Personvern og GDPR i praksis: Utdrag

Forord

De siste årene har de av oss som har arbeidet med personvern gnidd oss i øynene annenhver dag. Hvordan i alle dager har det hatt seg at «alle» nå er opptatt av personvern. Det er selvfølgelig de nye reglene fra EU som er årsaken til dette – og for å være realist er det nok mer faren for gebyrer og erstatningssøksmål som har vært en driver, heller enn en klar interesse for prinsippene bak. Det er greit det. Det blir personvern ut av det også.

Det har vært en ganske liten gruppe mennesker, teknologer og jurister, som har vært opptatt av personvern de siste 10–20–40 årene. Eva er en av dem som har arbeidet med personvern de siste 20 årene, helt fra før hun var utdannet jurist. Dette har gjort at hun veldig tidlig så at de nye EU-reglene ville få en enorm betydning. Simen var i 2014 i gang med et rådgivningsoppdrag der han hyret inn Eva for å bistå med juridiske betraktninger om personvern og databehandleravtaler. Han forstod raskt hvilke konsekvenser den kommende forordningen ville få, og ble en av de første i IT-bransjen til å skrive artikler og holde foredrag om forordningen.

Etter hvert begynte vi å holde foredrag sammen, fordi vi så at spørsmålsstillingene er tverrfaglige. Det nytter ikke å være enten teknolog eller jurist for å svare på de praktiske spørsmålene som dukker opp rundt personvern. Det er kombinasjonen av disse bakgrunnene som kan skape forståelse og verdifulle løsninger. Det merker vi da også på tilbakemeldingene vi får når vi jobber sammen på prosjekter.

Eva har skrevet bøker om personvern tidligere og da Hans Andreas Tvedt i Cappelen Damm spurte om hun ville skrive en håndbok for personvernombud, var det åpenbart for Eva at det ikke er tilstrekkelig med personvernkompetanse for å lage en bra bok, men at teknologisk kompetanse må med.

Simen sa ja til å være medforfatter og noen måneder senere leveres nå bokens manus. Vi gir en varm takk til Hans Andreas som har vært en førsteklasses og hyggelig forlegger og ikke minst for alle de mange gode spørsmål han har stilt til manuskriptet underveis.

5

Forord

Mye i boken er bygget på foredragene vi har holdt sammen, men det er lagt til betydelig mer detaljert informasjon enn hva man rekker å gå gjennom på kursene våre.

Som et mal-apropos kan nevnes at vi innledningsvis optimistisk trodde at vi kunne få et automatisk talegjenkjenningsprogram til å transkribere lydopptakene fra kursene vi har holdt. Vi trodde vi skulle spare tid. Det var en smule teknologioptimistisk. Under står noen fragmenter av hva vi fikk ut av programmet.

Kan du har fått en mengde innspill til det såkalte tekniske endring men det viste seg at det er nok noen virksomheter som fortelle litt mer strimler til seg selv. okser og en veldig vanskelig for deg så har du sittet og sett på Stortinget blir sagt at den prompen som kommer nå til jul Det er stadig vekk får høre folk som har blitt fortalt at ikke alle ansatte Google Metallica for tørre samtykke til bruk av overføring av data til Nei Nei Nei hvis du søker om podcasten som kommer fra det som kom fra hvis det er greit å oversette.

Underholdningsfaktoren var stor da vi leste materialet, vi lo så vi hadde tårer i øynene. Men teksten var jo ikke brukbar. Det var bare å skrive selv. Vi har derfor brukt det meste av ledig tid til på relativt kort tid og i et lite format, å gi en innføring i hva de fleste må forholde seg til når personvern nå er blitt en del av ordinær forretningsdrift og forvaltning.

Samtidig innser vi at boken kan og bør utdypes enda mer fordi vi på noen områder egentlig bare har skrapt i overflaten. Som på alle felt er det slik at jo mer man undersøker, jo mer forstår man at det er mye igjen å lære og å lære bort. I denne runden har vi prioritert å få den mest sentrale informasjonen ut til ikke bare personvernombud, men til alle som nå må forholde seg til regelverket i det praktiske og daglige liv. Både jurister, programmerere, systemarkitekter, HR-medarbeidere, ledere og andre som må ta et ansvar for personopplysninger fremover. Vi tror behovet er stort.

Dessverre er virkeligheten slik at det vil komme praksis den nærmeste tiden som blir viktig for hvordan ulike ting skal tolkes. Det er derfor viktig å følge med på denne og det kan ikke utelukkes at tolkninger vi kommer med i denne boken vil måtte justeres. Vi skal følge med på rettsutviklingen og teknologisk praksis, men er takknemlige dersom en leser som ser at noe bør beskrives annerledes sier fra. Vi er heller ikke blinde for at noen tolker reglene annerledes enn hva vi mener er riktig, og tar også gjerne slike innspill.

