Optimalisasi Percepatan Audit Inventaris Alat Medik Antara Samrs Dengan Simak-BMN Menggunakan Google

LAPORAN AKTUALISASI PELATIHAN DASAR CPNS KEMENTERIAN KESEHATAN GOLONGAN III ANGKATAN 3

OPTIMALISASI PERCEPATAN AUDIT INVENTARIS ALAT MEDIK ANTARA SAMRS DENGAN SIMAK-BMN MENGGUNAKAN GOOGLE APPSHEET DI INSTALASI PENGELOLAAN ALAT KESEHATAN DAN KALIBRASI RSUPN DR. CIPTO MANGUNKUSUMO

Nama

: Idha Nurkomalasari Putri

NIP

: 199107102020122001

Jabatan

: Ahli Pertama - Teknisi Elektromedis

Instansi

: RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

BALAI PELATIHAN KESEHATAN CIKARANG LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA 2021

LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN AKTUALISASI

OPTIMALISASI PERCEPATAN AUDIT INVENTARIS ALAT MEDIK ANTARA SAMRS DENGAN SIMAK-BMN MENGGUNAKAN GOOGLE APPSHEET DI INSTALASI PENGELOLAAN ALAT KESEHATAN DAN KALIBRASI RSUPN DR CIPTO MANGUNKUSUMO

Telah di lakukan seminar rancangan (secara daring) Tanggal 03 September 2021 Telah dilakukan Seminar Akhir (secara daring) Tanggal 22 Oktober 2021

Coach

Mentor

drg. Yana Yojana, MA

Dias Irawati Sukma, ST

197409132005012001

197805202010122002

Penguji

dr. Titiek Resmisari, MARS 198104282008012022

KATA PENGANTAR Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa berkat rahmat-Nya sehingga dapat tersusun Rancangan Aktualisasi dalam rangkaian Pelatihan Dasar CPNS Golongan III angkatan 3 Kementerian Kesehatan Tahun 2021 di Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Ibu dr. Lies Diana Liastuti, Sp.JP (K)., MARS., FHA selaku Direktur Utama RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo.

2. Ibu dr. Indrati Suroyo, Sp.Rad (K) selaku Kepala Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo.

3. Ibu Dias Irawati Sukma, ST selaku mentor dan juga Kepala Subinstalasi Kalibrasi dan Kendali Mutu di Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo.

4. Ibu drg. Yana Yoana, M.A selaku pembimbing (coach) yang telah memberi arahan kepada penulis dalam menyusun rancangan kegiatan aktulisasi dengan sebaikbaiknya.

5. Bapak Drs. Suherman, M.Kes selaku Kepala Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang.

6. Ibu/Bapak widyaiswara serta seluruh panitia yang tidak dapat penulus sebutkan satu persatu.

7. Orang tua dan keluarga yang telah mendoakan selama mengikuti pelatihan dasar CPNS ini sehingga penulis mampu mengikuti seluruh rangkaian kegiatan.

8. Rekan-rekan elektromedis RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo khususnya di Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi.

9. Rekan-rekan sepejuangan peserta Latsar CPNS Golongan III Angkatan 3 Kelompok D di Bapelkes Cikarang tahun 2021 yang selalu mendukung, berbagi pengalaman, dan kebersamaan.

Penulis menyadari bahwa penyusunan rancangan kegiatan aktualisasi ini masih terdapat kesalahan. Penulis berharap laporan kegiatan aktualisasi ini dapat bermanfaat bagi pembaca umumnya dan penulis khususnya.

Jakarta, Oktober 2021

Idha Nurkomalasari Putri

iii

DAFTAR ISI LAPORAN AKTUALISASI .............................................................................................. i LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................. ii KATA PENGANTAR .....................................................................................................iii DAFTAR ISI ................................................................................................................. iv BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................................................ 1 Latar Belakang ............................................................................................... 1 Tujuan ............................................................................................................ 2 Manfaat .......................................................................................................... 3 Ruang Lingkup ............................................................................................... 4 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA........................................................................................ 5 2.1

Profil RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo (RSCM) ........................................... 5

2.1.1.

Rumah Sakit Umum Pusat Nasional (RSUPN) Dr. Cipto Mangunkusumo 5

2.1.2.

Visi dan Misi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo ...................................... 6

2.1.3.

Nilai Budaya RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo ...................................... 6

2.2

Profil Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi .............................. 7

2.3

Profil Peserta Pelatihan Dasar CPNS ............................................................. 8

BAB 3 RANCANGAN AKTUALISASI ............................................................................ 9 3.1

Identifikasi Isu ................................................................................................. 9

3.2

Penapisan Isu ................................................................................................. 9

3.3

Analisa Penyebab Isu ................................................................................... 10

3.4

Gagasan Perbaikan ...................................................................................... 13

3.5

Dampak Isu .................................................................................................. 14

3.6

Matriks Rancangan Aktualisasi ..................................................................... 15

3.7

Rencana Jadwal Kegiatan Aktualisasi .......................................................... 21

BAB 4 PELAKSANAAN AKTUALISASI ....................................................................... 22 4.1.

Deskripsi Pelaksanaan Aktualisasi ............................................................... 22

4.2.

Hasil Capaian Pelaksanaan Aktualisasi ........................................................ 23

4.3.

Rencana Tindak Lanjut ................................................................................. 40

BAB 5 PENUTUP ....................................................................................................... 41 5.1

Kesimpulan ................................................................................................... 41

iv

5.2

Saran ............................................................................................................ 41

LAMPIRAN ................................................................................................................. 42

v

BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Berdasarkan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) menyebutkan bahwa dalam rangka mewujudkan pelaksanaan citacita bangsa dan mewujudkan tujuan Negara, perlu membentuk ASN yang berkarakter yaitu berintegritas tinggi, profesional, netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktek korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN), mampu menjalankan tugas dan jabatannya sebagai pelaksana kebijakan publik, menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat, serta mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat pemersatu bangsa dan kesatuan Negara Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Saat ini, ASN banyak mengalami tantangan dalam menjalankan tugas dan jabatannya, beberapa tantangannya adalah masih tinggi angka korupsi yang dilakukan ASN serta masih rendahnya kinerja pelayanan birokrasi.

Penyelenggaraan Pelatihan Dasar (Latsar) Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang inovatif dan terintegrasi, yaitu penyelenggaraan pelatihan yang memadukan pembelajaran klasikal dan non klasikal di tempat pelatihan dan di tempat kerja. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan pembekalan kepada CPNS agar mampu menginternalisasi, menerapkan, dan mengaktualisasikan serta membuatnya menjadi kebiasaan (habituasi) dan merasakan manfaat dari nilai-nilai dasar profesi PNS dalam menjalankan tugasnya serta dapat melaksanakan tugasnya sesuai peraturan perundang-undangan. Pelatihan Dasar CPNS ini diatur melalui Peraturan Kepala LAN (Lembaga Administrasi Negara) Nomor 21 tahun 2016. Untuk

membentuk

PNS profesional yang berkarakter

dibutuhkan

pembaharuan pola penyelenggaraan diklat Pelatihan dasar dengan konsep Online (zoom meeting), diskusi dan pembelajaran Online (on Zoom meeting) dan dilanjut dengan aktualisasi dan habituasi ditempat kerja (off campus).

