OTD105 - kantoortegnologie en Dataverwerking by Akademia

© Kopiereg 2012 Onder redaksie van Paul JN Steyn, BA (PU vir CHO), THOD (POK), DEd (Unisa). ’n Publikasie van Kraal-Uitgewers. Alle regte voorbehou. Adres: H/v D.F. Malan- & Eendrachtstraat, Kloofsig, Pretoria Posadres: Posbus 11760, Centurion, 0046 E-pos: steyn@kraaluitgewers.co.za Webtuiste: www.kraaluitgewers.co.za Gedruk en gebind deur Aksent Media, tel: 082 445 4513 Eerste druk 2012 ISBN: 978-1-920568-09-2 Geen gedeelte van hierdie boek mag sonder die skriftelike toestemming van die uitgewers gereproduseer of in enige vorm of deur enige middel weergegee word nie, hetsy elektronies of deur fotokopiëring, plaat- of bandopnames, vermikrofilming of enige ander stelsel van inligtingsbewaring nie. Enige ongemagtigde weergawe van hierdie werk sal as ’n skending van kopiereg beskou word en die dader sal aanspreeklik gehou word onder siviele asook strafreg.

akademia jou oop, afrikaanse leertuiste

w w w. a k a d e m i a . a c . z a

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Inhoudsopgawe Programoorsig ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ........................................................................................... ........................................................... 6 Inleiding ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ............................................................................. .............................................7 .............7 Vakleeruitkomste................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................................... ................................................... 9 Woordomskrywing vir evaluering ................................................................ ................................................................................................ ........................................................................ ........................................ 10

Studie-eenheid 1: Inleiding tot kantoortegnologie en dataverwerking ..... 12 1.1

Studie-eenheid leeruitkomstes ..................................................................................... 12

1.2

Verrykende bronne ....................................................................................................... 13

1.3

Hoe kan jy jou begrip verbeter? .................................................................................... 14

1.4

Inleiding......................................................................................................................... 15

1.5

Wat is kantoortegnologie? ............................................................................................ 16

1.6

Wat is die voordele van moderne kantoor tegnologie? ................................................ 17

1.6.1

Verhoogde doeltreffendheid ......................................................................................... 18

1.6.2

Verhoogde kapasiteit .................................................................................................... 18

1.6.3

Beter buigsaamheid en vermoë .................................................................................... 18

1.7

Onmisbare kantoortegnologie....................................................................................... 19

1.7.1

Internet en intranet ........................................................................................................ 19

1.7.2

Webblaaie ..................................................................................................................... 20

1.7.3

E-pos ............................................................................................................................. 21

1.7.4

Stempos (Voice Over IP – VOIP) ................................................................................. 21

1.7.5

Elektroniese kalenders ................................................................................................. 22

1.7.6

Kantoorstelselgroepe .................................................................................................... 23

1.7.7

Draagbare rekenaars .................................................................................................... 24

1.7.8

Groepprogrammatuur en ondersteunende stelsels ...................................................... 25

1.7.9

Telekonferensies .......................................................................................................... 26

1.7.10 Multimediastelsels ........................................................................................................ 27 1.7.11 Elektroniese witbord ..................................................................................................... 27 1.7.12 Slimskerm (Smart Board) ............................................................................................. 28 1.7.13 Rekordbestuur (Records management) ....................................................................... 28 1.8

Wat is dataverwerking? ................................................................................................ 30

1.9

Dataverwerkingstappe .................................................................................................. 30

1.10

Metodes van dataverwerking ........................................................................................ 32

1.10.1 Bondelverwerking ......................................................................................................... 33 1.10.2 Aanlynverwerking ......................................................................................................... 34 1.10.3 Intydse verwerking ........................................................................................................ 35 1.10.4 Verspreide verwerking .................................................................................................. 35

©akademia (MSW)

Bladsy 1

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.11

Dataverwerkingsaktiwiteite ........................................................................................... 36

1.11.1 Datavaslegging ............................................................................................................. 37 1.11.2 Dataversending ............................................................................................................. 38 1.11.3 Datastoring.................................................................................................................... 39 1.11.4 Dataherwinning ............................................................................................................. 42 1.12

Samevatting .................................................................................................................. 43

1.11

Selfevaluering ............................................................................................................... 44

Studie-eenheid 2: Kantoortegnologie................................................................ ........................................................................................... ........................................................... 46 2.1

Studie-eenheid leeruitkomstes ..................................................................................... 46

2.2

Verrykende bronne ....................................................................................................... 47

2.3

Hoe kan jy jou begrip verbeter? .................................................................................... 47

2.4

Inleiding......................................................................................................................... 48

2.5

Tegnologie behoeftebepaling ....................................................................................... 49

2.5.1

Hoekom ŉ behoeftebepaling doen? ............................................................................. 50

2.5.2

Die ontwerp van ŉ behoeftebepaling ............................................................................ 51

2.5.3

Vier stappe in die uitvoering van ŉ behoeftebepaling .................................................. 51

2.5.4

Ander behoeftebepalingstegnieke ................................................................................ 56

2.5.5

Tegnologie-verwante opleidingsbehoeftebepaling ....................................................... 56

2.6

Ontwikkeling en implementering van ŉ doeltreffende en toeganklike tegnologieplan.. 59

2.6.1

Stap 1: Definieer ŉ doeltreffende en toeganklike tegnologiestrategie .......................... 60

2.6.2

Stap 2: Identifiseer vereistes ........................................................................................ 61

2.6.3

Stap 3: Ontwerp, ontwikkel, en koop tegnologie aan ................................................... 65

2.6.4

Stap 4: Implementeer en lei personeel op .................................................................... 66

2.6.5

Stap 5: Onderhou tegnologie en vestig kultuur van voortgesette leer ......................... 67

2.7

Beskikbare rekenaarapparatuur en -programmatuur ................................................... 69

2.7.1

Verskillende tipes rekenaarapparatuur ......................................................................... 69

2.7.2

Tipes rekenaarprogrammatuur ..................................................................................... 73

2.8

Geskikte verskaffers ..................................................................................................... 75

2.8.1

Evalueer verskaffers ..................................................................................................... 75

2.8.2

Keuse en aanstelling van verskaffer............................................................................. 76

2.8.3

Implementering en installering ...................................................................................... 77

2.9

Samevatting .................................................................................................................. 78

2.10

Selfevaluering ............................................................................................................... 79

Studie-eenheid 3: Databestuur ................................................................ ................................................................................................ ............................................................................ ............................................ 80 3.1

Studie-eenheid leeruitkomstes ..................................................................................... 80

3.2

Verrykende bronne ....................................................................................................... 81

3.3

Hoe kan jy jou begrip verbeter? .................................................................................... 82

3.4

Inleiding......................................................................................................................... 83

©akademia (MSW)

Bladsy 2

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.5

Data-insameling en -vaslegging ................................................................................... 85

3.5.1

Tegnologiegebaseerde insameling en vaslegging van data ........................................ 85

3.5.2

Navorsingsgebaseerde data-insameling en -vaslegging .............................................. 91

3.6

Databronne in ŉ onderneming ...................................................................................... 93

3.6.1

Interne inligting ............................................................................................................. 93

3.6.2

Eksterne inligting .......................................................................................................... 95

3.7

Data-administrasie ........................................................................................................ 97

3.7.1

Voordele van doeltreffende data-administrasie ............................................................ 97

3.7.2

Wat is ŉ data-administreerder? .................................................................................... 98

3.7.3

Wat is ŉ databasisadministreerder? ............................................................................. 99

3.7.4

Implementering van doeltreffende datahulpbronbestuur ............................................ 100

3.8

Data- en rekenaarsekuriteit ........................................................................................ 101

3.8.1

Voorbeelde van sekuriteitsbreuke .............................................................................. 101

3.8.2

Metodes om data te beveilig ....................................................................................... 103

3.9

Data verwyderings- en vernietigingsmetodes............................................................. 106

3.9.1

Wanneer is dataverwydering of -vernietiging werklik doeltreffend? ........................... 106

3.9.2

Papiermedia ................................................................................................................ 106

3.9.3

Elektroniese media ..................................................................................................... 107

3.9.4

Demagnetisering van magnetiese media ................................................................... 107

3.9.5

Oorskryf van magnetiese media ................................................................................. 107

3.9.6

Fisiese vernietiging van magnetiese media................................................................ 108

3.9.7

Optiese media ............................................................................................................. 108

3.9.8

Vernietiging van al die data op rekenaarstelsels ........................................................ 108

3.10

Databasisbestuur ........................................................................................................ 108

3.10.1 Wat is ŉ databasis? .................................................................................................... 108 3.10.2 Die komponente van ŉ databasis ............................................................................... 109 3.11

Databasisbestuurstelsel.............................................................................................. 113

3.11.1 Komponente van ŉ databasisbestuurstelsel ............................................................... 113 3.11.2 Tipes databasisbestuurstelsels................................................................................... 114 3.12

Samevatting ................................................................................................................ 116

3.13

Selfevaluering ............................................................................................................. 117

Studie-eenheid 4: Dataverwerking ................................................................ ................................................................................................ .................................................................. .................................. 118 4.1

Studie-eenheid leeruitkomstes ................................................................................... 118

4.2

Verrykende bronne ..................................................................................................... 119

4.3

Hoe kan jy jou begrip verbeter? .................................................................................. 120

4.4

Inleiding....................................................................................................................... 121

4.5

Basiese dataverwerkingsiklus..................................................................................... 123

4.5.1

Insette ......................................................................................................................... 123

4.5.2

Prosessering en manipulasie...................................................................................... 124

©akademia (MSW)

Bladsy 3

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 4.5.3

Uitsette ........................................................................................................................ 125

4.6

Die uitgebreide dataverwerkingsiklus ......................................................................... 125

4.6.1

Inisiëring (origination) ................................................................................................. 126

4.6.2

Verspreiding en kommunikasie van inligting .............................................................. 126

4.6.3

Berging........................................................................................................................ 126

4.6.4

Herwinning .................................................................................................................. 127

4.6.5

Reproduksie ................................................................................................................ 127

4.7

Dataverwerkingsprosesse .......................................................................................... 128

4.7.1

Verskillende vlakke van data-opsommings in ŉ databasis ......................................... 128

4.7.2

Data-aggregasie (data aggregation) ........................................................................... 130

4.7.3

Datavalidasie of -geldigverklaring (data validation) .................................................... 131

4.7.4

Datatabulering ............................................................................................................ 132

4.7.5

Statistiese analise ....................................................................................................... 134

4.8

Outomatiese dataverwerkingstoerusting .................................................................... 136

4.9

Elektroniese dataverwerking (Electronic data processing – EDP) ............................. 137

4.9.1

Voordele van elektroniese dataverwerking................................................................. 138

4.9.2

Nadele van elektroniese dataverwerking.................................................................... 140

4.10

Inligtingstelsels in ŉ organisasie ................................................................................. 142

4.10.1 Kantoorinligtingstelsels ............................................................................................... 142 4.10.2 Transaksieprosesseringstelsel ................................................................................... 143 4.10.3 Bestuursinligtingstelsels ............................................................................................. 144 4.10.4 Besluitnemingsondersteuningstelsels ........................................................................ 145 4.10.5 Deskundige stelsels .................................................................................................... 146 4.11

Verantwoordelikhede vir die verwerking van data ...................................................... 147

4.11.1 Rekenaaroperateurs ................................................................................................... 147 4.11.2 Rekenaarprogrammeerders........................................................................................ 148 4.11.3 Databasisadministreerder ........................................................................................... 148 4.11.4 Stelseladministreerder ................................................................................................ 149 4.11.5 Stelselontleders .......................................................................................................... 149 4.11.6 Webmeesters .............................................................................................................. 150 4.12

Gevallestudie .............................................................................................................. 151

4.13

Samevatting ................................................................................................................ 152

4.14

Selfevaluering ............................................................................................................. 152

Studie-eenheid 5: Tegnologienetwerke ................................................................ ...................................................................................... ...................................................... 154 5.1

Studie-eenheid leeruitkomstes ................................................................................... 154

5.2

Verrykende bronne ..................................................................................................... 155

5.3

Hoe kan jy jou begrip verbeter? .................................................................................. 155

5.4

Inleiding....................................................................................................................... 156

5.5

Beginsels van ŉ netwerk ............................................................................................. 158

©akademia (MSW)

Bladsy 4

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.5.1

Doel van netwerkargitektuur ....................................................................................... 158

5.5.2

Netwerktopologieë ...................................................................................................... 159

5.5.3

Die komponente van netwerkargitektuur .................................................................... 162

5.6

Netwerkkategorieë ...................................................................................................... 163

5.6.1

Eweknienetwerke ........................................................................................................ 164

5.6.2

Kliënt/bedienernetwerke ............................................................................................. 164

5.6.3

Open System Interconnection (OSI) model ................................................................ 166

5.7

Tipes netwerke ........................................................................................................... 168

5.7.1

Lokale-areanetwerk (local area network – LAN) ........................................................ 168

5.7.2

Wye-areanetwerk (WAN) ............................................................................................ 169

5.7.3

Intranet ........................................................................................................................ 171

5.7.4

Virtuele privaatnetwerk (virtual private network – VPN) ............................................. 173

5.8

Netwerk apparatuurkomponente ................................................................................ 174

5.8.1

Netwerktussengangerkaarte ....................................................................................... 174

5.8.2

Herhalers (repeaters).................................................................................................. 175

5.8.3

Netwerkspilpunt (hub) ................................................................................................. 175

5.8.4

Netwerkbrûe (network bridges)................................................................................... 176

5.8.5

Netwerkskakelaars (network switches) ...................................................................... 177

5.8.6

Roeteerders (routers) ................................................................................................. 178

5.9

Netwerksekuriteit ........................................................................................................ 179

5.9.1

Koordlose netwerksekuriteit........................................................................................ 180

5.10

Netwerkonderhoud ..................................................................................................... 181

5.11

Koordlose netwerke .................................................................................................... 184

5.11.1 Bluetooth ..................................................................................................................... 184 5.11.2 Selfone ........................................................................................................................ 185 5.11.3 Globale posisioneringstelsels ..................................................................................... 185 5.12

Samevatting ................................................................................................................ 186

5.13

Selfevaluering ............................................................................................................. 187

Woordelys in Engels ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ......................................................................... .........................................188 .........188 Bronnelys ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ..................................................................... .....................................189 .....189 Selfevalueringsriglyne ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................... ................................... 197

©akademia (MSW)

Bladsy 5

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Programoorsig Hoër Sertifikaat in Kantooradministrasie

Administratiewe praktyk

Kliëntediens en etiek

Kantoorprosedures, -stelsels & -rekords

Kantoortegnologie & dataverwerking

Studie-eenheid 1 Administratiewe praktyk

Studie-eenheid 1 Kliëntediens en etiek

Studie-eenheid 1 Kantoorprosedures

Studie-eenheid 1 Inleiding tot kantoortegnologie & dataverwerking

Bedryfskommunikasie

Studie-eenheid 1 Bedryfsomgewing

Studie-eenheid 1 Inleiding tot bedryfskommunikasie

Studie-eenheid 2 Bedryfspraktyk

Studie-eenheid 2 Konsepte van administratiewe praktyk

Studie-eenheid 2 Kliënte en kliëntebehoeftes

Studie-eenheid 2 Administratiewe kantoorstelsels

Studie-eenheid 3 Doelwitte van administratiewe praktyk

Studie-eenheid 3 Kliëntediens

Studie-eenheid 3 Verslaghouding in die administratiewe kantoor

Studie-eenheid 3 Databestuur

Studie-eenheid 4 Die take van administratiewe praktyk

Studie-eenheid 4 Etiese gedrag in die onderneming

Studie-eenheid 4 Doeltreffenheid van kantoorprosedures, -stelsels & -rekords

Studie-eenheid 4 Dataverwerking

Studie-eenheid 5 Administratiewe inligting in die sakeonderneming

Studie-eenheid 5 Etiese gedrag teenoor kliënte

Studie-eenheid 5 Sekuriteit van kantoorstelsels & -rekords

Studie-eenheid 5 Tegnologienetwerke

©akademia (MSW)

Bedryfs- & rekeningkundige praktyk

Studie-eenheid 2 Kantoortegnologie Studie-eenheid 3 Rekeningkundige praktyk

Bladsy 6

Studie-eenheid 4 Rekeningkundige dokumentasie

Studie-eenheid 5 Rekeningkundige stelsels

Studie-eenheid 6 Rekeningkundige verslagdoening

Studie-eenheid 2 Vereistes vir doeltreffende kommunikasie

Studie-eenheid 3 Kommunikasievaardighede

Studie-eenheid 4 Sakekorrespondensie

Studie-eenheid 5 Sakevergaderings

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Inleiding Kantoortegnologie behels hoofsaaklik rekenaartegnologie en sluit die instandhouding van apparatuur, programmatuurontwikkeling, netwerke en tegniese ondersteuning in. Moderne sakeondernemings regoor die wêreld maak staat op die tegnologie om ŉ hoë standaard van doeltreffendheid en kliëntediens in stand te hou. Sonder kundiges om tegnologie te ontwikkel en in stand te hou, sou ondernemings nie in staat wees om aan hulle tegnologiese behoeftes, wat inherent is aan hul daaglikse sakebehoeftes, te voorsien nie. Een van die vernaamste redes waarom ondernemings afhanklik geword het van die tegnologie en daarmee gepaardgaande kundiges op die gebied, is die spoed waarteen rekenaars en verwante tegnologie inligting kan verwerk. E-pos is ŉ baie goeie voorbeeld – die wagtydperk wat dit vir ŉ dokument neem om ŉ kliënt of sakevennoot te bereik, word heeltemal uitgeskakel. Sakeondernemings kan ook nuus ontvang wat belangrike insig kan bied in die huidige marktendense of veranderinge in ŉ kliënt se behoeftes. Die spoed waarmee rekenaars take kan verrig, lei dikwels tot verhoogde doeltreffendheid. ŉ Verbeterde reaksietyd dra daartoe by dat ondernemings vinnig kan reageer op probleme. Inligtingstegnologie kan ook data stoor in ŉ toeganklike formaat wat nie in liasseerkabinette geberg hoef te word nie – dus word kantoorruimte gespaar. Nog ŉ voordeel van tegnologie is die vermoë van rekenaars om verskeie take gelyktydig te verrig. Indien die apparatuur dit ondersteun, kan die operateur verskillende programme gelyktydig gebruik. Verder is rekenaars in staat om komplekse berekeninge, soos wiskundige vergelykings, vinnig en akkuraat uit te voer. Soos tegnologie meer algemeen word, word dit meer bekostigbaar en kan selfs daartoe lei dat sekere personeelposte afgeskaf word deurdat een operateur meer as een taak kan verrig. Posuitgawes en afleweringskoste kan ook daal as e-pos die kommunikasiemedium word. Alhoewel die onderneming van tegnologiese kundiges afhanklik is om bedrywighede in stand te hou, is rekenaars ŉ doeltreffende middel om arbeidskoste te verminder. (Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/about_6475106_importance-informationtechnology-business.html#ixzz1V4ZjzreL)

©akademia (MSW)

Bladsy 7

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

(Bron: http://www.cincinnatibell.com/images/elements/biz/networking.jpg)

ÂŠakademia (MSW)

Bladsy 8

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Vakleeruitkomste

Kennis en begrip Na voltooiing van die vak KANTOORTEGNOLOGIE EN DATAVERWERKING sal jy in staat wees om jou kennis en begrip te demonstreer van: •

Kantoortegnologie en dataverwerking

•

Databestuur

•

Dataverwerking

•

Tegnologie netwerke

Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •

Kantoortegnologiebegrippe met vertroue in die kantooromgewing te gebruik.

•

Databestuurstelsels te beskryf en te ontleed.

•

Dataverwerkingskonsepte te gebruik en ŉ rol kan speel in dataverwerking in die onderneming.

•

Tegnologienetwerke te beskryf en te ontleed,

•

Met vertroue met die onderskeie kantoortegnologie in die werksomgewing om te gaan.

©akademia (MSW)

Bladsy 9

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Woordomskrywing vir evaluering In die afdeling oor selfevaluering, soos in die werkopdragte, sal daar van jou verwag word om sekere take te verrig. Dis belangrik dat jy presies weet wat van jou verwag word. Die woordelys hieronder sal jou hierin help.

Werkwoord

Omskrywing

Wanneer daar van jou

Moet jy die volgende doen:

verwag word om te: Lys

Lys die name of items wat bymekaar hoort.

Identifiseer

Eien en selekteer die regte antwoorde.

Verduidelik

Ondersoek die moontlikhede, oorweeg en skryf dan jou antwoord, verklaring of verduideliking neer.

Beskryf

Omskryf die konsep of woorde duidelik.

Kategoriseer/

Bepaal tot watter klas, groep of afdeling bepaalde items of voorwerpe behoort.

klassifiseer Analiseer

Om iets te ontleed.

Evalueer

Bepaal die waarde van ŉ stelling, stelsel, beleid ensovoorts.

Toepas

Pas die teoretiese beginsels toe in ŉ praktiese probleem.

Hersien

Evalueer, verbeter en/of wysig ŉ beleid, dokument, stelsel ensovoorts.

©akademia (MSW)

Bladsy 10

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Notas

ÂŠakademia (MSW)

Bladsy 11

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Studie-eenheid 1: Inleiding tot kantoortegnologie en dataverwerking

1.1

Studie-eenheid leeruitkomstes

Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 1 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •

Kantoortegnologie

•

Evaluasie van kantoortegnologie

•

Data verwerking

•

Vorme van dataverwerking

•

Dataverwerkingsprosesse

Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •

Die aard van kantoortegnologie te ontleed.

•

Beskikbare kantoortegnologie te evalueer.

•

Die aard van dataverwerking te beskryf.

•

Te onderskei tussen die vorme van dataverwerking.

•

Dataverwerkingsprosesse te analiseer.

©akademia (MSW)

Bladsy 12

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.2

Verrykende bronne •

http://www.ehow.com/about_6475106_importance-information-technologybusiness.html#ixzz1V4ZjzreL

•

Business Office Technology | eHow.com http://www.ehow.com/about_5564899_business-officetechnology.html#ixzz1V4SzrySy

•

http://www.encyclopedia.com/topic/Office_Technology.aspx

•

http://www.ehow.com/list_5868682_advantages-modern-officetechnology_.html#ixzz1V4WxzYGo

•

http://www.encyclopedia.com/topic/Office_Technology.aspx

•

http://www.webproworld.com/webmaster-forum/threads/76231-5-Steps-To-DataProcessing

•

http://ezinearticles.com/?Data-Processing-Steps---How-to-Process-DataEfficiently?&id=2533114

•

http://www.ehow.com/facts_5030382_methods-data-processing.html#ixzz1V4j8tzaw

•

http://www.webopedia.com/TERM/B/batch_processing.html

•

http://www.wisegeek.com/what-is-data-capture.htm

•

http://blog.eukhost.com/webhosting/what-is-data-transmission/

•

http://www.wisegeek.com/what-is-data-storage.htm

•

http://www.faqs.org/contrib/jj2/What-is-data-recovery.html

©akademia (MSW)

Bladsy 13

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.3

Hoe kan jy jou begrip verbeter?

Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord

Omskrywing

Bondelverwerking

Bondelverwerking is ŉ metode waar die inligting gesorteer en georganiseer word in bondels om voorsiening te maak vir doeltreffende en sekwensiële verwerking.

Datastoring

Datastoring verwys na die aanteken en bewaring van inligting. Rekenaardatastoring verwys na die aantekening en bewaring van inligting in elektromagnetiese formaat.

Dataverwerking

Verwerking van data verwys na die proses waar data omgeskakel word van een formaat na ŉ ander – data word ingevoer, opgesom, ontleed of andersins omskep in bruikbare inligting.

E-pos

E-pos (electronic mail) is ŉ gewilde internetdiens wat toelaat dat boodskappe en lêers vanaf enige rekenaar wat aan die internet gekoppel is, aan ander wat ook aan die internet gekoppel is regoor die wêreld te stuur.

Internet

Die internet is ŉ globale rekenaarnetwerk wat miljoene rekenaars regoor die wêreld toelaat om via die telefoonstelsels en ander kommunikasiemedia te kommunikeer.

Intranet

Die intranet is ŉ interne rekenaarnetwerk wat in ŉ sakeonderneming gebruik word en waardeur relevante inligting soos telefoongidse, kalenders van gebeure, prosedurehandleidings, werksgeleentheidsboodskappe en menslike hulpbronne-inligting bygewerk en uitgestuur word aan die personeel in die onderneming.

Kantoorstelselgroep

ŉ Kantoorstelselgroep is ŉ versameling van programme wat daarop gerig is om in die kantooromgewing gebruik te kan word.

©akademia (MSW)

Bladsy 14

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Kantoortegnologie

Kantoortegnologie behels hoofsaaklik rekenaartegnologie en sluit die instandhouding van apparatuur (hardware), programmatuurontwikkeling (software), netwerke en tegniese ondersteuning in.

Stempos (Voice

Stempos is ŉ uitvloeisel van die e-posbeginsel waar woorde

Over IP – VOIP)

omgeskakel of gedigitaliseer word in ŉ elektroniese rekenaartaal.

Telekonferensies

Telekonferensies is vergaderings wat gehou word met behulp van telefoonlyne en/of satelliete.

1.4

Inleiding

Tegnologie speel ŉ groot rol in die geskiedenis van die mens en is die dryfveer agter die vooruitgang in die sakewêreld. Kennis van die basiese beginsels van saketegnologie gee ŉ beter begrip van die sakewêreld. Tegnologiese vooruitgang het die meeste vorme van saketegnologie oor die jare verander – van tikmasjiene tot skootrekenaars. Alle tendense in die ontwikkeling van saketegnologie wys na nog kleiner en vinniger kantoormasjiene wat in staat sal wees om veelvuldige funksies met ŉ nominale menslike inset uit te voer. Die manier waarop sakekommunikasie en -verhoudings hanteer word, is ook besig om te verander. Die koms van die internet is ŉ goeie voorbeeld hiervan. Saketegnologie het ook ŉ impak op die alledaagse lewe. Mense gebruik in hul huise en alledaagse lewe dieselfde tegnologie wat in sakeondernemings gebruik word, soos selfone, woordverwerkers, rekenaars, verskeie soorte programmatuur, faksmasjiene en kopieerders. Die manier waarop ons sake doen, verander die manier waarop ons leef. Die funksie van die saketegnologie is om die manier waarop sake gedoen word, meer doeltreffend en winsgewend te maak. Elke tipe saketegnologie het sy eie unieke funksie. Sommige tipes word gebruik om eenvoudige takies te doen en sommige, soos die rekenaar is multifunksioneel. Tegnologie word dus gebruik om sakeprosedures meer vaartbelyn te maak met die minste hoeveelheid moeite en in die kortste moontlike tyd. (Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/about_5564899_business-officetechnology.html#ixzz1V4SzrySy)

©akademia (MSW)

Bladsy 15

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

(Bron: http://www.elisteincartoons.com/wp-content/uploads/2009/09/mot0788.jpg) 1.5

Wat is kantoortegnologie?

Veranderende tegnologie, insluitend persoonlike rekenaars (Personal computers – PCs), oorhoofse projektors, televisiemonitors, kompakskywe (Compact discs – CDs) , multimedia en die internet het ŉ groot impak op die kantooromgewing gehad sedert die begin van die twintigste eeu. Die vermoë om tegnologie te gebruik is ŉ noodsaaklike vaardigheid in die steeds veranderende arbeidsomgewing van die een-en-twintigste eeu. Die moderne kantoor het dramaties verander sedert die 1990's. Die oordrag van inligting in die moderne kantoor geskied deur middel van elektroniese pos (e-pos), verspreiding van elektroniese agendas, tele- en videokonferensies, asook ander elektroniese middele. Kommunikasie via tegnologie is net so belangrik en dra net soveel gewig as die mondelinge en geskrewe kommunikasie in die werksomgewing. Die ruggraat van tegnologie is die lokale area netwerk (local area network – LAN), ŉ interne rekenaarnetwerk, of die wye area netwerk (wide area network – WAN), wat wyer kommunikasie moontlik maak. Beide hierdie netwerke verskaf moontlikhede vir gebruikers om data, grafika, pos en ander kommunikasie oor die netwerke heen te stuur. LAN en WAN stel wydverspreide personeel in staat om projekte met behulp van rekenaarstelsels en besluitondersteuningstelsels te voltooi. Encyclopedia of Business and Finance, omskryf die veranderinge soos volg: Merging in the fast lane of the information super-highway of the twenty-first century world of work, faster information systems, blink-of-an-eye access to the global marketplace, virtual offices, virtual teams, and virtual organizations are coming into existence. The impetus is technology. The

©akademia (MSW)

Bladsy 16

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking technology explosion has transformed every level of business environment – from the typical office worker to the chief executive officer (CEO), providing a challenge for all. Technology is creating whole new genres of content. Office technology focuses upon office information functions such as word processing, data processing, graphics, desktop publishing, and communication Die uitvinding van die rekenaar in die 1980's, het die wyse waarop maatskappye bestuur word; die wyse waarop inligting geskep word, en die maniere waarop inligting deur individue in die uitvoering van hul werk gebruik word, radikaal verander. Die gebruik van woordverwerking en ander soortgelyke rekenaarprogrammatuur het dit moontlik gemaak vir professionele personeel om hul eie verslae te skep. Voor die koms van die rekenaar, het die sekretaresses briewe getik, verslae geskep en die georganiseerde inligting in lêers geplaas. Die aard van sekretariële posisies het ook met die koms van die rekenaar verander. Vroeër was die fokus hoofsaaklik op die daarstel en instandhouding van dokumente, maar het verander na ander vorme van administratiewe funksies, soos weerspieël word in die veranderende werkspatrone van die kantoor. Kantoorstelsels vereis dat sekere take uitgevoer word en prosedures om die take te voltooi, nagekom word. Outomatiseringstegnologie is ontwerp om produktiwiteit van die personeel, wat binne die raamwerk van die organisasiestruktuur werksaam is, te verhoog. Kantoorstelsels is hoofsaaklik gemik op die skep en bewaring van kommunikasie en die skep, verwerking, en verspreiding van inligting. Geïntegreerde apparatuur en rekenaarprogrammatuur verbeter die produktiwiteit en doeltreffendheid van die hele sakeonderneming wat kan bydra tot die sukses van die onderneming. (Aangepas vanuit: Encyclopedia of Business and Finance, 2nd ed. | 2007. http://www.encyclopedia.com/topic/Office_Technology.aspx) 1.6

Wat is die voordele van moderne kantoor tegnologie?

Dit is moeilik om die hedendaagse kantoor voor te stel sonder rekenaars, fotokopieerders en gesofistikeerde telefone. Hierdie tegnologie het sy oorsprong in die baie onlangse verlede, met innovasies en verbeterings wat plaasgevind het in die 21ste eeu. Dit is veral gedurende die laaste helfte van die 20ste eeu, dat tegnologiese vooruitgang die korporatiewe wêreld baie verander en verbeter het. ©akademia (MSW)

Bladsy 17

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Die volgende is sommige van die voordele wat die gebruik van moderne kantoortegnologie inhou: 1.6.1

Verhoogde doeltreffendheid

Elektroniese inligting, finansiële rekords en gerekenariseerde prosesse soos dokumentproduksie en statistiese berekeninge, het die kantooromgewing baie meer doeltreffend gemaak sonder om gehalte prys te gee. Take wat gewoonlik ure of selfs dae vereis het, kan nou binne ŉ paar minute voltooi word. Daarbenewens is akkuraatheid en eenvormigheid met die koms van tegnologie verbeter. ŉ Voorbeeld hiervan was toe die Verenigde State van Amerika, onder leiding van die voormalige Amerikaanse President, George Bush, begin het met die daarstelling van gerekenariseerde mediese rekords vir al die mense van Amerika. 1.6.2

Verhoogde kapasiteit

Voortdurende tegnologiese vooruitgang lei daartoe dat toestelle soos rekenaars kleiner en meer doeltreffend word, en uiteindelik ŉ noodsaaklikheid in elke sakeonderneming word. Kitsboodskappe, die internet, interne telefoonstelsels, intranet (interne netwerke) en veral e-pos het ŉ integrale deel van die funksionering van die moderne kantoor geword. Hierdie tegnologiese vooruitgang het dit moontlik gemaak dat meer inligting vinniger oorgedra word aan meer mense, as wat dit moontlik was tydens die vroeë 20ste eeu. 1.6.3

Beter buigsaamheid en vermoë

Virtuele assistente en telekommunikeerders kan regoor die stad of regoor die wêreld wees te danke aan die wonders van die moderne telefoonstelsels en elektroniese kommunikasie. Webkonferensies en virtuele-wêreld seminare maak dit moontlik vir kollegas binne ŉ maatskappy of van verskillende maatskappye om intyds met mekaar te kan kommunikeer. Op ŉ meer individuele vlak, maak elektroniese dokumentproduksie en berekeninge dit moontlik om klein of selfs groot veranderinge, sowel as korreksies, vinnig en sonder probleme te implementeer. (Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/list_5868682_advantages-modern-officetechnology_.html#ixzz1V4WxzYGo)

©akademia (MSW)

Bladsy 18

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.7

Onmisbare kantoortegnologie

Die volgende is voorbeelde van onmisbare kantoortegnologie: 1.7.1

Internet en intranet

Boodskappe kan elektronies deur middel ŉ onderneming se intranet versprei word, sowel as reg oor die wêreld (internet). Personeel is in staat om inligting uit te ruil oor die rekenaar via die internet deur middel van e-pos. E-pos kan gelyktydig gestuur word aan verskeie individue regoor die wêreld. Internet Die internet is ŉ globale rekenaarnetwerk wat miljoene rekenaars regoor die wêreld toelaat om te kommunikeer via die telefoonstelsels en ander kommunikasiemedia. Dit staan ook bekend as die digitale inligting super-snelweg, en is ŉ deel van die Wêreldwye Web (World Wide Web – WWW). Deur middel van die internet kan ŉ persoon regoor die wêreld bereik word. Die internet is ŉ openbare wêreldwye rekenaarnetwerk, vol inligting, wat bestaan uit die interverbinde netwerke regoor die wêreld. Die volgende is ŉ grafiese voorstelling van hoe die internet netwerke aan mekaar koppel:

Figuur 1.1: Die internet (Bron: http://static.howstuffworks.com/gif/webserver-backbone-sm.gif) Intranet Die intranet is ŉ interne rekenaarnetwerk wat in ŉ sakeonderneming gebruik word en waardeur relevante inligting soos telefoongidse, kalenders van gebeure, prosedurehandleidings, werksgeleentheidsboodskappe en menslike hulpbronne-inligting bygewerk en uitgestuur word aan die personeel in die onderneming. Werknemers kan ook

©akademia (MSW)

Bladsy 19

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking deur middel van die intranet met mekaar kommunikeer. Grafies kan dit soos volg voorgestel word:

Figuur 1.2: Eenvoudige intranet (Bron: http://www.skullbox.net/intranet1.gif) 1.7.2

Webblaaie

Webblaaie maak dit vir sakeondernemings, organisasies en individue, wat inligting op die WWW wil publiseer, of produkte wil verkoop, moontlik om te doen. Webontwerp programmatuur, soos Macromedia, Dreamweaver en Site Rack, stel gebruikers in staat om hul eie webblaaie te skep en op die WWW te publiseer. Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ webbladsy:

Figuur 1.3: Voorbeeld van ŉ webtuiste (Bron: http://za.yahoo.com/?p=usWeb-gebaseerde e-pos) ©akademia (MSW)

Bladsy 20

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.7.3

E-pos

E-pos is ŉ gewilde internetdiens wat toelaat dat boodskappe en lêers vanaf enige rekenaar wat aan die internet gekoppel is, aan individue regoor die wêreld gestuur kan word. Gebruikers kan toegang hê tot e-pos selfs al het hulle nie ŉ rekenaar nie – deur klein, goedkoop toestelle wat in die palm van ŉ mens se hand pas. E-pos is ingesleutelde boodskappe wat gestuur word van een rekenaarskerm na ŉ ander, met behulp van ŉ netwerk tussen die eenhede. Die stuur van boodskappe van een rekenaar na ŉ ander bied kantoorwerkers die vermoë om vinnig te kommunikeer deur middel van geskrewe boodskappe aan kollegas en vriende. Die volgende is ŉ grafiese voorstelling van die werking van web-gebaseerde e-pos wat deur middel van telefoonlyne aan die internet gekoppel is:

Figuur 1.4: Webgebaseerde e-pos (Bron: http://www.tekguard.com/images/tutorial_images/ET1/ETP1_006.jpg)

1.7.4

Stempos (Voice Over IP – VOIP)

Stempos is ŉ uitvloeisel van die e-pos beginsel. Met die koms van kletsprogramme soos Microsoft Messenger en Google Talk kan internetgebruikers direk met mekaar kommunikeer sonder ŉ tydsvertraging.

©akademia (MSW)

Bladsy 21

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking ŉ Tegnologie wat hierdie programme se funksionaliteit noemenswaardig verbeter het, is VOIP. Met hierdie tegnologie word stemgesprekke oor die internet moontlik gemaak. Die implikasies hiervan vir telekommunikasiemaatskappye is redelik groot: Waar oproepe na buitelandse telefoonnommers in die verlede duur was, kan gebruikers nou kommunikeer met enige iemand in enige land, teen slegs die koste van sy/haar internetgebruik. Die bekenste voorbeeld van VOIP programmatuur is Skype. (Skype kan gratis vanaf die internet afgelaai word.)

Figuur 1.5 : ŉ VOIP-netwerk (Bron: http://www.fibrewales.com/images/uploads/image/on-page/hosted_voip_diagram.jpg) 1.7.5

Elektroniese kalenders

Administratiewe take kan met behulp van rekenaars gedoen word. So kan daar, byvoorbeeld rekord gehou word van afsprake. Werknemers se skedules, komende vergaderings, die agenda van die gebeure en inligting oor konferensies kan op die rekenaar gestoor word, sodat werknemers toegang tot hierdie inligting kan hê. In die moderne kantoor het alle personeel gewoonlik toegang tot die elektroniese kalender en is in staat om ŉ tyd en plek wat beskikbaar is, op almal se skedule te kies, om sodoende afsprake en vergaderings te reël. Microsoft Outlook is ŉ rekenaarprogram wat geskik is vir hierdie doel. Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ elektroniese kalender:

©akademia (MSW)

Bladsy 22

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Figuur 1.6: Elektroniese kalender (Bron: http://www-01.ibm.com/software/lotus/images/weekview.jpg) 1.7.6

Kantoorstelselgroepe

ŉ Kantoorstelselgroep is ŉ versameling programme wat spesifiek in die kantooromgewing gebruik kan word. In die middel-1990's is die term kantoorstelselgroep beskou as ŉ groep programme wat hoofsaaklik woordverwerking en sigblaaie (spreadsheets) ingesluit het. Tans sluit kantoorstelselgroepe ontwerpersprogrammatuur, aanbiedingsprogrammatuur, bladsy-uitlegprogrammatuur en soms grafiese programmatuur in. Hierdie tipe programme vorm die kern van die rekenaarprogramme wat gewoonlik in sakeondernemings gebruik word. Die diagram hieronder toon een van die bekendste kantoorstelselgroepe aan, naamlik die Microsoft kantoorstelselgroep, of beter bekend as MicroSoft Office. Soos die diagram aantoon, is daar nege (9) verskillende tipes programme in hierdie groep.

