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Contratación de Servicios Especializados para el Diseño e Implementación de una Institucionalidad para el Cluster de Turismo Biobío Encanta.

Primera Presentación Comité Gestor Abril 2011

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Temario Primera Presentación

Antecentes

Experiencias Internacionales

Propuesta

• Antecedentes Consultoría • Antecedentes Entorno-Desafíos y Problemas • Antecedentes Oferta • Antecedentes Instrumentos • Principales Desafios. • Análisis de distintas experiencias. • Principales Tendencias. • Principales Segmentos de Negocio. • Benchmarking de OCV y afines • Benchmarking de DMC/ OPC y afines • Entrevistas Realizadas • Hipótesis de Trabajo • Desarrollo de Oferta • Desarrollo Demanda • Desarrollo de Instrumentos

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Principales desafíos

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¿Conocemos los desafíos de la industria MICE regional?

¿Sabemos qué buscan los clientes de turismo de negocios para elegir Bío Bío?

¿Porqué Bío Bío no está posicionado como destino del turismo de negocios a nivel nacional….y menos internacional?

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Principales Desafíos

Iniciativas

• Aumentar el número de turistas de negocios • Aumentar la estadía promedio de los turistas de negocios

• Desarrollo de nuevos productos



• Aumento de la calidad

• Mejora del servicio

• Aumentar el gasto promedio del turista de negocios

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¿Pero…. Cómo?...


Profesionalización, industrialización: Empaquetamiento

Gestión Promoción Productos de calidad Servicios Especializados AUSTRAL SOLUTIONS

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Análisis de distintas experiencias

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Metodología - Análisis de estudios realizados por PMC Bíobio Encanta, GORE Bío Bío, Sernatur. - Análisis de tendencias internacionales - Entrevistas a Comité Gestor y actores claves - Selección de casos a analizar - Conclusiones del análisis

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Principal Marco • Ley Nº 20.423 del Sistema Institucional para el Desarrollo del Turismo 12.02.2010 • Política Regional del Turismo Bío Bío • Estudio PMC Bíobio Encanta • Estudio Turismo Boston Consulting Group 2008 • Otros varios

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Análisis de Casos Nacionales e Internacionales Metodología de preselección para análisis Los mejores en su categoría de acuerdo a diversos ranking y premios internacionales:

Los mejores a nivel mundial (ciudades europeas y asiáticas) y los mejores a nivel regional (de América Latina) y algunos recomendados por los actores entrevistados.

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1.- Públicas, Privadas o Mixtas -

OCV: Oficina de Convenciones y Visitas (19 casos)

-

Turist Board: Juntas de Turismo (2 casos)

-

Corporación de Turismo (1 caso)

2.- Privadas -

DMC: “Destination Management Company” and DMC Network (4 casos)

-

Se han analizado 26 casos de instituciones dedicadas al turismo MICE clasificados en cinco modelos y según sus formas de financiamiento (Privadas, públicas, mixtas)

OPC: Organizador Profesional de Congresos (1 caso)

También se vieron algunos casos de instituciones dedicadas al desarrollo económico e inversión y asociaciones de empresas turísticas.

3.- Instituciones de Desarrollo Económico -

Agencias privadas de función pública (1 caso)

