El Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito y Servicios Varios “Santa María Asunción” Responsabilidad Limitada
CONSIDERANDO:
Que las buenas prácticas de Gobierno Cooperativo son necesarias para una mejor toma de decisiones en la Cooperativa.
CONSIDERANDO:
Que el fondo de Garantía MICOOPE aprobó la Norma Específica de Gobierno Cooperativo la cual orienta a las Cooperativas en la implementación de mejores prácticas de Gobierno Cooperativo.
CONSIDERANDO:
Que es indispensable garantizar la transparencia en las actuaciones de los órganos directivos, equipo gerencial y los colaboradores en general, independiente de su nivel o posición jerárquica.
POR TANTO:
De conformidad con el artículo No. 36, inciso c), del estatuto de la Cooperativa de Ahorro y Crédito y Servicios Varios “Santa María Asunción” Responsabilidad Limitada.
ACUERDA:
Aprobar el presente:
“Manual de Gobierno Cooperativo”
Código: GG-MAN-V01-2024
Acta: 101-2024
Diciembre 2024
I. INTRODUCCIÓN
II. OBJETIVO
III. FUNDAMENTO LEGAL
IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN
V. PRELACION
VI. DEFINICIONES
VII. DEL GOBIERNO COOPERATIVO
A. PRINCIPIOS Y VALORES
1. Principios y Valores Cooperativos
2. Principios del Buen Gobierno Cooperativo
3. Principios de Acción
B. NORMAS DE CONDUCTA
1. Protección del Patrimonio
2. Evitar los Conflictos de Intereses
3. Prohibición de Enriquecimiento Ilícito
4. Cumplimiento de Normas
5. Uso eficiente de los Recursos
6. Igualdad en la Prestación de Productos y Servicios
7. Confidencialidad de la Información
8. Conducta en Reuniones
C. DE LA VERIFICACIÓN DE CALIDADES DE LOS ÓRGANOS DIRECTIVOS
D. INDEPENDENCIA DE FUNCIONES Y ATRIBUCIONES
E. ESTRUCTURA
1. Asamblea General de Asociados
2. Consejo de Administración
3. Comisión de Vigilancia
4. Equipo Gerencial
5. Auditoría
6. Departamento de Riesgos
7. Departamento de Cumplimiento
8. Comités y Mesas Técnicas
F. ACCESO A LA INFORMACIÓN
1. Información Pública
2. Información Privilegiada
3. Requerimientos Externos de Información
4. Medios de Comunicación
G. RENDICIÓN DE CUENTAS
1. Informe de Gobierno Cooperativo
2. Memoria De Labores
H. EVALUACIÓN
1. Autoevaluación de los Órganos de Directivos
2. Evaluación de Equipo Gerencial
3. Evaluación de Comités
I. REMUNERACIONES
J. DE LAS SANCIONES
K. DESCRIPTORES DE PUESTOS
1. Gerente General
2. Auditor Interno
3. Colaboradores que Reportan Directamente al Gerente General
4. Colaboradores
L. PLAN DE SUCESIÓN
1. Del Gerente General y Ejecutivos a Nivel Gerencial
2. De los Puestos Clave
M. CONFLICTOS DE INTERÉS
N. RELACIONES CON GRUPOS DE INTERÉS
1. Relación con los Asociados
2. Relación con los Colaboradores
3. Relación con los Proveedores
4. Otros
IX.
X. VIGILANCIA Y CUMPLIMIENTO
XI. ACLARACIONES E INTERPRETACIONES
XII. MODIFICACIONES
XIV.
I. INTRODUCCIÓN
A lo largo del tiempo, las instituciones financieras han adoptado prácticas con el propósito de salvaguardar la confianza de sus usuarios en relación con los productos y servicios que ofrecen. Estas prácticas han evolucionado hasta conformar sistemas de alta complejidad, en los cuales incluso los gobiernos nacionales participan activamente a través de sus respectivas entidades reguladoras, de supervisión y de control, lo que responde a estar anuentes a cualquier vulnerabilidad en el sistema financiero que pueda desencadenar desafíos económicos sustanciales en la población.
En el núcleo de las operaciones financieras radican principios de gobernanza que establecen un conjunto de normas, criterios y directrices, las cuales deben guiar las decisiones de una entidad financiera. El foco de estas directrices se orienta hacia la protección de los intereses de la institución por encima de los intereses individuales de cada asociado, colaborador o directivo.
Bajo esta perspectiva, cada entidad financiera asume un compromiso social y sus órganos de gobierno deben asegurar la sostenibilidad a largo plazo y el cumplimiento de su misión institucional. En este contexto, los principios fusionados con el movimiento cooperativo, multiplican los resultados, y esta naturaleza potencializa el desarrollo y crecimiento de los asociados como prioridad.
El presente Manual de Gobierno Cooperativo, proporciona una guía precisa para la administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito y Servicios Varios “Santa María Asunción”, Responsabilidad Limitada. Su finalidad reside en la consolidación y el aseguramiento de la sostenibilidad a largo plazo de la Cooperativa, salvaguardando al mismo tiempo el cumplimiento de los principios y valores del cooperativismo, así como la promoción del desarrollo de los asociados, sus familias y comunidades.
A través de la implementación del presente Manual de Gobierno Cooperativo la Cooperativa está dando pasos significativos hacia la mejora y sostenibilidad de los beneficios proporcionados a sus asociados.
II. OBJETIVO
1. Incrementar la confianza de los diversos grupos de interés en la Cooperativa.
2. Asegurar un adecuado equilibrio en el funcionamiento de la Asamblea General de Asociados, Consejo de Administración, Comisión de Vigilancia y el Equipo Gerencial como principales órganos de gobierno de la Cooperativa.
3. Velar por la existencia de transparencia entre los diversos órganos de gobierno de la Cooperativa, generando información relevante, oportuna, fiable y verificable, minimizando conflictos de interés en esta.
4. Buscar la trascendencia y crecimiento institucional en el largo plazo para llevar los beneficios de la Cooperativa a nuevas generaciones de asociados.
III. FUNDAMENTO LEGAL
1. De conformidad con los estatutos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito y Servicios Varios “Santa María Asunción”, Responsabilidad Limitada.
2. Ley General de Cooperativas y su Reglamento.
3. Norma Específica de Gobierno Cooperativo.
IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente Manual de Gobierno Cooperativo aplica a todas las actuaciones de la Cooperativa y cada una de sus agencias, extendiéndose a sus órganos de gobierno y demás colaboradores sin distinción de nivel o posición jerárquica, con el fin de que la actuación de la institución, se ajuste a los principios universales del cooperativismo y todos aquellos adoptados por esta, la ética empresarial y las buenas prácticas.
V. PRELACION
El Manual de Gobierno Cooperativo complementará el conjunto de herramientas administrativas de control que la Cooperativa ya posee como códigos, políticas, reglamentos, manuales, entre otros; al mismo tiempo que no limitará ni imposibilitará que estos instrumentos puedan ser sustituidos, ampliados o modificados en el futuro de acuerdo con las necesidades administrativas de la Cooperativa.
En caso de discrepancias, el Manual de Gobierno Cooperativo tendrá prelación respecto al contenido de los documentos oficiales anteriores o posteriores a este, excepto del Estatuto de la Cooperativa.
