ÍNDICE
I. INTRODUCCIÓN
II. ANTECEDENTES
III. ESTRUCTURA DEL GOBIERNO COOPERATIVO
1. Asamblea General de Asociados
2. Consejo de Administración
3. Comisión de Vigilancia
4. Equipo Gerencial
5. Auditoría
6. Departamento de Riesgos
7. Departamento de Cumplimiento
8. Comités y Mesas Técnicas
a. Comité de Gestión del Riesgo de Liquidez
b. Comité de Ética
c. Comité de Planificación
d. Comité de Salud y Seguridad Ocupacional
e. Comité Técnico de Créditos
f. Comité de Riesgos
g. Comité de Selección de Candidatos a Cargos Directivos
IV. OPERACIONES Y CONTRATOS DE SERVICIOS
V. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
1. Estructura Organizacional
2. Gestión de Riesgos
3. Riesgos Gestionados en la Cooperativa
VI. CONCLUSIÓN
I.
INTRODUCCIÓN
COOPSAMA R. L. ha adoptado prácticas del Buen Gobierno Cooperativo para salvaguardar el cumplimiento de los principios y valores del cooperativismo, en la búsqueda de la mejora y sostenibilidad a largo plazo de la Cooperativa, para la trascendencia y crecimiento institucional que permita llevar los beneficios a nuevas generaciones de asociados.
Comprometida con la promoción y desarrollo de sus asociados, familias y comunidad en general, la Cooperativa busca una sinergia de trabajo entre la Asamblea General de Asociados, Consejo de Administración, Comisión de Vigilancia y el Equipo Gerencial como principales órganos de gobierno.
El presente Informe de Gobierno Cooperativo pretende informar a los asociados de la estructura y el actuar del gobierno cooperativo y la administración de riesgos durante el año 2024, en espera de contribuir con la transparencia, eficiencia y rendición de cuentas característica de la Cooperativa, así como dar cumplimiento a lo establecido por el Fondo de Garantía MICOOPE.
ANTECEDENTES
El “Gobierno Corporativo” ha ganado importancia en el país, buscando mejorar las prácticas de gestión, transparencia y rendición de cuentas. Por esta razón, el Fondo de Garantía MICOOPE ha buscado la implementación del “Gobierno Cooperativo” con el objetivo de fomentar un ambiente de confianza y transparencia, por lo que a través de la resolución JD-008-2021 de la Norma Específica de Gobierno Cooperativo, se han establecido normas para regular los aspectos básicos que deben seguir las cooperativas afiliadas al Sistema MICOOPE.
Por lo que la Cooperativa ha adoptado este modelo considerando la naturaleza, complejidad y volumen de las operaciones, en búsqueda de una adecuada administración de riesgos y un buen Gobierno Cooperativo que nos permita fidelizar a los asociados y continuar brindando un Servicio Cero Excusas.
En el año 2024, el Consejo de Administración aprobó el Manual de Gobierno Cooperativo que aplica a todas las actuaciones de COOPSAMA, R. L. extendiéndose a sus órganos de gobierno y demás colaboradores sin distinción de nivel o posición jerárquica, con el fin de que la actuación de la institución se ajuste a los principios universales del Cooperativismo, la ética empresarial y las buenas prácticas.
Para finalizar es importante resaltar que el gobierno cooperativo y la administración de riesgos, son pilares fundamentales para garantizar la sostenibilidad, transparencia y confianza en la gestión de la Cooperativa, puesto que su sinergia permite que las decisiones estratégicas sean informadas y alineadas con los objetivos de la Cooperativa, fortaleciendo su capacidad de adaptación ante un entorno dinámico y protegiendo los intereses de los asociados.
III.
ESTRUCTURA DEL GOBIERNO COOPERATIVO
Uno de los pilares fundamentales es el establecimiento de una estructura organizacional ordenada y transparente, que le permita a la Cooperativa y a sus asociados, delimitar los niveles jerárquicos.
