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INVITACIÓN PRIVADA DE VARIAS OFERTAS CAPITULO PRIMERO GENERALIDADES DE LA INVITACIÓN PRIVADA 1.1.

INTRODUCCIÓN:

Con fundamento en lo dispuesto en la Resolución de la H. Junta Directiva No. 01 de 2010 y en la Resolución de Gerencia 036 de 2011, EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P. – EMVARIAS - ha dado inicio al presente proceso de contratación, bajo la modalidad de Invitación Privada de Varias Ofertas, para el proceso de contratación que se detalla en los presentes términos. 1.2.

NORMATIVIDAD APLICABLE AL PROCESO DE CONTRATACIÓN:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley 142 de 1994, modificado por el artículo 3° de la Ley 689 de 2001, los contratos que celebren las entidades estatales que prestan los servicios públicos domiciliarios a los que refiere esa Ley, no estarán sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, de manera que el régimen aplicable es el del derecho privado. Con base en dichas disposiciones, la H. Junta Directiva de Empresas Varias de Medellín E.S.P., mediante la Resolución No. 01 de 2010, modificó el Estatuto Interno de Contratación de la Entidad, el cual define las modalidades de los procesos de contratación, así como las reglas y principios que deben regir durante su desarrollo; y la Gerencia General expidió la Resolución No. 036 de 2011, por medio de la cual se reglamenta el procedimiento general de contratación de Empresas Varias de Medellín E.S.P. Con fundamento en lo establecido en el Artículo 14 de la Resolución 01 de 2010, y en consideración a la cuantía del contrato a celebrar, la modalidad del proceso de contratación es Invitación Privada de Varias Ofertas, cuyo procedimiento se detalla en los presentes términos. Es de anotar que con el fin de garantizar participación en el proceso de contratación que nos ocupa, está invitación se ha extendido a los proveedores que se auto clasificaron para prestar las actividades propias del objeto contractual y que tienen vigente su inscripción en el registro de proponentes de EMVARIAS, salvo los que por su naturaleza jurídica tienen restricciones legales; así las cosas los únicos criterios de selección se encuentran contenidos en los presentes términos de invitación. 1.3 PACTO DE TRANSPARENCIA: En todas las actuaciones derivadas del presente proceso de contratación, los proponentes y funcionarios de la EMPRESA, honrarán los principios de transparencia y moralidad. En razón a lo anterior, asumen los compromisos descritos en el Anexo No.6 “Pacto de Transparencia”.

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CAPITULO SEGUNDO DEL CONTRATO A CELEBRAR 2.1 OBJETO DEL CONTRATO: PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE LAVADO DE LOS VEHÍCULOS Y EQUIPOS QUE INTEGRAN EL PARQUE AUTOMOTOR DE EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P., INCLUYE EL COMPARTIMIENTO DEL CAPÓ, EL CHASIS Y EL SECADO DE LAS CABINAS DE LOS VEHÍCULOS PARTE EXTERNA, EXCEPTUANDO EL INTERIOR DE LAS CABINAS, ADEMÁS EL POLICHADO DE CABINA, CUANDO SE REQUIERA. 2.2 ALCANCE DEL OBJETO CONTRACTUAL: Efectuar el lavado de los vehículos y equipos que integran el parque automotor de Empresas Varias de Medellín E.S.P., que incluye el compartimiento del capó, el chasis y el secado de las cabinas de los vehículos parte externa, y el polichado de cabina (cuando se requiera) para la siguiente configuración de flota de vehículos: TIPO Grúa Chevrolet C-70 Sencillos Carrotanque Carro camilla Camioneta Sencillos Sencillos Frontal Doble troques Volquetas Sencillo Barredoras hidrostáticas Doble troques Doble troques Recolectores S 6.5 ton Camioneta Mini cargadores Volquetas Sencillos Carrotanque Recolectores DT 13 ton. Doble troques Barredoras hidrostáticas Volquetas Doble troques Página 2 de 55

MOTOR Full Pincher International Yamaha Toyota Chevrolet NPR Chevrolet NPR Mack International International DT466 Mazda Turbo Elgin Internacional DT530 International DT466 Renault Toyota Case Internacional 4300 Kenworth ISB Renault Kerax Kenworth ISC Elgin International 4300 Kenworth ISC

CAJA

Hilux Fanalca. Furgon-Publifibra Heill Heill Furgon-Publifibra Pelikan Heill Heill Mc Neilus Autana

Rigel McNeilux Pelikan McNeilux

MODELO 1981 1982 1995 1996 1998 1998 1998 1998 1998 1998 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2003 2005 2006 2007 2008 2008 2009


Sencillos Camionetas Volquetas 7.5 ton Motocicletas 100cc Recolectores S 4.5 ton Recolectores DT 13.5 ton Sencillos Carrotanque

Kenworth ISC Toyota International Honda Chevrolet Internacional Internacional

McNeilux Hilux Eco Búfalo Mc Neilus

2009 2011 2011 2011 2012 2012 2012

* Los tipos, modelos, marcas de motor, caja compactadora y características en general de estos vehículos podrán variar de acuerdo a las necesidades de disponibilidad de vehículos que tenga la Empresa durante la ejecución del contrato. Diariamente, cada vehículo de la flota será objeto de lavado, atendiendo el siguiente procedimiento:  Evacuación de los remanentes de residuos sólidos de la caja compactadora y de los residuos remanentes que se alojan en la parte trasera de la cabina de los vehículos frontales.  Estregamiento general del vehículo, excluyendo el interior de la cabina y la superficie superior, tanto de caja compactadora, como de cabina. Dicha superficie deberá estregarse y enjuagarse, al menos una vez cada dos meses.  Aplicación de detergentes y desengrasantes (en sitios donde este critico el lavado y no sea suficiente con el champú) biodegradables a todo el vehículo (incluye interior de la caja compactadora.  Enjuague general del vehículo (incluye chasis y llantas) con las hidrolavadoras.  Secado de la cabina, parte externa.  Mantener en todo momento en buenas condiciones de aseo y limpieza los guajes, cárcamos del lavadero, las trampas de grasas y de arenas y zonas aledañas, de tal manera que queden sin residuos de basuras. Además, todos los excedentes de basuras provenientes de los vehículos debe depositarlos en la caja estacionaria destinada para ello.  No se permite echar basuras en los recolectores, provenientes de los guajes de lavado ni de los cárcamos.  Fumigación de cabina y caja compactadora (cada mes).  Lavado de las carpas de protección de los vehículos recolectores de cargue trasero y las carpas de las volquetas. Cada vez que se requiera por parte del Interventor/Supervisor del contrato, el contratista deberá prestar el servicio de polichado de cabina, descrito en el Anexo No.4 “cuadro de cotización”. El procedimiento para esta actividad es el siguiente:  Aplicación de cera desmanchadora (Copao Glasurit rosado).  Aplicación de cera de pulimiento o brillo (Brillantina Simoniz) Nota: El anterior procedimiento puede ser aplicado con máquina o manualmente. Especificaciones del equipo de lavado: Página 3 de 55


Durante la vigencia del contrato se requiere como mínimo de la disponibilidad inmediata, simultánea y permanente de 3 hidrolavadoras en funcionamiento y sus correspondientes operadores, y 2 hidrolavadoras de repuesto en stand by. El equipo deberá cumplir con los siguientes requisitos: Potencia de descarga 1800 PSI. Diámetro interior de Mangueras de descarga de ½ a ¾”. Dispositivos que minimicen el ruido. Tanque mezclador para detergente.

   

Además, deberá contar con arneses de seguridad para trabajos en altura (lavado parte superior de los vehículos), para ser utilizados por sus operarios cuando se realicen trabajos en altura. Productos y equipos mínimos a utilizar para el lavado de los vehículos.  Para el lavado externo de la caja compactadora se debe utilizar jabón y desengrasante en cantidades suficientes que garanticen la limpieza adecuada de los vehículos.  Para el exterior de la cabina se debe utilizar champú biodegradable también en cantidad suficiente que garantice la limpieza de los vehículos (con utensilios especiales para ésta: dulce abrigo y cepillos de cerdas suaves). Y para el lavado interno de la caja compactadora se debe utilizar desengrasante biodegradable mezclado con agua en una proporción de 1 a 3 y utilizar cepillos de cerdas duras que garanticen la limpieza adecuada de las cajas.  El servicio deberá ser prestado en las instalaciones de EMVARIAS, la cual cuenta con una disponibilidad de cinco (5) guajes para el lavado. 2.3.

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

El proponente a quien le sea adjudicado el contrato estará en la obligación de prestar el servicio en los siguientes términos: a)

Garantizar la efectiva y oportuna prestación del servicio de lavado de los vehículos en las instalaciones de la Empresa, teniendo en cuenta que debe:  Prestar el servicio en horario diurno y nocturno de lunes a domingo, iniciando a la hora que lo requiera La Empresa y de acuerdo a las instrucciones impartidas en el Proceso de Mantenimiento (incluye festivos). Sin embargo, de acuerdo con las necesidades actuales de la Empresa, la mayor concentración se da en horario nocturno.  Prestar el servicio de lavado conforme las especificaciones suministradas por la Empresa en el alcance del objeto contractual de los términos de invitación.  El personal del contratista no podrá en ningún momento movilizar o conducir los vehículos de Página 4 de 55


propiedad de Empresas Varias de Medellín E.S.P.  El sitio asignado al contratista así como los guajes de lavado, cárcamos y sectores aledaños al lavadero de la Empresa, deberá permanecer completamente aseado. En este sitio está prohibido colgar artículos personales sobre las paredes y guardar ropa húmeda en las cómodas. b) Deberá permanecer en las instalaciones de lavado de la Empresa durante todo el tiempo que se requiera para cumplir con el desarrollo del objeto contractual. c) Implementar todos los mecanismos de control necesarios para evitar excesos en el consumo de agua para el lavado de los vehículos. Obligaciones de orden laboral, salud ocupacional y de seguridad industrial: d)

Contar con el personal idóneo y necesario para realizar las actividades del objeto contractual, teniendo en cuenta que:  Deberá nombrar un Supervisor y/o Administrador del contrato, con permanencia en la Ciudad de Medellín, con quien La Empresa tenga un contacto directo para las labores administrativas y técnicas durante el tiempo de ejecución de del contrato; es decir, deberá estar disponible para la Empresa las 24 horas del día. Igualmente, el contratista deberá garantizar la ubicación del Supervisor y/o Administrador en un número de teléfono fijo o móvil, para la atención del servicio objeto de esta invitación y durante todo el tiempo de ejecución del contrato. El proponente deberá anexar a su propuesta la hoja de vida de la persona a nombrar como Supervisor y/o Administrador a fin de verificar que el mismo cuenta con una experiencia mínima de trabajo de un (1) año en este campo. En caso de que el contratista requiera cambiar el Supervisor y/o Administrador, deberá notificarlo al Interventor/Supervisor asignado por la Empresa para el contrato, con mínimo quince (15) días de anticipación, remitiendo la hoja de vida de la persona que lo reemplazará, para verificar que cumple con la experiencia exigida en esta obligación. Nota: Este supervisor puede ser la misma persona solicitada en la última viñeta del literal f), siempre y cuando cumpla con las condiciones allí señaladas.  Disponer del personal que considere necesario y suficiente para realizar las actividades propias del objeto contractual, entre ellas: enjuague, desengrase, estregada, secada de cabina, lavado de chasis y aseo general, garantizando que en los horarios de despacho de los vehículos todos se encuentren lavados antes de salir a operar, para lo cual se recomienda como “mínimo” el siguiente esquema de personal operativo: Un (1) Supervisor para horario nocturno y diurno. Seis (6) lavadores en horario 10pm - 6am de lunes a sábado Dos (2) lavadores en horario 6am - 2pm de lunes a sábado Un (1) Lavador en horario de 9am-5pm de lunes a sábado Un (1) Lavador en horario de 12m-10pm de lunes a sábado Página 5 de 55


Nota: Los anteriores horarios aplican para los días festivos. Dos (2) Lavadores en horario de 6am-2pm todos los domingos.  El personal designado por el contratista que labore en las instalaciones de la Empresa, deberá estar bien presentado, aseado y uniformado, carnetizado e identificado con el logo de la firma contratista y con el equipo de protección definido. En caso de que el contratista vaya a efectuar algún cambio de operarios deberá comunicarlo a la Interventoría/Supervisión asignada para el contrato en lo posible con quince (15) días de anterioridad. La Empresa podrá solicitarle al Contratista cambio de personal cuando así lo considere necesario para el adecuado desarrollo del contrato.  Asumir todos los riesgos inherentes a la prestación del servicio, incluidos los relacionados con el componente laboral: la selección del personal que asignará a las labores para las actividades objeto del contrato, el pago de sus salarios, prestaciones sociales, aportes parafiscales (cuando haya lugar a ellos), seguridad social, programas de salud ocupacional, la dotación y en general se hace responsable con libertad técnica, directiva y administrativa del manejo del recurso humano. Se advierte que entre Empresas Varias de Medellín E.S.P. y el personal utilizado por el contratista para el desarrollo del objeto contractual no se crea ningún vínculo laboral y/o administrativo. e)

