Crem Solutions Magaxin 2022 - Auszug by CREM SOLUTIONS

CREM SOLUTIONS KUNDENMAGAZIN

MAGAXIN #6

SOFTWARELÖSUNGEN FÜR EINE BESSER GEBAUTE WELT

NEMETSCHEK GROUP

VOM DORNRÖSCHENSCHLAF ZUM WIRTSCHAFTSWUNDER? BLACKPRINTPARTNERS GMBH

40 JAHRE CREM SOLUTIONS

EIN RUNDER GEBURTSTAG

G U Z AUS

LIEBE LESER*INNEN, während ich dieses Editorial schreibe, sitze ich gerade im ICE von Frankfurt nach Düsseldorf. Warum ich diesen Text mit diesem zugegeben wenig spektakulären Einleitungssatz beginne, hat zwei wesentliche Gründe: Der erste Grund ist eher pragmatischer Natur. Ich bin auf der Rückreise von unserem Kundentag in Frankfurt und nutze einfach die Zeit, um diesen Text für Sie zu verfassen. Der zweite Grund ist, dass ich gerne die Frage aufwerfe, wie sehr sich die Arbeit bzw. die Art und Weise, wie wir sie bewältigen, in den vergangenen zweieinhalb Jahren verändert hat. Ganz sicher ist es so, dass Menschen auch früher schon Zugreisen dazu genutzt haben, einen gewissen Teil ihrer Aufgaben zu erledigen und die Zug reise dient in meinem Fall auch ledig lich als Platzhalter für die Tatsache, dass wir heute quasi von jedem Ort arbeiten können und dies auch tun. Hybrides Arbei ten ist die Zukunft, in unserem Unterneh men ist diese Arbeitsweise inzwischen Gang und Gebe. Viel mehr noch ist sie inzwischen quasi Voraussetzung, wenn es darum geht junge Nachwuchskräfte für unsere Organisation zu gewinnen. Im Rahmen unserer Kundentage und damit zurück zum Ausgang meines Textes, habe ich von vielen unserer Kunden und Partner erfahren, dass es bei ihnen ganz ähnlich aussieht. Was sich bei diesen Gesprächen herauskristallisiert hat, ist das es bei dieser Art zu arbeiten, neben dem entsprechenden Mindset der Führungskräfte, vor allem auf die technischen Voraussetzungen in den Unternehmen ankommt. Wenn Mitarbeiter im Homeoffice, im Café,

dem Co-Working-Space oder von wo aus immer sie gerade arbeiten, nicht die gleichen Bedingungen vorfinden, die sie bei der Arbeit im Büro hätten, wird es schwierig. Als Softwarepartner und Lösungsanbieter sehen wir uns natürlich in der Pflicht, unsere Kunden bei diesem Change-Prozess in die hybride Arbeitsweise zu begleiten. Mein Team und ich sind dafür bestens gerüstet - wir verfügen über das notwendige Know how - aus Projekten und eigenen Erfahrungen - und, das versteht sich von selbst, die richtigen Tools haben wir mit unse rem Lösungsportfolio auch in unserem Werkzeugkasten. In dieser Ausgabe finden Sie wieder eine Vielzahl an spannenden Artikeln rund um unsere Immobilienmanagementund Workplace Lösungen. Aber lesen Sie selbst und kommen mit Fragen und Anregungen gerne auf meine Kollegen und mich zu, wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen.

Herzliche Grüße

Ihr Christian Westphal

INHALT

SOFTWARE- LÖSUNGEN FÜR EINE BESSER GEBAUTE WELT INSIDE

OPERATE & MANAGE - NEWS AUS DER NEMETSCHEK DIVISION FÜR SMARTES IMMOBILIENMANAGEMENT INSIDE

VOM DORNRÖSCHENSCHLAF ZUM WIRTSCHAFTSWUNDER? INSIDE

WORKPLACE ANALYTICS FÜR DAS BÜRO - HYBRIDE ARBEITSWELT: FLEX WORK, FLEX DESK, FLEX OFFICE TRENDS

WARUM IST NEW WORK FÜR UNS OLD WORK? - SO, WIE ES WAR, SO WIRD ES NIE WIEDER SEIN PRODUKT

CASAVI & CREM SOLUTIONS - DIE IDEALE KOMBINATION FÜR VERNETZTES IMMOBILIENMANAGEMENT PRODUKT 22 DAS JAHRESRELEASE - iX-HAUS 20.22 PRODUKT 40 JAHRE CREM SOLUTIONS INSIDE

24 26

RT FACILITY MANAGEMENT - MIT DIGITALEN LÖSUNGEN IMMOBILIEN EFFEKTIV UND NACHHALTIG VERWALTEN PRODUKT 30 WORKPLACE ANALYTICS FÜR DAS TEAM - HYBRIDE ARBEITSWELT: FLEX WORK, FLEX DESK, FLEX OFFICE TRENDS

iX-HAUS HEIZKOSTEN PLUS- MIT WENIGEN KLICKS ZUR HEIZKOSTENABRECHNUNG PRODUKT 36 DIE NEUEN iX-HAUS MODULE 2022 - DAS FEATUREPAKET & CO. INSIDE

HYBRID WORKING - UNSER NEUES ARBEITSMODELL & VIELE TOLLE NEUE KOLLEGEN INSIDE

WORKPLACE ANALYTICS FÜR DAS TEAM

HYBRIDE ARBEITSWELT: FLEX WORK, FLEX DESK, FLEX OFFICE

DAS STREBEN, HERAUSFORDERUNGEN ZU MEISTERN UND DIE GRUNDSTEUERREFORM PRODUKT

ROUND TABLE - WIR SETZEN STANDARDS INSIDE

BEST PRACTICE - DIGITALE RECHNUNGSVERARBEITUNG IN DER IMMOBILIENWIRTSCHAFT PRODUKT 48 DIGITALE PROZESSE MIT iX-HAUS & DOCUWARE - EIN GESPRÄCH ÜBER DIE VERSCHIEDENEN MÖGLICHKEITEN KUNDEN 50 ALLPLAN DESIGN TO BUILD - EINE PLATTFORM FÜR DIE AEC-BRANCHE INSIDE

