Rapport annuel 2008 - BIbliothèque cantonale et universitaire de Lausanne

BIBLIOTHÈQUE CANTONALE ET UNIVERSITAIRE – LAUSANNE

RAPPORT ANNUEL 2008

Lausanne, 2009

Bibliothèque Cantonale et Universitaire (BCU/D) Unithèque CH - 1015 Lausanne-Dorigny Tel +41 (0)21 692 47 99 Fax +41 (0)21 692 48 45 courriel: info-dorigny@bcu.unil.ch Bibliothèque de Droit et Sciences Economiques Internef CH - 1015 Lausanne-Dorigny Tel +41 (0)21 692 48 83 Fax +41 (0)21 692 48 85 Bibliothèque Cantonale et Universitaire (BCU/R) 6, Place de la Riponne CH - 1014 Lausanne Tel +41 (0)21 316 78 80 Fax +41 (0)21 316 78 70 courriel: info-riponne@bcu.unil.ch Bibliothèque des Cèdres (BCU/C) 7, Chemin des Cèdres CH - 1004 Lausanne Tel +41 (0)21 648 01 64 Fax +41 (0)21 648 01 66

http://www.unil.ch/BCU courriel: wwwbcu@unil.ch

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 2

TABLE DES MATIERES 1.

2.

3.

INTRODUCTION ET SYNTHESE

5

ACTIVITES DES SECTIONS 2.1 SERVICES AU PUBLIC 2.1.1 Prêt 2.1.2 Prêt Interurbain 2.1.3 Accueil et renseignements 2.1.4 Service de référence 2.1.5 Formation des usagers 2.1.6 Site Web de la BCU Lausanne 2.1.7 Manifestations culturelles

15 15 15 18 19 19 20 21 21

2.2

SECTIONS SCIENTIFIQUES 2.2.1 Acquisitions 2.2.2 Dépôt légal 2.2.3 Thèses, échanges 2.2.4 Périodiques 2.2.5 Catalogage courant 2.2.6 Bibliothèque numérique 2.2.7 Documentation vaudoise

23 23 26 27 27 28 29 29

2.3

SECTIONS DES COLLECTIONS SPECIALES 2.3.1 Manuscrits 2.3.2 Réserve des ouvrages rares et précieux 2.3.3 Phonothèque 2.3.4 Médiathèque 2.3.5 Partitions musicales et musicologie 2.3.6 Archives musicales 2.3.7 Bibliothèque des Cèdres

31 31 32 34 35 35 37 37

2.4

SECTIONS TECHNIQUES 2.4.1 Reliure 2.4.2 Etiquetage 2.4.3 Imprimerie 2.4.4 Atelier de photographie

38 39 40 40 40

2.5

INFORMATIQUE 2.5.1 Coordination du réseau Vaudois 2.5.2 Informatique BCU 2.5.3 Infogérance

42 42 44 45

ETAT DES COLLECTIONS

46

4.

PERSONNEL 4.1 ORGANIGRAMME GENERAL DE LA BCU LAUSANNE 4.2 ETAT NOMINATIF DU PERSONNEL AU 31 DECEMBRE 2008 4.3 PROMOTIONS ET DOUBLES ANNUITES 4.4 MOUVEMENTS DU PERSONNEL REGULIER, APPRENTIS & AUXILIAIRES 4.5 STAGIAIRES ET COLLABORATEURS OCCASIONNELS 4.6 STAGIAIRES

47 47 48 51 51 52 52

5.

COMPTES GENERAUX 2008 TABLEAUX DE LA REPARTITION DES DEPENSES D’ACQUISITION

55 56

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 3

Rapport d'activitĂŠ 2008 BCU Lausanne - 4

1. INTRODUCTION ET SYNTHESE 2008 – une année rock’n’roll à la BCU Lausanne

Nouvelle direction et Conseil de Direction 2008 a été une année bouleversée et bouleversante à la BCU Lausanne, d’abord par le départ en retraite à la fin avril de son ancien directeur Hubert Villard, qui l’avait dirigée durant 25 ans. La retraite de l’ancien directeur annonce dans les faits celui de toute une génération, celle qui est arrivée pour la préparation du déménagement de la bibliothèque universitaire à Dorigny à la fin des années 1970. Le premier défi auquel a été confronté la nouvelle directrice a donc été de connaître la BCU Lausanne dans son état "ancien", en préparant les restructurations nécessaires dans le cadre des départs en retraite prévus de plusieurs membres du Conseil de Direction: en décembre 2008, MarieChristine Belet, directrice adjointe en charge du service Administration, suivie en janvier 2009 par Pierre Keller, responsable du service Informatique BCU Lausanne. En 2009, le Conseil de Direction de la BCU Lausanne aura donc passablement changé de visage.

Ces départs génèrent un stress certain, mais ils ont aussi été pour la nouvelle directrice l’occasion de se pencher plus fondamentalement sur l’organigramme. En visitant au cours de l’année tous les services sur tous les sites de la BCU Lausanne, Jeannette Frey s’est entretenue avec tous les responsables de services sur leurs prestations, leurs effectifs, les collections, leur conservation et leur accroissement, ainsi que sur les défis actuels et à venir. Ces entretiens lui ont permis de mieux connaître la BCU Lausanne dans son ensemble et de tracer un nouvel organigramme répondant mieux aux exigences de la BCU Lausanne de l’avenir.

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 5

Car les défis sont de taille: dans les 15-20 ans à venir, la bibliothèque universitaire sera certainement confrontée à une virtualisation quasi totale de ses nouvelles acquisitions. Malgré cela, la place manque de toute part: conçue dans les années 1970, le site de Dorigny a été pensé pour une trentaine d’années et environ 8'000 étudiants. En 2008, nous sommes déjà bien au-delà de la date limite pour la mise en chantier d’une nouvelle extension de la BCU Lausanne. La place manque cruellement pour les collections imprimées arrivant non seulement par les nouvelles acquisitions, mais aussi par des bibliothèques scientifiques passant au tout-numérique. Parallèlement, le succès des masters – pour lequel nous ne manquons pas de féliciter nos partenaires UNIL – a amené quelques 12'000 étudiants, que la BCU Lausanne ne peut plus absorber. Malgré la mise à disposition de chaises pliables permettant aux étudiants de s’installer le long des bordures des fenêtres et de les utiliser comme table de travail, ainsi que la mise à disposition de notre salle de conférence de la BCU/Dorigny, les étudiants ne trouvent plus, en période d’examen, assez de places de travail. Même topo à la BCU/Riponne, dont les magasins sont bondés et où les étudiants travaillent parfois assis sur les escaliers ! Alors que pour la BCU/Riponne la situation dramatique de manque de place semblait s’éclaircir quelque peu avec le projet de construction du nouveau Musée cantonal des Beaux-Arts (NMCBA) à Bellerive, le rejet du projet en remet le départ à une date inconnue.

Sur ce tableau déjà remuant sont venus se greffer en fin d’année trois secousses sismiques majeures : la crise financière qui s’amorce – avec le manque à gagner que cela représentera très probablement pour la BCU en 2009 au niveau des fonds hors bilan, le refus des citoyens du projet du NMCBA en novembre et l’introduction de DECFO-SYSREM en décembre.

En fin d’année, c’est l’introduction de DECFO-SYSREM qui a marqué les esprits. Réforme salariale… difficile de trouver thème plus chaud ! Bien que la BCU Lausanne compte une très large majorité de gagnants dans l’opération, des correctifs seront nécessaires au cours de l’année 2009 pour arriver à une situation satisfaisante pour l’ensemble de la bibliothèque. Les correctifs sont d’autant plus nécessaires que le paysage des formations bibliothécaires en Suisse romande change lui aussi radicalement : depuis quelques années l’apprentissage d’Assistant en Information Documentaire (AID) et le Bachelor de la HEG Genève remplacent l’ancienne formation dispensée par la BIS (ancienne BBS). Dès 2009, le CESID fermera ses portes, laissant les Romands privés de formation bibliothécaire s’adressant aux universitaires. Des réformes seront nécessaires pour insérer ces nouveaux profils au sein des bibliothèques. La réflexion sur les métiers bibliothécaires amorcée dans le cadre de DECFOSYSREM sera sans doute l’occasion de revenir sur cette question.

BCU Riponne et Cèdres La Riponne a été au centre des activités de la nouvelle directrice en été, pour la création d’un concept en cas de départ du NMCBA. Avec la directrice adjointe en charge du site, elle a travaillé à la rédaction d’un rapport fouillé remis à la Commission de Programmation fin juillet. Les délais étant serrés, les collaborateurs de la Riponne ont monté, effectué et évalué en l’espace de quelques semaines une enquête d’envergure, qui a permis de chiffrer correctement une vision de la BCU/RIPONNE de l’avenir.

Ce travail n’est pas perdu suite au scrutin sur le NMCBA : c’est une excellente base pour formuler les besoins futurs de la BCU/R. D'un côté, l’impression générale qui se dégage pour la nouvelle directrice suite à ses visites des services de la Riponne, c’est une somme immense de compétences, de travaux, de réflexions, de collaborations, de projets et de services aux utilisateurs. Ils sont rendus par les collaborateurs de la BCU/Riponne avec beaucoup d’intérêt pour le métier exercé. Un grand bravo pour tout cela! La BCU Lausanne est une encyclopédie vivante : on y trouve des collections sur presque tous les sujets et des personnes capables de donner des réponses sur à peu près tout!

D’un autre côté, Jeannette Frey y a aussi rencontré beaucoup de nostalgie, nostalgie notamment du passé SIBIL (ancien SIGB développé par la BCU Lausanne). On discerne une certaine perplexité, l’impression d’être emportés par le flot des nouvelles technologies. Les collaborateurs ont à la fois beaucoup d’idées sur ce qui pourrait se faire dans l’avenir, mais on sent aussi beaucoup d’interrogation sur la validité ou l’importance de le faire. Dans leur discours on sent le questionnement sur la valeur actuelle des savoir-faire traditionnels.

Parmi les points forts de l’année de la BCU Riponne, notons la création d’une politique d'acquisition (POLAC) des Valdensia, tenant compte des développements récents comme la mobilité de la population et des nouvelles technologies. Rayonnement de la Riponne aussi par la parution d’une brochure de présentation en anglais, et du dossier Ecole-Musée.

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 6

Collaborateurs du Service de renseignements et des Collections générales de la BCU/Riponne en 2008

L’activité des Manifestations Culturelles a également été dense et fertile en 2008. L’exposition Annemarie Schwarzenbach, Les quarante colonnes du souvenir, montée à l’occasion du centenaire de la naissance de l’écrivain, du 13 juin au 28 septembre 2008 est l’une des plus belles réalisations de l’année. Elle constitue le prototype parfait de ce que doivent être les manifestations culturelles de la BCU Lausanne : ancrée sur les collections, mise en relief par des lectures, accompagnée de brillantes conférences, s’inscrivant dans une manifestation plus large, laissant une trace durable et donnant une grande visibilité à la BCU Lausanne. Le double vernissage des expositions consacrées aux auteurs Annemarie Schwarzenbach – Annemarie Schwarzenbach, Les quarante colonnes du souvenir – et Jean Pache – Festin de l’écriture ! Jean Pache, poète, écrivain, chroniqueur – à l’Espace Arlaud a été un beau succès.

Côté BCU/Cèdres, la nouvelle directrice a trouvé à son arrivée une situation complètement bloquée ; d’un côté la volonté de l’Etat de reprendre le bâtiment pour le rénover et l’utiliser à d’autres fins, de l’autre le manque dramatique de place dans tous les autres sites de la BCU Lausanne, excluant d’office toute possibilité de déplacer la collection pour libérer le bâtiment des Cèdres. Soyons clairs : la BCU Lausanne n’a pas d’intérêt à garder un site en situation de mort clinique ; mais déplacer les collections ne sera possible que si la BCU Lausanne obtient des espaces supplémentaires à Dorigny et au centre ville de Lausanne.

BCU/Dorigny et BDSE L'année 2008 a été pour la BCU/Dorigny une année d'avancées significatives dans plusieurs domaines (programme de formation à la recherche documentaire destinés aux usagers inscrits dans le cursus de la section cinéma de l'UNIL, un crédit attribué pour la géographie, clé de répartition des coûts des ressources électroniques entre les facultés et la Direction de l'UNIL adoptée et appliquée dans la construction des budgets, finalisation du travail de team building pour l'équipe du prêt, aboutissement du prototype de concept de manifestations culturelles pour la BCU avec l'exposition Annemarie Schwarzenbach), de changements profonds (direction, management, classification salariale) et de crises internes. En bref, ce fut une année palpitante et difficile. Le plan de développement 2006-2010 issu de la réflexion stratégique de 2005 et ses axes nous ont guidés tout au long de l'année.

Des raisons de se réjouir, il y en a. L'arrivée d'une assistante de direction licenciée en Lettres est un

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 7

appui considérable pour la directrice et la directrice adjointe en charge de l’Unithèque, ainsi que l'obtention, même partielle, de deux nouveaux postes portés au budget 2009, 0.6 ETP1 pour le prêt et 0.5 ETP pour la BDSE. Les principes et les ambitions posées par la nouvelle directrice, le remaniement de son équipe de direction, les nouveaux postes créés indiquent la volonté de doter la BCU d'un management et de structures qui, en clarifiant les instances, réduiront les dysfonctionnements.

Accompagner ce changement est une entreprise que la directrice adjointe en charge de Dorigny considère comme motivante.

Les relations avec l'UNIL se sont resserrées au cours de l'année 2008 avec d'une part les démarches immédiatement entamées par la nouvelle directrice auprès de la Direction UNIL (construction d'une extension de la bibliothèque, CertICT ...), les relations plus étroites de la directrice adjointe avec les décanats pour les crédits d'acquisition de documentation et, d'autre part, l'implication et la rigueur de la nouvelle Direction UNIL dans l'établissement et la tenue des budgets de documentation transférés par l'Université à la BCU. Le service du prêt de Dorigny a particulièrement souffert des restrictions de personnel des années passées. Sa situation était devenue d’autant plus précaire que l’introduction des horaires « Bologne » exerce une pression supplémentaire sur les services publics. Un plan d'action avait été défini en 2006.

Tenu sans relâche il a permis de faire de ce service sinistré et problématique un service vaillant. Par l’engagement d’un nouveau responsable, ainsi que par le déplacement de plusieurs postes d’autres services de la BCU vers le prêt, la situation a pu être corrigée et ce service fonctionnait à la fin 2008 à la grande satisfaction de la direction BCU et des utilisateurs. A la faveur de son travail d'équipe le service a réuni ses arguments plaidant pour la demande d'un ETP supplémentaire porté au budget 2009. Reçu partiellement (0.6 ETP), ce demi-poste va avoir un effet très positif.

La BCU/Dorigny est entrée dans une période de relève pour ce qui concerne ses bibliothécaires spécialistes. Peu à peu, ceux qui ont fait le rayonnement scientifique de la BCU/Dorigny partent en retraite. DECFO offre l'occasion de repenser l'ensemble de la structure de la section des monographies dans le but de l'alléger, de la dynamiser et de la rendre conforme aux nouveaux besoins. Les bibliothécaires diplômés ont saisi l'occasion de manifester leur existence et leurs compétences à la nouvelle directrice au cours de l'été 2008. La directrice adjointe a animé une journée de réflexion avec les deux bibliothécaires principaux afin de réfléchir à une nouvelle organisation du service basée sur les principes exprimés par la nouvelle directrice dans son discours d'entrée aux cadres, dont : - Fonctionnement en équipes de min. 3 à max. 10 collaborateurs, objectifs et entretiens d'appréciations annuels - Différenciation entre spécialistes et gestionnaires. Evolution du cahier des charges des bibliothécaires universitaires (place de la formation des usagers, rôle dans la maintenance du Serveur académique lausannois, maîtrise des bases de données, des outils de recherche de leur discipline, de l’acquisition des e-books) - Diminution du nombre de collaborateurs dépendants de la bibliothécaire principale de l’Unithèque - Redéfinition de la participation aux séances internes; chaque service a une séance mensuelle.

Quatre scénarios ont été esquissés. Nous ferons appel en 2009 à un consultant extérieur pour nous accompagner dans ce processus de changement qui pourrait bien avoir des conséquences sur l'ensemble des services scientifiques et publics de Dorigny.

1 ETP signifie équivalent temps plein Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 8

Collaborateurs du Service du Prêt de Dorigny en 2008 Pendant le semestre d’hiver 2008, le personnel de la BDSE a suivi le cours « Anglais pour les bibliothécaires, niveau B1 ». Ce cours visait à développer les aptitudes linguistiques et les savoir-faire en relation avec la bibliothèque et le guichet afin que les bibliothécaires puissent communiquer plus aisément avec les usagers anglophones. Ce cours très apprécié des participants, sera reconduit au semestre d’hiver 2009.

La nouvelle organisation des services publics de la BCU/Dorigny agencée par le responsable de la BDSE a été mise en place le 7 janvier 2008 selon le principe « un seul service public par collaborateur ». Le bilan est positif.

