Communication des CSE

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100 % dédiée à la communication des CSE Après plus de 20 ans passés dans les domaines de la communication et des systèmes d’information, c’est de son expérience d’élue et de trésorière de CE que Sophie Weill-Boëdec s’inspire pour créer en 2018, Exanote, une structure spécialisée dans la rédaction des procès-verbaux, puis L’AgenCSE, dédiée à la communication des Comités sociaux et économiques.

Regroupant une équipe de spécialistes du monde de l’écrit, du graphisme et de la création digitale, L’AgenCSE conseille et propose des solutions de communication adaptées à la problématique de chaque CSE. Depuis l’action ponctuelle, jusqu’à l’établissement d’une stratégie de communication 360°, chacune des prestations s’inscrivent dans le respect du Code du travail, des exigences d’une communication interne et des valeurs de ses élus.

Sophie Weill-Boëdec sweillboedec@lagencse.fr Tél. : 06 81 67 07 84

COMMUNICATION DES CSE

CSE, CRISE SANITAIRE ET TÉLÉTRAVAIL VOUS AMÈNENT À REPENSER VOTRE COMMUNICATION !

Des usages qui vont perdurer Lorsque vous aviez préparé votre budget 2020, vous n’aviez sans doute pas prévu que le voyage de mai, attendu de longue, tomberait à l’eau, et qu’à la place vous vous retrouveriez à faire imprimer le logo du CSE sur des masques chirurgicaux.

Vous ne pensiez pas non plus devoir aborder en CSSCT des plans de déconfinement des collaborateurs éparpillés en télétravail, arrêtés pour garde d’enfant ou pour fragilité. Ni non plus devoir multiplier les visioconférences, réfugiés dans votre chambre pour plus de tranquillité...

Pourtant, la crise n’a fait qu’accélérer un processus déjà largement à l’œuvre dans les entreprises. Nombreuses sont celles qui avaient en effet déjà mis en place le télétravail, et appris à vivre avec les usages digitaux de leurs collaborateurs. Quand elles ne les mettaient pas au centre de leurs préoccupations.

Au fond, la Covid-19 révèle les limites de nos paramètres spatio-temporels. Elle les fait même voler en éclat en nous obligeant à un saut technologique. Car loin est le temps où l’on devait attendre le lundi matin pour consulter le panneau d’affichage ou même les actualités de l’entreprise depuis son intranet.

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Aujourd’hui, les collaborateurs entendent accéder à l’information en ATAWAD (Anytime, Anywhere, Anydevice) : n’importe quand, depuis n’importe où et sur n’importe quel support. Ils lisent le dernier PV sur leur tablette depuis leur canapé, ou consultent les offres de la rentrée sur leur téléphone en empruntant les transports en commun.

Alors oui, les choses ne seront plus comme avant.

Nous savons ce que nous avons traversé, mais nous ne savons pas encore ce qui nous attend. L’heure n’est pas nécessairement au pessimisme, mais déjà à nous adapter à cette nouvelle donne qui précipite de nouveaux enjeux de communication.

Pendant longtemps, communiquer a consisté en du vertical et du présentiel, de l’affichage papier et de la distribution sur le bureau ou dans le casier. Dorénavant, conserver et développer du lien social, mais aussi générer la confiance avec incarnation passera par davantage de virtuel. S’ils veulent délivrer la bonne information au bon moment, continuer d’insuffler leurs messages, partager leurs valeurs et susciter l’intérêt et l’attention au dialogue social, les CSE doivent compter sur de nouveaux vecteurs sans pour autant négliger les canaux traditionnels. Le tout dans une bonne maîtrise budgétaire…

1. Une stratégie de communication adaptée au contexte Les CSE ne peuvent s’adapter à cette nouvelle donne en se contentant d’ajouter un outil digital, pour se dire « ça, c’est fait ! ». L’efficacité de votre stratégie de communication ne se cantonne pas à superpo-

ser ou juxtaposer des canaux : plus que cela, il s’agit de les orchestrer pour les faire résonner harmonieusement. Mieux vaut moins de canaux mais avec de réelles synergies, ne serait-ce aussi pour maîtriser et optimiser vos coûts.