VI. DEFINICIONES
Las definiciones expuestas a continuación tienen como propósito apoyar la comprensión del documento en las dimensiones que cada concepto tiene para la Cooperativa.
1. Asamblea General de Asociados: Es el órgano máximo de la Cooperativa. También se le denominara como Asamblea o Asamblea General.
2. COOPSAMA R. L.: Hace referencia a la Cooperativa de Ahorro y Crédito y Servicios Varios “Santa María Asunción”, Responsabilidad Limitada, también se entenderá que es la misma institución cuando se haga referencia de la Cooperativa o COOPSAMA.
3. Colaboradores: Son todas aquellas personas, empleados, que tienen un contrato laboral vigente con la Cooperativa, independiente a su plazo y jerarquía.
4. Comisión de vigilancia: Es el órgano encargado del control y fiscalización de la Cooperativa.
5. Conflicto de interés: Es aquella situación en la que la toma de decisiones y juicio profesional de un colaborador o directivo de la Cooperativa podría estar influenciada por un interés o beneficio personal o de otra persona o grupos de interés.
6. Consejo de Administración: Es el órgano ejecutivo de la Cooperativa encargado de la dirección y responsable de cumplir con los objetivos de la institución.
7. Control interno: Conjunto de reglas y controles que rigen la estructura organizacional y operativa de la Cooperativa, incluidos procesos de notificación y las funciones de administración de riesgos, cumplimiento y auditoría interna.
8. Cohecho pasivo: Es cuando un empleado, directivo u otra persona que actúe en representación de la Cooperativa, solicite, acepte o reciba un beneficio indebido, como dinero, regalos u otros favores a cambio de realizar, omitir o favorecer a otro.
9. Directivos: Son los miembros del Consejo de Administración y de la Comisión de Vigilancia. También se les denominará Órganos Directivos, indistintamente.
10. Duplicidad de funciones: La duplicidad de funciones se refiere a la ejecución simultánea de un mismo proceso por múltiples personas, departamentos, comités o mesas técnicas, sin aportar valor a la Cooperativa y generando burocracia, desorganización, interferencia o deficiencias.
11. Equipo gerencial: Se refiere a la Gerencia General, Gerencia Administrativa Financiera, Gerencia de Negocios y otras gerencias.
12. Gerente General: Es el responsable administrativo de la operatoria de la Cooperativa y ejecutor de la estrategia.
13. Grupos de interés: Es el conjunto de personas individuales o jurídicas cuyas características de orden e interés común permiten considerarlos como beneficiarios de la continuidad de la Cooperativa.
14. Gobierno Cooperativo: Es el conjunto de normas que regulan las relaciones entre los grupos de interés y la Cooperativa, que proporcionan la estructura a través de la cual se establecen los objetivos de la Cooperativa.
15. Normativa: Hace referencia a códigos, políticas, reglamentos, manuales u otros documentos que contengan lineamientos.
16. Órganos de Gobierno: Se refiere a la Asamblea General de Asociados, Consejo de Administración, Comisión de Vigilancia, Equipo Gerencial, Auditoría Interna, Departamento de Riesgos, Departamento de Cumplimiento, comités y mesas técnicas.
17. Partes interesadas: También llamados stakeholders, son todas aquellas personas individuales o jurídicas, que tienen interés en la Cooperativa y buscan estar involucradas o conocer las decisiones o dirección de la institución.
18. Persona vinculada: Es una persona que tiene una relación financiera o un vínculo contractual con la Cooperativa, puede ser un asociado, proveedor, colaborador con un puesto clave, un directivo de la Cooperativa, entre otros que generen un expediente al inicio de su relación con la Cooperativa.
19. Reunión: Es una sesión de dos o más personas para tratar asuntos particulares de la Cooperativa.
VII. DEL GOBIERNO COOPERATIVO
El buen Gobierno Cooperativo es el sistema mediante el cual se dirige y controla la gestión de los negocios cooperativos, estableciendo responsabilidades entre las diversas partes involucradas en la organización como los Órganos de Gobierno, colaboradores de la Cooperativa y demás partes interesadas, definiendo las reglas y los procedimientos para la toma de decisiones en dichos negocios.
Por consiguiente, el buen Gobierno Cooperativo se compone de mecanismos, instrumentos y directrices generales, diseñados para garantizar la transparencia en las actuaciones entre los Órganos Directivos, Equipo Gerencial y demás colaboradores, y los grupos de interés en general de la institución, independientemente de su nivel o posición jerárquica.
A. PRINCIPIOS Y VALORES
1. Principios y Valores Cooperativos
Los valores cooperativos son cualidades y virtudes que orientan en la ejecución de las funciones de la Cooperativa y el comportamiento de quienes la integran; se encuentran inspirados en los principios cooperativos.
El conjunto de valores y principios que observa la Cooperativa estará dividido en tres bloques, los cuales deberán establecerse en el Código de Ética de la Cooperativa.
El primer bloque contendrá los valores y principios de carácter universal, los cuales son homogéneos al movimiento cooperativista internacional; el segundo bloque tendrá los valores devenidos por su afiliación al Sistema MICOOPE que complementan el actuar de la Cooperativa dentro del marco guatemalteco. Mientras el primer grupo tiende a ser constante, el segundo está sujeto a revisiones que amplíen o mejoren el alcance de su definición, así como relevancia dentro del contexto nacional. El tercer bloque establecerá los valores y principios con los que se identifican los colaboradores de la Cooperativa, manifestando un compromiso tanto con el cooperativismo como con el servicio y la excelencia.
2. Principios del Buen Gobierno Cooperativo
Para un buen Gobierno Cooperativo, COOPSAMA R. L. tomará además de los principios descritos en el Código de Ética, los siguientes:
Proteger los derechos de los asociados: Los derechos e intereses de los asociados deben estar protegidos adecuadamente incluido, el derecho de voz y voto, de elegir y ser elegido en las Asambleas Generales de Asociados como parte de los Órganos Directivos.
Asegurar el trato equitativo para todos los asociados: Manteniendo la condición de igualdad, equidad y evitar las prácticas de privilegio y conflictos de interés.
Reconocer los derechos de los grupos de interés: Reconocer que la Cooperativa tiene y debe defender sus propios intereses, pero además ser consciente que tiene relación con otros grupos los cuales deben conservar sus derechos estipulados por ley, principios de buena fe guardada y verdad sabida, y las buenas prácticas comerciales.
Promover la cooperación activa entre la Cooperativa y la comunidad: La Cooperativa reconoce que tiene una responsabilidad social con la comunidad y debe ser promotora de desarrollo e impacto positivo.
Asegurar la comunicación y transparencia de la información: Adoptar mecanismos para que la información se presente de forma confiable y precisa a modo de regular todas las operaciones de la Cooperativa, incluidos los informes de gestión y resultados, la situación financiera, la propiedad y el Gobierno Cooperativo, sin que ello vulnere la información privada y sensible de sus asociados.
Establecer el direccionamiento estratégico: La Cooperativa orientará la gestión y llevará los controles necesarios que permitan la eficacia de sus operaciones y la toma de decisiones oportunas por parte de los Órganos de Gobierno.