Materi pembelajaran pada pelatihan dasar CPNS yang dilakukan online (on zoom meeting), terdiri dari 4 agenda utama yaitu Agenda 1 (Wawasan Kebangsaan), Agenda 2 (Nilai-nilai ANEKA yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen mutu dan Anti Korupsi), Agenda 3 (Kedudukan dan Peran ASN dalam NKRI) dan Agenda 4 (Habituasi). Keempat agenda tersebut kemudian diimplementasikan oleh masing-masing peserta Latsar dalam bentuk aktualisasi

1

di unit kerja. Aktualisasi ini merupakan serangkaian proses penerapan teori ke dalam praktek dan gagasan suatu kegiatan. Pada praktek aktualisasi, peserta Latsar melakukan identifikasi isu yang terjadi di unit kerja dan melakukan penetapan rincian kegiatan yang akan dilakukan untuk mengatasi isu tersebut, sehingga dapat meningkatkan kualitas kinerja unit kerja.

Pada kegiatan aktualisasi, penetapan isu dikaitkan dengan kedudukan dan peran ASN dalam NKRI (Agenda 3) dan pelaksanaannya sebagai bentuk aktualisasi nilai-nilai ANEKA (Agenda 2).

Saat ini penulis merupakan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) di Kementerian Kesehatan, pada Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta. Pada rancangan aktualisasi, penulis melakukan identifikasi isu yang terjadi selama menjalankan tugas di Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi, prioritas isu yang dipilih berdasarkan diskusi dengan coach dan mentor adalah “Optimalisasi percepatan audit inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN menggunakan Google Appsheet di Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo”.

Alasan pengangkatan isu tersebut adalah Perbedaan sistem pengelolaan inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo.

Setelah ditemukan isu, penulis mulai menyusun kegiatan dan tahapan kegiatan pada rancangan aktualisasi dengan menerapkan nilai-nilai ANEKA. Nilainilai dasar tersebut juga diharapkan bisa diinternalisasikan dalam setiap kegiatan yang dilakukan penulis sebagai CPNS.

Tujuan Dengan adanya diklat prajabatan, maka peserta mampu melaksanakan setiap tugas yang diemban dengan menerapkan nilai-nilai dasar di dalam pelaksanaannya, antara lain:

a. Mampu menerapkan nilai-nilai dasar akuntabilitas melalui pembelajaran nilainilai dasar akuntabilitas, konflik kepentingan dalam masyarakat, netralitas PNS, keadilan dalam pelayanan publik, dan sikap serta perilaku konsisten; sehingga peserta

mempunyai

tanggung

jawab

dan

integritas

terhadap

yang

dikerjakannya.

2

b. Mampu menerapkan nilai-nilai dasar nasionalisme dan public value melalui pembelajaran keragaman bangsa dan berbagai aspeknya, nilai- nilai perjuangan

kemerdekaan

Indonesia,

nilai-nilai

gotong

royong

dalam

masyarakat; sehingga peserta akan melaksanakan pekerjannya berdasarkan nilai-nilai Pancasila.

c. Mampu menerapkan nilai-nilai dasar etika publik melalui pembelajaran kode etik dan perilaku pejabat publik, bentuk-bentuk kode etik dan implikasinya, aktualisasi kode etik PNS; sehingga peserta dapat melakukan pelayanan terbaik di setiap pekerjaan yang diembannya.

d. Mampu menerapkan nilai dasar inovatif atau komitmen mutu melalui pembelajaran efisiensi, kebaruan dan kualitas penyelenggaraan pemerintahan, konsekuensi dari perubahan, serta aktualisasi nilai-nilai dasar komitmen mutu; sehingga di dalam setiap kegiatan, peserta dapat mengukur tingkat pencapaian pekerjaannya, mengevaluasi, serta melakukan tindakan baru yang lebih efektif dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaannya itu.

e. Mampu menerapkan nilai-nilai dasar anti korupsi melalui pembelajaran nilainilai dasar anti korupsi, proses internalisasi nilai-nilai dasar anti korupsi, dan aktualisasi nilai-nilai dasar anti korupsi; sehingga peserta tidak hanya mampu mencegah dirinya dari berbuat korupsi, tetapi juga mampu mencegah perbuatan korupsi di instansinya, betapapun kecil skalanya.

Manfaat Sesuai amanat undang-undang, maka kegiatan aktualisasi latsar CPNS ini bertujuan untuk: 1. Menerapkan nilai-nilai dasar ASN dalam kegiatan aktualisasi ; 2. Membangun aparatur sipil negara yang memiliki integritas, profesional, netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme ; 3. Mampu menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat dan mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat persatuan dan kesatuan bangsa berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 ; 4. Mewujudkan aparatur sipil negara sebagai bagian dari reformasi birokrasi.

3

Ruang Lingkup Pelaksanaan aktualisasi sebagai bagian dari program Latsar CPNS 2021 dilakukan dengan ruang lingkup isu atau gagasan kegiatan berdasarkan SKP, tupoksi atau saran dari mentor/pembimbing dengan syarat mampu laksana dalam rentan waktu yang telah ditetapkan. Gagasan kegiatan yang dipilih diharapkan mampu meningkatkan performa instansi dan menumbuhkan nilai-nilai dasar CPNS pada peserta.

4

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Profil RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo (RSCM) 2.1.1. Rumah Sakit Umum Pusat Nasional (RSUPN) Dr. Cipto Mangunkusumo Rumah Sakit Umum Pusat Nasional (RSUPN)

Dr.

Cipto

Mangunkusumo didirikan pada tahun 1919 dengan nama Centrale Burgerlijke Ziekeninrichting. Pada masa penjajahan Jepang, RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo berubah nama menjadi Rumah Sakit Perguruan Tinggi (Ika daigaku Byongin). Pada tahun 1964, kembali terjadi perubahan nama menjadi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr Tjipto Mangunkusumo (RSTM). Kini, rumah sakit yang berada di Jl. Diponegoro No. 71 Jakarta Pusat ini bernama Rumah Sakit Umum Pusat Nasional (RSUPN) Dr. Cipto Mangunkusumo atau yang biasa disingkat menjadi RSCM. Pada bulan Desember 2000, RSCM berubah status menjadi Rumah Sakit Perjan (Perusahaan Jawatan) yang ditetapkan berdasarkan Peraturan Pemerintah RI nomor 116 Tahun 2000 Tentang Pendirian Perusahaan Jawatan Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo. Dengan demikian, tata organisasi dan kebijakan yang telah ada diubah dan disesuaikan dengan peraturan tersebut. Perjan RSCM adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang diberi tugas dan wewenang untuk menyelenggarakan kegiatan jasa pelayanan dan senantiasa berorientasi kepada kepentingan masyarakat.

RSCM merupakan rumah sakit pusat rujukan nacional yang senantiasa

memberikan

pelayanan

kesehatan

berkualitas

dan

terjangkau. Berdasarkan Peraturan Pemerintah RI nomor 23 tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum, status RSCM diubah menjadi Badan Layanan Umum (BLU) milik Pemerintah dengan Pemeriksaan Departemen Keuangan RI, Menteri Negara BUMN, dan secara teknis oleh Departemen Kesehatan RI. Hal ini senada dengan Keputusan Menteri Kesehatan nomor 1234/MenKes/SK/VIII/2005 tanggal 11 Agustus 2005 tentang Penetapan 13 Eks Rumah Sakit PERJAN menjadi UPT Departemen Kesehatan dengan menerapkan Pola

5

Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum dimana RSCM termasuk didalamnya. nomor

Lalu berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan

YM.01.06/III/7352/2010

Penetapan

RSUPN

Dr.