519'332 usagers ont fréquenté la BDSE en 2008 (551'971 en 2007). La baisse de la fréquentation est vraisemblablement due à la suppression des imprimantes « Printunil » à la BDSE. La présence de ces imprimantes générait un important va-et-vient dans la salle de discussion. Par rapport à 2006 (454'853) la hausse est significative et l’ « effet Bologne » est perceptible par les collaborateurs du guichet, de plus en plus sollicités par les usagers.

Les crédits d’acquisition transférés par l’UNIL sont insuffisants pour pouvoir acquérir en droit comme en sciences économiques des monographies en nombre suffisant selon les deux responsables de collection. En 2008, le budget pour les monographies de droit a été largement dépassé sans que l’objectif primordial de la politique d’acquisition, à savoir acquérir la quasi exhaustivité des documents en droit suisse puisse être atteint. Les publications en droit suisse se multiplient alors que les crédits transférés à la BCU stagnent. Que se passe-t-il dans les bibliothèques d’instituts ?

Pour ce qui concerne l’économie, le budget des monographies a diminué de CHF 15'000.- par rapport à 2007 (- 40 %). Le montant suffit à peine à honorer les demandes des professeurs mais ne permet plus à la BDSE de poursuivre une vraie politique de développement de la collection.

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 9

Collaborateurs de la BDSE en 2008 Un gros désherbage des collections de sciences économiques a été réalisé en 2008 pour les périodiques et les monographies. 1910 volumes de périodiques ont été désherbés et ont créé de l’espace pour les dix années à venir. 929 volumes de monographies de sciences économiques ont été désherbés. 773 volumes ont été rapatriés dans les magasins de la Banane. Ce désherbage a demandé près de 120 heures de travail à l’équipe de la BDSE, sans compter le temps de l’équipe des périodiques de l’Unithèque.

De manière générale, les heures consacrées à la gestion des stocks, le désherbage notamment, dépassent de loin celles consacrées à la formation des usagers. Il y a là un paradoxe. Les nouvelles prestations que doivent fournir les bibliothèques se surajoutent aux tâches de base qui, elles, restent inamovibles. Et, ces nouvelles prestations doivent être assumées sans personnel supplémentaire dans la plupart des cas. Le 0.5 ETP reçu cette année est donc une aubaine qui ne se renouvellera peut-être pas de sitôt. A noter que la fréquentation de la BDSE est plus élevée que celle de la Riponne.

Politique d’acquisition La politique de la Réserve précieuse validée par le Conseil de Direction – alors sous la direction d'Hubert Villard – a été finalisée cette année. Celle de la Documentation vaudoise mérite d'être relue avant d'être portée devant le Conseil de Direction pour validation. Il reste celle des Généralités à rédiger et nous aurons fait le tour de toutes les politiques d'acquisition et de développement des collections de la BCU Lausanne. Il manque toutefois une politique générale de la BCU/Riponne. La réflexion stratégique 2009 pourrait l'impulser. En 2008, à la demande de l’ancien directeur, la directrice adjointe en charge de la BCU/Dorigny a mis sur pied un petit groupe de travail chargé de réfléchir à une POLAC hybride intégrant la problématique des ressources électroniques. Un prototype a vu le jour et une politique générale pour les Lettres est en rédaction chez la bibliothécaire facultaire en charge de la faculté des Lettres.

EUROBIBUS Le 5 avril 2008 a été inaugurée la petite bibliothèque de Fush-Krüje en Albanie. Ce projet était porté depuis 2 ans par EUROBIBUS – une association d'aide culturelle et humanitaire pour l'Albanie – dont la BCU est membre fondateur. La directrice adjointe de la BCU/Dorigny a prononcé un discours d'ouverture après le Maire, l'Ambassadeur de Suisse en Albanie et le président d’EUROBIBUS. Cette association bénéficie du soutien du Conseil de l'Europe et du Département Fédéral des Affaires Etrangères. Elle est présidée par Victor Ruffy, ancien président du Conseil National. Près de 18 missions ont été réalisées depuis 1992. Des liens privilégiés unissent, via EUROBIBUS, l'Ecole de français langue étrangère de l'UNIL et le Département de Français de la Faculté des Langues étrangères de Tirana. Les missions ont doté le Département de français mais aussi les écoles de l'intérieur du pays de livres et de mobilier scolaire.

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 10

Commissions La directrice siège au : - bureau du Consortium Suisse des Bibliothèques à Zurich (4x/ an) - Consortium Suisse des Bibliothèques à Zurich (4x/ an) - bureau de la CBU à Berne (4x/ an) - CBU à Berne (4x/ an) - Commission pour la programmation du MAS AIS de l’UNIBE/UNIL - CDROM à Martigny (4x/ an) - COBIB de l’UNIL (2x/ an) - COBIB de l’UNIGE (4x/ an) - Groupe Benchmarking des bibliothèques universitaires suisses (2x/ an) - Comité de pilotage SERVAL (6x/ an) - Comité d’organisation de l’AA BIS 2010 à Lausanne (4x/ an) La directrice adjointe en charge de Dorigny siège à : - la COBIB UNIL (2x/ an) - la Commission pour la restauration (CRUL – 3-4/x an) - le comité directeur de la Bibliothèque commune de chimie (BISCOM – 2x/ an) - EUROBIBUS – une association d’aide culturelle et humanitaire pour l’Albanie (7-8x/ an sur son temps privé) La directrice adjointe en charge de la Riponne siège à : - Comité Lettres-Frontières (3x/ an) - Léman Livre à Livre (4-6x/ an) - GPE Groupe permanent d'exploitation (utilisateurs du Palais de Rumine) (1x/ an) - CoPro Rumine/Arlaud (7-8x/ an) Lors des visites des services de la BCU/Dorigny et de la BDSE, la nouvelle directrice a retrouvé les mêmes questionnements qu’à la BCU Riponne. Face au développement exponentiel du Web ces 10 dernières années, et plus particulièrement face à l’avènement du Web 2.0, quelles sont les fonctions primordiales et irremplaçables de la bibliothèque universitaire? Est-ce que ces technologies changent la donne pour les bibliothèques ? La réponse est – qu’on l'apprécie ou pas – OUI ! Il est absolument nécessaire de s’en rendre compte – l’évidence est bouleversante et écrasante : le Web transfigure le travail en bibliothèque. Il est urgent de se rendre à l’évidence que le Web est le globalisateur le plus impitoyable qui soit : les bibliothèques ne bénéficient pas de négociations internationales protectionnistes. Aucune frontière ne les met à l’abri de la concurrence venue de toute part.

Indexer ou classer les contenus même purement scientifiques du Web est devenu une tâche dantesque, que l’humain ne peut assurer : le Web, c’est aussi la victoire des algorithmes mathématiques sur le travail de classement humain. Google indexe des millions de pages en quelques minutes. On peut bien critiquer que le résultat n’est pas toujours ce que l’on aurait atteint à la main.

Mais la réalité, c’est qu’au rythme de l’extension du Web, cela va faire plus de dix ans que plus personne n’a réussi ne serait-ce qu’à créer un embryon d’index du Web « à la main » ! C’est une nouvelle donne que nous peinons à intégrer à nos stratégies et à notre savoir-faire, car elle suppose un changement radical dans la vision du métier de bibliothécaire.

La globalisation impose cependant de nouveaux rôles aux bibliothèques. Pour certains de ces rôles, si nous ne les exerçons pas, personne au monde ne les assurera pour le Canton de Vaud. Si le Web est un impitoyable globalisateur, c’est également un formidable démocratiseur ; sur le Web 2.0 on peut collaborer avec toute la planète, à n’importe quel niveau ! La BCU Lausanne doit: -

participer à la réflexion globale au niveau stratégique ; nous pouvons donner notre avis dans des réflexions nationales et internationales participer à la réflexion sur la modulation des nouvelles offres électroniques et les nouvelles bibliométries, à l’échelle nationale et mondiale participer aux réflexions sur les dommages collatéraux potentiels du Web pour protéger nos utilisateurs et les rendre compétents.

Cette liste est loin d’être exhaustive. Le Web 2.0 est largement collaboratif, et nous devons nous positionner non seulement comme consommateurs de ressources, mais aussi comme créateur et modérateurs de ressources, créateurs et modérateurs de compétences informationnelles sur le marché global.

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 11

Hormis les questions liées au développement actuel du Web, la BCU Lausanne reste même au XXIème siècle un endroit dans lequel on se rend. Or la BCU Lausanne est dans une situation dramatique en ce qui concerne la place, au point d’être devenu le souci majeur de la nouvelle directrice après quelques jours d’activité seulement. Manque de place pour les collections, manque de place pour les usagers !

L’agrandissement de la BCU Lausanne aurait du être projeté il y a dix ans déjà. Malheureusement, c’étaient des années de vaches maigres et cela met la BCU Lausanne dans l’embarras aujourd’hui, car un projet de construction, c’est facilement 5 à 10 ans de travail et de procédures… parfois douloureuses comme nous l’avons constaté lors du scrutin sur le NMCBA. Services centraux Lors de ces interviews, la nouvelle directrice a trouvé dans les services centraux une situation assez confuse. Les structures en place ne répondent pas aux exigences d’une grande bibliothèque cantonale et universitaire du XXIème siècle. Pour ne citer que les deux plus grandes évidences : la bibliothèque étant un lieu, elle a forcément besoin d’un répondant en matière d’infrastructures ; et comme la BCU Lausanne est, avec une fréquentation de 1'800'000 entrées, un des grands services publics de l’Etat de Vaud, il est nécessaire qu’elle se dote d’un vrai service de communication. Cette question n’est pas nouvelle : elle a déjà été esquissée lors de la réflexion stratégique de la BCU/Dorigny en 2005.

Deux responsables de services centraux partant en retraite en décembre 2008, respectivement en janvier 2009, le Conseil de Direction a donc planché en 2008 sur la structure à donner aux services centraux et à la meilleure répartition des ETP disponibles pour couvrir à satisfaction les besoins des sites, en vue de la mise au concours de ces postes. Si le poste de responsable de la section Informatique sera remis au concours à 100 % avec un cahier de charge assez proche de l’ancien, le poste de directrice adjointe en charge de l’administration, qui cumulait des aspects financiers, d’infrastructures et de communication sera partagé en deux et doté de 0.5 ETP supplémentaires. 0.75 ETP seront dévolus aux Finances & Infrastructures, et 0.75 ETP à la création d’un poste de responsable d’une nouvelle section Communication. La création d’un poste de responsable Infrastructures restait fin 2008 un point d’interrogation pour le Conseil de Direction, les ETP n’étant pas disponibles à l’interne pour sa création.

Du côté de l’informatique, de grands travaux ont été réalisés, liés d’une part à des projets et d’autre part au départ en retraite imminent du responsable à la fin janvier 2009. Les changements profonds en cours dans le domaine bibliothécaire s’expriment dans l’introduction, en juillet 2008, du VD-Pass, passeport permettant aux lecteurs de n’importe quelle bibliothèque du réseau vaudois d’emprunter des ouvrages dans toutes les bibliothèques du réseau. L’introduction du VD-Pass était un préalable à une modification profonde du système intégré de gestion de bibliothèque VTLS VIRTUA. Le passage à la version consortiale de ce logiciel devrait à terme simplifier à la fois la maintenance et l’utilisation du catalogue en réseau. Les derniers jours de l’année 2008 ont été marqués par le passage à VIRTUA Consortium, migration qui sera finalisée en janvier 2009.

CARTE VD-PASS introduite en 2008

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 12

Un nouveau règlement de la BCU, revu pour répondre aux exigences du partage des fichiers de lecteurs au sein du réseau vaudois puis dans la version consortiale, a été adopté par le Conseil d'Etat avec effet rétroactif au 1er août 2008. Les conditions d'inscription de la BCU/L s'étendent depuis novembre 2008 aux détenteurs de permis G, F et N. Dans les collections spéciales, on relève la fin du catalogage des anonymes. Médéa Services Group a rempli pour la BCU Lausanne trois mandats de rétroconversion de fichiers papier en numérique. En 2006-2007, ce sont les anciens fichiers de la BCU/Cèdres (105'174 fiches traitées) qui ont été convertis, suivis en 2008 par les fichiers des ouvrages anonymes de la BCU/Dorigny (47'620 fiches traitées), et celui des partitions musicales de la BCU/Riponne (7913 fiches traitées). La BCU Lausanne possède donc fin 2008 un catalogue en ligne quasi complet de ses collections. On peut affirmer que la BCU Lausanne brille actuellement par ses projets de numérisation de renommée internationale.

Rappelons ici que ces projets ne sont possibles que parce que nos catalogues sont entièrement disponibles sous forme numérique !

Le plus grand projet de numérisation en cours à la BCU Lausanne est toujours Googlos, la numérisation de 100'000 livres par et pour Google Books. À fin 2008, environ 50'000 livres avaient été traités par Google. Environ 10'000 livres sont déjà disponibles en ligne sur Google Book Search (http://books.google.ch/bkshp?hl=fr&tab=np). Le projet se poursuivra jusqu’en automne 2009. Un second grand projet de numérisation est en voie d’élaboration : la numérisation de la Gazette de Lausanne, un partenariat avec Le Temps et la Bibliothèque nationale. D’autres projets de numérisation sont en cours de réalisation comme la numérisation du fonds Gustave Roud.

Le projet SERVAL – SERveur Académique Lausannois – a été réalisé durant l’année 2008 en collaboration avec l’UNIL et le CHUV. Ce serveur permettra de collectionner, mettre à disposition sur Internet et archiver les publications scientifiques produites par les chercheurs de l’UNIL, ainsi que les e-collections de la BCU Lausanne. Nouveau produit destiné à rendre plus visibles à l’échelle planétaire la recherche UNIL et le patrimoine vaudois, SERVAL annonce également l’entrée de la BCU dans l’ère de l’archivage pérenne des documents numériques. SERVAL sera ouvert pour les chercheurs UNIL dès le 12 janvier 2009.

DECFO-SYSREM Du côté RH, le dossier DECFO-SYSREM a très fortement occupé le Conseil de Direction durant les dernières semaines de 2008. Après une longue phase sans information, il a du, en quelques jours, analyser la situation de tous les collaborateurs, et plus précisément, au vu du fait que les salaires actuels sont garantis, la situation des différents métiers de la BCU, pour éviter si possible la dépréciation des métiers. Quelques 60 postes de la BCU sont gagnants par DECFO, pour une trentaine DECFO est un statu quo, tandis que 16 postes sont prétérités par la réforme. Nous avons donc formulé plus de 40 demandes de modifications. Nous verrons début 2009 si nos propositions ont été entendues ou non, ou lesquelles.

HALL D'ACCUEIL DE LA BCU/DORIGNY - Guichets d'Information et du prêt

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 13

Indicateurs généraux Fréquentation Points de desserte Surface d’exploitation Places de travail publiques - dont places de travail informatisées - dont places de travail audiovisuelles Durée d’ouverture en 2008 Durée d’ouverture hebdomadaire en 2008

BCU/R & BCU/C

BCU/D

BDSE

BCU

476'325 2 4'610 & 401 m2 192 19

850'857 1 14'137 m2 1'100 52

519’332 1 2'049 m2 416 14

1'846’514 4 21'197 m2 1'708 71

8

25

-

34

323 jours 79 h/s

327 jours 84 h/s

324 jours 84 h/s

327 jours 84 h/s

ESCALIERS DU HALL DE L'ESPACE ARLAUD

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 14

2. Activités des sections 2.1 SERVICES AU PUBLIC

Collaborateurs du Service du Prêt de la Riponne en 2008

2.1.1 Prêt BCU/Dorigny Le nombre de prêts est en baisse importante à la BCU/Dorigny (-5 %), une évolution qui reste à observer sur le plus long terme, mais qui est certainement un indice de l’impact de la bibliothèque virtuelle. Pour les monographies, 78 % des prêts émanent – depuis plusieurs années déjà – du libreaccès et 22 % des magasins confirmant ainsi la loi de Pareto. Les langues slaves et l’allemand ont les taux de rotation les plus bas (14 % et 17 %), la sociologie, le sport et la psychologie les plus hauts (+ de 100%). La psychologie, l’antiquité, la géographie, le cinéma, les langues orientales, le grec et le latin, le sport et l’histoire du livre ont vu leurs prêts augmenter. 32 % des prêts de monographies portent sur des ouvrages parus entre 1991-2000 confirmant ainsi l’impression qu’il faut plusieurs années pour qu’un titre académique trouve son public et que les enseignants s’appuient sur des ouvrages qu’ils connaissent déjà.

L’équipe du prêt de la BCU/Dorigny a subi des remaniements profonds, a profité en 2008 d’un team building terminé avec un grand succès: le taux de fourniture des documents en moins d’une heure a atteint le taux record (plus de 97 %). Tous les membres de l’équipe ont profité d’un entretien d’appréciation. Grâce à une organisation serrée et à l’embauche de personnel auxiliaire pour les samedis matins, le nombre d’heures excédentaires à récupérer a diminué. L’amélioration de l’ambiance et des conditions de travail depuis la réorganisation entreprise dès le début de l’année 2008, ainsi que l’octroi de forces en suffisance, a diminué le nombre d’absences maladies dans l’équipe.

