Maak professioneel uitziende publicaties, zoals wenskaarten of nieuwsbrieven

Kennismaking Publisher

Documenten vormgeven en versturen

Als je beschikt over Microsoft 365, dan zit ook Publisher in het pakket. Hiermee kun je professioneel uitziende publicaties maken, zoals jaarverslagen, brochures, folders, wenskaarten of nieuwsbrieven voor je vereniging.

Mark Gamble

TECH ACADEMY

Dit artikel komt uit een cursus van de Tech Academy. Wil je meer over dit onderwerp weten, dan kun je de volledige cursus ‘O ce in de praktijk’ volgen op https://techacademy.id.nl. Er zijn twee varianten van een cursus. Met een Cursusbundel schaf je het papieren naslagwerk inclusief levenslange online toegang aan. Kies je voor Online cursus, dan heb je altijd toegang tot alleen de online cursus.

Publisher beschikt over een fl ink aantal sjablonen waaruit je kunt kiezen.

Ontwerp kiezen

Anders dan Word is Publisher vooral bedoeld voor het vormgeven van documenten. In feite is het een desktoppublishingprogramma (ook wel dtp-programma genoemd). Publisher kan zich niet direct meten met ‘professionele’ vormgeefsoftware als InDesign of QuarkXpress, maar kan vooral worden gezien als instapprogramma voor iedereen die zich wil verdiepen in het ontwerpen van publicaties.

Wanneer je Publisher opstart, kun je kiezen uit een van de sjablonen die je vindt als je op de knop Nieuw klikt. Aan de hand van die voorbeelden kun je vervolgens aan de slag, of je kunt zo’n bestaand voorbeeld helemaal naar eigen hand zetten.

Via de zoekfunctie kun je nog meer voorbeelden vinden, zoals visitekaartjes, brochures of posters. Maar de keuze onder het kopje Ingebouwd is enorm! Zo heb je onder toegang tot advertenties, briefkaarten, enveloppen en etiketten. Klik je op een van deze onderwerpen, dan verschijnt er een nieuwe lijst met heel veel standaard sjablonen. Kortom, keuze te over.

Werkomgeving

Het eerste dat opvalt wanneer je in de werkomgeving van Publisher belandt, zijn de linialen links in de kantlijn en bovenaan de pagina. Dit geeft al aan dat we met een ontwerpprogramma te maken hebben. Qua indeling is het scherm van Publisher te vergelijken met PowerPoint. Aan de linkerkant kun je extra pagina’s toevoegen aan je project, net als dia’s bij PowerPoint. Om een pagina toe te voegen aan je project, klik je met de rechtermuisknop op de pagina waar de nieuwe pagina achter moet komen en kies je voor Pagina invoegen. Ook kun je eenvoudig de volgorde van je pagina’s wijzigen. Kies de pagina die op een andere plek moet komen en sleep deze met de linkermuisknop ingedrukt naar de gewenste plek in je project.

Werkbalken

In het navigatiegedeelte van Publisher kun je eenvoudig pagina’s toevoegen en verplaatsen.

Veel van de werkbalken in het lint van Publisher komen overeen met die van Word en PowerPoint, maar er zijn ook nog wat andere opties beschikbaar. Onder Invoegen vind je bijvoorbeeld opties om vormen toe te voegen aan je pagina’s. Ook kun je met de losse hand (via de muis) tekeningen maken. Onder de optie Paginaonderdelen kun je direct nieuwe onderdelen toevoegen aan de geselecteerde pagina, zoals koppen en kaders. Die zijn al voor je vorm gegeven, maar uiteraard kun je ook deze onderdelen gewoon zelf nog aanpassen.

Hulplijnen

Omdat het belangrijk is dat onderdelen op een pagina netjes worden vormgegeven en uitgelijnd, werk je in Publisher veel met (hulp)lijnen. Hierdoor kun je makkelijker onderdelen positioneren op je pagina. Via Paginaontwerp in het lint vind je onder Indeling de knop

Met hulplijnen kun je makkelijker onderdelen op je pagina uitlijnen.