DIE PROZESSVIELFALT VON DOCUWARE PRODUKT

TOPAS PROPERTY MANAGEMENT - DOKUMENTENMANAGEMENT 4.0 MIT DOCUWARE KUNDEN

AXXERION - INTELLIGENTES CAFM DER NÄCHSTEN GENERATION PRODUKT

DIE ERSTEN 100 TAGE - NEU IM CREM SOLUTIONS-TEAM INSIDE 62

GASTBEITRAG

SOFTWARELÖSUNGEN FÜR EINE BESSER GEBAUTE WELT Die AEC/O-Industrie steht vor großen Herausforderungen: steigender Bedarf an Wohnraum gepaart mit steigenden Materialpreisen, fragile globale Lieferketten, eine größere Nachfrage nach Nachhaltigkeit und immer komplexere Projekte. Gleichzeitig ist die Produktivität der Branche in den letzten Jahren jährlich nur um ein Prozent gestiegen. Ich bin davon überzeugt, dass die Digi talisierung über den gesamten Lebens zyklus von Gebäuden - vom Entwurf über den Bau bis hin zum Management – für eine florierende Bauindustrie, die diesen Herausforderungen begegnet, unerlässlich ist. Innovative Technologien, Nachhaltigkeit und eine intelligente Verwaltung von Gebäuden müssen Hand in Hand gehen. SMART BUILDINGS GESTALTEN

YVES PADRINES CHIEF EXECUTIVE OFFICER, NEMETSCHEK GROUP 6

INSIDE

Heute fallen 80% der Kosten eines Gebäudes in der Betriebs- und Verwaltungsphase an, ein großer Teil davon ist dem Energieverbrauch zuzurechnen. Doch durch den Einsatz von Softwarelösungen können Gebäude viel effizienter und nachhaltiger verwaltet werden. In der Betriebsphase eines Gebäudes kann ein digitales Abbild des realen Gebäudes, d. h. ein digitaler Zwil ling, einen großen Mehrwert bie ten: Wenn alle Daten an zentraler Stelle gespeichert sind und den digitalen Zwilling „füttern“, können beispielsweise Wartungszyklen automatisch ge-

E D I S N plant werden. Zudem wird der Ener gieverbrauch an die verwendeten Materialien angepasst und verschiedene Nutzungs möglichkeiten des Gebäudes direkt si muliert. So kann die Nutzung des Gebäudes im Laufe der Zeit einfach angepasst oder erweitert werden. Mit Hilfe von Lebenszyklusdaten, künstlicher Intelligenz und digitalen Lösungen, die wichtige Betriebsprozesse vereinfachen oder automatisieren, können Gebäude nachhaltiger, ressourceneffizienter und intelligenter bewirtschaftet werden. In Kombination mit intelligenten Sensoren, intelligenten Dashboards und Daten analysen können die Nutzer*innen intelligente Gebäude und Arbeitsplätze schaffen und schnelle und fundierte Entscheidungen treffen. Mit unseren Marken CREM SOLUTIONS und Spacewell bieten wir bereits heute ganzheitliche Lösungen für den Betrieb und das Management von Gebäuden, indem wir nicht nur die Automatisierung von Betriebsprozessen, sondern auch das intelligente Raum- und Büromanagement abdecken.

Schon vor der Pandemie haben das Aufkommen von Coworking Spaces, die explosionsartige Verbreitung des Internets der Dinge (Internet of Things, IoT) und das wachsende Bewusstsein für das Potenzial von maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz zur Veränderung von Arbeitsabläufen zu Spekulationen über die Zukunft des Gebäude- und Arbeitsplatzmanagements geführt. Der Arbeitsplatz kann in einzigartiger Weise von der Fähigkeit der IoT-Sensoren und -Geräte profitieren, Daten nahezu in Echtzeit zu liefern. In Verbindung mit leistungsstarken Analysen ermöglicht dies Facility Manager*innen und Unternehmen, bessere Einblicke zu gewinnen und intelligentere Arbeitsabläufe zu schaffen. Belegung, Nutzung und Raumeffizienz können optimiert, die Raumluftqualität überwacht und Gesundheit verbessert werden, ebenso wie die Effizienz des Facility Service Management. Zudem kann die Energieeffizienz erhöht werden. In Zeiten des hybriden Arbeitens gewin-

nen diese Faktoren zunehmend an Bedeutung. Von einer auf die Menschen zugeschnittenen Gebäudesteuerung profitiert nicht nur die CO2-Bilanz eines Gebäudes, sondern auch die Menschen, die vor Ort ein optimal auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Umfeld vorfinden.

Die Digitalisierung bietet Facility Ma nager*innen, Hausverwalter*innen und global agierenden Immobilienunterneh men modulare und integrierte Softwarelösungen für das Immobilien-, Facility- und Arbeitsplatzmanagement (IWMS) sowie Werkzeuge für alle kaufmännischen Prozesse, auch die von Banken und Versicherungen. Die digitale Transformation bietet in nahezu allen Branchen immense Potenziale zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. Die Gründe, in der Betriebsphase eines Gebäudes auf digitale Lösungen zu setzen, sind vielfältig: Die Digitalisierung macht Arbeitsabläufe nicht nur einfa cher, sondern auch transparenter. Die Immobilienverwaltungssoftware unserer Marke CREM SOLUTIONS beispielsweise macht Informationen zu Mitarbeiter*innen oder Objekten in Sekundenschnelle abrufbar und vereinfacht oder automa tisiert fast alle Aufgaben im Immobilienmanagement. Mit Hilfe von digitalen Service- und Kommunikationsportalen in Verbindung mit einer Immobilienverwaltungssoftware kann zudem die Kommunikation mit Mieter*innen vereinfacht werden. Anfragen und Mitteilungen können schnell den jeweiligen Mie ter*innen und der zugehörigen Immobilie zugeordnet und bearbeitet werden. Nicht zuletzt vereinfacht das digitale Dokumentenmanagement interne Pro zesse und steigert so die Effizienz. So können beispielsweise die Ablage und Suche nach Dokumenten oder die Rechnungsfreigabe vollständig automatisiert werden und Informationen stehen jederzeit zur Verfügung. Digitale Prozesse sind auch für ein effizientes gewerbliches Immobilienma nagement unerlässlich. Dazu gehören alle Aufgaben rund um das Manage-

