Issuu on Google+

Bedryfsinligtingstelsels


© Kopiereg 2012 Onder redaksie van Paul JN Steyn, BA (PU vir CHO), THOD (POK), DEd (Unisa). ’n Publikasie van Kraal-Uitgewers. Alle regte voorbehou. Adres: H/v D.F. Malan- & Eendrachtstraat, Kloofsig, Pretoria Posadres: Posbus 11760, Centurion, 0046 E-pos: steyn@kraaluitgewers.co.za Webtuiste: www.kraaluitgewers.co.za Gedruk en gebind deur Aksent Media, tel: 082 445 4513 Eerste druk 2012 ISBN: 978-1-920568-20-7 Geen gedeelte van hierdie boek mag sonder die skriftelike toestemming van die uitgewers gereproduseer of in enige vorm of deur enige middel weergegee word nie, hetsy elektronies of deur fotokopiëring, plaat- of bandopnames, vermikrofilming of enige ander stelsel van inligtingsbewaring nie. Enige ongemagtigde weergawe van hierdie werk sal as ’n skending van kopiereg beskou word en die dader sal aanspreeklik gehou word onder siviele asook strafreg.

akademia jou oop, afrikaanse leertuiste

w w w. a k a d e m i a . a c . z a


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Inhoudsopgawe Programoorsig................................ Programoorsig................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ....................................................................................... ....................................................... 1 Inleiding ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................. ................................. 7 Vakleeruitkomste ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................................. ................................................. 8 Woordomskrywing vir evaluering ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................... ................................................... 9 StudieStudie-eenheid 1: Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels ................................................................ ............................................................................... ............................................... 11 1.1

Studie-eenheid leeruitkomstes ................................................................................ 11

1.2

Verrykende bronne .................................................................................................... 12

1.3

Hoe kan jy jou begrip verbeter?............................................................................... 12

1.4

Inleiding ....................................................................................................................... 13

1.5

Inligting in ʼn bedryfskonteks..................................................................................... 13

1.5.1

Wat is inligting? .......................................................................................................... 13

1.5.2

Die belangrikheid van inligting vir ʼn onderneming ................................................ 15

1.5.3

Globalisering ............................................................................................................... 18

1.5.4

Hoe inligting tot ʼn onderneming se sukses kan bydra ......................................... 19

1.6

Bronne van inligting ................................................................................................... 20

1.6.1

Die interne omgewing ............................................................................................... 21

1.6.2

Markomgewing ........................................................................................................... 21

1.6.3

Die makro omgewing................................................................................................. 22

1.6.4

Die internet.................................................................................................................. 24

1.7

Tipes inligting wat deur ondernemings benodig word .......................................... 24

1.8

Tipes bedryfsinligtingstelsels ................................................................................... 27

1.8.1

Operasionele inligtingstelsels .................................................................................. 28

1.8.2

Bestuurinligtingstelsels.............................................................................................. 30

1.8.3

Inligtingstelsel wat op alle vlakke gebruik kan word ............................................. 32

1.9

Kwaliteitskontrole ....................................................................................................... 34

1.9.1

Koste van lae kwaliteit inligting ................................................................................ 35

1.9.2

Tipes inligtingskwaliteit.............................................................................................. 37

1.9.3

Hoe om kwaliteitsbeheer te verseker...................................................................... 38

1.10

Samevatting ................................................................................................................ 44

1.11

Selfevaluering ............................................................................................................. 45

©akademia (MSW)

Bladsy 1


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

StudieStudie-eenheid 2: Apparatuur en Programmatuur ................................................................ ................................................................................... ................................................... 47 2.1

Studie-eenheid leeruitkomstes ................................................................................ 47

2.2

Verrykende bronne .................................................................................................... 48

2.3

Hoe kan jy jou begrip verbeter?............................................................................... 48

2.4

Inleiding ....................................................................................................................... 49

2.5

Apparatuur .................................................................................................................. 49

2.5.1

ʼn Model van ʼn rekenaar ............................................................................................ 49

2.5.2

Toevoertoestelle......................................................................................................... 51

2.5.3

Afvoertoestelle ............................................................................................................ 54

2.5.4

Verwerkingstoestelle ................................................................................................. 56

2.5.5

Stoor............................................................................................................................. 57

2.5.6

Geheue ........................................................................................................................ 60

2.5.7

Hoe alles saamwerk .................................................................................................. 62

2.6

Netwerke ..................................................................................................................... 63

2.6.1

Wat is ʼn netwerk? ...................................................................................................... 63

2.6.2

Voordele van netwerke ............................................................................................. 64

2.6.3

Soorte areanetwerke ................................................................................................. 65

2.6.4

Topologieë .................................................................................................................. 66

2.6.5

Kommunikasiekanale ................................................................................................ 69

2.7

Programmatuur .......................................................................................................... 70

2.7.1

Toepassingsprogrammatuur .................................................................................... 71

2.7.2

Stelselprogrammatuur ............................................................................................... 73

2.8

Algemene instandhouding van die rekenaar ......................................................... 74

2.9

Die aankoop van apparatuur en programmatuur .................................................. 78

2.9.1

Apparatuur .................................................................................................................. 78

2.9.2

Programmatuur .......................................................................................................... 80

2.9.3

Netwerke ..................................................................................................................... 80

2.10

Samevatting ................................................................................................................ 81

2.11

Selfevaluering ............................................................................................................. 83

StudieStudie-eenheid 3: Inligtingsbestuur ................................................................ ................................................................................................ .............................................................................. .............................................. 85 3.1

Studie-eenheid leeruitkomstes ................................................................................ 85

3.2

Verrykende bronne .................................................................................................... 86

3.3

Hoe kan jy jou begrip verbeter?............................................................................... 86

3.4

Inleiding ....................................................................................................................... 86

3.5

Die bestuur van inligting............................................................................................ 87

3.5.1

Definisie van inligtingsbestuur ................................................................................. 89

©akademia (MSW)

Bladsy 2


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 3.5.2

Onvoldoende inligtingsbestuur ................................................................................ 90

3.5.3

Inligtingsbestuurstrategie .......................................................................................... 91

3.6

Basiese beginsels van inligtingsbestuur ................................................................ 92

3.6.1

Versameling van inligting .......................................................................................... 93

3.6.2

Analise van inligting ................................................................................................... 95

3.6.3

Kommunikeer inligting ............................................................................................... 96

3.7

Databasisbestuur ....................................................................................................... 98

3.7.1

Databasisterminologie............................................................................................... 99

3.7.2

Beplanning van ʼn databasis ................................................................................... 106

3.8

Bestuur van inligtingsekuriteit ................................................................................ 107

3.8.1

Waarom die bestuur van sekuriteit moeilik is ...................................................... 107

3.8.2

Sekuriteit op organisatoriese vlak ......................................................................... 109

3.8.3

Verskillende aspekte van sekuriteit waaraan aandag gegee moet word. ....... 111

3.9

Die beheer en verspreiding van inligting .............................................................. 112

3.9.1

Hoe inligting versprei word ..................................................................................... 113

3.10

Samevatting .............................................................................................................. 116

3.11

Selfevaluering ........................................................................................................... 118

StudieStudie-eenheid 4: Eindgebruikdienslewering ................................................................ .............................................................................................. ..............................................................119 ..............................119 4.1

Studie-eenheid leeruitkomstes .............................................................................. 119

4.2

Verrykende bronne .................................................................................................. 120

4.3

Hoe kan jy jou begrip verbeter?............................................................................. 120

4.4

Inleiding ..................................................................................................................... 121

4.5

Die belangrikheid van eindgebruikers .................................................................. 121

4.5.1

Wat is ʼn gebruiker?.................................................................................................. 122

4.5.2

Gebruikersweerstand .............................................................................................. 123

4.5.3

Die gebruiker-ontwerperskommunikasiegaping .................................................. 124

4.6

Dienste verskaf aan eindgebruikers...................................................................... 124

4.6.1

Ondersteuning deur die verskaffing van IT-infrastruktuur. ................................ 124

4.6.2

Ondersteuning deur tegniese hulp ........................................................................ 127

4.6.3

Ondersteuning deur opleiding ................................................................................ 130

4.6.4

IT-dienste wat deur bestaande ondernemings verskaf word ............................ 131

4.7

Opleiding van eindgebruikers ................................................................................ 131

4.7.1

Areas van opleiding ................................................................................................. 132

4.7.2

Metodes van opleiding ............................................................................................ 135

4.8

IT en produktiwiteit................................................................................................... 138

4.9

Samevatting .............................................................................................................. 139

Šakademia (MSW)

Bladsy 3


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 4.10

Selfevaluering ........................................................................................................... 141

StudieStudie-eenheid 5: Die Inligtingstegnologie Departement ................................................................ ....................................................................... .......................................142 5.1

Studie-eenheid leeruitkomstes .............................................................................. 142

5.2

Verrykende bronne .................................................................................................. 143

5.3

Hoe kan jy jou begrip verbeter?............................................................................. 143

5.4

Inleiding ..................................................................................................................... 144

5.5

Informasietegnologie se plek in die onderneming .............................................. 144

5.5.1

Dimensie 1: IT en strategie-ontwikkeling ............................................................. 148

5.5.2

Dimensie 2: IT transformeer die onderneming .................................................... 149

5.5.3

Dimensie 3: IT skep mededingende voordeel ..................................................... 150

5.5.4

Dimensie 4: Inligtingstelsel (IS) onderneming ..................................................... 151

5.6

Die impak van IT op die onderneming .................................................................. 151

5.6.1

Ekonomiese impak .................................................................................................. 151

5.6.2

Organisatoriese impak ............................................................................................ 152

5.6.3

Mededingende voordeel ......................................................................................... 153

5.6.4

Negatiewe impak van IT ......................................................................................... 153

5.7

Die verantwoordelikhede van die IT-departement .............................................. 155

5.7.1

Versoening van IT met die bedryfstrategie .......................................................... 156

5.7.2

Die skep van ʼn buigbare IT-onderneming............................................................ 157

5.7.3

Bestuur van IT-vaardighede ................................................................................... 158

5.7.4

Die skep en onderhoud van IT-infrastruktuur ...................................................... 158

5.8

Die struktuur van die IT-departement ................................................................... 159

5.8.1

Bestuur ...................................................................................................................... 160

5.8.2

Personeel met gespesialiseerde vaardighede .................................................... 160

5.8.3

Ondersteuningsdienste ........................................................................................... 161

5.9

Die ontwikkeling van inligtingstelsels .................................................................... 162

5.9.1

Fase 1: Stelselontleding.......................................................................................... 162

5.9.2

Fase 2: Stelselontwerp............................................................................................ 163

5.9.3

Fase 3: Voltooi die inligtingstelsel ......................................................................... 164

5.9.4

Fase 4: Onderhoud .................................................................................................. 166

5.10

Samevatting .............................................................................................................. 167

5.11

Selfevaluering ........................................................................................................... 169

Šakademia (MSW)

Bladsy 4


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Terminologie in Engels ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ .................................................................... .................................... 171 Bronnelys................................ Bronnelys................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ............................................................................................ ............................................................ 175 Selfevalueringsriglyne ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ...................................................................... ...................................... 177

Šakademia (MSW)

Bladsy 5


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Programoorsig

Hoër Sertifikaat in Rekeningkunde

Finansiële Rekeningkunde

Koste Rekeningkunde

Ekonomie

Bedryfsinligtingstelsels

Belasting

Ouditkunde

Kliëntediens en Etiek

Sakeberekeninge

Studie-eenheid 1: Inleiding tot Finansiële Rekeningkunde

Studie-eenheid 1: Inleiding tot koste rekeningkunde

Studie-eenheid 1: Inleiding tot ekonomie

Studie-eenheid 1: Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels

Studie-eenheid 1: Inleiding tot belasting

Studie-eenheid 1: Die wese van oudit

Studie-eenheid 1: Kliëntediens en etiek

Studie-eenheid 1: Inleiding tot Sakeberekeninge

Studie-eenheid 2: Bedryfsinkomste

Studie-eenheid 2: Standaard koste rekeningkunde

Studie-eenheid 2: Ekonomiese prestasiemeting

Studie-eenheid 2: Apparatuur en programmatuur

Studie-eenheid 2: Direkte belasting op maatskappy inkomste en winste

Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels

Studie-eenheid 2: Kliënte en kliëntebehoeftes

Studie-eenheid 2: Basiese berekeninge

Studie-eenheid 3: Bedryfsuitgawes

Studie-eenheid 3: Proses koste rekeningkundige stelsel

Studie-eenheid 3: Die monetêre sektor

Studie-eenheid 3: Inligtingsbestuur

Studie-eenheid 3: Indirekte belasting

Studie-eenheid 3: Die ouditproses

Studie-eenheid 3: Kliëntediens

Studie-eenheid 3: Koste en Inkomste

Studie-eenheid 4:

Studie-eenheid 4: Die openbare sektor

Studie-eenheid 4: Eindgebruikdienslewering

Studie-eenheid 4: Werknemersbelasting

Studie-eenheid 4: Die ouditverslag

Studie-eenheid 4: Etiese gedrag in die onderneming

Studie-eenheid 4: Eenvoudige en saamgestelde rente berekenings

Studie-eenheid 5: Die buitelandse sektor

Studie-eenheid 5: Die inligtingstegnologiedepartement

Studie-eenheid 5: Regsvereistes – Inkomstebelasting

Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit

Studie-eenheid 5: Etiese gedrag teenoor kliënte

Studie-eenheid 5: Belegging, lenings en aandele

Studie-eenheid 4: Finansiële verslagdoening

Studie-eenheid 5: Regsaspekte van Finansiële Rekeningkunde

Koste rekeningkunde in diensverskaffingsondernemings

Studie-eenheid 5: Bestuursbesluitneming en koste analise

©akademia (MSW)

Bladsy 6


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Inleiding Die wyse waarop die invloed van die Inligtingstegnologie (IT) in die laaste paar jaar toegeneem het, het die wyse waarop sakeondernemings en ander organisasies bestuur word, drasties verander. Aanvanklik was dit slegs groot lande se regerings wat ʼn rekenaar kon bekostig. Later het die groot maatskappye rekenaars aangeskaf om hul ʼn mededingende voordeel te gee. Vandag is rekenaars nie opsioneel nie, maar ʼn kritieke element vir elke sakeonderneming, groot of klein. Soos wat rekenaars meer gesofistikeerd geraak het, is tegnologie toenemend vir besluitneming gebruik. Bestuurders het besef dat rekenaars aangewend kan word om groot hoeveelhede komplekse data te versamel en op so ʼn manier te verwerk dat besluite daarop gebaseer kan word. Hierdie vak, Bedryfsinligtingstelsels, ondersoek die wyse waarop rekenaars vir besluitneming aangewend kan word. Studie-eenheid 1 verskaf ʼn oorsig oor data en inligting, en verskaf ʼn inleiding tot die konsep van bedryfsinligtingstelsels. Dit ondersoek ook die moontlike bronne waarvandaan die data en inligting verkry kan word en verskaf ʼn oorsig van die verskillende bedryfsinligtingstelsels wat in ondernemings aangetref kan word. Studie-eenheid 2 fokus op die tegnologie wat vir bedryfsinligtingstelsels gebruik word. Daar word gekyk na die apparatuur, programmatuur en netwerke wat as infrastruktuur vir inligtingstelsels dien. Die studie-eenheid verskaf ook praktiese riglyne aangaande die aankoop van hierdie tegnologie. In Studie-eenheid 3 word die bestuur van inligting in meer diepte bespreek. Die belangrikheid van inligtingbestuur word uitgelig en die wyse waarop data fisies gestoor word – in databasisse – word ook verduidelik. Een van die belangrikste aspekte van inligtingbestuur behels die beveiliging van sensitiewe data. Inligtingsekuriteit word ook in hierdie studie-eenheid bespreek. Studie-eenheid 4 behels die eindgebruiker van die inligtingstelsels. Die eindgebruiker is moontlik die belangrikste belangegroep by die skep of implementering van inligtingstelsels. Die studie-eenheid ondersoek die dienste wat aan eindgebruikers verskaf kan word en kyk veral na opleiding as ʼn vorm van ondersteuning. Daar word ook na die beginsel van produktiwiteit gekyk en hoe IT produktiwiteit beïnvloed. Studie-eenheid 5 behandel die funksies en verantwoordelikhede van die IT departement. Die plek van die IT departement in die onderneming word uitgelig. ʼn Struktuur vir die IT departement word voorgestel en die fases betrokke by die skep van nuwe inligtingstelsels word in diepte bespreek.

©akademia (MSW)

Bladsy 7


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Vakleeruitkomste

Kennis en begrip Na voltooiing van die vak BEDRYFSINLIGTINGSTELSELS sal jy in staat wees om jou kennis en begrip te demonstreer van:

Bedryfsinligtingstelsels

Apparatuur en programmatuur tegnologie

Inligtingsbestuur

Eindgebruikersdienslewering

Die inligtingstegnologiedepartement

Vaardighede Jy sal ook in staat wees om:

Die bronne van inligting wat deur ʼn spesifieke onderneming hanteer word, te identifiseer.

Gebaseer op die inligtingsbehoeftes van ʼn spesifieke onderneming, die mees gepaste inligtingstelsel voor te stel.

Die behoeftes aan, en die aankoop van apparatuur, programmatuur en netwerke te bepaal en organiseer vir ʼn klein of medium onderneming.

Inligtings- en databasisbestuur in ʼn spesifieke bedryfskonteks te beskryf en toe te pas.

ʼn Basiese opleidingsgids vir eindgebruikers op te stel en te implementeer.

Die rol van die inligtingstegnologiedepartement in ʼn spesifieke onderneming te analiseer en te verduidelik.

ʼn Sinvolle bydrae te maak in die ontwikkelingsproses van inligtingstelsels.

©akademia (MSW)

Bladsy 8


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Woordomskrywing vir evaluering In die afdeling oor selfevaluering, asook in die werkopdragte sal daar van jou verwag word om sekere take te verrig. Dit is belangrik dat jy presies weet wat van jou verwag word. Die woordelys hieronder sal jou hiermee help.

Werkwoord Wanneer daar van jou

Omskrywing Moet jy die volgende doen:

verwag word om te: Lys

Lys die name/items wat bymekaar hoort

Identifiseer

Eien (ken uit) en selekteer die regte antwoorde

Verduidelik

Ondersoek die moontlikhede, oorweeg en skryf dan jou antwoord (verklaring/verduideliking) neer

Beskryf

Omskryf die konsep of woorde duidelik

Kategoriseer/

Bepaal tot watter klas, groep of afdeling bepaalde

klassifiseer

items/voorwerpe behoort

Analiseer

Om iets te ontleed

Evalueer

Bepaal die waarde van ʼn stelling/stelsel/beleid/ens

Toepas

Pas die teoretiese beginsels toe in ʼn praktiese probleem

Hersien

Evalueer, verbeter en/of wysig ʼn beleid/dokument/stelsel/ens

©akademia (MSW)

Bladsy 9


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Notas

Šakademia (MSW)

Bladsy 10


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

StudieStudie-eenheid 1: Inleiding tot tot bedryfsinligtingstelsels

1.1

Studie-eenheid leeruitkomstes

Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 1 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer:

Inligting versus data binne ʼn bedryfskonteks

Verskillende bronne van bedryfsinligting

Tipes bedryfsinligting

Tipes bedryfsinligtingstelsels

Kwaliteitskontroleplan

Vaardighede Jy sal ook in staat wees om:

Inligting in ʼn bedryfskonteks te analiseer.

Te onderskei tussen die verskillende bronne van bedryfsinligting wat deur ʼn onderneming benodig word.

Te onderskei tussen die tipes bedryfsinligting wat deur ʼn onderneming benodig word.

Te onderskei tussen die tipes bedryfsinligtingstelsels wat deur ʼn onderneming benut kan word.

ʼn Kwaliteitskontroleplan vir ʼn spesifieke onderneming se inligtingstelsel op te stel.

©akademia (MSW)

Bladsy 11


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 1.2

Verrykende bronne •

Laudon, C.L. & Laudon, J.P. 2006. Management Information Systems: Managing the digital firm. 10th Edition. Pearson Education: Upper Saddle River, New Jersey.

Vir meer inligting oor die Total Data Quality Management Programme, besoek hierdie webblad by die Massachusetts Institute of Techonology (MIT): http://web.mit.edu/tdqm/

1.3

Hoe kan jy jou begrip verbeter?

Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord

Omskrywing

Data

ʼn Versameling rou, onverwerkte feite of waarnemings.

Inligting

Die verwerkte vorm van data wat sin maak en vir besluitneming gebruik kan word (O’ Brien, 1994:p18-19).

Inligtingstelsel

Die georganiseerde versameling van apparatuur, programmatuur, toerusting, beleidsprosedures en mense wat inligting stoor, prosesseer, beheer en beskikbaar maak in ʼn onderneming (O’Brien, 1994:4).

Globalisering

Die wyse waarop mense, regerings en bevolkings van verskillende lande “nader” aan mekaar gekom het as gevolg van verbeterde tegnologie.

Mededingers

Ondernemings wat dieselfde produk en diens aan dieselfde mark verskaf.

Inherente

Die korrektheid van data wat versamel is.

inligtingskwaliteit Pragmatiese

Die waarde wat verwerkte data (inligting) vir ʼn onderneming het.

inligtingskwaliteit Inligtingsargitektuur

Die apparatuur en programmatuur wat benodig gaan word om data te stoor en te organiseer.

©akademia (MSW)

Bladsy 12


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 1.4

Inleiding

ʼn Eeu of twee gelede was die sakewêreld baie eenvoudiger as wat dit vandag is. Ondernemings was klein en beperk tot klein areas. Mededinging was eenvoudig. Inligting in ʼn onderneming was beperk tot die vaardighede wat nodig was om ʼn produk te produseer. Vandag is dinge egter heeltemal anders. Met die koms van inligtings- en kommunikasietegnologie het die beskikbaarheid en die belangrikheid van inligting drasties toegeneem. Die meeste ondernemings kan nie oorleef sonder inligting nie. Sommige sakeondernemings bestaan geheel en al uit inligting. Inligting het ʼn onontbeerlike element van bestuur geword. Hierdie studie-eenheid gaan inligting en inligtingstelsels bespreek. Hoewel inligtingstelsels nie noodwendig net op ʼn rekenaar hoef voor te kom nie, gaan hierdie studie-eenheid spesifiek na rekenaargebaseerde inligtingstelsels kyk. Eerstens word inligting in ʼn bedryfskonteks bespreek. Tweedens word die bronne van inligting in die verskillende omgewings van ʼn onderneming ondersoek. In die derde plek word daar gekyk na die tipe inligting wat vir die bestuur van ʼn onderneming belangrik is. Dan word ʼn aantal rekenaargebaseerde inligtingstelsels bespreek. Laastens word die belangrikheid van goeie kwaliteit inligting bespreek, en ʼn plan vir die versekering van goeie kwaliteit inligting word voorgestel. Vir die doel van hierdie studie-eenheid, is die volgende definisies belangrik: Inligting: Inligting is die verwerkte vorm van data wat sin maak en vir besluitneming gebruik kan word (O’ Brien, 1994:p18-19). Inligtingstelsel: ʼn Stel mense, prosedures en hulpbronne wat inligting in ʼn onderneming versamel, transformeer en beskikbaar stel (O’Brien, 1994:4). 1.5

Inligting in ʼn bedryfskonteks

1.5.1

Wat is inligting?

Die woord ‘inligting’ is nie ʼn vreemde woord nie. Die woord word daagliks in ʼn verskeidenheid situasies aangetref. Kyk byvoorbeeld na: “Vir meer inligting, kontak ons kantore” “Ek versamel inligting vir ʼn taak” Maar wat is inligting? Die begrip ‘inligting’ word soms verwar met ‘data’. Daar is egter ʼn aansienlike verskil tussen hierdie twee begrippe. Kyk na die volgende voorbeeld:

©akademia (MSW)

Bladsy 13


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Figuur 1.1: Data Maak die getalle hierbo enigsins sin? Het dit enige nut? Die antwoord is natuurlik “nee”. Die getalle wat hierbo vertoon word, is data. Data is slegs rou, onverwerkte feite wat nie gebruik kan word om besluite te neem nie (O’Brien, 1994:18). Kyk egter na die volgende:

Figuur 1.2: Data verwerk na inligting Skielik word daar betekenis aan hierdie getalle gegee. In plaas van ʼn versameling onverwerkte feite (of getalle), is daar nou ʼn begroting vir ʼn oorsese vakansie. Hierdie inligting kan nou gebruik word om besluite te neem en, byvoorbeeld, die volgende vrae te beantwoord: “Kan ek die vakansie bekostig?” “Watter uitgawe moet ek eerste betaal?” “Waar sal ek moontlik geld kan spaar?” Hierdie data kan verder verwerk word na ʼn grafiek:

©akademia (MSW)

Bladsy 14


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Figuur 1.3: Inligting wat grafies voorgestel is Uit ʼn grafiek (Figuur 1.3) is dit dus nog makliker om besluite te neem. Data en inligting kan dus soos volg gedefinieer word (O’ Brien, 1994:p18-19): “Data is ʼn versameling rou, onverwerkte feite of waarnemings. Inligting is die verwerkte vorm van data wat sin maak en vir besluitneming gebruik kan word”. Twee baie belangrike komponente van hierdie definisies is: •

Inligting moet sin maak. Hierdie eienskap verteenwoordig die grootste verskil tussen data en inligting. Die doel van die verwerking van data is om sin daaraan te gee.

Inligting moet vir besluitneming gebruik kan word. In die vakansievoorbeeld (hierbo genoem) kan die inligting gebruik om te besluit of die vakansie bekostigbaar is of nie. Indien die data (en die inligting wat daaruit verwerk is) foutief is, sal dit verkeerde besluite tot gevolg hê. Die gevolge van so ʼn verkeerde besluit sal natuurlik baie ongerieflik wees.

1.5.2

Die belangrikheid van inligting vir ʼn onderneming

Daar is ʼn geweldige groot hoeveelheid data en inligting wat daagliks van, na en deur ʼn onderneming beweeg. Dink maar aan e-posse van kliënte, verkooptransaksies, nuwe wetgewing, koerantberigte en advertensies, om net ʼn paar te noem. Om hierdie inligting te verwerk mag soms ʼn moeilike taak wees. Soms is daar te min inligting om bestuurders toe te laat om ʼn sinvolle besluit te neem. Soms is daar te veel inligting en neem dit bloot net te veel tyd in beslag om deur al die inligting te sif vir iets wat besluitneming kan ondersteun. Inligting is egter ʼn baie belangrike en onmisbare deel van enige onderneming. Verskillende ondernemings is in ʼn mindere en meerdere mate afhanklik van inligting. Dink byvoorbeeld

©akademia (MSW)

Bladsy 15


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels aan versekeringsmaatskappye – die hele onderneming bestaan uit inligting! Koerante en ander nuusagentskappe se inkomste word bepaal deur hul vermoë om inligting te bekom en te versprei. ʼn Motorwerktuigkundige sal miskien nie so afhanklik wees van inligting nie, maar hy sal steeds op die hoogte van moderne tegnologie moet bly om aan nuwe modelle te kan werk.

Gevallestudie 1.1 AnB Versekeraars het ʼn databasis van 10 000 kliënte. Al die inligting van hierdie kliënte word op een rekenaar gestoor. Die rekenaar se waarde is ongeveer R5 000. Die inligting wat op die rekenaar gestoor is, sluit in: Kontakbesonderhede van kliënte, bankbesonderhede van kliënte, vorige eise, asook die versekeringspakket waarvoor elke kliënt geregistreer is. Een nag, gedurende ʼn hewige reënstorm, word die plek oorstroom waar die rekenaar staan en ʼn kortsluiting ontstaan. Toe die eienaar van AnB versekeraars die volgende oggend by die kantoor opdaag, was hy ontsteld om te sien dat die rekenaar nie meer werk nie. AnB Versekeraars het geen rugsteun gemaak nie en het ook geen papier-spoor van die inligting nie. Hoeveel dink jy sal die eienaar bereid wees om te betaal om die inligting te herwin? Hierdie voorbeeld illustreer hoe belangrik inligting vir ʼn onderneming kan wees – soms aansienlik meer as die waarde van die toerusting waarop dit gestoor is. ʼn Desperate eienaar sal tienduisende rande betaal om ʼn rekenaar, wat minder as R5 000 werd is, reg te maak net om die inligting te herwin. In AnB se geval sal die verlies van daardie inligting die einde van die onderneming beteken. Die sakewêreld is vol hartseer verhale van ondernemings wat deur die verlies van inligting ondergegaan het. Behalwe vir inligting wat van kritieke belang is vir die daaglikse bedrywighede van ʼn onderneming, is daar ook ʼn verskeidenheid ander inligting wat baie belangrik is vir die voortbestaan van ʼn onderneming. Dit sluit die volgende in: •

Inligting oor mededingers se doen en late (Bovée & Thill, 2008) Om te weet wat ʼn mededinger doen kan ʼn onderneming help om pro-aktief op te tree. ʼn Onderneming kan die nodige stappe neem om die invloed van die mededinger se aksies te beperk, maar ook om moontlike geleenthede in sodanige aksies raak te sien en te benut.

©akademia (MSW)

Bladsy 16


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Inligting oor kliënte se behoeftes (Bovée & Thill, 2008) Ondernemings wat tred met die behoeftes van hul kliënte verloor het, is op ʼn afdraande pad. Dit is baie belangrik dat ʼn onderneming gedurig inligting rakende sy kliënte versamel, ontleed en dan daarvolgens optree. Dit mag vreemd klink, maar klagtes wat aan ʼn onderneming gerig word, is ʼn baie nuttige bron van inligting.

Inligting oor wetgewing (Bovée & Thill, 2008) Wetgewing verander gereeld en ondernemings moet seker maak dat hul altyd op die hoogte is van nuwe wetgewing. As ʼn nuwe wet, byvoorbeeld, sekere bedrywighede van ʼn onderneming ontwettig maak, is dit van kritieke belang vir so ʼn onderneming om onmiddellik aan te pas. Eienaars van ondernemings wat die wet oortree (selfs al was hulle nie bewus daarvan nie) kan krimineel aangekla word en hul ondernemings kan gesluit word.

Inligting oor nuwe tegnologie Nuwe tegnologie kan ʼn onderneming se produktiwiteit verhoog, uitgawes verlaag en mededingende voordeel bepaal. Enige onderneming moet weet watter tegnologie beskikbaar is sodat sulke tegnologie aangeskaf kan word. Ondernemings wat nie met tegnologiese ontwikkeling bybly nie, mag hul mededingende voordeel verloor en die effek daarvan op die groei van die onderneming voel. Dit is egter ook belangrik om genoeg inligting oor tegnologie te versamel sodat die bestuur ʼn besluit oor die toepaslikheid daarvan kan maak: Waardelose tegnologie of tegnologie wat nie effektief aangewend word nie, kan ʼn groot finansiële las vir die onderneming word. Selfs al is die tegnologie as sodaniguitstekend, is dit dikwels nie toepaslik op sommige ondernemings se bedrywighede nie.

Elke moderne onderneming het ʼn inligtingstelsel. ʼn Inligtingstelsel hoef nie noodwendig iets met inligtingstegnologie te doen te hê nie. ʼn Stel lêers kan ʼn inligtingstelsel wees. ʼn Hopie boeke in ʼn liasseerkabinet kan ʼn inligtingstelsel wees. ʼn Hele inligtingstelsel kan in ʼn bestuurder se kop bestaan soos wat hy ervaring opgedoen het. Of, soos die meeste moderne sakeondernemings, kan ʼn inligtingstelsel op ʼn rekenaar voorkom. ʼn Inligtingstelsel kan gedefinieer word as ʼn “georganiseerde versameling van hardeware, sagteware, toerusting, beleidsprosedures en mense wat inligting stoor, prosesseer, beheer en beskikbaar maak in ʼn organisasie“ (O’Brien, 1994:4). Hoewel inligtingstelsels in verskeie formate kan voorkom, sal hierdie studie-eenheid op rekenaargebaseerde inligtingstelsels fokus.

©akademia (MSW)

Bladsy 17


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 1.5.3

Globalisering Gevallestudie 1.2

Gereedskapkas is ʼn alleen eienaarsaak in ʼn klein dorpie in Suid-Afrika. Die eienaar, Meneer B, ken elke kliënt persoonlik. Meneer B kan in werklikheid sy pryse aanpas soos wat hy wil omdat Gereedskapkas die enigste hardewarewinkel op die dorp is. Sy naaste kompetisie, is ʼn ander hardewarehandelaar in ʼn nabygeleë dorpie, 150 kilometer verder. Meneer B se winkel is al vyftig jaar oud. Op ʼn dag kom Meneer B agter dat Gereedskapkas se omset drasties verminder het. Hy besef dat sy kliënte egter wel gereedskap koop – op ʼn ander plek! Meneer B sien egter geen nuwe hardewarewinkels nie. Met ʼn skok besef Meneer B dat al sy voorheen-lojale kliënte met die internet kennis gemaak het, en al hul gereedskap uit Sjina bestel. Een kliënt het ʼn stel skroewedraaiers gekoop wat, met posgeld ingesluit, steeds baie goedkoper as Gereedskapkas se skroewedraaiers kos. Meneer B het met globaliserings te doen gekry! Globalisering behels die wyse waarop mense, regerings en bevolkings van verskillende lande “nader” aan mekaar gekom het as gevolg van verbeterde tegnologie. In hierdie gevallestudie kan die volgende gesien word: •

Globalisering maak dit moontlik vir enige iemand om met enige iemand in enige land sake te doen.

Globalisering maak dit baie moeiliker vir ʼn onderneming om sy mededingers te ken en te verstaan: Meneer B het reeds ʼn groot hoeveelheid kliënte verloor voordat hy eers geweet het dat sy mededinger bestaan!

Daar is soveel meer inligting om in ag te neem. Meneer B se inligtingsbehoeftes was oorspronklik beperk tot die gebeure in sy eie klein dorpie. Skielik was dit nodig vir Meneer B om mededingers regoor die wêreld in ag te neem!

Tegnologiese kennis word nou ʼn noodsaaklikheid: Meneer B het geen behoefte aan ʼn rekenaar of tegnologie gehad nie. Nou word dit skielik vir hom uiters noodsaaklik om ʼn rekenaar aan te skaf en inligting oor die gebruik van ʼn rekenaar en die internet in te win. Hy gaan ook inligting oor webtuistes en aanlyn winkels moet vind om te besluit of so ʼn internet-onderneming vir hom lewensvatbaar sal wees.

Die internet skep ʼn nuwe wêreld van inligting. ʼn Mens kan feitlik enige inligting waarvoor jy soek op die internet vind. Meneer B kan, deur slegs die internet te

©akademia (MSW)

Bladsy 18


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels gebruik, inligting vind oor mededingers (wêreldwyd), nuwe gereedskap wat beskikbaar is, of watter sakemodelle deur ander ondernemings gebruik word. 1.5.4

Hoe inligting tot ʼn onderneming se sukses kan bydra

Uit die vorige gevallestudie het dit duidelik geword dat inligting onontbeerlik tot ʼn onderneming se voortbestaan is. Om akkurate, volledige inligting te versamel hou ʼn groot aantal voordele vir ʼn onderneming in, insluitende die volgende (Laudon & Laudon, 2006:8): •

Meer effektiewe bedrywighede. Ondernemings wat voldoende inligting rakende interne bedrywighede versamel, sal vinnig kan agterkom as daar aktiwiteite is wat produktiwiteit verlaag. ʼn Produksiedepartement kan, byvoorbeeld, agterkom dat ʼn sekere stap in die produksieproses baie langer as die ander stappe neem. ʼn Bestuurder kan dan die redes hiervoor ondersoek en veranderings maak wat produktiwiteit kan verbeter.

Nuwe produkte, dienste en sakemodelle. Navorsing in buitelandse ondernemings, mededingers, inligtingstegnologiebronne en wetenskaplike bevindinge kan veroorsaak dat ʼn onderneming bewus word van ʼn behoefte aan, of die bestaan van, ʼn nuwe produk. ʼn Onderneming sal, byvoorbeeld, op ʼn internasionale tegnologieskou die bekendstelling van een of ander nuwe tegnologie sien. Hierdie onderneming mag dan dalk ʼn manier vind om daardie tegnologie suksesvol aan te wend in Suid-Afrika en ʼn nuwe produk op die mark bring.

Beter verhoudings met kliënte en verskaffers. Deur gereeld inligting oor kliëntetevredenheid te versamel, sal ʼn onderneming vinnig agterkom as daar ʼn afdeling, produk of diens is wat kliënte ongelukkig maak. As ʼn onderneming sy inligtingstelsel met dié van ʼn verskaffer integreer, kan dit aankope vergemaklik: Die inligtingstelsel kan outomaties bestellings doen wanneer voorraad min raak.

Verbeterde besluitneming. Hierdie is moontlik een van die belangrikste voordele (en hoofdoele) van die insameling van inligting. Inligting word gebruik om besluite te neem. Goeie kwaliteit inligting kan ʼn basis vir goeie besluite vorm. Net so kan swak kwaliteit inligting veroorsaak dat verkeerde besluite geneem word. Hierdie besluite kan lei tot die sukses of mislukking van ʼn hele onderneming. Die kwaliteit van inligting word in Paragraaf 1.9 bespreek.

Mededingingsvoordeel. Om gedurig op die hoogte te bly van nuwe tegnologie, wetgewing en veranderings in die mark, sal ʼn onderneming ʼn voordeel bo ander mededingers gee. As ʼn onderneming, byvoorbeeld, eerste bewus is van ʼn nuwe tegnologiese ontwikkeling, mag dit so ʼn onderneming die eerste geleentheid gee om

©akademia (MSW)

Bladsy 19


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels die mark te betree. Teen die tyd dat mededingers van die tegnologie bewus raak, sal die onderneming reeds ʼn groot markaandeel besit. •

Oorlewing. In sommige gevalle is inligting uiters noodsaaklik vir blote oorlewing. Wetgewing wat verander mag die bedrywighede van ʼn onderneming oornag onwettig maak. Skielike krisisse in die mark vereis dalk onmiddellike reaksie van ʼn onderneming – as die onderneming te laat van die krisis bewus word, mag dit moontlik die ondergang van die onderneming beteken.

Die vraag wat nou ontstaan is: Waar kry ʼn mens al hierdie inligting? Die feit is dat ʼn mens in ʼn wêreld leef waar daar nie ʼn tekort aan inligting is nie – ondernemings word daardeur oorweldig. Die uitdaging is dus om die beste moontlike bronne te identifiseer waar ondernemings nuttige inligting vandaan kan kry. 1.6

Bronne van inligting Gevallestudie 1.3

ABC Kollege is ʼn instelling wat rekenaarklasse vir naskoolse studente aanbied. Die student sien ʼn advertensie in die koerant en stuur ʼn e-pos met ʼn navraag aan ABC. ʼn Personeellid beantwoord die navraag en stuur ʼn brosjure en inskrywingsvorm aan die belangstellende student. Die student vul die inskrywingsvorm in met al sy persoonlike inligting, insluitend bankbesonderhede, en pos dit aan ABC. ʼn Klerk laat per ongeluk die aansoekvorm wegraak. Die kliënt doen navraag en kla oor die feit dat hy nog geen terugvoer ontvang het nie. ʼn Bestuurder hanteer die navraag en vind die aansoekvorm in ʼn verkeerde lêer. Die student se voormalige skool word gekontak om die student se matriek-resultate te bevestig. ABC se bankstate word nagegaan om te sien of die voornemende student die registrasiegelde betaal het. Die student word ingeskryf. Hoeveel verskillende geleenthede het ABC gehad om inligting te versamel? Hoeveel inligting het met die mark te doen gehad? Hoeveel inligting het ʼn aanduiding gegee van hoe stelsels binne-in ABC funksioneer? Hoeveel verskillende bronne van inligting kan geïdentifiseer word?

Elke onderneming funksioneer binne ʼn bepaalde omgewing, wat opgedeel kan word in die interne, die mark- en die makro omgewing (Marx, van Rooyen, Bosch & Reynders, 1998:38). In elkeen van hierdie omgewings is daar ʼn aantal bronne van inligting.

©akademia (MSW)

Bladsy 20


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Sommige van hierdie bronne is heel ooglopend (byvoorbeeld jaarverslae van maatskappye of saketydskrifte), terwyl ander meer subtiel is (ʼn e-pos met ʼn navraag van ʼn kliënt of ʼn advertensie van ʼn mededinger). Dit is die taak van die onderneming om hierdie inligting so te versamel dat dit kan bydra tot goeie besluite. Die onderskeie bronne wat in elk van die omgewings voorkom, word hieronder bespreek. 1.6.1

Die interne omgewing

Die interne omgewing word gedefinieer as “die somtotaal van al die wisselwerkende veranderlikes binne die onderneming wat ʼn positiewe en/of negatiewe invloed op die stigting, voortbestaan, groei en doelwitbereiking van die onderneming uitoefen” (Marx et. al., 1998:38). Die interne omgewing behels dus ʼn aantal “veranderlikes” (prosesse, gebeure of persone) wat binne in die onderneming aangetref word en wat ʼn invloed (positief of negatief) op die onderneming het. Bronne van inligting in die interne omgewing sluit dus in: •

Finansiële verslae van die onderneming

Interne e-posse en memorandums

Bemarkingsplan van die onderneming

Die visie, missie en doelstellings van die onderneming

Notules van vergaderings wat gehou is

1.6.2

Markomgewing

Die markomgewing is net buite die onderneming se interne omgewing. Dit sluit onder andere verbruikers, mededingers, leweransiers en agente in (Marx et. al., 1998:39). Vir elk van hierdie faktore is daar ook ʼn aantal bronne van inligting: •

Verbruikers (kliënte). Inligting aangaande die verbruikers kan verkry word deur: o

Marknavorsing.

o

Navrae wat die verbruiker per brief, telefoon of e-pos gemaak het.

o

Inligting wat deur kliënte verskaf word deur, byvoorbeeld, aansoekvorms of registrasievorms.

Mededingers. Mededingers is ondernemings wat dieselfde produk en diens aan dieselfde mark verskaf. Inligting oor mededingers kan verkry word deur: o

Mededingers se advertensies.

©akademia (MSW)

Bladsy 21


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

o

Mededingers se jaar- of finansiële verslae. Alle publieke maatskappye word deur die wet verplig om hul finansiële state te publiseer. Deur na ʼn ander maatskappy se finansiële state te kyk, kan ʼn onderneming genoegsame insae in so ʼn maatskappy kry. (Let wel: Om die finansiële state van ʼn onderneming onwettig of sonder toestemming in die hande te kry is nie net oneties nie, maar die persoon en onderneming wat hom hieraan skuldig maak, kan krimineel vervolg word.)

o •

Persvrystellings van mededingers.

Leweransiers. Leweransiers is ondernemings wat ʼn produk of diens aan ʼn ander onderneming lewer. Leweransiers kan inligting op die volgende wyses verskaf: o

Katalogusse. Deur gereeld die nuutste katalogus van ʼn leweransier te bestudeer, kan ʼn onderneming bewus word van nuwe produkte op die mark.

o

Terugvoer op die verkoop van sommige produkte. ʼn Leweransier kan ʼn onderneming inlig oor die gewildheid van sommige produkte deur te verwys na verkope aan ander kliënte.

o

Inligting oor produkte self. Leweransiers word as kenners van hul produkte gesien – ʼn leweransier kan dus enige produkverwante vrae wat ʼn kliënt oor ʼn produk het, beantwoord.

Agente. Agente se taak is gewoonlik om ʼn koper en verkoper van ʼn spesifieke produk of diens bymekaar uit te bring. ʼn Goeie agent is gewoonlik ook ʼn kundige op die produk, diens en industrie waarin hy werk en kan dus ʼn onderneming van ʼn groot hoeveelheid waardevolle inligting voorsien.

1.6.3

Die makro omgewing

Die makro-omgewing is die omgewing “net buite die markomgewing geleë” en is die omgewing waaroor individuele ondernemings geen beheer het nie (Marx et al., 1998:56). Veranderlikes (of kragte) in hierdie omgewing sluit, onder andere, in: ekonomiese, politieke, institusionele, internasionale en tegnologiese kragte. Bronne van inligting in die makro omgewing sluit in (Marx, et. al, 1998): •

Die regering se Gazette. Hierdie is ʼn tydskrif waarin alle nuwe wetgewing gepubliseer word.

Internasionale finansiële nuuskanale. Voorbeelde hiervan is CNN, CNBC, BBC en Bloomberg.

©akademia (MSW)

Bladsy 22


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Misdaad- en werkloosheidstatistieke. Hierdie inligting kan byvoorbeeld vir ʼn onderneming ʼn aanduiding gee hoe veilig dit sal wees om ʼn nuwe tak in ʼn ander omgewing oop te maak.

Navorsingsverslae. Soms laat die regering navorsing in ʼn spesifieke area doen. Voorbeelde hiervan is die GEM-verslae wat na die toestand van entrepreneurskap in Suid-Afrika kyk, asook die bekende King verslae.

Die figuur hieronder verskaf ʼn opsomming van die bronne van inligting in hierdie omgewings: • Die regering se Gazette • Internasionale finansiële nuuskanale • Misdaad- en werkloosheidstatistieke • Navorsingsverslae

Makro omgewing

Interne omgewing

Markomgewing • Finansiële verslae • Interne e-posse en memorandums • Bemarkingsplan • Die visie, missie en doelstellings • Notules van vergaderings

• Verbuikers o Marknavorsing o Navrae wat die verbruiker per brief, telefoon of e-pos gemaak het o Aansoekvorms of registrasievorms • Mededingers o Advertensies o Jaar- of finansiële verslae o Persvrystellings van mededingers • Leweransiers o Katalogusse o Terugvoer op die verkoop van sommige produkte o Inligting oor produkte self • Agente

Figuur 1.4: Bronne van inligting uit die interne, mark- en makro omgewings (Aangepas uit Marx, et. al., 1998)

©akademia (MSW)

Bladsy 23


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 1.6.4

Die internet

Die internet het so deel geword van die sakewêreld dat dit in elkeen van die drie omgewings voorkom. Die internet is moontlik een van die grootste bronne van inligting, maar ook een van die gevaarlikstes. Omdat enige persoon inligting op die internet kan laai, kan ʼn mens nie sommer aanvaar dat die internet ʼn betroubare bron van inligting is nie. Die internet kan egter op ʼn verskeidenheid wyses aangewend word vir die insameling van inligting, byvoorbeeld:

1.7

Mededingers se webtuistes

Regeringswebtuistes

Akademiese webtuistes

Nuuswebtuistes

Kommunikasie met internasionale sakeondernemings en organisasies Tipes inligting wat deur ondernemings benodig word

Gevallestudie 1.4 LykMooi Winkels is ʼn winkelgroep wat ʼn verskeidenheid produkte verkoop. LykMooi koop produkte by ʼn verskeidenheid van groothandelaars en verkoop dit dan weer teen ʼn wins aan kliënte. Die winkel verkoop tans voedselprodukte, klere en huisware. Die uitvoerende (senior) bestuur van LykMooi wil weet of dit ʼn goeie besluit is om die medisyne-mark te betree. Daar is voorbeelde van winkelgroepe wat huisware verkoop, wat dit reggekry het om die medisyne-mark suksesvol te betree. Watter tipe inligting sal die senior bestuur in hul besluit help? Die bestuur sal soveel as moontlik inligting oor die mededingers moet inwin. Hoe het hulle dit reggekry om medisyne te verkoop? Hoekom is daar mededingers wat dit nie probeer het nie? Waarvoor is hulle bang? Hulle sal moet inligting oor moontlike verskaffers inwin. Sal hulle pryse mededingend kan wees? Sal die vervoer van produkte na die winkels moontlik en bekostigbaar wees? Hulle sal na hulle huidige kliënte-databasis moet gaan kyk. Sal hulle kliënte belangstel om medisyne by hul winkels te koop? Kan hulle die medisyne teen pryse aanbied wat hul kliënte bereid sal wees om te betaal? Hoeveel kan die kliënte vir die medisyne betaal?

©akademia (MSW)

Bladsy 24


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

As die senior bestuur besluit om die nuwe mark te betree, sal die middelvlakbestuurders in kennis gestel word en sal hul almal saamwerk om hierdie projek te laat slaag. Die bestuurder van internetbemarking sal ʼn plan saamstel om die nuwe produkte op die internet te bemark. Hierdie bestuurder sal inligting benodig van ander bemarkingspogings op die internet, asook van wetgewing wat met die bemarking van medisyne te make het. Die takbestuurders sal bepaal hoe die uitleg van die winkels verander moet word om die produkte te akkommodeer. Hierdie bestuurders benodig inligting oor die grootte van die afdelings wat benodig word, en die gewildheid van sommige produkte wat tans verkoop word. Die plasing van produkte in die winkels sal waarskynlik moet verander. Wanneer die nuwe afdelings bekendgestel is, sal die operasionele bestuurders sorg dat die dag-tot-dag take van die onderneming plaasvind soos wat dit moet. Die pakhuisbestuurders sal moet sorg dat daar altyd genoeg voorraad beskikbaar is. Hiervoor moet hulle weet hoeveel voorraad tans in die winkel is en wat die minimum voorraad moet wees voordat ʼn bestelling gemaak kan word. Die tipe inligting wat deur ʼn onderneming benodig word, is legio. Die inligting wat benodig word, word gewoonlik deur die uitdagings en behoeftes in die onderneming bepaal. ʼn Bestuurder wat vermoed dat daar produkte gesteel word, sal graag wil weet hoeveel produkte veronderstel is om in voorraad te wees. ʼn Senior bestuurder sal dalk graag wil weet of die maatskappy wel ʼn bepaalde winsdoelwit gaan bereik. ʼn Onderneming wat skoene vervaardig sal ander inligting benodig as ʼn onderneming wat finansiële dienste lewer. Dit is gewoonlik die bestuur van ʼn onderneming wat betrokke is by besluitneming rakende die onderneming se huidige en toekomstige werksaamhede. Die meeste ondernemings se bestuur kan dan ook in drie vlakke opgedeel word (Laudon & Laudon, 2006:17). Hierdie vlakke is: •

Senior bestuur. Hierdie personeel is op die hoogste vlak van die onderneming betrokke en maak besluite wat die toekoms van die onderneming bepaal (O’ Brien, 1994:198). Hierdie tipe besluite word strategiese besluite genoem. Strategiese besluite is gewoonlik langtermyn besluite oor die produkte en dienste, asook die finansiële posisie van die onderneming. Die tipe inligting wat hierdie bestuurders dus sal nodig hê, is strategiese inligting.

