GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels
INHOUDSOPGAWE
Inleiding ............................................................................................................................... 2 Vakleeruitkomste ................................................................................................................ 3
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels ....................................................................... 5 3.1
Leeruitkomste ....................................................................................................................... 5
3.2
Voorgeskrewe handboek .................................................................................................... 5
3.3
Verrykende bronne............................................................................................................... 6
3.4
Hoe kan jy jou begrip verbeter? ......................................................................................... 6
3.5
Inleiding .................................................................................................................................. 8
3.6
Operasionele inligtingstelsels ............................................................................................. 8
3.6.1
Besigheidshulpbron-beplanningstelsels (ERP-stelsels) ............................................. 8
3.6.2
Transaksieverwerkingstelsels (TVS) ........................................................................... 10
3.6.3
Elektroniese en mobiele handel ................................................................................... 14
3.6.4
Ander operasionele stelsels.......................................................................................... 16
3.7
Bestuursinligtingstelsels en besluitnemingsondersteuningstelsels ............................ 17
3.7.1
Besluitneming en probleemoplossing ......................................................................... 18
3.7.2
Bestuursinligtingstelsel (MIS) ....................................................................................... 19
3.7.3
Besluitnemingsondersteuningstelsel (DSS) ............................................................... 22
3.7.4
Groepsondersteuningstelsels (GSS) ........................................................................... 23
3.7.5
Uitvoerende ondersteuningstelsel (ESS).................................................................... 23
3.8
Kennisbestuur en gespesialiseerde stelsels .................................................................. 24
3.8.1
Kunsmatige intelligensie (KI) ........................................................................................ 25
3.8.2
Ekspertstelsels ................................................................................................................ 28
3.8.3
Virtuele realiteit (VR) ...................................................................................................... 30
3.9
Samevatting ........................................................................................................................ 33
3.10
Selfevaluering ..................................................................................................................... 34
3.11
Selfevalueringsriglyne ....................................................................................................... 35
Woordelys in Afrikaans en Engels................................................................................... 36
Inhoudsopgawe
Bladsy 1
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels
INLEIDING Die begeleidingsgids word in twee dele aangebied: DEEL I Hierdie begeleidingsgids bestaan uit vier dele. Eerstens word ʼn oorsig oor bedryfsinligtingstelsels verskaf. Hierdie stelsels word gedefinieer en dan in die konteks van ʼn organisasie geplaas. Die eerste studie-eenheid bespreek ook die wyse waarop inligtingstegnologie deel van ons daaglikse lewens geword het. Die tweede studie-eenheid bespreek inligtingstegnologie-infrastruktuur. Daar word eerstens na apparatuur gekyk. Toevoer-, afvoer-, verwerkings- en stoorapparatuur word bespreek. Dan word programmatuur en die kategorieë van programmatuur ondersoek. In die derde plek word stoormedia en die wyse waarop data en inligting gestoor word, aangeraak. Laastens word die verskillende wyses waarop rekenaars aan mekaar verbind word (netwerke) uiteengesit. DEEL II (a) en Deel II (b) Die derde studie-eenheid fokus op die tipes bedryfsinligtingstelsels wat aangetref kan word. Operasionele stelsels wat op die dag-tot-dag aktiwiteite van ʼn onderneming fokus word eerstens uitgelig. Daarna verskuif die fokus na stelsels wat geskep is om besluitneming te ondersteun: Bestuursinligtingstelsels en besluitnemingsondersteuningstelsels is van die hoofkategorieë wat bespreek word. Kennisbestuur en gespesialiseerde inligtingstelsels (insluitende kunsmatige intelligensie) vorm deel van hierdie studie-eenheid. In die laaste studie-eenheid word die ontwikkeling van bedryfsinligtingstelsels, stelselontleding en -ontwerp, asook sekuriteit, privaatheid en etiese kwessies wat met inligtingstegnologie verband hou, bespreek. Vir hierdie vak is die volgende handboek voorgeskryf: Stair, R., Reynolds, G. & Chesney, T. 2015. Principles of business information systems. 2e uitgawe. Hampshire: Cengage Learning EMEA. Die gedeeltes wat betrekking het op die inhoud van die studie-eenhede sal telkens aangedui word. Die gids sal jou dan deur die handboek begelei en poog om moeilike gedeeltes toe te lig; om aan te vul waar nodig en om die belangrike gedeeltes uit te wys. Vir eksamendoeleindes moet jy dus die voorgeskrewe gedeeltes in die handboek, asook hierdie begeleidingsgids bestudeer.
Bladsy 2
Inleiding
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels
VAKLEERUITKOMSTE
Kennis en begrip Na voltooiing van die vak INLEIDING TOT BEDRYFSINLIGTINGSTELSELS sal jy in staat wees om jou kennis en begrip te demonstreer van: •
Inligtings- en organisatoriese stelsels (Studie-eenheid 1)
•
Basiese konsepte van inligtingstegnologie (Studie-eenheid 2)
•
Kategorieë van bedryfsinligtingstelsels (Studie-eenheid 3)
•
Die ontwikkeling van bedryfsinligtingstelsels (Studie-eenheid 4)
•
Sekuriteits-, privaatheids- en etiese kwessies ten opsigte van inligtingstegnologie (Studie-eenheid 5)
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
die interaksie tussen apparatuur, programmatuur, databasisse en netwerke om besluitneming te ondersteun, te beskryf;
•
bedryfsinligtingstelsels te identifiseer en te kategoriseer volgens funksionaliteit en die vlakke van besluitneming wat daardeur ondersteun word;
•
die proses verbonde aan die ontleding van stelsels en die skep van nuwe bedryfsinligtingstelsels, te beskryf;
•
sekuriteits-, privaatheids- en etiese kwessies ten opsigte van inligtingstegnologie te analiseer en te bespreek.
Vakleeruitkomste
Bladsy 3
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels Notas
Bladsy 4
Vakleeruitkomste
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels
STUDIE-EENHEID 3: BEDRYFSINLIGTINGSTELSELS
3.1
Leeruitkomste
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 3 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip te demonstreer van die volgende: •
Operasionele inligtingstelsels
•
Bestuursinligtingstelsels en besluitnemingsondersteuningstelsels
•
Kennisbestuurstelsels en gespesialiseerde inligtingstelsels
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: die verskillende operasionele bedryfsinligtingstelsels te analiseer, te kategoriseer
•
en te beskryf. tussen bestuursinligtingstelsels en besluitnemingsondersteunings te onderskei deur
•
na die funksionaliteit en vlakke van besluitneming van beide te verwys. •
kennisbestuur te omskryf en die uitdagings wat daarmee verband hou, uit te wys.
•
kunsmatige intelligensie te omskryf en die verskeidenheid subkategorieë daarvan te identifiseer.
3.2
Voorgeskrewe handboek
Stair, R., Reynolds, G. & Chesney, T. 2015. Principles of business information systems. 2e Uitgawe. Hampshire: Cengage learning EMEA. Vir die doeleindes van hierdie studie-eenheid moet jy die volgende afdelings bestudeer: Deel III Hoofstuk 7 Hoofstuk 8 Hoofstuk 9
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 5
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels 3.3
Verrykende bronne Fiver: ʼn Youtube-kanaal met video's vol opwindende uitvindsels. ʼn Groot hoeveelheid
•
van hierdie uitvindsels is deur groepsinisiatiewe (crowd funding) befonds. Die skakel: https://www.youtube.com/channel/UCZOWiLLJ2QzS4Z0g7L1mtgw Matt Mills: Image recognition that triggers augmented reality. ʼn Baie interessante
•
video (TED Talk) wat wys hoe kunsmatige intelligensie gebruik kan word om aanvullende realiteit (augmented reality) te verbeter. Beskikbaar by: https://www.youtube.com/watch?v=_pnUsvZzs5g 3.4
Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terme verstaan: Sleutelwoord
Omskrywing
Aanlynverwerking-
ʼn Vorm van dataverwerking waar elke transaksie onmiddellik
stelsels
verwerk word, sonder die vertragings wat gewoonlik by bundelverwerking betrokke is.
Bundelverwerking-
ʼn Transaksieverwerkingstelsel wat nie data intyds verwerk nie.
stelsel
Transaksies word versamel en as ʼn groot bundel op ʼn slag
(Batch processing
verwerk.
system) E-handel
Die uitvoer van ʼn transaksie oor ʼn rekenaarnetwerk soos die internet of ʼn intranet.
Ekonomiese
ʼn Spesifieke hoeveelheid voorraad wat bestel moet word om te
bestelhoeveelheid
verseker dat ʼn produk in voorraad bly terwyl die koste aan voorraadhouding so laag as moontlik gehou word.
Ekspertstelsel
Apparatuur en programmatuur wat kennis kan stoor en afleidings daaruit kan maak – soortgelyk aan ʼn menslike ekspert/kenner. Ekspertstelsels is ʼn vorm van kunsmatige intelligensie.
Finansiële
ʼn Finansiële bestuursinligtingstelsel (ons sal voortaan van die
bestuursinligtingstelsel Engelse akroniem, “MIS”, gebruik maak vir – BIS
bestuursinligtingstelsel) is ʼn inligtingstelsel wat finansiële inligting
(Financial Management
verskaf sodat beide uitvoerende bestuur en ʼn wyer groepering
Information System –
rolspelers beter besluite op ʼn daaglikse basis kan maak.
MIS)
Bladsy 6
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels
Hoofkennisbeampte
ʼn Uitvoerende bestuurder wat verantwoordelik is vir die bestuur van kennis in ʼn organisasie.
Intelligente agent
Programme en kennisbasisse wat gebruik word om ʼn spesifieke taak vir ʼn proses of ander program te verrig. (Ook ʼn “robot” of “bot” genoem en word veral op die internet gebruik.)
