Best Western Handbook 2014 by Best Western Swiss Hotels

Best Western Handbook

Best Western

Fa cts

Geschäftsstelle Ber n Wer hilft mir Best Western Swiss Hotels Monbijoustrasse 130 Postfach 1030 3000 Bern 23

Fragen? Greifen Sie zum Telefon! Wir sind wie folgt für Sie da: Montag – Freitag 08.30 – 12.30 Uhr 13.30 – 17.00 Uhr Tel. 031 378 18 18 Fax. 031 378 18 39 info@bestwestern.ch www.bestwestern.ch

Meine Kontaktpersonen: Marketing: CEO Strategical Management & Finance Peter S. Michel 031 378 18 19 peter.michel@bestwestern.ch

Marketing Manager Sonja Fahrer 031 378 18 31

sonja.fahrer@bestwestern.ch

Communications Manager Marc Rothermann 031 378 18 13 marc.rothermann@bestwestern.ch

Revenue Management: Sales, Revenue + Operations Manager Barbara Hofer 031 378 18 32

barbara.hofer@bestwestern.ch

Sales, Revenue + Operations Assistant Nadine Seewer 031 378 18 26 nadine.seewer@bestwestern.ch

Revenue Management Assistant Janina Jordi 031 378 18 34

janina.jordi@bestwestern.ch

Qual ity & Organisati on: COO Quality & Organisation Management Florence Zaugg Schläpfer – Dienstag, Mittwoch & Freitag 031 378 18 20 florence.zaugg@bestwestern.ch

Organisation / Administration ASH Corinne Wyssen 031 378 18 38 corinne.wyssen@ash-hotels.ch

Regional Service Manager Joel Ehrhardt 031 378 18 27

joel.ehrhardt@bestwestern.ch

Trainee Falk Neuenschwander – Montag, Dienstag & Freitag 031 378 18 24 trainee@bestwestern.ch

Trainee Dominic Kunz – Mittwoch, Donnerstag & Freitag 31 378 18 36 dominic.kunz@bestwestern.ch

Organigra mm / Organisation Char t Best Western Swiss Hote ls

Best Western I nternational BEST WESTERN® HOTELS

BEST WESTERN hotels offer a welcoming experience among clean and comfortable surroundings, with all the amenities to ensure a restful and productive stay at an exceptional value.

BEST WESTERN PLUS® HOTELS

BEST WESTERN PLUS always offers that little something extra. From well appointed rooms to modern amenities, it’s thoughtfully designed to suit the needs of any business or leisure traveler.

BEST WESTERN PREMIER® HOTELS - WELCOME TO THE PREMIER LIFE®

The distinct style and personalized service of BEST WESTERN PREMIER will always leave a lasting impression. Plush amenities and features provide a refined level of comfort for all travelers at our upscale hotels.

Number of Properties

4’000* properties in 100* countries and territories worldwide; 1’415* Europe; 141* Asia and the Middle East; 199* Australia, New Zealand and the South Pacific; 111* South and Central America; 18* Africa; 2’135* North America *Numbers are approximate and can fluctuate.

Number of Rooms

314’331* worldwide; 86’375* Europe; 8’426* Asia and the Middle East; 8’924* Australia, New Zealand and the South Pacific; 6’592* South and Central America; 610* Africa; 178’518* North America *Numbers are approximate and can fluctuate.

Facts

Best Western is THE WORLD’S BIGGEST HOTEL FAMILY®. AAA rates 95% of Best Western hotels in the US and Canada; more than 1,000 of these properties receive a three-diamond rating. Nearly 90% of our hotels in Europe are rated as three or four-star hotels.

Access Code for GDS (Amadeus, Sabre, Worldspan &Galileo) BW

Worldwide Sales Offices

Atlanta, Bangkok, Beijing, Bogota, Boston, Buenos Aires, Calgary, Chicago, Dallas, Dubai, Hong Kong, London, Los Angeles, Mexico City, Miami, Milan, New York City, Orlando, Phoenix, Rio de Janeiro, Sao Paolo, San Diego, Santiago, Seoul, Singapore, St. Louis, Sidney, Tel-Aviv, Tokyo, Toronto and Washington, DC.

Available Support Material

Best Western Hotel Directories: • “Hotel Guide & Road Map 2014” Switzerland (2015 available in December) • Local directories of different European countries (available in www.printlager.ch) • “BEST Meeting” Meeting Brochure Switzerland • Swiss Breakfast Table Setting • Swiss Invoice Cover • Divers Give Away

Travel Agent Information

Guaranteed 10% commission worldwide; 25% accommodation discount at all properties in Switzerland for reservations for themselves.

Consolidated Reservation Offices

Phoenix, Arizona, USA and Milan, Italy

Important Telephone Numbers

Hotel Helpline: Monday – Friday: 031 378 18 18, outside of business hours: 0800 55 23 44 Worldwide Reservations: 0800 55 23 44 (toll free from Switzerland) Travel Agent Hotline: 001-800-334-7234 Travel Card: 001-877-227-32-885 Best Western Rewards Reservations: 0800 55 23 44 Best Western Rewards Customer Service: 0800 55 23 44 Online International www.bestwestern.com www.bestwesternrewards.com www.travelcard.bestwestern.com Online National www.bestwestern.ch www.bestwesternrewards.ch www.bestwesterntravelcard.ch

ASH Ambassa dor Swi ss Hotels

Was ?

Geschäftsfelder: Folgende vier Geschäftsfelder werden abgedeckt: - Einkaufspooling - Dienstleistungen - Qualität - Nachhaltigkeit

Die Genossenschaft Ambassador Swiss Hotels wurde 2006 gegründet und besteht momentan aus über 70 Mitgliedern. Ziel ist es, für die Genossenschafter Vorteile und zusätzliche Einsparungen zu realisieren. Gleichzeitig wird eine engere Zusammenarbeit mit den Genossenschaftern vor allem in den Bereichen Hoteldienstleistungen, Nachhaltigkeit und Weiterbildung angestrebt. ASH bietet den Ambassador Swiss Hotels Gastgebern eine ganze Palette von finanziellen und handfesten Vorteilen. Dazu gehören kostenlose Mitgliedschaften bei Grossverteilern, tiefere Kommissionssätze bei Kreditkartenunternehmen, Sonderkonditionen für Unternehmens-Checks, sowie Vergünstigungen im Einkauf. Ambassador Swiss Hotels versteht sich ausschliesslich als Dienstleister und betreibt kein Marketing. Dies ermöglicht es auch Marketingkooperationen (Themen-Hotelgruppen) und Familienunternehmen mit mehreren Hotels, sich Ambassador Swiss Hotels anzuschliessen.

Weitere Infos : www.ash-hotels.ch

Gastge ber-Aka demi e Schweiz Gelebte Ga stfreun dschaft Gelebte Gastfreundschaft Ob Hotelgäste sich wohl fühlen, sollte nicht dem Zufall überlassen sein. Die GastgeberGastgeberAkademie Schweiz lehrt systematisches Gästemanagement. Dieses verbindet individuelle Betreuung und Effizienz mit menschlicher Wärme. Damit sich die Schweizer Hotellerie gegenüber der internationalen Konkurrenz behaupten kann, muss sie gastfreundlicher werden. Die Gastgeber-Akademie Schweiz stellt die «gelebte Gastfreundschaft» ins Zentrum und motiviert Hotels, im Gästemanagement neue Wege zu gehen. Dabei geht es vor allem um einen lockeren, fröhlichen und gleichzeitig professionellen und kompetenten Umgang mit den Bedürfnissen des Gastes. In Coachings und Schulungen lernen die Teilnehmenden alle Facetten der Gastfreundschaft kennen und erarbeiten ein Konzept für ihren Betrieb. Gastfreundschaft wird so praxisnah definiert und im Unternehmen verankert. Umsetzungskontrollen, Nachfasskonzepte sowie Wiederholungs- und Auffrischungskurse stellen eine kontinuierliche innerbetriebliche Entwicklung sicher. Die Mitarbeitenden erbringen erstklassige Leistungen – und vergrössern damit die Zufriedenheit der Gäste und die Wettbewerbsfähigkeit der Betriebe. Das Angebot der Gastgeber-Akademie Schweiz ergänzt bestehende Ausbildungen. Die Akademie wurde 2012 von den Ambassador Swiss Hotels, den Best Western Swiss Hotels und den Welcome Hotels + Restaurants gegründet und während der Aufbauphase von Innotour unterstützt. Sie erreicht heute über 200 Betriebe. Diese verpflichten sich in der Charta «Gastfreundschaft Schweiz» zu einem professionellen Gästemanagement und zu gelebter Gastfreundschaft. Die aktuellen Schulungsthemen und Daten werden jeweils per Action Please ausgeschrieben und im Global Portal unter Agenda – Gastgeber-Akademie Schweiz aufgeschaltet.

Member Web Erstes L ogin Was ?

idm.bestwestern. com

Um sich im Global Portal einzuloggen, benötigen Sie eine persönliche Login ID und ein Passwort. Dies können Sie jederzeit bei uns bestellen. Beim ersten Login müssen Sie 3 Sicherheitsfragen definieren und ein Passwort festlegen. Dies geschieht über einen speziellen Link.

Login ID/Passwort Um sich im Global Portal einzuloggen, benötigen Sie eine persönliche Login ID und ein Passwort. Dies können Sie jederzeit bei uns bestellen. Das Passwort muss aus Sicherheitsgründen alle 3 Monate gewechselt werden – beachten Sie dabei folgendes: Das Passwort muss mindestens 8 Stellen enthalten. Nachdem Sie Ihre Sicherheitsfragen definiert haben, können Sie sich künftig normal mit folgendem Link einloggen.

my.bestwestern.com

Global Portal & Member Web my.bestw estern.com Was ? Das Global Portal ist die Informationsplattform von Best Western. Sie finden Informationen zu den folgenden Themen: Marketing & Promotionen QA & Brand Identity Best Western Swiss Hotels Partner ... und den Zugang zum Reservationssystem „MemberWeb“ und zu Medallia

Login ID/Passwort Um sich im Global Portal einzuloggen, benötigen Sie eine persönliche Login ID und ein Passwort. Dies können Sie jederzeit bei uns bestellen. Das Passwort muss aus Sicherheitsgründen alle 3 Monate gewechselt werden – Beachten Sie dabei folgendes: Das Passwort muss mindestens 8 Stellen enthalten.

Bilddatenbank Unter dem Menupunkt „Supply“ oder direkt auf www.bwbilder.ch können Sie sich auf unserer Bilddatenbank einloggen und Ihre Hotelbilder prüfen und downloaden. Name: Passwort:

best property nummer z.B. 94011 für das BW Hotel Bären

Prospekt-Bestellung Unter dem Menupunkt „Supply“ oder direkt auf www.printlager.ch können Sie sich bei unserer Druckerei Haller + Jenzer einloggen und sämtliche Best Western Drucksachen bestellen. Name: Passwort:

best property nummer z.B. 94011 für das BW Hotel Bären

Best Western

Pr e i s端 b er s i cht und R e v e nu e Ma na gem e nt

Raten - / Preismodelle Teilnah me obligat orisch Eine unserer Hauptaufgaben ist es, für die Best Western Hotelpartner auf nationaler und internationaler Ebene Marketing zu betreiben. Dafür hat Best Western viele verschiedene MarketingProgramme entwickelt. Detaillierte Informationen finden Sie im Kapitel „Marketingprogramme“. Bei den nachfolgenden Programmen ist die Teilnahme obligatorisch, d.h. Sie machen als Best Western Hotel automatisch mit. Overriding Rate Plan Infos Preis Plan Commission

Ist dieser Reservations ReservationstionsPreis punkteunktegebühren pflichtig

Reservationseservations-Code

RK – Flexible Rate (BAR) XW - BBW Commissionable Rate XN - BBW net Rate X1 – Primary Preferred Z2 – Secondary Preferred

BWR Punkte

Preis für jedermann, z.B. Individual- Normalpreis gäste, Reisebüros, Firmen etc. (100%)

9,0%

Preis für Firmen, die mit Best Western einen Vertrag haben und eine gewisse Anzahl Logiernächte garantieren. Preise für General Electric und Johnson Controls, welche eine gewisse Anzahl Logiernächte garantieren.

