DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO
Dirección de Control Interno Proceso: Evaluación y Control Subproceso: Evaluación Independiente Actividad: Evaluación del sistema de Control Interno. Informe Cuatrimestral1
INFORME PORMENORIZADO del estado del control interno Julio-octubre de 2013.
1. Subsistema de Control Estratégico Componente Ambiente de Control.
Elemento: Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos La entidad sigue disponiendo de un Código de Buen Gobierno (acta 11 del 26 de julio de 2011) y una Política de Probidad y Transparencia (Resoluciones Internas Nro. 057 de 2009 y 012 de 2012), construidos en su ocasión de manera participativa, estos instrumentos siguen siendo socializados de manera permanente en le WEB de la entidad, en algunas de las colillas de pago de la nómina de la entidad y en las actividades de inducción o reinducción que se han ofrecido durante estos meses evaluados. Sin embargo, de conformidad con la reciente trasformación de Emvarias en una sociedad por acciones, y al ser ya su propietario mayoritario EPM, es necesario que se adecue el código a las políticas y el modelo de gobierno de EPM y los respectivos lineamientos para sus filiales. Elemento: Desarrollo del Talento Humano. Se presentaron avances en los programas de capacitación y entrenamiento del personal, de conformidad con los diversos requerimientos que se hicieron de capacitación fruto de las evaluaciones individuales de desempeño. La entidad no dispone aún de procedimientos establecidos formalmente para la selección de nuevos colaboradores y promoción de los antiguos colaboradores, que estén fundados sobre la base de selecciones abiertas, transparentes y de evaluaciones de méritos y competencias. Igualmente no se dispone de evaluaciones de desempeño o similares de sus servidores directivos.
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Ley 1474 de 2011. Artículo 9. “…. El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave. ….”
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Elemento: Estilo de Dirección. Se continua evidenciando en el periodo evaluado la falta de un claro compromiso por parte de la Gerencia y los Directores de Emvarias en la maduración y mejoramiento del MECI, pues fueron diversos los informes y evaluaciones que se remitieron para su estudio, los cuales ameritan el análisis de la instancia directiva y la toma de acciones correspondientes y formalizadas. Sobre dichos informes y evaluaciones no sé ha recibido ningún comentario, ni tratamiento o instrucción de los mismos en ninguna instancia, salvo en un Comité Directivo se abordó el informe de seguimiento a la auditoría de gestión de cobro y recuperación de cartera y se planteó que se enviaría a la Dirección de Control Interno observaciones para replantear los compromisos de dicho plan de mejoramiento, con base en el proceso de implementación del ERP, lo cual a la fecha no se ha dado. En especial se citan los casos concretos siguientes: Informe de evaluación PQRs semestre 2 de 2013, Informe cuatrimestres del MECI Marzo- Junio 2013, e Informe Avances implementación Plan anticorrupción y Atención al ciudadano. Adicionalmente desde el inicio del año se presentó propuesta de Plan de Trabajo de Auditorias de Gestión 2013 y no se ha obtenido tampoco tratamiento del tema por parte del nivel directivo. Es importante considerar que de conformidad con la nueva naturaleza jurídica de la entidad, las funciones definidas en sus nuevos estatutos para la Junta Directiva, el modelo, los lineamientos y las políticas de control y de auditoría interna establecidas por la matriz EPM para el grupo EPM, la Junta Directiva deberá definir las políticas y lineamientos asociados al Control Interno y a la Auditoría Interna, y monitoreará su cumplimiento efectivo. Con base en dichos lineamientos y políticas, deberá ser la nueva Junta Directiva quien defina el Plan de Auditorías de Gestión para el año 2014. La Gerencia fortaleció el sistema de gestión de calidad, dedicando la profesional de Desarrollo Organizacional de la Dirección de Planeación, a la implementación del ERP, sin embargo debe tenerse en cuenta que es la única profesional, apoyada por una persona que actualmente ejecuta un contrato de prestación de servicios, dedicada a las labores de desarrollo del sistema de gestión de calidad, lo cual amerita los fortalecimientos correspondientes.
