Bókasafnið 32.árgangur

Bókasafnið • 32. árgangur • október 2008 • ISSN 0257-6775

Efnisyfirlit 2 Þorsteinn Hallgrímsson Evrópubókasafnið – TEL

5 Hildur Gunnlaugsdóttir Stafræna Evrópubókasafnið

8 Þorsteinn Hallgrímsson TELplus

9 Örn Hrafnkelsson

ENRICH: evrópskar net- og upplýsingaveitur um menning­ar­arfleifð

13 Þorsteinn Hallgrímsson EDLNet

15 Heiðrún Dóra Eyvindardóttir og dr. Jóhanna Gunnlaugsdóttir Að loknu afmælisári

22 Dr. Ágústa Pálsdóttir

Frumkvæði og fagmennska: ráðstefna í tilefni af 50 ára afmæli kennslu í bókasafns- og upplýsingafræði, haldin 23. mars 2007

26 Alexandra Þórlindsdóttir

Metadata: samantekt þriggja fyrirlestra af ARMA ráðstefnunni í Baltimore 7.-10. október 2007

27 Ólöf Benediktsdóttir Fræðasamfélög

33 Bragi Þorgrímur Ólafsson

Endurreisn Alþingis 1845 og aðgangur að skjala- og bókasöfnum

36 Sigríður Ó. Halldórsdóttir

Tölvupóstur opinberra starfsmanna: meðferð og eftir­ fylgni við lög og reglugerðir

44 Pálína Héðinsdóttir

Bókasöfn í breyttu umhverfi: tilviksathugun á fjórum stofnunum á náttúrufræðasviði

51 Ingibjörg Hallbjörnsdóttir

Tuttugu ár liðin frá stofnun Félags um skjalastjórn

54 Minningarorð 56 Bækur og líf 59 Afgreiðslutími safna 64 Höfundar efnis Útgefandi: Upplýsing. Félag bókasafns-og upplýsingafræða Pósthólf 8865 | 128 Reykjavík | Sími 864-6220 | Netfang: upplysing@upplysing.is Veffang http:/www.upplysing.is Prentun: Oddi Letur: Simoncini Garamond Veffang: http://www.bokasafnid.is Mynd á kápu: Evrópskir landsbókaverðir á ársfundi CENL (Conference of European National Librarians) í Helsinki árið 2007. © Helsinki University / National library of Finland

Frá ritstjóra Bókasafnið er seint á ferðinni þetta árið og biðst ritstjórn velvirðingar á því. Ástæða þessa eru annir og veikindi. Efni blaðsins er að þessu sinni að mestu leyti helgað Evrópuverkefnum Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns og yfirliti um helstu atburði 50 ára afmælisárs kennslu í bókasafns- og upplýsingafræði við Háskóla Íslands. Með Evrópuverkefnunum er stefnt að samtengingu bókfræðilegra skráa og stafrænna gagnasafna menningarstofnana Evrópu í eina gátt. Með þátttöku í þeim er einnig verið að vinna í haginn fyrir samtengingu íslenskra gagnagrunna og að auknum gæðum bókfræði- og lýsigagna þannig að leitarmöguleikar og leitarheimtur batni. Alls eru það sjö greinar sem fjalla um þetta tvennt.

En, eins og kemur fram í umfjöllun um afmælisárið, hafa rannsóknir í bókasafns- og upplýsingafræði aukist og í blaðinu eru tvær greinar sem byggjast á lokaverkefnum til meistaraprófs í fræðunum og ein þar sem greint er frá rannsókn til B.A. prófs. Þá er fróðleg grein um Alþingi og aðgang að skjala- og bókasöfnum, grein um Félag um skjalastjórn, sem er orðið 20 ára, og önnur um metadata (lýsigögn). Þá eru stuttar greinar um bækur og þýðingu þeirra í lífi einstaklinga og þjóðar. Það er bæði skemmtilegt og fróðlegt að lesa slíkar reynslusögur og mættu aðrir fjölmiðlar taka þetta upp meðfram hinni ómissandi bókarýni sem skellur á manni um leið og jólabókaflóðið.

Blaðið er minna að umfangi en undanfarin ár en efnið sýnir að mikið er um að vera í safnaheiminum og kennslunni og er það ánægjulegt.

Töluverð breyting varð á ritstjórninni í vor en Eva Sóley Sigurðardóttir, Hallfríður Baldursdóttir og Martha Ricart gáfu ekki kost á sér til áframhaldandi starfa. Eru þeim færðar þakkir fyrir gott framlag til blaðsins, svo og ánægjulegt samstarf. Vel gekk að manna lausar stöður í nefndinni en eftirtaldir aðilar gáfu kost á sér: Einar Ólafsson, Hallfríður Kristjánsdóttir, Kristína Benedikz og Sigurborg B. Ólafsdóttir og eru þau hér með boðin velkomin til starfa.

Kristín Ingunnardóttir verður áfram gjaldkeri blaðsins og er gott að hafa hana áfram.

Guðrún Pálsdóttir sá um prófarkalestur og frágang í prentsmiðju og eru henni þökkuð þau störf.

Höfundum efnis og öllum þeim sem lögðu hönd á plóginn við að koma blaðinu út er þökkuð óeigingjörn vinna.

Og eins og áður er fólk hvatt til að skrifa í blaðið og / eða senda ritstjórn hugmyndir að efni. Ásdís Paulsdóttir

Ritnefnd: Ásdís Paulsdóttir ritstjóri – asdisp@Einkaleyfastofan.is Eva Sóley Sigurðardóttir meðstjórnandi evasoleys@gmail.com Kristín Ingunnardóttir gjaldkeri – kingunnar@gmail.com Martha Ricart vefstjóri – martha@hafnarfjordur..is Hallfríður Baldursdóttir ritari - hallbald@bok.hi.is Bókasafnið hefur frá árinu 1989 verið lyklað í Library & Information Science Abstracts (LISA)

Evrópuverkefni Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns

TEL – EDL – ENRICH – EDLNet – TELplus Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn tekur nú beint eða óbeint þátt í fjórum Evrópuverkefnum vegna aðildar safnsins að Evrópubókasafninu (The European Library, skammstafað TEL). EDL verkefnið hófst í september 2006, TELplus í október 2007, ENRICH í desember 2007 og EDLNet í júlí 2007. Öll verkefnin nema EDLNet eru styrkt af Evrópusambandinu (ESB) á þann veg að ESB greiðir helming áætlaðs kostnaðar og þátttakendur helming. Í eftirfarandi samantekt verður gerð grein fyrir Evrópubókasafninu og þessum verkefnum.

Þorsteinn Hallgrímsson

Evrópubókasafnið – TEL

R

étt upp úr síðustu aldamótum ákváðu níu evrópsk þjóðbókasöfn ásamt Samtökum evrópskra þjóðbókavarða, The Conference of European National Librarians (CENL), að vinna saman að metnaðarfullu verkefni sem nefndist Evrópubókasafnið.

Verkefnið var styrkt af ESB og upphaflegt markmið var að veita aðgang að þjóðbókaskrám og samskrám safnanna um eina gátt, þ.e. gera notendum kleift að leita samtímis í bókfræðigrunnum allra safnanna.

Fljótlega breyttust markmiðin á þann veg að meiri áhersla var lögð á að veita aðgang að stafrænum safnkosti og að víkka Evrópubókasafnið út þannig að það næði til sem flestra Evrópulanda. Fyrsta skrefið var TEL­ME­MOR verkefnið sem lauk í ársbyrjun 2007, en þar bættust við þjóðbókasöfn níu nýrra aðildarríkja ESB. Umsýslan var einnig styrkt með því að fela CENL ábyrgð á henni og var sett upp sérstök skrifstofa í Haag. Næsta skref var svokallað EDL (European Digital Library Project) verkefni en að því standa þjóðbókasöfn níu landa sem þar með gerðust aðilar að Evrópubókasafninu. Einnig hafa nokkur lönd orðið aðilar utan þessara verkefna og í ársbyrjun 2008 eru fullgildir aðilar að Evrópubókasafninu alls 32. Innan vébanda CENL eru 47 þjóðbókasöfn og 15 þeirra eru nú aukaaðilar, en gert er ráð fyrir 2

að þau muni flest verða fullgildir aðilar að TEL, t.d.

Búlgaría og Rúmenía í TELplus verkefninu. Í ársbyrjun 2008 hófst nýtt átján mánaða verkefni sem miðar að því að gera átta þjóðbókasöfn (Albaníu, Armeníu, Aserbaijan, Bosníu – Hersegóvínu, Georgíu, Makedóníu, Moldavíu og Úkraínu) fullgilda meðlimi að TEL. Þetta verkefni hefur hið skondna nafn FUMAGABA og er styrkt af Svissnesku þróunarstofnuninni en er í umsýslu Svissneska þjóðbókasafnsins.

Að öllu óbreyttu verða 42 þjóðbókasöfn orðin fullgildir aðilar að Evrópubókasafninu um mitt ár 2009.

Talsverð breyting varð á viðhorfi margra áhrifamanna í þjóðbókasöfnum og menningarráðuneytum ESB landanna í árslok 2004 þegar Google kynnti áform um að vinna með nokkrum stórum háskólabókasöfnum að því að yfirfæra gríðarlegan fjölda bóka á stafrænt form og veita aðgang að þeim um Vefinn. Þeir óttuðust að með þessu yrðu áhrif ensku og enskra bókmennta í vefheimum enn meiri en þegar var raunin. Þá hófst mikil umræða innan ESB landanna og víðar um hvort þörf væri á aðgerðum og ef svo væri, hverjar væru best til þess fallnar að vega upp á móti þeim áhrifum sem talið er að leiði af áformum Google. Á ársfundi CENL í Luxemborg haustið 2005 sagði Viviane Reding, stjórnandi málefna upplýsinga BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

og fjölmiðla innan ESB, að þjóðbókasöfnum Evrópu bæri að beita sér í umræðunni um stafræna endurgerð safnefnis sem aðgengilegt verður um Veraldarvefinn.

CENL brást mjög ákveðið við þessum ummælum og segja má að EDL project, TELplus og EDLNet verkefnin séu ásamt öðrum, svo sem ENRICH sem TEL á aðild að, beint svar við þessum tilmælum.

Ávinningur

Ávinningur Landsbókasafns Íslands – Háskólabóka­ safns af því að taka þátt í EDL verkefninu, TELplus og ENRICH verkefnunum felst fyrst og fremst í því að öll verkefnin byggjast á verkþáttum sem Landsbókasafn hefur lengi haft á verkefnaáætlun vegna fyrirhugaðrar þjóðbókagáttar safnsins, en skort fé og þar með mannafla til að vinna að þeim. Þrátt fyrir að verkefnin feli í sér ýmsa auka verkþætti, einkum þýðingar, kynningarstarfsemi, ferðakostnað og kostnað við aðild að Evrópubókasafninu, er hlutur þeirra tiltölulega lítill miðað við hina sem nauðsynlegir eru. Því er ekki nema að litlu leyti um að ræða útgjöld til viðbótar þeim sem ráðgerð hafa verið.

Styrkir til verkefnanna eru 50% af áætluðum kostnaði og geta þeir fært Landsbókasafni allt að 255 þúsund evrur (um 24 millj. kr. m.v. núverandi gengi) í tekjur ef safnið skilar vinnuframlagi sem nemur 53 mm, eða um fjórum og hálfu ársverki. Þegar tekið hefur verið tillit til allra þátta, s.s. þýðinga, kynningarstarfsemi, ferðakostnaðar og kostnaðar við aðild að Evrópubókasafninu, mun Landsbókasafn ekki þurfa að bæta mjög miklu við og þetta fé nýtist því vonandi mjög vel til að flýta fyrir því að safnið geti komið á fót fyrirhugaðri þjóðbókagátt.

EDLNet verkefnið er af allt öðrum toga. Lands­ bókasafn á sæti í stjórnunarhópi verkefnisins (EDL Management Board) en er ekki beinn þátttakandi við framkvæmdina og því er ekki gert ráð fyrir vinnuframlagi af hálfu safnsins og þess vegna ekki styrkjum á móti nema vegna ferðakostnaðar.

Sérstaklega verður fjallað um þessi verkefni hvert fyrir sig en í eftirfarandi er gerð nokkur grein fyrir hvernig aðgangur að safnefni innan Evrópubókasafnsins virkar en það er um vef Evrópubókasafnsins, svokallaða TEL gátt.

Aðgangsleiðir

TEL gáttin veitir aðgang að miklum fjölda gagnasafna og býður upp á leit í þeim. Notandinn getur valið að tengjast beint ákveðnu gagnasafni, t.d. Gegni, og fær hann þá aðgang að því um Vefinn. Meginnotagildi TEL felst hinsvegar í því að notandinn getur leitað samtímis í mörgum gagnasöfnum með því að velja ákveðin gagnasöfn og gefa upp leitarorð. Þá er leitað í

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

þeim gagnasöfnum sem valin eru og birtar niðurstöður sem notandinn getur notað til að finna gögnin ef þau eru á stafrænu formi eða tilvísun í þau, t.d. ef um bókasafnskerfi er að ræða.

TEL notar tvær aðferðir við leit. Önnur byggist á notkun svokallaðs Z39.50 staðals til að tengjast bókfræðilegum skrám safnanna, leita í þeim, safna niðurstöðum og birta í notendaviðmóti TEL. Sendur er leitarstrengur til þess kerfis sem leita á í, t.d. Gegnis, og sér þá viðkomandi kerfi um leitina og skilar niðurstöðum til baka. Z39.50 staðallinn er orðinn nokkuð gamall og ljóst að þetta er ekki vænleg lausn til frambúðar og dugir alls ekki til að veita góðan aðgang að stafrænum gögnum.

Hin aðferðin kallast Open Archives Initiative (OAI) og byggist á því að lýsigögnum hvers gagnasafns er varpað í staðlað lýsigagnasnið og þau vistuð á þann veg að hægt er að safna þeim hvaðan sem er. Þannig verða til OAI lýsigögn í aðildarsöfnunum og er þeim safnað þaðan í eitt gagnasafn hjá TEL og gert miðlægt efnisyfirlit yfir efnið, leitað er í því og niðurstöður birtar notandanum. Það mun t.d. verða gert fyrir lýsigögn fyrir gagnasöfn Landsbókasafns, Tímarit.is, Forn Íslandskort og Sagnanetið og væntanlega síðar fyrir Gegni. Meginkosturinn er að leitað er í stöðluðum gögnum í einu gagnasafni, sem er mun hraðvirkara en að nota Z39.50 aðferðina. Einnig að sá sem býr til gögnin er óháður þeim sem safnar þeim, býr til efnisyfirlitið og aðgangsvefinn. Því stefnir Evrópubókasafnið að því að fá aðildarsöfnin til að koma upp OAI lýsigögnum fyrir öll þau gagnasöfn sem TEL gáttin veitir aðgang að.

Með þessum aðferðum veitir Evrópubóka­safns­ vefurinn aðgang um eina gátt að stafrænum gögnum helstu þjóðbókasafna Evrópu og tengdri þjónustu svo sem: • Aðgang að mörgum ólíkum gagnasöfnum um Netið.

• Samtímaleit í þessum gagnasöfnum.

• Beinan aðgang að stafrænum gögnum.

• Notendaviðmót á mörgum tungumálum. Þótt TEL gáttin hafi verið í notkun í tvö ár er ýmislegt sem virkar ekki sem skyldi. Ein ástæðan er sú að upphaflega var gert ráð fyrir að veita aðgang að tiltölulega fáum gagnasöfnum en þeim hefur fjölgað mjög. Áætlað er að nýtt notendaviðmót verði innleitt í maí 2008.

Tengillinn http://www.theeuropeanlibrary.org/por­ tal/index.html veitir aðgang að TEL gáttinni og þar er hægt að fá allar upplýsingar um Evrópubókasafnið og aðgang að þeim gagnasöfnum sem í boði eru.

Abstract

The European Library - TEL

The European Library is a free service that offers access to the resources of the 48 national libraries of Europe in 20 languages. Resources can be both digital and bibliographical (books, posters, maps, sound recordings, videos, etc.).

Currently The European Library gives access to 150 million entries across Europe. The amount of referenced digital collections is constantly increasing. Quality and reliability are guaranteed by the 48 collaborating national libraries of

Europe. The European Library is a non-commercial organization. The article briefly explains the development and purpose of The European Library, its structure, present status and the major projects that have been completed or are in progress. It also explains the participation in TEL by the National and University Library of Iceland, both in general and the TEL projects the library is part of. Finally it describes the access provided by TEL to the various collections in European national libraries.

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

Hildur Gunnlaugsdóttir

Stafræna Evrópubókasafnið

E

DL verkefnið (European Digital Library) snýst um að stækka Evrópubókasafnið (The European Library http://www.theeuropeanli­ brary.org), þróa fjöltyngt notendaviðmót og efla vefgátt þess. Níu þjóðbókasöfn taka þátt í verkefninu og er Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn eitt þeirra. Þetta eru þjóðbókasöfn ríkja sem eiga það sameiginlegt að vera annaðhvort í Evrópusambandinu eða Fríverslunarsamtökum Evrópu (EFTA). Verkefninu lýkur á fyrri hluta árs 2008. Framlag Landsbókasafns felst fyrst og fremst í því að gera tvö gagnasöfn leitarbær gegnum vefgátt Evrópubókasafnsins. Annars vegar er hér um að ræða Gegni, samskrá íslenskra bókasafna http://www.gegnir.is/ og hins vegar titla þeirra blaða og tímarita sem birtast í stafrænni endurgerð á vefnum Tímarit.is http://www.timarit.is/. Að EDL verkefninu loknu eru nálægt hundrað og áttatíu gagnasöfn leitarbær á vefgátt Evrópubókasafnsins.

Til viðbótar er beinn aðgangur að tæplega hundrað gagnasöfnum um vefslóð hvers og eins. Samtals gefur Evrópubókasafnið þannig yfirlit um hátt í þrjú hundruð gagnasöfn á snærum þátttökusafnanna.

Kostnaður, fjármögnun og verkþættir

Áætlaður heildarkostnaður við EDL verkefnið var 2,1 milljón evra. Verktíminn var í upphafi áætlaður 18

Á vef Evrópubókasafnsins eru sýndar 300 myndir frá þátttöku­ söfnunum 47. Að vonum er arkitektúrinn fjölbreyttur. Hér er líkan að nýju þjóðbókasafni Tékka í Prag.

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

mánuðir, frá byrjun september 2006 til febrúarloka 2008. Evrópusambandið stendur straum af helmingi kostnaðarins en þátttökusöfnin leggja jafnt á móti.

Styrkur Evrópusambandsins til Landsbókasafns var áætlaður um 55.400 evrur. Meginhluti þess fjár fer í kostnað við aðild safnsins að Evrópubókasafninu fyrstu tvö árin, um 30.000 evrur. Eftirstöðvarnar mæta helmingshlut af vinnuframlagi starfsmanna safnsins, þremur og hálfum mannmánuði og hlutdeild í ferðakostnaði vegna verkefnisins. Samtals er reiknað með að hlutdeild Landsbókasafns nemi sjö mannmánuðum.

Verkefnið skiptist í fimm verkþætti. Landsbókasafn tekur þátt í fjórum þeirra: 1) að þróa og útvíkka samlagið sem felst í samtengingu evrópskra þjóðbókasafna; 2) að efla Evrópubókasafnið með því að bjóða notendaviðmót á mörgum tungumálum; 3) að þróa stafrænt bókasafn innan Evrópubókasafnsins; 4) að kynna verkefnið og sjá til þess að afraksturinn verði sem sýnilegastur. Sá verkþáttur sem Landsbókasafn á ekki aðild að snýst um stjórnun verkefnisins, utanumhald og eftirlit.

Leitaraðgangur að Gegni um vefgátt Evrópubókasafnsins er í gegnum Z39.50 samskiptastaðalinn. Það er í raun bráðabirgðalausn sem verður við lýði þar til bókfræðigögnunum verður varpað yfir í MARC-XML snið. Sú vinna tilheyrir EDLplus verkefninu og er forsenda þess að hægt sé að sækja gögnin sem OAI lýsigögn. Svíar reiddu sig til dæmis ekki á Z39.50 og vörpuðu sínum bókfræðigögnum beint á MARC-XML en Regina, skrá þjóðbókasafns Svía, byggist á Aleph bókasafnskerfinu eins og Gegnir. Önnur leið er farin við að gera titlana á Tímarit. is leitarbæra. Þar liggur til grundvallar heimatilbúið skráningarkerfi. Tilteknum upplýsingum úr því er varpað yfir í Dublin Core lýsigagnasniðið og þaðan í OAI safnara. Textaleitin (OCR) á Tímarit.is nýtist ekki í vefgátt Evrópubókasafnsins. Titlarnir á Tímarit.is eru 261; dagblöð og tímarit frá Íslandi, Færeyjum og Grænlandi. Grunnurinn inniheldur um það bil 1,8 milljónir blaðsíðna en vegna þess að leitarkerfi Evrópubókasafnsins gefur ekki kost á afmörk5

og leitarumhverfi má þýða á hvaða tungumál þátttökusafnanna sem er. Að öðru leyti ríkja þrjú tungumál, enska, franska og þýska. Tungumálablandan kemur spánskt fyrir sjónir og hlýtur að teljast lýti á vefnum. Það er umhugsunarefni hvort gagnasöfnunum í íslenska framlaginu sé betur borgið með eða án þeirrar íslensku þýðingar sem nú birtist á hluta vefviðmótsins.

Hvað er þarna að finna?

Gullbrá og birnirnir þrír. Myndin er úr bók í stafrænu serbnesku barnabókasafni. Í þessu gagnasafni er hægt að komast í 127 barnabækur. Stafræna serbneska barnabókasafnið var upphaflega liður í alþjóðlegu verkefni sem unnið var á árunum 2002–2007.

Afrakstur þess er alþjóðlegt stafrænt barnabókasafn http:// www.childrenslibrary.org/ og serbneska framlagið birtist líka í Evrópubókasafninu.

PLÁNETAN 2007

un eftir árum eða tímabilum er einungis hægt að miða leit þar við titla tímaritanna. Á vefsíðu Evrópubókasafnsins eru samtals fjögur gagnasöfn undir hatti Íslands. Beinn aðgangur er að tveimur gagnasöfnum Landsbókasafns, auk þeirra tveggja fyrrnefndu sem falla undir sameiginlegu vefgáttina. Þetta eru kortavefurinn Forn Íslandskort http://kort.bok.hi.is/ og Sagnanet http://sagnanet.is/. Þessir vefir eru ekki leitarbærir um vefgátt Evrópu­ bókasafnsins en hægt að komast beint í þá um tengil í vefslóðina. Á þann hátt er einnig beinn aðgangur að Gegni og Tímarit.is.

Meginstefna Evrópubókasafnsins er að bjóða fjöltyngt notendaviðmót. Samt er talið viðunandi að á sömu síðu geti birst texti á tveimur tungumálum. Þetta táknar í stórum dráttum að efstu lög vefsins

Evrópubókasafnið er samlag fjörutíu og sjö þjóðbókasafna. Samlagið inniheldur ríflega 270 gagnasöfn, misjöfn að stærð og gerð. Hartnær 180 gagnasöfn eru leitarbær gegnum vefgátt Evrópubókasafnsins og jafnframt er vísað á eigin vefslóð hvers og eins.

Tæplega hundrað gagnasöfn eru einungis leitarbær um eigin vefslóð. Stutt umfangslýsing er gefin fyrir hvert gagnasafn. Þar kemur fram hvort gagnasafnið er leitarbært gegnum vefgátt Evrópubókasafnsins og jafnframt birt eigin vefslóð gagnasafnsins. Á forsíðu vefs Evrópubókasafnsins er mögulegt að takmarka leitina við flokk gagnasafna með hliðstæðu innihaldi. Þar raðast saman bókfræðiskrár þjóðbókasafna, stafræn gagnasöfn, hljóðrit og nótur, myndir, handrit, kort, tímarit, barnaefni og síðasti flokkurinn er lokaritgerðir og doktorsritgerðir. Þessi flokkun gefur yfirlit um eðli og innihald gagnasafnanna en mismörg gagnasöfn tilheyra hverjum flokki.

Leit í tveimur fyrstnefndu flokkunum getur skilað niðurstöðum úr upp undir fimmtíu gagnasöfnum en fimm gagnasöfn falla undir barnaefni, svo að dæmi séu tekin. Þegar leit er takmörkuð við lokaritgerðir og doktorsritgerðir skila sér niðurstöður úr einungis einu gagnasafni.

Leitarkerfi Evrópubókasafnsins er hægfara og þunglamalegt. Ekki er í boði að leita í öllum gagnasöfnunum samtímis enda reynir bið eftir niðurstöðum á þolinmæðina þótt minna sé lagt undir. Á vefnum er varað við að leita í fleiri en fimmtán gagnasöfnum í einu. Á yfirlitssíðu um gagnasöfnin er úr nokkrum möguleikum að spila við að velja gagnasöfn til að leita í samtímis.

Val eftir löndum gefur kost á að velja í einu lagi öll gagnasöfn viðkomandi lands eða merkja við einstök

?à >Ì À} ÊUÊxÊÇääÊÇÇÇÊUÊL Ã> >JL Ã> >° ÃÊUÊÜÜÜ°L Ã> >° Ã

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

gagnasöfn. Á listanum birtast öll gagnasöfn landsins, hvort sem þau eru leitarbær gegnum vefgáttina eður ei. Annar möguleiki er efnisflokkun byggð á Dewey-kerfinu. Þessi flokkun gefur gróft yfirlit og fram kemur hversu mikið er í tilteknum efnisflokkum. Þarna má velja með því að merkja við stök gagnasöfn sem áhugi er á ellegar velja flokkinn eins og hann leggur sig. Ýmis gagnasöfn með yfirgripsmiklu efnisinnihaldi falla í fleiri en einn flokk en ósamræmis gætir við flokkun gagnasafna sem ætla má að séu hliðstæð að innihaldi. Til að mynda birtast skrár þjóðbókasafnanna í afar mismörgum flokkum. Sænska Regina er til dæmis fljótt á litið ofarlega á blaði í öllum yfirflokkum en minna fer fyrir okkar íslenska Gegni. Þessar tvær aðferðir við að velja gagnasöfn til að leita í – lönd og efnisflokka – er ekki hægt að samþætta, einungis mögulegt að nota hvora fyrir sig. Þegar búið er að velja gagnasafn / gagnasöfn með annarri hvorri aðferðinni þarf að vista valið áður en kemur að sjálfri leitinni.

Ekki er sopið kálið

Þegar þetta er skrifað er hvorki tímabært að leggja dóm á leitarmöguleika né unnt að sannreyna leitarniðurstöður. Þótt langt sé liðið á verktímann er leitarkerfið enn í þróun og fjarri því að skila öllu sem því er ætlað að ráða við. Þar á meðal eru grundvallaratriði eins og afmörkun eftir tungumáli og tegund efnis, einnig leit að ISBN númeri. Þetta stendur væntanlega til bóta.

Aðgangur að fyrstu hjálp fyrir byrjendur þyrfti líka að verða sýnilegri en verið hefur á þróunartímanum.

Hluti af leitarbæru gagnasöfnunum í Evrópu­bóka­ safninu er á stafrænu formi og safnkosturinn þar með í beinum aðgangi. Hinn hlutinn inniheldur einvörðungu upplýsingar um gögn en hvorki aðgang né eignaskrá. Í leitarniðurstöðum vefgáttarinnar eru engar upplýsingar um hvar unnt er að nálgast þau gögn. Þar koma eigin vefslóðir gagnasafnanna til skjalanna. Þegar leitað er að Gerplu eftir Halldór Laxness samtímis í Gegni og Konunglega bókasafninu í Danmörku (Rex) birtast niðurstöðurnar úr gagnasöfnunum tveimur aðskildar. Þegar valin er færsla úr niðurstöðum og birt í eins ítarlegri mynd og kostur er á þarf að opna nýjan glugga með vef gagnasafnsins og gera nýja leit þar ef ætlunin er að finna eintak.

Vefsíða Evrópubókasafnsins er þægileg fyrir augað og ber vott um smekkvísi í hönnun og litavali. Á efri hluta forsíðunnar eru innihaldsflokkar gagnasafnanna sýndir, einnig einföld leit og sýndarlyklaborð. Neðri hlutinn er sýningasvæði. Þar gefst kostur á að blaða í myndasafni frá þjóðbókasöfnum Evrópu ellegar skoða kjörgrip frá einhverju safnanna. Sama myndasafn er tengt við lista yfir þjóðbókasöfnin sem standa að Evrópubókasafninu og fylgir þá Evrópukort með B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

Kringlublaðið er kjörgripur í Landsbókasafni Íslands – Háskóla­ bókasafni. Þessi mynd af því og mynd af titilblaði Guðbrandsbiblíu frá 1584 eru framlag Íslands í sýningu á vef Evrópubókasafnsins á myndum af kjörgripum í vörslu þjóðbókasafna Evrópu. Kringlu­ blaðið er talið ritað um 1260 og er eina blaðið sem til er úr handriti af Heimskringlu Snorra Sturlusonar sem brann að öðru leyti í brunanum mikla í Kaupmannahöfn 1728. Blaðið hafði verið fjarlægt úr handritinu og lent til Svíþjóðar. Karl Gústaf sjötti Svíakonungur færði Landsbókasafni Kringlublaðið til varðveislu árið 1975.

staðsetningu viðkomandi lands. Ásamt kortinu opnast gluggi með þjóðfána og í flestum tilvikum mynd af safninu. Þjóðarbókhlaðan með Esjuna í baksýn sómir sér þar vel. Tenglar í lista yfir löndin veita aðgang að stuttri samantekt um hvert og eitt safnanna; upplýsingar um aðsetur, hlutverk, safnkost og sögu

Abstract

European Digital Library

EDL (European Digital Library) is an 18-month project funded by the European Commission, started in September 2006 and completed in February 2008. The project worked towards the integration of the bibliographic catalogues and digital collections of nine national libraries into The European Library (TEL). The National and University Library of Iceland is one of these libraries. One of the the main tasks of the project was to increase the size of The European Library, develop multilingual user access and extend the capabilities of searcing in the TEL portal. Now, as the project is completed, The European Library gives overview of nearly 300 databases in 47 national libraries. The databases are either searcable through the TEL portal or the libraries own portal. The Icelandic contribution consists of four databases: Gegnir, consortium of most of the Icelandic libraries; Timarit.is, digital images of journals and newspapers; Forn Íslandskort, digital images of old Icelandic maps and Sagnanet, digital images of manuscripts and old Icelandic books. The article briefly describes the budget and funding of the project, different access to different databases and some other features on the TEL website. Some advantages and disadvantages of the website are discussed.

Þorsteinn Hallgrímsson

TELplus

T

ELplus er 27 mánaða verkefni sem hófst 1. október 2007. Það er styrkt af ESB en eins og nafnið ber með sér (TEL - The European Library) er það unnið í mjög nánum tengslum við Evrópubókasafnið. Heildarkostnaður er áætlaður um 2,1 milljónir evra en Landsbókasafn fær um 94.700 evrur í sinn hlut vegna 25 mannmánaða vinnuframlags, ferðakostnaðar og kaupa á hugbúnaði vegna ljóslesturs. Alls taka 27 stofnanir þátt í verkefninu og eru þar á meðal tuttugu þjóðbókasöfn, sex rannsóknarstofnanir og eitt einkafyrirtæki sem er umsjónaraðili verkefnisins. Aðalmarkmiðin eru að: • Nota ljóskennsl (Optical Character Recognition) til að ljóslesa stafrænar myndir af prentefni og koma texta þeirra þannig á tölvutækt form.

• Varpa lýsigögnum þeirra gagnasafna sem unnið er með í staðlað OAI lýsigagnasnið og gera Evrópubókasafninu kleift að safna þeim og ljóslesnum texta til að veita aðgang að efninu um TEL gáttina. Verður þá bæði hægt að leita í lýsigögnunum og textanum.

• Stuðla að því að varpa lýsigögnum þess efnis sem TEL gáttin veitir nú eingöngu Z39.50 aðgang að í OAI lýsigagnasnið til þess að hægt sé að gera miðlægt efnisyfirlit yfir efnið.

• Gera þjóðbókasöfn Búlgaríu og Rúmeníu fullgilda meðlimi að Evrópubókasafninu.

Verkefnið skiptist í átta verkþætti en þeir eru: (1) ljóslestur, (2) vörpun lýsigagna í OAI lýsigagnasnið, (3) þýðingar og notkun tungutækni, (4) þjónusta við notendur, (5) sérhæfð notendaþjónusta, (6) innleiðing Búlgaríu og Rúmeníu í TEL, (7) kynning á verkefninu og (8) umsýsla og eftirlit. Landsbókasafn tekur þátt í verkþætti eitt með tuttugu mannmánaða vinnuframlagi og verkþætti tvö með fimm mánaða vinnuframlagi.

Ljóskennsl er aðferð við að gera texta í stafrænni mynd tölvutækan, þ.e. að nota forrit til að ljóslesa myndina og skila texta sem þar er á tölvutæku formi og þar með nýtanlegan til leitar eða flutnings, t.d. í ritvinnsluforrit. Í Landsbókasafni gerist þetta þannig að við stafræna endurgerð blaða og tímarita eru stafrænu myndirnar ljóslesnar í sérhæfðu forriti sem nefnist FineReader og er texti hverrar blaðsíðu vistaður sérstaklega og tengdur stafrænni mynd af blaðsíðunni.

Gert er efnisyfirlit yfir textann og það má nota til að leita að orðum sem koma fyrir í textanum og niðurstöður segja til um í hvaða eintaki og blaðsíðu hann finnst. Í ársbyrjun 2008 hafði Landsbókasafn myndað um 1,64 milljónir blaðsíðna tímarita og dagblaða, sjá http://timarit.is/, og þar af hafa um 800.000 síður verið ljóslesnar. Þegar TELplus lýkur í árslok 2009 er gert ráð fyrir að Landsbókasafn hafi myndað og ljóslesið alls um 2,5 milljónir blaðsíðna. Í heild er áætlað að við lok TELplus verði yfir tuttugu milljónir ljóslesinna blaðsíðna aðgengilegar um TEL gáttina og að lýsigögn flestallra gagnasafnanna verði komin á OAI form. Þá verður hægt að leita samtímis í OAI lýsigögnum og ljóslesnum texta. Einnig er gert ráð fyrir að þýða lýsingu á þeim gagnasöfnum sem aðgangur er að á tungumál allra aðildarríkja. Allar líkur eru á að þessi markmið gangi eftir. Hvað önnur markmið varðar, þ.e. ýmislegt sem varðar tungutækni, viðbótarþjónustu og endurbætur á TEL gáttinni, er of snemmt að segja til um árangur.

Fyllri upplýsingar um TELplus verkefnið fást með því að smella á tengilinn: http://www.theeuropeanlibrary.org/portal/organisation/cooperation/telplus/

Abstract TELplus

TELplus is a TEL project funded by the European Commission under the eContentplus Programme and coordinated by the National Library of Estonia. There are 27 participants taking part in. the project what started in September 2007 and will finish at the end of 2009. It is another building brick in the creation of Europeana, the European digital library, museum and archive, and is aimed to strengthen, extend and improve The European Library service. This will be achieved by addressing a number of key issues, including improving access through OAI compliancy, making more than 20 million pages from the European National Libraries' digital content available with OCR, improving multilingual search and retrieval and adding services for the manipulation and use of content. The participation in TEL by the National and University Library of Iceland is explained especially concerning the expected outcome, work effort, costs and financial benefits.