ES IST DIE AUFGABE DER UNTERNEHMEN, MITHILFE VON DIGITALEN TOOLS DIE EFFIZIENZ DER IMMOBI LIENBRANCHE ZU STEIGERN ment und die Verwaltung der Immobilie, die Erstellung von Abrechnungen und Rechnungen sowie die Buchhaltung eines Immobilienportfolios. Mit Hilfe von Softwarelösungen können diese Pro zesse automatisiert und entsprechend effizienter gestaltet werden. Das senkt nicht nur die Verwaltungskosten, sondern macht sie auch für beide Parteien transparenter: Für die Verwaltung und für die Mieter*innen. Darüber hinaus können digitale Tools beide Aspekte des Immobilienmanagements miteinander verbinden - die technische Seite, also Lüftung, Heizung, Instandhaltung, sowie die kaufmännischen Aspekte, wie Abrechnung und Verwaltung. Die Digitalisierung ist die Zukunft der Immobilienwirtschaft, sowohl im Hinblick auf innovative Managementansätze und interne Geschäftsprozesse als auch im Hinblick auf neu geschaffene oder verbesserte Dienstleistungen für Mie ter*innen, Eigentümer*innen oder Investor*innen. Es ist die Aufgabe der Unternehmen, mithilfe von digitalen Tools die Effizienz der Immobilienbranche zu steigern – und die Branche nachhaltiger zu gestalten.

INSIDE

NACHHALTIGKEIT GESTALTEN

DIE BAUBRANCHE IST EIN GUTES BEISPIEL FÜR VIEL UNGENUTZTES POTENZIAL FÜR GROSSE INNOVATIONEN

INSIDE

Digitale Werkzeuge im Allgemeinen sind ein wichtiger Wegbereiter für eine nachhaltigere AEC/O-Industrie. Die Digitalisie rung verändert die Art und Weise, wie wir unsere Gebäude planen, bauen und betreiben: Indem wir den Lebenszyklus eines Gebäudes als einen Zyklus betrachten, in dem Daten kontinuierlich gesammelt und wiederverwendet werden, entsteht eine ganzheit liche Sicht auf ein Gebäude (oder sogar einen Stadtteil oder eine Gemeinde) und seine Rohstoffe. Diese Arbeitsweise kann den Energie- und Ressourcenverbrauch während des gesamten Lebens zyklus eines Gebäudes reduzieren. Mit unseren Marken CREM SOLUTIONS und Spacewell können in der Betriebsphase integrierte Arbeitsplatzmanagementsysteme eingesetzt werden, um den Bedarf an Büroflächen besser zu ermitteln. So wird sichergestellt, dass nur die tatsächlich benötigte Fläche geplant wird – ein weiterer wichtiger Hebel für mehr Nachhaltigkeit. Als Nebeneffekt profitieren die Mitarbeiter*innen von einem positiven Arbeitsklima durch die richtige Tempe ratur und Belüftung - ermöglicht durch intelligente Gebäudelösungen.

Darüber hinaus minimiert unsere Tochtergesellschaft DEXMA, die zur Nemetschek-Marke Spacewell gehört, mit ihren intelligenten Energiedatenmanagement-Lösungen den ökologischen Fußabdruck von Unternehmen und Gebäuden. Durch die Nutzung von KI-basierten Daten erhal ten Eigentümer*innen und Betreiber*innen präzise Prognosen über das Verhalten ihrer Gebäude und können so Energiekosten senken. Die beiden He rausforderungen Digitalisierung und Nach haltigkeit gehen Hand in Hand – und die Baubranche ist ein gutes Beispiel für viel ungenutztes Potenzial für große Innovationen. INNOVATIONEN GESTALTEN Die Nemetschek Group mit ihren 13 Marken will ihre Kund*innen befähigen, die Welt zu gestalten. Eine perfekte Ergänzung zu unserem eigenen Portfolio – fast 25 Prozent des Umsatzes gehen in Forschung und Entwicklung – sind Deep-Tech-Start-ups. Indem wir in junge, lösungsorientierte Unternehmer*innen investieren, treiben wir Innovation, Digitalisierung und Effizienz in der Baubranche voran. Mit unserer Expertise

SymTerra investiert, eine Kommunikationsplattform für die Baubranche, die die Zusammenarbeit und die direkte Kommunikation auf der Baustelle verbessern soll. All diese Investitionen passen perfekt zu unserer Strategie, junge Unternehmen zu unterstützen, die den zukünftigen AEC/O-Markt gestalten und Innovationen vorantreiben. DAS METAVERSE MITGESTALTEN

können wir das Wachstum dieser Startups beschleunigen und First-to-MarketVorteile realisieren – insbesondere durch die Verbindung mit Lösungen unserer Marken. Auf der anderen Seite können wir unsere Erfahrungen mit neuen Ideen bereichern. Gemeinsam mit den StartUps können wir die Qualität des Bauens verbessern und bessere Gebäude planen, bauen und betreiben. In den letzten zwei Jahren haben wir in vier Start-ups von der Planungsphase bis zum Bau investiert: Sablono, eines der führenden deutschen Startups im Be reich digitaler Lean-Technologie für Bau unternehmen. Dann haben wir uns an einer Serie-B-Finanzierungsrunde von Reconstruct aus den USA beteiligt, einem führenden Anbieter von Software zur Qualitätskontrolle und Fortschrittsverfolgung aus der Ferne. Im vergangenen Dezember investierten wir in Imerso, ein norwegisches Startup-Unternehmen, das eine Plattform für digitale Zwillinge anbietet, um die Qualitätsüberwachung im Bauwesen durch eine Kombination aus fortschrittlicher künstlicher Intelligenz (KI), Realitätserfassung und BIM-Technologien zu automatisieren. In diesem Jahr haben wir zudem bereits in

