMDienstleistungen - ausgerichtet an den tatsächlichen Bedarf sowie der Nutzung von Gebäuden, ihren Räumen, Arbeits plätzen und der Nutzer*innen. Wenn ein Raum zum Beispiel tagsüber überhaupt nicht genutzt wurde, muss auch kein Reinigungspersonal eingesetzt werden. Wenn ein Raum nicht gebucht wird, muss er nicht klimatisiert oder geheizt werden. Eine einfache Rechnung, bei der dank dieser intelligenten Dienste, Betriebskosten gesenkt werden. UMFASSENDE ANALYSE ZIELTE PLANUNG

UND

Das Workplace System dient also letzt endlich nicht nur dem Flächenma nagement im Sinne der Raum- oder Arbeitsplatzbuchung, auch wenn es hier entscheidende Vorteile bietet. Es ist vielmehr ein umfassendes System, dass neben der einfachen Raum- bzw. Arbeitsplatzbuchung auch die umfassende Analyse der Büronutzung und die darauf abgestimmte Planung der benötigten Bürowelt für die optimierte Nutzung ermöglicht. Die Größenordnung kann dabei variie ren und intelligente Workplace Lösungen sind daher individuell skalierbar - von der Verwaltung einiger weniger Arbeitsplätze über das Management eines Büros, bis hin zur Verwaltung eines großen, verteilten Immobilienportfolios. Immer umfasst es alle Prozesse, die das Leistungsniveau von Arbeitsplätzen und ganzer Gebäude verbessern, von der strategischen Planung bis hin zur ope rativen Nutzung von Räumen, Plätzen oder der Ausrüstung.

täten, die eine Optimierung der Arbei tsflächen ermöglichen, einschließlich der tatsächlichen Nutzungsdaten sowie der Koordinierung aller mit der Entwicklung des Unternehmens verbundenen Änderungen. Durch den Einsatz einer derart inte grierten Lösung mit realen Nutzungsdaten können all diese Entwicklungen berücksichtigt werden, um die am besten geeigneten strategischen Ent scheidungen zu treffen. Anhand der expliziten Analysedaten ermöglicht das System so z.B. auch die Vorwegnahme künftiger Bedarfe durch die Ausarbeitung verschiedener Szenarien auf die möglichen Entwicklungen und Ziele des Unternehmens abgestimmt. Die Workplace Lösung wird so zu einem wesentlichen Instrument, um sicherzu stellen, dass sowohl das Unternehmen als auch seine Mitarbeiter*innen von der Einführung neuer Arbeitsweisen profi tieren. Das Ergebnis ist ein effektives Management der Arbeitsumgebung - immer auf Grundlage von Analysen reeller Nutzungsdaten und den daraus entwickelten Strategien für die Planung, die Anpassung und die Verwaltung von der Fläche in Abhängigkeit von Auslastung und Kosten. Wie alle Nutzer*innen sowie Mitarbei ter*innen sich bei der Anpassung bzw. Reduzierung von Flächen und Arbeits plätzen im Zuge der Umsetzung mo derner Arbeitsweisen dennoch unkompliziert im Büroalltag zurechtfinden und immer den für sie passenden Arbeitsbereich finden, erfahren Sie in Teil zwei dieser Artikelreihe auf Seite 28.

S D N E Besonders mit Hinblick auf die steigenden Energiekosten ermöglicht der Einsatz eines modernen Workplace Systems Unternehmen eine bessere

Das Workplace System ermöglicht mit seinen Tools eine mittel- und langfristige Abstimmung von Unternehmensstrategien auf die Arbeitswelt. Viele Parameter beeinflussen dieses Umfeld: Wachs tum, neue Märkte, Veränderungen in der Belegschaft, Unternehmenszusammenschlüsse usw. genau darauf ausgelegt ermöglicht die Lösung eine kontinuierliche Analyse der Auslastung, um die Umsetzung neuer Strategien zu gewährleisten, und diese folglich gegebenenfalls schnell anzupassen. Dieser Analyseprozess integriert alle Aktivi-

TRENDS

GASTBEITRAG

WARUM IST NEW WORK FÜR UNS OLD WORK? SO, WIE ES WAR, SO WIRD ES NIE WIEDER SEIN Man hört es von überall: Corona hat für einen radikalen Wandel der Arbeits welt gesorgt. So, wie es war, so wird es nie wieder sein – haben sogar Annen MayKantereit festgestellt. Wir alle wurden gezwungen, uns anzupassen. Die Enloc World auch – obwohl... Doch was haben AnnenMayKantereit mit New Work zu tun? Und warum ist New Work für uns eigentlich Old Work oder Business as usual? Unsere Alexandra hat als Head of HR die „Revolution des Arbeitens“ in der Enloc World definiert und gibt in ihrer drei teiligen Blogserie "Die Revolution des Arbei tens in drei Akten" spannende Insights, wie sie gemeinsam mit dem Team den Status quo von "New Work" hinterfragt hat. AUF EINMAL KAM DIE PANDEMIE

haben wir bereits erreicht und die restlichen freuen sich, uns bald begrüßen zu dürfen. NEW WORK IST EINE INDIVIDUELLE REISE New Work ist vielfältig und jedes Unternehmen definiert die Bedeutung von New Work für sich selbst. Für uns bedeutet es vor allem die Orts- und Zeit unabhängigkeit. Seine Leidenschaft zu leben und eine eigene „Mission“ zu erfüllen. In einem Unternehmen zu arbeiten, in dem jeder von uns immer arbeiten wollte. Unseren Enloc Weltraum zu schaffen, wo alle gleichwertig sind und wo die Diversität (Persönlichkeiten und Meinungen) gefördert und gefordert ist, um die Mission der Enloc World durch sinnvolles Tun zu verwirklichen. WIE ALLES BEGANN - EINE ANFRAGE FÜR MOBILES ARBEITEN

Wir haben „unsere Enloc World“ von Beginn an bewusst transformiert, auch vor der Pandemie. Denn unser Credo war schon immer: #whynot! Deshalb gab es für uns auch durch die Pandemie keine neue Arbeit, sondern immer noch die alte, doch die haben wir be reits anders gelebt. Und sogar viel bes ser. Deswegen konnten wir während der Corona-Phase unsere Bestrebungen zum mobilen Arbeiten samt Umzug ins Home Office schnell organisieren und die verschiedenen Bedürfnisse unserer Mitarbeitenden mit ihren individuellen Lebenssituationen berücksichtigen.

Ich muss schmunzeln, wenn ich mich daran erinnere, wie ich vor drei Jahren eine Anfrage fürs Arbeiten aus dem Haus meiner Schwiegereltern gestellt habe: Ich wollte nur meine Urlaubs tage sparen, die Schwiegereltern sind nett und die Zeit mit ihnen ist wertvoll. Wie elegant meine Anfrage abgelehnt wurde. – „Warum?“ fragte ich, „Das ist doch dasselbe wie von zu Hause zu arbeiten. Dort steht mir auch ein Zimmer samt Internetverbindung zur Verfügung“ argumentierte ich. Naja, so einfach ist das nicht...

Wir fliegen gemeinsam durch das All – unverschämt und mutig. New Work ist unsere Zielstation. Unser Flug hat meh rere Zwischenstationen. Manche davon

Doch damit wollte ich mich nicht zufriedengeben! Ich habe bei uns eine interne Debatte zum mobilen Arbei ten ausgelöst, mit dem Ergebnis,

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DIE ENLOC DENKT GERN GROSS UND IN DIESEM FALL WAR ES AUCH NICHT ANDERS

dass die Enloc einfach die „erste Stufe Home Office“ übersprungen hat. Erste Stufe? Normalerweise passieren die Veränderungen einen Schritt nach dem anderen. Step by step. Erst wenn die erste, einfachere Veränderung (Home Office) geschafft ist, dann kann sich die Organisation in die Richtung "Stufe zwei" bewegen.

Flexibilität, das Führen von Zeitkonten und die Work-Life-Balance.

SCHLAFLOSE NÄCHTE FÜR DIE REVOLUTION DES ARBEITENS

Somit war meine Aufgabendefinition klar:

Nach ein paar schlaflosen Nächten und endlosen Arbeitstagen (jetzt übertreibe ich bewusst, damit es nicht so einfach klingt), haben wir den ersten Termin mit unserem Rechtsanwalt zur rechtlichen Absicherung unserer Revolution des Arbeitens durchgeführt. Dieser Termin hatte sich noch ein paar Mal wiederholt, bis wir ihn überzeugt haben, dass es doch geht – so, wie wir uns das vorstellen. Zum Schluss haben wir eine Zusatzvereinbarung für alle Kolleginnen und Kollegen für die „Remote Work“ fertiggestellt. Diese setzt den rechtlichen und organisato rischen Rahmen.

„Liebe Alex, mach Dir Gedanken wie wir es umsetzen, dann schicken wir den Entwurf unserem Anwalt. Er sagt, dass es NICHT geht, doch wir machen es trotzdem irgendwie!“

T K U D O Der Hauptgrund dafür ist, dass es recht liche und organisatorische Unterschiede zwischen der Arbeit im Home Office und der „Remote Work“ gibt. Das war mir damals auch nicht bewusst. Die Enloc denkt gern groß und in diesem Fall war es auch nicht anders: Für uns gibt es kein Home Office, wir arbei ten gleich „remote“.* 1 Punkt. TADAA: DIE REVOLUTION DES ARBEI TENS WURDE GEBOREN!

Revolution des Arbeitens (RDA) ist unser Transformationsprojekt, der Weg zur Veränderung unseres Arbeitens. Getreu dem Motto: Zeit und Ort sind keine Va riablen mehr, die geschaffte Arbeit ist das, was zählt. Die RDA sichert nicht nur unsere Unabhängigkeit von externen Faktoren, sondern auch ein selbstorga nisiertes Leben unserer Mitarbeitenden: beispielsweise die zeitliche und örtliche

Geil, dachte ich mir. Jetzt weiß ich genau, was Du von mir willst, lieber Vorgesetzter… UNSER UNTERNEHMEN IM STETEN WANDEL Von AnnenMayKantereit über die drei Musketieren bis in die Türkei: Unsere spannende Reise zur Revolution des Arbeitens geht weiter ...

Von AnnenMayKantereit über die drei Musketiere in die Türkei? Für uns in der Enloc World klingt das nach Business as usual und unserem ganz normalen Alltag! Doch was das genau bedeutet, davon erzählt unsere Alexandra in ihrer dreiteiligen Blogserie, indem sie als Head of HR die „Revolution des Arbeitens“ in der Enloc World definiert hat.

Uns war es wichtig, dass alle von überall und in allen Ecken der Welt arbei ten können. Auf der anderen Seite sollte das Unternehmen als Arbeitgeber kei nen zusätzlichen Aufwand mit jeglichen Versicherungen oder erhöhten sozialen Aufwendungen haben. Weiterhin legten wir einen besonderen Wert auf flexible Arbeitszeiten: Wenn es viel Arbeit gibt, dann arbeite mehr und „spare“ Dir die Arbeitsstunden auf Deinem Zeitkonto, um das Gesparte zum Beispiel in den Ruhe phasen als Freizeitausgleich zu nutzen. Doch wenn es so einfach wäre: Der Vertrag war eine Sache. Die Umsetzung des Inhaltes eine andere, die sich als viel schwieriger gestaltete. Gott sei Dank, die Enloc hat die besten Führungskräfte ever! Sie haben alle mitgemacht und uns aktiv beim Erstellen der künftigen Regelungen unterstützt. DIE VIER PHASEN UNSERER REVOLUTION Wir haben uns bewusst für Einführung der Revolution des Arbeitens in vier Phasen entschieden. Einfach um die Möglichkeit zu haben, mit allen Kolleginnen und Kollegen zu reflektieren und die Verbesserungsvorschläge umzusetzen. Das Feedback aller ist uns äußerst wichtig – letztendlich sind das die Menschen, welche die Enloc ausmachen. Jede Phase der RDA hat einen Monat lang gedauert. In jeder dieser Phasen wurden einige Maßnahmen entschärft. Zum Beispiel durften alle in der ersten Phase einmal wöchentlich von zu Hause arbeiten. In der zweiten Phase sollten alle mindestens dreimal wöchentlich im Büro sein. Wenn die Regelungen nicht gehalten wurden oder das Unternehmensergebnis gelitten hat, kehrten wir in eine vorherige Phase zurück.

*1 Remote Work I. = Arbeiten aus dem erst gemeldeten Wohnsitz, Remote Work II. = von überall außer dem erst gemeldeten Wohnsitz, Remote Work III. = Dauerhaftes Arbeiten aus dem erst gemeldeten Wohnsitz

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wertvoll das Work-Life-Balance ist und Paul hat uns als Erster bestätigt, dass wir mit unserer RDA auf dem richtigen Weg sind. Es mag sich alles möglicherweise zu gut anhören, aber es gab viele Stol persteine, die wir gemeinsam meistern mussten. SCHAFFEN WIR DAS BÜRO AB, WENN JETZT ALLE REMOTE ARBEITEN?

ES IST FAS ZINIEREND ZU BEOBACHTEN, WIE SICH DIE ORGANISATION GEÄNDERT HAT Was alles wir gemeinsam geschafft haben! Alle Kollegen waren „gezwungen“, die Verantwortung zu übernehmen, sonst mussten alle für die Fehler der einzelnen Personen „bezahlen“ – wie bei den drei Musketieren. Doch wir hatten ein gemeinsames Ziel: in die Phase vier zu kommen und dort zu bleiben. Und wir haben es geschafft und viel dabei gelernt. Dabei sehe ich einen riesigen Progress bei der Enloc und das macht dieses Unternehmen so besonders und die Mitarbeitenden äußerst stolz. DER ERSTE KANDIDAT: PAUL GEHT IN DIE TÜRKEI Unser Paul war der allererste Kollege, welcher das Remote Work II. ( = arbeiten aus einem anderen Ort als aus dem erst gemeldeten Wohnsitz) ausprobiert hat. Und gleich in einem Fremdland: in der Türkei. Wir haben uns regelmäßig über die aktuelle Lage ausgetauscht, um den Verlauf zu dokumentieren und um den Prozess für die nächsten Remote Work-Kandidaten zu verbessern. Einmal wöchentlich habe ich Paul mehrere wichtigen Fragen gestellt. Beispielsweise „Was konnte diese Woche bes ser werden?“ oder „Wie funktioniert die Technik, wie läuft es mit den Absprachen im Team?“. Wir haben die Retrospektive in unsere Prozesse integriert und aus den Erfahrungen täglich gelernt, um nötige Maßnahmen vorzunehmen, um die Abläufe zu optimieren. Danach hat Paul noch mehrmals aus der Türkei gearbeitet und er kam immer wieder vollgeladen nach Deutschland zurück. Bei ihm haben wir gemerkt, wie

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Beide Arbeitsstunden werden zusammengerechnet und bei Überstunden können alle mit einer angemessenen Ankündigungsfrist rechtzeitig Wünsche zum Freizeitausgleich äußern. Unser Ziel dabei ist es, die Flexibilität in die Arbeitszeit einzuführen, anstatt die Teams zum Generieren der Überstunden zu motivieren. DIE SACHE MIT DER ERREICHBARKEIT

Von der neuen Freiheit im remote work bis zur Abschaffung des Büros: Es wird praktisch bei unserer Revolution des Arbeitens. Unsere Alexandra erklärt im dritten und (vorerst) letzten Teil ihrer Blogserie konkret, wie wir heute und in Zukunft arbeiten werden und unsere "Revolution des Arbeitens" organisieren wollen. REVOLUTION DES ARBEITENS: WIR BRAUCHEN LÖSUNGEN! Welche Themen haben uns beschäftigt, welche Fragen sind entstanden, welche Antworten haben wir gefunden, wie haben wir unsere Revolution des Arbeitens umgesetzt? Das haben wir hier zusammengefasst. ZUERST: DIE SACHE MIT DEN ARBEITS ZEITEN Wie und wann sollen die Arbeitszeiten getrackt werden? Wie sichern wir die Fairness für alle ab? Wie schaffen wir es, dass die Arbeitsstunden im Home Office oder remote gleichwertig sind wie die geleisteten Arbeitsstunden im Büro? Klar wäre es am einfachsten zu sagen: „Wir schaffen das Tracken der Arbeits zeiten ab, weil wir unseren Leuten vertrauen“. Aber stellt Euch vor, was passiert, wenn die Menschen alle Freiheiten der Welt auf einmal bekommen würden! Ist der Mensch nicht aus Natur aus faul und egoistisch? (Manche sind es mehr, manche weniger.)

Wer ist wann und wie erreichbar? Wie organisieren wir die Termine und die Arbeit? Brauchen wir eine Einsatzplanung 2.0? Anmelde- und Abmeldezeiten Wir haben zuerst die Kernarbeitszei ten gestrichen und dafür Anmeldezei ten festgelegt. Das heißt, alle sind ver pflichtet, um 9:00 Uhr am Daily und 16:00 Uhr am Afternoonly teilzunehmen. Ist das nicht möglich, vermerken es die Kolleginnen und Kollegen im Abwesenheitskalender. Darüber hinaus gelten die individuell abgestimmten Abteilungsregelungen der einzelnen Teams. Aus Statussymbolen machen wir Statusanzeigen Wir nutzen sehr aktiv den Status im MS Teams. Mit einem grünen Punkt geben wir unseren Teams das Zeichen, dass wir erreichbar und der rote Punkt signali siert, dass wir beschäftigt sind. Ganz ohne Genehmigungsprozess geht es nicht Jede Abwesenheitsart durchläuft einen Genehmigungsprozess. Die Abwesenheitsanfrage geht zuerst zur Vertretung der anfragenden Person. Danach geben die jeweiligen Bereichsleiter die Abwesenheit frei und zum Schluss bestätigt die Geschäftsführung. Mit diesem informativen System ist die Einsatzplanung recht easy. DIE WESENTLICHEN INFORMATIONEN DÜRFEN NICHT UND NIEMALS VERLOREN GEHEN

UND WAS SAGT DAS ZEITKONTO? Eine gute Frage: Ist für unser Unterneh men die Nutzung des Langzeitkontos und/oder des Kurzzeitkontos geeignet? Was sind eigentlich die Unterschiede? Und worauf müssen wir achten? Wir sind eher so Kurzzeitkonto Wir haben uns für das Kurzzeitkonto entschieden. Das Arbeitszeitkonto wird als Jahresarbeitszeitkonto geführt und muss innerhalb eines Kalenderjahres ausgeglichen werden. Praktisch gesehen geht es darum, dass unsere Mit arbeitenden Überstunden sammeln oder Minusstunden generieren können.

Dokumentieren, dokumentieren, dokumentieren – und aktiv nach Informationen suchen Wo dokumentieren wir alles und wie sichern wir unseren Informationsfluss, auch im Remote Work? Confluence ist unsere Wissensdatenbank. Hier hinterlegen wir nicht nur die Dokumentationen, Beschreibungen und Anleitungen zu allen wichtigen Prozessen. Wir speichern hier auch alle relevanten Notizen aus wichtigen Terminen. Die Dokumentation steht für alle zur Verfügung. Mit Confluence sind wir alle jederzeit informiert. Von überall.

Einführung einer neuen Terminkultur Nach der ersten Phase der Revolution des Arbeitens haben wir uns mit unserer bestehenden Terminkultur auseinandergesetzt und neue Regelungen und Konsequenzen festgelegt. Kürzere Meetings mit klarer Struktur. Nur so viele Teilnehmende wie nötig. Eindeutige Dokumentation. Das hat uns geholfen, die Effizienz, die Effektivität sowie die Nach vollziehbarkeit unserer Meetings zu erhöhen.

Work erstellt. Diese muss in Betracht gezogen werden, bevor die Kolleginnen und Kollegen mit Remote Work anfangen.

Neue Kanäle im MS Teams Neben einem gemeinsamen Chat hat jede Abteilung dank der neu eingeführten Teams-Kanäle einen eigenen „Raum“, wo die teamspezifischen Informationen geteilt werden. Die wichtigen Ankündigungen, bspw. die aktuelle interne Corona-Regelung, werden dort veröffentlicht und von allen Mit arbeitenden bestätigt.

Arbeitsplatzausstattung im remote work Unsere IT-Abteilung hat viele technische Neuigkeiten eingeführt. Generell gilt bei uns: das Arbeiten im remote work muss gleichwertig wie im Büro sein. Unsere Mitarbeitenden genießen das Arbeiten auf zwei Bildschirmen auch zu Hause und das Telefonieren mit sogenann ten Noice-Cancelling-Kopfhörern auch. Außerdem kümmert sich die Enloc um eine exzellente Internetverbindung – so gut es eben geht.

Diese Checkliste dient allen als Hilfestellung („Reminder“) für einen erfolgrei chen Ablauf des Remote Works, klärt die wesentlichen Punkte, die zu beach ten sind und definiert darüber hinaus die jeweiligen Verantwortlichkeiten von Unternehmen und der Arbeitnehmenden.

T K U JETZT WIRD ES TECHNISCH

Welche technische Ausstattung ist im remote work notwendig, um die gleichen Bedingungen zu erzielen wie im Büro?

Zu Beginn: eine Checkliste Wir haben eine Checkliste für Remote

SCHAFFEN WIR DAS BÜRO AB, WENN JETZT ALLE REMOTE ARBEITEN? Zuerst: Was sagen die anderen? Die Frage haben wir allen Kolleginnen und Kollegen im Einzelgespräch gestellt, weil das Feedback aller für uns viel bedeutet. Nach einer gemeinsamen Gesprächsrunde sind wir zu der Quintessenz gekommen, dass sich die Enloc-Seele im Umgang miteinander auszeichnet und alle sind der Meinung, dass persönliche Treffen sehr wichtig sind. Natürlich könnte man einen Co-Working-Space nutzen, um sich persönlich zu treffen. Aber unsere “Frittenbude“ wurde für uns so schön hergerichtet, dass es eine Sünde wäre, dies nicht zu nutzen. Also: Miete und Strom werden nicht gespart. WIR BLEIBEN IM OFFICE!