Middelvlakbestuur. Hierdie bestuur se taak is om die besluite wat deur senior bestuur geneem is uit te voer (Laudon & Laudon, 2006:17). Die inligting wat hierdie bestuurders benodig is dus steeds op ʼn hoë vlak, maar kan nie as strategies

©akademia (MSW)

Bladsy 25


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels geklassifiseer word nie. In LykMooi Winkels sal ʼn middelvlakbestuurder, byvoorbeeld, besluite neem oor die prys van ʼn pakkie hoofpynpille terwyl seniorvlak bestuur sal besluit of die maatskappy enigsins medisyne sal verkoop. •

Operasionele bestuur. Bestuurders op hierdie vlak is verantwoordelik daarvoor dat dag-tot-dag aktiwiteite volgens plan moet verloop (Laudon & Laudon, 2006:17). ʼn Operasionele bestuurder se vryheid om besluite te neem is beperk en is gewoonlik baie gestruktureerd. ʼn Pakhuisbestuurder by LykMooi sal byvoorbeeld moet besluit wanneer ʼn nuwe bestelling vir hoofpynpille aan die verskaffers gestuur moet word. Die bestuurder kan egter nie net aankoop soos wat hy lus het nie – daar is vooraf vasgestelde reëls wat hy moet volg. Byvoorbeeld: “As daar slegs 50 pakkies hoofpynpille in voorraad is, moet ʼn minimum van 200 pakkies en ʼn maksimum van 500 pakkies bestel word”.

Senior bestuur

Middelvlakbestuur Operasionele bestuur

Werknemers

Figuur 1.5: Die vlakke van bestuur (Laudon & Laudon, 2006) Die tipes inligting wat deur die verskillende bestuurders benodig word, verskil ook van maatskappy tot maatskappy, maar die volgende kan as ʼn riglyn dien: •

Senior bestuur. Die inligting wat senior bestuur benodig is gewoonlik kompleks en word vanaf die interne, mark en eksterne omgewings verkry. Die inligting moet gebruik kan word om die stand van sake in die onderneming op te som, maar ook om langtermyn voorspellings te maak. Inligting wat deur die senior bestuur van LykMooi benodig word is byvoorbeeld: o

Hoe lyk die Suid-Afrikaanse medisyne industrie tans? Wie het die grootste markaandeel? Hoe groot is die industrie (in Randwaarde)? Hoe lyk die internasionale industrie?

©akademia (MSW)

Bladsy 26


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

o

Hoe lyk die huidige wetgewing aangaande die verkoop van medisyne? Hoeveel wetgewing moet in gedagte gehou word wanneer ʼn onderneming medisyne verkoop?

Middelvlakbestuur. Die hoeveelheid verantwoordelikhede wat middelvlak bestuur het word soms deur die grootte van die onderneming bepaal. Hierdie verantwoordelikhede bepaal die tipe besluite wat ʼn middelvlakbestuurder moet neem, en so ook die tipe inligting wat hy nodig het. ʼn Middelvlakbestuurder sal byvoorbeeld die prys van produkte vasstel, die hoeveelhede bepaal van produkte wat vervaardig moet word of die mediums wat gebruik sal word om ʼn produk te bemark.

Operasionele bestuur. Die tipe inligting wat benodig word vir operasionele bestuurders is redelik beperk, omdat die besluitneming beperk is. Dit beteken egter nie dat operasionele bestuurders nie belangrike besluite neem nie! As ʼn pakhuisbestuurder besluit om nie enige hoofpynpille aan te koop nie en die winkel se voorraad is te min, verloor die winkel nie net moontlike inkomste nie, maar ook kliënte en word sy reputasie beskadig. Inligting wat operasionele bestuurders van LykMooi sal benodig sluit in: o

Wat is die minimum voorraad wat in die winkel moet wees voordat nuwe voorraad bestel moet word?

o

Watter metodes kan gebruik word om my personeel te motiveer?

o

Hoeveel tydelike personeel moet ek aanstel tydens die vakansietydperk om kliënte te help?

Sommige van die inligting wat hierbo genoem is, is maklik bekombaar. In ander gevalle is dit baie moeilik, of selfs onmoontlik om die regte inligting te verkry. Gelukkig het die koms van inligtingstegnologie dit moontlik gemaak om ʼn groot hoeveelheid inligting te versamel en dit op so ʼn manier voor te stel dat besluite baie makliker en vinniger daarmee geneem kan word. Hierdie stelsels word bedryfsinligtingstelsels genoem en word in die volgende paragraaf bespreek. 1.8

Tipes bedryfsinligtingstelsels

Daar is ʼn verskeidenheid bedryfsinligtingstelsels wat in ondernemings aangetref word. ʼn Onderneming sal natuurlik nie al die moontlike inligtingstelsels wat beskikbaar is gebruik nie – die keuses van ʼn stelsel word bepaal deur die individuele behoeftes van ʼn onderneming of afsonderlike departemente. Soos in Paragraaf 1.7 hierbo bespreek is, kan die inligtingsbehoeftes van ʼn onderneming ingedeel word volgens die vlak van bestuur wat daardie inligting benodig. Die vlak van bestuur, bepaal ook die aard van die inligtingstelsel

©akademia (MSW)

Bladsy 27


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels wat benodig word, nl. operasionele en bestuursinligtingstelsels (O’ Brien, 1994). Dan is daar ook inligtingstelsels wat in beide kategorieë aangetref kan word. Die tabel hieronder verskaf ʼn opsomming: Operasionele

Bestuursinligting-

Beide

inligtingstelsels

stelsels

Transaksieverwerking-

Inligtingverslaggewing-

Bemarkings- en

stelsels

stelsels

verkopestelsels

Prosesbeheerstelsels

Besluitondersteuning-

Produksiestelsels

stelsels Uitvoerende inligting-

Menslike

stelsels

hulpbronbestuurstelsels

Tabel 1.1: Indeling van Inligtingstelsels (O'Brien, 1994; Laudon & Laudon, 2006) 1.8.1

Operasionele inligtingstelsels

Inligtingstelsels in hierdie kategorie hou verband met die daaglikse bedrywighede van die onderneming. Hierdie stelsels is geskep om inligting te verskaf wat nodig is om die onderneming effektief te laat funksioneer. Dit is egter nie spesifiek aangepas om inligting vir strategiese bestuur vir besluitneming te verskaf nie (O’ Brien, 1994:194).

Gevallestudie 1.5 BaieBoeke Drukkers is ʼn onderneming wat universiteitshandboeke in groot maat druk. Die produksiedepartement het ʼn stelsel nodig wat vir hulle aandui watter boeke gedruk moet word, asook die hoeveelheid van elke boek wat gedruk moet word. Die stelsel kan miskien ook aandui wanneer die papier min raak en nuwe papier aangekoop moet word – of miskien kan nuwe papier outomaties bestel word. Die verkoopsdepartement kan ʼn stelsel hê waarop bestellings ingelees kan word, kliënte se besonderhede gestoor word en rekord gehou word van die vordering van ʼn spesifieke bestelling. Die finansiële departement kan ʼn rekenkundige stelsel hê waarop alle inkomstes, uitgawes, debiteure en krediteure aangeteken word. Hierdie stelsel mag dalk selfs koppel met die ander twee departemente se onderskeie inligtingstelsels. Die inligting wat deur hierdie stelsels verskaf word, kan gebruik word om te sorg dat die onderneming behoorlik funksioneer.

©akademia (MSW)

Bladsy 28


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Die bestuur van BaieBoeke wil egter besluit aan watter vakgebied se boeke hulle die meeste hulpbronne (geld, tyd en personeel) moet spandeer. Deur bloot vir die bestuur ʼn groot lêer met finansiële transaksies of ʼn lys met al die boeke wat reeds gedruk is te gee, gaan hulle geensins help met hierdie besluit nie. Die inligting wat deur hierdie stelsels verskaf word, moet eers verwerk word na ʼn formaat wat die bestuur gaan help om besluite te neem.  Transaksieverwerkingstelsels ʼn Transaksieverwerkingstelsel kan gedefinieer word as “ʼn gerekenariseerde stelsel wat daaglikse roetinetransaksies uitvoer en stoor” (Laudon & Laudon, 2006:52). Voorbeelde van sulke transaksies is verpakking en versending, hotelbesprekings en die insleutel van bestellings. Hierdie tipe stelsels is hoofsaaklik daarop gemik om redelike eenvoudige vrae te beantwoord (Laudon & Laudon, 2006:52). Voorbeelde van hierdie vrae is: •

Op watter datum het BaieBoeke se kliënt, ABC handelaars, hul bestelling geplaas?

Hoeveel boeke het ABC handelaars bestel?

Hoeveel papier is nog in voorraad?

Kan Mnr. Van Wyk sy boeke op skuld koop?

Daar is sommige besluite wat gebaseer word op verslae wat van hierdie stelsels verkry word. Die kriteria vir hierdie besluite is egter baie gestruktureerd en ʼn bestuurder kan nie maklik daarvan afwyk nie (Laudon & Laudon, 2006:52). Daar sal, byvoorbeeld, baie streng kriteria wees waarvolgens ʼn bestuurder kan besluit of Mnr. Van Wyk sy boeke op skuld kan koop. Voorbeelde van die kriteria kan insluit: Mnr. Van Wyk moet bo ʼn sekere bedrag verdien as inkomste; hy moet ʼn skoon kredietrekord hê en hy moet ʼn kliënt van die maatskappy wees vir ten minste ses maande. Dit is maklik om na hierdie kriteria te kyk en te besluit of Mnr. Van Wyk kwalifiseer om op skuld te koop. Die feit dat laevlak besluite geneem word op grond van hierdie stelsels mag dalk die idee skep dat hierdie stelsels nie belangrik is nie. Dit is egter nie die geval nie. Dit is moontlik dat ʼn fout in ʼn transaksieverwerkingstelsel ʼn onderneming se ondergang kan beteken (Laudon & Laudon, 2006:53). As die transaksieverwerkingstelsel van ʼn bank net vir een dag nie werk nie, of ʼn lugredery vir ʼn dag lank geen besprekings kan aanvaar nie, mag dit miskien nie tot hulle ondergang lei nie, maar dit kan beslis tot groot verliese lei. Wat sal, byvoorbeeld gebeur as BaieBoeke se produksiestelsel aangedui het dat daar nog genoeg papier is vir ʼn maand, terwyl dit nie die geval is nie? Die hele produksieproses sal gestaak moet word

©akademia (MSW)

Bladsy 29


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels totdat nuwe papier bestel en afgelewer is. Die skade aan die onderneming se reputasie mag selfs groter wees as die geld wat verloor word. Transaksieverwerkingstelsels produseer ook ander dokumentasie (wat nie noodwendig vir besluitneming gebruik word nie). Hierdie dokumentasie word dan in die daagliksebedrywighede van die onderneming gebruik (O’ Brien, 1994:194). Voorbeelde hiervan sluit in: fakture, state vir kliënte, kwitansies en bestelvorms.  Prosesbeheerstelsels Soms kan ʼn rekenaarstelsel geskep word om besluite namens bestuurders te neem. ʼn Bepaalde groep data word deur hierdie stelsels gebruik om te kyk of sekere voorwaardes nagekom word, en op grond van die resultaat word ʼn besluit outomaties geneem (O’ Brien, 1994:197). As BaieBoeke se papiervoorraad te min raak, sal die bestuurder moet besluit of nuwe papier bestel moet word. Die bestuurder sal vooraf moet besluit wat die minimum hoeveelheid voorraad is wat ten alle tye by die drukkery moet wees. Hierdie is egter nie ʼn moeilike besluit om te neem nie en kan maklik vir ʼn rekenaarstelsel gegee word. BaieBoeke se stelsel sal dan outomaties ʼn elektroniese bestelling aan die verskaffers kan stuur sodra die hoeveelheid beskikbare papier minder as ʼn sekere hoeveelheid is. Hierdie proses sal natuurlik vergemaklik word as BaieBoeke se stelsel met die verskaffer se stelsel geïntegreer is. 1.8.2

Bestuurinligtingstelsels

Wie is BaieBoeke se mark? Is BaieBoeke se pryse steeds mededingend? Moet BaieBoeke skoolhandboeke ook begin verkoop? Maak BaieBoeke ʼn wins? Is daar geleentheid vir uitbreiding? Is dit die moeite werd om in ʼn nuwe produksiestelsels te belê? Al hierdie vrae is baie moeilik om te beantwoord. In kleiner ondernemings sal die eienaar soms hierdie vrae op instink probeer beantwoord, soms met katastrofiese gevolge, soms met sukses. In kleiner ondernemings is die hoeveelheid inligting wat ʼn eienaar moet verwerk soms baie minder en nie so kompleks soos in ʼn groot onderneming nie. In groot ondernemings is dit egter heeltemal anders. Daar is baie meer inligting wat verwerk moet word en baie meer faktore om in ag te neem. Vir hierdie rede word tegnologie ingespan om bestuur te ondersteun. Die inligting word verkry deur ʼn groot verskeidenheid transaksies wat in die onderneming plaasvind, asook ʼn noemenswaardige aantal bronne wat buite die onderneming is. Stelsels in hierdie afdeling sluit in: Inligtingverslaggewingstelsels (IVS), besluitondersteuningstelsels (BOS) en uitvoerende inligtingstelsels (UIS).

©akademia (MSW)

Bladsy 30


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels  Inligtingverslaggewingstelsels Inligtingsverslaggewingstelsels (IVS) is die bekendste en mees algemene vorm van ʼn bestuursinligtingstelsel (O’ Brien, 1994:206). Hierdie stelsels verskaf bestuurders van inligting wat hulle benodig om hul dag-tot-dag take te verrig (O’ Brien, 1994:206). Hierdie is egter verskillend van transaksieverwerkingstelsels omdat die klem hier op besluitneming is. Die afvoer (Eng: output) van hierdie stelsels kan deur topbestuur gebruik word om besluite te neem. Die inhoud van hierdie verslae word vooraf deur die bestuurders bepaal en bevat inligting oor beide die interne en eksterne omgewings (O’ Brien, 1994:206). Hierdie stelsels kan verslae op ʼn verskeidenheid wyses beskikbaar stel (O’ Brien, 1994:206): •

Waneer nodig. ʼn Bestuurder van BaieBoeke kan byvoorbeeld ʼn verslag aanvra oor die totale inkomstes en uitgawes van die onderneming vir die laaste drie jaar.

Periodiek, volgens ʼn vooropgestelde skedule. ʼn Bestuurder by BaieBoeke kan ʼn maandelikse finansiële verslag ontvang.

In uitsonderlike of abnormale gevalle. ʼn Finansiële verslag word onmiddellik deur die stelsel gegenereer as die uitgawes van BaieBoeke ʼn sekere vlak oorskry.

 Besluitnemingsondersteuningstelsels (BOS) Besluitnemingsondersteuningstelsels (BOS) is ʼn natuurlike uitvloeisel uit die IVS (O’ Brien, 1994:207). Hierdie stelsels is egter meer gevorderd as IVS. Dit maak gebruik van ʼn groot aantal tegnieke wat data kan voorstel op ʼn wyse wat spesifiek van toepassing is op ʼn sekere probleem. Byvoorbeeld, sommige BOSe maak dit moontlik vir ʼn bestuurder om ʼn groot aantal “wat as” vrae te beantwoord (O’ Brien, 1994:207), terwyl IVS se verslae nie dieselfde kompleksiteit kan hanteer nie. Die fokus van ʼn BOS is op nie-roetine verslae wat deur bestuur aangevra kan word (Laudon & Laudon, 2006:54). Hierdie is een van die grootste verskille tussen BOSe en IVS. Hierdie stelsels fokus op probleme wat uniek is en vinnig kan verander. Die voorwaardes vir verslae kan dus nie vooraf beskikbaar gemaak word nie (en kan dus nie in die programmatuur ingebou word nie). Vrae wat deur hierdie stelsels beantwoord word is byvoorbeeld: •

Wat sal gebeur as BaieBoeke se produksie vir ʼn week gestaak moet word?

Sal BaieBoeke in die skielike toename in vraag kan voorsien as hulle ʼn nuwe universiteit as ʼn kliënt aanneem?

Sal BaieBoeke sy doelwit van 100 000 nuwe kliënte kan bereik voor die einde van die jaar?

©akademia (MSW)

Bladsy 31


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels  Uitvoerende Inligtingstelsels (UIS) Uitvoerende inligtingstelsels (UIS) gebruik ʼn groot versameling van interne en eksterne data om aan topbestuur inligting te verskaf (Laudon & Laudon, 2006:58). Die vlak van besluitneming is baie hoër as wat die geval is met BOS, en die kompleksiteit van die inligting wat versamel word, is ook baie groter. Waar ʼn BOS interne data sal prosesseer, sal ʼn UIS data van die markomgewing, asook die interne en eksterne omgewings in berekening bring (Laudon & Laudon, 2006:58). Waar BOS ook deur middelvlak bestuur gebruik kan word, is UIS uitsluitlik vir die doel van topbestuur geskep om strategiese besluite te neem (O’ Brien, 1994:320). Vrae wat deur hierdie stelsels beantwoord word is: •

Hoe sal die prys van olie in die volgende 10 jaar BaieBoeke se kostes beïnvloed?

Hoeveel markaandeel behoort BaieBoeke in die volgende 5 jaar te hê?

Hoeveel tyd word in bestuursvergaderings aan die onderneming se strategiese doelwitte spandeer?

1.8.3

Inligtingstelsel wat op alle vlakke gebruik kan word

Met die ontwikkeling van tegnologie en die feit dat programmatuur baie goedkoper geword het oor die laaste paar jaar, is daar inligtingstelsels wat op alle vlakke in die onderneming gebruik kan word. Daarom word hierdie stelsels (vir die doel van hierdie studie-eenheid) nie in een van die bogenoemde kategorieë ingedeel nie. Hierdie stelsels is bemarkings- en verkopestelsels, produksiestelsels en menslike hulpbronbestuurstelsels.  Bemarkings- en verkopestelsels Bemarking behels die identifikasie van kliënte vir die onderneming se produkte of dienste; die bepaling van die kliënte se behoeftes en wense, en die skep van advertensies en promosies om hierdie produkte aan die kliënte bekend te stel (Laudon & Laudon, 2006:45). Verkope het te doen met die kontak van kliënte, die verkoop van produkte en dienste, die neem van bestellings, en die opvolg van verkope (Laudon & Laudon, 2006:45). ʼn Bemarkings- en verkopestelsel ondersteun hierdie prosesse (Laudon & Laudon, 2006:45). Hierdie stelsel kan op ʼn verskeidenheid vlakke gebruik word. Personeel en operasionele bestuurders kan die stelsel gebruik om bestellings te registreer en uit te voer, middelvlakbestuur kan die stelsel gebruik om pryse vir produkte en dienste vas te stel en senior bestuur kan voorspellings maak oor tendense in die mark (Laudon & Laudon, 2006:45).

©akademia (MSW)

Bladsy 32


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels  Produksiestelsels Produksiestelsels ondersteun die hele produksieproses, insluitend: •

die beplanning, ontwikkeling en onderhoud van die produksiefasiliteite;

die daarstel van produksiedoelwitte;

die verkryging, stoor en beskikbaarheid van rou materiaal;

en die organisering van toerusting, fasiliteite, rou materiaal en menslike hulpbronne om produkte te vervaardig (Laudon & Laudon, 2006:45).

Soos met bemarkings- en verkopestelsels, ondersteun hierdie stelsel ook besluitneming op alle vlakke. Operasionele bestuur word ondersteun in die beheer en onderhoud van masjinerie. Middelvlakbestuur word ondersteun in hul besluite ten opsigte van die hoeveelheid en wyse waarop produkte geproduseer moet word. Senior bestuur kan hierdie stelsels gebruik om te bepaal waar die beste plek is om ʼn nuwe fabriek te bou (Laudon & Laudon, 2006:46). BaieBoeke se produksiestelsel kan ʼn addisionele inventaris-funksie bevat. As hierdie stelsel dan met die bemarkings- en verkopestelsels geïntegreer word, kan BaieBoeke se bestuur sien hoeveel boeke gedruk is, hoeveel reeds verkoop is, hoeveel in voorraad is en of daar moontlik diefstal van boeke plaasvind. Die stelsel kan dan ook die minimum hoeveelheid boeke aandui wat gedruk moet word voordat BaieBoeke ʼn wins op daardie boeke sal maak. Dieselfde stelsel kan ook BaieBoeke se bestuur help om te bepaal wat die beste verkoopprys vir ʼn boek sal wees.  Menslike hulpbronbestuurstelsels Menslike hulpbronbestuur behels die verkryging, ontwikkeling en onderhoud van ʼn onderneming se mannekrag (werknemers) (Laudon & Laudon, 2006:51). Menslike hulpbronbestuurstelsels se taak is dan om die volgende te ondersteun: •

Die identifisering van potensiële werknemers,

die onderhoud van werknemers se inligting,

die ontwikkeling van werknemers se talente en vaardighede (Laudon & Laudon, 2006:51).

Op operasionele vlak kan die stelsel bestuurders help om tred te hou met alle opleiding en ontwikkeling waaraan ʼn werknemer deelgeneem het. ʼn Middelvlakbestuurder kan die stelsel gebruik om te bepaal hoeveel ʼn werknemer betaal moet word of watter verhoging aan ʼn werknemer toegeken moet word. Op senior vlak kan bestuurders bepaal of die huidige

©akademia (MSW)

Bladsy 33


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels werknemers se vaardighede en opleiding voldoende is om die onderneming se langtermyndoelwitte te bereik (Laudon & Laudon, 2006:51). Vir BaieBoeke kan ʼn menslike hulpbronbestuurstelsel die volgende vrae antwoord: •

Is die huidige personeel in die bemarkingsdepartement voldoende toegerus om die nodige verkoopsteikens te bereik?

Kan die produksie-assistant vertrou word om die drukkery op ʼn Saterdag alleen te hanteer?

• 1.9

Is dit die eerste keer wat Piet aangespreek is oor die feit dat hy laat vir werk is? Kwaliteitskontrole

Gevallestudie 1.6 ʼn Reisagentskap, Arriveer Toere, is van plan om ʼn nuwe tak in ʼn plattelandse dorpie oop te maak. Die koste hieraan verbonde is natuurlik baie hoog en die bestuur van Arriveer besluit om eers behoorlike marknavorsing te doen. Hulle stel ʼn vraelys op en betaal vyf studente om die vraelyste in ʼn winkelsentrum te laat invul. Wat die bestuur van Arriveer egter nie besef nie, is dat die vyf studente nie baie lus was vir werk nie. Die studente kom toe bymekaar en besluit om elkeen self ʼn honderd vraelyste in te vul – met antwoorde wat nie bestaan nie. Wat is die implikasies hiervan vir Arriveer? Die bestuur gaan hierdie inligting gebruik om te besluit of hulle honderde duisende rande in ʼn nuwe tak gaan belê. Die belangrikheid van goeie kwaliteit inligting kan nie oorbeklemtoon word nie. Die meeste ondernemings het nie ʼn tekort aan data of inligting nie, maar dit is so dikwels die geval dat die inligting foutief of verouderd is. Inligting wat nie korrek is nie, kan groot skade vir ʼn onderneming to gevolg hê. Dink byvoorbeeld aan ʼn maatskappy wat ʼn nuwe produk bekendstel, suiwer gebaseerd op foutiewe inligting wat aandui dat daar ʼn mark bestaan. Of ʼn produsent wat ʼn fabriek sluit omdat foutiewe finansiële inligting aangedui het dat die fabriek nie produktief of winsgewend is nie. Foutiewe inligting sal in hierdie geval nie net die maatskappy groot skade berokken nie, maar kan honderde gesinne se lewens omver gooi. Daar is ongelukkig kostes daaraan verbonde om te verseker dat inligting se kwaliteit op standaard is. Hierdie kostes is relatief maklik om te bereken en sluit aspekte soos personeeltyd, programmatuur en apparatuur in. Om hierdie rede gebeur dit soms dat ʼn bestuurder deur die hoë kostes ontmoedig word om die nodige kwaliteitsmaatreëls te

©akademia (MSW)

Bladsy 34


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels implementeer. ʼn Koste wat egter gewoonlik groter is, en ongelukkig moeiliker is om te bereken, is die koste verbonde aan swak kwaliteit inligting. 1.9.1 •

Koste van lae kwaliteit inligting Verkeerde besluite word geneem (English, 1999:3). Hierdie is moontlik die grootste en gevaarlikste koste. Daar is so ʼn groot hoeveelheid inligting beskikbaar vandag dat bestuurders net eenvoudig nie op die hoogte kan bly van alles wat in die markomgewing gebeur nie. Daarom is bestuurders afhanklik van ʼn verskeidenheid mense, stelsels of programmatuur om data te versamel, te verwerk en inligting te verskaf. Die bestuurder moet dan hierdie inligting kan vertrou wanneer hy/sy ʼn besluit moet neem. As die inligitng (of die data wat versamel is) foutief is, is dit moontlik dat die verkeerde besluit geneem kan word. Die kostes hieraan verbonde kan wissel van baie klein bedrae na ʼn bedrag wat groot genoeg is om ʼn maatskappy te vernietig.

Koste verbonde aan die soek en/of herstel van foutiewe of verlore inligting (English, 1999:3). Inligting wat foutief is, moet herstel word. Daar moet egter onderskei word tussen die herstel van foutiewe inligting, en roetine instandhouding van inligting. Geen onderneming kan voorkom dat inligting verander nie: Kliënte verhuis of verander hul selfoonnommers, die finansiële omgewing verander (byvoorbeeld rentekoerse en belastings). Wanneer inligting egter nie gereeld in stand gehou word nie, kan dit so verouderd raak dat die opdatering daarvan baie groot finansiële uitgawes vir ʼn onderneming kan meebring. In sommige groot maatskappye vind ʼn mens soms dat elke departement ʼn aparte databasis met dieselfde inligting het! Is dit ʼn probleem? Beslis! Vir elke databasis wat opgestel moet word, moet inligting versamel word. Daardie inligting moet gereeld op datum gehou word. Kyk na die volgende voorbeeld: ʼn Maatskappy se finansiële-, kliëntediens- en bemarkingsdepartemente hou elk ʼn aparte databasis van kliënte se inligting. Iemand moes die inligting versamel het (en moes betaal word daarvoor). Iemand moes die inligting in die rekenaarstelsel inlees (en moes betaal word daarvoor). Wat gebeur as ʼn kliënt se adres verander? Die kliënt gaan nie drie kopieë van sy adresverandering na die maatskappy toe stuur om te verseker dat elke departement daarvan bewus is nie. Daar sal dus slegs een departement wees wat van die verandering bewus is. As ʼn persoon in die finansiële departement dus ʼn rekening aan ʼn kliënt stuur en die rekening kom onafgelewer terug, moet daardie persoon die kliëntediens- of bemarkingsdepartement kontak om uit te vind of daar nie ʼn alternatiewe adres

©akademia (MSW)

Bladsy 35


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels beskikbaar is nie. As die persoon nog steeds nie geholpe raak nie, moet hy/sy die kliënt skakel. Die telefoonkostes van een oproep mag miskien nie noemenswaardig wees nie, maar as dit op ʼn gereelde basis gebeur, sal die kostes wel ʼn groot impak op die maatskappy se begroting maak. En vir elke uur wat die personeellid aan die soek van data spandeer, moet die maatskappy ʼn uur se salaris betaal. Hierdie kostes hoop op en maak ʼn impak op die maatskappy se wins en selfs voortbestaan. Die ironie is dat inligting die enigste hulpbron is wat geheel en al herbruikbaar is (English, 1999:5). ʼn Werknemer kan gewoonlik slegs een fisiese taak op ʼn slag doen. ʼn Bedrag geld kan slegs aan een uitgawe op ʼn slag spandeer word. Maar inligting kan aan ʼn verskeidenheid departemente beskikbaar gestel word sonder addisionele kostes (as dit van die begin af reg gedoen word). Al drie departemente kan dieselfde inligting gebruik. Die vraag is dus: Waarom gebeur dit soms nie? Hoewel daar ʼn verskeidenheid redes is, is beplanning en interdepartementele kommunikasie moontlik heelbo aan die lysie. Elke departement koop programmatuur wat vir hulle die bekendste of gemaklikste is, en neem nooit in ag dat die data met ander departemente gedeel kan word nie. Die finansiële departement sal moontlik ʼn bekende handelsnaam se finansiële programmatuur aanskaf, terwyl die kliëntediens departement ʼn ander stelsel sal implementeer. •

Geleentheidskostes en mededingende voordeel (English, 1999:3). Geleentheidskoste is ʼn aanduiding van geld wat ʼn persoon of onderneming kon gemaak het, sou hulle van ʼn geleentheid gebruik maak. Gestel ʼn persoon belê geld in ʼn onderneming en maak ʼn 2% wins in die eerste jaar. Dit mag miskien positief wees – die persoon het geen geld verloor nie. Maar as dieselfde persoon dieselfde geld in ʼn ander belegging sou belê, kon hy miskien 10% in die eerste jaar verdien het. Die persoon het dus 8% “verloor” omdat hy sy geld in die onderneming belê het. Hierdie 8% (in randwaarde) staan bekend as geleentheidskoste. Op dieselfde wyse kan ʼn maatskappy ʼn groot hoeveelheid geld belê in ʼn produk wat moontlik ʼn aanvaarbare wins vir die onderneming kan inbring. Die maatskappy het egter nie geweet van ʼn ander mededinger wat ʼn soortgelyke produk op die mark het nie (as gevolg van foutiewe of onvolledige inligting). In plaas daarvan om ʼn groot wins en groot markaandeel te verseker, word die onderneming se markaandeel aansienlik kleiner. Die wins wat die onderneming met die nuwe produk maak kon groter gewees het. As die onderneming behoorlik marknavorsing gedoen het sou hulle dalk agter gekom het dat die produk reeds in die mark bestaan. ʼn Verandering

©akademia (MSW)

Bladsy 36


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels aan die produk sou miskien kon bydra dat die produk beter as dié van die mededingers is, en sou die markaandeel aansienlik kon vergroot.

Figuur 1.6: Die koste van swak kwaliteit inligting vs. die koste om goeie kwaliteit inligting te verseker (aangepas uit English, 1999) 1.9.2

Tipes inligtingskwaliteit

Daar bestaan hoofsaaklik twee tipes inligtingskwaliteit: Inherente inligtingskwaliteit en pragmatiese inligtingskwaliteit (English, 1999:22). •

Inherente inligtingskwaliteit behels die data wat versamel is. Dit is belangrik om te verseker dat hierdie data korrek is. Die kwaliteit van die inligting kan slegs so goed wees soos die data waarvandaan dit verwerk is. As Solidariteit se telefoonnommer in ʼn databasis as 012 644 4300 gestoor is, is hierdie data inherent korrek. Inherente inligtingskwaliteit kan bedreig word: As ʼn kliënt verhuis word sy adres in die databasis onmiddellik ongeldig. Nog ʼn voorbeeld is as ʼn datavaslegger ʼn fout maak wanneer data vanaf ʼn vraelys op die rekenaar ingesleutel word. Inherente inligtingskwaliteit word egter meestal bedreig deur data wat verouderd is. Om hierdie rede sal sommige maatskappye periodiek werknemers aanstel om kliënte telefonies te kontak om hul besonderhede te bevestig.

Pragmatiese inligtingskwaliteit is die waarde wat die data en inligting vir ʼn onderneming het en die mate waarin dit die onderneming se doelwitte kan ondersteun (English, 1999:22). Data as sodanig, het nie waarde nie, dit het slegs potensiële waarde. Die waarde van data kom slegs na vore as dit gebruik kan word om iets nuttig te doen, byvoorbeeld om ʼn rekening na ʼn kliënt te stuur.

©akademia (MSW)

Bladsy 37


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Byvoorbeeld: In ʼn bank se databasis is elke kliënt se salaris gestoor. As hierdie salarisse korrek is, besit dit inherente inligtingskwaliteit. Die bank besluit nou om ʼn uitnodiging om vir ʼn lening aansoek te doen aan alle kliënte met ʼn salaris bo R10 000 te stuur. As die bank die salarisse in die databasis hiervoor kan gebruik, het die inligting pragmatiese inligtingskwaliteit. Dit is belangrik om te bepaal of data pragmatiese kwaliteit sal hê voordat die data versamel word. Dit is moontlik om korrekte data in ʼn databasis te hê sonder dat dit enige pragmatiese kwaliteit het. As die bank, hierbo genoem, die hoeveelheid kinders wat ʼn kliënt het in sy databasis stoor, maar nooit daardie inligting gebruik nie, dan is die inligting van geen waarde nie. Inteendeel, die inligting kos geld om te versamel, in te lees, te stoor en op te dateer. Die netto waarde van daardie inligting is dus negatief (English, 1999:23). Waarom is pragmatiese inligtingskwaliteit belangrik? Inligting wat pragmatiese kwaliteit besit sal die volgende verhoed (English, 1999:23): •

Foute wat gemaak word deur werknemers tydens die uitvoer van hul pligte

Verkeerde besluite wat geneem word

Werk wat oorgedoen moet word omdat dit aanvanklik verkeerd gedoen is

Dat ʼn onderneming moet herstel van die impak van ʼn verkeerde besluit wat op die inligting gebaseer was

Om onnodig tyd te spandeer om die integriteit van data te ondersoek

Om onnodige berekeninge uit te voer of om die formaat van data te verander voordat dit gebruik kan word

Om gedurig na addisionele of vermiste data te soek voordat werk gedoen kan word

Onherstelbare skade

Dat kliënte verloor word as gevolg van werk wat verkeerdelik gedoen is, of glad nie gedoen is nie

Dat sakegeleenthede gemis word

Dat daar ʼn kommunikasiegaping ontstaan tussen die onderneming en kliënte of ander belangrike belangegroepe

1.9.3

Hoe om kwaliteitsbeheer te verseker

Die belangrikheid van die kwaliteit van inligting is reeds beklemtoon. Daar is nou ʼn verskeidenheid wyses waarop ʼn onderneming kan verseker dat die inligting se kwaliteit op

©akademia (MSW)

Bladsy 38


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels standaard is. Vir die doel van hierdie studie-eenheid, word ʼn plan opgestel wat gebaseer is op die Totale Kwaliteitsbestuur van Data (TQdM™) (English, 1999:69). Hierdie plan bestaan uit 6 prosesse wat afsonderlik en gesamentlik uitgevoer word. Elkeen van hierdie prosesse word hieronder bespreek:  Proses 1: Definieer kwaliteitsvereistes van die inligting en argitektuur (English, 1999:72) Voordat data versamel kan word, moet die onderneming eers bepaal aan watter kwaliteitsvereistes hierdie data moet voldoen. Voordat daar egter bepaal kan word of data aan sekere vereistes voldoen, moet hierdie vereistes baie spesifiek gedefinieer word. (Hierdie proses word egter nie net voor dataversameling gedoen nie – hierdie kriteria moet gedurig hersien word). Inligtingsargitektuur behels die apparatuur en programmatuur wat benodig gaan word om die data te stoor en te organiseer. Tydens hierdie proses moet die volgende vrae beantwoord word: •

Aan watter vereistes moet die inligting wat ons gaan versamel voldoen?

Hoe gaan ons meet of ons inligting aan hierdie vereistes voldoen?

Watter tipe besluite gaan op hierdie inligting baseer word?

Watter inligting is die belangrikste (en gaan die onderneming die meeste kos indien dit foutief is)?

Watter werknemers, kliënte of ander belangegroepe gaan met hierdie inligting werk, of daardeur beïnvloed word?

Is die programmatuur wat gebruik gaan word om die inligting te stoor voldoende?

Dit is baie belangrik dat die werknemers wat met die inligting gaan werk, ook in hierdie proses geraadpleeg word.  Proses 2: Bepaal die kwaliteit van inligting (English, 1999:75) Hierdie proses kan vergelyk word met ʼn fabriek wat ʼn sekere produk vervaardig. In Proses 1 is die vereistes van die kwaliteit bepaal. In hierdie proses moet die produk nou geneem word en gemeet word aan die hand van daardie vereistes. Die oorhoofse vraag wat hier gevra moet word, is: “Voldoen die inligting wat ons het aan die vereistes wat ons tydens Proses 1 gestel het?” Tydens hierdie proses is daar ook ʼn aantal stappe wat gevolg moet word (aangepas uit English, 1999:75):

©akademia (MSW)

Bladsy 39


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Stap 1: Bevestig die vereistes vir ʼn spesifieke groep inligting wat getoets gaan word. Dit is die vereistes wat tydens Proses 1 opgestel is.

Stap 2: Bepaal die inherente kwaliteit van die data. Is dit volledig? Is dit akkuraat?

Stap 3: Bepaal die bron waarteen die data getoets gaan word. ʼn Voorbeeld van ʼn bron is ʼn oorspronklike registrasievorm, of die kliënte sal gekontak word om hul besonderhede te bevestig.

Stap 4: Kies ʼn ewekansige steekproef. Dit is nie altyd moontlik om al die inligting fisies te toets nie. Soms het ʼn databasis inligting oor honderde duisende of selfs miljoene kliënte. In so ʼn geval is dit nodig om ʼn kleiner groep uit die databasis te kies om die toetsing te doen. Dit is egter baie belangrik dat hierdie kleiner groep so ver as moontlik verteenwoordigend van die totale databasis is.

Stap 5: Toets die inligtingskwaliteit. Tydens hierdie stap sal die inligting nou fisies getoets word volgens die vereistes. Byvoorbeeld, ʼn uitdruk van die telefoonnommers kan gemaak word en ʼn personeellid word gevra om elke telefoonnommer te skakel en te bevestig dat die nommer wel bestaan en aan die kliënt behoort.

Stap 6: Interpreteer die resultate van die kwaliteitstoets en stel ʼn verslag op. Aan die einde van elke toets moet die resultate en interpretasie daarvan opgeskryf word. Wat is die kwaliteit van die inligting in die databasis? Indien dit nie op standaard is nie, wat is die oorsaak daarvan? So ʼn verslag kan aan bestuur verskaf word en kan dan gebruik word om besluite te neem wat die kwaliteit van inligting sal verbeter.

 Proses 3: Meet die koste van inligting wat nie aan kwaliteitsvereistes voldoen nie (English 1999) Gestel ʼn maatskappy het Proses 2 afgehandel en gevind dat twee groepe data nie aan die nodige vereistes voldoen nie: Kliënte se kommentaar oor ʼn produk en kliënte se bankbesonderhede. Aan watter inligting moet die maatskappy eerste aandag gee? Watter inligting sal die maatskappy die meeste kos as dit nie verbeter word nie? As die maatskappy afhanklik is van korrekte bankbesonderhede om debietorders te prosesseer, kan foutiewe bankbesonderhede veroorsaak dat die maatskappy onmiddellike verlies aan inkomste ly. Die kliëntekommentaar is dan nie so belangrik nie. As die maatskappy egter ʼn nuwe produk wil bekendstel en die bestaande kliëntekommentaar daarvoor nodig het, kan daardie inligting ʼn groter prioriteit wees. Dit is belangrik om hier nie net die direkte kostes te meet nie, maar ook indirekte kostes soos geleentheidskoste. Die volgende kostes moet in ag geneem word (English, 1999):

©akademia (MSW)

Bladsy 40


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Koste van infrastruktuur. Hoeveel kos die apparatuur waarop die data gestoor word? Hoeveel kos die programmatuur (aankoop daarvan en jaarlikse lisensies) wat gebruik word om data te stoor? Is daar onnodige data wat die onderneming geld kos om te stoor, maar wat geen nut het nie?

Koste van verwerking na inligting. Hoeveel kos programmatuur wat gebruik word om inligting vanaf die data te verkry?

Koste om die data te verkry. Hoeveel kos dit om die data te versamel en in te lees? Hoeveel kos dit om vermiste data op te soek?

Koste van foute as gevolg van besluite wat op foutiewe inligting gebaseer is. Wat sal dit kos indien die onderneming ʼn besluit neem en die foutiewe inligting daarvoor gebruik? Hierdie is baie moeiliker om te bereken omdat daar ʼn groot verskeidenheid van moontlike besluite is wat geneem kan word. Dit is ook nie ʼn presiese berekening nie en behels ʼn groot aantal voorspellings van wat moontlik kan gebeur.

Langtermynkostes verbonde aan foutiewe data. Gestel die foutiewe inligting kan veroorsaak dat ʼn maatskappy ʼn kliënt verloor. Wat sou daardie kliënt vir die maatskappy werd gewees het indien dit nie gebeur het nie? As die kliënt maandeliks aankope gedoen het, hoeveel sou dit vir die maatskappy werd gewees het oor vyf of tien jaar? Watter ander bronne van inkomste sou dit meebring? Wat sou die maatskappy se markaandeel gewees het as ʼn produk vroeër aan die mark bekend gestel was? Hierdie is natuurlik baie moeilik om te bepaal, omdat die kliënt dalk drie maande later vir ander redes ʼn mededinger kon ondersteun. Dit is egter belangrik dat bestuur bewus is van die langtermyngevolge van foutiewe data.

Proses 4: Herstel en skoonmaak van data (English, 1999:77) Tydens hierdie proses word foutiewe data reggestel, databasisse se strukture word herstel en onnodige of duplikaatdata word verwyder. Hierdie proses is baie tegnies en val nie binne die raamwerk van hierdie studie-eenheid nie, maar die volgende kan gedoen word: •

Indien die programmatuur wat gebruik word datakwaliteit benadeel, moet nuwe programmatuur aangeskaf word. Die data sal egter van die ou databasis na die nuwe oorgedra moet word, wat baie goeie beplanning sal vereis om te verseker dat geen data verlore gaan nie. Die nuwe programmatuur moet dan ook al die tekortkoming van die ou programmatuur regstel.

Indien die fout by die datavaslegging ingesluip het, sal dit nodig wees om die oorspronklik bronne van die inligting te raadpleeg. Dit mag dalk nodig wees om al die

©akademia (MSW)

Bladsy 41


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels registrasievorms, aansoekvorms of ander dokumentasie te gebruik om data na te gaan. Dit mag dalk ook nodig wees om personeel aan te stel wat kliënte skakel en besonderhede bevestig. •

Soms is die formaat van data verkeerd, of data in twee verskillende databasisse verskil. Dit is moontlik dat ʼn onderneming besluit om twee departemente se databasisse saam te voeg, of twee maatskappy smelt saam en moet dus twee databasisse in een omskep. In so ʼn geval mag dit nodig wees om programmatuur te skep wat data van een formaat na ʼn ander kan omskakel. Dit is ook belangrik om voorsienning te maak vir die moontlikheid van duplikaat-data.

Data kan op veral twee wyses skoongemaak word (English, 1999:79): •

Geoutomatiseerde metodes: In hierdie geval word programmatuur gebruik om data skoon te maak.

Fisiese metodes, waar mense die data fisies skoonmaak. Personeel word tydelik of permanent aangestel om data skoon te maak deur, onder andere, kliënte te skakel of oorspronklike dokumentasie te gebruik om data te bevestig.

Proses 5: Verbeter die kwaliteit van inligtingsprosesse (English, 1999:80) Die versameling van data en verwerking na inligting is ʼn konstante proses wat op alle vlakke in ʼn onderneming plaasvind. Hoewel dit voordelig vir ʼn onderneming is om inligting vir kwaliteit te evalueer en skoon te maak, is dit steeds die beste om foute te probeer voorkom. Vyf stappe kan in hierdie proses geïdentifiseer word (English, 1999:81): •

Stap 1: Identifiseer die probleme wat opgelos moet word, identifiseer die spesifieke proses in die onderneming waar hierdie probleme opduik en stel ʼn span saam. Gestel ʼn maatskappy moes ʼn groot hoeveelheid tyd en geld spandeer om hul finansiële departement se data skoon te maak, sal dit nodig wees om te gaan kyk na die oorsaak van die foutiewe data. Die departement sal dan ʼn inisiatief begin om te verhoed dat dit weer gebeur en begin deur die spesifieke prosesse waar hierdie fout opgeduik het, te identifiseer.

Stap 2: Ontwikkel ʼn plan vir die verbetering van inligtingskwaliteit. Hierdie plan moet al die nodige aksiestappe bevat wat gevolg gaan word om te verseker dat foute met inligtingskwaliteit nie weer opduik nie. Dit is belangrik om te fokus op die oorsake van swak inligtingskwaliteit om te verseker dat aandag aan die regte probleme geskenk word.

©akademia (MSW)

Bladsy 42


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Stap 3: Implementeer die plan in ʼn beheerde omgewing. Die hoofdoel van Proses 5 is om ʼn standaardplan te ontwikkel wat meer as een keer gebruik kan word. Daarom word die plan aanvanklik net in ʼn beheerde omgewing geïmplementeer sodat die effek daarvan getoets kan word (kyk Stap 4). As die plan suksesvol is, kan dit gestandaardiseer word en op ʼn groter skaal gebruik word.

Stap 4: Toets die impak van die plan. Die doel van die plan is om inligtingskwaliteit te verbeter. Die impak van die plan op inligtingskwaliteit moet dus gemeet word om te bepaal of die plan suksesvol is. Indien die plan nie suksesvol is nie, moet Stap 2 weer uitgevoer word. Indien die plan wel suksesvol is, kan dit gestandaardiseer word en op groot skaal uitgevoer word.

Stap 5: Standaardiseer verbeterings aan inligtingskwaliteit. Indien die plan suksesvol op ʼn kleiner skaal (in ʼn beheerde omgewing) is, kan dit nou gestandaardiseer word. Dit beteken egter nie dat die impak van die plan nie meer getoets hoef te word nie. Stap 4 moet gereeld uitgevoer word omdat beide die data en die omgewing gedurig verander. Dit is dus belangrik om te bepaal of die plan nog geldig is en of dit steeds bydra tot die verbetering van inligtingskwaliteit.

Proses 6: Vestig ʼn inligtingskwaliteitsomgewing (English, 1999:71) Soos vroeër genome, word hierdie prosesse nie in ʼn spesifieke volgorde uitgevoer nie. Proses 6 is veral ʼn proses wat gelyktydig met ander prosesse uitgevoer word. Dit behels die skep van ʼn omgewing waar inligtingskwaliteit belangrik is. Hierdie proses behels ʼn verandering in die kultuur van ʼn onderneming: van die topbestuur tot die persoon wat data vaslê. Goeie kwaliteit inligting moet vir almal in die onderneming belangrik wees. ʼn Bestuurder moet weier om besluite te neem voordat daar aan hom bewys kan word dat die kwaliteit van die inligting bo verdenking is. ʼn Data-vaslegger moet weier om data in te lees as daar enige twyfel oor die kwaliteit daarvan is. So ʼn data-vaslegger sal eerder ʼn kliënt skakel om inligting te bevestig, as om die korrekte inligting te probeer “raai” en dan in te sleutel. Om dit reg te kry neem baie tyd en moeite en is moontlik die moeilikste van al die prosesse. Om inligtingskwaliteit te verseker neem baie tyd en dit is nie altyd moontlik om werknemers te oortuig om ekstra tyd hieraan af te staan nie. Die eerste prioriteit is dus om almal in die onderneming te laat besef hoe belangrik die kwaliteit van inligting is en hoe dit elke persoon kan raak. ʼn Werknemer moet byvoorbeeld besef dat sy/haar inkomste op die spel is indien ʼn maatskappy besluite neem wat tot ʼn groot finansiële verlies kan lei.

©akademia (MSW)

Bladsy 43


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels As daar ʼn kultuur binne die onderneming heers wat inligtingskwaliteit waardeer, sal dit nie net verhoed dat verkeerde besluite geneem word nie, dit sal ook kostebesparings ten opsigte van die skoonmaak van data en ander korrektiewe aksies tot gevolg hê. As ʼn maatskappy nie duisende rande moet spandeer om data skoon te maak nie, is daar meer geld wat aan ander uitgawes spandeer kan word. Indien ʼn maatskappy ʼn gedeelte van hierdie geld spandeer om die werksomstandighede van werknemers te verbeter, sal dit moontlik in ʼn groot mate bydra tot die ondersteuning van werknemers. 1.10

Samevatting

Inligting verskil van data deurdat inligting ʼn verwerkte vorm van data is en vir besluitneming gebruik kan word. Dit is ʼn feit dat inligting uiters belangrik vir die groei en voortbestaan van ʼn onderneming is. Inligting oor mededingers, kliënte se behoeftes, wetgewing, en nuwe tegnologie is veral belangrik. Globalisering het ook ʼn invloed op ondernemings se bedrywighede sowel as hul inligtingsbehoeftes. Globalisering maak internasionale sakebedrywighede moontlik en makliker, maar maak kennis van mededingers moeiliker. Globalisering skep ook ʼn nuwe behoefte aan tegnologiese kennis, hoewel die internet die beskikbaarheid van kennis drasties verhoog. Voordele van inligting vir ʼn onderneming sluit in: Meer effektiewe bedrywighede; nuwe produkte, dienste en sakemodelle; beter verhoudings met kliënte en verskaffers; verbeterde besluitneming; ʼn mededingende voordeel en oorlewing. Elke onderneming bevind homself in ʼn interne, mark- en makro omgewing. Elkeen van hierdie omgewings verskaf ʼn verskeidenheid van bronne waarvandaan ondernemings inligting kan versamel. Die bestuur van ʼn onderneming kan in drie vlakke opgedeel word: Senior, middelvlak en operasioneel. Die vlak van besluitneming bepaal ook die aard van die inligting wat deur bestuur benodig word. Daar kan onderskei word tussen ʼn aantal gerekenariseerde inligtingstelsels. Die inligtingstelsels kan in twee kategorieë verdeel word. Inligtingstelsels wat met die dag-totdag bedrywighede van die onderneming te doen het, word operasionele inligtingstelsels genoem. Voorbeelde hiervan is transaksieverwerkingstelsels en prosesbeheerstelsels. Inligtingstelsels wat vir besluitneming op bestuursvlak gebruik word, word bestuursinligtingstelsels genoem. Voorbeelde hiervan is inligtingsverslaggewingstelsels, besluitnemingsondersteuningstelsels en uitvoerende inligtingstelsels. Inligtingstelsels wat in beide kategorieë voorkom is bemarkings- en verkopestelsels, produksiestelsels en menslike hulpbronbestuurstelsels.

©akademia (MSW)

Bladsy 44


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Die kwaliteit van inligting wat versamel word, is baie belangrik. Die koste van foutiewe data kan veroorsaak dat verkeerde besluite geneem word, geld spandeer moet word aan die soek of herstel van foutiewe data, geleentheidskoste en verlies aan ʼn mededingende voordeel. Daar word onderskei tussen inherente inligtingskwaliteit en pragmatiese inligtingskwaliteit. Om die kwaliteit van inligting te verseker kan ses prosesse geïmplementeer word. Hierdie prosesse hoef nie altyd in dieselfde volgorde uitgevoer word nie en kan ook gelyktydig plaasvind. Die prosesse is: definieer kwaliteitsvereistes van die inligting en argitektuur; bepaal die kwaliteit van inligting; meet die koste van inligting wat nie aan kwaliteitsvereistes voldoen nie; herstel en skoonmaak van data; verbeter die kwaliteit van inligtingsprosesse en vestig ʼn inligtingskwaliteitsomgewing. Die laaste proses is moontlik die moeilikste maar kan verseker dat elke werknemer en bestuurder die waarde van goeie kwaliteit inligting besef en nastreef. 1.11

Selfevaluering Aktiwiteit 1

Kyk na die inligting hieronder. Dink aan drie moontlike besluite wat op hierdie data gebaseer kan word. Dink ook vir ʼn oomblik wat die gevolge sal wees as die inligting foutief is.

Aktiwiteit 2 Vir elk van die volgende, identifiseer drie bronne wat vir jou die nodige inligting sal gee.