E D

Innovation und Leidenschaft spielen auch im so genannten Metaverse eine wichtige Rolle. Die digitalen, dreidimensionalen Erlebniswelten müssen von Designer*innen und Produktionsfirmen geplant, gebaut und animiert werden – und dafür braucht es leistungsfähige, kreative Softwarelösungen. Als Grün dungsmitglied des Metaverse Stan dards Forum ist die Nemetschek Group an vorderster Front an der Entwicklung beteiligt. Gemeinsam mit Adobe, Epic Games, Meta, Microsoft, NVIDIA und anderen Gründungsmitgliedern will unsere Marke Maxon dazu beitragen, ein offenes Metaverse aufzubauen, das den Einsatz verschiedener Technologien wie interaktive 3D-Grafik, Augmented und Virtual Reality und mehr ermöglicht. Die hoch wertigen Tools unter dem Maxon-Produktdach, darunter Cinema 4D, Redshift, Red Giant und ZBrush, haben sich seit über 20 Jahren als Industriestandard für Motion Graphics, VFX, 3D-Sculpting und alle Arten der Visualisierung etabliert. Sie ermöglichen den Kund*innen bereits jetzt die Teilnahme am Metaverse, wie es derzeit existiert und wie es sich in Zu kunft entwickeln wird.

YVES PADRINES Yves Padrines wurde zum 1. März 2022 zum Vorstandsvorsitzenden (CEO) der Nemetschek Group bestellt. Neben der Leitung der gesamten Gruppe ist er für den wachstumsstarken Geschäftsbe reich Media & Entertainment (M&E) sowie Nemetschek Venture Investments verantwortlich und steuert die Fusions- und Akquisitionsaktivitäten. Bevor er zum CEO der Nemetschek Group ernannt wurde, war Yves Padrines Chief Executive Officer von Synamedia, einer Ausgliederung von Cisco im Besitz von Permira und Comcast/Sky, wo er erfolgreich den weltweit größten unabhängigen Anbie ter von Videosoftware für Pay-TV, Telekommunikation, Medien und OTT-Anbieter formte und transformierte. Davor war Padrines bei Cisco als Vice President of Global Service Provider EMEA für das gesamte Angebot von Cisco-Produkten und Dienstleistungen ver antwortlich. Er kam im Rahmen des Verkaufs von NDS zu Cisco, wo er in einer Reihe von leitenden Managementpositionen tätig war. Zu Beginn seiner Laufbahn war er bei PriceWaterhouseCoopers, Vivendi und bei der Gründung ei ner Musik-Online-Plattform in den USA tätig, die von Creative Labs unterstützt wurde.

Mehr Effizienz, neue Arbeitsweisen, mehr Nachhaltigkeit und mehr Kreativität – die Potentiale digitaler Werkzeuge sind enorm. Letztlich sind sie das Mittel der Wahl, um eine bessere Welt zu gestalten.

INSIDE

TEIL 1

WORKPLACE ANALYTICS FÜR DAS BÜRO HYBRIDE ARBEITSWELT: FLEX WORK, FLEX DESK, FLEX OFFICE WIE DIE BÜRONUTZUNG MITHILFE INTELLIGENTER WORKPLACE-TOOLS OPTIMIERT WERDEN KANN In den letzten Jahren hat sich die Arbeitswelt rasant entwickelt – Arbeitnehmer*innen verlangen nach mehr Flexibilität und moderne Arbeitsweisen erhalten dadurch den Einzug in viele Unternehmen. Die Co vid-Pandemie hat hier mitunter noch eini ge zusätzliche Steine ins Rollen gebracht. Aufgrund dieser Bewegung werden viele Unternehmen sich zunehmend der Bedeutung eines optimalen Arbeitsplatzmanagements für Büros, Flächen und ganzer Immobilien sowie des Wertes einer guten Arbeitsumgebung für die Produktivität ihrer Mitarbeiter bewusst. Für die Gestaltung zukunftsorientierter Arbeitsweisen werden digitale Workplace Management Lösungen damit zu einem entscheidenden Faktor – einerseits für die Umsetzung zukunftsorientierter Arbeitsmethoden in Büros und andererseits für die damit einhergehende kostenorien tierte Anpassung von Flächen.

TRENDS

MEHR MOBILES ARBEITEN UND WENIGER PRÄSENZARBEIT Mehr mobiles Arbeiten und weniger Präsenzarbeit ist in vielen Unternehmen heute an der Tagesordnung. Mit arbeiter*innen werden mit Blick auf diesen Trend zukünftig weniger in den Büros sein. “Weniger” ist hier der ent scheidende Begriff und soll meinen, das Büro als Arbeitsort fällt nicht komplett weg und bleibt ein wichtiger Bestandteil zukunftsorientierter Arbeitsweisen. Eine “No-Office-Philosophie” wird es wahrscheinlich eher selten geben. Denn der direkte Austausch mit Kolleg*innen, die Zusammenarbeit, die Kommunikation und die Interaktion stehen dem entgegen und bilden wichtige soziale Faktoren für ein funktionierendes Team. Das bedeutet, die unregelmäßige, flexi ble Inanspruchnahme von Büros und den dort vorhandenen Arbeitsplätzen steht bei der Nutzung der Arbeitswelt von Morgen im Vordergrund. Und das bedeutet weiterführend: Aufgrund

