Svensk Arbetshälsorapport
Hållbart arbetsliv ur ett CSRD-perspektiv
Innehåll
Vägen till ett hållbart arbetsliv....................................4
Arbetshälsa – en viktig del av CSRD..........................8
Livsfaspolicy eller individuell anpassning?........................................................................12
Stöd för samtal med seniora medarbetare...........16
Hemmakontoret och flexibilitetsparadoxen...................................................18
Hitta balans i kampen mot sjukfrånvaro.............22
Kommunikation blev nyckeln till ökat medarbetarskap...............................................................26
Sex tips för att förebygga sjukfrånvaro i förändringsprocesser..................................................29
Har flexibilitet blivit den nya utmaningen i arbetslivet?...........................................30
2500 medarbetare och 500 ledare i svenska företag har svarat på frågor om arbetsliv och hälsa, denna gång med ett särskilt fokus på hållbar arbetsmiljö och CSRD. Arbetshälsorapporten är en representativ undersökning. Det är inte forskning, men en bra temperaturmätare på möjligheter och utmaningar i dagens arbetsliv.
Ansvarig utgivare Tor Erik Danielsen (Avonova)
Bidragsgivare och experter: Eva-Karin Boström, Per-Niclas Olofsson, Arja Hinhala Yngvesson, Maria Sjöberg, Robin Falk, Alborz Danielsson, Guro Magnetun Heimvik.
Design: Nicolas Ness Turco
Kvantitativ undersökning genomförd av Norstat AS
Kära läsare,
Bra arbetshälsa är en förutsättning för en hållbar arbetsmarknad. Idag står vi inför flera utmaningar som kommer att växa om vi inte lyckas vända den negativa utvecklingen. Därför ställs allt hårdare krav på social hållbarhet och goda arbetsförhållanden. Men vad innebär de nya kraven för oss?
Social hållbarhet handlar om att alla människor ska ha samma möjligheter till ett stabilt och hälsosamt liv. Här spelar delaktigheten i arbetslivet en viktig roll. Statistik från Försäkringskassan visar att över 250 000 svenskar får någon form av sjuk- eller aktivitetsersättning (tidigare kallat förtidspension) till följd av långvarigt nedsatt arbetsförmåga. Till det ska vi lägga de 195 000 svenskar som är sjukskrivna varje dag. Företagens ekonomiska förluster i form av sjukfrånvaro, rekrytering och personalomsättning är betydande.
Dagens arbetsmarknad står inför stora utmaningar. Trots att arbetslösheten ökar är det fortfarande många arbetsgivare som har svårt att rekrytera den kompetens de behöver. Hållbara arbetsmiljöer kan bidra till att möta denna efterfrågan genom att minska sjukfrånvaron och öka medarbetarnas tillfredsställelse och produktivitet.
Vi behöver alla ta ett systematiskt helhetsgrepp om arbetshälsan. Därför välkomnar vi EU:s nya direktiv om hållbarhetsrapportering (CSRD). CSRD innebär att företag måste rapportera hållbarhetsaspekter med samma kvalitet och pålitlighet som de finansiella uppgifterna. Kontrollen av arbetsmiljön skärps också.
Ett lönsamt hållbarhetsarbete baseras på kunskap, anpassningsförmåga och handlingskraft. Hela fyra av tio medarbetare uppger att de inte känner till
hållbarhetsmålen på sina arbetsplatser. Och nästan en fjärdedel av cheferna har en negativ inställning till kravet på rapportering av arbetsmiljöfaktorer. Som framgår av rapporten anser våra experter att den siffran är alldeles för hög. Men vi kan förändra den genom att se längre än till själva rapporteringen, och i stället fokusera på att använda data och insikter för att genomföra målinriktade åtgärder som ger bättre arbetshälsa.
Social hållbarhet och nya rapporteringskrav är här för att stanna. Och rapporteringskraven kommer i förlängningen skapa mervärde i form av ökad konkurrenskraft och bättre resultat. Den dubbla väsentlighetsanalysen som företagen behöver göra kommer att visa på tydliga positiva värden. Både finansiellt för det egna företaget och för samhället i stort.
I den här rapporten ger experter från Avonova och våra samarbetspartners råd utifrån den undersökning som har genomförts bland 2 500 medarbetare och 500 chefer i Sverige och Norge. Vi tar ett helhetsgrepp kring social hållbarhet och hur den kan ge positiva effekter på flera olika plan.
Det är vår förhoppning att årets arbetshälsorapport ska ge dig mer insikt i hur du och ditt företag kan skapa en hållbar arbetsmiljö som är bra för företaget men också för samhället.
Vänliga hälsningar,
Jonas Arlebäck
VD Avonova Group
Vägen till ett hållbart arbetsliv
Hållbarhet är ett brett begrepp och en hållbar arbetsplats handlar om mycket mer än bara miljö och klimatpåverkan.
Det handlar först och främst om människor.
Eva-Karin Boström
Medicinskt ansvarig läkare på Avonova.
Sociala förhållanden blir allt viktigare på hållbarhetsagendan. EU:s nya direktiv om hållbarhetsrapportering (CSRD) definierar god arbetsmiljö som en central del av hållbarhetsarbetet. Införandet av direktivet innebär att företagen nu måste rapportera hur de behandlar sina anställda.
I Arbetshälsorapporten svarar svenska chefer på vad de tycker är en hållbar arbetsmiljö. Allra högst kommer friska medarbetare. Hela 79% av cheferna anser att det är viktigast. Därefter svarar man en kultur med delaktighet i arbetsmiljöarbetet (72%). I botten av listan hamnar områden som resepolicy (17%) och livsfasanpassad personalpolitik (13%).
Eva-Karin Boström är medicinskt ansvarig läkare på Avonova. Hon anser att svenska arbetsgivare har en solid grund att bygga vidare på, och en möjlighet att göra social hållbarhet till en konkurrensfördel.
- Vi har gjort mycket rätt här i Sverige. Vi har ett välorganiserat arbetsliv och vi har haft ett medvetet arbete från myndigheter och företag under lång tid. Det är en bra utgångspunkt nu när social hållbarhet blir en tydligare del av företagens vardag, säger Eva-Karin.
