Award

Behind the scenes… van de Beauty Award

Maddy Weide

Op zondagavond 25 april was via een online livestream de uitreiking van de Beauty Award te volgen. Vanwege corona kon de uitreiking helaas niet live plaatsvinden tijdens een grote galashow. Dat vergde uiteraard flinke aanpassingen van de organisatie. Maddy Weide is als projectcoördinator betrokken bij de Beauty Award.

We stelden haar enkele vragen voor een kijkje ‘behind the scenes’ van de Beauty Award.

BEAUTY AWARD 2020/2021

Voor het eerst werd de uitreiking van de Beauty Award online georganiseerd vanwege de coronamaatregelen. Tijdens de awardshow, die via een livestream te volgen was, werden de zeven beauty vakprijzen uitgereikt aan de winnaars. De presentatie was dit jaar in handen van Chimène van Oosterhout. De organisator van het evenement is Beauty Trade Professionals (BTP), de leveranciersorganisatie van de professionele beautybranche.

Veel lezers zijn benieuwd hoe het er

achter de schermen aan toe gaat bij de Beauty Award. Wat komt er allemaal bij kijken als je zo’n event

organiseert? “De Beauty Award kent een lange doorlooptijd, want de inschrijvingen starten begin september en de uitreiking is meestal half/eind april. Dat betekent dat het hele event zo’n acht maanden in beslag neemt. In die maanden wordt de Beauty Award opgedeeld in verschillende ‘fasen’, te beginnen met de inschrijvingen en de inzendingen die daarop volgen. Vervolgens worden de inzendingen door een vakkundige jury beoordeeld en worden daaruit selecties gemaakt wie van de deelnemers een bezoek van de Mystery Guest kunnen ontvangen. Vervolgens worden zowel de juryrapporten als de rapporten van de Mystery Guest naast elkaar gelegd en worden de genomineerden in de zeven categorieën door de jury bepaald. Dit gebeurt uiterst zorgvuldig, waarbij alle facetten waarop de deelnemers worden beoordeeld uitvoerig besproken worden om tot een evenwichtige beslissing te komen. Medio januari worden dan de genomineerden bekend gemaakt en in dat traject worden zij door de organisatie intensief ondersteund. Vanaf de nominatie komt er veel op ze af en is het belangrijk dat ze tot de uitreikingsavond het maximale uit hun nominatie halen. In de tussentijd krijgen ze nog een laatste jurygesprek waarin ze zichzelf kunnen presenteren en vragen van de juryleden kunnen beantwoorden. Daarna is het ‘out of their hands’ en beslist de jury wie er uiteindelijk met de awards naar huis gaan. Tijdens een spetterende uitreikingsavond worden dan de winnaars bekend gemaakt. Maar ook na die avond laat de organisatie het niet los, want de winnaars blijven we volgen en ondersteunen daar waar nodig. Ook organiseren we zo’n twee maanden na de uitreiking een zogeheten winnaarsdag; onderling kunnen ze dan hun ervaringen uitwisselen en krijgen ze een praktische training hoe ze hun ambassadeurschap het beste kunnen uitdragen om zo lang mogelijk te kunnen profiteren van het winnen van de award.”

Wat is jouw rol in de organisatie? “Als projectcoördinator van de Beauty Award ben ik verantwoordelijk dat alle verschillende fasen in goede banen worden geleid. Daarbij ben ik aanspreekpunt voor alle personen die bij de vakwedstrijd zijn betrokken. Dat begint natuurlijk met alle deelnemers, wiens inschrijving en inzending geregistreerd moet worden en alle communicatie daaromtrent. Verder zijn de sponsors heel belangrijk, want mede dankzij hen kan deze vakwedstrijd

mogelijk worden gemaakt. Met de juryleden zijn er verschillende contactmomenten, waaronder de jurydagen die al vooraf bepaald moeten zijn en jaarlijks nemen we de reglementen door om te kijken of deze nog aanscherping behoeven. Verder moeten de Mystery Guests benaderd worden en organiseren we een ochtend of middag waarop ze een training/briefing krijgen om te zorgen dat de bezoeken op dezelfde wijze plaatsvinden met dezelfde criteria. Als eenmaal de genomineerden bekend zijn, dan wordt voor hen een speciale ‘genomineerdendag’ georganiseerd en voor de deelnemers die niet door zijn een zogeheten ‘Runners Up day’. Dit hebben we drie jaar geleden ingevoerd, omdat we het als organisatie belangrijk vinden dat juist deze groep, waar veel potentie in zit, waardevolle feedback ontvangt. Tijdens deze dag krijgen ze een training vol tips over hoe je jezelf profileert als vakspecialist in je dagelijkse bedrijfsvoering, alsook in een wedstrijd als de Beauty Award. Naast het weer in ontvangst nemen van hun eigen inzending, krijgen de deelnemers ook een kort juryrapport over hun inzending. En natuurlijk ook heel belangrijk is het organiseren van de gala-uitreikingsavond! Gelukkig krijg ik daarvoor hulp van mijn collega Keren Berkovitz, die als eventmanager begin dit jaar bij de BTP gestart is. Samen geven we invulling aan een fantastische avond waar de hele branche samenkomt.”

Hoeveel inzendingen hebben jullie vorig

jaar ontvangen? “Over het aantal inzendingen geven we als organisatie geen openheid. Dat

Tijdens de livestream stonden er ruim twaalf schermen aan om vandaaruit alles te regisseren.

