Buku Saku Panduan Penanganan Kasus Software, Hardware, dan Network di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

LAPORAN AKTUALISASI PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN 3

Buku Saku Panduan Penanganan Kasus Software, Hardware, dan Network di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

DISUSUN OLEH : IINDRA IRIYANTI NIP. 199004052020122003

BAPELKES CIKARANG KEMENTERIAN KESEHATAN RI 2021

LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN AKTUALISASI

BUKU SAKU PANDUAN PENANGANAN KASUS SOFTWARE, HARDWARE, DAN NETWORK DI RSUPN DR. CIPTO MANGUNKUSUMO

Telah dilakukan Seminar Rancangan (secara daring) Tanggal 03 September 2021 Telah dilakukan Seminar Akhir (secara daring) Tanggal 22 Oktober 2021

Coach

Mentor

drg. Yana Yojana, MA

Noor Meywati, S.Kom

197409132005012001

197805102009122001

Penguji

dr. Titiek Resmisari, MARS 198104282008012022

ii

KATA PENGANTAR Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyusun Laporan Aktualisasi dalam rangkaian Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Angkatan 3 Kementerian Kesehatan Tahun 2021 di Bapelkes Cikarang.

Dengan ketulusan dan kerendahan hati, melalui dokumen ini penulis juga ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada: 1. Ibu dr. Lies Dina Liastuti, SpJP(K), MARS, FIHA selaku Direktur Utama RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta 2. Bapak Muhammad Sumarudin, S. Kom selaku Kepala Unit Manajemen Sistem Informasi RSUPN Dr Cipto Mangunkusumo Jakarta 3. Ibu Noor Meywati, S. Kom selaku Kepala Sub Unit Operasional dan Layanan Pengguna Sistem Informasi, selaku mentor dari RSUPN dr.

Cipto

Mangunkusumo Jakarta 4. Ibu drg. Yana Yohana, M.A selaku Widyaiswara (Coach) yang telah memberikan banyak masukan dalam penyelesaian laporan aktualisasi ini 5. Seluruh panitia pelatihan dasar di Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang yang telah memfasilitasi pelaksanaan pelatihan dasar CPNS 6. Orang tua dan keluarga yang telah mendoakan selama mengikuti pelatihan dasar CPNS 7. Rekan-rekan Golongan III Angkatan 3 Kelompok D Latsar CPNS tahun 2021 yang selalu mendukung dan berbagi pengalaman Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penyusunan laporan aktualisasi ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak sangat diharapkan untuk penyempurnaan laporan aktualisasi ini.

Cikarang, 25 Oktober 2021 Penulis,

Iindra Iriyanti

iii

DAFTAR ISI HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................................ii KATA PENGANTAR .................................................................................................... iii DAFTAR ISI ..................................................................................................................iv BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................. 6 1.1 Latar Belakang .................................................................................................... 6 1.2 Tujuan ................................................................................................................. 7 1.3 Manfaat ............................................................................................................... 7 1.4 Ruang Lingkup .................................................................................................... 8 BAB II TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................................ 9 2.1 Profil Organisasi .................................................................................................. 9 2.1.1 Rumah Sakit Umum Pusat Nasional (RSUPN) Dr Cipto Mangunkusumo .... 9 2.1.2 Visi RSUPN Dr Cipto Mangunkusumo ....................................................... 10 2.1.3 Misi RSUPN Dr Cipto Mangunkusumo ....................................................... 10 2.1.4 Nilai, Makna Nilai dan Perilaku Utama RSCM ............................................ 10 2.1.5 Struktur Organisasi .................................................................................... 11 2.1.5 RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo ........................................................... 11 2.1.5.2 Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI) ............................................ 12 2.2 Profil Peserta ..................................................................................................... 13 BAB III RANCANGAN AKTUALISASI ......................................................................... 14 3.1 Identifikasi Isu ................................................................................................... 14 3.2 Deskripsi Isu ..................................................................................................... 14 3.3 Penetapan Core Issue ...................................................................................... 16 3.4 Analisis Masalah Core Issue ............................................................................ 16 3.5 Dampak Core Issue .......................................................................................... 17 3.6 Gagasan Rancangan Aktualisasi ...................................................................... 18 3.7 Matriks Rancangan Aktualisasi ......................................................................... 19 3.8 Rencana Jadwal Pelaksanaan Aktualisasi ........................................................ 26 BAB IV PELAKSANAAN AKTUALISASI ..................................................................... 27 4.1 Deskripsi Pelaksanaan Aktualisasi ................................................................... 27 4.2 Hasil Capaian Pelaksanaan Aktualisasi ............................................................ 28 4.2.1 Hasil Capaian Kegiatan I – Persiapan Kegiatan Aktualisasi ...................... 28 4.2.2 Hasil Capaian Kegiatan II – Koordinasi dengan Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi selaku atasan ................... 32

iv

4.2.3 Hasil Capaian Kegiatan III – Membuat rancangan penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network ............ 35 4.2.4 Hasil Capaian Kegiatan IV – Penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network ................................................ 40 4.2.5 Hasil Capaian Kegiatan V – Persetujuan draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network ......................... 43 4.2.6 Hasil Capaian Kegiatan VI – Sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support ............................................................................................................. 46 4.2.7 Hasil Capaian Kegiatan VII – Evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support ............................................................................................................. 50 4.3 Rencana Tindak Lanjut……………………………………………………………….. 54 BAB V PENUTUP ....................................................................................................... 55 5.1 Kesimpulan ........................................................................................................... 55 5.2 Saran .................................................................................................................... 55

v

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan perkembangan zaman, pelayanan publik yang penuh inovasi dan inovatif dibutuhkan masyarakat dari semua kalangan. Berdasarkan UndangUndang Nomor 5 Tahun 2014 tentang ASN menyebutkan bahwa dalam rangka mewujudkan pelaksanaan cita-cita bangsa dan mewujudkan tujuan Negara, perlu membentuk ASN yang berkarakter yaitu berintegritas tinggi, profesional, netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktek korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN), mampu menjalankan tugas dan jabatannya sebagai pelaksana kebijakan publik, menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat, serta mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat pemersatu bangsa dan kesatuan Negara Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik

Indonesia

Tahun

1945 Seorang ASN perlu dibekali dengan

kompetensi dan latihan dasar sebelum melaksanakan kewajibannya kepada masyarakat dan menerima hak secara utuh di instansi masing-masing.

Pelatihan manajemen ASN diselenggarakan oleh Lembaga Administrasi negara. Pelatihan Dasar (Latsar) Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) ini diatur melalui Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara (LAN) Nomor 21 tahun 2016. Seorang Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) harus memenuhi syarat yang telah diatur yaitu lulus pendidikan dan pelatihan, serta sehat jasmani dan rohani.

Sehingga keikutsertaan CPNS pada pelatihan ini menjadi sangat penting. Adapun nilai-nilai

yang

ditekankan pada

pelatihan

dasar

ASN

yaitu akuntabilitas,

nasionalisme, etika publik, komitmen mutu, dan anti korupsi. Penyelenggaraan pelatihan memadukan pelatihan

dan

di

pembelajaran

tempat

kerja.

klasikal Hal

ini

dan

non

dimaksudkan

klasikal

di tempat

untuk memberikan

pembekalan kepada CPNS agar mampu menginternalisasi, menerapkan dan mengaktualisasikan

serta

membuatnya

menjadi kebiasaan (habituasi) dan

merasakan manfaat dari nilai-nilai dasar profesi PNS dalam menjalankan tugasnya serta dapat melaksanakan tugasnya sesuai peraturan perundang-undangan.