©akademia (MSW)

Bladsy 45


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Probeer om bronne uit die interne, mark- en makro omgewing te verskaf waar moontlik.

a. ʼn Uitvoerende hoof van ʼn maatskappy wil weet of die bemarkingsdepartement se nuwe bemarkingsplan suksesvol was.

b. ʼn Bemarkingsbestuurder wil weet of ʼn mededinger ʼn nuwe produk gaan bekendstel.

c. ʼn Direkteur van ʼn bank wil weet of die bank aan al die wetlike vereistes voldoen. Aktiwiteit 3 Noem en bespreek ʼn gerekenariseerde inligtingstelstelsel vir elk van die volgende:

a. ʼn Bestuurder wil bepaal of ʼn werknemer wat van ʼn ander departement oorgeplaas is, al die nodige opleiding gehad het.

b. ʼn Nuwe bestelling word uitgevoer en moet op ʼn rekenaarstelsel gestoor word. c. ʼn Bestuurder wil weekliks ʼn verslag hê van die vlakke van voorraad in die onderneming.

d. ʼn Senior bestuurder wil ʼn besluit neem wat vereis dat ekonomiese aanwysers en interne data saamgevoeg moet word om ʼn verslag te verskaf. Aktiwiteit 4 Identifiseer ʼn voorbeeld (wat nie in hierdie gids voorkom nie) om die verskil tussen data en inligting aan te dui. Aktiwiteit 5 Diereplesier Troeteldierwinkel het ʼn groot databasis van al die kliënte wat in die laaste tien jaar aankope gedoen het. Die bestuur wil hierdie data gebruik om te bepaal watter kliënte die meeste geld spandeer het en in watter omgewings hierdie kliënte woonagtig is. Die bestuur wil ook graag ʼn demografiese profiel van hierdie kliënte opstel (byvoorbeeld, die ouderdom en geslag van kliënte). Die inligting wat verkry word, sal gebruik word om tydens ʼn nuwe bemarkingsveldtog te fokus op die mees waarskynlike kliënte.

a. Op watter wyses kan die inligting se kwaliteit verswak word? b. Wat is die moontlike gevolge as die inligting se kwaliteit nie na wense is nie?

©akademia (MSW)

Bladsy 46


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

StudieStudie-eenheid 2: Apparatuur en Programmatuur

2.1

Studie-eenheid leeruitkomstes

Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 2 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer:

Apparatuur (hardware)

Netwerke

Programmatuur (software)

Die aankoop van apparatuur en programmatuur

Vaardighede Jy sal ook in staat wees om:

ʼn Ingeligte besluit te neem ten opsigte van die aankoop van apparatuur.

Te bepaal watter programmatuur toepaslik in ʼn spesifieke bedryfsituasie is.

Te verduidelik watter tipe netwerke in die sakewêreld gevind word.

ʼn Onderneming se apparatuur- en programmatuurbehoeftes te bepaal.

ʼn Onderneming se apparatuur- en programmatuuraankope te beplan, evalueer en uit te voer.

©akademia (MSW)

Bladsy 47


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 2.2

2.3

Verrykende bronne •

Andrews, J. 2010. A+ 2009 In-depth. Cengage Learning: Boston.

Dean, T. 2010. Network+ Guide to networks. 5th Ed. Cengage Learning: Boston. Hoe kan jy jou begrip verbeter?

Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord

Omskrywing

Gebruiker

Die persoon wat ʼn rekenaar gebruik.

Grafiese

Rekenaars wat ʼn muis, ikone en vensters (windows) gebruik besit ʼn

gebruikerskoppelvlak grafiese koppelvlak. Die gebruiker kan bloot op ʼn ikoon op die (Graphical user interface) Bluetooth

skerm klik in plaas daarvan om teks-gebaseerde opdragte aan die rekenaar te verskaf. ʼn Koordlose tegnologie wat kommunikasie tussen rekenaartoestelle binne kort afstande van mekaar moontlik maak.

Moederbord

Die komponent waarop die meeste van die ander komponente van ʼn rekenaar geïnstalleer is. Die moederbord verbind en beheer die ander komponente van die rekenaar.

Rekenaar

ʼn Algemeendoelige, elektroniese toestel wat toevoer (input) kan ontvang, dit kan verwerk en inligting as afvoer (output) kan verskaf.

Apparatuur

Apparatuur is die fisiese komponente van ʼn rekenaar wat aanmekaar gekoppel word sodat die rekenaar ʼn verskeidenheid funksies kan verrig.

Netwerk

ʼn Netwerk is ʼn groep rekenaars en ander toestelle wat met een of ander kommunikasiemedium aan mekaar gekoppel is.

Programmatuur

Programmatuur is al die rekenaarprogramme en data wat op ʼn rekenaar gestoor en gebruik word.

Bedryfstelsel

ʼn Stel programme wat alle apparatuur- en programmatuuraktiwiteite

(Operating system)

in ʼn rekenaarstelsel moniteer en beheer en wat dien as die koppelvlak tussen die gebruiker en die rekenaar.

Rekenaarvirus

ʼn Virus is ʼn program wat ontwerp is om skade aan ʼn rekenaar aan te rig, of om ʼn ongemagtige persoon toegang tot ʼn rekenaar te gee.

©akademia (MSW)

Bladsy 48


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

ʼn Klein prentjie wat op ʼn gebruiker se skerm voorkom. Die

Ikoon

gebruiker kan op hierdie ikoon klik om toegang tot ʼn program of dokument te verkry. 2.4

Inleiding

Die koms van rekenaars het die sakewêreld getransformeer. Aanvanklik het die besit van ʼn rekenaar of netwerk vir ʼn onderneming ʼn mededingende voordeel (competitive advantage) gegee. Vandag is tegnologie egter nie net ʼn luuksheid om ʼn mededingingsvoordeel te verkry nie, maar dit is ʼn kritieke komponent vir die oorlewing van enige onderneming in ʼn hoogskompeterende omgewing. Hierdie studie-eenheid bespreek die wyse waarop apparatuur, programmatuur en netwerke saamwerk om ʼn onderneming se bedrywighede te ondersteun. Daar word eerstens na die verskillende apparatuur wat beskikbaar is, gekyk. In die tweede plek word netwerke en die komponente daarvan in ʼn onderneming bespreek. Derdens word kategorieë van programmatuur bespreek. Ten slotte word daar gekyk na die aankoop van apparatuur en programmatuur en die opstel van netwerke. 2.5

Apparatuur

2.5.1

ʼn Model van ʼn rekenaar

Die eerste, veeldoelige elektroniese rekenaar is in 1946 voltooi. Hierdie masjien, Electronic Numerical Integrator And Computer (ENIAC), was gevorderd vir sy tyd. ENIAC het egter 27 ton geweeg, was 2.6 meter breed, 24 meter lank en 0.9 meter hoog. ʼn Sakrekenaar kan vandag meer doen as wat ENIAC kon doen, maar die rol wat hierdie rekenaar in die vordering van tegnologie gespeel het, moet nie onderskat word nie. Dieselfde beginsels waarop ENIAC gebou is, geld vandag nog vir ons huidige rekenaars. Die konsep van ʼn rekenaar is egter selfs ouer as ENIAC. In 1837 (tien jaar voor Thomas Edison se geboorte) het ʼn wiskundige met die naam Charles Babbage ʼn masjien met die naam Analytical Engine beskryf. Die Analytical Engine was so gevorderd vir sy tyd dat die komponente waarmee dit vervaardig moes word, nie bestaan het nie. Die idees waarop dit egter gebaseer was, het die basis vir ENIAC gevorm en is vandag steeds die beginsel waarop rekenaars ontwerp word. Hierdie beginsels bestaan uit vyf dele (Jacobs, 2006:5): •

Toevoer: Data word op een of ander wyse in die rekenaar geplaas. Dit kan gebeur deur ʼn sleutelbord, ʼn muis, mikrofoon, of ander komponente.

Verwerking: Die data wat die rekenaar ontvang moet dan op een of ander wyse na inligting verwerk word. Die komponent wat vir verwerking gebruik word, word die

©akademia (MSW)

Bladsy 49


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Sentrale Verwerkingseenheid (SVE) genoem. (In Engels word daar na die central processing unit, of CPU, verwys.) •

Afvoer: As die data na inligting verwerk is, moet hierdie inligting op een of ander manier aan die gebruiker as afvoer vertoon word. Afvoer kan ook deur ʼn verskeidenheid komponente verskaf word, byvoorbeeld ʼn skerm, ʼn drukker of luidsprekers.

Permanente stoor: Die toevoer of afvoer van ʼn rekenaar moet soms ook gestoor word. Dink byvoorbeeld aan ʼn dokument wat getik word: Die gebruiker druk al die nodige sleutels op die sleutelbord, die rekenaar verwerk die karakters en vertoon dit as ʼn dokument op die rekenaar (of druk dit deur ʼn drukker). As die gebruiker egter die rekenaar afskakel, sal die dokument verdwyn en moet dit weer getik word indien nog ʼn kopie benodig word. Vir hierdie rede kan rekenaars data en inligting op ʼn verskeidenheid wyses stoor. Voorbeelde van stoormedia is die hardeskyf, Compact Disks (CD’s), Digital Versatile Discs (DVD’s), en Flash-tegnologie. Hierdie sal later in meer detail bespreek word.

Geheue (memory) (Tydelike stoor): Met die eerste rekenaars wat ontwerp is, het die ingenieurs besef dat die spoed van die rekenaar verbeter kan word deur ʼn ander tipe ‘stoorspasie’ by te voeg. Hierdie stoorspasie word egter slegs gebruik vir die tydelike stoor van data – wanneer die rekenaar afgeskakel word, verdwyn alle data wat op die geheue is. Geheue is egter baie vinniger om te gebruik as permanente stoorspasie en word daarom saam met die SVE gebruik om verwerking so vinnig as moontlik af te handel.

Figuur 2.1 verskaf ʼn model van die rekenaar met toevoer, verwerking, afvoer, stoor en geheue.

©akademia (MSW)

Bladsy 50


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

TOEVOER

VERWERKING

AFVOER

GEHEUE

STOOR

Figuur 2.1: ʼn Model van ʼn rekenaar (Aangepas uit Jacobs, 2006:7) Uit die bogenoemde bespreking kan ʼn rekenaar nou soos volg gedefinieer word (Jacobs, 2006:8): “ʼn Algemeendoelige, elektroniese toestel wat toevoer kan ontvang, dit kan verwerk en inligting as afvoer kan verskaf.” Vir elk van hierdie prosesse wat in ʼn rekenaar plaasvind, is daar een of meer komponent nodig. Hierdie komponente van ʼn rekenaar word apparatuur genoem: “Apparatuur is die fisiese komponente van ʼn rekenaar wat aanmekaar gekoppel word sodat die rekenaar ʼn verskeidenheid funksies kan verrig” (Jacobs, 2006:4). Dit is belangrik om die apparatuur aan die hand van die model van die rekenaar te verstaan om sodoende ʼn geheelbeeld van die werking van ʼn rekenaar te kry. Die komponente wat vir elk van die toevoer, verwerking, afvoer, stoor en geheue gebruik word, word dus hieronder afsonderlik bespreek. 2.5.2

Toevoertoestelle

Toevoertoestelle is daardie apparatuur waarmee die gebruiker met die rekenaar kan kommunikeer (Jacobs, 2006:5). Die volgende is voorbeelde van toevoertoestelle: •

Sleutelbord. Hierdie is moontlik die bekendste voorbeeld van ʼn toevoerkomponent. Die sleutelbord is van die eerste toevoertoestelle wat ooit gebruik is. Voordat grafiese programmatuur (soos Windows) beskikbaar was, wat aksies visueel voorstel, kon die gebruiker slegs teks-gebaseerde instruksies as toevoer verskaf. Elke taak wat die rekenaar moes verrig, moes deur die gebruiker ingesleutel word. Waar ʼn gebruiker

©akademia (MSW)

Bladsy 51


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels vandag slegs op ʼn ikoon kan klik om ʼn program oop te maak, moes die gebruiker by ouer rekenaars die naam van die program insleutel! ʼn Standaard-sleutelbord word hoofsaaklik in vier afdelings opgedeel (Jacobs, 2006:26). Daar is die tikmasjien-gedeelte (ook die QWERTY gedeelte genoem volgens die eerste ses letters wat daarop voorkom). Dan is daar die numeriese gedeelte (aan die regter- of bokant van die sleutelbord), die navigasiesleutels (navigation keys) en funksiesleutels (F1 tot F12). •

Muis. Met die koms van grafiese koppelvlakke (soos Microsoft Windows) was die funksionaliteit van ʼn sleutelbord nie meer genoeg nie en is die rekenaarmuis ontwerp. Ouer muise (meganiese muise) het ʼn balletjie in die binnekant gehad wat teen twee wieletjies beweeg het as die gebruiker die muis beweeg het. Daar was egter ʼn aantal probleme met die gebruik van hierdie muise, byvoorbeeld: o

Die muis moet gereeld skoongemaak word omdat stof die beweging daarvan kon belemmer.

o

Die muis kon net op sekere oppervlaktes werk.

o

Die muis was nie heeltemal akkuraat nie.

Figuur 2.2: ʼn Muis wat met ʼn balletjie werk Hierdie tipe muis is mettertyd vervang met ʼn muis wat met ʼn ligstraal werk, genoem optiese muis. Die ligstraal weerkaats op die oppervlak waarop die muis beweeg word, wat dan aan die rekenaar deurgegee word. Omdat die muis nie met ʼn balletjie werk nie, het stof nie ʼn invloed op die gebruik daarvan nie. Die ligstraal is ook baie meer akkuraat as die meganiese muise.

©akademia (MSW)

Bladsy 52


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Figuur 2.3: ʼn Meganiese muis (links) en ʼn optiese muis (regs) •

Aftaster. ʼn Aftaster (scanner) is apparatuur waarmee dokumente, prente of foto’s vanaf ʼn gedrukte formaat (harde kopie) na ʼn elektroniese kopie oorgeskakel kan word (Jacobs, 2006:30). Die bekendste aftaster is heel moontlik die platbed (flatbed), hoewel daar ander tipes aftasters ook aangetref word. ʼn Voorbeeld is die aftasters wat gebruik word om strepieskodes te lees in ʼn supermark, voorraadkamer of biblioteek.

Vingerafdruk-leser. Die feit dat elke persoon ʼn unieke vingerafdruk het, is gebruik om ʼn toestel te skep wat dit moontlik maak om gebruikers deur hul vingerafdrukke te identifiseer. Die gebruiker sal sy/haar vinger teen die toestel hou en die rekenaar sal die vingerafdruk as toevoer ontvang. Hierdie toestelle word in ʼn verskeidenheid plekke gebruik. ʼn Voorbeeld is die toegangsbeheer by sommige sekuriteitswoongebiede waar die persoon se vingerafdruk gelees word deur ʼn vingerafdruk-leser. ʼn Groot voordeel van hierdie tegnologie bo wagwoorde, is die feit dat dit verseker dat die gebruiker teenwoordig is – dit is moeiliker om ʼn vingerafdruk te vervals as om iemand se wagwoord in die hande te kry.

Ander toevoertoestelle. Daar is ʼn verskeidenheid ander toevoertoestelle wat vir gespesialiseerde doeleindes gebruik word. ʼn Web-kamera kan ook gesien word as ʼn toevoertoestel. Beeld- en videomateriaal wat deur die kamera vasgelê word, word in elektroniese formaat op die rekenaar gestoor. ʼn Mikrofoon is ook ʼn voorbeeld van ʼn toevoertoestel. Bewegingsensors wat ʼn mens se bewegings waarneem en dit as toevoer gebruik, het baie gewildheid met elektroniese speletjies verwerf. Wii en Xbox het reeds hierdie tegnologie geïmplementeer: Spelers kan objekte in die speletjie manipuleer deur slegs hul hande te beweeg.

©akademia (MSW)

Bladsy 53


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Figuur 2.4: ʼn Webkamera Toevoertoestelle word gedurig verbeter en aangepas om die gebruiker se ervaring te verbeter. Sommige toestelle is koordloos en werk met tegnologie soos Bluetooth. Ander toestelle word verander om dit makliker en geriefliker vir die gebruiker te maak om te gebruik. Dit is belangrik omdat toevoertoestelle gewoonlik dié apparatuur is wat die meeste deur die rekenaargebruikers gebruik word. Die ander apparatuur wat kommunikasie tussen die gebruiker en die rekenaar bewerkstellig, is afvoertoestelle. 2.5.3

Afvoertoestelle

Afvoertoestelle is daardie apparatuur wat deur die rekenaar gebruik word om met die gebruiker te kommunikeer (Jacobs, 2006:5). Die volgende is voorbeelde van afvoertoestelle: •

Skerm. Die rekenaarskerm is moontlik die bekendste voorbeeld van ʼn afvoertoestel. Vroeëre rekenaars het skerms gehad wat slegs een kleur vertoon het. Die bedryfstelsels was teks-gebaseerd en die gebruiker het slegs nodig gehad om opdragte in teks-formaat in te sleutel. ʼn Tipiese skerm het ʼn swart agtergrond gehad met ʼn groen, oranje of wit teks. Later het skerms beperkte kleur gehad. Eers vier kleure, toe sestien en toe meer. Vandag kan ʼn rekenaarskerm meer kleure vertoon as wat die menslike oog in staat is om te kan onderskei.

©akademia (MSW)

Bladsy 54


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Skerms se grootte word in duim (inch) gemeet (Jacobs, 2006:36). Om ʼn skerm se grootte te meet (dimensie), word die afstand van die een hoek, tot die teenoorgestelde hoek gemeet:

Figuur 2.5: Hoe die dimensie van ʼn rekenaarskerm bepaal word Daar kan hoofsaaklik tussen twee tipes rekenaarskerms onderskei word, Cathode Ray Tube (CRT) en Liquid Crystal display (LCD) skerms. CRT skerms is die tradisionele rekenaarskerms, terwyl LCD ʼn nuwer tegnologie is wat ʼn kleiner, plat skerm moontlik gemaak het (flat screens). Hoewel die tegnologie wat by elk gebruik word, nie vir die doel van hierdie vak belangrik is nie, is die volgende verskille tussen die twee skerms van belang (Jacobs, 2006:36):

o

CRT skerms gee aansienlik meer hitte af as LCD skerms

o

CRT skerms gebruik meer elektrisiteit as LCD skerms

o

CRT skerms neem meer spasie in beslag as LCD skerms

o

LCD skerms is egter aansienlik duurder as CRT skerms

Drukker. Waar ʼn rekenaarskerm afvoer elektronies aan die gebruiker vertoon, verskaf ʼn drukker die gebruiker van ʼn harde kopie. Drukkers maak van ʼn verskeidenheid tegnologie gebruik om hierdie harde kopie te verskaf. Ons onderskei tussen die volgende tipes drukkers (Jacobs, 2006:33): o

Dot Matrix. ʼn Dot Matrix drukker is ʼn baie ouer soort drukker, maar word vandag nog steeds gebruik om hoë volumes, lae kwaliteit drukwerk te doen. Die drukker maak gebruik van ʼn ry pennetjies wat teen ʼn ink-lint slaan en sodoende letters skep. Omdat die drukker met impak werk, kan deurslagpapier gebruik word om meer as een kopie op ʼn slag te druk. Die drukker se kwaliteit is baie laag – dit word hoofsaaklik vir teks gebruik.

©akademia (MSW)

Bladsy 55


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

o

Inkspuitdrukkers (ink jet printers). Hierdie drukkers spuit ʼn dun straaltjie ink op die papier om ʼn beeld te vorm. ʼn Groot verskeidenheid kombinasies van drie kleure ink word saamgevoeg om enige moontlike kleurskakering te verkry. Inkspuitdrukkers is ongelukkig baie duurder as dot matrix drukkers. Die koste per bladsy wat gedruk word, is ook duurder as beide die dot matrix en die laserdrukkers. Tot onlangs kon laserdrukkers nie meeding met die hoë kwaliteit drukwerk wat inkspuitdrukkers kon maak nie, maar dit is toenemend nie meer die geval nie.

o

Laserdrukkers. Laserdrukkers maak van tegnologie gebruik wat soortgelyk is as dié van fotostaatmasjiene. Die drukker maak van ʼn ink in poeiervorm gebruik wat met ʼn laser op die papier vasgebrand word. Tradisioneel was hierdie drukkers baie duur, maar die koste per papier wat gedruk word, is die laagste. Die drukkers is ook baie vinniger as enige ander drukker. Verbeterde tegnologie het dit ook moontlik gemaak dat hierdie drukkers teen ʼn baie laer koste vervaardig kan word, wat dit die mees ekonomiese drukkers op die mark maak.

o

Stippers: ʼn Stipper (plotter) is ʼn gespesialiseerde drukker wat op groot oppervlaktes kan druk. Die drukker maak gebruik van ʼn pen wat oor ʼn groot vel papier beweeg. Stippers word veral by die teken van argiteksplanne gebruik.

2.5.4

Verwerkingstoestelle

Wanneer die gebruiker deur middel van die toevoertoestelle data na die rekenaar gevoer het, moet hierdie data na inligting verwerk word. Tydens verwerking word data en instruksies (wat met die data moet gebeur) in baie klein deeltjies opgebreek en stuk vir stuk deur die rekenaar verwerk. Die komponent wat hierdie taak behartig, is die sentrale verwerkingseenheid (SVE). Die SVE is ʼn relatief klein mikroskyfie wat op die moederbord geleë is en derduisende instruksies uitvoer. Alles wat ʼn rekenaar doen, word deur die SVE verwerk (Jacobs, 2007:13). Daar is vandag ʼn groot verskeidenheid verwerkers beskikbaar. Integrated Electronics(Intel) en Advanced Micro Devices, Inc. (AMD) is die twee bekendste vervaardigers van SVEs. Intel was veral bekend vir sy Pentium reeks verwerkers ʼn paar jaar gelede (Pentium I tot IV). Die spoed waarteen die SVE instruksies kan verwerk, hang grootliks af van die frekwensie waarteen die stelselklok vibreer, gemeet in GigaHertz (GHz). Hoe hoër hierdie frekwensie is, hoe vinniger kan instruksies verwerk word. Daar is natuurlik steeds ʼn groot aantal ander komponente en faktore wat die spoed van ʼn rekenaar bepaal.

©akademia (MSW)

Bladsy 56


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 2.5.5

Stoor

Data kan op ʼn groot verskeidenheid wyses gestoor word. Die eerste vorm van stoor was sogenaamde ponskaarte – papier- of kartonkaarte waarop gaatjies in ʼn spesifieke patroon gedruk is. Die vorm waarin die gaatjies gedruk is kon dan deur die rekenaar “gelees” word en die inligting kon verwerk word. Moderne stoormedia werk op ʼn soortgelyke beginsel, hoewel die kapasiteit drasties verhoog is: •

Hardeskryf: Die hardeskyf is een of meer magnetiese skywe met data wat aan beide kante gestoor is (Jacobs, 2005:53). Elkeen van hierdie skywe het ʼn lees-en-skryfkop wat op die skyf rondbeweeg en die data vanaf die skyf kan lees, of data na die skyf kan skryf. Die grootte van ʼn hardeskyf word bepaal in Gigabytes (GB) of Terabytes (TB). Een TB is gelykstaande aan ʼn duisend GBs. Die onderstaande tabel verskaf ʼn oorsig van hoe die grootte van verskillende stoormedia gemeet word, van die kleinste na die grootste: Eenheid

Afkorting

Byte

Vergelykbare grootte Ongeveer die grootte van een karakter in ʼn dokument (Bv. ‘A’)

Kilobyte

KB

Ongeveer ʼn duisend Bytes

Megabyte

MB

Ongeveer ʼn duisend Kilobytes

Gigabyte

GB

Ongeveer ʼn duisend Megabytes

Terabyte

TB

Ongeveer ʼn duisend Gigabytes

Figuur 2.6: ʼn Draagbare Universal Serial Bus (USB) hardeskyf

©akademia (MSW)

Bladsy 57


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

CD: ʼn Kompakskyf (Compact Disc) of CD is ʼn draagbare stoormedium waarop ongeveer 700MB se data gestoor kan word (Jacobs, 2006:57). Tradisioneel was dit nie moontlik om data wat op ʼn CD geskryf was te verander nie. Hierdie CD’s is CD-R genoem. ʼn Laser is gebruik om die data op die CD in te brand. CD’s word optiese media genoem omdat ʼn laser ook gebruik word om die data te lees en daar nie, soos in die geval van ʼn hardeskyf, van magnetiese media gebruik gemaak word nie. Mettertyd is die tegnologie so ontwikkel om dit moontlik te maak om data wat op ʼn CD is te verwyder en nuwe data daarop te skryf. Dit kon egter net op ʼn spesifieke tipe CD gedoen word, wat dan ʼn herskryfbare CD genoem is (Rewritable of CD-RW). CD’s is baie handig vir rugsteunwerk (backup), want: o

CD’s neem min spasie op

o

CD’s is redelik duursaam (dit breek nie maklik nie)

o

CD’s is goedkoop

Figuur 2.7: Optiese skywe – die skyf regs bo is ʼn DVD en die res is CDs •

DVD: ʼn Digitale Videoskyf (Digital Video Disc) of DVD is ʼn optiese medium wat veral gebruik word om hoë kwaliteit video- en klankmateriaal te stoor (Jacobs, 2006:58). ʼn DVD kan vanaf 1.36GB tot 17GB se materiaal stoor, afhangende van die tipe DVD wat gebruik word (Jacobs, 2006:58). Hoewel DVD’s hoofsaaklik vir video’s gebruik word, word dit ook dikwels vir rugsteun aangewend. DVD’s is effens duurder as CD’s, maar die stoorkapasiteit is heelwat meer.

Flash-tegnologie. Flash tegnologie is ʼn nuwer tegnologie as optiese skywe en magnetiese stoormedia. Geheuestokkies (memory sticks) gebruik ʼn tegnologie wat soortgelyk is aan dié wat in RAM (sien volgende paragraaf) gebruik word (Jacobs, 2006:56). Die groot verskil is dat die ontwikkelaars ʼn manier gevind het om die data permanent te behou en dat dit nie verlore gaan as kragtoevoer afgesny word nie. ʼn

©akademia (MSW)

Bladsy 58


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Geheuestokkie kan vandag heelwat meer data stoor as CD’s en vergelyk goed met DVD’s ten opsigte van stoorspasie. Wat egter vir flash-tegnologie ʼn baie groot voordeel bo optiese media gee, is die spoed waarmee data geskryf en gelees word. Data wat ʼn paar minute sal neem om op ʼn CD te skryf, kan binne etlike sekondes op ʼn geheuestokkie gelaai word. ʼn Mens sal selde ʼn geheuestokkie vind met ʼn stoorkapasiteit wat kleiner is as 1GB.

Figuur 2.8: Geheuestokkies wat van Flash-tegnologie gebruik maak •

Stiffies en Floppies. Om die vordering in tegnologie te waardeer, is dit die moeite werd om vinnig na ouer stoormedia te kyk. Van die eerste draagbare media was floppies. ʼn Floppie het ʼn sagte plastiekomhulsel gehad met ʼn magneetskyf. Hierdie magneetskyf was soortgelyk aan die materiaal wat in ou video’s of kasette gebruik is. Wanneer die floppie in die rekenaar geplaas is, was ʼn klein gedeelte van die magneetskyf ontbloot en kon data na die magneetskryf geskryf word, of daarop gestoor word. Die probleem met floppies was dat dit so maklik beskadig kon word. Die plastiekomhulsel was sag en kon buig. Wanneer ʼn floppie gebuig het, kon dit gewoonlik nie meer gebruik word nie. ʼn Floppie kon ongeveer 700KB se data stoor. Stiffies was ʼn poging om die duursaamheid van floppies te verbeter. ʼn Kleiner disket met ʼn harder omslag is vervaardig. ʼn Stiffie het op dieselfde beginsel as ʼn floppie gewerk, maar kon 1.4MB se data stoor:

©akademia (MSW)

Bladsy 59


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Figuur 2.9: Stiffie diskette

Figuur 2.10: Die werking van ʼn stiffie disket (Die magneetskyf in die binnekant kan gesien word as die metaalskyfie weggeskuif word). Beide hierdie stoormedia het intussen in onbruik geraak en word nie meer vervaardig nie. 2.5.6

Geheue

Die SVE se funksie is om data te verwerk. Die data wat verwerk moet word, asook die instruksies wat aandui watter tipe verwerking moet plaasvind, moet egter êrens gestoor word. Die hardeskyf kan nie vir hierdie doel gebruik word nie, omdat dit die werking van die rekenaar baie stadiger sal maak. Daar het dus ʼn behoefte ontstaan aan ʼn hoëspoed

©akademia (MSW)

Bladsy 60


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels stoorarea waar data en instruksies tydelik gestoor kan word om deur die SVE verwerk te word. Hierdie stoorarea word geheue genoem (Jacobs, 2006:48).  Random Access Memory (RAM) Die geheue wat in moderne rekenaars gebruik word, word Random Access Memory genoem. RAM kom in gleuwe in die moederbord voor en is baie nader aan die SVE geleë as permanente stoortoestelle. Die SVE en RAM werk baie nou saam om verwerking te laat plaasvind. Die proses om ʼn enkele instruksie te verwerk, kan soos volg verduidelik word (Jacobs, 2007:13): •

Stap 1: Die instruksies word vanaf die RAM deur die SVE gehaal.

Stap 2: Die SVE haal die instruksie en die nodige data wat vir die instruksie gebruik moet word vanaf die RAM en dekodeer die instruksie dan.

Stap 3: Die instruksie word deur die SVE uitgevoer.

Stap 4: Die resultaat word na die RAM teruggestuur en daar gestoor.

Kyk na die volgende voorbeeld: Voorbeeld 2.1 Die SVE moet twee getalle (2 en 3) bymekaar tel. •

Stap 1: Die instruksie (tel twee getalle bymekaar) word deur die SVE vanaf die RAM ontvang.

Stap 2: Die SVE dekodeer die instruksie en die nodige data (2 en 3) wat vir die instruksie gebruik moet word, word ook vanaf die RAM gehaal.

Stap 3: Die instruksie word deur die SVE uitgevoer: 2 + 3 = 5.

Stap 4: Die resultaat (5) word na die RAM teruggestuur en daar gestoor.

RAM is verskillend van stoor (Jacobs, 2006:49): •

RAM is baie vinniger as stoor.

RAM is baie duurder (per GB) as stoor.

RAM is onbestendig en stoor is nie. Dit beteken dat RAM al die data wat daarop gestoor is, verloor as die kragtoevoer afgesny word.

©akademia (MSW)

Bladsy 61


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels As ʼn persoon ʼn dokument in Microsoft Word tik, word alles wat getik word in die RAM gestoor. Wanneer die persoon op die “SAVE” knoppie klik, word ʼn kopie van die dokument op die hardeskyf (of ander stoormedia) gestoor. Die SVE werk dus nooit direk met die stoormedia nie, maar slegs met RAM.  Kasgeheue (cache memory) Die SVE ontvang instruksies om uit te voer vanaf die RAM. Soms is daar egter sekere instruksies (of data) wat baie gereeld gebruik word. Die bedryfstelsel kan hierdie data en instruksies identifiseer en op ʼn spesiale stoorarea op die SVE (of reg langs die SVE) stoor. Hierdie tipe geheue word kasgeheue genoem (Jacobs, 2007:15). Kasgeheue is ʼn spesiale, hoëspoed geheue waarin data en instruksies met die grootste kans om volgende deur die SVE gebruik te word, gestoor te word (Jacobs, 2007:15). Kasgeheue is nog vinniger (en ook duurder) as RAM. Dit word ook egter in baie klein hoeveelhede aangeskaf. 2.5.7

Hoe alles saamwerk

Die verskillende komponente van ʼn rekenaar werk nie in isolasie nie. Elke komponent het ʼn spesifieke doel en vorm ook ʼn deel van ʼn groter geheel. Die figuur hieronder verskaf ʼn holistiese idee (gebaseer op die model van ʼn rekenaar) van hoe al die komponente van ʼn rekenaar saamwerk. Toevoertoestelle bv. sleutelbord en muis

TOEVOER

SVE

Afvoertoestelle bv. skerm en drukker

VERWERKING

AFVOER

GEHEUE

RAM en kasgeheue

STOOR

Permanente stoor bv. hardeskyf

Figuur 2.11: Hoe verskillende apparatuur saamwerk (Aangepas uit Jacobs, 2006:7)

©akademia (MSW)

Bladsy 62


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Voorbeeld 2.2 Figuur 2.11 kan met die volgende voorbeeld verduidelik word: •

Die gebruiker maak Microsoft Word oop deur met ʼn muis op die spesifieke ikoon te klik.

Die SVE ontvang ʼn instruksie van die bedryfstelsel om Microsoft Word oop te maak. Die SVE maak Microsoft Word oop deur die program in die RAM te laai.

Die koppelvlak van Microsoft Word word op die skerm aan die gebruiker gewys.

Die gebruiker gebruik ʼn sleutelbord om die brief te tik en sodoende verdere toevoer te verskaf.

Elke karakter wat deur die gebruiker getik word, word ook in die RAM gestoor.

Die gebruiker klik op die Save ikoon. Die hele brief word op die hardeskyf gestoor.

Die gebruiker besluit om die brief te druk. Die gebruiker klik op die Print ikoon (toevoer). Die weergawe van die dokument wat op daardie stadium in die RAM gestoor is, word na die drukker (afvoer) gestuur.

2.6

Netwerke

Sowat drie dekades gelede kon die meeste medium-grootte ondernemings (en selfs sommige groter ondernemings) goed oor die weg kom sonder om hul rekenaars in ʼn netwerk te verbind. Vandag is dit egter amper onmoontlik om te dink hoe enige onderneming kan oorleef sonder om ʼn behoorlike netwerkstelsel te hê. Daar is heelwat medium-grootte ondernemings wat voltydse personeel aanstel om die netwerke op te stel en te bestuur. Feitlik alle ondernemings het toegang tot die internet en e-pos. Hierdie afdeling behandel die wyses waarop rekenaars en ander toestelle in ʼn onderneming aanmekaar verbind kan word. 2.6.1

Wat is ʼn netwerk? “ʼn Netwerk is ʼn groep rekenaars en ander toestelle wat met een of ander kommunikasiemedium aanmekaar gekoppel is” (Jacobs, 2006:112).

Uit hierdie definisie word dit duidelik dat daar nie noodwendig slegs rekenaars in ʼn netwerk kan voorkom nie. Toestelle soos drukkers kan ook aan ʼn netwerk gekoppel word. Die definisie spesifiseer ook nie dat die rekenaars met kabels verbind moet word nie. Daar is ʼn verskeidenheid ander media waarmee rekenaars aanmekaar verbind kan word, byvoorbeeld Bluetooth en Wireless Fidelity(WiFi).

©akademia (MSW)

Bladsy 63


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Voorbeeld 2.3 Voorbeelde van netwerke: •

ʼn Internasionale ouditeursfirma het ʼn netwerk wat oor landsgrense strek.

ʼn Eiendomsagentskap in ʼn klein dorpie het drie rekenaars wat aanmekaar gekoppel is.

ʼn Informasie Tegnologie (IT) sentrum by ʼn universiteit se rekenaars is aan ʼn bediener (server) gekoppel – al die studente kan dieselfde drukker vir drukwerk gebruik.

Drie studente se selfone is met Bluetooth aanmekaar gekoppel om hulle in staat te stel om lêers uit te ruil.

Om ʼn netwerk op te stel word die volgende gewoonlik benodig (Dean, 2000:7): •

Rekenaars of ander toestelle

Kommunikasiemedia (byvoorbeeld kabels of draadlose tegnologie)

ʼn Netwerkkoppelvlakkaart (Network interface card, of NIC)

Toepaslike netwerkprogrammatuur

2.6.2

Voordele van netwerke

Kleiner netwerke is maklik om op te stel en kos gewoonlik nie veel meer as die direkte koste van die kommunikasiemedia (bv. kabels) nie. In die voorbeeld van die studente wat hierbo genoem is, kos die netwerk niks. In groter ondernemings kan netwerke duisende en selfs miljoene rande kos om op te stel en te onderhou. Daarom is dit belangrik vir die bestuur van so ʼn onderneming om na die voordele van ʼn netwerk te kyk en te bepaal of die kostes aan die netwerk verbonde die moeite werd is. Die volgende voordele van netwerke behoort as ʼn riglyn te dien (Jacobs, 2007:49; Dean, 2000:2): •

Deel van hulpbronne: ʼn Enkele toestel, soos ʼn drukker, kan deur ʼn verskeidenheid gebruikers gedeel word. Dit bring ʼn groot besparing aan uitgawes vir toerusting.

Deel van verwerkingskrag: In plaas daarvan om duur rekenaars met groot verwerkingskrag aan te skaf, kan ʼn netwerk meebring dat die meeste van die verwerking op ʼn toegewyde bediener (server) gedoen word. Hierdie bediener is dan ʼn kragtige rekenaar wat daartoe in staat is om ʼn groot hoeveelheid verwerking te hanteer.

©akademia (MSW)

Bladsy 64


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Makliker oordrag van data: In plaas daarvan om data met draagbare stoormedia

van een rekenaar na ʼn ander oor te dra, kan sodanige data baie makliker deur ʼn netwerk versprei word. In plaas daarvan om die data van ʼn rekenaar na ʼn geheuestokkie en dan weer na ʼn ander rekenaar oor te dra, kan die data direk van een rekenaar na ʼn ander gekopieer word. Sentralisasie van data: Dit is moontlik om ʼn lêerbediener (file server) op ʼn netwerk

te hê waarop alle data gestoor kan word. Hierdie sentralisasie van data maak dit dan makliker om rugsteunkopieë van data te maak. Sekuriteit: Netwerkprogrammatuur maak dit moontlik om sommige lêers te beskerm

en sekere voorregte vir gebruikers op te stel. Sodoende het elke gebruiker slegs toegang tot die lêers wat deur die onderneming goedgekeur word. 2.6.3

Soorte areanetwerke

Netwerke kan gekategoriseer word volgens die fisiese (geografiese) area wat dit dek. Netwerke kan in een gebou of vloer voorkom, of dit kan oor dorpe, provinsies of lande strek. Ons onderskei hoofsaaklik tussen ʼn Lokale Areanetwerk (LAN) en ʼn Wye Areanetwerk (WAN) (Dean, 2000:3-6): Lokale Areanetwerk: ʼn LAN strek oor ʼn klein geografiese gebied (Dean, 2000:3). ʼn

LAN sal voorkom in ʼn enkele gebou of meer as een gebou op ʼn enkele perseel. ʼn Voorbeeld sal ʼn universiteit se rekenaardata op ʼn enkele kampus wees. Wye Areanetwerk: ʼn WAN strek oor ʼn groter geografiese gebied, wat dorpe, lande

en selfs kontinente kan insluit (Dean, 2000:6). Voorbeeld 2.4 Voorbeelde van WAN’s sluit in: •

ʼn Maatskappy wat takke regoor Suid-Afrika het

Metropolitaanse Areanetwerk (MAN): ʼn MAN is ʼn spesiale vorm van ʼn WAN wat slegs oor ʼn metropolitaanse area strek, byvoorbeeld die netwerk wat oor ʼn verskeidenheid voorstede van Kaapstad strek, maar wat nie die grense van Kaapstad se metropool verbysteek nie.

Globale Areanetwerk (GAN): ʼn GAN is ook ʼn tipe WAN wat regoor die hele wêreld strek. Die bekendste voorbeeld van ʼn GAN is die internet.

©akademia (MSW)

Bladsy 65


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 2.6.4

Topologieë

Die wyse waarop die toestelle in ʼn netwerk aanmekaar gekoppel is, het ʼn invloed op die koste en die werking van die netwerk. Hierdie netwerkuitleg word ʼn topologie genoem (Dean, 2000:152). Daar kan tussen vier topologieë onderskei word: •

Bus: Met ʼn bustopologie (bus topology) bevat die netwerk ʼn enkele kabel. Aan hierdie kabel word al die rekenaars gekoppel. Die kenmerke van ʼn bustopologie is (Dean, 2000:152-154): o

Omdat daar nie ekstra kabels of ʼn switch aangekoop hoef te word nie, is hierdie ʼn baie goedkoper topologie.

o

Dit is ʼn redelik eenvoudige topologie om op te stel en te onderhou en is dus ideaal vir kleiner netwerke.

o

Die netwerk kan makliker uitgebrei word.

o

Dit is egter nie so betroubaar soos ʼn stertopologie nie, omdat ʼn fout met die kabel die hele netwerk kan onderbreek

o

ʼn Toename in netwerkverkeer kan die spoed van data-oordrag op die netwerk belemmer.

Figuur 2.12: ʼn Bustopologie (Dean, 2000:153)

©akademia (MSW)

Bladsy 66


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Ster: Met die stertopologie (star topology) is daar ʼn sentrale toestel, byvoorbeeld ʼn hub of ʼn switch waaraan elke netwerktoestel afsonderlik gekoppel is. ʼn Stertopologie het die volgende kenmerke (Dean, 2000:156): o

Foutopsporing. As een rekenaar of toestel buite werking is, sal dit nie die res van die netwerk beïnvloed nie. Kommunikasie tussen die ander komponente sal nog steeds kan plaasvind.

o

Byvoeging van rekenaars is maklik: Dit is maklik om ʼn addisionele rekenaar by die netwerk te voeg sonder om die kommunikasie met die ander rekenaars te beïnvloed.

o Die kostes is hoër as sommige ander topologieë: Vir elke rekenaar wat bygevoeg word, moet daar ʼn kabel aangeskaf word. Daar moet ook ʼn hub of switch gekoop word om al die rekenaars aanmekaar te koppel. o

As die hub breek, sal die hele netwerk buite werking wees.

2 1

3

5

4

Figuur 2.13: ʼn Ster topologie (Dean, 2000:156)

©akademia (MSW)

Bladsy 67


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Ring: Met ʼn ringtopologie (ring topology) word al die rekenaars aanmekaar verbind. Data moet van een rekenaar na die ander vloei totdat dit die verlangde rekenaar bereik. Die kenmerke van ʼn ringtopologie is die volgende (Dean, 2000:155): o

Data moet ʼn langer afstand aflê om by die verlangde bestemming uit te kom. Kyk Figuur 2.14 hieronder. As die data van rekenaar 1 tot 3 wil beweeg, moet dit eers deur rekenaar 2 beweeg. Met ʼn stertopologie is dit egter nie nodig nie.

o

As ʼn rekenaar in die netwerk nie funksioneer nie, beïnvloed dit ten minste een ander rekenaar.

o

Dit is moeiliker om foute met hierdie topologie op te spoor omdat meer as een rekenaar buite werking sal wees as ʼn fout opduik.

o

As ʼn addisionele rekenaar bygevoeg word, of ʼn rekenaar uit die netwerk verwyder word, word die hele netwerk tydelik onderbreek.

2

1

3

4

Figuur 2.14: ʼn Ringtopologie (Dean, 2000:155)

Hibriede topologie: Groot sakeondernemings se netwerke bestaan selde uit ʼn enkele topologie. Dit is meer algemeen vir ondernemings om twee of drie van die

©akademia (MSW)

Bladsy 68


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels topologieë te kombineer. So ʼn gekombineerde netwerk word ʼn hibriedetopologie genoem. 2.6.5

Kommunikasiekanale

Alle rekenaars en ander toestelle wat deel van ʼn netwerk uitmaak, moet op een of ander wyse aanmekaar verbind word. Hiervoor is aanvanklik slegs kabels gebruik, hoewel daar mettertyd ʼn verskeidenheid koordlose media ontwikkel is. Daar kan veral tussen drie tipes kabels onderskei word (Dean, 2000:112; Jacobs, 2007:53): •

Gedraaide-paar kabels (Twisted pair) (Dean, 2000:117): Hierdie kabel lyk soos telefoonkabels. Twee geïnsuleerde koperkabels word om mekaar gedraai, en dan word twee of meer van hierdie pare kabels weer saamgevoeg om ʼn enkele kabel te vorm. Die kabels word spesifiek gedraai om te vergoed vir die elektriese steurings wat deur die elektriese stroom veroorsaak word en wat ʼn negatiewe invloed op die versending van data mag hê. In sommige gevalle word elkeen van hierdie kabels afsonderlik geïnsuleer met ʼn foelie-omhulsel. In hierdie geval word daar verwys na ʼn geskermde gedraaide-paar (shielded twisted pair of STP)kabel. In die meeste gevalle is die kabels nie met hierdie foelie-omhulsel geïnsuleer nie, en word daarna verwys as ʼn ongeskermde gedraaide-paar (unshielded twisted pair of UTP)kabel. Gedraaide paar kabels het die volgende kenmerke (Dean, 2000:117-122): o

Die installasie van hierdie kabels is maklik en eenvoudig.

o

Die kabels is goedkoop.

o

Die kabels is ongelukkig sensitief vir elektromagnetiese steurings.

o

Die sein wat deur hierdie kabels gestuur word, moet ten minste elke 100 meter versterk word. ʼn Sein wat deur die kabel gestuur word, kan gewoonlik nie verder as hierdie afstand gestuur word sonder om versterk te word nie.

Koaksiale kabels (coaxial cables) (Dean, 2000:112): ʼn Koaksiale kabel bestaan uit twee geleiers: Een in die vorm van ʼn koperdraad in die middel van die kabel, en een in die vorm van ʼn omhulsel. Die twee geleiers word deur ʼn isolasiemateriaal geskei. Aan die buitekant van die drie “lae” is dan ook ʼn plastiekomhulsel. ʼn Voorbeeld van so ʼn kabel is die kabel wat vir ʼn televisie-antenna gebruik word. Die kenmerke van ʼn koaksiale kabel is (Dean, 2000:112-116): o

Koaksiale kabel is minder geneig tot elektromagnetiese steurings.

o

Koaksiale kabel is meer bestand teen hardhandige behandeling as, byvoorbeeld, gedraaide paar kabels.

©akademia (MSW)

Bladsy 69


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

o

Die kabels is relatief goed.

o

Die kabels is relatief maklik om te installeer.

o

Die kabels is ook geneig tot seinverswakking, hoewel nie soveel soos die gedraaide paar kabels nie.

Optiese veselkabels (optical fibre cables) (Dean, 2000:122): Optiese veselkabels bestaan uit dun, buigbare “drade” wat van glas of plastiek gemaak is. Hierdie “vesels” word met ʼn glasomhulsel bedek, en dan weer deur ʼn buitenste laag omhul (om die glas te beskerm). Die sein wat deur hierdie vesels gestuur word, bestaan uit ligstrale. Omdat lig baie verder kan beweeg as elektriese sein (sonder om versterk te word) is hierdie kabels spesifiek geskik om hoë-volume, hoë-spoed data oor lang afstande te stuur. Die kenmerke van optiese veselkabels is (Dean, 2000:122-124; Jacobs, 2007:54): o

Dit is betroubaar en veilig.

o

Data kan oor baie langer afstande versend word as in die geval van koperkabels.

o

Data kan teen ʼn baie hoër spoed versend word as in die geval van koperkabels.

o

Die kabels is moeilik om te installeer.

o

Optiese veselkabels kan nie met koperkabels gekoppel word nie. Om ʼn optiese veselkabel by ʼn netwerk met koperkabels te integreer, is gespesialiseerde toerusting nodig.

o 2.7

Die kabels en toerusting wat daarmee gepaard gaan, is duur.

Programmatuur

Programmatuur is al die rekenaarprogramme en data wat op ʼn rekenaar gestoor en gebruik word. Vandat die eerste rekenaar geskep is, is daar duisende verskillende programme geskryf om ʼn verskeidenheid funksies te verrig. Al hierdie programmatuur kan hoofsaaklik in twee kategorieë ingedeel word: Stelselprogrammatuur (system software) en toepassingsprogrammatuur (application software) (Jacobs, 2006:62): •

Toepassingsprogrammatuur is daardie programmatuur wat die gebruiker aanwend om spesifieke take te verrig (Jacobs, 2006:62). ʼn Voorbeeld hiervan is Microsoft Word wat vir die skep van dokumente gebruik kan word.

Stelselprogrammatuur is daardie programmatuur wat die werking van die rekenaar beheer en bestuur (Jacobs, 2006:62). Dit is nie programme wat spesifiek deur die gebruiker aangewend word om alledaagse take te verrig nie, en is beperk tot die

©akademia (MSW)

Bladsy 70


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels werking van die rekenaar. ʼn Voorbeeld hiervan is ʼn bedryfstelsel (operating system) soos Microsoft Windows. Elkeen van hierdie kategorieë van programmatuur word hieronder bespreek. 2.7.1

Toepassingsprogrammatuur

Van die ENIAC tot die mees moderne rekenaar wat ons vandag het, het alle rekenaars iets in gemeen gehad: Hulle was ontwerp om probleme op te los. Omdat die aard van probleme waarmee verskillende mense gekonfronteer word so uiteenlopend is, is daar ook ʼn groot verskeidenheid van programmatuur ontwikkel. Hieronder is ʼn paar voorbeelde van kategorieë van toepassingsprogrammatuur wat bestaan (Jacobs, 2006:63): •

Woordverwerkers: Hierdie programmatuur word gebruik om dokumente te skep. Woordverwerkers het tikmasjiene vervang en dien vandag steeds die doel wat tikmasjiene gedien het, hoewel die funksionaliteit daarvan geweldig toegeneem het. Waar tikmasjiene se formatering beperk was tot rooi en swart ink, maak woordverwerkingsprogrammatuur dit vir die gebruiker moontlik om ʼn verskeidenheid formateringstegnieke en grafika te gebruik. Voorbeelde van Woordverwerkers sluit in: Microsoft Word en Open Office Writer.

Aanbiedingsprogrammatuur: Hierdie programmatuur het in ʼn groot mate truprojektors en transparante vervang. Aanbiedingsprogrammatuur word gebruik om elektroniese skyfievertonings te skep wat, soos woordverwerkers, ʼn wye verskeidenheid formateringstegnieke en grafika beskikbaar het. ʼn Voorbeeld is Microsoft Powerpoint.

Webblaaiers (browser): Webblaaiers is programme wat gebruik word om internet webblaaie oop te maak. Voorbeelde is Microsoft Internet Explorer, Mozzilla Firefox en Google Chrome.

Rekenkundige pakkette: Met die koms van rekenkundige pakkette het dit moontlik geword om alle transaksies en rekenkundige rekordhouding elektronies voor te stel. In plaas daarvan dat transaksies in die tradisionele joernale en grootboeke geskryf word, maak programme soos Softline Pastel dit moontlik om hierdie transaksies elektronies aan te teken. Rekenkundige pakkette maak ook verslaggewing aan die einde van die maand of finansiële jaar baie makliker omdat alle berekeninge deur die rekenaar (in plaas van met die hand) gedoen word.

Rekenaarspeletjies: Rekenaarspeletjies het van ʼn eenvoudige speletjie (soortgelyk aan elektroniese tafeltennis) gevorder tot ʼn industrie van etlike biljoene dollars. Vandag word groot spanne kunstenaars en grafiese ontwerpers, programmeerders,

©akademia (MSW)

Bladsy 71


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels en selfs professionele musikante ingespan om speletjies te vervaardig wat met indrukwekkende grafika spog. •

E-pos programmatuur: Rekenaars word intensief gebruik om kommunikasie oor verskillende geografiese gebiede moontlik te maak. Die bekendste hiervan is programmatuur wat die ontvang en stuur van e-pos moontlik maak. ʼn Voorbeeld is Microsoft Outlook.