En COOPSAMA R. L. la estructura del Gobierno Cooperativo se distribuye de la siguiente forma:
Asamblea General de Asociados
Comisión de Vigilancia
Consejo de Administración
1. Asamblea General de Asociados
Auditoría
Equipo Gerencial
Departamento de Cumplimiento
Departamento de Riesgos
Comités y Mesas Técnicas
Los asociados activos de COOPSAMA R. L. reunidos en Asamblea General, conforman la autoridad suprema de la Cooperativa, sus acuerdos y decisiones son obligatorios siempre y cuando estén basados en los estatutos y demás leyes aplicables a la Cooperativa.
El pasado 09 de marzo de 2024 se celebró la Quincuagésima Séptima Asamblea General Anual
Ordinaria Obligatoria de Asociados en la cual la Asamblea General de Asociados, conoció y aprobó:
Agenda de trabajo
Propuesta de aplicación de excedentes 2023
Informe de trabajo del Consejo de Administración
Resultados del año 2023
Informe de trabajo de la Comisión de Vigilancia
Dictamen de la Comisión de Vigilancia
Dictamen y opinión de auditoría externa.
2. Consejo de Administración
El Consejo de Administración tiene como finalidad promover la sustentabilidad y desarrollo de la Cooperativa mediante la definición y aplicación de normativas, estrategias, prácticas, productos y servicios, actualmente se encuentra integrado de la siguiente forma:
En las sesiones celebradas por el Consejo de Administración:
Se aprobaron 7 procesos de planificación: Plan Estratégico 2025-2027, Plan Empresarial 2025, Plan de Mercadeo 2025, Plan de Trabajo del Departamento de Cumplimiento 2024, Plan de Capacitaciones del Departamento de Cumplimiento 2024, Plan de Auditoría Interna y el Plan de Administración de Riesgos.
Se aprobaron políticas, reglamentos, manuales, entre otros. Así mismo modificaciones de normativas existentes.
En desarrollo de productos y servicios, el Consejo de Administración, evaluó las fichas de productos y política de créditos, así como se vio la concesión de crédito con el uso de garantías verdes.
En gestiones del talento humano, se vio la capacitación y desarrollo del personal de la Cooperativa, automatización de procesos y desarrollo de actividades de integración de personal.
Como parte del control interno, fueron conocidos y aprobados los informes trimestrales del cumplimiento de las leyes contra el lavado de dinero y financiamiento del terrorismo, contratación de la firma de Auditoria Externa COPADES del Licenciado Vicente Soc, asi mismo conocimiento de estados financieros, informes de liquidez, Informes de Calificación de Riesgos del Fondo de Garantía, resultados por agencia y cumplimiento de metas.
Vinicio Dagoberto
Gabriel Ramazzini
Juan Carlos Leal Cárcamo
Héctor Manuel Mayén Zamora
Felix Roberto Reyes Maas
Cecilio Rafael Godoy Gálvez
Presidente
Secretario
Vocal I
Vicepresidente Vocal II
3. Comisión de Vigilancia
La Comisión de Vigilancia como órgano de control y fiscalización se enfoca en verificar que la gestión y operaciones se lleven de conformidad con la Ley y los Estatutos de la Cooperativa; actualmente se encuentra integrada de la siguiente forma:
En el transcurso del año 2024 la Comisión de Vigilancia realizó un total de 28 actividades de fiscalización y 11 actividades de participación. Así mismo dio por conocidos los estados financieros del 1 de enero al 31 de diciembre del 2023 y los informes del Oficial de Cumplimiento de COOPSAMA R. L.
4. Equipo Gerencial
El Equipo Gerencial efectúa y cumple las directrices emanadas del Consejo de Administración. Así mismo el Gerente General como autoridad administrativa ve el funcionamiento operacional, ejecución de los planes de la Cooperativa y del resguardo de los bienes de esta eficientemente y bajo los criterios de solvencia, prudencia financiera y rentabilidad. Este se encuentra conformado por:
Gerente Administrativo Financiero
Gerente General y Representante Legal
Gerente de Negocios
Con el objeto de incrementar la confianza de los diversos grupos de interés y velar por la existencia de transparencia entre los diversos órganos de gobierno de la Cooperativa, en el año 2024 se desarrolló el Manual de Gobierno Cooperativo, el cual proporciona una guía precisa para la administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito y Servicios Varios “Santa María Asunción”, Responsabilidad Limitada.