weniger regelmäßiger Belegung sowie fehlender Auslastung kann ungenutzte, überflüssige Fläche eingespart bzw. anders genutzt werden. DER EINSATZ MODERNER TECHNI SCHER MITTEL FÜR DAS FLÄCHENMANAGEMENT ALS VORTEIL Das Büro wird also noch lange nicht zum Auslaufmodell – hybride oder flexi ble Arbeitsweisen werden aber zu ei ner veränderten Nutzung und somit zu möglichen Anpassungen der Bürostruktur sowie der Bürogröße führen. Letzten Endes kommt dieser Trend den Unternehmen bei einem Einsatz moderner technischer Mittel für das Flächenma nagement sogar zum Vorteil – moderne Workplace Lösungen erlauben es, die Bürowelt entsprechend der veränderten Bedürfnisse anzupassen, sie flexibel nutzbar zu machen, um den Mitarbei ter*innen die neuen Arbeitsweisen zu ermöglichen und letzten Endes sogar Kosten für ungenutzte Fläche einzusparen.

S D N Daneben bringt die Umsetzung moder ner Arbeitsweisen Chancen für eine gute Positionierung auf dem Arbeitsmarkt mit sich - beispielsweise, um Mitarbei ter*innen zu binden, sie zu akquirieren oder sich im Ringen um Talente gut aufzustellen, indem Unternehmen sich an deren moderne Präferenzen für eine flexible Arbeitsweise orientieren. Das Ziel für Unternehmen sollte es also sein, die Entwicklung moderner Arbeitswei sen in ihrem Alltag zeitgemäß umsetzen zu können, dabei gleichzeitig von einer optimalen Büronutzung durch die Mitarbeiter*innen zu profitieren und bestmöglich Fläche einzusparen, die aufgrund einer geringeren Auslastung von Arbeitsplätzen eventuell überflüssig wird. Also: Drei Fliegen mit einer Klappe schlagen – und das funktioniert in diesem Fall wirklich.

gleichzeitig ihre Kosten für überflüssig angemietete Flächen zu reduzie ren oder diese Flächen anderweitig zu nutzen. Auf Grundlage reeller Nutzungs daten ihrer eigenen Büros können Unternehmen derartige Flächenanpassungen gezielt und schnell umsetzen. Wird beispielsweise ein Konferenzraum nur sehr selten benutzt oder ist er nie voll ausgelastet, kann dies anhand der erhobenen Daten aus dem Workplace System erkannt werden. Daraus resultierend können Nutzer*innen folglich Schlüsse sowie Aktionen ableiten und entscheiden, ob der Konferenzraum z.B. verkleinert oder gar ganz abgeschafft

DIE MODERNE ORGANISATION DER ARBEITSWELT

ANALYSE DER AUSLASTUNG SOWIE DIE FLEXIBLE NUTZUNG VON RÄUMEN

Für die hier notwendige “Neu-”Organi sation der Bürowelt und dem Streben nach einer optimalen Flächenauslastung, ist der Einsatz einer Workplace-Lösung von erheblichem Nutzen. Ein zukunfts orientierter, integrierter Ansatz beim digitalen Büro- und Arbeitsplatzmanagement mithilfe einer modernen Lösung, ermöglicht es den Unternehmen, mit den Entwicklungen in der Arbeitswelt Schritt zu halten und

wird und man auf eine Alternative zurückgreift. Die Bürowelt wird so explizit an die Bedürfnisse von Unternehmen und deren Mitarbeiter*innen ausgerichtet – einerseits für die optimale Umsetzung moderner, hybrider Arbeitsweisen im Alltag und andererseits für eine bessere Rentabilität ihrer genutzten Flächen. ANPASSUNGEN UND NUTZUNG BERUHEND AUF OPTIMALEN DATEN Um aber die vielen Vorteile des Einsat zes einer Workplace Lösung richtig zu nutzen, muss man die Herausforderung hinter den neuen Arbeitsweisen erkennen und die Merkmale der unterschiedlichen heute auf dem Markt erhältlichen Software verstehen. Die schlichte Einführung flexibler oder hybrider Arbeit in einem Unternehmen mit altgedienter Bürostruktur wird mitunter nicht funktionieren – neue Arbeitskonzepte benötigen eine Anpassung der Bürowelt und der Bürostruktur. Moderne Workplace Lösungen mit der Möglichkeit, Sensoren in das System zu integrieren, sind daher umfassender als ein einfaches Büroverwaltungs-Tool oder eine alleinstehende Raumbuchungssoftware. Mit einer dadurch ermöglichten steten “Daten-”Aktualität und sogar Echtzeitdaten sind sie den neuen Anforderungen an die moderne Arbeitswelt weitaus mehr an-