Componente Direccionamiento Estratégico Elemento: Planes y Programas. La entidad cuenta con documentos adoptados y divulgados que contienen Misión, Visión y objetivos institucionales. Estos instrumentos estratégicos deberán ser adecuados a la estrategia de la Matriz EPM. La evaluación del plan operativo 2013 fue realizada por la Dirección de Planeación. Página 2 de 8
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Los normogramas de los diferentes procesos han sido debidamente actualizados por los responsables. Durante el trimestre evaluado la Dirección de Planeación, quien tiene un rol esencial en la formulación y seguimiento de planes y proyectos, continuó siendo direccionada como un encargo en funciones del Director Financiero, quien a la vez actuaba como gerente encargado en las ausencias del Gerente titular, es decir, en ocasiones el Director Financiero fue llevado a ocupar tres cargos de nivel directivo al mismo tiempo. Sin embargo, a partir del mes de noviembre, se designó nuevo Director en propiedad de la Dirección de Planeación. Elemento Modelo de Operación por Procesos La entidad cuenta con un modelo de operación por procesos construido, Se continua con las revisiones a los procesos y subprocesos, sin embargo no se dispone del recurso humano suficiente para dicha labor, pues solo se cuenta con una profesional y una practicante en la Dirección de planeación. El modelo establecido cuenta con los indicadores de los procesos para realizar la respectiva medición que también han sido objeto de revisiones y ajustes. Se hace necesario continuar con la revisión a los procesos, subprocesos y procedimientos, en especial para asumir los retos en el marco de la inserción al grupo EPM y sus estrategias. Elemento: Estructura Organizacional. La entidad no cuenta con una estructura organizacional acorde a los retos y proyectos que están planteados por el entorno y su planeación estratégica, existen dificultades sustanciales en la Dirección Técnica (Disposición Final y Mantenimiento de Automotores), Secretaría General, Subdirección de Bienes y Riesgos en especial sus funciones de gestión ambiental, así como la Dirección de Control interno. Sin embargo, es importante considerar que ya se presentaron a inicios del mes de noviembre avances en las adecuaciones y complementos a la estructura organizacional, que aportan a la corrección de las debilidades estructurales en las subdirecciones de Disposición Final, Mercadeo y Comunicaciones, Operaciones de Aseo.
Componente Administración de Riesgos La entidad cuenta con los lineamientos para el proceso de identificación, manejo y control de los riesgos. Con el apoyo de la entidad corredora o intermediaria de seguros, se viene avanzando en la revisión de las exigencias del Decreto nacional 2641 de 2012 en materia de riesgos de corrupción.
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Los responsables de cada proceso han continuado realizando sus análisis respectivos frente a los riesgos asociados a sus procesos con el acompañamiento de la Subdirección de Bienes y Riesgos. Es necesario lograr avanzar en la definición y gestión de los controles asociados a la administración de los riesgos operacionales y estratégicos. La entidad se concentró en lo que va corrido del año, básicamente en el mapa de riesgos anticorrupción. La dependencia de bienes y riesgos no dispone de personal suficiente para las tareas de monitoreo y acompañamiento a los procesos en la administración de los riesgos, la única servidora dedicada exclusivamente al área no logra dar cobertura a todas las tareas de dicha dependencia.
2. Subsistema de Control de Gestión Componente Actividades de Control Elemento: Políticas de Operación. La entidad dispone en el Código de bueno Gobierno de políticas de operación y en la caracterización de gran parte de sus procesos también hay definidas políticas de operación. Se han definido desde la Dirección diferentes acciones de mejora que han pasado a ser políticas de operación, especialmente en Mantenimiento de Automotores y operaciones de Aseo, lo que ha llevado a mayores controles en los procesos. De conformidad con la inserción de Emvarias al grupo EPM se han iniciado en diferentes procesos capacitaciones sobre los lineamientos y políticas del nuevo dueño de la entidad que deben ser implementados. Elemento: Procedimientos. Los procedimientos en la entidad están adoptados y divulgados y viene siendo objeto de revisiones y ajustes. Para las integraciones de algunos procedimientos que lo ameritan, como PQR, Atención al ciudadano y Servicio Posventa, se ha seguido dando desarrollo a la agenda de trabajo definida de manera integral en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, todo ello promovido desde la Dirección de Planeación. Elemento: Controles. Continua vigente la necesidad de definir para diversos procedimientos y actividades que conforman los diferentes procesos y subprocesos de la entidad, los suficientes y correspondientes puntos de control. Página 4 de 8
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Igualmente se requiere revisar los controles definidos para la labor de interventoría de los contratos del proceso de Mantenimiento de Vehículos, los ejercicios de auditoría del órgano de control externo, cuyos resultados fueron socializados en el trimestre evaluado, evidencian debilidades en el ejercicio de controles a dichos contratos.
Elemento: Indicadores. La entidad cuenta con indicadores por procesos y la Junta Directiva definió otros para medir la gestión de la empresa de conformidad con cada anualidad y el plan de negocios.
Elemento manual deOperación. En el sistema Galeón reposa con acceso a todos los servidores el manual de operaciones adoptado por la Resolución de Gerencia 208 de 2008. De conformidad con la implementación del ERP y los lineamientos de la Matriz EPM se están documentando las variaciones que deben implementarse. Componente: Información. La entidad ha venido recepcionando y gestionando la información reportada al Link de Transparencia ubicado en la web, por parte de usuarios y de diferentes grupos de interés, respecto de conductas o hechos que atenten contra la política de probidad y transparencia. Se requiere aún de una herramienta que permita el control de respuesta oportuna y trazabilidad de los derechos de petición y posibilidad de consulta y radicación vía WEB. Igualmente no se dispone de una administración integral de la información generada en la atención de PQRs, que permita conocer en línea la cantidad de requerimientos resueltos en favor o en contra de la entidad, lo cual afectó a su vez el indicador respectivo de la última medición realizada por Transparencia por Colombia. La página web de la entidad aún presenta problemas de navegabilidad, sin embargo la entidad inició agenda de trabajo con la matriz EPM para definir el requerimiento que cumpla con los estándares establecidos por la estrategia Gobierno en Línea y los lineamientos de matriz EPM La información generada por las interventorías de los diferentes contratos no está integrada de manera eficaz con los expedientes de los respectivos contratos, tanto físicos como digitales (NEON), lo que dificulta su consulta y la respuesta a organismos de control. La Entidad aún no define los lineamientos y políticas para el tratamiento y administración de información reservada y confidencial pues no se tienen. Adicionalmente no se ha definido la estrategia de cumplimento a la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y su decreto reglamentario 1377 de 2013.
