Tips para una retroalimentación efectiva.
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CAPÍTULO 1 | Dando Feedback.
CAPÍTULO 2 | Recibiendo Feedback.
CAPÍTULO 3 | La Retroalimentación También es Positiva.
Introducción.
La retroalimentación es una gran herramienta de crecimiento; siempre y cuando la uses correctamente.
Entonces, ¿por qué nos cuesta tanto dar retroalimentación?
Según un estudio de Bravely, al 70% de las personas les incomodan las conversaciones difíciles con sus jefes, colaboradores y reportes directos.
Las dos causas primordiales de esto son:
1. la falta de confianza con la compañía
2. el miedo a enfrentar a sus jefes o colaboradores.
Sin embargo, debes recordar que todos estamos en una situación vulnerable, tanto quien da el feedback como quien lo recibe.
Este e-book te dará las herramientas necesarias para que puedas hacer una retroalimentación efectiva, con un diálogo honesto y con una meta específica, evitando conflictos o faltas de comunicación y forjando una cultura proactiva.
Understanding the conversation gap: Why employees aren’t talking, and what we can do about it. Retrieved November 04, 2021, from: https://learn.workbravely.com/hubfs/Understanding-the-Conversa tion-Gap.pdf?t=1533596048056&utm_campaign=smart brief test&utm_source=hs_automation&utm_ medium=email&utm_contet=64321921&_hsenc=p2ANqtz-_4k_KzRnQlCrerxB5Gr0XEMMWshlLmigMT 3ElhTx6htsOUK3kcp7H-J_GAqZMvIAdILhbkkDX2sEDVSXIQdx9e-xqh8A&_hsmi=6432192 1 1 1
CAPÍTULO 1
Dando Feedback.
“53% de los trabajadores están manejando situaciones “tóxicas” al ignorarlas por completo”.
-Quantum Workplace and Fierce Conversations
Si este es tu caso, te compartimos los principios básicos para que puedas enfrentar la situación, conseguir un resultado positivo e impulsar a la otra persona a seguir mejorando.
1. PREPÁRATE
Una buena retroalimentación hay que prepararla SIEMPRE
Aunque lo hayas hecho bastantes veces, nunca des retroalimentación de forma reactiva. Prepara los puntos que quieres comunicar y agenda un tiempo específico para darlo, avisando a la otra persona que quieres agendar una llamada o reunión presencial específica para esto.
Utiliza el framework START STOP CONTINUE de Terry Williams para bajar tus puntos. START STOP CONTINUE es una técnica que ayuda a que la persona tenga una mentalidad orientada a las acciones.
The State of Miscommunication 6 Insights on Effective Workplace Communication (Vol. Quantum Workforce). (n.d.). Retrieved November 04, 2021ç, from https:// .quantumworkplace.com/fierce-c onversations-effective-workplace-communication-miscommunication
Hagamos zoom a cada una de sus partes:
CONTINUE
Empieza por las cosas que hace la otra persona que te funcionan muy bien, que hacen que tu trabajo sea mejor y que quieres que continúe haciendo. Hay que ser muy específicos sobre la acción y la razón por la que te funciona.
Frase: “Me encanta que te tomes tiempo de escribir mails muy completos para darnos información y contexto, me hace sentir parte del equipo, por favor sigue haciéndolo”.
Ejemplo: El mail sobre la campaña digital que compartiste a todo el equipo el martes pasado estuvo muy bien estructurado, dio a entender todo lo que está pasando de una manera sencilla.
START
Señala las cosas que te serían muy útiles que la otra persona comenzara a hacer para eficientar tu trabajo.
Frase: “Me gustaría que comenzaras a tomarte el tiempo de compartirnos más detalles sobre cómo va el proyecto, tal vez si escribieras un mail con los avances todos los viernes” .
Ejemplo: Revisa el avance semanal que envía el equipo de ventas para que uses ese mismo formato.
STOP
Señala las cosas que te están complicando el trabajo diario y que te gustaría que encontraran una forma de que dejaran de suceder. Igual, ser específicos con la acción y tener ejemplos.
Frase: “Me gustaría que dejemos de trabajar reactivamente. Es decir, cuando dejamos cosas pendientes para revisar, que llegues con todo lo que puedas avanzar de tu parte para que en la junta solo veamos dudas puntuales”.
Ejemplo: Cuando revisamos la estrategia de marketing en el calendario nos ahorró mucho tiempo de planeación. Hagamos lo mismo para el plan de ventas para que no tengas que estar viendo diario qué se tiene que hacer.
2. NO ES SOLO LO QUE DICES, SINO CÓMO LO DICES
Demuestra que te importa la persona.
De acuerdo con la autora del libro Radical Candor, Kim Scott, para ser un buen líder debemos genuinamente preocuparnos por las personas, esto hará que construyamos las mejores relaciones.