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

Örn Hrafnkelsson

ENRICH

��������� ����������� ���������� ��� ����������������������������������������

Evrópskar net- og upplýsingaveitur um menningararfleifð

M

arkmið ENRICH verkefnisins (http:// enrich.manuscriptorium.com) er að gera notendum aðgengilegar á netinu frá einum stað upplýsingar um menningararfleifð og stafrænar myndir. Til þess þurfa þátttakendur í verkefninu að búa til lýsigögn yfir skráningarfærslur og stafrænar myndir. Þessar upplýsingar og stafræn gögn verða gerðar aðgengilegar í gagnabanka, og fyrirmyndin að honum er stafrænt handritasafn í Prag í Tékklandi.

Umfang og saga

Þann 3. desember 2007 var hleypt af stokkunum í Prag samstarfsverkefninu ENRICH sem er styrkt af eContentPlus áætlun Evrópusambandsins. Heiti verkefnisins ENRICH er skammstöfun fyrir European Networking Resources and Information concerning Cultural Heritage – Evrópskar net­ og upplýsingaveit­ ur um menningararfleifð. Verkefnið mun standa yfir í tvö ár og ljúka í desember 2009. Þátttakendur eru átján og koma frá tólf löndum. Ásamt Landsbókasafni taka einnig þátt tvær aðrar stofnanir sem varðveita íslensk handrit: Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum í Reykjavík og Den Arnamagnæanske Samling í Kaupmannahöfn. Þessar þrjár stofnanir hafa nú tekið upp samstarf við skráningu og lýsingu á handritum sem eru í þeirra fórum og markmiðið er að búa til samskrá um íslensk handrit. Mun sú reynsla sem kemur til af ENRICH verkefninu ugglaust nýtast í því verki.

Markmið ENRICH er að opna greiðan aðgang að stafrænum myndum af fornum heimildum sem eru varðveittar í evrópskum menningarstofnunum og skapa sameiginlegt sýndarumhverfi, einkum til rannsókna á handritum, en einnig vögguprenti, fágætum, gömlum bókum og sögulegum skjölum.

Verkefnið byggist á reynslu sem fengist hefur af verkefninu Manuscriptorium Digital Library (http://www. manuscriptorium.eu) en þar eru nú samtengd og gerð aðgengileg gögn frá 46 söfnum og mun fjölga með tímanum.

ENRICH verkefnið mun, þegar gögnum frá öllum þátttökuþjóðunum hefur verið safnað saman, ná til B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

því sem næst 85% stafrænna mynda sem fram til þessa hafa verið teknar af handritum í evrópskum þjóðbókasöfnum og eru dreifðar um Evrópu. Á meðan verkefnið stendur yfir mun bætast við fjöldi gagna frá háskólabókasöfnum og öðrum stofnunum. Áætlað er að samstarfið muni veita aðgang að rösklega fimm milljónum stafrænna blaðsíðna.

ENRICH verkefninu er beint, annars vegar að þeim sem eiga eða varðveita gögn, það er bóka-, minja- og skjalasöfnum, og hins vegar vísindamönnum, háskólanemum og almenningi. Verkefnið mun gera þeim kleift að leita uppi og nálgast heimildir sem annars væru nánast óaðgengilegar. Auk stafrænna mynda af handritum og skjölum verður boðið upp á aðgang að tölvutækum textum, hjálpargögnum, hljóðskrám og myndum af kortum. Hluti verkefnisins er að virkja notendur. Þeir munu fá til afnota tæki til að safna saman, eftir eigin geðþótta, stafrænum afritum af skjölum og nýta sér gögnin til rannsókna. Þá er stefnt að því að bjóða upp á nokkurn fjölda tungumála innan gagnagrunnsins við leitir.

Náin samvinna verður á milli ENRICH verkefnisins og Evrópubókasafnsins (TEL – The European Library) og með þeim hætti verður verkefnið hluti af Stafræna evrópska bókasafninu (EDL – The European Digital Library). En Landsbókasafn tekur þátt í nokkrum verkefnum undir fyrrgreindum formerkjum og greint er frá hér að ofan.

ENRICH verkefnið byggist á öðru verkefni sem nefnist Manuscriptorium Digital Library. Innan þess er veittur aðgangur að upplýsingum um handrit og stafrænum myndum af þeim. Meginreglan við uppbyggingu þess verkefnis er að skráningar og lýsingar eru leitarbærar í Manuscriptorium gagnabanka en stafrænu myndirnar, sem eru notendum aðgengilegar, eru varðveittar hjá þátttakendum víðsvegar um Evrópu. Þetta er gert með þeim hætti að búin eru til lýsigögn fyrir gögnin – skráningarfærslurnar – og myndir af gögnunum. Þessar upplýsingar eru sóttar frá einstökum söfnum með svokölluðum OAI safnara (Open Archive Initiative). Lýsigögnin geyma tengingar við stafrænar myndir sem vistaðar eru í gagna9

grunnum hjá þeim stofnunum sem varðveita frumgögnin sjálf.

Heildarstyrkur frá Evrópusambandinu til verkefnisins er u.þ.b. 3 milljónir evra, eða 263 milljónir króna. Í hlut Landsbókasafns koma um 95 þúsund evrur í styrk, eða sem nemur tæplega 9,5 milljónum króna. Er styrkurinn sama marki brenndur og aðrir styrkir. Landsbókasafn þarf að leggja til helming á móti. Samkvæmt áætlun þarf Landsbókasafn að skila af sér vinnu sem nemur 26 mannmánuðum (mm.) og verður það útskýrt nánar hér að neðan.

ENRICH verkefninu er skipt í átta verkþætti og tekur Landsbókasafn þátt í sex þeirra en allir tengjast þeir með einum eða öðrum hætti. Hér að neðan er lýsing á hverjum þætti, hver sé þáttur safnsins í hverjum þeirra og hugleiðing.

10

WP1 WP2

WP 3 WP4 WP5 WP6 WP7 WP8

Verkþættir

Lbs

Stjórnun verkefnis Undirbúningur fyrir innleiðingu og lagfæring gagna Stöðlun lýsigagna Viðmót notenda Viðmót fyrir þá sem leggja til efni Aðgengi fyrir notendur og fjöltyngi Prófun og mat Kynning og not

1,5 8,0 0 4 3 0 7 2,5 26

1. Stjórnun verkefnis (WP1)

Fyrsti verkþáttur er stjórnun verkefnisins, samræming á verkþáttum, afurðum og eftirlit með gæðum þeirra. Þessum verkþætti, sem varir allt verkefnið,

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

er skipt upp í fimm verkhluta og á safnið aðild að fjórum þeirra. Hér skal safnið skila af sér vinnu sem nemur 1,5 mm. Verkhlutarnir eru þessir: T1.1 Tæknileg leiðbeining T1.2 Stjórnun verkefnis og eftirlit með styrk T1.3 Fjárhagsleg samhæfing T1.4 Samhæfing stjórnunar T1.5 Trygging á gæðum Þessi verkþáttur er hefðbundinn. Tilgangurinn er að gæta þess að allt það sem lagt er upp með í verklýsingu (description of work) sé leyst af hendi.

2. Undirbúningur fyrir innleiðingu og lagfæring gagna (WP2)

Með réttu má segja að þessi verkþáttur sé mjög mikilvægur fyrir framgang verkefnisins. Hér bera þátttakendur kennsl á gögn sem eru til staðar hjá þeim, þ.e. skráningarfærslur þar sem handritum er lýst og stafrænar myndir af þeim, og meta umfang þess að breyta þeim og laga svo þau komist fyrir í sameiginlegu rými – Manuscriptorium. Einnig fer fram athugun og greining á þeim lýsigögnum og stöðlum sem eru nauðsynlegir til að koma gögnum fyrir á einum stað og búa til gagnaveitu. Í þessum verkþætti eru fjórir verkhlutar. Landsbókasafn á aðild að þeim öllum og skal skila af sér vinnu sem nemur 8 mm.

Verkhlutarnir eru þessir:

3. Stöðlun lýsigagna (WP3)

Þriðji verkþátturinn, sem hefur yfirskriftina stöðlun lýsigagna, hefur það að markmiði að tryggja gagnvirkni þeirra lýsigagna sem verða lögð í púkkið.

Vandinn er að skráningarfærslur sem eru lagðar til eru á mismunandi formi. Í fyrsta lagi hefur sumt verið skráð samkvæmt MASTER staðli (Manuscript Access through Standards for Electronic Records), annað eftir MARC staðli – og það á m.a. við um gögn á Sagnaneti, í þriðja lagi eftir TEI staðli (Text Encoding Initiative) og í fjórða lagi er ýmislegt á annars konar gagnaformi sem fellur ekki undir neitt af ofangreindu. Úr þessum skráningarfærslum þarf að búa til lýsigögn sem verða nothæf og leitarbær í sameiginlegum gagnagrunni. Til fróðleiks eru hér verkhlutarnir sem þarf að leysa: T3.1 Tól til að breyta skráningarfærslum handrita úr TEI P4 yfir í TEI P5 T3.2 Innleiðing á OAI safnara fyrir Manuscrip­tori­ um T3.3 Lagfæring og innleiðing á METS til að stjórna högun gagna í Manuscriptorium

T2.1 Könnun á aðgengi að gögnum sem eru á stafrænu formi. Er hér um að ræða frekari úrvinnslu á fyrirspurnum sem voru lagðar fyrir þátttakendur við gerð umsóknar til Evrópusambandsins T2.2 Málstofa tæknimanna og þeirra sem leggja til efni en þar verður farið yfir niðurstöður í T2.1.

Rætt um hvernig skuli leysa úr því sem könnunin leiðir í ljós T2.3 Samræða til undirbúnings á tæknilegum skilyrðum fyrir innri samskipti, þ.e. skil á gögnum í sameiginlega gagnaveitu T2.4 Skilgreining á stöðlum og þróun á lýsigögnum til að koma upplýsingum um gögn til skila Hlutverk Landsbókasafn, eins og annarra í þessum verkþætti, er að greina frá gögnum sem eru í þeirra fórum og með hvaða hætti verður hægt að nálgast þau. Í tilfelli Landsbókasafns er þetta tvíþætt, í fyrsta lagi eru það skráningarfærslur yfir handrit og prentaðar bækur og í öðru lagi stafrænar myndir af fyrrnefndum gögnum; hvort tveggja á Sagnaneti.

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

11

T3.4 Lagfæring og meðferð á UNICODE stafatöflunni í Manuscriptorium Samkvæmt verklýsingu er Landsbókasafn ekki beinn aðili að þessum verkþætti en hann er mjög mikilvægur fyrir safnið. Í fyrsta verkhluta er lagt til að búið verði til tól er breytir skráningarfærslum sem eru á TEI P4 yfir í TEI P5 – er hér um að ræða tvær mismunandi gerðir af sama staðli sem er notaður til að lýsa handritum. Jafnframt þarf að búa til tól sem breytir skráningarfærslum sem eru á MARC21 sniði yfir í TEI P5. Þegar því er lokið verða til skráningarfærslur yfir handrit Landsbókasafns á TEI P5 og þannig mögulegt að búa til samskrá yfir handrit þriggja stofnana: Landsbókasafns, Stofnunar Árna Magnússonar og Den Arnamagnæanske Samling.

4. Viðmót notenda (WP4)

Fjórði verkþátturinn er að þróa notendaviðmót.

Markmiðið er að kanna möguleikann á því að búa til nokkurs konar sérsöfn eða efnisflokka innan stafræna handritasafnsins. Þetta er gert með það í huga að fullnægja þörfum notenda, að bæta aðgengi þeirra, að þeir geti dregið efni í flokka til frekari úrvinnslu.

Einnig skal kannað með hvaða hætti er hægt að koma á gagnvirkni á milli gagnasafnsins, þ.e. uppsetningar og framsetningar þess, og notandans. Í þessum þætti eru fimm verkhlutar og á Landsbókasafn aðild að þremur þeirra og skal skila af sér vinnu sem nemur 4 mm.

T4.1 Greining á þörfum notenda með það í huga að skipta upp efni gagnasafnsins T4.2 Búa til sérsöfn innan safnsins fyrir notendur T4.3 Búa til sýndarskjöl til kennslu og rannsókna T4.4 Mat á leitum innan gagnasafnsins T4.5 Innleiðing á flóknum samsettum leitum í gagnasafni Ávinningurinn fyrir Landsbókasafn er sá að nú stendur fyrir dyrum endurhögun og uppbygging á Sagna­ netinu og vafalaust mun eitthvað af þessari vinnu gagnast safninu.

5. Viðmót fyrir þá sem leggja til efni (WP5)

Fimmti verkþátturinn felur í sér þróun og innleiðingu á tækjum til að vinna frekar með lýsigögn sem eru til staðar og stafrænar endurgerðir, þ.e. með hvaða hætti þeim verði komið fyrir í Manuscriptorium. Þetta felur í sér nánari úrvinnslu á því sem fer fram í þriðja verkþætti – Stöðlun lýsiganga. Landsbókasafn er aðili að öllum verkhlutum og skal skila af sér vinnu sem nemur 3 mm.

T5.1 Veftól til að forma lýsigögn og gögn sem eru tengd handritum 12

T5.2 Greining og þróun á tólum til að vinna með stór útvær (global) gagnasöfn T5.3 Tilraunainnleiðing á stórum gagnasöfnum frá völdum þátttakendum T5.4 Samþætting eða innsetning á gögnum inn í Manuscriptorium Innan verkefnisins verður komið upp nauðsynlegum samskiptaleiðum og þær sérsniðnar að þörfum hvers þátttakanda. Þróaðar verða sérhæfðar lausnir til gera þeim, sem ekki hafa yfir að ráða eigin vefviðmóti, kleift að opna aðgang að sínum gögnum.

6. Aðgengi fyrir notendur og fjöltyngi (WP6)

Sjötti verkþáttur felur í sér innleiðingu leitarvélar sem leitar samtímis í gagnasafninu á mörgum tungu­málum, t.d. dönsku, tékknesku, pólsku, þýsku, portúgölsku, ungversku og rússnesku. Samkvæmt verklýsingu á Landsbókasafn ekki aðild að þessum verkþætti og er það skiljanlegt því ekki hafa enn verið búin til hér á landi tól sem eru líkleg til að gagnast á þessu sviði.

7. Prófun og mat (WP7)

Í sjöunda verkþætti – er varir allt verkefnið – skal meta hvernig hefur tekist til varðandi þau forrit eða tæki sem búin hafa verið til. Þar er verið að draga saman og meta allt sem hefur verið unnið í öðrum verkþáttum og skal Landsbókasafn skila af sér vinnu er samsvarar 7 mm.

7.1 7.2

Skilgreining á mati Prófun og mat á aðgengi og notum, aðlögun tækja og tóla

8. Kynning og not (WP8)

Áttundi og síðasti verkþátturinn felur í sér kynningu á því með hvaða hætti ENRICH verkefnið kunni að gagnast notendum, í sem víðustum skilningi þess orðs. Ennfremur að kynna með hvaða hætti væri hægt að halda áfram með verkefnið. Einn þátturinn er að halda ráðstefnu fyrir hugsanlega notendur og fá viðbrögð þeirra við framtakinu. Þessi verkþáttur skiptist upp í fimm verkhluta og á Landsbókasafn aðild að tveimur þeirra og skal skila af sér vinnu sem nemur 2,5 mm.

T8.1 Kynningaráætlun búin til T8.2 Kynningarefni búið til T8.3 Vefsetur sett upp og viðhaldið T8.4 Notkunaráætlun T8.5 Skipulag á ráðstefnu

Þátttaka Landsbókasafns

Ein meginástæða þess að Landsbókasafn tekur þátt í ENRICH verkefninu, fyrir utan það að leggja til BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

mikið magn af stafrænum myndum af handritum, er endurhögun og endurgerð Sagnanetsins – www. sagna­net.is.

Mat á verkefninu

Er þetta er skrifað, í janúar 2008, er ekki hægt að meta ávinninginn af þátttöku safnins því verkefnið er enn í startholunum. Aðeins hefur verið safnað saman upplýsingum um hvaða gögn eru nú þegar til staðar í stafrænum söfnum þátttökuþjóðanna og lögð hafa verið drög að því með hvaða hætti sé hægt að koma þeim fyrir á einum stað og gera þau leitarhæf.

Abstract ENRICH

The purpose of the ENRICH project is to facilite access to written cultural heritage, creating a network of institutions within Europe and building up an European digital manuscript library. Resources made accessible are both manuscript descriptions and digital images. The material will be accessible and searchable in one place, www.manuscriptorium.com. This article explains briefly the structure of the project, its work packages and tasks. It describes the possible benefits for the National and University Library, should they participate in it.

Þorsteinn Hallgrímsson

EDLNet

E

DLNet er tveggja ára verkefni sem miðar að því að veita aðgang að menningararfi Evrópu um þverfaglega upplýsingagátt þar sem evrópskar menningarstofnanir vinna saman að því að nota vefinn til að gera safnkost sinn aðgengilegan og leitarhæfan fyrir almenning. Upplýsingagáttin hefur fengið nafnið Europeana og verður notendaviðmótið margtyngt. Þetta er tilraunaverkefni og því er ekki gert ráð fyrir að ljúka við alla þætti sem nauðsynlegir eru til að bjóða aðlaðandi og metnaðarfullan aðgang að efninu. Gerð verður frumgerð („Prototype“) sem sýnir hvernig hægt er að nálgast bækur og skjöl ásamt hljóð- og myndefni frá evrópskum söfnum. Einnig verður unnið að því að þróa þá tækni sem nauðsynleg er til að tryggja framtíðaraðgang að gögnunum. Í frumgerðinni er áætlað að fjöldi stafrænna gagna (skjala) verði um tvær milljónir og meira en sex milljónir árið 2010.

Verkefnið hófst í júlí 2007 og vísir að frumgerðinni var kynntur í janúarlok 2008 en áætlað er að hún verði tilbúin í nóvember 2008. Verkefninu lýkur á því að gerðar verða tillögur til ESB um næstu skref, þ.e. hvernig tryggja megi áframhald á verkefninu og aðgang að gögnunum til frambúðar.

Heildarútgjöld vegna verkefnisins eru áætluð 1,3 milljónir evra en vegna þess að Landsbókasafn er ekki beinn þátttakandi við framkvæmdina fær það aðeins styrk til að sækja þá verkefnisfundi sem ráðgerðir eru.

Fjölmargar stofnanir koma að verkefninu og því ákváðu samtök helstu menningar- og upplýsingaB Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

stofnana í Evrópu að koma á fót sérstakri stofnun til að sjá um framkvæmdina. Hún nefnist Samtök um stafrænt evrópskt bókasafn (European Digital Library Foundation) og samþykkti ESB lög hennar í lok nóvember 2007. Verkaðilar munu vinna saman að framgangi og viðhaldi Europeana gáttarinnar, stuðla að verkefnum sem fella núverandi stafræn gagnasöfn að henni og styðja stafræna endurgerð menningarog vísindaarfs Evrópulanda. Bóka-, lista-, minja- og skjalasöfn ásamt hljóð- og kvikmynda-söfnum munu þannig vinna að því að sameina stafrænan safnkost sinn í sýndarsafni án tillits til hvar hann í raun er vistaður. Af því verður mikið hagræði fyrir notendur og þátttakendur því þróunarvinnan skapar ágætis tækifæri til að miðla þekkingu milli safnategunda og það mun auka getu þeirra til að bregðast við þörfum notenda og tryggja að unnt verði að svara framtíðarkröfum ört vaxandi stafræns þjóðfélags. Þjóðbókasafn Hollands hefur umsjón með verkefninu í nánu samstarfi við Evrópu-bókasafnið og er þar unnið að frumgerð gáttarinnar. Samtímis og lögin um samtökin voru formlega samþykkt var kynnt að „borgin“ verði fyrsta þemað sem áhersla verður lögð á. Til að sýna tengsl milli evrópskra borga í tvö þúsund ár verður notað margvíslegt efni, svo sem kort, ljósmyndir, hljóðupptökur, kvikmyndir, bækur, listmunir og forngripir, og er nú safnað stafrænu efni af því tagi frá aðildarsöfnunum. Borgin er víðtækt þema sem verður notað í frumgerðinni til að sýna þéttbýli og borgarsamfélag frá mörgum sjónarhornum. Meðal hugmynda sem unnið er að eru: 13

• • • • •

framtíðarborgir/fortíðarborgir búferlaflutningar og tvístrun hópa viðskipti og iðnaður hönnun, verslun plágur (bólusótt, kólera, svarti dauði), leiðin til betri heilsu í þéttbýli • fornleifar og byggingarlist • fyrirmyndarborgin og draumaborgin • uppreisnir og óeirðir • hallir og stjórnmál Eins og áður sagði var vísir að frumgerðinni kynntur í lok janúar 2008 og er hægt að skoða hana á vef verkefnisins http://www.europeana.eu/. Frumgerðin á ekki að vera fullgerð, þaulprófuð gátt að því stafræna efni sem fyrir liggur, heldur á hún að sýna hvaða þjónustu hægt er að bjóða varðandi notendavæna leit og aðgang að efninu. Einnig á hún að sýna fram á ýmsa möguleika til að nota tungutækni og margtyngt viðmót. Ljóst er að mikið verk er framundan við að koma frumgerðinni í viðunandi horf því það er ekki auðvelt að finna bestu leiðir til að setja upp áhugaverðan vef sem höfðar til ólíkra hópa, svo sem fræðimanna, sérfræðinga og almennings.

14

Abstract

Europeana

Europeana– the European digital library, museum and archive – is a 2-year project funded by the European Commission that began in July 2007. It will produce a prototype website giving users direct access to some 2 million digital objects, including film material, photos, paintings, sounds, maps, manuscripts, books, newspapers and archiv­ al papers. The prototype will be launched in November 2008 by Viviane Reding, European Commissioner for Information Society and Media. The digital content will be selected from that which is already digitized and available in Europe’s museums, libraries, archives and audio-visual collections. The prototype aims to have representative content from all four of these cultural heritage domains, and also to have a broad range of content from across Europe.

The interface will be multilingual. Initially, this may mean that it is available in French, English and German, but the intention is to develop the number of languages available following the launch.

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

Heiðrún Dóra Eyvindardóttir og Jóhanna Gunnlaugsdóttir

Að loknu afmælisári Inngangur

Háskólaárið 2006-2007 hélt bókasafns- og upplýsingafræðiskor upp á hálfrar aldar afmæli kennslu greinarinnar við Háskóla Íslands. Í upphafi haustmisseris 2005 hófst undirbúningur afmælisársins. Dr. L. Anne Clyde prófessor heitin, sem þá var skorarformaður, kom að máli við Jóhönnu Gunnlaugsdóttur föstudaginn 16. september það ár. Hún vildi að stofnuð yrði afmælisnefnd og Jóhanna yrði í forsvari fyrir nefndinni. Það þyrfti síðan að bera upp á næsta skorarfundi. Þá kom Anne með tillögu um að þær skrifuðu bókarkafla um sögu og þróun greinarinnar í Háskóla Íslands í 50 ár til birtingar í afmælisriti Charles Stuart University í Ástralíu. Afmælisritið átti að gefa út í tilefni af 30 ára afmæli bókasafnsfræðikennslu þar en Anne hafði kennt við skólann á árum áður. Af þeirri samvinnu gat auðvitað ekki orðið. Að beiðni ritstjóra varð þó úr að bókarkafli var skrifaður um kennslu greinarinnar við Háskóla Íslands í hálfa öld sem birtist í afmælisritinu (Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2006). Ótímabært andlát Anne bar að tveimur dögum eftir fund þeirra, hinn 18. september 2005, eins og kunnugt er. Þrátt fyrir erfiða tíma var ákveðið að halda áfram undirbúningi vegna afmælisins og á skorarfundi 22. september 2005 var dagskrá lauslega rædd. Ákveðið var að stofna vinnuhóp um afmælið og jafnframt var samþykkt að Jóhanna yrði í forsvari fyrir honum (Bókasafns- og upplýsingafræðiskor, 2005).

Afmælisnefnd var síðan skipuð og í henni sátu Ágústa Pálsdóttir, Jóhanna Gunnlaugsdóttir (formaður) og Kristín Ósk Hlynsdóttir, kennarar í bókasafns- og upplýsingafræði; Heiðrún Dóra Eyvindardóttir, Sigríður Halldóra Gunnarsdóttir og Steinunn Aradóttir, fulltrúar nemenda í bókasafns- og upplýsingafræðiskor; Sigrún Klara Hannesdóttir landsbókavörður; Inga Dís Karlsdóttir, fulltrúi Félags um skjalastjórn, og Guðrún Pálsdóttir, fulltrúi Upplýsingar. Fyrsti fundur nefndarinnar var haldinn 1. júní 2006.

Afmælisatburðir

Þó svo að afmælisnefndin kæmi ekki saman fyrr en 1.

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

Málþing 2006 – séð yfir salinn.

júní 2006 og afmælisárið hæfist ekki formlega fyrr en með nýju háskólaári 1. júlí 2006 ákvað skorin að taka forskot á sæluna og efna til tveggja afmælisatburða, málþinga, í lok fyrra háskólaárs eða í apríl 2006.

Fyrra málþingið var haldið 24. apríl í Háskóla Íslands í samvinnu við NORSLIS og var um rannsóknir í upplýsingahegðun og heilsueflingu. Sigrún Klara Hannesdóttir landsbókavörður flutti ávarp í upphafi málþingsins. Hún minntist afmælisins og atburða úr sögu greinarinnar. Erindi fluttu fræðimenn frá Åbo Akademi í Finnlandi; Mariam Ginman prófessor, Stefan Ek sérfræðingur og Kristina ErikssonBacka kennari, auk Ágústu Pálsdóttur, lektors við bókasafns- og upplýsingafræðiskor Háskóla Íslands.

Fundarstjóri var Þórdís T. Þórarinsdóttir, formaður Upplýsingar. Á síðara málþinginu, sem haldið var 27. apríl í Háskóla Íslands, var fjallað um rannsóknir nemenda í skorinni. Það hlaut heitið Fjölbreytt þekkingarsamfélög: Nýjar rannsóknir í bókasafns- og upplýsingafræði. Málþingið hófst með myndasýningu úr námi og starfi skorar í áranna rás. Þá setti Sigríður Halldóra Gunnarsdóttir, verkefnisstjóri málþings og nemandi í bókasafns- og upplýsingafræði, þingið.

Stefanía Júlíusdóttir, bókasafns- og upplýsingafræð15

Frá fundi um markaðssetningu bókasafna. Fremst má þekkja Bryndísi Áslaugu Óttarsdóttur, Óskar Guðjónsson og Erlu Kristínu Jónasdóttur sem hafði framsögu á fundinum.

Ingibjörg Baldursdóttir, Anna Björg Sveinsdóttir og Kristín Ósk Hlynsdóttir á fundi um skólasöfn.

ingur, flutti afmælisávarpið að þessu sinni. Hún rakti þróun og stöðu greinarinnar í Háskóla Íslands og greindi jafnframt frá námsframboði og eðli greinarinnar. Að því loknu héldu nemendurnir Ingibjörg Hallbjörnsdóttir, Sigurborg Brynja Ólafsdóttir, Sigmar Þormar, Guðrún Ingibjörg Svansdóttir, Sara

Stefánsdóttir, Ólöf Benediktsdóttir, Hafliði Ingason, Hrafnhildur Tryggvadóttir og Stefán Þór Björnsson erindi um lokaverkefni sín sem allt voru rannsóknir innan bókasafns- og upplýsingafræði. Jóhanna Gunnlaugsdóttir skorarformaður annaðist fundarstjórn. Í lok málþinganna tveggja voru léttar veitingar í boði félagsvísindadeildar Háskóla Íslands. Á sjálfu afmælisárinu stóð skorin fyrir fjölmörgum atburðum á eigin vegum. Skorin kom jafnframt að fyrirlestra- og ráð­stefnu­haldi annarra aðila í tilefni af afmælinu. Á afmælisárinu voru haldnir sjö hádegisfundir í Þjóðarbókhlöðu, sá fyrsti 13. september. Efni hans var markaðssetning bókasafna og haldin voru tvö erindi. Hið fyrra héldu bókasafns- og upplýsingafræðingarnir Ingibjörg Rögnvaldsdóttir og Erla Kristín Jónasdóttir en hið síðara Svanhildur Eiríksdóttir bókmenntafræðingur. Fundarstjóri var Kristín Ósk Hlynsdóttir. Samvinna skólasafns við

Gestir á fundi um skráningu korta og mynda.

16

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

Á fundi um efnisorðalykla.

Gestir á fundi um fjölbreyttan starfsvettvang.

stjórnendur og kennara var efni annars hádegisfundar, sem haldinn var 11. október. Á fundinum héldu bókasafns- og upplýsingafræðingarnir Anna Björg Sveinsdóttir og Ingibjörg Baldursdóttir sinn fyrirlesturinn hvor og fundarstjórn var í höndum Kristínar Óskar. Umfjöllun á þriðja hádegisfundi snerist um skráningu korta og mynda. Fundurinn var haldinn 8. nóvember og bókasafns- og upplýsingafræðingarnir Þórunn Erla Sighvats og Sólveig Þorsteinsdóttir fluttu sitt erindið hvor. Fundarstjóri var Ágústa Pálsdóttir. Í upphafi ársins 2007, á hádegisfundi 10. janúar, var fundarefnið Internetið og vefmál. Þar töluðu bókasafns- og upplýsingafræðingarnir Kristín Ósk Hlynsdóttir og Anna Sveinsdóttir um Internetið og vef Háskóla Íslands. Ágústa Pálsdóttir sá um fundarstjórn.

Efnisorðalyklar sem tæki til upplýsingamiðlunar, gerð efnisorðalykla og mikilvægi þeirra fyrir skjala- og bókasöfn var efni hádegisfundar 7. febrúar. Haldin voru þrjú erindi. Fyrstu tvö erindin fluttu bókasafnsog upplýsingafræðingarnir Þórdís T. Þórarinsdóttir og Ragna Steinarsdóttir en hið þriðja Sigmar Þormar félagsfræðingur. Jóhanna Gunnlaugsdóttir var fundarstjóri. Bókasafns- og upplýsingafræðingarnir Ragna Eliza Kvaran, Hrafnhildur Hreinsdóttir og Guðmundur Guðmarsson fjöll­uðu um fjölbreyttan starfsvettvang starfsstéttarinnar 7. mars. Fundar­ stjórn annaðist Jóhanna Gunnlaugsdóttir. Fjallað var um mikilvægi skjalastjórnar við innleiðingu á gæðastjórnun á síðasta hádegisfundinum 11. apríl.

Brynhildur Jónsdóttir, formaður stjórnar Katalogosar, var fundarstjóri en Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Sólveig J. Guðmundsdóttir lögfræðingur héldu fyrirlestra. Hádegisfundirnir 7. febrúar, 7. mars og

11. apríl voru teknir upp á band og settir inn á heima­ síðu bókasafns- og upplýsingafræðiskorar. Þá fékk skorin glærur frá erindum allflestra fyrirlesara til þess að setja inn á heimasíðu skorarinnar.

Bókasafns- og upplýsingafræðiskor tók þátt í ráð­ stefnu­haldi annarra aðila í tilefni af afmælinu eins og fyrr greinir. Jóhanna Gunnlaugsdóttir flutti annál um nám og starf í bókasafns- og upplýsingafræðiskor í 50 ár á landsfundi Upplýsingar sem haldinn var dagana 6. og 7. október 2006 á Hótel Selfossi og bar heitið Fjölbreytni í fyrirrúmi. Þar sat hún einnig fyrir svörum í málstofu um námið í skorinni. Þá flutti Jóhanna afmælisávarp í upphafi Þjóðarspegils, sjöundu ráðstefnu í félagsvísindum, sem haldinn var í Háskóla Íslands 27. október 2006 og afmælisávarp á alþjóðlegu skráningarráðstefnunni, Back to basics – and flying into the future, sem haldin var á Grand Hótel Reykjavík 1. og 2. febrúar 2007 á vegum Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns og fleiri aðila. Í tengslum við afmælisárið hélt Irene Wormell, prófessor emerita frá háskólanum í Borås, erindi í Þjóðarbókhlöðu 28. nóvember og námskeið hjá Endurmenntun Háskóla Íslands 30. nóvember 2006

Hagstofa Íslands B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

Gestir á fundi um fjölbreyttan starfsvettvang.

17

Gestir á fundi um skólasöfn.

um þekkingarstjórnun. Irene kom til landsins í boði NORSLIS. Ágústa Pálsdóttir sá um skipulagningu heimsóknar og fyrirlestrahalds Irene.

Frumkvæði og fagmennska var heiti ráðstefnu sem bókasafns- og upplýsingafræðiskor efndi til 23. mars 2007 um þróun greinarinnar og framtíðarsýn.

Ráðstefnan var haldin í fyrirlestrarsal Þjóðminjasafns Íslands. Nánar er fjallað um ráðstefnuna annars staðar í tímariti þessu.

Afmælisdagskránni lauk með málþinginu Fjölbreytt upplýsingasamfélög: Nýjar rannsóknir nemenda í bókasafns- og upplýsingafræði. Málþingið var haldið í Háskóla Íslands 26. apríl 2007. Það hófst með myndasýningu úr námi og starfi í skorinni í tímans rás og málþingið setti Heiðrún Dóra Eyvindardóttir MLISnemandi. Heiðrún Dóra talaði um þá fjölbreytni og grósku sem einkenndi nemendarannsóknir og störf bókasafns- og upplýsingafræðinga. Hún minntist einnig á hinn lifandi áhuga sem stéttin hefði sýnt

skorinni á afmælisárinu. Þá hélt deildarforseti félagsvísindadeildar, Ólafur Þ. Harðarson, ávarp. Í ávarpinu bar deildarforseti lof á skipulagningu afmælisársins og hina fjölmörgu afmælisatburði. Hann lagði ennfremur áherslu á mikilvægi greinarinnar. Skorin byggi þó við þröngan kost og úr því væri nauðsynlegt að bæta – auk annars þyrfti að ráða nýjan fastan kennara til skorarinnar. Í kjölfarið kynntu nemendur og fyrrum nemendur rannsóknir í tengslum við lokaverkefni sín. Fyrirlestra fluttu Unnur Rannveig Stefánsdóttir – MLIS, Hallfríður Kristjánsdóttir – MLIS og Anna Björg Sveinsdóttir – MLIS, svo og nemendurnir Pálína Héðinsdóttir, Jane M. Pind, Dagrún Ellen Árnadóttir, Sigríður H. Gunnarsdóttir og Sædís Sigurbjörnsdóttir.

Fundarstjóri var Jóhanna Gunnlaugsdóttir og hún flutti einnig ávarp við þingslit. Þá var formlegri dagskrá afmælisársins jafnframt lokið. Af því tilefni voru bornar fram léttar veitingar í boði félagsvísindadeildar.

Dagrún Ellen Árnadóttir talar á málþingi 2007.

Hluti fyrirlesara á málþingi nemenda 2007.

18

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

Ólafur Þ. Harðarson, forseti félagsvísindadeildar, á málþingi 2007.