©akademia (MSW)

Bladsy 23

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Figuur 1.7: Microsoft Kantoorstelselgroep (Bron: http://computechgadgets.com/wp-content/uploads/2011/01/microsoft-office-2007.jpg) 1.7.7

Draagbare rekenaars

Draagbare rekenaars sluit persoonlike digitale assistente (personal digital assistants – PDA's), skootrekenaars (laptops), en notaboekrekenaars (notebooks) in. PDA's het ŉ vinnige verwerkingspoed. Van die mees gewilde PDA’s, is die Palm en BlackBerry. Skootrekenaars kan deur sakereisigers gebruik word om multimedia-aanbiedings te maak, verslae en sigblaaie te skep en te stuur en navorsing op die internet te doen. Notaboekrekenaars is soortgelyk aan skootrekenaars, maar is gewoonlik kleiner.

Figuur 1.8: Draagbare rekenaar (Bron: http://www.gadget-paradise.com/news_images/000035_acer-ferrari-notebook.jpg)

©akademia (MSW)

Bladsy 24

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.7.8

Groepprogrammatuur en ondersteunende stelsels

Groepprogrammatuur (group software) is programme, byvoorbeeld Lotus Notes, wat lede van ŉ groep in staat stel om inligting oor ŉ projek, waaraan hulle werk, te deel. Sommige van die funksies van hierdie programmatuur is dokumentformatering, inligtingbestuur en kommunikasie. Die groep word op die hoogte gehou van sake en vordering deur ŉ elektroniese kalender. Dit is gebaseer op ŉ tipe e-posnetwerk wat die groep in kontak hou met ander bedrywighede in die onderneming. Dit sluit ook ŉ inligtingstelsel in wat data met betrekking tot die onderneming hanteer en beskikbaar maak binne die onderneming. Ondersteunende stelsels fasiliteer groepsbesluite deur die verskaffing van ŉ formele proses vir dinkskrums, definiëring van sleutelkonsepte, prioritisering of die posisionering van onderwerpe, en die bereiking van groepskonsensus wanneer nodig.

Figuur 1.9: Groepprogrammatuur (Bron: http://www.ibm.com/developerworks/lotus/library/ls-NDHistory/image3.jpg)

©akademia (MSW)

Bladsy 25

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.7.9

Telekonferensies

In die korporatiewe wêreld is daar baie sakeondernemings wat deur middel van telekonferensies vergaderings hou. Telekonferensies kan gebruik maak van telefoonlyne en/of satelliettegnologie. Daar is drie tipes telekonferensies: Rekenaarkonferensies In rekenaarkonferensies word rekenaarterminale gebruik wat verbind is aan ŉ hoofraamrekenaar en wat deur al die deelnemers gebruik word. Vrae of kommentaar kan ingesleutel word op die skerms en boodskappe word op die deelnemers se skerms vertoon. Oudiokonferensies Deelnemers lewer en ontvang kommentaar oor die telefoon. Die deelnemers kan mekaar nie sien nie – lyftaal speel dus nie ŉ rol nie. Oudiokonferensies word verbind deur telefoonen/of luidsprekerselfone. Videokonferensies Videokonferensies maak gebruik van beeldsendapparatuur en -programmatuur (soos televisie). Die voordeel wat videokonferensies bo oudiokonferensies het, is die feit dat individue mekaar kan sien en hoor. ŉ Voorbeeld van die gebruik van videokonferensies is wanneer ŉ persoon by ŉ onderneming in Kaapstad ŉ konferensie hou, of ŉ onderhoud voer met ŉ persoon in Pretoria. Beide individue word gelyktydig of afwisselend op die onderskeie skerms vertoon. Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ videokonferensie:

Figuur 1.10: Videokonferensie (Bron: http://www.telecomfamily.com/wp-content/uploads/2010/07/video-conferencing1.jpg)

©akademia (MSW)

Bladsy 26

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.7.10 Multimediastelsels ŉ Multimediastelsel bied meer inligting as bogenoemde stelsels. Hier word gebruik gemaak van ŉ kombinasie van klank, beeld, animasie en video. Multimediatoepassings word veral gebruik vir sake en opleiding. Bemarkingsaanbiedings word ontwikkel om te adverteer en produkte te verkoop deur gebruik te maak van multimedia. Verteenwoordigers gebruik ŉ rekenaar, ŉ videoprojektor en ŉ skerm om hul voorleggings aan die publiek of potensiële kopers te maak. Interaktiewe advertensies, sowel as werksaansoeke en opleidingsmoontlikhede, kan op die internet geadverteer, of in ŉ kiosk vertoon, word. 1.7.11 Elektroniese witbord ŉ Interaktiewe witbord met "elektroniese ink" en aanraakskerm, wat aan ŉ rekenaar en projektor gekoppel word. Die aanbieder kan alles van een punt beheer. Die witbord vergroot die beelde duidelik en kleurvol. Dit is moontlik om aantekeninge op die witbord te skryf, wat dan direk geprojekteer word en wat ook onmiddellik uitgedruk kan word. Dit is dus nie nodig vir deelnemers om notas af te neem nie. Die voordeel wat die elektroniese witbord bo ŉ eenvoudige projeksiestelsel het, is dat dit gebruik kan word as projeksieskerm en skryfoppervlak en waarvan die beelde gedruk kan word. ŉ Elektroniese witbord stel opleiers en instrukteurs in staat om die rekenaar te manipuleer deur net aan die witbord te raak. Die hele aanbieding kan gedruk, gestoor en geepos word. Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ elektroniese witbord.

Figuur 1.11: Elektroniese witbord (Bron: http://image.made-in-china.com/2f0j00TMOEFfcHgRgn/Electronic-Whiteboard.jpg)

©akademia (MSW)

Bladsy 27

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.7.12 Slimskerm (Smart Board) Die Smart Board is ŉ reeks interaktiewe witborde wat deur Smart Technologies ontwikkel is, wat soortgelyk aan die elektroniese witbord is, maar met meer gesofistikeerde funksies. Dit is ŉ instrument wat die manier waarop mense ontmoet, idees deel en leer, verbeter. Die slimskerm is ŉ groot, aanrakingsensitiewe skerm wanneer dit gekombineer word met ŉ projektor. Dit kan multimedia beheer deur die slimskerm met ŉ vinger aan te raak. Deur ŉ pen op te tel, kan aanbieders met elektroniese ink op die skerm skryf.

Figuur 1.12: Slimskerm (Bron: http://www.gadzooki.com/wp-content/uploads/2011/05/smart-board-600i-interactivewhiteboard-photo.jpg) 1.7.13 Rekordbestuur (Records management) Die verwerkings- en stoorkapasiteit van rekenaars maak die elektroniese berging en herwinning van inligting ŉ algemene praktyk in die sakebedryf. Rekenaargegenereerde dokumentbestuur, rekordbestuursprogrammatuur en beeldskeppingstelsels help maatskappye om groot volumes rekords te hanteer.

©akademia (MSW)

Bladsy 28

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Beeldskepping omskep alle tipes dokumente na digitale elektroniese data, wat gestoor en vinnig opgespoor kan word. Beeldskepping is minder problematies as gevolg van die ontwikkeling van hoë-digtheid magnetiese en aanlynstoringsmoontlikhede. ŉ Aftaster (scanner) word gebruik in die omskakeling van dokumente na digitale formaat. Die beeld kan omskep word om op ŉ monitor vertoon te kan word. Afvoertoestelle prosesseer die beeld in ŉ hardekopieformaat. As gevolg van hul hoë kapasiteit en duursaamheid, is laser optiese skywe geskik om hoë-volume rekords te berg en die beheer daarvan te vereenvoudig. (Aangepas vanuit: http://www.encyclopedia.com/topic/Office_Technology.aspx)

Figuur 1.13: Aftaster (Bron: http://4.bp.blogspot.com/yzrhPV2my3M/TWaFUUgZnJI/AAAAAAAAAXA/yAPum_4ReuQ/s1600/scanner.jpg) Die volgende toon die probleem om groot hoeveelhede harde kopieë van dokumente te stoor.

(Bron: http://www.prudentmovers.com/image/backgroundImages/recordRetention.jpg) ©akademia (MSW)

Bladsy 29

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.8

Wat is dataverwerking?

Data is ŉ integrale deel van alle sake-prosesse. Dit is die onsigbare ruggraat wat al die bedrywighede en aktiwiteite binne ŉ onderneming ondersteun. Sonder toegang tot relevante data, sou ondernemings lamgelê word, aangesien die bestuur gehalte data benodig vir die formulering van doeltreffende strategieë en uitvoerbare sakebesluite. Data moet te alle tye betroubaar wees om die aktiwiteite in die onderneming te fasiliteer. Ten einde die sakeproses te verbeter, moet data in alle moontlike formate beskikbaar wees, om die toeganklikheid daarvan te verhoog. Verwerking van data verwys na die proses van die omskakeling van data (syfers en ander feite) van een formaat na ŉ ander. Gewone data word verwerk tot waardevolle inligting. Kliënte kan data in ŉ verskeidenheid formate voorsien, soos spreiblaaie, ander elektroniese data, of as gewone gedrukte materiaal. Dataverwerking neem die onverwerkte data en verwerk dit tot sinvolle inligting wat gebruik kan word in die onderneming se sakeprosesse. Sakeondernemings en organisasies regoor die wêreld maak gebruik van dataverwerking om hul aktiwiteite te fasiliteer. Wanneer maatskappye en organisasies toegang tot nuttige inligting het, kan hulle dit gebruik om die maatskappy-inkomste te verhoog en die koste te verminder. Dataverwerking verseker dat die data in ŉ netjiese en sistematiese wyse aangebied word en maklik verstaanbaar is. (Aangepas vanuit: http://www.webproworld.com/webmaster-forum/threads/76231-5-StepsTo-Data-Processing) 1.9

Dataverwerkingstappe

Dataverwerking word benut deur die meeste finansiële instellings, universiteite, die uitgewerswese, hospitale, olieraffinaderye, vervoermaatskappye, farmaseutiese maatskappye, ens. Daar is verskeie dataverwerkingsprogrammatuur in die mark beskikbaar. Die meeste programme volg egter die volgende stappe:

©akademia (MSW)

Bladsy 30

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Dataverkryging

Datasortering

Datagroepering

Datavaslegging

Dataverifiëring

Dataformatering Figuur 1.14: Dataverwerkingstappe (Bron: Outeur, 2011) Dataverkryging Die eerste stap is om die data wat verwerk moet word, in te samel. Die vraag is om te bepaal watter tipe inligting benodig word en waar dit verkry kan word. Datasortering Die toepaslikheid van data is belangrik tydens die verwerking van die data. Daar is dikwels irrelevante data wat die bruikbaarheid van die inligting verminder. Die ingesamelde data moet gesorteer word om die relevante inligting te kry. Data moet dus behoorlik kategoriseer word. Datagroepering Data groepering is soortgelyk aan kodering. Hierdie stap behels die aanpassing van die ewekansige data in ŉ spesifieke struktuur. Met die insameling en sortering van die data, is dit nie behoorlik gegroepeer nie. Willekeurige data kan ŉ probleem skep tydens die verwerking van die data. Groepering help om die proses vlot te laat verloop. Datavaslegging Om data te verwerk, moet daar data vir die programmatuur wees om te verwerk. Dit is nodig om die georganiseerde data deur middel van die programmatuur vas te lê vir verwerking na bruikbare inligting

©akademia (MSW)

Bladsy 31

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Dataverifiëring Hierdie stap verhoog die gehalte van die verwerkte data. In hierdie stap, moet die kwaliteitskontroleur die data bekragtig. Data word nagegaan om die foutlose verwerking daarvan te verseker. Hierdie verifiëring help om die data doeltreffend en vinnig te verwerk. Dataformatering Die laaste, maar die belangrikste stap in die proses, is behoorlike formatering van die data. Sonder behoorlike formatering, het die verwerkte data geen betekenis nie. Behoorlike formatering is nodig om die data verstaanbaar te maak, sodat daar besluite geneem kan word. Die meeste bekende maatskappye volg die stappe, soos hierbo uiteengesit, om data te verwerk tot bruikbare inligting. Verwys na paragraaf 4.5 in hierdie gids vir ŉ volledige bespreking van die dataverwerkingsiklus wat implisiet hierdie stappe volg. (Aangepas vanuit: http://ezinearticles.com/?Data-Processing-Steps---How-to-Process-DataEfficiently?&id=2533114) 1.10

Metodes van dataverwerking

Bedryfsdata word herhaaldelik verwerk, terwyl wetenskaplike data ook verskeie berekenings vereis. Die volgende is metodes van dataverwerking:

Metodes van dataverwerking Bondelverwerking Aanlynverwerking Intydse verwerking Verspreide verwerking Figuur 1.15: Metodes van dataverwerking (Bron: Outeur, 2011) ©akademia (MSW)

Bladsy 32

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.10.1 Bondelverwerking Bondelverwerking is ŉ metode waar die inligting gesorteer en georganiseer word in bondels, om voorsiening te maak vir doeltreffende en sekwensiële verwerking. Bondelverwerking beteken die gelyktydige uitvoering van ŉ reeks onafhanklike take. Die term het sy oorsprong uit die tydperk toe gebruikers data op ponskaarte vasgelê het. ŉ Hoeveelheid van hierdie geprogrammeerde kaarte is dan aan die stelseloperateur gegee wat dit in die rekenaar ingevoer het. Bondels kan opgegaar word tydens werksure en dan na-uurs verwerk word, wanneer die rekenaars nie gebruik word nie. Bondelverwerking, na-uurs, is veral sinvol wanneer die verwerking lank sal neem. Sodra ŉ bondelverwerking begin, gaan dit voort totdat dit afgehandel is, of totdat ŉ fout voorkom. Let daarop dat bondelverwerking impliseer dat daar geen interaksie met die gebruiker is, terwyl die program uitgevoer word nie.

Voorbeeld 1.1 ŉ Voorbeeld van bondelverwerking is die manier waarop die kredietkaartmaatskappye fakture verwerk. Die kliënt ontvang nie ŉ rekening vir elke afsonderlike kredietkaarttransaksie nie, maar een maandelikse rekening vir al die maand se aankope. Die rekeningstaat word geskep deur bondelverwerking, waar al die data versamel en gehou word, totdat die staat geskep word as ŉ bondel aan die einde van die rekeningsiklus.

(Bron: http://www.credit-cards.co.za/images/Credit-Cards_20110604961.9532.jpg)

©akademia (MSW)

Bladsy 33

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.10.2 Aanlynverwerking Aanlynverwerking is ŉ metode wat gebruik maak van internetverbindings. Aanlynverwerking verwys na ŉ tipe stelsel wat transaksie-georiënteerde programme fasiliteer en bestuur, tipies vir die inskrywing en herwinning van data. Aanlyntransaksieverwerking het twee belangrike voordele: eenvoud en doeltreffendheid. Verminderde papiergebruik en vinniger, meer akkurate voorspellings van die inkomste en uitgawes, is voorbeelde van hoe aanlynverwerking sake vir ondernemings vereenvoudig. Soos met enige inligtingverwerking is sekuriteit en betroubaarheid belangrike oorwegings. Aanlyntransaksies is oor die algemeen meer blootgestel aan misbruik en bedrog. Wanneer ondernemings verkies om aanlynverwerking te gebruik, kan hul bedrywighede negatief beïnvloed word, indien transaksies of die databasis nie beskikbaar is as gevolg van datakorrupsie, stelselmislukkings, of netwerk beskikbaarheidskwessies nie. Soos alle moderne aanlyninligtingstegnologie-oplossings, vereis hierdie stelsels uitgebreide onderhoudsprosedures wat die koste-voordeel-ontleding verder beïnvloed.

Figuur 1.16: Aanlynverwerking (Bron: http://help.sap.com/saphelp_crm60/helpdata/en/46/0cabccc7235a69e10000000a1553f7/ppt _img.gif)

©akademia (MSW)

Bladsy 34

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.10.3 Intydse verwerking Hierdie tegniek het die vermoë om byna onmiddellik te reageer op versoeke om inligting te bekom en te verwerk. Tipes intydse verwerkingstelsels Intydse stelsels is dikwels reaktief en/of ingeboude (embedded) stelsels. •

Reaktiewe stelsels

Reaktiewe stelsels is waar die funksionaliteit gedryf word deur ŉ voortdurende, sporadiese interaksie met die omgewing. •

Ingeboude stelsels

Ingeboude stelsels het in die algemeen nie ŉ algemene bedryfstelselkoppelvlak nie en word uitsluitlik gebruik om gespesialiseerde apparatuur te beheer. So word talle beeldvormingstelsels ingebou in spesiale apparatuurplatforms, soos virtuele realiteit, multimedia en mediese beeldvorming. Gesinkroniseerde en ongesinkroniseerde gebeurtenisse ŉ Belangrike konsep in intydse stelsels, is die idee van ŉ gebeurtenis wat lei tot ŉ verandering in die sekwensiële vloei van die programuitvoering. Aktiwiteite kan verdeel word in twee kategorieë: gesinkroniseerde en ongesinkroniseerde gebeurtenisse. •

Gesinkroniseerde gebeure

Gesinkroniseerde gebeure is dit wat plaasvind op voorspelbare tye, soos die uitvoering van ŉ opdrag of taak. •

Ongesinkroniseerde gebeurtenisse

Ongesinkroniseerde gebeurtenisse in die vloei van verwerking, is onvoorspelbaar en word gewoonlik veroorsaak deur eksterne bronne. 1.10.4 Verspreide verwerking Hierdie metode word algemeen gebruik deur afgeleë werkstasies wat gekoppel word aan ŉ groot sentrale werkstasie of bediener.

©akademia (MSW)

Bladsy 35

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking ŉ Verspreide verwerkingstelsel bestaan uit verskeie outonome rekenaars wat kommunikeer deur middel van ŉ rekenaarnetwerk. Die rekenaars kommunikeer met mekaar ten einde ŉ gemeenskaplike doelwit te bereik. ŉ Rekenaarprogram wat in ŉ verspreide stelsel gebruik word, word ŉ verspreide program genoem, en verspreide programmering, is die proses van die skryf van sulke programme. (Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/facts_5030382_methods-dataprocessing.html#ixzz1V4j8tzaw en http://www.webopedia.com/TERM/B/batch_processing.html)

Voorbeeld 1.2 Outomatiese tellermasjiene is goeie voorbeelde van hierdie dataverwerkingsmetode.

(Bron: http://www.bbc.co.uk/rd/pubs/papers/paper_02/rsfig2.gif)

1.11

Dataverwerkingsaktiwiteite

Dataverwerking bestaan uit die volgende vier (4) belangrike aktiwiteite:

©akademia (MSW)

Bladsy 36

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Datavaslegging

Dataversending

Datastoring

Dataherwinning

Figuur 1.17: Dataverwerkingsaktiwiteite (Bron: Outeur, 2011) 1.11.1 Datavaslegging Die invoer van data kan op verskillende maniere gebeur. Data word in die gekose velde van ŉ databasis geplaas deur ŉ persoon en met behulp van ŉ toestel soos ŉ muis, sleutelbord, aanraakskerm, aftaster (scanner), of met behulp van spraakprogrammatuur. Strepieskode-aftasters Wanneer ŉ aftaster gebruik word vir datavaslegging, vind daar geen insleuteling van data plaas nie. ŉ Voorbeeld hiervan is die datavaslegging in supermarkte. Die kasregisters is toegerus met ŉ strepieskode-aftaster. Strepieskode-aftasters is elektroniese toestelle wat gebruik maak van ŉ laserstraal om die strepieskode te lees. Hierdie aftasters word gekategoriseer as nie-kontak outomatiese datavasleggingstoestelle. Die aftastertoestel moet naby of teen die strepieskode gehou word om die data te lees.

Figuur 1.18: Strepiekode-aftaster (Bron: http://crazy-tattoo-designs.com/bar_code_tattoos.png) Magneetstrooklesers Magneetstrooklesers (kaartmasjiene) lees die inligting wat gestoor is in die magnetiese strokie wat op ŉ bank-, debiet-, of kredietkaart gevind word. Hierdie inligting sluit dikwels ŉ rekeningnommer, die kliënt se identiteitsnommer en ander inligting in. ŉ Outomatiese

©akademia (MSW)

Bladsy 37

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking tellermasjien is ook ŉ voorbeeld hiervan. As die magnetiese strook beskadig word of blootgestel word aan ŉ sterk magnetiese of elektriese veld, sal die inligting nie herwin kan word nie (aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-is-data-capture.htm)..

Figuur 1.19: Magneetstrook (Bron: http://knol.google.com/k/-/-/3o435cxap65gm/igoef9/ccanatomyback.gif) 1.11.2 Dataversending Dataversending behels die vervoer van enige soort inligting van een plek na ŉ ander deur fisiese middele. In die verlede is dit gedoen deur, byvoorbeeld briewe of selfs deur middel van Morsekode. In rekenaarterminologie, beteken dit dat inligting van een plek na ŉ ander versend word met behulp van tegnologie soos koperdraad, veseloptika, lasers, radiogolwe, of infrarooilig. E-pos is ŉ vorm van dataversending wat baie gewild is, omdat dit feitlik gratis is, maar dit is nie heeltemal veilig nie. E-pos se kapasiteit is ook beperk tot ŉ paar megagrepe (gewoonlik tot 5 megagrepe of in uitsonderlike gevalle tot 10 megagrepe). Verwys ook na par 4.5 in hierdie gids waar hierdie aktiwiteite in meer besonderhede as deel van die dataverwerkingsiklus bespreek word. (Aangepas vanuit: http://blog.eukhost.com/webhosting/what-is-data-transmission/)

©akademia (MSW)

Bladsy 38

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Figuur 1.20: Dataversending (Bron: http://www.tps.com/Products/NFM/topography.gif) 1.11.3 Datastoring Datastoring verwys na die aanteken en bewaring van inligting. Hierdie breë definisie beteken dat ŉ harde kopie van ŉ ensiklopedie, ŉ klankkasset met musiek en selfs ŉ stukkie papier met woorde daarop geskryf, voorbeelde van datastoring is. In die moderne tegnologiese omgewing, verwys datastoring egter na die aantekening en bewaring van inligting in elektromagnetiese formaat. Alle inligting op ŉ rekenaar, word rekenaardata genoem. Dit sluit e-posse, elektroniese lêers met inligting, digitale foto's en databasisse in. Daar kan tussen twee tipes datastoring onderskei word, naamlik: Primêre en sekondêre datastoring:

©akademia (MSW)

Bladsy 39

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Datastoring

Primêre datastoring

Sekondêre datastoring

Ter plaatse datastoring

Verwyderbare datastoring

Afstanddatastoring

Figuur 1.21: Datastoring (Bron: Outeur, 2011) Primêre datastoring Rekenaars bevat sekere data wat dit in staat stel om te funksioneer. Die data wat dit egter ontvang vanaf toevoertoestelle soos die sleutelbord, muis of aftaster, moet op een of ander wyse verwerk en in die rekenaar se geheue (memory) gestoor word. Die komponent wat vir verwerking gebruik word, word die Sentrale Verwerkingseenheid (SVE) genoem. (In Engels word daar na die central processing unit, of CPU, verwys.) As ŉ persoon ŉ dokument in Microsoft Word tik, word alles wat getik word, aanvanklik in die random access memory (RAM) gestoor. Hierdie storing is bekend as primêre datastoring en is tydelik. Wanneer die persoon op die “SAVE” knoppie klik, word ŉ kopie van die dokument op die hardeskyf (of ander stoormedia) gestoor. Sekondêre datastoring is dan ter sprake. Sekondêre datastoring Sekondêre datastoring verteenwoordig al die ander soorte datastoring. Rekenaarhardeskywe, CD-ROM-skywe, en geheuestokkies is voorbeelde van sekondêre datastoring. Daar is verskillende tipes sekondêre datastoringsmedia wat onder een van die volgende gekategoriseer kan word: ter plaatse, verwyderbare, en afstandstoring.

©akademia (MSW)

Bladsy 40

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Ter plaatse datastoring (on-site data storing) Ter plaatse datastoring verwys na storing op die rekenaar. Die mees algemene ter plaatse storingstoestel is ŉ harde skyf, en dit word in elke persoonlike rekenaar gevind. Verwyderbare datastoring Verwyderbare datastoring verwys na enige soort storing wat ontwerp is om maklik van die rekenaar verwyder te word. Hierdie tipe storing, word die mees algemene gebruik. Die nadeel van hierdie tipe storing is, dat dit veel stadig as ter plaatse storing is. CD-ROM's, DVD-ROM's, USB-datastokkies en die draagbare hardeskyf is almal voorbeelde van verwyderbare datastoringsmedia.

CD-ROM

USB-datastokkie

(http://www.stacksmag.net/wp-

(http://www.memorycard24.com/wp-

content/uploads/2011/03/cd-rom.jpg)

content/uploads/2011/04/memory-card6.jpg)

Afstandsdatastoring (off-site data storing) Afstandsdatastoring is een van die belangrikste maniere om data te stoor. Hier word inligting weg van die rekenaar af gestoor. Toegang tot die inligting kan dan verkry word deur ŉ oproep of via die internet. Die voordeel van hierdie tipe datastoring is dat die data veilig is, sou daar iets met die ter plaatse rekenaarstelsel gebeur. Afstandsdatastoring het ook bepaalde nadele, soos dat dit lank kan neem om toegang tot die data te verkry en ook dat dit minder veilig kan wees. Voorbeelde van afstandsdatastoring is elektroniese kluise (electronic vaulting) , aanlynlêerdienste, en aanlynwebtuistes. (Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-is-data-storage.htm)

©akademia (MSW)

Bladsy 41

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Figuur 1.22: Afstandsdatastoring (Bron: http://www.datasitenw.com/images/DS-InternetVaulting%20rev3_img_0.jpg) 1.11.4 Dataherwinning Dataherwinning is die herwinning van ontoeganklike of besmette data wat op een of ander manier beskadig is. Dataherwinning word toenemend gebruik deur organisasies. Met die vooruitgang in die elektroniese omgewing, het die geheuekapasiteit van datastoringsisteme verhoog en daarmee saam die kanse om data te verloor. Hier kan ŉ mens net dink aan die lewensbelangrike data wat gestoor word deur hospitale wat pasiënte-inligting stoor, of webtuistes wat databasistegnologie (datastoring) gebruik om hul webtuistes te verbeter en meer dinamies te maak. Sakeondernemings is grootliks afhanklik van die tegnologie om bedryfsrelevante data te skep en te bewaar. Hierdie data het ŉ direkte impak op die bedrywighede van ondernemings. Daar kan verskeie oorsake vir die verlies van data wees, soos:

©akademia (MSW)

Bladsy 42

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

onverwagte gebeurtenisse – vloede en aardbewings;

•

kragonderbrekings en weerligskade wat dataverlies tot gevolg kan hê.

•

die onopsetlike uitwissing (deleting) van ŉ lêer; of

•

die formatering van ŉ hardeskyf of disket – ŉ algemene vir die verlies van data.

Dataherwinning is ŉ komplekse proses wat gewoonlik deur professionele persone gedoen word.

(Aangepas vanuit: http://www.faqs.org/contrib/jj2/What-is-data-recovery.html)

Praktiese oefening 1.1 ŉ Voorbeeld van bondelverwerking is die manier waarop kredietkaartmaatskappye rekeninge prosesseer. Die kliënt ontvang nie ŉ rekening vir elke afsonderlike kredietkaartaankope nie, maar ŉ maandelikse rekening vir die afgelope maand se aankope. 1. Gee ŉ kort bepreking van hoe bondelverwerking plaasvind. 2. Kan jy aan enige ander voorbeelde van bondelverwerking in die sakewêreld dink?

1.12

Samevatting

Hoewel ondernemings sake bedryf het lank voor die bestaan van rekenaars, kredietkaarte en strepieskodes, speel tegnologie vandag ŉ onmisbare rol in die sakewêreld en het ŉ belangrike rol gespeel in die groei van handel oor die hele wêreld. ŉ Onderneming wat van kliënte vereis om ŉ vorm te voltooi voordat enige aankope gedoen kan word, sal kliënte verloor. Kliënte sal eerder geneig wees om by ondernemings aankope te doen waar hulle slegs ŉ debiet- of kredietkaart kan gebruik. Tegnologie het ook globalisering ŉ realiteit gemaak, deurdat ondernemings nou met gemak internasionaal handel kan dryf deur gebruik te maak van die internet.

©akademia (MSW)

Bladsy 43

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.11 Selfevaluering Aktiwiteit 1 Jy is die kantoorbestuurder van Pigsel Bpk. Jy word gevra om die drie tipes telekonferensies te ondersoek. Maak ŉ aanbeveling aan die hoofbestuurder waarin jy die drie tipes identifiseer en kortliks bespreek.

Aktiwiteit 2 Beskryf ŉ interaktiewe elektroniese witbord. Maak melding van die voordele wat die gebruik van so ŉ bord inhou.

Aktiwiteit 3 Voltooi die diagram deur die vermiste tipes (A – E) datastoring in te vul. Datastoring A

B C D E

©akademia (MSW)

Bladsy 44

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Notas

ÂŠakademia (MSW)

Bladsy 45

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Studie-eenheid 2: Kantoortegnologie

2.1

Studie-eenheid leeruitkomstes

Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 2 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •

Tegnologie behoeftebepaling

•

Die ontwikkeling en implementering van ŉ doeltreffende en toeganklike tegnologieplan

•

Beskikbare rekenaarapparatuur en -programmatuur

•

Geskikte verskaffers

Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •

ŉ Tegnologie behoeftebepaling uit te voer.

•

Te onderskei tussen die verskillende rekenaarapparatuur en -programmatuur wat beskikbaar is aan die organisasie.

•

ŉ Implementeringsplan vir nuwe kantoortegnologie te formuleer.

•

Tegnologie-verwante opleidingsbehoeftes te bepaal.

•

Geskikte verskaffers te identifiseer ooreenkomstig bepaalde kriteria.

©akademia (MSW)

Bladsy 46

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 2.2

2.3

Verrykende bronne •

http://media.wiley.com/product_data/excerpt/57/07879752/0787975257.pdf

•

http://alumnus.caltech.edu/~rouda/T2_NA.html

•

http://www.microsoft.com/enable/business/plan.aspx

•

http://readerszone.com/facts/10-different-types-of-computers.html

•

http://www.minich.com/education/psu/instructtech/softwareapps.htm

•

http://www.its.qmul.ac.uk/training/TNA/TNA%20Questionnaire.pdf

•

http://www.npower.org/files/page/vendorguide.pdf Hoe kan jy jou begrip verbeter?

Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord

Omskrywing

Behoeftebepaling

ŉ Behoeftebepaling is ŉ sistematiese wyse om die huidige stand van sake te bepaal. In hierdie konteks wys dit op die bepaling van ŉ onderneming se tegnologie behoeftes.

Gapingsanalise

Om die werklike prestasie van die onderneming en die mense teen die bepaalde standaarde te meet.

Koste-effektiwiteit

Enigiets wat effektief en produktief is in verhouding met die koste daarvan.

Persoonlike

ŉ Persoonlike rekenaar is ŉ rekenaar met ŉ

rekenaar

mikroprosesseerder wat deur ŉ individu gebruik kan word. Persoonlike rekenaars het hul eie bedryfstelsels (operating

(Personal computer – PC)

Skootrekenaar

©akademia (MSW)

systems), programmatuur en randapparatuur (peripherals) en kan gewoonlik aan ŉ netwerk gekoppel word.

ŉ Skootrekenaar (laptop) is ŉ klein draagbare rekenaar wat ŉ

Bladsy 47

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking battery en eksterne elektriese kragbron gebruik. Superrekenaar

ŉ Superrekenaar is ŉ geweldige vinnige en duur rekenaar wat vir ingewikkelde wetenskaplike simulasies, weervoorspelling, ens. gebruik word.

Werkstasie

ŉ Werkstasie is ŉ rekenaar met hoë verwerkingskrag, geheue en addisionele funksies om spesiale take te verrig.

2.4

Inleiding

Tegnologie het die manier waarop sakeondernemings sake bedryf verander. Persoonlike rekenaars, digitale toerusting, bedryfsprogrammatuur en die internet is maar net ŉ paar van die elektroniese hulpmiddels wat ondernemings gebruik in hul sakebedrywighede. Hierdie toerusting en programmatuur het talle tradisionele korporatiewe funksies geoutomatiseer en verbeterde produktiwiteit en doeltreffendheid in die hand gewerk. Talle sakeondernemings het ŉ interne tegnologie departement om die verbetering en instandhouding van tegnologiese sakebedrywighede te hanteer. Die meeste sakeondernemings gebruik rekenaarprogrammatuur om sake-inligting aan te teken en daaroor verslag te doen. Hierdie programmatuur versamel data van verkoopstelsels, produksieprosesse of ander departemente vir die gebruik van werknemers en die bestuur. Bedryfsprogrammatuur kan ook data na die onderneming se bestuursinligtingstelsel kanaliseer, wat dan deur die uitvoerende bestuur gebruik kan word om sakebesluite te maak. Outomatisering van die data-insamelingsproses verkort die tyd wat nodig is om uiteindelik die inligting beskikbaar te hê vir besluitneming. Die insameling van inligting plaas bepaalde wetlike verpligtinge op sakeondernemings. Ondernemings moet verseker dat vertroulike inligting wat versamel is, beskerm word en veilig sal wees teen bedrog, diefstal en misbruik van vertroulike inligting. Ondernemings pas gewoonlik een of ander vorm van toegangsbeheer tot inligting toe. Maatskappywebtuistes of ander internet-gebaseerde tegnologie kan ook geënkripteerd of beskerm word vir bepaalde gespesialiseerde dienste, soos internetbankdienste. Sakeondernemings gebruik veral bedryfstegnologie om bepaalde mededingende voordele bo hul mededingers te verkry. Ondernemings kan dan nuwe goedere of dienste aanbied wat nie voorheen in die mark beskikbaar was nie. As nuwe tegnologie ontwikkel word, kan

©akademia (MSW)

Bladsy 48

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking ondernemings gebruik maak van die nuwe tegnologie om hul produkte te verbeter en meer doeltreffende sakeprosesse te ontwikkel. Nuwe tegnologie kan ook help om bedryfskoste te verminder.

(Bron: http://www.vunveil.com/img/Company_166/Product/4406.jpg) 2.5

Tegnologie behoeftebepaling

ŉ Behoeftebepaling is ŉ sistematiese wyse om die huidige stand van sake te bepaal. In hierdie konteks wys dit op die bepaling van ŉ onderneming se tegnologie behoeftes. ŉ Behoeftebepaling fokus daarop om inligting te bekom wat die onderneming tyd en geld kan bespaar. Talle sakeondernemings ontsien die tyd om hierdie belangrike taak te verrig en besluit lukraak op die implementering van moontlike “oplossings” wat nie tot voordeel van die onderneming is nie. ŉ Behoeftebepaling kan pro-aktief of reaktief wees. ŉ Omvattende behoeftebepaling kan waardevolle inligting voorsien soos: •

Wat tegnologie behels.

•

Tegnieke en hulpbronne wat tans doeltreffend gebruik word.

•

Tegnieke en hulpbronne wat nie doeltreffend gebruik word nie.

•

Die identifikasie van die professionele ontwikkelingsbehoeftes van die personeel.

•

Identifisering van bykomende hulpbronne wat benodig word.

©akademia (MSW)

Bladsy 49

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 2.5.1

Hoekom ŉ behoeftebepaling doen?

Die doel van ŉ behoeftebepaling is om die vrae waarom, wie, hoe, wat en wanneer te beantwoord. Waarom? Dit is om te bepaal of bestaande tegnologie aan die behoeftes van die onderneming voldoen en of die probleem dalk deur opleiding opgelos kan word. Twee tipes analises kan gebruik word om hierdie vraag te beantwoord, naamlik: behoeftes-teenoor-wense analise en ŉ uitvoerbaarheidstudie (feasibility study). Wie? Indien dit blyk dat die probleme moontlik tegnologieverwant is, bepaal wie betrokke moet wees by die ondersoek na oplossings. Indien opleiding die probleem is, bepaal wie betrokke sal wees by die opleiding. Die analise behoort aan te dui wie betrokke is by die probleem en hoe die opleiding daaruit moet sien. Hoe? ŉ Tegnologie behoeftebepaling kan die prestasie-tekort identifiseer en remediërende optrede voorstel. ŉ Prestasie-ontleding kan ŉ tekort aan vaardighede identifiseer. Wat? Bepaal of die probleme te wyte is aan verouderde, foutiewe of onvoldoende tegnologie. Of daar moontlik gebrekkige tegnologie-ondersteuning is, en of daar ŉ gebrek aan kennis is om die tegnologie doeltreffend aan te wend. Is daar dalk ŉ beter manier om ŉ taak te verrig? Dui dit op onvoldoende tegnologie of onvoldoende vaardighede? Beantwoord vrae soos: Is swak werkprestasie as gevolg van ŉ onvermoë om die tegnologie doeltreffend te gebruik of weens onvoldoende of verouderde tegnologie? Is daar owerheidsregulasies wat in ag geneem moet word by die implementering van oplossings? Wanneer? Bepaal wanneer dit die beste sal wees om ŉ tegnologie behoeftebepaling te doen. Die implementering van ŉ behoeftebepalingsplan, kan beïnvloed word deur sakesiklusse, vakansies, ens. Voer ŉ kontekstuele analise uit om logistieke vrae te beantwoord. (Aangepas vanuit: http://media.wiley.com/product_data/excerpt/57/07879752/0787975257.pdf)

©akademia (MSW)

Bladsy 50

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 2.5.2

Die ontwerp van ŉ behoeftebepaling

Die volgende is stappe wat geneem kan word om ŉ doeltreffende behoeftebepaling te ontwerp. •

Bepaal die doel en doelwitte van die behoeftebepaling.

•

Identifiseer die nodige hulpbronne. Watter bronne is tans beskikbaar vir die uitvoer van ŉ behoefteanalise? Is daar genoegsame menslike hulpbronne vir die versameling en ontleding van inligting en die ontwikkeling en implementering van oplossings? Daar moet besluit word wie verantwoordelik sal wees vir die ontwerp, implementering en ontleding van die assessering.

•

Bepaal watter navorsingsvrae in die assessering ingesluit moet word.

•

Besluit op die metodologieë vir die insameling en ontleding van inligting.

•

Bepaal ŉ realistiese tydskedule vir die uitvoering van elke taak.

2.5.3

Vier stappe in die uitvoering van ŉ behoeftebepaling

Die volgende is die stappe wat gevolg kan word om ŉ suksesvolle behoeftebepaling uit te voer: Stap 1: Doen 'n gapingsanalise

Stap 2: Identifiseer prioriteite en belangrikheid

Stap 3: Identifiseer oorsake van prestasieprobleme en/of -geleenthede

Stap 4: Identifiseer moontlike oplossings en geleenthede vir groei Figuur 2.1: Behoeftebepaling (Bron: Outeur, 2011)

©akademia (MSW)

Bladsy 51

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Stap 1: Doen ŉ gapingsanalise Die eerste stap is om die werklike prestasie van die onderneming en die mense teen die bestaande standaarde te meet. (Dit mag dalk blyk dat nuwe standaarde gestel moet word.) Daar is twee aspekte ter sprake: •

Huidige situasie

Die huidige stand van die tegnologie-aanwending in die onderneming, asook die kennis, vaardighede en vermoëns van huidige werknemers moet bepaal word. Hierdie analise moet ook die organisatoriese doelwitte ondersoek, asook ander interne en eksterne beperkinge. •

Gekose of gewenste situasie

Die voorwaardes vir bedryfsprestasie en persoonlike sukses moet geïdentifiseer word. Hierdie analise fokus op die nodige werkstake/standaarde, sowel as die vaardighede, kennis en vermoëns wat nodig is om sukses te verseker. Die rol wat die tegnologie kan speel, word uiteraard hier oorweeg. Dit is belangrik dat kritieke take geïdentifiseer word.