Kennisbasis
ʼn Komponent van ʼn ekspertstelsel wat data, reëls, inligting, gevalle en verhoudings wat deur die ekspertstelsel gebruik word, bevat.
Kliënteverhoudings-
ʼn Stelsel wat alle verhoudings met kliënte bestuur. Dit sluit
bestuurstelsel
bemarking en verkope, advertensies en kliëntediens in.
Kunsmatige
Mense, prosedure, apparatuur, programmatuur, data en kennis
intelligensiestelsels
wat nodig is om rekenaarstelsels, wat karaktereienskappe van intelligensie toon, te ontwikkel.
Nieprogrammeerbare
ʼn Besluit wat met ongewone of uitsonderlike situasies te make
besluit
het. Hierdie besluite is dikwels moeilik om te standaardiseer of te kwantifiseer.
Programmeerbare
ʼn Besluit wat geneem word op grond van ʼn reël, prosedure of
besluit
kwantitatiewe metode en dus makliker deur ʼn rekenaar geneem kan word.
Rekeningkundige
Bedryfsinligtingstelsels wat gebruik word vir rekeningkundige
stelsels
transaksies en finansiële bestuur. Dit sluit gewoonlik begrotings, debiteure, krediteure, salarisse, batebestuur en die algemene grootboek in.
Strategiese beplanning
Die vasstel van langtermyndoelwitte van ʼn organisasie deur die sterkpunte en swakpunte van die organisasie in ag te neem, en moontlike toekomstige tendense te probeer voorspel.
Wat-as analise
ʼn Proses waardeur hipotetiese veranderinge aan ʼn probleem se data gemaak word om te sien wat die effek van sodanige veranderinge op die resultate sal wees.
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 7
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels 3.5
Inleiding
Studie-eenheid 2 het die komponente van ʼn tipiese gerekenariseerde inligtingstelsel bespreek. Studie-eenheid 3 bou hierop voort deur aan te dui hoe apparatuur, programmatuur, databasisse en netwerke saam gebruik kan word om ʼn bedryfsinligtingstelsels te skep. Daar word na ʼn verskeidenheid bedryfsinligtingstelsels verwys. Eerstens word operasionele stelsels bespreek. Hierdie stelsels word gebruik om die dag-tot-dag aktiwiteite in ʼn onderneming te outomatiseer. Hoewel operasionele stelsels nie tipies vir hoëvlakbesluitneming gebruik word nie, versamel hierdie stelsels die data wat deur meer komplekse stelsels benodig word om hierdie besluitneming te ondersteun. In die tweede plek sal bestuursinligtingstelsels en besluitnemingsondersteuningstelsels bespreek word. Hierdie stelsels speel ʼn belangrike rol in die besluitnemingsproses van bestuurders in ʼn organisasie. Die konsep van ʼn uitvoerende inligtingstelsel – ʼn stelsel wat vir uitsluitlike uitvoerende of strategiese besluite gebruik word – word ook aangeraak. Laastens word kennisbestuur en gespesialiseerde inligtingstelsels bespreek. Kennisbestuur is meer kompleks as die bestuur van inligting, maar is moontlik gemaak deur ʼn verskeidenheid tegnologiese stelsels. Kunsmatige intelligensie en ʼn verskeidenheid intelligente stelsels word ook bespreek. 3.6
Operasionele inligtingstelsels
Handboek: Stair et al., 2015: Hoofstuk 8 Operasionele stelsels behels daardie inligtingstelsels wat vir die dag-tot-dag transaksies in ʼn onderneming gebruik word. ʼn Operasionele stelsel sal tipies gebruik word om transaksies te ontvang, te verwerk en te stoor. Hierdie stelsels versamel dikwels groot hoeveelhede data – iets wat met die regte tegnologie baie nuttig kan wees om ingeligte besluitneming te ondersteun. ʼn Verskeidenheid van operasionele stelsels kan in ondernemings aangetref word. Dit gebeur egter dikwels dat verskillende departemente verskillende stelsels gebruik – iets wat die deel van data moeilik maak, omdat hierdie stelsels nie altyd met mekaar versoenbaar is nie. Besigheidshulpbron beplanningstelsels (enterprise resource planning systems – ERP) is geskep om hierdie probleem aan te spreek. (Ons sal voortaan na ERP-stelsels verwys.) 3.6.1
Besigheidshulpbron-beplanningstelsels (ERP-stelsels)
Dit gebeur dikwels dat organisasies verskillende stelsels in verskillende departemente implementeer. Hierdie stelsels werk dalk goed vir die departement wat dit geïmplementeer
Bladsy 8
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels het, maar integreer dikwels nie goed met anders stelsels in ander departemente nie. Dit kan ʼn verskeidenheid probleme veroorsaak. Gestel dat elk van die finansiële, bemarkings- en versendingsdepartemente hul eie stelsels gebruik. ʼn Kliënt dateer sy inligting by ʼn bemarkingsagent op. Die kliënt se adres en telefoonnommer verander, maar hierdie verandering sal slegs op die bemarkingstelsel reflekteer. Die besonderhede sal dan met die hand by die ander departemente gedoen word. As daar ʼn fout insluip (wat dikwels die geval met handgebaseerde opdaterings is) sal fakture en rekeninge na die ou adres gestuur word. Dit kan selfs gebeur dat produkte na die verkeerde adres gestuur word. ʼn Oplossing vir hierdie probleem is ʼn besigheidshulpbron-beplanningstelsel. Met hierdie stelsels word al die belangrike funksies van die onderneming deur ʼn enkele stelsel bestuur. Die stelsel het ʼn sentrale databasis wat dataduplisering of -veroudering teëwerk. Paragraaf 7.2 in die handboek bespreek ERP-stelsels. Voor- en nadele van ERP-stelsels Soos hierbo genoem is daar ten minste een groot voordeel aan ERP-stelsels verbonde – die kwaliteit van data word verhoog. Daar is egter ʼn aantal ander voordele en nadele verbonde aan ERP-stelsels wat in paragraaf 7.2 in die handboek bespreek word. Die voordele word in Figuur 3.1 opgesom: Verbeterde toegang tot inligting •Die feit dat ʼn sentrale databasis gebruik word, maak dit moontlik vir alle afdelings om toegang tot dieselfde data te hê. Hierdie data sal gewoonlik die nuutste weergawe in die onderneming wees. Eliminering van duur, onbuigbare (en dikwels verouderde) stelsels. •Om ʼn groot verskeidenheid verouderde stelsels te onderhou is gewoonlik duurder as een geïntegreerde stelsel. •Die onvermoë van die verskillende stelsels om met mekaar te integreer kan tot swak kwaliteit data lei. Verbeterde werksprosesse •Omdat almal met dieselfde stelsel werk, is almal bewus van die vereistes (byvoorbeeld formaat van dokumente) wat deur ander departemente verwag word. Die stelsel kan dus tot groter produktiwiteit en samewerking tussen departemente lei. Implementering van ʼn ERP-stelsel het gewoonlik ʼn opgradering van ander tegnologie tot gevolg
Figuur 3. 1: Voordele van ERP-stelsels (Stair et al., 2015: 243-244)
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 9
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels Figuur 3.2 som die nadele van ERP-stelsels op:
Implementering neem tyd en kan duur wees
Weerstand teen verandering •Implementering vereis dat werknemers nuwe stelsels moet gebruik. Dit kan baie traumaties vir werknemers wees en tot weerstand lei. Integrasie met ander stelsels kan problematies wees •As die ERP-stelsel steeds nie die enigste stelsel in die onderneming is nie (wat wel soms gebeur), kan integrasie met ander stelsels moeilik wees. Die laai van data in die nuwe stelsel kan moeilik wees •Elke stelsel in die onderneming mag ʼn aparte formaat hê waarin data gestoor word. Al hierdie data moet oorgelaai word na die ERP-stelsel, maar moet eers gewysig word volgens die ERP-stelsel se vereistes. Dit kan moeilik wees en tyd neem. Risiko's verbonde aan die gebruik van slegs een verskaffer •ʼn ERP-stelsel is ʼn groot uitgawe. Die sukses van die stelsel hang gewoonlik van een verskaffer af, wat die risiko vergroot. Risiko van ʼn mislukte implementering •Dit is nie maklik om ʼn ERP-stelsel te implementeer nie. Veral in groot organisasies is dit moontlik dat sodanige implementering misluk en die onderneming mijloene rande kos.
Figuur 3. 2: Nadele van ERP-stelsels (Stair et al., 2015: 245-246)
Nie alle ERP-stelsels is so kompleks en duur nie. Daar is ʼn aantal ERP-stelsels wat spesifiek vir kleinsakeondernemings geskep is. Voorbeelde hiervan word aan die einde van paragraaf 7.2 in die handboek verskaf. 3.6.2
Transaksieverwerkingstelsels (TVS)
Paragrawe 7.3 en 7.4 bespreek een van die eerste bedryfsinligtingstelsels wat bestaan het: transaksieverwerkingstelsels. Daar word gekyk na tradisionele en moderne stelsels. Om transaksieverwerkingstelsels te verstaan, is dit belangrik om die verskillende vlakke van besluitneming te verstaan. Die meeste organisasies het bestuurders op drie vlakke. Die besluite wat elke bestuurder moet neem, verskil ook van dié van bestuurders op ander vlakke. Die vlakke is: •
Operasionele bestuur: Hierdie bestuurders neem operasionele besluite. Dit is ook die laagste vlak. Transaksieverwerkingstelsels pas hier in.
Bladsy 10
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels •
Middelvlakbestuur: Hierdie bestuurders neem taktiese besluite. Om hierdie besluite te neem, gebruik hulle bestuursinligtingstelsels (management information systems – MIS) en bestuursondersteuningstelsels (decision support systems – DSS). (Ons sal voortaan die akroniem “DSS” gebruik vir bestuursondersteuningstelsels.)