Lokaorð

Í tilefni af hálfrar aldar afmæli kennslu í bókasafns- og upplýsingafræði við Háskóla Íslands stóð skorin fyrir viðamiklu fyrirlestra- og ráðstefnuhaldi bæði á eigin vegum og í samvinnu við aðra. Alls voru það 15 viðburðir. Þeim fjölmörgu sem lögðu sitt af mörkum á afmælisárinu er þakkað: Fyrirlesurum og fundarstjórum, ljósmyndara, starfsfólki á skrifstofu félagsvísindadeildar og síðast en ekki síst öllum þeim sem tóku frá tíma til þess að mæta á afmælisatburðina. Atburðirnir voru jafnan vel sóttir og mæting yfirleitt á bilinu 50 til 100 manns. Á afmælisárinu sýndi sig hversu miklu fæst áorkað þegar starfsstétt bókasafns- og upplýsingafræðinga og bókasafns- og upplýsingafræðiskor taka höndum saman.

Heiðrún Dóra Eyvindardóttir tók myndirnar með þessari grein og einnig á næstu opnu.

Heimildir

Bókasafns- og upplýsingafræðiskor. (2005). Fyrsti fundur bókasafns- og upplýsingafræðiskorar háskólaárið 2005-2006, haldinn 22. september, 2005.

Jóhanna Gunnlaugsdóttir. (2006). Fifty years of library and information science education in Iceland. Í Education for library and information services. A festschrift to celebrate thirty years of library education at Charles Sturt University. [Electronic publication]. Charles Sturt University, 2006, s. 69-81. Aðgengilegt á: http://www.csu.edu.au/cis/ e_pubs.htm.

Abstract

At the end of an anniversary

During the academic year 2006-2007, the Department of Library and Information Sciences celebrated the 50th anniversary of instruction in the discipline at the University of Iceland. The first anniversary event was a seminar that was held on April 24, 2006 in cooperation with NORSLIS on research on behaviour in information seeking. On April 27, 2006 another seminar was held discussing research done by students in the Department. The Department B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

Jóhanna Gunnlaugsdóttir flytur erindi á fundi um mikilvægi skjalastjórnar við innleiðingu á gæðastjórnun.

staged several events on its own as well as sponsoring lec­ tures and conferences held by other parties in celebration of the anniversary. There were seven luncheon meetings held at regular intervals by the Department during the year. These covered: (1) marketing of libraries, (2) the cooperation of school librarians with administrators and teachers, (3) cataloguing of maps and photographs, (4) the Internet and web issues, (5) thesauri, (6) the diverse employment opportunities of graduates, and finally (7) the importance of records management in implementing quality management. The Department also participated in conferences held by others as previously mentioned.

Jóhanna Gunnlaugsdóttir, the chairman of the Anniversary Committee, discussed the history of education in the Department during the 50 years at the Annual Meeting of Information – the Icelandic Library and Information Science Association on October 6, 2006. She addressed the conference in the Social Sciences at the University of Iceland on October 27, 2006 as well as addressing the in­ ternational conference on cataloguing, Back to Basics – and Flying into the Futur, on February 1, 2007. A second confer­ ence was also held on March 23, 2007 and covered the past development and the future prospects for library and information science.The calendar of events was concluded in a seminar that was held on April 26, 2007 where students in the Department presented their research that was part of their final thesis.

19

Frá afmælisári

Sigurborg Brynja Ólafsdóttir talar á málþingi nemenda 2006.

Málþing 2006 – hluti fyrirlesara og gestir.

Svanhildur Eiríksdóttir talar á fundi um markaðssetningu bóka­safna.

Ragnhildur Bragadóttir og Ingveldur Hafdís Karlsdóttir á fundi um skráningu korta og mynda.

Ágústa Pálsdóttir, Stefanía Júlíusdóttir, Jóhanna Gunn­­laugsdóttir, Áslaug Agnarsdóttir og Ingibjörg Hall­björnsdóttir á Þjóðarspegli 2006, ráðstefnu félagsvísindadeildar Háskóla Íslands.

Ragna Björk Kristjánsdóttir á fundi um mikilvægi skjalastjórnar.

20

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

Halldóra Þorsteinsdóttir á nemenda­ráð­ stefnu 2007.

Undirbúningsnefnd ráðstefnunnar Back to Basic - and Flying into the Future, sem Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn stóð fyrir ásamt Nordic Research Library Associations Network (NFBN) og Upplýsingu.

Hluti gesta á ráðstefnunni Back to Basics - and Flying into the Future, sem Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn stóð fyrir ásamt Nordic Research Library Associations Network (NFBN) og Upplýsingu. Þjóðarspegill 2006, ráðstefna félagsvísindadeildar Háskóla Íslands. Stefanía Júlíusdóttir.

Kristín Ósk Hlynsdóttir, Hallfríður Baldursdóttir, Þórdís T. Þórarinsdóttir og Sigrún Klara Hannesdóttir landsbókavörður á móttöku Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns eftir ráðstefnuna Frumkvæði og fagmennska.

Sigrún Klara Hannesdóttir og Gitte Larsen voru báðar fyrirlesarar á ráðstefnunni Frumkvæði og fagmennska.

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

21

Dr. Ágústa Pálsdóttir

Frumkvæði og fagmennska Ráðstefna í tilefni af 50 ára afmæli kennslu í bókasafns­ og upplýsingafræði, haldin 23. mars 2007

B

ókasafns- og upplýsingafræði átti stórafmæli á síðasta háskólaári en 50 ár voru þá liðin frá því að kennsla hófst í greininni við Háskóla Íslands. Afmælinu var fagnað með margvíslegum hætti en þegar dagskráin fyrir afmælisárið var skipulögð var strax ákveðið að hápunktur afmælishaldanna ætti að vera ráðstefna þar sem fjallað yrði um þróun í kennslu og framtíðarhorfum greinarinnar. Sama kvöld skyldi haldin vegleg afmælishátíð þar sem bókasafns- og upplýsingafræðingar gætu komið saman og glaðst.

Kennsla í bókasafnsfræði við Háskóla Íslands hófst árið 1956 þegar dr. Björn Sigfússon, þáverandi háskólabókavörður, hóf að kenna greinina við heimspekideild. Upphaflega var námið hugsað sem viðbót við háskólapróf í annarri grein og var þá einkum horft til þeirra sem höfðu lagt stund á nám í íslenskum fræðum og sagnfræði og þóttu á þeim tíma sjálfsagðir starfsmenn stærstu bókasafnanna á Íslandi, Landsbókasafns Íslands og Háskólabókasafns. Einnig tók námið mið af því að vöntun var á starfskrafti hjá Háskólabókasafni en nemendur fengu nokkur hundruð tíma starfsþjálfun í safninu. Aðrar kennslugreinar voru flokkun og skráning, auk bókfræði og handritalesturs (Sigrún Klara Hannesdóttir, 1997).

Til að byrja með voru örfáir nemar skráðir í námið en alls luku 16 nemar B.A. prófi á fyrstu 10 árunum (1964-1973). Fyrsti neminn sem lauk B.A. prófi í greininni, árið 1964, var Svanlaug Baldursdóttir. En smám saman fjölgaði í nemahópnum og árin 19741983 luku 97 nemar prófi, árin 1984-1993 voru þeir orðnir 123 og 1994-2003 útskrifaðist 171 nemi. Árin 2004-2006 luku svo 60 nemar prófi og eru þeir þá alls orðnir 467 talsins (Sigrún Klara Hannesdóttir, 1997; Háskóli Íslands, án árs).

Straumhvörf urðu í kennslunni árið 1975 þegar Sigrún Klara Hannesdóttir var ráðin sem fyrsti lektorinn í greininni, en hún hafði áður starfað sem stundakennari. Ári síðar, þegar félagsvísindadeild Háskóla Íslands var stofnuð, var tekin ákvörðun um að bókasafnsfræðin yrði ein af greinunum innan hinnar nýju deildar og fluttist hún þá alfarið frá Háskólabókasafni (Sigrún Klara Hannesdóttir, 1997).

22

Áherslur í kennslunni hafa jafnan tekið mið af þeim breytingum sem hafa átt sér stað í þjóðfélaginu, einkum hefur tilkoma tölvutækninnar og síðar Internetsins haft þar mikil áhrif. Árið 1986 var ákveðið að breyta heiti greinarinnar í bókasafns- og upplýsingafræði sem þótti betur lýsa bæði náminu eins og það hafði þá þróast og jafnframt starfi stéttarinnar. Þegar farið var að huga að uppbyggingu framhaldsnáms við félagsvísindadeild brást greinin þegar við og hóf árið 1993 að bjóða upp á rannsóknartengt meistaranám í bókasafns- og upplýsingafræði fyrir þá sem höfðu lokið B.A. námi í greininni (Sigrún Klara Hannesdóttir, 1989). Árið 2004 hófst síðan MLISnám (Master of Library and Information Science) en það er ætlað fyrir þá sem hafa lokið grunnnámi í annarri námsgrein en bókasafns- og upplýsingafræði.

Einnig stendur doktorsnám til boða í samvinnu við NORSLIS (Nordic Research School in Library and Information Science) (Norslis, 2004). Óhætt er að segja að mikið vatn hafi runnið til sjávar síðan greinin var að stíga sín fyrstu spor sem háskólagrein. Á þeim tímamótum sem 50 ára afmæli kennslu í greininni er gefst gott tilefni fyrir stéttina til að staldra við, horfa vítt yfir sviðið og velta því fyrir sér hvernig námið hefur þróast hér á landi, en einnig að fræðast um það hvernig áherslur í kennslu hafa

Gestir á ráðstefnunni nutu góðra fyrirlestra og skemmtu sér líka vel.

Mynd: Heiðrún Dóra Eyvindardóttir.

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

Aðalfyrirlesarar ráðstefnunnar, Ken Haycock og Gitte Larsen, skemmtu sér vel á hátíðarkvöldverðinum. Mynd: Heiðrún Dóra Eyvindardóttir.

þróast annars staðar og hvaða hugmyndir innlendir og erlendir frumkvöðlar um kennslu og stefnumótun hafa um þróun þjóðfélagsins og hvernig bregðast má við í starfi, menntun og endurmenntun stéttarinnar.

Eins og áður segir hafði verið ákveðið að há­punkt­ ur afmælishaldanna yrði ráðstefna um þróun í kennslu og framtíðarhorfur greinarinnar. Undir­bún­ ingsnefnd afmælisráðstefnunnar var skipuð þeim dr.

Sigrúnu Klöru Hannesdóttur, þáverandi landsbókaverði, Guðrúnu Pálsdóttur, fulltrúa Upplýsingar – Félags bókasafns- og upplýsingafræða, og dr. Ágústu Pálsdóttur, dósent í bókasafns- og upplýsingafræði.

Nefndin fékk einnig til liðs við sig stóran og öflugan hóp af starfandi bókasafns- og upplýsingafræðingum sem komu að undirbúningi ráðstefnunnar og afmælis­ dagskrárinnar um kvöldið með einum eða öðrum hætti. Fljótlega kom upp sú hugmynd að skipa sérstaka skemmtinefnd til að undirbúa dagskrána um kvöldið og að fá í hana bókasafns- og upplýs­ ingafræðinga sem hafa út­skrifast með 10 ára millibili. Í skemmtinefndinni sátu þær Anna Torfadóttir (1976), Rósa Traustadóttir (1986), Hrafnhildur Þorgrímsdóttir (1996) og Hrafnhildur Tryggvadóttir (2006). Ragnhildur Bragadóttir var einnig með í B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

nefndinni en hún tók meðal annars að sér að semja og flytja skemmtiatriði.

Auk ráðstefnunefndar og skemmtinefndar lögðu fjölmargir aðilar undirbúningi ráðstefnunnar lið. Má þar nefna að Upplýsing – Félag bókasafns- og upplýsingafræða lánaði aðgang að forriti til að halda utan um skráningar á ráðstefnuna og Vala Nönn Gautsdóttir sá um vefsíðugerð fyrir hana. Einnig lagði Háskólinn til aðstoð við bókhaldsumsjón. Jafnframt fengust rausnarlegir fjárstyrkir frá menntamálaráðuneyti, Háskólasjóði Háskóla Íslands, félagsvísindadeild og Upplýsingu.

Ráðstefnan Frumkvæði og fagmennska. 50 ára afmæli kennslu í bókasafns- og upplýsingafræði, sem haldin var í fyrirlestrasal Þjóðminjasafns Íslands föstudaginn 23. mars 2007, var fjölsótt en rúmlega eitt hundrað manns sóttu hana. Ráðstefnan var sett af dr. Ágústu Pálsdóttur sem bauð gesti hennar velkomna og því næst fluttu dr. Kristín Ingólfsdóttir háskólarektor og dr. Ólafur Þ. Harðarson, forseti félagsvísindadeildar, ávörp. Fengnir voru tveir erlendir aðalfyrirlesarar sem eru frumkvöðlar í kennslu og stefnumótun, hvor í sinni heimsálfunni, til að fjalla um þróun fagsins, möguleika þess og framtíðarsýn.

Dr. Ken Haycock prófessor, sem er yfirmaður School of Library and Information Science, San José State University í Kaliforníu, fjallaði um þróun í bókasafnsog upplýsingafræði á 21. öldinni í sínu erindi. Og Gitte Larsen frá Danmarks biblioteksskole fjallaði um breytingar á hlutverki bókasafns- og upplýsingafræðinga og tengsl símenntunar og faglegrar þróunar. Aðrir fyrirlesarar voru dr. Sigrún Klara Hannesdóttir sem hélt erindi þar sem hún rakti hvað áunnist hefði á þeim 50 árum síðan námið hófst og hver framtíðarsýn þess er. Ágústa Pálsdóttir kynnti starfsemi Norslis sem er norrænn rannsóknarskóli um doktorsnám í bókasafns- og upplýsingafræði.

Einnig fjölluðu þrír íslenskir bókasafns- og upplýsingafræðingar, Þorsteinn G. Jónsson, dr. Guðrún Rósa Þórsteinsdóttir og Ingibjörg Sverrisdóttir, um það hvernig menntunin hefur nýst þeim í starfi og áframhaldandi námi. Í lok ráðstefnunnar fjallaði Ágústa Pálsdóttir um uppbyggingarstarf Sigrúnar Klöru Hannesdóttur við bókasafns- og upplýsingafræðiskor og þakkaði henni fyrir hennar mikla og góða frumkvöðlastarf í þágu greinarinnar. Fundarstjórar á ráðstefnunni voru þær Sólveig Þorsteinsdóttir og Gunnhildur Manfreðsdóttir.

Að ráðstefnunni lokinni bauð Landsbókasafn Íslands-Háskólabókasafn til móttöku í Þjóðar­bók­ hlöðu en því næst var gengið yfir á Hótel Sögu til hátíðarkvöldverðar í Ársal þar sem snædd var dýrindis máltíð sem var krydduð með tónlist, söng og gamanmálum. Veislugestir fóru meðal annars í hlát23

Hér má sjá nokkrar kjarnakonur í stéttinni við hátíðarkvöldverðinn. Frá vinstri: Ingibjörg Steinunn Sverrisdóttir, Guðrún Hannesdóttir, Þórdís T. Þórarinsdóttir, Kristín Björgvinsdóttir og Marta Hildur Richter. Úr myndasafni Þórdísar T. Þórarinsdóttur.

urjóga, fluttu söngatriði og frumsamin ljóð, kváðu rímur og spákona heimsótti samkomuna með kristalskúluna sína og spáði í framtíðina. Veislustjórn var í höndum Hólmkels Hreinssonar sem skilaði sínu hlutverki með mikilli prýði. Gaman er að geta þess að

undir hátíðardagskránni um kvöldið tilnefndi Þórdís T. Þórarinsdóttir, formaður Upplýsingar, Sigrúnu Klöru Hannesdóttur heiðursfélaga í Upplýsingu.

Kvöldinu lauk síðan með því að slegið var upp balli.

Skemmtinefndin hafði undirbúið kvöldið af kost-

Gestir í móttöku Landsbókasafns Íslands - Háskólabókasafns eftir ráðstefnuna. Mynd: Heiðrún Dóra Eyvindardóttir.

24

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

gæfni og er óhætt að segja að hún hafi staðið sig með miklum sóma.

Fyrir hönd bókasafns- og upplýsingafræðiskorar vil ég færa bestu þakkir til allra þeirra fjölmörgu sem sameinuðust um að leggja hönd á plóginn og veittu stuðning við að halda ráðstefnuna og afmælishátíðina um kvöldið.

Heimildir

Háskóli Íslands (án árs). Brautskráningar kandídata. Sótt 13.12.2007, http://www.hi.is/id/1001815 Norslis: Nordic Research School in Library and Information Science (2004). Sótt 13.12.2007, http://www.norslis.net/ Sigrún Klara Hannesdóttir (1989). Framtíðarstefna í bókasafns- og upplýsingafræði við Háskóla Íslands. Erindi flutt á málþingi félags bókasafnsfræðinga í Gerðubergi 11. mars 1989, nokkuð breytt. Bóka­ safnið, 13(1): 33-35.

Sigrún Klara Hannesdóttir (1997). Kennsla í bókasafns- og upplýsinga­ fræði 1956-1996. Í: Guðrún Pálsdóttir og Sigrún Klara Hannesdóttir (ritstj.). Sál aldanna: Íslensk bókasöfn í fortíð og nútíð. [Reykjavík]: Félagsvísindastofnun Háskóla Íslands, Háskólaútgáfan, s. 403-515.

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

Abstract

Iniative and professionalism: conference to celebrate 50 years of library education in Iceland

In the academic year of 2006 to 2007 there were 50 years since education in library science education in Iceland began. This occasion was celebrated with a one-day conference, Frumkvæði og fagmennska, on the fu­ture of library and information science education. After the conference there was a reception by the invitation of the National and University Library. This was followed by a gala-dinner, entertainment and dancing. The article starts by giving a brief overview of the main occasions in the teaching of library and information science from the beginning, andthen goes to discussion of the conference and the celebration in the same evening. The conference was held on March 23rd 2007 and was very well attended, with around 100 guests. Among the invited speakers at the conference were Dr. Ken Haycock, Professor at the School of Library and Information Science, San José State University in California and Gitte Larsen from The Royal School of Library and Information Science, Denmark. Dr. Ken Haycock presented a paper on 21st century librarianship: new clients, new tools and new attitudes. In her paper Gitte Larsen discussed continuing education and the pro­spects and needs of the profession to keep up with the rapid changes in our societies. Other speakers at the conference were for example Dr. Sigrún Klara Hannesdóttir, professor emeritus, who spoke about the development in library and information science education in Iceland in the past 50 years and what had been achieved by it.

25

Alexandra Þórlindsdóttir

Metadata Samantekt þriggja fyrirlestra af ARMA ráðstefnunni í Baltimore 7.­10. október 2007

Síðastliðin október sótti ég ARMA (American Records Management Association) ráðstefnu í Baltimore. Þar kenndi ýmissa grasa í fyrirlestrum og hér fyrir neðan er samantekt úr þremur fyrirlestrum sem ég fór á undir yfirskriftinni Metadata. Áður en lengra er haldið er rétt að útskýra hugtakið metadata. Algengasta útskýringin á metadata er gögn um gögn, nánar tiltekið gögn sem lýsa gögnum eða segja okkur hvað um sé að ræða. Metadata nýtist við að finna gögn eftir lýsingu þeirra frekar en staðsetningu. Íslenska orðið yfir metadata er lýsigögn og verður það notað héðan í frá.

Fyrstu tveir fyrirlestrarnir fjölluðu um hvað lýsigögn eru. Þegar rafrænt skjal verður til fylgja því frá upphafi lýsigagnaupplýsingar. Dæmigerð lýsigögn úr word skjali innihalda til dæmis heiti skjals, stærð þess, hvenær það var búið til og hvenær því var breytt.

Lýsigögn verða til á tvo vegu, annars vegar eru það sjálfvirkar kerfisupplýsingar og hins vegar eru upplýsingar eða lýsingar sem við setjum inn sjálf. Á veraldarvefum taka leitarvélar í sífellt meiri mæli mið af hvers kyns lýsigögnum. Það er því mikilvægt að skrá meðvitað lýsigögn með það í huga hvernig eigi að finna efnið. Auðveldara er að finna vel skráð efni og það fær meira vægi í leitarniðurstöðum.

Lýsigögn gegna einnig mikilvægu hlutverki í skjalastjórn. Þau vernda sönnunargildi skjala, tryggja og stjórna aðgengi, auka skilning og hjálpa til við að staðsetja gögn. Áhugaverð aðferð við notkun lýsigagna var tekin fyrir í fyrirlestri sem fluttur var af Miroslav Sirl.

Hugmynd hans fól í sér að setja rafræn lýsigögn á pappír. Með því að nota pappír sem miðil fyrir lýsigögn má komast hjá skjalafalsi. Í dag búum við yfir fjölbreyttri tækni sem hægt er að nota til þess að vista stafræn gögn beint á pappír. Fyrirtækið HP Labs á Indlandi hefur þróað tækni sem gengur út á að setja vatnsmerki á bakhlið pappírs sem hefðbundinn

26

skanni les merkingu úr með hugbúnaði sem fyrirtækið hefur hannað. Hægt er að sannreyna upplýsingar í gegnum vefsíðu á þeirra vegum.

Með þessari tækni er hægt að setja inn upplýsingar um höfund skjals, fjölda blaðsíðna, leyndar upplýsingar, mynd og rafræna undirskrift sem varpað er á skjalið sjálft. Einnig má nota punktamynd eða strikamerki til að setja þessar upplýsingar inn í skjalið sem skannar eru síðan látnir lesa. Inn í skjalið er hægt að bæta við upplýsingum um breytingar á skjalinu jafnóðum ásamt dagsetningum. Þannig getur viðtakandi séð í gegnum skanna hvenær skjalinu hafi síðast verið breytt og af hvaða einstaklingi. Þó svo að pappír og stafræn gögn komi út úr mismunandi umhverfi höfum við tilhneigingu til þess að meðhönda rafræn gögn eins og þau séu á pappír.

Rafræn gögn búa hins vegar yfir tæknimöguleikum sem hingað til hafa ekki náð yfir á pappír. Þetta dæmi hér fyrir ofan er tilraun til þess að nota rafræna tækni og varpa henni yfir á pappír. Þessi leið gefur okkur nýja sýn, ekki aðeins á notkun lýsigagna heldur einnig sterkari tengsl milli rafrænna gagna og pappírsgagna. Þetta verður sífellt mikilvægara þegar skjalastjórnunarkerfin eru að færast frá pappír í rafrænt form. Á ARMA ráðstefnunni var af mörgu að taka og komst ég ekki yfir nema brot af því sem í boði var og vakti áhuga minn. Fjöldi fólks sem kemur að skjalastjórn safnast þarna saman víðs vegar úr heiminum. Fyrir utan fyrirlestra er EXPO sýningin þar sem hægt er að sjá hvað verið er að bjóða upp á í hugbúnaði, tækni og geymslulausnum. Ekki má svo gleyma partíunum þar sem gefst tækifæri til þess að hitta fólk sem er að fást við sömu áskoranir í sínum daglegu störfum. Fyrir þá sem hafa áhuga verður næsta ARMA ráðstefna 20.-23. október í Las Vegas.

Hægt er að lesa nánar um hana á slóðinni: http:// www.arma.org/conference/2008/index.cfm

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

Ólöf Benediktsdóttir

Fræðasamfélög

B

ókasafns- og upplýsingafræðingar fást við að flokka, skipuleggja og endurheimta þekkingu.

Vísindaheimspeki, þekkingarfræði og félagsfræði þekkingar eru þó hugtök sem of lítið hafa tengst kennslu og rannsóknum í bókasafns- og upplýsingafræði. Ýmislegt bendir þó til að þetta sé að breytast og nýlega hafa birst greinar í mikilvægum tímaritum þar sem fjallað er ítarlega um þessi efni (Journal of Documentation, 2005; Knowledge Organization, 2003). Það sem hér fer á eftir er hluti af MLIS ritgerð minni (okt. 2006) sem fjallaði um fræðasamfélag í forníslenskum fræðum og er sjónarhornið því einkum hugvísindalegt. Ég tel mikilvægt að koma hugmyndafræðinni á framfæri og vona að hún verði einhverjum hvatning til félagsmiðaðra rannsókna á íslenskum fræðasamfélögum.

Með því að athuga afmarkaða þætti fræðasamfélags með eigindlegum aðferðum, fæst mikilvæg vitneskja um upplýsingaleiðir fólks, aðbúnað þess á bókasöfnum og rannsóknarstofnunum en ekki síður um fræðigreinina og rannsóknaraðferðirnar. Þessa vitneskju er beinlínis hægt að nýta á sérfræðisöfnum til að stuðla að betri þjónustu og aðbúnaði fólks við fræðastörf.

Fræðilegt gildi felst í því að leiða í ljós ákveðin sérkenni á ýmsum tegundum fræðasamfélaga, t.d. hvernig þekkingin mótast og miðlast innan þeirra og hvaða öfl í samfélaginu og menningunni hafa áhrif á það ferli. Í því sambandi tel ég mikilvægt að líta á bókasafns- og upplýsingafræði sem þverfaglega fræðigrein, þar sem góð þjónusta og stuðningur við upplýsinga- og heimildaöflun á ákveðnum sviðum byggist á rannsóknum og víðtækri þekkingu á fræðasviðum. Ég tel að bókasafns- og upplýsingafræðin hafi þörf fyrir að fara nýjar leiðir í rannsóknum og að það séu margar spennandi leiðir tiltækar, einmitt með því að nýta sér aðferðir félagsvísindanna og jafnvel ýmissa hugvísindagreina og byggja þær á þekkingarfræðilegum grunni.

Hugmyndafræði og kenningar um fræðasamfélög

Hugmyndafræði fyrirbærafræðinnar, sem er mjög mikilvæg í félagsvísindum, er áhugaverð afstaða við B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

rannsóknir á þekkingarsviðum eða fræðasamfélögum. Heimspekingurinn Edmund Husserl er upphafsmaður þeirrar stefnu, sem kom fram á fyrstu áratugum 20. aldar. Hann taldi að best væri að rannsaka alla hluti út frá skynjaðri reynslu mannsins og aðstæðum hverju sinni, svo sem stað og tíma, félagslegum aðstæðum eða sálarástandi. Rannsakandinn verður að gæta þess að útiloka sínar eigin fyrirfram ákveðnu skoðanir, reynslu eða innsæi. Þetta kallaði Husserl „Epoche“ (Budd, 2005). Í upplýsingafræði er fyrirbærafræðin mikilvæg til að gera sér grein fyrir að fólk skynjar og túlkar upplýsingar á mismunandi hátt og að þær koma ekki að gagni, fyrr en einhver hefur móttekið þær og gert úr þeim þekkingu. Þetta er mikilvægt sjónarhorn við rannsóknir á fræðasamfélögum (Budd, 2005 og Creswell, 1998). Kenningar um táknbundin samskipti falla einnig vel að rannsóknum í upplýsingafræði. Þær fela það í sér að maðurinn gefi hlutum eða fyrirbærum merkingu með félagslegum samskiptum og túlkun (Budd, 2005). Ýmsir merkir heimspekingar og vísindasagnfræðingar hafa haft mikil áhrif á viðhorf nútímamanna til vísinda- og fræðasamfélaga. Bandaríski eðlisfræðingurinn og vísindasagnfræðingurinn Thomas Kuhn lýsti því í bók sinni The Structure of Scientific Revolutions árið 1962, hvernig skeið kyrrstöðu og byltinga skiptast á í fræðasamfélögum, hvernig frávik (e. anomaly) þróast smám saman út frá gildandi viðmiðum (e. paradigms) og leiða síðan til umbyltingar á þekkingarforðanum. Á meðan á þessu stendur, verður togstreita og deilur í fræðasamfélaginu, eins konar breytingaskeið, á meðan nýjar kenningar hasla sér völl. Byltingarnar leiða stundum til þess að nýjar vísindagreinar klofna út frá þeim gömlu eða alveg ný þekkingarsvið verða til. Vísindasamfélagið stendur vörð um ákveðnar hefðir og reynir að viðhalda þeim, í stað þess að reyna að afsanna kenningar að dómi Kuhn. Hann talaði um ósammælanleika fræðasamfélaga, þar sem hvert þeirra hefði sína „orðabók“. Þessar mismunandi orðabækur valda stundum samskiptaörðugleikum og nauðsynlegt er að muna hvaða málsamfélagi hver þeirra tilheyr27

ir. Þessa sam­skiptaörðugleika kallaði Kuhn kreppu (Kuhn, 1970 og 1994).

Um miðja 20. öld setti Vínarheimspekingurinn Karl. R. Popper fram kenningu sína um afsönnun í vísindum. Þar sýnir hann fram á hvernig vísindin þróast með því að nýjar og betri kenningar velta þeim eldri og úreltu úr sessi. Hann hélt því fram að aldrei væri hægt að setja fram endanleg sannindi, allar kenningar yrðu með tímanum ófullnægjandi og þá yrði að setja fram nýjar. Kenningar væri þannig aldrei hægt að sanna en hins vegar ætti að leitast við að afsanna þær. Samkvæmt kenningum Poppers er gagnrýni besta leiðin til að tryggja framfarir í vísindum og í þjóðfélaginu öllu. Verkefni mannsins er að takast á við stöðugar breytingar og setja fram nýjar hugmyndir (Magee, 2002 og Popper, 1994).

Richard Whitley, félagsfræðingur á sviði viðskipta, höfundur bókarinnar The Intellectual and Social Organization of the Sciences, sem kom fyrst út árið 1984, hefur greint fræðasamfélög eftir því hve fræðilega háð þau eru öðrum og eftir því hve vinnuferlið í þeim er óformlegt. Hann flokkar þau niður eftir því hvernig þessir þættir fléttast saman. Í fyrra hugtakinu, þ.e. hve greinar eru fræðilega háðar hver annarri, felst að þær eru annars vegar virkniháðar, þ.e. varðandi aðferðir og tækni, og hins vegar matsháðar, þ.e. hvað varðar mælikvarða sem eru notaðir til að meta mikilvægi rannsókna. Venjulega fylgist þetta að þannig að grein sem er tæknilega háð annarri þarf að nota svipaða mælikvarða á rannsóknirnar. Greinar, sem nota svipaða mælikvarða, þurfa hins vegar ekki í eins miklum mæli að vera tæknilega háðar hvor annarri.

Mikill munur getur verið á greinum að þessu leyti því sumar þróa með sér mjög sérhæfðar aðferðir, sem eru illskiljanlegar í öðrum fræðasamfélögum, en aðrar nota mjög svipuð kenningakerfi. Ef greinar eru mjög virkniháðar öðrum greinum er innra kerfi þeirra veikara og það hvetur til þverfaglegri tækni og aðferða. Ef þær eru matsháðar öðrum greinum hvetur það til samræmingar mælikvarða, markmiða og skipulags við lausnir vandamála. Þá skiptir vísindasamfélagið sem heild meira máli og forgangsröðun greina og umbun verða mikilvægari (Whitley, 2000). Í seinna hugtakinu, verkóvissuþættinum, felst annars vegar tæknileg eða aðferða­fræðileg óvissa og skipulagsleg óvissa hins vegar.

Tæknilegi óvissuþátturinn fer eftir því hve fastmótuð bakgrunnsþekking er í fræðigreinum, hve skipulagt rannsóknarferlið er og hversu ljóst mikilvægi árangurs og nýnæmis er í rannsóknum. Þar sem þessi óvissuþáttur er mikill verða oft deilur um túlkun niðurstaðna og aðferðafræðin fljótandi og persónuleg.

28

Skipulagslegi óvissuþátturinn snýst um viljann til að íhuga vandamál af ýmsum toga og forgangsröðun á þeim og til að leyfa eða þola aðra nálgun en þá sem er ríkjandi eða hefðbundin. Mikil óvissa í þessu efni veldur óstöðugleika og markmiðin vilja stundum verða óljós (Whitley, 2000).

Túlkunarfræðin hefur haft mikil áhrif í hugvísindum og er einkum mikilvægt sjónarhorn við rannsóknir á fræðasamfélögum sem stunda textarannsóknir. Á þessari öld hafa þeir Heidegger og síðar Gadamer haft mest áhrif. Gadamer lagði áherslu á nauðsyn þess að hafa forsendur til að skilja texta. Hver ný kynslóð túlkar texta á nýjan hátt. Þannig myndast nýr skilningur, spurningar og sjóndeildarhringar. Hann taldi líka að túlkandi gæti aldrei verið hlutlaus, heldur setti svip sinn á túlkunina (Skirbekk og Gilje, 1999). Þegar fjallað er um fræðasamfélög nútímans verður heldur ekki hjá því komist að skoða þau í ljósi póstmódernisma og formgerðarfræða sem komu fram á síðari hluta 20. aldar og hafa haft gífurleg áhrif á afstöðu manna til þekkingar og fræða, jafnt í fræðasamfélögum, eins og bókmenntafræði, sagnfræði, heimspeki og félagsfræði, og utan þeirra og valda því að það sem áður þótti gott og gilt er tekið til rækilegrar endurskoðunar og nýsköpunar. Í riti sínu Sturlun og óskynsemi. Saga sturlunar á skynsemisöld, sem kom fyrst út árið 1961, benti franski heimspekingurinn og formgerðarsinninn Michel Foucault á nauðsyn þess að þekkja forsendur og formgerð þekkingar á hverjum tíma. Hvernig þekking væri alltaf afstæð og aldrei algildur sannleikur, heldur mótaðist af orðræð­unni og væri ætíð barn síns tíma (Foucault og Matthías Viðar Sæmundsson, 1998). Foucault gerði einnig merkilega úttekt á fræðigreinum sem orðræðusamfélögum í bókinni The Archaeology of knowledge (ísl. Fornminjafræði þekkingar­innar) sem kom út árið 1969 (Foucault, 1989). Í greininni Skipan orðræðunnar talar hann m.a. um sannleiksgildi í vísindum eða fræðigreinum.

Hann segir að þær séu myndaðar af sannindum jafnt og ósann­indum sem þjóni ákveðnum hlutverkum og hafi sögulegan áhrifamátt.

Nýjar stefnur í heimspeki og félagsfræði leiða af sér ný og ný fræðileg sjónar­horn á hverjum tíma og tveir aðrir franskir formgerðarsinnar, Roland Barthes og Jacques Derrida, hafa á síðustu áratugum haft mikil áhrif á viðhorf manna til þekkingar með kenn­ ingum sínum um afbyggingu og orðræðugreiningu (Magee, 2002; Derrida, 1991).

Ekki verður heldur litið fram hjá hinum feminísku fræðum, sem blómstruðu um og eftir 1970 og settu mark sitt á mörg fræðasamfélög. Í hugvísindum og félagsvísindum hófu konur að kanna fræðin út frá sjónarhornum kvenna og barna og minnihlutahópa BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

og notuðu til þess ýmsar nýjar og byltingarkenndar aðferðir. Fræðasamfélög, sem áður höfðu einkennst af karlveldi, brugðust stundum illa við en nú eru kynjafræðin sjálfsagður og mikilvægur hluti af kenninga- og aðferða­fræði­kerfinu.