Vad
Friska medarbetare
Delaktighet i arbetsmiljöarbete
Företagskultur som minskar oönskad fysisk och psykisk belastning på jobbet
Resepolicy som minskar miljöpåverkan
Livsfasanpassad personalpolitik
Rapportering behöver inte vara komplicerat Men nya krav tas inte alltid emot väl. I arbetshälsoundersökningen framgår det att mindre än hälften av svenska chefer (42 %) är positiva till att behöva rapportera om arbetsmiljöfaktorer. Relativt många (20 %) är negativt inställda till det som nu blir ett krav. Eva-Karin tror att skepsisen kommer att försvinna om man som chef upplever att rapporteringen har effekt.
- Jag förstår motståndet om man inte ser sambandet mellan ökad rapportering och en positiv utveckling för företaget. Men hela tanken är ju att nyckeltalen ska förbättras och ge effekt, säger Eva-Karin.
Rapportering av social hållbarhet bör vara allt annat än en checklista med KPI:er och åtgärdspunkter. Det handlar om att möjliggöra stimulerande samtal, samarbete och gott medarbetarskap. Om man har önskad effekt i fokus, blir inte rapporteringen en nödvändig börda, utan ett användbart verktyg.
Hållbarhet ger effekt på resultatet
Ett hållbart arbetsliv är viktigt för Sverige. Det är också viktigt för svenska företag. Vår erfarenhet på Avonova är att en prioritering av arbetsmiljö och hälsofrämjande arbetskulturer skapar mervärde för företagen på lång sikt.
När svenska chefer blir tillfrågade om de viktigaste anledningarna till att de investerar i arbetsmiljö och säkerhet (HMS), svarar 74 procent att det är för att förebygga sjukfrånvaro och utmattning. 55 procent säger att det är för att minska personalomsättningen.
Årets undersökning av arbetshälsan ger också en inblick i vad svenska medarbetare anser är en god arbetsmiljö. Det är särskilt samarbetet med trevliga kollegor (56 %) och att det är roligt att gå till jobbet (49 %) som rankas högst som de viktigaste faktorerna.
- Vi har gjort mycket rätt här i Sverige. Vi har ett välorganiserat arbetsliv
och vi har haft ett medvetet arbete från myndigheter och företag under lång tid.
Vår erfarenhet är att sociala förhållanden på jobbet blir allt viktigare, särskilt bland yngre medarbetare.
- En hållbar arbetsplats är en attraktiv arbetsplats. Upplevelsen av en god arbetsmiljö leder till mindre personalomsättning och ökad produktivitet. Detta är effekter som märks på resultatet, säger Eva-Karin.
Arbetsplatsen som folkhälsoarena
En viktig del av företagshälsovårdens roll på vägen mot ett hållbart arbetsliv är att hjälpa företagen att ha ett helhetsperspektiv. Det kan vara lättare sagt än gjort.
För att ha en hållbar arbetsplats krävs att företaget tar hänsyn till hela människan, inte bara den som är på jobbet mellan 8–17. Som arbetsgivare behöver du förstå dina medarbetare i olika livsfaser och främja en sund balans mellan jobb och fritid.
Det är behov som kan vara utmanande för chefer att identifiera men som vi inom företagshälsovården har lång erfarenhet av att kartlägga och utvärdera. Exempelvis genom anpassade hälsokontroller och medarbetarundersökningar.
- Jobbet kan och bör vara en folkhälsoarena. Det är hållbarhet i praktiken, konstaterar Eva-Karin.
Andel medarbetare som anser att följande faktorer är viktigast för en bra arbetsmiljö:
Bra samarbete med kollegorna
Att det är roligt att gå till jobbet
Trevliga kollegor En meningsfull arbetsvardag
Totalt
Andel som i stor eller mycket stor utsträckning upplever jobbet som meningsfullt:
Ålder 18-29 år
Ålder 50-67 år
Offentlig sektor
Privat sektor
Så ställer sig cheferna till företagens skyldighet att redovisa arbetsmiljöfaktorer:
Ganska eller mycket positiv
Ganska eller mycket negativ
Andelen medarbetare som känner till hållbarhetsmålen på sina arbetsplatser:
Arbetshälsa – en viktig
del av CSRD
Från och med 2024 skärps kraven på hållbarhetsredovisning för svenska företag. Utöver den omfattande klimat- och miljörapporteringen ska företagen nu även redovisa sociala arbetsförhållanden, bland annat lönevillkor och balans mellan arbete och fritid.
Hösten 2023 införde EU nya regler för hur företag ska rapportera olika hållbarhetsaspekter. För stora börsnoterade företag gäller kraven från och med räkenskapsåret 2024. Därefter fasas regelverket gradvis in även för andra stora företag samt små och medelstora börsnoterade företag.
Förutom att redovisa klimat- och miljöförhållanden måste svenska företag hädanefter redovisa sociala förhållanden på arbetsplatsen, det vill säga hur de behandlar sina medarbetare samt risker och möjligheter kopplade till medarbetarna. Förhållandena i värdekedjan ska också redovisas. Det nya EU-direktivet om hållbarhetsrapportering (Corporate Sustainability Reporting Directive, CSRD) tar nämligen också upp hur företagens verksamhet påverkar andra arbetstagare än de egna medarbetarna.
Lön, arbetsmiljö och föräldraledighet – De nya kraven är strikta, omfattande och detaljerade och innebär att företagens hållbarhetsrapportering måste hålla samma kvalitet som den finansiella rapporteringen, säger Guro Magnetun Heimvik, delägare och chef för klimat- och hållbarhetstjänster på Deloitte. Enligt Heimvik måste företagen bland annat informera om utbildning och kompetensutveckling, arbetsrelaterad ohälsa och antal förlorade arbetsdagar till följd
av skador, olyckor, dödsfall och arbetsrelaterad sjukdom. Balansen mellan arbete och fritid ska också beskrivas. Det sistnämnda görs exempelvis genom att redovisa i vilken utsträckning medarbetarna har rätt till föräldraledighet och i vilken utsträckning de använder den.