Ne négligez pas non plus les moyens humains dont vous disposez pour les faire vivre dans le temps. Car à quoi bon avoir un site web pour ne pas y mettre à jour vos contenus et annonces ? A quoi bon y prévoir une section de blog si votre dernier post remonte à l’année dernière ?

La première étape consiste à dresser un état des lieux en se posant quelques questions simples : - Quels sont les outils mis en place ?

- Quels sont ceux qui fonctionnent ?

Ceux qui ne fonctionnent pas ? Et pourquoi ?

- Quels sont les moyens (humains, budgé taires…) dont dispose le CSE ?

- Quels événements, grands jalons de la saison faudra-t-il célébrer ?

- …

Ensuite, n’ayez pas peur de poser un diagnostic de votre image en vous demandant par exemple : - Comment les salariés perçoivent votre commu nication ? Leurs zones de satisfaction, de moindre satisfaction, et les axes d’amélioration qu’ils voient à votre dispositif ; - Quels sont les outils de communication qu’ils attendent ? Évitez la liste au Père Noël, limi tez-vous à ce que vous pourrez raisonnablement mettre en place et utiliser par la suite.

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Cette étape d’analyse vous sera essentielle pour définir les objectifs de votre communication.

Par ailleurs, les entreprises ne sont pas monolithiques.

Elles comprennent différentes populations ayant chacune leurs préoccupations, leur rythme, leurs lieux de prédilection… et donc leurs canaux d’information : des commerciaux sur le terrain, des travailleurs à distance, des cadres sédentaires, des opérateurs en ateliers… Une fois la typologie de salariés réalisée, faites-en sorte que chaque segment bénéficie bien des canaux respectant ses contraintes. Sans oublier que parmi les salariés, se trouvent les personnes qui vous ont élu et qui comptent sur vous et celles qui vous éliront peut-être demain !

Une fois vos objectifs définis et vos segments identifiés, vous allez décliner votre stratégie de communication en un plan de communication. Pour ce faire, il vous suffit de cadencer vos actions selon un rétroplanning qui couvrira toute une année. En choisissant le bon rythme, vous vous donnez les moyens de conserver le contact dans la durée avec les salariés et ne tombez pas dans le piège de communiquer simplement par à-coups lors de la rentrée ou à Noël.

En communication plus qu’ailleurs, c’est la régularité qui prime.

Conseil de l’AgenCSE Nommez une équipe dédiée à la communication, même si elle ne compte que 2 personnes.

Choisissez des élus qui ont une appétence pour le sujet - la fibre des outils de communication, ou bien des capacités rédactionnelles - mais surtout, capables d’y consacrer du temps. Par ailleurs, chaque action que vous aurez planifiée requiert la désignation d’un pilote en charge de l’organiser et d’en évaluer la réussite.

Les écueils à éviter : 1/ Partir bille en tête, sans avoir planifié ni budgétisé vos actions. A l’arrivée, vous donneriez une image peu cohérente et dépenseriez sans doute plus que nécessaire ; 2/ Ne mesurer ni l’impact ni l’efficacité de vos actions. Vous risqueriez de conserver des outils inutiles pesant indûment sur votre budget.

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2. Développer votre propre image est vital Quel que soit le créneau utilisé et compte tenu de la masse des sollicitations, vos messages doivent rester identifiables, singuliers. Pour cela, il vous faut préalablement avoir développé une image qui vous est propre, différenciante et alignée avec les valeurs que vous souhaitez incarner.

Cette image sera enthousiasmante, fédératrice et donnera envie à vos supporters de se reconnaître et fierté d’appartenance à la communauté que vous fédérez avec eux. Concrètement, cette image se matérialise par : - Votre logo, avant toute chose. Il peut être une déclinaison du logo de l’entreprise ou au contraire s’en détacher consciemment ; - Votre charte graphique, c’est-à-dire les polices de caractères et les couleurs qui seront utilisées sur toutes vos documentations.

