in evidenza
che. L’articolata struttura organizzativa del progetto – coordinato dal project manager Carlo Bonetti, che si avvale del supporto di un Comitato di progetto costituito da rappresentanti delle Direzioni centrali coinvolte (Moreno Balestro, Marinella Brillante, Carlo Di Marco, Carmelo Grimaldi e Angela Isidoro), della Segreteria tecnica di progetto, affidata a Lucio Tropia, e di Daniela Guicciardi, di Sogei - rende possibile un costante ed efficace monitoraggio delle attività, nonché la tempestiva adozione delle decisioni necessarie per risolvere le criticità emerse. Il Comitato di progetto, infatti, si riunisce con frequenza costante per analizzare gli stati di avanzamento lavori e condividere le azioni da mettere in campo per agevolare il corso delle attività pianificate. Un archivio documentale intranet rende facilmente disponibili le informazioni e i dati di interesse per il progetto. Con specifico riferimento alle attività di acquisizione ottica di documenti di pubblicità immobiliare, è stato implementato un sistema di monitoraggio che, alimentato dai singoli referenti sulla base dei prospetti di lavorazione, consente di avere una tempestiva informativa sullo stato di avanzamento lavori. Nell’ambito delle sedute del Comitato, inoltre, si è deciso di avviare una attività a latere che, sebbene non ascrivibile al perimetro di progetto, è ad esso sicuramente connessa: si tratta dell’acquisizione informatica dei dati dei soggetti presenti nei repertori, attualmente avviata su trentaquattro conservatorie, che prosegue ed integra la simile attività di acquisizione dei dati alfanumerici dalle note ottiche di trascrizione, attualmente gestita dal progetto “ Banca dati integrata”. L’esempio appena rappresentato evidenzia l’osmosi e la labilità dei confini tra attività progettuali e ordinarie che solo una efficace azione di “coordinamento e integrazione funzionale” può rendere coerenti ed allineate. È d’altronde la stessa logica del progetto a richiedere un continuo riscontro con la realtà operativa e con le necessità da questa rappresentate. L’intervento progettuale, infatti, viene avviato per risolvere problematiche o apportare
Le 75 conservatorie interessate dalle acquisizioni ottiche nel biennio 2010-2011
L’avanzamento delle attività al 30 novembre 2010
innovazioni, in un periodo di tempo limitato, con risultati che, a regime, verranno gestiti nell’ambito delle attività ordinarie. In questo senso, il progetto Razionalizzazione e digitalizzazione degli archivi sta gradualmente avviando o coordinando una serie di interventi che, affiancandosi alle attività ordinarie, apporteranno innovazioni in grado di garantire il conseguimento dell’obiettivo dichiarato: una gestione organica e razionale degli archivi. Rientrano in questo ambito gli impulsi a riavviare con maggiore efficacia le attività di scarto d’archivio e, soprattutto, gli studi in corso per verificare l’opportunità di ulteriori acquisizioni ottiche e quelli
per la predisposizione di un sistema di archiviazione digitale a norma dei documenti e per l’innovazione nella gestione logistica degli archivi. Su questo ultimo tema, il Comitato di progetto è impegnato ad avviare a breve alcune sperimentazioni per la “delocalizzazione” dei documenti in uno o più centri logistici, che possano garantire la razionalizzazione dei costi di gestione degli archivi in termini di locazioni passive e d’impiantistica e l’uniformità dei criteri di conservazione e tracciabilità degli atti. Si tratta, appare evidente, di una grande sfida che l’Agenzia ha già lanciato e che torneremo a descrivere nei prossimi numeri di Territorio Informa.
29