3. Principios de Acción
Los miembros del Consejo de Administración, Comisión de Vigilancia, Equipo Gerencial, Auditoría Interna, Departamento de Cumplimiento, Departamento de Riesgos e integrantes de los diferentes comités y mesas técnicas, en el actuar profesional respecto al cumplimiento de sus obligaciones para la Cooperativa, observarán los siguientes principios:
Todos ejercerán, ya sea en forma individual o colectiva, sus funciones siempre en el mejor interés de la Cooperativa y de los asociados.
Actuarán con diligencia y profesionalidad para asegurar la viabilidad de largo plazo de la Cooperativa.
c.
Manifestarán su lealtad anteponiendo los intereses de la Cooperativa ante cualquier interés particular.
d.
La interacción e interdependencia de todos, de forma individual y colectiva, se fundamentará en la confianza razonable en el sentido que todos cuidan y protegen los intereses de la Cooperativa.
B. NORMAS DE CONDUCTA
Los miembros de los Órganos Directivos, Equipo Gerencial, Auditoría Interna, Departamento de Cumplimiento, Departamento de Riesgos e integrantes de los diferentes comités y mesas técnicas, deberán observar las siguientes normas de conducta:
1. Protección del Patrimonio
Compromiso de anteponer los intereses institucionales a los intereses personales en el desempeño de sus funciones, por lo que protegerán en todo momento y en cada actuar y decisión los bienes, derechos y en general el patrimonio de la Cooperativa.
2. Evitar los Conflictos de Intereses
Compromiso de procurar evitar o abstenerse de realizar cualquier operación o tomar cualquier decisión que genere una situación de conflictos de interés en la Cooperativa.
3. Prohibición de Enriquecimiento Ilícito
Compromiso con la probidad e integridad en cualquier lugar y momento. Nadie deberá utilizar el tráfico de influencias o cohecho pasivo para fines propios o institucionales, tampoco se involucrará en malversación de fondos, participación directa o indirecta de negocios fraudulentos públicos o privados o cualquiera actividad reñida con la ley que dé como resultado el enriquecimiento ilícito.
4. Cumplimiento de Normas
Se deberá cumplir y velar porque se cumplan todas las políticas, códigos, reglamentos, manuales y otras normas vigentes en la Cooperativa. Promoverán y actuarán de acuerdo con el Código de Ética de la Cooperativa, buscando ser un buen ejemplo para todos los colaboradores y demás asociados. 5. Uso eficiente de los Recursos
Los recursos de la Cooperativa deberán tener un uso racional, mesurado y planificado. La austeridad en el gasto significa que toda erogación debe tener un fin que beneficie y sea de utilidad administrativa o financiera a la Cooperativa.
6. Igualdad en la Prestación de Productos y Servicios
Se velará porque todos los productos y servicios de la Cooperativa sean entregados y operados con absoluta probidad, transparencia y en condiciones de igualdad para quienes integran los Órganos Directivos, colaboradores y asociados en general, de tal forma que no exista favoritismo, privilegio o abuso de poder.
7. Confidencialidad de la Información
Administrarán de manera confidencial toda información a la que tengan acceso o que utilicen directamente en el desempeño de su cargo, asegurando la discreción y cuidando de no revelarla a terceras personas o instituciones a quienes no corresponda conocerla.
8. Conducta en Reuniones
Se actuará con buenos modales y de manera profesional durante las reuniones de trabajo, sean estas directivas u operativas, evitando en todo momento la utilización de expresiones vulgares o palabras o tonos que puedan perjudicar la moral o ser ofensivas para otros, incluyendo las interrupciones constantes o inadecuadas cuando otras personas estén en el uso de la palabra.
C. DE LA VERIFICACIÓN DE CALIDADES DE LOS ÓRGANOS DIRECTIVOS
La Cooperativa establecerá un programa de inducción estructurado para los nuevos miembros directivos del Consejo de Administración y de la Comisión de Vigilancia después de cada elección. Este programa deberá incluir una agenda detallada de actividades y temas que se abordarán durante el proceso de inducción.
El programa de inducción deberá observar los siguientes aspectos:
1. Introducción a la cultura y valores de la Cooperativa: El proceso de inducción debe incluir una presentación detallada de la cultura, la historia, los valores y los principios fundamentales de la Cooperativa y definidos en el Código de Ética, conforme lo descrito en el presente manual. Se debe enfatizar la importancia de la cooperación, la transparencia y el compromiso con los asociados y la comunidad.
2. Revisión de los Estatutos y normativa interna: Es esencial que los nuevos miembros directivos revisen y comprendan los Estatutos y demás normativa relevante de la Cooperativa, para que estén familiarizados con las reglas que rigen el funcionamiento y toma de decisiones de la Cooperativa; asimismo del marco jurídico vigente.
3. Gobierno Cooperativo: La capacitación para directivos en Gobierno Cooperativo abarcará temas como funciones y responsabilidades del Consejo de Administración, Comisión de Vigilancia y Comités, cumplimiento normativo, ética y transparencia en la toma de decisiones, gestión de conflictos de interés, autoevaluación del desempeño de los Órganos Directivos, relación con los asociados, partes interesadas y personas vinculadas, entre otros aspectos abordados en el presente manual.
4. Afiliación al Sistema MICOOPE: Dará a conocer las ventajas que tiene la Cooperativa al estar afiliada al Sistema MICOOPE, además de la estructura, composición, dinámica y estrategias del Sistema MICOOPE. Esto incluye también la información de las empresas e instituciones relacionadas como Seguros Columna, el Fondo de Garantía MICOOPE, FENAFORE y otras organizaciones ligadas al movimiento cooperativo de MICOOPE.
5. Contexto y desafíos del sector cooperativo: Los nuevos miembros deben recibir información sobre el contexto del sector cooperativo en el que opera la Cooperativa. Deben comprender los desafíos y oportunidades que enfrenta el sector y cómo la Cooperativa se posiciona en el mercado de intermediación financiera.
6. Planificación estratégica: Los nuevos miembros directivos deben conocer la misión, valores, objetivos e iniciativas estratégicas, proyectos y otros aspectos contenidos en el Plan Estratégico de la Cooperativa.
7. Conocimiento de la estructura organizativa: Los nuevos miembros deben conocer la estructura organizativa de la Cooperativa, incluyendo los diferentes departamentos y áreas de responsabilidad.
8. Presentación de informes financieros y de desempeño: Se debe proporcionar a los nuevos miembros una presentación de los informes financieros y de desempeño más recientes de la Cooperativa. Esto les permitirá comprender la situación financiera y operativa de la entidad.
9. Formación en responsabilidades y deberes: Los nuevos miembros directivos deben recibir una formación detallada sobre sus responsabilidades y deberes como miembros del Consejo de Administración o Comisión de Vigilancia. Deben comprender su papel en la toma de decisiones estratégicas y en la supervisión de la gestión de la Cooperativa.
10. Riesgos: La capacitación para directivos en gestión de riesgos incluirá conceptos clave como los principales tipos de riesgos (crédito, mercado, liquidez, operacional y reputacional) y el abordaje de estos, brindando una visión integral y estratégica para el fortalecimiento del Gobierno Cooperativo de la Cooperativa.