Salah satu rangkaian dari kegiatan Latsar adalah Aktualisasi. Pada kegiatan aktualisasi, penetapan isu dikaitkan dengan kedudukan dan peran ASN dalam NKRI

(Agenda

3)

dan

ANEKA (Agenda 2). Pada

pelaksanaannya sebagai bentuk aktualisasi nilai-nilai kegiatan

aktualisasi,

penulis

melakukan kegiatan

berdasarkan tahapan kegiatan aktualisasi yang telah dievaluasi oleh penguji dan

6

disetujui mentor, coach, dan atasan. Judul aktualisasi disesuaikan dengan arahan mentor dan coach yaitu : Buku Saku Panduan Penanganan Kasus Software, Hardware, dan Network di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo.

1.2 Tujuan Sesuai amanat undang-undang, maka kegiatan aktualisasi latsar CPNS ini bertujuan untuk: 1. Menerapkan nilai-nilai dasar ASN dalam kegiatan aktualisasi 2. Membangun aparatur sipil negara yang memiliki integritas, profesional, netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme 3. Mampu menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat dan mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat persatuan dan kesatuan bangsa berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 4. Mewujudkan aparatur sipil negara sebagai bagian dari reformasi birokrasi 1.3 Manfaat 1. Bagi Penulis Menambah pengetahuan dan wawasan khususnya tentang nilai-nilai ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi), kedudukan, peran, hak dan kewajiban serta kode etik ASN. Sebagai bekal dalam menjalani nilai-nila tersebut dan menerapkannya dalam kegiatan bekerja seharihari.

2. Bagi Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang Membantu kegiatan pembelajaran kepada Calon Pegawai Negeri Sipil guna meningkatkan pengetahuan dan keterampilan serta dapat menambah bahan kepustakaan Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang untuk meningkatkan mutu program pendidikan Calon Pegawai Negeri Sipil angkatan selanjutnya.

3. Bagi RSUPN DR. Cipto Mangunkusumo Menciptakan pegawai yang memiliki nilai ANEKA untuk mewujudkan visi dan misi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo dalam memberikan pelayanan paripurna kepada masyarakat. itu dapat memberikan bahan masukan dan usulan untuk melakukan perbaikan ke arah yang lebih baik, khususnya tentang aktualisasi nilai-nilai ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti korupsi).

7

1.4 Ruang Lingkup Pelaksanaan aktualisasi sebagai bagian dari program Latsar CPNS 2021 dilakukan dengan ruang lingkup isu atau gagasan kegiatan berdasarkan SKP, tupoksi atau saran dari mentor/pembimbing dengan syarat mampu laksana dalam rentang waktu yang telah ditetapkan. Gagasan kegiatan yang dipilih diharapkan mampu meningkatkan performa instansi dan menumbuhkan nilai-nilai dasar CPNS pada setiap peserta.

8

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Profil Organisasi 2.1.1

Rumah Sakit Umum Pusat Nasional (RSUPN) Dr. Cipto Mangunkusumo Rumah

Sakit

Umum

Pusat

Mangunkusumo didirikan pada

Nasional

tahun

1919

(RSUPN)

dengan

Dr.

nama

Cipto Centrale

Burgerlijke Ziekeninrichting. Pada masa penjajahan Jepang, RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo berubah nama menjadi Rumah Sakit Perguruan Tinggi (Ika daigaku Byongin). Pada tahun 1964, kembali terjadi perubahan nama menjadi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr Tjipto Mangunkusumo (RSTM). Kini, rumah sakit yang verada di Jl. Diponegoro No. 71 Jakarta Pusat ini bernama Rumah Sakit Umum Pusat Nasional (RSUPN) Dr. Cipto Mangunkusumo atau yang biasa disingkat menjadi RSCM. Pada bulan Desember 2000, RSCM berubah status menjadi Rumah Sakit Perjan (Perusahaan Jawatan) yang ditetapkan berdasarkan Peraturan Pemerintah RI No. 116 Tahun 2000 Tentang Pendirian Perusahaan Jawatan Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo. Dengan demikian, tata organisasi dan kebijakan yang tela hada diubah dan disesuaikan dengan peraturan tersebut. Perjan RSCM adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang diberi tugas dan wewenang untuk menyelenggarakan kegiatan jasa pelayanan dan senantiasa berorientasi kepada kepentingan masyarakat.

RSCM

merupakan

rumah

sakit

pusat

rujukan

nacional

yang

senantiasa memberikan pelayanan kesehatan berkualitas dan terjangkau.

Berdasarkan Peraturan Pengelolaan

Pemerintah

Keuangan Badan

RI

No.

Layanan

23

tahun

2005

tentang

Umum,

status

RSCM

diubah

menjadi Badan Layanan Umum (BLU) milik Pemerintah dengan Pemeriksaan Departemen Keuangan RI, Menteri Negara BUMN, dan secara teknis oleh Departemen Kesehatan RI. Hal ini senada dengan

Keputusan

Menteri

Kesehatan No. 1234/MenKes/SK/VIII/2005 tanggal 11 Agustus 2005 tentang Penetapan 13 Eks Rumah Sakit PERJAN menjadi UPT Departemen Kesehatan dengan menerapkan Pola Pengelolaan Keuangan Badan dimana RSCM termasuk

didalamnya.

Lalu

Layanan Umum

berdasarkan

SK

Menkes

no.YM.01.06/III/7352/2010 Penetapan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta sebagai Rumah Sakit Pendidikan Utama Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia Jakarta. Dengan demikian, RSCM diharapkan mampu memberikan pelayanan kepada masyarakat berupa penyediaan barang 9

dan/atau jasa tanpa mengutamakan keuntungan dimana dalam melakukan kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan produktivitas.

2.1.2

Visi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo RSUPN Dr Cipto Mangunkusumo bercita-cita untuk mewujudkan suatu keadaaan ideal bagi masyarakat dengan visinya, yaitu : “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional Terdepan dalam Layanan, Pendidikan, dan Penelitian yang Berstandar Internasional”

2.1.3

Misi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Misi RSUPN Dr Cipto Mangunkusumo didefinisikan sebagai tujuan mulia dengan: 1. Memberikan Pelayanan Kesehatan Paripurna dan Profesional Berstandar Internasional 2. Menyelenggarakan Layanan Kesehatan Semesta Berbasis Institusi dan Komunitas melalui AHS (Academic Health System) 3. Menyelenggarakan Pendidikan dan Penelitian yang Menghasilkan Tenaga Kedokteran dan Kesehatan Unggul 4. Memberikan Rumah Sakit Berbasis Smart Hospital 5. Menghasilkan Sistem Manajemen RS dengan Tatakelola yang Andal dan Akuntabel