Hulplijnen. Daar zie je diverse indelingen die je direct kunt toepassen op je project. Objecten die je in je publicatie plaatst, kun je dan tegen zo’n hulplijn aan ‘plakken’. Goed om te weten: hulplijnen worden niet afgedrukt of meegenomen in je publicatie als deze eenmaal klaar is. Het zijn puur hulpmiddelen.

Vormen en objecten

In je publicatie kun je direct vormen en objecten plaatsen. De verschillende vormen vind je op het lint onder Invoegen / Vormen. Dat zijn dezelfde vormen die je ook terugvindt in Word, Excel en PowerPoint. Via de optie Tijdelijke aanduiding van afbeelding kun je alvast een positie voor je afbeelding in je publicatie zetten, waar je dan later een afbeelding aan toevoegt. Via WordArt voeg je banieren toe aan je publicatie. Uiteraard kun je die ook weer geheel naar eigen hand zetten.

Je kunt je publicatie gereedmaken voor een professionele drukkerij.

Publiceren Folder maken

Het uitgangspunt van het maken van publicaties in Publisher is dat je ze uiteindelijk ook gaat publiceren. Dat kan op verschillende manieren. Je kunt je publicatie natuurlijk gewoon afdrukken op je eigen printer. Maar je kunt hem ook opslaan en versturen naar een professionele drukker. Dat doe je via het menu Bestand / Exporteren. Bij Opslaan voor een commerciële printer kun je je publicatie opslaan als een pub- of pdf-bestand. Dan worden alle instellingen opgenomen die nodig zijn voor het professioneel laten afdrukken van je publicatie.

We gaan nu echt aan de slag! We gebruiken als voorbeeld een standaardsjabloon uit Publisher. Start het programma op en kies vervolgens voor Nieuw / Ingebouwd. Er verschijnt een overzicht van sjablonen die standaard aanwezig zijn in Publisher. Wij kiezen voor Folders / Gebeurtenis, klikken op het mapje Alle Gebeurtenis en kiezen het sjabloon Tabbladen onder Speciale aanbieding.

Aan de rechterzijde kun je onder Aanpassen alvast wat vormgeefopties wijzigen voordat het sjabloon wordt geopend in Publisher. Wij laten het kleurenschema ongemoeid, maar zetten wel vinkjes aan bij de opties Postadres toevoegen en Graphic toevoegen. Bij de optie Scheurstroken kiezen we voor Bestelformulier. Klik

Via het menu Invoegen kun je extra objecten toevoegen, zoals banieren.

We gaan voor onze folder aan de slag met het standaardsjabloon Tabbladen.

Het sjabloon is geopend in Publisher en kan nu verder worden ingevuld.

vervolgens op de knop Maken om het sjabloon te openen in Publisher.

Pagina bewerken

De folder bestaat uit twee pagina’s. Deze worden in het linkerdeel weergegeven. Op de eerste pagina wordt de folder weergegeven, op de tweede pagina het postadres. Die tweede pagina gaan we later invullen.

We gaan nu eerst aan de slag met het opmaken van de eerste pagina. Je ziet dat daar al wat standaardelementen zijn toegevoegd. Onderaan zie je het bestelformulier, omdat we dat hebben aan gegeven bij het aanmaken van de publicatie. Je kunt inzoomen op het object door rechts onderin het percentage te verhogen.

Door een element op de pagina te selecteren, kun je de inhoud ervan aanpassen. Neem het blok links bovenin: Slogan of motto van het bedrijf. Klik erop, zodat er een cursor verschijnt. Je kunt nu de naam van je (fi ctieve) bedrijf opgeven. In het vakje daaronder vul je eventueel een telefoonnummer in. Ook alle andere elementen op de pagina kun je naar eigen wens invullen door er eenmaal op te klikken.