Hraðar breytingar í heiminum, samfara alþjóðahyggjunni og miklum fólks­flutningum og nú á síðustu árum væringum á milli trúarsamfélaga, hafa í för með sér ný viðhorf og rannsóknaraðferðir í hug- og félagsvísindum. Hér á landi hefur, t.d. á síðustu árum, farið fram rækileg endurskoðun á hinum þjóðernislegu viðhorfum sem voru fylgifiskur sjálfstæðisbaráttunnar og e.t.v. varnaraðferð lítillar þjóðar í stórum heimi. Þessi endurskoðun hefur rækilega sett mark sitt á rannsóknir í t.d. sagnfræði, mannfræði og þjóðfræði. Breytingar á íslensku þjóðfélagi, sem færist æ nær því að verða fjölþjóðlegt, hafa t.d. leitt af sér miklar umræður um breytingar á tungumálinu sem hefur sett svip sinn á orðræðu um íslensk fræði og fræðasamfélagið allt. Ekki síst hefur aukin menntun þjóðarinnar og meiri samskipti milli háskóla víða um heim aukið víðsýni og innleitt ný viðhorf í fræðasamfélögum. Við allt þetta verður samruni á milli fræðigreina og nýjar spretta upp. Fólk bindur sig ekki við eina grein heldur leitar óhrætt eftir þekkingu úr öllum áttum og lætur hefðirnar ekki hefta sig.

Hér að ofan hef ég gert nokkra grein fyrir hugmyndafræðinni sem rannsóknir á fræðasamfélögum byggja á en vík nú nánar að greiningu á þekkingarsamfélögum sem rannsóknaraðferð innan bókasafns- og upplýsingafræði.

Greining á þekkingarsviðum og fræðasamfélögum

Hugtakið þekkingarsvið (e. domain), í bókasafns- og upplýsingafræði, hefur einkum verið notað í sambandi við flokkunar- og efnisorðakerfi eða handbókafræði mis­munandi fræðigreina. Það er heldur ekkert nýtt í fræðunum að kanna upplýsinga­leiðir fræðasamfélaga eða stétta. Einnig er talað um verufræði (e. ontology) fræðigreina og er þá átt við fagleg kerfisbundin flokkunarkerfi sem byggjast að miklu leyti á notkun tölvutækni og krefjast náinnar samvinnu sérfræðinga á fagsviðum og upplýsingafræðinga.

Hugtökin þekkingar- og fræðasvið skipta máli í ýmsum fræðigreinum og innan félagsvísinda tíðkast að gera nákvæmar kann­anir á ákveðnum samfélagshópum eða rýmum. Í bókasafns- og upplýsingafræði er þessi tegund kannana á þekkingarsviðum tiltölulega nýtilkomin, eftir því sem mér sýnist af greinum um efnið. Í fræðasamfélögum gilda ákveðin lögmál, sem bæði geta verið einkennandi fyrir ákveðna fræðigrein, en eins sameiginleg einkenni sem eru á þeim flestum.

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

Þau þróast og breytast í takt við tímann, þekking úreldist og ný tekur við.

Hugmyndafræðin, sem liggur að baki greiningar á fræðasamfélögum (e. domain analysis), er mjög í anda félagslegrar mótunarhyggju sem gerir ráð fyrir að þekkingin sé félagslega sköpuð og mótist af samfélags­legum áhrifum og samskiptum við aðra. Þótt greiningin snúist einkum um fræðasamfélög sem slík er einstaklingurinn líka inni í myndinni en út frá félagslegu sjónarhorni.

Upplýsingaleit og upplýsingaheimt á ákveðnum þekkingar- eða fræðasviðum, sem hefur verið mjög vinsælt rannsóknarefni í bókasafns- og upplýsingafræði á síðustu áratugum, hefur einkum byggst á sálfræðilegum eða menntunar­fræðilegum kenn­ingum. Þessi hugmyndafræði kom fram um 1970 og var mikill léttir frá hinum pósitívisku aðferðum sem höfðu einkennt fræðin mjög lengi. Hún hentar vel við einstaklingsmiðaðar rannsóknir, auk þess sem ýmis gagnleg hugtök hafa þróast með henni (Hjørland, 2004; Talja, 2005). Hún hefur á síðustu árum verið gagn­rýnd nokkuð, með þeim rökum að einstaklingurinn sé yfirleitt alltaf hluti af þekkingarsamfélagi eða félagslegu rými og sál- og menntunarfræðilegar kenningar séu ekki gagnleg hugmyndafræði í því samhengi. Innan upplýsingafræðinnar sé vænlegra að kynna sér þekkingarsvið sem orðræðu-samfélög.

Skipulag þekkingar, uppbygging, sam­vinnu­­form, fagmál og samskiptaleiðir, upplýsingakerfi og forgangsröðun endurspegli vinnuframlag þeirra og mikilvægi í samfélaginu (Hjørland og Albrechtsen, 1995). Greining á þekkingar- eða fræða­samfélögum er félagsmiðuð og þarf því á þeirri tegund þekkingarfræði að halda (Talja, 2005).

Danski upplýsingafræðingurinn Birger Hjørland, sem er einn helsti talsmaður þessarar rannsóknaraðferðar, hefur skrifað mikið um tengsl þekkingarfræði og upplýsinga­fræði. Hann leggur mikla áherslu á að upplýsingafræðin skapi sér þekkingar­fræðilegan og heimspekilegan grundvöll og telur að greining á fræðasviðum sé góð aðferð til að öðlast færni sem bókasafnsog upplýsingafræðingur á sérfræðisöfnum. Þar þurfi að hafa góða innsýn í viðkomandi fræðasamfélag til að geta veitt betri þjónustu sem sérfræðingur í upplýsingaöflun. Þó svo fólk skipti um starfsvettvang og starfi á mismunandi söfnum komi slík innsýn ævinlega að gagni, því ef fólk hefur aflað sér ítarlegrar þekkingar á einu fagsviði megi auðveldlega yfirfæra vissa þætti eða aðferðir yfir á annað. Ekki þurfi að leggja stund á viðkomandi fræðigrein, heldur hafa góða þekkingu á upplýsingaleiðum, aðferðafræði, straumum og stefnum í fræðigreinum og þeim lögmálum sem gilda í slíkum sam­félögum.

Hjørland telur þörf á nytjahyggjuraunsæi í fræði29

greininni í anda vísinda­heim­spekingsins Thomas Kuhn. Það tengist þverfaglegum samskiptum og feli í sér raunsæja skoðun á þekkingarumhverfi notandans (Hjørland, 2004).

Hugtakið þekkingarsvið, hefur verið skilgreint sem vísindagrein eða fræða­svið en það getur líka verið orðræðusamfélag, tengt t.d. stjórnmálaflokki, trúarbrögðum, starfsgrein eða tómstundaiðju (Hjørland, 2004). Hjør­land og Hartel (2003) telja þekkingarsvið í grundvallaratriðum byggjast á þrenns konar kenningum og hugtökum: 1. Verufræðilegum kenningum og hugtökum um það sem fólk fæst við 2. Þekkingarfræðilegum kenningum og hugtökum um þekkingu og þekkingar­leiðir, ásamt aðferðafræðilegum lögmálum um hvernig hlutir eru rannsakaðir 3. Félagslegum hugtökum um hóp fólks sem tengist viðfangsefni Þekkingar- eða fræðasamfélög þurfi að skilgreina sem slík og séu ekki fast og óbreytanlegt hugtak. Það sé ekki hægt að fella þar undir hvað sem er, heldur krefjist hugtakið vandlegrar skilgreiningar og röksemda­færslu. Það má e.t.v. segja að hér hafi í fyrsta sinn verið reynt að skilgreina hugtakið á fræðilegan hátt, sem ákveðna rannsóknar­leið í bókasafns- og upplýsingafræði, innan hinna félagsfræðilegu hefða.

Hjørland (2002) hefur sett fram 11 leiðir til greiningar á þekkingarsamfélögum fyrir bókasafns- og upplýsingafræðinga á sérsviðum, þ.e. (lauslega þýtt): 1. Útbúa og meta faglegar leiðbeiningar um upplýsingaöflun og faggáttir 2. Útbúa og meta sérhæfð flokkunarkerfi og efnislykla 3. Rannsaka og afla sér færni í efnisorðagjöf og endurheimt á sviðinu 4. Afla sér þekkingar á notendakönnunum á viðkomandi sviðum 5. Gera bókfræðilegar kannanir og túlka þær 6. Gera sögulegar kannanir á upplýsingakerfum og þjónustu á sérsviðum 7. Kanna tegundir gagna (rita) og mismunandi stefnur á þekkingarsviðum 8. Gera þekkingarfræðilegar og gagnrýnar rannsóknir á mismunandi sjónar­hornum, viðhorfum og áhugasviðum innan fræðigreina 9. Kynna sér fagmál, (e. LSP - languages for special purposes) og orðræðu­grein­ingu á þekkingarsviðum 10. Kynna sér vísindaleg og fagleg samskipti á sérsviðum 30

11. Kynna sér faglega þekkingu um tölvufræði og gervigreind Hann hefur svo útfært hvern þátt um sig nánar.

Sumar þessara leiða hafa bókasafns- og upplýsingafræðingar lengi fengist við en aðrar ekki, enda þótt þær séu þekktar í öðru samhengi.

Hér má nefna nokkur dæmi þar sem farnar hafa verið mismunandi leiðir við kannanir á þekkingarsamfélögum.

Rannsókn Carole L. Palmer og Laura J. Neumann (Palmer og Neumann, 1999) snýst um það hvernig hugvísindamenn, sem stunda þverfaglegar rannsóknir, leita að og nota upplýsingar. Þær athuga hvernig upplýsinga er aflað, þær notaðar, unnið úr þeim, dreift og hvernig tæknin hefur áhrif á ferlið. Þær taka viðtöl sem þær greina en nota líka bókfræðilega greiningu og greiningu á textum sem fræðafólkið hefur skrifað. Þær beita líka aðferð grundaðrar kenningar á gögnin.

Jenny Fry (2004) hefur rannsakað hvernig kenning Whitley’s um það hve greinar eru háðar hver annarri og um óvissuþátt má nota sem ramma til að skilja líkindi og mismun á upplýsinga­hegðun milli fræðasviða. Hún byggir á eigindlegum aðferðum við að skoða þetta í þremur fræðasamfélögum í raunvísindum, félagsvísindum og hug­vísindum. Hún skoðar tengsl á milli formlegra og óformlegra upplýsingaleiða og hvernig þau birtast í raf­rænum afurðum á milli fræðasviða.

Michael Olsson (1998 og 1999) gerði í doktorsrannsókn sinni athugun á upplýsinga­hegðun í félagslegu samhengi, byggða á orðræðugreiningu í anda Foucault. Hann notaði hóptilvitnanagreiningu til þess að greina mismunandi orðræðusamfélög upplýsinga­ fræðinga. Út frá því greindi hann svo félagsleg samskiptanet. Þau notaði hann svo til að athuga og skilja tengslin í orðræðu­samfélögunum og skilja hvaða hlutverki þau gegna við upplýsingahegðun. Í meistararitgerð sinni kannaði Guðrún Pálsdóttir (1999) upplýsingaleiðir og heimildaöflun íslenskra náttúruvísindamanna. Markmið hennar var að kanna hversu vel íslensk bókasöfn nýttust þeim og hversu víða þeir leituðu upplýsinga. Í MLIS ritgerð minni „Forníslensk fræði – fjölþætt samfélag“ (2006) skilgreindi ég formgerð, vinnuumhverfi, aðferðafræði og samskipamynstur fræðasamfélagsins og reyndi þar með að sýna fram á hvað einkenndi það og greindi það frá öðrum. Þetta gerði ég með eigindlegum rannsóknaraðferðum og nálgunarleið etnógrafíunnar en á þann hátt er hægt að skoða upplýsingaöflun, notkun og miðlun upplýsinga og vinnuaðstöðu fólks í samhengi.

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

Samantekt

Ýmsar kenningar í vísindaheimspeki, þekkingarfræði og félagsfræði þekkingar eru mikilvægar við rannsóknir á þekkingar- og fræðasamfélögum. Skilningur á því hvernig fólk skynjar og túlkar upplýsingar og um táknbundin samskipti eru þar nauðsynlegar forsendur. Merkar kenningar um framþróun þekkingar og vísinda, sem komu fram á 20. öld, má einnig nýta sér.

Straumar og stefnur í heimspeki og félagsfræði, eins og feminismi, formgerðarstefna og postmodernismi hafa haft mikil áhrif í fræðasamfélögum og er nauðsynlegt að skoða þau með tilliti til þess. Þekkingar- eða fræðasamfélög er hægt að skilgreina útfrá ákveðnum for­sendum en þau eru hvorki föst né óbreytanleg stærð heldur eitthvað sem þarf að skilgreina hverju sinni. Við greiningu á þeim er hægt að fara ýmsar leiðir og kanna ýmsa þætti þeirra til að fá heildarmynd. Beita má mismunandi aðferðum, eftir því hvaða þætti verið er að athuga. Það er þó óhjákvæmilegt að líta á þau útfrá félagslegu sjón-

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

arhorni, þar sem hver einstaklingur er hluti af félagslegu rými og þekkingin innan þess myndast og mótast af áhrifum og samskiptum við aðra.

Heimildaskrá

Barthes, R. (1991 a). Dauði höfundarins. Spor í bókmenntafræði 20. aldar. (bls. 173-180). Reykjavík: Bókmenntafræðistofnun Háskóla Íslands.

Barthes, R. (1991 b). Frá verki til texta. Spor í bókmenntafræði 20. aldar. (bls. 181-190). Reykjavík: Bókmenntafræðistofnun Háskóla Íslands.

Barthes, R. (2004). Criticism and truth. London: Continuum.

Budd, J.M. (2005). Phenomenology and information studies. Journal of Document­ation, 61(1), 44-59.

Creswell, J.W. (1998). Qualitative inquiry and research design. Choosing among five traditions. London: Sage.

Derrida, J. (1991). Formgerð, tákn og leikur í orðræðu mannvísindanna.

Spor í bókmenntafræði 20. aldar. (bls. 129-152). Reykjavík: Bókmennta­ fræðistofnun Háskóla Íslands.

Foucault, M. (1989). The Archaeology of knowledge. London: Routledge.

Foucault, M. (1991). Skipan orðræðunnar. Spor í bókmenntafræði 20. aldar. (bls. 191-226). Reykjavík: Bókmenntafræðistofnun Háskóla Íslands.

31

Foucault, M. (1998). Sturlun og óskynsemi. Saga sturlunar á skynsemisöld [3 kaflar]. Útisetur. (bls. 25-149). Reykjavík: Bókmenntafræðistofnun Háskóla Íslands.

Fry, J. (2004). Scholarly research and information practices: a domain analytic approach. Information Processing & Management, 42(1), 299-316.

Guðrún Pálsdóttir. (1999). Innan seilingar. Upplýsingaleiðir vís­inda­manna og öflun heimilda. Bókasafnið, 24, 38-45.

Hjørland, B. (1997). Information seeking and subject representation.

An activity-theoretical approach to information science. Westport: Greenwood Press.

Hjørland, B. (2002). Domain analysis in information science: eleven approaches – traditional as well as innovative. Journal of Documentation, 58(4), 422-462.

Hjørland, B. (2004). Domain analysis: A socio-cognitive orientation for information science research. Bulletin of the American Society for Information Science and Technology, 30(3), 1-7.

Hjørland, B., Albrechtsen, H. (1995). Toward a new horizon in information science: Domain-analysis. Journal of the American Society for Information Science, 46(6), 400-426.

Hjørland, B., Hartel, J. (2003). Afterword: Ontological, epistemological and socio­logical dimensions of domains. Knowledge Organization, 30(3-4), 239-245.

Journal of Documentation. (2005). Special Issue: Library and information science and the philosophy of science. 61(1).

Jósef Gunnar Sigþórsson. (2005). Sagan sem sjónarhorn. Um sagnfræði, póst­módernisma og viðtökufræði. Saga. Tímarit Sögufélags, 43(1), 81-110.

Knowledge Organisation. (2003). 30(3-4) Kuhn, T.S. (1970). The structure of scientific revolutions. Chicago: University of Chi­cago Press.

Kuhn, T.S. (1994). Hvað hefur gerst eftir Gerð vísindabyltinga?

Heimspeki á tuttugustu öld. Safn merkra ritgerða úr heimspeki aldarinnar. Reykjavík: Heimskringla MM. Magee, B. (2002). Saga heimspekinnar. Reykjavík: Mál og menning.

Matthías Viðar Sæmundsson. (1998). Blendin köllun postulans. Útisetur. (bls. 267-346). Reykjavík: Bókmenntafræðistofnun Háskóla Íslands.

New technologies for the humanities. (1996). London: Bowker Saur.

Olsson, M. (1998). The discourses of contemporary information science research: An alternative approach. Information Research, 4(2), 1-6.

Olsson, M. (1999). Discourse: A new theoretical framework for examining inform­ation behaviour in its social context. Exploring the contexts of information behaviour. (bls. 136-149). London: Taylor Graham. Ólöf Benediktsdóttir. (2006). Forníslensk fræði – fjölþætt samfélag.

MLIS ritgerð.

Palmer, C.L., Neumann, L. (2002). The information work of interdiciplinary humanities scholars. Exploration and translation.

Library Quarterly, 72(Janu­ary), 85-117.

Popper, K.R. (1994). Þrjú viðhorf til þekkingar. Heimspeki á 20. öld. Safn merkra ritgerða úr heimspeki aldarinnar. (bls. 111-136). Reykjavík: Heimskringla MM. Skirbekk, G., Gilje, N. (1999). Heimspekisaga. Reykjavík: Háskóla­ útgáfan.

Talja, S., Tuominen, K., & Savolainen, R. (2005). "Isms" in information science: constructivism, collectivism and constructionism. Journal of Documentation, 61(1), 79-102.

Whitley, R. (2000). The Intellectual and social organization of the sciences.

(2nd ed.). Oxford: Oxford Univ. Press.

Abstract

Research communities

The paper is based on a part of the author´s MLIS research project which is an analysis of the research community of Old Icelandic studies. Some relevant theories from phenomenological sociology, epistemology and philosophy of science are discussed, for instance those by Husserl, Kuhn, Popper, Whitley, and Foucault. Research traditions in library- and information science are also dealt with and it is discussed how domain analysis can be defined as a research method in the field.

Stöndum vörð um íslenska tungu Akraneskaupstaður Bæjar- og héraðsbókasafn Ísafjarðar Bæjar- og héraðsbókasafn Selfoss

32

Garðabær Versló

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

Bragi Þorgrímur Ólafsson

Endurreisn Alþingis 1845 og aðgangur að skjala- og bókasöfnum

E

ndurreisn Alþingis árið 1845 er einn af merkisviðburðum sjálfstæðisbaráttunnar. Þegar undirbúningur var hafinn að endurreisn þingsins á fjórða áratug 19. aldar var litið til Bessastaða, Þingvalla og Reykjavíkur sem mögulegs þingstaðar.

Aðgangur þingmanna að skjala- og bókasöfnum var meðal þeirra ástæðna að Reykjavík varð fyrir valinu.

Embættismannanefndin 1841

Í júlí 1841 kom saman í Reykjavík nefnd tíu helstu embættismanna landsins. Nefndin hafði áður komið saman árið 1839, en henni var ætlað að fjalla um innlend málefni og vera þinginu í Hróárskeldu til ráðgjafar. Á fundinum 1841 var helsta umræðuefnið úrskurður konungs frá 20. maí 1840 þar sem var ákveðið að leita álits nefndarinnar um mögulega endurreisn Alþingis sem ráðgjafarþings.1 Nefndin átti að fjalla um fyrirkomulag þingsins og hvort ekki færi vel á því að kalla þingið Alþingi, halda það á Þingvöllum og sníða það sem mest eftir Alþingi til forna.2 Nefndin hóf störf 5. júlí og fjallaði m.a. um starfhætti þingsins, kosningarétt og kjörgengi, og var sammála um að setja ætti á fót innlent ráðgjafarþing og kalla það Alþingi, en taldi að best væri að starfshættir þess væru með nútímalegra sniði heldur en á tímum þjóðveldisins. Nefndarmenn voru hins vegar ekki sammála um hvar Alþingi hið nýja ætti að vera, en hugmyndir voru um að þingið ætti að vera á Bessastöðum, Þingvöllum eða í Reykjavík.

Meirihluti nefndarinnar var fylgjandi því að Alþingi yrði í Reykjavík, en um það urðu nokkrar deilur, enda var andúð á Reykjavík nokkuð almenn á þessum tíma. Bærinn var álitinn hálfdanskur verslunarstaður, en hinn sanni þjóðarandi var talinn vera í sveitum landsins. Helstu rök þeirra sem vildu hafa Alþingi í Reykjavík voru þau að þingið gæti fengið húsnæði 1 Sjá um endurreisn Alþingis: Aðalgeir Kristjánsson, Endurreisn Alþingis og þjóðfundurinn (Reykjavík, 1993).

2 Lovsamling for Island XI. bindi (Kaupmannahöfn, 1863), bls. 614628; Fréttir frá fulltrúaþinginu í Hróárskeldu 1840 (Kaupmannahöfn, 1840), bls. 72.

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

í skólahúsi Lærða skólans sem fyrirhugað var að reisa nálægt tjörninni og þar væri hægt að hafa skrifstofu þingins og geyma ýmis skjöl og bækur. Í Reykjavík var einnig hægt að bjóða upp á sæmilega gistiaðstöðu í stað þess að láta þingfulltrúa búa í tjöldum á Þingvöllum á meðan á þinghaldi stæði og að auki var dvöl í tjaldbúðum talin óholl fyrir eldri menn og ekki væri hægt að bjóða upp á fullnægjandi eldunaraðstöðu fyrir mat sem þeir væru vanir að heiman. Þá var nauðsynlegt að þingfulltrúar gætu rekið ýmis erindi í Reykjavík samhliða þingstörfunum og sinnt embættisskyldum sínum. Jafnframt var bent á að konungur hefði aðeins beðið nefndina að íhuga að hafa þingið á Þingvöllum, en ekki sett nein skilyrði þar að lútandi.3 Loks kom fram að það væri nauðsynlegt fyrir störf þingsins að þingfulltrúar gætu nálgast „allar þær upplýsingar og áhöld, er þyrftu við til meðferðar þeirra málefna, er krefðu djúpsærrar og glöggrar yfirvegunar“ og það væri að finna í Reykjavík.4 Þar væru skjalasöfn stiftamtsins, biskupsstólsins, landsyfirréttarins og landfógetans. Að auki væri þar stiptisbókasafnið (Landsbókasafn) sem þá var á lofti Dómkirkjunnar og taldi þá um 7.000 bindi5, bókasafn Lærða skólans (sem fylgja átti skólanum við flutning hans frá Bessastöðum til Reykjavíkur 1846) og bókakostur ýmissa góðra manna sem vildu ugglaust lána þingmönnum til afnota um skeið. Meirihlutinn benti á þá staðreynd að ef Alþingi ætti að vera á Þingvöllum yrði tímafrekt að leita til Reykjavíkur í bækur og skjöl, og tefja og flækja ýmis mál sem krefðust úrlausnar. Þá var talið varhugavert að senda menn eftir upplýsingum til Reykjavíkur og „trúa öðrum fyrir að leita upplýsinga þeirra, er mjög væru áríðandi“.6 Fylgismenn Þingvalla gáfu lítið fyrir þessi 3 Tíðindi frá nefndarfundum íslenzkra embættismanna í Reykjavík árin 1839 og 1841. Síðari deild (Kaupmannahöfn, 1842), bls. 20-35.

4 Tíðindi frá nefndarfundum íslenzkra embættismanna í Reykjavík, bls.

21.

5 Landsbókasafn Íslands 1818­1918. Minningarrit (Reykjavík, 1920), bls. 51.

6 Tíðindi frá nefndarfundum íslenzkra embættismanna í Reykjavík, bls.

22.

33

rök, og töldu að öll þingmál yrðu svo vel undirbúin að ekki væri þörf á að sækja frekari upplýsingar í skjalaeða bókasöfn í Reykjavík. Þá gætu þingmenn tekið með sér nauðsynlegar bækur og jafnvel væri hægt að setja á fót lítið bókasafn á Þingvöllum sem hægt væri að geyma hjá staðarprestinum. Eftir stíf fundarhöld í júlí gerði nefndin uppkast að tilskipun um Alþingi í 79 liðum, þar sem menn náðu samkomulagi um að þingið yrði fyrst um sinn í Reykjavík þar sem yrði stór „þingstofa“ og „geymsluhús“ fyrir þingbækur og málsskjöl. Þá væri jafnframt hægt að ákveða framtíðarstaðsetningu þingsins á fyrsta fundi þess.

Skrif Jón Sigurðssonar og Tómasar Sæmundssonar

Sama ár og embættisnefndin fjallaði um endurreisn Alþingis kom út ritgerð eftir sr. Tómas Sæmundsson.

Tómas var afar mótfallinn því að þingið yrði í Reykjavík, enda sagði hann að ef þingið yrði ekki á Þingvöllum væri það að hans mati það sama og „að aftaka það gjörsamlega“ og bætti við að í Reykjavík væri „eins og í öllum kaupstöðum um sumartímann miklu leiðinlegra og dauflegra en til sveita; þar sem að hinu leitinu Þingvellir eru einhvur viðfeldnasti og skjemtilegasti staður í sveit“.10 Tómas bar mikla virðingu fyrir hinu forna Alþingi og taldi að skortur á bókum og gögnum á Þingvöllum væri fyrirsláttur og áleit að þingmenn ættu að geta komið sér saman um hvaða bækur væri nauðsynlegt að nota við þingstörfin og taka þær með sér í ferðakistum sínum, eða að nálgast rit frá Reykjavík á einum hesti eða svo. Þingmenn gætu þá tekið bækur með sér heim að loknu þingi og skilað aftur á því næsta. Bækurnar kæmu svo að góðum notum í heimahéruðum þingmanna og aukið útbreiðslu „allskonar fróðleiks um landið“.11 Jón Sigurðsson forseti var fylgismaður Reykjavíkur í þessu máli og svaraði þessum rökum í greinum sem hann skrifaði í Ný félagsrit 1841 og 1842. Í greinunum reyndi Jón að sannfæra lesendur um að Reykjavík væri þrátt fyrir allt heppilegasti þingstaðurinn.

Hann benti á að erfitt væri fyrir þingmenn að vita nákvæmlega hvaða bækur þeir þyrftu að taka með sér á þing hverju sinni eða hvaða skjöl eigi að flytja frá Reykjavík, og slíkir flutningar gætu skaðað bæði skjöl og bækur.12 Hann lagði áherslu á að þingmenn nútímans þyrftu á allskyns upplýsingum að halda við þingstörfin og að þau væru mun flóknari en á tímum Tíðindi frá nefndarfundum íslenzkra embættismanna í Reykjavík, bls.

33.

Fréttir frá fulltrúaþinginu í Hróárskeldu 1842 (Kaupmannahöfn, 1843), bls. 75-76 (liður 40).

Fréttir frá fulltrúaþinginu í Hróárskeldu 1842, bls. 104. Bæta má við að haldnar voru sérstakar þjóðmálasamkomur á Þingvöllum með hléum á árabilinu 1848-1907.

10 Tómas Sæmundsson, „Alþíng“ Þrjár ritgjörðir (Kaupmannahöfn, 1841), bls. 94 og 98-99.

11 Tómas Sæmundsson, „Alþíng“, bls. 97-98.

12 Jón Sigurðsson, „Um Alþíng“ Ný félagsrit 2 (1842), bls. 51.

34

þjóðveldisins. Þingmenn þyrftu t.d. upplýsingar um vöruskipti við útlönd, kostnað við skólahald, fólksfjöldatölur, manndauða o.fl. og bætti við að þó að einstakir þingmenn kynnu einfaldlega að muna þessar upplýsingar, „þá yrði allur þorri fulltrúanna að reiða sig á þeirra orð, í stað þess að þeir gætu sjálfir rannsakað bæði bækur og skjöl ef þeir væru í Reykjavík ...“13 Jón bætir við: „Vera má að menn segi, að það sé ekki nema gaman fyrir fulltrúana að ríða suður í Reykjavík, til að grenslast eptir ýmsu sem þarf, en það tekur þó að vísu 2 daga, og er það ekki mjög lítið, ef þingið stendur ekki alls nema 3-4 vikur ...“14 Í greinunum svaraði Jón þannig rökum Tómasar lið fyrir lið á varfærnislegan hátt, enda vissi hann að stór hluti þjóðarinnar vildi þrátt fyrir allt hafa Alþingi á Þingvöllum.15 Val á þingstaðnum var t.d. harðlega gagnrýnt í Fjölni 1844.16

Ráðgjafarþingið í Hróárskeldu 1842

Í árslok 1841 fékk kansellíið uppkast em­bættis­­­­ mannanefndarinnar til umsagnar og gerði við það nokkrar athugasemdir.17 Uppkastið var svo sent til rentukammers og loks til konungs, sem samþykkti að bera það undir ráðgjafarþingið í Hróárskeldu sumarið 1842. Á þinginu var ítarlega rætt um málið og var m.a. fjallað um staðsetningu Alþingis, en það vakti nokkra athygli að mælt var með Reykjavík sem þingstað en ekki Þingvöllum, sem var þó upphaflega hugmyndin.18 Í því sambandi benti Grímur Jónsson etatsráð fundarmönnum á að þingmenn gætu þurft að komast í skjalasöfn næstum daglega á meðan þingstörfum stæði og því væri m.a. ráðlegt að hafa þingið í Reykjavík þar sem stutt væri í bóka- og skjalasöfn.19 Málið var afgreitt 8. september 1842 og með konungsúrskurði 8. mars 1843 var ákveðið að stofna ráðgjafarþing á Íslandi, og átti það að vera „fyrst um sinn“ í Reykjavík.20

Bókasafn Alþingis

Fyrsti fundur hins endurreista Alþingis var haldinn í Reykjavík sumarið 1845. Þrátt fyrir að þar væru hin ýmsu skjala- og bókasöfn sem fylgismenn Reykjavíkur höfðu lagt svo mikla áherslu á að hafa aðgang að, var mönnum ljóst að bæta þurfti bókakostinn verulega 13 Jón Sigurðsson, „Um Alþing á Íslandi“ Ný félagsrit 1 (1841), bls.

128-29.

14 Jón Sigurðsson, „Um Alþing á Íslandi“, bls. 129.

15 Sjá nánar um ágreiningsefni Jóns og Tómasar: Sigurður Líndal „Tómas Sæmundsson og Jón Sigurðsson“ Skírnir 181 (Haust 2007), bls. 292326. Sjá einnig: Guðmundur Hálfdanarson, „´Leirskáldunum á ekkji að vera vært´: Um þjóðlega menningu og íslenska endurreisn“Skírnir 181 (Haust 2007), bls. 327-340.

16 „Um Alþingi“ Fjölnir 7 (1844), bls. 110-138.

17 Fréttir frá fulltrúaþinginu í Hróárskeldu 1842, bls. 102-105 (liður 40 um þingstaðinn).

18 Fréttir frá fulltrúaþinginu í Hróárskeldu 1842, bls. 149.

19 Fréttir frá fulltrúaþinginu í Hróárskeldu 1842, bls. 152.

20 Lovsamling for Island XII. bindi (Kaupmannahöfn, 1864), bls. 510 (liður 40).

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

þannig að hann kæmi þingmönnum að gagni. Þar var fremstur í flokki Jón Sigurðsson. Á öðru þingi Alþingis sumarið 1847 bar hann upp hugmynd um sérstakt bókasafn fyrir þingið. Jón sagði að hann hefði saknað góðs bókakosts við þingstörfin og að menn hefðu yfirleitt þurft að eiga mikilvæg rit sjálfir eða fá þau lánuð hjá öðrum við undirbúning þingmála. Hann kom því með hugmynd um að stofnað yrði sérstakt þingbókasafn með helstu ritum sem þingmenn þyrftu við. Hugmynd Jóns var vel tekið. Páll Melsteð kammerráð mælti með henni og benti á að við Alþingi væri hvorki „tilskipana eða kóngsbréfasafnið, og ei heldur stjórnarráðatíðindin“ og að menn sem þó ættu þessi rit gætu ómögulega tekið þau með sér á þingið ef þeir byggju langt frá.21 Í lok júlí var svo samþykkt bænaskrá til konungs þar sem kom fram að nauðsynlegt væri fyrir Alþingi að eiga safn af ýmsum nauðsynlegum ritum, m.a. um „ýmsar greinir stjórnfræðinnar yfir höfuð, um hagi og efni, bæði lands vors sér í lagi, og Danmerkur og hinna skyldustu landa í grend við oss“.22 Friðrik VII. Danakonungur tók jákvætt í tillögu þingmannanna og var konungsúrskurður þess efnis birtur á fundi Alþingis í júlí 1849.23 Bókasafn Alþingis var því sett á stofn og beitti Jón Sigurðsson sér aðallega fyrir ritakaupum fyrir safnið. Árið 1853 átti bókasafnið alls 533 bækur sem skipt var í nokkra flokka; lögvísi, stjórnfræði, sagnarit og landafræði, búnaðarrit og orðabækur.24

Samantekt

Ljóst er að embættisnefndin 1841 þurfti að taka nokkuð erfiða ákvörðun þegar kom að staðarvali hins nýja Alþingis, enda báru menn sterkar taugar til Þingvalla, en síður til Reykjavíkur – kom þetta glöggt í ljós í skrifum Jóns Sigurðssonar forseta og Tómasar Sæmundssonar. Meirihluti nefndarinnar taldi þó að skynsamlegast væri að hafa Alþingi í Reykjavík, m.a. vegna þess að þar var mun betri aðgangur að bókaog skjalasöfnum. Menn gerðu sér grein fyrir að við nútíma þingstörf væri nauðsynlegt að geta kallað fram upplýsingar um hin ýmsustu þjóðmál, og til þess þyrfti á upplýsingum frá skjala- og bókasöfnum að halda.

21 Tíðindi frá Alþingi Íslendinga 1847 (Reykjavík, 1847), bls. 48.

22 Tíðindi frá Alþingi Íslendinga 1847, bls. 386-387.

23 Tíðindi frá Alþingi Íslendinga 1849 (Reykjavík, 1850), bls. 721.

24 Tíðindi frá Alþingi Íslendinga 1853 (Reykjavík, 1853-54). Viðbætir, bls. 47-54.

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

Heimildir

Aðalgeir Kristjánsson, Endurreisn Alþingis og þjóðfundurinn (Reykjavík, 1993).

Fréttir frá fulltrúaþinginu í Hróárskeldu 1840 (Kaupmannahöfn, 1840) Fréttir frá fulltrúaþinginu í Hróárskeldu 1842 (Kaupmannahöfn, 1843) Guðmundur Hálfdanarson, „´Leirskáldunum á ekkji að vera vært´: Um þjóðlega menningu og íslenska endurreisn“Skírnir 181 (Haust 2007), bls. 327-340.

Jón Sigurðsson, „Um Alþíng“ Ný félagsrit 2 (1842), bls. 1-66.

Jón Sigurðsson, „Um Alþing á Íslandi“ Ný félagsrit 1 (1841), bls. 59134.

Landsbókasafn Íslands 1818-1918. Minningarrit (Reykjavík, 1920).

Lovsamling for Island XI-XII. bindi (Kaupmannahöfn, 1863-64).

Sigurður Líndal „Tómas Sæmundsson og Jón Sigurðsson“ Skírnir 181 (Haust 2007), bls. 292-326.

Tíðindi frá Alþingi Íslendinga 1847 (Reykjavík, 1847) Tíðindi frá Alþingi Íslendinga 1849 (Reykjavík, 1850) Tíðindi frá Alþingi Íslendinga 1853 (Reykjavík, 1853-54) Tíðindi frá nefndarfundum íslenzkra embættismanna í Reykjavík árin 1839 og 1841. (Kaupmannahöfn, 1842) Tómas Sæmundsson, „Alþíng“ Þrjár ritgjörðir (Kaupmannahöfn, 1841), bls. 73-106. „Um Alþingi“ Fjölnir 7 (1844), bls. 110-138.