Figuur 2.2: Gapingsanalise (Bron: http://www.nxtstp.com/images/nxtstp_gap_diag.gif) Die gaping tussen die huidige en die gewenste situasie sal behoeftes, doelwitte en doelstellings aandui.

©akademia (MSW)

Bladsy 52

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Spesifieke vrae om te vra, om vas te stel waar tegnologie nuttig kan wees in die verskaffing van oplossings: •

Probleme of tekorte

Is daar probleme in die onderneming wat opgelos kan word deur tegnologieverwanteaktiwiteite of is opleiding die probleem? •

Moontlike veranderings

Sal verwagte verandering aan prosesse, toerusting, kompetisie in die mark, of selfs personeelveranderinge dalk lei tot probleme en kan die probleme dalk met tegnologie opgelos word? •

Geleenthede

Kan ŉ mededingende voordeel verkry word deur gebruik te maak van nuwe tegnologie, of sal opleidingsprogramme, eksterne konsultante of nuwe verskaffers die mededingende voordeel verseker? •

Sterkpunte

Hoe kan die onderneming sy sterkpunte benut, eerder as om te reageer op die swakpunte? Is daar geleenthede om die tegnologie in te span in hierdie gebiede? •

Nuwe rigtings

Kan ŉ pro-aktiewe benadering, en die toepassing van nuwe tegnologie die onderneming verhef tot nuwe vlakke van prestasie? Vra die probleem na tegnologie-verwante oplossings, of kan spanbou en verwante aktiwiteite help om produktiwiteit te verbeter? •

Verpligte opleiding

Is daar interne kragte (personeel se onvermoë om tegnologie doeltreffend aan te wend), of eksterne kragte (nuwe tegnologie wat bedryfsaktiwiteite kan verbeter) wat dit noodsaaklik sal maak dat die nodige opleiding en / of organisasie-ontwikkeling sal plaasvind? Is daar enige beleid of bestuursbesluite wat die implementering van opleidingsprogramme voorskryf? Is daar bepaalde opleidingsvereistes en -voorskrifte wat van owerheidsweë afgedwing word?

©akademia (MSW)

Bladsy 53

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Stap 2: Identifiseer prioriteite en belangrikheid Die eerste stap het bepaalde behoeftes aan opleiding en ontwikkeling, loopbaanontwikkeling, organisasie-ontwikkeling, en / of ander tegnologie-verwante intervensies geïdentifiseer. Hierdie behoeftes moet nou ondersoek word in die lig van die belangrikheid daarvan om die organisatoriese doelwitte te bereik. Daar moet bepaal word of die geïdentifiseerde behoeftes werklik ŉ probleem is en of dit die moeite werd is om dit aan te spreek. Die belangrikheid daarvan en die dringendheid in die lig van organisatoriese behoeftes en vereistes, moet bepaal word. Byvoorbeeld: •

Koste-effektiwiteit

Hoe vergelyk die koste wat deur die probleem veroorsaak word, met die koste van die implementering van ŉ oplossing? Met ander woorde, voer ŉ koste-voordeel-ontleding uit. •

Regsvereistes

Is daar wette wat ŉ oplossing vereis (byvoorbeeld veiligheids- en regulatoriese nakoming)? •

Uitvoerende druk

Verwag topbestuur ŉ oplossing? •

Menslike hulpbronne

Is daar baie mense of slegs sleutelpersone betrokke? •

Kliënte

In watter mate plaas kliënte spesifikasies en verwagtinge die onderneming onder druk om te verander? Stap 3: Identifiseer oorsake van prestasieprobleme en/of geleenthede Die volgende stap is om die spesifieke probleem-areas en geleenthede in die onderneming te identifiseer. Die oorsake vir prestasieprobleme moet bekend wees, sodat toepaslike oplossings gevind kan word. Daar is twee vrae wat hier belangrik is, naamlik:

©akademia (MSW)

Bladsy 54

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

Doen die personeel hul werk?

•

Weet hulle hoe om hul werk te doen?

Hierdie behels ŉ omvattende ondersoek en ontleding van die mense en hul werksverrrigting, teenoor die huidige en toekomstige vereistes van die onderneming. Stap 4: Identifiseer moontlike oplossings en geleenthede vir groei As werknemers hul werk doeltreffend doen, is dit miskien goed om hulle nie te steur in hul werksverrigting nie. (Kernwaarheid: As dit nie gebreek is nie, moenie dit herstel nie.) Miskien is opleiding egter wel nodig om mense en hul prestasies na hoër hoogtes te neem. Die volgende kan gedoen word, as dit blyk dat die probleem nie tegnologie-verwant is nie: •

Indien daar ŉ kennisprobleem is, kan opleiding gedoen word.

•

Indien opleiding nie die probleem is nie, kan verskeie ander organisasieontwikkelingsintervensies, soos strategiese beplanning, organisasieherstrukturering, prestasiebestuur en / of spanbou oorweeg word om die probleem aan te spreek.

(Bron: http://www.jefraskin.com/wp-content/uploads/2010/11/TeamBuilding.jpg)

©akademia (MSW)

Bladsy 55

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 2.5.4

Ander behoeftebepalingstegnieke

Om ŉ ware beeld van die situasie te verkry, moet daar nie staatgemaak word op net een metode nie – ŉ verskeidenheid ander metodes van behoeftebepaling is beskikbaar en moet gebruik word. Deur meer as een tegniek te gebruik, kan ŉ volledige beeld verkry word. Basiese behoeftebepalingstegnieke sluit die volgende in: •

direkte waarneming

•

vraelyste

•

oorleg met persone in sleutelposisies, en / of met spesifieke kennis

•

oorsig van relevante literatuur

•

onderhoude

•

fokusgroepe

•

toetse

•

rekords

(Aangepas vanuit: http://alumnus.caltech.edu/~rouda/T2_NA.html) 2.5.5

Tegnologie-verwante opleidingsbehoeftebepaling

Om te kan bepaal of daar ŉ behoefte aan basiese tegnologie-verwante opleiding is, kan die volgende vraelys gebruik word. Hierdie vraelys kan uiteraard na behoefte aangepas word; Voorbeeld 2.1 Afdeling 1 – Rekenaargebruik 1. Hoe dikwels gebruik jy ŉ rekenaar by die werk? Nooit

Daagliks

Soms

Ander

2. By die werk: •

Het jy die uitsluitlike gebruik van ŉ rekenaar?

•

Deel jy ŉ rekenaar met ander persone?

•

Het jy ŉ e-pos adres?

©akademia (MSW)

Bladsy 56

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

•

Het jy nie toegang tot ŉ rekenaar nie?

3. As jy ŉ rekenaar by die werk gebruik, wat is die mees algemene aktiwiteite wat jy doen, behalwe om e-pos uit te stuur en webnavigasie te doen? Noem ŉ maksimum van drie.

Deel 2 - Leerbehoeftes Hierdie afdeling is daarop gerig om inligting oor jou huidige rekenaarvaardighede te bekom. Merk die afdelings wat van toepassing is: Algemene gebruik

Weet hoe

Wil meer weet

Weet hoe

Wil meer weet

Weet hoe

Wil meer weet

Stel die rekenaar se datum en tyd Skep ŉ screensaver vir die rekenaar Verander die naam van ŉ lêer/gids Kopieer ŉ lêer/gids Soek en vind ŉ lêer Druk ŉ dokument Woordverwerking Skep paragrawe Gebruik speltoetser Skep ŉ lys van items Voeg bladsynommers in Voeg ŉ tabel in Voeg grafika in Sigblaaie Voer data in Gebruik funksies Skep grafieke

©akademia (MSW)

Bladsy 57

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Aanbiedings

Weet hoe

Wil meer weet

Weet hoe

Wil meer weet

Weet hoe

Wil meer weet

Skep ŉ nuwe aanbieding Voeg teks en grafika in Databasisse Skep ŉ tabel Ontwerp navrae Ontwerp ŉ vorm Skep ŉ verslag Internet en e-pos Stuur e-pos Lees e-pos Stuur ŉ aanhangsel (attachment) met ŉ epos Organiseer pos Skep ŉ adresboek Soek inligting op die internet Gebruik soekenjins (bv. Google) Watter van die volgende sal jy die graagste meer oor wil leer? (Maksimum van 3) Meer gevorderde aspekte van woordverwerking Meer gevorderde aspekte van sigblaaie Meer gevorderde aspekte van databasisse Meer gevorderde aspekte van aanbiedingsprogrammatuur Illustrasieprogrammatuur (bv. CorelDraw) Ander (spesifiseer asseblief) ________________________________

(Aangepas vanuit: http://www.its.qmul.ac.uk/training/TNA/TNA%20Questionnaire.pdf)

©akademia (MSW)

Bladsy 58

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 2.6

Ontwikkeling en implementering van ŉ doeltreffende en toeganklike tegnologieplan

Alhoewel elke organisasie uniek is en unieke behoeftes het, is daar enkele algemene stappe betrokke in die ontwikkeling van ŉ doeltreffende en toeganklike tegnologieplan. Die volgende verteenwoordig vyf stappe wat gevolg kan word in die ontwikkeling en implementering van ŉ tegnologieplan. ŉ Weldeurdagte strategie sal kostes verminder en doeltreffendheid verhoog, aanpasbaarheid by bestaande tegnologie verseker, en aan die onderneming se unieke omstandighede en behoeftes voldoen. Die onderstaande diagram is ŉ voorbeeld van hoe ŉ tegnologieplan by die res van die onderneming inskakel:

Figuur 2.3: Tegnologieplan (Bron: http://www.hokkaido-vc.com/english/patent_strategies/sub-ven_23.jpg) Die volgende is die vyf stappe wat gevolg kan word in die implementering van ŉ tegnologieplan:

©akademia (MSW)

Bladsy 59

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Definieer 'n doeltreffende en toeganklike tegnologiestrategie

Identifiseer vereistes

Ontwerp, ontwikkel en koop tegnologie aan

Onderhou tegnologie en vestig kultuur van voortgesette leer

Implementeer en lei personeel op

Figuur 2.4: Implementering van ŉ tegnologieplan (Bron: Outeur, 2011) 2.6.1

Stap 1: Definieer ŉ doeltreffende en toeganklike tegnologiestrategie

ŉ Doeltreffende tegnologiestrategie moet die volgende elemente insluit: Visie Skep ŉ unieke visie, wat die rol van doeltreffende tegnologie in die onderneming definieer en hoe dit die onderneming se oorkoepelende visie van doelwitte sal ondersteun. Die visie moet ook die kwessie van toeganklike tegnologie vir werknemers met gestremdhede insluit. Doelwitte Definieer sukseskriteria en voorsien meer besonderhede oor die visie. Deur die visie as uitgangspunt te gebruik, kan doeltreffende tegnologiedoelwitte geskep word, wat die onderneming se doelwitte ondersteun. Uitgawes en begrotings Verduidelik hoe uitgawes gedek sal word en beskryf befondsingsbronne. Byvoorbeeld, bepaal watter uitgawes deel uitmaak van die algehele tegnologie-aankope van die onderneming, teenoor watter uitgawes deel moet wees van ŉ afsonderlike begroting wat slegs gebruik mag word vir toeganklike en ondersteunende tegnologieprodukte vir gestremde werknemers. Eienaarskap en die volgende stappe Verkry uitklaring oor verantwoordelikhede en beplan die volgende stappe. Byvoorbeeld, wie of watter groepe sal verantwoordelik wees vir die voltooiing van die res van die stappe van

©akademia (MSW)

Bladsy 60

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking die tegnologieplan, wat behels dat die vereistes identifiseer word, die tegnologieplan ontwerp en ontwikkel word, die aankope gedoen word, die tegnologie implementeer word en opleiding verskaf word? 2.6.2

Stap 2: Identifiseer vereistes

In hierdie stap word die eienaars en belanghebbendes, wat in die tegnologiestrategie identifiseer is, gevra om ŉ behoeftebepaling te doen, die huidige stand van die tegnologie te evalueer en sukseskriteria daar te stel. Die bepaling van behoeftes geskied vanuit die perspektief van die werknemers, maar met inagneming van die onderneming se bedryfsprosesse en die stand van die huidige tegnologie. Ideaal gesproke moet die vereistes wat in die behoeftebepaling uiteengesit word, met die onderneming se bestaande tegnologieplan geïntegreer word, sodat tegnologieevaluerings, aankoopbesluite en die ontwikkeling van nuwe tegnologie, die behoeftes, in ag sal neem. Indien die huidige tegnologie verouderd is, is dit belangrik om inligting oor die huidige stand van die tegnologie in te samel en om die behoeftes te prioritiseer. Die uitkoms van hierdie stap, is ŉ omvattende dokument wat die kriteria vir doeltreffende en toeganklike tegnologie bevat en wat die bestuur kan gebruik om die ontwerp, ontwikkeling en implementering uit te voer. Behoeftebepaling Die behoeftebepaling behoort die ondersteunende en toeganklikheidsbehoeftes van alle werknemers in die onderneming te identifiseer. Alle samewerkings- en kommunikasiebehoeftes tussen werknemers, ongeag van vermoëns, word dus gespesifiseer. Dit sluit dus die ondersteunende tegnologiebehoeftes van individue, met bepaalde gestremdhede, in. ŉ Pro-aktiewe ondersteunende en toeganklike tegnologieplan kan die volgende bied: •

Verhoogde prestasie en produktiwiteit as gevolg van ŉ verbeterde vloei van bedryfsprosesse.

•

Bekragtiging van die organisasie se visie.

•

Werksomstandighede wat werknemers se terugkeer na die werk bespoedig, in die geval van beserings en siekte.

©akademia (MSW)

Bladsy 61

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

Die toepassing van ergonomiese beginsels, wat daarop gerig is om die werksomgewing van werknemers veilig, higiënies en gemaklik te maak. Die menslike faktor word dus in ag geneem.

Figuur 2.5: Kantoorergonomiese beginsels (Bron:http://www.singhealth.com.sg/PatientCare/ConditionsAndTreatments/PublishingImage s/Musculoskeletal-Disorders-and-Office-Ergonomics1.jpg) As deel van die behoeftebepaling, kan ŉ lys van die spesifieke behoeftes van werknemers, die prosesse in die organisasie, en die tegnologie om hulle te ondersteun, opgestel word. Daar kan gevra word hoe die werknemers en kliënte die tegnologie gebruik. Om die lys van vereistes saam te stel, kan opnames onder werknemers, oorweeg word. Dit kan help om ŉ lys van moontlike behoeftes of vereistes te voorsien, omdat mense nie noodwendig sal verstaan waarna om te kyk, wanneer behoeftes gelys moet word nie.

©akademia (MSW)

Bladsy 62

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

(Bron: http://www.freshtracks.co.uk/images/blog/survey.jpg) Evalueer die stand van die huidige tegnologie As deel van die identifisering van behoeftes, is dit belangrik om die huidige tegnologie te beskryf en dit te vergelyk met die inligting wat tydens die behoeftebepaling versamel is. Hierdie evaluering sal help om prioriteite te stel en aantoon waar veranderinge die grootste impak sal hê. Die volgende moet evalueer word: •

Bedryfstelsel(s)

Voldoen die bedryfstelsel (operating system) wat in die onderneming gebruik word, aan die behoeftes van die onderneming? Het die bedryfstelsel ingeboude toeganklikheidsopsies vir individue met visuele, gehoor-, mobiliteits-, leer-, en taalgestremdhede? Is die bedryfstelsel verenigbaar met ŉ wye verskeidenheid rekenaarprogrammatuur en ondersteunende tegnologieprodukte?

Figuur 2.6: Bedryfstelsel (Bron: http://computersciencesource.files.wordpress.com/2009/11/screen-shot-2009-11-21at-13-44-49.png)

©akademia (MSW)

Bladsy 63

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

Kantoorproduktiwiteits- en kommunikasieprogrammatuur

Is die kantoorproduktiwiteits- en kommunikasieprogrammatuur soos e-pos, woordverwerking, en aanbiedingprogrammatuur beskikbaar en doeltreffend? •

Ondersteunende tegnologie

Is ondersteunende tegnologieprodukte beskikbaar vir die huidige bedryfstelsels en kantoorproduktiwiteitsprogrammatuur? •

Interne stelsels

Is interne tegnologiestelsels, soos intranet, doeltreffend en toeganklik vir alle werknemers?

(Bron: http://oneworldinternetsolutions.tech.officelive.com/images/intranet.jpg) •

Kliëntediensstelsels

Is die stelsels wat deur kliënte gebruik word, soos die onderneming se webtuiste, e-handel webtuiste, aanraak-sensitiewe skerms (touch screens), of outomatiese tellermasjiene, doeltreffend en toeganklik?

©akademia (MSW)

Bladsy 64

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking As deel van die tegnologie-evaluering, kan die volgende bykomende vrae oor die stand van die huidige tegnologie gevra word: •

Voldoen die tegnologie aan die werknemers en die kliënte se behoeftes?

•

Kan werknemers doeltreffend saamwerk en kommunikeer, ongeag van hul vermoëns?

• 2.6.3

Is die tegnologie aanpasbaar, sodat individue meer produktief kan wees? Stap 3: Ontwerp, ontwikkel, en koop tegnologie aan

In die derde stap, is die fokus op die ontwerp en ontwikkeling van die tegnologie en word dit gebaseer op die vereistes soos uiteengesit in Stap 2. Hierdie stap sluit in die identifisering en die aankoop van toepaslike en ondersteunende tegnologieprodukte. Kies ŉ toeganklike tegnologieplatform Die bedryfstelsel en kantoorproduktiwiteitsprogrammatuur wat gebruik word deur die onderneming, bied die grondslag vir die tegnologie platform van die onderneming en daarom is dit van kritieke belang dat dit doeltreffend en toeganklik sal wees. Die keuse van tegnologie word grootliks bepaal deur die onderneming se doelwitte en moet waar moontlik in die werknemers se behoeftes voorsien, soos uiteengesit in die behoeftebepaling. Dis belangrik dat die bedryfstelsel en kantoorproduktiwiteitsprogrammatuur verenigbaar is met ondersteunende tegnologie produkte vir spesifieke gestremdhede. Evaluering en opdatering van interne stelsels As deel van die ontwerp en ontwikkelingstap, moet die interne stelsels geëvalueer word. •

Bestaande stelsels

Bestaande stelsels moet teen die behoeftes en sukseskriteria, soos uiteengesit in Stap 2, geëvalueer word. Die impak van die stelsels wat deur die meeste mense gebruik word, asook die frekwensie van gebruik, moet bepaal word. •

Nuwe stelsels

Nuwe stelsel wat oorweeg word, moet ook teen die behoeftes en suksesmaatstawwe, soos uiteengesit in Stap 2, geëvalueer word en aangepas word, indien nodig. Indien ©akademia (MSW)

Bladsy 65

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking wysigings nodig is, moet die ontwerpspesifikasies verander. Byvoorbeeld, kan ontwerpspesifikasies vir toegang tot rekenaars verander word om toegang tot alle of net sekere funksies in te sluit. 2.6.4

Stap 4: Implementeer en lei personeel op

Nadat die stelsels aangekoop of opgedateer is, sal dit nodig wees om die tegnologie te implementeer en die werknemers op te lei om dit te gebruik. Hierdie stap behels dus die implementering van die stelsels, die kommunikasie oor die verandering aan die werknemers, en die verskaffing van opleiding. Implementering Die implementering sluit ŉ verskeidenheid van aktiwiteite in, soos die installering van ŉ rekenaar vir die werknemers wat een benodig, die inwerkingstelling van ŉ meer toeganklike intranet webblad, of die implementering van ŉ nuwe bedryfstelsel vir die hele onderneming. IT-spesialiste sal individue bekendstel aan nuwe tegnologieprodukte. Opleiding Daar kan nie net aanvaar word dat werknemers op die hoogte sal wees van hoe om nuwe tegnologie te gebruik nie. Werknemers moet opgelei word ten einde hulle in staat te stel om die tegnologie tot hul beskutting te gebruik. Alhoewel sommige ondernemings klaskamertipe opleiding verkies, is ŉ ander opsie om opleidingsmateriaal voor te berei en beskikbaar te stel op die intranet van die onderneming. Dit is ŉ goedkoop en doeltreffende opsie.

(Bron: http://www.autismhomesupport.net/Assests/computer_cartoon2.gif)

©akademia (MSW)

Bladsy 66

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 2.6.5

Stap 5: Onderhou tegnologie en vestig kultuur van voortgesette leer

Die laaste stap in die beplanningsproses is daarop gerig om ŉ toenemende bewustheid vir die belangrikheid van ŉ doeltreffende tegnologiestrategie te skep. Die onderneming se visie vir ŉ toeganklike en doeltreffende strategie word in oënskou geneem en die werknemers se gebruik van die tegnologie word geëvalueer. Verhoog bewustheid Hierdie stap is fundamenteel tot die ontwikkeling van ŉ doeltreffende tegnologiestrategie, en die ware sukses word gemeet aan werknemers se vermoë om doeltreffend saam te werk, met mekaar te kan kommunikeer en produktief te wees. ŉ Maatstaf vir sukses sou wees dat alle werknemers doeltreffende en toeganklike tegnologie sal aanvaar as deel van die sakekultuur in die onderneming •

Lei huidige werknemers op

Dit is belangrik dat nuwe tegnologie nie net bekendgestel en werknemers dan aan hulself oorgelaat word nie. Voortdurende opleiding moet plaasvind, terwyl gereelde evaluering en terugvoering sal bydra tot die verbetering van tegnologie. Opleiding kan formeel wees of in die vorm van nuusbriewe, e-pos of opleiding via die onderneming se webtuiste. Deurlopende kommunikasie moet werknemers op die hoogte bring van die funksies en beskikbaarheid van tegnologie. Die verwagtinge van die bestuur ten opsigte van die benutting van tegnologie moet ook aan werknemers gekommunikeer word. •

Lei nuwe werknemers op

Die meeste ondernemings doen ŉ oriënteringsprogram met nuwe werknemers. Dit is ŉ ideale geleentheid om inligting te verskaf oor die funksies en beskikbaarheid van tegnologie in die onderneming. In die geval van gestremde werknemers wat moontlik nie eens weet wat toeganklike tegnologie vir hulle kan doen nie, kan ŉ aanbieding deur ŉ deskundige op hierdie gebied meer inligting verskaf. ŉ Eenvoudige inligtingstuk wat verduidelik dat toeganklike tegnologie beskikbaar is, kan in sommige gevalle moontlik voldoende wees.

©akademia (MSW)

Bladsy 67

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Deurlopende ondersteuning Sodra nuwe tegnologie inwerking gestel, of bestaande tegnologie verbeter is, is dit belangrik om deurlopende ondersteuning te verskaf. Hieronder is ŉ paar idees oor hoe om ondersteuning te bied: •

Kontakpersone in die informasie tegnologie (IT) afdeling

Dis belangrik dat werknemers ŉ kontakpersoon in die IT-afdeling het, indien hulle tegniese probleme ondervind. Hierdie kontakpersoon moet slegs tegniese ondersteuning voorsien en nie aanbevelings maak oor watter tegnologie benodig word nie. •

Tegniese ondersteuningsentrums

Indien die onderneming oor ŉ tegniese ondersteuningsentrum beskik, wat werknemers help met die gebruik van tegnologie, moet werknemers ingelig word oor beskikbare tegnologieprodukte. Die ondersteuningspersoneel moet opgelei wees om ŉ werknemer met algemene tegniese probleme te help. In die geval van gestremde persone, moet die tegniese ondersteuningspersoneel weet wanneer om ŉ deskundige te kontak om ŉ werknemer te help met probleme wat verband hou met ondersteunende tegnologieprodukte of toeganklikheid. •

IT-afdeling webtuiste

Inligting op die webtuiste sluit skakels in na e-pos ondersteuning en die name van mense om te kontak vir spesifieke vrae. Werknemers met gestremdhede moet ook hier leiding kan kry ten opsigte van ondersteunende tegnologie. •

Skep ŉ forum

Skep ŉ forum vir werknemers om probleme te bespreek. So ŉ forum bied werknemers die geleentheid om probleme te deel en oplossings voor te stel. •

Nuusbrief

Publiseer ŉ nuusbrief waar oplossings aangebied word vir spesifieke probleme en inligting oor die beskikbare produkopgraderings en nuwe hulpbronne wat beskikbaar is, bekendgestel word.

©akademia (MSW)

Bladsy 68

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

Komitee

Stel ŉ komitee saam wat tegniese kwessies kan bespreek. Hierdie komitee kan bymekaar kom wanneer nodig om probleme aan te spreek, moontlike oplossings te bespreek en verbeteringe aan die bestaande tegnologiestrategie te bespreek. Evalueer die suksesse en areas wat verbeter moet word Om sukses te evalueer en areas vir verbetering te identifiseer, moet die doeltreffendheid van die tegnologie en die benutting van die tegnologie geëvalueer word teen bepaalde kriteria vir sukses (verwys weer na Stap 2). Baie ondernemings versamel data deur opvolgopnames en onderhoude met werknemers, bestuurders, en IT-spesialiste. Omdat die integrasie van toeganklike tegnologie vir werknemers met bepaalde gestremdhede gewoonlik ŉ langtermyn-doelwit is, moet sukses deurlopend erken en beloon word. (Aangepas vanuit: http://www.microsoft.com/enable/business/plan.aspx) 2.7

Beskikbare rekenaarapparatuur en -programmatuur

Die informasie tegnologie-omgewing is ŉ dinamiese omgewing wat deurlopend aan veranderinge onderworpe is. Wat dus vandag geldig is, kan dalk môre reeds verouderd wees. Die volgende rekenaarapparatuur is tans algemeen in gebruik in die moderne kantooromgewing: 2.7.1

Verskillende tipes rekenaarapparatuur

ŉ Rekenaar is ŉ elektroniese apparaat wat data manipuleer volgens bepaalde instruksies. Alle tipe rekenaars het ŉ toevoerstelsel (bv. sleutelbord, muis, mikrofoon, ens.), ŉ sentrale verwerkingseenheid (central processing unit – CPU), afvoerstelsel (skerm, drukker, luidspreker), ŉ stoormedium (hardeskyf) en geheue (memory).

©akademia (MSW)

Bladsy 69

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Figuur 2.7: Rekenaarapparatuur (Bron: http://www.warepin.com/wp-content/uploads/2010/01/components-of-computerhardware.jpg) Die tipe rekenaars wat tans beskikbaar is, kan in die volgende kategorieë verdeel word: Persoonlike rekenaar (Personal Computer – PC) ŉ Persoonlike rekenaar is ŉ rekenaar met ŉ mikroprosesseerder wat deur ŉ individu gebruik kan word. Persoonlike rekenaars het hul eie bedryfstelsels (operating systems), programmatuur en randapparatuur (peripherals) en kan gewoonlik aan ŉ netwerk gekoppel word. Omdat die koste van persoonlike rekenaars gewoonlik nie buitensporig is nie, kan selfs individue dit bekostig. Die vermoë (funksionaliteit) van persoonlike rekenaars is egter van so ŉ aard dat dit ook in enige onderneming gebruik kan word, waar werknemers persoonlike rekenaars benodig om hul werk te doen. Skootrekenaar (laptop) ŉ Skootrekenaar is ŉ klein draagbare rekenaar wat ŉ battery en eksterne elektriese kragbron gebruik. ŉ Skootrekenaar bevat al die komponente van die rekenaar, maar is meer geskik vir mobiele gebruikers.

©akademia (MSW)

Bladsy 70

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Persoonlike digitale assistente (PDA) ŉ Persoonlike digitale assistent is ŉ draagbare rekenaar, ook bekend as palmtop rekenaar. PDA's het ook kleurskerms en klankvermoë, wat dit moontlik maak om te gebruik as selfone (smartphones), webblaaiers, of draagbare mediaspelers. PDA's het toegang tot die internet, intranet of ekstranet via Wi-Fi, of koordlose wye-area netwerke (Wireless, wide area networks – WWANs). PDA‘s gebruik ook dikwels aanraakskermtegnologie. Werkstasies ŉ Werkstasie is ŉ rekenaar met hoë verwerkingskrag, geheue en addisionele funksies om spesiale take te verrig. Die werkstasies word meestal gebruik vir die aanbieding en manipulering van komplekse data, soos 3D meganiese ontwerpe en ingenieursimulasies. Bedieners (server) ŉ Bediener is ŉ rekenaar wat bedienertoepassings hanteer. Voorbeelde van bedienertoepassings is webbedieners, e-posbedieners, databasisbedieners, en lêerbedieners. Hoofraamrekenaars Vroeër het hoofraamrekenaars hele vertrekke en selfs vloere in geboue gevul. Hoofraamrekenaars word hoofsaaklik gebruik deur groot ondernemings vir kritiese toepassings, soos verbruikerstatistieke en finansiële transaksieverwerking.

Figuur 2.8: Hoofraamrekenaars (Bron: http://www.computersciencelab.com/ComputerHistory/HtmlHelp/Images2/IBM7094.jpg)

©akademia (MSW)

Bladsy 71

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Mini rekenaars Mini rekenaars is rekenaars tussen hoofraamrekenaars en klein, persoonlike rekenaars. Mini rekenaars word ook soms na verwys as mid-range servers. Mini rekenaars is meer kragtig, maar nog steeds ŉ aanpasbare weergawe van ŉ persoonlike rekenaar. Superrekenaars ŉ Superrekenaar is ŉ rekenaar wat geweldige ingewikkelde berekenings kan doen, oor reuse geheues beskik en geweldig duur is. Die term “superrekenaar” verwys ook na ŉ rekenaar wat ontwerp is om numeriese berekeninge teen die hoogste spoed, wat deur die elektroniese tegnologie toegelaat word, uit te voer.

Figuur 2.9: Superrekenaar (Bron: http://www.teachict.com/ecdl/module_1/workbook2/miniweb/images/supercomputer.jpg) Draagbare rekenaars Draagbare rekenaars is toestelle wat aan die liggaam gedra word. Hierdie toestelle word, byvoorbeeld, gebruik in gedragsmodelleringstoestelle, gesondheidsmoniteringtoestelle, inligtingstegnologie en media-ontwikkeling. Hierdie tipe toestelle word redelik algemeen in die daaglikse bedrywighede van regeringsorganisasies, militêre personeel en professionele gesondheidswerkers gebruik. Draagbare rekenaars is veral nuttig waar rekenaarondersteuning benodig word, terwyl die gebruiker se hande, stem, oë of aandag aktief betrokke is by die fisiese omgewing. (Aangepas vanuit: http://readerszone.com/facts/10-different-types-of-computers.html)

©akademia (MSW)

Bladsy 72

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 2.7.2

Tipes rekenaarprogrammatuur

Die volgende beskryf verskillende soorte rekenaarprogrammatuur wat gebruik kan word om verskillende take in die kantoor te verrig: Woordverwerkingsprogrammatuur (Word processing) Hierdie soort programmatuur word gebruik om memorandums, agendas, notules, briewe, verslae, ens. te skep.

Voorbeelde: MS Word, WordPerfect, MS Works, Apple Works

Bladuitlegprogrammatuur (Desktop publishing)

Hierdie programmatuur word gebruik om advertensieborde, baniere, groetekaartjies, illustratiewe werkskaarte, nuusbriewe, bladuitleg vir publikasies, ens. te maak.

Voorbeelde: Adobe Page Maker, MS Word, MS Publisher, Apple Works, MS Works, Quark Express

Sigbladprogrammatuur (spreadsheets) Hierdie programmatuur word gebruik om veral syferverwante probleme in begrotings, vooruitskattings, ens te bereken. ŉ Sigblad kan ook gebruik word om grafieke te teken.

Voorbeelde: MS Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3, MS Works, Apple Works

Databasisprogrammatuur Hierdie programmatuur word gebruik om groot hoeveelhede data sinvol te organiseer, sodat inligting daaruit verkry kan word, byvoorbeeld kliënte se persoonlike besonderhede, hospitaalrekords, ens. Die data in ŉ databasis kan so georganiseer word dat dit maklik is om vinnig toegang tot die inligting te verkry. Byvoorbeeld, uit kliënte se persoonlike

©akademia (MSW)

Bladsy 73

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking besonderhede, kan die bemarkingsbestuurder vinnig en maklik slegs ŉ naam- en adreslys bekom – die ander besonderhede van die kliënte, wat nie vir sy/haar doel benodig word nie, word dan nie verskaf nie.

Voorbeelde: MS Access, File Maker Pro, Apple Works, MS Works

Aanbiedingsprogrammatuur Hierdie programmatuur word gebruik om ŉ aanbieding te skep, wat dan met behulp van ŉ multimediaprojektor op ŉ skerm geprojekteer kan word. Dit word byvoorbeeld gebruik in ŉ lesaanbieding, in vergaderings waar die inligting vir almal sigbaar moet wees, ens.

Voorbeelde: MS PowerPoint, Apple Works, HyperStudio, Flash, Hyper Card, Corel

Webblaaier (web browsers) Hierdie programmatuur word gebruik om webtuistes op die web te besoek en daardeur te navigeer.

Voorbeelde: Netscape Navigator (of Netscape Communicator), MS Internet Explorer, AOL Browser

E-posprogrammatuur Hierdie programme ontvang en stuur e-posse. Die meeste van hierdie programmatuur stel gebruikers ook in staat om ŉ elektroniese kalender te gebruik en om vergaderings en ander afsprake te boekstaaf en/of te reël.

Voorbeelde: Netscape Messenger, MS Outlook Express, MS Outlook

©akademia (MSW)

Bladsy 74

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Grafiese programme (pixel-based)

Hierdie programmatuur laat die gebruiker toe om, byvoorbeeld, foto's te manipuleer, maar ook om grafika van nuuts af skep.

Voorbeelde: Adobe Photoshop, Paint Shop Pro, Apple Works, MS Works, MS Paint

Grafiese programmatuur (vector-based) Hierdie programmatuur stel die gebruiker in staat om beelde te skep soos illustrasies of spotprenttekeninge.

Voorbeelde: Adobe Illustrator, Corel Draw, Apple Works, MS Works, MS Word

Kommunikasieprogrammatuur Hierdie programmatuur maak dit moontlik vir twee rekenaars om deur middel van klank en video en via modems te kommunikeer.

Voorbeelde: MS NetMeeting, AOL Instant Messenger, IRC, ICQ, CU-Lauri

(Aangepas vanuit: http://www.minich.com/education/psu/instructtech/softwareapps.htm) 2.8

Geskikte verskaffers

Verskaffers van rekenaarapparatuur en -programmatuur is vrylik beskikbaar. Dit is egter nodig om die verskaffers van tegnologie te evalueer aan die hand van die ondernemings se behoeftes. 2.8.1

Evalueer verskaffers

Die evaluering van verskaffers behels die volgende aspekte:

ÂŠakademia (MSW)

Bladsy 75

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Evalueringsmatriks Voorstelle Produkdemonstrasies Verwysings

Figuur 2.10: Evalueer verskaffers (Bron: Outeur: 2011) Evalueringsmatriks Ontwikkel ŉ evalueringsmatriks wat kan help om elke verskaffer se produkte objektief te evalueer teen die onderneming se doelstellings en tegnologieplan. Voorstelle Elke verskaffer wat uitgenooi word om produkte te demonstreer, moet ŉ geskrewe voorstel voorlê. Evalueer elke voorstel noukeurig aan die hand van die evalueringsmatriks. Produkdemonstrasies Verskaffers sal gewoonlik ŉ persoonlike of ŉ web-gebaseerde demonstrasie wil doen van hulle voorgestelde tegnologie-oplossings. Demonstrasies is ŉ waardevolle manier om meer inligting te bekom. Verwysings Die verskaffer se verwysings moet nagegaan word, as deel van die evalueringsproses. Oorweeg ook ŉ ter plaatse besoek aan die verskaffer as daar ŉ groot kapitale uitleg gemaak gaan word. 2.8.2

Keuse en aanstelling van verskaffer

Die stappe in die finale keuse en aanstelling van ŉ verskaffer, is die volgende:

©akademia (MSW)

Bladsy 76

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Primêre en sekondêre opsies

Onderhandelinge

Kontrakte

Figuur 2.11: Aanstelling van ŉ verskaffer (Bron: Outeur, 2011) Primêre en sekondêre opsies Aan die einde van die evalueringsproses, moet ŉ primêre verskaffer (voorkeurverskaffer) en ŉ paar sekondêre (alternatiewe) verskaffers geïdentifiseer word. Onderhandelinge Tydens die onderhandelinge word die beste pryse, installering- en implementeringsvoorwaardes, voortgesette ondersteuningsdienste en waarborge beding. Die sekondêre opsies, wat die beste alternatief bied, moet in gedagte gehou word, indien die onderhandelinge met die primêre verskaffer onsuksesvol is. Sluit kontrak As deel van die kontrak met die gekose verskaffer, moet die ooreengekome doelwitte; die rekenaarapparatuur en/of programmatuur wat aangekoop word; die tydraamwerk vir aflewering en installering en die begroting vir die projek duidelik uiteengesit word. 2.8.3

Implementering en installering

Die belangrikheid van die implementering van die tegnologie wat aangekoop is, mag nie onderskat en gering geag word nie. Die volgende is belangrike punte in hierdie verband: Projekbestuurder(s) Die onderneming moet een of meer personeellede aanstel om oor die implementering toesig te hou. Hierdie personeel moet toesig en beheer uitoefen oor die implementeringsproses en

©akademia (MSW)

Bladsy 77

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking in konstante kontak met die verskaffer wees, ten einde te verseker dat die dienslewering aan die verwagtinge voldoen. Tydige aflewering Omdat verskaffers dikwels meer as een kliënt bedien, is dit belangrik om tred te hou met die kontraktuele afleweringsdatums en te verseker dat die verskaffer die ooreenkoms nakom. Indien daar kontraktuele bepalings is wat die verskaffer penaliseer in die geval van laat aflewering, moet dit afgedwing word, indien nodig. Implementering met in agneming van die vooropgestelde begroting As ŉ onderneming ook kontraktueel verantwoordelik is vir die ure wat spandeer word op die installering en implementering van die tegnologie, is dit noodsaaklik om tred te hou van die ure wat aan die projek spandeer word. Sonder deeglike toesig oor hierdie aspek, kan die projekkoste buite beheer raak. Bestuursbeheer Die grootste risiko wanneer ondernemings ŉ projek onderneem om tegnologie te verbeter, lê in die beheer en toesig oor die projek. Ondernemings wat besluit om tegnologievernuwing aan te pak, wil dikwels meer doen as wat die onderneming kan bekostig, of wat werklik benodig word. ŉ Tweede projek kan liewer beplan word vir verdere uitbreidings en vernuwings. Bestuur van verwagtinge Dit is belangrik dat die verwagtinge van alle partye, betrokke by die implementering, bestuur en beheer moet word, om sodoende ŉ suksesvolle implementering te verseker. (Aangepas vanuit: http://www.npower.org/files/page/vendorguide.pdf) 2.9

Samevatting

Die afgelope aantal dekades het die tegnologie met reuse spronge vooruitgegaan, wat daartoe gelei het dat die aard en struktuur van kantoortegnologie en dataverwerking drasties verander het. Kantore wat nie tred hou met moderne tegnologie nie, sukkel dikwels om mee te ding in ŉ mark wat deur die tegnologie oorheers word – kantore is toenemend afhanklik van tegnologie. Die meeste ondernemings het voltydse IT-spesialiste in diens om hulle tegnologie (rekenaars en netwerke) in stand te hou.