TRENDS

gepasst und ermöglichen die heute notwendige, Analyse der Auslastung sowie die flexible Nutzung von Räumen sowie Arbeitsplätzen und deren gezielte Anpassung. BÜROSTRUKTUR ANPASSEN Die modernen Tools realisieren einerseits eine “einfache” Reservierung so wie Buchung von Arbeitsplätzen oder Räumen durch die Mitarbeiter*innen (dazu mehr in Teil 2 dieses Artikels auf Seite 32). Andererseits erlauben sie dem Unterneh mensmanagement die optimale Analyse der Nutzung sowie der Auslastung von Büros für deren Anpassung, Umstrukturierung bzw. die Reduktion von nicht benötigter Fläche auf Grundlage konkreter Nutzungs- und Echtzeitdaten. Neben den “normalen” Reservierungsdaten im System können hier beispielsweise Sensoren integriert werden, die eine tatsächliche Anwesenheit oder sogar die Personenzahl in Räumen und an Arbeitsplätzen erkennen. Anhand der Erfassung und Analyse dieser reellen Nutzungsdaten zu Belegungstrends können die Unternehmen folglich nachvollziehen, wie sich die Belegungsmuster im Laufe der Zeit verändern, wie Räume oder Arbeitsplätze genutzt werden, ob sie ausgelastet sind oder ob schlichtweg zu viele oder zu wenige Arbeitsplätze eingerichtet sind. Das verschafft ihnen “regelmäßig” die Möglichkeit, die Bürofläche und die Raumaufteilung an den tatsächlichen Belegungsbedarf anzupassen oder ihre Miet- und Betriebskosten aufgrund eingesparter Fläche zu senken. Das Workplace System bietet damit eine effiziente Lösung für das Flächenma nagement und dient als Instrument, um ein besseres Umfeld für die Mitarbei ter*innen zu schaffen – und dass bei gleichzeitig möglicher Reduktion von Fläche, Miet- und Energiekosten. DIE EINSPARUNG VON ARBEITFLÄCHE UND ENERGIE - OPTIMALES FLÄCHENUND ENERGIEMANAGEMENT Stellt ein Unternehmen demnach beispielsweise eine geringere Belegung von Arbeitsplätzen aufgrund der Abschaffung einer Anwesenheitspflicht im Büro fest, kann z. B. die Anzahl der

TRENDS

DIE TATSÄCHLICHE AUSLASTUNG IST IN JEDEM UNTERNEHMEN INDIVIDUELL Arbeitsplätze reduziert werden. Dabei ermöglicht die Workplace Lösung den Mit arbeiter*innen, trotzdem unkompliziert auf eine geringere Anzahl an Plätzen zurückzugreifen, die einfach über das digitale System buchbar sind – sei es auf dem Smartphone, dem PC oder in Büros verbauten Touchpoints. Die mögliche Einsparung von Arbeits plätzen und Fläche ist jedoch individuell und nicht in jedem Unternehmen gleich: Es wurde zwar bereits vor einigen Jahren festgestellt, dass der durchschnittliche Belegungsgrad von Büros und Arbeitsflächen aufgrund unterschiedlicher Faktoren wie z. B. Außendiensttätigkeiten und hybriden Arbei tens bei ca. 50 Prozent liegt, aber die tatsächliche Auslastung ist in jedem Unternehmen individuell. Eine optimale, gezielte Anpassung der Arbeitsfläche kann daher nicht auf Schätzungen oder Erfahrungswerten beruhen und nur auf Grundlage wahrhaftiger Daten erfolgen. Diese wertvollen Daten für die individuelle Analyse liefern moderne Wokplace Lösungen. Ein wichtiger Faktor, denn die Miet- sowie die Betriebskosten für genutzte Immobilien gehören häufig zu den größten Ausgaben von Unterneh men - hier schlummert vielerorts also erhebliches Einsparungspotenzial.

Planung der Energieversorgung sowie die optimale Organisation von FMDienstleistungen - ausgerichtet an den tatsächlichen Bedarf sowie der Nutzung von Gebäuden, ihren Räumen, Arbeits plätzen und der Nutzer*innen. Wenn ein Raum zum Beispiel tagsüber überhaupt nicht genutzt wurde, muss auch kein Reinigungspersonal eingesetzt werden. Wenn ein Raum nicht gebucht wird, muss er nicht klimatisiert oder geheizt werden. Eine einfache Rechnung, bei der dank dieser intelligenten Dienste, Betriebskosten gesenkt werden. UMFASSENDE ANALYSE ZIELTE PLANUNG

UND

Das Workplace System dient also letzt endlich nicht nur dem Flächenma nagement im Sinne der Raum- oder Arbeitsplatzbuchung, auch wenn es hier entscheidende Vorteile bietet. Es ist vielmehr ein umfassendes System, dass neben der einfachen Raum- bzw. Arbeitsplatzbuchung auch die umfassende Analyse der Büronutzung und die darauf abgestimmte Planung der benötigten Bürowelt für die optimierte Nutzung ermöglicht. Die Größenordnung kann dabei variie ren und intelligente Workplace Lösungen sind daher individuell skalierbar - von der Verwaltung einiger weniger Arbeitsplätze über das Management eines Büros, bis hin zur Verwaltung eines großen, verteilten Immobilienportfolios. Immer umfasst es alle Prozesse, die das Leistungsniveau von Arbeitsplätzen und ganzer Gebäude verbessern, von der strategischen Planung bis hin zur ope rativen Nutzung von Räumen, Plätzen oder der Ausrüstung.

täten, die eine Optimierung der Arbei tsflächen ermöglichen, einschließlich der tatsächlichen Nutzungsdaten sowie der Koordinierung aller mit der Entwicklung des Unternehmens verbundenen Änderungen. Durch den Einsatz einer derart inte grierten Lösung mit realen Nutzungsdaten können all diese Entwicklungen berücksichtigt werden, um die am besten geeigneten strategischen Ent scheidungen zu treffen. Anhand der expliziten Analysedaten ermöglicht das System so z.B. auch die Vorwegnahme künftiger Bedarfe durch die Ausarbeitung verschiedener Szenarien auf die möglichen Entwicklungen und Ziele des Unternehmens abgestimmt. Die Workplace Lösung wird so zu einem wesentlichen Instrument, um sicherzu stellen, dass sowohl das Unternehmen als auch seine Mitarbeiter*innen von der Einführung neuer Arbeitsweisen profi tieren. Das Ergebnis ist ein effektives Management der Arbeitsumgebung - immer auf Grundlage von Analysen reeller Nutzungsdaten und den daraus entwickelten Strategien für die Planung, die Anpassung und die Verwaltung von der Fläche in Abhängigkeit von Auslastung und Kosten. Wie alle Nutzer*innen sowie Mitarbei ter*innen sich bei der Anpassung bzw. Reduzierung von Flächen und Arbeits plätzen im Zuge der Umsetzung mo derner Arbeitsweisen dennoch unkompliziert im Büroalltag zurechtfinden und immer den für sie passenden Arbeitsbereich finden, erfahren Sie in Teil zwei dieser Artikelreihe auf Seite 28.