Falls Ihr Euch fragt, was mit den ganzen Ordnern ist, welche unsere Leute schleppen müssen – dieses Problem haben wir schon längst beseitigt! Wir arbeiten seit Jahren vollständig papierlos und haben alles „in der Cloud“ gesichert.

PRODUKT

INTERVIEW

CASAVI & CREM SOLUTIONS

DIE IDEALE KOMBINATION FÜR VERNETZTES IMMOBILIENMANAGEMENT

KEIN PFLEGEN VERSCHIEDENER PORTALE UND ZUGÄNGE UND AUCH KEINE DOPPELTE DATENPFLEGE MEHR.

SARINA VIELLIEBER HEAD OF PARTNERSHIPS

PRODUKT

T K U D O casavi akquirierte 2022 seinen 1000. Kunden. Wie viele andere, nutzt auch dieser Kunde zugleich die iX-Haus Lösung von CREM SOLUTIONS. Sarina Viellieber (Head of Partnerships bei casavi) erzählt, wie Immobilienverwalter von der Vernetzung beider Lösungen profitieren. SARINA, WAS IST CASAVI UND WARUM ERGÄNZT ES DIE iX-HAUS LÖSUNG SO GUT?

casavi ist eine Service- und Kommunikationsplattform für modernes Property Management. Es ergänzt die ERP-Lösungen von CREM SOLUTIONS im Bereich der Serviceplattform und App. Die Verzahnung beider Lösungen ermöglicht Immobilienverwalter*innen, aus einem ERP-System heraus mit Mieter*innen und Eigentümer*innen zu kommunizieren. Der große Vorteil dieser Kombination: Sie schafft Transparenz, automatisiert wie derkehrende Abläufe und reduziert so Aufwände im Verwaltungsalltag. WIE KANN MAN SICH DAS IN DER REA LITÄT VORSTELLEN? Der Immobilienverwalter arbeitet wie gewohnt in seiner iX-Haus Oberfläche, die einfach um Funktionen, wie z.B. eine hybride Kundenkommunikation, erweitert wird. UND WELCHEN NUTZEN HAT DIESE SCHNITTSTELLE FÜR DEN ALLTAG? Die Übertragung aller Stammdaten reduziert doppelte Datenpflege. Außerdem werden Dokumente, die für Bewohner*innen relevant sind, unmittelbar über das Kundenportal zum Abruf zur Verfügung gestellt. Kundenanfragen können dann direkt in der iX-Haus Oberfläche bearbei tet werden. Die Kommunikationswege sind so noch einfacher und effizienter. Wer Mieter*innen und Eigentümer*innen ein modernes und zukunftsfähiges Serviceerlebnis bieten möchte, findet in der Schnittstelle unserer Produkte den Schlüssel zum Erfolg.

WIE BEWERTEST DU DIE KOMBINA TION VON CASAVI UND CREM SOLUTIONS IM HINBLICK AUF AKTUELLE BRANCHENENTWICKLUNGEN?

Ein wichtiges Thema ist die Novellierung der EU-Energieeffizienz- Richtlinie (EED). Mit Inkrafttreten dieser müssen Verwalter ihren Kunden unterjährige Verbrauchs informationen für alle fernablesbaren Liegenschaften zur Verfügung stellen. Nicht einfach bei knapp 180 Messdienst leistern allein im deutschen Markt und bei so vielen verschiedenen Tools. Mit dem casavi EED-Portal bieten wir unseren gemeinsamen Kund*innen eine effiziente Lösung hierfür. Kein Pflegen verschiede ner Portale und Zugänge und auch keine doppelte Datenpflege mehr. Stattdessen finden sie mehrere Messdienstleister auf einer Plattform und der Stammdaten-Import erfolgt automatisiert aus der ERPLösung von CREM SOLUTIONS. VIELEN DANK FÜR DIE EINBLICKE, SARINA. MÖCHTEST DU DEN LESERN ABSCHLIESSEND NOCH ETWAS MITTEILEN?

Ja, wir freuen uns über die seit fünf Jahren erfolgreiche Partnerschaft mit CREM SOLUTIONS und natürlich auch auf weitere spannende Projekte. Außerdem sind wir stets offen für Ideen, die Kunden für die Arbeit mit der Schnittstelle von casavi und CREM SOLUTIONS an uns he rantragen.

Weitere Informationen über casavi & iX-Haus finden Sie hier: casavi.com/de/cremsolutions/

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DAS JAHRESRELEASE iX-HAUS 20.22

Mit unserem Jahresrelease, der iX-Haus Version 20.22, haben wir wieder viel Neues geschaffen und mit viel Leidenschaft und Engagement an der Umsetzung gearbeitet. Unser iX-Haus Standard hat sich so wieder an vielen Stellen im Programm erweitert und wir freuen uns, dass wir Anwender*innen damit wieder wertvolle neue Features und Komfortverbesserungen zur Verfügung stellen können. Um allen iX-Haus Nutzer*innen auch in diesem Jahr wieder optimalen Service und Beratung rund um unser Jahresrelease zu bieten, haben wir die Programm version nicht allen Kunden gleichzeitig ausgeliefert, sondern blockweise. Unsere

guten Erfahrungen aus den vergangenen Jahren haben uns gezeigt, dass wir so auf mögliche Nachfragen schnell reagieren und sie optimal unterstützen können. WEITERENTWICKLUNG EBENEN VON iX-HAUS

AUF

ALLEN

Damit können alle Anwender*innen bestmöglich und schnell von den vielen Highlights des Jahresrelease profitieren, die sich aus vielen Anregungen sowie Wünschen von Nutzer*innen, interner Ideen zur Weiterentwicklung und aus neuen gesetzlichen Vorgaben zusammensetzen.

Beispielsweise gibt es in diesem Jahr einige regulatorische Themen für die Immobilienbranche, die uns und sicherlich auch die gesamte Immobilienwirtschaft beschäftigen und auf Trab halten werden. Mit diesen Themen haben wir uns intensiv auseinandergesetzt und bieten für iX-Haus entsprechende Tools.

+ Zum Thema EED und der novellierten Heizkostenverordnung bieten wir bereits seit Anfang dieses Jahres Lösungen an. Unsere enge Zusammenarbeit einerseits mit den führenden Messdienstleistern und andererseits mit den Kolleg*innen unserer Partnerlösung casavi hat sich hier ausgezahlt.

+ Auch bei der Reform der Grundsteuer

unterstützen wir unsere Kund*innen maßgeblich mit einem Grundsteuermodul. Die individuellen Ländermodelle, also vom Bundesmodell abweichende bundeslandspezifische Ausprägungen, schaffen für uns alle eine besondere He rausforderung.

+ Daneben haben wir eine hilfreiche Lösung für den Zensus bereitgestellt, mit der iX-Haus Anwender*innen alle hier notwendigen Informationen übersichtlich sammeln, bearbeiten und übermitteln konnten.

PRODUKT

T K U OD HEIZKOSTEN-SCHNITTSTELLE UND VIELES MEHR

DAS HANDLING DER SCHNITTSTELLE IST EINFACH SOWIE INTUITIV

PLUS

Als besonderes Highlight im iX-Haus Standard möchten wir die “Neuauflage” der Heizkosten-Schnittstelle zum Da ten-Austausch gemäß ARGE-Standard herausstellen. Die Schnittstelle unterstützt Heizkreise und damit mehrere Heizungs anlagen je iX-Haus Objekt. WEG-Verwalter werden sich freuen, dass jetzt auch die Mieter*innen als Nutzer*innen im M-Satz ausgetauscht werden. Ganz neu ist die Möglichkeit zur Erfassung von Kosten- und Brennstoffarten (B/K-Satz). Last but not least haben wir intensiv daran gearbeitet, dass das Handling der Schnittstelle einfach sowie intuitiv ist und sie die Basis für viele Automatisierungsmöglichkeiten bildet. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie auf Seite 36 in dem Artikel über die Heizkostenschnittstelle.

iX-HAUS ONLINEHILFE Mit der Weiterentwicklung von iX-Haus hat unser Dokumentationsteam auch die iX-Haus Onlinehilfe vollständig überarbei tet, wobei insbesondere die Trefferanzeige bei der Stichwort-Suche optimiert wurde. Dabei wurden zudem zahlreiche Einzeldokumentationen in die Onlinehilfe überführt, so dass Anwender*innen die Informationen nun gebündelt an einer Stelle finden und abrufen können - viele hilfreiche Maßnahmen, die bei der Bedienung von iX-Haus unterstützen und Mehrwerte für alle Anwender*innen schaffen.

Unser wertvolles Tool für die Automatisierung von wiederkehrenden Pro zessen, der iX-Haus Scheduler, wurde konsequent um weitere Aufgaben erweitert. So können jetzt Saldenvorträge ebenso, wie auch die Prozesse zum WKZ-Buchungslauf, die Erstellung der Mahnvorschlagsliste, die Generierung der Verwaltergebühren sowie der Verwaltungsabrechnungen (Excel) auto matisiert werden. Damit können immer mehr Prozesse in iX-Haus standardisiert im Hintergrund oder über Nacht ablaufen, um sich besser auf das Tagesgeschäft konzentrieren zu können.

Manchmal sind es aber vor allem auch die kleinen Themen, die den Arbeitsalltag erleichtern. So kann man in die iXHaus Favoriten jetzt auch iX-Haus plus Module aufnehmen und aus den Favoriten heraus eine neue Session star ten. Eine optimale Ausgangslage für schnelles und effektives Arbeiten.

WEG-Verwalter dürfen sich zudem über ein weiteres hochwertiges Feature freuen - für Sondereigentumsverwaltungen kann die Trennung der Verwalter-Bankkonten je Kapitalanleger jetzt auch ohne separate Objekte pro Kapitalanleger erfolgen. Sie hinterlegen das Verwalter-Bankkonto einfach direkt beim Kapitalanleger. WEBINAR & SCHULUNGEN Beim Releasewechsel unterstützen wir alle Interessierten natürlich auch in diesem Jahr wieder bestmöglich und bieten Ihnen begleitend ein Webinar an - über unsere CREM ACADEMY (https://academy.crem-solutions.de) können Sie sich ganz einfach das Webinar herunterladen. Auch zu unseren Erweiterungsmodulen finden Sie dort den passenden Content. Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne über info@crem-solutions.de

ORACLE-SICHERHEITS-PATCH Mit iX-Haus auf Basis der Oracle-Datenbank setzen Sie auf eine sichere, flexible und nachhaltige Lösung. Bringen Sie Ihre Oracle Datenbank Version mit der Installation des Oracle-Security-Patch auf den neuesten Stand und stellen Sie damit sicher, dass auch weiterhin keine Sicherheitslücken entstehen. Oracle behebt diese Lücken mithilfe immer aktueller Quartalsupdates und rät Kunden, das Patch zeitnah zu installieren - dementsprechend sollten Sie handeln und Ihre Datenbank kurzfristig updaten. . Erfahren Sie hier mehr: https://dialog.crem-solutions.de/oracle-security-patch-2022

PRODUKT

40 JAHRE CREM SOLUTIONS Einen runden Geburtstag feiert man ja bekanntlich nicht aller Tage. Und ganz besonders nicht als Unternehmen auf dem Softwaremarkt. Ja klar, es gibt Ausnahmen, oft die Großen. Aber in unserer Branche und insbesondere in unserem Segment haben wir schon viele kommen und gehen sehen. Dass ein so spezialisiertes Unternehmen, wie CREM SOLUTIONS es mit iX-Haus ist, sich so viele Jahre in der schnelllebigen digita len Welt hält, ist außergewöhnlich. Dabei spielen wohl mehrere Gründe eine Rolle. Zum einen ist es die Leidenschaft und das Herzblut, welche das gesamte Team über all die Jahre immer wieder in die Weiterentwicklung von iX-Haus gesteckt hat und es noch immer tut, um die Software regelmäßig zukunftsorientiert weiterzuentwickeln und am Puls der Zeit zu halten. Zum anderen ist es der im Unternehmen seit vielen Jahren gelebte CREM Spirit,

INSIDE

der auch bei einer Mitarbeitergröße von heute mehr als 80 nicht verloren geht. Sich unterstützen und helfen, an einem Strang ziehen. So ist es auch genau die ser Spirit, den wir auch nach außen le ben – ein respektvolles, vertrauensvolles Verhältnis zu unseren Kund*innen und eine Partnerschaft auf Augenhöhe. Ein langer Weg, den CREM SOLUTIONS gegangen ist. Mit unterschiedlichen Firmierungen und unterschiedlichen Standorten. Gestartet im Jahr 1982 als “Speedware Software” in Velbert (NRW) mit drei Personen, die auf Grundlage von MS DOS eine für die damalige Zeit hoch entwickelte Software für die Immobilienverwaltung programmiert haben, ist CREM SOLUTIONS heute ein etabliertes Unternehmen mit einer Software für das kaufmännische und technische Immobilienmanagement und Lösungsanbieter für nahezu den ge samten Immobilienbetrieb.

DR. CHRISTIAN WESTPHAL CHIEF EXECUTIVE OFFICER

1982 gegründet als SPEEDWARE SOFTWARE

2001 1998 verkauft an NEMETSCHEK

von SPEEDWARE SOFTWARE GMBH zu NEMETSCHEK SPEEDWARE GMBH & CO. KG

2002 2015

UMZUG zum STADIONRING

aus NEMETSCHEK SPEEDWARE GMBH & CO. KG wird NEMETSCHEK CREM SOLUTIONS GMBH & CO. KG

2010 UMZUG zur KOKKOLASTRASSE

von NEMETSCHEK CREM SOLUTIONS GMBH & CO. KG zu CREM SOLUTIONS GMBH & CO. KG

2020 UMZUG zur BALCKE-DÜRRALLEE

WIR SIND

CREM SOLUTIONS Wir realisieren Software für Immobilienunternehmen. Wir entwickeln jeden Tag Lösungen - mit Herzblut, Energie und Leidenschaft. Das machen wir seit 40 Jahren

VON 3 AUF ÜBER 75 MITARBEITER

VON DER VERWALTUNGSSOFTWARE ZUM DIGITALEN LÖSUNGSANBIETER FÜR DEN IMMOBILIENBETRIEB

DAS IST EINE TOLLE ZEITREISE! EIGENTLICH FEHLEN NOCH ZWEI FÄHNCHEN: UNSER "DIENSTÄLTESTER" KOLLEGE IST SCHON ÜBER 30 JAHRE DABEI, UND DER "ÄLTESTE" KUNDE IST VOM 1. MAI 1986 (!). ICH HABE MAL NACHGESEHEN, WIR HABEN IN SUMME ÜBER VON DER DOS ÜBER DIE VON 0 AUF ÜBER 50 KUNDEN, MITHIN iX-HAUS WINDOWS ZUR PRI1000 KUNDENDIE SCHON SEIT 30 JAHREN VATE CLOUD VERSION ODER DEN VORGÄNGERVERSIONEN ARBEITEN, DAS IST WIRKLICH TOLL UND SPIEGELT DAS WIDER, WAS UNS SO WICHTIG IST: EINE LANGFRISTIGE BEZIEHUNG MIT UNSEREN KUND*INNEN UND KOLLEG*INNEN AUF AUGENHÖHE. INSIDE

Mehr als 1000 Unternehmen nutzen mit iX-Haus heute eine moderne Software für die professionelle Verwaltung großer und mittlerer Immobilienbestände - und es werden immer mehr. Dabei profitie ren sie von regelmäßigen Anpassungen - beispielsweise der Möglichkeit, iX-Haus heute auf Basis einer “Private Cloud” zu nutzen, um auch mobiles Arbeiten für ihre Mitarbeiter*innen zu ermöglichen. Stillstand ist und bleibt also auch nach 40 Jahren für CREM SOLUTIONS keine Option.

WIR SIND CREM SOLUTIONS

So entwickeln wir uns immer weiter. Mittlerweile arbeiten wir in einem hoch modernen Büro in Ratingen mit allen Annehmlichkeiten und bieten unseren Mitarbeiter*innen auch hier flexibles Arbeiten an. Für die Umsetzung moderner Arbeitsweisen bedienen wir uns mo dernster Technik. Neben der optimalen Hardware und der Software für die alltägliche Arbeit, bietet hier insbesondere das Workplace System von Spacewell viele Vorteile für unseren Arbeitsalltag.

Darüber hinaus vertreiben wir seit gut zwei Jahren “Workplace Solutions” unserer Schwestergesellschaft Spacewell und sind hierfür federführender Distribu tor in der DACH Region. Das Workplace System bietet digitale Lösungen für die Koordination und Organisation von Büros oder ganzer Gebäude mit Tools für Raumbuchung, Arbeitsplatz reservierung, Flächenmanagement und der Analyse von Nutzerdaten für die Flächenoptimierung.

Heute besteht unser Team aus mehr als 80 Leuten, die noch immer mit Herzblut, Energie und Leidenschaft an der Weiterentwicklung unserer Softwarelösungen und Services arbeiten. Die Vision, nicht nur aktuelle Marktbedürfnisse aufzu greifen, sondern regelmäßig selbst neue Standards durch innovative Produktentwicklungen zu setzen, ist unsere tägliche Motivation.

Nach 40 Jahren wollen wir daher hier einfach und schlichtweg einmal Danke sagen. Danke, dass so viele unserer Kund*innen diesen Weg mit uns gegangen sind und mit uns gehen. Danke, dass wir über die vielen Jahre das Glück hatten und haben, mit einem so groß artigen Team zu arbeiten.

I N S I DE 30

INSIDE

NACH 40 JAHREN WOLLEN WIR DAHER HIER EINFACH UND SCHLICHTWEG EINMAL DANKE SAGEN

VON 3 AUF ÜBER 75 MITARBEITER

VON 0 AUF ÜBER 1000 KUNDEN

VON DER VERWALTUNGSSOFTWARE ZUM DIGITALEN LÖSUNGSANBIETER FÜR DEN IMMOBILIENBETRIEB

VON DER DOS ÜBER DIE WINDOWS HIN ZUR PRIVATE CLOUD VERSION

“KUNDEN WERBEN KUNDEN” - EMPFEHLEN SIE iX-HAUS WEITER UND PROFITIEREN SIE Als Unternehmen setzen wir auf langfristige und starke Partnerschaften. Unser gutes Image und unsere hervorragende Marktposition verdanken wir nicht nur unseren Produkten und Services, sondern letztendlich vor allem Ihnen – unseren zufriedenen Kunden. Sie sind mit iX-Haus und unseren Services zufrieden? Dann empfehlen Sie uns weiter. In einer starken Partnerschaft profitieren beide Seiten voneinander. Daher erinnern wir Sie gerne an unser Programm “Kunden werben Kunden”. Dabei partizipieren Sie direkt am Erfolg, wenn wir mit Ihrer Hilfe neue Kunden gewinnen. Erfahren Sie hier, wie Sie sich Prämien sichern können: https://dialog.crem-solutions.de/kunden-werben-kunden

INSIDE

RT FACILITY MANAGEMENT

MIT DIGITALEN LÖSUNGEN IMMOBILIEN EFFEKTIV UND NACHHALTIG VERWALTEN EIN UNTERNEHMEN MIT ZUKUNFTSORIENTIERTEM IMMOBILIENMANAGEMENT Menschen attraktiven Wohnraum anzubieten – damit geht für die RT Facility Management GmbH & Co. KG ein hohes Maß an Verantwortung einher, dem sich das Unternehmen seit 2006 bewusst ist. Seither bietet RT Facility Management Mieter*innen in ganz Deutschland neben Wohnraum auch Gewerbeimmobilien und gemischt genutzte Objekte an. Dabei setzt das Unternehmen in allen Belangen auf eine offene, transparente Kommunikation mit die Mieter*innen sowie guten Service und legt bei Umbauten und Mo dernisierungsvorhaben großen Wert auf nachhaltige Materialien – eine zukunftsorientierte Denkweise, die sich auch bei der Verwaltung des Immobilienportfolios widerspiegelt. Zum Team von RT Facility Management gehören heute mehr als 100 qualifizierte Mitarbeitende, die Mieter*innen bei Fragen und Wünschen bestmöglich zur Seite stehen. Neben dem Hauptstandort in Düsseldorf ist das Team über ganz Deutschland verteilt. RT Facility Management verwaltet heute erfolgreich mehr als 12.000 Einheiten. Mithilfe des immobilienwirtschaftlichen ERP-Systems iX-Haus, in Kombination mit integrierten Speziallösungen wie EN.Tab

PRODUKT

für die digitale Objektübergabe und DocuWare für digitales Dokumentenmanagement, ist das Team von RT in der Lage, sämtliche immobilienwirtschaft lichen Aufgaben nahezu vollständig digi tal und weitestgehend automatisiert abzubilden. iX-Haus erlaubt RT Facility Management die standortübergreifende Zusammenarbeit sowie die Einbindung aller Abteilungen - die Ablage von Informationen, Notizen und insbesondere Mieter*innen- oder Objekt-Meldungen sowie der “ortsunabhängige” Zugriff auf Informationen bieten entscheidende Vorteile bei der Bearbeitung. Zukunftsorientierte Prozesse stehen hier im Vordergrund um die Weiterentwicklung von Unternehmen mit einer Zukunftsvision, wie RT Facility Management, voranzutreiben. Nahezu alle immobilienwirtschaftlichen Aufgaben so wie Entscheidungen werden mit iX-Haus stets auf Grundlage systemgestützter Informationen abgebildet, automatisiert und umgesetzt. DIE DIGITALE OBJEKTABNAHME UND -ÜBERGABE – DER MEHRWERT VON EN.TAB Um die Vision, weiterer Automatisierung bzw. Optimierung von Prozessen voranzutreiben nutzt RT Facility Management seit einiger Zeit das in iX-Haus integrier te System EN.Tab für die digitalen Ob-

jektabnahmen und -übergaben. Bis zur Implementierung von EN.Tab war der Abnahme- und Übergabeprozess von Wohnungen oder Gewerbeimmobilien eine zeitaufwändige Aufgabe, die viel Schreibarbeit benötigte: Übergabe- und Abnahmeprotokolle wurden handschriftlich ausgefüllt, separat eingescannt und den Mieterakten hinzugefügt, Zählerstände wurden manuell erfasst und in iX-Haus eingegeben - die Mieter*innen erhielt im Nachgang erst eine Kopie und auch die Ummeldung der Strom- und Gaszähler erfolgte manuell. Mit der Einführung von EN.Tab vereinfacht sich der Abnahme- und Übergabeprozess bei Wohnungen und Gewerbeimmobilien maßgeblich. In der mobilen EN.Tab-Anwendung kann man den Objektzustand detailliert direkt vor Ort in der Immobilie aufnehmen. Alle Zählerstände sowie die Zusammenfassung vom Zustand des Objektes werden mithilfe der EN.Tab-App direkt auf dem Tablet-PC erhoben und eingetragen. Dabei können sofort Fotos und Notizen angehangen werden. Der Austausch von wohnungsund mieterbezogenen Daten über eine bilaterale Schnittstelle mit iX-Haus erfolgt automatisiert nach einer Termineingabe und minimiert die manuellen Eingaben, die für die Erstellung eines Protokolls notwendig sind.