10 - 19% tiefer als BAR Rate

9,0%

25% tiefer als BAR

9,0%

19% tiefer als BAR 5-10% tiefer als BAR-Rate

9,0%

Z7 – Best Business Worldwide Preis für Firmen, welche sich bei BW registriert haben. Select

9,0%

keine Overriding commission 9,0%

Nein

AC / UC - BW Advance

Buchung von BWR-Mitgliedern, die Spezialpreis, gem. Kategorie bezahlen. Preis für Gäste mit einer Unit Spezialpreis, Travel Card. gem. Kategorie

TA - Travel Agent Rate

Preis für die Mitarbeiter/Innen von IATA-Reisebüros.

keine Overriding commission keine Overridingcommission

Nein

9,0%

Nein

9,0%

Nein

9,0%

AE – Show Your Card HY – Harley Davidson Rate

Preis für Mitglieder der Europäischen Automobil-Clubs. Preis für Harley Davidson Mitglieder (HOG, Harley Owners Group).

10% tiefer als BAR Rate 10% tiefer als BAR

FX - Free Room Night Voucher mit den gesammelten Punkten

EE - Best Friends Rate X2 – Net rate Dynamic Tour Program D2 – Net Rate Tier 2 HQ – Hot Deal

25% tiefer als BAR Rate

Preis für die Mitarbeiter/Innen von BW Hotels und Zentralen.

CHF 107.00 / DZ ***Hotel; CHF 138.00 / DZ ****Hotel Buchungen von 3rd Websites wie 20% tiefer als www.orbitz.com, www.ebookers.ch BAR Rate und Vertrags-Tour Operator. Buchungen von Net-Rate Anbietern 31% tiefer als wie www.hotwire.com, uvm. BAR Rate Frühbucher Rabatt für Buchungen 10% tiefer als über www.bestwestern.com BAR-Rate buchbar bis 3 Tage vor Anreise!

Nein

Raten - / Preismodelle Teilnah me freiwi lli g Bei diesen Programmen ist die Teilnahme freiwillig, d.h. Sie erhalten von uns jährlich eine Ausschreibung, mit der Sie sich anmelden können. Es ist aber jederzeit möglich, sich für ein Programm nachzumelden. Nutzen Sie diese breite Palette von Marketing-Programmen, um Ihre Angebote auf verschiedenen Plattformen bekannt zu machen. Overriding Commission

BWR Punkte

Reservations Reservationstionsgebühren

Ist dieser Preis punkteunktepflichtig

0 - 10% tiefer als BAR Rate

9,0%

Gemäss vertraglicher Vereinbarung

4,5%

9,0%

Nein

9,0%

Nein

Z9 – VIP Dynamic Tour Program

Preis für Tour Operator, die mit 20 - 25% tiefer Best Western einen Vertrag ha- als BAR Rate ben. Preise werden ROH geladen! Preis für das TO-Netzwerk von FI-Rate + 10% „Aeroplan“. Diese Rate erhalten Sie nur, wenn Sie „FI“ anbieten. Preis für Tour Operator, die mit 25% tiefer als BARBest Western einen Vertrag haben Rate und bestimmtes Volumen bringen.

9,0%

Nein

3A – AAA/CAA - Rate

Preis für 3A und CAA-Mitglieder. 10% tiefer als BAR Die Rate hat LRA.

9,0%

EB – Early Web Special

Frühbucher-Rabatt für Reservatio- 15 - 30% tiefer nen über www.bestwestern.com. als BAR Rate Buchbar bis 21 Tage vor Anreise. BAR-Rate inkl. Frühstück, für Hotels, welche die Zimmer grundsätzlich ohne Mahlzeiten verkaufen. Nicht umbuchbare und annullierbare Rate.

Analog BAR zzgl. Frühstückspreis

9,0%

Individuell Festlegbar

9,0%

Nicht annullierbare/umbuchbare Rate, welche erst eine bestimmte Frist vor Anreise aktiv wird. MLOS 2 – Rabatt MLOS 3 – Rabatt MLOS 4 – Rabatt

Individuell Festlegbar

9,0%

10% tiefer als BAR 15% tiefer als BAR 20% tiefer als BAR

9,0%

Preis für Gruppen ab 10 Personen.

25 - 30% tiefer als BAR Rate

Nein

Rate Plan

Infos

Preis

ReservationsReservations-Code

XZ - TA Chain & Consortia Rate X. & Z. - Negotiated Rates C… & N… - Neg. Rates FI – F.I.T. Net to Client 92 – Aeroplan Rate

UY – Best Available Bed & Breakfast Rate 67 & LV – Non Refundable Rate LL – Last Minute Rate 4S – 2 Night Stay AB – Stay 3 Nts or more DH – 4 Nights Special Discount Group Rate

Preis für Reisebüro-Konsortien, die mit Best Western einen Vertrag haben. Preis für Reisebüros und Firmen, die direkt mit dem Hotel einen Vertrag haben.

Raten struktur Rate Levels

Memberweb – Revenue Mana gemen t Set Up Rate Level Modify Level Set Up Unter “Modify Level Set up” können Sie die verschiedenen Raten den Levels zuordnen.

Klicken Sie auf den Namen des entsprechenden Levels und im neuen Fenster kann der Level benennt werden.

Benennen der Rate Levels Benennen Sie die Rate Levels Ihren Bedürfnissen entsprechend.

Der Rate Level kann individuell benennt werden. Aufgrund Platzbeschränkungen kann der Name jedoch nicht mehr als 14 Zeichen beinhalten. Alle Informationen, welche mit einem blauen Hyperlink versehen sind, können bearbeitet werden.

Memberweb – Revenue Mana gemen t Set Up Rate Level Verschieben von Raten in andere Levels Alle Raten können, sofern keine gegenteiligen Restriktionen daran geknüpft sind, in andere Rate Levels verschoben werden.

Auf der linken Seite des neuen Fensters befinden sich die Informationen über den aktuellen Status der Rate und im Auswahlmenu auf der rechten Seite kann der neue Level ausgewählt werden. Mit „Submit“ wird der Rate Plan in den neuen Level geschoben.

Alle Rate Plans mit LRA auf BAR sind dem Rate Level A – Bar zugeordnet und können nicht verschoben werden. Alle anderen verknüpften Rate Plans werden automatisch mit dem HauptRate Plan verschoben. Klicken Sie auf die Rate, welche verschoben werden soll und ein neues Fenster öffnet sich.

Wichtig: Auf der transferierten Rate verkaufte Zimmer werden mit in den neuen Level transferiert und beeinflussen das Kontingent des neuen Levels. Im alten Level werden die Zimmer entsprechend wieder freigeschaltet.

Memberweb – Revenue Mana gemen t Kontingente bearbeiten Modify Level Allocation Unter Modify Level Allocation kann das Kontingent pro Rate Level bearbeitet werden.

Beg/End Date Geben Sie hier an von wann bis wann Sie das Kontingent eingeben möchten. Wenn Sie nur 1 Nacht bearbeiten möchten, geben Sie zweimal das gleiche Datum ein. Sollte das Kontingent nur an bestimmten Wochentagen angepasst werden, kann dies bei den Wochentagen ausgewählt werden. Bsp. Kontingent soll vom 1. - 30. September jeweils nur für den Freitag angepasst werden, wird die ganze Zeitspanne in „Beg/End Date“ eingegeben, aber bei den Wochentagen nur der Freitag aktiviert.

Level Sie können für die verschiedenen Rate Levels einzeln ein Kontingent geben. Wählen Sie den entsprechenden Level aus.

Allocation Geben Sie hier die Anzahl Zimmer ein, die Sie für dieses Level maximal verkaufen möchten. Sobald das Kontingent erreicht ist, wird der Rate Level automatisch geschlossen. Vergessen Sie nicht, das Kontingent zu erhöhen wenn Sie noch freie Zimmer haben.

Memberweb – Revenue Mana gemen t Kontingente bearbeiten Modify Level Room Allocation Pro Rate Level kann das Kontingent für jeden Room Type eingegeben werden.

Beg/End Date Geben Sie hier an von wann bis wann Sie das Kontingent eingeben möchten. Wenn Sie nur 1 Nacht bearbeiten wollen, geben Sie zweimal das gleiche Datum ein. Sollte das Kontingent nur an bestimmten Wochentagen angepasst werden, wird dies bei den Wochentagen bestimmt.

Level Sie können für die verschiedenen Rate Levels einzeln pro Zimmer ein Kontingent geben. Wählen Sie den entsprechenden Level aus. Soll für alle Levels dasselbe Kontingent pro Zimmertyp gelten, wählen Sie alle aus. Wenn die Kontingente auf dem Rate Level A – BAR gesetzt werden, gelten diese auch für alle anderen Rate Levels. Sollen bestimmte Zimmertypen in ausgewählten Levels nicht buchbar sein, setzen Sie das Allotment auf 0. Dann werden diese Zimmerkategorien garantiert nicht zu diesen Preisen verkauft.

Room Type Sie können für die verschiedenen Zimmertypen einzeln ein Kontingent eingeben. Wenn Sie ein allgemeines Kontingent wünschen, wählen Sie alle aus.

Allocation Geben Sie hier die Anzahl Zimmer ein, die Sie für den gewählten Zimmertyp im entsprechenden Level maximal verkaufen möchten. Sobald das Kontingent erreicht ist, wird der Rate Level automatisch geschlossen.

Memberweb – Revenue Mana gemen t Status bearbeit en Modify Level Status Bei „Modify Level Status“ können Sie den Status der verschiedenen Levels anpassen.

Die Status werden nicht mehr auf den Raten selber bearbeitet sondern übergeordnet auf den Rate Levels.

Beg / End date Geben Sie hier ein, von wann bis wann Sie den Status anpassen wollen. Wenn Sie nur 1 Nacht bearbeiten wollen, geben Sie zweimal das gleiche Datum ein. Sollte der Status nur an bestimmten Wochentagen angepasst werden, kann dies bei den Wochentagen entsprechend definiert werden.

Level Sie können die einzelnen Levels individuell bearbeiten/ schliessen. Wenn Sie alles schliessen wollen, wählen Sie entweder alle Levels aus oder A-BAR.

Statusänderungen auf Room Type Ebene ist nicht möglich. Soll ein Zimmertyp in einem bestimmten Level (bsp. B) nicht verfügbar aber in den anderen Levels offen sein, muss das Kontingent für diesen Zimmertyp im Level B auf 0 gesetzt werden.

Action Sie haben verschiedene Möglichkeiten, den Status zu ändern: Open / Close MLOS / Soft Close Closed to Arrival

Status öffnen/schliessen Mindestanzahl Nächte eingeben Datum für Ankünfte sperren

Memberweb – Revenue Mana gemen t Preise bearbeite n Modify Rates Bei „Modify Rates“ können Sie die Preise der verschiedenen Zimmerkategorien anpassen.

Beg / End date Geben Sie hier ein, von wann bis wann Sie den Preis anpassen wollen. Wenn Sie nur 1 Nacht bearbeiten wollen, geben Sie zweimal das gleiche Datum ein. Sollte der Preis nur an bestimmten Wochentagen angepasst werden, kann dies bei den Wochentagen entsprechend definiert werden.

Room Type Wählen Sie den Zimmertyp aus, bei dem Sie den Preis anpassen möchten. Sie können auch mehrere Zimmertypen markieren und so der Preis für all diese Kategorien setzen.

Rate Plan Sie müssen die Preise nur auf der BAR-Ebene anpassen. Alle anderen Raten hängen mit einem Prozentsatz an der BAR und passen sich automatisch an.

Wählen Sie stets die BAR-Rate aus. Alle anderen Preise orientieren sich an der BAR-Rate und passen sich automatisch an.

Continue Mit „Continue“ gelangen Sie zum zweiten Schritt, bei dem Sie den Preis angeben.

Memberweb – Revenue Mana gemen t Übersicht Status und Prei se Rate Monitor Der „Rate Monitor“ ermöglicht spezifische Ansichten über die geladenen Preise. Im Rate Monitor finden Sie folgende Informationen: - Zimmertypen - Preise - Annullationsfrist - Status - Kontingent auf Level Ebene - Anzahl verkaufte Zimmer Die Standardansicht zeigt das Gesamtkontingent, der Status der dargestellten Rate, den Rate Level und die Preise pro Zimmertyp für den ausgewählten Rate Plan.

Der ausgewählte Rate Plan oben rechts bestimmt das dargestellte Rate Level. Nebst der Standard Ansicht sind weitere Ansichten möglich:

Show all Rate Levels Zeigt Anzahl verkaufte Zimmer und die Status für alle Rate Levels zusätzlich zum Rate Level, welches aufgrund des ausgewählten Rate Plans dargestellt wird. Vom ausgewählten Rate Plan werden auch die Preise dargestellt.

