NEWS NÚMERO 09. DICIEMBRE 2018
JURÍDICO El año de la protección de datos
FISCAL ¿Cuánto tiempo debo guardar la documentación?
GESTIÓN El gasto del personal
SUMARIO
Cerramos el año 2018, particularmente activo para Audifarma, tanto por el volumen como por la cantidad de trabajo acumulado, con muy buenas cifras de crecimiento y con la sensación de haber ayudado a nuestros clientes en sus proyectos de futuro, un futuro que se vislumbra con optimismo dadas las expectativas y previsiones que vemos en su día a día. El año ha sido especialmente importante en jurídico por la entrada en vigor del nuevo RGPD que ha equiparado las obligaciones a nivel europeo, en la protección de los datos de las personas, con la filosofía de que quien trate datos de otros, debe responsabilizarse de cómo lo hace y qué medidas de seguridad adopta, sobre todo en un entorno tan cambiante como es el informático, donde la tecnología nos está haciendo cambiar cada día.
EDITORIAL
En la parte de asesoría continuamos con un incremento muy importante de la frecuencia en la que la administración tributaria, a través de los cuerpos de gestión, no confundir con inspección, solicita datos, requiere comprobaciones y cruza informaciones, en un evidente cambio de estrategia destinada más a pequeñas comprobaciones que a complejas inspecciones, largas y costosas, pero que provocan un nivel cada día más exigente del cumplimiento de las obligaciones, en muchos casos más formales que tributarias, que nuestros clientes delegan en Audifarma, pero que nos supone a todos cada día un trabajo mayor y mejor hecho. Finalmente, hemos asistido a un año especialmente activo de las tareas de formación y consultoría de gestión, pues cada vez más se nos requieren conocimientos y procedimientos para hacer tareas con una mayor productividad, algo en lo que estamos especializados desde hace mucho tiempo, a diferencia de otros despachos, lo que configura una diferencia fundamental para nuestros clientes. En definitiva, un año de mucho trabajo, por el que me siento especialmente agradecido a mi equipo, que ha sabido estar a la altura de este desafío, y junto al que nos estamos preparando para poder ofrecer unas capacidades aún mayores para este 2019 que estamos a punto de empezar. Desde Audifarma aprovecho la ocasión para desearles unas muy felices pascuas y un venturoso año nuevo. Juan Jesús Sánchez Velázquez Director Audifarma
ÍNDICE
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GESTIÓN Fidelizar es enamorar
UNA VISIÓN DEL SECTOR
FISCAL ¿Cuánto tiempo debo guardar la documentación?
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GESTIÓN El gasto de personal
JURÍDICO 2018, el año de la protección de datos.
AUDIFARMA AL DÍA
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GESTIÓN
FIDELIZAR ES ENAMORAR En formaciones realizadas a farmacéuticos tratamos de introducirles en lo que para nosotros es el sentido de la palabra “fidelizar” y nos encontramos con frecuencia con dificultades de comprensión del concepto que vamos a tratar de aclarar en este artículo. Habitualmente empleamos como sinónimos las palabras cliente satisfecho y cliente fidelizado y creemos que esto es un error. Pero un cliente que habitualmente compra en la misma farmacia no quiere decir que esté fidelizado, será un cliente satisfecho pero no tiene por qué estar fidelizado. Puede acudir por cercanía o precio, pero no porque realmente la farmacia esté cumpliendo una expectativa superior al servicio de transacción económica. Imaginemos que en otra ocasión, por circunstancias que no vienen al caso, estar fuera de su zona habitual o estar acompañando a otra persona a hacer su compra, entra en otra farmacia que no es la que habitualmente utiliza. En esa farmacia, en ese momento, se está produciendo algo que habitualmente él o ella no ve en la farmacia a la que acude. Por ejemplo, ve un cartel en el que le anuncian que se puede apuntar a una caminata que se va a realizar el próximo sábado con motivo de la campaña de salud nutricional que está celebrando este mes la farmacia. Al hacer la compra a la persona a la que acompaña le invitan a una charla sobre alimentación saludable que va a hacer el personal de la farmacia próximamente y le ofrecen una promoción bastante interesante de unos productos nuevos que complementan la alimentación y facilitan el tránsito intestinal, que casualidad, el mismo mal que a él/ella le provoca tantos problemas en su día a día y no digamos cuando por cualquier causa sale de
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viaje, habiendo llegado a molestarle de forma seria en sus últimas vacaciones. La imagen que la persona se ha formado de esta otra farmacia es mejor que la que tiene de su propia farmacia, simplemente porque en su caso, en una obtiene una muy buena atención por la que se siente satisfecho, pero en esta otra farmacia han logrado sorprenderle y eso ha traído una experiencia que va a hacer que su visión de la farmacia a la que acudía ya no sea la misma.