2.1.4

Nilai, Makna Nilai dan Perilaku Utama RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Budaya organisasi merupakan nilai-nilai luhur yang diyakini dan harus dihayati dan diamalkan oleh seluruh anggota organisasi dalam melaksanakan tugas serta menjadi semangat dalam berkarsa dan berkarya : NILAI BUDAYA

MAKNA NILAI

INTEGRITAS

Keselarasan antara perkataan dan perbuatan sesuai etika, moral, dan kemanusiaan PROFESIONALISME Kompeten dan bertanggung Jawab dalam menjalankan tugas

KEPEDULIAN

Melayani dengan empati, tulus, dan peduli

PERILAKU UTAMA BARU  Beriman & Bertakwa  Jujur & Konsisten  Memegang Teguh Etika  Disiplin & Taat pada Aturan  Bertanggungjawab dan Berdedikasi  Kompeten & Belajar Berkelanjutan  Berempati  Peka & Cepat Tanggap  Memberi Solusi 10

KOLABORASI

KEUNGGULAN

2.1.5

Bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan Bersama Menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan

 Komunikasi Efektif  Proaktif Bekerjasama  Saling Menolong & Bersinergi  Berorientasi pada Standar Tertinggi dan tepat guna  Berjiwa entrepreneurship, Inovatif dan Kreatif  Terbuka terhadap perubahan & berwawasan ke Depan

Struktur Organisasi

2.1.5.1 RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Susunan organisasi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo, sebagai berikut :

Gambar 1: Struktur Organisasi RSUPN Dr Cipto Mangunkusumo

11

2.1.5.2 Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI) Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI) merupakan salah satu unit kerja non struktural yang berperan dalam kegiatan pengelolaan dan pengembangan sistem informasi rumah sakit, pengelolaan infrastruktur teknologi informasi rumah sakit serta pengelolaan operasional dan layanan pengguna sistem informasi rumah sakit.

Struktur organisasi Unit Manajemen Sistem Informasi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo, sebagai berikut :

Gambar 2: Struktur Organisasi UMSI RSUPN Dr Cipto Mangunkusumo 12

2.2 Profil Peserta Nama

: Iindra Iriyanti, S.Kom

NIP

: 199004052020122003

Tempat/Tanggal Lahir: Brebes, 5 April 1990 : S1 – Teknik Informatika

Pendidikan

Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda - IIIa Jabatan

: Pranata Komputer Ahli Pertama (Staf Layanan Pengguna Sistem)

Unit Kerja

: Unit Manajemen Sistem Informasi,

RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

Dalam pelaksanaan aktualisasi, mengacu pada kegiatan dalam Sasaran Kerja Pegawai (SKP), sebagai berikut: No. 1

Kegiatan

Sumber

Melakukan pengembangan software dan hardware

SKP

komputer berdasarkan kebutuhan unit kerja/UPT 2

Melakukan

pemeliharaan

software

dan

hardware

SKP

Melakukan uji coba software dan hardware komputer,

SKP

komputer, serta networking 3

serta networking 4

Menyusun

dokumentasi

software

dan

hardware

SKP

sebagai

SKP

Melakukan tugas kedinasan lain yang diperintahkan

SKP

komputer, serta networking 5

Menyusun

laporan

pelaksanaan

tugas

pertanggungjawaban kepada pimpinan 6

pimpinan 7

Memahami proses bisnis (alur) software, hardware, dan

SKP

jaringan komputer 8

Mengedukasi user terkait permasalahan software dan

SKP

hardware komputer serta networking di unit kerja/UPT

13

BAB III RANCANGAN AKTUALISASI 3.1

Identifikasi Isu Sebelum melaksanakan kegiatan aktualisasi, hal yang perlu dilakukan adalah melakukan identifikasi isu yang sedang hangat di unit kerja. Isu-isu tersebut dikumpulkan dan dianalisis untuk menentukan isu utama yang akan dijadikan fokus bahasan dalam kegiatan aktualisasi kedepannya. Isu muncul dapat berasal dari faktor internal maupun eksternal dari instansi. Isu biasanya berupa masalah yang sedang hangat yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi atau menjadi ancaman bagi instansi dan harus segera diantisipasi. Isu bisa bersumber dari individu, unit kerja atau organisasi dan memiliki ruang lingkup baik pada Tusi jabatan, Tusi unit kerja maupun Tusi organsasi.

Selama kurang lebih 7 bulan bertugas di Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI) RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo, terdapat beberpa isu berdasarkan hasil pengamatan di lingkungan kerja yaitu diantaranya : 1. Belum optimalnya pelaksanaan uji coba aplikasi Hospital Information System oleh petugas Helpdesk and Support 2. Belum optimalnya pendokumentasian atas tindak lanjut yang dilakukan dalam penanganan laporan kasus software, hardware, dan network 3. Belum optimalnya pelatihan untuk menambah kemampuan dalam menangani permasalahan pada software, hardware, dan network

3.2

Deskripsi Isu Sebelum melaksanakan kegiatan aktualisasi, hal yang perlu dilakukan adalah melakukan identifikasi isu yang sedang hangat di unit kerja. Isu-isu tersebut dikumpulkan dan dianalisis untuk menentukan isu utama yang akan dijadikan fokus bahasan dalam kegiatan aktualisasi kedepannya. Isu yang diangkat penulis adalah: “Belum optimalnya pendokumentasian atas tindak lanjut yang dilakukan dalam penanganan laporan kasus software, hardware, dan network ” RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo merupakan pelayanan kesehatan yang memberikan pelayanan rawat jalan, tindakan dan pelayanan rawat inap sehingga terdapat layanan operasional 24 jam dengan pembagian jam kerja 3 shift untuk pegawainya. Begitu pula dengan Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI) sebagai unit penunjang pelayanan yang menangani sistem dan teknologi informasi di RSCM. Oleh karena itu, sering kali Tim UMSI menerima laporan dari user terkait software, hardware, dan network yang ada di unit layanan kapan saja sehingga UMSI memiliki 14

Tim Layanan Pengguna dengan jam kerja 3 shift dalam 24 jam. Tim ini sering disebut sebagai petugas Helpdesk and Support.

Laporan yang diterima oleh petugas Helpdesk and Support dapat melalui telepon extention ke ruang kerja yaitu 2903, 2919, 6777, dan HP jaga 24 jam UMSI ataupun telepon pribadi (HP) petugas Helpdesk and Support. Laporan tersebut dapat disampaikan melalui pesan elektronik (Whatsapp) atau video call. Masing-masing petugas Helpdesk and Support memiliki pengalaman yang berbeda-beda dalam menerima laporan kasus dan cara penangananya.

Penanganan laporan permasalahan yang diterima oleh petugas UMSI akan berjalan efektif dan efisien bila semua Tim Helpdesk and Support memiliki keahlian dan pemahaman yang sama dalam menangani setiap kasus. Keseragaman pemahaman dan cara penanganan kasus dapat lebih optimal apabila dapat di dokumentasikan dengan baik dan sesuai. Pendokumentasian laporan berisi langkahlangkah yang jelas dalam menangani setiap kasus software, hardware, dan network.