Après une réflexion en commun, les commandes sont dorénavant traitées entièrement au magasin et les livres montés chaque demi-heure. Dès le mois de juillet, le service a ainsi pu livrer plus de 90 % des commandes en moins d’une heure, atteignant même 98,8 % au mois de décembre! Cette organisation a libéré les collaborateurs des guichets leur permettant d’être à disposition exclusive des usagers. La durée d’attente dans la file a nettement diminué et les usagers ont fait part de leur satisfaction.

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 15

Pour éviter la file d’attente, une armoire de retours, validée par la responsable de la conservation des documents, est à disposition des usagers. L’armoire est vidée et les transactions de retour effectuées dans les moments creux.

ARMOIRE DE RETOURS - Installée en 2008 BCU/Riponne Le service du prêt de la BCU/Riponne a été fortement sollicité par les projets informatiques VD-Pass et VIRTUA Consortium. En particulier pour cette dernière migration, le module prêt a reposé sur les épaules de la responsable de la BCU/Riponne, qui est membre du groupe prêt RERO. Les aspects directement liés au prêt et à la circulation des documents entre les institutions ont dû être réglés par les chefs de prêt, au coup par coup, par courriels. Il est regrettable que la Centrale ne tienne pas compte dans son calendrier des impératifs liés aux prestations au public et à la formation des collaborateurs. Il a fallu s'organiser dans l'urgence pour appliquer les décisions prises en novembre par le CDROM : mutualisation des amendes et des retours, circulation des documents du PEB2. C’est la BCU Lausanne qui a pris en charge la procédure du PEB, la COPI et la Centrale sont restés silencieux à ce sujet.

Depuis mars 2008, la BCU/Cèdres n'a plus de collaborateur attitré. Elle est ouverte au public le jeudi de 9h30 à 12h30 seulement. Le service du prêt de la BCU/Riponne prend en charge le prêt des documents (sur place ou sur les autres sites BCU Lausanne) ainsi que leur reclassement deux fois par semaine. Un collaborateur des renseignements vient en renfort de l'équipe pour traiter les commandes des usagers et une étiqueteuse la décharge, sur demande, des copies microfilms demandées par les lecteurs. Le travail de l'équipe du prêt est compliqué par le classement fantaisiste des documents aux BCU/Cèdres et par l'inexactitude des dépôts indiqués dans le catalogue. Des apprentis corrigeront les dépôts des collections que Dorigny a récupérées des BCU/Cèdres (400 heures de travail prévues) ce qui permettra un gain important de temps dans la recherche de documents. La prise en charge de la BCU/C par les collaborateurs de la BCU/Riponne a nécessité de nombreuses procédures et ajustements ainsi que la tenue régulière de statistiques.

Dès le 8 février 2008, la BCU/Riponne a modifié l'horaire du jeudi de ses guichets de prêt et renseignements: ouverture de 14h-20h (au lieu de 10h à 18h). Les utilisateurs se disent satisfaits de cette ouverture en nocturne. Cependant l'idéal resterait, selon l'enquête effectuée en juin, une ouverture de 10h-20h. Compte tenu du personnel à disposition, c'est malheureusement impossible actuellement.

La pré-inscription en ligne est disponible à la BCU/Riponne depuis octobre 2008. Elle est très utile pour l'inscription de classes entières.

2 PEB signifie Prêt entre bibliothèques Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 16

Prestations

BCU/R & BCU/C

BCU/D

BDSE

BCU

106 137

146 858

27 164

280 159

pas de borne

55 667

1 721

57 388

106 025

3 310

-

109 335

212 162

205 835

28 885

446 882

Prêts à domicile (guichets, imprimés) Prêts à domicile (borne selfservice, imprimés) Prêts à domicile (guichets, non-books = CD audio + MAV)

Lecteurs actifs (au moins un emprunt durant l'année)

24 581

Collaboration avec les bibliothèques suisses et étrangères BCU emprunteuse Demandes envoyées Volumes empruntés*** - aux bibliothèques suisses - aux bibliothèques étrangères Photocopies reçues*** - des bibliothèques suisses - des bibliothèques étrangères Equivalent en volumes - pour bibliothèques suisses - pour bibliothèques étrangères BCU prêteuse Demandes reçues Volumes prêtés - aux bibliothèques suisses - aux bibliothèques étrangères Photocopies expédiées - aux bibliothèques suisses - aux bibliothèques étrangères Equivalent en volumes - pour bibliothèques suisses - pour bibliothèques étrangères Prêts inter non retirés

BCU/R 2 259

BCU/D+BDSE 8 710

BCU 10 969

2 081 35

6 905 50

8 986 85

2 268 359

11 577 2 051

13 845 2 410

151 21

712 118

863 139

2 813

9 005

11 818

2 439 18

8 662 98

11 101 116

1 277 321

9 326 320

10 603 641

117 16 83

532 20 279

649 36 362

* Les prolongations ne sont pas totalisées.

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 17

Collaborateurs du Service du Prêt de la BCU/Riponne en 2008

2.1.2 Prêt Interurbain BCU/Dorigny Le volume du PEB entrant (pour nos usagers) augmente de +12 % en 2008. Le volume du prêt sortant (pour partenaires) en baisse de 2004-2007, augmente de 8.8 % en 2008. La tendance observée depuis deux ans d’une augmentation des demandes adressées à d’autres bibliothèques pour nos lecteurs se confirme encore.

Augmentation aussi des documents reçus pour nos usagers + 12.6 %. Il y a une nette hausse côté livres 16.3 %, et une baisse des demandes d’articles de 11.3 % probablement liée aux collections disponibles en ligne à la BCU Lausanne. La part de demandes acceptées non honorées est de 10.3 % (8.95 %). Motif récent : des demandes impossibles à traiter dans le temps souhaité par l’usager.

Depuis la rentrée universitaire 2008-2009 les usagers de la BDSE doivent venir retirer leur PEB à l’Unithèque. Dictée par des raisons de rationalisation du travail, cette mesure semble avoir été bien comprise par les usagers.

Le volume de travail au PEB augmente. Dans le passé, des forces de travail avaient été retirées de ce service ; il a aujourd’hui besoin de forces supplémentaires. 0.35 ETP lui seront rendus par rocade interne.

BCU/Riponne Le prêt interurbain de la BCU/Riponne a pris en charge dès mars 2008 les demandes adressées à la BCU/Cèdres puisque le poste laissé vacant par un départ à la retraite n'y a pas été repourvu. Pour le PEB entrant, les lecteurs choisissent comme lieu de retrait l'un des trois autres sites de la BCU (Riponne, Dorigny ou BDSE). Pour le PEB sortant, toutes les demandes adressées à LAC4 (BCU/Cèdres) sont déviées sur LAC2 (BCU/Riponne) et traitées par ce site (PEB et service du prêt). A noter qu’avec l’entrée en vigueur du VD-Pass, il n'y a plus de prêt inter entre les bibliothèques membres du réseau VD-Pass.

Le service du PEB a été mis à contribution pour préparer la migration à VIRTUA Consortium et mutualisation des retours de prêts dans RERO. La migration devrait alléger quelque peu préparation des PEB entrants provenant des bibliothèques RERO pour nos usagers. En revanche, mutualisation des retours de prêts augmentera le nombre d'ouvrages transitant par le PEB nécessitera plus de manutention de la part du personnel du PEB.

la la la et

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 18

2.1.3 Accueil et renseignements A la BCU/Riponne, le dossier pédagogique n° 22 de la collection Ecole-Musée La bibliothèque facile, clés pour la recherche d'informations est paru en mars 2008. Le public visé est celui des enseignants des collèges et gymnases mais surtout, à travers eux, les élèves de ces établissements. Le dossier, qui sert d’appui lors de visites de classes, comprend une méthodologie de recherche d'informations en bibliothèque et tout une série d'activités pédagogiques à faire en classe ou à la BCU. Outre la version papier, diffusée dans les écoles, le dossier en format .pdf, le glossaire et la bibliographie ont été intégrés dans le site Web de la BCU. Les efforts de promotion ont porté leurs fruits si l'on considère le nombre important de demandes de visites pour des classes (voir plus loin). La promotion et le marketing de produits documentaires sont toutefois un domaine dans lequel la BCU manque de compétences.

En mars 2008 est sortie – produite par les ateliers de la BCU – la brochure en anglais. La brochure vise tous les non francophones – qu’ils soient usagers ou juste curieux de connaître la BCU. Des exemplaires ont été envoyés à une soixantaine de multinationales, fédérations et écoles internationales sises dans le canton de Vaud. Une 2ème édition a été mise à jour pour la rentrée.

Dès le 8 février 2008, la BCU/Riponne a modifié l'horaire du jeudi de ses guichets de prêt et renseignements: ouverture de 14h-20h (au lieu de 10h à 18h). Du point de vue des renseignements, le bilan est positif. Il y a de nouvelles inscriptions durant le créneau 18h-20h tous les jeudis et les usagers semblent apprécier l'ambiance du soir. Certains usagers plus matinaux ont eu un peu de mal à s’habituer à ce changement et surtout au fait qu’il ne soit pas possible d’emprunter avant 14h.

L’impression de documents depuis tous les postes Internet (8 postes) et ceci durant toute la durée d'ouverture des locaux enfin possible. Cette prestation était attendue depuis longtemps par les usagers.

Un accès aux documents sonores a été aménagé via un poste d’écoute dédié en priorité aux archives sonores de la Radio Suisse Romande ainsi qu’à celles de la de la Phonothèque nationale suisse avec une page d’accueil spécifique et via un poste Internet équipé d’écouteurs sur lequel on peut accéder au blog Musicosphère.

A la BCU/Dorigny , la fréquentation de la Banque d’accueil est en baisse. La responsable du service émet l’hypothèse d’un effet de la formation des usagers. 22 % des questions concernent des généralités, 16 % le catalogage ATC, 14 % le prêt, 11 % les périodiques, 9 % les inscriptions. Les questions en baisse: les démonstrations, les recherches ATC et périodiques, le prêt et le PEB, la réorientation vers d’autres services de l’Unithèque. Les questions en hausse: inscriptions, photocopieuses et réorientation vers une autre bibliothèque ou vers l’UNIL. Les renseignements par téléphone sont stables.

Depuis 2006 des auxiliaires étudiants fournissent un renfort intéressant à la rentrée universitaire d’automne. Ils sont chargés de faire des visites guidées du libre-accès et de répondre aux questions concernant les inscriptions, ainsi que d’aller au-devant des nouveaux étudiants.

En marge des objectifs ambitieux posés pour la BCU/Dorigny pour 2009, une réflexion rapide visant à créer une complémentarité entre les 3 guichets dans les périodes de vacances universitaires s’imposent à deux titres : la baisse de la fréquentation des services et la suite de la réflexion concernant les services publics. Réjouissant : cette réflexion est souhaitée par l’équipe.

2.1.4 Service de référence Le service a bien tourné, malgré le fait que la responsable ait été très absorbée par l’exposition Schwarzenbach. L’équipe s’est réunie plusieurs fois au cours de l’année et la mise en commun des compétences internes s’est concrétisée sous la forme de démonstrations au sein de l’équipe. Le service a assuré 1'319 heures de permanence en 2008 (1'423 en 2007, 1'317 en 2006), selon les variables d’horaires et d’ouverture/fermeture de la BCU au cours des dernières années. Les bibliothécaires sont intervenus 2'271 fois en 2008 (2'649 en 2007, 2'957 en 2006). Soit une baisse de 23 % depuis 2006! De juin à août une moyenne de 90 interventions par mois signifie 4,5 interventions par jour avec l’horaire d’été. Seules 53 % des interventions requièrent des compétences Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 19

d’universitaires spécialistes. Réfléchir à une solution de guichet unique Banque d’information/Service de référence ainsi qu’à un Helpdesk semble impératif.

Collaboratrices des Services du site Web, d'accueil & Information et du PEB de la BCU/Dorigny en 2008

2.1.5 Formation des usagers 26 collaborateurs sont impliqués dans cette prestation. Les six premiers mois de l’année ont été difficiles pour le chef de projet comme pour les membres de l’équipe. Les difficultés liées au positionnement de ce groupe dans l’organigramme de Dorigny ne doivent cependant pas faire oublier que le travail réalisé est porteur. Dans l’ensemble, les formations documentaires que la BCU offre se développent et connaissent un bon succès. Les évaluations régulières des formateurs par les étudiants (au moyen des questionnaires d’évaluation), ainsi que les retours du corps enseignant montrent un degré de satisfaction élevé et permettent d’identifier les points à améliorer. A l’exception des formations « tout public » les formations offertes par la BCU concernent essentiellement les étudiants en Bachelor. Une offre pour les niveaux Masters et Doctorat est à développer.

Le découpage actuel des formations (formations essentielles, spécialisées par discipline et spécialisées aux ressources électroniques) reflète notre organisation interne plutôt qu’une logique pédagogique. Il ne semble aujourd’hui plus justifié de séparer les ressources électroniques des médias traditionnels, et il est souhaitable pour l’étudiant que les ressources électroniques soient intégrées à tous les niveaux de formation, dès qu’elles s’avèrent pertinentes.

Sur 27 cursus à l’UNIL, 17 disposent de formations documentaires spécialisées par discipline dispensées par la BCU Lausanne. Seules 5 disciplines donnent des formations à la fois aux niveaux Bachelor et Master. 299 évaluations par le biais de questionnaires remplis par les étudiants sont parvenues pour la période septembre à décembre 2008. Globalement, les résultats sont élogieux. Par le biais d’une nouvelle mouture du formulaire élaboré avec le service d’ingénieurs pédagogiques UNIL, on identifie un manque de mise en pratique et d’assimilation de la matière en profondeur. De même, les étudiants regrettent que la formation ne soit pas mieux intégrée au cursus.

Un important travail de promotion de la formation documentaire auprès des nouveaux étudiants de l’UNIL a permis de toucher 950 personnes durant les journées « Objectif Réussite » organisées par le Service Orientation et Conseil (SOC). A la rentrée 2008, la BCU Lausanne a disposé pour la première fois d’une plage de 30-40 minutes : la BCU Lausanne se présente, présente les bibliothèques du site et leurs collections, ainsi que son offre de formation.

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 20

Un document « A vos marques » sert de support de cours. Un résumé « La BCU Lausanne en un coup d’œil » a été élaboré pour y être joint. Cette année, les formations au catalogue ont connu un fort regain d’intérêt, en partie certainement grâce à cette activité de promotion.

La formation à la recherche documentaire doit être considérée prioritaire par les bibliothécaires, encadrée par des objectifs fixés par leur responsable hiérarchique et évalués annuellement lors des entretiens d’appréciation. Les cahiers des charges doivent être revus afin d’éviter le morcellement des activités des collaborateurs. Les formateurs doivent être déchargés des tâches bibliothéconomiques de base à confier aux bibliothécaires qui ne font pas de formations. Les actions de formation continue du personnel doivent aussi se poursuivre, car les besoins en formation sont importants.

2.1.6 Site Web de la BCU Lausanne Le site Web de la BCU www.unil.ch/bcu est un des plus grands de l’UNIL. Il totalise 10 % des consultations des sites de l’UNIL et son utilisation croît régulièrement. Alors qu'une grande quantité d'images et d'informations reflétant la vie de la bibliothèque, promouvant ses activités et informant les usagers s'y succèdent, de nombreuses autres pages sont mises à jour par divers rédacteurs.

Parmi les changements, signalons l'allègement des informations présentées en page d'accueil, ainsi que l'introduction de nouveaux accès pour mieux répondre aux besoins des utilisateurs. Le portail du libre-accès de l'Unithèque a été intégré dans le site Web central. Le répertoire des bibliothèques vaudoises en a été retiré pour former un tout nouveau site http://www.unil.ch/bibliothequesvaudoises.

C’est la page d’accueil qui est la plus utilisée (environ 50'000 accès par mois), suivie par la nouvelle page « BCU facile » avec environ 18'000 accès par mois. Les autres rubriques très prisées sont celles concernant les recherches de documents, les informations pratiques sur les sites de la BCU Lausanne, et le prêt.

Le site Web de la BCU Lausanne reste en 2008 un site très classique, dédié à la présentation d’informations. La seule transaction électronique d’une certaine importance est la proposition d’achat (1996 propositions en 2008). Tous les autres types de transactions proposés (références de semestre, prêts par poste, commande de publications de la BCU) présentent des chiffres très bas et sont en recul.

Les blogs rencontrent cependant un certain succès. « Fenêtre sur… » dénombre jusqu’à 5'400 accès par mois, « Musicosphère » plus de 5'600. Ces deux blogs ont plus que doublé leur nombre de visite en une année.

2.1.7 Manifestations culturelles Le Conseil de direction a décidé en cours d'année de placer les manifestations culturelles dans le giron de la BCU/Riponne et de confier momentanément à la directrice adjointe de Dorigny la supervision du contenu de la programmation. Deux séances de programmation par semestre sont tenues. L'une en automne 2008 a réuni tous les responsables des collections spéciales pour un grand brainstorming.

L’année a été marquée par la réalisation de deux grandes expositions littéraires vernies au mois de juin à l’Espace Arlaud devant 300 personnes : Annemarie Schwarzenbach, Les quarante colonnes du souvenir et Festin de l’écriture ! Jean Pache, poète, écrivain, chroniqueur. Le programme de l'année a été pour l'essentiel bâti autour de ces expositions. En lien avec la première, deux conférences, deux lectures et un concert ont été organisés; en lien avec la seconde, une table ronde et des lectures lors de la Nuit des Musées ont eu lieu.