Afbeelding toevoegen

Natuurlijk wil je de folder ook voorzien van wat afbeeldingen. Selecteer daarvoor het deel van de folder waar je de afbeelding in wilt opnemen, bijvoorbeeld het midden van de pagina. Je ziet dat het element al is voorzien van de eigenschappen voor een afbeelding. Om er nu een afbeelding aan toe te voegen, hoef je er alleen maar op te dubbelklikken. Je kunt een onlineafbeelding uit de collectie van Microsoft kiezen, een afbeelding van je eigen computer invoegen of via de zoekmachine Bing zoeken naar een afbeelding. Dat gaan wij nu doen: we vullen de zoekterm Fruit persen in. Vervolgens verschijnen de resultaten: verschillende afbeeldingen van fruit en fruitpersmachines. Kies een geschikte afbeelding. Zie dat Alleen Creative Commons standaard staat aangevinkt. Vanwege het auteursrecht kun je dit vinkje alleen uitzetten als de publicatie voor privégebruik is. Na je keuze wordt de afbeelding automatisch in het afbeeldingselement geplaatst.

Je kunt je publicatie gereedmaken voor een professionele drukkerij.

Overige elementen aanpassen

We gaan nu het bestelformulier onderaan de pagina aanpassen. Selecteer eerst de elementen die je niet wilt gebruiken en verwijder deze. Dat kan per geselecteerd element. Door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl je met de linkermuisknop de elementen selecteert, kun je meerdere items tegelijk verwijderen. Een druk op Delete volstaat om de items te verwijderen.

Je kunt de grafi sche elementen ook aanpassen. Wij gaan de bovenste balk van een andere kleur voorzien. Selecteer het element met een klik op de rechtermuisknop. Er verschijnt een minibalk met onder meer een kleurenknop. Je kunt daarmee direct de kleur van het element wijzigen.

Je kunt elementen eenvoudig van een ander kleurtje voorzien.

Vorm wijzigen

Wil je in plaats van de kleur de vorm van een element wijzigen? Dat kan ook. Klik weer op het element, zodat er in het lint een nieuwe tabgroep verschijnt, Vormindeling. Je kunt nu de vorm van het element wijzigen. Onder Vormstijlen zie je een aantal opties waaruit je kunt kiezen. Ook kun je kiezen uit andere kleurverlopen. Op deze manier kun je al je elementen dus naar wens aanpassen.

Je kunt vormen en kleurverlopen van elementen aanpassen met de tabgroep Vormindeling.

Secties toevoegen

Ook kun je je publicatie uitbreiden met extra secties. Een sectie is voornamelijk handig als je met meerdere pagina’s werkt. Je kunt secties namelijk tijdelijk verbergen, waardoor het werken aan je publicatie overzichtelijker blijft. Om een sectie toe te voegen, klik je met de rechtermuisknop aan de linkerkant op de pagina waaraan je een sectie wilt toevoegen. Kies dan voor Sectie invoegen. Je ziet nu links bovenaan op de gekozen pagina een klein driehoekje staan waarmee je de pagina kunt verbergen.

Nieuwe elementen toevoegen

Zoals je aan het begin van dit artikel hebt kunnen lezen, is het heel eenvoudig om extra pagina’s aan je publicatie toe te voegen. Wij kiezen ervoor om de eerste pagina te dupliceren met dezelfde inhoud. Daarvoor moet je na een rechtermuisklik bij Pagina invoegen kiezen voor Alle objecten dupliceren op pagina en 1 invullen. De nieuwe pagina wordt toegevoegd en is qua elementen een kopie van de eerste pagina.

Op de nieuwe pagina kun je gewoon weer elementen verwijderen en nieuwe toevoegen. Wij kiezen ervoor om op de tweede pagina een kalender in te voegen. Dat doen we via het menu Invoegen / Kalenders / Meer kalenders. Kies uit een van de vele opties en vul een maand en een jaartal in. Ben je tevreden over het resultaat? Klik dan op de knop Invoegen om de kalender aan je pagina toe te voegen.

De kalender wordt waarschijnlijk te groot weergegeven. Het formaat en de positie pas je aan door op een van de hoeken van de kalender te gaan staan en deze te verslepen. Zorg wel dat je het buitenste kader selecteert, want ook van de afzonderlijke elementen van de kalender zelf kun je de grootte aanpassen. Je kunt nu per datum tekst toevoegen aan de agenda.

