Informática
1º año
WORD Procesador de texto: Se entiende por procesamiento de textos al uso de una computadora para crear, modificar e imprimir documentos. El procesamiento de texto es la aplicación más utilizada, a nivel universal, de todas las disponibles en el mercado de software para PC. Uno de los procesadores de textos más potentes es WORD, tiene como objetivo fundamental ayudarnos a diagramar, escribir, dar formato e imprimir los textos, en un mínimo tiempo y también con un mínimo esfuerzo. También podemos completar el texto con información tomada de otras fuentes, como por ejemplo: fotos, diagramas, planillas de cálculo y textos provenientes de otras fuentes. ¿Cómo iniciar el procesador de texto? Pulsando el menú INICIO (buscamos el icono de WORD), pulsando la opción PROGRAMAS, y luego MICROSOFT WORD:
Este es un ejemplo de cómo podemos ingresar a Microsoft Word. Cuando ingresamos se abre la ventana del programa con una página en blanco, como la siguiente:
Ana Rivas de Rikap
22
Informática
1º año
Descripción de la ventana de aplicación Menú de Control
Barra de Título
Barra de Herramientas
Barra de Menús Botones de Minimizar/ Restaurar/Maximizar/Cerrar
Barra de Formato
Botones de presentación del documento
Barra de estado
Regla
Barras de desplazamiento
Área de Tipeo del Documento Página actual Sección actual
Página actual y cantidad de páginas
Distancia desde el borde superior
Línea Actual
Barra de Dibujos Teclas y opciones activas
Columna actual
Como todas las aplicaciones creadas para trabajar en el entorno WINDOWS, Word 2000 es desplegado dentro de una ventana denominada “Ventana de Aplicación”.
Ana Rivas de Rikap
23
Informática
1º año
Componentes de la pantalla: Barra de Título: Indica el nombre de la ventana que estamos visualizando y en el que estamos trabajando.
Barra de Herramientas Estándar: Es una barra gráfica con botones que dan acceso a algunas de la opciones o comandos de uso más habitual de Word 2000. Esta serie de iconos permite ejecutar opciones del menú en una forma rápida.
Nuevo
Abrir
Cortar
Copiar
Insertar Tabla
Guardar
Imprimir
Pegar
Copiar Formato
Insertar Hoja Excel
Vista preliminar
Deshacer
Ortografía
Rehacer
Columnas Barra de dibujos Insertar Activa/ Gráfico Desactiva La visualización de las marcas de fin de párrafo
Zoom
Ayuda
Barra de Herramientas Formato:
Estilo
Fuente
Ana Rivas de Rikap
Tamaño Fuente
Negrita
Cursiva
Subrayado
24
Informática
1º año
Alinear Centrar Alinear Justificado a la izquierda a la derecha
Números Viñetas Reducir Sangría
Bordes Aumentar Sangría
Regla: Informa los lugares donde están establecidos los márgenes, los tabuladores y las sangrías.
Barras de desplazamiento: Indica la posición dentro del documento y nos permite desplazarnos a través del mismo, con rapidez.
Botones de presentación: Colocados en la parte izquierda del la barra de desplazamiento horizontal, son botones para presentar el documento en forma Normal, como Diseño de página Web o de impresión y como esquema.
Barra de estado: Es la barra que aparece en la parte inferior de la ventana de WORD 2000, y que muestra información sobre el estado actual del documento y la aplicación. Aquí se informa la posición del cursor dando la distancia desde el principio del documento, la columna y línea actual. Informa además el numero de página en la que nos encontramos, el total de páginas, la sección sobre la que estamos trabajando, así como también las teclas activas.
