Factura electronica 10 años en méxico by AMEXIPAC

Factura Electrónica 10 años en México Servicios electrónicos y factura electrónica: ejes de modernidad en la administración tributaria mexicana

P R I M E R

';::FOR# IN T E R N A C IO N A L D E T R IB U T A C IÓ N D IG IT A L Y F A C T U R A E L E C T R Ó N IC A

MEXICO G O B I F R N ü [)E L A R E P U B L IC A

S i

SHCP S F C R F T a R Ia d e l l A C I t N D A Y C .R t O lT O P U F I IC O

•

• •

SAT S e rv fd n d e A d m in istra c ió n T rib u taria

O AMEXIPAC

ndice Prólogo

El proceso de modernización de la administración tributaria en México y el ciclo del contribuyente..........................................

El Registro Federal de Contribuyentes.......................................................................

Emisión de facturas electrónicas..................................................................................

Contabilidad electrónica..................................................................................................

Declaraciones y pagos......................................................................................................

Buzón Tributario.................................................................................................................

Revisiones electrónicas....................................................................................................

Conclusiones........................................................................................................................

able of Contents Preface.....................................................................................................................................

Modernization process of the tax administration in México and taxpayer cycle.............................................................................................................

Federal Taxpayers’ Registry............................................................................................

Issuance of Electronic Invoices.......................................................................................

Electronic Accounting.......................................................................................................

Tax Returns and Payments............................................................................................

Digital Tax Inbox.................................................................................................................

Electronic Audits.................................................................................................................

Conclusions ........................................................................................................................

'ro ogo Q uizá no es aventurado decir que somos afortunados al asistir a un m undo de constantes y profundas transformaciones, pues com o servidores ptíblícos nos afecta positivam ente la incorporación de nuevas estrategias al quehacer institucional, incorporación que tiene com o denom inador com ún en sus servicios y procesos el concepto de eficiencia com o criterio rector. C onform e a este principio, se ha ido introduciendo en la cultura de las organizaciones públicas la consideración del ciudadano com o cliente, para destacar aspectos y referentes que hasta hace pocos años no se calificaban como relevantes, además de reconocer que el papel del ciudadano ha cambiado radicalm ente al pasar de una posición pasiva, como sujeto receptor de bienes y servicios públicos, a uno activo en donde hace valer sus derechos, en consonancia de sus obligaciones: Lejos de los térm inos de súbdito, adm inistrado o usuario, el ciudadano, en cuanto consum idor que paga -directam ente o m ediante im pu esto s- los bienes y servicios que le proporciona la adm inistración y que contribuye además a legitim ar con su voto los gobiernos democráticos, se convierte en el centro en torno al cual gira la actividad de las organizaciones.’ En esta búsqueda de la eficiencia, las adm inistraciones públicas han realizado im portantes inversiones económicas para incorporar la utilización de las tecnologías de la información y las com unicaciones a su quehacer cotidiano; tecnologías que han perm itido - e n distinto g rad o - autom atizar un elevado núm ero de procesos y procedimientos, y simplificar considerablem ente el trabajo interno desarrollado por las dependencias, con la correspondiente mejora de su eficiencia. Se cum ple así con una parte de las expectativas que han despertado entre la ciudadanía los denom inados “ Gobiernos digitales”. Este canal es especialm ente valioso para la nueva gestión pública, que busca evitar que los ciudadanos y empresas soporten cargas adm inistrativas que no sean las estrictam ente necesarias para el cum plim iento de sus objetivos. La gestión pública m oderna en el m undo, y en nuestro país en particular, es consciente de que la prolongación indebida del tiempo dedicado a las obligaciones administrativas y fiscales perjudica a todos y muy especialm ente el bienestar de las economías de los países. En el Servicio de Adm inistración Tributaria no somos ni hemos sido ajenos a esta multifacética realidad donde se inscriben una serie de procesos digitales desarrollados para hacer eficaces,

de m anera sistemática, los métodos de recaudación fiscal. Ello porque la política fiscal y la gestión tributaria son aspectos de relevante im portancia para nuestro país, en virtud de que la recaudación influye de m anera determ inante en nuestras posibilidades de desarrollo. eficiencia en los niveles y formas de recaudación, y las políticas de distribución determ inan las posibilidades de financiam iento del Estado y su proyecto de nación. Estas formas y m ecanismos de recaudación para financiar las necesidades del Estado y del país han cambiado a lo largo de la historia, adaptándose a las circunstancias particulares nacionales e internacionales, y son m uestra de una clara evolución con vistas a optim izar su servicio y colocarlo en los parám etros de calidad y eficiencia internacionales. Así, los esfuerzos de la adm inistración tributaria en los últimos años se han orientado a increm entar la recaudación al facilitar el cum phm iento de las obligaciones tributarias utilizando y poniendo al servicio del contribuyente las tecnologías de la información. En este contexto, se presentan al lector los servicios electrónicos que se consideran ejes de la m odernidad del servicio al contribuyente y medio para hacer eficiente y potencializar la com unicación con la ciudadanía, tales com o el Buzón Tributario, la contabilidad electrónica y la revisión y auditorías a través de archivos electrónicos, así com o las mejoras en los com probantes fiscales enviados al SAT por internet, y lo referente a la identificación del contribuyente. El eje conductor de la exposición está basado en el ciclo del contribuyente que hace posible identificar los puntos de contacto que tiene el contribuyente con la adm inistración tributaria, para identificar los servicios específicos que requiere en sus necesidades de gestión, para diseñar servicios de fácil acceso y de respuesta breve y dar movilidad al Ciclo Tributario. La evolución constante del Servicio de Administración T ributaria y el com prom iso que desde su creación ha asumido con la ciudadanía en cuanto a facilitar ei cum plim iento voluntario, se va consolidando y es el m otor de las innovaciones introducidas en los últim os años, de m anera que hoy en día se ha increm entado gradualm ente, de m anera sistem ática, la realización de servicios en línea por la ciudadanía. No obstante la aceptación e integración del uso de las tecnologías de la inform ación y de la com unicación por la ciudadanía, se m ostrará cómo se adoptaron nuevos

^ Ernesto CarrMo Barroso, l a modernización de las admirvstraciones públicas ante U integración europea*, en Mauricio Merino (comp.). Cambio político y gobemabíMad, México, Colegio Nacional de Ciencias Políticas y Adrrwvstración Pública. 1992. p. 9.

referentes culturales, que han llevado a la m odernización de la adm inistración tributaria de México. D urante muchos años, el quehacer adm inistrativo convivió entre procesos con papel y elem entos tangibles -co m o firmas, registros, acuses de recibo, certificados, y factu ras- con el advenim iento tecnológico, que invadió de m anera acelerada los ám bitos educativo, laboral, profesional y personal, e impuso nuevas formas de entendim iento e interacción en la sociedad. En la adm inistración tributaria se habla en térm inos de sedes electrónicas, firma electrónica, acuse electrónico, factura electrónica, etcétera. Inducir a la ciudadanía al uso de las tecnologías no sólo perm ite, para los ciudadanos expertos, interactuar de acuerdo con sus expectativas, sino tam bién incorporar a quienes se inician o los que aún no lo están a habituarse al uso de estas herram ientas. De este modo, se identifica el marco conceptual y el contexto donde se inscriben los servicios electrónicos que son eje de las políticas fiscales de servicio al contribuyente y ciudadanía en general. En el segundo apartado, con el ciclo del contribuyente como hilo conductor de los servicios, se aborda el tem a del Registro Federal de C ontribuyentes, donde el ciudadano al inscribirse da pie para ser considerado como contribuyente. En el mismo apartado se hace u n recuento breve de la evolución de! registro de contribuyentes en México, de sus antecedentes históricos y de la necesidad de contar con u na base confiable e integrada sobre el núm ero de contribuyentes. A partir de su registro es factible que el contribuyente además realice el trám ite de su firma electrónica, mecanismo de autenticación en aquellos docum entos que deben ser transm itidos de manera digital o electrónica, donde se reconoce al em isor del mensaje com o su autor legítimo. C on la inscripción en el Registro se abre un expediente electrónico del contribuyente en el que reside toda su inform ación vinculada con tas obligaciones tributarias; entre ellas, si es el caso, la de em itir facturas electrónicas, tem a del siguiente apartado. La segunda etapa en el ciclo del contribuyente es la em isión de com probantes fiscales, facturas electrónicas, elem ento que adquiere cada vez mayor im portancia, pues se configura como un eficaz insum o de inform ación para los procesos y funciones de la adm inistración tributaria. En este apartado se expone am pliam ente la evolución del com probante fiscal, desde su em isión en papel hasta su gradual proceso de autom atización y digitalización. Se analiza el proceso de facturación electrónica, los actores involucrados, m ecanismos de seguridad, costos y beneficios, tanto para la autoridad fiscal com o para la ciudadanía y empresas. Llevar la contabilidad es la siguiente etapa del ciclo del contribuyente y el tem a del cuarto apartado del docum ento. N o sólo es una obligación fiscal, es además una práctica que resulta de gran utilidad al contribuyente para tom ar decisiones respecto de su situación financiera. La contabilidad proporciona inform ación acerca de la posición financiera de la em presa o

del negocio de un contribuyente, como su grado de liquidez y la rentabilidad o utilidad que está generando. La entrada en vigor de la contabilidad elearó n ica, bajo el esquem a de incorporación de nuevas tecnologías, es un paso más en el proceso de transform ación del cum plim iento tributario en la modalidad en línea. Tal com o se describe con detalle en el apartado, el propósito es definir los métodos electrónicos y los estándares para la entrega de inform ación contable, con lo que se busca simplificar y facilitar el cum plim iento con el consiguiente mejor control de docum entos electrónicos y una mayor confidencialidad de la inform ación. Siguiendo el ciclo de! contribuyente, y como siguiente apartado, se expone la presentación de declaraciones y pagos. Una etapa que reviste im portancia considerable para la adm inistración tributaria, ya que con el cum plim iento de tal obligación se atiende uno de sus propósitos principales: la recaudación de los recursos públicos. En la misma línea de los apartados anteriores se observa la evolución desde los mecanismos y formatos em pleados en los años que anieceden a las tecnologías y elem entos informáticos, hasta los últimos mecanismos introducidos para facilitar esta obligación a los contribuyentes a través del envío de las declaraciones por el Portal de internet del SAT, cuando ya se han eliminado los formatos en papel y sustituido por formatos electrónicos. En muchos casos, los formatos se encuentran prellenados con inform ación del contribuyente, que se extrae de las bases de datos de la institución; de esta m anera, se ofrece un servicio de funcionalidad de llenado en línea. A ctualm ente, la presentación de las declaraciones se realiza por internet, en el Portal del SAT, y se aprovecha el desarrollo inform ático de los bancos y los servicios de pago referenciado con línea de captura. El uso de la tecnología ha generado una serie de ventajas que se describen con detalle en el apartado correspondiente. Com o un apartado final se presenta una amplia descripción del mecanismo de com unicación con la ciudadanía denom inado Buzón Tributario; aunque propiam ente no es una etapa del ciclo del contribuyente, sí es un m edio que perm ite la interacción del contribuyente con la adm inistración tributarla en cada etapa del ciclo. El Buzón Tributario es una nueva figura en el ám bito fiscal, que recorre transversalm ente las diferentes etapas del ciclo de contribución y que en breve estará operando en su totalidad. Constituirá un único canal de com unicación con la ciudadanía, para interactuar e intercam biar, en tiempo real, inform ación, notificaciones, datos y toda clase de docum entos con mayor eficacia y ahorro de tiempo y dinero. El título que el lector tiene ahora en sus m anos es un esfuerzo - e n el recuento de los antecedentes, contexto, actores, procesos de optim ización y beneficios- de la autoridad fiscal para hacer más eficiente la com unicación y servicios a la ciudadanía.

t proceso de

modernización de administración tributaria en México y el ciclo de contribuyente En México, la adm inistración tributaria ha transitado por una pronunciada evolución impulsada por las grandes necesidades del país. A um entar los ingresos públicos, así como contar con un mayor control y adm inistración de la recaudación han sido premisas fundam entales para el cambio; estos factores, de carácter interno, motivaron la creación del Servicio de Administración Tributaria, órgano al que se le encom ienda la adm inistración y recaudación de los recursos públicos. Desde su creación, el SAT ha adoptado esquemas que versan en dos líneas: una de ellas se refiere a la obtención de los recursos públicos necesarios para atender las necesidades de la población, abastecer y mejorar los servicios públicos, así como fom entar el desarrollo y encauzar las aspiraciones del país. La otra se refiere a las condiciones que la adm inistración tributaria debe establecer para promover el cum plimiento voluntario y responsable de las obligaciones tributarias. Los esfuerzos para lograr estos propósitos se encauzaron en lo siguiente: en la im plantación de los servicios necesarios para que los contribuyentes estén en posibilidades de cumplir con sus obligaciones, autom atizar los procesos internos, fijar indicadores de eficiencia operativa soportados en infraestructura tecnológica; además de cambiar los esquemas burocráticos y la forma de trabajar en el SAT. H acer frente a la tarea encom endada a la adm inistración tributaria, como recaudadora de los recursos públicos, requirió transform ar los modelos y procesos operativos tributarios, así com o un profundo cambio en la forma de pensar de su personal. Esto últim o se configuró com o condición sine qua non para simplificar los procesos, facilitar el cum plim iento tributario y robustecer la recaudación de los recursos públicos. El replanteam iento de la adm inistración tributaria trajo consigo una nueva forma de pensar el servicio público; había que entender y reconstruir el concepto de contribución. Regresar a los principios dogmáticos del pago de las contribuciones. La idea de que el pago de los impuestos tiene que ser ágil tanto para el contribuyente com o para el órgano recaudador, que las gestiones de recaudación y adm inistración debían tener

un m enor costo frente al m onto de lo recaudado y, sobre todo, que el cum plim iento de las obligaciones fiscales no debería ser complejo, delineaban los nuevos horizontes de la adm inistración tributaria. Este fue el parteaguas que sirvió para diseñar nuevos procesos en la institución, en el que reform ula su papel com o instrum ento eficaz al servicio del contribuyente. Se visualizó al ciudadano contribuyente com o cliente de la adm inistración tributaria, quien tiene que cum plir una obligación de carácter ciudadana y tributaria, por lo que se requería de una eficiente estrategia de acom pañam iento fiscal, donde la autoridad hacendaría ofreciera los medios y herram ientas para lograr el cum plim iento, a fin de m inim izar la presión de la carga impositiva.

Se red iseñ an los servicios al co n trib u y en te , y s e colocó al ciu d ad an o en el c e n tro d e los m o d elo s de aten ció n , cuyos ca n ales y m edios de com unicación g a ra n tiz a n un eficaz cu m p lim ien to d e las obligaciones trib u ta rias.

Al potenciar la visión de la adm inistración tributaria, de m anera convergente se generó una cultura del cambio en los procesos internos, en los que se reconoce la im portancia de la interdependencia y de la integridad de las operaciones, lo que perm itió establecer soluciones integrales y avanzar en la consecución de los objetivos estratégicos institucionales.

Servicios tecnológicos: u n a dem anda de la institución A esta gestión se adicionaron las ventajas del desarrollo de las tecnologías, las cuales im ponían cambios en la relación de los ciudadanos con las dependencias de gobierno.^ Las oportunidades que ofrecían las tecnologías de la comunicación e inform ación se tradujeron a modelos de servicio, que contribuyeron a integrar, bajo un mismo concepto, los canales y estrategias de atención al contribuyente, haciendo más fácil el cum plim iento de las obligaciones tributarias.

Adoptar servicios electrónicos era una prioridad, cuyos beneficios no podrían apreciarse sin un cambio en cuanto a su forma y organización. Entonces, se asumió un esquema que agilizará la gestión interna, basada en principios de visión sistémica e identificación integral. Con esto podía conocerse el efecto que tiene en determ inada etapa del proceso tributario la respuesta a un trám ite o la solución de un planteam iento del contribuyente, y aportar áreas de oportunidad para mejorar la operación tributaria. Partir del conocim iento y la actuación del contribuyente en un ciclo tributario perm itió identificar los puntos de contacto con el contribuyente, por lo que la tarea consistía en diseñar servicios específicos que atendieran sus necesidades de gestión en cada etapa del ciclo, con acceso fácil, de respuesta breve, e impulsaran la movilidad del ciclo tributario.

En 2 0 1 4 el Portal d e in te rn e t del Servicio d e A dm inistración T ributaria posibilita la realización en línea de 1 3 0 servicios, lo q u e red u ce

El objetivo d e las fun cio n es de la adm inistración trib u ta ria se o rien tó a a u m e n ta r la recaudación, al facilitar el cum plim iento d e las obligaciones trib u ta ria s con las te cn o lo g ías d e la nform ación.

Por otro lado, un factor externo que contribuyó a la adopción de servicios electrónicos en el SAT fue el notable aum ento en el uso de tecnologías en las actividades cotidianas, extendidas, de m anera generalizada, entre la ciudadanía; atrás quedó la idea de que era una práctica privativa de los jóvenes. El m anejo de dispositivos electrónicos, teléfonos móviles, tabletas electrónicas, com putadoras personales, así com o herram ientas electrónicas y redes sociales, se está generalizando entre la gente adulta, e incluso entre los adultos mayores, pues reconocen la utilidad que representa en las relaciones comerciales y personales. Las dependencias gubernam entales en la búsqueda por ser cada vez más eficientes en su operación y, sobre todo, en los servicios que brindan a la ciudadanía, se han visto presionadas para utilizar medios que simplifiquen y agilicen sus gestiones con el ciudadano. Al im plantar servicios electrónicos, las dependencias públicas facilitan la com unicación y la tom a de decisiones consensuadas entre ciudadanos y dependencias públicas, optim izan los tiem pos de respuesta y ahorran recursos; además, disponen de sistemas más eficientes en un ám bito seguro.

A A esta tendencia de las administraciones públicas se le denomino 'Gobierno Electrónico’

casi en su to ta lid a d los trá m ite s p resen ciales con fo rm a to s.

El ciclo del contribuyente

El ciclo del contribuyente es la ubicación, dentro de un proceso versátil, de las grandes etapas o fases en las que se puntualiza una obligación tributaria, a la cual debe responder la autoridad con un servicio específico para su correcto cum plimiento. Este ciclo, ha evolucionado de acuerdo con las propias necesidades que la ciudadanía im pone a la adm inistración tributaria, pero m antiene su esencia en lo que respecta ai cum plim iento de obligaciones sustantivas. A ctualm ente, el ciclo del contribuyente se com pone de la siguiente manera:

a) Educación tributaria a contribuyentes potenciales, para promover el cum plim iento voluntario, antes incluso de la inscripción en el RFC.

e) Presentación de sus declaraciones y el pago de sus impuestos.

b) Inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes.

O El Buzón Tributario, que constituye el m ecanism o electrónico que agiliza la interacción del contribuyente en cada una de las etapas del ciclo.

c) Emisión y recepción de com probantes fiscales.

g) La revisión de auditorías electrónicas.

d) Elaboración y registro de su contabilidad; en este punto la adm inistración tributaria ha dispuesto herram ientas electrónicas que auxilian al contribuyente en esta obligación.

2. Comprobación 1. Inscripción

3. Contabilidad electrónica

A 6. Auditoría Electrónica 4. Declaraciones y pagos

Notificaciones electrónicas Documentos electrónicos

5. Buzón Tributario

Sobre la im portancia que tiene el ciclo tributario en relación con los objetivos del SAT, el Congreso ha expresado lo siguiente: “ La adm inistración tributaria en nuestro país, en el contexto descrito, tiene el reto de crear mecanismos accesibles, de bajo costo, que sim plifiquen el pago de impuestos al tiempo que perm itan captar a nuevos contribuyentes y asegurar la plena integración de éstos al ciclo tributario”.^

MAS DESEABLE

MENOS DESEABLE

1/1 u i7Í _o O

A cuerdos conduslviK

\ o $0 \o

cumplir, no Cada etapa del ciclo tributario tiene su peculiaridad y su im portancia, detalles que exam inarem os a lo largo de este docum ento; en especial, lo referente a la em isión de facturas electrónicas, por ser un proceso que afecta al resto de las etapas y procesos del Ciclo. En el campo norm ativo, la adm inistración tributaria no sólo elabora la propuesta de cambios al marco legal, pues posee el conocim iento directo de las necesidades del contribuyente y conoce los puntos endebles de la aplicación de la norm a que dan pie a la elusión fiscal, sino tam bién es la proveedora de inform ación e indicadores para el diseño de la política tributaria. Esto le perm ite anticiparse a los cambios y transform aciones de la institución y supone contar con los datos necesarios para diseñar servicios con u n concepto integral, cuyo propósito es reaccionar asertivam ente en los siguientes procesos:

Este últim o punto es indispensable porque la introducción de una nueva obligación debe estar acom pañada de un servicio elearó n ico planeado previamente, a efecto de salvaguardar el principio de modernidad que prevalece en el SAT. La premisa, ante todo, es innovar para facilitar el cum plim iento voluntario de las obligaciones tributarias en un am biente en el que el contribuyente perciba en su gestión, seguridad y certeza de que será atendido en un marco de legalidad y eficiencia administrativa.

• Facilitar el cum plim iento de la nueva norma. • Interiorizar la nueva obligación y su cum plim iento como una responsabilidad ciudadana en el contribuyente. • Proveer la infraestructura tecnológica necesaria para su cum plim iento. H. Congreso de la Unión; Cám ara de Diputados; Exposición de motivos de la Reforma Hacendaría 20 14, p. 72.

La m ejora co n tin u a Las iniciativas del SAT, instauradas en sus inicios, se están consolidando. D urante este ejercicio fiscal (2014) se realizan mejoras a los servicios y se desarrollarán algunos más, los cuales están com pletam ente asociados con el ciclo tributario, com o el Buzón Tributario, la contabilidad electrónica, la revisión y auditorías electrónicas y, sobre todo, las mejoras en los com probantes fiscales emitidos en archivos electrónicos y enviados al SAT por internet, así como lo referente a la identificación del contribuyente.

Las acciones com plem entarias al cum plim iento, o acciones transversales, com o los programas de cultura contributiva y difusión, están diseñadas para que el contribuyente perciba que cum plir es fácil, conviene autocorregirse, e incum plir tiene consecuencias. Así, los procesos se centran en poner a disposición del contribuyente los medios necesarios para que pueda cum phr, generar las oportunidades de corrección y fortalecer la capacidad para descubrir conductas u omisiones de cum plim iento. Lograr estos fines requiere de servicios soportados en el desarrollo oportuno de herram ientas tecnológicas eficaces.

Cabe m encionar que la aceptación e integración del uso de las tecnologías de la inform ación y de la com unicación con la ciudadanía no ha sido fácil; se ha dado de m anera gradual, pues a la vez que se hace necesaria una cultura tributaria del cum plim iento responsable de las obligaciones fiscales, se requiere una cultura que desmitifique las percepciones acerca del uso de las tecnologías; fom entar su uso constante ayudará a que el contribuyente confirme sus ventajas y se familiarice con las aplicaciones tecnológicas. El Servicio de A dm inistración Tributaria de México se ha caracterizado por la pretensión continua de modernidad; para el resto de las dependencias públicas es un modelo, tanto por los servicios electrónicos que ha implantado como por la calidad que tienen. Con el enfoque de servicio al ciudadano, en la administración tributaria se promueve el cum plim iento de las obligaciones fiscales internas y las de comercio exterior, y se arm onizan las políticas tributarias con los niveles de servicio; en este sentido, se establecieron las directrices que orientarán el quehacer tributario a partir de 2014, las cuales giran en torno de facilitar el cum plim iento tributario conform e lo siguiente; • Establecer condiciones para la integración a la formalidad. • Dism inuir los costos indirectos de tributar. • Reconocer la diferencia en el p>erfil de contribuyentes. • Fortalecer el ejercicio de los derechos de los contribuyentes. • Mejorar la equidad del sistema tributario. • Fom entar una mayor progreslvidad en el pago de impuestos. • Establecer un régim en fiscal m oderno y eficiente.

Registro Federal de Contribuyentes El inicio del ciclo del contribuyem e está marcado por el Registro Federal de Contribuyentes. Al inscribirse, el ciudadano da pie a ser considerado com o contribuyente por la adm inistración tributaria; es decir, si el ciudadano inicia actividades productivas, comerciales o se incorpora a un em pleo, debe solicitar su inscripción al Registro Federal de Contribuyentes.

Form ar p a rte del R egistro d e C o n trib u y e n te s im plicaba la p rese n tac ió n del ciu d ad an o en las oficinas d e la adm inistración trib u ta ria y la e n tre g a de

El antecedente dcl Registro Federal de Contribuyentes data de 1957; no obstante, existían disi>ersos padrones por tipo de im puesto, cada uno de los cuales se formaba con núm eros o claves propias e independientes unos de otros, lo que propiciaba que la autoridad no conociera datos integrados. El mejor registro que se tenía era el relativo al Impuesto sobre ingresos m ercantiles, en el cual se utilizaba una placa para cada causante y contenía sus datos generales bajo un núm ero progresivo.

El 2 9 d e diciem bre d e 1 9 6 1 , el C ongreso d e la Unión d e c re tó q u e s e refo rm aran y adicionaran diversos artícu lo s del Código Fiscal d e la Federación; con ello se cre a el Registro Federal de C a u san tes.

Para 1969, con la visión de unificar los registros de los contribuyentes, se inician profundos cambios con la em isión de Formularios de Inscripción G eneral de Contribuyentes, con contenidos precisos, tanto en datos de identificación del causante, com o respecto a la situación específica de cada uno por cuanto a los im puestos generales y especiales a que estaban afectos en el derecho tributario. Esto mejoró el control de obligaciones y perm itió producir estadísticas que, además de obtener resultados sobre la observancia de pagos, perm itieron orientar sobre política fiscal, basados en el establecim iento de m atrices de insum o-producto.

d o cu m en to s, cuya validación podía ta rd a r m á s d e cinco días.

Los formatos de inscripción se proporcionaban en forma gratuita y se autorizó a los particulares a reproducirlos y venderlos. Asimismo, de m anera perm anente se hacía labor de convencim iento para que los causantes se inscribieran y cum plieran con sus deberes fiscales. En los años subsecuentes se realizaron mejoras sin cambios sustanciales en lo que respecta a los registros de los contribuyentes, aunque, a partir de la utilización de formatos, el control y procesam iento de la inform ación em pezó a autom atizarse con tecnología incipiente. Los docum entos presentados correctam ente se clasificaban y la depuración de los datos básicos se hacía en tarjetas perforadas que posteriorm ente eran codificados; sin embargo, los docum entos se alm acenaban en expedientes en las oficinas recaudadoras para su uso en los trám ites y consultas que realizara el contribuyente. H acer eficiente el proceso recaudatorio era indispensable para las políticas públicas, que veían minimizados sus esfuerzos para la obtención de los recursos por la falta de controles adecuados y por la endeble verificación de obligaciones. A m edida que un mayor número de personas se incorporaban a la econom ía, una mayor presión se generaba en la adm inistración tributaria para controlar la inform ación, tanto de los registros ya existentes com o de los nuevos contribuyentes, así com o para dar respuesta a las dem andas que em ergían de la situación económica del país. La tecnología se incorporó de m anera continua para unificar los controles y m anejar del volumen de la información; esta tendencia predom inó e n los siguientes años, lo que no sucedió con la autom atización de los servicios al contribuyente sino hasta 1997 con la reestructuración de los procesos tributarios, cuando se buscó renovar los servicios asociados a la inscripción e identificación del contribuyente.

Ser contribuyente, u n deber ciudadano Ser parte de la actividad económica conlleva muchas responsabilidades y el cum plim iento de obligaciones; entre ellas, las tributarias. C um plir con estos deberes atribuye a la persona el reconocim iento social, ya que se concibe com o un ciudadano responsable y respetuoso de las norm as, por lo que el efecto de cum plir con las obligaciones fiscales trasciende las fronteras de la adm inistración tributaria e incide en otros procesos de las relaciones entre particulares y con las dependencias públicas. Estos factores dieron inicio, entre otros aspectos, a la incorporación de nuevos supuestos normativos para la inscripción en e! Registro Federal de C ontribuyentes, a fin de que las personas que no realizan actividades económicas, com o amas de casa y estudiantes, puedan obtener su Registro Federal de C ontribuyentes, su Cédula de Identificación Fiscal o la Constancia de Registro Fiscal, y realizar trám ites en otras dependencias de gobierno, o bien al solicitar servicios financieros, préstam os o cuentas bancarias. O tras actividades que suponen la inscripción en el Registro Federal de C ontribuyentes se refieren a las personas que abren una cuenta a su nom bre en bancos o en sociedades cooperativas de ahorro y préstam o para recibir depósitos o realizar operaciones, las cuales son sujetas de contribuciones. Esta disposición es vista como un elem ento más de com bate a la informalidad."* La inscripción en el RFC tiene dos dimensiones: la primera está dirigida al contribuyente, quien al hacer su registro y obtener su clave en el RFC se considera com o “contribuyente” indistintam ente de que esté o no realizando actividades económicas; a partir de este m om ento adquiere obligaciones formales y de pago, cuyo cum plim iento activará los engranes del ciclo del contribuyente. La segunda dim ensión se ubica en los procesos internos de la adm inistración tributaria, en el sentido de que la inform ación proporcionada por el contribuyente en su registro, una vez segm entada, perm ite ubicarlo en algtin régimen fiscal, atribuyéndole obligaciones que deberá atender y cum plir en los plazos y periodos que la legislación establece. De esta m anera, el Registro Federal de C ontribuyentes, se convierte en una fuente de inform ación y en un instrum ento que alimenta los procesos internos tributarios, al proveer los datos para las funciones de vigilancia, control y cobranza.

