Közhiteles elektronikus másolatkészítés

Dokumentumok digitalizálása közhiteles másolatként – fokozott biztonságú alá­ írással és időbélyeggel Magyarországon úttörőként a DocuScan Kft. nagyságrendileg egy év alatt 30.000.000 kép (cca. 18.000 archiváló doboz, 6.500 ifm) digitalizálását valósította meg közhiteles másolatként a hatályos jogszabályoknak meg­felelően, amelynek kö­ szönhetően az ING Pénztárszolgáltató Zrt. fizikai iratanyaga megsemmisíthető­ vé vált.

Papírból adat – Adatból információ Közhiteles elektronikus másolatkészítés

A 2011. évi jogszabályi változásokat követően az ING Nyugdíjpénztár magán­ nyugdíjpénztári ágazatának létszáma drasztikusan (97%-kal) le­csök­kent, mivel közel 500.000 tag lépett vissza a társadalombizto­sítási nyugdíjrendszerbe.

A nyugdíjpénztári törvények lehetőséget biztosítanak arra, hogy meghatározott követelményeknek megfelelő módon a pénztárak a papíros irattárolást digitális archívumra cseréljék, úgy hogy megsemmisíthetik a digitalizált papírokat.

Mindezen oknál fogva az ING Pénz­tár­szol­gál­ta­tó Zrt. elhatározta, hogy egy egye­ dülálló projekt keretében meg­valósítja az iratok di­gi­ta­ lizálását köz­hiteles má­so­lat­ ként, hogy a nyug­­díj­rend­szer áta­lakításának kö­vet­kez­té­ben az álla­mi rend­szerbe vissza­lé­ pett tagok ira­ta­i­nak meg­őrzé­ sét a lehető leghatékonyabb, elektronikus formában, kön�­ nyen visszakereshető módon biztosíthassa.

www.docuscan.hu

Követelmények az elektronikus közhiteles másolatkészítéshez Törvényi kritériumok • Fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentumok és zárt rend­ szer alkalmazásával végezhető digitális archiválás • Az őrzési idő alatt a dokumentum haladéktalanul előállítható; kizárva az utólagos módosítás és törlés lehetőségét • §: 1997. évi LXXXII. Törvény, 77/A§ (6)f [MP]; 172/1997 (X.6) Kormányrendelet; A digitális archiválásról szóló 114/2007 (XII.29) GKM Rendelet; 2011. évi XXXV. Törvény [Eat]; 13/2005 IHM rendelet.

PSZÁF elvárások • Általuk is jóváhagyott, sikeres audit jelentés a folyamat vizsgálatáról • Az irat gyorsan folyamatosan elérhető és előkereshető legyen bármely tagra, foglalkoztatóra vonatkozóan.

ING elvárások • Törvénynek megfelelő eljárás • Minőségi, költséghatékony és gyors megoldás, szoros határidőn belül • Megbízható beszállító partner

Cél Az ING Pénztárszolgáltató Zrt. által áta­ dott, cca. 6500 iratfolyóméter iratanyag digitalizálása, a digitalizálás során létre­ jött állo­mányok elektronikus aláírással és idő­bélyeggel történő ellátása, valamint a projekt későbbi fázisban az iratok meg­ semmisítése vagy azok további tárolásra történő előkészítése.

www.docuscan.hu

Megvalósítás Az ING Pénztárszolgáltató Zrt. a piacot feltérképezve és tendereztetve a DocuScan Kft-t választotta, akinek több mint 15 éves tapasztalata volt a digitalizálásban és a célhoz szükséges eszközökkel és feltételrendszerrel rendelkezett.

A feldolgozási folyamat vázlatos ismertetése • Átadás-átvétel: Az ING székházból és a külső irattárolást biztosító cégtől az iratanyagok átadása és elszállítása előzetes ütemezés alapján valósult meg, szigorú szabályrendszer és dokumentáltság mellett • Előkészítés: Az előkészítés során az üzemi feldolgozást lehetővé tévő feldol­ gozási egységek létrehozása, a feldolgozást és a későbbi visszakereshetőséget lehetővé tevő egyedi vonalkódok elhelyezése az egyes dokumentumokon, vala­ mint az iratok lapbehúzásos technológiával történő szkennelésre történő előké­ szítése (kapocsmentesítést, stb.), valósult meg • Szkennelés: A szkennelés során kiemelt minőségi követelményként kellett kezelni azt, hogy mind az eredeti, mind a fénymásolt dokumentumokról – füg­ getlenül a papír minőségétől, méretétől és típusától – keletkezett képi állomány az eredeti dokumentumnak megfelelően teljes terjedelmében fellelhető és olvas­ ható legyen • Indexelés: Az indexelés során az indexadatok képhez rendelése, a képek minő­ ségének és teljeségének ellenőrzése valósult meg. Az indexelés végeredménye­ képpen a megfelelő minőségűnek ítélt képek, a hozzá tartozó indexadatokkal képezték az alapját a hiteles másolatkészítés során elkészítendő PDF-nek, illet­ ve a dokumentum közhiteles másolati adatlapjának.

www.docuscan.hu

• Exportálás: Az indexelést az exportálás követte, ez az elkészült elektronikus dokumentumok átadásra történő előkészítését jelentette. A folyamat során a do­ kumentum képei és a hozzájuk tartozó index adatok exportálása történt meg.

Az indexadatok exportja egy XML formátumú állományba történt, amely hosszú távra biztosítja az adatok felhasználhatóságát. A kialakított rendszer biztosítot­ ta, hogy a visszakeresési adatok fájlnévbe történő rögzítésén felül (informatikai rendszer nélkül is ellenőrizhető legyen) elkészítette és átadta az XML struktúrába rendezett adatokat is.

• Közhiteles másolatkészítés: Az exportálás során a rendszerben tárolt informá­ ciók alapján elkészült a dokumentum közhiteles másolatának adatlapja, amely elektronikusan is hozzáfűzésre került (egy oldal a dokumentum végén) az alap­ dokumentumhoz. Az így elkészített teljes dokumentumon került elhelyezésre a fokozott biztonságú aláírás, illetve az időbélyeg.

• Csomagolás: A feldolgozást követően a papír alapú dokumentumok előre meghatározott, egyedi azonosítókkal ellátott dobozokba kerültek és az iratmeg­ semmisítésig az irattárban várják sorsukat.

Az ING Pénztárszolgáltató Zrt. számára elektronikus adathordozón – titkosítva – kerültek a PDF formátumú képállományok és az indexadatokat tartalmazó XML formátumú állományok átadásra általában heti vagy kétheti rendszerességgel.

Eredmény Az ING Pénztárszolgáltató Zrt. a DocuScan Kft-vel közösen úttörőként nagyság­ rendileg egy év alatt megvalósította 30 millió kép feldolgozását közhiteles máso­ latként.

A kialakított feldolgozási folyamat nemcsak a Felek által elfogadott és egyeztetett feltételrendszernek felelt és felel meg, hanem független külső szakértők által is auditált.

Dokumentumkezelési megoldásainkról tájékozódjon weboldalunkon: www.docuscan.hu

Mindennek köszönhetően napjainkban a szolgáltatás folyamatosan elérhető a DocuScan Kft. jelenlegi és és leendő Ügyfelei számára.

DocuScan Dokumentumkezelő Kft. 2330 Dunaharaszti, Raktár u. 8.

Tel.: +36 1 469 6992

www.docuscan.hu