Show Rates Only Zeigt nur die Preise ohne verkaufte Zimmer und Status.

In der Standardübersicht wird auf Zimmerkategorie Ebene nicht mehr das Kontingent angezeigt sondern die Anzahl verkaufte Zimmer! Sie können von hier aus direkt Änderungen der Preise vornehmen.

Show Current Rate Level Room Types Zeigt den Status und die Preise pro Zimmerkategorie auf dem ausgewählten Rate Level.

Memberweb – Revenue Mana gemen t Übersicht Status Level Monitor Der „Level Monitor“ ermöglicht den Überblick über die Verfügbarkeiten und Status der verschiedenen Levels.

Die Standardansicht beinhaltet nur die Kontingente / Verfügbarkeiten und Status der verschiedenen Levels.

Eine zusätzliche Ansicht ist verfügbar.

Show Overall and Room Types Diese Ansicht zeigt die Gesamtverfügbarkeit sowie die Verfügbarkeit pro Zimmerkategorie in den einzelnen Rate Levels.

Sie können vom Level Monitor aus direkt Änderungen des Status und der Kontingente vornehmen.

Member Web – Revenue Man agement View Rate Pla ns View Rate Plans In „View Rate Plans“ finden Sie eine Übersicht aller im Reservationssystem geladenen Preise. Die Übersicht ist unterteilt in die verschiedenen Zimmertypen, welche für Ihr Hotel geladen sind.

Best Western

die Reservation

Run d um die Reser vation Reservation Details Was ? Reservationen können telefonisch über eine der Reservationszentralen (CRO = Central Reservations Office), durch Reisebüros via ein GDSSystem (Global Distribution System = Sabre, Galileo, Worldspan, Amadeus) oder über das Internet vorgenommen werden. Die Reservation wird dann in der Datenbank von Best Western International in Phoenix, USA, gespeichert. Sie drucken die Reservationen im MemberWeb unter dem Menupunkt „Trans Log with CC“ aus.

Room Type Beispiel: T -

Infos unter „Reservationen ausdrucken“.

T,XXX,2

Bett-Typ

T D Q K TT

= = = = =

Standardbett Doppelbett Queenbett Kingbett zwei Standardbetten

XXX - Zimmerart

XXX = Standard NSM = Non-smoking DLX = Deluxe etc.

2-Mahlzeitencode

1 = Kontinentales Frühstück 2 = Komplettes Frühstück 3 = Halbpension

C D

Rate Plan Dies ist der gebuchte Preis – eine Übersicht über die Preise finden Sie im Kapitel „Best Western Preisübersicht“, sowie im Kapitel „Best Western Marketingprogramme“.

Confirmation Number Wenn eine Reservation vorgenommen wird, erhält der Gast eine 9-stellige Nummer, die als ReservationsBestätigung gilt.

Guarantee, Garantieart Kreditkarte

Amexco, Visa, Euro & Mastercard oder Single Use Credit Card

T.A.G.

Travel Agent Guarantee, das Reisebüro garantiert für die Buchung.

FIT Central billing..

GCCI

Das BWR-Mitglied garantiert mit seiner Kartennummer.

Voucher

Das Reisebüro garantiert mit einem Voucher.

Deposit

Der Gast bezahlt im Voraus.

Corp

Das Reisebüro bestätigt mit ID#

Best Western Rewards Profil Details zur BWR-Mitgliedschaft des Gastes.

Travel Agent ID Informationen über das buchende Reisebüro mit der IATA-Nummer (Identifikations-Nummer des Reisebüros). IATA steht für International Air Transport Association.

G H

Corporate Account Angabe ob es sich um eine Vertragsfirma handelt und deren Kontaktdaten.

Buchungs-Code Mit welchem Reservationssystem wurde die Reservation vorgenommen: AA... = UA... = TW.../1Pâ&#x20AC;Ś = 1Aâ&#x20AC;Ś = PHX.. = GLE.. = ITL.. = WB.. =

Sabre Apollo/Galileo Worldspan Amadeus CRO Phoenix CRO Phoenix CRO Milano Internet (z.B. expedia.com, worldres.com hotel.de etc.)

Run d um die Reser vation Trans Details Was ? Die Trans Details sind die Kurzmitteilung einer Reservation. Es wird zwischen Sell, Change und Cancel Notification unterschieden.

Sell Notification Mitteilung, dass ein Gast eine Reservation getĂ¤tigt hat.

Change Notification Mitteilung, dass der Gast eine Ă&#x201E;nderung an seiner bestehenden Reservation vorgenommen hat.

Cancel Notification Mitteilung, dass der Gast eine bestehende Reservation rechtzeitig annulliert hat.

Wichtig Die Zimmerbelegung ist bei der Trans Ansicht jeweils beim Zimmertyp angegeben. Bsp: D1 1 = Anzahl Personen im Zimmer

Reservationen Ausdrucken Transaction L og Was ? Im Menüpunkt „Trans Log with CC“ können Sie die neuen Reservationen selber ausdrucken. Die Reservationen sind fortlaufend nummeriert (Msg#) – es ist wichtig, dass Sie darauf achten, alle Nummern auszudrucken und auf der Liste zu streichen, damit Ihre Kollegen/Innen an der Réception wissen, welche Nummern bereits ausgedruckt wurden. Um immer auf dem aktuellen Stand zu sein, empfehlen wir Ihnen, die Reservationen bis zu 3 Mal täglich abzufragen.

Begin / End Date “Begin date“ = Datum, an dem Sie das letzte Mal Reservationen abgerufen haben „End date“ = heutiges Datum Klicken Sie dann auf „Display“ und Sie erhalten eine Liste mit allen Reservationen, die in dieser Zeitspanne vorgenommen worden sind. Klicken Sie auf „Details“ oder „Trans“ und Sie erhalten alle Details zu der Reservation und können diese mit „Print“ ausdrucken.

Kreditkartendetails Transaction L og Transaction Log Die Best Western Reservationen erscheinen ohne Kreditkarteninformationen im MemberWeb. Dies geschieht aus Sicherheitsgründen und um die persönlichen Angaben der Gäste zu schützen. Damit Sie die Kreditkarte auf die Gültigkeit überprüfen können, gibt es im „Trans Log with CC“ die Funktion „Credit Card Details“. Sobald Sie die Kreditkarteninformation einer Reservation benötigen, klicken Sie einfach auf die Box und ordern mit „I Accept – Request Credit Card“ die Informationen. Dies ist ein Prozess der vor allem der Sicherheit der Daten und zum Schutz Ihres Hotels dient.

Best Western International wird Ihnen danach einen Fax mit den benötigten Kreditkarteninformation zukommen lassen. Dieser Fax beinhaltet die Kreditkartennummern der Gäste und muss vertraulich behandelt werden!

Kreditkartendetails Arrival List Arrival List Die Funktion “Credit Card Details” wurde zugleich in die “Arrivals List with CC“Funktion im MemberWeb aufgenommen. Sie können auch hier die Box „Credit Card Details“ anklicken und mit „I Accept – Request Credit Card“ den Fax mit den Kreditkarteninformationen anfordern.

VERY IMPORTAN T! -

Betrachten Sie zuerst die Reservation im Transaction Log / Arrival List und entscheiden Sie, ob Sie die Kreditkarteninformationen wirklich benötigen!

WICHTIG!! Bei Reservationen mit den Ratecodes „X2“, „D2“, „Z9“, „EB“ und „HQ“ müssen Sie immer die Kreditkarteninformation bestellen – da es sich um Reservationen handelt, die ausschliesslich mit der angegebenen Kreditkarte bezahlt werden!

Sie können täglich nur ZWEI Bestellungen für Kreditkarteninformationen ausführen, jedoch in einer Bestellung mehrere Kreditkartennummern abfragen. Demzufolge ist es äusserst wichtig, dass Sie sich organisieren und die Handhabung team-intern besprechen.

Die Kreditkarteninformationen sind auch für Best Western Swiss Hotels Mitarbeiter nicht einsehbar, wir können Ihnen keinerlei Informationen zu Kreditkarten zukommen lassen. lassen

Arrival List Reservatione n such en / ann ulliere n Reservationen suchen Bei “Arrival List with CC” können Sie mit der Confirmation - Number Reservationen von Ihrem Hotel suchen und ausdrucken. Sie können ebenfalls die Arrivée-Liste für ein bestimmtes Datum für Ihr Hotel erstellen und ausdrucken.

Reservationen annullieren Es ist von hier aus auch möglich Reservationen zu annullieren. Suchen Sie die Reservation mit der Confirmation-Nummer und clicken Sie auf den Gastnamen. Mit „Click to Cancel Reservation“ können Sie die Reservation annullieren. Es ist nur möglich, Reservationen zu annullieren, die über die Reservations-Zentrale oder im Internet vorgenommen worden sind. Alle anderen Annullierungen können Sie über die Gratisnummer 0800 55 23 44 vornehmen.

Reservationen vornehmen Property to Propert y Was ? Bei „Property to Property“ können Sie in jedem Best Western Hotel weltweit Reservationen vornehmen. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus, klicken Sie „Search“, folgen Sie den Anweisungen und nehmen Sie die Buchung entsprechend vor. Sobald Sie Ihre Reservation mit „Confirm“ bestätigt haben, erhalten Sie die Bestätigung mit der 9-stelligen Confirmation-Nummer, welche Sie dem Gast mitgeben können.

No Show Gast nicht da Was ? Wenn der Gast weder ankommt noch annulliert, können Sie je nach Garantieart No-Show verrechnen.

*Wichtig ! Kontrollieren Sie bereits bei Erhalt der Reservation, ob die Kreditkarte gültig ist. Wenn dies nicht der Fall ist, kontaktieren Sie uns frühzeitig, damit wir eine andere Kreditkarte beantragen können. Im Nachhinein kann leider keine neue Kreditkarte mehr verlangt werden.

Garantieart

Verrechnung

Kreditkarte

Belastung der ersten Nacht*

T.A.G.

Travel Agent Guarantee Rechnung von 50% der ersten Nacht an BWSH oder Rechnung von 90% der ersten Nacht an das Reisebüro

GCCI

Rechnung für die erste Nacht an den Gast oder Punkte abziehen

Deposit CC-deposit CC-fullpay

Deposit behalten

FIT Central Bill

Sie erhalten das Geld automatisch von BWSH, bei NO-SHOW wird die erste Nacht ausbezahlt

CORP

Sie können eine allfällige No-Show zu 100% an BWSH verrechnen

4pm hold 6pm hold

Falls der Gast bis 16.00/18.00 Uhr nicht anreist, gilt die Reservation als annulliert. Es kann keine No-Show verrechnet werden.

Beim Best Western Advance Programm (Ratencode AC/UC) gilt die Garantieart 4pm hold.

Reklamations Han dling Member Web - Customer Care Customer Care Der Customer Service von Best Western hat im MemberWeb das Menu “Customer Care” eingerichtet und benützt den elektronischen Weg Ihnen die Reklamationen und spezifische Fragen der Kunden zukommen zu lassen. Sobald ein Customer Care Fall für Ihr Hotel erfasst wurde, erhalten Sie in der MemberWeb-Liste ein sich drehendes „rotes „rotes C“. Dieses „C“ bedeutet, dass ein neuer Customer Care Fall für Ihr Hotel eingegeben wurde, bzw. ein offener Fall auf Ihre Beantwortung wartet.

Customer Care Fälle müssen innert 7 Tagen bearbeitet und beantwortet werden!

Customer Care Fall Lesen Sie wählen nun das Menu „Customer Care“ und klicken dann auf „View Inquiries“ worauf Sie eine Auflistung der aktiven Reklamation erhalten. Sie können dann ganz einfach auf die „File Number“ klicken um die Details der entsprechenden Reklamation zu erhalten.

Customer Care Fall Beantworten Sie können den Falldirekt im MemberWeb beantworten. Ihre Antwort geben Sie in das leere Comment-Feld ein und schicken Sie mittels der Funktion „Submit“ direkt an den Customer Service von Best Western International.

Gross / Net report Was ?

Wie ?

Für Reservationen über das Best Western-Reservationssystem wird 9% „overriding commission“ verrechnet. Diese Kommission deckt die Gebühren für die Reservations-Zentralen, GDSSysteme, Internet-Präsenz sowie den Support.