Barra de Dibujos: Si no tenés la BARRA DE HERRAMIENTAS DIBUJO a la vista que generalmente está en la parte inferior de la pantalla, presiona el botón:
entonces aparecerá la barra
Ana Rivas de Rikap
25
Informática
1º año
Girar libremente
Línea
Flecha
Insertar WordArt Selección de objetos
Rectángulo Elipse
Relleno
Insertar Imagen
Fuente
Cuadro de texto
Sombra
Línea
3D
Estilo de línea
Estilo de Flecha
Estilo de guión
Ana Rivas de Rikap
26
Informática
1º año
Barra de Menú: La barra de Menú esta ubicada debajo de la barra de Títulos. En ella se encuentran las entradas a cada uno de los menús de tareas del programa, organizados por tema o campo de aplicación (Archivo, Edición, Ver, etc.) cada una de las entradas habilita un menú que se descuelga de la barra al pulsar con el mousse sobre el nombre del mismo. Algunas de las opciones del menú pueden aparecer “desteñidas” (desactivadas), esto se debe a que en ese momento no tienen aplicación posible. Si clickeamos sobre la opción ARCHIVO se despliega un menú como el siguiente:
Nuevo: Abre un documento nuevo. Esta opción se ejecuta cuando se ingresa a Word 2000. Se despliega una ventana que me propone diferentes fichas para trabajar con distintos formatos de los documentos. Hacer clic en la ficha General y, después, hacer doble clic en el icono Documento en blanco. Para crear con rapidez un nuevo documento basado en una planilla predeterminada, directamente hacer clic en la barra de herramientas en Nuevo.
Ana Rivas de Rikap
27
Informática
1º año
Abrir: Permite abrir o recuperar un archivo grabado en disco o disquete. Si se desea abrir un documento que se guardó en otra carpeta, se busca y abre la carpeta que se desee. Al final de este menú aparece una lista de los últimos archivos con los cuales se trabajó. Podré abrir cualquiera de ellos seleccionándolo en la lista, y haciendo clic en el nombre del archivo. Cerrar: Abandona la edición del archivo abierto, si el archivo sufrió algún cambio Word presenta la opción de guardar el archivo con o sin modificaciones. Guardar: Permite grabar el archivo, en el disco o disquete en el que se estuvo trabajando. Para grabar directamente un nuevo documento, hacer clic en la barra de herramientas en Guardar. Guardar como: Permite grabar en disco o en disquete el documento con otro nombre, con lo cual, el original (documento que se abrió) no sufrirá ningún cambio; o en el caso que desee guardar el documento en una carpeta determinada. Si se efectúan modificaciones sobre un documento, cuando voy a guardar Word me pide que confirme si deseo guardar dichos cambios. Configurar página.....:
Ana Rivas de Rikap
28
Informática
1º año
Se despliega una ventana que posee diferentes fichas. Seleccionando la ficha que dice Márgenes puedo establecer los márgenes que desee, y una vez establecidos en el cuadro que dice Aplicar a, puedo elegir que se aplique a todo el documento, al texto seleccionado. También puedo elegir el Tamaño del papel seleccionando la ficha correspondiente, así como también la orientación del documento ( horizontal, vertical). Imprimir....: Se puede imprimir el documento activo si se hace clic en el icono de la barra de herramientas que corresponde a Imprimir. Si selecciona la opción Imprimir del menú Archivo se presenta el siguiente cuadro donde debemos completar con los datos necesarios para efectuar la impresión y una vez concluidas presionar Aceptar. Las opciones que se indican son las siguientes:
Nombre: En este lugar se selecciona la impresora que se va a usar. Imprimir en archivo: si selecciona esta opción en vez de imprimirlo lo envía a un archivo.