6

Forord

Står lykken oss bi, kommer det en revidert og utvidet utgave om et stykke tid. Vår jobbhverdag er slik at vi ser nye eksempler og problemstillinger som burde tas med i boken hver eneste dag.

Vi er glade for at Torgeir Waterhouse har villet skrive et forord. Torgeir er en av samtidens mest iherdige debattanter innenfor personvern og han er kunnskapsrik om hva som er reelle problemer for individer, privat virksomhet og forvaltning. Vi synes han kommer med gode betraktninger. Og det er lett å være enig i at det viktigste er ikke compliance-problematikken – det viktigste er å fortjene og å oppnå tillit hos kunder og brukere.

En del av sjekklistene i boken er basert på arbeid som er gjort av det engelske Datatilsynet, det som heter ICO (Information Commissioner’s Office).

Noen sjekklister er oversatt og brukt nærmest uendret, andre har vi gjort tilpasninger i. Vi har fått lov av ICO til å bruke dem mot å oppgi dem som kilde. ICO har en meget god nettside som gir mye bra og praktisk rettet informasjon for de som er komfortable med å lese engelsk tekst.

Vi har bedt et knippe av personvernombud om å dele sine erfaringer som ombud med oss. De er spesielt valgt ut til å gi innspill fordi de dels har lang erfaring og dels fordi de kommer fra ulike bransjer og representerer både privat og offentlig sektor. Dette har vi gjort ved at vi har stilt dem en rekke spørsmål som de har besvart og svarene er samlet i et vedlegg bak i boken.

En stor takk til Anders Holt, Anna Forsebäck, Kjetil Rognsvåg, Tone Hoddø Bakaas, Anne-Marie Østgaard og Øyvind Røst. Dere har gitt mange nyttige tips.

Eva ønsker å takke kollega Inge Brodersen for å ha lest gjennom de juridiske delene av manus og for å ha kommet med mange gode innspill underveis. Det må også sendes en varm takk til en familie som har stilt opp og tålt at mor har arbeidet med bok både tidlig og sent. Det er et privilegium å ha en ektemann som Thomas Nygaard som oppmuntrer til å stå på og som støtter når det har vært krevende å håndtere både jobb og bokskriving. Til slutt må det også sendes en stor takk til mine store barn, Mathias Nygaard Jarbekk og Mathea Nygaard Jarbekk som har hjulpet med både tekster, korrekturlesing og kildesøk underveis. Det er en glede å se hvordan de har blitt unge voksne som er gode og reflekterte diskusjonspartnere.

Simen sender sin takk til Rune Schumann og Benita Haftorn Hildonen for bistand med informasjonssikkerhet og DPIA, gjennomlesning, og tips om «Informasjonsreisen». Videre takkes Knut Haakon Tolleshaug Mørch for mange gode innspill til kapittelet om informasjonssikkerhet, og oversikter i kapittelet. Kjetil Stallemo takkes for innspill til kompetansekrav for utviklere.

7

Forord

Jeg ønsker å rette en spesiell takk til kona mi An-Magritt Eide. Hun og de tre barna mine har vært tålmodige i de helgene og ettermiddagene der jeg har sittet inne og skrevet bok i stedet for å være ute sammen med familien.

8

Innholdsoversikt

1.

Innledning........................................................................... 25

2.

Kilder om personvern............................................................. 35

3.

Sentrale begreper................................................................... 41

4.

Personvernets rolle for IT-porteføljen.......................................... 50

5.

Behandlingsgrunnlag.............................................................. 55

6.

Individets rettigheter.............................................................. 81

7.

Innledende risikovurderinger (ROS)........................................... 126

8.

Vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA).............................. 138

9.

Forankring av informasjonssikkerhet.......................................... 154

10. Personvernombud og andre roller med ansvar for personvern. . .......... 167 11. Anonymisering og pseudonymisering......................................... 184 12. Smidig systemutvikling med innebygd personvern......................... 191 13. Databehandleravtaler.............................................................. 231 14. Dokumentasjon og rutiner....................................................... 256 15. Atferdsnormer.. ..................................................................... 269 16. Avvik, sikkerhetsbrudd. . .......................................................... 271 17. Typiske behandlinger for mange virksomheter.............................. 279