Para ingresar a las instalaciones de Empresas Varias de Medellín, el personal del contratista deberá presentar a la vigilancia, copia de la autoliquidación donde conste que el contratista se encuentra al día en el pago de los aportes de salud, pensión y ARL, de la(s) persona(s) a ingresar. En caso de no cumplir con este requisito se prohibirá el ingreso de dicho personal. f) Dar cumplimiento a las obligaciones que en materia de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial se encuentran contenidas en el Anexo No. 7 “Salud Ocupacional y Seguridad Industrial”, de los presentes términos, para lo cual el Contratista deberá presentar a la supervisión/Interventoría el día de la firma del acta de inicio, el programa de Salud Ocupacional implementado por éste, para la revisión por parte de la oficina de Salud Ocupacional de EMVARIAS, además:  El contratista deberá tener en cuenta los riesgos laborales a los cuales se encontrará expuesto el personal a su cargo que labore en las instalaciones de la base de operaciones y mantenimiento de EMVARIAS y de aquel que ingrese a entregar insumos y/o documentos relacionados con el objeto contractual. Para lo cual deberá entregar al Interventor/Supervisor del contrato, debidamente diligenciado el “Panorama de Factores de Riesgo Prioritarios” contenido en el anexo No. 7 “Salud Ocupacional y Seguridad Industrial” a la firma del acta de inicio, incluyendo los riesgos relacionados con las actividades a desarrollar en el taller de mantenimiento de Emvarias.  El contratista deberá disponer de la persona encargada de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional que de acuerdo con la normatividad le exige la ley para su empresa, quien deberá garantizar que se cumplan las normas durante la ejecución del contrato, además que garantice que se lleve a cabo el programa de Salud Ocupacional entregado a la firma del acta de inicio, acorde con lo señalado en el Anexo No. 7, en el que se consideren todos los requisitos de Ley y que propenda por el bienestar de los trabajadores. Para verificar el cumplimiento de estos Página 6 de 55


requisitos esta persona deberá visitar como mínimo una vez a la semana las instalaciones de Emvarias; será el enlace con el equipo de salud ocupacional de Emvarias para tratar temas específicos, además de asistir a las reuniones que éstas convoquen y que requieran la presencia del contratista.  Realizar la vacunación de su personal, cumpliendo con el siguiente esquema: HEPATITIS B: Son tres dosis: la primera a la firma del acta de inicio; la segunda, al mes de inicio de labores; y la tercera, a los seis meses. TETANO Y DIFTERIA: Son 5 dosis, se aplica la primera dosis a la firma del acta de inicio, al mes la segunda dosis, la tercera dosis a los seis meses, la cuarta dosis al año y la quinta dosis al año de haber aplicado la cuarta.  Deberá suministrar al personal todos los implementos de seguridad y protección requeridos y adecuados para el tipo de labores a ejecutar, dando cumplimiento a la normatividad vigente. El Interventor/Supervisor mantendrá una constante vigilancia sobre el cumplimiento de las normas y requerimientos de carácter preventivo y en los que a la salud ocupacional se refiere. Hará parte de la dotación: botas de caucho del tipo caña completa, gorra para protección del sol y camisa de manga larga y pantalón, preferiblemente de telas suaves e impermeables, los cuales deben ser entregados de acuerdo a la normatividad vigente. Igualmente deberá suministrar: Cada dos días, mascarillas desechables; cada mes, guantes de Neopreno; trimestralmente, gafas anti empañantes con ventilación lateral; semestralmente, delantales impermeables o de caucho que permitan el movimiento de la persona y que no sean muy pesados. En caso de requerirse trabajo en alturas, el proponente deberá garantizar que el personal que asigne para desarrollar las actividades objeto del contrato cuente con las certificaciones de trabajos en alturas vigentes, conforme a lo estipulado en la Resolución 1409 de 2012 del Ministerio de la Protección Social. Adicionalmente deberá cumplir con lo establecido en el Protocolo de Emvarias, denominado: “Normas de seguridad para trabajos en alturas”, para lo cual deberá presentar oportunamente a la supervisión/interventoría los documentos que acrediten el cumplimiento de esta obligación, y actualizar durante la ejecución del contrato los certificados de trabajos en alturas del personal a su cargo de acuerdo a la normatividad vigente. El contratista deberá de suministrar el equipo de seguridad (arneses de seguridad) para que su personal, el cual deberá estar previamente capacitado y acreditado para realizar trabajos en altura mediante el uso de torres de andamios multidireccionales, efectúe el lavado de techos de los vehículos. El equipo con el que debe de contar el personal de lavado es:

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ARNÉS INTEGRAL DE CUERPO COMPLETO Y CUATRO ARGOLLAS

ANCLAJE PARA ADAPTAR Banda de amarre o anclaje universal RETENEDOR DE CAÍDA AUTO RETRÁCTIL

PORTA HERRAMIENTAS

CASCO SISTEMA AJUSTABLE CON RACHE Y BARBUQUEJO DE 3 PUNTOS GUANTES

 Para las labores de supervisión de los trabajos en altura se deberá nombrar una (1) persona que se dedicará de tiempo completo a esta labor, quien deberá estar certificado COMO MÍNIMO EN EL NIVEL MEDIO de competencias laborales. Igualmente debe estar dotado de los equipos de Página 8 de 55


comunicación necesarios para el efectivo cumplimiento de sus labores. El Supervisor debe llevar consigo un carné que lo acredite como personal del contratista. g) Dando cumplimiento a la Resolución 2400 de 1979, el contratista deberá suministrar a cada trabajador dos cómodas de ser posible en material plástico y color gris para que cada trabajador guarde sus pertenencias. Una de las cómodas será para ropa limpia y la otra para la ropa sucia. Éstas cómodas deben ubicarse en un sitio donde no se tenga contacto con los residuos sólidos, sobre las cuales no deberá estar adherido ningún tipo de adhesivos. Las cómodas estarán situadas en el sitio asignado al contratista en el lavadero. h) El contratista debe dotar el sitio de trabajo con cómodas para guardar las herramientas de trabajo las cuales deben permanecer en excelente estado de limpieza e higiene; igualmente deben ser en lo posible plásticas y de color gris para evitar que se oxiden y estar cerca al sitio de trabajo. i)

El contratista tendrá a cargo el almacenamiento y bodegaje en sus instalaciones de los insumos y de la herramienta requerida para la ejecución del objeto de la presente invitación.

Obligaciones ambientales: j)

Para el lavado de los vehículos, el contratista deberá suministrar detergentes que permitan realizar la limpieza adecuada de los vehículos. Estos detergentes deben contar con características biodegradables con el fin de disminuir los impactos generados al medio ambiente. Dentro de los productos recomendados por la unidad ambiental de EMVARIAS están: “desinfectante para contenedores” comercializado por Spangel productos biodegradables; BIOX supercleaner 8758 y/o BIOX bactericida 8060 producidos por Derivados químicos S.A.S., catalizadores bio orgánicos o cualquier producto biodegradable que utilice el proveedor o contratista.

Cualquier producto a ser utilizado por el contratista distinto al solicitado en los presentes términos deberá ser probado y aprobado por escrito por la Interventoría/Supervisión. k) El supervisor del personal del contratista y el Interventor/Supervisor del contrato deberán estar atentos a cualquier fuga o desperdicio de agua en los sistemas de lavado con el fin de evitar pérdidas de este importante recurso suministrado por la Empresa. l)

El contratista debe mantener libres de residuos sólidos y limpios los cárcamos y zonas aledañas al lavadero incluyendo la parte trasera donde se encuentra la o las cajas estacionarias para el depósito de los residuos extraídos de los cárcamos.

m) No se permite arrojar basuras en los recolectores provenientes de los guajes de lavado ni de los cárcamos. Obligaciones en materia de facturación: Página 9 de 55


n) El contratista deberá cumplir el procedimiento para la facturación oportuna de las órdenes de trabajo ejecutadas que seguidamente se detalla, así como los requisitos contenidos en el Anexo No. 5 “Procedimiento para la facturación”. Procedimiento:  El contratista conjuntamente con la Interventoría/Supervisión registrarán diariamente en forma escrita, la planilla de control diario de lavado, marcando el turno en que se atendió el vehículo (turno 1 de 6:00 a.m. a 2:00 p.m., turno 2 de 2:00 p.m. a 10:00 p.m. y turno 3 de 10:00 p.m. a 6:00 a.m.).  Todos los registros realizados en la planilla de control diario de lavado, deberán ser firmados al finalizar la jornada del tercer turno, por el Supervisor de lavado y el Interventor/Supervisor del contrato en señal de aceptación de la calidad y cantidad de vehículos a los que se les prestó este servicio de lavado.  Al finalizar las tres jornadas de lavado, se totalizan en la planilla todas las marcaciones realizadas correspondientes a cada vehículo lavado y se registra en la parte inferior de la planilla.  Finalmente el valor real facturado de la semana, será el resultado de sumar el total de los vehículos lavados diariamente registrados en la planilla y firmada por el contratista y la Interventoría/Supervisión, multiplicado por los precios unitarios cotizados por el contratista.  El lunes de cada semana EL CONTRATISTA deberá presentar a la Interventoría/Supervisión, todos los documentos relacionados con los trabajos efectuados en la semana anterior, exceptuando los realizados el domingo.  El jueves de cada semana la Interventoría/Supervisión entregará los documentos revisados y/o aprobados y que fueron recibidos el lunes anterior, con el fin de que el Contratista proceda a facturar y/o corregir los registros no concordantes. Igualmente, este día se recibirán los documentos relacionados con los trabajos efectuados el domingo anterior, cuyos documentos revisados se devuelven al contratista el lunes siguiente para que proceda a facturar o corregir las novedades encontradas.  Antes de facturar, el contratista deberá haber tenido la aprobación previa por parte de la Interventoría/Supervisión asignada al contrato, con el fin de evitar la anulación y/o rechazo de las mismas por ausencia de algún documento y/o requisito establecido contractualmente.  La Empresa definirá una fecha límite mensual de presentación de facturas de venta por efectos contables, la cual se avisará previamente al contratista. Es obligación del contratista ajustarse a las fechas de facturación definidas por la Empresa y en caso de incumplimiento será responsable de reconocer y pagar las sanciones e intereses moratorios que se puedan ocasionar a la Empresa en las declaraciones tributarias y demás obligaciones de ley a que haya lugar, los cuales serán descontados de cualquier saldo adeudado al contratista. En caso de que el contratista no tenga saldos a favor, deberá cancelar los valores liquidados por este concepto en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir del envío de la cuenta de cobro correspondiente.  La Empresa no se hará responsable por las facturas de venta devueltas, en los casos en que el contratista no cumpla con todos los requisitos exigidos.  Todo trabajo a facturar deberá poseer la orden de trabajo correspondiente, emitida en el Proceso de Mantenimiento de Empresas Varias de Medellín E.S.P., donde irán consignados los lavados programados a los vehículos. Página 10 de 55


 El contratista deberá consignar en la planilla diaria que presenta semanalmente con la factura de venta los servicios de lavado realizados durante ese período, discriminando el control del vehículo al que se le prestó el servicio.  El contratista deberá presentar las facturas de venta en un plazo máximo de 8 días, después de la revisión y aprobación de los documentos por parte de la Interventoría/Supervisión. En caso de inoportunidad de los tiempos establecidos para la entrega de la facturación, la Interventoría/Supervisión requerirá al contratista para que en un término de tres (3) días presente la respectiva justificación. Conocidas las explicaciones, la Interventoría/Supervisión deberá pronunciarse durante los tres (3) días siguientes. En el evento que la justificación no sea satisfactoria, se hará efectivo el descuento autorizado por el CONTRATISTA en el Anexo No. 2 “Resumen de la propuesta”.  Por ningún motivo se cancelarán servicios de lavado que no hayan sido programados y aprobados mediante las respectivas órdenes de trabajo y registrados en las planillas.  El contratista deberá garantizar la atención en forma simultánea de los vehículos que requieran ser lavados.  La presentación de las facturas de venta deberá ceñirse a lo descrito en el Anexo N° 5 “Procedimiento para la Facturación” y en lo señalado en el numeral 2.7.2 “Forma de Pago” de la presente invitación.  Para los casos en que el contratista no llegue a cumplir con el anterior procedimiento, Empresas Varias de Medellín E.S.P., no procederá a cancelar dichos lavados. o) Otras obligaciones:  En caso de detectarse por el contratista un daño en los componentes a lavar, este deberá informarlo en forma inmediata a la Interventoría/Supervisión asignada para el contrato.  Correrán por cuenta del contratista los daños que ocurran en los vehículos debido a una mala operación del equipo de compactación durante las labores de lavado o daños causados por los implementos de aseo.  Atender todos los servicios a que hace alusión el objeto de la presente invitación sólo cuando medie autorización de la Subdirección de Mantenimiento de Empresas Varias de Medellín E.S.P. a través de la supervisión/interventoría.  La ejecución del contrato se deberá ajustar íntegramente a lo dispuesto en la presente invitación y el contrato y cualquier cambio, duda u observación que surja deberá ser canalizada previamente a través de la supervisión/interventoría.  El contratista deberá garantizar en forma oportuna el suministro permanente y simultáneo de todos los servicios requeridos relacionados con la presente invitación, es decir, cuando varios vehículos presenten necesidad de lavado al mismo tiempo, el contratista deberá atenderlos y realizarles el lavado en forma simultánea, para lo cual deberá poseer los insumos y personal suficiente para reaccionar frente a dicha situación. los cuales deberán obedecer a los requeridos por la Empresa de acuerdo a lo contenido en el Anexo N° 4 “Cuadro de cotización”.  Garantizar el cumplimiento en un 100% de la programación efectuada por la Empresa para la prestación del servicio de lavado en los días y horarios informados.  El contratista deberá garantizar que en la ejecución del contrato, se cumpla con todas las normas de seguridad aplicables al desarrollo de estas actividades.  La Empresa, durante la ejecución del contrato, podrá diseñar y/o variar y/o incorporar nuevos Página 11 de 55


programas de lavado de vehículos, lo cual se le dará a conocer al contratista en forma previa.  Igualmente el contratista podrá proponer nuevos sistemas de lavado de vehículos con el propósito de mejorar la disponibilidad de la flota relacionada en el “Alcance del objeto contractual” de la presente invitación.  El contratista deberá capacitar a su personal, con el objeto de optimizar el uso de sus productos, en el momento que se considere necesario o que lo solicite el Interventor /Supervisor asignado al contrato.  La ejecución del contrato se deberá ajustar íntegramente a lo dispuesto en la presente invitación y el contrato. Cualquier cambio, duda u observación que surja deberá ser canalizada previamente a través de la Interventoría/Supervisión asignada al contrato.  Reportar oportunamente al Interventor/Supervisor las novedades que presente la firma contratista tales como cambio de domicilio, representante legal, modificación de la sociedad, razón social, entre otros, y actualizar dichas novedades en el Registro de Proponentes de la Empresa.  Enviar por escrito al Interventor/Supervisor del contrato, a la suscripción del acta de inicio, el número de la cuenta bancaria en la que la Empresa le consignará los pagos relacionados con el desarrollo del objeto contractual, acompañada con la certificación en original, expedida por la Entidad Financiera, con fecha de expedición no superior a 15 días, donde lo acredite como titular de la cuenta reportada. La información remitida en esta obligación será enviada por parte del Interventor/Supervisor del contrato a la Subdirección de Tesorería.  Las demás requeridas en el alcance del objeto contractual de la presente invitación. OBLIGACIONES DE EMVARIAS:  La Empresa apoyará al contratista en la capacitación de su personal para la operación del sistema de compactación.  Las instalaciones locativas, el suministro de agua y energía corren por cuenta de Empresas Varias de Medellín E.S.P.  Emvarias será la responsable de ubicar y operar los vehículos hasta los guajes de lavado.  La Empresa asignará al Contratista, dentro de sus instalaciones, un espacio con el fin de que guarde sus implementos y equipos de lavado.  En caso de que Emvarias requiera realizar mantenimiento de las instalaciones en el sitio asignado para el desarrollo del objeto contractual en el taller de mantenimiento, durante la ejecución del contrato, lo hará conocer al contratista para acordar conjuntamente el plan de contingencia a seguir que permita la continuidad en la prestación del servicio. 2.4.