Une image c’est également un ton, un registre, une signature sous lesquels vous allez choisir de communiquer. Vous pouvez par exemple choisir d’avoir recours à l’humour, la légèreté, le décalage par rapport à des idées reçues, du second degré…

Les écueils à éviter 1/ Gardez-vous d’un logo trop sophistiqué ou « prétentieux », alors qu’on attend d’une entité comme un CSE une certaine frugalité et de simplement « servir » la communauté des collaborateurs ; 2/ Manier l’humour c’est bien mais jusqu’aux fautes de goût… Encore une fois, un CSE est une entité de service qui reste tenue à une certaine neutralité.

3. Site web, l’incontournable Outil incontournable, vitrine… si vous deviez n’avoir qu’un seul outil ce serait votre site web.

Il n’a pas besoin de compter un grand nombre de pages. Mieux vaut faire simple mais propre, impactant et utile par rapport à votre mission d’information et de service. D’ailleurs, avoir de (trop) nombreuses pages expose vos lecteurs à un risque de saturation et, dans le temps, un effort de mise à jour assez lourd.

La tentation pourrait être de vous imposer une certaine pression en mettant régulièrement de l’information en ligne, par souci de soigner vos statistiques de fréquentation. Votre objectif n’est pas tant que les salariés visitent votre site toutes les semaines (qui n’est d’ailleurs pas un site marchand), mais plutôt qu’ils y aillent chaque fois que vous souhaitez les informer. Ils doivent alors pouvoir y trouver facilement ce dont ils ont besoin.

Parmi les informations incontournables nous vous conseillons d’y faire figurer : - Un trombinoscope du Comité, comprenant les coordonnées des élus ; - La présentation des rôles et missions des élus et des instances ; - Les procès-verbaux des réunions, préalablement expurgés de tous les sujets confidentiels. Vous pouvez aussi publier le calendrier et les ordres du jour des futures réunions ; - Les règles d’attribution des œuvres sociales pour les collaborateurs et leurs ayants droit ; - Le calendrier des événements à venir et des ASC ; - Les photos des événements passés.

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Vous pouvez également prévoir une section de blog, toujours en accès privatif, mais uniquement si vous disposez des moyens humains pour la faire vivre.

Sinon, mieux vaut vous en passer dans un premier temps.

Par ailleurs, les modules de type forum, chat, offres de covoiturage, troc ou petites annonces restent par principe très attractifs, parce qu’ils sont en phase avec les aspirations collaboratives de notre époque.

A ceci près qu’ils fonctionnent peu au sein des entreprises. Souvent animés par quelques proches de l’administrateur, ils finissent par tomber rapidement en désuétude. Ils peuvent en revanche bien fonctionner lors d’un événement ponctuel, comme l’animation d’une page de co-voiturage lors de grèves nationales, une campagne de trocs de produits du potager au printemps, ou braderie autour du thème du vélo pendant un mois par exemple. L’usage de ce type d’outils peut être très puissant en matière d’animation, s’il est fait sur une période précise, avec un thème spécifique et bien animé et communiqué, notamment relayé par e-mail et/ou voie d’affichage.

En outre, une communication ne peut être simplement descendante. Votre site devant donner la possibilité aux salariés de vous contacter, pensez à lui adjoindre un module « formulaire » pour que votre

communauté puisse vous adresser ses questions et suggestions. L’objectif est de récolter un maximum de remontées terrain, notamment lorsque vous publiez les ordres du jour des réunions du Comité.

Enfin, des vidéos seront une excellente façon de présenter votre CSE et les ASC si vous en insérez les liens sur votre site : - Une vidéo peut venir remplacer un livret d’accueil avec davantage de dynamisme qu’un simple document pdf ; - Une vidéo face-à-face permettra d’incarner l’équipe du CSE, loin de l’image de froideur traditionnellement accolée aux outils digitaux ; - Des webinars, enfin, permettent aux salariés de se mettre à jour sur des thématiques bien identifiées et d’adresser en live leur questions à des animateurs experts.