Figuur 2.15: ʼn Skermuitdruk van Microsoft Outlook, programmatuur wat vir e-pos gebruik word •

Voice Over IP (VOIP): Met die koms van kletsprogramme soos Microsoft Messenger en Google Talk kan internetgebruikers direk met mekaar kommunikeer sonder ʼn tydsvertraging. ʼn Tegnologie wat hierdie programme se funksionaliteit noemenswaardig verbeter het, is VOIP. Met hierdie tegnologie word stemgesprekke oor die internet moontlik gemaak. Die implikasies hiervan vir telekommunikasiemaatskappye is redelik groot: Waar oproepe na buitelandse telefoonnommers in die verlede duur was, kan gebruikers nou kommunikeer met enige iemand in enige land, teen slegs die koste van sy/haar internetgebruik. Die

©akademia (MSW)

Bladsy 72


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels bekenste voorbeeld van VOIP programmatuur is Skype. Skype kan gratis vanaf die internet afgelaai word.

Figuur 2.16: ʼn Skermuitdruk van ʼn Skype gesprek 2.7.2

Stelselprogrammatuur

Die bedryfstelsel wat ʼn voorbeeld van stelselprogrammatuur is, is ʼn “versameling programme wat ontwerp is om die werking van jou rekenaar te bestuur en te beheer en om aan programmeerders ʼn standaard metode te verskaf om toegang tot apparatuur te verkry en dit te beheer” (Jacobs, 2006:78). Uit hierdie definisie kan die volgende hoofareas wat deur die bedryfstelsel beheer moet word, geïdentifiseer word. Hulle is (Jacobs, 2006:78): •

Programmeerder Die bedryfstelsel maak dit moontlik vir programmeerders wat in enige programmeertaal werk om spesifieke funksies te verrig, byvoorbeeld drukwerk en lêerhantering.

©akademia (MSW)

Bladsy 73


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Gebruiker. Die bedryfstelsel maak dit moontlik vir die gebruiker om met die rekenaar te kommunikeer. Die rekenaar “verstaan” slegs binêre kode – dit is kode wat saamgestel is uit 1’e en 0’e (masjientaal). Die bedryfstelsel “vertaal” hierdie kode op ʼn wyse wat dit vir die gebruiker verstaanbaar maak, en “vertaal” dan ook die gebruiker se instruksies terug na masjientaal.

Apparatuur: Die bedryfstelsel bepaal hoeveel van die apparatuur elke program mag gebruik. Dit maak dit dan moontlik vir ʼn verskeidenheid programme om op dieselfde tyd uitgevoer te word. Die programmatuur wat veral baie sorgvuldig tussen programme opgedeel moet word, is die SVE en RAM.

Die hooffunksies van die bedryfstelsel bestaan uit die bestuur van hulpbronne (Jacobs, 2006:80) en sluit dus die volgende in: •

Die beheer van die SVE: Die bedryfstelsel moet bepaal watter programme se instruksies eerste deur die SVE verwerk moet word.

Die bestuur van geheue (geheuebestuur): Die bedryfstelsel moet bepaal hoeveel van die beperkte geheue aan elke program toegeken moet word.

Beheer van stoor (sekondêre geheuebestuur): Die bedryfstelsel moet die oordrag van data na die sekondêre geheue (en andersom) beheer en bestuur.

Beheer van randapparatuur (peripherals) (toevoer/afvoer-beheer): Randapparatuur is toestelle wat nie op die moederbord geleë is nie. Voorbeeld van randapparatuur sluit die sleutelbord, muis, skerm en drukker in. Die bedryfstelsel moet kommunikasie met hierdie toestelle moontlik maak.

Beheer die manier waarop programme toegang tot hierdie hulpbronne verkry. Die bedryfstelsel moet sorg dat ʼn program slegs die SVE gebruik wanneer dit toelaatbaar is; dat ʼn program slegs ʼn toegewysde hoeveelheid van die geheue mag gebruik (of indien nodig, ekstra beskikbare geheue aan ʼn program toewys); en dat ʼn program nie met die instruksies van ʼn ander program mag inmeng tensy dit toelaatbaar is nie.

Sekuriteitsbeheer. Die bedryfstelsel moet verseker dat ongemagtigde gebruikers (of programme) nie toegang het tot lêers of programme nie.

2.8

Algemene instandhouding van die rekenaar

ʼn Rekenaar kan met ʼn administratiewe kantoor vergelyk word. Soos wat ʼn kantoor georganiseerd en netjies moet wees om behoorlik te funksioneer, moet ʼn rekenaar se lêers

©akademia (MSW)

Bladsy 74


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels ook behoorlik georganiseerd wees. Daar is ʼn verskeidenheid maniere waarop die gebruiker kan sorg dat die rekenaar optimaal funksioneer (Jacobs, 2006:99-107): •

Gaan die hardeskyf na vir foute. Deur die bedryfstelsel se foutopsporingsfunksie (scandisk function) te gebruik, kan foute opgespoor en herstel word. Om hierdie funksie te gebruik, kan die volgende stappe gevolg word: o

Regsklik op die hardeskyf se ikoon.

o

Kies die Properties opsie.

Figuur 2.17: ʼn Skermuitdruk van My Computer (Propertiesis omkring) o

Kies die Tools bladsy. Klik op die “Check Now”. (Afhangende van die bedryfstelsel kan die skermuitdrukke verskil.) Die rekenaar sal nou die hardeskyf skandeer (nagaan) vir foute.

©akademia (MSW)

Bladsy 75


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Figuur 2.18: ʼn Skermuitdruk van Local Disk (C:) Properties (Check Now… is omkring) •

Defragmenteer die hardeskryf. Wanneer lêers op die hardeskyf gestoor word, word dit in kleiner dele opgebreek en gestoor. Hierdie dele word nie altyd reg langs mekaar op die hardeskyf gestoor nie. Hoe meer lêers bygevoeg en afgevee word, hoe verder verspreid is die verskillende dele van ʼn enkele lêer van mekaar gestoor. Dit veroorsaak dat dit langer neem vir die bedryfstelsel om ʼn spesifieke lêer op die hardeskyf te soek en oop te maak. Hierdie verskynsel word fragmentasie genoem en word herstel deur die bedryfstelsel se defragmentasie funksie. Defragmentasie neem die verskillende dele van die lêers wat op die hardeskyf gestoor is, en plaas dit fisies weer langs mekaar. Hierdie funksie is ook beskikbaar op die Tools bladsy.

©akademia (MSW)

Bladsy 76


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Figuur 2.19: ʼn Skermuitdruk van Local Disk (C:) Properties (Defragment Now…is omkring)

Figuur 2.20: ʼn Skermuitdruk van Disk Defragmenter

©akademia (MSW)

Bladsy 77


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Organiseer lêers op die hardeskyf. ʼn Hardeskyf kan vergelyk word met ʼn liasseerkabinet. Wanneer die lêers op die hardeskyf nie behoorlik georganiseerd is nie, kan dit baie moeilik of selfs onmoontlik wees om die nodige inligting vinnig in die hande te kry. Dit is daarom belangrik dat lêergidse (folders) doeltreffend aangewend moet word om lêers te organiseer.

Beskerm die rekenaar teen virusse. Die skade wat virusse kan aanrig wissel van blote irritasie tot rampspoedig. ʼn Virus is ʼn program wat ontwerp is om skade aan ʼn rekenaar aan te rig, of om ʼn ongemagtigde persoon toegang tot ʼn rekenaar te gee. ʼn Virus kan veroorsaak dat alle inligting van ʼn rekenaar verlore gaan. Dit kan ook veroorsaak dat vertroulike inligting in die verkeerde hande beland. ʼn Rekenaar kan teen virusse beskerm word deur doeltreffende anti-virus programmatuur te installeer. Hierdie programmatuur is egter slegs suksesvol indien dit gereeld opgedateer word. Anti-virus programmatuur moet verkieslik ook op die rekenaar gelaai wees voordat die rekenaar aan enige virusse blootgestel word en nie eers as daar vermoed word dat die rekenaar met virusse besmet is nie.

Rugsteun data. Die kans dat data op ʼn rekenaar verlore sal gaan is baie groot. Dit is noodsaaklik dat data dus gereeld gerugsteun (back-up) moet word. Daar is tans ʼn groot verskeidenheid eenvoudige tegnologie beskikbaar om rugsteun te vergemaklik. ʼn Voorbeeld is draagbare hardeskywe wat sonder eksterne kragtoevoer aan ʼn rekenaar kan koppel. Rugsteun moet verkieslik daagliks gedoen word.

2.9

Die aankoop van apparatuur en programmatuur

Die spoed waarteen tegnologie verbeter, maak dit baie moeilik om op die hoogte te bly van die beste produkte op die mark. Dit is egter belangrik dat ʼn bestuurder wat apparatuur en programmatuur moet aankoop, bewus is van die kriteria waarvolgens hierdie produkte se kwaliteit bepaal word. Om hierdie rede gaan hierdie afdeling nie fokus op die produkte en handelsname wat tans op die mark is nie, maar eerder poog om riglyne te verskaf waarvolgens programmatuur en apparatuur vergelyk kan word. Dit is egter belangrik om te besef dat die beste en duurste apparatuur en programmatuur nie noodwendig altyd nodig is nie. Vir ʼn rekenaar waarop slegs woordverwerking gedoen word, is die beste verwerker (processor) en geheue nie nodig nie. Die prys van die komponente moet ook in ag geneem word. 2.9.1 •

Apparatuur Geheue. Wanneer RAM aangekoop word, moet daar na die volgende gekyk word:

©akademia (MSW)

Bladsy 78


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

o

Grootte. Die grootte van RAM word in Gigabytes gemeet. Hoe groter die RAM, hoe beter.

o

Koppeling. Hoewel rekenaars vandag met RAM verkoop word, ontstaan ʼn behoefte soms om ʼn bestaande rekenaar met meer RAM op te gradeer. In hierdie geval is dit belangrik om seker te maak dat die nuwe RAM nog steeds met die ouer moederbord versoenbaar is.

Verwerker. Saam met die geheue, is die verwerker een van die komponente wat moontlik die grootste invloed op die prestasie van die rekenaar het. Dit is dus belangrik om seker te maak dat, wanneer ʼn rekenaar aangekoop word, ʼn goeie, toepaslike verwerker deel van die rekenaar uitmaak. Kyk veral na die volgende: o

Die vervaardiger van die verwerker. Die bekendste vervaardigers van verwerkers is Intel en AMD. Intel se verwerkers word vir ʼn groot verskeidenheid toepassings vervaardig en is gewoonlik die meeste geskik vir rekenaars wat vir alledaagse take gebruik word. Rekenaarspeletjie-entoesiaste sal eerder AMD verwerkers aanbeveel omdat hierdie verwerkers spesiaal vir speletjies aangepas is.

o

Die spoed van die verwerker. Die frekwensie waarteen data verwerk word, verskil tussen verwerkers en word in GHz (Gigahertz) gemeet. Hoe hoër die frekwensie is, hoe meer instruksies kan per sekonde verwerk word.

Hardeskyf. Die keuse van ʼn hardeskyf kan deur die volgende beïnvloed word: o

Grootte. Die grootte van die hardeskyf is moontlik die belangrikste eienskap. Die grootte word in Gigabytes en Terrabytes gemeet. Hoe groter die hardeskyf is, hoe skraler is die kans dat ʼn te vol hardeskyf later ʼn opgradering gaan noodsaak.

o

Koppeling. Ouer hardeskywe word met ʼn Integrated Development Environment (IDE) koppeling aan die moederbord verbind, terwyl die nuwer Serial Advanced Technology Attachment (SATA) besig is om IDE te vervang. Eksterne hardeskywe word gewoonlik met USB koppeling aan die rekenaar verbind.

Drukker. Die doel waarvoor die drukker gebruik gaan word, sal bepaal watter tipe drukker aangeskaf sal word. Die kwaliteit wat benodig word en die volumes wat gedruk moet word, bepaal watter tipe drukker doeltreffend sal wees. Die volgende moet in ag geneem word: o

Die spoed van die drukker. Hoeveel bladsye kan die drukker per minuut druk?

©akademia (MSW)

Bladsy 79


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

o

Die kwaliteit van die drukwerk. Is daar ʼn behoefte aan hoë kwaliteit, of is kwaliteit minder belangrik en geniet die spoed van die drukwerk prioriteit?

o

Die koste per bladsy. Wanneer die prys van die drukker, onderhoud en die koste van ink in ag geneem word, wat kos dit om een bladsy te druk?

Skerm. Die verskeidenheid van rekenaarskerms op die mark is besig om toe te neem, wat besluitneming moeiliker maak: o

CRT of LCD? CRT skerms is goedkoper terwyl LCD skerms meer voordele het (kyk paragraaf 2.5.3 hierbo).

o

Dimensie van die skerm. Die dimensie (grootte) van die skerm word gemeet in duim van die linkerkantste boonste hoek, tot die onderste hoek aan die regterkant (kyk paragraaf 2.5.3 hierbo).

2.9.2

Programmatuur

Wanneer programmatuur aangeskaf word, moet die volgende vrae gevra word: •

Wat is die bekendste handelsname in die industrie? Deur uit te vind watter programmatuur deur ander ondernemings gebruik word, word die kanse verminder om die verkeerde programmatuur aan te skaf.

Sou dit beter wees om die programmatuur self te ontwikkel? Soms is die programmatuur wat op die mark beskikbaar is, nie voldoende vir die onderneming se behoeftes nie. In hierdie geval mag dit meer kostedoeltreffend wees om self programmatuur te laat ontwikkel in plaas daarvan om duur programme aan te koop wat in elk geval nie aan die vereistes voldoen nie. In die meeste gevalle sal die programmatuur wat ʼn onderneming nodig het egter reeds in die mark beskikbaar wees teen ʼn breukdeel van wat dit sou kos om dit self te ontwikkel.

Voldoen die programmatuur werklik aan die onderneming se behoeftes?

Bestaan daar enige naverkoopdiens? Sommige verskaffers het ʼn verskeidenheid opsies waardeur gebruikers tegniese navrae aan die verskaffer kan rig. Ander bied geen ondersteuning nie.

2.9.3

Netwerke

Die kostes verbonde daaraan om ʼn netwerk op te stel kan wissel van geen tot miljoene rande. In die laasgenoemde geval moet die beplanning van so ʼn netwerk met groot omsigtigheid gedoen word. Hoewel die volle beplanning van ʼn netwerk buite die omvang van hierdie studie-eenheid val, is die volgende punte van belang:

©akademia (MSW)

Bladsy 80


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Die keuse van kommunikasiemedia. Die grootte van die netwerk, die aantal toestelle wat daaraan gekoppel word en die fisiese afstand tussen die toestelle sal bepaal watter kommunikasiemedia gebruik moet word. Vir kort afstande (byvoorbeeld in ʼn LAN), kan gewone koperkabels soos gedraaide-paar kabels voldoende wees. As twee netwerke oor honderde kilometers met mekaar verbind moet word, sal optiese veselkabels moontlik beter wees. Vir netwerke wat oor afgeleë gebiede geleë is, mag ʼn koordlose of satellietnetwerk meer gepas wees.

Die gebruik van ʼn bediener. Hoe groter die netwerk raak, hoe groter is die behoefte aan ʼn toegewyde bediener om die stoor van lêers, verwerking en e-posse te hanteer. In groter netwerke word daar verskillende bedieners (of groepe bedieners) vir elk van hierdie take gebruik. As die netwerk egter klein is, moet die voordele van ʼn bediener teen die koste daarvan opgeweeg word.

Die koste verbonde aan die opstel van die netwerk. Om ʼn netwerk op te stel moet ʼn kundige persoon of groep persone aangestel word. Die kostes hieraan verbonde mag dalk die voordele van die netwerk oorskadu.

Die koste verbonde aan die onderhoud van die netwerk. Hierdie koste word gewoonlik onderskat. Wanneer ʼn netwerk geïnstalleer is, is dit baie maklik vir ʼn onderneming om so afhanklik van die netwerk te raak dat ʼn onderbreking in die netwerk alle bedrywighede in die onderneming tot ʼn stilstand kan dwing. Daarom is dit belangrik vir die onderneming dat die onderhoud van hierdie netwerk aan ʼn toegewyde persoon of persone toevertrou word.

Die wyse waarop die netwerk teen ongemagtigde toegang beskerm gaan word. Hoewel netwerke sekuriteit van data kan verbeter, maak die koppeling van toestelle dit ook makliker vir meer mense om onregmatige toegang tot die netwerk te verkry, veral as toegang tot die netwerk deur die internet verkry kan word. Dit is dus nodig vir die onderneming om ʼn behoorlike sekuriteitsplan op te stel om die netwerk teen ongemagtigde toegang te beskerm. Hieraan is natuurlik ook kostes verbonde.

2.10 Samevatting Enige rekenaar is gebaseer op die samewerking van toevoertoestelle, verwerking, afvoerkomponente, tydelike geheue en permanente stoor. Voorbeelde van toevoertoestelle sluit in: die sleutelbord, muis en aftasters. Afvoertoestelle sluit, onder andere, die skerm en die drukker in. Die Sentrale Verwerkingseenheid (SVE) is die komponent wat hoofsaaklik vir al die verwerking verantwoordelik is. Die hardeskyf, CD’s, DVD’s en geheuestokkies (wat met flash tegnologie werk), is die bekendste voorbeelde van permanente stoor. Geheue word gebruik om data en instruksies wat deur die SVE gebruik word, tydelik te stoor. ©akademia (MSW)

Bladsy 81


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Geheue is onbestendig en verloor data sodra kragtoevoer daarna afgesny word. Dit is duurder as permanente stoor (per Gigabyte). Kasgeheue is ʼn vorm van geheue waarin die data of instruksies wat die grootste kans het om volgende deur die SVE gebruik te word, gestoor word. ʼn Netwerk is ʼn groep rekenaars en ander toestelle wat met een of ander kommunikasiemedium aanmekaar gekoppel is. Voordele van netwerke sluit in: Die deel van hulpbronne en verwerkingskrag, makliker oordrag van data, sentralisasie van data en sekuriteit. Daar kan onderskei word tussen twee soorte areanetwerke, naamlik ʼn Lokale Areanetwerk (LAN) en ʼn Wye Areanetwerk (WAN). Onder WAN’s word Metropolitaanse Areanetwerke (MAN) en Globale Areanetwerke (GAN) aangetref. Die wyse waarop toestelle in die netwerke verbind is, word topologieë genoem. Daar word onderskei tussen ʼn bus-, ster-, ring- en hibriede topologie. Elk van hierdie topologieë het hul onderskeie voordele en nadele. Die keuse van kommunikasiekanale sluit, onder andere, die volgende in: gedraaide-paar kabels, koaksiale kabels en optiese vesel kabels. Programmatuur kan verdeel word in toepassings- en stelselprogrammatuur. Stelselprogrammatuur is programme wat vir die werking van die rekenaar nodig is, terwyl toepassingsprogrammatuur deur die gebruiker benut word om alledaagse take uit te voer. Die bedryfstelsel is ʼn voorbeeld van stelselprogrammatuur. Toepassingsprogrammatuur sluit in: Woordverwerkers, aanbiedingsprogrammatuur, deurblaaiers, rekenkundige pakkette, rekenaarspeletjies en e-pos programmatuur. Soos ʼn kantoor moet ʼn rekenaar ook georden word en moet die 'gesondheid' van die rekenaar verseker word. Dit kan op ʼn verskeidenheid wyses gedoen word, byvoorbeeld: Gaan die hardeskyf na vir foute, defragmenteer die hardeskyf, organiseer lêers op die hardeskyf, beskerm die rekenaar teen virusse en rugsteun data gereeld. Die spoed waarteen tegnologie verbeter, maak dit moeilik om spesifieke apparatuur, programmatuur of netwerktegnologieë, of selfs handelsmerke voor te stel. Daar is egter ʼn aantal eienskappe van verskillende apparatuur, programmatuur en netwerke waarna ʼn bestuur moet kyk wanneer aankope van hierdie produkte gedoen word.

©akademia (MSW)

Bladsy 82


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 2.11 Selfevaluering Aktiwiteit 6 Verskaf twee voorbeelde van toestelle wat as beide toevoer- en afvoertoestelle kan dien.

Aktiwiteit 7 Kan ʼn sakrekenaar werklik kwalifiseer as ʼn rekenaar? Gebruik die definisie van ʼn rekenaar om jou antwoord te staaf.

Aktiwiteit 8 Nadat jy vir ʼn vriend verduidelik het hoe vinnig RAM is, wil hy weet waarom die stadiger hardeskyf dan nie met RAM vervang kan word nie. Antwoord jou vriend deur spesifiek na die begrip van "bestendigheid" te verwys.

Aktiwiteit 9 Kies die beste kommunikasiemedium vir elk van die volgende:

1. Drie vriende wil hulle rekenaars aanmekaar koppel om speletjies te speel. 2. ʼn Maatskappy wil ʼn netwerk in twee geboue, 10 km van mekaar, teen ʼn hoë spoed koppel.

3. Twee vriende bly aan weerskante van ʼn baie besige snelweg. Hulle wil graag hul rekenaars aan mekaar verbind.

Aktiwiteit 10 Verduidelik hoe koperdiefstal in Suid-Afrika die veiligheid van optiese veselkabels beïnvloed.

©akademia (MSW)

Bladsy 83


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Aktiwiteit 11 Verduidelik hoe Voice Over IP (VOIP) die bedrywighede van landlynoperateurs kan beïnvloed, veral in Suid-Afrika.

Aktiwiteit 12 ʼn Vriend beweer dat ʼn rekenaar daagliks defragmenteer moet word. Stem jy saam? Motiveer jou antwoord deur te verwys na hoe fragmentasie ontstaan.

Aktiwiteit 13 Maatskappy ABC is ʼn klein, plaaslike versekeringsmaatskappy wat besluit om vyf nuwe rekenaars aan te koop. Vind drie verskillende kwotasies of advertensies van rekenaars en vergelyk die rekenaars ten opsigte van hul onderskeie spesifikasies. Maak ʼn aanbeveling oor watter rekenaar gekoop moet word.

Aktiwiteit 14 Maatskappy ABC is so gelukkig met die nuwe rekenaars wat jy voorgestel het, dat hulle jou aanstel om hul tegnologie verder te ontwikkel. Hulle begroting is R50 000 en hulle benodig die volgende:

Drie addisionele rekenaars

Die rekenaars moet in ʼn netwerk verbind wees (jy moet ʼn topologie voorstel)

Die personeel wil dokumente tik, begrotings opstel, e-posse stuur en ontvang, en die internet gebruik – jy moet die programmatuur hiervoor aanskaf.

Gebruik die internet of gedrukte advertensies en maak ʼn voorstel oor hoe die R50 000 die beste aangewend kan word ten einde die bogenoemde apparatuur, programmatuur en netwerk aangeskaf kan word.

©akademia (MSW)

Bladsy 84


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

StudieStudie-eenheid 3: Inligtingsbestuur

3.1

Studie-eenheid leeruitkomstes

Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 3 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer:

Die bestuur van inligting

Die beginsels van inligtingsbestuur

Databasisbestuur

Inligtingsekuriteit

Die beheer en verspreiding van inligting

Vaardighede Jy sal ook in staat wees om:

Die belangrikheid van inligtingsbestuur te analiseer.

ʼn Inligtingsbestuursplan op te stel waarin stappe vir die versameling, analise, kommunikasie en stoor van inligting uiteengesit word.

Voorstelle te maak om inligting in ʼn spesifieke onderneming te beveilig.

ʼn Elektroniese databasis konseptueel te ontwerp.

©akademia (MSW)

Bladsy 85


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 3.2

Verrykende bronne ʼn Handige aanlyn-gids om meer oor databasisse te leer:

http://www.geekgirls.com/menu_databases.htm Laudon, C.L. & Laudon, J.P. 2006. Management Information Systems: Managing the

digital firm. 10th Edition. Pearson Education: Upper Saddle River, New Jersey. Vir meer oor Inligtingsekuritieit en die bestuur daarvan: Vacca, J.R. (ed) 2009.

Computer and information security handbook. Elsevier Inc.: Oxford. 3.3

Hoe kan jy jou begrip verbeter?

Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord

Omskrywing

Kommunikasie-

Die wyse waarop ʼn boodskap oorgedra word. Voorbeelde sluit in: in

medium

persoon, telefonies, per e-pos, teksboodskappe en briewe.

Databasis

ʼn Versameling van data of feite aangaande ʼn sekere onderwerp.

Veld (field)

ʼn Enkele feit of die kleinste eenheid van data.

Rekord

ʼn Versameling van velde wat die besonderhede oor ʼn bepaalde entiteit bevat.

Tabel

Alle rekords met hul velde word in ʼn tabel gestoor.

Datatipe

Die tipe data wat in velde gestoor kan word. Voorbeelde sluit in: teks, heelgetalle, reële getalle en grafika.

Sosiale media

Programmatuur (hoofsaaklik aanlyn) wat geskep is vir die sosiale interaksie van gebruikers.

Reële getalle

Alle heelgetalle en desimale getalle. ʼn Reële datatipe word gewoonlik gebruik om getalle wat desimale bevat in te stoor.

3.4

Inleiding

Inligting het in die laaste paar dekades ʼn baie belangrike (en soms uiters noodsaaklike) hulpbron vir ondernemings geword. Sommige ondernemings se enigste produk is inligting. Ongelukkig is dit moontlik dat so ʼn groot hoeveelheid inligting versamel word dat dit vir ʼn onderneming moeilik word om voordeel daaruit te trek. Vir hierdie rede is dit belangrik dat inligting effektief bestuur moet word. Hierdie studie-eenheid beskou die belangrikheid van, en praktiese aspekte betrokke by, die bestuur van inligting.

©akademia (MSW)

Bladsy 86


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Eerstens, word die belangrikheid en voordele van inligtingsbestuur bespreek. In die tweede plek word die belangrikste beginsels van inligtingsbestuur verduidelik om dit moontlik te maak om ʼn inligtingsbestuursplan op te stel. Derdens word die bestuur van ʼn databasis bespreek en ʼn kort oorsig oor die tegniese aspekte betrokke by databasisbestuur verskaf. In die vierde plek word inligtingsekuriteit en die wyses waarop verhoed kan word dat kosbare inligting in die verkeerde hande beland, bespreek. Laastens word daar gekyk na hoe inligting in die kuberruimte (cyberspace) versprei kan word en hoe dit ʼn onderneming se beheer oor daardie inligting kan beïnvloed. 3.5

Die bestuur van inligting Gevallestudie 3.1

Beskou die volgende gevallestudie: Groenberg Restaurant is op die rand van bankrotskap. Die eienaar, Donovan Jones, wou reeds ʼn paar jaar gelede aftree, maar kon dit nie oor sy hart kry om van die restaurant afskeid te neem nie. Hy het egter al hoe minder tyd aan en by die restaurant spandeer en die bestuur daarvan aan ʼn student oorgelaat. Twee maande gelede besef Mnr. Jones skielik dat daar nie genoeg geld is om die huur te betaal nie. Dit is die eerste keer dat so iets met Groenberg gebeur. Toe die bestuurder hierdie slegte nuus aan Mnr. Jones oordra, het hy sommer ook sy bedanking ingedien. Die bestuurder kla oor kelners wat geld, kos en breekware uit die restaurant steel en gedurig met hom (die bestuurder) baklei. Dit is ook die eerste keer dat Mnr. Jones hiervan hoor. As ʼn laaste uitweg om Groenberg Restaurant te red, besluit Mnr. Jones om vir Sally Smith, ʼn kundige in regrukstrategieë, se hulp in te roep. Omdat die onderneming nie veel geld oor het nie, besluit Mnr. Jones om ʼn 50% aandeel van die onderneming aan Sally te gee indien Groenberg gered kan word. Nadat die kontrak gesluit is, reël Sally ʼn afspraak met Mnr. Jones en peper hom met die volgende vrae:

Wat is Groenberg se jaarlikse en maandelikse bruto en netto wins?

Is die kelners gelukkig? Hoe gereeld moet nuwe kelners aangestel word? Indien die kelners nie gelukkig is nie, wat is die rede hiervoor?

Wat is die gewildste disse op die spyskaart? Watter dae van die week en tye van die dag is die restaurant vol? Hoe ervaar die kliënte die restaurant se diens?

Hoeveel vleis is tans in die yskas? Hoeveel vleis is in die laaste maand bestel? Hoeveel is aan kliënte verkoop?

©akademia (MSW)

Bladsy 87


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Mnr. Jones kon nie een van hierdie vrae beantwoord nie. Sally is verbaas dat die onderneming nie vroeër in die moeilikheid beland het nie. Die inligting wat sy van Mnr. Jones verlang is uiters belangrik om besluite te neem:

Finansiële inligting is nodig om te kan sien of daar geld gesteel word; waaraan die onderneming die meeste geld spandeer; en waar en wanneer die onderneming die meeste geld verdien.

Inligting oor die personeel kan gebruik word om probleme vroegtydig te identifiseer; om te bepaal of die kelners gelukkig en produktief is; en of hulle apaties of selfs vyandig teenoor die onderneming is.

Inligting oor kliënte bepaal waarop bemarkingsaksies moet fokus en watter dae en tye spesiale aanbiedings beskikbaar gestel moet word. As die hoeveelheid kliënte wat die winkel besoek en die finansiële resultate nie ooreenstem nie, is dit moontlik om te bepaal of daar geld of kos gesteel word.

Inligting oor voorraad bepaal watter voorraad weggegooi moet word omdat dit nie gebruik word nie, asook watter voorraad gesteel word (indien diefstal vermoed word).

Sally neem onmiddellik bestuur van Groenberg oor en begin met stappe om die versameling van inligting te bestuur:

Die elektroniese stelsel by die restaurant vereis dat elke kelner op ʼn rekenaar moet aanteken as ʼn nuwe tafel deur kliënte ingeneem word. As die kliënte betaal, word hierdie tafel op die rekenaarstelsel “toegemaak”. Aan die einde van die dag kan Sally dan bepaal hoeveel tafels deur die loop van die dag bedien is. Om te verseker dat elke tafel aangeteken word, sal Sally ʼn paar keer deur die loop van die dag die vol tafels in die restaurant tel en kyk of dit met die rekenaarstelsel ooreenstem. Indien daar ʼn verskil is, sal die betrokke kelner onmiddellik aangespreek en gewaarsku word.

Omdat Sally daagliks in die restaurant is, word sake waaroor kelners ongelukkig is onmiddellik onder haar aandag gebring. Sy hou rekord hiervan op ʼn gerekenariseerde Menslike Hulpbronstelsel. Enige waarskuwing of ander belangrike kommunikasie met die kelners word ook op hierdie stelsel aangeteken.

Kliënte word met ʼn kompetisie aangemoedig om ʼn kort vraelys oor hul ervaring van diens in die restaurant aan te dui. Klagtes oor spesifieke kelners word op die Menslike Hulpbronbestuurstelsel aangedui.

©akademia (MSW)

Bladsy 88


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Aan die einde van elke dag ontvang Sally ook ʼn verslag van die kelners se rekenaarstelsel om die hoeveelhede van elke dis en drank wat deur die dag verkoop is te sien. Sy vergelyk dit dan met die voorraad wat in die stoor en yskaste beskikbaar is om te bepaal of daar op die spesifieke dag enige voorraad vermis word. Hierdie inligting kan ook vir Sally ʼn aanduiding gee van watter geregte die kliënte die meeste hou.

Uit die bogenoemde gevallestudie word die belangrikheid van die korrekte bestuur van inligting aan die lig gebring. Daar was nie ʼn gebrek aan inligting in Groenberg nie. Mnr. Jones het egter nooit hierdie inligting korrek bestuur nie en kon dus nie Sally se vrae beantwoord nie. Groenberg is nie ʼn uitsondering nie. Daar is soveel eienaars en bestuurders wat nie ʼn benul het wat in hul ondernemings gebeur nie, omdat hulle nie die vermoë (of begeerte) het om die inligting te bestuur nie. Hierdie paragraaf handel oor die belangrikheid daarvan om inligting in ʼn onderneming te bestuur. 3.5.1

Definisie van inligtingsbestuur

Inligtingsbestuur kan soos volg gedefinieer word: “Inligtingsbestuur kan gesien word as ʼn doelbewuste proses waardeur inligting versamel en gebruik word om besluitneming op alle vlakke van die onderneming te ondersteun” (Hinton, 2006:2). Hinton (2006:2) noem drie belangrike aspekte wat in hierdie definisie na vore kom. Hulle is: •

Inligtingsbestuur is ʼn doelbewuste proses. Hierdie proses moet dus beplan word en gestruktureerd uitgevoer word. Inligtingsbestuur vind nie toevallig of outomaties plaas nie. As dit die geval was, sou Mnr. Jones net so suksesvol soos Sally met die bestuur van inligting gewees het. Mnr. Jones se houding teenoor inligtingsbestuur het egter Groenberg in groot moeilikheid gedompel.

Inligtingsbestuur word gebruik om besluitneming te ondersteun. Inligting word nie net versamel nie – elke stukkie inligting wat versamel word, moet ʼn doel hê. Sally het nie eers die inligting versamel en toe die kritieke vrae gevra nie. Die inligting is versamel om Sally te help om die kritieke vrae te beantwoord en gevolglik besluite daarop te kan baseer.

Inligtingsbestuur moet alle vlakke van ʼn onderneming bevoordeel. Dit gebeur soms in groter ondernemings dat inligting as ʼn bron van mag beskou word. Inligting word dan ook slegs versamel om top-bestuur met hul besluitneming te help en nie om middelvlak of operasionele vlak bestuurders te ondersteun in hulle taak nie.

©akademia (MSW)

Bladsy 89


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Inligting moet nie slegs versamel word om vir Sally of Mnr. Jones met besluitneming te help nie. Die inligting moet elke kelner help om kliënte beter te bedien. Wanneer ʼn Inligtingsbestuursplan opgestel en uitgevoer word, moet hierdie kritieke elemente van die definisie van inligtingsbestuur in ag geneem word. Sodoende kan die meeste voordeel vir die onderneming uit die inligting verkry word en kan onnodige kostes verbonde aan inligtingsbestuur uitgeskakel word. Hoewel inligtingstegnologie ʼn baie handige hulpmiddel in die bestuur van inligting is, is dit nie dieselfde as die bestuur van Inligtings- en kommunikasietegnologie (ITK) nie (Hinton, 2006:11). ITKis ʼn hulpmiddel wat vir ʼn verskeidenheid doeleindes (insluitend inligtingsbestuur) aangewend kan word. Bedryfsinligtingstelsels is gewoonlik programmatuur wat inligting elektroniese gestoor. Inligtingsbestuur is gefokus op die hele proses verbonde aan die versameling, analise, kommunikasie en stoor van inligting. ITK-bestuur se fokus strek verder as inligtingsbestuur, terwyl laasgenoemde meer behels as bloot die tegnologie wat met inligting te doen het. Die keuse van vrae om op die vraelyste te plaas en die daaglikse fisiese voorraadopnames wat Sally moes doen, is voorbeelde van aspekte wat nie met ITK te doen het nie, maar wat wel deel van inligtingsbestuur uitmaak. In ʼn onderneming wat video’s vir kliënte skep, sal die apparatuur en programmatuur wat by die maak van video’s betrokke is, onder ITK-bestuur val. Dit sal egter nie deel van inligtingsbestuur uitmaak nie. 3.5.2

Onvoldoende inligtingsbestuur

Die gevallestudie het dit duidelik gemaak dat ʼn groot hoeveelheid probleme kan opduik indien inligting in ʼn onderneming nie bestuur word nie. Hinton (2006:56) bespreek hierdie probleme in meer detail: •

Soms word inligting eenvoudig net nie versamel nie. Dit was die geval met Groenberg. Mnr. Jones het nie besef hoe belangrik die versameling en bestuur van inligting is nie en niks is daaromtrent gedoen nie.

Die versameling van inligting word so swak gedoen dat foute en vermiste data so dikwels voorkom, dat dit nie die moeite werd is om die data te gebruik nie.

Inligting word versamel, maar niks word daarmee gedoen nie. Dit gebeur dikwels dat ʼn onderneming oor die vermoëns beskik om inligting te versamel en dat die bestaande rekenaarstelsels outomaties hierdie inligting versamel. Tog word hierdie data nooit deur ʼn analiseproses geplaas nie en word dit nooit vir besluitneming gebruik nie.

©akademia (MSW)

Bladsy 90


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Te veel inligting word versamel. As dit gebeur kan die belangrike inligting verlore raak tussen groot hoeveelhede irrelevante inligting.

Om dus bloot net inligting te versamel is nie voldoende nie. Selfs die uitgee van vraelyste kan nutteloos wees as die vrae nie so opgestel word dat die resultate die bestuur in staat sal stel om spesifieke besluite te neem nie. Die versamel van inligting moet dus deel uitmaak van die totale inligtingsbestuursplan. Dit is dus nodig dat elke onderneming ʼn strategie vir die bestuur van inligting moet ontwikkel. 3.5.3

Inligtingsbestuurstrategie

Die redes vir die daarstel van ʼn strategie vir inligtingsbestuur kan hoofsaaklik in twee kategorieë opgedeel word: Die vermyding van risiko en verlies, en die voordele wat verkry kan word (Orna, 2006:78).  Voorkoming van risiko en verlies Hoewel inligting as ʼn kosbare hulpbron gesien kan word, kan die verkeerde bestuur daarvan groot risiko’s vir die onderneming in hou. Die volgende kan as voorbeelde dien (Orna, 2006:78): •

Inligtingsaktiwiteite wat nie gekoördineer word nie, kan lei tot foutiewe en selfs ondoeltreffende gebruik van inligting.

As die bestuur van inligting hanteer word deur bestuurders met beperkte kennis van die inligting of die onderneming, kan dit daartoe lei dat belangrike inligting misgekyk of verkeerd geïnterpreteer word.

As inligting verkeerd versamel of gestoor word, moet tyd en geld spandeer word om hierdie foute reg te stel voordat die inligting bruikbaar is.

As inligting nie behoorlik bestuur word nie, kan dit gebeur dat ʼn onderneming ʼn geleentheid vir ʼn nuwe produk of diens mis. Dit kan lei tot ʼn verlies aan markaandeel.

Die aankoop van apparatuur en programmatuur kan noemenswaardige uitgawes tot gevolg hê. As hierdie apparatuur en programmatuur nie ooreenstem met die werklike inligtingsbehoeftes van die onderneming nie, is dit ʼn vermorsing van geld. ʼn Inligtingsbestuurstrategie sal die behoeftes aan programmatuur en apparatuur duidelik uiteensit en hierdie risiko voorkom.

Elke departement in ʼn onderneming het geleenthede om inligting te versamel. Sonder ʼn oorhoofse inligtingsbestuurstrategie, kan die versameling en verspreiding van hierdie inligting nie gekoördineerd plaasvind nie.

©akademia (MSW)

Bladsy 91


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

As inligting behoorlik bestuur word kan bedreigings en swakpunte in die interne en eksterne omgewings vinnig raakgesien word. Sonder ʼn behoorlik strategie mag dit gebeur dat hierdie bedreigings nie raakgesien word voordat dit te laat is nie.

 Voordele wat verkry kan word Indien ʼn onderneming ʼn behoorlike inligtingsbestuurstrategie opgestel en geïmplementeer het, kan die volgende voordele verkry word (Orna, 2006:81): •

Dit word moontlik om verskillende departemente se inligting en inligtingsbestuursaktiwiteite te kombineer. Sodoende is meer inligting beskikbaar vir ander departemente. As die finansiële departement, byvoorbeeld, inligting oor kliënte se finansiële status aan die bemarkingsdepartement kan verskaf, sal dit laasgenoemde kan help met prysvasstelling.

ʼn Strategie wat samewerking en die deel van inligting tussen departemente aanmoedig, mag lei tot ʼn positiewe gesindheid tussen verskillende departemente. Interdepartementele konflik lei dikwels tot die weerhouding van inligting wat tot die voordeel van die onderneming kon lei.

Besluitnemers (en ander personeel) kan ʼn holistiese beeld van die werking van die onderneming verkry. Dit kan lei tot innovering en nuwe idees om die bedrywighede te verbeter of nuwe produkte en dienste te ontwikkel.

ʼn Inligtingsbestuurstrategie kan ʼn goeie grondslag lê vir die opstel van ʼn IKT-strategie, omdat dit in ʼn groot mate die IKT-behoeftes van ʼn onderneming vasstel.

ʼn Goeie inligtingsbestuurstrategie kan die onderneming help om sterkpunte en geleenthede te identifiseer en daarop te reageer.

Inligting is ʼn waardevolle hulpbron vir enige onderneming (Hinton, 2006:43). Dit is egter belangrik dat die regte inligting versamel word en op die regte wyse vir besluitneming aangewend word. Om dit te kan doen, is dit nodig om inligtingsbestuur behoorlik te beplan en uit te voer. 3.6

Basiese beginsels van inligtingsbestuur

Die effektiewe en strategiese bestuur van inligting kan in vier prosesse ingedeel word, naamlik versameling, analise, kommunikasie en stoor (Hinton, 2006:57). Die eerste drie prosesse (versameling, analise en kommunikasie) word hieronder bespreek. Die vierde, stoor van inligting, word in paragraaf 3.7 in meer besonderhede bespreek.

©akademia (MSW)

Bladsy 92


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 3.6.1

Versameling van inligting

Die beplanning van die versameling van inligting kan in vyf stappe ingedeel word (Hinton, 2006:57): •

Verantwoordbaarheid (accountability). Daar moet duidelikheid verkry word oor watter personeel of departemente watter inligting moet versamel. As elke persoon of departement in die onderneming presies weet vir watter dataversameling hy/sy verantwoordelik is, sal dit duplisering van werk uitskakel. Sodoende sal tyd en kostes wat met duplisering gepaard gaan, uitgeskakel word. Voorbeelde van vrae wat gevra kan word is: Watter inligting moet deur die finansiële departement versamel word? Watter inligting wat reeds deur die finansiële departement versamel word, kan vir ander departemente gebruik word? In die gevallestudie, sal Sally die kelners bymekaar roep en aan hulle verduidelik hoe elke tafel en elke bestelling op die rekenaarstelsel aangeteken word. Sy sal ook aan elke kelner die verantwoordelikheid gee om die vraelyste aan kliënte uit te deel (dit is nie haar werk nie). Die kombuispersoneel moet elke oggend ʼn vinnige voorraadopname doen en aan Sally terugvoer gee.

Datadefinisies. Die volgende stap is meer gefokus. Meer uitvoerige spesifikasies word nou benodig om die inligting wat versamel word, beter te beskryf. Die vorige stap sou miskien bepaal dat die finansiële departement salaris- en werkgewerinligting van kliënte moet versamel. Hierdie stap sal dan in detail bespreek watter salaris- en werkgewerinligting versamel moet word, byvoorbeeld bruto salaris, netto salaris, totale aftrekkings, naam en adres van die werkgewer. Hierdie is ʼn taamlike omslagtige proses omdat elke veld in die databasis (kyk die volgende paragraaf) gespesifiseer word. Groot databasisse mag honderde velde bevat. Hierdie werk word nie oornag gedoen nie en ʼn aantal gespesialiseerde werknemers mag hiervoor verantwoordelik wees. In die gevallestudie sou Sally se datadefinisies moontlik soos volg gelyk het: Veld

Beskrywing

Naam

Die kliënt se naam, teks

Van

Die kliënt se van, teks

Telefoon

Die kliënt se telefoonnommer, teks

Ouderdom

Die kliënt se ouderdom, heelgetal

©akademia (MSW)

Bladsy 93


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Tevredenheid

Die kliënt se tevredenheid, punt uit 10, heeltgetal

Uit die aard van die saak sal daar nog heelwat velde bygevoeg word afhangende van alles wat Sally van die kliënte wil weet. In die veldkolom is die naam wat Sally aan ʼn spesifieke stukkie inligting heg. Die beskrywingskolom verskaf ʼn kort beskrywing, asook die tipe data wat die inligting gaan aanneem (byvoorbeeld teks, heelgetalle, reële getalle). •

Standaardisasie. Omdat soveel inligting deur soveel verskillende mense versamel word, is dit amper onvermydelik dat die formaat waarin die inligting versamel en gestoor word, asook die prosesse waarmee die inligting versamel word, sal verskil. So ʼn verskil sal problematies wees as ʼn enkele databasis in die onderneming opgestel moet word. Dit sal die versoenbaarheid van die verskillende inligting baie moeilik maak. Om hierdie rede moet die beplanning ʼn standaardprosedure daarstel wat sal aandui hoe data versamel moet word en in watter formaat dit aangeteken en gestoor moet word. As een departement, byvoorbeeld die getal 1 gebruik om ʼn “JA” aan te dui en 0 vir ʼn “NEE”, moet al die departemente dit so doen. ʼn Ander departement kan dan nie “JA” en “NEE” net so gebruik nie. Die inligting wat Sally van kliënte wil ontvang, moet in dieselfde formaat wees as die inligting wat sy by die kelners wil kry. Dit moet ook ooreenstem met die wyse waarop die rekenaarstelsels wat sy gebruik, inligting stoor.

Kwaliteitskontrole. Selfs al word die inligting behoorlik gedefinieer en die prosesse en formaat van inligtingversameling duidelik uiteengesit, is dit altyd moontlik dat foute kan opduik. Dit is ook moontlik dat sommige personeel nie by die riglyne hou nie om tyd te bespaar of a.g.v. interne, politieke redes. Dit is daarom belangrik dat die versamelingsproses konstant gemoniteer word om te verseker dat die kwaliteit van inligting ten alle tye bo verdenking is, en dat daar by die riglyne gehou word. Sally sal, onder andere, moet seker maak dat elke kliënt se bestelling wel op die rekenaarstelsel aangeteken word. Sy sal moet kyk of sommige kelners nie dalk skelm die kliëntevraelyste self voltooi nie. Die meeste goeie werknemers sal die prosedure volg, maar ʼn werknemer wat voel dat die prosedure sy/haar werk sal benadeel of moontlike oneerlikheid aan die lig bring, sal probeer om ʼn kortpad te vind. Dit is belangrik om te onthou dat besluite op die inligting gebaseer word –

©akademia (MSW)

Bladsy 94


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels besluite wat op foutiewe inligting gebaseer is, kan ʼn onderneming se ondergang bewerkstellig. •

Vaardighede. Die versameling van inligting in dag-tot-dag aktiwiteite is gewoonlik nie moeilik nie. ʼn Werknemer moet slegs ʼn vorm se inligting oordra na die rekenaar, of ʼn vraelys by ʼn kliënt se rekening voeg. Soms gebeur dit egter dat werknemers addisionele of selfs gespesialiseerde vaardighede nodig het om inligting te versamel. Sommige werknemers wat nog nooit nodig gehad het om direk met kliënte te kommunikeer nie, word dalk nou gevra om kliënte te kontak. Daar mag dalk nuwe programmatuur wees wat werknemers gebruik en dus moet aanleer. Werknemers mag dalk ook kliënte se onbeholpenheid om vraelyste te voltooi, onderskat. Hierdie werknemers moet dan, as deel van die inligtingsbestuursplan, opgelei word om sodoende hierdie vaardighede te bekom. Sally mag dalk die kelners oplei om kliënte met die invul van die vraelys te help. Sy sal dalk ook alle nuwe kelners moet oplei om die nodige programmatuur te gebruik. Verder mag Sally self opleiding nodig hê in die menslike hulpbronbestuurstelsel wat sy by die restaurant gebruik.

3.6.2

Analise van inligting

Die doel van inligtingsanalise is om die inligting meer bruikbaar vir besluitneming te maak (Hinton, 2006:58). Hierdie analise vind op twee vlakke plaas: •

Elektronies. Deur ʼn verskeidenheid van statistiese berekenings op data uit te voer, kan waardevolle inligting verkry word. Hierdie berekenings kan die volgende insluit: gemiddelde, standaardafwykings, korrelasies, minimums en maksimums, asook ʼn verskeidenheid tabelle en grafieke. Met behulp van statistiese berekeninge kan ʼn bestuurder baie makliker besluite maak. ʼn Groot versameling data opsigself beteken niks vir besluitneming nie, maar statistiese bewerkings van data maak dit moontlik om “opsommings” van data te verkry. Die gebruik van elektroniese analise het natuurlik tekortkominge (Hinton, 2006:58). Die grootste probleem is dat die besluitnemer nie altyd bewus is van die elektroniese prosesse wat in die agtergrond plaasgevind het nie en dus nie die akkuraatheid daarvan kan bevestig nie. Dit is veral die geval wanneer komplekse berekenings gedoen moet word. ʼn Rekenaar het ook nie die logika wat ʼn bestuurder het om altyd alle uitsonderlike gevalle te identifiseer en in berekening te bring nie.

©akademia (MSW)

Bladsy 95


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Sally sal, byvoorbeeld, elektroniese analise gebruik om ʼn gemiddelde vlak van tevredenheid by kliënte te betaal. Sy sal ook ʼn verskeidenheid van verslae van die rekenaar ontvang om te bepaal hoeveel kliënte die restaurant besoek het; wat die gemiddelde bedrag is wat elke kliënt by die onderneming spandeer het; en wat die gunstelingdisse is, ensovoorts. •

Inligtingsanalise deur bestuur (Hinton, 2006:58). Hier word die inligting direk deur die bestuurder analiseer en besluite word daarop gebaseer. Die kwaliteit en akkuraatheid van die besluite wat geneem word, word gebaseer op die kwaliteit van die inligting, asook die ondervinding van die bestuurder wat die besluite moet neem. Indien die inligting korrek is, maar ʼn abnormale of vreemde situasie aandui, mag dit gebeur dat die bestuurder steeds ʼn verkeerde besluit neem.

3.6.3

Kommunikeer inligting

Inligting vorm die basis van organisatoriese kommunikasie. Kommunikasie is in werklikheid die proses waarop inligting deur ʼn onderneming beweeg. Die kommunikasieproses kan op ʼn verskeidenheid wyses plaasvind: verbaal, geskrewe, elektronies, om net ʼn paar te noem. Om die vloei van inligting te verstaan, is dit eerstens belangrik om die kommunikasieproses te verstaan. Figuur 3.1 stel hierdie proses voor: Formulering

Stuur

Ontvangs

Interpretasie

Figuur 3.1: Die kommunikasieproses Die kommunikasieproses kan in vier stappe verdeel word: Formulering van ʼn boodskap; die stuur van die boodskap; ontvangs van die boodskap; en interpretasie van die boodskap (Hinton, 2006:59): •

Formulering. Die sender van die boodskap moet die boodskap op so ʼn wyse opstel dat die ontvanger hierdie boodskap kan interpreteer sonder dat enige misverstande voorkom. Formulering bestaan uit drie stappe: Besluit wat om te sê, aan wie dit gesê moet word en hoe dit gesê moet word (Hinton, 2006:59). Gestel Sally ontvang (versamel) inligting vanaf kliënte wat aandui dat dit te lank neem voordat hulle hul bestellings ontvang. Sally analiseer die inligting en besef dat diensvlakke afneem tydens middagete omdat te veel kelners op dieselfde tyd die restaurant vir middagete verlaat. Sy moet hierdie inligting aan die kelners oordra. Sy moet besluit wat gesê moet word (te veel kelners wat die winkel tydens middagetes verlaat veroorsaak swak diens), aan wie dit gesê moet word (die kelners) en hoe dit gesê moet word. In die laaste geval kan die wyse waarop die inligting oorgedra word,

©akademia (MSW)

Bladsy 96


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels ʼn drastiese verskil maak. Kyk na die volgende moontlike wyses waarop Sally die inligting kan oordra: o

“Die feit dat julle ʼn uur middagete daagliks neem, maak dat julle swakker diens aan kliënte lewer” Of

o

“Ons sal ʼn manier moet vind om middagetes so te reël dat ons so min as moontlik ontwrigting in die restaurant veroorsaak”

Dit is duidelik dat die eerste boodskap moontlik meer teenstand tot gevolg sal hê as die tweede. •

Stuur. Die sender moet besluit watter media gebruik gaan word om die boodskap oor te dra. Sally sal, byvoorbeeld, die boodskap persoonlik kan oordra. Dit is egter moeilik vir ʼn bestuurder om ʼn boodskap persoonlik aan ʼn paar duisend werknemers in tien verskillende dorpe oor te dra. Dan word dit nodig om van ander media gebruik te maak. Dit is ook moeiliker om rekord te hou van boodskappe wat persoonlik oorgedra word as boodskappe wat op skrif gestel is. Die aard van die boodskap, die ontvanger en praktiese oorwegings sal bepaal wat die beste medium is waardeur die boodskap gestuur word.