©akademia (MSW)

Bladsy 78

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Verder het video-konferensie en ander tegnologiese vooruitgang dit makliker gemaak vir werknemers en kliënte oor die hele wêreld om te kommunikeer en vergaderings te hou. Kantoortegnologie sal voortgaan om te ontwikkel soos die tegnologie vooruit gaan. Nuwe digitale toerusting sal waarskynlik papierlêers vervang, soos kantore al hoe meer beweeg na die “papierlose” omgewing.

2.10 Selfevaluering Aktiwiteit 4 Watter tipe inligting kan ŉ omvattende behoeftebepaling van die bestaande kantoortegnologie, aan die onderneming verskaf?

Aktiwiteit 5 Noem vyf (5) basiese behoeftebepalingstegnieke.

Aktiwiteit 6 Verduidelik die verskil tussen ŉ “hoofraamrekenaar” en ŉ “superrekenaar”.

©akademia (MSW)

Bladsy 79

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Studie-eenheid 3: Databestuur

3.1

Studie-eenheid leeruitkomstes

Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 3 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •

Data-insameling en verwante prosesse

•

Databronne in die onderneming

•

Data-administrasie

•

Beveiliging van rekenaars en data

•

Dataverwyderings- en vernietigingsmetodes

•

Databasisbestuur

•

Databasisbestuurstelsels

Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •

Data-insameling en verwante prosesse te beskryf.

•

Databronne in die onderneming te identifiseer.

•

Data-administrasie en verwante prosesse te ontleed.

•

Beveiliging van data te verduidelik en te analiseer.

•

Databasisbestuurstelsels te omskryf en te ontleed.

©akademia (MSW)

Bladsy 80

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.2

Verrykende bronne •

http://highered.mcgrawhill.com/sites/dl/free/0073043559/314063/OBrien_13e_Chapter_5.pdf

•

http://it.med.miami.edu/x677.xml

•

http://office.microsoft.com/en-us/access-help/database-basics-HA010064450.aspx

•

http://people.uwec.edu/piercech/researchmethods/data%20collection%20methods/da ta%20collection%20methods.htm

•

http://pkirs.utep.edu/cis4365/Tutorials/Database%20Administration/8.00700/1_multip art_xF8FF_2_tutorial.htm

•

http://tutor2u.net/business/ict/intro_information_data_collection.htm

•

http://tutor2u.net/business/ict/intro_information_sources.htm

•

http://www.brighthub.com/office/project-management/articles/9792.aspx

•

http://www.computerworld.com/s/article/9002188/Top_10_ways_to_secure_your_stor ed_data?taxonomyId=19&pageNumber=3

•

http://www.personal.psu.edu/glh10/ist110/topic/topic07/topic07_06.html

•

http://www.spamlaws.com/data-security.html

•

http://www.tech-faq.com/data-management.html

•

https://www.infosecisland.com/blogview/12534-Top-Ten-Data-SecurityBreaches.html

©akademia (MSW)

Bladsy 81

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.3

Hoe kan jy jou begrip verbeter?

Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord

Omskrywing

Bemarkingsintelligensie Bemarkingsintelligensie behels die inligting wat betrekking het (Marketing intelligence – MI)

op ŉ ondernemings se markte en wat versamel en geanaliseer is met die spesifieke doel om ondernemings te help in akkurate besluitneming rakende geleenthede en ontwikkelinge in die mark. Bemarkingsintelligensie is noodsaaklik wanneer ŉ buitelandse mark betree word.

Databasis

ŉ Databasis is ŉ versameling en organisering van inligting wat so ontwerp word dat inligting maklik bestuur en onttrek kan word.

Databasistabel

ŉ Databasistabel is soortgelyk in voorkoms aan ŉ sigblad waar data in rye en kolomme gestoor word.

Magnetiese ink karakter

Magnetiese ink karaktererkenning behels ŉ

erkenning

karaktererkenningsisteem wat spesiale ink (wat sensitief is vir magnetiese velde) en karakters gebruik om die wettigheid en

(Magnetic ink character recognition – MICR)

oorspronklikheid van dokumente te bepaal. Die inligting word kodeer in magnetiese karakters.

Objek-georiënteerde

Objek-georiënteerde databasisse is in staat om ook nuwe data

databasisse

tipes, soos grafika, foto's, klank en video te hanteer.

Optiese merkleser

ŉ Optiese merkleser is ŉ skandeerder (scanning device) wat in staat is om versigtig-geplaaste potloodmerkies op spesiaal-

(Optical mark reader – OMR)

Sleutelbord

ontwerpte dokumente te lees. OMR word dikwels gebruik in vorms, vraelyste en antwoordblaaie. ŉ Sleutelbord is ŉ toevoertoestel wat gebruik word om data in ŉ rekenaarprogram, soos databasisse en sigblaaie in te sleutel.

Spraakherkennings-

Spraakherkenningstegnologie is rekenaartegnologie wat in staat

tegnologie

is om gesproke woorde te herken, te digitaliseer en om te skakel na teks.

©akademia (MSW)

Bladsy 82

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.4

Inleiding

Databestuur is die administratiewe prosesse wat inligting bekom, valideer, vaslê, bewaar, beskerm en verwerk, en wat toeganklikheid, betroubaarheid, en tydigheid verseker wanneer datagebruikers inligting benodig. Daar is talle elemente betrokke by databestuur. Dit sluit, onder andere, datamodellering, datastoring, databeweging, databasisadministrasie, datasekuriteit en data-ontginning in. Datamodellering (data modeling) behels die daarstel van ŉ struktuur vir die data wat versamel word en die organisering van hierdie data op so ŉ manier dat die data maklik toeganklik is vir ontledingsdoeleindes en die skep van verslae. Ten einde ŉ struktuur vir die data te skep, moet dit toepaslik benoem word, sodat dit die verhouding tot ander data duidelik aandui. Dit moet ook toepaslik geklassifiseer word. Byvoorbeeld, ŉ databasis van media moet ŉ hiërargiese struktuur van onderwerpe, soos foto's, video's en oudiolêers insluit. Gebruikers kan dan objekte dienooreenkomstig klassifiseer. Datastoring (data warehousing) behels die doeltreffende storing van data, sodat dit maklik toeganklik sal wees en doeltreffend gebruik kan word. Hoewel die verskillende ondernemings verskillende tipes data versamel en stoor, word die data op dieselfde maniere en vir dieselfde doeleindes gebruik, byvoorbeeld om verslae te skep en om deur dataontleding doeltreffende sakebesluite te neem. ŉ Datastoor is ŉ bewaarplek waar ŉ onderneming se data gestoor word. Data-beweging (data movement) is die vermoë om data van een plek na ŉ ander te verskuif. Byvoorbeeld, data moet vanuit ŉ databasis verskuif kan word na die eindgebruiker. Hierdie proses verg logistieke insig – nie alleen moet alle apparatuur en programmatuur met mekaar versoenbaar wees nie, maar die data moet ook geklassifiseer en gestoor kan word om binne die onderneming toeganklik te wees. Die rondskuif van data kan ŉ duur proses wees, wat baie hulpbronne benodig om te verseker dat die data doeltreffend verskuif word en veilig sal wees gedurende die proses. Wanneer dit die eindgebruiker bereik, moet die data doeltreffend gebruik kan word, byvoorbeeld in ŉ verslag of om as ŉ aanhangsel tot e-pos gestuur te kan word. Databasisadministrasie is uiters belangrik in die bestuur van data. Elke organisasie of onderneming moet databasisbestuurders hê, wat verantwoordelik is vir die databasis van die onderneming. Databasisbestuurders het gewoonlik die mandaat om funksies soos dataherwinning, behoud van data-integriteit, datasekuriteit, beskikbaarmaking van data, dataprestasie en ontwikkeling en toetsing van data uit te voer.

©akademia (MSW)

Bladsy 83

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Dataverhaalbaarheid (data recovery) word gedefinieer as ŉ manier om data te stoor om sodoende ŉ rugsteunfunksie (backup function) te verrig. Die data wat so gerugsteun (backup) word, moet getoets word om korrektheid en integriteit te verseker. As dit sou blyk dat die data ongeldig is, sal die resultate waardeloos wees. Data-integriteit is dus van kritieke belang. Datasekuriteit is ŉ noodsaaklike taak van databasisbestuurders. ŉ Databasisbestuurder is gewoonlik verantwoordelik om toegang tot die databasisse in die onderneming te beheer. Nog ŉ belangrike taak, is die beskikbaarheid van data. Databeskikbaarheid verwys na die taak van databasisbestuurders om toe te sien dat die onderneming se databasis in stand gehou word en toeganklik is. Dataprestasie hou verband met beskikbaarheid en beteken dat die onderneming die volle waarde uit die beskikbare rekenaarapparatuur, programmatuur en data sal kry. Dit hou gewoonlik ook verband met die onderneming se begroting, fisiese toerusting en hulpbronne. Nog ŉ belangrike aspek van databestuur is data-ontginning. Data-ontginning is die proses waar groot hoeveelhede data ontleed word om tendense, verhoudings en patrone te bepaal. Data-ontginning is ŉ belangrike element van databestuur omdat dit interessante en belangrike inligting blootlê ten opsigte van die data wat versamel is. Dit is belangrik om daarop te let dat die data juis versamel is, sodat dit gebruik kan word om tendense, verhoudings en patrone te bepaal, wat kan help om ŉ onderneming te laat groei. (Aangepas vanuit: http://www.tech-faq.com/data-management.html)

(Bron: http://www.irene-db.org/images/info/fig1.jpg) ©akademia (MSW)

Bladsy 84

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.5

Data-insameling en -vaslegging

Daar kan onderskei word tussen tegnologiegebaseerde en navorsingsgebaseerde insameling en vaslegging van data. 3.5.1

Tegnologiegebaseerde insameling en vaslegging van data

Die versameling en vaslegging van data kan ŉ tydrowende en arbeidsintensiewe proses wees. Sakeondernemings is dus voortdurend op die uitkyk vir maniere waarop die vaslegging en ontleding van data geoutomatiseer kan word.

Nie-geoutomatiseerde invoermetodes (Manual input methods) •

Sleutelbord

Die sleutelbord is ŉ bekende toevoertoestel wat gebruik word om data in rekenaarprogramme, soos databasisse en sigblaaie, in te voer.

Figuur 3.1: Sleutelbord (Bron: http://www.productwiki.com/upload/images/logitech_wave_front_view.jpg) •

Aanraaksensitiewe rekenaarskerms (Touch screens)

Hierdie rekenaarskerms is ontwikkel om, onder andere, gebruik te word as ŉ toevoertoestel. Seleksies word gemaak deurdat gebruikers aan areas op die skerm raak. Sensors wat in die skerm ingebou is, identifiseer die areas wat op die skerm aangeraak is en voer die opdrag dienooreenkomstig uit. Hierdie skerms word ook toenemend gebruik vir kliënte wat transaksiedata invoer.

©akademia (MSW)

Bladsy 85

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Figuur 3.2: Aanraaksensitiewe skerm (Bron: http://www.screenscurtains.com/wp-content/uploads/2011/06/Touch-Screen.jpg)

Geoutomatiseerde invoermetodes

Die volgende is van die mees algemene geoutomatiseerde invoermetodes wat tans gebruik word: •

Magnetiese ink karakter erkenning (Magnetic character recognition – MICR)

Magnetiese ink karaktererkenning behels ŉ karaktererkenningsisteem wat spesiale ink (wat sensitief is vir magnetiese velde) en karakters gebruik om die wettigheid en oorspronklikheid van dokumente te bepaal. Die inligting word kodeer in magnetiese karakters. Dit is ŉ duur metode om te gebruik, maar dit is akkuraat en vinnig. ŉ Goeie voorbeeld is die gebruik van magnetiese ink karakters op die onderkant van elke tjek in ŉ tjekboek.

©akademia (MSW)

Bladsy 86

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Figuur 3.3: Magnetiese ink karakter erkenning (Bron: http://www.tdcanadatrust.com/lending/images/cheque.jpg) •

Optiese merklees (Optical mark reading – OMR)

ŉ Optiese merkleser is ŉ skandeerder (scanning device) wat in staat is om versigtiggeplaaste potloodmerkies op spesiaal-ontwerpte dokumente te lees. OMR word dikwels gebruik in vorms, vraelyste en antwoordblaaie. Die gebruiker het geen spesiale toerusting nodig, anders as ŉ pen/potlood om ŉ merk te maak nie. Data kan vinnig en akkuraat verwerk word – min foute word gemaak. ŉ OMR skandeerder lees die data op die vorms en prosesseer dit dan direk in die vereiste databasis in. ŉ Voorbeeld is die antwoordblaaie vir die gevreesde meervoudige keusevraestelle! •

Optiese karakterherkenning (Optical character recognition – OCR) en skandeerders

Optiese karakterherkenning is die herkenning van gedrukte of geskrewe karakters met behulp van ŉ skandeerder en programmatuur wat die inligting prosesseer. Elke bladsy teks word gedigitaliseer deur die teks om te skakel na digitale karakters om ŉ tekslêer te produseer. Dit behels komplekse beeldverwerkingsalgoritmes en is selde 100% akkuraat, daarom word proeflees aanbeveel.

©akademia (MSW)

Bladsy 87

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

Intelligente karakterherkenning (Intelligent character recognition – ICR)

Intelligente karakterherkenning gebruik ook papier-gebaseerde vorms wat respondente met pen/potlood voltooi. ŉ ICR-skandeerder prosesseer die vorms, wat dan geverifieer word, voordat dit in die toepaslike databasis gestoor word. •

Strepieskodes en electronic point of sale (EPOS) tegnologie

Strepieskodes bestaan uit reghoekige lyne en spasies van wisselende breedtes. Getalle of letters word verteenwoordig deur die breedte en die posisie van elk van die lyne en spasies in die strepieskode, wat dan ŉ unieke etiket (tag) skep. Wanneer hierdie strepieskodes deur ŉ optiese skandeerder gelees word, word die produkte of items outomaties herken. Die inligting word dan deur ŉ rekenaar geprosesseer. Strepieskodes word op individuele etikette, verpakkings of dokumente gedruk. Kodes word dikwels ook gebruik om items op te spoor en te tel.

(Bron: http://cdn.thenextweb.com/location/files/2010/09/Code_128_Barcode_Graphic.jpg) Strepieskodes word algemeen deur verskillende sakeondernemings gebruik. Die bekendste hiervan is waar kleinhandelaars die Electronic Point of Sale (EPOS) tegnologie gebruik. EPOS spaar nie net tyd by die kasregister nie, maar bestuurskostes word ook verminder deurdat outomatiese rekords van verkope en voorraad voorhande geskep word. Kliënte ontvang ŉ akkurate rekord van pryse en items wat aangekoop is. Produsente gebruik strepieskodering vir vinnige en akkurate voorraadbeheer. Verspreiders gebruik strepieskodes as ŉ belangrike deel van die hantering van goedere. Groter ondernemings en diegene met hoë sekuriteitsvereistes kan strepieskodes gebruik vir personeelidentifikasie en toegang tot rekords in sensitiewe areas. •

Elektroniese fondse oordrag by die verkooppunt

Elektroniese fondse oordrag by die verkooppunt (Electronic Funds Transfer at Point of Sale – EFTPOS). ŉ EFTPOS terminaal word by die kasregisters in verskeie winkels

©akademia (MSW)

Bladsy 88

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking aangetref. ŉ EFTPOS terminaal druk die besonderhede van ŉ kaarttransaksie elektronies uit. Die rekenaar in die terminaal kry magtiging vir die betalingsbedrag (om te seker te maak dit is binne die kredietlimiet) en kontroleer die kaart teen ŉ lys van die verlore en gesteelde kaarte.

Figuur 3.4: EFTPOS terminaal (Bron: http://installittoday.com/store/images/pos.jpg) •

Magneetstrookkaarte

Dit is ŉ kaart van plastiek of papier met ŉ magneetstrook waarop die identifikasiebesonderhede van die houer aangeteken is. Magneetstrookkaarte word algemeen gebruik vir toegangsbeheer by ingange en vir bevestiging van gebruikersidentiteit (krediet- en debietkaarte).

Figuur 3.5: Magneetstrookkaarte (Bron: http://www.pc1news.com/articles-img/small/magnetic_strip.gif) •

Slimkaart (Smart card)

ŉ Slimkaart is ŉ plastiekkaart met ŉ ingeboude mikroskyfie (chip card). Die verwagting is dat slimkaarte uiteindelik alle magneetstrookkaarte sal vervang. Die mikroskyfie in die slimkaart bied ŉ aansienlik groter geheue om inligting te stoor as die magnetiese strook.

©akademia (MSW)

Bladsy 89

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Die mikroskyfie is ook in staat om inligting te prosesseer. Die groter geheue en die verwerkingsvermoë van die slimkaart, stel die houer van die kaart in staat om meer funksies te verrig en bied ook verhoogde sekuriteit. Een van die belangrikste funksies van die slimkaart is die vermoë om gebruik te word as elektroniese kontant. Slimkaarte kan ook inligting veilig stoor wat dit ideaal maak as identiteitskaarte en sekuriteitsleutels.

Figuur 3.6: Slimkaart (Bron: http://sadiakomal.com/wp-content/uploads/2011/06/goodcreditcards.jpg) •

Spraakherkenning (Voice recognition)

Spraakherkenning is datavasleggingstegnologie wat ŉ gespek in teks omskakel, of dit interpreteer as ŉ reeks rekenaaropdragte. Spraakherkenning word algemeen gebruik vir datavaslegging en in die woordverwerkingsomgewing. Dit word ook gebruik waar ŉ gebruiker interaksie met ŉ rekenaar het, sonder om sy/haar hande te gebruik (bv. mense met fisiese gestremdhede). •

Webtuiste datavaslegging

Webtuiste datavaslegging gebruik elektroniese vorms op ŉ intranet of die internet. Hierdie tipe datavaslegging is gewild en het die voordeel dat dit toeganklik is vir ŉ gebruiker wat toegang tot ŉ rekenaar het. Gebruikers voltooi die vrae wat aanlyn is en die data word dan in elektroniese formaat in die vereiste databasis ingevoer. (Aangepas vanuit: http://tutor2u.net/business/ict/intro_information_data_collection.htm)

©akademia (MSW)

Bladsy 90

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.5.2

Navorsingsgebaseerde data-insameling en -vaslegging

Navorsingsgebaseerde data-insamelings- en -vasleggingsmetodes kan verdeel word in kwantitatiewe en kwalitatiewe metodes.

Kwantitatiewe data-insamelingsmetodes

Kwantitatiewe data-insamelingsmetodes steun op ewekansige steekproefnemings en gestruktureerde dataversamelingsinstrumente wat in voorafbepaalde kategorieë geplaas word. Hulle produseer data wat maklik opsom en wat vergelyk en veralgemeen kan word. Die volgende is voorbeelde van kwantitatiewe data-insamelingsmetodes: •

Persoonlike onderhoude

Persoonlike onderhoude het ŉ besliste voordeel bo ander metodes, want dit stel die navorser in staat om rapport te vestig met deelnemers en daardeur samewerking te verkry. Hierdie tipe onderhoude stel die navorser in staat om dubbelsinnige antwoorde uit te klaar en, waar toepaslik, ook opvolginligting te bekom. Nadele sluit in dat dit onprakties is wanneer groot monsters betrokke is, omdat dit tydrowend en duur is.

(Bron: http://3.bp.blogspot.com/_4hdc1P8czUc/S8IHvAHa82I/AAAAAAAABWo/LCD0BE1ScF8/s16 00/interview.jpg) •

Telefoononderhoude

Telefoononderhoude is minder tydrowend en goedkoper en die navorser het geredelike toegang tot almal wat ŉ telefoon besit. Die nadele is dat die responskoers nie so hoog as persoonlike onderhoud is nie, maar dit is nogtans veel hoër as die geposte vraelys.

©akademia (MSW)

Bladsy 91

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

Rekenaar-ondersteunde persoonlike onderhoudvoering (Computer Assisted Personal Inteviewing – CAPI)

CAPI is ŉ tipe persoonlike onderhoud, maar in plaas van die voltooiing van ŉ vraelys, gebruik die onderhoudvoerder ŉ rekenaar om die inligting direk in die databasis in te voer. Tyd word bespaar in die verwerking van die data. Hierdie tipe van datainsamelingsmetode kan egter duur wees om uit te voer, en vereis dat die onderhoudvoerders toegang tot ŉ rekenaar het en oor rekenaarvaardighede beskik. •

Papier-en-potlood-vraelyste

Papier-en-potlood-vraelyste kan gestuur word aan ŉ groot aantal mense en bespaar die navorser tyd en geld. Mense is geneig om meer eerlik op vraelyste te reageer, ten opsigte van omstrede kwessies, omdat hul antwoorde anoniem is. Daar is egter ook nadele, want vraelyste word dikwels nie teruggestuur nie, wat beteken dat die navorsing dalk nie verteenwoordigend van die oorspronklike steekproef is nie. •

Web-gebaseerde vraelyste

Web-gebaseerde vraelyste is die gebruik van internet-gebaseerde navorsing. Hierdie tipe navorsing neem in gewildheid toe. Dit beteken dat ŉ potensiële respondent ŉ e-pos ontvang met ŉ skakel (link) na ŉ veilige webtuiste, waar die vraelys voltooi kan word. Hierdie soort navorsing is dikwels vinniger en minder gedetailleerd. Die nadele van hierdie metode is dat mense wat nie ŉ rekenaar het, of toegang tot ŉ rekenaar het nie, uitgesluit word. Die geldigheid van sulke opnames word soms ook bevraagteken, omdat respondente haastig mag wees en dalk nie akkurate antwoorde gee nie.

Kwalitatiewe data-insamelingsmetodes

Kwalitatiewe data-insamelingsmetodes speel ŉ belangrike rol in impakevaluering, deurdat inligting bekom word wat nuttig is om die prosesse agter waargenome resultate te verstaan en verandering in mense se persepsies te evalueer. Verder kan kwalitatiewe metodes gebruik word om die kwaliteit van opname-gebaseerde kwantitatiewe evaluerings te verbeter, wanneer ŉ evalueringshipoteses saamgestel word. Dit kan ook positief bydra tot die kwaliteit van die opnamevraelyste se ontwerp, en bydra tot die verklaring en evaluering van kwantitatiewe evalueringsbevindings. Hierdie metodes word gekenmerk deur die volgende eienskappe:

©akademia (MSW)

Bladsy 92

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

Die metodes is geneig om meer oop en minder gestruktureerd te wees. Navorsers kan die data-insamelingstrategie verander deur tegnieke te verander, by te voeg, te verfyn, weg te laat, of respondente te verander.

•

Die tipe metodes steun swaarder op interaktiewe onderhoude. Die respondente mag ŉ paar keer besoek word om ŉ bepaalde saak op te volg, om konsepte te verduidelik, of om die betroubaarheid van die data te kontroleer.

•

Navorsers gebruik triangulering om die geloofwaardigheid van hul bevindinge te verhoog, byvoorbeeld, navorsers maak op verskeie data-insamelingsmetodes staat om die betroubaarheid van hul resultate te kontroleer.

•

Gewoonlik word die bevindinge nie veralgemeen tot ŉ spesifieke bevolking nie. Elke gevallestudie verskaf ŉ enkele stuk getuienis wat gebruik word om algemene patrone tussen verskillende studies oor dieselfde saak te onderskei.

Waar kwantitatiewe en kwalitatiewe data-insamelingsmetodes nie die datavaslegging outomaties doen nie, moet die data nog vasgelê word deur die gebruik van tegnologiegebaseerde vasleggingstoerusting (bv. sleutelbord). (Aangepas vanuit: http://people.uwec.edu/piercech/researchmethods/data%20collection%20methods/data%20 collection%20methods.htm) 3.6

Databronne in ŉ onderneming

Data en inligting kan uit verskeie bronne kom – interne en eksterne bronne. 3.6.1

Interne inligting

Rekeningkundige rekords

Rekeningkundige rekords is ŉ uitstekende bron van interne inligting. Dit bevat die besonderhede van die onderneming se transaksies, wat in die verlede plaasgevind het en wat gebruik kan word in die beplanning vir die toekoms (bv. in die voorbereiding van ŉ finansiële begroting of finansiële vooruitskatting). Die rekeningkundige rekords word hoofsaaklik gebruik om aan te teken wat met die finansiële hulpbronne van ŉ onderneming gebeur. Byvoorbeeld, hoe kontant verkry en bestee is, watter bates verkry is en watter winste of verliese gemaak word in die aktiwiteite van die onderneming. ©akademia (MSW)

Bladsy 93

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Rekeningkundige rekords kan egter veel meer as bloot finansiële inligting verskaf. Byvoorbeeld, die besonderhede van die produkte wat in ŉ fabriek vervaardig en afgelewer is, kan nuttige inligting oor die gehalte van produkte voorsien. Data van kliënte se verkoopsfakture kan ontleed word, om ŉ profiel te skep van watter produkte aan wie verkoop word.

Figuur 3.7: Rekeningkundige rekords (Bron: http://www.xentrik.net/images/largeimages/simple_bookkeeping_software_business___productivity_tools_finance___accountin g-86958.jpeg)

Ander rekords

Daar is ander interne inligting wat verbind is aan rekeningkundige stelsels, maar nie direk deel van die rekeningkundige rekords is nie. Byvoorbeeld: •

Rekords van die mense wat in diens van die onderneming is, soos persoonlike besonderhede, salarisse, vaardighede, ervaring en opleidingsrekords.

©akademia (MSW)

Bladsy 94

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

Data oor die koste wat verband hou met die onderneming se prosesse, byvoorbeeld die koste vir kontrakte aangegaan deur die onderneming.

•

Data van die produksiedepartement, soos die aantal masjiene in gebruik, kapasiteit van die masjiene en die herstelrekord daarvan.

•

Data van aktiwiteite wat verband hou met die direkte kontak met kliënte, soos die ontleding van die oproepe ontvang deur ŉ inbelsentrum (call centre).

3.6.2

Eksterne inligting

Soos die term impliseer is dit inligting wat verkry word van buite die onderneming. Daar is verskeie kategorieë van eksterne inligting:

Inligting deur die onderneming benodig om aan regsvereistes te voldoen

Sakeondernemings moet, byvoorbeeld, gereeld inligting oor die Lopende Betaalstelsel (LBS) bekom. Ondernemings moet ook rekord hou van alle transaksies, sodat hulle belasting (belasting op toegevoegde waarde – BTW) namens die regering kan vorder. So moet onderneming ook bewus wees van wetgewing wat hul bedryfsaktiwiteite en menslike hulpbronne raak, bv. omgewingswetgewing, gesondheids- en veiligheidsregulasies en arbeidsreg. Die meeste van hierdie wetgewing is gratis beskikbaar op die regering se webtuiste (www.gov.za).

Inligting oor die markte waarin ŉ onderneming sake bedryf

Hierdie soort eksterne inligting is uiters belangrik vir enige sakeonderneming. Daar word na hierdie inligting verwys as markintelligensie (market intelligence) of mededingersintelligensie (competitive intelligence). Die meeste van die eksterne inligting wat ŉ onderneming nodig het, kan verkry word deur bemarkingsnavorsing. Bemarkingsnavorsing kan ŉ onderneming help om een of meer van die volgende te doen: •

ŉ Beter begrip van verbruikers se behoeftes te verkry

Bemarkingsnavorsing kan ondernemings help om verbruikers se menings oor ŉ groot verskeidenheid van onderwerpe te bekom, soos hulle mening oor produkte se pryse, verpakking van produkte, onlangse advertensieveldtogte, ens.

©akademia (MSW)

Bladsy 95

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

Die risiko dat produkte of dienste sal misluk, verminder

Daar is geen waarborg dat enige nuwe idee ŉ kommersiële sukses sal wees nie, maar akkurate en toepaslike inligting oor die mark, kan ŉ onderneming help om ingeligte besluite te neem, wat daartoe kan lei dat kliënte produkte is soveel hoeveelhede sal aankoop, dat dit tot kommersiële sukses sal lei. •

Toekomstige tendense te bepaal

Bemarkingsnavorsing is nie net nuttig om die huidige stand van die mark te bepaal nie, maar kan ook gebruik word om kliënte se toekomstige behoeftes te voorspel. Met hierdie inligting beskikbaar, kan ondernemings dan die nodige aanpassings aan hul produkportefeuljes maak, ten einde suksesvol te bly.

Figuur 3.8: Toekomstige tendense (Bron: http://www.line-by-line.co.uk/FORECASTING.jpg) Die volgende is bronne van inligting: •

Interne maatskappy-inligting

Inligting bekom uit verkope, bestellings, kliënte, voorrade, kliëntediensverslae. •

Bemarkingsintelligensie

Die ondersoek van die verbruiker se behoeftes, idees, voorkeure en gevoelens, met die doel om produkte te ontwikkel wat hierdie verbruikers tevrede stel.

©akademia (MSW)

Bladsy 96

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Bemarkingsintelligensie verwys na inligting oor ontwikkelinge in die mark wat ondernemings kan voorberei om by die veranderende sakeomgewing aan te pas. Dit kan verkry word uit bronne soos verskaffers, kliënte en verspreiders. Dit is ook moontlik om intelligensie-inligting aan te koop van verskaffers wat kommersiële intelligensieverslae produseer. •

Marknavorsing

Marknavorsing verwys na die ondersoek van net één mark, byvoorbeeld, die motormark, met die doel om voorkeure in die spesifieke mark te bepaal. Data uit interne bronne mag nie voldoende inligting verskaf nie. Dit kan gebeur dat die gepubliseerde verslae wat van markintelligensie ondernemings verkry word, nie op datum is nie, of die relevante inligting bevat nie. Dit is soms nodig dat ondernemings self bepaalde navorsing onderneem om die data te verkry wat nodig is om hul bemarkingstrategie te ondersteun. (Aangepas vanuit: http://tutor2u.net/business/ict/intro_information_sources.htm) 3.7

Data-administrasie

Data-administrasie of datahulpbronbestuur in ŉ onderneming behels die funksie waar data beplan, organiseer, beskryf en beheer word en is deel van die inligtings- en rekenaarwetenskap. Data word gewoonlik in databasisse gestoor met behulp van databasisprogrammatuur of programmatuur wat van sigblaaie gebruik maak. Dataadministrasie is meestal die verantwoordelikheid van ŉ databasisadministreerder. Sakeondernemings word soms oorweldig deur groot hoeveelhede data wat verkry word deur hulle bedryfsaktiwiteite of deur marknavorsing en wat administreer moet word. ŉ Algemene probleem in die hantering van data is, dat ondernemings met ŉ wye verskeidenheid van data (nie-relevante data, goeie en swak kwaliteit data, ens.) gekonfronteer word. 3.7.1

Voordele van doeltreffende data-administrasie

Die belangrikste voordeel wat doeltreffende data-administrasie bied, is dat dit die onderneming in staat stel om toegang tot inligting te verkry. Ander voordele van doeltreffende data-administrasie, sluit in: •

Eenvormige bedryfsreëls, datadefinisies en data word gebruik.

•

ŉ Beter begrip van die bestaande administratiewe data.

©akademia (MSW)

Bladsy 97

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

Data is toeganklik en gebruikersvriendelik.

•

Dit vorm die grondslag vir die uitruil van inligting tussen die verskillende bedryfstelsels.

• 3.7.2

Data-administrasie ondersteun ander IT-funksies. Wat is ŉ data-administreerder?

(Bron: http://www.semwisdom.com/blog/wp-content/uploads/data-analysis-cartoon-1.gif) ŉ Data-administreerder (data-argitek of inligtingsbestuurder) verrig ŉ hoë vlak funksie deurdat hy/sy verantwoordelik is vir die oorhoofse bestuur van die datahulpbronne in die onderneming. Om sy/haar pligte uit te voer, is dit belangrik dat die data-administreerder kennis het van sisteem analise en programmering. Die funksies van ŉ data-administreerder moenie met die funksies van ŉ databasisadministreerder verwar word nie. (Die databasisadministreerder is meer betrokke op ŉ operasionele en tegniese vlak en is verantwoordelik vir die databasisontwerp, toepassing van databasissekuriteit en databasisfunksionering.) Die funksies van ŉ data-administreerder is soos volg: •

Die daarstel en instandhouding van die databeleid, -prosedures en -standaarde.

•

Beplanning en ontwikkeling van die onderneming se IT-strategie, die koste/voordeelmodel, die ontwerp van die databasisomgewing en die dataadministrasieplan.

©akademia (MSW)

Bladsy 98

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

Datakonflikresolusie (eienaarskap van data)

•

Data-analise deurdat hy/sy die datavereistes, bedryfsreëls en operasionele vereistes definieer en die onderneming se datawoordeboek in stand hou.

•

Interne bemarking van die data-administrasie konsepte.

•

Die bestuur van die databewaarplek (data repository).

3.7.3

Wat is ŉ databasisadministreerder?

Soos hierbo genoem, is die databasisadministreerder meer betrokke op ŉ operasionele en tegniese vlak en is verantwoordelik vir die databasisontwerp, toepassing van databasissekuriteit en databasisfunksionering Die funksies van ŉ databasisadministreerder is die volgende: Seleksie van rekenaarapparatuur en -programmatuur deur: •

tred te hou met die nuutste tegnologiese tendense;

•

toekomstige veranderinge te voorspel; en

•

bestaande kommersiële pakkette te ondersoek en te oorweeg, as oplossing vir die ondernemings se tegnologievereistes (doelgemaakte pakkette is gewoonlik ŉ baie duur alternatief).

Bestuur van dataveiligheid en sekuriteit deur: •

data te beskerm teen toevallige of opsetlike verlies, vernietiging, of misbruik;

•

die skep van ŉ skeidsmuur (firewall) om die onderneming se data te beskerm;

•

die daarstelling van gebruikersvoorregte; en

•

toegangsbeheer tot die internet en die kliënt/bediener tegnologie.

(Aangepas vanuit: http://pkirs.utep.edu/cis4365/Tutorials/Database%20Administration/8.00700/1_multipart_xF8 FF_2_tutorial.htm)

©akademia (MSW)

Bladsy 99

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.7.4

Implementering van doeltreffende datahulpbronbestuur

Deur die implementering van doeltreffende datahulpbronbestuur word ŉ sakeonderneming in staat gestel om strategies te beplan en die duplisering van data en stelsels te verminder. Ten einde so ŉ plan te implementeer, moet ŉ strategiese benadering geneem word. Die volgende is stappe wat gevolg kan word in die daarstel van doeltreffende datahulpbronbestuur: •

Skep ŉ plan vir die datahulpbronbestuurstelsel

Maak seker dat die plan visie- en missiestellings insluit. Deur duidelik doelwitte te stel, kan verseker word dat slegs data gestoor word wat relevant tot die besigheid is. •

Bepaal wie die beste persoon sal wees om die inligting te bestuur

Die mees toegewyde individue moet in diens geneem word om die datahulpbronne te bestuur en te beveilig. Indien ŉ verkeerde persoon aangestel word, kan dit lei tot aansienlike kostes. •

Bepaal watter stelsels deel uitmaak van die onderneming se datahulpbronne

Identifiseer gapings in die stelsels deur te bepaal watter stelsels in werkende orde is en watter nie. •

Opvolgaksies

Nadat gapings geïdentifiseer is, moet ŉ plan vir die bestuur van bestaande datahulpbronne daargestel word en/of nuwe programmatuur moet aangekoop word. •

Die uitvoering van hierdie plan dwarsdeur die onderneming

Om die sukses van die datahulpbronbestuursplan te verseker, moet die nodige stappe gedoen word vir die doeltreffende implementering van die plan, ten einde ŉ gladde oorgang te verseker. •

Gereelde evaluering van die onderneming se behoeftes

ŉ Evaluering van die datahulpbronbehoeftes van die onderneming, moet gereeld gedoen word, omdat die onderneming se behoeftes kan verander, terwyl tegnologie deurentyd verander. Dit is dus noodsaaklikheid om gereeld die metodes van datahulpbronbestuur te hersien. (Aangepas vanuit: http://www.brighthub.com/office/project-management/articles/9792.aspx) ©akademia (MSW)

Bladsy 100

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.8

Data- en rekenaarsekuriteit

Datasekuriteit behels die beskerming van data teen beskadiging en ongemagtigde toegang. Die fokus in die beveiliging van data is om privaatheid te verseker, terwyl persoonlike en korporatiewe data beskerm word. Data is die onverwerkte formaat van inligting, wat in databasisse (in rye en kolomme), netwerkbedieners en op persoonlike rekenaars gestoor word. Hierdie data sluit ŉ wye verskeidenheid van inligting in, soos persoonlike lêers en intellektuele eiendom, markontledings en hoogs geheime inligting. Data is enigiets van belang, wat gelees en geïnterpreteer kan word. Sommige van hierdie inligting is nie bedoel om die stelsel te verlaat nie. Die ongemagtigde toegang tot hierdie data kan tot groot probleme vir die onderneming en persoonlike gebruiker lei. Daar word tans groot klem gelê op die beveiliging van data, veral as gevolg van die internet wat ongemagtigde toegang vergemaklik. (Aangepas vanuit: http://www.spamlaws.com/data-security.html) 3.8.1

Voorbeelde van sekuriteitsbreuke

Die volgende is voorbeelde van sekuriteitsbreuke wat in groot maatskappye voorgekom het: Voorbeeld 3.1

Top Ten Data Security Breaches Monday, March 14, 2011 Jake Widman of InformationWeek has assembled a nice list of the biggest and most costly data security breaches over the last few years. The list covers data loss events from retail, corporate, and government entities - and thankfully does not include the WikiLeaks release of classified diplomatic cables. In most of the listed events, at some point the loss could have been prevented, making a periodic review of these breaches of data security important for reminding everyone how easy it can be to make history for all the wrong reasons.