Andra faktorer är kollektivavtal, mångfaldsindikatorer och lönevillkor. Social trygghet är en annan fråga, liksom arbetsmiljömätningar. Enligt rapporteringskraven ska företagen beskriva hur de identifierar och hanterar sociala faktorer som har betydande påverkan på arbetsstyrkan. De aktuella faktorerna definieras i regelverket.
– För att kunna utforma en strategi för hantering av social påverkan måste man naturligtvis kartlägga och analysera riskerna och de potentiella konsekvenserna, säger Heimvik. Standarden syftar också till att klargöra i vilken utsträckning företaget anpassar sig till eller följer internationella och europeiska konventioner och mänskliga rättigheter.
Rapportering till värdekedjan
Det är inte bara förhållandena i den egna verksamheten som ska redovisas. Företagen måste också lämna uppgifter om hur det står till hos deras underleverantörer och samarbetsföretag. Företag med färre än 750 anställda har tre år på sig att uppfylla detta krav. De största företagen måste däremot redovisa detta redan första året. Trots att regelverket införs gradvis utifrån företagens storlek måste svenska företag av alla storlekar redan nu vara beredda att svara på frågor om de sociala förhållandena från kunder och andra aktörer i värdekedjan.
Exempel på arbetsmiljöfaktorer som omfattas av
CSRD:
• Skador som leder till frånvaro bland egna medarbetare
• Förlust av kritisk nyckelpersonal
• Rekrytering genom lärlingssystem
• Dödsfall/skador kopplade till det rapporterande företagets produkter eller tjänster i kundledet
• Levnadslön/tillräcklig lön
• Kompetenshöjning
• Belastningsskador från tungt och monotont arbete
• Hög arbetsbelastning och olyckor hos leverantörer till följd av tidspress och stress från det rapporterande företaget
Kraven gäller följande företag:
Alla företag av allmänt intresse (t.ex. börsnoterade företag, företag med börsnoterade obligationer,kreditinstitut) med mer än 500 anställda på EU-reglerade marknader
Alla andra stora företag som uppfyller minst två av följande tre kriterier:
• mer än i genomsnitt 250 årsarbetskrafter under räkenskapsåret
• en nettoomsättning över 40 miljoner euro (förslag: 550 miljoner svenska kronor)
• balansomslutning över 20 miljoner euro (förslag: 280 miljoner svenska kronor)
Internationella företag utanför EU med en nettoomsättning på 150 miljoner euro och minst ett betydande dotterbolag eller en filial i EU är också skyldiga att rapportera hållbarhetsinformation enligt CSRD.
Livsfaspolicy eller individuell anpassning?
Vi behöver få fler i arbete och så många som möjligt måste komma in på arbetsmarknaden och jobba längre. Mycket talar för att en del av lösningen är en personalpolitik som är mer anpassad efter livets olika faser och ger utrymme för individuella anpassningar. Det ökar chanserna för att motiverade och duktiga medarbetare stannar kvar under hela arbetslivet.
Per-Nicklas Olofsson
Organisationspsykolog på Avonova
En livsfasorienterad personalpolitik utgår i första hand från förhållandena på arbetsplatsen, men tar även hänsyn till familj, fritid och levnadssituationen i övrigt. Målet är att anpassningen efter medarbetarnas olika levnadsfaser ska bidra till en bättre arbetsmiljö, större motivation och bättre resultat. 13 % av de chefer som deltog i arbetshälsoundersökningen lyfter fram livsfasanpassning som en av de nyckelfaktorer som kännetecknar en hållbar arbetsmiljö. 51 % av cheferna anser också att vi måste tänka om när det gäller generation Z och de ungas förväntningar och behov i arbetslivet.
Gemensam utgångspunkt och delade erfarenheter
Organisationspsykologen Per-Nicklas Olofsson på Avonova är medveten om att det finns generationseffekter som ger upphov till gemensamma erfarenheter och en gemensam utgångspunkt. Som exempel nämner han den grupp arbetstagare som inledde arbetslivet med att sitta hemma och jobba under pandemin. Arbetshälsoundersökningen bekräftar att personer under 30 år i betydligt högre grad än andra upplever psykiska besvär på grund av sitt arbete (i form av ångest, nedstämdhet eller utmattning) och att de lider av mindervärdeskomplex i förhållande till äldre kollegor. Jämfört med andra åldersgrupper upplever yngre personer också mer stress och mindre mening och anser att de har mindre inflytande och kompetens.
– Här skulle företagen kunna jobba mycket mer med att ta tillvara det som den yngre generationen kan bidra med. Det är ett effektivt sätt att nyttja den unika kompetens och referensram de besitter, säger Per-Nicklas.
Utgå ifrån individuella skillnader och livshändelser
Generationseffekterna till trots rekommenderar Per-Nicklas att företagen i första hand utgår från individuella skillnader och livshändelser snarare än att dela in personalpolitiken i olika levnadsfaser. Han betonar att nästan alla av oss under livets gång upplever sådant som kan göra det svårt att hitta en bra balans. Skilsmässor, dödsfall, flyttar och att bli förälder kan inträffa i alla åldrar.
– Vi har alla ett grundläggande behov av att uppleva tillhörighet, känna oss duktiga och utvecklas. En bra arbetsmiljö och personalpolitik kännetecknas av en helhetssyn som bidrar till ökat engagemang hos de enskilda medarbetarna, säger Per-Nicklas.
Att skapa arbetsplatser där medarbetarna är engagerade och kompetenta är smart av många olika anledningar. Det bidrar till lägre frånvaro, högre produktivitet och till att fler väljer och har möjlighet att skjuta upp pensioneringen.
Studier visar att arbetstagare över 50 och under 30 är lika effektiva totalt sett.
Därmed är det direkt olönsamt att ha chefer som anser att det är slöseri med tid och pengar att vidareutveckla medarbetare som har passerat 50-strecket. Chefer och företag med en sådan inställning kan snarare tvingas hantera oengagerade medarbetare i 10–15 år. Det är kostsamt för båda parter, på både det mänskliga och det ekonomiska planet.