CXL

Der Gast hat direkt annulliert

Der Gast ist nicht angekommen und Sie haben die 1. Nacht No Show belastet.

RMS

Änderung der Anzahl Zimmer

NTS

Änderung der Anzahl Nächte

Anfangs Monat erhalten Sie eine Auflistung mit den Reservationen des vergangenen Monats, den Gross Report.

Rate

Änderung des Preises

Weil die Berechnung der Kommission nur auf dem effektiven Umsatz erfolgt, kann der Report korrigiert werden. Aufgrund des korrigierten Reports, dem Net ReReport, port bezahlen Sie monatsweise die Kommission.

Streichen Sie die annullierten Reservationen deutlich durch und faxen Sie uns die Änderungen bis spätestens am 8. des Monats. Monats Sollten wir nichts erhalten, schicken wir Ihnen einen Reminder. Erhalten wir bis zum 10. nichts von Ihnen, werden wir Ihnen den Gross-Report verrechnen! Mit der monatlichen Abrechnung von Best Western erhalten Sie den korrigierten Net Report zurück. Dieser ist für Ihre Unterlagen bestimmt und kann nicht mehr korrigiert werden. WICHTIG! Wir setzen alle No-Show-Buchungen auf eine Nacht hinunter! Die No-Show Belastung der ersten Nacht fliesst somit in die Statistik rein! Bitte unbedingt Reservationen, die die direkt bei Ihnen annulliert worden sind, im MemberWeb oder über die Gratisnummer 0800 55 23 44 stornieren. Diese erscheinen dann nicht mehr auf dem Report.

Best Western

Rewards

BWR Best Western Rew ards® Was ?

Wie wird reserviert ?

Best Western Rewards (BWR) das Kundenbindungsprogramm - von Best Western.

Direkt im Hotel oder über das Reservationssystem.

Die Mitglieder des Clubs sammeln bei jeder Übernachtung in den Best Western Hotels Punkte oder Meilen und sollen so animiert werden, bei all Ihren Aufenthalten Best Western zu berücksichtigen. Die BWR-Mitglieder können die gesammelten Punkte in Gratis-Übernachtungen, Travel Card Guthaben, Avis-Gutscheine, Fleurop Blumensträusse, Best Western Artikel oder World Vision Spenden umwandeln. Es gibt bei Best Western Rewards drei Kategorien: • • •

Gold Mitglied Platinum Mitglied (+ 10% Bonus) Diamond Mitglied (+15% Bonus)

Der Club besteht aus 50’000 Mitgliedern in der Schweiz sowie über 20 Millionen weltweit. Die Mitglieder erhalten regelmässig Informationen mit Spezialangeboten.

Gast ist da – Was nun ? Der Gast gibt Ihnen die BWR-Karte zur Gutschrift der Punkte oder der Airline-Meilen ab. Schreiben Sie im MemberWeb die Anzahl Punkte/Meilen auf der BWR-Karte gut. Infos unter „Punkte Gutschreiben“ Gutschreiben“. Sie bezahlen 3 - 4,5% auf dem Umsatz, auf welchem Sie Punkte gewähren, resp. ab USD 4.50 pro Aufenthalt, auf welchem Sie Meilen gewähren. Davon werden die Gratis-Übernachtungen der Mitglieder sowie die ganze Kommunikation inklusive Mitgliederkarten-Herstellung finanziert.

Was

gilt es zu beachten ?

Da es sich bei den BWR-Gästen um Stammgäste handelt, verwöhnen Sie diese, indem Sie: Vor Anreise des Gastes prüfen, ob er BWR-Mitglied ist. Den Gast als Rewards Member begrüssen. Das beste Zimmer innerhalb der gebuchten Kategorie geben. Lassen Sie den Gast spüren, dass er Mitglied unsere Stammkundenprogrammes ist. Bei Abreise des Gastes erwähnen, dass er die Punktegutschrift erhält. Bei Diamond & Platinum Mitgliedern Anbieten von Late Check-Out und freies Upgrade in höhere Zimmerkategorie bei Verfügbarkeit.

BWR Best Western Rew ards® Vorteile

Mitgliederkarten

Der Best Western Rewards Club birgt für Sie und für den Gast Vorteile:

Best Western Rewards Karte „Gold“ - Karteninhaber als Member begrüssen - Punkte für den Aufenthalt gutschreiben - 1 – 14 Nächte

Gast - Der Gast wird als Individuum verstanden. - Hotel honoriert den Umsatz des Gastes. - Der Gast bekommt Punkte von Best Western, also einen Mehrwert. - Der Gast erwartet von guten Hotels ein Loyalitätsprogramm. Hotel - Das Loyalitätsprogramm als Alternative zur Rabattschlacht - Neue Gäste durch BWR - Wettbewerbsvorteil ggü. Mitbewerbern - Kundenbindung für eigene Stammgäste - Umsatzsicherung Best Western - Analyse des Gastes (Reiseverhalten, Aufenthaltsdauer) - Entwicklung von zielgruppengerechter Promotion - präzisere Kommunikation

Best Western Rewards Karte „Platinum“ - 10% Bonuspunkte pro Gutschrift* - Karteninhaber als Member begrüssen - Zimmerupgrade nach Verfügbarkeit anbieten - Late Check-Out nach Verfügbarkeit - Early Check-In nach Verfügbarkeit - Begrüssungsgeschenk auf dem Hotelzimmer - Punkte für den Aufenthalt gutschreiben - 15 – 29 Nächte Best Western Rewards Karte „Diamond“ „Diamond“ - 15% Bonuspunkte pro Gutschrift* - Karteninhaber als Member begrüssen - Zimmerupgrade nach Verfügbarkeit anbieten - Late Check-Out nach Verfügbarkeit - Early Check-In nach Verfügbarkeit - Begrüssungsgeschenk auf dem Hotelzimmer - Punkte für den Aufenthalt gutschreiben *Die Zusatzpunkte für Elite-Members werden jeweils von BWSH finanziert!

www.bestwesternrewards.ch

Sämtliche Details, aktuelle Promotionen und Angebote, Partnerschaften im Zusammenhang mit BWR finden Sie online. Beachten Sie insbesondere die AGB’s. Auf diese können Sie sich jederzeit ggü. den Mitgliedern berufen.

BWR Memberwe b – Frequent Guest Dies ist eine Übersicht über die wichtigsten Funktionen. Detaillierte Informationen finden Sie auf den nachfolgenden Seiten.

Pending Rewards

Unter dieser Funktion werden Punkte / Meilen entweder automatisch oder manuell gutgeschrieben.

Reports

Bei „Reports“ können verschiedene Reports ausgedruckt werden. z. B. zur Kontrolle der gutgeschriebenen Punkte / Airline-Meilen oder betreffend den Abbuchungen für die GratisÜbernachtung des Mitglieds.

Front Desk Incentive (Insider)

Der Zusatzverdienst für RéceptionistInnen!

Redemption + Redeem Points

So buchen Sie Punkte ab für Gratisübernachtungen.

Miles Only

Hier werden nur SAS Meilen gutgeschrieben für SASVielflieger, die kein Rewards-Konto haben.

Enroll

Hier haben Sie die Möglichkeit, ein neues Mitglied für Best Western Rewards anzumelden, sei dies um danach Punkte oder Meilen gutschreiben zu können.

Member Search

Falls ein Gast seine BWR-Karte nicht dabei hat, können Sie unter „Member Search“ mit der Eingabe seines Namens oder seiner Vielflieger-Nummer die RewardsNummer herausfinden.

Pendi ng Rewards Pun kte/Meilen gutschreiben Wer erhält eine PunkteGutschrift? Es erhält jeder Gast eine Punkte-Gutschrift, egal ob er über das Best Western System oder direkt im Hotel gebucht hat. Es gibt jedoch punktepunkteberechtigte und nichtnichtpunkteberechtigte Raten. Diese sind zu finden unter „Preisübersicht“. Es gilt der Grundsatz, dass stark rabattierte Raten nicht punktepflichtig sind. Direktbuchungen im Hotel können nach diesem Grundsatz beurteilt werden.

Manuelle Gutschrift Bei „Pending Rewards“ können Sie dem BWR-Gast Punkte oder Airline-Meilen manuell gutschreiben: unter „Manual Entry“. • • • •

Geben Sie die Kartennummer ein. Mit „Display“ erscheinen die Daten des Gastes. Füllen Sie auf der nächsten Seite alle blauen Felder aus. Geben Sie bei „Eligible Revenue“ den Total-Umsatz ein, auf dem Sie Punkte gutschreiben wollen. Bestätigen Sie die Eingabe mit „Submit“.

TIPP! In den meisten Fällen werden die Punkte-Gutschriften aber automatisch vom MemberWeb erstellt - nähere Infos unter „Automatische Gutschrift“. Gutschrift“.

Pendi ng Rewards Automati sche Gutschrift Automatische Gutschrift

Wenn der Gast bei seiner Best Western Buchung die Best Western Rewards Nummer hinterlegt, wird dies vom System so erkannt und Sie erhalten einen Datensatz unter der Funktion „Pending Rewards“. Ein sich drehendes blaues „R“ gibt Ihnen den Hinweis, dass automatische Gutschriften zur Bearbeitung im Menu „Pending Rewards“ vorliegen. Der „blaue R“ bleibt bis alle Buchungen bearbeitet worden sind. Der Datensatz wird am Tag der Abreise zwischen 6 – 8 Uhr morgens sichtbar.

Dieser Datensatz muss von Ihnen entweder bestätigt, bzw. angepasst werden. Sie können folgende Anpassungen machen: - „No-Show“ drücken: Gast ist nicht angereist und bekommt keine Punkte oder Reservation wurde annulliert - Anklicken des Member-Namens: Änderungen in Bezug auf Aufenthaltsdauer und Betrag für die Punktegutschrift. - Häkchen setzen bei „Allow Pts“: Gutschrift für nicht-punktberechtigte Raten. Für Punktegutschriften, die in Ordnung sind, kreuzen Sie « Submit Pts » und drücken auf « Submit », um den Datensatz an uns zu übermitteln. Die Punkte werden umgehend dem Konto des Best Western Rewards Kunden gutgeschrieben. Für Gäste, die bei Ihrer Reservation die Best Western Rewards Nummer nicht angegeben haben, können Sie die Funktion „Manual Entry“ gebrauchen und die Punkte wie gewohnt gutschreiben (unter „Manuelle Gutschrift“).

FX Free Night Voucher = Gratis-Übern achtung Was ?

Wie

Der Gast kann seine gesammelten Punkte zum Beispiel in eine Gratis-Übernachtung umwandeln.

Direkt im Hotel oder über das Reservationssystem mit dem Rate Plan::

wird reserviert ?

FX – Free Night Voucher In beiden Fällen muss der Gast im Voraus erwähnen, dass er für die Übernachtung Punkte einlösen will. Andernfalls müssen Sie die Gratis-Übernachtung nicht akzeptieren, können aber. Falls Letzteres zutrifft, bitte dem Gast gegenüber erwähnen, dass dies Gutwill des Hotels ist und ihn auf die AGB‘s auf www.bestwesternrewards.ch verweisen. Der Preis auf der Reservation gibt an, in welche Free Night Voucher-Kategorie Ihr Hotel eingeteilt ist.

WICHTIG: Buchen Sie gleich beim Check-In die erforderlichen Punkte vom Konto des Gastes ab oder entwerten Sie den vorgelegten Free Night Voucher. So gehen Sie sicher, dass der Gast auch genügend Punkte für die Gratis-Übernachtung auf dem Konto hat. Zum Zeitpunkt der Reservation wird nicht überprüft, ob der Gast über die Punkte verfügt.

K at eg o ri e

Punkte

Wert in CH F

4 5 6 7 8

20’000 24’000 28’000 32'000 36'000

CHF 95.00 CHF 114.00 CHF 133.00 CHF 152.00 CHF 171.00

Der Voucher ist gültig für 1 Übernachtung im Einzel- oder Doppelzimmer inkl. Frühstück und City Taxe.

Gast ist da – Was nun ? Der Gast zahlt entweder mit dem Free Night Voucher oder gibt Ihnen seine Mitgliederkarte ab, damit Sie die Punkte direkt auf seinem Konto abziehen können:

Gast gibt den Free Night Voucher ab Kontrollieren Sie auf dem Voucher, ob die Anzahl der Punkte mit Ihrer Kategorie übereinstimmt. Entwerten Sie den Voucher im MemberWeb unter „Redemption“ (Free Night Voucher einlösen). Gast will die Punkte direkt auf seinem Konto abbuchen Buchen Sie die Punkte im MemberWeb unter „Redeem Points“ ab (Punkte abbuchen).