Hingga saat ini penjelasan cara penanganan setiap kasus software, hardware, dan network hanya berupa kalimat singkat yang di-input pada logbook masing-masing petugas Helpdesk and Support sehingga belum ada pendokumentasian yang jelas dan lengkap tentang langkah-langkah penanganan dan penyelesaian atas laporan kasus software, hardware, dan network di UMSI RSCM. Belum ada jadwal ritun yang dibuat untuk memperbaharui informasi mengenai kasus apa saja yang pernah ditangani selama ini serta apa kesulitannya.

Penambahan skill atau kemampuan masing-masing petugas Tim Support hanya dilakukan ketika menemui masalah melalui laporan yang datang. Bentuk penanganan kasus yang dilaporkan berbeda-beda : 1. Penanganan Software

: Remote PC user & datangi langsung lokasi user

2. Penanganan Hardware

: Edukasi user via telepon & datangi langsung lokasi user

3. Penanganan Network

: Remote PC user dan datangi langsung lokasi user

Tidak semua petugas memiliki cara belajar yang sama. Seperti yang diketahui ada 4 cara belajar. Setiap orang memiliki cara belajar masing-masing agar mudah memahami setiap ilmu baru yaitu: visual learners, auditory learners, kinesthetic learners, dan reading learners. Dengan langkah-langkah perbaikan yang ditulis ala kadarnya seperti saat ini belum tentu dapat dipahami dengan baik dan sama rata oleh setiap petugas Helpdesk and Support. Dengan ketidakseragaman pemahaman dalam penanganan kasus yang datang tentu berpengaruh pada kualitas pelayanan rumah sakit.

15

Jika melihat dari sudut pandang manajemen ASN, isu ini tidak memenuhi prinsip profesionalitas. Selain itu dari sudut pandang whole of government, isu ini menyangkut perlunya koordinasi

dan

kolaborasi

yang

baik

antara petugas

Helpdesk and Support sendiri.

3.3

Penetapan Core Issue Berdasarkan isu-isu yang teridentifikasi, selanjutnya dilakukan proses penapisan isu dengan menggunakan salah satu alat bantu penapisan, yaitu metode APKL. Metode APKL merupakan teknik tapisan Isu dengan menetapkan rentang penilaian (15) pada kriteria Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak. Aktual berarti isu tersebut sedang hangat dibicarakan di lingkungan kerja. Problematik berarti isu tersebut memiliki dimensi masalah yang kompleks, merupakan hal yang menarik dan berkebutuhan mendesak untuk dicari solusi secara komprehensif. Khalayak berarti isu tersebut menyangkut hajat hidup orang banyak. Layak berarti isu tersebut masuk akal, pantas untuk dibahas, realistis dan relevan dengan kewenangan.

Tabel 1. Penapisan Isu Prioritas No 1

2

3

Isu

Jumlah Prioritas Skor

Belum optimalnya pelaksanaan uji coba aplikasi Hospital Information System oleh petugas Helpdesk and Support

4

3

4

3

14

3

Belum optimalnya dokumentasi cara penanganan laporan kasus software, hardware, dan network

5

5

4

5

19

1

Belum optimalnya pelatihan untuk menambah kemampuan dalam menangani permasalahan pada software, hardware, dan network

4

4

4

4

16

2

A: Aktual P: Problem K: Kekhalayakan L: Layak

3.4

A P K L

5: Sangat Mendesak 4: Mendesak 3: Cukup Mendesak 2: Kurang Mendesak 1: Tidak Mendesak

Analisis Masalah Core Issue Berdasarkan penapisan isu di atas, didapatkan core issue dengan metode APKL dengan nilai tertinggi yaitu belum optimalnya pendokumentasian atas tindak lanjut yang dilakukan dalam penanganan laporan kasus software, hardware, dan network yang harus segera direalisasikan (Manajemen ASN dan Whole of GovernmentI). Selanjutnya akan dilakukan analisis untuk mencari penyebab akar 16

masalah dari core issue tersebut menggunakan metode fishbone. Seperti pada gambar 3 di bawah ini, diagram fishbone atau diagram tulang ikan

merupakan

diagram yang menggambarkan hubungan antara karakteristik kualitas / akibat dengan faktor-faktornya / penyebabnya

sehingga

didapatkan

suatu

hubungan

sebab akibat untuk mencari akar dari suatu pokok permasalahan ditinjau dari berbagai faktor yang ada.

Gambar 3.Diagram Fishbone

3.5

Dampak Core Issue Dokumentasi cara penanganan kasus software, hardware, dan network yang tidak dioptimalkan menimbulkan permasalahan sebagai berikut : 1.

Terjadi perbedaan cara dalam penanganan laporan kasus software, hardware, dan network oleh petugas Helpdesk and Support

2.

Tidak ada panduan yang dapat dipelajari secara mudah dalam mengulas serta memahami cara penanganan setiap laporan kasus software, hardware, dan network yang datang dari user

3.

Penanganan kasus membutuhkan waktu yang lebih lama bila laporan diterima oleh petugas Helpdesk and Support yang sebelumnya belum pernah menangani kasus tersebut karena petugas membutuhkan waktu dalam menganalisis permasalahan terlebih dahulu hingga dapat melakukan eskalasi ke petugas

Helpdesk and Support lainnya

17

4.

Jika ada petugas Helpdesk and Support yang baru, tidak ada media pembelajaran yang mudah dan jelas untuk dijadikan pedoman dalam penanganan kasus software, hardware, dan network yang pernah ada

5.

Mengurangi tingkat profesionalisme petugas Helpdesk and Support dalam menangani setiap kasus software, hardware, dan network

6.

Terhambatnya proses pelayanan pasien di RSCM bila masalah yang timbul berkaitan dengan sistem HIS dan EHR tidak dapat segera ditangani

3.6

Gagasan Perbaikan Core Issue : Berdasarkan diagram Fishbone di atas maka diperoleh 4 cabang penyebab isu dokumentasi penanganan kasus software, hardware, dan network yang belum optimal, yaitu : 1. Tipe belajar petugas Helpdesk and Support berbeda-beda 2. Penjelasan cara penanganan setiap kasus software, hardware, dan network hanya berupa kalimat singkat yang di-input pada logbook masing-masing petugas Helpdesk and Support 3. Laporan user masuk melalui : telepon extention ke ruang kerja yaitu 2903, 2919, 6777, dan HP jaga 24 jam UMSI ataupun telepon pribadi (HP) petugas Helpdesk and Support 4. Laporan user datang kapan saja dan tidak menentu jumlahnya dalam sehari Adapun gagasan perbaikan berdasarkan penyebab isu di atas adalah sebagai berikut : Tabel 2. Gagasan perbaikan No 1

Penyebab Tipe belajar petugas Helpdesk and Support berbeda-beda

2

Penjelasan cara penanganan setiap kasus software, hardware, dan network hanya berupa kalimat singkat yang di-input pada logbook masing-

Mampu Laksana Membuat pelatihan Tidak dengan menyesuaikan mampu tipe belajar masingmasing petugas Helpdesk and Support berbeda-beda Gagasan

Membuat manual book penanganan Kasus software, hardware, dan network di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

Mampu laksana

Keterangan 1. Dibutuhkan biaya tes psikotes untuk mengetahui tipe belajar masingmasing anggota tim 2. Belum ada SDM yang dapat membuat materi pelatihan berdasarkan tipe belajar seseorang Diperlukan persetujuan dari atasan

18

3

4

3.7

masing petugas Helpdesk and Support Laporan user masuk melalui : telepon extention ke ruang kerja yaitu 2903, 2919, 6777, dan HP jaga 24 jam UMSI ataupun telepon pribadi (HP) petugas Helpdesk and Support

yang Disimpan pada Aplikasi Cloud RSCM Pelaporan dibuat satu pintu pada sebuah sistem, yang dapat dikontrol oleh petugas Helpdesk and Support, mana yang sudah ditangani dan sudah dibuat panduan penyelesaian masalah

Laporan user datang kapan saja dan tidak menentu jumlahnya dalam sehari

Membuat antrean dalam penanganan kasus agar ada waktu untuk membuat dokumentasi penanganan kasus

Tidak mampu

1.