SO WERDEN MEHRERE ARBEITS SCHRITTE FÜR DIE OBJEKT ABNAHME GANZ EINFACH UND SCHNELL IN EN.TAB UMGESETZT: 1. TERMINERSTELLUNG ÜBER iXHAUS PLUS INKL. DIREKTER PROTOKOLLERSTELLUNG IN EN.TAB 2. VOR ORT AUFNAHME DES ZUSTANDS DER WOHNUNG INKL. BILDERN 3. ABLESEN VON ZÄHLERSTÄNDEN 4. AUFNAHME DER VERZUGSADRESSE 5. SETZUNG EINER NACHFRIST (WENN NOTWENDIG) 6. VERSAND DES PROTOKOLLS AN DIE MIETER*INNEN UND LIEFE RANTEN

Die Erstellung eines Protokolls ist mit EN.Tab auf dem Tablet-PC somit ganz unkompliziert - Mängel, inklusive einer Dokumentation mit Bildern oder Fristen zur Nachbearbeitung, können in der Eingabemaske ganz einfach hinzugefügt werden. Die direkten Eingabemöglichkeiten von Zählerständen sowie aller weiteren Informationen in die App und die schnelle Übertragung an die Energiedienstleister sowie die automatische Übergabe an die Mieterakte in iX-Haus und DocuWare sorgen für konsistente Daten und Dokumente , sowie die Ver einheitlichung von internen Prozessen. Folglich können Protokolle direkt aus iXHaus generiert, abgelegt und an die Mie ter*innen übermittelt werden.

dass das Fehlerrisiko minimiert wird. Die im Protokoll integrierten Bilder unterstützen im Notfall zudem bei Rechts streitigkeiten die Beweisfähigkeit. Dafür können beispielsweise auch aufgrund einer am Ende des Vorganges vorgenommenen Sperrung des Protokolls nach der Unterschrift keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Die Funktion „Abnahmeprotokoll als Übergabeprotokoll nutzen“ liefert letzten Endes eine zusätz liche enorme Zeitersparnis. Hier muss nicht in manueller Arbeit ein zweites Protokoll erstellt werden, alles erfolgt auto matisiert und digital. DIGITALES DOKUMENTENMANAGEMENT ALS WEITERER ERFOLGSFAKTOR DER DIGITALEN VERWALTUNG Ein weiterer wichtiger Bestandteil bei der Automatisierung und Digitalisierung der Arbeitsprozesse ist das digitale Dokumentenmanagementsystem DocuWare. Denn nicht nur im Zuge der Nachhaltigkeit ist der Wegfall der Papierablage ein entscheidender Faktor – der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems bringt Vorteile für viele Unternehmensprozesse. Die direkte Archivierung von Dokumenten, darunter auch von den mit EN.Tab erstellten Protokollen, in den digitalen Mieterakten in iX-Haus über das digitale Dokumentenmanagement-System DocuWare bietet enorme Zeitersparnisse bei der Ablage und insbesondere bei der späteren Suche bzw. Auffindung von Dokumenten direkt aus allen genutzten Systemen heraus. Alle abgelegten Protokolle werden den Mieterakten in iXHaus zugeordnet, können aber aufgrund einer vorherigen “Verschlagwortung” direkt mit einem Suchbegriff wieder aufgefunden werden. So sind sie immer schnell für die Bearbeitung oder die Beantwortung von Fragen abrufbar.

DER GANZHEITLICHE ANSATZ VON iX-HAUS MIT DER MÖGLICHKEIT DER INTEGRATION ZUSÄTZLICHER MODERNER TOOLS WIE EN.TAB FÜR DIE DIGITALE OBJEKTABNAHME- UND -ÜBERGABE VERHILFT UNS ZU EINER SCHNELLEREN BEARBEITUNG ALLTÄGLICHER IMMOBILIENWIRTSCHAFTLICHER AUFGABEN UND EINEM VERBESSERTEN SERVICE GEGENÜBER UNSEREN MIETER*INNEN.

T K U D O Im Sinne der EED sorgt insbesondere die digitale Übermittlung aller Zählerstände an die entsprechenden Energie- und Messdienstleister für einen immensen Mehrwert. Der direkte Austausch mit den Dienstleistern unterstützt eine schnelle Bearbeitung für die schleunige Abrechnung und eine übersichtliche Darstellung der Verbrauchswerte. Die einzelnen Arbeitsschritte der Objekt abnahme werden in der EN.Tab-App zusammengefasst und können so si cher und effizient nacheinander von den Anwender*innen abgearbeitet werden – dabei wird kein Schritt vergessen, so-

Aber auch die Digitalisierung von Freigabeprozessen dokumentenbezogener Aufgaben bietet weitreichende Vorteile. So ermöglicht DocuWare, integriert in iX-Haus, es der RT Facility Management GmbH neben der übersichtlichen Dokumentenablage und der schnellen Suche (z.B. nach abgelegten Abnahmeprotokollen) zudem, Rechnungs- oder Auftragsfreigaben direkt im System vorzunehmen. Individuell angelegte Freigabeworkflows garantieren eine schnellere Bearbeitung auf Grundlage vordefinierter Freigaberegeln und vermeiden Versäumnisse auf grund eingestellter Vertretungsregeln.

FAZIT

Mit diesen vielfältigen Möglichkeiten, hat RT Facility Management sich ein umfassendes System aufgesetzt, dass die Bearbeitung von Aufgaben in der Immobilienverwaltung zu einem großen Teil optimiert. Auf Grundlage der digitalen Pro zesse, die iX-Haus für die Automatisierung in der Immobilienverwaltung bie tet, sowie der übergreifenden Prozesse mit den integrierten Erweiterungslösungen EN.Tab und auch DocuWare, ist die RT Facility Management GmbH digital umfangreich aufgestellt. Die angrenzenden Speziallösungen ergänzen iX-Haus auf grund der bilateralen Schnittstelle für den konsistenten Datenaustausch und bilden wichtige “angrenzende” Aufgaben in der Immobilienverwaltung schnell sowie unkompliziert. Die Intention, weitere Prozesse zu automatisieren und zu digitalisieren be schreibt hier besonders gut, wie modern und zukunftsorientiert das Unternehmen denkt, um sowohl interne Arbeitsabläufe als auch die Services und Dienstleistungen für Mieter*innen zu optimieren.

PRODUKT

TEIL 2

WORKPLACE ANALYTICS FÜR DAS TEAM HYBRIDE ARBEITSWELT: FLEX WORK, FLEX DESK, FLEX OFFICE WIE DIE BÜRONUTZUNG MITHILFE INTELLIGENTER WORKPLACE-TOOLS OPTIMIERT WERDEN KANN Mobiles Arbeiten und weniger Präsenz arbeit in Büros wird, wie schon im ersten Teil dieser Serie beschrieben, zukünftig wohl zum Alltag vieler Unternehmen gehören. Es zeichnet sich deutlich ab, dass Homeoffice-Konzepte und flexible Arbeitsmodelle nicht nur ein kurzzei tiger Trend sein werden. Denn vielerorts hat ein Umdenken in Richtung moder ner Arbeitskonzepte und New Work stattgefunden. Diese Tendenz hat bereits vor der Pandemie eingesetzt Homeoffice-Regelungen und hybride Arbeitsweisen wurden populärer und im Sinne einer besseren Work-Life-Balance immer häufiger umgesetzt. Nicht zu bestreiten ist aber auch, dass die Pandemie einen großen Schub zu einer neuen Denkweise beigetragen hat. Unternehmen haben gemerkt, das Arbeiten auch anders funktionieren

TRENDS

kann. “Back to Business” - die Rückkehr in ei nen “traditionellen” Arbeitsalltag mit fünf Bürotagen - wird es in vielen Unternehmen, in denen es möglich ist, wohl nicht mehr geben. Flexible Arbeits modelle in Zeit und Ort sind vielerorts mittlerweile zur Regel geworden und formieren sich zu einem entscheidenden Kriterium für Angestellte und Talente, um sich bei einem Arbeitgeber “wohlzufühlen” oder sich für ihn zu entscheiden. Viele Unternehmen stehen daher vor der Frage, wie sie das flexible Arbeiten in ihren Alltag integrieren können, ohne dass es in Chaos ausartet. Die Umsetzung von Faktoren, wie unterschiedliche Arbeits- oder Bürozeiten und eine dafür nicht kompatible Bürowelt stehen bei den Gedankenspielen von Unternehmen hier an zentraler Stelle. DAS MODERNE MANAGEMENT DER ARBEITSWELT Den richtigen Ansatz für ein gelungenes Arbeitsplatzmanagement in diesem

ARBEITSUMFELD EFFEKTIV IN DEN DIENST DER MITARBEITENDEN STELLEN

DS Sinne zu finden, ist mitunter einfacher gesagt als getan. Die Umsetzung erfordert ein umfassendes Konzept, das ein Management von Büros, Räumen und einzelnen Arbeitsplätzen umfasst, welches es den Mitarbeitenden gleichzeitig auch ermöglicht, eigenständig die von ihnen gewünschten und benötigten Arbeitsplätze zu buchen, (zusammen) zu arbeiten, zu lernen und innovativ zu sein.

Ziel dieses modernen Umgangs bzw. Managements mit und von Arbeitswelten ist es daher, das Arbeitsumfeld effek tiv in den Dienst der Mitarbeitenden zu stellen, um ihnen eine unkomplizierte Büro- und Arbeitsplatznutzung in Zei ten hybrider Arbeit zu ermöglichen. Die Arbeitswelt mit all ihren Räumen und Arbeitsplätzen muss in diesem Sinne zukünftig flexibel nutzbar sein. Das erfordert zunächst ein Umdenken und eine Neuausrichtung sowohl bei Unternehmen als auch bei vielen “traditionellen” Mitarbeiter*innen, die auf dem Weg in diese moderne Arbeitswelt noch abgeholt werden müssen. Vielerorts ist eine komplett neue Bürostruktur vonnöten - keine festen Arbeitsplätze und clean Desk Philosophie sind beispielsweise erste wichtige Aspekte, um die notwendige Flexibilität für moderne Arbeitsformen zu schaffen. Man muss sich für eine flexible Arbeitsweise also von einer starren Bürostruktur lösen - eine Herausforderung für alle Beteiligten. Gleichzeitig müssen Lösungen gefunden und eingesetzt werden, mit denen die neue Arbeitswelt flexibel genutzt werden kann. An oberster Stelle stehen hier die einfache und schnelle Reservierung, Buchung und Nutzung flexibler Arbeitsplätze in einer neuen Bürostruktur. Unternehmen können das Umdenken und die Akzeptanz ihrer Angestellten sowie die Anpassungen an diese sich verändernde Arbeitswelt nur

TRENDS

ANGEPASSTE INFRASTRUKTUR VON BESTEHEN DEN ARBEITS WELTEN EINFACH NUTZBAR MACHEN dann vorantreiben, wenn sie im Alltag unkompliziert umsetzbar gemacht wird – diese Möglichkeit erschaffen umfassende digitale Lösungen für das Arbeits platzmanagement mit Tools für die Nutzung der Arbeitswelt im Alltag. INFRASTRUKTUR VON BESTEHENDEN ARBEITSWELTEN ANPASSEN Mit neuen Aufteilungen, einer anderen Struktur oder weniger festen Arbeits plätzen für die Angestellten ergibt sich die Herausforderung, die seit vie len Jahrzehnten in den Köpfen vieler Arbeit geber*innen und Arbeitnehmer*innen verankerten festen Strukturen aufzuweichen – der erste Schritt einer Umsetzung moderner Arbeitskonzepte beginnt vielerorts daher im Kopf. Moderne Workplace Lösungen können hier gezielt dazu beitragen, dass sich alle Nutzer*innen schnell und intuitiv in der neuen Situation einer modernen Arbeitswelt zurechtfinden und sind daher ein gutes Argument, den Weg in die Zukunft jetzt einzuschlagen. Bei der Einführung hybrider Arbeitsweisen muss neben dem Verständnis “von

TRENDS

Arbeiten” also bestenfalls ein “Werkzeug” etabliert werden, dass die angepasste Infrastruktur von bestehenden Arbeits welten einfach nutzbar macht. Sind Mit arbeiter*innen beispielsweise an drei Tagen in der Woche im Homeoffice, benötigen sie keinen festen Arbeitsplatz im Büro - die vorhandenen flexiblen Arbeitsplätze in den Büros müssen aber transparent sein und unkompliziert gebucht und genutzt werden können. Jede Branche und jedes Team be nötigten hier jedoch eine individuelle Herangehensweise und maßgeschneiderte Lösungen, die auf ihre Bedürfnisse und Arbeitsweisen zugeschnitten sind. Die flexible Nutzung von weniger und dabei von freien Arbeitsplätzen steht hier im Vordergrund und gehört zur Bürowelt der Zukunft – eine gut nutzbare, operative Flexibilität im Arbeitsalltag ist entscheidend. Eine neue Arbeitswelt, in dem die Mitarbeitenden Schwierigkeiten haben, den benötigten Arbeitsplatz oder Raum zu finden, den sie für ihre Arbeit benötigen, ist nicht gut organisiert und verschlechtert die Akzeptanz gegenüber modernen Arbeitsweisen. DIE EINFACHE NUTZUNG DER FLEXIBLEN ARBEITSWELT Der primäre Mehrwert des Arbeits platzmanagements besteht daher darin, den Mitarbeiter*innen die Ar beit zu erleichtern, indem ihnen intelligente Lösungen angeboten werden, um die von ihnen benötigten Räume, Plätze und Ausrüstung unkompliziert und schnell zu finden, sie zu reservie ren und sie zu nutzen. Dem Team muss die flexible Arbeitsplatznutzung so einfach wie möglich gemacht werden. Mitarbei ter*innen möchten zukünftig nicht ins Büro kommen und aufwendig nach einem adäquaten Arbeitsplatz suchen müssen - mit einer modernen

Workplace Lösung und der unkomplizierten Reservierung oder Buchung von Arbeitsplätzen müssen sie das nicht. Die Workplace Lösung ermöglicht hier eine weitaus flexiblere Büronutzung mithilfe des Internet of Things (IoT) und optional integrierbarer Sensoren für die Übermittlung von Echtzeitdaten an das System, die anderen Lösungen nicht bieten. Mitarbeiter*innen sehen auf ei ner dreidimensionalen Bürokarte in einer App, auf dem PC oder auf vor Ort im Eingangsbereich installierten Displays sofort, welcher Platz reserviert oder aktuell besetzt ist. Freie Plätze können sie dann ganz einfach direkt über die Karte im System reservieren bzw. buchen flexible Arbeitsplatznutzung ganz einfach. Bei ihrer Buchung und der Wahl ihres Arbeitsplatzes können die Nutzer*innen gleichzeitig weitere Faktoren mit einbeziehen. Das System kann beispielsweise anzeigen, wie ein Arbeitsplatz ausgestattet ist - ist ein “zweiter” Monitor oder die passende Docking-Station für den Laptop vorhanden - und zusätzlich über weitere integrierte Sensoren für die Raumtemperatur oder Luftqualität dar stellen. Hier spielen z. B. die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter, die Luftqualität und viele weitere Fakto ren eine Rolle. Mit all diesen Tools unterstützt die Workplace Lösung Unterneh men und Mitarbeitende, sich in einem flexiblen Arbeitsumfeld zu orientieren mitunter auch dank Echtzeitdaten. DER FAKTOR DATEN FÜR DIE FLEXIBLE ARBEITSWELT Mithilfe der optional integrierbaren Sensoren kann das System diese Echt zeitdaten nutzen (muss es aber nicht), um Mitarbeiter*innen bei der Navigation durch die komplexen Gegebenhei ten einer flexiblen Büroumgebung und

S Arbeitsplatznutzung erheblich zu unterstützen. Dabei ermöglicht besonders die Visualisierung der Büroumgebung in Form einer maßgeschneiderten Bürokarte eine einfache Suche und die schnelle Buchung freier Kapazitäten. Auf den beschriebenen dreidimensionalen Karten wird die Bürowelt anschaulich dargestellt und alle Nutzer*innen sehen anhand unterschiedlich farbiger Mar kierungen, welche Plätze und welche Räume reserviert oder gebucht sind. Aktuell belegte Plätze und Räume werden hier anhand eines Bewegungssensors erkannt und mit einem Symbol markiert (Diese Funktion kann im Sinne des Datenschutzes anonym dargestellt werden). Ein Vorteil dieser Funktion ist es, dass auch Mitarbeitenden, die spontan ins Büro kommen, unkompliziert und schnell einen Arbeitsplatz finden können. Verzichtet man auf die Anonymisierung, ermöglicht das System es, Kolleg*innen aufzufinden bzw. herauszufinden, wann sie im Büro sind. Eine hilfreiche Unterstützung, um z. B. die für ein Meeting notwendigen Kolleg*innen zu koordinieren. Das smarte System bietet so, ein für alle Mitarbeitenden einfach bedienbares Tool, um sich bei der hybriden Arbeitsweise in einem neuen Büroumfeld mit flexiblen Arbeitsplätzen zurechtzufinden.

DIE ARBEITSWELT VON MORGEN Die digitale Workplace Lösung kann Unternehmen mit all ihren Features so eine wertvolle Unterstützung sein, um ein gutes Arbeitsumfeld für ihre Mitarbei ter*innen zu schaffen und gleichzeitig die Kosten auf verschiedenen Ebenen optimieren. Insbesondere für das Mana gement liefert die Technologie mit ihren realen Nutzungsdaten und einem Tool zur Analyse der Flächennutzung hier eine große Hilfe bei der Optimierung der Bürofläche. Neben den Einsparpotenzialen bei der Fläche werden gleichzeitig aber auch die Angestellten aufgrund der unkomplizierten Handhabung sowie Nutzung auf dem Weg in die Arbeitswelt der Zu kunft mitgenommen. Denn eines sollte beachtet werden: Die Umsetzung moder ner, hybrider Arbeitsweisen ist einerseits eine Herausforderung für viele traditionell denkende Mitarbeitende. Die zukunftsorientierte Ausrichtung der Arbeitswelt ist andererseits aber zunehmend ein ent scheidender Faktor auf dem Arbeitsmarkt. Mitarbeiter*innen legen immer mehr Wert auf flexible Arbeitsweisen und die Neuakquirierung potenzieller Mitarbei ter*innen oder Talente hängt mitunter viel von modernen Arbeitsweisen ab.

Es steht somit außer Frage, dass ein effektives Arbeitsplatzmanagement viele Parameter berücksichtigen muss. Aus diesem Grund ist die Einführung einer integrierten digitalen Workplace Lösung für Unternehmen, die ihren Mit arbeitenden ein gutes Arbeitsumfeld bieten und gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle halten wollen, heute und in Zukunft unerlässlich. So dient das Workplace System letzt endlich nicht nur dem Flächenmanagement, auch wenn es hier entscheidende Vorteil bietet. Es ist vielmehr ein System für die optimale Nutzung von Büros, die umfassende Analyse der Büronutzung und die darauf abgestimmte Planung der benötigten Bürowelt. Die Workplace Lösung wird so zu einem wesentlichen Instrument, um sicherzustellen, dass sowohl das Unternehmen als auch de ren Mitarbeiter*innen in Zukunft von der Einführung neuer Arbeitsweisen profitieren, indem sie sich an die sich ändernden Bedürfnisse anpasst und gleichzeitig Kosten optimiert.

