Misurare l’efficacia della formazione aziendale
A cura dell’Area Formazione e Scuola
L’importanza della formazione efficace
L’obiettivo della formazione non è solo di portare a termine il suo svolgimento ma di misurare la sua efficacia.
Valutando l’efficacia, infatti, si possono definire gli effetti della formazione sulle competenze, sulle conoscenze e sulle prestazioni dei dipendenti e determinare il risultato degli investimenti dell’azienda.
Esistono diversi modelli di valutazione della formazione, con approcci specifici volti ad analizzare determinati aspetti.
Nelle prossime pagine approfondiremo:
Il beneficio sarà quello di avere dipendenti sempre più qualificati e motivati oltre che una cultura aziendale più stimolante e innovativa
∂ Il modello di Kirkpatrick
∂ Il modello ROI di Phillips
Come misurare l’efficacia della formazione: il modello Kirkpatrick
Il modello di Kirkpatrick è tra i più utilizzati e ha fornito le basi per altri modelli che si sono sviluppati successivamente. Esso si compone di quattro livelli differenti restituendo indicazioni sul coinvolgimento dei partecipanti, sull’apprendimento delle competenze, e sull’applicazione delle stesse nel lavoro. Viene definito modello gerarchico perché ogni livello valutativo è propedeutico e necessario alla valutazione di quello successivo; Infatti, viene spesso rappresentato graficamente come una piramide: ogni livello si basa su quello precedente.
I livelli hanno delle procedure specifiche, applicabili in ogni contesto organizzativo.
I quattro livelli sono: 1. Reazione 2. Apprendimento
3. Comportamento 4. Risultati
1° livello: Reazione. Risposta immediata dei partecipanti
alla formazione
L’obiettivo è quello di misurare il tasso di interesse e di coinvolgimento dei partecipanti sulla base di impressioni iniziali e di reazioni emotive.
Serve per :
• Capire quanto siano soddisfatti i partecipanti
• Reperire informazioni utili per migliorare le attività formative future
Come raccogliere i dati
Dati qualitativi:
Esempi di KPI
• Tassi di partecipazione
• Tassi di completamento
• Prestazioni del docente
Il modello Kirkpatrick
somministrare domande aperte o interviste
Esempi:
Come valuteresti il corso?
La formazione è stata ben organizzata e ben eseguita?
Come possiamo migliorare questa formazione in futuro?
Dati quantitativi:
somministrare sondaggi o questionari con scale da 1 a 10
Esempi:
Su una scala da 1 a 10 quanto sei soddisfatto di questa formazione?
Su una scala da 1 a 10 quanto consiglieresti questo corso ad un tuo collega?
Quanto era pertinente il contenuto rispetto al tuo lavoro? (Su una scala da «per niente rilevante» a «completamente rilevante»)
1. Reazione : esempi pratici
Raccogliere dati sulla soddisfazione
della formazione
Questo dato si può calcolare utilizzando il Net Promoter Score(NPT).
Ad esempio, sottoponi ai partecipanti la seguente domanda:
« Su una scala da 1 a 10, quanto consiglieresti questa formazione ai tuoi colleghi?»
Dividi le risposte in tre categorie:
• Promotori ( punteggio 9-10)
• Passivi ( punteggio7-8)
• Detrattori (punteggio 6 o meno)
La formula per calcolare il risultato sarà :
% di promotori - % di detrattori
Risultati:
• punteggio superiore a 50: risultato eccellente
• punteggio tra 10 e 30: risultato buono
• punteggio superiora a 0: risultato accettabile
• punteggio inferiore a -10: risultato negativo
Tasso di completamento del corso
Il modello Kirkpatrick
Per capire il tasso di completamento del corso, puoi usare questa formula:
Partecipanti che hanno completato il corso
Partecipanti iscritti
Es: 150 iscritti, 65 completano il corso, allora: 65/150x100= 43%
x100
2° livello: Apprendimento. Conoscenze e competenze
acquisite durante la formazione
L’obiettivo è misurare le conoscenze, le competenze e abilità trasferite ai partecipanti.
Serve per :
• Garantire il raggiungimento degli obiettivi formativi prefissati
• Valutare l’incremento delle competenze, conoscenze e atteggiamenti raggiunti attraverso la formazione
• dell’organizzazione.
Esempi di KPI
• Conoscenze e competenze acquisite
• Trasferimento di quanto appreso nelle attività quotidiane
Il modello Kirkpatrick
Come raccogliere i dati
Dati qualitativi:
• interviste pre e post formazione con i dipendenti
• test di conoscenza
• dimostrazioni di competenze
Esempi:
• Quanto ti senti sicuro nello svolgere il tuo lavoro dopo la formazione ricevuta?