-

Asociaciones (2 casos) AUSTRAL SOLUTIONS

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RANKING

CIUDAD/PAIS ORIGEN

CASOS ANALIZADOS

MODELOS Turist Board

Corporación o equivalente

OCV

FINANCIAMIENTO DMC

OPC

Turismo Chile

Chile

X

Mixto

SEBRAE

Brasil

X

Mixto

EMBRATUR

Brasil

X

Nº24

Meetings and Exhibitions Hong Kong

Hong Kong

X

Nª18

The São Paulo Convention & Visitors Bureau

Nª16 Nº 40

N/A

Público X

Público

Sao Paulo

X

Privado

Bureau de Convenciones y Visitantes de Panamá

Panamá

X

Privado

Santiago Convention Bureau

Santiago, Chile

X

Mixto

Viña del Mar Convention Bureau

Viña del Mar, Chile

X

Gran Canarias Convention Bureau

Gran Canaria

X

Mixto

Nª1 y Nª2

Vienna Convention Bureau

Vienna, Austria

X

Mixto

Nª53 yBC

Melburn Convention Bureau

Melburne, Australia

X

Mixto

Nª1

Monaco Convention Bureau

Monaco

X

Público

Nª2, Nª4,Nª 5

BarcelonaTurisme Convention Bureau

Barcelona

X

Mixto

Nª5 y Nº74

The Netherlands Board of Tourism & Conventions

Rotterdam

X

Público

Nª11

Buenos Aires Convention Bureau

Buenos Aires

X

Mixto

Nª6 y BC

Wanderful Copenhagen

Copenhagen

X

Mixto

Nª5 y BC

the Singapore Exhibition & Convention Bureau

Singapur

X

Público

Nª4

Berlin Convention Ofiice

Berlin

X

Mixto

Nª7

Stockholm Convention Bureau

Estocolmo

X

Nª183

Oficina de Convenciones y Visitantes de Monterrey

Monterrey

X

Público

Nª26

Río Conventions & Visitors Bureau

Río de Janeiro

X

Mixto

Nª3 y Nº1

Office du Turisme et du Congress

Paris

X

Mixto

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RANKING

CASOS ANALIZADOS

CIUDAD/PAIS ORIGEN

MODELOS Asoociación

Corporación o equivalente

OCV

DMC

OPC

Financia miento

X

Privado

MCI

Ginebra, Global

Nª1 Y Nª1

Vista Events Greece & Cyprus

Atenas

X

Privado

Nominado

DMC Network

USA

X

Privado

Nº1

Kuoni Destination Management

Suiza, Europa

X

Privado

Nominado

Ovation Global DMC

Europa

X

Privado

RANKING

CASOS ANALIZADOS

CIUDAD/PAIS ORIGEN

MODELOS Asociación

Corporación o equivalente

OCV

DMC

OPC

Financia miento

Asoc Organizadores de Congresos, Ferias, Exposiciones y afin de la Rep Argentina (AOCA)

Argentina

X

Privado

ICCA

Mundial

X

Privado

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Principales Tendencias

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Oferta: se esta pasando de Atractivos turísticos como activo estratégico del lugar …. … a una competencia feroz de ciudades muy organizadas. Demanda: Se está pasando de pocos grandes congresos, ferias y eventos corporativos y muchos pequeños eventos indiferenciados….. … a muchos eventos más pequeños y específicos (especialización y profesionalización de asociaciones) Productos: Se está pasando considerar los eventos como una variante mas del turismo….. … a la industria de reuniones, congresos y convenciones Servicios: Se está pasando de servicios de calidad muy variable con bajas barreras de entrada….. … a altos estándares de calidad, certificaciones y exigencias de la industria mundial Se esta transitando rápidamente del Turismo de Negocios …. A la INDUSTRIA de las reuniones AUSTRAL SOLUTIONS

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Principales Segmentos de Negocios

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Segmentos de Negocio

Congresos profesionales, académicos, fans y ferias

Gestión de asociaciones y desarrollo de comunidades de interés

Convenciones políticas, Estrategias empresariales, organizacionales y Incentivos corporativos comunicaciones de empresas y campañas políticas

Eventos AUSTRAL SOLUTIONS

Comunidades

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Factores de Éxito en el trabajo de Eventos - Profesionalismo en toda la cadena de valor - Orientación a conveniencia del participante individual - Flexibilidad en instalaciones - Logística perfecta - Tecnología state of the art - Seguridad garantizada

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Factores de Éxito en el trabajo con Comunidades

- Acercarse al core business de las empresas y de las asociaciones - Aumenta a medida que aumenta el profesionalismo de las asociaciones…estimulación del Networking - Utilización de tecnologías de desarrollo de comunidades - Gestión e integración de contenido - Enfoque de servicio permanente alineado a la organización - Eficiencia administrativa - Especialización por regiones o sectores

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Benchmarking de OCV y afines

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El benchmarking permitió conocer la gran competitividad que están desarrollando las ciudades para atraer los eventos a través de un excelente trabajo público- privado y la profesionalización de la industria a través de los Convention Bureau, en su mayoría con financiamiento público/privado.