11. Interacción con Órganos Directivos: Se debe facilitar la interacción de los nuevos miembros directivos de la Cooperativa. Esto les permitirá conocer y entender cómo se lleva a cabo la toma de decisiones y la gestión diaria.
12. Evaluación de la inducción: Al finalizar el proceso de inducción, se debe realizar una evaluación para obtener retroalimentación de los nuevos miembros. Esto permitirá mejorar y ajustar el programa de inducción en el futuro.
13. Seguimiento y apoyo continuo: La Cooperativa debe proporcionar seguimiento y apoyo continuo a los nuevos miembros directivos. Deben recibir asesoramiento y orientación para asegurar su integración exitosa en el Consejo de Administración y Comisión de Vigilancia.
El Programa de Inducción garantizará una transición suave y efectiva, permitiendo que los nuevos miembros contribuyan de manera significativa al Gobierno Cooperativo y al éxito continuo de la Cooperativa.
D. INDEPENDENCIA DE FUNCIONES Y
ATRIBUCIONES
La Asamblea General de Asociados, el Consejo de Administración, la Comisión de Vigilancia, Gerencia General y demás miembros del Equipo Gerencial, Auditoría Interna, Departamento de Cumplimiento, departamento de Riesgos, comités, mesas técnicas y demás departamentos de la Cooperativa poseen y tienen funciones y atribuciones específicas y estas deben de realizarse de acuerdo con los Estatutos de la Cooperativa y políticas, códigos, reglamentos, manuales y otras normas o procedimientos que la Cooperativa tenga o establezca, por lo que no debe existir injerencia entre los distintos órganos de gobierno que afecten y obstaculicen la estructura organizacional, operación y la administración.
Lo anterior no menoscaba que deba procurarse una adecuada comunicación y gestión transparente entre los diferentes órganos, además de permitir que se efectúe las funciones de vigilancia, control y fiscalización de forma general.
Así mismo la Cooperativa buscará tener dentro de su estructura organizativa y de Gobierno Cooperativo, los puestos funcionales mínimos necesarios para cumplir de manera eficiente y eficaz con los procesos, la normativa prudencial, la legitimidad, la transparencia, el Estatuto y la ley; evitando la duplicidad de funciones. Para ello revisará y establecerá su estructura organizacional, pudiendo automatizar o tercerizar aquellos procesos que sean viables según la necesidad, la tecnología y la demanda de servicios.
E. ESTRUCTURA
La estructura de Gobierno Cooperativo se refiere a la manera en que la Cooperativa está organizada y dirigida para asegurar la toma de decisiones efectivas, la rendición de cuentas, la transparencia y la protección de los intereses de los asociados y demás partes interesadas.
1. Asamblea General de Asociados
La Asamblea General de Asociados, es la máxima autoridad de la Cooperativa. Constituye la reunión de los asociados con el fin de conocer, deliberar y tomar decisiones de acuerdo con los Estatutos de la Cooperativa y las leyes aplicables a su operación.
a. De los asociados
Los asociados son las personas que legalmente han sido admitidas en la Cooperativa y que son usuarios de los productos y/o servicios de esta.
Las relaciones con los asociados se rigen de acuerdo con la Ley General de Cooperativas y su Reglamento, los Estatutos de la Cooperativa y los principios y valores del cooperativismo, y demás preceptos descritos en el presente manual. No obstante, es importante diferenciar que no todas las personas que se asocian a la Cooperativa participan activamente en el movimiento cooperativista o en el uso de los productos financieros disponibles en la institución, de tal cuenta que existen asociados activos e inactivos.
Se considerarán asociados activos aquellas personas que tengan una cuenta de aportaciones y que cumplan a cabalidad con los requisitos establecidos en los Estatutos y normativa de la Cooperativa y además evidencien la observancia de los principios y valores del cooperativismo. En consecuencia, cualquier asociado que no cumpla con lo dispuesto anteriormente, se le considerará inactivo.
Los derechos y obligaciones de los asociados, activos e inactivos, según corresponda, estarán regulados en los Estatutos de la Cooperativa u otra normativa interna que le competa.
La participación de los asociados activos para puestos en los Órganos Directivos se regulará en el Reglamento para la Selección y Elección de Candidatos a Cargos Directivos de la Cooperativa, el cual establece las normas aplicables en el proceso de candidatura para los asociados que deseen ejercer su derecho a participar en la elección de los Órganos Directivos de COOPSAMA R. L.
b. De las asambleas
Los aspectos relacionados a las asambleas, como el tipo de asamblea, atribuciones, convocatoria, quórum, resoluciones y decisiones, acta de asamblea, entre otros; estarán normados en los Estatutos de la Cooperativa dentro de los artículos específicos que regulan este órgano u otra normativa interna.
2. Consejo de Administración
El Consejo de Administración es un órgano de autoridad de la Cooperativa, cuyo propósito es promover la sustentabilidad y desarrollo de la institución mediante la definición y aplicación de normativas, estrategias, prácticas, productos y servicios. Responderá ante la Asamblea General de Asociados por el cumplimiento de sus deberes dentro de los límites de la Ley, los Estatutos de la Cooperativa, el presente Manual de Gobierno Cooperativo y demás normativa que le competa.
Además de los artículos específicos de los Estatutos que regulan la función y alcance del Consejo de Administración, la Cooperativa contará con el Reglamento de Funcionamiento del Consejo de Administración, donde se establecerá el marco de actuación de este órgano, junto con las reglas básicas de su funcionamiento, calidades, responsabilidades, reuniones, dietas, entre otros aspectos relacionados.
3. Comisión de Vigilancia
La Comisión de Vigilancia es un órgano de control y fiscalización que no toma parte en las decisiones administrativas de la Cooperativa, sino que se enfoca en verificar que la gestión y operaciones se lleven de conformidad con la Ley y los Estatutos de la Cooperativa. Al mismo tiempo, vela por el cumplimiento de códigos, políticas, reglamentos, manuales, procedimientos y planes de la Cooperativa.
Además de los artículos específicos de los Estatutos que regulan la función y alcance de la Comisión de Vigilancia, la Cooperativa contará con el Reglamento de Funcionamiento de la Comisión de Vigilancia, donde se establecerá el marco de actuación de este órgano, junto con las reglas básicas de su funcionamiento, calidades, responsabilidades, reuniones, dietas, entre otros aspectos relacionados.
4. Equipo Gerencial
El Gerente General es la autoridad administrativa responsable del funcionamiento operacional, ejecución de los planes de la Cooperativa y del resguardo de los bienes de esta eficientemente y bajo los criterios de solvencia, prudencia financiera y rentabilidad. Coadyuva la labor del Consejo de Administración en la formulación de decisiones y normas de gran importancia y trascendencia. Equipo Gerencial, efectúa y cumple las directrices emanadas del Consejo de Administración.
Los Estatutos de la Cooperativa, establecerán las atribuciones del Equipo Gerencial, así mismo la Cooperativa podrá contar con una o más normativas que norme el actuar del Equipo Gerencial.
5. Auditoría
Para efectos del presente Manual de Gobierno Cooperativo, la auditoría se divide en dos tipos: Interna y Externa.
a. Auditoría Interna: La Auditoría Interna es autónoma y objetiva, evalúa con un enfoque sistemático la efectividad de la administración integral de riesgos, el sistema de control interno y el Gobierno Cooperativo, con el propósito de generar valor agregado y mejorar las operaciones de la Cooperativa.