9

Innhold

Introduksjon ved Torgeir Waterhouse.............................................. 21 1. Innledning.. ......................................................................... 25 Bokens inndeling. . ................................................................. 25 Hvorfor er personvern viktig – og hvorfor er det viktigere nå enn før?.. .................................... 27 Bakgrunn for de nye reglene..................................................... 31 Sanksjonsapparat og gruppesøksmål........................................... 32 Risikobasert implementering.................................................... 32 Personvern i oppkjøpssituasjoner............................................... 33 Egne vurderinger blir viktigere.................................................. 34 2. Kilder om personvern.. ........................................................... 35 Personopplysningsloven og GDPR. . ........................................... 35 Veiledning til å lese forordningen. . ............................................. 36 Veiledninger fra artikkel 29-gruppen, WP29, EDPB...................... 38 Veiledning fra tilsynsmyndighetene............................................ 39 Litteratur............................................................................. 39 3. Sentrale begreper.................................................................. 41 Når gjelder personvernforordningen?.......................................... 41 Hva er en personopplysning?.................................................... 42 Særlige kategorier av personopplysninger..................................... 44 Roller og ansvar. . ................................................................... 45 Behandlingsansvarlig. . ........................................................ 45 Databehandler. . ................................................................ 45 Underdatabehandler.......................................................... 45 Generelle grunnleggende prinsipper........................................... 46 Sjekkliste for om grunnleggende prinsipper er ivaretatt................... 48 Lovlighet. . ....................................................................... 48 Rettferdighet. . .................................................................. 48 Åpenhet.......................................................................... 48 Formål.. .......................................................................... 48 11

Innhold

Nøyaktighet. . ................................................................... 49 Lagringstid...................................................................... 49 4. Personvernets rolle for IT-porteføljen........................................ 50 Virksomhetsarkitektur – hva er det?........................................... 50 Personvern og sikkerhet prioriteres ikke alltid............................... 51 Felles forståelse for grunnleggende prinsipper innen ­sikkerhet og ­personvern....................................................................... 52 Forholdet mellom kunde og leverandør....................................... 53 5. Behandlingsgrunnlag............................................................. 55 Innledning........................................................................... 55 Plikt til å presisere behandlingsgrunnlaget for hvert formål, ­endring av behandlingsgrunnlag................................................ 55 Hjemmel for å behandle alminnelige personopplysninger................ 56 Hjemmel for å behandle særlige kategorier av ­personopplysninger..... 59 Om konsern og behov for å dele personopplysninger ­mellom ­organisasjonsnumre..................................................... 60 Samtykker.. .......................................................................... 62 Generelt om samtykker. . ..................................................... 62 De enkelte kravene til samtykker. . ......................................... 63 Sjekkliste for samtykker...................................................... 70 Om avtaler. . ......................................................................... 71 Om berettiget interesse........................................................... 73 Hovedregler..................................................................... 73 Utføring av vurderingen. . .................................................... 75 Sjekkliste for berettiget interesse. . .......................................... 77 Om lov............................................................................... 78 Gjenbruk av personopplysninger til andre formål.......................... 79 6. Individets rettigheter.. ............................................................ 81 Innledning........................................................................... 81 Hvordan kan rettigheten fremsettes?. . ......................................... 81 Hvordan sikre at den som krever noe er rette vedkommende?........... 82 Informasjon, åpenhet. . ............................................................ 84 Retningslinjer fra WP29 om informasjonsplikten.......................... 87 Generelt.. ........................................................................ 87 Klart språk.. ..................................................................... 87 Informasjon i ulike kanaler.................................................. 88 Brukerpaneler.................................................................. 90 Informasjon til barn. . ......................................................... 90 Endringer i personvernerklæringer. . ....................................... 90 Unntak fra informasjonsplikten............................................ 91 12

Innhold

Når skal de registrerte få informasjonen?................................. 91 Noen særlige tilfeller.......................................................... 92 Sjekkliste om informasjonsplikten......................................... 93 Innsyn................................................................................ 95 Innledning...................................................................... 95 Hva har den registrerte rett til?............................................. 95 Egne skjema for innsynsbegjæring?........................................ 96 Hvordan skal opplysningene formidles til de registrerte?............. 97 Må man forklare informasjonen som sendes til den registrerte?..... 97 Hva med forespørsler om store mengder personopplysninger?...... 98 Hva med forespørsler som er gjort på andres vegne?................... 98 Hva med informasjon som inneholder personopplysninger om andre? 98 Innsyn og bruk av databehandlere......................................... 99 Unntak fra innsynsrett. . ...................................................... 99 Retting. . .............................................................................. 100 Hva består rettekravet i?. . .................................................... 100 Hvordan håndheves retten?.. ................................................ 100 Når er data uriktige?.......................................................... 101 Hva med personopplysninger som viser en feiltakelse?................ 101 Hva med vurderinger som er omstridt?................................... 101 Hva skjer mens man vurderer om noe er uriktig?. . ..................... 101 Hva om virksomheten mener at personopplysningene er riktige?. . . 102 Hva om personopplysningene er delt med andre virksomheter?.... 102 Sletting............................................................................... 102 Når gjelder retten til å bli glemt?........................................... 105 Hva om personopplysningene er delt med andre virksomheter?.... 105 Unntak fra retten til å bli glemt.. ........................................... 105 Begrensning......................................................................... 106 Innledning...................................................................... 106 Når gjelder retten til begrensning av behandling?...................... 107 Hvordan begrenser man en behandling?.. ................................ 107 Kan man gjøre noe med personopplysningene som skal ­behandles begrenset?.................................................... 108 Plikt til å informere andre virksomheter om begrensningen av ­personopplysninger........................................................ 108 Når kan begrensningen avsluttes?.......................................... 108 Rett til å protestere. . ............................................................... 109 Må man informere de registrerte om retten til å protestere?. . ........ 109 Når gjelder retten til å protestere?.......................................... 109 Må personopplysninger slettes for å respektere en protest?........... 111 Dataportabilitet.. ................................................................... 111 Innledning...................................................................... 111 Når gjelder retten til dataportabilitet?..................................... 112 13