• Come gestiresti un problema sulla base di ciò che hai imparato durante la formazione?
• Quali conoscenze/concetti appresi durante la formazione, ti aiutano a svolgere meglio il tuo lavoro?
Dati quantitativi:
test da svolgere prima e dopo la formazione e confrontare competenze e conoscenze
Esempi:
Assessment pre e post corso: le domande dei due test sono analoghe, al fine di misurare nella maniera più oggettiva possibile il raggiungimento degli obiettivi di apprendimento prefissati
2. Apprendimento: esempi pratici
Mantenimento delle conoscenze e competenze
Per valutare questo dato non esiste una formula specifica, puoi utilizzare i dati quantitativi dei risultati dei test e i dati qualitativi come le autovalutazioni, per monitorare i livelli di conoscenze e abilità prima e dopo la formazione.
Tasso di superamento della valutazione
Si riferisce alla percentuale dei dipendenti che completano con successo la formazione.
Formula:
Il modello Kirkpatrick
Altri modi per raccogliere i dati:
Test di conoscenza:
sono quiz utili per valutare la comprensione degli argomenti trattati. Otterrai dati quantitativi sul grado di assimilazione del contenuto che serviranno a identificare le aree di miglioramento.
Dimostrazioni di competenze:
Dipendenti che superano la valutazione
Dipendenti che sostengono la valutazione x100
sono prove utili per le formazioni con focus sulle competenze pratiche. Chiedi ai partecipanti di dimostrare le abilità appena acquisite in riunioni o in progetti futuri. Questo offre una valutazione concreta dello sviluppo delle nuove competenze.
3° livello: Comportamento l’applicazione delle competenze
acquisite nelle attività quotidiane
L’obiettivo è quello di osservare se il comportamento del partecipante è cambiato a seguito della formazione e in che misura, ovvero se vengono applicate le conoscenze acquisite nelle attività di tutti i giorni.
Serve per :
Valutare l’influenza della formazione sulle prestazioni lavorative e l’atteggiamento dei dipendenti
Determinare se la formazione ha raggiunto il risultato desiderato.
Esempi :
Esempi di KPI
Engagement dei dipendenti
Come raccogliere i dati
Dati qualitativi:
• Osservazioni prima e dopo la formazione
• Colloqui
• Valutazioni delle prestazioni
Il modello Kirkpatrick
• Come hai messo in pratica nel tuo lavoro quello che hai imparato durante la formazione?
• Riusciresti ad insegnare le tue competenze e conoscenze a qualcun altro?
• Quali cambiamenti hai osservato nelle tue prestazioni da quando hai completato la formazione?
• Dati quantitativi:
• Osservazioni di terze parti
• Analisi di testi o piani di sviluppo personale
• Feedback da colleghi e/o da supervisori raccolti attraverso sondaggi
Esempi :
• Con quale successo il partecipante utilizza i nuovi metodi introdotti durante la formazione?
3. Comportamento: esempi pratici
Il modello Kirkpatrick
Performance dei dipendenti dopo la formazione
Confronta i KPI dei dipendenti prima e dopo la formazione per verificare i miglioramento.
Esempi:
- Per i dipendenti che si occupano dello sviluppo delle vendite, è possibile monitorare se i ricavi sono aumentati dopo la formazione.
- Se la formazione riguarda la gestione del tempo, si può verificare se i dipendenti utilizzano strumenti appresi durante la formazione (liste di priorità, pianificazioni settimanali) e se ci sono stati miglioramenti sui tempi di risposta alle scadenze dopo la formazione
Altri modi per raccogliere i dati:
Osservazioni di terze parti
- questionari di autovalutazione ;
- interviste con i supervisori e i colleghi;
- liste di controllo e rubriche di osservazione sul lavoro;
N.B. Le modifiche al comportamento spesso richiedono un certo tempo, è necessario dunque ripetere a cadenze regolari le valutazioni così da monitorare al meglio l’efficacia dei programmi formativi.
4° livello: Risultati l’impatto della formazione
sugli obiettivi aziendali
L’obiettivo è quello di valutare quanto sia stato efficace il programma di formazione e quali risultati abbia generato.
In questa fase solitamente si misurano dati quali produttività, efficienza e ritorno sull’investimento (ROI).