TRENDS

iX-HAUS HEIZKOSTEN PLUS MIT WENIGEN KLICKS ZUR HEIZKOSTENABRECHNUNG

PRODUKT

T K U D O Organisieren Sie den Austausch von Daten und Verbrauchswerten mit Heizkostendienstleistern komfortabel und sicher. Mit der weiterentwickelten iX-HausSchnittstelle “Heizkosten plus”, erfolgt der Datenaustausch mit verschiedenen Heizkosten- und Messdienstleistern komfortabel und sicher. Die Schnitt stelle ist im iX-Haus Standard verfügbar und besticht durch mehr Übersicht lichkeit, einen größeren Funktionsumfang sowie bessere Bedienung. Wertvolle Automatisierungsmöglichkeiten erhalten Nutzer*innen mithilfe der in die Schnittstelle nahtlos integrierbaren Erweiterungsmodule “Integrierter Druck Heizkostenabrechnung”* sowie „ARGE Webservice Dokumente“* oder den “Export On Site Role”* im Kontext der EED-Thematik. Die Schnittstelle “Heizkosten plus” beinhaltet den Datenaustausch in beide Richtungen zwischen iX-Haus und den Messdienstleistern nach dem ARGE Standard. Damit bildet sie die Basis für viele Prozesse bei der Heizkostenabrechnung. So können beispielsweise Liegenschafts- und Nutzerinformationen ganz einfach an die Messdienstleister gemeldet und umgekehrt Verbrauchswerte sowie Heizkostenwerte unkompliziert in iX-Haus eingespielt werden.

LEICHTES HANDLING, UMFASSENDE VALIDIERUNGEN UND EINE HOHE TRANSPARENZ

Der klare Fokus auf Heizkreise schafft die Flexibilität, auch komplexere Immobilien mit mehreren Heizungsanlagen pro blemlos abzubilden. Diese verschiedenen Heizkreise werden in iX-Haus über freie Beteiligungskreise abgebildet – dabei werden die freien Beteiligungskreise für die Heizkreise automatisch über die neue Schnittstelle erstellt und ebenso automatisch den Flächen zugeordnet.

Bei Bedarf kann auch der B/K-Satz ausgetauscht werden. Die Kosten- und Brennstoffarten werden in der Schnitt stelle erfasst, die Pflege dieser Werte außerhalb von iX-Haus in den Portalen der Mess dienstleister entfällt. Dabei werden alle mit den Messdienstleistern ausgetauschten Datensätze gespeichert, strukturiert angezeigt und sind somit jederzeit transparent und leicht nachvoll ziehbar. Der absolute Mehrwert der Schnittstelle besteht aus dem leichten Handling, umfassenden Validierungen und einer hohen Transparenz der durchgeführten Datentransfers. So profitieren Anwender*innen auch bei der Verwaltung von WEGs mit Vermietungen, egal ob mit oder ohne Sondereigentumsverwaltung, von einer durchgängigen Pro zesskette auch für diesen Bereich. Die Heizkosten plus Schnittstelle ste ht Nutzer*innen ohne zusätzliche Li zenz zur Verfügung. Mit einer Erweiterung um das Modul “Integrierter Druck Heizkosten abrechnung”* sowie der Schnittstelle mit dem “ARGE Webservice Dokumente”* können sie zudem von umfangreichen Automatisierungs möglichkeiten Gebrauch machen. ERWEITERUNGSMODUL INTEGRIER TER DRUCK HEIZKOSTENABRECHNUNG*

Mit dem iX-Haus Erweiterungsmodul “Integrierter Druck Heizkostenabrechnung”* lesen Anwender*innen die E898-Datensätze, die sie von ihren Messdienstleistern zusammen mit der Abrechnung bekommen können, direkt als Bilddateien in iX-Haus ein. Die Dateien werden den Mietern oder Eigentümern einer WEG automatisch zugeordnet und bei dem Druck der Betriebskosten- bzw. Hausgeldabrechnung an passender Stelle einsortiert, direkt mit ausgedruckt sowie archiviert. So entfällt die manuelle, aufwendige Zuordnung der Heizkos-

tenrechnungen bei der Betriebskostenabrechnung, was insbesondere bei der Verwaltung eines großen Immobilienportfolios den Arbeitsaufwand erheblich erleichtert. ERWEITERUNGSMODUL WEBSERVICE DOKUMENTE*

Die integrierbare Schnittstelle “Webservice Dokumente”* steuert den von der ARGE HEIWAKO (Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V.) etablierten Webservice Dokumente an. So entfällt der manuelle Austausch von Dateien mit Ihren Messdienstleistern. Die Dateien werden über iX-Haus direkt über den Webservice an den Messdienst leister geliefert bzw. von dort abgeholt. Viele Messdienstleister sind auf diesen besonders effizienten Weg des Daten austausches vorbereitet. In Verbindung mit dem iX-Haus plus Scheduler* kann dieser Prozess sogar voll automatisiert werden, sodass der Datenaustausch immer zu einem bestimmten Zeitpunkt im Hintergrund läuft und kein Eingrei fen mehr nötig wird. Nutzer*innen profitieren hier von Automatisierungs möglichkeiten bei der regelmäßigen Übermittlung von Liegenschafts- sowie Mieterdaten, einer direkten Zuordnung in iX-Haus sowie einer besseren Datensicherheit im Sinne der EU-DSGVO. ERWEITERUNGSMODUL EED ON SITE ROLE* Im Zuge der EED und der damit einhergehenden regelmäßigen Bereitstellung von Verbrauchsinformationen an Mieter ist es notwendig, Messdienst leister zeitnah über Belegungswechsel zu informieren. Hier unterstützt die Schnittstelle “On Site Role*”, sodass Nutzer*innen die Daten nicht manuell in den Portalen der Messdienstleister erfassen müssen. Auch dieser Prozess kann mit dem iX-Haus plus Scheduler* voll automatisiert werden, um Arbeitskraft und Zeit zu sparen. Wenn Sie sich für unser “Heizkosten Schnittstelle” oder die Erweiterungen mit ihren vielen Automatisierungsmöglich keiten interessieren, kontaktieren Sie uns gerne unter: sales@crem-solutions.de oder 0049 2102 5546 0

*Bei den Erweiterungsmodulen handelt es sich um kostenpflichtige Lizenzmodule

PRODUKT

DIE NEUEN iX-HAUS MODULE 2022 DAS FEATUREPAKET 2022 & CO. Unsere neuen Erweiterungsmodule schaffen auch in diesem Jahr wieder zusätzliche Mehrwerte für iX-Haus Anwender*innen. Einige hilfreiche Tools sind dabei wieder unter dem Dach des Featurepaketes in einem Erweiterungsmodul zusammengefasst und die weiteren neuen Module bilden alleinstehend eine optimale Ergänzung zu iX-Haus. NEU: AUTOMATISIERTE EINSPIELUNG VON LIZENZEN Neue Lizenzen für unsere iX-Haus Erwei terungsmodule können jetzt automa tisiert eingespielt werden. Unsere Auftragsabwicklung informiert, wie gewohnt bei einer Beauftragung, über die bereit stehende Lizenz. Diese lässt sich dann ganz komfortabel per Knopfdruck installie ren. Wie das genau geht, steht natürlich auch in der Info-Mail unserer Auftragsabwicklung.

DAS FEATUREPAKET 2022 Es gibt wieder unser beliebtes Featurepaket, jetzt auch in der Version 20.22, das mit ausgewählten Komfortfunktionen und Erleichterungen für die tägliche Arbeit im Immobilienmanagement mit iX-Haus und iXHaus plus viele wertvolle Werkzeuge liefert. Mit “Dynamischen Beteiligungskreisen” definieren Nutzer*innen diese anhand von Kriterien wie Flächenarten oder Gebäuden, iX-Haus sammelt alle passenden Flächen des Objekts ein und hält diese immer aktuell. Die perfekte Datenbasis für komplexe Kostenumlagen in der Abrechnung. Mit den “einzeiligen Saldenvorträgen” profitieren Nutzer*innen bei mehreren Saldovortragsläufen von einer Saldovortragsbuchung statt zahlreicher Differenzbuchungen. Der Vorteil ist eine verbesserte Übersichtlichkeit des Kontoauszugs - in Verbindung mit dem Scheduler erfolgt dieses sogar vollautomatisch. Mit “individuelle Spaltenüberschriften im Grid Layout in iX-Haus plus” ordnen Nutzer*innen Daten und Informationen in iX-Haus nun noch individueller. Sie können Spaltenüberschriften an ihre Bedürfnisse anpassen - sogar bis hin zur Excel Ausgabe der Grid-Layouts für das Berichtswesen. Perfektes Customizing - sehr einfach in der Bedienung. Mit “abweichenden Sachkonten für Sollarten und Personentypen” kann jetzt je Mietkondition genau eine Sollarten definiert werden. Dieses ist jetzt auch dann möglich, wenn Anwender*innen unterschiedliche Sachkontenrahmen oder spezifische Kontenvorgaben managen müssen. Anwender*innen profitieren hier sowohl bei der täglichen Arbeit in iX-Haus als auch bei Erstellung von Berichten. Eine volle Transparenz über den Status des “Datenaustausches mit Heizkostendiensten” sorgt für die zügige Erstellung von Betriebskostenabrechnungen. Nutzer*innen sehen nun auf einen Blick, ob die Da ten der Heizkostendienste vollständig für alle Objekte vorliegen oder ob noch etwas fehlt. Die perfekte Ergänzung der iX-Haus plus Schnittstelle mit den Heizkostendiensten (ARGE Standard).

PRODUKT

WELCHE NEUEN ERWEITERUNGSMODULE GIBT ES NOCH ZU iX-HAUS 20.22? Die neue, im Standard verfügbare, Schnittstelle Heizkosten plus kann durch den Webservice Dokumente ergänzt werden, um den Austausch von Dateien mit Messdienstleistern zu optimieren - der manuelle Austausch entfällt. In Verbindung mit dem iX-Haus plus Scheduler kann dieser Prozess voll automatisiert werden. Über das Modul Energieausweis können Energieverbrauchsausweise bzw. Energiebedarfsausweise zu allen Objekten aus einem Bestand einfach erfasst, verwaltet und organisiert werden. Es wird übersichtlich dargestellt, für welche Objekte ein Energieausweis vorliegt, welche Gültigkeit diese haben und wo Energieausweise fehlen. iX-Haus Nutzer*innen behalten die Eckdaten sowie das Dokument selbst im Blick und werden an ablaufende Ausweise erinnert. Bei der Nutzung des iX-Haus Outputmanagement bei der Vertragsvorerfassung, wird der Energieausweis sogar als Anlage zum Mietvertrag angefügt.

T K U D O

Die Vorgangsverwaltung ermöglicht den Aufbau von virtuellen Akten zu Mietern, Objekten und Flächen. So bündeln iX-Haus Nutzer*innen beispielsweise alle Dokumente, Notizen und Termine zu einem Mie ter-Klageverfahren und stellen diese Information Ihrer Rechtsabteilung oder dem Anwalt zur Verfügung. (Dieses Modul wird voraussichtlich erst ab Oktober 2022 verfügbar sein. Erfahren Sie dann mehr) Alle Erweiterungsmodule können seit Anfang September 2022 erworben werden.

DAS IX-HAUS GRUNDSTEUER-MODUL

DIE VORTEILE IM ÜBERBLICK:

Dazu bieten wir neue Module, die aufgrund gesetzli cher oder regularischer Vorgaben schon im Laufe dieses Jahres für die iX-Haus Version 20.21 breitgestellt wurden. Hier ist insbesondere unsere Lösung zur Grundsteuer reform, das “iX-Haus Grundsteuer-Modul" zu erwähnen.

+ bestehende Daten zum Objekt werden direkt in die Formularfelder eingetragen

Zahlreiche der benötigten Daten zur Übermittlung an die Finanzämter für die Neuberechnung der Grundsteuer sind bei iX-Haus Nutzer*innen im System erfasst. Das Grundsteuer-Modul erleichtert die Zusammenstellung dieser Daten. Diese werden automatisch in die entsprechenden Formularfelder eingetragen und alle weiteren nötigen Daten können in dem neuen Grundsteuer-Modul direkt erfasst werden. Über einen Excel-Export können die Daten per Knopfdruck für den Steuerberater exportiert oder als kompakte Liste ausgegeben werden. Aber es geht auch noch einfacher: Die Daten können einfach direkt in das Elster-Online-Formular exportiert werden.

+ zusätzliche Daten können komfortabel erfasst werden + alle Daten sind in iX-Haus transparent gespeichert + perfekt vorbereitet auch für zukünftige Datenlieferungen an das Finanzamt (in der Regel alle 7 Jahre notwendig) + leichter Export der Daten für den Steuerberater oder direkter Export in das Elster-Online-Formular + Vergleich zur Feststellung von meldepflichtigen Änderungen über alle Grundstücke im Bestand

WEBINAR & SCHULUNGEN Um zielgerichtet und optimal informiert mit den Neuerungen durchstarten können unterstützt unser Consulting Team alle Interessierten bestmöglich und bietet zu den neuen Modulen begleitende Webinare und Online-Seminare an - über unsere CREM ACADEMY können Sie sich ganz einfach zu diesen Online-Se minaren anmelden oder das Webinar herunterladen. Auch zu unseren Jahresupdate finden Sie dort den passenden Content.

Wenn Sie sich für unsere Erweiterungsmodule interessieren und mehr erfahren möchten, kontaktieren Sie uns gerne unter: sales@crem-solutions.de oder 0049 2102 5546 0

PRODUKT

HYBRID WORKING

UNSER NEUES ARBEITSMODELL & VIELE TOLLE NEUE KOLLEGEN

„Zusammenarbeit ist die feste Überzeugung, dass niemand sein Ziel errei chen kann, wenn nicht alle ihr Ziel erreichen.“ - Virginia Burden Wie viele Tage pro Woche gehen Sie noch ins Büro? Wenn Sie in einem vermeintlich hypermodernen Unternehmen, z. B. bei Apple oder Tesla arbeiten würden, müssten Sie die Frage jetzt mit „fünf Tage die Woche“ beantworten. Es ist schon ein Kuriosum, dass ausgerechnet Organisationen, die als Prototypen moderner Unternehmen gelten und deren Produkte und Servi ces Geschäftsmodelle handstreichartig disruptiert haben, ausgerechnet in der Organisation und Struktur ihrer Arbeit zurück zu antiquierten Modellen kehren, sobald es die pandemische Lage zulässt. Bei CREM SOLUTIONS sind wir davon überzeugt, dass das hybride Arbeitsmodell, also eine Mischung aus mobilem Arbeiten und der Arbeit im Office, hervorragend funktioniert. Die Weichen für dieses Arbeitsmodell haben wir be-

reits gestellt, bevor es notwendig wurde. Seit 2019 konnten und können alle Kollegen, unabhängig von ihrer jeweiligen Teamzugehörigkeit, mindestens einen Tag pro Woche mobil arbeiten. Wir haben die Entscheidung dementspre chend also nicht aus einer Not heraus getroffen, sondern ganz bewusst, weil wir davon überzeugt sind, dass es funktioniert. Als es dann unglücklicherweise gar nicht mehr anders ging, waren wir bestens vorbereitet und in der Lage innerhalb kürzester Zeit vollständig auf das mobile Arbeiten umzuswitchen. Die vergangenen zwei Jahre waren dann, nicht für uns, der ultimative Stresstest für diese Form des modernen Arbeitens. Die Vorteile der hybriden Arbeitsweise bietet uns inzwischen sogar die Chance unsere Services nachhaltig auszubauen, z. B. bei der Möglichkeit ganz individuell und extrem flexibel auf den Beratungsbedarf unse rer Kunden einzugehen. Darüber hinaus haben wir auch beim wichtigen Thema Personalakquise neue Chancen ergrif fen. Für unser kontinuierlich wachsendes Team, sind wir ganz unabhängig von der jeweiligen Aufgabe, inzwischen so flexibel, dass wir in nahezu allen Teams neue Kollegen gewinnen konnten, die ortsunabhängig vollständig mobil arbeiten können.

WIR BIETEN ORTSUNAB HÄNGIGES UND VOLLSTÄNDIG MOBILES ARBEITEN

DAS CREM SOLUTIONS SERVICE-CENTER Mit unserer neuesten Dienstleistung bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, im Falle von kurzfristigen Kapazitätsengpässen, auf das Know how unserer Consultants zurück zugreifen. Dabei sind die Aufgaben, die abgedeckt werden können, sehr vielfältig. Angefangen bei der Unterstützung im Bereich Buchhaltung, über die Erstellung der Betriebskosten- und Hausgeldabrechnung, bis hin zur Aufbereitung von Daten, ist vieles in enger und individueller Abstimmung mit den Kunden möglich. Unser Consulting-Team freut sich über Ihre Anfragen: consulting@crem-solutions.de

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E D I S N So haben wir im Verlauf des letzten Jahres wieder viel Zuwachs in unseren Teams bekommen und nutzen an dieser Stelle die Gelegenheit Ihnen unsere neuen Kollegen vorzustellen. Im Bereich CUSTOMER CARE haben wir zwei neue Kollegen im Team. Mit Sonja Thren und Udo Koch haben wir zwei absolute Immobilienprofis mit langjähriger Erfahrung für uns gewonnen. Mit gut zwanzigjähriger Erfahrung im Property Management greift Sonja auf absolutes Fachwissen im Bereich des Immobilienmanagement zurück & hat bei uns die Chance ihre große IT-Affinität mit ihrem Erfahrungsschatz zu kombinieren und unsere Kunden im Support optimal zu unterstützen. Udo Koch verfügt ebenfalls über eine hohe immobilienwirtschaftliche Fachkompetenz. Auf einer seiner vorhergehenden Stationen konnte er bereits iX-Haus und iX-Haus plus kennenlernen, anwenden und hat federführend bei der Einführung unserer Produkte gezeichnet. Das Team unserer BUSINESS UNIT INTEGRATED SOLUTIONS ist ebenfalls um zwei tolle neue Kollegen gewachsen. Daniel Weissbrodt verfügt über Erfahrungen im Bereich von Digitalisie rungsprojekten und beriet Unternehmen aus dem Bereich der Steuerberatung im Rahmen zahlreicher erfolgreicher Projekte. Marc Huwer ist ausgebildeter

Kauf mann für IT-Systemmanagement und ist bereits während seiner Berufsaus bildung in zahlreichen DocuWare-Projekten Einsatz gekommen.

Kevin Jansen, Janis Hopfer und Maximi lian Schwarz sind die neuen Kollegen im Team Smart Building Solutions. Kevin ist im Rahmen seiner Masterarbeit auf unser Unternehmen gestoßen und war sofort überzeugt von unseren Workplace-Lösungen, so dass wir die Chance genutzt & ihn für unser gewonnen haben. Er unterstützt das Team als Consultant. Janis hat in seiner bisherigen Berufs laufbahn bereits einige Erfahrungen in Softwareunternehmen gesammelt und unterstützt das Team an der Schnitt stelle zwischen Sales und Consulting. Im Vertrieb stößt Maximilian zum Team. Er verfügt über ein hohes Maß an Sales-Erfahrung & wird potentielle Kunden im Erstkontakt von unseren Lösungen begeistern. Martin Alkämper ist unser „Neuer“ im Team DEVELOPMENT. Der Mathematiker ist als Programmierer mitverantwortlich für die Weiterentwicklung unserer iX-Haus-Lösungen.

Team in diesem Bereich und unterstützt darüber hinaus bei der Terminverein barung. Als Werksstudent unterstützt Willi Radetzko unser IT-TEAM. Willi verfügt be reits über vielfältige Erfahrungen aus der Praxis. Er unterstützt uns sowohl in der internen als auch der externen IT.

Last but not least: Mit Jörg Kreuder- Carrington konnten wir für die Position des HEAD OF SALES einen leidenschaft lichen Vertriebsprofi, mit jahrelanger Erfahrung im Bau- und Immobilienbereich für uns gewinnen. Jörg verfügt über viel fältige Kompetenzen im B2B-Vertrieb, die er im Rahmen seiner langjährigen Karriere bereits erfolgreich unter Beweis gestellt hat. Seine zentrale Aufgabe wird der Vorantrieb des Neukundengeschäfts sein. Darüber hinaus wird er seine Kompetenzen im Bereich Verkaufsstrategie, Personalführung und Motivation einbringen. Mehr über einige der hier vorgestellten Kollegen, erfahren Sie auf Seite 62 im Artikel „Die ersten 100 Tage CREM“.

Neu im Team FINANCE & ADMINISTRATION ist Maria Berger-Reichel. Mit ihrem großen Erfahrungsschatz im Bereich der Auftragsabwicklung aus ihrer vorher gehenden Berufsstation, ergänzt sie das

INSIDE

VON OLIVER POMP, PRODUKTMANAGEMENT

DAS STREBEN, HERAUSFORDERUNGEN ZU MEISTERN...