Abstract

The restoring of Alþingi, the Icelandic parliament, in 1845 and access to archives and libraries

In 1845, the Icelandic parliament, Alþingi, was restored in Reykjavík. A special committee was set up a few years earlier to discuss various matters on the new parliament. Among those matters discussed was the ideal location for Alþingi. Many wanted to have the parliament at Þingvellir, which had a symbolic and historical meaning to patriotic Icelanders, while others pointed out that Reykjavík was a more of a practical place for a modern parliament. One of the reasons was access to information, for in Reykjavík were libraries and archives considered essential for modern parliamentary work, while Þingvellir had no such information resource. The followers of Þingvellir argued that members of parliament could simply take with them necessary books and documents from their private collections at home to use during parliament session, or send someone to Reykjavík to look up facts and figures that were needed. After some debate, it was decided to choose Reykjavík as the home of the new parliament. However, after the revival of Alþingi, many parliamentarians felt that more books were needed for decent parliamentary work, so a special library of Alþingi was set up which is still in function today.

35

Sigríður Ó. Halldórsdóttir

Tölvupóstur opinberra starfsmanna Meðferð og eftirfylgni við lög og reglugerðir

Útdráttur

Eigindleg rannsókn var gerð í sex opinberum stofnunum á Íslandi, þremur ríkisstofnunum og þremur borgarstofnunum. Þátttakendur voru ábyrgðarmenn skjalamála hjá stofnununum. Lýsandi gögnum var safnað saman með því að taka opin viðtöl við þátttakendur og þau síðan greind, kóðuð og flokkuð. Settar voru upp töflur með spurningum og búinn var til skali á bilinu 1–5 til þess að auðveldara væri að bera stofnanirnar saman.

Markmið rannsóknarinnar var að afla upplýsinga um skráningu og meðhöndlun á tölvupósti í rafrænum skjalakerfum hjá opinberum stofnunum til þess að varpa ljósi á það hvort stofnanir framfylgi lögum og reglugerðum um varðveislu tölvupósts. Skoðað var hvernig stofnununum gengur að varðveita tölvupóst og hvernig því er fylgt eftir að tölvupóstur stofnunarinnar og starfsmanna sé varðveittur.

Helstu niðurstöður voru þær að það virðist ekki vera neitt vandamál með varðveislu tölvupósts sem berst beint á netfang stofnana. Erfitt er hins vegar að fylgjast með varðveislu tölvupósts sem berst á netfang starfsmanna stofnana, og er þess eðlis að það þurfi að varðveita hann. Niðurstöður benda til þess að starfsmenn í fjórum stofnunum af sex skrái ekki eða varðveiti tölvupóst eins og lög gera ráð fyrir. Kröfur stjórnenda stofnananna um varðveislu tölvupósts eru í samræmi við lögin en aðeins tvær stofnanir af sex fullnægja þeim helstu. Það má draga þær ályktanir af niðurstöðunum að þær fjórar stofnanir þar sem starfsmenn fara ekki að lögum varðandi varðveislu tölvupósts hafi ekki nógu vel skilgreinda ábyrgð starfsmanna innan stofnunar, of litla fræðslu til starfsmanna (sérstaklega um lög og reglugerðir), ófullnægjandi stuðning við skalastjórn frá deildarstjórum/millistjórnendum og óskýr fyrirmæli til starfsmanna. Það er ekki nóg að setja lög og reglur, það þarf að fylgja þeim eftir og kynna þær sannanlega fyrir starfsmönnum. Allir starfsmenn, bæði deildarstjórar og aðrir, þurfa að skilja að stofnunin taki lög og reglugerðir alvarlega.

36

Inngangur

Með tilkomu nýrrar tækni hafa orðið stakkaskipti á bréfasamskiptum milli fyrirtækja og viðskiptavina þeirra. Áður fyrr fóru bréfasamskipti að mestu fram með bréfpósti en í dag er tölvupóstur notaður í meira mæli en bréfpóstur. Tölvupóstur berst ekki bara á einn stað innan fyrirtækisins heldur á marga aðila.

Af þessum sökum getur verið erfitt að halda utan um, skrá og varðveita tölvupóstinn. Fyrirtæki þurfa að geta kallað fram gögn úr tölvupóstkerfum sínum ef þörf krefur vegna viðskiptalegra og lagalegra hagsmuna sinna og er þeim því nauðsynlegt að huga jafn vel að varðveislu tölvupósts og pappírspóst.

Erlendar rannsóknir sýna að rúmlega helmingur af tölvupósti fyrirtækja er varðveittur í tölvupósthólfum starfsmanna og hvorki skráður né vistaður í miðlægt skjalakerfi. Rannsókn sem gerð var á ríkisstofnunum á Íslandi (Þjóðskjalasafn Íslands, 2005) sýnir svipaðar niðurstöður og er þetta sláandi þar sem opinberum stofnunum er skylt að taka mið af ákvæðum laga og reglugerða um varðveislu skjala. Þetta bendir til þess að skráningu og meðhöndlun á tölvupósti sé mjög ábótavant hjá fyrirtækjum og stofnunum og var því ákveðið að rannsaka þessa þætti nánar.

Rannsóknin sem hér er greint frá var unnin á tímabilinu janúar til september 2007 og var lokaverkefni mitt til BA-prófs í bókasafns- og upplýsingafræði við Háskóla Íslands. Í rannsókninni var kannað hvernig opinberar stofnanir skrá og meðhöndla tölvupóst í rafrænu skjalakerfi. Markmið rannsóknarinnar var að afla upplýsinga um meðferð tölvupósts hjá opinberum stofnunum til þess að varpa ljósi á það hvort stofnanir framfylgi lögum og reglum sem þeim eru settar.

Leitast var við að fá innsýn í hvað stofnanirnar eiga sameiginlegt og hvernig þeim gengur að halda utan um tölvupóst fyrirtækisins og starfsmannanna. Þessar rannsóknarspurningar voru lagðar fram: 1. Hvernig gengur stofnunum að varðveita tölvupóst?

2. Hvernig er því fylgt eftir að tölvupóstur stofnunar og starfsmanna sé varðveittur?

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

Almenn umfjöllun og fyrri rannsóknir

Upphaf tölvupóstsins má rekja til ársins 1961 en hann hefur þróast mjög hratt á síðustu árum (Wikipedia, e.d.). Rúm 50% samskipta milli fyrirtækja í Evrópu fara fram í gegnum tölvupóst og ekki lítur út fyrir annað en þessi samskiptaháttur muni aukast á næstu árum (Glenn, P., 2006). Árið 2006 fjölgaði tölvu­póstsendingum um 30% og hefur þessi aukning valdið skjalastjórum um allan heim miklum áhyggjum. Frá því að stjórnvöld tóku ákvörðun um að tölvupóstur væri jafngildi bréfs og ætti að vera aðgengilegur almenningi og mætti nota sem sönnunargagn í dómsmálum hafa vandamálin við að greina tölvupóst í sundur aukist, hvað á að varðveita og hvað ekki (Cox, 2007).

Vöxtur óflokkaðra gagna og framþróun í tölvu­póstssamskiptum milli fyrirtækja er ein aðal­­ ástæðan fyrir auknu mikilvægi á varðveislu og stjórnun skjala. Tölfræði sýnir að um 60% af gögnum fyrirtækja eru varðveitt í tölvupóstkerfum starfsmanna. Til þess að fyrirtæki geti mætt skilyrðum reglugerða og kröfum um rafræna þróun þurfa þau að huga að stjórnun, skráningu og varðveislu tölvupósts eins og annarra gagna (Mehta, 2006; Chen, 2006). Í rannsókn sem gerð var á Bretlandi kom fram að þriðjungur fyrirtækja hefur ekki skýra stefnu og starfsreglur um varðveislu mikilvægra skjala og yfir 60% starfsmanna vita ekki að tölvupóstur fellur undir sömu skilyrði og bréfpóstur. Talið er að um 50% notenda tölvupósts skilji ekki nákvæmlega hvað rafræn skjöl eru og viti ekki að þau þurfi að varðveita. Þessar niðurstöður benda til þess að það þurfi að uppfræða og þjálfa starfsmenn betur svo þeir skilji hverjar afleiðingarnar verða ef ekki er farið eftir reglugerðum (companies admit to email managements system chaos). Þjálfun er einn aðalþátturinn í þróun reglna. Það þarf að fræða starfsmenn um hvers vegna reglur eru settar og upplýsa þá um hvað þarf að varðveita og hvað ekki. Það þarf líka að skrá að starfsmenn hafi verið þjálfaðir svo þeir geti ekki sagt: „Ég vissi ekki af þessu“ (Train, T.K., 2006). Í íslenskri könnun sem lögð var fyrir rúmlega þriðjung embætta, stofnana og fyrirtækja á vegum ríkisins, sem skylt er að skila skjölum sínum til Þjóðskjalasafns Íslands, kom í ljós að tölvupóstur er ekki skráður og varðveittur í jafnríkum mæli og pappírsskjöl. Um 62% svarenda hvorki skráði né vistaði tölvupóstinn í skjalakerfi en þeir sem hafa rafrænt skjalakerfi voru líklegri til þess að varðveita tölvupóst. Aðeins um helmingur svarenda sagðist prenta tölvupóstinn út til varðveislu og hjá 63% svarenda er tölvupóstur varðveittur sem rafrænt skjal hjá viðkomandi starfsmanni. Þessar niðurstöður benda til þess að þó nokkuð sé af tölvupósti sem ekki B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

er skráður eða varðveittur hjá opinberum stofnunum (Þjóðskjalasafn Íslands, 2005).

Lög og reglugerðir

Skjalameðferð í opinberum stofnunum og fyrirtækjum þarf að taka mið af ákvæðum laga og reglugerða. Helstu lög og reglugerðir sem vísað var til í rannsókninni eru: Lög um Þjóðskjalasafn Íslands nr. 66/1985, reglugerð um héraðsskjalasöfn nr. 283/1994, upplýsingalög nr. 50/1996, lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga nr. 77/2000, stjórnsýslulög nr.

37/1993, lög um rafræn viðskipti og aðra rafræna þjónustu nr. 30/2002, reglur nr. 837/2006 um rafræna vöktun og lög um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins nr. 70/1996.

Rannsóknaraðferð, gagnasöfnun og þátttakendur

Undirbúningur rannsóknarinnar hófst um miðjan janúar 2007 og gagnasöfnun fór fram í febrúar til júní sama ár. Notaðar voru eigindlegar rannsóknaraðferðir. Þær byggjast á því að rannsakandinn fer á vettvang og tekur þátt í lífi fólksins en þannig öðlumst við skilning á því hvernig fólk upplifir hlutina. Lýsandi gögnum var safnað saman með því að taka sex opin viðtöl. Opnu viðtölin voru tekin upp á segulband með leyfi þátttakenda og þau síðan afrituð orðrétt af bandinu. Með opnum viðtölum (djúpviðtölum) er átt við viðtöl sem líkjast samtali á milli tveggja einstaklinga. Viðtölin eru hálfstöðluð, en það þýðir að rannsakandinn hefur ákveðið fyrirfram hvað hann ætlar að rannsaka og er búinn að skrifa niður spurningar, en hann fylgir samt viðmælandanum eftir (Esterberg, 2002, Kvale, 1996).

Tekin voru viðtöl við sex skjalastjóra eða ábyrgðar­ menn skjalamála hjá þremur ríkisstofnunum og þremur borgarstofnunum. Reynt var að velja þátttakendur með það í huga að þeir endurspegluðu fjölbreytileika og var því leitað að opinberum stofnunum sem sinna ólíkum verkefnum. Til þess að halda trúnaði við þátttakendur var öllum nöfnum breytt. Sjá mynd 1.

Stofnanir

Nöfn

Ríkisstofnun A

Birna

Ríkisstofnun B

Ösp

Ríkisstofnun C

Hekla

Borgarstofnun D

Erla

Borgarstofnun E

Hildur

Borgarstofnun F

Sigrún

Mynd 1: Gervinöfn þátttakenda og stofnana.

37

Við gagnagreiningu voru gögnin kóðuð og flokkuð og reynt að draga fram sameiginlega þætti sem finna mátti í frásögnum og lýsingum þátttakenda (Strauss og Corbin, 1998). Meginþemu í gögnunum voru: • Er tölvupóstur stofnana varðveittur í jafnríkum mæli og bréfpóstur?

• Hver ber ábyrgð á því að tölvupóstur starfs­ manna sé varðveittur og er því fylgt eftir á einhvern hátt að starfsmenn varðveiti tölvu­póstinn?

• Hvað telja ábyrgðarmenn skjalamála að virki best til þess að fá starfsmenn til að varðveita tölvupóstinn sinn?

• Eru haldin námskeið hjá stofnunum og hvernig gengur þeim að varðveita tölvupóstinn?

• Eru starfsmenn vel upplýstir um skyldur sínar varðandi varðveislu tölvupósts og hverjir eiga að upplýsa þá?

• Hvernig standa stjórnendur sig sem ábyrgðar­ aðilar og hvað geta þeir gert til þess að hvetja starfsmenn?

• Hverjar eru kröfur stjórnenda varðandi varð­ veislu tölvupósts og er kröfunum full­nægt?

• Eru stofnanir með verklagsreglur um meðferð starfsmanna á tölvupósti og hafa þessar reglur verið kynntar starfsmönnum?

• Hvað er gert við tölvupóst starfsmanna þegar þeir hætta störfum?

Niðurstöður Er tölvupóstur stofnana varðveittur í jafnríkum mæli og bréfpóstur?

Tölvupóstur sem berst á netfang stofnananna er móttekinn af starfsmönnum skjalasafns í fjórum stofnunum af sex og færður í skjalakerfi stofnananna sé hann þess eðlis að það þurfi að varðveita hann.

Tölvupósturinn er síðan sendur áfram á starfsmenn eins og hvert annað erindi. Hjá tveimur stofnunum er tölvupósturinn hins vegar flokkaður í þjónustuveri og sendur þaðan til skjalasafns til skráningar eða á starfsmenn eftir því sem við á hverju sinni. Allar stofnanirnar nema ríkisstofnun B prenta út tölvupóst sem á að varðveita og setja hann í möppur með málum. Það er hins vegar misjafnt hvort tölvupósturinn er prentaður út um leið og hann berst stofnuninni eða um leið og gengið er frá málum til skjalasafns. Ástæðan fyrir því að ekki er prentaður út tölvupóstur hjá ríkisstofnun B er sú að stofnunin hefur átt samstarf við Þjóðskjalasafn Íslands um rafræn skil frá því í janúar 2007. Allur tölvupóstur var prentaður út hjá stofnuninni fram að þeim tíma.

Fjórir þátttakendur af sex töldu að það væri þó nokkuð af tölvupósti sem stofnununum ber að 38

varðveita og berst á netfang starfsmanna sem skili sér ekki inn í skjalakerfið. Einn þátttakandi taldi að tölvupóstur væri skráður og varðveittur í jafnríkum mæli og bréf og einn þátttakandi taldi að of mikið af tölvupósti væri skráð og varðveitt hjá stofnuninni. Þegar Birna var spurð hvort hún teldi að tölvupóstur væri varðveittur og skráður í jafnríkum mæli og pappírsskjöl sagði hún: „Tölvupósturinn er svolítið í lausu lofti hjá okkur, nema það sem kemur beint á netfang stofnunarinnar. Það er alveg sama hversu mikið við reynum, það virðist bara fara eftir því hvernig starfsmaður er gagnvart skjalakerfinu hvort tölvupósturinn fari inn í kerfið eða ekki.“ Erla sagðist vera hrædd um að það væri enn mikið af tölvupósti hjá stofnuninni sem ekki skilaði sér inn í skjalakerfið. Hildur sagðist halda að örugglega um helmingur af tölvupósti sem berst á starfsmenn skili sér ekki inn í skjalakerfið hjá stofnuninni. Hún sagði: „Menn líta einhvern veginn ekki á tölvupóst eins og bréf.“ Sigrún sagðist vera viss um að tölvupóstur skilaði sér ekki allur inn í skjalakerfið. „Ég held að við þurfum að fara að hugsa betur um þetta, ég held sko að fólk haldi að tölvupósturinn sé sín einkaeign og finnist hann ekki skipta neinu máli, þannig að það þurfi að varðveita hann í GoPro.“ Ösp sagði að tölvupóstur væri varðveittur og skráður í jafnríkum mæli og bréfpóstur hjá stofnuninni.

Hún taldi þó líklegt að það væri eitthvað um að starfsmenn gleymdu að setja tölvupóst undir málin og væru með hann í innboxinu hjá sér. Hekla sagði að það skilaði sér inn of mikill tölvupóstur í skjalakerfið hjá stofnuninni. Hún taldi að ástæðan fyrir því gæti verið sú að verklagsreglur og leiðbeiningar frá Þjóðskjalasafni Íslands væru of einfaldar. Það væru engar leiðbeiningar til frá þeim um hvernig stofnanir ættu að meðhöndla tölvupóstinn, „þannig lagað séð“. Hún sagði: Það liggur hins vegar í augum uppi að tölvupóstur er ekki það sama og bréf. Það er ekki allur tölvupóstur skjal, það þarf að taka afstöðu til hans hverju sinni. Áður fyrr þegar allt var á formi pappírs þá tók skjalastjórinn við póstinum og tók ákvörðun um hann en í dag er ákvörðunin komin í hendurnar á hverjum og einum starfsmanni þegar honum berst tölvupósturinn. Það er slæmt að fá of lítið inn í kerfið og það er líka slæmt að fá of mikið.

Hver ber ábyrgð á því að tölvupóstur starfsmanna sé varðveittur og er því fylgt eftir á einhvern hátt að starfsmenn varðveiti tölvupóstinn?

Allir þátttakendur voru sammála um að starfsmenn stofnananna bæru sjálfir ábyrgð á því að tölvupóstur BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

sem berst á þeirra netfang og inniheldur erindi sé skráður í skjalakerfið. Hvort eða hvernig því er fylgt eftir virðist hins vegar vera nokkuð misjafnt eftir stofnunum. Þrír þátttakendur sögðust fylgja því eftir á einhvern hátt að starfsmenn varðveiti og skrái tölvupóstinn í skjalakerfi stofnunarinnar en hinir þrír sögðu að því væri ekkert fylgt eftir. Þegar Hildur var spurð hvernig fylgst væri með því að starfsmenn skrái og varðveiti tölvupóst sem berst á þeirra netfang sagði hún: „Já, það er nú það, það er ekkert fylgst með því … Birna sagði að það væri ekki nógu gott kerfi á tölvupósti starfsmanna hjá stofnuninni. Því væri ekkert fylgt eftir hvort starfsmenn varðveittu tölvupóstinn eða ekki. Sigrún hafði sömu sögu að segja og sagði: „Það verður bara að vera á ábyrgð hvers og eins starfsmanns, maður getur ekki gengið á eftir fólki og sagt þeim það.

Hekla sagðist vera með stöðuga fræðslu, skýrar verklagsreglur, skýr fyrirmæli og námskeið til þess að koma því til starfsmanna hvernig þeir eiga að fara með erindi sem þeim berast. Starfsmenn stofnunarinnar hafi lítil innbox sem hvetji þá til þess að skila tölvupóstinum inn í skjalakerfið. Hún sagðist fylgjast með skjalakerfinu og að ábyrgð starfsmanna væri vel skilgreind hjá stofnuninni. Ef í ljós kæmi að einhver einstaka starfsmaður notaði skjalakerfið lítið væri gripið til aðgerða: „Við höfum alveg gripið til aðgerða þegar okkur finnst einhver starfsmaður nota GoPro mjög lítið. Við höfum talað við hann, þannig að við fylgjumst alveg með því ef það er eitthvað óvenjulítið sem er að skila sér inn frá einhverjum ákveðnum starfsmanni“. Ösp sagði að stofnunin legði mikla áherslu á að starfsmenn geti sjálfir metið hvort tölvupósturinn ætti að heyra undir málið eða ekki.

Erla sagði að helsta eftirfylgnin fælist í áminningum til starfsmanna og skjalaviku þar sem starfsfólk væri minnt á að ganga frá sínum málum. Hún sagði: „Það sem við þurfum raunverulega og er alveg lykilatriði það er utanumhald yfirmanna um sína starfsmenn. Að þeir fylgi því eftir og að starfsmenn fari eftir settum reglum, sem settar eru um meðferð skjala, almennt hjá stofnuninni.“

Hvað telja ábyrgðarmenn skjalamála að virki best til þess að fá starfsmenn til að varðveita tölvupóstinn sinn?

Þegar þátttakendur voru spurðir hvað þeir teldu líklegt að virkaði best til þess að fá starfsmenn til að varðveita tölvupóstinn sinn voru allir sammála um að fræðsla, upplýsingar og námskeið væri það sem myndi skila sér best. Birna, Erla, Hildur og Sigrún telja að það þurfi einnig að eiga sér stað viðhorfsbreyting hjá starfsmönnum stofnananna gagnvart tölvupósti svo þeir fáist til þess að varðveita hann. Erla sagði: B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

„Þetta er svona ákveðin kúltúrbreyting sem verður að verða í svona stofnunum, svo fólk fái sko þennan skilning á því að þetta sé raunverulegt skjal ekki bara tölvupóstur.“ Hildur sagði að það þyrfti örugglega að verða eitthvert slys, að einhver mikilvæg skjöl týndust, þá fyrst myndu starfsmenn fást til þess að varðveita tölvupóstinn sinn.

Eru haldin námskeið hjá stofnunum og hvernig gengur þeim að varðveita tölvupóstinn?

Það virtist vera mjög misjafnt milli stofnana hversu oft námskeið voru haldin og hversu fjölbreytt þau voru. Hjá ríkisstofnun A kom fram að námskeið um skjalakerfið voru aðallega haldin í byrjun, eða þegar verið var að innleiða kerfið, en það eru rúm sex ár síðan. Þegar Birna var spurð hvernig hún teldi að stofnunin stæði sig við varðveislu tölvupósts svaraði hún: „Ekki vel, ekki í varðveislu tölvupósts.“ Hildur sagðist vera með mörg námskeið í boði fyrir starfsmenn um skjalakerfið en engin námskeið hafa hins vegar verið haldin fyrir starfsmenn um vinnulag og verklag sem stofnunin setur starfsmönnum. Hildur sagði að stofnunin stæði sig hvorki vel né illa við varðveislu tölvu­pósts. Erla sagðist halda þrjú þriggja tíma námskeið, tvisvar á ári, fyrir nýja starfsmenn og væru allir nýliðar skyldugir að sækja þessi námskeið.

Síðan væru haldin upprifjunarnámskeið fyrir eldri starfsmenn en það væri val hvers og eins hvort þeir færu á námskeiðin eða ekki. Erla sagðist telja að stofnunin stæði sig svona sæmilega við varðveislu tölvupósts.

Sigrún sagði að það væri langt síðan haldið hefði verið námskeið um skjalamál hjá stofnuninni. Hún sagði að það væru fáir starfsmenn sem þyrftu að nota skjalakerfið og auðveldara væri að ganga bara á milli starfsmanna. Þegar Sigrún var spurð hvernig hún teldi að stofnunin stæði sig við varðveislu tölvupósts sagði hún að það mætti alltaf betur gera í öllu en: „Já, ég held að við gerum það bara ágætlega.“ Hekla sagðist vera með stöðuga fræðslu í gangi, um skjalakerfið, vinnulagið og verklagið sem stofnunin setur starfsmönnum. Hún sagðist blanda þessum námskeiðum saman og þar væru starfsmönnum kynnt helstu lög sem þeim ber að fara eftir og hvers vegna stofnunin þurfi að varðveita gögnin.

Allir nýir starfsmenn hjá stofnuninni fá kennslu, maður á mann, þegar þeir hefja störf. Hekla telur að stofnunin standi sig frekar vel við varðveislu tölvupósts. Hún sagði að auðvitað mætti alltaf betur gera og það sé ekki nóg að setja tölvupóstinn inn í skjalakerfið, það þurfi líka að setja hann á réttan stað og því þurfi að vera stöðug eftirfylgni, fræðsla og utanumhald. Ösp sagði að haldin væru námskeið fyrir alla nýja starfsmenn stofnunarinnar. Hún sagði að 39

helsta fræðsla til starfsmanna væri maður á mann og væri það mest í kringum tiltektardaginn sem er einu sinni á ári hjá stofnuninni. Ösp taldi að stofnunin stæði sig bara vel viðvíkjandi varðveislu tölvupósts. „Auðvitað má alltaf gera betur en ég tel okkur vera á góðri siglingu. Málafjöldi í skjalakerfinu hjá okkur fer stöðugt vaxandi, en það er ekki þar með sagt að við séum að fá inn fleiri erindi heldur er starfsfólk að verða meðvitaðra um hvað á að skrá og hvað ekki.“

Eru starfsmenn vel upplýstir um skyldur sínar varðandi varðveislu tölvupósts og hverjir eiga að upplýsa þá?

Allir þátttakendur voru sammála um að það væru skjalastjórar eða ábyrgðarmenn skjalamála sem ættu að upplýsa starfsmenn um skyldur sínar varðandi varðveislu tölvupósts. Þrír þátttakendur töldu að starfsmenn væru vel upplýstir um skyldur sína í þessu sambandi, einn þátttakandi taldi að starfsmenn væru svona í meðallagi upplýstir en tveir þátttakendur töldu hins vegar að starfsmenn væru ekki vel upplýstir. Þegar Hekla var spurð hvað væri gert til þess að upplýsa starfsmenn sagði hún: „Það eru haldin námskeið, fræðsla og svo er maður náttúrulega bara leiðbeinandi. Það er náttúrulega bara stór hluti af starfinu að vera bara innan handar og leiðbeina og fræða starfsmenn.“ Ösp sagði að starfsmenn skjalasafns sæju um að upplýsa starfsmenn og Sigrún sagði að öllum nýjum starfsmönnum væri leiðbeint um hvernig þeir ættu að nota skjalakerfið og svo leituðu starfsmenn til hennar ef þeir þyrftu aðstoð.

Erla sagði að starfsmenn ættu að vera vel upplýstir þar sem það væri margbúið að segja þeim til hvers væri ætlast af þeim í starfi en það væri bara eins og þeir gleymdu þessu jafnóðum. Hildur sagði að starfsmenn væru ekki vel upplýstir. Hún sagði að það væri ábyrgðarmaður skjalamála sem ætti að upplýsa starfsmenn en það þyrfti að koma frá yfirmönnum stofnunarinnar. Hún sagði: „Þetta verður allt að koma ofan frá.“ Birna sagði að það hefði verið reynt að upplýsa starfsmenn en það væri bara eins og að tala fyrir daufum eyrum.

Hvernig standa stjórnendur sig sem ábyrgðaraðilar og hvað geta þeir gert til þess að hvetja starfsmenn?

Tveir þátttakendur sögðu stjórnendur standa sig vel sem ábyrgðaraðilar gagnvart því að farið væri að lög­ um um varðveislu tölvupósts. Þeir voru sammála um að stjórnendur stofnana þyrftu ekkert að gera til þess að hvetja starfsmenn til að varðveita tölvupóst, það væri hlutverk ábyrgðarmanns skjalamála að tryggja að starfsmenn færu að lögum. Fjórir þátttakendur voru hins vegar sammála um að æðstu yfirmenn stæðu sig 40

ágætlega en millistjórnendur væru mjög misjafnir og oft erfitt við þá að eiga. Þeir töldu að stjórnendur þyrftu að vera fyrirmynd annarra starfsmanna og þeir þyrftu að fylgja því betur eftir að millistjórnendur og undirmenn þeirra færu að lögum.

Hildur sagði að stjórnendur stæðu sig ekki vel við að tryggja að farið væri að lögum um varðveislu tölvupósts. Æðsti yfirmaður stofnunarinnar væri mjög meðvitaður um þessi mál og það væri ekkert yfir honum að kvarta en hann gæfi sér bara ekki tíma til þess að hafa þetta í lagi. Deildarstjórar væru mjög misjafnir og sumir hverjir teldu varðveislu tölvupósts ekki skipta neinu máli. Erla var sammála Hildi og sagði það vera mjög misjafnt hvernig millistjórnendur stæðu sig sem ábyrgðarmenn skjalamála, það færi alveg eftir hverjum og einum yfirmanni. Ösp sagði yfirmenn sýna skjalamálum mikinn áhuga: „Þeir styðja vel við skjalastjórn og það sem starfsmenn skjalamála eru í rauninni að gera. Þannig sjá starfsmenn að það er stuðningur við þessi málefni hjá stofnuninni og að þetta er eitthvað sem þeir ættu að sinna líka. Hekla sagði að yfirmenn þyrftu auðvitað að vera fyrirmynd en þeir gætu ekki verið í öllum störfum sjálfir. „Þeir ráða starfsmann til þess að sinna ákveðnum verkefnum og mér var falið að sjá um skjalastjórn. Þar af leiðandi er það mitt verkefni að tryggja að starfsmenn fari að lögum varðandi varðveislu tölvupósts.“ Þátttakendur voru einnig spurðir hvort ábyrgðar­maður skjalamála hefði mikið vægi innan stofnunarinnar. Hjá ríkisstofnunum tveimur, B og C, kom fram að ábyrgðarmenn skjalamála hefðu mikið vægi og stjórnendur sýndu skjalamálum mikinn stuðn­ ing. Í ríkisstofnun A og borgarstofnunum D, E og F kom hins vegar fram að ábyrgðarmenn skjalamála hefðu ekki mikið vægi innan stofnunarinnar.

Hverjar eru kröfur stjórnenda um varðveislu tölvupósts og er kröfunum fullnægt?

Það kom fram hjá öllum þátttakendum að kröfur stjórnenda um varðveislu tölvupósts væru þær sömu og gagnvart öðrum skjölum sem ber að varðveita.

Stjórnendur gera kröfur um að skjalakerfið sé notað og að öll lagaleg skilyrði séu uppfyllt. Hjá þremur stofnunum kom það fram að þessum kröfum væri ekki fullnægt. Hjá einni stofnun kom það fram að kröfunum væri nokkurn veginn fullnægt og hjá tveimur stofnunum kom það fram að kröfunum væri fullnægt að mestu.

Hildur sagði að hún væri alveg viss um að þessum kröfum væri ekki fullnægt. „Það eru enn svo margir starfsmenn hérna sem líta ekki á tölvupóst eins og bréf.“ Erla sagðist vera hrædd um að þessum kröfum væri ekki fullnægt hjá stofnuninni. Hún sagði að það BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

væri vegna þess að stofnunin þyrfti að treysta því að starfsmenn sinntu sínu hlutverki, en það vantaði í rauninni eftirfylgnina við hvern og einn starfsmann.

Birna sagði að kröfunum væri ekki fullnægt en ástandið væri samt að lagast.

Sigrún taldi að kröfum stjórnenda væri nokkurn veginn fullnægt hjá stofnuninni. Ösp sagði að kröfunum væri ekki fullnægt en stofnunin stæði sig nokkuð vel gagnvart öllum stjórnsýslulegum ákvörðunum. Hekla taldi að kröfunum væri fullnægt að mestu.

Eru stofnanir með verklagsreglur um meðferð starfsmanna á tölvupósti og hafa þessar reglur verið kynntar starfsmönnum?

Fimm þátttakendur af sex, í stofnunum B, C, D, E og F, sögðu að það væru til verklagsreglur um meðferð starfsmanna á tölvupósti. Birna hjá ríkisstofnun A sagði hins vegar að það væru ekki til neinar verklagsreglur um meðferð starfsmanna á tölvupósti. Í fjórum stofnunum, B, C, D og F, voru reglurnar kynntar starfsmönnum á starfsmannafundi. Í stofnun E voru reglurnar einungis kynntar starfsmönnum í tölvupósti. Tvær ríkisstofnanir, B og C, dreifa hand­ bók til starfsmanna en í handbókinni eru allar reglur stofnunarinnar. Handbókin er líka aðgengileg starfs­ mönnum á rafrænu formi. Borgarstofnanirnar þrjár, D, E og F, hafa ekki dreift handbók til starfsmanna en reglurnar eru til í handbók á rafrænu formi. Hjá ríkis­stofnun B þurfa allir starfsmenn að kvitta fyrir að þeir hafi lesið þær reglur sem settar eru í handbók stofnunarinnar í hvert sinn sem nýjar reglur eru gefnar út.

Hvað er gert við tölvupóst úr tölvum starfsmanna þegar þeir hætta störfum?

Þegar þátttakendur voru spurðir hvað væri gert við tölvupóst úr tölvu starfsmanns þegar hann hætti störfum kom í ljós að ábyrgðarmenn skjalamála koma lítið nálægt þeim málum. Fimm þátttakendur af sex; Birna, Ösp, Erla, Hildur og Sigrún sögðu að það væri á ábyrgð yfirmanna að sjá til þess að tölvupóstur starfsmanna skilaði sér inn í skjalakerfið áður en starfsmenn hætta störfum. Hekla sagði hins vegar að gerðir væru þannig starfslokasamningar við starfsmenn hjá ríkisstofnun C að þeim bæri skylda til að fara yfir allan sinn tölvupóst og færa allt sem skiptir máli inn í skjalakerfið. Þegar þátttakendur voru spurðir hvort þeir teldu að mikilvægum gögnum væri jafnvel eytt úr tölvum starfsmanna þegar þeir hætta störfum kom fram hjá þátttakendum í stofnunum A, B, D og E að það væri mjög líklegt. Hjá stofnunum C og F töldu þátttakendur hins vegar ekki hættu á því að mikilvæg gögn týndust þegar starfsmenn hætta störfum.

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

Samanburður á stofnunum

Til þess að auðveldara væri að bera saman frásagnir þátttakenda var búinn til skali. Sjá töflu 1.

Fyrir hvert þema voru stofnunum gefin stig eftir ummælum þátttakenda á skalanum 1-5. Í töflu 2 má sjá stig stofnana fyrir hvert þema og samanlögð stig þeirra.

Ríkisstofnun C fær flest stig eða 56 af 65 mögulegum og ríkisstofnun B kemur þar rétt á eftir með 51 stig.

Ríkisstofnun A fær hins vegar fæst stig eða 16 stig og samanlagt eru ríkisstofnanirnar þrjár með 123 stig af 195 mögulegum. Borgarstofnun F er með 37 stig af 65 mögulegum, borgarstofnun D með 33 stig og borgarstofnun E fær 28 stig, fæst stig borgarstofnananna.

Samanlagt eru borgarstofnanirnar þrjár með 98 stig af 195 mögulegum. Ríkisstofnanirnar eru samanlagt með 25 stig fram yfir borgarstofnanirnar.

Skali

Svör þátttakenda

1

Nei/illa/aldrei

2

Sjaldan/frekar illa

3

Hvorki né/sæmilega

4

Ágætlega/frekar vel

5

Já/vel/oft

Tafla1: Frásagnir þátttakenda á skalanum 1–5.

Það má draga þá ályktun af niðurstöðum að meðferð og eftirfylgni við lög og reglugerðir sem snúa að tölvupósti starfsmanna sé jafnari á milli borgarstofnana heldur en á milli ríkisstofnana. Enn vantar þó nokkuð upp á að ástandið sé gott hjá borgarstofnunum. Hjá tveimur ríkisstofnunum, B og C, virðist ástandið vera nokkuð gott og meðferð og eftirfylgni við starfsmenn varðandi lög og reglugerðir til fyrirmyndar. En hjá ríkisstofnun A virðist ástandið vera frekar slæmt.