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 21

EXPOSITION ANNEMARIE SCHWARZENBACH A L'ESPACE ARLAUD

Annemarie Schwarzenbach - Les quarante colonnes du souvenir Deux expositions Carte blanche à un éditeur ont été présentées dans les vitrines du hall de la BCU/Riponne : Les Editions d’En Bas et l’Association Marguerite Burnat-Provins les ont conçues. Les vernissages ont donné lieu à de belles soirées de lecture.

La musique a tenu une belle place dans le programme : lors de la Fête de la musique avec concert autour d’Annemarie Schwarzenbach et en décembre, avec un concert pour fêter le centenaire de la naissance d’Olivier Messiaen.

Comme chaque année, le programme a inclus deux événements internationaux: la Journée mondiale du livre et du droit d'auteur, le 23 avril et la Fête de la musique, le 21 juin. Pour la Journée mondiale du livre, le partenariat avec le CHUV pour Les Lectures dans la ville s’est affirmé. Le service s’est associé également à RétroBus, association qui fait rouler d’anciens trolleybus.

JOURNÉE MONDIALE DE LA LECTURE, 23 AVRIL 2008 RétroBus Léman et la BCU ont proposé des lectures à bord d'un ancien trolleybus de 1932

Dans le cadre de Lettres Frontière, pour la deuxième année consécutive, un groupe de lecteurs Coups de coeur Lettres frontière 2008, a été constitué, réunissant 12 personnes.

Enfin, les deux cycles réguliers, Les Livreurs et Les Amateurs ont assis leur réputation et attiré un public toujours plus nombreux, friand de rencontres et d'échanges autour des livres. Les Livreurs, lectures à voix haute, assurées par la Cie Théâtre en Flammes de Denis Maillefer, ont offert au public Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 22

des textes résolument contemporains et attiré un public nouveau et fidèle. Le grand flair de Denis Maillefer a été de travailler, à plusieurs reprises, avec ses étudiants, ce qui donnait une fraîcheur et une tonalité aux textes choisis tout à fait remarquables. En juin, la convention qui liait la BCU Lausanne et Théâtre en Flammes a pris fin et, conformément à la Charte des manifestations culturelles, une autre compagnie vaudoise a été sollicitée. La Cie Angledange d’Andrea Novicov assure désormais les lectures à voix haute. A noter que le cycle qu’elle ouvre, sous le nom Le Dit du lundi, alternera les lectures à voix haute par la compagnie et des invitations d’auteurs qui liront leurs propres textes. Avec le club de lecture Les Amateurs, José-Flore Tappy a traité le thème de L'écriture comme limite. Sa prestation a été d’une exceptionnelle qualité. En fin de saison, une soirée de contes confiée à Alix Noble a remporté un très grand succès aussi bien auprès du jeune public que des adultes.

Avec une plaquette programme de belle facture, des papillons et des affiches diffusés largement, des e-mailings réguliers, les pages Web du site BCU, la communication des manifestations est bien assurée. La presse, aussi bien que la radio (Espace 2, 24 Heures, Sortir, www.sortir.ch et Samedi culturel du Temps, Le Courrier, le Matin, et les divers mémentos) les annoncent régulièrement. En revanche, peu d’articles de fond ou de critiques leur sont consacrés, comme en témoigne la revue de presse que nous avons constituée.

Ces prochaines années, il faudrait réfléchir au moyen de garder trace des manifestations organisées de façon à en faire bénéficier un public plus large, à distance. Pas une lecture à voix haute n'a été enregistrée, pas un concert, pas une conférence. Quel dommage ! La publication des conférences comme carte de voeux est un premier pas dans cette direction.

2.2 SECTIONS SCIENTIFIQUES 2.2.1 Acquisitions A la BCU/Riponne un rapport présentant le plan de développement des collections en langues des communautés étrangères les plus importantes du canton – en langue originale, en édition bilingue et en traduction – a été remis en novembre 2008. Cet objectif s'ancre dans le programme de législature 2007-2012 du Conseil d'Etat (intégration de la population résidante étrangère), tient compte de l'évolution démographique et se réfère aux activités et au rayonnement des organismes vaudois qui s'occupent de l'intégration des immigrés. La responsable du service a assisté en décembre à un colloque organisé par le Bureau lausannois pour l'Intégration des immigrés. Des contacts ont été pris durant le deuxième semestre avec les représentants des associations, qui assurent un relais auprès de ces associations, ainsi qu'avec GlobLivres, bibliothèque multiculturelle (où le portugais est la première langue au niveau des emprunts, devant l'érythréen et le tamoul) et enfin, avec le Bureau lausannois pour l'intégration des immigrés.

La collection de littérature africaine francophone, point fort de la BCU, est régulièrement développée et donne toujours lieu à des collaborations avec l'université en fonction du programme d'enseignement de Christine Le Quellec.

6 présentations thématiques ont été réalisées en Agora (Contes et légendes, Ecritures dans les Balkans, Thérapies alternatives, Femmes d'aventure, Essor des minorités aux USA, Bilingues) qui font le plus souvent écho à des manifestations culturelles.

Le libre-accès des collections générales étant réduit à la portion congrue, la présentation thématique des collections en Agora permet d'attirer l'attention des lecteurs sur ces collections et de stimuler les emprunts. Les statistiques de prêt sont bonnes. Il est toujours possible de retrouver via le site Web de la BCU la liste des documents présentés par thème. Ces bibliographies sélectives sont également appréciées des lecteurs.

A la BCU/Dorigny, le nombre de commandes (10'229) depuis 2004 (12'135) ne cesse de baisser (nouveaux responsables de disciplines plus sélectifs, diminution du budget Lettres). 95 % des commandes isolées sont faites auprès d’une vingtaine de fournisseurs. 56 % depuis 2 ans vont chez 5 % d’entre eux. CHF 450'000 env. auprès de fournisseurs vaudois.

Le module d’acquisition VIRTUA est censé offrir la possibilité d’utiliser EDIFACT à partir de la version 48. EDIFACT n’était toujours pas disponible en 2008 et ne le sera pas davantage en 2009, après le Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 23

passage en version consortiale. Nous continuons donc d’envoyer sur les sites de 5 grands fournisseurs étrangers la majorité des commandes VIRTUA qui leur sont destinées (2'700 des 3'200 commandes 2008) avec à la clé un gain de temps d’une dizaine de jours par rapport à l’envoi postal et la réduction des coûts postaux. Avec la Librairie du Lac (1'330 commandes en 2008), nous travaillons depuis 2 ans au moyen d’un « EDIFACT maison ». Au final, près de 40 % de commandes ne passent plus par la poste.

Dès juin 2008, RERO a mis à disposition des statistiques mensuelles et cumulatives qui proposent le nombre des commandes créées, reçues, annulées et en cours. Ces données simplifient la tâche des bibliothécaires en supprimant une partie des statistiques d’acquisitions faites manuellement.

Collaborateurs du Service des Monographies en 2008 Une donnée qui manquait cruellement à Dorigny : les ouvrages consultés en libre-accès. A la demande de la directrice adjointe, dès 2007, les surveillants enregistrent les ouvrages qu’ils trouvent sur les tables le soir ou le dimanche. Même si une partie des ouvrages consultés échappera toujours à l’opération, ces informations seront plus précieuses d’année en année. Après 17 mois d’enregistrements le nombre d’items d’ouvrages consultés se monte à 61'547. Certains ouvrages ont été consultés à de nombreuses reprises puisque le nombre d’items différents enregistrés ne se monte qu’à 9'295. Sur la base de ces informations, l’Unithèque envisage un grand réaménagement de son libre-accès pour 2009. Cette action vise à équilibrer les métrages dévolus aux dernières disciplines arrivées dans le libre-accès (SSP et Cinéma). Trois scénarios ont été élaborés. Fin novembre une étude de faisabilité et un budget ont été présentés au Conseil de Direction. Le refoulement en magasins d’un nombre important de volumes des collections d’allemand et d’anglais ainsi que le déplacement de plusieurs milliers d’autres en libre-accès aura lieu pendant les périodes de fermeture de 2009.

Commandes Le nombre des commandes d’ouvrages s’élève à 22'754 (2007: 18'118) dont 7'073 (6'125) pour la BCU/Riponne et la BCU/Cèdres et 15'681 (11'993) pour la BCU/Dorigny et la BDSE. A Dorigny, il n’y a pas de service centralisé des achats, chaque responsable de discipline assumant ses commandes. Les ouvrages sont réceptionnés de manière centralisée et redistribués dans les diverses disciplines.

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 24

Ressources financières Les crédits ordinaires et spéciaux d’un montant total de CHF 4'819'400.- (2007 : CHF 4'256'000.-), ont couvert l’entier des dépenses, qui se sont élevées à CHF 4'899'928.- (2007 : CHF 4'188'310.-), y compris les frais bancaires et la TVA. Crédits par source budgétaire Source DFJC, crédit ordinaire Crédits transférés par l’UNIL

2008 990 000 3 079 400

(HEC, Droit, Lettres, SSP, Géosciences, Biologie & Médecine, Théologie et ISB)

Total crédits ordinaires Crédits spéciaux : Université, périodiques et Consortium Total tous crédits

4 069 400 750 000 4 819 400

Achats en francs suisses Documents Monographies Suites Périodiques Licences doc. électroniques Manuscrits Enregistrements audio-visuels Total Enregistrements sonores

BCU/R 229 506 26 967 98 006 18 480 * 372 959 49 986

BCU/D+BDSE 801 011 248 629 1 178 877 2 222 253 47 113 29 086 4 526 969

BCU 1 030 517 275 596 1 276 883 2 222 253 65 593 29 086 4 899 928 49 986

Les tableaux de la répartition des dépenses d’acquisition pour les crédits ordinaires par sites, par types de documents et par domaines se trouvent en annexe. Les acquisitions de disques sont financées par les abonnements de la phonothèque.

Acquisitions en volumes Achats BCU/R BCU/D+BDSE BCU Monographies 5 192 12 650 17 842 Suites 296 1846 2 142 Microfiches Enregistrements sonores 974 974 Manuscrits 0 12 12 MAV & DVD, CDROM * 817 817 Total 6 462 15 325 21 787 Les manuscrits achetés par la BCU/Riponne, hormis ceux concernant les archives musicales, sont déposés et enregistrés à la BCU/Dorigny.

Dons Monographies Partitions Manuscrits Enregistrements sonores

1 359 2 091 * 23

1 710 * * *

3 069 * * 23

Dépôt légal Monographies Suites Partitions Périodiques

2 350 284 15 1 744

-

2 350 284 15 1 744

-

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 25

2.2.2 Dépôt légal La Revue de théologie et de philosophie a redirigé sur la BCU/Riponne les périodiques qu'elle reçoit en échange. Les 306 documents reçus ont été triés, la liste des titres avec leur affectation (incorporation à la BCU/Dorigny ou élimination) a été dressée. Dès 2009, ces échanges seront acheminés directement de la BCU/Cèdres au service des périodiques de la BCU/Dorigny. Conformément aux décisions prises en 2006, toutes les résiliations d'abonnements prévues ont été faites. Les périodiques sélectionnés pour la BCU/Dorigny ont été adressés au service concerné. Les états de collections ont été mis à jour dans le catalogue VIRTUA. Certains titres ont été recatalogués. Statistiques : 35 lettres de résiliation, 19 titres transmis à Dorigny, 102 corrections de l'état de collection, 10 recatalogages.

La situation de la réserve 0 est critique. Fin décembre 2008, elle comptait 20'989 ouvrages. Ses deux dépôts (rayons ouverts des magasins au niveau 0 et local fermé dans le couloir des ateliers) sont saturés. Le déplacement de cette réserve qui était une priorité pour 2006, une priorité des priorités pour 2007, obligatoire en 2008, sera un vrai problème en 2009.

Dans le cadre de l’effort de tris des dons, 1'337 volumes ont été soit incorporés (993), soit transmis à d'autres services (22), soit éliminés (322). Les dons provenaient essentiellement de la Banque Nationale, des Archives Cantonales, de la Bibliothèque Municipale de Lausanne et du tri de la soute de la BCU/Dorigny. Dans tous les cas, les dons sont triés à la source.

Monographies et suites (volumes) Reçus Réclamés - dont non reçus

2008 2 634 385 18

2007 2 251 444 67

Périodiques (y.c. annuels et irréguliers) Titres reçus Titres réclamés

1 744 458

1 731 587

Fascicules reçus

9 500

9 971

Collaborateurs des services de l'Etiquetage, des Périodiques et du Dépôt légal de la BCU/Riponne en 2008

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 26

2.2.3 Thèses, échanges On remarque une hausse des thèses suisses et étrangères reçues alors que les thèses lausannoises sont en légère baisse (22 thèses).

Réception Thèses et publications de l’UNIL: Thèses suisses et étrangères: Publications suisses et étrangères: Total: Périodiques:

173 294 122 589

(194) titres totalisant 2 677 (2 504) exemplaires. volumes (229) volumes (262) volumes (685)

243 fascicules (259)

Diffusion Dons Echanges Transmission interne (BCU, UNIL) Transmission externe (ISDC, Bibl. nat. TF) Ventes Total des envois

Thèses 407 (277) 1 281 (1 827)

Publications

Périodiques

579 (594)

107 (263)

165 (220)

107 (263)

165 (220)

375 (314) 5 (7) 2 647 (3019)

De l’ensemble des thèses reçues, 288 (279) ont été cataloguées par la section.

2.2.4 Périodiques L’introduction d’EOS Web a été l’événement clé pour le travail dans le service en 2008. Le système est entré en production le 13 mai 2008 après un arrêt du bulletinage pendant 10 jours et a occasionné une surchage de travail particulièrement intense pendant les 3 semaines qui ont suivi. Le résultat de la migration des données a nécessité des opérations de corrections et de toilettage dans la base (env.

1’40 notices) de juin à fin octobre 2008. Ce sont près du tiers des notices de périodiques vivants contenus dans le fichier du bulletinage qui ont été corrigées.

La BCU/Dorigny a repris la gestion de 11 abonnements gérés auparavant par la bibliothèque des BCU/Cèdres et a incorporé l’intégralité des volumes de ces collections. Suite à la fermeture du centre de documentation de l’Institut de psychologie de l’UNIL, 13 collections fermées de périodiques ont été données à la BCU/Dorigny et ont été incorporées en magasin. Le décalage de volumes de 340 cotes pour lesquelles il n’y avait plus d’espace libre suffisant dans le libre-accès des périodiques a réalisé un gain de place pour ces cotes qui devrait permettre leur extension pour les 5 prochaines années.

Nouveaux périodiques acquis Achats Dons Echanges (& SVSN) Dépôt légal Total Périodiques vivants Achats Dons Echanges (& SVSN) Dépôt légal Total -

BCU/R

BCU/D

BCU

5 (7) 5 (12) 3 (1) 112 (131) 125 (151)

48 (37) 0 (6) 1 (2) 49 (45)

53 (44) 5 (18) 4 (3) 112 (131) 174 (196)

446 (429) 219 (199) 225 (187) 1 744 (1 731) 2634 (2 546)

3 315 (3 307) 3 761 (3 736) 483 (520) 702 (719) 403 (405) 628 (592) 1 744 (1 731) 4 201 (4 232) 6 835 (6 778)

219 périodiques appartenant à la Société vaudoise des sciences naturelles (SVSN) sont déposés et gérés à la BCU/Riponne.

2 200 fascicules ont été déposés dans les instituts universitaires.

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 27

BCU/Riponne Ce sont toujours 21 titres de journaux qui sont mis à disposition des lecteurs dans l’Agora, 108 titres de revues dans la salle de lecture, 54 autres titres en musicologie et 128 en documentation vaudoise.

Il a fallu remplacer 14 numéros disparus.

BCU/Dorigny 1 737 volumes ont été reliés en 2008 pour l’Unithèque (dont 338 par l’atelier BCU) et 388 pour la BDSE.

Collaborateurs du service des Périodiques de la BCU/Dorigny en 2008

2.2.5 Catalogage courant 1'781 (2'375) notices ont été créées via EZpump à la BCU/Dorigny. L’absence d’un grand fournisseur francophone limite toujours les performances du module de dérivation des notices étrangères et l’objectif posé par l’ancien directeur en 2007 de 50 % de catalogage dérivé n’est toujours pas atteint.

Le nombre de notices bibliographiques du fichier catalogue du Réseau romand s’élève à 4'610’050 (2007: 4'347’706), ce qui correspond à une augmentation de 262’344 unités (2007: 284’265). Ce nombre de références concerne plus de 6 millions de volumes localisés dans le Réseau romand. A noter l'opération de catalogage de la BCU/Cèdres.

Notices bibliographiques BCU/Cèdres BCU/R BCU/D & BDSE Notices nouvelles BCU Notices récupérées Total BCU Total Réseau

2008 22 11 355 22 783 34 160 25 469 59 629 272 519

2007 46 993 5 776 15 227 67 996 13 357 81 353 284 265

1972-2008 * *

1 306 296 4 610 050

Coordination ATC et matières La coordination matières du réseau n'a toujours que 10 % à disposition pour cette activité. Pour l'ensemble du site vaudois, la coordinatrice a traité 803 dossiers de descripteurs pour noms communs et noms propres (2007 : 765). Les bibliothèques du site vaudois ont indexé 13'934 documents en 2008 (2007 : 15'191).