Serve per :
Raccogliere dati concreti e quantificabili sulla formazione
Riproporre la formazione in futuro
Esempi di KPI
Aumento di produttività e qualità del lavoro
Fidelizzazione dei dipendenti
Soddisfazione del cliente
Come raccogliere i dati
Dati qualitativi:
Interviste con i manager per valutare cambiamenti di produttività nei dipendenti
Focus di gruppo per misurare, ad esempio, la soddisfazione del cliente
Esempi domande dati qualitativi:
• In che modo la formazione ha influito sui ricavi?
• Quale impatto ha avuto la formazione sul coinvolgimento dei dipendenti?
• L'azienda ha ottenuto un ritorno positivo sull'investimento (ROI)?
Dati quantitativi:
• Sondaggi
• Confronto dei dati, ad esempio, sul turnover dei dipendenti o sulle prestazioni commerciali
Il modello Kirkpatrick
4. Risultati: esempi pratici
Efficienza operativa
Monitorando vari indicatori è possibile valutare quanto la formazione abbia migliorato l’efficienza operativa. Ad esempio:
• Tempo di riparazione: quanto tempo si impiega a riparare un guasto
• Tempo di recupero: quanto tempo è necessario per tornare alla normale operatività dopo l’interruzione
Confrontare questi dati prima e dopo la formazione permetterà di valutare i miglioramenti dell’efficienza operativa.
Se i tempi di recupero ad esempio diminuiscono la formazione ha avuto un impatto positivo.
Monitorare il punteggio di soddisfazione del cliente aiuta a capire se le competenze acquisite dai partecipanti durante la formazione sono utili al fine di migliorare il servizio e la relazione con i clienti.
Numero di risposte positive
x100
Numero totale di risposte
Il modello Kirkpatrick
Best practices per misurare l'efficacia della formazione
1
Definisci obiettivi chiari ed allineati con il business
Assicurati che la formazione supporti gli obiettivi aziendali
2
Raccogli dati su tutti i 4 livelli
Reazione: Feedback e sondaggi
Apprendimento: Test e valutazioni
Comportamento: Osservazioni sul campo
Risultati: KPI aziendali
3
Applica miglioramenti continui alla formazione
• Analizza i dati raccolti per identificare aree
• di miglioramento.
• Adatta i contenuti e i metodi formativi in base ai feedback dei partecipanti e ai risultati ottenuti.
• Coinvolgi tutte le parti interessate per migliorare continuamente il processo formativo.
4
Non fermarti ai dati, analizza il perché dei risultati
• Se un livello mostra risultati insufficienti, approfondisci le cause:
• Scarsa applicazione sul lavoro? Forse serve più supporto dai manager.
• Apprendimento insufficiente? Il metodo formativo potrebbe essere migliorato.
• Integra interviste e focus group per ottenere insight qualitativi.
Il modello Kirkpatrick
Come misurare l’efficacia della formazione: il modello ROI di Phillips
Questo modello è stato creato da Jack Phillips e si basa sul modello di Kirkpatrick ma si articola su 5 livelli:
Reazione
Apprendimento
Applicazione (comportamento)
Impatto (risultati)
ROI ovvero il ritorno sull’investimento
Sebbene abbia apportato modifiche ai quattro livelli originali del modello di Kirkpatrick, la novità più impattante risulta essere l’aggiunta del quinto livello che sottolinea l’importanza di un beneficio monetario, misurando il ritorno sull’investimento dei risultati della formazione.
Durante l’analisi vengono confrontati i benefici monetari della formazione con i suoi costi, così da fornire un quadro chiaro del suo valore economico.
1° livello: Reazione
Obiettivo:
misurare la soddisfazione dei partecipanti rispetto alla formazione.
Raccolta dati: sondaggi, questionari, moduli di feedback dopo la formazione. Si possono raccogliere informazioni su: contenuto, formatore, materiali e l’organizzazione.
Esempi:
• Qualità dei contenuti;
• Efficacia del formatore;
• Livello di soddisfazione dei partecipanti.
2° livello: Apprendimento
Obiettivo:
valutare se i partecipanti hanno acquisito le competenze e conoscenze previste dalla formazione.
Raccolta dati: valutazione, test a risposta multipla, quiz pre e post formazione.
Esempi:
• Dimostrazioni di abilità;
• Valutazioni pratiche
• Confronto del livello di conoscenze dei partecipanti prima e dopo la formazione per quantificare l’apprendimento.
