© Kopiereg 2012 Onder redaksie van Paul JN Steyn, BA (PU vir CHO), THOD (POK), DEd (Unisa). ’n Publikasie van Kraal-Uitgewers. Alle regte voorbehou. Adres: H/v D.F. Malan- & Eendrachtstraat, Kloofsig, Pretoria Posadres: Posbus 11760, Centurion, 0046 E-pos: steyn@kraaluitgewers.co.za Webtuiste: www.kraaluitgewers.co.za Gedruk en gebind deur Aksent Media, tel: 082 445 4513 Eerste druk 2012 ISBN: 978-1-920568-10-8 Geen gedeelte van hierdie boek mag sonder die skriftelike toestemming van die uitgewers gereproduseer of in enige vorm of deur enige middel weergegee word nie, hetsy elektronies of deur fotokopiëring, plaat- of bandopnames, vermikrofilming of enige ander stelsel van inligtingsbewaring nie. Enige ongemagtigde weergawe van hierdie werk sal as ’n skending van kopiereg beskou word en die dader sal aanspreeklik gehou word onder siviele asook strafreg.
akademia jou oop, afrikaanse leertuiste
w w w. a k a d e m i a . a c . z a
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Inhoudsopgawe
Programoorsig ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ .................................................................. .................................. 6 Inleiding ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................................... ................................................... 7 Vakleeruitkomste................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ .......................................................................................... .......................................................... 9 Woordomskrywing vir evaluering ................................................................ ................................................................................................ ............................................................................... ............................................... 10
Studie-eenheid 1: Bedryfsomgewing ................................................................ ................................................................................................ ....................................................................... ....................................... 11 1.1
Studie-eenheid leeruitkomstes ..................................................................................... 11
1.2
Verrykende bronne ......................................................................................................... 12
1.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter?.................................................................................... 12
1.4
Inleiding ............................................................................................................................ 13
1.5
Bedryfsbeginsels en -strukture ..................................................................................... 14
1.5.1
Bedryfsfunksies binne die onderneming ..................................................................... 17
1.5.2
Korporatiewe kultuur ...................................................................................................... 19
1.6
Verskillende sakeondernemingsvorme ....................................................................... 20
1.6.1
Alleeneienaarsaak .......................................................................................................... 21
1.6.2
Vennootskappe ............................................................................................................... 22
1.6.3
Beslote korporasie (BK) ................................................................................................. 23
1.6.4
Private maatskappy [(Edms.)Bpk.] ............................................................................... 25
1.6.5
Openbare maatskappy ................................................................................................... 26
1.6.6
Trusts ................................................................................................................................ 27
1.6.7
ʼn Vergelyking tussen die verskillende sakeondernemingsvorme ........................... 27
1.7
Bronne van inligting wat belangrik is vir besluitneming ............................................ 30
1.7.1
Finansiële state ............................................................................................................... 30
1.7.2
Finansiële verhoudings – ontleding en interpretasie ................................................. 32
1.8
Samevatting ..................................................................................................................... 32
1.9
Selfevaluering .................................................................................................................. 33
Studie-eenheid 2: Bedryfspraktyk................................................................ ................................................................................................ ............................................................................. ............................................. 35 2.1
Studie-eenheid leeruitkomstes ..................................................................................... 35
2.2
Verrykende bronne ......................................................................................................... 36
2.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter?.................................................................................... 36
2.4
Inleiding ............................................................................................................................ 37
2.5
Die beginsels van bedryfspraktyk................................................................................. 38
©akademia (MSW)
Bladsy 1
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 2.5.1
Aanvaarbare bedryfsetiek.............................................................................................. 40
2.5.2
Onaanvaarbare bedryfsetiek ......................................................................................... 40
2.5.3
Twee tipes bedryfsetiek ................................................................................................. 41
2.5.4
Die noodsaaklikheid van ʼn gunstige bedryfsetiek...................................................... 41
2.6
Die aard en omvang van beleidsimplementering binne die onderneming ............. 44
2.6.1
Die betekenis van ʼn bedryfsbeleid ............................................................................... 44
2.6.2
Eienskappe van ʼn bedryfsbeleid .................................................................................. 45
2.6.3
Die impak van ʼn bedryfsbeleid ..................................................................................... 46
2.7
Die rol en belangrikheid van die bestuur van ʼn onderneming ................................. 49
2.7.1
Die rol van bestuur.......................................................................................................... 50
2.7.2
Die voordele van effektiewe bestuur ............................................................................ 52
2.7.3
Eienskappe van doeltreffende bestuur ........................................................................ 52
2.7.4
Die funksies van bestuur ............................................................................................... 53
2.8
Besluitnemingsproses binne die onderneming .......................................................... 54
2.8.1
Organisatoriese strukture .............................................................................................. 55
2.8.2
Die aard van besluite...................................................................................................... 56
2.8.3
Drie kategorieë besluite ................................................................................................. 57
2.8.4
Besluitnemingsmodelle .................................................................................................. 59
2.8.5
Besluitnemingsraamwerk............................................................................................... 60
2.8.6
Analities-hiërargiese besluitnemingsproses ............................................................... 61
2.9
Samevatting ..................................................................................................................... 65
2.10
Selfevaluering .................................................................................................................. 66
Studie-eenheid 3: Rekeningkundige praktyk ................................................................ ................................................................................ ................................................ 67 3.1
Studie-eenheid leeruitkomstes ..................................................................................... 67
3.2
Verrykende bronne ......................................................................................................... 68
3.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter?.................................................................................... 68
3.4
Inleiding ............................................................................................................................ 70
3.5
Die inligting benodig deur sakeondernemings ........................................................... 70
3.6
Die aard van rekeningkunde binne die onderneming................................................ 71
3.6.1
Die definisie van rekeningkunde................................................................................... 71
3.6.2
Tipes rekeningkundige inligting en hul gebruike ........................................................ 72
3.6.3
Die gebruikers van bedryfsinligting .............................................................................. 74
3.6.4
Noodsaaklikheid van rekeningkunde in die bedryf van ʼn sakeonderneming ........ 75
3.6.5
Inligting benodig deur bestuurders en eienaars ......................................................... 75
3.7
Die bydrae van rekeningkunde tot die bedryf van ʼn sakeonderneming ................. 78
©akademia (MSW)
Bladsy 2
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 3.7.1
Die algemene inligtingsdoelwitte van rekeningkunde ............................................... 78
3.7.2
Hoof eienskappe van rekeningkundige inligting......................................................... 79
3.7.3
Die verskil tussen boekhouding en rekeningkunde ................................................... 80
3.8
Die rol en verantwoordelikhede van die rekeningkundige departement ................ 82
3.8.1
Etiese verantwoordelikhede van die rekeningkundige departement in ʼn
onderneming ................................................................................................................................. 84 3.9
Die samestelling van die rekeningkundige departement .......................................... 85
3.9.1
Verantwoordelikhede van die finansiële bestuurder van ʼn sakeonderneming ...... 86
3.9.2
Verantwoordelikhede van die finansiële rekenmeester van ʼn sakeonderneming 87
3.9.3
Verantwoordelikhede van die bestuursrekenmeester van ʼn sakeonderneming ... 87
3.9.4
Verantwoordelikhede van die boekhouer en/of salarisklerk van ʼn onderneming . 91
3.10
Samevatting ..................................................................................................................... 93
3.11
Selfevaluering .................................................................................................................. 94
Studie-eenheid 4: Rekeningkundige dokumentasie ............................................................ ............................................................ 95 4.1
Studie-eenheid leeruitkomstes ..................................................................................... 95
4.2
Verrykende bronne ......................................................................................................... 96
4.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter?.................................................................................... 97
4.4
Inleiding ............................................................................................................................ 99
4.5
Rekeningkundige beginsels ........................................................................................ 100
4.5.1
Die boustene van Rekeningkunde ............................................................................. 100
4.5.2
Die beginsels van Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Praktyk (AARP) ..... 106
4.5.3
Die finansiële stand van ʼn onderneming ................................................................... 111
4.6
Die onderskeie rekeningkundige dokumentasie in ʼn sakeonderneming .............. 113
4.6.1
ʼn Ouditspoor .................................................................................................................. 113
4.6.2
Die eienskappe van rekeningkundige dokumentasie .............................................. 114
4.6.3
Die verskillende tipes brondokumente....................................................................... 115
4.6.4
Nog voorbeelde van brondokumente en waar dit gebruik word ............................ 120
4.7
Die rekeningkundige siklus.......................................................................................... 122
4.7.1
Die finansiële data wat in brondokumente voorkom................................................ 125
4.7.2
Joernalisering ................................................................................................................ 125
4.8
Samevatting ................................................................................................................... 132
4.9
Selfevaluering ................................................................................................................ 132
©akademia (MSW)
Bladsy 3
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Studie-eenheid 5: Rekeningkundige stelsels ................................................................ .............................................................................. .............................................. 135 5.1
Studie-eenheid leeruitkomstes ................................................................................... 135
5.2
Verrykende bronne ....................................................................................................... 136
5.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter?.................................................................................. 137
5.4
Inleiding .......................................................................................................................... 139
5.5
Rekeningkundige stelsels ............................................................................................ 140
5.5.1
Die vereistes vir ʼn doeltreffende rekeningkundige stelsel ...................................... 141
5.5.2
Die belangrikheid van ʼn doeltreffende rekeningkundige stelsel ............................ 142
5.5.3
Die gebruikers van rekeningkundige stelsels ........................................................... 144
5.6
Verskillende tipes rekeningkundige stelsels ............................................................. 145
5.6.1
Die geskrewe vs. die gerekenariseerde rekeningkundige stelsels ....................... 145
5.6.2
Die verskille tussen ʼn geskrewe en gerekenariseerde rekeningkundige stelsel. 146
5.6.3
Stappe in die rekeningkundige siklus ........................................................................ 147
5.6.4
Die geskrewe rekeningkundige stelsel ...................................................................... 151
5.6.5
ʼn Gerekenariseerde rekeningkundige stelsel ........................................................... 152
5.6.6
Rekeningkundige programmatuur .............................................................................. 154
5.6.7
Rekeningkundige metodes .......................................................................................... 158
5.7
Hulpbronne wat gebruik word in die rekeningkundige omgewing ......................... 161
5.7.1
Rekeningkundige programmatuur as hulpbron ........................................................ 161
5.7.2
Rekeningkundige stelsels ............................................................................................ 162
5.7.3
Rekeningkundige standaarde ..................................................................................... 162
5.7.4
Rekeningkundige/Professionele liggame .................................................................. 163
5.7.5
Internetskakels van handige webtuistes ................................................................... 164
5.8
Samevatting ................................................................................................................... 166
5.9
Selfevaluering ................................................................................................................ 167
Studie-eenheid 6: Rekeningkundige verslagdoening ......................................................... ......................................................... 169 6.1
Studie-eenheid leeruitkomstes ................................................................................... 169
6.2
Verrykende bronne ....................................................................................................... 170
6.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter?.................................................................................. 170
6.4
Inleiding .......................................................................................................................... 173
6.5
Die belangrikheid van verslagdoening....................................................................... 173
6.5.1
Verskillende tipes bedryfsverslae ............................................................................... 174
6.5.2
Genoteerde openbare maatskappye en jaarverslae ............................................... 180
6.5.3
Internasionale Finansiële Verslagdoeningstandaarde ............................................ 183
6.6
Die formate van die verskillende tipes verslae ......................................................... 193
©akademia (MSW)
Bladsy 4
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 6.6.1
Die Balansstaat ............................................................................................................. 193
6.6.2
Die Inkomstestaat ......................................................................................................... 196
6.6.3
Staat van Kontantvloei (Kontantvloeistaat) ............................................................... 198
6.6.4
Staat van Verandering in Ekwiteit .............................................................................. 200
6.7
Samevatting ................................................................................................................... 203
6.8
Selfevaluering ................................................................................................................ 204
Woordelys in Engels ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ............................................................................... ............................................... 207 Bronnelys ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ .......................................................................... .......................................... 208 Selfevalueringsriglyne ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ .......................................................................... ..........................................216 ..........216
Šakademia (MSW)
Bladsy 5
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Programoorsig Hoër Sertifikaat in Kantooradministrasie
Administratiewe Praktyk
Kliëntediens en Etiek
Kantoorprosedures, -stelsels en -rekords
Kantoortegnologie en Dataverwerking
Bedryfs- en Rekeningkundige Praktyk
Bedryfskommunikasie
Studie-eenheid 1: Administratiewe Praktyk
Studie-eenheid 1: Kliëntediens en etiek
Studie-eenheid 1: Kantoorprosedures
Studie-eenheid 1: Kantoortegnologie en dataverwerking
Studie-eenheid 1: Bedryfsomgewing
Studie-eenheid 1: Bedryfskommunikasie
Studie-eenheid 2: Bedryfspraktyk
Studie-eenheid 2: Konsepte van Administratiewe Praktyk
Studie-eenheid 2: Kliënte en kliëntebehoeftes
Studie-eenheid 2: Administratiewe kantoorstelsels
Studie-eenheid 3: Doelwitte van Administratiewe Praktyk
Studie-eenheid 3: Kliëntediens
Studie-eenheid 3: Verslaghouding in die administratiewe kantoor
Studie-eenheid 3: Databestuur
Studie-eenheid 4: Die take van Administratiewe Praktyk
Studie-eenheid 4: Etiese gedrag in die onderneming
Studie-eenheid 4: Doeltreffenheid van kantoorprosedures, -stelsels en -rekords
Studie-eenheid 4: Dataverwerking
Studie-eenheid 5: Administratiewe inligting in sakeondernemings
Studie-eenheid 5: Etiese gedrag teenoor kliënte
Studie-eenheid 5: Sekuriteit van kantoorstelsels en -rekords
Studie-eenheid 5: Tegnologie netwerke
©akademia (MSW)
Studie-eenheid 2: Kantoortegnologie
Studie-eenheid 2: Vereistes vir effektiewe kommunikasie
Studie-eenheid 3: Rekeningkundige praktyk
Bladsy 6
Studie-eenheid 4: Rekeningkundige dokumentasie
Studie-eenheid 5: Rekeningkundige stelsels
Studie-eenheid 6: Rekeningkundige verslagdoening
Studie-eenheid 3: Kommunikasievaardighede
Studie-eenheid 4: Sakekorrespondensie
Studie-eenheid 5: Sakevergaderings
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Inleiding Voor die oprigting van enige sakeonderneming, is dit belangrik om te beplan. Dis belangrik om te weet: Waar om te begin? Hoeveel kapitaal gaan vereis word vir oprigtingskostes en hoe sal sukses of mislukkings binne die onderneming gemeet word? Die hoofdoelwit van enige sakeonderneming is om ʼn wins te maak. Rekeningkunde kan van groot hulp wees om bogenoemde vrae op te los. Om die korrekte besluite in ʼn onderneming te neem, vereis tydige, volledige en betroubare inligting. Die bronne van sogenaamde inligting is soms beperk, wat die besluitnemingsproses bemoeilik. Dit is veral moeilik om in die huidige komplekse sakewêreld belangrike besluite te neem sonder betroubare inligting. Een verkeerde besluit kan moontlik tot ʼn verlies aan inkomste lei of die einde van die onderneming beteken (Kerdachi, et al, 2008:4). In hierdie besluitnemingsproses speel rekeningkunde ʼn belangrike rol. Rekeningkunde word in Kerdachi, et al (2005:4) gedefinieer as: •
Die boekstawing (optekening) van finansiële transaksies;
•
die prosessering van finansiële transaksies; en die
•
kommunikasie van hierdie inligting ten einde ʼn ingeligte besluit te neem.
Die Internasionale Rekeningkundige Standaarde Raad tesame met die Finansiële Rekeningkunde Raad en ander soortgelyke rade van ander lande, werk saam om rekeningkundige standaarde met dieselfde waardes in elke land te implementeer. Die verwerking en verslaggewing van rekeningkundige data moet dus aan die vereistes van die Algemeen Aanvaarbare Rekeningkundige Praktyk (AARP) voldoen. Hierdie standaarde bepaal hoe daar oor saketransaksies verslag gedoen moet word. Die onderneming is ook in voortdurende interaksie met die omgewing. So neem die onderneming insette soos roumaterial, kapitaal, arbeid, energie, ens. uit die omgewing en omskep hierdie insette in goedere en dienste, waarna dit weer teruggeplaas word in die omgewing om aan die vereistes en verwagtinge van kliënte te voldoen. Volgens Kew and Shredwick (2005:1) is die bedryfsomgewing enige iets buite die onderneming wat moontlik die onderneming se huidige en toekomstige aktiwiteite kan
©akademia (MSW)
Bladsy 7
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk beïnvloed, met ander woorde die bedryfsomgewing het ʼn direkte en indirekte invloed op die manier waarop ʼn sakeonderneming bedryf word.
Organisasie (Onderneming)
• Tegnologie en geld • Masjinerie en mense
• Omskepping van geld en tegnologie in produkte en dienste
Bedryfsomgewing
• Goedere • Dienste
Bedryfsomgewing
Figuur: Kew & Stredwick (2005:2) Dit is belangrik vir ʼn sakeonderneming om die bedryfsomgewing voortdurend in ag te neem en die nodige aanpassings te maak, om te oorleef en te floreer. Suksesvolle ondernemings hou die eksterne bedryfsomgewing fyn dop, sodoende word tendense in die teikenmark geïdentifiseer wat winsgewend kan wees vir die onderneming.
.
©akademia (MSW)
Bladsy 8
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Vakleeruitkomste
Kennis en begrip Na voltooiing van die vak BEDRYFS- EN REKENINGKUNDIGE PRAKTYK sal jy in staat wees om jou kennis en begrip te demonstreer van:
•
Die bedryfsomgewing
•
Bedryfspraktyk
•
Rekeningkundige praktyk
•
Rekeningkundige dokumentasie
•
Rekeningkundige stelsels
•
Verslagdoening
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om:
•
Na aanleiding van jou keuse van ʼn onderneming die nodige bedryfsbeginsels te identifiseer, toe te pas en die onderneming suksesvol te bedryf binne die bedryfsomgewing.
•
Die noodsaaklikheid van rekeningkundige praktyk binne ʼn onderneming te beskryf, asook die verskillende pligte en verantwoordelikhede van die rekeningkundige departement binne die onderneming te identifiseer.
•
Die onderskeie rekeningkundige dokumentasie wat gebruik word binne die onderneming te identifiseer en hierdie dokumentasie aan te wend in die teboekstelling van die onderneming se saketransaksies.
•
Die verskillende rekeningkundige stelsels te beskryf en te verduidelik wat die vereistes is waaraan ʼn rekeningkundige stelsel moet voldoen.
•
Die verslagdoeningsvereistes te identifiseer, asook die verskillende formate van die verslae van die verskillende vorme van ondernemings te identifiseer en te vergelyk.
©akademia (MSW)
Bladsy 9
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Woordomskrywing vir evaluering In die afdeling oor selfevaluering, asook in die werkopdragte sal daar van jou verwag word om sekere take te verrig. Dit is belangrik dat jy presies weet wat van jou verwag word. Die woordelys hieronder sal jou hiermee help.
Werkwoord Wanneer daar van jou
Omskrywing Moet jy die volgende doen:
verwag word om te: Lys
Lys die name/items wat bymekaar hoort.
Identifiseer
Eien (ken uit) en selekteer die regte antwoorde.
Verduidelik
Ondersoek die moontlikhede, oorweeg en skryf dan jou antwoord (verklaring/verduideliking) neer.
Beskryf
Omskryf die konsep of woorde duidelik.
Kategoriseer/
Bepaal tot watter klas, groep of afdeling bepaalde items/voorwerpe behoort.
klassifiseer Analiseer
Om iets te ontleed.
Evalueer
Bepaal die waarde van ʼn stelling/stelsel/beleid/ens.
Toepas
Pas die teoretiese beginsels toe in ʼn praktiese probleem.
Hersien
Evalueer, verbeter en/of wysig ʼn beleid/dokument/stelsel/ens.
©akademia (MSW)
Bladsy 10
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Studie-eenheid 1: Bedryfsomgewing
1.1
Studie-eenheid leeruitkomstes
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 1 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer:
•
Bedryfsbeginsels en -strukture
•
Bedryfsfunksies binne die onderneming
•
Korporatiewe kultuur
•
Die verskillende sakeondernemingsvorme
•
Bronne van inligting wat belangrik is vir besluitneming
•
Finansiële verhoudings
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
Bedryfsbeginsels en -strukture te bespreek.
•
Die strukture, kultuur en funksionering van die verskillende sakeondernemingsvorme te vergelyk en te besluit watter tipe struktuur die beste sal wees vir ʼn spesifieke onderneming.
•
Die verskillende bronne van besluitneming in ʼn onderneming te identifiseer.
•
Die volgende belangrike bedryfsfunksies te bespreek: advertensie en bemarking; menslike hulpbronne; inligtingbestuur; rekeningkunde en finansies en produksie.
•
Die rol van en interaksie tussen die verskillende bedryfsfunksies in ʼn spesifieke sakeonderneming te verduidelik.
©akademia (MSW)
Bladsy 11
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 1.2
Verrykende bronne •
Close Corporation Guide. 2009 . Advantages of a Close Corporation. http://www.ccguide.co.za/advantages-of-close-corporations.html
•
Close Corporation Guide. 2009 . Disadvantages of a Close Corporation. http://www.ccguide.co.za/disadvantages-of-close-corporations.html
•
Els, G.,Ngwenya, L., Pretorius, E., Olivier, E. & Adams, M. 2008. Enjoy Accounting. Sandton: Heinemann Publishers (Pty) Ltd.
•
Flemming, L. 2000. Excell Preliminary Business Studies. Glebe NSW 2037: Pascall Press.
•
Kerdachi, D., Kriel, A. & Viljoen, A. 2005. Verken Rekeningkunde. Kaapstad: Maskew Miller Longman (Edms.) Bpk.
• 1.3
Sowden-Service, C.L. 2006. Gripping GAAP. Pietermaritzburg: Interpaks Books. Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord
Omskrywing
Aandele
ʼn Sertifikaat wat die % belang in ʼn onderneming verteenwoordig.
Aandelebeurs
ʼn Platform wat die nodige fasiliteite beskikbaar stel vir die koop en verkoop van aandele.
Bedryfsbeginsels
Bedryfsbeginsels verteenwoordig die grondslag van wat reg en verkeerd is binne ʼn onderneming, en watter optrede verwag word van ʼn werknemer binne ʼn spesifieke situasie.
Dividend
ʼn Dividend is ʼn gedeelte van ʼn onderneming se winste wat aan sy aandeelhouers uitgekeer word; gewoonlik in die vorm van kontant.
Ekwiteit
Dit is die kapitale bedrag geld wat ingesamel of bygedra is deur die lede van die onderneming.
©akademia (MSW)
Bladsy 12
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Genoteerde
Dit is wanneer ʼn maatskappy van sy aandele verkoop op die
maatskappy
aandelebeurs om die nodige fondse in te samel om toekomstige groei te verseker.
Organisasiestruktuur ʼn Organisasiestruktuur is ʼn formele uiteensetting van die verantwoordelikhede van die onderskeie departemente binne ʼn maatskappy en werknemers koördineer om die maatskappydoelwitte te bereik soos uiteengesit in ʼn maatskappy se sakeplan. Solvent
Solvent dui op die maatskappy se vermoë om sy skuldverpligtinge na te kom.
1.4
Inleiding
Die sukses van enige sakeonderneming word gedeeltelik bepaal deur sy aanpasbaarheid binne die omgewing waarin hy handeldryf, dus die bedryfsomgewing. Dit is noodsaaklik om die hele konsep van ʼn bedryfsomgewing, die aard van sy verskeie komponente, asook die interaksie tussen die onderneming en die bedryfsomgewing te verstaan. Daar is ʼn voortdurende interaksie tussen die onderneming en sy omgewing. Die onderneming neem insette (byvoorbeeld roumateriale, kapitaal, arbeid, energie, ens.), uit die omgewing en verander dit dan in goedere en dienste, waarna dit dan teruggeplaas word in die bedryfsomgewing. ʼn Goeie bedryfsomgewing lei tot ʼn suksesvolle sakeonderneming. Verskeie faktore speel ʼn rol in die bedryfsomgewing waaroor die onderneming nie altyd beheer het nie. Hierdie faktore is nie noodwendig altyd gunstig is nie. Daar is veral twee tipes bedryfsomgewings waarna gekyk moet word, naamlik: •
Die eksterne bedryfsomgewing: Dit is veral belangrik om in ag te neem wanneer daar beplan word om met ʼn nuwe onderneming te begin. So is dit belangrik om te weet of daar soortgelyke besighede in die omgewing is wanneer daar beplan word om die nuwe onderneming te open.
•
Die interne bedryfsomgewing: Die vraag hier is: Word die onderneming doeltreffend bestuur?
©akademia (MSW)
Bladsy 13
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Ten einde ʼn suksesvolle onderneming te bedryf, is dit belangrik om hierdie twee omgewings deurentyd in ag te neem, te evalueer en waar moontlik te beheer. 1.5
Bedryfsbeginsels en -strukture
Wat is bedryfsbeginsels en waarom is dit nodig om bedryfsbeginsels te identifiseer en te implementeer binne ʼn onderneming? Bedryfsbeginsels is daardie elemente wat ʼn raamwerk verskaf waarbinne besluite in die onderneming geneem kan word. Dit bepaal ook hoe die onderneming daagliks bedryf word. Dit is dan ook nodig om die bedryfsbeginsels te identifiseer en te implementeer wat vir ʼn bepaalde onderneming sal werk. ʼn Voorbeeld van ʼn bedryfsbeginsel kan wees dat die onderneming alle rekeninge voor die einde van die maand ten volle vereffen ten einde finansiële integriteit te verseker. Bedryfsbeginsels word grootliks deur die eienaar van die onderneming bepaal – hy is as’t ware die argitek van die onderneming se beginsels. Nie alleen word kliënte gewerf deur wat ʼn onderneming doen nie (hoofaktiwiteit), maar ook deur die manier waarop die onderneming bedryf word, met ander woorde dienslewering. Uiteraard sal goeie diens bydrae tot die groei van die onderneming. Piddshetti (2008) identifiseer 10 basiese beginsels: 1. Besluit wat gaan die onderneming doen en nie doen nie, met ander woorde die hoofaktiwiteit. 2. Besluit watter produk of diens die onderneming gaan verskaf en fokus daarop. 3. Besluit wat maak die onderneming uniek en doen dit dan. 4. Bestuur die kontantvloei noukeurig. 5. Bestuur die werknemers doeltreffend. 6. Bestuur die verwagtinge van kliënte met sorg – “under promise, but over deliver”. 7. Bepaal die onderneming se visie en missie; stel doelwitte ooreenkomstig en streef daarna om dit te verwesenlik. 8. Bemark die onderneming.
©akademia (MSW)
Bladsy 14
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 9. Volhard, veral in moeilike tye. 10. Behou integriteit. Bedryfsbeginsels is dus die prosedures wat gevolg word om die onderneming doeltreffend en winsgewend te hou, maar ook om langtermyndoelwitte te bereik. As sodanig is bedryfsbeginsels noodsaaklik om ʼn sakeonderneming winsgewend te bedryf. ʼn Organisasiestruktuur is die raamwerk waarvolgens ʼn maatskappy sy doelwitte identifiseer, implementeer en dan streef om hierdie doelwitte te bereik. Noodsaaklik vir die sukses van enige onderneming, is ʼn bestuurspan wat daartoe in staat is om binne die voorafbepaalde teikendatums die onderneming se doelwitte te bereik. Deur die leemtes binne die eksterne omgewing te identifiseer en positief daarop te reageer, kan ʼn onderneming winsgewend gemaak word – uiteindelik die doel van alle sakeondernemings. Ten einde produktiwiteit en effektiwiteit in die werksomgewing te verseker, is dit belangrik vir elke sakeonderneming om ʼn gedefinieerde organisasiestruktuur te hê. So ʼn struktuur verskaf dan die kommunikasiekanale tussen die onderskeie departemente. Organisasiestrukture verskil van onderneming tot onderneming. Hieronder is ʼn tipiese organisasiestruktuur.
Paneel van Direkteure
Advertensie & Bemarking
Finansies & Rekeningkunde
Produksie
Menslike Hulpbronne
Inligtingbestuur
Figuur 1.1: Interaksie tussen die bedryfsfunksies van ʼn onderneming (Chinnagangannagari. http://www.shravan.org/2007_05_01_archive.html) Let wel: Die sirkel verteenwoordig die raamwerk van bedryfsbeginsels wat toegepas word binne die onderneming.
©akademia (MSW)
Bladsy 15
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Die vyf hoof bedryfsfunksies is dus: •
advertensie en bemarking
•
finansies en rekeningkunde
•
produksie
•
menslike hulpbronne
•
inligtingbestuur
Die onderskeie funksies binne die onderneming kan gesien word as die ondersteuningsdienste van ʼn onderneming. Alhoewel die bedryfsfunksies afsonderlik van mekaar kan funksioneer, is die samewerking van elke funksie van groter waarde vir die onderneming (Flemming , 2000:63).
Praktiese oefening 1.1 Roedolf is werksaam by ABC Bpk. as ʼn finansies en rekeningkundige klerk. Hy is egter baie frustreerd omdat dit soms vir hom lyk asof die bestuur nie die belangrikheid van die funksie besef nie – hy word gedurig ingespan om gewone administratiewe take te verrig en dikwels ten koste van sy finansiële en rekeningkundige pligte. Hy besluit om ʼn goeie motivering te skryf waarin hy aanbeveel dat sy funksie geskei moet word van die gewone administratiewe funksies en dat daar ʼn afsonderlike finansiële en rekeningkundige afdeling gevestig moet word. Help hom met die motivering. Dui in jou eie woorde aan: 1. Waarom is dit noodsaaklik vir ʼn onderneming om ʼn finansiële en rekeningkundige bedryfsfunksie te hê? 2. Waarom het ʼn onderneming ʼn goeie rekenmeester/boekhouer nodig? Riglyne: Dink daaraan dat die finansiële en rekeningkundige bedryfsfunksie van ʼn onderneming verantwoordelik is vir die bestuur van die onderneming se finansiële sake. Indien die finansies van ʼn onderneming nie gesond is nie, sal die ander bedryfsfunksies van ʼn onderneming ook nie doeltreffend kan funksioneer nie.
©akademia (MSW)
Bladsy 16
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 1.5.1
Bedryfsfunksies binne die onderneming
Advertensie en bemarking Die advertensie en bemarkingsfunksie van ʼn onderneming is belangrik aangesien dit ʼn direkte invloed het op die onderneming se verkope en dus die winsgewendheid van die onderneming. Alvorens die produksie van ʼn produk plaasvind, moet daar eers navorsing gedoen word om vas te stel of daar wel ʼn mark vir die betrokke produk bestaan. Die volgende stap sal wees om die kliënt bewus te maak van die produk en dan te oorreed om te koop. Daar is 2 hoofbenaderings tot die advertensie en bemarkingsfunksie van ʼn onderneming, naamlik (Flemming , 2000:79): •
Die verkoopsbenadering: Hierdie benadering fokus daarop om die produk of diens wat geproduseer is te verkoop.
•
Die bemarkingsbenadering: Hierdie benadering is gebaseer op marknavorsing. Die kliënt se behoeftes word geïdentifiseer en dan word daarop reageer met ʼn produk of diens wat winsgewend aangebied kan word.
Finansies en rekeningkunde Die hooftaak van die rekeningkunde en finansiesfunksie van ʼn onderneming is die instandhouding van finansiële rekords waarmee die bestuur op hoogte gehou kan word van die stand van die onderneming se finansies (Flemming, 2000:80). Die rekeningkundige funksie kan verdeel word in die volgende 2 afdelings (Flemming, 2000:80): •
Finansiële rekeningkunde. Finansiële rekeningkunde behels die voorbereiding van die onderneming se finansiële state, byvoorbeeld die Balansstaat, Inkomstestaat en Kontantvloeistaat.
•
Bestuursrekeningkunde. Bestuursrekeningkunde verskaf inligting aan die bestuur om besluite te neem rakende die onderneming se aktiwiteite.
Produksie Die produksiefunksie van ʼn onderneming kan soos volg verdeel word (Flemming, 2000:69):
©akademia (MSW)
Bladsy 17
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Kapasiteit. Die kapasiteit dui op die hoeveelheid produkte wat ʼn onderneming in staat is om te produseer.
•
Produkskedulering. Hierdie aspek dui op die vloei van produkte tussen die verskillende fases van die produksieproses ooreenkomstig die bestellings vanaf kliënte.
•
Masjinerie en toerustingbenodigdhede. Die bestuur van ʼn onderneming moet in oorleg met die produksiedepartement besluite neem ten opsigte van moontlike toerusting wat aangeskaf moet word vir die produksieproses.
•
Materiaalvereistes. Dit is belangrik dat die onderneming ʼn goeie verhouding met die verskaffers opbou, ten einde billike pryse te beding en tydige aflewering van voorraad of materiaal te verseker.
•
Ligging en verspreiding. Die ligging waar produkte en/of dienste aangebied word vir kontant (m.a.w. die winkel of kantore), moet voldoen aan beide partye se behoeftes.
•
Kwaliteitsbeheer: Die onderskeie aktiwiteite van die produksieproses moet konstant gekontroleer word om te verseker dat die produk voldoen aan die nodige kwaliteitsvereistes.
Menslike hulpbronne Die menslike hulpbronfunksie fokus op die bestuur van personeel en werknemers van ʼn onderneming. Hierdie is ʼn baie belangrike funksie in ʼn onderneming, aangesien ongelukkige werknemers ʼn negatiewe uitwerking kan hê op die effektiwiteit en winsgewendheid van ʼn onderneming (Flemming, 2000:76). Die verantwoordelikhede van die menslike hulpbronfunksie in ʼn onderneming sluit die volgende in (Flemming, 2000:76): •
Die werwing van nuwe werknemers.
•
Die besluitneming ten opsigte van ʼn gepaste kandidaat vir ʼn spesifieke pos.
•
Die plasing van die kandidaat in ʼn spesifieke departement.
•
Die opleiding van die nuwe werknemer.
©akademia (MSW)
Bladsy 18
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Evaluering van werknemers ten opsigte van hulle produktiwiteit.
Inligtingbestuur Barb Mosher (2010) beskryf inligtingbestuur as die insameling en bestuur van inligting ten einde te verseker dat die regte inligting, op die regte tyd, by die regte mense uitkom. Op grond van hierdie inligting word dan belangrike besluite geneem in reaksie op die veranderende mark (http://www.cmswire.com/cms/enterprise-cms/what-is-inormationmanagement-agility-008515.php). Die onderskeie bedryfsfunksies vul mekaar aan, soos gesien kan word in die onderstaande figuur: Die menslike hulpbronfunksie werf nuwe werknemers vir die produksieproses om die uitsette (produkte & dienste) te lewer wat aan die behoeftes van die kliënte moet voldoen.
Die uitsette wat vervaardig is moet nou verkoop word. Dit word gedoen met behulp van die Advertensie & Bemarkingsfunksie van ‘n onderneming
Insette soos kapitaal, arbeid, energie ens.
Die produksie van uitsette vind plaas met behulp van die Produksie & Inligtingbestuursfunksies binne die onderneming
Word verkry met behulp van die Menslike Hulpbronne en Finansiering & Rekeningkundige funksies binne die onderneming
Figuur 1.2 Kern bedryfsfunksies en die produksieproses (Outeur, 2011) 1.5.2
Korporatiewe kultuur
Thorsen (2005) beskryf korporatiewe kultuur as ʼn grondslag wat bepaal hoe werknemers dink en reageer, asook hulle uitkyk op die lewe. Die korporatiewe kultuur in ʼn onderneming dui op wat ʼn betrokke onderneming sien as reg of verkeerd. Dit kan ook dui op hoe ʼn onderneming reageer ten tye van ʼn krisis, byvoorbeeld wanneer daar ʼn verandering in die mark kom (http://Ezine-Articles.com/?expert=Debra_Thorsen). ©akademia (MSW)
Bladsy 19
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Die korporatiewe kultuur van ʼn onderneming bepaal die volgende: •
die onderneming se kleredrag
•
die werksomgewing
•
die werksure
•
reëls en regulasies vir bevordering en vooruitgang
•
die hantering van emosionele uitbarstings en gevoelens van werknemers
•
houdings
•
onsigbare reëls
•
waardes
Die kultuur binne ʼn onderneming speel uiteindelik ʼn groot rol in ʼn onderneming se produktiwiteit en die winsgewendheid van die onderneming.
Praktiese Oefening 1.2 Manie het bedank by sy huidige werk en is aangestel as die rekenmeester by ʼn nuwe onderneming. Die werksure by die vorige onderneming waar Manie werksaam was, was van 09.00 tot 16.00 en die kleredrag was informeel. Dit is egter nie die geval by die nuwe maatskappy nie. By die nuwe onderneming is die werksure van 08.00 tot 17.00. Daar word ook van hulle verwag om uniforms te dra wat deur die maatskappy verskaf word. Hoe verskil die twee ondernemings se korporatiewe kulture van mekaar? Dink jy Manie se baas sal tevrede wees as hy eers 10.00 soggens by die werk opdaag?
1.6
Verskillende sakeondernemingsvorme
Die keuse van ʼn sakeondernemingsvorm hang af van omstandighede en faktore soos die tipe onderneming, die grootte van die onderneming en ook wat beplan word vir die toekoms. Elkeen van die verskillende vorme van sakeondernemings het bepaalde voordele en nadele. Die ses hoofvorme van sakeondernemings is soos volg: •
alleeneienaarsaak
•
vennootskap
•
beslote korporasie
•
private maatskappy
•
openbare maatskappy
©akademia (MSW)
Bladsy 20
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk trusts
• 1.6.1
Alleeneienaarsaak
ʼn Alleeneienaarsaak het slegs een eienaar wat verantwoordelik is vir al die verskillende aspekte van die onderneming. Die eienaar neem gewoonlik al die besluite, verantwoordelikhede en winste van die onderneming wat hy/sy bedryf.
Tabel 1.1: Voordele en nadele van ʼn alleeneienaarsaak Voordele van ʼn alleeneienaarsaak
Nadele van ʼn alleeneienaarsaak
Daar word nie baie papierwerk vereis met
Die eienaar is persoonlik verantwoordelik vir
die oprigting van ʼn alleeneienaarsaak nie.
alle skulde.
Dit is nie nodig om ʼn bedryfsnaam te
Persoonlike eiendom mag kwesbaar wees
registreer nie, tensy ʼn handelsnaam gebruik
in geval van skulde en ander bedryfslaste.
word. Verslaggewingsvereistes is nie so streng
Kapitaal word hoofsaaklik bekom deur
nie.
oortrokke fasiliteite en spaargeld.
Die eienaar is geregtig op die winste van die
ʼn Alleeneienaarsaak neem gewoonlik baie
onderneming en eienaarskap van bates.
tyd in beslag. Die eienaar deel ook nie in die gewone werknemersvoordele nie. In geval van siekte of dood, is die voortbestaan van die onderneming in gedrang.
(ASA Consultants (Pty) Ltd, 2011. http://www.australia-migration.com/page/The_Sole_Trader/134)
Voorbeelde van alleeneienaarsake: •
tuindienste
•
elektrisiëns
•
loodgieters
©akademia (MSW)
Bladsy 21
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 1.6.2
Vennootskappe
ʼn Vennootskap is ʼn ooreenkoms tussen 2 of meer persone om ʼn onderneming te finansier en te bedryf, met ander woorde hulle deel die bates, winste en laste.
Tabel 1.2: Voordele en nadele van vennootskappe Voordele van ʼn vennootskap
Nadele van ʼn vennootskap
Vennote het gedeelde finansiële
Vennote mag verskil t.o.v. die visie en
verpligtinge.
doelwitte van die onderneming.
Vennote kan hulle onderskeie spesialiteite
Elke vennoot mag dalk nie gelyke bydraes
kombineer.
t.o.v. tyd en finansies maak nie.
Die aanvangskostes is ʼn gedeelde koste.
Daar mag dalk persoonlike verskille bestaan tussen vennote.
Formaliteite is beperk tot ʼn minimum. Die
Vennote is persoonlik verantwoordelik vir
vennootskap se winste en verliese word
skulde en finansiële verpligtinge van die
aangedui op elke vennoot se
onderneming.
belastingaanslag dienooreenkomstig elkeen se persentasie belang in die vennootskap. Die vennootskap hoef dus nie te registreer by SAID (Suid Afrikaanse Inkomste Diens) as ʼn afsonderlike belastingbetaler nie. Elke vennoot kan ook verantwoordelik gehou word vir skulde aangegaan; besluite geneem, asook die optredes deur die ander vennoot. Vennote kan ook verskil oor bedryfsprosedures, en waarheen die onderneming op pad is. (All business.com, Inc., 2011. http://www.allbusiness.com/business-planningstructures/business/2513-1.html)
©akademia (MSW)
Bladsy 22
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Algemene vennootskappe kan floreer indien daar ʼn persepsie is by elkeen van die vennote dat die ander ʼn gelyke bydrae tot die vennootskap maak, hetsy intellektueel of finansieel. Die vennootskapsooreenkoms sit die pligte en verantwoordelikheid van elke vennoot duidelik uiteen en dit kom handig te pas indien een van die vennote nie sy deel van die ooreenkoms nakom nie. 1.6.3
Beslote korporasie (BK)
ʼn Beslote korporasie is ʼn onderneming wat besit en bestuur word deur ʼn klein groepie mense. Hierdie mense is verantwoordelik vir die bestuur van die daaglikse aktiwiteite van die onderneming.
Tabel 1.3: Voordele en nadele van beslote korporasies Voordele van ʼn beslote korporasie
Nadele van ʼn beslote korporasie
Die registrasie van ʼn beslote korporasie is
Die aantal lede van ʼn beslote korporasie is
kostedoeltreffend en baie eenvoudig. Daar
beperk tot 10 – dit kan die groei van die
is ook nie baie regulasies waaraan voldoen
onderneming beperk.
moet word nie. ʼn Beslote korporasie se finansiële state hoef Lede van ʼn beslote korporasie kan nie geoudit te word nie.
persoonlik aanspreeklik gehou word vir die verliese van ʼn beslote korporasie, indien ʼn lid verkeerd optree.
Die beslote korporasie se voortbestaan is
Banke of finansiëringsinstansies mag in
nie afhanklik van die lede se status of
sommige gevalle vereis dat die finansiële
lewens nie, m.a.w., indien een van die lede
verslae van ʼn BK geoudit word wanneer die
siek word of sterf, word die voortbestaan
BK aansoek doen vir ʼn lening.
van die BK nie beïnvloed nie. Inkomste wat verdeel word na die lede is
Alle lede moet hulle toestemming verleen
vrygestel van normale inkomste belasting.
alvorens ʼn lid se ledebelang verkoop mag word. Dit kan dus moeilik wees vir ʼn lid om die BK te verlaat of om ʼn lid se ledebelang uit koop.
ʼn BK mag finansiële bystand verleen aan ʼn
©akademia (MSW)
Elke lid tree as ʼn agent van die beslote
Bladsy 23
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
lid om ʼn belang te bekom in die BK.
korporasie op en kan die BK wetlik verbind tot ʼn transaksie.
Die kapitale bedrag waartoe ʼn BK toegang
Dit is nie moontlik om ʼn BK aan ʼn
het, is aansienlik meer as in die geval van ʼn
maatskappy te verkoop nie. Die BK moet
alleeneienaarsaak.
eers omskep word in ʼn maatskappy – ʼn duur en tydsame proses.
Die lede se verpligtinge t.o.v. die
ʼn BK kan nie deel uitmaak van ʼn groep
onderneming se skuld is beperk, behalwe in
maatskappye nie.
sekere omstandighede. Dit is maklik en goedkoop om die
Groot besluite kan geneem word deur ʼn
stigtingsdokument van ʼn BK te verander.
lid/lede wat ten minste 75% van die ledebelang hou.
Daar is nie ʼn afsonderlike paneel van
Die belangrikste nadeel van ʼn BK is dat ʼn
direkteure nie; die lede is verantwoordelik
BK belas word asof dit ʼn maatskappy is. Die
vir die bestuur van die onderneming.
belastingkoers van ʼn maatskappy is aansienlik hoër as die belastingkoers van toepassing op vennootskappe en alleeneienaarsake.
Die %-ledebelang hoef nie in verhouding te wees met die bydrae wat elke lid gemaak het nie, byvoorbeeld ʼn lid van ʼn BK kan minder kapitaal bydra, indien hy oor spesifieke vaardighede beskik wat die BK benodig. (D.F.H Internet Enterprises, Close Corporation Guide, 2011. http://www.ccguide.co.za/advantages-of-close-corporations.html en http://www.ccguide.co.za/disadvantages-of-close-corporations.html) ʼn Beslote korporasie is ʼn baie gewilde ondernemingsvorm vir klein tot mediumgrootte sakeondernemings waar ʼn aantal mense eienaarskap deel.
©akademia (MSW)
Bladsy 24
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 1.6.4
Private maatskappy [(Edms.)Bpk.]
ʼn Private maatskappy is ʼn afsonderlike entiteit en moet registreer as ʼn belastingbetaler – dus as ʼn regspersoon. ʼn Private maatskappy staan afsonderlik van sy aandeelhouers. ʼn Maatskappy mag nie ʼn belang hê in ʼn BK nie en die eienaars van ʼn private maatskappy is aandeelhouers. Die aantal aandeelhouers van ʼn private maatskappy word beperk tot ʼn maksimum van 50.
Tabel 1.4: Voordele en nadele van ʼn private maatskappy Voordele van ʼn private maatskappy
Nadele van ʼn private maatskappy
Die lewensduur van die maatskappy is
Private maatskappye is onderworpe aan talle
onbepaald, behalwe as dit gelikwideer
wetlike regulasies.
word. Aandeelhouers het beperkte
In vergelyking met beslote korporasies en
aanspreeklikheid.
alleeneienaarsake is dit moeilik en duur om tot stand te bring.
Die direkteure van ʼn private
ʼn Private maatskappy moet ten minste 1 en nie
maatskappy word gesamentlik en
meer as 50 aandeelhouers hê nie. Hierdie
afsonderlik aanspreeklik gehou indien
bepaling kan ʼn nadelige uitwerking hê op die
hulle willens en wetens betrokke is by
groeipotensiaal van die maatskappy. Die
roekelose en bedrieglike
aandeelhouers van ʼn maatskappy is ʼn groot
saketransaksies. Die maatskappy word
bron van kapitaal, met ander woorde, deur die
dus nie self hiervoor aanspreeklik
hoeveelheid aandeelhouers te beperk, word die
gehou nie.
finansiering van die maatskappy ook beperk.
Oordrag van eienaarskap is maklik.
ʼn Private maatskappy kan nie op die aandelebeurs genoteer word nie.
Dit is maklik om kapitaal te verkry.
Die kworum (minimum bywoningsvereiste) vir vergaderings is 2 aandeelhouers.
Die bestuurstruktuur maak effektiewe
Die stemregte van aandeelhouers word
en doeltreffende bestuur moontlik.
uiteengesit is in die aandeelhouersooreenkoms.
Aanpasbaar vir klein en groot
Die finansiële state van ʼn private maatskappy
©akademia (MSW)
Bladsy 25
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
ondernemings.
moet geoudit word.
Private maatskappye word nie verplig om finansiële state in te dien by die Registrateur van Maatskappye nie. (All Business.com Inc., 2011. http://www.intergate-immigration.com/private-company-limitedsouth-africa.php)
1.6.5
Openbare maatskappy
ʼn Openbare maatskappy is in baie opsigte soortgelyk aan ʼn private maatskappy, behalwe dat daar nie ʼn beperking is op die aantal aandeelhouers nie. ʼn Openbare maatskappy kan dus redelik groot wees.
Tabel 1.5: Voordele en nadele van ʼn openbare maatskappy Voordele van openbare maatskappye Die aandeelhouers het beperkte
Nadele van openbare maatskappye Daar is ʼn verlies aan eienaarskap.
aanspreeklikheid. ʼn Openbare maatskappy kan addisionele
Daar is ʼn verlies aan beheer binne die
kapitaal insamel deur meer aandele uit te
maatskappy. Die rede hiervoor is dat die
reik.
maatskappy nie net deur een persoon besit word nie – dit word besit deur meer as een persoon, naamlik die aandeelhouers. Besluite neem langer om gemaak te word en daar kan verskille tussen die aandeelhouers ontstaan wat die beheer van ʼn openbare maatskappy bemoeilik.
ʼn Openbare maatskappy het groot
Die grootte van ʼn maatskappy kan daartoe
leenvermoë.
aanleiding gee dat die persoonlike aandagelement verlore kan gaan.
ʼn Paneel van direkteure met goeie
Dit is baie duur om ʼn maatskappy te stig.
bevoegdhede en ondervinding kan
©akademia (MSW)
Bladsy 26
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
aangestel word om die maatskappy te bestuur. Aandeelhouers kan hulle aandele vrylik
Daar is heelwat statutêre regulasies om na te
verkoop en oordra.
kom. Winste word verdeel tussen ʼn groter groep mense. Openbaarmaking van finansiële resultate is noodsaaklik en verpligtend, m.a.w. finansiële verslae moet beskikbaar gemaak word aan die publiek.