©akademia (MSW)

Bladsy 101

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking A summary of Widman's list is as follows: TJX, T.J. Maxx, And Marshalls: In February 2007, TJX, parent company of discount stores T.J. Maxx and Marshalls, disclosed that thieves had stolen information on possibly tens of millions of credit and debit cards... CardSystems Solutions: In June 2005, MasterCard announced that up to 40 million credit card holders were at risk of having their data stolen -- and 200,000 definitely had -- because of a Trojan on the computers of a credit card processing company. The processor, CardSystems Solutions, had improperly stored the card data, unencrypted... Heartland Payment Systems: Heartland was a credit card payment processor for more than 250,000 businesses in 2009, when the company revealed that tens of millions of transactions might have been compromised. The company's computers were infected with malware that passed the information on to outsiders... Bank Of New York Mellon: In February 2008, the company sent 10 unencrypted backup tapes to a storage facility. When the storage firm's truck arrived at the facility, however, only nine tapes were still on board. The missing tape contained social security numbers and bank account information on 4.5 million customers... Hannaford Brothers: The Maine-based grocery store chain Hannaford Brothers announced in March 2008 that hackers had gained access to more than 4.2 million credit card transactions. By the time word got out, more than 1,800 of the credit card numbers had already been used... HM Revenue & Customs: News broke in November 2007 that two computer discs holding personal information on 25 million British citizens -- all UK families with children under 16 -had been lost in the mail. The data included the families' names, addresses, National Insurance number, and in some cases bank information... U.S. Department Of Veterans Affairs: In 2009, the Department of Veterans Affairs was having trouble with one of the hard drives in a database RAID array. Unfortunately, it neglected to erase the unencrypted data on the disc. When the contractor was unable to repair the disc, they simply recycled it, leaving the personal information for some 76 million veterans accessible to whoever next got the disc. ... Certegy: Certegy Check Services, a subsidiary of Fidelity National Information Service,

ÂŠakademia (MSW)

Bladsy 102

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking revealed in 2007 that one of its employees had been stealing customer records and selling them to a data broker. The records included credit card, bank account, and other personal information, and Certegy estimated the breach affected 8.5 million customers... Oklahoma Department Of Human Services: Somebody at the Oklahoma Department of Human Services left the office in April 2009 with a laptop containing unencrypted client records. They left the laptop in their car, someone broke into the car, and the names, social security numbers, and other sensitive information on about a million Oklahomans went missing... Health Net: In May 2009, the Connecticut health care provider Health Net reported that an unencrypted portable storage device was missing, containing seven years' worth of financial and medical information on 1.5 million customers... (Bron: https://www.infosecisland.com/blogview/12534-Top-Ten-Data-SecurityBreaches.html)

3.8.2

Metodes om data te beveilig

Datasekuriteit behels die voorkoming van ongemagtigde toegang, asook die voorkoming van toevallige of kwaadwillige beskadiging, virusbesmetting of korrupsie van data. Terwyl dataenkripsie ŉ gewilde manier van databeveiliging is, is dit slegs een van die maniere wat gebruik kan word in die implementering van datasekuriteit. Stappe om data te beveilig: •

Dit is, eerstens, nodig om die risiko’s en bedreigings te verstaan.

•

Die daarstelling van toepaslike vlakke (layers) van databeskerming, sal die volgende stap wees.

•

Laastens, voortdurende monitering van die databeveiligingstelsel sodat aksie geneem kan word, wanneer nodig.

Die figuur hieronder toon die algemene areas waarop gefokus moet word om data te beveilig, dit is data wat gestoor word, sowel as data wat tussen stelsels beweeg. Databeweging is ter sprake by toegangsbeheer, die uitvoer van bedryfsprosesse,

©akademia (MSW)

Bladsy 103

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking dataherwinning in die geval van rampe, algemene databeveiliging en instandhouding van data-argiewe.

Figuur 3.9: Areas waar data beveilig moet word (Bron: http://www.computerworld.com/common/images/site/features/data_large.gif) Greg Schultz beskryf die volgende 10 metodes van databeveiliging: •

Implement a tiered data protection and security model including multiple perimeter rings of defense to counter applicable threats. Multiple layers of defense can isolate and protect data should one of the defense perimeters be compromised from internal or external threats.

•

Include both logical (authorization, authentication, encryption and passwords) and physical (restricted access and locks on server, storage and networking cabinets) security… For example, if yours is the only building with lights on during a heat-waveinduced electrical power blackout, at least turn your outside lights off, as well as other lights that can be seen from the outside so as to not draw unwanted attention.

©akademia (MSW)

Bladsy 104

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

Logical security includes securing your networks with firewalls, running antispyware and virus-detection programs on servers and network-addressed storage systems, No storage security strategy would be complete without making sure that applications, databases, file systems and server operating systems are secure to prevent unauthorized or disruptive access to your stored data…

•

Speaking of physical security and access controls, change your key-code or doorlock combinations regularly, informning only those who need access…

•

Some storage and networking tools will encourage you to change management paswords at initial installation… Likewise, restrict access to management tools to those who need it.

•

Know who has physical access to fixed and removable data-storage media and devices. Leverage access logs as well as perform background checks of contractor and third-party personnel who will be handling your data and media. Identify where weak links are in your data-movement processes and correct those deficiencies.

•

If you are currently moving data electronically to avoid losing tapes, or are planning to, then make sure data being transmitted over a public or private network is safe and secure.

•

Data encryption is a topic people in the industry like to talk about, however, like other technologies, wide-scale mass adoption has been elusive. However, as a trend, encryption is here to stay…For now, consider the level or depth of encryption you need, to counter your applicable threats.

•

Avoid letting data security become a bottleneck to productivity, because that is a sure way to compromise a security initiative…

•

See that backups and achives are secure, including the process of performing backups and recovery, along with where and how the data is stored…

(Aangepas vanuit: http://www.computerworld.com/s/article/9002188/Top_10_ways_to_secure_your_stored_dat a?taxonomyId=19&pageNumber=3)

©akademia (MSW)

Bladsy 105

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.9

Data verwyderings- en vernietigingsmetodes

Data word op ŉ wye verskeidenheid van media gestoor: interne en eksterne hardeskywe, verwyderbare geheuestokkies (flash memory cards en flash drives), magneetbande en ander lineêre magnetiese media, kompakskywe en papier. Om ongemagtigde toegang te verhoed, is dit van kritieke belang dat die data vernietig word as dit nie meer benodig is nie. Die verskillende tipes storingsmedia vereis verskillende metodes van verwydering of vernietiging. Sommige van hierdie metodes is eenvoudig, ander weer kompleks. Om seker te maak dat data veilig verwyder of vernietig is, is nie eenvoudig nie en oneffektiewe vernietiging van data, is een van die mees algemene oorsake vir die blootstelling van sensitiewe data en identiteitsdiefstal. 3.9.1

Wanneer is dataverwydering of -vernietiging werklik doeltreffend?

Vir elke stoormedium is daar meer en minder veilige metodes om die data te vernietig of te verwyder. Die metode wat gebruik word, sal bepaal word deur die sensitiwiteit van die inligting en moontlike bedreigings. Die meer veilige metodes is gewoonlik duurder (in terme van tyd en werklike koste) om te implementeer. Indien daar onsekerheid bestaan oor watter metode die veiligste is, is dit raadsaam om die advies van ŉ kundige te bekom. 3.9.2

Papiermedia

Papierrekords met sensitiewe inligting moet gesnipper word. Elke kantoor (en huis) moet toegang tot ŉ snippermasjien of ŉ veilige snipperdiens hê. Daar is twee metodes van snipper, naamlik: •

Reep- en konfettiversnippering

Reepversnippering snipper papier in dun, lang stroke, terwyl konfettiversnippering die papier beide in lengte en breedte versnipper. Om papier weer aanmekaar te heg, nadat dit in die breedte versnipper is, is veel moeiliker as wanneer papier in die lengte versnipper is. •

Maal, verpulping en verbranding

Papierrekords kan fyngemaak word (in ŉ poeier gemaal), verpulp word deur die toevoeging van chemikalieë, of verbrand word. Hierdie metodes is geskik vir uiters sensitiewe inligting. ©akademia (MSW)

Bladsy 106

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.9.3

Elektroniese media

Die toepaslike “skoonmaak"-metode vir elektroniese media, hang van die tipe media af. Die belangrikste onderskeiding is tussen magnetiese en optiese media. Alhoewel beide inligting in elektroniese formaat bevat, is die metodes vir ŉ veilige verwydering van data baie verskillend. Mense is dikwels onder die indruk dat al wat hulle nodig het om te doen, is om ŉ lêer te "verwyder" (delete) van ŉ rekenaar se hardeskyf of ander storingsmedia. Ongelukkig is dit byna nooit voldoende nie – in die meeste gevalle word slegs indeksinligting van ŉ lêer verander. Die “skoonmaak” van die rekenaarasblik (Recycle Bin of Trash) om verwyderde lêers “permanent” te verwyder, is gewoonlik ook oneffektief. Hierdie metodes verwyder die indekse na die lêers, maar die data self is nog steeds op die stoormedia in ongeallokeerde ruimtes. Deur gesofistikeerde skanderingsmetodes kan hierdie data herstel word. By media, soos kompakskywe, kan die inhoud in elk geval nie verwyder word nie. Om hierdie media onbruikbaar te maak, moet dit so beskadig word, dat daar nie toegang daartoe verkry kan word met behulp van gewone rekenaars nie. Selfs op beskadigde kompakskywe, kan die inligting deur mense met die regte tegnologie en kennis onttrek word. 3.9.4

Demagnetisering van magnetiese media

Verwyderbare magnetiese diskette (bv. Zip disks) en lineêre magnetiese media (bv, tape reels) kan gedemagnetiseer word met ŉ demagnetiseringsapparaat en so kan die inligting daarop vernietig en die medium onbruikbaar word. Vir elke tipe magnetiese stoormedia is daar ŉ minimum skoonmaaktyd. Dit is belangrik om die regte demagnetiseringsapparaat vir die tipe media te gebruik. 3.9.5

Oorskryf van magnetiese media

Interne magnetiese stoormedia, soos rekenaarhardeskywe, sowel as eksterne mini- en mikrohardeskywe, kan skoongemaak word deur programmatuur met oorskryf- en uitwissingsvermoëns en wat vir die doel ontwikkel is. Universal Serial Bus (USB) stokkies (flash drives) en ander soorte stoormedia, soos CompactFlash, Memory Stick, Secure Digital, en Smart Media kan ook op hierdie wyse skoongemaak word. Spesiale programmatuur word gebruik om oor al die data op die stoormedium te skryf. Hoewel ŉ enkele oorskryf soms genoegsaam is, kan bykomende sekuriteit verkry word deur

©akademia (MSW)

Bladsy 107

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking die media verskeie kere oor te skryf, sodat die herwinning van data, selfs deur die mees gevorderde metodes, feitlik onmoontlik is. 3.9.6

Fisiese vernietiging van magnetiese media

Om effektief te wees, moet die fisiese vernietiging van magnetiese stoormedia gewoonlik deur ŉ opgeleide persoon hanteer word. Hoewel magnetiese skywe gebreek kan word, is dit steeds teoreties moontlik om die data te herwin. 3.9.7

Optiese media

Optiese media (soos kompakskywe – CD’s en DVD’s) kan skoongemaak word deur prosesse soortgelyk aan dié vir magnetiese media. Die oorgrote meerderheid van die optiese media wat gebruik word, kan egter nie oor geskryf word nie. Omdat sulke media opties en nie magneties is nie, kan dit nie gedemagnetiseer word nie. Net soos in die geval van papierrekords, sal fisiese vernietiging die beste wees. Goeie gehalte papiersnippers kan gewoonlik ook kompakskywe vernietiging. Moenie kompakskywe met die hande breek nie. Die verbranding van kompakskywe is ook gevaarlik want toksiese dampe kan vrygestel word. 3.9.8

Vernietiging van al die data op rekenaarstelsels

Indien ŉ onderneming al die data op ŉ rekenaarstelsel wil vernietig, bied sommige vervaardigers, soos Dell en Apple, rekenaarvernietigingsprogramme aan wat die data vernietig met inagneming van sekuriteit en die omgewing. Hierdie programmatuur sal die data verwyder en die hardeskyf so skoonmaak dat die ou rekenaarstelsel ingeruil kan word as deel van die aankoop van ŉ nuwe stelsel. (Aangepas vanuit: http://it.med.miami.edu/x677.xml) 3.10 Databasisbestuur 3.10.1 Wat is ŉ databasis? ŉ Databasis is ŉ instrument vir die versameling en organisering van inligting. Databasisse kan inligting oor mense, produkte, bestellings, of enige ander data stoor. Baie databasisse begin as ŉ lys van items in ŉ woordverwerkingsprogram of sigblad. Soos wat die lys uitbrei, word dit al hoe moeiliker om te organiseer en om inligting te vind. Sodra ondernemings met so ŉ probleem gekonfronteer word, is dit ŉ goeie idee om die data oor te dra na ŉ databasis.

©akademia (MSW)

Bladsy 108

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.10.2 Die komponente van ŉ databasis

Tabelle

Modules

Vorms

Databasis Makro's

Verslae

Navrae

Figuur 3.10: Databasis (Bron: Outeur, 2011)

Tabelle

ŉ Databasistabel is in voorkoms soortgelyk aan ŉ sigblad, omdat die data in rye en kolomme gestoor word. Om hierdie rede is dit maklik om die data uit ŉ sigblad oor te dra na ŉ databasistabel. Die belangrikste verskil tussen data in ŉ sigblad en data in ŉ databasistabel, lê by die organisering daarvan. Om die mees buigsame databasis te verkry, word die data in tabelle georganiseer. Byvoorbeeld, as inligting oor werknemers gestoor word, moet elke werknemer slegs een keer in ŉ tabel met werknemersdata opgeneem word. Data oor produkte sal gestoor word in ŉ tabel vir produkte, en inligting oor takkantore sal gestoor word in ŉ ander tabel. Hierdie proses staan bekend as normalisering. Elke ry in ŉ tabel is ŉ rekord. Rekords is die individuele stukkies inligting wat gestoor word. Elke rekord bestaan uit een of meer velde. Velde stem ooreen met die kolomme in die tabel. Byvoorbeeld, in ŉ tabel met die naam "werknemers", kan elke ry (rekord) inligting bevat oor ŉ ander werknemer (dus verskillende rekords), en elke kolom (veld) bevat ander inligting, soos die eerste naam, die laaste naam, adres, en so aan, van die werknemer. Velde moet toegewys word as ŉ sekere tipe data, byvoorbeeld teks, datum, tyd, aantal, of as ŉ ander tipe data.

©akademia (MSW)

Bladsy 109

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Figuur 3.11: Databasistabelle (Bron: http://www.ibm.com/developerworks/data/library/techarticle/dm0312swart1/figure3.jpg) Nog ŉ manier om rekords en velde te beskryf, is om die ou kaartkabinette in ŉ biblioteek te visualiseer. Elke kaart in die kabinet stem ooreen met ŉ rekord in die databasis. Elke stukkie inligting op die kaart (skrywer, titel, en so aan) stem ooreen met ŉ veld in die databasis.

Vorms

Vorms word ook soms na verwys as "data-invoerskerms". Hulle is die gebruikerskoppelvlak (user interface) wanneer die gebruiker met die data werk. Dit bevat dikwels opdragknoppies (command buttons) wat verskeie opdragte kan verrig. ŉ Databasis kan egter ook geskep word sonder die gebruik van vorms, deur eenvoudig die wysiging van die data in die datatabel aan te bring. Die meeste databasisgebruikers verkies dit egter om vorms te gebruik om die data te lees, in te voer en te redigeer. Vorms is in ŉ gebruikersvriendelike formaat vir die verwerking van data, en laat die gebruiker ook toe om funksionele elemente, soos opdragknoppies, te skep. Die knoppies kan dan geprogrammeer word sodat bepaalde data op die vorm verskyn, ander vorms of verslae geopen word en om ŉ verskeidenheid ander take uit te voer.

©akademia (MSW)

Bladsy 110

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Figuur 3.12: Databasisvorms (Bron: http://www.hotdreamweaver.com/UserFiles/Image/form-to-database.jpg) Vorms stel die databasisbestuurder in staat om beheer uit te oefen oor hoe ander gebruikers die data in die databasis gebruik. Byvoorbeeld, die ontwerper van die databasis kan vorms ontwerp wat gebruikers toelaat om slegs sekere funksies te verrig. Dit help om data te beskerm en om te verseker dat die data korrek ingevoer word.

Verslae

Verslae word gebruik om data in die tabelle op te som en aan te bied. ŉ Verslag beantwoord gewoonlik ŉ spesifieke vraag, soos: •

Hoeveel geld het ons van elke kliënt gedurende die jaar ontvang?

•

In watter stede woon ons kliënte?

Elke verslag kan geformateer word om die inligting in die mees leesbare formaat aan te bied. ŉ Verslag kan te enige tyd gegenereer word, en sal ooreenstem met die data in die databasis. Verslae is oor die algemeen geformatteer om gedruk word, maar hulle kan ook op die skerm besigtig word, na ŉ ander program uitgevoer word, of per e-pos gestuur word.

©akademia (MSW)

Bladsy 111

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Navrae (Query)

Navrae verteenwoordig die werklike onderbou van ŉ databasis en kan verskillende funksies verrig. Die mees algemene funksie is om die data in die tabelle aan te vra. Die data word gewoonlik versprei oor ŉ paar tabelle en navrae maak dit moontlik om die verlangde data op ŉ enkele bladsy te sien. Navrae kan ook gefilter word sodat slegs die verlangde data gesien word. Sekere navrae is opdateerbaar wat beteken dat die data in die bepaalde tabelle via die navrae datablad (query datasheet) gewysig kan word. Daar is twee tipes navrae, naamlik keusenavrae (select queries) en aksienavrae (action queries): •

Keusenavrae

ŉ Keusenavrae herwin die data en maak dit beskikbaar vir gebruik. Die resultate kom op die skerm, kan uitgedruk word, of gekopieer word na die knipbord (clipboard). •

Aksienavrae

ŉ Aksienavraag verrig ŉ taak met die data. Aksienavrae kan gebruik word om nuwe tabelle te skep, data by die bestaande tabelle te voeg, data op te dateer, of data te verwyder.

Makro (Macro)

ŉ Makro is ŉ vereenvoudigde programmeertaal wat gebruik kan word om funksies by die databasis te voeg. Byvoorbeeld, ŉ makro kan aan ŉ opdragknoppie op ŉ vorm gekoppel word, wat geaktiveer word sodra die opdragknoppie gedruk word. ŉ Makro bevat aksies wat take uitvoer soos om ŉ verslag te open, ŉ navraag te doen, of die databasis toe te maak. Die meeste databasisaksies kan outomaties uitgevoer word deur makro’s te gebruik, wat dus tyd kan bespaar.

Modules

Modules, soos makro’s, kan gebruik word om funksies by die databasis te voeg. ŉ Module is ŉ versameling van verklarings, stellings en prosedures wat saam gestoor word as ŉ eenheid. Modules word gewoonlik met behulp van ŉ programmeertaal (Visual Basic for Applications) geskep wat nie deel van die databasisprogrammatuur is nie. ŉ Module kan óf ŉ klasmodule óf ŉ standaardmodule wees.

©akademia (MSW)

Bladsy 112

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

Klasmodules

ŉ Klasmodule is gekoppel aan die vorms of verslae in ŉ databasis en bevat gewoonlik prosedures wat spesifiek is tot die vorm of verslag waaraan dit gekoppel word. •

Standaard modules

Standaardmodules bevat algemene prosedures wat nie verband hou met enige ander objek in die databasis nie. (Aangepas vanuit: http://office.microsoft.com/en-us/access-help/database-basicsHA010064450.aspx) 3.11 Databasisbestuurstelsel ŉ Databasisbestuurstelsel (database management system – DBMS) is rekenaarprogrammatuur wat die skepping, onderhoud en die gebruik van ŉ databasis beheer. Databasisbestuurstelsels word gekategoriseer volgens hul datastruktuur of tipe. Die DBMS aanvaar navrae vir data en versoek dan die bedryfstelsel om die toepaslike data oor te dra. Die navrae moet ingedien en ontvang word volgens ŉ formaat wat voldoen aan een of meer van die toepassingsprotokolle. 3.11.1 Komponente van ŉ databasisbestuurstelsel

DBMS enjin

Die DBMS enjin aanvaar logiese versoeke van verskeie ander DBMS substelsels, skakel hulle om in fisiese ekwivalente, en het toegang tot die databasis en datawoordeboek.

Data definisie substelsel

Die data definisie substelsel help die gebruiker om die datawoordeboek te skep en in stand te hou en definieer die struktuur van die lêers in ŉ databasis.

Data manipulasie substelsel

Die data manipulasie substelsel help die gebruiker om inligting by te voeg, te verander, en te verwyder en navrae te rig vir waardevolle inligting.

Substelsel om toepassings te skep (application generation subsystem)

Dié substelsel stel gebruikers in staat om transaksie-intensiewe programme te ontwikkel. Dit vergemaklik die gebruik van dataskerms, programmeertale en gebruikerskoppelvlakke (interfaces).

©akademia (MSW)

Bladsy 113

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Data-administrasie substelsel

Die data-administrasie substelsel help gebruikers om die databasisomgewing te bestuur deur die voorsiening van fasiliteite om data te rugsteun en te herwin, datasekuriteit te bestuur, om die navrae (queries) funksie te optimaliseer en verandering te bestuur. (Aangepas uit: http://en.wikipedia.org/wiki/Database_management_system) 3.11.2 Tipes databasisbestuurstelsels Die volgende is tipe databasisbestuurstelsels:

Hiërargiese databasisse

Hiërargiese databasisse word algemeen gebruik op hoofraamrekenaars. Dit is een van die oudste metodes om data te organiseer en te stoor. ŉ Hiërargiese databasis word georganiseer in ŉ piramide formaat, soos die takke van ŉ boom wat afwaarts reik. Verwante velde of rekords word saam gegroepeer sodat daar hoër-vlak rekords en laer-vlak rekords is; netsoos die ouers wat bo aan ŉ familiestamboom pryk met die kinders daaronder.

Netwerkdatabasisse

Netwerkdatabasisse is soortgelyk aan hiërargiese databasisse en het ook ŉ hiërargiese struktuur. Daar is egter ŉ paar belangrike verskille. In plaas daarvan dat die databasis soos ŉ boom lyk, lyk ŉ netwerkdatabasis meer soos ŉ spinnerak. In netwerkdatabasisse word die kinders lede en die ouers eienaars genoem. Die belangrikste verskil is dat elke kind (lid) meer as een ouer (eienaar) kan hê. Soos hiërargiese databasisse word netwerkdatabasisse hoofsaaklik op hoofraamrekenaars gebruik. Omdat meer verbindings tussen verskillende tipes data gemaak kan word, word die netwerkdatabasisse as meer buigsaam beskou.

Verhoudingsdatabasisse (Relational databases)

In verhoudingsdatabasisse is die verhouding tussen die datalêers verhoudingsgebaseerd en nie hiërargies nie. Hiërargiese en netwerkdatabasisse vereis dat die gebruiker deur ŉ hiërargie beweeg om data te bekom. Verhoudingsdatabasisse verbind data in verskillende lêers met mekaar deur die gebruik van gemeenskaplike data-elemente of sleutelvelde (key fields). Data in verhoudingsdatabasisse word in verskillende tabelle gestoor, wat elk oor ŉ sleutelveld beskik wat elke ry identifiseer. Verhoudingsdatabasisse is meer buigsaam as hiërargiese of netwerkdatabasisse.

©akademia (MSW)

Bladsy 114

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Verhoudingsdatabasisse werk op die beginsel dat elke tabel ŉ sleutelveld het wat elke ry uniek identifiseer, en dat hierdie sleutelvelde gebruik kan word om ŉ tabel met data aan ŉ ander te koppel. Byvoorbeeld ŉ kliënt se rekeningnommer in ŉ tabel, kan aan ŉ ander tabel gekoppel word wat ook die kliënt se rekeningnommer (ŉ sleutelveld) insluit, maar in dié geval inligting bevat oor produkte, insluitende ŉ itemnommer (nog ŉ sleutelveld).

Objek-georiënteerde databasisse

Objek-georiënteerde databasisse is in staat om baie nuwe data-tipes, soos grafika, foto's, klank- en video te hanteer. Hiërargiese en netwerkdatabasisse is ontwerp om gestruktureerde data te hanteer, dit is data wat mooi in velde, rye en kolomme inpas. Hulle is nuttig vir die hantering van klein brokkies inligting soos name, adresse, poskodes, produknommers, en enige vorm van statistiek. Objek-georiënteerde databasisse, daarenteen, kan data uit ŉ verskeidenheid mediabronne stoor, soos foto's en teks en kan, as uitset, werk in ŉ multimediaformaat skep. Objek-georiënteerde databasisse gebruik klein, herbruikbare stukkies programmatuur wat voorwerpe genoem word. Die voorwerpe self, word in die objek-georiënteerde databasis gestoor. Elke voorwerp bestaan uit twee elemente, naamlik: •

ŉ Stukkie data (bv. klank, video, teks of grafika)

•

Die instruksies, of programmatuur wat “metodes” (methods) genoem word, wat om met die data te doen.

Die instruksies wat in die objek vervat is, word gebruik om die data in die objek te manipuleer. Byvoorbeeld, toetsantwoorde sal in die objek vervat wees, maar so ook die instruksie om ŉ gemiddelde toetspunt vir die klas te bereken. (Aangepas vanuit: http://www.personal.psu.edu/glh10/ist110/topic/topic07/topic07_06.html)

Gevallestudie 3.1 In die casino-industrie is een van die mees waardevolle bates, die lêer wat die casino's byhou met besonderhede van hul welvarende kliënte. In 2003, het die casino-eienaar van Harrah’s Entertainment Inc. ŉ regsgeding aanhangig gemaak in Placer County, Kalifornië. Harrah het beweer dat ŉ voormalige werknemer die rekords van ongeveer 450 welgestelde kliënte gekopieer het, voordat hy die maatskappy

©akademia (MSW)

Bladsy 115

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking verlaat het om by hul mededingers, Thunder Valley Casino, in Lincoln, Kalifornië te gaan werk. Die klaer (Harrah) het gesê dat die werknemer opgemerk is, waar hy besig was om ŉ lys name, kontakbesonderhede, krediet- en rekeninggeskiedenis uit Harrah se databasis te kopieer. Daar is ook beweer dat hy probeer het om die spelers na Thunder Valley te lok. Die werknemer ontken skuld op die aanklag van diefstal van Harrah se handelsgeheime – die saak is nog hangende. Beantwoord die volgende vrae: 1. Waarom het die ontwikkelinge in IT daartoe bygedra om die waarde van die datahulpbronne van baie sakeondernemings te verhoog? 2. Hoe het hierdie vermoëns (om databasisse te skep) die sekuriteitsuitdagings verhoog wat verband hou met die beskerming van ŉ onderneming se datahulpbronne? 3. Hoe kan sakeondernemings IT gebruik om die uitdagings van datahulpbronsekuriteit die hoof te bied? (Aangepas vanuit: http://highered.mcgrawhill.com/sites/dl/free/0073043559/314063/OBrien_13e_Chapter_5.pdf)

3.12 Samevatting Dit maak nie saak of ŉ sakeonderneming klein, medium of groot is nie, die bestuur van data is noodsaaklik. Data kan gehou word in enige formaat: op rekenaar, op papier, of op enige ander elektroniese media. Alle ondernemings beskik oor belangrike inligting wat gestoor moet word. Datastoring kan gedoen word met behulp van eksterne hardeskywe, USB-drywe of selfs plaaslike bedieners, afhangende van die belangrikheid van die data. In baie gevalle word spesiale databasisse geskep om data te stoor en toeganklikheid tot inligting makliker te maak. Die bestuur van data kan tot die sukses of mislukking van ŉ onderneming bydra. Talle sakeondernemings het al in die verlede verliese gelei as gevolg van die verlies van belangrike data.

©akademia (MSW)

Bladsy 116

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Databestuur is nie net belangrik vir sakeondernemings nie, maar ook vir talle ander organisasies, soos navorsings- en ontwikkelingsorganisasies. Omdat data so belangrik is, maak baie ondernemings en organisasies gebruik van spesiale databestuursprogrammatuur om hul databasisse te beheer, te beveilig en in stand te hou.

3.13 Selfevaluering Aktiwiteit 7 Hoe sal jy ŉ magneetstrookkaart beskryf?

Aktiwiteit 8 Hoe sal u ŉ slimkaart beskryf?

Aktiwiteit 9 Noem die komponente van ŉ databasis.

©akademia (MSW)

Bladsy 117

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Studie-eenheid 4: Dataverwerking

4.1

Studie-eenheid leeruitkomstes

Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 4 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •

Dataverwerking of -prosessering

•

Dataverwerkingsiklus

•

Dataverwerkingsprosesse

•

Outomatiese dataverwerkingstoerusting

•

Elektroniese dataverwerking

•

Inligtingstelsels

•

Dataverwerkingsverantwoordelikhede

Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •

Dataverwerking en -prosessering te definieer.

•

Die plek(ke) in die onderneming te identifiseer waar die verwerking van data plaasvind.

•

Die stappe in die dataverwerkingsiklus te beskryf.

•

Die uitgebreide data verwerkingsiklus te verduidelik.

•

Die verantwoordelikhede vir dataverwerking te identifiseer.

©akademia (MSW)

Bladsy 118

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 4.2

Verrykende bronne •

http://bisom.uncc.edu/courses/info2130/Topics/istypes.htm

•

http://computer-concepts-tutorial.blogspot.com/2008/02/advantages-of-electronicdata.html

•

http://jebaranjan.files.wordpress.com/2011/08/mainframe.gif?w=400&h=294

•

http://searchsqlserver.techtarget.com/definition/data-aggregation

•

http://wiki.corda.com/confluence/download/attachments/1081939/html_table.png?ver sion=1&modificationDate=1213037191000

•

http://www.belwo.com/data-processing-case-studies/

•

http://www.ehow.com/how_4855412_perform-statistical-dataanalysis.html#ixzz1VBtOCUSO

•

http://www.ehow.com/info_8095855_components-electronic-dataprocessing.html#ixzz1YaQtMWPP

•

http://www.ehow.com/info_8788188_different-levels-summarizationdatabase.html#ixzz1VBtxxu1G

•

http://www.ehow.com/list_7569904_electronic-data-processing-personnelresponsibilities.html#ixzz1VBKw6CXa

•

http://www.emathzone.com/tutorials/basic-statistics/tabulation-of-data.html

•

http://www.nos.org/srsec330/330L2.pdf

•

http://www.ust.hk/itsc/antivirus/general/whatis.html

•

http://www.wisegeek.com/what-is-data-processing.htm

©akademia (MSW)

Bladsy 119

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 4.3

Hoe kan jy jou begrip verbeter?

Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord

Omskrywing

Data

Data kan letters, syfers, vergelykings, datums, beelde en ander materiaal wees.

Data-aggregasie

Data-aggregasie is enige proses(se) waar inligting versamel en opgesom word vir doeleindes soos statistiese analise.

Dataherwinning

Dataherwinning beteken om gestoorde data of inligting te herstel (in die geval waar data beskadig is) of weer te vind (wanneer data “weggeraak” het).

Dateverwerking

Verwerking van data verwys na die proses waar data omgeskakel word van een formaat na ŉ ander – data word ingevoer, opgesom, ontleed of andersins omskep in bruikbare inligting.

Deskundige stelsel

ŉ Deskundige stelsel is ŉ inligtingstelsel wat die kennis van deskundiges omskakel na programkode en wat dan menslike

(Expert system)

beredenerings- en besluitnemingsprosesse naboots vir gebruikers met minder kennis oor die vakgebied. Ook bekend as kunsmatige intelligensiegebaseerde sisteme (artificial intelligence based systems)

Elektroniese

Dit kan verwys na die gebruik van outomatiese metodes om

dataverwerking

kommersiële data te verwerk.

Kantoorinligtingstelsel ŉ Kantoorinligtingstelsel is ŉ inligtingstelsel wat gebruik maak van rekenaarapparatuur, -programmatuur en netwerke om die vloei van die werk te bevorder en kommunikasie tussen werknemers te fasiliteer. Kragonderbreking

ŉ Kragonderbreking is ŉ kort- of langtermyn verlies van elektriese krag na ŉ gebied of area.

Lynitems

©akademia (MSW)

Lynitems verwys na elke individuele inskrywing in ŉ databasis

Bladsy 120

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking – dus data wat nog nie opgesom of verwerk is nie. Rekeningkundige

Rekeningkundige manipulasie van data word berekening

manipulasie

genoem.

Sortering

Sortering behels die rangskikking van data-items in ŉ verlangde volgorde.

Statistiese analise

Statistiese analise verwys na die verwerking van data om algemene tendense te bepaal, met behulp van statistiese verwerkingsmetodes.

Tabulering

Die proses om data in tabelformaat te klassifiseer, staan bekend as tabulering.

4.4

Inleiding

Dit is noodsaaklik dat belangrike inligting veilig bewaar word vir toekomstige gebruik. Dataverwerking help om belangrike inligting veilig in stand te hou – data word geprosesseer sodat doeltreffende ontledings en navorsing gedoen kan word. Dataverwerking behels die digitalisering van data, datavaslegging, woordverwerking, beeldverwerking, die prosessering van vorms, die invoer van die data, ens. Hierdie data word verkry uit ŉ verskeidenheid bronne en word dan verwerk in ŉ databasis vir die doeleindes van verdere analises. Daar is baie voordele van dataverwerking. Data is die primêre bron van inligting in enige onderneming. Die meeste sakeondernemings doen dataprosessering vir gebruik in hul daaglikse bedryfsaktiwiteite, maar ook vir die beplanning van toekomstige strategieë. Dataverwerking is dus belangrik vir ŉ wye verskeidenheid van korporatiewe aktiwiteite. Die verwerking van vorms is tydrowende werk en hoewel vaslegging van data oor kliënte, ŉ duur en tydsame proses is, is dit noodsaaklik vir die sukses van enige sakeonderneming. Vorms word algemeen in die sakewêreld gebruik en maak ŉ belangrike deel uit van industrieë soos die bankwese, versekeringsindustrie en mediese omgewing. Vormverwerking kom veral voor by opnames (surveys), marknavorsing, waarborgregistrasies, prosessering van kredietkaarttransaksies en versekeringseise. (Aangepas vanuit: http://www.articlesbase.com/customer-service-articles/business-dataprocessing-846460.html#ixzz1V6PTze00)

©akademia (MSW)

Bladsy 121

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

(Bron: http://jebaranjan.files.wordpress.com/2011/08/mainframe.gif?w=400&h=294) Verwerking van data verwys dus na die proses waar data omgeskakel word van een formaat na ŉ ander. Data kan letters, syfers, vergelykings, datums, beelde en ander materiaal wees. Die verwerking van data verwys na ŉ spesifiek stap in die siklus van inligtingverwerking. In inligtingverwerking word die data wat verkry word, ingevoer, gevalideer, verwerk, gestoor en uitsette vind plaas in die vorm van verslae. Die onderskeid tussen data en inligting is dus, dat data onverwerk is, terwyl inligting reeds verwerking ondergaan het. Dataverwerking is ŉ proses waar data ingevoer, opgesom, ontleed of andersins omskep word in bruikbare inligting. Die proses is gewoonlik geoutomatiseer en geskied met behulp van rekenaarprogrammatuur wat die data opneem, analiseer, sorteer, opsom, berekeninge doen, versprei en stoor. Omdat die inligting wat uit databasisse verkry word, gewoonlik goed aangebied word en informatief is, word daar dikwels na dataverwerkingstelsels verwys as inligtingstelsels. Moderne tegnologie het die verwerking van data maklik gemaak deur die uitvinding van elektroniese dataverwerkers. Datalêers kan vinnig met behulp van outomatiese dataverwerkers geprosesseer word. Rekenarisering het hier ŉ groot rol gespeel. Die rekenaar kan groot volumes data stoor en die inligting vinnig herwin wanneer nodig. Dit is uiters nuttig in areas soos die versekeringsindustrie en bankwese waar ŉ groot aantal dokumente daagliks hanteer word. (Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-is-data-processing.htm)

©akademia (MSW)

Bladsy 122

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 4.5

Basiese dataverwerkingsiklus

Soos hierbo genoem, bestaan die verwerking van data uit daardie aktiwiteite wat nodig is om data in inligting te omskep. Die proses wat dit moontlik maak staan bekend as elektroniese dataverwerking. Rekenaars en elektroniese dataverwerkingstoerusting voer verskillende aksies uit wat data in inligting kan omskep. Ongeag die tipe toerusting wat gebruik word, is daar ŉ paar basiese funksies en aktiwiteite wat uitgevoer moet word, wanneer data verwerk word. Die basies elektroniese dataverwerkingsiklus bestaan uit die volgende fases of komponente. •

Insette

•

Prosessering

•

Uitsette

4.5.1

Insette

Insette verwys na al die aktiwiteite wat verband hou met die opname van data en die beskikbaarmaking daarvan vir verwerking. Die insetkomponent verteenwoordig die proses van transformasie van data in ŉ formaat wat ŉ rekenaar verstaan. Sodra die data dus versamel is, word dit vanaf die brondokumente omskep na ŉ formaat wat meer geskik is vir verwerking. Die data word eers gekodifiseer – ŉ kode bestaan uit getalle, letters, spesiale karakters, of ŉ kombinasie hiervan. Dit is nuttig om data te kodifiseer wanneer dit geklassifiseer moet word. Om te klassifiseer, beteken om te kategoriseer, dit wil sê, data met soortgelyke eienskappe word in soortgelyke kategorieë of groepe geplaas. Insettoerusting verteenwoordig toerusting wat die data omskakel na ŉ aanvaarbare formaat en na die rekenaar se hoof stoormedia oorplaas. Voorbeelde van hierdie tipe toerusting is ponskaartmasjiene en magneetbandmasjien. Na klassifikasie van data, word dit geverifieer om die akkuraatheid te verseker voordat dit verwerk word. Na verifikasie word die data getranskribeer van een datamedium na ŉ ander. Die volgende is ŉ voorbeeld van magneetbande in ŉ magneetbandmasjien.

©akademia (MSW)

Bladsy 123

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Figuur 4.1: Magneetbande (Bron: http://www-03.ibm.com/ibm/history/exhibits/storage/images/PH2401.jpg) 4.5.2

Prosessering en manipulasie

Sodra die data versamel en verander is, is dit gereed vir die toepassing van manipulasiefunksies wat data verwerk en omskakel na inligting. Dataprosessering en -manipulasie sluit verskillende rekenkundige en logiese aktiwiteite in. Om data te verwerk beteken die gebruik van klassifikasie en sortering, berekeninge, opsomming, vergelyking en ander manipulasietegnieke om data na inligting te omskep. Dataprosessering en -manipulasie bestaan uit die volgende aktiwiteite:

Klassifikasie en sortering

Klassifisering en sortering behels die rangskikking van data-items in bepaalde kategorieë en in ŉ verlangde volgorde. Gewoonlik is dit makliker om met data te werk, as dit in ŉ logiese volgorde gerangskik is. Soms sal slegs die sortering van data, dit na inligting verander, byvoorbeeld deur name in alfabetiese volgorde te rangskik, gee betekenis aan ŉ telefoongids. Die gids sal waardeloos wees sonder sortering van data.

Berekeninge

Rekeningkundige manipulasie van data word berekening genoem. Aangetekende data kan bymekaar gevoeg word, afgetrek word, gedeel of vermenigvuldig word, om nuwe inligting te verkry. Berekening is ŉ integrale deel van die verwerking van data. Byvoorbeeld, in die berekening van ŉ werknemer se salaris, sal die ure gewerk, vermenigvuldig met die uurlikse loon, die bruto betaling oplewer. Gebaseer op die totale inkomste verdien, word

©akademia (MSW)

Bladsy 124

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking inkomstebelastingaftrekkings bereken en afgetrek van die bruto salaris om die netto salaris te bereken.

Opsommings

Om op te som, beteken om groot hoeveelhede data te verminder tot ŉ meer bruikbare en bondige formaat. Wanneer die data getalle is, kan ŉ opsomming gemaak word deur die totale op te tel en te klassifiseer, of deur strategiese data te selekteer uit die data wat verwerk word.