Ese componente emocional es más fuerte que la mera satisfacción por un “hacer las cosas bien hechas”. Sin darse cuenta, en muchas ocasiones de una forma casi inconsciente, este cliente está percibiendo en su vertiente emocional una preocupación por la salud de los pacientes superior a la que obtiene en su farmacia. Ese componente emocional es más fuerte que la mera satisfacción por un “hacer las cosas bien hechas” y es el que va a provocar la fidelización del cliente. Decidimos desde los sentimientos y lo que hacemos es luego justificarlo desde una vertiente racional, por eso decimos en el título del artículo que para fidelizar hay que enamorar. Juan Jesús Sánchez Velázquez Director Audifarma
UNA VISIÓN DEL SECTOR
UNA VISIÓN DEL SECTOR LA RECTA FINAL DE LA VERIFICACIÓN
El pasado 4 de diciembre se reunieron la directora general de Cartera Básica de Servicios del SNS y Farmacia, Patricia Lacruz, y la directora del Sistema Español de Verificación de Medicamentos (Sevem) en una cita en torno al nuevo Real Decreto que regulará la verificación y autenticación de medicamentos. Fuente: Diario Farma: http://bit.ly/2B8qjMY
LA VENTA DE MEDICAMENTOS ON LINE SIGUE SIN DESPEGAR
Solo el 2% de las farmacias están autorizadas para vender medicamentos on line. Hace tres años que se autorizaba la venta de medicamento a través de Internes, y a punto de acabar el 2018 son solo 500 farmacias las que han apostado por incluir este servicio en su web. Fuente: Acta sanitaria: http://bit.ly/2C08QYH
ALEMANIA PERMITIRÁ LA PRESCRIPCIÓN EN TELECONSULTA
Alemania anuncia un cambio legislativo que permitiría a los sanitarios recetar a pacientes vistos en teleconsulta. La Ley que está prevista entré en vigor en 2020, no es más que un respaldo reglamentario al avance de la telemedicina. Fuente: Correo Farmacéutico: http://bit.ly/2Ek9FxW
LA CRISIS NO HA AFECTADO LA SALUD DE LOS ESPAÑOLES
Según un informe encargado por el Ministerio de Sanidad sobre el impacto de la crisis económica, concluye que los indicadores de salud no se han visto resentidos a corto plazo, pero sí lo ha hecho la salud mental y el riesgo social. Fuente: Correo Farmacéutico: http://bit.ly/2Ebn0b5
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FISCAL
¿CUÁNTO TIEMPO DEBO
GUARDAR LA DOCUMENTACIÓN? Muchos clientes nos preguntan cuanto tiempo guardar una factura o un modelo. A continuación os resumimos los plazos según el tipo de documento:
LABORAL. INFRACCIONES
3 4
NORMATIVA
años
FISCAL. LIQUIDAR O EXIGIR DEUDAS TRIBUTARIAS NORMATIVA
años
Artículo 66 Ley 58/2003
Artículo 4.1 Real Decreto Legislativo 5/2000
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SEGURIDAD SOCIAL. INFRACCIONES. NORMATIVA
años
DELITOS CONTRA LA HACIENDA PÚBLICA Y SEG. SOCIAL
CONTABLE Y MERCANTIL
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NORMATIVA
años
Artículo 30 del Código de Comercio.
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Artículo 4.2 Real Decreto Legislativo 5/2000
NORMATIVA
años
Artículo 4.2 Real Decreto Legislativo 5/2000
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BENEFICIOS PARA SU FARMACIA: REQUISITOS LEGALES
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EXIGENCIA DOCUMENTAL
PROFESIONALIDAD Un equipo de profesionales le apoyará en todo el proceso.
