Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
© Kopiereg 2014 Onder redaksie van: Paul JN Steyn, BA (PU vir CHO), THOD (POK), DEd (Unisa) Skrywer: Johann Smith Onderwysontwerp, bladuitleg & taalversorging: Dr. Daleen van Niekerk ’n Publikasie van Akademia. Alle regte voorbehou. Adres: H/v D.F. Malan- & Eendrachtstraat, Kloofsig, Pretoria Posadres: Posbus 11760, Centurion, 0046 Webtuiste: www.akademia.ac.za
Geen gedeelte van hierdie boek mag sonder die skriftelike toestemming van die uitgewers gereproduseer of in enige vorm of deur enige middel weergegee word nie, hetsy elektronies of deur fotokopiëring, plaat- of bandopnames, vermikrofilming of enige ander stelsel van inligtingsbewaring nie. Enige ongemagtigde weergawe van hierdie werk sal as ’n skending van kopiereg beskou word en die dader sal aanspreeklik gehou word onder siviele asook strafreg.
akademia Akademia MSW (Maatskappyregistrasienommer: 2005/024616/08) is voorwaardelik by die Departement van Hoër Onderwys en Opleiding tot 31 Desember 2016 as privaat hoëronderwysinstelling geregistreer ingevolge die Wet op Hoër Onderwys, 1997, Registrasienommer: 2011/HE08/005. Akademia is deel van die Solidariteit Beweging
w w w. a k a d e m i a . a c . z a
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Inhoudsopgawe Programoorsig ......................................................................................................... 5 Inleiding ..................................................................................................................... 6 Vakleeruitkomste.................................................................................................... 7 Woordomskrywing vir evaluering .................................................................... 8 Studie-eenheid 1: Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels ........................... 9 1.1
Studie-eenheid leeruitkomstes ........................................................................................... 9
1.2
Voorgeskrewe handboek .................................................................................................. 10
1.3
Verrykende bronne............................................................................................................. 10
1.4
Hoe kan jy jou begrip verbeter? ....................................................................................... 10
1.5
Inleiding ................................................................................................................................ 11
1.6
Inligting in ʼn bedryfskonteks ............................................................................................. 11
1.7
Bronne van inligting ........................................................................................................... 11
1.8
Tipes bedryfsinligtingstelsels ............................................................................................ 12
1.9
Inligtingskwaliteit................................................................................................................. 13
1.10
Samevatting ........................................................................................................................ 13
1.11
Selfevaluering ..................................................................................................................... 14
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur ........................... 17 2.1
Studie-eenheid leeruitkomstes ......................................................................................... 17
2.2
Voorgeskrewe handboek .................................................................................................. 18
2.3
Verrykende bronne............................................................................................................. 18
2.4
Hoe kan jy jou begrip verbeter? ....................................................................................... 18
2.5
Inleiding ................................................................................................................................ 21
2.6
Rekenaarapparatuur .......................................................................................................... 22
2.6.1
Die geskiedenis van rekenaars .................................................................................... 22
2.6.2
Kategorieë van rekenaars ............................................................................................. 24
2.6.3
Rekenaarargitektuur ...................................................................................................... 25
2.6.4
Tendense in apparatuur ................................................................................................ 26
2.7
Programmatuur ................................................................................................................... 28
2.7.1
Stelselprogrammatuur ................................................................................................... 29
2.7.2
Toepassingsprogrammatuur ......................................................................................... 33
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 1
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 2.8
Data-hulpbronne ................................................................................................................. 34
2.8.1
Wat is ʼn databasis?........................................................................................................ 34
2.8.2
Tradisionele lêerstelsels ................................................................................................ 35
2.8.3
Databasisbestuurstelsels (DBBS)................................................................................ 36
2.8.4
Ontwerp van ʼn databasis .............................................................................................. 41
2.8.5
Tendense in DBBS's ...................................................................................................... 42
2.9
Netwerke en telekommunikasie ....................................................................................... 42
2.9.1
Tendense wat verband hou met telekommunikasie ................................................. 42
2.9.2
Tipes netwerke ............................................................................................................... 43
2.9.3
Kommunikasieprotokolle ............................................................................................... 44
2.9.4
Kommunikasiemedia...................................................................................................... 45
2.9.5
Netwerktoestelle ............................................................................................................. 47
2.9.6
Die internetrevolusie ...................................................................................................... 47
2.9.7
RFID ................................................................................................................................. 49
2.10
Samevatting ........................................................................................................................ 49
2.11
Selfevaluering ..................................................................................................................... 51
Studie-eenheid 3: Toepassings van bedryfsinligtingstelsels: Deel I.... 53 3.1
Studie-eenheid leeruitkomstes ......................................................................................... 53
3.2
Voorgeskrewe handboek .................................................................................................. 54
3.3
Verrykende bronne............................................................................................................. 54
3.4
Hoe kan jy jou begrip verbeter? ....................................................................................... 54
3.5
Inleiding ................................................................................................................................ 55
3.6
Funksionele bedryfsinligtingstelsels ................................................................................ 56
3.6.1
E-ondernemingtoepassings .......................................................................................... 56
3.6.2
Funksionele stelsels....................................................................................................... 57
3.6.3
Menslike hulpbronbestuur ............................................................................................. 60
3.6.4
Produksiebestuur en -beheer ....................................................................................... 60
3.7
Organisatoriese stelsels .................................................................................................... 61
3.7.1
ERP-stelsels .................................................................................................................... 61
3.7.2
Programmatuur as ʼn diens ........................................................................................... 62
3.7.3
Voorsieningskettingbestuur (SCM) .............................................................................. 63
3.7.4
CRM-stelsels ................................................................................................................... 63
3.8
Toepassings in die dienstesektor .................................................................................... 65
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 2
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 3.8.1
Logistiek en vervoer ....................................................................................................... 66
3.8.2
Gasvryheidsbestuur ....................................................................................................... 67
3.8.3
Gesondheidsdiensbestuur ............................................................................................ 69
3.8.4
Die lugvaartsektor .......................................................................................................... 69
3.8.5
Konstruksie en eiendom ................................................................................................ 70
3.8.6
Bankdienste..................................................................................................................... 71
3.8.7
Versekering ..................................................................................................................... 71
3.9
Samevatting ........................................................................................................................ 72
3.10
Selfevaluering ..................................................................................................................... 73
Studie-eenheid 4: Toepassings van bedryfsinligtingstelsels: Deel II .. 75 4.1
Studie-eenheid leeruitkomstes ......................................................................................... 75
4.2
Voorgeskrewe handboek .................................................................................................. 76
4.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter? ....................................................................................... 76
4.4
Inleiding ................................................................................................................................ 77
4.5
E-handel............................................................................................................................... 78
4.5.1
Die wĂŞreldwye web (www) ............................................................................................ 78
4.5.2
Internet-sakemodelle ..................................................................................................... 80
4.5.3
KategorieĂŤ van e-handel ............................................................................................... 82
4.5.4
Kritieke faktore vir suksesvolle e-handel en fasilitering van betalings ................... 83
4.5.5
Tendense en uitdagings in e-handel ........................................................................... 84
4.6
Besluitnemingsondersteuningstelsels ............................................................................. 85
4.6.1
Besluitneming ................................................................................................................. 85
4.6.2
Konsepte en gebruik van besluitnemingsondersteuningstelsels ............................ 87
4.7
Kennisbestuur en intelligente stelsels ............................................................................. 89
4.7.1
Die bestuur van kennis .................................................................................................. 89
4.7.2
Uitdagings van kennisbestuur ...................................................................................... 90
4.7.3
Kennis-gebaseerde DSS............................................................................................... 90
4.8
Samevatting ........................................................................................................................ 92
4.9
Selfevaluering ..................................................................................................................... 93
Studie-eenheid 5: Die bestuur van bedryfsinligtingstelsels................... 95 5.1
Studie-eenheid leeruitkomstes ......................................................................................... 95
5.2
Voorgeskrewe handboek .................................................................................................. 96
Šakademia (MSW) 2014
Bladsy 3
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 5.3
Verrykende bronne............................................................................................................. 96
5.4
Hoe kan jy jou begrip verbeter? ....................................................................................... 96
5.5
Inleiding ................................................................................................................................ 97
5.6
Bestuur van inligtingsekuriteit........................................................................................... 97
5.6.1
Bedreigings tot inligtingsekuriteit ................................................................................. 98
5.6.2
Beheer van bedreigings en kwesbaarheid ............................................................... 101
5.6.3
ʼn Beleidsraamwerk vir die beheer van inligtingsekuriteit ....................................... 102
5.7
Etiese en sosiale uitdagings van IT ............................................................................... 103
5.7.1
Etiese en sosiale kwessies wat met inligtingstelsels verband hou ....................... 103
5.7.2
Verantwoordbaarheids- en privaatheidskwessies ................................................... 104
5.7.3
Eiendomsreg ................................................................................................................. 104
5.7.4
IT en die kwaliteit van lewe ......................................................................................... 105
5.7.5
IT-wetgewing in Suid-Afrika ........................................................................................ 106
5.8
Samevatting ...................................................................................................................... 107
5.9
Selfevaluering ................................................................................................................... 108
Afrikaans/Engels woordelys .......................................................................... 109 Selfevalueringsriglyne...................................................................................... 114
Šakademia (MSW) 2014
Bladsy 4
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Programoorsig BCom Ondernemingsbestuur Eerste Jaar
Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels GBI105
Handelsreg GCL105
Ekonomie GEC105
Studie-eenheid 1: Basiese beginsels en beskrywende statistiek
Studie-eenheid 1: Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels
Studie-eenheid 1: Inleiding tot Handelsreg
Studie-eenheid 1: Mikro-ekonomie: Deel I
Studie-eenheid 2: Verbale kommunikasie in die werksplek
Studie-eenheid 2: Waarskynlikhede en steekproewe
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologieinfrastruktuur
Studie-eenheid 2: Algemene beginsels van Kontraktereg
Studie-eenheid 2: Mikro-ekonomie: Deel II
Studie-eenheid 3: Interne en eksterne interaksie
Studie-eenheid 3: Vertrouensintervalle en hipotesetoetsing, Deel I
Studie-eenheid 3: Toepassings van bedryfsinligtingstelsels: Deel I
Studie-eenheid 3: Kontrakte
Studie-eenheid 3: Makro-ekonomie: Deel I
Studie-eenheid 4: Hipotesetoetsing, Deel II
Studie-eenheid 4: Toepassings van bedryfsinligtingstelsels: Deel II
Studie-eenheid 4: Ander aspekte van Handelsreg
Studie-eenheid 4: Makro-ekonomie: Deel II
Ondernemingsbestuur I GBM105
Bedryfsetiek GBE105
Bedryfskommunikasie GBC105
Studie-eenheid 1: Inleiding tot Ondernemingsbestuur
Studie-eenheid 1: Die etiese dimensie van sake
Studie-eenheid 1: Grondbeginsels van bedryfs-kommunikasie
Studie-eenheid 2: Die nuwe sakeonderneming
Studie-eenheid 2: Teorieë oor etiek en sake
Studie-eenheid 3: Algemene bestuursbeginsels
Studie-eenheid 3: Etiek in die sakeomgewing
Studie-eenheid 4: Bestuursfunksies: Deel I
Studie-eenheid 4: Etiese besluitneming in sake
Studie-eenheid 5: Bestuursfunksies: Deel II
Studie-eenheid 5: Die bestuur van etiese prestasie
©akademia (MSW) 2014
Inleiding tot elementêre kwantitatiewe metodes GQM105
Studie-eenheid 5: Die bestuur van bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 5
Studie-eenheid 5: Makro-ekonomie: Deel III
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Inleiding Inligtingstegnologie het die wyse waarop ondernemings sake doen, vir altyd verander. Die aard van ondernemings is anders as gevolg van inligtingstegnologie. Die doel van hierdie vak is om aan die student blootstelling te gee aan die verskeidenheid stelsels, veral dié wat met inligting verband hou, wat in ʼn sakeonderneming of ander organisasie gevind kan word. Hierdie vak bespreek die bedryfsinligtingstelsels wat deur alle tipe organisasies van verskillende groottes gebruik word. Hierdie vak bestaan uit vier afdelings, opgedeel in vyf studie-eenhede. In die eerste plek word ʼn oorsig oor bedryfsinligtingstelsels verskaf. Die tipes stelsels waarmee ʼn bestuurder in die werksplek te doen kan kry, word kortliks genoem. Die belangrikheid van inligtingskwaliteit word ook in die eerste afdeling bespreek. Die tweede afdeling, wat in Studie-eenheid 2 behandel word, behels die infrastruktuur wat nodig is vir bedryfsinligtingstelsels om te funksioneer. Hierdie infrastruktuur sluit apparatuur, programmatuur, data, en netwerke en telekommunikasie in. Elk van hierdie aspekte word in ʼn afsonderlike studie-eenheid bespreek. Die derde afdeling, wat in beide Studie-eenheid 3 en 4 behandel word, behels verskillende bedryfsinligtingstelsels en hoe dit in sakeondernemings gebruik word. Studie-eenheid 3 stel E-ondernemings, organisatoriese stelsels en toepassings vir die dienstesektor bekend, terwyl Studie-eenheid 4 meer gefokus is op e-handel, besluitnemingsondersteuningstelsels, en kennisbestuur en intelligente stelsels. Laastens, word die bestuur van bedryfsinligtingstelsels aangeraak. Studie-eenheid 5 begin met ʼn bespreking van die bedreigings ten opsigte van inligtingsekuriteit waarmee ʼn sakeonderneming gekonfronteer word. Daarna word die sosiale en etiese implikasies van bedryfsinligtingstelsels bespreek. Vir hierdie vak is die volgende handboek en bron voorgeskryf:
•
Joshi, G. 2013. Management information systems. New Delhi: Oxford University Press.
Die gedeeltes wat betrekking het op die inhoud van die studie-eenhede sal telkens aangedui word. Die gids sal jou dan deur die handboek begelei en poog om moeilike gedeeltes toe te lig; om aan te vul waar nodig en om die belangrike gedeeltes uit te wys. •
Steyn, P.J.N. (red.) 2012. Bedryfsinligtingstelsels. Pretoria: Kraal Uitgewers.
Hierdie is die studiehandleiding vir die vak Bedryfsinligtingstelsels vir die Hoër Sertifikaat
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 6
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
in Rekeningkunde by Akademia. Hierdie gids is gratis beskikbaar aan alle Akademia studente en is op die aanlyn-biblioteek beskikbaar. Vir die doeleindes van hierdie vak moet jy die volgende afdelings bestudeer: Studie-eenheid 1.
Baie belangrik! Vir eksamendoeleindes moet jy dus die voorgeskrewe gedeeltes in die handboek en bron soos, hierbo, aangedui, asook hierdie begeleidingsgids bestudeer.
Vakleeruitkomste Kennis en begrip Na voltooiing van die vak BEDRYFSINLIGTINGSTELSELS sal jy in staat wees om jou kennis en begrip te demonstreer van: •
Bedryfsinligtingstelsels
•
Bedryfsinligtingstelselsinfrastruktuur
•
Toepassings van bedryfsinligtingstelsels
•
Bestuur van bedryfsinligtingstelsels
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
tussen apparatuur, programmatuur, datahulpbronne, en netwerke en telekommunikasie te onderskei en die toepassing van elk in ʼn organisasie te omskryf.
•
toepassings vir ʼn e-onderneming, ʼn organisatoriese stelsels, asook toepassings vir die dienstesektor te bespreek.
•
e-handel, bedryfsinligtingstelsels wat besluitneming ondersteun, en die bestuur van kennis te omskryf en te verduidelik.
•
ʼn strategie vir die bestuur van inligtingsekuriteit te formuleer.
•
die impak wat bedryfsinligtingstelsels op die samelewing het, te analiseer.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 7
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Woordomskrywing vir evaluering In die afdeling oor selfevaluering, asook in die werkopdragte sal daar van jou verwag word om sekere take te verrig. Dit is belangrik dat jy presies weet wat van jou verwag word. Die woordelys hieronder sal jou hiermee help. Werkwoord Wanneer daar van jou
Omskrywing Moet jy die volgende doen:
verwag word om te: Lys
Lys die name/items wat bymekaar hoort
Identifiseer
Eien (ken uit) en selekteer die regte antwoorde
Verduidelik
Ondersoek die moontlikhede, oorweeg en skryf dan jou antwoord (verklaring/verduideliking) neer
Beskryf
Omskryf die konsep of woorde duidelik
Kategoriseer/
Bepaal tot watter klas, groep, afdeling bepaalde
klassifiseer
items/voorwerpe behoort
Analiseer
Om iets te ontleed
Evalueer
Bepaal die waarde van ʼn stelling/stelsel/beleid/ens
Toepas
Pas die teoretiese beginsels toe in ʼn praktiese probleem
Hersien
Evalueer, verbeter en/of wysig ʼn beleid/dokument/stelsel/ens
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 8
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Studie-eenheid 1: Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
1.1
Studie-eenheid leeruitkomstes
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 1 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip te demonstreer van die volgende: •
Inligting versus data binne ʼn bedryfskonteks
•
Verskillende bronne van bedryfsinligting
•
Tipes bedryfsinligting
•
Tipes bedryfsinligtingstelsels
•
Kwaliteitskontroleplan
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
inligting in ʼn bedryfskonteks te analiseer.
•
te onderskei tussen die verskillende bronne van bedryfsinligting wat deur ʼn onderneming benodig word.
•
te onderskei tussen die tipes bedryfsinligting wat deur ʼn onderneming benodig word.
•
te onderskei tussen die tipes bedryfsinligtingstelsels wat deur ʼn onderneming benut kan word.
•
ʼn kwaliteitskontroleplan vir ʼn spesifieke onderneming se inligtingstelsel op te stel.
Studie-eenheid 1: Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 9
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 1.2
Voorgeskrewe handboek
Steyn, P.J.N. (Red.) 2012. Bedryfsinligtingstelsels. Pretoria: Kraal Uitgewers. Studie-eenheid 1
• 1.3
Verrykende bronne
Joshi, G. 2013. Management Information Systems. New Delhi: Oxford University Press. Hoofstuk 1 tot 3
•
In hierdie studie-eenheid kan hierdie as verrykende bron gesien word, maar dit is die voorgeskrewe handboek vir die res van die vak (dus Studie-eenheid 2 – 5). 1.4
Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord
Omskrywing
Data
ʼn Versameling rou, onverwerkte feite of waarnemings.
Globalisering
Die wyse waarop mense, regerings en bevolkings van verskillende lande “nader” aan mekaar gekom het as gevolg van verbeterde tegnologie.
Inherente
Die korrektheid van data wat versamel is.
inligtingskwaliteit Inligting
Die verwerkte vorm van data wat sin maak en vir besluitneming gebruik kan word
Inligtingsargitektuur
Die apparatuur en programmatuur wat benodig gaan word om data te stoor en te organiseer.
Inligtingstelsel
Die georganiseerde versameling van apparatuur, programmatuur, toerusting, beleidsprosedures en mense wat inligting stoor, prosesseer, beheer en beskikbaar maak in ʼn organisasie.
Mededingers
Ondernemings wat dieselfde produkte en dienste aan dieselfde mark verskaf.
Pragmatiese
Die waarde wat verwerkte data (inligting) vir ʼn organisasie het.
inligtingskwaliteit
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 10
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 1.5
Inleiding
Die eerste studie-eenheid vir hierdie vak kom uit Steyn, P.J.N. (Red.)(2012). Hierdie studieeenheid verskaf ʼn inleiding tot bedryfsinligtingstelsels. Daar word gepoog om ʼn agtergrond te skets vir die doel en aard van inligtingstelsels in moderne organisasies. Die student sal egter ʼn baie groter agtergrond en dieper begrip van die beginsels van bedryfsinligtingstelsels verkry, as die verrykende bronne (in hierdie geval Hoofstuk 1 tot 3 in die voorgeskrewe handboek) ook bestudeer word. Hierdie studie-eenheid verskaf eerstens, ʼn agtergrond oor die belangrikheid van inligting en inligtingstelsels vir ʼn onderneming. Daarna word verskillende bronne van inligting volgens die mikro-, mark- en makro-omgewing bespreek. In die derde plek, word ʼn opsomming van die kategorieë van bedryfsinligtingstelsels verskaf. Hierdie is slegs ʼn oorsig – elk van hierdie stelsels word in meer detail later in hierdie vak bespreek. Laastens, word kwaliteit van inligting aangeraak. 1.6
Inligting in ʼn bedryfskonteks
Studiemateriaal: Steyn, P.J.N. (red) 2012: Paragraaf 1.5 Die terme “inligting”, “data”, “kennis” en “wysheid”, word dikwels verwar. Data en inligting word as sinonieme gesien, wat tegnies nie korrek is nie. Die grootste verskil tussen data en inligting, is die feit dat data deur ʼn verwerkingsproses moet gaan om na inligting omgeskakel te word. Paragraaf 1.5 in die studiemateriaal (Steyn, 2012) verskaf ʼn beskrywing van hoe data en inligting verskil. Daar word ook ʼn oorsig gegee van hoe inligting tot die sukses van ʼn onderneming kan bydra. Hierdie beginsels word egter in meer detail in Hoofstuk 3 in die voorgeskrewe handboek (Joshi, 2013) bespreek. Daar word van ʼn student verwag om te kan motiveer waarom die moderne organisasie nie sonder effektiewe bedryfsinligtingstelsels kan oorleef nie. 1.7
Bronne van inligting
Studiemateriaal: Steyn, P.J.N. (red.) 2012: Paragraaf 1.6 tot 1.7 Dit is amper onmoontlik om te glo dat, minder as twee dekades gelede, die internet nie in Suid-Afrika beskikbaar was om bronne te vind nie. Diensverskaffers soos Google, Twitter, Facebook, Instagram, Bing, Wikipedia, Paypal, Amazon.com en Kalahari.net het nog nie bestaan nie. Selfone was beperk tot een kleur LCD skerms, met agt luitone en weinig minder funksionaliteit as die stuur en ontvang van teksboodskappe en die maak van oproepe.
Studie-eenheid 1: Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 11
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Vandag kan enige iets denkbaar op die internet gevind word – van navorsing vir ʼn doktorale studie, tot instruksies vir ʼn verskeidenheid ontwettige aktiwiteite. Tog kom hierdie beskikbaarheid van ʼn magdom inligting met ʼn prys. Hoe meer inligting beskikbaar is, hoe moeiliker word dit om goeie kwaliteit inligting te vind. Soekenjins (soos Google en Bing) maak dit makliker om inligting te filter en op te spoor. Kwaliteit inligting word egter moeiliker om te vind. Paragraaf 1.6 in die studiemateriaal (Steyn, 2012) verskaf ʼn aantal bronne waar inligting gevind kan word. Hierdie lys is egter beperk. Soos reeds genoem, het die beskikbaarheid van inligting tot gevolg gehad dat enige inligting deur middel van die internet gevind kan word. Die bronne van inligting word dus ook dikwels deur die aard van inligting beïnvloed. Byvoorbeeld, akademiese artikels sal deur Google Scholar gevind kan word, terwyl ʼn verskeidenheid akademiese platforms (bv. Ebsco host, Sciencedirect en Emerald) vir dieselfde doel aangewend kan word. Wikipedia word nie deur Akademia as ʼn akademiese bron erken nie, maar kan baie nuttig wees om aan ʼn student ʼn goeie agtergrond oor ʼn spesifieke tema te gee. Investopedia, ʼn webtuiste soortgelyk aan Wikipedia, verskaf inligting wat tot finansiële wetenskappe beperk is. Dit neem soms tyd om die regte platform of bron van inligting te vind, maar sodra hierdie bron gevind is, is dit maklik om in die toekoms soortgelyke inligting te vind.
Onthou: Akademia ondersteun die Internasionale Open Education Resource beweging. ʼn Verskeidenheid gratis beskikbare bronne is in Akademia se elektroniese biblioteek beskikbaar. Daar is ook internet-skakels (links) na ʼn verskeidenheid ander gratis handboeke en akademiese artikels. Studente word aangemoedig om van hierdie bronne gebruik te maak. Materiaal wat deur Akademia vir ander programme ontwikkel is, word ook aan studente beskikbaar gestel.
1.8
Tipes bedryfsinligtingstelsels
Studiemateriaal: Steyn, P.J.N. (red.) 2012: Paragraaf 1.8 Studie-eenheid 3 en 4 in hierdie begeleidingsgids verwys na ses hoofstukke in die voorgeskrewe handboek (Joshi, 2013) wat met tipes bedryfsinligtingstelsels te make het. Die opsomming wat dus in die studiemateriaal (Steyn, 2012) in Paragraaf 1.8 verskaf word, dien dus slegs as ʼn oorsig van wat die student later in hierdie vak te wagte kan wees. Die bedryfsinligtingstelsels word gekategoriseer volgens:
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 12
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels •
Operasionele bedryfsinligtingstelsels
•
Bestuursinligtingstelsels
•
Inligtingstelsels wat op alle vlakke gebruik kan word
Laasgenoemde (Inligtingstelsels wat op alle vlakke gebruik kan word), word in die voorgeskrewe handboek (Joshi, 2013) as funksionele bedryfsinligtingstelsels voorgestel. Hoewel die ondernemingsfunksies in ander vakke in detail bespreek gaan word, volg ʼn kort beskrywing ter inleiding hieronder. Die aktiwiteite (dag-tot-dag, medium- en langtermyn) van ʼn onderneming kan op ʼn verskeidenheid wyses gekategoriseer word. Moontlik die gewildste wyse waarop hierdie kategorisering kan plaasvind, is volgens die verskillende funksies wat in ʼn onderneming verrig word. Voorbeelde van hierdie funksies is: Produksie, bemarking, menslike hulpbronbestuur, finansies, openbare betrekkinge en korporatiewe kommunikasie en inligtingstegnologie. Soms word elk van hierdie funksies ʼn volledige departement in die organisasie, maar dit hoef nie noodwendig die geval te wees nie. Dit kan, byvoorbeeld, gebeur dat twee funksies deur dieselfde departement verrig word (byvoorbeeld bemarking en openbare betrekkinge). Soos wat nuwe tegnologie ontwikkel word, word nuwe bedryfsinligtingstelsels ook geskep. Die lys in Tabel 1.1 in die studiemateriaal (Steyn 2012), sluit dus nie alle bedryfsinligtingstelsels in nie. Ander stelsels wat ingesluit kan word, word in die handboek (Joshi, 2013) bladsy, 9 tot 16, verskaf. 1.9
Inligtingskwaliteit
Studiemateriaal: Steyn, P.J.N. 2012: Paragraaf 1.9 Soos reeds genoem, is nie alle inligting van goeie gehalte nie. Sommige inligting kan verkeerd wees. Die internet is vol inligting wat niks meer is nie, as blote menings of doelbewuste leuens. Om hoë kwaliteit inligting te vind, mag dus ʼn uitdaging wees. Dieselfde geld vir data en inligting oor kliënte wat deur ʼn onderneming versamel is. Paragraaf 1.9 in die studiemateriaal (Steyn, 2012) verskaf ʼn inleiding tot totale kwaliteitsbeheer (total quality management of TQM), ʼn metodologie wat gebruik word om kwaliteit in die algemeen te verseker. Hierdie metodologie word op bedryfsinligtingstelsels toegepas. 1.10 Samevatting Bedryfsinligtingstelsels is ʼn versameling rekenaarargitektuur (apparatuur, programmatuur, data en netwerktegnologie) wat gebruik word om prosesse en besluitneming in ʼn Studie-eenheid 1: Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 13
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels onderneming te ondersteun. Hoewel die terme “data” en “inligting” dikwels as sinonieme van mekaar gebruik word, is die twee konsepte verskillend van mekaar. Data is rou, onverwerke feite. Data word deur ʼn verwerkingsproses na inligting omgeskakel. Inligting maak sin en kan vir besluitneming gebruik word. As gevolg van verbeterde tegnologie is dit vandag aansienlik makliker om inligting te vind as in die verlede. Die aanbod van groot hoeveelhede inligting maak dit egter moeiliker om die korrekte inligting in die massas te vind. ʼn Groter gesofistikeerdheid word van gebruikers verwag om die regte bronne van inligting te vind. Bedryfsinligtingstelsels kan in drie kategorieë ingedeel word: 1) Operasionele bedryfsinligtingstelsels, 2) Bestuursinligtingstelsels en 3) Funksionele inligtingstelsels (wat op verskillende vlakke gebruik kan word). Voordat besluite op data gebaseer kan word, is dit belangrik dat die data aan die nodige kwaliteitsvereistes voldoen. Totale kwaliteitsbeheer word benodig om te verseker dat die data self, asook die proses waardeur data na inligting verwerk word, aan die nodige vereistes vir pragmatiese en inherente kwaliteit voldoen. 1.11 Selfevaluering Aktiwiteit 1 Kyk na die inligting hieronder. Dink aan drie moontlike besluite wat op hierdie data gebaseer kan word. Dink ook vir ʼn oomblik wat die gevolge sal wees as die inligting foutief is.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 14
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Aktiwiteit 2 Vir elk van die volgende, identifiseer drie bronne wat vir jou die nodige inligting sal gee. Probeer om bronne uit die interne, mark- en makro omgewing te verskaf waar moontlik. 1) ʼn Uitvoerende hoof van ʼn maatskappy wil weet of die bemarkingsdepartement se nuwe bemarkingsplan suksesvol was. 2) ʼn Bemarkingsbestuurder wil weet of ʼn mededinger ʼn nuwe produk gaan bekendstel. 3) ʼn Direkteur van ʼn bank wil weet of die bank aan al die wetlike vereistes voldoen. Aktiwiteit 3 Noem en bespreek ʼn gerekenariseerde inligtingstelstelsel vir elk van die volgende: 1) ʼn Bestuurder wil bepaal of ʼn werknemer wat van ʼn ander departement oorgeplaas is, al die nodige opleiding gehad het. 2) ʼn Nuwe bestelling word uitgevoer en moet op ʼn rekenaarstelsel gestoor word. 3) ʼn Bestuurder wil weekliks ʼn verslag hê van die vlakke van voorraad in die onderneming. 4) ʼn Senior bestuurder wil ʼn besluit neem wat vereis dat ekonomiese aanwysers en interne data saamgevoeg moet word om ʼn verslag te verskaf. Aktiwiteit 4 Identifiseer ʼn voorbeeld (wat nie in hierdie gids voorkom nie) om die verskil tussen data en inligting aan te dui. Aktiwiteit 5 Diereplesier Troeteldierwinkel het ʼn groot databasis van al die kliënte wat in die laaste tien jaar aankope gedoen het. Die bestuur wil hierdie data gebruik om te bepaal watter kliënte die meeste geld spandeer het en in watter omgewings hierdie kliënte woonagtig is. Die bestuur wil ook graag ʼn demografiese profiel van hierdie kliënte opstel (byvoorbeeld, die ouderdom en geslag van kliënte). Die inligting wat verkry word, sal gebruik word om tydens ʼn nuwe bemarkingsveldtog te fokus op die mees waarskynlike kliënte. 1) Op watter wyses kan die inligting se kwaliteit verswak word? 2) Wat is die moontlike gevolge as die inligting se kwaliteit nie na wense is nie?