Vergelykings

Om data te vergelyk, beteken om data te evalueer in verhouding tot ŉ bepaalde reël. Byvoorbeeld, die maatskappy se bestuur vergelyk data om te sien hoe goed die maatskappy vaar. Hulle vergelyk huidige verkoopsyfers met dié vir die afgelope jaar om die prestasie van die maatskappy in die huidige maand te analiseer. 4.5.3

Uitsette

Dataverwerking omskep data na inligting wat deur gebruikers benut kan word. Die kommunikasiefunksie wat dit moontlik maak word uitsette genoem. As die inligting nie in ŉ leesbare formaat is nie, sal die uitset ook ŉ proses van dekodering moet insluit. Hierdie proses sal die inligting in die regte formaat omskep. Rekenaars genereer veral drie tipes uitsette, naamlik: •

Sagte kopieë,

•

harde kopieë, en

•

klank.

(Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/info_8095855_components-electronic-dataprocessing.html#ixzz1YaQtMWPP) 4.6

Die uitgebreide dataverwerkingsiklus

Daar word dikwels nog drie stappe by die basiese dataverwerkingsiklus bygevoeg om die uitgebreide dataverwerkingsiklus te verkry. Hierdie stappe is soos volg:

©akademia (MSW)

Bladsy 125

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 4.6.1

Inisiëring (origination)

Inisiëring is ŉ stap wat verwys na die proses om die oorspronklike data te versamel. ŉ Oorspronklike rekord van die data staan bekend as ŉ brondokument. Hierdie aktiwiteit is in werklikheid die eerste stap van die dataverwerkingsiklus. Data ontstaan wanneer transaksies wat plaasgevind het, of waarnemings, geboekstaaf word. Hierdie inligting word dan in ŉ bruikbare formaat vasgelê. Data kan aanvanklik op brondokumente van papier aangeteken word en dan omgeskakel word na elektroniese formaat vir die verwerking daarvan. Data kan egter ook direk met behulp van ŉ toevoerapparaat (bv. ŉ sleutelbord) op rekenaar (bv. in ŉ databasis) ingevoer word – die sogenaamde papierlose (paperless) metode. Dataversameling staan ook bekend as datavaslegging (data capturing). 4.6.2

Verspreiding en kommunikasie van inligting

Hierdie stap verwys na die verspreiding van die uitsetdata. Rekords van die uitsetdata staan bekend as verslae of verslagdokumente wat aan voornemende gebruikers versprei word. Kommunikasie is dus die proses om die inligting te deel. Tensy die inligting beskikbaar gestel word aan die gebruikers wat dit nodig het, is dit waardeloos. Kommunikasie behels die oordrag van verwerkte data en inligting aan die voornemende gebruikers met behulp van verslae en dokumente wat voorberei word, of die oordrag van inligting na ŉ ander dataverwerkingstelsels. 4.6.3

Berging

Om data te berg is om data vir voortgesette of latere gebruik te bewaar. Berging is noodsaaklik vir enige georganiseerde metode van dataverwerking. In ŉ handverwerkingstelsel word verwerkte data in liasseerkabinette gestoor en in die geval van ŉ rekenaargebaseerde stelsel, word elektroniese toestelle, soos magneetskywe en -bande, gebruik. Databerging is van kardinale belang tydens die dataverwerkingsproses. Die resultate van dataverwerking word soms ook gestoor om later gebruik te word as insetdata vir verdere verwerking. ŉ Eenvormige versameling van data, staan as ŉ lêer bekend. Gewoonlik bestaan ŉ lêer uit ŉ versameling van rekords, waar elke rekord soortgelyke data-items bevat en ŉ versameling van verwante lêers word ŉ databasis genoem.

©akademia (MSW)

Bladsy 126

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Die stoor- of bergingsaktiwiteit behels die stoor van data en inligting op georganiseerde wyse om die herwinning van die data te fasiliteer. Dit is logies dat data gestoor word, slegs indien die waarde daarvan die stoorkoste oorskry. 4.6.4

Herwinning

Herwinning beteken om die gestoorde data of inligting te herroep of weer te vind. Data kan uit liasseerkabinette of uit rekenaars herroep word vir verdere verwerking. Herwinning en vergelyking van ou data, gee betekenis aan die huidige inligting. 4.6.5

Reproduksie

Om te reproduseer beteken om die herwinde data of inligting te kopieer of te dupliseer. Hierdie reproduksie-aktiwiteit kan per hand of met behulp van Ĺ&#x2030; masjien gedoen word. (Aangepas vanuit: http://www.nos.org/srsec330/330L2.pdf) Die uitgebreide dataverwerkingsiklus sien dus grafies soos volg daaruit:

Reproduksie

InisiĂŤring

Herwinning

Insette

Berging

Prosessering en manipulasie

Verspreiding en kommunikasie van inligting

Uitsette

Figuur 4.2: Uitgebreide dataverwerkingsiklus (Bron: Outeur, 2011)

ÂŠakademia (MSW)

Bladsy 127

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 4.7

Dataverwerkingsprosesse

Om data te verwerk, moet dit eers omgeskakel word na ŉ formaat wat in die rekenaarprogram leesbaar is – die data moet dus gedigitaliseer word (verwys na Par 4.6.2) . Sodra die data in digitale formaat is, kan verskeie dataverwerkingsprosedures toegepas om nuttige inligting te verkry. Dataverwerking behels verskeie prosesse, insluitend die volgende: 4.7.1

Verskillende vlakke van data-opsommings in ŉ databasis

Rekenaardatabasisprogramme stoor groot hoeveelhede inligting op ŉ georganiseerde wyse. Hierdie data kan betrekking hê op enigiets, van statistiese gegewens van ŉ opname (survey) tot maatskappywinste. Dit kan ook enige getal items bevat. Om tendense in die data te verstaan, kan moeilik wees, maar opsommingsmetodes kan help om die inligting in bruikbare komponente op te som.

Lynitems Lynitems verwys na elke individuele inskrywing in ŉ databasis – dus data wat nog nie opgesom of verwerk is nie. Dit bevat die onverwerkte inligting wat in die databasis ingevoer word, gewoonlik deur middel van nie-geoutomatiseerde metodes (bv. met behulp van ŉ sleutelbord). ŉ Lynitem kan ook verskeie getalle bevat, maar elke getal het betrekking op ŉ bepaalde inskrywing. Byvoorbeeld: in ŉ lys wat maatskappye se winste opsom, kan elke maatskappy beskou word as ŉ lynitem en vir elke maatskappy kan die winsstatistieke van die afgelope 5 jaar aangedui word. Elkeen van hierdie statistieke is nie ŉ lynitem nie, maar elke lyn (maatskappy) bevat 5 statistieke.

Gesegmenteerde opsommings

Gesegmenteerde opsommings beteken dat nie-opgesomde lynitems herrangskik word, op so ŉ manier dat die data meer sin sal maak. Byvoorbeeld, as die onderneming ŉ verslag wil genereer van elke item wat die afgelope jaar verkoop is (elke produk is dan ŉ lynitem), kan dit meer sin maak om die data op te som of te herorganiseer ooreenkomstig die hoeveelheid wat van elke item verkoop is. In hierdie geval, sal dit sinvol wees om die data te segmenteer in afdelings deur die gebruik van die produkitemnommers.

©akademia (MSW)

Bladsy 128

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

Vlak 1 opsommings

Gedurende ŉ vlak 1 opsomming word ‘m gedeelte van die data geïsoleer en slegs sekere inligting bly agter. Op hierdie vlak van data-opsommings, begin jy met al die lynitems in die datastel – dus al die data word in ag geneem. As jy dan net belangstel in ŉ bepaalde item wat verkoop is (in die voorbeeld hierbo), word al die ander inligting verwyder en die oorblywende data word dan geherorganiseer. So kan die data ooreenkomstig itemprysreekse, itembeskrywings of die tyd wanneer die items verkoop is, georganiseer. •

Vlak 2 opsommings

Vlak 2 opsommings word op vlak 1 opsommings gebou. Hier word die inligting uit vlak 1 opsommings geneem, en besluit watter inligting nie relevant is vir die analise nie. Byvoorbeeld, daar mag slegs belanggestel word in die verkope wat in die winter plaasgevind het. Dan word die inligting van September tot Maart verwyder, en gefokus op die verkope van April tot Augustus. (Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/info_8788188_different-levels-summarizationdatabase.html#ixzz1VBtxxu1G)

Figuur 4.3: Data-opsommings (Bron: http://wiki.corda.com/confluence/download/attachments/1081939/html_table.png?version=1 &modificationDate=1213037191000) ©akademia (MSW)

Bladsy 129

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 4.7.2

Data-aggregasie (data aggregation)

Data-aggregasie is ŉ proses waarin inligting versamel word en uitgedruk word in ŉ spesifieke formaat vir doeleindes soos statistiese analise. ŉ Algemene doel van dataaggregasie is om meer inligting te bekom oor bepaalde groepe, gebaseer, byvoorbeeld, op veranderlikes soos ouderdom, professie en inkomste. Die inligting oor sulke groepe kan dan, byvoorbeeld, gebruik word deur bemarkers wat die inhoud en tipe advertensie selekteer wat aantreklik sal wees vir gebruikers in ŉ bepaalde groep, waarvan die data ingewin is. So kan ŉ webtuiste wat CD’s verkoop, sekere CD’s adverteer, gebaseer op die ouderdomme van die potensiële kopers en die data-aggregasie vir die bepaalde ouderdomsgroep. Data-aggregasie kan gebruikersgebaseerd wees: Persoonlike data-aggregasiedienste bied die gebruiker ŉ enkele plek vanwaar hulle persoonlike inligting kan haal. Byvoorbeeld, ŉ kliënt maak gebruik van ŉ enkele persoonlike identifikasienommer (PIN) om toegang te verkry tot hul onderskeie rekeninge. Finansiële instellings, lugrederye, boek-en musiekklubs, ens. maak hiervan gebruik. (Aangepas vanuit: http://searchsqlserver.techtarget.com/definition/data-aggregation)

Figuur 4.4: Data-aggregasie (Bron: http://www.informatica.com/INFA_Images/data_aggragation_diagram.gif)

©akademia (MSW)

Bladsy 130

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 4.7.3

Datavalidasie of -geldigverklaring (data validation)

Datavalidering kontroleer of die data in ŉ rekenaar geldig is. Rekenaars voer outomaties datavalideringstoetse uit om te bepaal of die ingevoerde data korrek en redelik is, maar nie of die data akkuraat is nie. Byvoorbeeld, as ŉ tabel waardes aanvaar wat wissel van 11 tot 16, sal waardes groter of laer as hierdie reeks nie aanvaar word of geldig wees nie. Daar is verskillende tipes datavalideringstoetse wat gebruik word om die korrektheid van ingevoerde data te kontroleer. Hulle word gebruik om aanlynvorms, e-posadresse en programmeertaalsintaksis te kontroleer. Programmatuur soos Microsoft Excel en Access maak van hierdie tipe datavalideringstoetse gebruik.

Figuur 4.5: Datavalidasie (Bron: http://www.eactscongenitaldb.org/mediawiki/images/thumb/4/44/DataValidation.png/400pxDataValidation.png)

Vepligte veldvalidasie (Required field validation)

ŉ Verpligte veldvalidasie word algemeen gebruik by die voltooiing van aanlynvorms. Dit bepaal of ŉ gebruiker die verpligte velde in die vorm voltooi het. ŉ Verpligte veldvalidasietoets sal nie toelaat dat ŉ vorm geprosesseer word, voordat al die verpligte velde ingevul is nie. Indien een of meer van die verpligte velde blanko gelaat word, sal ŉ boodskap verskyn, wat die gebruiker se aandag op die ontbrekende velde vestig.

©akademia (MSW)

Bladsy 131

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Reeksvalidasie (Range validation)

ŉ Reeksvalidasietoets bepaal of ŉ ingevulde waarde binne ŉ voorafbepaalde reeks val. Byvoorbeeld, as die waardes in ŉ tekskassie (text box) binne ŉ reeks van 5 tot 10 moet wees, sal al die waardes wat buite hierdie reeks val, nie aanvaar word nie. Die reeks geldigverklaring waarskuwing die gebruiker dat die waarde wat ingevoer is, verkeerd is, sodat die gebruiker die nodige wysigings kan aanbring. Reeks geldigverklaringstoetse word ook gebruik om die konsekwentheid van die data wat in vorms ingeskryf word te verseker.

Ooreenstemmende patroonvalidasie (Pattern matching validation)

Ooreenstemmende patroonvalidasie word gebruik om te kontroleer of die data wat deur ŉ gebruiker ingevoer is, ŉ voorafbepaalde patroon volg. E-posadresse word geldig verklaar met behulp van patroonvalidasie. E-pos patroonvalidasietoetse kontroleer die sintaksis van ŉ ingevoerde e-pos adres om te bepaal of dit die SMTP-protokol vir e-posadresstandaarde volg.

Numeriese validasie (Numerical validation)

Numeriese validasietoetse bepaal of data wat ingevoer is in ŉ veld of ŉ tekskassie ŉ numeriese waarde (1, 2, 3, ens.), of alfabetiese waarde (a, b, c, ens.), of ŉ alfa- numeriese waarde (wat simbole: &% #, ens.) het. (Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/list_6018789_types-validationchecks.html#ixzz1VBobGwGk) 4.7.4

Datatabulering

Die proses om gekategoriseerde data in tabelformaat te plaas, staan bekend as tabulering. ŉ Tabel is ŉ simmetriese rangskikking van statistiese data in rye en kolomme. Rye loop horisontaal, terwyl kolomme vertikale loop. Die volgende is ŉ voorbeeld van tabulering:

©akademia (MSW)

Bladsy 132

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Figuur 4.6: Datatabulering (Bron: http://www.office-excel.com/i/tables_transformer_res_2_1.gif) Die volgende is tipes tabellering kom voor:

Eenvoudige of eenrigtingtabulering

Wanneer data getabuleer word, gebaseer op ŉ enkele kenmerk, word dit eenvoudige tabulering genoem. Byvoorbeeld wanneer die bevolking van die wêreld op grond van een kenmerk, bv. godsdiens, getabuleer word, is dit eenvoudige tabulering.

Dubbel- of tweerigtingtabulering

Dit kom voor wanneer die data in tabelformaat getabuleer word volgens twee eienskappe. Byvoorbeeld wanneer die bevolking van die wêreld op grond van twee kenmerke, bv. godsdiens en geslag, getabuleer word, is dit dubbeltabulering.

Komplekse tabulering

Dit kom voor wanneer die data in tabelformaat volgens verskeie eienskappe getabuleer word. Byvoorbeeld, wanneer die bevolking van die wêreld op grond van verskeie kenmerke, soos godsdiens, geslag en geletterdheid, getabuleer word, is dit komplekse tabulering. (Aangepas vanuit: http://www.emathzone.com/tutorials/basic-statistics/tabulation-ofdata.html)

©akademia (MSW)

Bladsy 133

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 4.7.5

Statistiese analise

Statistiese analise verwys na ŉ versameling metodes wat gebruik word om groot hoeveelhede data te verwerk en die algemene tendense te bepaal. Statistiese analise is veral nuttig wanneer met data gewerk word wat moeilik interpreteerbaar is. Statistiese analise verskaf maniere om objektief verslag te doen oor gebeure, gebaseer op historiese data is. Statistiese data-analise vra dat: •

ŉ vraag gevra word;

•

die toepaslike analise uitgevoer word, en

•

die resultate ondersoek word.

Die volgende is tipiese stappe in die ontleding van data:

Stap 1: Definiëring van die probleem, dataversameling en hipotesestelling Stap 2: Datavoorbereiding vir ontleding Stap 3: Toepassing van beskrywende statistiek Stap 4: Toepassing van afleibare statistiek Stap 5: Resultate Figuur 4.7: Tipiese stappe in data-ontleding (Bron: Outeur, 2011) Stap 1: Definiëring van die probleem Die eerste stappe van data-analise bestaan uit take, wat net so kompleks is, as die statistiese ontledings self. Die probleem wat ontleed moet word, word eerstens gedefinieer. Vra die vraag: Wat is die doel van die navorsing? Hierdie vraag moet met groot omsigtigheid

©akademia (MSW)

Bladsy 134

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking beantwoord word. As die probleem nie korrek gedefinieer word nie, sal die resultate van die analise nie geldig wees nie. ŉ Hipotese moet geformuleer word. Ontwikkel dan ŉ navorsingsplan wat ŉ steekproef insluit en die data versamel, met behulp van toepaslike dataversamelingsmetodes. Stap 2: Datavoorbereiding vir ontleding Nadat die probleem gedefinieer en die data versamel is, moet die data voorberei word vir die statistiese ontleding. Die data moet na ŉ data-analise- of sigbladprogram oorgedra word. Dan moet die data nagegaan word vir akkuraatheid om te verseker dat die data ontleed kan word met behulp van die gekose statistiese tegnieke. Stap 3: Toepassing van beskrywende statistiek Nadat die data versamel en voorberei is, moet meer insig in die data bekom word deur die toepassing van beskrywende statistiek. Beskrywende statistiek is maniere om die data op te som. Byvoorbeeld, veronderstel ŉ onderneming wat 5 pretparke landswyd bedryf, wil bepaal watter faktore ŉ rol speel in die bywoningsyfers van die verskillende parke. Begin deur beskrywende statistiek toe te pas deur die pretparke te kategoriseer ooreenkomstig bepaalde eienskappe: gemiddelde reënval en weersomstandighede in die area van elke pretpark; veiligheidsmaatreëls by die onderskeie pretparke, bemarkingsaksies by die onderskeie parke; georganiseerde speletjies by 2 van die parke en kafeteriafasiliteite by die parke. Die gemiddelde inkomste per jaar van elk van die parke word ook gelys. Stap 4: Toepassing van afleibare statistiek Die toepassing van beskrywende statistiek het ŉ beter begrip van die data gegee. Die volgende stap is die toepassing van afleibare (inferential) statistiese metodes wat die hipotesestelling as uitgangspunt sal gebruik. Byvoorbeeld, veronderstel twee van die parke het spesiale dames aangestel om na die gesinne se behoeftes om te sien en die kinders besig te hou terwyl die ouers rustig verkeer. Die voor die hand liggende navorsingsvraag sal wees of die aanbieding van die programme die inkomste van die pretparke verhoog en of daar ander faktore is wat ŉ rol speel. Afhangende van die aard van die data, kan hierdie vraag beantwoord word met ŉ verskeidenheid van statistiese tegnieke.

©akademia (MSW)

Bladsy 135

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Stap 5: Resultate Sodra die toepaslike analises gedoen is, moet die resultate van die ontledings geëvalueer en geboekstaaf word. Die skryf van die verslag, is ŉ verlengstuk van die analise. Dit moet so aangebied word dat die bestemde teikengroep dit sal verstaan. Die statistiese resultate kan omvangryk wees. Dit sal dus sinvol wees om die resultate in tabelle en grafieke op te som en voor te stel. (Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/how_4855412_perform-statistical-dataanalysis.html#ixzz1VBtOCUSO) 4.8

Outomatiese dataverwerkingstoerusting

Die mens het met verloop van tyd tegnieke en instrumente ontwikkel om met dataverwerking te help. Dit sluit gereedskap soos potlood en papier, meganiese gereedskap, soos liasseerkabinette, elektromeganiese gereedskap, soos tikmasjiene, en elektroniese hulpmiddels soos sakrekenaars en rekenaars in. ŉ Rekenaar is dus nie die enigste instrument wat gebruik kan word om data te verwerk nie – dit kan ook sonder rekenaars gedoen word. Hoewel rekenaars in baie take meer effektief as mense is, is daar take waarvoor die rekenaar ŉ swak plaasvervanger vir menslike vaardigheid en intelligensie is. Outomatiese dataverwerkingstoerusting is enige toerusting of substelsels van die toerusting wat gebruik word in die outomatiese verkryging, berging, manipulasie, bestuur, beweging, beheer, vertoning, skakeling, transmissie of ontvangs van data of inligting . Outomatiese dataverwerkingstoerusting sluit in: •

rekenaars,

•

aanvullende toerusting,

•

rekenaarprogrammatuur,

•

dienste, insluitend ondersteuningsdienste, en

•

verwante hulpbronne.

(Bron: http://en.wikipedia.org/wiki/Automatic_data_processing_equipment)

©akademia (MSW)

Bladsy 136

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

(Bron: http://www.streamlineups.com/4.gif) 4.9

Elektroniese dataverwerking (Electronic data processing – EDP)

Dit verwys na die gebruik van elektroniese metodes om kommersiële data te verwerk. Dit is relatief eenvoudige, herhalende aktiwiteite wat gebruik word om groot volumes soortgelyke inligting te verwerk. Byvoorbeeld voorraadopdaterings, banktransaksies, ŉ lugdiens se besprekingstelsel, die fakture vir nutsdienste. Die gebruikers van EDV-stelsels is, onder andere, banke, nutsmaatskappye, vervoer- en versekeringsmaatskappye, produksiemaatskappye, die regering en opvoedkundige instellings. Vervaardigers van rekenaartoerusting en onafhanklike rekenaarkontrakteurs bedryf dikwels rekenaarsentrums op ŉ kontrakbasis, terwyl EDV-eenhede ook as onafhanklike sentrums of ondernemings funksioneer. Die term “elektroniese dataverwerking” raak al hoe meer in onbruik. Dit word deesdae meestal vervang met die term “inligtingdienste of -stelsels” (information services or systems – IS) of “bestuursinligtingsdienste of -stelsels” (management information services or systems - MIS). Bankstate is die resultaat en ŉ voorbeeld van elektroniese dataverwerking:

©akademia (MSW)

Bladsy 137

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Figuur 4.8: Elektroniese dataverwerking (Bron: http://www.moneymatterstome.co.uk/Images/Module4FinancialRecordsAndInformation/BankStatement.jpg) 4.9.1

Voordele van elektroniese dataverwerking

Elektroniese dataverwerkingstelsels het ten doel om produktiwiteit te verbeter en die gehalte van die werk te verbeter. Hierdie doelwitte word op verskillende maniere bereik, naamlik:

Spoed

ŉ Rekenaar is ŉ elektroniese toestel, wat teen die spoed van ŉ elektriese stroom (wat in miljardstes en triljoenstes per sekonde gemeet word) beweeg. Dit is vinniger as enige ander masjien wat ontwerp is om soortgelyke werk te doen. Teen hierdie tipe spoed, kan ŉ rekenaar binne ŉ minuut probleme oplos wat ure op ŉ ponskaart-dataverwerkingstelsel sou neem, om op te los.

Akkuraatheid

Die hoë-spoed verwerkingsvermoë van rekenaars word gekomplimenteer deur hoë akkuraatheidsresultate. Die elektroniese stroombane van rekenaars (indien reg geprogrammeer) is van so ŉ aard, dat geen ander stelsel met soveel akkuraatheid as die rekenaar kan funksioneer nie.

©akademia (MSW)

Bladsy 138

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Die moederbord van ŉ rekenaar bevat die hoofstroombaan van die rekenaar. Alle ander komponente word in die moederbord ingeskakel en sy taak is om inligting tussen hierdie komponente te herlei. Die volgende toon ŉ moederbord van ŉ rekenaar aan:

Figuur 4.9: Moederbord (Bron: http://en.wikipedia.org/wiki/File:EBMotherboard.JPG) ŉ Rekenaar kan as 100% akkuraat beskou word. Kontrolerende stroombane is in die rekenaar ingebou, sodat rekenaarfoute baie selde voorkom is. As gevolg van die spoed en akkuraatheid, is rekenaarstelsels in staat om groot hoeveelhede data, goedkoper as enige per-hand-metode te verwerk.

Outomatiese werking

ŉ Rekenaar kan ŉ reeks dataverwerkingsaktiwiteite sonder enige menslike ingryping uitvoer. Die verskillende aksies word outomaties uitgevoer ooreenkomstig ŉ gestoorde rekenaarprogram.

Besluitnemingsvermoë

ŉ Rekenaar kan sekere besluite outomaties neem. Hierdie besluite bestaan uit die volgende: • Om te bepaal of ŉ sekere stelling waar of onwaar is. • Om op grond van die resultaat, ŉ plan van aksie te kies uit die alternatiewe wat ingesluit is in die rekenaarprogram.

©akademia (MSW)

Bladsy 139

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Kompakte berging

Elektroniese datastelsels het die vermoë om groot hoeveelhede data in ŉ kompakte en maklik herwinbare formaat te stoor.

Probleemoplossing

Dit is moontlik om probleme met behulp van ŉ rekenaar op te los. Dit is egter nodig dat die gebruiker, eerstens, die probleem verstaan, en, tweedens, die rekenaar so programmeer dat dit die regte antwoorde gee. Die gebruiker moet dus ŉ duidelike insig en begrip van die detail hê om die rekenaar so te programmeer dat dit die probleem sal oplos. (Aangepas vanuit: http://computer-concepts-tutorial.blogspot.com/2008/02/advantages-ofelectronic-data.html) 4.9.2

Nadele van elektroniese dataverwerking

Die volgende is ŉ nadele van elektroniese dataverwerking:

Korrupsie deur virusse

ŉ Rekenaarvirus is ŉ uitvoerbare rekenaarprogram (executable computer programme). Afhangend van die aard van ŉ virus, kan dit skade aan die inhoud van die hardeskyf veroorsaak, en/of inmeng met die normale werking van die rekenaar. Per definisie is ŉ virusprogram in staat om dit self te herhaal (replicate). Dit beteken dat die virus op ŉ rekenaar vermeerder deur kopieë van homself te maak. Hierdie herhaling is opsetlik en is deel van die virusprogram. In die meeste gevalle sal ŉ volgende rekenaar ook met die virus "besmet" word , indien ŉ leer, wat die virus bevat, oorgedra word na die rekenaar. (Aangepas vanuit: http://www.ust.hk/itsc/antivirus/general/whatis.html)

Foutiewe apparatuur

Daar kan baie dinge met rekenaarapparatuur verkeerd gaan. Die volgende is slegs ŉ paar voorbeelde van wat met apparatuur kan gebeur, wat dataverwerking kan kortwiek: •

Gebreekte skerm

Die skerm is die mees sensitiewe en blootgestelde deel van ŉ rekenaar wat foutief kan raak, maar dit is ŉ relatief goedkoop komponent om te vervang.

©akademia (MSW)

Bladsy 140

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

Foutiewe sleutelbord

Die mees algemene rede vir foutiewe sleutelborde, is dat vloeistof daarop gemors word (water, alkohol, koffie, tee, ens.). •

Foutiewe verbindings

Deur hardhandige hantering kan van die elektroniese verbindings foutief raak. Drade wat op die grond lê, kan ook maklik beskadig word, wat dan die werking van die rekenaar sal beïnvloed.

Kragonderbrekings en weerligskade

ŉ Kragonderbreking is ŉ kort- of langtermynverlies aan die elektriese krag na ŉ area. Rekenaarstelsels en ander elektroniese toestelle met stroombane word maklik beskadig deur die skielik verlies aan krag. Die data sowel as apparatuur, soos datanetwerktoerusting, video-projektors, alarmstelsels en ander elektroniese toerusting (drukkers, faksmasjiene) kan beskadig word. Om apparatuur teen kragonderbrekings te beskerm, kan ŉ onverbreekbare kragtoevoer (uninterrupted power supply – UPS) gebruik word om ŉ konstante vloei van elektrisiteit te voorsien, in die geval waar die primêre kragbron (elektrisiteitstoevoer) nie beskikbaar is vir ŉ kort tydperk nie. Weerlig kan ook elektroniese apparatuur beskadig. Om die apparatuur te beskerm, kan daar van ŉ UPS of weerligbeskermingstoestel (lightning surge protector) gebruik gemaak word.

Rekenaarinbraak (hacking)

Rekenaarinbraak is wanneer iemand die rekenaar se apparatuur en programmatuur wysig om ŉ ander doel, as die oorspronklike doel, te bereik. Mense wat betrokke is in rekenaarinbraakaktiwiteite word rekenaarinbrekers (hackers) genoem. Rekenaarinbrekers vind swakplekke in die rekenaarsisteem en buit dit uit. Dit is dikwels die manier waarop identiteitsdiefstal en ongemagtigde transaksies op bankrekeninge plaasvind.

©akademia (MSW)

Bladsy 141

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

(Bron: http://1.bp.blogspot.com/_MMJcoBRgsn4/TOlCm6elGHI/AAAAAAAAAPc/txigDEmx7dg/s160 0/hacking-tools.jpg) 4.10 Inligtingstelsels in ŉ organisasie ŉ Inligtingstelsel is ŉ versameling van apparatuur, programmatuur, data, mense en prosedures wat ontwerp is om inligting te genereer wat die dag-tot-dag-, korttermyn- en langtermynaktiwiteite van gebruikers in ŉ onderneming ondersteun. Inligtingstelsels word oor die algemeen in die volgende vyf kategorieë geklassifiseer, naamlik: •

Kantoorinligtingstelsels

•

Transaksieverwerkingstelsels

•

Bestuursinligtingstelsels

•

Besluitnemingsondersteuningstelsels

•

Deskundige stelsels (expert systems).

4.10.1 Kantoorinligtingstelsels ŉ Kantoorinligtingstelsel (office information system – OIS) is ŉ inligtingstelsel wat gebruik maak van apparatuur, programmatuur en netwerke om die vloei van werk in ŉ onderneming

©akademia (MSW)

Bladsy 142

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking te bevorder en kommunikasie tussen werknemers te fasiliteer. ŉ Kantoorinligtingstelsel ondersteun ŉ verskeidenheid van kantooraktiwiteite, soos die skep en verspreiding van grafika en/of dokumente, die stuur van boodskappe, skedulering en rekeningkundige inligting. Alle vlakke van gebruikers benut en trek voordeel uit kantoorinligtingstelsel – van die uitvoerende bestuur tot die gewone werknemers. Die programmatuur wat in kantoorinligtingstelsels gebruik word, sluit woordverwerking, sigblaaie, databasisse, aanbiedingsprogrammatuur, e-pos en webblaaiers in. Kantoorinligtingstelsels gebruik kommunikasietegnologie soos stempos (voice mail), faks, videokonferensies en elektroniese data-uitruiling (electronic data interchange – EDI) vir elektroniese uitruiling van teks, grafika, klank en video. ŉ Kantoorinligtingstelsel gebruik ook ŉ verskeidenheid van apparatuur, soos rekenaars toegerus met modems, videokameras, luidsprekers, mikrofone, aftasters (scanners) en faksmasjiene. Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ stempossisteem:

Figuur 4.10: Stempossisteem (Bron: http://docstore.mik.ua/univercd/illus/1/61/127561.jpg) 4.10.2 Transaksieprosesseringstelsel ŉ Transaksieverwerkingstelsel (transaction processing system – TPS) is ŉ inligtingstelsel wat die data wat tydens ŉ onderneming se dag-tot-dag transaksies gegenereer word, vaslê en verwerk. ŉ Transaksie is ŉ sakeaktiwiteit soos ŉ deposito, betaling, bestelling of bespreking.

©akademia (MSW)

Bladsy 143

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Administratiewe personeel se aktiwiteite wat verband hou met die verwerking van transaksies, kan die volgende insluit: •

Die teboekstelling van ŉ sake-aktiwiteit, soos ŉ kliënt se bestelling of betaling.

•

Uitvoer van ŉ aksies, soos die druk van ŉ kliënt se kwitansie, stuur van ŉ dankie-nota aan ŉ kliënt, of die druk van ŉ werknemer se salarisstrokie.

•

Instandhouding van data, wat die vaslegging van nuwe inligting, die verandering van bestaande data, of die verwydering van data, wat nie meer benodig word nie, behels.

Transaksieverwerkingstelsels was van die eerste gerekenariseerde stelsels wat ontwikkel is om bedryfsinligting te verwerk. Vandag maak die meeste transaksieverwerkingstelsels gebruik van aanlyn-transaksieverwerking (online transaction processing – OLTP). Sommige roetine verwerkingstake, soos die berekening van salarisse, of die druk van fakture, word soms meer doeltreffende deur bondelverwerking (batch processing) gedoen. (Bondelverwerking verwys na data wat oor ŉ tydperk bymekaar gemaak word en dan later geprosesseer word.) 4.10.3 Bestuursinligtingstelsels Netsoos rekenaars oor die vermoë beskik om roetine transaksieverwerkings te doen, kan rekenaars ook vinnige berekenings en datavergelykings doen – aktiwiteite wat betekenisvolle inligting vir die bestuur van ŉ onderneming kan produseer. Bestuursinligtingstelsels (management information systems – MIS) het dus ontwikkel uit die transaksieverwerkingstelsels. ŉ Bestuursinligtingstelsel is ŉ inligtingstelsel wat akkurate, tydige en georganiseerde inligting genereer sodat bestuurders en ander gebruikers besluite kan neem, probleme kan oplos, toesig kan hou oor sakebedrywighede, en vordering kan moniteer. Bestuursinligtingstelsels word dikwels geïntegreer met transaksieverwerkingstelsels. Om ŉ kliënt se bestelling te verwerk, word verkoopsrekords, die kliënt se rekening en die voorraad op hande opdateer. ŉ Bestuursinligtingstelsels genereer drie basiese tipes inligting, naamlik:

©akademia (MSW)

Bladsy 144

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Bestuurinligtingstelsels

Gedetailleerd inligting

Opsommingsinligting

Uitsonderingsinligting

Figuur 4.11: Bestuursinligtingstelsels (Bron: Outeur, 2011) •

Gedetailleerde inligting bevestig transaksieverwerkingsaktiwiteite.

•

Opsomming van inligting konsolideer data in ŉ formaat wat ŉ individu vinnig en maklik kan nagaan.

•

Uitsonderingsinligting verwys na inligting wat buite die normale toedrag van sake is.

4.10.4 Besluitnemingsondersteuningstelsels Transaksieverwerking- en bestuursinligtingstelsels verskaf inligting op ŉ gereelde basis. Dikwels egter, het bestuurders inligting nodig om besluite te neem – inligting wat nie in hierdie verslae voorkom nie. ŉ Verkoopsbestuurder, byvoorbeeld, benodig dalk inligting om te bepaal hoe hoog hy/sy die jaarlikse verkoopskwota moet stel, met die oog op die toename in verkope en verlaging van produksiekoste. ŉ Besluitnemingsondersteuningstelsel (BOS) (decision support system – DDS) is ŉ inligtingstelsel wat ontwerp is om gebruikers te help om ŉ besluit neem, wanneer ŉ situasie ontstaan wat besluitneming verg. Daar bestaan ŉ verskeidenheid van hierdie stelsels wat data uit interne en/of eksterne bronne gebruik: •

Interne databronne sluit in verkope, vervaardigings-, inventaris- en finansiële inligting, wat in ŉ onderneming se databasis opgeneem is.

•

Data van eksterne bronne sluit in rentekoerse, bevolkingstendense, en die koste van grondstofpryse. Gebruikers van ŉ BOS (dikwels die bestuurders in ŉ onderneming) kan die data manipuleer wat gebruik word in die BOS om met besluitneming te help.

ŉ Spesiale tipe BOS is ŉ uitvoerende inligtingstelsel (UIS) (executive information system – EIS) wat ontwerp is om die uitvoerende bestuur van die onderneming te ondersteun. Inligting in ŉ UIS word aangebied met behulp van grafieke en tabelle wat tendense, verhoudings, en ©akademia (MSW)

Bladsy 145

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking ander bestuurstatistieke aantoon. Omdat uitvoerende beamptes gewoonlik fokus op strategiese kwessies, maak UIS staat op eksterne databronne soos die nuusmedia of die internet. Hierdie eksterne databronne kan inligting bied oor die nuutste rentekoerse, kommoditeitspryse, en ander leidende ekonomiese aanwysers. 4.10.5 Deskundige stelsels ŉ Deskundige stelsel is ŉ inligtingstelsel wat die kennis van deskundiges omskakel na programkode en wat dan menslike beredenerings- en besluitnemingsprosesse naboots vir gebruikers met minder kennis oor die vakgebied. Ook bekend as kunsmatige intelligensiegebaseerde sisteme (artificial intelligence based systems). Deskundige stelsels is saamgestel uit twee hoofkomponente, naamlik: •

ŉ Kennisbasis wat die gekombineerde vakkennis en ervaring van deskundiges is, en

•

afleidingsreëls (inference rules) wat ŉ stel logiese toepassings is, wat op die kennisbasis toegepas word, elke keer as ŉ gebruiker ŉ situasie aan die deskundige stelsel beskryf.

Hoewel deskundige stelsels besluitneming op enige vlak in ondernemings kan ondersteun, is dit meestal die gewone werknemers wat die stelsels gebruik wanneer besluite geneem moet word in hulle daaglikse bedryfsaktiwiteite. Deskundige stelsels kan uiteenlopende probleme, soos die diagnose van siektes, soeke na olie en die maak van sop, suksesvol oplos. Deskundige stelsels is ŉ opwindende vertakking van die rekenaarwetenskap wat kunsmatige intelligensie (artificial intelligence – AI) genoem word. Kunsmatige intelligensie (KI) is die toepassing van menslike intelligensie in rekenaars. KI-tegnologie kan menslike aksies waarneem en die nodige stappe neem om die taak te voltooi, gebaseer op logiese aannames en vorige ervaring. KI het ŉ verskeidenheid van toepassings, soos spraakherkenning, logiese beredenering en kreatiewe response. (Aangepas vanuit: http://bisom.uncc.edu/courses/info2130/Topics/istypes.htm)

©akademia (MSW)

Bladsy 146

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Figuur 4.12: Kunsmatige intelligensie (Bron: http://www.learnartificialneuralnetworks.com/images/aiimg3.jpg) 4.11 Verantwoordelikhede vir die verwerking van data Toe rekenaars vir die eerste keer in die 1940's uitgevind is, het net hoogs-opgeleide fisici of wiskundiges daarmee gewerk. Hulle was die enigste mense wat verstaan het hoe hierdie masjiene werk. Soos die gebied van die Rekenaarwetenskap gevorder het, het nuwe beroepe na vore gekom, omdat rekenaars so kompleks is, dat dit nie werklik moontlik is vir een persoon, om die hele stelsel te verstaan en/of te bedryf nie. 4.11.1 Rekenaaroperateurs Rekenaaroperateurs moniteer die werking van die hoofraamrekenaars. Hulle hou Ĺ&#x2030; rekord van wanneer spesifieke take verrig word en skeduleer ander take wanneer die rekenaar nie so besig is nie. Indien Ĺ&#x2030; taak nie na wense vorder nie, sal hulle die toepaslike optrede neem.

ÂŠakademia (MSW)

Bladsy 147

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Alhoewel dit Ĺ&#x2030; groot verantwoordelikheid is, verg dit minder opleiding as die meeste rekenaartake.

(Bron: http://www.citytowninfo.com/images/careers/320x240/computer-operators-2320x240.jpg) 4.11.2 Rekenaarprogrammeerders Programmeerders enkodeer die instruksies wat die rekenaar opdragte gee. Hulle ontvang werksinstruksies in eenvoudige taal en in vloeidiagramme en hulle vertaal dan die instruksies en beskrywings in kode wat die rekenaar kan verstaan.