Cipto

Mangunkusumo Jakarta sebagai Rumah Sakit Pendidikan Utama Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia Jakarta. Dengan demikian, RSCM diharapkan mampu memberikan pelayanan kepada masyarakat berupa penyediaan barang dan/atau jasa tanpa mengutamakan keuntungan dimana dalam melakukan kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan produktivitas.

2.1.2. Visi dan Misi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo RSCM memiliki visi yaitu “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional Terdepan dalam Layanan, Pendidikan, dan Penelitian yang Berstandar Internasional”.

Untuk mencapai visi tersebut RSCM memiliki misi, yaitu: 1. Memberi pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional 2. Menyelenggarakan layanan kesehatan semesta berbasis institusi maupun komunitas melalui AHS (Academic Health System) 3. Menyelenggarakan pendidikan dan penelitian yang menghasilkan tenaga kedokteran dan kesehatan unggul 4. Menyelenggarakan Rumah Sakit berbasis Smart Hospital 5. Menghasilkan sistem manajemen Rumah Sakit dengan tata kelola yang andal dan akuntabel.

2.1.3. Nilai Budaya RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Budaya organisasi merupakan nilai-nilai luhur yang diyakini dan harus dihayati serta diamalkan oleh seluruh anggota organisasi dalam melaksanakan tugas yang menjadikan semangat dalam berkarya:

6

No. 1.

2.

Nilai

Makna Nilai

Integritas

Keselarasan antara perkataan dan perbuatan sesuai etika, moral, dan kemanusiaan Profesionalisme Kompeten dan bertanggungjawab dalam menjalankan tugas

3.

Kepedulian

4.

Kolaborasi

5.

Keunggulan

Melayani dengan empati, tulus, dan peduli Bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama Menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan

Perilaku Utama ➢ Beriman dan bertakwa ➢ Jujur dan konsisten ➢ Memegang teguh etika ➢ Disiplin dan taat pada aturan ➢ Bertanggung jawab dan berdedikasi ➢ Kompeten dan belajar berkelanjutan ➢ Berempati ➢ Peka dan cepat tanggap ➢ Memberi solusi ➢ Komunikasi efektif ➢ Proaktif bekerja sama ➢ Saling menolong dan bersinergi ➢ Berorientasi pada standar tinggi dan tepat guna ➢ Berjiwa enterpreneurship, inovatif, dan kreatif ➢ Terbuka terhadap perubahan dan berwawasan ke depan

2.2 Profil Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi (IPAKK) merupakan salah satu unit kerja non struktural di dalam organisasi yang berperan dalam melakukan kegiatan, perbaikan serta kalibrasi alat kesehatan dan alat non kesehatan. Selain itu juga IPAKK mempunyai fungsi menyelenggarakan dan mengelola seluruh alat kesehatan di rumah sakit terkait pemeliharaan, perbaikan, kalibrasi, dan usulan penghapusannya serta informasi peremajaan alat kesehatan di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo.

7

2.3 Profil Peserta Pelatihan Dasar CPNS Nama

: Idha Nurkomalasari Putri, S.Tr.Em

NIP

: 199107102020122001

Pendidikan : D-IV Teknik Elektromedik Pangkat/Gol : III/a Jabatan

: Ahli Pertama – Teknisi Eletromedis

Unit Kerja

: Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi

Instansi

: RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

Riwayat Pendidikan 2009 – 2012

D-III Teknik Elektromedik Poltekes Kemenkes Jakarta 2

2012 – 2014

D-IV Teknik Elektromedik Poltekes Kemenkes Jakarta 2

Riwayat Pekerjaan 2012 – 2014

PT. Mandiri Transforma Global, sebagai teknisi kalibrasi

2014 – 2016

PT. Global Jaya Medika, sebagai marketing sales

2016 – sekarang

RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo, sebagai Elektromedis

8

BAB 3 RANCANGAN AKTUALISASI 3.1 Identifikasi Isu Isu diidentifikasi berdasarkan pengamatan di Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi, berikut ini beberapa identifikasi isu yang telah dirumuskan: 1. Belum optimalnya pengelolaan suku cadang alat medik dari unit pelayanan ke Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi. (Pelayanan Publik).

2. Belum adanya manajemen sistem alarm pada ruang Intensive Care Unit (ICU).

(Manajemen ASN).

3. Belum adanya data kompilasi alat medik antara Sistem Aset Manajemen Rumah Sakit (SAMRS) dengan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) di Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi . (Whole of Government).

3.2 Penapisan Isu Berdasarkan isu-isu yang teridentifikasi, selanjutnya dilakukan proses penapisan isu dengan menggunakan alat bantu penapisan, salah satunya metode APKL yaitu teknik tapisan isu dengan menetapkan rentang penilaian (1 sampai dengan 5) pada kriteria Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak. Aktual artinya isu tersebut sedang hangat dibicarakan di lingkungan kerja. Problematik artinya isu tersebut memiliki dimensi masalah yang kompleks, merupakan hal yang menarik dan berkebutuhan mendesak untuk dicari solusi secara komprehensif.

Khalayak artinya isu tersebut menyangkut hajat hidup orang banyak. Layak artinya isu tersebut masuk akal, pantas untuk dibahas, realistis dan relevan dengan kewenangan.

9

Tabel APKL No

Isu

A

P

K

L

Jumlah Skor

Prioritas

1.

Belum optimalnya pengelolaan suku cadang alat medik dari unit pelayanan ke Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi.

(Pelayanan Publik)

5

3

4

3

15

3

2.

Belum adanya manajemen sistem alarm pada ruang Intensive Care Unit (ICU).

(Manajemen ASN)

5

3

4

4

16

2

Belum adanya data kompilasi alat medik antara Sistem Aset Manajemen Rumah Sakit (SAMRS) dengan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN) di Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi.

(Whole of Government)

5

5

4

5

19

1

3.

Keterangan: A = Aktual P = Problematik K = Khalayak L = Layak

Kriteria penetapan: 5 : sangat penting 4 : penting 3 : cukup penting 2 : kurang penting 1 : tidak penting

Dari tabel diatas dapat disimpulkan isu utama (Core Issue) adalah belum adanya data kompilasi alat medik antara Sistem Aset Manajemen Rumah Sakit (SAMRS) dengan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) di Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi.

3.3 Analisa Penyebab Isu Rumah Sakit Umum Pusat Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo (RSCM) merupakan rumah sakit vertikal dibawah Kementerian Kesehatan sekaligus sebagai rumah sakit pendidikan salah satunya Fakultas Kedokteran Universitas

10

Indonesia. Di RSCM tersebar alat medik yang berada di ruang rawat jalan, ruang rawat inap, kamar operasi, maupun departemen staff medik. Alat medik tersebut harus terinventaris sehingga memudahkan dalam mengelola pemeliharaan maupun perbaikannya. Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi (IPAKK) merupakan suatu organisasi unit kerja non struktural di dalam organisasi yang berperan dalam melakukan kegiatan pemeliharaan, perbaikan serta kalibrasi alat kesehatan dan alat non kesehatan. IPAKK menggunakan suatu sistem untuk memonitoring aset alat medik internal yang bernama SAMRS. Sistem Aset Manajemen Rumah Sakit (SAMRS) adalah Software aplikasi yang diciptakan khusus untuk manajemen pemeliharaan aset rumah sakit baik untuk aset peralatan medik maupun peralatan non medik berbasis Software as a service (SaaS) Cloudbase System. Rumah sakit tidak hanya memiliki inventaris alat medik yang baik untuk internal menggunakan SAMRS tetapi juga untuk eksternal (Kementerian Kesehatan dan Kementerian Keuangan) menggunakan SIMAKBMN yang dikelola oleh Bagian Akuntansi RSCM. Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN) merupakan aplikasi yang digunakan untuk mencatat dan mengorganisir barang milik negara, mulai dari pembelian, transfer masuk-keluar antar instansi, sampai penghapusan dan pemusnahan barang milik negara.