Ana Rivas de Rikap
29
Informática
1º año
Intervalo de páginas: podemos optar por: Todo que imprime todo el documento. Página actual que imprime la página seleccionada o la que contenga el puntero. Páginas que imprime las páginas que se especifiquen. Para ello se deben escribir los números de páginas separadas por comas, o bien un intervalo de páginas en las que se escriben los números correspondientes separados por un guión entre los números de páginas. Por ejemplo, para imprimir las páginas 2, 4, 5, 6 y 8 se deberá escribir: 2, 4-6, 8. Selección imprime el texto que haya sido seleccionado previamente. Copias aquí debemos especificar la cantidad de copias que deseamos imprimir de ese documento, para ello en Número de copias se coloca la cantidad deseada. Además tenemos la opción Intercalar que nos permite ordenar las páginas cuando se imprimen varias copias de un documento, activando esa casilla. De esta forma se imprimirá una copia entera del documento antes de imprimir la primera página de la siguiente copia. Enviar a: Nos permite enviar el documento al correo electrónico, como documento o documento adjunto, a un fax o a Power Point. Si clickeamos la opción EDICIÓN de la barra de menú se despliega un menú como el siguiente:
Deshacer:
Ana Rivas de Rikap
30
Informática
1º año
Invierte los cambios que hayan realizado en un documento, por ejemplo, cambios en la edición, el formato, la revisión ortográfica, y en la inserción de saltos, nota al pie y tablas. Para invertir rápidamente los cambios se puede hacer clic en el botón “Deshacer” de la barra de herramientas. Repetir/Rehacer: Permite repetir el último cambio que se haya realizado en un documento, por ejemplo, los cambios de edición, el formato, la revisión ortográfica, y la inserción de saltos, notas al pie y tablas. El nombre del comando depende de la última acción llevada a cabo. Cuando se utilice el comando Deshacer para invertir una acción, el comando Repetir cambiará a Rehacer. Para rehacer o repetir rápidamente el último cambio realizado en el documento, haga clic en el botón “Rehacer” de la barra de herramientas estándar. Pegar Copiar y Mover Textos: Copiar/Pegar: Usando el Menú Edición: 1. Se selecciona el texto que se copiará 2. Se elige la opción Copiar del Menú de Edición 3. Se lleva el cursor a donde se efectuará la copia. 4. Se elige la opción Pegar del Menú de Edición. Usando el Mousse: 1. Se seleccionará el texto que se desea copiar con el puntero. 2. Se coloca el puntero del mousse sobre el texto seleccionado. 3. Se presiona la tecla Ctrl. Y se hace clic arrastrando el puntero a la posición que se va a copiar. 4. Soltar el botón del mousse. Mover: Usando el Menú Edición: 1. Se selecciona el texto que se moverá 2. Se elige la opción Cortar del Menú de Edición 3. Se lleva el cursor a donde se efectuará la copia. 4. Se elige la opción Pegar del Menú de Edición.
Ana Rivas de Rikap
31
Informática
1º año
Usando el Mousse: 1. Se seleccionará el texto que se desea mover con el puntero. 2. Se coloca el puntero del mousse sobre el texto seleccionado. 3. Se hace clic arrastrando el puntero a la posición que se va a mover. 4. Soltar el botón del mousse. Utilizando la barra de herramientas:
Cortar
Copiar Pegar
Borrar: Permite borrar un texto seleccionado. Seleccionar todo: Presionando esta opción se seleccionará todo el documento. Buscar , Reemplazar , Ir a....: Las opciones son tres una es Buscar un texto, la otra es Buscar y reemplazar un texto, y la otra es Ir a otra página sección, línea, etc. De nuestro documento. Cuando se selecciona Buscar en el menú edición se presentará el siguiente cuadro:
En la casilla Buscar se debe escribir o insertar la información que desee buscar, o se puede hacer clic en la flecha y seleccionar una de las cuatro últimas entradas. Si se hace clic en el botón Más.... se presenta un menú con las Opciones de búsqueda. Si se hace clic en la opción VER de la barra de menú se despliega un menú como el siguiente:
Ana Rivas de Rikap
32
Informática
1º año
Normal-Diseño Web-Diseño de impresión-Esquema: son las mismas opciones que me propone la barra de presentación del documento; me permite tener diferentes formas de visualización de un documento. Encabezados y Pie de página: Los encabezados y pies de páginas se utilizan normalmente en documentos impresos. Puede crear encabezados y pies de páginas que contengan texto o gráficos, como el número de página, la fecha, el logotipo, el nombre del archivo o el título del documento, o el nombre del autor, que suelen incluirse en la parte superior o inferior de todas las páginas del documento. El encabezado se imprime en el margen superior y el pie de página en el inferior. Puede utilizarse el mismo encabezamiento y pie de página para todo el documento o cambiarlos en una parte del mismo. Por ejemplo, utilizar un encabezado o pie de página exclusivo en la primera página o que no los inserte en la primera página. También puede utilizarse diferentes encabezados y pies de páginas para las páginas pares e impares, o para una parte del documento. Cuando se elija esta opción se mostrará la siguiente barra de herramientas:
Esto nos permitirá agregar rápidamente la hora, la fecha y los números de página. Las áreas de encabezados y pies de página del documento se indican mediante una línea de guiones no imprimibles. Para pasar al texto del documento, se cierra o se hace doble clic en el área de texto; y para volver a escribir en el área del encabezado o pie de página, se debe hacer doble clic en el área del encabezado o pie de página.