Questi primi due livelli non differiscono molto da quelli del modello di Kirkpatrick
Il modello ROI di Philips
3° livello: Applicazione
Obiettivo:
valutare se i partecipanti applicano nelle attività quotidiane quanto appreso durante la formazione
Raccolta dati:
interviste, sondaggi, osservazioni di follow-up dopo settimane o mesi dalla formazione per verificare lo sviluppo delle competenze e conoscenze
Esempi:
• Verificare eventuali cambiamenti comportamentali;
• Valutare con quale frequenza vengono utilizzate le competenze o verificare la presenza di eventuali ostacoli che ne impediscono l’applicazione
4° livello: Impatto
Obiettivo:
identificare l’impatto della formazione sulle prestazioni aziendali tenendo conto di fattori esterni alla formazione che potrebbero ostacolare l’applicazione delle competenze acquisite
Raccolta dati:
misurare l’impatto della formazione su paramenti aziendali rilevanti quali la produttività, la qualità, la soddisfazione del cliente, il turnover dei dipendenti o i tassi di errore
Rispetto al modello di Kirkpatrick, questo di Phillips verifica se la non applicazione dell’apprendimento è dovuta esclusivamente alla formazione o a problemi esterni.
Esempi:
• Confrontare i dati sulla performance prima e dopo la formazione per individuare i cambiamenti che derivano dalla formazione
Mentre Kirkpatrick si concentra esclusivamente sui risultati, Phillips amplia l’analisi, esaminando se fattori diversi dalla formazione siano responsabili dei risultati ottenuti e di conseguenza, dei cambiamenti osservabili nella performance.
Il modello ROI di Philips
5° livello: ROI
Il quinto livello introdotto da Phillips prevede la «misurazione» del ROI, ovvero il ritorno sull’investimento della formazione. Analizza il rapporto costi-benefici per determinare il valore dei programmi di formazione. Quindi, permette alle aziende di misura se il denaro investito nella formazione ha prodotto dei risultati e quali sono.
Obiettivo:
Calcolare il ritorno finanziario sull’investimento (ROI), confrontando i benefici della formazione con i suoi costi.
Raccolta dati:
1. Monetizzare i benefici
Tradurre i risultati del livello 4 in termini finanziari. Se la formazione ha aumentato la produttività, bisogna stimare il valore di questo miglioramento.
2. Costi totali
Calcolare il costo totale della formazione, includendo materiali, strutture, compenso formatore, tempo partecipanti ecc.
3.Calcolare il ROI formula:
ROI(%)=
(Totale benefici del programma- Totale costi del programma)
Totale costi del programma
Risultati:
Un ROI positivo indica che la formazione ha generato benefici economici che superano i suoi costi.
Il totale benefici del programma indica il profitto prodotto per l’azienda dal dipendente nell’arco di un anno. Il totale costi del programma indica tutte spese per la formazione aziendale nello stesso periodo. x 100
Esempio: L’azienda ha speso 45.000 Euros in formazione per aumentare la velocità con cui gli operatori del servizio clienti risolvono le problematiche. A seguito della formazione, è stato rilevato un aumento della soddisfazione dei clienti e un incremento netto di 100.000 euro del profitto derivante dalle vendite. In questo caso, il ROI della formazione sarebbe: $100.000 – $45.000) / 45.000 * 100 = 122%
Il modello ROI di Philips
Best practices per misurare l'efficacia della formazione
1
Definisci KPI
Stabilisci KPI chiari e calcola
costi/benefici in anticipo
2
Raccolta dati affidabile e sostenibile
Raccogli dati in modo strutturato e costante, evitando di sovraccaricare i partecipanti
Usa strumenti digitali per raccogliere e analizzare i dati
3
Considera sia i benefici tangibili che intangibili
• Benefici tangibili: aumento della produttività, riduzione dei costi, crescita delle vendite.
• Benefici intangibili: miglior engagement, collaborazione, innovazione.
4
Attribuisci il valore economico ai benefici della formazione
• Converti in valore monetario gli impatti positivi della formazione (aumento produttività, riduzione errori)
Il modello ROI di Philips
Conclusioni
La formazione non è solo un costo, ma un investimento strategico per la crescita aziendale e individuale. Tuttavia, per essere davvero efficace deve essere progettata, monitorata e valutata con metodi strutturati.
I modelli Kirkpatrick e ROI di Phillips ci forniscono strumenti concreti per misurare non solo l’apprendimento, ma anche l’impatto reale sul business.
Senza una valutazione accurata, rischiamo di investire risorse senza sapere se stanno davvero generando valore.
Guardare oltre alla formazione significa misurarne l’efficacia e trasformare i dati in azioni concrete per il miglioramento continuo.
Solo così la formazione diventa un vero vantaggio competitivo, capace di generare cambiamento, innovazione e crescita sostenibile