Innhold

Hva kan kreves portert?...................................................... 112 Anonyme eller pseudonyme personopplysninger....................... 113 Hva hvis personopplysningene inneholder informasjon om andre?. 113 Om overføring direkte til en annen behandlingsansvarlig............ 113 Hvordan skal personopplysningene overføres?.......................... 114 Hva skjer hvis en virksomhet mottar personopplysninger om et ­individ som har begjært personopplysninger portert til virksomheten?. 115 Rettigheter knyttet til automatiserte beslutninger og profilering........ 115 Hva er automatiserte beslutninger og profilering?...................... 115 Hovedregel om automatiserte individuelle beslutninger og profilering. 117 Når kan automatiserte beslutninger og profilering utføres?.. ......... 118 Særlige krav..................................................................... 118 Enkelte felles forhold for alle rettighetene.................................... 119 Kan man nekte å imøtekomme en forespørsel?......................... 119 Kan det tas gebyr for å gjennomføre rettighetsforespørselen?........ 119 Hvor raskt må forespørsler etterkommes?................................ 120 Sjekkliste for individets rettigheter............................................. 121 Generell sjekkliste som gjelder for alle begjæringer. . ................... 121 Sjekkliste for sletting.......................................................... 121 Sjekkliste for retting........................................................... 121 Sjekkliste for innsyn. . ......................................................... 121 Sjekkliste for begrensning.................................................... 122 Sjekkliste for dataportabilitet.. .............................................. 122 Sjekkliste for retten til å protestere......................................... 122 Sjekkliste for automatiserte behandlinger................................ 122 Oversikt over behandlingsgrunnlag og rettigheter.......................... 123 7. Innledende risikovurderinger (ROS). . ........................................ 126 Innledning........................................................................... 126 Hva skal vurderes i en personvernfokusert ROS-analyse?................. 128 Innhold i en ROS-analyse........................................................ 129 Innledning...................................................................... 129 Klassifisering av risiko........................................................ 131 Mal for ROS-analyse og identifikasjon av uønskede hendelser...... 133 Andre sikkerhetsvurderinger................................................ 137 Kommuniser vurderingene til de som skal lage løsninger. . ........... 137 8. Vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA)............................. 138 Innledning........................................................................... 138 DPIA erstatter meldeplikt og konsesjon.. ..................................... 138 Kriterier for å gjennomføre en DPIA.......................................... 139 Unntak............................................................................... 142 Tidspunkt for gjennomføring og revurdering. . .............................. 142 14

Innhold

Overordnet gang i DPIA-prosessen............................................ 142 Hvordan virksomheten må arbeide med DPIA. . ............................ 144 Nyutvikling: En DPIA eller flere?.............................................. 145 Minimumsinnhold og mal....................................................... 145 Steg 1: Identifisér behovet for en DPIA. . ................................. 146 Steg 2: Beskriv behandlingen av personopplysninger.................. 146 Steg 3: Innhenting av synspunkter og ekspertise. . ...................... 147 Steg 4: Vurdering av nødvendighet og proporsjonalitet............... 148 Steg 5: Risikoanalyser og korrigerende tiltak............................ 148 Steg 6: Godkjenning og arkivering.. ....................................... 149 «Informasjonsreisen» – en metode for informasjonskartlegging......... 149 9. Forankring av informasjonssikkerhet......................................... 154 Innledning........................................................................... 154 Store mørketall.. .................................................................... 155 Invester i opplæring. . .............................................................. 155 Grunnsikring, og spesifikk sikkerhet. . ......................................... 155 Sikkerhet krever kontinuerlig oppfølging................................ 156 Sikkerhetskultur.. .............................................................. 156 Noen sikkerhetsrelaterte aktiviteter forbundet med forordningen. . .. 157 Råd: Utfør alltid risiko- og sårbarhetsanalyser. . ......................... 157 Metoder og oppfølging....................................................... 158 Et eksempel..................................................................... 160 Fire typer kompetanse og tiltak for personvern og sikkerhet.. ............ 160 Lovverk, forskrifter og bransjestandarder. . ............................... 161 Rutiner, prosedyrer, opplæring.. ............................................ 161 Infrastruktur og tilgangssystemer.. ......................................... 161 Virksomhetsarkitektur og løsningsarkitektur............................ 161 Rutiner og dokumentasjon.................................................. 162 ISO 27000-serien og andre standarder.. .................................. 162 Sertifisering garanterer ikke god sikkerhet.. .............................. 163 NIS-direktivet.................................................................. 163 Forholdet mellom sikkerhet og personvern i virksomheten.......... 164 Krav til leverandører............................................................... 165 Spørsmål som kan stilles til leverandører................................. 165 Andre veiledninger på nettet................................................ 166 10. Personvernombud og andre roller med ansvar for personvern. . ........ 167 Innledning........................................................................... 167 Hvem må ha personvernombud................................................ 168 Hvilke virksomheter omfattes av «offentlig myndighet og organ»?. 168 Plikt til å ha personvernombud i privat sektor.......................... 168 Databehandlere og personvernombud. . ....................................... 170 15