Ontvangs. Soms ontvang die ontvanger die boodskap soos wat dit gestuur is, soms word slegs ʼn halwe of geen boodskap ontvang. ʼn Boodskap wat deur middel van epos aan ʼn ontvanger met ʼn foutiewe e-pos adres gestuur is, sal nooit sy bestemming bereik nie. As ʼn boodskap oorgedra word terwyl die ontvanger se aandag nie by die sender is nie, kan die boodskap ook verwronge ontvang word. Om hierdie rede is die formulering van die boodskap (en die keuse van ʼn medium) so belangrik.

Interpretasie. Misverstande vind plaas as die ontvanger nie die boodskap interpreteer soos wat dit deur die sender geformuleer is nie. Sally sal byvoorbeeld kelners wil oortuig om hul middagetes beter te beplan, terwyl kelners die boodskap as ʼn bedreiging vir hul reg op ʼn uur middagete sal sien. Die wyse waarop die ontvanger ʼn boodskap interpreteer is baie persoonlik en moeilik om vooraf te bepaal. Soms is daar sekere woorde of situasies waarvoor ʼn ontvanger sensitief is as gevolg van sy/haar ervaring in vorige, soortgelyke situasies. As die sender nie hiervan bewus is nie, mag hy/sy onkant betrap word met die ontvanger se reaksie. Hoewel dit nie maklik is om die interpretasie deur die ontvanger te voorspel nie, kan misverstande voorkom word deur: o

Die boodskap so duidelik as moontlik te formuleer.

©akademia (MSW)

Bladsy 97


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

o

ʼn “Ryk” kommunikasiemedium te gebruik. Die rykheid van ʼn kommunikasiemedium word bepaal deur die hoeveelheid addisionele inligting wat saam met ʼn boodskap oorgedra kan word. ʼn Telefoonoproep is ʼn ryker kommunikasiemedium as ʼn e-pos. ʼn E-pos is weer ʼn ryker kommunikasiemedium as ʼn teksboodskap op ʼn selfoon. ʼn Persoonlike gesprek is weer ʼn ryker medium as al die bogenoemde.

Sommige bestuurders verkeer onder die indruk dat hulle mag bepaal word deur die hoeveelheid inligting wat hulle nie aan ander bestuurders en werknemers deurgee nie. Die stryd om inligting word dan polities van aard en het nie net ʼn nadelige invloed op die werksomgewing nie, maar ook op alle bedrywighede in die onderneming. Om inligting van werknemers te weerhou, kweek weerstand en agterdog en moet dus te alle tye vermy word. Aan die ander kant sal werknemers wat voldoende toegang tot belangrike inligting het, meer geneig wees om die bestuur te vertrou en positief te reageer op besluite, wat dan weer tot produktiwiteit sal lei. 3.7

Databasisbestuur

Alle inligting wat deur ʼn sakeonderneming versamel word, word in ʼn databasis gestoor. ʼn Databasis is “ʼn versameling van data of feite aangaande ʼn sekere onderwerp” (Jacobs, 2006:238). Uit die definisie is dit duidelik dat ʼn databasis nie noodwendig elektronies is nie en ook in die vorm van gewone lêers in liasseerkabinette gestoor kan word (Jacobs, 2006:238). Tegnologie het dit egter moontlik gemaak om alle data elektronies te stoor. ʼn Verskeidenheid programmatuur is reeds beskikbaar om data te organiseer en inligting vanaf hierdie data te verkry. ʼn Elektroniese databasis kan tien kliënte se name bevat, of dit kan honderde verskillende eienskappe van miljoene kliënte bevat. Databasisse vorm die basis van enige inligtingstelsel (Hinton, 2006:92). Data word daagliks deur bedrywighede in ʼn onderneming geskep (Hinton, 2006:92). Elke keer wat ʼn kleinhandelaar ʼn produk verkoop, word data gestoor. Elke keer wat nuwe voorraad aangekoop word, of wat werknemers salarisse betaal word, word nuwe data geskep. In Groenberg sal data, byvoorbeeld, gegenereer word elke keer wat kliënte by ʼn tafel gaan sit, of as kliënte iets bestel of betaal. As hierdie data reg bestuur en georganiseer word, word dit ʼn baie belangrik hulpbron vir die onderneming (Hinton, 2006:92). As dit egter nie na inligting verwerk word en vir besluitneming gebruik word nie, kan die koste van die stoor en versamel daarvan ʼn negatiewe uitwerking op die onderneming se finansies hê. ʼn Spesiale tipe databasisstelsel wat deur groot ondernemings gebruik word, is ʼn data warehouse. ʼn Data warehouse is ʼn “gespesialiseerde... databasisbestuurstelsel wat

©akademia (MSW)

Bladsy 98


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels spesifiek ontwerp is om besluitneming te ondersteun” (Hinton, 2006:93). ʼn Data warehouse bevat ʼn groot hoeveelheid data wat regoor verskillende departemente en oor bepaalde tydperke versamel is. ʼn Kenmerkende eienskap van ʼn data warehouse is die groot hoeveelheid data wat dit bevat. Dit neem dan ʼn gespesialiseerde databasisbestuurstelsel om die regte inligting uit die data warehouse te “ontgin” om sodoende die bestuur met besluitneming te help. Hierdie proses word data ontginning (data mining) genoem. Soos wat myners deur ʼn groot hoeveelheid grond en klip moet werk om kosbare metale te ontgin, moet die bestuurstelsel deur ʼn groot hoeveelheid irrelevante data sif om data te vind wat vir besluitneming gebruik kan word. Die kostes verbonde aan so ʼn stelsel en die versameling, analise en stoor van data in ʼn data warehouse is aansienlik hoog. Daar moet dus na die voordele van ʼn data warehouse gekyk word (Hinton, 2006:93): •

So ʼn stelsel verwyder tradisionele skeiding tussen verskillende departemente. Die inligting wat verskaf word, strek oor al die departemente van ʼn onderneming en verskaf aan die bestuur ʼn onontbeerlike holistiese blik op die onderneming.

Data kan gekonsolideer word. Data oor ʼn enkele kliënt kan vanaf ʼn verskeidenheid departemente verkry word, byvoorbeeld vanaf finansies, bemarking, verkope en kliëntediens. Elkeen van hierdie departement beskik oor ʼn sekere hoeveelheid data van ʼn spesifieke kliënt. Wanneer hierdie inligting bymekaar gevoeg word, kan ʼn baie duidelike en omvattende profiel van ʼn kliënt geskep word.

Beter produkte en dienste kan aan kliënte verskaf word, nie net deur die feit dat kliëntebehoeftes uit die data geïdentifiseer kan word nie, maar omdat die data ook op ʼn verskeidenheid kreatiewe wyses aan kliënte gekommunikeer kan word. ʼn Goeie voorbeeld is aanlynwinkels. Wanneer ʼn kliënt produkte by die aanlynwinkel koop (of selfs net na sekere produkte op soek is), word hierdie inligting gestoor. As die kliënt dan later weer die webtuiste besoek, word al hierdie inligting gebruik om voorstelle van nuwe produkte of dienste aan die kliënt te maak.

3.7.1

Databasisterminologie

Om ʼn basiese databasis te skep is nie moeilik nie. ʼn Klerk wat ʼn lêeromslag neem, ʼn naam daarop skryf en enige dokumentasie daarin sit, skep ʼn databasis. As Sally die name van al haar kelners in ʼn Microsoft Excel dokument stoor, het sy ʼn elektroniese databasis geskep. Die probleem is dat dit moeilik kan raak om ʼn holistiese beeld van kliënte te kry as daar ʼn duisend lêers in ʼn liasseerkabinet gestoor word. Om, byvoorbeeld, ʼn lys op te stel van alle kliënte wat in Pretoria woon, sal vereis dat iemand elke kliënt se woonadres in al die lêers

©akademia (MSW)

Bladsy 99


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels opsoek. Dit kan baie tydrowend wees. As die databasis elektronies beskikbaar is, kan dieselfde navraag binne sekondes gedoen word. Om ʼn doeltreffende databasis op te stel wat data op so ʼn wyse stoor dat inligting maklik en doeltreffend daaruit verkry kan word, is egter nie so maklik nie. Dit is belangrik om, indien moontlik, eers die databasis se struktuur te ontwerp voordat data versamel word. Al die eienskappe van die data moet eers uiteengesit word, die wyse waarop hierdie data saam gestoor word moet bepaal word en die wyse waarop die gebruikers (byvoorbeeld dié wat data versamel en bestuurders wat inligting uit die databasis onttrek), moet gespesifiseer word. Die volgende terminologie in hierdie verband is van belang: •

Veld. “ʼn Enkele feit of die kleinste eenheid van data kan as ʼn veld beskou word.” (Jacobs, 2006:238). In ʼn databasis waarin kliënte-inligting gestoor word, sal ʼn kliënt se naam of van as ʼn veld gesien word. Nog voorbeelde van velde is die kliënte se telefoonnommers, posadresse, salarisse en ouderdomme.

Rekord. “ʼn Versameling van velde wat die besonderhede oor ʼn bepaalde entiteit bevat, vorm ʼn rekord” (Jacobs, 2006:238). In die bogenoemde voorbeeld sal een kliënt (byvoorbeeld Jan Smit) se besonderhede ʼn rekord vorm. Die rekord van Jan Smit bevat dan ʼn verskeidenheid velde (sy naam, van, telefoonnommer, posadres, salaris en ouderdom).

Tabel. Alle rekords met hul velde word in ʼn tabel gestoor (Jacobs, 2006:238).

Sally het ʼn databasis met al die kelners se besonderhede opgestel. Sy het vir elke kelner ʼn unieke nommer gegee en vir elk gevra om ʼn vraelys in te vul. Uit hierdie vraelys is al elke kelner se persoonlike besonderhede verkry. As Sally hierdie data in ʼn databasis sou inlees, sou dit moontlik deur Figuur 3.2 voorgestel kon word:

©akademia (MSW)

Bladsy 100


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Kelner Rekord 1

ID

Van

Naam

Telefoonnommer

Seksie

Ouderdom

Rekord 2

001

Adams

Anton

012 999 8877

A

18

Rekord 3

002

Beukes

Bets

083 982 3742

A

20

003

Collins

Charlie

071 228 3723

B

17

004

Dicks

Dough

084 338 4832

B

19

Rekord 4

Velde Figuur 3.2: ʼn Tabel, velde en rekords (Aangepas uit Jacobs, 2006:239)  Databasisprogrammatuur Om ʼn databasis elektronies op te stel en te onderhou is spesiale programmatuur nodig. ʼn Verskeidenheid databasisprogrammatuur is beskikbaar. Die bekendstes sluit in Oracle, MySQL en Microsoft Access. Hoewel ʼn databasis tegnies in Microsoft Excel opgestel kan word, word hierdie programmatuur nie werklik as databasisprogrammatuur gesien nie. Microsoft Excel is sigbladprogrammatuur (spreadsheet software) en kan nie die gespesialiseerde navrae wat van ʼn databasisstelsel verwag word, verskaf nie. ʼn Vraag wat deur sigbladprogrammatuur beantwoord kan word, is, byvoorbeeld: “Wat is die gemiddelde ouderdom van al die kelners?”. ʼn Databasisstelsel sal ʼn vraag soos die volgende kan beantwoord: “Wie is al die voltydse kelners wat meer as R4 000 per maand verdien en meer as 120 ure per maand werk?”

Figuur 3.3: ʼn Tabel in Microsoft Access ©akademia (MSW)

Bladsy 101


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Figuur 3.4: ʼn Sigblad in Microsoft Excel Hoewel daar ooreenkomste tussen sigbladprogrammatuur en databasisprogrammatuur is (beide kan berekeninge met data doen), is daar sekere databasisfunksies wat net beter deur databasisprogrammatuur verrig kan word. Waarom sal iemand dan verkies om sigbladprogrammatuur te gebruik? Hierdie programmatuur is baie eenvoudig om te gebruik en is veral handig wanneer data vinnig ingelees en verwerk moet word. Dit is, byvoorbeeld, ideaal vir finansiële berekeninge (soos om ʼn begroting op te stel). Hoewel databasisprogrammatuur van mekaar verskil, is daar ʼn aantal elemente wat in die meeste programme voorkom: •

Tabelle, rekords en velde. Hierdie vorm die grondslag van enige databasis en sal in alle databasisprogrammatuur teenwoordig wees.

Navrae (queries). ʼn Navraag onttrek inligting wat aan sekere kriteria voldoen vanuit die databasis.

©akademia (MSW)

Bladsy 102


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Figuur 3.5: Die opstel van kriteria vir ʼn navraag in Microsoft Access ʼn Voorbeeld van ʼn navraag is: Wie is al die voltydse kelners wat meer as R4 000 per maand verdien en meer as 120 ure per maand werk?” Die kriteria in hierdie verband is dan: o

Voltyds? = Ja (of “yes” in Engels)

o

Salaris > 4000

o

Ure > 120

As daar aan al die kriteria voldoen word, sal die kelner se naam, van, telefoonnommer en ʼn unieke kelnernommer vertoon word. Die afvoer van die navraag word in Figuur 3.6 vertoon.

Figuur 3.6: Die resultaat van ʼn navraag (met kriteria in Figuur 3.5 gespesifiseer) in Microsoft Access •

Gebruikerskoppelvlak (User interface). Die gebruikerskoppelvlak verskaf ʼn funksie waar die gebruiker data in die databasis kan inlees of besigtig. In Microsoft Access word hierdie koppelvlak ʼn vorm genoem en kan dit spesifiek aangepas word volgens die gebruiker se behoeftes. Figuur 3.7 en 3.8 toon onderskeidelik die ontwerpfase van ʼn vorm, en die finale vorm soos die gebruiker dit sal sien.

©akademia (MSW)

Bladsy 103


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Figuur 3.7: Die ontwerp van ʼn vorm as gebruikerskoppelvlak in Microsoft Access

Figuur 3.8: ʼn Vorm in Microsoft Access (soos ontwerp in Figuur 3.7)

©akademia (MSW)

Bladsy 104


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Datatipes. Daar kan verskillende tipes data in die velde van ʼn databasis gestoor word (Jacobs, 2006: 245). Hierdie datatipes moet aangedui word wanneer elke veld geskep word. Die volgende is voorbeelde van datatipes (Jacobs, 2006:245): o

Gewone teks

o

Verskillende tipes numeriese waardes (bv. Heelgetalle en reële getalle)

o

Datums en tye

o

Ja of Nee waardes (Waar of Vals)

o

Foto’s, prente, diagramme en musiek

ʼn Naam of van sal as teks gestoor word. ʼn Ouderdom sal as ʼn heelgetal gestoor word. ʼn Salaris sal as ʼn reële getal gestoor word. Hoewel ʼn mens se eerste instink is om ʼn telefoonnommer ook as ʼn heelgetal te stoor, moet daar in ag geneem word dat ʼn gebruiker nooit enige berekening met ʼn telefoonnommer sal doen nie. Die telefoonnommer moet dus nooit as ʼn getal gesien word nie, maar as ʼn reeks karakters (tussen 0 en 9) en word altyd as teks gestoor. Figuur 3.9 dui aan hoe datatipes in Microsoft Access vir ʼn tabel se velde bepaal word:

Figuur 3.9: Spesifikasies vir velde se datatipes in Microsoft Access

©akademia (MSW)

Bladsy 105


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 3.7.2

Beplanning van ʼn databasis

Om ʼn groot databasis op te stel kan soms ʼn uitdaging wees. Die volgende stappe behoort ʼn riglyn te bied vir die beplanning van enige databasis (Jacobs, 2006:281): •

Stap 1: Bepaal die velde wat benodig word. Die velde wat gebruik word, word uit die aard van die saak bepaal deur die doel van die databasis. ʼn Databasis wat kliënte-inligting stoor, sal velde bevat wat kliënte beskryf. ʼn Databasis van plante se velde sal inligting oor plante bevat. ʼn Kwekery se databasis sal van ʼn universiteit se databasis verskil sover as wat dit die velde behels. Die volgende moet in gedagte gehou word (Jacobs, 2006:281): o

Analiseer die tipe inligting wat versamel moet word.

o

Gebruik ʼn veld vir die kleinste logiese stukkie inligting. Elke veld moet slegs vir een stukkie inligting gebruik word. Dit sal dus beter wees om drie (dus meer) velde vir ʼn woonadres te hê: Straatnaam en -nommer, woonbuurt, en poskode, is beter as een veld.

o

Gebruik sinvolle name om die velde te identifiseer. ʼn Veld wat ʼn kliënt se woonadres bevat, kan KWoonadres genoem word. (“Adres” sal nie voldoende wees nie, omdat dit verwarring tussen woonadres en posadres kan meebring.)

Stap 2: Beplan die velde se datatipes. Jacobs (2006:283) stel vier kriteria voor waarvolgens bepaal word watter datatipe aan ʼn veld toegeken gaan word: o

Die aard van die data self. ʼn Salaris is ʼn bedrag geld en besit dus ʼn desimaal (byvoorbeeld R20 950.85). Daarom is dit nie moontlik om hierdie as ʼn heelgetal te stoor nie.

o

Die veld se maksimum of minimum waarde. Heelgetalle word in verskillende kategorieë ingedeel volgens hul maksimum en minimum waarde. ʼn Mens se ouderdom sal nooit meer as 255 wees, dus sal ʼn spesifieke heelgetal datatipe met die naam byte voldoende wees. Die hoeveelheid mense in die wêreld sal nie minder as 0 wees nie en het ʼn bo-grens van ʼn aantal biljoene. ʼn Groter heelgetaldatatipe sal dus hiervoor benodig word.

o

Die wyse waarop die waardes in die veld sorteer moet word. As die getalle 120 en 90 as heelgetalle gestoor word, sal die programmatuur 90 as die kleinste identifiseer en 120 as die grootste. As die waardes dus van klein na groot sorteer word, sal 90 eerste voorkom. As 120 en 90 egter as teks gestoor word, sal die programmatuur eers na die eerste karakter kyk wanneer sortering gedoen word. In hierdie geval is 120 se “1” kleiner as 90 se “9” en sal 120 voor 90 voorkom.

©akademia (MSW)

Bladsy 106


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

o

Wat met die data gedoen moet word. ʼn Telefoonnommer sal tipies nie as ʼn heelgetal gestoor word nie. Kyk na die selfoonnommer 0831112222. As hierdie nommer as ʼn getal gestoor word, sal dit gesien word as 831 112 222 (Agthonderd-een-en-dertig-miljoen, honderd-en-twaalfduisend, tweehonderdtwee-en-twintig). Dit is egter onnodig omdat daar nooit enige berekenings met ʼn selfoonnommer gedoen word nie. Vir hierdie redes sal ʼn selfoonnommer (of ʼn ID nommer) as teks gestoor word.

Stap 3: Bepaal die koppelvlak. Voordat die koppelvlak tussen die databasis en die gebruiker opgestel word, is dit nuttig om hierdie koppelvlak op papier te ontwerp. Dit is baie belangrik dat hierdie koppelvlak gebruikersvriendelik is en dus maklik om te gebruik. Dit moet amper onmoontlik wees vir ʼn gebruiker om ʼn fout te maak. Jacobs (2006:288) stel die volgende voor: o

Plaas ʼn beskrywende opskrif bo-aan die vorm

o

Gebruik spasiëring om leesbaarheid te verbeter (byvoorbeeld, die hokkies waarin data ingelees word moet nie te naby aan mekaar wees nie.)

o

Gebruik van formatteringstegnieke. Alle veldname kan, byvoorbeeld in donker (bold) gedruk word en ander aanwysings kan in ʼn ander kleur vertoon word.

o

Gebruik kommentaar om die gebruiker te help om die korrekte data in te sleutel. In plaas daarvan om bloot “geslag” op ʼn vorm te plaas, kan “Geslag (M/V)” aandui presies wat van die gebruiker verwag word.

o 3.8

Verandering van die agtergrond en tekskleur.

Bestuur van inligtingsekuriteit

Solank as wat dit moontlik is om finansiële of ander voordeel uit ander se inligting te verkry, sal inligting blootgestel word aan ʼn verskeidenheid gevare. Daar sal altyd iemand wees, plaaslik of selfs in ʼn ander land, wat probeer om onregmatige toegang tot ʼn onderneming of individu se inligting te verkry. Behalwe vir die diefstal van inligting, is die toerusting waarop inligting gestoor word duur en word dit ook aan diefstal blootgestel. Die beveiliging van inligting is ʼn omvattende, deurlopende proses wat ʼn aansienlike hoeveelheid van ʼn onderneming se hulpbronne in beslag neem. 3.8.1

Waarom die bestuur van sekuriteit moeilik is

Om sekuriteit in ʼn onderneming te implementeer behels meer as bloot tegniese verstellings aan ʼn rekenaar of netwerk. Mallery (2009:3) verskaf redes waarom die implementering van netwerksekuriteit soms moeilik is in groot ondernemings:

©akademia (MSW)

Bladsy 107


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Sekuriteit is ongerieflik. Die meeste sekuriteitsmaatreëls vereis van werknemers om met ʼn gebruikersnaam en wagwoord op die netwerk aan te teken. Beter stelsels vereis van werknemers om meer as een keer op ʼn verskeidenheid plekke aan te teken, en soms om hul wagwoorde elke maand te verander. Hierdie proses neem tyd in beslag en mag werknemers se produktiwiteit verlaag.

Rekenaars is kragtig en ingewikkeld. Omdat gebruikers so gemaklik met rekenaars geraak het, vergeet hulle soms die krag wat in rekenaars opgesluit is. Byvoorbeeld, gebruikers glo dat ʼn wagwoord alle data op ʼn hardeskyf beskerm, terwyl dit baie eenvoudig is om toegang tot data op ʼn hardeskyf te verkry, deur bloot die hardeskyf in ʼn ander rekenaar te sit.

Rekenaargebruikers is nie gesofistikeerd nie. Dikwels gebruik rekenaargebruikers ʼn gebruikersnaam en wagwoord om aan te teken, sonder om te verstaan waarom dit nodig is. Gebruikers sal dus hul wagwoorde aan kollegas gee om hul werk te vergemaklik, sonder om die implikasies daarvan te besef. Gebruikers is soms ook nie bedag op buitestanders se pogings om toegang tot inligting te verkry nie.

Toe rekenaars geskep is, is sekuriteit nie in ag geneem nie. Die ontwikkeling en verbetering van rekenaars is altyd gefokus op die take wat die rekenaar kon verrig, nie op die moontlike wyses waarop die rekenaar “aangeval” kon word nie. Sekuriteit moes dus eers later deel van ʼn komplekse stelsel gemaak word, wat die beskerming van rekenaars moeilik maak.

Die huidige tendens is om inligting te deel, nie om dit te beskerm nie. Daar ontstaan toenemend ʼn verskeidenheid gratis, aanlyn produkte wat die deel van inligitng tussen kollegas maklik en moontlik maak. Werknemers is geneig om hierdie produkte te gebruik, wat die data vanuit die onderneming se beskermde omgewing verwyder na ʼn moontlik minder beskermde omgewing. ʼn Voorbeeld hiervan is dropbox wat in Paragraaf 3.9.1 bespreek word.

Toegang tot data kan van oral verkry word. Sommige ondernemings probeer produktiwiteit te verbeter deur dit vir hul werknemers moontlik te maak om toegang tot die onderneming se netwerk vanaf enige plek in die wêreld te verkry. Dit word gewoonlik deur middel van die internet gedoen. Ongelukkig stel hierdie praktyk ook die onderneming bloot aan kuberkrakers (hackers) wat deur dieselfde meganisme kan probeer om toegang tot die data te verkry.

Sekuriteit behels nie slegs apparatuur en programmatuur nie. ʼn Onderneming mag die beste sekuriteitsapparatuur en -programmatuur besit, maar as ʼn werknemer

©akademia (MSW)

Bladsy 108


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels “per ongeluk” sy/haar wagwoord vir ʼn buitestaander gee, sal die data steeds bedreig word. Sekuriteit strek verder as bloot die toerusting – dit is ʼn organisatoriese probleem wat op alle vlakke aangespreek moet word. •

Die misdadigers is wel gesofistikeerd. Populêre media hou daarvan om datadiefstal voor te stel as ʼn verveelde tiener se stokperdjie. Dit is egter nie die geval nie. Kuberkrakers is dikwels gesofistikeerde sekuriteitseksperts wat groot finansiële baat kan vind by die data wat hulle steel. Hulle opleiding, kundigheid, nasionaliteit en motivering verskil so drasties dat dit onmoontlik sal wees vir enige onderneming om ʼn profiel van die “vyand” op te stel.

Bestuur sien sekuriteit bloot as ʼn uitgawe. Dit is soms moeilik om die topbestuur van ʼn onderneming te oortuig wat die waarde van sekuriteit is. Bestuur sien sekuriteit dikwels as ʼn uitgawe wat so laag as moontlik gehou moet word om winste te verhoog. Hoe meer uitgebreid die sekuriteitsplan raak (veral waar uitgawes wat nie direk met apparatuur en programmatuur verband hou nie, betrokke is), hoe moeiliker word dit om die bestuur van die noodsaaklikheid van die uitgawe te oortuig.

3.8.2

Sekuriteit op organisatoriese vlak

Soos reeds genoem, behels inligtingsekuriteit meer as bloot apparatuur en programmatuur. Dit is belangrik dat ʼn kultuur van sekuriteitsbewustheid in ʼn onderneming geskep word. Dit is egter nie so maklik nie, soos wat in Paragraaf 3.8.1 gesien is. Mallery (2009:6) stel tien stappe voor om ʼn onderneming se sekuriteitsvermoëns en -ingesteldheid te verbeter: •

Evalueer die risiko’s en bedreigings. Op watter wyses kan ʼn kuberkraker of enige ander ongemagtige persoon toegang tot die data verkry? Dit is belangrik dat daar op meer as net die toerusting gefokus word. Is personeel kwesbaar om vertroulike inligting per ongeluk in die verkeerde hande te laat beland?

Wees bedag op algehele miskonsepsies. ʼn Algemene miskonsepsie is dat sommige inligting onbelangrik vir kuberkrakers is en dus nie bedreig word nie. Enige inligting wat op ʼn manier aan die internet gekoppel word, word bedreig. En om een deel van ʼn netwerk kwesbaar te laat, kan die res van die netwerk en al die data in die onderneming bedreig.

Verskaf deurlopende IT-opleiding vir personeel. Personeel moet verstaan dat hul handeling die onderneming se sekuriteit kan benadeel. Dit moet duidelik gemaak word waarom gebruikersname en wagwoorde aan personeel uitgereik word. Hoewel dit belangrik is dat die personeel alle sekuriteitsinstruksies noukeurig volg, moet daar

©akademia (MSW)

Bladsy 109


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels ook verduidelik word waarom hierdie instruksies uitgevoer word. Hierdie opleiding moet ook nie slegs eenmalig verskaf word nie, maar dit is ʼn deurlopende proses. •

Dink “buite die boks”. Dit is soms maklik om sekuriteit te fokus op data wat slegs op die onderneming se rekenaars gestoor is. Dit skep ʼn idee van die inligtingdiewe wat “buite” is en die data wat “binne” die onderneming is. Dit is egter nie altyd die geval nie. Dikwels sal werknemers hul data buite die grense van die onderneming neem. Dit word gewoonlik met goeie bedoelings gedoen om produktiwiteit te verbeter. Die oomblik wat hierdie data egter die onderneming verlaat, is die interne sekuriteitsmaatreëls nie meer hierop van toepassing nie. ʼn Sekuriteitsplan moet hiervoor voorsienning maak.

Ontwikkel ʼn sekuriteitskultuur. As werknemers goed opgelei word in die moontlike bedreigings tot sekuriteit, sal hulle nie net die sekuriteitsinstruksies nakom nie, maar sal hulle bedag wees op enige prosedure wat moontlik die sekuriteit bedreig. ʼn Werknemer wat graag werk huis toe wil neem, mag onmiddellik die gevare daaraan verbonde identifiseer en met sekuriteitspesialiste saamwerk om dit moontlik te maak.

Identifiseer en gebruik ingeboude sekuriteitshulpmiddels in die bedryfstelsel. Netwerkbedryfstelsels het dikwels ingeboude sekuriteitshulpmiddels waarvan gebruikers nie bewus is nie. Aangesien daar reeds vir die bedryfstelsel betaal is, maak dit sin om eerstens hierdie hulpmiddels te gebruik voordat addisionele programmatuur aangekoop word.

Moniteer stelsels. Selfs die beste sekuriteitstelsels mag swakpunte hê. Dit is dus belangrik om gedurig die prestasie van hierdie stelsels te moniteer. Dit is ook belangrik om nooit van slegs een stelsel gebruik te maak nie.

Laat ʼn onafhanklike party ʼn sekuriteitsoudit uitvoer. Wanneer ʼn bestuurder of sekuriteitspesialis ʼn aansienlike hoeveelheid ure se werk in die beveiliging van ʼn netwerkstelsel ingesit het, mag dit vir hom/haar moeilik wees om die effektiwiteit daarvan objektief te evalueer. Dit is daarom belangrik om ʼn onafhanklike, eksterne party aan te stel om ʼn sekuriteitsoudit uit te voer.

Moenie die basiese sekuriteitsbeginsels vergeet nie. Ten spyte van die groot hoeveelheid gesofistikeerde sekuriteitshulpmiddels wat beskikbaar is, is daar ʼn paar basiese beginsels wat dikwels vergeet word. Voorbeelde sluit in: o

Verander die verstekwaardes (default values) van wagwoorde.

o

Laat slegs goeie, ingewikkelde wagwoorde toe. ʼn Wagwoord soos “$sol5#teit” is baie moeiliker om te raai as “solidariteit”.

©akademia (MSW)

Bladsy 110


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Dateer alle programmatuur gereeld op. Daar word daagliks nuwe programmatuur geskryf om kuberkrakers toegang tot rekenaars te gee. Vir hierdie rede word sekuriteitsprogrammatuur ook gereeld verander. Dit is belangrik dat die onderneming dus hierdie programmatuur opdateer.

3.8.3

Verskillende aspekte van sekuriteit waaraan aandag gegee moet word.

Die bestuur van datasekuriteit vind op ʼn verskeidenheid vlakke plaas – van die fisiese beskerming van apparatuur tot die opleiding van personeel (Caballero, 2009:236). Caballero (2009:236) identifiseer die agt tegnologieë en prosesse waar sekuriteitsbestuur moet plaasvind. Elkeen word hieronder kortliks bespreek (Caballero, 2009:236): •

Fisiese sekuriteit. Maatreëls moet in plek gestel word om die fisiese apparatuur en programmatuur in die onderneming te beskerm. Dit sluit, onder ander, in: Rekenaars en hul onderskeie onderdele, drukkers, programmatuur en rekenaarkabels.

Datasekuriteit. Toegang tot data moet beperk word tot die persoon wat deur die onderneming gemagtig is om toegang tot daardie data te verkry. Datasekuriteit behels dus die versekering dat ʼn ongemagtigde persoon nie toegang tot data mag kry nie.

Stelsels- en netwerksekuriteit. Dit moet ook onmoontlik wees vir enige buitepersone om toegang tot die netwerk te verkry. Selfs al kan ʼn ongemagtige persoon tot op die perseel van die onderneming kom en sy/haar rekenaar by die stelsel inprop, moet dit steeds nie vir hom/haar moontlik wees om toegang tot die netwerk te verkry nie.

Bedryfskommunikasiestelsels. Moderne sakeondernemings het ʼn verskeidenheid wyses waarop hulle met ander ondernemings kommunikeer. Soms behels hierdie kommunikasie ʼn gedeeltelike integrasie van die twee ondernemings se rekenaarstelsels. In die gevallestudie mag Sally moontlik Groenberg se inventarisstelsel integreer met ʼn verskaffer se bestellingstelsel. Sodoende sal die verskaffer outomaties ʼn bestelling ontvang as voorraad ʼn sekere minimum-grens bereik. Dit is egter belangrik dat iemand wat by die verskaffers werk nie toegang tot ander data op Groenberg se stelsel verkry nie.

Ongeleide (koordlose) tegnologie (wireless technology). Ongeleide tegnologie maak dit baie makliker vir personeel om met, byvoorbeeld, skootrekenaars rond te beweeg. Ongeleide media is egter meer blootgestel aan onregmatige toegang van buitestaanders, omdat dit nie nodig is vir ʼn persoon om sy/haar rekenaar fisies by die netwerk in te prop om toegang te verkry nie. Dit is in sommige gevalle nie eens nodig

©akademia (MSW)

Bladsy 111


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels om binne-in die onderneming se gebou te sit om toegang te verkry nie. Dit is daarom belangrik om spesiale aandag te gee aan die sekuriteit van ongeleide media. •

Web- en toepassingstegnologie (programmatuur). Die skade wat aan ʼn maatskappy deur sy webtuiste aangerig kan word, is groot. Kuberkrakers verkry soms toegang tot die dokumente op ʼn webtuiste en kan dit verander – sodoende kan kliënte wat die onderneming vertrou persoonlike inligting aan die kuberkraker verskaf sonder dat hulle of die onderneming daarvan bewus is.

Sekuriteitsbeleid en -prosedure. As die programmatuur, apparatuur, netwerke en ander tegnologieë beveilig is, is dit nodig om seker te maak dat almal in die onderneming saamwerk om hierdie tegnologieë so effektief as moontlik te implementeer. Hiervoor moet ʼn beleid opgestel word. So ʼn beleid sal tipies die volgende insluit (Caballero, 2006:248): o

ʼn Oorsig van die onderneming se filosofie aangaande sekuriteit.

o

Inligting aangaande die rol en verantwoordelikhede van al die werknemers in die onderneming om sekuriteit te verseker.

o

Die doel van die sekuriteitsbeleid.

o

Watter sekuriteitstegnologieë deur werknemers gebruik gaan word in die uitvoer van hul dag-tot-dag pligte, en hoe elk van hierdie tegnologieë gebruik moet word.

Sekuriteitsopleiding en -bewusmaking van personeel. Personeel moet deurlopend bewus gemaak word van sekuriteitskwessies en opgelei word om die sekuriteit van die onderneming se inligting te alle tye te verseker.

3.9

Die beheer en verspreiding van inligting

Die beskikbaarheid van inligting het in die laaste paar dekades drasties toegeneem. Waar inligting in die verlede hoofsaaklik in boeke en artikels beskikbaar was, is ʼn groot hoeveelheid inligting van biljoene bronne reg oor die wêreld vandag beskikbaar. ʼn Student wat inligting oor netwerksekuriteit benodig, sou dertig jaar gelede beperk gewees het tot sy/haar naaste biblioteek. ʼn Internetsoektog op Google, verskaf vandag egter 109 miljoen resultate!

Figuur 3.10: ʼn Google soektog vir inligtingsekuriteit lewer 109 miljoen resultate

©akademia (MSW)

Bladsy 112


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Die beskikbaarheid van inligting het dus geweldig toegeneem. Tog is daar ondernemings wat daarin spesialiseer om inligting te koop en te verkoop. Waarom sou enige iemand bereid wees om inligting te koop as dit dan so vrylik op die internet beskikbaar is? Die antwoord is eenvoudig: Daar is so ʼn groot hoeveelheid inligting beskikbaar, dat dit toenemend moeilik word om die relevante en akkurate inligting te skei van dit wat waardeloos is. Sakeondernemings is bereid om vir goeie kwaliteit inligting te betaal. ʼn Soektog na inligtingsekuriteit sal heelwat bronne gee, maar om ʼn hoë-kwaliteit, geakkrediteerde akademiese artikel oor die tema te verkry, sal ʼn navorser bereid moet wees om te betaal. Tog is daar ondernemings wat groot inkomste verkry deur inligting gratis te versprei. Ander ondernemings sien die versameling en (gratis) verspreiding van inligting as liefdadigheidswerk. Wikipedia (www.wikipedia.org) is ʼn nie-winsgerigte organisasie waar duisende vrywilligers hul kennis op ʼn sentrale databasis beskikbaar stel. Verskeie akademiese instellings stel ook soms inligting beskikbaar op die internet. Ander ondernemings verdien egter ʼn inkomste deur inligting gratis te versprei. As ʼn onderneming hoë kwaliteitinligting op die internet beskikbaar stel, is die aanname dat ʼn groot hoeveelheid gebruikers hierdie inligting sal lees. As gevolg van die toename in verkeer na hierdie blad, kan ander ondernemings dan, teen ʼn koste, ʼn advertensie op hierdie blad plaas. ʼn Goeie voorbeeld is nuusagentskappe. Media 24 se nuusafdeling (www.news24.com) stel nuus gratis op die internet beskikbaar. Enige besoeker aan die webtuiste sal egter gou agterkom dat daar ʼn aantal advertensies op hierdie blad gesien kan word. Dit is ook moontlik vir individue om geld te maak deur inligting op die internet beskikbaar te stel. Groot advertensie-maatskappye (soos Google) het hierdie proses so maklik gemaak dat ʼn IT-agtergrond nie eers nodig is. Dit is ook nie nodig vir die persoon wat die webblad skep om enige kontak met die adverteerders te maak nie. Elke keer wat ʼn gebruiker op die advertensie klik, word die eienaar van die webblad se rekening outomaties gekrediteer en die adverteerder sʼn gedebiteer. Vir meer inligting, besoek http://www.google.com/adsense/ (gratis registrasie as ʼn Google gebruiker is nodig – Gmail rekeninge se aanteken-detail kan ook gebruik word). 3.9.1

Hoe inligting versprei word

Daar bestaan ʼn verskeidenheid wyses waarop inligting oor die internet versprei kan word. Die meeste van hierdie tegnologieë behels gratis verspreiding van inligting, hoewel feitlik al die tegnologieë die moontlikheid vir advertensie-inkomste moontlik maak. Hieronder is slegs ʼn paar voorbeelde:

©akademia (MSW)

Bladsy 113


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Dropbox. Dropbox (en soortgelyke tegnologieë) verskaf ʼn koppelvlak waar gebruikers dokumente kan deel. ʼn Lêergids (folder) word op ʼn sentrale plek op die internet geskep en alle gebruikers het dan toegang tot hierdie lêergids. Dropbox werk in sommige gevalle beter as e-pos, veral as ʼn verskeidenheid gebruikers aan een dokument moet werk. Met e-pos is dit moontlik dat die gebruikers aan verskillende weergawes van dieselfde dokument werk en dat verwarring kan ontstaan. Met Dropbox word hierdie probleem egter uitgeskakel. Alle gebruikers werk op dieselfde dokument. Figuur 3.11 toon ʼn skermuitdruk van Dropbox.

Figuur 3.11: ʼn Skermafdruk van Dropbox •

Sosiale Media. Sosiale media is tegnologie wat sosiale interaksie tussen gebruikers moontlik maak. Die bekendste voorbeelde hiervan is Facebook, MySpace en Twitter. Gebruikers word toegelaat om profiele te skep en kan dan kontak met vriende (en vreemdelinge) maak. Sosiale media was aanvanklik slegs vir sosiale doeleindes gebruik (hoewel die stigters van hierdie platforms groot inkomstes uit advertensies verdien), maar word toenemend deur ondernemings gebruik. Ondernemings en niewinsgerigte organisasies gebruik sosiale media om nouer kontak met kliënte en lede te bewerkstellig. Sosiale media is gewoonlik meer dinamies as statiese webtuistes en

©akademia (MSW)

Bladsy 114


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels inligting kan vinniger versprei word. Figuur 3.12 verskaf ʼn skermuitdruk van Solidariteit se bladsy op Facebook:

Figuur 3.12: Solidariteit se ondersteunersblad op Facebook •

Blogging. Die woord Blog is afkomstig van die woord “Weblog” wat dui op ʼn aanlyndagboek. ʼn Blog is ook oorspronklik gebruik as ʼn medium vir individue om daagliks, weekliks of maandeliks inligting aan volgelinge (persone wat die Blog lees) te verskaf. Die temas van Blogs kan wissel van IT tot Italiaanse resepte, van motors tot films, tot die persoonlike lewens van glanspersone. Sakeondernemings het natuurlik ook hierdie geleentheid aangegryp en Blogs geskep. ʼn Onderneming wat kruideniersware verkoop sal byvoorbeeld resepte op hul Blog verskaf.

Podcasting. Podcasting is die beskikbaarstel van multimedia-lêers op die internet. Hierdie lêers word gewoonlik periodiek beskikbaar gestel en is in die vorm van ʼn videogreep of oudiogreep. ʼn Universiteit kan byvoorbeeld ʼn lesing opneem en dit op die internet aan studente beskikbaar stel. Studente kan dan die video of klankopname aflaai en later luister.

Die lys van tegnologieë en webtuistes wat die verspreiding van inligting moontlik maak is natuurlik baie langer. Die bogenoemde lys behoort slegs as ʼn inleiding te dien. Dit is belangrik om te onthou dat, sodra inligting aan die publiek bekendgestel is, dit baie moeilik is om weer beheer oor daardie inligting te verkry. Ondernemings (en individue) moet dus baie

©akademia (MSW)

Bladsy 115


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels mooi besin voordat hulle inligting wat moontlik vertroulik kan wees aan die publiek bekendstel. 3.10 Samevatting Inligtingsbestuur is ʼn doelbewuste proses waardeur inligting versamel en gebruik word om besluitneming op alle vlakke van die onderneming te ondersteun. Hoewel daar ooreenkomste tussen inligtingsbestuur en IKT-bestuur is, is hierdie twee funksies drasties verskillend. Die kostes verbonde aan die swak bestuur van inligting moet nooit buite rekening gelaat word wanneer daar na die kostes van inligtingsbestuur gekyk word nie. Wanneer ʼn inligtingsbestuurstrategie opgestel word, moet daar na die risiko's of moontlike verliese gekyk word, sowel as die moontlike voordele wat deur voldoende inligtingsbestuur verkry kan word. Om behoorlik inligtingsbestuur te doen, moet daar na vier prosesse gekyk word. Hulle is 1) die versameling van inligting, 2) die analise van inligting, 3)die kommunikasie van inligting, en 4) die stoor van inligting. Die versameling van inligting kan in vyf stappe ingedeel word, naamlik verantwoordbaarheid, datadefinisies, standaardisasie, kwaliteitskontrole, en vaardighede. Analise kan beide elektronies en deur bestuur gedoen word. Elektroniese analise kan komplekse berekeninge moontlik maak. Die ervaring van bestuur maak analise moontlik wat nie deur ʼn rekenaar gedoen kan word nie. Die kommunikasieproses wat by inligting van toepassing is, bestaan uit vier stappe: formulering, stuur, ontvangs en interpretasie. Alle inligting wat gestoor word, word in ʼn databasis gestoor. ʼn Databasis hoef nie noodwendig elektronies te wees nie, maar die meeste inligting wat formeel deur ʼn onderneming versamel word, word in ʼn elektroniese databasis gestoor. ʼn Verskeidenheid databasisprogrammatuur bestaan, maar die meeste van hierdie programmatuur maak voorsienning vir tabelle (met velde en rekords), navrae en ʼn gebruikerskoppelvlak. Om ʼn databasis te beplan, moet ten minste drie belangrike stappe gevolg word: 1) Beplan die velde wat benodig word, 2) bepaal die datatipes van hierdie velde en 3) bepaal die koppelvlak. Om inligting te beveilig behels meer as aanpassings wat aan apparatuur en programmatuur gedoen moet word en vereis ʼn holistiese benadering wat personeel-opleiding insluit. As gevolg van ʼn verskeidenheid organisatoriese faktore is dit baie moeilik om die inligtingsekuriteit te verseker. ʼn Inligtingsekuriteitsplan moet op verskeie vlakke geïmplementeer word: fisiese sekuriteit, datasekuriteit, bedryfskommunikasiestelsels, ongeleide tegnologie, web- en toepassingstegnologie, sekuriteitsbeleid- en prosedure, sekuriteitsopleiding en -bewusmaking van personeel.

©akademia (MSW)

Bladsy 116


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Inligting kan op ʼn verskeidenheid wyses na die publiek versprei word. Sosiale media, blogs en podcasts is voorbeelde hiervan. Wanneer ʼn onderneming egter inligting oor die internet versprei is dit baie moeilik om weer beheer oor daardie inligting te verkry.

©akademia (MSW)

Bladsy 117


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 3.11 Selfevaluering Aktiwiteit 15 Verwys na die gevallestudie aan die begin van hierdie studie-eenheid. Sally besef dat Mnr. Jones nog nooit enige doelbewuste poging aangewend het om inligting in die onderneming te bestuur nie. Deur na die definisie van inligtingsbestuur te verwys, bespreek die aard en belangrikheid van inligtingsbestuur. Aktiwiteit 16 Verwys na die gevallestudie aan die begin van hierdie studie-eenheid. Bespreek die wyses waarop Sally inligting oor kliënte en hul gewoontes kan versamel. Verwys na die vyf stappe wat by die versameling van inligting betrokke is. Aktiwiteit 17 Verwys na die gevallestudie aan die begin van hierdie studie-eenheid. Sally het jou plan gebruik om inligting te versamel. Sy wil dit egter in ʼn databasis stoor. Ontwerp hierdie databasis (op papier) deur die volgende te doen:

1. Bepaal al die velde wat benodig word. 2. Bepaal die datatipe van elke veld. 3. Teken ʼn tabel om aan te dui hoe die rekords gestoor gaan word. 4. Ontwerp ʼn gebruikerskoppelvlak (op papier) waardeur die gebruiker die nodige data kan insleutel. Aktiwiteit 18 Verwys weer na die gevallestudie aan die begin van hierdie studie-eenheid. Stel nou vir Sally ʼn plan op om inligtingsekuriteit in Groenberg te verseker. Neem sowel die organisatoriese as tegniese aspekte in ag. Aktiwiteit 19 Verwys na die gevallestudie aan die begin van hierdie studie-eenheid. Verduidelik hoe Sally sosiale media kan gebruik om meer mense bewus te maak van Groenberg restaurant.

©akademia (MSW)

Bladsy 118


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

StudieStudie-eenheid 4: Eindgebruikdienslewering

4.1

Studie-eenheid leeruitkomstes

Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 4 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer:

ʼn Begrip van die konsep van eindgebruiker

Dienste verskaf aan eindgebruikers

Opleiding van eindgebruikers

IT en produktiwiteit

Vaardighede Jy sal ook in staat wees om:

Tussen die beginsels van eindgebruikerondersteuning te onderskei.

Die dienste wat aan eindgebruikers verskaf word, te skets.

Die belangrikheid van eindgebruikeropleiding te verduidelik.

Eindgebruikerproduktiwiteit te kan beskryf.

ʼn Opleidingsplan vir ʼn spesifieke groep eindgebruikers op te stel.

Voorstelle te maak aangaande die ondersteuning wat eindgebruikers in ʼn spesifieke konteks benodig.

©akademia (MSW)

Bladsy 119


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 4.2

Verrykende bronne •

Maatskappy wat IT-ondersteuningsdienste bied: www.sysarc.com , www.fiveriverssupport.com

Verskeidenheid van IT- en eindgebruikerkursusse wat beskikbaar is: www.newhorizons.com

4.3

Hoe kan jy jou begrip verbeter?

Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord

Omskrywing

Eindgebruiker

ʼn Eindgebruiker is die persoon wat die inligtingstelsel (programmatuur en apparatuur) gaan (of moontlik gaan) gebruik.

Gebruikersweerstand Gebruikersweerstand vind plaas as die gebruikers vir een of ander rede nie hul volle samewerking wil gee tydens enige van die fases van die stelselontwikkelingsproses nie. Gebruiker-

Die verskille tussen gebruikers en die IT-span ten opsigte van

ontwerperkommuni-

agtergrond, belange en prioriteite.

kasiegaping IT- infrastruktuur

Alle apparatuur, programmatuur, netwerke en stelsels wat nodig is om in die onderneming se IT-behoeftes te voorsien.

IT-diensverskaffer

ʼn Onderneming wat een of ander IT-verwante diens aan individuele kliënte of ondernemings lewer.

Rampbeheer

ʼn Metode om risiko’s wat deur moontlike rampe (natuurlik en mensgemaak) veroorsaak word, te bestuur.

Sosiale

Sosiale ingenieurswerk vind plaas wanneer gebruikers deur

ingenieurswerk

leuens en ander bedrieglike wyses aangemoedig word om

(Social engineering)

persoonlike of sekuriteitsinligting te verskaf en sodoende ongemagtige persone toegang tot vertroulike inligting te gee.

Tutoriaal

ʼn Aanlyn kursus wat gewoonlik gratis aan gebruikers beskikbaar gestel word.

Produktiwiteit

Die hoeveelheid afvoer (output) wat verkry word vir ʼn spesifieke hoeveelheid van arbeid en ander hulpbronne.

©akademia (MSW)

Bladsy 120


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 4.4

Inleiding

Alle inligtingstelsels word geskep met ʼn spesifieke eindgebruiker in gedagte. Dit gebeur egter dikwels dat hierdie eindgebruikers se behoeftes nie in alle fases van die ontwikkelingsproses in ag geneem word nie. Omdat daar so ʼn groot verskil tussen die agtergrond, belange en prioriteite van die IT-personeel en die eindegebruikers is, gebeur dit dikwels dat eersgenoemde die behoeftes van die eindgebruikers probeer raai of heeltemal ignoreer. Sulke gedrag lei dikwels tot gebruikersweerstand en tot die mislukking van die inligtingstelsel. Hierdie Studie-eenheid kyk na die eindgebruiker – wie hulle is en waarom hulle belangrik is. Daar word ook gekyk watter probleme kan opduik as gebruikers nie behoorlik in ag geneem word nie. Tweedens word die dienste wat aan eindgebruikers gelewer word, bespreek. In die derde plek word een van hierdie dienste, opleiding, in meer besonderhede ondersoek. Laastens word daar na die begrip ‘produktiwiteit’ gekyk en hoe IT-produktiwiteit kan beïnvloed. 4.5

Die belangrikheid van eindgebruikers

Bestudeer die volgende gevallestudie. Gevallestudie 4.1 Lekkerluister is ʼn klein, maar dinamiese, plaaslike radiostasie. Lekkerluister het tien werknemers. Elke radioprogram se beplanning word in detail op die rekenaar gedoen – die programmatuur wat hiervoor gebruik word is deur Lekkerluister self ontwikkel. Bettie, ʼn ITkenner, word deur die bestuur van Lekkerluister genader om alle inligtingstegnologie in die onderneming te bestuur. Daar sal ook van Bettie verwag word om die huidige rekenaarstelsel met ʼn administratiewe stelsel te integreer. Bettie doen eerstens ʼn ondersoek na die tegnologie wat tans gebruik word. Dit blyk dat daar ʼn groot verskil tussen die rekenaarvaardighede van die personeel is. Bettie identifiseer veral drie werknemers wat tipiese voorbeelde van hierdie verskille na vore bring. Hulle is:

Tienie. Tienie is ʼn administratiewe beampte wat die telefoon beantwoord, versoeke neerskryf en basiese navrae hanteer. Tienie het nog nooit op ʼn rekenaar gewerk nie en erken aan Bettie dat sy ʼn vrees het vir enige moderne tegnologie. Sy glo dat sy geen behoefte aan ʼn rekenaar het nie, maar as sy verplig word om met ʼn rekenaar te werk, sal sy haar bes probeer.