Butuh waktu dan koordinasi panjang untuk membuat sistem tersebut 2.

Laporan butuh ditangani dengan cepat

Tidak mampu

1.

Tingkat kedaruratan masalah berbeda-beda 2.

Belum ada sistem antrean pelaporan masalah pelapor

Matriks Rancangan Aktualisasi : Rancangan dilakukan

kegiatan untuk

aktualisasi

mengatasi

menginternalisasikan

nilai-nilai

merupakan

isu

yang

dasar

rancangan

terdapat

PNS

di

(ANEKA).

kegiatan unit

yang akan

kerja

Rancangan

dengan kegiatan

aktualisasi dapat dilihat pada matriks sebagai berikut : Tabel 3. Rancangan Kegiatan Aktualisasi Gagasan

Kegiatan

Optimalisasi pendokumentasi an atas tindak lanjut yang dilakukan dalam penanganan laporan kasus software, hardware, dan network

1. Persiapan kegiatan aktualisasi 2. Koordinasi dengan Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi selaku atasan 3. Membuat rancangan penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network 4. Penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network 5. Persetujuan draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network 6. Sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support 7. Evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support

Tim yang Terlibat Buku saku 1. Mentor/ atasan panduan 2. Penanggung penanganan Jawab kasus software, Layanan hardware, dan Pengguna & network Pendukung di RSUPN Dr. Sistem Cipto Informasi (PJ Mangunkusumo petugas Helpdesk and Support) 3. Petugas Helpdesk and Support Output

19

Unit Kerja

Unit Manajemen Sistem Informasi di RSUPN dr. Cipto Mangunkusumo

Isu yang Diangkat Judul Aktualisasi

Belum optimalnya pendokumentasian atas tindak lanjut yang dilakukan dalam penanganan laporan kasus software, hardware, dan network Buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

No

Tahapan

1.

Kegiatan Persiapan Kegiatan Aktualisasi

Output

1. Membuat janji pertemuan dengan mentor untuk meyampaikan gagasan

1. Mendapatkan persetujuan atas isu yang diangkat untuk kegiatan aktualisasi

2. Melakukan diskusi tentang rencana rancangan aktualisasi yang diangkat

2. Adanya data dukung berupa: - Dokumen janji pertemuan - Dokumen foto pertemuan - Notulen pertemuan - Lembar persetujuan yang ditandatangani mentor/ atasan

3. Menyampaikan hasil akhir rancangan kegiatan aktualisasi 4. Meminta persetujuan untuk mengangkat isu tersebut

Keterkaitan Substansi Meminta izin untuk berdiskusi dengan mentor (Etika Publik), menyampaikan gagasan inovasi untuk meningkatkan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network (Komitmen Mutu), berdiskusi untuk mencapai kesepakatan (Nasionalisme), adanya rasa kepedulian terhadap kualitas pelayanan unit kerja yang dirasa butuh peningkatan (Anti Korupsi).

Kontribusi Visi dan Misi Kontribusi kegiatan ini sesuai dengan visi misi RSCM, yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang berbasis internasional” (visi) serta ”Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” (misi)

Penguatan Nilai Organisasi Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu Kolaborasi dan Keunggulan. Nilai Kolaborasi yaitu bekerja sama dengan berkoordinasi dalam mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu berusaha memberikan gagasan yang kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

20

2.

Koordinasi dengan Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi selaku atasan

1. Membuat janji pertemuan dengan atasan 2. Menyampaikan dan menjelaskan tentang pengangkatan isu yang telah disetujui mentor

1. Mendapatkan persetujuan atas rancangan penyusunan buku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang akan disimpan di dalam Cloud RSCM

3. Berdiskusi dalam menentukan format yang akan diusulkan menjadi buku panduan 2. Adanya data penanganan kasus dukung berupa: software, hardware, - Dokumen janji dan network yang Pertemuan akan disimpan di - Dokumen foto dalam Cloud RSCM pertemuan sehingga dapat - Notulen dari diakses semua tim hasil pertemuan Layanan Pengguna dan Pendukung Sistem Informasi 4. Meminta persetujuan atasan dalam membuat rancangan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang dismpan di dalam Cloud RSCM

Meminta izin untuk berdiskusi dengan atasan (Etika Publik), menjelaskan rancangan aktualisasi yang sudah disetujui mentor dan menyampaikan maksud dari pengangkatan gagasan isu tersebut (Akuntabilitas dan Komitmen Mutu), berdiskusi untuk mencapai kesepakatan (Nasionalisme), adanya rasa kepedulian terhadap kualitas pelayanan unit kerja yang dirasa butuh peningkatan (Anti Korupsi)

Kontribusi kegiatan ini sesuai dengan visi misi RSCM, yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang berbasis internasional” (visi) serta ”Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” (misi)

Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu Kolaborasi dan Keunggulan. Nilai Kolaborasi yaitu bekerja sama dengan berkoordinasi dalam mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu berusaha memberikan gagasan yang kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

21

3.

Membuat rancangan penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network

1. Mengumpulkan bahan laporan kasus software, hardware, dan network yang sudah ada sebelumnya 2. Berkoordinasi dengan atasan dan tim terkait penjabaran dari laporan yang sudah ada

Draf usulan rancangan penyusunan buku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network

3. Menyusun rancangan buku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network

4.

Penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network

1. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan temuan berdasarkan laporan kasus yang pernah ada 2. Mengembangkan bahan dengan

1. Draf buku saku panduan penyusunan kasus software, hardware, dan network 2. Data dukung :

Mengumpulkan bahan laporan kasus software, hardware, dan network yang sudah ada sebelumnya dengan sungguhsungguh (Akuntabilitas), berkoordinasi dengan atasan dan tim terkait penjabaran dari laporan yang sudah ada (Nasionalisme), membuat rancangan penyusunan buku panduan berdasarkan arahan atasan / Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi (Komitmen Mutu).

Menyiapkan bahan serta menjabarkan setiap tahapan penanganan kasus software, hardware, dan network dengan sebaik mungkin (Akuntabilitas),

Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi RSCM yaitu : “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional” “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital”

Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi, yaitu: Keunggulan, Profesional, dan Kolaborasi.

Nilai Keunggulan yaitu menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

Nilai Profesionalisme yaitu kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas.

Nilai kolaborasi yaitu bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencpai tujuan bersama.

Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi RSCM yaitu: “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan

Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi berupa kolaborasi yakni bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapain tujuan 22

membuat penjabaran tahapan pelaksanaan penanganan kasus software, hardware, dan network 3. Melakukan pengecekan ulang untuk kelengkapan penjelasan atas penanganan laporan kasus software, hardware, dan network

5.

Persetujuan draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network

1. Menyampaikan hasil penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network kepada atasan dan mentor 2. Melakukan telaah terhadap buku saku panduan yang telah dibuat 3. Meminta persetujuan atasan dan mentor

Dokumen draf buku saku panduan penyusunan kasus software, hardware, dan network

1. Diperolehnya masukan dan persetujuan atas draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network 2. Adanya data dukung berupa: - Notulen dari hasil pertemuan - Dokumen foto

menyusun dan melakukan pengecekan ulang terhadap penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network dengan sebaik mungkin agar dapat dibaca dan mudah dimengerti oleh pengguna buku panduan ini (Komitmen Mutu).

Menyampaikan hasil penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network kepada atasan sebagai bentuk pertanggungjawaba n kegiatan aktualisasi (Nasionalisme & Akuntabilitas), melakukan telaah terhadap penyusunan buku saku panduan yang telah dibuat agar tidak ada kesalahan

akuntabel”, “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional”, “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital”.

Bersama dan keunggulan yakni berorientasi pada standar tertinggi dan tepat guna.

Kontribusi kegiatan ini sesuai dengan visi misi RSCM, yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang berbasis internasional” (visi) serta ”Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” (misi)

Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu Kolaborasi dan Keunggulan. Nilai Kolaborasi yaitu bekerja sama dengan berkoordinasi dalam mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu berusaha memberikan gagasan yang kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

23

6.

Sosialisasi 1. Membuat jadwal kepada petugas sosialisasi Helpdesk and Support 2. Membuat janji pertemuan dengan petugas Helpdesk and Support 3. Sosialisasi mengenai adanya buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang dapat diakses pada Cloud RSCM

1. Terlaksananya sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support 2. Adanya data dukung berupa: - Dokumen janji pertemuan - Dokumen foto saat sosialisasi - Notulen dari hasil sosialisasi

dalam redaksi dan tahapan penyelesaian kasus software, hardware, dan network (Komitmen Mutu), meminta persetujuan atasan dan mentor atas penyusunan buku saku panduan yang telah dibuat (Etika Publik & Nasionalisme).

Membuat jadwal sosialisasi, disuaikan dengan jam kerja petugas Helpdesk and Support (Akuntabilitas, Nasionalisme, & Anti Korupsi), meminta izin untuk bertemu dengan petugas Helpdesk and Support di jam kerja (Etika Publik), melakukan sosialisasi terkait penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang

Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi RSCM yaitu: “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional” “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital”

Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi berupa Profesionalisme, Kolaborasi, dan Keunggulan. Nilai Profesionalisme yaitu kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas. Nilai Kolaborasi yaitu bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

24

7.

Evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support

1. Membuat janji pertemuan dengan petugas Helpdesk and Support

1. Terlaksananya evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support

2. Meminta testimoni dari petugas Helpdesk and Support setelah menggunakan buku saku panduan penyelesaian kasus software, hardware, dan network

2. Terlaksananya tindak lanjut dari hasil evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support

3. Melakukan evaluasi pada buku saku 4. Menindaklanjuti hasil evaluasi

3. Adanya data dukung berupa: - Dokumen janji pertemuan - Dokumen foto saat evaluasi - Dokumen testimoni dari petugas Helpdesk and Support

dapat diakses pada Cloud RSCM (Komitmen Mutu).

Meminta izin untuk melakukan evaluasi terhadap buku saku panduan penyelesaian kasus software, hardware, dan network yang telah disosialisasikan kepada petugas Helpdesk and Support (Etika Publik), meminta testimoni kepada petugas Helpdesk and Support sebagai upaya perbaikan dalam penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang dapat diakses pada Cloud RSCM (Komitmen Mutu), melakukan evaluasi serta menindaklanjuti hasil evaluasi (Akuntabilitas &Komitmen Mutu).

Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi misi RSCM yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang berbasis internasional” (visi), “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional” (misi), “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital” (misi).

Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi berupa Profesionalisme, Kolaborasi, dan Keunggulan. Nilai Profesionalisme yaitu kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas. Nilai Kolaborasi yaitu bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

25

3.8

Rencana Jadwal Pelaksanaan Aktualisasi Rancangan aktualisasi ini dilaksanakan di Unit Manajemen Sistem Informasi, RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta mulai tanggal 4 September 2021 sampai dengan 8 Oktober 2021. Berikut adalah jadwal kegiatan aktualisasi:

No

Kegiatan

1

Persiapan kegiatan aktualisasi

2

Koordinasi dengan Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi selaku atasan

3

6

Membuat rancangan penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network Penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network Persetujuan draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network Sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support

7

Evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support

4 5

1

2

Tgl 4

Tgl 6

September 3

4

5

Oktober 1 2

Tgl 7&8 Tgl 9&10 Tgl 13-17

Tgl 20&21 Tgl 22-24 Tgl 27-30 Tgl 1

Tgl 4-8

26

BAB IV PELAKSANAAN AKTUALISASI

4.1 Deskripsi Pelaksanaan Aktualisasi

Kegiatan aktualisasi Pelatihan Dasar CPNS tahun 2021 ini dilaksanakan pada tanggal 6 September 2021 sampai dengan tanggal 8 Oktober 2021 di Unit Manajemen Sistem Informasi, RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Kegiatan aktualisasi ini berjudul “Penyusunan Buku

Saku Panduan Penanganan Kasus Software, Hardware, dan

Network di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo”. Beberapa kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana jadwal pelaksanaan kegiatan aktualisasi yang telah dibuat, sedangkan pelaksanaan kegiatan lainnya disesuaikan dengan situasi dan kondisi di Unit Manajemen Sistem Informasi, RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo.

No 1

2

3

4

5

6

7

Kegiatan

September 2

Persiapan kegiatan aktualisasi

Tgl

Koordinasi dengan Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi selaku atasan Membuat rancangan penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network Penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network Persetujuan draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network Sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support Evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support

Tgl

3

4

Oktober 5

1

2

Ket. Tercapai

5-7 Tercapai

7&8

Tgl 10

Tercapai

Tgl

Tgl

13-17

20-23

Tercapai

Tgl 24

Tercapai

Tgl 28

Tgl 1

Tercapai

Tgl

Tercapai

5-8

27

4.2 Hasil Capaian Pelaksanaan Aktualisasi Tahapan-tahapan

kegiatan

aktualisasi

telah

berhasil

dicapai

semua.

Waktu

pelaksanaan beberapa tahap tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan pada rancangan aktualisasi, akan tetapi output dari semua tahapan tersebut tercapai semua.