Studie-eenheid 1: Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 15
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Belangrik: Lees ook deur Hoofstuk 1 tot 3 in die voorgeskrewe handboek (Joshi, 2013) om ʼn beter agtergrond oor die toepaslike konsepte waarna in hierdie vak verwys word, te verkry.
Šakademia (MSW) 2014
Bladsy 16
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
2.1
Studie-eenheid leeruitkomstes
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 2 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip te demonstreer van die volgende: •
Apparatuur
•
Programmatuur
•
Data
•
Netwerke en telekommunikasie
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
die werking van ʼn rekenaar te konseptualiseer.
•
te onderskei tussen toevoer-, verwerkings-, afvoer-, primêre stoor-, en sekondêre stoorkomponente.
•
tendense in verwerking te beskryf.
•
kategorieë van programmatuur te identifiseer en bespreek; die doel van en tipes stelselprogrammatuur te bespreek en te onderskei tussen verskillende toepassingprogrammatuur.
•
die belangrikheid van ʼn databasisbestuurstelsel te motiveer; die elemente van ʼn databasisbestuurstelsel te beskryf en ʼn databasis te ontwerp.
•
die basiese komponente van ʼn netwerk te beskryf en die waarde en gevare van netwerke en die internet vir ʼn sakeonderneming te identifiseer.
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 17
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 2.2
Voorgeskrewe handboek
Joshi, G. 2013. Management information systems. New Delhi: Oxford University Press. •
Hoofstuk 4
•
Hoofstuk 5
•
Hoofstuk 6
•
Hoofstuk 7
2.3
Verrykende bronne Wikipedia-artikel1 oor die Analytical Engine. Beskikbaar by:
•
http://en.wikipedia.org/wiki/Analytical_engine. Steyn, P.J.N. 2012. (red.) Bedryfsinligtingstelsels. Kraal Uitgewers: Pretoria. Hierdie
•
is die studiehandleiding vir die vak Bedryfsinligtingstelsels vir die Hoër Sertifikaat in Rekeningkunde by Akademia. ʼn Hele studie-eenheid word aan programmatuur gewy Hierdie gids is gratis beskikbaar aan alle Akademia studente en is op die aanlynbiblioteek beskikbaar. Godin, S. 1995. Presenting digital cash. Sams Publishing. ʼn Interessante boek wat in
•
1995 voorspellings gemaak het oor ʼn internasionale, digitale geldeenheid. Wikipedia artikel oor Bitcoin, ʼn internasionale, digitale geldeenheid. Beskikbaar by:
•
http://en.wikipedia.org/wiki/Bitcoin 2.4
Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord
Omskrywing
Bedryfstelsels
Stelselprogrammatuur vir die bestuur van veral hulpbronne (bv. geheue), lêers en randapparatuur.
Binêre kodes
Programkodes wat slegs uit 1’e en 0’e bestaan. Word ook masjientaal genoem.
Brug
ʼn Toestel wat netwerke met dieselfde protokol verbind.
Cloud verwerking
ʼn Internet-gebaseerde wyse van verwerking, waar ʼn verskeidenheid hulpbronne, soos apparatuur, programmatuur,
1
Wikipedia word nie deur Akademia as ʼn akademiese bron geag nie. Hierdie bron mag dus nie in werkopdragte gebruik word nie.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 18
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels verwerkingskrag en inligting aan gebruikers verskaf kan word. Datapakhuis
ʼn Uiters groot versameling van data.
Deurblaaier
Programmatuur wat gebruik word om webblaaie oop te maak.
(Brouwser) Deurgang
ʼn Toestel wat netwerke met verskillende protokolle aan mekaar verbind.
Ekstranet
ʼn Netwerk soortgelyk aan ʼn intranet, maar wat vir spesifieke buite-organisasies (soos verskaffers) oopgestel word.
Eweknie-netwerk
Rekenaars wat direk aan mekaar verbind word, sonder ʼn
(Peer-to-peer
bediener.
network) Gedraaide draadpaar
Twee geïnsuleerde koperkabels word om mekaar gedraai, en
(Twisted pair cables)
dan word twee of meer van hierdie pare kabels weer saamgevoeg om ʼn enkele kabel te vorm.
Grafiese gebruikers-
ʼn Grafiese koppelvlak wat interaksie tussen die rekenaar en die
koppelvlak
gebruiker moontlik maak – ʼn verbetering op teks-gebaseerde gebruikerskoppelvlakke.
Grid-verwerking
Die gebruik van ʼn groot aantal gewone rekenaars wat aan mekaar gekoppel is om verwerking te doen om sodoende soortgelyke prestasie as dié van ʼn superrekenaar te verkry.
Herhaler (Repeater)
ʼn Toestel wat seine oor ʼn netwerk versterk en sodoende die reikwydte van ʼn netwerke vergroot.
Hoofraam
Die eerste generasie-rekenaars wat masjienvlak-taal gebruik het vir programmering.
Hub
ʼn Hub verbind komponente van ʼn netwerk aan mekaar.
Intranet
ʼn Netwerk wat van internet-tegnologie gebruik maak om kommunikasie tussen werkstasies van ʼn maatskappy moontlik te maak. Die intranet is nie toeganklik vir iemand buite die organisasie nie.
Lokale areanetwerk
ʼn Netwerk wat toestelle oor ʼn lokale/klein area verbind.
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 19
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Mikrorekenaar
Die derde generasie rekenaars wat vir alledaagse gebruik beskikbaar is aan enige iemand met basiese rekenaarvaardighede. Hierdie rekenaars is gebruikersvriendelik en gebruik die mees moderne programmeertale.
Mini-rekenaar
Tweede generasie rekenaars, wat kleiner as hoofraamrekenaars was, maar steeds laer-vlak programmeertale gebruik het.
Myn van data
Proses waardeur inligting uit geweldige groot hoeveelheid data verkry word.
Navraag
ʼn Funksie van ʼn databasisbestuurstelsel (DBBS) waarmee data volgens spesifieke kriteria vanaf ʼn databasis onttrek kan word.
Netwerkbedieners
Rekenaars met meervoudige hardeskywe en verwerkings met groot verwerkingskapasiteit. Bedieners word gebruik vir groot hoeveelhede verwerking, kommunikasie of die stoor van groot hoeveelhede data.
Ongeleide
Kommunikasiemedia wat nie van kabels gebruik maak nie.
kommunikasiemedia Protokol
Stel reëls wat kommunikasie tussen toestelle in ʼn netwerk reguleer.
Raid-tegnologie
ʼn Tegnologie wat die betroubaarheid van permanente stoor verhoog deur meervoudige skywe te kombineer in ʼn een (logiese) eenheid.
Randapparatuur
Apparatuur wat ekstern aan die rekenaar koppel, byvoorbeeld ʼn drukker.
Rekord
ʼn Versameling van velde wat die besonderhede oor ʼn bepaalde entiteit bevat, vorm ʼn rekord.
Relasiedatabasis
ʼn Databasis waarvan die tabelle op een of ander wyse aan mekaar gekoppel is.
Samestellers
Tweede generasieprogrammatuur wat gebruik word om basiese
(Assemblers)
instruksies na masjientaal om te skakel.
Superrekenaars
Hoogs gesofistikeerde en kragtige stelsels wat gebruik word vir take wat komplekse verwerking teen ʼn groot spoed vereis.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 20
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Switch
ʼn Switch is soortgelyk aan ʼn hub, maar verrig ook ʼn aantal netwerkbestuurstake (en is dus meer “intelligent”)
Toepassings-
Programmatuur wat vir die eindgebruiker ontwikkel word om ʼn
programmatuur
spesifieke taak te verrig.
Veld
ʼn Veld is ʼn enkele feit. Die kleinste eenheid van data kan as ʼn veld beskou word.
Verslag
Verslae word gebruik om die data in ʼn tabel, of data wat deur ʼn navraag onttrek is, op ʼn formele, wyse te vertoon.
Vorm
ʼn Funksie van ʼn DBBS wat as gebruikerskoppelvlak die gebruiker toelaat om data in te lees, te besigtig en te verander.
Wye areanetwerk
ʼn Netwerk wat oor ʼn groot geografiese area versprei is.
(WAN) 2.5
Inleiding
Hierdie studie-eenheid bestudeer die vier belangrike elemente van rekenaar-infrastruktuur, naamlik apparatuur, programmatuur, data en netwerke. Apparatuur (hardware) word eerstens bespreek. Hoewel daar nie na alle moontlike apparatuur wat beskikbaar is, verwys word nie, word die werking van ʼn rekenaar as ʼn geheel bespreek. Eerstens, word ʼn kort agtergrond oor die geskiedenis van rekenaars verskaf. In die tweede plek word die drie kategorieë van rekenaars bespreek. Daarna word die werking van ʼn rekenaar deur ʼn model van ʼn rekenaar voorgestel en die verskillende apparatuur wat in ʼn rekenaar voorkom, aangeraak. In die vierde plek word twee belangrike tendense in apparatuur en veral verwerking ondersoek. Programmatuur word in Hoofstuk 5 in die handboek bespreek. Daar word hoofsaaklik tussen twee oorhoofse kategorieë van programmatuur onderskei, naamlik stelselprogrammatuur en toepassingsprogrammatuur. Stelselprogrammatuur word eerste bespreek. In die tweede plek word toepassingprogrammatuur en die verskillende tipes programme wat direk vir gebruikers geskryf is, behandel. Data het ʼn onmisbare strategiese bron vir moderne organisasies geword. Hoewel databasisse in ʼn sekere vorm reeds voor die ontstaan van rekenaars bestaan het, het tegnologie die geleenthede wat goeie kwaliteit data inhou, drasties vermeerder. Hoofstuk 6 in die handboek bespreek datahulpbronne. Eerstens, word terminologie verduidelik. Daarna word die nadele van tradisionele lêerstelsels bespreek. In die derde plek word
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 21
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels databasisbestuurstelsels (DBBS's) uiteengesit. Daar word ook aandag gegee aan die verskillende tipes DBBS's wat beskikbaar is. Vierdens, word die vyf stappe van databasisontwerp geïdentifiseer en bespreek. Die bestuur van ʼn databasis word ook hierby ingesluit. Laastens, word daar gekyk na vier tendense wat met databasisse te make het. Wanneer rekenaars en ander elektroniese toestelle aan mekaar gekoppel word, word ʼn netwerk gevorm. Netwerke vorm ook die grondslag vir telekommunikasie. Hoofstuk 7 in die handboek bespreek netwerke en telekommunikasie. Daar word eerstens gekyk na tendense in telekommunikasie, gevolg deur die waarde wat netwerke vir sakeondernemings bied. In die tweede plek word tipes netwerke bespreek. Op ʼn meer tegniese vlak word daar gekyk na kommunikasieprotokolle, kommunikasiemedia (soos kabels en koordlose tegnologie) en netwerktoestelle. ʼn Paar interessante verwikkelinge ten opsigte van die internet word aangeraak. Laastens, word ʼn spesifieke tegnologie, naamlik radiofrekwensie-tegnologie (RFID) bespreek. 2.6
Rekenaarapparatuur
Handboek: Joshi, 2013: Hoofstuk 4 2.6.1
Die geskiedenis van rekenaars
Handboek: Bladsy 75 – 77 Die handboek lys Charles Babbage as een van die baanbrekers in die ontwikkeling van rekenaars. Babbage was wel ʼn uitvinder, maar sy bekendste uitvindsel, die Analytical Engine, was nie in Babbage se leeftyd ontwikkel nie. Hierdie masjien, wat dieselfde teoretiese onderbou as die moderne rekenaar gehad het, het komponente vereis wat in daardie jare nie bestaan het nie. Dit is die moeite werd om vir interessantheidsonthalwe meer oor hierdie onderwerp na te lees (sien bykomende bronne hierbo). Figuur 2.1 is ʼn model van die Analytical Engine wat volgens Babbage se spesifikasies gebou is. Hierdie toestel is tans in die Wetenskapmuseum in Londen.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 22
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Figuur 2. 1: Die Analytical Engine (Bron: http://en.wikipedia.org/wiki/File:AnalyticalMachine_Babbage_London.jpg)
Die toestel wat as die eerste algemeendoelige rekenaar bekend gestaan het, was ENIAC. Hierdie masjien is ontwikkel om ingewikkelde ballistiese berekeninge vir vegvliegtuie te doen – die masjien is tydens die tweede wêreldoorlog ontwikkel. Toe die masjien uiteindelik voltooi is, was die oorlog verby en is ENIAC vir ander doeleindes aangewend. Figuur 2.2 is ʼn foto van ENIAC.
Figuur 2. 2: Twee programmeerders in ENIAC (Bron: http://en.wikipedia.org/wiki/File:Eniac.jpg)
Daarna het rekenaars teen ʼn duiselingwekkende spoed verbeter. ʼn Paar interessante getalle wat in die handboek verskaf word: •
10MB: Die grootste hardeskyf beskikbaar in 1988
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 23
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
•
1 000 000MB: Die grootte van ʼn 1 Terrabyte hardeskyf – vandag as eksterne hardeskywe kommersieel beskikbaar.
•
18 maande: Die gemiddelde tyd wat dit neem vir die spoed van verwerking om te verdubbel as gevolg van nuwe tegnologiese ontwikkeling.
•
25 000: Die hoeveelheid keer wat die werkverrigting van mikroverwerkers verbeter het in die afgelope 30 jaar.
Tegnologie het ook veroorsaak dat rekenaars en ander tegnologiese toestelle nader aan mekaar gekom het. Waar ʼn telefoon ongeveer twintig jaar gelede niks anders kon doen as oproepe maak en ontvang nie (en so nou en dan boodskappe op neem), is selfone (veral slimfone) vandag niks anders as rekenaars nie. 2.6.2
Kategorieë van rekenaars
Handboek: Bladsy 77 tot 79 Rekenaars kan hoofsaaklik in drie kategorieë verdeel word. Hierdie kategorieë, wat in die handboek in meer detail bespreek word, word in Figuur 2.3 grafies voorgestel:
Mikrorekenaars • (bv. persoonlike rekenaars) Netwerkbedieners Superrekenaars • Bv. Google se bedieners Figuur 2. 3: Kategorieë van rekenaars (Bron: Joshi, 2013:77 – 79)
Tabel 4.1 in die handboek verskaf ʼn tydlyn van hoe die kategorieë van rekenaars ontwikkel het van 1959 tot nou. Figuur 2.4 is ʼn foto van ʼn superrekenaar.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 24
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Figuur 2. 4: ʼn Superrekenaar met meer as 250 000 verwerkers – ʼn persoonlike rekenaar het een verwerker! (Bron: http://en.wikipedia.org/wiki/File:IBM_Blue_Gene_P_supercomputer.jpg)
2.6.3
Rekenaarargitektuur
Handboek: Bladsy 79 tot 84 In hierdie paragraaf in die handboek word die verskillende apparatuur (hardware) bespreek. Figuur 4.1 in die handboek is veral belangrik omdat dit aandui hoe al hierdie apparatuur saamwerk. Hierdie figuur word ook dikwels die model van ʼn rekenaar genoem. Babbage se ontwerp van sy Analytical engine (vroeër genoem) is reeds in 1835, 110 jaar voor ENIAC, op hierdie beginsels gebaseer. Enige rekenaar bestaan basies uit toevoer (input), verwerking (processing) en afvoer (output). Om hierdie verwerking moontlik te maak word tydelike, baie vinnige geheue (memory) gebruik, meestal ewetoeganklike geheue (random access memory – RAM). En om die resultate van verwerking te stoor, word permanente stoor (storage) soos hardeskywe en DVD’s gebruik. Die verskillende apparatuur wat by elk van hierdie afdelings van die model van ʼn rekenaar aangetref word, word in die handboek bespreek en in Figuur 2.5 opgesom:
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 25
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Toevoer (Input) •Muis •Sleutelbord •Raakskerm (touch screen) •Mikrofoon
Verwerking (Processing) •Sentrale verwerkingseenheid (SVE) (Engels: Central processing unit - CPU)
Afvoer (Output) •Skerm •Drukker •Luidsprekers
Primêre geheue (Memory) •ROM (Read only memory) •RAM (Random access memory)
Sekondêre geheue (Secondary storage) •Hardeskywe •DVD's •CD's •Geheuestokkies (memory sticks) •Sien ook RAID tegnologie
Figuur 2. 5: Rekenaarapparatuur (Bron: Aangepas uit Joshi, 2013: 79-84) Die laaste element wat in hierdie paragraaf in die handboek genoem word, is RAIDtegnologie. Hierdie is ʼn tegnologie wat gebruik word om te verseker dat data nie verlore gaan nie. In plaas daarvan om data (soos dokumente) op ʼn enkele hardeskyf te stoor, word die data oor verskillende hardeskywe gestoor. Hierdie tegnologie gebeur in die agtergrond en die gebruiker hoef nie eens daarvan bewus te wees nie. Vir die gebruiker lyk dit asof data slegs op een skyf gestoor word. Sou daar egter ʼn probleem met een van die skywe wees, sal die data van die ander skywe herwin kan word. 2.6.4
Tendense in apparatuur
Handboek: Bladsy 85 tot 88 Een van die moderne tendense in veral verwerking, is die sogenaamde grid computing. ʼn Gewone persoonlike rekenaar het gewoonlik ʼn enkele verwerker wat vir alle verwerking verantwoordelik is. Groter rekenaars mag dalk twee verwerkers hê, terwyl superrekenaars van ʼn groot aantal verwerkers gebruik maak.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 26
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Grid computing gebruik egter die verwerkers van ʼn verskeidenheid rekenaars wat aan mekaar gekoppel is. Hierdie rekenaars kan gewone persoonlike rekenaars wees wat nooit op hul eie vir groot verwerkingstake gebruik sou kon word nie. Dit werk soos volg: •
ʼn Groot aantal rekenaars (gewone persoonlike rekenaars) is via breëband-internet aan mekaar gekoppel. Hierdie rekenaars kan geografies verspreid wees.
•
ʼn Bediener verdeel alle verwerkingstake in kleiner dele op en verdeel dit onder die aantal rekenaars.
•
Elke rekenaar voltooi die verwerking. Die rekenaar kan vir ander take gebruik word terwyl verwerking in die agtergrond plaasvind.
•
As verwerking voltooi is, word die afvoer weer na die bediener teruggestuur.
Die grootste voordeel verbonde aan hierdie vorm van verwerking, is dat resultate soortgelyk aan dié van superrekenaars verkry kan word, sonder dat die kostes verbonde aan die aanskaf van so ʼn rekenaar aangegaan moet word. ʼn Tweede tendens is cloud computing. In hierdie geval verwys die term “cloud” na die internet. Apparatuur, programmatuur en ʼn verskeidenheid ander hulpbronne word aan maatskappye en individue beskikbaar gestel, sonder dat die nodige apparatuur aangekoop moet word. ʼn Maatskappy kan, byvoorbeeld, ʼn hele kliëntediensstelsel op die internet stoor. Alle verwerking word deur die bediener op die internet gedoen en die maatskappy sal slegs die resultate daarvan kry. Die grootste voordeel van hierdie vorm van verwerking, is dat die maatskappy nie kapitale uitgawes hoef aan te gaan nie. ʼn Gewone rekenaar kan aan die internet gekoppel word en die gebruiker sal dieselfde werksverrigting verkry as by ʼn organisasie wat van ʼn bediener gebruik maak (afhangende van die spoed van die internetverbinding, natuurlik). Die voordele en nadele van cloud computing word in die handboek bespreek en in Figuur 2.6 hieronder opgesom:
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 27
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Kostebesparing Beskikbaar vanaf enige plek waar die internet beskikbaar is Voordele van grootmaat-gebruik Groter betroubaarheid (indien betroubare diensverskaffers gebruik word) Meestal goeie sekuriteit Gebruik is meetbaar, wat die keuse van ʼn diensverskaffer op grond van koste en betroubaarheid makliker maak.
Figuur 2. 6: Voordele van cloud computing (Bron: Joshi, 2013:87-88) 2.7
Programmatuur
Handboek: Joshi, 2013: Hoofstuk 5 Programmatuur dui op die programme wat op ʼn rekenaar gelaai is. Sommige van hierdie programme se afvoer is sigbaar aan die gebruiker (byvoorbeeld ʼn dokument wat met ʼn woordverwerkingsprogram getik word). Ander is egter in die agtergrond aktief en word dikwels nie deur die gebruikers opgemerk nie. Daar word hoofsaaklik tussen twee tipes programmatuur onderskei: Stelselprogrammatuur (systems software) en toepassingsprogrammatuur (application software). Figuur 5.2 in die handboek verskaf ʼn goeie oorsig van die verskillende programmatuur en hoe dit in hierdie twee kategorieë verdeel kan word. Die eerste programmatuur wat geskryf is, het uit 1 en 0 tekens bestaan. Deur ʼn verskeidenheid van hierdie kombinasies te gebruik, kon instruksies vir ʼn rekenaar gestoor word. ENIAC is gebruik deur skakelaars aan en af te skakel (1 = aan, 0 = af). Tot vandag word dieselfde beginsels vir programmering gebruik. Data word steeds in die vorm van 1‘e en 0’e op ʼn hardeskyf of CD gestoor. Die kategorieë van programmatuur word in Hoofstuk 5 in die handboek bespreek. Die oorsigtelike verduidelikings hieronder dien slegs as ondersteuning van die handboek en word geensins bedoel om die inligting in die handboek te vervang nie.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 28
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 2.7.1
Stelselprogrammatuur
Handboek: Bladsy 95 tot 104 Stelselprogrammatuur behels alle programme wat die effektiwiteit van hulpbronne (bv. apparatuur) in ʼn rekenaar beheer en bestuur. Stelselprogrammatuur maak dit ook vir die gebruiker moontlik om toepassingsprogrammatuur (hieronder bespreek) te gebruik. Wat stelselprogrammatuur betref, word daar ook tussen ʼn aantal kategorieë van programmatuur onderskei. Die eerste hiervan is ʼn bedryfstelsel. Bedryfstelsels Die eerste rekenaars was hoofsaaklik deur wiskundiges en ingenieurs gebruik. Die gebruik van ʼn rekenaar was ʼn spesialiteitsgebied. Soos wat die vervaardiging van rekenaars toegeneem en goedkoper geraak het, het daar ʼn behoefte ontstaan om rekenaars meer algemeen te gebruik. Die probleem was dat die gebruikers nie almal elektroniese ingenieurs was nie. Bill Gates het die speelveld in hierdie verband verander. Gates en ʼn vriend, Paul Allen (wat later die leisels as CEO van Microsoft by Gates oorgeneem het), het vir IBM ʼn bedryfstelsel ontwikkel. Hierdie stelsel was geskryf om interaksie tussen ʼn gebruiker (wat Engels verstaan) en die rekenaars (wat slegs met binêre kode, of 1’e en 0’e kommunikeer) moontlik te maak. Deur onderhandeling het Gates en Allen die regte op die bedryfstelsel behou en het IBM slegs lisensiegelde daarvoor betaal. Hierdie bedryfstelsel is later aangepas vir mikrorekenaars en MS Dos genoem. Dit was die begin van Bill Gates se sukses. Vandag is daar ʼn verskeidenheid bedryfstelsels waarvan Microsoft Windows in ʼn groot mate die persoonlike rekenaarmark oorheers. (Apple het intussen ʼn groot deel van die mark by Microsoft afgeneem.) ʼn Bedryfstelsel bestuur apparatuurhulpbronne (veral geheuetoekenning aan verskillende programme), lêers (byvoorbeeld deur middel van Windows Explorer) en randtoestelle (soos drukkers). Hoewel Apple MAC OS X en Windows die bekende bedryfstelsels vir persoonlike rekenaars is, is daar ʼn aantal ander bedryfstelsels wat gebruik word. Figuur 2.7 verskaf ʼn opsomming van verskillende bedryfstelsels:
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 29
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
MS DOS •Microsoft se eerste bedryfstelsels - teks gebaseerd MS Windows •Verskillende weergawes, veral vir persoonlike rekenaars gebruik Mac OS X •Apple se bedryfstelsel vir Apple rekenaars Linux •ʼn Gratis, oopbron bedryfstelsel. Novell •ʼn Groep netwerkbedryfstelsels UNIX •ʼn Netwerkbedryfstelsel wat deur Bell Laboratoriums ontwikkel is - veral bekend vir stabiliteit. Figuur 2. 7: Verskillende bedryfstelsels (Bron: Joshi, 2013:95-104) Deurblaaiers Deurblaaiers (web browsers) is programmatuur wat gebruik word om webblaaie oop te maak. Die bekendstes op die mark is tans Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox en Google Chrome. Eersgenoemde is gewoonlik reeds op ʼn rekenaar gelaai indien Windows op die rekenaar gebruik word. Die ander twee (Firefox en Chrome) kan gratis van die internet afgelaai word. Ander stelselbestuursprogrammatuur Ander programmatuur wat gebruik word om die hulpbronne van die rekenaar te bestuur, word in Tabel 5.1 in die handboek voorgestel. Wat veral van belang is, is groepware en antivirusprogramme – hierdie is stelselprogrammatuur waarvan die gebruikers ook kennis behoort te dra. Programmeertale en -hulpmiddels ʼn Programmeertaal is programmatuur wat gebruik word om ander programmatuur te ontwikkel. Die eerste programme was, in vandag se terme, baie eenvoudig. Om hierdie programme te skryf, was egter nie so maklik nie. Masjientaal (kombinasies van slegs 1’e en 0’e) was gebruik om hierdie programme te skryf. Verdere ontwikkeling het die tweede generasie programmeertale bekendgestel. Hierdie programmatuur was gebruik om masjientaal in basiese Engels om te skakel. Hoewel die mees basiese instruksies steeds geskryf moes word, was dit nie vir programmeerders nodig
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 30
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels om masjientaal te verstaan nie. Hierdie programmatuur is samestellers (assemblers of assembly language) genoem. Derde generasie programmeertale het op samestellers gebou. Die basiese instruksies was reeds in die programmeertaal vervat en die programmeerder het slegs nodig gehad om hoër vlak instruksies te skryf. ʼn Eenvoudige stelling soos A:=(2+3*x)/d in ʼn derde generasie taal, sou ʼn lys van basiese instruksies in ʼn samesteller vereis het. Die vierde generasie programmeertale het selfs ʼn stap verder gegaan. Die taal wat hier gebruik word, is nader aan natuurlike Engels as die vorige vlak tale. Vierde generasie programmeertale het ook van grafiese gebruikerskoppelvlakke (graphical user interface of GUI) gebruik gemaak. Waar ʼn derde generasietaal ʼn groot aantal kodes benodig om ʼn nuwe skerm te skep, kan dit met die klik van ʼn muis in ʼn vierde generasietaal gedoen word. Saam met die vierde generasietale het ʼn nuwe beginsel van objek-georiënteerde programmeertale die lig gesien. Die tegniese detail van hierdie tale is nie belangrik vir hierdie vak nie, maar objek-georiënteerde programmering maak die hergebruik van kode baie makliker. Deurdat dieselfde programkode nie herhaaldelik geskryf hoef te word nie (en dus oor en oor deur ander dele van die program of selfs ander programme gebruik kan word) word ʼn groot hoeveelheid tyd en geld bespaar. Figuur 2.8 hieronder wys die verskil tussen twee programmeertale: Die een is ʼn derde generasietaal (Turbo Pascal), terwyl die tweede ʼn vierde generasietaal (Delphi) is.