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EXIGENCIAS DEL PERSONAL
EXIGENCIAS DE LABORATORIO
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GESTIÓN
EL GASTO DE PERSONAL Son muchos los clientes que últimamente nos han preguntado sobre la posibilidad de contratar un trabajador más o no, y si el incremento de las ventas para cubrir esa contratación debe ser igual al coste que les supondría dicha contratación. Es obvio que la principal variable que influye en el gasto de personal es el número de trabajadores contratados, pero hay otras variables que influyen sobre la elección del número de trabajadores, como es el hecho de tener un horario ampliado o tener trabajando al cónyuge. En una farmacia tipo en la que su horario es normal y no hay contrataciones de familiares, el gasto de personal suele rondar el 10% de las ventas, si bien es cierto, que en los últimos años este porcentaje se ha incrementado cerca de un punto porcentual. En cuanto a contratar o no, a grosso modo, recomendaría contratar en el caso de que nuestro personal actual no dé abasto, se formen largas colas, pérdida de clientela y además: El gasto de personal se encuentre por debajo del 10% de las ventas. La venta anual por trabajador de la farmacia esté superando o se encuentre en la zona alta de la horquilla comprendida entre 250.000€ y 350.000€.
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Esto, como ya he comentado, sería a grosso modo, ya que cada oficina de farmacia es un mundo y habría que analizar las circunstancias particulares de cada una de ellas. En cuanto a la pregunta de qué cantidad mínima debería vender el trabajador para cubrir sus gastos, estaríamos equivocados si pensáramos que si vende un volumen igual al coste de personal ya tendríamos todo cubierto. Pensad que esas ventas tienen un coste variable que son las compras, luego para cubrir los gastos de personal tendría que vender una cantidad superior. Por lo tanto, sin imputar los gastos de estructura entre los trabajadores, las ventas del empleado nuevo deberían ser como mínimo de un volumen tal que me permita pagar las compras, el sueldo y la seguridad social por ese trabajador:
VENTAS POR EMPLEADO = (en %)
Coste empleado Mayor gasto
x 100
GESTIÓN
Hay otro punto a tener en cuenta, y es que ese mayor gasto de personal, posteriormente nos supondrá un ahorro fiscal equivalente al coste de personal del trabajador multiplicado por tipo impositivo marginal de la farmacia.
Comparando una situación con respecto a otra vemos que: El trabajador tendría que vender 106.060,60€ para empezar a ser rentable. El Gasto de Personal se incrementa en 35.000€. El Beneficio Antes de Impuestos se reduce otros 35.000€.
Veamos un ejemplo numérico donde se puede apreciar lo que estamos comentando. Para ello supongamos que la farmacia tiene las siguientes ventas y costes:
IMPORTE
% SOBRE LASVENTAS
1.000.000 €
100%
COMPRAS
670.000€
67%
MARGEN
330.000€
33%
COSTE DE PERSONAL
80.000€
8%
GASTOS DE ESTRUCTURA
60.000€
6%
BENEFICIOANTES DE IMPUESTOS
190.000€
19%
IRPF
80.403€
8,04%
VENTAS
BENEFICIO NETO
109.596€
10,96%
Ahora supongamos que se contrata una persona más, su contratación asciende a 35.000.-€ y que tanto las ventas como el resto de costes se mantienen.
IMPORTE
% SOBRE LASVENTAS
1.000.000 €
100%
COMPRAS
670.000€
67%
MARGEN
330.000€
33%
COSTE DE PERSONAL
115.000€
11,50%
GASTOS DE ESTRUCTURA
60.000€
6%
BENEFICIOANTES DE IMPUESTOS
155.000€
15,50%
IRPF
63.603,25€
6,36%
BENEFICIO NETO
91.396,75€
9,14%
VENTAS
El Beneficio Después de Impuestos se reduce en 18.200€ y se produce un ahorro fiscal de 16.800€.