A través de la implementación del Manual de Gobierno Cooperativo la Cooperativa está dando pasos significativos hacia la mejora y sostenibilidad de los beneficios proporcionados a sus asociados.
Karen Andrea Jom López
Erwin Emilio García Jiménez
Miriam Elena Calvillo Arévalo
Marvin Leonel Villalobos Sierra
Lisbeth Aida Azmitia Perez
Denis Antonio Ac Tot
Presidente
Vocal I
Secretario
Auditoría Interna se encarga de evaluar con una metodología basada en riesgos la efectividad de la administración de riesgos, el sistema de control interno y el Gobierno Cooperativo, con el propósito de generar valor agregado y mejorar las operaciones de la Cooperativa en el año 2024 emitió un total de 21 informes, los cuales corresponden a informes de los rubros principales, seguimientos, revisiones rutinarias de prevención de riesgos, evaluación de calidad de avalúos, entre otros de revisiones específicas.
Auditoría Externa realiza un examen crítico y sistemático debidamente detallado a la Cooperativa elaborado por una firma especializada o auditor independiente; en el año 2024 estuvo bajo el cargo de la firma de Auditoría Externa COPADES del Licenciado Vicente Soc, quien auditó los estados financieros y procesos de prevención de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo.
La administración de riesgos busca asegurar la identificación, evaluación y mitigación de factores internos y externos que puedan afectar la estabilidad financiera, operativa y reputacional de la Cooperativa, es por ello que durante el año 2024:
Se aprobó por Consejo de Administración el Plan de Administración de Riesgos, que tiene como objeto generar un sistema integral de gestión de riesgos para la Cooperativa, asegurando con ello un marco normativo claro y alineado con los objetivos estratégicos, fomentando la transparencia en la reportería y la creación de herramientas y procedimientos que permitan una administración eficiente, oportuna y proactiva de los riesgos internos y externos. Se espera que el plan sea ejecutado en un plazo de dos años, iniciando en el mes de enero del año 2025.
El Departamento de Riesgos formó parte de cuatro pasantías dirigidas a los responsables de las unidades de Riesgos de las Cooperativas afiliadas al Fondo de Garantía MICOOPE, la cual se enfocó en contribuir a la formación profesional de los colaboradores responsables de la gestión de riesgos.
Se contrató a nuevo personal para el Departamento de Riesgos, quedando integrado por los siguientes puestos:
Jefe de Riesgos
Coordinador de Riesgos
Asistente de Riesgos
Auxiliar de Riesgos
6. Departamento de Riesgos
7. Departamento de Cumplimiento
En el transcurso del año, como parte de las actividades realizadas por el Departamento de Cumplimiento se describen:
Presentación al Consejo de Administración y Gerencia General del Plan de Trabajo del Departamento de Cumplimiento para el año 2024.
Presentación al Consejo de Administración y Gerencia General del Plan de Capacitaciones del Departamento de Cumplimiento para el año 2024.
Presentación de informes trimestrales al Consejo de Administración, Comisión de Vigilancia y Gerencia General.
Actualización de la Metodología para la Administración de Riesgos de LD/FT para el año 2024.
Propuesta de cambios al programa de cumplimiento de la Cooperativa ante el Consejo de Administración y Gerencia General.
Brindó la inducción general a nuevos colaboradores en cuanto al tema de prevención de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo.
Se dio respuesta a más de 900 requerimientos realizados por el MP, OJ, CGC, SAT, IVE, entre otros.
Se llevó a cabo el monitoreo de las operaciones realizadas por los asociados a través de los sistemas de monitoreo manual y automatizado de la Cooperativa.
Se trabajó en conjunto con el Departamento de Gestión Documental y Archivo el proyecto de gestión documental para la digitalización de expedientes de asociados.
Dieron soporte las agencias y departamentos en lo relacionado a prevención de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo.
Participación en capacitaciones impartidas por la IVE.
8. Comités y Mesas Técnicas
Actualmente el Consejo de Administración cuenta con comités que apoyan su gestión como lo son:
Comité de Gestión del Riesgo de Liquidez
Se llevaron a cabo un total de 4 sesiones, en las cuales principalmente:
Se presentaron análisis de la cartera de créditos.
Se revisó la posición de liquidez de la Cooperativa.