(BusinessKnowledge Source.com, 2010. http://www.businessknowledgesource.com/investing/why_would_a_company_want_to_go_p ublic_021843.html) 1.6.6
Trusts
ʼn Trust word gewoonlik nie gesien as ʼn soort sakeonderneming nie. In vergelyking met alleeneienaarsake en vennootskappe is dit baie duur om ʼn trust te stig. ʼn Trust is ʼn ooreenkoms waar die trustee, wat ʼn individu of ʼn maatskappy kan wees, die onderneming bestuur ten gunste van die begunstigdes, soos uiteengesit in die trustakte. 1.6.7
ʼn Vergelyking tussen die verskillende sakeondernemingsvorme
Die tabel hieronder toon die verskille tussen die hoofvorme sakeondernemings:
©akademia (MSW)
Bladsy 27
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Tabel 1.6: Opsomming van die verskillende sakeondernemingsvorme Alleeneienaarsaak
Vennootskap
Beslote korporasie
Private maatskappy
Openbare maatskappy
Name
Aantal eienaars
Geen spesifieke
Geen spesifieke
vereistes
vereistes
1
2 - 20
BK
(Edms.)Bpk.
Bpk.
1 - 10
1 -50
7 – aantal aandele uitgereik
Naam van eienaar
Eienaar
Aanspreeklikheid vir Onbeperk
Vennoot
Lede
Aandeelhouers
Aandeelhouers
Onbeperk
Beperk
Beperk
Beperk
Onbeperk
Onbeperk
Onbeperk
Onbeperk
Alle of sommige lede
Ten minste 1 direkteur ʼn Minimum van 2
skulde Kontinuïteit
Beperk
Bestuur deur
Eienaar – hoef nie self Alle of sommige teenwoordig te wees
vennote
nie. Kapitaal
Kapitaal bygedra deur Kapitaal verkry deur die eienaar.
©akademia (MSW)
Geen vereistes
direkteure, verkies
aandeelhouers.
deur aandeelhouers.
ʼn Maksimum van 50
Kapitaal verkry deur
bydraes of lenings van bydraes of lenings van geselekteerde vennote.
Stigting/Oprigting
Kapitaal verkry deur
verkies deur die
lede.
die verkoop van
aandeelhouers dra die aandele aan die kapitaal by.
publiek.
Soos bepaal in die
Soos bepaal in die
Soos bepaal in die
Soos bepaal in die
Vennootskaps-
Stigtingsverklaring.
Memorandum & Akte
Memorandum, Akte
Bladsy 28
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
ooreenkoms.
van Oprigting.
van Oprigting, asook die Prospektus.
Betaling aan
Al die winste word
Winste word verdeel
Betaling aan lede in
Winste word uitgekeer Winste word uitgekeer
eienaars
uitgekeer aan die
tussen die vennote
verhouding met hulle
as ʼn dividend per
as ʼn dividend per
eienaar.
volgens die bepalings %-ledebelang.
aandeel, afhangende
aandeel, afhangende
in die Vennootskaps-
van die aantal
van die aantal
ooreenkoms.
aandele.
aandele.
Beskikbaarheid van
Finansiële inligting is
Finansiële inligting is
Finansiële inligting is
Finansiële inligting is
Finansiële inligting is
finansiële inligting
slegs beskikbaar aan
slegs beskikbaar aan
slegs beskikbaar aan
slegs beskikbaar aan
vrylik beskikbaar aan
die eienaar.
die vennote.
die lede van die BK.
die aandeelhouers en die algemene publiek voornemende
– dit is nie vertroulik
aandeelhouers.
nie (baie mense is hier betrokke).
Tipe belasting
Die eienaar word in sy Die vennote word in
Die BK is ʼn
eie hoedanigheid
hulle eie hoedanigheid afsonderlike regs-
belas.
belas.
Die openbare
maatskappy is ʼn
maatskappy is ʼn
entiteit wat belas word afsonderlike regs-
afsonderlike regs-
in eie hoedanigheid as entiteit, wat belas
entiteit, wat in eie
belastingbetaler.
word in eie
hoedanigheid belas
hoedanigheid as
word as
belastingbetaler.
belastingbetaler.
(Close Corporation Guide, 2011. http://www.ccguide.co.za/forms-of-business-ownership.html)
©akademia (MSW)
Die private
Bladsy 29
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 1.7
Bronne van inligting wat belangrik is vir besluitneming
Relevante en tydige inligting stel die bestuur van ʼn onderneming in staat om te alle tye die regte besluite te neem. Indien die verkeerde inligting verskaf word of nie betyds by die bestuur uitkom nie, kan dit ʼn negatiewe impak hê op die prestasie van die onderneming. Inligting word nie slegs gebruik vir die neem van belangrike besluite nie, maar ook om die bestuur van die onderneming op die hoogte te hou van veranderinge in die bedryfsomgewing; hetsy tegnologiese vooruitgang of die veranderinge van kliëntvoorkeure, ens. Sodanige inligting kan dan gebruik word om die onderneming se mededingende voordeel te verbeter. Die finansies departement van ʼn onderneming is verantwoordelik vir ʼn wye verskeidenheid van finansiële inligting wat die bestuur van ʼn onderneming in staat stel om belangrike besluite te neem. So stel relevante en tydige inligting die bestuur van ʼn onderneming in staat om besluite te neem t.o.v. die volgende: •
Hoe om bedryfsuitgawes te sny, indien nodig.
•
Hoe om verkope te laat toeneem.
•
Hoe om winsgewendheid te verbeter.
•
Wanneer dit noodsaaklik is om nuwe kapitale bates aan te skaf.
•
Watter tipe finansiering die beste sal wees vir die onderneming.
1.7.1
Finansiële state
Inligting word hoofsaaklik verkry uit die finansiële state van ʼn onderneming. Finansiële state bestaan uit die volgende: •
Balansstaat
•
Inkomstestaat
•
Staat van Verandering in Ekwiteit
•
Kontantvloeistaat
•
Aantekeninge tot die Balansstaat, Inkomstestaat en Kontantvloeistaat
(Hierdie word meer volledig in Studie-eenheid 6 bespreek.)
©akademia (MSW)
Bladsy 30
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Balansstaat ʼn Balansstaat is ʼn opsomming van ʼn onderneming se bates, laste en aandeelhouersbelang op ʼn gegewe tydstip, asook hoe die onderneming gefinansier word (kapitaal) – verwys na Tabel 1.6 om te sien hoe die verskillende ondernemingsvorme hulle kapitaal bekom. Die balansstaat verskaf inligting wat noodsaaklik is in die ontleding van ʼn onderneming se finansiële stabiliteit, met ander woorde, is die onderneming in staat om sy korttermyn en langtermyn finansiële verpligtinge na te kom? Inkomstestaat (Wins/Verlies staat) ʼn Inkomstestaat hou rekord van die onderneming se inkomstes en bedryfsuitgawes, asook die wins of verlies wat gemaak is oor ʼn gegewe tydperk. Staat van Verandering in Ekwiteit Die Staat van Verandering in Ekwiteit toon die eienaarsbelang (ekwiteit) aan die begin van ʼn rekeningkundige periode; die beweging van eienaarsbelang (ekwiteit) gedurende die rekeningkundige periode; asook die eienaarsbelang aan die einde van die rekeningkundige periode. Kontantvloeistaat Die kontantvloeistaat toon alle kontant ontvang (invloei na die onderneming) en kontant spandeer (uitvloei uit die onderneming)
Praktiese oefening 1.3 Sarel, die rekenmeester van Sukses Bpk., kan nie verstaan waarom die onderneming elke maand ʼn verlies maak nie. Waar dink jy sal Sarel die nodige inligting kan kry, sodat hy kan sien waarom Sukses Bpk. elke maand ʼn verlies maak? Dink daaraan dat die finansiële state van ʼn onderneming die beste bron van inligting sal wees. Sarel moet spesifiek kyk waarom die onderneming ʼn verlies maak elke maand, watter een van die finansiële state sal vir hom die nodige inligting kan gee?
©akademia (MSW)
Bladsy 31
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 1.7.2
Finansiële verhoudings – ontleding en interpretasie
Finansiële verhoudings is ʼn belangrike element in die besluitnemingsproses van die bestuur van ʼn onderneming, aangesien dit bereken word met inligting verkry vanuit die finansiële state. Finansiële verhoudings behels die vergelyking van die verskillende syfers in die finansiële state wat aan die bestuur ʼn geheelbeeld gee van die onderneming se groei en finansiële stand. Dit is nie die berekening van die verhoudings as sodanig nie, maar die interpretasie daarvan wat belangrik is. Finansiële verhoudings kan geklassifiseer word op grond van die inligting wat dit verskaf. Finansiële verhoudings kan in 3 hoofkategorieë verdeel word (Sowden-Service, 2006:686): Winsgewendheidsverhoudings Hierdie verhoudings ontleed die winste in die inkomstestaat asook die winsgewendheid in verhouding tot die betrokke kapitale beleggings en bronne van finansiering soos voorgestel in die Balansstaat (Sowden-Service, 2006:686). Likiditeitsverhoudings Hierdie verhoudings meet die vermoë van ʼn onderneming om sy korttermynskulde terug te betaal. Hier word hoofsaaklik gefokus op bedryfsbates en bedryfslaste (Sowden-Service, 2006:686). Solvensieverhoudings Hierdie verhoudings meet die vermoë van ʼn onderneming om sy langtermynskulde terug te betaal. Hier word hoofsaaklik gefokus op totale bates en totale laste (Sowden-Service, 2006:686). Die verhoudings soos hierbo uiteengesit is veral van waarde, indien die verhoudings van die huidige jaar vergelyk word met die vergelykende jaar se verhoudings (Sowden-Service, 2006:666). 1.8
Samevatting
Sakeondernemings neem insette soos roumateriaal, kapitaal en energie vanuit die bedryfsomgewing en verwerk dit in uitsette soos produkte en dienste. Met ander woorde ʼn onderneming word gestig met die doel om produkte en dienste aan kliënte te verskaf in reaksie op ʼn leemte wat binne die bedryfsomgewing geïdentifiseer is en waarop winsgewend gereageer word.
©akademia (MSW)
Bladsy 32
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Die onderneming kan opgedeel word in vyf hoof departemente, naamlik: •
bemarking & advertensie
•
menslike hulpbronne
•
inligtingbestuur
•
finansies en rekeningkunde
•
produksie
Die rol van die korporatiewe kultuur binne ʼn onderneming moenie gering geskat word nie, aangesien dit ʼn positiewe bydrae kan maak tot die sukses van ʼn onderneming. Besluitneming geskied daagliks in al vyf bogenoemde bedryfsdepartemente. Die hoofbronne van besluitneming is hoofsaaklik die finansiële state van die onderneming, wat bestaan uit die: •
Balansstaat
•
Inkomstestaat
•
Staat van Verandering in Ekwiteit
•
Kontantvloeistaat
•
Aantekeninge tot die Balansstaat, Inkomstestaat en Kontantvloeistaat
Die suksesvolle interaksie tussen die onderskeie departemente in ʼn onderneming en die eksterne omgewing is belangrik, aangesien dit die winsgewendheid en voortuitgang van die onderneming bepaal. 1.9
Selfevaluering Aktiwiteit 1
Andy Adams het onlangs gekwalifiseer as elektrisiën. Hy het besluit om sy eie sakeonderneming te begin en het die nodige reëlings getref vir die huur van ʼn perseel, asook vir die aankoop van die nodige toerusting. Hy het egter beperkte kapitaal tot sy beskikking. Beantwoord die volgende vrae: 1. Identifiseer 5 bedryfsbeginsels wat gepas sal wees vir Andy se onderneming. 2. Watter ondernemingsvorm moet Andy Adams kies vir sy onderneming? Bespreek en vergelyk ʼn minimum van 3 moontlikhede. Verskaf ʼn rede hoekom jy op die
©akademia (MSW)
Bladsy 33
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
spesifieke ondernemingsvorm besluit het. 3. Gestel Andy moet ʼn belangrike finansiële besluit neem, identifiseer 3 bronne wat hy sal kan gebruik in sy besluitnemingsproses. 4.
Identifiseer die belangrikste departemente binne ʼn onderneming en verduidelik waarom elkeen belangrik is.
©akademia (MSW)
Bladsy 34
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Studie-eenheid 2: Bedryfspraktyk
2.1
Studie-eenheid leeruitkomstes
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 2 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •
Die beginsels van bedryfspraktyk
•
Die impak van bedryfsbeleid
•
Die rol van bestuur in ʼn onderneming
•
Besluitnemingsprosedures
Vaardighede
Jy sal ook in staat wees om: •
Die beginsels van bedryfspraktyk te beskryf.
•
Die impak van beleidsimplementering op die onderneming te evalueer.
•
Te onderskei tussen die prosesse en uitkomste van organisatoriese besluitneming.
•
Die rol en bydrae van bestuur in die onderneming te evalueer en te beskryf.
•
Besluitnemingsprosedures binne die onderneming te analiseer en te beskryf.
©akademia (MSW)
Bladsy 35
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 2.2
Verrykende bronne •
Johnson, W.J. 2010. The importance of Corporate Ethics. http://www.ehow.com/about_6372007_importance-corporate-ethics.html
•
Management Study Guide. 1998 - 2011. Business Policy – Definition and features. http://www.managementstudyguide.com/business-policy.htm
•
Singla, R.K. 2010. Principles of management. New Delhi: V.K. (India) Enterprises. 103p.
•
Small Business NSW. 2011. Implications for the Business Owner. http://www.smallbiz.nsw.gov.au/grow/growth/implicationsbusinessowner/Pages/defa ult.aspx
•
Wang, C. 2010. Managerial Decision Making Leadership: The essential Pocket Strategy Book. Singapore: John Wiley & Sons (Asia) Pte. Ltd. 160p.
2.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord
Omskrywing
Bedryfsbeleid
Bedryfsbeleid verwys na die verwysingsraamwerk, die ruimte waarbinne besluite geneem word binne die onderneming as geheel, maar ook in elke onderafdeling van die onderneming.
Bedryfspraktyk
Bedryfspraktyk verwys na die prosedures, reëls en regulasies wat daargestel word deur die bestuur van ʼn onderneming om die onderneming se doelwitte te bereik.
Bestuur
Bestuur beteken die beheer van funksies in ʼn onderneming, soos beplanning, organisasie en personeelvoorsiening ten einde die bedryfsaktiwiteite van ʼn onderneming so doeltreffend en effektief as moontlik te voltooi.
Organisatoriese
Organisatoriese besluitneming behels besluitneming op elke vlak
besluitneming
van bestuur in ʼn onderneming, en nie slegs op topbestuursvlak nie. Besluitneming geskied dus op topbestuursvlak, middelvlakbestuur,
©akademia (MSW)
Bladsy 36
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
laervlakbestuur en ook tussen die res van die werknemers in ʼn onderneming. Organisatoriese
Die organisatoriese struktuur is ʼn hiërargiese raamwerk binne die
struktuur
onderneming waarvolgens rolle en verantwoordelikhede regdeur die onderneming gekommunikeer word.
2.4
Inleiding
Die eienaar van ʼn sakeonderneming is verantwoordelik vir die formulering en implementering van die onderneming se bedryfsbeginsels en bedryfspraktyk. Die manier waarop die onderneming bedryf word is dus grootliks gegrond op die eienaar se idee van wat goeie, standaard bedryfspraktyk en bedryfsetiek is. Dit is egter goeie bestuursbeginsels om die hele bestuur van die onderneming te betrek wanneer daar besluit word op die bedryfsbeginsels en bedryfspraktyk vir die onderneming. Soos reeds genoem in die vorige studie-eenheid, is daar is nie ʼn vaste stel beginsels nie. Die beginsels wat binne ʼn onderneming geïmplementeer word, sal afhang van die tipe onderneming, die grootte van die onderneming en dit kan ook verander soos wat die onderneming groei. ʼn Belangrike oorweging wanneer daar oor bedryfsbeleid en -praktyk besin word, is bedryfsetiek. Bedryfsetiek is ʼn belangrike aspek in die bedryf van enige onderneming en dra by tot die sukses en winsgewendheid van die onderneming. Bedryfsetiek kan gesien word as die raamwerk waarbinne ʼn onderneming funksioneer. Alle prosedures, reëls en regulasies wat daargestel word om die onderneming se langtermyn- en korttermyndoelwitte suksesvol te bereik, moet dus binne hierdie raamwerk geformuleer word (Crane en Matten, 2007:5 en Trehan en Trehan, 2009-10:71). Die afwesigheid van goeie bedryfsetiek in die bestuur van ʼn sakeonderneming kan baie nadelige gevolg hê. ʼn Voorbeeld van so ʼn maatskappy is Enron, ʼn Amerikaanse energiemaatskappy, wat verkies het om die daargestelde bedryfsbeginsels te ignoreer en met hulle bedrywighede voort te gaan sonder om by hierdie beginsels te hou. Dit het gelei tot die bankrotskap van twee groot maatskappye en talle mense wat hulle werk verloor het. In hierdie studie-eenheid gaan daar gekyk word na die beginsels van bedryfspraktyk en bedryfsetiek binne die sakeonderneming. Hierdie bedryfspraktyk en bedryfsetiek word binne die sakeonderneming gevestig deur die implementering van die onderneming se bedryfsbeleid (die bedryfsbeleid sluit die reëls en regulasies in wat optrede binne die onderneming bepaal). Die beleid sal verskil na gelang van die tipe onderneming wat bedryf
©akademia (MSW)
Bladsy 37
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk word. Dis belangrik dat iemand in die onderneming verantwoordelikheid neem om te sorg dat die beleid nagekom word en indien dit nie nagekom word nie, moet daar strafregtelik teenoor die werknemer/werknemers opgetree word. Dit is waar die bestuur van ʼn onderneming inkom. Een van die verantwoordelikhede wat die bestuur van ʼn onderneming het, is om te sorg dat die bedryfsbeleid van die onderneming daadwerklik gevolg word. 2.5
Die beginsels van bedryfspraktyk
Wat is goeie bedryfsbeginsels en bedryfspraktyk? Wat bepaal goeie bedryfspraktyk? Goeie bedryfsbeginsels en bedryfspraktyk is volgens die Business Unity South Africa (BUSA) afhanklik van die toepassing van die volgende beginsels: •
Verantwoordelikheid
•
Integriteit
•
Respek
•
Regverdigheid
(BUSA, 2009. http://www.busa.org.za/docs/BUSA_Charter_of_Ethical_Business_Practice.pdf) Soos reeds genoem, kan die sukses van ʼn sakeonderneming toegeskryf word aan die toepassing van goeie bedryfsetiek. Die bedryfsetiek wat toegepas word in al die fasette van die onderneming, sal mettertyd die hart en siel word van die betrokke onderneming se korporatiewe kultuur, en kan die verskil beteken tussen die sukses of mislukking van die onderneming. Die voordeel van goeie bedryfsetiek in ʼn sakeonderneming is langtermyngroei en sukses (Moment, 2011. http://sbinformation.about.com/od/bestpractices/a/businessethics.htm). Moment identifiseer die volgende belangrike beginsels van bedryfsetiek: •
Wees betroubaar. Alle kliënte wil graag sake doen met ʼn onderneming wat hulle kan vertrou. Indien betroubaarheid deel uitmaak van ʼn onderneming se bedryfspraktyk, behoort dit nie moeilik te wees om dit te handhaaf nie.
•
Wees toegangklik vir nuwe idees. Om te verseker dat die onderneming nie stagneer nie, moet die bestuur van ʼn onderneming oop en toeganglik wees vir nuwe idees. Deur te vra vir terugvoer en idees vanaf kliënte en spanlede in die onderneming, kan die onderneming aanhou groei.
©akademia (MSW)
Bladsy 38
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Kom verpligtinge na. Die onderneming moet te alle tye hul verpligting en verantwoordelikhede teenoor kliënte nakom ten einde kliëntevertroue te behou.
•
Sorg vir duidelike, verstaanbare dokumentasie. Alle bedryfsdokumentasie van die onderneming moet duidelik, akkuraat en professioneel aangebied word. Die kliënt moet nooit onder ʼn wanindruk gebring word nie.
•
Raak betrokke in die gemeenskap. Deur betrokke te raak by die gemeenskap, word die boodskap uitgedra dat die onderneming belangstel en betrokke is by die gemeenskap.
•
Handhaaf rekeningkundige beheer. Deur deurentyd betrokke te bly by die finansiële sy van die onderneming, het die bestuur te alle tye ʼn gevoel van die onderneming se voortuitgang, al dan nie. Dit is dan ook moontlik om enige wanpraktyke betyds te stop.
•
Hanteer almal met respek. Alle kliënte en werknemers moet te alle tye met die nodige respek behandel word, ongeag verskille in posisie, titels, ouderdomme, ras, ens.
(Aangepas uit: Moment, 2011. http://sbinformation.about.com/od/bestpractices/a/businessethics.htm): Crane en Matten (2007:5) verwys na bedryfsetiek as die metodes, reg of verkeerd, waarop besluite geneem word in sekere situasies binne die onderneming. Bedryfsetiek is ʼn belangrike aspek in die bedryf van enige onderneming en dra by tot die sukses en winsgewendheid van die onderneming. Bedryfsetiek kan gesien word as die raamwerk waarbinne ʼn onderneming funksioneer. Alle prosedures, reëls en regulasies wat daargestel word om die onderneming se langtermyn- en korttermyndoelwitte suksesvol te bereik, moet dus binne hierdie raamwerk geformuleer word (Crane en Matten, 2007:5 en Trehan en Trehan, 2009 -10:71). Die bestuur van die onderneming is verantwoordelik om te sorg dat hierdie bedryfsbeginsels behoorlik nagevolg word deur alle personeel van die onderneming. Personeel moet die verskil ken tussen reg en verkeerd in ʼn gegewe situasie en dit kan toepas wanneer belangrike besluite geneem moet word.
©akademia (MSW)
Bladsy 39
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 2.5.1
Aanvaarbare bedryfsetiek
Volgens Trehan en Trehan (2009 -10:71) is die volgende voorbeelde van aanvaarbare bedryfsetiek: •
Verskaf goeie kwaliteit produkte en dienste. Wees trots op die eindproduk wat gelewer word aan die kliënte, hetsy ʼn diens of ʼn produk.
•
Hef billike pryse vir hierdie produkte en dienste. Gee kliënte waarvoor hulle betaal het.
•
Hou by eerlike en betroubare stellings in advertensieveldtogte. Moenie ʼn stelling maak wat onwaar is nie.
•
Wees eerlik met die berekening van die onderneming se belasting en die indiening van belastingopgawes.
•
Wees eerlik oor die winste wat die onderneming aan die einde van elke finansiële jaar verdien. Die finansiële state van ʼn onderneming moet te alle tye ʼn getroue weergawe wees van die onderneming se finansiële stand van sake.
•
Behandel die werknemers van die onderneming met die nodige respek en betaal die werknemers wat hulle toekom. ʼn Gelukkige werknemer is meer produktief en lojaal teenoor ʼn onderneming as ʼn werknemer wat oneerbiedig behandel word en onderbetaald is.
• 2.5.2
Gebruik slegs omgewingsvriendelike masjinerie en toerusting in die werksomgewing. Onaanvaarbare bedryfsetiek
Trehan en Trehan (2009 -10:71) beskou die volgende as voorbeelde van onaanvaarbare bedryfsetiek: •
Die weergee van onwaarhede in die advertensies van die onderneming.
•
Die ontduiking van belasting – dus oneerlikheid op belastingopgawes.
•
Die produsering en verskaffing van swak kwaliteit produkte en dienste, asook die heffing van onbillike pryse vir hierdie produkte en dienste.
•
Die betaling van omkoopgeld om gunste en gawes te ontvang.
©akademia (MSW)
Bladsy 40
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Deur nie-omgewingsvriendelike masjinerie en toerusting te gebruik, dra die onderneming by tot die besoedeling van die lug en omgewing.
•
Die uitbuiting van werknemers deur hulle nie ʼn billike salaris of loon te betaal nie en hulle onrespekvol te behandel.
2.5.3
Twee tipes bedryfsetiek
Bedryfsetiek kan kortliks in 2 groepe gedeel word, volgens W. Johnson (2011): •
Wetlike gehoorgewing Wetlike gehoorgewing verwys na die onderneming se noukeurigheid t.o.v. die nakoming van wetgewing in die onderneming se bedrywighede. Dit word gewoonlik vervat in die onderneming se bedryfsbeginsels en bedryfspraktyk, byvoorbeeld die onderneming se beleid oor die hantering van bedrog.
•
Korporatiewe verantwoordelikheid Korporatiewe verantwoordelikheid hou direk verband met die sakeomgewing, hetsy intern of ekstern. Dit verwys na die behoeftes en vereistes van ʼn onderneming se aandeelhouers, direkteure, werknemers, kliënte en verskaffers. Met ander woorde wat is die onderneming verskuldig aan elk van hierdie partye?
(Johnson, 2011. http://www.ehow.com/about_6372007_importance-corporate-ethics.html) 2.5.4
Die noodsaaklikheid van ʼn gunstige bedryfsetiek
Volgens Trehan en Trehan (2009 -10:72) is ʼn gunstige bedryfsetiek belangrik om die volgende redes: •
Langtermynbelegging Die bedryfsbeginsels en bedryfspraktyke wat in die onderneming geïmplementeer word, is bepalende faktore in die onderneming se sukses en winsgewendheid.
•
In belang van die samelewing Die toepassing van bedryfsetiek waar werknemers ʼn billike salaris/loon betaal word, is in belang van die samelewing. Bedryfspraktyke wat gegrond is op ʼn gunstige bedryfsetiek, sal ook voorkom dat ondernemings kliënte uitbuit deur produkte en dienste aan hulle te verkoop teen onbillike hoë pryse.
©akademia (MSW)
Bladsy 41
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Voorkom inmenging deur die staat Indien ondernemings hul sake bedryf met inagneming van hoë etiese waardes, sal dit nie vir die staat nodig wees om in die bedryfsaktiwiteite van die onderneming in te meng nie.
•
Vermy konfrontasies met werknemers, verskaffers en kliënte Deur die implementering van etiese bedryfspraktyke binne ʼn onderneming kan konfrontasie met die werknemers, verskaffers en kliënte vermy word.
•
Bevrediging Die suksesvolle bedryf van ʼn onderneming verskaf bevrediging aan die eienaar van die betrokke onderneming.
•
Kredietwaardigheid ʼn Onderneming verkry kredietwaardigheid deur die toepassing van goeie bedryfsbeginsels. Kliënte sal die vertroue hê dat die onderneming kwaliteitprodukte en -dienste aan hulle sal verskaf, en sal dus voortgaan om sake te doen met die betrokke onderneming.
Die volgende is ʼn voorbeeld waar ʼn maatskappy in gebreke gebly het om gunstige bedryfsetiek in hulle onderneming te implementeer en na te volg.
Gevallestudie 2.1 Enron Corporation Enron Corporation is an energy trading, natural gas, and electric utilities company based in Houston, Texas that employed around 21,000 people by mid-2001, before it went bankrupt. Fraudulent accounting techniques allowed it to be listed as the seventh largest company in the United States, and it was expected to dominate the trading it had virtually invented in communications, power, and weather securities. Instead, it became the largest corporate scandal in history, and became emblematic of institutionalized and well-planned corporate fraud.
©akademia (MSW)
Bladsy 42
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Enron cynically and knowingly created the phony California electricity crisis of 2000 and 2001. There was never a shortage of power in California. Using tape recordings of Enron traders on the phone with California power plants, the film chillingly overhears them asking plant managers to "get a little creative" in shutting down plants for "repairs." Between 30 percent and 50 percent of California's energy industry was shut down by Enron a great deal of the time, and up to 76 percent at one point, as the company drove the price of electricity higher by nine times. Its European operations filed for bankruptcy on November 30, 2001, and it sought Chapter 11 protection in the U.S. on December 2. Enron's global reputation was undermined, by persistent rumors of bribery and political pressure to secure contracts in Central and South America, in Africa, and in the Philippines. Especially controversial was its $30 billion contract with the Maharashtra State Electricity Board in India, where it is alleged that Enron officials used political connections within the Clinton and Bush administrations to exert pressure on the board. On January 9, 2002, the United States Department of Justice announced it was going to pursue a criminal investigation of the Enron scandal and Congressional hearings began on January 24. After a series of scandals involving irregular accounting procedures bordering on fraud involving Enron and its accounting firm Arthur Andersen, it stood at the verge of undergoing the largest bankruptcy in history by mid-November 2001. A white knight rescue attempt by a similar, smaller energy company, Dynegy, was not viable. During 2001, Enron shares fell from US$85 to US$0.30. As Enron was considered a blue chip stock, this was an unprecedented and disastrous event in the financial world. Enron's plunge occurred after it was revealed that many of its profits and revenue were the result of deals with special purpose entities. The result of this accounting scandal was that many of the losses that Enron encountered
Šakademia (MSW)
Bladsy 43
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk were not reported in its financial statements. Following the 2001 bankruptcy filing, Enron has been attempting to restructure in order to compensate as many creditors as possible. Enron's innovative core energy trading business was sold early in the bankruptcy proceedings to Merrill Lynch and Company. A last-ditch survival attempt was made in 2002 through a planned merger with arch-rival Dynegy Corporation. Dynegy backed out during merger talks, acquiring control of Enron's original, predecessor company- Northern Natural Gas- in the process. Enron is currently pursuing legal action against Dynegy over the takeover of Northern Natural Gas, which has since been sold by Dynegy to MidAmerican Energy Holdings Company. Enron's final bankruptcy plan provides for the creation of three new businesses to be spun off from Enron as independent, debt-free companies. The reorganization process commenced in 2003, with the formation of two new Enron subsidiaries, CrossCountry Energy L.L.C., and Prisma Energy International Inc. http://www.corporatenarc.com/enronscandaloverview.php Die afwesigheid, of eerder die versuim om etiese bedryfsbeginsels na te volg, het veroorsaak dat die maatskappy insolvent gegaan het en talle werknemers van die maatskappy hulle werk verloor het. Indien die bestuur van die maatskappy voldoende toesig gehou het, en verseker het dat die bedryfsetiek van die maatskappy te alle tye streng nagevolg is, kon hierdie tragedie voorkom word.
2.6
Die aard en omvang van beleidsimplementering binne die onderneming
2.6.1
Die betekenis van ʼn bedryfsbeleid
ʼn Bedryfsbeleid kan omvattend soos volg omskryf word (Kazmi, 2006:10): •
ʼn Bedryfsbeleid omskryf die verpligtinge en verantwoordelikhede van die seniorbestuur van ʼn onderneming, ten opsigte van die oplossing van organisatoriese probleme wat ʼn direkte invloed het op die sukses en winsgewendheid van die onderneming.
©akademia (MSW)
Bladsy 44
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
ʼn Bedryfsbeleid is ʼn belangrike faktor in die bepaling van waarheen die onderneming op pad is en hoe dit daar gaan uitkom. Anders gestel, die bedryfsbeleid voorsien aan die seniorbestuur van die onderneming riglyne wat hulle kan help in hulle taak om die onderneming se doelwitte te bereik.
•
ʼn Bedryfsbeleid omskryf die beginsels en prosedures wat ʼn onderneming moet navolg om by die doelwitte uit te kom. Bedryfsbeleid kan dus ʼn bydrae lewer of afbreek doen aan die reputasie van die onderneming.
•
ʼn Bedryfsbeleid voorsien ook die prosedures wat nodig is in die bestuur van die onderneming se werknemers.
2.6.2
Eienskappe van ʼn bedryfsbeleid
ʼn Goeie bedryfsbeleid sal aan die volgende eienskappe voldoen (Satya Sekhar, 2009:2): •
Dit sal gebaseer wees op die doelwitte van ʼn onderneming, met ander woorde, ʼn beleid sal afgelei word uit die korttermyn- en langtermyndoelwitte van die onderneming.
•
Dit sal die vermoë hê om die doelwitte van die onderneming te realiseer in aktiwiteite wat uitgevoer moet word deur die onderskeie afdelings van die onderneming. Met ander woorde, dit sal die bydrae van elke afdeling in die onderneming op so ʼn wyse omskryf dat dit doelwitbereiking moontlik maak.
•
Dit moet gegrond word op feite en goeie oordeel. ʼn Bedryfsbeleid moet duidelik wees. Met ander woorde, wat van ʼn werknemer verwag word binne ʼn bepaalde situasie, moet duidelik omskryf wees.
•
Dit moet gewysig kan word. Dit moet dus aanpasbaar wees by die veranderende werksomgewing.
•
Dit moet voldoen aan toepaslike wetgewing.
•
Dit moet in ooreenstemming wees met die onderneming se bedryfsetiek, met ander woorde, met die bedryfsbeginsels en bedryfspraktyk van die onderneming, asook die sosiale verpligtinge wat die onderneming teenoor sy kliënte, verskaffers en werknemers het.
•
Dit is eenvoudig en maklik om na te volg.
©akademia (MSW)
Bladsy 45
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Dit sal die seniorbestuur se taak vergemaklik, byvoorbeeld wanneer daar nuwe reëls en regulasie opgestel en geïmplementeer moet word in die onderneming.
•
Dit is kostedoeltreffend, met ander woord die koste om dit te implementeer moenie die voordeel daarvan oorskry nie.
•
Dit is maklik om aan die werknemers van die onderneming oor te dra. Met ander woorde, die beleid is nie moeilik om te verstaan nie.
2.6.3
Die impak van ʼn bedryfsbeleid
Die impak van die bedryfsbeleid op die funksionering van ʼn onderneming, kan soos volg uiteengesit word (Satya Sekhar, 2009:2): •
Doelwitte Die bedryfsbeleid van die onderneming in geheel, maar ook die bedryfsbeleid wat in elk van die afdelings van die onderneming geïmplementeer word, speel ʼn belangrike rol in die formulering van die onderneming se doelwitte. Die bedryfsbeleid van ʼn onderneming loop dus hand aan hand met die onderneming se doelwitte.
•
Skakel tussen die bedryfsbeleid en die werknemers van die onderneming Die bedryfsbeleid wat in die onderneming geïmplementeer word, dien as grondslag vir die aktiwiteite van die werknemer. As sodanig voorsien die bedryfsbeleid ʼn skakel tussen die doelwitte van die onderneming en die werknemers – dit verskaf metodes (wat voldoen aan die bedryfsetiek van die onderneming) van hoe om by die doelwitte uit te kom.
•
ʼn Bron in die lewering van ʼn uitspraak Soos reeds genoem, moet ʼn goeie bedryfsbeleid gegrond wees op feite en goeie oordeel. ʼn Bedryfsbeleid kan dus handig te pas kom wanneer daar ʼn uitspraak gelewer moet word in ʼn situasie waar ʼn werknemer nie na wense gehandel het teenoor kliënte of medekollegas nie.
•
Toekomstige vooruitsigte ʼn Goeie bedryfsbeleid neem moontlike veranderinge wat in die toekoms, binne en rondom die onderneming, mag plaasvind in ag. Indien die bedryfsbeleid binne die
©akademia (MSW)
Bladsy 46
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk onderneming duidelik en eenvoudig uiteengesit is, behoort die onderneming maklik by veranderinge te kan aanpas en dalk selfs winsgewend daarop kan reageer. In ooreenstemming met wetgewing
•
Indien die onderneming wetgewing in ag neem tydens die formulering en implementering van die bedryfsbeleid, sal die onderneming nooit onderworpe wees aan die betaling van rentes en boetes nie. Kommunikasie
•
ʼn Duidelike en eenvoudige bedryfsbeleid is maklik om te verduidelik aan alle betrokkenes in die onderneming. Indien elkeen in die onderneming presies weet wat van hulle verwag word, sal dit die taak die seniorbestuur vereenvoudig. Beplanning kan dan maklik gedoen word. Die seniorbestuur van ʼn onderneming is verantwoordelik vir die ontwikkeling en implementering van die oorkoepelende beleidsbepalings van die onderneming, terwyl die middelvlakbestuur (die lynbestuur) van die onderneming betrokke is by die ontwikkeling en implementering van die minder kritieke beleidsbepalings – gewoonlik die beleid wat van toepassing is op die onderafdelings van elke onderneming. Die beleidsbepalings wat in elkeen van die onderafdelings geïmplementeer word, is gewoonlik meer gedetailleerd en spesifiek ( Ramarao, 2010. http://www.citeman.com/11809-nature-of-business-policy/). Die onderstaande diagram illustreer die onderskeie afdelings van ʼn sakeonderneming waar bedryfsbeleid geïmplementeer word.
Voorbeeld 2.1 In die sakeonderneming hieronder sal bedryfsbeleid in die onderskeie afdelings geïmplementeer word, om te verseker dat elke afdeling afsonderlik, maar ook gesamentlik, doeltreffend funksioneer (Satya Sekhar, 2009:2):
•
Advertensie & Bemarkingsafdeling
•
Menslike Hulpbronne Afdeling
•
Finansies- & Rekeningkundige Afdeling
©akademia (MSW)
Bladsy 47
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Inligtingbestuursafdeling
•
Produksie Afdeling
Advertensie & Bemarkingsafdeling
Produksie Afdeling
Inligtingbestuursafdeling
Afdelings binne die sakeonderneming waar bedryfsbeleidsrigtings geïmplementeer word
Menslike Hulpbronne Afdeling
Finansies- & Rekeningkunde Afdeling
(Outeur, 2011) In die voorbeeld hierbo, sal ʼn bedryfsbeleid wat in die Produksie Afdeling van die onderneming geïmplementeer word, ʼn invloed hê op die kwaliteit van die produk of diens wat gelewer word; hoe kliënte hanteer moet word, ens. ʼn Bedryfsbeleid in die Menslike Hulpbronne Afdeling sal aspekte soos die aanstelling van nuwe werknemers, asook die opleiding wat aan nuwelinge verskaf word, beïnvloed.
Die volgende uittreksel vanaf die webblad RR Newswire: Sasol Limited illustreer die bedryfsbeleid van Sasol Limited, met betrekking tot dividende.
Voorbeeld 2.2 It is Sasol's intention to maintain and/or grow dividends over time in line with the Group's anticipated sustainable growth in earnings, barring significant economic variables such as fluctuations in the oil price and exchange rates. When deciding on dividends, the Board will
©akademia (MSW)
Bladsy 48
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk also take into consideration several factors including the prevailing circumstances of the company, future investment plans, financial performance and the trading and macroeconomic environments. (RR Newswire: Sasol Limited. http://www.redorbit.com/news/business/1875647/sasol_limited_sasol_announces_progres sive_dividend_policy/)
Praktiese oefening 2.1 a. Doen navorsing met betrekking tot die bedryfsbeleid wat deur groot sakeondernemings geïmplementeer word. Kyk veral na die tipe beleid wat hulle implementeer ten opsigte van hulle produkte, kliënte, finansiële state, ens. Die internet is ʼn goeie bron van inligting. b. Vergelyk nou die bedryfsbeleid van twee sakeondernemings in dieselfde industrie. Hoe verskil dit van mekaar?
2.7
Die rol en belangrikheid van die bestuur van ʼn onderneming
Die bestuur van ʼn sakeonderneming speel ʼn belangrike rol in die daaglikse aktiwiteite van ʼn onderneming. Die sukses en winsgewendheid van ʼn onderneming hang grootliks af van hoe ʼn onderneming bestuur word. Bestuur behels die beheer van die funksies soos beplanning, organisasie en personeelvoorsiening om take so doeltreffend as moontlik uit te voer (Singla, 2010:20). Die bestuur van ʼn sakeonderneming is daarvoor verantwoordelik om die werknemers wat aan hulle verslag doen so doeltreffend moontlik te bestuur, ten einde hulle in staat te stel om die doelwitte van die onderneming te bereik (Hahn, 2011. http://www.ehow.com/facts4828291-important-skills-managers.html). Beplanning, verskaffing van inligting en om die personeel binne die konteks te beskerm, is van die hoofbydraes wat deur die bestuur van ʼn onderneming gemaak word (Blair, 2011. http://www.see.ed.ac.uk/-gerhard/Management/arta.html/).
©akademia (MSW)
Bladsy 49
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Die bestuur van ʼn sakeonderneming moet ook in staat wees om toekomsbeplanning te kan doen en die doelwitte van die onderneming daarvolgens te kan aanpas, met die oog daarop dat elke moontlike sakegeleentheid aangegryp word. Die werknemer, daarenteen, fokus hoofsaaklik op die bereiking van bestaande doelwitte, sonder om te veel oor die toekoms te bekommer. Elke bestuurder in ʼn onderneming beskik oor ʼn mate van gesag in die onderneming. Hierdie gesag verleen hom/haar toegang tot sekere inligtingsbronne in die onderneming, wat die werknemers nodig het om die werk te kan verrig. Wanneer daar egter onredelike versoeke of eise deur ʼn bestuurder aan werknemers gestel word, moet die topbestuur van die onderneming die werknemers daarteen beskerm. Die afwesigheid van behoorlike bestuur van ʼn onderneming in die alledaagse bedryfsaktiwiteite, kan daartoe lei dat die doelwitte nie bereik word nie en die onderneming nie winsgewend reageer op geleenthede wat mag opduik nie. Indien die bestuur van ʼn onderneming nie doeltreffend plaasvind nie, sal die hulpbronne wat gebruik word in die produksieproses, slegs hulpbronne bly en nooit oorgaan na produksie nie. Die bestuur van ʼn onderneming is dus ʼn belangrike, lewegewende komponent van ʼn onderneming (Kumar en Sharma, 2000:19). 2.7.1
Die rol van bestuur
Die rol van bestuur word in Kumar en Sharma (2000:19 - 21) soos volg beskryf: •
Die koördinering (bymekaarbring) van verskillende faktore en hulpbronne binne die onderneming Die sukses van ʼn onderneming is afhanklik van spanwerk. Een persoon of een departement binne ʼn onderneming kan opsigself nie veel vermag nie. Die bestuur is dan verantwoordelik om die verskillende departemente en beskikbare hulpbronne te koördineer om sekere produkte of dienste aan kliënte te verskaf. Die bestuur gee dus rigting aan die personeel van ʼn onderneming.
•
Verwesenliking van bedryfsdoelwitte Die bestuur van ʼn onderneming is veral belangrik in die verwesenliking van ʼn onderneming se doelwitte. Die bestuur koördineer en integreer die verskillende aktiwiteite van die onderskeie departemente sodat die personeel as ʼn span, die doelwitte van die onderneming kan verwesenlik.
©akademia (MSW)
Bladsy 50
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Verhoging van produktiwiteit Die hoofdoel van enige onderneming is om soveel wins as moontlik te genereer. Dit is dus belangrik dat die bestuur die personeel van die onderneming motiveer om so kostedoeltreffend moontlik te werk, ten einde die produktiwiteit van die onderneming te verhoog.
•
Beheer van wedywering in die bedryfsomgewing In die mark is daar ʼn voortdurende aanvraag na bepaalde produkte en dienste. Die uitdaging vir die bestuur van enige onderneming is om kwaliteit produkte en dienste te lewer teen die laagste koste moontlik.
•
Moderne en tegnologiese vooruitgang in die sakeomgewing Die vooruitgang van die tegnologie het noodwendig daartoe gelei dat die bedryfsomgewing meer kompleks geraak het en dat daar voortdurend nuwe metodes in produksieprosesse toegepas word. Dit is belangrik dat die bestuur van ʼn onderneming hierdie veranderinge doeltreffend bestuur.
•
Positiewe invloed op die onderneming Die bestuur van ʼn onderneming moet positiewe leiding aan die personeel van die onderneming bied, ten einde te verseker dat die hulpbronne wat beskikbaar is, doeltreffend aangewend word, om die maksimum wins te realiseer.
•
Waarde toevoeging tot die onderneming Die bestuur van ʼn onderneming kan waarde toevoeg deur te fokus op die sterkpunte in die onderneming; die neutralisering van swakpunte; deur ʼn “vasbyt-gees” te openbaar gedurende moeilike ekonomiese omstandighede; en deur ʼn positiewe spangees te bevorder. Hierdie faktore kan bydrae tot verhoogde produktiwiteit.
•
ʼn Bestuurspan is noodsaaklik vir alle ondernemings Bestuur is ʼn belangrike komponent van enige onderneming – nie net van groot maatskappye nie. Die rol van die bestuur in enige onderneming moenie onderskat word nie.
©akademia (MSW)
Bladsy 51
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 2.7.2
Die voordele van effektiewe bestuur
Die voordele van effektiewe bestuur in ʼn onderneming, kan soos volg opgesom word (Kumar en Sharma, 2000: 23-24): •
Oplos van komplekse probleme Die bestuur het die verantwoordelikheid om deur sinvolle besluitneming, komplekse probleme op te los, sodat produktiwiteit nie negatief beïnvloed word nie.
•
Toepaslike opleiding Toepaslike opleiding van die werknemers in ʼn onderneming is die beste manier om winsgewend te reageer op veranderinge in die sakeomgewing.
•
Voortdurende navorsing Ten einde te verseker dat die hulpbronne van die onderneming te alle tye doeltreffend aangewend word, is dit belangrik om voortdurend navorsing te doen.
2.7.3
Eienskappe van doeltreffende bestuur
Eienskappe van doeltreffende bestuur in ʼn sakeonderneming, volgens Singla (2010: 8-10): •
Bestuur is ʼn spanpoging Al die bestuurders in ʼn sakeonderneming, word gewoonlik geraak deur besluitneming ten opsigte van doelwitbereiking. Dit is dus belangrik dat die bestuur in ʼn span kan funksioneer – so kan ʼn projek slegs deur spanwerk suksesvol afgehandel word.
•
Bestuur is doelwitgeoriënteerd Elke onderneming is gefokus op doelwitbereiking. Die bestuur van die onderneming is daarvoor verantwoordelik dat die doelwitte bereik word. Bestuurders moet werknemers motiveer om die voorafbepaalde doelwitte te bereik teen die vasgestelde teikendatums.
•
Bestuur is ʼn proses Effektiewe bestuur funksioneer ooreenkomstig bepaalde bestuursprosesse soos beplanning, organisering, personeelvoorsiening, leiding en beheer.
©akademia (MSW)
Bladsy 52
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Bestuur is ʼn onsigbare krag binne die sakeonderneming Bestuur is ʼn krag of funksie in die onderneming wat nie noodwendig sigbaar is nie. Die uitwerking daarvan op die onderneming, kan slegs ervaar word in die sukses of mislukking van die onderneming.
•
Bestuur is ʼn universele aktiwiteit Die aktiwiteite van bestuur, naamlik beplanning, organisering, personeelvoorsiening, leiding en beheer sal altyd dieselfde bly in enige tipe onderneming waar dieselfde beginsels toegepas word. Effektiewe bestuurders het hierdie aktiwiteite tot ʼn fyn kuns ontwikkel.
2.7.4
Die funksies van bestuur
Funksies van die bestuur van ʼn sakeonderneming (Singla, 2010:13 - 15): •
Beplanning Beplanning behels die bepaling van die stappe wat geneem moet word om die onderneming se doelwitte te bereik. Wat moet gedoen word? Hoe moet dit gedoen word? Deur wie moet die werk gedoen word om die eindresultate te bereik? Beplanning is dus die proses om idees en planne op papier te plaas.
•
Organisering Om die idees en planne ʼn realiteit te maak, gaan organisering vereis om te verseker dat die werk gedoen word (en ook reg gedoen word), en dat alles glad verloop.
•
Personeelvoorsiening Om die idees en planne in werklikheid te omskep, gaan daar sekere vlakke van vaardighede nodig wees, met ander woorde poste moet geskep word. Hierdie poste moet dan gevul word met gepaste personeel. Die personeel word dus toegewys en aanvaar verantwoordelikheid vir bepaalde take.
•
Leiding Nadat hierdie poste gevul is, word daar van die bestuurder verwag om aan die werknemers te kommunikeer wat van elkeen verwag word, asook elkeen se posbeskrywing te bespreek.
©akademia (MSW)
Bladsy 53
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Beheer Die bestuur van ʼn onderneming moet voortdurend evalueer of die werk ooreenkomstig die neergelegde prosedures gedoen word.
Beplanning
Beheer
Organisering
Leiding
Personeelvoorsiening
Figuur 2.1: Die funksies van bestuur (Singla, 2010:15) 2.8
Besluitnemingsproses binne die onderneming
Besluitneming kan gedefinieer word as ʼn proses waar ʼn keuse gemaak moet word uit verskeie alternatiewe om die verlangde eindresultaat te bereik. Met ander woorde dit behels die neem van die regte besluite wanneer daar probleme is, sodat daar by die doeltreffendste oplossing uitgekom kan word (G. Akrani, 2010. http://kalyancity.blogspot.com/2010/06/decision-making-process-in-management.html). Die organisatoriese besluitnemingsproses behels die effektiewe implementering van strategiese planne en metodes ten einde die verlangde doelwitte van die onderneming te bereik. Organisatoriese besluitneming kan soms moeilik wees, aangesien al die verskillende departemente van ʼn onderneming betrokke is by die besluitnemingsproses (Paulp@teamworks.com, 2010). Soms is dit wat vir een departement reg sal wees, nie noodwendig die regte besluit vir ʼn volgende departement nie.