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Elementos Comunes - Alto Profesionalismo - Servicios y logística perfectos con flexibilidad y seguridad garantizados - Oferta orientada a las necesidades de los clientes - Estratégica común apoyada por la industria y liderada y coordinada activamente por los Convention Bureau - Eventos Green y Responsabilidad social y medioambiental - Liderazgo central a todos los actores de la cadena y de los nuevos proveedores claves para la coordinación integral del destino asegurando eventos de excelencia AUSTRAL SOLUTIONS

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Estándares Internacionales de las mejores ciudades para reuniones de negocios. Seis categorías principales:

1. Experiencia en el Destino : Herramientas y servicios dedicadas y especializadas para organizadores de eventos, contactos Web dedicada a los planificadores de reuniones de negocios , Guía de orientación para planificadores de reuniones de negocios, Solicitud de Propuestas (RFP) que sirven como una breve selección del sitio, Experiencia en productos y servicios locales, Facilitación de las visitas educativas (postulación), El acceso a la industria local y contactos del gobierno, Planificación de itinerario y sugerencias

2. Asistencia en la Oferta (Bid): Asistencia en la preparación, gestión y promoción de la oferta Investigación detallada de eventos utilizando Network mundial para garantizar un conocimiento profundo de los requisitos de licitación, Estrategias de oferta a medida, Documento de oferta a medida, Apoyo en la presentación de la Oferta, por ejemplo, stands promocionales, presentaciones de ofertas, impresos de promoción (postulación), Suministro de medios audiovisuales, por ejemplo, multimedia, vídeo, diapositivas, Recomendaciones y selección de lugar y alojamiento, Aseguramiento provisional de alojamiento y lugar, Servicios de presupuesto de eventos y de planificación financiera, Soporte en la inspección del sitio, Contacto con el gobierno local y la industria, Coordinación de las cartas de apoyo Promoción de la oferta, por ejemplo, correspondencia, asistencia de relaciones públicas (en aplicación)

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Estándares Internacionales de las mejores ciudades para reuniones de negocios. Seis categorías principales:

3. Planificación del Evento Inspecciones in situ de los lugares locales, el alojamiento y la infraestructura (en aplicación), El nombramiento de un organizador profesional de conferencias (PCO), si es necesario, Introducciones a la industria local y el gobierno, Desarrollo de programas sociales, Desarrollo de pre-convenciones y programas de la convención después de la gira, La selección de otros productos y servicios relevantes para el caso. 4. Construcción del Apoyo Acceso a elementos de promoción (algunos artículos con costo): videos, presentaciones, folletos, Asistencia en el desarrollo de estrategias de sub contratación, acceso a la red mundial a través de lugares socios del Network, enlaces web al registro en la web de la conferencia