PLAZO:

La duración del contrato será a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio hasta el 31 de Agosto de 2014 o hasta el agotamiento del presupuesto antes del vencimiento del plazo. 2.5.

LUGAR:

El servicio se prestará en las instalaciones de Empresas Varias de Medellín E.S.P., sede de Operaciones y Página 12 de 55


Mantenimiento, ubicada en la carrera 64 N° 107-60 la cual cuenta con una disponibilidad de cinco (5) guajes para el lavado. 2.6

PRESUPUESTO OFICIAL Y CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:

El contrato se atenderá con cargo al rubro presupuestal N° 2122175500100 “MANTENIMIENTO VEHICULOS Y LUBRICANTES”. Disponibilidad Presupuestal N° 1130482 del 08 de agosto de 2013 y 01 de enero de 2014. El presupuesto oficial total para este contrato es de CUATROCIENTOS NOVENTA MILLONES OCHOCIENTOS NUEVE MIL CUATROCIENTOS CINCUENTA Y SEIS PESOS ML ($490.809.456). 2.7 VALOR Y FORMA DE PAGO: 2.7.1

VALOR:

El valor del contrato ES ESTIMADO, ya que su verdadero valor será el que resulte de multiplicar el valor unitario de los servicios de lavado, cotizados por el Contratista (incluyendo el valor de la mano de obra, los insumos aplicados e IVA), por la cantidad real de utilización de este servicio, recibidos y aceptados por el Interventor/Supervisor, durante la ejecución del contrato. 2.7.2.

FORMA DE PAGO:

El valor del contrato se cancelará en pagos parciales, de conformidad con la(s) factura(s) de venta presentada(s) semanalmente a la Interventoría/Supervisión para su revisión y aceptación, teniendo en cuenta las condiciones señaladas en el Anexo N° 5 “Procedimiento para la facturación”. Empresas Varias de Medellín E.S.P., cancelará al CONTRATISTA el valor correspondiente, una vez se haya recibido a satisfacción por parte del Interventor/Supervisor asignado al contrato los servicios realizados. El valor a cancelar en las facturas de venta será el que resulte de multiplicar los valores unitarios cotizados por el contratista y aceptados por la Empresa, por los servicios de lavado efectivamente recibidos durante ese período, de acuerdo con los vehículos que operan diariamente conforme a la disponibilidad real de la flota consignado en las planillas de lavado diarias. La(s) factura(s) de venta presentada(s) por el CONTRATISTA deberán ser aceptada(s) por el Interventor/Supervisor asignado al contrato, a las que se deberá adjuntar: a) Planillas de registro de lavado de vehículos en el período facturado, b) Mensualmente las autoliquidaciones mediante las cuales se logre verificar que el Contratista se encuentra al día en los aportes a la Seguridad Social Integral y Parafiscales (a los que hubiere lugar) del personal a su cargo, en especial de las personas que asigne el CONTRATISTA para el desarrollo del objeto contractual. La(s) factura(s) de venta deberán ser presentada(s) al Interventor/Supervisor en original y dos copias, sin embargo, si el CONTRATISTA se acoge a la Ley 1231 de 2008, presentarán 3 copias de la factura de venta. Empresas Varias de Medellín E.S.P. cancelará la factura de venta a los treinta (30) días calendario Página 13 de 55


siguientes en que la misma fue aceptada y aprobada por el Interventor/Supervisor. Empresas Varias de Medellín E.S.P. a través del Interventor/Supervisor no dará por aceptada la(s) factura(s) de venta presentada(s) por el CONTRATISTA, cuando este no adjunte a la misma: los documentos e información que le sean requeridos en el contrato y por el Interventor/Supervisor. Adicionalmente, para el pago de la última factura de venta deberá anexar fuera de los documentos anteriormente mencionados, la certificación firmada por el Revisor Fiscal, en caso de estar obligado a tenerlo, o por el Representante Legal, donde conste que se encuentra a paz y salvo con todas las obligaciones laborales a su cargo, en especial con el personal que haya sido asignado para la ejecución del contrato. En caso de que el CONTRATISTA negocie la factura de venta como título valor, deberá notificarle al Interventor/Supervisor, con copia al Subdirector(a) de Tesorería de Empresas Varias de Medellín E.S.P, al día siguiente de la negociación, el nombre y apellidos (persona natural) o Razón social (persona jurídica), cédula o Nit. del primer tenedor legítimo del título. Para efectos del pago, el CONTRATISTA deberá informar una cuenta corriente o de ahorros a su nombre, en las condiciones señaladas en la viñeta 13, literal o), del numeral 2.2. Obligaciones del Contratista, en la que mediante giro electrónico, se le consignará el valor de lo facturado, por la ejecución del contrato. Sin embargo, si la factura hubiese sido entregada por el CONTRATISTA en copia, o la factura original fuere negociada como Título Valor, el pago se realizará directamente en la Subdirección de Tesorería de Empresas Varias de Medellín E.S.P. y no por transferencia electrónica, obligándose el CONTRATISTA o tenedor, a presentar la Factura de venta original al momento de reclamar su pago. El contratista autoriza a la Empresa para: a) Retener los pagos que tenga a su favor en caso de presentar mora en los aportes a la seguridad social y parafiscales (si hay lugar a ellos), y/o en el pago de los trabajadores vinculados mediante contratos de trabajo o cualquiera de los extrabajadores del mismo, que tuvieron a cargo la ejecución del contrato, por concepto de salarios, prestaciones sociales o cualquiera otra obligación de carácter laboral pendiente. b) Pagar todos los conceptos laborales a los que hace referencia el literal anterior como consecuencia del incumplimiento, directamente a quien corresponda en nombre del contratista, con cargo a las sumas a él adeudadas, sin que ello implique que Empresas Varias de Medellín E.S.P. se convierta en empleador y mucho menos que sustituya las obligaciones laborales a su cargo. 2.8 GARANTIAS: El CONTRATISTA se obliga a constituir a su costa y a favor de EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P las siguientes garantías, mediante un seguro de cumplimiento expedido por una compañía de seguros de suficiente solvencia y legalmente autorizada para funcionar en Colombia, o una garantía bancaria expedida por una entidad financiera; cualquiera de los documentos deberá ser expedido A FAVOR DE ENTIDADES ESTATALES y el domicilio del seguro o de la garantía bancaria será Medellín. Página 14 de 55


DE CUMPLIMIENTO: Mediante esta cobertura se amparará a EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P de los perjuicios por el incumplimiento de las obligaciones que contrae el CONTRATISTA. Esta garantía tendrá un valor asegurado equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, incluidas las adiciones y reajustes, y tendrá una vigencia igual a la del contrato, incluidas las prorrogas y seis (6) meses más. Parágrafo: En el evento en que no se llegare a liquidar bilateralmente el contrato dentro del término previsto de seis (6) meses, después de terminado el plazo de ejecución del mismo, se ampliará la vigencia de la garantía para el Cumplimiento por veinticuatro (24) meses más. Para este efecto, el interventor/supervisor del contrato deberá verificar el cumplimiento de esta obligación y requerir oportunamente al contratista de ser necesario, para que proceda a la ampliación de la vigencia de la garantía. DE PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES: Mediante esta cobertura se amparará a EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P de los perjuicios por el incumplimiento del CONTRATISTA del pago de salarios, indemnizaciones y prestaciones sociales del personal empleado en la ejecución del objeto contractual. Esta garantía tendrá un valor asegurado equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, incluidas las adiciones y reajustes, y tendrá una vigencia igual a la del contrato, incluidas las prorrogas y tres (3) años más. Parágrafo: Las garantías y seguros de que trata esta cláusula se constituyen sin perjuicio del cumplimiento de todas las obligaciones que emanan del contrato y no podrán ser canceladas sin la autorización escrita de EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P. El CONTRATISTA deberá mantener vigentes las garantías y seguros establecidos en esta cláusula. En caso de incumplimiento o demora por parte del CONTRATISTA en el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en este parágrafo, EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P. podrá ordenar las prórrogas correspondientes, pagará las primas y erogaciones, descontando su valor de las cuentas que deba pagar al CONTRATISTA. PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: El CONTRATISTA se obliga a constituir a su costa una póliza de responsabilidad civil extracontractual que ampare los daños materiales y lesiones personales que se puedan causar a terceros en el desarrollo del contrato. Esta póliza deberá reunir las siguientes condiciones: a. Incluir como asegurado adicional a EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P. y en consecuencia incluir la cobertura de responsabilidad cruzada, para cubrir los daños que en virtud de la responsabilidad civil extracontractual se puedan causar entre los asegurados. b. Incluir la cobertura de contratista y subcontratista. c. Incluir la cobertura de responsabilidad civil patronal. Página 15 de 55


d. Incluir la cobertura de vehículos propios y no propios, la cual no deberá estar sublimitada atendiendo a la actividad desarrollada mediante el contrato. e. La cobertura de cada amparo de la póliza debe tener un límite asegurado del 30% del valor total del contrato. f. Esta póliza debe estar vigente por todo el tiempo de duración del contrato. Parágrafo Primero: Si el CONTRATISTA se niega a constituir las garantías y seguros aquí señalados, EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P podrá dar por terminado el contrato en el estado en que se encuentre sin que por este hecho deba reconocer o pagar indemnización alguna. Las garantías que aquí se mencionan deberán recibir aprobación expresa por parte de EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P, la cual podrá ratificarlas o rechazarlas (Artículo 1038 del Código de Comercio), para lo cual efectuará un examen a los términos, valores, condiciones generales y particulares, a fin de obtener la más adecuada protección de los bienes e intereses de EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P y garantizar el cabal cumplimiento del Contrato. Parágrafo Segundo: Cuando se presente alguna modificación en el contrato respecto del plazo y/o del precio del mismo, el contratista deberá ampliar los amparos respectivos para conservar el monto porcentual y la vigencia señalada en esta cláusula. Parágrafo Tercero: Cuando el valor de la(s) póliza(s) se vea afectado por razón de siniestros, el contratista deberá aportar una nueva póliza en las mismas condiciones de cobertura exigidas en el contrato. NOTA: Para el presente caso, no se admitirán pólizas de Seguros El Cóndor Sociedad Anónima. 2.9 SUPERVISIÓN/INTERVENTORÍA: La EMPRESA controlará la ejecución del contrato a través de la Subdirección de Mantenimiento de Empresas Varias de Medellín E.S.P. y/o la firma contratada para realizar la Interventoría a los contratos del proceso de Mantenimiento. La supervisión/Interventoría actuará como portavoz de la EMPRESA durante la vida y liquidación del contrato. Estarán a su cargo las funciones de control, vigilancia y seguimiento de los aspectos relativos a la ejecución y liquidación del contrato; deberá dar instrucciones y hacer observaciones para prevenir o corregir incumplimientos del CONTRATISTA. Las demás funciones y facultades de la Interventoría se encuentran descritas en el Manual de Interventoría adoptado por la EMPRESA, mediante la Resolución de Gerencia N° 409 del 16 de mayo de 2003. 2.10 MULTAS: Durante la ejecución del contrato, Empresas Varias de Medellín E. S. P. podrá ejercer el derecho de retención respecto al valor de las multas que a título de apremio se establezca, en cualquiera de los eventos que se señalan a continuación:

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a) Por negarse a prestar el servicio aduciendo falta de insumos, o falta de disponibilidad de equipo, o falta de disponibilidad de personal, o cierre de instalaciones, o carencia de transporte para ir al lugar donde La Empresa requiere la prestación del servicio. b) Por la no atención oportuna y simultánea de los vehículos remitidos para el servicios. c) Por incumplimiento doloso o gravemente culposo de las obligaciones contenidas en los términos de invitación que puedan conllevar a la perturbación de la normal prestación del servicio de aseo a cargo de Empresas Varias de Medellín E.S.P. d) Por negarse a efectuar algún servicio de manera inmediata a razón de la discusión generada respecto a la procedencia o no de una garantía comercial. e) Por el incumplimiento reiterado de las obligaciones de carácter administrativo, tales como: Seguridad social, salud ocupacional, entre otras, que pongan en riesgo a Emvarias. El valor de la multa podrá oscilar desde el 0.5% hasta el 10 %del valor presupuestal del contrato al momento de su ocurrencia, por cada día de retardo, sin que ello impida que la Empresa pueda ejercer las respectivas acciones para reclamar la indemnización por daños y perjuicios en contra del contratista y la compañía de seguros.

El procedimiento a seguir para la imposición de la multa será el siguiente:

a) Evidenciado un posible incumplimiento, la interventoría/supervisión del contrato requerirá mediante escrito al contratista, con copia a la compañía de seguros, para que dentro de los tres (3) días siguientes al recibo de la comunicación presente las explicaciones de su incumplimiento, y proceda de manera inmediata con los correctivos necesarios.

b) Pasado este término, si el contratista no cumple, no contesta, o sus argumentos de defensa no son justificables, la interventoría/supervisión del contrato, dentro de los tres (3) días siguientes, elaborará un informe en el que sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación, incluida la tasación estimada de la multa. Dicho informe será remitido a la Gerencia General con copia al Subdirector de Mantenimiento y a la Secretaria General.

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c) En la mayor brevedad posible, el (la) Secretario (a) General, quien actuará como delegado del Gerente, citará al contratista, a la compañía de seguros, al Subdirector de Mantenimiento y a la interventoría, a audiencia para debatir lo ocurrido. A la citación se adjuntará el informe de interventoría/supervisión en el cual se hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan. d) En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el (la) Secretario (a) General suspenderá la diligencia, de oficio o a petición de parte. Al adoptar la decisión se señalará fecha y hora para su reanudación.

e) Escuchadas todas las partes, la Empresa decidirá la imposición o no de la multa de manera motivada. Dicho acto podrá ser controvertido de manera sustentada en la misma audiencia. La decisión definitiva de la Empresa, se podrá emitir y notificar en la misma diligencia. La Entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por cualquier medio tiene conocimiento de la cesación de la situación de incumplimiento.

2.11 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento, LA EMPRESA, sin necesidad de requerimiento judicial previo, hará efectiva la cláusula penal pecuniaria, la cual tendrá un monto del veinte por ciento (20%) del valor presupuestal del contrato y se considerará como pago parcial de los perjuicios causados a LA EMPRESA, sin que ello impida el ejercicio de las demás acciones a las que haya lugar.

2.12 CLÁUSULAS EXORBITANTES De acuerdo con el literal b, del Artículo 1, de la Resolución CRA 293 de 2004, y teniendo en cuenta el objeto del contrato a celebrar, cuyo incumplimiento por parte del contratista puede generar como consecuencia la interrupción en la prestación eficiente del servicio, se pactará la inclusión de las cláusulas exorbitantes que señala la Ley 80 de 1993.