•
Topvlakbestuur: Hierdie bestuurders neem strategiese besluite. Om dit te kan doen benodig hulle stelsels wat ʼn groter verskeidenheid data kan analiseer en ʼn meer holistiese beeld op die wêreld verskaf. ʼn Voorbeeld van ʼn stelsel wat op hierdie vlak gebruik kan word, is ʼn uitvoerende ondersteuningstelsel (executive support system – ESS). (Ons sal voortaan die akroniem “ESS” gebruik vir uitvoerende ondersteuningstelsel.)
Hierdie vlakke met die ooreenkomstige stelsels word in Figuur 7.1 in die handboek grafies voorgestel. Hou in gedagte dat sommige stelsels (soos ʼn ERP-stelsel) op al die vlakke funksioneer – juis omdat die funksionaliteit daarvan so uitgebreid is. Voordat ʼn transaksieverwerkingstelsel in diepte bespreek kan word, is dit belangrik om te onderskei tussen twee vorme van dataverwerking in hierdie verband: bondelverwerking en aanlynverwerking. Om die verskil tussen die tipes verwerking te illustreer sal die voorbeeld van ʼn bank gebruik word. •
Bondelverwerking (batch processing): Hierdie vorm van verwerking behels die versameling van transaksies op ʼn plaaslike rekenaar (of rekenaars). Op ʼn spesifieke tyd (byvoorbeeld deur die nag) word al die transaksies aangebied vir verwerking. Dit word gewoonlik gedoen deur die transaksies na ʼn hoofraamrekenaar of bediener te stuur. In ʼn bank wat hierdie verwerking gebruik, sal alle transaksies vir ʼn dag op ʼn plaaslike bediener gestoor word. Deur die nag sal die transaksies na ʼn bediener of hoofraamrekenaar gestuur word vir verwerking. Die volgende dag sal al die transaksies op die kliënte se rekeninge verskyn. Hierdie is ʼn rede waarom transaksies veral in die verlede nie direk op ʼn kliënt se rekening verskyn het nie. (Bondelverwerking is egter nie die enigste rede waarom dit soms tyd neem vir transaksies om op ʼn rekening te verskyn nie. Soms is daar spesiale sekuriteitsmaatreëls wat deur ʼn bank ingestel is wat hierdie vertraging veroorsaak.)
•
Aanlynverwerking: Alle rekenaars van die organisasie is direk aan die sentrale bediener(s) of hoofraamrekenaar verbind. Die oomblik wat ʼn transaksie uitgevoer word, word dit op die sentrale rekenaar verwerk en aangeteken. In ʼn bank sal dit beteken dat ʼn persoon ʼn deposito in ʼn kliënt se rekening by die bank se Pretoriatak maak en die kliënt dan onmiddellik die geld in Kaapstad kan onttrek. Dit is natuurlik baie meer gerieflik.
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 11
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels Aanlynverwerking is uit die aard van die saak baie meer gewild omdat dit ʼn onderneming se dienslewering kan verbeter. Doelwitte van ʼn TVS Die handboek (steeds paragraaf 7.3) verskaf ʼn aantal doelwitte wat ʼn tipiese TVS moet bereik. Hierdie doelwitte word kortliks in Figuur 3.3 verskaf: Verwerk data wat deur en oor transaksies versamel is Handhaaf ʼn hoë vlak van akkuraatheid en data-integriteit Verhoed die verwerking van onregmatige (onwettige) transaksies Verskaf tydige verslae aan gebruikers Verhoog produktiwiteit Verbeter kliëntediens Help om kliëntelojaliteit te skep en te onderhou Verkry ʼn mededingende voordeel Figuur 3. 3: Doelwitte van ʼn transaksieverwerkingstelsel (Stair et al., 2015: 249)
Aktiwiteite van ʼn TVS Die meeste elektroniese stelsels is op bestaande, handgebaseerde stelsels gebaseer. Dit is dus belangrik om te verstaan wat die dataverwerkingsfunksies van ʼn TVS is. Presies wat is dit wat ʼn TVS veronderstel is om te doen? Die funksionaliteit van ʼn TVS kan moontlik die beste beskryf word deur na die dataverwerkingsproses te verwys. Hierdie proses behels ʼn aantal stappe wat gevolg moet word om data te versamel en te verwerk. Soos wat Figuur 7.3 in die handboek aandui, is hierdie nie slegs ʼn lineêre proses nie. Soms is daar prosesse wat herhaal moet word. Elke stap word in die handboek in paragraaf 7.3 bespreek. Die stappe word kortliks hieronder in Figuur 3.4 genoem: 1 2 3 4 5
•Dataversameling •Redigeer en skoonmaak van data •Manipulering van data •Stoor van data •Skep van dokumentasie en verslae
Figuur 3. 4: Die dataverwerkingsproses (Stair et al., 2015: 249-252)
Bladsy 12
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels Paragraaf 7.4 in die handboek bespreek ʼn aantal tradisionele transaksieverwerkingstelsels. Die stelsels, as sodanig, is ouer as hulle elektroniese weergawes. Tegnologie het egter hierdie stelsels baie meer effektief en kragtig gemaak. Die onderstaande besprekings sal dus slegs op die elektroniese stelsels van toepassing wees, maar dit is belangrik om in ag te neem dat hierdie prosesse self ouer as die tegnologie is. Verwerking van bestellings Die eerste hiervan is stelsels wat bestellings verwerk. ʼn Moderne stelsel wat vir die verwerking van bestellings verantwoordelik is, sal tipies die volgende funksies insluit: •
Inlees van ʼn bestelling
•
Verstellings aan bestellings volgens kliënte se spesifieke behoeftes
•
Beplanning van versending
•
Versending
•
Voorraadbeheer
•
Rekeninge betaalbaar
Elk van hierdie funksies word in meer besonderhede in Tabel 7.4 in die handboek bespreek. Aankope ʼn Tweede transaksieverwerkingstelsel is dié wat vir aankope gebruik word. Vir ʼn nuwe, klein sakeonderneming kan aankope dikwels slegs ʼn besoek aan ʼn groothandelaar se perseel beteken. Vir groot ondernemings kan ʼn 50c verskil in ʼn aankoopprys tot miljoene rande se verliese lei. In die vervaardigingsbedryf kan ʼn enkele aankooptransaksie ook miljoene rande behels. Dit is dus belangrik dat tegnologie ingespan word om te verseker dat geen onnodige aankope gedoen word nie (om die materiaal te stoor kan duur wees en bederfbare produkte kan tot verliese lei), dat die beste pryse vir produkte betaal word en dat die onderneming nooit te min voorraad of materiaal het nie. Tipiese funksies wat ʼn TVS vir aankope sal bevat is: •
Voorraadbeheer
•
Verwerking van bestellings
•
Kontrole by die ontvangs van produkte
•
Rekeninge betaalbaar
Al hierdie funksies word in meer besonderhede in Tabel 7.5 in die handboek bespreek. Figuur 7.5 in die handboek verskaf ook ʼn grafiese voorstelling hoe hierdie funksies bymekaar inskakel.
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 13
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels Rekeningkundige stelsel Transaksieverwerkingstelsels wat rekeningkundige funksies ondersteun, sal tipies die volgende funksionaliteit bevat: •
Begrotings
•
Rekeninge betaalbaar
•
Betaling van salarisse (payroll)
•
Batebestuur
•
Algemene joernaal
Tabel 7.6 in die handboek beskryf hierdie funksies in meer besonderhede. Figuur 7.7 in die handboek beskryf hoe hierdie funksies saamwerk om ʼn transaksie te verwerk. 3.6.3
Elektroniese en mobiele handel
Toe die internet in die 1990’s vir die algemene publiek beskikbaar geraak het, was dit of ʼn vloedgolf van tegnologiese ondernemings die wêreld getref het. Die moontlikhede van die internet was legio. Die waarde wat dit vir die deel van inligting regoor die wêreld gehad het, het akademici opgewonde gemaak. Die militêre en kommunikasiemoontlikhede het regerings opgewonde en bekommerd gemaak, maar die grootste waarde van die internet – so het dit gelyk – was in e-handel. Mense kon sake doen deur van die internet gebruik te maak. ʼn Ongekende hoeveelheid geld is in enige onderneming met e-handel-idees belê. Biljoene Amerikaanse dollars het tot die ontstaan van groot hoeveelhede e-handelsondernemings gelei. Uit die geskiedenis blyk dit dat hierdie beleggings baie optimisties was. Die meeste van die e-handelsondernemings wat voor die jaar 2000 gestig is, bestaan nie meer vandag nie (Amazon.com is een van die uitsonderings). Beleggers het in die opwinding van die potensiaal belê, nie in die logika van die sakemodelle nie. Verbruikers het nie na webtuistes gestroom soos wat verwag is nie. Jong entrepreneurs en bestuurders het beleggers se geld op duur kantoorblokke, motors en onthaaluitgawes spandeer, maar kon nooit die belegging terugkry uit verkope nie. Die borrel wat geskep is deur die opwinding van e-handel het gebars en tot groot verliese op wêreldmarkte gelei (soortgelyk aan dié wat deur die 2008-subprima-krisis veroorsaak is). Die effek op die aandelemarkte was groot: Tussen Maart en Oktober 2000 (10 maande) het maatskappye meer as vyf triljoen Amerikaanse dollar verloor. Teen ʼn wisselkoers van 15 Rand per Amerikaanse dollar, is dit R75 000 000 000 000! (Figuur 3.5 hieronder wys hoe die NASDAQ aandelemark in Amerika deur hierdie krisis beïnvloed is.)