Di dalam label inventaris SAMRS terdapat kode yaitu AMD (alat medik) yang kemudian diikuti dengan nomor urut terdaftar serta identitas alat medik. Namun sebelum mendapatkan kode SAMRS dibutuhkan beberapa data, yaitu: ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Nama Alat Merk Tipe No. seri Ruangan Lokasi Tahun Pengadaan Sumber Dana

➢

Lantai Gedung Supplier Tanggal Kalibrasi Tahun Perolehan Harga Kondisi Wajib Kalibrasi

Label SAMRS

11

Sedangkan di dalam label inventaris SIMAK-BMN terdapat skema kode yang mengacu kepada Peraturan Menteri Keuangan nomor 29/PMK.06/2010 tentang Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Negara, yaitu: ➢ Penggolongan atau klasifikasi BMN berfungsi memberi kemudahan dalam pengelolaannya. Skema klasifikasi berupa golongan, bidang, kelompok, sub kelompok, dan sub-sub kelompok. ➢ Kodefikasi

BMN merupakan

pemberian

kode

BMN

sesusai

dengan

penggolongan masing-masing BMN yang berfungsi memudahkan pencatatan dan pengendalian. Sehingga didalam label inventaris BMN terdiri dari: ✓ Kode Lokasi (ditambah tahun perolehannya) ✓ Kode Barang (ditambah nomor urut pendaftaran (NUP)) Label BMN

Terdapat 10.498 alat medik yang terdata di SAMRS dan 1.111 alat medik yang terdata di SIMAK-BMN. Sehingga ada 9.387 alat medik yang belum terdata di SIMAK-BMN. Perbedaan sistem pengelolaan inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN merupakan hal penyebab isu perbedaan data tersebut.

Ada beberapa diagram analisis yang dapat digunakan dalam menganalisa faktor penyebab. Salah satu diagram tersebut adalah dengan menggunakan diagram sebab akibat atau diagram fishbone. Pada diagram fishbone di bawah ini untuk mengidentifikasikan penyebab isu terjadinya dari faktor man power, material, dan machine.

12

Machine

Belum ada kolaborasi data inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN

Mat

Man

Petugas invetaris kurang memperhatikan daftar inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN yang ada di ruang pelayanan.

Perbedaan pengkategorian inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN

Belum adanya data kompilasi alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN di IPAKK

Pada faktor man terdapat penyebab yaitu petugas invetaris kurang memperhatikan daftar inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN yang ada di ruang pelayanan. Faktor berikutnya adalah material, di rumah sakit terdapat 1unit alat medik siap pakai terdiri dari beberapa alat, hal tersebut menyebabkan perbedaan pengkategorian inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN belum jelas. Selanjutnya faktor machine yaitu belum adanya optimalisasi penggunaan aplikasi untuk kolabrasi data inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN.

3.4 Gagasan Perbaikan Berdasarkan diagram fishbone diatas maka diperoleh 3 penyebab utama dari belum tersedia data kompilasi alat medik antara SAMRS dengan SIMAKBMN, yaitu: 1. Petugas invetaris kurang memperhatikan daftar inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN yang ada di ruang pelayanan.

2. Perbedaan pengkategorian inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN. 3. Belum adanya optimalisasi penggunaan aplikasi untuk kolabrasi data inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN.

13

No. 1.

2.

3.

Berikut adalah gagasan perbaikan untuk mengatasi penyebab utama: Penyebab Gagasan Mampu Keterangan Laksana Petugas invetaris Melakukan sosialisasi Tidak 1. Sulit di kontrol kurang terkait kolabrasi data memperhatikan daftar inventaris alat medik antara inventaris alat medik SAMRS dengan SIMAKantara SAMRS BMN. dengan SIMAK-BMN yang ada di ruang pelayanan.

Perbedaan Melakukan pengkategorian Tidak 1. Jumlah alat medik banyak pengkategorian alat medik dan memiliki berbagai inventaris alat medik macam varian jenis antara SAMRS 2. Mebutuhkan waktu lama dengan SIMAK-BMN. Belum adanya Penambahan menu kode Tidak 1. Membutuhkan biaya kolaborasi data SIMAK-BMN di aplikasi 2. Membutuhkan waktu lama inventaris alat medik SAMRS antara SAMRS Percepatan audit inventaris Ya 1. Dapat dilaksanakan dalam dengan SIMAK-BMN. alat medik antara SAMRS waktu 2 minggu oleh dengan SIMAK-BMN Elektromedis unit menggunakan Google pelayanan Appsheet

3.5 Dampak Isu Pengelolaan inventaris alat medik tidak hanya sekedar mencatat, namun hal tersebut menjadi salah satu pengaruh dalam proses bisnis rumah sakit, yaitu: ✓ Membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) perbaikan dan pemeliharaan. ✓ Membuat perencanaan peremajaan alat.

Jika tidak ada pemecahan isu permasalahan diatas, maka akan berdampak yaitu alat medik yang tidak memiliki kode SIMAK-BMN tidak dapat diajukan biaya pemeliharaannya atau tidak dapat dikembalikan ke bagian aset rumah sakit karena terkendala penghapusan BMN.

14

3.6 Matriks Rancangan Aktualisasi Unit Kerja

: Ahli Pertama Teknisi Elektromedis, Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi, RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

Identifikasi Isu

: 1. Belum optimalnya pengelolaan suku cadang alat medik dari unit pelayanan ke Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi.

2. Belum adanya manajemen sistem alarm pada ruang Intensive Care Unit (ICU).

3. Belum adanya data kompilasi alat medik antara Sistem Aset Manajemen Rumah Sakit (SAMRS) dengan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) di Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi.

Isu yang diangkat : Belum adanya data kompilasi alat medik antara Sistem Aset Manajemen Rumah Sakit (SAMRS) dengan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) di Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi.

Gagasan

: Optimalisasi percepatan audit inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN menggunakan Google Appsheet.

15

No. 1.

Kegiatan Penyampaian konsep kegiatan aktualisasi

Tahapan Kegiatan 1. Membuat janji dengan mentor untuk menyampaikan gagasan pemecahan isu 2. Menyampaikan gagasan pemecahan isu kepada mentor.

Output Kegiatan aktualisasi yang akan dilaksanakan disetujui oleh mentor.

Data dukung: 1. Foto dokumentasi pertemuan dengan mentor 2. Notulensi diskusi

3. Mengkonsultasikan 3. Rancangan tahapan kegiatan aktualisasi yang untuk pemecahan telah disetujui isu kepada mentor. mentor

Keterkaitan Mata Pelatihan Berdiskusi dengan mentor dan memperbaiki jika ada kesalahan.

(AKUNTABILITAS) Meyampaikan gagasan kepada mentor dengan sopan santun dan semangat.