Ana Rivas de Rikap
33
Informática
1º año
Zoom: Controla el tamaño con que aparece un documento en la pantalla. Puede ampliar la presentación para facilitar la lectura o reducirla para ver una página completa. Si hace clic en la opción INSERTAR de la barra de menú se despliega un menú como el siguiente, donde se tienen las sucesivas opciones que se efectuarán a partir de la posición del cursor o en la página que se encuentre el cursor dependiendo de los casos:
Estas opciones se efectuarán a partir de la posición del cursor o en la página que se encuentre el cursor dependiendo de los casos: Salto... inserta un salto de página a partir de esa posición del cursor:
Ana Rivas de Rikap
34
Informática
1º año
Número de página coloca el número de página pudiéndose seleccionar si se coloca en la parte superior o inferior de la hoja y la alineación:
Símbolo presentará un cuadro donde se puede seleccionar un símbolo para insertar:
Notas al pie: permite que se imprima en la hoja correspondiente las marcas de referencia al pie de la misma.
Ana Rivas de Rikap
35
Informática
1º año
Imagen presentará un cuadro desde el cual se selecciona el archivo que contenga la imagen a insertar
Imágenes prediseñadas
, también se puede seleccionar desde la barra de dibu-
jos, haciendo clic en ella se despliega la siguiente ventana:
Ana Rivas de Rikap
36
Informática
1º año
Cuando se haya seleccionado la imagen deseada, de deberá hacer clic derecho sobre la imagen y seleccionar la opción Insertar , y luego cuando haya terminado de utilizar la Galería de imágenes, haga clic en el botón Cerrar de la barra de título de la Galería de imágenes. Desde archivo,
se hace clic en esta opción y se busca el lugar
desde donde se desea insertar la imagen y se hace doble clic en la imagen que se seleccionó. Una vez insertada la imagen podemos modificarla usando la siguiente barra que activamos haciendo clic en VER - BARRA DE HERRAMIENTAS - IMAGEN
Control de Imagen
Ajuste del texto
Para modificar la imagen debemos seleccionarla y con alguna de las opciones de la barra podemos modificarla.
Ana Rivas de Rikap
37
Informática
1º año
Para modificarla debe hacer clic sobre la imagen y usar alguna de estas opciones de Control de Imagen como la de colocar como marca de agua . La opción Transparente del Ajuste el texto ajusta el texto alrededor del perímetro y dentro de cualquier parte abierta del objeto seleccionado. Para cambiar el perímetro haga clic en Modificar puntos de ajustes. El Ajuste estrecho ajusta el texto alrededor del perímetro del objeto seleccionado. Para cambiar el perímetro, haga clic en Modificar puntos de ajuste.
se hace clic en esta opción aparecen un conjunto de auto-
Autoformas,
formas previamente dibujadas que pueden utilizarse en los documentos. Es posible cambiar el tamaño, girar, voltear, dar color y combinar estas formas con otras, como por ejemplo círculos y cuadrados, para generar formas más complejas. También accedemos a estas autoformas, a través de la barra de herramientas de dibujo (ver página 21), que contiene varias categorías de formas, incluidas líneas, formas básicas, elementos de diagrama de flujo, cintas y estrellas y llamadas.
a través de esta opción accedemos a insertar Word Art, que nos permite crear textos sombreados, asimétricos, girados y alargados, así como texto que se ajuste a bordes definidos previamente, cuando hacemos clic en esta aparece la siguiente ventana:
Ana Rivas de Rikap
38
Informática
1º año
Donde seleccionamos el formato y le damos aceptar, entonces aparece la ventana que nos permite escribir el texto:
Una vez escrito se hace clic en aceptar. Este se inserta con el estilo de ajuste de texto Delante de texto. Si deseamos modificar este podemos hacer sobre clic derecho con el mousse y tendremos la posibilidad de cambiar el texto, formato, ubicación, etc.