(Bron: http://www.noralea.com/wp-content/uploads/2010/08/Computer-Programming-All.jpg) 4.11.3 Databasisadministreerder Talle ondernemings het groot hoeveelhede belangrike data wat verwerk moet word en maak dan gebruik van databasisse om data vas te lĂŞ, te verwerk en te administreer. Die

ÂŠakademia (MSW)

Bladsy 148

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking instandhouding van hierdie databasisse is die verantwoordelikheid van die databasisadministreerder. Dit is ŉ gespesialiseerde taak, wat spesiale opleiding vereis. 4.11.4 Stelseladministreerder Die stelseladministreerder installeer nuwe programmatuur en hou die bedryfstelsel in stand. In die meeste ondernemings is die stelseladministreerder die een wat gekontak word as rekenaars nie werk nie. Indien hy/sy nie die fout kan herstel nie, is dit die stelseladministreerder se verantwoordelikheid om die stelsel te vervang of om die rekenaartegnikus se hulp in te roep. Persone benodig baie ondervinding en rekenaaropleiding om as stelseladministreerder op te tree. 4.11.5 Stelselontleders Die stelselontleder (system analyst) is die koppelvlak tussen die werknemers van ŉ onderneming en die programmeerders. Hy of sy doen die ontwerp van die programme wat benodig word om die bedryfsaktiwiteite in die onderneming te kan verrig. Die stelselsontleder berei die spesifikasies vir die stelsels voor wat dan deur die programmeerder as riglyn gebruik word om die rekenaarprogramme te skryf. Die professie vereis ŉ gevorderde graad en jare se ervaring as ŉ rekenaarprogrammeerder.

Figuur 4.13: Stelselontleders (Bron: http://www.mbaknol.com/wp-content/uploads/2010/09/system_analyst_mbaknol.jpg)

©akademia (MSW)

Bladsy 149

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 4.11.6 Webmeesters Webmeesters ontwerp en hou webtuistes in stand. Hierdie beroep vereis dikwels dat die persoon, buiten rekenaarkennis, ook ŉ kunsagtergrond het. Webmeesters word dikwels op sterkte van hul portfolio aangestel. Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ tipiese webtuiste:

Figuur 4.14: Webtuiste (Bron: http://www.webbannerdesign.net/wp-content/uploads/2011/08/Web-Page.jpg) (Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/list_7569904_electronic-data-processingpersonnel-responsibilities.html#ixzz1VBKw6CXa)

Bladsy 150

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 4.12 Gevallestudie Bestudeer die volgende en beantwoord dan die vrae.

Gevallestudie 4.1 Oortredingsprosessering •

Oorsig

BelWo lewer oortredingsverwerkingsdienste aan een van die grootste motorverhuringsmaatskappye in Noord-Amerika. Die kliënt van BelWo het persele in al die groot lughawens en stede. •

Uitdaging

Die kliënt ontvang op ŉ daaglikse basis duisende verkeersverwante oortredingskaartjies. Hierdie kaartjies is aan die huurders van die voertuie uitgereik vir parkeeroortredings, ignorering van rooi verkeersligte, wanbetaling van tolgeld, ens. Die kliënt het ŉ gestandaardiseerde elektroniese toevoerstelsel nodig, om die koste van die oortreding direk teen die kredietkaart van die persoon, wat die motor gehuur het, te hef. •

Oplossing

BelWo het hul kundigheid in databestuur, tesame met hulle kennis van oortredingsverwerking gebruik om ŉ effektiewe oplossing vir die motorverhuringsmaatskappy te ontwerp. Die kliënt is nou in staat om die korrekte heffing vir die oortreding aan die skuldige toe te wys en teen die persoon se kredietkaart te hef. •

Resultate

As gevolg van BelWo se databestuur, is die kliënt nie meer bekommerd oor die verskillende soorte oortredings en die totale uitstaande bedrae vir verkeersoortredings nie. BelWo het ŉ finale produk aan die motorhuurverhuringsmaatskappy gelewer, wat tyd en geld bespaar. Met BelWo se dataverwerkingsdienste wat aan die kliënt gelewer is, is, die kliënt gelukkiger, rekords is meer akkuraat en die insameling van boetes aansienlik beter. (Bron: http://www.belwo.com/data-processing-case-studies/)

Bladsy 151

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Beantwoord die volgende vrae: 1. Wat was die probleem wat opgelos moes word? 2. Wat dink jy was die oorsaak daarvan? 3. Hoe het dataverwerking vir ŉ oplossing gesorg? 4. Watter voordele het die kliënt nou met die implementering van die nuwe stelsel?

4.13 Samevatting Dataverwerking is ŉ proses waar ŉ rekenaarprogram data opsom, ontleed en omskep in bruikbare inligting. Die proses kan geoutomatiseer wees en behels die vaslegging, analisering, sortering, opsomming, berekening, die verspreiding en die stoor van data. Aangesien data baie handig is wanneer dit goed aangebied en werklik informatief is, word daar dikwels na dataverwerkingstelsels as inligtingstelsels verwys. Verwerking van data moenie met data-omskakeling verwar word nie. Laasgenoemde proses is wanneer die data omskep word na ŉ formaat wat die rekenaar verstaan. Dit behels nie enige datamanipulasie nie.

4.14 Selfevaluering Aktiwiteit 10 Omskryf die tipiese stappe in die analise van data. Aktiwiteit 11 Noem en beskryf kortliks die drie basiese tipes inligting wat ŉ bestuursinligtingstelsel genereer. Aktiwiteit 12 Noem die stappe van die uitgebereide dataverwerkingsiklus in die korrekte volgorde.

Bladsy 152

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Notas

ÂŠakademia (MSW)

Bladsy 153

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Studie-eenheid 5: Tegnologienetwerke

5.1

Studie-eenheid leeruitkomstes

Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 5 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •

Beginsels van ŉ netwerk

•

Netwerkkategorieë

•

Netwerkkomponente

•

Netwerksekuriteit

•

Netwerkonderhoud

Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •

Die doel van netwerke te verduidelik.

•

Basiese netwerke klassifiseer.

•

Toepaslike basiese netwerkkomponente te identifiseer.

•

Netwerksekuriteit te verduidelik.

•

Netwerkonderhoud te beskryf.

Bladsy 154

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.2

Verrykende bronne •

http://www.8ta.com/plans/2gbpromo/

•

http://www.ciscoforall.com/definitions/basic-network-hardware-components

•

http://www.dummies.com/how-to/content/a-typical-computer-networkingsetup0.html#ixzz1VC32XELh

•

http://www.simulationexams.com/tutorials/netplus/network-devices.htm&usg

•

http://www.skullbox.net/intranet1.gif

•

http://www.techsoup.org/learningcenter/networks/archives/page10190.cfm?cg=searc hterms&sg=wireless%20network

5.3

•

http://www.wifinotes.com/computer-networks/computer-network-architecture.html

•

http://www.wisegeek.com/ network-security.htm

•

http://www.wisegeek.com/what-is-a-lan.htm

•

http://www.wisegeek.com/what-is-an-intranet.htm

•

http://www.wisegeek.com/what-is-a-vpn.htm

•

http://www.wisegeek.com/what-is-a-wan.htm Hoe kan jy jou begrip verbeter?

Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord

Omskrywing

Bluetooth

Bluetooth is relatiewe goedkoop koordlose tegnologie wat met behulp van radiokommunikasie selfone, rekenaars en ander netwerktoestelle oor kort afstande met mekaar verbind.

Bevelskonsoles

Bevelskonsoles is die netwerkriglyne wat hulp aan gebruikers verskaf oor hoe om die gemagtigde netwerknodes te beheer.

Control commands Globale

Die globale posisioneringstelsel (GPS) is ŉ Bladsy 155

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking posisioneringstelsel

satellietgebaseerde navigasiestelsel wat bestaan uit ŉ netwerk van satelliete wat in ŉ wentelbaan om die aarde geplaas is.

Intranet

ŉ Intranet is ŉ interne, veilige sakeomgewing wat HyperText Markup Language (HTML) en Transmission Control Internet Protocol (TCIP – ŉ stel netwerkprotokolle wat 2 of meer rekenaars toelaat om te kommunikeer) soos die internet gebruik, maar dit werk op ŉ LAN.

Netwerktopologie

Netwerktopologie verwys na die uitlegpatroon van die komponente van ŉ netwerk wat aanmekaar verbind is.

Lokale-areanetwerk Local area network – LAN

ŉ Lokale-areanetwerk bestaan uit twee of meer rekenaars wat aanmekaar verbind is in ŉ gebou of ŉ huis met behulp van programmatuur en apparatuur. ŉ Voorbeeld sal die rekenaars van ŉ onderneming wees wat in een gebou is. Hierdie rekenaars kan dan lêers, apparatuur en programmatuur deel.

Rekenaarnetwerk

ŉ Netwerk is ŉ netwerkkommunikasie-ontwerp waarin die fisiese komponente van rekenaars so “gerangskik” is dat hulle met mekaar kan kommunikeer.

Virtuele private

Die konsep “virtuele privaatnetwerk” word gebruik vir ŉ

netwerk

verskeidenheid netwerkstelses wat ondernemings toelaat om openbare internetlyne te gebruik om ŉ virtuele netwerk te skep.

Wye-areanetwerk

ŉ Wye-areanetwerk (WAN) is ŉ netwerk wat oor ŉ groot geografiese gebied strek – die beste voorbeeld is die Internet.

Wide area network – WAN

5.4

Inleiding

ŉ Rekenaarnetwerk is een of meer rekenaars wat verbind is om lêers, programme en apparatuur te deel. So byvoorbeeld, kan daar een drukker in ŉ onderneming wees, in plaas van ŉ drukker vir elke rekenaar. Die drukkers sal dan deur middel van ŉ netwerk aan die ander rekenaars verbind wees vir ŉ koste-doeltreffende manier om rekenaarapparatuur te deel.

Bladsy 156

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Daar is talle maniere waarop ŉ rekenaar aan ŉ netwerk verbind kan word, byvoorbeeld deur middel van kabels, satelliete, telefoonlyne en radiogolwe. Netwerkrekenaars het baie voordele, soos die moontlikheid en gerief om lêers, programmatuur en apparatuur te deel. ŉ Netwerk het gewoonlik drie belangrike komponente, naamlik: ŉ bediener, ŉ werkstasie en ŉ kommunikasiekanaal. Die bediener dien as die hoof rekenaar wat dit moontlik maak om toegang tot die programmatuur en lêers vanaf ander rekenaars te verkry en hulle in staat te stel om take, soos die deel van inligting en lêers, uit te voer. Die bediener is die belangrikste rekenaar en verskaf die diens na die ander rekenaars in die netwerk. ŉ Werkstasie is enige van die ander rekenaars in die netwerk wat gebruik kan word om toegang te verkry tot die apparatuur of programmatuur wat op die netwerk beskikbaar is. Die kommunikasiekanaal is die begeleidingsmedium wat gebruik word om inligting tussen rekenaars of randapparatuur te stuur. Hierdie kanale kan uit kabels bestaan, of selfs koordloos wees. ŉ Netwerkbedryfselsel (network operatings system) is ook ŉ belangrike komponent van ŉ netwerk. Wanneer nuwe werkstasies bygevoeg word, groei die netwerk. Hierdie netwerke is gewoonlik ingedeel in ŉ lokale-areanetwerk (local area network – LAN) of ŉ wye-area netwerk (wide area network – WAN). ŉ LAN is ŉ kleiner netwerk, gewoonlik binne dieselfde gebou of woonhuis. ŉ WAN is ŉ netwerk wat gewoonlik deur middel van die internet aanmekaar gekoppel word en kan oor groot gebiede en selfs oor die wêreld versprei wees. ŉ WAN verbind dus netwerke op verskillende plekke. ŉ WAN kan LAN’s verbind met behulp van kabels en satelliet. Baie ondernemings gebruik ŉ WAN om netwerke te verbind, wanneer daar meer as een geografiese ligging ter sprake is. ŉ Voorbeeld van ŉ WAN is die internet. Netwerke kan help om die meeste voordeel uit kleiner begrotings te verkry, deur gebruikers te help om inligting en hulpbronne te deel. Die volgende is ŉ tipiese voorbeeld van ŉ netwerk:

Bladsy 157

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Figuur 5.1: ŉ Netwerk (Bron: http://www.dummies.com/how-to/content/a-typical-computer-networkingsetup0.html#ixzz1VC32XEL) 5.5

Beginsels van ŉ netwerk

ŉ Netwerk is ŉ netwerkkommunikasie-ontwerp waarin die fisiese komponente van rekenaars so “gerangskik” is dat hulle met mekaar kan kommunikeer. ŉ Netwerk is ŉ kombinasie van gashere, toepassings, routers, apparatuur, programmatuur en verbindings tussen die verskillende media. Netwerkargitektuur voorsien die riglyn en voorskrifte vir die tegnologieontwerp in ŉ gebou en die bestuur van ŉ netwerk. 5.5.1

Doel van netwerkargitektuur

Die doel van netwerkargitektuur is om hulp en leiding te voorsien om ŉ hoë gehalte netwerk te implementeer. Die netwerkargitektuur help nie net met die installering van die netwerk nie, maar ook met probleemoplossing en die instandhouding van die netwerk. Netwerkargitektuur help ook met netwerksekuriteit en dataherwinning in die geval waar data, as gevolg van een of ander probleem of ramp (disaster recovery) verlore gegaan het. Netwerkargitektuur is saamgestel uit baie vlakke wat weer die kommunikasie-take in kleiner dele verdeel. Elke deel word verder in subtake verdeel om die doelwitte te bereik. Hierdie subtake het interaksie met die ander kommunikasieprosesse. Die skepping van vlakke, hou die netwerkontwerp eenvoudig. Daar is baie maniere om die netwerkargitektuur van ŉ netwerk te ontwikkel en te implementeer. Daar is talle ontwerpe wat beskikbaar is om ŉ netwerk daar te stel; elke

Bladsy 158

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking netwerk moet egter oor drie basiese dele beskik, naamlik netwerkgebruikers, toepassings (programmatuur) en apparatuur. 5.5.2

Netwerktopologieë

Netwerktopologie verwys na die uitlegpatroon van die komponente van ŉ netwerk wat aanmekaar verbind is. Die netwerktopologie speel ŉ belangrike rol in die daarstelling van ŉ netwerk en daar is ŉ noue verband tussen die netwerkargitektuurontwerp en die ontwerp van die netwerktopologie. Die volgende tipes netwerktopologieë kan onderskei word, naamlik:

Tipes topologieë

Bustopologie

Ringtopologie

Boomtopologie

Stertopologie

Figuur 5.1: Netwerktopologieë (Bron: Outeur, 2011)

Bustopologie

Met ŉ bustopologie (bus topology) bevat die netwerk ŉ enkele kabel. Aan hierdie kabel word al die rekenaars gekoppel. Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ bustopologie:

Figuur 5. : ŉ Bustopologie

Bladsy 159

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Ringtopologie

Met ŉ ringtopologie (ring topology) word al die rekenaars aanmekaar verbind. Data moet van een rekenaar na die ander vloei totdat dit die verlangde rekenaar bereik. Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ ringtopologie:

Figuur 5.1: ŉ Ringtopologie (Bron: http://www.fiber-optics.info/images/ring-network.gif)

Stertopologie

Met die stertopologie (star topology) is daar ŉ sentrale toestel, byvoorbeeld ŉ hub of ŉ switch waaraan elke netwerktoestel afsonderlik gekoppel is. Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ stertopologie:

Figuur 5.1: ŉ Stertopologie (Bron: http://fcit.usf.edu/network/chap5/pics/star.gif)

Bladsy 160

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Boom-topologie

ŉ Boomtopology (tree topology) verbind verskeie sternetwerke met ander sternetwerke. Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ boom-topologie:

Figuur 5.1: ŉ Boomtopologie (Bron: http://fcit.usf.edu/network/chap5/pics/tree.gif) Die keuse van ŉ netwerktopologie is afhanklik van die tipe en grootte van die netwerkargitektuur. Die mees algemene netwerktopologie wat gebruik word, is die boomtopologie. Die toepassing van ŉ topologie hang grootliks af van die hoeveelheid ruimte wat beskikbaar is om netwerkargitektuur te vestig.

Bladsy 161

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.5.3

Die komponente van netwerkargitektuur

Figuur 5.1: Komponente van netwerkargitektuur (Bron: http://www.excitingip.net/wp-content/uploads/2010/09/LANArchitectureDiag1.jpeg) Soos die bostaande figuur aandui, kan netwerke redelik ingewikkeld wees. Normaalweg bestaan netwerke egter uit ses komponente, naamlik:

Bedieners (Servers)

Die bediener is die ruggraat van enige netwerk. Die rol van die bediener in Ĺ&#x2030; netwerkargitektuur is om met gevolmagtigdes (proxies) en ander bedieners te kommunikeer. Bedieners is op die hoogste vlak van die netwerk en kommunikeer nie direk met die kliĂŤnt nie. Verder ontvang bedieners volledige projekte en take.

Gevolmagtigdes (Proxies)

Gevolmagtigdes kan die fokuspunt van die netwerk genoem word, want dit vergemaklik die kommunikasie tussen apparatuur. Die gevolmagtigdes verrig gewoonlik buffering (om data

ÂŠakademia (MSW)

Bladsy 162

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking na ŉ tydelike stoorplek oor te plaas) en hulle kommunikeer ook met die ander gevolmagtigdes om die werkslading in die netwerk te versprei.

Kliëntesisteme

Die kliëntesisteme ontvang opdragte; het interaksie met die gebruikers en voer gebruikersversoeke uit.

Bevelskonsoles (Command consoles)

Bevelskonsoles is die netwerkriglyne wat hulp aan gebruikers verskaf oor hoe om die gemagtigde netwerknodes te beheer.

Kern (Core)

Die kern is die werklike werk wat in die stelsel gedoen word. Die kern word binne die netwerk en met kliënte geverifieer om foute te voorkom.

Bedienermodules

Bedienermodules hanteer die spesifieke take van die bediener. Die bedienermodule is gewoonlik by die bediener geregistreer – dit ondersteun die bediener om die nodige taak te verrig. (Aangepas vanuit: http://www.wifinotes.com/computer-networks/computer-networkarchitecture.html) 5.6

Netwerkkategorieë

Netwerke kan in drie hoofkategorieë verdeel word: •

Eweknienetwerke (peer-to-peer)

•

Klient/bediener netwerke

•

Open System Interconnection (OSI) model

Bladsy 163

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.6.1

Eweknienetwerke

Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ eweknienetwerk:

Figuur 5.1: Eweknienetwerke Bron: http://www.pcc-services.com/images/peertopeer.png In die eweknienetwerk is daar is geen toegewyde bedieners of ŉ bepaalde hiërargie tussen die rekenaars nie. Al die rekenaars is gelyk en dus bekend as eweknieë (peers). Normaalweg kan elke rekenaar as kliënt/bediener funksioneer. Nie een van die rekenaars in die netwerk is verantwoordelik as administreerder van die netwerk nie. Eweknienetwerke is goeie keuses vir die behoeftes van klein ondernemings waar die gebruikers in een algemene area is, sekuriteit nie ŉ probleem is nie en beperkte groei vir die onderneming of netwerk in vooruitsig gestel word. 5.6.2

Kliënt/bedienernetwerke

Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ kliënt-/bedienernetwerk:

Figuur 5.1: Kliënt/bedienernetwerke (Bron: http://www.wifinotes.com/index_files/client-server.png)

Bladsy 164

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Die term kliënt/bediener verwys na die konsep waar die prosessering van data tussen die kliënterekenaars en die kragtigste bedienerrekenaar gedeel word. Kliënt/bediener beskryf die verhouding tussen 2 rekenaarprogramme, waar die een program (die kliënt) ŉ versoek aan ŉ ander program (die bediener) rig wat dan aan die versoek voldoen. Bedienernetwerke is die mees doeltreffende manier om voorsiening te maak vir: •

Databasisse en bestuur van programmatuur soos sigblaaie, rekeningkunde, kommunikasie en dokumentbestuur.

•

Netwerkbestuur.

•

Gesentraliseerde lêerstoor.

Die kliënt/bediener model is ŉ implementering van verspreide dataverwerking. Die kern van hierdie netwerkmodel is dat die toepassingsfunksies (application funtions) verdeel word tussen die kliënt en die bediener. Die verdeling van arbeid tussen die verskillende rekenaarverwerkers, stel die toepassingsontwerper (application designer) in staat om dié verwerker te gebruik wat die mees geskikte vir die funksie is en so die gebruik van rekenaarapparatuur te optimaliseer. Kliënt/bediener toepassingsontwerp maak dit moontlik om die plek van waar die toepassing funksioneer te verskans. Die gebruiker weet dikwels nie waar ŉ spesifieke taak uitgevoer word nie. Die hele funksie kan in die rekenaar of in die bediener uitgevoer word, of die funksie kan tussen hulle verdeel word. Hierdie verskansing van waar die toepassingsfunksies verrig word, stel stelselimplementeerders in staat om dele van die stelsel met verloop van tyd en met ŉ minimum ontwrigting van toepassingsbedrywighede op te gradeer.

Bladsy 165

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.6.3

Open System Interconnection (OSI) model

Die volgende is ŉ voorstelling van ŉ OSI model:

Figuur 5.1: Open System Interconnection (OSI) model (Bron: http://www.techiwarehouse.com/cms/engine.php?page_id=d9e99072) Die OSI-model het ŉ internasionale standaard geword en dien tans as ŉ riglyn vir netwerke. Hierdie model is die bekendste en word meestal as riglyn gebruik om netwerkomgewings te beskryf. Bykans alle verskaffers ontwerp en ontwikkel netwerkprodukte, gebaseer op OSImodel spesifikasies. Dit bied ŉ beskrywing van hoe netwerkapparatuur en -programmatuur op verskillende vlakke saamwerk om kommunikasie moontlik te maak. Dit help ook met foutopsporing deur die verskaffing van ŉ verwysingsraamwerk wat beskryf hoe komponente veronderstel is om te funksioneer.

Bladsy 166

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Daar is sewe vlakke in die OSI-model, naamlik:

Fisiese lag (physical layer)

Die fisiese laag bestaan uit die fisiese dele van die netwerk, drade, kabels, ens. Hierdie laag voorsien die media waarmee elektriese seine data deur die hele stelsel vervoer.

Datakoppelingslaag (data link layer)

Die datakoppelingslaag is waar daar betekenis gegee word aan die elektriese seine in die netwerk. Hierdie laag bepaal ook die grootte en formaat van die data wat na die drukkers en ander apparatuur gestuur word.

Netwerklaag (network layer)

Die netwerklaag definieer die verbinding tussen twee uiteenlopende netwerke.

Vervoerlaag (transport layer)

Die vervoerlaag laat toe dat data opgebreek word in kleiner brokkies sodat dit versprei kan word na ander werkstasies.

Sessielaag (session layer)

Die sessielaag help met die taak om inligting vanaf een werkstasie na ŉ ander werkstasie te vervoer. ŉ Sessie moet geskep word voordat inligting na ŉ ander rekenaar vervoer kan word.

Aanbiedingslaag (presentation layer)

Die aanbiedingslaag is verantwoordelik vir die kodering en dekodering van data wat na ŉ werkstasie gestuur word.

Toepassingslaag (application layer)

Die toepassingslaag maak dit vir die gebruiker moontlik om ŉ toepassing (application) te gebruik wat met die bedryfstelsel (operating system) van die bediener kan kommunikeer. ŉ Voorbeeld is wanneer ŉ gebruiker ŉ webblaaier gebruik om met die bedryfstelsel van die bediener te kommunikeer, om die data te verkry wat aangevra word. (Aangepas vanuit: http://www.techiwarehouse.com/cms/engine.php?page_id=d9e99072)

Bladsy 167

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.7 5.7.1

Tipes netwerke Lokale-areanetwerk (local area network – LAN)

Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ LAN:

Figuur 5.1: LAN (Bron: http://1.bp.blogspot.com/_IV3tVSnCgek/TOZtqJfydKI/AAAAAAAAAFs/Xdh3giJV34M/s1600/l an.jpg) ŉ Lokale-areanetwerk bestaan uit twee of meer rekenaars wat aanmekaar verbind is in ŉ gebou of ŉ huis met behulp van programmatuur en apparatuur. ŉ LAN word onderskei van ŉ wye-areanetwerk (WAN) soos die internet, wat ŉ groot geografiese gebied beslaan. In ŉ LAN, is daar ŉ rekenaar of bediener en verskeie ander rekenaars wat kliënte genoem word. Deur die skep van ŉ LAN in die huis of kantoor, kan rekenaars wat aan die LAN gekoppel is lêers, hulpbronne, en ŉ internetkonneksie deel. Rekenaars in ŉ LAN kan koordloos (wireless) of deur kabels aanmekaar verbind wees. ŉ LAN wat kabels gebruik, vereis ŉ Ethernet-kabel om fisies die rekenaars op die netwerk aan mekaar te verbind. ŉ Koordlose LAN gebruik radiogolwe om te kommunikeer wat die nodigheid aan drade uitskakel. ŉ LAN is redelik maklik om te installeer. Alle Microsoft bedryfstelsels sedert Windows 98 Special Edition (SE) het ingeboude netwerkprogrammatuur. Elke rekenaar moet ook ŉ netwerkkoppelvlakkaart (network interface card – NIC) hê. ŉ Skakelaar (switch) word ook vereis. Dit is ŉ toestel wat soos ŉ eksterne modem lyk en wat die inligting op die netwerk bestuur. As die LAN met ŉ ander netwerk (soos die internet) moet kommunikeer, word ook ŉ

Bladsy 168

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking roeteerder (router) benodig. ŉ Eksterne koordlose DSL-modem of een wat kabels gebruik, met ŉ ingeboude skakelaar en roeteerder is maklik bekombaar in die mark. Sodra die LAN opgestel is, kan die netwerkadministreerder die lêers en programme aanwys wat op die LAN gedeel kan word. Sommige areas van die bediener kan egter agter ŉ skeidsmuur (firewall) gehou word om toegang te voorkom. Alle verkeer op die netwerk, insluitend die e-pos en internetgebruik en ander aktiwiteite, kan gemoniteer word deur die administreerder. Die voordele van ŉ LAN in ŉ kantoor is menigvuldig. Deur ŉ sentrale drukker te gebruik, kan ŉ onderneming die koste van individuele drukkers vir elke werkstasie vermy. Werksvloei word verbeter, terwyl dit maklik is om dit te beheer en te administreer. Buigsaamheid en kreatiwiteit kan ook verbeter. ŉ LAN hou voordele vir die bestuur en werknemers van ŉ onderneming in. (Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-is-a-lan.htm) 5.7.2

Wye-areanetwerk (WAN)

Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ WAN:

Figuur 5.1: WAN (Bron: http://www.networkingtipsblog.com/wp-content/uploads/2010/07/wan.jpg)

Bladsy 169

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking ŉ Wye-areanetwerk (WAN) is ŉ netwerk wat oor ŉ groot geografiese gebied strek – die beste voorbeeld is die Internet. ŉ WAN word onderskei van kleiner lokale-areanetwerke (LANs) en die metropolitaanse areanetwerke (metropolitan area networks – MANs). Die internet is ŉ openbare WAN, maar daar is baie maniere om ŉ private WAN te skep. ŉ Private WAN is in werklikheid twee of meer LAN’s wat aan mekaar verbind is. Byvoorbeeld, ŉ maatskappy met kantore in Kaapstad, Johannesburg en Pretoria het ŉ netwerk by elke kantoor. Deur telefoonlyne kan al drie LAN’s met mekaar kommunikeer en so word ŉ WAN gevorm. Roeteerders word gebruik om die kommunikasie tussen LAN’s wat op ŉ WAN kommunikeer te stuur en te rig. Die roeteerder, wat op die telefoonlyn geïnstalleer is, lees die "koeverte" op elke pakkie data wat deur die WAN beweeg en stuur dit na die korrekte LAN. Wanneer die pakkie by die LAN aankom, stuur ŉ skakelaar (switch) die datapakkie na die regte werkstasie. Die WAN tree dus as ŉ koppelvlak vir langafstandkommunikasie tussen LAN’s op. Omdat die gebruik van telefoonlyne duur is, verkies talle ondernemings dat ŉ internetdiensverskaffer (internet service provider – ISP) gebruik word om ŉ WAN te voorsien. In hierdie geval kommunikeer elke LAN in die WAN deur middel van ŉ digitale intekenaarlyn (digital subscriber line – DSL). Die DSL maak gebruik van ŉ bestaande telefoonlyn en deel dan die lyn met die telefoondiens. ŉ DSL-gebaseerde WAN maak gebruik van openbare internetlyne. Om die WAN teen indringing te beskerm, word ŉ virtuele private netwerk (virtual private network – VPN) opgestel. Met behulp van ŉ VPN bly alle WAN verkeer deur die internet geënkripteerd (encrypted) en word slegs by sy bestemming ontsyfer (decrypted). Dit staan bekend as tunneling, omdat die WAN ŉ veilige kanaal deur ŉ openbare ruimte skep. Vuurmure stop ook indringing deur rekenaarinbrekers (hackers). Hierdie tipe WAN is waarskynlik die gewildste, omdat dit kostedoeltreffend is. Dit funksioneer teen hoë oordragsnelhede en is 24/7 beskikbaar en operasioneel. Die goedkoopste WAN gebruik die internet met behulp van ŉ skakelmodem (dial-up modem). Hierdie tipe WAN is egter nie so gewild nie, om ŉ paar redes: •

Die pryse van DSL het so mededingend geraak, dat dit baie bekostigbaar is.

•

ŉ Skakelmodem het ŉ stadiger verbinding as ŉ standaard DSL-verbinding.

Bladsy 170

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

Skakelverbindings kan nie ŉ telefoondiens deel nie.

•

Skakelmodem is nie altyd aanlyn nie. Byvoorbeeld, wanneer ondernemings in verskillende tydsones is, word die WAN-aanlyntyd verminder.

(Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-is-a-wan.htm) 5.7.3

Intranet

Figuur 5.1: Intranet (Bron: http://www.skullbox.net/intranet1.gif) ŉ Intranet is ŉ interne, veilige sakeomgewing wat HyperText Markup Language (HTML) en Transmission Control Internet Protocol (TCIP – ŉ stel netwerkprotokolle wat 2 of meer rekenaars toelaat om te kommunikeer) soos die internet gebruik, maar dit werk op ŉ LAN. Die LAN verleen toegang tot die internet, maar die intranet funksioneer agter ŉ vuurmuur, wat geen toegang aan, of van die internet toelaat nie. Indien toegang wel moontlik is, is dit nie ŉ intranet nie, maar ŉ extranet (ŉ rekenaarnetwerk wat beheerde toegang van buite vir spesifieke sake- of opvoedkundige doeleindes toelaat). Die volgende is ŉ paar algemene voorbeelde van inligting of prosesse wat op ŉ intranet beskikbaar kan wees om verskeie departemente te bedien.

Bladsy 171

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Menslike hulpbronne

ŉ Intranet bied vinnige, maklike toegang aan alle werknemers tot belangrike publikasies. Werknemersvoordele en ŉ werknemersgids is net ŉ paar voorbeelde van sulke publikasies. ŉ Onderneming se nuusbrief en werknemersnuus- of -kletsgroepe is ander moontlikhede wat ŉ intranet bied.

Verkope afdeling

Een van die mees produktiewe gebruike van ŉ intranet is interaktiewe multimedia opleiding. Verkoopsverslae, projeksies, doelwitte en bemarkingstrategieë is van die instrumente wat vrylik op die intranet beskikbaar gemaak kan word. Profiele van potensiële nuwe markte of kliënte en inligting oor potensiële mededingende markte kan ook nuttige inligting wees wat aan verkoopspersoneel beskikbaar gemaak kan word en kan help met die verbetering van hul verkoopsmodelle.

Rekeningkunde departement

Rekwisisieversoeke op ŉ intranet sal tyd, hulpbronne en geld bespaar. Lêers binne ŉ intranet kan met ŉ wagwoord beskerm word om werknemerstoegang te beperk. Betaalstate, debiteure/krediteure en die begrotingsverslae kan op die intranet beskikbaar gemaak word.

Inligtingstelsels

Toegang tot die datapakhuis (data warhousing) van die onderneming, departementele programmatuur ontwikkelingstoepassings en netwerkondersteuning kan van onskatbare waarde wees en op die intranet beskikbaar gemaak word. Vraag- en antwoordbladsye en interaktiewe lesings stel werknemers in staat om hulself op te lei en kan dus ŉ vermindering aan opleidingskoste beteken. Sekuriteitsinligting en tegniese hulpbronne word ook algemeen gebruik op ŉ intranet.

Administratiewe dienste

Inligting soos kwartaallikse wins- en verliesverslae, aandelemarkanalise, belasting- en ander regsinligting kan op die intranet voorkom. Verder kan vergaderingsnotules, afsprake en sleutelprofiele (van werknemers, maatskappye of kliënte) ook hier geplaas word. (Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-is-an-intranet.htm)

Bladsy 172

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.7.4

Virtuele privaatnetwerk (virtual private network – VPN)

Figuur 5.1: VPN-netwerk (Bron: http://www.home-network-help.com/images/pptp-vpn-network-diagram.jpg) Die konsep “virtuele privaatnetwerk” word gebruik vir ŉ verskeidenheid netwerkstelses wat ondernemings toelaat om openbare internetlyne te gebruik om ŉ virtuele netwerk te skep. Daar is nie ŉ standaardmodel vir ŉ VPN nie. Die VPN kan via ŉ reeks programmatuur- en apparatuurprotokolle funksioneer wat gebruikers in die onderskeie takke en streke toegang verleen en die data enkripteer. Daar bestaan verskillende tipes VPN sekuriteitsmodelle. Onder andere sluit dit VPN’s in wat staatmaak op die dienste van ŉ gevestigde netwerkdiensteverskaffer. Die verskaffer hanteer alle netwerkverkeer en waarborg die veiligheid van VPN kommunikasie. ŉ VPN netwerk verskil van ŉ WAN deurdat laasgenoemde gehuurde netwerklyne gebruik wat verkeer tot slegs die onderneming se sakebedrywighede beperk. Dit is doeltreffend, maar ŉ duur opsie, veral wanneer die netwerk groot areas beslaan. Sommige ondernemings gebruik ŉ intra- of extranet om private kommunikasie te fasiliteer. Hierdie protokolle behels wagwoord-beskermde bladsye of webtuistes wat, ideaal gesproke, slegs werknemers en gemagtigde personeel toegang verleen.

Bladsy 173

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking ŉ VPN kan uitgebrei word en is meer kostedoeltreffend as ŉ tradisionele WAN. ŉ VPN verbind operateurs, internasionale kantore, geaffilieerde vennote of kliënte, en verhoog produktiwiteit. (Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-is-a-vpn.htm) 5.8

Netwerk apparatuurkomponente

Alle netwerke bestaan uit basiese apparatuurboustene, soos netwerktussengangerkaarte (network interface cards – NICs), herhalers (repeaters), brûe, spilpunte (hubs), skakelaars (switches) en roeteerders (routers) wat met mekaar verbind is. ŉ Koppeling tussen hierdie boustene word moontlik gemaak deur die gebruik van galvaniese kabels, mikrogolfskakels of optiese kabel. 5.8.1

Netwerktussengangerkaarte

Figuur 5.1: Netwerktussengangerkaart (Bron: http://keysandmice.com/images/genericnic.jpg) ŉ Netwerktussengangerkaart is ŉ stukkie rekenaarapparatuur wat ontwerp is om rekenaars toe te laat om oor ŉ rekenaarnetwerk te kommunikeer. Dit bied toegang tot ŉ netwerk. Dit laat gebruikers toe om via kabels of koordlose media met mekaar te kommunikeer.

Bladsy 174

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.8.2

Herhalers (repeaters)

Figuur 5.1: Herhalers (Bron: http://www.ciscoforall.com/wp-content/uploads/2011/07/wireless-repeater150x150.jpg) ŉ Herhaler is ŉ elektroniese toestel wat ŉ sein ontvang en op ŉ hoër vlak of hoër intensiteit aanstuur. Dit kan ook die sein deur ŉ versperring stuur, sodat dit langer afstande kan aflê sonder om te verswak. 5.8.3

Netwerkspilpunt (hub)

Figuur 5.1: Netwerkspilpunt (Bron: http://www.google.co.za/imgres?q=network+hub&hl)

ŉ Spilpunt is ŉ klein, eenvoudige en goedkoop stukkie apparatuur wat verskeie rekenaars met hulp van poorte verbind. Wanneer ŉ pakkie inligting by ŉ poort aankom, word dit na al die poorte op die spilpunt gekopieer, wat dit dan na die onderskeie rekenaars gelei.

Bladsy 175

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.8.4

Netwerkbrûe (network bridges)

Figuur 5.1: Netwerkbrug (Bron: http://2.bp.blogspot.com/_bg301f2agaE/TJeH8rioXI/AAAAAAAAACc/sAhz3QXj69s/s1600/bridge.jpg)

Figuur 5.1: Netwerkbrug in ŉ netwerk (Bron: http://www.cisco.com/en/US/i/000001-100000/35001-40000/39001-39500/39283.jpg)

Bladsy 176

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking ŉ Netwerkbrug verbind verskeie netwerksegmente op die datakoppelingslaag (data link layer) van die OSI-model. Brûe kopieer nie inligting na alle poorte soos spilpunte nie. Sodra die brug ŉ poort met ŉ adres assosieer, word die inligting net na daardie poort aangestuur. Netwerkbrûe kom voor in drie basiese tipes, naamlik:

Lokale brûe (local bridges)

Hierdie brûe verbind lokale-areanetwerke (LANs)

Afgeleë brûe (remote bridges)

Hierdie brûe kan gebruik word om ŉ wye-areanetwerk (WAN) skakel tussen LAN’s te skep. Afgeleë brûe, waar die verbinding stadig is, word vervang deur roeteerders.

Koordlose brûe (wireless bridges)

Hierdie brûe kan gebruik word om LAN’s te verbind, of ook om afgeleë netwerke aan LAN’s te verbind. 5.8.5

Netwerkskakelaars (network switches)

Figuur 5.1: Netwerkskakelaars (Bron: http://www.simulationexams.com/tutorials/netplus/network-devices.htm&usg)

Figuur 5.1: Netwerkskakelaar in ŉ netwerk

Bladsy 177

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Netwerkskakelaars staan sentraal tot alle netwerke, verskaf hoë-spoed verbindings aan kommunikasiestelsels en kan doeltreffend en veilig bandwydte-intensiewe data, klank en video vervoer. LAN’s vertrou grootliks op netwerkskakelaars om dataverkeerspatrone te bestuur, nuwe dienste te ondersteun en rekenaarprogrammatuurwerking te verbeter. Netwerkskakelaars is die term wat vir roeteerders en netwerkbrûe gebruik word. Aangepas vanuit: http://www.ciscoforall.com/definitions/basic-network-hardwarecomponents 5.8.6

Roeteerders (routers)

Figuur 5.1: Roeteerder (Bron: http://www.simulationexams.com/tutorials/netplus/network-devices.htm&usg) Roeteerders is netwerktoestelle wat datapakkette tussen netwerke aanstuur. ŉ Roeteerders verbind ten minste twee netwerke soos twee LANs of ŉ WANs. Sommige asymmetric digital subscriber lines (ADSL) en kabelmodems word in ŉ huis of selfs ŉ kantoor gebruik om rekenaars te verbind en toegang tot die internet deur dieselfde verbinding te bied. Daar is talle nuwe toestelle soos koordlose toegangspunte (wireless access points – WAPS) of koordlose roeteerders om voorsiening te maak vir koordlose toestelle om aan die netwerk te koppel sonder die nodigheid van ŉ kabelverbinding.

Bladsy 178

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.9

Netwerksekuriteit

Netwerksekuriteit bestaan uit die maatreëls wat ŉ maatskappy instel om die netwerkstelsel van die onderneming te beskerm. Gekompromitteerde netwerksekuriteit beteken dat ŉ inbreker of mededinger toegang tot kritiese of sensitiewe data kan verkry. Dit kan moontlik lei tot die verlies van data, of selfs die totale vernietiging van die stelsel.