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 31
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Figuur 2. 8: Die verskil tussen derde en vierde generasie programmeertale Programmatuur vir webontwerp HTML is die programkode wat steeds vandag die basis van baie webtuistes vorm. Hoewel ʼn verskeidenheid programmatuur die lig gesien het, skep ʼn groot hoeveelheid van hierdie programmatuur steeds die HTML-kode in die agtergrond. Soms vereis webtuistes groter werksverrigting en koppeling aan databasisse. In hierdie geval sal HTML-kode nie voldoende wees nie en word ander programkodes gebruik.
Šakademia (MSW) 2014
Bladsy 32
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 2.7.2
Toepassingsprogrammatuur
Handboek: Bladsy 104 tot 110 Toepassingprogrammatuur is die programmatuur wat deur die eindgebruiker gebruik word om spesifieke take te verrig. Hierdie begeleidingsgids is in ʼn woordverwerker geskryf. Die punte van studente sal moontlik in ʼn sigblad aan die administratiewe personeel gestuur word, wat dit in ʼn administratiewe stelsel sal inlees. Finale uitslae sal deur middel van e-pos programmatuur aan studente gestuur word. Hierdie is slegs ʼn paar voorbeelde van die magdom toepassingprogrammatuur wat bestaan. Die handboek verdeel toepassingprogrammatuur ook in kategorieë. Hierdie kategorieë sluit besigheidstoepassingsprogrammatuur, kantoorproduktiwiteitsprogrammatuur en groepware in. Kantoorproduktiwiteitsprogrammatuur kan selfs in nog kategorieë verdeel word, naamlik: •
Woordverwerkers (bv. Microsoft Word)
•
Sigbladprogrammatuur (bv. Microsoft Excel)
•
Aanbiedingsprogrammatuur (bv. Microsoft PowerPoint)
•
E-posprogrammatuur (bv. Microsoft Outlook)
Die verskillende kategorieë van toepassingsprogrammatuur, insluitend die vier kategorieë wat hierbo genoem is, word in Figuur 2.9 uiteengesit:
Woordverwerkers
Sigbladprogrammatuur Besigheidstoepassingsprogrammatuur Aanbiedingsprogrammatuur Toepassingsprogrammatuur
Kantoorproduktiwiteitsprogrammatuur E-posprogrammatuur Groepware
Figuur 2. 9: Kategorieë van toepassingsprogrammatuur (Bron: Joshi, 2013: 104-110)
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 33
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Dit is belangrik om te besef dat hierdie lys van programmatuur nie alle programmatuur kan bevat nie. Daar word daagliks nuwe programmatuur ontwikkel. Die toepassings wat elke dag vir slimfone geskep word (Apps) is ook nie hierby ingesluit nie, maar vorm ʼn groot deel van toepassingsprogrammatuur. Die doel van hierdie hoofstuk is dus slegs om ʼn oorsig van toepassingsprogrammatuur te verskaf. Die student kan self ʼn bietjie navorsing doen om meer inligting oor verskillende programmatuur te vind. 2.8
Data-hulpbronne
Handboek: Joshi, 2013: Hoofstuk 6 Data het oor die jare ontwikkel van bloot ʼn uitset van ʼn administratiewe proses, tot ʼn strategiese bate. Daar is vandag ondernemings waarvan data die enigste produk is. ʼn Groot persentasie van moderne ondernemings sal hul deure moet sluit indien hul data verlore gaan. Dit is daarom vir enige bestuurder belangrik om oor die basiese kennis van data en databasisse te beskik. 2.8.1
Wat is ʼn databasis?
Handboek: Bladsy 117 – 118 Streng gesproke is ʼn databasis enige versameling van data wat op een of ander wyse georganiseer is. Uit hierdie definisie is dit dan ook duidelik dat ʼn kamer vol lêers ook as ʼn databasis geklassifiseer word. Hierdie hand-gebaseerde of tradisionele databasisse is natuurlik nie so kragtig en nuttig soos elektroniese databasisse nie, soos later bespreek gaan word. Daar is egter ʼn aantal terme wat by enige databasis betrokke is. Hierdie terme word hieronder verduidelik. Figuur 2.10 kan gebruik word om die verduideliking aan te vul.
Figuur 2. 10: Terminologie betrokke by ʼn databasis
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 34
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
•
Veld. ʼn Veld is ʼn enkele feit. Die kleinste eenheid van data kan as ʼn veld beskou word. In ʼn databasis waarin kliënte-inligting gestoor word, sal ʼn kliënt se naam of van as ʼn veld gesien word. Nog voorbeelde van velde is die kliënte se telefoonnommers, posadresse, salarisse en ouderdomme.
•
Rekord. ʼn Versameling van velde wat die besonderhede oor ʼn bepaalde entiteit bevat, vorm ʼn rekord. In die bogenoemde voorbeeld sal een kliënt (byvoorbeeld Anton Adams) se besonderhede ʼn rekord vorm. Die rekord van Anton Adams bevat dan ʼn verskeidenheid velde (sy naam, van, telefoonnommer, posadres, salaris en ouderdom).
•
Tabel. Alle rekords met hul velde word in ʼn tabel gestoor.
Hoewel databasisse drasties kan verskil, is daar drie eienskappe wat gewoonlik by alle databasisse voorkom. Hierdie eienskappe word op bladsy 118 in die handboek beskryf en in Figuur 2.11 opgesom:
Data handel oor plekke, objekte of 'dinge' ʼn Databasis is ʼn logiese koherente versameling van data ʼn Databasis het ʼn spesifieke doel
Figuur 2. 11: Eienskappe van ʼn databasis (Bron: Joshi, 2013:118) 2.8.2
Tradisionele lêerstelsels
Handboek: Bladsy 118 – 120 Voordat tegnologie vir die bestuur van databasisse ingespan is, is van fisiese, papiergebaseerde stelsels gebruik gemaak. Later is hierdie lêers in elektroniese formaat omgeskakel, maar steeds nie deur ʼn databasisbestuurstelsel (DBBS) bestuur nie. Die handboek verwys na beide hierdie gevalle as daar van tradisionele lêerstelsels gepraat word. Die handboek (bladsy 118 – 120) verskaf vyf nadele van hierdie stelsels. Die nadele word kortliks in Figuur 2.12 opgesom.
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 35
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Oortollige/onnodige data (redundancy) Tekort aan buigbaarheid (flexibility) Swak sekuriteit Data kan nie maklik gedeel word nie Programdata afhanklikheid Figuur 2. 12: Tekortkominge van tradisionele lêerstelsels (Bron: Joshi, 2013:119 – 120) Die oplossing vir hierdie probleme is om ʼn databasis-benadering tot data te volg. Meer spesifiek moet daar van databasisbestuurstelsels gebruik gemaak word, om data so effektief as moontlik te stoor en beskikbaar te stel. 2.8.3
Databasisbestuurstelsels (DBBS)
Handboek: Bladsy 120 – 127 Hoewel slegs groot maatskappy in die verlede van ʼn DBBS gebruik kon maak, is hierdie tegnologie vandag vir klein ondernemings en selfs individue beskikbaar. Deur bloot ʼn program soos Microsoft Access aan te skaf (teen relatiewe lae kostes), kan ʼn individu ʼn databasis skep en onderhou. Die handboek verskaf ses voordele vir die gebruik van ʼn DBBS as ʼn alternatief tot die tradisionele wyse waarop lêer georganiseer is. Hierdie voordele word op bladsye 120 en 121 in die handboek verskaf en kortliks in Figuur 2.13 opgesom:
Oortollige data word geëlimineer Konsekwentheid van data word verseker Die deel van data oor ʼn verskeidenheid geografiese liggings word moontlik gemaak Standaarde kan afgedwing word Data-integriteit word verseker Sekuriteitsbeperkings kan op ʼn hele databasis van toepassing gemaak word Figuur 2. 13: Voordele van ʼn DBBS-benadering tot data (Bron: Joshi, 2013:120-121)
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 36
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels ʼn DBBS het drie funksies (sien bladsy 122 in die handboek). ʼn DBBS bestaan ook uit vier belangrike komponente. Hierdie komponente word in die handboek op bladsy 122 tot 124 bespreek. Ter wille van verstaanbaarheid, sal skermuitdrukke van Microsoft Access gebruik word om die komponente ook hieronder te verduidelik. Tabel Tabelle is reeds hierbo bespreek. Figuur 2.14 hieronder dui aan hoe ʼn tabel in Microsoft Access sal voorkom. Let daarop dat hierdie tabel rekords en velde het: Elke ry is ʼn rekord, elke kolom stel ʼn veld voor.
Figuur 2. 14: ʼn Tabel in Microsoft Access Vorms ʼn Vorm is ʼn gebruikerskoppelvlak wat dit vir die gebruiker moontlik maak om data in die databasis in te lees, te sien en die verander. Figuur 2.15 hieronder dui aan hoe ʼn vorm in Microsoft Access ontwerp word, terwyl Figuur 2.16 aandui hoe so ʼn vorm deur die gebruiker gesien sal word.
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 37
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Figuur 2. 15: Hoe ʼn vorm ontwerp word in Microsoft Access
Figuur 2. 16: ʼn Vorm in Microsoft Access soos deur die gebruiker gesien
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 38
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Navrae ʼn Navraag (query) onttrek inligting wat aan sekere kriteria voldoen vanuit die databasis. ʼn Navraag oor, byvoorbeeld, kelners in ʼn restaurant, kan as ʼn vraag weergegee word: “Wie is al die kelners wat in Pretoria woon, ouer as 18 is en in Seksie A werk?”. Die kriteria in hierdie verband is dan: •
Woonadres = Pretoria
•
Ouerdom > 18
•
Seksie = A
Elke kelner in die databasis word dan aan hierdie kriteria getoets. As daar aan al die kriteria voldoen word, sal die kelner se naam vertoon word. Figuur 2.17 is ʼn navraag wat in Microsoft Access geskep word. Figuur 2.18 dui aan hoe die uitslag van dieselfde navraag sal voorkom indien dit uitgevoer word.
Figuur 2. 17: ʼn Navraag word in Microsoft Access geskep
Figuur 2. 18: ʼn Navraag wat uitgevoer word en sekere rekords as afvoer verskaf
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 39
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Verslae Verslae word gebruik om die data in ʼn tabel, of data wat deur ʼn navraag onttrek is, op ʼn formele, drukbare wyse te vertoon. Figuur 2.19 dui aan hoe ʼn verslag deur Microsoft Access gegenereer word.
Figuur 2. 19: ʼn Verslag wat deur Microsoft Access gegenereer is Die handboek bespreek drie van vyf tipes DBBS’e. Dit is belangrik om te besef dat ʼn enkele DBBS in meer as een van hierdie kategorieë kan val. ʼn Relasie-DBBS kan dus ook ʼn objekgeoriënteerde DBBS wees. ʼn Relasie-DBBS (relational DBMS) bevat tabelle wat aan mekaar gekoppel is en waar verhoudings (relations) tussen tabelle bestaan. Hierdie tipe DBBS en die voordele daarvan word in die handboek, bladsy 125 tot 127 bespreek. Figuur 2.20 hieronder is soortgelyk aan Figuur 6.6 in die handboek, maar dui aan hoe die verhouding in Microsoft Access voorgestel kan word.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 40
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Figuur 2. 20: Hoe verhoudings tussen tabelle in Microsoft Access voorgestel word Die handboek verskaf ook ʼn kort beskrywing van objek-georiënteerde en multidimensionele DBBS's op bladsy 127. 2.8.4
Ontwerp van ʼn databasis
Handboek: Bladsy 127 – 137 Hoewel die tegniese aspekte betrokke by die ontwerp van ʼn databasis gewoonlik die werk van ʼn IT-kundige (of ʼn span kundiges) sal wees, is dit belangrik dat die bestuurder baie nou by hierdie proses betrokke is. Die bestuurder moet verseker dat ʼn databasis geskep word wat aan die vereistes van die onderneming – en nie slegs die IT-personeel nie – voldoen. Die handboek bespreek vyf stappe betrokke by die ontwerp van ʼn databasis op bladsy 127 tot 133. Slegs stap 4 en 5 (logiese ontwerp en fisiese ontwerp) is werklik IT-gebaseerde stappe. Die res het meer te make met die aard en gebruik van die data. Die bestuur van ʼn databasis is dikwels net so belangrik as die skep daarvan, omdat data vinnig verouderd kan raak. Daar moet dus verseker word dat die integriteit van die data behou word, selfs wanneer ʼn duisend werknemers op ʼn daaglikse basis aan die data moet verander. Die handboek verskaf vyf belangrike aspekte waaraan aandag gegee moet word op bladsy 135 tot 137. Hierdie aspekte word in Figuur 2.21 hieronder gelys:
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 41
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Inligtingsbeleide Databasis-administrasie Databestuur (governance) Data kwaliteitskontrole Databasis-hersienning (tuning)
Figuur 2. 21: Belangrike elemente om in ag te neem by die bestuur van ʼn DBBS (Bron: Joshi, 2013:136 – 137) 2.8.5
Tendense in DBBS's
Handboek: Bladsy 137 – 142 Die handboek bespreek vier tendense in databasisse op bladsy 138 tot 142. Hoewel die konsepte van datapakhuise (data warehousing) en die myn van data (data mining) nie nuut is nie, het die tegnologie wat daarvoor gebruik word, verander. Die tendense is: •
Datapakhuise (data warehousing): Die stoor van baie groot hoeveelhede data in ʼn sentrale stoorplek.
•
Myn van data (data mining): Die ontginning van inligting uit hierdie groot hoeveelhede data. Daar word ook verwys na big data.
•
Myn van data op die web (web mining): Die versameling en analise van bruikbare inligting op die web.
•
Aanlyn analitiese verwerking (Online analytical processing, of OLAP): Die onttrekking van data vir spesifieke navrae uit ʼn verskeidenheid databasisse op die internet.
2.9
Netwerke en telekommunikasie
Handboek: Joshi, 2013: Hoofstuk 7 ʼn Netwerk is ʼn versameling rekenaars en ander toestelle wat aan mekaar gekoppel is. Die ontwikkeling in telekommunikasie is hoofsaaklik te danke aan verbeterings en nuwe tegnologie wat met netwerke verband hou. 2.9.1
Tendense wat verband hou met telekommunikasie
Handboek: Bladsy 149 – 151 Die eerste rekenaars is gemaak om ingewikkelde berekeninge te doen. Vandag word rekenaars vir ʼn verskeidenheid doelwitte aangewend. Kommunikasie is een van die grootste
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 42
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels aanwendings van tegnologie – iets wat die eerste ontwikkelaars van rekenaars beslis nie kon voorsien het nie. Die handboek (bladsy 150 en 151) onderskei tussen drie kategorieë van tendense waarvan enige bestuurder bewus moet wees. Figuur 2.22 som hierdie kategorieë op, maar verskaf ook ʼn paar vrae wat bestuurders moet vra wanneer hierdie tendense nagevors word.
Industrie-tendense •Wat is die nuutste produkte beskikbaar? •Is my onderneming se produkte so verouderd dat dit produktiwiteit benadeel? •Wie is die grootste spelers in die mark?
Tegnologie-tendense •Watter tegnologie word vir rekenaars gebruik? •Is die verwerkers en ander apparatuur wat ek gebruik, nog relevant? •Is die apparatuur wat my onderneming gebruik voldoende om die nuutste programmatuur te hanteer?
Besigheidstoepassingstendense •Op watter wyses word tegnologie in ondernemings toegepas? •Hoe word tegnologie deur my mededingers aangewend? Figuur 2. 22: Tendense in telekommunikasie (Bron: Aangepas uit Joshi, 2013:150-151) Hoewel die vakgebied van telekommunikasie en netwerke hoofsaaklik deel van Inligtingstegnologie vorm, is dit steeds belangrik dat enige bestuurder oor ʼn basiese agtergrond hieroor beskik. Die handboek (bladsy 151) verduidelik wat die waarde van telekommunikasie vir sakeondernemings is. 2.9.2
Tipes netwerke
Handboek: Bladsy 151 – 156 Om ʼn basiese netwerk op te stel, is die volgende nodig: •
Rekenaars of ander toestelle
•
Kommunikasiemedia (byvoorbeeld kabels of draadlose tegnologie)
•
ʼn Netwerkkoppelvlakkaart (Network interface card, of NIC)
•
Toepaslike netwerkprogrammatuur
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 43
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Moderne netwerke het egter baie meer toestelle, soos wat in die handboek (bladsy 152) gesien kan word. Bedieners (servers) en toepaslike toerusting word ook gebruik. Hierdie toerusting sal later bespreek word. Die geografiese afstand wat deur ʼn netwerk gedek word, bepaal die aard van die netwerk. Daar word hoofsaaklik onderskei tussen lokale areanetwerke (LAN) en wye areanetwerke (WAN). Ander tipes netwerke word ook bespreek en sluit die volgende in (sien ook bladsy 154 tot 156 in die handboek): •
Eweknie-netwerk: Hierdie tipe netwerk behels rekenaars wat sonder ʼn bediener aan mekaar gekoppel is. Twee studente wat ʼn rekenaarspeletjie wil speel en hul rekenaars aan mekaar koppel, maak van ʼn eweknie-netwerk gebruik.
•
Kliënt-bediener-netwerk: ʼn Bediener word aan ʼn verskeidenheid rekenaars gekoppel. Hierdie bediener verrig belangrike take soos verwerking, stoor van data of hantering van e-pos. Die hoeveelheid verwerking wat deur die ander rekenaars gedoen word, sal afhang van die onderneming se vereistes en die wyse hoe die netwerk opgestel word.
•
Intranet: ʼn Intranet is ʼn netwerk wat van internettegnologie gebruik maak om kommunikasie in die onderneming moontlik te maak. E-posse word intern gestuur en toepaslike programmatuur kan deur middel van deurblaaiers oopgemaak word. ʼn Intranet kan ook deur ʼn veilige verbinding van die internet gebruik word om takke en werknemers wat geografies verspreid is, aan die netwerk te koppel.
•
Ekstranet: ʼn Ekstranet is soortgelyk aan ʼn intranet, met die verskil dat spesifieke organisasies (soos verskaffers) ook toegang tot die netwerk kan verkry.
2.9.3
Kommunikasieprotokolle
Handboek: Bladsy 156 – 159 Die woord protokol is tradisioneel gebruik om te verwys na reël en regulasies wat die optrede van staatsamptenare tydens diplomatieke gebeurtenisse bepaal. Hierdie term beteken min of meer dieselfde wanneer daar van kommunikasieprotokolle gepraat word: ʼn Stel reëls wat kommunikasie tussen toestelle in ʼn netwerk reguleer. Protokolle kan baie tegnies raak en kan selfs as ʼn spesialisgebied gesien word. Vier belangrike protokolle word in die handboek bespreek en in Figuur 2.23 opgesom:
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 44
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
OSI •Staan vir Open systems interconnection •Maak kommunikasie tussen netwerke moontlik, ongeag verskille in argitektuur TCP/IP •Staan vir Transmission control protcol/Internet protocol •ʼn Stel protokolle wat kommunikasie oor die internet moontlik maak Pakkie-skakeling •Packet Switching •Data oor ʼn netwerk word in kleiner dele opgebreek (word pakkies genoem) EDI •Staan vir Electronic data interchange •Word gebruik om spesifieke data in ʼn spesifieke formaat tussen twee rekenaars (byvoorbeeld ʼn onderneming en ʼn verskaffer) te stuur
Figuur 2. 23: Kommunikasieprotokolle (Bron: Joshi, 2013:156 – 159) 2.9.4
Kommunikasiemedia
Handboek: Bladsy 159 – 162 Die doel van ʼn netwerk is om rekenaars en ander toestelle aan mekaar te verbind. Hierdie verbinding word moontlik gemaak deur kabels en ongeleide (wireless) tegnologie waarna, in geheel, verwys word as kommunikasiemedia. Daar kan hoofsaaklik tussen drie tipes kabels onderskei word: •
Gedraaide draadpaar (Twisted pair). Hierdie kabel lyk soos telefoonkabels. Twee geïnsuleerde koperkabels word om mekaar gedraai, en dan word twee of meer van hierdie pare kabels weer saamgevoeg om ʼn enkele kabel te vorm. Die kabels word spesifiek gedraai om te vergoed vir die elektriese steurings wat deur die elektriese stroom veroorsaak word en wat ʼn negatiewe invloed op die versending van data mag hê. In sommige gevalle word elkeen van hierdie kabels afsonderlik geïnsuleer met ʼn foelie-omhulsel. In hierdie geval word daar verwys na ʼn geskermde gedraaide draadpaar (shielded twisted pair of STP) kabel. In die meeste gevalle is die kabels
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 45
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels nie met hierdie foelie-omhulsel geïnsuleer nie, en word daarna verwys as ʼn ongeskermde gedraaide draadpaar (unshielded twisted pair of UTP) kabel. •
Koaksiale kabels (coaxial cables): ʼn Koaksiale kabel bestaan uit twee geleiers: Een in die vorm van ʼn koperdraad in die middel van die kabel, en een in die vorm van ʼn omhulsel. Die twee geleiers word deur isolasiemateriaal geskei. Aan die buitekant van die drie “lae” is dan ook ʼn plastiekomhulsel. ʼn Voorbeeld van so ʼn kabel is die kabel wat vir ʼn televisie-antenna gebruik word.
•
Optiese veselkabels (optical fibre cables) Optiese veselkabels bestaan uit dun, buigbare “drade” wat van glas of plastiek gemaak is. Hierdie “vesels” word met ʼn glasomhulsel bedek, en dan weer deur ʼn buitenste laag omhul (om die glas te beskerm). Die sein wat deur hierdie vesels gestuur word, bestaan uit ligstrale. Omdat lig baie verder kan beweeg as elektriese sein (sonder om versterk te word) is hierdie kabels spesifiek geskik om hoë-volume, hoë-spoed data oor lang afstande te stuur.
Wat ongeleide kommunikasiemedia betref, word daar tussen die volgende onderskei: •
Mikrogolwe. Hierdie is inderdaad dieselfde golwe wat in ʼn mikrogolfoond gebruik word! Dit word egter teen ander frekwensies vir kommunikasie gebruik. Die meeste van die tipes ongeleide verbindings wat hieronder genoem word, maak van mikrogolwe gebruik.
•
Satellietkommunikasie: Hierdie medium maak gebruik van ʼn satelliet wat buite die aarde se atmosfeer voorkom. Figuur 7.5 in die handboek verskaf ʼn eenvoudige verduideliking hoe satellietkommunikasie werk.
•
Bluetooth. Rekenaartoestelle was in die verlede koordloos gekoppel deur infrarooi verbindings. Hierdie verbindings het ʼn hoeveelheid nadele gehad en was nie altyd betroubaar nie. Toestelle moes, byvoorbeeld, in ʼn direkte lyn geplaas word voordat hierdie tegnologie kon werk (soortgelyk aan ʼn televisie se afstandbeheer). Infrarooi is mettertyd vervang met Bluetooth tegnologie. Bluetooth is ʼn kortafstand-verbinding wat met radiogolwe werk. Bluetooth word hoofsaaklik gebruik om kommunikasie tussen twee toestelle wat op dieselfde plek geleë is, moontlik te maak.
•
WiFi: WiFi word gebruik om rekenaars toegang tot ʼn lokale areanetwerk te gee. WiFi word veral in restaurante en op lughawens gebruik om dit vir kliënte moontlik te maak om toegang tot die internet te verkry.