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Estándares Internacionales de las mejores ciudades para reuniones de negocios. Seis categorías principales: 5. En el lugar del evento Servicio y Soporte Post Evento Guías de cortesía de visitante para los delegados, Información para Visitantes con cabinas para eventos de más de 1.000 delegados, Información de programas de servicios locales, por ejemplo, restaurantes, entretenimiento y compras, Retroalimentación post-evento para ganar valiosa retroalimentación sobre la efectividad de la ciudad facilitadora de la conferencia. 6. Evaluación de eventos Un cuestionario posterior al evento para proporcionar a los socios detalles de cómo se puede monitorear su propio desempeño, así como de los locales y los proveedores de la ciudad, además de ayudar a la OCV en el cumplimiento de las normas del Network, El proceso de evaluación posterior al evento también puede ayudar a proporcionar a socios del Network con los detalles de eventos que pueden significar oportunidades futuras, y puede ayudar a los socios en la generación de negocios adicionales a través de la red mundial. Dos veces al año, los socios llevan a cabo una autoevaluación sobre su situación con sus prácticas de servicio. La evaluación es compartida con otros miembros y son identificados áreas de mejora y discutidos durante las reuniones del Network para el manejo de revisión. Cada socio alinea sus objetivos corporativos propios con los del Netword y establecer los procesos necesarios para que todos los socios sirvan a los clientes de la misma manera. AUSTRAL SOLUTIONS

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Benchmarking de DMC/ OPC y afines

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Permiti贸 conocer a los actores privados que est谩n avanzando al segmento de comunidades : DMC y OPC Networking

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Nuevos actores Proveedores de tecnología especializadas Expertos sectoriales y consultores Gestores de comunidades y de asociaciones Desarrolladores de comunidades DMC y OPC especializadas en el core de las industrias

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Elementos Comunes -

Expertise sectorial Amplio alcance geográfico : Networking Confianza de los clientes para trabajar en el core business Expertise en nuevas tendencias ampliando gama de servicios especializados Inversión en conocimiento o alianzas con expertos Adquisición o alianzas entre DMC locales y globales Máximo profesionalismo del servicio Multilingües Especialización en áreas geográficas o sectores económicos Utilización de tecnologías avanzadas de integración de contenido, contacto y creación y gestión de comunidades Relaciones de largo plazo con los clientes Promoción y comunicación homogénea y común de parte del Network Liderazgo de la institución coordinadora Investigación sistemáticas de eventos para el destino Casi 80% de sus costos son variables Acuerdos contractuales con hoteles, centros de congresos, etc. Asesoramiento a organizaciones en el diseño de actividades estratégicas AUSTRAL SOLUTIONS

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Sectores más representados Medicina y farmacéutica IT Economía Política Ciencias Comunicación

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“Best Practice” de DMC/OPC internacional Estándar de los miembros - Cinco años en el negocio de los DMC y miembro en buen entendimiento con el OCV local - Afiliado a la asociación de Ejecutivos Profesionales de DMC - Un mínimo de dos niveles de staff con certificación profesional de DMC u OPC. - Acreditación ADME - Cinco referencias de clientes y dos referencias de Proveedores de Centros de Conferencias - Seguro - Miembro activo de al menos dos organizaciones profesionales establecidas a nivel nacional - Dos referencias bancarias AUSTRAL SOLUTIONS

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“Best Practice” de DMC/OPC internacional, Estándars de Operación . Los miembros del DMC Network entregarán información a todos los clientes y a potenciales clientes que lo requieran en un plazo de un día laboral . Los miembros del DMC Network entregarán propuestas personalizadas dentro de las 72 horas de recibido el requerimiento de propuesta a menos que haya una acuerdo distinto. . Para agendar inspecciones del destino, los miembros harán previamente un due diligence para confirmar la disponibilidad de lugares para eventos con fechas específicas a menos que se le haya comunicado de otra forma al cliente con anticipación . Los miembros del DMC Network acordarán que el staff del programa esté disponible por celular todo el día y todos los días desde el día anterior que comience el evento y durante todo el programa. . Los miembros del DMC Network contactarán los hoteles al mínimo una semana antes del programa y estarán disponibles para acompañar al cliente a contratarlo. . Los miembros del DMC Network mantendrán registros actualizados de proveedores claves inlcuyendo incluyendo certificados de seguros y permisos especializados. . Los miembros del DMC Network entregarán facturas completa y detalladas dentro de los 10 días siguientes al término del programa . Los miembros del DMC Network van a requerir una evaluación de satisfacción en cada programa