©akademia (MSW)
Bladsy 54
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Besluite word op ʼn daaglikse basis op elke vlak van die onderneming geneem. Hierdie vlakke van besluitneming vind plaas ooreenkomstig die organisatoriese struktuur in die onderneming. ʼn Organisatoriese struktuur kan gedefinieer word as ʼn hiërargiese raamwerk wat die wyse bepaal waarop regte, verpligtinge en verantwoordelikhede deur die onderneming gedelegeer en versprei word. Die struktuur van ʼn onderneming hang grootliks af van die onderneming se doelwitte, asook die strategie wat gevolg word om uiteindelik by hierdie doelwitte uit te kom (BusinessDictionary.com, 2011. http://www.businessdictionary.com/definition/organizational-structure.html). 2.8.1
Organisatoriese strukture
Gesentraliseerde struktuur In ʼn gesentraliseerde organisasiestruktuur vind die besluitneming hoofsaaklik plaas in die boonste vlak van bestuur en streng beheer word oor die onderskeie afdelings uitgeoefen. Slegs enkele mense word by die besluitnemingsproses en ontwikkeling van ʼn bedryfsbeleid betrek en nie die hele onderneming nie. Figuur 2.2 is ʼn tipiese voorbeeld van ʼn gesentraliseerde organisasiestruktuur in die Finansies- en Rekeningkundige Afdeling van ʼn onderneming:
Die Finansiële Direkteur
Die Finansiële Bestuurder
Senior Rekenmeester
Krediteureklerk
Debiteureklerk
Data-inleesklerk
Figuur 2.2: Gesentraliseerde organisasiestruktuur (Outeur, 2011) Gedesentraliseerde organisasiestruktuur In die gedesentraliseerde organisasiestruktuur word die besluitnemingsproses versprei deur die hele onderneming. Die onderskeie afdelings van ʼn onderneming het elkeen ʼn mate van besluitnemingsbevoegdheid.
©akademia (MSW)
Bladsy 55
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Figuur 2.3 is ʼn voorbeeld van ʼn tipiese gedesentraliseerde organisasiestruktuur binne ʼn onderneming. In hierdie struktuur word besluitnemingsbevoegdhede versprei deur die hele onderneming. Elke vlak van bestuur in die onderneming kan dus deelneem aan die besluitnemingsproses.
ff
Onderneming Afdeling
Tak
Departement
Span (werknemers van die onderneming)
Figuur 2.3: ʼn Gedesentraliseerde organisasiestruktuur (Lewis en Feeney, 2004, http://kdeg.cs.tcd.ie/cbpm) 2.8.2
Die aard van besluite
Daar word onderskei tussen 2 tipes besluite wat in ʼn onderneming geneem word (Bauer en Erdogan, 2010. http://www.flatworldknowledge.com/pub/organizational-behaviorv1.1/141354#web-141355): Geprogrammeerde besluite Hierdie besluite word op ʼn daaglikse basis geneem. Dit gebeur dikwels dat ʼn mens ʼn outomatiese reaksie daarop ontwikkel en nie meer intens daaroor hoef te dink nie. Hierdie outomatiese reaksie word ʼn besluitnemingsreël genoem. ʼn Voorbeeld van ʼn geprogrammeerde besluit is die volgende: Elke onderneming hanteer op ʼn daagliks basis moeilike kliënte. Die onderneming het moontlik ʼn beleid geïmplementeer wat bepaal dat, indien ʼn klagte van ʼn kliënt geldig is met betrekking tot ʼn diens of produk, daar ʼn persentasie afslag toegestaan moet word. Met ander woorde, indien die ©akademia (MSW)
Bladsy 56
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk onderneming ʼn klagte ontvang oor swak diens of ʼn foutiewe produk, moet die winkelassistent die persentasie afslag toestaan. Hierdie bepaling is ʼn besluitnemingsreël. Nie-geprogrammeerde besluite Hierdie besluite vind nie op ʼn gereelde basis plaas nie. Dit vereis die noukeurige insameling van feite en die oorweging van alternatiewe om ʼn besluite te neem. ʼn Praktiese voorbeeld van ʼn nie-geprogrammeerde besluit: ʼn Goeie geleentheid het hom voorgedoen. Indien die onderneming hierdie geleentheid ten volle wil benut, sal daar nuwe masjinerie aangeskaf en meer personeel aangestel moet word. Hierdie is ʼn unieke en moeilike besluit wat geneem moet word. Inligting moet ingesamel word en die verskillende alternatiewe moet oorweeg word, byvoorbeeld, is dit nodig om nuwe masjinerie aan te skaf of kan die bestaande masjinerie net opgradeer word? Gaan hierdie nuwe geleentheid die insetkoste regverdig, met ander woorde gaan dit op die lange duur genoeg geld inbring om te vergoed vir die kostes wat aangegaan is? 2.8.3
Drie kategorieë besluite
Die besluite wat binne die onderneming geneem word, kan in 3 kategorieë geplaas word, ooreenkomstig die vlak in die onderneming waar dit geneem word (Bauer en Erdogan, 2010. http://www.flatworldknowledge.com/pub/organizational-behavior-v1.1/141354#web-141355): Strategiese besluite Strategiese besluite bepaal die rigting waarin die onderneming beweeg. Dit het dus betrekking op die doelwitte van die onderneming en wat die onderneming wil bereik. Hierdie besluite word hoofsaaklik deur die topbestuur van die onderneming (byvoorbeeld die Raad van Direkteure) gemaak. Voorbeelde van strategiese besluite is: •
Sal dit winsgewend wees om met ʼn mededinger in die mark saam te smelt?
•
Moet daar oorweging geskenk word aan ʼn nuwe reeks produkte? Sal so ʼn rigting ʼn positiewe uitwerking hê op die onderneming se winste?
Taktiese besluite Taktiese besluite word geneem om te bepaal hoe die onderneming sy doelwitte gaan bereik. Met ander woorde, wat is die pad wat die onderneming moet volg om te verseker dat die doelwitte bereik word? ©akademia (MSW)
Bladsy 57
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Hierdie besluite word hoofsaaklik geneem deur die bestuurders van ʼn onderneming. Voorbeelde van taktiese besluite is: •
Indien twee maatskappye saamsmelt, moet daar, byvoorbeeld, oorweging geskenk word daaraan om die werknemers van die ander maatskappy so gou moontlik deel van die maatskappy te laat voel Wat kan gedoen word om samewerking te verseker? Wat kan gedoen word om die werknemers te motiveer?
•
Indien daar besluit word om ʼn nuwe reeks produkte te produseer, moet daar besluit word hoe die produk bemark gaan word, sodat dit bykomende winste kan genereer.
Operasionele besluite Operasionele besluite verwys na besluite wat op ʼn daaglikse basis deur die werknemers van ʼn onderneming geneem word om te verseker dat die onderneming se werksaamhede nooit tot stilstand kom nie. Hierdie besluite word deur werknemers regdeur die onderneming geneem. Voorbeelde van operasionele besluite is: •
Wat is die beste manier om met kollegas te kommunikeer?
•
Hoe kan daar ʼn balans gehandhaaf word tussen die verskillende uitdagings van die pos? Prioritisering is dan van groot belang.
Gevallestudie 2.2 Die funksies van bestuur in die onderneming Corrie Brummer is die finansiële bestuurder van Vinnige Motors Bpk. Daar is op ʼn vorige raadsvergadering besluit dat die maatskappy ʼn heeltemal nuwe reeks produkte gaan inbring. Dit beteken meer werk, en soos dit tans is, het hulle ʼn tekort aan vaardige personeel. Die raad het gevolglik hulle goedkeuring gegee vir die aanstelling van twee nuwe persone in die finansiële afdeling van Vinnige Motors Bpk. Corrie is egter ook nog nuut in die maatskappy en hy is nie seker wat van hom as finansiële bestuurder verwag word nie. Beantwoord die volgende vrae oor die gevallestudie hierbo: a. Dink terug aan die bespreking van die bestuur en die funksies wat hulle moet verrig in
©akademia (MSW)
Bladsy 58
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
die sakeonderneming. Waar dink jy sal Corrie eerste moet begin? Wat sal Corrie se verantwoordelikhede wees as die finansiële bestuurder van die onderneming? b. Watter van die ander afdelings in Vinnige Motors Bpk. sal geraak word deur die besluit om ʼn nuwe reeks produkte in te bring?
2.8.4
Besluitnemingsmodelle
Daar is vier benaderings wat gevolg kan word wanneer ʼn besluit geneem moet word (Bauer en Erdogan, 2010. http://www.flatworldknowledge.com/pub/organizational-behaviorv1.1/141354#web-141355): Rasionele besluitnemingsmodel Hierdie besluitnemingsmodel behels weldeurdagte stappe ten einde tot die beste beslissing te kom. Hierdie stappe is die volgende: •
Identifiseer die probleem.
•
Bepaal wat die vereistes is waaraan die oplossing vir die probleem moet voldoen.
•
Bepaal wat die doelwitte is wat bereik moet word.
•
Identifiseer die moontlike stappe wat gevolg kan word om die probleem op te los.
•
Evalueer hierdie alternatiewe.
•
Besluit op die alternatief wat die probleem die beste sal aanspreek.
•
Implementeer die besluit.
•
Evalueer die besluit om vas te stel of daar wel aan al die bogenoemde kriteria voldoen is.
Die afgebakende rasionele besluitnemingsmodel Die afgebakende rasionele besluitnemingsmodel erken die feit dat daar sekere beperkinge is met betrekking tot besluitneming. Die keuse tussen die alternatiewe oplossings word beperk. Die eerste aanvaarbare alternatief wat ʼn oplossing bied tot die probleem, word aanvaar en geïmplementeer.
©akademia (MSW)
Bladsy 59
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Besluitnemingsmodel gebaseer op instink Hierdie besluitnemingsmodel is gebaseer op die instink van die persoon wat die besluit moet neem. Met ander woorde, hier vind nie dieselfde oorwegings plaas nie. Kreatiewe besluitnemingsmodel Hierdie besluitnemingsmodel is daarop gebaseer dat die persoon wat die besluit moet neem kreatiwiteit aan die dag moet lê in die besluitnemingsproses. Byvoorbeeld, watter nuwe idees kan die onderneming gebruik om sy winste te verbeter, en hoe kan kostes tot ʼn minimum beperk word, terwyl produksie verhoog word? Die tipe besluitnemingsmodel wat ʼn onderneming gaan implementeer, sal afhang van die aard van die probleem wat ontstaan het, asook die bedryfsbeleid wat gevolg word in die onderneming. 2.8.5
Besluitnemingsraamwerk
Die vraag kan gevra word: Waarom is besluitneming dikwels so moeilik? Die rede is voor die hand liggend: Alle besluite is gebaseer op die toekoms, en die toekoms is onseker (Wang, 2010:2). ʼn Goeie besluit vereis ʼn besluitnemingsraamwerk. ʼn Besluitnemingsraamwerk behels die effektiewe aanwending en benutting van die beskikbare hulpbronne in ʼn onderneming ten einde die doelwitte te bereik (Wang, 2010:XV). ʼn Goeie besluitnemingsraamwerk sal die volgende elemente bevat (Wang, 2010XV): •
Doelwit – Is die doelwitte wat bereik moet word, duidelik en eenvoudig uiteengesit?
•
Prioriteite – Stel vas watter sake of probleme eerste aandag moet kry, met ander woorde prioritiseer en gee eerste aandag aan die belangrikste sake.
•
Alternatiewe – Is daar genoegsame alternatiewe oplossings tot die probleem? Maak seker dat daar ʼn wye verskeidenheid van alternatiewe is om van te kies, ten einde te verseker dat die probleem op die beste moontlike manier opgelos word.
•
Inligting – Watter inligting gaan in die toekoms benodig word om die besluit wat nou geneem word te ondersteun, ten einde te verseker dat die beste resultate altyd verkry word?
©akademia (MSW)
Bladsy 60
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Wie? – Wie moet deelneem aan die besluitnemingsproses? Die keuse moet bydra
•
tot die kwaliteit van die uiteindelike besluit en die wyse waarop dit geïmplementeer word. Objektiewe redenering – Hoe moet daar te werk gegaan word om die beste
•
moontlike oplossing tot die probleem te verkry? Hoe moet daar gekies word tussen die verskillende moontlike oplossings? 2.8.6
Analities-hiërargiese besluitnemingsproses
Indien daar baie moontlike alternatiewe oplossings tot een probleem is, kan dit die keuse bemoeilik. Soos reeds genoem, hou ʼn onderneming se besluitnemingsproses verband met sy doelwitte, beginsels en beleidsrigtings. Deur die analities-hiërargiese proses te volg, kan die besluitnemingsproses vergemaklik word, veral wanneer daar tussen ʼn groot hoeveelheid alternatiewe gekies moet word. Die analities-hiërargiese proses is ʼn sistematiese metode om die verskillende voordele en nadele van elke alternatief teen mekaar op te weeg (Haas en Meixner, http://www.boku.ac.at/mi/). Met ander woorde, die probleme word opgebreek in ʼn hiërargie van verskillende kriteria en alternatiewe, ten einde die beste moontlike oplossing te vind. Haas en Meixner van die Universiteit van Natuurlike Hulpbronne en Toegepaste Wetenskappe in Wenen, gebruik ʼn hiërargiese boom om ʼn probleem met sy verskillende kriteria en alternatiewe uiteen te sit. Die metode kan soos volg geïllustreer word:
Voorbeeld 2.3 ʼn Belangrike masjien wat in ʼn onderneming se produksieproses gebruik word, het gebreek. ʼn Nuwe masjien moet aangeskaf word. Maar hoe kan die onderneming verseker dat die regte masjien aangekoop word? Die volgende besluitnemingsproses is geskoei op die analities-hiërargiese proses. Die oorwegings is die volgende: •
Die doelwit is om ʼn nuwe masjien aan te skaf.
•
Die volgende kriteria word oorweeg: o
Die model en handelsnaam van die masjien
©akademia (MSW)
Bladsy 61
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
o
Die betroubaarheid van elkeen
o
Die koste van elkeen
Wat is die alternatiewe van elke kriteria? o
Die alternatiewe wat oorweeg kan word met betrekking tot die model en handelsnaam van die masjien, is Bosch en LG.
o
Die betroubaarheid van elkeen kan moontlik gemeet word aan die lengte van die waarborg.
o
Die koste van elkeen van die masjiene kan teen mekaar opgeweeg word.
Grafies kan dit so voorgestel word:
Die keuse van 'n nuwe masjien
Model en naam van verskeie masjinerie: Bosch en LG
Betroubaarheid van verskeie masjinerie: Bosch het 'n 3 jaar waarborg en LG het 'n 2 jaar waarborg
Koste van die onderskeie masjinerie: Bosch kos R20 000 en LG kos R10 000
Figuur 2.4: Voorstelling van die analities-hiërargies proses (Haas en Meixner, http://www.fakr.noaa.gov/sustainablefisheries/sslmc/july06/ahptutorial.pdf. Die webbladsy vertoon ʼn slideshow. Die idee vir die figuur hierbo is van skyfie nr. 11 geneem.)
Praktiese oefening 2.2 Lees die onderstaande artikels en beantwoord dan die vrae: Implications for the business owner As the business grows, the role of the business owner will change and adjustments to the
©akademia (MSW)
Bladsy 62
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk functions, structure and roles of the company’s personnel will need to be made. Sometimes this is not easy for the business owner to do. The original tasks or duties that he/she carried out, and may have felt comfortable doing, may need to be taken on by others. Or, the business owner may not have the opportunity to use his/her original skill or competence that made the business grow in the first place as he/she takes on other responsibilities including paperwork and administration. This can often be a source of frustration. At the same time, the business owner must learn how to give up control and let others take over certain responsibilities in the business. The business owner cannot do everything, and trying to pretend that he/she can do so, will only stifle the growth of the business, and may lead to staffing problems. In some instances, a business owner may have to step aside as the CEO or MD to allow others with more appropriate skills to run the business. Very few, if any business owners, have all the skills needed to effectively run a business, particularly as the issues become more complex. Business owners need to recognise this and seek advice and training to overcome deficiencies and skill up for the future. Specialist skills may need to be brought into the business through consultants or certain functions may need to be outsourced. Recognising weakness is important in self-development and working to improve skills will greatly benefit the business in the long run. Finally, as the business grows and new structures come into place, business owners can often feel isolated as they have no one to talk to about business issues and problems. Many small businesses cannot afford the luxury of having someone else, besides the owner, in a senior managerial role leaving the business owner with no one to talk to about key issues and problems. In this instance, it is a good idea to find a mentor, either paid or someone you know and respect from business or a trusted peer that can listen and provide you with advice and guidance. There are also business support networks that bring together business owners to discuss issues and provide advice. Many business owners find these very helpful, and these forums not only help with personal development, but can aid in your business growth through contacts made. In summary: •
realise that your role as a business owner role will change as the business grows and figure out what you are best at doing
Šakademia (MSW)
Bladsy 63
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
give up control, as appropriate, and let others take on responsibilities so the business can grow
•
recognise weaknesses, and develop your skills with advice and training
•
seek out a mentor, trusted peer or business support network that you can talk to about your business issues.
(http://www.smallbiz.nsw.gov.au/grow/growth/implicationsbusinessowner/Pages/default.as px) Job Description of General Manager It's obvious that general managers hold a sensitive and key position in firms. Let's discuss the general manager duties and responsibilities: •
A general manager is expected to look into the matters related to the human resources. All the matters related to organizational training, recruitment and selection of candidates is looked after by the general manager in consultation with the human resource manager. While the human resource manager carries out all the tasks related to recruitment, the general manager ensures that quality organizational training is given to the trainees. Precisely said, general managers look after the training needs of the employees.
•
Another general manager job description is that he has to actively participate in the feedback session and performance evaluation of the employees.
•
A general manager ensures that matters related to finance and transactions are within his supervision. General managers manage and utilize the funds and expenditures of the various operations carried out by the firm. The general manager is expected to understand the financial tools and resource available to the firm and chalk out a plan that effectively meets the requirements of the projects.
•
One of the key general manager job description is that he is expected to act as liaison between the management and the employees/staff.
•
Some of the duties and responsibilities of general managers include monitoring the performance and achievements of the employees.
©akademia (MSW)
Bladsy 64
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
The general managers also direct people to various goals and targets. Hiring good
•
middle level managers is another important duty of general managers. Middle level managers assist the general managers in managing the different tasks. Besides these, keeping a record and check of the firm's growth is also done by the
•
general managers. (http://www.buzzle.com/articles/general-manager-job-description.html) Vrae: 1. Na aanleiding van die bogenoemde inligting, wat is die funksie van die eienaar van ʼn sakeonderneming? 2.
Wat is dan die rol van die Algemene Bestuurder van ʼn sakeonderneming? Hoekom is dit nodig vir ʼn groot sakeonderneming om ʼn Algemene Bestuurder te hê? Waarom kan die eienaar nie sommer self alles doen nie?
3. Gaan doen navorsing. Watter ander pligte, sal die Algemene Bestuurder se verantwoordelikheid wees? 4. Watter ander middelvlakbestuurders, uitgesonder die menslike hulpbronbestuurder, kan aangestel word om te help met die pligte en verantwoordelikhede van die Algemene Bestuurder?
2.9
Samevatting
Besluitneming is ʼn baie belangrike aspek van enige onderneming. Dit hou direk verband met ʼn onderneming se doelwitte, beginsels en beleidsrigtings. Besluitneming vind nie slegs plaas in die topbestuur van ʼn onderneming nie, maar regdeur die hele onderneming. Besluitneming in ʼn onderneming is daarop gefokus om die beste moontlik metodes te identifiseer vir die voltooiing van take. Goeie besluitneming verseker die optimale aanwending van ʼn onderneming se hulpbronne soos die werknemers, masjinerie, materiale en kapitaal. Die Raad van Direkteure is verantwoordelik vir die maak van strategiese besluite, byvoorbeeld om nuwe beleggings te oorweeg en om te besin oor die onderneming se toekomstige vooruitsigte. Die bestuurders van ʼn onderneming is verantwoordelik vir die neem van taktiese besluite, byvoorbeeld hoe die finansies en rekeningkundige departement ʼn positiewe bydrae kan maak tot die oorhoofse doelwitte van die onderneming. Die gewone ©akademia (MSW)
Bladsy 65
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk werknemers van ʼn onderneming is weer verantwoordelik vir die neem van operasionele besluite, byvoorbeeld hoe om hulle dagtake uit te voer om die gladde verloop van die onderneming se bedrywighede te verseker. Die bestuur van ʼn onderneming verseker dat die onderskeie departemente en die beskikbare hulpbronne in die onderneming so doeltreffend moontlik geïntegreer word, sodat die doelwitte van die onderneming bereik kan word. 2.10 Selfevaluering Aktiwiteit 2 1. Gee een praktiese voorbeeld van elk van die volgende: 1. Strategiese besluit 2. Taktiese besluit 3. Operasionele besluit 2. Dink jy besluitneming gebaseer op instink (intuïsie) verteenwoordig ʼn goeie besluitnemingstyl? Gee redes vir jou antwoord. 3. Verduidelik in jou eie woorde waarom die bestuur van ʼn onderneming belangrik is? 4. Is dit beter om die hele onderneming by die besluitnemingsproses te betrek en nie net die topbestuur van ʼn onderneming nie? Gee redes vir jou antwoord. 5. Wat maak die organisatoriese besluitnemingsproses so gewild?
©akademia (MSW)
Bladsy 66
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Studie-eenheid 3: Rekeningkundige praktyk
3.1
Studie-eenheid leeruitkomstes
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 3 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •
Die noodsaaklikheid van rekeningkunde in die sakeonderneming.
•
Die bydrae wat rekeningkunde maak tot die bedrywighede in die sakeonderneming.
•
Verantwoordelikhede van die finansiële en rekeningkundige departement in die sakeonderneming.
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
Die bydrae wat rekeningkunde maak tot die bedryf van ʼn onderneming te evalueer en te beskryf.
•
Die funksies van die rekeningkundige departement in die onderneming te identifiseer.
•
Die verantwoordelikhede van die rekeningkundige departement binne die onderneming te beskryf.
©akademia (MSW)
Bladsy 67
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 3.2
Verrykende bronne Els, G., Olivier, E., Pretorius, E., Ngwenya, L. & Adams, M. 2005. Enjoy Accounting.
•
Sandton : Heinemann Publishers (Pty) Ltd. 380p. Kerdachi, D., Kriel, A. & Viljoen, A. Verken Rekeningkunde. Kaapstad : Maskew
•
Miller Longman (Edms.) Bpk. 282p. Money Instructor.com. 2005. What is Accounting.
•
http://www.moneyinstructor.com/lesson/accountingintro.asp Seabury, C. 2011. What Role Does the Finance Department Play in a Business?
•
http://www.ehow.com/facts_5683333_role-finance-department-play-business_.html The Times 100. 2011. Accounting Functions.
•
http://www.thetimes100.co.uk/theory/theory--accounting-functiond--111.php Tracy,J.A. 2011. The Difference between Bookkeeping and Accounting.
•
http://www.dummies.com/how-to/content/the-difference-between-bookkeeping-and accounting.html Tutor2U. 2011. Introduction to Accounting.
•
http://tutor2u.net/business/accounts/intro_accounting.htm Webster, A. L. 2010. Ethical Responsibilities of a Business Finance Department.
•
http:www.ehow.com/list_7465897_ethical-responsibilities-businessfinance_department.html 3.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan:
Sleutelwoord
Omskrywing
Algemeen Aanvaarde
Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Praktyk
Rekeningkundige Praktyk
(AARP) is ʼn stel reëls, norme en beginsels wat rekenmeesters moet volg wanneer hulle verslag doen van rekeningkundige inligting (Kerdachi, 2005:6).
Balansstaat
©akademia (MSW)
ʼn Balansstaat is ʼn statusverslag wat inligting verskaf
Bladsy 68
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk ten opsigte van die onderneming se hulpbronne op ʼn gegewe tydstip. Boekhouding
Boekhouding verwys na die proses van versameling, organisering, stoor en aantekening van die finansiële inligting van ʼn onderneming.
Dubbelinskrywingsbeginsel Die dubbelsinskrywingsbeginsel is ʼn standaard rekeningkundige metode wat beteken dat ʼn transaksie te boek gestel moet word in ten minste twee rekeninge. Daar moet vir elke debiet ʼn gelykstaande krediet wees. Inkomstes
Die inkomste van ʼn onderneming is geld wat deur die onderneming ontvang word, vir dienste of produkte gelewer vir ʼn maand, ʼn kwartaal of binne ʼn jaar.
Inkomstestaat
ʼn Inkomstestaat (ook genoem die Staat van Verdienste/Staat van Bedrywighede/Wins-enVerliesstaat), is ʼn verslag wat inligting verskaf ten opsigte van inkomstes en uitgawes wat ontvang en betaal is deur die onderneming oor ʼn gegewe periode. Dit kan oor ʼn maand, ʼn kwartaal of ʼn jaar wees.
Kontantvloeistaat
Die kontantvloeistaat is ʼn staat wat inligting verskaf ten opsigte van die vloei van kontant in die onderneming oor ʼn spesifieke periode.
Krediteure
Krediteure is die individue of instansie waarby die sakeonderneming geld geleen het.
Netto verlies
ʼn Sakeonderneming maak ʼn netto verlies, indien die inkomste minder is as die uitgawes.
Netto wins
ʼn Sakeonderneming maak ʼn netto wins, indien die inkomste meer is as die uitgawes.
Rekeningkunde
Rekeningkunde is die boekstawing (optekening) en prosessering van finansiële transaksies, en die kommunikering van hierdie inligting ten einde ingeligte
©akademia (MSW)
Bladsy 69
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
besluite te neem (Kerdachi, 2005:4). Uitgawes
Die uitgawes van ʼn onderneming is geld wat deur die onderneming betaal is in ʼn maand, ʼn kwartaal of binne ʼn jaar.
3.4
Inleiding
Wat is Rekeningkunde? Rekeningkunde kan gesien word as die taal wat gepraat word in die sakeonderneming, en wat inligting verskaf ten opsigte van ʼn sakeonderneming se finansiële stand en finansiële bedryfsaktiwiteite. Rekeningkunde verskaf die inligting wat gebruik word deur die eienaars, bestuur en beleggers van ʼn maatskappy om die finansiële stand van ʼn spesifieke maatskappy te evalueer en te ontleed. Die aanleer van hierdie “taal”, sal die rekenmeester van ʼn sakeonderneming in staat stel om die finansiële bedrywighede van alle of enige tipe onderneming te verstaan en te kommunikeer aan die belanghebbendes (MoneyInstructor.com, 2005. http://www.moneyinstructor.com/lesson/accountingintro.asp). 3.5
Die inligting benodig deur sakeondernemings
Die inligting wat deur die onderskeie sakeondernemings benodig word, kan in drie hoof kategorieë opgedeel word, naamlik: Bedryfsinligting Die bedryfsinligting is inligting wat op ʼn daaglikse basis deur die bestuur van ʼn onderneming benodig word, sodat daar met bedryfsake voortgegaan kan word. Werknemers moet aan die einde van die maand betaal word deur die finansiële bestuurder en daarvoor benodig hy/sy die tydstate van elke werknemer, om die nodige salarisberekeninge te doen vir die maand. Bedryfsinligting vorm die grondslag vir inligting verkry van Finansiële Rekeningkunde en Bestuursrekeningkunde. Finansiële rekeningkundige inligting Hierdie inligting word gebruik deur die bestuur van die onderneming, die aandeelhouers van ʼn onderneming, asook die krediteure en die banke van ʼn spesifieke sakeonderneming om besluite te neem wat die onderneming direk raak.
©akademia (MSW)
Bladsy 70
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Aandeelhouers benodig dalk inligting ten opsigte van hulle belegging wat hulle in die onderneming gemaak het. Die vraag is deurgaans: moet hulle die aandele in die onderneming behou of verkoop? Banke en die krediteure van ʼn sakeonderneming benodig inligting ten opsigte van die onderneming se vermoë om lenings terug te betaal. Met ander woorde, sal die onderneming in staat wees om die geld wat geleen is, weer terug te betaal? Die bestuur van ʼn onderneming sal wil weet hoe die onderneming vaar in vergeleke met ander soortgelyke ondernemings in die industrie. Bestuursrekeningkundige inligting Ten einde ingeligte besluite te neem ten opsigte van die onderneming, benodig die bestuur spesifieke inligting. Hierdie inligting word gebruik tydens die uitvoering van die drie hoof bestuursfunksies, naamlik beplanning, implementering en beheer. Die inligting wat verkry word vanaf bestuursrekeningkunde word gebruik om begrotings op te stel, langtermynplanne te wysig, indien nodig, en om beheer uit te oefen oor die werk wat verrig word. Rekeningkunde is dus die proses van identifisering, meting en kommunikering van ekonomiese inligting om die gebruikers van hierdie inligting in staat te stel om goeie en ingeligte besluite te neem (MoneyInstructor.com, 2005. http://www.moneyinstructor.com/lesson/accountingintro.asp) Rekeningkunde speel ʼn belangrike rol in enige onderneming wanneer dit kom by die optekening en verslagdoening van finansiële data en die bedryfsaktiwiteite van ʼn onderneming. Sonder rekeningkunde sou die onderneming nie daartoe in staat gewees het om verslag te lewer oor die sukses en winsgewendheid van sekere bedryfsaktiwiteite in die onderneming nie. 3.6
Die aard van rekeningkunde binne die onderneming
3.6.1
Die definisie van rekeningkunde
Rekeningkunde is die finansiële taal wat gepraat word binne enige onderneming. Hierdie “taal” word gebruik as ʼn kommunikasiemiddel binne die sakeonderneming, en word gepraat deur rekenmeesters. Met ander woorde rekeningkunde word gebruik om die resultate van bedryfsaktiwiteite wat plaasgevind het, aan verskeie belanghebbende partye te kommunikeer. ©akademia (MSW)
Bladsy 71
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Rekeningkunde kan gedefinieer word as die proses van: Identifisering Rekeningkunde se hoofdoelwit is die verskaffing van inligting aan die gebruikers van hierdie inligting. Hierdie inligting hou verband met die finansiële/ekonomiese aktiwiteite van die sakeonderneming. Hierdie rekeningkundige inligting moet geïdentifiseer en gemeet word. Dit word gedoen deur middel van ʼn stel rekeninge, gebaseer op die dubbelinskrywingsbeginsel. Die dubbelinskrywingsbeginsel beteken dat daar vir elke debiet ʼn gelykstaande krediet moet wees (Kerdachi et al.,2005:22). Met ander woorde die dubbelinskrywingsbeginsel identifiseer en stel rekeningkundige transaksies te boek. Meting Die meting van rekeningkundige inligting is nie ʼn eenvoudige proses nie. Dit behels die oordeel oor die waarde van die bates in besit van die onderneming of laste verskuldig deur die onderneming. Dit behels ook die akkurate meting van hoeveel wins of verlies die onderneming gemaak het gedurende ʼn spesifieke periode. Kommunikasie Die definisie van rekeningkunde vereis ook dat hierdie rekeningkundige inligting gekommunikeer word na die onderskeie belanghebbende partye. Daar is verskeie metodes waarop hierdie inligting gekommunikeer kan word, naamlik bestuursverslae, finansiële state, ens. Dit behels die kommunikasie van ekonomiese inligting om die gebruikers van hierdie inligting in staat te stel om ingeligte besluite te kan neem (Tutor2u.net, 2011. http://tutor2u.net/business/accounts/intro_accounting.htm). 3.6.2
Tipes rekeningkundige inligting en hul gebruike
Rekeningkundige inligting kan in twee hoof kategorieë verdeel word, naamlik:
©akademia (MSW)
Bladsy 72
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Finansiële Rekeningkunde Finansiële rekeningkundige inligting beskryf die finansiële prestasie van ʼn onderneming oor ʼn spesifieke tydperk en die finansiële stand aan die einde van daardie tydperk. Finansiële rekeningkundige inligting voldoen hoofsaaklik aan die inligtingsbehoeftes van eksterne gebruikers van inligting, byvoorbeeld die aandeelhouers van die onderneming. Bestuursrekeningkunde Bestuursrekeningkundige inligting word gebruik om die bestuur van ʼn sakeonderneming te help met die teboekstelling, beplanning en beheer van die onderneming se bedryfsaktiwiteite. Bestuursrekeningkundige inligting voldoen hoofsaaklik aan die inligtingsbehoeftes van interne gebruikers van inligting, byvoorbeeld inligting ten opsigte van die produkkoste tydens die produksieproses(Tutor2u.net, 2011. http://tutor2u.net/business/accounts/intro_accounting.htm). Tabel 3.1 hieronder toon die hoofverskille tussen Bestuursrekeningkunde en Finansiële Rekeningkunde:
Tabel 3.1: Die hoofverskille tussen Bestuursrekeningkunde en Finansiële Rekeningkunde (Els et al., 2008:8) Finansiële Rekeningkunde
Bestuursrekeningkunde
Finansiële Rekeningkunde verskaf
Bestuursrekeningkunde verskaf inligting
inligting aan eksterne gebruiker,
aan die interne gebruikers, byvoorbeeld
byvoorbeeld aan banke, verskaffers, ens.
die bestuur van ʼn onderneming.
Finansiële Rekeningkunde genereer
Bestuursrekeningkunde genereer state
state vir algemene gebruik, byvoorbeeld
wat gebruik word vir ʼn spesifiek funksie
die Inkomstestaat, Balansstaat,
van ʼn onderneming, byvoorbeeld
Kontantvloeistaat, ens.
begrotings.
Doen verslaggewing van gebeure wat in
Doen verslaggewing van gebeure wat in
die verlede plaasgevind het.
die toekoms kan plaasvind, met ander woorde projeksies word gedoen.
Die finansiële state moet voldoen aan
Die verslaggewingsverslae hoef nie aan
sekere standaarde – die Algemeen
enige standaarde te voldoen nie. Die
Aanvaarbare Rekeningkundige Praktyk
bestuur van die onderneming kan die state
©akademia (MSW)
Bladsy 73
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
(AARP).
opstel soos dit die beste vir hulle werk.
Klem word gelê op objektiewe data deur
Klem word gelê op subjektiewe data deur
die gebruik van werklike syfers.
die gebruik van geskatte syfers.
Finansiële Rekeningkunde konsentreer
Bestuursrekeningkunde fokus op
op die onderneming se finansiële sake
spesifieke areas van die onderskeie
as ʼn geheel. So sal verkope aangetoon
bedryfsaktiwiteite van die onderneming.
word as ʼn globale syfer, in plaas van ʼn
So sal bestuursverslae ʼn uiteensetting gee
gedetailleerde verslag wat elke produk
van elke produk met hulle onderskeie
se verkope per maand uiteensit.
verkope vir ʼn spesifieke periode.
Uit bogenoemde tabel is dit duidelik dat die inligting wat verskaf word deur Finansiële Rekeningkunde en Bestuursrekeningkunde van mekaar verskil, maar albei voldoen aan die bepaalde inligtingsbehoeftes van die gebruikers. 3.6.3
Die gebruikers van bedryfsinligting
Die bedryfsinligting word verkry uit die Finansiële Rekeningkunde en die Bestuursrekeningkunde. Die gebruikers van hierdie inligting is die volgende: •
Interne gebruikers (Duchac, 2009:4) Hierdie gebruikers is direk betrokke by die bestuur en bedryf van die sakeonderneming en sluit in:
•
o
Die bestuur van ʼn sakeonderneming
o
Die werknemers van ʼn sakeonderneming
Eksterne gebruikers (Duchac, 2009:9) Sekere eksterne gebruikers het ʼn belang by ʼn onderneming. Hierdie sluit in:
o
Banke
o
Verskaffers (krediteure)
o
Kliënte van die sakeonderneming
o
Die staat
o
Algemene publiek
©akademia (MSW)
Bladsy 74
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 3.6.4
Noodsaaklikheid van rekeningkunde in die bedryf van ʼn sakeonderneming
Rekeningkunde is hoofsaaklik ʼn inligtingsproses en is belangrik in die bedryfs- en besluitnemingsproses van ʼn sakeonderneming om die volgende redes: •
Rekeningkunde verskaf ʼn rekord van alle bates wat deur die onderneming besit word; bedrae verskuldig deur die onderneming aan individue en instansies, asook kapitaal wat belê is.
•
Die voorsiening van verslae ten opsigte van die onderneming se finansiële stand, asook die winsgewendheid van die onderneming se bedryfsaktiwiteite.
•
Rekeningkunde verleen bystand aan die bestuur van die onderneming in die bestuur van die bedryfsaktiwiteite.
•
Rekeningkunde voorsien ʼn manier waarop die effektiwiteit en winsgewendheid van ʼn onderneming gemeet kan word.
•
Rekeningkunde help belanghebbendes om die onderneming se bedryfsaktiwiteite te moniteer.
•
Rekeningkunde stel potensiële beleggers en befondsers in staat om die sakeonderneming te evalueer en ʼn besluit te neem.
(Tutor2u.net, 2011. http://tutor2u.net/business/accounts/intro_accounting.htm) 3.6.5
Inligting benodig deur bestuurders en eienaars
Kerdachi et al. (2005:4) identifiseer die volgende soorte inligting wat die bestuurders en eienaars van ʼn onderneming nodig het om belangrike besluite te neem: •
Hoeveel geld is daar in die bank?
•
Hoeveel geld is in ʼn sekere maand bestee en waarvoor?
•
Hoeveel inkomste het die onderneming in ʼn spesifieke maand verdien?
•
Indien die uitgawes binne ʼn sekere maand verhoog het, waarom het die uitgawes toegeneem?
•
Watter hulpbronne besit die onderneming, en hoe kan dit aangewend word?
•
Hoeveel geld is geleen en by wie?
©akademia (MSW)
Bladsy 75
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Hoeveel skuld die onderneming aan sy krediteure?
•
Betaal die kliënte van die onderneming betyds en volgens ooreenkoms?
•
Hoe vinnig word die voorraad van die onderneming verkoop?
Figuur 3.1 stel die proses van Rekeningkunde diagrammaties voor:
4. sodat daar ingeligte besluite geneem kan word.
1. Die saketransaksies van ‘n onderneming word
3. aan die gebruikers van die finansiële state, te kommunikeer
2. te boek gestel en geprosesseer om sodoende finansiële inligting in ‘n verstaanbare formaat
Figuur 3.1 Die proses van Rekeningkunde (Kerdachi et al., 2005:4)
Praktiese oefening 3.1 Lees die onderstaande transaksies noukeurig deur en besigtig die joernaalinskrywings. Dui aan watter twee rekeninge beïnvloed sal word volgens die dubbelinskrywingsbeginsel. Onthou, vir elke debietinskrywing moet daar ʼn gelykstaande kredietinskrywing wees. 1. Pauline Mwangi het haar eie sakeonderneming. Haar telefoonrekening vir die ©akademia (MSW)
Bladsy 76
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
betrokke maand beloop R280. Sy het die telefoonrekening vanuit die onderneming se bankrekening betaal aan die einde van die maand. Watter twee rekeninge sal by hierdie transaksie betrokke wees? Joernaalinskrywing: Rekening
DT
Telefoonuitgawe
R280
KT
Onderneming bankrekening
R280
Die teboekstelling van die betaling van die telefoonuitgawe 2. Pauline se huur vir die maand beloop R3,500. Die huur word ook aan die einde van die maand vanuit die onderneming se bankrekening betaal. Watter twee rekeninge is by hierdie transaksie betrokke? Joernaalinskrywing: Rekening
DT
Huuruitgawe
R3 500
Onderneming bankrekening
KT
R3 500
Die teboekstelling van die betaling van die huuruitgawe 3. Pauline bedryf ʼn skoonheidsalon. Pauline ontvang ʼn bedrag van R5,000 aan die einde van die maand vanaf een van haar goeie kliënte vir dienste aan haar gelewer. Watter rekeninge sal by hierdie transaksie betrokke wees? Let daarop dat die R5,000 ʼn ontvangste in die bankrekening is en nie ʼn uitgawe is wat uit die bankrekening betaal moet word nie. Joernaalinskrywing: Rekening Onderneming bankrekening
DT
KT
R5,000
Inkomste: Dienste gelewer
R5,000
Die teboekstelling van die inkomste ontvang vir dienste gelewer ©akademia (MSW)
Bladsy 77
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Let op na die verskil tussen die teboekstelling van ʼn inkomste (in nommer drie hierbo), en die teboekstelling van ʼn uitgawe (in nommer een en twee hierbo). 3.7
Die bydrae van rekeningkunde tot die bedryf van ʼn sakeonderneming
Rekeningkunde verskaf akkurate, tydige inligting aan die bestuur van ʼn onderneming om die onderneming suksesvol en winsgewend te bedryf. Rekeningkunde is nuttig in die besluitnemingsproses van die bestuur van ʼn onderneming, aangesien dit die volgende hulpbronne in ʼn onderneming meet (Sion Owen, 2003:2): •
Winste en verliese
•
Kapitaal
•
Bates en laste
Rekeningkunde kan gesien word as ʼn raamwerk vanwaar besluite geneem word ten opsigte van sekere aspekte van die onderneming. Hierdie raamwerk bestaan uit die volgende elemente (Sion Owen, 2003:27): •
Inkomstes
•
Uitgawes
•
Bates
•
Laste
Die hoofdoel van rekeningkunde in die bedryf van ʼn sakeonderneming is om aan elkeen van die belanghebbende partye se inligtingsbehoeftes te voldoen. Die inligtingsbehoeftes van belanghebbendes kan uitgedruk word in terme van inligtingsdoelwitte (Tutor2u.net, 2011. http://tutor2u.net/business/accounts/intro_accounting.htm) 3.7.1
Die algemene inligtingsdoelwitte van rekeningkunde
Die inligtingsdoelwitte is soos volg: •
Versameling. Versameling behels die “bymekaar maak” van transaksies wat plaasgevind het gedurende die onderneming se bedryfsaktiwiteite.
©akademia (MSW)
Bladsy 78
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Opname en klassifikasie. Die opname (aantekening) van data in ʼn meer permanente en logiese formaat. Hierdie proses word na verwys as boekhouding.
•
Opsomming. Die opsomming van rekeningkundige data om finansiële state en verslae te produseer om in die inligtingsbehoeftes van interne en eksterne gebruikers te voldoen.
•
Interpretering en kommunikasie. Die finansiële data, soos opgesom in die finansiële state en verslae, moet geïnterpreteer word, en aan die onderskeie gebruikers van hierdie inligting gekommunikeer word.
•
Voorspelling en beplanning. Vooruitskatting en beplanning moet gedoen word ten opsigte van die onderneming se toekomstige bedryfsaktiwiteite. Dit geskied deur verskeie evaluasies te doen ten opsigte van die lewensvatbaarheid van die voorgenome bedryfsaktiwiteite, en dit aan die bestuur van ʼn onderneming te verskaf. (Tutor2u.net, 2011. http://tutor2u.net/business/accounts/intro_accounting.htm)
3.7.2
Hoof eienskappe van rekeningkundige inligting
Finansiële bestuur behels die insameling, die opname en klassifisering, die opsomming, die interpretering, kommunikering, asook die voorspelling en beplanning van rekeningkundige inligting. Alvorens rekeningkundige inligting kan voldoen aan die inligtingsbehoeftes van die gebruikers van die inligting, is daar sekere kriteria waaraan hierdie inligting moet voldoen. Die inligting moet oor die volgende eienskappe beskik: •
Verstaanbaarheid. Die rekeningkundige inligting moet op so ʼn wyse weergegee word dat die gebruikers van die inligting ʼn redelike idee het van wat in die onderneming aangaan, asook die bedryfsaktiwiteite wat nog beoog word.
•
Relevantheid. Die rekeningkundige inligting moet die gebruikers van hierdie inligting bystaan in hul besluitnemingsproses, byvoorbeeld of die betrokke persoon wel in die onderneming moet belê en hoeveel kapitaal daar belê moet word.
•
Konsekwentheid. Konsekwentheid beteken dat sekere rekeningkundige transaksies wat soortgelyk is, op dieselfde wyse hanteer moet word deur die toepassing van rekeningkundige beginsels.
©akademia (MSW)
Bladsy 79
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Vergelykbaarheid. Vergelykbaarheid stel die gebruikers van rekeningkundige inligting in staat om die finansiële vordering van soortgelyke maatskappye in dieselfde industrie met mekaar te vergelyk oor ʼn bepaalde tydperk.
•
Betroubaarheid. Betroubaarheid impliseer dat rekeningkundige inligting wat aan die interne en eksterne gebruikers beskikbaar gestel word, akkuraat, volledig en verifieerbaar is.
•
Objektiwiteit. Objektiwiteit beteken dat die rekeningkundige inligting voorberei en gerapporteer word op ʼn neutrale wyse. Met ander woorde dit word nie voorberei ten gunste van ʼn sekere groep gebruikers se voor en/of afkeure nie.
(Tutor2u.net, 2011. http://www.tutor2u.net/business/accounts/accounting_information_characteristics.htm en Sofat en Hiro, 2010:3-4) Rekeningkunde lewer ʼn belangrike bydrae tot die sakeonderneming se verpligtinge om aan die inligtingsbehoeftes van interne en eksterne gebruikers te voldoen. Die doelwitte en eienskappe van rekeningkundige inligting verskaf riglyne wat gebruik kan word wanneer bestuursverslae en finansiële state saamgestel word. Dit sal verseker dat die regte inligting in die bestuursverslae en finansiële state saamgevat word, en daardeur voldoen word aan die inligtingsbehoeftes van die gebruikers van hierdie state. 3.7.3
Die verskil tussen boekhouding en rekeningkunde
Boekhouding en rekeningkunde verrig nie dieselfde taak in die sakebedrywighede van ʼn onderneming nie. Die twee terme kan soos volg van mekaar onderskei word: Boekhouding Boekhouding kan gedefinieer word as die rekordhouding van alle inligting ten opsigte van die transaksies en finansiële aktiwiteite van die onderneming. Boekhouding voorsien die finansiële inligtingsinfrastruktuur van ʼn sakeonderneming. Hierdie inligtingsbasis moet volledig, akkuraat en tydig wees sodat die daaglikse sakebedrywighede kan voortgaan en die finansiële state en belastingopgawes van ʼn onderneming sonder enige probleme opgetrek en voltooi kan word.
©akademia (MSW)
Bladsy 80
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Rekeningkunde Rekeningkunde lê die grondslag (basis) van die boekhoudingstelsel, deur die vestiging van kontroles om te verseker dat hierdie stelsel effektief werk, asook die ontleding en verifiëring van die inligting wat reeds aangeteken is. Rekenmeesters gee opdragte en boekhouers is daarvoor verantwoordelik om hierdie opdragte uit te voer. Rekeningkunde behels die finansiële verslagdoening van waardes en die verskaffing van prestasiemaatreëls ten opsigte van die onderneming se sakebedrywighede aan belanghebbende partye. Rekenmeesters berei dus verslae en finansiële state voor gebaseer op die finansiële inligting wat opgeteken is gedurende die boekhoudingsproses. (J.A. Tracy, 2011 http://www.dummies.com/how-to-content/the-difference-betweenbookkeepping-and-accounting/html)
Praktiese oefening 3.2 Errol is pas aangestel as die rekenmeester van Wishy Washy Droogskoonmakers. Miriam is die boekhouer en Mark is die finansiële bestuurder. Wishy Washy Droogskoonmakers bestaan reeds vir een jaar. Wishy Washy Droogskoonmakers vra R50 per kledingstuk om dit skoon te maak. Vir die huidige maand beloop die geskatte inkomste R10 000, terwyl die bedrag gespandeer op skoonmaakmiddels op R1 500 geraam word. Vrae: 1. Bereken hoeveel kledingstukke gedurende die maand, deur Wishy Washy Droogskoonmakers skoongemaak is? 2. Wie dink jy sal verantwoordelik wees vir die berekening van bogenoemde inligting en die teboekstelling van die transaksies in die finansiële rekords? Wie is verantwoordelik vir die optrek van die bestuursverslae en finansiële state van Wishy Washy Droogskoonmakers?