UND DIE GRUNDSTEUERREFORM Im Leben begegnen uns immer wieder neue Herausforderungen. Dabei müssen Herausforderungen nicht immer etwas Negatives mit sich bringen. In ihnen steckt häufig das Potenzial, neue Wege zu gehen und Chancen zu ergreifen. So war es beispielsweise bei mir. Ich bin seit Februar 2021 "wieder" im Team von CREM SOLUTIONS. "Wieder" bedeutet in meinem Fall, dass ich nach 16 Jahren die Herausforderung angenommen habe, in das Unternehmen zurückzukehren und dabei neue Zusammenhänge und Abläufe kennenlernen muss. Wie ich jetzt weiß, hat sich dieser Schritt als positiv bewahrheitet. Eines der ersten Projekte als Produktmanager, das ich nach meiner Rückkehr betreut habe, war die Umsetzung eines Grundsteuermoduls in iX-Haus. Direkt die nächste Herausforderung. Denn die Grundsteuerreform ist mit den vielen integrierten Informationen und Daten ein sehr komplexes Thema und für Immobi lienbesitzer in der Praxis häufig sehr aufwendig – insbesondere für Unternehmen mit vielen Einheiten in Eigenbesitz. Die Herausforderung bestand also darin, die vielen notwendigen Informationen für die Anpassung der Grundsteuer in iX-Haus so zusammenzutragen und aufzubereiten, dass Nutzer*innen, diese mit möglichst

PRODUKT

wenig Eigenaufwand an das Finanzamt übermitteln können. Dem gesamten Team und mir war es wichtig, eine Lösung für iX-Haus zu schaffen, die den iX-Haus Nutzer*innen die Bearbeitung der Grundsteuerreform möglichst leicht macht, ohne dass es für sie zu einer Herausforderung wird… Und das ist uns meiner Meinung nach in bemerkenswerter Teamarbeit gelungen. Unser neues Grundsteuermodul ist einfach zu bedienen und erfüllt alle Anforderungen, die für die schnelle Bearbei tung dieser eigentlich umfassenden Aufgabe gefragt sind. DIE GRUNDSTEUERREFORM MIT DEM NEUEN MODUL IN iX-HAUS Sicherlich haben iX-Haus Anwender*innen zahlreiche der benötigten Daten für die Erstellung der Grundsteuererklärung bereits in iX-Haus erfasst. Dieses Wissen war der Ausgangspunkt für die Realisierung eines Grundsteuer Moduls, welches allen iX-Haus Nutzer*innen die Zusammenstellung der Daten deutlich erleichtert. So werden Daten wie Baujahr, Anzahl Wohnungen und Wohnfläche (aufgeteilt nach Größen unter 60m², bis 100m² und über 100m²) automatisch in die entsprechenden Formularfelder eingetragen. Weitere Daten für den

Wertebogen können Sie in dem neuen Grundsteuer-Modul direkt unkompliziert erfassen. Über einen Excel-Export können Sie die Daten aus dem Grundsteuerwertebogen ganz einfach per Knopfdruck als kompakte Liste für Ihren Steuerberater oder Eigentümer exportieren. Oder sie übermitteln mit dem Erweiterungsmodul Grundsteuer-ELSTER (Voraussetzung Grundsteuer-Daten) die Feststellungs erklärungen schnell und unkompliziert an das jeweilige Finanzamt – auf Knopfduck exportieren Sie die Daten dazu einfach direkt in das Elster-Online-Formular (www.elster.de). Mit dem Erweiterungsmodul Grund steuer-Berechnung (Voraussetzung Grundsteuer-Daten) ermittelt iX-Haus aus den erfassten Daten den Grundsteuer wert. Dieser bietet Ihnen die Vorausset zung für die Bescheid-Prüfung des vom Finanzamt veranschlagten Grundsteuerwertes. Zudem bieten Ihnen die Erwei terung eine Funktion zum Vergleich des gemeldeten mit dem jeweils aktuellen Grund steuerwert sowie eines even tuell notwendigen Wechsels des Verfahrens (Ertragswert auf Sachwert oder umgekehrt). Die Prüfung ist in den Folgejahren wichtig bei Umbaumaßnahmen oder geänderter Vermietungssituation.

DIE VORTEILE UND IHR MEHRWERT Bestehende Daten zum Objekt werden direkt in die Formularfelder eingetragen. Zusätzliche Daten können komfortabel erfasst werden. Erstellung der Feststellungserklärung des Grundsteuerwerts für Ihre eigenen unbebauten und bebauten Grundstücke. Erstellung der Feststellungserklärung des Grundsteuerwerts für unbebauten und bebauten Grundstücke von Objekteigentümern im Rahmen Ihrer Verwaltertätigkeit. Bescheid Prüfung und Prüfung der gemeldeten Grundsteuerwerte auf Änderungen und sich daraus ergebenden Art- oder Wertfortschreibung. Datenimport aus verschiedensten Bereichen aus iX-Haus und ein Flurstückimport aus Excel. Alle Daten sind in iX-Haus transparent gespeichert: Zentrale Datenhaltung in iX-Haus. Die erfassten Daten müssen bei einer Art-, Wertfortschreibung oder für die Hauptfeststellung in 7 Jahren nicht neu erfasst werden. Leichter Export der Daten für optimale Zusammenarbeit mit Eigentümer und Steuerberater. Vergleich zur Feststellung von meldepflichtigen Änderungen über alle Grundstücke im Bestand.

DIE GRUNDSTEUERREFORM Gleiche Kosten trotz unterschiedlich guter Lage oder unterschiedliche Kosten bei gleichwertigem Besitz - schon länger empfinden Haus-, Wohnungs- und Grundeigentümer die Grundsteuer als ungerecht. Das sah auch das Bundesverfassungsgericht so und mahnte 2018 eine Reform an. Die Grundsteuer wird bisher auf Basis veralteter Grundstückswerte berechnet. Im Westen gehen diese auf Daten von 1964 zurück, im Osten sogar auf welche von 1935. Mit der Realität haben diese Werte nicht mehr viel zu tun. Knapp 36 Millionen Grundstücke in Deutschland müssen daher neu bewertet werden. Ab 2025 soll für sie in Deutschland eine neu berechnete Grundsteuer gelten. Wer zum Stichtag 1. Januar 2022 Eigentümer oder Eigentümerin eines bebauten und unbebauten Grundstücks, einer Eigentumswohnung oder eines Betriebes der Land- und Forstwirtschaft war, ist aufgefordert eine Grundsteuererklärung abzugeben.

T K U

Alle Grundstückseigentümer*innen müssen eine Erklärung zur Feststellung des Grundsteuerwerts (Feststellungserklärung) elektronisch beim zuständigen Finanzamt einreichen. Die Daten für die Feststellungserklärung unterscheiden sich, je nachdem ob es sich um ein Wohngrundstück (mehr als 80% Wohnungen) oder ein ge mischt genutztes Grundstück bzw. Geschäftsgrundstück handelt. Die Erklärung muss zwischen dem 1. Juli und 31. Oktober erfolgen und soll über die Steuer-Onlineplattform Elster hochgeladen werden. Wer keine Möglichkeit hat, die Erklärung elektronisch abzugeben, kann sie in Papierform einreichen. Auch für Mieter*innen könnte die Grundsteuerreform veränderte Kosten mit sich bringen. An unterschiedlichen Standorten könnten Mieter*innen je nach Wohnlage mehr oder weniger bezahlen. Die Steuer darf weiterhin von den Eigentümern über die Betriebskosten auf die Mieter*innen umgelegt werden.

PRODUKT

ROUND TABLE

WIR SETZEN STANDARDS Wieder liegt ein ereignisreiches Jahr hinter uns, das gilt natürlich auch für unsere Produktmanager. Das von Holger Leibling geleitete Team hat die zurückliegenden zwölf Monate, die seit unse rem letzten Round Table-Gespräch vergangen sind, wie immer bestmöglich genutzt und viele iX-Haus Anpassungen und Optimierungen konzipiert und mit unserem Development-Team umgesetzt. Vieles davon im Standard, jedoch alles andere als Standard.

Philipp Spitz - Head of Marketing & Communication

Was das im Detail für unsere iX-HausKunden heißt & wie sie davon profitieren können, erfahren Sie, liebe Leser, in unse rem Round-Table-Gespräch zwischen unseren Produktmanagern Holger Leibling, Oliver Skowronek, Martin Köhn und Oliver Pomp sowie Philipp Spitz, Head of Marketing & Communication. Philipp Spitz: Liebe Kollegen, schön, dass Ihr euch wieder die Zeit nehmt, um mit mir über alles Neue rund um unser iX-Haus zu sprechen und den Lesern so ei nen Blick „Hinter die Kulissen“ gebt. Wenn ich die Zeit, die seit unserem letzten Gespräch vergangen ist, gedanklich Revue passieren lasse, kommt mir als erstes das Thema EED-Novellierung in den Sinn. Dieses Thema hat Euch doch sicher intensiv beschäftigt, oder? Oliver Skowronek: Das kann man so sagen. Die Energieeffizienz-Richtlinie der EU, kurz EED, definiert die Anforderung an die Fernablesbarkeit von Zählern und Heizkostenverteilern für die Wärme-, Kälte- und Wasserversorgung. Wir haben in dem Kontext das Erweiterungsmodul „EED On Site Role“ entwickelt. Im Zuge der regel mäßigen Bereitstellung von Verbrauchs informationen an die Mieter ist es notwendig, die Messdienst leister zeitnah über Belegungswechsel zu informieren. Das geht perfekt mit dieser Schnittstelle und spart viel Zeit gegenüber der manuellen Erfassung in den Portalen der Messdienstleister- Mit dem iX-Haus plus Scheduler kann dieser Prozess sogar vollautomatisiert werden. Philipp Spitz: Wenn wir über Erweite rungen mit einem regulativen Hinter grund sprechen, fällt mir auch die diesjährige Grundsteuerreform ein. Ich weiß,

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E D I S N EINE BESONDERE STÄRKE SPIELT UNSERE GRUNDSTEUERLÖSUNG BEI DER KOMPLEXEN PRÜFUNG AUS

dass Ihr euch im Produktmanagement besonders umfassend mit diesem Thema auseinandergesetzt habt. Könnt Ihr hier etwas mehr ins Detail gehen?

Oliver Pomp: In der Tat Philipp, die Grundsteuerreform ist ein riesiges Thema. Uns ist es wichtig, unsere Kunden hierbei zu unterstützen, zumal ja eine ganze Menge an Daten hierzu bereits in iX-Haus erfasst sind. Wir sollten nicht vergessen: Es geht ja nicht nur um die Erst-Meldung bis Ende Oktober 2022, sondern auch um die turnusmäßigen Folgemeldungen. Eine besondere Stärke spielt unsere Grundsteuerlösung bei der komplexen Prüfung aus, ob bei baulichen Veränderungen oder geänderten Vermietungssituation eine Änderungsmeldung erfolgen muss. Der Erwerb unseres Grundsteuerlösung hilft unseren Kunden also ganz aktuell, ist aber auch ein schlaues Invest in die Zukunft. Philipp Spitz: Wow, das sind schon mal zwei große Themen. Was gibt es denn sonst noch an spannenden Neuerungen im iX-Haus? Holger, erzähl uns doch von weiteren Highlights. Holger Leibling: Sehr gerne. Unser Featurepaket 20.22 ist dieses Mal ein besonderer Knaller. Die Saldenvorträge eines Kontos werden bei meh reren SAVO-Läufen einfach aktualisiert, das erhöht die Übersichtlichkeit des Kontoauszugs. Im Zusammenspiel mit dem Scheduler brauche ich mich nicht mal mehr um Aktualität der Sach- und Personenkontensaldovorträge zu kümmern. Eine weitere große Vereinfachung ist es, dass man einer Sollart je Finanzbuchhaltung abweichende Forderungs-

INSIDE

Das Team Produktmanagement. Von links: Martin Köhn. Holger Leibling, Oliver Skowronek und Oliver Pomp und Ertragskonten zuor dnen kann. Buch halterische Notwendigkeiten lassen sich so umsetzen, ohne die Sollarten unnötig aufzublähen. Das absolute Highlight des Featurepakets sind für mich die dynamischen Beteiligungs kreise. Ganz vereinfacht gesagt, kann ich komplexe Beteiligungskreise über mehrere Gebäude und / oder Flächen arten automatisch aktuell halten. Das schont die Nerven der Anwender, da sich bei Flächenteilungen u.a. die Pro zesse vereinfachen und zudem wird die Datenqualität spürbar verbessert. Philipp Spitz: Das klingt schon mal spannend. Jetzt kennen wir uns ja auch schon ein paar Tage und daher weiß ich, dass Du ein großer Fan von vermeintlich „kleinen Themen“, die einen großen Effekt auf das Anwendererlebnis haben, bist. Holger Leibling: Ja, das stimmt. Häufig lösen solche quick wins einen AhaEffekt beim User aus. So kann man in die iX-Haus Favoriten jetzt auch iX-Haus

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plus Module aufnehmen und aus den Favoriten heraus eine neue Session starten. Als weiteres Themen möchte ich hier die Projektbudgetsperre nennen, die sich mit einem Klick aktivieren lässt. Unsere zahlreichen Nutzer des Schedulers werden sich über die vielen neu verfügbaren Aufgaben freuen, insb. Saldenvorträge, WKZ-Buchungslauf, Erstellung Mahnvorschlagsliste, Ge nerierung der Verwaltergebühren und Verwaltungsabrechnungen in Excel. Philipp, lass mich noch einen big win für unsere Kunden mit Sondereigentumsverwaltung nennen: Das Führen von separaten Bankkonten für Kapital anleger geht jetzt auch ohne Objekte je Kapitalanleger, eine große Erleichte rung. Philipp Spitz: Das gefällt mir schon sehr. Gibt es noch mehr Neues? Oliver Skowronek: Stolz bin ich auf die Neuauflage unserer Heizkosten-Schnittstelle. Die Schnittstelle ist im Handling richtig klasse geworden.

den Messdienstleistern, die Dateien werden direkt an den Messdienstleister geliefert bzw. abgeholt. Auch hier gilt wieder: In Verbindung mit dem iX-Haus plus Scheduler kann dieser Prozess so gar vollautomatisiert werden. Über das Modul „EED On Site Role“ haben wir bereits gesprochen. Philipp Spitz: Energie ist, aus Gründen, ein absolutes Zeitgeist-Thema. Seit ei nigen Jahren ist die Bereitstellung des Energieausweises ja verpflichtend bei der Neuvermietung oder dem Verkauf. Ich weiß, dass wir auch dafür jetzt eine schlanke Lösung in iX-Haus realisiert haben. Martin Köhn: Das stimmt. Mit dem Modul „Energieausweis“ haben unsere Anwender auch diese Information zu ihren Immobilien zentral in iX-Haus verfügbar. Zudem erinnert das Modul rechtzeitig an auslaufende Energieausweise. Das Modul Energieausweise bie tet noch einen besonderen Clou: Bei der Erstellung der Mietverträge über die Vertragsvorerfassung wird der Energieausweis automatisch mit angefügt. Zudem haben wir eine wichtige Ergänzung für komplexere Objekte mit integriert: Es werden mehrere Heizkreise je Objekt unterstützt. WEG-Verwalter werden sich freuen, dass im Fall der Vermietung die Mieter als Nutzer im M-Satz ausgetauscht werden. Ganz neu ist zudem die Möglichkeit zur Erfassung von Kosten- und Brennstoffarten (B/KSatz). Und das alles ist im Standard für unsere Kunden verfügbar.

E D Philipp Spitz: Gibt es denn neben dem umfangreichen Standardfunktionen auch Erweiterungsmodule zur Heizkosten-Schnittstelle, die unsere Kunden integrieren können? Oliver Skowronek: Ja, das ist ein guter Hinweis. Bereits bei vielen Kunden im Einsatz ist das Modul „Integrierter Druck Heizkostenabrechnung“, damit wird die Heizkostenabrechnung automatisch beim Druck der Abrechnung zusor tiert und archiviert. Mit der Erweiterung „Webservice Dokumente“ entfällt der manuelle Austausch der Dateien mit

Philipp Spitz: Klasse. Das sind wieder wahnsinnig tolle Features, die unseren Kunden das Arbeitsleben deutlich erleichtern. Holger, hast Du noch einen abschließenden Tipp für unsere Kunden, um die Potentiale des Jahresupdates möglichst einfach zu heben? Holger Leibling: Selbstverständlich gerne. Unsere Consulting-Team brennt darauf, Sie hierbei zu unterstützen. Die Kollegen filtern schon vor, was für Ihr Haus besonders wichtig sein könnte, und stellen Ihnen das dann kompakt vor. So können Sie leicht entscheiden, was konkret genutzt werden soll – meist ein guter Mix aus quick wins und big wins, wenn ich das mal so salopp nennen darf. Zudem finden Sie in unserer Crem Academy Tutorials zum Jahresrelease und vielem mehr.

WERTVOLLES iX-HAUS WISSEN ÜBER EINE ONLINEPLATTFORM

Philipp Spitz: Liebes PM-Team, vielen Dank für den Einblick und die vielen Infos die ihr unseren Lesern zur Verfügung gestellt habt.

INSIDE

BEST PRACTICE

DIGITALE RECHNUNGSVERARBEITUNG IN DER IMMOBILIENWIRTSCHAFT Der Begriff Best Practice ist laut Definition ein Synonym für Erfolgsmethode, Erfolgsmodell oder Erfolgsrezept - stammt aus der angloamerikanischen Betriebswirtschaftslehre und bezeichnet bewährte, optimale bzw. vorbildliche Methoden, Prozesse oder Vorgehensweisen im Unternehmen. Mit einem standardisierten Prozess für die Rechnungsverarbeitung mit dem digitalen Dokumentenmanagement - System DocuWare haben wir einen solchen Best Practice für die Immobilienwirtschaft geschaffen. Mitunter nicht der einzige Grund, warum es höchste Zeit ist, über die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems nach zudenken – aber ein Guter. Denn eine Lösung für digitales Dokumentenma nagement optimiert die tägliche Arbeit in jedem Unternehmen.

DIGITALE PROZESSE ALS ERFOLGSFAKTOR Im Zuge der voranschreitenden Digita lisierung entwickeln und verbessern die Unternehmen der Immobilienwirtschaft ihre Prozesse zunehmend. Die Auto matisierung vieler Arbeitsschritte mithilfe von Softwarelösungen für das Immobi lienmanagement verschafft den Mitarbei tenden von Unternehmen der Branche heute viel Zeit, die sie wiederum sinnvoll für andere Aufgaben des Verwalteralltags nutzen können. Die Automatisierung von Prozessen lässt sich vielerorts jedoch entscheiden ausbauen - wieso nicht z. B. auch aufwendige Aufgaben, wie zum Beispiel die Rechnungsverarbeitung automatisieren und dadurch sowohl Zeit als auch Kosten sparen? Das gesamte Dokumentenmanagement und insbesondere die Rechnungsverarbeitung findet in vielen Unternehmen der Immobilienwirtschaft jedoch noch immer analog statt – die Ablage und die Suche genauso wie Freigabeprozesse für Rechnungen oder Aufträge nehmen hier viel Zeit in Anspruch. Auch die Organisation von Mietverträgen und einer Unmenge an weiteren relevanten Dokumenten – diese türmen sich oft als Papierstapel auf vielen Mitarbeiterschreibtischen der Branche und Aktenordner füllen ganze Regalwände oder gar Räume. Das funktioniert heutzutage auch anders – auto matisiert, ohne Platzverschwendung, ohne komplizierte Ablage und ohne lan ges Suchen. Ganz einfach mit einem digitalen Dokumentenmanagement System.

PRODUKT

WARUM DIGITALES DOKUMENTENMANAGEMENT ZUR RECHNUNGSVERARBEITUNG? Der Alltag im Immobilienmanagement wird mittlerweile vielerorts zu einem großen Teil von digitalen Prozessen geprägt und die damit einhergehenden Vorteile optimieren Arbeitsabläufe weitläufig. Ein Teilbereich ist dabei in eini gen Unternehmen der Branche jedoch noch nicht so ganz in den Fokus gerückt und wird häufig vernachlässigt – die Digi talisierung von Dokumenten und deren digitale Verarbeitung. Der Schritt hin zu einer Digitalisierung dokumentenbezogener Prozesse ermög licht Unternehmen aber viele neue Mehrwerte und völlig neue Herangehenswei sen, mit Vorteilen bei der Ablage, der Suche sowie der automatisierten Rechnungsverarbeitung – aber auch der Bearbeitung weiterer dokumentenbezogener Prozesse. Insbesondere mit Blick in eine Zukunft mit einer zunehmenden Verbreitung von Homeoffice sowie der Zunahme hybrider Arbeitsformen ein entscheidendes Kriterium, um die schnelle Bearbeitung dokumentenbezogener Aufgaben auch bei mobilen Arbeitsweisen konstant aufrecht zu erhalten. Das Optimierungspotenzial, das die Integration eines digitalen Dokumentenmanagement Systems (DMS) in eine umfassende Softwarelösung für das Immobilienmanagement mit sich bringt, sollten die Unternehmen daher nicht unterschätzen und schnellstmöglich für sich

nutzen – vornehmlich den ausgezeichneten Mehrwert vieler Automatismen im Zusammenspiel beider Systeme. So können beispielsweise sämtliche in der Immobilienmanagement-Software erstellten Dokumente vollautomatisch im DMS verschlagwortet, archiviert und der entsprechenden elektronischen Mieter-, Objekt- und/oder Kreditorenakte hinzugefügt werden. DIGITALES DOKUMENTENMANAGEMENT FÜR ALLE Nicht nur im Zuge der Nachhaltigkeit mit dem Wegfall der Papierablage, sondern auch aufgrund der optimalen Organisation von Dokumenten ist das digitale Dokumentenmanagement also ein entscheidender Faktor. Bisher häufig nur in größeren Unternehmen ein gesetzt, kann der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems, mit den Möglichkeiten zur Gestaltung einer übersichtlichen Dokumentenablage und automatisierter Workflows beispielsweise für die Rechnungsfreigabe, sich für Unternehmen und Organisationen aller Art und jeder Größe lohnen. DIGITALE RECHNUNGSVERARBEITUNG - BEST PRACTICE Denn besonders der Prozess hinter der Rechnungserfassung und –verarbeitung raubt in nahezu jedem Unternehmen oft viel Zeit und viele Kapazitäten. Die Rechnungen erfassen, Daten auslesen und eingeben, dann die Freigabeprozesse, Bezahlung und Archivierung – bis eine Rechnung vollständig manuell bearbeitet und abgelegt ist, sind viele Arbeitsschritte von vielen beteiligten Personen notwendig. Wenn dann auch noch ein für die Verarbeitung oder die Freigabe zuständiger Mitarbeiter ausfällt oder schlichtweg mehrere Tage nicht vor Ort im Büro ist, verzögert sich die Rechnungsbearbeitung zusätzlich.

verschickt. Eine Verzögerung kann hier mitunter zu Mahnung, Mehrkosten oder der Verlangsamung von wichtigen Zahlungseingängen führen. Dieser Prozess wird mithilfe unserer Best Practice Lösung im digitalen Dokumen tenmanagement-System (DMS) jetzt optimiert abgebildet. Das Ergebnis ist ein geradliniger, übersichtlicher und reibungsloser Workflow, der die Rechnungsverarbeitung beschleunigt und dazu beiträgt, den oft aufwendigen Pro zess effektiv und effizient abzubilden. Mit dem Prozess implementieren wir auf Grundlage unserer Erfahrungen mit der Rechnungsverarbeitung in der Immobi lienbranche (Vermietung, Vermarktung, Bau- und Ausbau, Projektsteuerung) und dem Dokumentenmanagement eine sichere Rechnungsverarbeitung mit einem optimalen Ablauf, der schnell abgebildet wird, Fehler vermeidet und den Arbeitsalltag maßgeblich erleichtert - und alle Unternehmen können davon profi tieren. Aufgrund unserer über viele Jahre gesammelten Erfahrungen, konnten wir diesen Best Practice Prozess für die Rechnungsverarbeitung mit DocuWare ent wickeln und Unternehmen den Einstieg in digitales Dokumentenmanagement sowie die Automatisierung eines ent scheidenden dokumentenbezogenen Prozesses erleichtern. Nutzer*innen er halten dabei grundsätzlich alle Funktionen und deren Vorteile, die DocuWare als digitales Dokumentenmanagement System bietet.