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 28

2.2.6 Bibliothèque numérique Toutes les licences en cours ont été confirmées et renouvelées. Ce qui valide la politique documentaire menée par les bibliothécaires de la CODUL et leurs répondants. Aucune ressource n’a été supprimée en dépit des coûts importants pour certaines facultés.

Il n’y a pas eu beaucoup de nouvelles licences à introduire dans PERUNIL en 2008. Deux nouvelles collections chez JSTOR (Art & Science 4 et Art & Science Complement) et une nouvelle licence de ejournals de De Gruyter, Source OCDE et Seals Portal sont venus se rajouter à l’offre déjà large en ressources électronique. Des mises à jour des licences, avec nettoyage des doublons et des titres auxquels nous n’avons plus accès ont été effectuées.

La plupart des éditeurs ont considérablement durci leurs conditions de licence, non seulement en obligeant de racheter en e-only tout abonnement imprimé supprimé, mais en excluant des paquets de plus en plus de titres importants.

20 nouvelles ressources ont été testées en 2008. En fin d’année 2008, la BCU Lausanne a fait l’acquisition de la base ECCO.

2.2.7 Documentation vaudoise Une politique d’acquisition de la BCU pour les Valdensia a été élaborée et validée par le Conseil de Direction en novembre 2008. En outre, afin que les acquéreurs et les catalogueurs de l’ensemble de la BCU Lausanne disposent d’un outil de référence, le codage du fichier des personnalités vaudoises géré par la section est en cours, codage qui détermine la profondeur d’acquisition pour chaque auteur vaudois.

Une nouvelle base de données offrant de la documentation sur les districts et communes du canton, Districts & Communes vaudoises a été créée. Pour chacune des 375 communes, la base donne accès à des sites Web (max. 3) particulièrement intéressants et à des documents sélectionnés dans le catalogue du Réseau vaudois. Grâce à une carte dotée de liens, le grand public peut accéder à cette base de manière simple. Une base de données répertoriant les éditeurs et imprimeurs en activité et soumis au Dépôt légal vaudois a été créée sur le site Internet de la BCU. Il s’est avéré qu’il fallait entièrement reprendre le travail pour obtenir que tous les éditeurs et imprimeurs en activité figurent dans la base et non pas seulement une sélection des plus prolifiques d’entre eux. La responsable souhaite faire de cette base non seulement une vitrine mettant en valeur les éditeurs, les imprimeurs et le Dépôt légal, mais aussi un outil permettant d’améliorer la collecte des publications soumises au dépôt légal : création de somacq à partir du Livre Suisse, collecte systématique, réclamations rapides, le but étant d’obtenir que les publications soient intégrées aux collections aussi vite que possible après parution.

La responsable de la documentation vaudoise représente le canton de Vaud dans le Groupe de projet pilote des Archives Web Suisse. Le groupe a défini les modalités de constitution et d'archivage à long terme d'une collection de sites Web patrimoniaux d'importance nationale. Pour le Canton de Vaud, Brigitte Steudler a catalogué une première sélection de 16 sites Web : les sites des 10 chefs-lieux du canton, le site officiel de l'Etat de Vaud, les sites de la Fondation vaudoise pour la promotion et la création artistique, de la Collection d'art de la BCV, celui de Tribu'architecture, de Lausanne Jardins et enfin celui de la candidature de Lavaux au patrimoine de l'Unesco. Ces sites seront à terme répertoriés dans Helveticat avec des liens sur les différents catalogues des bibliothèques cantonales.

Dans la ligne du partenariat signé en avril 2005 entre la BCU Lausanne et la RSR, la BCU Lausanne peut désormais donner accès dans ses locaux, gratuitement mais sans possibilité de téléchargement, à la base de données d’archives sonores de la RSR, Bergerac. Près de 200’000 références, interventions parlées et émissions musicales, sont ainsi disponibles, émissions anciennes ou plus récentes des quatre chaînes de la RSR. Un poste doté d’écouteurs est à disposition dans le hall de la BCU/Riponne, les autres accès se répartissant entre le service de documentation vaudoise, et, pour la BCU/Dorigny , la médiathèque et le service des manuscrits. La section de documentation vaudoise a tiré parti de cette offre pour enrichir la base de données des écrivains vaudois dans laquelle sont désormais signalées, dans une rubrique Son RSR, les archives sonores disponibles pour les écrivains concernés.

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 29

La BCU Lausanne collabore également au projet de Recherches fédérées de RERO. 16 ressources d'intérêt régional dont 9 sont directement interrogeables depuis l'interface de recherches ont été répertoriées. Trois des bases de données proposées figureront au niveau national (Archives suisses de la danse, ACM, Antenne romande de l'Institut d'étude suisse de l'art).

2008 Commandes 283 Documents reçus 401 586 notices Catalogage Indexation 201 Documents traités 905 (il s’agit de documents acquis par la Documentation Vaudoise et de documents reçus par Dépôt légal que B. Steudler dote d’indices de DV) Documents mis en libre accès 593 Documents mis en magasins fermés 312 Sur les 905 documents traités et catalogués par la section durant l'année (dont 363 ont été édités l'année même), 593 ont rejoint les libre-accès après un désherbage équivalent et 312 les magasins. A fin 2008, après désherbage, le libre-accès de la Documentation vaudoise comptait 9'500 documents (2007 : 9'367).

Collaborateurs de la Documentation Vaudoise et des Manifestations Culturelles de la BCU/Riponne en 2008

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 30

2.3 SECTIONS DES COLLECTIONS SPECIALES 2.3.1 Manuscrits Le fait marquant de l’année 2008 pour le service fut l’organisation de la conférence PAC-IFLA sur l’utilisation du RFID pour le sauvetage des collections en cas de catastrophe et la réalisation d’un exercice de démonstration de sauvetage sur la place d’exercice de la protection civile vaudoise à Gollion. Cet exercice a fait l’objet d’un film qui a été diffusé à tous les partenaires PAC et est disponible en ligne sur le site du COSADOCA. Le personnel de la salle de consultation a presté en 2008 1500 heures d’accès pour le public, 3562 consultations ont été accompagnées sur tous types de fonds ; 7765 unités physiques ont été données en consultation dont 3’933 unités physiques provenant des magasins ordinaires et 706 de périodiques de grand format, soit plus de 50% des manipulations. 801 lecteurs ont consulté uniquement les fonds manuscrits Acquisition et traitement des fonds manuscrits 17 (32) nouveaux fonds ou pièces isolées ont été acquis. Parmi les fonds acquis, il convient de noter le fonds de la Fédération romande des consommatrices, le fonds Daniel Christoff et le complément des archives éditoriales Payot. 8325 (11220) notices et pages d’inventaires ont été créées ou mises à jour.

Numérisation La première tranche de la numérisation du fonds photographique Gustave Roud a été réalisée en 2008. Elle a représenté près de 4'000 images numérisées. 1600 images ont été intégrées dans la base de données et cataloguées.

La numérisation des inventaires sur papier et les manuscrits numérisés à la demande des professeurs et des lecteurs attendent toujours l’ouverture de SERVAL pour être accessible au public. Pour palier à ce manque et rendre aussi accessibles les fichiers et les inventaires qui légalement ne peuvent être consultés qu’en Intranet, les inventaires déjà numérisés ont été mis en place sur le Mac de la salle de consultation.

Collaborateurs de la Réserve Précieuse, des Manuscrits et de la Médiathèque en 2008

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 31

Salle de consultation et renseignements Avec l’opération de numérisation Google on aurait pu s’attendre à voir une diminution significative des consultations des ouvrages des magasins antérieurs à 1850. Ce n’est pas le cas pour l’instant. Il faudra voir quand un lien conduisant au document numérisé sera présent dans la notice si cela change quelque chose dans le réflexe des lecteurs. Les collaborateurs de la salle de consultation ont pris le réflexe de vérifier sur Google s’il existe une numérisation d’un ouvrage dont le lecteur voudrait une photocopie et de leur expliquer comment le rechercher.

L’activité de renseignements à distance continue de croître et surtout à se développer au niveau de l’ampleur des recherches demandées. Nous continuons à appliquer la règle que nous suivons depuis des années qui consiste à fournir toutes les informations utiles sur les sources recherchées par l’utilisateur mais nous refusons de faire le travail de séminaire ou de recherche proprement dite à sa place comme certains étudiants (niveau Bachelor) souhaiteraient qu’on le fasse (sic).

2.3.2 Réserve des ouvrages rares et précieux Acquisitions et gestion des fonds Une part croissante des acquisitions, notamment en livres anciens, se fait par l’intermédiaire de recherches sur les principaux moteurs de recherches dévolus aux livres ancien (www.eurobuch.com, www.zvab.com) ou de vente aux enchères (essentiellement www.ebay.fr).

Catalogage (nouveautés) Anonymes anciens (dont 8 de la Réserve précieuse) Dons Corrections importantes, recatalogage (dont BCU/Cèdres 29) Changements de dépôt (XVIème BCU/Cèdres) Changements de dépôts (cotes BCU/Cèdres LL) Eliminations doublons BCU/Cèdres LL

2008 170 notices 44 37 77 110 350 30 volumes

Suite à l’opération Medea-BCU/Cèdres réalisée par la BCU en 2007, un gros effort a été fait pour reprendre quantité de doublons créés par Medea concernant des éditions du XVIème siècle déposées à la Réserve précieuse. Les localisations et items créés par Medea pour 110 éditions du XVIème siècle provenant de la BCU/Cèdres demeurés depuis des années en attente de catalogage, déposés à la Réserve précieuse, ont été corrigés. Le traitement du solde des cotes LL stockées au niveau 1 (provenant en partie d’un rapatriement à la BCU/Dorigny par la Réserve précieuse d’un choix de volumes considérés comme inutiles destinés à la vente, et en partie du déménagement à la BCU/Dorigny des cotes LL stockées longtemps à la BCU/Riponne) a permis de toiletter de nombreuses notices (environ 350 ouvrages) et d’éliminer 30 livres en mauvais état dont nous avons déjà un exemplaire.

La reprise intégrale du catalogage de l’Encyclopédie méthodique publiée à Paris à la fin du XVIIIème siècle (310 items) répartis dans une cinquantaine de notices a représenté durant l’été un travail considérable. Inconsultable jusqu’alors, cette source de premier ordre sur laquelle un de nos usagers devait accomplir un travail de recherche peut à présent être mise à disposition sans embrouille.

Mandats et stagiaires Le mandat spécial relatif au recatalogage des recueils de pièces de théâtre arrivera à terme fin janvier 2009, de manière à ce que ces documents puissent être englobés dans la seconde extraction Googlos.

Un stagiaire poursuit, à raison d’un jour par semaine, son enquête consacrée aux impressions et au matériel ornemental genevois et lausannois du XVIIème siècle, ainsi que ses recherches sur les livres interdits sous le règne de Louis XIV. Alphonse Rivier continue à travailler bénévolement sur le fonds Seigneux (manuscrits du XVIème siècle). Il étudie également un exemplaire extraordinaire découvert à la Réserve XVIème : il s’agit d’un exemplaire de la première démonstration d’une dissection du cerveau humain, par Dryander, illustrée de gravure sur bois, imprimée à Marburg en 1536. Notre exemplaire de ce mince fascicule (14 feuillets) provient de la Bibliothèque des Cèdres. Il a appartenu à Konrad Gessner, qui l’a abondamment annoté, peut-être pendant son séjour à Lausanne, alors qu’il enseignait le grec aux étudiants de la ville.

Rétroconversion des anciens catalogues de la BCU Lausanne La reprise en format informatique de l’ancien fichier des anonymes de la BCU ayant pu être réalisé en Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 32

quelques mois en sous-traitance chez Medea, il conviendrait maintenant de se livrer à une petite enquête pour identifier plus précisément quels sont les séries de documents encore non inventoriés, principalement décrits dans le catalogue des collectivités (textes de lois, universités, etc.) et dans le catalogue des périodiques, peut-être aussi à la BDSE. Numérisation - 5 Valdensia (4 de la Réserve, 1 de la BCU/Riponne) - 1 Valdensia conservé à la Médiathèque Valais (inconnu à la BCU Lausanne) - 1 Valdensia conservé à Tübingen (inconnu à la BCU, scannage du microfilm commandé en 2008) - 4 vol. de grand format de la Réserve A (Tableaux topographiques de la Suisse) pour le projet VIATICALPES, en collaboration avec la Bibliothèque Nationale (BN).

- 1 volume très rare et abîmé pour la section de linguistique - 2 ouvrages du stock (commandes de particuliers) - 8 ouvrages du Château d'Oron (dont 5 commandes et 3 Valdensia inconnus à la BCU Lausanne).

Avec la numérisation des Tableaux topographiques de Zurlauben, la BCU arrive au terme de la première campagne de prises de vue qu’elle s’était engagée à fournir à l’équipe de chercheurs du projet VIATICALPES, dirigée par le professeur Claude Reichler, à l’UNIL. Une seconde étape est prévue en 2009, portant sur une dizaine d’ouvrages, soit environ 300 images. Un colloque VIATICALPES réunissant plusieurs intervenant aura lieu les 2 et 3 avril 2009 dans le cadre des activités du Centre des Sciences historiques de la culture (SHC) de l’UNIL. Signalons également qu’une convention entre SEALS (un projet du Consortium national suisse des bibliothèques) et la Revue historique vaudoise a été signée en 2008. La BCU Lausanne a agi en qualité d’intermédiaire intéressé à obtenir une copie de la version numérique pour archivage.

Outre ces numérisations ponctuelles, la numérisation intégrale du Conteur vaudois a été réalisée à la fin de l’année. Les 16'000 pages que comporte cette publication emblématique du génie vaudois sont destinées à être mises en ligne via SERVAL en même temps que le Messager boîteux, l’Estafette ou encore Lausanne-Plaisirs, autant de périodiques vaudois.

Le grand événement sur le front de la numérisation en 2008 est toutefois la signature d’une convention avec Le Temps et la BN en vue de réaliser, dans la foulée du Journal de Genève, mis en ligne en novembre 2008, la numérisation intégrale de la Gazette de Lausanne. En décembre, la nouvelle directrice et le responsable de la Réserve précieuse ont été invités à participer à l’examen des candidatures retenues pour le prestataire auquel le travail sera confié.

Googlos reste le plus grand effort de numérisation de la BCU Lausanne. Le projet s’est poursuivi tout au long de l’année 2008. Divers problèmes ont été discutés avec notre partenaire lors du voyage effectué par la nouvelle directrice et le responsable de la Réserve précieuse au centre de scannage de Google.

Enseignement UNIL Dans le cadre du programme de spécialisation (maîtrise avec spécialisation) « Histoire du livre et édition critique des textes » proposé par l’UNIL dès 2008, le responsable de la Réserve précieuse a été chargé, de présenter un enseignement de 8 périodes (deux demi-journées) consacré à l’histoire du livre imprimé et aux techniques ressortant à la bibliographie matérielle.

Une vitrine pour les livres précieux A l’initiative du groupe « Livres anciens » de la BIS, un site Web destiné à présenter les trésors imprimés conservés dans les principales bibliothèques suisses, Une vitrine pour le livre précieux, a été élaboré par un petit groupe. De nombreuses corrections au fonctionnement du site ont été apportées, et une première série de livres a pu être introduite dans la base de données, sur le thème du plus ancien imprimé connu pour chaque canton. Le site est à présent opérationnel, même si quelques retouches doivent encore être apportées : http://www.libri-rari.bbs.ch.

Association pour l’histoire du livre et des bibliothèques en Suisse romande A l’initiative de Michel Schlup (BPU Neuchâtel) et François Vallotton (UNIL) un groupe d’une trentaine de chercheurs, professeurs et bibliothécaires s’est réuni le 5 mars à Neuchâtel pour porter sur les Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 33

fonts baptismaux l’Association pour l’Histoire du Livre et des Bibliothèques en Suisse romande, à laquelle la BCU Lausanne a été invitée à devenir membre. Un comité a été élu, qui comprend également des assesseurs cantonaux, soit, pour le Canton de Vaud, la directrice de la BCU Lausanne.

Un comité scientifique doit également être formé, susceptible de mettre en œuvre la première réalisation de l’Association, à savoir la publication d’une histoire de la lecture en Suisse romande.

Prix Michel Baettig Contacté par le jury du Prix Michel Baettig 2008, qui estimait que notre collaboration avec Google méritait d’être soutenue et nous incitait à faire acte de candidature, le responsable de la Réserve précieuse a préparé un dossier d’une trentaine de page documentant le projet Googlos. La BCU Lausanne est arrivée cinquième.