Innhold

Antall ombud....................................................................... 171 Eksterne eller interne ombud.................................................... 171 Personvernombudets kvalifikasjoner........................................... 171 Offentliggjøring av ombudets kontaktinformasjon......................... 172 Personvernombudets rolle og oppgaver.. ...................................... 172 Hvordan ombudet bør prioritere............................................... 175 Ombudets uavhengighet og rolleforståelse i virksomheten.. .............. 176 Taushetsplikt for personvernombud........................................... 177 Praktiske råd fra erfarne personvernombud.................................. 178 Hvordan personvern og sikkerhet kan og bør håndteres av andre roller. 178 Ledelsen.. ........................................................................ 179 Personvernrådgiver og Chief Privacy Officer, CPO.................... 180 IT-sikkerhetsansvarlig. . ....................................................... 180 Forretningsutvikling.......................................................... 181 Brukeropplevelse (UX)....................................................... 181 Virksomhetsarkitekt. . ......................................................... 181 IT-ansvarlig . . ................................................................... 182 IT-utvikling og forvaltning.................................................. 182 Data scientist og andre som arbeider med rapportering og stordata. 183 11. Anonymisering og pseudonymisering........................................ 184 Innledning........................................................................... 184 Felles holdning til pseudonymisering og ­anonymisering i ­virksomheten. 185 Noen anvendelsesområder....................................................... 186 Anerkjente metoder. . .............................................................. 186 Tokenization.................................................................... 187 Kryptering med en kjent nøkkel........................................... 187 Hashing. . ........................................................................ 188 Bruk av støy (noise)........................................................... 188 Erstatning (substitution)..................................................... 188 Permuteringer.................................................................. 189 Aggregering: «K-anonymity»................................................ 189 Aggregering: «L-diversity»................................................... 189 Generalisering.................................................................. 189 Differential privacy............................................................ 190 Periodevis håndtering er ofte nødvendig for å oppnå anonymisering. 190 To kilder til statistikk – fortløpende og oppsummert.................. 190 12. Smidig systemutvikling med innebygd personvern.. ...................... 191 Innledning........................................................................... 191 De syv grunnleggende prinsippene for innebygget personvern.......... 191 1. Vær i forkant, forebygg fremfor å reparere............................ 191 2. Gjør personvern til standardinnstilling................................ 192 16

Innhold

3. Bygg personvern inn i designet.......................................... 192 4. Skap full funksjonalitet.. .................................................. 193 5. Ivareta informasjonssikkerheten i hele kundereisen. . ............... 193 6. Vis åpenhet.................................................................. 193 7. Vis respekt for den registrerte............................................ 193 Valg av behandlingsgrunnlag har stor betydning............................ 193 Unike forutsetninger for hvert system......................................... 194 Betydning for tilgang, lagringstid, pseudonymisering og anonymisering. 194 Smidige utviklingsprosesser og personvern................................... 195 Begreper som blir brukt i smidig utvikling. . ............................. 196 Hvor lite ekstra formalisme kan man slippe unna med?.. ............. 197 Fra DevOps til DevSecPrivOps?.. .......................................... 198 En intern leverandør er også en leverandør.............................. 198 Datatilsynets veileder ............................................................. 199 Design for sikkerhet............................................................... 200 Noen gode sikkerhetsprinsipper............................................ 200 Design for personvern. . ........................................................... 201 Databasedesign og informasjonsflyt....................................... 201 Tilgangskontroll............................................................... 202 Gjem og skjul: Skill person og prosess.................................... 202 Etabler livssyklusoversikter for personopplysningene.................. 202 Audit trail?...................................................................... 202 Personopplysninger kan forekomme mange steder..................... 202 Teknologier som en bør være varsom med............................... 203 Tiltak på tvers av prosjekter...................................................... 203 Etabler en logisk modell med personopplysninger..................... 203 Identifiser hjemmel for hver type behandling i hvert system......... 204 Zero trust (ingen tillit).. ...................................................... 204 Logg-analysatorer gjør en i stand til oppdage angrep.................. 204 Håndtering av sikkerhetshendelser........................................ 205 Dokumentér og sikre dataflyt for hele utviklingsløpet. . ............... 205 Tiltak for hvert prosjekt/team................................................... 205 Kravhåndtering.. ............................................................... 205 Interaksjonsdesign for innebygget personvern.. ......................... 206 Sørg for at teamet samlet kan nok om sikkerhet og personvern..... 207 Planlegging og bemanning.. ................................................. 207 Sikkerhet og personvern må inn i arkitekturen på et tidlig tidspunkt. 208 Kodestandarder og konvensjoner.. ......................................... 208 Bruk av komponenter og åpen kildekode................................ 208 Kvalitetssikring..................................................................... 209 Testing................................................................................ 209 Aspekter knyttet til forvaltning................................................. 210 Avvikshåndtering.............................................................. 210 17