Ana Rivas de Rikap
39
Informática
1º año
Formato: Pueden recibir formato los caracteres, palabras, párrafos, conjunto de párrafos (seleccionados) o todo el documento. Se puede aplicar usando la barra de formato como vimos antes o por medio del Menú de Formato:
Si seleccionamos la opción Fuentes se abre una ventana como la siguiente donde te permitirá cambiar tipo de letra, color, tamaño, etc..
Ana Rivas de Rikap
40
Informática
1º año
La primer ventana de la izquierda te proporciona los nombres de los distintos tipos de letras. Cuando se selecciona alguna de ellas se podrá observar en el cuadro Vista previa (que se encuentra en la parte inferior), y elegir el que se desee. Usando las otras ventanas se puede modificar el Color, el Estilo (negrita, cursiva y subrayado) y el Tamaño. También se puede aplicar diferentes Efectos a los caracteres, palabras o párrafos seleccionando el que se desee. Por ejemplo para escribir: H25 se selecciona el efecto Subíndice o para escribir Sr se selecciona Superíndice. Si seleccionamos la opción Párrafos se abre una ventana como la siguiente donde te permitirá cambiar tipo de alineación, espaciado, sangría, etc.
Ana Rivas de Rikap
41
Informática
1º año
En el cuadro Alineación tenemos diferentes opciones (centrado, derecha, izquierda, justificado). En los textos normalmente usamos sangría en la primera línea, para eso desplegamos la ventanita Especial y seleccionamos Primera línea, y en la ventana de la derecha se escribe la cantidad que se desee. Cuando se selecciona alguna de ellas se podrá observar en el cuadro Vista previa (que se encuentra en la parte inferior), y elegir el que se desee. También se podrá separar las líneas de un párrafo o de todo el documento según se desee. Para eso se despliega la ventanita Interlineado y se elige la opción deseada. Si seleccionamos Múltiple se puede escribir en la ventanita de la derecha el número que desees. Si seleccionamos la opción Numeración y viñetas se abre una ventana como la siguiente donde te permitirá numerar automáticamente cada vez que se presione [ENTER].
Ana Rivas de Rikap
42
Informática
1º año
Desde esta opción se podrá definir el modelo y tamaño de la viñeta o desde que número se empezarán a numerar los párrafos. Si se establecen los número o viñetas desde los iconos correspondientes dentro de la barra de herramientas, no se podrá seleccionar el modelo ni tamaño de la viñeta, y en caso de las lista numeradas, el número desde el cual se quiere que comience a numerarse. Si seleccionamos la opción Bordes y sombreado... se abre una ventana como la siguiente que te permitirá agregar un borde a uno o a todos los lados de cada página de un documento, a la página de una sección, sólo a la primera página o a todas las páginas excepto la primera, etc. Para ello elegiré la opción correspondiente en la ventana:
Ana Rivas de Rikap
43
Informática
1º año
Puede agregarse bordes de página en muchos estilos de línea y colores, así como diversos bordes gráficos. También puedo resaltar texto aplicando sombreado. Si seleccionamos la opción Columnas... se abre una ventana como la siguiente que te permitirá dividir toda la página o sólo un párrafo en dos o tres o la cantidad que desees de columnas.