Samantekt og lokaorð

Helstu niðurstöður rannsóknarinnar eru að ekki virðist vera um að ræða vandamál með varðveislu tölvupósts sem berst beint á netfang stofnana. Aftur á móti virðist vera erfitt að fylgjast með varðveislu tölvupósts sem berst á netföng starfsmanna. Af niðurstöðum má draga þær ályktanir að í fjórum stofnunum af sex sé þó nokkur hluti af tölvupósti sem berst á netfang starfsmanna, og inniheldur erindi, ekki varðveittur í skjalakerfi stofnananna. Má því ljóst vera að þessar stofnanir framfylgja ekki lögum um varðveislu tölvupósts (sjá lög um rafræn viðskipti og aðra rafræna þjónustu nr. 30/2002; lög 41

um Þjóðskjalasafn Íslands nr. 66/1985; stjórnsýslulög nr. 37/1993; upplýsingalög nr. 50/1996). Þessum niðurstöðum ber nokkuð vel saman við rannsókn sem gerð var af Þjóðskjalasafni Íslands (2005).

Tölvupóstur sem berst beint á netfang stofnunar er móttekinn af starfsmönnum skjalasafns eða í þjónustuveri og færður í skjalakerfið sé hann þess eðlis að það þurfi að varðveita hann. Starfsmenn stofnananna eru gerðir ábyrgir fyrir því að tölvupóstur sem berst á þeirra netfang sé varðveittur í samræmi við lög og reglugerðir (sjá lög um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins nr. 70/1996; starfsmannastefnu Reykjavíkurborgar, e.d.). En í fjórum stofnunum af sex virðist því ekki vera fylgt nógu vel eftir að starfsmenn fari að lögum. Fræðsla til starfsmanna um lög og reglugerðir sem þeim ber að fara eftir virðist vera mjög lítil og millistjórnendur þessara stofnana standa sig ekki vel sem ábyrgðaraðilar gagnvart því að starfsmenn fari að settum reglum um meðferð skjala, almennt. Þær tvær stofnanir sem standa sig best varðandi varðveislu tölvupósts hafa góðan stuðning við skjalastjórn frá öllum yfirmönnum stofnunarinnar.

Eftirfylgni við starfsmenn er mikil í þessum stofnunum og stöðug fræðsla í gangi um skjalakerfið, vinnulagið og verklagið sem stofnunin setur starfsmönnum.

Fimm stofnanir af sex eru með skráðar verk­lagsreglur um tölvupóst sem er betri niðurstaða en kom út í könnun Þjóðskjalasafns Íslands. Fjórar stofnanir af þeim fimm sem eru með verklagsreglur

um tölvupóst hafa kynnt reglurnar fyrir starfsmönnum á starfsmannafundi en aðeins ein stofnun lætur starfsmenn kvitta fyrir því að þeir hafi kynnt sér reglur stofnunarinnar. Má því segja að það sé aðeins ein stofnun sem kynnir reglur sannanlega fyrir starfsmönnum eins og lög gera ráð fyrir (sjá lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, nr. 77/2000; Páll Hreinsson, 2001; Persónuvernd, 2006). Ábyrgðarmenn skjalamála hjá fimm stofnunum af sex fara ekki yfir tölvupóst með starfsmönnum þegar þeir hætta störfum. Það eru til reglur hjá flestum stofnananna um starfslok starfsmanna en reglunum virðist ekki vera fylgt nógu stíft eftir af næsta yfirmanni starfsmanns en ábyrgðin liggur þar samkvæmt svörum þátttakenda. Fjórir þátttakendur af sex töldu líklegt að eitthvað væri um það að mikilvæg gögn sem stofnunum ber að varðveita glatist af þessum sökum.

Mikilvægt er að stofnanir hafi skýrar vinnuog verklagsreglur um meðferð tölvupósts, sem og annarra gagna, og kynni þessar reglur sannanlega fyrir starfsmönnum. Ábyrgð starfsmanna gagnvart varðveislu tölvupósts þarf að vera vel skilgreind og starfsmenn þurfa að vera vel upplýstir um lög og reglugerðir sem snúa að stofnunum. Hver og einn starfsmaður þarf að gera sér grein fyrir hvar ábyrgð hans liggur því stjórnendur verða að treysta á að starfsmenn fari að lögum og reglum til þess að stofnunin geti framfylgt lögum. Þess vegna er

Tafla 2 – samanburður á stofnunum

Stig

Stofnanir

A

B

C

D

E

F

Er tölvupóstur varðveittur í jafnríkum mæli og pappírspóstur?

1

4

5

2

3

3

Hvernig er því fylgt eftir að starfsmenn varðveiti tölvupóst?

1

5

5

3

1

1

Eru haldin námskeið um skjalakerfið?

2

5

5

5

5

2

Eru haldin námskeið um tölvupóst?

1

1

1

1

1

1

Hvernig stendur stofnunin sig við varðveislu tölvupósts?

1

5

5

3

3

4

Eru starfsmenn vel upplýstir um skyldu sína?

1

5

5

3

1

5

Hvernig standa allir stjórnendur sig sem ábyrgðaraðilar?

2

5

5

2

2

2

Hefur skjalastjóri mikið vægi innan stofnunar?

1

5

5

1

1

1

Telur þú að kröfum stjórnenda um varðveislu sé fullnægt?

2

4

4

2

2

4

Eru til verklagsreglur um tölvupóst?

1

5

5

5

5

5

Hafa verklagsreglurnar verið kynntar starfsmönnum?

1

5

4

4

2

4

Hvað er gert við tölvupóst starfsmanns þegar hann hættir?

1

1

3

1

1

1

Er ólíklegt að mikilvæg gögn tapist þegar starfsmenn hætta?

1

1

4

1

1

4

16

51

56

33

28

37

Samtals stig Tafla 2: Stofnanirnar bornar saman.

42

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

mikilvægt að eftirfylgni sé við starfsmenn innan stofnana, svo þeir sjái að stofnunin taki lög og reglur alvarlega. Það er ekki nóg að setja reglur, það þarf einnig að endurskoða þær og fylgja þeim eftir.

Heimildaskrá

Chen, P. (2006). E-mail archiving: Understanding the reasons, risk and rewards. [Rafræn útgáfa]. Information Systems Security, 15, (3), bls.

18–24.

Companies admit to email managements system chaos. (2007). [Rafræn útgáfa]. The British Journal of Administrative Management, bls. 7.

Cox, R.J. (2007). Two sides of the coin: Archivists and records managers Consider electronic mail: The records managers speak. [Rafræn útgáfa]. Records & Information Management Report, 23, (5), bls. 1.

Esterberg, K.G. (2002). Qualitative methods in social research. Boston: McGraw-Hill.

Glenn, P. (2006). Why businesses must consider email archiving.

[Rafræn útgáfa]. Library & Information Update, 5 (10) bls. 24-25.

Kvale, S. (1996). Interviews: An introduction to qualitative research interviewing. Thousand Oaks. Sage publications.

Lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga nr. 77/2000.

Lög um rafræn viðskipti og aðra rafræna þjónustu nr. 30/2002.

Lög um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins nr. 70/1996.

Lög um Þjóðskjalasafn Íslands nr. 66/1985.

Mehta, N. (2006). E-mail challenges storage environments. [Rafræn útgáfa]. Communications News, 43, (5) bls. 22–24.

Páll Hreinsson, (2001). Auglýsing: Um leiðbeiningar varðandi eftirlit vinnuveitenda með tölvupóst- og netnotkun starfsmanna. Sótt 25. júlí 2007 af http://personuvernd.is/media/frettir/1001.pdf Persónuvernd. (2006). Reglur og reglugerðir: Reglur nr. 837/2006 um rafræna vöktun. Sótt 7. sept. 2007 af http://personuverndvefur. eplica.is/log-og-reglur/reglur-og-reglugerdir/nr/531 Reglugerð um héraðsskjalasöfn nr. 283/1994.

Reykjavíkurborg. (e.d.). Starfsmannastefna Reykjavíkurborgar. Sótt 20. maí 2007 af http://www.rvk.is/desktopdefault.aspx/tabid-390/496_ read-315/ Strauss, A. og Corbin, J. (1998). Basics of qualitative research: Techniques and procedures for developing grounded theory. (2. útg.). Thousand Oaks: Sage publications.

Train. T.K. (2006). E-mail management compliance. [Rafræn útgáfa].

AllM E-DOC, 20, (5), bls.36–38.

Upplýsingalög nr. 50/1996.

Wikipedia. (e.d.). Orgins of e-mail. Sótt 26. júlí 2007 af http:// en.wikipedia.org/wiki/E-mail#Origins_of_e-mail Þjóðskjalasafn Íslands. (2005). Rafræn skjala- og gagnavarsla ríkisstofnana: Könnun Þjóðskjalasafns á skjalavörslu ríkisstofnana árið 2004. [Reykjavík]: Þjóðskjalasafn Íslands.

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

Abstract E-mail in public institutions – registration and handling according to laws and regulations

A qualitative research was made in six public institutions in Iceland, three run by the state and three run by the city of Reykjavík. Participants were the institutions’ record managers. Descriptive data was gathered by in-depth interviews with participants and then the data was analyzed, codified and categorized. Tables with questions were set up and a scale from 1–5 made for easier comparison between institutions.

The research’s objective was to gather information on the registration and handling of e-mail in electric databases of public institutions to see if institutions comply with laws and regulations regarding the retention of e-mail. It was looked at how institutions fare in retaining their e-mails and how the retention of the institutions’ and employees’ e-mails is controlled.

The main results were that there seems to be no problem with the retention of e-mail that is sent directly to the institutions’ e-mail addresses. On the other hand it can be difficult to control the retention of e-mail, which should be retained, that is sent to the employees’ addresses. The results suggest that employees of four institutions out of six do not register and retain e-mail like the law dictates.

The demands of executives regarding e-mail retention are in compliance with the laws but only two institutions out of six meet the main demands. It can be gathered from the results that the four institutions, where employees do not comply with the laws regarding the retention of e-mail, do not have adequately defined employee responsibilities within the institutions, have too little instruction for employees (especially regarding laws and regulations), insufficient support for record management from junior executives and obscure orders for employees. It’s not enough to make laws and regulations, they have to be familiarized demonstrably to employees and compliance has to be ensured. All employees, both junior executives and others, must understand that the institution takes laws and regulations seriously.

43

Guðrún Pálína Héðinsdóttir

Bókasöfn í breyttu umhverfi Tilviksathugun á fjórum stofnunum á náttúrufræðasviði

Inngangur

Árið 1999 hófst nýtt tímabil í sögu íslenskra bókasafna en þá var, fyrir milligöngu menntamálaráðuneytisins, undirritaður fyrsti samningurinn sem tryggði öllum landsmönnum aðgang að stóru rafrænu gagnasafni, svokallaður Landsaðgangur að rafrænum gagnasöfnum og tímaritum. Um var að ræða dýrt gagnasafn sem fá bókasöfn og enn færri einstaklingar höfðu áður haft aðgang að. Þessu var síðan fylgt eftir með fleiri samningum við stóra erlenda tímaritaútgefendur og útgefendur gagnasafna með fjölbreytilegu vísindalegu efni. Vísbendingar hafa verið um að þessi aukni aðgangur að rafrænu efni sé að valda umtalsverðum breytingum á starfsemi sérfræðibókasafna og upplýsingamiðstöðva og störfum og hlutverki bókasafns- og upplýsingafræðinga. Í rannsókn sem gerð var í tengslum við lokaverkefni til meistaraprófs í bókasafns- og upplýsingafræði við félagsvísindadeild Háskóla Íslands var reynt að varpa nokkru ljósi á það sem hefur verið að gerast á sérfræðibókasöfnum, sérstaklega á náttúruvísindastofnunum, á undanförnum árum. Eftirfarandi rannsóknarspurningar voru lagðar til grundvallar: Hefur Landsaðgangur að rafrænum gagnasöfnum og tímaritum og annað rafrænt efni haft breytingar í för með sér fyrir sérfræðibókasöfn og ef svo er hvernig? Nýtist rafræni aðgangurinn náttúruvísindafólki svo vel að það finni orðið sjálft flestar vísindagreinar sem það þarf á að halda? Ef það er raunin, hvaða áhrif hefur það á störf og hlutverk bókasafns- og upplýsingafræðinga á sérfræðibókasöfnum, viðhorf til safnanna og þörf sérfræðinga fyrir bókasafnsþjónustu?

Aðferðir

Þetta var eigindleg rannsókn framkvæmd á fjórum rannsóknarstofnunum í náttúruvísindum þar sem tekin voru opin viðtöl við níu einstaklinga; fjóra bókasafns- og upplýsingafræðinga og fimm sérfræðinga.

Einnig var farið í eina þátttökuathugun þar sem m.a. var rætt við fimmta bókasafnsfræðinginn. Þátttakendur voru valdir með markvissu úrtaki, bókasafns- og upplýsingafræðingar sem hafa nokkuð langa reynslu af vinnu á sérfræðibókasafni og sérfræð44

ingar sem hafa stundað rannsóknir árum saman, auk þess að hafa verið öflugir bókasafnsnotendur. Reynt var að ná til fólks af báðum kynjum og á mismunandi aldri. Til að gæta hlutleysis var nöfnum allra þátttakenda og stofnana breytt. Stofnanirnar eru kallaðar Storð, Fold, Eykt og Ós en einstaklingar eru ekki nafngreindir í þessari grein. Rannsóknin fór fram frá hausti 2005 til vors 2007. Í samræmi við eigindlega rannsóknarhefð voru ekki settar fram ákveðnar tilgátur í upphafi rannsóknarinnar heldur eru gögnin látin tala sínu máli og rannsóknarspurningum þannig svarað. Styrkur eigindlegra rannsókna felst einmitt í gögnunum sjálfum sem oftast eru fengin milliliðalaust. Þær byggjast hins vegar á skoðunum fárra einstaklinga og því er ekki hægt að alhæfa um niðurstöður; þær geta hins vegar verið lýsandi um tilvikið eða fyrirbærið sem rannsóknin fjallar um (Bogdan og Biklen, 2003). Í þessu tilfelli hvernig notkun rafræns efnis sé að breyta starfsumhverfi bókasafns- og upplýsingafræðinga, sérfræðinga sem stunda rannsóknir á Íslandi, svo og hlutverki sérfræðibókasafna. Í viðtölunum var ekki stuðst við spurningalista, heldur notaðir svokallaður „gátlistar“ og eðli málsins samkvæmt gátu spurningar ekki verið alveg eins fyrir sérfræðinga og bókasafns- og upplýsingafræðinga.

Helst var leitað svara við eftirfarandi atriðum: • Hvernig finnst sérfræðingum og bókasafns- og upplýsingafræðingum efni Landsaðgangs og annað rafrænt efni nýtast?

• Hvaða þjónustu er verið að leita eftir á sérfræðibókasöfnum í dag?

• Eru bókasöfnin notuð öðruvísi nú en var fyrir tíma alls þessa rafræna efnis?

• Hver er upplýsingaþörf og hvernig er upplýsingaöflun háttað?

• Hafa orðið breytingar á lestrarvenjum?

• Hvernig hefur verið staðið að kynningum á rafrænu efni?

• Hvaða breytingar verða helstar á sérfræðibókasöfnum á næstu 5 – 10 árum?

Meginþemað úr rannsókninni reyndist vera Breytt BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

starfsumhverfi bókasafns- og upplýs­inga­fræðinga í kjölfar Landsað­gangs og annars rafræns efnis.

Notkun bókasafna – heimsóknum fækkar

Ýmsum rannsóknum ber saman um að heimsóknum á bókasöfn fækki eftir því sem notkun rafræns efnis vex (sjá Garguilo, 2003; OCLC, 2003; Siebenberg, Galbraith, og Brady, 2004; Tenopir, 2003; Wakeham & Garfield, 2005). Þátttakendur á Fold, Storð og Eykt voru líka sammála um að hefðbundin notkun bókasafna hefði minnkað í kjölfar þess að samið var um Lands­aðganginn. Bókasafns­- og upplýs­inga­fræðingar þessara stofn­ana telja vinnu við hefð­bundin verkefni, eins og upplýs­ingaleit og skráningu og utanumhald pappírs­tímarita, hafa minnkað. Nú sé mest leitað til bóka­safnanna eftir eldra efni og efni sem ekki finnst í rafrænu gagna­söfnunum og tímaritunum.

Fyrst og fremst sé leitað að ritum sem eru eldri en svo að þau séu í Landsaðgangi eða þeim sem ekki eru í Lands­aðgangi. Þetta er þá efni sem bókasöfnin eiga ýmist sjálf eða þurfa að afla annars staðar með milli­safna­lánum. Milli­safnalán eru líka enn umtalsverð þótt þeim hafi fækkað. Þetta á þó trúlega ekki síst við um náttúruvísinda­geirann þar sem rannsóknir byggj­ast talsvert á gömlu efni öfugt við það sem er t.d. í læknis- eða erfðafræði. Á Ósi, þar sem þátttökuathugunin fór fram, virtist gegna svolítið öðru máli. Bókasafns- og upplýsingafræðingurinn þar sagði að sér fyndist safnið almennt lítið notað, en tengir það ekki endilega við meiri notkun rafræns efnis. Vinnuálagið á sérfræðingum sé einnig mikið og því e.t.v. lítill tími til lestrar. Hann taldi að eldri starfsmenn virtust finna mest af tilvitnunum í greinar í heimilda­­listum, sem þeir komi þá gjarnan með í höndunum, og fái aðstoð við að finna það sem þá vantar af þeim, annaðhvort í ritum safnsins eða með því að leita í tölvum.

Yngra fólk sé hins vegar sjálfbjarga með flest. Þeir sérfræðingar á Ósi, sem tekin voru viðtöl við; ýmist stutt og óformleg eða formleg studdu að vissu leyti það álit.

Sérfræðingur á Storð sagðist nota bókasafnið miklu minna en hann gerði „eftir að allt er komið á netið“ og taldi að álagið á bóka­safnið hlyti að hafa minnkað mikið eftir að gagna­grunnarnir komu til sög­­unnar.

Hann bætti þó við að mikið af þeim rannsóknum sem hann stundaði byggðust á „eldgömlum rannsóknum og eldgömlum greinum sem eru alveg nýtanlegar í dag“. Þetta efni taldi hann hvergi fáanlegt á vefnum og það þyrfti þá að panta í gegnum bókasafnið. En þó að hann segðist nota bókasafnið mun minna nú en áður og vildi gjarnan hafa sem allra mest aðgengilegt frá sinni eigin tölvu þá virtist hann samt eiga í svolítilli togstreitu. Hún felst annars vegar í þægindunum B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

af því að finna hlutina sjálfur í sinni eigin tölvu og hins vegar notaleg­heit­un­um við það að standa við hillurnar á bókasafninu eða setjast í les­krók­inn. Þeir sérfræðingar sem talað var við á Eykt og Fold töldu sig einnig nota bókasafnið minna; helst fari þeir þangað til að leita í handbækur og bækur með myndefni og til að fá aðstoð við að leita að og panta efni sem ekki finnst rafrænt á vefnum.

Notkun Landsaðgangs og annars rafræns efnis og upplýsingaleit

Sathe, Grady og Giuse (2002) og Smith (2003) benda á að yngra fólk sé að jafnaði duglegra við að tileinka sér nýjungar, svo sem rafrænt efni, heldur en þeir sem eldri eru. Meirihluta þeirra bókasafns- og upplýsingafræðinga, sem talað var við í rann­sókninni, bar einnig saman um að yngra fólk væri fljótara að tileinka sér nýjungar, enda oft vant rafrænu efni úr námi. Þeir sérfræðingar, sem talað var við, töldu aðstöðu til upplýs­inga­öflunar hafa breyst mikið með tilkomu Landsaðgangs og annars rafræns efnis. Bókasafnsog upplýsinga­­fræð­ingar þurfi ekki lengur að vera milli­liðir við að leita í prentuðum skrám eða á geisla­diskum. Öll upplýs­ingaleit og –öflun hafi því verið miklu þyngri í vöfum áður. Tveir sérfræð­ing­anna töldu það mikinn kost að geta leitað sjálfir að efni því að þá rekist þeir oft á áhugaverðar greinar sem ella hefðu farið framhjá þeim. Og sá þriðji sagðist ekki skilja hvernig fólk fór að áður en þessar leitarvélar komu til sögunnar. Sérfræð­ing­arnir töldu sig nú orðið finna sjálfir á bilinu 50-70% af því efni sem þá vantar rafrænt, misjafn eftir því að hvaða efni er leitað.

Niðurstöður Törmä og Vakkari (2004) benda til að tveir þriðju hlutar nátt­úru­­­­­­fræðinga í finnskum háskólum noti rafrænt efni nokkrum sinnum í viku sem er meira en önnur fagsvið. Gagnasöfn og rafræn tímarit Landsaðgangs virðast einnig meira notuð af fólki í raunvísindum en á öðrum fagsviðum (Anna Sigurðar­dóttir og Pálína Héðinsdóttir, 2006; Áslaug Agnarsdóttir, 2006). Niðurstöður rannsóknar­innar benda einnig til að allir viðmælendur nema einn fagni rafræna efninu og noti það mikið og þar virðist efni Landsaðgangs gegna lykilhlutverki. En þrátt fyrir að viðmælendum virðist tamt að tala um Landsað­ganginn og telji sig þekkja hann þá er líkast því að sumir sérfræð­ingarnir geri sér ekki grein fyrir því hvaða efni tilheyri Landsaðgangi eða hvar þeir séu yfirleitt að leita. Þeir eiga líka erfitt með að aðgreina notkun gagna­safna Lands­aðgangsins og notkun sér­hæfðari gagnasafna, sem öll bóka­söfnin sem viðmælendur rann­­sókn­ar­innar tengjast, bjóða einnig upp á. Þetta vekur athygli. Segja má að ekki skipti máli 45

fyrir sérfræð­inga hvaðan efnið er komið en það yki skilning á því hvað Landsað­gangurinn kostar og hvers virði hann er ef það væri ljósara hvað hann býður raunverulega upp á. Þetta leiðir hugann að því hvernig kynn­ingar- og leið­bein­­­ingar­starfi bókasafnsog upplýsinga­fræð­ing­anna er háttað. Mikilvægi Lands­­aðgangsins birtist þó e.t.v. skýrast í því að í munni flestra viðmælenda virðist hann vera orðinn eins konar sam­nefnari fyrir rafrænt efni.

Bókasafns- og upplýsingafræðingarnir virtust samt álíta að þau sérhæfðu gagna­söfn, sem keyptur er aðgangur að utan Lands­aðgangs, nýtist sérfræð­ingum viðkomandi stofnana betur. Það er svolítið forvitni­ legt að velta fyrir sér ástæðu þessa. Hugsanlega stafar það af því að þau kosta talsvert auka­lega og því sé verið að sannfæra sig um að sú fjárfesting skili sér.

Leitar­möguleikar gagna­safna Lands­aðgangs virðast þó falla sérfræð­ingunum, sem talað var við, almennt vel í geð nema einum sem vill helst „googla“ sem mest, auk þess að nota PubMed gagna­safnið sem ekki er hluti Lands­aðgangs en opið öllum. Það virðist einnig fara talsvert eftir eðli rann­ sóknarstofnana hvernig upplýs­ingum og efni sér­ fræðingar leita helst að. Á Eykt, Fold og Storð eru mikið stund­aðar grunn­rannsóknir og í náttúru­ vísindum byggjast þær bæði á eldri rann­sóknum og því sem er alveg nýtt. Á Ósi eru hins vegar meira stundaðar hagnýtar rannsóknir eða unnin ýmis verkefni fyrir framkvæmdaaðila. Þau verkefni virðast hvert öðru lík og byggjast meira á tilvitnunum í eigið efni og þörfin fyrir að fylgjast með því nýjasta í rafrænum gagnasöfnum því ef til vill ekki sú sama.

Hæfni til að tileinka sér nýjungar - kynningar­starf

Borgman (2000) og Tenopir (2003) telja að fagsvið og samspil þess og hefðar notandans fyrir því að lesa sér til og nota bókasöfn, hvort heldur sem þau eru heðfbundin með prentefni eða rafræn, hafi áhrif á hæfni og vilja fólks til að tileinka sér nýjungar.

Samkvæmt niðurstöðum rannsóknarinnar virðist jákvætt viðhorf til bóka­­safna, löng hefð fyrir því að nota þau, svo og notkun bókasafna á námsárum, geta haft áhrif á hæfni sérfræðinga og vilja til að tileinka sér nýjungar. Einnig það hversu fljótar stofnanirnar og bókasöfnin, sem viðkomandi tengist, voru að taka í notkun tölvur og nýja tækni við gagnaúrvinnslu. Þeir bókasafns- og upplýsingafræðingar, sem talað var við, töldu vef­síður bóka­safn­anna afar mikilvægar. Þar hafi þeir komið fyrir upplýs­­ingum um rafrænt efni sem sérfræð­­­­ingum standi til boða, t.d. lista yfir tímarit og gagnasöfn. En svo er eins og það vanti eftirfylgni til að miðla þessum upplýs­ingum áfram til sérfræð­inganna því að það er líkast því að þeir séu 46

ekki nógu meðvitaðir um möguleika vef­síðnanna.

Er hugsanlegt að framsetningin á þessu sé að mati sérfræð­inganna of flókin þannig að þeir nýti það ekki þess vegna? Eða frekar að meira kynn­ingarstarf hafi vantað?

Allir töldu bókasafns- og upplýsingafræðingarnir sig þó eitthvað hafa kynnt rafræna efnið, a.m.k. stundað einstakl­ingskennslu og sent upplýsingar í tölvupósti. Þetta virðist hins vegar að mestu leyti hafa farið fram hjá sérfræð­ingunum; allir nema einn telja sig enga kynningu hafa fengið. Þeir sögðust sakna þessa mikið; þeir hafi fyrst og fremst þurft að þreifa sig áfram sjálfir. Einn gerði því jafnvel skóna að bókasafns- og upplýsinga­fræðingar væru svona tregir með kynning­arnar af því að þeir vildu halda þessari kunnáttu fyrir sig. Löng tæknihefð sumra stofnananna virðist samt gera það að verkum að sérfræðingar þar komast upp á lag með að notfæra sér rafrænt efni, sama á hvaða aldri þeir eru, þrátt fyrir ónóga kynningar­starfsemi. Þessi umræða um kynningar- og leiðbeiningarstarf vekur upp spurningar. Niður­­­stöður rannsóknarinnar benda til að a.m.k. sumir bóka­­­­­­­­safns- og upp­lýs­­ inga­­fræð­­ingarnir veigri sér við að stunda öfluga kynningar­starfsemi. Það er áhugavert að velta fyrir sér hvort þetta geti stafað af því að þennan þátt vanti, eða hafi vantað, í menntun bóka­safns- og upplýsinga­­ fræðinga.

Hvað gerist ef Landsaðgangur leggst af?

Þrátt fyrir að sérfræðingar virðist ekki gera sér ljósa grein fyrir því hvar þeir eru að leita að efni og e.t.v. skipti það ekki höfuðmáli þá benda niðurstöðurnar til að Lands­aðgangurinn sé í raun að verða kjölfestan í upplýsingaleit og upplýs­inga­öflun. Bæði á sérfræðibókasöfnum og upplýsingamiðstöðvum og hjá sérfræð­ing­unum sjálfum. Eftirfarandi athugasemdir komu frá sérfræðingum þegar nefndur var sá möguleiki að Landsaðgangur legðist af: Einn taldi það „hræðilegt“; fólk yrði þá aftur „hang­andi í bókasafnsfræðingnum að finna þetta eða finna hitt“.

Og annar sagði að það væri „alveg óvinnandi vegur“ fyrir bóka­safns­fræðing­inn að þurfa að fara að leita að öllu efni fyrir sig. Rann­sókn­a­um­hverf­ið myndi líka breytast mikið ef Landsaðgangs nyti ekki lengur við því „eftir að hafa kynnst því að nota Web of Science þá væri það einhvern veginn svo mikið að fara bara aftur í barnaskóla“. Sá þriðji hafði eftirfarandi að segja: „Þetta er eitthvað sem ég bara verð að hafa. Þetta væri ... eins og að taka ofninn úr bakaríi og segja fólki að halda áfram að vinna þó að það sé ekkert hægt að baka lengur. Þá væri bara enginn grundvöllur fyrir stórum hluta af því sem ég geri....“ Bókasafns- og upplýsingafræðingunum bar saman BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

um að það myndu koma fram háværar kröfur um að endurreisa Landsaðganginn og að álagið á þá og bóka­söfnin ykist mikið aftur. Sennilega yrði meira um að fólk bæði um að ein­stakar greinar yrðu keyptar beint frá útgefanda því að þótt fólk hafi ekki rafrænan aðgang að þessum greinum þá megi alltaf kaupa þær rafrænar frá útgefendunum. En það myndi þýða „gífurlega aukinn kostnað“ eins og einn orðaði það. Það virðast því allir, sama hvort það eru bókasafnsog upplýs­ingafræðingar eða sérfræðingar, vera mjög jákvæðir í garð rafræna efnisins þótt ýmislegt bendi til að tilkoma þess sé farin að hafa talsverð áhrif á störf og hugsanlega mikilvægi bókasafnsog upplýs­inga­fræðinga. Sérfræð­ingar geta orðið gert ýmislegt sjálfir sem þeir voru áður algerlega háðir bókasafns- og upplýsingafræðingum með. En, eins og fram hefur komið, er þó alltaf eitthvað sem þeir þurfa aðstoð við og sums staðar virðist eftir­spurnin eftir millisafna­lána­­þjónustu jafnvel fara vaxandi aftur.

Breytingar á millisafnalánum

Heimildir sýna að millisafnalánum virðist hafa fækkað alls staðar eftir að samið var um Lands­aðganginn en árið 2000 varð, með örfáum undan­tekningum, toppurinn í millisafnalánum sérfræði­bókasafna á Íslandi (Hagstofa Íslands, 2006; Þórný Hlyns­dóttir og Þóra Gylfadóttir, 2004). Þetta er í samræmi við niðurstöður ýmissa erlendra rannsókna sem benda til að svokallaðar pakkaáskriftir hafi dregið úr þörfinni fyrir millisafnalán (sjá t.d. Goodier og Dean, 2004; Wiley og Chrzastowski, 2005). Niður­stöður Echeverria og Barredo (2005) benda einnig til þess að nýjum greinum fækki í því efni sem pantað er með millisafnalánum; að útgáfuár flestra þeirra séu frá árunum 1982–1996. Þetta er í samræmi við skoðun bóka­safns- og upplýsinga­fræð­ings á Storð sem sagði að þar sé aðallega um að ræða beiðnir um greinar sem eru eldri en frá því um 1995, enda lítið um að rafræn tímarit Landsaðgangs séu með fullan aðgang að efni fyrir þann tíma. Hann telur þó að betri skráning eldra efnis skili sér hugsanlega í auknum fjölda millisafna­lána allra seinustu árin sem stafi trúlega af því að Storð hafi haldið betur í pappírs­áskriftir en t.d. ýmis erlend sérfræði­bókasöfn. Samningar um rafrænar áskriftir hljóði yfirleitt upp á að bannað sé að prenta það efni út og senda til þriðja aðila. Samfara því að meira er skráð af eldra efni séu millisafna­lánin hins vegar að verða erfiðari. Millisafnalán virðast samt áfram taka umtals­verðan tíma hjá um helmingi bókasafns- og upplýsinga­fræð­ing­anna sem talað var við.

Framtíðarhlutverk og þjónusta sérfræðibókasafna

Boyce et al. (2004), Klugkist (2001) og Ramirez (2003) telja að áfram verði þörf fyrir bókasöfn með B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

hefðbundum, prentuðum bókakosti þótt ekki sé vafi á að rafræna efnið muni alls staðar sækja á og þar með eflast það hlutverk bókasafns- og upplýsinga­­fræðinga að sinna meiri gæðastýringu á efni sem söfnin vilja bjóða upp á. Krafan um að bóka­safns- og upplýsingafræðingar sérhæfi sig meira í efnis­­leit og ýmiss konar tæknimálum verður einnig háværari. Þetta er í samræmi við niðurstöður rannsóknarinnar því að allir viðmælendur sjá fyrir sér breytingar á sérfræðibókasöfnunum þótt þeim beri saman um að bókasöfn eða upplýsinga­miðstöðvar verði áfram til staðar í einhverri mynd. Þörfin fyrir að einhver haldi utan um „batte­ríið“, og haldi reiðu í „kaosinu“, eins og sérfræðingar orðuðu það, verður trúlega áfram til staðar og henni munu bókasafns- og upplýs­inga­ fræðingar sinna. Í raun benda niðurstöðurnar til þess að sérfræð­ingar eigi von á minni breytingum. Því að hversu duglegir sem þeir eru að nota rafræna efnið þá er eins og þeir sjái bókasöfnin og hlutverk bókasafns- og upplýs­inga­­­fræðinganna áfram fyrir sér í svip­aðri mynd. Þeir meta mikils það grunn­hlutverk að öllu sé haldið í röð og reglu og passað að efni týnist ekki. Og þeir munu áfram leita til bókasafnanna eða upplýsinga­miðstöðvanna og þiggja aðstoð við leitir og efnis­öflun, ekki síst eldra efnis. Þá myndi a.m.k. hluti sérfræðinga vilja geta leitað þangað eftir aðstoð við uppsetn­­ingu heimildaskráa og ritlista, svo og að koma sínum persónu­legu sérprent­asöfnum á aðgengilegra form. Einhverjir nefndu að gott væri að bókasafns- og upplýsingafræðingar kæmu meira að skráningu korta og mynda.

Maclean (2006) telur að sveigjanleiki og það að vera opinn fyrir nýjum tækifærum og möguleikum sé bókasafns- og upplýsingafræðingum afar mikilvægt nú þegar rafræna efnið er að festast í sessi og hefðbundnari verkefnum fækkar. Þeim bókasafns- og upplýsinga­fræð­ingum, sem tekin voru viðtöl við, bar saman um að sérfræðibóka­söfnin stæðu frammi fyrir tals­verðum breytingum. Sem stétt þyrftu bókasafnsog upplýs­inga­­­fræð­ingar að huga vel að sínum málum og framtíð og hvort ekki væri nauðsynlegt að fikra sig að einhverju leyti inn á nýjar brautir. Niðurstöður rannsóknarinnar benda til að vinna við vef­síður sé vaxandi hlutverk ásamt vinnu við útgáfu, sem e.t.v. tengist því að útgáfan er að verða meira rafræn. Þá fer mikill tími í það að færa eldri rit stofn­ananna og tengdra aðila á rafrænt form og gera þau aðgengileg á vef­síðum með fullum texta. Að mati bókasafns- og upplýs­­inga­fræð­ing­­anna verður framtíðar­hlut­verkið að velja gagnasöfn, halda utan um og gera eldra efni rafrænt og sýnilegt fyrir notendur, auk þess sem meiri áherslu þarf að leggja á einhvers konar gæða­stýringu á því efni sem aðgangur er veittur að og verið er að velja fyrir bókasöfnin. Einnig virtist a.m.k. hluta 47

bóka­safns- og upplýsinga­fræð­inganna nauðsynlegt að auka tæknikunnáttu sína til að geta betur sinnt efnis­leit og alhliða upplýsingaöflun og -miðlun fyrir sérfræðinga. Þá virðist þurfa að auka kynningar- og leiðbein­ingar­­ starf, sem e.t.v. kallar á meiri menntun bóka­safns- og upplýs­ingafræðinga í kennslu­fræði til að geta útbúið hvers kyns leið­bein­­­ingar og kennsluefni og hreinlega lært að markaðssetja bókas­öfnin og upplýs­inga­­­mið­ stöðv­arnar. Allir virtust bóka­safns- og upplýsinga­ fræðing­arnir gera ráð fyrir að rafræna efnið muni aukast og að bókasöfn framtíðar­innar verði meira upplýs­­­inga­miðstöðvar. Þeir gera þó allir ráð fyrir „að áfram þurfi að halda utanum og matreiða upplýsing­ar til handa sérfræð­ingunum, á hvaða vettvangi sem það verður gert“ eins og einn sagði.