AHORRO FISCAL
35.000€ x 48% = 16.800€
Queda demostrado que parte del incremento del gasto que nos supone una nueva contratación nos la ahorramos posteriormente en el pago de impuestos. La siguiente tabla recoge la escala utilizada para el cálculo de los impuestos y donde podemos ver que el tipo marginal de la farmacia de nuestro caso es el 48%. ESCALAS 2017 (ANTEPROYECTO LEY) General + Complemetaria Comunidad Valenciana Base líquida hasta
Cuota íntegra
Resto base hasta
Tipo
12.450 17.000 20.200 30.000 35.200 50.000 60.000 65.000 80.000 120.000
2.427,75 3.474,35 4.303,05 7.135,25 8.851,25 14.253,25 18.453,25 20.753,25 27.803,25 46.803,25
12.450 4.550 3.200 9.800 5.200 14.800 10.000 5.000 15.000 40.000 en adelante
19,50% 23,00% 25,90% 28,90% 33,00% 36,50% 42,00% 46,00% 47,00% 47,50% 48,00%
B.A.I. I.R.P.F.
EJEMPLO 1
EJEMPLO 2
190.000€ 80.403,25€
155.000€ 63.603,25€
Como ya he comentado, el coste de personal óptimo en las farmacias se encuentra por debajo del 10% del total de las ventas, si necesita calcular si su farmacia está preparada para un nuevo empleado, no dude en contactar con nosotros. Desde el departamento de consultoría de Audifarma le ayudaremos a tomar la decisión más rentable para su farmacia.
Alfredo Rosique González.
Departamento consultoría Audifarma.
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JURÍDICO
2018, EL AÑO DE LA PROTECCIÓN DE DATOS
Durante más de quince años hemos ayudado a más de 1.500 farmacias, fundamentalmente, así como a otras empresas, sanitarias o no, a cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos y su Reglamento de Desarrollo con una metodología establecida por la propia norma que era relativamente sencilla seguir, teniendo los suficientes conocimientos de la norma así como de su aplicación sectorial específica. No obstante, desde hace años teníamos presente que esta normativa y, sobre todo los procesos establecidos debían ser sustancialmente modificadas, fundamentalmente por el evidente desfase de la norma, generado por el desarrollo cada vez mayor de las nuevas tecnologías, la digitalización de los negocios, el ingente tratamiento de datos por parte de las empresas, el Big Data, el Marketing Digital, los dispositivos móviles, el enorme conocimiento de clientes con la información que conservan las empresas. Este desfase de la normativa no da respuesta al desarrollo de las nuevas tecnologías para proteger el derecho fundamental que es la protección de datos.
responsables de los tratamientos (ni siquiera es obligatorio para el Delegado de Protección de Datos) ni mucho menos con una entidad específica. Es fundamental que para el efectivo cumplimiento de la norma se cuente con asesores y consultores expertos, fiables y serios que no nos dejen tirados a la mínima o que nos arriesguen a tener una sanción tan importante como las que ahora se aplican en el incumplimiento de la norma.
La facilidad que presentan las nuevas tecnologías para relacionarnos tanto personal como profesionalmente con otros países, hacía más evidente la desarmonización de la normativa en los diferentes países, e incluso la “voz” de muchos ciudadanos que denunciaban la vulnerabilidad de sus derechos ha derivado en la necesidad de que Europa actuase y se produjera un cambio relevante del marco jurídico, con la redacción y publicación del Reglamento General de Protección de Datos. Como es habitual cuando hay un cambio normativo, prolifera quien quiere sacar partido, basándose en asustar y trasladar informaciones contradictorias e incluso falsas. En este punto, es fundamental saber que la norma no exige un curso de formación obligatorio para los
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Verónica G. Doylataguerra
Responsable Dpto. Jurídico de Audifarma
AUDIFARMA AL DÍA
AUDIFARMA AL DÍA UN SEMESTRE LLENO DE EVENTOS
JORNADAS DE CONVIVENCIA Empezamos con una jornadas de convivencia en nuestras oficinas donde aprovechamos la mañana para reír y compartir momentos en equipo.
CHARLAS INFORMATIVAS Durante el mes de Noviembre hemos organizado dos charlas en Alicante y Albacete junto con Ibercaja. Dos charlas en las que dimos a nuestros clientes las claves para optimizar la gestión de su farmacia.
AMPLIACIÓN OFICINAS Y para finalizar el año, damos por inaugurada la ampliación de nuestras oficinas. Una tarde que compartimos con amigos y clientes.
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ASESORÍA FISCAL - CONTABLE GESTIÓN EMPRESARIAL MARKETING PROTECCIÓN DE DATOS FORMACIÓN
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C/ Gutiérrez Mellado, 6 Bajo - Local 19 03005 Alicante
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