Ana Rivas de Rikap
44
Informática
1º año
Tabulaciones: nos debemos ubicar en el párrafo que se quiere definir tabuladores, y seleccionarlo. Por medio de la opción Tabulaciones del Menú de Formato, abrimos:
Mediante este cuadro se pueden fijar las tabulaciones, si estos van a ser con alineación derecha, izquierda, centrada o decimal y el relleno de los espacios anteriores al tabulador. Luego de ingresar estos datos se hace clic en FIJAR. Si se desean más tabulaciones se repiten los pasos anteriores. La tabulación decimal nos sirve para encolumnar números decimales como por ejemplo los precios en una lista de productos. Para borrar algún tabulador seleccionarlo de la lista y luego hacer clic en ELIMINAR. Si se desea borrar todos los tabuladores hacer clic en ELIMINAR TODAS. Por medio de la Regla Horizontal:
Ana Rivas de Rikap
45
Informática
1º año
Se selecciona el tipo de alineación haciendo clic en el icono correspondiente, luego sobre la regla se hace clic en la posición que se desee fijar. Para modificar su ubicación arrastrar el tabulador y soltarlo en la nueva posición. Para borrarlo tomar el tabulador, arrastrarlo debajo de la regla y soltarlo. Para elegir la opción Letra Capital.. del Menú formatos se debe haber seleccionado previamente un párrafo en el cual se puede aplicar. Una vez seleccionado se hace clic en la opción Letra Capital y se despliega la siguiente ventana:
Ana Rivas de Rikap
46
Informática
1º año
y se selecciona en que parte se va a colocar la letra si en el texto o en el margen, el tipo de letra, la cantidad de líneas que va a ocupar, la distancia desde el texto, y luego se hace clic en aceptar. La opción Cambiar mayúsculas y minúsculas... me permite aplicar alguna de estas opciones al texto que seleccioné:
Menú Herramientas: Al pulsar esta opción de la barra de menú se despliega este menú:
Ana Rivas de Rikap
47
Informática
1º año
Si seleccionamos la opción Ortografía y gramática del menú o mediante el icono de la barra de herramientas:
aparecerá el siguiente cuadro:
No se encontró: muestra una palabra que no se ha encontrado en el diccionario principal ni en ninguno de los diccionarios personalizados abiertos. Sugerencias: presenta una lista de palabras sugeridas tomadas del diccionario principal y de los diccionarios abiertos. Omitir: No corrige la ortografía de la palabra resaltada, pero Word continuará mostrando esa palabra durante la revisión ortográfica si vuelve a aparecer. Omitir todas: No cambia la palabra resaltada, y si vuelve a aparecer en el documento actual, no se volverá a resaltar. Agregar: agrega la palabra resaltada al diccionario seleccionado. Cambiar: cambia la palabra resaltada del cuadro, por la palabra del cuadro sugerencias que se encuentre seleccionada. Cambiar todas: cambia la palabra resaltada del cuadro, por la palabra del cuadro sugerencias que se encuentre seleccionada todas las veces que aparece en el documento. Auto corrección: Agrega la palabra a la lista de auto corrección para que Word pueda corregir errores automáticamente según se escribe. Opciones: Muestra un cuadro de diálogo en el que se pueden especificar las reglas que Word utilizará para revisar la ortografía. Deshacer: Deshace una a una las últimas acciones realizadas durante la sesión de revisión ortográfica actual.
Ana Rivas de Rikap
48
Informática
1º año
Cerrar: Cierra el cuadro de diálogo Ortografía, sin invertir ninguno de los cambios realizados. Si seleccionamos la opción Idioma del menú aparecerá el siguiente cuadro:
que nos permitirá definir el idioma del diccionario, obtener sinónimos de la palabra seleccionada, etc. Si seleccionamos la opción Contar palabras del menú aparecerá el siguiente cuadro:
en el cual aparecerá la estadística acerca de la cantidad de páginas, palabras, caracteres, etc. Que tiene el documento actual hasta ese momento. Combinar correspondencia del menú es el proceso por el cual se transfiere información de un documento a otro documento. Esto tiene aplicación práctica en el caso de confeccionar cartas personalizadas, aunque también puede ser utilizada para crear etiquetas, informes y notas. Para ejecutar el proceso, se hace clic sobre la opción Combinar correspondencia, y aparecerá la siguiente ventana:
Ana Rivas de Rikap
49
Informática
1º año
1 Documento principal se pulsa la opción crear para abrir el documento que contenga la información genérica que se desea repetir en cada carta , etiqueta o sobre. Si seleccionamos Cartas modelo.... Word nos preguntará con que documento deseo trabajar. Es decir aparecerá la siguiente ventana:
Elegimos entonces la opción Ventana activa. En la ventana de correspondencia aparecerá un nuevo botón, Modificar (que nos permitirá entrar de nuevo en el documento) y se activará el 2 de Obtener datos
Ana Rivas de Rikap
50
Informática
1º año
2 Pulsando este último se despliega un menú que me permite indicar de donde se van a tomar los datos. Si se dispone de un archivo definido con ellos, hacer clic sobre la opción Abrir origen de datos... Si no se dispone de un archivo con los datos, vamos a crearlo ahora, para eso seleccionamos la opción Crear origen de datos....