Afin de conserver la maîtrise et l’intégrité de votre site, et vous affranchir de tout contrôle de la part de votre entreprise, le site web du CSE doit être indépendant du système d’information et de la plateforme technologique de cette dernière. Généralement, soit vous disposez déjà de moyens techniques (site, mail…) propres, soit il vous faudra négocier avec votre entreprise un accord encadrant l’usage des moyens qu’elle pourra mettre à votre disposition.

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D’ailleurs, parler de site « internet » est un abus de langage. Il vaudrait mieux parler d’une solution intranet, puisqu’on doit pouvoir y restreindre l’accès aux seuls collaborateurs de l’entreprise au moyen d’une page d’authentification, puis d’un mot de passe et d’un identifiant. Une procédure de gestion des accès sera dès lors nécessaire pour la création et la suppression au fil du temps de tout nouveau compte.

Autre aspect technique, prévoyez tout de suite à votre site une version « responsive », c’est-à-dire navigable naturellement sur smartphone et tablette. Si votre prestataire ne vous le propose pas, ce n’est pas bon signe… car ce standard figure dans l’état de l’art.

Et n’oubliez pas qu’aujourd’hui en France les sites internet sont consultés à 68 % à partir de téléphones mobiles.

L’écueil à éviter Fuyez les sites qui finissent en catalogues de billetterie et autres promotions. Les salariés s’y perdent souvent et les offres sont parfois moins intéressantes que celles qu’ils peuvent trouver par eux-mêmes sur internet. Ça devient un repoussoir.

Conseil de l’AgenCSE Mieux vaut un site dont vous maîtrisez la communication : soignez des éléments de communication qui vous sont propres, contrôlez votre image, et ne laissez pas les prestataires décider pour vous. N’abandonnez pas un espace qui vous appartient !

4. La Newsletter pour s’engager dans la régularité Le second outil incontournable est la Newsletter. Elle va vous permettre de propulser de l’information et d’entretenir une relation directe et pérenne avec la communauté des salariés.

La Newsletter peut vous aider à diffuser les éléments suivants : - Le calendrier du mois : la date de remise des chèques rentrée, celle du tirage au sort du voyage, le planning des expositions… ; - L’ordre du jour des prochains CSE, normalement établi dans les 3 jours qui précèdent la réunion ; - Le lien vers le dernier procès-verbal. Vous pouvez

d’ailleurs en produire une synthèse attractive, qui ne reprenne que les principales décisions, en veillant toutefois à ce qu’aucun sujet confidentiel ne soit diffusé ; - Quelques photos du dernier événement ; - Les ouvrages récents acquis par la bibliothèque et les nouvelles offres du CSE. Votre support doit être visuellement attrayant (mise en page, photo…) pour inviter à la lecture. Il doit se distinguer par sa pertinence en proposant peu d’informations, mais qui sont vraiment attendues. Optez pour une fréquence de parution en phase avec votre capacité à obtenir et à délivrer cette information : point de pression inutile !

La mise en page de votre Newsletter doit être réalisée en déclinaison de votre identité visuelle (logo et couleur), afin que les collaborateurs identifient au premier coup d’œil sa provenance.

Pour aller plus loin et adapter votre contenu aux attentes des lecteurs, profitez des fonctions statistiques offertes par ce type d’outils. Les taux d’ouverture et de clics vous permettront notamment d’évaluer la pertinence des différents sujets et de faire évoluer votre ligne éditoriale en conséquence.