Redemption Free Night Voucher einlöse n Bei „Redemption“ können Sie Free Night Voucher einlösen, die Ihnen der Gast beim CheckIn/Check-Out abgibt.

Abbuchung Geben Sie die „Voucher- und Sequence-Nummer“, sowie das „Issue Date“ des vor Ihnen liegenden Vouchers ein. Sobald Sie „Submit“ drücken wird der Voucher automatisch in der Best Western Rewards Datenbank als „Used“ notiert! Es ist wichtig die Abbuchung vorzunehmen, um die automatische Zahlung von Best Western auszulösen! Geben Sie Ihrer Buchhaltung die Information, dass der entsprechende Betrag für die Gratis-Übernachtung automatisch von Best Western an das Hotel überwiesen wird. Es braucht keine Rechnungsstellung.

Redeem Points Pun kte direkt dem Konto abbuchen Bei „Redeem Points“ können Sie BWR-Punkte abbuchen, die der Gast für seine Übernachtung einlösen will.

„Reduzierte Punkte-Kategorie“ an Wochenenden Falls Sie sich im Rahmen der jährlichen Ausschreibung dafür angemeldet haben an Wochenenden (FR, SA, SO) reduzierte Punkte für die GratisÜbernachtung anzubieten, beachten Sie bitte, dass diese tiefere Wochenend-Kategorie auch unter der Woche im MemberWeb unter „Frequent Guest / Redeem Points“ angezeigt wird (siehe Abbildung rechts). Überschreiben Sie diese einfach mit der höheren Kategorie und drücken „Submit“.

Abbuchung Geben Sie die Kartennummer ein. Mit „Display“ erscheinen die Daten des Gastes. Wählen Sie bei „# of Free Nights“ die Anzahl Nächte aus, die der Gast beziehen will. Wenn Sie dann auf „Display“ klicken, erscheint automatisch die Anzahl Punkte, die benötigt werden, um in Ihrem Hotel zu übernachten. Bestätigen Sie die Eingabe mit „Submit“. Die Punkte werden dann automatisch dem Konto abgezogen. Die Auszahlung der Gratis-Übernachtung erfolgt automatisch durch Best Western! Es braucht keine Rechnungsstellung durch das Hotel.

Airlines & Meilen Meilen gutschreiben Bei „Pending Rewards“ können Sie den Vielfliegern von diversen Airlines Meilen für die Aufenthalte gutschreiben.

Welche Airlines sind Partner? Eine aktuelle Auflistung aller Airlines finden Sie online unter www. bestwesternrewards.com sowie unter „Member Search“ im Scrolldown Menü.

500 Meilen*

Miles & More Turkish Airlines Air Berlin – topbonus Virgin Atlantic

600 Meilen* SAS Southwest

250 Meilen*

Alle anderen Airlines *Meilen werden immer pro Aufenthalt und nicht pro Nacht gutgeschrieben.

Wie läuft das? Geben Sie die Best Western Rewards Nummer und die erforderlichen Eckdaten ein, und schreiben Sie dem Kunden die Meilen für den Aufenthalt gut. Normalerweise ist die entsprechende Airline inkl. Vielflieger-Nummer bereits hinterlegt. Andernfalls geben Sie diese einfach zusätzlich im entsprechenden Feld ein. Die Anzahl Meilen werden automatisch angezeigt. Sie übermitteln die Gutschrift wie gewohnt mit „Submit“. Sie können den Vielfliegern auch BWR-Punkte gutschreiben, sofern dies gewünscht wird. Einfach das Häkchen von „Partner Rewards“ auf „Points“ verschieben und schon sammelt der Vielflieger Best Western Rewards Punkte. Falls der Vielflieger noch kein BWR-Mitglied ist, eröffnen Sie ihn unter „Enroll“, wählen dort die entsprechende Airline aus und geben unter „ID#“ seine Vielfliegernummer ein. Danach schreiben Sie ihm wie oben beschrieben die Meilen gut.

SAS Meile n Gutschreiben + Einlösen Miles Only Bei „Miles Only“ können Sie dem SAS-EuroBonus-Mitglied, welches keine BWR-Mitgliedschaft besitzt, die Meilen gutschreiben.

Wählen Sie bei „Airline“ Scandinavian Airlines (SAS) aus und geben Sie dann im Feld „Frequent Flyer ID“ die 9stellige Kartennummer vom SAS Vielfliegerprogramm ein. Der Name des Gastes erscheint nicht automatisch, es ist wichtig, dass Sie im Feld „Name (First/Last) den Vornamen und den Nachnamen des Gastes eingeben. Füllen Sie dann blauen Felder aus.

alle

Geben Sie bei „Eligible Revenue“ den TotalUmsatz ein. Der Gast erhält pro Aufenthalt in einem Hotel in der Schweiz 600 Miles. Mit dieser Gutschrift werden ihm auf seinem SASEuroBonus Konto in den nächsten Wochen 600 Punkte gutgeschrieben. Bestätigen Sie die Eingabe mit „Submit“.

Ein Mitglied kann pro Aufenthalt nur für ein Zimmer Punkte sammeln. Der Gast erhält keine Miles für SAS-Spezialpreise Gruppenpreise Travel Agent Preise Seminar- und Konferenzpreise

SAS – Gratisübernachtung

Das SAS-EuroBonus-Mitglied kann seine gesammelten Punkte auch in eine Gratis-Übernachtung bei Best Western umwandeln. Wie wird reserviert? Über das Reservationssystem mit dem Rate Plan

Q – SAS Airline Free Night

Die Reservationen müssen immer über das Reservationssystem vorgenommen werden. Sie können den Rate-Code „Q“ aber auch geschlossen halten! Gast ist da – Was nun ? Kontrollieren Sie die Mitglieder-Karte und den Voucher des Gastes. Rechnung im Betrag von CHF 42.— pro Nacht / Zimmer mit einem Ausdruck der Reservation an uns.

Insider Pun kte sa mme ln für neue BWR- Mi tglieder The Insider

Als „Insider“ können Sie Punkte für angeworbene Mitglieder verdienen und somit selbst von Best Western Rewards profitieren. Zuerst müssen Sie sich selbst als „Insider“ registrieren, woraufhin Sie ein eigenes Best Western Rewards Konto erhalten. Sie registrieren sich direkt unter „Front Desk Incentive -> Enroll new Employee“.

Vorteile Sie selbst sammeln Punkte für neue Mitglieder und deren zukünftigen Übernachtungen bei Best Western. Für die ersten fünf Übernachtungen des neuen Mitglieds erhalten Sie jeweils 250 Punkte pro Nacht auf Ihrem Konto gutgeschrieben. Sollte das Mitglied das Level „Platinum“ bzw. „Diamond“ erreichen, erhalten Sie eine zusätzliche Gutschrift über 250 Punkte auf Ihr Insider-Konto! Sie können also bis zu 1'750 Punkte für ein neues Mitglied sammeln. WICHTIG! Die BWR-Kommission wird für den neu angeworbenen Gast gesenkt. Das heisst, dass Ihr Hotel für zukünftige Punktegutschriften dieses Gastes nur 3% statt 4.5% Kommission bezahlt! Also auch ein Vorteil für Ihr Hotel und das Management! Zudem wird jährlich eine Sonderpromotion gefahren – nähere Informationen finden Sie im Global Portal!

Enroll Neue Re wards-Mitglieder oder Vielflieger eröffnen

Rewards Mitglied Bei der Eröffnung eines neuen Mitglieds („Enroll“) wählen Sie zuerst Ihr eigenes Konto oben rechts aus und geben erst dann die Details des Gastes im System ein und schreiben ihm die Punkte gut. Das neue Mitglied wird so direkt an Ihr Hotel bzw. Ihr Rewards-Konto gebunden und Sie sammeln so automatisch Punkte für Ihr „Insider“-Konto!

Airline Vielflieger Markieren Sie bei Eröffnungen von Vielfliegern die Sammelpräferenz „Partner Rewards“ aus und wählen Sie die entsprechende Airline im Scrolldown Menü. Unter „ID#“ geben Sie die Mitgliedschafts-Nummer des Vielfliegerprogramms ein. Nun können Meilen gutgeschrieben werden.

Mitgliedschafts-Nummer Assign Assign New Number: Wenn Sie diesen Punkt markieren, dann wird vom MemberWeb automatisch eine neue Rewards-Nummer generiert. Use Temporary: Wenn der Gast Ihnen ein Rewards-Antragsformular vorlegt, dann füllen Sie die vorgedruckte MitgliedschaftsNummer aus dem Antragsformular unter „Use Temporary“ ab. Geben Sie dem Gast die provisorische MitgliedschaftsKarte aus Papier mit. So kann er Punkte oder Meilen sammeln bis seine definitive Plastikkarte zu Hause eintrifft.

Member Search Mitgli eder suchen

Member Search Bevor Sie ein neues Rewards-Mitglied oder einen neuen Vielflieger eröffnen, überprüfen Sie mittels „Member Search“ ob bereits eine Registrierung des Gastes in unserer Datenbank hinterlegt ist. So wird verhindert, dass das Mitglied unerwünscht auf zwei Konten Punkte oder Meilen sammelt. Dies können Sie entweder nur mit dem Nachnamen oder mit der Vielflieger ID Nummer tun. Es empfiehlt sich jedoch in erster Linie mit dem Namen zu suchen, da Mitglieder-Nummern wechseln können.

Reports Transa ktione n prüfen Reports

Unter Frequent Guest / „Reports“ können Sie folgende Transaktionen überprüfen:

Punkte Gutschriften Haben wir dem Mitglied die Punkte für seinen Aufenthalt schon gutgeschrieben? --> BWR Points/Partner Rewards Awarded by Date

Fehlgeschlagene Punktegutschriften Welche Punktegutschriften sind fehlgeschlagen und vom System nicht übermittelt worden? --> BWR Points/Partner Rewards Rejects

Punkte Abzug für Gratisnächte Haben wir die Punkte für die Gratis-Übernachtung schon abgezogen oder den Free Night Voucher entwertet? --> Free Night Vouchers Redeemed

Best Western

d i e M a r ke t i ngpr o gr amme

AC/UC Best Western A dvance - Unit Travel Card Was ?

Wie wird reserviert ?

Das Best Western Advance-Programm ist ein Angebot für Touristen, die in Europa herumreisen.

Über das Reservationssystem mit dem Rate Plan

Der Gast kauft im Reisebüro oder bei Best Western International eine Travel Card, die mit Units geladen ist und bezahlt damit seinen Aufenthalt. Die Unit Travel Card wird auch bei Partnerschaften genutzt.

AC / UC – Best Western Advance

Was gilt es zu beachten beachten ? Der Preis auf der Reservation gibt an, in welche Kategorie Ihr Hotel eingeteilt ist. Die Units à 17 Euro werden zum Tageskurs umgerechnet und von BWSH ausbezahlt. 1 Kind bis 12 Jahre übernachtet gratis im Zimmer der Eltern (2 zahlende Erwachsene), ein 3. Bett muss kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Eine 3. Person im Doppelzimmer bezahlt zusätzlich 1 Unit. Die Garantieart für diese Buchungen ist 4pm hold, d.h. wenn der Gast bis 16.00 Uhr nicht anreist, ist die Reservation annulliert. Mit der Kreditkarte kann für eine spätere Ankunft garantiert werden.

Gast ist da –

Was nun ?

Der Gast hat entweder die Travel Card oder die Internet-Bestätigung mit der Karten-Nummer dabei. Buchen Sie im MemberWeb die benötigte Anzahl Units auf der Travel Card ab. Infos unter „Travel Card abbuchen“.. Wenn die Anzahl Units nicht ausreicht, kontaktieren Sie uns, oder ausserhalb der Öffnungszeiten die Gratis-Nummer 0800 55 23 44!

FI F.I.T. – Net to Client Was ?

Wie wird reserviert reserviert ?

Dieses Programm wird von Tour Operators gebucht, die mit Best Western einen Vertrag haben. Die Preise sind 2025% tiefer als die Rack Rate.

Über das Reservationssystem mit dem Rate Plan

Der Tour-Operator stellt mit diesen Preisen Pauschalreisen zusammen, die z.B. Flug und Übernachtung beinhalten. Der Gast bucht dann diese Reise im Reisebüro. Die Zimmerpreise sind für die Gäste nicht relevant, denn sie haben eine Pauschalreise bezahlt. Bitte teilen Sie also dem Gast den Zimmerpreis nicht mit.