Als perfekte Kombination zu iX-Haus sorgt DocuWare mit den umfangreichen Ablage- und Suchfunktionen, der Verschlagwortung von Dokumenten, den Automatisierungsmöglichkeiten und insbesondere unserem Best Practice Prozess damit für einen maßgeblichen Effizienzschub. Neben unserem erprobten, standardisierten und vordefinierten Rechnungsprozess, der den Vorgang von Freigaben automatisiert, verschnellert und somit optimiert, erhalten die Anwender*innen also alle Vorteile, die das digitale Dokumentenmanagement zu bieten hat. DAS DIGITALE BÜROMANAGEMENT SPART ZEIT UND RESSOURCEN Der Begriff Best Practice für DocuWare ist laut Definition ein Synonym für eine Erfolgsmethode, ein Erfolgsmodell oder ein Erfolgsrezept, das einen bewährten, optimal ausgestalteten Rechnungsprozesse mit DocuWare beschreibt, von dem alle Unternehmen in der Immobilienwirtschaft schnell profitieren können. Mithilfe des digitalen Dokumentenma nagements und unseres Best Practice Prozesses wird die zukunftsorientierte Digitalisierung sowohl von großen als auch kleinen Unternehmen beschleu nigt und entschieden weitergebracht, indem aufwendige Ablagen und Suchen sowie langwierige Freigabeprozesse und Papierberge ziemlich einfach zu einem Relikt aus einer längst vergangenen Zeit werden. Der Best Practice Prozess spart bei der Einführung zeitliche und personelle Ressourcen und verringert somit die Investitionskosten. Das vereinfacht es Unternehmen ungemein, ein derartiges System einzuführen und Dokumente in Zukunft digital abzulegen, zu suchen, zu bearbeiten, freizugeben und mit Kollegen oder Kunden auszutauschen.

T K DU

Grundsätzlich kommt dem Prozess der Rechnungsprüfung also große Bedeutung zu - an dessen Ende die Rechnungsfreigabe steht. Erst wenn die Rechnung endgültig als fachlich und formal korrekt eingestuft, also freigegeben ist, wird sie zur Bezahlung angewiesen oder als Ausgangsrechnung an den Kunden

Aufgrund des vordefinierten, perfekt abgestimmten Workflows gestaltet sich der Projektumfang für die Integration dieses Prozesses aber viel kürzer als bei der Anfertigung eines auf ein Unternehmen zugeschnittenen individuellen Prozes ses. So profitieren die Unternehmen schnell von einer optimal ausgearbeiteten Lösung für die Rechnungsverarbeitung und der gesamten Prozessvielfalt von DocuWare.

PRODUKT

INTERVIEW

DIGITALE PROZESSE MIT iX-HAUS & DOCUWARE EIN GESPRÄCH ÜBER DIE VERSCHIEDENEN MÖGLICHKEITEN DER IMPLEMENTIERUNG DES DIGITALEN DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEMS DOCUWARE Hallo Herr Menze, ich freue mich sehr, dass Sie sich die Zeit nehmen und uns ein paar Fragen beantworten. Dafür schon jetzt ein großes Dankeschön im Voraus. Warum ich mich darüber so freue, ist relativ schnell und einfach beschrieben. Sie haben viele Jahre Erfahrung in der Immobilienwirtschaft. Sie waren Head of Property Management bei der ACREST Property Group und danach bei der JLL Retail Asset Management GmbH, waren dann Geschäftsführer bei OMEGA Immobilien, was dann an Savills überging und sind jetzt Gründer und Managing Partner bei der Bartsch Real Estate GmbH. Bei OMEGA Immobilien haben Sie und Ihr Team bereits mit iX-Haus gearbei tet und haben das System dann nach Gründung auch bei der Bartsch Real Estate GmbH eingeführt. Besonders interes sant ist aber, dass Sie bei den letzten beiden Unternehmen zusätzlich zu iX-Haus auch DocuWare als digitales Dokumentenmanagement System integriert haben.

STEPHAN MENZE GRÜNDER UND MANAGING PARTNER, BARTSCH REAL ESTATE GMBH 52

KUNDEN

MAL ZUM ANFANG GANZ PLUMP GE FRAGT. WARUM? WAS WAREN ODER SIND DIE GRÜNDE FÜR DIE EINFÜH RUNG VON DOCUWARE IN BEIDEN UNTERNEHMEN? Ganz klar die schnelle und transparente Ablage sowie Suche von Dokumenten und die optimale Rechnungsbearbei

N E D N U tung. Besonders wenn man als Pro perty Manager eine Fülle an Portfolios bearbeiten muss und keinen digitalen Invoice-Workflow nutzt, sondern die Rechnungen auf die herkömmliche, traditionelle Art bearbeitet, steckt dahinter ein riesiger Aufwand. Rechnungen gehen im Sekretariat ein, von dort werden die Rechnungen dann an die einzelnen Sachbearbeiter verteilt, aber wie man das manchmal so kennt, verschwindet die Rechnung dann irgendwo im Stapel auf dem Schreibtisch. Irgendwann kommt dann die Mahnung und man fragt, wo denn die Rechnung ist und es wird gesucht.

Ich war schon immer ein Freund von digi talen Lösungen und konnte die Vorteile einer digitalen Rechnungsverarbeitung auch schon früh bei vorherigen Stationen kennenlernen. Dass man eingehende Rechnungen beispielsweise zentral an einer Stelle einscannt und jederzeit nachverfolgen kann - das war auch schon einer der Hauptgründe für die Einführung von DocuWare bei der OMEGA Immobi lien GmbH und ist es jetzt wieder. Für mich war und ist diese Transparenz sowohl bei der Ablage als auch während laufender Prozesse mithilfe von DocuWare einfach ein absoluter Gewinn. In der Praxis hat man halt wirklich die unbefriedigende Situation, dass manch eine Rechnung oder ein wichtiges Dokument einfach verschwunden ist und niemand im Unternehmen weiß, wo es sich grad verbirgt. Mitarbeiter im Pro perty Management haben immer viel zu tun, das ist einfach ein sehr schnelles Geschäft und von daher kann das ja auch mal passieren – das ist ja keine böse Absicht von denen, dass da mal eine Rechnung untergeht. Mit DocuWare passiert das aber schlichtweg nicht. Man weiß von der ersten Sekunde, wo eine Rechnung oder ein Dokument eingegangen ist und man weiß zu jedem Zeitpunkt, wo sich eine Rechnung befindet und wie der Bearbeitungsstand jeder einzelnen Rechnung ist. DABEI HABEN SIE SICH BEI DER EINFÜHRUNG VON DOCUWARE IN DEN UNTERNEHMEN FÜR UNTERSCHIEDLICHE VARIANTEN ENTSCHIEDEN. AN-

FANGS DIE KOMPLETTE VOLLVERSION MIT HÖCHST INDIVIDUALISIERBAREN PROZESSEN UND DANN UNSERE DOCUWARE BEST PRACTICE LÖSUNG. ALSO DIE VOLLVERSION MIT UNSE REM VORGEFERTIGTEN PROZESS FÜR DIE RECHNUNGSVERARBEITUNG. HABEN SIE UNTERSCHIEDE FESTSTELLEN KÖNNEN?

Zunächst mal - beide Varianten funktio nieren super und bringen einen absoluten Mehrwert. Bei der OMEGA Immobilien GmbH haben wir damals neben dem für uns so wichtigen Rechnungs prozess auch die elektronische Mieterakte und einen digitalen Posteingang und –ausgang mit DocuWare abgebildet. Neben der Rechnungsverarbeitung – die schon ein aufwendiger Prozess war - haben wir damals langwierig direkt mehrere dokumentenbezogene Abläufe eta bliert und ich habe die Prozesse und deren Gestaltung gut kennengelernt. Jetzt mit der BARTSCH Real Estate sind wir mit der neuen Best Practice Lösung gestartet, werden unsere Prozesse aber auch hier nach und nach weiter ausbauen.

FUNKTIONALI TÄTEN, DIE WIR UND WOHL AUCH ANDERE UNTERNEHMEN FÜR EINEN TRANSPARENTEN RECHNUNGS-WORKFLOW BRAUCHEN

Bei der Integration von DocuWare mit der Best Practice Lösung habe ich jetzt nur marginale Abweichungen zu unserem damals aufwendig ausgearbeiteten, individuellen Rechnungsprozess feststellen können, die sich beispielsweise in den zur Verfügung gestellten digitalen Freigabe stempeln widergespiegelt haben, die auf der Rechnung aufgebracht werden. Gibt es in Unternehmen keine expliziten Anforderungen an den Prozess zu Rechnungsverarbeitung, ist der Best Practice Rechnungs-Workflow also genauso optimal, wie der damals bei der OMEGA Immobilien GmbH individuell angelegte Prozess – es ist halt wirklich eine Best Practice Lösung. Das Besondere ist hier wirklich, dass diese Lösung optimal ausgearbeitet ist und alle Funktionalitäten bietet, die wir und wohl auch andere Unternehmen für einen transparenten Rechnungs-Workflow brauchen. Das ist einfach nahezu der gleiche Ablauf, wie auch bei der individuellen, voll aufgesetzten Prozessaus gestaltung und ich habe keine Unterschiede feststellen können - nur dass die Einführung um einiges schneller ging.

KUNDEN

WIE GESTALTETE SICH DENN DER PROJEKTVERLAUF BEI DER EINFÜHRUNG VON DOCUWARE IN DEN UNTERSCHIEDLICHEN VARIANTEN? GAB ES DORT UNTERSCHIEDE? Der riesige Vorteil war die Schnelligkeit, in der das System rund um DocuWare mit einem direkt funktionierenden Pro zess eingeführt werden konnte. Bei der OMEGA Immobilien GmbH haben wir damals Workshops gemacht und einen individuellen Prozess erarbeitet. So war die Integration von DocuWare damals schon ein Projekt, das sich über einen längeren Zeitraum erstreckt hat. Nun als junges Unternehmen, dass wir 2020 während der Covid-Pandemie gegründet haben, brauchten wir eine schnelle Lösung. Wir hatten keine Zeit, jetzt lange zu warten, weil eine Philosophie unseres Unternehmens ist, dass wir komplett digital arbeiten. Da war es uns einfach wichtig, auch die Komponenten der elektronischen, digitalen Rechnungsbearbeitung sehr schnell einzuführen. CREM SOLUTIONS konnte uns mit dem DocuWare Best Practice da ziemlich schnell weiterhelfen, sodass wir die Lösung für die Rechnungsverarbeitung zügig in den arbeitsalltag integrieren konnten. Der Projektverlauf mit der Best Practice Lösung gestaltete sich viel schneller als damals bei OMEGA und brauchte von unserer Seite schlichtweg auch weniger Kapazitäten und weniger “Manpower”. All das waren für uns die Kernkomponenten, bei denen wir gesagt haben, wir machen das so und sind letzten Endes auch super zufrieden damit. DAS DIGITALE DOKUMENTENMANA GEMENT BRINGT VIELE MEHRWERTE MIT SICH. KÖNNEN SIE ENTSCHEIDENDE MEHRWERTE IDENTIFIZIEREN? UND SEHEN SIE UNTERSCHIEDE BZW. VORTEILE IN DER BEST-PRACTICELÖSUNG? Die Mehrwerte liegen schlichtweg in der optimalen Ablage und Suche nach Dokumenten und der möglichen Automatisierung dokumentenbezogener Prozesse wie beispielsweise der Rechnungsverarbeitung. Das man eine Rechnung, bei Beanstandung oder wenn sie schlichtweg sachlich falsch ist, direkt aus DocuWare mit angehefteten Fragen an den vorherigen Sachbearbeiter oder Kreditor zurückschicken kann, ist ein riesiger Vorteil, der ja auch in der Best Practice Lösung integriert ist.

KUNDEN

Und da die Best Practice Lösung ja auf der Vollversion von DocuWare be ruht, sehe ich da keine Unterschiede. So nutzen wir das System momentan auch, um Mietverträge entsprechend zugeordnet in iX-Haus abzulegen. Die beiden Systeme, iX-Haus und DocuWare, spielen einfach schon sehr gut zusammen, sodass alle abgelegten Dokumente und Rechnungen superschnell in beiden Systemen aufgefunden und aufgerufen werden können. Die Möglichkeiten und der ortsunabhängige Zugriff schaffen einfach eine erhebliche Arbeitserleichterung für alle Mitarbeiter. Ich habe das Gefühl, als wenn die Best Practice Lösung genau aus den Erfahrungen gewachsen ist, wie wir sie damals bei Omega Immobilien gemacht haben, nur dass man sofort von seinem Mehrwert profitiert. Anscheinend sind die Erkenntnisse aus vielen Projekten mit iX-Haus Kunden bei der Erstellung von Prozessen und Lösung mit eingeflossen und sind zu einem standardisierten Pro zess verschmolzen. Nur auf dieser Grund lage kann die Best Practice Lösung für mich diesen wirklich optimalen Ablauf widerspiegeln, der durch eine exakte Umsetzung der Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung in der Immobi lienwirtschaft besticht – man kann damit klasse die Rechnungen bearbeiten und es ist einerseits günstiger und anderer seits schneller in der Integration. WÜRDE IHRE ENTSCHEIDUNG FÜR DOCUWARE AUCH HEUTE IMMER NOCH SO AUSFALLEN? WO SEHEN SIE GENERELL DIE VORTEILE? Ich würde mich definitiv immer wie der für DocuWare entscheiden. Vor allem in der Kombination mit iX-Haus. Das Schöne an dem Zusammenspiel zwischen iX-Haus und DocuWare ist, dass man in iX-Haus hinterlegt, wer für die kaufmännisch und technisch Verwaltung einer Immobilie zuständig ist oder wer die buchhalterischen Aufgaben übernimmt. Mit diesen Informationen im Hintergrund und der Verknüpfung zu DocuWare können wir einen komplett transparenten Rechnungs-Workflow darstellen. Weil dieses Zusammenspiel so gut funktioniert, würde ich DocuWare jederzeit wieder einführen - und wohl auch wieder die Best Practice Lösung integrieren. Allein aufgrund der Schnelligkeit und weil der Workflow in Verbindung zu iX-Haus schlichtweg ein rundes Produkt ergibt.

So ausgearbeitet, wie sie jetzt ist und wie ich sie kennengelernt habe, lässt sich die Best Practice Lösung sicherlich nahtlos in den meisten Unternehmen einführen und liefert sofort einen Mehrwert. Wir hatten wirklich nur kleine Nacharbeiten und wollten z.B. den einen oder ande ren Freigabestempel anders haben. Aber auch das wurde superschnell und toll von CREM SOLUTIONS umgesetzt, sodass wir zügig mit DocuWare arbeiten konnten - das ist dann einfach auch eine sehr angenehme Zusammenarbeit, dass muss ich schon sagen. WAS HABEN SIE FÜR DIE ZUKUNFT GEPLANT UND WIE KANN IX-HAUS UND DOCUWARE BZW. WIE KÖNNEN WIR VON CREM SOLUTIONS SIE DABEI UNTERSTÜTZEN? Wir werden auch mit BARTSCH Real Estate die Prozesse weiter digitalisieren. Einerseits die dokumentenbezogenen Abläufe mit DocuWare, aber auch unsere immobilienwirtschaftlichen Prozesse mit iX-Haus. Da gibt es so viele tolle Möglichkeiten und Module, die aus beiden Systemen einfach eine runde Sache machen und unsere Digitalisierungsstrategie unterstützen und untermauern.

DA GIBT ES SO VIELE TOLLE MÖGLICHKEITEN UND MODULE, DIE AUS BEIDEN SYSTEMEN EINFACH EINE RUNDE SACHE MACHEN

Vielleicht mal als Beispiel – wir haben gerade einen sehr großen Fond in unser Portfolio aufgenommen, bei denen der Kunde Rechnungen, die eine gewisse Freigabegrenze überschreiten, von de ren Seite freigeben möchte. Von uns bekommt der Kunde nun einen DocuWare Web Zugang, also eine abgespeckte Li zenz und keine “Volllizenz”, mit denen wir ihn in den Workflow einbinden können und ihm die Möglichkeit bieten, Rechnungen freizugeben. Das macht es ihm und uns einfacher, diesen Prozess sicher und schnell zu gestalten. Zukünftig werden wir die Arbeit mit DocuWare daher noch weiter ausbauen und das System so gut, wie möglich einsetzen. Unserer Ziele sind es, die elek tronische Mieterakte und den digitalen Posteingang- bzw. -ausgang auch hier im Unternehmen jetzt kurzfristig einzuführen. Die Prozesskette soll soweit digital ausgebaut werden, wie es nur geht, um möglichst effektiv, schnell und serviceorientiert arbeiten zu können. Das geht in meinen Augen heute nur mit der optimalen Ausgestaltung von internen wie externen Arbeitsabläufen. Und dafür bietet uns die Kombination aus iXHaus und DocuWare in der Immobilienwirtschaft optimale Möglichkeiten.

DIE BARTSCH REAL ESTATE GMBH Seit Gründung im Jahr 2020 bietet die Bartsch Real Estate GmbH Dienstleistungen für sämtliche Bereiche der Immobilienwirtschaft an und verfügt über ein umfangreiches Netzwerk aus Experten mit langjähriger Erfahrung. Kunden profitieren von mehreren Jahrzehnten Erfahrung, welche die Mitglieder der Geschäftsführung bei namhaften Konzernen gesammelt haben. Dank der umfangreichen Digitalisierung des Unternehmens ermöglicht die Bartsch Real Estate GmbH eine durchgängige Erreichbarkeit und hohe Produktivität und ist ein digitaler Partner für erstklassigen Service im Bereich Immobilien und Accounting. Ausgezeichneten Kundenservice und freundlichen Umgang miteinander verbindet das Unternehmen mit einer hochentwi ckelten Technik, die sich dank künstlicher Intelligenz ständig auf dem neuesten Stand befindet. Perfekte Organisation und strukturiertes Arbeiten sind daher die Schlüsselworte, um alle Kunden jederzeit bei allen Belangen rund um das Thema Immobilien kompetent unterstützen zu können - beispielsweise haben diese den großen Vorteil, dass das Unternehmen Objekt- und Geschäftsbuchhaltung in einem System bearbeiten kann. Somit entfallen nervenaufreibende und kostenintensive Abstimmungen. Die Bartsch Real Estate GmbH ist an drei Standorten vertreten – der Bundeshauptstadt Berlin, Frankfurt als finanziellem Herz der EU, sowie in Karlsruhe. Die Repräsentanzen an den Zentren des politischen und finanziellen Lebens bedeutet für Kunden, dass Mitarbeiter des Unternehmens aktuelle Entwicklungen persönlich verfolgen können und Zugang zu Informationen aus erster Hand haben.

N E D N

KUNDEN

GASTBEITRAG

DESIGN TO BUILD

Allplan ist die

EINE PLATTFORM FÜR DIE AECBRANCHE - VOM ERSTEN ENTWURF BIS ZUR BAUAUSFÜHRUNG Bereits als das Ingenieurbüro Neme tschek computerunterstützt zu arbeiten begann, stand eine Idee im Mittelpunkt, die inzwischen die Fachwelt vereint: das virtuelle Gebäudemodell. Mit diesem wegweisenden Ansatz setzte sich die ursprüngliche Eigenentwicklung schnell als CAD-Software in der Branche durch. Heute steht der Name Allplan sowohl für die Software als auch für das hundertprozentige Tochterunternehmen der Nemetschek AG mit 20 internationalen Standorten, rund 600 Mitarbeitenden und 240.000 Usern weltweit.

Als globaler Anbieter von BIM-Lösungen für die AEC-Industrie deckt ALLPLAN gemäß dem Motto „Design to Build“ den gesamten Planungs- und Baupro zess vom ersten Entwurf bis zur Ausführungsplanung für die Baustelle und die Fertigteilplanung ab. Dank schlan ker Workflows erstellen Anwender Planungsunterlagen von höchster Qua lität und Detailtiefe. Dabei unterstützt ALLPLAN mit integrierter Cloud-Technologie die interdisziplinäre Zusammen arbeit an Projekten im Hoch- und Infrastrukturbau.

Die Unternehmensvision ist es, Allplan zur meist verwendeten zentralen Platt form für die globale AEC-Branche zu machen, die es den Usern ermöglicht, nachhaltige, funktionale und herausragende Bauwerke für ein besseres Leben zu realisieren. ALLPLAN konzen triert sich auf die Durchführung von Bau- und Infrastrukturprojekten, wobei der Schwerpunkt auf der Ausstattung der Anwender:innen zur Steigerung der Effizienz der Design-to-Build-Workflows liegt.