(ETIKA PUBLIK) Menyampaikan konsep dengan matang sehingga dapat mengefisiensikan waktu dan mencapai target.

(KOMITMEN MUTU)

Kontribusi terhadap Visi dan Misi

Kontribusi terhadap Nilai

RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo memiliki visi “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan nasional Terdepan dalam, Layanan, Pendidikan dan Penelitian yang Berstandar Internasional” dengan salah satu misi Menyelenggarakan sistem manajemen Rumah Sakit, dengan tata kelola yang andal dan akuntabel”.

Kegiatan percepatan audit inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN menggunakan Google Appsheet mendukung tugas pokok dan fungsi penulis yaitu melaksanakan kajian kelayakan fungsi alat elektromedik serta mengolah data kronologis kerusakan.

Penyampaian rencana kegiatan aktualisasi yang akan dilaksanakan ini akan menguatkan nilai budaya RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo yaitu: “Integritas” yang bermakna “Keselarasan antara perkataan dan perbuatan sesuai etika, moral, dan kemanusian”.

“Profesionalisme” yang bermakna “Kompeten dan bertanggungjawab dalam menjalankan tugas”.

“Kepedulian” yang bermakna “Melayani dengan empati, tulus, dan peduli”.

“Kolaborasi” yang bermakna “Bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama”.

“Keunggulan” yang bermakna “Menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan”.

16

2.

Penyusunan template data di Google Spreedsheet dan Appsheet

1. Mengumpulkan data alat medik dari SAMRS

1. Diperolehnya data alat medik dengan format excel dari SAMRS yang 2. Membuat konsep belum dipisahkan alur cara pengisian berdasarkan unit data saat sensus pelayanan.

Melaksanakan rencana kegiatan tidak hanya sekedar rancangan saja namun segera diwujudkan secara nyata (AKUNTABILITAS)

3. Mengundang tim sensus untuk melakukan diskusi revisi rancangan template dan alur

Bersedia menerima saran dan masukan (NASIONALISME)

2. Diperolehnya template sensus data alat medik di Google Spreedsheet dan Appsheet.

4. Menghadap mentor untuk 3. Dihasilkannya alur mendapatkan cara pengisian masukan dan data saat sensus arahan terkait alat medik rancangan template yang Data Dukung: dibutuhkan dan 1) Foto dokumentasi alur pengisian data undangan rapat ketika sensus alat melalui WhatsApp medik antara ke tim sensus alat SAMRS dengan medik di BMN manajemen IPAKK. 2) Foto dokumentasi rapat melalui daring.

Menyampaikan hasil pekerjaan dengan sikap yang sopan dan santun (ETIKA PUBLIK) Menyusun alur pengisian data yang mudah dipahami agar mendapatkan data yang valid.

(KOMITMEN MUTU) Tidak menunda waktu untuk mengerjakan revisi (ANTI KORUPSI)

RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo memiliki visi “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan nasional Terdepan dalam, Layanan, Pendidikan dan Penelitian yang Berstandar Internasional” dengan salah satu misi Menyelenggarakan sistem manajemen Rumah Sakit, dengan tata kelola yang andal dan akuntabel”.

Kegiatan percepatan audit inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN menggunakan Google Appsheet mendukung tugas pokok dan fungsi penulis yaitu melaksanakan kajian kelayakan fungsi alat elektromedik serta mengolah data kronologis kerusakan.

Penyusunan template data di Google Spreedsheet dan Appsheet yang akan dilaksanakan ini akan menguatkan nilai budaya RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo yaitu “Integritas” yang bermakna “Keselarasan antara perkataan dan perbuatan sesuai etika, moral, dan kemanusian”.

“Profesionalisme” yang bermakna “Kompeten dan bertanggungjawab dalam menjalankan tugas”.

“Kepedulian” yang bermakna “Melayani dengan empati, tulus, dan peduli”.

“Kolaborasi” yang bermakna “Bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama”.

“Keunggulan” yang bermakna “Menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan”.

17

3.

Uji coba

1. Memisahkan data alat medik dari SAMRS berdasarkan unit pelayanan kemudian ungah ke Google Spreadsheet.

2. Uji coba template menggunakan aplikasi visual Google Appsheet

Diperolehnya data alat medik yang telah dipisahkan berdasarkan unit pelayanan dan terunggah di Google Spreadsheet dan terkoneksi dengan aplikasi Appsheet.

Data dukung: 1. Foto dokumentasi uji coba menggunakan aplikasi visual Appsheet.

Mengerjakan tugas dengan sungguh dengan melakukan uji coba penginputan data sesuai dengan alur yang dibuat.

(AKUNTABILITAS)

RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo memiliki visi “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan nasional Terdepan dalam, Layanan, Pendidikan dan Penelitian yang Berstandar Internasional” dengan salah satu misi Menyelenggarakan sistem manajemen Rumah Sakit, dengan tata kelola yang andal dan akuntabel”.

Kegiatan percepatan audit inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN menggunakan Google Appsheet mendukung tugas pokok dan fungsi penulis yaitu melaksanakan kajian kelayakan fungsi alat elektromedik serta mengolah data kronologis kerusakan.

Uji coba yang akan dilaksanakan ini akan menguatkan nilai budaya RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo yaitu “Integritas” yang bermakna “Keselarasan antara perkataan dan perbuatan sesuai etika, moral, dan kemanusian”.

“Profesionalisme” yang bermakna “Kompeten dan bertanggungjawab dalam menjalankan tugas”.

“Kepedulian” yang bermakna “Melayani dengan empati, tulus, dan peduli”.

“Kolaborasi” yang bermakna “Bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama”.

“Keunggulan” yang bermakna “Menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan”.

18

4.

Sensus alat medik ke salah satu unit pelayanan yaitu Instalasi Pelayanan Radiologi dan Kedokteran Nuklir

1. Meminta izin ke kepala ruangan untuk melakukan sensus alat medik di Instalasi Pelayanan Radiologi dan Kedokteran Nuklir.

2. Menyampaikan maksud dan tujuan dilakukannya sensus alat medik 3. Kegiatan sensus alat medik menggunakan gawai pribadi yang terkoneksi dengan aplikasi visual Appsheet.

1. Diperolehnya izin dari kepala ruangan Instalasi Pelayanan Radiologi dan Kedokteran Nuklir.

2. Diperolehnya data sensus alat medik di Instalasi Pelayanan Radiologi dan Kedokteran Nuklir.

Data dukung : 1. Foto, data hasil sensus menggunakan aplikasi visual Appsheet.

Menyampaikan hasil pekerjaan dengan sikap yang sopan dan santun (ETIKA PUBLIK) Melakukan sensus alat medik dengan penuh tanggung jawab.

(KOMITMEN MUTU)

RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo memiliki visi “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan nasional Terdepan dalam, Layanan, Pendidikan dan Penelitian yang Berstandar Internasional” dengan salah satu misi Menyelenggarakan sistem manajemen Rumah Sakit, dengan tata kelola yang andal dan akuntabel”.

Kegiatan percepatan audit inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN menggunakan Google Appsheet mendukung tugas pokok dan fungsi penulis yaitu melaksanakan kajian kelayakan fungsi alat elektromedik serta mengolah data kronologis kerusakan.