La m odernización del Registro de C ontribuyentes La inscripción en el Registro de Contribuyentes se realiza desde hace algunos años por internet. El ciudadano ingresa al Portal de internet del SAT y registra sus datos, a esto se le llama prerregistro; posteriorm ente, el contribuyente acude a las oficinas del Servicio de Adm inistración Tributaria a

concluir su trám ite, puesto que la inscripción, para ser un trám ite conclusivo, requiere que el contribuyente cuente con los elem entos indispensables para iniciar su vida fiscal, como contraseña y firma electrónica. La contraseña es un conjunto de caracteres alfanuméricos designados por el contribuyente, que sólo él conoce, que le perm iten ingresar a gran parte de los servicios electrónicos de la adm inistración tributaria, los cuales están vinculados precisam ente a la actualización de inform ación del Registro Federal de C ontribuyentes. La contraseña puede obtenerse en el Portal de internet del SAT sólo con el RFC.

Con su c o n tra se ñ a , el co n trib u y e n te p u ed e in g resar a 93 servicios en línea, e n tre los q u e se e n c u e n tra n la co n su lta d e d evoluciones y el envío d e avisos d e actu alizació n al RFC,

Este m ecanism o de acceso a los servicios electrónicos del Servicio de Administración T ributaria ha agilizado los trám ites que realizaban los contribuyentes en las oficinas de atención al contribuyente. Su generación inició en 2002 con los pagos electrónicos; hasta mayo de 2014 se han generado 14,271,628 contraseñas a contribuyentes, personas físicas y morales. La firma electrónica es un archivo digital para autenticar aquellos docum entos que deben ser transm itidos de manera electrónica; es un conjunto de datos cifrados que se adjuntan a un mensaje electrónico, cuyo propósito es identificar al emisor del mensaje como autor legítimo. La firma electrónica tiene los mismos efectos de una firma autógrafa. Los beneficios que ofrece son altam ente tangibles pues, una vez incorporada a los procesos, perm ite el intercam bio de inform ación entre el contribuyente y la autoridad hacendaría de m anera práctica y rápida; da certeza a los trám ites en un ám bito de modernidad y vanguardia tecnológica, y se caracteriza por la eliminación de riesgos en el manejo de inform ación confidencial, así como ia reducción de los costos derivados del alm acenam iento de la información.

* Cumplir honesum ente con 1^ obligaciones tributarias atnbuye al ciudadano referentes positivos, y k) posibilita, en un marco de credibilidad, para aspirar a licrtacK>nes públicas y ser contratado por las dependencias de gobierno para realizar servicios de obra pública. Para tales efectos, las disposiciones fiscales a través de urta solicitud que realizan los ciudadartos por internet en el Portal del SAT. obtienen una opinión de la autoridad sobre el estado que tienen sus obkgacior>es. la cual puede tener sentido positivo cuando sus obligaciones tributarias están al corriente, y negativo en el caso opuesto. Por otro lado. tan^>ién hay que considerar el efecto que tiene en la ciudadanía la publicación de los datos de los contribuyentes en el Portal de internet del SAT, cuando ha identificado que realizan o están virKulados a la emisión de comprobantes que amparan operaciones falsas o simulan operaciones inexistentes.

Contraseña 2005-mayo 2014

1 .5 9 0 .9 U

1 ,S 8 0 .« S

I.H 7 .1 2 9

1 2 1 2 .Í1 7

810.436 6 38 ,7 4 J 800,903

270,254

2005

54,244

104,659

2006

2007

188,514

204,722

177,408

mmn

2008

2009

2010

Personas físicas

209.18S

2011 ^

84.248

75,342

2012

2013

40,841

2014

Personas morales

Contribuyente con Fiel 2004-mayo 2014

1,000,000 >00,000

lOD.OOO 700.000

«ÜDW O 100.000

400.000

HO.OOO

MOixn loom

2004

2005

• P e r s o n a s f ís ic a s

2006

2007

2 0 )8

2009

, P e r s o n a s m o r a le s

2010

2011

2012

2013

2014

T an to la c o n tra se ñ a com o la firm a elec tró n ica son referen cias o bligadas p a ra la prese n tac ió n d e avisos, declaraciones, so licitu d es d e aclaración, e n tre o tro s, en el SAT.

Principales avances con la inscripción por in tern et En el siguiente esquema se presentan los avances y ventajas de los servicios asociados con el registro de contribuyentes:

En papel

En línea

Inscripción en papel con formatos que se adquirian en papelerías. La impresión de las formas oficiales lo hacían impresores autorizados por el SAT,

Formatos electrónicos.

El contribuyente tenia que ir a la oficina recaudadora a realizar el trámite.

El trámite se realiza por internet.

Se reducen los tiempos de respuesta. La inscripción en el RFC sin obligaciones fiscales es inmediata. En el caso de avisos de actualización de datos al RFC es inmediata. Para determinar las obligaciones fiscales el contribuyente tenia que llenar nueve anexos del form ato de inscripción.

Las obligaciones se asignan automáticamente de acuerdo con la información proporcionada por el contribuyente en sus respuestas a la _________ aplicación de los cuestionarios respectivos._______

La validación de los datos contenidos en los documentos oficiales, como el registro de población, que presenta el contribuyente como requisitos para su inscripción en el RFC era compleja.

Los datos se validan en línea con las instituciones públicas encargadas de los registros de población.

El procesamiento de la información sólo permitía identificar a los asalariados con la información que presentaba el empleador.

Como parte de la información que se ingresa en el padrón, se identifican y se capturan las relaciones que un contribuyente tiene con otros, con lo cual se establecen roles y relaciones-_________________________________

Se requería que el contribuyente tuviera conocimiento sobre qué obligaciones fiscales tendría que cumplir, lo que provocaba confusiones e incidía en el Registro al no coincidir lo registrado con las actividades reales del contribuyente.

Para determinar las obligaciones, se requiere al contribuyente contestar un cuestionario sobre las actividades económicas que realiza con sus características.

El fomento a la iniciativa empresarial se entorpecía por la cantidad de requisitos gubernamentales para constituirse como persona moral, entre ellas la inscripción en el RFC

Se realizaron acuerdos interinstitucionaies para reducir los trámites para la constitución de personas morales. Las personas morales se inscriben ante fedatarios y obtienen su Cédula de Identificación Fiscal definitiva, así como la Guía de Obligaciones al momento de su constitución.________________ Los socios Y accionistas de personas morales que se constituyan ante fedatario público y aquellas que realicen enajenación de inmuebles ante notario público pueden inscribirse ante fedatario público.

Se entregaba al contribuyente constancia de inscripción con obligaciones activas.

Se entrega al contribuyente la Guía de Obligacior>es. que trKkjye regímenes, obligaciones y fechas de vencimiento específicas. La Cédula de Identificación Fiscal o. en su caso, la Constancia de Registro en el RFC. se entrega de manera inmediata

La identificación del contribuyente

Al mes de febrero de 2014, el Registro Federal de C ontribuyentes se integra de la siguiente forma:

El servicio de Identificación del contribuyente, que inicia con la inscripción y la actualización de inform ación en el Registro, responde las preguntas: ¿quién es el contribuyente?, ¿en dónde realiza sus actividades económicas?, ¿a qué se dedica para obtener ingresos?, ¿cómo debe cum plir con sus obligaciones tributarias?, ¿con quién se relaciona al realizar sus actividades económicas? Por lo que el Registro Federal de Contribuyentes es u n eficiente m ecanism o de control y además insumo para la formulación de indicadores. Su inform ación sirve de base para establecer programas de revisión y verificación de actividades, o bien estim ar el efecto de algún estím ulo fiscal o increm ento en la recaudación, así como generar inform ación macroeconómica relativa al nivel de ingresos o núm ero de personas que se dedican a algún ramo o distribución geográfica económ ica, entre m uchas otras posibilidades. C om o p a rte del fo m en to em presarial, las p e rso n a s m o rales p u eden inscribirse al R egistro Federal d e C o n trib u y en te a tra v é s d e un n o tario público, ñg u ra jurídica a n te la

cual se co n stitu y e n con las fo rm alidades q u e las leyes m e x ican as d ictan en la m ateria: p ara ta le s e fe c to s s e d o tó a los n o ta rio s con los insum os y ac c e so s n ec esario s a los s is te m a s d e la adm inistración

trib u ta ria p a ra q u e con un solo trá m ite p u ed a n co n s titu irse

Facturas electrónicas y la identificación del contribuyente Tanto los com probantes fiscales como el Registro Federal de C ontribuyentes son flujos de inform ación para la adm inistración tributaria. Con la inscripción en el registro se abre un expediente electrónico del contribuyente con su información vinculada a las obligaciones tributarias; entre ellas, si es el caso, la de em itir facturas electrónicas. Los datos del emisor que se registren en las facturas electrónicas, para ser válidos deben coincidir con su Registro Federal de Contribuyentes, La autoridad fiscal puede solicitar inform ación para su inscripción o actualización de dalos, e inscribir a quienes de conform idad con las disposiciones fiscales deban estarlo y no cum plan con este requisito, situación que se ilustra cuando en el procesam iento de inform ación se descubre la em isión de una factura a una persona que no se encuentra inscrita en el Registro Federal de Contribuyentes.

p e rso n a s m o rales y realizar su inscripción en el RFC. Con e s to s e posibilita a las e m p re sa s para q u e inicien sus a c tiv id ad es y e m ita n c o m p ro b a n te s fiscales d e form a in m e d ia ta a su constitución.

El Registro Federal de Contribuyentes es el más im portante de los registros en México, y puede definirse com o u na herram ienta de adm inistración y control para vigilar y exigir el cum plim iento de las obligaciones fiscales; es una base de datos tan amplia que requiere de una plataform a tecnológica que sea capaz de soportar los servicios vinculados con él. En m arzo de 2 014, el padrón del RFC cuenta con un universo de 4 8 ,873,528 contribuyentes, de los cuales 87.5% son activos, es decir son contribuyentes plenam ente identificados, y 12.5% son contribuyentes suspendidos y cancelados del registro. Se han simplificado 14 trám ites y servicios asociados a la inscripción y se actualizaron las características fiscales del contribuyente; adem ás, se realizan acciones para facilitar la convivencia del contribuyente con los sistemas de atención que el SAT pone a su disposición en su Portal.

Toda la información que recibe la adm inistración tributaria se confronta para establecer un mejor control y vigilancia de las obligaciones del contribuyente, lo que perm ite hacer más eficiente la función recaudadora de la institución.

Emisión de facturas electrónicas I.a segunda etapa en el ciclo del contribuyente es la emisión de com probantes fiscales, que adquiere cada vez mayor im portancia, pues se configura como un eficaz insumo de inform ación para los procesos y funciones de la adm inistración tributaria.

La historia del co m p ro b a n te fiscal papel d a ta d e s d e el periodo de la

ejemplo del uso de la factura para efectos de la aplicación de dicho im puesto data de enero de 1779: Nos hacem os cargo de 30 pesos, y tom ines, 3 granos que pagó D on Francisco Cabezón, por el expresado Real derecho de Alcabala sobre el principal de 513 pesos en que se aforaron 3 cajones de efectos de China, que recibió con el conductor Juan García, com o consta de una guía lantecedente de la actual carta porte] y factura que bajo de este núm ero presentam os.

Colonia. Las políticas d e contribución fueron

RMAS

AI X V

d e te rm in a n te s d e s d e el siglo XVI

LIBRO RKAI^

y co braron relevancia d u ra n te el siglo XVII.

m tm w r t i l n

4tt

I | A ám m attécim lU a l

■' mM Im fvtidn

— 7 •» «n «Ha

m wmmmrn f m a s d a f o i p i r n i u i i d a l S m I ir

En el siglo XVII la recaudación pasaba por una serle de figuras, desde indígenas hasta autoridades novohispanas. Estas autoridades, a su vez, entregaban los tributos a funcionarios españole.s, corregidores, alcaldes mayores o subdelegados, o algunas veces directam ente a los funcionarios de la Real Hacienda. Formas de recibos impresas o m anuscritas eran em itidas a veces con el nom bre del pagador, la fecha y la firma del gobernador. Este tipo de recibos com enzaron a emplearse tam bién para llevar el control de las mercancías comerciadas y el traslado de impuestos, denom inados alcabalas, que fueron exigibles desde 1563, aunque sólo en algunos distritos. Las reformas borbónicas de 1700, introducidas por los Borbones en el territorio de la Nueva España, tuvieron com o efecto la regulación y am pliación de los impuestos sobre el comercio; los más im portantes eran los conocidos com o alcabalas. La alcabala se cobraba por una amplia mayoría de transacciones mercantiles, parecido a nuestro m oderno impuesto sobre el valor agregado, y para ello se registraban las transacciones comerciales en los denom inados libros de cuentas de alcabalas. Así, se aprecia que el im puesto sobre alcabalas com o la medida fiscal hizo necesaria la creación del com probante fiscal, cuya naturaleza comercial tiene vigencia hasta nuestros días. U n claro

f I t r m t é t rtm k m U tm -

|i*tOTéC«ai.

t taCAMM.W-

If O M on l>

« K « ta la , * • In ac k M e c a p a r «Ma I V

!T ÍtU a jÍ^L » .Í4 p a M tr. ii t la cjí lSmi o 3 3 S 6 ,¡ C B

Á .e íe . 1

- • ____ J3o» entrm ddcK T c o n rrv t/

..3 2

IPrimera imagen: Documento emitido por la Dirección General de aduanas, a favor de un nombre, a cai^o de la recaudación de alcabalas. Segunda imagen: Registro de alcabalas recibidas. 1

A fines del siglo XVIII, alcabalas y pulques (im puesto cobrado sobre bebidas alcohólicas) producían en conjunto 24% del total de impuestos recaudados en el virreinato. listos impuestos y registros siguieron em pleándose hasta la época del Porfiriato. C on la Ley del Tim bre, del 1 de febrero de 1873, com enzaron a tasarse con estos impuestos las actividades comerciales y el consumo; su fundam ento fue que los recursos necesarios para sostener el aum ento del gasto federal debían provenir de la expansión del consum o, el cual medía indireciam enie el increm ento de los ingresos. El jefe adm inistrativo en la Ciudad de México distribuía las estampillas fiscales a los estados y territorios, los cuales a su vez los repartían a sus respectivas ciudades y poblaciones im portantes donde localm ente se sobreim prim ían con el nom bre del lugar. La ley facultaba a la autoridad hacendaría a revisar la docum entación de los causantes para com probar la veracidad de las operaciones reportadas. El control de este procedimiento estaba a cargo del servicio de inspección de la Secretaría de Hacienda. El A dm inistrador del Tim bre autorizaba la inspección y debía cuidar que el inspector se acompañara de un testigo.® A continuación, el visitador requería al interesado por la exhibición de lo siguiente; el libro talonario de ventas, el de facturas y los com probantes de caja, pudiendo requerir otros docum entos más. Seguidamente, el inspector com paraba el valor de las estampillas em pleadas en el bim estre con el arrojado por los libros del establecimiento, respecto de las ventas verificadas en el mismo periodo. Los siguientes son ejemplos de com probantes fiscales empleados desde 1873 hasta la desaparición del impuesto del tim bre en ] 979, estos com probantes no desglosaban la inform ación fiscal de los causantes o contribuyentes, sólo daban cuenta de la actividad comercial realizada y consum o registrado.

Pino Suárez.

Hoteró el poi'^kr fíor Jijuikrdel pmemupt^tO: OEC J i

z.csiS L km é é i

I9I6.

(BMU« li Mea*wm. ^

. 3iCCON0 ddl SOLCERO

; xu m I m« tiu n á t« te «k. Whia.6.LiU. it S

-7 llmágcnes de recibos ñscaies.]

Estas formas de com probante fiscal prevalecen hasta 1979. El 31 de diciembre de 1979 se publicó un nuevo Reglamento Interior de la Secretaría de H acienda y Crédito Público, se promulgaron nuevas leyes, rales com o las reformas a la Ley G eneral de Instituciones de Crédito y O rganizaciones Auxiliares, y la del Impuesto al Valor Agregado, entre otros. La base conceptual y el marco de referencia de esa etapa de la adm inistración tributaria era el Registro Federal de C ontribuyentes; com prendía desde la identificación y el registro hasta el logro del cum plim iento de las obligaciones tributarias. A partir de ese m om ento se da el gran cambio de una “ adm inistración por im puestos” a una “ adm inistración por funciones”, con base en lo que se denom inó “ Modelo Integral de Recaudación”. Esta reforma marca el cambio en los formatos de los com probantes fiscales, con los requisitos que conocemos actualm ente y el desglose de impuestos. La evolución del com probante fiscal se debe a los esfuerzos de la adm inistración tributaria por contar con un mecanismo fehaciente que dé cuenta de las operaciones que, en el día a día, se realizan com o parle de las actividades económicas e identifique a sus actores (em isor y receptor) con el cum plim iento de las obligaciones fiscales.

La figura del com probante fiscal surge en las disposiciones fiscales com o un mecanismo de control que proporcionaría elem entos para la vigilancia del cum plim iento. Su origen se encuentra en la em isión de docum entos que formaban parte de las operaciones m ercantiles o la prestación de un servicio, como la factura comercial, adoptada en el derecho tributario con requisitos fiscales y la finalidad de que sirviera para la verificación de gastos e ingresos que m anifestaban los contribuyentes. Sin embargo, la factura comercial por sí misma no era signo de garantía, ya que podía ser utilizada com o com probante de gastos en un sinfín de operaciones, lo que ponía en desventaja a la autoridad recaudadora al no contar con elem entos confiables que identiñcaran el incum plim iento; esta situación de bajo riesgo para la aplicación de sanciones fue vista por algunos contribuyentes com o una oportunidad para com prar facturas, con registros y nombres de emisores falsos, lo que fiscalmente se conoce como simulación de operaciones, situación que dañaba la econom ía nacional y repercutía en grandes m ontos de saldos a favor.

Murguía Rojas, Rodolfo 'L a fiscalización en la dictadura de Porfirio Díaz', Revista electrónica UNIVA (univa.mx/r)S7/Art.Mungu%C3%Ada).

C on la finalidad de generar mayor percepción de riesgo entre los contribuyentes, en cada ejercicio se iban increm entando los requisitos fiscales; esta m edida, lejos de simplificar la emisión de los com probantes fiscales, propició el aum ento de facturas apócrifas, y una mayor dificultad para la autoridad en las tareas de inspección y fiscalización.

Entre los requisitos que tenía que acreditar el im presor se encuentran los siguientes:

El rol del tercero, el im presor de facturas (esquem a de papel).

c) D em ostrar que contaba con la maquinaria, equipo necesario para la impresión de com probantes y el equipo de cóm puto para la utilización del sistema de control de impresores autorizados, m ediante copia certificada del docum ento que am paraba su propiedad o legítima posesión.

Sin necesidad de acudir a una evaluación profunda se podía advertir que había mucho que hacer en materia de com probantes fiscales, se necesitaban dispositivos de control que vincularan su em isión con un acto de aprobación de la autoridad, por lo que se planteó la necesidad de involucrar a un tercero en el proceso de facturación, que participara en el control de las facturas que se expedían. En este sentido, se concertó con el sector de contribuyentes dedicados a la impresión de formas para que a través de una autorización de la adm inistración tributaria y cum pliendo algunos requisitos de carácter fiscal, los impresores otorgaran el servicio de venta de formatos de com probantes fiscales. A dichos com probantes se Ies asignaba un folio previam ente solicitado por el impresor y aprobado por el SAT. La asignación de folios se realizaba a través de un sistema electrónico al que se denom inó Sistema Integral de Com probación Fiscal. El impresor autorizado entregaba sem estralm ente un reporte de los folios impresos por contribuyente y, a su vez, el contribuyente em isor tenia que inform ar qué folios había utilizado y cuáles había cancelado. Indudablem ente esto se convertía en cantidades enorm es de papel que la autoridad hacendaría tenía que estar adm inistrando, además de resolver las dificultades de operación para la autorización de los impresores, para el control de folios y para las revisiones de la autoridad en las declaraciones presentadas por los contribuyentes.

a) Presentar solicitud a la autoridad fiscal. b) Estar al corriente de sus obligaciones fiscales y pagar sus impuestos en la actividad empresarial.

d) Además, debían declarar bajo protesta de decir verdad que contaban con cuenta de acceso a internet y que la m aquinaria y equipo de impresión se encontraba en el domicilio fiscal en el que se realizaba la impresión de los com probantes fiscales. En cuanto a la em isión de los com probantes, existían grandes dificultades; lo prim ero que tenía que hacer el contribuyente era acudir con un im presor autorizado y solicitar la elaboración de facturas (com probantes fiscales), para lo cual debía entregarle la siguiente inform ación y docum entación: • N om bre. Si se trataba de persona moral tenía que entregar poder notarial y docum entos que acreditaran la personalidad del representante legal. • Registro de contribuyentes. • Domicilio. • La imagen de su Cédula de Identificación Fiscal. • Solicitud firmada por él o por su representante legal de cada pedido de impresión de com probantes, en la que bajo protesta de decir verdad declarara lo siguiente: a) N om bre, denom inación o razón social. b) Domicilio fiscal del contribuyente. c) Fecha de solicitud.

Al im presor s e le confiaba p arte de la responsabilidad en la em isión d e c o m p ro b a n te s fiscales y, p a ra o to rg a r c ie rta c e rte z a jurídica al co n trib u y en te, te n ía q u e cum plir con diversos requisitos.

d) Serie (en caso de ser serie única debía indicarlo expresam ente). e) N úm ero de folios que corresponderían a los com probantes que solicitaba y, en su caso, el domicilio del establecim iento o establecim ientos a los que corresponderían. f) Los núm eros de folio de los com probantes no utilizados y cancelados por térm ino de vigencia de la partida anterior impresa. • Copia de su identificación. En el m om ento de la operación que daba origen a la factura, el em isor tenía que entregar una impresión original al receptor

(adquirente del servicio o producto) y guardar una copia, que debía archivar com o parte de su contabilidad y para posibles revisiones de la autoridad.

Esta e ta p a e s tu v o d ete rm in a d a por el uso d e papel, po r una g ran cantidad d e trá m ite s p ara los

impresión de la cédula no se podía efectuar anotación alguna que impidiera su lectura. El proceso de comprobación fiscal en nuestro país e.staba sustentado por el uso de papel impreso y las em presas y contribuyentes invertían parte de sus recursos en los servicios de impresión, distribución y control de formas impresas, revisión, envío, verificación de requisitos, correcciones y reexpedición, así como el alm acenam iento y organización del papel.

im presores y p ara los co n trib u y en te s q ue e s ta b a n obligados a em itir co m p ro b a n tes fiscales. La percepción d e riesg o e ra p rá c tic a m e n te nula, y a q u e las auditorías y revisiones no co n ta b a n con los e le m e n to s suficientes.

En la últim a fase de los com probantes fiscales en papel, los requisitos eran tan vastos que sólo un experto en la materia podía definir si era fiscalmente dcducible el com probante. Entre los requisitos de los com probantes fiscales, se pueden m encionar los siguientes: 1. El nom bre impreso, denom inación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de C ontribuyentes emisor. SI .se tenía más de un local o establecim iento se debía señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expedían los com probantes. 2. C ontener impreso el núm ero de folio. 3. Lugar y fecha de expedición. 4. Clave del Registro Federal de C ontribuyentes de la persona a favor de quien se expedía. 5. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que am paraba. 6. Valor unitario consignado en núm ero e im porte total consignado en núm ero o en letra, así como el m onto de los im puestos que en los térm inos de las disposiciones fiscales debían trasladarse, en su caso. 7. N úm ero y fecha del docum ento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la im portación, en ventas de primera m ano de mercancías de importación. 8. Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado. 9. Vigencia del com probante. Basta con describir la complejidad de los requisitos tan sólo en lo que se refiere a la im presión de la Cédula de Identificación Fiscal, que debía estar impresa, con ciertas características, en los com probantes; por ejemplo, ser reproducida en 2.7S cm por 5 cm. C on una resolución de 133 líneas / 1200 dpi; sobre la

Por su p a rte , el SAT no c o n ta b a con e le m e n to s su ficien tes p ara ev itar la reproducción no au to riz a d a d e los c o m p ro b a n te s

D urante muchos años, la impresión de facturas y com probantes fiscales era la forma de tener un mejor control de los gastos hechos por los contribuyentes, pero tam bién traía complejidades: representaba un gran gasto en impresiones, generaba infinidad de archivos físicos y se prestaba a malas prácticas que se reflejaban en fraudes al fisco local y federal.

Inicia la m odernización En el SAT seguía prevaleciendo la idea transform ar los trám ites vinculados a los com probantes fiscales, tanto para los impresores com o para los contribuyentes, al mismo tiempo que se estaba gestando en la institución una transform ación de fondo que involucraba m odernizar los sistemas y servicios aprovechando las ventajas que ofrecía la tecnología. Así, se inicia una nueva etapa en el proceso de facturación y se prevé la utilización de la tecnología para simplificar el proceso de facturación. En el Servicio de Admini.stración T ributarla se integró un grupo de trabajo interdisciplinario, norm ativo y desarrollador de soluciones tecnológicas dedicado a im pulsar el Programa de M odernización de la Com probación Fiscal, cuyo propósito consistía en generar, procesar, transm itir y resguardar docum entos fiscales digitales; es decir, archivos electrónicos. La tarea se presentaba complicada pues aparte de lo que implicaba el desarrollo tecnológico había que adecuar el marco norm ativo para: establecer la obligación de emisión de com probantes digitales, definir los requisitos, estándares y especificaciones técnicas, para dar inicio a la utilización de los com probantes fiscales digitales (conocidos por las siglas, CFD).

A m ediados d e 2 0 0 4 , el SAT desarrolló el e s q u e m a de com probación fiscal digital com o u na a lte rn a tiv a al e sq u e m a de ,

papel. Lo an terio r convirtió

Tam bién podía recurrir a los servicios de un proveedor de autorizado de com probantes fiscales digitales, que lo auxiliara en la elaboración y em isión de facturas en archivos digitales. Los proveedores son empresas dedicadas a ofrecer soluciones tecnológicas y resultaron de gran utilidad para inducir a los contribuyentes al uso de los medios tecnológicos.

a M éxico en el seg u n d o país del co n tin e n te am erica n o en desarrollar un m odelo d e facturación electrónica.

Se in teg ran al p ro ceso de fac tu ra ció n los p ro v eed o res a u to riz a d o s d e c o m p ro b a n te s fiscales digitales, te rc e ro s que facilitan la em isión de

CFD Comprobantes Fiscales Digitales El esquema de com probación fiscal cambia radicalm ente en cuanto a su concepto y, a efecto de que los contribuyentes se fam iliarizaran con su uso, se planeó un proceso paulatino para su aplicación, por lo que en un inicio fue optativo: Para em itir com probantes fiscales el contribuyente debía contar con los siguientes insumos: • C ontar con firma electrónica. C on la firma electrónica podía solicitar, en línea, en el Portal de internet del SAT. las series y folios que necesitaba registrar en los com probantes fiscales. • Tram itar un certificado de sello digital. El certificado de sello digital se obtiene en el Portal de SAT. Los certificados de sello digital son firmas electrónicas de uso específico, reconocidos para firmar o sellar los com probantes fiscales digitales. El contribuyente podía em itir com probantes fiscales con sus propios medios; es decir, disponer de un servicio electrónico en el que elaborara los archivos xml, asignara folios, sellara con sus certificados de sello digital y elaborara el reporte mensual de los folios utilizados, siendo él responsable de la operación y adm inistración del sistema. El sistema electrónico del contribuyente debía registrar electrónica y autom áticam ente la fecha y hora (m inuto y segundo) de la elaboración del com probante, im pedir la duplicidad y garantizar que el número de aprobación, año de sohcitud, fohos y series, en su caso, corrcsp>ondieran a los otorgados por la adm inistración tributaria. Una vez elaborado un archivo xml (archivo que respalda el com probante) era sellado por el contribuyente con su certificado de sello digital y puesto a disposición del receptor, o bien entregado en una representación impresa en papel.

Es un certificado de firma electrónica avanzada de uso especifico para sellar corr>probantes.

co m p ro b a n te s al o fre ce r servicios básico s d e g en eració n y sellado d e archivos electrónicos. Su intervención p ro m u ev e el cum plim iento y fo rta le c e el e s q u e m a digital. Se e s ta b le c e la relación em iso r-terce ro au to rizad o -rec ep to r. Los proveedores autorizados, a efecto de otorgar certeza jurídica y reserva de la inform ación del contribuyente, debían garantizar que contaban con la infraestructura tecnológica necesaria para generar los com probantes fiscales digitales, controlar los folios y adm inistrar los certificados de sello digital, conservar copia de los com probantes y proporcionar las herram ientas para su consulta y manejo, así como entregar al contribuyente el reporte m ensual para su envío al SAT y poner a su disposición el archivo electrónico para su conservación y entrega al receptor. La incorporación de esta figura al proceso de comprobación facilitó la em isión de com probantes fiscales digitales a los contribuyentes con poca capacidad de adm inistración tecnológica y favoreció que la inform ación de los folios y los datos del em isor que am paraban los com probantes respectivos fueran consultados por la autoridad de m anera electrónica. En cuanto a los sujetos que participan en el proceso de com probación, la figura del proveedor autorizado sustituye al impresor autorizado. Se establece la relación: em isor-tercero autorizado-receptor. Esta fase de la evolución del proceso de comprobación fiscal puede denom inarse sem iautom ática, pues los folios seguían siendo adm inistrados por el contribuyente em isor y, en su caso, a través de los proveedores autorizados. La autoridad fiscal podía disponer de la inform ación de los com probantes al final del mes, con el envío de la inform ación (reportes de folios) en archivos electrónicos, que el contribuyente, o el proveedor autorizado, enviaba a través de internet al SAT. Asimismo, redujo el margen de em isión de com probantes con registros de contribuyentes ficticios, al poderse validar los registros de los contribuyentes obligados en un archivo electrónico con inform ación de sus certificados conform e al régimen aplicable para la emisión de com probantes fiscales digitales.