– Forskning visar att skillnaderna mellan olika grupper, eller effekten av en viss variabel, exempelvis ålder, ofta har relativt liten effekt. Det beror på att de individuella skillnaderna är så stora, säger Per-Nicklas Olofsson. Just därför är det inte särskilt meningsfullt eller intressant att prata om ”seniorerna” eller ”de yngre”, förklarar han.
Även om grupperna har vissa gemensamma drag finns det också stora skillnader inom gruppen.
En personalpolitik som även utvecklar äldre medarbetare bidrar till både kompetensförsörjning och bemanning under längre tid. Dessutom främjar den medarbetarnas hälsa och livskvalitet. När det gäller innovation och utveckling visar forskningen att en varierad ålders- och könssammansättning kan ha positiva effekter på lärande, utveckling, kunskapsutbyte och innovation.
– Mångfald är med andra ord lönsamt eftersom den bidrar till en bättre arbetsmiljö, konstaterar Per-Nicklas.
Investera i ledarskap
Som chef tänker du kanske att det är svårt att göra anpassningar på individnivå? Det är det egentligen inte, kontrar Per-Nicklas. Han betonar dock att det krävs en medveten ledarstrategi för
att skapa ett medvetet ledarskap. Och mellanchefer som har mandat att fatta beslut och i sin tur ger sina medarbetare förtroende, flexibilitet och självständighet.
– Individanpassning fungerar bäst under ett tillitsbaserat ledarskap där det är resultaten som följs upp och inte detaljerna under processens gång, säger han. Uppföljningen är viktig för att medarbetarna ska känna sig sedda och att deras arbete är viktigt.
– En bra och framtidsorienterad arbetsgivare tar också med sig det individbaserade tankesättet in i rekryteringsarbetet och undviker på så sätt diskriminering, avslutar Per-Nicklas.
Andelen chefer som anser att det är viktigt eller mycket viktigt att aktivt förebygga uppsägningar och personalomsättning bland unga arbetstagare
I mycket stor utsträckning I stor utsträckning
Varken eller
Kvinnor
Andelen chefer som ser behov av att tänka om när det gäller generation Z och de ungas förväntningar och behov i arbetslivet
I mycket stor utsträckning
I stor utsträckning
Varken eller
Andel som har en seniorpolicy i företaget
I liten eller mycket liten utsträckning
Stöd för samtal med
seniora medarbetare
Att ha en bra dialog med sin närmaste chef är viktigt oavsett var i karriären man befinner sig. Utmaningarna, anpassningsbehoven och motivationsfaktorerna varierar under arbetslivets gång. Dessutom finns det individuella skillnader i fråga om motivation, kompetens och livshändelser.
Här får du förslag på diskussionsfrågor till samtalen med dina seniora medarbetare.
Tillbakablick:
• Hur ser en bra dag på jobbet ut?
• Vad är du stolt över när det gäller obbet?
• Hur har du sett din roll utvecklas genom åren, och vilka har varit de mest meningsfulla upplevelserna för dig?
Nutid – upplevda resurser:
• Vad gör dig engagerad, och vad ger dig arbetsglädje?
• När känner du dig värdefull?
• Vilka är dina styrkor i arbetet?
• Hur upplever du samarbetet med andra?
• Finns det några färdigheter eller kunskaper som du känner att du fortfarande vill utveckla eller förbättra?
Nutid – upplevda krav, hinder och svårigheter:
• Vilka hinder och svårigheter upplever du i ditt jobb?
• Har du tillräckligt goda förutsättningar att lyckas på jobbet? Berätta.
• Hur upplever du att det dagliga arbetet påverkar din fysiska och psykiska hälsa?
• Kan du hitta en bra balans mellan arbete och fritid?
• Upplever du några specifika utmaningar relaterade till ny teknik eller nya arbetsmetoder?
Framtidsplaner – upplevda krav och resurser:
• Upplever du att kraven och/eller resurserna har förändrats? Vad tänker du kring detta framöver?
• Hur ser du på möjligheterna att bidra med din erfarenhet till utbildning av nya medarbetare eller i andra roller?
Framtidsplaner – åtgärder och anpassningar:
• Finns det något jag som chef kan göra för att stötta dig och hjälpa dig att utvecklas?
• Hur länge planerar eller vill du fortsätta arbeta?
• Vad kan du själv göra för att upprätthålla motivationen och arbetskompetensen?
• Vad anser du att vi som avdelning måste fokusera på framöver? Hur kan du bidra?
• Finns det specifika områden där du känner att du behöver mer stöd eller utbildning för att fortsätta att prestera bra på jobbet?
Hemmakontoret och flexibilitetsparadoxen
Trots att hälften av alla arbetstagare jobbar hemifrån vet vi ganska lite om hur det påverkar arbetslivet. Det är fullt möjligt att skapa goda digitala arbetsförhållanden men hemmakontoret bör inkluderas i riskbedömningen.
Arja Hihnala Yngvesson
Arbetsmiljöingenjör på Avonova
Arja Hihnala Yngvesson är Arbetsmiljöingenjör på Avonova. Hon berättar mer om hemmakontorets plats i riskbedömningen och hur arbetstagare och arbetsgivare ska förhålla sig till de regler som finns.
– Arbetsmiljölagen säger att arbetsgivaren har ansvaret för anställdas hälsa och säkerhet, och det gäller oavsett om de jobbar hemma eller på arbetsplatsen. Det tillkommer också regler kring ergonomi och arbete vid bildskärm, berättar Arja.
I Arbetsmiljöverkets författningssamling AFS 2020:1, Arbetsplatsens utformning, finns regler kring hur arbetsplatser kan utformas, och där kan arbetsgivare också få stöd kring hur arbetsplatsen hemma kan utformas.
Tillsammans behöver chefen och den anställde samverka kring vad som behövs för att arbetet hemma ska fungera. En riskbedömning behöver göras, och den ska belysa alla de risker som kan vara förenliga med hemarbete. Det kan gälla arbetstider och arbetsinnehåll och om organisatorisk och social arbetsmiljö. Arbetsgivaren och arbetstagaren behöver tillsammans se över vad som fungerar för den enskilde individen.
– Jag tror att många önskar fortsätta att jobba hemifrån i någon form även om pandemin är över.