Enfin, vous choisirez le jour et l’heure d’envoi de la Newsletter en fonction du rythme de l’entreprise même si, d’expérience, le vendredi matin est réputé le plus propice à la lecture des actualités du CSE. L’écueil à éviter Négliger la constitution d’une base d’adresses e-mail pertinente. En effet, si vous n’êtes pas autorisés à utiliser les adresses mail professionnelles et si vous ne possédez pas de base d’adresses e-mail des salariés, il vous faudra en construire une. Profitez d’un événement comme la distribution des chèques de Noël pour demander une adresse principale et une autre secondaire au cas où la première ne fonctionnait pas. Le tout dans le respect des contraintes RGPD.

Conseil de l’AgenCSE Pensez à traiter, après chaque campagne de publipostage, les retours pour erreur d’adresse et à mettre votre base régulièrement à jour avec les entrées et les sorties, idéalement chaque mois.

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5. Les réseaux sociaux, la fausse bonne idée

7. Évaluer sa communication pour s’améliorer au cours du mandat

Chambre d’écho virale, les réseaux sociaux sont gratuits et bien souvent les salariés les maîtrisent à titre personnel… Ils ont tout pour séduire, notamment les plus jeunes générations. Nous vous déconseillons néanmoins d’y avoir recours pour l’animation de vos CSE. Car il subsiste aujourd’hui trop de zones d’ombre au plan juridique. N’oubliez pas que les contenus que vous y postez deviennent de facto la propriété des plateformes.

Dernière chose, l’usage de ces réseaux, d’origine principalement américaine, vous fait bien souvent tomber dans une clause de juridiction américaine, en cas de litige.

Alors évitez-les autant que possible, il existe d’autres canaux bien plus pertinents.

Vos collègues vous font régulièrement des retours sur vos actions, sur les offres et les événements proposés par le CSE. Mais êtes-vous certain que ces avis sont représentatifs de l’ensemble des collaborateurs ? Et comment faire en sorte que tous les salariés aient le sentiment d’être écoutés ? Surtout lorsque ceux-ci sont géographiquement éloignés ou en télétravail. Le meilleur moyen d’affiner votre connaissance en la matière reste l’enquête. De façon ponctuelle ou récurrente, réaliser une enquête vous permet de prendre le pouls des collaborateurs au sujet des services et d’offres, mais aussi d’évaluer leur niveau de satisfaction quant aux prestations et outils déjà en place. Bien menée, elle constitue un outil d’amélioration continue pour votre CSE. Réalisée de façon annuelle, elle devient le baromètre de la satisfaction des salariés tout au long de votre mandat.

Des outils disponibles sur internet vous permettent désormais de réaliser un formulaire très rapidement et de l’adresser par e-mail. Vous n’avez plus qu’à recueillir les réponses et les traiter. Mais ne vous y trompez pas, si l’administration d’une enquête est largement simplifiée par ces outils numériques, il n’en reste pas moins que la vraie difficulté réside dans la rédaction des questions. Vous devez y consacrer un peu de temps. Quel est votre objectif ? Que cherchez-vous à savoir ? Comment le formuler et quel type de question choisir : ouverte ou fermées ? Avec quelle échelle de réponse ? Si vous n’avez pas l’habitude, mieux vaut prendre conseil auprès d’une société spécialisée, car l’exercice peut se révéler vite chronophage.

6. Ne pas succomber au 100 % digital !

Le digital n’est pas toujours approprié ou synonyme de bon goût. Nous avons encore plaisir à recevoir un joli faire-part en carton, à lire notre dernier roman sur papier plutôt qu’avec une liseuse, ou à consulter une belle affiche sur les murs de notre entreprise.

Il est important de le rappeler : une stratégie de communication réussie est souvent multicanal et multisupport, un savant mélange de numérique, de « print » et d’événements.

Bien sûr, ce qui n’est pas digital est logiquement plus coûteux, et certaines actions tendent à se faire remplacer presque avantageusement par leur version virtuelle que sont les web-conférences et les webinaires. Pourtant, vous pouvez aussi organiser des moments conviviaux sans louer le Stade de France et en respectant les règles de distanciation : offrir une galette des Rois, planifier un tournoi de babyfoot, fêter la Sainte-Catherine ou Saint-Nicolas…

Enfin, le panneau d’affichage n’est pas un support ringard, bien au contraire. Beaucoup de salariés s’y arrêtent pour lire les nouvelles. Il faut le faire vivre, avec des actualités régulières, des photos, de la couleur pour inviter à la lecture. Bien animé, il s’impose naturellement et avec simplicité.