ALLPLAN UND OPEN BIM – DIE IDEALE VERBINDUNG

DESIGN TO BUILD – WAS VERBIRGT SICH HINTER DEM FIRMENMOTTO VON ALLPLAN?

Die Zukunft der AEC-Industrie steht vor großen Herausforderungen: Klimawandel, wachsende Bevölkerung in den Stä dten oder bezahlbarer Wohnraum. ALLPLAN unterstützt Kund:innen dabei, diese Aufgaben zu meistern und gemeinsam eine bessere, sozialere und klimafreundlichere Zukunft zu gestalten. Die Digitalisie rung der Baubranche ist das Schlüsselelement, um dieses Ziel zu erreichen.

Bei ALLPLAN geht es darum, BIM von der frühen Entwurfs- in die Ausführungs- und Fertigungsphase und später in den Betrieb zu überführen. Aber das ist nicht nur ein linearer Prozess. Die generierten Da ten und Informationen müssen zurückfließen, damit sie auch in den früheren Planungsphasen berücksichtigt werden können. Bei ALLPLAN nennt man das datengesteuerte Entscheidungsfindung.

INSIDE

Dabei setzt ALLPLAN auf die OPENBIM-Arbeitsmethode. OPEN BIM ist ein fortschrittlicher, zukunftssicherer Ansatz für die AEC/O-Zusammenarbeit. Er hilft, Interessengruppen wie Softwareanbie ter, Softwareanwender (Architekten, Ingenieure und Bauunternehmer sowie Bauherren) sowie Kunden zu verbinden, um gemeinsam großartige Gebäude zu schaffen. OPEN BIM gewährleistet die Transparenz der Arbeitsabläufe, die Lang lebigkeit und die Zugänglichkeit von Da ten für gebaute Anlagen.

Dazu gehört beispielsweise, dass die Baubarkeit so früh wie möglich berücksichtigt wird, dass die Herausforderungen der Bauausführung der Vorfertigung oder der Baustelleneinrichtung in einer frühen Phase des Prozesses bedacht werden. Denn so lassen sich bessere Entscheidungen in puncto Nachhaltigkeit, zur Verringerung des Abfalls, zur Verbesserung der Sicherheit, usw. zu treffen. Daraus leitet sich das Firmenmotto ab: "Design to build – Design solutions for a better built environment“.

ALLPLAN BRIDGE ist die professionelle BIM-Lösung für den Brückenbau von ALLPLAN. Von der parametrischen Modell erstellung mit hoher Detailtiefe inklusive Spannkabeln über die Integration des zeitlichen Bauablaufs bis hin zur statischen Berechnung des Brückenmodells arbeiten Ingenieure mit einer einzigen Lösung. BIMPLUS BY ALLPLAN ist die offene, cloudbasierte BIM-Plattform für alle

Disziplinen, um in Bauwerksprojekten effizient zusammenzuarbeiten. BIM-Mo delldaten, Informationen, Dokumente und Aufgaben werden über den ge samten Gebäudelebenszyklus hinweg zentral gemanagt. Mit seinen leistungsstarken, benutzerfreundlichen Tools versetzt ALLPLAN Anwendende aus aller Welt in die Lage, he rausragende und nachhaltige Bauwerke für eine bessere Zukunft zu schaffen.

DAS ALLPLAN LÖSUNGSPORTFOLIO – DER ÜBERBLICK Das Kernprodukt Allplan ist die disziplinübergreifende Plattform für Architekten, Ingenieure und Bauunternehmer, die den Planungs- und Bauprozess durchgängig über alle Leistungsphasen hinweg begleitet und integriert. Die Software bietet eine durchgängige Lösung für Modellerstellung, Visualisierung, Mengenermittlung sowie Schal- und Bewehrungsplanung. Die Bauausführung wird vorab durchgespielt, so dass Feh ler und Konflikte bereits während der Planung erkannt und behoben werden können. ALLPLAN PRECAST ist die Lösung für industrielles Bauen und hebt die Fertigteilplanung auf ein neues Effizienz- und Präzisionsniveau. Tim ermöglicht Fertigteilwerken anschauliche Arbeitsvorbereitung in 3D, einen direkten Zugriff auf alle relevanten Projektinformationen und eine ausgeklügelte Qualitätssicherung.

Allplan-Lösungen ermöglichen eine einzigartige Präzision und Detailtiefe für die Planung funktionaler und herausragender Bauwerke. Projekt: SKY-Tower Bietigheim-Bissingen. Copyright: Bietigheimer Wohnbau

INSIDE

DIE PROZESSVIELFALT VON DOCUWARE Insbesondere in der Immobilienwirtschaft gibt es viele unterschiedliche Aufgaben und Prozesse, die im Alltag umgesetzt werden müssen. Mit dem Dokumentenmanagement-System DocuWare und dessen tiefer Integration in das ERP-System iX-Haus erhalten immobilienwirtschaftliche Unternehmen eine Systemkombination, die die Digitalisierung hier effektiv vorantreibt. Mit vielfältigen Möglichkeiten für die digitale Dokumentenablage sowie Suche, die Automatisierung dokumentenbezogener Prozesse und die Zusammenarbeit schafft die Kombination der Systeme eine moderne, digitale Arbeitsweise. DocuWare kann also mehr, als viele denken. Neben der digitalen Dokumenten ablage und der digitalen Rechnungsverarbeitung bietet DocuWare viele weitere Möglichkeiten, um Prozesse digital, schnell und unkompliziert abzubilden - so können nahezu alle dokumentenbe zogenen Aufgaben mithilfe DocuWare auf Basis regelbasierter oder ad-hocWorkflows koordiniert und automatisiert werden. Die mit dem Einsatz der DocuWare-Lösung geschaffene standortübergreifende Zusammenarbeit erleichtert dabei zudem viele interne Abläufe sowie Abstimmungen oder Freigaben und ist ein effektives Mittel für die ortsunabhängige, mobile Arbeitsweise. POSTEINGANG UND CO. Neben dafür optimal ausgestalteten Workflows für die Rechnungsfreigabe mit individualisierbaren Vertretungsregeln und Eskalationsmöglichkeiten, können so auch viele weitere dokumentenbezogene Prozesse digital mit DocuWare bearbeitet werden – beispielsweise können Unterneh men den kompletten Postein-

PRODUKT

gang bzw. die Postverteilung digitalisieren und schnell, sicher und einfach im Alltag umsetzen. Analoge Post, die aufwendig verteilt werden muss oder die klassische Postmappe gibt es so in Unternehmen zukünftig nicht mehr. Die Eingangspost wird zentral an einer Stelle gescannt, mithilfe von DocuWare mit Schlagworten indexiert, digital verteilt und/oder abgelegt. Folglich kann sie ganz einfach dem richtigen Empfänger zugeordnet oder digital zugestellt werden. Aufgrund der digitalen Ablage können Dokumente und E-Mails so dann auch später jederzeit, immer wieder und von jedem Ort ganz einfach gesucht, gefunden und geöffnet werden. Ein großer Vorteil in der heutigen Zeit, in der ein regelmäßiger Bürobesuch nicht mehr zum Alltag eines jeden Unternehmens gehört. ALLE FREIGABEPROZESSE ABBILDEN

OPTIMAL

Der sich hier ergebende weitere Vorteil ist die Optimierung von Freigaben. Vormals unübersichtlich und kompliziert dargestellte Freigabeprozesse werden mithilfe definierter Workflows, in denen die Dokumente eingebunden werden, übersichtlich und einfach abgebildet, sodass die Zusammenarbeit im gesam ten Unternehmen standort- und abteilungsübergreifend prozessual organisiert wird. Hat beispielsweise das Einholen von Genehmigungen und Feedback bei der Auftragsvergabe vormals viel Geduld und Nerven gekostet, funktioniert das heute schnell und unkompliziert. Auf Grundlage der individuell anlegbaren DocuWare-Workflows, wie sie auch bei der Rechnungsverarbeitung eingesetzt werden, können nahezu alle dokumen tenbezogenen Abläufe, an denen meh rere Personen beteiligt sind, optimiert werden - beispielsweise können hier

VON JEDEM ORT GANZ EINFACH SUCHEN, FINDEN UND ÖFFNEN

T K U D O komplette Auftragsprüfungsprozesse mithilfe von DocuWare digital geordnet sowie automatisiert dargestellt werden.

richtige Abarbeitung von Mängeln und das Einhalten von Prüfverpflichtungen erleichtert.

NACHVOLLZIEHBARE ABLAGE ALS GRUNDLAGE DER AUTOMATISIERUNG

OBJEKTABNAHME UND MIETERKOMMUNIKATION

Die freigegebenen Aufträge werden zu guter Letzt dem jeweiligen Projekt oder Objekt in iX-Haus zugeordnet und direkt in beiden Systemen abgelegt. Diese nach vollziehbare Ablage aller Dokumente, wie z.B. digitale Rechnungen, Aufträge oder Verträge in DocuWare schafft die Grundlage für die Automatisierung aller dokumentenbezogenen Abläufe. Verschlagwortet, den richtigen Datensätzen zugeordnet und archiviert, um sie immer leicht und schnell aufzufinden oder unkompliziert dem richtigen Workflow zuzuordnen, hebt das System den Umgang mit Dokumenten jeder Art auf eine neue Ebene. Mithilfe der digitalen Dokumentenablage verschwinden beispielsweise aber auch Wartungs- und Prüfprotokolle nicht mehr in unübersichtlichen Ablagesystemen. Die Berichte und Protokolle sind den im immobilienwirtschaftlichen ERP-System iX-Haus gepflegten technischen Anlagen und Objekten direkt zugeordnet und wenn gewünscht mit Workflows verknüpft, die eine folge

Mit in iX-Haus zusätzlich integrierten Lösungen für die mobile Objekt- bzw. Wohnungsabnahme (EN.Tab) und die Kommunikation mit Mietern (casavi) die auch in Kombination mit DocuWare ein gesetzt werden können, können Prozesse noch weitläufiger digitalisiert werden. Die Erstellung von Protokollen nach ei ner Wohnungsabnahme mit EN.Tab gestaltet sich über eine mobile Lösung auf dem Tablet PC unkompliziert und schnell. Die gezielte Ablage der Protokolle mithilfe von DocuWare in iX-Haus und ein von dort steuerbarer Versand mit der Serviceplattform casavi vollendet den Prozess. Die für die Erstellung des Protokolls notwendigen Stammdaten entnimmt EN.Tab via Schnittstelle anfangs dem führenden ERP-System iX-Haus. Die Anfertigung des Abnahmeprotokolls erfolgt ganz einfach im Objekt vor Ort via Tablet PC und das fertig erstellte Protokoll wird wieder an das zentrale System beste hend aus iX-Haus und DocuWare für die

geordnete Ablage zurückgegeben und ist von dem Zeitpunkt jederzeit schnell auffindbar und zum Versand an die Mie ter mithilfe von casavi oder einfach per E-Mail bereit. Mit iX-Haus als Kernsystem und den integrierten Speziallösungen wie DocuWare, casavi, EN.Tab und Everreal ist die mögliche Prozessvielfalt immens vielfältig - so werden nahezu alle wichtigen kaufmännischen, buchhalterischen und techni sche Prozesse im modernen Immobilienmanagement effizient abgebildet.

BEISPIEL AUFTRAGSPRÜFUNGS PROZESS: Besonders ein individuell einge richteter Workflow für den Auftrags prüfungsprozess in DocuWare ist ein gutes Beispiel dafür, wie das Dokumentenmanagementsystem einen derart aufwendigen Vorgang transparent und strukturiert abbildet. In DocuWare archivierte Angebote werden durch die bei der Auftragsvergabe beteiligten Personen freigegeben – dabei kann festgelegt werden, ob die Personen die Anfrage gleichzeitig oder nacheinander er halten sollen. Die ausgewählten Benutzer sehen die Anfrage in ihren DocuWare Aufgaben und erhalten gleichzeitig eine automatische Benachrichtigung per E-Mail, die einen direkten Link zum Dokument und der Aufgabe in DocuWare ent hält. Nun können die Personen ihr Feedback oder einen Kommentar abgeben und den Auftrag ggf. flexibel anpassen. Initiator*innen der Anfrage haben dabei stets die Mög lichkeit, den aktuellen Status der Bearbeitung sofort nachzuvollziehen. Wurden alle Entscheidungen getroffen, werden sie automatisch per E-Mail benachrichtigt und kann den Vorgang durch Auslösen des Auftrags beim Auftragnehmer abschließen. So werden Aufträge zielgerichtet und chronologisch den an der Vergabe beteiligten Personen vorgelegt. Gestaffelt nach Freigabegrenzen können sie nur dann ausgelöst werden, wenn alle erforderlichen Freigaben und Prüfschritte eingehalten werden. Damit gehören unübersichtliche E-Mail-Verläufe der Vergangenheit an und auch spontane Anfragen und selten anfallende Aufgaben können über einen effizienten digitalen Workflow zügig bearbeitet werden.

PRODUKT

TOPAS PROPERTY MANAGEMENT DOKUMENTENMANAGEMENT 4.0 MIT DOCUWARE Im Jahr 2017 gegründet, übernimmt die Topas Property Management GmbH die Immobilien- und Vermögensverwaltung eines Single-Family-Offices. Es geht um die Verwaltung und die Buchhaltung für ein umfangreiches Immobilienportfolio. Die rapide Weiterentwicklung im Bereich Immobilienmanagement und die Vergrößerung des Verwaltungsbestandes - darunter besonders im Segment der gewerblichen Immobi lienwirtschaft - haben das Unternehmen nach der Gründung schnell dazu veranlasst, einen digitalen Weg einzu schlagen, um Prozesse schlanker sowie automatisiert abzubilden. Hinzu kommt, dass die Immobilien in Deutschland verteilt sind und Lösungen gesucht wurden, die eine Zusammen arbeit der Mitarbeitenden an unterschiedlichen Standorten ermöglicht.

GESUCHT, GEFUNDEN... Mit dem professionellen Dokumentenmanagement-System DocuWare und dessen tiefer Integration in das immobi lienwirtschaftliche ERP-System iX-Haus hat die Topas Property Management GmbH diese Lösungen gefunden. Neben der Bearbeitung immobilienwirtschaftlicher Aufgaben optimiert besonders die Integration des digitalen Dokumentenmanagementsystems heute die Umsetzung alltäglicher Prozesse im Unterneh men. Mit vielfältigen Möglichkeiten für die digitale Dokumentenablage sowie Suche, die Automatisierung und die Zusammenarbeit schafft die Kombination der Systeme eine moderne, digitale Arbeitsweise. So werden nahezu alle dokumentenbezogenen Aufgaben mithilfe DocuWare auf Basis regelbasierter Prozesse oder adhoc Umsetzungen koordiniert, automa tisiert und schnell abgebildet. Die mit dem Einsatz der Lösungen geschaffene standortübergreifende Zusammenarbeit erleichtert viele interne Abläufe sowie Abstimmungen oder Freigaben und hat sich besonders während der Pandemie als effektives Mittel für die ortsunabhängige Arbeit bewiesen. Neben Workflows für die Rechnungsfreigabe mit individualisierbaren Vertretungsregeln werden bei der Topas Pro perty Management GmbH mittlerweile viele weitere dokumentenbezogene Prozesse digital mit DocuWare bearbei tet – beispielsweise finden der komplette

KUNDEN

Posteingang bzw. die Postverteilung und der gesamte Auftragsprüfungsprozess mithilfe von DocuWare digital geordnet sowie automatisiert statt. Analoge Post und die klassische Postmappe gibt es im Unternehmen beispielsweise nicht mehr. Kein Mitarbei ter außerhalb der Poststelle befasst sich mit Papierpost oder dem Erhalt von Fa xen – die Eingangspost wird gescannt, mithilfe von DocuWare mit Schlagworten indexiert, digital verteilt und/oder abgelegt. Folglich kann sie ganz einfach dem richtigen Empfänger zugeordnet oder digital zugestellt werden. Aufgrund der digitalen Ablage können Dokumente und E-Mails so jederzeit und von jedem Ort ganz einfach gesucht, gefunden und geöffnet werden. Ein großer Vorteil in der heutigen Zeit, in der ein regelmäßiger Bürobesuch nicht mehr zum Alltag eines jeden Unternehmens gehört. Mit der digitalen Dokumentenablage verschwinden Wartungs- und Prüfprotokolle zudem nicht mehr in unübersichtlichen Ablagesystemen. Die Berichte und Protokolle sind den im immobilienwirtschaftlichen ERP-System iX-Haus gepflegten technischen Anlagen und Objekten direkt zugeordnet und mit einem Workflow verknüpft, der die folgerichtige Abarbeitung von Mängeln und das Einhalten von Prüfverpflichtungen erleichtert. Daneben werden mit DocuWare auch alle weiteren Dokumente, wie z.B. digitale Rechnungen oder Aufträge in DocuWare verschlagwortet, den richtigen

N E ND Datensätzen zugeordnet und archiviert. So können auch diese Dokumente immer leicht und schnell aufgefunden oder unkompliziert den richtigen Workflows zugeordnet werden.

Vormals unübersichtlich und kompliziert dargestellte Freigabeprozesse werden so heute mithilfe definierter Workflows übersichtlich und einfach abgebildet, sodass die Zusammenarbeit im gesamten Asset Management standort- und abteilungsübergreifend prozessual organisiert wird. Hat beispielsweise das Einholen von Genehmigungen und Feedback bei der Auftragsvergabe vormals viel Geduld und Nerven gekostet, funktioniert das heute schnell und unkompliziert.

Besonders der für die Topas Property Mana gement GmbH individuell eingerichtete Workflow für den Auftrags prüfungsprozess in DocuWare ist ein gutes Beispiel dafür, wie das Dokumentenmanagementsystem einen derart aufwendigen Vorgang transparent und strukturiert abbildet. In DocuWare archivierte Angebote werden durch die bei der Auftragsvergabe beteiligten Personen freigegeben – dabei kann festgelegt werden, ob die Personen die Anfrage gleichzeitig oder nacheinander erhalten sollen. Die ausgewählten Benutzer sehen die Anfrage in ihren DocuWare Aufgaben und erhalten gleichzeitig eine auto matische Benachrichtigung per Mail, die einen direkten Link zum Dokument und der Aufgabe in DocuWare enthält. Nun können die Personen ihr Feedback oder einen Kommentar abgeben und den Auftrag ggf. flexibel anpassen. Initiator*innen

der Anfrage haben dabei stets die Mög lichkeit, den aktuellen Status der Bearbeitung sofort nachzuvollziehen. Wurden alle Entscheidungen getroffen, werden sie automatisch per E-Mail benachrichtigt und kann den Vorgang durch Auslösen des Auftrags beim Auftragnehmer abschließen. In dem individuell auf die Wünsche der Topas Property Management GmbH eingerichteten Auftragsprüfungspro zess werden Aufträge so zielgerichtet und chronologisch den an der Vergabe beteiligten Personen vorgelegt. Gestaffelt nach Freigabegrenzen können sie nur dann ausgelöst werden, wenn alle erforderlichen Freigaben und Prüfschritte eingehalten werden. Damit gehören unübersichtliche E-Mail-Verläufe der Vergangenheit an und auch spontane Anfragen und selten anfallende Aufgaben können über einen effizienten digitalen Workflow zügig bearbeitet werden.

Mit der zusätzlich integrierten Lösung für die mobile Objekt- bzw. Wohnungsabnahme und die Erstellung von Protokollen, EN.Tab, gestalten sich auch Abnahme- und Übergabeprozesse in den Immobilien der Topas Property Ma nagement GmbH ganz unkompliziert. Die hierfür notwendigen Stammdaten entnimmt EN.Tab via Schnittstelle dem führenden ERP-System iX-Haus. Die Anfertigung des Abnahmeprotokolls erfolgt ganz einfach im Objekt vor Ort via Tablet PC und das fertig erstellte Protokoll wird wieder an das zentrale System bestehend aus iX-Haus und DocuWare für die geordnete Ablage zurückgegeben.

Die Integration des digitalen Dokumen tenmanagement Systems und von EN.Tab in iX-Haus unterstützt die Topas Property Management GmbH bei der alltäglichen Bearbeitung immobilienwirtschaftlicher Aufgaben. Mit iX-Haus als Kernsystem und den integrierten Speziallösungen werden sowohl alle wichtigen kaufmännischen als auch technische Anforderungen an ein modernes Immobilienmanagement effizient abgebildet. Die Topas Property Management GmbH profitiert heute von einem umfassenden digitalen Paket mit iX-Haus als Mittelpunkt einer digitalen Infrastruktur. Mit dem Ausbau der Software um DocuWare mit den vielen integrierten Prozessen und weiteren Partnerlösungen bildet das Unternehmen nahezu alle für die Verwaltung von Immobilien wichtigen Prozesse sowie viele innerbetriebliche Arbeitsabläufe digital ab. Das um iX-Haus aufgebaute System und besonders die hier aufgebauten umfangreichen Pro zesse mit DocuWare ermöglichen der Topas Management GmbH die Digitalisierung dokumentenbezogener und immobilienwirtschaftlicher Arbeitsschritte, auf die immer weiter aufgebaut werden kann. Alles im Sinne eines zukunftsorientierten Immobilienmanagements mit digitalen Tools, mit dem Ziel: Verwaltung 4.0.