Sensus alat medik di Instalasi Pelayanan Radiologi dan Kedokteran Nuklir yang akan dilaksanakan ini akan menguatkan nilai budaya RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo yaitu “Integritas” yang bermakna “Keselarasan antara perkataan dan perbuatan sesuai etika, moral, dan kemanusian”.

“Profesionalisme” yang bermakna “Kompeten dan bertanggungjawab dalam menjalankan tugas”.

“Kepedulian” yang bermakna “Melayani dengan empati, tulus, dan peduli”.

“Kolaborasi” yang bermakna “Bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama”.

“Keunggulan” yang bermakna “Menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan”.

19

5.

Evaluasi Kegiatan

1. Meminta dari pihak PIC sensus alat medik BMN untuk memberikan testimoni terhadap aplikasi yang teah dibuat.

Terlaksananya evaluasi kegiatan Data dukung: Foto, screenshoot chat WA testimoni aplikasi appsheet untuk percepatan sensus alat medik oleh PIC sensus alat medik BMN.

Melaksanakan tugas yang mencerminkan tanggung jawab.

(AKUNTABILITAS) Bersama-sama ingin terwujudnya efektifitas dan efisiensi pada kegiatan percepatan sensus alat medik.

(KOMITMEN MUTU)

RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo memiliki visi “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan nasional Terdepan dalam, Layanan, Pendidikan dan Penelitian yang Berstandar Internasional” dengan salah satu misi Menyelenggarakan sistem manajemen Rumah Sakit, dengan tata kelola yang andal dan akuntabel”.

Kegiatan percepatan audit inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN menggunakan Google Appsheet mendukung tugas pokok dan fungsi penulis yaitu melaksanakan kajian kelayakan fungsi alat elektromedik serta mengolah data kronologis kerusakan.

Meminta testimoni dari PIC sensus alat medik BMN terhadap Aplikasi appsheet untuk percepatan sensus alat medik ini akan menguatkan nilai budaya RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo yaitu “Kolaborasi” yang bermakna “Bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama”.

“Keunggulan” yang bermakna “Menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan”.

20

3.7 Rencana Jadwal Kegiatan Aktualisasi No.

Kegiatan 1

2

Sept 3

4

5

Okt 1

Keterangan

1.

Penyusunan rencana kegiatan akualisasi

27 Agustus - 03 September

2.

Penyusunan template data di Google Spreadsheet dan Appsheet

04 - 10 September

3.

Uji Coba

13 - 17 September

4.

Sensus alat medik ke salah satu unit pelayanan yaitu Instalasi Pelayanan Radiologi dan Kedokteran Nuklir

20 September - 01 Oktober

5.

Evaluasi kegiatan

04 - 08 Oktober

21

BAB 4 PELAKSANAAN AKTUALISASI 4.1. Deskripsi Pelaksanaan Aktualisasi Kegiatan aktualisasi Pelatihan Dasar CPNS tahun 2021 ini dilaksanakan pada tanggal 06 September 2021 sampai dengan tanggal 08 Oktober 2021 di Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Kegiatan aktualisasi ini berjudul “Percepatan audit inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN menggunakan Google Appsheet di Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo”. Kegiatan-kegiatan dilaksanakan dengan penuh disiplin dan tanggung jawab, sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan pada rancangan aktualisasi.

Tabel 4.1 Jadwal Realisasi Kegiatan Aktualisasi

No.

Kegiatan 1

2

Sept 3

4

5

Okt 1

Keterangan

1.

Penyampaian konsep kegiatan akualisasi

Tercapai, 27 Agustus 03 September

2.

Penyusunan template data di Google Spreadsheet dan Appsheet

Tercapai, 04 - 15 September

3.

Uji coba

Tercapai, 15 - 17 September

4.

Sensus alat medik ke salah satu unit pelayanan yaitu Instalasi Pelayanan Radiologi dan Kedokteran Nuklir

Tercapai, 20 September 01 Oktober

5.

Evaluasi kegiatan

Tercapai, 04 - 08 Oktober

22

4.2. Hasil Capaian Pelaksanaan Aktualisasi Tahapan-tahapan kegiatan dalam aktualisasi ini dilaksanakan dengan penuh disiplin dan tanggung jawab. Waktu pelaksanaan beberapa tahap tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditetukan pada rancangan aktualisasi, akan tetapi output dari semua tahapan tersebut tercapai.

4.2.1. Hasil Capaian Kegiatan I - Penyampaian konsep kegiatan aktualisasi a. Waktu Kegiatan ➢ Rancangan

: 27 Agustus – 03 September

➢ Pelaksanaan : 27 Agustus – 03 September

b. Tahapan Kegiatan 1) Membuat janji dengan mentor untuk menyampaikan gagasan pemecahan isu.

2) Menyampaikan gagasan pemecahan isu kepada mentor.

3) Mengkonsultasikan tahapan kegiatan untuk pemecahan isu kepada mentor.

c. Output Kegiatan aktualisasi yang akan dilaksanakan disetujui oleh mentor

Data Dukung 1) Foto dokumentasi pertemuan dengan mentor 2) Notulensi diskusi 3) Rancangan aktualisasi yang telah disetujui mentor

d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan 1) Akuntabilitas

: Berdiskusi dengan mentor dan memperbaiki jika ada kesalahan

2) Etika Publik

: Menyampaikan gagasan kepada mentor dengan sopan santun dan semangat.

3) Komitmen Mutu : Menyampaikan konsep dengan matang sehingga dapat mengefisiensikan waktu dan mencapai target.

23

e. Kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo memiliki visi “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan nasional Terdepan dalam, Layanan, Pendidikan dan Penelitian yang Berstandar Internasional” dengan salah satu misi “Menyelenggarakan sistem manajemen Rumah Sakit, dengan tata kelola yang andal dan akuntabel”. Kegiatan percepatan audit inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN menggunakan Google Appsheet mendukung tugas pokok dan fungsi penulis yaitu melaksanakan kajian kelayakan fungsi alat elektromedik serta mengolah data kronologis kerusakan.

f. Penguatan Nilai Organisasi Penyampaian rencana kegiatan aktualisasi yang akan dilaksanakan ini akan menguatkan niai budaya RSCM, yaitu: ➢ Integritas yang bermakna Keselarasan antara perkataan dan perbuatan sesuai etika, moral, dan kemanusian. ➢ Profesionalisme yang bermakna Kompeten dan bertanggungjawab dalam menjalankan tugas. ➢ Kepedulian yang bermakna Melayani dengan empati, tulus, dan peduli. ➢ Kolaborasi yang bermakna Bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama. ➢ Keunggulan yang bermakna “Menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

24

Dokumentasi

Keterangan: Menyampaikan gagasan serta mengkonsultasikan tahapan kegiatan untuk pemecahan isu kepada mentor.