2.13 CAUSALES GENERALES PARA LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO: El contrato terminará con la ocurrencia de alguna de las siguientes causas: a) Por vencimiento del plazo del contrato. b) Por agotamiento del presupuesto antes del vencimiento del plazo. c) Por mutuo acuerdo entre las partes. Página 18 de 55


d) Por incumplimiento del contrato por parte del CONTRATISTA. e) Por las demás causales establecidas en la Ley. En caso de presentarse la causal descrita en el literal d, La EMPRESA, antes de dar por terminado unilateralmente el contrato, deberá solicitar por escrito al CONTRATISTA que tome las medidas correctivas pertinentes dentro de los cinco (5) días siguientes. Si no se obtuviere respuesta del CONTRATISTA o la misma no fuere satisfactoria, La EMPRESA procederá a dar por terminado el contrato. CAPITULO TERCERO REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN 3.1. QUIENES PUEDEN PARTICIPAR: Podrán presentar propuestas las personas jurídicas individualmente consideradas, o en consorcio o unión temporal, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos: 3.2. REQUISITOS PARA PARTICIPAR: 3.2.1. DE INSCRIPCIÓN: En el Listado de Proponentes de Empresas Varias de Medellín E.S.P. (vigente), al momento de ser invitado a participar en el presente proceso contractual; en caso de Consorcios o Uniones temporales, cada uno de los proponentes que lo conformen deberá estar inscrito al momento de presentar propuesta. 3.2.2. DE LEY: PARA TODOS LOS PROPONENTES 3.2.2.1. No estar incursos en las causales de inhabilidad o incompatibilidad consagradas en la normatividad vigente del ordenamiento legal Colombiano. 3.2.2.2. Capacidad para contratar: El proponente deberá acreditar, mediante el certificado expedido por el organismo competente, con una antelación no superior a 15 días con respecto a la fecha de presentación de la oferta:  Su existencia y representación legal;  Que su objeto social sea afín con el objeto del contrato a celebrar;  Que su vigencia comprenda como mínimo el plazo previsto para la ejecución del contrato, su liquidación y tres (3) años más;  Que su constitución legal y su registro haya ocurrido, como mínimo, tres (3) años antes de la fecha de presentación de la propuesta. Página 19 de 55


 Autorización para presentar propuesta y contratar del órgano social competente, en caso de ser necesario. 3.2.2.3.

LISTA CLINTON: No estar reportado en la Lista Clinton según el reporte de la OFAC.

PARA CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES Además de los requisitos anteriormente establecidos: 3.2.2.4. Los miembros de los consorcios o uniones temporales deberán señalar mediante el documento de integración (acta de constitución) que adjuntarán a la propuesta, las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos, en el que expresamente hagan constar que responderán solidariamente frente a Empresas Varias de Medellín E.S.P., por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta técnica y del contrato. 3.2.2.5. Documento mediante el cual señale los términos y extensión de la participación de sus integrantes en la propuesta técnica y en la ejecución del trabajo, los cuales no podrán ser modificados sin la autorización previa y escrita de EMVARIAS tanto el Consorcio como la Unión Temporal deberán señalar en dicho documento la persona que hará las veces de Representante Legal. 3.2.2.6. Cada una de las personas que conforman el Consorcio o la unión Temporal deberá estar inscrita, antes del cierre de la invitación, en el listado de proponentes de Emvarias y deberán cumplir individualmente con los requisitos de Ley. 3.2.3. DE ORDEN FINANCIERO: Cumplir los siguientes requisitos de orden financiero, basados en los Estados Financieros a diciembre 31 de 2012: • El Patrimonio Contable a 31 de diciembre de 2012 debe ser mayor o igual al 10% del valor del Presupuesto Oficial total. • El endeudamiento (Pasivo total/Activo total) a 31 de diciembre de 2012 debe ser menor o igual a 0.70. • La Liquidez (Activo corriente/Pasivo corriente) a 31 de diciembre de 2012 debe ser mayor o igual a 1,2. NOTA: En el caso de Consorcios y Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes deberá cumplir todos los requisitos de orden financiero mencionados anteriormente. Si el proponente no cumple con estos requisitos no será admitido, por lo tanto su propuesta no será objeto de evaluación. 3.2.4.

DE ORDEN TECNICO:

3.2.4.1. EXPERIENCIA: Página 20 de 55


Solamente pueden participar las personas jurídicas individualmente consideradas o en Consorcio o Unión Temporal, que demuestren haber tenido: Los proponentes (Personas jurídicas individualmente consideradas o en Consorcio o Unión Temporal) deben acreditar experiencia mediante contratos y/o facturas con personas jurídicas (Entidades Públicas y/o Privadas) en Lavado de vehículos, que reúnan cada una de las siguientes condiciones:  Que la sumatoria de contratos y/o facturas de tres (3) años comprendidos en el periodo de los últimos diez (10) años hasta el momento de la presentación de la propuesta expresada en SMLMV, sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del valor del presupuesto oficial de la presente invitación.  Que por lo menos un contrato o sumatoria de facturas, en un periodo de un año, de un solo negocio, con una misma entidad (pública o privada), sea igual o superior al veinte (20%) del valor del presupuesto oficial objeto de esta invitación.  Para acreditar la experiencia se deberá diligenciar el Anexo N° 3“Relación de Experiencia” de estos términos suscrito por el Representante Legal y el Revisor Fiscal si está obligado a tenerlo, o el Representante Legal y el Contador en caso contrario. En caso de que toda la experiencia haya sido adquirida con Empresas Varias de Medellín, solo se requerirá la firma del Representante Legal. NOTA: Si se trata de Consorcio o Unión Temporal, cada uno de sus miembros deberá diligenciar el Anexo No. 3, el cual deberá suscribirse y acreditarse en los términos descritos para personas jurídicas individualmente consideradas, y se sumarán los valores de los anexos presentados por cada uno de quienes lo integran, de acuerdo con el porcentaje de participación, para efectos del cumplimiento de la experiencia como requisito de participación.  El Anexo N° 3“Relación de Experiencia” deberá estar acompañado de los siguientes documentos: • Copia de las facturas de venta que soporten la experiencia; y/o copia de los contratos relacionados en el Anexo N° 3 “Relación de Experiencia”, con sus respectivos certificados en original ó copia, expedidos por la Persona jurídica (Entidad Pública o Privada) en los cuales se haga constar: Objeto, valor del contrato, valor ejecutado a la fecha, fecha de inicio, fecha de terminación, prórrogas, adiciones, fecha de expedición del certificado. Si en el contrato relacionado se desarrollaban actividades diferentes a las solicitadas en los presentes términos, el certificado deberá indicar el porcentaje total de ejecución correspondiente a esta actividad, Lavado de Vehículos, con respecto al valor total del contrato, expresado en SMLMV. En el caso de que los contratos hayan sido suscritos por Consorcios o Uniones Temporales se deberá indicar además del porcentaje total de ejecución de estas actividades (Lavado de vehículos), el valor correspondiente a su participación en el contrato. • Si las facturas o contratos fueron suscritos con Empresas Varias de Medellín E.S.P. no requieren ser aportados en la propuesta, pero si relacionados en el Anexo No. 3 “Relación de Experiencia” y tampoco requieren aportar los certificados. Página 21 de 55


Quienes no cumplan con los requerimientos de tiempo y/o valor definidos en este numeral no serán tenidos en cuenta para la evaluación. Empresas Varias de Medellín E.S.P. se reserva el derecho de verificar la documentación que se presente para acreditar la experiencia. NOTA: Para la verificación de este requisito, una vez se acredite la experiencia solicitada en los términos señalados en las viñetas 1 y 2 del presente numeral no se tendrán en cuenta las demás facturas y/o contratos descritos en el Anexo No. 3 y aportados con la propuesta.

CAPITULO CUARTO DE LAS PROPUESTAS 4.1. INTERPRETACIÓN, MODIFICACIÓN Y ACLARACIONES DE LA INVITACIÓN: 4.1.1. Interpretación: El proponente deberá examinar cuidadosamente la presente invitación y sus anexos e informarse cabalmente de todas las condiciones que puedan afectar el futuro contrato. Las interpretaciones o deducciones que el proponente haga de la presente invitación, incluidos sus Anexos, serán de su exclusiva responsabilidad. Si al menos uno de los proponentes interpreta adecuadamente estos términos, se entenderá que es claro su contenido. 4.1.2. Modificación o aclaración a la invitación: La EMPRESA, de oficio, podrá aclarar o modificar la invitación. Igualmente, cuando el proponente lo solicite mediante escrito dirigido a la Gerencia General, entregado y radicado en la Oficina de Recepción de Documentos del Centro de Administración Documental o enviado al correo electrónico contratación@emvarias.com , con mínimo un (1) día hábil de antelación a la fecha límite de presentación de la propuesta. Con el ánimo de ser oportunos y ágiles en las respuestas a las inquietudes, se sugiere que las solicitudes de aclaración y/o modificación sean consolidadas, en lo posible, en un mismo oficio. Empresas Varias de Medellín E.S.P. responderá por el mismo medio a la dirección informada por el proponente. Las aclaraciones o modificaciones a los términos de invitación serán de obligatoria observancia para la presentación de la oferta, e igualmente harán parte de la invitación a cotizar y del contrato. 4.2. CORRESPONDENCIA: Página 22 de 55


Mientras no se indique otra cosa, durante el proceso de selección, toda la correspondencia de los proponentes debe ser dirigida a la Gerencia General, con copia a la Subdirección de Contratación, bien sea al correo electrónico contratacion@emvarias.com.co o radicada en el Centro de Administración Documental de Empresas Varias de Medellín E.S.P., ubicado en la Autopista Norte, Coliseo Aurelio Mejía, Carrera 64C N° 103 EE – 98. Correspondencia enviada a otras oficinas o correo diferentes a las indicadas en esta invitación, se entenderá por no presentada y por consiguiente no surtirá efectos. Nota: La recepción de documentos en el Centro de Administración Documental de la EMPRESA, se realiza los días hábiles, de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m. a 4:00 p.m. 4.3.

FECHA LÍMITE PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS:

Las propuestas se recibirán para su radicación en el Centro de Administración Documental de la EMPRESA, hasta las 3:00 p.m. del día 20 de agosto de 2013. Posteriormente se procederá con su acto de apertura y se suscribirá un acta en la que hará constar el nombre de los oferentes, el valor de la respectiva propuesta, los datos generales de la póliza de seriedad de la oferta y el número de folios de cada propuesta. 4.4.

INSTRUCCIONES PARA LA PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA:

La propuesta deberá estar firmada directamente por el proponente, esto es, por el representante legal de la persona jurídica individualmente considerada y se requerirá de la autorización del órgano social competente en caso de que por la naturaleza y cuantía del contrato a celebrarse, sus estatutos así lo exijan. Las propuestas se deberán presentar en original y copia, argolladas y foliadas, en sobres cerrados que contengan en el exterior el nombre del proponente, su dirección y el objeto de la invitación. Cada juego estará claramente marcado: “Original” y “Copia”. En caso de discrepancia entre el original y la copia, primará el original. Los documentos que integran la propuesta se deberán allegar en el orden establecido en estos términos, en el capítulo denominado “Documentos de la Propuesta”, presentando separadamente los documentos legales, técnico económicos y financieros. El proponente deberá estudiar cuidadosamente la totalidad de la información aquí contenida, informarse de todas las condiciones que de alguna manera afecten sus costos y el desarrollo de la ejecución del contrato. Ver numeral 4.1.1. “Interpretación” de estos términos. Cualquier omisión por parte del oferente a este respecto será de su propio riesgo y por lo tanto no habrá ningún reconocimiento económico por ello. No se admitirá excusa alguna por errores u omisiones que impliquen desviación a los términos de invitación. Se entiende que los diferentes documentos de estos términos de invitación se complementan entre sí y que cualquier detalle que aparezca en uno pero no se mencione en otro, se tomará como especificado en todos. Página 23 de 55


Los costos que se causen por la preparación de la oferta serán de cargo exclusivo del proponente. Empresas Varias de Medellín E.S.P. en ningún caso reconocerá costos por este concepto. Las propuestas no deben presentar enmendaduras, ni tachaduras. El proponente deberá estudiar cuidadosamente la totalidad de la información contenida en los términos de invitación e informarse de todas las condiciones que de alguna manera afecten sus costos y el desarrollo de la ejecución del contrato. Con tal fin, el proponente podrá asistir a una visita a las instalaciones del taller de Mantenimiento de Empresas Varias de Medellín E.S.P., ubicado en la Calle 111 B No. 64-92, de Medellín, programada para el día 15 de Agosto de 2013, a las 10:00 a.m. donde será recibido por personal de Mantenimiento y Salud Ocupacional de EMVARIAS. A esta visita deberá asistir el representante legal de la persona jurídica o delegar por escrito a la persona encargada de Salud Ocupacional de la Empresa. Nota: Para las actividades a realizar en desarrollo del alcance del objeto contractual, los trabajadores del contratista, SI requieren realizar trabajos en altura. 4.5.