Innhold

Omfanget av sikkerhetstestingen må stå i stil til leveransene. . ....... 210 Livssyklus-håndtering av komponenter. . ................................. 210 Ha gode rutiner for oppfriskning av ROS-analyser og DPIA........ 211 Ha et personvernvennlig regime for feilretting.......................... 211 Artiklenes påvirkning på kravene til IT-systemene og ­forvaltningen. . .. 211 Artikkel 7: Samtykke.. ........................................................ 211 Artiklene 12, 13 og 14: Transparens....................................... 212 Artikkel 15: Retten til innsyn............................................... 213 Artikkel 16: Rett til korrigering............................................ 214 Artikkel 17: Retten til å bli glemt.......................................... 214 Artikkel 18: Rett til å nekte behandling, begrensning................. 215 Artikkel 19: Underretningsplikt............................................ 215 Artikkel 20: Rett til dataportabilitet....................................... 215 Artikkel 22: Profilering og automatiske avgjørelser.................... 216 Artikkel 32: Sikkerhet ved behandlingen................................. 216 Artikkel 35: Vurdering av personvernkonsekvenser og ­forhåndsdrøftelser......................................................... 217 Test på produksjonsdata.......................................................... 218 Innledning...................................................................... 218 Tekniske forhold............................................................... 218 Behandlingsgrunnlag......................................................... 219 Informasjonsplikt.............................................................. 220 Gjennomføring av test. . ...................................................... 220 Utviklingsrelatert dokumentasjon.............................................. 220 Økede krav til sikkerhet krever ny kompetanse ............................. 221 Økede krav trenger økt fokus............................................... 221 Måter å tilegne seg kunnskap innen sikkerhet på....................... 222 Personvernkompetanse for utviklere og systemarkitekter............. 222 Kompetanse for de som jobber med interaksjonsdesign og kundereiser. 224 Stordata, kunstig intelligens og maskinlæring. . .............................. 226 Innledning...................................................................... 226 Behandlingsgrunnlag og rettighetsspørsmål knyttet til grunndata. . . 227 Beslutninger basert på KI.................................................... 228 Transparens, åpenhet. . ........................................................ 228 Sjekkliste for innebygget personvern og personvern som ­standardinnstilling................................................................. 229 13. Databehandleravtaler............................................................. 231 Innledning........................................................................... 231 Én eller flere databehandleravtaler eller en standardavtale?.. .............. 232 Når kreves en databehandleravtale?............................................ 233 Grensesituasjoner.. ................................................................. 234 Sjekkliste for grensesituasjoner. . ............................................ 234 18

Innhold

Typetilfeller for IT-systemer................................................. 235 Krav til databehandleren.. ........................................................ 236 Innhold i en databehandleravtale............................................... 237 Databehandleravtalen må beskrive selve behandlingen. . .............. 237 Behandlingens art, formål og varighet.................................... 237 Kategorier av registrerte som omfattes, samt hva slags ­personopplysninger som behandles........................................ 238 Behandlingsansvarliges plikter og rettigheter............................ 238 Databehandlerens forpliktelser............................................. 239 Særlig om kostnader.......................................................... 244 Særlig om erstatning og overtredelsesgebyrer............................ 245 Konserndatabehandleravtaler............................................... 249 Skytjenester og databehandlere i tredjeland.................................. 250 Innledning...................................................................... 250 Særlig om overføring av personopplysninger til tredjeland........... 251 Overføringsgrunnlag.......................................................... 252 Kritikk mot overføringsgrunnlagene...................................... 253 Andre generelle forhold om skytjenester. . ................................ 254 BCR – bindende virksomhetsregler............................................ 255 14. Dokumentasjon og rutiner...................................................... 256 Innledning........................................................................... 256 Krav til å dokumentere etterlevelse, protokoll............................... 257 Er kravet til protokoll nødvendig og tilstrekkelig?. . .................... 258 Kartlegging.......................................................................... 258 Annen dokumentasjonsplikt. . ................................................... 259 Særlig om personvernerklæringer............................................... 261 Om utforming av dokumentasjonen.. ......................................... 262 Styrende dokumentasjon. . ................................................... 262 Gjennomførende dokumentasjon. . ........................................ 263 IT-instruks for ansatte........................................................ 263 Sikkerhetskopier, back-up........................................................ 267 15. Atferdsnormer...................................................................... 269 Innledning........................................................................... 269 Hvordan lager man en atferdsnorm?........................................... 269 16. Avvik, sikkerhetsbrudd........................................................... 271 Innledning........................................................................... 271 Hovedregel.. ......................................................................... 271 Vurdering av alvorligheten....................................................... 272 Rutine for håndtering av brudd................................................. 276 Intern håndtering og varsling til Datatilsynet................................ 276 19