4.2.2. Hasil Capaian Kegiatan II - Penyusunan template data di Google Spreedsheet dan Appsheet a. Waktu Kegiatan ➢ Rancangan

: 04 - 10 September

➢ Pelaksanaan : 04 - 15 September

b. Tahapan Kegiatan 1) Mengumpulkan data alat medik dari SAMRS 2) Membuat konsep alur cara pengisian data saat sensus 3) Mengundang tim sensus untuk melakukan diskusi revisi rancangan template dan alur 4) Menghadap mentor untuk mendapatkan masukan dan arahan terkait rancangan template yang dibutuhkan dan alur pengisian data ketika sensus alat medik antara SAMRS dengan BMN

c. Output 1) Diperolehnya data alat medik dengan format excel dari SAMRS yang belum dipisahkan berdasarkan unit pelayanan 2) Diperolehnya template sensus data alat medik di Google Spreedsheet dan Appsheet 3) Dihasilkannya alur cara pengisian data saat sensus alat medik

25

Data Dukung 1) Foto dokumentasi undangan rapat melalui WhatsApp ke tim sensus alat medik di manajemen IPAKK 2) Foto dokumentasi rapat melalui daring

d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan 1) Akuntabilitas

: Melaksanakan rencana kegiatan tidak hanya sekedar rancangan saja namun segera diwujudkan secara nyata

2) Nasionalisme

: Bersedia menerima saran dan masukan

3) Etika Publik

: Menyampaikan hasil pekerjaan dengan sikap yang sopan dan santun

4) Komitmen Mutu : Menyusun alur pengisian data yang mudah dipahami agar mendapatkan data yang valid.

5) Anti Korupsi

: Tidak menunda waktu untuk mengerjakan revisi

e. Kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo memiliki visi “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan nasional Terdepan dalam, Layanan, Pendidikan dan Penelitian yang Berstandar Internasional” dengan salah satu misi Menyelenggarakan sistem manajemen Rumah Sakit, dengan tata kelola yang andal dan akuntabel”. Kegiatan percepatan audit inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN menggunakan Google Appsheet mendukung tugas pokok dan fungsi penulis yaitu melaksanakan kajian kelayakan fungsi alat elektromedik serta mengolah data kronologis kerusakan.

f. Penguatan Nilai Organisasi Penyusunan template data di Google Spreedsheet dan Appsheet yang akan dilaksanakan ini akan menguatkan niai budaya RSCM, yaitu: ➢ Integritas yang bermakna Keselarasan antara perkataan dan perbuatan sesuai etika, moral, dan kemanusian. ➢ Profesionalisme yang bermakna Kompeten dan bertanggungjawab dalam menjalankan tugas. ➢ Kepedulian yang bermakna Melayani dengan empati, tulus, dan peduli.

26

➢ Kolaborasi yang bermakna Bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama. ➢ Keunggulan yang bermakna Menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

Dokumentasi

Keterangan: Diperolehnya data alat medik dari SAMRS yang belum dipisahkan berdasarkan unit pelayanan

27

Dokumentasi

Keterangan: Template sensus alat medik di Google Spreadsheet berdasarkan unit pelayanan Dokumentasi

Keterangan: Template sensus alat medik di Google Appsheet

28

Dokumentasi

Keterangan: Undangan rapat melalui WhatsApp ke tim sensus alat medik di manajemen IPAKK Dokumentasi Data Dukung

Keterangan: Diskusi secara daring terkait rancangan template di Appsheet dan alur pengisian data saat sensus alat medik

29

Dokumentasi

Keterangan: Diskusi secara daring terkait rancangan template di Appsheet dan alur pengisian data saat sensus alat medik

4.2.3. Hasil Capaian Kegiatan III - Uji Coba a. Waktu Kegiatan ➢ Rancangan

: 13 - 17 September

➢ Pelaksanaan : 15 - 17 September

b. Tahapan Kegiatan 1) Memisahkan data alat medik dari SAMRS berdasarkan unit pelayanan kemudian unggah ke Google Spreadsheet.

2) Uji coba template menggunakan aplikasi visual Appsheet.

c. Output Diperolehnya data alat medik yang telah dipisahkan berdasarkan unit pelayanan dan terunggah di Google Spreadsheet dan terkoneksi dengan aplikasi Appsheet.

Data Dukung Foto dokumentasi uji coba template sensus alat medik menggunakan aplikasi visual Appsheet.

30

d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan 1) Akuntabilitas

: Mengerjakan tugas dengan tekun dan teliti untuk melakukan uji coba template di aplikasi visual Appsheet serta penginputan data sensus alat medik sesuai dengan alur yang dibuat.

e. Kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo memiliki visi “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan nasional Terdepan dalam, Layanan, Pendidikan dan Penelitian yang Berstandar Internasional” dengan salah satu misi Menyelenggarakan sistem manajemen Rumah Sakit, dengan tata kelola yang andal dan akuntabel”. Kegiatan percepatan audit inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN menggunakan Google Appsheet mendukung tugas pokok dan fungsi penulis yaitu melaksanakan kajian kelayakan fungsi alat elektromedik serta mengolah data kronologis kerusakan.

f. Penguatan Nilai Organisasi Uji coba yang akan dilaksanakan ini akan menguatkan salah satu niai budaya RSCM, yaitu: ➢ Integritas yang bermakna Keselarasan antara perkataan dan perbuatan sesuai etika, moral, dan kemanusian. ➢ Profesionalisme yang bermakna Kompeten dan bertanggungjawab dalam menjalankan tugas. ➢ Kepedulian yang bermakna Melayani dengan empati, tulus, dan peduli. ➢ Kolaborasi yang bermakna Bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama. ➢ Keunggulan yang bermakna Menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

31

Dokumentasi

Keterangan: Template sensus alat medik di Google Spreadsheet berdasarkan unit pelayanan terkoneksi dengan aplikasi visual Appsheet.

32

Dokumentasi

Keterangan: Template sensus alat medik di Google Spreadsheet berdasarkan unit pelayanan terkoneksi dengan aplikasi visual Appsheet.

33

Dokumentasi

Keterangan: Template sensus alat medik di Google Spreadsheet berdasarkan unit pelayanan terkoneksi dengan aplikasi visual Appsheet.

4.2.4. Hasil Capaian Kegiatan IV - Sensus alat medik ke salah satu unit pelayanan yaitu Instalasi Pelayanan Radiologi dan Kedokteran Nuklir a. Waktu Kegiatan ➢ Rancangan

: 20 September - 01 Oktober

➢ Pelaksanaan : 20 September - 01 Oktober

b. Tahapan Kegiatan 1) Meminta izin ke kepala ruangan untuk melakukan sensus alat medik di Instalasi Pelayanan Radiologi dan Kedokteran Nuklir.Membuat konsep alur cara pengisian data saat sensus 2) Menyampaikan maksud dan tujuan dilakukannya sensus alat medik 3) Melakukan kegiatan sensus alat medik menggunakan gawai pribadi yang terkoneksi dengan aplikasi visual Appsheet.

34

c. Output 1) Diperolehnya izin dari kepala ruangan Instalasi Pelayanan Radiologi dan Kedokteran Nuklir 2) Diperolehnya data sensus alat medik di Instalasi Pelayanan Radiologi dan Kedokteran Nuklir.

Data Dukung Foto, data hasil sensus menggunakan aplikasi visual Appsheet.

d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan 1) Etika Publik

: Menyampaikan hasil pekerjaan dengan sikap yang sopan dan santun

2) Komitmen Mutu : Melakukan sensus alat medik dengan penuh tanggung jawab.

e. Kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo memiliki visi “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan nasional Terdepan dalam, Layanan, Pendidikan dan Penelitian yang Berstandar Internasional” dengan salah satu misi Menyelenggarakan sistem manajemen Rumah Sakit, dengan tata kelola yang andal dan akuntabel”. Kegiatan percepatan audit inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN menggunakan Google Appsheet mendukung tugas pokok dan fungsi penulis yaitu melaksanakan kajian kelayakan fungsi alat elektromedik serta mengolah data kronologis kerusakan.

f. Penguatan Nilai Organisasi Sensus alat medik ke salah satu unit pelayanan yaitu Instalasi Pelayanan Radiologi dan Kedokteran Nuklir yang akan dilaksanakan ini akan menguatkan salah satu niai budaya RSCM, yaitu: ➢ Integritas yang bermakna Keselarasan antara perkataan dan perbuatan sesuai etika, moral, dan kemanusian. ➢ Profesionalisme yang bermakna Kompeten dan bertanggungjawab dalam menjalankan tugas. ➢ Kepedulian yang bermakna Melayani dengan empati, tulus, dan peduli.