Bladsy 14
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels
Figuur 3. 5: Die NASDAQ aandelebeurs. Let op die dramatiese styging in die laat 1990s en die invloed van die Dot Com borrel vanaf Maart 2000 tot 2001 (Wikipedia.org)
Vandag word daar meer nugter na e-handel gekyk. Die internet word gesien as ʼn nodige hulpmiddel om handel moontlik te maak, maar daar word aanvaar dat geen e-handelsonderneming kan oorleef sonder die regte sakemodel, -prosesse en produk of diens nie. Die handboek bespreek ʼn aantal modelle wat met e-handel verband hou. Hierdie modelle word in groter besonderhede in paragraaf 7.5 in die handboek bespreek en kortliks in Figuur 3.6 hieronder opgesom.
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 15
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels
Die B2C e-handelsmodel •B2C staan vir Business to consumer en behels die verkoop van produkte of dienste deur ʼn onderneming aan kliënte. •Pick n Pay se aanlynwinkel is ʼn voorbeeld hiervan. B2B e-handelsmodel •B2B staan vir Business to business. Hierdie is ʼn model waarmee ʼn onderneming aan ʼn ander onderneming produkte of dienste verskaf. (Byvoorbeeld ʼn groothandelaar wat aan ʼn kleinhandelaar verskaf.) •Hierdie model verskil ook van B2C ten opsigte van tegnologie. Groot ondernemings sal dikwels aan hul verskaffers toegang tot die onderneming se intranet gee om bestellings en lewering te vergemaklik. C2C e-handelsmodel •C2C staan vir Consumer to consumer (of customer to customer). Met hierdie model word dit moontlik vir kliënte om aan mekaar produkte en dienste te lewer. •Bidorbuy, ʼn Suid-Afrikaanse webtuiste, is ʼn voorbeeld van ʼn onderneming wat van hierdie model gebruik maak. B2M e-handelmodel •B2M staan vir Business to many. Hierdie term word hoofsaaklik gebruik om ondernemings wat van meer as een model gebruik maak, te beskryf. ʼn Onderneming sal, byvoorbeeld, B2C sowel as B2B modelle volg. E-regering •Hierdie term behels regerings wat van tegnologie gebruik maak om dienste, wat vroeër vereis het dat ʼn landsburger ʼn kantoor moet besoek, na die internet te skuif. •ʼn Voorbeeld is die e-filing funksionaliteit van die Ontvanger van Inkomste wat dit vir belastingbetalers moontlik maak om hul belastingopgawes in te dien sonder om kantore te besoek. Figuur 3. 6: Modelle vir e-handel (Stair et al., 2015: 256-259)
3.6.4
Ander operasionele stelsels
Die handboek bespreek ʼn aantal operasionele stelsels in paragrawe 7.6, 7.7 en 7.8. Hoewel hierdie stelsels baie nou by die daaglikse bedrywighede van ʼn onderneming betrokke is, beteken dit nie dat die stelsels slegs op die laagste vlak van bestuur (operasionele bestuur) nuttig is nie. Hierdie stelsels kan verslae verskaf wat vir beide taktiese en strategiese besluite gebruik kan word. Dit word egter onder operasionele stelsels gekategoriseer omdat dit vir spesifieke operasionele funksies gebruik word. Die drie stelsels word in detail in die handboek beskryf, maar word kortliks in Figuur 3.7 hieronder opgesom:
Bladsy 16
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels
Vervaardiging en verskaffingskettingbestuur (supply chain management of SCM) •Hierdie stelsels moet ʼn verskeidenheid funksies ten opsigte van vervaardiging kan bestuur. Dit sluit die aankoop van grondstowwe, stoor, verhoging van produktiwiteit in die vervaardigingsproses, lewering van die produk, en die nodige terugvoer in. •ʼn Klein verandering aan die vervaardigingsproses kan die voorkoming van vermorsing en verhoging in produktiwiteit tot gevolg hê. •Dit is kritiek om net die regte hoeveelheid grondstowwe in voorraad te hê. As daar te veel voorraad is, kan dit lei tot probleme soos verliese as gevolg van rampe en diefstal, stoorkoste verbonde aan die ekstra materiaal en oortollige materiaal, indien vraag skielik afneem. Te min voorraad kan lei tot tekorte wanneer produkte gelewer moet word. Kliënteverhoudingsbestuurstelsels en verkope •In Engels: Customer relationship management (CRM). Hierdie stelsels bestuur alle verhoudings met kliënte, insluitend kommunikasie soos navrae, klagtehantering en bemarkingsboodskappe. •Figuur 7.8 in die handboek dui aan hoe omvattend ʼn CRM-stelsel is. Finansiële stelsels •Hierdie stelsels bestuur die finansies van die onderneming. Dit poog om te verseker dat die onderneming nie die begroting oorskry nie. Dit hou ook rekord van alle inkomste en uitgawes vir rekordhoudingsdoeleindes. Figuur 3. 7: Ander operasionele stelsels (Stair et al., 2015: 261-264)
ʼn Laaste aspek wat in die handboek aangespreek word, is moontlike kwessies wat relevant raak wanneer ʼn stelsel oor internasionale grense geïmplementeer word. Hierdie kwessies word in detail in paragraaf 7.9 in die handboek bespreek, maar sluit in: •
Verskillende tale en kulture
•
Verskille in die IT-infrastruktuur in verskillende lande
•
Verskillende wette en reëls in verskillende lande
•
Geldeenhede wat verskil
Hoofstuk 7 in die handboek het die verskillende operasionele stelsels bespreek. Hoofstuk 8 fokus op ʼn hoë vlak van besluitneming deur twee hoërvlakstelsels te ondersoek: Bestuursinligtingstelsels (MIS’e) en besluitnemingsondersteuningstelsels (DSS’e). 3.7
Bestuursinligtingstelsels en besluitnemingsondersteuningstelsels
Handboek: Stair et al., 2015: Hoofstuk 8 Een van die belangrikste voordele van ʼn bedryfinsinligtingstelsel is die vermoë om besluitneming te ondersteun. In sommige gevalle sal ʼn stelsel sover gaan om besluite namens bestuurders te neem. Dit kan, byvoorbeeld, in die bankwese gesien word. ʼn Kliënt kan vir ʼn lening op ʼn bank se webtuiste aansoek doen. Die stelsel neem dan ʼn verskeidenheid kriteria, asook inligting van ʼn verskeidenheid bronne, in ag en maak dan ʼn besluit. Dit word gedoen sonder die betrokkenheid van ʼn werknemer van die bank!
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 17
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels Ander stelsels voorsien verslae en ondersteuning aan bestuurders om besluitneming te vergemaklik. Hierdie paragraaf (en Hoofstuk 8 in die handboek) bespreek hierdie tipe stelsels. 3.7.1
Besluitneming en probleemoplossing
Enige persoon of organisasie is daagliks betrokke by probleemoplossing. ʼn Mens word met probleme gekonfronteer: ʼn Fout het op ʼn kliënt se rekening ingesluip, ʼn kollega is siek en niemand het toegang tot sy kantoor nie, daar is nie papier in die fotostaatmasjien nie. Hoewel hierdie eenvoudige voorbeelde is, is dit ʼn bewys dat ʼn mens daagliks maniere vind om probleme op te los. Soms is die probleme groter en kan tot groot finansiële skade (of voordeel) lei. Sommige probleme is so kompleks dat dit fetilik onmoontlik is om sonder hulp op te los. Paragraaf 8.1 in die handboek bespreek besluitneming en probleemoplossing. Figuur 8.1 in die handboek verskaf ʼn diagrammatiese voorstelling van beide die besluitnemings- en probleemoplossingsprosesse. Die eenvoudige diagram (en die beskrywing wat daarop volg) dui aan in watter mate hierdie twee konsepte verskil, maar ook hoe onlosmaaklik dit deel van mekaar is. Programmeerbare vs. nieprogrammeerbare besluite Daar is ʼn verskeidenheid wyses waarop besluite gekategoriseer kan word. Een moontlike wyse behels die mate waartoe ʼn probleem (en die besluit wat geneem moet word) gestruktureerd is. Programmeerbare besluite behels duidelike, gestruktureerde probleme. Hoewel programmeerbare besluite komplekse probleme kan oplos (deur dit te vereenvoudig), is hierdie tipe besluite dikwels meer eenvoudig van aard. Die voorbeeld van ʼn leningsaansoek wat hierbo genoem is, is ʼn programmeerbare besluit. Die definisie van programmeerbare besluite is "ʼn besluit wat geneem word deur ʼn reël, prosedure of kwantitatiewe metode te gebruik". Nieprogrammeerbare besluite het te make met probleme wat meer kompleks is. Hierdie besluitnemingsproses behels gewoonlik situasies wat ongewoon of uitsonderlik is. Dit sal tipies moeilik wees om ʼn bedryfstelsel te gebruik om hierdie besluite namens ʼn bestuurder te neem (hoewel die stelsel baie kan bydra tot die besluitnemingsproses deur, byvoorbeeld, inligting in die regte formaat te verskaf). In die res van paragraaf 8.1 word verskillende benaderings tot probleemoplossing bespreek. Hierdie benaderings word kortliks in Figuur 3.8 hieronder opgesom:
Bladsy 18
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels
Bevredigingsmodel (Satisficing model) •Die beste moontlike oplossing word nie gesoek nie, omdat die probleem te kompleks is en/of die vind van ʼn optimale oplossing te veel tyd en koste in beslag sal neem. ʼn Oplossing wat goed genoeg is (maar nie noodwendig die beste is nie), word gekies.
Heuristiek (Heuristics) •ʼn Meer intuïtiewe wyse van besluitneming (rule of thumb).
Bespeur en reageer (Sense and respond) •ʼn Probleem of geleentheid word vroegtydig gemerk (bespeur) en ʼn reaksie tot die probleem word geïnisieer, sodoende word bedreigings vroegtydig uit die weggeruim voordat dit in ʼn daadwerklike probleem of krisis ontaard.