Innhold

Hva skal varselet til Datatilsynet inneholde?................................. 276 Særlige unntak...................................................................... 277 17. Typiske behandlinger for mange virksomheter............................. 279 Innledning........................................................................... 279 HR-opplysninger. . ................................................................. 279 Rekruttering.................................................................... 279 Personvernerklæring for søkere............................................. 280 Hvilke personopplysninger kan lagres etter avsluttet ­rekrutteringsprosess?.......................................................... 281 Rekrutteringsbyråer og jobbsøkerportaler................................ 281 Hvor lenge kan personopplysninger om søkere og ansatte lagres?.. 283 Kundedata, markedsføringshenvendelser og nyhetsbrev. . ................. 284 Juridiske utgangspunkter.. ................................................... 284 Et mulig scenario: En nettbutikk før og etter forordningen.......... 286 Når krever markedsføringsloven samtykke?.............................. 287 Når trenger man ikke samtykke?........................................... 287 Ehandelslovens bestemmelser............................................... 290 Særlig om potensielle kunder............................................... 290 Informasjonsplikt.............................................................. 290 Cookies. . ............................................................................. 291 Generelt.. ........................................................................ 291 Ulike typer informasjonskapsler............................................ 291 Juridiske rammer.. ............................................................. 291 Ny lovregulering – ePrivacy-forordningen............................... 292 Personvern og offentlig anbud. . ................................................. 293 Vedlegg..................................................................................... 295 Råd fra erfarne personvernombud. . ............................................ 295 Personvernombudet i NAV. . ................................................ 295 DPO i Schibsted Media Group AS........................................ 297 DPO i Telenor Norge ASA.................................................. 299 Personvernombud i Oppland fylkeskommune og ­Hedmark ­fylkeskommune............................................... 301 DPO i Basefarm ASA......................................................... 303 Personvernombud i Finans Norge Forsikringsdrift..................... 305 Eksempler på sikkerhetskrav til leverandører. . ............................... 307 Innsynsbegjæring. . ................................................................. 312 Litteratur og kilder...................................................................... 317 Kilder. . ........................................................................... 317 Viktige veiledninger fra EDPB/WP29.................................... 318 Stikkord.................................................................................... 321 20

Introduksjon ved Torgeir Waterhouse

Enda mer om GDPR? Hvorfor?

Uavhengig av hva du tenker om GDPR, er det et helt sentralt regelverk nærmest uansett hvilken bransje eller samfunnssektor du er en del av. Vi hører, ser og leser om hvordan data endrer alt og at vi nå er i en datadreven økonomi. Å lykkes med ideene bak GDPR er et av premissene for å lykkes med dette.

Ikke bare for å lykkes med det regulatoriske, men for å lykkes med data som sådan. Skal du lykkes med data om mennesker, må du lykkes med mennesker, og forstå hva som skal til for at de skal ha den nødvendige tilliten til hvordan dataene deres behandles.

GDPR er et av de regelverkene etter at vi fikk internett, som i størst grad har blitt en del av dagligtalen i både arbeids- og samfunnsliv. Det representerer store endringer for mange, men det er først og fremst for dem som ikke i utgangspunktet har behandlet data i tråd med den forrige personopplysningsloven. Alt fokuset på GDPR gjør at mange har trukket sammenligninger med År 2000-problematikken, og det er liten tvil om at hypen gir grunn til det, men det er en viktig forskjell: År 2000 handlet om å være klar til en bestemt dato.

Det gjør også GDPR, men mest av alt handler det om hver eneste dag etterpå.

Som med alt annet lovverk er det viktig med tolkninger, med rettspraksis, forholdet til annet lovverk og så videre. Det er liten tvil om at advokater og jurister med rette bruker mye tid på dette lovverket, men skal du lykkes, virkelig lykkes, så handler det om å forstå hvorfor GDPR har kommet. Det handler om menneskene, den nødvendige tilliten og alvoret som følger helt inn i roten av demokratiet.