„MIT DER INTEGRATION VON DOCUWARE IN iX-HAUS KONNTEN WIR UNSERE DIGITALISIERUNG NOCH EIN WEITERES STÜCK VORANTREIBEN. DIE EINFACHE UND SCHNELLE ABLAGE SOWIE DIE OPTIMALE SUCHE NACH DOKUMENTEN UND DIE AUTOMATISIERUNG DOKUMENTENBEZOGENER ARBEITSABLÄUFE HAT UNSERE TÄGLICHE ARBEIT MASSGEBLICH OPTIMIERT. UNSER GANZES UNTERNEHMEN PROFITIERT VON DEN VIELEN MÖGLICHKEITEN DES DIGITALEN DOKUMENTENMANAGEMENTS.“ KUNDEN

AXXERION

INTELLIGENTE CAFM DER NÄCHSTEN GENERATION Der Umgang mit Meldungen, der plötz liche Ausfall technischer Anlagen, Verbesserung der Effizienz und Kundenzufriedenheit oder der Umgang mit Big Data. Die Aufgabenvielfalt im Facility Management ist heute umfangrei cher, als viele denken. Unternehmen, Immobilieneigentümer*innen und Investor*innen sind sich zudem zunehmend der Bedeutung von Immobilien und deren optimaler Verwaltung während der Nutzungsphase für den Werter halt bewusst. Der damit einhergehende Anspruch hat zur Folge, dass sich auch die Anforderungen an das FM in den letzten zwei Jahrzehnten rasant weiterentwickelt haben – zumindest, wenn man den dahinterstehenden Service aspekt als Unternehmen modern interpretiert. Es mag wie eine unmögliche Aufgabe erscheinen, all die im Facility Management wichtigen Elemente zu kombinieren, aber es funktioniert - Workplace Management mit Axxerion bietet allen Beteiligten hier hilfreiche Tools. Eine derart flexible, digitale Lösung wird auf dem dynamischen Markt für Gebäudemanagement zunehmend zu einem entscheidenden Faktor zur optimalen Gestaltung von Arbeitsprozessen, um kosteneffizient und kundenorientiert

INSIDE

zu agieren. Die CAFM-Softwarelösung Workplace Management (Axxerion) unterstützt bei genau diesen Herausforderungen und ist im Segment “Ope rate and Manage” der Nemetschek Group daher ein wichtiger Bestandteil der Dachmarke Spacewell geworden. Die intelligente CAFM-Software bietet workflowbasierte Cloud-Lösungen für das Facility Management, die alle an der Nutzung und Verwaltung von Immobi lien Beteiligten untereinander verknüpft. Sowohl für Auftrag gebende Unternehmen als auch für die beauftragten Faci lity-Manager ist der Einsatz einer CAFMLösung daher von erheblichem Nutzen. Einerseits für die sichere und schnelle Ausführung von Arbeiten bzw. Aufga ben bei gleichzeitiger Verbesserung ihrer Qualität und andererseits für die Rentabilität der von ihnen angebotenen Dienstleistungen. Workplace Management mit Axxerion ist eine standardisierte, aber hochflexible Software, die sich für jedes Unterneh men und jegliche Nutzeranforderungen an die individuellen Abläufe und Geschäftsprozesse anpassen lässt. Mit dem System können Gebäude, Objekte, Arbeitsaufträge, Verträge und Lieferan ten effizient verwaltet und organisiert

werden. Alle Beteiligten profitieren dabei von bewährten Workflows, automati siertem Ticketing und fähigkeitsbasier ter Zuweisung von Arbeitsaufträgen. Die vielen Automatisierungsmöglichkeiten verschlanken den Ablauf von FM-Pro zessen und vermeiden Ausfallzeiten oder auch Last-Minute-Reparaturen von technischen Geräten durch eine vorbeugende Wartungsplanung. BESSERER SERVICE WÄHREND DER NUTZUNGSPHASE VON IMMOBILIEN Dafür integriert und verknüpft die Software Tools für die Wartung von techni schen Anlagen, die Bearbeitung von Arbeitsaufträgen und eine Verwaltung von Flächen, Verträgen sowie dem Inventar. Alles, was für das Facility Management von Immobilien wichtig ist, gebündelt an einem praktischen Ort. Das umfassende und anwenderfreundliche Informationssystem optimiert so die Betriebsabläufe und Arbeitsprozesse, wie Datenabfragen, Vertragsverwaltung oder Instandhaltungen während der gesamten Nutzungsphase von Immobilien. Sowohl Unternehmen aus dem Immobilienmanagement als auch deren Mie ter*innen optimieren und verbessern mit dem Einsatz der CAFM Lösung “Work-

E ID

DA GIBT ES SO VIELE TOLLE MÖGLICHKEITEN UND MODULE, DIE AUS BEIDEN SYSTEMEN EINFACH EINE RUNDE SACHE MACHEN

place Management” letzten Endes alle Services die während der Nutzung, für die Instandhaltung sowie den Werterhalt von Immobilien wichtig sind und treffen die richtigen Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeiteinblicken in re levante Informationen – die ohne Zusatzkosten immer auf dem neuesten Stand der Technik gehaltenen CAFM-Module von Axxerion unterstützen dabei. Unabhängig von der Branche, in der ein Unternehmen tätig ist, führt die Imple-

mentierung eines CAFM-Systems wie Workplace Management zu Verbesserungen, die während des gesamten Prozesses bei der Verwaltung von Immobilien sichtbar sind und das FM auf ein neues Level heben - die workflowbasierte Software eignet sich hier insbesondere hervorragend für alle Unternehmen, die eine schnelle und praxisbewährte Implementierung erwarten. Mit Workplace Management laufen die Abläufe reibungsloser, Mitarbeiter*innen und Räumlichkeiten werden besser betreut

und Unternehmen können die damit verbundenen Budgets und Ausgaben optimieren. Wünschen Sie sich weitere Informationen zu unseren Workplace Solutions? Kontaktieren Sie Martin Kelm:

MARTIN KELM

HEAD OF SMART BUILDING SOLUTIONS T. +49 2102 5546 230 M. +49 152 5455 0230 E-Mail: mkelm@crem-solutions.de

INSIDE

DIE ERSTEN 100 TAGE CREM...

NEU IM CREM SOLUTIONS-TEAM Beginnt man einen neuen Job ist die Anfangszeit oft geprägt von vielen Eindrücken und lässt einige Schlüsse auf das Unternehmen, die Arbeitsweise und die neuen Kolleg*innen ziehen. Wir haben einige unserer neuen Mitarbei ter*innen daher nach genau 100 Tagen mal gefragt, wie ihr Start bei CREM SOLUTIONS war, was auf sie zugekommen ist und wie sie sich eingelebt haben. Mit den folgenden Interviews stellen wir Ihnen gerne einige unserer neuen Teammitglieder und deren Start bei der CREM vor:

WIE WAR DEINE EINARBEITUNGSPHASE?

Dann haben sich die Projekte nach und nach gesteigert.

Ich bin sehr gut aufgenommen worden und habe viel Exklusiv-Zeit mit unserem Teamleiter in der Entwicklung, Slavcho Mavrodiev, bekommen, um einen Einblick in den individuellen Prozess und das Vorgehen des Entwickelns hier bei CREM SOLUTIONS zu erhalten. Es war anfangs ein bisschen schwierig in die komplexe Codebasis einer so umfangreichen Software, wie iX-Haus, einzusteigen, aber mittlerweile finde ich mich dank der Einarbeitung und der Unterstützung meiner Kollegen ziemlich gut zurecht.

HABEN SICH DEINE ERWARTUNGEN ERFÜLLT?

WAS WAREN DEINE ERSTEN AUFGABEN/PROJEKTE UND WIE LAUFEN DIESE? Am Anfang habe ich kleinere Aufga ben bekommen, wie Schreibfehler ausbessern, Felder anpassen oder einfache Filter implementieren. Das hat sehr gut geholfen, die Umgebung von iX-Haus kennenzulernen.

MARTIN ALLKÄMPER SOFTWAREENTWICKLER DEVELOPMENT

INSIDE

Kurz darauf konnte ich schon beginnen, etwas anspruchsvollere Aufgaben, wie etwa eine abweichende Sachkontenzuordnung bei Sollarten, zu ermöglichen.

Ja, meine Erwartungen an meine Aufgaben und das Drumherum haben sich voll und ganz erfüllt und die Arbeit hier bei CREM SOLUTIONS ist sehr ange nehm. Die Mischung aus Homeoffice und Arbeit im Büro finde ich echt gut - wobei ich beispielsweise sehr gerne in unserem schönen Büro in Ratingen arbeite. Hinzu kommt: Das Team ist sehr sympathisch und die Aufgaben sind (bisher zumin dest) nicht repetitiv. HAST DU KONKRETE ZIELE FÜR DIE NÄCHSTE ZEIT? Ich möchte meine Fähigkeiten in der Programmierung von iX-Haus natürlich weiter ausbauen und neue Pro zesse planen sowie umsetzen, von denen Nutzer*innen am Ende einen super Mehrwert haben. Schon jetzt habe ich ein paar eigene Ideen im Kopf, die ich gerne irgendwann mal realisieren würde, um die Performance und die Einheitlichkeit von iX-Haus zu verbessern.

E D I S N

MEIN FRISCHER BLICK AUF BEREITS ETABLIER TE PROZESSE WURDE VON MEINEN KOLLEG INNEN UND KOLLEGEN ZU JEDERZEIT WERTGESCHÄTZT

DANIEL, WIE WAR DEINE EINARBEITUNGSPHASE? Bereits vor meinem ersten Arbeits tag wurde für mich ein Einarbeitungs konzept erarbeitet, welches sich über eine Zeit von ca. drei bis vier Monaten erstreckte. In der ersten Zeit wurde ich fast jeden Tag von wechselnden Mitarbeitern der CREM SOLUTIONS in den einzelnen Programmteilen von iX-Haus sowie DocuWare geschult, wodurch ich mich sehr gut aufgehoben fühlte und sämt liche Fragen loswerden konnte.

DANIEL WEISSBRODT CONSULTANT BUSINESS UNIT INTEGRATED SOLUTION

Nach kurzer Zeit habe ich meine ersten Workshop-Termine mit Kund*innen durchführen können, die aufgrund der hervorragenden Unterstützung meiner Kolleginnen und Kollegen sehr positiv verlaufen sind. Und bereits kurz danach durfte ich mit der Live-Umsetzung beider im Workshop erarbeiteten Projekte starten und freue mich darüber, dass mir das dazu notwendige Vertrauen von meinem Team geschenkt wird. HABEN SICH DEINE ERWARTUNGEN ERFÜLLT?

Des Weiteren wurden mir immer wie der Tage eingeräumt, an denen ich mich sortieren und mich selbständig auf vir tuellen Testmaschinen an unseren Software-Lösungen austoben konnte. Mir wurde bereits sehr früh Verantwortung im Rahmen von internen Aufgaben übertragen und mein frischer Blick auf bereits etablierte Prozesse wurde von meinen Kolleginnen und Kollegen zu jederzeit wertgeschätzt.

Bislang wurden alle meine Erwartungen bestätigt und ich bin sehr erfreut darüber, dass alle Versprechen erfüllt wurden. Des Weiteren bin ich sehr po sitiv von der freundlichen, lockeren, aber auch professionellen Arbeitsatmosphäre überrascht und freue mich über die tolle Zusammenarbeit.

WAS WAREN DEINE ERSTEN AUFGABEN/PROJEKTE UND WIE LAUFEN DIESE?

Gerade, wenn man neue Software-Lösungen kennenlernt, ist man noch für ei nige Zeit auf die Unterstützung seiner Kolleginnen und Kollegen angewiesen. Daher ist mein konkretes Ziel, dass ich möglichst schnell meine Stützräder abnehmen kann, um mein Team entlasten und noch besser unterstützen zu können. Des Weiteren konzentriere ich mich auf die anstehenden Projekte, um einen bestmöglichen Mehrwert für unsere Kunden zu schaffen.

Meine ersten Aufgaben bezogen sich primär auf die Unterstützung bei der Weiterentwicklung unseres DocuWare-Best-Practice. Dabei waren meine Aufgaben so konzipiert, dass ich unseren vorkonfigurierten Prozess zur selben Zeit kennenlernen, aber auch Verbesserungen vorschlagen konnte.

HAST DU KONKRETE ZIELE FÜR DIE NÄCHSTE ZEIT?

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WIE WAR DEINE EINARBEITUNGSPHASE? Zunächst kann ich für mich festhalten, dass sich die erste Phase der Einarbeitung als äußerst intensiv dargestellt hat, da ich CREM SOLUTIONS als Unternehmen, die neuen Kolleg*innen und auch iX-Haus als System, mit dem ich bislang keine Erfahrungen hatte, so schnell wie möglich kennenlernen wollte.

SONJA THREN BERATERIN CUSTOMER CARE

Insofern war gerade der Start geprägt von einem breiten Spektrum an Input, was es zunächst zu verarbeiten galt. Gerade das Kennenlernen der Systemvarianten, der Grundstrukturen, der Module und Prozesse sowie der systemimmanenten Zusammenhänge waren dabei für mich von besonderer Bedeutung, um eine erste Orientierung zu erhalten und so schnell wie möglich für unsere Kunden ansprechbar zu sein. Zudem war und ist es mir ein Bedürfnis, meinem Team so schnell wie möglich mehr Stütze als Last in der Einarbeitung zu sein. Durch die sehr kollegiale Begleitung und Anleitung der Kolleg*innen, die schnell gelebte Einbindung in das Tagesgeschäft sowie das Selbststudium von iXHaus WiKi konnte ich mir schnell einen ersten Überblick über die Systemlandschaft verschaffen, um mich schrittweise in die Arbeitsabläufe einzuarbeiten. Das Zusammenspiel von Theorie und Praxis waren und sind dabei sehr hilf reich. So wurde ich von Anfang an, an die praktische Umsetzung von Kundenanfragen herangeführt und konnte das in der Theorie Erlernte unmittelbar anwenden. Dies führt dazu, dass sich mein Wissensstand täglich erweitert, was ich auch im Kundenkontakt positiv wahrnehme. WAS WAREN DEINE ERSTEN AUFGABEN/PROJEKTE UND WIE LAUFEN DIESE? Während meiner bisherigen Einarbeitungsphase habe ich innerhalb meines Teams Aufgaben im Maildienst übernommen sowie die Bearbeitung und Lösung von Kundenanfragen, die sich hauptsächlich noch im Bereich der Stammdaten bewegen. Die sehr schnel le Einbindung in die Aufgaben, Strukturen und Abläufe des Unternehmens und vor allem des Teams haben mich schnell „Fuß fassen“ lassen, meine tägliche Arbeit ist von einem hohen Praxisbezug und intensivem Kundenkontakt geprägt. Der regelmäßige Austausch mit meinen Kolleg*innen hilft mir sehr,

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von deren vorhandenem Wissen so wie deren Erfahrungen zu partizipieren und mir neben dem Selbststudium Wissen anzueignen, das es mir ermöglicht, Kundenanliegen bearbeiten zu können. Mein Umgang mit unseren Kunden wird hierbei mit zunehmender Erfahrung und Wissensaufbau ergebnisorientierter, was mir Stabilität und Freude an der Arbeit gibt. Hieran möchte und werde ich wei terarbeiten. HABEN SICH DEINE ERWARTUNGEN ERFÜLLT? Meine Erwartungshaltungen an CREM SOLUTIONS als neuen Arbeitgeber, an mein kollegiales Umfeld und an meine Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten haben sich bislang mehr als erfüllt. Die Symbiose aus Arbeit am System in einem modernen Umfeld und unmittelbarem Kundenkontakt macht mir große Freude, ich fühle mich bereits als fester Teil des Unternehmens und des Teams und freue mich, hier so schnell angekommen zu sein. Mir ist bewusst, dass ich noch viel an Wissen aufbauen muss, dies macht aber den Reiz aus und lässt jeden Arbeitstag spannend verlaufen. Die Entscheidung, zu CREM SOLUTIONS zu kommen, habe ich noch keinen Moment bereut. HAST DU KONKRETE ZIELE FÜR DIE NÄCHSTE ZEIT? Wie schon beschrieben, ist es für mich zunächst das vorrangige Ziel, so schnell wie möglich so viel Wissen wie möglich über ix-Haus aufzubauen und bereits bestehendes Wissen zu erweitern, um Kundenanfragen sicher, präzise und mit hoher Qualität bearbeiten zu können. Hierbei ist mir insbesondere wichtig, Zusammenhänge und Schnittstellen des Systems zu durchdringen, um nicht nur an der „Oberfläche“ zu arbeiten und beraten zu können. Perspektivisch kann dann ggf. auch der ein oder andere Input aus meiner langjährigen operativen Tätigkeit einfließen, um das System noch kundenorientierter zu entwickeln. Insofern möchte ich meinen Teil dazu beitragen, dass CREM SOLUTIONS als führende Lösungsanbieter durch mich auch so bei den Kunden repräsentiert wird und ich gemeinsam mit meinem Team eine hohe Kundenzufriedenheit erzielen kann. Zufriedene Bestandskunden sind nach meiner Einschätzung das Fundament eines jeden Unternehmens, aus dem weitere Vertriebserfolge für die Zukunft erwachsen können.

NEU: CONSULTING TIPP DES MONATS & MODUL DES MONATS Tipps zur iX-Haus Bedienung und was unsere Module können. Mit den CREM SOLUTIONS Consulting Tipps des Monats bekommen iX-Haus Nutzer so wie Interessenten jeden Monat einen wertvollen Tipp für die Bedienung von iX-Haus in einem kurzen Video bereitgestellt. Gleiches gilt beim Modul des Monats, in kurzen Videos stellen unsere Consultants jeden Monat eines unserer iX-Haus Erweiterungsmodule vor und erläutern schnell und einfach den Mehrwert, den Nutzer davon haben. Die Videos veröffentlichen wir über die sozialen Medien, auf Landingpages und natürlich auch auf YouTube. Wenn Sie mehr über die Nutzung von iX-Haus und unserer Module erfahren möchten, folgen Sie uns auf LinkedIn, abonnieren unseren Channel auf YouTube. Sie finden uns in beiden Welten unter CREM SOLUTIONS.

DAS VORHER KOMMUNIZIERTE ARBEITSLEBEN DECKT SICH SO SEHR PRÄZISE MIT DEM TATSÄCHLICHEN ARBEITSLEBEN JANIS, WIE WAR DEINE EINARBEITUNGSPHASE?

HABEN SICH DEINE ERWARTUNGEN ERFÜLLT?

Der Fokus meiner Einarbeitungsphase bestand darin, dass ich sofort in alle laufenden und neuen Projekte des Consulting-Teams (Smart Building) eingeführt und gebrieft wurde. Auch wenn ich anfangs natürlich nicht den ganzen Überblick hatte, konnte ich bereits in der ersten Woche bei der Software-Konfiguration für einen Kunden helfen. Learning by Doing ist hier wahrscheinlich die richtige Bezeichnung.

Kurzum: Ja. Crem Solutions hat sich präzise an das gehalten, was während des Recruiting-Prozesses kommuniziert wurde: Ein super organisiertes, professionell agierendes Unternehmen mit einem flexiblen Arbeitsmodell und einem Produkt (in diesem Kontext meine ich Cobundu Workplace), das im Markt wirklich ganz oben mitspielt. Das Team geht mit allen Herausforderungen ziemlich besonnen, ehrgeizig und positiv um. Ja, wir arbeiten hart – haben aber auch Spaß dabei. Das vorher kommunizierte Arbeitsleben bei CREM SOLUTIONS deckt sich so sehr präzise mit dem tatsächlichen Arbeitsleben.

E D JANIS HOPFER

SALES CONSULTANT SMART BUILDING SOLUTIONS

WAS WAREN DEINE ERSTEN AUFGABEN/PROJEKTE UND WIE LAUFEN DIESE? Die ersten Projekte waren die SetUps zweier Cobundu Workplace Kunden. Cobundu Workplace ist die Arbeitsplatz& Raumbuchungssoftware, die wir im Smart Building Team vermarkten. Im Zuge eines Software-Set ups wird nicht einfach nur ein System konfiguriert. Vielmehr besteht das Set up aus sehr viel Beratung, Koordination und extrem sorgfältiger Arbeit. Genau mein Geschmack... Gemeinsam mit dem Workplace Consulting Team konnten wir die Kunden mittlerweile komplett aufsetzen. Einer dieser Kunden hat jetzt sogar einen RollOut auf zwei weitere Standorte geplant, den wir vllt. sogar noch dieses Jahr ausführen. Das freut uns sehr.

HAST DU KONKRETE ZIELE FÜR DIE NÄCHSTE ZEIT? „Meine“ Ziele sind gleichzeitig die des Teams Smart Building Solutions: Den deutschen Markt von unserem Produkt begeistern, Consulting-Dienstleistungen im Rahmen von Software-Einführungen auf höchstem Niveau erbringen und der Arbeitswelt da draußen vorleben, dass hybride Arbeit, wie wir sie auch hier bei CREM SOLUTIONS umsetzen, tatsächlich funktioniert und wir die notwendigen Werkzeuge (Software & Consulting) dafür haben.

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IMPRESSUM CREM SOLUTIONS MAGAXIN Herausgeber: Crem Solutions GmbH & Co. KG Marketing Balcke-Dürr-Allee 1 40882 Ratingen E-Mail: marketing@crem-solutions.com Web: www. crem-solutions.com Verantwortlich: Philipp Spitz Redaktionsleitung: Philipp Spitz (pspitz@crem-solutions.com) Jens Hoffstiepel (jhoffstiepel@crem-solutions.com) Autoren: Jens Hoffstiepel, Philipp Spitz, Dr.-Ing. Christian Westphal Gestaltung/Layout: Carolin Trzaskowski (Grafiken: Freepik, Fotos: Unsplash) Druck: Aumüller Druck GmbH & Co. KG Auflage: 1500 ISSN (print): 2512-6113 ISSN (online): 2512-6121 Erscheinungsausgabe: 10/2022 Redaktionsschluss: 21. September 2022 © Crem Solutions GmbH & Co. KG, alle Rechte vorbehalten