Det krävs god kommunikation och tydlighet för att få till ett hållbart arbetsliv med tanke på hela livssituationen. Både de som utför arbete från arbetsplatsen och de som arbetar hemifrån påverkas och gemensamma regler behöver utformas, säger Arja.
Otillräckligt fokus på hemmakontorens utformning
Enligt arbetshälsoundersökningen har arbetsgivarna inte bidragit nämnvärt till hemmakontorens utformning. Hela 64 % uppger att arbetsgivaren inte har bidragit i någon större utsträckning, exempelvis genom att tillhandahålla kontorsstol, tekniska hjälpmedel och liknande. Andelen är lägre nu än under pandemin.
Att skapa ett välfungerande hemmakontor för medarbetarna innebär inte nödvändigtvis att man måste göra stora inköp av maskiner och utrustning. Men att utföra krävande arbetsuppgifter med en liten laptop i knät – när man egentligen skulle behöva två skärmar – gynnar varken effektiviteten eller medarbetarens hälsa, enligt Arja.
Det rimliga är att arbetsgivaren ger medarbetaren goda förutsättningar att jobba både säkert och effektivt hemifrån. Vilken typ av utrustning och anpassning det rör sig om varierar beroende på arbetsuppgifterna, livssituationen och bostadens utformning.
– Jag tycker att man ska prata igenom vad som behövs för en god arbetsmiljö. Medarbetarna har också ett ansvar att utforma hemmakontoret så att det blir en plats där de både kan utföra arbetet på ett bra sätt och må bra. Man kan till exempel välja att arbeta ostört i ett eget rum, använda den arbetsutrustning som arbetsgivaren tillhandahåller och vara noga med att ta pauser, fortsätter Arja.
Andel arbetstagare som har möjlighet att jobba hemifrån
Andel arbetstagare som anser att det är bra att kunna jobba hemifrån
Ja Nej Ja Nej eller neutral
Flexibilitetsparadoxen
Arbetstiden är en av de utmaningar man måste ta ställning till. När börjar och slutar arbetsdagen, och när är man tillgänglig för arbetsgivaren? E-post utanför arbetstid och digitala förberedelser inför nästa arbetsdag är ett par av de utmaningar som aktualiseras när arbetsdagen blir mer flytande.
– Det är viktigt att man är medveten om eventuella negativa effekter av att vara konstant inloggad. Det är inte nödvändigtvis bara arbetsgivarens ansvar. Den enskilda arbetstagaren kan själv stänga av e-postaviseringar och arbetsgivaren kan uppmana medarbetarna att logga ut vid arbetsdagens slut. Det skickar en viktig signal, säger Arja.
Att träffa kollegorna har stor betydelse
Resultaten av arbetshälsoundersökningen visar också att kollegorna har stor betydelse. 75 % uppger att det är viktigt att vara på plats fysiskt på arbetsplatsen för att bygga goda relationer med kollegorna, och samarbete med kollegor anses viktigt för utvecklingen av en god arbetsmiljö. Detta är en av anledningarna till att faktorer som rör hemmakontor bör tas med i riskanalyser av arbetsmiljön.
– Det viktigaste är att man pratar med varandra, reflekterar och hittar bra lösningar innan man väljer att förändra arbetsorganisationen. Att vara medveten om problemen är en bra början, säger Arja.
Bristande kontakt med chefen en utmaning Arja pekar på den bristande kontakten mellan chefer och medarbetare som en tänkbar utmaning.
I arbetshälsoundersökningen uppger 40 % att de är negativa till en jobbvardag där den närmaste chefen leder på distans i större utsträckning. På sikt kan det ha negativa konsekvenser för både arbetsgivare och arbetstagare.
– Att få snabba förtydliganden och stöd i det dagliga arbetet, att utvecklas och kunna lösa problem snabbt och effektivt är behov som de flesta av oss har. Att prata i telefon är inte samma sak som att träffas i korridoren. Generellt bör chefer vara försiktiga med att tillåta för mycket hemmaarbete. Reglerna måste dock anpassas efter medarbetarna och verksamheten.
Uppmanar till medvetenhet
Enligt Arja Hihnala Yngvesson är alla chefer inte lika medvetna om riskerna med hemmakontor. Hon vill göra arbetsgivarna uppmärksamma på att det är skillnad på att jobba hemifrån och att jobba på kontoret, och menar att hemmakontoret måste tas med i riskbedömningen.
Riskhantering handlar om att förutse vad en förändring kan leda till, både gott och ont. För många företag kommer det faktum att fler jobbar hemifrån att medföra stora förändringar.
– Effekterna av att fler jobbar hemifrån bör utvärderas så att man kan ta vara på de positiva aspekterna och begränsa de negativa genom att skapa bästa möjliga upplägg. Det är något som både arbetsgivare och arbetstagare bör reflektera kring. I slutändan är bra utrustning och enkla anpassningar mycket billigare än minskad effektivitet, vantrivsel och sjukskrivningar, avslutar Arja
De viktigaste orsakerna till att chefer investerar i HSE*:
• För att förebygga sjukfrånvaro och utbrändhet: 74 %
• För att minska personalomsättningen: 55 %
• För att minska riskerna: 48 %
• För att påverka resultatet/öka produktionen: 40 %
• För ökat värdeskapande: 33 %
• För att uppfylla lagkrav: 29 %
• För att ha det bra på jobbet: 29 %
• Investerar inte i HSE: 6 %
*) Health, Safety and Environment
Hitta balans i kampen mot sjukfrånvaro:
”Det handlar om grundläggande behov.”
Muskel- och skelettsjukdomar och lindriga psykiska besvär är de vanligaste orsakerna till sjukfrånvaro. Rubriker som ”psykisk ohälsa” eller ”muskel- och skelettsjukdomar” kan dock vara diffusa och utgöra ett svagt underlag för riktade åtgärder. Balans är en viktig nyckel till de bakomliggande orsakerna och både arbetsgivare och arbetstagare har ett ansvar.
Maria Sjöberg
Företagssköterska och specialist inom arbetshälsa på Avonova.