•
WiMAX: WiMAX is soortgelyk aan WiFi, maar dek ʼn gebied van tot 31 myl (50 km). WiMAX maak ook van mikrogolwe gebruik.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 46
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 2.9.5
Netwerktoestelle
Handboek: Bladsy 162 – 163 Soos reeds genoem, is netwerktoestelle nodig om ʼn netwerk te skep. Hierdie toestelle kan rekenaars en drukkers wees. Om groot, stabiele netwerke te skep, is daar egter ander toestelle ook nodig. Hierdie toestelle word in die handboek op bladsy 162 en 163 bespreek en kortliks in Figuur 2.24 opgesom: Hubs en switches •ʼn Hub verbind komponente van ʼn netwerk aan mekaar •ʼn Switch is soortgelyk aan ʼn hub, maar verrig ook ʼn aantal netwerkbestuurstake (en is dus meer "intelligent") Herhaler •Repeater in Engels •ʼn Herhaler word gebruik om seine oor netwerk media te versterk •Maak netwerke oor groter afstande moontlik Brug •Bridge in Engels •Word gebruik om twee netwerke aan mekaar te koppel •Die netwerke moet egter dieselfde protokol gebruik Roeteerder •Router in Engels •Word gebruik om netwerke te koppel, maar kan ook die beste pad bepaal waar data moet beweeg •Is meer intelligent as ʼn brug, kom op die netwerk as ʼn afsonderlike rekenaar met programmatuur voor Deurgang •Gateway in Engels •Maak kommunikasie tussen twee netwerke, met verskillende protokolle, moontlik Figuur 2. 24: Netwerktoestelle wat vir verbindings gebruik word (Bron: Joshi, 2013:162 – 163) 2.9.6
Die internetrevolusie
Handboek: Bladsy 164 en 165 Sien ook bykomende bronne. Die internetrevolusie word op bladsy 163 tot 165 in die handboek bespreek. Tabel 7.2 in die handboek verskaf die gewildste toepassings wat van die internet gebruik maak. Die internet is besig om drasties te verander. Hoewel die tegnologie aanvanklik vir militêre gebruik ontwikkel is, word dit vandag vir ʼn verskeidenheid toepassings aangewend. Aanvanklik het sakeondernemings die potensiaal van die internet raakgesien (en ongelukkig oorskat – lees
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 47
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels ʼn bietjie na oor die sogenaamde Dot com bubble). Bestaande ondernemings het van die internet gebruik gemaak vir kommunikasie, navorsing en aanlynverkope. Nuwe organisasies, wat ten volle internet-gebaseerd is, het ontstaan (byvoorbeeld Amazon.com en die plaaslike kalahari.net). ʼn Interessante ontwikkeling, is Bitcoin. Toe die internet gewildheid begin verwerf het (twintig jaar gelede), was daar groot beloftes van internasionale elektroniese geld, wat nie aan ʼn spesifieke land verbonde is nie. Lees gerus Seth Godin se Presenting digital cash wat in 1995 geskryf is. Hierdie verwagtinge het egter teleurgestel en vir lank was daar nooit so ʼn geldeenheid nie. Dit het egter verander. Bitcoin is ʼn geldeenheid wat glad nie aan enige land gekoppel is nie. Dit is moontlik om Bitcoins te koop en dan op die internet daarmee handel te dryf. Hoewel dit vir ʼn bank moontlik is om te sien dat ʼn kliënt Bitcoins aangekoop het, is dit moontlik om transaksies met Bitcoins te doen sonder dat enige iemand ooit weet wie die betaling gemaak het. Dit is dus ook ʼn anonieme betaalmetode. Hoewel sommige maatskappye wel Bitcoins as betaling aanvaar, het hierdie geldeenheid gewildheid in die misdaadonderwêreld en diep-web (ook genoem die “donker web”) verwerf. Meer onlangs is die internet aangewend vir politieke rewolusies, soos wat die Arabiese lente ons geleer het. Deur sosiale media (soos Facebook en Twitter) is opstande gereël en regerings omver gewerp. Die diep web (ook die donker web genoem) word gebruik deur persone wat regeringsveranderings in nie-demokratiese lande teweeg wil bring, asook geheime agente om inligting te versprei, as gevolg van die anonimiteit daarvan. Ongelukkig word die internet ook gebruik vir ʼn verskeidenheid kriminele aktiwiteite. Dit is vandag moontlik om enige iets, van dwelms tot sluipmoordenaars, oor die internet te koop. Omdat transaksies met Bitcoins nie opgespoor kan word nie, is dit dus baie moeiliker vir wetstoepassers om ontwettige transaksies te keer. Slegte nuus vir misdadigers! Hoewel die diep web en Bitcoin die lewe vir misdadigers aansienlik makliker gemaak het, is dit nie sonder foute nie. Die grootste sekuriteitsrisiko in enige onderneming (selfs dié wat ontwettig is), is mense. Die FBI het onlangs die vermeende stigter van Silkroad, ʼn webtuiste wat op die diep-web dwelms wêreldwyd verkoop het, gearresteer. Ross William Ulbricht, die persoon wat volgens die FBI die webtuiste begin het, word ook daarvan verdink dat hy sluipmoordenaars gehuur het om mense, wat geld van hom gesteel het, te vermoor. Time se webtuiste (www.time.com) verskaf insiggewende artikels oor die diep-web (soek
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 48
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
vir dark web) en hoe die Amerikaanse regering, in samewerking met ʼn groot hoeveelheid ander lande, die diep-web oopvlek. 2.9.7
RFID
Handboek: Bladsy 165 – 169 Radiofrekwensie-tegnologie is ʼn vorm van koordlose kommunikasie wat vir veral voorraadbeheer gebruik word. Hoewel die tegnologie redelik eenvoudig is, bied dit heelwat moontlikhede vir ondernemings. Die toerusting word in diepte in die handboek bespreek (bladsy 166), asook ʼn bietjie meer tegniese detail oor hoe die tegnologie funksioneer. Figuur 7.6 in die handboek verskaf ʼn oorsig van hoe RFID werk. Die voordele wat deur RFID-tegnologie gebied word, is soveel as wat daar toepassings is. Dit kan gebruik word vir sekuriteit (veral in Suid-Afrika), voorraadbeheer en selfs identifikasie van verlore kinders in ʼn groot area (soos ʼn pretpark). Dieselfde tegnologie word gebruik om te verhoed dat gesteelde goedere ʼn winkel verlaat. 2.10 Samevatting Rekenaarinfrastruktuur bestaan hoofsaaklik uit apparatuur, programmatuur, data, en netwerke en telekommunikasie. Apparatuur behels al die fisiese komponente van ʼn rekenaar. Hoewel rekenaars reeds in 1835 gekonseptualiseer is, het die werklike vordering eers in 1945 met ENIAC begin. Vandag is rekenaars baie kleiner, maar kragtiger as ooit. Rekenaars kan, volgens verwerkingskrag, in drie kategorieë verdeel word: 1) Mikrorekenaars, 2) Netwerkbedieners en 3) superrekenaars. Die model van ʼn rekenaar is ʼn konseptuele beskrywing van hoe ʼn rekenaar werk. Elke rekenaar bestaan uit toevoerkomponente, verwerking en afvoerkomponente, asook primêre en sekondêre stoorspasies wat vir verwerking gebruik kan word. Twee belangrike tendense in apparatuur en veral verwerking, is grid computing en cloud computing. Stelselprogrammatuur is die programme wat dit moontlik maak vir ʼn rekenaar om effektief gebruik te kan word. Hierdie programmatuur sluit die volgende in: 1) bedryfstelsels 2) bedryfstelsels vir netwerke, 3) deurblaaiers, 4) ander bestuursprogrammatuur, 5) programmeertale en -hulpmiddels, en 6) programmatuur vir webontwikkeling. Toepassingsprogrammatuur kan verdeel word onder 1) Besigheidstoepassingsprogrammatuur, 2) kantoorproduktiwiteitsprogrammatuur en 3) Groepware. Kantoorproduktiwiteitsprogrammatuur kan weer verdeel word tussen (onder andere):
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 49
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 1) Woordverwerkers, 2) sigbladprogrammatuur, 3) aanbiedingsprogrammatuur, 4) e-posprogrammatuur. Tradisionele lêerstelsels was oneffektief en het plek gemaak vir elektroniese databasisse. Elektroniese databasisse bied ʼn verskeidenheid voordele vir organisasies. Databasisbestuurstelsels (DBBS's) word gebruik om elektroniese databasisse op te stel, te bestuur en inligting aan gebruikers te verskaf. ʼn Tipiese DBBS bevat tabelle, vorms, navrae, en verslae. Relasie-, objekgeoriënteerde en multidimensionele DBBS's is spesiale tipes DBBS's wat beskikbaar is. Om ʼn databasis te ontwerp, moet vyf stappe gevolg word: 1) Beplan die data, 2) spesifiseer die vereistes, 3) konseptuele ontwerp, 4) logiese ontwerp en 5) fisiese ontwerp. Om ʼn databasis te bestuur, is daar vyf belangrike elemente wat in ag geneem moet word: 1) Inligtingsbeleide, 2) databasisadministrasie, 3) databestuur, 4) datakwaliteitsversekering, 5) databasishersiening. Tendense in die bestuur van data sluit in: 1) Datapakhuise, 2) myn van data, 3) myn van internetdata en 4) aanlyn analitiese verwerking (OLAP). ʼn Netwerk word geskep wanneer twee of meer rekenaars en/of ander toestelle aan mekaar gekoppel word. Netwerke bied groot geleenthede vir ondernemings om beter te kommunikeer en produktiwiteit te verhoog. Daar kan onderskei word tussen ʼn 1) lokale areanetwerk, 2) wye areanetwerk, 3) kliëntbedienernetwerk, 4) eweknie-netwerk, 5) virtuele private netwerk, 6) intranet, en 7) ekstranet. Kommunikasieprotokolle sluit in: 1) OSI, 2) TCP/IP, 3) Pakkieskakeling, en 4) EDI. Geleide kommunikasiemedia sluit in 1) gedraaide draadpaar, 2) koaksiale kabels en 3) optiese veselkabels. Ongeleide kommunikasiemedia sluit in:1) Mikrogolwe, 2) Satelliet, 3) ongeleide WANs, 4) Bluetooth, 5) WiFi en 6) WiMAX. Om rekenaars aan mekaar te koppel, kan ʼn verskeidenheid van toestelle gebruik word, insluitend hubs en switches, herhalers, ʼn brug, ʼn roeteerder en deurgange. Die internet het ʼn rigting ingeslaan wat alle verwagtinge oortref het. Die iternet word vir ʼn verskeidenheid positiewe en negatiewe doelwitte aangewend. RFID-tegnologie is ʼn koordlose tegnologie wat vir ʼn verskeidenheid doelwitte aangewend kan word soos, onder andere, voorraadbeheer, sekuriteit en ander vorme van identifikasie.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 50
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 2.11 Selfevaluering Aktiwiteit 6 Doen die eerste drie van die vier kritiese vrae aan die einde van Hoofstuk 4 in die handboek. Aktiwiteit 7 Beantwoord die vier kritiese vrae aan die einde van Hoofstuk 5 in die handboek. Aktiwiteit 8 Die elf (11) hersieningsvrae (conceptual review questions) aan die einde van Hoofstuk 6 kan jou help om te bepaal of jy die hoofstuk onder die knie het. Beantwoord nou die tweede kritiese vraag aan die einde van Hoofstuk 6. Aktiwiteit 9 Die elf (11) hersieningsvrae aan die einde van Hoofstuk 7 kan jou help om te bepaal of jy die hoofstuk onder die knie het. Beantwoord nou die drie kritiese vrae aan die einde van Hoofstuk 7.
Studie-eenheid 2: Inligtingstegnologie-infrastruktuur
Bladsy 51
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Notas
Šakademia (MSW) 2014
Bladsy 52
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Studie-eenheid 3: Toepassings van bedryfsinligtingstelsels: Deel I
3.1
Studie-eenheid leeruitkomstes
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 3 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip te demonstreer van die volgende: •
Funksionele bedryfsinligtingstelsels
•
Organisatoriese stelsels
•
Toepassings van bedryfsinligtingstelsels vir dienste
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
te beskryf hoe bedryfsinligtingstelsels vir elk van die ondernemingsfunksies aangewend kan word.
•
te beskryf hoe ʼn ERP-stelsel die verskillende ondernemingsfunksies kan ondersteun en effektiwiteit kan bevorder.
•
te verduidelik wat SCM- en CRM-stelsels is en die waarde van elk vir die onderneming te beskryf.
•
die aktiwiteite wat deur ondernemings in verskillende dienste-industrieë verrig word, te beskryf en aan te dui hoe ʼn bestuursinligtingstelsel hierdie aktiwiteite behoort te ondersteun.
Studie-eenheid 3: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel I
Bladsy 53
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 3.2
Voorgeskrewe handboek
Joshi, G. 2013. Management information systems. New Delhi: Oxford University Press. Vir die doeleindes van hierdie studie-eenheid moet jy die volgende hoofstukke bestudeer:
3.3
•
Hoofstuk 8
•
Hoofstuk 9
•
Hoofstuk 10 Verrykende bronne
Steyn, P.J.N. 2012. (Red.) Bedryfsinligtingstelsels. Kraal Uitgewers: Pretoria. Hierdie is die studiehandleiding vir die vak Bedryfsinligtingstelsels vir die Hoër Sertifikaat in Rekeningkunde by Akademia. ʼn Hele studie-eenheid word aan programmatuur gewy. Hierdie gids is gratis beskikbaar aan alle Akademia studente op die aanlyn-biblioteek. 3.4
Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord
Omskrywing
E-aankope
Enige aankope wat deur middel van internettegnologie gedoen word.
E-kommunikasie
Kommunikasie wat deur middel van die internet en netwerktegnologie plaasvind, byvoorbeeld e-pos en videokonferensie.
E-onderneming
ʼn Onderneming wat deur inligtingstegnologie en die internet bemagtig word om ʼn verskeidenheid ondernemingsfunksies te ondersteun. In sommige gevalle word daar ook na ondernemings wat slegs op die internet ʼn teenwoordigheid het, as e-ondernemings verwys.
E-posbemarking
ʼn Vorm van direkte bemarking wat deur middel van e-pos met bestaande of moontlike kliënte kommunikeer.
ERP-stelsel
ʼn Bedryfsinligtingstelsel wat van ʼn gesentraliseerde databasis
(Enterprise resource
gebruik maak en toepassings oor verskillende departemente
planning)
integreer.
Kliëntediensbestuur-
ʼn Stelsel wat alle funksies van kliëntediensbestuur integreer
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 54
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels stelsel
om die skep en bestuur van verhoudings in ʼn onderneming so effektief moontlik te maak.
Kliëntelojaliteits-
ʼn Program wat belonings aan kliënte toeken op grond van die
program
aard en grootte van transaksies wat hul met die onderneming aangaan.
Kliënteraakpunte
Gevalle waar ʼn kliënt met die onderneming in kontak kom.
SPAM
Elektroniese gemorspos
Toepassings-
ʼn Organisasie wat toepassings ontwikkel en beskikbaar stel.
diensverskaffer Voorsieningsketting-
ʼn Bedryfsinligtingstelsel wat die verskillende fases,
bestuurstelsel
departemente en rolspelers van die voorsieningsketting in een stelsel met ʼn gesentraliseerde databasis integreer.
3.5
Inleiding
Die eerste kategorie van bedryfsinligtingstelsel wat bespreek gaan word, is dié wat volgens ondernemingsfunksie gekategoriseer kan word. ʼn Aantal ondernemingsfunksies word bespreek en die wyse waarop hierdie funksies deur bedryfsinligtingstelsels ondersteun word, word uitgelig. Die funksies wat aangespreek word, sluit in: Bemarking, verkope en verspreiding, materiaalbestuur, finansies, menslike hulpbronbestuur en produksiebeplanning en -beheer. Organisatoriese stelsels (enterprise systems) is bedryfsinligtingstelsels wat regoor verskillende departemente van ʼn onderneming geïntegreer is. Hierdie stelsel bevat ʼn enkele, sentrale databasis wat deur verskillende toepassings gebruik word. Hoofstuk 9 in die handboek bespreek eerstens ERP-stelsels. Daarna word ERP-stelsels wat as ʼn diens op die internet gelewer word, bespreek. In die derde plek, word stelsels vir die voorsieningsketting aangeraak met ʼn spesifieke verwysing na e-aankope. Laastens, word kliëntediensbestuurstelsels (CRM-stelsels) behandel. Diensondernemings het ander behoeftes ten opsigte van die bestuursinligtingstelsels (management information systems of MIS) wat die ondernemings se aktiwiteite moet ondersteun. Hoofstuk 10 in die handboek beskryf kortliks wat die eienskappe van ʼn diens (in teenstelling met ʼn produk) is. Daarna word ʼn aantal dienste-industrieë beskryf. Vir elk van hierdie industrieë word die belangrikste aktiwiteite van ʼn onderneming in die industrie uitgelig en grafies voorgestel.
Studie-eenheid 3: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel I
Bladsy 55
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 3.6
Funksionele bedryfsinligtingstelsels
Handboek: Joshi, 2013: Hoofstuk 8 Die handboek verwys na hierdie hoofstuk as E-ondernemingtoepassings. Die term e-onderneming kan egter verwarrend wees omdat dieselfde term dikwels gebruik word om te verwys na ondernemings wat slegs in die kuberruimte bestaan. Dit is dus belangrik om te verstaan wat Joshi (2013) met die term bedoel: ʼn Onderneming wat toenemend sy funksies op ʼn elektroniese wyse en deur middel van tegnologie verrig – op enige plek en tyd. ʼn Verskeidenheid van die ondernemingsfunksies word bespreek – ʼn aantal funksies word saam in die eerste paragraaf gegroepeer, maar daar word ook volledige paragrawe aan ander funksies (soos Menslike hulpbronbestuur en Produksie) spandeer. 3.6.1
E-ondernemingstoepassings
Handboek: Bladsy 182 – 184 E-ondernemingstoepassings verwys, in hierdie geval, na die gebruik van inligtingstegnologie en veral die internet om sakebedrywighede te ondersteun. Die drie toepassings wat hier onder bespreek word, is nie beperk tot spesifieke funksies nie. Die drie toepassings moet dus nie as afsonderlik van die res van die hoofstuk gesien word nie, maar as ʼn inleiding. Figuur 8.1 in die handboek verskaf ʼn opsomming van die ondernemingsfunksies wat in die res van die hoofstuk bespreek word. Die drie E-ondernemingstoepassings is: •
Transaksieverwerkingstelsels: Hierdie is moontlik die oudste en bekendste bedryfsinligtingstelsel. Transaksieverwerkingstelsels, soos die naam aandui, outomatiseer transaksies. Elke onderneming handel daagliks ʼn aantal transaksies af. Deur hierdie transaksies elektronies te laat plaasvind, word ʼn databasis geskep. Die data in hierdie databasis kan van groot nut wees vir die onderneming om, byvoorbeeld, verkopesyfers te verkry.
•
E-kommunikasie: Met die koms van die internet was dit skielik moontlik om ʼn brief binne sekondes, in plaas van weke, na enige plek in die wêreld te stuur. Dit was dus ʼn logiese stap dat ondernemings hierdie tegnologie met ope arms sou ontvang. Vandag bestaan ʼn verskeidenheid van e-kommunikasietoepassings soos e-pos, videokonferensietegnologie en VOIP-telefoontegnologie (voice over the internet protocol).
•
E-samewerking: Internettegnologie maak dit moontlik vir groepe wat geografies verwyderd is, om saam te werk.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 56
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 3.6.2
Funksionele stelsels
Handboek: Bladsy 184 – 199 Funksionele bedryfsinligtingstelsels is daardie stelsels wat vir spesifieke ondernemingsfunksies gebruik word. Daar is natuurlik ondernemingsfunksies wat nie in hierdie hoofstuk genoem word nie. Die belangrikste bedryfsinligtingstelsel en die ondernemings wat daardeur ondersteun word, word egter aangeraak. Bemarking Die bemarkingsfunksie kan van bedryfsinligtingstelsels op ʼn verskeidenheid wyses gebruik maak. Omdat bemarkingsafdelings baie nou met moontlike, voornemende en bestaande kliënte werk, is dit belangrik dat kontak met hierdie mense en ondernemings behoorlik bestuur word. Die handboek skei die bemarkingsfunksie van die verkope- en distribusiefunksie. Hou egter in gedagte dat hierdie twee funksies dikwels as een gesien word in ondernemings. Die verskillende wyses waarop bedryfsinligtingstelsels bemarking kan ondersteun word van bladsy 184 tot 187 in die handboek bespreek, en in Figuur 3.1 opgesom: Bestuur van moontlike kliënte, verwysings en geleenthede •ʼn Stelsel help verkoopspersoneel om die verkoopsproses (van ʼn verwysing tot by die finale transaksie) so vlot en suksesvol as moontlik te laat verloop •Sien Figuur 8.3 in die handboek vir ʼn voorbeeld E-posbemarking •Hierdie stelsel fasiliteer massas e-pos aan bestaande of moontlike kliënte •Word gebruik vir advertensies (wat ongelukkig ook as gemorspos of SPAM gesien kan word) of nuusbriewe (waarvoor kliënte toestemming gee voordat hulle dit ontvang) Soekenjinoptimalisering (SEO) •Om deur ʼn soekenjin raakgesien te word wanneer ʼn internetgebruiker ʼn sekere sleutelwoord intik, moet die webtuiste op ʼn spesifieke wyse aangepas word. Rekeninginligting •Enige kommunikasie of transaksie tussen die kliënt en die onderneming word aangeteken. Sodoende kan inligting oor die kliënt se kommunikasie- en koopgedrag versamel en ontleed word. Figuur 3. 1: Bemarkingstoepassings (Bron: Joshi, 2013:184 – 187)
Studie-eenheid 3: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel I
Bladsy 57
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Verkope- en verspreidingstoepassings Wanneer ʼn kliënt besluit om wel ʼn produk of diens te gebruik, word ʼn toepassing benodig om hierdie transaksie te voltooi. ʼn Transaksie behels die verwerking van die bestelling, die opstel van ʼn faktuur en die logistieke reëlings betrokke by die versending van die produk. Die handboek verduidelik hierdie tipe bedryfsinligtingstelsels op bladsy 187 tot 189. Kyk veral na Figuur 8.7. Hierdie is al die funksies wat so ʼn stelsel (of stelsels) sal moet verrig. Materiaalbestuurstoepassings Met materiaalbestuur word daar in hierdie afdeling verwys na grondstowwe wat vir produksie benodig word. Dieselfde beginsels kan egter ook vir voorraadbestuur van kleinhandelaars toegepas word. Die belangrikste oorweging by materiaalbestuur is om ʼn balans tussen te veel en te min voorraad te vind. Indien te veel voorraad aangekoop word, is daar onnodige kostes betrokke by die berging van hierdie voorraad. Indien daar te min voorraad is, sal produksie onderbreek word (of kleinhandelaars kan ʼn verlies aan verkope ondervind). Bedryfsinligtingstelsels is dus ontwikkel om hierdie uitdaging aan te spreek. Net-betyds (justin-time of JIT) voorraadstelsels moniteer die voorraadhoeveelhede. Wanneer die voorraadhoeveelheid ʼn gespesifiseerde vlak bereik, word nuwe voorraad onmiddellik bestel. Die aanname wat egter gemaak word, is dat die aankoop en aflewering van voorraad altyd dieselfde tyd sal neem. Hierdie metode kan probleme veroorsaak, indien ʼn skielike industriewye tekort aan voorraad opduik. Figuur 8.9 in die handboek verskaf ʼn vloeidiagram van al die prosesse betrokke by die bestuur van grondstowwe of voorraad. Hierdie prosesse moet deur ʼn bedryfsinligtingstelsel aangespreek word. Daar bestaan egter reeds stelsels wat ʼn verskeidenheid van hierdie funksies verrig. Hierdie stelsels en funksies word in die handboek op bladsy 191 tot 192 bespreek en kortliks in Figuur 3.2 hieronder opgesom:
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 58
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Vooruitskatting en beplanning •Beantwoord twee vrae: Wanneer moet voorraad aangekoop word? Hoeveel voorraad moet aangekoop word? •Neem ʼn verskeidenheid faktore in ag om hierdie besluite te neem
Voorraadaankope •Vereenvoudig versoeke vir kwotasies, tabuleer kwotasies volgens verskaffers, produkte en pryse en hanteer bestellings •Sien Figuur 8.11 in die handboek vir voorbeelde
Voorraadbeheer •Beheer die beweging van voorraad na en vanaf die pakhuis
Figuur 3. 2: Bedryfsinligtingstelsels vir materiaalbestuur (Bron: Joshi, 2013:191 – 192) Finansies en rekeninge ʼn Hele handboek kan geskryf word oor bedryfsinligtingstelsels vir finansies. Die finansiële funksie is egter ook onlosmaaklik verbind aan ʼn verskeidenheid ander bedryfsinligtingstelsels omdat die winsmotief die hoofdoel van onderneming is. Alle funksies moet dus die finansiële funksie ondersteun. Die handboek beskryf vier bedryfsinligtingstelsels wat die finansiële funksie ondersteun. Hierdie lys is egter nie volledig nie en daar kan ʼn groot hoeveelheid ander stelsels bygevoeg word. Sommige rekenaarprogrammatuur kombineer ook verskillende stelsels. Bedryfsinligtingstelsels vir die finansiële funksie word in die handboek op bladsy 195 tot 199 bespreek en kortliks in Figuur 3.3 hieronder opgesom: Transaksieverwerkingstelsels vir die algemene grootboek •Dag-tot-dagtransaksies word aangeteken •Data kan gebruik word vir bestuursinligtingstelsels en besluitnemingondersteuningstelsels
Begrotings •Help met die opstel en bestuur van begrotings oor verskillende departemente en funksies
Belastings en verslaggewing volgens wetgewing •Die wet vereis sekere vorme van verslaggewing. ʼn Bedryfsinligtingstelsel kan hierdie verslae genereer volgens alle transaksies wat aangeteken is. Finansiële analise •ʼn Verskeidenheid analises bestaan om die finansiële welstand van die onderneming te bepaal. ʼn Bedryfsinligtingstelsel kan hierdie berekeninge doen met transaksiedata wat ingelees is.
Figuur 3. 3: Bedryfsinligtingstelsels vir die finansiële funksie (Bron: Joshi, 2013:197 – 199)
Studie-eenheid 3: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel I
Bladsy 59
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Bestuur van vaste bates Vaste bates behels langtermynbeleggings, grond en gebou, voertuie en toerusting. Sommige van hierdie bates word benodig om die onderneming te bedryf. Groot ondernemings skaf dus dikwels ʼn groot hoeveelheid van hierdie vaste bates aan. Omdat vaste bates gewoonlik baie duur is, is daar ʼn behoefte om hierdie bates effektief te bestuur om soveel as moontlik nut, vir so lank as moontlik, daaruit te kry. Daar bestaan bedryfsinligtingstelsels wat die bestuur van vaste bates vergemaklik. 3.6.3
Menslike hulpbronbestuur
Handboek: Bladsy 199 – 202 Die bestuur van menslike hulpbronne verdien ekstra aandag. Die belangrikheid van hierdie funksie word veral gesien in ondernemings met groot hoeveelhede werknemers. Dit is nie vreemd vir ʼn groot organisasie (soos ʼn nasionale bank) om 30 000 werknemers in diens te hê nie. Twee belangrike funksies word deur die menslike hulpbronbestuursafdeling (MHBafdeling) verrig: Algemene MHB-funksies en salarisse. ʼn MHB-stelsel moet die MHB-departement op ʼn verskeidenheid wyses ondersteun. Figuur 8.18 in die handboek verskaf ʼn aanduiding van hoe kompleks die MHB-funksie werklik is. Van die aanstelling en opleiding van nuwe personeel en bevorderings, tot verlof en lenings aan personeel, vorm deel van hierdie funksie. Die wyse waarop ʼn bedryfsinligtingstelsel die MHB-funksie ondersteun, word in die handboek op bladsy 199 tot 200 bespreek. Die betaling van salarisse is ʼn spesiale afdeling van MHB. Dit plaas ook ʼn groot verantwoordelikheid op die salarisadministrateur omdat daar met soveel geld gewerk word. Die salarisfunksie behels die berekening van salarisse, berekening en oorbetaling van belastings en ander aftrekking en neem in sommige gevalle die verantwoordelikheid vir verlof en oortyd van die algemene MHB-funksie oor. Dit is belangrik om te onthou dat salarisse (payroll) deel is van die MHB-funksie en nie afsonderlik funksioneer nie. Die handboek beskryf op bladsy 199 – 202 hoe bedryfsinligtingstelsels die salarisfunksie kan ondersteun. 3.6.4
Produksiebestuur en -beheer
Handboek: Bladsy 202 – 205 Sommige ondernemings verrig dienste (sien Hoofstuk 10 in die handboek). Ander koop produkte by produsente of groothandelaars aan om weer te verkoop. Daar is ook ondernemings wat gemoeid is met die vervaardiging van nuwe produkte. Hierdie
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 60
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels ondernemings het ʼn reuse uitdaging ten opsigte van die beplanning van die produksieproses. Sommige vervaardigingsondernemings is 24-uur per dag besig met vervaardiging om tred te hou met die vraag na hul produk. Om produksie behoorlik te beplan is nie maklik nie. Om hierdie rede kan die nodige bedryfsinligtingstelsels baie nuttig aangewend word. Kyk na Figuur 8.21 in die handboek. Hierdie figuur verskaf ʼn aanduiding van alles wat in die produksiefunksie in ag geneem moet word. Dit is ook by produksie duidelik hoe verskillende funksies oorvleuel: Produksie oorvleuel, onder andere, met voorraadbeheer, menslike hulpbronbestuur en finansies. Die handboek beskryf hoe bedryfsinligtingstelsels die produksiefunksie kan ondersteun op bladsy 202 tot 205. 3.7
Organisatoriese stelsels
Handboek: Joshi, 2013: Hoofstuk 9 Organisatoriese stelsels (Enterprises systems) is bedryfsinligtingstelsels wat oor alle funksies en op alle vlakke van die onderneming funksioneer. Wanneer organisasies klein is, word daar van ʼn verskeidenheid programme gebruik gemaak om dag-tot-dag aktiwiteite te verrig. Wanneer die onderneming egter groei, ontstaan ʼn behoefte om verskillende stelsels te integreer tot een groot organisatoriese stelsel. 3.7.1
ERP-stelsels
Handboek: Bladsy 213 – 220 Organisatoriese hulpbronbeplanningstelsels (enterprise resource planning systems of ERP systems) is ʼn versameling programmatuur wat regoor die onderneming gebruik word, maar met mekaar geïntegreer is. Die belangrikste eienskap van hierdie stelsel is die feit dat die verskillende programme met mekaar geïntegreer is, wat die deel van data en transaksies moontlik maak. Figuur 9.1 in die handboek verskaf ʼn goeie opsomming van hoe ʼn ERP-stelsel funksioneer. Dit is maklik om te sien waarom so ʼn geïntegreerde stelsel voordelig vir ʼn onderneming is. Wanneer ʼn onderneming met groot hoeveelhede data werk, gebeur dit maklik dat data gedupliseer word. Dit word onmoontlik vir een departement om te weet wat ʼn ander departement doen, wat kan lei tot foute en misverstande wat tot frustrasie van personeel en kliënte kan lei. Hierdie probleem word grootliks deur ʼn ERP-stelsels ondervang omdat daar van een, gesentraliseerde databasis gebruik gemaak word. Die handboek verskaf ʼn aantal voordele en uitdagings van ERP-stelsels. Hierdie voordele en uitdagings word in Figuur 3.4 hieronder opgesom:
Studie-eenheid 3: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel I
Bladsy 61
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Voordele •Eenvormigheid in die organisasie •Eenvormigheid in die inligtingsargitektuur •ERP-stelsels is agente vir verandering •Verbeterde ondersteuning vir besluitneming •Effektiewe bedrywighede •Meer effektiewe verbindings met die buitewêreld
Uitdagings •Implementering kan uitdagend wees •Hoë insetkostes •Opbrengs op belegging (return on investment - ROI) neem tyd •Weerstand teen verandering •Onbuigbaarheid
Figuur 3. 4: Voordele en uitdagings van ʼn ERP-stelsel (Bron: Joshi, 2013: 215 – 218) ERP-stelsels is voortdurend besig om te verander. Die handboek bespreek kortliks ʼn aantal tendense wat ten opsigte van ERP-stelsels aangetref kan word. Die eerste hiervan, is die feit dat ERP-stelsels toenemend buigbaar word. Moderne programmatuur maak dit moontlik vir ʼn onderneming om die stelsel in ʼn groot mate by die onderneming se behoeftes aan te pas. ʼn Tweede tendens is die gebruik van die internet as ʼn sentrale deel van die ERP-stelsel. Kommunikasie tussen die onderneming en ander rolspelers vind veral baat hierby. ʼn Onderneming kan, byvoorbeeld, ʼn ERP-stelsel met dié van ʼn verskaffer integreer om dienslewering vinniger en meer effektief te maak. ʼn Derde tendens behels die byvoeg van mobiele tegnologie by ERP-stelsels. Hierdie tendense word in die handboek bespreek op bladsy 218 tot 220. 3.7.2
Programmatuur as ʼn diens
Handboek: Bladsy 220 – 221 Tradisioneel is ERP-stelsels as ʼn produk aan ʼn onderneming verkoop. Met die bekendstelling van cloud verwerking, is dit deesdae vir ondernemings moontlik om teen ʼn maandelikse of jaarlikse tarief, toegang tot ʼn ERP-stelsel te “huur”. Alle programmatuur word op die internet gestoor. Die onderneming kan dan kies watter komponente van die stelsel benodig word. Toegang tot die program word dan verkry deur ʼn deurblaaier of ʼn koppelvlak wat deur die diensverskaffer beskikbaar gestel word. Die voordele hiervan is legio. ʼn Kleiner onderneming kan nou ook toegang tot ʼn goeie ERPstelsel hê sonder om die groot aanvangskostes te betaal. Dit is nie eens nodig vir ʼn onderneming om oor ʼn IT-departement te beskik nie. Sou die onderneming besef dat die ©akademia (MSW) 2014
Bladsy 62
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels programmatuur nie aan hul behoeftes voldoen nie, kan die diens eenvoudig gestaak word. Met die tradisionele ERP-stelsels sou so ʼn besluit miljoene rande se verliese beteken. Sewe belangrike voordele van hierdie vorm van lewering van ʼn ERP-stelsel, word in die handboek op bladsy 221 bespreek. 3.7.3
Voorsieningskettingbestuur (SCM)
Handboek: Bladsy 222 tot 227 Voorsieningskettingbestuur (Supply chain management of SCM) behels die bestuur van ʼn produk (of diens) vanaf die grondstowwe wat aan die onderneming verskaf word, tot die finale lewering van die produk aan die kliënt. Dit behels dus ʼn netwerk van rolspelers en aktiwiteite wat by die skep en lewering van ʼn produk betrokke is. Omdat daar soveel funksies van ʼn onderneming by SCM betrokke is, is behoorlike integrasie tussen hierdie funksies of departemente van kritieke belang. Suksesvolle SCM sal ses belangrike doelwitte nastreef. Hierdie doelwitte word in die handboek op bladsy 222 genoem. Figuur 9.4 in die handboek verskaf ʼn beskrywing van die belangrikste komponente van SCM. Dit sluit die SCM-lewensiklus, die tegnologie wat benodig word en die belangrikste rolspelers in. Die programmatuur wat hiervoor gebruik word, speel ʼn belangrike rol om te verseker dat lewering vinnig en effektief plaasvind. Die belangrikste eienskap van hierdie programmatuur is natuurlik om te verseker dat die verskillende stappe, rolspelers en aktiwiteite behoorlik geïntegreer word. Een bottelnek in hierdie proses sal die hele proses vertraag en die effektiwiteit van die onderneming in geheel beïnvloed. Nog ʼn term wat in die handboek bespreek word (bladsy 224) is e-aankope (e-procurement). E-aankope verwys na die gebruik van die internet om aankope vir ʼn onderneming te doen. Hoewel gewone internetaankope wel ʼn vorm van e-aankope is, strek hierdie term baie verder. Dit behels die integrasie van verskaffers in die onderneming se stelsels om te verseker dat bestellings betyds en korrek geplaas en gelewer word. E-aankope, asook die nuutste tendense in CRM-stelsels, word in die handboek op bladsy 226 en 227 bespreek. 3.7.4
CRM-stelsels
Handboek: Bladsy 227 tot 235 Kliëntediensbestuurstelsels (customer relationship management of CRM-stelsels) bestuur ʼn onderneming se verhoudings met kliënte. ʼn Kliënt se verhouding met ʼn onderneming is ʼn
Studie-eenheid 3: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel I
Bladsy 63
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels ingewikkelde konsep vir sommige bestuurders. Die feit dat die onderneming uit ʼn groot hoeveelheid mense bestaan, maak verhoudings soms moeilik. ʼn Onderneming se verhouding met kliënte bestaan uit drie fases. Hierdie fases word in Figuur 9.5 in die handboek verskaf. Die verskillende punte in die waardeketting waar hierdie verhouding veral geraak word, word in Figuur 9.6 in die handboek uiteengesit. Dit is tydens hierdie vyf aksies waar die onderneming ʼn geleentheid gebied word om verhoudings met kliënte te bou, maar ook die gevaar staan om skade aan verhoudings te berokken. CRM-stelsels is programmatuur wat daarop toegespits is om die verhoudings tussen die onderneming en kliënte te bestuur. ʼn Volledige, effektiewe CRM-stelsel sal tipies uit vier belangrike aspekte bestaan: Outomatisering van verkoopsprosesse, bemarking, lojaliteitsprogramme en kliëntediens. Hierdie vier aspekte is met mekaar geïntegreer en skakel almal met ʼn sentrale databasis. Sien Figuur 9.7 in die handboek vir ʼn grafiese voorstelling. Elkeen van die vier aspekte van ʼn CRM-stelsel word in die handboek op bladsy 229 tot 232 bespreek. Die voordele van ʼn CRM-stelsel behoort vanselfsprekend te wees. Vyf voordele word in die handboek op bladsy 232 tot 233 bespreek en in Figuur 3.5 hieronder grafies opgesom:
Verbeterde toegang tot kliënte-inligting Vinniger kliëntediens Besigheidsprosesse is meer vaartbelyn Verbeterde vermoëns om vooruitskattings te maak Die stelsel is oral beskikbaar Figuur 3. 5: Voordele van ʼn CRM stelsel (Bron: Joshi, 2013: 232 – 233) Tabel 9.3 in die handboek verskaf ʼn opsomming van vier tendense in CRM-stelsels. Dit dui ook aan oor watter funksionaliteit hierdie stelsels beskik en watter waarde dit vir sakeondernemings inhou. Hierdie tendense is operasionele, analitiese, samewerkende en web-gebaseerde CRM-stelsels.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 64
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 3.8
Toepassings in die dienstesektor
Handboek: Joshi, 2013: Hoofstuk 10 Hoewel daar sekere ooreenkomste tussen die verkoop van produkte en die verkoop van dienste is, is daar sekere kernverskille wat verskillende benaderings vereis. Daar is ook gevalle waar die grens tussen produkte en dienste vaag raak. Byvoorbeeld, indien ʼn motorwerktuigkundige ʼn motor herstel, kan dit as ʼn diens gesien word, maar in die meeste gevalle moet die motorwerktuigkundige onderdele aankoop wat in die motor geïnstalleer word. Die kliënt moet afsonderlik vir hierdie onderdele betaal en die motorwerktuigkundige maak gewoonlik ʼn wins daarop. Word daar in hierdie geval ʼn diens gelewer, of ʼn produk verkoop? Voordat inligtingstelsels vir die dienstesektor bespreek word, is dit dus belangrik om eers presies te verstaan wat ʼn diens is. Die eienskappe van ʼn diens word in die handboek op bladsy 244 en 245 bespreek. Figuur 3.6 hieronder stel hierdie eienskappe grafies voor.