Preocuparte Personalmente + Retar Directamente
Challenge Directly
Piensa en Radical Candor como una brújula que va a guiarte en conversaciones específicas con personas para lograr resultados positivos de ambas partes.
Scott, K. M. (2019). Radical candor: Be a kick-ass boss without losing your humanity. New York: St. Martins Press.
1. Sé direct@ y amable
a. Ser directo no significa ser maleducado. Ten claro lo que quieres decir. Es contraproducente darle tantas vueltas. Recuerda que la otra persona también se encuentra en un punto vulnerable.
2. Escoge bien tus palabras
a. No personalices. Recuerda que una persona no es X, sino que hace X.
- Ejemplo: “Eres incumplido.” vs. “Cuando no entregas a tiempo los reportes reflejas incumplimiento”.
b. Al finalizar un punto, en vez de decir “¿me entiendes?”, utiliza la frase “¿me explico?”
3. Responsabilízate de lo que sientes
a. NUNCA uses el “se dice” o “se comenta”, responsabilízate de tus pensamientos y palabras.
b. Corta rumores. Al más mínimo chisme, enfréntalo y proponle a la gente que lo está diciendo que lo hablen directamente con la persona.
c. Si hay algo que te hace sentir de una manera, tienes que poder decirlo.
- Ejemplo: cuando no me consultas en la junta semanal, siento que no me valoras lo suficiente.
3. CIERRA CON UN PLAN
Antes de finalizar la retroalimentación, propón un plan de acción para que el otro pueda cambiar o mejorar sus acciones. Muchas veces es difícil cerrar con un plan durante la llamada o reunión. Si ves que es razonable, dales algunos días para pensarlo y crear su plan.
Pregunta si lo están viendo claro, si aún tienen dudas de qué prosigue o si no están de acuerdo con algo que dijiste.
CAPÍTULO 2
Recibiendo Feedback.
Cuando vas a recibirlo, también debes ir preparado. Haz el ejercicio de ver tus áreas de oportunidad antes de que te las digan. Para ser consciente de lo que eres y quieres llegar a ser también necesitas ayuda de los demás. Escucha atentamente. A veces estamos sesgados y las demás personas nos pueden dar perspectivas importantes.
Siempre que recibimos feedback tenemos tres tipos de reacciones en forma de filtros, los cuales son:
Truth Trigger:
¿Lo voy aceptar como una verdad? ¿Es acertado? ¿Es un buen consejo? ¿Me va a servir? Se trata de evaluar la calidad de la información recibida.
- Es importante que pongas este filtro y veas qué si vas a tomar como una verdad y qué puede ser solo una opinión de la otra persona. Una vez que decides aceptar algo como verdad, enfócate en tu plan de acción para cambiarlo.
Relationship trigger:
¿Por qué esta persona me está dando feedback? ¿Confío en la persona que me está dando feedback? ¿Cuáles son sus motivos reales?
- Ten en cuenta tu relación con el otro. Dependiendo de qué tan cerca trabajes con ella, te dará retroalimentación más acertada.
- Muchas veces cuando una persona que no es de nuestro agrado nos da feedback, puede ser una gran fuente de aprendizaje, pueden tener cosas valiosas que aportarnos.
Identity trigger:
Es la historia que tenemos de nosotros mismos y de qué tan sensibles podemos ser a la retroalimentación.
- Entonces, descubrir cómo entiendo mi propio perfil en torno a la retroalimentación y así poder guiar a otras personas sobre cómo darme retroalimentación de manera efectiva es parte de mejorar la forma en que recibo.
CAPÍTULO 3
La Retroalimentación También es Positiva.
Muchas personas piensan que dar retroalimentación significa que hay algo mal y por eso debe ser comunicado. Sin embargo, no todo tiene que ser negativo. No des retroalimentación solo cuando algo no esté funcionando, también tienes que aplaudir cuando algo sale bien. Recuerda ser específico, no digas “súper bien”, explica el porqué.
El objetivo de la retroalimentación es aprender algo, no desahogarse.
Lo ideal es que haya más retroalimentación positiva que negativa. Al seguir los pasos mencionados anteriormente, lograrás que tu equipo pueda comunicarse de manera efectiva, ser capaz de ordenar sus ideas y que pierdan el miedo a las conversaciones difíciles.
Recuerda, que todo se logra a través de la práctica. Comienza con crear la cultura de dar retroalimentación y agendarla cada tres o seis meses, o el tiempo que mejor le funcione a tu empresa.
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Bibliografía.
- Cómo dar retroalimentación efectiva - Marta Román
- Radical Candor - Kim Scott
- Dare to Lead - Brené Brown
- Difficult Conversations - Sheila Heen
- Quantum Workplace and Fierce Conversations, The State of Miscommunication: 6 Insights on Effective Workplace Communication
lidera el cambio. collectiveacademy.com