2.3.3 Phonothèque L’élaboration et mise en ligne d'un portail dédié aux activités et aux prestations assurées par la BCU Lausanne dans le domaine de la musique a été l’objectif prioritaire de la phonothèque en 2008. Ce portail doit améliorer la visibilité des sections musicales de la BCU Lausanne, de leurs activités et des ressources déjà présentes sur le site Web de la bibliothèque, mais de manière dispersées. Un autre but est d'offrir une valeur ajoutée en proposant des informations sur la vie musicale à Lausanne et ailleurs, des sites Web, des textes et une ouverture vers des liens externes sélectionnés. Si le concept du portail a pu être maîtrisé et présenté dans un rapport, les aspects techniques permettant sa réalisation concrète ont constitué un très gros obstacle. Un mandat pour un étudiant en information documentaire de la HEG de Genève a été proposé (niveau Bachelor) et une étudiante s’en chargera en 2009. Même s’il est probable que le travail rendu ne réponde pas entièrement à nos besoins, il s’en dégagera certainement des pistes intéressantes pour reprendre le dossier par la suite.

Le bandeau et la vignette définitifs prévus pour le blog Musicosphère ont été mis en ligne sur la page d'accueil de la BCU Lausanne, donnant ainsi une identité au blog, dans le même esprit que le blog "Fenêtre sur…". En 2008, 43 billets ont été publiés dans Musicosphère, en prenant soin de représenter tous les genres musicaux et, de temps à autre, de se faire écho de l’actualité. Ces billets sont l’occasion de compléter les collections et de valoriser les collections de la Musicologie et des Archives musicales.

Parmi les autres activités de la phonothèque, notons la présentation thématique, "American composers", qui a remporté un beau succès avec un taux de rotation de 162 %.

Un accès aux documents numérisés de la Phonothèque nationale suisse (FN) a été ouvert depuis un poste dédié dans le hall de la BCU/Riponne. La FN offre gratuitement l’accès à environ 45'000 documents numérisés, principalement musicaux (tous les genres de musique), mais aussi à des émissions et des documents "parlés". On y trouve des œuvres de compositeurs, interprètes et groupes suisses, mais aussi des disques produits en Suisse, ce qui ouvre une perspective vers des artistes étrangers. La Phonothèque nationale peut numériser des documents de ses fonds sur demande. Enfin, elle signale sur son site les institutions qui offrent l'accès à ce fonds (http://www.fonoteca.ch/index_fr.htm#news). Nous attendons toujours l'affiche de la Phonothèque nationale pour faire une bonne information et de la publicité pour ces nouvelles prestations et possibilités d'écoute sur place.

L'Assemblée annuelle de l'AIBM suisse s’est tenue à la BCU/Riponne, en août 2008. Les collègues de bibliothèques musicales de toute la Suisse ont pu visiter les services musicaux de la BCU/Riponne.

La phonothèque remarque les changements dans les habitudes de consommation des utilisateurs. La baisse des prêts est une constante ces dernières années. Quelles conséquences en tirer ? Voilà un thème pour la réflexion stratégique de la BCU/Riponne en 2009. Prêter davantage de disques ou donner des documents à télécharger, un portail, des podcasts ? Pour rappel, la phonothèque n’émarge pas au budget de la BCU/Riponne. Elle tire son budget des encaissements provenant des abonnements que le public doit souscrire pour utiliser ses collections et des prêts à l’unité.

Commandes Documents reçus Catalogage Documents mis en libre accès

2008 955 1 137 1 057 notices 974 Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 34

Documents mis en magasins fermés - suite à une opération de désherbage Dons

2 203 23

2.3.4 Médiathèque 3'310 documents ont été prêtés en 2008, soit une augmentation de 8,1%. 77% des emprunts sont effectués par des professeurs ou des assistants.

A l’occasion de l’inventaire des collections audiovisuelles en libre-accès effectué en juillet, l’équipe de la médiathèque a comptabilisé les documents audiovisuels qui avaient été visionnés 10 fois et plus.

Cette opération permettra d’établir en 2009 un hit-parade destiné à faciliter l’orientation de la politique d’acquisition pour les prochaines années.

3'032 personnes ont fréquenté la médiathèque en 2008 (3'907 en 2007 mais sans mois de fermeture).

Avec une fréquentation mensuelle de 275 personnes (325), la diminution est de 15 %. La baisse de fréquentation se confirme depuis plusieurs années. En 2007, la médiathèque accusait une baisse de fréquentation de près de 19%; en 2008, de 15%. L’accessibilité croissante de vidéos sur Internet, les téléchargements, les copies sur DVD-R qui circulent, peut-être, parmi les étudiants sont à prendre en compte.

La responsable de la médiathèque et le corps enseignant sont en discussion pour mener une minienquête à soumettre aux étudiants dans le but d’identifier leurs pratiques de visionnage et d’étudier si un changement dans les heures d’ouverture de la médiathèque est réellement pertinent ou s’il faut songer à changer les modalités d’usage en permettant un prêt de courte durée.

L’année 2009 sera une année de réflexion, de changement et d’action pour le service qui veut répondre de manière adéquate aux besoins des étudiants "Bologne". Le nombre d’étudiants, d’enseignants et de mémorants est en hausse. Ce qui signifie pour le service une augmentation de la prospection, des demandes, recherches et références de semestre. La politique d’acquisition est régulièrement discutée avec le corps enseignant ainsi que les achats coûteux.

Avec la collaboration de la Section d’histoire et d’esthétique du cinéma, la responsable de la médiathèque a mis sur pied un programme de formation documentaire composé de cinq étapes chronologiques obligatoires qui auront le poids d’un séminaire et s’ajouteront aux exercices demandés pour valider la 1ère année. Cette formation n’est pas créditée, mais sa reconnaissance par le corps enseignant lui donne une légitimité dans le cadre du cursus universitaire. Le bilan de cette expérience sera fait avec la Section cinéma à la fin du semestre de printemps 2009.

2.3.5 Partitions musicales et musicologie La section a été mise à contribution en 2008 pour la supervision de la rétroconversion de l'ancien fichier des partitions. La société MEDEA a achevé en août le recatalogage de 5’300 partitions qui n'étaient recensées que dans une cartothèque. Les recherches des usagers se font maintenant via le catalogue informatisé. Des vérifications et corrections de catalogage sont toujours en cours, notamment pour éliminer d'éventuelles notices à double et pour corriger certaines notices d'exemplaires. Elles se poursuivront début 2009, puis l'ancien fichier sera retiré du libre-accès. L'état des documents est vérifié et tous les Valdensia3 sont relevés, car ils feront l'objet d'un traitement respectant la politique de la BCU en la matière.

Dans le but de rendre le service et le point fort musique de la BCU/Riponne bien visibles tout au long de l'année, diverses actions destinées à marquer le 20ème anniversaire du libre-accès de musicologie en 2009 ont été conçus. Outre le programme régulier des manifestations culturelles, qui inclut toujours des manifestations musicales, le service proposera des rendez-vous réguliers sous le titre "Les Mardis de la musique".

La base de données des compositeurs vaudois est régulièrement alimentée. En 2009, elle sera illustrée. Les statistiques d'accès depuis la page portail de la BCU/Riponne montrent qu’au dernier

3 éditions vaudoises ou œuvres de compositeurs vaudois Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 35

trimestre 1135 pages ont été vues pour un total annuel de 3839.

Côté présentations thématiques en Agora, Thérapies alternatives. De la musique aux médecines douces a été un excellent succès avec un taux de rotation de 103% durant le premier mois et de 58% durant le deuxième. L'approche pluridisciplinaire adoptée ici a permis d'atteindre un public large et varié; "Y'en a point comme nous. Une sélection de compositeurs vaudois" n’a par contre rencontré qu’une faible audience. Le public de la BCU Lausanne ne s'intéresserait-il que peu au patrimoine musical vaudois ?

Parmi les dons déposés dans les magasins depuis plus d'une dizaine d'années, 177 documents ont été catalogués et intégrés dans la collection en 2008. Ce sont essentiellement des partitions provenant des dons Béranger, Meylan, Bovard, Hostettler, Simoncini, Paganini, Tappy, Cherpillod, Matter.

La visite virtuelle de la section est accessible via la page d'accueil de la section de musicologie (http://www.unil.ch/bcu/page18503.html _ cliquer sur "Visite virtuelle et images" dans la rubrique Présentation).

Budget alloué : CHF 35'000.-. Il a été dépassé de CHF 10'000.- (pour autant que l’on puisse se fier aux statistiques fournies par le service de la comptabilité).

Commandes Documents reçus dont: ouvrages de musicologie partitions multimédias Catalogage Documents mis en libre accès Documents mis en magasins fermés Dons incorporés

2008 488 481 251 132 98 847 documents 605 278 177 documents

Collaborateurs des différentes sections musicales de la BCU/Riponne en 2008

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 36

2.3.6 Archives musicales Les archives musicales ont reçu le fonds René Falquet (*1934), maître de musique vaudois et compositeur, (première convention signée par Jeannette Frey). Un pré-classement a été effectué en décembre 2008. Ce fonds représente 21 grands cartons. Un catalogue avec index et un classement chronologique professionnel (avec index des chœurs séparés demandés par le compositeur) sont agendés pour l'automne 2009, à l'occasion du 75ème anniversaire du compositeur. Autre don important, celui de Jérôme Spycket, biographe officiel de la grande pianiste Clara Haskil, qui a donné une collection de 500 photographies de la pianiste. Un classement chronologique est prévu. Ce fonds sera utile à un film programmé pour 2010. La section a reçu en outre plusieurs manuscrits du compositeur vaudois Pierre-André Vincent. Pour le remercier, un article présente ce musicien dans la Revue musicale suisse de juin 2008. Le Fonds Guy Bovet a été complété, un classement est amorcé en vue d'un inventaire sommaire en 2009. Les fonds du Dr. Yvan Mahaim, médecin et musicographe et celui de Paul Juon ont aussi été complétés par des dons.

Un des objectifs 2008 de la section a été la publication de la Note biographique et du Catalogue des œuvres de Pierre-André Bovey, avec le compositeur. Plus de 500 heures ont été consacrées à cette publication sortie de presse en décembre 2008. Le fonds rassemble 120 manuscrits donnés à la BCU Lausanne. L'avant-propos scientifique de cet ouvrage a été confié au Prof. Dr. Raphaël Brunner – proche de Boulez – qui avait déjà travaillé pour la section pour le Catalogue des œuvres de Constantin Regamey. Un communiqué relatif au compositeur Pierre-André Bovey a paru dans la Revue musicale suisse d'octobre 2008. Le Conservatoire de Lausanne - HEM mettra deux vitrines à disposition du 9 février au 9 avril 2009 pour présenter le catalogue et les travaux de la section au sujet de ce musicien, ainsi que des manuscrits.

Répondant à une demande de la Médiathèque Valais, la BCU Lausanne a concédé 300 heures de travail de son responsable des archives musicales à la médiathèque de Sion avec Mme Annie Thiessoz-Renard pour le catalogage et la rédaction de l'inventaire du Fonds Pierre Mariétan. Ce travail a été exécuté à la grande satisfaction des responsables valaisans, qui n’ont pas manqué de remercier la BCU Lausanne pour cette aide.

Du côté des éditions musicales, la section a édité trois œuvres. En mai 2008, Dominique GesseneyRappo « Oasis » pour quintette à vent, en août 2008, Fabio Maffei « Bricole et Foglio d'Album » pour piano et en septembre 2008 Emile-Robert Blanchet « Choix de dix pièces pour piano ».

La Fondation Marcel Regamey a soutenu ce dernier projet financièrement. En décembre, la section a amorcé la publication d'un cahier de piano de Claude Dubuis, à paraître sur le budget 2009. Le compositeur a fait un don à la BCU Lausanne de CHF 1000.- pour mener à bien ce projet.

Du 24 août au 24 octobre 2008, la section a présenté une exposition sur le thème du Monde de la harpe. Clin d'œil photographique dans l'Agora du Palais de Rumine et dans les vitrines du Conservatoire de Lausanne. Ce dossier a été suivi par Christine Fleichmann, professeur de harpe au Conservatoire. A cette occasion, la phonothèque a pu fait quelques acquisitions en bénéficiant des propositions d'achat d'une harpiste de métier.

La section a également présenté une série de 25 photographies issues du Fonds Clara Haskil au Septembre musical de Vevey-Montreux, du 15 août au 26 septembre 2008.

2.3.7 Bibliothèque des Cèdres Le fonctionnement de la BCU/Cèdres a dû être adapté suite à la suppression du dernier poste affecté à ce site. Objectif : garantir l'accès aux collections des Cèdres en utilisant forces et compétences de la manière la plus efficace qui soit.

La salle de lecture et la salle des catalogues, qui est équipée d'un poste public, restent ouvertes et accessibles selon l'horaire habituel. La responsable du service de l'accueil et des renseignements de la BCU/Riponne est responsable de ce poste public, en collaboration avec le service informatique. Son service traite les demandes de renseignement, reçues par courriel ou téléphone, en transférant les plus pointues aux experts de la BCU/Dorigny . Les demandes de prêt entre bibliothèques sont traitées par le service PEB de la BCU/Riponne. Les demandes de prêt reçues par la télébibliothèque pour la collection des Cèdres sont traitées par le site cantonal et les documents mis à disposition pour retrait sur les sites de la BCU/Dorigny ou de la BCU/Riponne, selon le choix du lecteur, deux fois par semaine. Le prêt sur place est possible le jeudi matin, de 9h30 à 12h30. Sur rendez-vous, les Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 37

chercheurs pourront être reçus sur place.

En juillet, à la demande du SERAC, une séance réunit des responsables du SERAC, de la BCU Lausanneet du SIPAL pour faire le point sur l'occupation du bâtiment par la BCU et un éventuel déménagement de la collection. La nouvelle directrice insiste sur l'impossibilité d'accueillir la collection des Cèdres sur un autre site de la BCU Lausanne, en raison de la saturation des locaux et de la nécessité de disposer de dépôts de proximité pour assurer le prêt.

ATELIER DE RELIURE DE LA BCU/RIPONNE - Passeport vacances 2008

2.4 SECTIONS TECHNIQUES 2008 a été une année de transition pour les sections techniques. La responsable hiérarchique de la section Administration partant en retraite à la fin de l’année, la nouvelle directrice et le Conseil de Direction ont réfléchi à l’organigramme à donner à ce secteur de la BCU Lausanne. L’analyse a montré que cette section s’occupait en fait de trois secteurs : finances, infrastructures et communication.

La Communication a été longtemps négligée, car noyée au sein de cette section. Or elle est essentielle pour une institution desservant un public aussi large et nombreux que celui de la BCU Lausanne. La nouvelle directrice a décidé de créer dès 2009 une nouvelle section Communication réunissant les trois sections travaillant actuellement dans ce secteur: site Web, photographie et imprimerie. Cette décision s’imposait d’autant plus que les manques de la communication de la BCU Lausanne avaient déjà été notés lors de la réflexion stratégique de 2005. Un poste de responsable de la Communication va pouvoir être composé à l’interne avec 0.25 ETP du poste de responsable Administration et 0.5 ETP venant des Archives musicales.

Finances et Infrastructures posent une question plus difficile à résoudre. Une entité de la taille de la BCU Lausanne mériterait d’être pourvue d’un poste de responsable Finances et d’un autre pour la responsabilité des Infrastructures, mais la BCU Lausanne ne possède pas les ETP nécessaires à cette distribution. 0.75 ETP doivent être consacrés à la responsabilité des finances. Le responsable de la section reliure de Dorigny partant en retraite début 2009, les ateliers de reliure et de restauration du livre ont également été un sujet de réflexion pour la nouvelle directrice et le Conseil de Direction. En raison de la proportion toujours grandissante de ressources électroniques dans les collections de la BCU/Dorigny, la reliure y est en diminution. Le Conseil de Direction a donc pris la décision de ne pas remettre au concours le poste de responsable de l’atelier de reliure de Dorigny, mais de dédier ce poste aux Infrastructure, domaine problématique autant à Dorigny qu’à la Riponne. Il ne restrae donc à la BCU Lausanne en 2009 que 2.25 ETP de relieurs et 1.5 ETP de restaurateurs de livre, répartis sur deux sites. Cette situation ne satisfait pas aux exigences de la nouvelle direction en matière de Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 38

gestion d’équipe, d’autant plus que le manque d’espace pour les collections rend souhaitable de libérer et de densifier les espaces à Dorigny comme à la Riponne. A la BCU/Riponne, la reliure devrait connaître un avenir plus gratifiant qu’à Dorigny, le grand public restant plus attaché au livre imprimé que le public scientifique. En 2009, le Conseil de Direction étudiera, avec les relieurs et les restaurateurs, la possibilité de réunir ces ateliers en un Centre de compétence « Reliure et restauration du livre » à la BCU/Riponne. Un tel centre pourrait se voir doté de mandats intéressants dans le cadre du projet Rumine-Arlaud.

2.4.1 Reliure L’atelier de reliure de la BCU/Riponne a accueilli, dans le cadre du Passeport Vacances, 9 enfants pour la réalisation d'un cahier à structures croisées, en cuir; deux visites de l'atelier dans le cadre de la Quinzaine du Patrimoine ont été mise sur pied par RéseauPatrimoineS ; l’atelier a également organisé une visite pour le personnel de petites bibliothèques de Suisse romande, et une dernière pour le Mouvement des aînés (en moyenne, 8 à 10 visiteurs par visite d'une heure environ).