Groot data (Big data) •Die groot hoeveelheid data wat organisasies skep deur duisende of miljoene transaksies, kan vir besluitneming gebruik word. Die volumes van hierdie data is egter so groot, dat gespesialiseerde programmatuur en apparatuur nodig is om hierdie verwerking te doen. •Vanweë die uiteenlopendheid en verskeidenheid van data wat versamel word, word daar gehoop om ʼn meer holistiese oorsig oor die bedrywighede van die onderneming te verkry. Figuur 3. 8: Benaderings tot probleemoplossing (Stair et al., 2015: 276-277).
3.7.2
Bestuursinligtingstelsel (MIS)
Paragrawe 8.2 en 8.3 in die handboek bespreek bestuursinligtingstelsels (MIS’e). Paragraaf 8.2 verskaf ʼn oorsig terwyl paragraaf 8.3 op funksionele MIS’e (volgens die verskillende ondernemingsfunksies) fokus. Die definisie van ʼn MIS word soos volg in die handboek verskaf: ʼn MIS is "ʼn geïntegreerde versameling van mense, prosedures, databasisse, apparatuur en programmatuur wat bestuurders en besluitnemers van inligting voorsien wat kan help om organisatoriese doelwitte te bereik". Die afvoer van ʼn MIS is dus inligting wat in so ʼn formaat beskikbaar gestel is, dat dit bestuurders ondersteun om besluite te neem. Hierdie inligting word in die vorm van ʼn verskeidenheid verslae verskaf. ʼn MIS ontvang toevoer van ʼn verskeidenheid bronne. Hierdie bronne kan intern (byvoorbeeld transaksies of kommunikasie met die onderneming) of ekstern (byvoorbeeld wisselkoerstendense of ʼn verskaffer se databasis) wees. Figuur 8.2 in die handboek verskaf ʼn grafiese voorstelling van die bronne van toevoer tot ʼn MIS. Dit dui ook aan hoe ʼn MIS met ʼn ERP-stelsel geïntegreer kan word.
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 19
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels Die afvoer van ʼn MIS is ʼn verskeidenheid verslae. Paragraaf 8.2 in die handboek verskaf ʼn oorsig van die verskillende kategorieë van verslae wat deur ʼn MIS gegenereer kan word. Figuur 3.9 hieronder verskaf ʼn opsomming:
Geskeduleerde verslae •Hierdie verslae word op ʼn geskeduleerde tyd (byvoorbeeld daagliks, weekliks, maandeliks) gegenereer. •Byvoorbeeld: Daaglikse verslae wat aandui watter produkte binnekort nie meer in voorraad gaan wees nie. Op-aanvraag-verslae •Verslae wat gegenereer word indien en wanneer dit benodig word. •Byvoorbeeld: ʼn Bestuurder wil alle kommunikasie tussen die organisasie en ʼn spesifieke kliënt sien. Uitsonderingsverslae •Verslae wat outomaties gegenereer word indien ʼn ongewone situasie opduik. •Byvoorbeeld: Indien meer as vyf kliënte ʼn spesifieke produk terugstuur en ʼn terugbetaling vereis, word ʼn verslag aan ʼn bestuurder gestuur om ondersoek in te stel In-diepte verslag (drill down reports) •Hierdie tipe verslag maak dit moontlik vir bestuurders om in diepte na enige deel van ʼn verslag ondersoek in te stel. Die verslag bestaan uit verskillende vlakke en die bestuurder kan self besluit in watter areas hy of sy wil delf. •Byvoorbeeld: ʼn Bestuurder kan 'n verslag aanvra wat die verkope van die hele organisasie vertoon. Hy kan dan dieper delf en die verkope van ʼn spesifieke departement as ʼn verslag ontvang. Hy kan dan nog dieper delf en die verkope van ʼn spesifieke verteenwoordiger vind.
Figuur 3. 9: Kategorieë van MIS-verslae (Stair et al., 2015: 278-279)
Tabel 8.1 in die handboek verskaf sewe riglyne wat gevolg moet word wanneer ʼn MIS geskep word. Om duidelikheid oor die aard en doel van ʼn MIS te verskaf, word ʼn aantal eienskappe van ʼn tipiese MIS ook in paragraaf 8.2 in die handboek aangeraak. Hierdie eienskappe is: •
Die stelsel verskaf verslae in vaste- en standaardformaat.
•
Die verslae kan as beide gedrukte en elektroniese dokumente verskaf word.
•
Data wat in die bestaande inligtingstelsels voorkom, word ontgin en vir verslaggewing gebruik.
•
Gebruikers kan ook hul eie verslae skep.
Bladsy 20
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels •
Die stelsel moet dit ook moontlik maak vir gebruikers om versoeke aan stelselpersoneel te stuur om verslae, wat tans nie bestaan nie, te skep.
Ondernemings word dikwels georganiseer volgens ʼn aantal ondernemingsfunksies. Selfs al verteenwoordig die hiërargie van die onderneming nie die tradisionele ondernemingsfunksies nie, sal die meeste van hierdie funksies steeds op een of ander wyse in ʼn onderneming voorkom. Dit gebeur dus dikwels dat ʼn MIS geskep word om besluitneming in verskillende ondernemingsfunksies te ondersteun. Paragraaf 8.3 in die handboek bespreek ʼn aantal ondernemingsfunksies en dui aan oor watter funksionaliteit ʼn MIS ten opsigte van elk van die funksies sal beskik. Die handboek bespreek hierdie funksies in detail, maar ʼn oorsigtelike opsomming word in Figuur 3.10 hieronder verskaf:
Finansiële bestuursinligtingstelsel (Financial MIS) •Integreer finansiële en operasionele inligting van ʼn verskeidenheid bronne in een stelsel •Verskaf maklike toegang vir beide finansiële en niefinansiële gebruikers regoor die ERP-stelsel •Maak finansiële inligting onmiddellik beskikbaar •Maak finansiële analise oor ʼn verskeidenheid dimensies moontlik (tyd, ligging, produk, ens.) •Analiseer historiese en huidige finansiële aktiwiteite •Moniteer en beheer die gebruik van fondse oor tyd heen
Vervaardigingsbestuursinligtingstelsel (Manufacturing MIS) •Ontwerp en ingenieurswese •Produksieskedulering en voorraadbeheer •Prosesbeheer •Kwaliteitsbeheer en toetsing
Bemarkingsbestuursinligtingstelsel (Marketing MIS) •Marknavorsing •Produkontwikkeling •Promosies en advertensies •Prysbepaling van produkte •Verkoopsanalise
Menslike hulpbronbestuursinligtingstelsel (Human resource MIS) •Menslike hulpbronbeplanning •Werwing en keuring van personeel •Hou tred met opleiding en vaardigheidsontwikkeling •Skedulering en plasings •Salarisadministrasie
Geografiese bestuursinligtingstelsel (Geographical MIS) Figuur 3. 10: Funksies van funksionele MIS’e (Stair et al., 2015: 283-292)
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 21
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels 3.7.3
Besluitnemingsondersteuningstelsel (DSS)
ʼn DSS is soortgelyk aan ʼn MIS, maar bevat meer funksionaliteit om meer komplekse probleme te hanteer. Dit is maklik om ʼn MIS en DSS met mekaar te verwar. Die handboek verskaf ʼn nuttige tabel (Tabel 8.2 in die handboek) wat die verskille tussen die twee tipes stelsels uitlig. Die karaktereienskappe van ʼn tipiese DSS word in paragraaf 8.4 in die handboek beskryf. Figuur 3.11 hieronder verskaf ʼn opsomming:
Verskaf vinnige toegang tot inligting Hanteer groot hoeveelhede data van verskillende bronne Verskaf buigbaarheid ten opsigte van verslae en aanbieding van inligting Verskaf beide teks-gebaseerde en grafiese aanbieding van inligting Ondersteun in-diepte (drill down) analise Maak komplekse, gesofistikeerde analise en vergelykings moontlik met gevorderde programmatuur Ondersteun optimaliserings-, bevredigings- en heuristieke benaderings tot besluitneming Kan doelwitanalise (goal-seeking analysis) uitvoer Kan simulasies uitvoer. Figuur 3. 11: Eienskappe van ʼn tipiese DSS (Stair et al., 2015: 293-294).
ʼn DSS is kragtig. Die handboek beskryf breedvoerig wat ʼn DSS alles in ʼn onderneming kan doen (paragraaf 8.4 in die handboek). Hierdie funksies sluit in: •
Ondersteun besluitnemers met al die fases van die besluitnemingsproses (verwys weer na Figuur 8.1 in die handboek vir hierdie proses).
•
Ondersteun ʼn verskeidenheid besluitnemingstydperke: Die stelsels maak beide geskeduleerde en ongeskeduleerde besluitneming moontlik. Dit maak enige tipe verslag op enige tydstip beskikbaar.
•
Ondersteuning vir verskillende probleemstrukture, insluitend gestruktureerde en ongestruktureerde probleme.
•
Ondersteuning vir besluitneming op alle vlakke (insluitend operasioneel, takties en strategies).
Bladsy 22
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels 3.7.4
Groepsondersteuningstelsels (GSS)
Nie alle besluite word op ʼn individuele wyse geneem nie. Dit gebeur dikwels dat ʼn besluit in groepsverband geneem moet word. Die tradisionele DSS maak nie hiervoor voorsiening nie. Paragraaf 8.5 in die handboek bespreek ʼn groepsondersteuningstelsel (group support system of GSS) wat gebruik kan word om besluitneming in groepsverband makliker te maak. Hierdie is ʼn uitvloeisel van ʼn tradisionele DSS (en kan tegnies as ʼn gespesialiseerde DSS gesien word). Die tipiese eienskappe van so ʼn stelsel sal die volgende insluit: •
Dit is spesifiek ontwikkel vir groepe. Die prosedures en fases van besluitneming is dus aangepas om meer toepaslik vir groepsbesluitneming te wees.
•
Dit is maklik om te gebruik en aan te leer.
•
ʼn GSS is buigsaam en kan by die groep se behoeftes aangepas word.