©akademia (MSW)
Bladsy 81
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 3.8
Die rol en verantwoordelikhede van die rekeningkundige departement
Die rekeningkundige departement is een van die belangrikste departemente in die onderneming, aangesien die departement die finansiële en rekeningkundige inligting verskaf aan belanghebbende partye, sodat belangrike besluite geneem kan word. Dit is egter nie die enigste rol wat die rekeningkundige departement in die sakeonderneming verrig nie. Buiten die afsonderlike pligte en verantwoordelikhede van die onderskeie rolspelers (van die Finansiële Direkteur tot by die Boekhouer), het die rekeningkundige departement algemene verantwoordelikhede wat op ʼn daaglikse basis moet geskied. Hierdie verantwoordelikhede kan soos volg uiteengesit word: Boekhouding Die rekeningkundige departement moet rekord hou van die inkomstes en uitgawes wat ontvang is en gespandeer is in die onderneming vir ʼn sekere periode. Met ander woorde die optekening van al die finansiële transaksies van die onderneming. Wins-en-verlies-staat (Inkomstestaat) Dit is die rekeningkundige departement se verantwoordelikheid om ʼn inkomstestaat aan die bestuur van die onderneming te verskaf, sodat die onderneming se oorhoofse prestasie tydens die besluitnemingsproses geëvalueer kan word. Die inkomstestaat dui ook aan of die onderneming ʼn bedryfswins of -verlies vir ʼn betrokke periode gemaak het, en hoe daar te werk gegaan moet word om ʼn verlies in ʼn wins te verander. Terugvoer aan bestuur Die bestuur van ʼn sakeonderneming benodig volledige en akkurate inligting om ingeligte besluite te kan neem. Dit is die verantwoordelikheid van die rekeningkundige departement om hierdie tydige en akkurate inligting aan die bestuur te verskaf. Hierdie tipe inligting sluit, byvoorbeeld, die berekening van kostes met betrekking tot die produksie van sekere produkte in. Die terugvoer aan die bestuur van die onderneming sal geskied by wyse van bestuursverslae, soos voorberei deur die bestuursrekenmeester van die rekeningkundige departement. Finansieringsaansoeke Die rekeningkundige departement speel ook ʼn belangrike rol in die proses om die nodige finansiering vir die onderneming te bekom, asook om te bepaal hoe hierdie geld terugbetaal sal word. Die rekeningkundige departement sal ook bereken en aandui hoe dividende aan die aandeelhouers van die onderneming uitbetaal sal word. ©akademia (MSW)
Bladsy 82
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Salarisse en lone uitbetaling Die rekeningkundige departement is verantwoordelik om die lone en salarisse van elke werknemer elke maand te bereken. Die belastingaftrekkings wat van elke werknemer se salaris afgetrek moet word, om by die netto salaris uit te kom, word ook deur die rekeningkundige departement bereken. Die bogenoemde salarisberekeninge kan dikwels tydsaam en ingewikkeld wees, en word soms deur ʼn sakeonderneming uitgekontrakteer. Geld (kontant) invordering Alle kontant ontvang vanaf kliënte moet sorgvuldig geïdentifiseer en te boek gestel word. Die rekeningkundige departement moet sorg dat die geld wat van elke kliënt ontvang word na die regte rekeninge geallokeer word, om vas te stel hoeveel elke kliënt nog verskuldig is aan die onderneming. Dit is ook die verantwoordelikheid van die rekeningkundige departement om gereeld met kliënte op te volg wat agterstallige rekeninge het. Betalings van fakture en rekeninge Die rekeningkundige departement is ook daarvoor verantwoordelik om betalings aan die krediteure te maak, byvoorbeeld die telefoonrekening wat aan die einde van elke maand betaal word; die water en ligte rekening, ens. Behalwe vir die gereelde, maandelikse betalings, sal die rekeningkundige departement ook daarvoor verantwoordelik wees om te sorg dat die verskaffers van die onderneming betyds betaal word vir produkte of dienste aan die onderneming verskaf. Kennis van bank- en kontantsaldo Die rekeningkundige departement van ʼn sakeonderneming is verantwoordelik vir die teboekstelling van die onderneming se bedryfstransaksies. Sodoende bly die rekeningkundige departement op die hoogte van wat in die onderneming se bankrekening aangaan, en kan daar gereeld terugvoer gegee word aan die bestuur, ten opsigte van die onderneming se finansiële stand. Die volledige en korrekte teboekstelling van ʼn onderneming se bedryfstransaksies verseker dat die saldo van ʼn onderneming korrek en betroubaar is. Indien die ontvangstes in die bankrekening in, meer is as die betalings uit die bankrekening uit, het die onderneming ʼn gunstige banksaldo. Indien die betalings uit die bankrekening egter meer is as die ontvangste in die bankrekening in, het die onderneming ʼn oortrokke bankfasiliteit.
©akademia (MSW)
Bladsy 83
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Kennis van debiteure en krediteure Indien bedryfstransaksies volledig en korrek te boek gestel word, kan die bestuur van die onderneming te alle tye vasstel hoeveel daar nog verskuldig is aan die krediteure van ʼn onderneming en ook hoeveel die kliënte verskuldig is aan die onderneming. Dit sal aan die bestuur van die onderneming die nodige inligting verskaf om besluite te neem ten opsigte van die invordering van sy debiteure of die betaling van die krediteure. Dit is dus die verantwoordelikheid van die rekeningkundige departement om hierdie inligting te verskaf. Die bepaling van die finansiële stand van die onderneming Die finansiële stand van die onderneming word bepaal deur die opstelling van finansiële state, wat bestaan uit ʼn Inkomstestaat, die Balansstaat, die Kontantvloeistaat, die Staat van Verandering in Ekwiteit, ens. Die finansiële stand word dan aan die belanghebbende partye gekommunikeer deur middel van hierdie finansiële state. Dit is die verantwoordelikheid van die rekeningkundige departement om hierdie state saam te stel. (Sofate en Hiro, 2010:4-5 en C. Seabury, 2011. http://www.ehow.com/facts_5683333_role-finance-department-play-business_.html) Hierdie verantwoordelikhede kan verander en/of uitbrei namate die onderneming groei. 3.8.1
Etiese verantwoordelikhede van die rekeningkundige departement in ʼn onderneming
Die rekeningkundige departement van ʼn sakeonderneming het sekere etiese verantwoordelikhede teenoor die volgende belanghebbende partye van die onderneming: Aandeelhouers Dit is belangrik om te onderskei tussen belanghebbendes en aandeelhouers. ʼn Aandeelhouer is ʼn individu of entiteit wat ʼn aandeel of aandele in die betrokke onderneming besit, terwyl ʼn belanghebbende persoon, enige persoon is wat geraak word deur die bedrywighede van die onderneming. Wanneer die enigste doelwit van die onderneming is om inkomste te verdien vir die aandeelhouers van die onderneming, loop die onderneming die gevaar om betrokke te raak by onetiese gedrag, wat tot nadeel van die belanghebbende partye kan wees.
©akademia (MSW)
Bladsy 84
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Werknemers Die werknemers van ʼn onderneming is ʼn goeie voorbeeld van ʼn belanghebbende party. Die werknemers is dan ook ʼn belangrike belanghebbende party, aangesien hulle kan bydra tot die onderneming se groei of agteruitgang. Kliënte Die kliënte van ʼn onderneming kan gesien word as ʼn ander groep aandeelhouers van die onderneming. Dit is belangrik vir die rekeningkundige departement van ʼn onderneming om nie besluite te neem wat daartoe kan lei dat die onderneming van sy kliënte verloor nie. Gemeenskap Die rekeningkundige afdeling van ʼn onderneming moet ook die omliggende gemeenskap in ag neem wanneer besluite geneem word. (A. Webster, 2011. http://www.ehow.com/list_7465897_ethical-responsibilities-businessfinance_department.html) 3.9
Die samestelling van die rekeningkundige departement
ʼn Algemene rekeningkundige departement bestaan uit die volgende poste: •
Die finansiële direkteur
•
Die finansiële bestuurder
•
Die finansiële rekenmeester
•
Die bestuursrekenmeester
•
Boekhouer
©akademia (MSW)
Bladsy 85
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Grafies kan dit soos volg voorgestel word:
Finansiële Direkteur
Finansiële Bestuurder
Finansiële Rekenmeester
Bestuursrekenmeester
Boekhouer
Figuur 3.2: ʼn Tipiese rekeningkundige departement in ʼn sakeonderneming (http://www.thetimes100.co.uk/theory/theory--accounting-functions--111.php) Die rekeningkundige departement verrig verskeie funksies in ʼn onderneming. Die afdeling fokus hoofsaaklik op die verskaffing van inligting wat relevant en akkuraat is aan die topbestuur van die onderneming, sodat daar beter finansiële besluite geneem kan word. Die rolle en verantwoordelikhede van elk van hierdie poste word voorts bespreek. 3.9.1
Verantwoordelikhede van die finansiële bestuurder van ʼn sakeonderneming
Finansiële bestuurders verskaf finansiële ondersteuning en advies aan kollegas en kliënte, wat hulle in staat stel om belangrike besluite te kan neem. Die bestuur van die finansies van ʼn onderneming is belangrik om die sukses van die onderneming te verseker. Die basiese verantwoordelikhede van die finansiële bestuurder sluit die volgende in: •
Die interpretering en verskaffing van inligting ten opsigte van die finansies van die onderneming.
•
Die verskaffing van advies, gebaseer op veranderinge wat in die industrie plaasgevind het.
•
Die bestuur van die kontantvloei van die onderneming.
©akademia (MSW)
Bladsy 86
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Die formulering van langtermynsakeplanne wat tot voordeel van die onderneming sal wees.
•
Die ontleding van veranderinge in die huidige markte, asook die hantering van wedywering in die industrie.
•
Die bestuur van die rekeningkundige departement.
•
Die verslagdoening van die onderneming se saketransaksies aan die bestuur.
(Job Responsibilities.org, 2010. http://www.jobresponsibilities.org/financialmanager-job-responsibilities.html) 3.9.2
Verantwoordelikhede van die finansiële rekenmeester van ʼn sakeonderneming
Die finansiële rekenmeester se verantwoordelikheid is die aantekening van die daaglikse saketransaksies, en op ʼn meer gevorderde vlak, die voorbereiding van die finansiële state, byvoorbeeld die Inkomstestaat en Balansstaat van die onderneming. Die finansiële rekenmeester identifiseer, meet, klassifiseer, verifieer en stel finansiële transaksies te boek, waarna hierdie transaksie opgesom word in die vorm van finansiële state en gekommunikeer word na die belanghebbende partye. Die basiese verantwoordelikhede van die finansiële rekenmeester sluit die volgende in: •
Die teboekstelling en oorsig oor die finansiële transaksies van die onderneming.
•
Behoorlike bestuur en opdatering van finansiële rekords.
•
Interne finansiële ontleding.
•
Die verslagdoening en ontleding van die finansiële inligting van die onderneming.
(Accountant Search, 2011. http://www.accountant-search.com/financialaccountants.html) 3.9.3
Verantwoordelikhede van die bestuursrekenmeester van ʼn sakeonderneming
Die bestuursrekenmeester se verantwoordelikheid is die voorbereiding van bestuurstate wat inligting bevat, ten opsigte van vooruitskattings van toekomstige kostes en
©akademia (MSW)
Bladsy 87
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk inkomstes vir ʼn bepaalde projek, asook begrotings met betrekking tot huidige kostes en inkomstes van projekte. Die bestuursrekenmeester van die onderneming is ook verantwoordelik om die verskillende produksieprosesse van die onderneming “op te breek”, ten einde kosteberekeninge en kostetoedelings te vergemaklik. Die basiese verantwoordelikhede van die bestuursrekenmeester is soos volg: •
Die bestuursrekenmeester is verantwoordelik vir die kosteberekening van produkte en dienste wat gelewer en geproduseer word deur die onderneming. Dit behels die “opbreek” van alle prosesse wat betrokke is by die produksie van produkte.
•
Die bestuursrekenmeester is daarvoor verantwoordelik om begrotings te bereken vir die onderskeie departemente van die onderneming.
•
Die bestuursrekenmeester is verantwoordelik vir voortuitskattings met betrekking tot die verkope wat die onderneming in die nabye toekoms kan verwag.
(O. Vitez, 2011. http://www.ehow.com/list_5966343_management-accountingresponsibilities.html) Een van ʼn rekenmeester se verantwoordelikhede is om die “fluitjie te blaas” in die geval van onetiese sakebedrywighede in die onderneming – selfs al is die skuldige ʼn baie goeie vriend en kollega. In ʼn klein sakeonderneming is dit onnodig om beide ʼn finansiële en bestuursrekenmeester in diens te neem. In die geval van ʼn klein sakeonderneming sal daar dus slegs ʼn rekenmeester wees wat die pligte van beide die finansiële en bestuursrekenmeester uitvoer. Hierdie rekenmeester doen verslag aan die finansiële bestuurder. Gevallestudie 3.1 Lees die volgende gevallestudie en beantwoord die vrae wat daarop volg: Introduction Management accountants have an obligation to the organizations. And they should serve mainly with the four standards of ethical conduct. These are Competence, Confidentiality, Integrity and Objectivity. Here in the case of employee hiring policy of ABC Ltd, we find some inequality. Hiring in the accounting department is done by the ©akademia (MSW)
Bladsy 88
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk controller, Abrey Loxton. The assistant controller, AttieRoux, also interviews candidates, but Loxton makes all decisions. Once in a hiring process Loxton hired five candidates from the short list of thirteen candidates. Among five, three were sons of close friends of Loxton and no minorities. According to Roux there were very well qualified candidates (two from minorities) and the three sons of Loxton’s friends were definitely not among the most qualified. So it is almost clear to us that Loxton’s decisions violate standards of competence and integrity. Theme The controller is the top accounting officer of an organization. If we consider the four ethical conducts for Management Accountant; we see that an appropriate level of Professional competence must be maintained. Relevant laws, regulations and technical standard must be followed – that is called Competence. In the case of Confidentiality, Management Accountants must not disclose the confidential information and he or she must do their duties ethical – that is Integrity. And Management accountants must communicate information fairly and objectively. They must disclose all relevant information that could reasonably be expected to rightly guide the users in making decisions. Main Issue Our core focus is on the Company’s hiring process: Did they (Controller and the assistant controller) follow all of the standards of ethical conduct which must be followed by Management accountants? Analysis and Interpretation Management accountants have an obligation to the organizations they serve with the following standards: Competence, Confidentiality, Integrity and Objectivity. In the case of ABC Ltd., controller Loxton’s decisions violate the standards of competence and integrity. The practice threatens the company’s equal employment opportunity policy. In the case of the assistant controller who also interviewed the candidates, we can suggest the following steps. His first step should be to discuss the situation with his boss. Since here his suggestion against the unethical act was not earlier accepted by Loxton, he would need to go to Loxton’s Superior. If the matter is not resolved, he should continue until reaching the president. If equal employment opportunity is the Company’s genuine policy, the president should be very concerned about Loxton’s actions.
©akademia (MSW)
Bladsy 89
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Problems and Challenges Problems are everywhere in the world. Nothing can be solved without facing problems. In this situation, if the matter is not resolved at this level, Roux should go directly to the Board of Directors. If at this level also Roux is not satisfied, he may have no resource but to resign, sending an explanatory memo to an appropriate high- level official of the company. Roux should not go to the press to disclose the matter so that press puts pressure on the company, because this decision violates the Confidentiality ethical standard of the Management Accountants. In fact the only person external to the company with whom it is appropriate to discuss this issue, is a confidential objective advisor, according to the objectivity standard of ethical conduct. Conclusions and Recommendations Managerial Accounting is a part of an organization’s Management Information System (MIS). Its objectives are to provide managers with information for decision-making and planning and to assist managers in directing and controlling operations, and to motivate managers toward the organization’s goals and measuring the performance of managers and subunits within the organization. Since the Controller is the top accounting officer of an organization, he or she must follow the standards of ethical conduct for Management Accounting. Managers at all leves and other officials of an organization must not do any work that would discredit the profession or the organization’s internal or external environments. Finally we can propose that Loxton and Roux should follow the Standards of Ethical Conduct to maintain the equal opportunity employment policy. They should follow the rule for the honor of their profession, as well as for their organizational standard. Aangepas vanuit: http://www.scribd.com/doc/19949001/A-Case-Study-on-Ethics-andAccounting-Personnel Na aanleiding van bogenoemde gevallestudie, beantwoord nou die volgende vrae: Vrae: 1. Watter twee rekeningkundige standaarde het Loxton versuim om na te kom in die aanstellingsproses wat gevolg is? Hoe is die 2 standaarde in die wind geslaan? 2. Met verwysing na die vier standaarde, naamlik Vaardigheid, Vertroulikheid,
©akademia (MSW)
Bladsy 90
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Integriteit en Objektiwiteit, dink jy die besluit wat deur Loxton geneem is, was objektief? Indien nie, waarom nie? 3. Watter prosedure sou eerder eties korrek gewees het om te volg? Watter voorstel sou jy maak wat sou kon verseker dat die aanstellingsproses reg uitgevoer word? 4. Lys die stappe wat deur Roux gevolg kan word om hierdie onetiese gedrag te rapporteer.
3.9.4
Verantwoordelikhede van die boekhouer en/of salarisklerk van ʼn onderneming
Die basiese verantwoordelikhede van die boekhouer is soos volg: •
Die instandhouding van die finansiële rekords van die onderneming deur gebruik te maak van rekeningkundige programmatuur (software).
•
Die rekonsiliasies van verskeie rekeninge en die pos van joernale na die onderskeie grootboekrekeninge.
•
Die voorbereiding van alle finansiële, statistiese en rekeningkundige verslae.
•
Die voorbereiding van dokumentasie, wat nodig is vir die voltooiing van belastingopgawes.
Die salarisklerk (wat ook die boekhouer kan wees) hou rekord van die salarisse en lone wat aan die einde van elke maand betaal moet word, asook die nodige belastingaftrekkings wat moet plaasvind. Hierdie inligting word verkry vanaf elke werknemer se tydstaat. Kyk na die volgende webbladsy vir ʼn voorbeeld van ʼn posbeskrywing: BasicBookkeepingCourses.com, 2011. http://www.basic-bookkeepingcourses.com/basicbookkeeperjobdescription.html
Praktiese oefening 3.1 Jy is die rekenmeester van ʼn groot internasionale maatskappy in Johannesburg. Jy kry ʼn maandelikse salaris van R15 500, waarvan jy R13 172 uitkry na belastingaftrekkings. Julle vriendekring besluit om die naweek weg te gaan, waarvoor jy ongeveer R2 000 ©akademia (MSW)
Bladsy 91
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
gaan benodig. Jy het die volgende vaste maandelikse uitgawes, wat jy moet betaal: •
Huuruitgawe (R1 500)
•
Telefoonuitgawe (R200)
•
Brandstof (R500)
•
Maandelikse inkopies (R800)
Met ander woorde jy het ongeveer R10 172 tot jou beskikking waarmee jy die res van die maand moet uitkom. Pas jou begroting dienooreenkomstig aan. Vrae: 1. Indien jy die R2 000 aftrek van die R10 172 af, het jy slegs R8 172 oor. Wat is die bedrag wat jy nou per week tot jou beskikking gaan het, indien daar 4 weke in die betrokke maand oor is? 2. Indien jou motor ewe skielik probleme ontwikkel wat reggemaak moet word teen ʼn koste van R3 500, dink jy dit sal steeds wys wees om steeds saam met jou vriende weg te gaan? Sal jou begroting steeds “klop”? Rekeningkunde druk die finansiële inligting van ʼn onderneming uit in die vorm van finansiële state. Die bestuur van ʼn onderneming het die finansiële state nodig in die besluitnemingsproses. In bogenoemde gevallestudie het die optrek van ʼn begroting gehelp om te besluit of daar voldoende fondse beskikbaar is, om die vaste en onverwagse uitgawes te dek. Met ander woorde sonder die begroting sou jy nie in staat gewees het om ʼn goeie keuse te maak of jy wel dit sal kan bekostig om vir die naweek te gaan, of nie. Net so is dit belangrik vir ʼn onderneming om te alle tye in staat te wees om die inkomstes en uitgawes te kan vergelyk en van die inligting gebruik te maak om ingeligte en wyse besluite te neem aangaande die onderneming se bedrywighede en selfs die aktiwiteite wat vir die toekoms beplan word. Hierin speel die rekeningkundige departement ʼn belangrike rol.
©akademia (MSW)
Bladsy 92
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 3.10 Samevatting Rekeningkunde kan gedefinieer word as die teboekstelling en prosessering van saketransaksies, en die oordrag van hierdie inligting aan belanghebbendes om ingeligte besluite te neem (Kerdachi, 2005:4). Daar is verskeie gebruikers van die finansiële inligting van ʼn onderneming, en elkeen vereis verskillende maniere waarin hierdie inligting uiteengesit moet word. Die gebruikers van die finansiële state van ʼn onderneming kan hoofsaaklik verdeel word in: •
Interne gebruikers, byvoorbeeld die werknemers van ʼn onderneming.
•
Eksterne gebruikers, byvoorbeeld die verskaffers van ʼn onderneming.
Die hooffunksies wat deur die rekeningkundige departement verrig word, is (Kerdachi, 2005:5): •
Die teboekstelling van ʼn sakeonderneming se saketransaksies.
•
Die formulering van ʼn rekeningkundige stelsel wat die saketransaksies van ʼn onderneming so te boek stel en prosesseer dat akkurate, tydige en volledige inligting beskikbaar sal wees vir die besluitnemingsproses.
•
Om betroubare verslae en state te lewer wat die finansiële stand van ʼn onderneming redelik weergee.
•
Om die finansiële verslae en state te interpreteer en te ontleed en die bestuur van ʼn sakeonderneming by te staan met toekomstige besluitneming.
•
Om ʼn rekeningkundige stelsel te ontwerp wat sal help om hulpbronne te beheer, byvoorbeeld die debiteure, krediteure, ens.
•
Om begrotings voor te berei om die toekomstige bedrywighede van die onderneming te beplan.
•
Om koste te bereken indien die onderneming ʼn sekere produk of diens wil lewer.
Dit is duidelik vanuit bogenoemde bespreking dat rekeningkunde ʼn belangrike rol speel in die suksesvolle bedryf van ʼn sakeonderneming. Rekeningkunde is die taal van ʼn sakeonderneming en word gebruik om die finansiële inligting aan die belanghebbendes van die onderneming te kommunikeer.
©akademia (MSW)
Bladsy 93
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 3.11 Selfevaluering Aktiwiteit 3 Jy het pas jou studies as Rekeningkunde student voltooi en is aangestel as die rekenmeester van ʼn groot maatskappy. Jy is egter onseker, aangesien jy nie presies weet wat jou pligte en verantwoordelikhede gaan wees nie. Jou ouers stel voor dat jy ʼn afspraak maak met ʼn bekende rekenmeester in die omgewing om presies uit te vind wat sy werk alles behels. Formuleer moontlike vrae, wat jy aan die rekenmeester kan stel, om meer uit te vind wat die pligte en verantwoordelikhede van ʼn rekenmeester behels. Na aanleiding van julle gesprek beantwoord die volgende vrae: 1. Lys enige drie verskille tussen finansiële en bestuursrekeningkunde. 2. Lys 4 take wat die rekenmeester van ʼn onderneming moet verrig. 3.
Wie verteenwoordig die interne en eksterne gebruikers van ʼn onderneming, en gee voorbeelde?
4. Beskryf ʼn tipiese dag in die lewe van ʼn rekenmeester.
©akademia (MSW)
Bladsy 94
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Studie-eenheid 4: Rekeningkundige dokumentasie
4.1
Studie-eenheid leeruitkomstes
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 4 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •
Rekeningkundige beginsels
•
Die onderskeie tipes rekeningkundige dokumentasie
•
Die finansiële data wat in brondokumente voorkom
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
Die beginsels van rekeningkunde te beskryf.
•
Die verskillende tipes rekeningkundige dokumentasie ʼn sakeonderneming te analiseer.
•
Die inligting vervat in hierdie dokumentasie te vergelyk.
•
Basiese rekeningkundige beginsels in die teboekstelling van die onderneming se saketransaksies toe te pas.
©akademia (MSW)
Bladsy 95
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 4.2
Verrykende bronne •
About.com. 2011. Definition – Owners’ Equity, Also Known as Net Worth http://womeninbusiness.about.com/od/glossaryofaccountingterm/g/definitionowners-equity.htm
•
Accounting Learning Resources. 2011. Source documents to support transactions. http://www.bookkeeping-financial-accountingresources.com/accounting-source-documents.html
•
Accounting-basics-for-students.com. 2011. The Accounting Cycle. http://www.accounting-basics-for-students.com/accounting-cycle.html
•
AccountingCoach. 2011. Source document. http://www.accountingcoach.com/terms/S/source-document.html
•
Chook, M. 2011. How to define owners’ equity. http://www.ehow.com/video_4872535_define-owner_s-equity.html
•
Fan, M. 2006. GAAP (Generally Accepted Accounting Principles). http://www.stanford.edu/~mikefan/metrics/gaap.html
•
Karimi, S. 2011. Completing the Accounting Cycle. http://www.ehow.com/how_4549931_completing-accounting-cycle.html
•
McFarlane, S. 2011. Different types of source documents used in Accounting. http://www.brighthub.com/office/finance/articles/102265.aspx
•
Peavler, R. 2011. The source document in an accounting transaction. http://bizfinance.about.com/od/bookkeepingessentials/qt/Source_Document.htm
•
Yong, J. 2011. 7 Building blocks of accounting every accountant must know. http://www.articlesalley.com/article.detail.php/52523/310/Bookkeeping/Accountin g/52/7_Building_Blocks_of_Accounting_Every_Accountant_Must_Know
©akademia (MSW)
Bladsy 96
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 4.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord
Omskrywing
Algemeen
Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Praktyk (AARP) is ʼn
Aanvaarde
stel reëls, norme en beginsels wat rekenmeesters moet volg
Rekeningkundige
wanneer hulle verslag doen van rekeningkundige inligting
Praktyk (AARP)
(Kerdachi, 2005:6).
Bate
Bate kan gedefinieer word as iets waardevols wat deur die onderneming besit word, waaruit voordeel getrek word of wat van nut is vir die onderneming. ʼn Bate is dus enigiets waaruit toekomstige finansiële voordeel ontvang sal word.
Brondokument
ʼn Brondokument is ʼn baie belangrike ouditspoor van ʼn onderneming. Brondokumente is nodig om die egtheid van ʼn saketransaksie te bevestig en die geskiedenis en oorsprong van ʼn saketransaksie na te gaan. ʼn Brondokument is dus die oorspronklike rekord van waar die transaksie ontstaan het, die besonderhede van ʼn saketransaksie wat dien as basis waarvandaan ʼn transaksie in die rekeningkundige siklus ingevoer word. Met ander woorde ʼn brondokument is die bewys dat ʼn saketransaksie wel plaasgevind het.
Eienaarsbelang
Eienaarsbelang is ʼn kombinasie van die kapitale insette van die eienaar(s) in die sakeonderneming en die akkumulasie van die winste of verliese wat die onderneming gemaak het vandat die onderneming begin het. Eienaarsbelang kan gedefinieer word as die residuele (bedrag) wat oorbly nadat die onderneming se laste afgetrek is van die bates van die onderneming.
Finansiële stand
Die finansiële stand van ʼn sakeonderneming is die vergelyking tussen die onderneming se eienaarsbelang, die bates en die laste, met ander woorde, die verhouding wat tussen hierdie drie elemente bestaan.
©akademia (MSW)
Bladsy 97
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Inkomste
Inkomste kan gedefinieer word as die geld wat gegenereer is deur die verkoop van goedere of die lewering van dienste wat geassosieer word met die “hoofbedrywighede” van die sakeonderneming alvorens enige kostes of uitgawes afgetrek is.
Joernalisering
ʼn Joernaal kan gedefinieer word as die teboekstelling van finansiële data wat verband hou met ʼn spesifieke transaksie, deur middel van die dubbelinskrywingsmetode.
Las
ʼn Las kan gedefinieer word as ʼn verpligting of verantwoordelikheid wat die maatskappy het teenoor ʼn verskaffer of krediteur en wat die onderneming wettig bind en daarvoor aanspreeklik hou om sy skuld te vereffen. Om aanspreeklik te wees, beteken die maatskappy of onderneming is daarvoor verantwoordelik om sy skulde terug te betaal. Las is dus enigiets waarvan daar ʼn toekomstige finansiële uitgawe verwag kan word.
Netto inkomste
Die netto inkomste van ʼn sakeonderneming is die inkomste beskikbaar nadat alle kostes en uitgawes daarvan afgetrek is. Die netto inkomste van ʼn onderneming is ook die netto wins.
Ouditspoor
ʼn Ouditspoor beteken die vermoë om die volledige verloop van enige finansiële transaksie weer te gee of te kan bewys. Dit behels die identifisering van elke stap in die proses, vandat die transaksie geïnisieer is totdat die transaksie gefinaliseer is. Aanvanklik kon die ouditspoor bewys word deur die verskaffing van brondokumente in papierformaat. Vandag is die ouditspoor ook van toepassing op die bevestiging van data in elektroniese formaat, waar die data nie noodwendig finansiële data hoef te wees nie.
Rekeningkundige
Rekeningkundige beginsels kan gedefinieer word as die reëls
beginsels
en riglyne vir die toepassing van Rekeningkunde. Rekeningkundige beginsels verskaf riglyne vir die meting van ʼn onderneming se bates, die tydsberekening wanneer ʼn onderneming se inkomste erken moet word, asook die
©akademia (MSW)
Bladsy 98
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk toevalling van ʼn onderneming se uitgawes. Toevalling van uitgawes beteken dat ʼn uitgawe reeds deur ʼn onderneming aangegaan is, maar dat die onderneming nog nie daarvoor betaal is vir ʼn gegewe rekeningkundige periode nie. Uitgawe
Uitgawes kan gedefinieer word as die geld gespandeer of die kostes aangegaan in die sakebedrywighede van ʼn onderneming. Uitgawes kan gesien word as die kostes wat aangegaan word in die inkomste-genererende aktiwiteite van ʼn sakeonderneming om inkomste te genereer.
4.4
Inleiding
Rekeningkunde is die teboekstelling en die openbaarmaking van ʼn sakeonderneming se finansiële data, sodat belangrike finansiële besluite geneem kan word. Vir finansiële data om bruikbaar te wees moet dit relevant, betroubaar en konsekwent wees. Die toepassing van rekeningkundige beginsels in die teboekstelling van rekeningkundige data verseker dat finansiële data betroubaar en bruikbaar is. Die oorkoepelende term vir hierdie rekeningkundige beginsels, is Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Praktyk (AARP). AARP is ʼn stel reëls en regulasies wat gebruik word vir die meting, aantekening, klassifisering en teboekstelling van ʼn sakeonderneming se finansiële transaksies. ʼn Sakeonderneming se finansiële transaksies word te boek gestel deur middel van joernalisering. Die besonderhede van ʼn transaksie word verkry vanaf ʼn brondokument, wat dien as bewys dat die transaksie wel plaasgevind het. Dit dien ook as “ouditspoor” van alle transaksies vir ouditdoeleindes aan die einde van elke finansiële jaar. Joernalisering, waar die onderskeie brondokumente gebruik word, is die eerste stap in die rekeningkundige siklus. Die finansiële stand van onderneming word bepaal deur verskillende rekenkundige vergelykings te gebruik. In hierdie studie-eenheid gaan die volgende onderwerpe bespreek word: •
Die rekeningkundige beginsels;
•
die verskillende tipes brondokumente wat in ʼn onderneming gebruik word;
•
die inligting wat in elkeen van hierdie brondokumente voorkom; asook
©akademia (MSW)
Bladsy 99
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
die praktiese toepassing van die rekeningkundige beginsels in die teboekstelling van finansiële transaksies verkry vanaf die brondokumente.
4.5
Rekeningkundige beginsels
Die toepassing van rekeningkundige beginsels is noodsaaklik in die bedryf van ʼn sakeonderneming. Rekeningkundige beginsels verseker dat die rekeningkundige inligting van ʼn onderneming betroubaar, verstaanbaar en vergelykbaar is met die finansiële inligting van ander sakeondernemings in ʼn soortgelyke industrie. Wat behels hierdie rekeningkundige beginsels? Rekeningkundige beginsels kan gedefinieer word as die reëls en riglyne vir die toepassing van rekeningkunde. Rekeningkundige beginsels verskaf riglyne vir die meting van ʼn onderneming se bates, die periode wanneer ʼn onderneming se inkomste erken moet word, asook die toevalling van ʼn onderneming se uitgawes. Daar word na die “grondreëls” vir finansiële verslagdoening verwys as Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Praktyk (AARP). Die AARP is ʼn stel reëls en regulasies wat gebruik word vir die meting, aantekening, klassifisering en teboekstelling van ʼn onderneming se saketransaksies. Voordat die onderskeie beginsels van Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Praktyk (AARP) bespreek en ontleed kan word, is dit belangrik om die sewe basiese “boustene” van rekeningkunde te ken en te verstaan. Die rekeningkundige beginsels word op hierdie sewe boustene gebaseer. (AllBusiness.com, 2011. http://www.allbusiness.com/glossaries/accountingprinciples/4942998-1.html) 4.5.1
Die boustene van Rekeningkunde
Jonah Yong (http://www.ArticlesAlley.com/) identifiseer sewe boustene vir rekeningkunde. Hierdie basiese boustene vereenvoudig komplekse rekeningkundige konsepte en maak dit meer verstaanbaar. Die boustene is: •
Inkomstes
•
Uitgawes
•
Bates
•
Laste
•
Eienaarsbelang
©akademia (MSW)
Bladsy 100
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Debiet
•
Krediet
Figuur 4.1 stel dit grafies voor: Boustene van Rekeningkunde Inkomstes Uitgawes Bates Laste Eienaarsbelang Debiet Krediet
Figuur 4.1: Boustene van Rekeningkunde (Outeur, 2011) Hierdie boustene word vervolgens bespreek: Inkomste en uitgawes Alhoewel hierdie twee konsepte verskillende betekenisse het, word dit orals saam gebruik en dit sal dus sinvol wees om dit saam te bespreek. Vir ʼn onderneming om te weet wat die wins vir ʼn sekere periode gaan wees, moet die uitgawes vir die spesifieke periode eers afgetrek word van die inkomste. Dit is belangrik om te onthou dat beide die inkomstes en uitgawes vir dieselfde periode moet wees. Inkomste staan ook bekend as die verkope of omset van ʼn onderneming. Inkomste kan dus gedefinieer word as die geld wat gegenereer is deur die verkoop van goedere of die lewering van dienste wat geassosieer word met die “hoofbedrywigheid” van die onderneming voor enige kostes of uitgawes afgetrek is. Inkomste word gewoonlik bo-aan die inkomstestaat (wins-en-verlies- staat) aangetoon. Vandaar word alle kostes en uitgawes van die inkomste afgetrek om by die onderneming ©akademia (MSW)
Bladsy 101
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk se netto inkomste uit te kom. Met ander woorde die netto inkomste van ʼn sakeonderneming is die inkomste beskikbaar aan die maatskappy nadat alle kostes en uitgawes daarvan afgetrek is (BusinessDictionary, 2011. http://www.businessdictionary.com/definition/revenue.html). Die netto inkomste van ʼn maatskappy is dus ook die netto wins.
Netto wins
=
Inkomstes
-
Uitgawes
Uitgawes kan gedefinieer word as die geld gespandeer of die kostes aangegaan in die sakebedrywighede van ʼn onderneming om inkomste te genereer (BusinessDictionary, 2011. http://www.businessdictionary.com/definition/expense.html). Uitgawes kan gesien word as die kostes wat aangegaan word in die inkomstegenererende aktiwiteite van ʼn sakeonderneming. Die wisselwerking tussen inkomstes en uitgawes kan verduidelik word aan die hand van die volgende voorbeeld:
Voorbeeld 4.1 Die volgende is ʼn uittreksel uit die Inkomstestaat van Groen Bpk. vir die maand van Desember. Die inkomstes en uitgawes word gelys.
Inkomste Verkope van Produk A vir die maand van Desember
R2000
Verkope vir installering van Produk A vir die maand van Desember
R500
Huur ontvang vir kantoorspasie uitverhuur
R350
Uitgawes Water en elektrisiteit vir die maand van Desember Lone en salarisse vir die maand van Desember
©akademia (MSW)
R1300 R650
Bladsy 102
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Telefoonuitgawe vir die maand van Desember
R750
Groen Bpk. se netto inkomste (netto wins) vir die maand van Desember sal dus R150 wees. Die netto wins is soos volg bereken:
Totale inkomste
R2850
Totale uitgawes
(R2700)
Netto wins
R150
(Aangepas uit: ArticlesAlley.com, 2011. http://www.articlesalley.com/article.detail.php/52523/310/Bookkeeping/Accounting/52/ 7_Building_Blocks_of_Accounting_Every_Accountant_Must_Know)
Bates en laste Hoewel bates en laste teenoorgestelde betekenisse het, loop hierdie twee terme ook hand aan hand. Vir ʼn sakeonderneming om te weet wat die eienaarsbelang gaan wees vir ʼn bepaalde periode of selfs ʼn gegewe jaar, word beide die bates en laste syfers benodig. Die rekeningkundige vergelyking sal dan wees:
Eienaarsbelang
=
Bates
-
Laste
Bates is iets waardevols wat deur die onderneming besit word en waaruit voordeel getrek word, of wat van nut is vir die onderneming in die verkryging van inkomste. ʼn Bate is dus enigiets waaruit toekomstige finansiële voordeel ontvang sal word en word soos volg bereken (rekeningkundige vergelyking):
Bates
=
Eienaarsbelang -
Laste
ʼn Las kan gedefinieer word as ʼn verpligting of verantwoordelikheid wat die maatskappy het teenoor ʼn verskaffer of krediteur en wat die onderneming wettig bind en daarvoor aanspreeklik hou om sy skuld te vereffen. Om aanspreeklik te wees, beteken die maatskappy of onderneming is daarvoor verantwoordelik om sy skulde terug te betaal.
©akademia (MSW)
Bladsy 103
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Las is dus enigiets waarvan daar ʼn toekomstige finansiële uitgawe verwag kan word (Investorwords.com, 2011. http://www.investorwords.com/2792/liability.html). Die wisselwerking tussen bates en laste word aan die hand van die volgende voorbeeld verduidelik:
Voorbeeld 4.2 Die volgende is ʼn uittreksel vanuit die Balansstaat van Groen Bpk., met ʼn lys van bates en laste vir jaar geëindig 31 Desember 20X10. ʼn Bate kan ook gesien word as enigiets wat ʼn bydrae lewer tot die verkryging van inkomste.
Bates Kantoorgeboue
R100 000
Masjinerie
R20 000
Motorvoertuie
R15 000
Laste Gelde betaalbaar aan die verskaffers van Groen Bpk.
R600
Maandelikse salarisse betaalbaar vir Januarie 20X11
R550
Inkomstebelasting betaalbaar ten opsigte van 20X09
R350
Groen Bpk. se eienaarsbelang vir die jaar geëindig 31 Desember 20X10 sal dus wees R133 500. Die eienaarsbelang is soos volg bereken: Eienaarsbelang
=
Bates
-
Laste
=
R135 000
-
R1 500
=
R133 500
(Aangepas uit: ArticlesAlley.com, 2011. ©akademia (MSW)
Bladsy 104
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
http://www.articlesalley.com/article.detail.php/52523/310/Bookkeeping/Accounting/52/ 7_Building_Blocks_of_Accounting_Every_Accountant_Must_Know)
Eienaarsbelang Eienaarsbelang is ʼn kombinasie van die kapitale insette van die eienaar(s) in die sakeonderneming en die akkumulasie van die winste of verliese wat die onderneming gemaak het vandat die onderneming begin het (L. Wolfe, 2011. http://womeninbusiness.about.com/od/glossaryofaccountingterm/g/definition-ownersequity.htm). Die rekeningkundige vergelyking om eienaarsbelang te bereken is:
Eienaarsbelang
=
Bates
-
Laste
Eienaarsbelang is dus die residuele wat oorbly nadat die onderneming se laste afgetrek is van die bates van die onderneming (M. Chook, 2011. http://www.ehow.com/video_4872535_define-owner_s-equity.html).
Debiete en krediete
Debiete en krediete beskryf ʼn transaksie. Vir elke inskrywing in die finansiële rekords van ʼn onderneming moet daar ʼn debiet en ʼn krediet wees, met ander woorde, vir elk debietinskrywing, moet daar dieselfde kredietinskrywing in die boeke getoon word. ʼn Debietinskrywing word in die eerste kolom (die debietkolom) gedoen, terwyl ʼn kredietinskrywing in die tweede kolom (die kredietkolom) gedoen word. Bates en uitgawes se waarde neem toe, wanneer dit gedebiteer word, terwyl die waarde afneem sodra dit gekrediteer word. Presies die teenoorgestelde is waar vir laste en inkomstes. Laste en inkomstes se waarde neem toe, wanneer dit gekrediteer word, en neem af sodra dit gedebiteer word. Die volgende tabel gee ʼn duidelike uiteensetting wat gebeur met die waardes van die bates, laste, inkomstes en uitgawes van ʼn onderneming wanneer dit gedebiteer of gekrediteer word (ArticlesAlley.com, 2011. http://www.articlesalley.com/article.detail.php/52523/310/Bookkeeping/Accounting/52/7_ Building_Blocks_of_Accounting_Every_Accountant_Must_Know).
©akademia (MSW)
Bladsy 105
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Tabel 4.1
Toename
Afname
Bates
Debiet
Krediet
Laste
Krediet
Debiet
Inkomstes
Krediet
Debiet
Uitgawes
Debiet
Krediet
Diagrammaties kan dit soos volg voorgestel word (accounting-basics-for-students.com, 2011. http://www.accounting-basics-for-students.com/debits-and-credits.html):
Tabel 4.2: Waardes van bates, laste, eienaarsbelang, inkomste, uitgawes
Debiete
Krediete
Bates
Neem toe
Bates
Neem af
Laste
Neem af
Laste
Neem toe
Eienaarsbelang
Neem af
Eienaarsbelang
Neem toe
Inkomste
Neem af
Inkomste
Neem toe
Uitgawes
Neem toe
Uitgawes
Neem af
Die bostaande tabel kan gebruik word as die grondslag, selfs in die hantering van komplekse rekeningkundige konsepte en wanneer saketransaksies ingewikkeld begin raak. 4.5.2
Die beginsels van Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Praktyk (AARP)
Die AARP is die stel reëls en regulasies wat gebruik word vir die meting, aantekening, klassifisering en teboekstelling van ʼn onderneming se saketransaksies en ook wanneer die finansiële state van ʼn onderneming opgetrek moet word vir die verslaggewing van die onderneming se finansiële sake. Die AARP is belangrik wanneer dit by die verslagdoening en openbaarmaking van ʼn onderneming se finansiële sake kom deurdat dit daartoe bydra dat die onderneming se verslaggewing van jaar tot jaar konsekwent is ten opsigte van hoe en waar sekere ©akademia (MSW)
Bladsy 106
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk finansiële inligting openbaar word. As gevolg hiervan, is dit heelwat makliker vir die gebruikers van hierdie inligting om die inligting te vind, en is die gebruiker verseker dat die betrokke onderneming nie wesenlike inligting weerhou nie. AARP dek ʼn wye spektrum van aspekte ten opsigte van die verskillende verslae wat nodig is vir verslagdoening en verskaf riglyne aan die rekenmeester hoe om bepaalde aspekte in die finansiële state openbaar te maak. AARP gee dus eintlik ʼn voorafopgestelde templaat van hoe ʼn sakeonderneming se finansiële state moet lyk. Die basiese aspekte wat deur AARP gedek word, is : •
Voorraad
•
Skulde/laste
•
Aandeelhouersbelang
•
Korttermynbeleggings
•
Langtermynbeleggings
•
Inkomstes en verkope
•
Inkomstebelasting
•
Kliëntewaarde en ander veranderlikes
(M. Fan, 2006. http://www.stanford.edu/~mikefan/metrics/gaap.html) Die volgende rekeningkundige beginsels van AARP word wêreldwyd deur rekenmeesters en ouditeure gebruik in die voorbereiding van sakeondernemings se finansiële state en kan aan die hand van die volgende tabel verduidelik word (Cliffsnotes.com, 2011. http://www.cliffsnotes.com/study_guide/Generally-AcceptedAccounting-Principles.topicArticleId-21081,articleId-21005.html):
Tabel 4.3: Die beginsels van AARP
Beginsel
Verduideliking
Ekonomiese
Die finansiële state van verskillende sakeondernemings
entiteitsaanname
moet afsonderlik bygehou word. In die geval van groot
©akademia (MSW)
Bladsy 107
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk (afsonderlike sake-
maatskappye kan die finansiële data gekombineer word
entiteit)
in “gekonsolideerde” finansiële state, maar elke entiteit se finansiële state moet aanvanklik afsonderlik opgetrek word. Dit beteken ook dat die finansiële rekords van die onderneming nie die persoonlike bates of laste van die eienaars mag insluit nie.
Geldeenheidaanname
ʼn Sakeonderneming se finansiële state sluit net kwantifiseerbare saketransaksies in. In SA beteken dit dat transaksies slegs in rand en sent uitgedruk kan word. (ʼn Voorbeeld van ʼn gebeurtenis wat nie in die boeke van ʼn onderneming aangeteken sal word nie, is die besonderhede van ʼn nuwe finansiële direkteur. Alhoewel die aanstelling bydra tot die verhoging in die salarisrekening van die onderneming, word die besonderhede van die aanstelling, met ander woorde sy naam, kwalifikasie, ens., nie in die finansiële state aangedui nie. Hierdie besonderhede sal eerder gemeld word in die direkteursverslag van die onderneming.) Die finansiële state moet ook opgetrek word deur gebruik te maak van ʼn stabiele geldeenheid, met ander woorde die onderneming se finansiële sake moet in ʼn stabiele geldeenheid uitgedruk word. (Indien ʼn onstabiele geldeenheid gebruik word, sal die syfers in die state nie geloofwaardig of akkuraat wees nie. In die geval van ʼn genoteerde maatskappy, sal dit tot gevolg hê dat beleggers nie in die maatskappy sal wil belê nie – die maatskappy kan dan ʼn tekort in finansiering hê, wat die groei en vooruitgang van die maatskappy sal beperk.)
Volledige
Die finansiële state van ʼn sakeonderneming bevat
openbaarmakingsbeginsel gewoonlik inligting ten opsigte van finansiële transaksies wat reeds plaasgevind het. Dit kan egter wees dat daar sekere gebeure is wat ʼn invloed het op die toekomstige of huidige finansiële status van die onderneming. Hierdie feite word geopenbaar in die
©akademia (MSW)
Bladsy 108
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
aantekeninge tot die finansiële state van ʼn onderneming. Dit moet volledig geopenbaar word, aangesien dit ʼn wesenlike effek kan hê op die finansiële status van die onderneming. Die finansiële state moet ook die beleid wat in die teboekstelling en openbaarmaking van die onderskeie saketransaksies gebruik word, ten volle openbaar. Tydperkaanname
Aangesien sakeondernemings gewoonlik oor lang
(Jaareindes)
tydperke voortbestaan, moet die tydperk waaroor verslag gedoen word, duidelik gespesifiseer word. Hierdie tydperk kan enigiets van ʼn maand tot ʼn jaar wees. Sodra die rekeningkundige periode gekies is, moet die rekenmeesters die beginsels van AARP toepas in die teboekstelling van die transaksies gedurende daardie spesifieke periode. ʼn Voorbeeld hiervan is die aankoop van masjinerie waarvan die lewensduur, na verwagting, 5 jaar sal wees. Om die volle kostes in die eerste jaar te boek te stel, kan daartoe lei dat die onderneming nie baie winsgewend voorkom nie, terwyl dit in die volgende jaar weer abnormaal winsgewend sal vertoon Deur die kostes oor ʼn periode van vyf jaar te versprei, kan hierdie probleem voorkom word.
Toevallingsgrondslag
AARP vereis dat maatskappye se finansiële state op die toevallingsgrondslag eerder as die kontantbasis opgestel word. Die toevallingsgrondslag behels dat ʼn saketransaksie te boek gestel word wanneer dit plaasvind en nie wanneer kontant ontvang of daarvoor betaal word nie. Met die kontantbasisbeginsel word ʼn saketransaksie te boek gestel wanneer kontant ontvang of daarvoor betaal word, en nie wanneer die transaksie regtig plaasgevind het nie. Die toevallingsgrondslag beginsel voldoen en sluit aan by die inkomsteerkenningsbeginsel, die paringsbeginsel en die historiese kostebeginsel, soos hieronder bespreek.
©akademia (MSW)
Bladsy 109
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Inkomste-
Die inkomste-erkenningsbeginsel bepaal dat die
erkenningsbeginsel
inkomste van ʼn onderneming erken en te boek gestel moet word sodra die produk gelewer of die diens voltooi is, met ander woorde sodra die transaksie plaasgevind het, en nie wanneer betaling ontvang word. ʼn Voorbeeld sal wees: ʼn Boukontrakteur finaliseer die werk in Mei, maar ontvang die volledige betaling vir die werk gedoen eers in Junie. Die geld wat dus deur die boukontrakteur ontvang is, sal reeds in Mei te boek gestel word.
Paringsbeginsel
Die paringsbeginsel bepaal dat ʼn uitgawe in dieselfde rekeningkundige periode te boek gestel word as waarin die inkomste (vir ʼn produk en/of diens) te boek gestel is.
Historiese kostebeginsel
Die historiese kostebeginsel bepaal dat bates te boek gestel moet word teen die koste waarvoor hulle aangekoop is, met ander woorde bates moet teen kosprys getoon word in die finansiële state van ʼn maatskappy.
Lopende saakbeginsel
Die lopendesaakbeginsel beteken dat ʼn sakeonderneming steeds in die afsienbare toekoms sal bly voortbestaan. Die bates en laste kan dus in die Balansstaat geklassifiseer word onder langtermyn of korttermyn. Korttermyn verwys na ʼn periode van een jaar, terwyl langtermyn verwys na ʼn periode van langer as een jaar – gewoonlik tussen een en vyf jaar. Langtermynbates word gewoonlik vir langer as een jaar gehou, terwyl langtermynlaste bepaal dat ʼn onderneming eers na een jaar aanspreeklik sal wees vir die skulde.