35

➢ Kolaborasi yang bermakna Bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama. ➢ Keunggulan yang bermakna Menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

Dokumentasi

Keterangan: Diperolehnya data hasil sensus alat medik menggunakan aplikasi visual Appsheet.

36

Dokumentasi

Keterangan: 1. Berdasarkan Sistem Aset Manajemen Rumah Sakit RSCM khususnya Instalasi Pelayanan Radiologi dan Kedokteran Nuklir memiliki 100 (seratus) unit alat medik yang terdiri dari: a. 41 unit alat medik milik Kerja Sama Operational (KSO) b. 59 unit alat medik milik RSCM 2. Berdasarkan hasil sensus alat medik menggunakan aplikasi visual Google Appsheet, dari 59 (lima puluh sembilan) unit alat medik milik RSCM hanya 27 (dua) unit yang telah terdapat stiker atau telah terinventaris Barang Milik Negara (BMN).

4.2.5. Hasil Capaian Kegiatan V – Evaluasi Kegiatan a. Waktu Kegiatan ➢ Rancangan

: 04 - 08 Oktober

➢ Pelaksanaan : 04 - 08 Oktober

b. Tahapan Kegiatan Meminta dari pihak PIC sensus alat medik BMN untuk memberikan testimoni terhadap aplikasi yang teah dibuat.

c. Output Terlaksananya evaluasi kegiatan

Data Dukung Foto, screenshoot chat WA testimoni aplikasi appsheet untuk percepatan sensus alat medik oleh PIC sensus alat medik BMN.

37

d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan 1) Akuntabilitas

: Melaksanakan tugas yang mencerminkan tanggung jawab

2) Komitmen Mutu : Bersama-sama ingin terwujudnya efektifitas dan efisiensi pada kegiatan percepatan sensus alat medik.

e. Kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo memiliki visi “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan nasional Terdepan dalam, Layanan, Pendidikan dan Penelitian yang Berstandar Internasional” dengan salah satu misi Menyelenggarakan sistem manajemen Rumah Sakit, dengan tata kelola yang andal dan akuntabel”. Kegiatan percepatan audit inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN menggunakan Google Appsheet mendukung tugas pokok dan fungsi penulis yaitu melaksanakan kajian kelayakan fungsi alat elektromedik serta mengolah data kronologis kerusakan.

f. Penguatan Nilai Organisasi Sensus alat medik ke salah satu unit pelayanan yaitu Instalasi Pelayanan Radiologi dan Kedokteran Nuklir yang akan dilaksanakan ini akan menguatkan salah satu niai budaya RSCM, yaitu: ➢ Kolaborasi yang bermakna Bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama. ➢ Keunggulan yang bermakna Menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

38

Dokumentasi

Keterangan: Diperolehnya testimoni aplikasi appsheet untuk percepatan sensus alat medik oleh PIC sensus alat medik BMN.

39

4.3. Rencana Tindak Lanjut No.

1.

Kegiatan

Output

Lama Waktu Kegiatan

Para pihak terlibat

Vendor

Penyampaian

Penambahan

Januari 2022

kepada pimpinan

modul baru di

(menunggu arahan

terkait penambahan

SAMRS yaitu

pimpinan)

modul baru di

kode gabungan

SAMRS

BMN (kode

Sumber biaya

Menunggu

Keterangan

-

arahan pimpinan

barang+NUP)

40

BAB 5 PENUTUP 5.1 Kesimpulan Kegiatan aktualisasi berhasil diselesaikan sesuai dengan target waktu penyelesaian kegiatan. Output dari kegiatan aktualisasi adalah Optimalisasi Percepatan Audit Inventaris Alat Medik antara SAMRS dengan SIMAK-BMN menggunakan Google Appsheet di Instalasi Pengelolaaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Hasil data tersebut berguna agar tidak terhambatnya pengembalian barang BMN yang mengganggu salah satu proses bisnis rumah sakit.

5.2 Saran Pada kegiatan audit inventaris alat medik antara SAMRS dengan SIMAKBMN masih perlu dikembangkan lebih lanjut. RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo memiliki aplikasi inventaris internal yaitu SAMRS, harapannya aplikasi tersebut dapat ditambahkan modul baru yaitu kode gabungan BMN (kode barang+NUP).

41

LAMPIRAN Lembar Persetujuan Mentor Aktualisasi Nama

: Idha Nurkomalasari Putri, S.Tr.Em

NIP

: 199107102020122001

Mentor : Dias Irawati Sukma, ST Judul

: Optimalisasi Percepatan Audit Inventaris Alat Medik Antara SAMRS Dengan SIMAK-BMN Menggunakan Google Appsheet Di Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan Dan Kalibrasi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

No.

1.

Tanggal

Tahap Kegiatan

06/09/2021 Penyampaian

Catatan Mentoring

Paraf

Pada pertemuan ini

konsep kegiatan

disampaikan dalam rangka

aktualisasi

kegiatan aktualisasi CPNS, Idha Nurkomalasari Putri memohon izin menyampaikan konsep kegiatan aktualisasi. Mentor menyetujui gagasan untuk pemecahan isu terkait belum adanya data kompilasi alat medik antara SAMRS dengan SIMAK BMN di Instalasi Pengelolaan Alat Kesehatan dan Kalibrasi. Mentor memberi arahan untuk segara melakukan koordinasi dengan tim sensus alat medik di manajemen IPAKK terkait penyusunan template di Google Spreadsheet dan Appsheet.

42

2.

3.

15/07/2021 Penyusunan

Kegiatan uji coba template visual

template di

untuk sensus alat medik di

Google

Appsheet telah terlaksana.

Spreadsheet dan

Arahan dari mentor untuk segera

Appsheet

melakukan uji coba

17/09/2021 Uji coba

Kegiatan uji coba template visual untuk sensus alat medik di Appsheet telah terlaksana.

Mentor menyetuji pelaksanaan kegiatan selanjutnya, yaitu sensus alat medik di Instalasi Pelayanan Radiologi dan Kedokteran Nuklir. Arahan dari mentor untuk segera melakukan sensus di instalasi tersebut.

4.

5.

01/10/2021 Sensus alat

Kegiatan sensus alat medik di

medik ke salah

Instalasi Pelayanan Radiologi

satu unit

dan Kedokteran Nuklir

pelayanan yaitu

terlaksana. Mentor menyetuji

Instalasi

pelaksanaan kegiatan

Pelayanan

selanjutnya, yaitu evaluasi

Radiologi dan

kegiatan. Arahan dari mentor

Kedokteran

untuk segera membuat

Nuklir

persiapan evaluasi kegiatan.

08/10/2021 Evaluasi kegiatan

Kegiatan evaluasi telah terlaksana. Arahan dari mentor untuk evalusi kegiatan sensus alat medik menggunakan Appsheet dan testimoni dari PIC sensus alat medik BMN.

43