La Cooperativa contará con el Reglamento de Gestión del Departamento de Auditoría Interna en el que se desarrollan todos los aspectos relevantes, concernientes y relativos a la ejecución de la función de la auditoría dentro de la institución.
b. Auditoría Externa: La Auditoría Externa es un examen crítico y sistemático debidamente detallado que se le realiza a la Cooperativa por una firma especializada o auditor independiente.
Los servicios de Auditoría Externa deberán contratarse considerando el alcance del trabajo de la auditoría, la alternabilidad del auditor independiente o firma de auditoría, requisitos, limitaciones, proceso de selección y autorización de esta.
Para la contratación de la auditoría externa de la Cooperativa se deberá observar los procesos previamente establecidos para este efecto, en la Norma Específica de Contratación, Registro y Calificación de Auditores Externos del Fondo de Garantía u otra normativa interna que la Cooperativa establezca para el efecto.
6. Departamento de Riesgos
La gestión integral de riesgos es un proceso estratégico para identificar, medir, controlar y monitorear los distintos pilares de riesgo identificados u abordados por la Cooperativa, liderado por el Departamento de Riesgos. Este departamento se encarga de mitigar o aprovechar los riesgos por medio de procesos como la identificación, planificación, organización y control de recursos, tanto humanos como materiales, tal y como lo establece la Política de Gestión de Riesgos de COOPSAMA R. L. la cual sirve como una herramienta para el abordaje de los pilares identificados.
Buscando contribuir al buen Gobierno Cooperativo, el Departamento de Riesgos gestionará una planificación para la implementación de la administración integral de riesgos, la cual tendrá como fin controlar y mitigar los riesgos identificados en la Cooperativa. Así mismo el Consejo de Administración conocerá de los riesgos, por medio del informe elaborado por el Departamento de Riesgos.
7. Departamento de Cumplimiento
El Departamento de Cumplimiento es una unidad especializada encargada de garantizar que la Cooperativa cumpla con todas las leyes, regulaciones y normas nacionales e internacionales relacionadas con la prevención del lavado de dinero (LD) y el financiamiento del terrorismo (FT). Esto está regulado principalmente por la Superintendencia de Bancos (SIB) y la Intendencia de Verificación Especial (IVE), y se rige por la Ley contra el Lavado de Dinero u Otros Activos y la Ley para Prevenir y Reprimir el Financiamiento del Terrorismo, así como sus reglamentos. El objetivo principal del Departamento de Cumplimiento es evitar que la Cooperativa sea utilizada para actividades ilícitas, como el lavado de dinero proveniente de actividades criminales o el financiamiento de actos terroristas.
Las funciones de este departamento incluyen: la supervisión de las transacciones financieras que realizan los asociados y clientes, con el objeto de detectar patrones inusuales o sospechosos relacionados con actividades ilícitas; establecer y mantener políticas y procedimientos que aseguren que la Cooperativa cumpla con las normativas de prevención del lavado de dinero y financiamiento del terrorismo; proporcionar formación continua al personal de la Cooperativa para que conozcan y entiendan las normativas relacionadas al LD y FT; en caso de detectar transacciones que puedan estar vinculadas al lavado de dinero o al financiamiento del terrorismo, el Departamento de Cumplimiento tiene la obligación de elaborar informes detallados y presentarlos a la Intendencia de Verificación especial (IVE), que es el organismo encargado de analizar y coordinar investigaciones sobre este tipo de actividades ilícitas; realizar auditorías internas periódicas para asegurar que los procedimientos de cumplimiento se estén aplicando correctamente y para evaluar la efectividad de las normativas y controles existentes.
En caso de ser necesario, el Departamento de Cumplimiento interactúa con las autoridades competentes como la Superintendencia de Bancos, la IVE y otras instituciones gubernamentales para facilitar investigaciones y cumplir con los requerimientos legales.
8. Comités y Mesas Técnicas
En el marco del gobierno cooperativo, los comités y mesas técnicas son estructuras y grupos de trabajo que se establecen dentro de la Cooperativa con el propósito de abordar temas específicos.
a. Comités: Los comités son grupos formales nombrados o seleccionados que se reúnen de manera regular para tomar decisiones y llevar a cabo tareas específicas. En todo comité el Consejo de Administración podrá nombrar a un representante. Los comités tienen una amplia gama de responsabilidades y están ligados a abordar áreas clave de Gobierno Cooperativo y otros temas de criticidad para la institución.
b. Mesas Técnicas: Las mesas técnicas son grupos de trabajo conformado por colaboradores de la Cooperativa con conocimientos o expertos en determinada área. Estas mesas técnicas se reúnen para discutir y analizar temas específicos que requieren conocimientos especializados y experiencia técnica.
Las mesas técnicas deben proporcionar recomendaciones o informes técnicos que apoyen la toma de decisiones de la Gerencia General o el Consejo de Administración, según sea el caso.
Los comités y mesas técnicas contarán con su propio código, política, reglamento, y/o manual, según sea el caso. En estos documentos se establecerán los antecedentes, objeto del comité o mesa técnica, atribuciones, alcances, limitaciones, plazo o temporalidad de su función o conformación, integrantes, reuniones, entre otros aspectos específicos de acuerdo con su naturaleza.
F. ACCESO A LA INFORMACIÓN
1. Información Pública
La Cooperativa, en su sitio web mantendrá un vínculo directo de fácil identificación que conduzca a una sección especial denominada “Gobierno Cooperativo”, siguiendo lo estipulado en la Norma Específica de Gobierno Cooperativo del Fondo de Garantía MICOOPE.
2. Información Privilegiada
El término ‘información privilegiada’ se refiere a toda información, ya sea en formato físico o digital, a la cual solo tienen acceso directo el Gerente General, el Consejo de Administración, la Comisión de Vigilancia, jefes de área, Auditoría Interna, Oficial de Cumplimiento, Jefe de Riesgos, miembros de los comités y mesas técnicas y otros colaboradores de la Cooperativa, en virtud de sus responsabilidades y cargos. Su divulgación podría tener un impacto significativo.
Es fundamental que la información privilegiada sea manejada de manera confidencial y responsable. Su uso debe estar exclusivamente destinado al desempeño de las funciones, operatividad y toma de decisiones de cada órgano de gobierno o unidad administrativa correspondiente, el uso inadecuado de esta de parte de los Órganos Directivos, Equipo Gerencial y demás colaboradores con acceso deberá ser sancionado conforme a lo indicado en el apartado de sanciones del presente manual.
La Cooperativa establecerá niveles de acceso para garantizar que la información solo esté disponible para aquellos directivos o colaboradores que requieran acceder a ella en el cumplimiento de sus funciones. En caso de ser necesario compartir o extraer información privilegiada, se requerirá la aprobación o autorización correspondiente, de acuerdo con la jerarquía y naturaleza de la información.