Sjukfrånvaron ökar, liksom dess kostnader. Psykisk ohälsa ligger idag bakom en fjärdedel av all sjukfrånvaro. Många lider också av muskel- och skelettsjukdomar. Upprepade förändringsprocesser och högre krav både på jobbet och hemma bidrar till ökad belastning, och för många blir planeringen av fritiden ytterligare ett arbetsskift.
– Människor har svårt att hitta en bra balans mellan arbete och fritid. Många upplever att kraven på det privata planet har ökat och vi vill få ut mer av vår fritid än tidigare. Högre kostnader för bland annat boende leder också till ökade arbetskrav. Till exempel jobbar de flesta 100 % idag, något som inte var lika vanligt för ett par decennier sedan. För vissa slutar det i kaos. Man kan inte sjukskriva sig från privatlivet, men däremot från arbetet, säger Maria Sjöberg, företagssköterska och specialist inom arbetshälsa på Avonova.
Vad ligger bakom sjukfrånvaron Kvinnor och yngre arbetstagare svarar för en stor del av sjukfrånvaron. Maria menar att det är hög tid att vi skapar
en mer heltäckande bild av svenskarnas sjukfrånvaro och tar reda på vad som orsakar diagnoserna.
Många delar inte uppfattningen att det är psykiska problem som depression och ångest samt muskel- och skelettsjukdomar som ligger bakom siffrorna.
– Vi som arbetar inom företagshälsovården upplever att det finns betydligt mer komplexa och övergripande förklaringar. Exempelvis vet vi att kvinnor i klimakteriet kan ha diffusa symtom som feldiagnostiseras och i förlängningen orsakar nedsatt arbetsförmåga. Vi behöver ett mer holistiskt synsätt där vi försöker förstå de bakomliggande orsakerna till sjukfrånvaron, säger Maria Sjöberg.
Balans på dagordningen
Balans är ett viktigt nyckelord som Maria tycker att alla chefer bör sätta på dagordningen. Enligt arbetshälsoundersökningen anser fyra av tio arbetstagare (43 %) att arbetsgivaren i stor eller mycket stor utsträckning har ett ansvar att bidra till en bra balans i vardagen. Samtidigt
Andel som i stor eller mycket stor utsträckning anser att arbetsgivaren har ett ansvar att bidra till en bra balans mellan arbete och fritid:
41 % 45 %
Kvinnor Män
Andel som på grund av sitt arbete har haft svårt att sova flera gånger i veckan eller månaden under det senaste året (legat vaken minst två timmar/natt)
%
Män Kvinnor Ålder 18-29 år
– Det är ett delat ansvar. Om du inte kan använda axeln i jobbet måste du låta axeln vila hemma också. Principen om anpassning bör tillämpas även utanför arbetet. Om du har höga känslomässiga krav på jobbet bör du stanna upp och fundera över vilka känslomässiga krav du har på fritiden också. Det kanske vore klokt att prioritera lite annorlunda och skydda sin egen ”grund” för att förebygga utmattning, säger Maria.
Enligt arbetshälsoundersökningen vet arbetstagarna vad som skapar en bra balans i den egna vardagen. Att prioritera sömnen (51 %), vara uppmärksam på sådant som skapar stress (56 %), regelbunden träning och vardagsmotion (51 %) och att själv skilja mellan jobb och fritid (56 %) har en hög svarsfrekvens i undersökningen. Idén om den personliga ”grunden”, som går ut på att sortera och skapa överblick i sitt liv, är en av flera tekniker som kan bidra till bättre balans.
anser 13 % av de kvinnor som deltog i undersökningen att arbetsgivaren inte tar hänsyn till livet utanför arbetet överhuvudtaget. Enligt Maria Sjöberg borde fler arbetsgivare förstå att medarbetarna behöver sätta gränser.
– Balans handlar om grundläggande behov. Arbetsgivaren kan till exempel välja att inte tilldela arbetsuppgifter som måste utföras under helger och undvika att sätta deadlines som gör att medarbetarna måste ägna fritiden åt jobb.
Det finns flera organisatoriska åtgärder som kan vidtas för att skapa en bättre balans. I arbetshälsoundersökningen uppger hela 79 % att självstädighet och flexibilitet är viktiga faktorer. 77 % anser att struktur och rutiner är viktiga.
– Förutom att erbjuda frihet och självständighet bör arbetsgivarna försöka se till att medarbetarna upplever jobbet som meningsfullt och att det finns struktur och fasta ramar. Att man kan prata med sin närmaste chef, även om psykisk hälsa, är också en viktig förebyggande aspekt, säger Maria.
Medarbetarna har också ett ansvar Även om arbetsgivaren kan göra mycket för att skapa en bättre balans för medarbetarna betonar Maria Sjöberg att även arbetstagarna har ett ansvar att värna om sin hälsa. Det finns inte en lika stor medvetenhet kring detta, menar hon.
Riskanalys av sjukfrånvaro i hållbarhetsredovisningen
En viktig del av det förebyggande arbetet är att bedöma vilka riskfaktorer som påverkar sjukfrånvaron. En övergripande kartläggning och riskanalys av faktorer som kan ha negativ inverkan på sjukfrånvaron är till stor hjälp i arbetet. Många företag tror sig veta vad som ligger bakom sjukfrånvaron, men orsakerna har sällan undersökts eller kartlagts.
– Vi tittar på faktorer som förebygger eller förekommer innan sjukfrånvaron uppstår, faktorer som påverkar när sjukfrånvaron uppstår och risker som kan förekomma när medarbetarna ska gå tillbaka till arbetet efter en sjukskrivning, säger Maria. När kartläggningen är gjord lägger vi fokus på tidiga insatser, det vill säga prehab i stället för rehab. Exempelvis arbetsanpassning, medarbetarskap och rätt organisatoriska förutsättningar.
– För att ett företag ska kunna ta ett helhetsgrepp om sjukfrånvaron måste dessa faktorer hanteras på ett systematiskt sätt. Det är ett viktigt inspel till hållbarhetsredovisningen. Men också ett verktyg som chefer kan använda som en del av sin strategi för att minska sjukfrånvaron, avslutar Maria Sjöberg.