ʼn Diens is nie tasbaar nie ʼn Diens en die verskaffer van daardie diens kan nie geskei word nie ʼn Diens kan nie gestoor word nie Diensprestasie is nie konstant nie Figuur 3. 6: Eienskappe van ʼn diens (Bron: Joshi, 2013: 244 – 245) Diensbestuurstelsels (service management service of SMS) is bedryfsinligtingstelsels wat gebruik word om die diensproses-lewensiklus te ondersteun. Hierdie lewensiklus beskryf hoe ʼn diens ontstaan, gelewer word en die stappe wat geneem moet word nadat die diens gelewer is. Die diensproses-lewensiklus bestaan uit vyf stappe. ʼn Behoorlike SMS sal al vyf hierdie stappe ondersteun. Figuur 10.1 in die handboek dui aan hoe ʼn SMS die vyf stappe van die diensproses-lewensiklus ondersteun. Die res van hierdie studie-eenheid gaan bestuursinligtingstelsels (management information systems of MIS) vir spesifieke diensondernemings bespreek. Hoewel elke onderneming verskil, behoort hierdie beskrywings ʼn goeie oorsig te gee hoe elke industrie se SMS's funksioneer.
Studie-eenheid 3: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel I
Bladsy 65
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 3.8.1
Logistiek en vervoer
Handboek: Bladsy 246 – 248 Logistiek en vervoer is dikwels ʼn industrie wat onderskat word. As dit egter nie vir hierdie industrie was nie, sou min ander sakeondernemings kon funksioneer. Feitlik alle kleinhandelaars is afhanklik van hierdie industrie om hul produkte te kan lewer – die produkte moet tog by hul winkels afgelewer word om verkoop te kan word. Pos- en koerierdienste is afhanklik van vervoer om hul diens aan kliënte te lewer. (Sommige posdienste is vervoermaatskappye in eie reg.) Die uitdaging van vervoermaatskappye is die feit dat hulle bates en werknemers op ʼn konstante basis geografies oor die land en soms wêreld verspreid is. Om hierdie ondernemings suksesvol te bestuur, kan in ʼn reuse uitdaging ontaard. Die handboek (bladsy 247) verskaf ʼn lys van die verskillende aktiwiteite wat deur ʼn logistieke en/of vervoeronderneming verrig moet word. In die geval van groot, of selfs mediumgrootte ondernemings, word ʼn MIS benodig om hierdie aktiwiteite te ondersteun, asook om die nodige data uit hierdie aktiwiteite te onttrek om besluitneming moontlik te maak. Hierdie aktiwiteite word ook grafies in Figuur 10.2 in die handboek voorgestel. Het jy geweet? ʼn Paar interessante feite oor UPS, waarskynlik die grootste koerierdiens in die wêreld: Datum gestig: 28 Augustus, 1907 Omset vir 2012: $54.1 biljoen Werknemers: 397 600 Kliënte: 8.8 miljoen daagliks! Volume pos: 4.1 biljoen pakkies en dokumente afgelewer in 2012 Dit is dus duidelik dat ʼn onderneming soos hierdie nooit sal oorleef sonder ʼn effektiewe MIS wat logistieke en vervoer ondersteun nie. Vir meer feite, besoek gerus UPS se webtuiste by: http://www.pressroom.ups.com/Fact+Sheets/UPS+Fact+Sheet
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 66
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 3.8.2
Gasvryheidsbestuur
Handboek: Bladsy 248 tot 253 Die gasvryheidsindustrie in die wêreld is ʼn reusagtige industrie. In die laaste dekade of twee (en veral na die 2010 sokker wêreldbeker) het Suid-Afrika se gasvryheidsindustrie dramaties gegroei. Die bestuur van ʼn drie-slaapkamergastehuis verskil egter drasties van dié van ʼn reeks hotelle regoor die land of wêreld. Die verskillende aktiwiteite betrokke by gasvryheidsbestuur word in die handboek op bladsy 251 verskaf. Figuur 10.5 in die handboek stel ook hierdie aktiwiteite grafies voor. ʼn Interessante voorbeeld is die aanlyn-besprekingswebtuiste, Booking.com (www.booking.com). ʼn Kliënt kan deur meer as 412 000 eiendomme soek in ʼn groot verskeidenheid van lande. Die bespreking kan direk deur die webtuiste gemaak word. Booking.com fasiliteer ook die besprekings. Wanneer ʼn kliënt ʼn bespreking gemaak het en die datum van verblyf het verstryk, word die kliënt gevra om ʼn resensie oor die spesifieke hotel of gastehuis te skryf. Sodoende word daar verseker dat die persoon wat kommentaar oor die verblyf lewer, wel ʼn kliënt was. Verder het die webtuiste ʼn groot hoeveelheid bykomende opsies wat soektogte vergemaklik. Die resultate van ʼn soektog kan gefilter word volgens stergradering, prys, of afstand van die bestemming. Die resultate kan ook gesorteer word volgens dieselfde kriteria. Indien toestemming verkry is, sal die webtuiste ook gereeld met kliënte kommunikeer en voorstelle maak. Figuur 3.7 verskaf ʼn skermuitdruk van ʼn soektog op Booking.com en Figuur 3.8 vertoon die e-pos wat deur Booking.com gestuur is – voorstelle wat gebaseer is op vorige soektogte van die kliënt.
Studie-eenheid 3: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel I
Bladsy 67
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Figuur 3. 7: ʼn Soektog wat op die hotelbesprekingswebtuiste, Booking.com, gedoen is
Figuur 3. 8: ʼn E-pos wat Booking.com aan ʼn kliënt stuur (Die inhoud van die e-pos word gebaseer op die kliënt se vorige soektogte of besprekings)
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 68
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 3.8.3
Gesondheidsdiensbestuur
Handboek: Bladsy 254 – 256 ʼn Mens dink nie altyd aan ʼn hospitaal of ʼn dokter se spreekkamer as ʼn sakeonderneming nie. In Suid-Afrika is dit egter die geval vir alle mediese praktyke wat nie deur die staat besit word nie. Hierdie ondernemings moet deur dienslewering ʼn wins toon. Wanneer ʼn mens aan ʼn hospitaal dink, is sekere funksies ooglopend. Daar moet mediese personeel wees (spesialiste, verpleegpersoneel, ensovoorts). Mediese toerusting moet aangekoop en onderhou word. Daar moet ook administratiewe personeel wees, maar daar is ook funksies waaraan ʼn mens nie dadelik dink nie. Daar moet spyseniering gedoen word vir pasiënte. Bloed moet in ʼn bloedbank bewaar word en waar tekorte is, moet die bloed aangevul word. Beddegoed moet gewas word – ʼn funksie wat amper nader aan die gasvryheidsindustrie is as aan die mediese industrie. Bladsy 254 verskaf ʼn kort beskrywing van al die funksies wat deur ʼn MIS in hierdie industrie ondersteun moet word. Figuur 10.7 in die handboek stel hierdie funksies grafies voor. Elke praktyk en hospitaal is egter uniek en hierdie funksies kan verander volgens die behoefte van die spesifieke praktyk. Lees Gevallestudie 10.4 in die handboek Indië is bekend vir hul relatief goedkoop, dog effektiewe mediese diens aan buitelanders. Daar is ʼn groot aantal pasiënte uit ontwikkelde lande wat mediese prosedures in Indië laat doen, bloot omdat dit in hul eie lande onbekostigbaar is. Dit is dus interessant om ʼn gevallestudie oor Indië se mediese industrie te lees. Die antwoord op die eerste vraag (waarom hospitale se MIS belangriker is as dié in sommige ander industrieë), is redelik ooglopend – ʼn fout op ʼn kliënt se mediese rekords kan die verskil tussen lewe en dood beteken.
3.8.4
Die lugvaartsektor
Handboek: Bladsy 256 – 258 Dit is amper onmoontlik om te dink aan ʼn tyd toe vakansiebesprekings sonder die internet gedoen moes word. Vandag kan ʼn kliënt ʼn vliegtuigkaartjie op die internet bespreek nadat hy/sy dit met die pryse van elke moontlike ander lugdiens vergelyk het. Lugdienste spaar ook groot hoeveelhede kostes omdat hierdie besprekingstelsels personeel vervang het. Die bespreking van kaartjies is egter slegs een funksie van ʼn onderneming in die lugvaartindustrie. Ander funksies, van finansiële bestuur tot vliegtuigonderhoud, word op Studie-eenheid 3: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel I
Bladsy 69
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels bladsy 257 in die handboek verskaf en in Figuur 10.8 in die handboek opgesom. Soos wat die geval is met die gesondheidsorgindustrie, kan ʼn fout in die lugvaartindustrie (byvoorbeeld ten opsigte van vliegtuigonderhoud) katastrofiese gevolge vir kliënte hê. Om hierdie rede is dit juis belangrik vir ondernemings in hierdie industrie om ʼn effektiewe MIS te implementeer. Figuur 3.9 hieronder verskaf ʼn skermuitdruk van Kulula, ʼn laekoste lugredery in Suid-Afrika, se aanlynbesprekingskoppelvlak.
Figuur 3. 9: Hoe ʼn bespreking met Kulula gemaak word op hulle webtuiste 3.8.5
Konstruksie en eiendom
Handboek: Bladsy 258 – 261 Om ʼn huis, kantoorblok, wolkekrabber of stadion te bou, vereis meer as net ʼn messelaar en ʼn paar bakstene. Hoe groter die projek, hoe meer veranderlikes en aktiwiteite moet in ag geneem word. Die boumateriaal moet aangekoop word, maar as alle boumateriaal vir ʼn 20-verdiepinggebou op een slag afgelewer word, sal die stoorspasie ʼn probleem wees. Daar is wetlike aspekte wat in ag geneem moet word: van eiendomsregte tot bouregulasies. Daar is verkope wat gedoen moet word (om byvoorbeeld die kantoorruimte uit te huur).
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 70
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Die handboek beskryf die funksies wat by ʼn onderneming in hierdie industrie betrokke is. Hierdie inligting word op bladsy 258 tot 261 in die handboek verskaf en opgesom in Figuur 10.9 (ook in die handboek).
Het jy geweet? Suid-Afrika se eiendomsmark het dramaties gegroei in die laaste twee dekades. Volgens southafrica.info, Suid-Afrika se toerisme-webtuiste, was hierdie industrie R4.9 triljoen werd in 2012. 3.8.6
Bankdienste
Handboek: Bladsy 261 – 262 Terwyl die mediese en lugvaartindustrieë se MIS foutloos moet wees om lewens te beskerm, is bankdienste se MIS kritiek vir ʼn ander rede – daar word met groot hoeveelhede geld gewerk. Die verskillende dienste wat deur banke gelewer word, moet deur ʼn MIS ondersteun word. Dienste word egter gekompliseer deur die deurlopende behoefte aan sekuriteit. Om bankdienste na die internet uit te brei, is, byvoorbeeld, baie moeiliker as om advertensies op die internet te plaas. Die oomblik wat kliënte deur hul rekenaars of selfone toegang tot hul banksake kan verkry, is daar misdadigers regoor die wêreld (met verskillende vlakke van rekenaarkennis) wat ook hul hande op banke se data sal wil kry. Die finansiële sy is ook nie die enigste aspek van bankdienste wat ondersteun moet word nie. Banke moet besluite maak oor die wyse waarop geld belê word, fasiliteite vir takke moet opgerig, bestuur en onderhou word, en dan moet al die ander funksies van ʼn tipiese sakeonderneming (soos bemarking, kommunikasie, inligtingstegnologie en logistiek) steeds verrig word. ʼn Klein hoeveelheid van die funksies wat deur ʼn bank verrig word, word in die handboek op bladsy 261 en 262 verskaf en in Figuur 10.10 grafies voorgestel. 3.8.7
Versekering
Handboek: Bladsy 262 – 266 In Suid-Afrika word versekeringsmaatskappy, net soos banke, as finansiële diensverskaffers gesien en moet hulle as sodanig registreer. Daar is dus ʼn verband tussen die versekeringsindustrie en bankwese. Versekering is egter ʼn meer gespesialiseerde industrie. Waar banke ook versekering kan bied, sal versekeraars selde bankdienste aan kliënte bied.
Studie-eenheid 3: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel I
Bladsy 71
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Die aktiwiteite in ʼn tipiese versekeringsonderneming word in Figuur 10.11 in die handboek verskaf en op bladsy 262 tot 266 bespreek. 3.9
Samevatting
Hierdie studie-eenheid het gefokus op ʼn groot verskeidenheid bedryfsinligtingstelsels. ʼn E-onderneming, soos in hierdie konteks verstaan, dui op ʼn onderneming wat toenemend afhanklik geword het van tegnologie en ʼn groot hoeveelheid funksies deur middel van tegnologie verrig. Transaksieverwerkingstelsels, e-kommunikasie en e-samewerking is voorbeelde van hoe tegnologie in alle afdelings en ondernemingsfunksies aangewend kan word. Bedryfsinligtingstelsels ondersteun die ondernemingsfunksies op ʼn verskeidenheid wyses. Bemarking word ondersteun op die gebiede van 1) potensiële kliënte, verwysings en geleentheidsbestuur, 2) e-posbemarking, 3) soekenjin-optimalisering, en 4) rekeningbestuur. Ander funksies wat deur bedryfsinligtingstelsels ondersteun word, sluit in: 1) verkope en verspreiding, 2) materiaalbeplanning (op die gebied van vooruitskatting en beplanning, aankope, en voorraadbeheer), 3) finansies (op die gebied van transaksieverwerking vir die algemene grootboek, begrotings, belasting en verslaggewing volgens wetlike vereistes, en finansiële berekeninge), 4) vaste batebestuur, 5) menslike hulpbronbestuur (op die gebied van algemene MHB en die spesialisgebied van salarisse), en 6) produksiebeplanning en -beheer. ERP-stelsels bevat ʼn sentrale databasis wat deur ʼn verskeidenheid, geïntegreerde toepassings in die onderneming gebruik word. Die toepassings het elk ʼn eie funksie en doel, maar word in so mate gebruik dat ander funksies die data wat gegenereer word, kan gebruik. Hoewel ERP-stelsels (en die implementering daarvan) nie sonder uitdagings is nie, word hierdie uitdagings deur die voordele van so ʼn stelsel oorskadu. ERP-stelsels wat deur die internet as ʼn diens beskikbaar gestel word, het die bykomende voordeel dat die ondernemings wat daarvan gebruik maak, nie die aanvangskoste van tradisionele ERP-stelsels hoef te betaal nie. Die bestuur van ʼn onderneming se voorsieningsketting (SCM) word ook vergemaklik deur die toepaslike ERP-stelsel. ʼn Belangrike aspek betrokke by SCM, is e-aankope, wat alle aankope insluit wat deur die onderneming met behulp van internettegnologie gemaak word. Kliëntediensbestuur (CRM) is ʼn ander belangrike aspek van ʼn onderneming wat deur ERPstelsels ondersteun word. ʼn CRM-stelsel kombineer toepassings betrokke by die outomatisering van die verkoopsproses, lojaliteitsprogramme, bemarking en kliëntediens.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 72
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Die feit dat hierdie toepassings ʼn sentrale databasis deel, maak kliëntediens makliker en meer effektief. Die dienste-industrie het spesifieke behoeftes vir die MIS wat gebruik word. Elke diensteonderneming het ʼn stel aktiwiteite wat verrig moet word. Hierdie aktiwiteite moet deur ʼn MIS ondersteun word om te verseker dat dit vlot verloop. Die inligting wat deur die MIS versamel word, kan ook vir besluitneming gebruik word. Industrieë wat in die dienstesektor val, sluit in: 1) Logistiek en vervoer, 2) gasvryheidsbestuur, 3) gesondheidsorgbestuur, 4) die lugvaartsektor, 5) konstruksie en eiendom, 6) bankdienste en 7) die versekeringsektor. 3.10 Selfevaluering Aktiwiteit 10 Die hersieningsvrae (concept review questions) aan die einde van Hoofstuk 8 in die handboek behoort ʼn aanduiding te gee of jy die inhoud van die hoofstuk onder die knie het. Beantwoord nou die kritiese vrae aan die einde van Hoofstuk 8: •
Vraag 2 hoef nie beantwoord te word nie.
•
Vir Vraag 4 hoef jy slegs een of twee BIS-verslae te verskaf. Aktiwiteit 11
Die hersieningsvrae aan die einde van Hoofstuk 9 behoort ʼn aanduiding te gee of jy die inhoud onder die knie het. Beantwoord nou die kritiese vrae aan die einde van Hoofstuk 9: •
Jy hoef nie Vraag 3 te beantwoord nie. Aktiwiteit 12
Beantwoord die kritiese vrae aan die einde van Hoofstuk 10: •
Jy hoef nie Vraag 3 te beantwoord nie.
Studie-eenheid 3: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel I
Bladsy 73
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Notas
Šakademia (MSW) 2014
Bladsy 74
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Studie-eenheid 4: Toepassings van bedryfsinligtingstelsels: Deel II
4.1
Studie-eenheid leeruitkomstes
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 4 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip te demonstreer van die volgende: •
E-handel
•
Besluitnemingsondersteuningstelsels
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
basiese konsepte, sakemodelle, kategorieë en tendense van e-handel te beskryf.
•
kritiese suksesfaktore en uitdagings van e-handel te identifiseer.
•
besluitneming, tipe besluite en besluitnemingstegnieke te beskryf.
•
basiese besluitnemingsondersteuningstelsels (DSS-funksionaliteit) te omskryf.
•
kennis, kennisbestuur en kennis-bestuurstelsels te omskryf.
•
uitdagings betrokke by die bestuur van kennis te bespreek.
•
kunsmatige intelligensie en bedryfsinligtingstelsels wat daarop baseer is, te identifiseer en te bespreek.
Studie-eenheid 4: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel II
Bladsy 75
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 4.2
Voorgeskrewe handboek
Joshi, 2013. Management information systems. New Delhi: Oxford University Press. Vir die doeleindes van hierdie studie-eenheid moet u die volgende afdelings bestudeer:
4.3
•
Hoofstuk 11
•
Hoofstuk 12
•
Hoofstuk 13 Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord
Omskrywing
Besluitnemings-
Bedryfsinligtingstelsels wat besluitneming van ʼn onderneming
ondersteuningstelsels
se bestuur ondersteun.
Besluitnemings-
ʼn Tegniek wat gebruik word om ʼn vertakkingsdiagram met
vertakkingsanalise
moontlike uitkomste van besluite en die waarskynlikhede van sodanige uitkomste op te stel. Dit word gebruik om tussen alternatiewe opsies te kies.
Data-
ʼn Spesifieke vorm van ʼn DSS wat data in ʼn formaat verskaf
visualiseringstelsels
wat makliker is om te interpreteer.
Digitale inhoud
Elektroniese inhoud soos nuus, films en musiek waarmee aanlyn handel gedryf kan word.
Domeinnaam
Die deel van die webadres (URL) waardeur die webtuiste geïdentifiseer kan word, byvoorbeeld www.akademia.ac.za
E-handel
Die gebruik van die internet om transkasies uit te voer.
Elektroniese
Oordra van geld vanaf een bankrekening na ʼn ander deur
fondsoorplasing
middel van internetbankdienste (electronic funds transfer – EFT).
Geografiese
ʼn DSS wat geografiese data gebruik om land- en padkaarte te
inligtingstelsels
skep en te vertoon.
Myn van data
Analise van ʼn groot hoeveelheid data.
Onderneming tot
ʼn Vorm van e-handel waar een onderneming produkte en
onderneming
dienste aan ʼn ander onderneming (in plaas van aan ʼn
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 76
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels e-handel
verbruiker) lewer.
Onderneming tot
ʼn Vorm van e-handel waar ʼn onderneming produkte en
verbruiker e-handel
dienste direk aan die verbruiker lewer.
Optimaliserings-
ʼn Tegniek waarmee die beste moontlike waarde vir ʼn
analise
spesifieke veranderlike gevind kan word, gegewe ʼn aantal beperkings en kontekste.
Sake-analise
Die vaardighede, tegnologie, toepassings en gebruike vir deurlopende ondersoek van geskiedkundige prestasiedata van ʼn onderneming om beplanning vir die toekoms te ondersteun.
Sake-intelligensie
Die versameling van data, inligting en selfs kennis van ʼn verskeidenheid bronne en die aanwending daarvan vir besluitneming.
Sensitiwiteitsanalise
ʼn Tegniek wat gebruik word om die effek van verskillende veranderings aan een veranderlike op ander veranderlikes te meet.
Sosiale netwerk
ʼn Webtuiste/netwerk wat mense met soortgelyke belangstellings aan mekaar verbind.
Uitkomsanalise
ʼn Tegniek wat meet tot watter mate ʼn uitkoms bereik sal word, gegewe ʼn spesifieke besluit.
Uitvoerende
ʼn Kombinasie van DSS- en MIS-funksionaliteit om ʼn stelsel te
ondersteuningstelsels
vorm wat die uitvoerende bestuur van ʼn onderneming kan ondersteun.
Verbruiker tot
ʼn Vorm van e-handel waar verbruikers produkte en dienste
verbruiker e-handel
aan mekaar lewer.