A un con las limitaciones que m ostraba el esquem a semiautomático los avances eran significativos, pues la conversión de papel a archivo electrónico favoreció la asignación de atributos de seguridad, que los com probantes en papel no podían ofrecer a los contribuyentes; en este sentido, el com probante fiscal en archivo electrónico tiene las siguientes características: íntegro. La inform ación en el com probante está protegida, y no puede m anipularse ni modificarse sin que se descubra. Auténtico. La identidad del em isor del com probante puede verificarse. No repudio. El contribuyente que em ita un com probante fiscal digital no puede negar haberlo generado.

Se hace obligatorio el uso de firma electrónica avanzada para los nuevos esquemas de facturación, ya sea en forma digital o impresa. Se fortalece la factura electrónica al añadir la certificación. Se estableció que el com probante fiscal digital tuviera los mismos efectos y alcances que un com probante impreso.

Único. Por el folio, núm ero de aprobación y el sello digital. A su vez, se establecieron nuevos criterios para robustecer el esquem a de com probación fiscal digital: En el siguiente cuadro se m uestran las diferencias, en cuanto a los elem entos de seguridad de un com probante fiscal en papel y uno digital.

Comprobante fiscal en papel

Comprobante fiscal digital

Cédula de Identilicación Fiscal.

Sello digital del contribuyente.

Datos del impresor autorizado.

Cadena original (sólo en representación impresa).

Leyenda: “La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en términos de las disposiciones fiscales".

Serie del certificado de sello digital.

Fecha de emisión.

Cumplir con el estándar tecnológico.

Esta fase en la evolución del proceso de com probación fiscal abarcó prácticam ente de 200S a 2013, alternada con el esquema de com probación en papel, al cual se le hicieron algunas mejoras aunque sin cam biar de m anera sustancial. A partir de 2 0 1 0 se incorporó una figura a los com probantes fiscales en papel, los cuales podían seguir siendo impresos pero con un código de barras gracias al cual podían verificarse los datos del emisor. Los contribuyentes podían tener certeza sobre la autenticidad y seguridad del com probante.

Fecha y hora de emisión.

factura electrónica, aprovechando los avances que en m ateria de transm isión de datos y seguridad de la información se gestaban. El resultado de estos trabajos propició que, en 2011, se instaurara una nueva forma de em itir com probantes fiscales. El esquema trajo cambios significativos, aunque conservó algunos rasgos de la operación del com probante fiscal digital, como reducir el núm ero de requisitos fiscales, dispersos en varias leyes, y dio pie a la eliminación de 132; sólo quedaron 27 requisitos obligatorios.

El paso hacia la factura p or in tern e t F1 cam ino ya estaba trazado y la adm inistración tributaria aún tenía problem as que resolver para lograr que los com probantes fiscales se convirtieran en un eficiente m ecanism o de percepción de riesgo, ya que con el esquem a de com probación digital la autoridad sólo podía verificar que estuvieran asociados a la aprobación de folios. Sin em bargo, este esquem a dejaba rastros tecnológicos para el seguimiento y la inspección de com probantes apócrifos o de sim ulación de operaciones en un m ediano plazo. C on la finalidad de contar con un proceso de facturación totalm ente autom atizado, en 2009 se retom an los trabajos interdisciplinarios para planear y diseñar el nuevo alcance de la

Se im p lan ta el e s q u e m a d e fa c tu ra elec tró n ica por in te rn e t y se red u cen los req u isito s fiscales d e 1 3 2 a 27.

Los insum os que necesita el contribuyente para em itir facturas por internet son los siguientes: 1. C ontar con firma electrónica avanzada.

En 2014, los proveedores de facturas electrónicas ofrecen de m anera gratuita los servicios básicos siguientes: • Validación de especificaciones técnicas y requisitos establecidos en las disposiciones fiscales.

2. C ontar con certificado de sello digital. • Asignación de folios. 3. En su caso, contratar a un proveedor autorizado de certificación de com probantes fiscales, o rem itir al SAT los archivos electrónicos para su tim brado con la herram ienta gratuita del SAT. 4. C ontar con una aplicación de generación de archivos xml; es decir, un sistema electrónico para em itir facturas electrónicas por internet.

• Incorporación del sello digital del SAT. Además de ofrecer servicios com plem entarios o accesorios que faciliten la em isión de las facturas electrónicas, como puede ser la generación del archivo xml o el alm acenam iento de los archivos electrónicos, entre otros.

Los pasos para em itir facturas electrónicas (com probantes fiscales digitales por internet) son muy sencillos: si el contribuyente decide em itir los com probantes con la herram ienta gratuita del SAT sólo debe generar el archivo xml. registrar el contenido y los datos que solicitan las disposiciones fiscales, sellar el archivo con su certificado de sello digital y rem itirlo al SAT para la validación de requisitos y especificaciones técnicas, asignación de folio y sellado con el certificado de la institución.

A ctualm ente existen 77 em presas que son proveedores autorizados por el SAT. Estas em presas requieren acreditar y cum plir con los requisitos legales, además de perm itir auditorías técnicas que garanticen la seguridad operativa y de infraestructura de la organización. Posteriorm ente, deben acreditar que cum plen con las obligaciones que les son aplicables. En m ateria de confidencialidad de la inform ación están obligadas a garantizar la privacidad de los datos de las personas y su derecho a la autodeterm inación inform ativa, por lo que tam bién deben perm itir la aplicación de evaluaciones de confiabilidad a su personal.^

En caso de que contrate los servicios de un proveedor autorizado sólo debe enviarle el archivo xml con su sello, para que el proveedor valide, asigne el folio y selle con el certificado de sello digital del SAT.

Los requisitos que debe acreditar una em presa para ser un proveedor de facturas electrónicas son los siguientes: • C ontar con un capital m ínim o de 10 millones de pesos.

Proveedores de servicio de certificación de facturas electrónicas

• Dar garantía para cubrir el pago de cualquier daño causado al fisco o a un tercero de 10 m illones de pesos. • Requisitos tecnológicos y de seguridad de la información.

Los cambios en la forma de em itir com probantes fiscales tam bién afectaron a los proveedores de servicios de facturas; hoy, son proveedores de servicio de certificación de facturas electrónicas quienes ofrecen servicios completos e íntegros, acordes con los nuevos requerim ientos tecnológicos del SAT, Se les atribuyó un mayor alcance para la prestación de sus servicios, a fin de com pletar el ciclo de em isión de com probantes fiscales de sus clientes.

• Aplicación gratuita para generar facturas electrónicas. • Prestar el servicio de m anera directa. • En caso de prestar servicios com plem entarios a la autorización, precisar esa situación y señalar con transparencia y claridad a qué se refieren dichos servicios. • D ictam inar sus estados financieros.

Con el e s q u e m a d e facturació n elec tró n ica s e fo rta le ce n las funciones del te rc e ro p a ra que p u e d a sellar fa c tu ra s con

La figura de los proveedores reviste im portancia porque facilita el proceso de emisión de facturas y acom paña al contribuyente en el cum plim iento de sus obligaciones, además de solucionar problemas de infraestructura y de carácter tecnológico que se susciten en la operación.

el certificado d e sello digital de la adm inistración trib u taria.

' En México la protección de datos personales está regulada por la Ley Federal de Protección de Datos Personales, cuyo propósito es proteger la privacidad de las personas respecto al tratamiento que puedan dar otros particulares a su información personal Esta ley reconoce los principios de legalidad y confiabilidad, que deben prevalecer en el manejo y flujo de la infor mación proporcionada por las personas en su carácter de clientes en la contratación de cualquier tipo de servicios o como trabajadores en sus centros de labores, entre otros aspectos, y establece sarKiones por la vulnerabilidad de la información sin consentimiento de su titular.

El servicio gratuito del SAT para la em isión de facturas electrónicas A ctualm ente, el proceso de facturación es muy rápido; se realiza a través del Portal de internet del SAT, con lo cual los tiempos se optim izan y los beneficios se am plían hacia la ciudadanía, la adm inistración tributaria y para el cuidado de la ecología; al reducir los grandes volúmenes de papel que se utilizaban en los esquem as anteriores. Emitir una factura electrónica por internet está al alcance de todos los contribuyentes; los costos en su em isión representan un porcentaje m uy bajo, con relación a las ventajas y ahorros que puede tener un negocio, un p>equeño negocio o un contribuyente (persona física). Por su parte, el Servicio de Adm inistración Tributaria ha dispuesto una herram ienta gratuita que puede ser utilizada por cualquier contribuyente para em itir facturas electrónicas, cuyo uso no requiere tener am plios conocim ientos en informática, Con la herram ienta gratuita del SAT puede generarse el archivo electrónico para sellarlo con el certificado del contribuyente, así com o disponer del envío al SAT para la validación (requisitos y especificaciones técnicas), asignación de folio y sellado con el certificado de la institución.

Este esquema, que inicia en 2011 paulatina y opcionalm ente para algunos sectores de contribuyentes, se consolida en 2014 cuando la obligación de em itir facturas electrónicas se generaliza para todos los contribuyentes como único esquema reconocido por las disposiciones fiscales. Cada factura es em itida en un archivo electrónico cuyo form ato perm ite el registro de inform ación estructurada m ediante etiquetas, que son selladas digitalm ente con el certificado del contribuyente. A partir de 2014, para los contribuyentes de baja capacidad económ ica (ingresos anuales hasta dos millones de pesos) la adm inistración tributaria puso a disposición en su Portal de internet la aplicación Mis cuentas, a través del cual, de m anera gratuita, pueden generan com probantes por los ingresos que perciben, con los mismos efectos de una factura electrónica.

La aplicación Mis c u e n ta s sirve p a ra em itir c o m p ro b a n te s fiscales p a ra co n trib u y en te s q u e realizan activ id ad es em p resariales, p ero q u e tien en

El Servicio d e A dm inistración T ributaria o fre ce los se rv id o s de gen eració n de archivos electrónicos, validación y sellado a tra v é s de su Portal d e in te rn et, la h erram ien ta g ra tu ita , disponible y d e utilidad p ara to d o tip o de contrib u y en tes.

D e igual forma, la adm inistración tributaria ha desarrollado servicios electrónicos que perm iten a los contribuyentes consultar y verificar las facturas electrónicas. A partir de enero de 2011 fueron liberados en el Portal de internet del SAT los siguientes servicios electrónicos: • Validar las características (estructura y sintaxis de las facturas electrónicas em itidas o recibidas). • Verificar la autenticidad de folios y series utilizados. • Verificar la vigencia de los certificados de sello digital con que se firman. En este sentido, verificar la autenticidad de las facturas electrónicas no sólo es una prerrogativa que posee la autoridad, pues los propios contribuyentes pueden verificar que aquellas que les han sido em itidas sean auténticas; incluso pueden descargar los archivos xml o imprimirlas.

b aja cap acid ad económ ica.

Ventajas de la factura electrónica Las ventajas de las facturas electrónicas son muy valiosas tanto para los contribuyentes (emisor y receptor) como para la autoridad, las cuales pueden apreciarse en el siguiente cuadro:

Com probante Impreso

Factura electrónica

Procesos Procesos ineficientes con actividades que no generan valor:

Procesos eficientes sin actividades adicionales: • Procesamiento automatizado de datos.

• Revisión. • Captura de documentos. • Firmas de autorización.

• Sellado electrónico mediante sistem as que no requieren personal ni supervisión. • Posibilidad de comunicación entre sistem as de emisores y receptores.

• Personal adicional requerido. • Reducción de tiempos de procesos. • Procesos con carga adm inistrativa adicional por certeza jurídica (validez de documentos).

• Procesos con certeza jurídica ai utilizar me canismos que permiten garantizar la validez, coherencia, no repudio y autenticidad de la información y sus fuentes.

• Se requiere un paso previo para solicitar apro bación de folios al SAT.

• No es necesario solicitar aprobación de folios.

Seguridad • Operaciones soportadas con facturas apócrifas, (deducciones soportadas con facturas apócrifas: 13,800 millones por los ejercicios ñscales 2006 y 2 007) • Empresas dedicadas a la reproducción, falsifica ción y comercialización ilegal de facturas. • El cumplimiento de requisitos del comprobante quedaba bajo el ámbito de control del emisor y su capacidad o voluntad de entender y cumplir.

'Integridad y autenticidad de la información con el uso de certiñcados digitales, cifrado de infor mación. timbres electrónicos. • Contribuye a la reducción de fraudes y desapa rición del mercado ilegal. • El proceso de certiñcación considera el paso previo de validar los requisitos y estructura de la factu ra electrónica para certificar únicamente aquellas que cumplen con el estándar

Cumplimiento • Dificultad para controlar y rastrear facturas. • Excesivos controles que recaen en ios contribu yentes para disminuir ¡a evasión y la defrauda ción ftscal. • La autoridad sólo cuenta con datos relativos a los folios]

• Transparencia de las operaciones comerciales que da visibilidad a lo que se vende y compra. • Simplificación de las obligaciones fiscales. • Disponibilidad de la información completa de los comprobantes emitidos.

Costos y ahorros • Costos asociados: papel especial (autocopiado), impresor autorizado, servicios de mensaje ría, mano de obra y espacios físicos asignados para su almacenamiento. • El costo unitario estimado por comprobante es de 12.50 dólares.(Costo unitario: costo de emi sión más costo de distríbución más costo de almacenamiento más costo de recepción y pago). • Excesivo consumo de papel (por cada millón de factu ras impresas es necesario cortar entre 50 y 60 árboles).

• Reducción de costos para las empresas. • Reducción de costos al eliminar la necesidad de espacios físicos para su almacenamiento. ' Por cada millón de facturas se evitan costos por 123.50 millones de pesos. (se calcula que pueden circular hasta 2,400 millones de factu ras en papel en un solo año) • Costo unitario estimado por comprobante es de 2.62 dólares. • Se han documentado casos con un Retorno de inversión cuyo plazo ha sido de tres meses. • Disminución en el consumo de papel que ayuda a la conservación del ambiente. • Incremento de empresas socialmente respon sables.

La em isión de facturas electrónicas ha agilizado la gestión adm inistrativa y reducido los costos que generaban la em isión y alm acenam iento de docum entos impresos en papel.

Los d a to s re g istra d o s en las

La factura electrónica se diversifica

fac tu ra s electró n icas se La gam a de com probantes fiscales se ha diversificado; hoy, cualquier docum ento en el que conste u na retención de impuestos tiene que revestir la forma de un docum ento digital, tal es el caso de los com probantes de nóm ina que, hasta 2013, los patrones entregaban a sus trabajadores en papel, en el que se consignaba el m onto del impuesto sobre la renta retenido al trabajador. A partir de 2014, el recibo de nóm ina de sueldos y salarios es una factura electrónica que conjuga requisitos fiscales y requisitos previstos en las disposiciones laborales.

alm ac en a n en la b a s e d e d a to s , con lo q u e se a b re n n u m e ro sa s posibilidades p ara los p ro ceso s 1 ^ .

d e au d ito ria y ay u d a n a q u e la ex p lo tació n y revisión d e la inform ación p ro p o rcio n ad a por

los co n trib u y en te s se a

eficaz y co rrec ta, p u es p erm iten la identificación d e las Un ejemplo más es la constancia de retenciones y los estados de cuenta bancarios em itidos a contribuyentes por los actos en los que se efectúe una retención de impuestos, que deben ser archivos electrónicos generados com o docum entos digitales.

La contribución de la factura electrónica en las revisiones del SAT El archivo electrónico del com probante fiscal alim enta los registros contables de m anera autom ática, en los rubros de ingresos percibidos, en inversiones y erogaciones, así como las retenciones y acreditam ientos de im puestos realizados. Las facturas electrónicas reflejan la contabilidad de los contribuyentes.® Así como para los contribuyentes son un flujo de inform ación para su contabilidad, para el SAT representan un m edio que provee inform ación autom atizada acerca de las actividades del contribuyente y de los terceros con ellos relacionados. U na vez segm entado cada dato incluido en las facturas electrónicas, se nutren los procesos internos de la operación tributaria sustantivos, com o la verificación y el control de obligaciones para identificar el cum plim iento correcto de las obligaciones fiscales, así com o determ inar, en su caso, los créditos fiscales de obligaciones omitidas. U na ventaja que tienen las facturas electrónicas es que autom atizan los procesos de control y verificación de obligaciones llevados a cabo por la adm inistración tributaria. C ada uno de sus datos es im portante para la auditoría y sirve a las áreas de cuenta tributaria y fiscalización; además, las facturas electrónicas generan seguridad jurídica a la economía formal al dism inuir los riesgos por fraude y evasión fiscal por com probantes apócrifos pues incorporan el firmado electrónico y los certificados de sello digital que expide el SAT

irreg u larid ad es dirigidas a la evasión o defraudación; ta m b ié n p u ed e d e te rm in a rse si el co n trib u y en te ha cum plido, o p o rtu n a m e n te , con su s obligaciones trib u tarias.

La inform ación registrada en una factura electrónica perm ite a la autoridad fiscal anticiparse y disponer de información proporcionada por el contribuyente antes de la realización de un acto de fiscalización, lo que ayuda a realizar un análisis de las operaciones del contribuyente y reduce el tiem po usado en las revisiones, además de identificar qué facturas son auténticas y cuáles am paran operaciones inexistentes, simuladas o ilícitas.

La factura electrónica y su relación con el ciclo del contribuyente Un enfoque global de las com probantes fiscales da pie a form ular que es el engrane que impulsa la movilidad del ciclo tributario. G ran parte de los contribuyentes están obligados a em itir facturas electrónicas y la inform ación llega al SAT de m anera automática, lo que perm ite verificar sus ingresos y gastos. Así, pueden prellenarse los formatos electrónicos para la presentación de declaraciones.

La factura electrónica, elem ento de form alidad La em isión de faa u ra s electrónicas tam bién es vista com o un factor determ inante para la incorporación de los mercados inform ales a la econom ía formal. En la medida que la exigencia de solicitar una factura se generalice en la ciudadanía, dism inuirá la incertidum bre propiciada por los mercados informales. Con ello tam bién se busca atender las demandas de grandes sectores de contribuyentes, quienes, ante la imposibilidad de deducir compras y erogaciones necesarias para invertir y acrecentar su negocio, veían afectado su patrim onio al no poder com probar los gastos realizados.

Murguía Rojas. Roddfo “La fiscalización en la dictadura de Porfirio Díaz', Revísta electrónica UNIVA [univa.mx/nS7/Art.Mungu%C3%Ada]

Adicionalm ente, la inform ación de las facturas electrónicas es insum o que de igual forma sirve a otras dependencias de gobierno y entidades del sector financiero con las que la adm inistración tributaria m antiene com unicación y com parte inform ación para descubrir posibles actos de corrupción. En total, hasta mayo de 2014:

La factura electrónica en núm eros

• Se han em itido 11,806,527,488 comprobantes: El núm ero de facturas y com probantes que se em iten a diario es aproxim adam ente de 13 millones.

o 4 ,5 7 9 ,9 2 6 ,8 0 4 facturas electrónicas por internet, o 7 ,2 2 6 ,6 0 0 ,6 8 4 facturas electrónicas.

Hasta diciembre de 2013 se contaba con un total de 222,614 contribuyentes que obtuvieron la aprobación para la em isión de facturas electrónicas. Para 2014, el esquem a adopta u n enfoque de migración a facturas por internet; han migrado a este esquema 178,321 contribuyentes y, hasta mayo, faltan por migrar 44,293.

• El SAT cuenta con 77 proveedores de facturas electrónicas, que han atendido a 3,2 8 6 ,5 4 4 contribuyentes y em itido 4 ,5 6 1 ,1 2 1 ,0 3 2 facturas electrónicas por internet. • Por medio de la herram ienta gratuita del SAT se han generado 18,258,366 facturas electrónicas por internet.

Certificados de Sello Digital Generados 2005 - mayo 2014 27 L 1Í S .N Í

I.OOO.OOO

900.000

80D.DCN}

700.000

600.000

500.000

400.000

300.000

200.000

100.000

S il

2004

Ull

1 0 .9 K

U 1 J2

17.044

245.714

TgTTT

iU fifí

200S

2006

2007

2006

2009

2010

2011

2012

2013

201<4

20 0 5

2006

2007

2008

20 0 9

2010

201 1

20 1 2

2013

2014

Factura Electrónica y Factura Electrónica por Internet 2005 ' mayo 2014 is m m

immm u»mm

mmm vmmm ummm

UMjHja

iMmm iMmm iw m

mmm vnmm

mimm MIHM

WJHM

mmm mmm mmm 135 509

155KÍÉ5

»M

niB

n\i

19\¡

m / aoii

m»

OKfíórit» / BHctíjrt FtctuTÉíkcfrór4tJporNitenVT

A un cuando la migración de com probantes fiscales en papel a electrónicos no ha sido fácil y la autoridad ha avanzado de manera gradual, el esquem a de facturas electrónicas es reconocido por la ciudadanía por los beneficios que conlleva y las resistencias para utilizarlas van decreciendo. Hoy se puede apreciar en diferentes sitios privados en internet anuncios sobre los avances significativos que el Servicio de A dm inistración T ributaria ha tenido en el desarrollo del esquema de facturas electrónicas, que perm iten tener un mejor control, tanto para la autoridad tributaria como para el contribuyente. Ahora puede realizarse la facturación electrónica de una forma m uy sencilla y com pletam ente controlada, dar aviso de las transacciones al SAT y facilitar de esta forma la contabilidad de las em presas y de las personas físicas.

Contabilidad electrónica Llevar contabilidad es la siguiente etapa del ciclo dcl contribuyente. No sólo es una obligación fiscal, sino además una práctica que resulta de gran utilidad al contribuyente para tomar decisiones respecto de su situación financiera. La contabilidad proporciona inform ación acerca de la pwsición financiera de la em presa o del negocio de un contribuyente, como su grado de liquidez y la rentabilidad o utilidad que está generando.

mejores controles financieros que proporcionen una proyección de crecimiento en un mercado cada vez más com petitivo se tradujo al uso de registros contables en medios electrónicos. Por lo que en cierta parte, la contabilidad electrónica nace de las propias necesidades del contribuyente, com o solución para hacer eficiente su negocio y lom ar decisiones financieras acertadas y oportunas.

Desde hace tiem po registrar la contabilidad es una obligación de carácter fiscal; su origen se rem onta al Decreto del 30 de abril de 1959 en el que se establece la revisión, investigación y vigilancia el cum plim iento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes; entre ellas, la contabilidad.

Por otro lado, existe dem anda para disponer de estrategias que proporcionen soluciones tecnológicas a los negocios, lo que propició el surgim iento de consorcios dedicados a la ingeniería de sistemas inform áticos, que han desarrollado software, y programas para el registro de la contabilidad y la adm inistración de los recursos financieros, tanto para em presas grandes como para pequeños em prendedores, situación que favoreció la regulación en las disposiciones fiscales sobre el uso de la contabilidad electrónica, al definir los parám etros y criterios tecnológicos para realizarla y el reconocim iento de los sistemas contables com o elem entos de prueba del cum plim ienio de las obligaciones fiscales.

El Decreto introduce la presentación y entrega a la autoridad hacendarla de los registros y asientos contables (dictam en) para efectos fiscales, con carácter obligatorio para contribuyentes con ingresos superiores a 10,000 millones de pesos y optativo para los dem ás casos. En este sentido, se autorizaba a los contadores públicos a form ular dictám enes sobre los estados financieros de los contribuyentes y llevar el registro y control. El contador público debía estar registrado ante las autoridades fiscales. Este registro lo obtenían únicam ente las personas de nacionalidad mexicana con título de contador público registrado en la Secretaría de Educación Pública, que fuesen miembros de un colegio de contadores reconocido por esa Secretaría. C uando el contador público no cum plía con las disposiciones fiscales, la autoridad fiscal, previa audiencia, suspendía hasta por tres años su registro. Si reincidía, o si el contador participaba en la comisión de un delito de carácter fiscal, su registro se cancelaba definitivam ente. En estos casos se daba inm ediatam ente aviso por escrito al colegio profesional y, en su caso, a la Federación de Colegios Profesionales. La docum entación contable y com plem entaria al dictam en, entregada originalm ente en papel, fue sustituida por medios magnéticos a fines de la década de 1980; a partir de 2002 dicho soporte contable es enviado en línea a la administración tributaria. El efecto que ha producido el uso de la tecnología en las relaciones comerciales y el intercam bio de bienes y servicios han im puesto a las em presas mayores exigencias para aum entar sus niveles de servicios y la calidad de sus productos, así como para el manejo de sus recursos financieros y hum anos, enfocados a posicionarse y sostenerse en el m ercado comercial. Establecer

A través del tiem po, la norm atividad fiscal ha reconocido el uso de los sistem as electrónicos com o medios que facilitan el registro de los datos contables del contribuyente, pero al inicio de su regulación se establecía sólo como una opción para el contribuyente; sin em bargo, a partir de 2014 se trata com o una obligación registrar la inform ación contable en medios electrónicos. Aunque una im portante cantidad de contribuyentes llevan su contabilidad en sistemas y están familiarizados con el uso de la tecnología, para el ejercicio fiscal de 2014 la obligación se generaliza y se estipulan las formas, medios, estándares y requisitos tecnológicos para su realización y envío al SAT. Esta nueva disposición entrará en vigor de forma escalonada y por segmentos de contribuyentes.

A p artir d e 2 0 1 4 se e s ta b le c e en las disposiciones fiscales re g istra r contabilidad en m edios electrónicos.

Con la finalidad de homologar, definir criterios y la metodología para las revisiones de la adm inistración tributaria, las disposiciones fiscales establecen cóm o debe el contribuyente registrar su contabilidad. En el aspecto cualitativo se dice que la contabilidad debe ser analítica, por que debe distinguir cada operación o acto fiscal docum entadam ente. La forma como se registre la contabilidad debe favorecer los procesos de revisión y de auditoría, dism inuir la carga exhaustiva en los procesos de revisión para dedicar tiempo a la identificación y correlación de los docum entos que com prueban los gastos e ingresos que manifiesta el contribuyente en sus declaraciones. En la parte cuantitativa, las definiciones están en el sentido de las formas y medios de envío a la adm inistración tributaria, que deben ser enviados en archivos electrónicos enviados de m anera periódica a través del Portal de internet del SAT.

distintas tasas (tasa general, tasa cero y exentos) y cuotas. En las operaciones que realice relacionadas con terceros deberá incluir su RFC. En caso de que los archivos enviados a la adm inistración tributaria tengan errores informáticos que im pidan su lectura, la autoridad enviará un aviso por medio del Buzón Tributario para que el contribuyente los reenvíe corregidos, quien dispondrá de tres días. De esta manera, el contribuyente tiene opciones para corregir su contabilidad sin que por ello se inicien las facultades de comprobación de la autoridad fiscal.

En la contabilidad, los archivos electró n ico s se rá n un insum o d e inform ación p ara la

Los archivos electró n ico s d e la

adm inistración trib u ta ria

contabitidad del co n trib u y en te

q u e d ará n p a u ta p ara

d eb e n perm itir la identificación d e

m o n ito re ar y verificar el

c a d a operación, a c to o actividad

cum plim iento de las obligaciones

y su s c a racterísticas, relacionándolas con los folios asig n ad o s a los c o m p ro b a n te s

fiscales de m a n e ra preventiva, y p ara la au to co rrecció n o a ju s te d e la inform ación del co n trib u y en te.

fiscales o con la d o cu m en ta ció n co m p ro b ato ria.

C óm o se integra la contabilidad La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y m étodo de valuación, además de la docum entación com probatoria de los asientos respectivos, así com o la docum entación e inform ación relacionada con el cum plim iento de las disposiciones fiscales, que acredite los ingresos y deducciones. Esta información de carácter fiscal deberá asentarse en archivos electrónicos que el contribuyente debe enviar a través de! Buzón Tributario’ al Servicio de A dm inistración Tributaria. Los contribuyentes que lleven contabilidad deben utilizar sistemas electrónicos que tengan la capacidad de generar archivos con form ato xml. Estos archivos serán entregados m ensualm ente por medio del Buzón Tributario y deberán contener: • Catálogo de cuentas. • Balanza de comprobación.