Relevantheid,
Vir finansiële inligting om bruikbaar te wees, moet dit
betroubaarheid en
relevant, betroubaar en konsekwent wees. Relevante
konsekwentheid
inligting help die gebruiker daarvan om die maatskappy se vorige finansiële prestasie, die huidige finansiële
©akademia (MSW)
Bladsy 110
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
stand en toekomstige verwagtinge beter te verstaan. Betroubare inligting is verifieerbaar en objektief. Konsekwente inligting word voorberei deur dieselfde rekeningkundige metodes van jaar tot jaar te gebruik en toe te pas in die voorbereiding van die onderneming se finansiële state. Dit maak die vergelyking van die onderneming se finansiële state met dié van ander ondernemings makliker. Beginsel van
Die beginsel van konserwatisme bepaal dat
konserwatisme
rekenmeesters goeie oordeel moet gebruik wanneer transaksies te boek gestel moet word waarby skattings betrokke is. Die beginsel van konserwatisme behels dat die minder optimistiese skatting gebruik moet word. Die skattings moet ook ondersteun kan word binne redelike perke.
Wesenlikheidsbeginsel
Die wesenlikheidsbeginsel bepaal dat die vereistes van enige rekeningkundige beginsel geïgnoreer kan word, indien die uitsluiting daarvan geen invloed sal hê op die finansiële inligting van ʼn onderneming nie, en dus geen invloed sal hê op die gebruikers van hierdie inligting nie.
4.5.3
Die finansiële stand van ʼn onderneming
Rekeningkunde stel die gebruikers van die inligting in staat om ʼn sakeonderneming se finansiële vordering (die finansiële stand) te ontleed en ekonomiese besluite daarvolgens te neem (Investorwords.com, 2011. http://www.investorwords.com/48/accounting.html). Indien basiese rekeningkundige beginsels toegepas word in die teboekstelling van ʼn onderneming se transaksies, of wanneer ʼn onderneming se finansiële state opgetrek word, sal die inligting voldoen aan die vereistes van bruikbare inligting. Die finansiële stand van een onderneming sal dan met die finansiële stand van ʼn ander onderneming vergelyk kan word, omdat die rekeningkundige metodes konsekwent van een jaar tot die volgende is. Die inligting sal relevant en betroubaar wees. Om die finansiële stand van ʼn onderneming te bepaal, word die eienaarsbelang, die bates en laste in berekening gebring en die verhouding tussen hierdie elemente dui op ©akademia (MSW)
Bladsy 111
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk die onderneming se finansiële stand (accounting-basics-for-students.com, 2011. http://www.accounting-basics-for-students.com/the-accounting-equation.html). Die voorbeeld hieronder toon hoe die finansiële stand van ondernemings met mekaar vergelyk kan word deur die rekeningkundige vergelykings te gebruik:
Voorbeeld 4.3 ABC Ltd: Eienaarsbelang
=
Bates
-
Laste
R10 000
=
R100 000
-
R90 000
Dit sal dus nie baie wys wees om in hierdie sakeonderneming te belê nie. 90% van die bates sal gebruik moet word om die onderneming se skulde te vereffen. Die eienaarsbelang in die onderneming is maar ʼn skrale R10 000. DEF Ltd: Eienaarsbelang
=
Bates
-
Laste
-R20 000
=
R40 000
-
R60 000
Die finansiële stand van DEF Ltd. lyk glad nie goed nie, en om in hierdie onderneming te belê, sal ʼn baie dom finansiële besluit wees. Die onderneming se laste is groter as die bates, met ander woorde, die onderneming is nie in staat om sy skuldverpligtinge na te kom nie. Die eienaars sal verplig wees om R20 000 uit hulle eie sak te betaal om die skuldverpligtinge te kan nakom. GHI Ltd: Eienaarsbelang
=
Bates
-
Laste
R100 000
=
R140 000
-
R40 000
In die geval van GHI Ltd. sal dit ʼn goeie besluit wees om in die onderneming te belê. Sy laste is slegs R40 000 en die bates beloop R140 000. Die onderneming is dus heeltemal in staat om sy laste te delg. Die eienaarsbelang beloop R100 000.
©akademia (MSW)
Bladsy 112
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 4.6
Die onderskeie rekeningkundige dokumentasie in ʼn sakeonderneming
ʼn Ander term wat gebruik word, wanneer daar verwys word na die rekeningkundige dokumentasie van ʼn sakeonderneming, is brondokumente. ʼn Brondokument is ʼn baie belangrike aspek van die ouditspoor van ʼn onderneming omdat dit die egtheid, al dan nie, van ʼn saketransaksie kan bevestig, asook die geskiedenis en oorsprong van ʼn saketransaksie aantoon. ʼn Brondokument is dus die oorspronklike rekord en besonderhede van ʼn transaksie wat dien as basis vanwaar ʼn transaksie in die rekeningkundige siklus ingevoer word. ʼn Brondokument is dus die bewys dat ʼn saketransaksie wel plaasgevind het (BusinessDictionary.com, 2011. http://www.businessdictionary.com/definition/source-document.html ; Accountingcoach.com, 2011. http://www.accountingcoach.com/terms/S/sourcedocument.html). 4.6.1
ʼn Ouditspoor
ʼn Ouditspoor beteken dat die volledige verloop van enige finansiële transaksie nagegaan en bewys kan word. Dit behels die identifisering van elke stap in die proses, vandat die transaksie geïnisieer is, totdat die transaksie gefinaliseer is. Vroeër kon die ouditspoor bewys word deur die verskaffing van brondokumente in papierformaat. Tans is dit ook moontlik om d.m.v. elektroniese rekords die ouditspoor te volg. Die data hoef nie noodwendig finansiële data te wees nie (Wisegeek.com, 2011. http://www.wisegeek.com/what-is-an-audit-trail.htm). Met elke finansiële transaksie wat plaasvind, word ʼn ouditspoor gegenereer. Hierdie ouditspoor is die brondokument. Die brondokumente is ʼn belangrike aspek in die rekeningkundige proses, aangesien dit dien as bewys dat die transaksie werklik plaasgevind het. As sodanig is brondokumente belangrik vir ʼn onderneming gedurende die jaarlikse oudit, omdat dit dien as stawende dokumentasie vir die saketransaksies en joernaalinskrywings van die onderneming (R. Peavler, 2011. http://bizfinance.about.com/od/bookkeepingessentials/qt/Source_Document.htm). Hoewel die brondokumente van ondernemings in voorkoms van mekaar kan verskil, is dit belangrik dat hierdie dokumente sekere inligting bevat – inligting wat nodig is vir die basiese teboekstellingsproses, soos bepaal deur die AARP.
©akademia (MSW)
Bladsy 113
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 4.6.2
Die eienskappe van rekeningkundige dokumentasie
Aangesien die brondokumente van ʼn sakeonderneming gebruik word as stawende dokumentasie vir rekeningkundige doeleindes, behoort die brondokumente minstens oor die volgende eienskappe te beskik: •
Die brondokument behoort inligting te bevat met betrekking tot die datum, bedrag, aard en verduideliking van die saketransaksie, asook die naam van die onderneming of individue wat die brondokument uitgereik het. Dit mag soms nodig wees om bykomende inligting op die brondokument aan te dui.
•
Terugvoerbaarheid van brondokumente is belangrik. Om hierdie rede is dit belangrik om ʼn verwysing op die brondokumente aan te bring, wat dit moontlik sal maak om verskeie brondokumente aan mekaar verbind, soos wat die rekeningkundige siklus vorder van een tydperk na die volgende. Dit is dan maklik om enige foute wat mag voorkom, te identifiseer en reg te stel gedurende die jaarlikse oudit.
•
Daar behoort meer as een afskrif van ʼn betrokke brondokument op lêer te wees – een vir elke belanghebbende party in die transaksie. Elke afskrif van die brondokument behoort bondige, konsekwente en leesbare inligting te bevat.
•
Alhoewel brondokumente in verskeie formate kan voorkom, met ander woorde in geskrewe of elektroniese formaat, is daar sekere inligting wat op hierdie brondokumente moet voorkom, om dit wettig te maak.
•
Brondokumente word gewoonlik in volgorde genommer as ʼn beheermaatreël, wat die brondokument ʼn belangrike aspek maak van verantwoording in die rekeningkundige siklus.
(C. S. Cantoria, 2011. http://www.brighthub.com/office/finance/articles/103539.aspx)
Die inligting wat ʼn brondokument behoort te bevat, word aan die hand van die volgende figuur geïllustreer.
©akademia (MSW)
Bladsy 114
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Die naam en adres van die kliënt en verskaffer
Die datum van die transaksie
'n Beskrywing van die produk wat verkoop is of diens wat gelewer is
Die kwantiteit en eenheidsprys van die produk of diens wat gelewer is Indien daar afslag betrokke was, behoort dit duidelik aangedui te word Die totale faktuurbedrag, plus BTW, indien die betrokke onderneming geregistreer is vir BTW
Ander inligting van toepassing op die saketransaksie, soos die terme en voorwaardes van die transaksie
Figuur 4.2: Inligting wat op elke brondokument moet voorkom (Aangepas vanuit Accounting-learning-resources.com, 2011. http://www.bookkeepingfinancial-accounting-resources.com/accounting-source-documents.html) Die inligting wat verkry word vanaf ʼn brondokument word in die sakeonderneming se finansiële rekords te boek gestel deur middel van joernaalinskrywings. Die joernaalinskrywing is gebaseer op die “dubbel-inskrywingsmetode”, wat beteken dat daar vir elke transaksie ʼn debiet- en kredietinskrywing moet wees. 4.6.3
Die verskillende tipes brondokumente
Die verskillende tipes brondokumente kan aan die hand van die volgende diagram verduidelik word. Elkeen se funksie word daarnaas uiteengesit.
©akademia (MSW)
Bladsy 115
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Kwotasie • 'n Kwotasie is 'n dokument vanaf die verskaffer aan die potensiële kliënt waarop 'n prys gegee word vir die verkoop van 'n produk of lewering van 'n diens.
Aankoopbewys (bestelling) • Dit is 'n dokument waarin magtiging gegee word om 'n sekere produk of diens vanaf die verskaffer aan te koop
Verkoopsbewys • 'n Verkoopsbewys is 'n dokument wat intern gegenereer word met die kliënt se aankoopbewys as basis. Hierdie brondokument word gegeneer, sodat daar 'n ouditspoor van die hele verkoopsproses vir ouditdoeleindes sal wees. Die onderneming se nommeringstelsel maak die opspoor van die transaksie moontlik.
Kredietnota • 'n Kredietnota is 'n negatiewe faktuur, wat uitgereik word wanneer die kliënt goedere terugstuur, of wanneer 'n kliënt te veel betaal het, of in die geval waar die bedrag verskuldig deur die kliënt om een of ander rede verminder. 'n Kredietnota word deur die verskaffer uitgereik aan die kliënt, om die kliënt se verpligting teenoor die verskaffer te verminder.
Debietnota • 'n Debietnota is 'n dokument wat deur die kliënt aan die verskaffer gestuur word, om 'n kredietnota te versoek, in die geval waar 'n produk teruggestuur word, of indien die kliënt te veel betaal het.
Faktuur • 'n Faktuur is 'n dokument wat deur die verskaffer aan die kliënt gestuur word, om betaling ten opsigte van produkte en dienste gelewer, te versoek.
Kwitansie • 'n Kwitansie is 'n brondokument wat dien as bewys dat die verskaffer wel betaling ontvang het ten opsigte van 'n faktuur vir die lewering van goedere en dienste.
Ontvangs van goedere nota • Die ontvangs van goedere nota is 'n brondokument wat 'n uiteensetting gee van al die goedere wat ontvang is vanaf die verskaffer.
Goedere afleweringsnota • Die goedere afleweringsnota is 'n brondokument wat 'n uiteensetting gee van al die goedere wat na die kliënt gestuur en by die kliënt afgelaai is.
Figuur 4.3: Die verskillende tipes brondokumente (http://www.brighthub.com/office/finance/articles/102265.aspx)
©akademia (MSW)
Bladsy 116
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Brondokumente dien dus as bewys dat ʼn saketransaksie wel plaasgevind het, met ander woorde, dit voorsien ʼn ouditspoor, maar is ook ʼn belangrike aspek in die rekeningkundige proses waarvandaan inligting in die rekeningkundige siklus ingevoer word (S. McFarlane, 2011. http://www.brighthub.com/office/finance/articles/102265.aspx).
Voorbeeld 4.4 Die onderstaande brondokument is ʼn depositostrokie van ABSA bank, wat gebruik word om kontant in ʼn bankrekening te deponeer. Die depositostrokies van die onderskeie banke mag effens van mekaar verskil, maar die basiese konsep bly dieselfde. Hierdie depositostrokies is beskikbaar by alle banke. Die depositostrokie word ingevul sodra daar ʼn kontantdeposito gedoen moet word. Dit is nie altyd moontlik om op die bankstaat te sien wie die inbetaling gedoen het nie. (Die depositostrokie is ʼn brondokument vir die kontantontvangste van ʼn onderneming.)
(http://www.aarp.ac.za/modules/student/e_booklet.doc) Die volgende stappe, soos hierbo aangedui, kan gevolg word in die voltooiing van ʼn bankdepositostrokie: 1. Die datum, waarop die transaksie plaasgevind het. 2. Die naam van die begunstigde, in wie se bankrekening die kontant gedeponeer gaan word.
©akademia (MSW)
Bladsy 117
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
3. Die begunstigde se bankrekeningnommer, met ander woorde, die rekening waarin die geld gedeponeer word. 4. Die bedrag wat gedeponeer (inbetaal) word. 5. Die verwysingsnommer. Wanneer ʼn mens, byvoorbeeld, ʼn klererekening betaal, word die rekeningnommer gewoonlik die verwysingsnommer. Die doel van die verwysingsnommer is sodat die persoon of instansie wat die kontant ontvang, weet hoe om dit te allokeer. 6. Die totale bedrag wat gedeponeer word. 7. Die naam van die persoon wat die deponering doen – die persoon wat fisies na die bank toe gaan om die geld te gaan inbetaal. 8. Die handtekening van die persoon wat fisies bank toe gegaan het om die geld te deponeer. 9. Hier kan die telefoonnommer ingevul word. Dit kan die telefoonnommer wees van die persoon wat die deponering gedoen het of van die sakeonderneming wat die persoon verteenwoordig. Nadat die depositostrokie voltooi is, behoort dit soos volg te lyk:
(http://www.aarp.ac.za/modules/student/e_booklet.doc)
©akademia (MSW)
Bladsy 118
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Praktiese oefening 4.1 1. Vind praktiese voorbeelde van die volgende brondokumente. •
Kwotasie
•
Kredietnota
•
Faktuur
•
Kwitansie
2. Kry ʼn depositostrokie by die bank waar jy ʼn rekeninghouer is. Na aanleiding van die bogenoemde voorbeeld, vul die depositostrokie in deur die volgende besonderhede te gebruik: Piet le Roux is die eienaar van sy eie sakeonderneming, Travel Inc. Een van sy kliënte het hom ontmoet vir ʼn vergadering, en toe sommer besluit om sy uitstaande rekening by Travel Inc., ten volle te vereffen. Hy het egter net die kontantbedrag by hom gehad en aangesien hy nie ʼn baie goeie betaler is nie, het Piet besluit om die kontant te neem uit vrees dat hy dalk nog ʼn jaar moet wag voordat die kliënt sal betaal. Piet moet dus self die bedrag gaan deponeer in die onderneming se bankrekening. Die besonderhede van die kliënt is soos volg: Die kliëntenommer: A123589 Totale bedrag:
R2 500
Piet se besonderhede is soos volg: Naam van die onderneming:
Travel Inc
Bankrekeningnommer:
1234586945
Onderneming se telefoonnommer: 011 562 2699
©akademia (MSW)
Bladsy 119
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 4.6.4
Nog voorbeelde van brondokumente en waar dit gebruik word
Tjeks Tjeks word nie meer so algemeen gebruik nie, omdat die meeste sakeondernemings al hulle transaksies via die internet en deur middel van elektroniese bankdienste doen. Tjeks word egter soms nog gebruik om rekeninge te vereffen. In so ʼn geval is die tjek die brondokument vir die betaling wat deur die onderneming gedoen is.
(http://www.telegraph.co.uk/finance/newsbysector/banksandfinance/6629790/Banks-tovote-on-abolishing-cheques.html) Aankoopfaktuur Fakture word in alle sakeondernemings gebruik en word uitgereik wanneer die onderneming op krediet aankope doen vanaf ʼn verskaffer. In dié geval is die faktuur die brondokument vir die kredietaankope wat deur die onderneming gedoen is. ʼn Faktuur kan ook uitgereik word wanneer ʼn onmiddellike betaling gemaak word. Fakture is dus die brondokumente vir die aankope van ʼn sakeonderneming. Hieronder is ʼn voorbeeld van ʼn aankoopfaktuur.
©akademia (MSW)
Bladsy 120
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Figuur 4.4: Voorbeeld van ʼn aankoopfaktuur (http://www.easyasaccountingsoftware.com/invoices.htm) Salarisstrokie ʼn Salarisstrokie word aan die einde van elke maand voorberei vir elke werknemer. Op hierdie brondokument word die betrokke werknemer se basiese salaris uiteengesit. Indien ʼn werknemer oortyd gewerk het, sal dit ook hierop aangedui word, omdat die persoon dan bykomende betaling daarvoor sal ontvang. Enige aftrekkings word ook op die salarisstrokie aangedui. Aftrekkings is, byvoorbeeld, die belastingbetalings aan SAID, of ʼn lening wat die werknemer aangegaan het en wat hy/sy dan volgens ooreenkoms aan die werkgewer terugbetaal – dit word dus van die salaris afgetrek. Die bruto salaris is die basiese salaris voor enige aftrekkings, en die netto salaris is die salaris wat uitbetaal gaan word na alle aftrekkings. Die salarisstrokies is die brondokument vir die betaling van salarisse deur die onderneming aan die einde van elke maand.
©akademia (MSW)
Bladsy 121
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Verkoopsfaktuur
Figuur 4.5: Voorbeeld van ʼn verkoopsfaktuur (http://www.ibm.com/developerworks/websphere/techjournal/0903_phillips/0903_phillips.html) ʼn Verkoopsfaktuur is ʼn faktuur wat uitgereik word deur die verskaffer aan die kliënt vir produkte of dienste gelewer. Die verkoopsfaktuur beteken dat die verskaffer gelde gaan inkry sodra die kliënt sy rekening vereffen of met kontant betaal. Die verkoopsfaktuur is ʼn brondokument vir die verkope van ʼn sakeonderneming. 4.7
Die rekeningkundige siklus
Al hierdie brondokument moet sinvol in ʼn stelsel opgeneem word – die teboekstelling van transaksies. Die rekeningkundige siklus is die proses waarvolgens finansiële transaksies te boek gestel word deurdat die transaksies na die onderskeie en relevante grootboekrekeninge geskryf word. Die rekeningkundige rekords word dan ook afgesluit aan die einde van ʼn rekeningkundige periode. Die rekeningkundige siklus bestaan uit die volgende stappe:
©akademia (MSW)
Bladsy 122
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
1. Brondokument
5. Finansiële state
4. Proefbalans
2. Joernale
3. Algemene Grootboek
Figuur 4.1: Rekeningkundige Siklus (http://www.accounting-basics-for-students.com/accounting-cycle.html) Nadat alle inskrywings gedoen is na die afsonderlike rekeninge toe, is die rekenmeester in staat om die finansiële verslae voor te berei. Hierdie finansiële verslae sluit die volgende in: Balansstaat, die Inkomstestaat, die Kontantvloeistaat en die Staat van Verandering in Ekwiteit. Die stappe wat gevolg word, is ooreenkomstig die rekeningkundige siklus (Sabah Karimi, 2011. http://www.ehow.com/how_4549931_completing-accounting-cycle.html) Gedurende die rekeningkundige periode 1. Die eerste stap is om die finansiële transaksie te identifiseer en daarmee saam die brondokument, wat bevestig dat hierdie transaksie wel plaasgevind het. Hier moet ook vasgestel word watter grootboekrekeninge geraak word, byvoorbeeld verkope, telefoonrekening, salarisse, ens. 2. Die tweede stap sal wees om hierdie finansiële transaksie te boek te stel deur gebruik te maak van die brondokument. Al die inligting wat benodig word om die transaksie te boek te stel kom op die brondokument voor. Die mees algemene joernale wat gebruik word, is die kontantontvangstejoernaal, die kontantbetalingsjoernaal en dan ʼn algemene joernaal. 3. Nadat die joernale opgestel is vir die teboekstelling van die transaksies, moet hierdie joernale nou “oorgeboek” word na die Algemene Grootboek toe. Die Algemene Grootboek is net die oorkoepelende term vir die versameling van
©akademia (MSW)
Bladsy 123
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk rekeninge wat die onderneming gebruik, byvoorbeeld verkope, telefoonuitgawe, salarisrekening, ens. Let daarop dat die tweede en derde stap afsonderlik gedoen word in ʼn geskrewe rekeningkundige stelsel. In ʼn gerekenariseerde rekeningkundige stelsel egter word stap twee en drie gekombineer. Sodra die joernaal geskryf is en opgedateer word, sal die resultaat van die joernaal dadelik in die betrokke grootboekrekeninge wys. Aan die einde van die rekeningkundige periode 1. Die eerste stap hier sal wees om ʼn proefbalans op te stel, deur gebruik te maak van die saldo’s in die Algemene Grootboek. Die proefbalans kan gesien word as die opsomming van al die rekeninge wat deur die onderneming gebruik word. 2. Die tweede stap sal wees om seker te maak dat die debietkolomtotaal balanseer met die kredietkolomtotaal. Indien die twee totale nie met mekaar ooreenstem nie, kan die fout moontlik by die joernaalinskrywings lê, of waar die joernale “oorgeboek” is na die Algemene Grootboek toe. Dit kan dalk ook gebeur het toe die saldo’s uit die Algemene Grootboek verkry is om die proefbalans mee op te stel. 3. Die derde stap sal wees om aansuiweringsjoernale voor te berei. Hierdie joernale is noodsaaklik vir die teboekstelling van seker uitgestelde bedrae, maar ook in die geval van die toevallingsgrondslag. Met ander woorde, indien die kontantontvangstes ʼn bedrag insluit wat van toepassing is op ʼn debiteur se betaling vir werk wat eers oor twee maande voltooi sal wees, moet ʼn joernaal geskryf word wat die bedrag uit die kontantontvangstes haal. Die bedrag word dan eers by die finansiële rekords twee maande verder ingesluit. 4. Nadat die aansuiweringsjoernale voorberei is en “oorgeboek” is na die Algemene Grootboek, sal ʼn na-aansuiweringsproefbalans opgestel moet word, wat al hierdie wysigings insluit. 5. Die vyfde stap sal die voorbereiding van die finansiële state wees. Die finansiële state sluit die volgende in: Balansstaat, die Inkomstestaat, die Staat van Verandering in Ekwiteit en die Kontantvloeistaat. Hierdie finansiële state word voorberei deur die inligting (hoofsaaklik die saldo’s), vanaf die naaansuiweringsproefbalans te verkry.
©akademia (MSW)
Bladsy 124
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 4.7.1
Die finansiële data wat in brondokumente voorkom
Rekeningkunde is dus ʼn sistematiese proses waar die finansiële transaksies van ʼn sakeonderneming te boek gestel word, sodat finansiële state opgetrek kan word vir verslaggewingsdoeleindes. Hierdie finansiële inligting word dan ontleed deur die belanghebbende partye, sodat belangrike finansiële besluite geneem kan word. Vir hierdie finansiële data om bruikbaar te wees, moet dit relevant wees; dit moet betroubaar wees en dit moet konsekwent wees. Die rekenmeester is verantwoordelik vir die teboekstelling van ʼn sakeonderneming se finansiële transaksies ooreenkomstig sekere rekeningkundige beginsels. 4.7.2
Joernalisering
Die teboekstelling van ʼn onderneming se finansiële transaksies geskied deur middel van die skryf van ʼn joernaal – dus joernalisering. Joernalisering verskaf ʼn ouditspoor vanaf die begin van die transaksie tot en met die finalisering van die transaksie. Joernale verskaf ook ʼn metode om die uitwerking van finansiële transaksies op die finansiële stand van die onderneming te ontleed. ʼn Joernaal kan dus gedefinieer word as die teboekstelling van finansiële data, wat verband hou met ʼn spesifieke transaksie, deur middel van die dubbelinskrywingsmetode. ʼn Joernaal behels die aantekening van vier aspekte ten opsigte van ʼn transaksie, naamlik: 1. Die datum waarop die transaksie plaasgevind het. 2. Die grootboekrekening waarna gedebiteer moet word en die bedrag. 3. Die grootboekrekening waarna gekrediteer moet word en die bedrag. 4. Laastens, ʼn kort beskrywing van die transaksie – wat die transaksie behels het.
(BusinessDictionary.com, 2011. http://www.businessdictionary.com/definition/journalizing.html) Die dubbelinskrywingsmetode beteken dat vir elke debietinskrywing, daar ook dieselfde kredietinskrywing moet wees. Met ander woorde elke transaksie wat te boek gestel word moet balanseer. Alles wat aan die linkerkant (debietkant) te boek gestel word, is gelyk aan die regterkant (kredietkant). Dit is ʼn baie belangrike konsep om te verstaan – alles moet balanseer. ©akademia (MSW)
Bladsy 125
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Kyk na die volgende voorbeeld ten opsigte van die joernalisering van ʼn onderneming se finansiële transaksies gebaseer op die dubbelinskrywingsmetode:
Voorbeeld 4.5 Marie het sopas haar eie juwelierswinkel geopen en is baie opgewonde oor al die uitdagings en geleenthede wat vir haar voorlê as winkeleienaar. Sy het ʼn kapitale belegging van R30 000 in die onderneming gemaak. Totdat sy behoorlik op die been is, huur sy die winkelruimte in ʼn groot inkopiesentrum naby haar huis en betaal R8 000 huur elke maand. Haar droom is om later eiendom te koop vanwaar sy die onderneming sal kan bedryf. Ten einde onmiddellik met sakebedrywighede te kan begin, het sy voorraad ten bedrae van R10 000 aangekoop. Haar joernaalinskrywings vir die eerste maand sal soos volg lyk:
Datum 1/11
Beskrywing Kontant/Bank
Debiet
Krediet
R30 000
Kapitale belegging
R30 000
Hierdie joernaal is om die belegging van R30 000, wat Marie in die onderneming gemaak het, te boek te stel. 2/11
Huuruitgawe
R8 000
Kontant/Bank
R8 000
Hierdie joernaal is om die huuruitgawe te boek te stel vir die eerste maand.
3/11
Voorraad Krediteure (Verskaffer)
R10 000 R10 000
(Hierdie joernaal is om die aankoop van die addisionele voorraad te boekstaaf. Die voorraad is op krediet aangekoop.)
©akademia (MSW)
Bladsy 126
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Praktiese oefening 4.2 Fanus le Roux is die rekenmeester by Richi Rich Bpk. Hy is egter onseker oor hoe om die volgende transaksies te boek te stel, en benodig jou hulp. Kyk dus na die volgende transaksies en maak ʼn voorstel van hoe om die transaksies korrek in Richi Rich Bpk. se rekeningkundige rekords te boek te stel: 1. Die finansiële direkteur het die vorige week ʼn nuwe lessenaar aangekoop, aangesien sy huidige lessenaar nie genoeg ruimte gehad vir sy rekenaar en al sy dokumentasie nie. Die lessenaar is op krediet aangekoop teen ʼn prys van R2 000 by een van hulle verskaffers. Hoe sal die joernaalinskrywing van hierdie transaksie lyk? Onthou nou, die lessenaar is nie kontant gekoop nie, maar wel op krediet. 2. Miriam is gestuur om ʼn paar versnaperinge vir die kantoor te gaan koop vir die verjaardagvieringe van een van die senior bestuurders. Ria het sommer vir haar R200 uit die kleinkas gegee om die nodige aankope mee te doen. Hoe sal die joernaalinskrywing van hierdie transaksie lyk? Dui aan watter rekening gedebiteer sal word, en watter rekening gekrediteer moet word. 3. Richi Rich Bpk. het betaling ontvang vanaf een van hulle kliënte vir dienste gelewer in Mei. Dit is nou die maand van Julie. Die bedrag beloop R5 000. Fanus is egter nie seker in watter periode hierdie transaksie te boek gestel moet word nie, en ook nie watter rekeningkundige beginsel hier toegepas moet word nie. Help Fanus deur, eerstens, vir hom te sê watter rekeningkundige beginsel hy hier sal moet toepas, en tweedens, in watter maand hierdie inkomste te boek gestel behoort te word. 4. Stel nou die transaksie waarna verwys word in nr. 3, te boek deur gebruik te maak van ʼn joernaalinskrywing. Watter rekening behoort gedebiteer te word, en watter rekening behoort gekrediteer te word? Verwys na die bespreking vroeër in hierdie studie-eenheid om hierdie oefening te doen.
©akademia (MSW)
Bladsy 127
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Praktiese oefening 4.3 Beantwoord die volgende multikeuse vrae na aanleiding van die onderwerpe bespreek in die studie-eenheid: a. Watter van die volgende items sal nie geklassifiseer word as ʼn bate nie: i.
Grond en eiendom
ii.
Debiteure
iii.
Kontant en bank
iv.
Masjinerie en toerusting
v.
Eienaarsbelang
b. ʼn Sakeonderneming het die volgende bates/laste: •
Motorvoertuie – R200 000
•
Kantoorgebou – R500 000
•
Debiteure – R200 000
•
Krediteure – R50 000
Wat is die onderneming se eienaarsbelang? i.
R850 000
ii.
R50 000
iii.
R200 000
iv.
Nie een van bogenoemde
c. Sal dit ʼn goeie besluit wees om geld in hierdie onderneming te belê, in aggenome die finansiële stand van die onderneming? i.
Ja
©akademia (MSW)
Bladsy 128
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
ii.
Nee
d. Watter van die volgende stellings is waar: i.
ʼn Sakeonderneming waarvan die bates groter is as die eienaarsbelang, is in ʼn slegte finansiële posisie.
ii.
ʼn Sakeonderneming met laste wat groter is as bates, is in ʼn swak finansiële posisie.
iii.
ʼn Sakeonderneming met laste groter as die eienaarsbelang is in ʼn slegte finansiële posisie.
iv.
Al die bogenoemde.
(Antwoorde: a = v; b = i; c = i; d = iv )
Gevallestudie 4.1 George Hamilton het op 1 Desember sy eie eiendomsagentskap, Hamilton Eiendomsagentskap, in Pretoria, Centurion, geopen. George het egter ook ander sakebelange wat sy aandag vereis en hy kan dus nie sy volle aandag aan die Eiendomsagentskap gee nie. Die werk het gevolglik agter geraak. Hy het egter ʼn lys bygehou van al die transaksies wat gedurende Desember plaasgevind het. George besluit om ʼn bekwame rekenmeester aan te stel om na die finansiële belange van die onderneming om te sien. Na vele onderhoude, besluit George om vir Tina Meiring aan te stel. Sy het pas gekwalifiseer as rekenmeester en is baie opgewonde oor die kans wat sy kry om haarself te bewys. Omdat dit Tina se eerste keer is wat sy haar kennis prakties kan toepas, is sy onseker wat haar te doen staan en waar om te begin. George het vir haar ʼn sperdatum gegee wanneer hy na die finansiële rekords van die onderneming wil kyk. Dit sou beteken dat Tina al die transaksies moet te boek stel en die nodige bestuursverslae moet voorberei, sodat George die onderneming se finansiële stand en vordering kan ontleed, om besluite te kan neem. Die volgende transaksies het gedurende die maand van Desember plaasgevind. Help ©akademia (MSW)
Bladsy 129
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
vir Tina met die teboekstelling van hierdie transaksies, sodat sy die bestuursverslae kan voorberei. Die volgende is ʼn lys van Algemene Grootboekrekeninge wat deur Hamilton Eiendomsagentskap gebruik word:
Lys van rekeninge Bates
Laste
Kontant/bank
Rekeninge betaalbaar (krediteure)
Rekeninge ontvangbaar (Debiteure)
Salarisse betaalbaar
Vooruitbetaalde huur
Eienaarsbelang
Kantoorvoorraad
George Hamilton, Kapitaal
Kantoortoerusting
George Hamilton, Onttrekkings
Motorvoortuie Inkomste
Uitgawes
Kommissie verdien
Huuruitgawes Salarisuitgawes Brandstofuitgawe Herstelwerk Telefoonuitgawe Advertensie en bemarking Kantooraankope uitgawe Algemene uitgawes
Die lys van transaksies is soos volg:
Des
1
George Hamilton het R20 000 in kontant, tesame met R5 000 se kantoortoerusting in Hamilton Eiendomsagentskap belê.
3
Huur kantoorruimte en betaal die huur vooruit vir drie maande (R2 400) met tjek nommer 1201.
©akademia (MSW)
Bladsy 130
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
5
George het ʼn klein motorvoertuig aangeskaf ter waarde van R25 000, sodat hy potensiële kliënte daarmee kan gaan besoek. Hy skryf tjek nommer 1202 daarvoor uit.
6
Betaal die telefoonuitgawe vir die maand van Desember, tjek nommer 1203, ten bedrae van R600.
10
George verkoop ʼn hele kantoorgebou, waarop hy R50 000 se kommissie verdien. Die kliënt het ʼn afskrif van die depositostrokie aan George gestuur as bewys dat die geld wel in die rekening inbetaal is.
11
Tina se salaris na aftrekkings beloop R12 000. George betaal haar salaris met tjek nommer 1204.
31
George het die nodige kantoortoerusting, ten bedrae van R18 000, op krediet aangekoop.
31
George het nog ʼn groot meenthuis verkoop waarvoor hy R70 000 kommissie sal ontvang. Die kommissie is egter eers 31 Januarie ontvangbaar.
Doen die volgende aktiwiteite: 1. Joernaliseer bogenoemde transaksies, sodat Tina die nodige bestuursverslae kan voorberei. Maak gebruik van die lys van rekeninge soos hierbo uiteengesit. 2. George wil graag sien of die Eiendomsagentskap winsgewend was vir die maand Desember. Tina is onseker oor watter verslag daardie inligting sal bevat. Maak ʼn voorstel ten opsigte van watter finansiële verslag die onderneming se winsgewendheid sal toon.
3. George is effens bekommerd oor die finansiële stand van die onderneming. Watter berekening kan Tina doen om vir George ʼn aanduiding te gee wat die Eienaarsbelang beloop soos op 31 Desember? Gebruik die rekeningkundige vergelyking.
©akademia (MSW)
Bladsy 131
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 4.8
Samevatting
Rekeningkunde is ʼn sistematiese proses waar die finansiële transaksies van ʼn sakeonderneming te boek gestel word, sodat finansiële state opgetrek kan word vir verslaggewingsdoeleindes. Hierdie finansiële verslae word dan ontleed deur die belanghebbende partye, sodat belangrike finansiële besluite geneem kan word. Rekeningkundige beginsels kan gedefinieer word as die reëls en riglyne vir die toepassing van rekeningkunde. Rekeningkundige beginsels verskaf riglyne vir die meting van ʼn onderneming se bates, die tydsberekening wanneer ʼn onderneming se inkomste erken moet word, asook die toevalling van ʼn onderneming se uitgawes. Daar word na die “grondreëls” vir finansiële verslagdoening verwys as Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Praktyk (AARP). Die AARP is ʼn stel reëls en regulasies wat gebruik word vir die meting, aantekening, klassifisering en teboekstelling van ʼn onderneming se saketransaksies. Die rekenmeester is verantwoordelik vir die teboekstelling van ʼn sakeonderneming se finansiële transaksies. Hierdie inligting word gebruik deur belanghebbende partye en moet betroubaar en relevant wees, alvorens belangrike besluite geneem kan word. Rekeningkundige dokumentasie, naamlik die brondokumente, is die beginpunt in die rekeningkundige siklus. Finansiële transaksies word vanuit hierdie brondokument te boek gestel. Daar is verskeie brondokumente wat gebruik word in die sakeonderneming, elkeen bevat verskillende inligting wat gebruik word in die teboekstellingsproses. 4.9
Selfevaluering
Aktiwiteit 4 Kyk na die volgende tabel. Besluit watter rekeningkundige standaard/beginsel die beste by elkeen van die onderstaande scenarios pas:
i.
Konserwatisme beginsel
ii.
Entiteitsbeginsel
iii.
Lopende saakbeginsel
iv.
Historiese kostebeginsel
v.
Wesenlikheidsbeginsel
©akademia (MSW)
Bladsy 132
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
vi.
Paringsbeginsel
Situasie
Rekeningkundige Standaard/Beginsel
a. Die eienaar van ABC Bpk. het prysgeld gewen in ʼn blokkiesraaiselwedstryd. Die wengeld is nie in die boeke aangeteken nie. b. ʼn Bedrag van R3 500 vir Desember is nog verskuldig aan die einde van die finansiële jaar. Die R3 500 is ingesluit in die finansiële state vir die huidige finansiële jaar. c. Rente verdien op die maatskappy se bankrekening word as ʼn afsonderlike lynitem in die inkomstestaat aangeteken. d. Die kantoorblok waarin ABC Bpk. tans werksaam is, is 10 jaar gelede @ R500 000 aangekoop. Die kantoorblok is tans R2 000 000 werd. Die kantoorblok word as R500 000 in die Balansstaat getoon. e. Die handelsvoorraad van ABC Bpk. is vir R20 000 aangekoop, maar as gevolg van tegnologiese voortuitgang, is die huidige voorraad verouderd – dus word die voorraad getoon as R10 000. f.
Die eienaar van ABC Bpk. het na die Kaap verhuis, terwyl sy onderneming in Mauritius agtergebly het. Daar word verwag dat die onderneming in die afsienbare toekoms steeds sal bly voortbestaan.
©akademia (MSW)
Bladsy 133
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Aktiwiteit 5 Sarel le Roux het ʼn nuwe sakeonderneming geopen. Hy belê R20 000 in die onderneming. Hy het die nodige kantoortoerusting ter waarde aan R50 000 op krediet aangekoop. Sy debiteure vir die betrokke maand beloop R70 000. Sarel is egter opsoek na vennote wat ook geld in die onderneming kan belê, omdat hy ekstra kapitaal benodig vir uitbreidings wat hy beplan. Daar is twee persone wat belangstel, maar hulle wil eers weet wat die finansiële stand van die onderneming is, alvorens hulle so ʼn gewigtige besluit kan neem. a. Doen die nodige berekeninge, sodat Sarel die finansiële stand van die onderneming met die twee potensiële beleggers kan bespreek. b. Doen ʼn joernaalinskrywing ten opsigte van die R20 000 kapitaal wat Sarel in die onderneming belê het.
©akademia (MSW)
Bladsy 134
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Studie-eenheid 5: Rekeningkundige stelsels
5.1
Studie-eenheid leeruitkomstes
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 5 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •
Rekeningkundige stelsels
•
Verskillende tipes rekeningkundige stelsels
•
Die verskillende tipes rekeningkundige programmatuur
•
Hulpbronne wat nodig is in die rekeningkundige omgewing
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
Die vereistes waaraan rekeningkundige stelsels moet voldoen te verduidelik.
•
Tussen die verskillende tipes rekeningkundige stelsels te onderskei.
•
Tussen die rekeningkundige stelsels in ʼn gerekenariseerde omgewing te onderskei.
•
Die hulpbronne wat noodsaaklik is in ʼn rekeningkundige omgewing te identifiseer.
•
Die verskillende tipes rekeningkundige programmatuur wat in ʼn onderneming gebruik kan word, te vergelyk en te ontleed.
©akademia (MSW)
Bladsy 135
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 5.2
Verrykende bronne
•
Accounting – Basic Accounting. 2011. Components of the accounting system. http://www.businesstown.com/accounting/basic-components.asp
•
Christopher Carter. 2011. What are the differences between manual & computerized accounting? http://www.ehow.com/facts_5756244_differencesbetween-manual-computerized-accounting_.html
•
Dummies.com. 2011. Accounting methods. http://www.dummies.com/howto/content/understanding-accounting-methods.html
•
H. Online. 2011. How are web-based accounting software packages better than conventional accounting software? http://accountinghelponline.com/internetbased-accounting-software-packages
•
Kirk Thomason. 2011. The disadvantages of manual accounting. http://www.ehow.com/info_8132024_disadvantages-manual-accounting.html
•
Luke Arthur. 2011. The advantages of manual accounting. http://www.ehow.com/info_7752775_advantages-manual-accountingsystem.html
•
Osmond Vitez. 2010. Primary users of accounting information. http://www.ehow.com/list_6695076_primary-users-accounting-information.html
•
Osmond Vitez. 2011. Manual vs. computerized accounting systems. http://www.ehow.com/about_5410997_manual-vs_-computerized-accountingsystems.html
•
Osmond Vitez. 2011. What is the definition of accounting software? http://www.ehow.com/facts_5829061_definition-accounting-software_.html
•
Small Business Resources. 2011. Resources and links. http://smallbusinessowner.co.za/resources.html
•
Turbo Cash. 2011. The hand versus the computerised accounting system. http://www.turbocashuk.com/Help/AccountingCycleManualComputerisedSystem. htm
©akademia (MSW)
Bladsy 136
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Wisegeek.com. 2011. What are the different types of accounting software? http://www.wisegeek.com/what-are-the-different-types-of-accountingsoftware.htm
5.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord
Omskrywing
Algemene Grootboek
ʼn Algemene Grootboek is ʼn versameling van alle balansstaat-, inkomste- en uitgawerekeninge wat gebruik word om ʼn onderneming se rekeningkundige rekords by te hou.
Gerekenariseerde
Gerekenariseerde rekeningkundige stelsels kan
rekeningkundige
gedefinieer word as komplekse programmatuur wat
stelsel
ontwikkel is om tradisionele rekeningkundige metodes te verbeter. Hierdie stelsels word geïmplementeer dwarsdeur die hele onderneming, om rekenmeesters in staat te stel om van alle afdelings van die onderneming data te versamel en te ontleed. (http://www.ehow.com/facts_5516808_computerizedaccounting-systems.html)
Geskrewe
Geskrewe (handleiding) rekeningkundige stelsel is ʼn
(handleiding)
stelsel waar alle rekeningkundige prosesse per hand
rekeningkundige
uitgevoer word met pen en papier.
stelsel (http://www.ehow.com/info_8038006_manual-accountingsystem.html) Joernaal
ʼn Joernaal word gebruik om die saketransaksies van ʼn onderneming te boek te stel na die onderskeie Grootboekrekeninge.
Kontantbasis
Die kontantbasis rekeningkundige metode kan gedefinieer
rekeningkundige
word as die metode waarop uitgawes en ontvangstes in
metode
die finansiële rekords te boek gestel word sodra die geld in
©akademia (MSW)
Bladsy 137
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
die bankrekening inbetaal word of uit die bankrekening oorbetaal word. Rekeningkundige
Rekeningkundige hulpbronne is enige iets wat doeltreffend
hulpbronne
aangewend kan word om die sakeonderneming se saketransaksies, so vinnig en akkuraat as moontlik, te boek te stel, maar ook om die onderneming finansieel so doeltreffend as moontlik te bestuur. Hierdie bronne kan dus enige iets wees, van seminare tot handige webtuistes.
Rekeningkundige
ʼn Rekeningkundige metode kan gedefinieer word as ʼn stel
metodes
reëls en regulasies wat bepaal wanneer en hoe die inkomstes en uitgawes van ʼn sakeonderneming te boek gestel word. Die twee metodes wat die mees algemene gebruik word, is die toevallingsgrondslag- en die kontantbasismetode. (http://www.businessdictionary.com/definition/accountingmethod.html)
Rekeningkundige
Rekeningkundige programmatuur kan gedefinieer word as
programmatuur
ʼn rekenaarprogram wat die rekenmeester in staat stel om verskeie finansiële transaksies elektronies te boek te stel.
Rekeningkundige
ʼn Stel geskrewe (in die vorm van ʼn handleiding) en/of
stelsel
gerekenariseerde rekeningkundige metodes en kontroles wat ontwerp is vir die versameling, optekening, klassifisering, ontleding, opsomming, interpretering en die aanbieding van akkurate en tydige finansiële data vir die neem van belangrike bestuursbesluite. (http://www.businessdictionary.com/definition/accountingsystem.html)
Toevallingsgrondslag
Die toevallingsgrondslag rekeningkundige metode beteken
rekeningkundige
dat inkomstes en uitgawes te boek gestel word in die
metode
rekeningkundige rekords van die sakeonderneming wanneer die transaksie plaasgevind het, en nie wanneer die gelde ontvang of betaal word nie.
©akademia (MSW)
Bladsy 138
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 5.4
Inleiding
ʼn Rekeningkundige stelsel is ʼn stel geskrewe en/of gerekenariseerde rekeningkundige metodes en kontroles wat geskep is vir die versameling, optekening, klassifisering, ontleding, opsomming, interpretering en die aanbieding van akkurate en tydige finansiële inligting vir die neem van belangrike bestuursbesluite (BusinessDictionary, 2011. http://www.businessdictionary.com/definition/accounting-system.html). Rekeningkundige stelsels moet bepaalde funksies kan verrig om doeltreffend te wees, naamlik: •
Versameling van finansiële data
•
Die optekening van die data
•
Die klassifisering van die finansiële data
•
Die ontleding van die data
•
Die opsomming en interpretering van finansiële data
•
Die aanbieding van tydige akkurate finansiële data
Daar word tussen twee tipe rekeningkundige stelsels onderskei: •
ʼn Gerekenariseerde rekeningkundige stelsel
•
ʼn Geskrewe rekeningkundige stelsel (per hand sisteem)
Hoewel die rekeningkundige siklus wat in die gerekenariseerde rekeningkundige stelsels gebruik word dieselfde is as die stelsel wat gevolg word in die geskrewe stelsel, is die die proses net heelwat korter, omdat sommige van die stappe gekombineer word. Daar is sekere hulpbronne wat deur die bestuur van ʼn sakeonderneming gebruik kan word om die rekeningkundige proses te vergemaklik. Die Suid-Afrikaanse Inkomstediens se E-liasseringsfunksie is ʼn voorbeeld van ʼn hulpbron wat ʼn onderneming kan gebruik, aangesien dit die verwerking en indiening van verskillende belastingopgawes makliker en vinniger maak. Daar is ʼn verskeidenheid rekeningkundige programmatuur wat deur sakeondernemings gebruik kan word, naamlik:
©akademia (MSW)
Bladsy 139
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
(Bron: http://www.pastel.co.za/)
(Bron: http://www.netsuite.com/portal/home.shtml)
(Bron: http://www.quickbooks.co.za/)
(Bron: http://www.2020software.com/products/SAP_Business_One_Financial_accounting.asp) In hierdie studie-eenheid word verskeie aspekte rondom rekeningkundige stelsels bespreek. 5.5
Rekeningkundige stelsels
Dit is noodsaaklik vir die sukses van enige sakeonderneming om ʼn goeie rekeningkundige stelsel te gebruik. ʼn Goeie rekeningkundige stelsel is veral belangrik vir die doeltreffende bestuur van ʼn onderneming. Die regte rekeningkundige stelsel sal die rekeningkundige proses in ʼn sakeonderneming vereenvoudig, foute beperk en verseker dat beter beheer oor die vloei van ʼn sakeonderneming se bedryfsaktiwiteite uitgeoefen word, deur akkurate en tydige inligting aan die bestuur van ʼn onderneming te verskaf (J. Turner, 2011. http://www.howtodothings.com/business/how-to-decide-on-an-accountingsystem). Om die impak van ʼn rekeningkundige stelsel op die bestuur van ʼn sakeonderneming te verstaan, is dit nodig om te verstaan wat ʼn rekeningkundige stelsel behels en hoe dit in ʼn onderneming aangewend word. ©akademia (MSW)
Bladsy 140
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Rekeningkundige stelsels moet die volgende funksies kan verrig: •
Optekening van data
•
Klassifisering
•
Ontleding
•
Opsomming
•
Interpretering
•
Aanbieding van akkurate en tydige finansiële data, sodat die bestuur van die onderneming ingeligte besluite kan neem.
5.5.1
Die vereistes vir ʼn doeltreffende rekeningkundige stelsel
Om hierdie funksies doeltreffend te kan verrig, moet rekeningkundige stelsels inligting voorsien wat aan die volgende kriteria voldoen: •
Duidelik: Die inligting wat deur die rekeningkundige stelsel verskaf word, moet maklik verstaanbaar wees vir die gebruikers van hierdie inligting. Om hierdie inligting wel te verstaan, moet die gebruikers van die inligting egter kennis hê van die onderneming se bedrywighede.
•
Relevant: Die inligting wat deur die rekeningkundige stelsel verskaf word, moet relevant wees tot die besluit wat geneem moet word. So sal ʼn individu of organisasie wat in die onderneming wil belê, akkurate en relevante inligting wil hê om ingeligte besluite te neem.
•
Konsekwent: Die rekeningkundige stelsel moet soortgelyke saketransaksies op dieselfde wyse hanteer en te boek stel. So kan dieselfde tipe transaksies nie na twee verskillende rekeninge gepos word nie, maar moet konsekwent na dieselfde rekening gepos word.