3. Requerimientos Externos de Información
Los requerimientos de información a la Cooperativa deberán ser atendidos de acuerdo con los siguientes criterios:
a. Los requerimientos de información por orden de juez, investigación del Ministerio Público o Intendencia de Verificación Especial –IVE–, deberán ser canalizados y atendidos por el Oficial de Cumplimiento.
b. Los requerimientos de información de Auditoría Externa y Fondo de Garantía MICOOPE deberán ser canalizados y atendidos por las áreas que se designen.
c. Los requerimientos de información del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS– y el Ministerio de Trabajo deberán ser canalizados y atendidos por el Departamento de Talento Humano de la Cooperativa.
d. Los requerimientos de información de FENACOAC o cualquier otra institución o tercero serán atendidos y canalizados por el Gerente General o a quien éste delegue.
e. Los requerimientos de información de cualquier asociado con respecto a sus datos personales serán atendidos por las áreas de servicio de cada agencia de la Cooperativa. Si los requerimientos de información no pueden ser atendidos por la agencia, deberá realizar una carta dirigida a la Gerencia General quien si procede canalizará por el área correspondiente.
4. Medios de Comunicación
Con respecto a los medios de comunicación, la Cooperativa observará lo siguiente:
a. Procedimiento de Comunicación: La Cooperativa contará con una normativa, procedimiento o guía de comunicación clara que defina la forma en que se interactúa con los medios de comunicación y cómo se divulga información y noticias relevantes, incluyendo los temas mercadológicos, comerciales, promocionales o de responsabilidad social cooperativa.
b. Portavoces designados: La Cooperativa deberá designar portavoces oficiales autorizados para interactuar con los medios de comunicación y todos los colaboradores deben saber quiénes son y cómo contactarlos. Estos portavoces deberán ser personal capacitado, preferiblemente directivos o profesionales externos de relaciones públicas con experiencia en la gestión de medios y con conocimiento de la Cooperativa.
c. Divulgación oportuna y precisa: Se proporcionará información a los medios de comunicación de manera oportuna y precisa, evitando demoras innecesarias y asegurando que la información divulgada sea veraz, confirmada y verificable.
d. Información sensible y confidencial: Para cada caso se debe establecer pautas claras para evitar divulgar información sensible, confidencial o que pueda afectar negativamente a la Cooperativa o a sus asociados. Los portavoces deben tener pleno conocimiento de qué información se puede compartir públicamente y qué información debe mantenerse confidencial.
e. Gestión de crisis: La Cooperativa contará con un Plan de Gestión de Crisis que incluya cómo interactuar con los medios de comunicación en situaciones de emergencia o crisis. Esto ayudará a garantizar una comunicación efectiva y coherente en momentos difíciles.
f. Transparencia y responsabilidad: El portavoz debe ser transparente y responsable en su comunicación con los medios, evitando la especulación y la divulgación de rumores en la interacción con estos, debiendo prevalecer siempre en los principios y valores de la Cooperativa.
g. Coordinación interna: Los responsables de cada departamento y/o área de la Cooperativa deben estar coordinados en su interacción con los medios de comunicación. La comunicación debe ser coherente en todos los niveles de la organización. Esto no se presupone ni limita que el único canal permitido es el portavoz oficial.
h. Monitoreo de medios: COOPSAMA R. L. deberá realizar un monitoreo regular de los medios de comunicación para estar al tanto de las noticias y opiniones relacionadas con la Cooperativa. Esto permitirá responder de manera oportuna a cualquier noticia relevante o comentario negativo.
i. Cumplimiento normativo: Se debe cumplir con todas las regulaciones y leyes relacionadas con la divulgación de información a los medios de comunicación.
G. RENDICIÓN DE CUENTAS
1. Informe de Gobierno Cooperativo
El Informe de Gobierno Cooperativo contendrá la explicación detallada de la estructura del gobierno de la Cooperativa y de su funcionamiento, entre otros aspectos regulados en la Norma Específica de Gobierno Cooperativo del Fondo de Garantía. En la elaboración del Informe Anual de Gobierno Cooperativo deberán observarse los siguientes lineamientos:
a. Transparencia en la divulgación: Es la divulgación completa, precisa y transparente de la información relacionada específicamente con el Gobierno Cooperativo.
b. Cumplimiento normativo y legal: Prevalecerá la exposición de toda aquella información relacionada a las regulaciones, normativa prudencial y leyes aplicables a la Cooperativa, así como con los estándares específicos establecidos para la gestión de los riesgos.
c. Independencia del Consejo de Administración y de la Comisión de Vigilancia: Se refiere al respeto de las perspectivas y puntos de vista de cada órgano de la estructura de Gobierno, así como su individualidad.
d. Responsabilidad directiva: La exposición y traslado de toda información priorizará los intereses y beneficios de los asociados y de la Cooperativa por encima de los intereses personales o de terceros.
e. Relaciones con los asociados: El contenido del informe debe permitir una comunicación abierta y efectiva con los asociados, evitando el uso excesivo de tecnicismos o lenguaje confuso.
2. Memoria De Labores
Es un documento de carácter obligatorio dirigido para todos los asociados con el propósito de informar acerca de la salud financiera y actividades de la Cooperativa realizadas durante el año.
H. EVALUACIÓN
La evaluación es crucial para la gestión de decisiones de la Cooperativa. Proporciona retroalimentación objetiva, identifica fortalezas y áreas de mejora, promueve la transparencia y la ética, mejora la gestión y fomenta la confianza de los grupos de interés.
1. Autoevaluación de los Órganos de Directivos
La autoevaluación tiene como objetivo principal apreciar las capacidades y experiencia de cada uno de los directivos que conforman el Consejo de Administración y la Comisión de Vigilancia. Esta deberá ser realizada mediante un proceso estructurado y objetivo .
El Consejo de Administración y la Comisión de Vigilancia deberán llevar a cabo la autoevaluación, formal y rigurosa, para analizar su desempeño como órgano colegiado, esta incluirá aspectos como la eficacia en la toma de decisiones estratégicas, la supervisión de la gestión administrativa y ejecutiva, el cumplimiento de las responsabilidades estatutarias y la alineación con los objetivos de la Cooperativa. Asimismo, se evaluará el grado de participación y compromiso de los miembros del Consejo de Administración en las reuniones y en las actividades que les conciernen.
2. Evaluación de Equipo Gerencial
La Cooperativa evaluará el desempeño del Equipo Gerencial a través de herramientas que permitan identificar las áreas de mejora y oportunidades de desarrollo. Esta evaluación buscará garantizar que los involucrados cuenten con los conocimientos necesarios para el ejercicio de sus funciones, así como para identificar oportunidades de mejora.
3. Evaluación de Comités
En cuanto a esta evaluación se considerará su efectividad en el cumplimiento de sus funciones específicas, así como la calidad de las recomendaciones y asesoramiento proporcionado al Consejo de Administración.
Debido a la importancia de las evaluaciones y autoevaluaciones, la Cooperativa deberá implementar una norma para la evaluación de los Órganos Directivos, Equipo Gerencial y comités que sirva como guía en el proceso y delegue a los responsables.