Johannes. Johannes is ʼn radio-omroeper. Hy is gemaklik met basiese rekenaarpakkette soos Microsoft Word, Excel en Powerpoint, asook met Luister-

©akademia (MSW)

Bladsy 121


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Xtreme – die programmatuur wat die radiostasie self ontwikkel het. Hy sal egter nie ʼn stukkende rekenaar kan herstel nie en weet niks van programmering af nie.

Tommy. Tommy is die onderneming se rekenaarkenner. Hy was die programmeerder van Luister-Xtreme. Hy doen algemene herstelwerk aan al die rekenaars en help personeel wat enige IT-verwante probleme ondervind. Tommy noem aan Bettie dat die werk vir hom te veel geword het. Hy sou baie eerder net die netwerk wou ondersteun en programmeer, en glad nie met die ander personeel wou werk nie.

Bettie besef dat enige poging om nuwe programmatuur of ʼn nuwe inligtingstelsel aan die onderneming bekend te stel, sal beteken dat sy al hierdie verskillende gebruikers in ag moet neem. Sy sal vooraf moet bepaal hoe Tienie se administratiewe behoeftes deur die stelsel in ag geneem moet word. Dan sal sy na Johannes se behoeftes in die studio moet kyk. Sy sal ook moet kyk wat die vaardighede van Tommy is om die oplossing te kan skep. 4.5.1

Wat is ʼn gebruiker?

Dit is soms moeilik om te bepaal wie as gebruikers gesien kan word. Is Tommy ʼn gebruiker? Hy gebruik netwerkprogrammatuur en Microsoft se Office pakkette. Maar hy skep ook programmatuur en ondersteun ander gebruikers? Tienie, aan die ander kant, gebruik glad nie rekenaars nie. Beteken dit dat sy nie ʼn gebruiker is nie? As ʼn nuwe administratiewe stelsel geïmplementeer word, sal Tienie se insae wel benodig word, al verlaat sy die maatskappy voordat daar op die nuwe stelsel gewerk word. Streng gesproke is ʼn gebruiker ʼn persoon wat die inligtingstelsels (programmatuur en apparatuur) gaan (of moontlik kan) gebruik. Of iemand as ʼn gebruiker geklassifiseer kan word, hang dus ook af van die tipe inligtingstelsel wat geïmplementeer word. As ʼn nuwe administratiewe stelsels gebruik sou word, is die kanse groter dat Tienie ʼn gebruiker sal wees. As daar egter veranderings aan die radioprogrammatuur gemaak word, sal Johannes weer die gebruiker wees. Albei kan egter gebruikers wees van ʼn stelsel wat albei hierdie programme integreer (ʼn administratiewe program gekombineer met die radioprogram). Gebruikers is moontlik die belangrikste belangegroep wanneer daar na die implementering of skep van nuwe inligtingstelsels gekyk word (Laudon & Laudon, 2006:580). ʼn Inligtingstelsel wat nie aan die behoeftes van die gebruikers voldoen nie, is ʼn mors van groot hoeveelhede geld. Dit is dus belangrik dat die gebruikers van die begin af by die nuwe stelsel se beplanning en ontwerp betrek moet word, asook by die implementering en nasorgdiens. As gebruikers nie behoorlik in ag geneem word nie, kan dit lei tot weerstand wat die sukses van enige inligtingstelsel kan benadeel.

©akademia (MSW)

Bladsy 122


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 4.5.2

Gebruikersweerstand

Weerstand van gebruikers vind plaas as die gebruikers vir een of ander rede nie hul volle samewerking wil gee tydens enige van die fases van die stelselontwikkelingsproses nie. Die redes hiervoor kan wyd wees, maar dit gebeur dikwels wanneer die IT-span verantwoordelik vir die ontwikkeling nie die gebruikers behoorlik in ag neem nie. Die volgende moet in ag geneem word om gebruikersweerstand tot die minimum te beperk (Laudon & Laudon, 2006:280): •

Gebruikers kan aktiewe lede van die ontwikkelingspan wees. Deur gebruikers deel te maak van die span wat die nuwe stelsel ontwerp, word verseker dat die behoeftes van die gebruiker van die begin af in ag geneem word. Dit sal dan ook help dat die nuwe stelsel so goed as moontlik in die behoeftes van die gebruikers voorsien.

Die redes vir weerstand moet vasgestel word. Sommige gebruikers mag die nuwe (of aangepaste) stelsel verwelkom omdat hulle dit as ʼn verbetering op hul werksomstandighede sien. Ander mag dalk dink (en soms is hulle reg) dat die stelsel vir hul meer werk sal veroorsaak, of hul werksomstandighede sal benadeel.

Gebruikers moet in die implementeringstrategie ook in ag geneem word. As die gebruik van die stelsel nie verpligtend is nie, mag sommige gebruikers verkies om nie die stelsel te gebruik nie. As dit wel verpligtend is, mag weerstand die vorm aanneem van verhoogde foute, ontwrigting, verhoogde personeelomset en selfs sabotasie. Die implementeringsfase is dus ʼn baie sensitiewe fase en dit is daarom van kritieke belang dat elke gebruiker in ag geneem moet word. Dit is nodig vir die IT-span om elke gebruiker se vrese of moontlike probleme met die stelsel in ag te neem – ʼn gebruiker moet nooit die gevoel kry dat hy/sy geïgnoreer word nie.

Doelgerigte strategieë om gebruikersweerstand te oorkom sluit in (Laudon & Laudon, 2006:580): o

Gebruikersdeelname in elke fase van die ontwikkelingsproses. Nie net help dit om gebruikersweerstand te beperk nie, maar dit verseker ook die kwaliteit van die stelsels omdat dit aan die behoeftes van gebruikers voldoen.

o

Opleiding van gebruikers.

o

Neem die gebruikers in ag by die opstel van ʼn IT- (en ander bestuurs-) beleid.

o

Verskaf aansporings (finansieel of ander) aan gebruikers wat wel die stelsel gebruik.

©akademia (MSW)

Bladsy 123


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Die probleme wat weerstand veroorsaak moet opgelos word voordat die stelsel geïmplementeer word.

4.5.3

Die gebruiker-ontwerperskommunikasiegaping

Die verhouding tussen gebruikers en die IT-spesialiste wat inligtingstelsels moet implementeer is tradisioneel ongemaklik. Die rede hiervoor is die groot verskille in die twee groepe se agtergrond, belange en prioriteite: Hierdie verskille word ʼn gebruikerontwerperskommunikasiegaping genoem (Laudon & Laudon, 2006:573). Om hierdie verskil te illustreer kan daar na Tienie en Tommy gekyk word. Tommy sal die ideale stelsel vir die maatskappy beskryf aan die hand van al die wonderlike (en tegnologies gevorderde) funksies wat die stelsel kan verrig. Vir Tienie sal die ideale stelsel haar werk minder en makliker maak. Tienie sal nie beïndruk word deur hoe tegnologies-gevorderd die stelsel is nie. Tommy sal egter ʼn eenvoudige stelsel as vervelig sien. Wanneer Tienie oor haar werk praat, sal sy nie IT-terminologie gebruik nie. Die “taal” wat sy sal gebruik, sal baie nou aan haar daaglikse take verwant wees. Tommy, aan die ander kant, se woordeskat sal belaai wees met IT-vakterminologie. Iemand soos Bettie sal dus die vaardigheid moet besit om die verskille tussen dié twee personeellede te oorkom. 4.6

Dienste verskaf aan eindgebruikers

Behalwe vir die feit dat Bettie en haar IT-departement die nuwe stelsel sal moet implementeer en dus die gebruikers van die begin af sal moet betrek, is daar ook ander ondersteuningsdienste wat aan eindgebruikers gelewer moet word. Die volgende hoofkategorieë van ondersteuning is van belang: 4.6.1

Ondersteuning deur die verskaffing van IT-infrastruktuur.

Deur die verskaffing van apparatuur, programmatuur en netwerke, verskaf die ITdepartement aan gebruikers hulpmiddels om hul daaglikse werk te vergemaklik. Die doel van IT in ʼn onderneming is, onder andere, om die produktiwiteit van werknemers te verbeter. Dit is belangrik dat die eindgebruikers in ag geneem word – indien die implementering van IT-oplossings nie verbeterde produktiwiteit (of dan ander strategiese voordele) tot gevolg het nie, is die geld wat daaraan spandeer word ʼn vermorsing. Gestel Bettie implementeer ʼn nuwe stelsel wat dit vir luisteraars moontlik maak om op die internet versoeke en navrae aan die onderneming te verskaf. As hierdie data direk vir die radio-omroepers gestuur word, verminder dit Tienie se werk en kan sy haar tyd aan ander belangrike sake spandeer. As Tienie egter self hierdie navrae en versoeke vanaf die internet moet kry (en dit nie direk vir die radio-omroepers gestuur word nie), kan dit tot gevolg hê dat haar werk bemoeilik word. As sy dan nog sukkel om die nuwe stelsel baas te raak, mag haar

©akademia (MSW)

Bladsy 124


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels produktiwiteit (en moraal) afneem. In so ʼn geval kan dit gebeur dat die nuwe stelsel nie sy volle potensiaal bereik nie. Twee belangrike take wat te make het met die verskaffing van IT-infrastruktuur is die bestuur van fasiliteite (in terme van die apparatuur) en die behoeftebepaling van gebruikers in terme van programmatuur:  Die bestuur van IT-fasiliteite word dikwels onderskat. Daar is ʼn groot aantal funksies wat die IT-departement moet verrig. (Sommige van hierdie funksies kan ook deur ander departemente, byvoorbeeld logistiek, verrig word. Dit is egter belangrik dat die IT-bestuur hiervan bewus moet wees.) ʼn Paar aspekte wat met fasiliteitbestuur verband hou, word hieronder bespreek (www.techrepublic.com): •

Lugverkoeling. Vir alle apparatuur is daar ʼn ideale temperatuur waaronder sodanige apparatuur moet funksioneer. Indien die vertrek waarin hierdie apparatuur voorkom te warm is, kan dit die werking van rekenaars belemmer, of die lewensduur van die apparatuur verkort.

Vogtigheid. Die gevaar van statiese elektrisiteit wissel afhangende van die apparatuur. Vir gewone rekenaars mag statiese elektrisiteit nie so groot probleem wees nie, maar daar bestaan apparatuur wat deur gewone statiese elektrisiteit beskadig kan word. Vir hierdie apparatuur word die vertrekke waar dit voorkom, gewoonlik vogtig gehou om statiese elektrisiteit te voorkom.

Kragverskaffing. Enige vertrek wat ʼn groot hoeveelheid krag bevat, het addisionele kragbehoeftes. Die kragpunte in hierdie vertrekke moet sodanig opgestel word dat dit nie die veiligheid van die gebou bedreig nie en dat kragonderbrekings nie sal plaasvind nie. Daar moet ook noodkrag verskaf word aan kritieke stelsels (byvoorbeeld deur Uninterrupted Power Supply of UPS) sodat die stelsels se werkings nie deur ʼn kragonderbreking benadeel word nie.

Water-bespeuring. Die meeste elektriese apparatuur is sensitief vir enige kontak met water. Indien hierdie apparatuur met water in aanraking kom, sal dit die onderneming groot skade berokken. Dit is dus belangrik vir die onderneming om op een of ander wyse onmiddellik te weet as daar water in die vertrek voorkom – water kan voorkom as ʼn waterpyp lek of bars, of na groot reënstorms.

Brand-bespeuring. Elke vertrek met duur apparatuur moet teen brandgevaar beskerm word. Dit is egter ʼn moeilike maatreël om te tref, omdat water (wat gebruik word om brande te bestry) ook nadeling vir die apparatuur kan wees.

©akademia (MSW)

Bladsy 125


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Beskerming teen aardbewings. Die onlangse krisis by die Japannese kernkragsentrale, Fukushima, het die wêreld weereens laat besef hoe belangrik dit is om alle tegnologiese fasiliteite teen die ergste moontlik natuurrampe te beskerm. ʼn Risiko-analise is nodig om te bepaal wat die effek sal wees as die onderneming deur ʼn aardbewing getref word.

Alarmstelsels. Soos reeds genoem, is fisiese diefstal ʼn bedreiging vir enige onderneming met duur apparatuur. Alarmstelsels en ander fisiese sekuriteitsmaatreëls moet dus ook in plek wees.

Gereelde diens van apparatuur. Apparatuur se lewensduur kan verleng word deur dit gereeld na te gaan vir kleiner foute wat tot groter skade kan lei.

 Gebruikersbehoefte-analise. Die behoeftes van gebruikers in terme van programmatuur word in meer besonderhede in die laaste studie-eenheid bespreek. Die belangrikheid van eindgebruikers by die ontwikkeling of aankoop van programmatuur kan egter nie oorbeklemtoon word nie. Die gebruiker is moontlik die belangrikste belangegroep wat in ag geneem word wanneer nuwe programmatuur geskep of aangekoop word. Hoewel die strategie van die onderneming in ag geneem moet word, is dit die eindgebruikers wat die programmatuur gaan gebruik. Om gebruikersweerstand te voorkom moet die gebruikers se behoeftes dus in ag geneem word. Indien genoeg tyd spandeer word om presies te bepaal hoe die nuwe programmatuur die gebruikers se behoeftes gaan vervul (en hul werk beïnvloed), is die kanse vir suksesvolle implementering soveel hoër. Die volgende stappe kan gevolg word (http://nces.ed.gov): •

Stap 1: Versamel inligting wat met gebruikers se behoeftes verband hou. Dit is belangrik dat hierdie stap voldoende beplan word. Dit is moontlik dat sommige gebruikers bang is vir verandering en die idee sal probeer skep dat daar geen behoefte aan nuwe programmatuur is nie. Ander gebruikers sal moontlik weer so desperaat vir nuwe programmatuur wees dat hulle die belangrikheid van sekere behoeftes sal oorbeklemtoon. Gebruikers se behoeftes kan op ʼn verskeidenheid wyses bepaal word, insluitend: onderhoude met gebruikers; waarneming van gebruikers; invul van vraelyste; en deur te kyk wat in ander ondernemings gebeur.

Stap 2: Hersien en prioritiseer behoeftes. Dit is nie altyd moontlik om in alle behoeftes te voorsien nie. Soms is dit nodig om die belangrikste behoeftes te bepaal. Daar moet ook ʼn balans gevind word tussen wat die gebruikers se werk gaan

©akademia (MSW)

Bladsy 126


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels vergemaklik en wat vir die onderneming voordelig is. Daar moet ook in gedagte gehou word dat nie alle probleme met tegnologie opgelos kan word nie – vir sommige probleme moet veranderings in prosedures of bestuur gemaak word. •

Stap 3: Dokumenteer die behoeftes. Hoewel daar nie ʼn spesifieke, vasgestelde wyse is om die behoeftes te dokumenteer nie, kan die volgende in ag geneem word: o

Funksionele behoeftes: Wat is die programmatuur veronderstel om te verrig? Moet dit e-posse stuur, rekeningkunde bewerkings doen, of woord- of sigbladverwerking moontlik maak?

o

Spesifieke eienskappe van die programmatuur: Moet die programmatuur multimedia kan hanteer? Watter lêerformate moet gebruik kan word? Is daar enige plaaslike of nasionale standaarde waaraan die programmatuur moet voldoen?

o

Sekuriteit- en etiese standaarde. Watter etiese kwessies kan met die programmatuur ontstaan? Word data wat deur die programmatuur gebruik word, aan enige sekuriteitsbedreigings blootgestel?

4.6.2

Ondersteuning deur tegniese hulp

Die meeste groot sakeondernemings het IT-departemente wat tegniese hulp aan personeel verleen. Die ondersteuning kan met apparatuur of programmatuur te doen hê, of dit kan die IT-departement in kennis stel van ernstige probleme in die IT-infrastruktuur. Hierdie ondersteuningsdiens kan weer vir die IT-departement voordelig wees omdat hulle moontlike foute in die stelsel kan opspoor (Courage & Baxtor, 2005:32). ʼn Voorbeeld sal wees as Johannes (in die gevallestudie) se rekenaar breek of Tienie ʼn navraag het oor programmatuur wat sy moet gebruik. Hierdie diens wat die IT-departement aan gebruikers lewer is van kritieke belang. Gestel Johannes is besig om uit te saai en hy ondervind ʼn tegniese probleem. As die probleem nie onmiddellik opgelos word nie, mag dit vir Johannes ʼn groot verleentheid wees. Musiek sal nie gespeel word nie en advertensies (waarvoor adverteerders ten duurste betaal) sal nie op die regte tye gespeel word nie. Die skep van ʼn IT-kliëntediensafdeling (IT help desk) kan ʼn groot uitgawe vir die onderneming wees, maar kan in ʼn groot mate bydra tot produktiwiteit. ʼn Tipiese ITkliëntediensafdeling sal ʼn gerekenariseerde stelsel hê waarop elke gebruiker se navraag of klagte aangeteken word. Die IT-tegnikus moet dan die probleem herstel en dit so op die stelsel aanteken. Sodoende kan bestuur bepaal hoe vinnig die probleem opgelos is en die dienslewering van die afdeling kontroleer.

©akademia (MSW)

Bladsy 127


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Tegnologie kan ook ingespan word om die dienslewering aan gebruikers te vergemaklik. Hoewel ʼn telefoonoproep soms steeds effektief is, is daar ʼn verskeidenheid ander metodes wat gebruik kan word. Ondernemings soos Comm1000 stel gratis programmatuur beskikbaar wat op ʼn webtuiste geplaas kan word. Gebruikers kan dan direk met die kliëntedienspersoneel gesels. Figuur 4.1 tot 4.3 verskaf ʼn aanduiding van die skerms wat die gebruiker en IT-personeel sien. ʼn Groot verskeidenheid IT-ondersteuningprogramme bestaan. Sommige van hierdie programme is gratis beskikbaar, ander word teen ʼn eenmalige of jaarlikse fooi verkoop. Dit is ook soms moontlik om gewone kliëntediensbestuur (customer relationship management ofCRM) programmatuur te gebruik. Dit is egter altyd belangrik om te onthou dat goeie en vriendelike diens nooit deur tegnologie vervang kan word nie.

Figuur 4.1: Die gebruiker kan sien wanneer ʼn IT-kliëntediens personeellid beskikbaar is en klik op die knoppie

Figuur 4.2: Die gebruiker kan met die IT-personeellid gesels en die probleem probeer uitsorteer. Hierdie is die skerm wat deur die gebruiker gesien word ©akademia (MSW)

Bladsy 128


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Figuur 4.3: Die IT-personeellid gesels met die gebruiker. Die stelsel vertoon ook die nodige tegniese detail van die gebruiker se stelsel soos die bedryfstelsel Die take van die IT-kliëntediensafdeling wissel volgens die behoeftes van die onderneming. Dit kan die volgende insluit:

Die verskaffing van ʼn enkele, gesentraliseerde kontakpunt vir alle IT-navrae (www.helpdesksaas.com).

Hanteer probleme wat deur foutiewe apparatuur en programmatuur veroorsaak word.

Hanteer die installering van nuwe programmatuur op rekenaars.

Hanteer die opstel van nuwe apparatuur.

Herstel van stukkende apparatuur.

Algemene IT-kliëntediens.

Omdat die IT-kliëntediensafdeling direk met gebruikers kommunikeer en ook ʼn diens aan die gebruikers lewer, is dit belangrik dat personeel in hierdie afdeling oor die nodige vaardighede beskik om hierdie taak te verrig. Die volgende is voorbeelde van vaardighede wat deur hierdie personeel benodig word: •

Kommunikasievaardighede. IT-ondersteuningspersoneel moet onthou dat die gebruikers dikwels oor geen IT-agtergrond beskik nie. Om dus ʼn gebruiker te kan help, vereis dat moeilike IT-konsepte in eenvoudige taal aan die gebruiker oorgedra moet word. Die personeellid wat hulp verskaf moet baie geduldig wees en versigtig wees om nooit te insinueer dat die gebruik onbevoeg of dom is nie.

©akademia (MSW)

Bladsy 129


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Tegniese vaardighede. IT-ondersteuningspersoneel kan met enige IT-verwante probleem gekonfronteer word. Dit is belangrik dat die personeel ʼn goeie algemene tegniese agtergrond het wat hom/haar in staat sal stel om enige probleem so gou as moontlik op te los.

Tydbestuurvaardighede. Dit is gewoonlik dringend dat IT-probleme so gou moontlik opgelos word. IT-probleme veroorsaak gewoonlik dat ʼn gebruiker nie met sy/haar werk kan voortgaan nie. Daarom word daar van ondersteuningspersoneel verwag om elke probleem onmiddellik op te los. Dit vereis dat sodanige personeel onder druk kan werk en hul tyd baie effektief moet kan bestuur.

4.6.3

Ondersteuning deur opleiding

Die IT-departement kan gebruikers oplei en hulle help om hul basiese IT-kennis te verbeter. Die opleiding kan natuurlik ook gefokus wees op ʼn spesifieke stelsel (soos die een wat Bettie sal ontwerp en implementeer). Bettie sal die opleiding in die onderneming moet aanpas om by elkeen se behoeftes aan te pas. As Johannes en Tienie, byvoorbeeld, in dieselfde klas sit wanneer opleiding gegee word, sal dit vir Johannes frustreer en vir Tienie ontsenu. Tienie sal moet leer hoe om met ʼn rekenaar te werk, wat begrippe soos “minimize”, “maximize”, “save” en “open” beteken en hoe om die eenvoudige funksies van programme soos Microsoft Wordbaas te raak. Johannes sal die gevorderde funksies van hierdie programmatuur wil aanleer en aan nuwe programmatuur blootgestel wil word. Die skryf van IT-kursusmateriaal is ook soms ʼn uitdaging. IT-personeel is moontlik gewoond daaraan om tegniese dokumente op te stel. Wanneer opleidingsmateriaal vir gebruikers opgestel word, moet die verwysingsraamwerk van gebruikers egter in ag geneem word. Die volgende is belangrik: •

ʼn Handleiding vir gebruikers moet in eenvoudige taal geskryf word.

Daar moet nooit aangeneem word dat ʼn gebruiker bekend is met enige tegniese terminologie nie. Elke tegniese term moet behoorlik omskryf word.

Die handleiding moet met skermuitdrukke (screen prints) ondersteun word – hoe meer skermuitdrukke verskaf kan word, hoe beter.

Die handleiding moet nie slegs vir ʼn enkele kursus van toepassing wees nie. Die gebruiker moet die handleiding as ʼn naslaangids kan gebruik wanneer hy/sy later tegniese probleme ondervind.

©akademia (MSW)

Bladsy 130


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Vermy onnodige tegniese detail wat gebruikers mag verwar. Hoewel die addisionele inligting vir IT-personeel interessant mag wees, mag nie-tegniese gebruikers dit as oorweldigend beleef.

4.6.4

IT-dienste wat deur bestaande ondernemings verskaf word

Daar is ʼn verskeidenheid ander dienste wat ʼn IT-departement aan gebruikers kan lewer. Deur slegs na IT-diensverskaffers se webtuistes te kyk, is dit maklik om die omvang van hierdie dienste te sien. Die volgende is voorbeelde van sulke dienste: •

Rekenaarherstelwerk (www.sysarc.com). Enige apparatuur wat breek, word deur die IT-departement herstel.

Rampbeheer (www.sysarc.com). Hoewel rampbeheer hoofsaaklik met die onderneming as ʼn geheel te doen het, en nie met individuele gebruikers nie, is rampe tog iets wat elke gebruiker beïnvloed. Deur gebruikers te help om hul data gereeld te rugsteun (backup), kan die IT-departement verseker dat gebruikers nie die frustrasie van verlore data ervaar nie.

Sekuriteitsdienste (www.sysarc.com). Dit is vir eindgebruikers belangrik dat hul data veilig is. Die IT-departement kan help deur die nodige apparatuur, programmatuur en advies of opleiding aan eindgebruikers te verskaf.

Opgraderings (www.fiveriverssupport.com). Die IT-departement ondersteun gebruikers om die nuutste weergawes van alle programmatuur (toepassing- sowel as stelselprogrammatuur) op hul rekenaars te hê. Dit sluit natuurlik ook opdaterings van die anti-virusprogrammatuur in.

Kommunikasie (www.fiveriverssupport.com). Deur effektiewe e-posbestuur ondersteun die IT-departement kommunikasie tussen werknemers, asook kommunikasie met rolspelers buite die onderneming.

Opleiding. Die meeste eksterne verskaffers van IT-opleiding fokus op toepassingsprogrammatuur (bv. www.ittc.co.za), gevorderde IT-opleiding (bv. www.newhorizons.com) of bloot opleiding in programmatuur wat deur die onderneming geskep en gebruik word.

4.7

Opleiding van eindgebruikers

Opleiding is ʼn proses wat die leer van nuwe vaardighede en kennis aanmoedig deur spesifieke beplande roetes in ʼn organisatories konteks, en wat waarde tot ʼn persoon se ontwikkeling toevoeg en terselfdertyd tot die doelwitte van die onderneming bydra (McCourt & Eldridge, 2003:236). Uit hierdie definisie kan die volgende oor opleiding afgelei word:

©akademia (MSW)

Bladsy 131


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Dit moet beplan word. Dit is belangrik dat ʼn opleidingsplan opgestel word vir enige opleiding wat eindgebruikers ondergaan.

Dit moet waarde tot ʼn persoon se ontwikkeling toevoeg. As die gebruiker nie oortuig is dat die opleiding waarde tot sy/haar persoonlike ontwikkeling toevoeg nie, mag dit tot weerstand lei.

Dit moet tot die doelwitte van die onderneming bydra. Hoewel die persoonlike ontwikkeling van gebruikers belangrik is, moet die opleiding altyd op een of ander wyse die onderneming se doelwitte help bereik.

Die opleiding wat aan eindgebruikers verskaf word, sal afhang van beide die gebruikers en die onderneming se behoeftes. As die onderneming, byvoorbeeld, nuwe programmatuur wil gebruik, sal die eindgebruikers in hierdie programmatuur opgelei moet word. As die eindgebruikers egter ʼn behoefte identifiseer om in programmatuur opgelei te word, en hulle kan aan die bestuur bewys dat sulke opleiding wel tot die voordeel van die onderneming sal lei, sal bestuur gewoonlik sulke opleiding ondersteun. 4.7.1

Areas van opleiding

Daar is ʼn verskeidenheid van opleiding wat aan gebruikers verskaf kan word. Dit kan gewoonlik in die volgende kategorieë ingedeel word: •

Basiese rekenaarvaardighede. Hierdie opleiding help gebruikers om rekenaars te gebruik en om gemaklik met die Windows (of ander bedryfstelsel) se werksomgewing te raak. Dit kan ook die basiese funksies van toepassingsprogrammatuur soos ʼn woordverwerker behandel.

Gevorderde opleiding in toepassingsprogrammatuur. Sommige gebruikers het ʼn behoefte om sekere toepassingprogrammatuur in meer diepte te verstaan. ʼn Werknemer wat, byvoorbeeld, Microsoft Excel vir data-vaslegging gebruik het, mag dalk nou (as gevolg van ʼn verandering in verantwoordelikhede), formules in Excel moet aanleer.

©akademia (MSW)

Bladsy 132


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Figuur 4.4: Hoewel min opleiding nodig is om Microsoft Excel te gebruik, mag die gebruik van ingewikkelde formules en funksies vereis dat gebruikers verdere opleiding moet ondergaan •

Opleiding in sekuriteit. Soos reeds vroeër in hierdie studiegids genoem is, is opleiding een van die kernmetodes om datasekuriteit in die onderneming te verseker. Gebruikers se gebrek aan kennis is die enkele grootste oorsaak van sekuriteitsprobleme (Laudon & Laudon, 2006:327). Dit is daarom van kritieke belang dat gebruikers gereeld die nodige opleiding ontvang om bedreigings soos sosiale ingenieurswerk uit te skakel. Opleiding van personeel in sekuriteit is tweeledig: o

Eerstens moet gebruikers opgelei word om die apparatuur en programmatuur wat vir sekuriteitsdoeleindes aangeskaf is, korrek te gebruik. Dit sluit antivirusprogrammatuur, gebruikersname en wagwoorde in.

o

Tweedens moet gebruikers bewus gemaak word van sosiale bedreigings en die wyse waarop hulle hul dagtake verrig. Gebruikers moet, byvoorbeeld, verstaan dat as hulle vertroulike data op ʼn geheuestokkie laai en van die onderneming se gronde verwyder, geen van die sekuriteitsmaatreëls en -tegnologie meer die data kan beskerm nie. Hulle moet ook besef dat daar mense mag wees wat hulself as werknemers van die onderneming voordoen wat op een of ander wyse sal probeer om gebruikersname en wagwoorde van die gebruiker te bekom. In die laasgenoemde geval is die implikasies vir die gebruiker groter – indien ʼn buitestaander data steel of skade aanrig, sal dit op die profiel van die onskuldige gebruiker gebeur. Dit mag dan voorkom asof dit die gebruiker self is wat die data gesteel of die skade aangerig het.

Caballero (2009: 249) stel die volgende beginsels voor wanneer personeel in sekuriteit opgelei moet word: o

Inligtingsekuriteit is meer ʼn menslike probleem as wat dit ʼn tegniese probleem is. Dit is dus moontlik om die meeste sekuriteitsprobleme of -swakplekke deur behoorlike opleiding uit die weg te ruim.

©akademia (MSW)

Bladsy 133


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

o

Opleiding moet in die “taal” van gebruikers aangebied word. Te dikwels word ITopleiding aangebied op ʼn wyse wat dit vir die gebruikers moeilik of onmoontlik maak om te verstaan. Die fasiliteerder van die opleiding moet beide ʼn kenner op die gebied van IT en bedryfskommunikasie wees. Die fasiliteerder moet in ʼn “taal” praat waarmee die gebruikers kan vereenselwig.

o

Gebruikers leer deur te sien. In plaas daarvan om bloot net aan die gebruikers te verduidelik hoe sekuriteit werk en wat van personeel verwag word, is dit belangrik dat die opleiding visueel moet plaasvind. Deur aan gebruikers ʼn voorbeeld van sosiale ingenieurswerk te vertoon, sal ʼn baie sterker effek hê as om bloot daarna te verwys. (Kyk Figuur 4.5 vir ʼn voorbeeld.)

o

Onthou ʼn sin vir humor. Die meeste werknemers sien enige vorm van opleiding as vervelig of ʼn onderbreking in hul daaglikse aktiwiteite – iets wat produktiwiteit benadeel. Dit help dus om die opleiding pret te maak. Dit is egter belangrik om te onthou dat mense se sin vir humor verskil: iets wat vir een persoon snaaks is mag ʼn ander persoon ongemaklik laat voel. Bly dus weg van sensitiewe temas soos dood, godsdiens en politiek.

o

Maak ʼn punt, ondersteun die punt en sluit af. Fasiliteerders is dikwels lief daarvoor om voor mense te praat – in so ʼn mate dat hulle so lank op ʼn punt uitbrei dat hulle hul gehoor verloor. Dit is wel belangrik dat ʼn punt gemaak en ondersteun word, maar die fasiliteerder moet daarteen waak om te veel (en onnodig) uit te brei.

o

Die eindgebruikers moet altyd bewus wees van hoe die gedrag wat hulle moet aanleer, hul werk gaan beïnvloed. Indien daar addisionele sekuriteitsmaatreëls geïmplementeer word, moet die gebruikers ingelig word as hulle, byvoorbeeld, gebruikersname en wagwoorde moet gebruik en hoe gereeld dit gebruik moet word (byvoorbeeld aan die begin van elke werksdag, of elke keer wat ʼn rekenaar gebruik word).

o

Die opleidingsmetodologie moet formeel en gestruktureerd wees. Die fasiliteerder moet vooraf presies weet hoe die leerproses gaan plaasvind. Gaan opleiding in ʼn klaskameropset plaasvind? Gaan gebruikers voor rekenaars sit terwyl opleiding gedoen word? Gaan die fasiliteerder elke gebruiker afsonderlik by sy/haar werkstasie oplei? Die metodes wat gebruik word, moet goed gemotiveerd wees.

o

Die inligting moet altyd op datum wees. Dit is nooit goeie maniere vir ʼn fasiliteerder om laat te wees nie. Wat sekuriteit aan betref is dit egter soms beter om ʼn opleidingsessie uit te stel of later te begin as dit sal beteken dat die inligting

©akademia (MSW)

Bladsy 134


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels wat weergegee word, meer op datum is. As gebruikers in ʼn ander omgewing werk as waarin hulle opgelei is, mag dit verwarring veroorsaak, ongeag hoe klein die verandering is. As die fasiliteerder byvoorbeeld ʼn nuwer aantekenskerm gebruik in opleiding en die gebruikers word skielik met ʼn nuwe koppelvlak gekonfronteer, mag dit onsekerheid veroorsaak.

Figuur 4.5: ʼn Voorbeeld van ʼn e-pos wat deur middel van sosiale ingenieurwerk die ontvanger wil beroof 4.7.2

Metodes van opleiding

Die metodes waarop opleiding gedoen word, bepaal in ʼn groot mate die sukses van die opleiding. Die fasiliteerder moet seker maak dat die metodes: •

iets is waarmee die gebruikers kan identifiseer;

©akademia (MSW)

Bladsy 135


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

die beste metode is om die inligting oor te dra; en

kostedoeltreffend is.

Voorbeelde van metodes van opleiding sluit in: •

Klaskameropset. Die fasiliteerder bied ʼn klas aan soos wat dit op skool of universiteit gedoen word. Die klaskamer mag rekenaars hê waarop die gebruikers die lesmateriaal kan toepas.

Tutoriale. ʼn Tutoriaal is ʼn aanlyn kursus wat gewoonlik gratis aan gebruikers verskaf word. Fig 4.6 en 4.7 verskaf ʼn voorbeeld van ʼn tutoriaal wat Microsoft Word verduidelik. ʼn Tutoriaal maak dit moontlik vir gebruikers om op hul eie tyd en teen hul eie spoed deur die werk te gaan. Dit is ook gewoonlik baie deeglik verduidelik en word met skermuitdrukke ondersteun.

Opleiding by die werkstasie. Die werknemer word by sy/haar rekenaar opgelei. Die voordeel hiervan is dat die werknemer onmiddellik alles wat hy/sy leer kan toepas. ʼn Nadeel is ongelukkig dat dit baie tyd neem (vir die fasiliteerder) en dat die werknemer onderbreek kan word deur daaglikse take en versoeke.

Handleidings en selfstudie. Werknemers kan ook van handleidings voorsien word. ʼn Handleiding (of handboek) verskaf al die inligting wat die werknemers nodig het. Die probleem met ʼn handleiding is dat dit bloot op papier gedruk is en nie met die gebruiker kan “kommunikeer” soos ʼn interaktiewe tutoriaal nie. Omdat daar nie ʼn fasiliteerder betrokke is nie, kan ʼn gebruiker se vrae ook nie onmiddellik beantwoord word nie. Die beste wyse waarop ʼn handleiding aangewend kan word, is as ʼn hulpmiddel tot ʼn klas wat fisies aangebied word.

Opleiding deur middel van konferensie tegnologie. Tegnologie maak dit moontlik vir ʼn fasiliteerder om deur middel van kommunikasiemedia met ʼn student of klas studente te kommunikeer. Dit is goedkoper per klas wat aangebied word, omdat die fasiliteerder se vervoerkostes gesny word, en omdat die les oor ʼn verskeidenheid klasse aangebied kan word.

©akademia (MSW)

Bladsy 136


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Figuur 4.6: Die inhoudsopgawe van ʼn aanlyn tutoriaal

Figuur 4.7: Die eerste hoofstuk van die aanlyn tutoriaal.

©akademia (MSW)

Bladsy 137


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 4.8

IT en produktiwiteit

Produktiwiteit het te doen met die afvoer wat gekry word vir ʼn spesifieke hoeveelheid arbeid en ander hulpbronne wat verskaf word (Kendrick, 1993:1-1.3). As afvoer vinniger vermeerder as toevoer, dan word produktiwiteit meer. Hoe bepaal ʼn mens of ʼn werknemer produktief is? Hierdie vraag is moeilik om te beantwoord omdat produktiwiteit moeilik is om te meet (Thurow, 1993:1-2.1). As Tienie op ʼn Dinsdag dubbel soveel vorms prosesseer as op ʼn Maandag, beteken dit dat sy op die Dinsdag meer produktief is? Of beteken dit bloot dat sy minder tyd aan ander werk spandeer het? Dit word egter algemeen aanvaar dat daar metodes is om produktiwiteit te verbeter. Daar kan veral tussen drie van hierdie metodes onderskei word (Thurow, 1993, 1-2.3): •

Verbeterde tegnologie. Hier word tegnologie in ʼn breë konteks bedoel. Dit kan apparatuur, programmatuur, netwerke, of dienste insluit.

Verbeterde kapitaal per werker. As die bedrag wat per werker beskikbaar gestel is verhoog word, is die veronderstelling dat die produktiwiteit van werknemers verhoog word. Die kapitaal sluit salarisse, bonusse en voordele in, maar kan ook ander onkostes soos verbeterde werksomstandighede insluit.

Verbeterde vaardighede. Bestaande werknemers se vaardighede kan verbeter word deur die nodige opleiding en geleenthede aan hulle te verskaf. Die onderneming kan ook ʼn minimum standaard opstel waaraan alle nuwe werknemers moet voldoen voordat hulle aangestel word.

Paragraaf 4.7 het reeds die opleiding van eindgebruikers behandel. Die korrekte en kreatiewe gebruik van IT kan egter ook ʼn voordelige uitwerking op die produktiwiteit van die onderneming hê. Daar is ʼn groot aantal wyses waarop tegnologie produktiwiteit kan verbeter. ʼn Paar voorbeelde is: •

Tegnologie verkort tyd van verwerking (Calloway, 1993:8-7.3). Neem woordverwerkers as ʼn voorbeeld. In die verlede moes dokumente getik word. As ʼn fout gemaak is, moes die hele bladsy oorgetik word. Vandag maak woordverwerkers dit moontlik om foute reg te maak, dele van dokumente oor en weer te kopieer en dieselfde dokument herhaaldelik uit te druk.

Tegnologie vergemaklik berekeninge. Rekenaars maak dit moontlik om ʼn groot hoeveelheid data aan ʼn rekenaar te verskaf en deur formules en funksies onmiddellik berekeninge te kan uitvoer. Berekenings wat ure met die hand of selfs met sakrekenaars gedoen sou word, kan nou in sekondes gedoen word.

©akademia (MSW)

Bladsy 138


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Tegnologie kan inligtinggapings elimineer (Calloway, 1993:8-7.3). Deurdat ʼn verkoopspersoon en die uitvoerende hoof van ʼn maatskappy op dieselfde inligtingstelsel werk, is dit moontlik dat die uitvoerende hoof onmiddellik sal weet as ʼn verkoopspersoon ʼn produk verkoop het. Hy/sy kan enige inligting oor die maatskappy op enige tyd van die stelsel verkry, sonder dat tyd aan dataversameling spandeer word.

Tegnologie vergemaklik besluitneming. Hierdie is die kern van hierdie vak: bedryfsinligtingstelsels is geskep met die doel om besluitneming makliker te maak. Die wyse waarop data versamel en deur tegnologie gestoor en verwerk word, bepaal die kwaliteit van besluite wat deur die bestuur van groot ondernemings geneem kan word.

Dit is egter ook belangrik om te onthou dat die nut van tegnologie slegs sover strek as die korrekte aanwending daarvan. Soos wat aan die begin van hierdie studiegids gesê is: As die kwaliteit van die data wat versamel word nie op standaard is nie, sal die besluite wat op daardie data gebaseer is, ook foutief wees. Daar ontstaan ook altyd die moontlikheid dat ʼn onderneming so afhanklik van tegnologie raak, dat enige probleem wat met die gebruik van daardie tegnologie opduik, die voortbestaan van die onderneming kan ondermyn. Gestel Tienie begin om Microsoft Word te gebruik vir alle dokumentasie. Sy raak onmiddellik afhanklik van haar rekenaar om enige werk te doen. As daar ʼn kragonderbreking is, word haar produktiwiteit onmiddellik drasties verlaag. Dit kan ook gebeur dat haar rekenaar onklaar raak en sy al haar werk verloor. In hierdie geval sal haar produktiwiteit (en moraal) ook in die slag bly. 4.9

Samevatting

ʼn Eindgebruiker is ʼn persoon wat die inligtingstelsels (programmatuur en apparatuur) gaan (of moontlik kan) gebruik. Die eindgebruiker van enige inligtingstelsel of ander inligtingstegnologie se belangrikheid moet nooit onderskat word nie. Tog gebeur dit soms as gevolg van die groot verskil in die agtergrond, belange en prioriteite van die IT-departement en eindgebruikers. Gebruikersweerstand kan plaasvind as daar nie voldoende met gebruikers tydens al die fases van die stelselontwikkelingsproses gekommunikeer word nie. Gebruikersweerstand kan oorkom word deur personeel aktiewe lede van die ontwikkelingspan te maak; die redes vir weerstand vas te stel; gebruikers deel van veral die implementeringsfase te maak; of om ʼn verskeidenheid van strategieë te volg wat spesifiek op die vermindering van gebruikersweerstand gemik is. Die gebruiker-ontwerperskommunikasiegaping ontstaan as gevolg van die groot verskille in agtergrond tussen IT-personeel en gebruikers.

©akademia (MSW)

Bladsy 139


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Die IT-departement kan ʼn verskeidenheid dienste aan die eindgebruikers verskaf. Hierdie dienste kan hoofsaaklik in drie kategorieë ingedeel word: 1) ondersteuning deur die verskaffing van IT-infrastruktuur; 2) ondersteuning deur tegniese hulp; en 3) ondersteuning deur opleiding. Die opleiding van eindgebruikers kan in drie kategorieë ingedeel word: 1) basiese rekenaarvaardighede; 2) gevorderde opleiding in toepassingsprogrammatuur; en 3) opleiding in sekuriteit. Daar bestaan ʼn verskeidenheid metodes van opleiding wat deur die aard van die materiaal en die behoeftes van die gebruikers bepaal sal word. Inligtingstegnologie kan ook aangewend word om produktiwiteit te verbeter. Dit is egter belangrik om te onthou dat die verkeerde tegnologie, of tegnologie wat verkeerd aangewend word, nie net daarin sal faal om produktiwiteit te verbeter nie, maar ook kan lei tot verlaagde produktiwiteit.

©akademia (MSW)

Bladsy 140


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 4.10 Selfevaluering Aktiwiteit 20 Verwys na die gevallestudie. Stel die nodige tegnologie (apparatuur, programmatuur en netwerktegnologie) voor wat elk van die drie gebruikers se produktiwiteit sal verhoog.

Aktiwiteit 21 Verwys na die gevallestudie. Bettie besluit dat opleiding noodsaaklik is om die verskillende gebruikers se IT-vaardighede te ontwikkel. Stel ʼn kurrikulum vir elke gebruiker op. Jy hoef nie die kursusmateriaal te ontwikkel nie, maar dit moet duidelik uit die kurrikulumdokument blyk watter kursusse vir elke gebruiker aangebied gaan word.

Aktiwiteit 22 Verwys na die gevallestudie en Aktiwiteit 21. Nadat die kurrikulum opgestel is, moet Bettie besluit op watter wyses die kursus aangebied sal word. Sal sy, byvoorbeeld, al die gebruikers in ʼn klaskamer plaas en dan die kursus aanbied? Maak voorstelle aan Bettie deur na die gebruikers se werksomstandighede, asook ander moontlike faktore wat hierdie besluit kan beïnvloed, te verwys.

Aktiwiteit 23 Verwys na die gevallestudie en Aktiwiteit 21. Bettie kom agter dat daar ʼn groot mate van weerstand by Johannes is oor die opleiding wat hy moet ondergaan. Maak voorstelle hoe Bettie die oorsake van die weerstand kan identifiseer, asook oor wyses waarop Bettie weerstand by Johannes, en by personeel oor die algemeen, kan bekamp.

©akademia (MSW)

Bladsy 141


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

StudieStudie-eenheid 5: Die Inligtingstegnologie Departement

5.1

Studie-eenheid leeruitkomstes

Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 5 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer:

Die konsep van inligtingstegnologie

IT se plek in die onderneming

Die impak van IT op die onderneming

Die verantwoordelikheid van die IT-departement

Die struktuur van die IT-departement

Die ontwikkeling van inligtingstelsels

Vaardighede Jy sal ook in staat wees om:

Die impak van inligtingstegnologie op die onderneming te analiseer.

Die struktuur van die inligtingstegnologiedepartement te formuleer.

Die rol en verantwoordelikheid van die inligtingstegnologie departement te beskryf.

ʼn Spesifieke onderneming se IT-departement te ondersoek en die IT-departement se rol en verantwoordelikheid te beskryf.

ʼn Struktuur van die IT-departement van ʼn spesifieke onderneming voor te stel.

©akademia (MSW)

Bladsy 142


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 5.2

Verrykende bronne •

Laudon, C.L. & Laudon, J.P. 2006. Management Information Systems: Managing the digital firm. 10th Edition. Pearson Education: Upper Saddle River, New Jersey.

Vir ʼn voorbeeld van ʼn groot onderneming se IT departement: http://itdep.web.cern.ch/it-dep/structure/.

Vir meer inligting oor standaarde, besoek www.iso.org vir internasionale standaarde en die SABS by www.sabs.co.za vir Suid-Afrikaanse standaarde.

5.3

Hoe kan jy jou begrip verbeter?

Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord

Omskrywing

Industriële era

ʼn Era gekenmerk deur drastiese veranderings in die ekonomie as gevolg van die bekendstelling van masjinerie en verbeterde prosesse wat deur masjinerie moontlik gemaak is.

Inligtingsera

ʼn Era gekenmerk deur individue se verbeterde toegang tot inligting en die toenemende waarde wat inligting vir individue en ondernemings het.

Proses herontwerp

ʼn Verandering wat aan bedryfsprosesse aangebring word om die effektiwiteit en doeltreffendheid daarvan te verbeter.

Strategie

ʼn Plan van aksie wat ʼn onderneming opstel om die doelwitte van daardie onderneming te bereik.

Voice over IP(VoIP)

Die gebruik van data tegnologie (die internet) om telefoonoproepe te maak. Hierdie tegnologie het die kostes van oproepe drasties verminder.

Prototipe

ʼn Voorbeeld, of ʼn kleiner, minder komplekse weergawe van ʼn spesifieke produk.

Mededingende

ʼn Posisie waarin ʼn onderneming beter presteer as sy mededingers

voordeel

en sy markaandeel behou of vergroot.

Hiërargie

ʼn Groepering van mense of items in ʼn stelsel. Die verskillende vlakke van bestuur en personeel in ʼn onderneming kan as ʼn hiërargie beskryf word.

IT-infrastruktuur

©akademia (MSW)

Alle apparatuur, programmatuur, netwerke en stelsels wat nodig is

Bladsy 143


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels om in die onderneming se IT-behoeftes te voorsien. Metodologie

ʼn Raamwerk wat gebruik word om die ontwikkeling van ʼn inligtingstelsel te struktureer, beplan en te beheer.

Lewensvatbaarheid- ʼn Studie wat bepaal of ʼn spesifieke projek ekonomies en tegnies studie 5.4

uitvoerbaar is.

Inleiding

Elke groot onderneming het ʼn inligtingstegnologie (IT) departement. Dit gebeur egter dikwels dat IT-departemente nie tot hul volle potensiaal ontwikkel nie, of dat daar konflik en misverstande tussen die IT-departement en ander departemente in die onderneming bestaan. IT het egter ʼn groot invloed op alles wat die onderneming doen. Die invloed van IT is nie net beperk tot dag-tot-dag aktiwiteite van die onderneming nie, maar kan die voortbestaan en mededingendheid van die onderneming beïnvloed. Die IT-departement kan ʼn groter bydra lewer as bloot die lewering van ITondersteuningsdienste aan ander departemente. Om dit te kan regkry, is dit egter nodig om die verantwoordelikhede van die IT-departement reg te verstaan. Dit is ook nodig dat personeel met die regte vaardighede in die IT-departement aangestel word. Hierdie studie-eenheid bespreek die rol van die IT-departement in die onderneming. Daar word eerstens gekyk na IT se plek in ʼn onderneming. Tweedens word die impak van IT op die onderneming bespreek. In die derde plek word die verantwoordelikhede van die ITdepartement uiteengesit. Vierdens word ʼn voorbeeld van ʼn struktuur van die IT-departement voorgestel. Laastens word die fases betrokke by die ontwikkeling van ʼn inligtingstelsel bespreek. 5.5

Informasietegnologie se plek in die onderneming

Bestudeer die volgende gevallestudie: Gevallestudie 5.1 Wenner Webtuistes is ʼn jong, dinamiese onderneming. Wenners se hoofproduk is die skep van nuwe webtuistes. Die onderneming wil hulself egter nie beperk nie en aanvaar enige uitdaging wat aan hul gebied word. Om hierdie rede verskaf Wenners ook ʼn aantal ander dienste, insluitend grafiese ontwerp en sakekonsultasie. Die byvoeging van nuwe produkte en dienste het veroorsaak dat Wenners baie vinnig gegroei het. Saam met die groei het ʼn aantal behoeftes ten opsig van inligtingstegnologie (IT) ook ontstaan. Die besturende direkteur van Wenners, Mej. I.M. Clever, besluit dat dit tyd is om ʼn nuwe

©akademia (MSW)

Bladsy 144


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels IT-departement te skep om die bedrywighede van die onderneming te ondersteun. Na ʼn reeks onderhoude, besluit hulle om ʼn dinamiese nuwe IT-bestuurder, Paul, aan te stel om die departement op die been te bring. Die eerste ding wat Paul doen, is om elke moontlike IT-tydskrif wat beskikbaar is, aan te koop om ʼn goeie idee te kry watter IT-produkte tans op die mark beskikbaar is. Met Paul se eerste vergadering met die ander direkteure, is hy reeds goed voorbereid. Mej. Clever spandeer sowat ʼn uur van die vergadering om die maatskappy aan Paul bekend te stel. Elke departement in die onderneming word kortliks bespreek sodat Paul ʼn goeie idee kry waar die IT-departement inpas. Die doelwitte van die onderneming word dan bespreek en ʼn bedryfstrategie word aan Paul beskikbaar gestel. Hierdie strategie sal opgedateer word om die nuwe IT-departement in te sluit. Eers nadat hierdie gedoen is, word die IT-departement in detail bespreek. Dit doel van die IT-departement in Wenners is om grafiese ontwerpers en ander personeel te ondersteun. Die departement moet sorg dat alle rekenaars ten alle tye in ʼn werkende toestand is en dat almal aan ʼn netwerk gekoppel is. Die netwerk moet onderhou word en, waar nodig, opgradeer word. Die nodige programmatuur moet gereeld aangekoop word en wanneer personeel enige tegniese probleme ondervind, moet die IT-departement ʼn ondersteuningsdiens verrig. Ondersteuning van die dag-tot-dag bedrywighede is egter nie al waarvoor die ITdepartement nodig is nie. Mej. Clever noem aan Paul dat die topbestuur van Wenners vir ʼn naweek weggaan om die strategie van die onderneming aan te pas. Sy vra Paul om die vergadering by te woon. Sy glo dat die IT-departement ʼn groter rol moet speel en daartoe moet bydra dat die onderneming meer kompeterend kan wees. Paul is onmiddellik baie opgewonde hieroor – hy noem dat hy ʼn stelsel ontwikkel het wat gebruikers toelaat om hul eie webtuistes te skep. Dit sal ʼn ideale produk wees vir kliënte wat nie die hoë fooie wat Wenners vra kan bekostig nie. Hy glo dat hierdie produk ʼn groot markaandeel van Wenners se mededingers gaan afneem. Mej. Clever is natuurlik ook baie opgewonde oor die idee. “Dit is waarom ons die IT-departement by ons strategiese sessies wil insluit”, sê sy opgewonde. Die eerste taak waarmee die nuwe IT-departement gemoeid is, is om ʼn nuwe stelsel te ontwikkel wat die kliënteverhoudinge gaan bestuur. Nadat Paul en sy nuwe IT-personeel in-diepte navorsing oor alle prosesse in die onderneming gedoen het, word ʼn nuwe inligtingstelsel voorgestel. Die stelsel moet die volgende funksies kan verrig:

Die stelsel moet vir elke persoon wat met kliënte werk, ʼn geleentheid gee om hul

©akademia (MSW)

Bladsy 145


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels interaksie met die kliënte aan te teken.