COTIZACIÓN:

El cuadro del Anexo Nº 4“Cuadro de Cotización” para el servicio de lavado, deberá ser diligenciado completamente, llenando únicamente las casillas en blanco sin modificar las restantes. Se aclara que los ítems a cotizar no podrán ser cotizados en CERO (0), ni con cifras decimales. El proponente deberá diligenciar la casilla del IVA según la tarifa aplicable en las normas vigentes y presentar el total de la propuesta incluido IVA. Nota 1: Para llenar el cuadro del Anexo No. 4“Cuadro de Cotización”, el proponente debe tener en cuenta la flota de vehículos descrita en el alcance del objeto contractual. El valor unitario cotizado para cada ítem en el cuadro de cotización no debe superar el valor de su presupuesto oficial. Nota 2: El valor cotizado deberá ser constante durante toda la ejecución del contrato desde la suscripción del acta de inicio hasta su terminación, es decir, que no podrá tener modificación alguna durante este período. El proponente deberá tener en cuenta en los cálculos de costos para la fijación del precio el cambio de vigencia fiscal 2013-2014 en lo referente a mano de obra, insumos y todos aquellos costos necesarios para la cotización. La Empresa no autorizará ningún incremento por cambio de vigencia fiscal 2013-2014. Nota 3: Las cantidades estimadas de las descripciones anotadas en el Anexo N° 4 “Cuadro de Cotización” podrán disminuir o aumentar de acuerdo a las necesidades reales de los vehículos de la Empresa. La cotización deberá presentarse en pesos colombianos. Este valor deberá ser a precios unitarios, a todo costo e incluir todos los costos directos e indirectos en que deba incurrir el contratista para la correcta ejecución del contrato, tales como: salarios, prestaciones sociales (siempre respetando los mínimos Página 24 de 55


legales), impuestos, insumos, equipos y todos aquellos costos necesarios para la buena ejecución del contrato. Todos los tributos (impuestos, tasas y contribuciones) serán por cuenta del Contratista cuando la ley lo señale como sujeto pasivo. Igualmente, todos los demás gastos en que incurra para el perfeccionamiento del contrato. El Contratista no podrá incluir dentro de su cotización impuestos directos, los cuales son de su responsabilidad y no de Empresas Varias de Medellín ESP. Nota: Teniendo en cuenta que el Decreto 0862 de abril 26/2013, ordenó que a partir del 1° de mayo de 2013, se aplique la Retención en la Fuente a título de Impuesto sobre la Renta para la Equidad - CREE y se exonere del pago de aportes parafiscales al SENA(2%) y al ICBF (3%), a todos los sujetos pasivos del referido impuesto CREE, y que a partir del 1º. de enero de 2014 se extienda dicha exoneración en el porcentaje de aporte de salud a cargo del empleador (8.5%), se hace necesario que cada proponente (teniendo en cuenta su naturaleza jurídica), analice las implicaciones de esta normativa, en caso o no, de ser sujeto pasivo de este nuevo impuesto, al momento de realizar su propuesta. Cuando el objeto contractual constituya hecho generador del impuesto sobre las ventas, el Contratista deberá incluirlo dentro del valor de la propuesta y deberá facturar cumpliendo con el lleno de los requisitos legales establecidos en el Estatuto Tributario. 4.6. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA: Harán parte de la propuesta los siguientes documentos, los cuales deberán ser presentados en el mismo orden que se solicitan y con su respectivo índice. El proponente señalará por escrito cuales de los documentos aportados gozan de reserva legal. 4.6.1. DOCUMENTOS LEGALES Y/O ADMINISTRATIVOS: PARA TODOS LOS PROPONENTES  Carta de presentación del proponente según el formato que consta en el Anexo No 1 “Carta de presentación” y resumen de la propuesta, conforme el Anexo No 2 “Resumen de la propuesta”.  GARANTIA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: El proponente deberá suministrar con su oferta, a su costa, y a favor de EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P, una póliza de garantía de seriedad de la oferta expedida bajo un clausulado A FAVOR DE ENTIDADES ESTATALES, por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia y con domicilio en Medellín, adjuntando las condiciones generales y particulares de la póliza. Esta póliza cubrirá a la EMPRESA en cuanto a la indemnización de los perjuicios causados por el Página 25 de 55


incumplimiento imputable al proponente, en los siguientes eventos:  La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado.  La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo previsto en los términos de invitación para la adjudicación del contrato se prorrogue, o cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue.  Por la falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento exigida por la EMPRESA, para amparar el cumplimiento de las obligaciones del contrato.  Por el retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas.  Por los demás casos amparados en la garantía, otorgados por las compañías aseguradoras. Para la presente invitación se establece que el valor mínimo de la garantía de seriedad de la propuesta es el equivalente al diez por ciento (10%) del valor total de la propuesta en pesos colombianos, cuya validez será de sesenta (60) días calendario a partir de la fecha y hora del cierre de la invitación. Sin embargo, Empresas Varias de Medellín podrá solicitar que se amplíe su vigencia en caso de considerarlo necesario. Las pólizas de los oferentes no seleccionados quedarán a disposición en el Centro de Administración Documental. No se aceptarán Pólizas de Seguros el Cóndor S.A.  Certificado de antecedentes fiscales del representante legal y de la persona jurídica que representa, vigente a la fecha de cierre del presente proceso de selección emitido por la Contraloría General de la República, en el que conste que no se encuentra reportado en el último boletín de responsables fiscales (Ley 610 de 2000, Art. 60). Para el Caso de los Consorcios o Uniones temporales, deberá aportar este certificado de cada una de las personas que lo conforman.  Certificado de antecedentes disciplinarios del representante legal expedido por la Procuraduría General de la Nación vigente a la fecha de presentación de la oferta (Ley 734 de 2002, artículo 174). ). Para el Caso de los Consorcios o Uniones temporales, deberá aportar este certificado de cada uno de los representantes Legales que lo conforman.  Certificado de existencia y representación legal expedido por el organismo competente con fecha de expedición no mayor a 15 días calendario, al momento de presentación de la propuesta. Para el Caso de los Consorcios o Uniones temporales, deberá aportar este certificado de cada una de las personas que lo conforman.  Autorización del órgano social competente en caso de ser necesario.  Certificación expedida por el Revisor Fiscal, cuando éste se exija de acuerdo a los requerimientos de ley, o del representante legal, en la cual se acredite el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes parafiscales, al tenor de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Página 26 de 55


En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de algunas de las obligaciones mencionadas, deberá manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo. En este evento el oferente deberá anexar certificación expedida por la entidad con la cual existe acuerdo de pago. Para el Caso de los Consorcios o Uniones temporales, deberá aportar este certificado de cada una de las personas que lo conforman.  Pacto de transparencia, Anexo No. 6, debidamente diligenciado. Para el Caso de los Consorcios o Uniones temporales, deberá aportar este certificado de cada una de las personas que lo conforman.  Certificado vigente del Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio, en caso de poseerlo. Para el Caso de los Consorcios o Uniones temporales, deberá aportar este certificado de cada una de las personas que lo conforman, en caso de poseerlo. PARA CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES: Además de los documentos anteriormente solicitados:  Acta de Constitución donde se informe de los términos y extensión de la participación de sus integrantes y el representante del Consorcio o Unión Temporal, de conformidad con lo expuesto en los requisitos para participar en el caso de Consorcios y Uniones Temporales. 4.6.2.

DOCUMENTOS TÉCNICOS:

4.6.2.1.

EXPERIENCIA:

 Aportar toda la documentación que le permita acreditar la experiencia solicitada en numeral 3.2.4.1, de los términos de invitación.  Anexo No. 3. “Relación de experiencia”, debidamente diligenciado por las personas jurídicas individualmente consideradas o por cada una de las que integran el Consorcio o la Unión Temporal, suscrito por el Representante Legal y el Revisor Fiscal en caso de estar obligado a tenerlo o por el Representante Legal y el Contador en caso contrario, salvo si todas las facturas y/o contratos fueron celebrados con Empresas Varias de Medellín E.S.P., pues en este evento el referido anexo solo debe ser suscrito por el Representante Legal. En el caso de que los contratos hayan sido suscritos por Consorcios o Uniones Temporales se deberá indicar además del porcentaje total de ejecución de estas actividades (lavado de vehículos), el valor correspondiente a su participación en el contrato.  Copia de cada factura o contrato relacionado en el Anexo No. 3 “Relación de Experiencia”, salvo aquellos que fueron suscritos con Empresas Varias de Medellín E.S.P. Página 27 de 55


 Ejemplar original o copia de las certificaciones expedidas por las personas jurídicas contratantes, firmadas por el Representante Legal o quien esté autorizado para ello con el contenido descrito en el numeral 3.2.4.1., salvo aquellos contratos celebrados con Empresas Varias de Medellín E.S.P. donde no se requiere aportar este documento.

4.6.2.2.

COTIZACIÓN:

Cumplir con lo señalado en el numeral 4.5., de los términos de invitación. 4.6.2.3.

HOJA DE VIDA: De la persona que actuará como coordinador del contrato solicitado en la primera viñeta del literal d), de las obligaciones del contratista.

4.6.3. DOCUMENTOS FINANCIEROS:  Estados Financieros comparativos a diciembre 31 de 2012 con diciembre 31 de 2011 (Balance General y Estado de Resultados), debidamente clasificados (en las partidas corrientes y no corrientes) y firmados por el Representante Legal, el Contador y el Revisor fiscal si lo tuviere conforme a la ley.  Fotocopia de la tarjeta profesional del Contador y del Revisor Fiscal que firman los Estados Financieros comparativos a diciembre 31 de 2012 con diciembre 31 de 2011, adjuntando el certificado de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios, expedido por la Junta Central de Contadores.  Certificación de los Estados Financieros a diciembre 31 de 2012, conforme lo establecido en el artículo 37 de la ley 222 de 1995.  Las notas a los Estados Financieros a diciembre 31 de 2012.  Dictamen a los Estados Financieros a diciembre 31 de 2012, si está obligado a tener Revisor Fiscal.  Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT).  Copia de la Declaración de Renta del año gravable 2012, acompañada con un Anexo de Conciliación Patrimonial, que aclare las diferencias entre el Patrimonio Contable y el Patrimonio líquido fiscal a diciembre 31 de 2012. NOTA 1: Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, todos los documentos anteriormente relacionados deben ser aportados por cada uno de sus integrantes. NOTA 2: El proponente señalará por escrito cuales de los documentos aportados gozan de reserva legal. 4.7.

CAUSALES DE DESESTIMACIÓN DE LA PROPUESTA

Empresas Varias de Medellín E.S.P. desestimará las ofertas en cualquiera de los siguientes eventos: 4.7.1. Por la presentación de la propuesta después de la fecha y hora señaladas, o cuando contenga enmendaduras y/o tachones en la cotización, que no permitan establecer con claridad el valor y/o datos contenidos en la misma. De esto se dejará constancia en el acta respectiva. 4.7.2. Cuando el proponente no cumpla con los requisitos para participar en el presente proceso de contratación, descritos en el capítulo tercero. Página 28 de 55


4.7.3. Cuando la propuesta esté incompleta, en cuanto a que no cumple lo especificado en la invitación o deje de incluir información o algún documento que de acuerdo con estos términos, se refieran a los criterios de comparación NECESARIOS para la evaluación de las propuestas. 4.7.4. Por tener dos o más firmas proponentes, socios o representantes legales comunes. 4.7.5. Cuando por decisión de autoridad competente se manifieste que toda o alguna de la información presentada en la propuesta es falsa. 4.7.6. Cuando el valor unitario de alguno de los ítems que conforman el cuadro del Anexo No. 4 “Cuadro de Cotización” esté por encima de su presupuesto oficial. 4.7.7. Cuando no se responda conforme a lo requerido, dentro del término perentorio establecido por la Empresa, las solicitudes de información o aclaración de documentos que se realicen al proponente o cuando su respuesta sea incompleta o no tenga sustento legal, financiero, técnico -económico o fáctico, o no se entreguen los documentos solicitados. 4.7.8. Cuando no se presente la garantía de seriedad de la propuesta o cuando su presentación defectuosa no sea subsanada por el proponente en el término perentorio de un (1) día hábil siguiente al recibo de la comunicación enviada por la Empresa. 4.7.9. Cuando la propuesta no cumpla con lo especificado en la invitación o presente desviaciones a lo establecido en ella. 4.7.10. Cuando el proponente no cumpla con las condiciones o filtros referentes a la capacidad financiera. 4.7.11. Cuando no se diligencie debida y completamente el Anexo No. 4 “Cuadros de Cotización”, de los términos de invitación o se demuestre ostensible inconsistencia o incongruencia en su información. 4.7.12. Cuando la firma proponente o su Representante Legal aparezca reportado en el Boletín de Responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República, o esté en la lista Clinton según el reporte de la OFAC o posea inhabilidades y/o incompatibilidades para contratar con una Entidad Estatal de conformidad con el Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación. 4.7.13. Empresas Varias de Medellín E.S.P. se reserva la facultad de realizar la verificación fáctica, vía telefónica, presencial o consulta por otro medio, de la veracidad de la información consignada en la documentación aportada dentro de la propuesta o en la etapa de subsanación de requisitos o de observaciones. La incongruencia o desacuerdo entre la documentación y/o información aportada por el Proponente y la resultante de las verificaciones efectuadas por la Empresa, ello, también constituye Causal de Desestimación de la Propuesta. 4.7.14. En los demás casos contemplados en la presente invitación. Empresas Varias de Medellín E.S.P. podrá solicitar al proponente que subsane su oferta en aquellos aspectos no esenciales para la comparación objetiva de éstas, de conformidad con el criterio de evaluación establecido.

CAPITULO QUINTO VERIFICACIÓN, CALIFICACIÓN, SELECCIÓN Y ADJUDICACIÓN 5.1

VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS: Página 29 de 55


La evaluación cualitativa y cuantitativa de las propuestas, será realizada por un equipo interdisciplinario coordinado por la Subdirección de Contratación. En dicha etapa se procederá conforme a lo establecido en los numerales 5.3 y 5.4 de los presentes términos. Culminada la etapa de evaluación, la Subdirección de Contratación comunicará mediante escrito, vía fax o electrónica, el inicio del período de observación. 5.2

ACLARACIÓN DE PROPUESTAS:

Empresas Varias de Medellín E.S.P. podrá solicitar aclaraciones a las propuestas allegadas en forma oportuna, cuando parte de su contenido no sea claro o presente alguna confusión que dificulte la interpretación de la misma; así mismo podrá solicitar información que no refiera a documentos necesarios o esenciales para la comparación de las propuestas. El proceso de análisis y evaluación de las propuestas contemplará: 5.3

VERIFICACIONES JURÍDICA, FINANCIERA, Y TÉCNICO - ECONÓMICA:

Consiste en el estudio y análisis de las propuestas desde los puntos de vista jurídico, financiero y técnico económico. Entre otros aspectos, se definirá si faltan documentos y si pueden solicitarse. Este estudio básicamente consistirá en la verificación de lo consignado en el Capítulo Tercero “Requisitos de participación” y en el Capítulo Cuarto “De las Propuestas”. La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de propuestas, no servirán de título suficiente para su rechazo; sin embargo, si dentro del término de un (1) día hábil contado a partir del recibo de la comunicación (la que puede ser remitida por fax, vía electrónica y/o física), en la que se solicita la información faltante o aclaratoria, el proponente no da respuesta o la misma es incompleta o no tiene sustento legal, financiero, técnico económico o fáctico, se procederá a la desestimación de la propuesta. Se desestimaran las propuestas que no cumplan con los requisitos jurídicos, técnicos o los filtros financieros establecidos en los presentes términos, de manera que sobre ellas no se adelantarán las evaluaciones respectivas. 5.4

FACTOR DE EVALUACIÓN:

La calificación se hará solamente a las propuestas que hayan superado las verificaciones jurídica, financiera y técnica, las cuales se someterán a la evaluación del siguiente aspecto, con la asignación de un puntaje máximo de ponderación, así: FACTOR DE EVALUACION PRECIO (VALOR DE LA PROPUESTA) (PR) TOTAL Página 30 de 55