•
Vergelykbaar: Die inligting wat deur die rekeningkundige stelsel van ʼn onderneming verskaf word, moet vergelyk kan word met soortgelyke inligting van ʼn ander onderneming in dieselfde of soortgelyke industrie. Dit is moeilik om goeie besluite te neem indien die inligting nie vergelykbaar is nie.
•
Betroubaar: Die inligting wat deur die rekeningkundige stelsel van ʼn onderneming verskaf word, moet betroubaar, akkuraat en verifieerbaar wees.
©akademia (MSW)
Bladsy 141
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Objektief: Die rekeningkundige stelsel moet objektiewe inligting verskaf wat nie daarop gemik sal wees om aan die inligtingsbehoeftes van net ʼn sekere groep gebruikers te voldoen nie.
(Tutor2u.net, 2011. http://tutor2u.net/business/accounts/accounting_conventions_concepts.htm) 5.5.2
Die belangrikheid van ʼn doeltreffende rekeningkundige stelsel
Dit is belangrik dat die rekeningkundige stelsel doeltreffend moet wees, aangesien dit bydrae tot die suksesvolle funksionering van die onderneming. Die volgende is redes hoekom ʼn doeltreffende stelsel belangrik is: Maklike verwysings Volledige en korrekte rekords en ʼn goeie liasseringstelsel sal die bestuur van ʼn onderneming in staat stel om inligting vinnig op te spoor wanneer dit vereis word. Die teendeel sal lei tot ʼn vermorsing van tyd. Effektiewe beplanning Die ontleding en interpretering van finansiële data is belangrik vir doeltreffende besluitneming. Hierdie finansiële data moet betroubaar, akkuraat en op ʼn gereelde basis bygehou word. Indien ʼn stelsel nie volledig bygehou word nie, kan dit, byvoorbeeld, daartoe lei dat kliënte se betalingsrekords foutief kan wees – die negatiewe gevolge daarvan is voor die hand liggend. Die neem van die regte besluit op die regte tyd Die vermoë om die regte besluit op die regte tyd te neem, is ʼn belangrike funksie van die bestuur van ʼn onderneming. Hiervoor benodig hulle tydige, akkurate en volledige inligting. Indien finansiële inligting nie op ʼn gereelde basis bygehou word nie, kan die bestuur besluite neem wat die onderneming kan skaad, byvoorbeeld om ʼn tjek uit te reik waarvoor daar nie genoegsame fondse is nie – die onderneming se kredietwaardigheid kan daardeur benadeel word. Die verkryging van verskaffersvertroue Kredietfasiliteite word slegs gegee aan betroubare kliente. Dit is dus belangrik om die verskaffer se vertroue te wen deur bewyse te kan lewer van die onderneming se finansiële posisie, asook sy vermoë om sy skulde terug te betaal.
©akademia (MSW)
Bladsy 142
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Verkryging van ʼn lening deur die onderneming Alvorens ʼn lening goedgekeur word, word die volgende inligting vanaf die onderneming vereis word: •
Die finansiële state van die onderneming vir die afgelope drie jaar.
•
Die onderneming se huidige kontantvloei, maar ook die vooruitskattings ten opsigte van toekomstige kontantvloei.
•
Aktiewe bankrekeninge.
Deur gebruik te maak van ʼn doeltreffende rekeningkundige stelsel, sal hierdie inligting onmiddellik verskaf kan word. Probleemopsporing en die bevordering van die onderneming se mededingendheid Finansiële rekords wat op ʼn gereelde basis bygehou word, ten opsigte van ʼn onderneming se wins en verlies, kontantvloei, verkope, aankope en uitgawes, stel die bestuur van ʼn onderneming in staat om te weet wat die werklike finansiële stand van die onderneming is. Vir enige onderneming is dit belangrik dat foute so gou moontlik geïdentifiseer en opgespoor word. Enige swakplekke in die stelsel moet ook so gou moontlik geïdentifiseer en reggestel word. Effektiewe interne beheer ʼn Goeie rekeningkundige stelsel dien ook as ʼn doeltreffende interne beheermaatreël. Soms ontstaan daar probleme gedurende die jaarlikse ouditproses van ʼn sakeonderneming. Die rede hiervoor is dikwels dat die ondersteunende dokumentasie vir die finansiële transaksies en state nie beskikbaar is nie. Die ouditproses word vergemaklik deur ʼn doeltreffende rekeningkundige stelsel. (Noor, A.I., 2009: http://www.bukisa.com/articles/126122_the-importance-of-soundaccounting-system-to-business)
©akademia (MSW)
Bladsy 143
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 5.5.3
Die gebruikers van rekeningkundige stelsels
Interne gebruikers Begrotingsinligting vloei van die middelvlakbestuur na die operasionele bestuur en personeel wat verantwoordelik is vir die uitvoer van daaglikse bedryfsaktiwiteite. Die resultate van hierdie bedryfsaktiwiteite word dan weer aan die middelvlak en topbestuursvlak gekommunikeer. ʼn Goeie rekeningkundige stelsel maak die vloei van inligting tussen die gebruikers van die inligting moontlik. Die interne gebruikers van rekeningkundige stelsels, kan diagrammaties soos volg voorgestel word:
Topbestuur Middelvlakbestuur Operasionele bestuur Operasionele personeel (Daaglikse bedryfsaktiwiteite) Figuur 5.1: Die gebruikers van rekeningkundige stelsels (Aangepas uit Zahid Nazir, 2008 Accounting information system. http://www.scribd.com/doc/14528878/Accounting-Information-System) Eksterne gebruikers Die eksterne gebruikers van finansiële inligting sluit in: •
Die beleggers in die onderneming
•
Banke
•
Krediteure van die onderneming
•
Debiteure van die onderneming
(Osmond, V, Primary Users of Accounting Information, 2010 http://www.ehow.com/list_6695076_primary-users-accounting-information.html)
©akademia (MSW)
Bladsy 144
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Praktiese oefening 5.1 a. Doen navorsing oor die verskillende rekeningkundige stelsels wat in drie verskillende sakeondernemings gebruik word. Gebruik die internet as ʼn bron. b. Kies een van die sakeondernemings hierbo en verduidelik die verskillende stappe wat gevolg word in die betrokke rekeningkundige stelsel wat gebruik word deur die onderneming. c. Bestudeer die sakebedrywighede van die onderneming. Identifiseer moontlike tekortkominge in hierdie stelsel, en gee voorstelle vir verbeteringe wat aangebring kan word.
5.6
Verskillende tipes rekeningkundige stelsels
ʼn Doeltreffende rekeningkundige stelsel verseker dat alle transaksies van ʼn onderneming korrek en akkuraat te boek gestel word in die onderneming se Algemene Grootboek. Die ontwikkeling van elektroniese programmatuur het die hele rekeningkundige proses vergemaklik (Osmond, V. 2011. Manual vs. computerized accounting systems. http://www.ehow.com/about_5410997_manual-vs_-computerizedaccounting-systems.html). 5.6.1
Die geskrewe vs. die gerekenariseerde rekeningkundige stelsels
Daar kan onderskei word tussen twee hoof kategorieë van rekeningkundige stelsels, naamlik: •
ʼn Geskrewe rekeningkundige stelsel
•
ʼn Gerekenariseerde rekeningkundige stelsel
ʼn Geskrewe rekeningkundige stelsel ʼn Geskrewe rekeningkundige stelsel beteken dat die rekeningkundige rekords van die onderneming per hand bygehou word deur ʼn persoon en nie deur ʼn rekenaar nie. ʼn Geskrewe rekeningkundige stelsel vereis dat alle joernaalinskrywings en die voorbereiding van die proefbalans, asook die voorbereiding van die Balansstaat en die finansiële state in geheel, per hand ingevul en geprosesseer word.
©akademia (MSW)
Bladsy 145
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk ʼn Gerekenariseerde rekeningkundige stelsel ʼn Gerekenariseerde rekeningkundige stelsel beteken dat die rekeningkundige rekords van die onderneming steeds bygehou word deur ʼn persoon, maar met behulp van ʼn rekenaar en bepaalde programmatuur. Die hele rekeningkundige siklus word uitgevoer deur die rekenaar, wat dan ook vinniger en meer akkuraat is. Gerekenariseerde rekeningkundige stelsels word gewoonlik gebruik deur groot sakeondernemings. 5.6.2
Die verskille tussen ʼn geskrewe en gerekenariseerde rekeningkundige stelsel
Tabel 5.1: ʼn Geskrewe v. ʼn gerekenariseerde rekeningkundige stelsel (Carter, C. 2011, What are differences between Manual & Computerized Accounting. http://www.ehow.com/facts_5756244_differences-between-manual-computerizedaccounting_.html)
Kostes
Geskrewe rekeningkundige
Gerekenariseerde
stelsel
rekeningkundige stelsel
Die kostes verbonde aan
Die kostes verbonde aan die
geskrewe rekeningkundige
implementering van ʼn
stelsels is nie so hoog nie,
gerekenariseerde rekeningkundige
maar dit is baie tydsaam.
stelsel kan hoog wees, afhangende van die grootte van die sakeonderneming. ʼn Gerekenariseerde stelsel is baie vinniger en tydsbesparend.
Spoed
Dit neem baie lank om
ʼn Gerekenariseerde
finansiële inligting en state te
rekeningkundige stelsel is baie
produseer.
vinniger met die produksie van finansiële inligting. Rekeningkundige programmatuur beskik oor databasisse, waarin finansiële data ingevoer en onttrek kan word.
Akkuraatheid Die finansiële inligting geproduseer deur die ©akademia (MSW)
Die finansiële inligting verskaf deur die gerekenariseerde Bladsy 146
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
geskrewe rekeningkundige
rekeningkundige stelsel, is baie
stelsel, is nie altyd so akkuraat
meer akkuraat aangesien alle data
nie omdat menslike foute
outomaties bereken word.
maklik gemaak kan word. Verslae
Dit kan tot groot frustrasie lei
Verslae kan op kort kennisgewing
indien bestuursverslae nie
verskaf wanneer daar van ʼn
opgedateer word nie – iets wat
gerekenariseerde rekeningkundige
maklik kan gebeur in ʼn
stelsel gebruik gemaak word. Dit
geskrewe rekeningkundige
beteken dat besluite geneem kan
stelsel.
word gebaseer op volledige, akkurate en tydige informasie. Dit dra by tot die effektiewe bestuur van ʼn onderneming.
Finansiële
Met die geskrewe
ʼn Gerekenariseerde
state
rekeningkundige stelsel moet
rekeningkundige stelsel stel die
die finansiële state soos die
finansiële state saam gebaseer op
Inkomstestaat, die Balansstaat
die finansiële data wat gestoor is op
en Kontantvloeistaat per hand
die rekenaar se databasis. Dit is ʼn
voorberei word. Dit kan ʼn baie
baie vinniger proses.
tydsame proses wees.
5.6.3
Stappe in die rekeningkundige siklus
ʼn Doeltreffende rekeningkundige stelsel volg al die stappe in die rekeningkundige siklus, naamlik die transaksies verkry vanaf die brondokumente word gejoernaliseer na die onderskeie grootboekrekeninge; die proefbalans word aan die einde van die rekeningkundige periode saamgestel en die finansiële state word voorberei op grond van die inligting verkry vanuit die proefbalans. (Verwys weer na Par. 4.7 in Studie-eenheid 4 vir ʼn volledige bespreking van die stappe in die rekeningkundige siklus.) Die implementering van ʼn gerekenariseerde rekeningkundige stelsel in ʼn onderneming kan groot voordele meebring, soos die vinnige verwerking van finansiële data, sodat die finansiële state van ʼn onderneming opgetrek kan word, deur middel waarvan die finansiële stand van die onderneming aan belanghebbende partye gekommunikeer kan word (G. Hadler, 2011. http://www.tuition.com.hk/computerized-accounting.htm).
©akademia (MSW)
Bladsy 147
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Dieselfde rekeningkundige beginsels en prosedures wat van toepassing is op die geskrewe rekeningkundige stelsel is van toepassing op die gerekenariseerde rekeningkundige stelsel. Met ander woorde inkomstes en uitgawes word op dieselfde beginsels te boek gestel in beide rekeningkundige stelsels. Die volgende tabel is ʼn uiteensetting van die verskillende stappe wat gevolg word in beide die geskrewe rekeningkundige stelsel en die gerekenariseerde rekeningkundige stelsel met betrekking tot die rekeningkundige siklus:
Tabel 5.2: Stappe in die rekeningkundige siklus in die onderskeie rekeningkundige stelsels (TurboCashuk.com, 2010. http://www.turbocashuk.com/Help/AccountingCycleManualComputerisedSystem.htm) Stappe
1.
Geskrewe Rekeningkundige
Gerekenariseerde
Stelsel (Handsisteem)
Rekeningkundige Stelsel
Die eerste stap in die geskrewe
Die eerste stap in die
rekeningkundige stelsel is om te
gerekenariseerde rekeningkundige
besluit watter rekeningkundige
stelsel is om te besluit watter
stelsel die beste gaan werk vir
rekeningkundige programmatuur die
die betrokke sakeonderneming.
beste sal werk vir ʼn betrokke sakeonderneming.
2.
Die tweede stap behels die
By die gerekenariseerde
inskryf van openingsaldo’s,
rekeningkundige stelsel behels die
asook die eerste
tweede stap die inlees van
saketransaksies. Hierdie word
openingsaldo’s en saketransaksies.
hoofsaaklik per hand en met die
Hier word alles ingelees met behulp
gebruik van ʼn sakrekenaar
van ʼn rekenaarsleutelbord.
gedoen. 3.
Stap drie behels die
Stap drie by die gerekenariseerde
voorbereiding van
rekeningkundige stelsel behels die
brondokumente en die
kodering van die brondokumente,
joernalisering van
waarna die transaksies te boek
saketransaksies
gestel word deur middel van joernaalinskrywings.
©akademia (MSW)
Bladsy 148
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
4.
5.
6.
Stap vier behels die
Stap vier behels die
bankrekonsiliasie om te
bankrekonsiliasie om te verseker dat
verseker dat alle transaksies
alle transaksies volledig te boek
volledig te boek gestel is.
gestel is.
Die onderskeie
Die joernale word na die Grootboek
joernaalinskrywings word
toe gepos en wys onmiddellik (en
gedoen en per hand na die
outomaties) in die onderskeie
Grootboek en verskillende
Grootboekrekeninge. Dus ʼn
Grootboekrekeninge gepos.
kombinering van die twee funksies.
Stap ses behels die opstel van
Stap ses behels die uitdruk van die
die Proefbalans. Daar moet
Proefbalans, aangesien die
seker gemaak word dat die som
rekeningkundige program reeds
van al die debiete gelyk is aan
outomaties die Proefbalans
die som van al die krediete.
balanseer met die inlees van die verskillende transaksies.
7.
8.
Stap sewe behels die
Stap sewe is die finalisering van die
finalisering van die onderskeie
onderskeie Grootboekrekeninge
Grootboekrekeninge, en indien
deur seker te maak dat alle
nodig, die aanpassings wat
transaksies wel te boek gestel is vir
moet plaasvind.
die bepaalde periode.
Stap agt by die geskrewe
By ʼn gerekenariseerde
rekeningkundige stelsel behels
rekeningkundige stelsel is die
die saamstel van die
finansiële state reeds vooraf
onderneming se finansiële state.
gebalanseer en saamgestel. Hier kan die finansiële state dus slegs uitgedruk word.
ʼn Doeltreffende gerekenariseerde rekeningkundige stelsel kombineer stappe en verminder daardeur die tyd en moeite met betrekking tot die rekeningkundige proses. In ʼn gerekenariseerde rekeningkundige stelsel word die joernalisering van saketransaksies en die pos van hierdie joernaalinskrywings gekombineer in een stap. Die rekenmeester het ook nie nodig om te toets of die totaal van alle debietinskrywings wel gelyk is aan die
©akademia (MSW)
Bladsy 149
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk totaal van alle kredietinskrywings in die Proefbalans nie, aangesien hierdie stap outomaties plaasvind, en daar dus selde berekeningsfoute sal voorkom. Rekeningkundige data of finansiële transaksies word dadelik bygewerk, en die bestuursverslae is dadelik beskikbaar, met die nuutste veranderinge reeds in berekening gebring. Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn Inkomstestaat wat deur ʼn gerekenariseerde rekenkundige stelsel geproduseer word.
Voorbeeld 5.1 Hunter Maatskappy: Inkomstestaat Vir die jaar geëindig 31 Desember 2010 Inkomste Totale verkope
R630 000
Ander inkomste
R10 000
Koste van verkope
(R20 000)
Bruto wins
R620 000
Bedryfsuitgawes Telefoon
(R580)
Huuruitgawe
(R600)
Water en ligte uitgawe
(R1 200)
Netto wins voor belasting
R59 620
Inkomstebelastinguitgawe Netto wins vir die jaar geëindig 31
(R17 290) R42 330
Desember 2010.
Praktiese oefening 5.2 Abrey, eienaar van die onderneming ABC Bpk. in Johannesburg, het jou genader vir raad. Hoewel hy slegs onlangs met die onderneming begin het, het die sakebedrywighede baie toegeneem gedurende die afgelope paar maande. Hy sukkel om alles te hanteer en wil by jou weet of jy ʼn rekeningkundige stelsel vir sy onderneming kan aanbeveel. Hy wil verkieslik nie nuwe personeel aanstel nie.
©akademia (MSW)
Bladsy 150
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
a. Rig ʼn skriftelike verslag aan die bestuur van ABC Bpk. waarin jy die verskillende tipes rekeningkundige stelsels bespreek. Vergelyk die twee opsies met mekaar, sodat Abrey ʼn goeie idee kan kry wat elkeen behels. b. Maak nou ʼn aanbeveling ten opsigte van watter rekeningkundige stelsel die onderneming moet implementeer, gebaseer op jou vergelyking hierbo. 5.6.4
Die geskrewe rekeningkundige stelsel
Die voordele van ʼn geskrewe rekeningkundige stelsel word vervolgens in die tabel uiteengesit.
Tabel 5.3: Voordele van ʼn geskrewe rekeningkundige stelsel (L. Arthur, 2011. http://www.ehow.com/info_7752775_advantages-manualaccounting-system.html) Uitskakeling van
Een van die voordele van ʼn geskrewe rekeningkundige
beskadigde data
stelsel is die feit dat die dokumentasie altyd beskikbaar is vir gebruik. In enige gerekenariseerde stelsel, is daar altyd die gevaar dat data beskadig (corrupted) of vernietig kan word.
Uitskakeling van
Wanneer die geskrewe rekeningkundige stelsel gebruik
dupliseringsfoute
word, is die kans op dupliseringsfoute aansienlik minder. Dupliseringsfoute gebeur veel makliker in gerekenariseerde rekeningkundige stelsels wat daartoe kan aanleiding gee dat die rekenmeester met foutiewe en/of verouderde data werk.
Veranderinge is maklik
Dit is aansienlik makliker om veranderinge aan te bring
om te maak
wanneer saketransaksies te boek gestel is deur middel van ʼn geskrewe rekeningkundige stelsel.
ʼn Geskrewe
Die rekeningkundige inligting is maklik toegangklik vir
rekeningkundige stelsel is
enige iemand wat die inligting benodig. Die bestuur
meer toegangklik vir die
hoef dus nie te wag tot die rekenmeester die betrokke
gebruikers van inligting
inligting aan hulle verskaf nie.
©akademia (MSW)
Bladsy 151
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Die nadele van ʼn geskrewe rekeningkundige stelsel word in die tabel uiteengesit.
Tabel 5.4: Nadele van ʼn geskrewe rekeningkundige stelsel (K. Thomason, 2011. http://www.ehow.com/info_8132024_disadvantages-manualaccounting.html) Die geskrewe
Hierdie stelsel is baie tydrowend om in stand te hou.
rekeningkundige stelsel is
Indien daar ʼn fout is, beteken dit ook dat die
baie tydrowend
rekenmeester deur al die rekeningkundige dokumentasie moet werk om die fout op te spoor en reg te maak.
Foute kom maklik voor
Omdat die geskrewe rekeningkundige stelsel in geheel per hand uitgevoer word, is die moontlikheid vir foute baie meer.
Baie moeilik om sekuriteit
Omdat die geskrewe rekeningkundige stelsel so
te handhaaf
toegangklik is vir almal, is dit nie so maklik om sekuriteit te handhaaf nie en bestaan die gevaar dat iemand veranderinge aan die rekeningkundige rekords kan aanbring.
In ʼn geskrewe
Omdat daar net een joernaal gebruik word om
rekeningkundige stelsel is
saketransaksies te boek te stel, sal daar nooit meer as
daar slegs een joernaal
een rekenmeester op ʼn keer aan die finansiële rekords
wat gebruik word om
kan werk nie. So word kosbare tyd vermors.
saketransaksies te boek te stel
5.6.5
ʼn Gerekenariseerde rekeningkundige stelsel
Die voor- en nadele van ʼn gerekenariseerde rekeningkundige stelsel word in die onderstaande tabel uiteengesit.
Tabel 5.5: Die voor- en nadele van ʼn gerekenariseerde rekeningkundige stelsel Voordele van ʼn gerekenariseerde
Nadele van ʼn gerekenariseerde
rekeningkundige stelsel
rekeningkundige stelsel
©akademia (MSW)
Bladsy 152
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
(List4everything.com, 2010.
(S. Shanker, 2011.
http://www.list4everything.com/advantag
http://www.ehow.com/list_6370175_disadva
es-of-computerized-accounting-
ntages-computerized-accounting-
system.html)
systems.html)
ʼn Gerekenariseerde rekeningkundige
Gerekenariseerde rekeningkundige stelsels
stelsel is baie vinniger met die
is baie duur om te implementer en ook duur
verwerking van rekeningkundige data, as
om te onderhou. Indien daar probleme
wat dit die geval is met ʼn geskrewe
opduik met die rekenaar of die
rekeningkundige stelsel.
programmatuur self, moet dit eers herstel word, waarskynlik teen koste. Die jongste transaksies kan dan eers weer in die stelsel opgeneem word sodra die herstelwerk voltooi is.
Rekenaars word nie moeg of verveeld
Sodra daar nuwe programmatuur in ʼn
met roetinewerk nie. Die kanse vir foute
onderneming geïmplementeer word, moet
is aansienlik minder as wat die geval sal
die personeel van die onderneming
wees waar ʼn persoon die werk moet
opleiding ontvang in die gebruik daarvan.
doen soos in ʼn geskrewe
Opleiding moet gereeld gedoen word,
rekeningkundige stelsel.
omdat rekeningkundige programmatuur voortdurend verbeter en gewysig word.
Aangesien die prosessering van
ʼn Gerekenariseerde rekeningkundige stelsel
rekeningkundige data baie vinniger
is afhanklik van ʼn rekenaar en ander
geskied as in die geval van ʼn geskrewe
programmatuur om te funksioneer. Indien
rekeningkundige stelsel, word baie ure
daar fout kom met die rekenaar of die
gespaar wat sinvol vir ander take
programmatuur, kan die werk nie voortgaan
aangewend kan word.
nie en moet die onderneming se belangrikste hulpbronne ingespan word om die probleem op te los, naamlik tyd en geld.
Omdat die rekenaar se databasis in staat is om groot hoeveelhede rekeningkundige data te stoor, is dit nie nodig om voorsiening te maak vir liasseerkabinette en dus kantoorruimte nie.
©akademia (MSW)
Bladsy 153
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 5.6.6
Rekeningkundige programmatuur
Rekeningkundige programmatuur is ʼn rekenaarprogram wat die rekemeester in staat stel om verskeie finansiële transaksies elektronies te boek te stel, byvoorbeeld die instandhouding van rekeningsaldo’s, asook die optrek van finansiële en bestuurstate. (http://www.ehow.com/facts_5829061_definition-accounting-software_.html). Die tipe programmatuur wat in ʼn onderneming geïmplementeer word, hang af van die grootte van die onderneming en die aard van die sakebedrywighede. Alhoewel rekeningkundige programmatuur die geldigheid en akkuraatheid van finansiële inligting verbeter, is die rekenmeester steeds daarvoor verantwoordelik om te verseker dat die inligting van so ʼn aard is dat dit ʼn redelike weergawe van die onderneming se finansiële stand is. Daar is ʼn wye verskeidenheid van rekeningkundige programmatuur in die mark beskikbaar wat voldoen aan die vereistes vir ʼn doeltreffende gerekenariseerde rekeningkundige stelsel. Rekeningkundige programmatuur word gebruik om die volgende belangrike bedryfstransaksies te boek te stel: •
Rekeninge ontvangbaar
•
Rekeninge betaalbaar
•
Die verwerking van salarisse
•
Die verwerking van belastingtransaksies
•
Die invordering van skulde
•
Die byhou van tydstate ten opsigte van die aantal ure gewerk
Die verskillende soorte rekeningkundige programmatuur kan wissel van baie eenvoudig tot baie kompleks, met ʼn wesenlike verskil in die prys van die verskillende pakkette. Wanneer daar op rekeningkundige programmatuur besluit word, moet die onderneming die aard van sy rekeningkundige stelsel in ag neem, asook wat die behoeftes van die onderneming is. Die verskillende tipes programmatuur kan in die volgende kategorieë ingedeel word: Persoonlike rekeningkundige programmatuur Persoonlike rekeningkundige programmatuur is programmatuur wat hoofsaaklik gebruik word om huishoudelike begrotings te bestuur. Sommige rekeningkundige ©akademia (MSW)
Bladsy 154
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk programmatuur stel gebruikers in staat om d.m.v. die program toegang tot hulle bankrekeninge te verkry. Sodoende is dit nie nodig om al die transaksies in die program in te lees nie. Laevlak rekeningkundige programmatuur Hierdie tipe rekeningkundige programmatuur word hoofsaaklik in klein sakeondernemings gebruik in die prosessering van saketransaksies, soos die skep van fakture, rekonsiliasies van rekeninge en die prosessering van salarisse. Middelvlak rekeningkundige programmatuur Hierdie rekeningkundige programmatuur word gebruik om verskeie bedryfsfunksies wat noodsaaklik is vir bestuursrekeningkunde uit te voer. Hierdie tipe programmatuur word gekombineer met inligtingbestuurstelsels, verslagdoeningsdatabasisse, ens. Hoëvlak rekeningkundige programmatuur Hierdie tipe rekeningkundige programmatuur is baie meer kompleks, en daarom ook heelwat duurder. Hierdie programmatuur word gebruik in groot sakeondernemings, waar ʼn groot aantal saketransaksies verwerk moet word, en beskik oor sekere gesofistikeerde opsies. Hoewel hierdie hoëvlak rekeningkundige programmatuur gewoonlik van ʼn verskaffer aangekoop kan word, ontwikkel sommige maatskappye hulle eie rekeningkundige programmatuur wat doelgemaak aan al hulle inligtingsbehoeftes voldoen (http://www.ehow.com/list_5912048_different-types-accounting-software-packages.html). Die gewildste rekeningkundige programmatuur wat tans in die mark beskikbaar is, is: •
Softline Pastel
•
Quickbooks
•
Netsuite
•
SAP
Rekeningkundige programmatuur het al die voordele van ʼn gerekenariseerde rekeningkundige stelsel, soos hierbo bespreek. Die volgende voordele word kortliks weer uitgelig:
©akademia (MSW)
Bladsy 155
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Rekeningkundige programmatuur stel die onderneming in staat om finansiële
•
inligting te verskaf wat tydig en akkuraat is – letterlik deur die druk van ʼn knoppie op die rekenaarsleutelbord. •
Rekeningkundige programmatuur vereenvoudig die proses van boekhouding.
•
Rekeningkundige programmatuur dra by tot die instandhouding van belastingrekords, asook die berekening van belasting wat benodig word om belastingopgawes in te vul. Alhoewel die rekenmeester steeds die finansiële state en bestuursverslae moet
•
deurgaan vir moontlike foute, kom dit baie minder voor as in ʼn geskrewe rekeningkundige stelsel. (Business-accounting-guides.com, 2011. http://business-accounting-guides.com/smallbusiness-accounting-software)
Praktiese oefening 5.3 a. Doen verdere navorsing ten opsigte van die volgende rekeningkundige programmatuur en weeg die verskille teen mekaar op: o
Pastel
o
Quickbooks
o
Netsuite
o
SAP
b. Skryf ʼn verslag aan jou bestuurder, waarin jy jou bevindinge hierbo uiteensit. c. Doen verdere navorsing ten opsigte van moontlike ander rekeningkundige programmatuur wat sakeondernemings kan implementeer om die sakebedrywighede te vergemaklik.
©akademia (MSW)
Bladsy 156
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Gevallestudie 5.1 Clinical Trial Billing A teaching hospital operating a large research department was a co-investigator participating in several clinical trials. While the researchers were diligently focused on their clinical responsibilities, they were often challenged to manage associated accounting and financial duties. Because the hospital’s billing system was not designed to manage clinical trials, the clinic had devised a system managed by paperbased log books, electronic spreadsheets and e-mail messages between clinical and admistrative staff. As the number of trials increased, the research department realized that they were falling behind in their billing. Because of inefficiencies, manual labor cost was high. Invoices were often issued late and documentation was incomplete. The lab was never sure if the billing department issued invoices or received payment from study sponsors. A review of the process quickly showed that the hospital’s internal billing workflow for clinical trials was inconsistent and varied from one trial to the next – the result of various administrators implementing their own systems. The research department, clinic, and the hospital’s billing department required a consistent workflow system that would provide greater visibility into the status of completed milestones, invoices and payments. To address these requirements, Coping System implemented a milestone tracking and billing workflow system based on the Delta Core Server and Delta Accounting modules. The system tracks patients as they enroll and complete each step in a multiple milestone clinical trial. Payments are determined automatically by assigning a predetermined fee to each milestone and notifying the hospital billing department to issue invoices to the sponsor as patients complete each step. A user-friendly website allows researchers and accounting staff to simultaneously view payment statuses for each trial and sponsor, facilitating cooperation between the groups. (http://www.copingsystems.com/case_study-cta.html) Beantwoord die volgende vrae na aanleiding van die bogenoemde gevallestudie: 1. Wat was die hoofoorsaak van die probleme wat die navorsingsdepartement ©akademia (MSW)
Bladsy 157
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
ondervind het met betrekking tot die uitstuur van die fakture vir kliniese proewe wat deur die navorsers gedoen is? 2. Watter probleme kan ondervind word indien daar nie ʼn goeie rekeningkundige stelsel in plek is by ʼn sakeonderneming nie? 3. Watter oplossing is gevind vir die probleme van die opleidingshospitaal? 4. Watter voordele hou die implementering van ʼn goeie rekeningkundig stelsel en rekeningkundige programmatuur vir die opleidingshospitaal in?
5.6.7
Rekeningkundige metodes
Rekeningkundige metodes word gebruik om ʼn rekeningkundige stelsel in ʼn sakeonderneming te implementeer. Nadat die bestuur op ʼn betrokke rekeningkundige stelsel – gerekenariseerd of geskrewe – besluit het, sal rekeningkundige metodes gebruik word wanneer die stelsel geïmplementeer word. Daar is verskeie funksies waarvoor die rekeningkundige stelsel aangewend word, naamlik die optekening, klassifisering, ontleding, opsomming, interpretering en aanbieding van tydige akkurate finansiële inligting, sodat belangrike finansiële en ander besluite geneem kan word. Daar word onderskei tussen twee hoof rekeningkundige metodes (Dummies.com, 2011. http://www.dummies.com/how-to/content/understanding-accounting-methods.html): •
Die kontantbasis rekeningkundige metode
•
Die toevallingsgrondslag rekeningkundige metode
Hierdie twee rekeningkundige metodes bepaal hoofsaaklik hoe die onderneming se saketransaksies – inkomstes en uitgawes – te boek gestel word. Die metodes moet met groot omsigtigheid toegepas word om foute uit te skakel.
Die kontantbasis rekeningkundige metode
Die kontantbasis rekeningkundige metode kan gedefinieer word as die metode waarop uitgawes en inkomstes in die finansiële rekords te boek gestel word wanneer die gelde in die bankrekening ontvang word of uit die bankrekening betaal word. Die kontantbasis rekeningkundige metode kan aan die hand van die volgende voorbeeld verduidelik word.
©akademia (MSW)
Bladsy 158
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Voorbeeld 5.2 Sarel is ʼn boukontrakteur wat besig is met die bou van ʼn inkopiesentrum in die plaaslike dorp. Sarel het in Mei betaling ontvang ten opsigte van ʼn faktuur wat hy uitgereik het vir werk wat reeds in Januarie gedoen is. Sarel se saketransaksies word op grond van die kontantbasis rekeningkundige metode verantwoord. Aangesien Sarel die gelde eers in Mei ontvang het – al was die werk reeds in Januarie voltooi – sal die ontvangstes eers deel uitmaak van die Inkomstestaat van Mei, omdat die gelde eers werklik in Mei ontvang is. Hierdie rekeningkundige metode word meestal gebruik deur klein sakeondernemings omdat dit die rekeningkundige proses vergemaklik.
Die toevallingsgrondslag rekeningkundige metode Die toevallingsgrondslag rekeningkundige metode is presies die teenoorgestelde van die kontantbasis rekeningkundige metode. Die toevallingsgrondslag rekeningkundige metode beteken dat inkomstes en uitgawes te boek gestel word in die rekeningkundige rekords van die onderneming wanneer die transaksie plaasgevind het, en nie wanneer die gelde ontvang of betaal word nie. Die toevallingsgrondslag rekeningkundige metode kan aan die hand van die volgende voorbeeld verduidelik word.
Voorbeeld 5.3 Gestel Sarel se saketransaksies word op grond van die toevallingsgrondslag in die finansiële rekords aangeteken. Die faktuur is dus reeds in Januarie uitgereik, met ander woorde die inkomste het die onderneming reeds toegeval in Januarie en is so in die rekeningkundige stelsel opgeneem. Sarel ontvang betaling vir hierdie faktuur egter eers in Mei, met ander woorde die gelde word eers werklik in Mei ontvang vir dienste gelewer in Januarie. Omdat die toevallingsgrondslag rekeningkundige metode hier geïmplementeer is, beteken dit dat Sarel sy transaksies te boek moet stel wanneer die transaksie plaasgevind het, en nie wanneer die gelde ontvang of betaal word nie. Die transaksie sal dus in die Inkomstestaat van Januarie aangeteken word en nie eers in Mei nie. ©akademia (MSW)
Bladsy 159
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Ooreenkomstig die AARP (Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Praktyk) word groot genoteerde maatskappye verplig om die toevallingsgrondslag toe te pas in die voorbereiding van hulle finansiële state.
Praktiese oefening 5.4 Na aanleiding van bogenoemde bespreking, dui telkens in die volgende gevalle aan watter rekeningkundige metode gebruik word – die kontantbasis rekeningkundige metode of die toevallingsgrondslag metode. a. Minnie het haar eie sakeonderneming so ʼn jaar gelede begin. Sy is dus die
eienaar van ʼn klein sakeonderneming. Sy is besig om fakture vir al haar kliënte voor te berei vir werk wat sy gedurende die maand van Desember verrig het. Al die fakture word op die 31ste Desember uitgestuur. Een van haar kliënte ondervind egter ʼn finansiële krisis en gaan ʼn ooreenkoms met Minnie aan dat hulle eers in Februarie in staat sal wees om die rekening te vereffen. Die bedrag beloop R2 000. Minnie se totale inkomste vir die maand van Februarie sluit ʼn bedrag van R2 000 in, vir dienste gelewer in Desember. Watter rekeningkundige metode is hier gebruik? b. Daniël huur ʼn klein kantoortjie in ʼn groot kantoorblok in Sandton teen R15 000 ʼn
maand. Daniël se huur vir die maand van April beloop R15 000, maar omdat Daniël gewoonlik sy huur voortuitbetaal, is die huuruitgawe vir April reeds in Maart betaal. Die huuruitgawe in Maart was R15 000. Hierdie uitgawe was egter die huur vir April wat reeds in Maart betaal is. Watter rekeningkundige metode het Daniël hier toegepas met die aantekening van sy saketransaksies?
©akademia (MSW)
Bladsy 160
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 5.7
Hulpbronne wat gebruik word in die rekeningkundige omgewing
Rekeningkunde bestaan hoofsaaklik uit boekhouding, belastingberekeninge en finansiële beplanning en kan gesien word as die proses waardeur verskillende tipes inligting aan ʼn verskeidenheid gebruikers voorsien word. ʼn Doeltreffende rekeningkundige stelsel moet in staat wees om inligting te verskaf wat relevant, tydig en akkuraat is. Rekeningkundige hulpbronne sluit enige iets in wat doeltreffend in die onderneming aangewend kan word om saketransaksies vinnig en akkuraat te boek te stel en die bestuur behulpsaam kan wees om die onderneming doeltreffend te bestuur. Dit kan enige iets wees van seminare tot handige webtuistes. Aanlyn rekeningkundige hulpbronne kan baie nuttig wees. So is daar webtuistes waar kursusse aangebied word in sekere basiese konsepte van rekeningkunde, byvoorbeeld boekhoudingsmetodes, finansiële beplanning en hoe om hierdie suksesvol in die onderneming te integreer (A. Burke, 2011. http://www.ehow.com/list_6683764_onlineaccounting-resources.html). Die volgende rekeningkundige hulpbronne kan gebruik word om die taak van die bestuur en werknemers te vergemaklik. 5.7.1
Rekeningkundige programmatuur as hulpbron
Daar is ʼn wye verskeidenheid rekeningkundige programmatuur beskikbaar, wat deur ondernemings benut kan word – die tipe programmatuur sal afhang van die grootte en behoeftes van die onderneming (verwys weer na Par 5.5.6 hierbo vir meer besonderhede). Omdat finansiële inligting vinnig en maklik beskikbaar is, stel rekeningkundige programmatuur die bestuur van ʼn onderneming in staat om tydige en ingeligte besluite te neem. So kan die finansiële bestuurder van ʼn onderneming ʼn debiteureverslag van ʼn bepaalde tydperk aanvra wat hom in staat sal stel om besluite te neem ten opsigte van die invordering van uitstaande debiteure. Sommige rekeningkundige programmatuur bied die moontlikheid om bankstate direk in die program op te neem, wat beteken dat die rekenmeester nie nodig sal hê om die bankstate self in te lees nie. Hy/sy kan dus die tyd meer nuttig spandeer deur, byvoorbeeld, die opstel van begrotings, ens. Deur die bankstate van ʼn onderneming weekliks in die stelsel op te neem, sal beteken dat daar beter beheer oor die kontantvloei van ʼn onderneming uitgeoefen kan word. Een so ʼn program is Softline Pastel.
©akademia (MSW)
Bladsy 161
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 5.7.2
Rekeningkundige stelsels
ʼn Rekeningkundige stelsel is ʼn geskrewe of ʼn gerekenariseerde rekeningkundige metode wat gebruik word in die onderneming om finansiële data te versamel, te boek te stel en op ʼn verstaanbare wyse aan gebruikers beskikbaar te stel. Finansiële data word geallokeer, sodat daar nie elke keer deur al die data gegaan hoef te word, om by die inligting uit te kom wat benodig word nie. Verslae kan dus getrek word gebaseer op die tipe inligting wat benodig word. Die rekeningkundige stelsel kan dus ʼn invloed hê op die winsgewendheid van ʼn sakeonderneming, aangesien die bestuur besluite neem gegrond op die inligting verkry vanaf die finansiële stelsel. Dit is belangrik dat die rekeningkundige stelsel wat die onderneming gebruik, ʼn akkurate prentjie verskaf ten opsigte van die finansiële stand van die onderneming. Malburg (2003. http://www.businesstown.com/accounting/basic-components.asp) som die belangrikheid van ʼn doeltreffende rekeningkundige stelsel saam in die volgende stelling: Think of the accounting system as a wheel whose hub is the general ledger (G/L). Feeding the hub information are the spokes of the wheel. These include: •
Accounts receivable
•
Accounts payable
•
Order entry
•
Inventory control
•
Cost accounting
•
Payroll
•
Fixed assets accounting
5.7.3
Rekeningkundige standaarde
Die Internasionale Finansiële Rekeningkundige Verslagdoeningstandaarde (International Financial Reporting Standards – IFRS) en die Algemene Aanvaarde Rekeningkundige Praktyk (AARP) is twee verskillende standaarde vir rekeningkundige prosesse, naamlik die teboekstelling en openbaarmaking van finansiële data. Die IFRS is internasionale finansiële verslagdoeningstandaarde, wat standaarde, raamwerke en interpretasies is van rekeningkundige beginsels, soos uiteengesit deur die Internasionale Rekeningkundige Standaarde Raad (International Accounting Standards Body - IASB).
©akademia (MSW)
Bladsy 162
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Die AARP is ook standaarde, raamwerke en interpretasies van rekeningkundige beginsels, maar gebaseer op ʼn algemene en plaaslike rekeningkundige perspektief. Alhoewel beide IFRS en AARP dieselfde doelwitte het, is daar ʼn verskille tussen die twee rekeningkundige raamwerke. Finansiële state wat in ooreenstemming met AARP opgestel is, vergelyk nie goed, indien dit vergelyk word met finansiële state wat opgestel is in ooreenstemming met IFRS nie. IFRS is grootliks die maatstaf wat gebruik word wanneer die finansiële state van maatskappye opgestel word wat op die aandelebeurs genoteer is. Vir die opstel van finansiële state van gewone beslote korporasies wat nie op die aandelebeurs genoteer is nie, is AARP heeltemal voldoende. (Par. 6.5.3 in Studie-eenheid 6 bied ʼn volledige bespreking van die IFRS.) 5.7.4
Rekeningkundige/Professionele liggame
Daar is verskeie professionele liggame wat die onderskeie professies verteenwoordig. Om aan een of selfs meer as een van hierdie liggame te behoort, kan voordelig wees, omdat hulle gereeld seminare hou, waar die lede op die hoogte gebring word met veranderinge in wetgewing, ens. Alhoewel die lede reeds in die praktyk is, word daar van hulle verwag om kursusse by te woon en opleeswerk te doen in finansiële tydskrifte, en ander vakspesifieke bronne, ten einde hulle kennis van die praktyk te verbreed. Lidmaatskapgelde van sommige van hierdie liggame sluit professionele versekering (professional indemnity insurance) in. Hierdie versekering beskerm die rekenmeester teen moontlike eise wat teen hom ingestel kan word, terwyl hy optree in sy hoedanigheid as rekenmeester/ouditeur. Vir ʼn individue om lidmaatskap van een van hierdie liggame te bekom, word daar eers ʼn kwalifiserende eksamen geskryf. Van die bekendste Rekeningkundige/Professionele liggame is die volgende:
•
SAIPA - South African Institute of Professional Accountants (Suid Afrikaanse Instituut van Professionele Rekenmeesters)
•
SAICA – South African Institute of Chartered Accountants (Suid-Afrikaanse Instituut van Geoktrooieerde Rekenmeesters)
•
SAIT – South African Institute of Tax Practitioners (Suid-Afrikaanse Instituut van Belastingpraktisyns)
©akademia (MSW)
Bladsy 163
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
CIMA – Chartered Institute of Management Accountants (Geoktrooieerde Instituut van Bestuursrekenmeesters)
(http://www.saipa.co.za/) 5.7.5
Internetskakels van handige webtuistes
Die volgende Internetskakels (links) is hulpbronne wat die eienaar van ʼn klein sakeonderneming handig kan gebruik in die uitvoering van bedryfsaktiwiteite.
Tabel 5.6: Nuttige webtuistes
Die Departement van Handel en Nywerheid http://www.dti.gov.za Die Departement van Handel en Nywerheid is gemoeid met die verbetering van die land se ekonomie deur middel van bemarking, verbruikersbeskerming en ook korporatiewe regulering. In Suid Afrikaanse kan die departement ook wysigings aan invoertariewe en produkregulasies op wetgewingsvlak onderhandel. Entrepeneurskap word deur die departement aangemoedig en ondersteun deur middel van toelae aan kleinsake- en belastingaansporingsmeganismes, soos goedgekeur deur die onderskeie wetgewings (Wisegeek.com, 2011. http://www.wisegeek.com/what-does-adepartment-of-trade-and-industry-do.htm). Hierdie departement verskaf waardevolle inligting aan ondernemings wat gemoeid is in die invoer- en uitvoerbedryf.
Suid Afrikaanse Inkomste Diens (SAID) http://www.sars.gov.za Die Suid Afrikaanse Inkomste Diens wat gemoeid is met die belastingsake in die land, is ʼn belangrike hulpbron vir enige onderneming. Registrasie t.o.v. belastingpligtigheid kan op die webtuiste gedoen word en navrae kan aan SAID gerig word t.o.v. enige
©akademia (MSW)
Bladsy 164
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
belastingaangeleentheid.
Departement van Arbeid http://www.labour.gov.za Hierdie webtuiste verskaf inligting rondom die Arbeidsreg en enige ander arbeidsaangeleentheid. Dit is veral ʼn handige hulpbron vir enige onderneming, aangesien dit inligting verskaf ten opsigte van werknemers se regte, pligte, ens. SAID E-liassering http://www.sarsefiling.gov.za Hierdie funksie van die SAID is baie handig wanneer ʼn onderneming se BTW (Belasting op Toegevoegde Waarde) opgawes, Lopende betaalstelsel (pay as you earn – PAYE) opgawes en ook die Inkomstebelastingopgawes ingedien moet word. Gebruikers kan elektronies al hierdie opgawes aan SAID stuur – baie tyd word op hierdie wyse gespaar.
Praktiese oefening 5.4 Eddie besit ʼn klein sakeonderneming wat versnaperinge voorsien aan sakeondernemings in Sandton. Eddie ondervind egter die volgende probleme in die hantering van sy sakebedrywighede: 1. Elke tweede maand moet Eddie ʼn BTW opgawe per hand voltooi en ʼn hele dag van die werk afneem om die opgawe by die SAID in te dien. Watter voorstel kan jy aan Eddie maak om hierdie takie te vergemaklik? 2. Eddie het nie ʼn bankrekening nie. Al sy geld word dus in sy kluis by sy huis toegesluit. Wanneer hy betalings moet maak, moet hy self na die bank toe gaan en ʼn depositostrokie invul. Watter voorstelle kan jy aan Eddie maak om die betaling van fakture, ens. te vergemaklik? 3. Watter voorstelle kan jy nog maak t.o.v. hulpbronne beskikbaar wat hom sal help om sy onderneming meer winsgewend te maak?
©akademia (MSW)
Bladsy 165
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 5.8
Samevatting
ʼn Rekeningkundige stelsel kan gedefinieer word as ʼn stel geskrewe en gerekenariseerde rekeningkundige metodes, prosedures en kontroles wat in die sakeonderneming geïmplementeer word om rekeningkundige funksies te verrig. ʼn Rekeningkundige stelsel moet die finansiële personeel van ʼn onderneming in staat stel om die volgende funksies te kan verrig: •
Die insameling van rekeningkundige data.
•
Die teboekstelling van rekeningkundige data.
•
Die klassifisering van rekeningkundige data.
•
Die ontleding van die rekeningkundige data.
•
Die opsomming van die rekeningkundige data in finansiële state en bestuursverslae.
•
Die interpretering van die finansiële data, soos uiteengesit in die finansiële state.
•
Die aanbieding van die finansiële inligting in bestuursverslae, sodat belangrike besluite geneem kan word.
Rekeningkundige programmatuur maak dit moontlik om rekeningkundige transaksies te boek te stel en te prosesseer Hierdie rekeningkundige transaksies word verwerk binne sekere grootboekrekeninge (byvoorbeeld rekeninge betaalbaar, rekeninge ontvangbaar, die prosessering van lone en salarisse en die proefbalans). Wanneer die bestuur van ʼn onderneming oorweeg om rekeningkundige programmatuur in die onderneming te implementeer, is dit belangrik om dit te doen aan die hand van die onderneming se rekeningkundige stelsel, asook die behoeftes van die onderneming. Die regte besluit in hierdie opsig kan bydrae tot kostedoeltreffende tydsbenutting in die hantering van die onderneming se finansies.
©akademia (MSW)
Bladsy 166
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 5.9
Selfevaluering
Aktiwiteit 6 Jy is die senior finansiële rekenmeester van ʼn gevestigde maatskappy in Rosebank, Johannesburg. a. Omdat jou werkslading toegeneem het, is daar besluit om ʼn junior rekenmeester aan te stel wat jou sal help met jou pligte en verantwoordelikhede. Tydens die onderhoud, stel die jong rekemeester die volgende vrae aan jou met betrekking tot die rekeningkundige stelsel wat tans in die onderneming geïmplementeer is. •
Wat is die verskillende komponente van die rekeningkundige stelsel wat tans geïmplementeer is?
•
Die nuwe rekenmeester wil by jou weet wat sy verpligtinge gaan wees. Watter verantwoordelikhede sal jy aan hom toeken?
b. Die bestuur van die onderneming is baie konserwatief in hulle denke en het tot dusver die geskrewe rekeningkundige stelsel gebruik. Doen aan hulle ʼn voorlegging waarin jy aanbeveel dat ʼn gerekenariseerde rekeningkundige stelsel geïmplementeer word. c. Na aanleiding van jou voorlegging het hulle aan jou gevra om vier moontlike rekeningkundige programmatuur aan te beveel.