Andel som under det senaste året har upplevt psykiska besvär på grund av sitt arbete flera gånger i månaden eller flera gånger i veckan
Män Kvinnor Ålder 18-29 år
Så påverkas chefernas arbete av sjukfrånvaro
Skapar merarbete för mig som chef
Påverkar produktiviteten (negativt)
Vi har inga problem med sjukfrånvaro
Försämrar balansen mellan arbete och fritid för mig som chef
Påverkar arbetsmiljöarbetet
Påverkar möjligheterna till inkludering i arbetslivet
Vet inte/inget av dessa alternativ
Case: Alingsås kommun Kommunikation blev
nyckeln till ökat medarbetarskap
En tystnadskultur och en förvaltning som varit under hård press under pandemin gjorde att vård- och omsorgsförvaltningen i Alingsås kommun såg ett behov av ökat engagemang och delaktighet hos medarbetarna. Ett pilotprojekt där Avonova och Alingsås kommun samverkade med fokus på att få i gång samtalen och stärka medarbetarskapet.
Robin Falk
HR-partner på Alingsås kommun
Ett gott medarbetarskap handlar om att skapa en kultur av delaktighet där medarbetarna tar ansvar för både arbetsuppgifter, samspelet med arbetskollegor och arbetsmiljön i stort. Förtroendet från ledningen är viktigt och grundtanken är att medarbetarna själva ska få och ta ägarskap över arbetet.
Detta var något som HR-avdelningen på vård- och omsorgsförvaltningen i Alingsås kommun insåg att de ville bli bättre på under pandemin. Under 2021 lanserade de därför ett projekt för att stärka chefer och medarbetare med målet om en arbetskultur med ökat medarbetarskap.
– Arbetsmiljön präglades till viss del av en upplevd tystnadskultur, där medarbetarna sällan eller aldrig pratade med varandra om viktiga saker. Vi ville därför skapa en bättre och mer heltäckande kommunikation för att hjälpa medarbetarna att vilja ta ett större ansvar, säger Robin Falk, HR-partner på Alingsås kommun.
Arbetsmiljön präglades till viss del av en upplevd tystnadskultur, där medarbetarna sällan eller aldrig pratade med varandra om viktiga saker.
Forskningsbaserat tillvägagångssätt och workshops
Pilotprojektet genomfördes i samarbete med Avonova. Stefan Söderfjälls “En liten bok om medarbetarskap” utgjorde en teoretisk och forskningsbaserad utgångspunkt för arbetet. Cheferna fick först själva utbildas och genomgå programmet för att sedan genomföra detta i sina arbetsgrupper. Programmet bestod av tre workshops som var utformade för att passa alla med guidade filmer och övningar för att få igång dialogen.
– Den första delen handlade om vad bra medarbetarskap är. Vi diskuterade ämnen som vad som förväntas av en bra medarbetare, varför du är på jobbet och vad som är viktigt för ett gott samarbete. Den andra delen handlade om att ge medarbetarna verktyg att använda de nya insikterna, och slutligen fick deltagarna skapa en handlingsplan utifrån vad de lärt sig, säger Falk.
Ett av målen var att ge medarbetarna en förståelse för vad som krävs för att utöva ett gott medarbetarskap.
– Det var vissa som hade jobbat ihop i 10 - 20 år, utan att träffas och prata om sådant. Workshopparna gav deltagarna en gemensam bild av vad ett bra medarbetarskap innebär, samt ett gemensamt språk och begrepp för att förstå och tolka varandra, säger Falk.
En positiv utveckling
Sedan projektstarten har HR-avdelningen fått bra feedback från både chefer och medarbetare. Dessutom har de introducerat ett pulsmätningsverktyg där anställda får åtta frågor fyra gånger per år. “Ser du fram emot att gå till jobbet?” är en av frågorna som har haft en positiv utveckling de senaste åren.
– Vi har också sett en effekt på sjukfrånvaron som har minskat sedan pandemin. Det kan förstås finnas andra orsaker också, men det är glädjande att se en positiv trend, säger Falk.
För att den positiva trenden ska fortsätta har förvaltningen varit angelägen om att hålla projektet vid liv.
– En vanlig utmaning är att den här typen av projekt klingar av efter två till tre år. Vi har använt oss av enkäter och pulsmätningar för att kunna följa upp kontinuerligt, och det är något vi nu arbetar med och ser resultat av i hela kommunen. Utifrån pilotprojektet har vi även kunnat utveckla konceptet. Nu erbjuder vi det till hela kommunen, där vård- och omsorgsförvaltningen har kunnat lägga till nya delar för att hålla arbetet vid liv, säger Falk.
Stöd för implementering
För att kunna genomföra projektet var vård- och omsorgsförvaltningen i Alingsås kommun helt beroende av stöd, både för att klara kostnaden och själva jobbet.
– HR-avdelningen hade inte klarat det här på egen hand och vi ansökte därför om statsbidrag för återhämtning efter pandemin. Det ledde till att vi kunde ta in Avonova. De har varit bra sparringpartners och ovärderliga i genomförandet av projektet, säger Falk.
Sex tips för att förebygga sjukfrånvaro
i förändringsprocesser:
1. Känn dina medarbetare och din organisation. Skaffa dig information och data om arbetsmiljön. Använd medarbetarundersökningar, prata med människor och få överblick.
2. Sök kunskap och hjälp även utanför organisationen. Kontakta externa parter som företagshälsovården och forskningsmiljöer. Gör research och läs forskning för att få kunskapsbaserade verktyg.
3. Använd data på rätt sätt. Låt insikterna ligga till grund för riktade åtgärder, där de har störst effekt.
4. Skapa förutsättningar för en god arbetsmiljö. Ta reda på vad som skapar en bra arbetsmiljö i din organisation.
5. Kom ihåg att förändring kan vara positivt, en hävstång för ny riktning och motivation.
6. Håll kontakt vid sjukskrivning. Kommunicera med din medarbetare även utöver det formella. Hitta lösningar och anpassningar som fungerar tillsammans.
Har flexibilitet blivit den nya utmaningen
i arbetslivet?