Los registros contables en el sistem a Mis cuentas Por otra parte, el SAT, con el propósito de dism inuir los costos del cum plim iento de las obligaciones fiscales, a partir de enero de 2 0 1 4 ha puesto a disposición del contribuyente una aplicación denom inada Mis cuentas, que los contribuyentes, personas físicas con ingresos anuales que no exceden de dos millones de pesos, con actividades em presariales y que prestan servicios sin requerir un título profesional deben utilizar para el registro de sus transacciones comerciales; • Capturar ingresos y gastos, así com o consultarlos. • Emitir, consultar y cancelar facturas electrónicas. La inform ación que se genere en Mis cuentas es el insum o para la integración y presentación de las declaraciones bimestrales con carácter de definitivas. El uso de Mis cuentas es obligatorio para los contribuyentes mencionados; para el resto de las personas físicas su uso es optativo para registrar gastos e ingresos, ya que para la emisión de facturas electrónicas deben de utilizar los servicios de un proveedor o la herram ienta gratuita del SAT.

• Información de las pólizas generadas. Tanto en los archivos de Balanza de com probación como Información de las pólizas generadas, el contribuyente debe identificar las facturas electrónicas que soportan dichas operaciones; asimismo, debe identificar los impuestos con las Mecanismo electrónico de comunicación entre los contribuyentes y la autoridad fiscal, a través del cual el contribuyente en^ía al SAT solicitudes, promociones o cumplimentara requeri mientos de la autoridad con documentos digitales y donde puede realizar consultas sobre su situación fiscal. Por su parte, la autoridad puede enviar información específica al contribuyente vinculada al cumplimiento de sus obligaciones ñscales. El Buzón Tributario e s un servicio electrónico que entrará en vigor únicamente paralas personas morales a partir del 3 0 de junio de 2 0 1 4 ; para las personas físicas, a partir del 1 de enero de 20 15. Este servicio electrónico será tratado en un apartado de este documento.

Ventajas de la contabilidad electrónica

El u so d e la contabilidad elec tró n ica re p re s e n ta ah o rro s en

La entrada en vigor de la contabilidad electrónica, es un paso más del proceso de transform ación de! cum plim iento tributario en la modalidad en línea. El propósito es definir los métodos y los estándares para la entrega de información contable, con lo que se busca simplificar y facilitar el cum plim iento. La m odernización de los registros contables en sistemas electrónicos no representa un inconveniente para el contribuyente; más bien es un beneficio, ya que ai uniform ar y generalizar el uso de los sistemas para el registro de la contabilidad sólo tiene que adecuar su información a los parám etros y criterios del SAT en los sistemas que ya utiliza; de esta m anera, puede cum plir con sus obligaciones fiscales correctam ente.

Contabilidad en papel Documentos dispersos con información de las operaciones contables.

la g en eració n , alm ac en a m ie n to y ad m in istració n de d o cu m en to s, elimina rec u rso s d e stin a d o s al em p leo del p apel y h ac e m á s eficiente el m a n ejo d e archivos digitales electrónicos. El m anejo de archivos electrónicos perm ite un mejor control de los docum entos y una mayor confidencialidad de la inform ación e integra las expectativas de productividad y competitividad; al mismo tiem po, facilita el cum plim iento tributario acorde a las disposiciones fiscales y los criterios asumidos por el Servicio de Adm inistración Tributaria; es decir, conlleva a un correcto cum plim iento de las obligaciones fiscales.

Contabilidad en archivos electrónicos Mejor control de ingresos e inversiones. Simplificación en el registro de las operaciones.

Actividades adicionales para capturar información. Almacenaje de la información en papel, consultas complejas de datos del negocio o actividad del contribuyente.

La información se almacena en carpetas y archivos electróni cos lo que permite realizar una consulta inmediata. Automatización en los cruces de información.

Procesos en papel para analizar la información del contribu yente. La información contable se obtenía fos cierres de tos períodos. Entrega tardía en la información solicitada por la autoridad.

Información contable en tiempos reales. Envío de información a la autoridad hacendaría en el momento que lo solicite.

Declaraciones y pagos Siguiendo el ciclo del contribuyente, la presentación de declaraciones y pagos es una etapa que reviste de mayor im portancia para la adm inistración tributaria, ya que con el cum plim iento de esta obligación se atiende uno de sus propósitos: la recaudación de los recursos públicos. En tanto se realice la presentación de declaraciones, se obtiene el pago de los im puestos determ inados por el contribuyente. Uno de los fines que derivan de la función de recaudación’'^ es crear las condiciones necesarias para que el contribuyente cum pla voluntariam ente con la obligación de contribuir al gasto público, por lo que la adm inistración tributaria debe facilitar su pago en condiciones de com odidad y simplicidad. La prim era tarea vinculada a la función de recaudación es inform ar oportunam ente, en forma clara y concisa, sobre los aspectos formales de cuándo, cómo y dónde cum plir con las obligaciones fiscales; sobre todo las que se refieren al pago de los impuestos. Lo anterior cobra im portancia porque los servicios para la presentación para las declaraciones y para realizar el pago de los impuestos deben ser accesibles y eficaces, porque son el insum o principal de inform ación del proceso recaudatorio de la adm inistración tributaria. Las tareas encam inadas al cum plim iento de las obligaciones fiscales fueron fortaleciéndose a partir de 1998, periodo en el que se llevó a cabo una reingeniería de las funciones para traducirlas a procesos, con el propósito de planear nuevos servicios electrónicos e integrar los existentes a un esquema convergente, en el que la inform ación fluyera y alim entara procesos internos del SAT como los de devoluciones, com pensaciones, cobranza, fiscalización, orientación y aclaraciones.

Da inicio la presentación de declaraciones electrónicas (pagos provisionales) El pago de impuestos federales se hacía, en la mayoría de los casos, en formatos fiscales impresos. La presentación de declaraciones y el pago del impuesto a través de medios electrónicos comenzaron en México en 2002, con un esquema en el que la presentación convergía en cuatro momentos:

En 2 0 0 2 inicia el e s q u e m a del pago d e im p u e sto s de m an era electró n ica. E ste e sq u e m a se aplicaba p ara la p rese n tac ió n de p a g o s provisionales.

a) La inform ación del contribuyente y la manifestación de los montos de los impuestos determ inados, con pago, con saldo a favor o sin pago; se enviaba electrónicam ente a través del Portal de internet del SAT; b) Si la determ inación de los impuestos resultaba con pago, el contribuyente, en la dirección electrónica de los bancos autorizado para recibir pagos de contribuciones, debía indicar sus datos, concepto del impuesto, periodo de pago; ejercicio; tipo de pago; impuesto a pagar o saldo. c) Realizar el pago m ediante transferencia electrónica de fondos. d) Los bancos enviaban a los contribuyentes, por la misma vía, el acuse de recibo, el cual contenía el sello digital que perm ita autentificar la operación realizada y, en su caso, el pago.

La función de recaudación es la percepción def pago derivado de la realización de un hecho tributario, es decir, la concentración de los recursos púbicos. por lo que las formatos con los que se realiza el pago y las declaraciones se consideran una función de recaudación, aunque en la definición de lo que deben contener dichos formatos participan otras funciones de la administración tributaria.

Emisión de la norm atividad que soporta la operación y da certeza jurídica a los contribuyentes.

U n paso m ás e n la presentación de declaraciones electrónicas (pago referenciado)

Capacitación a orientadores fiscales del SAT para operar las nuevas aplicaciones.

El SAT ha continuado fortaleciendo su plataforma tecnológica y ha desarrollado nuevas aplicaciones con el objetivo de facilitar al contribuyente el cum plim iento de sus obligaciones fiscales; así surgió el servicio de Declaraciones y Pagos (pago referenciado) que sustituye al esquem a de pagos electrónicos.

A tención telefónica para consultas de los contribuyentes. Alianzas estratégicas con instituciones y medios de com unicación para difundir inform ación a través de internet y distribuir material editorial. Difusión en medios de com unicación masiva, productos impresos, spots de radio y televisión e insertos de prensa.

En 2 0 0 9 s e inicia el servicio de D eclaraciones y P agos

Pláticas, conferencias, cursos y talleres en todo el país con sectores vinculados a los tem as fiscales.

(p ag o referenciado).

Integración de un área central que se encarga de vigilar diariam ente el procesam iento de la inform ación de los pagos recibidos en los bancos.

Los contribuyentes presentan sus declaraciones en el Portal de internet del SAT a través del servicio de pago referenciado, para luego pagar sus impuestos en los bancos autorizados mediante una linea de captura. Esto m oderniza el pago de impuestos, ya que se utilizan formatos electrónicos dinám icos con ayudas para facilitar el llenado que incluyen la opción de hacer el cálculo automático del im puesto. El contribuyente requiere de un banco sólo cuando se determ ina un im puesto a cargo. La nueva forma de declarar y pagar implicó transformaciones profundas en el SAT, así com o en la interacción con el contribuyente y con los bancos ya que considera el uso de formatos 100% electrónicos, que incluyen validaciones y operaciones aritm éticas, así com o funcionalidades para seleccionar el im puesto, el concepto, la periodicidad, el periodo, el ejercicio y el tipo de declaración, lo que evita su captura. A ntes las declaraciones y pagos se hacían en las instituciones de crédito autorizadas (bancos); ahora, la declaración se hace en el SAT y el pago referenciado en los bancos. Para que los esquemas de declaraciones y pagos electrónicos funcionen han sido necesarias acciones de diversa índole: • Acuerdos con la Asociación de Bancos de México para establecer los nuevos esquemas electrónicos. • Certificación para operar de los sistemas de 18 instituciones de crédito, así com o capacitación al personal. • Diseño y construcción de nuevas aplicaciones para el SAT y de la infraestructura tecnológica necesaria. • Creación de un sitio especial en el Portal de internet del SAT, con inform ación sobre este nuevo esquema, guías interactivas, solución de dudas.

De los p a g o s recibidos en 2 0 1 3 , 9 7 % s e p re se n ta ro n p o r in te rn e t y 3% en ventanilla bancaria.

Este servicio se inició en 2009 con un pequeño grupo de contribuyentes y durante 2013 se incorporaron otros tipos de pagos: • Condonaciones de adeudos fiscales, programa Ponte al corriente (febrero). • Pagos por excedente de franquicia (mayo). • Programa de regularización del ISR del ejercicio 2011 (mayo). • Pago de créditos fiscales (agosto). • Pago de derechos, productos y aprovechamientos (noviem bre).

En 2 0 1 4 se g en eralizó la p rese n tac ió n d e d eclaracio n es co n p ag o referen ciad o p ara to d o s los co n trib u y en tes.

. ' I' ■ ^ra ! '::tr o r '

ejes de m odernidad en la administración tributaria m exicana

D urante 2013, poco más de un millón de contribuyentes cum plieron con sus obligaciones fiscales a través del servicio de Declaraciones y Pagos; se recibieron más de 22 millones de declaraciones y 8.5 millones de pagos, lo que constituye un increm ento de 125% y 130%, respectivamente, con relación al mismo periodo de 2012. D urante 2014 se han recibido, hasta mayo, poco m enos de 15 millones de declaraciones de pagos provisionales y definitivos, correspondientes a 1.5 m illones de contribuyentes.

La evolución de la declaración del ejercicio: D cclaraSA T en línea, u n esfuerzo consolidado Para la presentación de declaraciones del ejercicio, los esfuerzos dcl SAT iniciaron desde 1995, con el desarrollo de un programa inform ático que realizaba el cálculo de los impuestos de las personas físicas y prellenaba los campos del formato, a fin de que el contribuyente pudiera trasladarlos al form ato en papel, liste programa, en sus inicios, se denom inaba DecAnual y es uno de los primeros servicios autom atizados que ofreció el SAT a los contribuyentes. Con el paso del tiem po, y con el propósito de avanzar en la simplificación del pago de los impuestos, en cada ejercicio se realizaban mejoras al programa. Fue un proceso de m odernización continuo dem ando por los contribuyentes, ya que la presentación de las declaraciones del ejercicio son una obligación que reviste gran im portancia en la adm inistración tributaria de México.

Con las m e jo ras realizad as al DeclaraSAT, en 2 0 0 6 . p u ed e

p re se n ta rs e la declaració n en línea. El acceso a la aplicación es con c o n tra se ñ a o firm a electrónica.

El DeclaraSAT posee las herram ientas necesarias para realizar la declaración del ejercicio de los contribuyentes que obtienen ingresos por los siguientes conceptos: • Salarios percibidos por ser\icio subordinado. • Actividades profesionales. • Arrendam iento o uso de bienes inmuebles. • Intereses obtenidos. • Premios obtenidos. • Dividendos y ganancias repartidos por personas morales. • Enajenación de bienes. D u ra n te 2 0 1 4 , ad icio n alm en te s e d iseñ a o tra aplicación p ara

Este program a, que ayuda a elaborar y determ inar los impuestos de u n ejercicio fiscal, se conoce, desde 2006, com o DeclaraSAT en línea, porque reside en el Portal de internet del Servicio de A dm inistración Tributaria y además realiza el envió de la declaración en forma autom ática a los servidores del SAT; la aplicación genera un acuse de envío con un folio, que puede descargarse en el equipo de cóm puto del contribuyente. Cuando se determ ina pago de impuestos, se genera una línea de captura con la cual hacer el pago en dos vertientes;

la p rese n tac ió n d e la declaració n de las p e rso n a s físicas, q u e o frece las m ism as b o n d a d e s del DeclaraSAT, p ero con la v e n ta ja de q u e si el cálculo d e las co n trib u cio n es re su lta con sald o a favor, la au to rid ad realiza la devolución en cinco días.

El a n te c e d e n te d e a u to m atiza ció n d e la p rese n tac ió n d e declaracio n es

d a ta d e 1 9 9 5 , con el desarrollo del s is te m a D ecAnual p a ra la p rese n tac ió n d e la D eclaración Anual de las p e rso n a s físicas.

a) A través de banca electrónica. b) En las ventanillas de las instituciones de crédito. C on la línea de captura, el banco recibe el pago de contribuciones federales, el cual consiste en una cadena de 20 caracteres que asocia la declaración presentada con el im porte a pagar.

La presentación de declaraciones es en línea C on el envío de las declaraciones por el Portal de internet del SAT se han eliminado los formatos en papel, sustituidos por formatos electrónicos, que en algunos casos están prellenados con inform ación del contribuyente extraída de las bases de datos de la institución; de esta m anera se ofrece un servicio de funcionalidad de llenado en línea. Para e! pago de impuestos se aprovecha el desarrollo informático de los bancos y el servicio de pago referenciado con línea de captura. El uso de la tecnología y la concertación de acuerdos entre las instituciones financieras generó ventajas tanto para el contribuyente como para la autoridad, ya que la presentación de la declaración y el pago de impuestos pueden realizarse en un solo m om ento sin que el contribuyente tenga que desplazarse, y perm ite a los bancos identificar los recursos públicos que

ingresan a través de ellos: para la adm inistración tributaria representa disponer de la inform ación de m anera inmediata y mejora los tiem pos de respuesta en la interacción con el contribuyente. La inform ación que sum inistran las declaraciones de impuestos perm ite la interacción con los servicios de identificación del contribuyente, para actualizar obligaciones fiscales y obtener inform ación del contribuyente; respecto de las funciones de devoluciones y com pensaciones, e iniciar el trám ite de devolución de saldo a favor, así como con cobranza al iniciar el trám ite de pagos en parcialidades y, finalmente, com o proveedor de inform ación para los modelos de riesgo. El servicio de presentación de declaraciones otorga al contribuyente mayor certidum bre y transparencia sobre su situación fiscal, lo que fortalece su confianza y percepción de seguridad. El pago referenciado perm itirá, con el tiempo, contar con más puntos donde el contribuyente haga el pago de sus impuestos (tiendas de autoservicio u otros establecimientos comerciales): con este servicio se consiguió elim inar com pletam ente los pagos en formas impresas.

• Perm ite la presentación anticipada de la declaración ante el SAT y el pago puede efectuarse hasta la fecha de vencimiento. • La elaboración, envío y, en su caso, el pago de impuestos, pueden hacerse en un m ism o m om ento. • Puede utilizarse una com putadora, teléfono inteligente o tableta electrónica.

Pago de im puestos con tarjeta de crédito A partir de 2 0 1 4 con las modificaciones al Código Fiscal de la Federación, los impuestos pueden pagarse con tarjeta de crédito o débito. Los bancos autorizados modificaron sus sistemas para recibir pagos provisionales, definitivos, del ejercicio, así como por derechos, productos y aprovecham ientos con tarjetas bancarias. H asta diciembre de 2013 se habían recibido 32,594 pagos de impuestos, derechos, productos y aprovecham ientos con tarjeta de crédito, por un im porte de 118.1 millones de pesos, lo que representa u n crecim iento de 109% respecto del núm ero de pagos recibidos durante 2012.

Beneficios de las declaraciones electrónicas Con el servicio de Declaraciones y Pagos se han logrado las siguientes acciones de simplificación para los contribuyentes; • Simplifica la presentación de las declaraciones y mejora la calidad de la información. • Elimina la presentación de los avisos de compensación, de las declaraciones en cero, y del anexo informativo anual del IVA. • Es un servicio sencillo, con operación interactiva, que incluye el cálcnilo del im puesto y ayudas en línea. • Para el cálculo del iSR, los datos de ingresos y deducciones de periodos anteriores se encuentran prellenados. • En las declaraciones com plem entarlas se encuentran los datos de la declaración anterior y el contribuyente sólo hace correcciones, lo que evita recapturas. • El servicio m antiene inform ación personalizada por contribuyente de las declaraciones presentadas y acuse.s de recibo, para que los consulte o im prim a en línea cuando lo desee, lo que le da mayor certidum bre sobre su Información. • Se facilita el pago de impuestos en los bancos, pues sólo se requiere digitar la línea de captura proporcionada por el SAT y el im porte total a pagar.

Facturas electrónicas y el servicio de declaraciones y pagos El reto inm ediato es que la inform ación de las facturas electrónicas se refleje autom áticam ente en los campos de los formatos electrónicos de las declaraciones. Cada registro de la factura es un nodo que distribuye inform ación a diversos puntos de la red interna del SAT, pero en el caso del servicio de declaraciones, los registros que se requieren son los que corresponden a los ingresos y gastos. Cuando el contribuyente presenta su declaración, al m om ento de ingresar a la aplicación sus datos ya están registrados de m anera autom ática; así, al m om ento de elaborar la declaración no tiene que buscar ni recurrir a archivos o expedientes en papel para consultar y registrar sus facturas. Al trabajar bajo procesos y autom atizar las funciones de la adm inistración tributaria, la inform ación que llega a través de las facturas electrónicas facilita el cum plim iento de la presentación de la declaración y genera certidum bre en caso de que resulte un im puesto a pagar. El contribuyente puede obtener inform ación personalizada que facilite la presentación de sus declaraciones de pago, informativas y del ejercicio, lo que simplifica el cum plim iento de sus obligaciones fiscales y le otorga mayor certidum bre sobre su inform ación fiscal; es decir, fortalece su confianza y sensación de seguridad. Esta etapa del ciclo del contribuyente provee u n mayor conocim iento sobre el contribuyente, además de generar inform ación sobre los ingresos tributarios de m anera inmediata.

Buzón Tributario Todo ciud ad an o al m o m e n to

El Buzón Tributario no es propiam ente una etapa dcl ciclo del contribuyente, pero sí es el medio que perm itirá la interacción del contribuyente con la adm inistración tributaria en cada etapa del ciclo. El Buzón Tributario es prácticam ente una nueva figura en el ám bito fiscal.

d e inscribirse al R egistro Federal d e C o n trib u y e n te s te n d rá asignado un Buzón T ributario, q u e residirá en el Portal d e In te rn e t del SAT,

A partir de 2014 se establece, en las disposiciones fi.scales, el Buzón Tributario, como u n sistema de com unicación electrónica ubicado en el Portal de internet del Servicio de Admini.stración Tributaria. Es un servicio que iniciará su vigencia de manera gradual, a efecto de que el contribuyente se familiarice con su uso. Para las personas morales la obligación de utilizarlo inicia a partir del 30 de junio de 2014, y para personas físicas el 1 de enero de 2015. El Buzón Tributario es un apartado postal electrónico a través del cual los contribuyentes pueden interactuar con la adm inistración tributaria, ai recibir y enviar inform ación vinculada al cum plim iento de sus obligaciones fiscales. En este sentido, la com unicación se planea en dos vías, contribuyente emisor, autoridad receptora y autoridad em isor, contribuyente receptor, con reciprocidad, en un proceso de comunicación continuo. C onstituye un nuevo paso en la transform ación tecnológica del Servicio de A dm inistración Tributaria cuyo propósito es facilitar el cum plim iento espontáneo de las obligaciones fiscales, que reducirá los tiempos de respuesta de la autoridad respecto de los asuntos que el contribuyente gestiona. Así, la exposición de motivos de la Reforma Fiscal de 201 4 resalta la im portancia de migrar a esta nueva vía de com unicación interactiva y expone el efecto que tendrá su uso tanto para la adm inistración tributaria como para el contribuyente.

d o n d e el co n trib u y en te p odrá co n su ltar, revisar y verificar su inform ación en cualq u ier día y a cualquier hora.

En el Buzón Tributario la autoridad fiscal realizará la notificación de cualquier acto o resolución adm inistrativa que em ita en docum entos digitales, incluido cualquiera que pueda ser reclamado por el contribuyente, así como información de interés, consejos y noticias que promuevan y faciliten el c-umplimiento de las obligaciones fiscales. Por su parte, los contribuyentes podrán enviar a la adm inistración tributaria, en archivos digitales: • Promociones. • Solicitudes. • Avisos. • A tender requerim ientos de la autoridad. • Además, realizar consultas sobre su situación fiscal.

“ El proceso de notificación personal tiene un costo de 2S9 pesos por diligencia, con una eficiencia de 81%, y requiere de 5 a 30 días a partir de la generación del docum ento para concluir el proceso de notificación. Por ello, utilizar los medios electrónicos y digitales para los trám ites perm itirá dism inuir, además de los tiem pos y costos, los vicios de forma que actualm ente existen, pues se realizarían de m anera inm ediata”."

C onsecuentem ente, y dado que se trata de la transm isión de archivos electrónicos, un requisito es que los docum entos que soporten la gestión (solicitud, promoción o consulta), sean digitales.

El Buzón Tributario constituirá un único canal de com unicación en el que se podrá interactuar e intercam biar, en tiempo real, inform ación, notificaciones, datos y toda clase de docum entos con la autoridad fiscal, con el consecuente increm ento de la eficacia en las gestiones, así com o de ahorro de tiempo y dinero. ' ' H. Congreso de la Unión: Cám ara de Diputados; Exposición de motivos de la Reforma Hacendaría 20 14, p. 82.

O peración del Buzón T rib u tario La operación dei Buzón Tributario es de la siguiente manera: 1. C uando el contribuyente ingrese por prim era vez al Buzón Tributario se le solicita indique un correo elearónico donde desea se le avise que en su Buzón se encuentra pendiente de notificación un docum ento em itido por la autoridad fiscal.

Los plazos en las notificaciones en el Buzón T ributario se c o n ta rá n en días hábiles, y el horario co m p re n d e las 2 4 h o ras

2. El contribuyente tendrá tres días para abrir la notificación enviada por la autoridad a su Buzón.

del día.

3. C uando el contribuyente abra el archivo digital el sistema em ite un acuse de recibo para indicarle que ha sido notificado; el acuse consistirá en un docum ento digital con firma electrónica que transm ita el destinatario al abrir el docum ento digital donde conste la notificación. 4. Se tendrá por realizada la notificación cuando se genere el acuse de recibo electrónico en el que conste la fecha y hora en que el contribuyente se autenticó para abrir el documento. 5. Si el contribuyente no abre su Buzón al cuarto día de haber recibido el mensaje, se tendrá por notificado.

D iferencias de las notificaciones presenciales y a través del Buzón T ributario En el siguiente cuadro se describe las diferencias del uso que tendrá el Buzón Tributario respecto de las notificaciones:

Tipo de notificación • citatorio.

Presencial

Buzón Tributario

• Tienen validez.

• Contarán con la misma validez que si fueran presenciales.

• Ert el último domicilio que el interesado haya señalado para efectos del Registro Federal de Contribuyentes, excepto que haya designado otro para reci birlas al iniciar alguna instancia o en el curso de un procedimien to administrativo.

Electrónicamente: • En el apartado del Portal del SAT, opción de Buzón tributario.

>Requerimientos. • Solicitudes de informes o de : documentos, y resoluciones administrativas contra las que ' se pueda interponer algún medio de defensa. I • ¿En qué lugares se puede I notificar?

• Procedimiento habitual de la notificación.

• Citatorio; en caso de no encon trarse el contribuyente o repre sentante legal. • Notificación; al siguiente día hábil posterior al citatorio, al contribuyente, representante legal o tercero.

• ¿Cuándo se consideran realizadas tas notiñcaciones?

Acuse de recibo.

cómputo de plazo.

• Ejemplo para cómputo de plazos en las notiñcaciones.

• Pre\ño a la realización de la notifica ción será enviado al correo electrónico que indicó el contribuyente el aviso de que en su Buzón Tributario se encuen tra documento emitido por la autoridad fiscal. • Los contribuyentes contarán con tres días para abrir los documentos digitales pendientes de notificar, dicho plazo se contará a partir del día siguiente a aquel en que el SAT envíe el aviso por correo electrónico.

• La fecha en que se recibe la notificación.

• Cuando se genere el acuse de recibo electrónico en el que conste la fecha y hora en que el contribu yente se autenticó para abrir el documento a notificar.

• Firma autógrafa del represen tante legal o tercero notificado en el acta de notificación.

• Documento digital con firma elec trónica que transmita el destinatario al abrir el documento digital que le hubiera sido enviado.

■Iniciará el día hábil siguiente a aquel en que se haya realizado la notificación.

• A partir del día siguiente en que el contriuyente autentifique la apertura del documento o. en caso de no abrir lo, al cuarto día, contado a partir del día siguiente a aquel en que le fue enviado el aviso.

• Se recibe el documertto el día lunes 15. el cómputo de plazo correría a partir del martes 16.

Se recibe el correo electrónico de que existe una notificación en el Buzón Tributario el lunes 15. El contribuyente tiene hasta el jueves 18, para abrir el documento. 1. Si no lo abre, se considerara recibido el viernes 20. 2. Si k) abre el mismo día que recibió ei correo electrónico, el plazo contaría a partir del martes 16, para cumplir con lo solicitado en la notificación.

Con el Buzón T ributario las notificaciones s e realizan de m a n e ra digital y p u eden im prim irse. La im presión incluye un sello digital qu e las autentifica.

El Buzón Tributario es el instrum ento que en el entorno del ciclo del contribuyente da versatilidad al proceso, al establecerse com o un m ecanism o de com unicación continua y perm anente que facilitará el cum plim iento de las obligaciones de los contribuyentes y el ejercicio de sus derechos en cada etapa y secuencia del ciclo, Asimismo, el Buzón Tributario consolida las aspiraciones de la ciudadanía al disponer de un mecanismo a través del cual tendrá certeza de que una petición o consulta, incluso una aclaración, será atendida por la autoridad adm inistrativa, y que tendrá una respuesta. Visto de esta m anera, la im plantación del Buzón Tributario es un punto de conexión con los contribuyentes que aum entara los niveles de confianza en la institución. Promoverá la eficiencia adm inistrativa y reducirá los costos al ir elim inando las notificaciones presenciales, y perm itirá a los contribuyentes emisores de facturas electrónicas consultar las facturas que ha em itido com o las que le han em itido, entre otros aspectos de interés para el contribuyente.

I39

Revisiones electrónicas En México la determ inación de los impuestos corresponde a los contribuyentes. Esta situación ilustra el principio del cum plim iento espontáneo de las obligaciones tributarias; sin embargo, no siem pre se cum ple, por diversas causas; entre ellas, el desconocimiento de la norm a, la elusión fiscal (el no pago y el pago con una cantidad m enor a la que corresponde) y la evasión como u na falta de voluntad de cum plir, soportadas en una endeble cultura tributaria. La adm inistración tributaria, a efecto de reorientar el cum plim iento, dispone dos grandes líneas de acción: 1. Promover la cultura del cum plim iento voluntario, con acciones de prevención y de formación responsable de las obligaciones fiscales, así com o de acom pañam iento y asesoría para cum plir correctam ente. 2. Realizar acciones de inspección, vigilancia, y auditorías, a fin de identificar el incum plim iento y sus causas, para imponer sanciones que corrijan el cum plim iento y generen percepción de riesgo en el resto de la ciudadanía. Esta últim a acción, la mayoría de las veces resulta más costosa para la adm inistración tributaria que los m ontos de los créditos que se pretende recuperar. Por ello, para 2 014, con la finalidad de obtener ventajas significativas en los procesos de fiscalización, se establecen las revisiones electrónicas, cuyo alcance es la realización de una autocorrección del contribuyente durante el proceso de revisión, sin que sea necesario concluir el proceso con la em isión de una resolución definitiva.

La revisión elec tró n ica e s un procedim iento a tra v é s del cual la au to rid a d identifica el perfil de cum plim iento d e los co n trib u y en tes, a s í com o irregularidades re sp e c to de las obligaciones trib u ta rias.