Alle kommunikasie wat vanaf kliënte ontvang word en wat na kliënte gestuur word, moet op die stelsel gestoor word.

Die stelsel moet ʼn funksie hê wat bemarkingsmateriaal na alle kliënte kan stuur.

Die stelsel moet kliënte toegang tot hul rekeninge by Wenners gee en ook ʼn fasiliteit bied vir kliënte om betalings te doen.

Die stelsel moet ook kliënte ʼn opsie bied om hul eie webtuistes te skep.

Dit is amper onmoontlik om te dink hoe groot ondernemings kon funksioneer sonder inligtingstegnologie (IT). Waarmee is fakture geskep? Hoe is rekord van kliënte se rekenings gehou? Waarmee is briewe getik? Hoe is daar met kliënte in die buiteland gekommunikeer? Hoe vreemd dit ook mag klink, het sakeondernemings wel hierdie take verrig met alternatiewe “tegnologie” soos tikmasjiene, afrolmasjiene en baie duur telefoonoproepe. Die koms van IT het egter die speelveld drasties verander. Aanvanklik het tegnologie vir ʼn onderneming ʼn groot mededingende voordeel gegee. Die ondernemings met rekenaars was beter af as dié sonder rekenaars. Dit was egter nie noodsaaklik vir oorlewing nie. Aanvanklik is tegnologie slegs gebruik om prosesse in die onderneming te verbeter. Masjinerie (en ander tegnologie) is aangewend om produktiwiteit of akkuraatheid in fabrieke te verbeter. Met oorgang van die industriële era na die inligtingsera, het dinge drasties verander. Die klem het al hoe swaarder op die belangrikheid van inligting geval. Ondernemings wat die beste, nuttigste inligting het, het die mededingende voordeel. Bedryfsfunksies soos produksie, bemarking en menslike hulpbronne steun baie swaar op inligting. Sommige ondernemings se produk is inligting. Ondernemings wat nie voldoende toegang tot inligting het nie, se oorlewing kan hierdeur bedreig word. Een van die grootste rolspelers in die toename van die belangrikheid van inligting, is die beskikbaarheid van inligtingstegnologie. Die internet het dit moontlik gemaak vir ondernemings om inligting van ʼn verskeidenheid bronne te verkry en om met mense en organisasies regoor die wêreld te kommunikeer. Drastiese verbeterings in die verwerkingskrag van rekenaars het dit moontlik gemaak om groot hoeveelhede data te versamel en nuttige inligting daaruit te verkry. Dit is dus nie ʼn verrassing dat ondernemings die belangrikheid van IT besef nie. Wat egter soms gebeur, is dat ʼn onderneming se fokus verskuif. IT se doel is om die onderneming te ondersteun, nie andersom nie. Dit gebeur dikwels dat bestuur, omdat hulle die belangrikheid van IT besef, die onderneming se doelwitte aanpas om by die beskikbare tegnologie te pas.

©akademia (MSW)

Bladsy 146


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Dit is egter ʼn fout. Die feit dat die onderneming oor die nodige fondse beskik om die beste tegnologie op die mark te kan koop, behoort nie die deurslaggewende faktor te wees by die aankoop van tegnologie nie, aangesien die beste tegnologie op die mark nie noodwendig die beste tegnologie vir die onderneming se behoeftes is nie. Ondernemings skaf soms tegnologie aan, bloot omdat hulle beter tegnologie as hul mededingers wil hê. IT moet die onderneming se doelwitte ondersteun en bestuur help om die bedryfsdoelwitte te bereik. Dit is dus belangrik dat die IT-departement baie goed bewus is van die onderneming se doelwitte. Die IT-departement kan gesien word as ʼn enkele stuk in ʼn legkaart (Rivard, Patry, Paré & Smith, 2004:93). Figuur 5.1 stel hierdie grafies voor:

Tegnologie Onderneming IT funksie Ander funksie

Ander funksie Ander funksie

Figuur 5.1: Die IT-funksie se plek in die bedryfsomgewing Aangepas uit Rivard, Patry, Paré & Smith (2004:93) Uit hierdie figuur is dit duidelik dat die IT-funksie van ʼn onderneming slegs een van ʼn verskeidenheid funksies is. Voorbeelde van ander funksies is produksie, bemarking, openbare betrekkinge, finansies en menslike hulpbronne. Al hierdie funksies vorm deel van die onderneming. Tegnologie strek egter ook baie wyer as beide die IT-funksie en die hele onderneming. Dit is dus onvermydelik dat daar ʼn groot hoeveelheid tegnologie sal bestaan wat nie deel van die onderneming hoef (of mag) uit te maak nie. Die aard en doelwitte van die onderneming bepaal watter tegnologie uit die groot hoeveelheid van beskikbare IT op die onderneming van toepassing is. Dit is dus belangrik dat die IT-departement van ʼn onderneming bewus moet wees van die groot hoeveelheid beskikbare tegnologie, maar steeds beperk word deur die behoeftes van die bepaalde onderneming.

©akademia (MSW)

Bladsy 147


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Die IT-funksie van ʼn onderneming besit hoofsaaklik een of meer van die volgende dimensies (Rivard et al., 2004:94): 5.5.1

Dimensie 1: IT en strategie-ontwikkeling

IT het ontwikkel van ʼn funksie wat tegniese infrastruktuur en ondersteuning aan ander departemente verskaf, tot ʼn funksie wat die strategie van ʼn onderneming kan beïnvloed. IT help nie net ʼn onderneming om sy doelwitte te bereik nie, maar lewer ʼn bydra in die skep van daardie doelwitte. Dit is dus belangrik dat IT ʼn strategiese doel dien in die onderneming. ʼn Goeie voorbeeld van hoe IT se rol in die onderneming verander het, kan gevind word in die bankwese (Rivard et al., 2004:94). Te danke aan IT is banke se hooftaak nie meer of geld te bestuur nie, maar om inligting te bestuur. Sekuriteit het ontwikkel van fisiese sekuriteit (in die bank) na elektroniese sekuriteit. IT het die beskikbaarheid van dienste (veral buite kantoorure) aan kliënte verhoog. Die behoefte aan personeel het drasties verminder a.g.v. die koms van byvoorbeeld internet bankdienste en die outomatiese tellermasjien of OTM. (ʼn OTM is ʼn masjien wat dit vir kliënte moontlik maak om enige tyd van die dag of nag geld te onttrek.) Ander departemente sal IT in hul strategie insluit, nie as bloot ʼn ondersteuningsdiens nie, maar as ʼn faktor wat die rigting van daardie departement sal bepaal. Die grootste struikelblok wat verhoed dat die IT-departement sy strategiese rol vervul, is die feit dat bestuurders nog steeds aan IT dink as ʼn hulpbron wat help om kostes te besnoei en produktiwiteit verhoog. Dit word nie gesien as ʼn krag wat die strategie van die onderneming beïnvloed nie. Daar is dus twee wyses waarop ʼn onderneming na IT kan kyk: IT as ʼn funksie wat die onderneming se strategie ondersteun, of IT as ʼn kritieke dryfkrag agter die ontwikkeling van ʼn bedryfstrategie (Rivard, et al., 2004:95). As IT gesien word as ʼn funksie wat bloot die onderneming se strategie ondersteun, word die IT-departement nie tot sy volle potensiaal gebruik nie. IT word dan slegs aangewend om die onderneming se strategie te implementeer en nie om die strategie te bepaal nie. Die taak van die IT-departement sal dan wees om die beste tegnologie te vind om die onderneming se strategie te implementeer. In die gevallestudie behels dit die ondersteuning wat die ITdepartement aan Wenners se personeel bied: Die herstel en onderhoud van apparatuur, opdatering van programmatuur en basiese tegniese hulp. Hoewel dit nie noodwendig sleg is as die IT-departement die onderneming se strategie implementeer nie, word die potensiaal van IT nooit ten volle benut nie. IT kan soveel meer doen. Soos daar reeds in die verlede gesien is, het IT dikwels die wyse waarop sake gedoen word, verander en vele mededingers se deur gesluit. Dink byvoorbeeld aan iStore waar musiek elektronies beskikbaar is teen ʼn

©akademia (MSW)

Bladsy 148


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels fraksie van die koste van ʼn CD. Die koms van Voice over IP (VoIP) tegnologie het ʼn groot aandeel uit die mark van vastelyn-operateurs geneem. Dit is egter beter as IT gesien word as ʼn kritieke dryfkrag agter die ontwikkeling van die onderneming se strategie. IT beïnvloed die wyse waarop die onderneming bedryf word. Dit het ook ʼn groot invloed op die wyse waarop ondernemings in die mark kan meeding. Daarom is dit belangrik dat IT ʼn direkte invloed het op die formulering van ʼn bedryfstrategie. Die stelsel wat Paul (in die gevallestudie) ontwikkel het om kliënte te help om hul eie webtuistes te ontwikkel, is ʼn voorbeeld van hoe die IT-departement kan bydra om die mededingende voordeel van ʼn onderneming te verbeter. Mej. Clever is duidelik ʼn voorstaander van hierdie siening: Sy is vasbeslote dat die IT-departement deel van die strategiese besluitnemingsessies moet wees. 5.5.2

Dimensie 2: IT transformeer die onderneming

Dit word algemeen aanvaar dat IT groot veranderinge in ondernemings bring – oor die wyse waarop dit geskied, is egter nog geen ooreenstemmigheid bereik nie (Rivard, et al., 2004:100) Daar is ten minste vyf wyses waarop dit kan gebeur (Rivard et al., 2004:100): •

Proses herontwerp: Business Process Reengineering (BPR) het ʼn gewilde term in die laaste paar dekades geword. Deur IT te gebruik, kan bedryfsprosesse meer doeltreffend plaasvind. Deur BPR word onnodige stappe uit (byvoorbeeld produksie) prosesse gehaal en ander stappe word verkort. IT help ook dat ander hulpbronne meer effektief aangewend word.

Verbeterde koördinasie: IT maak verbeterde samewerking tussen verskillende afdelings van ʼn onderneming moontlik. Hierdie afdelings kan departemente of takke, plaaslik of internasionaal wees. Deur bedryfsinligtingstelsels is dit moontlik vir ʼn verskeidenheid departemente om saam te werk. ʼn Voorbeeld is ʼn kliënteverhoudingsbestuurstelsel (customer relationship management, of CRM). Hierdie stelsels bevat al die nodige inligting oor alle kliënte, asook alle interaksie tussen die kliënte en die onderneming. ʼn Tak in Kaapstad sal dus presies dieselfde inligting oor ʼn kliënt hê as die tak in Pretoria.

Verbeterde samewerking: IT verskaf ʼn nuwe manier vir personeel om saam te werk. Dit beteken dus dat kollegas nie in dieselfde gebou, dorp of selfs land te wees om met mekaar te kan saamwerk nie. (ʼn Voorbeeld hiervan is die “dropbox” wat in Studie-eenheid 2 bespreek is).

Verbeterde gebruik van inligting: IT maak die gebruik van inligting meer effektief deur beter toegang tot inligting te verskaf, inligting beter te bestuur, kommunikasie

©akademia (MSW)

Bladsy 149


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels beter te bestuur en die wyse waarop inligting voorgestel/aangebied kan word, te verbeter (Rivard, et al., 2004:103). •

Verbeterde navorsing en leer: IT verbeter die wyse waarop ondernemings hul navorsing kan doen deur meer en beter bronne van inligting beskikbaar te stel. Rekenaarmodelle maak dit ook makliker om nuwe produkte te ontwikkel: In plaas daarvan dat ʼn aantal prototipes eers vervaardig en getoets moet word, kan ʼn produk op ʼn rekenaar ontwerp word. Die rekenaar sal dan al die spesifikasies “toets” en moontlike foute uitwys. Dit veroorsaak dat die eerste prototipe wat werklik ontwikkel word, baie minder foute sal hê as wat die geval sou gewees het as ʼn rekenaar nie gebruik is nie.

5.5.3

Dimensie 3: IT skep mededingende voordeel

As IT nie slegs aangewend word om dag-tot-dag bedryfsprosesse te ondersteun nie, kan dit vir die onderneming ʼn groot mededingende voordeel verskaf. Die moontlikhede is eindeloos, maar die volgende voorbeelde behoort ʼn aanduiding te gee van hoe IT tot die onderneming se mededingende voordeel kan bydra (Rivard et al., 2004:105): •

Die skep van virtuele waarde. Ondernemings wat fisiese produkte bied kan soms die groot hoeveelheid inligting wat hul van kliënte versamel, aanwend om addisionele produkte en dienste te verskaf. Dit gebeur dikwels dat hierdie dienste nie fisiese produkte is nie, maar op die internet of in een of ander elektroniese formaat voorkom. Hierdie waarde wat geskep word, help dan ook die onderneming om ʼn voordeel bo mededingers te verkry. ʼn Voorbeeld is ʼn selfoonmaatskappy wat nie net selfoonkontrakte verskaf nie, maar gebruikers toelaat om addisionele dienste op die internet by te voeg (Rivard et al., 2004:105).

Maak beter gebruik van kliënteverhoudinge. Hoe meer inligting ʼn onderneming oor sy kliënte het, hoe beter kan sy verhouding met daardie kliënte wees. Nie net help dit om die kliënte gelukkig te hou nie, maar dit maak ook toekomstige bemarking aan daardie kliënte soveel makliker. As die maatskappy presies weet wat kliënte se voorkeure, stokperdjies en belangstelling is, kan advertensie-veldtogte soveel meer gefokus wees.

Verbeterde produkte en dienste. Soos reeds hierbo genoem, kan bemarkingsveldtogte aangepas word om by die kliënte se behoeftes te pas. Op dieselfde wyse kan produkte en dienste ook deur middel van tegnologie aangepas word om beter op kliënte se behoeftes te fokus. Die klem is weereens op die beskikbaarheid van kliënte-inligting wat deur IT moontlik gemaak word.

©akademia (MSW)

Bladsy 150


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 5.5.4

Dimensie 4: Inligtingstelsel (IS) onderneming

Hierdie is die tradisionele rol wat met IT geassosieer word. IT as IS-onderneming behels die interne verskaffing van IT-dienste aan die onderneming (Rivard et. al., 2004:110). Hierdie dienste is reeds vroeër bespreek en word dus slegs kortliks hieronder opgesom (Rivard, et al., 2004:110): •

Die verskaffing van apparatuur aan die onderneming

Die verskaffing van programmatuur aan die onderneming

Die opstel en ondersteuning van ʼn netwerk

Die verskaffing van opleiding aan personeel.

Die IT-departement het ʼn groot verantwoordelikheid in enige onderneming. As die bestuur van die onderneming besef hoe waardevol IT vir die toekoms van die onderneming is, sal die IT-departement by alle strategiese besluite betrek word. Die volgende paragraaf sal na die impak van IT op die onderneming kyk. 5.6

Die impak van IT op die onderneming

IT se funksie in die onderneming het verander van die tradisionele verskaffer van apparatuur na ʼn kritieke, strategiese rolspeler in die voortbestaan van ʼn onderneming. Hierdie paragraaf gaan kortliks kyk na die impak wat IT op die onderneming het. Daar gaan gekyk word na die ekonomiese impak, organisatoriese impak, asook mededingende voordeel. Dan word daar ook aandag gegee aan die spesifieke gevare wat IT in die onderneming meegebring het. 5.6.1

Ekonomiese impak

IT het ʼn impak op ʼn verskeidenheid van kostes in die onderneming (Laudon & Laudon, 2006:90): •

IT verminder die koste en verhoog die kwaliteit van inligting. Soos reeds aan die begin van hierdie studiegids genoem is, kan inligtingstelsels ʼn groot hoeveelheid inligting versamel en in so mate verwerk dat slegs die beste kwaliteit inligting aan bestuur verskaf word. As inligtingstelsels aangewend word om inligting op ʼn daaglikse basis deur middel van saketransaksies te versamel, is dit nie nodig om inligting deur ander, duur kanale te versamel nie. ʼn Eenvoudige voorbeeld is ʼn groot supermark: Deur bloot ʼn na ʼn opsomming van alle transaksies te kyk, kan die bestuur sien watter dae (en tyd van die dag) gewoonlik die besigste is. Dit kan hulle help om die regte hoeveelheid werknemers beskikbaar te stel. Hierdie inligting sou baie moeiliker bekombaar gewees het sonder die gebruik van inligtingstelsels.

©akademia (MSW)

Bladsy 151


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

IT, en veral netwerke, verlaag die koste van markdeelname. IT maak dit moontlik vir ʼn kleiner onderneming om sy IT stelsel direk aan ʼn verskaffer te koppel. Deurdat die verskaffer dan slegs produkte aan die onderneming verskaf soos wat die behoefte ontstaan, hoef die onderneming nie groot hoeveelhede voorraad aan te hou nie.

IT verlaag kostes verbonde aan menslike hulpbronne. Tegnologie het nog altyd die vermoë gehad om sekere beroepe te vervang. IT-stelsels word toenemend geskep om die werk van personeel oor te neem – hoewel dit ʼn negatiewe invloed op die werkloosheidsyfer het, verminder dit ʼn onderneming se kostes verbonde aan salarisse.

IT verlaag bestuurskostes. IT word ingespan om sommige basiese besluite te neem. ʼn Voorbeeld kan in banke gesien word: As ʼn kliënt vir ʼn lening aansoek doen, kan ʼn klerk in die bank al die nodige inligting aan die rekenaar verskaf en die stelsel kan dan die kliënt evalueer teen voorafbepaalde kriteria of sekere minimumvereistes. Sodoende word ʼn lae-vlak bestuurder se werk deur ʼn rekenaar verrig. Die onderneming hoef dan slegs die salaris van ʼn klerk te betaal en is dit nie nodig om ʼn nuwe bestuurder aan te stel nie.

5.6.2

Organisatoriese impak

IT kan ook die struktuur of hiërargie van ʼn onderneming beïnvloed. Dit het ook ʼn invloed op die wyse waarop personeel in ʼn onderneming saamwerk. Die volgende drie wyses waarop IT die onderneming op ʼn organisatoriese vlak affekteer, is van belang (Laudon & Laudon, 2006:93): •

IT veroorsaak ʼn “platter” hiërargie. ʼn Hiërargie is die wyse waarop die bestuurstruktuur van ʼn onderneming uitgelê word. Omdat IT toenemend ingespan word om bestuurders se werk te vergemaklik, veroorsaak dit soms dat sommige bestuurders se werk geheel en al uitgeskakel word. Dit beteken dat daar minder bestuurders in ʼn onderneming benodig word. Dit gebeur ook dat ʼn enkele bestuurder ʼn groter hoeveelheid werknemers kan bestuur met die hulp wat tegnologie bied.

Die post-industriële onderneming. ʼn Post-industriële onderneming is ʼn onderneming wat meer afhanklik is van kennis en vaardighede as formele posisies. In tradisionele ondernemings het bevordering afgehang van ʼn persoon se geskiedenis in die onderneming. Die aantal jare wat ʼn persoon by ʼn onderneming betrokke was, het sy/haar kanse vir bevordering beïnvloed. Vandag is hierdie besig om te verander: Bevordering en aanstelling van personeel berus suiwer op die kennis en vaardighede van so ʼn persoon. IT het ʼn noemenswaardige invloed hierop

©akademia (MSW)

Bladsy 152


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels gehad – die beskikbaarheid van inligting wat as gevolg van IT moontlik gemaak is, veroorsaak dat enige iemand toegang tot kennis en vaardighede het. •

Weerstand teen verandering. IT het veroorsaak dat drastiese, vinnige verandering in ʼn onderneming nie meer opsioneel is nie. Verandering het nodig geword vir oorlewing. Personeel wat vir jare in ʼn onderneming werk en nie aan sulke drastiese veranderinge gewoond is nie, mag weerstand bied. En omdat die betrokkenheid van alle personeel kritiek is wanneer ʼn nuwe inligtingstelsel geïmplementeer word, is dit baie belangrik dat enige moontlike weerstand teen verandering in ag geneem word.

5.6.3

Mededingende voordeel

Die mededingende voordeel wat IT aan ʼn onderneming bied, is reeds in die vorige Paragraaf 5.5.3 bespreek. Die grootste impak wat IT moontlik op mededingende voordeel het, is die feit dat dit kostes kan verlaag. Ondernemings wat hul kostes kan verlaag, kan nie net hul wins verhoog nie, maar hul kan ook die prys van hul produk of diens verlaag, wat ʼn mededingende voordeel tot gevolg sal hê. IT kan ook ʼn onderneming help om sy produkte uniek en beter as dié van mededingers te maak. Hierdie twee strategieë staan onderskeidelik bekend as lae-koste leierskap en produk differensiasie (Laudon & Laudon, 2006:98): •

Lae-koste leierskap. Die onderneming kan sy kostes so laag maak dat ander mededingers nie kan kompeteer nie. Die fokus hier is nie soseer op kwaliteit nie, maar slegs kostes. IT maak dit moontlik dat produksie- en ander kostes gesny word.

Produkdifferensiasie. IT help ʼn onderneming om produkte en dienste te verskaf wat so goed of uniek is, dat mededingers nie daarmee kan kompeteer nie. ʼn Voorbeeld hiervan is Google wat met ʼn nuwe soektegnologie die soek-enjinmark oorgeneem het.

5.6.4

Negatiewe impak van IT

Ongelukkig is die impak van IT op ʼn onderneming nie net positief nie. Moontlik die grootste nadeel van IT is die kostes daaraan verbonde. Die apparatuur en toerusting, programmatuur en vaardighede wat benodig word, is duur. Dit is dus belangrik dat die IT bestuurder baie mooi moet besin voordat hierdie aankope gedoen word. Ander negatiewe implikasies van IT sluit die volgende in (Jacobs, 2006:140): •

Gemorspos (spam): Omdat dit so goedkoop is om e-posse uit te stuur, het ondernemings hierdie tegnologie vir bemarkingsdoeleindes begin gebruik. Ongelukkig is daar individue en ondernemings wat e-pos op onetiese wyses gebruik. Advertensies wat vinnig-ryk-word skemas of ander minder betroubare produkte of

©akademia (MSW)

Bladsy 153


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels dienste bevat, word aan miljoene ontvangers uitgestuur. Die gevolg is dat ʼn e-posgebruikers oorweldig word deur groot hoeveelhede gemorspos. Hierdie ondernemings respekteer ook nie die privaatheid van ʼn e-posgebruiker nie en die sogenaamde “opsie om uit te teken” word slegs gebruik om te bepaal of ʼn e-posadres geldig is. Databasisse met miljoene e-posadresse word dan verkoop vir addisionele inkomstes. Dit is dus moontlik dat ʼn gebruiker se e-posadres een keer gebruik word en dan aan ʼn groot hoeveelheid ander senders van gemorspos verkoop word. Die onbeheerde stuur van gemorspos is nie net oneties nie, maar in sommige lande onwettig (ook in Suid-Afrika). ʼn Onderneming wat gemorspos stuur se reputasie ly skade. Ongelukkig is die senders van gemorspos gewoonlik in lande wat nie wetgewing teen gemorspos het nie. Gemorspos is gewoonlik niks meer as ʼn irritasie nie, tensy die gebruiker natuurlik op die e-posse reageer. In hierdie geval is dit moontlik dat daar groot skade aan die gebruiker se rekenaar gerig kan word, of dat die gebruiker geld kan verloor. •

Poetse (hoax). Dit gebeur soms dat e-posse met dramatiese boodskappe uitgestuur word. Die inligting is vals en die doel van die e-pos is slegs om reaksie te kry. Soms wil ʼn sender sien hoe lank die e-pos in sirkulasie sal bly. Voorbeelde sluit e-posse in wat die gebruiker waarsku oor ʼn nuwe virus (wat glo alle rekenaars wêreldwyd op dieselfde dag gaan beïnvloed) of ʼn e-pos wat die ontvanger dreig met dramatiese gevolge indien die ontvanger nie die e-pos aanstuur nie.

Phising. Hierdie is ʼn metode wat deur misdadigers gebruik word om persoonlike inligting van ʼn gebruiker te bekom om sodoende die gebruiker se geld te steel. ʼn Baie bekende voorbeeld is ʼn e-pos wat kwansuis van die bank afkomstig is. Die sender beweer dan dat die gebruiker onmiddellik op sy/haar internetbankdienste moet aanteken om te verhoed dat die rekening toegemaak moet word. Die e-pos verskaf dan ook ʼn skakel na die “bank”. Wat in werklikheid gebeur, is dat die misdadiger ʼn webblad geskep het wat presies soos dié van die bank lyk, maar aan die misdadiger behoort. Die gebruiker sleutel dan sy/haar aantekenbesonderhede in – wat dan deur die misdadiger ontvang word. Sodoende gee die gebruiker die misdadiger onbeperkte toegang tot sy/haar rekening. Dit is belangrik om altyd te onthou dat die bank nooit ʼn kliënt op hierdie wyse sal kontak nie. Gebruikers moet nooit enige e-pos vertrou nie en altyd die bank kontak (per telefoon) om die geldigheid van enige e-pos te bevestig.

©akademia (MSW)

Bladsy 154


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Spyware. Spyware is programmatuur wat op ʼn gebruiker se rekenaar gestoor word, wat inligting vanaf die rekenaar versamel sonder dat die gebruiker daarvan bewus is. Hierdie inligting word dan gebruik om skade aan te rig, byvoorbeeld om die gebruiker se internetbankdiens te gebruik om geld te steel. Daar bestaan ʼn verskeidenheid van programmatuur wat gebruik kan word om die rekenaars teen spyware te beskerm.

Virusse. ʼn Virus is ʼn program wat geskryf word met die doel om die normale funksionering van iemand se rekenaar, sonder sy toestemming of medewete, omver te gooi. Virusse word so geskryf dat hulle hulself kan dupliseer en word oorgedra deur die gebruik van geheuestokkies of ander draagbare media, e-posse en besoeke aan onbetroubare webtuistes. Anti-virus programmatuur is geskryf met die doel om die oordrag en aktiwiteite van virusse te beperk.

Dit is belangrik vir die IT-bestuurder en IT-departement om bewus te wees van die impak wat IT op die onderneming kan hê. Wanneer nuwe IT-stelsels aan die onderneming bekendgestel word, is dit belangrik dat alle moontlik implikasies in ag geneem word. Laudon en Laudon (2006:95) stel voor dat die volgende in ag geneem word met die implementasie van enige nuwe inligtingstelsel: •

Die omgewing waarin die onderneming funksioneer

Die struktuur van die onderneming

Die onderneming se kultuur en politiek

Die tipe onderneming en leierskapstyle

Die belangrikste groep wat deur die stelsel beïnvloed gaan word en die houding van die werknemers wat met die stelsel gaan werk.

• 5.7

Die tipe take, besluite en bedryfsprosesse waarvoor die stelsel ontwerp is. Die verantwoordelikhede van die IT-departement

Paul het ʼn baie moeilike taak. Hy moet met die beperkte finansiële en ander hulpbronne ʼn IT-departement op die been bring. Die eerste ding wat hy moet doen is om te bepaal wat die verantwoordelikhede van die IT-departement gaan wees. Mej. Clever het reeds vir hom ʼn oorsig gegee van die IT-departement se strategiese rol en Paul sal nou in detail moet beplan presies watter take die IT-departement in die onderneming gaan verrig. Die doel van die IT-departement is om tegnologiese oplossings vir bedryfsprobleme te vind (Rivard et al., 2004: 250). Die IT-departement het hoofsaaklik vier belangrike verantwoordelikhede (Rivard et al., 2004:251). Elkeen van hierdie verantwoordelikhede word in die diepte hieronder bespreek.

©akademia (MSW)

Bladsy 155


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 5.7.1

Versoening van IT met die bedryfstrategie

Dit is belangrik dat die IT-departement nie in isolasie werk nie. Die doelwitte en strategie van die IT-departement moet versoenbaar wees met dié van die hele onderneming. Sodoende sal die IT-departement nie slegs ʼn steundiens aan die onderneming lewer nie, maar ʼn aktiewe bydrae tot die ontwikkeling en implementering van die bedryfstrategie kan lewer. Dit gebeur veral op die volgende vier gebiede (Rivard et al., 2004:252): •

Kultuur. Die wyse waarop IT-oplossings in die onderneming geïmplementeer word, word deur die onderneming se kultuur beïnvloed. Indien die kultuur ʼn weerstand teen verandering het, mag dit baie moeiliker wees om drastiese veranderings in die onderneming te bewerkstellig. Kultuur kan egter verander of aangepas word. Dit is belangrik dat IT-oplossings nie op personeel afgedwing word nie, maar dat die ITdepartement sensitief is vir die kultuur van die onderneming.

Strategie. Soos reeds genoem, is dit belangrik dat die IT-departement by die strategiese beplanning van die onderneming betrokke moet wees. Hoewel die ITdepartement verantwoordelik is vir die implementering van die onderneming se strategie, moet die departement se betrokkenheid nie tot implementering beperk wees nie. Die IT-departement se strategie en aktiwiteite moet dus op alle vlakke met die bedryfstrategie versoen word. Die bestuurder van die IT-departement moet by topvlakbestuur se besluitneming betrokke wees. In die gevallestudie is dit wel die geval – Paul word deel gemaak van die span wat die strategiese beplanning vir die onderneming gaan doen.

Bedryfsprosesse. Die bedryfsprosesse van ʼn onderneming moet versoen word met die prosesse van die IT-departement. In die gevallestudie sal Paul eers deeglik moet verstaan hoe die onderneming werk. Hoe word bemarking gedoen? Wat gebeur wanneer ʼn nuwe kliënt gewerf word? Hoe word die spesifikasies van ʼn nuwe webtuiste vasgelê? Word dit in ʼn Word dokument ingesleutel? Word dit rofweg op ʼn stuk papier geskryf? Of is dit die taak van die ontwerper om te onthou wat die kliënt se vereistes is. Hoe word ʼn webtuiste ontwikkel? Wanneer word die webtuiste aan ʼn kliënt vertoon? Slegs wanneer Paul die onderneming se prosesse goed genoeg verstaan, kan hy die IT-departement se prosesse vasstel. Dan sal die ITdepartement die prosesse van die onderneming kan ondersteun.

Die IT-mark. Die IT-mark verander teen ʼn geweldige tempo. Dit mag gebeur dat die IT-departement altyd sal poog om die beste tegnologie so gou as moontlik te implementeer, solank as wat die begroting dit toelaat. Dit is egter nie noodwendig die beste keuse nie. Soos reeds genoem is dit belangrik dat daar eerstens na die

©akademia (MSW)

Bladsy 156


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels behoeftes van die onderneming gekyk moet word. Tweedens is dit soms beter om nie ʼn nuwe tegnologie onmiddellik te implementeer nie, omdat moontlike foute met die tegnologie dalk nog nie uitsorteer is nie (byvoorbeeld, die eerste weergawe van nuwe programmatuur). Om dus IT-tegnologie aan te skaf op die regte tyd en teen die regte prys, is ʼn kuns wat ʼn IT-bestuurder moet bemeester. Dit kan gedoen word deurdat die IT-bestuurder die nodige navorsing doen om te alle tye op die hoogte te bly van wat in die mark beskikbaar is, asook watter ondernemings reeds die tegnologie gebruik het en wat hul ervarings daarmee was. Hierdie tegnologie sluit in apparatuur, programmatuur, netwerktegnologie, inligtingstelsels, asook die ITvaardighede wat nodig is om met hierdie tegnologie te gebruik. 5.7.2

Die skep van ʼn buigbare IT-onderneming

In die verlede was die doel van die IT-departement om aan te pas by veranderings in die sake- en IT-omgewings. Dit het ʼn tydperk van 5 tot 7 jaar geneem (Rivard, et al., 2004:256). IT-infrastruktuur is dus aangeskaf en verander nadat die veranderinge plaasgevind het. Vandag is die sakeomgewing egter baie meer wisselvallig en word daar baie meer van die IT-departement vereis. Waar die IT-departement gemoeid was met die aanpassing van ITinfrastruktuur, word dit vandag van die IT-departement vereis om te voorspel watter infrastruktuur in die toekoms benodig gaan word. Hierdie maak ʼn IT-bestuurder se taak soveel moeiliker. Die IT-bestuurder is dus vasgevang tussen twee verantwoordelikhede wat moontlik in konflik met mekaar kan wees (Rivard, et al., 2004:256). Aan die een kant is daar ʼn mate van struktuur nodig, terwyl die departement aan die ander kant buigbaar moet wees om by veranderinge in die omgewing aan te pas. Die oplossing lê êrens in die middel. Die ITbestuurder moet riglyne saamstel waarvolgens die IT-departement bedryf gaan word, sonder om die departement te beperk. Sodoende is die nodige struktuur beskikbaar, maar die onderneming sal in staat wees om vinnig aan te pas by veranderings. Dit is van groot belang dat personeel in die IT-departement, veral die bestuurders, ten alle tye op hoogte moet wees van wat in die omgewing aangaan. Bestuurders moet weet wat in die onderneming se omgewing gebeur, wat die mededingers doen, wat die kliënte se behoeftes is en probeer voorspel wat die behoeftes in die toekoms ook gaan wees. Aan die ander kant is dit ook belangrik dat bestuurders bewus is van bestaande, asook toekomstig, tegnologie wat beskikbaar is. Sodoende kan ingeligte besluite geneem word.

©akademia (MSW)

Bladsy 157


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 5.7.3

Bestuur van IT-vaardighede

Die feit dat daar al hoe meer van die IT-departement verwag word, veroorsaak dat die vereiste vaardighede van IT-personeel ook uitgebrei word. Waar tegniese vaardighede, soos kennis oor apparatuur, programmatuur en netwerke, in die verlede voldoende was, word daar vandag van IT-personeel vereis om kenners te wees op kliëntediens, organisatoriese politiek en bestuursvaardighede (Rivard et al., 2004:260). Ongeag van die aard van die infrastruktuur wat deur die IT-departement verskaf word, is daar sewe kernvaardighede wat personeel in die departement moet kan demonstreer (Rivard et al., 2004:260): •

Bedryfskennis. Dit is belangrik dat IT-personeel moet weet wat die moontlike bedryfswaarde van tegnologie is om die nodige aankoopbesluite te kan neem.

Bestuur van sakeverhoudinge. Die IT-departement moet goeie verhoudinge met ʼn verskeidenheid van eksterne partye handhaaf. Dit sluit kliënte, verskaffers en mededingers in.

Interne verhoudinge: Hierdie behels die IT-personeel se vermoë om werknemers en bestuurders te oorreed om IT-inisiatiewe te ondersteun en te implementeer.

Aanpasbaarheid ten opsigte van prosesse. Die IT-departement moet daartoe in staat wees om die beskikbare IT-oplossings en die prosesse van die onderneming te versoen deur die nodige aanpassings aan beide te maak.

IT-beplanning. IT-beplanning behels die vermoë van die IT-departement om ʼn duidelike visie van die IT-departement se betrokkenheid in die onderneming te skep, asook om die bedrywighede van die IT-departement by dié van die onderneming te integreer.

IT-infrastruktuur. Die daarstel van ʼn IT-infrastruktuur (bv. apparatuur, programmatuur en netwerke) is ʼn kritieke vaardigheid van die IT-departement.

Die skep, onderhoud en beveiliging van die onderneming se fasiliteite om data te verwerk.

5.7.4

Die skep en onderhoud van IT-infrastruktuur

IT-infrastruktuur behels alle apparatuur, programmatuur, netwerke en stelsels wat nodig is om in die onderneming se IT-behoeftes te voorsien. IT-infrastruktuur is egter ook veronderstel om die bedryfsbehoeftes van die onderneming in ag te neem (Rivard et al., 2004:262). Om die IT-infrastruktuur van ʼn onderneming tot stand te bring, kan ʼn groot hoeveelheid geld kos. Dit is daarom belangrik dat hierdie besluit met groot omsigtigheid

©akademia (MSW)

Bladsy 158


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels geneem word. Die volgende beginsels moet in ag geneem word wanneer besluite oor ITinfrastruktuur gemaak word (Rivard et al., 2004:263): •

Buigbaarheid moet die hoofdoel wees. Dit is belangrik dat die infrastruktuur deurlopend aangepas moet word soos wat die onderneming se behoeftes en die sakeomgewing verander.

Elke onderneming se IT-infrastruktuur is uniek. Hoewel ander ondernemings se infrastruktuur as riglyn gebruik kan word, is dit nie wys om ʼn bestaande infrastruktuur te kopieer en net so te gebruik nie. Daar moet ʼn in die diepte ondersoek gedoen word om die behoeftes van die onderneming te bepaal.

ʼn Onderneming se IT-infrastruktuur is nooit voltooid nie. Die infrastruktuur sal deurlopend aangepas word. Nuwe tegnologie sal bygevoeg word en ou tegnologie sal verwyder word.

Kennis is van kritieke belang. Vir ʼn IT-infrastruktuur om effektief te wees is dit belangrik dat die IT-bestuurder die nodige kennis oor bestaande en toekomstige tegnologie, die onderneming, die sakeomgewing en ʼn verskeidenheid ander aspekte moet besit.

Standaarde is belangrik. Dit is belangrik dat die IT-infrastruktuur te alle tye aan alle nodige standaarde voldoen. In Suid-Afrika word standaarde deur die SABS gereguleer. Internasionaal is daar die ISO 9000 standaarde waaraan infrastruktuur moet voldoen.

Dit is duidelik dat die verantwoordelikhede van die IT-departement minder konkreet is as wat dit ʼn paar dekades gelede was. Terwyl tegniese vaardighede in die verlede voldoende was, is daar ʼn groot hoeveelheid addisionele take (en dus ook vaardighede) waarmee personeel van die IT-departement gemoeid is. Die struktuur van die IT-departement moet dus so saamgestel word dat al hierdie behoeftes aangespreek word. 5.8

Die struktuur van die IT-departement

Die struktuur van enige IT-departement sal afhang van die spesifieke behoeftes van die onderneming. Die begroting wat beskikbaar is, sal ook ʼn invloed hê op die personeel wat aangestel sal word. Dit is die verantwoordelikheid van die IT-bestuurder om die behoeftes van die onderneming met die finansiële hulpbronne van die departement te versoen. Gebaseer op die verantwoordelikhede van die IT-departement, behoort die volgende hiërargie ʼn aanduiding te gee hoe ʼn tipiese IT-departement kan lyk:

©akademia (MSW)

Bladsy 159


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 5.8.1

Bestuur

Die bestuur van die IT-departement kan een of meer van die volgende bevat: •

IT-bestuurder. In groter ondernemings sal die IT-bestuurder ook ʼn direkteur van die maatskappy wees, en dus ook deel van die uitvoerende raad van direkteure vorm.

Adjunk bestuurder.

Beplanningsbestuurder (met ʼn adjunk indien nodig). Hierdie bestuurder neem verantwoordelikheid vir alle IT-beplanning. Uit die aard van die saak sal hierdie bestuurder ook nou saam met die topbestuur van die onderneming moet saamwerk.

Projekbestuurders. Groter ondernemings het ʼn verskeidenheid IT-projekte wat in die onderneming geloods word. Dit is dan nodig dat ʼn projekbestuurder gebruik word om ʼn span saam te stel wat hierdie projek kan beplan, uitvoer en ondersteun.

5.8.2 •

Personeel met gespesialiseerde vaardighede Apparatuurspesialis(te). Dit is nodig dat een of meer personeellede kenners is op bestaande apparatuur, asook die nuutste ontwikkelings in apparatuur. In groter ondernemings kan daar ʼn verskeidenheid spesialiste in verskillende afdelings van apparatuur aangestel word.

Programmatuurspesialis(te). Weereens is dit moontlik dat meer as een programmatuurspesialis aangestel kan word. Dit is moontlik dat ʼn onderneming ʼn spesialis in ʼn spesifieke program (byvoorbeeld ʼn programmeertaal of databasisstelsel) of bedryfstelsel (byvoorbeeld Linux of Windows Server) benodig.

Netwerkspesialis(te). Die onderneming het kenners in beide netwerktoerusting, byvoorbeeld kabels, roeteerders (routers) en konneksies en netwerkbedryfstelsels nodig.

Bedryfspesialis(te). Dit is nodig dat die IT-departement die prosesse in die onderneming verstaan. Hiervoor is spesialiste soos stelselontleders nodig. ʼn Stelselontleder sal in die diepte na die prosesse in die onderneming kyk en die ITdepartement help om die nodige oplossing vir bedryfsprobleme te vind.

Sekuriteitspesialis. Die netwerk van die onderneming moet beskerm word teen moontlike aanvalle van kuberkrakers en ander gevaarlike elemente. Ten spyte van al die gevorderde programmatuur wat beskikbaar is om hierdie werk te verrig, is dit steeds nodig om ʼn sekuriteitspesialis aan te stel wat kan sorg dat die programmatuur korrek aangewend word.

©akademia (MSW)

Bladsy 160


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Databasisspesialis. Die versameling, stoor en verwerking van data moet deur ʼn databasisspesialis gedoen word. Hierdie persoon sal spesialiseer in die opstel van databasisse en die gebruik van die nodige databasisprogrammatuur om die beste en mees bruikbare inligting aan die bestuur te verskaf.

Opleidingspesialiste. Opleiding is ʼn kritieke verantwoordelikheid van die ITdepartement. ʼn Opleidingspesialis sal nie net die gebruikers in die onderneming oplei nie, maar mag ook verantwoordelik wees om die IT-personeel se vaardighede te ontwikkel.

Gebruikersondersteuning. Groter IT-departemente het afdelings wat toegewy is aan die ondersteuning van gebruikers in die onderneming. Hierdie spesialiste sal telefoniese of fisiese hulp verleen wanneer enige gebruiker probleme met enige IT-verwante sake ondervind.

5.8.3

Ondersteuningsdienste

Nie alle personeel in die IT-departement is verantwoordelik vir IT-verwante sake nie. Daar is sommige personeel wat die IT-departement se bedrywighede ondersteun: •

Administratiewe beamptes.

Finansiële personeel. In groot maatskappye is dit soms moontlik dat die ITdepartement sy eie finansiële afdeling of beampte het.

Onderhoud- en skoonmaakpersoneel. Dit behels die onderhoud van die perseel en toerusting wat nie IT-verwant is nie.

Veiligheidspersoneel. Die veiligheid van personeel moet ten alle tye verseker word. Beserings aan diens word gewoonlik as ʼn fout aan die kant van die onderneming gesien en die onderneming kan daarvoor verantwoordelik gehou word. Hoewel sommige ondernemings personeel het wat na die veiligheidstandaarde van die hele onderneming omsien, is dit soms nodig om ʼn enkele werknemer aan te stel wat spesialiseer in die veiligheid van personeel in die IT-departement.

Dit is onmoontlik om ʼn “tipiese” IT-departement op te stel. Elke onderneming se ITdepartement sal anders wees omdat elke onderneming se behoeftes anders is. Dit is dus belangrik dat die IT-bestuurder baie duidelik bewus moet wees van die onderneming se verwagtinge van die IT-departement, asook die vaardighede wat IT-personeel moet besit. In die gevallestudie sal Paul niks kan doen voordat hy nie behoorlike navorsing oor Wenners gedoen het, en voordat hy ʼn aanduiding van die IT-departement se jaarlikse begroting gekry het nie.

©akademia (MSW)

Bladsy 161


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels 5.9

Die ontwikkeling van inligtingstelsels

Dit gebeur dikwels dat bedryfsinligtingstelsels wat deur ondernemings benodig word, reeds as bestaande pakkette op die mark beskikbaar is. Om hierdie programme te gebruik is gewoonlik die beste opsie omdat dit soveel goedkoper is as om self die stelsels te ontwikkel. Dit is gewoonlik die geval vir inligtingstelsels wat deur ʼn groot hoeveelheid maatskappye gebruik kan word. Dit gebeur egter ook soms dat ʼn onderneming se behoeftes van so aard is dat daar nie bestaande programmatuur beskikbaar is nie. In so geval sal dit nodig wees vir die onderneming om self die programmatuur te ontwikkel, of om ʼn ander onderneming in te kontrakteer om die programmatuur te ontwikkel. Hierdie paragraaf gaan die proses waardeur hierdie programmatuur ontwikkel word, kortliks bespreek. Dit is belangrik om daarop te let dat die ontwikkelingsproses van inligtingstelsels nie altyd dieselfde stappe volg nie. Daar is ʼn verskeidenheid wyses waarop programmatuur ontwikkel kan word, elk met sy eie reëls, gereedskap en stappe wat gevolg moet word. Hierdie reëls, gereedskap en stappe wat gevolg word om programmatuur te ontwikkel, word metodologieë (meervoud van metodologie) genoem. Die meeste metodologieë behels egter vier belangrike fases waardeur die stelsels ontwikkel word. Hierdie vier fases word hieronder bespreek (Laudon & Laudon, 2006:524). 5.9.1

Fase 1: Stelselontleding

Stelselontleding behels die ontleding van ʼn probleem wat die onderneming met ʼn inligtingstelsel gaan probeer oplos (Laudon & Laudon, 2006:524). Met stelselontleding word daar na alle prosesse, persone en data gekyk wat in die onderneming (of ʼn deel daarvan) bestaan. Hierdie inligting word dan op een of ander manier voorgestel (byvoorbeeld deur grafieke of diagramme) sodat die betrokke personeel ʼn geheelbeeld van die onderneming kan verkry. Gestel Paul (in die gevallestudie) moet ʼn stelsel ontwikkel wat verhoudings met kliënte kan reguleer. Dan sal daar gekyk moet word na elke vorm wat deur ʼn kliënt of personeellid ingevul word. Die stappe wat gevolg word van die eerste kontak met ʼn kliënt totdat die webtuiste afgehandel is (en ook die ondersteuningsdienste wat aan die kliënt gebied word), moet behoorlik gedokumenteer word. Dit kan gedoen word deur die verskillende werknemers waar te neem, of onderhoude met hulle te voer. Daar kan ook vergaderings met bestuurders gehou word om te bepaal hoe die bestaande prosedure veronderstel is om te werk. Dan kan die stelselontleder ook bepaal of hierdie prosedure wel gevolg word.

©akademia (MSW)

Bladsy 162


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels ʼn Belangrike komponent van stelselontleding is ʼn lewensvatbaarheidstudie (Laudon & Laudon, 2006:525). Daar moet gekyk word of enige tegnologiese oplossing vir die bedryfsprobleem wel die kostes daaraan verbonde sal regverdig. Daar moet gekyk word of ʼn oplossing moontlik sal wees uit ʼn finansiële, sowel as tegniese, oogpunt. Op die ou end is dit belangrik dat geld wat aan die stelsel spandeer word, as ʼn goeie belegging gesien kan word. Moontlik die belangrikste resultaat van die stelselontleding, is die spesifikasies van die inligtingsbehoeftes van die beplande oplossing (Laudon & Laudon, 2006:525). As hierdie behoeftes nie korrek geïdentifiseer word nie, is dit moontlik dat ʼn groot hoeveelheid geld spandeer gaan word aan ʼn stelsel wat geen probleme gaan oplos nie. Die geld sal dan as ʼn vermorsing gesien kan word. Dit is soms moontlik dat die probleem nie met ʼn inligtingstelsel opgelos kan word of hoef te word nie. Soms kan die probleem opgelos word met addisionele opleiding, aanpassings aan bestuur, of veranderings aan bestaande prosedures (Laudon & Laudon, 2006:525). Dit is daarom belangrik dat die stelselontleder nie slegs ʼn spesialis op die gebied van IT is nie, maar ook baie goed gekwalifiseerd is om bedryfsprobleme te identifiseer en te verstaan. 5.9.2

Fase 2: Stelselontwerp

Die tweede fase in die ontwikkeling van inligtingstelsel behels die beplanning van die inligtingstelsel (Laudon & Laudon, 2006:525). Die eerste fase het die probleem geïdentifiseer en bepaal wat gedoen moet word om die spesifieke inligtingsbehoeftes aan te spreek. Die tweede fase bepaal hoe dit gedoen sal word. Die beplanning van enige inligtingstelsel is van kardinale belang. As die beplanning nie volledig gedoen word nie, of as dit verkeerdelik gedoen word, sal die implementasie daarvan ook verkeerd en ʼn vermorsing van geld wees. Die programmering van die stelsel sal slegs op die beplanning gebaseer word. Die programmeerders gaan nie enige kontak met die eindgebruikers maak, of enige navorsing in die onderneming doen om vas te stel wat die behoeftes is nie. Programmeerders werk slegs volgens die inligting wat in die beplanningsdokumentasie aan hulle gegee is. Die ontwerp van die stelsel moet ʼn aantal beperkings in ag neem (Laudon & Laudon, 2006:525): •

Tegniese beperkings: Is dit tegnies moontlik om die programmatuur te ontwikkel wat die stelsel moontlik sal maak? Is die apparatuur wat benodig word beskikbaar?

Organisatoriese beperkings: Hoeveel veranderings sal aan die huidige prosedures aangebring moet word? Sal die personeel bereid wees om die veranderings wat deur die nuwe stelsel bekendgestel word, te aanvaar?