S D N E Besonders mit Hinblick auf die steigenden Energiekosten ermöglicht der Einsatz eines modernen Workplace Systems Unternehmen eine bessere

Das Workplace System ermöglicht mit seinen Tools eine mittel- und langfristige Abstimmung von Unternehmensstrategien auf die Arbeitswelt. Viele Parameter beeinflussen dieses Umfeld: Wachs tum, neue Märkte, Veränderungen in der Belegschaft, Unternehmenszusammenschlüsse usw. genau darauf ausgelegt ermöglicht die Lösung eine kontinuierliche Analyse der Auslastung, um die Umsetzung neuer Strategien zu gewährleisten, und diese folglich gegebenenfalls schnell anzupassen. Dieser Analyseprozess integriert alle Aktivi-

TRENDS

ROUND TABLE

WIR SETZEN STANDARDS Wieder liegt ein ereignisreiches Jahr hinter uns, das gilt natürlich auch für unsere Produktmanager. Das von Holger Leibling geleitete Team hat die zurückliegenden zwölf Monate, die seit unse rem letzten Round Table-Gespräch vergangen sind, wie immer bestmöglich genutzt und viele iX-Haus Anpassungen und Optimierungen konzipiert und mit unserem Development-Team umgesetzt. Vieles davon im Standard, jedoch alles andere als Standard.

Philipp Spitz - Head of Marketing & Communication

Was das im Detail für unsere iX-HausKunden heißt & wie sie davon profitieren können, erfahren Sie, liebe Leser, in unse rem Round-Table-Gespräch zwischen unseren Produktmanagern Holger Leibling, Oliver Skowronek, Martin Köhn und Oliver Pomp sowie Philipp Spitz, Head of Marketing & Communication. Philipp Spitz: Liebe Kollegen, schön, dass Ihr euch wieder die Zeit nehmt, um mit mir über alles Neue rund um unser iX-Haus zu sprechen und den Lesern so ei nen Blick „Hinter die Kulissen“ gebt. Wenn ich die Zeit, die seit unserem letzten Gespräch vergangen ist, gedanklich Revue passieren lasse, kommt mir als erstes das Thema EED-Novellierung in den Sinn. Dieses Thema hat Euch doch sicher intensiv beschäftigt, oder? Oliver Skowronek: Das kann man so sagen. Die Energieeffizienz-Richtlinie der EU, kurz EED, definiert die Anforderung an die Fernablesbarkeit von Zählern und Heizkostenverteilern für die Wärme-, Kälte- und Wasserversorgung. Wir haben in dem Kontext das Erweiterungsmodul „EED On Site Role“ entwickelt. Im Zuge der regel mäßigen Bereitstellung von Verbrauchs informationen an die Mieter ist es notwendig, die Messdienst leister zeitnah über Belegungswechsel zu informieren. Das geht perfekt mit dieser Schnittstelle und spart viel Zeit gegenüber der manuellen Erfassung in den Portalen der Messdienstleister- Mit dem iX-Haus plus Scheduler kann dieser Prozess sogar vollautomatisiert werden. Philipp Spitz: Wenn wir über Erweite rungen mit einem regulativen Hinter grund sprechen, fällt mir auch die diesjährige Grundsteuerreform ein. Ich weiß,

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E D I S N EINE BESONDERE STÄRKE SPIELT UNSERE GRUNDSTEUERLÖSUNG BEI DER KOMPLEXEN PRÜFUNG AUS

dass Ihr euch im Produktmanagement besonders umfassend mit diesem Thema auseinandergesetzt habt. Könnt Ihr hier etwas mehr ins Detail gehen?

Oliver Pomp: In der Tat Philipp, die Grundsteuerreform ist ein riesiges Thema. Uns ist es wichtig, unsere Kunden hierbei zu unterstützen, zumal ja eine ganze Menge an Daten hierzu bereits in iX-Haus erfasst sind. Wir sollten nicht vergessen: Es geht ja nicht nur um die Erst-Meldung bis Ende Oktober 2022, sondern auch um die turnusmäßigen Folgemeldungen. Eine besondere Stärke spielt unsere Grundsteuerlösung bei der komplexen Prüfung aus, ob bei baulichen Veränderungen oder geänderten Vermietungssituation eine Änderungsmeldung erfolgen muss. Der Erwerb unseres Grundsteuerlösung hilft unseren Kunden also ganz aktuell, ist aber auch ein schlaues Invest in die Zukunft. Philipp Spitz: Wow, das sind schon mal zwei große Themen. Was gibt es denn sonst noch an spannenden Neuerungen im iX-Haus? Holger, erzähl uns doch von weiteren Highlights. Holger Leibling: Sehr gerne. Unser Featurepaket 20.22 ist dieses Mal ein besonderer Knaller. Die Saldenvorträge eines Kontos werden bei meh reren SAVO-Läufen einfach aktualisiert, das erhöht die Übersichtlichkeit des Kontoauszugs. Im Zusammenspiel mit dem Scheduler brauche ich mich nicht mal mehr um Aktualität der Sach- und Personenkontensaldovorträge zu kümmern. Eine weitere große Vereinfachung ist es, dass man einer Sollart je Finanzbuchhaltung abweichende Forderungs-