Con las revisiones electrónicas se pretende ahorrar tiempos y costos, ya que las funciones de verificación se realizarán durante el ciclo del contribuyente; es decir, en cada fase en que el contribuyente debe cum plir con una obligación específica. Una de las características de las revisiones electrónicas es que constituirán un proceso constante y perm anente de verificación del cum plim iento por cada contribuyente, de tal suerte que. al final de un periodo o de un ejercicio, el cum plim iento sea correcto, y no se tenga que recurrir a auditorias de ejercicios o periodos completos. Se pone freno así a un procedim iento de ejecución que trae aparejado mayor costo para el contribuyente y para la autoridad. Respecto de esta simplificación, la Iniciativa de ley expone lo siguiente: “Cabe citar que actualm ente, de acuerdo con el docum ento 'l’ax Adm inistration in OECD and Selected Mon-OECD Countries; Comparative Inform ation Series (2 0 1 0 ), publicado por la OCDE, en promedio, en México se realizan 14 actos de verificación (auditorías y otro tipo de revisiones) por auditor al año, y sólo se audita a 0.6% del universo de contribuyentes, a diferencia, por ejemplo, de Chile, en el que las citadas cifras llegan a 251 y 4.6% , respectivam ente".’^ El proceso de fiscalización no sólo tiene com o fin obligar al cum plim iento, sino tam bién identificar las causas que lo generan, como pueden ser las barreras norm ativas y la carencia de un servicio proporcionado por el SAT que posibilite su cum plim iento, en este sentido, los resultados de las auditorías perm iten precisar la norm a con em isión de criterios, el desarrollo de servicios y, en su caso, las soluciones tecnológicas para facilitar el correcto cum plim iento de las obligaciones fiscales. Justam ente, la forma de realizar las revisiones a través de archivos electrónicos se enm arca en un objetivo de modernidad anclado a la im plantación de un servicio electrónico dispuesto por la autoridad, que posibilita el envío de los archivos digitalizados o electrónicos sobre los cuales se realizará la verificación del cum plim iento. Aquí cobra im portancia la figura del Buzón Tributario como medio de intercam bio de inform ación con el contribuyente. Las revisiones electrónicas son procesos de auditoría, de conceptos específicos de la contabilidad del contribuyente que se realiza por medios electrónicos, desde su notificación hasta la conclusión.

H. Congreso de la Unión; Cám ara de Dtputados: Exposición de motivos de la Reforma Hacendana 20 14. p. 97.

El Buzón T ributario es el m edio para enviar los archivos electrónico s que so n o b je to de la revisión del SAT,

Con el envío de archivos electrónicos se agiliza el cum plimienio de una solicitud o requerim iento de la autoridad hecha al contribuyente, y se posibilita su cum plim iento; con el envío de la inform ación solicitada, a través del Buzón Tributario, se elim inan las dificultades de entrega, recepción y procesamiento de grandes volúm enes de papel. Este esquema, en el que concurren interdcpendientem ente dos elem entos, Buzón Tributarlo y revisiones electrónicas, resulta de especial interés porque el buen funcionam iento del Buzón Tributario posibilita que se realicen las revisiones electrónicas, lo que incide en los fines de m odernización de la gestión administrativa.

La m odernización no sólo obedece al uso de servicios tecnológicos, sino tam bién a la reducción de ios tiempos de respuesta de la autoridad y hace viable que el contribuyente corrija su situación, en un m enor tiempo.

Las revisiones elec tró n ica s utilizan co m o p u n to d e conexión el Buzón T ributarlo, sim plifican los tie m p o s en las notificaciones, req u erim ien to s, envíos de inform ación y la em isión d e una resolución ad m in istrativ a.

El proceso de revisión electrónica y el Buzón T rib u tario 1. La revisión electrónica la realiza la autoridad con la inform ación que posee de la integración de los archivos electrónicos que el contribuyente envía m ensualm ente con su contabilidad electrónica.

2. Si la autoridad identifica irregularidades en el cum plimiento, lo notificará al contribuyente, a través de una resolución prelim inar enviada por el Buzón Tributario que contendrá: • Una preliquidación, el m onto del crédito.

E stos d o c u m e n to s s e firm an de m a n e ra electró n ica y se envían por m edio del Buzón Tributario,

• Un requerim iento de inform ación para que desvirtué la notificación en un plazo de 15 días.

3. El Buzón envía un mensaje al correo electrónico o al medio de com unicación proporcionado por el contribuyente para inform arle que tiene pendiente una notificación. 4. El contribuyente entra al Buzón, se notifica y puede: • A portar docum entación. • Autocorregirse.

•

No dar respuesta (en este caso la resolución se volverá definitiva).

5. Si el contribuyente aporta inform ación, la autoridad recibe por sistema la docum entación aportada y la analiza. Puede em itir un segimdo requerim iento o una compulsa. 6. C on los resultados del análisis, la autoridad em itirá una resolución definitiva.

Beneficios de las revisiones electrónicas El uso de medios electrónicos en la contabilidad del contribuyente perm ite que las revisiones electrónicas se hagan en periodos cortos, y se agilicen las tareas de verificación al utilizar cruces de datos que asocian de m anera autom ática los archivos electrónicos de las faa u ra s electrónicas a los actos y transacciones hechas por el contribuyente. Las disposiciones fiscales facultan a la autoridad para que realice revisiones y vigile el cum plim iento, por lo que en lodo m om ento puede solicitar e incluso visitar al contribuyente para que le proporcione inform ación que com pruebe que está cum pliendo correctam ente. La revisión es una acción necesaria para corroborar la veracidad de la inform ación proporcionada por el contribuyente y lograr reorientar el cum plim iento. Estas funciones implican procesos internos que requieren recursos hum anos y tecnológicos para la realización de las actividades de fiscalización, las cuales no siem pre resultan beneficiosas, por que el resultado de una auditoría no siem pre conlleva al pago de im puestos y sus soluciones son de carácter com plem entario; en otro supuesto, puede ser que el contribuyente interponga un medio de defensa, con la consecuencia de prolongar en el tiem po la recuperación del crédito fiscal, por lo que el costo de beneficio no es preciso e imposibilita su apreciación en el corto y m ediano plazo. A fin de lograr la reorientación del cum plim iento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes, la autoridad adm inistrativa ha adoptado los avances tecnológicos; efectúa cambios en la form a como realiza las facultades de revisión y vigilancia, así com o en la m anera en que los contribuyentes deben cum plir sus obligaciones fiscales.

Conclusiones Luego de este recuento de iniciativas para m odernizar y hacer pertinentes los servicios tributarios al contribuyente en un contexto de cambios y transform aciones tecnológicas, cabe resaltar que efectivam ente muchos de nuestros servicios se han reorganizado para aum entar la eficiencia en las relaciones con el ciudadano y las em presas, siendo las herram ientas tecnológicas un medio y no un fin para el logro de esta nueva vinculación.

• Fortalecimiento en el ejercicio de los derechos de los contribuyentes.

Se ha mejorado la eficiencia interna y la colaboración entre las distintas áreas del Ser\'icio de A dministración Tributaria, e incluso entre algunas dependencias públicas, organizaciones y asociaciones, al colocar al ciudadano en el centro de las iniciativas a fin de optim izar y m ejorar los diferentes servicios públicos; ello ha supuesto un cambio en el modelo de prestación de servicios y proporcionado un nuevo canal que evita desplazam ientos al ciudadano en una considerable cantidad de trám ites, que elim ina una serie de docum entos en soporte de papel y proporciona un servicio perm anente y siempre disponible. Ha implicado también la agilidad de los procedim ientos fiscales, la mejora en la calidad de diversos servicios y el aum ento en el nivel de satisfacción de los contribuyentes.

• Establecimiento de un régimen fiscal m oderno y eficiente.

Los principios básicos que fundam entan las innovaciones introducidas son el de eficacia y eficiencia. Por ello, se ha hecho necesaria una planificación previa, que aplique los recursos disponibles óptim am ente y en la que se prevean herramientas tecnológicas adecuadas al estado y uso de la técnica, además de una voluntad decidida de m ejorar la atención a los ciudadanos, entendidos éstos en sentido am plio, sean personas físicas o morales con quienes se relaciona la adm inistración tributaria. Con este enfoque de servicio al ciudadano, en la adm inistración tributaria se ha promovido el cum plim iento tanto de las obligaciones fiscales internas como de comercio exterior; para lo cual se establecieron directrices para orientar el quehacer tributario a partir de este año. que giran en torno de facilitar el cum plim iento tributario conforme los siguientes ejes; • Establecimiento de las condiciones para la integración a la formalidad. • D isminución de los costos indirectos de tributar. • Reconocimiento de la diferencia en el perfil de contribuyentes.

• M ejoramiento de la equidad del sistema tributario. • Fomento a una mayor progresividad en el pago de impuestos.

C on estos principios rectores durante este ejercicio fiscal se realizan mejoras a los servicios existentes y algunos más se encuentran en proceso de im plem entación. Estos servicios, com o vimos a lo largo de la lectura de este docum ento, se encTjentran asociados al ciclo tributario; Buzón Tributario, contabilidad electrónica, revisión y auditorías electrónicas y, sobre todo, las mejoras en los com probantes fiscales em itidos en archivos electrónicos y enviados al SAT por internet (facturas electrónicas), así como, lo referente a la identificación del contribuyente. Hoy en día es posible apreciar los beneficios y ventajas para la ciudadanía a partir de la introducción de las innovaciones expuestas a lo largo de estas páginas. El proceso de facturación es muy rápido; los trám ites relacionados con ella se realizan a través del Portal de internet del SAT, con lo cual los tiem pos se optim izan y los beneficios se am plían hacia la ciudadanía, la adm inistración tributaria y para el cuidado de la ecología; al reducir los grandes volúmenes de papel que se utilizaban en los esquem as anteriores. Emitir una factura electrónica por internet está al alcance de todos los contribuyentes; los costos por su em isión representan u n porcentaje m uy bajo, con relación a las ventajas y ahorros que puede tener un negocio, un pequeño negocio o un contribuyente persona física, al reducir los costos de em isión y alm acenam iento de docum entos impresos en papel. Así pues, el em pleo de la factura electrónica ha otorgado a los contribuyentes y autoridad fiscal certeza jurídica, reducción de tiem pos de proceso, simplificación de las obligaciones fiscales, y disponibilidad de inform ación en tiem po real. Además, perm ite verificar el estado en el que se encuentra una factura y toda la inform ación asociada (errores, rectificaciones, cobros, pagos, recepción de mercancías) de forma exacta y actual; reduce costos para las em presas al elim inar la necesidad de espacios físicos para su alm acenam iento; da integridad y autenticidad a la inform ación con el uso de certificados digitales, cifrado

de inform ación, y tim bres electrónicos; reduce los fraudes y contribuye a la desaparición de! mercado ilegal. Aun cuando la migración a la factura electrónica no ha sido fácil y la autoridad ha avanzado de m anera gradual, es un esquema que está siendo reconocido por la ciudadanía por los beneficios que conlleva y las resistencias van decreciendo. La introducción de la contabilidad electrónica y el consiguiente m anejo de archivos electrónicos ha perm itido un mejor control de los docum entos y una mayor confidencialidad de ia inform ación, ha mejorado el control de ingresos e inversiones, y simplificado el registro de operaciones; además ofrece mayor disponibilidad de la inform ación, autom atización en los cruces de inform ación, e inform ación contable en tiempos reales, entre otros beneficios.

El uso de medios electrónicos en la contabilidad del contribuyente perm ite que la revisión prevista en los mecanismos de fiscalización de la autoridad fiscal se desarrolle de m anera rápida, y facilite y agilice el proceso de revisión tanto a la autoridad como al contribuyente. La eficacia de la revisión electrónica perm ite que el trabajo de la autoridad sea más práctico y rápido. El uso de los medios electrónicos en el Servicio de A dm inistración T ributaria perm ite realizar un trabajo en conjunto, para perfeccionar sus funciones, cuyos resultados se reflejan en la reorientación del cum piim ienlo de las obligaciones fiscales del contribuyente; de este modo, la autom atización perm ite cuadrar los apuntes contables y com parar docum entos, y m inim izar, a la vez, el margen de error humano. Con el envío de las declaraciones por el Portal de internet del SAT se han elim inado los formatos en papel, sustituidos por formatos electrónicos, que en algunos casos son prellenados con inform ación del contribuyente. A dicionalm ente, la elaboración, envío y, en su caso, el pago de impuestos, se puede hacer en un mismo m om ento. Puede declararse en un solo lugar y desde una com putadora, teléfono inteligente o tableta electrónica, con lo que el pago de los impuestos se simplifica. El Buzón Tributario se ha constituido en el instrum ento que en el marco del ciclo del contribuyente da versatilidad al proceso, al establecerse como un m ecanism o de com unicación continua y perm anente que facilitará el cum plim iento de las obligaciones de los contribuyentes y el ejercicio de sus derechos en cada etapa y secuencia del ciclo. En el marco de las transform aciones culturales, sociales y de gestión pública, donde asistimos a nuevas formas en que la ciudadanía se relaciona con el gobierno y la adm inistración y exige servicios de mejor calidad, el Buzón Tributario se presenta com o el espacio que en buena parte sintetiza algunas de las aspiraciones ciudadanas: disponer de un m ecanism o a través del cual tenga certeza de que una petición o consulta, incluso una aclaración, será atendida por la autoridad adm inistrativa, y que recibirá una respuesta.

E-invoíce 10 years in México Electronic servíces and alectroníc invoice: modernity principies in Mexican tax adnninistration

P R I M E R

::iFOR#

IN T E R N A C IO N A L DE T R IB U T A C IÓ N D IG IT A L Y F A C T U R A E LE C T R Ó N IC A

MÉXICO G O B IER N O [>E U

REPUBLICA

SHCP S t C r R t T A R lA D E H A C IE N D A r C R É O l T O P Ú B L IC O

S¡S/VT S e rv iv ic icio io d e Adm A d m ln isirackW i T rlb u U ria

AMEXIPAC

rerace

D r^ f

Perhaps it is not daring to say ihat we are lucky to assist a world of constant and profound transform ations, since as public officials we are positively affected by the incorporalion of new sirategies to th e institutional duties, incorporalion whose com m on denom inator in its services and processes is the concept of efficiency as a governing criterion. According to this principie, th e consideration of citizens as chents has been introduced in the publlc organization culture to highlight aspects and references that until a few years ago did not qualify as relevant, besides acknowledging that the role of citizens has radically changed frotn a passive position, as recipients of goods and public services, to an active position verbere the citizens enforce their rights in accordance v^ith their obligations: Far from term s such as national, governed, or user, a Citizen, as to a consum er who pays - directly or through taxcs goods and services piovided by the adm inistration and who also contributes to legitimize dem ocratic governments through his vote, becomes the focus around w hich revolve the activities of organizations.' In this pursuit of efficiency, public adm inistrations have made significan! econom ic investm ents to incorpórate the use of inform ation technologies and C om m unications to their daily duties; technologies that have enabled - in various degrees - the autom ation of a high num ber of processes and procedures, and the considerable simpÜfication o f the internal work developed by the agencies, w ith a correspondlng improvement in their efficiency. Consequently, a part of the expectations that have awaken am ong citizens is complied w ith, th e one called “ Digital G overnm ents”. This channel is especially valuable for the new public adm inistration, which seeks to prevent citizens and companies from supporting adm inistrativa burdens not strictly necessary to attain their purposes. M odern public adm inistration in the world and in our country in particular, is aware that the inappropriate extensión of tim e dedicated to adm inistrative and tax obligations is prejudicial to everyone and particularly to the well-being of the economies of countries. At Mexican Tax A dm inistration (Servicio de Administración T ributaria or SAT, for its acronym in Spanish) we are not and have not been oblivious to this m ultifaceted reality that records a series of digital processes developed to systematically stream line tax collection m ethods. This, since fiscal policy and ñscal m anagem ent are aspects o f significant importance

for our country given that the collection influences decisively our developm ent possibilities. Efficiency at collection levels and forms, and distribution policies, determ ine th e funding possibilities of the State and its nation project. T hese collection forms and m echanism s to finance th e needs o f the State and the country have changed throughout history, adapting to particular domestic and international circumstances, and are an example of clear evolution w ith a view to optim ize their Service and place them w ithin international quality and efficiency parameters. T hus, the efforts of th e tax adm inistration in th e past years have been directed to increase collections and to facilítate compliance w ith tax obligations using inform ation technologies and making the sam e available to th e citizens. In this context, th e reader is prescnted with the electronic services considered m odernity principies of services to taxpayers and m eans to stream line and strengthen com m unication with citizens, such as the Digital Tax Inbox, electronic accounting, and reviews and audits through electronic files, as well as im provem ents to fiscal invoices sent to the SAT via Internet, and m atters regarding th e identification of taxpayers. T he key driver of th e discussion is based on the taxpayer cycle th at makes it possible to identify contact points betw een the taxpayer and the tax authority, to identify specific services required in its m anagem ent needs, to design easy-access and brief response services, and to provide mobillty to the Tax Cycle. The constant evolution of Mexican Tax A dm inistration and the com m itm ent it has assumed with the citizens since its creation w ith respect to facilitating voluntary com pliance, is consolidating and is th e driving forcé of the innovations introduced in the past years, so that at present tim e the effecting of O nline services by th e citizens has gradually increased in a system atic m anner. N otw ithstanding the acceptance and incorporation of the use of inform ation technologies and com m unication by th e citizens, the m anner in w hich new cultural references were adopted that have led to the m odernization of the tax adm inistration in México will be shown. For many years, adm inistrative duties coexisted am ong processes with paper and tangible elem ents - such as signatures, receipts, acknow ledgm ent of receipls, certificates, and invoices —w ith the technological advent, which rapidly invaded education, labor, professional,

' Ernesto Carrillo Barroso, "La modernización de las administraciones públicas ante la integración europea (Modernization of public administrations in liglit of Eunjpean integration)", at Mauricio Merino (comp.), Cambio político y gobernabilidad <Political change and governabllity), México, Colegio Nacional de Ciencias Políticas y Administración Pública (National School of Political Sciences and Public Administration), 1992. pg. 9.

and personal spheres, and imposed new forms of understanding and interaction in society. T he tax adm inistration makes reference to term s such as electronic offices, digital signaiure, digital acknowledgm ent of receipt, electronic invoice, etcetera. Inducing citizens lo use technologies does noi only allow, for expert citizens, interaction according to their expectations, but also incorporares those who are starting to use these tools or those who are not yet familiar w ith the same.

T he coming into effect of e-accounting, u nder the scheme of incorporating new technologies, is another step in the transform ation process of tax compliance in the online mode. As described in detail in the section, the purpose is to establish the electronic m ethods and standards for delivering accounting inform ation, thereby seeking to simplify and facilítate compliance w ith a resulting better control of digital docum ents and greater information confidentiality.

This way, the conceptual framework and the context where the electronic servíces that are fundam ental for fiscal policies on services to the taxpayers and citizens in general are found, are identified.

Moving on in the taxpayer cycle, the filing of tax returns and paym ents is discussed in the next section. A stage of considerable im portance for the tax adm inistration, as one of its main purposesis achieved w ith the com pliance w ith such obligation: the collection of public resources.

In the second section, w ith th e taxpayer cycle as a conducting channel of the services, th e topic of the Federal Taxpayers’ Registry (Registro Federal de C ontribuyentes or RFC for its acronym in Spanish) is addressed, where th e Citizen is considered a taxpayer upon registering. T he sam e section makes a brief recount of th e evolution of the taxpayer registry in México, of its historical background, and of th e n eed to have a reliable and integrated base on th e n u m b e r of taxpayers. As from th e registry of a taxpayer, it is feasible for the taxpayer to obtain its digital signature as well, authentication m echantsm in docum ents th at have to be transm itted digitally or electronically, where the em itter of the message is recognized as its legitím ate author. Upon registering In the Registry, an e lea ro n ic file is opened for the taxpayer th at includes all of th e taxpayer’s inform ation related to tax obligations; am ong those, if appHcable, the obligation to issue electronic invoices, subject of th e following section. T he second stage in the taxpayer cycle is the issuance of invoices, e-invoices, elem ent that progressively acquires greater significance as it configures as an efficient supply of inform ation for processes and duties of th e tax adm inistration. T his section discusses at great length th e evolution of th e invoice, from its issuance in paper to its gradual process of autom ation and digitalization. T he electronic invoicing process, parties involved, security m echanism , costs, and benefits for both the taxing authority and citizens and com panies Is analyzed. Keeping accounting records is the next stage of the taxpayer cycle and th e topic of the fourth section of th e docum ent. Not only is it a tax obligation, b ut also a practice that results greatly useful for taxpayers making decisions w ith respect to their financia! position. Accounting provides inform ation about the financial position of the com pany or business of a taxpayer, such as its liquidity level and the profitability or profit it is generating.

O n the same line of thought of the previous sections, the evolution can be observed from the m echanism s and forms used in years prior to th e technologies and Com puter elem ents up to the last m echanisms im plem ented to simplify this obligation for the taxpayers through th e filing of tax returns V i a th e SAT’s Internet W ebsite, once printed forms have been elim inated and replaced w ith electronic forms. In many cases, forms are pre-filled w ith the taxpayer’s inform ation retrieved from the institution’s databases, thus offering an online fiUing functionality Service. Presently, tax returns are filed via the Internet at the SAT’s Website, taking advantage of the C om puter developm ent of banks and referenced paym ent services w ith paym ent code. The use of technology has produced a series of advantages that are fu rth er described in the corresponding section. A last section offers a full description o f the com m unication m echanism w ith the citizens called Digital Tax Inbox. Although it is not exactly a stage of the taxpayer cycle, it is a means that allows taxpayers to interact with the tax adm inistration at each stage of th e cycle. T he Digital Tax Inbox is a new concept in the fiscal field that transversely covers the various stages of th e tax paym ent cycle and th at will shortly be entirely operational. It will constitute a single com m unication channel w ith the citizens to interact and interchange, in real tim e, inform ation, notices, data, and all kinds of docum ents in a m ore efficient m anner, saving tim e and money. T he docum ent that th e reader now holds in his hands is an effort - in the recount o f the precedents, context, parties, o p tim izaro n processes, and benefits - of the taxing authority to stream line com m unication and services to the citizens.

Modernization process o the ta x administration in México and taxpayer cycle In México, the tax adm inistration has undergone a pronounced evolution driven by the country’s great needs. Increasing public revenue and having greater control and management of collections have been fundam ental premisos for change; these factors, internal in nature, gave rise to the creation of the Taxing A uthority, agency entrusted w ith the adm inistration and collection of public resources.

visualized as a tax adm inistration client who has to com ply w ith a fiscal duty of a civic nature; henee an effective supplem ental fiscal strategy was required, where the tax authority offers the means and tools to accomplish com pliance to m inim ize the pressure of the tax burden.

From its creation, the SAT has adopted structures concerning two lines: one refers to the procurem ent of the necessary public resources to m eet the needs of the population, lo supply and improve public services, and to promote the development and channel the country’s aspirations. The other one refers to the term s rhat the tax adm inistration m ust establish to prom ote the voluntary and responsible compliance w ith tax obligations. Efforts to achieve these objectives were directed to the following: to the im plem entation of the necessary services to enable taxpayers to comply w^ith their obligations, to autom ate internal processes, to set operating efficiency indicators supported on technological infrastructure, in addition to changing bureaucratic m echanism s and th e way of working at the SAT.

an d th e Citizen is placed a t th e c e n te r

T ax p ay er services are redesigned

Dealing with the task entrusted to th e tax adm inistration, as a collection agency of public resources, required the transform ation of tax operating models and processes, as well as a major change in its personnel’s way of thinking. T he latter was formed as a sine qua non condition to simplify processes, facilítate tax com pliance, and strengthen the collection of public resources. T he tax adm inistration’s reassessment brought about a new way of thinking about public ser\'ice; understanding and restating the concepl of contribution was necessary; returning to dogmatic principies of paym ent of taxes. The idea that tax paym ent has to be expeditious for both the taxpayer and the collection agency, that the cost of the collection procedures and m anagem ent had to be lower than th e am ount collected and, above all, that complying with tax obligations should not be complex, defined the new horizons of the tax adm inistration. This was the m ilestone that served to design new processes in the institution, where it reform ulates its role as an efficient instm m ent at the taxpayer’s Service. T he citizen-taxpayer was

o f c u s to m e r service m odels. w hose ch an n els an d co m m u n icatio n m e a n s g u a ra n te e an effectiv e com pliance w ith ta x obligations.

By strengthening the tax adm inistration’s view, a culture of chango was created in a convergent m anner in the internal processes in which the im portance of the interdependence and integrity of transactions is acknowledged, which allowcd the establishm ent of com prehensivc solutions and advanccment in the achievem ent of the instituiional strategic objectives.

providing opportunity areas to improve tax opcrations. Based on the knowledge and actions of the taxpayer in a tax cycle allowed the identifícation of contact points w ith the taxpayer, henee the task consisted in designing specific serv'ices to m eet its procedural needs in each slage of the cycle, w ith easy access, short responses. and that drove the mobility of the tax cycle.

Technology services: a dcmand of the institution. The advantages of th e development of technologies were added to this process, which imposed changes on the relatíon between citizens and governm ent agencies.^ O pportunities offered by com m unication and inform ation technologies iranslated into Service models that contributed to integrate, under one same concept, the channeis and strategies for taxpayer customer Service, making compliance with tax obligations easier.

In 2 0 1 4 , th e M exican Taxing A u th o rity 's In te rn e t W e b site e n ab les 1 3 0 oniine services, which red u c es in-person p ro ced u res w ith fo rm s a lm o st in th e ir en tirety .

T he p u rp o se o f th e ta x ad m in istra tio n 's functions w as d irected to increase ta x collection by simplifying com pliance w ith ta x obligations w ith inform ation technologies.

Moreover, an external factor that contributed to the adoption of electronic services at the SAT was the significant increase in the use of technologies in daily activities widely spread among the citizens; the idea that such practice pertained only to young peopie was forgotten. The use of electronic devices, mobile phones, digital tablets, personal com puters, and electronic tools and social networks, is becom ing widespread am ong adult people, and even am ong sénior adults, as they acknowledge the usefulness they represent in business and personal relations. G overnm ent agencies, in their quest for being more efficient in their operation and, principally, in the services they provide to the citizens, have been compelled to use m eans that simplify and quicken their processes w ith the citizens. By im plem enting electronic services, pubiic agencies simplify com m unication and decisions agreed betw een citizens and public agencies, optim ize response tim e, and save resources; additionally, they have more efficient systems in a secure environm ent. Adopting electronic services was a priority whose benefits could not be observed w ithout a change in its structure and organization. So, a schem e that would expedite internal procedures was im plem ented, based on systemic visión and com prehensive identifícation principies. W ith this, the effect of a response to a procedure or the solution to a query of a taxpayer on a given stage of the tax procedure could be known. This trend of public administrations was caJIed "Electronic Government'.

T axpayer cycle

T he taxpayer cycle is the location, w ithin a versatile process, of ihe big stages or phases in which a tax obligation is specified, to which the auihority m ust respond w ith a specific Service for its c o rr e d tax co m pliance. This cycle has developed according to the needs imposed by the citizens on the tax adm inistration, but it m aintains its essence with respect to the tax com pliance of substantive obligalions. Currently, the taxpayer cycle is com posed as follows:

a) Tax education to potential taxpayers to promote voluntary com pliance, even before registering w ith the RFC.

e) Filing of tax returns and paym ent of taxes. f) Digital Tax Inbox, which constilutes the electronic m echanism that expedites the taxpayer’s interaction in each stage of the cycle.

b) Registration w ith the Federal Taxpayers’ Registry. c) Issuance and receipt of invoices.

g) Review of electronic audits. d) Preparation and record of th e accounting; on this point, the tax authority has provided electronic tools that assist the taxpayer w ith this obligation.

2. Verification

3. E-account¡ng

A 6. E-audit Electronic notices Electronic documents

4. Tax Returns and Payment

5. Digital Tax Inbox

Regarding the significance of ihe tax cycle in relation to the SAT’s objectives, Congress has stated thc following: “T he lax adm inistration in our country, in the contexi described, faces the challenge of creating low-cost accessible m echanism s that simplify the paym ent of taxes whüe attracting new taxpayers and ensuring the full integration of the same into the tax cycle".^

^\\\\ngto do ther/g/j^ co

LESS IDEAL

MORE IDEAL

O CsnHqui Indmt co«t9ofpvyinf

TAX i : ycli E

. OJ ”6 e

CraMsrjonl

r«fpen>¿Mty

S caure «I acccunu. p ro g rau on aiKtls.cU.

•o does not Each stage of the tax cycle has its peculiarity and im portancc, details that we will analyze throughout this docum ent; particularly regarding the issuance of c-invoices, as such is a process that affects the rest of the stages and processes of the Cycle. W ith respcct to regulatory m atters, the lax adm inistration not only prepares the proposal of changas to the legal framework, as it has direct knowledge of the taxpayers’ needs and is aware of the weak points of applying regulations that give rise to tax avoidance, but it is aiso the provider of Information and indicators fot the design of the tax policy. This enables it to anticípale the institution’s changes and transform ations and assumes having the necessary inform ation to design services w ith a com prehensive approach whose purpose is to react assertively in th e following processes:

This last poinl is essential because the iniroduciion of a new obligation musí be accompanied with a previously planncd electronic service lo safeguard the m odernity principie prevailing al the SAT. First of all, the premise is to innóvate in order to facilítate ihe voluntary com pliance of lax obligations in an environm eni in which the taxpayer perceives security and certainty in the process that he will be assisted in an efficienl adm inistrative and legal framework.