I. REMUNERACIONES
En el Reglamento de Incrementos Salariales de la Cooperativa se definirán los mecanismos para establecer la escala salarial con base al establecimiento de un modelo de salarios e incrementos por grupos salariales, en los que se tomará en cuenta la relación del incremento con respecto a los activos de la Cooperativa, una encuesta salarial que mide el impacto de los salarios de los colaboradores en el mercado laboral y en las finanzas de la institución, además de otros criterios y consideraciones como evaluación del desempeño y antigüedad. Así mismo debido a la relevancia del Equipo Gerencial se deberán considerar otras características, las cuales se establecerán en el reglamento anteriormente citado.
El desempeño de los cargos del Consejo de Administración es en esencia un ejercicio de voluntariado, por lo que los miembros de dicho órgano desempeñan sus cargos en forma ad honorem, es decir sin percibir salario y ningún tipo de prestación laboral. Sin embargo, según el Reglamento de la Ley General de Cooperativas y los Estatutos de la Cooperativa, los miembros de los Órganos Directivos podrán recibir dietas por su participación en las reuniones celebradas de acuerdo con el Reglamento de Funcionamiento del Consejo de Administración y el Reglamento de Funcionamiento de la Comisión de Vigilancia, según el órgano que corresponda.
Otras remuneraciones como viáticos, kilometraje y gastos de representación para los Órganos Directivos, Equipo Gerencial y colaboradores en general, se encontrarán normados en el reglamento correspondiente.
J. DE LAS SANCIONES
COOPSAMA R.L., contará con normas que abordarán las correcciones y sanciones aplicables a los miembros de los Órganos Directivos, Equipo Gerencial, así como a cualquier otro colaborador que reporte directamente al Gerente General,
Las sanciones pueden ser:
1. Amonestación verbal.
2. Amonestación escrita.
3. Suspensión sin goce de salario.
4. Despido justificado.
La gravedad de estas, será definida de acuerdo con el Código de Trabajo y Reglamento Interior de Trabajo de la Cooperativa autorizado por la Inspección General de Trabajo.
K. DESCRIPTORES DE PUESTOS
La Cooperativa contará con descriptores de puestos, que faciliten la selección del personal y aporten a la gestión del talento humano.
1. Gerente General
El descriptor del Gerente General detallará las habilidades y requisitos necesarios para el puesto, junto con las principales funciones y responsabilidades, además de cualquier otro aspecto que la Cooperativa considere importante incluir.
2. Auditor Interno
El descriptor del Auditor Interno incluirá las cualidades y competencias necesarias, junto con algunas de las principales funciones y responsabilidades del cargo, además de cualquier otro aspecto que la Cooperativa considere relevante.
3. Colaboradores que Reportan Directamente al Gerente General
El perfil, funciones, responsabilidades y otros requerimientos de los cargos de los colaboradores que le reportan a la Gerencia General, se encontrarán descritos en los Descriptores de Puestos de la Cooperativa.
4. Colaboradores
Todos los colaboradores de la Cooperativa contarán con descriptores de puestos, que describan el perfil, funciones, responsabilidades y otros requerimientos de los cargos.
COOPSAMA R.L contará con una normativa para la selección y contratación de sus colaboradores estableciendo lineamientos para llevar a cabo el proceso y en cumplimiento a la Política Conozca a su Empleado.
L. PLAN DE SUCESIÓN
Con el fin de fomentar y asegurar la adecuada ejecución de los procesos, procedimientos y funciones fundamentales para mantener la continuidad de las operaciones, negocios y administración de la institución, garantizando así el logro de los objetivos estratégicos y la visión, la Cooperativa establece lo siguiente:
1. Del Gerente General y Ejecutivos a Nivel Gerencial
La Gerencia General, dada la implicancia e importancia de su función, no puede ser interrumpida. Para asegurar la continuidad de la función del Gerente General de la Cooperativa, se establecerán procedimientos tanto para suplencias temporales como para permanentes. Considerando para la elección del suplente criterios como el liderazgo, experiencia, conocimiento y habilidad gerencial.
COOPSAMA R. L. establecerá procedimientos para la sucesión de los demás miembros que integran el Equipo Gerencial.
2. De los Puestos Clave
Además del Equipo Gerencial, se consideran puestos claves de la Cooperativa los expuestos:
a. Auditor Interno.
b. Oficial de Cumplimiento.
c. Jefe de Riesgos.
d. Otros funcionarios que reporten directamente al Consejo de Administración.
En atención a la relevancia de los puestos antes mencionados dentro de la Cooperativa, se dispondrán los procedimientos correspondientes para su sucesión.
M. CONFLICTOS DE INTERÉS
El conflicto de interés se define como la situación en la cual un directivo o colaborador de la Cooperativa, al tener que tomar una decisión o llevar a cabo una acción dentro de sus funciones, se encuentra ante la posibilidad de elegir entre el interés de la Cooperativa, el interés del asociado o proveedor y su propio interés o el de un tercero relacionado. En esta situación, si decide favorecer alguno de los últimos dos intereses, obtendría beneficios económicos o patrimoniales para sí mismo o para el tercero, incumpliendo así con deberes legales, contractuales o estatutarios, y obteniendo ventajas que de otra manera no recibiría.
Asimismo, también se considerará conflicto de interés cuando una acción, omisión, decisión o aprobación perjudique a un asociado, proveedor, colaborador o directivo debido a diferencias o desavenencias de carácter personal. En estos casos, las circunstancias personales entre las partes involucradas pueden influir negativamente en las decisiones y acciones, perjudicando así los intereses legítimos de los afectados.
Los miembros de los órganos de gobierno y colaboradores de la Cooperativa evitarán, en la medida de lo posible, situaciones que puedan dar lugar a conflictos de interés.
Debido a la importancia de identificar, evitar y solucionar asuntos relacionados con conflictos de interés que afecten los intereses de la Cooperativa, se deberá contar con una o más normas que lo regulen, debiendo observar los siguientes criterios:
1. Cumplimiento a cabalidad de los procesos, procedimientos y requisitos establecidos por la Cooperativa en igualdad de condiciones ya que algunos casos no tienen la condición de conflicto de interés.
2. Beneficio, ventaja o valor agregado que la transacción, acción o decisión significa para la Cooperativa en comparación con otras opciones o situaciones que carecen de la condición de conflicto de interés.
3. Cantidad o calidad de las opciones.
4. Defensa de los intereses de la Cooperativa.
N. RELACIONES CON GRUPOS DE INTERÉS
Aborda los principios, criterios y lineamientos que guían la forma en que la Cooperativa se relaciona con las diversas partes interesadas que pueden verse afectadas por sus operaciones o que pueden influir en su éxito. Establece un enfoque estructurado y ético para gestionar las relaciones y promover la sostenibilidad y la responsabilidad de la institución.
La Cooperativa ha desarrollado un sólido Código de Ética con el objetivo de servir como un marco fundamental para orientar la conducta ética y moral de los directivos y colaboradores. Este Código establecerá pautas claras para asegurar que todas las actividades y relaciones con los diferentes grupos de interés se lleven a cabo en consonancia con los principios éticos y valores del cooperativismo y de la propia Cooperativa.
Las partes interesadas que prioriza el presente Manual de Gobierno Cooperativo son los asociados, colaboradores y proveedores. Este no limita los procedimientos u otros lineamientos que la Cooperativa incorpore posteriormente en sus relaciones con otros grupos de interés.