En flexibel arbetsplats har blivit en naturlig och värdefull del av mångas vardag. Samtidigt bör vi vara försiktiga så att inte flexibiliteten försämrar balansen mellan arbete och fritid.
Alborz Danielsson företagsläkare på Avonova och specialist inom arbetsmedicin
Alborz Danielsson är företagsläkare på Avonova och specialist inom arbetsmedicin. Han menar att det finns flera fördelar med flexibilitet. För många är det en förutsättning för att få vardagen att fungera. Men samtidigt som det finns flera fördelar för både arbetsgivare och arbetstagare så kommer flexibilitet med en del risker som arbetsgivare behöver tänka på. Hög flexibilitet och hemarbete där gräns mellan arbete och fritid suddas ut är en risk för både anställda och företaget.
Ökad flexibilitet och arbetsrelaterad stress
Den som vill skapa en hållbar arbetsplats måste se till att ökad flexibilitet inte nödvändigtvis medför ökad arbetsbelastning och arbetsrelaterad stress. I ett arbetsliv som präglas av höga effektivitetskrav kan ökad flexibilitet där gräns mellan arbete och fritid suddas ut bidra till en negativ utveckling. Både sömnkvaliteten och flera andra hälsofaktorer kan påverkas om effektivitetskraven blir för höga och den faktiska arbetsbelastningen för stor.
- Särskilt så ser jag detta hos småbarnsföräldrar som behöver flexibiliteten när de ska få ihop livspusslet. Många gånger kan det gå så långt att fritiden och hemmet blir en förlängning av arbetsplatsens alla timmar, säger Alborz.
Risken för sjuknärvaro ökar
För mycket flexibilitet och en företagskultur där gränsen mellan arbete och fritid suddas ut kan i vissa fall, på kort sikt,
Hur viktig är den upplevda självständigheten och flexibiliteten för att man som medarbetare ska kunna göra ett bra jobb och känna att man klarar av arbetsuppgifterna?
79 %
Viktig eller mycket viktig
19 %
Har ingen betydelse
3 %
Inte så viktig eller har mycket liten betydelse
Andel som upplever följande förväntningar på sin arbetsplats
Svara på mejl utanför arbetstid
Prioritera jobbet, även när det krockar med fritiden
Resa/jobba utanför arbetstid
leda till högre produktivitet. Men det är inte hållbart på längre sikt, varken för företaget eller för samhället i stort.
- Ökad sjukfrånvaro är en betydande risk för företaget. Men risken för sjuknärvaro blir ännu större. Det innebär att medarbetarna visserligen jobbar, men har betydligt lägre arbetsförmåga på grund av sömnstörningar och psykisk ohälsa. Förutom negativ påverkan på individen så får detta också stora negativa konsekvenser för företaget, menar Alborz.
Hela 52 % av de tillfrågade medarbetarna uppger att de har haft svårt att sova på grund av arbetet det senaste året. Andelen är något högre bland kvinnor (56 %) än bland män (47 %). Samtidigt uppger 53 % att de har upplevt psykiska besvär på grund av jobbet under det senaste året. Det är en ökning på 9 % jämfört med förra rapporten.
Tydliggör förväntningarna
Arbetsgivarna har vissa förväntningar på sina medarbetare som kan påverka balansen mellan arbete och fritid. 14 % av de som deltagit i arbetshälsoundersökningen uppger att de förväntas svara på mejl även utanför arbetstid. 22 % uppger att arbetsgivaren förväntar sig att de prioriterar jobbet när det krockar med fritiden.
– Människor har kapacitet att klara av toppar av höga krav, men en faktor som är avgörande för att undvika ohälsa är återhämtning. Och därför
är det viktigt att kunna lämna arbetet och komma hem och få återhämtning, betonar Alborz.
Att svara på mejl utanför ordinarie arbetstid behöver inte vara så farligt, men det måste finnas tydliga riktlinjer. Vissa länder har reglerat arbetsgivarnas möjligheter att skicka e-post till sina medarbetare vissa tider på dygnet.
– Jag förespråkar mindre drastiska åtgärder. Vi bör i första hand fokusera på att företagen har tydliga policys, sätter gränser och följer upp. Det blir enklare med de nya riktlinjerna från EU som handlar om hållbarhetsrapportering (CSRD), där balansen mellan arbete och privatliv är något som företagen inom ett par år kommer att behöva rapportera på, säger Alborz.
Han menar vidare att policys och riktlinjer kan utformas genom dialog. Att komma överens om hur ni ska arbeta och tydliggöra vilka förväntningar som finns på arbetsplatsen. En positiv flexibilitet kan vara nyckeln till att tillgodose medarbetarnas behov i olika skeden av livet eller infria förväntningarna bland nya generationer arbetstagare. Människor har olika behov och preferenser och i ett anställningsförhållande är det viktigt att dessa klargörs på förhand. Men ska man ha flexibilitet måste det finnas en tydlig strategi.
Hållbar effektivitet
En arbetsplats måste ha tydliga riktlinjer så att medarbetarna kan skilja mellan arbete och fritid. På frågan om vad som är viktigast för att människor ska må bra och klara av både jobbet och livet utanför svarar 56 % av cheferna just balansen mellan arbete och fritid.
Det är inte nödvändigtvis hållbart att se till att människor kan jobba hela tiden. Det måste finnas en balans så att vi inte jobbar ihjäl oss. Det betyder dock inte att du som är chef måste sänka ribban vad gäller resultat och effektivitet. Tvärtom menar Alborz Danielsson och har ett tydligt råd till arbetsgivare:
– Sätt upp tydliga riktlinjer och rutiner för hur ni arbetar. En långsiktigt hållbar effektivitet når du inte med tillfälliga ökningar av produktionen, utan genom att hjälpa dina medarbetare att skilja på arbetstid och fritid.
Andel medarbetare som har haft svårt att sova på grund av arbetet det senaste året:
Andel som anser att följande faktorer på arbetsplatsen ser till människan som helhet:
Chefer Medarbetare:
Bra ledarskap
Förutsättningar för en bra balans mellan arbete och fritid
Ergonomi (möjlighet att anpassa arbetsplatsen)
Utbildning och kompetens
Kvinnor