•
Die stelsel ondersteun besluitneming.
•
Die stelsel maak dit moontlik om anonieme bydraes of opmerkings te maak.
•
Die stelsel is daarop gemik om negatiewe groepsgedrag te beperk.
•
ʼn GSS maak parallelle kommunikasie moontlik. Byvoorbeeld, meer as een persoon kan gelyktydig op dieselfde dokument werk.
• 3.7.5
Die stelsel hou outomaties rekord van alle vergaderings en ander aktiwiteite. Uitvoerende ondersteuningstelsel (ESS)
Nog ʼn gespesialiseerde tipe DSS is die uitvoerende ondersteuningstelsel (executive support system of ESS). Hierdie is ʼn DSS wat spesifiek op die uitvoerende (top-) bestuur van ʼn organisasie van toepassing is. Uitvoerende bestuur word met ʼn groot mate van onsekerheid en kompleksiteit gekonfronteer. Die tipe besluite wat hulle moet neem is strategies van aard en het vereistes wat nie voldoende deur ʼn tradisionele DSS aangespreek word nie. Paragraaf 8.6 in die handboek bespreek hierdie stelsels in meer detail, maar ʼn opsomming word hieronder verskaf. ʼn Tipiese ESS sal oor die volgende eienskappe beskik: •
Die stelsel is pasgemaak vir individuele uitvoerende bestuurders.
•
Die stelsels is maklik om te gebruik; nie alle uitvoerende bestuurders is kenners op die gebied van rekenaarstelsels nie.
•
Die stelsels beskik oor in-diepte verslae (drill-down reports).
•
Die stelsels ondersteun die behoefte aan eksterne data.
•
Die stelsels is veral nuttig in omstandighede waar ʼn groot mate van onsekerheid voorkom.
•
Die stelsels is toekomsgerig.
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 23
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels •
Die stelsels skakel in met prosesse wat waarde tot produkte, dienste of bedrywighede toevoeg.
Die handboek onderskei dikwels tussen eienskappe (characteristics) en vermoëns (capabilities) van die verskillende stelsels wat bespreek is. Die vermoëns van ʼn ESS word in paragraaf 8.6 in die handboek bespreek en kortliks in Figuur 3.12 hieronder opgesom:
Ondersteun die ontwikkeling van ʼn oorhoofse visie Ondersteun strategiese beplanning Ondersteun strategiese organisering (van hulpbronne) en personeelbestuur Ondersteun beheer op ʼn strategiese vlak Ondersteun krisisbestuur Figuur 3. 12: Vermoëns van ʼn ESS (Stair et al., 2015: 303-304).
3.8
Kennisbestuur en gespesialiseerde stelsels
Tot dusver het hierdie gids en die handboek die bestuur van inligting ondersoek. Inligting is egter nie die enigste bate waaroor ʼn onderneming beskik nie. ʼn Ander, meer komplekse bate, is kennis. Kennis verskil van inligting omdat dit baie moeiliker is om te identifiseer en dus te beheer. Alles wat ʼn mens weet, is kennis, maar hoe kan ʼn onderneming "iets weet"? Kennisbestuur het ʼn belangrike tema vir bestuurders geword. Organisasies spandeer ʼn groot hoeveelheid geld om kennis te versamel en sal daarom op een of ander wyse waarde vir hul beleggings wil hê. Wat is kennis? Die feit dat kennis so abstrak is, maak dit moeilik om te definieer. Daar is ook ʼn verskeidenheid definisies van kennis. Die meeste definisies sien kennis as iets wat meer kompleks as inligting is, maar wat inligting benodig om te bestaan. Met ander woorde, ʼn persoon sal inligting ontvang en, deur die toepas van daardie inligting in ʼn sekere konteks of verwysingsraamwerk, sal kennis geskep word. Kennis is tradisioneel beperk tot ʼn mens se brein, maar tegnologie het wyses geskep waarop kennis in ʼn organisasie bestuur kan word. Voorbeeld: Denise onttrek ʼn verslag van alle voorraad wat beskikbaar is. Hierdie verslag verskaf inligting aan Denise. Die feit dat daar slegs 15 rieme papier beskikbaar is, is ook inligting. Denise skakel Flinkdiens Skryfbehoeftes onmiddellik. Sy weet dat Flinkdiens 24 uur benodig om ʼn aflewering te maak omdat sy voorheen met hulle gewerk het. Sy weet ook dat sy ʼn pen
Bladsy 24
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels en papier byderhand moet hou omdat hulle vir haar ʼn verwysingsnommer gaan gee (omdat dit ook die vorige kere gebeur het). Denise beskik oor kennis ten opsigte van die bestellingsprosedures. Uit hierdie voorbeeld is dit duidelik dat: Denise se kennis deur meer as net die inligting ontwikkel is. Die inligting was egter
•
een van die faktore wat haar kennis oor bestellings geskep het. •
as Denise die onderneming verlaat, kan ʼn groot deel van hierdie kennis verlore gaan.
•
kennis kompleks is en nie altyd ooglopend nie.
•
deur alles wat denise weet en doen in beleidsdokumente vas te vang, kan ʼn groot deel van Denise se kennis wel in die onderneming behoue bly.
Die kennisbestuursproses bestaan uit vier fases. Hierdie fases word in paragraaf 9.1 in die handboek verskaf, maar word kortliks in figuur 3.13 hieronder opgesom (met Denise as voorbeeld om elk te beskryf):
1
•Verkrying van kennis •Denise verkry kennis deur haar ervaring met vorige bestellings.
2
•Stoor van kennis •Die kennis is tans in Denise gesetel. Dit kan egter gedokumenteer word om ander personeel te help.
3
•Deel van kennis •As die kennis in ʼn beleidsdokument gestoor word, maar nooit met personeel gedeel word nie, is dit waardeloos. Daar moet ʼn wyse wees waarop Denise se kennis so maklik as moontlik met ander personeel gedeel kan word.
4
•Die gebruik van kennis •Ander personeel moet ook in staat wees om Denise se kennis te gebruik met dieselfde resultate.
Figuur 3. 13: Die vier fases van kennisbestuur (Aangepas uit Stair et al., 2015: 315-316)
3.8.1
Kunsmatige intelligensie (KI)
Die meeste mense het al van die term, “kunsmatige intelligensie” (artificial intelligence of AI), gehoor. Kunsmatige intelligensie (KI) word aangetref wanneer ʼn rekenaar die denkpatrone van ʼn mens simuleer of naboots. Dit idee van rekenaars wat so slim soos mense is, het die verbeelding van menige skrywers aangegryp en indrukwekkende boeke en films is al oor die
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 25
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels tema gemaak. ʼn Mens kan dus vergewe word wanneer die woord beelde van robotte, wat die wêreld oorneem, oproep. Die werklikheid is ʼn bietjie minder dramaties. Kunsmatige intelligensie is reeds deel van ons alledaagse lewe, maar word meer in die agtergrond gebruik. Die feit dat Google "verstaan" wat ʼn persoon bedoel wanneer ʼn verkeerde soekterm korrek deur dié soekenjin geïnterpreteer word, is ʼn goeie voorbeeld van hoe afhanklik ons hiervan geraak het. Ou soekenjins Studente wat die internet deur Google ontdek het, mag dalk nie bewus wees van hoe beperk soekenjins in die verlede was (en hoe briljant Google eintlik is) nie. Gestel ʼn gebruiker wil meer weet oor die sakeman, Warren Buffet. Die gebruiker sleutel die woord, "Warren Bufet", in. Die ou soekenjin sou dan slegs webtuistes waar die woord Buffet as Bufet (verkeerdelik) gespel is, vertoon. Die soekenjin sou nie weet dat die gebruiker eintlik na dieselfde persoon soek nie. As daar geen webtuistes is waar Warren Buffet se van verkeerdelik as “Bufet” gespel was nie, sou die soektog geen resultate opgelewer het nie. Outomatiese voorstelle, wat ʼn baie goeie voorbeeld van kunsmatige intelligensie is (en in die figuur hieronder voorgestel word), het nog nie bestaan nie.
Paragraaf 9.2 in die handboek bespreek die karaktereienskappe van intelligensie. (Soos wat die geval met kennis is, is “intelligensie” ʼn term wat moeilik is om te definieer.) Die verskil tussen kunsmatige en natuurlike intelligensie word ook in Tabel 9.1 in die handboek opgesom. Indien ʼn masjien egter as geheel en al intelligent beskou kan word, sal die "kunsmatige intelligensie"-kolom en die "natuurlike intelligensie"-kolom in hierdie tabel baie meer soortgelyk wees. Soos reeds hierbo genoem is kunsmatige intelligensie nie slegs beperk tot robotte wat soos mense optree nie. Daar is inderwaarheid ʼn verskeidenheid van vertakkings van hierdie veld.
