Sveriges Inköps- och logistikförbund, Silf, är Nordens ledande
aktör för kompetens- och karriärutveckling, coachning och utbildning inom inköp, logistik, förhandlingsteknik och juridik. Anders Holmström definierar begreppet »inköp« som »allt som genererar en faktura till ditt företag, eller din organisation«. – Att göra bra inköp handlar om att följa inköpsprocessens fem steg. Du kan dock börja med att strukturera dina inköp, att planera för dem och inte göra dem i sista stund. Då kommer du att spara mellan tio och femton procent av kostnaderna – och till skillnad mot exempelvis försäljning så är varje sparad krona på bättre inköp en krona i ren vinst. Det om något borde motivera dig och ditt företag eller din golfklubb att arbeta med frågan. De fem stegen i inköpsprocessen är följande: Behovsanalys: Vad behöver vi – och när behöver vi det? Marknadsanalys: Vilka aktörer och leverantörer finns det på marknaden? Vilken eller vilka passar våra behov bäst? Avtalsprocess: Förhandling med leverantörer och avtalsskrivande. Leveransprocess: Försök ha lagom med varor på lager, för lager kostar, eller helst av allt: Se till att få varan från leverantören just när du behöver den. Uppföljning: Möte med leverantören efter leverans där du följer upp att företaget har levererat det som utlovats, i den tid som utlovats och till den kostnad som utlovats. Ta fram nyckeltal som gör det enkelt att mäta och följa upp. Det finns branscher och företag är som är extra duktiga på att arbeta med inköp, enligt Anders Holmström: – Fordonsindustrin är bra på att göra inköp, vilket inte är så konstigt: Sjuttio procent av bilens värde består av inköpt material. Med den priskonkurrens, och det överutbud som finns på marknaden i dag, måste fordonstillverkarna vara duktiga på inköp. För deras konkurrenter är det. Vi konsumenter förväntar oss bra produkter, det vill säga bilar, till ett konkurrenskraftigt pris. Ikea är ett bra exempel på ett företag som arbetar professionellt med inköp. – Där finns en tradition, och inte minst, en förankring i ledningen av att arbeta strukturerat med inköp. Det är nämligen också en av framgångsfaktorerna bakom företag som lyckas bra med sina inköp: Att vikten av bra inköp är förankrad i ledning och styrelse, och helst då drivs på av dessa båda. Logistikens roll är också viktig, enligt Anders Holmström: – Om vi inte får hem varan i tid, och får ut den till kunden i tid, kan det som såg ut som ett bra och billigt pris från början istället bli dyrt med bland annat reklamationer som följd. Det kanske slutar med att inköpet blir två eller tre gånger så dyrt på grund av missnöjda kunder. Hur ser då en bra inköpare ut? Vad behöver jag kunna?
– Han, eller hon, måste vara lite av en allkonstnär. Först och främst behöver du ha social kompetens, kunna leda förändringsprocesser, hantera människor, ha kunskaper i ekonomi och juridik, samt vara affärsmässig. Dessutom behöver du marknadskunskap, som att kunna agera på en hårt konkurrensutsatt marknad, förklarar Anders Holmström som förtydligar att Silf tillhandahåller utbildningar för alla, även företag som inte är medlemmar, genom sitt dotterbolag Silf Competence AB. Om vi utbildar oss till bra inköpare, och följer inköpsprocessens fem steg, lyckas vi då?
– Du har i alla fall goda förutsättningar. Det gäller dock att undvika de vanligaste fällorna, där inköp till lägsta pris är den kanske vanligaste. Det som kan verka billigt i början, kan visa sig dyrt i slutänden. – Att bestämma vilka som får köpa in på företaget, i organisationen eller på golfklubben, och att kommunicera ut avtal med leverantörer till medarbetare och eventuella dotterbolag, är också viktiga framgångsfaktorer. Det kanske inte händer på en golfklubb, som är en relativt liten enhet, men på ett företag med dotterbolag är det inte ovanligt att dotterbolagen inte vet om vilka avtal som moderbolaget har ingått. Därmed är risken stor att inköparna på dotterbolagen vänder sig till andra, dyrare leverantörer. FordonsNär det gäller golfklubindustrin barna har Anders är bra på Holmström ett antal konkreta råd. Det första handatt göra lar om att bli en större förinköp, vilket handlingspart: – Varför inte samarbeta inte är så med grannklubbar som gör konstigt. liknande inköp? En hel del går kanske att samordna sjuttio och köpa in vid samma tillprocent av fälle, men med olika levebilens värde ransadresser. Om ni beställer mer än vad du skulle består av gjort som enskild klubb, är chanserna förstås godare att inköpt du både får ett bättre pris material och bättre leveransvillkor. När det gäller inköp av dyrare utrustning, som maskiner, kan det ju finnas logistiska skäl till att det inte fungerar fullt ut. Din klubb, och grannklubbarna, kanske inte behöver nya maskiner vid samma tidpunkt. Men det är ju aldrig fel att undersöka möjligheten att skriva ramavtal, och samordna även de större inköpen. – Utbildning är också viktigt. Den, eller de, som ska göra inköpen behöver kunskap för att genomföra dem på ett professionellt sätt. Anders Holmströms bästa råd för att komma igång har han dock sparat till sist. Gör en spendanalys: – Spendanalysen svarar på följande frågor: Vad spenderar vi våra pengar på? Vilken strategi ska vi ha för våra inköp? När vi skaffat oss kunskap om detta har vi god överblick över våra inköp, och kan agera utifrån detta. Precis som inom så mycket annat är det 80/20-regeln som gäller även inom inköp. 20 procent av inköpen motsvarar 80 procent av värdet, och tvärtom. Anders Holmströms råd är därför enkelt: – Fokusera på de 20 procent av inköpen som motsvarar 80 procent av värdet. Där finns det mest vinst att göra, dels i energi som inköparna och logistikfolket stoppar in, dels i rena pengar. För de 80 procent som står för 20 procent av värdet ska du se till att minska dina administrativa kostnader genom att förenkla arbetssättet med hur du köper in dessa. – Du kommer att bli förvånad över hur mycket pengar det finns att spara! golf och affärer 17