©akademia (MSW)

Bladsy 163


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Finansiële beperkinge: Sal die fondse wat beskikbaar gestel is, genoeg wees om die stelsel te ontwikkel en te implementeer?

Tydsbeperkings: Is die tyd wat beskikbaar is genoeg om die stelsel te ontwikkel en te implementeer? Is daar alternatiewe oplossings in plek vir in geval enige iets sou verkeerd gaan?

Stelselontwerp verskaf al die nodige spesifikasies vir ʼn inligtingstelsel. Die hoofkategorieë van hierdie spesifikasies word in Tabel 5.1 voorgestel:

Afvoer

Verwerking

Dokumentasie

Toevoer

Fisiese prosedure (wie

Oorskakeling

doen wat?) Gebruikerskoppelvlak

Beheer

Opleiding

Databasisontwerp

Sekuriteit

Organisatoriese veranderings

Tabel 5.1: Die hoofkategorieë vir spesifikasies vir inligtingstelsels wat tydens die ontwerpfase in ag geneem moet word Aangepas uit Laudon & Laudon (2006:526) Die eindgebruikers vorm die basis van die beplanningsdokument. Dit is dus belangrik dat die eindgebruikers deurlopend in ag geneem word tydens die stelselontwerpsfase. Een van die grootste oorsake van mislukte inligtingstelsels is die feit dat die gebruikers nie behoorlik in ag geneem is tydens die ontwerp van die stelsel nie (Laudon & Laudon, 2006:526). 5.9.3

Fase 3: Voltooi die inligtingstelsel

Tydens die derde fase word die stelsel fisies ontwikkel. Hierdie fase behels die programmering en toets, asook die oorskakeling en onderhoud van die stelsel (Laudon & Laudon, 2006:527).  Programmering Die spesifikasies wat deur die stelselontwerp verkry is, word nou deur die programmeerders in programkode omgeskakel. Dit is egter ook moontlik dat die projekbestuurder teen hierdie tyd besef dat die behoeftes wat geïdentifiseer is, deur bestaande programmatuur opgelos word. Indien ʼn nuwe oplossing egter geskep moet word, is dit moontlik dat die onderneming sy eie programmeerders aanstel, of die spesifikasies aan ʼn eksterne onderneming verskaf wat dan die programmering daarvan afhandel.

©akademia (MSW)

Bladsy 164


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels  Toets Voordat enige nuwe programmatuur geïmplementeer kan word, moet ʼn groot hoeveelheid toetse daarop uitgevoer word. Weereens is dit moontlik vir ʼn onderneming om self die programmatuur te toets, of om die toetsing uit te kontrakteer aan maatskappye wat hierin spesialiseer. Daar is, onder andere, drie tipes toetse wat op die programmatuur uitgevoer kan word (Laudon & Laudon, 2006:527): •

Eenheidstoets. Hierdie toets is daarop gemik om foute in elke deel van die programmatuur op te spoor. Elke program, of eenheid van ʼn program, word afsonderlik getoets en alle foute word herstel.

Stelseltoets. Hier word die inligtingstelsel in sy geheel getoets. Dit bepaal of die stelsel werklik doen wat dit veronderstel is om te doen en of al die programme as ʼn geheel kan saamwerk. Daar word spesifiek gekyk na die werksverrigting van die stelsel (hoe vinnig transaksies uitgevoer word) en hoe die stoor van lêers gedoen word (onder normale omstandighede asook onder groot druk).

Aanvaardingstoets. Die stelsel word deur al die belangegroepe (byvoorbeeld gebruikers en bestuur) getoets. Indien al die groepe tevrede is (wat nie noodwendig maklik sal gebeur nie) word die inligtingstelsel finaal goedgekeur.

 Omskakeling Omskakeling behels die verandering van die ou stelsel na die nuwe inligtingstelsel. Dit is moontlik dat die ou stelsel nie ʼn IT-stelsel was nie, of dat die vorige IT-inligtingstelsel sekere tekortkominge gehad het. Dit is belangrik dat die oorskakeling na die nuwe stelsel so glad as moontlik verloop om frustrasies of verlies aan produktiwiteit te verhoed. Daar is hoofsaaklik vier strategieë wat gevolg kan word (Laudon & Laudon, 2006:527): •

Die parallel-strategie. Beide die ou en nuwe stelsels word tegelyk gebruik. Gebruikers gebruik dan die nuwe stelsel, maar indien enige iets fout gaan, kan die gebruikers sonder moeite weer die ou stelsel gebruik. Die strategie word gevolg totdat dit duidelik is dat die nuwe stelsel werk. Die probleem met hierdie stelsel is dat dit duur is en dat ekstra personeel en hulpbronne moontlik hiervoor benodig sal word.

Direkte oorskakeling. Die nuwe stelsel vervang die ou stelsel op ʼn spesifieke dag. Hoewel hierdie strategie baie meer koste-effektief is as dit werk, kan foute wat hier insluip groter finansiële gevolge hê as die parallel-strategie. Die kostes daaraan verbonde om foute te maak, kan aansienlik hoër wees omdat daar nie ʼn alternatief bestaan nie.

©akademia (MSW)

Bladsy 165


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Die proefstudie (pilot study). Met hierdie strategie word die nuwe stelsel slegs aan ʼn sekere groep gebruikers bekendgestel, byvoorbeeld ʼn enkele departement. Enige probleme wat hier opduik kan dan reggestel word sonder dat die res van die onderneming daardeur geraak word. Dit is dus ʼn goeie idee om ʼn nie-kritieke departement te gebruik om seker te maak dat enige foute in die nuwe stelsel so klein as moontlike impak op die onderneming sal hê. As al die foute reggestel is, word die stelsel in die res van die onderneming geïmplementeer.

Gefasseerde benadering. Die stelsel word in verskillende fases geïmplementeer. Dit kan byvoorbeeld in ʼn enkele departement geïmplementeer word (soos met die proefstudie) en dan ʼn paar maande later in ʼn tweede departement. Sodoende word die aanvanklike foute opgespoor en opgelos, maar indien enige foute met die tweede fase voorkom, sal dit steeds nie die res van die onderneming benadeel nie. Die infasering van die nuwe stelsel kan ook volgens die funksies van die inligtingstelsel geskied. In die inligtingstelsel wat Paul in die gevallestudie sou voorstel, sal die kommunikasie-element van die stelsel eers geïmplementeer word. ʼn Paar maande later sal Paul die finansiële funksie bekendstel. As hy seker is dat die stelsel werk, sal die nuwe webontwerp-funksie bygevoeg word.

5.9.4

Fase 4: Onderhoud

As die stelsel suksesvol geïmplementeer is, moet daar onderhoud plaasvind (Laudon & Laudon, 2006:528). Tydens hierdie stap sal die gebruikers en IT-personeel die stelsel moniteer om te bepaal of die vereistes vir die stelsel wel nagekom is. Onderhoud van die stelsel behels ook die nodige herstel van foute, veranderings om aan nuwe vereistes te voldoen of om die werksverrigting van die stelsel te verbeter. Die Stelselontwikkelingsproses wat hierbo beskryf is, word in Tabel 5.2 opgesom word: Fase

Stappe

Stelselontleding

Identifiseer die probleem Doen ʼn lewensvatbaarheidstudie Bepaal inligtingsbehoeftes

Stelselontwerp

Bepaal spesifikasies vir die nuwe stelsel

Voltooi die inligtingstelsel

Programmering Toets

©akademia (MSW)

Eenheidstoets

Bladsy 166


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Stelseltoets

Aanvaardingstoets

Omskakeling

Parallel

Direkte oorskakeling

Proefstudie

Gefasseerde benadering

Onderhoud Tabel 5.2: Die stelselontwikkelingsproses Aangepas uit Laudon & Laudon (2006:524-529) 5.10 Samevatting Die rol van die IT-departement het drasties verander in die laaste dekade. Waar die ITdepartement tradisioneel slegs verantwoordelik was vir die ondersteuning van dag-tot-dag bedrywighede van die onderneming, speel die moderne IT-departement ʼn groot strategiese rol. Die funksie van die IT-departement kan een van vier dimensies aanneem: 1) IT en strategie-ontwikkeling; 2) IT-transformeer die onderneming; 3) die skep van mededingende voordeel; en 4) Inligtingstelselonderneming. IT het ook ʼn groot impak op die onderneming en sy omgewing. Die impak kan ekonomies en organisatories wees. IT kan ondernemings se mededingende voordeel beïnvloed. IT kan ook ʼn negatiewe invloed op die onderneming hê. Die nuwe rol van die IT-departement is meer van ʼn uitdaging en sluit die volgende in: 1) versoening van IT met bedryfstratgieë; 2) die skep van ʼn buigbare IT-omgewing; 3) die bestuur van IT-vaardighede, en 4) die skep en onderhoud van IT-infrastruktuur. Hoewel dit nie moontlik is om ʼn tipiese IT-departement op te stel wat vir alle ondernemings geldig sal wees nie, is dit belangrik om die verantwoordelikhede van die IT-departement in gedagte te hou. Dit is ook belangrik om die spesifieke aard en behoeftes van die onderneming in ag te neem wanneer die struktuur van die IT-departement bepaal word.

Die ontwikkeling van inligtingstelsel bestaan uit drie fases. Die eerste, stelselontleding, ondersoek die huidige prosesse, bepaal die probleem, doen ʼn lewensvatbaarheidstudie en bepaal die inligtingsbehoeftes. Stelselontwerp, in die tweede plek, verskaf ʼn bloudruk van ©akademia (MSW)

Bladsy 167


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels hoe die stelsel moet lyk en funksioneer. Dit behels die volledige beplanning van die inligtingstelsel. Die laaste fase, die voltooiing van die stelsel, behels die fisieseontwikkeling van die inligtingstelsel. Hierdie fase behels die programmering, toets, omskakeling en onderhoud van die stelsel. Daar word tussen drie tipes toetse onderskei: eenheidstoets, stelseltoets en aanvaardingstoets. Daar is ook vier strategieĂŤ vir die omskakeling van die ou na die nuwe stelsel naamlik: 1) parallel oorskakeling; 2) direkte oorskakeling; 3) proefstudie; en 4) gefasseerde benadering.

Šakademia (MSW)

Bladsy 168


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

5.11 Selfevaluering

Aktiwiteit 24 Besoek enige onderneming wat ʼn IT-departement het. Ondersoek die struktuur van die ITdepartement en stel dit deur middel van ʼn diagram voor. Maak voorstelle ten opsigte van die struktuur van die IT-departement deur na die voorstelle in Paragraaf 5.8 te kyk. Jou ondersoek mag ook deur middel van die internet gedoen word.

Aktiwiteit 25 Besoek enige onderneming wat ʼn IT-departement het. Bepaal die rol en verantwoordelikhede van die IT-departement in die onderneming. Bespreek hoe hierdie ITdepartement se rol en verantwoordelikhede vergelyk met dit wat in Paragraaf 5.7 bespreek is. Jou ondersoek mag ook deur middel van die internet gedoen word.

Aktiwiteit 26 Besoek enige onderneming wat ʼn IT-departement het. Bepaal hoe IT die bedrywighede van die onderneming beïnvloed. Vergelyk jou bevindinge met wat in Paragraaf 5.6 bespreek is. Jou ondersoek mag ook deur middel van die internet gedoen word.

Aktiwiteit 27 Verwys na die gevallestudie aan die begin van hierdie studie-eenheid. Daar word aan Paul ʼn begroting van R5 miljoen vir die eerste jaar gegee. Met hierdie geld moet Paul al die rekenaars in ʼn netwerk verbind, personeel se salarisse betaal, rekenaars vir twee nuwe grafiese ontwerpers koop, en sy nuwe stelsel ontwikkel en implementeer. Jy moet vir Paul help om sy departement op die been te bring en al die take wat hierbo genoem is, af te handel. Doen die volgende:

Besoek webtuistes waar apparatuur verkoop word. Kry die nodige pryse van die toerusting wat Paul gaan nodig hê.

Besoek webtuistes waar poste geadverteer word. Kyk wat die markverwante

©akademia (MSW)

Bladsy 169


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels salarisse is wat Paul moet begroot vir die personeel wat hy wil aanstel.

Stel vir Paul ʼn struktuur op vir die personeel van die IT-Departement. Onthou dat die personeel al die bogenoemde take moet kan verrig.

Stel vir Paul ʼn begroting op om die bogenoemde take te verrig.

©akademia (MSW)

Bladsy 170


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Afrikaans/Engelse woordelys Afrikaans

Engels

Aanbiedingsprogrammatuur

Presentation software

Aftaster

Scanner

Afvoer

Output

Apparatuur

Hardware

Bediener

Server

Bedryfsinligtingstelsel

Business information system

Bedryfstelsel

Operating System

Beleid

Policy

Bemarkings- en verkopestelsel

Marketing and sales system

Besluitnemingsondersteuningstelsel

Decision support system

Bestuurinligtingstelsel

Management system

Bustopologie

Bus topology

Data ontginning

Data mining

Databasis

Database

Datavaslegging

Data capturing

Diensverskaffer

Service provider

Digitale videoskyf

Digital video disc

Drukker

Printer

Eindgebruiker

End user

Foutopsporingsfunksie

Scan disk function

Gebruiker

User

Gebruiker-ontwerperkommunikasiegaping

User designer communication gap

Gedraaide paar kabels

Twisted pair cable

Geheue

Memory

Geheuestokkie

Memory stick

Šakademia (MSW)

Bladsy 171


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Geskermde gedraaide paar

Shielded twisted pair (STP)

Grafiese gebruikerskoppelvlak

Graphical user interface (GUI)

Hulpbronne

Resources

Ikoon

Icon

Inkspuitdrukker

Inkjet printer

Inligtingsera

Information age

Inligtingstegnologie

Information technology

Inligtingstelsel

Information system

Inligtingverslaggewingstelsel

Information report system

Kasgeheue

Cache memory

Koaksiale kabels

Coaxial Cable

Kommunikasiemedium

Communication media

Kompakskywe

Compact disk

Kuberkraker

Hacker

Lewensvatbaarheidstudie

Feasibility study

Mededingende voordeel

Competitive advantage

Mededingers

Competitors

Menslike hulpbronbestuur

Human resource management

Metodologie

Methodology

Moederbord

Motherboard

Navigasie sleutels

Navigation keys

Navraag

Query

Netwerkkoppelvlakkaart

Network interface card (NIC)

Ongeleide tegnologie

Wireless technology

Ongeskermde gedraaide paar

Unshielded twisted pair (UTP)

Optiese veselkabels

Optical fibre cables

Produksiestelsel

Production systems

Šakademia (MSW)

Bladsy 172


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Proefstudie

Pilot study

Programmatuur

Software

Prosesbeheerstelsel

Process control system

Prosesherontwerp

Business process reengineering

Rampbeheer

Disaster management

Randapparatuur

Peripherals

Ringtopologie

Ring topology

Roeteerder

Router

Rugsteun

Backup

Sentrale verwerkingseenheid (SVE)

Central processing unit

Sigbladprogrammatuur

Spreadsheet software

Skermuitdrukke

Screen prints

Sosiale media

Social media

Stelselontleder

Systems Analyst

Stelselontwerp

Systems design

Stelselprogrammatuur

System software

Stertopologie

Star topology

Stipper

Plotter

Toepassingsprogrammatuur

Application software

Toevoer

Input

Transaksieverwerkingstelsel

Transaction processing system

Uitvoerende inligtingstelsel

Executive information system

Veld

Field

Verantwoordbaarheid

Accountability

Verstekwaardes

Default values

Verwerker

Processor

Verwerking

Processing

Šakademia (MSW)

Bladsy 173


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Webblaaier

Web browser

Woordverwerkers

Word processors

Šakademia (MSW)

Bladsy 174


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Bronnelys •

Bovée C. L. & Thill J. V. 2008. Business Communication Today. 9th Edition, Prentice Hall.

Caballero, A. 2009. Information security essentials for IT managers: Protecting mission-critical systems. In:Vacca, J.R. (ed) Computer and information security handbook. Elsevier Inc.: Oxford.

Calloway, W. 1993. Computers and telecommunications: The power and the problem. In: Christopher, W.F. & Thor, C.G. (eds) Handbook for productivity measurement and improvement. Productivity Press: Portland.

Dean, T. 2000. Network+ Guide to Networks. Course Technology, Thomson Publishing: Cambridge, MA.

English, L.P. 1999. Improving Data Warehouse and Business Information Quality. John Wiley & Sons: New York.

Help Desk SAAS. http://www.helpdesksaas.com/blog/column/help-desk-roles-andresponsibilities/

Hinton, M. 2006. Managing organizational data and information. In: Hinton, W. (ed) Introducing information management: The business approach. Elsevier ButterworthHeinemann: Oxford.

Jacobs, S. (Red). 2007. Rekenaars, deel van jou lewe: ʼn Handboek vir Inligtingstegnologie. Deel 2. Study Opportunities: Pretoria.

Jacobs, S. (Red.) 2006. Rekenaars, deel van jou lewe: ʼn Handboek vir Inligtingstegnologie. Deel 1. Study Opportunities: Pretoria.

Kendrick, J.W. 1993. Productivity – why it matters – how it’s measured. In: Christopher, W.F. & Thor, C.G. (eds) Handbook for productivity measurement and improvement. Productivity Press: Portland.

Laudon, C.L. & Laudon, J.P. 2006. Management Information Systems: Managing the digital firm. 10th Edition. Pearson Education: Upper Saddle River, New Jersey.

Mallery, J. 2009. Building a secure organization. In:Vacca, J.R. (ed) Computer and information security handbook. Elsevier Inc.: Oxford.

Marx et. al., 1998,, S., Van Rooyen, D.C., Bosch, J.K. & Reynders, H.J.J. 1998. Ondernemingsbestuur. 2e Uitgawe. J.L. Van Schaik Uitgewers: Pretoria.

©akademia (MSW)

Bladsy 175


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

McCourt, W. & Eldridge, D. 2003. Global human resource management: Managing people in developing and transitional countries. Edward Elgar: Cheltenham.

NCES. http://nces.ed.gov/pubs2005/tech_suite/part_2.asp

O’ Brien, J.A. 1994. Introduction to Information Systems. IRWIN: Burr ridge, Illinois.

Orna, E. 2006. Organizations and information. . In: Hinton, W. (ed) Introducing information management: The business approach. Elsevier Butterworth-Heinemann: Oxford.

Rivard, S., Aubert, B.A., Patry, M., Paré, G. & Smith, H.A. 2004. Information Technology and Organizational Transformation: Solving the Management Puzzle. Elsevier Inc.:Oxford.

Tech Republic. http://www.techrepublic.com/article/tips-for-managing-itfacilities/5729309

Thurow, L.C. 1993. Productivity. In: Christopher, W.F. & Thor, C.G. (eds) Handbook for productivity measurement and improvement. Productivity Press: Portland.

Weiss, D. S. 2000. High performance HR: Leveraging human resources for competitive advantage. John Wiley & Sons: Toronto.

©akademia (MSW)

Bladsy 176


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Selfevalueringsriglyne Selfevalueringsriglyne Riglyne Aktiwiteit 1 Daar is nie ʼn spesifieke antwoord vir hierdie vraag nie. Die inligting wat verskaf is, is ʼn begroting van ʼn bloemiste. Volgens hierdie begroting is die onderneming besig om ʼn wins te maak. Hierdie wins kan vir ʼn verskeidenheid doelwitte aangewend word. Miskien kan dit herbelê word om die onderneming uit te brei; miskien kan die eienaar van die wins vir homself neem. ʼn Ander besluit wat geneem kan word, is om die salaris wat in die begroting voorkom, te verhoog. Indien hierdie inligting egter foutief is, sal die onderneming finansiële probleme ondervind. Die onderneming mag dalk ʼn kleiner wins gemaak het as wat die begroting aangedui het en omdat die bedrag wat as wins aangedui is nie meer beskikbaar is nie, sal die onderneming met ʼn kontantvloeiprobleem sit. Foute kan insluip as daar uitgawes in die onderneming is wat nie in die begroting voorkom nie, of as die inkomste minder is as wat die begroting aandui. Dit is natuurlik ook moontlik dat die inkomste in werklikheid meer is as wat die begroting aandui, waarvan die gevolge nie so sleg sou wees nie.

Riglyne Aktiwiteit 2 Hierdie aktiwiteit het nie ʼn korrekte of verkeerde antwoord nie. Die volgende kan as ʼn riglyn dien. a. Daar is ʼn verskeidenheid bronne wat hierdie inligting kan verskaf. Die bemarkingsplan (intern) kan vergelyk word met die uitslag van marknavorsing (mark) en die finansiële state van mededingers (mark). Indien die resultate van die bemarkingsplan nie is wat verwag is nie, kan inligting oor die toestand van die ekonomie (makro) miskien lig daarop werp. Tydens ʼn resessie is mense minder geneig om geld te spandeer. Die mededingers se finansiële state sal miskien ʼn aanduiding kan gee of hulle ook swakker presteer het as wat verwag is. b. Hierdie is moeiliker om lank voor die tyd te bepaal, omdat die inligting wat met nuwe produkbekendstellings verband hou, gewoonlik baie vertroulik is. Die bestuurder kan egter die media dophou (mark). Jaarverslae van mededingers (mark) kan dalk ook ʼn aanduiding gee van wat die mededingers beplan. As daar egter wetgewing bestaan (makro) wat die bekendstelling van die produk verbied, of die mededinger dwing om sy voornemens bekend te maak, sou dit die bestuurder ʼn

©akademia (MSW)

Bladsy 177


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels vinnige aanduiding kon gee oor die moontlikhede van die bekendstelling. c. Die direkteur sal natuurlik begin deur na al die nodige wetgewing te kyk (makro). Hierdie wetgewing sal die vereistes stel. Dan moet die direkteur na ʼn verskeidenheid prosedures in die onderneming gaan kyk. Dit kan gedoen word deur notules (intern), die visie, missie en doelstellings van die onderneming (intern) en ʼn verskeidenheid ander interne bronne. Die bestuurder kan dan ook gaan kyk na wat ander banke doen (mark).

Riglyne Aktiwiteit 3 a. Menslike hulpbronbestuurstelsels b. Transaksieverwerkingstelsel c. Inligtingsverslaggewingstelsels d. Uitvoerende Inligtingstelsel

Riglyne Aktiwiteit 4 Enige voorbeeld kan gebruik word solank die volgende teenwoordig is:

Die voorbeeld van data het geen waarde nie. Die definisie van data (data is ʼn versameling rou, onverwerkte feite of waarnemings) moet ingesluit wees.

Die voorbeeld van inligting moet 1) op die data gebaseer wees, 2) ʼn verwerkte weergawe van die data wees, 3) sin maak en 4) vir besluitneming gebruik kan word. Dit is belangrik om die definisie van inligting in ag te neem: Inligting is die verwerkte vorm van data wat sin maak en vir besluitneming gebruik kan word.

Riglyne Aktiwiteit 5 a. Hierdie vraag het nie ʼn spesifieke antwoord nie. Die volgende is egter van belang:

As die databasis nie in die laaste tien jaar gereeld hersien is nie, is die kanse goed dat die inherente kwaliteit daarvan afgeneem het. Dit is, byvoorbeeld, moontlik dat sommige kliënte se kontakbesonderhede verander het. ʼn Ander voorbeeld is dat die rede waarom sommige kliënte tien jaar gelede aankope gedoen het, nie vandag meer geldig is nie. Die finansiële posisie van kliënte

©akademia (MSW)

Bladsy 178


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels kon ook intussen verander het.

Dit is moontlik dat foute met die insleutel van die data kon ontstaan. Daar moet vrae gevra word oor die wyses waarop data versamel is en hoe (en deur wie) dit ingesleutel is. As die persoon wat die data versamel het, nie gemotiveerd was om die kwaliteit van die data te verseker nie (byvoorbeeld ʼn student wat nie besef hoe belangrik die inligting vir bestuur kan wees nie), is daar ʼn moontlikheid van swak inherente kwaliteit.

As die tipe data wat versamel is nie gebruik kan word om die bestuur se vrae te beantwoord nie, besit die inligting ook nie goeie pragmatiese kwaliteit nie. As kliënte, byvoorbeeld, nie gevra is om hul fisiese adresse te verskaf nie, kan die bestuur nie die nodige antwoorde op hul vrae kry nie. As daar inligting oor ʼn kliënt se huwelikstatus is, sal hierdie inligting (selfs al is dit korrek) nie waarde hê vir die vrae wat bestuur vra nie

b. Die volgende behoort genoem te word:

Verkeerde besluite word geneem: As die bestuur groot bedrae geld aan ʼn bemarkingsveldtog spandeer, kan al hierdie geld vermors word indien die regte teikenmark nie bereik word nie.

Geleentheidskoste: Die bestuur verloor nie net die geld wat aan die bemarkingsveldtog spandeer is nie. Die onderneming het nie die regte teikenmark bereik nie – indien die regte teikenmark bereik is, sou die onderneming se verkope kon styg en sy markaandeel vergroot. Hierdie geleentheidskoste gaan dus ook verlore. Die bestuur kon ook moontlik ʼn tendens in die mark raakgesien het deur die inligting te bestudeer. So ʼn tendens kon miskien ʼn vraag na ʼn nuwe produk geïdentifiseer het, wat tot ʼn splinternuwe mark kon lei. Sonder hoë kwaliteit inligting sal dit egter nie gebeur nie, en verloor die onderneming hierdie moontlike inkomste.

Koste verbonde aan die soek en/of herstel van foutiewe of verlore inligting. As die databasis nie gereeld op datum gehou is nie, sal die bestuur eers personeel moet aanstel om die nodige inligting op te spoor. Hieraan is kostes verbonde.

Riglyne Aktiwiteit 6 ʼn Eerste voorbeeld is ʼn touch screen. Dit is ʼn skerm wat afvoer verskaf, maar deurdat die

©akademia (MSW)

Bladsy 179


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels gebruiker met sy/haar vinger op die skerm tik, kan toevoer ook gegee word. Nog ʼn voorbeeld is ʼn multifunksionele toestel. So ʼn toestel bevat ʼn aftaster, drukker (en soms ʼn faksmasjien) in een. Dit is ʼn toevoerkomponent omdat dit dokumente met die afstaster kan inlees, maar is ook ʼn afvoerkomponent omdat dokumente daarmee gedruk kan word.

Riglyne Aktiwiteit 7 Die definisie van ʼn rekenaar is: ʼn Algemeendoelige, elektroniese toestel wat toevoer kan ontvang, dit kan verwerk en inligting as afvoer kan verskaf. ʼn Sakrekenaar kan wel toevoer van die gebruiker ontvang (deur nommers en bewerkings in te sleutel). Dit kan verwerking doen (optel, aftrek, vermenigvuldig, deel en ʼn verskeidenheid ander bewerkings). Verder verskaf dit antwoorde as afvoer. Hierdie eienskappe lei daartoe ʼn sakrekenaar die meeste eienskappe van ʼn rekenaar het. Die vraag wat egter gevra moet word is: Is ʼn sakrekenaar ʼn algemeendoelige toestel? Wanneer ʼn sakrekenaar met moderne rekenaars vergelyk word, mag ʼn mens dalk redeneer dat dit nie algemeendoelig is nie. Indien ʼn sakrekenaar egter met die eerste algemeendoelige rekenaar (ENIAC) vergelyk word, kwalifiseer dit wel as ʼn rekenaar.

Riglyne Aktiwiteit 8 ʼn Stoormedium is bestendig as dit data kan behou selfs al word die kragtoevoer afgesny. Die grootste rede waarom RAM nie as permanente stoor gebruik kan word nie, is die feit dat dit nie bestendig is nie. Wanneer kragtoevoer na die rekenaar afgesny word, verloor RAM alle data, terwyl die hardeskyf steeds data behou.

Riglyne Aktiwiteit 9 1. Die vriende het nie ʼn behoefte aan duur kabels nie en wil ʼn eenvoudige netwerk skep. Vir hierdie rede sal gedraaide-paar kabels die beste wees. Omdat die vriende nie bekommerd is oor die veiligheid van hul data nie, en omdat die afstande tussen die rekenaars klein is, is dit nie nodig om geskermde kabels (STP) te gebruik nie. UTP kabels is dus voldoende. 2. Die feit dat hoëspoed data-oordrag verlang word, dui op ʼn behoefte aan ʼn optiese veselkabel. Hierdie kabel se spoed is die vinnigste en dit kan ook groot hoeveelhede data hanteer.

©akademia (MSW)

Bladsy 180


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

3. Kabels sal in hierdie geval nie werk nie omdat dit moeilik sal wees om die kabels booor (of onderdeur) die snelweg te lê. ʼn Koordlose kommunikasiemedium gaan dus nodig wees. As die huise naby genoeg aanmekaar is, kan WiFi tegnologie gebruik word.

Riglyne Aktiwiteit 10 Optiese veselkabels word van glas of plastiek gemaak en gebruik liggolwe om data te versend. Omdat die kabels geen koper bevat nie, is daar geen waarde daarin vir koperdiewe nie.

Riglyne Aktiwiteit 11 Landlynoperateurs het tradisioneel ʼn monopolie op plaaslike en internasionale oproepe gehad. Dit was te duur om ʼn internasionale oproep met ʼn selfoon te maak en selfs landlynoproepe na internasionale ontvangers was baie duur. Met VOIP tegnologie is dit feitlik gratis om met enige iemand in enige land te kommunikeer. In Suid-Afrika is daar slegs een landlynoperateur wat die monopolie versterk het. Met die koms van VOIP is ʼn groot deel van die landlynoperateur se markaandeel onmiddellik weggeneem.

Riglyne Aktiwiteit 12 Fragmentasie is ʼn natuurlike proses wat plaasvind soos wat data met tyd gestoor en verwyder word. Soos wat tyd verloop word enkele lêers op verskillende plekke op die hardeskyf gestoor. Dit veroorsaak dat die hardeskyf en bedryfstelsel langer neem om die data te vind. Fragmentasie is dus nie iets wat daagliks plaasvind nie en defragmentasie – die metode om fragmentasie reg te stel – moet dus ook nie daagliks gedoen te word nie. Om die rekenaar een keer in ʼn paar maande (of jaarliks) te defragmenteer, behoort genoeg te wees.

Riglyne Aktiwiteit 13 Daar is nie ʼn spesifieke antwoord vir hierdie vraag nie. Dit is egter belangrik dat jy aspekte soos hardeskyf spasie (gemeet in GB), geheue (gemeet in GB), die skermgrootte (in duim) en skermtipe (LCD of CRT) in ag neem.

©akademia (MSW)

Bladsy 181


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Riglyne Aktiwiteit 14 Daar is nie ʼn spesifieke antwoord vir hierdie vraag nie. Die R50 000 moet egter aan die volgende spandeer word:

Jy moet die beste drie rekenaars teen die beste moontlike prys aanskaf. Verwys na Aktiwiteit 13.

Jy moet die nodige toerusting benodig vir die netwerk (ʼn hub of switch, kommunikasiemedia en netwerkkoppelvlakkaart) aankoop. Jy moet ook ʼn topologie voorstel en jou antwoord behoorlik motiveer. Onthou ook om die betaling van die persoon wat die netwerk gaan installeer in ag te neem.

Jy moet eerstens bepaal watter programmatuur benodig gaan word (byvoorbeeld, woordverwerking, sigbladprogrammatuur, e-posprogrammatuur en webblaaiers). Dan moet jy uitvind wat die kostes verbonde aan hierdie programmatuur is. Neem ook in ag dat die lisensies van hierdie programmatuur vir sewe rekenaars moet geldig wees.

Riglyne Aktiwiteit 15 In jou antwoord moet jy na die volgende kyk: Inligtingsbestuur kan gesien word as ʼn doelbewuste proses waardeur inligting versamel en gebruik word om besluitneming op alle vlakke van die onderneming te ondersteun. Inligtingsbestuur vind nie net vanself plaas nie – dit is ʼn doelbewuste proses. As mnr. Jones nie ʼn doelbewuste poging aangewend het om inligting te bestuur nie, het daar geen inligtingsbestuur plaasgevind nie. Inligtingsbestuur moet ook gebruik word om besluite te ondersteun. Mnr. Jones het heel moontlik die meeste van sy besluite aan die bestuurder oorgelaat of self op intuïsie of gevoel besluite geneem. Goeie bestuurders sal egter hul besluite op inligting baseer. Verder moet inligtingsbestuur nie slegs die eienaar of die bestuurder bevoordeel nie, maar elke kelner wat vir die onderneming werk.

Riglyne Aktiwiteit 16 Daar is nie ʼn spesifieke antwoord vir hierdie aktiwiteit nie. Die volgende kan as ʼn riglyn dien, maar jy sal meer voorbeelde en aktiwiteite moet noem as wat hieronder voorkom: Stap 1: Verantwoordbaarheid (accountability). Daar moet duidelikheid verkry word oor

©akademia (MSW)

Bladsy 182


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels watter personeel of departemente watter inligting moet versamel. Sally moet die kelners bymekaar roep en aan hulle verduidelik hoe elke tafel en elke bestelling op die rekenaarstelsel aangeteken word. Sy sal ook aan elke kelner die verantwoordelikheid moet gee om die vraelyste aan kliënte uit te deel (dit is nie haar werk nie). Die kombuispersoneel moet elke oggend ʼn vinnige voorraadopname doen en aan Sally terugvoer gee. Stap 2: Datadefinisies. Die volgende stap is meer gefokus. Meer gedetailleerde spesifikasies word nou benodig om die inligting wat versamel word, beter te beskryf. Jy sal self die datadefinisies moet opstel (wat vir Aktiwiteit 15 gebruik kan word). Hierdie is die minimum wat benodig word – jy sal meer moet byvoeg: Naam:

Die kliënt se naam, teks.

Van:

Die kliënt se van, teks

Telefoon:

Die kliënt se telefoonnommer, teks

Ouderdom:

Die kliënt se ouderdom, heelgetal

Tevredenheid: Die kliënt se tevredenheid, punt uit 10, heeltgetal Stap 3: Standaardisasie. Omdat soveel inligting deur soveel verskillende mense versamel word, is dit amper onvermydelik dat die formaat waarin die inligting versamel en gestoor word, asook die prosesse waarmee die inligting versamel word, sal verskil. So ʼn verskil kan problematies wees. Om hierdie rede moet die beplanning ʼn standaardprosedure daarstel wat sal aandui hoe data versamel moet word en in watter formaat dit aangeteken en gestoor moet word. Die inligting wat Sally van kliënte wil ontvang, moet in dieselfde formaat wees as die inligting wat sy by die kelners wil kry. Dit moet ook ooreenstem met die wyse waarop die rekenaarstelsels wat sy gebruik, inligting stoor. Jy kan dus hier ʼn vraelys opstel om die inligting te versamel vir die velde wat jy hierbo aangedui het. Stap 4: Kwaliteitskontrole. Selfs al word die inligting behoorlik gedefinieer en die prosesse en formaat van inligtingversameling duidelik uiteengesit, is dit altyd moontlik dat foute met inligtingversameling kan opduik. Dit is ook moontlik dat sommige personeel nie by die riglyne hou nie om tyd te spaar of vir interne politieke redes. Dit is daarom belangrik dat die versamelingsproses konstant gemoniteer word om te verseker dat die kwaliteit van inligting ten alle tye bo verdenking is, en dat daar by die riglyne gehou word. Sally sal, onder andere, moet seker maak dat elke kliënt se bestelling wel op die rekenaarstelsel aangeteken word. Sy sal moet kyk of sommige kelners nie dalk skelm die

©akademia (MSW)

Bladsy 183


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels kliëntevraelyste self voltooi nie. Die meeste goeie werknemers sal die prosedure volg, maar ʼn werknemer wat voel dat die prosedure sy/haar werk (of moontlike oneerlikheid) benadeel, sal probeer om ʼn kortpad te vind. Dit is belangrik om te onthou dat besluite op die inligting gebaseer word – besluite wat op foutiewe inligting gebaseer is, kan ʼn onderneming se ondergang bewerkstellig. Stap 5: Vaardighede. Die versameling van inligting in dag-tot-dag aktiwiteite is gewoonlik nie moeilik nie. ʼn Werknemer moet slegs ʼn vorm se inligting oordra na die rekenaar, of ʼn vraelys by ʼn kliënt se rekening voeg. Soms gebeur dit egter dat werknemers addisionele of selfs gespesialiseerde vaardighede nodig het om inligting te versamel. Sally mag dalk die kelners oplei om kliënte met die invul van die vraelys te help. Sy sal dalk ook alle nuwe kelners moet oplei om die nodige programmatuur te gebruik. Verder mag Sally self opleiding nodig hê in die menslike hulpbronbestuurstelsel wat sy by die restaurant gebruik.

Riglyne Aktiwiteit 17 Daar is nie ʼn spesifieke antwoord vir hierdie vraag nie. Dit is egter belangrik dat jy die stappe in Paragraaf 3.7.2 in ag neem. Kyk veral na die volgende: 1. Het jy sinvolle name gebruik om jou velde te identifiseer? Maak ook seker dat daar geen duplikaatname voorkom nie. 2. Bevat die databasis alle moontlike inligting wat nodig is? 3. Is die velde se datatipes korrek? Is telefoonnommers en ID nommers as teks gestoor? Is alle bedrae as reële getalle gestoor? Is ouderdomme en ander getalle sonder desimale as heelgetalle gestoor? 4. Bevat die gebruikerskoppelvlak die volgende: a. Is daar ʼn beskrywende opskrif aan die bo-kant? b. Is die spasiëring netjies gedoen om leesbaarheid te verbeter? c. Is formatteringstegnieke doeltreffend aangewend? d. Is daar oral kommentaar gebruik om die formaat van toevoer vir gebruikers maklik te maak? e. Is die teks en agtergrond se kleur van so aard dat leesbaarheid maklik gemaak word?

©akademia (MSW)

Bladsy 184


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Riglyne Aktiwiteit 18 Daar is nie ʼn spesifieke antwoord vir hierdie vraag nie. Die plan behoort egter die volgende aan te spreek: 1. Evalueer die risiko’s en bedreigings. 2. Wees bedag op algehele miskonsepsies. 3. Verskaf deurlopende IT-opleiding aan personeel. 4. Dink “buite die boks”. 5. Ontwikkel ʼn sekuriteitskultuur. 6. Identifiseer en gebruik ingeboude sekuriteitshulpmiddels in die bedryfstelsel. 7. Moniteer stelsels. 8. Laat ʼn onafhanklike party ʼn sekuriteitsoudit uitvoer. 9. Moenie die basiese sekuriteitsbeginsels vergeet nie. 10. Dateer alle programmatuur gereeld op. Die plan behoort ook sekuriteit op die volgende vlakke aan te spreek: 1. Fisiese sekuriteit 2. Datasekuriteit 3. Stelsels- en netwerksekuriteit 4. Bedryfskommunikasiestelsels 5. Ongeleide media 6. Web- en toepassingstegnologie 7. Sekuriteitsbeleid en -prosedure 8. Sekuriteitsopleiding en -bewusmaking van personeel

Riglyne Aktiwiteit 19 Daar is nie ʼn spesifieke antwoord vir hierdie vraag nie, maar daar moet ten minste verwys word na die wyses waarop ʼn sosiale netwerk soos Facebook gebruik kan word vir Groenberg om met sy kliënte te kommunikeer. Dit is moontlik om ʼn aanhangerblad te maak en kliënte (en potensiële kliënte) uit te nooi om daarna te kyk. Daar kan ook ʼn

©akademia (MSW)

Bladsy 185


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels Groenberg-groep geskep word. Deur Twitter kan daaglikse boodskappe na kliënte gestuur word waardeur hulle op die hoogte gehou word van nuwe produkte. Jy sal ook na ander sosiale media moet kyk.

Riglyne Aktiwiteit 20 Daar is nie ʼn spesifieke antwoord vir hierdie vraag nie. Dit is egter belangrik dat jy moeite doen om te verstaan watter behoeftes elke tipe gebruiker sal hê, ten opsigte van hul produktiwiteit. Tienie sal, byvoorbeeld, slegs die hoeveelheid vorms wat sy per dag moet prosesseer wil verminder, terwyl Tommy dalk ʼn vinniger rekenaar sal benodig. Tienie sal so min as moontlik nuwe werk wil leer, terwyl Tommy soveel as moontlik programme op een slag op sy rekenaar sal wil gebruik. Hierdie aktiwiteit vereis ʼn deeglike beskrywing van die apparatuur, programmatuur en konnektiwiteit (deur middel van ʼn netwerk) wat elke gebruiker benodig.

Riglyne Aktiwiteit 21 Daar is nie ʼn spesifieke antwoord vir hierdie vraag nie. In jou kurrikulum dokument moet dit duidelik wees dat Tienie eenvoudige kursusse oor rekenaargebruik sal benodig. Johannes sal ook slegs in toepassingsprogrammatuur opgelei moet word, maar dit is belangrik dat sy kursus meer gevorderd sal wees. Tommy sal vir gevorderde IT kursusse gestuur word. Jy sal egter ʼn gedetailleerde sillabus moet opstel.

Riglyne Aktiwiteit 22 Daar is nie ʼn spesifieke antwoord vir hierdie aktiwiteit nie. Dit is egter belangrik dat jy die werksomstandighede van elke werknemer in ag moet neem. Die volgende vrae kan gevra word:

Sal die gebruiker ʼn dag of langer van die werk verskoon kan word?

Is dit moontlik om die gebruiker by sy/haar eie rekenaar op te lei?

Wie kan saam met die gebruiker in ʼn klas sit?

Sal ʼn klasopset ideaal vir hierdie gebruiker wees?

Hierdie is slegs voorbeelde van vrae wat gevra kan word. Uit jou antwoord moet dit duidelik blyk dat jy moeite gedoen het om elke gebruiker se situasie en moontlike

©akademia (MSW)

Bladsy 186


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels voorkeure behoorlik te ontleed. Jy kan, onder andere, die volgende metodes oorweeg (jou opsies is egter nie slegs beperk tot hierdie opsies nie):

Klaskameropset. Die fasiliteerder bied ʼn klas aan soos wat dit op skool of universiteit gedoen word. Die klaskamer mag rekenaars hê waarop die gebruikers die lesmateriaal kan toepas.

Tutoriale. ʼn Tutoriaal is ʼn aanlyn kursus wat gewoonlik gratis aan gebruikers verskaf word. Fig 4.6 en 4.7 verskaf ʼn voorbeeld van ʼn tutoriaal wat Microsoft Word verduidelik. ʼn Tutoriaal maak dit moontlik vir gebruikers om op hul eie tyd en teen hul eie spoed deur die werk te gaan. Dit is ook gewoonlik baie deeglik verduidelik en word met skermuitdrukke ondersteun.

Opleiding by die werkstasie. Die werknemer word by sy/haar rekenaar opgelei. Die voordeel hiervan is dat die werknemer onmiddellik alles wat hy/sy leer kan toepas. ʼn Nadeel is ongelukkig dat dit baie tyd neem (vir die fasiliteerder) en dat die werknemer onderbreek kan word deur daaglikse take en versoeke.

Handleidings en selfstudie. Werknemers kan ook van handleidings voorsien word. ʼn Handleiding (of handboek) verskaf al die inligting wat die werknemers nodig het. Die probleem met ʼn handleiding is dat dit bloot op papier gedruk is en nie met die gebruiker kan “kommunikeer” soos ʼn interaktiewe tutoriaal nie. Omdat daar nie ʼn fasiliteerder betrokke is nie, kan ʼn gebruiker se vrae ook nie onmiddellik beantwoord word nie. Die beste wyse waarop ʼn handleiding aangewend kan word, is as ʼn hulpmiddel tot ʼn klas wat fisies aangebied word.

Opleiding deur middel van konferensie tegnologie. Tegnologie maak dit moontlik vir ʼn fasiliteerder om deur middel van kommunikasiemedia met ʼn student of klas studente te kommunikeer. Dit is goedkoper per klas wat aangebied word, omdat die fasiliteerder se vervoerkostes gesny word, en omdat die les oor ʼn verskeidenheid klasse aangebied kan word.

Riglyne Aktiwiteit 23 Daar is nie ʼn spesifieke antwoord vir hierdie aktiwiteit nie, maar die volgende strategieë kan in ag geneem word. Dit is egter belangrik dat jy nie slegs hierdie strategieë noem nie, maar dit toepas op die gevallestudie. Wyses waarop gebruikersweerstand voorkom kan word:

©akademia (MSW)

Bladsy 187


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Gebruikers kan aktiewe lede van die ontwikkelingspan wees. Deur gebruikers deel te maak van die span wat die nuwe stelsel ontwerp, word verseker dat die behoeftes van die gebruiker van die begin af in ag geneem word. Dit sal dan ook help dat die nuwe stelsel so goed as moontlik in die behoeftes van die gebruikers voorsien.

Die redes vir weerstand moet vasgestel word. Sommige gebruikers mag die nuwe (of aangepaste) stelsel verwelkom omdat hulle dit as ʼn verbetering op hul werksomstandighede sien. Ander mag dalk dink (en soms is hulle reg) dat die stelsel vir hul meer werk sal veroorsaak, of hul werksomstandighede sal benadeel.

Gebruikers moet in die implementeringstrategie ook in ag geneem word. As die gebruik van die stelsel nie verpligtend is nie, mag sommige gebruikers verkies om nie die stelsel te gebruik nie. As dit wel verpligtend is, mag weerstand die vorm aanneem van verhoogde foute, ontwrigting, verhoogde personeelomset en selfs sabotasie. Die implementeringsfase is dus ʼn baie sensitiewe fase en dit is daarom van kritieke belang dat elke gebruiker in ag geneem moet word. Dit is nodig vir die IT span om elke gebruiker se vrese of moontlike probleme met die stelsel in ag te neem – ʼn gebruiker moet nooit die gevoel kry dat hy/sy geïgnoreer word nie.

Doelgerigte strategieë om gebruikersweerstand te oorkom sluit in (Laudon & Laudon, 2006:580):

o Gebruikersdeelname in elke fase van die ontwikkelingsproses. Nie net help dit om gebruikersweerstand te beperk nie, maar dit verseker ook die kwaliteit van die stelsels omdat dit aan die behoeftes van gebruikers voldoen.

o Opleiding van gebruikers. o Neem die gebruikers in ag by die opstel van ʼn IT (en ander bestuurs-) beleid. o Verskaf aansporings (finansieel of ander) aan gebruikers wat wel die stelsel gebruik.

Die probleme wat weerstand veroorsaak moet opgelos word voordat die stelsel geïmplementeer word.

Riglyne Aktiwiteit 24 Daar is nie ʼn spesifieke antwoord vir hierdie aktiwiteit nie. Jy mag dalk van die volgende posisies in jou voorstel wil gebruik:

©akademia (MSW)

Bladsy 188


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Bestuur: IT bestuurder, adjunk bestuurder, beplanningsbestuurder (met ʼn adjunk, indien nodig), en projekbestuurders.

Spesialiste: Apparatuurspesialis(te), programmatuurspesialis(te), netwerkspesialis(te), bedryfspesialis(te), sekuriteitspesialis, databasisspesialis, opleidingspesialis(te), gebruikersondersteuning.

Ondersteuningsdienste: Administratiewe beamptes, finansiële personeel, onderhoud- en skoonmaakpersoneel, veiligheidspersoneel.

Riglyne Aktiwiteit 25 Daar is nie ʼn spesifieke antwoord vir hierdie aktiwiteit nie. Jou antwoord kan vergelyk word met die volgende verantwoordelikhede van die IT-departement:

Die versoening van IT met bedryfstrategie (byvoorbeeld kultuur, strategie, bedryfsprosesse en die IT mark)

Die skep van ʼn buigbare IT onderneming.

Die bestuur van IT vaardighede.

Die skep en onderhoud van IT infrastruktuur.

Riglyne Aktiwiteit 26 Daar is nie ʼn spesifieke antwoord vir hierdie aktiwiteit nie. Dit is egter belangrik dat jy jou oplossing moet vergelyk met die volgende wyses waarop IT die onderneming kan beïnvloed:

Ekonomiese impak.

Organisatoriese impak.

Mededingende voordeel.

Moontlike negatiewe impak wat IT kan hê.

©akademia (MSW)

Bladsy 189


BIS105 Bedryfsinligtingstelsels

Riglyne Aktiwiteit 27 Hierdie aktiwiteit se doel is om te bepaal of jy daartoe in staat is om die inligting te integreer. Jy moet die inligting wat in hierdie studie-eenheid verskaf is, gebruik om jou eie navorsing te lei. Met die integrasie van jou eie navorsing en die inligting in hierdie studieeenheid behoort jy ʼn plan op te stel wat uitvoerbaar is. Dit is belangrik dat jy seker maak dat jy alle moontlike uitgawes wat die departement sal hê, in ag geneem het. Maak ook seker dat jy nie onnodige personeel aangestel het nie. Laastens moet jy toets of die departement (met die begroting) wat jy voorgestel het, werklik al die take wat genoem is, sal kan verrig.

Šakademia (MSW)

Bladsy 190


D

ie wyse waarop die invloed van inligtingstegnologie (IT) in die laaste paar jaar toegeneem het, het die bestuur van sakeondernemings en ander organisasies drasties verander. Aanvanklik was dit slegs groot lande se regerings wat ’n rekenaar kon bekostig. Later het die groot maatskappye rekenaars aangeskaf om hul ’n mededingende voordeel te gee. Vandag is rekenaars nie opsioneel nie, maar ’n kritieke deel van elke sakeonderneming. Tegnologie word ook toenemend vir besluitneming gebruik. Bestuurders besef dat rekenaars aangewend kan word om groot hoeveelhede ingewikkelde data te versamel en op so ’n manier te verwerk dat besluite daarop gegrond kan word. Hierdie studiegids ondersoek die wyse waarop rekenaars vir besluitneming aangewend kan word. Studie-eenheid 1 verskaf ’n oorsig van data en inligting, en verskaf ’n inleiding tot die konsep van bedryfsinligtingstelsels. Dit ondersoek ook die moontlike bronne waarvandaan die data en inligting verkry kan word en verskaf ’n oorsig van die verskillende bedryfsinligtingstelsels wat in ondernemings aangetref kan word. Studie-eenheid 2 fokus op die tegnologie wat vir bedryfsinligtingstelsels gebruik word. Daar word gekyk na die apparatuur, programmatuur en netwerke wat as infrastruktuur vir inligtingstelsels dien. In Studie-eenheid 3 word die bestuur van inligting in meer diepte bespreek. Die belangrikheid van inligtingsbestuur word uitgelig en die wyse waarop data fisies gestoor word – in databasisse – word ook verduidelik. Inligtingsekuriteit word ook in hierdie studie-eenheid bespreek. Studieeenheid 4 behels die eindgebruiker van die inligtingstelsels. Dié studie-eenheid ondersoek die dienste wat aan eindgebruikers verskaf kan word en kyk veral na opleiding as ’n vorm van ondersteuning. Studie-eenheid 5 behandel die funksies en verantwoordelikhede van die IT-departement. Die plek van die IT-departement in die onderneming word uitgelig. ’n Struktuur vir die IT-departement word voorgestel en die fases betrokke by die skep van nuwe inligtingstelsels word in diepte bespreek.

akademia jou oop, afrikaanse leertuiste

w w w. a k a d e m i a . a c . z a


Bedryfsinligtingstelsels BIS105