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Servicios DMC/OPC 1.- Meetings & Incentives: desde servicios de construcción de equipos poco ortodoxos hasta una suntuosa comida en un lugar lejano. La idea es crear una experiencia memorable: Diseño profesional y asesoría organizacional, incluyendo presupuesto detallado para cada reunión y programa de incentivo. - Staff multilingüe con respuesta en 24hr/48h - Análisis completo del cliente - Presupuesto de cada servicio - Información detallada del destino y de la inspección in situ - Servicios logísticos completos - Organización de aniversarios, eventos corporativos y seminarios - Organización de giras, presentaciones de productos y lanzamientos - Organización de reuniones y eventos de construcción de equipos - Organización de comidas de gala, fiestas y celebraciones - Organización de programas de incentivos detallados AUSTRAL SOLUTIONS

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Servicios DMC/OPC 2.- Congresos Conocimiento profundo del destino, centros de congresos, facilidades, logística, equipamientos y programas de soporte son cruciales para un evento de congreso exitoso. Dos categorías de servicios adaptadas a los requerimientos. a) Soporte como un Professional Conference Organiser (PCO). b) Servicios como un Socio de Viajes

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Servicios DMC/OPC a) Professional Conference Organiser . Planificación: Asesoramiento profesional, Apoyo para elegir el lugar adecuado, Elaboración del plan de acción, Presupuesto . Preparaciones: Creación de formularios y la imagen para la web, Tratamiento de resúmenes on line, Inscripción de los participantes con software interactivo, control de Correspondencia, Preparación de Budges con software especializado, Bolsas de congresos – apoyo en la selección, Obsequios - Le ayudamos a seleccionar atractivos obsequios, Estadísticas Congreso, Subcontratación y gestión de socios profesionales de congresos como audiovisuales, equipamiento técnico, floristas y empresas de impresión de alta cualificación, planificación del personal, relaciones públicas - contactos con los medios tienen un valor incalculable. . Organización de exposiciones: Organización de la exposición de carteles, Contabilidad Congreso Pagamos las facturas en su nombre, El control financiero - control permanentemente del presupuesto, . Sede del Congreso: Coordinación de los subcontratistas, Señalización en la sede de la conferencia, coordinación de los dispositivos técnicos, Inscripción en el sitio, Agentes auxiliares, tratamiento de los carteles, Solución de problemas, . Término: Facturación de subcontratistas , las estadísticas finales, el balance final, Ofrecemos las estadísticas en cualquier momento. Después de que hayan terminado todos los pagos entrantes y salientes, recibirá un resumen de todos los ingresos y gastos.

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Servicios DMC/OPC b) Agente de Viajes .Planificación: Selección de hoteles, Diseño del programa social .Preparaciones: Las reservas hoteleras, Reserva del programa social, Subcontratación, Creación de formularios, Cuidado de los oradores invitados, Fichajes, Los servicios de viajes . Sede del Congreso: Los servicios de viajes en terreno, Servicio de bienvenida en el aeropuerto, Tickets de transporte público . Término: Los subcontratistas de facturación, las estadísticas finales, el balance financiero final

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Entrevistas Realizadas a la fecha

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Entrevistados a la fecha • Comité Gestor – – – – – – –

Líderes de Iniciativas – – – – –

Rodrigo Bravo, Presidente Paul Esquerré, Sergio Sepúlveda Ximena Gómez Pedro Durán Juan Ignacio Ugarte Sergio Albornoz

Pedro Durán Sergio Albornóz Rodrigo Bravo Marcela Bugueiro Paul Esquerré

Actores Relevantes – – – – –

Katherine Echaiz, directora Sernatur Andrés Viveros, Director ARDP Andrea Muñoz, ejecutiva ARDP Claudia Toledo, política de turismo GORE Andrea Catalán, Innova Bío Bío

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Diseño de Institucionalidad de Cluster de Turismo