Det går en linje fra Sputniks første runde i bane rundt jorda til internett og databruk slik vi kjenner det i dag. Man kan godt si at veien til GDPR har vært varslet lenge, men det er de siste 10-20 årene av denne historien som har satt scenen. De tidlige internettselskapene jobbet fra dag en med å bruke data om mennesker, feks datingtjeneste via epost på 1990-tallet, frem til i dag hvor omtrent alt som skjer på et eller annet nivå er basert på behandling av persondata, ofte automatisk og uten at brukerne er bevisst på det.

21

Introduksjon ved Torgeir Waterhouse

Det er mange eksempler. Datingtjenester har blitt utviklet tett med datamaskiner og internett, og viser tydelig hvorfor GDPR er viktig. Den første starten med «Happy Families Planning Services» i 1959 hvor en IBM stormaskin og hullkort ble brukt, via forløperen til match.com som brukte epost og manuell matching på 1990-tallet, til dagens tjenester hvor Ashley Madison, en nisjetjeneste for utroskap, tapte alle dataene i 2015. Data har forskjellig betydning for alle. Konteksten kan være avgjørende, data kan være anonyme, uskyldige og ufarlige i én kontekst, men lede til personlige kriser i en annen.

Det er mye snakk om hvordan data slik skal ligge til grunn for alle mulige prosesser, samtidig er det nok mange som har ansvar for eller jobber med disse prosessene som ikke i tilstrekkelig grad har tatt inn over seg hva det betyr.

Bill Clinton baserte i stor grad presidentvalgkampen på «it’s the economy, stupid», altså handler det om økonomi. Det samme gjelder for GDPR. GDPR er også et virkemiddel for å sikre den datadrevne økonomien og tilliten til denne. Videre handler det om at den datadrevne europeiske økonomien trenger et felles regelverk. Et regelverk om menneskene i EU og EØS, fordi lovgiver har sett et behov for å bidra med regulering som i større grad skaper en balanse mellom hver enkelt av oss og private og offentlige aktører som behandler dataene våre.

Helt enkelt, skal du behandle data i en kommersiell kontekst må det påvirke prosessene. Du kan ikke fortsette med rutiner, fokus og prioriteringer fra før du begynte å basere prosessene på data. Er du i tvil om hva det betyr i praksis? En stor norsk matbutikkjede lanserte en app i 2017 for å gi kundene bedre tilbud, øke kundenes lojalitet og ikke minst sikre mer innsikt til kjeden selv. Dessverre var eieren av tjenestens fokus på markedsføring, nye t-skjorter til de ansatte og oppblåsbare bokstaver utenfor butikkene. Sikkerhet og personvern var sikkert temaer det også, men ikke nok til at tjenesten hverken var sikret eller verifisert sikret. En litt nysgjerrig bruker med nok kompetanse fant fort ut hvordan man kunne følge datastrømmen inn i databasen og hvordan man relativt uhindret kunne se på andres data. Slik er det skremmende ofte.

Det er mye som kan sies, diskuteres og til og med forsvares i denne illustrerende saken. Noe av det viktigste: Jobb med og hør på teknologer som forstår teknologi, ikke markedsførere, eller enda verre influensere, som er opptatt av klikk, likes, kampanjer og deling.

I en senatshøring i USA i 2018 for å avdekke hvordan data ble brukt, svarte gründeren av et stort it-selskap på en lang rekke spørsmål om databehandling.

Spørsmålene var forsøk på å forstå og se fremover og fremstod som en manifestasjon på at politikken har vært fraværende og er bakpå når det gjelder data.

22

Introduksjon ved Torgeir Waterhouse

Noe av det interessante med høringen var at den viste med tydelighet hvorfor vi har fått og trenger regelverk som GDPR. Grunderen sa: Vi har utviklet et verktøy. Men det er ikke nok å utvikle verktøy. Vi må ta ansvar. Nettopp ansvar er en sentral årsak til at vi nå får GDPR: ansvar for folks data og ansvar for konsekvensene for at folks data behandles. Mange er opptatt av at GDPR lager hinder eller vanskeligheter for det de gjør eller ønsker å gjøre med andres data. Kanskje kan GDPR være en vekker om at de fleste har vært fokusert på hindre og hatt for lite fokus på konsekvensene av dårlig databehandling.

Merk at jeg ikke har nevnt bøtene mange er så opptatt av. Bøtene er selvsagt viktige, men fokuset må være på å lykkes med databehandling, ikke unngå bøter. Det er viktig for alle som behandler data og som får sine data behandlet.

Med fokus, bevissthet, rett kompetanse i alle ledd og ikke minst en forståelse for data går dette ikke bare i orden, det har alle muligheter til å gå bra.

Godt GDPR-arbeid!

23