Se presentaron informes de gestión de activos y pasivos.
Se dió a conocer la contratación de la firma de auditores.
Comité de Ética Comité
El Comité de Ética de COOPSAMA R. L. informa que durante el año 2024:
No se recibieron denuncias sobre posibles actos contrarios al Código de Ética de la Cooperativa.
No se recibieron consultas sobre dilemas éticos y/o potenciales violaciones al Código de Ética.
Con apoyo del Departamento de Talento Humano, se dio a conocer a todo colaborador de nuevo ingreso el Código de Ética de la Cooperativa.
Como parte de las responsabilidades del Comité de Planificación se reportan las siguientes actividades realizadas en el año 2024:
Reportería del Plan Estratégico 2022-2024
Fueron reportados los avances e implementaciones del plan estratégico correspondiente al periodo 2022-2024, con el objeto de evaluar los resultados en comparación a los objetivos, medir el impacto en la Cooperativa, justificar el uso de los recursos tanto humanos como materiales, rendir cuentas y proponer mejoras, sugerir cambios o crear nuevas estrategias.
Elaboración del Plan Estratégico 2025-2027
Los miembros del Comité de Planificación, lideraron un proceso de diagnóstico y elaboración del plan estratégico correspondiente al periodo 2025-2027, el cual establece objetivos claros en espera de garantizar el crecimiento institucional y su sostenibilidad a largo plazo.
Estudio de mercadeo
Se llevó a cabo un estudio de mercado para analizar la demanda, identificar a la competencia y las oportunidades en ciertos sectores y aportar a la toma de decisiones estratégica y basada en datos.
Benchmarking
Con el objeto de conocer a nuestros competidores y detectar brechas entre los mercados y productos existentes, que nos permiten identificar oportunidades en la captación y colocación, se llevó a cabo un proceso de análisis y comparación de productos y servicios con otras entidades financieras.
e.
Comité de Salud y Seguridad Ocupacional
La Cooperativa cuenta con seis comités de salud y seguridad ocupacional distribuidos en las diferentes instalaciones y agencias, en cumplimiento con las normativas legales en salud y seguridad ocupacional de Guatemala y debidamente inscritos en el Ministerio de Trabajo y Previsión Social.
Los comités de salud y seguridad ocupacional han velado porque se mantengan las condiciones de higiene y seguridad ocupacional en la Cooperativa.
Así mismo se reporta que en observancia a la normativa legal externa en temas salud y seguridad ocupacional y el Reglamento Interior de Trabajo de la Cooperativa, en el mes de julio del año 2024, el Consejo de Administración aprobó el Compendio de Políticas de Salud y Seguridad Ocupacional, el cual regula la salud y seguridad ocupacional de los colaboradores, la no discriminacion en cualquiera de sus formas, el ausentismo laboral y el apoyo a colaboradores con enfermedades crónicas degenerativas; en espera de propiciar un ambiente laboral saludable e inclusivo, protegiendo y promoviendo la integridad de los colaboradores de la Cooperativa.
Comité Técnico de Créditos
Las actividades realizadas por el Comité Técnico de Créditos, durante el año 2024, se describen:
•
Acta de los Principales Deudores:
En el mes de julio de 2024, se destaca la redacción del acta 860-2024, la cual contiene información relevante sobre los principales deudores de la Cooperativa. En dicha acta se plasman los casos de los deudores más significativos, permitiendo tomar medidas oportunas para la gestión de sus créditos, así como cambio en la calificación de algunos deudores.
Incorporación de Nuevos Miembros:
En el mes de septiembre de 2024, se incorporaron nuevos miembros al Comité Técnico de Créditos. Tanto los nuevos miembros como los actuales tienen la responsabilidad de revisar y analizar los casos de crédito presentados basándose en la documentación, el nivel de riesgo, criterios de elegibilidad y en cumplimiento a la normativa de créditos interna, para su aprobación o rechazo. La incorporación de estos nuevos miembros ha permitido optimizar la evaluación y agilizar el proceso de toma de decisiones, en beneficio de nuestros asociados y diluyendo la concentración de toma de decisiones en varios miembros de comité capacitados para dicha decisión.