©akademia (MSW)
Bladsy 167
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Notas
Šakademia (MSW)
Bladsy 168
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Studie-eenheid 6: Rekeningkundige verslagdoening
6.1
Studie-eenheid leeruitkomstes
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 6 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •
Die belangrikheid van verslagdoening in die sakeonderneming
•
Die verslagdoeningsvereistes van toepassing op transaksies
•
Die verskillende verslae in verslaggewing
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
Die belangrikheid van verslaggewing in die sakeonderneming te verduidelik.
•
Te onderskei tussen die verskillende verslagdoeningsvereistes wat van toepassing is op bepaalde saketransaksies.
•
Die verskillende verslae wat gebruik word in die verslagdoening van finansiële transaksies te beskryf.
•
Die formate van die verskillende verslagdoeningsverslae te vergelyk.
©akademia (MSW)
Bladsy 169
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 6.2
Verrykende bronne •
Allen, K. 2011. Reading an Annual Report. http://www.dummies.com/howto/content/reading-an-annual-report.html
•
Business Accounting Guides. 2011. A Look at the Balance Sheet Format. http://business-accounting-guides.com/balance-sheet-format/
•
College Accounting Coach. 2010. Format of statement in changes of equity. http://basiccollegeaccounting.com/format-of-statement-of-changes-in-equity/
•
DifferenceBetween.net. 2011. Difference between GAAP and IFRS. http://www.differencebetween.net/business/difference-between-gaap-and-ifrs/
•
eHow.com. 2011. What is a Publicly Traded Company? http://www.ehow.com/facts_4912495_what-publicly-traded-company.html
•
Harold Averkamp. 2011. Cash Flow Statement. http://www.accountingcoach.com/online-accounting-course/06Xpg01.html
•
WiseGEEK. 2011. What is an Annual Report? http://www.wisegeek.com/what-isan-annual-report.htm
6.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord
Omskrywing
Analitiese verslag
ʼn Analitiese verslag neem ʼn probleem, idee of saak en verdeel dit in verskillende dele sodat elke afdeling ondersoek kan word, ten einde vas te stel wat die aard en omvang van die probleem, idee of saak is en hoe die dele bymekaar pas. ʼn Goeie analitiese verslag vereis deeglike navorsing, kritiese denke en dan die duidelike kommunikasie van die idees/insigte waarmee vorendag gekom word.
Bedryfsverslag
ʼn Bedryfsverslag is ʼn dokument wat inligting aan spesifieke gebruikers voorsien. Die verslag kan inligting bevat oor die onderneming se kliëntediens, nuwe bemarkingbenaderings wat die onderneming in die afgelope jaar gevolg het en in die
©akademia (MSW)
Bladsy 170
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
toekoms gaan volg, asook watter finansiële plan en begroting in die vooruitsig gestel word vir die volgende jaar. Finansiële state
ʼn Finansiële staat is ʼn dokument of instrument wat die finansiële aktiwiteite van ʼn sakeonderneming te boek stel en uiteensit, sodat die gebruikers van hierdie inligting dit makliker kan verstaan. Die finansiële state van ʼn onderneming gee ʼn aanduiding van die onderneming se finansiële sterkpunte en swakpunte.
Inligtingsverslag
Die inligtingsverslag is ʼn dokument wat deur kredietburo’s verskaf word ten opsigte van ʼn onderneming se geskiedenis, kredietwaardigheid, betalingsbeleid, asook die betrokke onderneming se finansiële status – winsgewendheid en stabiliteit. (http://www.businessdictionary.com/definition/businessinformation-report.html)
Internasionale
Die Internasionale Finansiële Verslagdoeningstandaarde
Finansiële
(International Financial Reporting Standards – IFRS) is ʼn stel
Verslagdoening-
riglyne, reëls en regulasies wat daargestel is deur die
standaarde
Internasionale Rekeningkundige Standaarde Raad (International Accounting Standards Board – IASB). Sakeondernemings moet hierdie standaarde implementeer en toepas met die opstel van die jaarlikse finansiële state. Die ontwikkeling van internasionale rekeningkundige standaarde stel beleggers, sakeondernemings en owerhede in staat om IFRS-gebaseerde finansiële state met mekaar te vergelyk.
Jaarverslag
ʼn Jaarverslag kan gedefinieer word as ʼn staat wat voorberei word deur openbare maatskappye en versprei word aan die maatskappy se werknemers, kliënte, aandeelhouers en die algemene publiek. Die inhoud van ʼn jaarverslag verskaf inligting ten opsigte van die maatskappy se finansiële stand, veranderinge wat in die volgende jaar in die maatskappy gaan plaasvind, asook wie die bestuurpersoneel van die
©akademia (MSW)
Bladsy 171
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
maatskappy is. Die belanghebbende partye, soos die aandeelhouers, kan dus hierdie jaarverslag gebruik om belangrike besluite te neem. Navorsingsverslag
ʼn Navorsingsverslag is ʼn dokument gebaseer op navorsingswerk wat gedoen is deur ʼn individu of deur ʼn groep individue, ten opsigte van ʼn bepaalde probleem. Sommige maatskappye het hulle eie navorsingsdepartement wat gebruik word om, byvoorbeeld, navorsing te doen oor ʼn nuwe produk wat die onderneming wil loods, of ʼn bepaalde diens wat hulle in die toekoms wil lewer.
Nie-statutêre
Nie-statutêre verslae is verslae wat ʼn onderneming nie aan die
verslag
publiek hoef beskikbaar te stel nie. Hierdie tipe verslae kan voorberei en beskikbaar gestel word aan individue of ondernemings soos bepaal deur die onderneming self.
Roetine verslag
ʼn Roetine verslag is ʼn dokument wat van tyd tot tyd voorberei word en deur die bestuur van ʼn onderneming benodig word vir die neem van belangrike besluite. Die hoofdoelwit van ʼn roetine verslag is om die bestuur van die onderneming op die hoogte te hou van die bedrywighede in die onderneming; wat die vordering t.o.v. die verwesenliking van die onderneming se doelwitte is, asook watter stappe geneem is om die doelwitte van die onderneming te bereik.
Spesiale verslag
ʼn Spesiale verslag word gebruik om verslag te doen oor spesiale aangeleenthede, byvoorbeeld ʼn fabrieksbestuurder kan ʼn spesiale verslag aanvra in die geval van ʼn noodlottige ongeluk in die fabriek wat die lewe van een van die werksmense geëis het. Hierdie tipe verslae is baie gedetailleerd en bevat voorstelle, opmerkings en verduidelikings.
Statutêre verslag
ʼn Statutêre verslag is ʼn dokument wat aan die publiek beskikbaar gestel moet word, soos bepaal deur die wetgewing van ʼn land, byvoorbeeld die finansiële state van ʼn openbare maatskappy.
©akademia (MSW)
Bladsy 172
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 6.4
Inleiding
Die bestuur van ʼn sakeonderneming neem belangrike besluite gegrond op die inligting in die bedryfsverslae. Hulle doen beplanning en neem besluite ten opsigte van, byvoorbeeld, die opstel van begrotings; bemarking; die aankoop van voorraad; die aanstel van nuwe personeel, ens. Die inligting benodig vir hierdie besluite word verkry uit die bedryfsverslae, wat gewoonlik maklik is om te verstaan en meer geredelik beskikbaar is wanneer daar besluite geneem moet word. Bedryfsverslae moet dus die inligting op ʼn eenvoudige en verstaanbare manier kommunikeer. Bedryfsverslae word ooreenkomstig funksie en formaat gekategoriseer. Daar is sekere standaarde en vereistes vir die voorbereiding van die finansiële state van ʼn onderneming en die verslagdoening van inligting. Die Internasionale Rekeningkundige Standaarde Raad het die Internasionale Finansiële Verslagdoeningstandaarde daargestel, wat ʼn stel riglyne, reëls en regulasies neerlê vir die opstel van die jaarlikse finansiële state van ʼn onderneming. Die ontwikkeling van internasionale rekeningkundige standaarde stel beleggers, sakeondernemings en owerhede in staat om IFRSgebaseerde finansiële state van verskillende ondernemings makliker met mekaar te vergelyk. Die Algemene Aanvaarde Rekeningkundige Praktyk (AARP) stel ook riglyne en standaarde vir die hantering van saketransaksies in ʼn onderneming Finansiële rekeningkunde is ʼn gespesialiseerde veld van rekeningkunde, wat ʼn onderneming in staat stel om transaksies te boek te stel, op te som en openbaar te maak in finansiële state. Die openbaarmaking van die finansiële inligting in die finansiële state van ʼn onderneming word gebaseer op gestandaardiseerde riglyne, soos uiteengesit in die IFRS en AARP. 6.5
Die belangrikheid van verslagdoening
Bedryfsverslae is belangrik vir die suksesvolle bestuur van ʼn sakeonderneming. Dit bevat inligting en syfers wat ontleed en geïnterpreteer moet word, alvorens besluite geneem kan word. So doen die bestuur beplanning ten opsigte van : •
Die opstel van begrotings;
•
die aankoop van nuwe voorraad;
•
die aanstel van nuwe personeel; en
•
bemarkingsaksies.
©akademia (MSW)
Bladsy 173
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Die inligting benodig vir hierdie besluite word verkry uit die bedryfsverslae, wat gewoonlik maklik is om te verstaan en meer geredelik beskikbaar is wanneer daar besluite geneem moet word. Bedryfsverslae moet dus die inligting op ʼn eenvoudige en verstaanbare manier kommunikeer (Michael, 2011.http://officeguru.blogliterature.com/freetemplates/different-types-of-business-reports.html). Wat presies is ʼn bedryfsverslag? ʼn Bedryfsverslag is ʼn dokument wat inligting aan spesifieke gebruikers voorsien. Die verslag kan inligting bevat oor die onderneming se kliëntediens, nuwe bemarkingbenaderings wat die onderneming in die afgelope jaar gevolg het en in die toekoms gaan volg, asook watter finansiële plan en begroting in die vooruitsig gestel word vir die volgende jaar. Daar is verskeie formate vir bedryfsverslae, hoewel daar tog ten opsigte van sekere afdelings in die verslae gestandaardiseer word (Mary Jane, 2011. http://www.ehow.com/info_7758187_definition-business-reports.html). ʼn Jaarlikse bedryfsverslag staan ook bekend as ʼn finansiële verslag. In hierdie verslag word die finansiële inligting van ʼn onderneming uiteengesit en geopenbaar in die vorm van grafieke en syfers. Hierdie finansiële inligting is belangrik vir die beleggers in ʼn maatskappy, asook ander belangegroepe (soos personeel) en om die finansiële stand van die onderneming te bevorder (Mary Jane, 2011. http://www.ehow.com/info_7737326_main-topics-annual-business-report.html). 6.5.1
Verskillende tipes bedryfsverslae
Daar is verskeie tipes bedryfsverslae. Elke verslag word saamgestel vir ʼn spesifieke doel en bevat inligting wat aan die inligtingsbehoefte van bepaalde gebruikers moet voldoen (MBA Knowledge Base, 2011. http://www.mbaknol.com/businesscommunication/different-types-of-reports-used-in-business/). Bedryfsverslae kan geklassifiseer word in twee hoofkategorieë, naamlik: •
Volgens funksie
•
Volgens formaat
©akademia (MSW)
Bladsy 174
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Onderstaande diagram verduidelik hoe bedryfsverslae in ʼn onderneming gekategoriseer word:
Inligtingsverslag
Volgens funksie
Analitiese verslag
Navorsingsverslag Bedryfsverslae
Statutêre verslag
- Roetineverslag - Spesiale verslag
Volgens formaat Nie-statutêre verslag (Vrywillige verslag)
- Roetineverslag - Spesiale verslag
Figuur 6.1: ʼn Hiërargiese uiteensetting van die verskillende tipes bedryfsverslae in ʼn sakeonderneming (Outeur, 2011) Elk van die tipe verslae sal vervolgens bespreek word: Inligtingsverslag Die inligtingsverslag is ʼn dokument wat deur kredietburo’s verskaf word, ten opsigte van ʼn onderneming se geskiedenis, kredietwaardigheid, betalingsbeleid, asook die betrokke onderneming se finansiële status – winsgewendheid en stabiliteit. ʼn Inligtingsverslag bied bloot inligting – geen oordeel of voorstelle word aangebied nie. ʼn Tipiese inligtingsverslag verskaf inligting ten opsigte van die aantal werknemers in ʼn onderneming, asook hulle pligte en verantwoordelikhede. Hierdie tipe verslag kan voorberei word op ʼn weeklikse, maandelikse, kwartaallikse of jaarlikse basis (Michael, 2011. http://officeguru.blogliterature.com/free-templates/different-types-of-businessreports.html). Die onderstaande is ʼn voorbeeld van ʼn tipiese inligtingsverslag geneem uit die jaarlikse verslag van ABN AMRO Groep N.V. In hierdie verslag word elke lid se verantwoordelikhede uiteengesit, asook watter posisie hy/sy in die maatskappy beklee. (http://www.abnamro.com/en/images/020_About_ABN_AMRO/080_Reports_and_Revie ws/2010_Annual_Report.pdf)
©akademia (MSW)
Bladsy 175
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Voorbeeld 6.1
Van links na regs: Johan van Hall; Chris Vogelzang; Joop Wijn; Wietze Reehoorn; Jan van Rutte; Caroline Princen en Gerrit Zalm
Besturende Raad
Hoof verantwoordelikheid
Gerrit Zalm (58, M)
Voorsitter
Jan van Rutte (60, M)
Hoof Finansiële Beampte / Ondervoorsitter
Johan van Hall (50, M)
Hoof Uitvoerende Beampte
Caroline Princen (44, V)
Integrasie, Kommunikasie en Nakoming
Wietze Reehoorn (48, M)
Hoof Risiko Beampte en Strategie
Chris Vogelzang (48, M)
Kleinhandel & Privaatbankdienste
Joop Wijn (41, M)
Kommersiële & Handelsbankdienste
Ouderdom en geslag is tussen hakkies. Alle lede van die Besturende Raad is Duits.
Die inligtingsverslag word gebruik wanneer daar medium- tot hoë risiko-bedryfsbesluite geneem moet word. Die inligtingsverslag stel die gebruiker daarvan in staat om ʼn spesifieke onderneming se sakebedrywighede, winsgewendheid en stabiliteit te ontleed en besluite, gebaseer op hierdie inligting, te neem (Armadillo.co.za, 2011. http://www.rmonline.com/I01_ccsample.htm). Die basiese funksies van die inligtingsverslag is soos volg:
©akademia (MSW)
Bladsy 176
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Om inligting te verskaf ten opsigte van die kredietwaardigheid van ʼn maatskappy. Dit is belangrike inligting wanneer ʼn individu ʼn kapitale belegging in die maatskappy wil maak of in die geval waar die maatskappy as ʼn potensiële sakevennoot oorweeg word.
•
Die maatskappy of beslote korporasie se registrasienommer sal in die inligtingsverslag verskyn. Dit is dan maklik om die bestaan van die sakeonderneming te verifieer.
•
Dit is maklik om uit die inligtingsverslag van ʼn onderneming te bepaal hoe groot die onderneming is en wat die onderneming se visie, missie en toekomsplanne is – dus die grootte, omvang en aard van die onderneming.
•
Die ervaring van die eienaars, asook die bestuur van die onderneming sal op grond van die inligtingsverslag geëvalueer kan word. Die sukses van ʼn sakeonderneming word grootliks bepaal deur die ervaring en vaardighede van die bestuur van die onderneming.
•
Potensiële beleggers kan die risiko verminder deur die inligtingsverslag van die onderneming, waarin hulle wil belê, in diepte te bestudeer.
•
ʼn Onderneming se betalingstermes en voorwaardes kan bestudeer word om vas te stel hoe vinnig hulle hul verskaffers betaal, en ook hoe vinnig die debiteure van die onderneming hulle skulde vereffen.
Analitiese verslag ʼn Analitiese verslag neem ʼn probleem, idee of saak en verdeel dit in verskillende dele sodat elke afdeling ondersoek kan word, ten einde vas te stel wat die aard en omvang van die probleem, idee of saak is en hoe die dele bymekaar pas. ʼn Goeie analitiese verslag vereis deeglike navorsing, kritiese denke en dan die duidelike kommunikasie van die idees/insigte waarmee vorendag gekom word (S. Hall, 2010. http://www.ehow.com/how_5142708_write-analytical-report.html). ʼn Analitiese verslag ondersoek dus ʼn probleem of kwessie en beveel maniere aan hoe om die probleem of kwessie te benader en op te los. Die voltooide verslag sal hoofsaaklik drie groepe lesers hê: •
Kundiges kan die metodiek en resultate van die studie ondersoek en kommentaar lewer op die uitvoerbaarheid van die voorstelle. Hulle kan dus hulle mening uitspreek en die resultate bekragtig of teëspreek.
©akademia (MSW)
Bladsy 177
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Die bestuurders wat die studie aangevra het, sal die verslag gebruik om te bepaal of die probleem, soos geïdentifiseer in die verslag, wesenlik is en of dit kostedoeltreffend sal wees om die voorstelle te implementeer.
•
Die insette van die ander bestuurders in die onderneming kan aangevra word, asook hulle mening ten opsigte van die implementering van die voorstelle en hoe dit die sakebedrywighede van die onderneming sal beïnvloed.
ʼn Analitiese verslag word dus gebruik wanneer daar moontlike probleemareas in ʼn onderneming of afdeling van die onderneming ontstaan. Die verslag word geskryf deur kundiges wat in spanne saamwerk om die probleem en oplossings vir die probleem te identifiseer. Navorsingsverslag ʼn Navorsingsverslag is ʼn dokument gebaseer op navorsingswerk wat gedoen is deur ʼn individu of deur ʼn groep individue, ten opsigte van ʼn bepaalde probleem. Sommige maatskappye het hulle eie navorsingsdepartement wat gebruik word om, byvoorbeeld, navorsing te doen oor ʼn nuwe produk wat die onderneming wil loods, of ʼn bepaalde diens wat hulle in die toekoms wil lewer. In hierdie verslag word die bevindinge van die navorsing aan die bestuur van die onderneming voorgelê met voorstelle ten opsigte van die uitvoerbaarheid van die voorstelle, en of dit wel ʼn bydrae sal maak tot die winsgewendheid van die onderneming. Die volgende webtuiste bied ʼn uitstekende voorbeeld van ʼn navorsingsprojek en die navorsingsverslag wat uitgereik is aan die einde van die projek: http://www.southernhealth.org.au/page/Research/Publications Statutêre verslag ʼn Statutêre verslag is ʼn dokument wat aan die publiek beskikbaar gestel moet word, soos bepaal deur die wetgewing van ʼn land, byvoorbeeld die finansiële state van ʼn openbare maatskappy. Die ouditeursverslag van ʼn openbare maatskappy is ʼn voorbeeld van ʼn statutêre verslag wat voorberei moet word ooreenkomstig die neergelegde formaat. Nie-statutêre verslag Nie-statutêre verslae is verslae wat ʼn onderneming nie aan die publiek hoef beskikbaar te stel nie. Hierdie tipe verslae kan voorberei en beskikbaar gestel word aan individue of ©akademia (MSW)
Bladsy 178
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk ondernemings, soos bepaal deur die onderneming self. Hierdie tipe verslae word voorberei en ingedien vir: •
administratiewe en algemene aspekte wat die besluitnemingsproses van die bestuur van ʼn onderneming vergemaklik;
•
besluitnemingsdoeleindes in sekere omstandighede;
•
beleidsformulering;
•
vooruitskattings ten opsigte van toekomstige gebeure; en
•
die doeltreffende bestuur van die onderneming se sakebedrywighede met die oog op doelwitbereiking.
Roetineverslag ʼn Roetineverslag is ʼn dokument wat van tyd tot tyd voorberei word en deur die bestuur van ʼn onderneming benodig word vir die neem van belangrike besluite. Die hoofdoelwit van ʼn roetineverslag is om die bestuur van die onderneming op die hoogte te hou van die bedrywighede in die onderneming; wat die vordering t.o.v. die onderneming se doelwitbereiking is, asook watter stappe geneem is om die doelwitte van die onderneming te bereik. Die inhoud van die roetineverslag is gewoonlik opsommend en kort. Slegs die feite met betrekking tot die bepaalde aangeleentheid word verstrek – geen opmerkings of verduidelikings word in hierdie verslae nie gegee nie. Spesiale verslag ʼn Spesiale verslag word gebruik om verslag te doen oor spesiale aangeleenthede, byvoorbeeld ʼn fabrieksbestuurder kan ʼn spesiale verslag aanvra in die geval van ʼn noodlottige ongeluk in die fabriek wat die lewe van een van die werksmense geëis het. Hierdie tipe verslae is baie gedetailleerd en bevat voorstelle, opmerkings en verduidelikings. Al die bogenoemde verslae, naamlik die inligtingsverslag, die analitiese verslag, die navorsingsverslag, die statutêre verslag, die nie-statutêre verslag, asook die roetine- en spesiale verslae, is hoofsaaklik verslae wat intern deur die sakeonderneming gebruik word. Slegs in die geval van genoteerde maatskappye, wat verplig is om statutêre verslae voor te lê, word die gewone sakeonderneming nie verplig om enige van die inligting, vervat in die verslae, aan die publiek beskikbaar te stel nie. ©akademia (MSW)
Bladsy 179
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Hierdie verslae word gebruik as hulpmiddel in die bestuur van ʼn onderneming. Daar kan van tyd tot tyd van ʼn onderneming verwag word om van hierdie inligting bekend te maak aan die Suid Afrikaanse Inkomste Diens (SAID), of aan finansiële instellings soos banke, wanneer die onderneming vir ʼn lening aansoek doen. Soos reeds genoem, word openbare maatskappy verplig om jaarverslae beskikbaar te stel aan die algemene publiek. 6.5.2
Genoteerde openbare maatskappye en jaarverslae
ʼn Jaarverslag is ʼn staat wat voorberei word deur openbare maatskappye en versprei word aan die maatskappy se werknemers, kliënte, aandeelhouers en die algemene publiek. Die inhoud van ʼn jaarverslag verskaf inligting ten opsigte van die maatskappy se finansiële stand, veranderinge wat in die volgende jaar in die maatskappy gaan plaasvind, asook wie die bestuurpersoneel van die maatskappy is. Die belanghebbende partye, soos die aandeelhouers, kan dus hierdie jaarverslag gebruik om belangrike besluite te neem. Jaarverslae word dus gebruik om inligting te kommunikeer aan die korporatiewe sakewêreld. Die hoofdoelwit van ʼn jaarverslag is om ʼn opsomming te verskaf ten opsigte van die maatskappy se finansiële stand en vordering in die jaar wat verby is, maar ook wat die maatskappy se toekomsverwagtinge is (Dummies.com, 2011. http://www.dummies.com/how-to/content/reading-an-annual-report.html). Die jaarverslag van ʼn maatskappy behoort minstens die volgende in te sluit: •
Balansstaat
•
ʼn Verslag vanaf die onafhanklike ouditeure
•
Inkomstestaat
•
ʼn Algemene verslag ten opsigte van die sakebedrywighede van die maatskappy
Die jaarverslag van ʼn maatskappy word hoofsaaklik voorberei vir die volgende gebruikers: •
Aandeelhouers in die maatskappy
•
Ander potensiële beleggers
•
Banke
©akademia (MSW)
Bladsy 180
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Potensiële werknemers
•
Ander finansieringsinstellings
Omdat hulle volgens wet verplig is, word jaarverslae deur openbare maatskappye voorberei. Dit is nie die geval met private maatskappye nie en dit is dus onwaarskynlik dat die jaarlikse finansiële state van ʼn private maatskappy beskikbaar sal wees aan die publiek. Vir alle belangegroepe in openbare maatskappye is die beste bron van inligting dus die maatskappy se jaarverslag wees. Deur die finansiële state te bestudeer, kan probleme maklik geïdentifiseer word. Die formaat van ʼn jaarverslag sal afhang van die behoeftes van die maatskappy; die industrie waarin hierdie maatskappy funksioneer, asook wetlike vereistes t.o.v. die openbaarmaking van inligting, waaraan die maatskappy moet voldoen. Die jaarverslag van ʼn maatskappy bestaan hoofsaaklik uit die volgende nege afdelings (Dummies.com. http://www.dummies.com/how-to/content/reading-an-annualreport.html): Die brief van die voorsitter Eerstens verskyn die brief van die voorsitter waarin hy/sy die maatskappy se doelwitte en strategieë bespreek. Hy maak ook melding van die maatskappy se planne vir die toekoms en watter strategieë reeds geïmplementeer word om hierdie doelwitte te bereik. In die brief word die aandeelhouers, beleggers en ander belanghebbende partye ook ingelig hoe suksesvol die maatskappy was in die afgelope jaar. Uitdagings en aktiwiteite wat nie suksesvol was nie, word ook bespreek, saam met die oplossings wat in die vooruitsig gestel word. Verkope en bemarking Die verkope en bemarkingsgedeelte in die maatskappy se jaarverslag bevat inligting oor die maatskappy se produkte en dienste, asook inligting ten opsigte van die verskillende departemente in die maatskappy – elkeen se funksie, bydraes en suksesse word uitgelig. Uit hierdie afdeling kan vasgestel word watter produkte en dienste die grootste bydrae maak tot die winsgewendheid van die maatskappy.
©akademia (MSW)
Bladsy 181
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Tien-jaar opsomming van die maatskappy se finansiële resultate Indien die maatskappy korter as 10 jaar bestaan, kan die verslagdoeningsperiode 5 jaar wees. Die meeste jaarverslae van maatskappye doen verslag oor die maatskappy se finansiële resultate vir die afgelope vyf of tien jaar. Hierdie gedeelte in die jaarverslag bied ʼn goeie oorsig oor die maatskappy se finansiële groei en of die maatskappy winsgewend was in ʼn betrokke finansiële jaar of oor ʼn gegewe tydperk. Bespreking en ontleding deur die bestuur van die maatskappy In hierdie gedeelte van die jaarverslag bespreek die bestuur van die onderneming die finansiële hoogtepunte en laagtepunte gedurende ʼn bepaalde finansiële jaar of selfs oor ʼn bepaalde tydperk, byvoorbeeld vyf jaar. Die brief van die onafhanklike ouditeure Die brief vanaf die onafhanklike ouditeure word gewoonlik vergesel deur die maatskappy se finansiële state. ʼn Maatskappy se finansiële state moet deur ʼn onafhanklike ouditeur geoudit word, waarna die ouditeur dan ʼn mening oor hierdie state uitspreek. In hierdie verslag kan die state van ʼn maatskappy gekwalifiseer word, wat beteken dat die gebruikers van die inligting nie daarop kan vertrou nie; of die state kan ongekwalifiseerd wees, wat beteken dat die gebruikers van die inligting wel daarop kan vertrou vir besluitnemingsdoeleindes. Finansiële state Die afdeling waarin die maatskappy se finansiële state verskyn, is eintlik die fokuspunt van die jaarverslag. Hier word die maatskappy se finansiële inligting aan die publiek bekend maak. Die jaarverslag moet minstens die volgende finansiële state bevat: ʼn Inkomstestaat, ʼn Balansstaat en ʼn Kontantvloeistaat. Die bedrae wat in elkeen van hierdie finansiële state verskyn, word verduidelik deur aantekeninge tot die finansiële state. In hierdie notas word gewoonlik wesenlike inligting met betrekking tot ʼn maatskappy se finansiële status gepubliseer, byvoorbeeld ʼn nota onder die debiteure nota, wat aandui dat die slegte skulde afgeskryf is in ʼn bepaalde jaar. Filiale, handelsmerke en adresse In hierdie afdeling word inligting verskaf ten opsigte van die maatskappy se binnelandse en buitelandse filiale, kontakbesonderhede van die maatskappy, asook die handelsmerke en produkte waarin die maatskappy handel dryf.
©akademia (MSW)
Bladsy 182
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Lys met die maatskappy se direkteure en bestuur Maatskappye het ʼn Raad van Direkteure wat bestaan uit senior sakelui binne en buite die onderneming. Hulle staan die bestuur van die maatskappy by met raad en inligting rakende binnelandse en buitelandse marktendense. Aandeleprysgeskiedenis Hierdie gedeelte van die jaarverslag verskaf inligting oor aandelepryse en dividende, met ʼn aanduiding van opwaartse en afwaartse tendense gedurende ʼn bepaalde tydperk. Die maatskappy se tipe aandele (gewoon of voorkeuraandele), asook die aandelebeurs waar die maatskappy genoteer is, word weergegee. Alleenlik openbare maatskappye wat op die aandelebeurs genoteer is, is verplig om ʼn jaarverslag aan die publiek beskikbaar te stel. Die aandeelhouers in ʼn openbare maatskappy is hoofsaaklik persone van buite die maatskappy en nie soseer die werknemers van die maatskappy nie. Die keuse om ʼn maatskappy op ʼn aandelebeurs te noteer sal hoofsaaklik afhang van hoe vinnig die maatskappy wil groei, en hoeveel kapitaal benodig gaan word. Die beleggers in ʼn maatskappy is die hoofbron van finansiering (kapitaal) in ʼn openbare maatskappy (eHow.com,2011. http://www.ehow.com/facts_4912495_what-publicly-traded-company.html). Die openbaarmaking van die finansiële inligting van ʼn openbare maatskappy moet voldoen aan die Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Praktyk (AARP), om seker te maak die inligting wat in hierdie state vervat word, is bruikbaar en betroubaar.
Praktiese oefening 6.1 a. Doen verdere navorsing. Kyk of jy die nuutste jaarverslae van enige drie maatskappye op die internet kan kry. b. Vergelyk die jaarverslae met mekaar. Maak aantekeninge oor hoe hulle van mekaar verskil.
6.5.3
Internasionale Finansiële Verslagdoeningstandaarde
Die Internasionale Finansiële Rekeningkundige Verslagdoeningstandaarde (International Financial Reporting Standards – IFRS) en die Algemene Aanvaarde Rekeningkundige Praktyk (AARP) is twee verskillende standaarde vir die teboekstelling en ©akademia (MSW)
Bladsy 183
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk openbaarmaking van finansiële data. Alhoewel beide IFRS en AARP dieselfde doelwitte het, is daar verskille tussen die twee rekeningkundige raamwerke. Finansiële state wat in ooreenstemming met AARP opgestel is, vergelyk nie goed, indien dit vergelyk word met finansiële state wat opgestel is in ooreenstemming met IFRS nie. Die IFRS is internasionale finansiële verslagdoeningstandaarde, wat standaarde, raamwerke en interpretasies is van rekeningkundige beginsels, soos uiteengesit deur die Internasionale Rekeningkundige Standaarde Raad (International Accounting Standards Body - IASB). Die AARP is ook standaarde, raamwerke en interpretasies van rekeningkundige beginsels, maar gebaseer op ʼn algemene en plaaslike rekeningkundige perspektief. IFRS is grootliks die maatstaf wat gebruik word wanneer die finansiële state van maatskappye opgestel word wat op die aandelebeurs genoteer is. Vir die opstel van finansiële state van gewone beslote korporasies wat nie op die aandelebeurs genoteer is nie, is AARP heeltemal voldoende. Die hoofdoelwit van internasionale finansiële verslaggewingstandaarde is om ʼn globale raamwerk aan openbare maatskappye te verskaf vir die voorbereiding en openbaarmaking van finansiële state. IFRS verskaf algemene riglyne ten opsigte van die voorbereiding van finansiële state en nie soseer riglyne wat gerig is op spesifieke industrieë nie. IFRS, wat riglyne neerlê vir toepassing wêreldwyd, is veral belangrik waar groot maatskappye filiale in verskeie lande het omdat die maatskappy dan een stel riglyne en reëls volg. Die voordele is voor die hand liggend – die rekeningkundige prosedures is dan gestandaardiseer wat verslagdoening makliker maak. Dit stel die beleggers en ouditeure van die maatskappy ook in staat om ʼn meer omvattende oorsig oor die finansiële stand van die maatskappy te kry en stel beleggers, sakeondernemings en owerhede in staat om IFRS-gebaseerde finansiële state met mekaar te vergelyk (BusinessDictionary.com, 2011. http://www.businessdictionary.com/definition/International-Financial-ReportingStandards-IFRS.html). Tans is daar 100 lande wat openbare maatskappye verplig om IFRS in die daarstel van finansiële state en verslae te implementeer – Suid-Afrika is een van die lande.
©akademia (MSW)
Bladsy 184
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Die toepassing van IFRS Die toepassing van IFRS behels dat maatskappye aan 37 standaarde en 26 interpretasies van die Internasionale Rekeningkundige Standaarde moet voldoen. Baie van die standaarde word nie regtig toegepas nie. Die onderstaande tabel gee ʼn uiteensetting van die IFRS en die Internasionale Rekeningkundige Standaarde (International Accounting Standards – IAS) wat in Suid-Afrika geïmplementeer en toegepas word.
Tabel 6.1: IRFS wat in Suid-Afrika toegepas word (eStandardsForum, 2011. http://www.estandardsforum.org/southafrica/standards/international-financial-reporting-standards; Vorster, et al. (2008:29) IRFS
Wat behels die Standaard?
IFRS 1 – Toepassing van
Die eerste maal wat ʼn onderneming verslag doen
Internasionale Finansiële
ooreenkomstig die IFRS, is daar bepaalde prosedures
Verslagdoeningstandaarde wat toegepas moet word. vir die eerste maal IFRS 2 – Aandele-
IFRS 2 dek alle aandeelgebaseerde
gebaseerde betalings
betalingstransaksies, byvoorbeeld transaksies waarin aandele of ander ekwiteitsinstrumente aan werknemers toegeken word. Dit het ook betrekking op transaksies met partye buite die maatskappy, waar die maatskappy goedere en dienste ontvang in ruil vir die ekwiteitsinstrumente.
IFRS 3 – Samesmelting
IFRS 3 beskryf die samesmelting van ondernemings
van ondernemings
as ʼn gebeurtenis wat daartoe lei dat die aankoper beheer oor een of meer sakeonderneming verkry. IFRS 3 beskryf hoe hierdie gebeurtenis in die finansiële state te boek gestel moet word.
IFRS 4 -
IFRS 4 is toepassing op alle versekeringskontrakte in
Versekeringskontrakte
die sakeonderneming. IFRS 4 verskaf riglyne oor hoe hierdie finansiële data in die finansiële state te boek gestel en geopenbaar word.
©akademia (MSW)
Bladsy 185
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
IFRS 5 – Nie-bedryfsbates
IFRS 5 is van toepassing op nie-bedryfsbates wat
wat uitgehou word vir
uitgehou word vir verkoopdoeleindes, asook wanneer
verkoopdoeleindes en die
sakebedrywighede beëindig word. Die rede hiervoor is
beëindiging van
dat die beëindiging van sakebedrywighede soms tot
sakebedrywighede
die vervreemding/verkoop van ʼn bate lei.
IFRS 6 - Eksplorasie vir en
IFRS 6 stel riglyne vir die teboekstelling van inkomstes
evaluering van minerale
en uitgawes wat verband hou met die eksplorasie en
hulpbronne
evaluering van minerale hulpbronne.
IFRS 7 en 9 – Finansiële
Daar is drie standaarde wat die
instrumente
verslagdoeningsvereistes van finansiële instrumente neerlê, naamlik IAS 32, IAS 39 en IFRS 7 en 9. IFRS 7 en 9 handel oor die openbaarmaking van finansiële instrumente, terwyl IAS 32 die klassifisering van finansiële instrumente uiteensit en IAS 39 fokus op die rekeningkundige hantering van finansiële instrumente. Finansiële instrumente is dokumente met ʼn monetêre waarde, byvoorbeeld kontant en kontantekwivalente (bank) en sekuriteite, soos verbandlenings en voorraad wat geruil kan word vir geld.
IFRS 8 – Bedryfsegmente
IFRS 8 handel oor die segmentering van finansiële resultate, aangesien dit nie moontlik is om die prestasie van belangrike bedryfsegmente afsonderlik te ontleed, as dit in sy geheel in die finansiële state getoon word nie.
IFRS 10 en 11 –
IFRS 10 en 11vestig beginsels wat toegepas moet
Gekonsolideerde
word vir die aanbieding en voorbereiding van
finansiële state
gekonsolideerde finansiële state, waar ʼn entiteit beheer uitoefen oor een of meer entiteite.
IFRS 12 –
IFRS 12 vereis van sakeondernemings om
Openbaarmaking van
genoegsame inligting te openbaar, wat die gebruikers
belange in ander Entiteite
van die finansiële state in staat sal stel om die volgende te evalueer:
©akademia (MSW)
Bladsy 186
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Die aard en omvang van risiko’s waaraan die onderneming blootgestel is, as gevolg van die onderneming se belang in ʼn ander entiteit/e.
•
Die uitwerking wat hierdie belange het op die onderneming se finansiële posisie, finansiële prestasie en kontantvloei.
IFRS 13 – Billike
IFRS 13 :
waardemeting •
Definieer billike waarde.
•
Gee ʼn raamwerk wat gebruik moet word vir die meting van billike waarde.
•
Vereis openbaarmaking ten opsigte van die meting van billike waarde.
IAS 1 – Aanbieding van
International Accounting Standards (IAS) 1 verskaf die
finansiële state
vereistes waaraan die finansiële state van ʼn onderneming moet voldoen – die struktuur, inhoud en algemene vereistes.
IAS 2 – Voorraad
IAS 2 verskaf riglyne hoe om die voorraad van ʼn maatskappy te boek te stel. Byvoorbeeld, hoe om die kosprys van voorraad te bepaal.
IAS 7 – Kontantvloeistate
Die kontanvloeistaat van ʼn sakeonderneming word ooreenkomstig die bepalings van standpunt IAS 7 aangebied.
IAS 8 – Rekeningkundige
IAS 8 bepaal die wyse waarop daar rekeningkundig
beleid, veranderinge in
verslag gedoen moet word van wins, deur riglyne te
rekeningkundige
gee vir rekeningkundige beleid, verandering in
beramings en foute
rekeningkundige beramings en hantering van foute gemaak.
IAS 10 – Gebeure na die
IAS 10 verskaf riglyne vir die teboekstelling van
verslagdoeningstydperk
wesenlike gebeure wat plaasvind na die
©akademia (MSW)
Bladsy 187
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
verslagdoeningstydperk en die korrekte rekeningkundige hantering daarvan. IAS 11 –
IAS 11 verskaf riglyne ten opsigte van die
Konstruksiekontrakte
rekeningkundige hantering van die inkomstes en uitgawes wat verband hou met konstruksiekontrakte.
IAS 12 –
IAS 12 verskaf riglyne ten opsigte van die
Inkomstebelasting
rekeningkundige hantering van inkomstebelasting in die finansiële state van ʼn sakeonderneming.
IAS 16 – Eiendom, aanleg
IAS 16 verskaf riglyne vir die rekeningkundige
en toerusting
hantering van eiendom, aanleg en toerusting in die finansiële state van ʼn sakeonderneming.
IAS 17 – Verhuring
IAS 17 handel oor die rekeningkundige verantwoording van verhurings in die finansiële state van beide die huurder en verhuurder.
IAS 18 – Inkomste
IAS 18 handel oor die rekeningkundige verantwoording van inkomte in die finansiële state van ʼn maatskappy, asook wanneer die inkomste erken moet word.
IAS 19 –
IAS 19 verdeel werknemersvoordele in afsonderlike
Werknemersvoordele
kategorieë met afsonderlike rekeningkundige verslagdoeningsvereistes vir elke kategorie.
IAS 20 –
IAS 20 poog om riglyne te bied oor hoe toekennings
Staatstoekennings en
van die staat te boek gestel moet word en hoe en
staatshulp
wanneer daaroor verslag gedoen moet word.
IAS 21 – Die uitwerking
Die verandering in die waarde van geldeenhede het
van veranderinge in
bepaalde rekeningkundige implikasies. Hierdie
wisselkoerse
implikasies, asook die rekeningkundige verslagdoening hiervan, word deur IAS 21 aangespreek.
IAS 23 – Leningskoste
IAS 23 handel oor die rekeningkundige verslagdoening van leningskoste – wanneer en hoe om die leningskoste in die finansiële state te verantwoord en te boek te stel.
©akademia (MSW)
Bladsy 188
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
IAS 24 – Openbaarmaking
Die hoofdoelwit van IAS 24 is om te verseker dat ʼn
deur verwante partye
maatskappy se finansiële state voldoende openbaarmaking bevat ten opsigte van transaksies tussen verwante partye, wat ʼn moontlike invloed kan hê op die maatskappy se finansiële stand. (Verwante partye is individue of ʼn groep maatskappye wat op een of ander wyse aan mekaar verbind is. ʼn Verwante party kan ʼn familielid, ʼn aandeelhouer of ʼn sakeonderneming wees.)
IAS 26 – Aftreevoordele
IAS 26 handel oor die rekeningkundige verantwoording en teboekstelling van aftreevoordele in die finansiële state van Groepsaftreefondse.
IAS 27 – Gekonsolideerde
IAS 27 handel oor die openbaarmakingsvereistes ten
en afsonderlike finansiële
opsigte van gekonsolideerde finansiële state, en ook
state
oor die opstel en aanbieding van hierdie finansiële state.
IAS 28 – Beleggings in
IAS 28 bevat voorskrifte oor hoe om die
geassosieerdes
ekwiteitsmetode by geassosieerdes toe te pas in die finansiële state. ʼn Geassosieerde is ʼn maatskappy waarin beleggers ʼn wesenlike invloed het in die bedrywighede en besluitnemingsprosedures van daardie maatskappy, maar nie volle of gesamentlike beheer uitoefen nie.
IAS 29 – Finansiële
IAS 29 handel oor die openbaarmakingsvereistes in
verslagdoening in super
die finansiële verslagdoening in super inflasionêre
inflasionêre ekonomieë
ekonomieë.
IAS 31 – Belange in
IAS 31 handel oor beleggings waar die belegger
gesamentlike
gesamentlike beheer kan uitoefen.
ondernemings IAS 32 – Finansiële
IAS 32 handel oor die openbaarmaking en voorlegging
instrumente
van finansiële instrumente in die finansiële state.
openbaarmaking en
©akademia (MSW)
Bladsy 189
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk voorlegging IAS 33 – Verdienste per
IAS 33 handel oor die openbaarmaking en
aandeel
rekeningkundige hantering van verdienste per aandeel in die finansiële state van ʼn maatskappy.
IAS 34 – Tussentydse
IAS 34 is van toepassing op alle maatskappye wat
finansiële verslagdoening
volgens wet verplig word om tussentydse finansiële verslae te publiseer of wat dit vrywillig publiseer.
IAS 36 – Waardedaling van
IAS 36 stel prosedures in plek wat verseker dat ʼn
bates
maatskappy nie sy bate bo of onder die verhaalbare bedrag openbaar nie.
IAS 37 – Voorsienings,
IAS 37 handel oor die rekeningkundige erkenning en
voorwaardelike
openbaarmaking van voorsienings, voorwaardelike
aanspreeklikhede en
aanspreeklikhede en voorwaardelike bates.
voorwaardelike bates IAS 38 – Ontasbare bates
IAS 38 handel oor die rekeningkundige erkenning en openbaarmaking van ontasbare (intangible) bates in die finansiële state.
IAS 39 – Finansiële
IAS 39 handel oor die erkenning en meting van
instrumente: Erkenning en
finansiële instrumente in die finansiële state van ʼn
meting
maatskappy.
IAS 40 –
IAS 40 handel oor die teboekstelling en
Beleggingseiendom
openbaarmaking van beleggingseiendom in die finansiële state van ʼn onderneming.
IAS 41 – Landbou
IAS 41 handel oor rekeningkundige standaarde ten
aktiwiteite
opsigte van landbou-aktiwiteite en die teboekstelling en openbaarmaking daarvan.
©akademia (MSW)
Bladsy 190
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Vergelyking tussen die AARP en die IFRS Alhoewel AARP en IFRS dieselfde doelwitte najaag, verskil dit tog van mekaar. Die volgende tabel gee ʼn duidelike uiteensetting van die verskille:
Tabel 6.2: AARP vs. IRFS (Differencebetween.net, 2011. http://www.differencebetween.net/business/differencebetween-gaap-and-ifrs/)
Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige
Internasionale Finansiële
Praktyk (AARP)
Verslagdoeningstandaarde Standaarde (IFRS)
Ten opsigte van inkomste erkenning in die
IFRS is minder gedetailleerd en fokus
finansiële state van ʼn onderneming, is die
meer op die beginsels wat globaal
AARP meer gedetailleerd en gee
toegepas kan word in alle ondernemings
spesifieke riglyne hoe ondernemings in
en industrieë.
verskillende industrieë die inkomste te boek moet stel.
Sommige finansiële instrumente wat onder
Hier sal sommige finansiële instrumente
AARP as ekwiteit erken sal word in die
erken word as skulde eerder as ekwiteit.
finansiële state, word as skuld erken deur die IFRS.
AARP laat die gebruik van die Laaste-In-
IFRS laat nie die LIEU-metode van
Eerste-Uit-metode (LIEU) toe in die
kosteberekening van voorraad toe nie.
kosteberekening van voorraad.
IFRS en AARP verskil ook van mekaar ten opsigte van die bewoording wat in die finansiële state gebruik word. Die volgende tabel gee ʼn uiteensetting van hierdie verskille waar van toepassing:
©akademia (MSW)
Bladsy 191
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Finansiële state soos per AARP
Finansiële state soos per IFRS
Inkomstestaat
Staat van Uitgebreide Inkomste
Balansstaat
Staat van Finansiële Posisie
Staat van Verandering in Ekwiteit
Staat van Verandering in Ekwiteit
Kontantvloeistaat
Staat van Kontantvloei
Figuur 6.1 Verskille tussen die benoeming van finansiële state in AARP en IFRS (AccountingEducation, 2010. http://www.svtuition.org/2010/06/difference-between-gaapand-ifrs.html) IFRS vereis ook dat notas, bykomend tot die finansiële state, aangebring word om bedrae in die finansiële state te verduidelik waaroor daar vraagtekens mag ontstaan. Vir ʼn uitstekende voorbeeld van ʼn jaarverslag, besoek die webtuiste van Pick ʼn Pay waarin die finansiële state vir die jaar geëindig 28 Februarie 2010 vervat is: http://www.picknpay-ir.co.za/financials/annual_reports/2010/downloads/pnp_ar2010.pdf
Praktiese oefening 6.2 a. Vergelyk ander maatskappye se finansiële state met dié van Pick ʼn Pay vir die jaar geëindig 28 Februarie 2010, en identifiseer die verskille ten opsigte van die rekeningkundige beleid wat in elkeen toegepas word. Die internet kan as ʼn bron gebruik word. b. Identifiseer nou die ooreenkomste tussen enige twee van die maatskappye se rekeningkundige beleid, soos toegepas in die finansiële state. Wat sal die moontlike redes vir hierdie ooreenkomste wees? c. Watter drie finansiële state kom algemeen in die jaarverslae van maatskappye voor?
©akademia (MSW)
Bladsy 192
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 6.6
Die formate van die verskillende tipes verslae
Finansiële Rekeningkunde is ʼn gespesialiseerde veld van die Rekeningkunde wat die boekhouding van ʼn onderneming se finansiële transaksies behels. Hierdie transaksies word te boek gestel, opgesom en geopenbaar in finansiële state. Die openbaarmaking van die finansiële transaksies in die finansiële state van ʼn onderneming is gebaseer op gestandaardiseerde riglyne, soos uiteengesit in die IFRS en AARP. Finansiële state is dokumente of instrumente wat die finansiële aktiwiteite van ʼn sakeonderneming te boek stel en openbaar op so ʼn wyse dat die gebruikers in staat sal wees om die finansiële inligting maklik te verstaan. Die finansiële state van ʼn onderneming gee ʼn aanduiding van die onderneming se finansiële sterkpunte en swakpunte. Daar kan hoofsaaklik tussen vier finansiële state onderskei word, naamlik: •
Die Balansstaat
•
Die Inkomstestaat
•
Die Kontantvloeistaat
•
Die Staat van Verandering in Ekwiteit
(M. Richardson, 2011. http://www.ehow.com/facts_5787119_define-financialstatement.html) 6.6.1
Die Balansstaat
Die Balansstaat is ʼn finansiële staat wat ʼn opsomming gee van ʼn onderneming se bates (besittings) en laste (skuld), op ʼn gegewe tydstip. Die Balansstaat is dus ʼn aanduiding van hoe ʼn onderneming befonds word, en hoe hierdie fondse aangewend word in die onderneming (BusinessLink, 2011. http://www.businesslink.gov.uk/bdotg/action/layer?topicId=1073889327). ʼn Balansstaat bestaan uit bates, laste en nettowaarde. Die nettowaarde van ʼn onderneming is die verskil tussen die bates en laste. Die Balansstaat van ʼn onderneming is dus ʼn aanduiding van die finansiële stand van ʼn onderneming op ʼn gegewe tydstip. Die periode kan kwartaalliks, jaarliks of selfs maandeliks wees (BasicAccountingHelp.com, 2011. http://www.basicaccountinghelp.com/accounting_balance_sheet.html).