Þjónusta sérfræðibókasafna og bókasafns- og upplýsingafræðinga

Klugkist (2001) segir bókasafns- og upplýsingafræðinga eiga að bjóða upp á hágæða­­þjónustu og að nýta hvert tækifæri til að auglýsa hvaða efni, þjón­ustu og aðstoð sem sérfræði­bókasöfn bjóða upp á. CottaSchøn­­berg (2005) leggur einnig mikla áherslu á þjónustuhlutverkið. Niður­stöður rannsóknar­innar benda líka til að þótt ýmiss konar færni, góð fagleg menntun og tækni­kunnátta sé nauðsynleg fyrir bókasafns- og upplýs­inga­fræðinga til að geta sinnt starfi sínu sem best virðist viðmótið og þjónustu­lundin skipta notendur miklu máli. Það að vera alltaf til staðar til að aðstoða sérfræðinga, kennara, stúdenta eða hvern þann hóp, sem viðkomandi sérfræðibókasafn eða upplýsingamiðstöð á að þjóna og vill þjóna, er mjög mikil­vægt. Og hugsanlega að finnast ekkert erindi svo ómerkilegt að ekki eigi að sinna því með bros á vör. Ef sérfræðingum mæti slæmt viðmót, þótt ekki sé nema í eitt skipti, þá geti það orðið til þess að þeir hætti að nota bókasafnið og neyðist til að fara lengri leið við heimildaöflun. Á a.m.k. einni af þeim stofnunum sem rannsóknin náði til virtist sérfræð­ing­um fjár­hags­­sjónarmið um of vera farin að stjórna rekstri bóka­safnsins eða upp­lýs­inga­­­­­miðstöðv­ar­innar. Þetta töldu þeir slæma þróun því að ef stjórnvöld teldu nauð­synlegt að stunda rannsóknir á einhverju sviði þá væri rekstur bókasafns þjónusta sem ætti að vera hafin yfir kröfuna um að standa undir sér. Meirihluti viðmæl­­enda ótt­aðist skilnings­leysi stjórnenda stofnana á starfsemi bókasafna og upplýs­inga­­miðstöðva og að við­horf þeirra væru of neikvæð. Það virðist því mikil­vægt að kynna þjónustuna, láta verkin tala og sýna hvers bóka­safns- og upplýs­inga­fræð­ingar eru megnugir.

Erlendar rannsóknir sýna að það gæti verið æskilegt að bókasafns- og upplýsinga­fræðingar 48

gegndu stærra hlutverki sem aðstoðarfólk við rannsóknarvinnu og að gæði háskóla og það hve eftirsóttir þeir séu geti jafnvel ráðist af hæfni bókasafns- og upplýsingafræðinga sem þar starfa. Þetta má t.d. sjá hjá Petersen (2006) og Wakeham og Garfield (2005) og Cotta-Schønberg telur þá eiga að vera „i brændpunktet mellem universitet og biblioteket“ (Cotta-Schønberg, 2005, bls. 18). Einn sérfræðinganna, sem inntur var eftir þessu, taldi á hinn bóginn bókasafns- og upplýsingafræðinga ekki æskilegasta kostinn til að setja í einhverja „púlvinnu“ við rannsóknir eins og hann sagði og hinir höfðu ekki beina skoðun á málinu.

Þörf fyrir meiri fagmenntun á sviði náttúrufræða?

Talsverð umræða á sér nú einnig stað um menntun bókasafns- og upplýsinga­­­­fræðinga; hvort ástæða sé að breyta um áherslur þannig að fólk bæti bókasafns- og upplýsingafræðinámi ofan á einhverja faggrein. Þeir bókasafns- og upplýsinga­fræð­ingar sem talað var við og einhvern bakgrunn hafa í náttúrufræði töldu hana hafa nýst sér afar vel í störfum á náttúruvísinda­bókasöfnum. Þeim fannst þó tæplega ástæða til að breyta námi í bóka­safnsog upplýsinga­fræði þannig að það yrði skylda að taka einhverja faggrein og bæta bókasafns- og upplýsinga­fræði ofan á. Til þess sé starfs­vett­vangur sérfræði­bóka­safna og upplýsinga­­miðstöðva varla nógu stór og fjöl­breytilegur. Svipuð afstaða kom fram hjá þeim sem ekki höfðu bakgrunn í náttúru­fræði; þeir töldu sig þó, sérstaklega í upphafi starfsferils, stundum hafa saknað þess.

Lokaorð

Hér hefur verið fjallað um hvaða áhrif Landsaðgangur og annað rafrænt efni hefur haft á sérfræði­bókasöfn og upplýsingamiðstöðvar á fjórum náttúru­­vísinda­ stofn­unum. Niðurstöður benda til að þótt rafræna efnið sé farið að hafa umtalsverð áhrif á störf og hlutverk bókasafns- og upplýsingafræðinga þá verði áfram þörf fyrir þjónustu þeirra. Þrátt fyrir að sérfræðingar finni orðið sjálfir talsverðan hluta þeirra upplýsinga og heimilda sem þeir þurfa á að halda á rafrænu formi og slíkt efni muni aukast þá verða alltaf einhverjir sem ekki nýta rafræna efnið sem skyldi og þá þurfa bókasafns- og upplýsingafræðingar að aðstoða. Náttúru­fræð­­ingar virðast einnig töluvert háðir eldra efni til samanburðar við nýrri rannsóknir.

Og það efni verður áfram einungis að finna á bóka­ söfnum og upplýsinga­miðstöðvum. Leiðbeiningar- og kennslu­hlutverki þarf að gefa meiri gaum. Meirihluti sérfræðinga kvartaði undan skorti á leiðbeiningum við leitir og notkun rafræns efnis.

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

Þó að þetta hafi ekki verið umfangsmikil rannsókn gefa niður­stöðurnar vísbend­ingar um það sem er að gerast á sérfræðibókasöfnum og upplýsinga­mið­ stöðvum. Forðast ber þó að alhæfa út frá þeim. En fróð­legt væri að gera sam­bæri­­­legar rannsóknir á öðrum safnategundum til að fá saman­burð. Þjónustu­ hlutverk bóka­safns- og upplýsinga­fræð­inga verður áfram að vera í fyrir­rúmi og aldrei má þeim þykja neitt erindi of ómerkilegt til að sinna því af trúmennsku. Þeir þurfa að halda vöku sinni; vera sveigj­anlegir og opnir fyrir nýjum og ögr­andi verkefnum, læra að minna á sig og þjónustuna sem þeir veita og aldrei að gleyma að bókasöfnin eru til fyrir notendurna.

Tilgang­urinn er að bæta starfs­umhverfi þeirra.

Heimildir

Anna Sigurðardóttir & Pálína Héðinsdóttir (2006). Könnun á notkun rafrænna gagna­safna og tímarita. [Óbirt lokaskýrsla í nám­skeiðinu Tölfræði- og rannsóknar­aðferðir I vorið 2006]. Háskóli Íslands, Reykjavík,12 bls. Áslaug Agnarsdóttir (2006). Tvíhöfða risi: sameining Landsbókasafns Íslands og Háskólabókasafns í eitt safn. [Óbirt MLIS ritgerð í bókasafns- og upplýs­ingafræði vorið 2006]. Háskóli Íslands, Reykjavík, 188 bls.

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

Bogdan, R. & Biklen, S.K. (2003). Qualitative research for education: An indtro­duction to theory and methods. Allyn and Bacon, Boston, 291 bls.

Borgman, C.L. (2000). From Guthenberg to the global information in­ frastructure: access to information in the networked world. Cambridge, MA, MIT Press, 324 pp Boyce, P., King, D.W., Montgomery, C. & Tenopir, C. (2004). How electronic jour­n­als are changing patterns of use? The Serials Librari­ an, 46(1–2), 121−141.

Cotta-Schønberg, M. (2005). En fantastisk mulighed [viðtal Hendrik Hermann við Micael Cotta-Schønberg]. Bibliotekspressen, 20, 16−18.

Echeverria, M. & Barredo, P. (2005). Online journals: their impact on document delivery. Interlending & Document Supply, 33, 145−149.

Garguilo, P. (2003). Electronic journals and users: the CIBER experience in Italy. Serials, 16, 293−298.

Goodier, R. & Dean, E. (2004). Changing patterns in interlibrary loan and docu­ment supply. Interlending & Document Supply, 32, 206−214.

Hagstofa Íslands (2006). Óbirt gögn fengin frá Ragnari Karlssyni í tölvupósti í sept. 2006.

Klugkist, A.C. (2001). Virtual and non-virtual realities: the changing roles of libraries and librarians. Learned Publishing, 14, 197−204.

Maclean, G. (2006). Opportunity for change in the future roles for the health library and and information professional: meeting the chal­ lenges in NHS Scotland. Health Information and Libraries Journal, 23 (Suppl. 1), 32−38.

OCLC 2003. The 2003 OCLC Environmental Scan: Pattern Recognition. Executive Summary, editor: Wilson, A., 17 bls.

49

Petersen, J.H. (2006). Biblioteket som konkurrencefordel. DF Revy, 29(5), 8−10.

Ramirez, E. (2003). The impact of the internet on the reading practices of a university community: the case of UNAM. Proceedings of the 69th IFLA General Conference and Council. Sótt 5.6. 2006 á slóðina: http:// www.ifla.org/IV/ifla69­/papers/019e-Ramirez.pdf.

Sathe, N.A., Grady J.L. & Giuse, N.B. (2002). Print versus electronic journals: A preliminary investigation into the effect of journal format on research processes. Journal of the Medical Library Association, 90(2), 235−243.

Siebenberg, T.R., Galbraith, B. & Brady, E.E. (2004). Print versus electronic journal use in three Sci/Tech disciplines: What’s going on here? College & Research Libraries, 65(5), 427−438.

Smith, E.T. (2003). Changes in faculty reading behaviors: the impact of electronic journals on the University of Georgia. The Journal of Academic Librarianship, 29(3), 162−168.

Tenopir, C. (2003). Use and users of electronic library resources: an over­ view and analysis of recent research studies. Council on Library and Information Resources, Washington, DC. Sótt 6. júní 2006 á slóðina: http://www.clir.org/­pubs­/reports­/pub120/contents.html Törmä, S. & Vakkari, P. (2004). Discipline, availability of electronic re­ sources and the use of Finnish National Electronic Library – FinELib. Information Research, 10(1).

Wakeham, M. & Garfield, D. (2005). Supporting both learning and research in a UK post- 1992 university library: a case study. Journal of Librarianship and Information Science, 37(4), 175−186.

Wiley, L. & Chrzastowski, T.E. (2005). The impact of electronic journals on interlibrary lending: a longitudinal study of statewide interlibrary loan article sharing in Illinois. Library Collections, Acquisitions, & Technical Services, 29, 264−381. Þórný Hlynsdóttir & Þóra Gylfadóttir (2004). Remote document supply in Iceland before and after nationwide access to 8000 e-journals: the story so far. Interlending & Document Supply, 32, 70−79.

50

Abstract Libraries in a changing environment – case study in four institutions in the natural sciences

The purpose of this study was to investigate the effect of the Icelandic national access to electronic databases and periodicals and other electronic materials on aca­demic libraries and information centres, mostly in the field of natural sciences. The study was a qualitative investigation where four librarians as well as five scientists were interviewed. One participant’s observation was made at an academic library where the fifth librarian was interviewed.

The scientists appeared to be pleased with the electronic access and they believed it would be hard to do research in the natural sciences in Iceland without it. Increasing access to electronic material is changing the workflow of librarians and the role of academic libraries, so that less time is now spent processing interlibrary loans, information seeking and dealing with periodicals on paper. More time is, on the other hand, spent on making information accessible on the web and on the publication of mat­erial. Scanning of older material, in order to make it available electronically, is also increasingly carried out by librarians and information experts. All the inter­view­ed specialists agreed that user assistance and public relations in connection with electronic materials needs to be increased. The interviewed scientists and librarians all agreed that academic libraries and information centres will continue to play an important role in the future in spite of the fundamental changes that are taking place.

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

Ingibjörg Hallbjörnsdóttir

Tuttugu ár liðin frá stofnun Félags um skjalastjórn Stofndagur Félags um skjalastjórn er 6. desember 1988 og er félagið því tuttugu ára á þessu ári. Frá upphafi hefur það starfað óslitið að því markmiði sínu að „efla þekkingu og skilning á skjalastjórn hjá einstaklingum, fyrirtækjum og opinberum aðilum, ennfremur að efla tengsl þeirra sem starfa við skjalasöfn og stuðla að samvinnu þeirra á milli“ eins og kveðið er á um í lögum félagsins. Þar segir einnig að félagar geti allir þeir orðið sem vilja vinna að markmiðum félagsins (Félag um skjalastjórn, 2008). Árið 1998, á tíu ára afmæli félagsins, voru félagsmenn um 170 talsins en eru í dag um 230 sem segir meira en mörg orð um síaukinn áhuga á skjalastjórn og hagnýtingu hennar í fyrirtækjum og stofnunum.

Stofnun félagsins

Í afmælisgrein, sem Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Kristín H. Pétursdóttir rituðu í Bókasafnið árið 1998, er greint frá aðdraganda þess að félagið var stofnað en hann var sá að tíu konur frá ýmsum stofnunum og fyrirtækjum í Reykjavík, sem kölluðu sig Áhugahóp um skjalastjórn, komu saman árið 1987 til að ræða úrbætur og fræðslu í skjalamálum. Þessar konur voru: Jóhanna Gunnlaugsdóttir, bókasafnsfræðingur hjá Gangskör sf., Kristín Geirsdóttir, forstöðumaður Bóka- og skjalasafns Landsvirkjunar, Kristín I. Jónsdóttir, kennari í Verzlunarskóla Íslands, Kristín Ólafsdóttir, bókasafnsfræðingur hjá Gangskör sf., Kristín H. Pétursdóttir, forstöðumaður Skjalasafns Landsbanka Íslands, Ragnhildur Bragadóttir, forstöðumaður Ameríska bókasafnsins, Svanhildur Bogadóttir borgarskjalavörður, Una Eyþórsdóttir, kennari hjá Flugleiðum hf., Stefanía Júlíusdóttir, kennari í Háskóla Íslands, og Vilborg Bjarnadóttir stjórnunarritari hjá Flugleiðum hf. Fyrirmyndina að formlegri samvinnu þeirra sem vinna við skjalastjórn sótti hópurinn til ARMA International, alþjóðlegra samtaka skjalastjórnenda, sem hafa höfuðstöðvar í Bandaríkjunum. Áhugahópurinn bauð síðan til stofnfundar þann 6. desember 1988 (1998, s. 6 - 7).

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

Stjórn og starfsemi

Í fyrstu stjórn félagsins sátu Kristín Ólafsdóttir formaður og Svanhildur Bogadóttir varaformaður ásamt Jóhönnu Gunnlaugsdóttur, Kristínu Geirsdóttur, Kristínu H. Pétursdóttur og Ragnhildi Bragadóttur. Formenn félagsins hafa verið síðan þau Svanhildur Bogadóttir, Magnús Guðmundsson, Bjarni Þórðarson, Alfa Kristjánsdóttir, Kristín H. Pétursdóttir, Guðný Ragnarsdóttir, Sigurður Þór Baldvinsson, Alma Sigurðardóttir, Ásgerður Kjartansdóttir, Ingveldur Hafdís Karlsdóttir og núverandi formaður, sem er Ingibjörg Hallbjörnsdóttir.

Frá stofnun hefur stór þáttur í starfsemi félagsins verið að halda fræðslufundi og námstefnur um margvíslega þætti á sviði skjalastjórnar. Meðal þeirra sem komið hafa til landsins og haldið fyrirlestra og námskeið eru Dr. Mark Langemo, prófessor í skjalastjórn og upplýsingatækni við University of North Dakota, David Stephens, ráðgjafi um skjalastjórn hjá Zasio Enterprises Inc. og fyrrverandi forseti ARMA, og á síðasta ári var Catherine Hare, fyrrverandi skjalastjóri Sameinuðu þjóðanna og lektor í upplýsinga- og skjalastjórn við Northumbria University í Bretlandi, fyrirlesari á ráðstefnu félagsins um skjalastjórn í rafrænu umhverfi. Fjöldamargir hópar og nefndir hafa starfað á vegum félagsins í gegnum tíðina, s.s. fræðslunefnd, kynningarhópur, orðanefnd, ritnefnd, staðlahópur, lagahópur og siðanefnd, svo nokkuð sé nefnt og voru m.a. samþykktar siðareglur fyrir félagið á síðasta starfsári. Félagið hefur gefið út fréttabréf árlega og haldið úti vefsíðunni www.irma.is um starfsemina frá árinu 1998.

Skjalastjórn í nútíð og framtíð

Á síðustu áratugum hefur magn skráðra upplýsinga margfaldast og má einkum rekja það til eftirtalinna fimm þátta: • Aukin umsvif, bæði einkafyrirtækja og opinberra aðila, og stöðugt flóknara viðskiptaumhverfi.

• Aukið hlutfall vinnuafls þarf á skráðum upplýsingum að halda við vinnu sína.

51

Þátttakendur á fyrsta fræðslufundi starfsársins 2008-2009 hlýða á fyrirlestur Ingrid Kuhlman um markmiðasetningu. Mynd: Heiðrún Dóra Eyvindardóttir.

• Vaxandi umsvif og aukin efnahagsleg þýð­ ing fyrirtækja sem byggja starfsemi sína að mestu á upplýsingum af einhverju tagi, s.s. fjármálafyrirtækja, ráðgjafarfyrirtækja og fyrirtækja í heilbrigðisþjónustu.

• Sífellt umfangsmeira og flóknara lagaumhverfi og auknar kröfur um skjalastjórn samfara því.

• Tilurð og útbreiðsla nýrrar tækni, s.s. tölva, prentara og ljósritunarvéla, faxtækja og Internets (Saffady, 2004, s. 3).

Eitt mikilvægasta hjálpartæki skjalastjórnenda fyrir­ tækja og stofnana í dag má telja alþjóðlega staðalinn um skjalastjórn, ÍST/ISO 15489:2001, sem gekk í gildi árið 2001. Segja má að í staðlinum endurspeglist þær viðteknu aðferðir við skjalastjórn sem höfðu verið notaðar frá upphafi en fengu ekki formlegt gildi fyrr en með útgáfu hans. Sumir hafa tekið svo djúpt í árinni að segja að með tilurð hans hafi skjalastjórn verið fest í sessi sem fræðigrein (Stephens, 2001, s. 70).

Staðallinn tekur jafnt til skjalastjórnar hjá opinberum stofnunum og einkafyrirtækjum þar sem skjöl eru mynduð eða móttekin og gildir um öll skjöl á hvaða formi sem er. Mikilvægi hans fyrir skjalastjórn er talið jafnast á við mikilvægi ISO 9000:2000 staðalsins fyrir gæðastjórnun. Staðallinn tók gildi á Íslandi þann 1. maí 2005. Á Íslandi hafa kröfur um skilvirkni fyrirtækja og stofnana í rekstri og bætta þjónustu þeirra stuðlað að úrbótum í skjalamálum en fleira kemur til. Með setningu Stjórnsýslulaga árið 1993 og Upplýsingalaga árið 1996 voru gerðar þær kröfur til stjórnvalda að þau tækju upp kerfisbundna skjalastjórn svo hægt væri að framfylgja þessum lögum. Í Stjórnsýslulögunum er m.a. að finna ákvæði um upplýsingarétt almennings en þar segir að aðili máls eigi rétt á að kynna sér skjöl og önnur gögn er málið varða og fá afrit af þeim 52

með ákveðnum takmörkunum þó. Upplýsingalögin varða rétt almennings til aðgangs að upplýsingum úr gögnum í vörslu stjórnvalda hvort sem um er að ræða persónulegar upplýsingar um einstaklinginn sjálfan eða upplýsingar sem almenningur á rétt til aðgangs að. Í lögum þessum er beinlínis kveðið á um að stjórnvöldum sé skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita þau með aðgengilegum hætti. Engu að síður er þó enn verk að vinna hvað varðar skjalastjórn. Samkvæmt skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands um umfang og eðli rafrænnar skjalavörslu og annarrar rafrænnar gagnavinnslu hjá opinberum aðilum, er framkvæmd var árið 2004, fóru um 40% opinberra aðila ekki að ákvæðum Upplýsingalaganna um kerfisbundna skráningu mála þrátt fyrir að tæp 10 ár væru þá liðin frá gildistöku þeirra og þurfa stjórnvöld að beita sér fyrir úrbótum á þessu sviði (Þjóðskjalasafn Íslands, 2005, s. 12). Áherslur íslenskra stjórnvalda á sviði upp­ lýsingamála, og þá einkum á sviði rafrænnar stjórn­ sýslu, auka stöðugt mikilvægi skjalastjórnar en þær birtast m.a. í ritunum Auðlindir í allra þágu – Stefna ríkisstjórnarinnar um upplýsingasamfélagið 2004 2007 og Framtíðarsýn um rafræna stjórnsýslu 2004 sem unnin voru fyrir forsætisráðuneytið. Aukin raf­ræn stjórnsýsla gerir kröfur um gott skipulag skjalamála og öryggi við meðhöndlun upplýsinga.

Fjölmörg einkafyrirtæki hafa innleitt skjalastjórn, þótt jafnríkar lagaskyldur séu ekki gerðar til þeirra og opinberra aðila, m.a. til að tryggja aðgang að upplýsingum og öryggi þeirra, styðja við gæðastarf og bæta þjónustu. Félag um skjalastjórn mun áfram vinna að upprunalegum markmiðum sínum um eflingu þekkingar og skilnings á sviði skjalastjórnar þó áherslur breytist með nýrri tækni.

Heimildir:

Félag um skjalastjórn – IRMA (2008). Um félagið. Reykjavík: Félag um skjalastjórn. Sótt 10. janúar 2008: http://www.irma.is/ Umf%C3%A9lagi%C3%B0/tabid/211/language/en-US/Default. aspx Forsætisráðuneytið (2004). Auðlindir í allra þágu: Stefna ríkisstjórnarinnar um upplýsingasamfélagið 2004-2007. [Reykjavík]: Forsætisráðuneytið.

Forsætisráðuneytið (2004). Framtíðarsýn um rafræna stórnsýslu.

[Reykjavík]: Forsætisráðuneytið.

Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Kristín H. Pétursdóttir (1998). Félag um skjalastjórn tíu ára. Bókasafnið, 22, s. 6-7.

Saffady, William (2004). Records and Information Management: Fundamentals of Professional Practice. Lenexa, Kansas: ARMA International.

Stephens, David O. (2001). The world´s first international records management standard. Information Management Journal, 35(3), s.

68–70. Þjóðskjalasafn Íslands (2005). Rafræn skjala- og gagnavarsla ríkisstofnana: Könnun Þjóðskjalasafns á skjalavörslu ríkisstofnana árið 2004. Reykjavík: Þjóðskjalasafn Íslands.

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

Abstract

The Icelandic Records Management Association (IRMA)

IRMA was founded on the 6th of December 1988 and celebrates its 20th anniversary this year. The main objective of IRMA is to strengthen knowledge and understanding of records management in organisations and companies, both private and public, and to support and promote cooperation amongst those who work within the field of records management. All those concerned with records and information, regardless of their professional or organisational status or qualifications, can join the association. Members of IRMA are now 230: records managers, librarians, archivists, IT specialists and consultants, all of whom work in a wide variety of industries, including government, legal, healthcare and financial services. From the beginning, the

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

main role of the association has been to hold educational meetings and conferences on various topics of records management. The need for active records management, both within private firms and public institutions, has grown enormously during the last decades. Among the reasons is the enlargement of companies and the growing use of information and new technology, along with an increasingly complicated business and law environment and an increase in the proportion of manpower needing information at work. The publication of the new standard ISO 15489: 2001: Information and Documentation – Records Management in October 2001 has been a vital support for records managers in their work. The current emphasis of the Icelandic government on eGovernment has increased the importance of records management and the role of IRMA in the nearest future.

53

Minningarorð Ingibjörg Árnadóttir f. 23. nóvember 1941, d. 9. nóvember 2007

Kveðja frá samstarfsfólki í Landsbókasafni Íslands – Háskólabókasafni Ingibjörg Árnadóttir, bókasafns- og upplýsinga­fræðingur, andaðist 9. nóvember síðastliðinn, tæplega 66 ára að aldri. Andlát hennar bar óvænt að.

Aðeins tveimur dögum fyrr hafði hún kvatt samstarfsfólk sitt á Landsbókasafni að venju að vinnudegi loknum.

Ingibjörg fæddist á Grenivík í Grýtubakkahreppi í SuðurÞingeyjarsýslu 23. nóvember 1941.

Hún stundaði nám við Menntaskólann á Akureyri og lauk þaðan stúdentsprófi úr máladeild 1963. Sama ár giftist hún Hrafni Bragasyni lögfræðingi og eignuðust þau tvö börn og fimm barnabörn.

Ingibjörg útskrifaðist sem bókasafnsfræðingur frá Háskóla Íslands vorið 1980. Fjórum árum fyrr hafði hún hafið störf á Háskólabókasafni, fyrstu árin í hlutastarfi. Um árabil starfaði hún í útibúi safnsins í húsi verkfræði- og raunvísindadeildar og einnig um tíma í safndeild Jarðfræðahúss. Í árdaga tölvuvæðingar á íslenskum bókasöfnum var Ingibjörg ásamt Halldóru Þorsteinsdóttur í fararbroddi hvað varðar heimildaleitir í rafrænum gagnasöfnum á Netinu. Hún fylgdist vel með og var fljót að tileinka sér nýjungar á þessu sviði. Þá kenndi hún ótal nemendum og kennurum að leita heimilda og var einn af frumkvöðlum safnsins í uppbyggingu safnkennslu. Við sameiningu Landsbókasafns og Háskólabókasafns 1994 tók Ingibjörg við stöðu deildarstjóra í upplýsingadeild. Starfsheitið breyttist við skipulagsbreytingar 2003 og eftir það gegndi hún starfi þjónustustjóra í upplýsingadeild safnsins til æviloka. Sérstaklega ber að nefna að Ingibjörg var

54

ritstjóri vefs safnsins og innti hún það starf af hendi með miklum glæsibrag.

Ingibjörg lét ekki sitt eftir liggja hvað varðar félags- og trúnaðarstörf. Hún sat m.a. í stjórn Bókavarðafélags Íslands 1986-1987, í stjórn Félags bókavarða í rannsóknarbókasöfnum 1989-92 og í siðanefnd Félags bókasafnsfræðinga 1994-96. Einnig sat hún í fyrstu stjórn Starfsmannafélags Þjóðarbókhlöðu og í siðanefnd safnsins frá upphafi.

Eftir Ingibjörgu liggja greinar um málefni bókasafna auk margvíslegra skráa. Þar má nefna Skrá yfir rannsóknarog sérfræðibókasöfn opinberra stofnana og félagasamtaka í Reykjavík sem kom út 1977 og grein um PRO-CITE sem birtist í Bókasafninu 1993. Ingibjörg vann árum saman ásamt Áslaugu Agnarsdóttur að mikilli skrá yfir þýðingar á íslenskum fornbókmenntum 1950-1990 og hlaut styrki til þess, m.a. úr Vísindasjóði. Skráin er til í handriti. Það er sárt fyrir starfsfélaga Ingibjargar að sjá að baki konu eins og henni svo skyndilega og óvænt en það er þó huggun harmi gegn fyrir þá sem störfuðu með henni og þekktu hana best að eiga margar góðar minningar um einstaka manneskju. Ingibjörg var jafnlynd, jákvæð og traust. Hún átti auðvelt með að slá á létta strengi en var þó ákveðin þegar á þurfti að halda. Það var gott að ræða málin við hana, hvort sem samræðurnar snerust um bókasafnsmál eða önnur efni. Við kveðjum Ingibjörgu með söknuði en jafnframt þakklæti fyrir árin sem við fengum að njóta með henni á Háskólabókasafni og Landsbókasafni. Áslaug Agnarsdóttir sviðsstjóri

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

Minningarorð Elfa-Björk Gunnarsdóttir f. 29. september 1943, d. 1. mars 2008

Kveðja frá samstarfsfólki í Borgarbókasafni Reykjavíkur Elfa-Björk Gunnarsdóttir fæddist í Reykjavík 29. september 1943.

Hún lést 1. mars síðastliðinn, langt um aldur fram, eftir erfið veikindi sem hún lét þó ekki hindra sig í að lifa lífinu full bjartsýni, eins og henni var eðlislægt.

Að loknu stúdentsprófi stund­aði Elfa-Björk nám við Leiklistarskóla Leikfélags Reykja­ víkur 1963-65. Hún hafði feng­ið áhuga á leiklistinni strax í barnaskóla og hafði einstaklega lifandi og skýra framsögn.

Elfa-Björk bjó um árabil í Sví­­þjóð við nám og störf. Lagði hún stund á bók­menntasögu, ensku og enskar bókmenntir við Stokkhólmsháskóla 1966-1971 en lauk síðan prófi í bókasafnsfræði frá Bókavarðaskóla Borgarbókasafnsins í Stokkhólmi 1973. Elfa-Björk starfaði í Borgarbókasafninu í Stokkhólmi 1967-74. Þá var hún kölluð heim af þáverandi borgar­bóka­ verði, Eiríki Hreini Finnbogasyni, til að byggja upp nýja þjónustu safnsins ,,Bókin heim” og stýrði hún jafnframt undirbúningi að stofnun Hljóðbókasafns Borgarbókasafns og Blindrafélags Íslands.

Hún var síðan borgarbókavörður á árunum 19751985 en þá tók hún við starfi framkvæmdastjóra Ríkisútvarpsins - hljóðvarps og gegndi því starfi til ársins 1995. Elfa-Björk hóf aftur störf við Borgarbókasafnið og gegndi stöðu safnstjóra Sólheimasafns um fimm og hálfs árs skeið.

Hún gegndi fjölda trúnaðarstarfa um ævina og má

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

þar nefna að hún sat í stjórn Blindrabókasafns Íslands, Sinfóníuhljómsveitar Íslands og Krabbameinsfélags Íslands. Hún var for­ maður undirbúningsnefndar Norræna bóka­ varðaþingsins í Reykjavík 1984 og vann þar þrekvirki við skipulagningu.

Elfa-Björk hafði mikinn áhuga á mann­ bætandi málum, málum sem bæta andlega og líkamlega líðan, og lagði mikið fram til þeirra mála, bæði í formlegu félagsstarfi og með eigin verkefnum sem margir nutu góðs af.

Elfa-Björk markaði djúp spor í sögu Borgarbókasafns, eins og annars staðar, enda sannkallaður eldhugi. Hún var mjög hvetjandi og hugmyndarík og fylgdi málum fast eftir á jákvæðan hátt. Sem borgarbókavörður innleiddi hún nýja stjórnunarhætti og fylgdist vel með öllum faglegum nýjungum, alltaf tilbúin að gera betur í takt við tímann. Það sýnir best mannkosti hennar að þegar hún kom aftur til starfa í Borgarbókasafni, eftir að hafa verið borgarbókavörður og framkvæmdastjóri Ríkis­ útvarpsins, og tók við sem safnstjóri í Sólheimasafni, að þar var hún sami eldhuginn sem fyrr, full metnaðar í nýju starfi. Hún hætti sem safnstjóri í Sólheimasafni til að sinna betur fjölskyldu sinni og öðrum hugðarefnum sem hún taldi mikilvæg.

Hún hélt góðu sambandi við okkur starfsfólk í Borgarbókasafni og fylgdist vel með, alltaf áhugasöm og trygg vinnustað sínum til margra ára. Leit hún oft inn hjá okkur, alltaf glaðvær og hvetjandi.

Anna Torfadóttir borgarbókavörður

55

Bækur og líf Bækurnar á náttborðinu Sigurborg Brynja Ólafsdóttir Ég var fimm ára gömul þegar ég bað mömmu um að fá að læra að lesa. Það var auðsótt mál, hún keypti lestrarbókina Gagn og gaman og saman sátum við stutta stund á hverjum degi og æfðum okkur í laumi, þetta var nefninlega leyndarmálið okkar. Loks kom að því að opinbera mátti leyndarmálið. Ég stóð stolt í eldhúsinu með lestrarbókina mína og las fyrir pabba og sjaldan eða aldrei hef ég verið jafn stolt af sjálfri mér og þá. Síðan hef ég lesið mér til ánægju og fróðleiks og ætíð hefur verið bókastafli á náttborðinu mínu. Hins vegar er það svo, eins og gengur og gerist, að bækurnar hafa höfðað misjafnlega vel til mín.

Sumar hverjar hafa verið hreinar afþreyingarbækur sem ágætt var að lesa en skildu í sjálfu sér ekkert eftir sig. Aðrar hafa hins vegar haft mikil áhrif á mig, aðallega með þeim hætti að upplifunin af lestri bókarinnar verður alger. Ég gleymi mér fullkomlega, lifi í öðrum heimi og verð mjög uppnumin af því sem á sér stað í sögunni.

Sem barn hafði ég mest gaman af ævintýrabókum og prakkara- og grallarasögum. Ég hreifst af sögupersónum sem voru frakkar, hugmyndaríkar og þorðu að framkvæma það sem þeim datt í hug, ég dáðist af hugrekki þeirra og áræðni og lét mig dreyma um að lenda í svipuðum ævintýrum. Bækur Enid Blyton og Astrid Lindgren voru til að mynda í miklu uppáhaldi. Þegar ég var níu ára las kennarinn minn bókina Bróðir minn ljónshjarta fyrir bekkinn og þetta var sú skemmtilegasta og mest spennandi bók sem ég hafði nokkurn tíma komist í kynni við. Ég lifði mig algerlega inn í þann ævintýraheim sem finna mátti í Nangijala og var nánast flutt í Kirsuberjadal með þeim Ljónshjarta-bræðrum. Eftir því sem ég best man var þetta í fyrsta sinn sem ég varð uppnumin af bók og tilfinningin var satt að segja mjög góð. Á unglingsárum datt ég inn í spennubækur og um tíma áttu sögur úr heimsstyrjöldinni síðari hug minn allan. Ég hafði sérstakan áhuga á öllu sem viðkom helförinni, fangabúðum nasista og andspyrnuhreyfingunni. Ég las t.d. bækurnar Stúlkuna á bláa hjólinu, Dagbók Önnu Frank, Fylgsnið og Býr Íslendingur hér. Ég gleymdi mér við að lesa 56

sögur af hugdjörfu fólki sem lagði líf sitt í hættu við að bjarga náunganum og dáðist að þeim sem lentu í ótrúlegum hremmingum en lifðu þær af með einhverjum óskiljanlegum hætti. Þegar ég lagði stríðsbækurnar til hliðar lá ég yfir Íslendingasögum og í skólanum naut ég þess að læra um þessi íslensku heljarmenni. Mér fannst skemmtilegt að brjóta sögurnar til mergjar, rýna í orðaskipti persónanna og skoða þann örlagavef sem í kringum þær spannst.