Bladsy 26
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels Paragraaf 9.2 in die handboek bespreek die verskillende vertakkings van kunsmatige intelligensie. Figuur 3.14 hieronder verskaf ʼn kort opsomming: Ekspertstelsels •Hierdie stelsels word in meer detail in paragraaf 3.8.2 hieronder (en paragraaf 9.3 in die handboek) bespreek. Robotte •Robotte word tans gebruik om mense se take te verrig. Dit kan wissel van vervaardiging (waar ʼn robot met baie beter akkuraatheid as ʼn mens kan werk) tot die mediese industrie (waar robotte operasies op mense kan uitvoer) tot ontdekkingsrobotte wat op ander planete navorsing doen. Visuele stelsels •Hierdie is tegnologie wat dit vir stelsels moontlik maak om te "sien". Hierdie stelsels maak dit, byvoorbeeld, moontlik vir ʼn robot om te beweeg sonder om in iets vas te beweeg (en word in selfbestuurvoertuie gebruik). Stemherkenning en gebruik van natuurlike taal •Hierdie tegnologie maak dit moontlik vir gebruikers om met hul stemme direk met stelsels te kommunikeer. Deur bloot met die stelsel te praat, kan toevoer gegee word. •Mobiele stelsels soos Siri (Appel) en Cordana (Microsoft) is voorbeelde hiervan. Stelsels wat kan leer •Hierdie stelsels kan hul gedrag aanpas by vorige stimuli. Deur terugvoer wat dit uit die omgewing ontvang, kan die stelsels as't ware "leer" hoe om in sekere situasies op te tree. Neurale netwerke •Neurale netwerke is geskep om die funksionaliteit van die menslike brein te simuleer. Genetiese algoritmes •ʼn Benadering wat gebruik word om uiters komplekse probleme op te los. ʼn Groot hoeveelheid gebeurtenisse of modelle word herhaal en verander tot die beste oplossing na vore kom. Intelligente agente •Hierdie agente (ook "intelligent robots" of "bots" genoem) verrig spesifieke take vir gebruikers of ander programme deur groot hoeveelhede data deur te werk. •ʼn Voorbeeld van intelligente agente is die (negatiewe) gebruik daarvan om e-posadresse op die internet te versamel sodat gemorspos in grootmaat na daardie adresse gestuur kan word. Figuur 3. 14: Vertakkings van kunsmatige intelligensie (Stair et al., 2015: 321-324).
Voorbeelde van kunsmatige intelligensie Studie-eenheid 1 het kortliks ʼn paar voorbeelde van kunsmatige intelligensie (en ander tipes gebruikerskoppelvlakke) verskaf. Hierdie voorbeelde word kortliks hieronder beskryf: Daar was ʼn seeleeu-robot wat gebruik kan word om as troeteldier te dien vir kinders wat met Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 27
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels sekere gestremdhede gediagnoseer is (Figuur 1.22). Die troeteldier reageer op die behandeling wat dit ontvang. Deur, byvoorbeeld, te kla as hy seergemaak word, kan die kind leer om meer sensitief met die dier te werk sonder om ʼn werklike troeteldier seer te maak (of self deur so ʼn dier beseer te word.) Daar was ook ʼn prototipe van ʼn interaktiewe kommunikasiestelsel (Figuur 1.21). Twee geliefdes kan elk so ʼn robot besit. In plaas daarvan om mekaar met ʼn foon te kontak, kommunikeer hulle deur hul robotte. Die stem van die robot sal die stem van die geliefde wees, maar addisionele funksionaliteit (soos drukkies) kan ook deur die robot verrig word. ʼn Gebruiker kan dus, in die middel van die gesprek, ʼn drukkie van sy of haar geliefde oor ʼn lang afstand kry. (Beide foto's (Figuur 1.22 en Figuur 1.21) is in 2014 in ʼn wetenskapmuseum in Linz, Oostenryk, geneem.) Figuur 3.15 verskaf ʼn voorbeeld van ʼn robot wat gebruik kan word om vloere te stofsuig. Hoewel hierdie robot nie by die algemene persepsie van mensagtige wesens inpas nie, voldoen dit aan al die vereistes om ʼn robot genoem te word. Hierdie stofsuier kan aangeskakel word en sal die vloer skoonmaak sonder enige hulp van ʼn mens.
Figuur 3. 15: ʼn Robot wat ʼn vloer kan stofsuig (http://i2.mirror.co.uk/incoming/article5131304.ece/ALTERNATES/s615b/Robot-Vacuum-Cleaner.jpg)
3.8.2
Ekspertstelsels
Soos hierbo genoem, is ʼn ekspertstelsel ʼn spesiale vorm van kunsmatige intelligensie. Soos wat individue kenners op sekere gebiede kan wees, is ʼn ekspertstelsel ʼn "kenner" wat sekere besluite kan neem. Moontlik die beste voorbeeld van so ʼn stelsel word in banke aangetref. In die verlede sou ʼn kliënt ʼn bankbestuurder gaan sien en vir ʼn lening aansoek
Bladsy 28
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels doen. Die bestuurder sou dan ʼn verskeidenheid aspekte in ag neem en dan die lening toeken of afkeur. Hoewel hierdie persoonlike kontak voordele ten opsigte van kliëntelojaliteit ingehou het, was daar ook groot risiko's betrokke ten opsigte van die bestuurder se objektiwiteit: Sal ʼn kliënt wat netjies aangetrek is makliker ʼn lening kry as een wat nie is nie? Sal ʼn kliënt wat simpatie skep makliker ʼn lening kry as iemand wat nie in trane is nie? Word alle faktore in die kliënt se finansiële geskiedenis in ag geneem? Vandag is dit moontlik om vir ʼn lening op die internet aansoek te doen en onmiddellik ʼn uitslag te kry, sonder om eenkeer met ʼn mens te korrespondeer. Die ekspertstelsel neem ʼn verskeidenheid faktore (byvoorbeeld inkomste, kredietgeskiedenis en bekostigbaarheid) in ag. Hierdie faktore kan deur middel van programalgoritmes binne sekondes in ag geneem word. Dit is die werk van ʼn ekspertstelsel. Paragraaf 9.3 in die handboek bespreek ekspertstelsels in detail. Soos wat in die bogenoemde voorbeeld genoem is, word hierdie stelsels gebruik om (menslike) eksperts te vervang. Die handboek bespreek nog ʼn aantal situasies waar ekspertstelsels gepas sal wees. Paragraaf 9.3 in die handboek noem en bespreek die komponente van ʼn tipiese ekspertstelsel. Deur sorgvuldig hierdeur te lees is dit moontlik om ʼn goeie agtergrond oor die werking van sodanige ekspertstelsel te verkry. Hierdie komponente word ook in Figuur 9.3 in die handboek verskaf en in Figuur 3.16 hieronder opgesom.
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 29
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels
Die kennisbasis •Al die relevante inligting, data, reëls, gevalle en verhoudings wat deur die ekspertstelsel gebruik word, word hierin gestoor. Die afleidingsenjin (inference engine) •Hierdie is die komponent wat die ekspertadvies verskaf. Dié komponent verkry die nodige inligting wat vir besluitneming gebruik word en maak as't ware die besluit. Die verduidelikingsfasiliteit (explanatory facility) •Hierdie komponent verskaf ʼn verduideliking aan die gebruiker (deur die gebruikerskoppelvlak) om te verduidelik hoe die gevolgtrekking gemaak is. •In die bankvoorbeeld hierbo genoem, sal hierdie fasiliteit ʼn rede verskaf waarom ʼn lening afgekeur is. Die kennisverkrygingsfasiliteit (knowledge acquisition facility) •Die inhoud van die kennisbasis kan gou verouderd raak. Dit is die werk van hierdie komponent om te verseker dat die mees relevante inligting deurlopend versamel word. (Hierdie kennisverkryging sal in die agtergrond plaasvind.) Die gebruikerskoppelvlak •Hierdie is die komponent wat gebruik word om met die gebruiker te kommunikeer. Hoe eenvoudiger die koppelvlak, hoe minder vaardighede word benodig om die stelsel te gebruik. Die kenners •ʼn Ekspertstelsel kan nie ontwikkel word sonder die insae van kenners nie. •Die voorbeeld van die bank se ekspertstelsel sou ʼn groot verskeidenheid eksperts (risikokenners, aktuarisse, finansiële en regskenners) benodig om te skep. Figuur 3. 16: Komponente van ʼn ekspertstelsel (Stair et al., 2015: 326-329)
Paragraaf 9.3 in die handboek bespreek ook moontlike hulpbronne en (tegnologiese) gereedskap wat gebruik kan word om ekspertstelsels te ontwikkel. Die outomatiese leningsaansoekproses is slegs een voorbeeld van hoe ekspertstelsels aangewend kan word. Die handboek (paragraaf 9.3) verskaf nog 16 voorbeelde van toepassings van ekspertstelsels. Daar word ook spesifieke voorbeelde verskaf van organisasies wat hierdie stelsels gebruik. 3.8.3
Virtuele realiteit (VR)
Die konsep van virtuele realiteit (VR) is nie nuut nie. VR is vir jare lank reeds in wetenskapfiksie gebruik, maar die kommersiële toepassing daarvan is baie nuut. Microsoft se Oculus Rift was deur Lucky Palmer (18 jaar oud tydens die ontwikkeling van die eerste prototipe) ontwikkel en baie onlangs aan ontwikkelaars (vir programmeerdoeleindes)
Bladsy 30
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels beskikbaar gestel. VR neem ʼn persoon uit ʼn bestaande omgewing en plaas hom of haar in ʼn virtuele omgewing. Deur middel van ʼn kopstuk (sien Figuur 3.17 hieronder) wat visuele en oudioafvoer verskaf, word die gebruiker se bestaande omgewing uitgedoof en is hy of sy slegs van die virtuele omgewing bewus.
Figuur 3. 17: Die Oculus Rift kopstuk (www.oculus.com)
Daar is tans ʼn aantal toestelle wat vir VR gebruik kan word. Die Oculus Rift is een, maar is betreklik duur. Die kopstuk vereis ook aansienlike verwerkingskrag van die rekenaar waaraan dit gekoppel is. Sony se Playstation VR kan direk aan die PS4-toestel gekoppel word, sonder om enige addisionele apparatuur (buiten vir ʼn PS4-kamera) aan te skaf. Teen druktyd van hierdie gids was die toestel nog nie beskikbaar nie, maar voorafbestellings kon gemaak word (teen ʼn beraamde R6 000). Hierdie kopstuk kan in Figuur 3.18 gesien word.