• Facilitaling compliance w ith th e new regulation. • G eiting the taxpayer familiarized w ith the new obligation and its compliance as a civic responsibility. • Providing the necessary technological infrastincture for its compliance. ^ Honorable Congress o fth e Union; House of Representativcs; Declaratioo of Intent of Tax R efo m 20 14. pg. 72.

C o n tin u o u s im provem ent SAT’S initiatives, which were established from their beginning, are consolidating. D uring this fiscal year (2014), improvements are being m ade to the services and some more will be developed, which are entirely related to the tax cycle, as the Digital Tax Inbox, e-accounting, electronic review and audits, and, mainly, im provem ents to invoices issued in digital files and sent to th e SAT via th e Internet, as w^ell as m atters relating to the identlfication o f taxpayers.

Supplem entary com pliance actions, or transversal actions, such as dissem ination and paym ent culture programs, are designed so that the taxpayer can perceive that complying is easy, it is advisable to self-correct, and non-com pliance has consequences. Therefore, processes are focused on m aking the necessary means available for the taxpayer to comply, generating correction opportunities, and strengthening the capacity lo discover com pliance behaviors and omissions. Achieving these ends requires services supported on the opportune development of efficient technological tools.

It is w orth m entioning th at th e acceptance and integration of the use of Inform ation technologies and com m unication v/ith the citizens has not been easy; it has occurred gradually. While a tax culture of responsible com pliance of tax obligations is becoming necessary, a culture that demystifies perceptions concerning th e use of technologies is required. Promoting their constant use will aid th e taxpayer in confirming their advantages and getting familiarized with the technological applications. Mexican Tax A dm inistration has been characterized by the ongoing pursue of m odernity; for the other public agencies it is a model, for both the electronic services that it has implemented and for its quality. W ith a citizen-oriented Service approach, the taxing authority prom otes the com pliance w ith domestic and foreign trade tax obligations, and tax policies are reconciled w ith Service levels. In this sense, guidelines were established to guide tax functions as from 2014, same that focus on facilitating tax compliance as follows: • To establish conditions to intégrate to formality. • To reduce the indirect costs of paying laxes. • To recognize the difference in taxpayer profiles. • To strengthen the exercise of the rights of the taxpayers. • To enhance im partiality in the tax system. • To promote greater progress in the paym ent of taxes. • To establish a m odern and efficient tax regime.

Federal Taxp ayers’ Registry T he beginning of the taxpayer cycle is m arked by ihe Federal Taxpayers’ Registry. Upon registering, t h e C itiz e n gives rise for being considered a taxpayer by the taxing authority; that is, if the C itiz e n starts production activities, business activities, or begins working, he m ust request his registration w it h the Federal Taxpayers’ Registry.

Forming p a rt o f th e T ax p ay ers' Registry implied th e a p p e a ra n c e of th e Citizen a t th e ta x in g a u th o rity 's office and th e subm ission o f d o c u m e n ts w hose

T he Federal Taxpayers’ Registry precedent dates back to 1957. However, there were scattered registers per type of tax, each of which was com prised of proper num bers or codes and which were independent from one another. T he foregoing contributed 10 the authority not knowing integrated data. The best record in place related to the tax on commercial income, where a license under a progressive num ber was used for cach taxpayer containing his general inform ation.

O n D ecem b er 2 9 ,1 9 6 1 , th e C ongress o f th e Union d ecreed th e a m e n d m e n t and addition o f several articles o f th e Federal Tax C o d e (Código Fiscal d e la F ederación), th e re b y creatin g th e Federal T ax p a y ers’ Registry.

By 1969, envisioning the unlfication of taxpayer registries, profound changes are initiated with the issuance of General Registration for Taxpayers Forms. These form s included precise contents, identification inform ation of the taxpayer as well as th e specific situation regarding the general and special taxes the taxpayer was subject to under tax law. This improved th e control of th e obligations and allowed the generation of statistics that, in addition to obtaining results on paym ent compliance, allowed guidance on fiscal policy based on th e establishm ent of inputproduct matrixes.

validation could ta k e m o re th a n five days.

Registration forms were provided at no cost and individuáis were authorized to reproduce and sell them . Also, continuous efforts were made to convince taxpayers to register and comply w ith their fiscal duties. In the following years, im provem ents w ith respect to taxpayer registries were m ade w ithout substantial change, although from the use of forms, inform ation control and processing started to autom ate itself w ith em erging technology. Properly subm itted docum ents were classified and the filtering of basic inform ation was made on punch cards that were later codified, However, docum ents were stored in files in tax collection offices to use in paperwork and queries made by the taxpayers. Stream lining the tax collection process was crucial for public policies, whose efforts were being minimized to obtain resources due to the lack of appropriate Controls and a poor verification of obligations. As m ore persons incorporated to the economy, greater pressure was placed on the tax adm inistration to control inform ation, both of the existing records and the records of the new taxpayers, as well as to m eet the dem ands that were arising out of the country’s economic situation. Technology was incorporated on a continuous basis to unify the Controls and to handle the volume of inform ation; this tendency prevailed in the following years, which did not occur with the autom ation of taxpayers services but until 1997 with th e restructuring of the tax processes w hen services associated with the registration a n d identification of taxpayers was sought.

Being a taxpayer, a civic duty Being part of ihe economic activity entails many responsibilities and compliance w ith obligations; among such, tax obligations. Com plying w ith these duties confers to the person social recognition as th e person is conceived as a responsible lawabiding C itiz e n ; henee th e effect of complying with tax obligations transcends th e boundaries of the tax adm inistration and impacts other processes of the relations betw een individuáis and public agencies. These factors gave rise to, am ong other things, the incorporation o í new regulatory assumptions fot registering w ith the Federal Taxpayers’ Registry, so persons who do not carry out economic activities, such as housewives and students, can obtain their Federal Taxpayers’ Registry code, their Tax Identification Card (Cédula de Identificación Fiscal), or the Tax Registry Certifícate (Constancia de Registro Fiscal), and carry out procedures in other governm ent agencies, or request fínancial services, loans, or bank accounts. O ther activities that presum e th e registration with the Federal Taxpayers’ Registry refer to persons that open an account in their ñam e in banks or cooperative savings and loan companies to receive deposits or to carry out transactions that are subject to taxes. This provision is seen as another elem ent in the fight against informaHty.* Registration w ith the RFC has two dimensions: the first one is directed to the taxpayer, who by registering and obtaining his code in the RFC is considered a “ taxpayer”, regardless if he is perform ing or not econom ic activities; from this m om ent, the taxpayer acquire.s formal and paym ent obligations, whose com pliance will activate the gears of the taxpayer cycle. The second dim ensión is found in the tax adm inistration’s internal processes, in the sense that the inform ation provided by the taxpayer in his registry, once segm ented, allows placing him in a tax regime, assigning obligations that he must comply with in th e term s and periods set forth by th e legislation. Thus, the Federal Taxpayers’ Registry becomes a source of inform ation and an instrum ent that feeds the tax internal processes by providing data for the surveillance, control, and collection functions.

T he password is a set of alphanum eric characters designated by the taxpayer, known only by him , which grant access to m ost of the electronic services of the tax adm inistration that are linked precisely to the inform ation update of th e Federal Taxpayers’ Registry. The password can be only obtained at the SAT’s Internet W ebsite w ith the RFC code.

T he ta x p a y e r m ay e n te r w ith his passv*/ord 93 oníine services, su ch a s th e refund s ta tu s and u p d a te n o tic es to th e RFC.

This m echanism to access the electronic services of Mexican Tax A dm inistration has expedited procedures m ade by the taxpayers at the taxpayer services offices. It started in 2002 with electronic paym ents; up to May 2014, 14,271,628 passwords have been generated for taxpayers, individuáis and legal entities. The digital signature is a digital file used to authenticate electronically transm itted docum ents; it is a series of encoded data attached to an electronic message, whose purpose is identifying the issuer of the message as the legitim ate author. T he digital signature has th e sam e effects of a hand-w riiten signature. T he benefits it offers are totally tangible since once it is incorporated into the processes, it enables the exchange of inform ation betw een the taxpayer and the taxing authority in a practical and quick m anner; it provides certainty to procedures in an modern and cutting-edge technology environm ent, and it is characterized by the elim ination of risks in handling confidential inform ation, as well as by the reduction of costs derived from storing information.

M odernization o f th e Taxpayers’ Registry Registration with the Taxpayers’ Registry has been effected through the intern et for som e years now. The Citizen enters the SAT’s Internet W ebsite and records his inform ation; this is called pre-registration. Then, the taxpayer visits the offices of the Taxing A uthority to conclude his procedure. given that in order for the registration to be a definitive procedure, the taxpayer requires having the essential elem ents to initiate his fiscal Uve, like a password and digital signature.

Complying honestiy w i t h tax obligations confers t o the C it iz e n positive references a llo w in g the same, w i t h i n a credibility framework, to aspire to public biddings and to be hired by gover nment agencies to perform public works S e r v ic e . For such purposes, tax regulations through a request made onllrte by the citizens at the SAT's website. obtain an opinion on the authority regarding the status of their oWigations. which may be positive when their tax obligations are in good standing. and negative if otherwise. Moreover. the effect that the publication of the taxpayers' Information on the SAT'S Internet Webpage has on the citizens must aiso be considered. when it has identified that they carry out or are related to the issuance of invoices covering false transactions or that simúlate inexistent transactions.

Password 2005-MaY 2014

1,8 31,870 1.590,911

1 .W 3 .7 4 ?

1.S80.495 1,355,870

a sü V :

1,147,139

KÜ: 810.436 ••ífí

:y s í tn

638,741

íjt; Híi

ü im i

270.3S4 54,344

2005

2006 ^

104,659

1 Í8 .S 1 4

2007

2008

204,723

177,408

2009

2010

1,312.117

MMI3S 800,903

I:::

:iH ^ : ::U ü ;

209,185

2011

84.348

75,343

40.841

2012

2013

2014

Individuáis

Legal persons

Taxpayers wíth FIEL (Advanced Digital Signature) 2004-May 2014

900 OOO

««.ooo 700.000 600.000

soo.ooo 400.000

MO.OOO 200 OOD

100000

2004

I In d iv id u á is

2005

2006

2007

2008

2009

.L e g a l e n t lllí'S

3010

2011

2012

3013

2014

Both th e passw ord and th e digital sig n a tu ra a re m a n d a to ry referen c es fo r filing notices. ta x retu rn s. clarification re q u e sts. a m o n g o th e rs, w ith th e SAT.

M ain developm ents w ith online registration T he following diagram shows the developments and advantages of the services related lo the regislry of taxpayers:

Online

In p a p c r Registration in paper with forms acquired in stationery stores.

Electronic forms.

Printers authorized by the SAT printed the official forms. The taxpayer had to visit the tax collecting office to register.

Registration is made thnaugh the Internet.

Service response times could last more than a day.

Response times are reduced.

The registration with the RFC without tax obligations is immediate. Update notices to the RFC are immedíate. Obligations are automatically assigned according to the information provided by che taxpayer in his answers in the corresponding questionnaire app.

The taxpayer had to fill nine attachments to the registration for to determine the tax obligations. The validation of the information contained in the official documents, such as the population registry, submitted by the taxpayer as requirements for ¡ts registration with the RFC was compiex.

Information is validated online with public institutions responsible for population registries.

Information processing oniy allowed the Identification of salaried persons with the information submitted by the employer.

As part of the information entered in the registry. the relations that a taxpayer has with others is identified and recorded. with which roles and relations are established.

It was required for the taxpayer to have knowiedge of the tax obligations he had ta comply with. which caused confusion and affected the Regiscry when the taxpayer's real activities did not match the ones recorded. The promotion of business initiatives was hindered by the amount of governmental requests to organize a lega! person; among them the registration with the RFC.

' '

To determine the obligations, the taxpayer has to answer a questionnaire about the economic activities he performs, with their characteristics. Inter-institutional agreements were made to reduce the steps for organizing legal persons. Legal persons register before notaries and obtain their final Tax Identification Card and the Obligations Manual upon their formation.

Partners or shareholders could not register before notaries public.

Partners and shareholders of legal persons who organize before a notary public. and those that engage in the transfer of real property before a notary public, may register before a notary public.

A certifícate of registration with the active obligations was delivered to the taxpayer.

The Obligations Manual, which includes tax regimes, tax obligations, and specific due dates, is delivered to the taxpayer. The Tax Identification Card or, where appropriate, the Registry Certifícate with the RFC, is delivered immediately.

Taxpayer identification

At February 2014, the Federal Taxpayers’ Registry is com prised as follov^rs:

T he taxpayer identification service, which starts wiih the registration and th e update of inform ation in the Registry, answers the follow ingquestions: W ho is the taxpayer? W here does the taxpayer carry out his economic activities? W hat does th e taxpayer engage in to obtain income? How m ust the taxpayer comply w ith his tax obligations? W ith whom does the taxpayer relate with when carrying out his econom ic activities? Therefore, the Federal Taxpayers’ Registry is an efficient control m echanism and also an input for form ulating indicators. Its inform ation serves as a basis to establish inspection programs and verification activities, or to estím ate the effect of a tax incentive or increase in the tax collection, as well as to produce m acroeconom ic inform ation relating to the incom e level or num ber of persons that engage in any trade or economic geographic distribution, am ong many other possibilities.

yy '' /

A s p a r to f p r o m o tin g b u s in e s s . legal e n titie s m ay reg ister v/ith

th e Federal T ax p ay ers' Registry th ro u g h a n o ta ry public, legal

Electronic invoices and taxpayer identification Both invoices and the Federal Taxpayers’ Registry are inform ation flows for the taxing authority. U pon registration w ith th e registry, an electronic file is crealed for the taxpayer w ith his inform ation linked to the tax obligations; among others, where appropriate, the obligalion to issue electronic

figure b efo re vi/hich th e y are

o rganized w ith th e form alities s e t fo rth by M exican law s on such m a tte rs ; for such e ffe c ts, n o ta rle s w ere conferred v^ith th e n e c e s sa ry supplies and a c c e ss to th e ta x in g a u th o rity ’s s y s te m s so th a t legal en titie s can b e organized an d reg istered w ith th e RFC in o n e single procedure. This

In order for the issuer’s inform ation recorded in e-invoices to be valid, the same m usí coincide with his inform ation at the Federal Taxpayers’ Registry. The taxing authority may request inform ation for his registration or to update inform ation, and register those who, pursuant to tax regulations, m ust be registered and do not comply w ith this requirem ent, situation exemplified w hen the issuance of an invoice to a person who is not registered with the Federal Taxpayers’ Registry is detected during th e processing of inform ation.

en a b le s com p an ies to s ta r t th e ir activities and issue Invoices im m ediately upon th e ir organization.

T he Federal Taxpayers’ Registry is the m ost im portant registry in México, and it can be defined as a m anagem ent and control tool to m onitor and enforce com pliance v/ith tax obligations; it is such a broad database th at it requires a technological platform capable of supporting its related services. At March 2014, the RFC’s registry has a universe of 48,8 7 3,528 taxpayers, of which 87.5% are active, that is, they are fully identified taxpayers, and 12.5% are taxpayers that are suspended o r have been cancelled in the registry, 14 procedures and services associated w ith th e registration have been simpliñed, and tax characteristics of the taxpayers have been updated. Additionally, actions are taken to facilítate the taxpayer’s coexistence vvdth the custom er service systems that the SAT puts at their disposal in its Website.

All inform ation received by the tax adm inistration is compared to establish a better control and m onitor of the taxpayers’ obligations, which allows a more efficient tax collection function of the institution.

ssuance or e-invoices T he second stage of ihe taxpayer cycle is the issuance of invoices, which is acquiring greater significance as it represents an efficient input of inform ation for the tax adm inistraiion’s processes and functions.

W e receivc 30 pesos, and tom ines, 3 grains paid by Mr. Francisco Cabezón, for the Roya! right of the Alcabala on the principal of 513 pesos for the valué of 3 boxes of effects from China, received by driver Juan Garcia, as evidenced in the bilí Ipredecessor of th e current waybill), and invoice that we under this number.

T he background o f p a p e r invoices d a te s back to th e Colonial Period. Tax policies w ere decisive since th e XVI cen tu ry and gained ¡m p o rtan ce during th e XVII century.

LIBRO R E A U * « h* tmmttitm k 4b AkaMM^ m iW i ta i p a n u l » ^ te

In the XVII century, tax collection included a series of figures, from Indians to Novohispanic authorities. These authorities, in turn, delivered their tributes to Spanish officials, chief magistrates, mayors, or subdelegates, or sometimes directly to the officials of the Royal Treasury. O n occasions, printed or hand-w ritten receipts were issued w ith the ñam e of the payar, date, and signature of the governor. These types of receipts started being used also to keep control of traded goods and the pass-through of taxes, callad alcabalas (sales taxes), which were dem anded since 1563, although only in some districts. T he Bourbon Reforms of 1700, introduced by the Bourbons in the territory of New Spain, resulted in the regulation and increase of taxes on trade; the most im portant were those know n as alcabalas. T he alcabala was charged for an extensive majority of commercial transactions, sim ilar to our modern valué added tax, and for that end, commercial transactions were recorded in books called alcabala accounting books So, it can be observed th at the tax on alcabalas as a fiscal measure required the creation of a tax receipt, whose commercial nature prevails nowadays. A clear example of the use of an invoice for purposes of th e applicaiion of such tax dates back to January 1779:

Rmí ^

fm « • cMa

jmt watam <M Ke*i

iMbé t t j. ajr Inma4» multn l«rmC « o aa. coa

. 1<»

Kiyeüiiij f 0»ai»]i em qw « haO*. « • Im •l> K c s b « K a a » « • ( k U tra n p o r M I

■ 3 6 .3 9 6 . Z

•

• ■ á S i. j Í

3<5 l i k ¿.'2^

¿ ^ ¿ tp a iu r Ve&totiDb 3 3 8' ^

0¿ 0¿ rere^fm ^fm ,

j .o íg

: i -«r

3 2 . 9 im U ^ ru td iy . . A tu e ru d J w ._ 3 Z S 1 !X .£ .S S íS & m ^

[First image: Document issued by the General Directorate of Customs in favor of a man in charge of the collection of the alcabalas. Second image: Record of alcabalas received.]

At the end of th c XVIII century, alcabalas and pulques (tax charged on alcoholic beverages) produced jointly 24% of ihc total taxes coliected in the Viceroyalty. These taxes and records continued to be used until the Porfirio Diaz period. W ilh the Stamp Act dated February 1, 1873, these taxes started being imposed on commercial activities and consum ption; itshasis was that the resources necessary to bear the increase of the federal expense had lo come for the consum ption expansión, which indirectly measured the increase in income. T he chief adm inistrator in México C ity distributed tax stam ps to the states and territories, which in turn distributed them to their respective cities and im portant populatlons where they would be regionally overprlnted with the ñam e of the locality. T he law authorized th e taxing authority to check the docum cntation of the taxpayers to verify the veracity o f the reported transactions. T he inspection Service of the Ministry o f Finance w^as in charge of the control of this procedure. The Stamp A dm inistrator authorized the inspection and had to oversee that the inspector was accompanied by one witness. ®N ext, the visitor requested the intcrested party the presentation of the following: the sales receipt book, the invoice book, and cash receipts, being authorized to request other docum ents. Immediately, the inspector would com pare the valué of the stam ps used in the tw o-m onth period w ith the valué resulting from the books of the establishm ent, with respect to the sales verified in the same period. The following are examples of invoices used from 1873 to the disappearance of the stam p tax in 1979. These invoices did not brcakdown the tax inform ation of the taxpayers; they oniy m entioned the commercial activity perform ed and recorded consum ption.

Macado Pino Suárez.

' tí /irrte m el p o ^ U a t r / fo r t k / a i k r d t l p m t a t e (m eato:

SAiwo Hermoulh.

..... __

OEC i 3 lütf

¡916.

. w oaMa Mi CH.wnMÓoBI <■IB«óm4>a te tck \ :td UC

W h c O i t i f v W

itt letto M hj4o ¿ d e

di 19_

V.*' [ I m a g e s o f a r e n t receipts.]

These invoice forms prevailed until 1979. O n Decem ber 31, 1979, a new Internal Regulation of th e Ministry of Finance and Public Credit (Secretaría de Fiacienda y Crédito Público) was published, new laws were enacted, such as reforms to the G eneral Law of Credit Institutions and Auxiliary Organizations (Ley G eneral de Instituciones de Crédito y Organizaciones Auxiliares) and the Valué Added Tax Law, among others. The conceptual basis and reference framework o f this stage of the tax adm inistration was the Federal Taxpayers’ Registry. It covered the identifícation and registration, to the attainm ent of the compliance w ith the tax obligations. From that m om ent, a great change occurs from an “ adm inistration by taxes” to an “ adm inistration by functions”, based on what was called a “ Com prehensive Tax Collection M odel”. This reform marks the change in the invoice forms with th e requirem ents we presently know and th e breakdown of taxes. The evolution of th e invoice is due to the taxing authority’s efforts to have a reliable m echanism that accounts for the transactions that are carried out daily as part of the economic activities, and that identifies their parties (issuer and recipient) w ith the compliance of tax obligations.

The concept of the invoice arises from tax regulations as a control m echanism that would provide elem ents to m onitor com pliance. Its origin is found in the issuance of docum ents that formed part of commercial transactions or the previsión of a Service, such as the commercial invoice, adopted in the tax legislation w ith fiscal requirem ents and purpose th at it would serve to verify the expenses and incom e stated by th e taxpayers. However, the commercial invoice per se was not a guaranty sign, since it could be used as an expense receipt in endless transactions, which put th e tax collection authority in a disadvantage by not having reliable elem ents th at identified noncom pliance. This low-risk situation for the application of sanctions was seen by some taxpayers as an opportunity to buy invoices, w ith registries and ñam es of fake issuers, which is physically known as transaction sim ulation, situation that dam aged the national economy and resulted in large am ounts of credit balances.

Murguía Rojas. Rodolfo ‘ The audít in the dkutorsh ip of Porfirio Díaz", Electronic Journal UNIVA (unlva.mx/nS7/Art.Mungu%C3%Ada]

Having as a purpose the gencration of a bigger risk percepiion am ong taxpayers, fiscal requirem ents were incremented each year. This measure, far from simplifying the issuance of invoices, coniributed to th e increase of fake invoices, and greater difficuhy for the authority rcgarding inspection and audit tasks.

T he following are some of th e requirem ents th at printers had to prove: a) File an application w ith the taxing authority. b) Be in good standing in iheir tax obligations and pay taxes on the commercial activity

T h ird p arty role, p rin te r o f invoices (p ap er schem c) . W ithout having to recur to an ín-depth assessm ent, it could be anticipated that there was a lot to do regarding invoices; control devices that associated their issuance w ith an approval act of th e authority were required, henee the need to involve a third party in the invoicing process to particípate in the control of the invoices that w ere being issued was proposed. In this regard, agreem ents were m ade w ith the taxpayer sector engaged in the printing of forms so that through an authorization from the taxing authority and by complying w ith somc fiscal requirem ents, printers could offer the sales Service of invoice forms. Such invoices w ere assigned a folio prevlously requested by the printer and approved by th e SAT. T he assignment of folios was m ade through an electronic system called Com prehensive Tax Verification System. The authorized printer would deliver on a biannual basis a report o f th e printed folios per taxpayer and, at the sam e time, the issuer-taxpayer had to inform which folios had been used and which had been cancclled. Unquestionably, this turncd into hugc quantities of paper that the taxing authority had to manage, bcsides resolving operating difficulties for authorizing printers, controlling foHos, and for th e authority’s audits on the returns filed by the taxpayers.

c) Prove that they had the machinery, necessary equipm ent to print invoices, and Computer equipm ent for using the control system for authorized printers, by means of a certified copy of th e docum ent that evidenced th eir property or legal possession. d) Also, printers had to declare under oath that they had an account to access the Internet and that the printing m achinery and equipm ent was located at the domicile for tax purposes where the invoices were being printed.

There were big difficulties regarding the issuance of the invoices. The first thing th e taxpayer had to do was contact an authorized printer and request the production of invoices (tax receipts), for which th e taxpayer had to deliver the following Inform ation and docum entation: • Ñame. If the taxpayer was a legal entity, it had to deliver a power of attorney and docum ents that evidenced the legal capacity o f th e attorney-in-fact. • Taxpayer’s registry code. • Domicile. • Image of the Tax Identification Card. • For each order for th e printing of invoices, an application signed by the taxpayer or by his attorney-in-fact declaring under oath th e following: a) Ñame, corporate ñam e, or business ñame. b) Domicile of tax purposes of the taxpayer.

P rinter w as e n tru s te d w/ith p art

c) Date of the request.

o f th e responsibility for issuing invoices a n d to g ra n t so m e legal ce rta in ty t o th e ta x p ay er th e printer had to com ply with several requirem en ts.

d) Series (if a single series, it had to be expressly indicated). e) N um ber of folios corresponding to the invoices requested and. w here appropriate, the domicile o f the corresponding establishm ent or establishments. D T he num bers of th e unused and cancelled invoice folios given th e expiration of the validity period of the prior printing batch. • Copy of the taxpayer’s identification. Al the tim e of the transaction that originated the invoice, the issuer had to deliver an original printout to th e recipient

(persons acquiring the Service or p ro d u c t) and keep a copy that had lo be filed as p art of th e tax p ay e r’s acco u n tin g and for possible au th o rity audits.

This s ta g e w as defined by th e

T he tax verification process in our country was supported by the use of printed paper, and com panies and taxpayers invested pan of their resources in printing services, distribution and control of printed forms, review, shipm ent, verification of requirem ents. corrections, and reissuance, as well as storage and organization of paper.

u se o f p a p e r and by th e g re a t n u m b e r o f p ro ce d u re s for p rin ters an d for ta x p a y e rs th a t w ere obligated to issu e invoices. Risk p ercep tio n w as practically n o n -e x iste n t sin au d its and in sp ectio n s did n o t have th e sufficient elem e n ts.

In th e last stage of paper invoices, the requirem ents were so vast that only an expert on the subject could define if the invoice was tax deductible. Among the requirem ents for invoices, the following can be mentioned: 1. Printed ñam e, corporate ñam e, or busíness ñam e, domicile for tax purposes, and Federal Taxpayers’ Registry code of the issuer. If more there was m ore than one store or establishm ent, the domicile of the store or establishm ent where the invoices were being issued had to be indicated.

O n its p art, SAT h ad Insufficient e le m e n ts to avoid th e u n au th o rized rep ro d u ctio n of prin ted invoices.

For many years, printing invoices and tax receipts was the way to have a better control of the expenses made by the taxpayers, but it also entailed complexities: it represented a big expense on printing, generated num erous physical files, and led to bad practices that brought about frauds to the local and federal taxing authorities.

2. Date and place of issuance. 3. Federal Taxpayers’ Registry code of the person the invoice was being issued for. 4. Q uantity and ciass of goods or description of the service covered. 5. U nit valué in numbers and total am ount in num bers or letters, as well as the am ount of the taxes that had to be passihrough in term s of the tax regulations, if any. 6. N um ber and date of th e customs docum ent, as well as the custom s where the im port was made, on first-hand sales of im port goods. 7. Printing date and Identification inform ation of the authorized printer. 8. Validity period of the invoice. It is enough to describe the com plexity of the requirem ents only w ith respect to the printing of the Tax Identification Card, which had to be printed w ith certain characteristics on the invoices; for example, it had to be reproduced in 2.7S cm x 5 cm w ith a resolution of 133 lin e s/1 2 0 0 dpi; no notes could be made on the card that prevented its lecture.

M odernization begins The idea of transforming the formalities related lo invoices coniinued to prevalí al the SAT, both for th e printers and for the taxpayers, while an in-depth transform atlon that involved m odernizing systems and services taking advantage of the benefits offered by technology was being developed. Thus, a new stage in the invoicing process begins, and the use of technology to simplify the invoicing process is planned. Al ihe Mexican Taxing Authority, an interdisciplinary, regulatory, and developer of technological solutions dedicated to promoting the Tax Verification M odernization Program work group was form ed, whose purpose consisted in generating, processing, transm itting, and protecting digital tax docum ents; th at is, electronic files. T he task was complicated since in addition to the implications of the technological development, the regulatory framework had to be adjusted to; establish the obligation to issue digital invoices, define the requirem ents, standards, and technical specifications to start using electronic invoices (CFD, for iis acronym in Spanish: com probantes fiscales digitales).

By m id -2 0 0 4 , th e SAT developed th e digital ta x verification sch em e a s an

‘X

altern ativ e to th e p a p e r schem e. T his tu rn a d M éxico into th e seco n d cou n try in th e A m erican

Taxpayers could also tu rn to the services of an electronic invoice authorized provider to assist in the preparation and issuance of invoices in digital files. T he providers ara com panies dedicated to offering technological solutions, which resulted of great usefulness in inducing taxpayers in the use of technological means. A

co n tin e n t to develop an electronic

Electronic invoice au th o rized providers are included in th e

invoicing model.

invoicing process. T h e se providers a re third p a rtie s t h a t facilítate th e issu an ce o f invoices by

CFD C om probantes

The tax verification scheme changes radically regarding its concept and, for taxpayers to get familiarizad with its use, a gradual application process was planned, henee in the beginning it was optional: Taxpayers had to have the following inputs to issue invoices: • Digital signaiure. T he taxpayer could request onlinc at the SAT’s Internet W ebsite w ith his digital signature the series and folios he needed to record on the invoices. ♦ Request a digital seal certifícate (certificado de sello digital).^ The digital seal certifícate is oblaincd at the SAT’s Website. Digital seal certificates are digital signaturas for a specific use, racognized to sign or stam p electronic invoices. Taxpayers could issue invoices w ith their own means; that is, they could use an electronic service that m ade xml files, assign folios, stam p w ith their digital seal certifícales, and prepare the m onthly report of folios used, being responsiblc for the operation and m anagem ent of the system. The taxpayer‘s electronic system had to electronically and automatically record the date and hour (m inute and second) of the making of the invoice, prevent duplicity, and guarantee that the approval num ber, year of the request, folios, and series, if any, corresponded to tha ones given by th e taxing authority. Once the xml file (file that backs up the invoice) was made, it was stam ped by the taxpayer w ith his digital seal certificate and put at the disposal of th e recipiant, or delivercd in printed form.