Figuur 5.1: Netwerksekuriteit (Bron: http://www.imprivata.com/stuff/contentmgr/files/0/abd76a8b00884d3d171634595d1ac493/im age/networksecurity_diagram.jpg)

Toepaslike beveiliging van die netwerk word bereik wanneer ŉ gebruiker deur verskeie vlakke van sekuriteit moet gaan om toegang tot die netwerk te verkry. Hoe meer vlakke die stelsel het, hoe veiliger is dit.

Bladsy 179

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Die netwerkadministreerder is dikwels in beheer van die netwerksekuriteit, want hy het regte op die stelsel. Slegs die administreerder en sy administratiewe assistente moet toegang tot die hoofraambediener en verwanterekenaarterminale hê. Hierdie reëling sal help om ongemagtigde persone in die onderneming daarvan te weerhou om data op die bedieners te wysig. Die administreerder kan ook beperkings op werknemers se rekenaars plaas om te voorkom dat hulle toegang tot bepaalde webtuistes het. Een van die probleme wat gewoonlik ontstaan wanneer netwerksekuriteit geïmplementeer word, is dat dit nie buigsaamheid is nie. Die bestuur van ŉ onderneming moet sekuriteitskwessies balanseer met die werknemers se behoefte om toegang tot bepaalde webtuistes te verkry vir werksdoeleindes. Kommunikasie tussen die bestuur, die stelseladministreerders en werknemers is van groot belang vir netwerksekuriteit om doeltreffend te wees. (Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/network-security.htm) 5.9.1

Koordlose netwerksekuriteit

Figuur 5.1: Koordlose netwerksekuriteit (Bron: http://www.wifinotes.com/images/wireless-networks.jpg)

Bladsy 180

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Koordlose netwerksekuriteit kan maklik in stand gehou word met behulp van programmatuur wat saam met koordlose roeteerders beskikbaar is. Dit enkripteer alle kommunikasie op die lokale netwerk en ŉ wagwoord word vereis om toegang tot die netwerk te verkry. ŉ Roeteerder beheer verkeer tussen rekenaars op die LAN en ook tussen die LAN en die internet. ŉ Breëbandmodem kan in die roeteerder ingebou wees, of die modem kan afsonderlik aan die roeteerder verbind word via ŉ Ethernet-kabel. Hoewel aanlyntoegang nie nodig is in ŉ LAN nie, is toegang tot die internet een van die primêre redes vir die installering van ŉ LAN. In ŉ koordlose netwerk kommunikeer elke rekenaar op die netwerk met die roeteerder via die radio-uitsendings wat die onmiddellike omgewing indring. As koordlose netwerksekuriteit afwesig is, kan ŉ indringer toegang verkry tot enige lêers wat oor die LAN gedeel word. Die enigste uitsendings wat nie toeganklik sal wees nie, is wanneer ŉ rekenaar op die LAN ŉ direkte skakel met ŉ veilige webtuiste (secure website) op die internet het, omdat die data wat tussen die rekenaars beweeg geënkripteerd word. Toegang tot internetbankdienste geskied met behulp van enkripsie. Om die sekuriteit en privaatheid te verbeter, kan alle netwerkverkeer tussen rekenaars op die netwerk en die routeerder geënkripteerd word. As die hele netwerk geënkripteerd word, sal ŉ indringer nie in staat wees om toegang tot die netwerk te verkry nie. Indien die indringer wel datapakkette van so ŉ LAN onderskep, sal dit onleesbaar wees. Koordlose netwerksekuriteit is nie net belangrik vir die beskerming van privaatheid nie, dit het ook ander voordele. Dit verhoed dat indringers die LAN vir hul eie doeleindes gebruik. Koordlose netwerksekuriteit voorkom ook onwettige aktiwiteite op die LAN deur indringers wat dit kan gebruik om onwettige materiaal of virusse af te laai. Wagwoorde moet gebruik word in die netwerkkonfigurasies van elke rekenaar op die LAN, sodat die rekenaar die gestoorde wagwoord outomaties aan die roeteerder verskaf. Die wagwoord moet veilig wees en moet verkieslik uit kleinletters, hoofletters, nommers en ander karakters bestaan. (Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-should-i-know-about-wireless-networksecurity.htm) 5.10 Netwerkonderhoud Netwerkonderhoud is gemoeid met die uitvoering van herstelwerk en opgradering, byvoorbeeld, wanneer die toerusting vervang moet word, of wanneer ŉ nuwe skakelaar tot ŉ

Bladsy 181

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking netwerk toegevoeg moet word. Onderhoud behels ook om korrektiewe en voorkomende maatreëls te tref om die beheernetwerk beter te laat funksioneer.

(Bron: http://www.rocknetworksolutions.co.uk/Images/Man%20doing%20maintenance.jpg) Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ netwerkonderhoudsplan: 1) Beskrywing van die huidige infrastruktuur •

Maak ŉ inventaris van alle toerusting.

•

Maak ŉ lys van verskaffers se kontakbesonderhede en rekeningnommers.

•

Skep ŉ gedetailleerde diagram van die netwerk.

•

Maak ŉ lys van die apparatuur en programmatuur wat tans gebruik word.

•

Dokumenteer enige spesiale aanpassings.

2) Voorkomende instandhouding Lys aktiwiteite wat gedoen kan word. Byvoorbeeld, dink oor die verwagte lewensduur van die toerusting, die begroting vir nuwe toerusting, bykomende funksies vir die stelsel, beplanning vir uitbreiding en hoe om die tekortkominge in die stelsel te vind.

Bladsy 182

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3) Onderhoudsprosedures •

Begin ŉ logboek vir die rekordhouding van alle aktiwiteite.

•

Stel ŉ aftyd (downtime) wanneer die netwerk gediens kan word. Byvoorbeeld: die laaste Vrydag van die maand tussen 01:00 - 03:00.

4) Bedieneronderhoud •

Gaan apparatuur na – maak skoon wanneer dit nodig is (masjiene, kabels, skakelaars, batterye).

•

Gaan logboeke na vir foute.

•

Maak seker dat antivirusbeskerming op datum is.

•

Doen skyfdefragmentering.

5) Kragonderbrekings In die geval van ŉ kragonderbreking, behoort die onderneming ŉ UPS rugsteun te gebruik wat gereeld nagesien moet word. 6) Rugsteuning •

Waar is die rugsteunstoor geleë?

•

Skryf instruksies vir die etikettering en die stoor van alle rugsteunlêers.

•

Toets die herstelproses, maak seker dat die rugsteunstoor werk.

7) Rampherwinningsplan (disaster recovery plan) Deur rampe te simuleer, is waarskynlik die beste om gereedheid te toets, die impak van ŉ mislukking te verstaan en kritiese komponente te identifiseer. (Aangepas vanuit: http://ivythesis.typepad.com/term_paper_topics/2009/09/networkmaintenance-plan.html)

Bladsy 183

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.11 Koordlose netwerke Koordlose netwerke verwys na die apparatuur- en programmatuurkombinasies wat twee of meer toestelle in staat stel om data met mekaar te deel sonder direkte TV-kabel. Van die bekendste koordlose netwerke wat tans beskikbaar is, sluit in: •

Bluetooth

•

Selfone

•

Globale posisioneringstelsel (Global positioning system – GPS)

5.11.1 Bluetooth Bluetooth is relatiewe goedkoop koordlose tegnologie wat met behulp van radiokommunikasie selfone, rekenaars en ander netwerktoestelle oor kort afstande met mekaar verbind. Dit vervang die kabels wat gewoonlik in netwerke gebruik word. Die reikafstand is korter en die transmissiespoed minder as Wi-Fi tegnologie. Hierdie afstandsbeperking is veral ŉ probleem vir die doeltreffende implementering in LAN’s en daarom word daar nie baie Bluetooth LAN stelsels ontwikkel nie.

Figuur 5.1: Bluetooth (Bron: http://www.abouterp.com/erpsystemswordsb/images/Bluetooth%20Profile.jpg)

Bladsy 184

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.11.2 Selfone ŉ Selfoon kan ŉ oproep maak na en ontvang van openbare telefoonnetwerkstelsels, met behulp van radiokommunikasietegnologie. Hierdie koordlose verbinding is moontlik met ander sellulêre netwerke en telefoonnetwerkstelsels regoor die wêreld. Vroeë selfone was lywig en permanent in voertuie geïnstalleer en die diens was beperk omdat daar net ŉ paar frekwensies ŉ geografiese gebied beskikbaar was. Moderne selfone maak gebruik van die sellulêre netwerkkonsep, waar frekwensies herhaaldelik gebruik word en dus baie meer gebruikers toelaat om toegang tot die radiobandwydte te verkry. ŉ Selfoon kan oproepe plaas oor ŉ wye geografiese gebied en die gebruiker is ŉ intekenaar op die diens en nie ŉ eienaar van ŉ basisstasie nie. In teenstelling hiermee kan ŉ koordlose telefoon net gebruik word binne die reikwydte van ŉ enkele, private basisstasie.

(Bron: http://computer-lab.co.za/images/1431519_101001145410_cellphones-main_Full.jpg) 5.11.3 Globale posisioneringstelsels Die globale posisioneringstelsel (GPS) is ŉ satellietgebaseerde navigasiestelsel wat bestaan uit ŉ netwerk van satelliete wat in ŉ wentelbaan om die aarde geplaas is. GPS was oorspronklik bedoel vir militêre toepassings, maar in die 1980's het die Amerikaanse regering die stelsel beskikbaar gemaak vir burgerlike gebruik. Die GPS werk in enige weerstoestande, oral in die wêreld en 24 uur per dag. Daar is ook geen ledegeld of aanvanklike koste om ŉ GPS te gebruik nie. Die enigste uitgawe sal wees om ŉ toepaslike GPS-toestel aan te koop.

Bladsy 185

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking GPS-satelliete sirkel twee keer per dag om die aarde in baie presiese wentelbane en stuur seine na die aarde. GPS-toestelle gebruik hierdie inligting en bereken die presiese ligging van die gebruiker deur middel van driehoeksmeting (triangulation). Die hele beginsel agter die gebruik van satelliete vir GPS, is om die satelliete in die ruimte as verwysingspunt vir plekke op die aarde te gebruik en so die gebruiker se posisie te bepaal en dan op ŉ GPStoestel se elektroniese kaart te vertoon.

Figuur 5.1: GPS-toestel (Bron: http://www.relationalcapitalgroup.com/wp-content/uploads/2010/07/gps.jpg) (Aangepas vanuit: http://www.techsoup.org/learningcenter/networks/archives/page10190.cfm?cg=searchterms &sg=wireless%20network) 5.12 Samevatting ŉ Rekenaarnetwerk is ŉ versameling van apparatuurkomponente en rekenaars wat met mekaar verbind is deur ŉ kommuniekasiekanaal wat die deel van hulpbronne en inligting moontlik maak. Netwerke kan geklassifiseer word volgens ŉ wye verskeidenheid van eienskappe soos die medium wat gebruik word om die data te vervoer, kommunikasieprotokol wat gebruik word, topologie en omvang. Netwerke kan van kabel- of koordlose tegnologie gebruik maak. Netwerksekuriteit is van groot belang, omdat ongemagtigde toegang tot ondernemings se netwerke, die onderneming groot skade kan berokken. Daar is ook bekende tipes koordlose netwerke, soos Bluetooth, selfone, en globale posisioneringstelsels, wat reeds ŉ groot invloed op die aktiwiteite van ondernemings het.

Bladsy 186

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.13 Selfevaluering Aktiwiteit 13 Wat is die doel van netwerkargitektuur?

Aktiwiteit 14 Wat is die voordeel wat ŉ VPN oor ŉ tradisionele WAN het?

Aktiwiteit 15 Hoe werk ŉ GPS?

Bladsy 187

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Woordelys in Engels Afrikaans

Engels

Behoeftebepaling

Needs assessment

Bondelverwerking

Batching

Datastoring

Data storage

Dataverwerking

Data processing

Gapingsanalise

Gap analysis

Globale posisioneringstelsel

Global positioning system

Intranet

Lokale-areanetwerk

Local area network

Netwerktopologie

Network topology

Sleutelbord

Keyboard

Sortering

Sorting

Statistiese analise

Statistical analysis

Tabulering

Tabulation

Virtuele private netwerk

Virtual private network

Wye-areanetwerk

Wide area network

ÂŠakademia (MSW)

Bladsy 188

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Bronnelys •

Business Office Technology | eHow.com http://www.ehow.com/about_5564899_business-officetechnology.html#ixzz1V4SzrySy

•

http://1.bp.blogspot.com/_1dVZ4g9iYuY/S0rSmAvIWKI/AAAAAAAAABQ/KrutWWMe E30/s320/Flash+Disk+Kingston+4G+130000.jpg

•

http://1.bp.blogspot.com/_IV3tVSnCgek/TOZtqJfydKI/AAAAAAAAAFs/Xdh3giJV34M/ s1600/lan.jpg

•

http://1.bp.blogspot.com/_MMJcoBRgsn4/TOlCm6elGHI/AAAAAAAAAPc/txigDEmx7 dg/s1600/hacking-tools.jpg

•

http://2.bp.blogspot.com/_bg301f2agaE/TJeH8rioXI/AAAAAAAAACc/sAhz3QXj69s/s1600/bridge.jpg

•

http://3.bp.blogspot.com/_4hdc1P8czUc/S8IHvAHa82I/AAAAAAAABWo/LCD0BE1Sc F8/s1600/interview.jpg

•

http://4.bp.blogspot.com/yzrhPV2my3M/TWaFUUgZnJI/AAAAAAAAAXA/yAPum_4ReuQ/s1600/scanner.jpg

•

http://alumnus.caltech.edu/~rouda/T2_NA.html

•

http://bisom.uncc.edu/courses/info2130/Topics/istypes.htm

•

http://blog.eukhost.com/webhosting/what-is-data-transmission/

•

http://cdn.thenextweb.com/location/files/2010/09/Code_128_Barcode_Graphic.jpg

•

http://compnetworking.about.com/library/graphics/basics_osimodel.jpg

•

http://computechgadgets.com/wp-content/uploads/2011/01/microsoft-office-2007.jpg

•

http://computer-concepts-tutorial.blogspot.com/2008/02/advantages-of-electronicdata.html

•

http://computer-lab.co.za/images/1431519_101001145410_cellphones-main_Full.jpg

•

http://crazy-tattoo-designs.com/bar_code_tattoos.png

Bladsy 189

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

http://docstore.mik.ua/univercd/illus/1/61/127561.jpg

•

http://ezinearticles.com/?Data-Processing-Steps---How-to-Process-DataEfficiently?&id=2533114

•

http://fcit.usf.edu/network/chap5/pics/star.gif

•

http://fcit.usf.edu/network/chap5/pics/tree.gif

•

http://help.sap.com/saphelp_crm60/helpdata/en/46/0cabccc7235a69e10000000a155 3f7/ppt_img.gif

•

http://highered.mcgrawhill.com/sites/dl/free/0073043559/314063/OBrien_13e_Chapter_5.pdf

•

http://image.made-in-china.com/2f0j00TMOEFfcHgRgn/Electronic-Whiteboard.jpg

•

http://installittoday.com/store/images/pos.jpg

•

http://it.med.miami.edu/x677.xml

•

http://jebaranjan.files.wordpress.com/2011/08/mainframe.gif?w=400&h=294

•

http://knol.google.com/k/-/-/3o435cxap65gm/igoef9/ccanatomyback.gif

•

http://media.wiley.com/product_data/excerpt/57/07879752/0787975257.pdf

•

http://netwinsite.com/surgemail/help/server_scope.jpg

•

http://office.microsoft.com/en-us/access-help/database-basics-HA010064450.aspx

•

http://oneworldinternetsolutions.tech.officelive.com/images/intranet.jpg

•

http://people.uwec.edu/piercech/researchmethods/data%20collection%20methods/da ta%20collection%20methods.htm

•

http://pkirs.utep.edu/cis4365/Tutorials/Database%20Administration/8.00700/1_multip art_xF8FF_2_tutorial.htm

•

http://readerszone.com/facts/10-different-types-of-computers.html

•

http://sadiakomal.com/wp-content/uploads/2011/06/goodcreditcards.jpg

Bladsy 190

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

http://searchsqlserver.techtarget.com/definition/data-aggregation

•

http://static.howstuffworks.com/gif/webserver-backbone-sm.gif

•

http://static.howstuffworks.com/gif/webserver-backbone-sm.gif

•

http://tutor2u.net/business/ict/intro_information_data_collection.htm

•

http://tutor2u.net/business/ict/intro_information_sources.htm

•

http://uva.ulb.ac.be/cit_courseware/networks/images/pt2_1.gif

•

http://wiki.corda.com/confluence/download/attachments/1081939/html_table.png?ver sion=1&modificationDate=1213037191000

•

http://www.8ta.com/plans/2gbpromo/

•

http://www.abouterp.com/erpsystemswordsb/images/Bluetooth%20Profile.jpg

•

http://www.autismhomesupport.net/Assests/computer_cartoon2.gif

•

http://www.bbc.co.uk/rd/pubs/papers/paper_02/rsfig2.gif

•

http://www.belwo.com/data-processing-case-studies/

•

http://www.brighthub.com/office/project-management/articles/9792.aspx

•

http://www.build-your-own-computer.net/image-files/motherboard-diagram-01.jpg

•

http://www.cincinnatibell.com/images/elements/biz/networking.jpg

•

http://www.ciscoforall.com/definitions/basic-network-hardware-components

•

http://www.citytowninfo.com/images/careers/320x240/computer-operators-2320x240.jpg

•

http://www.computersciencelab.com/ComputerHistory/HtmlHelp/Images2/IBM7094.jpg

•

http://www.computerworld.com/s/article/9002188/Top_10_ways_to_secure_your_stor ed_data?taxonomyId=19&pageNumber=3

•

http://www.credit-cards.co.za/images/Credit-Cards_20110604961.9532.jpg

Bladsy 191

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

http://www.cvm.org/images/VOIP-diagram.gif

•

http://www.dummies.com/how-to/content/a-typical-computer-networkingsetup0.html#ixzz1VC32XELh

•

http://www.eactscongenitaldb.org/mediawiki/images/thumb/4/44/DataValidation.png/4 00px-DataValidation.png

•

http://www.earthinpictures.com/stuff/computers_and_electronics/mediums/cd_disc.jpg

•

http://www.ehow.com/about_6475106_importance-information-technologybusiness.html#ixzz1V4ZjzreL

•

http://www.ehow.com/facts_5030382_methods-data-processing.html#ixzz1V4j8tzaw

•

http://www.ehow.com/how_4855412_perform-statistical-dataanalysis.html#ixzz1VBtOCUSO

•

http://www.ehow.com/info_8095855_components-electronic-dataprocessing.html#ixzz1YaQtMWPP

•

http://www.ehow.com/info_8788188_different-levels-summarizationdatabase.html#ixzz1VBtxxu1G

•

http://www.ehow.com/list_5868682_advantages-modern-officetechnology_.html#ixzz1V4WxzYGo

•

http://www.ehow.com/list_7569904_electronic-data-processing-personnelresponsibilities.html#ixzz1VBKw6CXa

•

http://www.elisteincartoons.com/wp-content/uploads/2009/09/mot0788.jpg

•

http://www.emathzone.com/tutorials/basic-statistics/tabulation-of-data.html

•

http://www.encyclopedia.com/topic/Office_Technology.aspx

•

http://www.encyclopedia.com/topic/Office_Technology.aspx

•

http://www.excitingip.net/wp-content/uploads/2010/09/LANArchitectureDiag1.jpeg

•

http://www.faqs.org/contrib/jj2/What-is-data-recovery.html

Bladsy 192

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

http://www.fiber-optics.info/images/ring-network.gif

•

http://www.freshtracks.co.uk/images/blog/survey.jpg

•

http://www.gadget-paradise.com/news_images/000035_acer-ferrari-notebook.jpg

•

http://www.gadzooki.com/wp-content/uploads/2011/05/smart-board-600i-interactivewhiteboard-photo.jpg

•

http://www.geomatic.ro/cosma/module/Repeaters_mare.jpg

•

http://www.graphicdesignerwebsite.net/wp-content/uploads/2011/08/Web-Page.jpg

•

http://www.hokkaido-vc.com/english/patent_strategies/sub-ven_23.jpg

•

http://www.home-network-help.com/images/pptp-vpn-network-diagram.jpg

•

http://www.hotdreamweaver.com/UserFiles/Image/form-to-database.jpg

•

http://www.ibm.com/developerworks/data/library/techarticle/dm0312swart1/figure3.jpg

•

http://www.ibm.com/developerworks/lotus/library/ls-NDHistory/image3.jpg

•

http://www.imprivata.com/stuff/contentmgr/files/0/abd76a8b00884d3d171634595d1a c493/image/networksecurity_diagram.jpg

•

http://www.informatica.com/INFA_Images/data_aggragation_diagram.gif

•

http://www.irene-db.org/images/info/fig1.jpg

•

http://www.its.qmul.ac.uk/training/TNA/TNA%20Questionnaire.pdf

•

http://www.jefraskin.com/wp-content/uploads/2010/11/TeamBuilding.jpg

•

http://www.learnartificialneuralnetworks.com/images/aiimg3.jpg

•

http://www.line-by-line.co.uk/FORECASTING.jpg

•

http://www.mbaknol.com/wp-content/uploads/2010/09/system_analyst_mbaknol.jpg

•

http://www.memorycard24.com/wp-content/uploads/2011/04/memory-card6.jpg

Bladsy 193

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

http://www.merchantseek.com/images/merchant.jpg

•

http://www.microsoft.com/enable/business/plan.aspx

•

http://www.minich.com/education/psu/instructtech/softwareapps.htm

•

http://www.moneymatterstome.co.uk/Images/Module4FinancialRecordsAndInformation/BankStatement.jpg

•

http://www.networkingtipsblog.com/wp-content/uploads/2010/07/wan.jpg

•

http://www.nos.org/srsec330/330L2.pdf

•

http://www.npower.org/files/page/vendorguide.pdf

•

http://www.nxtstp.com/images/nxtstp_gap_diag.gif

•

http://www.pc1news.com/articles-img/small/magnetic_strip.gif

•

http://www.pcc-services.com/images/peertopeer.png

•

http://www.personal.psu.edu/glh10/ist110/topic/topic07/topic07_06.html

•

http://www.productwiki.com/upload/images/logitech_wave_front_view.jpg

•

http://www.prudentmovers.com/image/backgroundImages/recordRetention.jpg

•

http://www.relationalcapitalgroup.com/wp-content/uploads/2010/07/gps.jpg

•

http://www.rocknetworksolutions.co.uk/Images/Man%20doing%20maintenance.jpg

•

http://www.screenscurtains.com/wp-content/uploads/2011/06/Touch-Screen.jpg

•

http://www.semwisdom.com/blog/wp-content/uploads/data-analysis-cartoon-1.gif

•

http://www.silanis.com/site/images/Solutions/Graphic_EVaulting.jpg

•

http://www.simulationexams.com/tutorials/netplus/network-devices.htm&usg

•

http://www.skullbox.net/intranet1.gif

•

http://www.skullbox.net/intranet1.gif

Bladsy 194

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

http://www.spamlaws.com/data-security.html

•

http://www.stacksmag.net/wp-content/uploads/2011/03/cd-rom.jpg

•

http://www.streamlineups.com/4.gif

•

http://www.surveyxtreme.com/wp-content/uploads/2008/08/081308-1428excelmultip171.png

•

http://www.tdcanadatrust.com/lending/images/cheque.jpg

•

http://www.teachict.com/ecdl/module_1/workbook2/miniweb/images/supercomputer.jpg

•

http://www.tech-faq.com/data-management.html

•

http://www.techiwarehouse.com/cms/engine.php?page_id=d9e99072

•

http://www.techmynd.com/wp-content/uploads/2009/09/computerrootscustomxh5.jpg

•

http://www.techsoup.org/learningcenter/networks/archives/page10190.cfm?cg=searc hterms&sg=wireless%20network

•

http://www.telecomfamily.com/wp-content/uploads/2010/07/video-conferencing1.jpg

•

http://www.tps.com/Products/NFM/topography.gif

•

http://www.ust.hk/itsc/antivirus/general/whatis.html

•

http://www.vunveil.com/img/Company_166/Product/4406.jpg

•

http://www.warepin.com/wp-content/uploads/2010/01/components-of-computerhardware.jpg

•

http://www.webbannerdesign.net/wp-content/uploads/2011/08/Web-Page.jpg

•

http://www.webopedia.com/FIG/OPER-SYS.gif

•

http://www.webopedia.com/TERM/B/batch_processing.html

•

http://www.webproworld.com/webmaster-forum/threads/76231-5-Steps-To-DataProcessing

Bladsy 195

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking •

http://www.wifinotes.com/computer-networks/computer-network-architecture.html

•

http://www.wifinotes.com/images/wireless-networks.jpg

•

http://www.wifinotes.com/index_files/client-server.png

•

http://www.wisegeek.com/ network-security.htm

•

http://www.wisegeek.com/what-is-a-lan.htm

•

http://www.wisegeek.com/what-is-an-intranet.htm

•

http://www.wisegeek.com/what-is-a-vpn.htm

•

http://www.wisegeek.com/what-is-a-wan.htm

•

http://www.wisegeek.com/what-is-data-capture.htm

•

http://www.wisegeek.com/what-is-data-processing.htm

•

http://www.wisegeek.com/what-is-data-storage.htm

•

http://www.xentrik.net/images/largeimages/simple_bookkeeping_software_business___productivity_tools_finance___ac counting-86958.jpeg

•

http://www-01.ibm.com/software/lotus/images/weekview.jpg

•

http://www-03.ibm.com/ibm/history/exhibits/storage/images/PH2401.jpg

•

https://www.infosecisland.com/blogview/12534-Top-Ten-Data-SecurityBreaches.html

Bladsy 196

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Selfevalueringsriglyne

Riglyne: Aktiwiteit 1 •

Rekenaarkonferensies

In rekenaarkonferensies word rekenaarterminale gebruik wat verbind is aan ŉ hoofraamrekenaar en wat deur al die deelnemers gebruik word. Vrae of kommentaar kan ingesleutel word op die skerms en boodskappe word op die deelnemers se skerms vertoon. •

Audiokonferensies

Deelnemers lewer en ontvang kommentaar oor die telefoon. Die deelnemers kan mekaar nie sien nie – lyftaal speel dus nie ŉ rol nie. Audiokonferensies word verbind deur telefoonen/of luidsprekerselfone. •

Videokonferensies

Videokonferensies maak gebruik van beeldsendapparatuur en -programmatuur (soos televisie). Die voordeel wat videokonferensies bo audiokonferensies het, is die feit dat individue mekaar kan sien en hoor.

Riglyne: Aktiwiteit 2 ŉ Interaktiewe witbord met "elektroniese ink" en aanraakskerm, wat aan ŉ rekenaar en projektor gekoppel word. Die aanbieder kan alles van een punt beheer. Die witbord vergroot die beelde duidelik en kleurvol. Dit is moontlik om aantekeninge op die witbord te skryf, wat dan direk geprojekteer word en wat ook onmiddellik uitgedruk kan word. Dit is dus nie nodig vir deelnemers om notas af te neem nie. Die voordeel wat die elektroniese witbord bo ŉ eenvoudige projeksiestelsel het, is dat dit gebruik kan word as projeksieskerm en skryfoppervlak en waarvan die beelde gedruk kan word. ŉ Elektroniese witbord stel opleiers en instrukteurs in staat om die rekenaar te manipuleer deur net aan die witbord te raak. Die hele aanbieding kan gedruk, gestoor en ge-epos word.

Bladsy 197

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Riglyne: Aktiwiteit 3

Datastoring

Primêre datastoring

Sekondêre datastoring Ter plaatse datastoring Verwyderbare datastoring

Afstanddatastoring

Riglyne: Aktiwiteit 4 ŉ Omvattende behoeftebepaling kan waardevolle inligting voorsien soos: •

Wat tegnologie behels.

•

Tegnieke en hulpbronne wat tans doeltreffend gebruik word.

•

Tegnieke en hulpbronne wat nie doeltreffend gebruik word nie.

•

Die identifikasie van die professionele ontwikkelingsbehoeftes van die personeel.

•

Identifisering van bykomende hulpbronne wat benodig word.

Riglyne: Aktiwiteit 5 Enige vyf (5) van die volgende: Basiese behoeftebepalingstegnieke sluit die volgende in:

Bladsy 198

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

•

direkte waarneming

•

vraelyste

•

oorleg met persone in sleutelposisies, en/of met spesifieke kennis

•

oorsig van relevante literatuur

•

onderhoude

•

fokusgroepe

•

toetse

•

rekords

Riglyne: Aktiwiteit 6 Hoofraamrekenaars word hoofsaaklik gebruik deur groot ondernemings vir kritiese toepassings, soos verbruikerstatistieke en finansiële transaksieverwerking. ŉ Superrekenaar is ŉ rekenaar wat geweldige ingewikkelde berekenings kan doen, oor reuse geheues beskik en geweldig duur is. Die term “superrekenaar” verwys ook na ŉ rekenaar wat ontwerp is om numeriese berekeninge teen die hoogste spoed, wat deur die elektroniese tegnologie toegelaat word, uit te voer.

Riglyne: Aktiwiteit 7 ŉ Magneetstrookkaart Dit is ŉ kaart van plastiek of papier met ŉ magneetstrook waarop die identifikasiebesonderhede van die houer aangeteken is. Magneetstrookkaarte word algemeen gebruik vir toegangsbeheer by ingange en vir bevestiging van gebruikersidentiteit (krediet- en debietkaarte).

Bladsy 199

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

Riglyne: Aktiwiteit 8 ŉ Slimkaart ŉ Slimkaart is ŉ plastiekkaart met ŉ ingeboude mikroskyfie (chip card). Die verwagting is dat slimkaarte uiteindelik alle magneetstrookkaarte sal vervang. Die mikroskyfie in die slimkaart bied ŉ aansienlik groter geheue om inligting te stoor as die magnetiese strook. Die mikroskyfie is ook in staat om inligting te prosesseer. Die groter geheue en die verwerkingsvermoë van die slimkaart, stel die houer van die kaart in staat om meer funksies te verrig en bied ook verhoogde sekuriteit. Een van die belangrikste funksies van die slimkaart is die vermoë om gebruik te word as elektroniese kontant. Slimkaarte kan ook inligting veilig stoor wat dit ideaal maak as identiteitskaarte en sekuriteitsleutels.

Riglyne: Aktiwiteit 9 Die komponente van ŉ databasis: •

Tabelle

•

Vorms

•

Verslae

•

Navrae

•

Makro’s

•

Modules

Riglyne: Aktiwiteit 10 Tipiese stappe in die analise van data. •

Stap 1: Definiëring van die probleem

Die eerste stappe van data-analise bestaan uit take, wat net so kompleks is, as die

Bladsy 200

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking statistiese ontledings self. Die probleem wat ontleed moet word, word eerstens gedefinieer. Vra die vraag: Wat is die doel van die navorsing? Hierdie vraag moet met groot omsigtigheid beantwoord word. As die probleem nie korrek gedefinieer word nie, sal die resultate van die analise nie geldig wees nie. ŉ Hipotese moet geformuleer word. Ontwikkel dan ŉ navorsingsplan wat ŉ steekproef insluit en die data versamel, met behulp van toepaslike dataversamelingsmetodes. •

Stap 2: Datavoorbereiding vir ontleding

Nadat die probleem gedefinieer en die data versamel is, moet die data voorberei word vir die statistiese ontleding. Die data moet na ŉ data-analise- of sigbladprogram oorgedra word. Dan moet die data nagegaan word vir akkuraatheid om te verseker dat die data ontleed kan word met behulp van die gekose statistiese tegnieke. •

Stap 3: Toepassing van beskrywende statistiek

Nadat die data versamel en voorberei is, moet meer insig in die data bekom word deur die toepassing van beskrywende statistiek. Beskrywende statistiek is maniere om die data op te som. Byvoorbeeld, veronderstel ŉ onderneming wat 5 pretparke landswyd bedryf, wil bepaal watter faktore ŉ rol speel in die bywoningsyfers van die verskillende parke. Begin deur beskrywende statistiek toe te pas deur die pretparke te kategoriseer ooreenkomstig bepaalde eienskappe: gemiddelde reënval en weersomstandighede in die area van elke pretpark; veiligheidsmaatreëls by die onderskeie pretparke, bemarkingsaksies by die onderskeie parke; georganiseerde speletjies by 2 van die parke en kafeteriafasiliteite by die parke. Die gemiddelde inkomste per jaar van elk van die parke word ook gelys. •

Stap 4: Toepassing van afleibare statistiek

Die toepassing van beskrywende statistiek het ŉ beter begrip van die data gegee. Die volgende stap is die toepassing van afleibare (inferential) statistiese metodes wat die hipotesestelling as uitgangspunt sal gebruik. Byvoorbeeld, veronderstel twee van die parke het spesiale dames aangestel om na die gesinne se behoeftes om te sien en die kinders besig te hou terwyl die ouers rustig verkeer. Die voor-die-handliggende navorsingsvraag sal wees of die aanbieding van die programme die inkomste van die pretparke verhoog en of daar ander faktore is wat ŉ rol speel. Afhangende van die aard van die data, kan hierdie vraag beantwoord word met ŉ

Bladsy 201

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking verskeidenheid van statistiese tegnieke. •

Stap 5: Resultate

Sodra die toepaslike analises gedoen is, moet die resultate van die ontledings geëvalueer en geboekstaaf word. Die skryf van die verslag, is ŉ verlengstuk van die analise. Dit moet so aangebied word dat die bestemde teikengroep dit sal verstaan. Die statistiese resultate kan omvangryk wees. Dit sal dus sinvol wees om die resultate in tabelle en grafieke op te som en voor te stel.

Riglyne: Aktiwiteit 11 Die drie basiese tipes inligting wat ŉ bestuursinligtingstelsel genereer. •

Gedetailleerde inligting bevestig transaksieverwerkingsaktiwiteite.

•

Opsomming van inligting konsolideer data in ŉ formaat wat ŉ individu vinnig en maklik kan nagaan.

•

Uitsonderingsinligting verwys na inligting wat buite die normale toedrag van sake is.

Riglyne: Aktiwiteit 12 Die uitgebereide dataverwerkingsiklus in die korrekte volgorde: Inisiëring, insette, prosessering en manipulasie, uitsette, verspreiding en kommunikasie, berging, herwinning en reproduksie.

Riglyne: Aktiwiteit 13 Die doel van netwerkargitektuur: Die doel van netwerkargitektuur is om hulp en leiding te voorsien om ŉ hoë gehalte netwerk te implementeer. Die netwerkargitektuur help nie net met die installering van die netwerk nie, maar ook met probleemoplossing en die instandhouding van die netwerk. Netwerkargitektuur help ook met netwerksekuriteit en dataherwinning in die geval waar data, as gevolg van een of ander probleem of ramp (disaster recovery) verlore gegaan

Bladsy 202

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking het. Netwerkargitektuur is saamgestel uit baie vlakke wat weer die kommunikasie-take in kleiner dele verdeel. Elke deel word verder in subtake verdeel om die doelwitte te bereik. Hierdie subtake het interaksie met die ander kommunikasieprosesse. Die skepping van vlakke, hou die netwerkontwerp eenvoudig.

Riglyne: Aktiwiteit 14 Voordele wat ŉ VPN oor ŉ tradisionele WAN het: ŉ VPN netwerk verskil van ŉ WAN deurdat laasgenoemde gehuurde netwerklyne gebruik wat verkeer tot slegs die onderneming se sakebedrywighede beperk. Dit is doeltreffend, maar ŉ duur opsie, veral wanneer die netwerk groot areas beslaan. ŉ VPN kan uitgebrei word en is meer kostedoeltreffend as die tradisionele WAN. ŉ VPN verbind operateurs, internasionale kantore, geaffilieerde vennote en kliënte met mekaar en verhoog produktiwiteit.

Riglyne: Aktiwiteit 15 Werking van ŉ GPS: Die globale posisioneringstelsel (GPS) is ŉ satellietgebaseerde navigasiestelsel wat bestaan uit ŉ netwerk van satelliete wat in ŉ wentelbaan om die aarde geplaas is. GPS was oorspronklik bedoel vir militêre toepassings, maar in die 1980's het die Amerikaanse regering die stelsel beskikbaar gemaak vir burgerlike gebruik. Die GPS werk in enige weerstoestande, oral in die wêreld en 24 uur per dag. Daar is ook geen ledegeld of aanvanklike koste om ŉ GPS te gebruik nie. Die enigste uitgawe sal wees om ŉ toepaslike GPS-toestel aan te koop. GPS-satelliete sirkel twee keer per dag om die aarde in baie presiese wentelbane en stuur seine na die aarde. GPS-toestelle gebruik hierdie inligting en bereken die presiese ligging van die gebruiker deur middel van driehoeksmeting (triangulation). Die hele beginsel agter die gebruik van satelliete vir GPS, is om die satteliete in die ruimte as verwysingspunt vir plekke op die aarde te gebruik en so die gebruiker se posisie te bepaal en dan op ŉ GPS- toestel se elektroniese kaart te vertoon.

Bladsy 203

antoortegnologie behels hoofsaaklik rekenaartegnologie en sluit die instandhouding van apparatuur, programmatuurontwikkeling, netwerke en tegniese ondersteuning in. Moderne sakeondernemings regoor die wêreld maak staat op tegnologie om ’n hoë standaard van doeltreffendheid en kliëntediens in stand te hou. Sonder kundiges om tegnologie te ontwikkel en in stand te hou, sou ondernemings nie in staat wees om aan hulle tegnologiese behoeftes, wat inherent aan hul daaglikse sakebehoeftes is, te voorsien nie. Een van die vernaamste redes waarom ondernemings van tegnologie en kundiges op dié gebied afhanklik geword het, is die spoed waarteen inligting verwerk kan word. E-pos is ’n goeie voorbeeld. Die tydperk wat dit vir ’n dokument neem om ’n kliënt of sakevennoot te bereik, word tot die minimum beperk. Sakeondernemings kan ook nuus ontvang wat belangrike insig kan bied in die huidige marktendense of veranderinge in ’n kliënt se behoeftes. Die spoed waarmee rekenaars take kan verrig, lei dikwels tot verhoogde doeltreffendheid. ’nVerbeterde reaksietyd dra daartoe by dat ondernemings vinnig op probleme kan reageer. Inligtingstegnologie kan ook data in ’n toeganklike formaat stoor wat nie in liasseerkabinette geberg hoef te word nie – dus word kantoorruimte gespaar. Nog ’n voordeel van tegnologie is die vermoë van rekenaars om verskeie take gelyktydig te verrig. Indien die apparatuur dit ondersteun, kan die operateur verskillende programme gelyktydig gebruik.Verder is rekenaars in staat om ingewikkelde berekeninge, soos wiskundige vergelykings, vinnig en akkuraat uit te voer. Soos tegnologie meer algemeen word, word dit meer bekostigbaar en dit kan selfs daartoe lei dat sekere poste afgeskaf word. Posuitgawes en afleweringskoste kan ook daal as e-pos die kommunikasiemedium van voorkeur word. Hoewel die onderneming van tegnologiese kundiges afhanklik is om bedrywighede in stand te hou, is rekenaars ’n doeltreffende middel om arbeidskoste te verminder.

akademia jou oop, afrikaanse leertuiste

w w w. a k a d e m i a . a c . z a