Door een sectie toe te voegen aan een pagina, kun je deze verbergen voor een beter overzicht.

Je kunt gemakkelijk een kalender toevoegen aan je publicatie.

Publicatie versturen

Is alles naar je zin? Dan kun je de publicatie versturen. Dat kan op meerdere manieren: op de ‘ouderwetse’ manier per post, naar een professionele drukker of per e-mail.

We laten je zien hoe je de folder per e-mail kunt versturen. Klik daarvoor in het lint op

Je kunt in Publisher je publicaties onder meer via e-mail de wijde wereld in sturen. Verzendlijsten en daarna op E-mail samenvoegen / Stapsgewijze wizard E-mail samenvoegen.

E-mailadressen selecteren

Aan de rechterkant verschijnt een nieuw venster. Daarin kun je kiezen voor een standaardlijst met e-mailadressen, bijvoorbeeld uit Excel of het adresboek van Outlook, of je kiest voor Een nieuwe lijst typen als je zelf een lijst met e-mailadressen wilt samenstellen. Wij gaan voor Selecteren uit Outlook-contactpersonen. Klik onderin op het linkje Volgende: adreslijst of verbinding met een adreslijst maken. De lijst met contacten uit Outlook wordt geïmporteerd. Eventueel kun je nu nog handmatig e-mailadressen uitvinken die je niet wilt gebruiken. Klik op de knop OK om de gekozen e-mailadressen te gebruiken.

In het voorbeeldvenster aan de rechterkant kun je eventueel nog extra velden met gegevens over de geadresseerden toevoegen, bijvoorbeeld een voor- en achternaam. Selecteer de pagina met het postadres en kies in de wizard de velden die je wilt toevoegen; bij een voor- en achternaam wordt dit op de pagina weergegeven als: <<Voornaam>> <<Achternaam>>.

Je kunt nog wat extra velden aan de mail toevoegen om hem persoonlijker te maken. LIEVER PER POST?

Als je de publicatie per post wilt versturen, heb je natuurlijk een adres nodig. Je kunt hand matig een adres invullen, maar wil je je publicatie naar meerdere ontvangers versturen, dan is het gemakkelijker om gebruik te maken van de functie Afdruk samenvoegen. Deze vind je ook op het lint onder Verzendlijsten.

Voorbeeld weergeven

Heb je alle gegevens toegevoegd, klik dan in de wizard aan de rechterzijde op Volgende: samengevoegde publicatie maken. Je kunt de e-mail nu versturen, maar als je eerst wilt controleren hoe de mail er bij de ontvangers uitziet, klik je op Voorbeeld van e-mail. Het voorbeeld wordt in de browser getoond als html-bestand. Ben je niet helemaal tevreden, dan is dit het moment om zaken aan te passen. Eventueel kun je bij Ontwerpcontrole bekijken of er geen opmaakfouten in je publicatie zitten; of bijvoorbeeld bepaalde objecten elkaar niet overlappen. Als je tevreden bent, klik je bovenaan in de wizard voor de optie E-mail verzenden. Er wordt een nieuw venster geopend waarin je het onderwerp van de mail kunt zetten. Dit venster is standaard leeg, dus vergeet hier niet iets in te vullen!

Extra opties aanpassen

Nadat je een titel voor je mail ingevuld hebt, klik je nog even onderaan op Opties, zodat het venster wordt uitgeklapt. Hier kun je extra e-mailvelden invullen, zoals het CC- en BCC-veld, handig om te controleren of de e-mail daadwerkelijk aankomt als je daar je eigen e-mailadres invult. Klik tot slot op de knop Verzenden om de mail te versturen. Het versturen van e-mail gebeurt via Outlook. De mail wordt verstuurd in html-opmaak. De ontvanger moet dus wel over de mogelijkheid beschikken om html-opmaak te bekijken, maar dat vormt voor de meeste e-mailclients tegenwoordig geen probleem.

Voeg een onderwerp toe en vul eventueel de CC- en/of BCCvelden in.