4.2.1 Hasil Capaian Kegiatan I – Persiapan Kegiatan Aktualisasi a. Waktu Kegiatan Rancangan

: 4 & 6 September 2021

Pelaksanaan

: 5 - 7 September 2021

b. Tahapan Kegiatan 1. Membuat janji pertemuan dengan mentor untuk meyampaikan gagasan 2. Melakukan diskusi tentang rencana rancangan aktualisasi yang diangkat 3. Menyampaikan hasil akhir rancangan kegiatan aktualisasi 4. Meminta persetujuan untuk mengangkat isu tersebut c. Output 1. Mendapatkan persetujuan atas isu yang diangkat untuk kegiatan aktualisasi 2. Adanya data dukung berupa: - Dokumen janji pertemuan - Dokumen foto pertemuan - Notulen pertemuan - Lembar persetujuan yang sudah ditandatangani mentor/ atasan d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan Meminta izin untuk berdiskusi dengan mentor (Etika Publik), menyampaikan gagasan inovasi untuk meningkatkan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network (Komitmen Mutu), berdiskusi untuk mencapai kesepakatan (Nasionalisme), adanya rasa kepedulian terhadap kualitas pelayanan unit kerja yang dirasa butuh peningkatan (Anti Korupsi). e. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi Kontribusi kegiatan ini sesuai dengan visi misi RSCM, yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang berbasis internasional” (visi) serta ”Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” (misi)

28

f. Penguatan Nilai Organisai Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu Kolaborasi dan Keunggulan.

Nilai Kolaborasi yaitu bekerja sama dengan berkoordinasi dalam mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu berusaha memberikan gagasan yang kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

Dokumentasi 1. Dokumentasi janji pertemuan dengan mentor

29

2. Dokumentasi foto pertemuan dengan mentor

30

3. Notulen pertemuan berupa lembar konsultasi dengan mentor

31

4. Lembar Persetujuan Mentor

4.2.2 Hasil Capaian Kegiatan II – Koordinasi dengan Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi selaku atasan a. Waktu Kegiatan Jadwal Kegiatan

: 7 & 8 September 2021

Pelaksanaan

: 7 & 8 September 2021

b. Tahapan Kegiatan 1. Membuat janji pertemuan dengan atasan 2. Menyampaikan dan menjelaskan tentang pengangkatan isu yang telah disetujui mentor 3. Berdiskusi dalam menentukan format yang akan diusulkan menjadi buku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang akan disimpan di dalam Cloud RSCM sehingga dapat diakses semua tim Layanan Pengguna dan Pendukung Sistem Informasi 32

4. Meminta persetujuan atasan dalam membuat rancangan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang dismpan di dalam Cloud RSCM c. Output 1. Mendapatkan persetujuan atas rancangan penyusunan buku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang akan disimpan di dalam Cloud RSCM 2. Adanya data dukung berupa: - Dokumentasi janji pertemuan dengan atasan - Foto pertemuan - Notulen dari hasil pertemuan d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan Meminta izin untuk berdiskusi dengan atasan (Etika Publik), menjelaskan rancangan aktualisasi yang sudah disetujui mentor dan menyampaikan maksud dari pengangkatan gagasan isu tersebut (Akuntabilitas dan Komitmen Mutu), berdiskusi untuk mencapaikesepakatan (Nasionalisme), adanya rasa kepedulian terhadap kualitas pelayanan unit kerja yang dirasa butuh peningkatan (Anti Korupsi). e. Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi Kontribusi kegiatan ini sesuai dengan visi misi RSCM, yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang

berbasis internasional” (visi)

serta

”Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” (misi). f. Penguatan Nilai Organisasi Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu Kolaborasi dan Keunggulan.

Nilai Kolaborasi yaitu bekerja sama dengan berkoordinasi dalam mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu berusaha memberikan gagasan yang kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

33

DOKUMENTASI

1. Janji pertemuan dengan atasan langsung

2. Dokumentasi foto pertemuan dengan atasan

34

3. Notulen pertemuan

4.2.3 Hasil Capaian Kegiatan III – Membuat rancangan penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network a. Waktu Kegiatan Jadwal Kegiatan

: 9 & 10 September 2021

Pelaksanaan

: 10 September 2021

b. Tahapan Kegiatan 1. Mengumpulkan bahan laporan kasus software, hardware, dan network yang sudah ada sebelumnya 2. Berkoordinasi dengan atasan dan petugas Helpdesk and Support terkait penjabaran dari laporan yang sudah ada 3. Menyusun rancangan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network c. Output 1. Draf usulan rancangan penyusunan buku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network

35

2. Data dukung: - Dokumen bahan laporan kasus software, hardware, dan network yang sudah ada sebelumnya - Dokumentasi saat berkoordinasi dengan petugas Helpdesk and Support - Notulen pertemuan berupa lembar konsultasi selain mentor - Rancangan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan Mengumpulkan bahan laporan kasus software, hardware, dan network yang sudah

ada

sebelumnya

dengan

sungguh-sungguh

(Akuntabilitas),

berkoordinasi dengan atasan dan tim terkait penjabaran dari laporan yang sudah ada (Nasionalisme), membuat rancangan penyusunan buku panduan berdasarkan arahan atasan / Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi (Komitmen Mutu). e. Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi RSCM yaitu: “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional” serta “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital”

f. Penguatan Nilai Organisasi Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi, yaitu: Keunggulan, Profesional, dan Kolaborasi. Nilai Keunggulan yaitu menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan. Nilai Profesionalisme yaitu kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas. Nilai Kolaborasi yaitu bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencpai tujuan bersama.

36

DOKUMENTASI

1. Dokumentasi bahan laporan kasus software, hardware, dan network yang sudah ada sebelumnya

37

38

2. Dokumentasi saat berkoordinasi dengan tim terkait

3. Notulen pertemuan berupa lembar konsultasi selain mentor

39

4. Rancangan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network

4.2.4 Hasil Capaian Kegiatan IV – Penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network

a. Waktu Kegiatan Jadwal Kegiatan

: 13 – 21 September

Pelaksanaan

: 13 – 21 September

b. Tahapan Kegiatan 1. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan temuan berdasarkan laporan

kasus yang pernah ada 2. Mengembangkan

bahan

dengan

membuat

penjabaran

tahapan

pelaksanaan penanganan kasus software, hardware, dan network 3. Melakukan pengecekan ulang untuk kelengkapan penjelasan atas

penanganan laporan kasus software, hardware, dan network

c. Output 1. Draf buku saku panduan penyusunan kasus software, hardware, dan

network 40

2. Data dukung : draf buku saku panduan penanganan kasus software,

hardware, dan network

d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan Menyiapkan bahan serta menjabarkan setiap tahapan penanganan kasus software, hardware, dan network dengan sebaik mungkin (Akuntabilitas), menyusun dan melakukan pengecekan ulang terhadap penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network dengan sebaik mungkin agar dapat dibaca dan mudah dimengerti oleh pengguna buku panduan ini (Komitmen Mutu).

e. Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi RSCM yaitu: “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel”,serta “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional”, “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital”

f. Penguatan Nilai Organisasi Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi, yaitu: Keunggulan dan Profesional.

Nilai Keunggulan : menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan. Nilai Profesionalisme : kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas.

41

DOKUMENTASI Draf buku saku panduan penyusunan kasus software, hardware, dan network :

42

4.2.5 Hasil Capaian Kegiatan V – Persetujuan draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network

a. Waktu Kegiatan Jadwal Kegiatan

: 22 – 24 September 2021

Pelaksanaan

: 24 September 2021

b. Tahapan Kegiatan 1. Menyampaikan hasil penyusunan buku saku panduan penanganan

kasus software, hardware, dan network kepada atasan dan mentor 2. Melakukan telaah terhadap buku saku panduan yang telah dibuat 3. Meminta persetujuan atasan dan mentor

c. Output 1. Diperolehnya masukan dan persetujuan atas draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network 2.