^ Advanced digital signature certificate for a specific use lo stamp invoices.

offering b asic serv ices for g e n e ra tin g an d sta m p in g electronic files. Their p articip atio n p ro m o te s com pliance an d s tre n g th e n s th e digital sch em e. T he issu er-a u th o rize d th ird p arty -recip ien t relation is estab lish ed . In order to grant legal certainty and In fo rm ation confidentiahty of the taxpayer, authorized providers had to guarantee that they had th e necessary technological infrastructure to make the digital invoices, control th e folios and manage the digital seal certificates, keep copy of the invoices and provide tools for their consultatlon and m anagem ent, as well as to deliver to the taxpayer the m onthly rep o n to send to the SAT, and make available the electronic file for its keeping and delivery to the recipient. T he incorporation of this figure to the verification process simplified the issuance of digital invoices to taxpayers with little technological m anagem ent capacity and facilitated the electronic consultation by the authority of the Information of the folios and Inform ation of the issuer included in the corresponding invoices. W ith respect to person participating in the verification process, the figure of the authorized provider substitutes th e authorized printer. T he issuer- third authorized party-recipient relation is established. This phase of th e tax verification process can be referred to as sem iautom atic, as folios continuad to be managed by the issuer-taxpayer and, where appropriate, through the authorized providers. T he taxing authority had the Inform ation at its disposal at the end of th e m onth, w iih the delivery of the Inform ation (folio reports) in electronic files that the taxpayer or authorized provider sent through the Internet to the SAT. Moreover, it reduced the issuance m argin o f invoices w ith fake taxpayer registries, since th e registries of the taxpayers could be validated in an electronic file w ith Information of the taxpayers’ certificates under the applicable regime for the issuance of digital invoices.

Even w iih th e lim itations presentcd by thc scm iaulom atic scheme, the advances werc significant since rhe change from papcr to an clecironic file favored the assigning of security features ihat paper invoices could not offcr to the taxpayers; in this regard, an invoice in an electronic file has the following charactcristics: Com plete. The In f o rm a tio n in the invoice is protected and cannot be manipulated or modified w ithout being undetected. G enuine. T he identity of the issuer of the invoice can be verified. No repudicition. A taxpayer who issues an e-invoice cannot deny m aking it.

At the same tim e, new criteria were established to strengthen the digital tax verification scheme: • T he use of an advanced digital signature becomes m andatory for new' invoicing schemes, vk'hether digitally or in paper. • E-invoices are reinforced with the addition of the certification.

Unique. Because of the folio, approval num ber, and digital seal. • It was established that the e-voice have the sam e effects and scope of a printed invoice. T he following rabie shows the differences with respect to th e security elem ents of a printed and a digital invoice.

Paper invoice

E-invoíce

Tax Identification Card.

Taxpayer’s digital seal.

Information of the authorized printer.

Original string (only in the printed representation).

Legend: “The unauthorized reproduction of this invoice constitutes a crime under tax regulations'

Digital seal certifícate series. Issuance date and hour.

issuance date.

This phase o f the tax verification process practically included from 200S lo 2013, alternating with the paper verification schem e, to which some im provem ents were m ade aithough w ithout any substantial change. As from 2010, a figure was included to paper invoices, which could still be printed but with a bar code, as of result of which th e issuer’s inform ation could be verified. Taxpayers could be assured of thc authenticity and security of the invoice.

Compliance with the technological standard.

T he result of these works brought about the establishmeni o f a new m ethod for issuing invoices in 2011. The schem e brought significant changcs, aithough it m aintained some features of thc operation of the electronic invoice, like reducing the num ber of fiscal requirem ents established in several laws, and gave rise to th e elim ination of 132 requirem ents; only 27 mandatory requirem ents remained.

T he step tow ards invoices ih ro u g h the In te rn et T he road was already sketched and the tax adm inistration still had problems to solve in order to make e-invoices an efficient m echanism of risk perception. since the authority could only verify w ith th e digital verification scheme that they were related to th e approval of folios. However, this scheme left technological tracks for their m onitoring and for the inspection of fake invoices or transaction sim ulations in the m édium term. Aiming at a com pletely autom ated invoicing process, interdisciplinary works we resumed in 2009 to plan and design the new scope of the e-invoice, making the most of the progresses that were being developed on data transm ission and inform ation security.

T h e e-invoice s c h e m e is im p lem en ted th ro u g h th e In tern et an d fiscal req u irem en ts are red u ced from 1 3 2 to 27.

The foUowing are the inputs needed by the taxpayer to issue invoices online: 1. An advanced digital signature.

T he following basic services are offered free of charge by e-invoice providers in 2014: • Validation of technical specifications and requirem ents set forth in tax regulations.

2. A digital seal certifícate. • Assignment of folios. 3. W here appropriate, hiring an invoice certification authorized provider or scnding to the SAT the electronic files for their certification or stamping (tim brado) w ith the SAT’s free tool. 4. An application that croatas xml files; that is, an electronic system to Issue e-invoices online. The steps to issue e-invoices (electronic invoices through the Internet) are very simple: if the taxpayer decides to issue invoices w'ith th e SAT’s free tool, the taxpayer only has to create th e xml file, record the contcnts and inform ation required by tax regulations, stam p the file w^ith his digital seal certificate, and send it to the SAT for the validation of ihe requircm ents and tcchnical specifications, folio assignment, and stamping wfith the institution’s certificate. If the taxpayer hires th e services of an authorized provider, he only has to send the xml file with his seal so that the provider can valídate, assign a folio, and stam p with ihe SAT’s digital seal certificate.

■ Incorporation o f the SAT’s digital seal. Besides offering supplem entary or com plem entary services that simplify the issuance of e-invoices, such as creating the xml file or storing the electronic files, am ong others. Currently, there are 77 com panies that are providers authorized by the SAT. These com panies have to prove and comply with legal requirem ents, in addition to allowing technical audits that ensure the operating and infrastructure security of the organization. T hen, ihey m ust evidence that they are complying w ith the applicable obligations. Regarding inform ation confidentiality, they are obligated to guarantee the protection of the inform ation of the persons and iheir right to inform alional self-determ ination; therefore, they m ust also allow the im plem entation of reliability assessm ents to their personnel.’ A com pany has to m eet the following requirem ents to be an e-invoice provider: • It m ust have a m inim um capital stock of 10 million pesos.

E-invoice certification servicc providcrs T he changes in the m ethod of issuing invoices also affecled invoice service providers; prcsently, they are e-invoice certification service providers that offer com plete and thorough services. according to the new technological requirem ents of the SAT. A broadcr scope was given to the provision of their Services so as to com plete the invoice issuance cycle of their clients.

• It m ust provide a guarantee of 10 million pesos to cover the paym ent of any damages caused to the taxing auihority or third party. • Technological requirem ents and inform ation security. • Free app to creaie e-invoices. • Provide the service directly. • If it provides com plem entary services to the authorization, it m ust specify such situation and indicate clearly and transparently w hat such services refer to.

The e-invoicing scheme strengthens third party duties so that they can stamp invoices with the taxing authority's digital seal certificate.

• A udit its financial statem ents. T he figure of the provider is significant given it facilítales the issuance process of invoices and assists the taxpayer in the com plíance of his obligations, besides solving infrastructure and technological problem s that arise in the operation.

In M exko. personal data protection is regulated by the Federal Law for the Protection of Perw nal Data (Ley Federal de Protección de Datos Personales), whose purpose is protecting the privacy of persons with respect to the treatment of their personal information by others. This law recognizes the legality and conMentiality principies that must prevaM in the handkng and flow of Information provided by persons in their capacity o f clients when hiring any type of service or a s workers at their woricplace. among other aspects, and establishes sanctions for the violation of the information wilhout the owner's consent.

SAT’s free Service for issuing c-invoices Presently, the invoicing process is very quick; it is carried out through the SAT’s Internet W ebsite, thereby opiim izing tim es and extending benefits to the citizens, the tax adm inistration. and the environm cnt by reducing the big volumes o í paper that were used in prior schemes. Issuing an e-invoice through the Internet is accessible for all taxpayers. Issuance costs represen! a very low percentage in relation to th e advantages and savings that a business, a small business, or a taxpayer (individual) can have. O n its part, Mexican Tax A dm inistration has made available a free tool that can be used by any taxpayer to íssue e-invoices, whose use does not require bread Computer knowledge. SAT’s free tool can create the electronic file to stam p it w'ith the taxpayer’s certifícate, and sent it to the SAT for its validation (requirem ents and technical specifications), assignment of folio, and stam ping v/ith the institution’s certifícale.

M exican T ax A dm inistration o ffe rs serv ices for th e creatio n o f electronic files, validation, and sta m p in g th ro u g h its In tern et W ebsite. th e fre e tool, available, and useful for all ty p e s o f ta x p a y e rs.

Likewise, the tax adm inistration has developed electronic services that allow taxpayers to consult and verify e-invoices. As from January 2010, the following electronic services were relcased at the SAT’s Internet Website: • Validation of the characteristics (structure and syntax of e-invoices issued or received). • Verification of the authenticity of folios and series used. • Verification of the validity period of the digital seal certificates used to sign the e-invoice. In this respect, verifying the authenticity of e-invoices is not just a privilege of th e authority, as the sam e taxpayers can verify that the invoices issued in their favor are authentic; taxpayers can even print the e-invoices or download the xml files. This schem e, which gradually and optionally begins in 2011 for some taxpayer sectors, is C onsolidated in 2014 when the obligation to issue e-invoices is g en eralized for all taxpayers as the only sch em e recognized by tax regulations. Every invoice is issued in a n electronic file whose format allows recording structured In fo rm atio n by labels, which are digitally stamped w ith th e taxpayer’s certifícate.

As from 2014, for low^ economic capacity taxpayers (annual income up to two m ülion pesos), the taxing authority made available at its Website the free app My accounts, through which receipts can be created for income they receive Vk'ith the same effects as an e-invoice.

My a c c o u n ts ap p is u sed to issue invoices for ta x p a y e rs w ho p erfo rm b u sin ess activities, b u t w ho have a low econom ic capacity.

A d vantages o f e-invoices The advantages of e-invoices are very valuable for both the taxpayers (issuer and reclpient) and the authority, which can be observad in the follov^ing table;

Prínted Invoice

E-ínvoice

Processes Inefficient processes with actívities th at create no valué:

Efficient processes without additional activities: • Autom ated processing o f data.

• Review. • Entry o f documents. • Authorization signatures.

• Electronic stamping by system s th a t do not require personnel or supervisión. • Possibility o f communication between issuer and recipient system s.

• Additional personnel required. • Process tim e reduction. * Processes with additional administrative burden due to legal certainty (document validi-

ty).

• Processes with legal certainty by using mechanisms th a t allow guaranteeing the validrty, coherence, no repudiation, and authenticity of Information and its sources.

• A previous step is required to request the approval of folios to the 5AT.

• It is not necessary to request the approval o f folios.

• Transactions supported with false invoices. (deductions backed with false invoices: 13,800 míllion for ñscal years 2006 and 2007).

•Completeness and authenticity of Information with the use of digital certificates information encryption, electronic stamps

• Companies engaged in the reproduction, forgery. and ¡Ilegal commercialization of invoices. • T he compliance with the requírements o f the invoice w as under the control o f the issuer and his capacity or will to understand and compiy.

• Contributes to fraud reduction and the disappearance o f the ¡Ilegal m arket. • The certification process considers the previous step o f validating the requirements and structure of the e-invoice to certify exclustvely those th a t comply with the standard.

Com pliance • Dífficulty controlling and tracking Invoices.

• Transparency o f business transactions that provides visibllity of w hat is soid and bought.

• Excessive Controls on taxpayers to reduce ta x evasión and fraud.

• Simplification of ta x obligations.

• The authority oniy has information relatirg to approved folios.

• Availability of complete information o f issued invoices.

C o sts y savings • Related costs: special paper (carbón paper), authorized printer, courier services. manpower, and physical spaces designated for their storage• The estimated unit cost per invoice is 12.50 dollars. (Unit cost: issuance cost plus distributíon cost plus storage cost plus cost o f receipt and paym ent).

• Reduction of costs for companies. • Reduction of costs by eliminating the need of physical places for storage. > 123.50 million pesos ín costs are avoided for each million invoices. (it is estim ated th a t up to 2 ,400 paper invoices can circuíate in one single year) •The estimated unit cost per invoice is 2.62 doliars.

• Excessive paper consumption (it is necessary to cut between 50 to 60 trees for each millíon prínted invoices).

• Cases have been documented with a three-month term Investment Return. • Decrease in paper consumption th at helps preserve the environment. • Increase of socially responsible companies.

T he issuance of e-invoices has stream lined adm inisirative procedures and reduced costs generated from issuing and storing printed papcr docum ents.

Inform ation reco rd ed in

E-invoices diversify

e-invoices ís sto re d in th e The range of invoices has diversified. Today, any docum ent that records a tax withholding has to have the form of a digital docum ent. Such is the case of pay slips that until 2013 employers delivored to their workers on papar, which recorded th e am ount of ihe incom e tax w ithheld to the worker. As from 2014, wage and salary pay slips are e-invoices that com bine fiscal requirem ents and requirem ents provided by labor regulations.

d a ta b a s e , which o p e n s n u m ero u s possibilities for a u d it p ro c e sse s and s u p p o rts an efficient an d co rre c t u se and au d it o f th e Inform ation provided by th e ta x p ay e rs, since th e y allow th e identification o f irregularities

O ne more example is the withholding record and th e bank statem ents of account issued to taxpayers for acts involving a tax w ithholding, which m ust be electronic files created as digital docum ents.

C on trib iitio n of e-invoices in SAT’s inspections T he electronic file of the e-invoice feeds automatically the accounting records in the line Ítems of income received, investm ents, and expenses, as well as withholdíngs and accrediting of taxes paid. E-invoices reflect taxpayers’ accounting.'' Just as invoices are a flow o f inform ation for taxpayers’ accounting, for th e SAT they represent a means that provides autom ated inform ation about the activities of the taxpayers and related third parties. O nce each data included in the e-invoices has been segmented, th e interna) process of the substantive tax operation is fed, as well as the verification and control of obligations to identify the prnper compliance with tax obligations, and to determ ine, where appropriate, the tax liabilities of om itted obligations. O ne of th e advantages of e-invoices is that they autom ate control and obligation verification processes carried out by the taxing authority. Every data is im portant for th e audit and serves th e taxing account and audit departm ents; also, e-invoices produce legal security to formal economies by reducing risks by fraud and tax evasión by false invoices, as they incorpórate digital signatures and digital seal certificates issued by the SAT.

d irec ted a t evading o r co m m ittin g fraud; it ca n aiso be d eterm in e d If th e ta x p a y e r h as com plied, tim ely, w ith his ta x obligations.

Inform ation recorded in an e-invoice allows the taxing authority to anticipate and use inform ation provided by the taxpayer before conducting an audit, which helps to make an analysis of the taxpayer’s transactions and reduces the tim e employed in th e audits, in addition to identifying which Invoices are authentic and which cover inexistent, sim ulated, or illegal transactions.

E-invoice and ¡ts relation to the taxpayer cycle A global approach of invoices gives rise to determ ining that it is the gear that drives the mobility of the taxpayer cycle. Most taxpayers are obligated lo issue e-invoices and the SAT receives the inform ation automatically, which allows the verification of their incom e and expenses. Thus, electronic forms can be prefilled for the filing of tax returns.

E-invoice, a form ality elem ent T h e issuance of e-invoices is also .seen as a decisivo factor for incorporating informal markets to the formal economy. As the requirem ent to request an invoice spreads am ong citizens, the uncertainty caused by informal markets will be reduced. The foregoing also purports to attend the dem ands of large sectors of taxpayers who, when faced w ith the impossibility of deducting purchases and expenses necessary to invest and increase their business, were affected in their propcrty w hen they could noi prove expenses made.

' Murguía Rojas, Rodolfo "The audit in the dictatorship of Porfirio Díaz". Electronic Journal UNIVA [univa.mx/n57/Art-Mungu%C3%Ada],

Additionally, the Inform ation of e-invoices is an input that also serves other governm ent agencies and entities of the financia! sector with which the tax adm inistration m aintains ccm m unication and shares inform ation to find possible acts of corruption.

En total, up lo May 2014:

E-invoice in num bers

•

• T he num ber of invoices and receipis issued daily is approxim ately 13 million.

11,806,527,488 invoices have been issued: o 4 ,5 7 9 ,9 2 6 ,8 0 4 e-invoices online.

• Up to D ecem ber 2013, a total of 222,614 taxpayers obtained the approval to issue e-invoices. By 2014, the schem e adopts a m igration approach to invoices online; 178,321 taxpayers have migrated to this scheme and, until May, 44,293 are yet to migrate.

o 7 ,2 2 6 ,6 0 0 ,6 8 4 e-invoices. • T he SAT has 77 e-invoice providers, which have served 3 ,2 8 6 ,5 4 4 taxpayers and Issued 4 ,5 6 1,121,032 e-invoices online. •

18,258,366 e-invoices have been created online w ith the SAT’s free tool.

Digital Seal Certificates Created 2005 - May 2014

69 >

1. 000.000

—

900.000

SQO.OOO

700000

600.000

soo.ooo 400 000

~ 300000

200000 -

100000

513

2004

IBW S

20 0 S

200«

2005

2006

2007

—

ÍT5W

24J.7M

IMJl*

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

12.132

E-invoices and E-ínvoíces oniíne 2005 - May 2014 2i 33JS)71l

UMWH mmm

immm

imMW U«MM uaauH

)i(331U20l

íu n m m

I «■UB ■JWB

:n.tS4üQ 1395W MU

M»

•

ISiliW

HSt

itu

I í-hwoic«

(«mncninMit

Although m igrating from paper invoices to electronic invoices has nol been easy and ihe aulhority has made progress gradually, the electronic invoice scheme ts recognized by the citizens for the benefits it entails and resistance to use them is decreasing. Today, ads can be seen in different prívale websites regarding th e significant progress that the Mexican Taxing A uthorization has made in the development of the electronic invoice schem e, which allows a better control for both th e taxing authority and the taxpayer. E-invoicing can now be m ade in a very simple and com pletely controlled manner, give notices of the transactions to the SAT, and thereby faciliiate the accounting of com panies and individuáis.

ectronic Accounting Keeping accounting records is the next stage of ihe taxpayer cycle. N ot only is it a tax obligation, but also a practice that results greatly useful for laxpayers making decisions w ith respect to their financial position. Accounting provides Inform ation about the financial position of the company or business of a taxpayer, such as its liquidity level and the profitability or profit it is generating.

and rem aining in the business m arket. T he establishm ent o f better financial C ontrols th at provide a growth projection in an increasingly com petitive market rendered in the use o f accounting records in eíectronic means. Therefore, on the one hand, eíectronic accounting arises from the taxpayer’s own needs as a solution to stream line his business and make correct and opportune financial decisions.

For some tim e now, recording accounts is an obligation fiscal in nature; its origin dates back to the Decree dated April 30, 1959 whereby the inspection, investigation, and m onitoring of the taxpayers” com pliance w ith tax obligations was established; am ong them , accounting.

O n the other hand, there is dem and to use strategies that provide technological solutions lo businesses, which caused the em ergence of consortium s dedicated to Computer system engineering, which have developed software and programs for recording accounts and managing financial resources, for both big com panies and small entrepreneurs, situation that favored the regulation in tax provisions regarding the use of eíectronic accounting by defining the technological param eters and criteria to carry it out and the recognition o f accounting systems as elem ents of proof of the com pliance w ith tax obligations.

The Decree introduces th e filing and dehvery to the taxing authority of th e accounting records and entries (rep o n ) for tax purposes, m andatory for taxpayers with income greater than 10,000 m illion pesos and optional for the rest of the cases. In this regard, public accountants were authorized to prepare reports on the financial statem ents of th e taxpayers and to keep the record and control. The public accountant had to be registered w ith the taxing authorities. This registry was only obtained by persons of Mexican nationality w ith a public accountant degree registered w ith the D epartm ent of Public Education (Secretaría de Educación Pública), who were m em bers of a school of accountants acknowledged by said D epartm ent. W here the public accountant did not comply w ith tax regulations, the taxing authority, prior a hearing, suspended his registry up to three years. If the public accountant did not comply again, or if the accountant engaged in the com mission of a crim e fiscal in nature. his registry was cancelled perm anently. In these cases, w ritten notice was given imm ediatcly to the professional school and, where appropriate, the Federation o f Professional Schools. Accounting docum entation and docum ents suppiem entary to the report, originally delivered in paper, were substituted for m agnetic means at the end of the 1980s; as from 2002, such accounting backup is sent online to the taxing authority. T he effect produced by the use of lechnology in business relations and in the exchange of goods and services has imposed on the com panies greater dem ands to increase their Service levels and the quality of their products, and to manage their financial and hum an resources focused on positioning

Throughout tim e, tax norm ativity has recognized the use of eíectronic systems as m eans that simplify the record of the taxpayer’s accounting inform ation, but at the beginning of th eir regulation, it was established merely as an option for the taxpayer. However, as from 2014 it is an obligation to record accounting inform ation in eíectronic means. Although a significan! num ber of taxpayers keep their accounting in systems and are famiiiarized w ith the use of technology, by fiscal year 2 0 1 4 the obligation is widespread and the forms, means, standards, and eíectronic requirem ents are set forth for their perform ance and sending to the SAT. This new regulation will become effective gradually and by taxpayer segments.

As from 2014, recording accounting records in eíectronic means is established in tax regulations.

In order to standardize, define criteria and the meihodology for thc tax adm inistration’s inspections, tax regulations establish ihe m anner in which thc taxpayer has to record its accounting. As to the qualitative aspccl, the accounting m ust be analytical; henee it m ust differentiatc each transaction or fiscal act in a w ell-inform ed way. The way in which the accounting is recorded m ust favor inspection and audit processes. reduce the exhaustive burden in inspection processes to dedicare tim e lo identifying and correlating docum ents that evidence the expenses and incom e stated by the taxpayer in his tax returns. As to the quantitative aspect, th e definilions refer lo the forms and means of sending Inform ation to the taxing authority, which m ust be sent periodically in electronic files through the SAT’s Internet Website.

In the event that the files sent to the taxing authority have Computer errors that obstruct their reading, the authority will send a notice through the Digital Tax Inbox for the taxpayer to resend the files corrected w ithin three days. In this way, the taxpayer has options to co rred his accounting w ithout thereby setting off th e taxing authority’s verification powers.

n accounting, electronic files will be an input of Information for the tax administration that will give rise to monitoring and vehfying the compliance with the tax obligations in a preventive

The taxpayer's accounting electronic files must allow the Identification of each transaction.

manner. and for self-correcting or adjusting the taxpayer's Information.

act. or activity and their characteristics, relating them to the folios assigned to the invoices or to the supporting

A ccounting records in the M y accounts system

documentation.

A ccounting in teg ratio n Accounting, for tax purposes, consists of th e books, system s and accounting records, statem ents of account, special accounts, corporate books and records, inventory control, and assessment m ethod, in addilion to the supporting docum entation of the corresponding entries, as well as the docum entation and Inform ation relating to the compUancc with tax regulations th at evidencc income and deductions. This Information, fiscal in nature, m ust be recorded in electronic files that the taxpayer m ust send through the Digital Tax Inbox'’ to the Mexican Taxing Authority. Taxpayers who keep their accounting records m ust use electronic systems that have the capacity of creating files in xml format. These files will be sent on a m onthly basis through the Digital Tax Inbox and m ust include: • Account cataiog. • Verification balance sheet.

Then again, as of January 2014 the SAT, determ ined on reducing the costs of compiying w ith the tax obligations, has m ade available to the taxpayers an app called My accounts, which taxpayers, individuáis w ith annual incom e not excecding two m illion pesos w ith business activities and th at providc services w ithout requiring a professional degree, m ust use for recording their business transactions: • Entry of income and expenses, and consultations. • Issuance, consultation, and cancellation of e-invoices. Inform ation generated in My accounts is the input for the integration and filing of final bim onthly tax returns. T he use of “ My A ccounts” is m andatory for the aforementioned taxpayers; its use is optional for recording expenses and income for other individuáis, since the services of a provider or the SAT’s free tool must be used for issuing e-invoices.

Service that will be effective oniy for legal entities as of June 30,

2014; for natural persons, as of January 1, 2015. This digital Service will be addressed in a section of this docum ent.

• Inform ation of policies produced.

The taxpayer m ust identify the e-invoices that support the transactions of both verification balance sheet and Inform ation of policies produced files. Likewise, he must identify laxes w ith different rates (general rale, zero rale, and exem pt) and fees. He m ust include his Federal Taxpayer’s Registry code in transactions executed with third parties. Electronic communícatíon mechanism between the taxpayers and the taxing authority through wNch the taxpayer sends to the SAT appiications. requests. or compiies with requirerr>ents of the authority wrth digital documents. and where he can m ake consuttations regarding his fiscal situation. On its part. the authority can send specific Information to the taKpayer related to Che compliance with his tax obligations. The Digital Tax Inbox is a digital.

A ccounting in teg ratio n T he Corning into effect of e-accounting is one more step of th e transform ation process of tax compliance in the online mode. The purpose is to define the m ethods and standards for delivering accounting inform ation, seeking to simplify and facilítate com pliance. ’l'he m odernization of accounting records in digital systems does not represent a probiem for the taxpayer; rather, it is a benefit given that by standardizing and spreading the use of the systems for recording the accounting, th e taxpayer only has to adjust his inform ation to the SAT’s param eters and criteria in the systems he already uses. Henee the taxpayer can comply correctly w ith his tax obligations.

The use of e-accounting represents savings in the generation, storage, and management of documents; it ellminates resources used for paper, and streamlines the management of electronic digital files.

Managing electronic files allows for a better control of the docum ents and greater inform ation confidentiality, and incorporares productivity and com petitiveness prospects. At the same tim e, it simplifies tax compliance according to tax regulatlons and criteria assumed by the Mexican Taxing Authority; that is, it entails a proper com pliance w ith tax obligations.

Accounting in paper

Accounting in electronic files

• Scattered documents with information of accounting transactíons.

• Better income and investment control. • Simplification in recording transactíons.

• Additional activities to record information, • Information storage in paper, complex consultations o f the information of the taxpayer’s business or activity.

• Information is stored in electronic folders and files, which permits immediate searches. • Automation in Information crossroads.

• Processes on paper to analyze the taxpayer's information. • Real-time accounting information. • Accounting Information was obtained at the closing of the year. • Late delivery of information requested by the authority.

• Delivery o f information to the taxing authority upon request.

ax Returns and Payments Moving on in the taxpayer cycle, the filing of tax returns and paym ents is a stage of great significance for the taxing authority, as one of its purposes is achieved with the com pliance with this obligation: the collection of public resources. As long as tax returns are filed, paym ent of the taxes determ ined by the laxpayer is oblained. O ne of the purposes that derive from the collection function'° is to create the necessary conditions for the taxpayer to comply voluntarily with the obligation of contributing to public expenditures; therefore. the taxa adm inistration has to facility its paym ent in convenient and simple conditions.

T he filing of electronic tax retu rn s begins (provisional paym ents) Payment of federal taxes was made. in m ost cases, in printed tax forms. The filing of tax returns and paym ent of taxes through electronic means began in México in 2002 with a scheme in which the filing converged on four moments:

The scheme for paying taxes T he first task related to the collection function is to timely inform , in a clear and concise marnier, the formal aspects regarding the w hen, how, and where to comply w ith tax obligations; particularly all those referring to the paym ent of taxes. T he foregoing gains im portance since the services for filing tax returns and paying taxes m ust be accessible and efficient because they are the m ain inform ation input of the collection process of the taxing authority. The works to facilitare the com pliance w ith tax obligations began strengthening since 1998, period in which a reengineering of functions was perform ed to transíate them into processes, with the purpose of planning new electronic services and integrating the existing ones to a new convergent scheme in which Information flowed and fed th e SAT’s internal process like refund, com pensation, collection, audit,, guidance, and clarification processes.

electronically starts in 2002. This scheme was applied for filing provisional payments.

a) T he taxpayer's inform ation and statem ent of th e am ounts of th e taxes determ ined, with paym ent, with credit balance, or w ithout paym ent, was sent electronically through the SAT’s Website. b) If the determ ination of taxes resulted in paym ent, the taxpayer had to indicare his inform ation, tax concept, paym ent period, year, type of paym ent, tax payable, or balance at th e email of the banks authorized to receive the paym ent of taxes. c) Payment by electronic funds transfer. d) Banks sent to the taxpayers, through the sam e means, the acknowledgment of receipt that contained the digital sea! that allowed the authentication of th e executed transaction and, where appropriate, the payment.