FI – F.I.T. Net To Client

mit Garantieart “Central Bill oder CC-GTD”

Was

gilt es zu beachten ?

Im Feld Garantieart steht folgender Satz: **CENTRAL BILL TTL RM/TX BOOKED@AUTO REIMBURSED BY BW AFFILIATE**. Dies bedeutet, dass die Reservation via „central billing“ abgerechnet wird. Ist die Reservation mit Kreditkarte garantiert, bedeutet dies, dass eine Single Use Credit Card hinterlegt ist, welche vom Reisebüro am Anreisetag des Gastes aktiviert wird. Der Tour Operator kann bei allen Hotels Reservationen vornehmen und diese via „central billing“ bezahlen. Es können auch Rack Rate & andere Ratecodes (X2/D2) mit dem Vermerk „central billing“ gebucht werden!

Gast ist da –

Was nun ?

Der Gast gibt Ihnen eventuell einen „Best Western Tour Confirmation Voucher“ ab. Die Abrechnung erfolgt via „Single Use Credit Card“ oder "central billing", das heisst:

Wichtig: FI beinhaltet immer die City Taxe.

Am Abreisedatum des Gastes belastet Best Western International den Tour Operator und überweist das Geld an BWSH. Sie erhalten dann von uns monatlich den Betrag für den Aufenthalt. Alle Extras wie Telefon, Minibar, etc. sind nicht inbegriffen, kassieren Sie diese direkt ein. Sie müssen uns oder dem Tour Operator keine Rechnung senden, sondern erhalten das Geld automatisch.

X2 / Z9 / D2 Net Rate&Dynamic Tour / VIP Dy namic Rate / Net Rate Tier 2 Was ?

Wie wird reserviert ?

Diese Preise sind für die Third Party Websites wie z. B. www.ebookers.ch.

Ausschliesslich über das Internet (Third Party Websites) mit dem Rate Plan

Sie öffnen die Ratencodes X2/Z9/D2 und werden dann als „preferred“ auf den Third Party Websites gelistet. Die Preise sind 20 – 31 % tiefer als die BAR/Rack Rate.

X2 – Net Rate and Dynamic Tour

20% tiefer als die BAR/Rack Rate

Z9 – VIP Dynamic Rate Plan

25% tiefer als die BAR/Rack Rate

D2 – Net Rate Tier 2

31% tiefer als die BAR/Rack Rate

Was

gilt es zu beachten ?

Der Kunde reserviert Ihr Hotel auf einer Third Party Website wie www.ebookers.ch oder www.orbitz.com und bezahlt das Zimmer dem jeweiligen Betreiber der Webpage. Die Reservation kann via Central Bill oder Single Use Credit Card bezahlt werden. Die in der Reservation angegebene Kreditkarte gehört der Third Party Website und darf mit der Übernachtung (gemäss Reservation) des Kunden belastet werden. Diese Kreditkarte wird erst bei Anreise des Gastes aktiv. Falls die Kreditkarte nicht funktioniert, melden Sie uns dies bitte sofort, damit wir bei der entsprechenden Third Party Website eine andere Kreditkarte verlangen können. Der Kunde bezahlt sein Zimmer der Third Party Website. Sie belasten die Firmen-Kreditkarte, welche zum Garantieren der Reservation gebraucht wird. Gast ist da – Was nun ? Sie kassieren vom Gast die Extras ein und belasten die Übernachtung der Kreditkarte des Third Party Betreibers.

XN / XW Best Busi ness Wor ldwide Was ?

Wie wird reserviert ?

Dieses Programm kann von Firmen gebucht werden, die in einem Kontinent 500 und/oder international 1’000 Logiernächte garantieren und mit Best Western einen Vertrag haben.

Über das Reservationssystem mit dem Rate Plan

Die Preise sind 10 - 19% tiefer als die Rack Rate. Im Moment haben rund 1100 Firmen einen Best Business-Vertrag. Dies sind zum Beispiel: L’Oreal, Frankreich Hewlett Packard, USA Siemens AG, DE Ford Motor Company Telekom, Österreich Novartis, Schweiz UBS, Schweiz

XN – BBW Net Rate

Dieser Preis ist nicht kommissionierbar, das heisst, Sie bezahlen keine zusätzliche Reisebüro-Kommission.

XW – BBW Commissionable Rate

Sie bezahlen dem Reisebüro 10% Reisebüro-Kommission.

Z2 – Secondary Preferred

Spezialrate für General Electric und Johnson Controls mit 19% Ermässigung.

X1 – Primary Preferred

Spezialrate für General Electric und Johnson Controls mit 25% Ermässigung (wird nur bei entsprechender Anmeldung geladen).

Was

gilt es zu beachten ?

Die Best Business Preise sind auf allen Zimmertypen und mit den fixen Prozenten geladen. Somit können Sie auch die Suiten und Deluxe-Zimmer zu Best Business Preisen verkaufen!

Gast ist da – Was nun ? Die Gäste bezahlen bei der Abreise direkt bei Ihnen im Hotel.

Z7 Best Western Busi ness A dvanta ge Was ?

Wie wird reserviert ?

Dieses Programm kann von kleineren und mittleren Firmen gebucht werden, die sich bei Best Western registriert haben.

Über das Reservationssystem mit dem Rate Plan

Die Preise sind 5-10% tiefer als die Rack Rate und die Reisenden wie auch die Firmeninhaber profitieren von speziellen BWR-Mitgliedschaften.

Z7 – Best Business Worldwide Select

Sie bezahlen dem Reisebüro 10% Reisebüro-Kommission.

Was

gilt es zu beachten ?

Die Best Business Worldwide Select Preise sind auf allen Zimmertypen und mit den fixen Prozenten geladen. Somit können Sie auch die Suiten und Deluxe-Zimmer zu Best Business World Wide Select Preisen verkaufen! Der Reisende hat automatisch den Elite Status der Rewards-Mitgliedschaft. Der Firmeninhaber kriegt für jede Übernachtung seiner Mitarbeiter Bonuspunkte.

Gast ist da – Was nun ? Sie können das Programm sehr gut für Ihre eigenen Firmenaccounts nutzen und anbieten.

Die Gäste bezahlen bei der Abreise direkt bei Ihnen im Hotel.

XZ Travel Agent Chai n & Con sortia Rat e Was ?

Wie wird reserviert ?

Auch Reisebüro-Konsortien, welche mit Best Western einen Vertrag haben, können von SpezialPreisen profitieren. Momentan sind mehr als 500'000 Reisebüros diesen Konsortien angeschlossen.

Über das Reservationssystem mit dem Rate Plan

Die Raten sind zwischen 0-10% ermässigt.

Zurzeit sind dies beispielsweise CWT, HRG, THOR, DER, etc. Zusätzlich kann bei einzelnen Konsortien ein „Preferred Listing“ gekauft werden. Die Kosten für das Preferred Listing sind von C&C zu C&C unterschiedlich. Die Ausschreibung erfolgt über Nexus.

XZ – Travel Agent Chain & Consortia Rate

Sie bezahlen dem Reisebüro zusätzlich 10% ReisebüroKommission.

Was

gilt es zu beachten ?

Die Chain & Consortia Preise sind auf allen Zimmertypen und mit den fixen Prozenten geladen. Somit können Sie auch die Suiten und Deluxe-Zimmer zu Chain & Consortia Preisen verkaufen.

Gast ist da – Was nun ? Die Gäste bezahlen bei der Abreise direkt bei Ihnen im Hotel.

EB Early Web Special Was ?

Wie wird reserviert ?

Dieses Programm ist für Gäste, die ihre Reservation bis 21 Tage vor Ankunft auf der Internetseite www.bestwestern.com / www.bestwestern.ch tätigen.

Ausschliesslich über das Internet mit dem Rate Plan

Der Kunde bucht frühzeitig und profitiert im Gegenzug von einem sogenannten Frühbucherrabatt, den er mit einer Einwilligung zur Vorauszahlung buchen kann.

Was

Die Preise sind bis zu 30% tiefer als Rack Rate.

EB – Early Web Special

15, 20, 25 oder 30% tiefer als die BAR/Rack Rate (dies wird durch Sie im System festgelegt).

gilt es zu beachten beachten ?

Die Reservationen sind mit "Credit Card Full Pay" garantiert, das heisst, Sie können bei Erhalt der Reservation sofort den Gesamtbetrag der Kreditkarte belasten. Falls die Kreditkarte nicht funktioniert, melden Sie uns dies bitte sofort, damit wir beim Gast eine andere Kreditkarte verlangen können. Falls Sie bis zum Anreise-Datum keine andere Kreditkarte erhalten, kann die Reservation annulliert werden. Die Reservation kann nicht mehr geändert oder annulliert werden. Im Falle von No-Show oder einer verkürzten Aufenthalts-Dauer erfolgt keine Rückerstattung. Der Gast bezahlt in jedem Fall für den gesamten Aufenthalt.

Gast ist da – Was nun ? Die Kreditkarte wurde bereits für den Gesamt-Aufenthalt belastet, Sie brauchen nur noch die Extras einzukassieren.

HQ Hot Dea l Was ?

Wie wird reserviert ?

Dieses Programm ist für Gäste, die ihre Reservation bis 3 Tage vor Ankunft auf der Internetseite www.bestwestern.com / www.bestwestern.ch tätigen.

Ausschliesslich über das Internet mit dem Rate Plan

Der Kunde bucht bis 3 Tage vor Anreise und profitiert im Gegenzug von einem sogenannten Last-Minute-Rabatt, den er mit einer Einwilligung zur Vorauszahlung buchen kann. Der Preis ist 10% tiefer als die BAR/Rack Rate.

HQ – Hot Deal Rate

10% tiefer als die BAR/Rack Rate.

Was

gilt es zu beachten ?

Gast ist da – Was nun ? Die Kreditkarte wurde bereits für den Gesamt-Aufenthalt belastet, Sie brauchen nur noch die Extras einzukassieren.

AE Show Your Card Was ?

Wie wird reserviert ?

Dieses Programm ist für alle Automobilisten, die eine Mitgliedschaft bei einem der grossen Automobilclubs (z. B. TCS) haben. Das Mitglied kann über die Zentrale/Webpage seines Automobilclubs das Show Your Card Angebot in Best Western Hotels buchen.

Über das Reservationssystem unter Angabe eines PromoCodes mit dem Rate Plan

Sie erhalten hier eine Übersicht über alle Automobilclubs: www.arceurope.com

AE – Show Your Card Rate

10% tiefer als die BAR/Rack Rate.

Was

gilt es zu beachten ?

Lassen Sie sich vom Kunden die Mitgliedskarte seines Automobilclubs vorweisen. Sollte der Kunde NICHT Mitglied bei einem auf www.arceurope.com gelisteten Club sein, hat er kein Anrecht auf die 10% Rabatt. WICHTIG! Die Mitglieder der American Automobile Association (AAA) profitieren auch vom Show Your Card Angebot! Best Western ist weltweit einer der grössten Partner der Automobilclubs. Alleine durch die Partnerschaft mit dem ARC Europe erhalten wir Zugang zu 30 Mio Kundenkontakten und können unser Show Your Card Angebot breit streuen. Die wichtigsten Automobilclubs sind der AAA, ADAC, TCS, ÖAMTC, ACi und ANWB.

Gast ist da – Was nun ? Die Gäste bezahlen bei der Abreise direkt bei Ihnen im Hotel.

3A AAA / CAA Rate Was ?

Wie wird reserviert ?

Dieses Programm ist für alle Automobilisten, die eine Mitgliedschaft bei einem der grossen, nordamerikanischen Automobilclubs, AAA/CAA, haben. Das Mitglied kann über die Zentrale/Website seines Automobilclubs das 3A-Angebot in den Best Western Hotels buchen.

Über das Reservationssystem, mit dem Rate Plan

3A - AAA - Rate

10% tiefer als die BAR/Rack Rate. Public Rate mit LRA. Es können max. 15 Black-Out Dates gesetzt werden.

Was

gilt es zu beachten ?