Travaux confiés à des relieurs externes Volumes reliés: reliure normale Partitions musicales reliées Lots Relieurs Dépenses

BCU/R 830 45 9 81 265

BCU/D 2 388 * * 197 000

BCU 3 218 45 9 278 265

Travaux effectués dans les ateliers de la bibliothèque BCU/R BCU/D BCU Volumes reliés 383 1 047 1 430 Journaux reliés * 90 90 Brochures 0 248 248 Volumes réparés 171 365 536 Partitions musicales 234 234 Volumes restaurés 115 162 277 Autres travaux: réparations, chemises, boîtes, cartes, plans, ex-dono, cartables, inscriptions et corrections de cotes; etc.

Collaborateurs des ateliers de Reliure et de Restauration de la BCU en 2008

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 39

2.4.2 Etiquetage Les ateliers d'étiquetage de la BCU/Riponne et de la BCU/Dorigny ont collaboré en 2008 pour étiqueter les volumes de périodiques en provenance de la BCU/Cèdres ; les étiqueteuses de la BCU/Riponne ont également apporté leur aide au service du prêt de la BCU/Riponne pour réaliser, aux Cèdres, sur la machine du Chantier Ramuz, des tirages papier à partir de microfilms.

BCU/R Volumes étiquetés Fascicules de périodiques étiquetés CDROM, DVD, disques Dispositifs antivol Etiquettes

10 605 408 4 523 8 138 30 894

BCU/D 21 11 1 20 46

526 077 201 332 411

BCU 32 11 5 28 77

131 485 724 470 305

Collaboratrices de l'Etiquetage de la BCU/Dorigny en 2008

2.4.3 Imprimerie L’atelier a été sollicité par la conception du programme des manifestations culturelles, les affiches, notamment en rapport avec les grandes expositions qui ont marqué l’année 2008. La signalétique de la BCU/Dorigny et celle de la BDSE ont également mis à contribution l’atelier d’imprimerie.

2.4.4 Atelier de photographie Comme chaque année, le photographe a collaboré à d’intéressants projets initiés par le service des archives musicales: il a reproduit et agrandi une très belle série de photographies de Clara Haskil issues de nos fonds. Celles-ci furent présentées lors du Septembre musical à Montreux en guise de promotion de nos archives. A l’occasion de l’exposition Le monde de la harpe, le photographe a travaillé sur les détails de construction des harpes généreusement mises à disposition par Hug Musique. Les deux expositions littéraires Jean Pache – Festin de l’écriture et Annemarie Schwarzenbach – Les quarante colonnes du souvenir ont sollicité beaucoup de temps du photographe au premier semestre.

Le projet européen VIATICALPES (http://www.unil.ch/viaticalpes/page53765.html), qui impliquait la numérisation, en haute résolution, de gravures anciennes ayant pour sujet les voyages dans les Alpes aux XVIIIème et XIXème siècles, s’est conclu avec la livraison de 270 nouvelles images. Les installations Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 40

de l’UNIL pour la numérisation d’ouvrages complets a permis au photographe de fournir une copie du manuscrit d’Ovide (Ms 403) en Espagne, ainsi que de poursuivre la numérisation de documents des fonds Apostol Mouravieff et Rod. A la BCU/Dorigny, le service des périodiques a fait appel aux services du photographe pour la communication auprès des usagers. Une carte de remerciements originale pour les personnes qui déposent leur thèse ainsi qu’un flyer Comment trouver un périodique ont été conçus.

Pour la BCU/Riponne, en prévision des 20 ans du libre-accès de la musicologie, une série d’images thématiques ont été réalisées ; elles ont permis la fabrication d’une présentation virtuelle du service à destination des usagers. La documentation systématique des expositions présentées à la Bibliothèque cantonale depuis 2007 s’est poursuivie et le photographe a documenté les expositions Editions d’EnBas, Burnat Provins, Jean Pache et Anne-Marie Schwarzenbach.

Le photographe a passé une semaine de son temps à la prise de photographies du personnel afin d’en faire un album souvenir qui fut offert à l’ancien directeur lors de son départ à la retraite. Ce cadeau fut apprécié autant par le personnel que par l’intéressé lui-même. Elles illustrent également le présent rapport annuel.

Les installations numériques de l’atelier de photographie nécessitent une réflexion. Les demandes sont fortement croissantes, or les appareils arrivent en bout de course. De nouveaux investissements seront nécessaires dans les années à venir.

Reproductions argentiques 4/5 inches Agrandissements argentiques Prises de vue numériques Tirages jet d'encre/laser couleur Tirages photos numériques Microfilms Copies d'après microformes Numérisation d'ouvrages complets à l'UNIL Prises de vue extérieures Commandes internes (estimation CHF) Commandes externes (facturées CHF)

2008 0 0 1 318 67 687 0 0 170 (pages) 44 (heures) 21'386.3'463.-

2007 0 0 891 746 205 2 0 1'212 (pages) 60 (heures) 13'460.4'915.-

Collaborateurs des infrastructures, de l'atelier de photographie et de l'imprimerie de la BCU en 2008

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 41

2.5 INFORMATIQUE Dès son entrée en fonction en mai, la nouvelle directrice a annoncé son intention de redéfinir les tâches, la composition et le fonctionnement de l'équipe informatique de la BCU Lausanne. Mais compte tenu du départ en retraite imminent du responsable de ce service, cette redéfinition aura lieu en 2009. Une nouveauté introduite dès le début est cependant le fait que le chef de projet informatique fait désormais partie du Conseil de direction.

2.5.1 Coordination du réseau Vaudois La coordination informatique vaudoise est assurée par le service informatique de la BCU/Lausanne, mais la responsabilité du SIGB a été confiée dès 2004 à la représentante vaudoise de la COBASES RERO. En toute logique, cette collaboratrice a été rattachée par la nouvelle directrice au service informatique de la BCU Lausanne.

Migration à VIRTUA Consortium Son travail principal en 2008 a concerné la préparation à la migration du SIGB à la version consortiale de VIRTUA. Le but de cette migration était de regrouper le Catalogue collectif et tous les Catalogues locaux de RERO en une base de données unique, fonctionnant dans une configuration "consortiale".

Cette nouvelle architecture amène certaines simplifications du travail et de nouvelles possibilités notamment pour le prêt, mais également quelques complications sur d'autres points. Elle implique le changement de certaines procédures et rend plus souhaitable (parfois nécessaire) une harmonisation des pratiques, en particulier pour le prêt.

Des travaux préparatoires et des "nettoyages" ont été nécessaires sur les différents catalogues locaux: "Nettoyages" manuels dans les zones locales, d'après listages fournis par la Centrale Passage au "Dual model" (exemplaires des périodiques rattachés aux notices d'état de collection et non plus directement à la notice bibliographique); analyses préalables, correction d'erreurs, tests de la correction de masse, information aux catalogueurs, puis correction de masse elle-même; la nouvelle procédure est en place depuis septembre.

Suppression des notices de lecteurs non actifs depuis un certain nombre d'années.

Sur le site vaudois, le projet VD-Pass (voir plus loin) était également un préalable vivement souhaitable au passage à VIRTUA consortium.

Plusieurs "points de contrôle" ponctuaient le processus. Une seule "migration de test", payante, était prévue par VTLS. Cette migration a pris beaucoup plus de temps que prévu (le cas de RERO étant, semble-t-il seulement la deuxième expérience pour VTLS de fusion/migration vers une base consortiale).

Plusieurs sous versions ont dû être testées; ce n'est qu'en août-septembre que le service informatique BCU a pu tester le paramétrage et la pratique du prêt entre institutions (la version précédente ne permettait tout simplement pas ces opérations), et commencer à élaborer les scénarios pour adapter les procédures de prêt. La dernière version livrée fut la version 48.1.10, installée dans les sites seulement vers mi-octobre, et testée intensivement sur quelques jours pour pouvoir la valider pour l'échéance prévue le 22 octobre. Cette version corrigeait enfin tous les problèmes graves signalés sur les sous versions précédentes.

Plusieurs décisions importantes ont dû être prises par la COBASES et/ou par les commissions et groupes de travail concernés. Deux points importants ("mutualisation des retours" et "mutualisation des amendes") ont dû être soumis au CDROM pour approbation, vu leurs implications pour les bibliothèques. Pour l’historique, voici les décisions qui ont du être prises, par domaine : Prêt:

Uniformisation du format et de la saisie des notices de lecteur Uniformisation de la liste des codes d'amendes et de blocage Choix pour la fusion des notices de lecteur (fusion des lecteurs avec même numéro barcode, et dédoublonnage des lecteurs à double avec numéros barcode différents) Interaction entre les "institutions" VIRTUA Paramétrage pour le traitement des lecteurs en provenance des autres institutions se présentant au guichet (ils peuvent dorénavant emprunter des ouvrages chez nous sans Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 42

Catalogage:

aucune formalité préalable) Procédure pour le prêt d'ouvrages obtenus par prêt interbibliothèques Choix sur les rendus et prolongations dans les autres sites que celui de provenance de l'ouvrage ("mutualisation des retours") Gestion des amendes entre les sites ("mutualisation des amendes") Nouveaux problèmes: • mise à jour des données de lecteur impossible depuis un site pour une notice de lecteur "appartenant" à un autre site; la Centrale RERO a dû faire un développement pour que nous puissions mettre à jour une adresse ou un courriel de lecteur depuis n'importe quel guichet • mise à jour du mot de passe d'un lecteur non autorisée depuis un site autre que celui qui a "signé" la zone du barcode/mot de passe; là aussi, le problème a été résolu grâce à un développement de la Centrale.

Traitement des zones locales (changement des étiquettes de ces zones pour mieux pouvoir les différencier, les protéger et gérer leur affichage) Choix pour le paramétrage de l'indexation mots-clés Paramétrage du tri de l'index des cotes Problème suite au changement d'architecture: l'index des cotes est commun à tous les sites, ce qui rend moins pratique sa consultation. Un développement sera demandé à VTLS ultérieurement pour améliorer cette situation.

Acquisitions: Unification des codes "shipping methods" dans les paramètres Décision sur le point de départ de la nouvelle numérotation des notices de commande.

La migration proprement dite a démarré le 19 décembre 2008 au soir; entre le 20 et le 31 décembre, seules les opérations de base de prêt (sorties, retours, prolongations) ont pu être effectuées dans le catalogue. Entre le 31 décembre 2008 et le 2 janvier 2009, les membres de la COBASES ont introduit les paramètres dans la base migrée, et entre le 2 et le 3 janvier 2009 les données migrées ont été vérifiées, suite à quoi la décision du redémarrage en VIRTUA consortium le 5 janvier 2009 a pu être validée.

VD-Pass Un autre projet majeur de 2008 a été l’introduction du VD-Pass visant à unifier les pratiques dans les bibliothèques vaudoises utilisant le prêt VIRTUA et à partager les notices de lecteur, avec une carte de lecteur unique. Le projet a donné lieu à une correction de masse importante en juillet 2008. La liste des "types de lecteur" a été réduite aux seules catégories nécessaires pour gérer les conditions de prêt distinctes, et les catégories plus précises utilisées pour les statistiques (lecteurs par facultés de l'UNIL notamment) ont été transférées dans une zone 024 servant uniquement à ces statistiques.

Normes de translittération ALA-LC Après le passage aux normes de translittération ALA-LC en septembre 2007, et suite aux remises en question surtout concernant le traitement du russe, et à la décision des bibliothèques universitaires de Genève de continuer à utiliser l'ancienne norme, l’ancien directeur a approuvé, en janvier 2008, l'adoption de la même pratique à la BCU Lausanne. Cette non-uniformité des pratiques dans RERO n'est toutefois pas idéale, et le service informatique de la BCU considère que le problème devrait être réexaminé. Une étude plus poussée devrait être lancée sur les implications de ce changement, et ceci pour chacune des langues concernées, car les problématiques diffèrent. Un ou plusieurs groupes de travail devraient étudier les avantages et inconvénients du changement pour les bibliothèques et pour les usagers, l'avis des partenaires importants (universités notamment), les tendances actuelles non seulement à la Library of Congress mais également dans les principaux catalogues en Suisse et en Europe.

A noter que la Centrale RERO semble considérer que le dossier est clos et le projet achevé, alors qu'il avait été dit à plusieurs reprises que des corrections de masse rétroactives plus poussées seraient entreprises une fois qu'on aurait migré à VIRTUA consortium, ce genre d'opération étant techniquement plus faciles à réaliser dans la nouvelle architecture.

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 43

Edifact La nouvelle fonctionnalité Edifact, annoncée par VTLS comme opérationnelle depuis le passage à la version 48 de VIRTUA, n'a toujours pas pu être mise en service. Elle devrait permettre l'échange automatisé des données entre le catalogue VIRTUA et certains librairies: déchargement des commandes depuis le système du fournisseur vers VIRTUA (envisageable seulement une fois passés à VIRTUA Consortium), et envoi des commandes et/ou réclamations depuis VIRTUA vers le système du fournisseur. Après une séance d'information en 2007 et la mise en place des paramètres, les premiers tests à la Centrale n'ont pas abouti, et le projet est resté en suspens depuis lors. Nous espérons que ce projet pourra être remis en route par la Centrale en 2009.

Nouvelles bibliothèques dans le réseau vaudois La bibliothèque de la Haute école de théâtre de Suisse romande, dite la Manufacture, et la bibliothèque médiathèque de la Haute école pédagogique ont manifesté le désir d'entrer dans RERO. Sur demande de la nouvelle directrice, les modalités techniques de leur adhésion ont été étudiées.

L'adhésion de ces deux bibliothèques sera très probablement effective en 2009.

Plusieurs bibliothèques juridiques de la Confédération ont annoncé leur intérêt de participer à RERO, dont celle du Tribunal Fédéral à Lausanne. Le financement de RERO étant assuré directement par les cantons, ces demandes posaient un problème particulier pour la coordination du réseau vaudois.

L’idée de créer un site "Confédération" au sein de RERO a fait son chemin au cours de l’année 2008.

La bibliothèque de l’ISDC a accepté d’en assurer la coordination dès le 1er janvier 2009. Cette bibliothèque quittera donc le réseau vaudois à cette date pour assurer son nouveau rôle et les bibliothèques juridiques de la Confédération rejoindront le nouveau site.

2.5.2 Informatique BCU De façon tout à fait provisoire, le responsable de la section Informatique BCU Lausanne a confectionné en 2008 les statistiques mensuelles et annuelles du prêt à l'aide du logiciel SAS qui tourne sur un serveur de calcul de l'UNIL (argos) ; de nouvelles statistiques sont en cours de développement à la Centrale RERO. Elles devraient être opérationnelles en janvier 2009 pour la confection des statistiques de l'année 2008.

Collaborateurs du Service Informatique de la BCU en 2008

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 44

L’installation de l’impression payante, un projet en cours depuis 2006 à pu être terminé en mars 2008.

Toutes les photocopieuses des trois sites actifs ont été remplacées par des photocopieuses Toshiba permettant l'impression depuis des PC, d'abord à la BCU/Riponne (8 postes Internet) puis à l'Unithèque pour les 10 postes de la salle de référence. Le système fonctionne bien, même si certains utilisateurs ne le trouvent pas très convivial.

La documentation vaudoise a demandé le développement d'une application donnant accès aux documents BCU Lausanne concernant une commune par le biais d'une liste des communes ou d'une carte cliquable du Canton de Vaud. La carte du Canton de Vaud a été fournie par le SCRIS ; le lien sur les documents dans le catalogue VIRTUA pour les 375 communes a été ajouté manuellement.

L’application est à disposition du public sous http://dbserv1-bcu.unil.ch/dbbcu/communes/districts.php.

Les postes publics et leurs écrans ont atteint leur durée de vie limite. Une étude de remplacement du parc informatique a été entreprise et la commande lancée auprès du centre informatique (PC et écrans plats). Une partie de la gestion des PC (publics et personnels) devant être reprise par le Centre Informatique de l'UNIL, une discussion a été entamée pour savoir s'il fallait installer des bornes Macintosh ou des PC. Finalement, les postes du libre-accès de Dorigny seront remplacés par des bornes Macintosh, les autres par des PC. Le matériel a été livré en décembre et sera installé en début d’année 2009.

2.5.3 Infogérance L’ancien directeur avait déjà prévu de confier au Centre informatique de l'UNIL l'infogérance de notre bureautique et microinformatique. Cette décision stratégique a été confirmée par la nouvelle directrice. Divers points ont été discutés avec le Ci de l’UNIL durant l’année 2008. La convention actuelle qui lie la BCU au Ci UNIL devrait pouvoir être actualisée au cours de l’année 2009. L'aide d’un étudiant du Helpdesk UNIL allège toujours le travail d'assistance. A noter cependant que les étudiants du Helpdesk ne sont là que durant les semestres ; le restant de l’année la section informatique BCU Lausanne s’occupe seule de la bureautique et de la microinformatique.