Elaboración de Actas:
En el año 2024, se emitieron un total de 1,636 actas, correspondientes a los casos de crédito evaluados por el Comité Técnico de Créditos. Estas actas contienen el detalle de cada uno de los casos y las decisiones tomadas por los diferentes miembros del Comité Técnico de Créditos respecto al otorgamiento de los créditos. Todas las actas elaboradas durante este período fueron incorporadas al libro de actas. •
Comité de Riesgos
Derivado de las actualizaciones en las normativa del Fondo de Garantía MICOOPE, el Comité de Riesgos se encuentra en reestructuración y análisis del mismo. Se espera en el año 2025 contar con normas internas que deleguen a los responsables, regulen las funciones y responsabilidades, así como el funcionamiento del comité en general.
Mesa Técnica de Riesgos
Para el año 2025, posterior a la reestructuración del Comité de Riesgos se tiene previsto la conformación de una mesa técnica de trabajo para analizar e identificar riesgos que requieren inmediata atención a través de planes de contingencia y otros designados por el Comité de Riesgos.
Comité de Selección de Candidatos a Cargos Directivos
Este comité regula el proceso de selección que provee a la Asamblea General de Asociados los candidatos idóneos para la elección de nuevos directivos, apegándose al Estatuto, Código de Ética y demás normas internas o externas aplicables a la Cooperativa.
En el año 2024, el Comité de Selección de Candidatos a Cargos Directivos celebró un total de 7 sesiones, en las cuales se vio principalmente:
Constitución del comité.
Apertura, prórroga y cierre de la convocatoria. Publicidad de la convocatoria.
Monitoreo, revisión y calificación de los expedientes de candidatos.
OPERACIONES Y CONTRATOS DE SERVICIOS
La Cooperativa de Ahorro y Crédito y Servicios Varios “Santa María Asunción”, Responsabilidad Limitada en cuanto a las operaciones y contratos de servicios con personas vinculadas reporta lo siguiente:
b.
Fortaleciendo el desarrollo de la Cooperativa y de sus asociados, los proveedores con los que actualmente se trabaja están integrados como asociados. a.
Ningún directivo, gerente y/o colaborador, presta algún servicio o provee productos y/o insumos a la Cooperativa.
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
1. Estructura Organizacional
La administración de riesgos se soportará y liderará de la siguiente forma:
Consejo de Administración: Aprobando todo lo relacionado a la administración de riesgos.
b. c.
d. e.
Comité de Riesgos: Analizando y proponiendo opciones de mejora continúa, toma de decisiones respecto a lineamientos a seguir para implementación de procedimientos, herramientas o estrategías.
Mesa Técnica de Riesgos: Proponiendo acciones para la administración de los riesgos identificados y su tratamiento.
Departamento de Riesgos: Ejecutando el plan de administración de riesgos, proponiendo opciones de mejora continúa y elaborando reportería para informar a Comité de Riesgos.
Comisión de Vigilancia: Supervisando que se lleve a cabo la gestión de riesgos según lo establecido.
2. Gestión de Riesgos
De acuerdo con la resolución JD-005-2024 de la Administradora del Fondo de Garantía MICOOPE de la Norma Específica de Administración Integral de Riesgos que establece la necesidad de la implementación de la Administración Integral de Riesgos, fue aprobado por el Consejo de Administración en el mes de diciembre de 2024 el Plan de Administración de Riesgos; el cual se desarrollará a partir del año 2025 a través de las siguientes etapas:
Etapa 1: Organización y Marco de Referencia
Se definen las responsabilidades y funciones de quienes lideran la gestión de riesgos, creación y/o actualización de normativa con lineamientos claros y apegados a los objetivos de la Cooperativa y la divulgación de la información relacionada a la implementación.
Etapa 2 y 3: Contexto de la Cooperativa
Se definen los procedimientos de los departamentos y se documentan todos los micro y macroprocesos. Se elaboran herramientas que permiten analizar los riesgos internos y externos de la Cooperativa.
Etapa 4: Seguimiento y Monitoreo
Se elaboran modelos de indicadores para monitorear los riesgos residuales.
Etapa 5: Reportería
Toda la información concerniente a la administración de riesgos deberá ser informada desde el departamento de riesgos al Comité de Riesgos y posteriormente al Consejo de Administración.