En primer lugar vamos a elegir los campos, para eso seleccionamos los campos que nos interesa y usamos la opción Quitar campo para eliminar las que considero inne-
Ana Rivas de Rikap
51
Informática
1º año
cesarias, también tenemos opción de Agregar campo si queremos agregar otros que no figuren en la lista. Cuando le damos aceptar, nos pregunta en que lugar vamos a guardar esta lista y a continuación nos despliega la siguiente ventana pues este documento no contiene ningún dato:
Si pulsamos Modificar origen de datos... Se desplegará una ficha como la siguiente donde podemos introducir los datos necesarios:
Cada vez que completemos los campos correspondientes pulsamos Agregar nuevo, hasta que concluimos. Cuando hemos finalizado pulsamos Aceptar y regresaremos al documento. Si nos fijamos en la barra de herramientas ha aparecido la siguiente:
En ella seleccionamos la opción Insertar campo de combinación y se desplegará un menú con el nombre de todos los campos que seleccionamos:
Ana Rivas de Rikap
52
Informática
1º año
Para insertar en el documento principal los campos, ubicamos el cursor en el lugar del documento en que deseamos incluir el campo y luego hacemos clic sobre el nombre del campo. En pantalla, aparecerán con el siguiente formato:
Para combinar regresamos al cuadro de diálogo de Combinar correspondencia y pulsamos la opción
3 Combinar.... entonces se desplegará una ventana como la siguiente:
Ana Rivas de Rikap
53
Informática
1º año
donde tendremos opción de elegir si queremos combinar todos los registros o solo algunos de los datos del archivo recién creado. Cuando oprimimos Combinar se sustituirán el nombre de los campos que antes aparecían en el documento principal y se creará un nuevo documento con la carta de invitación y los datos que queremos incluir.
Ana Rivas de Rikap
54
Informática
1º año
Tablas y gráficos estadísticos: Word te permite crear tablas junto a tu texto para completar algún informe o documento, y también crear a partir de los datos de la tabla los gráficos estadísticos relacionados. Para colocar una tabla en un documento ingresamos al menú Tabla:
y seleccionamos Insertar y luego Tabla..... Se desplegará una ventana como la siguiente:
en la cual se escribe la cantidad de filas y columnas que se desee y se da Aceptar:
o pulsando en la barra de herramientas el botón:
, en donde se deberá pintar la
cantidad de celdas que se desee. Para seleccionar una celda hacemos clic sobre ella. Podemos seleccionar un conjunto de celdas, para eso pulsamos el mouse y, manteniendo presionado, lo movemos hasta abarcar las celda deseadas. Al estar seleccionadas, las mismas se ponen en fondo negro.
Ana Rivas de Rikap
55
Informática
1º año
Una vez seleccionadas podemos aplicarles formato por los métodos normales con los botones de la barra de herramientas: Así como también ponerle bordes y sombreado a través del menú Formato. También podremos darle formato a la tabla usando la opción Autoformato de tablas del menú Tabla, al hacer clic se desplegara la siguiente ventana:
Aquí seleccionamos un formato propuesto de la lista Formatos y vemos el resultado de la muestra que se halla en la Vista previa y con una marca seleccionamos de la lista de Formatos que se pueden aplicar y de la lista que figura en Aplicar formatos especiales a , los que queremos incluir. Finalmente pulsamos Aceptar.