Figuur 3. 18: Sony Playstation se VR-kopstuk (www.playstation.com)
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 31
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels Die Universiteit van Chemnitz, Duitsland (wat ook die ontwikkelaars van die MP3-formaat was), is tans besig met navorsing in virtuele realiteit. Een van die projekte waaraan hulle tans werk is ʼn “spasie” waar meer as een persoon in dieselfde VR-omgewing kan wees sonder dat elkeen ʼn duur kopstuk benodig. Figuur 3.19 verskaf ʼn grafiese voorstelling hiervan: ʼn Fisiese ruimte (met swart mure, vloer en dak) van ongeveer 2 x 2 x 2 meter word ingerig. Deur van projektors gebruik te maak word beelde soortgelyk aan 3D-films op die verskillende oppervlaktes (sye, vloer en dak) vertoon. Meer as een persoon kan dan op hierdie spasie gaan staan en met ʼn bril (soortgelyk aan die goedkoop brille waarmee 3Dfilms gekyk word) die virtuele realiteit beleef. Een gebruiker het ʼn bril met sensors en ʼn beheerstuk in die hand waarmee hy of sy kan rondbeweeg om die beweging van die realiteit te beheer. Die gebruike van virtuele realiteit is legio. Die vermaaklikheidsbedryf kan in ʼn groot mate hiervan gebruik maak om vir gebruikers ʼn meer opwindende speletjieservaring te bied. Komplekse masjienerie wat nie maklik vervoer kan word nie, kan met ʼn 3D-skandeerder vasgevang word en elektronies aan verskillende gebruikers beskikbaar gestel word. Deur VR-tegnologie kan die gebruiker dan self die masjienerie ondersoek sonder om fisies te reis of om die masjinerie te toets. Uit ʼn bemarkingsoogpunt kan ʼn kliënt ʼn beter ervaring van ʼn produk (soos ʼn motor of ʼn huis) deur VR verkry (hoewel die tegnologie om so ʼn ervaring te verskaf tans nog beperk is). In die mediese industrie kan ʼn dokter en pasiënt mekaar ontmoet, ten spyte van die feit dat hulle duisende kilometers van mekaar af is. Hoe dit ookal sy: Virtuele realiteit is nog in die beginfases. Soos wat tegnologie ontwikkel sal die toepassings daarvan ook wyer en beter word. Dit kan lei tot baie opwindende en indrukwekkende ervarings.
Bladsy 32
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels
Figuur 3. 19: Virtuele realteitspasie wat met gewone 3D brille ervaar kan word (Geneem by die Universiteit van Chemnitz, Duitsland deur outeur)
3.9
Samevatting
Studie-eenheid 3 het verskillende bedryfsinligtingstelsels bespreek. Operasionele stelsels word gebruik om dag-tot-dag aktiwiteite van ʼn organisasie te ondersteun. ʼn Transaksieverwerkingstelsel (TVS) word gebruik om transaksies te ontvang, te verwerk en te stoor. Data wat deur hierdie stelsels versamel word, word dikwels deur ander besluitnemingstelsels gebruik om besluitneming te ondersteun. Spesifieke toepassings van ʼn TVS sluit aankopestelsels en rekeningkundige stelsels in. Omdat transaksies toenemend deur middel van draagbare toestelle soos slimfone plaasvind, is dit belangrik om hierdie toestelle in ag te neem wanneer ʼn TVS geskep word. Transaksies kan gekategoriseer word as onderneming-na-kliënt (B2C), onderneming-na-onderneming (B2B), verbuiker-na-verbruiker (C2C), onderneming-na-baie (B2M) en e-regerings. Voordat besluitnemingstelsels geskep kan word, is dit belangrik dat besluitneming as sodanig verstaan word. Besluite kan op ʼn verskeidenheid wyses gekategoriseer word, onder andere as programmeerbare en nieprogrammeerbare besluite. Wat probleemoplossing
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 33
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels betref, is daar ʼn groot verskeidenheid benaderings, insluitend: Die bevredigende model, heuristiek, bespeur-en-reageer, en die ontginning van inligting uit Groot Data. ʼn Bestuursinligtingstelsel (MIS) verskaf data en inligting aan bestuurders om besluitneming te ondersteun. ʼn Tipiese MIS sal ʼn groot hoeveelheid verslae tot beskikking van bestuurders stel. Voorbeelde sluit finansiële, vervaardigings-, bemarkings-, en menslike hulpbronbestuursinligtingstelsels (MIS’e) in. ʼn Besluitnemingsondersteuningstelsel (DSS) is ʼn uitvloeisel uit die MIS en bevat meer funksionaliteit om meer komplekse probleme te kan hanteer. Groepondersteuningstelsels word gebruik om besluite in groepsverband te ondersteun. ʼn Uitvoerende ondersteuningstelsel (ESS) is spesifiek vir uitvoerende bestuur geskep. Hierdie stelsels sal strategiese (uitvoerende) besluitneming ondersteun deur ʼn groot hoeveelheid data uit verskillende bronne in ag te neem. Kennisbestuur is moeiliker as inligtingbestuur omdat kennis dikwels in die mense, betrokke by ʼn organisasie, gesetel is. Daar is egter prosesse wat gebruik kan word om kennis te versamel, te stoor, te deel en te gebruik. Kunsmatige intelligensie (KI) kom voor waar rekenaars die funksionaliteit van die menslike brein kan naboots. KI kom in ʼn verskeidenheid vorme voor en is deel van ons alledaagse lewens. Dit funksioneer dikwels in die agtergrond. Kategorieë van KI sluit in: Ekspertstelsels (wat die taak van ʼn menslike ekspert kan oorneem), visuele stelsels, stemherkenningstelsels, stelsels wat kan leer, neurale netwerke, genetiese algoritmes en intelligente agente. Virtuele realiteit is ʼn betreklike nuwe gebruikerskoppelvlak waar die gebruiker in ʼn virtuele wêreld deur middel van oudiosvisuele hulpmiddels geplaas word. Die gebruiker se werklike omgewing word deur hierdie hulpmiddels uitgedoof. 3.10 Selfevaluering Aan die einde van Hoofstuk 7, 8 en 9 word ʼn aantal vrae verskaf. Al hierdie vrae kan voltooi word. Die Self-Assessment Test en Review questions verskaf ʼn toets waarmee jy kan bepaal of jy die basiese beginsels onder die knie het. Die afdeling getiteld Discussion questions is ook van groot waarde. Indien jy deel is van ʼn studiegroep kan elke persoon in die groep een van die vrae beantwoord. Julle kan dan as ʼn groep die antwoorde bespreek.
Bladsy 34
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels 3.11 Selfevalueringsriglyne Die belangrikste aspek van die besprekingsvrae is die feit dat daar geen reg of verkeerde antwoord is nie. Daar word van ʼn graadstudent verwag om krities oor enige punte te kan argumenteer. Die status quo moet bevraagteken word – kyk of jy enige teenargumente vir iemand anders se standpunt kan vind. Op skool word ʼn leerder dikwels geleer om op ʼn spesifieke wyse te dink – daar is altyd ʼn regte en verkeerde antwoord. Op universiteit is dit belangrik dat jy behoorlik nalees en nadink oor temas en dan jou eie opinie vorm. Jy moet dan hierdie opinie kan verdedig, maar ook gemaklik wees om deur ander se opinies oorreed te word. Dit is hoe die akademie werk.
Studie-eenheid 3: Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 35
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels
WOORDELYS IN AFRIKAANS EN ENGELS Belangrike vakterminologie word hier in Engels weergegee: Afrikaans
Engels
Aanlyntransaksieverwerking
Online transaction processing
Afskaling
Downsizing
Afvoer
Output
Analoogseine
Analogue signals
Apparatuur
Hardware
Bediener
Server
Bedryfsinligtingstelsel
Business information system
Bedryfstelsel
Operating system
Besluitnemingsondersteuningstelsel (BOS)
Decision support system (DSS)
Bestelvlak
Reorder point
Bestuursinligtingstelsel (BIS)
Management information system (MIS)
BreĂŤband kommunikasie
Broadband communication
Bundelverwerkingstelsel
Batch processing system
Dataredigering
Data editing
Deurblaaier
Browser
Digitale seine
Digital signals
Dinkskrum
Brainstorming
Doelmatigheid
Efficiency
Dun kliĂŤnt
Thin clients
E-handel
E-commerce
Ekonomiese bestelhoeveelheid
Economic order quantity
Elektroniese handel (e-handel)
Electronic commerce (e-commerce)
Enkripsie
Encryption
Bladsy 36
Woordelys in Afrikaans en Engels
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels
Gebruikerskoppelvlak
User interface
Groothandel
Wholesale
Hoofkennisbeampte
Chief Knowledge Officer (CKO)
Hoofraamrekenaar
Main frame computer
In-diepte verslag
Drill-down report
Inligting
Information
Inligtingstelsel
Information system
Kennisbasis
Knowledge base
Kleinhandel
Retail
KliĂŤnteverhoudingbestuurstelsel (KBS)
Customer relationship management (CRM) system
Kunsmatige intelligensie (KI)
Artificial intelligence (AI)
Masjiensiklus
Machine cycle
Mededingende voordeel
Competitive advantage
Mededinger
Competitor
Net-betydsvoorraadstelsel
Just in time (JIT) inventory
Oopbron-programmatuur
Open source software
Optiese stoormedia
Optical storage
PrimĂŞre geheue
Primary memory (of Memory)
Programmatuur
Software
Programmeertaal
Programming language
Radiofrekwensie-identifikasie (RFID)
Radio frequency identification
Rekeningkundige stelsels
Accounting systems
Sakeprosesherontwerp
Business process reengineering
Stelselontleding
Systems analysis
Stelselontwerp
Systems design
Stelselontwikkeling
System development
Woordelys in Afrikaans en Engels
Bladsy 37
GBI105 Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels
Terugvoer
Feedback
Toepassing
Application
Toevoer
Input
Transaksieverwerkingstelsel
Transaction processing system
Uitkontraktering
Outsourcing
Uitvoerende ondersteuningstelsels (UOS)
Executive support system (ESS)
Verskaffingsketting
Supply chain
Waardeketting
Value chain
Bladsy 38