EXPOSITION FESTIN DE L'ECRITURE - JEAN PACHE, POETE, ECRIVAIN, CHRONIQUEUR - à l'Espace Arlaud

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 45

3. ETAT DES COLLECTIONS Fin 2008, l’état des collections de la BCU peut être estimé comme suit:

Incunables

170

Imprimés

2 189 011

volumes

Périodiques vivants

20 500

titres

Microcopies

71 200

microfiches

Enregistrements sonores

28 000

enregistrements

Manuscrits

722

Partitions musicales Archives musicales

30 497 143

Cartes et plans

3 000

Enregistrements audio-visuels

3 211

CD-Rom

69

fonds partitions fonds

DVD & VHS CD-Rom

BIBLIOTHEQUE DE JEAN PACHE Exposition Festin de l'Ecriture! - Jean Pache, poète, écrivain, chroniqueur

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 46

4. PERSONNEL 4.1 ORGANIGRAMME GENERAL DE LA BCU LAUSANNE

Direction

Collections spéciales

Services administratifs

-

-

livres rares et précieux manuscrits archives musicales messageries

Chantiers spéciaux - programme PAC - DABC/Lucens - autres

comptabilité ressources humaines secrétariat (Riponne & Dorigny) messageries

Informatique Serveurs Web Coordination vaudoise RERO

Bibliothèque de Dorigny (pôle universitaire)

Bibliothèque de la Riponne (pôle cantonal)

Services publics

Services publics

-

-

prêt local prêt interbibliothèques renseignements et accueil manifestations culturelles

Services scientifiques - collections générales (acquisition, catalogage, indexation) - périodiques - dépôt légal - documentation vaudoise - musicologie et musique imprimée - phonothèque

prêt local prêt interbibliothèques médiathèque accueil et information service de référence expositions

Services scientifiques - monographies (acquisition, catalogage, indexation, stockage) - périodiques - moyens audiovisuels - thèses et échanges

Services techniques Services techniques - reliure - étiquetage - service postal

Bibliothèque des Cèdres

-

reliure étiquetage imprimerie photographie & reprographie réception des livres maintenance service postal

Bibliothèque de Droit et de Sciences économiques Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 47

4.2 ETAT NOMINATIF DU PERSONNEL AU 31 DECEMBRE 2008

Direction de la BCU en 2008

Fonction

Nom

Lieu

Entrée

% ETP

Jeannette Frey Silvia Kimmeier Marie-Pierre Constant Knecht Marie-Christine Belet

D/R D R D

2004 1989 1980 1991

100 90 100 100

Nathalie Rossi Philippe Marguerat Delphine Erard Sylvia Mathey Christine Paratte Karine Kern (comptabilité) Salvatore Suarato vacant (archives musicales) Alexandra Borowek Josiane Zehnder (gestion du temps et étiquetage)

D D DD R R D

2004 2003 2008 2003 2007 2005

100 100 100 50 50 50

D R D D

2003 2002 2008 1990

100 50 50 75

D D D D

1974 1979 1982 1989

100 100 75 100

Direction Directrice Directrices adjointes Directrice administrative

Administration Responsable RH Chef comptable Administratif / secrétariat

Informatique Chef de projet informatique Concepteur en informatique Analyste-programmeur A Spécialiste bureautique C

Pierre Keller Philippe Taverney Nicole Edder Pascal Waeber

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 48

Fonction

Nom

Lieu

Entrée

% ETP

Dominique Beltrami Kübler Olivier Roch

R D

2004 2007

100 100

Sylviane Bazzanella Patricia Balestrini Naïm Ben Khelifa Martine Ben Mabkhout Maximilienne Bonnefin Daniela Bortolotti Olga Chevallaz Alain Erb Pierre Fuchs Claudio Iachini Marc Gattlen Marina Giddey Daniel Gombau Olivier Grieb Coraline Guillet Karen Ichters Danielle Laub Martine Maffei Victor Pierrehumbert Monique Poget Laurent Rapin Maria Alegria Ribeiro Carola Sonnenschein Rémy Stoll Svetlana Tregubova Marie-France Verrey Maud Vionnet Matthias von Imhoff

R R R D D D D D D R D R D R R R D R R R D D D D R R D R

1987 2001 2008 1991 1991 1996 2008 1986 1993 1997 2007 2007 1983 2000 2007 2007 1996 2003 1997 2001 2000 1995 1993 1987 2008 2005 1992 2004

75 40 50 50 80 95 60 60 60 100 50 50 50 50 50 50 100 50 50 50 100 100 50 90 50 30 50 50

Prêt & ateliers Chefs du prêt Employés de bibliothèque Prêt inter Prêt Prêt Prêt Etiquetage Etiquetage Prêt Prêt Prêt Prêt Prêt Etiquetage Salle de consultation Prêt Prêt Etiquetage Prêt inter Prêt Prêt Prêt Prêt Prêt et prêt inter Prêt Prêt Prêt Prêt Prêt Prêt

Services techniques Logistique Postier Photographe Imprimeur Navette

Oussama Al Mohtar Bruno Beluche Laurent Dubois Jean-Charles Mützenberg Fabian Rocha Rocha

D D D D D

1999 1986 1997 1997 2007

100 100 85 85 100

Chef d'atelier de la reliure Relieur artisanal Employés de la reliure artisanale

Pierre-André Bonnet Etienne Flück Ghislaine Baehler

D D D

1970 1979 1982

100 70 100

Michel Marrer Stéphane Scully Maria Teresa Shazar

R D R

1984 1996 2002

80 75 50

Bibliothécaires Bibliothécaires universitaires principaux

Christine Roth Gérald Gavillet

D BDSE

1980 2001

75 100

Bibliothécaires universitaires

Josée Antille Hayoz Claude Borgeaud Yvan Bourquin

D D D

1980 2006 1980

50 100 80

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 49

Fonction

Archivistes Bibliothécaires

Nom vacant Teresa Bourquin Silvio Corsini vacant Evelyne Deferr Hertzschuch Pascale Derron Dominique Durrussel Pierre Durussel Marie-Hélène Gadina Doris Hirt Martine Jaccard Renata Jaccard Béatrice Kamber Thiocone Françoise Khenoune Danielle Mincio François Obrist Federica Rusconi Pascale Sahy Anne Schranz Olivier Simioni Brigitte Steudler Augustin Stocker Veronica Tracchia Marlyse Vernez Alexandra Weber Berney Jean-Louis Matthey Jocelyne Hefti Simona Alj-Pavlasova Marie-Thérèse Arias Natacha Bailat Vuattoux Hélène Benza Marianne Boudifa-Bigler Béatrice Bourgeois Eric Buehler Jean-Pierre Burnat Evelyne Campiche Ruëgg Michèle Defaux Marielle Delessert Marie-Noëlle di Dio Nicole Dupuis-Dupraz Marie-Pierre Ferrario Catherine Garbi Catherine Grand Sarah Grin Jürgen Haepers Suzanne Kaufmann Matthey Marianne Krahn Patrick Lavanchy Claudia Nepa vacant Mireille Pochon Nicole Richoz Nathalie Severino Françoise Simonet Chatton Margarita Voelkle Henri Waltenspühl Jean-François Wullyamoz

Lieu

Entrée

D D D

1980 1982

D D D D BDSE D D R D D D D R D R D R D R R R R D R R R D D D D D R R R R D D R D D/BDSE R R D D D

2007 1974 1990 1989 2005 2006 2004 1982 1988 1989 1978 1978 2004 1995 1976 2002 1980 1980 2006 1980 2006 1971 1984 1992 1986 2006 1984 1988 1983 1987 1983 1990 1992 2004 2004 1992 1993 1988 1993 2005 2001 1983 2007 1985 2008

D D D R D D R

2001 1979 1989 2004 1992 1987 1992

% ETP 20 75 75 75 60 90 90 50 50 50 60 75 90 100 90 100 60 80 100 100 75 100 75 80 50 75 65 50 100 50 95 80 80 75 100 50 100 80 75 100 90 50 80 90 60 80 80 100 80 5 50 60 50 50 80 100 50

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 50

Fonction

Nom

Assistantes de bibliothèque

Lieu

Entrée

% ETP

D R D D

2004 1998 2007 2002

D R R BDSE

1989 2005 1988 2001

90 50 75 100 40 100 100 90 100

Migjen Kajtazi David André Massimo Bonomo

R D D

2001 2007

Roxane Bovet Stefan Codrescu Rachel Debonneville Juliette Losey Stéphane Schlatter Déo Negamiyimana Matthieu Pellet Nilo Ernani Dörr Chantal Wullimann René Hess

BDSE R R BDSE R D D D D D

2007 2004 1998 1996 2002 2006 2006 2006 2008 2008

Annabelle Genton Isabelle Junod Vöchting Muriel Lagrive Stéphanie Lomazzi vacant Jocelyne Trémolat Maud Turin Lise Vaucher Marie Wicht

Auxiliaires de longue durée Employés de bibliothèque Prêt Surveillants de salle

4.3 PROMOTIONS ET DOUBLES ANNUITÉS M. Wicht D. Beltrami O. Simioni F. Rusconi M. Turin M. Vernez J. Frey M. Wicht

1er 1er 1er 1er 1er 1er 1er 1er

janvier 2008 janvier 2008 février 2008 février 2008 février 2008 février 2008 mai 2008 septembre 2008

Employée de bibliothèque qualifiée Double annuité 1er bibliothécaire universitaire 1ère bibliothécaire universitaire 1ère assistante de bibliothèque 1ère bibliothécaire universitaire Directrice BCU Lausanne Assistante de bibliothèque

4.4 MOUVEMENTS DU PERSONNEL RÉGULIER, APPRENTIS & AUXILIAIRES Ont quitté : 29 février 31 mars 30 avril 18 mai 31 mai 31 août 31 décembre

Sont entrés : 1er janvier 1er février 17 mars 1er avril

Elisabeth Hufschmid Brigitte Veya Hubert Villard Massimo Bonomo (poste au prêt) Jacques Beaud Catia Gomez Marie-Christine Belet Maud Turin François Obrist

Marianne Krahn Chantal Wulllimann (surveillante) Christine Paratte Svetlana Tregubova Bruno Beluche Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 51

16 avril 19 mai 1er septembre

Naïm Ben Khelifa Claudia Nepa Olga Chevallaz René Hess (surveillant) Delphine Erard

4.5 STAGIAIRES ET COLLABORATEURS OCCASIONNELS Apprentis Assistants en Information Documentaire (AID) : Dès le 1er août 2006 Dès le 1er août 2007 Dès le 1er février et le 1er mars

Amanda Morina-Dautovic Laura Jaquemet Mélanie Patry Sébastien Diogo Deborah Kunz, apprenante de 3ème année Carole Bertacco, apprenante de 3ème année Olivier Hähnel Maaike Vautier

4.6 STAGIAIRES Nom Andrea Cantinotti Isaline Maffli Christian Holzer Sophie Mentha Sophie Golay Ann-F. Renggli Adriana Orellana Damien Cothereau Marco Bucher Christine Giacomotti Charly Joyet Sandrine Himmelberger Arlette Besançon Olivier Hähnel Marie-Luce Valsesia Eliane Carnello Patricia Layaz Novin Ghandi Pierre Cosandey Olivier Baumann André Simond Claude Bochud

Du 01.01.08 01.03.08 01.01.08 01.08.07 01.08.07 01.11.07 01.02.08 01.03.08 01.04.08 04.02.08 01.03.08 04.08.08 01.04.08 14.04.08 01.05.08 02.06.08 18.08.08 01.09.08 24.09.08 01.10.08 06.10.08 17.11.08

Au 31.12.08 31.12.08 31.01.08 31.01.08 30.01.08 30.04.08 31.05.08 31.12.08 10.03.08 26.09.08 30.09.08 31.07.08 31.08.08 25.08.08 28.02.09 Nov. 2008

Déc. 2008

Site D D D R R D D D D D D R R D R D D R/D R D D D

CESID 20% CESID 40% CESID 40-50% Pré-HES 100% ETS prêt ETS prêt Stage universitaire HEC Stage universitaire HEC CESID 60% Stage prêt 50% ETS prêt HES ETS prêt ETS prêt Stage prêt 50% ETS prêt ETS prêt ETS Stage prêt 80% ETS prêt ETS prêt ETS comptabilité

Engagés temporairement comme auxiliaires ou en CDD : A Dorigny Simon Lussi, support informatique, étudiant UNIL Angela Benza Marc Belet, remplacement chauffeur et postier Léonard Villard Nadia Perez Julien Pellet Elisabeth Grimmer Yassin Boughaba Emilie Chappuis Etienne Missoup David André

Période 2008 dès le 27.03.06 sur appel dès le 27.03.06 dès le 20.03.06 dès le 27.03.06 Dès février 2008 1er mars 2008 dès le 01.04.06 01.09.06 Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 52

Bastien Minotti Yann Buxcel Virginie Gros Eos Chelberg Jimmy Lextreyt Massimo Bonomo Naïm Ben Khelifa Marco Marchetti Geneviève Gilbert Zurbriggen Mohamed Lakhal Léon Curchod Véronique Juilland Tam Burnat Nicolas Vial Rebecca Dandingam Grégoire Villard Gaëtan Raboud Silvia Rei Laure Fürst Alzbeta Filipova Wing Yan Yeung Marco Bücher Sophie Girardet

01.09.06 01.09.06 23.10.06 01.08.2007 Google et rangement Google 01.09.07 Google 01.01.08 Google 01.02 au 31.10.08 01.07-01.08 et mars à fin août 4 jours en mars Dès nov. 07 étiquetage et prêt 01.07 au 31.08.08 7 au 18.07.08 + rangeur 16.06 au 31.08.08 07.07.08 juillet Rangeur Rangeur rangeur rangeur prêt 2 mois rangeur

A la Riponne Hervé Jolivey Naïke Dufour Lidia Seggio Isaline Maffli Silvia Meier Camponovo Matthias Walker Sylviane Tillemans Ema Zalla Sarah Frund

Période 01.02.07 au 30.12.08 28.07 au 22.08.08 07.08 01.09-31.12.08 27.10.08-26.02.09 01.10.08 01.09.08 oct. 08 nov. 08

Service Civil Toni Cetta Matthieu Pellet Stéphane Martin

16.06 au 10.10.08 (Documentation vaudoise) 30.06 au 01.08.08 (reliure D) 17.11 au 19.12.08 (manuscrits)

Auxiliaires régularisées: Coraline Guillet + Alexandra Borowek = +1 ETP Remarques : - L'occupation à 100 % = 41 h. 30 min. par semaine ; - Les noms suivis de la lettre "D" sont ceux des personnes affectées à BCU/Dorigny ; - Les noms suivis des lettres "BDSE" sont ceux des personnes affectées Bibliothèque de Droit et Sciences économiques ; - Les noms suivis de la lettre "R" sont ceux des personnes affectées à la BCU/Riponne ; - Les noms suivis de la lettre "C" sont ceux des personnes affectées aux BCU/Cèdres.

à

la

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 53

Au sujet du personnel en activité au 31 décembre 2008 Dorigny : Personnel fixe Apprentis Assistants en Info. Doc. Stagiaire reconversion professionnelle Stagiaires universitaires Demandeurs d'emploi Civilistes Auxiliaires réguliers et surveillants Auxiliaires temporaires

Personnes 82 3 1 6 9 3 9 33

ETP 66.25

Riponne : Personnel fixe Apprentis Assistants en Info. Doc. Stagiaires reconversion professionnelle Stagiaire HES/HEG ou pré-HES/HEG Demandeurs d'emploi Auxiliaires réguliers et surveillants Auxiliaires temporaires

43 3 2 2 2 4 9

28.5

Total pour l'ensemble des sites Personnel fixe Apprentis Assistants en Info. Doc. Stagiaires HES/HEG/CESID/univ.

Stagiaires reconversion professionnelle Demandeurs d'emploi Civilistes Auxiliaires & surveillants

125 6.

8 3 11 3 55

94.75

Postes vacants au 31.12.2008 ETP vacants au 01.01.2009

1.9 5.7

N.B. Ni les apprentis, ni les stagiaires, ni les auxiliaires ne sont pris en compte dans le total des ETP.

Collaborateurs des services administratifs de la BCU en 2008

Rapport d'activité 2008 BCU Lausanne - 54

5. COMPTES GENERAUX 2008 Rubrique

Titre

BCU

UNIL

Fonds privés

Total

3011, 3013, 3014, 3016, 3031, 3034, 3041, 3044, 3051, 3054, 3061, 3062, 3063, 3064, 3081, 3082, 3091, 3174

Traitements y c. charges sociales

11'432562

-

142'875 (a)

11'575'437

3092, 3101, 3102, 31111, 3112, 3113, 31161,'3133, 31511, 31512, 3152, 3154, 3159, 3163, 3314

Matériel, fournitures, impression, reliure, ordinateurs, numérisation,' manifestations culturelles

753'616

114'900

208'336 (b)

1'076'852

3099, 3136, 31411, 31413, 3161, 3171, 3181, 31821, 31822, 3183, 31852, 3187, 3188, 3193, 3199, 3512

Téléphone, transport, frais généraux, locations,'soustraitants extérieurs,' consultants

240'087

-

112'765 (c)

352'852

3119

Achat monographies abonnements

990'000

3'829'400

42'287 (d)

4'861'687

13'416'265

3'944'300

506'263

17'866'828

Total

(a) Dépenses auxiliaires sur fonds de la BCU (b) Dépenses pour numérisations, manifestations culturelles sur fonds Christin et BCU (c) Dépenses pour consultants et sous-traitants extérieurs sur fonds Christin et BCU (d) Acquisitions d'ouvrages sur fonds Christin

Annexes

Tableaux de la rĂŠpartition des dĂŠpenses d'acquisition (en francs suisses)