Boletín ERP OneWorld EMVARIAS - EPM 7 de noviembre de 2013
Implementación del ERP OneWorld en EMVARIAS Desde el equipo del proyecto de implementación de Oneworld en EMVARIAS, asumimos el reto de iniciar este recorrido como una oportunidad de avanzar en el proceso de transformación y consolidación como parte del Grupo EPM. Hoy, queremos compartir con ustedes un poco de lo que es el proyecto ERP y lo que hacemos, porque este proyecto, además de tener alma, también tiene rostro y cuerpo. Los resultados del proyecto son producto del trabajo conjunto de la empresa que día a día se compromete con entregar lo mejor de sí y queremos resaltar esa labor.
¡Les invitamos para que sigamos construyendo juntos! ¿Qué es OneWorld?
¿Qué es el ERP? ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad. Entre sus módulos más comunes se encuentran el de manufactura o producción, almacenamiento, logística e información tecnológica, incluyen además la contabilidad, y suelen incluir un sistema de administración de recursos humanos, y herramientas de mercadotecnia y administración estratégica.
Es la marca del ERP que implementando en la empresa.
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¿Qué es NIFF?
Las siglas significan Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), estas constituyen los Estándares Internacionales o normas internacionales en el desarrollo de la actividad contable y suponen un manual contable.
¿Por qué surge este proyecto? El proyecto de implementación del ERP OneWorld para EMVARIAS, pretende traer a la empresa el sistema de información que soporta las transacciones financieras Grupo EPM, decisión que en su momento obedeció a la necesidad de adoptar las normas internacionales de información financiera, conocidas como NIIF, que exigen a las compañías del territorio colombiano entregar su información bajo dicha normativa para el 2013 y consolidar una arquitectura tecnológica como grupo. Por lo anterior, el Grupo EPM declaró el Programa NIIF como un elemento estratégico que registrará información con base en los estándares internacionales, homologando sus reportes financieros frente a esta práctica.
¿Cuál es su objetivo? El proyecto de implementación del ERP OneWorld para EMVARIAS, no es más que la implementación de la funcionalidad que tiene actualmente EPM en los siguientes módulos de OneWorld que soportan los procesos financieros, de abastecimiento y mantenimiento: contabilidad, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, impuestos, costos ABC, cuentas por cobrar, activos fijos, compras, mantenimiento, presupuesto e inventarios. Gestión humana no es objeto de réplica pero se implementa en las funcionalidades mínimas requeridas para el correcto funcionamiento de los demás módulos del sistema.
¿Cuál es la visión del proyecto? A enero de 2014 se logrará la implementación del ERP OneWorld en EMVARIAS con el compromiso, trabajo en equipo y excelencia, garantizando la unificación con los procesos de EPM aportando al cumplimiento de los objetivos del grupo empresarial.
Ponerse de acuerdo En los meses de septiembre y octubre, en el Centro de Desarrollo Gerencial Manantiales, se realizó el taller “Visión compartida del proyecto de implementación de Oneworld”. Durante el encuentro, los asistentes de EPM, Amazing (firma consultora que apoya la implementación del proyecto) y EMVARIAS tuvieron la oportunidad de conocer de primera mano por parte de los líderes del proyecto, los detalles sobre cómo se iba a llevar a cabo, así como de expresar sus expectativas e inquietudes sobre el mismo. A partir de este ejercicio y, con base en una metodología integradora, construyeron y se pusieron de acuerdo en la visión que tenían sobre la implementación, como punto de partida para el trabajo conjunto.
Para considerar La premisa a nivel de procesos es la Unificación, alineado con el modelo de EPM. El equipo de EMVARIAS con el apoyo de todo el personal administrativo es responsable de la consecución, extracción, transformación, depuración y validación de los datos a cargar al sistema. EMVARIAS es responsable de los desarrollos requeridos en las integraciones entre módulos. Tiempo de duración del Proyecto: 6 meses, (contados a partir del 5 de septiembre) incluyendo salida en vivo en enero y estabilización hasta la generación de los primeros estados financieros en el mes de febrero del 2014.
¿Cómo se llevará a cabo? 1. Planeación: se presenta formalmente el proyecto a todos los interesados, las perspectivas, los roles y responsabilidades y se realizan los acuerdos de expectativas. 2. Modelamiento: esta etapa se desarrolla en tres fases: Perspectiva Técnica: en esta fase al personal técnico del proyecto adelanta las actividades de instalación de los productos en el sistema OneWorld. Perspectiva Funcional: se realiza la revisión de los documentos de entendimiento de cada módulo. Perspectiva Técnico-Desarrollo: se inician los desarrollos. 3. Configuración: en esta etapa se configura el modelo para las filiales.
4. Pruebas: Se adeantan todas las pruebas del modelo, con el fin de verificar que las adecuaciones se hayan ejecutado correctamente. 5. Preparación salida en vivo: en esta etapa se realiza el aislamiento para salir en vivo y la transferencia de conocimiento a los usuarios finales. 6. Migración de datos: esta base busca preparar a las filiales para la implementación, mediante el aislamiento de los datos, asegurando su carga en el sistema con calidad, confiabilidad y oportunidad, de acuerdo con los requerimientos definidos y establecidos dentro del alcance del proyecto. 7. Salida en vivo: consiste en poner en producción el sistema con datos reales y en línea.
PROYECTO REPLICA ERP ONEWORLD EMVARIAS Gerente de proyecto EPM Adriana Alcaraz
NIFF
Gerente de Proyecto Amazing Gustavo Hernández
Asimilación y Cambio Margarita Salazar Roldán Denis Osorno Claudia Arboleda
Consultores
Gerente de Proyecto Emvarias Blanca García Lideres Funcionales Emvarias
Fecha oficial de inicio anticipado: Septiembre 5 de 2013.
Líder Proceso Olga Lucía Ruiz B.
Lider Funcional - Adriana Alcaraz Líderes Funcionales EPM
Asimilación y Cambio Victoria Castrillón Susana Ramírez
Líder Técnico Jesús Robert Hall
Líder Técnico Blanca García
Líder Proceso Luz Stella Ramírez
Líder de Datos Paula Andrea Muñoz
Las etapas del proyecto están a cargo de Amazing con el monitoreo y aprobación de EPM y EMVARIAS.
Datos importantes
Duración del proyecto: 6 meses.
Fecha esperada de salida en vivo: 1 de enero de 2014.
Número de personas trabajando en el proyecto directamente: 30.