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Elemento: Sistemas de información. Es un gran avance para la entidad, que luego de la ejecución del estudio “gap”, que permita establecer los requerimientos para la implementación del ERP necesario para la entidad y la integración de sus principales procesos, se contrató la adquisición del ERP y actualmente está siendo parametrizado e implementado, por lo que se espera entrar en un ambiente de operaciones en el primer mes del año 2014.
Componente Comunicación Pública Elemento Comunicación Organizacional. El plan de comunicaciones de la entidad viene siendo desarrollado. Continúan presentándose atrasos en la ejecución de la estrategia de comunicaciones Linda Calle. Elemento: Comunicación Informativa. La información sobre los servicios que presta la entidad es ofrecida en la página web de la entidad, los elementos de la comunicación informativa se encuentran cada vez más actualizados. La entidad, consciente de la necesidad de dar mayor atención al cumplimiento de los requerimientos exigidos por la normativa nacional en materia de Gobierno en Línea, inició la definición de un plan de trabajo sobre todos los asuntos de comunicaciones digitales bajo los lineamientos de casa matriz EPM. La entidad tiene ya proyectado un mecanismo de seguimiento a la calidad y oportunidad de respuesta a los derechos de petición, es necesario darle un último impulso de toma de decisión y dotación de recursos desde la Gerencia a este componente de atención, para cumplir con requerimientos nacionales y de matriz, apropiando los recursos para su implementación y proceder al correspondiente desarrollo. La entidad cuenta con los lineamientos actualizados para realizar rendición de cuentas. La entidad continua con los canales de comunicación internos y externos para socializar la información generada, como la página web, edictos, carteleras, el correo institucional, el medio digital ENVOS, espacios contratados con el operador Telemedellín, y reuniones presenciales informales que promueve la Gerencia con el conjunto de servidores de la entidad, para ofrecer un contacto más personal y próximo. Se hace necesario que severifica la funcionalidad de los canales de comunicación y se evalúe su eficacia. La evaluación de canales viene siendo sugerida por la medición de Transparencia por Colombia desde el año anterior.
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Subsistema de Control de Evaluación Componente Autoevaluación Elementos autoevaluacion del Control y de Gestión.
La Gerencia continúa realizando seguimiento semanal a indicadores de operaciones de aseo y mantenimiento de automotores. Estos seguimientos han dado lugar a acciones correctivas y de mejora. Componente Evaluación independiente. La Dirección de Control interno ha realizadolos seguimientos al Sistema de Control interno para determinar su efectividad de conformidad con lo exigido por normas nacionales. Los resultados del Informe cuatrimestral del estado del MECI fueron entregados a la alta Dirección y al grupo de integrantes del Comité de Coordinación de Control Interno. La evaluación al sistema de gestión de las PQRs fue realizado, así como el informe de seguimiento y avance a la estrategia del Plan anticorrupción y atención al ciudadano, el cual está ubicado en la web como lo exige el Decreto 2641 de 2012. Como actividad de aseguramiento y cumplimento normativo y de manual de contratación, la Dirección de Control Interno ha dado apoyo al Comité de Contratación de la entidad entregando sus informes de análisis a los procesos sometidos a estudio del Comité de Contratación, sin embargo se hace un llamado a la debida oportunidad en la programación de los comités de contratación, para disponer del tiempo suficiente para los análisis respectivos, ya que es usual que se citen comités de contratación incluso solo con pocas horas de disponibilidad para analizar los procesos. Este es un aspecto adicional a la falta de planeación en la contratación de la entidad, pues no se dispone de un plan de contratación 2013 discutido, formalizado, ni publicado en web. Elemento: Auditoría Interna. La entidad no cuenta con un Programa Anual de Auditoría 2012 aprobado, el Comité de Coordinación de Control Interno no lo discutió ni aprobó, la Dirección de Control Interno viene sin embargo desarrollándolo con las dificultades en materia de recurso humano, adicionalmente se han efectuado las evaluaciones e informes que establece la Ley y los reglamentos a la entidad.
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Elemento: Planes de Mejoramiento. La entidad cuenta con un Plan de Mejoramiento Institucional que da respuesta a las observaciones de los organismos de control y a las recomendaciones de la Oficina de Control Interno. Los planes de Mejoramiento derivados de las auditorías de gestión siguen presentado bajos porcentajes de avance.
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