4.4
Inleiding
E-handel verwys na die gebruik van die internet om saketransaksies te doen. Hierdie studieeenheid sal e-handel bespreek. Daar sal eerstens na die wêreldwye web (www) gekyk word en tegnologie wat daarby betrokke is, sal kortliks beskryf word. Tweedens, sal die kategorieë van e-handel, gebaseer op die wyse waarop verbruikers en ondernemings betrokke is, bespreek word. In die derde plek, word kritieke faktore nodig vir suksesvolle e-handel
Studie-eenheid 4: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel II
Bladsy 77
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels geïdentifiseer en elektroniese betaalmetodes aangeraak. Vierdens, word tendense in e-handel, asook die uitdagings ten opsigte van e-handel bespreek. Besluitnemingsondersteuningstelsels (DSS) is ʼn spesiale, gevorderde bedryfsinligtingstelsel met die spesifieke doel om besluitneming te ondersteun. ʼn DSS is oor die algemeen meer gesofistikeerd as ʼn MIS. Hoofstuk 12 verskaf ʼn agtergrond oor besluitneming in ondernemings, asook die verskillende tegnieke wat vir besluitneming gebruik word. Daarna word DSS in meer detail bespreek. Die verskillende wyses waarop sigbladprogrammatuur, OLAP en die myn van data aangewend kan word vir besluitneming, word uiteengesit. Laastens, word uitvoerende ondersteuningstelsels (ESS) kortliks aangeraak. Hoofstuk 13 bespreek die bestuur van kennis en intelligente stelsels. Daar word eerstens na die konsep van kennis en die bestuur daarvan gekyk. In die tweede plek word die uitdagings betrokke by die bestuur van kennis bespreek. Laastens, word kunsmatige intelligensie en vyf tegnologieë of stelsels wat van kunsmatige intelligensie gebruik maak, ondersoek. 4.5
E-handel
Handboek: Joshi, 2013: Bladsy 271 – 290 Nota: Vir die doeleindes van hierdie vak is dit nie nodig om die laaste twee bladsye van Hoofstuk 11 in die handboek (e-handel in Indië) te bestudeer nie. Dit is egter ʼn interessante paragraaf wat ʼn goeie agtergrond oor e-handel in ontwikkelende lande kan bied. E-handel behels enige transaksies wat deur middel van die internet gedoen word. 4.5.1
Die wêreldwye web (www)
Handboek: Bladsy 274 – 276 Dit is belangrik om die verskil tussen die internet en die www te verstaan. Die internet is ʼn netwerk van netwerke (duisende of selfs miljoene rekenaars wat aan mekaar gekoppel is). Die www is ʼn groot verskeidenheid programmatuur en gebruike van hierdie netwerke om die deel van inligting moontlik te maak. Om die www te verstaan, is veral die volgende vier komponente belangrik: •
URL: URL is die afkorting vir Uniform Resource locator. Wanneer daar na die URL van ʼn webtuiste verwys word, behels dit die adres wat in ʼn deurblaaier ingetik word. Die internet bestaan uit miljoene dokumente – as daar nie ʼn gestruktureerde wyse was waarop toegang tot hierdie dokumente verkry kon word nie, sou dit onmoontlik
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 78
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels gewees het om sodanige dokumente te vind. Die "adres" van elke dokument op die internet, word die URL genoem. ʼn Voorbeeld van ʼn URL is: http://www.akademia.ac.za/registreer.html. Die volgende is belangrik ten opsigte van hierdie URL: o
Die http://www dui die wyse waarop toegang tot die webtuiste verkry word, aan. (https://www dui op ʼn veilige (secure) verbinding.
o
Die akademia.ac.za dui op die domein se naam. Dit is die naam wat deur die organisasie (in hierdie geval Akademia) gekies is, waarmee gebruikers toegang tot die webtuiste kan verkry.
o
/registreer.html dui die spesifieke blad van die webtuiste aan. Hierdie blad is ʼn lêer wat op Akademia se bediener gestoor is.
Figuur 4.1 hieronder dui aan hoe ʼn URL in ʼn deurblaaier (in hierdie geval Mozilla Firefox) ingelees word.
Figuur 4. 1: ʼn URL in Mozilla Firefox •
HTTP: HTTP staan vir hypertext transfer protocol. Http is ʼn protokol wat aandui hoe dokumente oor die internet oorgedra word. Https is die beveiligde weergawe van http.
•
HTML: HTML staan vir hypertext markup language. Hierdie is ʼn universeelaanvaarde "programmeertaal" vir webbladsye. Enige deurblaaier sal ʼn dokument wat in HTML geskryf is, kan vertoon. Hoewel hierdie die mees algemene taal is waarin webtuistes geskryf word, is dit nie die enigste nie. Ander tale word in samewerking, of in plaas van, HTML vir sekere webtuistes gebruik. Figuur 4.2 hieronder verskaf ʼn voorbeeld van HTML kode.
Studie-eenheid 4: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel II
Bladsy 79
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Figuur 4. 2: ʼn Voorbeeld van HTML-kode van ʼn werklike webblad
•
CGI: CGI staan vir common gateway interface. CGI-standaarde word gebruik om veral data in databasisse met webbladsye te integreer.
4.5.2
Internet-sakemodelle
Handboek: Bladsy 276 – 279 Soos wat die internet, tegnologie en die samelewing verander het, het die wyses waarop sake oor die internet gedoen word, ook verander. Figuur 4.3 is ʼn skermuitdruk van hoe amazon.com se webtuiste lank gelede gelyk het. Figuur 4.4 daarna is ʼn skermuitdruk van hoe die webtuiste vandag daar uitsien.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 80
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Figuur 4. 3: Amazon.com se eerste webtuiste (Bron: http://www.techmynd.com/wp-content/uploads/2011/12/classic-amazon-500x335.jpg)
Figuur 4. 4: Amazon.com se huidige webtuiste (Bron: www.amazon.com) Die sakemodelle waarop e-handel gebaseer word, het ook verander. Die handboek (bladsy 276 tot 279) beskryf ʼn aantal van hierdie sakemodelle. Die sakemodelle word kortliks in Figuur 4.5 hieronder opgesom.
Studie-eenheid 4: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel II
Bladsy 81
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Inligtingsportale •Webtuistes soos Google, Yahoo! en Bing maak kommunikasie en die vind van inligting moontlik. Deurdat miljoene gebruikers van hierdie dienste gebruik maak, kan die maatskappye ʼn inkomste deur advertensies op hul webtuistes verdien.
Sosiale netwerke •Sosiale netwerke is aanlyngemeenskappe wat ʼn sosiale behoefte van gebruikers vervul. •Ondernemings kry ʼn groot hoeveelheid kosbare data uit hierdie netwerke wat geteikende bemarking makliker maak.
Digitale inhoud •Die verkoop van digitale produkte en dienste. •Byvoorbeeld films, musiek en vooropgestelde kontrakte.
Vermaak •Die verskaf van vermaak oor die internet •Byvoorbeeld radiostasies, films, musiek, televisie en aanlynrekenaarspeletjies.
Handelsdienste •Ondernemings kan hul produkte en dienste op ʼn aanlyn-platform te koop aanbied. •Deur ʼn eenmalige, jaarlikse of maandelikse fooi, kan handelaars meer blootstelling en ander voordele verkry.
Geklassifiseerde diens •Individue kan produkte en dienste koop en verkoop op die internet. •Geld kan gemaak word deur advertensies. •Bv. Gumtree en Junkmail se aanlynweergawe
Figuur 4. 5: Nuwe internet-sakemodelle (Bron: Joshi, 2013: 276 – 279) 4.5.3
Kategorieë van e-handel
Handboek: Bladsy 279 – 280 Daar word hoofsaaklik tussen drie kategorieë van e-handel onderskei, gebaseer op die partye wat by ʼn transaksie betrokke is. Die wyse waarop verbruikers en ondernemings by e-handel betrokke is, bepaal hierdie kategorieë. Die kategorieë is: •
Onderneming na verbruiker: In hierdie kategorie is ʼn sakeonderneming wat ʼn produk of diens direk aan die verbruiker verskaf. ʼn Voorbeeld hiervan is die SuidAfrikaanse kalahari.net, kulula.com en Computicket.
•
Onderneming na onderneming: In hierdie kategorie is sakeondernemings wat dienste of produkte aan ander sakeondernemings lewer.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 82
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
•
Verbruiker na verbruiker: In hierdie kategorie sal verskillende verbruikers van ʼn onderneming aan mekaar produkte en dienste verkoop. Die onderneming dien slegs as ʼn fasiliteerder van hierdie transaksies. ʼn Interessante voorbeeld is Booking.com wat voorheen genoem is. Booking.com maak dit moontlik vir reisigers (kliënte) om besprekings te doen by hotelle (ook kliënte van Booking.com). Booking.com, die onderneming, kry ʼn kommissie op die transaksie.
4.5.4
Kritieke faktore vir suksesvolle e-handel en fasilitering van betalings
Handboek: Bladsy 280 – 285 Die Dot Com borrel het ons geleer dat ʼn sakeonderneming op die internet nie outomaties suksesvol sal wees nie. Inteendeel, om ʼn onderneming slegs op die internet te hê, is dikwels moeiliker as om ʼn fisiese winkel te hê. Die handboek (bladsy 280 tot 284) verskaf ʼn aantal kritieke faktore wat nodig is om ʼn suksesvolle onderneming op die internet te bedryf. Hierdie faktore word kortliks in Figuur 4.6 hieronder opgesom: Die regte inkomstemodel •Die manier hoe die onderneming gaan geld maak, moet realisties en duidelik gedefinieer word.
Hoë internetpenetrasie •Die teikenmark moet toegang tot die internet hê en dit gereeld vir aankope gebruik.
E-handel portale •Die webtuistes waardeur produkte en dienste verkoop word, moet dinamies wees (kan verander volgens behoeftes en nuwe produkte), maklik navigeerbaar wees en ʼn professionele indruk van die onderneming skep.
Inhouds- en katalogusbestuur •Nuwe produkte en dienste moet gereeld op die webtuiste aangebring word. As inligting op die webtuiste verouderd raak, skep dit ʼn slegte beeld van die onderneming en veroorsaak ʼn verlies aan inkomste. Gereelde opdatering van inligting en produkte is van kritieke belang vir sukses.
Gebruikersprofiele en sekuriteit •Gebruikers moet op die webtuiste kan registreer om toekomstige aankope makliker te maak, sook om verbruikersgedrag te moniteer. •Omdat daar aanlynbetalings gedoen word, is dit van kardinale belang dat kliënte se bank- en kredietkaartbesonderhede beskerm word. Werksvloei en uitvoer van bestellings •Die uitvoer van bestellings moet sover moontlik geoutomatiseer word. Dit is van kritieke belang dat bestellings so gou as moontlik uitgevoer word.
Samewerking en logistiek •Goeie samewerking met verskaffers en verspreiders/vervoer is belangrik om te verseker dat bestellings uitgevoer kan word.
Figuur 4. 6: Kritieke faktore wat bydra tot die sukses van e-handel Kredietkaarte is verreweg die gunsteling wyse waarop betalings op die internet gedoen word. Daar is egter ander alternatiewe wyses waarop betalings gedoen kan word. Die
Studie-eenheid 4: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel II
Bladsy 83
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels meeste Suid-Afrikaanse banke verskaf debietkaarte aan tjekrekeningkliënte wat vir internetaankope gebruik kan word. Sommige ondernemings stuur fakture aan kliënte, wat dan bankoorplasings (Electronic funds transfer of EFT) kan doen. ʼn Ander betalingswyse wat, byvoorbeeld, deur Kulula.com gebruik word, is secured instant payment of SID, wat in samewerking met die kliënt se banke ʼn EFT-betaling deur die verskaffer se webtuiste kan doen. Figuur 11.3 in die handboek verskaf ʼn oorsig van die verskillende betalingsmetodes wat in e-handel gebruik word. 4.5.5
Tendense en uitdagings in e-handel
Handboek: Bladsy 285 – 290 Soos reeds genoem is e-handel voortdurend besig om te verander. Eerstens, is dit nodig vir ondernemings om op hoogte te bly van verwikkeling in sekuriteit, omdat kriminele netwerke en kuberkrakers voortdurend probeer om nuwe wyses te vind om kliënte se geld te steel. Nuwe tendense in e-handel word in die handboek op bladsy 285 en 286 bespreek. Figuur 11.4 in die handboek verskaf ook ʼn opsomming hiervan. Daar was heelwat lesse te leer uit die groot aantal e-handelondernemings wat met die draai van die eeu bankrot gespeel het. Sommige van die uitdagings wat tot sulke ondernemings se ondergang gelei het, is vandag steeds ʼn probleem. Hierdie uitdagings word in die handboek op bladsy 288 tot 290 bespreek en in Figuur 4.7 hieronder opgesom: Ongetoetse sakemodelle •Daar is steeds ʼn groot aantal e-handelondernemings wat met hul sakemodelle eksperimenteer. Hierdie ondernemings het nie ʼn wyse waarop geld op ʼn deurlopende basis op die langtermyn verdien kan word nie. Vereiste om sakeprosesse aan te pas •Prosesse soos aankope, logistiek en berging is anders in e-handelsondernemings as in ander ondernemings. Hierdie en ʼn verskeidenheid ander prosesse moet aangepas word. Kanaalkonflikte •Winkelverkope en aanlynverkope verskil. Daar is soms moeilike besluite wat geneem moet word ten opsigte van pryse en voorkeur wat aan hierdie kanale gegee moet word. Wetlike aspekte •Die geografiese verspreiding van kliënte maak wetlike aspekte moeilik. •Algemene kontraktereg, belastings en kriminele gedrag is maar ʼn paar voorbeelde van die kompleksiteit van wetlike aspekte op hierdie gebied. Sekuriteit en privaatheid •Sekuriteit is een van die grootste uitdagings in e-handel. Die onderneming en kliënte se persoonlike besonderhede en geld moet beskerm word teen kuberkrakers. Figuur 4. 7: Uitdagings ten opsigte van e-handel (Bron: Joshi, 2013: 287 – 290)
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 84
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 4.6
Besluitnemingsondersteuningstelsels
Handboek: Joshi, 2013: Hoofstuk 12 Elke onderneming, ongeag die grootte, word daagliks deur ʼn verskeidenheid besluite gekonfronteer. Sommige van hierdie besluite behels minder belangrike aktiwiteite en, indien die verkeerde besluit geneem word, is die skade minimaal. Ander besluite kan tot reuse winste en verliese, of selfs die ondergang van die onderneming lei. Dit is spesifiek vir hierdie tipe besluite wat besluitnemingsondersteuningstelsels (decision support systems of DSS) ontwikkel is. 4.6.1
Besluitneming
Handboek: Bladsy 298 – 308 Besluitneming is ʼn baie belangrike onderwerp in die sakeomgewing. ʼn Verskeidenheid tegnieke en hulpmiddels is beskikbaar om besluitneming in ʼn onderneming te ondersteun. Voordat die wyse waarop bedryfsinligtingstelsels in hierdie verband aangewend word, bespreek kan word, is dit belangrik om ʼn agtergrond oor besluitneming te verkry. Hierdie is slegs ʼn inleiding tot besluitneming – om meer oor hierdie onderwerp te leer kan bestuursbronne wat op besluitneming gefokus is, geraadpleeg word. Die eerste aspek wat aangeraak word in die handboek (bladsy 301 tot 305) is die aard van besluite wat deur bestuur geneem kan word. Waarom is dit belangrik? Eers wanneer die aard van besluitneming ten volle begryp word, kan die nodige besluitnemingstelsels ontwikkel word om daardie besluite te ondersteun. Dit sal ʼn mors van tyd en geld wees om ʼn DSS te ontwikkel sonder om te verstaan watter besluite in ʼn onderneming geneem word. Besluite in ʼn onderneming kan gekategoriseer word volgens die: •
doel van besluitneming,
•
die vlak van programmeerbaarheid en
•
die kennis oor die uitkoms van die besluit.
Hierdie drie kriteria vir die kategorisering van besluite word in die handboek bespreek. Daar word ook spesifieke kategorieë van besluitneming onder elk bespreek (sien handboek, bladsy 301 tot 305) en word in Figuur 4.8 hieronder opgesom:
Studie-eenheid 4: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel II
Bladsy 85
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Doel van besluitneming •Strategiese beplanningsbesluite •Bestuursbesluite vir beheer/kontrole •Operasionele besluite Vlak van programmeerbaarheid •Gestruktureerde/programmeerbare besluite •Ongestruktureerde/nie-programmeerbare besluite Kennis oor die uitkomste •Besluitneming onder sekerheid •Besluitneming onder risiko •Besluitneming onder onsekerheid Figuur 4. 8: Kategorieë van besluite (Bron: Joshi, 2013: 301 – 305) Kyk na Figuur 12.2 in die handboek om te sien hoe die risiko’s van die verskillende tipes besluite daar uitsien. Daar bestaan ook verskillende metodes om die risiko en beloning van sekere besluite te bepaal. Daar is ook wyses om risiko self te bepaal deur veral twee vrae in ag te neem: •
Wat sal die skade wees as iets verkeerd loop?
•
Wat is die waarskynlikheid dat dit wel gaan verkeerd loop?
Indien ʼn spesifieke besluit ʼn 70% kans het om verkeerd te loop, maar die skade is nie noemenswaardig nie, dan is dit makliker om die besluit te neem. As ʼn ander besluit ʼn 3% kans het om verkeerd te loop, maar die skade behels die sluit van die onderneming en bankrotskap van die eienaars, is selfs 3% moontlik ʼn té hoë risiko om te neem. Wanneer daar spesifiek gekyk word na die keuse tussen verskillende alternatiewe (handboek, bladsy 305 – 308), is daar ook ʼn aantal tegnieke beskikbaar. ʼn Voorbeeld van verskillende alternatiewe wat oorweeg word, kan wees: As die onderneming R100 000 in Maatskappy X belê, sal die opbrengs 35% wees. As die onderneming dieselfde geld in die bank belê sal die opbrengs 7% wees. Indien die R100 000 in Maatskappy Y belê sal word, is die opbrengs 50%. Daar is egter ander faktore wat ook in ag geneem moet word by elke opsie. Watter beleggingsmoontlikheid is die beste vir die onderneming? Die handboek bespreek drie tegnieke om tussen alternatiewe te besluit:
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 86
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Uitkomsanalise Hierdie tipe analise (pay-off analysis in Engels) veronderstel dat daar sommige omstandighede (genoem states of nature) is wat buite die onderneming se beheer is. Die besluit wat geneem moet word, is egter binne die onderneming se beheer. ʼn Matriks word opgestel om die uitkomste vir elke kombinasie (besluit en states of nature) te meet. Die matriks behoort ook, indien van toepassing, die status quo (indien die maatskappy geen besluit neem nie) se uitkomste bevat. Kyk na Tabel 12.4 in die handboek en die verduideliking wat daarna volg om te verstaan hoe die uitkomste vir elke kombinasie bereken word. Die keuse wat die beste verwagte uitkoms sal lewer, moet dan gekies word. Beslissing-vertakkingsanalise ʼn Vertakkingsdiagram (decision tree) word gebruik om alle moontlike alternatiewe aan te dui. Die gevolge van besluite en die waarskynlikhede dat daardie gevolge wel kan plaasvind, word in ʼn vertakkingsdiagram aangedui. ʼn Voorbeeld word in die handboek (Figuur 12.3) verskaf om hierdie konsep te verduidelik. Optimaliseringstegnieke Hierdie tegnieke veronderstel dat alle alternatiewe en hulle uitkomste bekend is vir die besluitnemer. Daar word dan van ʼn verskeidenheid wiskundige tegnieke (bv. lineêre programmering, dinamiese programmering en kapitaalbegrotings) gebruik gemaak om die beste moontlike besluit te neem. 4.6.2
Konsepte en gebruik van besluitnemingsondersteuningstelsels
Handboek: Bladsy 309 – 319 Besluitnemingsondersteuningstelsels (DSS) is rekenaarargitektuur en -programmatuur wat besluitneming ondersteun. Dit is belangrik om DSS van bestuursinligtingstelsels (Management information systems of MIS) te onderskei. Hierdie onderskeid word duidelik gemaak in Tabel 12.6 in die handboek. DSS is meer gevorderd as MIS. Eersgenoemde is gebaseer op groot hoeveelhede data wat, met die hulp van gevorderde analises, moeilike besluite kan ondersteun. Sake-analise (BA) en sake-intelligensie (BI) Hierdie twee konsepte (business analysis en business intelligence) moet ook van mekaar onderskei word. Bladsy 310 in die handboek beskryf hierdie onderskeid. Kortliks kom dit daarop neer dat BA ʼn sterk analitiese aanvulling tot BI is. ʼn Spesifieke hulpmiddel ten opsigte van BI, is OLAP (Online analytical processesing). Hierdie konsep is reeds vroeër Studie-eenheid 4: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel II
Bladsy 87
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels kortliks aangeraak, maar word in detail in die handboek (bladsy 310 tot 312) bespreek. Nog ʼn hulpmiddel vir BI is geografiese inligtingstelsels (geographic information systems of GIS) en datavisualiseringstelsels (data visualization systems of DVS). Beide hierdie stelsels word op bladsy 312 in die handboek beskryf. Die gebruik van DSS Soos reeds genoem, bestaan daar ʼn groot verskeidenheid programmatuur wat besluitneming kan ondersteun. Dit is egter moontlik om met ʼn gewone sigbladtoepassing (byvoorbeeld Microsoft Excel) die nodige modellering te doen om besluitneming te kan ondersteun. Die handboek bespreek vier wyses waarop ʼn sigblad aangewend kan word om datamodellering vir DSS-doeleindes te doen. Hierdie wyses word in die handboek op bladsy 313 tot 317 behandel en in Figuur 4.9 hieronder grafies voorgestel: "Wat-as" analise Sensitiwiteitsanalise Doelwitanalise Optimaliseringsanalise
Figuur 4. 9: Modellering met ʼn sigblad as DSS (Bron: Joshi, 2013: 313 – 317) Die myn van groot hoeveelhede data is ook ʼn kragtige wyse om besluitneming te ondersteun. Dit is egter van groot belang dat hierdie goeie kwaliteit data is en dat die analitiese prosesse of tegnieke wel korrekte afvoer verskaf. Wat is uitvoerende ondersteuningstelsels? Daar is nou al verwys na MIS en DSS. Uitvoerende ondersteuningstelsels (Executive support systems of ESS) verwys na stelsels wat deur die uitvoerende bestuur van ʼn onderneming gebruik word. Dit behels ʼn kombinasie van MIS en DSS se funksionaliteite om die bestuur van die organisasie in staat te stel om strategiese besluite te neem. ʼn Kort beskrywing van ESS – en die funksionaliteit daarvan – word in die handboek op bladsy 318 tot 319 bespreek.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 88
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 4.7
Kennisbestuur en intelligente stelsels
Handboek: Joshi, 2013. Hoofstuk 13 4.7.1
Die bestuur van kennis
Handboek: Bladsy 327 – 331 Daar is reeds verwys na terme soos data en inligting, en hoe data deur ʼn verwerkingsproses in inligting omgeskakel kan word. Kennis is egter ʼn meer abstrakte konsep. Dit het meer te make met ʼn persoon se ervaring as konkrete data. Hoe lyk kennis in ʼn onderneming dan? Kennis kan moeilik wees om te "sien". Dit manifesteer in die gedrag van personeel, omdat hulle die entiteite is wat kennis besit, maar kennis kan ook op skrif (papier of elektronies) geplaas word. Die handboek, waarop hierdie begeleidingsgids gebaseer is, bevat kennis wat oor jare versamel is. In ʼn onderneming sal kennis dus dikwels die vorm van beleide, beste praktyk en besigheidsoplossings aanneem. Om kennis in laasgenoemde vorms te bestuur word kennisbestuurstelsels (knowledge management systems of KMS) ingespan. ʼn KMS is ʼn spesiale vorm van ʼn bedryfsinligtingstelsel waardeur ʼn onderneming waarde kan skep uit die kennis wat dit besit. Soos met enige bedryfsinligtingstelsel is dit nie ʼn vereiste dat ʼn KMS op IT gebaseer is nie, hoewel dit meestal wel die geval is. Bladsy 327 en 328 in die handboek verskaf ʼn kort beskrywing van wat kennis, kennisbestuur en ʼn KMS is. Kennisbestuur bestaan uit hoofsaaklik vier stappe. Hierdie stappe vorm die kern van Figuur 13.1 in die handboek en word in meer detail bespreek op bladsy 329 tot 330 in die handboek. Die vier stappe van kennisbestuur word ook in Figuur 4.10 hieronder opgesom. Verkryging van kennis
Stoor van kennis
Deel en verspreiding van kennis
Toepassing van kennis
Figuur 4. 10: Die vier stappe van kennisbestuur (Bron: Joshi, 2014: 329 – 330)
Studie-eenheid 4: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel II
Bladsy 89
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Daar word ook onderskei tussen verskillende kategorieë van KMS. Hierdie kategorieë is: •
Organisatoriese kennisportale
•
Kennis-werkstelsels
•
Intelligente tegnieke
Hierdie kategorieë, met beskrywings, IT-hulpmiddels en die doel van elk, word in Tabel 13.1 in die handboek uiteengesit. Spesifieke IT-hulpmiddels wat deur internasionale maatskappye beskikbaar gestel word, word in Figuur 13.2 in die handboek uitgebeeld. 4.7.2
Uitdagings van kennisbestuur
Handboek: Bladsy 331 – 333 Behalwe vir die abstrakte aard van kennis (wat dit soms moeilik maak om te bestuur), is daar ook ʼn aantal ander uitdagings wat met kennisbestuur gepaard gaan. Drie van hierdie uitdagings word op bladsy 331 tot 333 in die handboek bespreek en kortliks in Figuur 4.11 hieronder opgesom. Sien ook die laaste studie-eenheid (Studie-eenheid 5) in hierdie gids vir ander kwessies wat die bestuur van inligting oor die algemeen beïnvloed.
Om personeel se ondersteuning te kry • Personeel is nou betrokke by die versameling en gebruik van kennis. Dit is dus van kritieke belang dat personeel kennisbestuur goedgesind is en dat dit nie bloot op hulle afgedwing word nie. Opdatering van die kennisbasis • ʼn Onderneming se kennis verouder baie vinnig en moet gedurig opdateer word. Hierdie proses kan tyd neem en geld kos. • Lees ook die gevallestudie (Exhibit 13.2 in die handboek) Te veel data • Te veel data kan inligtingsoorlading (information overload) veroorsaak. Kennisbestuur moet die waardevolle kennis in ʼn oorvloed van inligting vind. Figuur 4. 11: Uitdagings betrokke by die bestuur van inligting (Bron: Joshi, 2013: 331 – 333) 4.7.3
Kennis-gebaseerde DSS
Handboek: Bladsy 333 – 340 Soos voorheen genoem, is ʼn besluitnemingsondersteuningstelsel ʼn bedryfsinligtingstelsel wat besluitneming ondersteun. Daar is egter ʼn aantal DSS wat spesifiek op kennis gebaseer is. Hierdie stelsels word in Hoofstuk 13 in die handboek bespreek.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 90
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Kunsmatige intelligensie Hierdie tipe DSS is moontlik die bekendste onder die algemene publiek. Om rekenaars soos mense te laat optree, het die verbeelding van skrywers, filmvervaardigers en IT-kenners aangegryp. Dit is ook ʼn veld waarin heelwat geëksperimenteer word. Daar is reeds alledaagse voorbeelde van rekenaars wat op ʼn "intelligente" wyse optree. Webtuistes wat voorstelle aan kliënte maak op grond van hul vorige soektogte of bestellings is ʼn voorbeeld hiervan. Kunsmatige intelligensie word veral gebruik in die wetenskap, die mediese en opvoedingsvelde. ʼn Kort beskrywing van kunsmatige intelligensie word in die handboek op bladsy 333 en 334 verskaf. Die meeste van die DSS’s wat hieronder bespreek word, is op een of ander vorm van kunsmatige intelligensie gebaseer. Ekspertstelsels Waar ʼn onderneming dikwels komplekse probleme na ʼn kenner verwys, is daar sekere probleme wat deur programmatuur opgelos kan word. Hierdie programmatuur is gespesialiseerd en verrig dieselfde taak as ʼn kenner. Ekspertstelsels, soos wat hierdie programmatuur bekend staan, is ʼn spesiale vorm van kunsmatige intelligensie. Ekspertstelsels, die komponente van ʼn tipiese ekspertstelsel en die toepassing daarvan, word in die handboek op bladsy 334 tot 337 bespreek. ʼn Voorbeeld van hoe ʼn ekspertstelsel inkomstebelasting bereken, word in Figuur 13.2 in die handboek verskaf. Neurale netwerke Neurale netwerke neem kunsmatige intelligensie ʼn stap verder as ekspertstelsels. Waar laasgenoemde met gestruktureerde probleme en data werk (byvoorbeeld die berekening van belasting), sal neurale netwerke meer komplekse probleme hanteer. Neurale netwerke word so genoem vanweë die ooreenkomste tussen hierdie stelsels en die wyse waarop die brein werk, en maak veral gebruik van patroonherkenning om probleme op te los. Neurale stelsels werk deur groot hoeveelheid data en moet eers "geleer" word voordat dit probleme kan oplos. Neurale netwerke word op bladsy 337 in die handboek bespreek. Fuzzy logic stelsels Hierdie stelsel is ʼn gevorderde DSS en poog om probleme op dieselfde manier as mense te benader. Waar terme soos ʼn werknemer se salaris, ʼn kliënt se ouderdom en afstand in kilometer tussen dorpe maklik is vir ʼn rekenaar om te "verstaan", word abstrakte terme soos groot, warm en goed moeiliker om vooraf te programmeer. Fuzzy logic maak dit moontlik om sulke subjektiewe terme in wiskundige berekeninge en voorspellings te gebruik sodat besluite steeds op data geneem kan word. Vir ʼn meer volledige beskrywing van fuzzy logic,
Studie-eenheid 4: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel II
Bladsy 91
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels verwys na bladsy 337 en 338 in die handboek. Die voorbeeld in Exhibit 13.3 in die handboek behoort ook by te dra tot ʼn beter begrip van die konsep. Genetiese algoritmes Genetiese algoritmes benader probleme op ʼn evolusionêre wyse. Dit word gebruik vir komplekse probleme met duisende moontlike oplossings. Deur al die moontlike oplossings vir ʼn probleem te evalueer, word die beste oplossing gekies. As ʼn gevorderde vorm van kunsmatige intelligensie, is genetiese algoritmes aanvanklik gebruik om miljoene jare op die aarde te simuleer. Dit kan egter ook met groot sukses in die sakeomgewing aangewend word. Genetiese algoritmes word op bladsy 338 in die handboek bespreek. Intelligente agente Intelligente agente is programmatuur wat in die agtergrond op ʼn rekenaar of netwerk bedrywig is, sonder enige menslike interaksie. Hierdie programmatuur verrig spesifieke, herhaaldelike take vir ʼn gebruiker, proses of toepassing. Hierdie is ook ʼn vorm van kunsmatige intelligensie wat, soos hierbo genoem, gebruikersgedrag kan dophou en voorstelle van produkte of dienste maak. Intelligente agente word op bladsy 339 in die handboek bespreek. 4.8
Samevatting
E-handel is ʼn belangrike vorm van sake doen vir ʼn onderneming. Hierdie kanaal verskil egter van dit waaraan ondernemings gewoond is en moet dus met sorg aangepak word. URL, http, html en cgi is belangrike konsepte om te verstaan, indien ʼn onderneming betrokke raak by e-handel. Nuwe sakemodelle sluit in: 1) Inligtingsportale, 2) sosiale netwerke, 3) digitale inhoud, 4) vermaak, 5) handelsdienste, en 6) geklassifiseerde dienste. E-handel kan ook ingedeel word as 1) onderneming tot verbruiker, 2) onderneming tot onderneming en 3) verbruiker tot verbruiker e-handel. Om sukses met e-handel te behaal is die volgende van kritieke belang: 1) die regte inkomstemodel, 2) hoë penetrasie van die internet, 3) e-handelsportale, 4) inhouds- en katalogusbestuur, 5) gebruikersprofiele en sekuriteit, 6) werksvloei en uitvoer van bestellings, en 7) samewerking en logistiek. Om suksesvolle e-handel te bewerkstellig, is dit ook belangrik dat ʼn onderneming se bestuurspan van die verskeidenheid uitdagings wat daarmee gepaard gaan, bewus is. ʼn Besluitnemingsondersteuningstelsel (DSS) is ʼn bedryfsinligtingstelsel wat besluitneming ondersteun. Bestuurders word daagliks deur ʼn verskeidenheid besluite gekonfronteer wat gekategoriseer kan word volgens die doel van besluitneming (bv. strategiese, bestuurskontrole en operasionele besluite), vlak van programmeerbaarheid (bv.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 92
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels gestruktureerde en ongestruktureerde besluite) en kennis van die uitkomste (bv. besluitneming onder sekerheid, besluitneming onder risiko en besluitneming onder onsekerheid). Tegnieke wat vir besluitneming gebruik kan word, sluit uitkomsanalise, besluitnemingsvertakkings en optimaliseringstegnieke in. OLAP en die myn van data is tegnieke wat deur DSS gebruik word. ʼn Sigblad kan ook as ʼn DSS aangewend word deur “wat-as” analises, sensitiwiteitsanalises, doelwitanalises en optimaliseringsanalises uit te voer. Uitvoerende ondersteuningstelsels (ESS) gebruik ʼn kombinasie van MIS- en DSS-tegnologie en tegnieke om die uitvoerende bestuur van ʼn onderneming te ondersteun. Die bestuur van kennis is moeiliker as die bestuur van data, juis as gevolg van die abstrakte aard van kennis. Kennisbestuur bestaan uit vier belangrike stappe, naamlik 1) verkryging van kennis, 2) stoor van kennis, 3) verspreiding van kennis en 4) toepassing van kennis. Die drie grootste uitdagings van kennisbestuur behels die betrokkenheid van personeel, opdatering van die kennisbasis en invloed van ʼn oormaat data. Kunsmatige intelligensie behels rekenaars en programmatuur wat soos ʼn mens "dink" en optree. ʼn Verskeidenheid tegnologieë of stelsels word op kunsmatige intelligensie gebaseer, byvoorbeeld ekspertstelsel, neurale netwerke, fuzzy logic, genetiese algoritmes en intelligente agente. 4.9
Selfevaluering Aktiwiteit 13
Beantwoord die drie kritiese vrae aan die einde van Hoofstuk 11. Aktiwiteit 14 Beantwoord die eerste drie kritiese vrae aan die einde van Hoofstuk 12: •
Vraag 4 hoef nie beantwoord te word nie, behalwe deur studente wat wel in ʼn uitvoerende posisie by ʼn onderneming werksaam is. Aktiwiteit 15
Beantwoord die drie kritiese vrae aan die einde van Hoofstuk 13.