1. Relación con los Asociados
Esta se normará en los Estatutos de la Cooperativa, los cuales establecerán sus derechos y obligaciones, así como los mecanismos para su participación en la toma de decisiones y en la vida institucional de la Cooperativa.
Además de cumplir con los requisitos legales y estatutarios, la Cooperativa promueve una relación cercana y de confianza con sus asociados, fomentando la comunicación abierta y transparente. Buscando garantizar que los asociados tengan acceso a información relevante sobre la gestión y los resultados de la Cooperativa, brindando oportunidades para la expresión de opiniones y la presentación de propuestas. Asimismo, se impulsan iniciativas para fortalecer la educación cooperativa, capacitando a los asociados en temas relacionados con el modelo cooperativo, el desarrollo empresarial y la toma de decisiones democráticas.
La Cooperativa se compromete a proteger los intereses de sus asociados, velando por su bienestar y promoviendo la equidad en los beneficios y la gestión de los excedentes para el fortalecimiento institucional.
2. Relación con los Colaboradores
La Cooperativa procurará mantener una relación que asegure el crecimiento integral de los colaboradores y sus familias, por lo que a través del Departamento de Talento Humano se deberá garantizar:
a. El trato justo, inclusivo y respetuoso con cada uno de los colaboradores, no tolerando discriminación de ningún tipo.
b. La selección por competencias de toda persona, prevaleciendo el profesionalismo en el desempeño de sus funciones en cualquier nivel.
c. La permanencia del talento humano, promoviendo planes de carrera y disminuyendo la rotación del personal.
d. El desarrollo de sanas prácticas de conducta por parte de los colaboradores con énfasis en la vivencia de los valores del cooperativismo.
e. Una cultura organizacional orientada al servicio del asociado interno y externo.
f. Un clima laboral adecuado y medible.
Por ello la Cooperativa contará con las herramientas administrativas de gestión de los recursos humanos que establecen los procesos de reclutamiento, selección, contratación, inducción y capacitación de los colaboradores. Apoyándose la gestión del talento humano con el Código de Ética y el Reglamento Interior de Trabajo de la institución, sin limitar que puedan implementarse otros instrumentos administrativos posteriormente.
3. Relación con los Proveedores
Las relaciones con los proveedores deben fundamentarse en principios de transparencia, equidad y colaboración bilateral. Es esencial establecer una comunicación clara y abierta, en la cual ambas partes compartan información relevante y trabajen de manera conjunta para alcanzar objetivos comunes. Se debe fomentar una relación a largo plazo, basada en la confianza y el respeto mutuo, buscando un enfoque de “ganar-ganar”.
Debido a su relevancia es importante implementar mecanismos de evaluación periódica de los proveedores, considerando aspectos clave como la calidad, el cumplimiento de plazos y condiciones acordadas, y la capacidad de respuesta a los requerimientos o situaciones imprevistas. Asimismo, la Cooperativa debe salvaguardar la integridad y la ética en las relaciones comerciales, evitando cualquier forma de favoritismo o conflicto de intereses.
En última instancia, el objetivo principal es establecer relaciones sólidas y colaborativas con los proveedores, que contribuyan al crecimiento y éxito de la Cooperativa en beneficio de todos sus asociados y partes interesadas.
4. Otros Grupos de Interés
La Cooperativa tendrá conocimiento de otros grupos de interés no contemplados en los numerales anteriores, interactuando y gestionando con ellos en observancia a sus necesidades y beneficios mutuos.
O. APROBACIÓN, CONTROL Y REVELACIÓN DE OPERACIONES DE PERSONAS VINCULADAS
Todas las transacciones y acuerdos con personas vinculadas deberán ser transparentes y estar respaldados por justificaciones comerciales sólidas, con la legitimidad, legalidad y formalidad que cada caso requiera.
Se deben mantener registros precisos de las transacciones que se generen a partir de la relación con la Cooperativa y estar disponibles para su revisión por parte del Consejo de Administración, Comisión de Vigilancia y todo tipo de auditoría, sea interna o externa.
VIII. NORMAS DE GOBERNABILIDAD INTERNA
El presente Manual de Gobierno Cooperativo, hace referencia a los siguientes documentos normativos:
1. INTERNOS:
a. Estatutos.
b. Código de Etica.
c. Política de Gestión de Riesgos.
d. Política Conozca a su Empleado.
e. Reglamento para la Selección y Elección de Candidatos a Cargos Directivos.
f. Reglamento de Funcionamiento del Consejo de Administración.
g. Reglamento de Funcionamiento de la Comisión de Vigilancia.
h. Reglamento de Gestión del Departamento de Auditoría Interna.
i. Reglamento de Incrementos Salariales.
j. Reglamento de Adquisiciones.
k. Reglamento Interior de Trabajo.
2. EXTERNOS:
a. Ley General de Cooperativas y su Reglamento.
b. Norma Específica de Gobierno Cooperativo.
c. Norma Específica de Contratación, Registro y Calificación de Auditores Externos del Fondo de Garantía.
Esto no limitará que en los documentos oficiales surjan cambios en los nombres.
IX. TRANSITORIO
A partir de la vigencia del presente manual, según sea necesario, la Cooperativa en un plazo de doce meses actualizará o creará los manuales, reglamentos, códigos, políticas, procedimientos o programas que requiera para cumplir con la gestión del buen Gobierno Cooperativo.
X. VIGILANCIA Y CUMPLIMIENTO
Corresponde al Consejo de Administración, Comisión de Vigilancia, Equipo Gerencial, Auditor Interno, Oficial de Cumplimiento, Jefe de Riesgos, Comités y Mesas Técnicas y a todos los Colaboradores, conocer, velar y cumplir lo establecido en el presente Manual, según corresponda.
XI. ACLARACIONES E INTERPRETACIONES
El presente manual se interpretará conforme al sentido literal de cada uno de sus párrafos y enunciados, a su contexto y al espíritu dogmático que corresponde a la observancia de las buenas prácticas para el buen Gobierno Cooperativo.
Cualquier posible ambigüedad, vacío o necesidad de aclaración será resuelta por el Consejo de Administración o por delegación de éste, el Gerente General.
XII. MODIFICACIONES
El Manual de Gobierno Cooperativo podrá ser modificado o actualizado por el Gerente General con aprobación del Consejo de Administración. Los cambios y actualizaciones introducidas sólo regirán con efectos a futuro, después de su adopción.
XIII. DIVULGACIÓN
El presente Manual de Gobierno Cooperativo deberá de ser comunicado a Directivos, Equipo Gerencial, colaboradores y demás asociados, en un plazo que no exceda de 30 días hábiles a partir de la fecha de aprobación por Consejo de Administración, siendo responsabilidad del Gerente General velar por que el presente se encuentre disponible en la página web de la Cooperativa en la sección de “Gobierno Cooperativo”.
XIV. VIGENCIA
El Manual de Gobierno Cooperativo entrará en vigencia a partir de su aprobación por el Consejo de Administración.
Vinicio Dagoberto Gabriel Ramazzini Presidente
Juan Carlos Leal Cárcamo
Vocal I
Felix Roberto Reyes Maas
Héctor Manuel Mayén Zamora
Vo. Bo. Lic. Erwin Emilio García Jiménez
XV. BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES Y CONTROL DE CAMBIOS