©akademia (MSW)
Bladsy 193
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Die Balansstaat kan soos volg opgedeel word: •
Bedryfsbates
•
Nie-bedryfsbates
•
Bedryfslaste
•
Nie-bedryfslaste
•
Eienaarsbelang (ekwiteit)
(BasicAccountingHelp.com, 2011. http://business-accounting-guides.com/balancesheet-format/) Bates Die bates op die Balansstaat word verdeel in twee hoofkategorieë, naamlik bedryfsbates en nie-bedryfsbates. •
Bedryfsbates of korttermynbates is kontant en ander bates – waar die bates na verwagting binne een jaar in kontant omgeskakel sal word, en die kontant na verwagting binne een jaar verbruik sal word. Voorbeelde van bedryfsbates is voorraad, handels- en ander debiteure, kontant en kontantekwivalente.
•
Nie-bedryfsbates of langtermynbates is bates wat nie na verwagting binne een jaar gebruik sal word of omgeskakel sal word in kontant nie. Voorbeelde van niebedryfsbates is eiendom, aanleg, toerusting en finansiële bates, soos vaste deposito’s (Business Accounting Guides, 2011. http://business-accountingguides.com/balance-sheet-format/).
Laste Die laste op die Balansstaat van ʼn onderneming kan ook in twee hoofkategorieë verdeel word, naamlik bedryfslaste en nie-bedryfslaste: •
Bedryfslate of korttermynlaste is die laste of verpligtinge wat verwag word om binne die volgende jaar betaal te word. Voorbeelde van bedryfslaste is handelsen ander krediteure en oortrokke bankrekeninge.
•
Nie-bedryfslaste of langtermynlaste is die verpligtinge wat nie binne die volgende jaar nagekom sal word nie. Voorbeelde van nie-bedryfslaste is huislenings en uitgestelde belasting.
©akademia (MSW)
Bladsy 194
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk Eienaarsbelang Die eienaarsbelang op die Balansstaat van ʼn sakeonderneming verteenwoordig die waarde van die onderneming, nadat die onderneming al sy verpligtinge nagekom het. Die eienaarsbelang verteenwoordig die kapitaal wat die eienaar in die onderneming belê het, plus enige winste wat die onderneming gemaak het oor die verloop van tyd, en wat weer in die onderneming herbelê is (http://www.basicaccountinghelp.com/accounting_balance_sheet.html). Die formaat van ʼn Balansstaat kan soos volg geïllustreer word (Kerdachi, et al., 2005:190):
Voorbeeld 6.2: Balansstaat ABC Bpk. Balansstaat op 28 Februarie 20X1 BATES Nie-bedryfsbates
XXX
Vaste bates (Eiendom, aanleg & toerusting)
xxx
Finansiële bates:
xxx
Vaste deposito
xxx
Bedryfsbates
XXX
Voorraad
xxx
Handels- en ander debiteure
xxx
Kontant en kontantekwivalente
xxx
Totale bates
XXX
EKWITEIT EN LASTE Eienaarsbelang
XXX
Nie-bedryfslaste
XXX
Lening Bedryfslaste Handels- en ander krediteure ©akademia (MSW)
xxx XXX xxx Bladsy 195
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Oortrokke bankrekening Totale ekwiteit en laste
xxx XXX
Die Balansstaat is ʼn belangrike bron van inligting vir beleggers, bankiers en eienaars, aangesien dit ʼn goeie aanduiding gee of die onderneming sy finansiële verpligtinge kan nakom. Die Balansstaat kan op drie maniere gebruik word: •
Vir verslaggewingsdoeleindes, soos in die geval van private en publieke maatskappye se jaarverslae.
•
Om belanghebbende partye, soos beleggers, krediteure en aandeelhouers te help om die waarde van die maatskappy op ʼn gegewe tydstip te bepaal.
•
Die Balansstaat kan gebruik word om die bestuursvernuf van ʼn onderneming te ontleed en te verbeter.
(BusinessLink, 2011. http://www.businesslink.gov.uk/bdotg/action/layer?topicId=1073889327) 6.6.2
Die Inkomstestaat
Die Inkomstestaat van ʼn onderneming toon al die inkomstes en uitgawes aan wat ontvang en betaal is vir ʼn bepaalde periode. Daar word ook na die Inkomstestaat verwys as ʼn Staat van Winste en Verliese. Vanaf ʼn Inkomstestaat kan die bestuur van ʼn sakeonderneming vasstel hoeveel kontant oor is nadat alle uitgawes afgetrek is, met ander woorde of die onderneming ʼn wins of verlies gemaak het vir ʼn bepaalde periode (Smallbusinessnotes.com, 2011. http://www.smallbusinessnotes.com/businessfinances/income-statement.html). Die Inkomstestaat is ʼn standaard finansiële dokument wat ʼn onderneming se inkomstes en uitgawes in ʼn opsommende formaat toon. Die Inkomstestaat kan kwartaalliks, maandeliks of vir ʼn finansiële jaar opgestel word.
©akademia (MSW)
Bladsy 196
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Voorbeeld 6.3: Inkomstestaat ABC Bpk. Inkomstestaat vir die jaar geëindig 31 Desember 20X1 Netto verkope (omset)
XXX
Koste van verkope
(XXX)
Bruto wins
XXX
Ander bedryfsinkomste
XXX Kommissie inkomste
xxx
Huurinkomste
xxx
Bruto bedryfsinkomste
XXX
Bedryfsuitgawes
XXX Oninbare skulde
xxx
Handelslisensie
xxx
Advertensies
xxx
Salarisse en lone
xxx
Skryfbehoeftes
xxx
Handelsvoorraadtekort
xxx
Water en elektrisiteit
xxx
Bedryfswins
XXX Rente inkomste
Wins voor rente uitgawe
XXX XXX
Rente uitgawe
(XXX)
Bedryfswins voor belasting
XXX Inkomstebelastinguitgawe
Netto wins vir die jaar
(XXX) XXX
Die formaat van ʼn Inkomstestaat sal verskil na gelang van die tipe onderneming wat bedryf word. Die Inkomstestaat is een van die belangrikste finansiële state, aangesien dit die belanghebbende partye van ʼn onderneming ʼn duidelike beeld gee van die winsgewendheid van die onderneming. ©akademia (MSW)
Bladsy 197
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 6.6.3
Staat van Kontantvloei (Kontantvloeistaat)
Die Kontantvloeistaat is ʼn finansiële staat van die kontantinvloei en kontantuitvloei as gevolg van die onderneming se bedryfsaktiwiteite, beleggingsaktiwiteite en finansieringsaktiwiteite. Die Kontantvloeistaat verskaf nuttige inligting ten opsigte van die onderneming se likiditeit en solventheid en is, as sodanig ʼn opsomming van al die transaksies wat die kontant in die onderneming beïnvloed. Die Kontantvloeistaat doen dus verslag van die kontant wat gegenereer en aangewend is in die onderneming oor ʼn bepaalde periode (A. Chapman, 2010http://www.accountingexplained.com/financialaccounting/statements/cash-flow-statement.shtm). Die volgende aktiwiteite is ter sprake: Bedryfsaktiwiteite Die openbaarmakingsmetode wat gebruik word in die Inkomstestaat is die toevallingsgrondslagbeginsel. In ʼn Kontantvloeistaat moet hierdie items omgeskakel word vanaf die toevallingsgrondslag na die kontantbasis. Beleggingsaktiwiteite Hierdie het te make met die verslaggewing van aankope en verkope van langtermynbeleggings, eiendom, aanleg en toerusting. Finansieringsaktiwiteite Hierdie het te make met die verslagdoening ten opsigte van die uitreiking en terugkoop van die maatskappy se aandele en voorraad en die betaling van dividende. Die meeste Inkomstestate word voorberei op die toevallingsgrondslagmetode. Dit beteken dat sommige van die inkomstes nog nie fisies ontvang is nie, en dat sommige van die uitgawes wat in die Inkomstestaat geopenbaar is, nog nie fisies betaal is nie. Dit is dan nodig om veranderinge aan die bedrae (soos verkry uit die Balansstaat en Inkomstestaat van die onderneming) te maak deur die toepassing van die volgende: •
Wanneer ʼn bate toeneem, sal die kontantrekening afneem
•
Wanneer ʼn bate afneem, sal die kontantrekening toeneem
•
Wanneer ʼn las toeneem, sal die kontantrekening toeneem
•
Wanneer ʼn las afneem, sal die die kontantrekening toeneem
©akademia (MSW)
Bladsy 198
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Wanneer eienaarsbelang toeneem, sal die kontantrekening toeneem
•
Wanneer eienaarsbelang afneem, sal die kontantrekening afneem
(Accountingcoach.com, 2011. http://www.accountingcoach.com/online-accountingcourse/06Xpg01.html; verwys ook weer na Tabel 4.2 in Studie-eenheid 4.) Met ander woorde, wanneer daar ʼn verandering plaasvind in die bates van ʼn onderneming, sal die kontantrekening in die teenoorgestelde rigting verander. Indien veranderinge plaasvind in die laste en ekwiteite van ʼn onderneming, sal die kontantrekening ook verander, maar in dieselfde rigting. Die formaat van ʼn Kontantvloeistaat kan aan die hand van die volgende voorbeeld geïllustreer word:
Voorbeeld 6.4: Staat van Kontantvloei Alfa Bpk. Staat van Kontantvloei vir die jaar geëindig 31 Desember 20X1 Kontantvloei uit bedryfsaktiwiteite Wins voor belasting
xxx
Aansuiwerings vir: Wins met verkoop van grond
xxx
Waardevermindering
xxx
Verlies met verkoop van masjinerie
xxx
Rente betaal
xxx
Bedryfswins voor veranderings in bedryfskapitaal
xxx
Veranderings in bedryfskapitaal
xxx
Toename/afname in voorraad
xxx
Toename/afname in debiteure
xxx
Toename/afname in krediteure
xxx
Kontant uit bedrywighede voortgebring
xxx
Kontantvloei uit beleggingsaktiwiteite Belegging om bedryfskapasiteit te handhaaf
xxx
Vervanging van masjinerie
xxx
©akademia (MSW)
Bladsy 199
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Vervanging van meubels Belegging om bedryfskapasiteit uit te brei Toevoeging tot grond
xxx xxx xxx
Opbrengs met verkoop van grond
xxx
Opbrengs met verkoop van masjinerie
xxx
Kontantvloei uit finansieringsaktiwiteite
xxx
Opbrengs uit langtermynlenings
xxx
Opbrengs uit uitreiking van aandelekapitaal
xxx
Netto toename in kontant en kontantekwivalente
xxx
Kontant en kontantekwivalente aan begin van tydperk
xxx
Kontant en kontantekwivalente aan einde van tydperk
xxx
6.6.4
Staat van Verandering in Ekwiteit
Die Staat van Verandering in Ekwiteit is ʼn opsomming van die beweging in ekwiteitsrekeninge gedurende die jaar, soos aandelekapitaal, aandelepremie, behoue inkomste, herwaardasie surplus, ens. (http://www.accountingexplained.com/financialaccounting/statements/equity-statement.shtml)
Šakademia (MSW)
Bladsy 200
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Voorbeeld 6.5: Staat van verandering in ekwiteit (http://basiccollegeaccounting.com/format-of-statement-of-changes-in-equity/) Die Staat van Verandering in Ekwiteit is ʼn belangrike komponent van die finansiële state, aangesien dit die samestelling van ekwiteit verduidelik en ook hoe dit verander het gedurende die jaar.
Gevallestudie 6.1
Die volgende is ʼn uittreksel uit die Inkomstestaat van Pick ʼn Pay vir die jaar geëindig 28 Februarie 2010. Beantwoord nou die volgende vrae, na aanleiding van die onderstaande Inkomstestaat (http://www.picknpayir.co.za/financials/annual_reports/2010/downloads.html).
©akademia (MSW)
Bladsy 201
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Staat van Omvattende Inkomste
vir die jaar geĂŤindig 28 Februarie 2010 GROEP
Notas
2010
2009
Rm
Rm*
Voortgesette bedrywighede Inkomste
54 996.9
50 135.8
54 734.5
49 862.1
(44 576.4)
(40 404.7)
10 158.1
9 457.4
186.5
201.8
(8 685.9)
(7 949.9)
(4 925.6)
(4 615.0)
Huuruitgawe
(1 225.9)
(1 071.2)
Ander bedryfsuitgawes
(1 651.1)
(1 414.1)
(883.3)
(849.6)
(5.6)
(13.7)
1 653.1
1 695.6
1
Omset Koste van goedere verkoop Bruto wins Ander handelsinkomste
1
Bedryfsuitgawes Werknemersuitgawes
2
Verkoops- en administratiewe uitgawes
Verlies met die verkoop van toerusting en motorvoertuie Handels wins/(verlies)
Šakademia (MSW)
Bladsy 202
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Vrae: a.
Wat was die totale omset vir Pick ʼn Pay vir onderskeidelik 2009 en 2010. Het die omset toegeneem of afgeneem?
b. Wat was Pick ʼn Pay se bruto wins vir die 2010-finansiële jaar? Hoe sal jy die bruto wins persentasie bereken vir die 2010-finansiële jaar? c. Wat is die doel van die notas tot die finansiële state? d. Maak Pick ʼn Pay ʼn handelswins of verlies aan die einde van die 2010-finansiële jaar? Was daar ʼn afname of ʼn toename in die handelswins van 2009 tot 2010?
6.7
Samevatting
Finansiële state is dokumente of instrumente wat die finansiële aktiwiteite van ʼn sakeonderneming te boek stel en openbaar, sodat die gebruikers van hierdie inligting dit maklik sal verstaan. Die finansiële state van ʼn onderneming gee ʼn aanduiding van ʼn onderneming se finansiële sterkpunte en swakpunte. Die finansiële state van ʼn onderneming bestaan uit: •
Die Balansstaat
•
Die Inkomstestaat
•
Die Kontantvloeistaat
•
Die Staat van Verandering in Ekwiteit
•
Aantekeninge tot die Finansiële state
Die jaarlikse finansiële state van ʼn onderneming is die wyse waarop sakeondernemings met die beleggers, aandeelhouers, werknemers en skuldeisers kommunikeer ten opsigte van die finansiële sakebedrywighede van die onderneming vir ʼn bepaalde periode.
©akademia (MSW)
Bladsy 203
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk 6.8
Selfevaluering Aktiwiteit 7
Watter beskrywing in Kolom A pas die beste by die begrip in Kolom B? Kolom A 1. Die staat met al die inkomstes & uitgawes. 2. Die staat wat gebruik word om die
Kolom B a. Die Balansstaatrekeninge afdeling b. Dubbelinskrywingsmetode
Inkomstestaat en Balansstaat van ʼn sakeonderneming op te stel. 3. Wanneer ʼn onderneming se
c. Inkomste
inkomstes meer as die uitgawes is. 4. Die bedrae wat deur die
d. Uitgawes
onderneming ontvang word vir produkte en dienste gelewer. 5. Die finansiële state van ʼn
e. Finansiële jaareinde
onderneming word na 12 maande opgestel. 6. Die gedeelte in die Algemene
f. Nominale rekeninge afdeling
Grootboek wat gebruik word vir die voltooiing van die Balansstaat. 7. Die finale stel rekeninge aan die einde van die finansiële jaar. 8. Vir elke debietinskrywing moet daar ʼn
g. Na-aansuiweringsproefbalans h. Inkomstestaat
kredietinskrywing wees 9. Die bedrae wat betaal word om die
i. Balansstaat; Inkomstestaat
onderneming te laat funksioneer 10. Die gedeelte in die Algemene ©akademia (MSW)
j. Netto wins Bladsy 204
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Grootboek wat al die inkomstes en uitgawes bevat.
Aktiwiteit 8
Voltooi die Inkomstestaat van ABC Bpk. vir die jaar geëindig 31 Desember 20X0, deur die volgende vrae te beantwoord gebaseer op die onderstaande Inkomstestaat: (Die bedrae tussen hakkies word gegee sodat jy die Inkomstestaat kan voltooi. Jy hoef nie self die bedrae te bereken nie – die bedrae word gegee)
Inkomstestaat vir die jaar geëindig 31 Desember 20X00 Verkope (300 000 - 2600)
1.
Koste van verkope
-88,500.00
Bruto wins
2.
Ander Bedryfsinkomste Donasies ontvang
3.
Huur ontvang (66 000 + 6000)
72,000.00
Afslag ontvang (6500 + 340)
6,840.00
Bruto bedryfsinkomste
337,740.00
Bedryfsuitgawes
-69,470.00
Handelvoorraadtekort
1,200.00
Salarisse (26 500 + 3400)
4.
Slegte skulde
500.00
Bankkostes
308.00
©akademia (MSW)
Bladsy 205
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Skryfbehoeftes
1,290.00
Telefoon
13,997.00
Water & Elektrisiteit
13,000.00
Depresiasie (5000 + 2300)
5.
Afslag toegestaan
6.
7.
268,270.00
Rente Inkomste
8.
Wins/verlies voor renteuitgawe/finansieringskoste
269,843.00
Rente-uitgawe/finansieringskoste
9.
Netto wins/verlies vir die jaar geëindig 10.
266,952.00
Vrae: 1. Bereken die netto verkope 2. Bereken die bruto wins 3. Bereken die bedrag vir donasies 4. Hoeveel is die salarisse? 5. Hoeveel is die depresiasie? 6. Bereken die afslag wat toegelaat is 7. Wat word hierdie lynitem genoem? 8. Hoeveel is die rente-inkomste? 9. Hoeveel is die rente-uitgawe? 10. Maak die onderneming ʼn wins of ʼn verlies?
©akademia (MSW)
Bladsy 206
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Woordelys in Engels
Afrikaans
Engels
Suid Afrikaanse Inkomste Diens (SAID)
South African Revenue Service (SARS)
Suid Afrikaanse Instituut van
SAIPA (South African Institute of
Professionele Rekenmeesters
Professional Accountants)
Suid Afrikaanse Instituut van
SAICA (South African Institute of
Geoktrooieerde Rekenmeesters
Chartered Accountants)
Suid Afrikaanse Instituut van
SAIT (South African Institute of Tax
Belastingpraktisyns
Practitioners)
Geoktrooieerde Instituut van
CIMA (Chartered Institute of Management
Bestuursrekenmeesters
Accountants)
Internasionale Rekeningkundige
International Financial Reporting
Verslagdoeningstandaarde
Standards (IRFS)
Algemene Aanvaarde Rekeningkundige
Generally Accepted Accounting Practice
Standaarde (AARP)
(GAAP)
Šakademia (MSW)
Bladsy 207
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Bronnelys •
A. Chapman, 2010. http://www.businessballs.com/finance.htm
•
ABN AMRO Group. 2010. Annual Report. http://www.abnamro.com/en/images/020_About_ABN_AMRO/080_Reports_and_Re views/2010_Annual_Report.pdf
•
About.com. 2011. Definition – Owners’ Equity, Also Known as Net Worth. http://womeninbusiness.about.com/od/glossaryofaccountingterm/g/definition-ownersequity.htm
•
Accounting – Basic Accounting. 2011. Components of the accounting system. http://www.businesstown.com/accounting/basic-components.asp
•
Accounting Learning Resources. 2011. Source documents to support transactions. http://www.bookkeeping-financial-accounting-resources.com/accounting-sourcedocuments.html
•
Accounting-basics-for-students.com. 2011. The Accounting Cycle. http://www.accounting-basics-for-students.com/accounting-cycle.html
•
AccountingCoach. 2011. Source document. http://www.accountingcoach.com/terms/S/source-document.html
•
Alexander, A. 2000. The Accounting Cycle completed. http://www.pearsoned.ca/highered/divisions/virtual_tours/slater/slater_sample.pdf
•
All Business. 2011. Business definition for accounting principles. http://www.allbusiness.com/glossaries/accounting-principles/4942998-1.html
•
All Business. 2011. Accounting Software. http://www.allbusiness.com/glossaries/accounting-software/4942827-1.html
•
AllBusiness.com,Inc. 2011. Advantages & Disadvantages of General Partnerships. http://www.allbusiness.com/business-planning-structures-/business/2513-1.html
•
Allen, K. 2011. Reading an Annual Report. http://www.dummies.com/howto/content/reading-an-annual-report.html
©akademia (MSW)
Bladsy 208
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Bauer, T. & Erdogan, B. 2010. Organizational Behaviour V 1.1. http://www.flatworldknowledge.com/pub/organizational-behavior-v1.1/141354#web141355
•
Brandon Coleman. 2011. Finding the right Accounting Software Package. http://www.iknow.org/pages/articles/findingther.html
•
Business Accounting Guides. 2011. A Look at the Balance Sheet Format. http://business-accounting-guides.com/balance-sheet-format/
•
Business Accounting Guides. 2011. Top five reasons to use small business accounting software. http://business-accounting-guides.com/small-businessaccounting-software/
•
BusinessDictionary.com. 2011. Asset. http://www.businessdictionary.com/definition/asset.html
•
BusinessDictionary.com. 2011. Expense. http://www.businessdictionary.com/definition/expense.html
•
BusinessDictionary.com. 2011. Revenue. http://www.businessdictionary.com/definition/revenue.html
•
BusinessDictionary.com. 2011. Source document. http://www.businessdictionary.com/definition/source-document.html
•
Case Study. 2011. Case Study – Clinical trial billing. http://www.copingsystems.com/case_study-cta.html
•
Chinnagangannagari, S. 2007. Functional Organization. http://www.shravan.org/2007_05_01_archive.html
•
Chinnagangannagari,S. 2007. Organizational structure. http://www.shravan.org/2007_05_01_archive.html
•
Chook, M. 2011. How to define owners’ equity. http://www.ehow.com/video_4872535_define-owner_s-equity.html
•
Christopher Carter. 2011. What are the differences between manual & computerized accounting? http://www.ehow.com/facts_5756244_differences-between-manualcomputerized-accounting_.html
©akademia (MSW)
Bladsy 209
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Close Corporation Guide. 2009. Advantages of a Close Corporation. http://www.ccguide.co.za/advantages-of-close-corporations.html
•
Close Corporation Guide. 2009. Disadvantages of a Close Corporation. http://www.ccguide.co.za/disadvantages-of-close-corporations.html
•
College Accounting Coach. 2010. Format of statement in changes of equity. http://basiccollegeaccounting.com/format-of-statement-of-changes-in-equity/
•
Crane, A. & Matten, D. 2007. Business ethics. Second edition. United States: Oxford University Press. 566p.
•
DifferenceBetween.net. 2011. Difference between GAAP and IFRS. http://www.differencebetween.net/business/difference-between-gaap-and-ifrs/
•
Duchac, W.R. 2009. Financial and Mangegerial Accounting. USA : South Western Cengage Learning. 1256p.
•
Dummies.com. 2011. Accounting methods. http://www.dummies.com/howto/content/understanding-accounting-methods.html
•
eHow.com. 2011. Define Financial Statement. http://www.ehow.com/facts_5787119_define-financial-statement.html
•
eHow.com. 2011. Definition of Business Reports. http://www.ehow.com/info_7758187_definition-business-reports.html
•
eHow.com. 2011. What is a Publicly Traded Company? http://www.ehow.com/facts_4912495_what-publicly-traded-company.html
•
Elizabeth Wasserman. 2009. How to choose business accounting software. http://www.inc.com/guides/choosing-accounting-software.html
•
Els, G., Ngwenya, L., Pretorius, E., Olivier, E. & Adams, M. 2008. Enjoy Accounting. Sandton: Heinemann Publishers (Pty) Ltd.
•
Fan, M. 2006. GAAP (Generally Accepted Accounting Principles). http://www.stanford.edu/~mikefan/metrics/gaap.html
•
Flemming, L. 2000. Excell Preliminary Business Studies. Glebe NSW 2037: Pascall Press.
©akademia (MSW)
Bladsy 210
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Gaylard, G.L. & Ried, G. E. 2006. Careers in Accounting. McGraw-Hill Professional. 194p.
•
H. Online. 2011. How are web-based accounting software packages better than conventional accounting software? http://accountinghelponline.com/internet-basedaccounting-software-packages
•
H. Online. 2011. Types of accounting packages. http://accountinghelponline.com/varieties-of-accounting-software-packages
•
H. Online. 2011. Which business can use accounting software? http://accountinghelponline.com/the-benefits-of-using-accounting-software
•
Harold Averkamp. 2011. Cash Flow Statement. http://www.accountingcoach.com/online-accounting-course/06Xpg01.html
•
How. 2011. How to use accounting software. http://www.ehow.com/how_2070237_use-accounting-software.html
•
InvestorWords.com. 2011. Liability. http://www.investorwords.com/2792/liability.html
•
ITS Tutorial School. 2011. The advantages of using a computerized accounting package as MYOB accounting software. http://www.tuition.com.hk/computerizedaccounting.htm
•
Jacklyn Dephoff. 2009. What is QuickBooks used for? http://www.ehow.com/about_5175739_quickbooks-used-for_.html
•
Jeff Carter. 2011. Different types of accounting software packages. http://www.ehow.com/list_5912048_different-types-accounting-softwarepackages.html
•
Johnson, W.J. 2010. The importance of Corporate Ethics. http://www.ehow.com/about_6372007_importance-corporate-ethics.html
•
K. Pandey, 2011. General Manager Job Description. http://www.buzzle.com/articles/general-manager-job-description.html
•
Karimi, S. 2011. Completing the Accounting Cycle. http://www.ehow.com/how_4549931_completing-accounting-cycle.html
©akademia (MSW)
Bladsy 211
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Kazmi, A. 2006. Business Policy and Strategic Management. New Delhi 110 008: Tata McGraw-Hill Publishing Company Limited. 619p.
•
Kerdachi, D., Kriel, A. & Viljoen, A. 2005. Verken Rekeningkunde. Kaapstad: Maskew Miller Longman (Edms.) Bpk.
•
Kirk Thomason. 2011. The disadvantages of manual accounting. http://www.ehow.com/info_8132024_disadvantages-manual-accounting.html
•
Kumar, A. & Sharma, R. 2000. Principles of Business Management. New Delhi: Atlantic Publishers and Distributors. 608p.
•
Leo Kurtis. 2007. The steps of the accunting cycle and computerized accounting systems. http://www.servoo.net/?p=179
•
List4Everything.com. 2010. Advantages of computerized accounting systems. http://www.list4everything.com/advantages-of-computerized-accounting-system.html
•
Luke Arthur. 2011. The advantages of manual accounting. http://www.ehow.com/info_7752775_advantages-manual-accounting-system.html
•
Management Study Guide. 1998 - 2011. Business Policy – Definition and features. http://www.managementstudyguide.com/business-policy.htm
•
Marquis Codjia. 2010. What is SAP Accounting Software? http://www.ehow.com/facts_6745888_sap-accounting-software_.html
•
McFarlane, S. 2011. Different types of source documents used in Accounting. http://www.brighthub.com/office/finance/articles/102265.aspx
•
Melissa LaRose. 2010. Online accounting resources. http://www.ehow.com/list_6683764_online-accounting-resources.html
•
Money Instructor.com. 2005. What is Accounting. http://www.moneyinstructor.com/lesson/accountingintro.asp
•
Mosher, B. 2010. What is Information Management Agility? http://www.cmswire.com/cms/enterprise-cms/what-is-information-managementagility-008515.php
•
Netsuite. 2011. Financial Management: Accounting Software. http://www.netsuite.com/portal/products/netsuite/financials/accounting.shtml
©akademia (MSW)
Bladsy 212
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Noor’ Azita Ibrahim. 2009. The importance of sound accounting system to business. http://www.bukisa.com/articles/126122_the-importance-of-sound-accounting-systemto-business
•
Osmond Vitez. 2010. Primary users of accounting information. http://www.ehow.com/list_6695076_primary-users-accounting-information.html
•
Osmond Vitez. 2011. Manual vs. computerized accounting systems. http://www.ehow.com/about_5410997_manual-vs_-computerized-accountingsystems.html
•
Osmond Vitez. 2011. What is the definition of accounting software? http://www.ehow.com/facts_5829061_definition-accounting-software_.html
•
Owen, A.S. 2003. Accounting for Business Studies. Oxford UK : Butterworth – Heineman. 440p.
•
Peavler, R. 2011. The source document in an accounting transaction. http://bizfinance.about.com/od/bookkeepingessentials/qt/Source_Document.htm
•
Pick n Pay. 2010. Annual Reports. http://www.picknpayir.co.za/financials/annual_reports/2010/downloads.html
•
Rama Rao, V.S. 2010. Nature of business policy. http://www.citeman.com/11809nature-of-business-policy/
•
Satya Sekhar, G.V. 2009. Business Policy and Strategic Management. New Delhi 110 016: I.K International Publishing House Pvt Ltd. 282p.
•
Seabury, C. 2011. What Role Does the Finance Department Play in a Business? http://www.ehow.com/facts_5683333_role-finance-department-play-business_.html
•
Sheila Shanker. 2010. The disadvantages of computerized accounting systems. http://www.ehow.com/list_6370175_disadvantages-computerized-accountingsystems.html
•
Singla, R.K. 2010. Principles of management. New Delhi: V.K. (India) Enterprises. 103p.
•
Sion Owen, A. 2003. Accounting for Business Studies. Oxford UK: Butterworth – Heineman. 440p.
©akademia (MSW)
Bladsy 213
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Small Business NSW. 2011. Implications for the Business Owner. http://www.smallbiz.nsw.gov.au/grow/growth/implicationsbusinessowner/Pages/defau lt.aspx
•
Small Business Resources. 2011. Resources and links. http://smallbusinessowner.co.za/resources.html
•
Sofat, R. & Hiro, P. 2010. Basic Accounting. New Delhi: PHI Learning. Private Limited. 567p.
•
Softline Pastel. 2011. Welcome to Softline Pastel, the leader in accounting software solutions. http://www.pastel.co.za/
•
Southern Health. 2010. Annual Report.
http://www.southernhealth.org.au/page/Research/Publications •
Sowden-Service, C.L. 2006. Gripping GAAP. Pietermaritzburg: Interpaks Books.
•
The Times 100. 2011. Accounting Functions. http://www.thetimes100.co.uk/theory/theory--accounting-functiond--111.php
•
Thorsen, D. 2005. Definition of Corporate Culture. http://Ezine Articles.com/?expert=Debra Thorsen
•
Tracy,J.A. 2011. The Difference between Bookkeeping and Accounting. http://www.dummies.com/how-to/content/the-difference-between-bookkeeping-and accounting.html
•
Trehan, M. & Trehan, R. 2009-10. Government and Business. New Delhi: V.K. (India) Enterprises. 215p.
•
Turbo Cash. 2011. The hand versus the computerised accounting system. http://www.turbocashuk.com/Help/AccountingCycleManualComputerisedSystem.htm
•
Tutor2U. 2011. Introduction to Accounting. http://tutor2u.net/business/accounts/intro_accounting.htm
•
Vorster, Q., Koornhof, C., Oberholster, J., Koppeschaar, Z., Coetzee, S., Janse van Rensburg, C., Binnekade, C., Leith, K. & Hattingh, M. 2008. Beskrywende Rekeningkunde. IFRS-Fokus. Durban: LexisNexis. 1018p.
©akademia (MSW)
Bladsy 214
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Wang, C. 2010. Managerial Decision Making Leadership: The essential Pocket Strategy Book. Singapore: John Wiley & Sons (Asia) Pte. Ltd. 160p.
•
Warren, C.S., Reeve, J.M., Duchac, J.E. 2009. Accounting. USA: Southern-Western Cengage Learning. 215p.
•
Webster, A. L. 2010. Ethical Responsibilities of a Business Finance Department. http:www.ehow.com/list_7465897_ethical-responsibilities-businessfinance_department.html
•
WiseGEEK. 2011. What is an Annual Report? http://www.wisegeek.com/what-is-anannual-report.htm
•
Wisegeek.com. 2011. What are the different types of accounting software? http://www.wisegeek.com/what-are-the-different-types-of-accounting-software.htm
•
Yong, J. 2011. 7 Building blocks of accounting every accountant must know. http://www.articlesalley.com/article.detail.php/52523/310/Bookkeeping/Accounting/52 /7_Building_Blocks_of_Accounting_Every_Accountant_Must_Know
©akademia (MSW)
Bladsy 215
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Selfevalueringsriglyne Riglyne: Aktiwiteit 1 1. Bedryfsbeginsels:
•
Besluit wat gaan die onderneming se hoofaktiwiteit wees, en hou daarby.
•
Andy behoort sy kontantvloei voortdurend dop te hou – rekeninge moet betyds betaal word. Identifiseer die kliëntebasis en hou die kliënte gelukkig.
•
Identifiseer ʼn produk of diens en fokus daarop.
•
Bestuur die personeel met die nodige respek.
2. Aangesien Andy beperkte kapitaal het; sy onderneming baie klein is en hy alleeneienaar is van sy onderneming, sal ʼn alleeneienaarsaak die aangewese opsie wees. Die onderneming is ook nie baie kompleks nie. Hy kan dit ook oorweeg om ʼn vennootskap op te rig met ʼn betroubare vriend of familielid. Laastens kan hy ʼn beslote korporasie oorweeg, maar dit is duur om ʼn BK te stig. 3. Die finansiële state van ʼn onderneming is ʼn goeie keuse, naamlik die Balansstaat, die Inkomstestaat, asook die Kontantvloeistaat. 4. Belangrikste departemente in ʼn onderneming: •
Advertensie & bemarking. Advertensie & bemarking is ʼn belangrike aspek in elke sakeonderneming, aangesien dit die publiek se aandag vestig op nuwe produkte in die mark; dit help om meer kliënte vir die onderneming te werf om produkverkope te verhoog. Dit dra ook by tot die vestiging van ʼn sakeonderneming se reputasie wat die groei van so ʼn onderneming verseker.
•
Menslike hulpbronne. Die menslike hulpbronne afdeling in die sakeonderneming is belangrik om die volgende redes:
o Die menslike hulpbronne afdeling van ʼn onderneming moet nuwe werknemers werf, indien daar poste oopgaan.
o Die menslike hulpbronne afdeling moet aan wyses dink om hierdie
©akademia (MSW)
Bladsy 216
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
werknemers te behou.
o Die menslike hulpbronne afdeling moet opleiding en berading aan werknemers verskaf, indien nodig.
o Die menslike hulpbronne moet die afdanking van personeel behartig. o Die menslike hulpbronne afdeling is verantwoordelik vir die daarstelling van posbeskrywings en werkstandaarde.
•
Inligtingbestuur. Inligtingbestuur sorg vir verslae wat volledig, betroubaar, akkuraat en betyds is. Hierdie verslae is belangrik omdat dit die topbestuur van ʼn onderneming in staat stel om belangrike besluite te neem.
•
Rekeningkunde & finansies. Die rekeningkunde & finansies departement is verantwoordelik vir die rekordhouding van ʼn onderneming se bedryfstransaksies en die opstel van finansiële state wat deur die bestuur en beleggers van ʼn sakeonderneming gebruik kan word om belangrike besluite te neem.
•
Produksie. Die produksie afdeling in ʼn sakeonderneming is belangrik aangesien dit insette omskakel in uitsette. Selfs al verskaf die onderneming dienste, moet die produksie afdeling steeds die hulpbronne doeltreffend aanwend om aan die kliënte se behoeftes te voldoen en produkte te vervaardig om te verkoop.
Riglyne: Aktiwiteit 2
1. Gee een praktiese voorbeeld van elk die volgende: a. Strategiese besluit b. Taktiese besluit c. Operasionele besluit Vergelyk jou antwoord met die volgende voorbeelde a. Besluite geneem deur topbestuur. Voorbeelde van strategiese besluite is:
©akademia (MSW)
Bladsy 217
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
•
Sal dit winsgewend wees om met ʼn mededinger in die mark saam te smelt?
•
Moet daar oorweging geskenk word aan ʼn nuwe reeks produkte? Sal so ʼn rigting ʼn positiewe uitwerking hê op die onderneming se winste?
b. Besluite geneem deur bestuurders in die onderneming. Voorbeelde van taktiese besluite is: •
Indien twee maatskappye saamsmelt, moet daar oorweging geskenk word daaraan om die werknemers van die ander maatskappy so gou moontlik deel van die maatskappy te laat voel Wat kan gedoen word om samewerking te verseker? Wat kan gedoen word om die werknemers te motiveer?
•
Indien daar besluit word om ʼn nuwe reeks produkte te produseer, moet daar besluit word hoe die produk bemark gaan word, sodat dit addisionele winste kan genereer.
c. Hierdie besluite word deur werknemers regdeur die onderneming geneem. Voorbeelde van operasionele besluite is: •
Wat is die beste manier om met kollegas te kommunikeer?
•
Hoe kan daar ʼn balans gehandhaaf word tussen die verskillende uitdagings van die pos? Prioritisering is dan van groot belang.
2. Dink jy besluitneming gebaseer op instink (intuïsie) verteenwoordig ʼn goeie besluitnemingstyl? Gee redes vir jou antwoord. Dis gewoonlik nie die ideale manier van besluite neem nie, aangesien daar nie baie oorleg en redeneringswerk in die betrokke besluitnemingsproses gebeur nie. Die besluit wat geneem is, is gebaseer op ʼn betrokke persoon se “gevoel” ten opsigte van ʼn sekere situasie. Dis is dus nie baie geloofwaardig nie. 3. Verduidelik in jou eie woorde waarom die bestuur van ʼn onderneming belangrik is. Vergelyk jou antwoord met die volgende:
•
Die bestuur van ʼn sakeonderneming speel ʼn belangrike rol in die daaglikse aktiwiteite van ʼn onderneming. Die sukses en winsgewendheid van ʼn
©akademia (MSW)
Bladsy 218
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
onderneming hang grootliks af van hoe ʼn onderneming bestuur word. •
Bestuur behels die beheer van die funksies soos beplanning, organisasie en personeelvoorsiening om take so doeltreffend as moontlik uit te voer (Singla, 2010:20).
•
Die bestuur van ʼn sakeonderneming is daarvoor verantwoordelik om die werknemers wat aan hulle verslag doen so doeltreffend moontlik te bestuur, ten einde hulle in staat te stel om die doelwitte van die onderneming te bereik (Hahn, 2011. http://www.ehow.com/facts-4828291-important-skillsmanagers.htm0l)
•
Beplanning, verskaffing van inligting en om die personeel binne die konteks te beskerm, is van die hoofbydraes wat deur die bestuur van ʼn onderneming gemaak word (Blair, 2011. http://www.see.ed.ac.uk/gerhard/Management/arta.html/).
•
Die bestuur van ʼn sakeonderneming moet ook in staat wees om toekomsbeplanning te kan doen en die doelwitte van die onderneming daarvolgens te kan aanpas, met die oog daarop dat elke moontlike geleentheid aangegryp word. Die werknemer, daarenteen, fokus hoofsaaklik op die bereiking van bestaande doelwitte, sonder om te veel oor die toekoms te bekommer.
•
Elke bestuurder in ʼn onderneming beskik oor ʼn mate van outoriteit in die onderneming. Hierdie outoriteit verleen hom/haar toegang tot sekere inligtingsbronne in die onderneming, wat die werknemers nodig het om die werk te kan doen. Wanneer daar egter onredelike versoeke of eise aan werknemers gestel word deur ʼn bestuurder, moet die topbestuur van die onderneming die werknemer daarteen beskerm.
•
Die afwesigheid van behoorlike bestuur van ʼn onderneming in die alledaagse bedryfsaktiwiteite, kan daartoe lei dat die doelwitte nie bereik word nie en die onderneming nie winsgewend reageer op geleenthede wat mag opduik nie. Indien die bestuur van ʼn onderneming nie doeltreffend plaasvind nie, sal die hulpbronne wat gebruik word in die produksieproses, slegs hulpbronne bly en nooit oorgaan na produksie nie (Kumar en Sharma, 2000:19).
•
Die bestuur van ʼn onderneming sorg dat die hulpbronne – die werknemers, die
©akademia (MSW)
Bladsy 219
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
masjinerie, kapitaal, ens. so kostedoeltreffend as moontlik aangewend word. •
Die bestuur sorg dat ʼn onderneming altyd die mededingende voordeel behou teenoor mededingers in die mark.
•
Die bestuur van ʼn onderneming is verantwoordelik om te sorg dat die onderneming so kostedoeltreffend moontlik bedryf word.
•
Die bestuur is daarvoor verantwoordelik dat die organisatoriese beheerstruktuur suksesvol funksioneer.
•
Die bestuur van ʼn onderneming poog altyd om die onderneming se winste te verbeter.
4. Is dit beter om die hele onderneming by die besluitnemingsproses te betrek en nie net die topbestuur van ʼn onderneming nie? Gee redes vir jou antwoord. Dit is gewoonlik beter indien die besluitnemingsproses op elke vlak van die onderneming plaasvind. Dit mag wees dat ʼn bestuurder nie bewus is van sekere tekortkominge in die produksieproses nie – iets waarmee die werknemer elke dag te doen kry. Die werknemer kan moontlik weet hoe om so ʼn tekort aan te vul of probleem op te los. Indien hy/sy by die besluitnemingsproses betrek word, kan dit net positiewe resultate tot gevolg hê. 5. Wat maak die organisatoriese besluitnemingsproses so gewild? Dit sluit aan by die bogenoemde antwoord. Die organisatoriese besluitnemingsproses behels besluitneming op verskillende vlakke in die onderneming. In hierdie proses vind besluitneming op die topbestuursvlak, die middelbestuursvlak en laerbestuursvlak plaas. Die kanse dat ʼn sinvolle besluit, wat tot voordeel van die hele onderneming sal wees, so geneem sal word, is dan beter.
Riglyne: Aktiwiteit 3 1. Die verskille: •
Finansiële rekeningkunde lewer verslag aan eksterne gebruikers,
©akademia (MSW)
Bladsy 220
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
bestuursrekeningkunde lewer verslag aan interne gebruikers. Finansiële rekeningkunde se verslae is gebaseer op inligting wat reeds
•
plaasgevind het, bestuursrekeningkunde se verslae is gebaseer op inligting wat van toepassing is op toekomstige gebeure. Die verslae van finansiële rekeningkunde moet voldoen aan rekeningkundige
•
standaarde, terwyl die verslae van bestuursrekeningkunde opgestel word ooreenkomstig die bestuur se voor- en afkeure. 2. Take: Die volledige en akkurate teboekstelling van ʼn onderneming se
•
saketransaksies. Die opstel van verslae waarin die finansiële inligting van ʼn onderneming
•
uiteengesit word, byvoorbeeld die finansiële state van die onderneming. Die ontleding en vertolking van ʼn onderneming se finansiële inligting om
•
belangrike besluite te neem. Kosteberekening van die produksie van ʼn onderneming se produk/te of diens.
•
3. Die interne gebruikers is die werknemers en bestuur van ʼn onderneming. Die eksterne gebruikers is, onder andere, die verskaffers en kliënte van ʼn onderneming. 4. Daar is nie ʼn spesifieke antwoord vir hierdie vraag nie, maar vergelyk jou antwoord met die inligting in hierdie studie-eenheid.
Riglyne: Aktiwiteit 4 Kyk na die volgende tabel. Besluit watter rekeningkundige standaard/beginsel die beste by elkeen van die onderstaande scenario’s pas:
i.
Konserwatisme beginsel
ii.
Entiteitsbeginsel
©akademia (MSW)
Bladsy 221
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
iii.
Lopende saakbeginsel
iv.
Historiese kostebeginsel
v.
Wesenlikheidsbeginsel
vi.
Paringsbeginsel Situasie
Rekeningkundige Standaard/Beginsel
a. Die eienaar van ABC Bpk. het prysgeld gewen in ʼn blokkiesraaiselwedstryd. Die wengeld is nie in die boeke
ii
aangeteken nie. b. ʼn Bedrag van R3 500 vir Desember is nog verskuldig aan die einde van die finansiële jaar. Die R3 500 is ingesluit in
vi
die finansiële state vir die huidige finansiële jaar. c. Rente verdien op die maatskappy se bankrekening word as ʼn afsonderlike lynitem in die inkomstestaat aangeteken.
v
d. Die kantoorblok waarin ABC Bpk. tans werksaam is, is 10 jaar gelede @ R500 000 aangekoop. Die kantoorblok is tans R2 000 000 werd. Die kantoorblok word as R500 000
iv
in die Balansstaat getoon. e. Die handelsvoorraad van ABC Bpk. is vir R20 000 aangekoop, maar as gevolg van tegnologiese voortuitgang, is die huidige voorraad verouderd – dus word
i
die voorraad getoon as R10 000. f.
Die eienaar van ABC Bpk. het na die Kaap verhuis, terwyl sy onderneming in Mauritius agtergebly het. Daar word verwag dat die onderneming in die afsienbare toekoms
iii
steeds sal bly voortbestaan.
©akademia (MSW)
Bladsy 222
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Riglyne: Aktiwiteit 5 a. Eienaarsbelang
=
Bates
-
Laste
R20 000
=
R70 000
-
R50 000
Die formule hierbo dui op ʼn gesonde sakeonderneming. Die onderneming se bates is meer as sy laste en dit sal nie nodig wees vir Sarel om van sy eie geld in die onderneming in te stort om die onderneming se verpligtinge na te kom nie. Dit sal dus ʼn goeie finansiële besluit wees om geld in die onderneming te belê. b.
Beskrywing Kontant/Bank
Debiet
Krediet
R20 000
Sarel: Kapitaal
R20 000
Riglyne: Aktiwiteit 6 a. Vrae deur die nuwe rekenmeester: •
Dink daaraan hoe Malburg ʼn doeltreffende rekeningkundige stelsel vergelyk het met die wiel van ʼn fiets (Kyk Par. 5.7.2) (2003. http://www.businesstown.com/accounting/basic-components.asp)
•
Hy kan verantwoordelik wees vir die volgende: o
Die instandhouding van die rekeningkundige stelsel
o
Die bestuur van krediteure – rekeninge betaalbaar
o
Die bestuur van debiteure – rekeninge ontvangbaar
o
Maandelikse verslagdoening
o
Om te sorg dat interne beheermaatreëls uitgevoer word ten opsigte van rekeningkunde
o
Die byhou van die vaste bate register
©akademia (MSW)
Bladsy 223
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
b. Omdat daar so baie funksies is wat verrig moet word, is dit belangrik om te kyk hoe tyd bespaar kan word wat aan ander belangrike aktiwiteite spandeer kan word. ʼn Gerekenariseerde rekeningkundige stelsel kombineer sekere stappe in die rekeningkundige proses, wat baie tyd en geld bespaar. c. Tipe programmatuur wat oorweeg kan word: •
Quickbooks
•
Softline Pastel
•
Netsuite
•
SAP Riglyne: Aktiwiteit 7
Antwoord: 1. H 2. G 3. J 4. C 5. E 6. A 7. I 8. B 9. D 10. F
©akademia (MSW)
Bladsy 224
BAP105 Bedryfs- en rekeningkundige praktyk
Riglyne: Aktiwiteit 8 1. R297 400 (R300 000 – R2 600) 2. R208 900 (R297 400 – R88 500) 3. R50 000 (R128 840 – R72 000 – R6 840) 4. R29 900 (R26 500 + R3 400) 5. R7300 (R5000 + R2 300) 6. R1 975 (R69 470 – R1 200 – R29 900 – R500 – R308 – R1290 – R13 997 – R13 000 – R7 300) 7. Bedryfswins/verlies 8. R1 573 (R269 843 – R268 270) 9. R2 891 (R269 843 – R266 952) 10. ʼn Wins
©akademia (MSW)
Bladsy 225
V
oor die oprigting van enige sakeonderneming, is dit belangrik om te beplan. Dit is belangrik om te weet waar om te begin. Hoeveel kapitaal gaan vereis word vir oprigting en hoe sal die welslae of mislukkings binne die onderneming gemeet word? Die hoofdoelwit van enige sakeonderneming is om ’n wins te toon en rekeningkunde kan van groot hulp wees om bogenoemde vrae te beantwoord Om die korrekte besluite in ’n onderneming te neem, vereis tydige, volledige en betroubare inligting. Die bronne van sogenaamde inligting is soms beperk, wat die besluitnemingsproses bemoeilik. Dit is veral moeilik om in die huidige ingewikkelde sakewêreld belangrike besluite te neem sonder betroubare inligting. Een verkeerde besluit kan moontlik lei tot ’n verlies aan inkomste of die einde van die onderneming beteken. In hierdie besluitnemingsproses speel rekeningkunde ’n belangrike rol. Die Internasionale Rekeningkundige Standaarde Raad tesame met die Finansiële Rekeningkunde Raad en ander soortgelyke rade werk saam om rekeningkundige standaarde met dieselfde waardes in elke land te implementeer. Die verwerking en verslaggewing van rekeningkundige data moet dus aan die vereistes van die Algemeen Aanvaarbare Rekeningkundige Praktyk (AARP) voldoen. Die onderneming is ook in voortdurende interaksie met die omgewing. So neem die onderneming insette soos roumaterial, kapitaal, arbeid, energie, en so meer uit die omgewing en omskep hierdie insette in goedere en dienste, waarna dit weer in die omgewing teruggeplaas word om aan die vereistes en verwagtinge van kliënte te voldoen. Die bedryfsomgewing het ‘n direkte en indirekte invloed op die manier waarop ’n sakeonderneming bedryf word. Dit is belangrik vir ’n sakeonderneming om die bedryfsomgewing in ag te neem en die nodige aanpassings te maak ten einde te oorleef en te floreer. Suksesvolle ondernemings hou die eksterne bedryfsomgewing fyn dop om tendense in die teikenmark te identifiseer wat vir die onderneming winsgewend kan wees.
akademia jou oop, afrikaanse leertuiste
w w w. a k a d e m i a . a c . z a