PUNTOS 1000 1.000


Para la evaluación económica se tomará como base el valor total de la oferta en pesos colombianos, contemplada en el Anexo N° 4 “Cuadro de Cotización”, conforme las instrucciones señaladas para la cotización. Para la calificación se verificarán y corregirán los errores aritméticos que se presenten. El valor verificado y corregido de la propuesta será el utilizado para la comparación con otras propuestas y será el que se tendrá en cuenta en la adjudicación y celebración del contrato  PRECIO (PP): (1000 PUNTOS) Se calificará de acuerdo a la siguiente relación: PP = 1000 x B/A Donde: PP = Calificación precio propuesta A= Precio de la propuesta a considerar B= Precio mínimo de las propuestas 5.5

CRITERIOS DE DESEMPATE:

Si dos (2) o más propuestas llegaren a obtener el mismo puntaje, se aplicarán en su orden los siguientes criterios para seleccionar la mejor:  Se elegirá al proponente que más experiencia específica acredite de acuerdo con el objeto indicado (lavado de vehículos).  Si continúa el empate se realizará sorteo con balota en presencia de los proponentes que obtengan el mismo puntaje. 5.6

ORDEN DE ELEGIBILIDAD:

Este paso es el resultante de la evaluación de las propuestas. En él se define la primera opción para el proponente que obtuvo el mayor puntaje en la evaluación, la segunda opción para el siguiente y así sucesivamente. No se incluirán en este listado los proponentes de aquellas ofertas que han sido desestimadas. 5.7

PERIÓDO DE OBSERVACIÓN DE LAS EVALUACIONES:

Culminada la etapa de evaluación, la Subdirección de Contratación de la EMPRESA, mediante comunicación escrita, informará a aquellas personas que participaron en el proceso que se abre el periodo de observaciones, para lo cual las evaluaciones serán consultadas en la página web de la Empresa: www.emvarias.com.co ó en la Subdirección de Contratación de la Empresa. En dicho periodo, se podrá revisar y presentar las observaciones a los resultados de las evaluaciones, Página 31 de 55


(eventuales inconformidades frente al análisis y la calificación de las propuestas) mediante un único escrito suscrito por el representante legal del proponente, dirigido a la Subdirección de Contratación, y dentro de un (1) día hábil contado a partir del recibo de la comunicación enviada por la EMPRESA (comunicación que puede ser remitida por fax, vía electrónica y/o física). Una vez vencido el término anterior, el o los evaluadores de la EMPRESA, deberá (n) dar respuesta sobre las observaciones presentadas por los proponentes.

5.8

AJUSTE ECONÓMICO Y NEGOCIACIÓN DIRECTA:

5.8.1 AJUSTE ECONÓMICO: Cuando todas las propuestas recibidas sean económicamente inconvenientes, previos los estudios y análisis pertinentes, podrá proceder la etapa de ajuste económico. En tal caso, la Subdirección de Contratación pondrá a consideración del Comité de Contratación la procedencia de la etapa de ajuste económico, siempre con arreglo a los principios señalados en la Resolución No 01 de marzo de 2010. Para el ajuste económico se solicitará a los proponentes que resulten elegibles, que presenten una nueva propuesta económica en sobre cerrado, dentro del término que con tal fin se fije, vencido el cual se procederá a su apertura y a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos. Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta, ni introducir modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerla más desfavorable. 5.8.2 NEGOCIACIÓN DIRECTA: Se podrá realizar negociación directa cuando existiendo una sola oferta elegible o una que ocupe el primer lugar en la lista de elegibles, se considere que se pueden obtener mejores condiciones comerciales. En estos eventos no podrá haber cambios sustanciales de las condiciones técnicas. 5.9

CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTO EL PROCESO DE CONTRATACIÓN:

EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P. podrá declarar desierto el proceso de contratación cuando se presente una de las siguientes causales: a. Cuando en la fecha y hora del cierre del proceso de contratación no se reciba ninguna propuesta. b. Cuando todas las propuestas presentadas, luego de ser evaluadas, sean desestimadas. c. Cuando a juicio de EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P las propuestas presentadas sean inconvenientes para sus intereses. d. Cuando se presente por un hecho imprevisto una situación de inconveniencia para la Empresa. Mediante comunicación escrita, la Gerencia General comunicará la declaratoria de desierta del proceso de contratación. Página 32 de 55


5.10

ADJUDICACIÓN:

La Subdirección de Contratación sustentará ante el Comité de Contratación la evaluación y calificación de las propuestas, así como las respuestas emitidas a las observaciones que se hubieren presentado. Igualmente podrá sugerir sobre la procedencia de la declaratoria de desierta del proceso, la etapa de Ajuste Económico (numeral 5.8.1) o de Negociación Directa (numeral 5.8.2), o la adjudicación del contrato. Las propuestas que obtengan el mayor puntaje se considerarán como las mejores y será el COMITÉ DE CONTRATACIÓN quien recomiende su adjudicación al Gerente General de Empresas Varias de Medellín E.S.P. Previo análisis, el Comité de Contratación recomendará al Gerente General las propuestas más favorables para su aceptación o la declaración de fallido del proceso de selección. Igualmente podrá determinar la procedencia de la etapa de Ajuste Económico o Negociación Directa, caso en el cual, la Subdirección de Contratación con el apoyo del Responsable del Proceso, deberá agotar el correspondiente trámite. El Gerente de Empresas Varias de Medellín E.S.P. aceptará la(s) propuesta(s) luego de ser recomendado por el Comité de Contratación. Si el proponente a quien se le haya aceptado la propuesta no suscribe el contrato en el término que se haya señalado para el efecto, Empresas Varias de Medellín E.S.P. procederá a hacer efectiva la póliza de seriedad de la oferta y podrá aceptar la propuesta al proponente calificado en el siguiente lugar. Nota: El Gerente mediante comunicación escrita informará sobre la aceptación de las propuestas a los proponentes favorecidos, y comunicará a los demás participantes, el resultado del proceso. 5.11

PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO:

Los nueve (9) contratos se entenderán perfeccionados en la fecha en que la Gerencia General comunique a los proponentes seleccionados la aceptación de su propuesta. 5.12

REQUISITOS PARA INICIAR EJECUCIÓN DEL CONTRATO:

Para suscribir el acta de inicio de cada contrato, es necesaria su previa formalización y legalización. El contrato estará formalizado cuando el documento escrito (minuta del contrato) haya sido firmado por ambas partes. El contrato estará legalizado, cuando la Empresa haya aprobado las garantías a las que hace alusión el numeral 2.8. de estos términos. Página 33 de 55


CAPITULO SEXTO RELACIÓN DE ANEXOS Anexo N° 1. Anexo N° 2. Anexo N° 3. Anexo N° 4. Anexo N° 5. Anexo N° 6. Anexo N° 7. Anexo N° 8.

Carta de presentación Resumen de la propuesta Relación de experiencia Cuadro de cotización. Procedimiento para la facturación. Pacto de transparencia. Salud Ocupacional y seguridad industrial. Riesgos de la contratación.

JAVIER IGNACIO HURTADO HURTADO Gerente General

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ANEXO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN Y DECLARACION DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

Señores EMPRESAS VARIAS DE MEDELLIN E.S.P Medellín De acuerdo con su invitación a contratar, el suscrito se compromete a ejecutar el objeto del contrato según el alcance, obligaciones y demás estipulaciones de los términos de invitación. Declaro que todos los datos presentados son exactos y que estoy dispuesto a iniciar las actividades objeto del contrato a partir de la suscripción del acta de inicio. El suscrito se obliga a firmar el Contrato correspondiente a esta oferta, en caso de ser aceptada, dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a su presentación. Igualmente me obligo a constituir la(s) garantía(s) especificada (s) en los términos de invitación y a cumplir con los requisitos de ejecución del Contrato que me sean exigidos. Mi oferta es válida por (_90__) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la invitación, con posibilidad de ampliación del plazo, cuando así lo considere esa Empresa. Adicionalmente, me comprometo a realizar las actividades propias del objeto contractual en un plazo de__________contados a partir de la fecha del acta de inicio. Bajo la gravedad de juramento declaro lo siguiente: Que no me encuentro incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en las disposiciones generales que regulan la materia y en especial, en la ley 1474 de 2011, artículos de 1 a 4, en el artículo 8 y demás normas pertinentes de la ley 80 de 1993, la ley 142 de 1994 o normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan y en el Código de Buen Gobierno de EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P., las cuales declaramos conocer y acatar. • •

Que en mi contra no ha sido dictado fallo con responsabilidad fiscal para los efectos indicados en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000. Que no me encuentro inhabilitado para contratar con EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P., en cuanto a que no soy familiar en segundo grado de consanguinidad, y/o de afinidad o primero civil del Gerente General de EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P., o de cualquier funcionario del nivel directivo de esa Empresa.

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Que la firma que represento no se encuentra inhabilitada para celebrar contratos con EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P. por el hecho de que ni el Gerente General de EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P. o cualquier funcionario del nivel directivo de esa Empresa, ni sus familiares en el segundo grado de consanguinidad, y/o de afinidad o primero civil tienen participación mayoritaria o ejercen control, desempeñen cargos directivos o participan directamente en la negociación de las condiciones de los servicios y el Contrato.

Solicitamos que la correspondencia y comunicaciones que EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P. requiera enviarnos, sea remitida a la siguiente dirección: _________________________________________________________________________ Atentamente, NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL OFERENTE: NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO: FIRMA: _____________________ CÉDULA DE CIUDADANÍA: ________________ DE: _________________ Ciudad: __________________________ Fecha:________

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ANEXO No. 2 RESUMEN DE LA PROPUESTA 1. 2. 3. 4. 5. 6.

NOMBRE DEL PROPONENTE: CEDULA O NIT: DIRECCIÓN Y TELÉFONO: FAX: CORREO ELECTRÓNICO: OBJETO DE LA INVITACIÓN:

7. 8.

GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA: Entidad que la otorga: Vigencia: Desde: Hasta: Monto asegurado o depósito:

9. 10. 11.

PLAZO TOTAL DE EJECUCIÓN: VALOR TOTAL DE LA OFERTA: OBSERVACIONES DEL PROPONENTE:

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ACUERDO Y AUTORIZACIÓN •

Acuerdo con Empresas Varias de Medellín, reconozco y autorizo: que las diferentes prestaciones u obligaciones del contrato que se suscriba con fundamento en los presentes términos de invitación están valoradas en términos de cantidad, calidad y oportunidad, y por ello acuerdo que la falta de oportunidad para presentar las facturas de venta por concepto de las ordenes de trabajo ejecutadas, sin una debida justificación aceptada por la Empresa, se valore en un 2% , antes de IVA, del valor de las Órdenes de Trabajo pendientes de facturar, por cada diez (10) días de retraso en la entrega de la facturación correspondiente, valor que autorizo descontar de la factura correspondiente a la respectiva orden de trabajo. Teniendo en cuenta que para laborar al interior de las instalaciones de Emvarias está prohibido el ingreso y permanencia de personal bajo los efectos del alcohol y drogas psicoactivas; y dada la actividad a desarrollar y el riesgo al cual está expuesto el personal, solicito y autorizo a Emvarias para la realización de pruebas de alcoholemia ó sustancias psicoactivas al personal a mi cargo asignado para el desarrollo de las actividades relacionadas con el objeto contractual, como también al interventor/supervisor asignado al contrato por parte de Emvarias, para que no permita el inicio de las actividades o la continuación de las mismas al personal a mi cargo al cual se le haya detectado el consumo de dichas sustancias, reportando oportunamente las personas que tuvieron una prueba positiva, con el fin de tomar los correctivos a que haya lugar.

FIRMA DEL PROPONENTE___________________________________________________________________

ANEXO No. 3 RELACIÓN DE EXPERIENCIA NÚMERO CONTRATO O FACTURA

OBJETO DEL CONTRATO O FACTURA

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ENTIDAD CONTRATANTE

FECHA DE INICIO

FECHA DE TERMINACIÓN

VALOR EN PESOS

VALOR EN SMLMV


Total Firmas para personas jurídicas:

___________________________ Firma del REPRESENTANTE LEGAL

______________________ Firma del REVISOR FISCAL (__) ó CONTADOR (__)

* SMLMV expresados en el valor correspondiente a la fecha (año) de ejecución del contrato.

ANEXO No 4 CUADRO DE COTIZACIÓN Presupuesto oficial unitario (sin IVA)

VALOR UNITARIO (sin IVA)

TIPO DE VEHÍCULO

FREC.

CANTIDAD (Ver nota)

FRECUENCIA ESTIMADA

Livianos (1) Minicargadores (2) Barredoras (3) Grúa (1) Volquetas (3) Carrotanques (3) Furgones ruta hospitalaria (3) Recolectores Chevrolet NPR (3) Recolectores en general (3) Frontales (3)

1 2 3 1 3 3

2 2 4 1 9 4

52 104 312 52 312 312

$ $ $ $ $ $

5,150 4,000 8,000 6,000 6,500 6,000

$ $ $ $ $ $

-

3

3

312

$

7,000

$

-

3

9

312

$

6,500

$

-

3

130

312

$

8,500

$

-

3

2

312

$

11,000

$

-

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VALOR TOTAL (sin IVA)


Desmanchar y brillar cabina completa

4

116

2

$

40,000 Subtotal IVA TOTAL

$

-

$ $ $

-

Periodo 1 de Septiembre de 2013 al 31 de agosto de 2014 Semanas 52 Dias ordinarios 297 Dias festivos 15 Dias dominicales 53 (FRECUENCIA) TOTAL ESTIMADA (1) 1 vez por semana 52 (2) 2 veces por semana 104 (3) 1 vez diario 312 (4) 1 vez cada 6 meses 2

Notas: 1. Las cantidades son estimadas para el equipo operativo sujeto a lavado. 2. Las frecuencias incluyen los vehiculos a lavar para ser trasladados a los talleres contratistas para mantenimiento.

EL SERVICIO DEBE INCLUIR: Mano de obra Catalizador bio-organico para limpieza y desinfecci贸n Hidro lavadoras Pala carbonera Delantal Gafas de seguridad Botas Guantes Mascarilla desechable Impermeable para lluvia Cepillo mango largo de cerda plastica suave Escoba de cerda plastica dura Dulceabrigo limpieza Seguros Impuestos ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL P谩gina 40 de 55


Descripcion Mascarilla desechable Gafas medio espejo Botas caña completa Guantes de Neopreno 18" Delantal Impermeable para lluvia

Referencia HY8310 ALO99AF Arguil sin P

Observaciones Se debe cambiar cada dos días Se debe cambiar cada tres meses Se debe cambiar cada año

Sin Sin Sin

Se deben cambiar cada mes Se debe cambiar cada seis meses Se debe cambiar cada dos meses

ANEXO No.5 PROCEDIMIENTO PARA LA FACTURACIÓN El contratista deberá anexar a su factura de venta, los siguientes documentos: 1.