3. Riesgos Gestionados en la Cooperativa
Riesgo de Capital
Se ha realizado el monitoreo de la posición patrimonial de la Cooperativa, lo cual nos ha permitido establecer un resultado estable, lo que indica que gozamos de la capacidad para atender las obligaciones.
Riesgo de Crédito e Inversiones
El nivel de morosidad ha sido monitoreado, permitiendo a la Cooperativa establecer controles para identificar y gestionar de una mejor manera la cartera crediticia.
La Cooperativa a cierre de diciembre 2024, reporta un nivel de morosidad al 1.54%, el cual tiene tendencia a la baja.
Riesgo Operacional
Se ha dado seguimiento al proceso de inducción de personal, para reducir los errores humanos y mejorar el cumplimiento de procesos, así mismo aportar a la disminución de la rotación de personal.
Riesgo de Liquidez
Derivado del monitoreo del comportamiento de la liquidez, se ha establecido que la Cooperativa cuenta con el saldo necesario para atender eventos de riesgo, asimismo que ambos tienen tendencia positiva y estable.
Riesgo Legal
Se realizó una revisión a las clausuras de los contratos de mutuo, con el objeto de estandarizar las clausuras indispensables para el uso de proyectos.
Todos los documentos de aperturas de cuentas, cancelaciones de cuentas, contratos de mutuos, contratos de servicio, entre otros, se encuentran debidamente resguardados en el Archivo General de la Cooperativa.
Riesgo Reputacional
La Cooperativa por medio del Código de Ética, fomenta una conducta ética y moral en directivos y colaboradores, con el fin de que las actividades de COOPSAMA R. L. se desarrollen apegadas a la ética, principios y valores de cooperativismo, así como a las leyes y normativas vigentes que sean de injerencia.
Durante el año 2024, se lanzó un comunicado para prevenir fraudes en línea, informando de manera clara sobre los canales oficiales de la Cooperativa para evitar posibles engaños.
Riesgo de Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo
Se han llevado a cabo monitoreos a las transacciones financieras que realizan los asociados a través de los sistemas de monitoreo manual y automatizado de la Cooperativa, con el objeto de detectar patrones inusuales o sospechosos relacionados con actividades ilícitas.
Riesgo de Ciberseguridad
Velando por la seguridad de la información, la Cooperativa por medio del Departamento de Informática, llevó a cabo una prueba de phishing en el mes de diciembre, la cual evidenció que el 23% de los colaboradores cayeron en el engaño, ingresando al enlace y compartiendo información; como medida correctiva se implementaron alertas y avisos de confidencialidad en los correos, con el objetivo de detectar correos fuera del dominio “coopsama.com.gt”.
Adicional se llevaron a cabo capacitaciones sobre los principios de seguridad de la información, para directivos y colaboradores, en la búsqueda de:
•
h. Concientizar sobre la importancia de la seguridad de la información y los riesgos asociados a su incumplimiento (como ciberataques, fugas de datos o fraudes).
•
Promover buenas prácticas en el manejo de información confidencial (contraseñas, datos personales, propiedad intelectual).
•
Reducir riesgos relacionados con errores humanos (phishing, ingeniería social, mal uso de dispositivos.
CONCLUSIÓN
El Informe de Gobierno Cooperativo, correspondiente al año 2024, resume las acciones y esfuerzos tomados por parte de la Cooperativa y tiene como objeto fomentar la confianza de todos los asociados que deseen conocer sobre la gestión del gobierno y la administración de riesgos implementada.
COOPSAMA, R.L. ha realizado pasos para la implementación del Gobierno Cooperativo con bases fundamentadas en el compromiso, transparencia y rendición de cuentas, lo cual se evidencia en el presente informe.
Por último, se expresa el genuino interés en contar con un gobierno cuya transparencia logre alcanzar, no solo a la confianza, si no a la fidelización de los asociados.
El Consejo de Administración de COOPSAMA R. L. dio por conocido y aprobado el presente Informe de Gobierno Cooperativo en Acta No. 37-2025
Consejo de Administración;
Vicepresidente
Felix Roberto Reyes Maas Presidente
Héctor Manuel Mayén Zamora
Secretario Yaneth Alejandra María Reiche Alvarádo de Ligorría