The collection function is tlie receipt of the payment derived from the execution of a fiscal act, that is. the conceniration of public resources, henee the forms used for payments and tax returns are considered a cd ectio n function. although other functions of the tax administration particípate in the definition that establishes what such forms must include.

O ne m ore step for filing electronic tax retu rn s (referenced paym ent)

T raining o f tax advisers of the SAT for operating the new apps. Telephone assistance for taxpayer inquiries.

T he SAT has coniinued to reinforce ils technological plaiform and has developed new applications lo faciliiaie the taxpayer’s com pliance w ith his tax obligations. This is how the Tax Return and Payment (referenced paym ent) Service appeared, which replaces the electronic paym ent scheme.

Strategic aüiances w ith in stitu tio n s and m ean s of co m m u n ic a tio n to dissem inate In fo rm atio n through the Internet and to distribute editorial material. D issem ination in mass media, printed products, radio and televisión spots, and press inserts. Taiks, conferences, courses, and workshops throughout the country with sectors related to tax m atters.

The Tax Return and Payment

(referenced payment) Service Integration o f a central area in charge o f m onitoring on a daily basis the processing of the inform ation o f the paym ents received at banks.

begins in 2009.

Taxpayers file their tax returns at the SAT’s Internet Website through th e referenced paym ent service to later pay iheir taxes at authnrized banks v/íth a paym ent code.

97% of the payments received in 2013 were made through the

This m odernices the paym ent of taxes as dynam ic electronic forms are used in aims of simplifying the com pletion, which includes the option of m aking an autom atic calculation of the tax. The taxpayer requires a bank oniy w hen a debit tax is delerm ined. The new way of filing returns and paying taxes implied serious transform ations at the SAT, as well as interaction w ith the taxpayer and banks since it considers the use of 100% electronic forms that include validations and arithm etic operations, as well as fcatures to select th e tax, concept, periodicity, period, fiscal year, and type of return, which avoids its entry. Tax returns and paym ents were previously m ade at authorized credit institutions (banks); presently, tax returns are made at the SAT and the referenced paym ent at banks.

Internet and 3% at a bank teller v^^lndow.

This Service b ^ a n in 2009 w ith a sm all gro u p o f taxpayers, and o th e r k in d s o f p ay m e n ts w ere in cluded d u rin g 2013: • Discharge of tax indebtedness, C atch Up (Ponte al corriente) Program (February). • Payments for excess franchise (May). • Incom e Tax Regularization Program for fiscal year 2011 (May).

Actions of various kinds have been necessary for tax returns and electronic paym ent schem cs to work:

• Payment of tax credits (August).

• A greem cnts w ith the Mexican Bank Association (Asociación de Bancos de México) to establish new electronic schemes.

• Payment of duties, charges, and as.sessments (Novem ber).

• Certification to operate the systems of 18 credit institutions, as well as personnel training. • Design and construction of new apps for the SAT and the necessary technological infrastructure. • C reation of a special site at the SAT’s W ebsite with Information on this new scheme, Interactive manuals, answers to questions. • Issuance of the norm ativity that supports the transactions and gives legal certainty to the taxpayers.

The filing of returns Vi/ith

referenced payment was generalized in 2014 for all taxpayers.

During 2013, a little over one million taxpayers complied with their lax obligations through the Tax Return and Paymcni Service; more than 22 million returns and 8.5 million paym ents were received, which represents an increase of 125% and 130%, respecliveiy, in relation to ihat same period in 2012.

The improvements made to DeclaraSAT

A password or digital signature is required to access the app.

During 2014, nearly 15 million paym ents of provisional and final returns have been received up to May, corresponding to l .5 million taxpayers.

Evolution of th e y ear’s tax retvirn: DeclaraSAT oniine, a Consolidated effort

in 2006 allov^í filing tax returns oniine.

DeclaraSAT has the necessary tools lo make tax return o f the year of taxpayers that obtain incom e for the following concepts: • Salaries received for a subordinated Service.

For filing the year’s lax returns, the SAT’s efforts began sincc 1995 w ith the development of a Computer program that calculated the taxes of individuáis and pre-filled the form ’s fields so that the taxpayer could transfer them to the printcd form. In ihe beginning, this program w a s called DecAnual (A nnual Return), being one of the first autom ated services offered to the taxpayers by the SAT. O ver tim e, and v^ith the intention o f progressing on the simpiification of the paym ent of taxes, im provem ents to the program were made each year. It was an ongoing m odernization process dem anded by the taxpayers, since the filing of the year’s returns is an obligation of great im portance in M exico’s taxing authority. This program, which helps prepare and determ ine the taxes of a fiscal year, is know n since 2006 as DeclaraSAT oniine, as it is found in the Mexican Taxing A uthority’s Internet Website and, additionally, it sends tax returns automatically to the SAT’s servers. T he app produces a sent confirmation w ith a folio, which can be downloaded to the taxpayer’s Computer equipm ent. W hen the paym ent of taxes is determ ined, a paym ent code is created; this paym ent code is used to pay in two aspccts:

• Professional activities. • Lease or use of real property. • Interest earned. • Prizes obtained. • Dividends and earnings distributed by legal entities. • Transfer of property.

During 2014, another application is designed for filing tax returns of natural persons that offers the same benefits of DeclaraSAT but with the advantage that if the calculation of taxes results in a credit balance, the authority makes the corresponding refund in five days.

J T

The automation precedent of the filing of tax returns dates back to

O n lin e tax retu rn filing

1995, with the development of the DecAnual system for filing the Annual Tax Return of individuáis.

a) T hrough electronic banking. b) At the teller windows of credit institutions. W ith the paym ent code. the bank receives the payment of federal taxes; said code consists of 20 characters that associates the return filed w ith the am ount payable.

Sending tax re tu rn s th ro u g h the SAT’s W ebsite has elim inated pap er form s, w hich have been replaced by elec tro n ic form s that in som e cases are pre-filled w ith the tax p ay e r’s In fo rm ation that has been retrieved from the in s titu tio n ’s d atab a se, thus offering a n O n l i n e filling fu n ctio n ality Service. T h e Com puter d evelopm ent o f b a n k s an d th e referenced p ay m en t Service w ith p ay m en t code are used for paying taxes. T h e use o f technology an d th e a g reem en ts w ith financial in stitu tio n s created advantages for b o th th e tax p ay e r an d the au th o rity , as filing ta x retu rn s an d paying taxes c a n be m ade at o n e single m o m en t a n d place, a n d allows b a n k s to identify the p ublic resources received th ro u g h th em : for th e ta x in g authority, th is rep resen ts using In fo rm atio n im m ediately an d it im proves resp o n se tim es w h en in teractin g w ith taxpayers.

Inform ation furnished by th e tax returns allow interacting w ith the Identification services of th e taxpayer to update tax obligations and obiain inform ation of the taxpayer w ith respect to the refund and com pensation functions, and to begin the refund process of the credit balance, as well as with collection w hen beginning the process of installm ent paym ents, and lastiy, as an inform ation provider for risk models. T he Service for ñhng tax returns gives the taxpayer greater certainty and transparency o f his fiscal situation, which reinforces his confidence and security perception. W ith tim e, referenced paym ents will enable having more places for the taxpayer to make the paym ent of his taxes (self service stores or o th er com mercial establishm ents); the total elim ination of paym ents in printed forms was attained w ith this Service.

Bcnefits o f e-tax retu rn s T he following simplification aclions have been achieved for taxpayers with the Tax Return and Payment service: • It simplifies the filing of tax returns and enhances inform ation quality. • It elim inates th e submission of com pensation notices, zero incom e tax returns, and the annual informative exhibit of the VAT. • It is a sim ple service with an interactive operation that includes calculating taxes and online help. • Hor the calculation of the Income Tax, inform ation regarding incom e and deductions of prior periods is prefilled. • Supplemental returns include the inform ation of the prcvious return and the taxpayer oniy has to make corrcctions, which avoids reentering data. • T he Service keeps personalized inform ation per taxpayer of the tax returns filed and acknowledgm ent of receipts so the taxpayer can consult or print them when the taxpayer so desires, which gives greater certainty about his inform ation. •

rh e paym ent of taxes at banks is simplified, since the only inform ation that has to be entered is the payment code furnished by th e SAT and the total am ount to pay.

• It allows the early filing of the return with the SAT and the paym ent can be made until th e due date. • Preparing, sending, and paying taxes, where appropriate, can be done at the sam e lim e. A Computer, sm artphone, or digital tablet can be used.

Paying taxes w ith a credit card W ith the am endm ents to th e Federal Fiscal Code, taxes can be paid w ith a credit or debit card as from 2014. Authorized banks modified th eir systems to receive provisional paym ents, final paym ents, and paym ents of the year, as well as duties, charges, and assessm ents w ith bank cards. Up to D ecem ber 2 0 1 3 ,3 2 ,5 9 4 paym ents of taxes, duties, charges, and assessments were received w ith credit card in an am ount of 118.1 m illion pesos, representing an increase of 109% w ith respect to the num ber of paym ents received during

2012 .

E-invoices and Tax R etu rn and Paym ent Service The im m ediate challenge is to automatically reflect the inform ation of the e-invoices in the fields of the electronic forms for tax returns. Each entry of the invoice is a nodc that distributes inform ation to several points of th e SAT’s internal network, but in th e case of the tax return service, th e records required correspond to incom e and expenses. W hen the taxpayer files his return, his inform ation is already recorded autom atically upon entering the application; therefore, the taxpayer w hen preparing his tax return does not have to search or tu rn to paper files to consult and register his invoices. By working under processes and autom ating th e taxing authority’s functions, th e inform ation received through the e-invoices facilitates com pliance w ith the filing of the tax return and creates certainty if there are any taxes to be paid. The taxpayer can obtain personalized inform ation that facilities filing his tax returns, inform ative returns, and returns of the year, which simplifies com pliance w ith his tax obligations and grants greater certainty about his fiscal inform ation; that is, it reinforces his confidence and sense of security. This stage of th e taxpayer cycle provides greater knowledge about th e taxpayer, in addition to imm ediately producing inform ation relating to tax revenue.

Digital Tax Inbox The Digital Tax Inbox is not in itself a stage of the taxpayer cycle, but it is the means that will enable inleraction w ith the taxpayer and the tax adm inistration in each stage of the cycle. T he Digital Tax Inbox is practically a new figure in the fiscal field.

Every C itizen, upon registering

j r

As of 2 014, the Digital Tax Inbox is established in tax regulations as an electronic com m unication system located at ihe Mexican Taxing A uthority’s Internet Website. It is a Service that will start functioning gradually so that taxpayers can get accustomed to its use. Legal entities will be required to use it as from June 20. 2014, and individuáis as from January 1, 2015.

The Digital Tax Inbox is an electronic P.O. Box through which taxpayers can interact with the taxing authority by receiving and sending Information related to the com pliance of iheir tax obligations. In this regard, com m unication is planned in two ways, issuer-taxpayer, recipient-authority and issuerauthority, recipient-taxpayer, with reciprocity, in a continuous com m unication process. It constitutes a new step in the technological transform ation of the Mexican Taxing Authority, whose purpose is to simplify the spontaneous compliance with tax obligations that will reduce the authority’s response tim es regarding m atters processed by ihe taxpayers. Therefore, the declaration of intent of the 2014 Tax Reform emphasizes the importance of m igrating to this new interaaive means of com m unication and discusses the effect that its use will have for both the taxing authority and the taxpayers.

with the Federal Taxpayers’ Registry, will be assigned a Digital Tax Inbox that will be located at the SAT's Website, where the taxpayer can consult, check, and verify his information any day, any time.

T he taxing authority will notify any act or adm inistrative resolution issued on digital docum ents ihrough th e Digital Tax Inbox, including any docum ent that can be requested by the taxpayer, as well as inform ation of interest, advice, and news that promote and simply com pliance with tax obligations. O n thcir part, taxpayers can send to the taxing authority, in digital files: • Petitions. • Requests. • Notices. • Respond authority requests.

“ T he process of serving personal notices has a cost of 2S9 pesos per procedure, with an efficiency of 81%, and requires 5 to 30 days from the creation of the docum ent to conclude the service of process. Therefore, using electronic and digital means for the procedures will allow reducing, besides tim e and costs, defects of form that currently exist, as the procedures would be carried out imm ediately.” "

• Additionally, they can make inquiries about their fiscal situation. Therefore, and given that the transm ission of electronic files is involved, it is a requirem ent that supporting doc-uments (request, petition, or inquiry) be digital.

T he Digital Tax Inbox will be the only com m unication channel to interact and interchange, in real tim e, inform ation, notices, data, and all kinds o f docum ents w ith the taxing authority, with the corresponding increase in the efficiency of th e procedures and savings of tim e and money.

' ’ Honorable Congress of the Uok>n; House of Represenutives: Declaration of intent of 2 0 1 4 Tax Reform. pg. 82.

Digital Tax Inbox operation The Digital Tax Inbox operates as follows: 1. W hen the taxpayer enters the Digital Tax Inbox for the first tim e, he is requested lo indicate an em ail where he wishes to be notified that there is docum ent issued by the taxing authority pending notification in his Inbox.

Terms for notices in the Digital Tax Inbox will be counted in business days. covering 24 hours a day.

2. The taxpayer will have three days lo open ihe notĂce seni by ihe authority to his Inbox. 3. W hen ihe taxpayers opens the digital file, the system issues an acknow ledgm ent of receipt to indicate that he has been notified; the acknow ledgm ent of receipt consists of a digital docum ent w ith a digital signature transm iited by the recipient upon opening the digital docum ent that includes ihe notice. 4. The serving of the notice will be considered effected when th e electronic acknowledgement of receipt is created, which will record th e date and hour on which the taxpayer opened the docum ent. 5. If the taxpayer does not open his Inbox by the fourth day of receiving the message, he will be deemed notified.

D ifferences betw een personal notices and notices through the Digital Tax Inbox The following table describes the differences of the use ihat the Digital Tax Inbox will have regarding notices;

Type of Notice 1

• Subpoena.

Personal

Digital Tax Inbox

• They are valid.

• They will have the same validity as if personally served.

• At the last address the interested party indicated for purposes of the Federal Taxpayers' Registry. except rf another address was designated to receive them at the beginning of a proceeding or during the course of an administrative proceeding.

Electronicaily: • At the SAT’s Website, Digital Tax Inbox option.

>InjuíKtions. * Requests for reports or documents. and administrati ve resolutions against which any defense can be ñled.

•¿Where can it be notifkd?

• Usual procedure for the Service of process.

• Subpoena: tf the taxpayer or attorney-in-fact is not found. • Notice: at the next business day following the subpoena, to the taxpayer, the attorney-r>-fact. or a third party.

•Prior toeffecting the notice. amessage stating that there is a document issued by the taxing authority pending notífication in his Digital Tax Inbox will be sent to the email indicated by the taxpayer • Taxpayers will have three days to open the digital documents pending notífication; said term shall begin from the day following that on whtch the SAT sends the message by emaH.

• ¿When are not'rfications deemed effected?

• The date on which the notice is received.

• Once the electronic acknowledgment of receipt has been created, which records the date and hour on which the taxpayer opened the document to be notified.

• Acknowledgement of receipt.

• Hand-written signature of the attorney-in-fact or third party being servcd on the notice document.

• Digital document with a digital signature transmitted by the recipient upon opening the digital docu ment sent to hirr.

• Hand-written signature of the attorney-in-fact or third party being served on the notice document

• From the day following that on which the taxpayer authentícates opening the document or. if he does not open it. on the fourth day following that on which the message was sent.

Computation of time.

• ExampJe for computíng time in notices.

• Begins on the business day following that on which the notice was served. •The document is received on Monday 15; the period of time begins to run from Tuesday 16.

An email stating that there is a notice in the Digital Tax Inbox is received on Monday 15. The taxpayer has till Thursday 18 to open the document. 1. If he does not open it, it is considered received on Friday 20. 2. If he opens it on the same day on which he received the email, the period of time would run from Tuesday 16. to comply with what is requested in the notice.

With the Digital Tax Inbox. notices are served digitally and can be printed. Printouts include a digital seal that authenticates them.

The Digital Tax Inbox is th e instrum eni that in th e taxpayer cycle environm ent provides versatility to the process, as it is established as a continuous and perm anent com m unication m echanism that will facilĂtate com pliance with th e taxpayersâ€™ obligations and the exercise of their rights in each stage and sequence of the cycle. I.ikewise, the Digital Tax Inbox consolidatcs the asplrations of the citizens by baving a m echanism by m eans of which the citizens will be certain th at a petition or consultation, even a clarification, will be handied by the adm inistrative authority and that they will obtain an answer. Considered this way, the establishm ent of the Digital Tax Inbox is a connection point with taxpayers that will increase the confidcnce levels on the institution. It will p ro m o te ad m in istrativ e efficiency a n d reduce costs by elim in atin g perso n al notices, a n d will enablc taxpayers w ho issue e-invoices to co n su lt th e invoices th e y have issued an d the ones th a t have b een issued in th e ir favor, am o n g o th e r aspects o f interests for th e taxpayers.

| 81

Electronic audits In México, determ ining taxes corresponds to the taxpayers. This situation illusírates thc principie of spontaneous compliance w ith tax obligations. However, it is not always observad for several reasons, am ong others, ignorance of th e regulations, tax avoidance (non-paym ent and paym ent of a lesser am ount than the corresponding one), and evasión as a lack of intent to comply, supported in a weak tax culture. T he laxing adm inistration has two m ajor Unes of action lo redirect compliance: 1. Promoting a voluntary com pliance culture, with prevention and responsible training actions of tax obligations, as well as supplem entai actions and consultancy for complying properly,

E-audits seek to save lim e and costs, since verification functions will be carried out during the taxpayer cycle; that is, in each stage on which the taxpayer has to comply w ith a specific obligation. O ne of th e characieristics of e-audits is that they will constitute a constant and perm anent verification process of the com pliance per taxpayer, so that at the end of a period or year, com pliance will be correct and no audits will be necessary for complete years or periods. An enforcem ent action, which entails a greater cost for the taxpayer and the authority, is thereby restrained. Regarding this simplification, the law initiative provides the following;

2. Performing inspections, m onitoring actions, and audits to identify noncom pliance and its causes to impose sanctions that correct com pliance and create a risk perccption in the rest of th e citizens.

“ It is w orth citing that currently, pursuant to the docum ent Tax Adm inistration in OECD and Selected Non-O ECD Countries: Com parative Inform ation Series (2 0 1 0 ), published by the OECD, 14 verification acts (audits and other types of rcviews), on average, are m ade in México per auditor each year, and only 0.6% of th e taxpayer universe is audited, as com pared to, for example, Chile, where said figures reach 251 and 4.6, respectively.” ’^

O n most occasions, this last action results more expensive for the taxing authority than the am ounts of recoverable credits. Therefore, in order to obtain significant advantages in tax audits, electronic audits are established in 2014, v/hose effect is the self-correction of the taxpayer during the audit process, not being necessary to conclude the process w ith the issuance of a final resolution.

Not only is the purpose of the audit process to forcé compliance, but also to identify the causes that produce it, as can be regulatory barriers and the lack of a Service provided by the SAT that enables compliance. In this respect, audit results allow specifying thc regulation w ith the issuance of criteria, development of services and, where appropriate, technological solutions to simplify the proper com pliance with tax obligations.

An electronic audlt is a procedure by which the authority identifies the compliance profile of taxpayers, as well as irregularities relating to tax obligations.

Precisely, th e way of conducting audits through electronic files is defined in a m odernity objective anchored to the im plem entation of an electronic service provided by the authority, which enables sending digitalized or electronic files on which th e compliance verification will be made. The figure of the Digital Tax Inbox gains im portance here as a m eans of inform ation interchange with the taxpayer. E-audits are audit processes of specific concepts of the taxpayer’s accounting perform ed through electronic means, from its notification to its conclusión.

Honorable C ong ressof the Union; House of Representatives; Declaration of intent of 2 0 1 4 Tax Reform, p, 97,

The Digital Tax Inbox is the means for sending the eiectronic files subject matter of the SAT’s audit.

Sending eiectronic files quickens com pliance w ith an authority’s request o r dem and made to the taxpayer and enables ils com pliance; sending ihe requested inform ation, through the Digital Tax Inbox, removes difficulties regarding the delivery, receipt, and processing of large volumes of paper. This schcme, where two elem ents concur interdependently, the Digital Tax Inbox and e-audits, results particularly interesting given ihat the good operation of ihe Digital Tax Inbox makes it possible to conduct e-audits, which affects the m odernizalion purposes of the adm inistratlve m anagem ent.

Not only does m odernization respond to the use of technological services, bu! also to th e reduction of the authority’s response tim es, and it makes it possible for the taxpayer to correct his situation in a shorter tim e.

E-audits use the Digital Tax Inbox as a connection point, they simpllfy times in notices, requests, sending of information, and the issuance of an administrative resolution.

83!

Electronic audit process and th e D igital Tax Inbox 1. E-audits are conducted by the authority w ith th e inform ation it has from the integration of eiectronic files sent by ihe taxpayer w ith his eiectronic accounting on a m onthly basis.

2. If th e authority identifies irregularities in the compliance, it w'ill notify said circum stance to th e taxpayer through a prelim inary resolution sent by the Digital Tax Inbox containing:

These documents are signed electronically and sent through the

• A pre-settlem ent, th e am ount of the credit. • A request for inform ation to disprove the notice within a 15-day period.

Digital Tax Inbox.

3. The Digital Tax Inbox sends a message to ihe em ail or to the com m unication means furnished by thc taxpayer to inform that he has a pending notice. 4. T he taxpayer accesses th e Inbox, accepts Service, a n d can: • Produce docum entation. ■ Self-correct. • N ot answcr (in this case, the resolution will become final). 5. If the taxpayer produces Information, the authority receives the docum entation chrough the system and analyzes it. It can issue a second request or an audit. 6. The authority will issue a final resolution w ith thc results of the analysis.

Benefits o f e-audits The use of electronic means in the taxpayer’s accounting allows conducting e-audits in short periods of tim e and speeding verification tasks by using data crossroads that automatically associate th e electronic files of the e-invoices w ith the acts and transactions carried out by the taxpayer. Tax regulations authorize the taxing authority to carry out audits and m onitor com phance, henee th e taxpayer may be visited or requested at all tim es to provide Inform ation that evidences that he is properly complying. An audit is a necessary action to corroborate th e veracity of the Information furnished by the taxpayer and attain redirecting compliance. These functions imply internal processes th at require hum an and technological resources for perform ing audit activities, which are not always favorable; therefore, audit results do not always entail the paym ent of taxes and its resolutions are supplementary. In another scenario, the taxpayer may file a defense, consequently extending the recovery tim e of tax liabilities; henee the benefit cost is not precise and impedes its assessment in the short and m édium term. In order to achieve the reorientatíon o f com pliance w ith the taxpaycrs’ tax obligations, the adm inistrative authority has adopted technological advances; it is making changes in the way in which it carries out the audit and m onitoring powers, and the way in which taxpayers m ust comply w ith their tax obligations.

Conclusions A fter this recount of initiatives lo m odernize and make relevant the tax services for taxpaycrs in a context of changes and technological iransform ations, it is w orth noting that in effect m any of our services have been reorganized to enhance efficiency in th e relations w ith citizens and companies, with technological tools being a m eans and not an end to achieve this new connection. Internal efficiency and collaboration b etw een th e various arcas of th e Mexican Taxing A uthority, and even between somc public agencies, organizations, and associations, have becn improved by placing th e Citizen at the center of the initiatives so as to o p tim iza and improve the various public services. This has presum ed a change in the model for the provision of services and has provided a new channel that saves the Citizen from moving to other places in a great deal of procedures, which elim inates a series of supporting docum ents on paper and provides a perm anent and always available service. It has also implied expedita tax procedures, quallty im provem ent of diverse services, and increase of the taxpayers’ satisfaction level. T he basic principies that support the innovations introduced are effectiveness and efficiency. Therefore, previous planning has been necessary, planning that applies available resources optim ally and that provides technological tools appropriate for th e condition and use of the technique, in addition to a determ ined intent to improve custom er service for citizens, th e latter understood in a bm ad sense, w hether natural or legal entities w ith whom the taxing authority relates with. W ith a citizen-oriented service approach, the taxing authority prom otes the com pliance w ith domestic and foreign trade tax obligations, for which guidelines were established to guide tax functions as from this year, same that focus on facilitating tax compliance pursuant to the following m ain concepts; • Establishment o f conditions to intégrate to formality. • Reduction of the indirect cost of paying taxes. • Recognition of th e difference in taxpayer profiles. • Strengthening the exercise of the rights of th e taxpayers. • Enhancing im partiality in th e tax system. • Prom oting greater progress in the paym ent of taxes.

• Establishm ent of a m odern and efficient tax regime. D uring the course of this year, im provem ents are being made to existing services and some others are in the process of being im plem ented w ith these guiding principies. These services, as observed throughout the reading of this docum ent, are related to the taxpayer cycle: Digital Tax Inbox, e-accounting, inspections and e-audits, and, mainly, the im provem ents to invoices issued in electronic files and sent through th e Internet to the SAT (e-invoices), as well as m atters relating to taxpayer identification. Today, it is possible to appreciate the benefits and advantages for the citizens from th e introduction of the innovations prescnted throughout these pages. T he invoicing process is very quick; the related procedures are made through th e SAT’s Internet W ebsite, thereby optim izing tim es and extending benefits to the citizens, th e tax adm inistration, and the environm ent by reducing the big volumes of paper used in prior schcmes. Issuing an e-invoice through the Internet is accessible for all taxpayers. Issuance costs represent a very low percentage in relation to the advantages and savings that a business, a small business, or a taxpayer (individual) can have by reducing issuance and storage costs of docum ents printed on paper. Therefore, the use of e-invoices has given th e taxpayers and the taxing authority legal certainty, process reduction time, simplification of tax obligations, and real-tim e inform ation availability. Furtherm ore, it allows verifying the status of an invoice and all related inform ation (errors, rectifications, collections, paym ents, receipt of m erchandise) in an exact and current m anner; it reduces costs for com panies by eüm inating the need for physical spaces for their storage; it provides inform ation integrity and authenticity w ith the use of digital certifícales, inform ation encoding, and electronic stamps; it reduces fraud and contributes to th e disappearance of the illegal market. A lthough the m igrating to e-invoices has not been easy and the authority has gradually made progress, it is a scheme that is being recognized by th e citizens for the benefits it entails and resistance is decreasing.

T he im plem eniation of e-accouniing, and its resulting handiing of elecironic files, has enabled a b ctler docum ent control and greater inform ation confidentiality, improved the control of income and investm ents, and simplified the recording of transactions. It also offers greater inform ation availability, autom ation in inform ation crossroads, and accounting inform ation in real tim e, am ong o iher benefits. The use of electronic m eans in the taxpayer’s accounting allows audits provided in the tax audit m echanism s of the taxing aulhority to develop rapidly and simplify and quicken the audit process b oth for the authority and the taxpayer. T he efficiency of the e-audit allows for a m ore practical and quick work of th e aulhority. T he use of electronic means in Mexican Tax A dm inistration enables a joint work to perfect its functions, whose results are reflected in the reorientation of the com pliance w ilh tax obligations of the taxpayer. Thus, the autom ation allows balancing accounting notes and com paring docum ents, and m inim izing the hum an error margin at the sam e time.

Sending tax returns through the SAT’s W ebsite has elim inated paper forms, which have been replaccd by electronic forms that in some cases are pre-filled w ith the taxpayer’s information. Additionally, preparing, sending, and paying taxes, where appropriate, can be done at the sam e tim e. Tax returns can be filed in one sam e place and from a C om puter, sm artphone, or digital tablet, thereby simplifying the paym ent of taxes. T he Digital Tax Inbox is the instrum ent that in th e taxpayer cycle environm ent provides versatility to the process, as il is eslablished as a continuous and perm anent com munication m echanism th at will facilitare com pliance w ith the taxpayers’ obligations and th e exercise of their rights in each stage and sequence of the cycle. In the cultural, social, and public m anagem ent framework where we assist new ways for citizens to relate with the governm ent and the adm inistration and that dem ands better quality services, the Digital Tax Inbox is presented as the space that largely synthesizes some of the aspirations of the citizens: having a m echanism by means o f which they will be certain that a petition or consultation, even a clarification, will be handlcd by the adm inistrative authority and that they will obtain an

La distribución de Factura Electrónica 10 años en México / E'invoice 10 years in México es totalmente gratuita. Consta de 1500 ejemplares y se terminó de imprimir en 2014.

• • • •

SAT Se prohíbe la reproducción total o parcial de esta obra con fines de lucro. Este documento no establece obligaciones ni crea derechos distintos de los contenidos en las disposiciones laborales y fiscales.

P R I M E R

:::F O R «

INTERNACIONAL DE TRIBUTACIÓN DIGITAL Y FACTURA ELECTRÓNICA

Factur@ 10 años Electrónica en México

AMEXIPAC

V.hUX'i V,.

MEXICO H R F S i n F N C I A D E I.A R E P O B L IC A

SHCP S E C R E T A R IA D E H A C IE N D A Y C R t D lT O P Ú B L IC O

• • • •

S/VT S e rv id o d e A d m in is tra c ió n T rib u ta ría

Factura electronica 10 años en méxico

Published on Jun 26, 2015

amexipac

Similar to

Popular now

Just for you

Go explore