Orden de Trabajo para el periodo a facturar de lavado previamente firmada por el interventor/supervisor en coordinación con el Subdirector de Mantenimiento o personal profesional o técnico adscrito a la Subdirección de Mantenimiento, con el número de factura correspondiente en color rojo.

2.

La relación de los lavados realizados, discriminando: fecha, número de control, cantidad de lavados por día y total. Esta relación deberá ir con las respectivas firmas del supervisor/interventor del contrato.

3.

Mensualmente el contratista deberá presentar constancia de los aportes al sistema de seguridad social integral (salud, riesgos laborales y pensiones), y parafiscales cuando haya lugar a ellos, del personal que se encuentra participando en la ejecución del contrato.

4.

En cada factura de venta deberá ir anotado: El número de la orden de trabajo para el periodo a facturar, el tipo de vehículo y el total de cantidades de vehículos por tipo para ese periodo a facturar, la descripción correspondiente y exacta de lo que se realizó, los descuentos (si los hay), valores unitarios por descripción, valores subtotales, valor del IVA, valor total de la factura de Página 41 de 55


venta. 5.

Las facturas deberán poseer fecha actualizada del día en que son entregadas.

6.

No se recibirán facturas con enmendaduras, tachones o realizadas a mano.

7.

Solo se aceptarán notas crédito como corrección de valores mayores cobrados en la facturación, en casos excepcionales.

8.

La devolución de las facturas se hará en forma escrita, informando los motivos. Dichos soportes harán parte de la bitácora de la interventoría del contrato.

9.

La Factura debe de ser a nombre de Empresas Varias de Medellín E.S.P., NIT 890.905.055-9, en original y dos (2) copias.

10.

Por ningún motivo se cancelarán servicios de lavado que no hayan sido programados y aprobados mediante las respectivas órdenes de trabajo de La Empresa.

11.

La Empresa definirá una fecha límite mensual de presentación de facturas por efectos contables, la cual se avisará previamente al contratista. Es obligación del contratista ajustarse a las fechas de facturación definidas por la Empresa y en caso de incumplimiento será responsable de reconocer y pagar las sanciones e intereses moratorios que se puedan ocasionar a la Empresa en las declaraciones tributarias y demás obligaciones de ley a que haya lugar, los cuales serán descontados de cualquier saldo adeudado al contratista. En caso de que el contratista no tenga saldos a favor, deberá cancelar los valores liquidados por este concepto en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir del envío de la cuenta de cobro correspondiente.

12.

La Empresa no se hará responsable por las facturas devueltas, en los casos en que el contratista no cumpla con todos los requisitos exigidos.

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ANEXO No. 6 PACTO DE TRANSPARENCIA Conforme a lo dispuesto en el Acuerdo Municipal No. 65 de 2008 Del Concejo de Medellín Los proveedores, proponentes, contratistas y servidores públicos de EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN ESP se comprometen a orientar la gestión del proceso de contratación con respeto a los principios de legalidad, transparencia y probidad. Con tal fin los proveedores, proponentes y contratistas se comprometen a no ofrecer ninguna clase de prebendas, beneficios o dádivas a los servidores de la Empresa, para que sean favorecidos en el proceso de selección y/o para flexibilizar el control de la interventoría durante la ejecución del contrato. Igualmente se comprometen a ejecutar el objeto del contrato de la manera que mejor satisfaga los intereses de la Entidad y de la comunidad. Por su parte, los servidores de la Empresa, incluyendo a quienes ejecuten la interventoría contratada, se comprometen a facilitar el acceso equitativo y transparente que garantice la pluralidad de proponentes y contratistas, presentando la información de manera pública, oportuna, verídica, completa y exacta. , para todos aquellos que participen en el proceso de contratación, al igual que a otros servidores públicos y a la ciudadanía en general para su análisis y control. Página 43 de 55


Igualmente se obligan a ejercer las funciones públicas de manera honesta y transparente y teniendo como criterio de acción la eficiencia de la función, la preferencia de los intereses colectivos sobre el particular, el control de sus funciones, el adecuado manejo de dineros y bienes públicos, evitar y denunciar toda conducta que atente contra la probidad de los demás, tanto de servidores como de la ciudadanía. Los servidores de Empresas Varias de Medellín ESP y sus grupos de interés tales como proveedores, proponentes y contratistas, declaran que los principios éticos contenidos en el Código de Ética son su marco de actuación. Por la Empresa

______________________________ JAVIER IGNACIO HURTADO HURTADO Gerente General

_________________________ Por el Proponente

ANEXO No. 7 SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Durante la ejecución del contrato, se debe llevar a cabo un programa de salud ocupacional en el que se consideren todos los requisitos de Ley y que propenda por el bienestar de los trabajadores. Adicionalmente cuando la Empresa implemente el Manual de seguridad, salud y ambiente para contratistas, deberán de cumplir con todo lo establecido en el. Con el ánimo de proteger la salud individual y colectiva de los trabajadores que realizan labores objeto de este contrato, de los riesgos ergonómicos, físicos, químicos, biológicos, locativos, psicolaborales y demás, provenientes de las actividades a contratar en la presente invitación, se hace necesario solicitar el cumplimiento a cabalidad de los componentes del programa de salud ocupacional que a continuación se relacionan: a) PANORAMA DE FACTORES DE RIESGOS: El cual deberá contener número de expuestos, tiempos de exposición, grupo de factores de riesgo, riesgos por oficio, posibles consecuencias, probabilidad de ocurrencia de los riesgos; cálculo del grado de peligrosidad, método de control de los riesgos, observaciones y recomendaciones. b) SUBPROGRAMA DE MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO: En éste se deberán desarrollar actividades de promoción y prevención de salud tendiente a proteger al trabajador de riesgos ocupacionales, lesiones osteomusculares, riesgo químico periódicos, ubicándolos en oficios Página 44 de 55


acordes con su condición psico-fisiológica y manteniéndolo en actitud de producción de trabajo. Organizar y promover un servicio oportuno de primeros auxilios, dotar permanentemente el botiquín de primeros auxilios, vacunar al personal que ingrese contra hepatitis B, tétano y difteria. c)

SUBPROGRAMA DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL: En el cual se deberán desarrollar actividades de identificación, reconocimiento, evaluación y control de los factores de riesgo, suministrar el equipo de protección personal acorde con los riesgos presentes, investigación permanente de accidentes de trabajo para definir causalidad, definir las normas de seguridad según el riesgo a prevenir, verificar de manera permanente la utilización del equipo de protección personal.

d) Verificar la afiliación al régimen de seguridad social en salud, pensiones y riesgos laborales. El programa de salud ocupacional deberá estar orientado principalmente a los riesgos de la actividad a ejecutar por el contratista y deberá ser armonizado con toda la normatividad vigente en la materia. La Ley 9 de 1979, Resolución 2400 de 1979, Decreto 614 de 1984, Resolución 1016 de 1989, Resolución 2013 de 1986, Decreto 1295, Ley 776 de 2002 y demás normas contempladas en salud ocupacional.

La empresa contratista debe garantizar la disponibilidad de equipo y herramientas necesarias para la prevención y control de accidentes y emergencias resultantes de su actividad (Prevención, Atención, Respuesta y Recuperación). Respecto a los productos químicos que el contratista emplee, deberá suministrar y tener disponibles en el sitio de trabajo las hojas y fichas de seguridad (MSDS) de todos los productos químicos empleados de acuerdo a la NTC 4435, garantizar su adecuado manejo durante el transporte, almacenamiento, disposición, evitar derrames y poseer los elementos adecuados para su contención. De lo anterior el Interventor del contrato hará estricta revisión semanal. El programa de salud ocupacional deberá ser entregado a la Interventoría el día de la firma del acta de inicio, para su posterior revisión y comentarios por parte de la Unidad Ambiental y Salud Ocupacional de Emvarias E.S.P. El contratista debe dotar al personal de todos los implementos de protección requeridos para cada una de las funciones específicas tales como monogafas, uniformes, entre otros (el listado del equipo de protección personal a entregar debe de ser remitido a la interventoría con el programa de salud ocupacional). Es importante tener en cuenta que el personal debe permanecer en los frentes de trabajo uniformados e identificados. Por ninguna razón se permitirá el ingreso del personal sin la dotación específica al sitio de trabajo. El contratista deberá reportar a la interventoría los registros de la entrega de estos elementos, mensualmente. El contratista deberá de capacitar a su personal en temas relacionados con salud ocupacional y los soportes de dichas capacitaciones serán remitidos a la Interventoría mensualmente con la factura de venta. Adicionalmente, se debe llevar un registro de los accidentes de trabajo semanal y reportarlos al Página 45 de 55


Interventor, en el formato establecido por el contratista y presentarlo en los informes mensuales. NOTA: El personal del proponente debe estar capacitado para responder adecuadamente ante las posibles situaciones de amenaza, accidente o emergencia. Respecto a las actividades de alto riesgo a las que el personal del contratista esté expuesto, deberá: •

Disponer de personal capacitado, competente y calificado para las actividades con trabajos en alturas.

Implementar el Programa de Protección contra Caídas de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente, las medidas necesarias para la identificación, evaluación y control de los riesgos asociados al trabajo en alturas.

Cubrir todas las condiciones de riesgo existentes mediante medidas de control contra caídas de personas y objetos, las cuales deben ser dirigidas a su prevención en forma colectiva, antes de implementar medidas individuales de protección contra caídas. En ningún caso, podrán ejecutarse trabajos sin la adopción previa de dichas medidas colectivas.

Garantizar un programa de capacitación y entrenamiento a todo trabajador que esté expuesto al riesgo de trabajo en alturas, antes de iniciar tareas.

Delimitar el área Medida de prevención que tiene por objeto limitar el área o zona de peligro de caída de personas y prevenir el acercamiento de personas a ésta. La delimitación de la zona de peligro de caída de personas se hará mediante cuerdas, cables, vallas, cadenas, cintas, reatas, bandas, conos, balizas, banderas, de cualquier tipo de material, de color amarillo y negro, combinados, si son permanentes y naranja y blanco, combinados, si son temporales. Los elementos utilizados para delimitar las zonas de peligro y riesgo pueden ir o no enganchados a soportes de señalización, según sea necesario y pueden ser utilizados solos o combinados entre sí, de tal manera que se garantice su visibilidad de día y de noche. Siempre que se utilice un sistema de delimitación, cualquiera que sea, se debe utilizar señalización. En las áreas de trabajo en alturas en donde no sea viable el sistema de delimitación, deben adoptarse otras medidas de protección contra caída dispuestas en la presente resolución. Siempre que un trabajador ingrese a la zona de peligro, debe estar previamente autorizado (permiso de trabajo en alturas) y con las medidas de protección contra caídas, en caso de que no haya barandas que cumplan con las especificaciones descritas en la presente resolución. CONDICIONES DEL PERMISO DE TRABAJOS EN ALTURAS:

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El contratista o la persona que vaya a realizar el trabajo en altura, antes de iniciar el trabajo, debe organizar todo lo que necesita para realizar su labor: herramientas, sistemas de ascenso, elementos de protección personal, elementos para la señalización y demarcación y ubicar en el sitio donde se va a realizar el trabajo. Además debe: a) Realizar una inspección visual y un análisis de los riesgos del lugar y de la periferia: proximidad de cables eléctricos, peligro de caída de objetos, etc. b) Hacer una revisión exhaustiva de los implementos que va a utilizar: Sistemas de ascenso, elementos de protección personal, herramientas, cuerdas, conectores, etc. que cumplan con las especificaciones de este procedimiento, en caso contrario debe notificar a su jefe inmediato. c) El supervisor contratista verifica que quien(es) va(n) a realizar el trabajo cuente(n) con el entrenamiento y tengan en la autorización para trabajo en alturas, con la firma del Responsable del área de su empresa. Para la prevención de caídas de objetos se deben delimitar áreas para paso peatonal. Así mismo, evitar que las personas ingresen a zonas con peligro de caída de objetos. Todo el personal utilizado por el contratista deberá hacerse un examen médico general con énfasis en salud ocupacional, Los registros de estos exámenes deben enviarse al interventor del contrato para que pueda verificar el cumplimiento de este requisito. Para la iniciación de labores es requisito indispensable entregar a la Interventoría la constancia de afiliación a los sistemas de seguridad social de cada uno de los trabajadores que participará en la ejecución de este contrato (EPS, ARP, Fondo de pensiones y caja de compensación), de acuerdo a las leyes vigentes al respecto. Igualmente deberá enviar mensualmente copia del pago realizado a dichas entidades.

PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO PRIORITARIOS.

PROCESO O FACTORES ACTIVIDADES FUENTE Nro. TIPO DE RIESGO DE MAYOR GENERADORA EXPUESTOS EXPOSICIÓN ASOCIADOS RIESGO

ACCIONES DE PREVENCIÓN

EN LA FUENTE

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EN EL MEDIO

EN EL TRABAJADOR

ACCIONES DE PROMOCIÓN


ANEXO No. 8 RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN NOMBRE:

EMVARIAS

VALOR :

$ 490,809,456 12 MESES

OBJETO :

PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE LAVADO DE LOS VEHÍCULOS Y EQUIPOS PLAZO : QUE INTEGRAN EL PARQUE AUTOMOTOR DE EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN E.S.P., INCLUYE EL COMPARTIMIENTO DEL CAPÓ, EL CHASIS Y EL SECADO DE LAS CABINAS DE LOS VEHÍCULOS PARTE EXTERNA, EXCEPTUANDO EL INTERIOR DE LAS CABINAS, ADEMÁS EL POLICHADO DE FECHA : CABINA, CUANDO SE REQUIERA.

5-08-13

RIESGO

RIESGO 1 Cuando ANTES

Nombre del riesgo Falta de Seriedad

PROBABILIDAD

SEVERIDAD

BAJA

MODERADA

Describa lo que puede pasar si se materializa el riesgo, incluyendo las consecuencias. Página 48 de 55

RIESGO TOLERABLE


1. No se suscribe el contrato por el proponente seleccionado. 2. Perjuicios para EMVARIAS por no cumplir con los mantenimientos preventivos de lavado sobre los vehículos de su propiedad. 3. Represamiento de vehículos pendientes de lavado por falta de suministro de insumos y/o personal de lavado.

CAUSAS

Describa las principales causas y agentes generadores por las cuales puede presentarse el riesgo * El proponente beneficiado con la adjudicación del proceso no suscribe el contrato porque finalmente no está de acuerdo con las obligaciones y condiciones de los términos de invitación. * El proponente no sostiene los precios ofertados en su cotización. *El proponente entrega información no veraz. *El proponente seleccionado no suscribe el contrato debido a la imposibilidad de tener respaldo para la consecución de la garantía única, debido a que el reasegurador que se ha comprometido a respaldar el negocio incumple el compromiso hecho al proponente.