Studie-eenheid 4: Toepassing van bedryfsinligtingstelsels: Deel II
Bladsy 93
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Notas
Šakademia (MSW) 2014
Bladsy 94
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Studie-eenheid 5: Die bestuur van bedryfsinligtingstelsels
5.1
Studie-eenheid leeruitkomstes
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 5 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip te demonstreer van die volgende: •
Bestuur van inligtingsekuriteit
•
Etiese en sosiale uitdagings van inligtingstegnologie
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
bedreigings ten opsigte van inligtingsekuriteit te identifiseer en aan te dui hoe hierdie bedreigings bestuur kan word.
•
die elemente van ʼn beleidsraamwerk vir inligtingsekuriteit uiteen te sit.
•
te verduidelik hoe inligtingstegnologie kwessies soos privaatheid, etiek, wetgewing en kwaliteit van lewe beïnvloed.
•
die belangrikste bepalings van die Elektroniese Transaksie- en Kommunikasiewet uit te lig.
Studie-eenheid 5: Die bestuur van bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 95
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 5.2
Voorgeskrewe handboek
Joshi, G. 2013. Management information systems. New Delhi: Oxford University Press. •
Hoofstuk 17
•
Hoofstuk 18
Wetgewing: Elektroniese transaksie- en kommunikasiewet, 2003. Dit is verkrygbaar in pdfformaat by: Electronic Communications and Transaction Act (no 25 of 2002): http://www.gov.za/documents/index.php?term=transaction&dfrom=&dto=&yr=0&tps%5B%5 D=1&subjs%5B%5D=0 5.3
Verrykende bronne •
Steyn, P.J.N. (Red.) 2012. Bedryfsinligtingstelsels. Pretoria: Kraal Uitgewers. Paragraaf 3.8 in hierdie gids bespreek inligtingsekuriteit.
• 5.4
Electronic Communications and Transaction Act (no 25 of 2002) Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord
Omskrywing
Digitale
Elektroniese ekwivalent van tradisionele geskrewe
handtekening
handtekeninge om die egtheid van ʼn dokument te bevestig
Enkripsie
Die omskakeling van data na geheime kode wanneer dit oor ʼn netwerk gestuur word om dit onleesbaar te maak vir enige iemand wat die data onderskep.
Herhaaldelike
ʼn Besering wat veroorsaak word as iemand vir lang tydperke
stresbesering
in ʼn ongemaklike posisie voor en met ʼn rekenaar werk.
Inligtingsekuriteits-
ʼn Bewusmaking van personeel in die onderneming oor hoe
beleid
inligting hanteer moet word en hoe inligtingsekuriteit verseker kan word.
Intellektuele eiendom
Enige eiendom wat die produk van iemand se kreatiwiteits- of skeppingsvermoë is.
IT-sekuriteitsoudit
ʼn Proses waardeur die akkuraatheid en integriteit van programmatuur, datatoevoerprosesse en uitvoer bepaal word.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 96
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Kopiereg
Die wetlike regte van die skepper of eienaar van intellektuele eiendom wat die eienaar beskerm teen ander wat die eiendom probeer kopieer of reproduseer.
Kuberkraker
ʼn Persoon wat onregmatige toegang tot ʼn rekenaar of netwerk verkry, of probeer verkry.
Risiko-analise
Die proses waardeur moontlike verliese en die waarskynlikheid beraam word, dat gebeurtenisse sal plaasvind, wat tot hierdie verliese sal lei.
Verantwoordbaarheid Die verantwoordelikheid van ʼn persoon of onderneming om verslag te kan gee oor aspekte waarvoor hulle verantwoordelikheid aanvaar het. 5.5
Inleiding
Vandat inligtingstelsels in ondernemings geïmplementeer is, het nuwe uitdagings ten opsigte van die bestuur daarvan ontstaan. Die aard van ondernemings het verander, en so ook die wyse waarop hierdie ondernemings bestuur moet word. Hoofstuk 17 in die handboek bespreek kwessies wat met die bestuur van inligtingsekuriteit te make het. Eerstens, word aspekte wat inligtingsekuriteit bedreig, geïdentifiseer. Daarna word die wyses waarop hierdie bedreigings vermy of bestuur kan word, bespreek. Derdens, word ʼn beleidsraamwerk en aspekte wat daarin vervat moet word, voorgestel. Hoofstuk 18 raak die etiese en sosiale kwessies ten opsigte van IT aan. Daar word begin deur kwessies wat spesifiek met inligtingstelsels te make het, uit te lig. Die kwessie van verantwoordbaarheid, sowel as intellektuele eiendom en privaatheid en hoe IT ʼn mens se kwaliteit van lewe beïnvloed word bespreek. Laastens, word wetgewing wat spesifiek op IT van toepassing is, bespreek. 5.6
Bestuur van inligtingsekuriteit
Handboek: Joshi, 2013: Hoofstuk 17 Toe die eerste rekenaars vervaardig is, was die gevaar van datadiefstal nie ʼn oorweging nie. Die groot behoefte aan sekuriteit is eers raakgesien toe kuberkrakers (hackers) inligting begin steel het. Mettertyd is sekuriteitsmaatreëls aangepas om ondernemings en individue se inligting te beskerm. Vandag is inligtingsekuriteit ʼn belangrike studieveld. Hierdie paragraaf gaan poog om ʼn kort inleiding en agtergrond tot die veld van inligtingsekuriteit te bied. Studie-eenheid 5: Die bestuur van bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 97
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 5.6.1
Bedreigings tot inligtingsekuriteit
Handboek: Bladsy 425 – 429 Daar is ʼn verskeidenheid faktore wat die veiligheid van inligting bedreig. Hierdie faktore word in Tabel 17.1 in die handboek opgesom. Elk gaan kortliks hieronder bespreek word, maar word in meer detail in die handboek, op bladsy 423 tot 429 bespreek. Kuberkrakers ʼn Kuberkraker (hacker) is ʼn persoon wat onregmatige toegang tot ʼn rekenaar of ʼn netwerk verkry. Organisasies met sensitiewe inligting wat vir die kuberkraker finansiële waarde het, is veral kwesbaar. Alle kuberkrakers word egter nie deur geld gemotiveer nie (hoewel geld moontlik die mees algemene motiveerder is). Groepe soos Anonymous het ander, sosiale doelwitte in gedagte. Hierdie groep is baie losweg gegroepeer (en het nie leiers wat amptelik vervolg kan word nie). Hulle sal skade aan webtuistes en netwerke aanbring, indien hulle glo dat die eienaar van sodanige netwerk gekeer of gestraf moet word. Dit is egter belangrik om te onthou: Ongeag die motivering, is dit ontwettig in die meeste lande om sonder toestemming toegang tot ander se inligting te verkry. Die algemene idee van ʼn kuberkraker is ʼn persoon wat agter ʼn rekenaar in ʼn klein kamertjie sit, wat deur verskillende kodes alles probeer om toegang tot ʼn netwerk te verkry. Hierdie is slegs een wyse waarop dit gedoen kan word. Ander moontlikhede word in Tabel 17.2 in die handboek aangedui. ʼn Spesifieke voorbeeld wat veral Suid-Afrikaners raak, is wanneer individue bedrieg word om hul aantekenbesonderhede vir internetbankdienste aan kuberkrakers te verskaf.
Wat doen banke om hul kliënte te beskerm? Kuberkrakers en ander kriminele raak toenemend gesofistikeerd in hul pogings om mense se geld te steel. Byvoorbeeld: ʼn Kliënt van ʼn bank kry ʼn e-pos wat hom aanmaan om onmiddellik op die bank se webtuiste aan te teken en seker te maak dat sy geld nog veilig is. Die e-pos verskaf dan ʼn (verkeerde) skakel na die webtuiste. Die kuberkrakers het dan ʼn presiese replika van die bank se webtuiste geskep. Die kliënt is dan heeltemal onbewus dat hy sy hoogs vertroulike aantekenbesonderhede op ʼn kuberkraker se webtuiste intik, die inligting deur die kuberkraker ontvang word en dat sodanige kuberkraker volledige toegang tot die kliënt se bankinligting het. Dit is natuurlik die kliënt se verantwoordelikheid om nie so liggelowig te wees nie. Banke bespaar groot hoeveelhede geld, indien kliënte eerder van internetbankdienste gebruik maak as van takke, en het derhalwe ʼn verantwoordelikheid om, sover as moontlik, kliënte
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 98
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
teen kuberkrakers te beskerm. Hier is ʼn paar voorbeelde van stappe wat banke neem: •
Nedbank verskaf spesiale programmatuur wat kliënte se rekenaars beveilig vir die duur van ʼn internettransaksie, selfs al is daar sogenaamde spyware op die rekenaar gelaai.
•
Nedbank verskaf gereelde waarskuwings aan kliënte wat op hul internetbankdiens aanteken om nie op enige skakels te klik wat in ʼn e-pos gestuur word nie. Hulle maak dit ook duidelik dat hulle nooit ʼn kliënt se aantekenbesonderhede sal vra nie.
•
FNB maak gebruik van ʼn stelsel genaamd verify Visa: Hierdie stelsel word deur sekere handelaars op die internet gebruik om sekuriteit te verseker. Wanneer die kredietkaartbesonderhede ingesleutel is, word die kliënt na ʼn verdere verifiëringsblad geneem. Dan word ʼn sms na die kliënt gestuur. Die sms bevat ʼn spesiale kode wat die kliënt op die webtuiste moet insleutel. Wanneer verify Visa op ʼn kliënt se kaart geaktiveer word, kry die kliënt ʼn geleentheid om ʼn persoonlike boodskap vir hom- of haarself te skryf. Hierdie boodskap sal altyd op die verify Visa blad vertoon word – sodoende kan die kliënt verseker wees dat die blad inderdaad ʼn FNB-blad is en nie vervals is nie.
•
Die meeste banke maak dit onmoontlik vir iemand om betalings op internetbankdienste te maak, sonder dat die ontvanger van die geld op die stelsel gelaai is. Hierdie begunstigde kan nie gelaai word sonder dat ʼn sms (met ʼn spesiale kode) aan die kliënt gestuur word nie. Dit is dus nodig vir ʼn kuberkraker om toegang tot beide die kliënt se internetbankdiens en selfoon te verkry (iets wat ongelukkig met tye gebeur).
•
Sommige banke maak gebruik van stelsels wat dit moeilik maak vir onwettige programmatuur (spyware) om te "lees" wat die gebruiker insleutel deurdat die aantekenbesonderhede op ʼn sleutelbord op die skerm self getik word (deur op die regte knoppie te klik). Die knoppies op die skerm word ook rondgeskommel sodat dit nie op dieselfde wyse as ʼn gewone sleutelbord voorkom nie, met die hoop dat dit die spyware verder sal verwar.
Skadelike programmatuur Sommige skadelike programmatuur (malicious software) se doel is meestal bloot om skade aan te rig. Kuberkrakers gebruik egter ook soms van hierdie programme om toegang tot ʼn rekenaar te verkry. Die motiverings om sulke programmatuur te skep en te versprei, verskil ook. Vir sommige individue is dit ʼn persoonlik prestasie om so iets reg te kry, soms word dit Studie-eenheid 5: Die bestuur van bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 99
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels gebruik vir weerwraak en soms selfs deur regerings om gevaarlike vyande se inligtingstelsels te saboteer. Hierdie programme sluit in: •
Virusse: Virusse is programme wat deur besmette draagbare media (byvoorbeeld geheuestokkies) van een rekenaar na ʼn ander oorgedra word. Met ʼn wyer definisie, kan al die onderstaande programme eintlik as virusse geïdentifiseer word. Die woord "virus" is egter ontwerp voordat daar soveel onderskeid gemaak is tussen die verskillende skadelike programmatuur. ʼn Virus kan dus, met ʼn wyer definisie, as ʼn versamelwoord vir skadelike programmatuur gesien word.
•
Trojaanse perde. ʼn Trojaanse perd is ʼn skadelik program wat as iets nuttigs voorkom. As dit egter oopgemaak word, word die program op die rekenaar geïnstalleer en rig skade aan (of dit gee toegang aan kuberkrakers).
•
Wurms. ʼn Wurm is ʼn program wat homself oor ʼn netwerk dupliseer. Een van die bekendste voorbeelde hiervan, was die Melissa virus. Hierdie virus het homself gedupliseer deur middel van Microsoft Word. Wat hierdie virus so gevaarlik gemaak het, was die feit dat sekere regeringsdepartemente in die VSA ook daarmee besmet is. Sommige van hierdie rekenaars het vertroulike inligting gehad. In ʼn gesamentlike poging van die FBI en ander wetstoepassers, is die verspreider van hierdie virus gevang en tot tien jaar tronkstraf gevonnis.
•
Spyware. Hierdie programmatuur is veral gewild onder kuberkrakers, maar kan selfs deur maatskappye (oneties) gebruik word om gebruikersgedrag te moniteer. Hierdie programmatuur maak notas van alles wat ʼn gebruiker op sy of haar rekenaar doen. Dit sluit die kodes wat ʼn gebruiker vir internetbankdienste of kredietkaartaankope gebruik, in. Die meeste anti-virusprogramme is egter nou ook daarop gefokus om spyware te identifiseer.
ʼn Interessante gevallestudie word in die handboek op bladsy 428 verskaf (Exhibit 17.3). Dit behels virusse wat geskep is om as wapens in ʼn sogenaamde kuberoorlog tussen regerings (in hierdie geval tussen Israel en Iran) te gebruik. Interne bedreigings Een van die grootste bedreigings van inligtingsekuriteit, is mense. Personeel kan, doelbewus of as gevolg van nalatigheid, die onderneming se inligting blootstel aan ʼn verskeidenheid bedreigings. Dit maak nie saak hoe goed ʼn netwerk se sekuriteitstelsel is nie – as ʼn personeellid se aantekenbesonderhede (gebruikersnaam en wagwoord) in die verkeerde hande beland, is die stelsel kwesbaar.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 100
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Een van die belangrikste wyses waarop hierdie probleem opgelos kan word, is ʼn goed geformuleerde sekuriteitsbeleid, opleiding en bewusmaking van personeel om die beleid te volg en monitering van die implementering van hierdie beleid. 5.6.2
Beheer van bedreigings en kwesbaarheid
Handboek: Bladsy 429 – 435 ʼn Verskeidenheid maatstawwe wat ʼn onderneming kan neem om sekuriteit te beveilig, word in die handboek op bladsy 429 tot 435 verskaf. Hierdie maatstawwe word in detail in die handboek bespreek en word kortliks in Figuur 4.12 hieronder opgesom. Firewall •Programmatuur wat toegang tot die netwerk beperk. Ondersoek word outomaties ingestel voordat programmatuur toegang tot die netwerk verkry. •Tegnieke wat deur ʼn firewall gebruik word, word op bladsy 430 in die handboek bespreek. Enkripsie •Alle data wat buite die netwerk beweeg, word in so mate verander dat dit onleesbaar is. ʼn Sleutel om hierdie data in geheime kode om te skakel, word gebruik en is op die sender en ontvanger se rekenaars. As die data onderskep word, is dit onleesbaar vir die persoon wat dit onderskep het. Digitale handtekening •Hierdie is nie ʼn geskandeerde kopie van ʼn persoon se handtekening (soos soms verkeerdelik gedink word) nie. •ʼn Betroubare organisasie, as ʼn derde party, plaas ʼn handtekening op ʼn dokument as ʼn persoon op ʼn knoppie klik. Sodoende kan bevestig word dat die dokument deur ʼn gebruiker "geteken" is. Fisiese toegangsbeheer •Deur wagwoorde en beskerming van die fisiese apparatuur, kan fisiese toegang tot die stelsel beperk word. Anti-virus programmatuur •Hierdie programmatuur word ontwikkel om virusse te identifiseer en uit te vee voordat skade aan ʼn stelsel aangerig kan word. Rekenaarstelsels wat minder geneig is om te faal •Deur rugsteun kan data beskerm word indien ʼn hardeskyf breek. •Deur RAID-tegnologie kan die invloed van een gebreekte hardeskyf beperk word. •Metodes word in Tabel 17.3 in die handboek verskaf. Ander sekuriteitsmaatstawwe •Word op bladsy 435 in die handboek bespreek Figuur 4. 12: Maatstawwe om bedreigings tot inligtingsekuriteit te beheer (Bron: Joshi, 2013: 429 – 435)
Studie-eenheid 5: Die bestuur van bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 101
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 5.6.3
ʼn Beleidsraamwerk vir die beheer van inligtingsekuriteit
Handboek: Bladsy 435 – 440 Soos reeds genoem, is dit belangrik dat daar ʼn duidelike beleid is wat aandui hoe inligtingsekuriteit in die organisasie benader word. ʼn Beleid is ʼn dokument wat beginsels, riglyne en reëls bevat, wat die optrede van personeel bepaal. ʼn Sekuriteitsbeleid sal dus aandui hoe personeel moet optree om inligtingsekuriteit te verseker. Aspekte wat in ag geneem word in hierdie raamwerk, word in die handboek op bladsy 435 tot 440 verskaf en kortliks hieronder opgesom: •
Inligtingstelsel-beheermaatreëls: Hierdie maatreëls verseker die akkuraatheid, geldigheid en egtheid van alle aktiwiteite in die inligtingstelsel.
•
Risiko-analise: Vrae soos die volgende moet gevra word: Wat sal gebeur as ʼn ongemagtigde persoon toegang tot ons data verkry? Wat sal gebeur as die gebou afbrand en al die rekenaars vernietig word? Wat sal gebeur as ʼn personeellid kwaad is vir die onderneming en wil wraak neem? Wat is die waarskynlikheid dat enige van die bogenoemde sal gebeur? Risikobestuursprosesse wat deur ʼn onderneming gevolg kan word, word in Tabel 17.4 verskaf.
•
Sekuriteitsbeleid. ʼn Beleid moet opgestel word om personeel se gedrag ten opsigte van inligtingsekuriteit voor te skryf. Hierdie beleid is egter nutteloos as dit slegs in ʼn lêer geliasseer word en niemand daarvan bewus is nie. Deurlopende opleiding en bewusmaking is dus van kardinale belang.
•
Rampbeheerplan. Hoe lank na ʼn aardbewing, brand of ander natuurramp sal die onderneming weer ten volle operasioneel wees? Vir sommige organisasies is die antwoord op hierdie vraag "nooit", bloot omdat hulle geen rampbeheerplan het nie. Daar is ondernemings wat in rampbeheer spesialiseer en teen ʼn maandelikse of jaarlikse fooi sal verseker dat die onderneming gereed is om enige ramp te trotseer. ʼn Goeie voorbeeld is ʼn Suid-Afrikaanse maatskappy. Die betrokke maatskappy se hele kantoorblok het een nag afgebrand. Hulle het egter ʼn goeie rampbeheerplan in plek gehad. Toe personeel die oggend by die werk opdaag, was die onderneming reeds operasioneel. Personeel kon in tente buite die onderneming kliënte telefonies bedien. Daar was selfs koffie beskikbaar en spesiale t-hemde is gedruk om personeel se moraal hoog te hou.
•
IT-sekuriteitsoudit. ʼn Oudit moet (verkieslik deur ʼn gespesialiseerde, eksterne onderneming) gedoen word om inligtingsekuriteit te verseker. Hierdie oudit moet op ʼn
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 102
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels gereelde basis gedoen word. Tabel 17.5 verskaf riglyne waardeur ʼn onderneming teen kubermisdaad beskerm kan word. 5.7
Etiese en sosiale uitdagings van IT
Handboek: Joshi, 2013, Hoofstuk 18 Inligtingstegnologie het teen ʼn geweldige spoed verbeter. Hierdie vordering word grappenderwys met die ontwikkeling van voertuie in dieselfde tydperk vergelyk. Intel se uitvoerende hoof, Paul Otellini, het gesê dat, as voertuie teen dieselfde tempo as rekenaars ontwikkel het, ʼn motor vandag 756 000 kilometer per uur sou kon ry, 42 500 kilometer per liter sou gebruik en 30c (teen vandag se wisselkoers) sou kos. As motors (en ander industrieë) nie kon bybly nie, is dit dus nie vreemd dat die samelewing, wetgewing en etiese kodes ook sukkel om tegnologiese vordering in ag te neem nie. SuidAfrika se eerste wetgewing ten opsigte van elektroniese kommunikasie het eers in 2003 in werking getree. Hoofstuk 18 in die handboek beskryf die etiese en sosiale impak en uitdagings van inligtingstelsels en IT in die algemeen. 5.7.1
Etiese en sosiale kwessies wat met inligtingstelsels verband hou
Handboek: Bladsy 448 – 453 Die handboek verskaf veral drie belangrik aspekte wat IT beïnvloed en daardeur beïnvloed word. Hierdie kwessies is: •
Wetlike kwessies. Wetgewing moet aangepas word om IT-verwikkelinge in ag te neem. In sommige gevalle moet wetgewing wat voor die koms van IT geskryf was, gebruik word om uitspraak te gee in sake waar IT betrokke is.
•
Privaatheidskwessies. Die meeste privaatheidsriglyne is geskryf voordat die internet bestaan het. In Suid-Afrika het elke mens die reg op privaatheid, maar die Internet – en inligting wat doelbewus deur individue oor hulself op die internet geplaas word – maak die definisie en implikasies van privaatheid moeilik. Is internetgebruikers geregtig op privaatheid? Mag regerings (sonder hul toestemming) toegang tot internetgebruikers se data verkry om terrorisme te bekamp?
•
Etiese kwessies. IT het ʼn hele nuwe reeks etiese vrae laat ontstaan. Is dit eties om die internet te gebruik om vertroulike inligting oor ʼn organisasie uit te lek, indien die organisasie met onwettigheid besig is? As ʼn werknemer van die huis af werk, mag hy of sy die werk se rekenaar gebruik vir persoonlike e-posse?
Studie-eenheid 5: Die bestuur van bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 103
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Hierdie kwessies word in Tabel 18.3 in die handboek opgesom. ʼn Interessante gevallestudie word in die handboek verskaf (Exhibit 18.4). 5.7.2
Verantwoordbaarheids- en privaatheidskwessies
Handboek: Bladsy 453 – 457 Wanneer ʼn IT-stelsel nie doen wat dit veronderstel is om te doen nie, kan die skade groot wees. Dink byvoorbeeld aan ʼn bank wat data verloor as gevolg van ʼn tegniese probleem, of masjinerie wat skade of beserings aanrig as gevolg van tegniese probleme. Daar is ʼn vraag oor wie verantwoordelikheid vir die skade moet aanvaar. Exhibit 18.6 in die handboek verskaf ʼn voorbeeld van ʼn Indiese programmatuurontwikkelaar wat ʼn stelsel vir ʼn bank in Indonesië sou ontwikkel. Toe die programmatuur nie betyds ontwikkel is nie, is die kontrak summier beëindig, maar in plaas van bloot ʼn terugbetaling van die $662 000, het die bank ʼn bykomende $10 miljoen vir skadevergoeding geëis. Vrae wat ontstaan is: Hoe is hierdie bedrag bereken? Hoe word die skade wat direk uit die laat lewering spruit, bepaal en onderskei van skade wat in elk geval sou plaasvind? Hierdie vrae se antwoorde is nie voor die hand liggend nie. Die vrae wat hierbo gevra word, is ook slegs enkele voorbeelde van hoe moeilik IT-verantwoordbaarheid is. Kwessies ten opsigte van verantwoordbaarheid word op bladsy 453 tot 455 in die handboek bespreek. Die idee dat geen persoon meer geregtig is op privaatheid nie, is besig om toenemend pos te vat. Privaatheidskenners sê dat, sodra ʼn persoon van die internet gebruik maak, sy of haar kanse om totale privaatheid te geniet, feitlik nul is. Nog ʼn sentiment is dat mense nie werklik ʼn behoefte het aan totale privaatheid nie (en daarom graag aspekte van hul lewe op sosiale netwerke deel), maar wel ʼn behoefte het aan beheer oor watter inligting deur ander besit word. Kliënte het selde ʼn probleem om persoonlike inligting aan ʼn bank te verskaf, maar is ontnugter as hul name en telefoonnommers deur die bank aan buite-organisasies verkoop word. Exhibit 18.7 in die handboek bespreek privaatheid en die internet in meer detail. 5.7.3
Eiendomsreg
Handboek: Bladsy 457 – 458 Intellektuele eiendom en die beskerming daarvan is niks nuuts nie. Vir meer as ʼn eeu het uitvinders reeds patente geregistreer. Die internet skep egter nuwe uitdagings ten opsigte van die beskerming van intellektuele eiendom.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 104
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels Twee kwessies verdien spesiale aandag: Kopiereg en patente. Streng gesproke het enige persoon wat iets skryf, kopiereg op die oomblik wat die skryfwerk voltooi is. Alle ander maatstawwe wat geneem word, is bloot om die kopiereg te beskerm. Waar kopiereg bestaan op die skryf van nuwe materiaal (soos musiek, boeke en selfs die inhoud van ʼn webtuiste), behels patente die registrasie en beskerming van ʼn nuwe uitvinding. Die vraag ontstaan: Is programmatuur ʼn uitvinding of iets wat geskryf word? Dit lyk of die konsensus is dat kopiereg eerder as patentereg, op die ontwikkeling van programmatuur van toepassing is. Bladsy 457 tot 458 bespreek die stand van sake in die VSA en Indië ten opsigte van die patentereg en kopiereg van programmatuur. Wat is die geval in Suid-Afrika? Suid-Afrika het wetgewing ten opsigte van elektroniese kommunikasie en transaksies. Dit is ʼn goeie idee om bewus te wees van die bepalings van hierdie wetgewing om te sien hoe dit transaksies op die internet, kopiereg en patentereg beïnvloed. 5.7.4
IT en die kwaliteit van lewe
Handboek: Bladsy 458 – 460 Tegnologie het nuwe moontlikhede gebring. Mense kan langer lewe as gevolg van verbeterings in mediese tegnologie; die tydsduur om ʼn brief oorsee te stuur het van weke na sekondes (per e-pos) verander en die kostes verbonde aan oproepe na ander lande het drasties verminder. Tog is daar ʼn aantal uitdagings wat tegnologie aan mense se persoonlike lewens bied. Hierdie uitdagings word op bladsy 458 tot 460 in die handboek bespreek en kortliks in Figuur 4.13 hieronder opgesom.