Lassen Sie sich vom Kunden die Mitgliedskarte seines Automobilclubs vorweisen. Sollte der Kunde NICHT Mitglied bei AAA/CAA oder einem auf www.arceurope.com gelisteten Clubs sein, hat er kein Anrecht auf die 10% Rabatt. WICHTIG! Die Mitglieder der Europäischen Automobil Clubs profitieren auch vom 3A-Angebot! Best Western ist weltweit einer der grössten Partner der Automobilclubs. Alleine durch die Partnerschaft mit dem ARC Europe erhalten wir Zugang zu 30 Mio Kundenkontakten und können unser Show Your Card Angebot breit streuen.

Gast ist da – Was nun ? Der Gast muss seine Mitglieder-Karte entsprechend vorzeigen. Die Gäste bezahlen bei der Abreise direkt bei Ihnen im Hotel.

HY Harley Davidson Was ?

Wie wird reserviert ?

Dieses Programm ist für Harley Davidson Fahrer und Besitzer. Das Mitglied kann über die Zentrale/Website seines Harley Davidson Club das Angebot in den Best Western Hotels oder direkt über die Reservationszentrale von Best Western buchen.

Über das Reservationssystem unter Angabe einer Corporate ID mit dem Rate Plan

Es besteht die Möglichkeit mit zusätzlichen Leistungen die Auszeichnung Rider-Friendly Hotel zu erlangen und so von weiteren Promotionsplattformen zu profitieren.

HY – Harley Davidson Rate

10% tiefer als die BAR/Rack Rate.

Was gilt es zu beachten ? Die Buchungsberechtigung für diese Rate wird bereits bei der Buchung geprüft. Sie müssen vom Kunden beim Check-In keine weitere Identifikation verlangen. Best Western ist weltweit ein Partner von Harley Davidson und den lokalen Chapters. Die Partnerschaft beinhaltet Marketingplattformen online, an Events wie auch in Printmaterialen von Harley Davidson.

Gast ist da – Was nun ? Die Gäste bezahlen bei der Abreise direkt bei Ihnen im Hotel.

Groups Gruppenpreise Was ?

Wie wird reserviert ?

Übers MemberWeb können nur max. drei Zimmer pro Reservation gebucht werden. Deshalb gibt es ab vier Zimmer Kleingruppen.

Die Reservationen erfolgen von uns oder vom Best Western Central Reservation Office (CRO) bei Ihnen im Hotel. Die Anfragen werden per Fax oder E-Mail geschickt.

Die Gruppenpreise sind jedoch gültig für Gruppen ab 10 Personen.

Wenn Sie eine Anfrage erhalten, antworten Sie innert 24 Stunden und unterbreiten Sie Best Western Ihr Angebot oder sagen ab. Bitte geben Sie uns bei einer Absage jeweils den Grund bekannt, damit wir den Kunden entsprechend informieren können. Bitte beachten Sie beim Angebot folgende Punkte:

Preis Die Preise sind sofern nicht anders vermerkt stets netto* aber mit 5% Vermittlungskommission für Best Western. Die Preise beinhalten Frühstück oder sofern vom Kunden gewünscht Halbpension. Bitte geben Sie an ob die Preise inkl. oder exkl. City Taxen sind. Netto* = Ohne Reisebürokommission.

Garantieart Als Garantie können Sie in der Regel eine Anzahlung 4 Wochen vor Ankunft oder eine Kreditkartengarantie verlangen. Antworten Sie innert 24 Stunden auf die Offertenanfrage. Somit können wir den Kunden innert nützlicher Frist ein Angebot unterbreiten und Sie haben einen Vorteil gegenüber den Mitbewerber, welche das Angebot später einreichen!

Annullationsfrist In der Regel kann eine Reservation bis 6 Wochen vor Ankunft kostenlos annulliert werden. Oft wird eine kostenlose Annullationsfrist bis 4 Wochen vor Ankunft verlangt.

Run d um den Voucher Hertz Special Voucher Was ?

Wie wird reserviert ?

Best Western Swiss Hotels hat mit der Autovermietung Hertz in der Schweiz eine Vereinbarung. Hertz kauft bei Best Western Voucher für Übernachtungen zu Spezialkonditionen. Diese Voucher werden von den Hertz Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen eingelöst.

Die Buchungen erfolgen durch Best Western Swiss Hotels direkt bei Ihnen im Hotel mit Angabe der VoucherNummer. Bitte jeweils per Fax oder Mail rückbestätigen

Als Gegenleistung legt Hertz den Best Western Guide an allen Vermietstationen auf und gibt ihn an seine Kunden ab.

Gast ist da – Was nun ?

Wieviel Wert hat der Voucher ? Der Voucher hat einen Wert von CHF 65.00 und beinhaltet eine Übernachtung für 1 Person inkl. Frühstück, City Taxe und Mehrwertsteuer.

Der Gast zahlt seine Übernachtung mit dem Hertz Voucher. Sammeln Sie den Voucher ein. Senden Sie die Rechnung für die CHF 65.00 zusammen mit dem Voucher an Best Western Swiss Hotels, Postfach, 3000 Bern 23. Sämtliche Extras wie Minibar, Restaurantkonsumationen etc. müssen vom Gast direkt einkassiert werden.

Run d um den Voucher Partner Voucher / Gratisgut scheine Partner Voucher

Wie wird reserviert ?

Best Western hat verschiedene Arten von Gutscheinen.

Die Reservationen erfolgen über Best Western Swiss Hotels direkt im Hotel. Bei Wert-Gutscheinen kann die Buchung auch direkt im Hotel erfolgen.

Es gibt Gratis-Gutscheine, bezahlte Gutscheine und Wert-Gutscheine.

Wieviel Wert hat der Voucher ?

Diese Gutscheine sind in jedem Best Western Hotel in der Schweiz gültig für die entsprechend gebuchte, bzw. auf dem Gutschein aufgeführte Leistung.

Gratis-Gutscheine Die Übernachtung wird von Ihrem Gratiskontingent abgezogen. Diese Gutscheine tragen die Nummern K*** und beinhalten das Frühstück und die City Taxe. Taxe. Bezahlte Gutscheine CHF 200.00 für ein Doppelzimmer inkl. Frühstück/Nacht CHF 250.00 für ein Doppelzimmer inkl. HP/Nacht Diese Gutscheine tragen die Nummern B***. B***. Wertgutscheine CHF 50.00 oder 100.00 der Wert ist entsprechend auf dem Gutschein aufgeführt.

Gratisgutschein

Gast ist da – Was nun ?

Gemäss dem Vertrag mit Best Western stellt jedes Hotel pro Jahr ein Kontingent von 25 Logiernächten und 2 Studienreisen zur Verfügung.

Der Gast zahlt mit dem Gutschein. Bitte sammeln Sie den Voucher beim Gast ein. Beim Gratisgutschein und bezahlten Gutschein sind die auf dem Gutschein vermerkten Leistungen eingeschlossen. Zusätzliche Konsumationen / Leistungen sind dem Gast direkt in Rechnung zu stellen. Ziehen Sie beim Wertgutschein den entsprechenden Wert von der Rechnung ab und kassieren Sie den Rest vom Gast ein.

Diese Gutscheine setzen wir für Sponsoring, Wettbewerbe, Promotionen, etc. ein.

Senden Sie den Gutschein zusammen mit Ihrer Rechnung an Best Western Swiss Hotels, Postfach, 3000 Bern 23.

Best Western

Travel Card

Travel Card Übersicht Was ?

Wie wird reserviert ?

Die Travel Card ist ein bargeldloses Zahlungsmittel, mit dem der Gast in allen Best Western Hotels weltweit sämtliche hoteleigenen Leistungen bezahlen kann.

Bei der Currency Travel Card: Direkt im Hotel oder über das Reservationssystem.

Die Karte kann im Internet, bei den Best Western Reservationszentralen sowie in einigen Best Western Hotels gekauft werden. Der Gast kann 2 verschiedene Arten von Werten auf seine Travel Card laden.

Bei der Unit Travel Card: Zwingend im Voraus über den Ratencode AC/UC.

Gast ist da – Was nun ? Der Gast hat entweder die Travel Card oder die Internet-Bestätigung mit der Karten-Nummer dabei. Buchen Sie im MemberWeb den Totalbetrag der Rechnung in CHF oder Units auf der Travel Card ab.

Currency Diese Karten sind mit einem Geldwert geladen und sind gültig für Logement und im Restaurant.

Units Diese Karten sind mit „Units“ geladen, die für das Programm Best Western Advance benutzt werden.

Infos unter AC/UC Unit Travel Card (Marketingprogramme).

Infos unter „Travel Card abbuchen“. abbuchen“.

Wenn der Betrag auf der Travel Card nicht ausreicht, verlangen Sie den Restbetrag direkt vom Gast.

Memberweb - Tra vel Card Travel Card abbuc hen Card Processing Bei „Card Processing“ können Sie Geld oder Units von einer Travel Card abbuchen.

Unit Card Steht beim Feld KontoKontostand „BW Advance Units“ handelt es sich um eine Unit-Karte. Geben Sie hier das Total der Units ein, die Sie abbuchen wollen. (Units x Anz. Nächte auf der Reservation).

Currency Card Steht beim Feld KontoKontostand ein Betrag, geben Sie hier den Total-Betrag in CHF ein. Sobald Sie Ihre Eingaben mit „Weiter“ und mit „Confirm“ bestätigen, wird die Travel Card belastet.

Abrechnung Sie erhalten das Geld automatisch von uns überwiesen, brauchen also keine Rechnung zu senden. Es ist daher wichtig, dass Sie immer eine Kopie der Abbuchung in die Buchhaltung geben. Die Auszahlung wird wie folgt vorgenommen:

Unit Card Sie erhalten den Wert von EUR 17.-- pro Unit überwiesen. (umgerechnet in CHF mit dem Tageskurs).

Currency Card Sie erhalten 90% des abgebuchten Betrages überwiesen. Die 10% decken die Kommissionen der Vertriebspartner und Reisebüros. Sie brauchen keine zusätzliche Reisebüro-Kommission zu bezahlen, setzen Sie im Reisebüro-Komissionsprogramm „BestCheque“ die Kommission auf „zero“, damit die Kommission nicht doppelt bezahlt wird.

Best Western

Best Cheque

Memberwe b – Be st Cheque Reisebür o-Kommi ssionen Für jede Reservation, die über ein IATA-Reisebüro vorgenommen wird, bezahlen Sie 10% Kommission an das Reisebüro. Bei der Buchung wird das Reisebüro über das BestCheque centralized commissions program informiert, dies bedeutet: Jedes Reisebüro, das bei Best Western eine Buchung mit seiner IATANummer vornimmt, erhält garantiert die ReisebüroKommission bezahlt, da all diese Reservationen automatisch den Best Cheque-Ablauf durchlaufen.

Das grüne Dollarzeichen Dollarzeichen zeigt Ihnen, dass es neue Datensätze zum Bearbeiten hat.

Das rote Dollarzeichen erscheint zwischen dem 20. und 25. des Monats als Erinnerung, dass Sie die Datensätze bearbeiten müssen.

View/Edit Commission Wählen Sie „New and Unedited-Current Billing Period“ aus und klicken Sie auf „Display“. Sie erhalten dann die Liste mit den Kommissionen, die zur Bezahlung fällig sind.

Memberwe b – Be st Cheque Reisebür o-Kommi ssionen Best Cheque-Ablauf Der 25. des Monats ist das Stichdatum, an dem die entsprechenden Beträge von Best Western International an die Reisebüros ausbezahlt und Ihr Hotel via LSV belastet wird. Dies bedeutet für Sie, dass Sie die Kommissionen bis spätestens am 25. des Monats bearbeiten müssen.

No Show

Falls die Datensätze nicht bearbeitet werden, belastet BWI die unbearbeiteten Kommissionen.

Ein Gast hat seine Reservation direkt im Hotel annulliert, Sie können hier den Datensatz auf Null setzten.

Der Gast war No Show, Sie können hier den Datensatz auf Null setzen.

Cancel

No Change Ein Gast hat über das System annulliert. Klicken Sie hier, damit der Datensatz nicht mehr auf der Liste erscheint.

Add Property Direct Sie können über dieses System auch ReisebüroKommissionen von Reservationen bezahlen, die nicht über Best Western übermittelt wurden. Bei „Add Property Direct“ geben Sie einfach alle nötigen Informationen ein, mit „Submit“ übermitteln Sie die Kommission, die dann ebenfalls via LSV belastet wird.

Non-Comm Wenn Sie keine Kommission bezahlen müssen, können Sie hier den Datensatz auf Null setzen.