TRATAMIENTO

TRATAMIENTO: Distribuya las medidas de prevención, protección y transferencia, EL CONTRATISTA

LA EMPRESA

* Al momento de la presentación de la oferta, la acompañará de una Garantía de Seriedad de la Oferta a favor de EMVARIAS, con vigencia desde la presentación de la oferta, hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual. El valor de la garantía será del diez (10%) por ciento del monto de la propuesta. La vigencia será de acuerdo con lo previsto en los términos de invitación.

* Incluir en los factores de evaluación y en los requisitos de participación, el cumplimiento de condiciones que permitan hacer una selección de empresas serias, con solidez financiera, reconocimiento en el mercado y buenas referencias laborales.

Incluir el análisis de riesgos como un anexo de la invitación. Solicitar a los invitados el registro único de proponentes, expedido por la Cámara de Comercio para examinar la posible existencia de sanciones en incumplimientos de contratos. ¿QUIEN DEBE ASUMIR O RESPONDER POR LAS PÉRDIDAS ECONÓMICAS?

EL CONTRATISTA Y SU COMPAÑÍA ASEGURADORA

RIESGO 2 RIESGO

Cuando DURANTE

Nombre del riesgo Incumplimiento de las obligaciones del contrato

PROBABILIDAD

SEVERIDAD

MEDIA

MODERADA

Describa lo que puede pasar si se materializa el riesgo, incluyendo las consecuencias.

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RIESGO MODERADO


* Afectación económica para EMVARIAS debido al no cumplimiento de los plazos señalados dentro del contrato de prestación del servicio de mantenimiento preventivo de lavado para los vehículos que integran la flota de vehículos. * Pérdida de imagen corporativa de cara a la comunidad (usuarios) debido a la prestación de un servicio en forma inoportuna. * El contratista no cumple al 100% la programación de trabajos de mantenimiento de lavado propuesta por EMVARIAS. Describa las principales causas y agentes generadores por las cuales puede presentarse el riesgo * Fallas en términos de eficacia y eficiencia en el servicio prestado debido a que el contratista desvia recursos técnicos y humanos a la atención de otros contratos con otros clientes.

CAUSAS

* Prestación defectuosa del servicio contratado, debido entre otros aspectos a deficiencias en la aplicación de los insumos de lavado. * Ocurrencia de accidentes ajenos al contratista o eventos de fuerza mayor tales como: eventos de la naturaleza, actos mal intencionados de terceros u otros de carácter impredecible e irresistible. * Demoras imputables al contratista debido a que no cuenta con las cantidades y calidades de herramienta exigida para su labor de lavado con todo tipo de vehículos de la flota de Emvarias. *Incapacidad técnica y operativa debido a falta de recursos por parte del contratista para cumplir oportunamente los requerimientos de mantenimientos preventivos de lavado de los vehículos solicitados por EMVARIAS. * Falta de claridad por parte del contratante respecto a las obligaciones que debe cumplir el contratista. Esto puede permitir que el contratista “incumpla” algunos aspectos que no fueron claramente establecidos en el contrato. * Deficiencia en el seguimiento y control que debe hacer el interventor del contrato al desarrollo de las actividades del objeto contractual. * Asignación de personal que no cumpla las especificaciones (idoneidad) previstas en el contrato suscrito. Distribuya las medidas de prevención, protección y transferencia,

TRATAMIENTO

EL CONTRATISTA

LA EMPRESA

Atender la orden de trabajo elaborada por EMVARIAS.

* Designación de interventores idóneos para el seguimiento de la ejecución del contrato.

* Presentación a favor de EMVARIAS de una Garantía de Cumplimiento para entidades estatales, en términos de valor asegurado y plazos, de acuerdo con las normas de EMVARIAS

* Requerimiento en toda intervención de lavado, de registros avalados por el Supervisor/Interventor del contrato, verificando que efectivamente el vehículo fue recibido a satisfacción en esta labor.

* Asignación de un supervisor y/o administrador para * Visitas programadas y no programadas al sitio designado coordinar todo lo relacionado con el desarrollo del para esta labor que contenga los principales aspectos contrato. observados en la revisión (dotación, personal, calidad del servicio) Asignar personal idóneo para el desarrollo del objeto * Dejar claramente determinado en los términos de contractual. invitación, las obligaciones del contratista. * Establecer acuerdos sobre el tratamiento que debe darse a los eventos de fuerza mayor y caso fortuito que puedan implicar retrasos.

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Garantizar en forma oportuna el suministro permanente y simultáneo de todos los servicios requeridos relacionados con los términos de invitación, es decir, cuando varios vehículos presenten necesidad de lavado al mismo tiempo, el contratista deberá atenderlos en forma simultánea, para lo cual deberá poseer los insumos y personal suficiente para reaccionar frente a dicha situación. * Acuerdos con terceros para atender situaciones de contingencia (incendio, inundación, otras situaciones que podrían alterar el normal desarrollo del contrato suscrito con EMVARIAS.

Consignar dentro de los términos de invitación y contrato los apremios a que es acreedor el contratista por no cumplir con sus obligaciones contractuales.

Pactar en el contrato la aplicación de cláusulas exorbitantes

* Iniciar el proceso de reclamación pertinente dando aviso a la compañía aseguradora dentro de los tres (3) días siguientes, luego de conocido el siniestro, y recopilar la mayor cantidad de información posible para soportar el incumplimiento por parte del contratista ¿QUIEN DEBE ASUMIR O RESPONDER POR LAS PÉRDIDAS ECONÓMICAS?

CONTRATISTA, CONTRATANTE Y CÍA DE SEGUROS DEL CONTRATISTA.

RIESGO

RIESGO 3 Cuando

Nombre del riesgo

PROBABILIDAD

SEVERIDAD

RIESGO

DURANTE

Incumplimiento de las obligaciones de orden laboral del contratista

ALTA

MODERADA

IMPORTANTE

Describa lo que puede pasar si se materializa el riesgo, incluyendo las consecuencias.

Reclamaciones administrativas o demandas ante la autoridad laboral, derivadas de errores en el pago de las obligaciones laborales adeudadas a los trabajadores del contratista (subcontratistas).

CAUSAS

Describa las principales causas y agentes generadores por las cuales puede presentarse el riesgo * Por una situación de iliquidez del contratista se presenta situaciones de no pago de salarios, vacaciones y/o cualquier prestación a la que tienen derecho sus trabajadores conforme lo prevé el Código sustantivo de Trabajo. * Ausencia de controles por las partes en materia del pago de las obligaciones laborales.

TRATAMIENT O

* Desconocimiento por parte del contratista de los temas en materia laboral. Medidas de prevención, protección y transferencia

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EL CONTRATISTA

LA EMPRESA


Presentación de paz y salvo de la pluralidad de los trabajadores comprometidos en el desarrollo del contrato, donde se consigne el pago de todas las obligaciones ordenadas por la ley en materia laboral. * Todos los trabajadores del contratista deben tener una relación laboral o comercial directa con el contratista en la ejecución del contrato. * Al momento de firmar el contrato (legalizar), el contratista entregará Garantía Unica con amparo de "Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones laborales", en la cual EMVARIAS tendrá las calidades de "Asegurado/Beneficiario". La vigencia y valor de la póliza será de acuerdo con lo previsto en los términos de invitación.

* Con carácter preventivo, la entidad revisará la solvencia de sus contratistas y reportará a la aseguradora toda irregularidad que se presente en materia laboral con los trabajadores del contratista. * Autorizar pagos solo cuando medie autorización de la interventoría/supervisión.

* Exigir al contratista la presentación mensual de un documento que certifique el cumplimiento de sus obligaciones con el sistema de seguridad social (pensiones, salud y riesgos laborales) y los aportes parafiscales (CCF,ICBF y SENA), cuando haya lugar a ellos. * En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, EMVARIAS con previa autorización del contratista, de las sumas adeudadas a este, efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones. * Solicitar en los términos de invitación la Garantía Única a favor de LA ENTIDAD CONTRATANTE con amparo de Pago de Salarios y Prestaciones Sociales, con valor asegurado suficiente y vigencia igual al término del contrato y tres años más (periodo que coincidirá con el tiempo de prescripción en material laboral). * Cuando existan obligaciones extralegales (convenciones colectivas, pactos, contratos sindicales, etc.) deben quedar expresamente aseguradas en el amparo anterior, pues en algunas aseguradoras estos rubros están excluidos.

¿ QUIEN DEBE ASUMIR O RESPONDER POR LAS PÉRDIDAS ECONÓMICAS ?

EL CONTRATISTA Y SU COMPAÑÍA ASEGURADORA.

RIESGO 4

RIESGO

Cuando DURANTE

Nombre del riesgo Responsabilidad Civil Extracontractual

PROBABILIDAD

SEVERIDAD

RIESGO

MEDIA

MODERADA

MODERADO

Describa lo que puede pasar si se materializa el riesgo, incluyendo las consecuencias.

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*El contratista, durante el desarrollo del contrato y en ejecución de las actividades relacionadas con el mismo, le causa un daño o perjuicio a terceros, afectando a las personas y/o a sus bienes, lo cual puede derivar en reclamaciones judiciales o ambos. y/o extrajudiciales contra el contratista, EMVARIAS También puede configurarse cuando El contratista, durante el desarrollo del contrato y en ejecución de las actividades relacionadas con el mismo, le causa un daño o perjuicio a EMVARIAS, afectando sus bienes o personas. Este daño o perjuicio no puede tener relación con el objeto contractual, es decir, que no tiene nada que ver con el objeto principalísimo del contrato, de lo contrario, se convertiría en una responsabilidad civil contractual. Describa las principales causas y agentes generadores por las cuales puede presentarse el riesgo

CAUSAS

* Desconocimiento por parte del contratista de los riesgos que puede generar su actividad hacia la comunidad o hacia EMVARIAS. * Incumplimiento de las normas de seguridad necesarias para proteger la comunidad o EMVARIAS * Imprudencia de la comunidad o de EMVARIAS o desconocimiento de los riesgos a que se encuentran expuestos. * Impericia en el manejo del equipo del sistema de compactacion de los vehículos de EMVARIAS. * Lesiones a visitantes en la seccion de lavado asignada al contratista (como mensajeros, personal de EMVARIAS, personal de otros contratistas, entre otros), debido a presencia de lubricantes (caídas), equipos mal ubicados, explosiones, entre otros. Medidas de prevención, protección y transferencia

TRATAMIENTO

EL CONTRATISTA

LA EMPRESA

* Explicar al contratista las políticas en * Contratación póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual con materia de seguridad industrial que prevé cobertura para los daños Patrimoniales y Extrapatrimoniales, amparo de EMVARIAS, y exigir su estricto cumplimiento. RC Patronal, y precaviendo que EMVARIAS figure como coasegurado de la póliza. La vigencia y valor de la póliza será de acuerdo con lo previsto en los términos de invitación. * En caso de que algunos bienes tales como equipos y herramientas (diferentes a los relacionados con el contrato) sean propiedad de otros contratistas y/o Subcontratistas o EMVARIAS y que estos puedan resultar afectados por El contratista en desarrollo del objeto contractual, se deberá evaluar la inclusión de los amparos adicionales de Responsabilidad Civil Cruzada y el amparo de Contratistas y Subcontratistas como complemento de la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual solicitada en el primer tratamiento, para que los amparos anteriores tengan efecto deberá aparecer como asegurados: LA ENTIDAD CONTRATANTE, el contratista y los subcontratistas.

¿QUIEN DEBE ASUMIR O RESPONDER POR LAS PÉRDIDAS ECONÓMICAS?

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EL CONTRATISTA Y SU CÍA. ASEGURADORA.


RIESGO 5 Cuando

RIESGO

DURANTE

Nombre del riesgo Accidentes de los trabajadores, Enfermedad Profesional que deriven en reclamaciones por parte del personal o causahabientes

PROBABILIDAD

SEVERIDAD

RIESGO

BAJA

MODERADA

TOLERABLE

Describa lo que puede pasar si se materializa el riesgo, incluyendo las consecuencias. * Este riesgo se presenta cuando el contratista no cumple lo establecido en la legislación Colombiana y los requisitos adicionales establecidos por la Empresa en los anexos de salud ocupacional que hacen parte de los documentos del contrato, con efectos sobre la salud e integridad de los trabajadores, al servicio del contratista, debido a un accidente de trabajo. Describa las principales causas y agentes generadores por las cuales puede presentarse el riesgo. * Falta de control por parte del contratista y de la interventoría/supervisión asignada por la Empresa.

CAUSAS

* No cumplimientos por parte del contratista del anexo de seguridad industrial y salud ocupacional establecido por la Empresa en los términos de invitación. * La ausencia de elementos de protección personal para las actividades a desarrollar por el equipo de operarios, particularmente en actividades que generan riesgo de lesiones como son por ejemplo: trabajos en altura, tareas con gruas, malacates, sistemas hidraulicos, manipulación de acidos, sustancias corrosivas producto de los remanentes de residuos, entre otras. * Falta de acompañamiento de la ARL del contratista * Falta de señales de prevención en áreas de trabajo * Impericia de los trabajadores para adelantar labores especializadas, fallas en supervisión. * Presupuesto insuficiente del contratista para el cumplimiento de las exigencias en seguridad y salud ocupacional.

TRATAMIENTO

Medidas de prevención, protección y transferencia EL CONTRATISTA

LA EMPRESA

Contratación póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual * Adjuntar en los términos de invitación el anexo de con cobertura de RC Patronal, precaviendo que EMVARIAS salud ocupacional y seguridad industrial. figure como coasegurado de la póliza. La vigencia y valor de la póliza será de acuerdo con lo previsto en los términos de invitación.

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* Incorporación de su ARL como parte del equipo de trabajo, Supervisar a los interventores del contrato, de que estos dándole a conocer el Plan de Seguridad Ocupacional de realizan el seguimiento y control a la gestión de EMVARIAS. seguridad y salud ocupacional en los contratos. * Diseño de un plan de contingencias, para efectos de * Revisión mensual de los aportes que por ley debe hacer reeemplazar el personal incapacitado, por causas de el contratista al sistema a la ARL. accidentes de trabajo. ¿QUIEN DEBE ASUMIR O RESPONDER POR LAS PÉRDIDAS ECONÓMICAS?

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EL CONTRATISTA, SU CÍA ASEGURADORA Y SU ARL.


Terminos invitacion privada varias ofertas lavado 2013