Studie-eenheid 5: Die bestuur van bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 105
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Werksplek interaksie en kultuur •IT het persoonlike interaksie tussen personeel verminder Gesin, werk en ontspanning •Omdat werknemers dikwels van die huis af kan werk, word die grense tussen werks- en gesinslewe minder duidelik. Verlies aan werk •Tegnologie het ʼn groot hoeveelheid nuwe poste geskep, maar ook ʼn groot hoeveelheid werk oortollig gemaak. Gesondheidsrisiko's •Rekenaarverwante beserings kan veroorsaak word deur vir lang tye roetinewerk op rekenaars te doen. Figuur 4. 13: Wyses waarop rekenaars kwaliteit van lewe kan beïnvloed (Bron: Joshi, 2013: 457 – 460)
5.7.5
IT-wetgewing in Suid-Afrika
Die handboek verskaf ʼn kort oorsig van IT-wetgewing in Indië. Suid-Afrika het in 2002 die Elektroniese Kommunikasie- en Transaksiewet bekend gestel. Hierdie wet is bedoel om kwessies ten opsigte van IT wat nie deur vorige wetgewing gedek word nie, te reguleer. ʼn Paar aspekte wat in hierdie wetgewing aangeraak word, sluit in: •
Die skryf en verspreiding van virusse: Die skryf van ʼn virus en die verspreiding daarvan word in hierdie wet gekriminaliseer. Wanneer ʼn persoon ʼn virus skryf en die ontvanger daarvan "afpers" om geld te betaal voordat die virus verwyder sal word, is die maksimum straf selfs groter.
•
Dit is ontwettig om gemorspos te stuur as die pos nie aan sekere vereistes voldoen nie. Enige gemorspos wat gestuur word, moet aan twee vereistes voldoen: Dit moet aan die ontvanger ʼn geleentheid gee om nie verdere kommunikasie te ontvang nie (ʼn versoek wat gehoorsaam moet word) en die sender moet, op versoek, aan die ontvanger bekend maak waar hulle die ontvanger se inligting vandaan gekry het.
•
Die gebruik en geldigheid van elektroniese handtekeninge word gereguleer.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 106
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
•
Die prosedures en vereistes waaraan aandag gegee moet word voordat enige iemand se rekenaar vir kriminele ondersoeke gekonfiskeer kan word.
Dit sal ʼn goeie idee wees om deur hierdie wetgewing en moontlike bylae en aanpassings daarvan te lees om sodoende te weet wat ʼn rekenaargebruiker se regte en verantwoordelikhede is. 5.8
Samevatting
Saam met die voordele wat bedryfsinligtingstelsels en IT, in die algemeen, vir ondernemings bied, het daar ook ʼn groot hoeveelheid uitdagings ten opsigte van die sekuriteit van inligting ontstaan. Aspekte wat inligtingsekuriteit bedreig, sluit in: 1) kuberkrakers, 2) skadelike programmatuur, en 3) interne bedreigings. Wyses waarop hierdie bedreigings teëgewerk kan word, sluit in: 1) ʼn firewall, 2) enkripsie, 3) digitale handtekeninge, 4) fisiese toegangsbeheer, 5) anti-virusmaatreëls, 6) rekenaarstelsels wat minder geneig is om te faal en 7) ander sekuriteitsmaatreëls. ʼn Sekuriteitsbeheer-beleidsraamwerk sal tipies bestaan uit 1) inligtingstelselbeheermaatreëls, 2) gereelde risiko-analises, 3) ʼn sekuriteitsbeleid, 4) ʼn rampbeheerplan, en 5) ʼn IT-sekuriteitsoudit. Etiese en sosiale kwessies ten opsigte van stelsels sluit wetlike, privaatheids- en etiese kwessies in. IT en die internet bied spesifieke uitdagings ten opsigte van verantwoordbaarheid en die beskerming van privaatheid in. Kopiereg en die beskerming van patente word bemoeilik wanneer programmatuur ter sprake is. Inligtingstegnologie en die wyse waarop ondernemings daarby aanpas, het ʼn invloed op mense se kwaliteit van lewe. Hierdie is veral sigbaar op die volgende gebiede: 1) interaksie by die werksplek en die organisatoriese kultuur, 2) persoonlike lewe: gesin, werk en ontspanning, 3) verlies aan werk en gesondheid. Die wyse waarop IT in die mens se daaglikse lewe geïntegreer is, het ook ʼn behoefte aan nuwe wetgewing laat ontstaan. In Suid-Afrika is daardie wetgewing die Elektroniese Kommunikasie- en Transaksiewet wat in 2002 vir die eerste keer bekendgestel is.
Studie-eenheid 5: Die bestuur van bedryfsinligtingstelsels
Bladsy 107
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels 5.9
Selfevaluering Aktiwiteit 16
Beantwoord die vier kritiese vrae aan die einde van Hoofstuk 17. Vraag 3 verwys na Indiese maatskappye. Dieselfde geld egter vir Suid-Afrikaanse maatskappye – jy kan die vraag uit hierdie oogpunt benader. Aktiwiteit 17 Beantwoord die kritiese vrae aan die einde van Hoofstuk 18. Jy hoef slegs die eerste twee vrae te beantwoord.
Šakademia (MSW) 2014
Bladsy 108
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Afrikaans/Engels woordelys Afrikaans
Engels
Aanlyn analitiese verwerking
Online analytical processing (OLAP)
Bedryfsinligtingstelsels
Business information systems
Bedryfstelsels
Operating systems
Besluitnemingsondersteuningstelsels
Decision support systems (DSS)
Besluitnemingsvertakking
Decision tree
Bestuursinligtingstelsel
Management information system (MIS)
BinĂŞre kodes
Binary codes
Brug
Bridge
Cloud verwerking
Cloud processing
Data
Data
Data visualiseringstelsels
Data visualisation systems (DVS)
Datapakhuis
Data warehouse
Deurblaaier
Browser
Deurgang
Gateway
Digitale handtekening
Digital signature
Digitale inhoud
Digital content
Domeinnaam
Domain name
E-aankope
E-procurement
E-handel
E-commerce
Ekonomiese bestelhoeveelheid
Economic order quantity
Ekspertstelsels
Expert systems
Elektroniese fondsoorplasing
Electronic funds transfer (EFT)
Šakademia (MSW) 2014
Bladsy 109
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Enkripsie
Encryption
E-onderneming
E-business enterprise
Eweknie-netwerk
Peer-to-peer network
Gedraaide draadpaar
Twisted pair cables
Genetiese algoritme
Genetic algorithm
Geografiese inligtingstelsels
Geographical information systems (GIS)
Globalisering
Globalisation
Grafiese gebruikerskoppelvlak
Graphical user interface (GUI)
Grid-verwerking
Grid processing
Herhaaldelike stresbesering
Repetitive stress injury
Herhaler (of versterker)
Repeater
Hoofraam
Main frame
Inherente inligtingskwaliteit
Inherent information quality
Inhoudsbestuur
Content management
Inligting
Information
Inligtingsargitektuur
Information architecture
Inligtingsekuriteitsbeleid
Information security policy
Inligtingstelsels
Information systems
Intellektuele eiendom
Intellectual property
Intelligente agente
Intelligent agents
IT sekuriteitsoudit
IT security audit
Kennis
Knowledge
Kennisbasis
Knowledge base
Kennisbestuurstelsels
Knowledge management systems
Šakademia (MSW) 2014
Bladsy 110
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Kliëntediensbestuur
Customer relationship management (CRM)
Kliëntlojaliteitsprogram
Customer loyalty programme
Kliënteraakpunte
Customer touch-points
Koaksiale kabels
Coaxial cables
Kopiereg
Copyright
Kuberkraker
Hacker
Kunsmatige intelligensie
Artificial intelligence (AI)
Lokale areanetwerk (LAN)
Local area network
Masjientaal
Machine language
Mededingers
Competitors
Mikrorekenaar
Microcomputer
Mini-rekenaar
Minicomputer
Myn van data
Data mining
Navraag
Query
Netwerkbedieners
Network servers
Neurale netwerke
Neural networks
Objek-georiënteerde programmering
Object oriented programming
Onderneming na onderneming e-handel
Business to business e-commerce
Onderneming na verbruiker e-handel
Business to consumer e-commerce
Ongeleide media
Wireless media
Oopbron programmatuur
Open-source software
Opbrengs op belegging
Return on investment (ROI)
Optimaliseringsanalise
Optimization analysis
Portaal
Portal
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 111
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Pragmatiese inligtingskwaliteit
Pragmatic information quality
Programmatuur
Software
Protokolle
Protocols
Rekord
Record
Risiko-analise
Risk assessment/ Risk analysis
Roeteerder
Router
Sake analise
Business analysis (BA)
Sake-intelligensie
Business intelligence (BI)
Samestellers
Assemblers
Sensitiwiteitsanalise
Sensitivity analysis
Sigblad
Spreadsheet
Soekenjinoptimalisering
Search engine optimization (SEO)
Sosiale netwerke
Social networks/networking
Superrekenaars
Super computers
Toepassingsdiensverskaffer
Application service provide (ASP)
Toepassingsprogrammatuur
Application software
Uitkomsanalise
Pay-off analysis
Uitvoerende ondersteuningstelsels
Executive support systems (ESS)
Veld
Field
Verantwoordbaarheid
Accountability
Verbruiker na verbruiker e-handel
Consumer to consumer e-commerce
Verslag
Report
Voorsieningskettingbestuur
Supply chain management (SCM)
Vorm
Form
Šakademia (MSW) 2014
Bladsy 112
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Webblad
Web page
Webtuiste
Web site
WĂŞreldwye web
Word wide web (www)
Woordverwerker
Word processing
Wye areanetwerk (WAN)
Wide area network
Šakademia (MSW) 2014
Bladsy 113
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Selfevalueringsriglyne Riglyne: Aktiwiteit 1 Daar is nie ʼn spesifieke antwoord vir hierdie vraag nie. Die inligting wat verskaf is, is ʼn begroting van ʼn bloemiste. Volgens hierdie begroting is die onderneming besig om ʼn wins te maak. Hierdie wins kan vir ʼn verskeidenheid doelwitte aangewend word. Miskien kan dit herbelê word om die onderneming uit te brei; miskien kan die eienaar van die wins vir homself neem. ʼn Ander besluit wat geneem kan word, is om die salaris wat in die begroting voorkom, te verhoog. Indien hierdie inligting egter foutief is, sal die onderneming finansiële probleme ondervind. Die onderneming mag dalk ʼn kleiner wins gemaak het as wat die begroting aangedui het en omdat die bedrag wat as wins aangedui is nie meer beskikbaar is nie, sal die onderneming met ʼn kontantvloeiprobleem sit. Foute kan insluip as daar uitgawes in die onderneming is wat nie in die begroting voorkom nie, of as die inkomste minder is as wat die begroting aandui. Dit is natuurlik ook moontlik dat die inkomste in werklikheid meer is as wat die begroting aandui, waarvan die gevolge nie so sleg sou wees nie. Riglyne: Aktiwiteit 2 Hierdie aktiwiteit het nie ʼn korrekte of verkeerde antwoord nie. Die volgende kan as ʼn riglyn dien. 1) Daar is ʼn verskeidenheid bronne wat hierdie inligting kan verskaf. Die bemarkingsplan (intern) kan vergelyk word met die uitslag van marknavorsing (mark) en die finansiële state van mededingers (mark). Indien die resultate van die bemarkingsplan nie is wat verwag is nie, kan inligting oor die toestand van die ekonomie (makro) miskien lig daarop werp. Tydens ʼn resessie is mense minder geneig om geld te spandeer. Die mededingers se finansiële state sal miskien ʼn aanduiding kan gee of hulle ook swakker presteer het as wat verwag is. 2) Hierdie is moeiliker om lank voor die tyd te bepaal, omdat die inligting wat met nuwe produkbekendstellings verband hou, gewoonlik baie vertroulik is. Die bestuurder kan egter die media dophou (mark). Jaarverslae van mededingers (mark) kan dalk ook ʼn aanduiding gee van wat die mededingers beplan. As daar egter wetgewing bestaan (makro) wat die bekendstelling van die produk verbied, of die mededinger dwing om sy voornemens bekend te maak, sou dit die bestuurder ʼn vinnige aanduiding kon gee oor die moontlikhede van die bekendstelling.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 114
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
3) Die direkteur sal natuurlik begin deur na al die nodige wetgewing te kyk (makro). Hierdie wetgewing sal die vereistes stel. Dan moet die direkteur na ʼn verskeidenheid prosedures in die onderneming gaan kyk. Dit kan gedoen word deur notules (intern), die visie, missie en doelstellings van die onderneming (intern) en ʼn verskeidenheid ander interne bronne. Die bestuurder kan dan ook gaan kyk na wat ander banke doen (mark). Riglyne: Aktiwiteit 3 1) Menslike hulpbronbestuurstelsels 2) Transaksieverwerkingstelsel 3) Inligtingsverslaggewingstelsels 4) Uitvoerende Inligtingstelsel Riglyne: Aktiwiteit 4 Enige voorbeeld kan gebruik word solank die volgende teenwoordig is: 1) Die voorbeeld van data het geen waarde nie. Die definisie van data (data is ʼn versameling rou, onverwerkte feite of waarnemings) moet ingesluit wees. 2) Die voorbeeld van inligting moet 1) op die data gebaseer wees, 2) ʼn verwerkte weergawe van die data wees, 3) sin maak en 4) vir besluitneming gebruik kan word. Dit is belangrik om die definisie van inligting in ag te neem: Inligting is die verwerkte vorm van data wat sin maak en vir besluitneming gebruik kan word. Riglyne: Aktiwiteit 5 1) Hierdie vraag het nie ʼn spesifieke antwoord nie. Die volgende is egter van belang: •
As die databasis nie in die laaste tien jaar gereeld hersien is nie, is die kanse goed dat die inherente kwaliteit daarvan afgeneem het. Dit is, byvoorbeeld, moontlik dat sommige kliënte se kontakbesonderhede verander het. ʼn Ander voorbeeld is dat die rede waarom sommige kliënte tien jaar gelede aankope gedoen het, nie vandag meer geldig is nie. Die finansiële posisie van kliënte kon ook intussen verander het.
•
Dit is moontlik dat foute met die insleutel van die data kon ontstaan. Daar moet vrae gevra word oor die wyses waarop data versamel is en hoe (en deur wie) dit ingesleutel is. As die persoon wat die data versamel het, nie gemotiveerd was om
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 115
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
die kwaliteit van die data te verseker nie (byvoorbeeld ʼn student wat nie besef hoe belangrik die inligting vir bestuur kan wees nie), is daar ʼn moontlikheid van swak inherente kwaliteit. •
As die tipe data wat versamel is nie gebruik kan word om die bestuur se vrae te beantwoord nie, besit die inligting ook nie goeie pragmatiese kwaliteit nie. As kliënte, byvoorbeeld, nie gevra is om hul fisiese adresse te verskaf nie, kan die bestuur nie die nodige antwoorde op hul vrae kry nie. As daar inligting oor ʼn kliënt se huwelikstatus is, sal hierdie inligting (selfs al is dit korrek) nie waarde hê vir die vrae wat bestuur vra nie
2) Die volgende behoort genoem te word: •
Verkeerde besluite word geneem: As die bestuur groot bedrae geld aan ʼn bemarkingsveldtog spandeer, kan al hierdie geld vermors word indien die regte teikenmark nie bereik word nie.
•
Geleentheidskoste: Die bestuur verloor nie net die geld wat aan die bemarkingsveldtog spandeer is nie. Die onderneming het nie die regte teikenmark bereik nie – indien die regte teikenmark bereik is, sou die onderneming se verkope kon styg en sy markaandeel vergroot. Hierdie geleentheidskoste gaan dus ook verlore. Die bestuur kon ook moontlik ʼn tendens in die mark raakgesien het deur die inligting te bestudeer. So ʼn tendens kon miskien ʼn vraag na ʼn nuwe produk geïdentifiseer het, wat tot ʼn splinternuwe mark kon lei. Sonder hoë kwaliteit inligting sal dit egter nie gebeur nie, en verloor die onderneming hierdie moontlike inkomste.
•
Koste verbonde aan die soek en/of herstel van foutiewe of verlore inligting. As die databasis nie gereeld op datum gehou is nie, sal die bestuur eers personeel moet aanstel om die nodige inligting op te spoor. Hieraan is kostes verbonde.
Riglyne: Aktiwiteit 6 (Hoofstuk 4) Waak teen die versoeking om kort “ja” of “nee” antwoorde te verskaf. Die vrae vereis kritiese denke – iets wat tyd neem. Net ʼn nota oor vraag 1 in die handboek: Die woord convergence dui of die samevoeging van tegnologie, soos wat telefone en rekenaars saamgevoeg is om slimfone te skep.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 116
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Riglyne: Aktiwiteit 7 (Hoofstuk 5) Vir vraag 1 is dit belangrik dat jy ʼn bietjie navorsing doen en dit dan met jou kreatiwiteit kombineer. Wat sal programmatuur in die toekoms kan doen? Dink veral aan programmatuur wat nie slegs op ʼn rekenaar gebruik word nie, maar op ʼn slimfoon en ander huishoudelike toestelle. (Sal ʼn yskas en ʼn stoof resepte kan voorstel of kos bestel?) Vraag 4 is ook ʼn interessante vraag. Oopbron (open source) programmatuur is gratis, maar tog is die algemeenste bedryfstelsels en toepassingsprogrammatuur daardie waarvoor betaal word. Waarom is dit die geval? Riglyne: Aktiwiteit 8 (Hoofstuk 6) Daar is reeds aan die begin van die studie-eenheid genoem dat data ʼn belangrike strategiese hulpbron is. Hierdie kritiese vraag wil bepaal of jy saamstem. Indien jy wel saamstem, moet jy aandui waarom jy dink dit so is. Wat van ander hulpbronne, soos geld en geboue? Kan ʼn mens regtig in data belê? Hoe kan ʼn mens geld maak uit data (sonder om oneties op te tree en dit te verkoop)? Riglyne: Aktiwiteit 9 (Hoofstuk 7) Vraag 1 (kritiese vrae) is ʼn drastiese stelling. Dink mooi voordat jy hierdie vraag antwoord. Daar word van jou verwag om te probeer raai wat rekenaars sou gewees het, indien netwerke nie bestaan het nie. Sou dit bloot slegs vir berekeninge gebruik kon word? Vraag 3 behels verskillende wyses waarop rekenaars en telekommunikasie ons persoonlike lewens en verhoudings beïnvloed het. ʼn Goeie vraag om hier te vra is: Kommunikeer ons meer of minder? Dit is ʼn interessante vraag, veral gesien in die lig van sosiale netwerke waaraan ons soveel tyd spandeer.
Riglyne: Aktiwiteit 10 (Hoofstuk 8) Om die eerste vraag te beantwoord, kan jy begin met ʼn argument wat aandui tot watter mate jy met die stelling saamstem en/of verskil. Onthou, jy hoef nie altyd ten volle te verskil of ten volle saam te stem nie. Bespreek dan die redes vir jou mening. Onthou dat jou mening egter op feite gebaseer moet wees.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 117
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Riglyne: Aktiwiteit 11 (Hoofstuk 9) Die eerste vraag maak ʼn stelling wat dalk eenvoudig lyk. As ERP-stelsels nie kritiek was vir moderne ondernemings nie, waarom word dit dan as deel van hierdie vak aangebied? Dink egter vir ʼn oomblik aan kleinsakeondernemings. Is ERP-stelsels kritiek vir hierdie ondernemings? Die laaste vraag raak aan ʼn tema wat vir sommige dienspersoneel ʼn sensitiewe saak is. Daar word dikwels gesê: Die kliënt is altyd reg. Die waarheid is dat kliënte soms verkeerd kan wees en dat dit meer skadelik vir ʼn onderneming is om hierdie kliënte te probeer behou as om hulle te laat gaan. Moet ʼn sakeonderneming egter steeds kliëntgeoriënteerd wees? Riglyne: Aktiwiteit 12 (Hoofstuk 10) Een van die eienskappe van ʼn diens is juis die feit dat dit nie konsekwent is nie. Om dus konsekwente kwaliteitskontrole toe te pas, is ʼn uitdaging. Tog kry ondernemings dit soms reg. Een voorbeeld van hoe ʼn bestuursinligtingstelsel hiermee kan help, is die reël dat elke navraag binne 24 uur beantwoord moet word. Die stelsel sal kan bepaal hoe lank ʼn werknemer neem om ʼn navraag te beantwoord en, indien hierdie tyd langer as die voorgeskrewe 24 uur is, kan ʼn bestuurder outomaties in kennis gestel word. Dink nou aan nog wyses hoe ʼn MIS- kwaliteitskontrole in ʼn dienste-onderneming kan verseker.
Riglyne: Aktiwiteit 13 (Hoofstuk 11) Vraag 1 behels die verandering wat ʼn tradisionele onderneming sal moet maak om met e-handelondernemings te kan meeding. Sommige van hierdie veranderinge behels praktiese of tegnologiese aspekte, terwyl ander meer strategies van aard is. Vraag 2 hou verband met bemarking deur middel van die internet sonder om spesifiek internetverkope tot gevolg te hê. Vraag 3 is ʼn interessante vraag: Toe die internet, met die draai van die eeu, nuwe geleenthede ten opsigte van e-handel gebied het, was daar ʼn mate van histerie in die mark om hierdie geleentheid so gou as moontlik te ontgin. ʼn Groot aantal ondernemings het misluk. Die vraag is waarom dit gebeur het, asook wat gedoen kan word om so ʼn mislukking te verhoed.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 118
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Riglyne: Aktiwiteit 14 (Hoofstuk 12) Met Vraag 1 word daar van jou verwag om met die stelling saam te stem of te verskil (of beide). Dit is egter belangrik dat jou voorbeelde (en dalk teorie) jou mening ondersteun. Vraag 2 vereis ʼn mate van toepassing van teorie op spesifieke besluite. Vraag 3 is interessant – dit handel oor wie eintlik verantwoordelik is vir sake-intelligensie: Is dit ʼn ITof algemene sake-aangeleentheid? Riglyne: Aktiwiteit 15 (Hoofstuk 13) Vraag 1 behels ʼn tema wat in hierdie begeleidingsgids en in die handboek aangeraak is, naamlik die rede waarom dit so moeilik is om kennis te versamel en te bestuur. Daar is reeds gesê dat kennis meer abstrak as data en inligting is (wat natuurlik nie jou enigste antwoord vir hierdie vraag mag wees nie). Jy kan dalk aan ʼn paar ander redes dink waarom dit moeilik is om kennis te versamel en te bestuur. Dink aan die aard van kennis, maar ook aan die aard van die onderneming en bedrywighede daarin. Vraag 2 behels die debat oor die plek van kennisbestuur. Is dit ʼn IT-funksie, of ʼn suiwer bestuursfunksie? Dieselfde tipe vraag is in Hoofstuk 12 gevra. Is jou antwoorde by Hoofstuk 12, Vraag 2 dieselfde as vir hierdie vraag? Vraag 3 vereis van jou om ʼn bietjie meer navorsing te doen oor verskillende stelsels en dan te probeer bepaal watter beperkings hierdie stelsels het.
Riglyne: Aktiwiteit 16 (Hoofstuk 17) Vraag 1 brei uit op ʼn stelling wat vroeër gemaak is ten opsigte van die bedreiging wat personeel vir inligtingsekuriteit inhou. Daar word van jou verwag om hierop uit te brei deur voorbeelde te verskaf. Vraag 2 is ʼn vraag wat dikwels gevra word: Waarom ontwerp mense virusse? Watter voordeel kan hulle daaruit kry, veral as die virus nie geskep word om aan iemand toegang tot ʼn rekenaar te gee nie? Vraag 3 laat jou dink oor die rede waarom soveel ondernemings nie ʼn rampbeheerplan in plek het nie. As jy by ʼn onderneming werksaam is, vind uit of die onderneming so ʼn plan het. Dit mag jou dalk help om hierdie vraag te beantwoord. Vraag 4 vereis van jou om na te dink oor die IT-sekuriteitsbeleid. Dit mag dalk help om met ʼn IT-administrateur in ʼn maatskappy te gesels om hierdie vraag te kan beantwoord.
©akademia (MSW) 2014
Bladsy 119
GBI105 Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels
Aktiwiteit 17 (Hoofstuk 18) Vraag 1 vereis van jou om die voordele en nadele van IT op mense se lewens te kontrasteer en dan te besluit of jy met die stelling saamstem. Vraag 2 vra indirek die vraag: Is die idee van privaatheid enigsins versoenbaar met die internet?
Šakademia (MSW) 2014
Bladsy 120
Inleiding tot Bedryfsinligtingstelsels (GBI105) Handboeke: Joshi, G. 2013. Management information systems. New Delhi: Oxford University Press. Steyn, P.J.N. (red.) 2012. Bedryfsinligtingstelsels. Pretoria: Kraal Uitgewers. Inligtingstegnologie het die wyse waarop ondernemings sake doen, vir altyd verander. Die aard van ondernemings is anders as gevolg van inligtingstegnologie. Die doel van hierdie vak is om aan die student blootstelling te gee aan die verskeidenheid stelsels, veral dié wat met inligting verband hou, wat in ’n sakeonderneming of ander organisasie gevind kan word. Hierdie vak bespreek die bedryfsinligtingstelsels wat deur alle tipe organisasies van verskillende groottes gebruik word. Hierdie vak bestaan uit vier afdelings, opgedeel in vyf studie-eenhede. In die eerste plek word ’n oorsig oor bedryfsinligtingstelsels verskaf. Die tipes stelsels waarmee ’n bestuurder in die werksplek te doen kan kry, word kortliks genoem. Die belangrikheid van inligtingskwaliteit word ook in die eerste afdeling bespreek. Die tweede afdeling, wat in Studie-eenheid 2 behandel word, behels die infrastruktuur wat nodig is vir bedryfsinligtingstelsels om te funksioneer. Hierdie infrastruktuur sluit apparatuur, programmatuur, data, en netwerke en telekommunikasie in. Elk van hierdie aspekte word in ’n afsonderlike studieeenheid bespreek. Die derde afdeling, wat in beide Studie-eenheid 3 en 4 behandel word, behels verskillende bedryfsinligtingstelsels en hoe dit in sakeondernemings gebruik word. Studie-eenheid 3 stel E-ondernemings, organisatoriese stelsels en toepassings vir die dienstesektor bekend, terwyl Studieeenheid 4 meer gefokus is op e-handel, besluitnemingsondersteuningstelsels, en kennisbestuur en intelligente stelsels. Laastens, word die bestuur van bedryfsinligtingstelsels aangeraak. Studie-eenheid 5 begin met ’n bespreking van die bedreigings ten opsigte van inligtingsekuriteit waarmee ’n sakeonderneming gekonfronteer word. Daarna word die sosiale en etiese implikasies van bedryfsinligtingstelsels bespreek.
akademia Akademia MSW (Maatskappyregistrasienommer: 2005/024616/08) is voorwaardelik by die Departement van Hoër Onderwys en Opleiding tot 31 Desember 2016 as privaat hoëronderwysinstelling geregistreer ingevolge die Wet op Hoër Onderwys, 1997, Registrasienommer: 2011/HE08/005. Akademia is deel van die Solidariteit Beweging
w w w. a k a d e m i a . a c . z a