Nokkrar íslenskar bækur voru í miklu uppáhaldi á þessum árum. Ég hafði mjög gaman af bókum Einars Kárasonar, Gulleyjunni og Djöflaeyjunni. Mér fannst skemmtilegt að lesa um lífið í braggahverfunum og um þær litríku persónur sem þar bjuggu. Jafnframt heillaðist ég mjög af bókinni Ég heiti Ísbjörg ég er ljón eftir Vigdísi Grímsdóttur og var hún minn uppáhaldshöfundur um tíma. Ég var rúmlega tvítug þegar ég fór að meta Halldór Laxness og voru bækurnar Sjálfstætt fólk og Íslandsklukkan þar efstar á blaði. Þessar bækur las ég m.a. í námi mínu við Kennaraháskóla Íslands og mér fannst mjög gaman að hafa tækifæri til að ræða um bækurnar, innihald þeirra og inntak við samnemendur og kennara. Með því móti varð upplifunin af lestri bókanna enn eftirminnilegri og áhrifameiri. Á þessum tíma voru einnig bækur Böðvars Guðmundssonar um vesturfarana í miklu uppáhaldi sem og bókin Englar alheimsins eftir Einar Má Guðmundsson.

Eftir að börnin mín fæddust hef ég lesið reglulega fyrir þau. Með þeim hef ég rifjað upp gömul kynni af Emil í Kattholti, Jónatan ljónshjarta, Krökkunum í Krummavík og fleiri góðum. Einnig höfum við komist í kynni við prakkara og skemmtilega krakka á borð við Fíusól og Skúla skelfi og haft mjög gaman af. Þessar sögustundir okkar eru einstaklega dýrmætar samverustundir og ekki má á milli sjá hver hefur mest gaman af, mamman eða börnin. Það hafa þó ekki einungis legið barnabækur á náttborðinu hin síðari ár. Ég hef notið góðs af „spennusagnafaraldri“ íslenskra höfunda og m.a. lesið allar bækur Yrsu og Arnaldar og haft mjög gaman af. Ég las Reisubók Guðríðar Símonardóttur og heillaðist mjög af sögu hennar og annarra Íslendinga sem hlutu sömu örlög. Bækur Kahled Hossein, Flugdrekahlauparinn og Þúsund bjartar sólir, eru í miklu uppáhaldi og höfðu báðar mikil áhrif á mig.

Að mínu mati tekst Hossein einkar vel að draga upp sannfærandi mynd af aðstæðum fólks í Afganistan ásamt því að segja góðar sögur. Fleiri góðar bækur hafa legið á náttborðinu m.a. Da Vinci lykillinn, Svartfugl Gunnars Gunnarssonar og Viltu vinna milljarð? Þessa dagana er ég svo að glíma við Þrettándu söguna eftir Diane Setterfield og líst vel á. Vafalaust eiga fleiri BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

áhugaverðar bækur eftir að verða á vegi mínum og ég vona að þær verði margar, bækurnar á náttborðinu mínu, sem eiga eftir að hrífa mig og leiða um víða veröld í skemmtilegum ferðalögum hugans.

Draumaland Hilmar Gunnþór Garðarsson Andri Snær Magnason: Drauma­ landið – Sjálfshjálparbók handa hræddri þjóð. Rv. 2006.

Draumalandið er að mínu mati merkasta bók sem komið hefur út á Íslandi í langan tíma. Hún fjallar um mikið hitamál í samtímanum á hispurslausan hátt og af mikilli hugmyndaauðgi. Höfundur rekur umræður um virkjunar- og stóriðjumál á undanförnum árum. Hann gagnrýnir málflutning virkjunar- og stóriðjusinna og sér í lagi ráðamanna þjóðarinnar og segir hann einkennast af fullyrðingum sem ekki standast við nánari skoðun, hálfsannleik og hreinum rangfærslum þegar verst lætur. Klifað er á því að á Íslandi sé nær óþrjótandi vatnsorka sem hægt sé að virkja án teljandi umhverfisspjalla og látið eins og það sé heilög skylda okkar að virkja þessa „umhverfisvænu“ orku svo að hægt sé að draga úr notkun mengandi orkugjafa.

Höfundur sýnir fram á að þessi málflutningur fær ekki staðist nánari skoðun. Hræðsluáróðurinn finnst höfundi þó sýnu verstur. Honum finnst viðhorf þjóðarinnar til virkjana og stóriðju mótast af ótta við framtíðina. Hann skilur ekki hvernig þjóð, sem lifir við auðsæld og ætti að geta ráðið örlögum sínum sjálf, óttast svo mjög að glata auðlegð sinni nema hún fórni náttúru landsins og taki erlendum stórfyrirtækjum opnum örmun. Höfundur átelur ráðamenn þjóðarinnar fyrir að ala á þessum ótta og telja þjóðinni trú um að allt fari á verri veg ef ekki verði haldið áfram að virkja og reisa stóriðjuver.

Hefur höfundur meiri trú á löndum sínum en svo að þeir þurfi að láta misheppnaða stjórnmálamenn hræða sig til fylgis við þessa 19. aldar atvinnugrein.

Hann segir að íslenska þjóðin sé duleg, hugmyndarík og framtakssöm og hvetur landa sína til að láta ekki ráðamenn kúga úr sér fjörið. Það er sennilega rétt sem segir á bókarkápu að svona bók hefur ekki verið skrifuð á Íslandi áður enda ekki mikil hefð fyrir því að helstu deilumál samtímans séu tekin til jafn rækilegrar umfjöllunar og gert er í bók Andra. Það er einmitt helsti kostur bókarinnar B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

að öll ummæli sem fallið hafa um virkjunar- og stóriðjumál á undanförnum árum eru hér saman komin. Lesandinn getur því gert sér góða grein fyrir heildarmyndinni sem ella væri brotakenndari.

Höfundur hefur dregið saman mikið magn heimilda og er skilmerkilega til þeirar vitnað og eykur það gildi bókarinnar. Bókin er vel skrifuð og þægileg aflestrar, frásögnin lifandi og spennandi. Ég las hana eins og reyfara í fyrsta skipti og síðan hef ég lesið hana aftur og aftur mér til fróðleiks og ánægju. Bókin vakti mikla athygli og deilur þegar hún kom út og hún seldist vel eins og títt er um góðar bækur. Hún lætur engan ósnortinn, vekur lesandann til umhugsunar og áleitnar spurningar vakna. Þetta er sterk bók sem breytir viðhorfum.

Nú er mikið talað um kreppu í efnahagsmálum þjóðarinnar. Menn spryja hver annan; verður lendingin mjúk eða hörð? Eða verður kannski bara algert hrun? Jarðvegurinn er frjór fyrir hræðsluáróður.

Misheppnaðir stjórnmálamenn segja að allt fari fjandans til nema reist verði álver í Helguvík, á Bakka og olíuhreinsunarstöð í Dýrafirði. Og ætli þurfi ekki bara kjarnorkuendurvinnslustöð líka?

Einn þingmaðurinn sagði að við yrðum að reisa álver til þess að hægt væri að borga kennurum hærra kaup. En til hvers var reist álver á Reyðarfirði? Nú er það farið að „mala gull“ en samt höfum við ekki efni á að borga kennurum vel. Við þurfum sennilega eitt eða tvö álver, kannski þrjú, til þess að geta það. Umræðan um Kárahnjúkavirkjun og álver á Reyðarfirði endurtekur sig. Hún einkennist af sömu vantrú ráðamanna á getu þjóðarinnar til þess að ráða fram úr vandanum á eigin spýtur, sömu vantrúnni á atvinnulífinu. Eina bjargræðið sem þeir sjá er að erlendir auðhringar með vafasamt orðspor færi okkur auðlegð. Í þessu svartnætti á sjálfshjálparbók handa hræddri þjóð brýnt erindi við þjóðina. Hún telur kjark í fólk, bendir á leiðir og hvetur fólk til að treysta á sköpunarkrafta sína, atorku og dugnað.

57

Minning tengd bókum Ingibjörg Einarsdóttir Þegar ég lít til baka og hugsa um minningar tengdar bókum þá koma jólin alltaf upp í hugann. Í mínum uppvexti þótti alltaf sjálfsagt að setja bók í jólapakkann og það var mjög algengt að út kæmu bókaraðir svo maður hlakkaði alltaf til næstu bókar í röðinni. Ég nefni sem dæmi Dórubækurnar eftir Ragnheiði Jónsdóttur, en það stóðst yfirleitt að það kom ný bók um Dóru á hverjum jólum nokkuð lengi og það var varla hægt að bíða eftir að jólapakkar væru opnaðir og byrjað að lesa. Dóra varð eins og vinkona mín og margra annarra stúlkna á þessum árum og við þurftum að vita hvað hefði gerst allt árið hjá henni!!

Bækurnar voru sumar í sendibréfastíl eins og t.d.

Dóra í Álfheimum en þar skrifaði Dóra stöðugt til Ellu vinkonu sinnar og gerði henni grein fyrir öllu sem gerðist í sumarbústaðnum, svo dæmi sé tekið. Ég geri ekki ráð fyrir að atburðarásin þætti mjög hröð í dag en þetta hentaði mér alveg ágætlega í þá daga og mér fannst ég þekkja allar persónur nokkuð vel. Persónulýsingar Ragnheiðar voru mjög skýrar og maður var fljótur að finna til með þeim sem áttu bágt og verða reiður við þá sem áttu það líka skilið. Bækurnar eru skrifaðar á góðu og venjulegu máli en vönduðu og þessi sendibréfastíll hefur áreiðanlega haft þau áhrif á mig að ég skrifaði ógrynni af sendibréfum öll mín unglingsár. Það voru fleiri bækur Ragnheiðar sem komu úr jólapökkunum og má þar nefna sögurnar af Herði og Helgu, Í Glaðheimum, sögur fyrir börn

58

og unglinga. Það má sennilega flokka þær undir raunsæisbókmenntir, sagðar í fyrstu persónu og lífið var ekki alltaf auðvelt hjá þeim. Þau áttu góða ömmu og afa sem studdu vel við uppeldi þeirra og ég lifði mig algerlega inn í líf Helgu því hún var t.d. ellefu ára þegar ég var ellefu ára og ég tel að það hafi skipt mig miklu máli.

Við bróðir minn höfðum komið okkur upp þeim sið á jólum að þegar við vorum búin að lesa eina bók þá var kíkt yfir ganginn og athugað hvort hitt væri búið með sína og þá skipst á.

Strákar fengu á þessum árum yfirleitt bók eftir Ármann Kr. Einarsson og Enid Blyton og það þóttu mér líka mjög skemmtilegir höfundar en það var ekki eins algengt að stelpur fengju bækur eftir þá höfunda í jólagjöf, ekki frekar en strákar fengju rauðu stelpubækurnar.

Svo var haldið áfram að lesa meðan augun leyfðu og þá var líka svo gaman að geta rætt um bækurnar að morgni jóladagsins. Þegar ég hóf síðan kennslu voru það ávallt mínar bestu stundir að lesa framhaldssögur í nestistímum og ég tel það bæði þroskandi og nauðsynlegt fyrir móðurmálið okkar. Ein framhaldssaga er mér sérlega minnisstæð en það var Djöflaeyjan en hún hafði komið út um jólin og ég var beðin um að lesa hana næst sem framhaldssögu en á þessum árum kenndi ég unglingum. Ég hafði ekki náð að lesa hana áður en hóf samt lesturinn. Mjög fljótlega fannst mér ég kannast sérlega vel við efnið og þekkja jafnvel persónurnar og kom þá í ljós að sagan gerðist á mínum heimaslóðum, ég hafði t.d. alltaf þurft að ganga í gegnum Trípolíkamp á leiðinni í Melaskólann og alltaf verið hrædd við ýmsar sögupersónurnar. Það er því skemmst frá því að segja að ég hafði meira gaman af sögunni en nemendur mínir og las sennilega mjög lengi í hvert skipti og fékk að gera það óátalið.

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

Afgreiðslutími safna Biskupsstofa – bókasafn

Kirkjuhúsinu Laugavegi 31, 101 Reykjavík Sími: 528 4003, símbréf: 528 4099 Netfang: ragnhildur.bragadottir@kirkjan.is Veffang: www.kirkjan.is/biskupsstofa Mánud.-föstud. kl. 8.30-16 Lokað í hádeginu

Blindrabókasafn Íslands

Digranesvegi 5, 200 Kópavogur Sími: 564 4222, símbréf: 564 4226 Netfang: blibok@bbi.is Veffang: www.bbi.is Útláns- og símatími: mánud.-föstud. kl. 10-16

Bókasafn og upplýsingaþjónusta Listaháskóla Íslands Skipholti 1, 105 Reykjavík Aðalnúmer: 545 2217/552 4000 Netfang: bokasafn@lhi.is Veffang: http://bokasafn.lhi.is/

Aðalsafn - hönnunar- og arkitektúrdeild Skipholti 1, 105 Reykjavík Sími: 545 2217, símbréf: 562 3629 Mánud.-föstud. kl. 8.30-16.00 Myndlistardeild Laugarnesvegi 91, 105 Reykjavík Sími: 520 2402, símbréf: 520 2409 Mánud.-föstud. kl. 9.00-16.30 Leiklistar- og tónlistardeild Sölvhólsgötu 13, 101 Reykjavík Sími: 545 2295, símbréf 561 6314 Mánud.-föstud. kl. 8.00-16.00

Hagstofa Íslands - bókasafn Borgartúni 21a, 105 Reykjavík.

Sími: 528 1100, símbréf: 528 1098 Netfang: upplysingar@hagstofa.is Veffang: www.hagstofa.is Mánud.-föstud. kl. 8.30-16

Landsbókasafn Íslands - Háskólabókasafn Arngrímsgötu 3, 107 Reykjavík.

Sími: 525 5600, símbréf: 525 5615 Netfang: lbs@bok.hi.is Veffang: www.bok.hi.is Afgreiðslutími 1. sept.–16. maí: Almennt safnrými á 2., 3. og 4. hæð Mánud.-fimmtud. kl. 8.15-22, föstud. kl. 8.15-19, laugard. kl. 10-17, sunnud. kl. 11-17 B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

Þjóðdeild á 1. hæð Mánud.-fimmtud. kl. 8.15-19, föstud. kl. 8.15-17, laugard. kl. 10-17, sunnud. lokað Handritadeild á 1. hæð Mánud.-föstud. kl. 9-17, laugard. og sunnud. lokað Handrit eru sótt í geymslu kl. 10 og 14 þá daga sem opið er Upplýsingaþjónusta á 2. hæð Mánud.-föstud. kl. 8.15-17, laugard. og sunnud. lokað Kvennasögusafn Mánud.-föstud. kl. 10-15 Millisafnalán Mánud.–föstud. kl. 9-17 Afgreiðslutími 17. maí–31. ágúst: Almennt safnrými á 2., 3. og 4. hæð Mánud.-föstud. kl. 9-17, laugard.10-14, sunnud. lokað Þjóðdeild á 1. hæð Mánud.-föstud. 9-17, laugard. og sunnud. lokað Þjóðdeild, handritadeild á 1. hæð Mánud.-föstud. 9-17, laugard. og sunnud. lokað Upplýsingaþjónusta Mánud.–föstud. kl. 9-16, laugard. og sunnud. lokað Kvennasögusafn Mánud.-föstud. kl. 10-15 Millisafnalán Mánud.–föstud. kl. 9-17

Menntasmiðja Kennaraháskóla Íslands

v/Stakkahlíð, 105 Reykjavík Sími 563-3863, símbréf: 563 3914 Netfang: khisafn@khi.is Veffang: www.khi.is Vetur: mánud.-föstud. kl. 08.00-18.00, laugard. kl. 10.00-17.00 Sumar: 09.00-16.00

Náttúrufræðistofnun Íslands - bókasafn Hlemmi 3, Reykjavík.

Sími: 590 0500, símbréf: 590 0595 Netfang: bokasafn@ni.is Veffang: www.ni.is Mánud.-föstud. kl. 8.30-16

59

Norræna húsið - bókasafn

Sturlugötu 5, 101 Reykjavík Sími: 551 7090, 551 7030, símbréf: 552 6476 Netfang: nordlib@nordice.is Veffang: www.nordice.is Alla daga frá kl. 12-17

REYKJAVÍK

Borgarbókasafn Reykjavíkur Tryggvagötu 15, 101 Reykjavík Sími: 563 1717, símbréf: 563 1705 Skrifstofa opin: mánud.-föstud. kl. 10-16 Netfang: borgarbokasafn@borgarbokasafn.is Sjá nánar opnunartíma á heimasíðu: Veffang: www.borgarbokasafn.is Ennfremur: www.bokmenntir.is www.literature.is www.artotek.is Aðalsafn Grófarhúsi Tryggvagötu 15, 101 Reykjavík Sími: 563 171 Ársafn Hraunbæ 119, 110 Árbær Sími 557 7119 Foldasafn Grafarvogskirkju v/Fjörgyn, 112 Reykjavík Sími: 411 6230 Gerðubergssafn Gerðubergi 3-5,111 Reykjavík Sími: 557 9122, Kringlusafn í Borgarleikhúsi Listabraut 3,103 Reykjavík Sími: 580 6200 Seljasafn Hólmaseli 4-6, 109 Reykjavík Sími: 587 3320 Sólheimasafn Sólheimum 27, 104 Reykjavík Sími: 411 6160 Bókabíll Bækistöð í Kringlusafni, sími: 699 0316

60

REYKJANES

Bókasafn Grindavíkur

Víkurbraut 62, 240 Grindavík Sími: 420 1108, símbréf: 420 1111 Netfang: bokasafn@grindavik.is Veffang: www.grindavik.is/bokasafn Sept.-maí: mánud. kl. 14-20, þriðjud.-föstud. kl. 10-12 og 14-18 og laugard. (1. okt.-30. apríl) kl. 11-13 Júní-ágúst: mánud. kl. 14-20, þriðjud.-föstud. kl. 14-18

Bókasafn Reykjanesbæjar

Kjarna, Hafnargötu 57, 230 Reykjanesbær Sími: 421 6770, símbréf: 421 3150 Netfang: bokasafn@reykjanesbaer.is Veffang: www.reykjanesbaer.is/bokasafn Vetur: mánud.-fimmtud. kl. 10-20, föstud. 10-19, laugard. kl. 10-16 Sumar: mánud.-föstud. kl. 10-19, laugard. 10-16

Bókasafn Hafnarfjarðar

Strandgötu 1, 220 Hafnarfjörður Sími: 585 5690, símbréf: 585 5689 Netfang: bokasafn@hafnarfjordur.is Veffang: www.hafnarfjordur.is/bokasafn/ Mánud.-miðvikud. kl. 10-19, fimmtud. kl. 9-21, föstud. kl. 11-19, laugard. (1. okt.-31. maí) kl. 11-15 Tónlistardeildin er opin á sama tíma.

Bókasafn Álftaness

Álftanesskóla, 225 Álftanes Sími: 540 4708, Netfang: erlal@alftanes.is Veffang: www.alftanes.is/bokasafn Mánud., þriðjud., fimmtud. og föstud. kl. 16-19, miðvikud. kl. 16-21

Bókasafn Garðabæjar

Garðatorgi 7, 210 Garðabær Sími: 525 8550, símbréf: 565 8680 Netfang: bokasafn@gardabaer.is Veffang: www.gardabaer.is/bokasafn Mánud.-föstud. kl. 9-19, Fyrsta föstud. hvers mánaðar kl. 11-19 laugard. (1. okt.- 15. maí) kl. 11-15

Bókasafn Kópavogs - aðalsafn Hamraborg 6a, 200 Kópavogur Sími: 570 0450, símbréf: 570 0451 Netfang: bokasafn@kopavogur.is Veffang: www.bokasafnkopavogs.is Mánud.-fimmtud. kl. 10-20, föstud. kl. 11-17, laugard. og sunnud. kl. 13-17

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

Bókasafn Kópavogs - Lindasafn Núpalind 7, 200 Kópavogur Sími 564 0621 Sept.-maí: mánud.-fimmtud. kl. 14-19, föstud. kl. 14-17, laugardaga kl. 11-14 Júní- ágúst: mánud.- fimmtud. kl. 12-18, föstud. kl. 12-16

Bókasafn Seltjarnarness

Eiðistorg 11, 172 Seltjarnarnes Sími: 595 9170, símbréf 517 1822 Netfang: bokasafn@seltjarnarnes.is Veffang: www.seltjarnarnes.is/bokasafn Mánud.- föstud. kl. 10-19, laugard. (okt.-apríl) kl. 11-14

Bókasafn Mosfellsbæjar

Kjarna Þverholti 2, 270 Mosfellsbær Sími: 566 6822, 566 6860, símbréf 566 8114 Netfang: bokasafn@mos.is Veffang: www.mos.is/bokasafn Mánud.–föstud. kl. 12-19, laugard kl. 12-15 Uplýsingar í síma og aðgangur að Interneti og dagblöðum frá kl. 08 mán.–föstud.

VESTURLAND

Bókasafn Akraness

Bókasafn Grundarfjarðar

Borgarbraut 16, 350 Grundarfjörður Sími: 430 8570 Veffang: http://grundarfjordur.is - Sjá Bókasafn Netfang: bokasafn@grundarfjordur.is Vetur: 15. ágúst-31. maí: mánud.–miðvikud. kl. 15.00 til 18.00, fimmtud. kl. 15.00-20.00, föstud. kl. 15.00-17.00 Sumar: 1. júní-14. ágúst: kl. 13.00-18.00 á fimmtudögum

Bókasafn Snæfellsbæjar

Hjarðartúni 6, 355 Ólafsvík Sími: 436 1507.

Netfang: bokasafn@snb.is Veffang: www.snb.is/bokasafn.

Mánud.-föstud. kl. 16-18, miðvikud. einnig kl. 20-21 Sumaropnun auglýst sérstaklega

VESTFIRÐIR

Héraðsbókasafn V-Barðastrandarsýslu

Patreksskóla, Aðalstræti 53, 450 Patreksfjörður Sími: 456 1527 Netfang: bokpatro@vesturbyggd.is Sept.-apríl: mánud.-miðvikud. kl. 14-18, fimmtud. kl.

19.30-21.30 Maí-ágúst: þriðjud. kl. 13-18, fimmtud. kl. 19.30-21.30

Heiðarbraut 40, 300 Akranes Sími: 433 1200, símbréf: 433 1201 Netfang: bokasafn@akranes.is Veffang: www.akranes.is/bokasafn Mánud.-fimmtud. kl. 11-19, föstud. kl. 11-18, laugard. kl. 11-14 (okt.-apríl) Lesstofa er opin yfir vetrarmánuði kl. 8-19.45 virka daga, en á afgreiðslutíma safnsins yfir sumarið

Bókasafn Bolungarvíkur

Héraðsbókasafn Borgarfjarðar

Bæjar- og héraðsbókasafnið á Ísafirði

Bjarnarbraut 4-6, 310 Borgarnesi Sími: 430 7200, símbréf: 430 7209 Netfang: bokasafn@safnahus.is Veffang: www.safnahus.is Mánud., miðvikud. og föstud. kl. 13-18, þriðjud. og fimmtud. kl. 13-20

Snorrastofa – bókhlaða Reykholti, 320 Borgarnes Sími 433 8006 Netfang: gislina@snorrastofa.is Veffang: www.snorrastofa.is Mánud.-föstud. kl. 9-17

Amtsbókasafnið í Stykkishólmi

Hafnargötu 3, 340 Stykkishólmur Sími: 433 8160 Netfang: amtsty@stykkisholmur.is Sept.-maí: mánud.-fimmtud. kl. 15-19, föstud. kl. 13-17 Júní-ágúst: mánud. og fimmtud. kl. 15-19

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

Höfðastíg 3-5, 415 Bolungarvík Sími: 456 7194 Netfang: bsafn@bolungarvik.is Mánud., fimmtud. og föstud. kl. 17-19, þriðjud. kl. 20-22, miðvikud. kl. 16-19 Á skólatíma er einnig opið kl. 8-12 Eyrartúni, 400 Ísafjörður Sími: 456 3296, 895 7138, símbréf: 456 5041 Netfang: bokasafn@isafjordur.is Veffang: www.http://safn.isafjordur.is Netskrá: www.http://marc.isafjordur.is/mikromarc/ Útlán í aðalsafni: mánud.-föstud. kl. 13-19, laugard. kl.

13-16 Upplýsingaþjónusta um síma eða net frá kl. 10 til 19 virka daga og laugardaga kl. 13-16

NORÐURLAND VESTRA

Héraðsbókasafn V-Húnavatnssýslu Höfðabraut 6, 530 Hvammstangi Sími: 451 2607 Netfang: bokasafn@hunathing.is Mánud. kl. 14-18, miðvikud. kl. 10-20, fimmtud. kl. 10-18, föstud. kl. 14-18 Skjalasafnið er opið fimmtud. kl. 14-19

61

Héraðsbókasafn A-Húnavatnssýslu Hnjúkabyggð 30, 540 Blönduós Sími: 452 4415 Netfang: bokhun@simnet.is Mánud. og föstud. kl. 15-18, miðvikud. kl. 16-21 Í júlí-ágúst er opið á miðvikud. kl. 16-21

Héraðsbókasafn Skagfirðinga

Safnahúsinu v/Faxatorg, 550 Sauðárkrókur Sími: 453 5424, símbréf: 453 6460 Netfang: bokasafn@krokur.is Veffang: www.bokasafn.skagafjordur.is Mánud.-miðvikud. kl. 12-19, fimmtud. kl. 12-20, föstud. kl. 12-18 Í júlí-ágúst er opið mánud.-miðvikud. kl. 12-19, fimmtud. kl.12-20 Lokað á föstud.

Bókasafn Siglufjarðar

Gránugötu 24, 580 Siglufjörður Sími: 464 9120, símbréf: 464 9101 Netfang: bokasafn@siglo.is Þriðjud., miðvikud. og föstud. kl. 14-17.30, fimmtud. kl. 14-18

NORÐURLAND EYSTRA Amtsbókasafnið á Akureyri

Brekkugötu 17, 600 Akureyri Sími: 460 1250, símbréf: 461 1251 Netfang: bokasafn@akureyri.is Veffang: www.amtsbok.is Sept.-maí: mánud., þriðjud., miðvikud. og föstud. kl. 10-19, fimmtud. kl. 10-22, laugard. kl. 12-17 Júní-ágúst: mánud.-föstud. kl. 10-19 Lestrarsalur opinn á sama tíma

Bókasafn Háskólans á Akureyri v/Norðurslóð, 600 Akureyri Sími 460 8050, símbréf 460 8994 Netfang: bsha@unak.is Veffang: www.unak.is/bokasafn Vetur: mánud.-föstud. kl. 08.00-18.00, laugard. kl. 12.00-15.00 Sumar: 08.00-16.00, lokað á laugardögum

Bókasafn Dalvíkur og Héraðsskjalasafn

Svarfdæla

Ráðhúsi, 620 Dalvík, s. 460 4930, 898 4935 sigurlaug@dalvik.is, www.dalvik.is/bokasafn Mánud., þriðjud., miðvikud. kl. 14.00-17.00 Fimmtud. kl. 14.00-18.00 Föstud. kl. 14.00-17.00

62

Bókasafnið á Húsavík

Stóragarði 17, 640 Húsavík.

Sími: 464 6165 Netfang: bokasafn@husavik.is Veffang: http://bokasafn.nordurthing.is/ Mánud.-fimmtud. kl. 10-18, föstud. kl. 10-17, laugard. kl. 11-14 (15. sept.-15. maí)

Bókasafn Öxarfjarðar

Snartarstöðum., 671 Kópasker Sími: 465 2171 Netfang: boknord@islandia.is Veffang: www.islandia.is./boknord Þriðjud. kl. 13-18, fimmtud. kl. 13-16, laugard. kl. 13-15 Lokað á laugard. á sumrin

AUSTURLAND

Bókasafn Héraðsbúa

Laufskógum 1, 700 Egilsstaðir Sími: 471 1546, símbréf: 471 1452 Netfang: bokasafn@austurland.is Mánud.-föstud. kl. 14-19

Bókasafn Seyðisfjarðar

Austurvegi 4, 710 Seyðisfjörður Sími: 472 1384 Netfang: bokasafn@sfk.is Veffang: www.sfk.is/bokasafn Sept.-maí: mánud. kl. 15-19, þriðjud.-föstud. kl. 15-18 Júní-ágúst: mánud.-fimmtud. 16-18

Bæjar- og

héraðsbókasafnið

Neskaupstað

Nesskóla, Skólavegi 9, 740 Neskaupstaður Sími: 477 1521 Netfang: boknes@itn.is Mánud. og miðvikud. kl. 14-17, þriðjud. kl.12-17, fimmtud. kl. 15-20, föstud. kl. 14-16 Á sumrin er lokað á þriðjudögum og föstudögum

Bókasafn Reyðarfjarðar

Heiðarvegur 14 á jarðhæð grunnskólans 730 Reyðarfjörður Fjarðabyggð Sími: 474-1366, Gsm: 865-6412 Netfang: bokrey@simnet.is Mánud. kl. 15.30-17.30 og fimmtud. kl. 20-22 Á sumrin er lokað í 5-6 vikur

Menningarmiðstöð Hornafjarðar - bókasafn

Nýheimum, Litlubrú 2, 780 Höfn Sími: 470 8050, símbréf: 470 8051 Netfang: menningarmidstod@hornafjordur.is Veffang: www.hornafjordur.is/menningarmidstod Mánud.-fimmtud. kl. 9-17, föstud. kl. 11-17, laugard. kl.

10-14 Á sumrin er ekki opið á laugardögum Sögustundir fyrir börn á fimmtudögum kl. 14-15

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8

SUÐURLAND

Bókasafn UMFE, Eyrarbakka

Kirkjubæjarskóla, 880 Kirkjubæjarklaustur Sími: 487 4808 Netfang: kibokas@ismennt.is Þriðjud. kl. 13-16, miðvikud., kl. 13-15 og 20-22, fimmtud. kl. 13-17, föstud. kl. 13-15

Bæjarbókasafn Ölfuss

Héraðsbókasafnið Kirkjubæjarklaustri

Héraðsbókasafn Rangæinga

Vallarbraut 16, 860 Hvolsvöllur Sími: 487 8606, símbréf: 487 8083 Netfang: bokrang@snerpa.is Sept.-maí: mánud. kl. 13-20, þriðjud.-fimmtud. kl. 13-18, föstud. kl. 10-13 Júní-ágúst: mánud. kl. 15-20, þriðjud.-fimmtud. kl. 15-18

Bæjar- og héraðsbókasafnið Selfossi Austurvegi 2, 800 Selfoss Sími: 480 1980 Netfang: bokasafn@arborg.is Veffang: www.arborg.is/bokasafn Mánud.-föstud. kl. 10-19, laugard. kl. 11-14

Bókasafn Stokkseyrar

Gimli, Hafnargötu 1, 825 Stokkseyri Sími 483 1261 Netfang: bokstokk@arborg.is Mánud. og þriðjud. kl. 16-18, fimmtud. kl. 19-21

B Ó K A S A F N I Ð 3 2 . Á R G. 2008

Túngötu 40, 820 Eyrarbakki Sími: 480 1991 Netfang: bokeyr@arborg.is Mánud.-þriðjud. kl. 16-18, fimmtud. kl. 19-21 Hafnarbergi 1, 815 Þorlákshöfn Sími 4803830 / 8636390 Veffang: www.bokasafn.is Mánud.-miðvikud. kl. 11-18 Fimmtud. kl. 14-20, föstud. kl. 11-17, laugard. 13-16

Bókasafnið í Hveragerði

Sunnumörk 2, pósthólf 100, 810 Hveragerði Sími: 483 4531, símbréf: 483 4571 Netfang: bokasafn@hveragerdi.is Mánud., miðvikud.-föstud. kl. 14-19, þriðjud. kl. 14-21, laugard. kl. 11-14

Bókasafn Vestmannaeyja

Safnahúsinu v/Ráðhúströð, 900 Vestmannaeyjar Sími: 481 1184, símbréf: 481 1174 Netfang: bsafn@vestmannaeyjar.is Veffang: www.vestmannaeyjar.is/safnahus/ Mánud.-fimmtud. kl. 10-18, föstud. kl. 10-17, laugard.

(15. sept.-15. maí) kl. 13-16

63

Höfundar efnis Alexandra Þórlindsdóttir er BA í mannfræði og starf-

Ingibjörg Hallbjörnsdóttir er

ar sem skjalastjóri hjá dóms- og kirkjumálaráðuneyti.

skjalastjóri hjá Skiptum.

Dr. Ágústa Pálsdóttir

Dr. Jóhanna Gunnlaugsdóttir er dósent í bókasafns-

er dósent og skorarformaður í bókasafns- og upplýsingafræði, félags- og mannvísindadeild, Háskóla Íslands.

Bragi Þorgrímur Ólafsson

er BA í sagnfræði með bókasafns- og upplýsingafræði sem aukagrein og MA í stjórnmálafræði. Hann er sagnfræðingur á handritadeild Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns.

G. Pálina Héðinsdóttir er MLIS og starfar

í heilbrigð-

isráðuneytinu.

Heiðrún Dóra Eyvindardóttir er mannfræðingur og ljósmyndari og MLIS-nemi um þessar mundir.

Hildur Gunnlaugsdóttir

er BA í bókasafns- og upplýsingafræði og starfar sem gæðastjóri skráningar í Landsbókasafni Íslands - Háskólabókasafni

Hilmar G. Garðarsson er MA í sagnfræði og MLIS. Hann starfar sem sérfræðingur í skjalasafni Seðlabanka Íslands.

Ingibjörg Einarsdóttir

er með kennarapróf og BA í íslensku og starfar sem skrifstofustjóri á Skólaskrifstofu Hafnarfjarðar.

64

MLIS og starfar sem

og upplýsingafræði, félags- og mannvísindadeild, Háskóla Íslands. Hún var formaður afmælisnefndar um 50 ára afmæli kennslunnar.

Ólöf Benediktsdóttir

er BA í íslensku og dönsku, einnig með bókasafnsfræði til 60 eininga. Hún er MLIS og starfar sem bókasafns- og upplýsingafræðingur hjá Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum.

Sigríður Ó. Halldórsdóttir

er BA í bókasafns- og upplýsingafræði og vinnur við mannauðsráðgjöf á Framkvæmda- og eignasviði Reykjavíkurborgar.

Sigurborg Brynja Ólafsdóttir er kennari og MLIS og starfar á bókasafni Seðlabankans.

Þorsteinn Hallgrímsson er aðstoðarlandsbókavörður.

Hann er byggingarverkfræðingur að mennt en hefur frá námslokum starfað við upplýsingatækni.

Örn Hrafnkelsson er MA í sagnfræði og MPA í opinberri stjórnsýslu frá Háskóla Íslands og forstöðumaður handritadeildar Landsbókasafns Íslands - Háskólabókasafns

BÓKASAFNIÐ 32. Á R G . 2 0 0 8