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Das Team Produktmanagement. Von links: Martin Köhn. Holger Leibling, Oliver Skowronek und Oliver Pomp und Ertragskonten zuor dnen kann. Buch halterische Notwendigkeiten lassen sich so umsetzen, ohne die Sollarten unnötig aufzublähen. Das absolute Highlight des Featurepakets sind für mich die dynamischen Beteiligungs kreise. Ganz vereinfacht gesagt, kann ich komplexe Beteiligungskreise über mehrere Gebäude und / oder Flächen arten automatisch aktuell halten. Das schont die Nerven der Anwender, da sich bei Flächenteilungen u.a. die Pro zesse vereinfachen und zudem wird die Datenqualität spürbar verbessert. Philipp Spitz: Das klingt schon mal spannend. Jetzt kennen wir uns ja auch schon ein paar Tage und daher weiß ich, dass Du ein großer Fan von vermeintlich „kleinen Themen“, die einen großen Effekt auf das Anwendererlebnis haben, bist. Holger Leibling: Ja, das stimmt. Häufig lösen solche quick wins einen AhaEffekt beim User aus. So kann man in die iX-Haus Favoriten jetzt auch iX-Haus

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plus Module aufnehmen und aus den Favoriten heraus eine neue Session starten. Als weiteres Themen möchte ich hier die Projektbudgetsperre nennen, die sich mit einem Klick aktivieren lässt. Unsere zahlreichen Nutzer des Schedulers werden sich über die vielen neu verfügbaren Aufgaben freuen, insb. Saldenvorträge, WKZ-Buchungslauf, Erstellung Mahnvorschlagsliste, Ge nerierung der Verwaltergebühren und Verwaltungsabrechnungen in Excel. Philipp, lass mich noch einen big win für unsere Kunden mit Sondereigentumsverwaltung nennen: Das Führen von separaten Bankkonten für Kapital anleger geht jetzt auch ohne Objekte je Kapitalanleger, eine große Erleichte rung. Philipp Spitz: Das gefällt mir schon sehr. Gibt es noch mehr Neues? Oliver Skowronek: Stolz bin ich auf die Neuauflage unserer Heizkosten-Schnittstelle. Die Schnittstelle ist im Handling richtig klasse geworden.

den Messdienstleistern, die Dateien werden direkt an den Messdienstleister geliefert bzw. abgeholt. Auch hier gilt wieder: In Verbindung mit dem iX-Haus plus Scheduler kann dieser Prozess so gar vollautomatisiert werden. Über das Modul „EED On Site Role“ haben wir bereits gesprochen. Philipp Spitz: Energie ist, aus Gründen, ein absolutes Zeitgeist-Thema. Seit ei nigen Jahren ist die Bereitstellung des Energieausweises ja verpflichtend bei der Neuvermietung oder dem Verkauf. Ich weiß, dass wir auch dafür jetzt eine schlanke Lösung in iX-Haus realisiert haben. Martin Köhn: Das stimmt. Mit dem Modul „Energieausweis“ haben unsere Anwender auch diese Information zu ihren Immobilien zentral in iX-Haus verfügbar. Zudem erinnert das Modul rechtzeitig an auslaufende Energieausweise. Das Modul Energieausweise bie tet noch einen besonderen Clou: Bei der Erstellung der Mietverträge über die Vertragsvorerfassung wird der Energieausweis automatisch mit angefügt. Zudem haben wir eine wichtige Ergänzung für komplexere Objekte mit integriert: Es werden mehrere Heizkreise je Objekt unterstützt. WEG-Verwalter werden sich freuen, dass im Fall der Vermietung die Mieter als Nutzer im M-Satz ausgetauscht werden. Ganz neu ist zudem die Möglichkeit zur Erfassung von Kosten- und Brennstoffarten (B/KSatz). Und das alles ist im Standard für unsere Kunden verfügbar.

E D Philipp Spitz: Gibt es denn neben dem umfangreichen Standardfunktionen auch Erweiterungsmodule zur Heizkosten-Schnittstelle, die unsere Kunden integrieren können? Oliver Skowronek: Ja, das ist ein guter Hinweis. Bereits bei vielen Kunden im Einsatz ist das Modul „Integrierter Druck Heizkostenabrechnung“, damit wird die Heizkostenabrechnung automatisch beim Druck der Abrechnung zusor tiert und archiviert. Mit der Erweiterung „Webservice Dokumente“ entfällt der manuelle Austausch der Dateien mit

Philipp Spitz: Klasse. Das sind wieder wahnsinnig tolle Features, die unseren Kunden das Arbeitsleben deutlich erleichtern. Holger, hast Du noch einen abschließenden Tipp für unsere Kunden, um die Potentiale des Jahresupdates möglichst einfach zu heben? Holger Leibling: Selbstverständlich gerne. Unsere Consulting-Team brennt darauf, Sie hierbei zu unterstützen. Die Kollegen filtern schon vor, was für Ihr Haus besonders wichtig sein könnte, und stellen Ihnen das dann kompakt vor. So können Sie leicht entscheiden, was konkret genutzt werden soll – meist ein guter Mix aus quick wins und big wins, wenn ich das mal so salopp nennen darf. Zudem finden Sie in unserer Crem Academy Tutorials zum Jahresrelease und vielem mehr.

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Philipp Spitz: Liebes PM-Team, vielen Dank für den Einblick und die vielen Infos die ihr unseren Lesern zur Verfügung gestellt habt.

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IMPRESSUM CREM SOLUTIONS MAGAXIN Herausgeber: Crem Solutions GmbH & Co. KG Marketing Balcke-Dürr-Allee 1 40882 Ratingen E-Mail: marketing@crem-solutions.com Web: www. crem-solutions.com Verantwortlich: Philipp Spitz Redaktionsleitung: Philipp Spitz (pspitz@crem-solutions.com) Jens Hoffstiepel (jhoffstiepel@crem-solutions.com) Autoren: Jens Hoffstiepel, Philipp Spitz, Dr.-Ing. Christian Westphal Gestaltung/Layout: Carolin Trzaskowski (Grafiken: Freepik, Fotos: Unsplash) Druck: Aumüller Druck GmbH & Co. KG Auflage: 1500 ISSN (print): 2512-6113 ISSN (online): 2512-6121 Erscheinungsausgabe: 10/2022 Redaktionsschluss: 21. September 2022 © Crem Solutions GmbH & Co. KG, alle Rechte vorbehalten