“Iedereen kon het event meebeleven, dus het bereik van deze Beauty Award was veel groter”

doen we omdat dit afbreuk zou kunnen doen aan de waarde van de wedstrijd. Het aantal inzendingen per categorie en per editie verschilt namelijk.”

Op basis waarvan worden de inzendingen

beoordeeld? “Elk jurylid beoordeelt de inzendingen vanuit een eigen discipline, waarbij er uiteraard overlap is. Er wordt onder andere gekeken naar de vakinhoudelijke kennis en vaardigheden, de visie van het bedrijf en afhankelijk van de categorie de bedrijfsresultaten, innovatie, duurzaamheid, creativiteit, marketing & communicatie, klantrelaties, marktpositie en marktpropositie. Andere onderdelen zijn stijl van bedrijfsvoering, maatschappelijke betrokkenheid en niet onbelangrijk de look & feel van de salon!”

Welke aanpassingen hebben jullie moeten doen in verband met de corona-

maatregelen? “Toen het eerste coronageval in februari 2020 bekend werd, was als snel duidelijk dat een groot live event waarbij we zo’n zevenhonderd gasten zouden ontvangen niet mogelijk zou zijn. Dus schoven we de gala-

uitreikingsavond met een paar maanden op naar september 2020. Gaandeweg het jaar bleek dat ook september niet haalbaar zou zijn en toen hebben we als organisatie besloten de avond naar 25 april 2021 te verplaatsen. Eind 2020 werd helaas ook duidelijk dat een live event in 2021 geen optie zou zijn en hebben we de knoop doorgehakt om in plaats van een live event een online uitreikingsavond te organiseren. Een derde keer uitstellen was voor ons geen optie, temeer omdat het geduld van de genomineerden al aardig op de proef was gesteld en nu toch echt wel eens duidelijk moest worden wie de winnaars van de Beauty Award 20/21 zouden zijn. Dat vergde wel een ombuiging en een heel ander scenario.”

Hoe hebben jullie dit georganiseerd?

“Het was wel even schakelen! Samen met onze eventmanager hebben we gekeken naar de diverse mogelijkheden voor een online uitreikingsavond. Als partner en decor voor de uitreiking kozen we voor eventlocatie DeFabrique in Maarssen, die al ruimschoots ervaring hadden met het organiseren van een online event. Dat vergt een heel andere aanpak. Feitelijk maak je met elkaar een soort tv-programma, waarbij vooraf elke seconde in een script is vastgelegd. Tijdens de livestream stonden er ruim twaalf schermen aan om van daaruit alles te regisseren, waanzinnig! Er gaat een hele wereld voor je open. Onze belangrijkste insteek moest zijn dat het online event een gelijkwaardig karakter moest hebben als een live event met dezelfde grandeur en allure. Verder lag de focus op het creëren van samenhorigheid. Ook al beleefde iedereen het vanuit zijn of haar eigen huiskamer, we moesten wel het gevoel geven dat we als branche samen keken. Samen met DeFabrique hebben we gekeken naar mogelijkheden om dat te realiseren, door bijvoorbeeld gebruik te maken van de virtuele Photobooth, een digitale rode loper, een chatfunctie en speciaal ingerichte ‘Zoom-rooms’.”

Hoe reageerden de deelnemers op dit

besluit? “Natuurlijk was er in de eerste instantie teleurstelling bij de genomineerden, want een uitreiking met rode loper, limousines en elkaar omhelzen en feliciteren zat er niet in. Maar er was vooral veel begrip, want ook zij zagen in dat wij als organisatie geen andere keuze hadden. Het gesprek met de jury hadden ze al gehad, dat was nog net voor corona ‘uitbrak’. Het ging dus specifiek om de uitreiking van de awards en de bekendmaking van de winnaars.”

Hoe waren de reacties op het online event?

“Heel positief. Niet alleen van de deelnemers, maar ook van onze sponsors, leveranciers en iedereen die heeft meegekeken, kregen we veel positieve reacties. Het is de eerste keer dat in onze branche een dergelijk online event werd georganiseerd en met name de professionaliteit, de beleving en de diversiteit van de uitreiking werden geprezen. Waar we normaal bij een live event een maximaal aantal gasten kunnen ontvangen, kon bij de livestream iedereen die wilde zich gratis registreren en live meekijken vanaf de bank om alle genomineerden van de Beauty Award te supporten en live mee te genieten van de show! Hoewel een online event niet was wat we oorspronkelijk voor ogen hadden, blijken er ook voordelen aan te zitten. Iedereen die wilde kon het event meebeleven, dus het bereik van de Beauty Award was deze editie veel groter. We hebben meer vakspecialisten kunnen bereiken en meer consumenten. Dit heeft ook meteen geresulteerd in een toename van het aantal aanmeldingen van vakspecialisten die volgend jaar willen meedoen aan de wedstrijd. Daar zijn we natuurlijk heel blij mee! Ongeveer de helft van het aantal mensen dat de livestream volgde, was consument. Ook dit is een voordeel, ons doel is natuurlijk dat de Beauty Award onder consumenten bekend is en wordt gezien als een kwaliteitslabel voor de branche. We zijn ons nu aan het beraden op hoe we de volgende editie de voordelen van een echt live event kunnen combineren met de voordelen van een online livestream. Zodat we ‘best of both worlds’ hebben.”

“Een derde keer uitstellen was voor ons geen optie”