Si deseamos quitar la cuadrícula de la primera línea, seleccionamos la primera fila completa
y luego seleccionamos la opción Combinar celdas del menú Tablas:
Ana Rivas de Rikap
56
Informática
1º año
Para modificar el Alto y ancho de las celdas, se puede utilizar las opciones Propiedades del menú Tabla, y también podemos ensanchar las columnas arrastrando con el mouse el separador que está en la regla superior. Y el alto de las filas desde la regla que está a la izquierda.
Mover Ancho de la columna Mover Alto de la fila También haciendo uso de la opción Propiedades de Tabla podes modificar la alineación del texto dentro de las celdas seleccionadas, para que queden centrados verticalmente,
Ana Rivas de Rikap
57
Informática
1º año
otra forma es ubicándose con el mouse en la celda a la que se quiere cambiar la alineación hacer clic derecho:
y del menú que se despliega seleccionar la opción Alineación de celdas. Si deseamos agregar más celdas, filas o columnas en la tabla que tenemos debemos ubicarnos en la celda a partir de la cual vamos a hacer la modificación y, seleccionamos en el menú Tabla la opción Insertar y se desplegará el siguiente menú que nos permitirá elegir una de esas opciones:
Ana Rivas de Rikap
58
Informática
1º año
Procediendo en forma similar podremos eliminar celdas, filas y columnas, seleccionando del menú Tabla la opción Eliminar:
Si necesitamos dividir una celda o varias, la seleccionamos con el mouse y luego presionamos la opción Dividir celdas... del menú Tablas:
y acá le indicamos en que forma vamos a realizar la división, luego le damos aceptar y nos quedará así:
Si deseamos ordenar el contenido de una tabla podemos hacerlo, seleccionando las celdas que vamos a ordenar, o toda la tabla si es necesario, y en el menú Tabla elegimos la opción Ordenar, se desplegará la siguiente ventana:
Ana Rivas de Rikap
59
Informática
1º año
En el recuadro Ordenar por, indicamos o seleccionamos la columna que establecerá el criterio de ordenamiento (por título o número de columna) el tipo de dato almacenado en la misma (texto, número o fecha) y el orden que seguirá (ascendente o descendente). Si deseamos utilizar un segundo criterio de ordenamiento (por ejemplo, en el caso de una tabla donde se repiten varios apellidos, podemos utilizar los nombres como segunda clave de orden) especificando como en el caso anterior la columna y tipo y orden a seguir en el recuadro Luego por. Finalmente, pulsamos Aceptar. Si tenemos que realizar una tabla que excede el largo de la página y necesitamos que los títulos se repitan en el encabezado de la siguiente página, debemos seleccionar el rango de celdas que forman el título de encabezamiento de las columnas de nuestra tabla, y seleccionar en el menú Tabla la opción Repetición de filas de título. Esta opción aparecerá tildada cada vez que seleccionemos una celda perteneciente a los títulos. Para crear un gráfico estadístico relacionado con una tabla se selecciona o resalta la tabla sin incluir la fila que contenga el título si lo tiene Edad
% de pérdida bilateral de % de pérdida unilateral de audición (db) audición (db) 2 a 3 años 4,3 8,6 3 a 4 años 4 8 4 a 5 años 4,1 5,1 y se presiona el menú Insertar - Imagen - Gráfico
Ana Rivas de Rikap
60
Informática
1º año
10 8 6
2 a 3 años 3 a 4 años
4
4 5 años
2 0
% de pérdida bilateral de audición
% de pérdida unilateral de audición
nos aparecerá el gráfico correspondiente a los datos de la tabla. Si deseamos modificar el tipo de gráfico antes de hacer clic con el mouse, debemos hacer clic sobre la barra que aparece en la parte superior de la pantalla:
en la opción Gráfico y se desplegará una ventana donde tengo opción de modificar haciendo clic en Tipo de gráfico.....
y seleccionando aquí el que deseo, una vez elegido dando Aceptar este se insertará en el lugar donde tengo el marcador.
Ana Rivas de Rikap
61