Adanya data dukung berupa: - Notulen pertemuan berupa lembar konsultasi - Dokumen foto

d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan Menyampaikan hasil penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software,

hardware,

dan

network

kepada

atasan

sebagai

bentuk 43

pertanggungjawaban kegiatan aktualisasi (Nasionalisme & Akuntabilitas), melakukan telaah terhadap penyusunan buku saku panduan yang telah dibuat agar tidak ada kesalahan dalam redaksi dan tahapan penyelesaian kasus software, hardware, dan network (Komitmen Mutu), meminta persetujuan atasan dan mentor atas penyusunan buku saku panduan yang telah dibuat (Etika Publik & Nasionalisme).

e. Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi Kontribusi kegiatan ini sesuai dengan visi misi RSCM, yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang

berbasis internasional” (visi)

serta

”Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” (misi).

f. Penguatan Nilai Organisasi Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu Kolaborasi dan Keunggulan.

Nilai Kolaborasi yaitu bekerja sama dengan berkoordinasi dalam mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu berusaha memberikan gagasan yang kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

DOKUMENTASI 1. Notulen pertemuan berupa lembar konsultasi dengan mentor, atasan, dan petugas Helpdesk and Support

44

2. Foto pertemuan saat meminta persetujuan draf dengan mentor

3. Foto saat meminta persetujuan atasan dan saat melakukan telaah terhadap draf yang telah dibuat

45

4.2.6 Hasil Capaian Kegiatan VI – Sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support

a. Waktu Kegiatan Jadwal Kegiatan

: 27 – 30 September 2021

Pelaksanaan

: 28 September & 1 Oktober 2021

b. Tahapan Kegiatan 1. Membuat jadwal sosialisasi 2. Membuat janji pertemuan dengan petugas Helpdesk and Support 3. Sosialisasi mengenai adanya buku saku panduan penanganan kasus

software, hardware, dan network yang dapat diakses pada Cloud RSCM

c. Output 1. Terlaksananya sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support 2. Adanya data dukung berupa:

- Jadwal sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support - Dokumen undangan sosialisasi - Dokumen foto saat sosialisasi - Notulen dari hasil sosialisasi

d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan Membuat jadwal sosialisasi, disuaikan dengan jam kerja petugas Helpdesk and Support (Akuntabilitas, Nasionalisme, & Anti Korupsi), meminta izin untuk bertemu dengan petugas Helpdesk and Support di jam kerja (Etika Publik), melakukan sosialisasi terkait penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang dapat diakses pada Cloud RSCM (Komitmen Mutu).

e. Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi RSCM yaitu: “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” serta “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional”, dan “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis

Smart

Hospital”.

46

f. Penguatan Nilai Organisasi Kegiatan

ini

memperkuat

nilai

organisasi

berupa

Profesionalisme,

Kolaborasi, dan Keunggulan. Nilai Profesionalisme yaitu kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas. Nilai Kolaborasi yaitu bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

DOKUMENTASI

1. Jadwal sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support No 1 2

Tanggal 28 September 2021 1 Oktober 2021

Keterangan Sosialiasi dengan Mas Anugrah secara offline/ tatap muka Sosialasi dengan tim Helpdesk & Support : Mba Faradilla, Mba Eka, & Mba Tri Ajeng secara offline/ tatap muka

2. Undangan sosialisasi

3. Dokumen foto saat sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support 47

48

4. Notulen Sosialisasi

49

4.2.7 Hasil Capaian Kegiatan VII – Evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support

a. Waktu Kegiatan Jadwal Kegiatan

: 1 Oktober, 4 – 8 Oktober 2021

Pelaksanaan

: 5 – 8 Oktober 2021

b. Tahapan Kegiatan 1. Membuat janji pertemuan dengan petugas Helpdesk and Support 2. Meminta

testimoni

dari

petugas

Helpdesk

and

Support

setelah

menggunakan buku saku panduan penyelesaian kasus software, hardware, dan network 3. Melakukan evaluasi pada buku saku 4. Menindaklanjuti hasil evaluasi

c. Output 1. Terlaksananya evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support 2. Terlaksananya

tindak lanjut dari hasil evaluasi bersama petugas

Helpdesk and Support 3. Adanya data dukung berupa:

- Dokumen janji pertemuan - Dokumen foto saat evaluasi - Dokumen testimoni dari petugas Helpdesk and Support 4. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

Meminta izin untuk melakukan evaluasi terhadap buku saku panduan penyelesaian

kasus

software,

hardware,

dan

network

disosialisasikan kepada petugas Helpdesk and Support

yang

telah

(Etika Publik),

meminta testimoni kepada petugas Helpdesk and Support sebagai upaya perbaikan dalam penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang dapat diakses pada Cloud RSCM (Komitmen Mutu), melakukan evaluasi serta menindaklanjuti hasil evaluasi (Akuntabilitas &Komitmen Mutu).

5. Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi

Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi misi RSCM yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang berbasis internasional” (visi), “Menyelenggarakan sistem 50

manajemen

RS

dengan

tata

kelola

yang

andal

dan

akuntabel”

“Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional” (misi), dan “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital” (misi).

6. Penguatan Nilai Organisasi

Kegiatan

ini

memperkuat

nilai

organisasi

berupa

Profesionalisme,

Kolaborasi, dan Keunggulan. Nilai Profesionalisme yaitu kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas. Nilai Kolaborasi yaitu bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

DOKUMENTASI 1. Dokumentasi janji pertemuan

51

2. Foto saat evaluasi dan pemberian testimoni

52

3. Lembar Testimoni

53

4.3 Rencana Tindak Lanjut Kegiatan Membuat buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network di RSUPN Dr.Cipto Mangunkusumo

Output

Waktu Kegiatan

Bertambahnya jumlah buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

Oktober – Desember 2021

Para Pihak Terlibat a. PJ Layanan Pengguna & Pendukung SIMRS (atasan langsung)

Sumber Dana -

Ket. -

b. Petugas Helpdesk & Support

54

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan Kegiatan aktualisasi berhasil diselesaikan sesuai dengan rancangan kegiatan yang telah dibuat. Output dari kegiatan aktualisasi ini berupa buku saku yang akan dijadikan sebagai salah satu panduan dalam menyelesaikan kasus software, hardware, dan network oleh petugas Helpdesk and Support di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Buku saku panduan yang dibuat sangat bermanfaat bagi petugas Helpdesk and Support karena isi dari buku saku panduan ini mudah dipahami oleh seluruh petugas Helpdesk and Support.

5.2 Saran Buku saku panduan penyelesaian kasus software, hardware, dan network yang telah dibuat masih sangat sedikit dari jumlah kasus software, hardware, dan network yang pernah ada di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Penulis berharap buku saku ini dapat terus dikembangkan oleh seluruh petugas Helpdesk and Support agar menjadi panduan yang mudah dipahami khususnya oleh petugas Helpdesk and Support yang baru.

55