Edit Hier können Sie den Datensatz bearbeiten. Sie haben die Möglichkeit den Gastnamen, die Aufenthalts-Dauer, etc. zu bearbeiten. Zudem dürfen Sie bei den Reisebüro-Kommissionen die Mehrwertsteuer abziehen. Klicken Sie dafür auf „includes Mwst“, dann auf „Submit“, damit der Datensatz übermittelt und via LSV belastet wird.

Memberwe b – Be st Cheque Reisebür o-Kommi ssionen Be arbeiten Best Cheque-Kommission bearbeiten Holen Sie mittels „View / Edit Commission“ die neuen, unbearbeiteten Datensätze hervor. Die Funktion „Edit“ neben dem Gastnamen ermöglicht Ihnen den Datensatz zu bearbeiten (MwSt abziehen, Aufenthalt/ Preis modifizieren, etc.)

MwSt Setzen Sie in der Box „Includes MWST Revenue“ ein Häkchen und klicken Sie auf „Submit“. Die Mehrwertsteuer wird automatisch abgezogen.

Preis- oder Aufenthaltsanpassungen Passen Sie den Preis oder die Aufenthaltsdauer dem Aufenthalt des Gastes entsprechend an und wählen Sie im Dropdown-Menu „Reason for Change“ den Grund für die Anpassung aus. Mit „Submit“ wird der Datensatz an uns übermittelt.

Das System hat nicht kommissionierbare Raten grundsätzlich schon mit 0% Kommission hinterlegt. Die Datensätze erscheinen zu Ihrer Information auf der Liste.

Quick Manual Medallia

Medallia GSS -The Best Western Guest Satisfaction System

Inhaltsverzeichnis Zugang ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................ 2

Login ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................... ................................... 3

Grunds채tze ................................................................ ................................................................................................ .......................................................................................... .......................................................... 5

Responses ................................................................ ................................................................................................ ........................................................................................... ........................................................... 6

Alert ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................... ................................... 10

Satisfaction (Reports) ................................................................ ................................................................................................ .......................................................................... .......................................... 12

Profiler Profiler (Reports) ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................. ................................................. 14

Rival Tracker ................................................................ ................................................................................................ ...................................................................................... ...................................................... 15

Kontakt ................................................................ ................................................................................................ .............................................................................................. .............................................................. 17

Zugang Sie kรถnnen sich mit folgendem Link anmelden:

https://express.medallia.com/bestwestern

Login Die Geschäftsstelle BWSH führt keine Liste mit den Hotelpartner-Logins. Das Login können Sie selber kreieren. Passwort vergessen? Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, drücken Sie auf folgenden Link auf der Startseite: Reset password. Sie erhalten dann per E-Mail einen Link mit welchem Sie das Passwort zurücksetzen können. Falls Sie diesen Link nicht erhalten, bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen!

„Username“ = Property Nummer

E-Mail mit den Links: Dear …., Your Medallia password has been reset. Your user name is: … To set your new password go to: https://express.medallia.com/?r=chrdp3n44k26zmx In the future use the following link to log in to the application: https://express.medallia.com/bestwestern Please use the "Contact Technical Support" link on the log in page if you have any issues accessing Medallia. Best regards, The Medallia Team

Wenn Sie auf den 1. Link klicken, erscheint untenstehende Maske von Medallia. Sie können nun ein Passwort eingeben.

Über den 2. Link kommen Sie nun auf die Medallia-Startseite und können sich einloggen.

Grundsätze Medallia gibt dem Gast die Möglichkeit eine Bewertung über den Aufenthalt im Hotel zu geben. Es ist auch ein wertvolles Tool für den Gastgeber um mit dem Gast zu kommunizieren. Wie wird Medallia beworben? • •

Best Western Gäste mit E-Mail: Automatische Zustellung des Fragebogens per E-Mail nach Abreise Alle anderen Gäste: www.bestwestern.ch HomeSeite, Hoteleigene Seiten, Karten zum Abgeben mit Zimmer Rechnungen. Diese Karten können Sie kostenlos im Printlager bestellen. -> www.printlager.ch

Medallia übernimmt auch Informationen von anderen Plattformen, die ihre eigenen Bewertungssysteme haben wie Booking, TripAdvisor, Expedia, HolidayCheck, etc.

Responses Unter „Responses“ sind alle Gästebewertungen gelistet. Klicken Sie diese an und die Details werden ersichtlich. Kontaktaufnahme: Hier liegt die einmalige Chance von Medallia: Sie können mit dem Gast direkt Kontakt aufnehmen. -> dadurch betreiben Sie bewusste Beziehungspflege! Antworten und reagieren Sie daher auf alle Gästebewertungen. Egal ob diese positiv oder negativ ausgefallen sind. Denn in jedem Fall können Sie die Beziehung zu Ihrem Gast stärken, ja sogar einen Gast der in der „Beziehungskrise“ steckt loyal machen.

Bewertung von Gast Negativ Nachfragen, Lösungen anbieten!

Positiv Danken!

Wie antworten Sie dem Gast? Klicken Sie auf den Respond Link neben der E-Mail Adresse des Absenders. Dies führt Sie zu einem Drop-Down Menü, welches Ihnen fünf verschiedene Typen von Antworten in einer grossen Sprachauswahl zur Verfügung stellt.

Sie haben auch die Möglichkeit die Antworten zu Ändern / Personalisieren. Diese angepassten Antworten können Sie speichern.

Signatur personalisieren: Wenn Sie das erste Mal das Antwort-Menü verwenden ist es wichtig, dass Sie die E-Mail Signatur auf Sie passend personalisieren. 1. Öffnen Sie die gewünschte E-Mail Vorlage, wie oben beschrieben. 2. Klicken Sie auf den change Link neben der Absender Adresse.

3. Fügen Sie nun Ihre persönlichen Signatur-Informationen inklusive Telefon-Nummer ein. Diese werden für alle künftigen E-Mails übernommen.

Activity Über „Activity“ erhalten Sie jederzeit einen Überblick über Ihre geführte E-Mail Korrespondenz. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit interne Notizen zu hinterlegen: „Add Note“.

Alert Was ist ein Alert? Alert? Diese „Warnung“ wird ausgelöst, sobald ein Gast folgende Frage sehr niedrig bewertet:

Benachrichtigung: Sie erhalten von Medallia automatisch eine E-Mail Mitteilung, welche Sie auf den Alert aufmerksam macht. Diese Alert-Bewertung wird wie folgt dargestellt:

4 wichtige Schritte: Schritte: 1. Antworten Sie dem Gast innerhalb von 5 Tagen, (ab 1. Januar 2015 sind es 2 Arbeitstage) per E-Mail. 2. Versenden Sie das E-Mail von Medallia heraus. 3. Klicken Sie auf die „Add Note“-Funktion, um allfällig unternommene Massnahmen festzuhalten. 4. Wählen Sie Close Alert nach dem Beantworten (Wichtig!)

Wichtig zu wissen: wissen: Best Western International muss bei Alert-Bewertungen nachvollziehen können, dass Sie dem Gast geantwortet haben. Daher ist es wichtig die E-Mails aus Medallia zu versenden. Wenn Sie nicht innerhalb der 5 Tage (ab 1. Januar 2015 sind es 2 Arbeitstage) dem Gast antworten, schaltet sich der Customer Service von Best Western International ein und nimmt mit dem Gast Kontakt auf. Meist wird als Lösung eine BW Travel Card ausgestellt, welche Ihnen weiter verrechnet wird. Unbeantwortete Alerts werden von BWI als Reklamationen eingestuft und als solche gezählt. Dies hat wieder einen Einfluss auf den „Complaint Ratio“, welcher von BWI weltweit für alle Hotelpartner erstellt wird. Der „Complaint Ratio“ ist im Member Web / Tab Customer Care ersichtlich. 11

Satisfaction (Reports) Sie haben die Möglichkeit verschiedene Reports, mit den Parametern Ihrer Wahl, zu ziehen z. B: Die Periode (12 letzte Monate, 6 letzte Monate oder sogar « custom period ») Das Kundensegment (Geschlecht, Business oder Leisure, Alter,…) Der Benchmark … Wichtig : Bei der Zeile « Calculation » auf « Average » schalten.

Satisfaction -> Verschiedene Ansicht Die Reports können auf verschiedene Arten dargestellt werden:

« Distribution » : Hier werden sämtliche Bewertungskritieren grafisch so dargestellt, dass auf einen Blick erkennbar wird, wie gross (grün) oder wie gering (rot) die Zufriedenheit Ihrer Gäste war. In der Kolonne „Share of Guests Rating“ sind die exakten Anteile der Farben dunkelgrün, hellgrün, gelb, orange und rot in Prozentangaben dargestellt. Wenn Sie auf eine solche Prozentzahl klicken, gelangen Sie automatisch zu den entsprechenden Gästebewertungen.

Profiler (Reports) Im Bereich „Profiler“ sind die Gäste-Merkmale in Form eines Profils hinterlegt: Alter, Geschlecht, Reisegrund, Einfluss von Best Western auf den Kaufentscheid, usw..

Rival Tracker Der Tab gibt Ihnen die Möglichkeit Vergleiche mit anderen Hotels, die auch Medallia nutzen, zu erstellen. 100 ist der Durchschnitt, was danach kommt bedeutet, dass Ihr Hotel mehr als der Durchschnitt hat.

Jedoch ist es möglich die Analyse noch zu erweitern.

Tab « More »

« Social Rivals »

Begeben Sie sich auf « Rival List » dann « Create a New List » und wählen Sie anschliessend die Konkurrenz aus.

Kontakt F端r weitere Fragen sind wir gerne f端r Sie da: Best Western Swiss Hotels, Corinne Wyssen / Joel Ehrhardt

E-Mail:

corinne.wyssen@ash-hotels.ch / joel.ehrhardt@bestwestern.ch

Telefon:

031 378 18 38 / 031 378 18 27

Best Western

Nexus

Nexus – RF P Tool Get Started Get Started Login at:

www.bestwestern.com /rfp Enter your personal user ID and password. When logging in for the first time, you will be prompted to change your password. Note – if you forgot your password – click on “Forgot Password” and you will go through a series of prompts to reset.

The grey main navigation bar shows active applications. You should see: • House Icon (WorXCentral) • RFPworX: Consortia • RFPworX: Corporate • ShareworX White icons on the top right are your messaging, question & exit buttons.

Nexus – RF P Tool WorXCentra l

Fill out the hotel profile Clicking on the “house” icon will take you into WorXCentral to complete your hotel profile. This must be completed prior to submitting RFP’s.

IMPORTANT: You cannot participate in the RFP process until you successfully update and complete your WorXorXCentral profile and rate data for the year.

Each of the following sections is to be completed: • Hotel Profile • Hotel Facilities • Guest Room • Contacts • Rates Note – you will know you have successfully completed WorXCentral when all above sections have a green √.

Nexus – RF P Tool RFP WorXCorpor ate

RFP WorXCorporate This is an example of the Account Summary page you will see within each Application. Within that list you will see the following: • Account Name • Hotel Status • Due Date • Account Status • Rates Loaded Single click on the Corporate RFP name to access the bid.

The Corporate RFP Information page provides a quick recap of the clients’ requiremements. Take note of the Due Date.

New RFP’s are always communicated with Email notification.

Be sure to open and read ALL File Attachments and Client Notes. From this page you choose to Complete “Begin RFP” or Decline “Refuse RFP” the RFP.

Nexus â&#x20AC;&#x201C; RF P Tool RFP WorXCon sor tia

RFP WorXConsortia The Consortia RFP Summary lists all available Chain & Consortia solicitations. The summary provides the Participation fees and Participation Deadline at a glance. Single click on the Consortia RFP name to access the bid or select the Consortia by Consortia Programs â&#x20AC;&#x201C; Consortia Sign-Up.

First read the Welcome Page under the header Consortia Programs. This side offers useful information about the Chain & Consortia Programs.

Fill out the questionnaire to sign up for the C&C program. New Chain & Consortia Opportunities are announced by Email notification!

Nexus – RF P Tool ShareworX

ShareworX ShareworX is the application which offers the most flexibility. It is used for Corporate RFP coming in special formats, Leisure solicitations and for collecting quarterly numbers and Pre-RFP opportunities.

The ShareworX Program Information page provides a quick recap of the clients’ requiremements. Take note of the Due Date. Be sure to open and read ALL File Attachments and Client Notes. New ShareWorX opportunities are announced by Email notifications!

From this page you choose to Complete “Begin Program” or Decline “Refuse Program” the solicitation.