L’écueil à éviter Consacrer trop de budget à des événements qui ne sont plus dans le cœur des attentes de votre communauté. D’où l’intérêt de sonder leur satisfaction périodiquement et d’en tirer les leçons pour votre plan de communication de l’année suivante.

L’écueil à éviter Ne pas communiquer les résultats et surtout ne pas en tenir compte. Poser des questions nécessite d’en écouter les réponses. C’est pourquoi, lorsque vous rédigerez votre questionnaire, veillez bien à ce que celui-ci n’amène pas le salarié à formuler des attentes que vous ne soyez pas en mesure de satisfaire.

Conseil de l’AgenCSE Testez toujours votre questionnaire auprès d’un petit nombre de salariés avant de l’adresser à l’ensemble des collaborateurs. Une question qui vous semble évidente nécessite peut-être d’être reformulée.

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Communication des CSE : le cadre juridique Quel que soit le canal de communication proposé par le CSE, il ne saurait finir en défouloir ! Les contenus qui y circulent doivent respecter le cadre imposé à la liberté d’expression par la Loi du 29 juillet 1881 sur la Liberté de la presse et l’Article 9 du Code civil.

Ainsi, il ne peut être porté atteinte aux droits des personnes en utilisant des propos injurieux ou diffamatoires, tout comme à la vie privée des salariés et des tiers, ainsi qu’aux règles de confidentialité. Plus largement, les propos repris sur les canaux de communication du CSE devront rester mesurés et ne jamais être de nature à troubler l’ordre public (notamment la Loi sur la liberté de la presse précitée, art. 29 ; CEDH, 12 Sept. 2011, no 28,955/06).

Le CSE respecte la vie privée des salariés et s’interdit la diffusion des informations concernant un collaborateur, sans avoir obtenu au préalable son accord (C. civ., art. 9).

Il respecte tout autant l’image de la société, le secret professionnel que la confidentialité des informations présentées comme telles par l’employeur au CSE, ou les informations confidentielles par nature (C. trav., art.

L. 2325-5, al. 2, L. 2323-10 et C. trav., art. L. 2323-82).

Enfin, ces communications ne doivent avoir aucun caractère vindicatif ni être de nature à troubler l’ordre au sein de la société.

RGPD : où en êtes-vous ?

Le Règlement général sur la Protection des données étant entré en application le 25 mai 2018, les CSE sont naturellement tenus de s’y soumettre. Il s’appliquera à toutes les données recueillies et conservées pour le fonctionnement de vos outils de communication : prénom et nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, mais aussi liste des ayants droit, quotient familial si vous les utilisez pour calculer les droits, etc.

L’écueil à éviter Croire que le Règlement ne concerne que la gestion des données personnelles sous format numérique. En réalité, il concerne tous les supports, y compris la photocopie du livret de famille que vous fournit un salarié pour justifier de ses ayants droit. Alors plus question de vous contenter de le laisser traîner dans un tiroir !

Pour conclure Nous l’avons vu, la communication reste un impératif majeur pour les CSE. Pour ce faire, un certain nombre de conditions sont à respecter. Ainsi, nous avons souhaité vous apporter quelques retours d’expérience et conseils, dont nous espérons qu’ils vous seront utiles dans la mise en place ou l’optimisation de votre dispositif.

Communiquer est d’autant plus critique depuis la crise de la Covid-19. De nombreuses entreprises ont su relever le défi de l’éloignement physique et réinventer, grâce aux leviers digitaux, le lien avec leurs salariés.

Votre communication doit donc en tenir compte, même si cela n’évacue pas d’autres canaux une fois que les restrictions sanitaires auront été levées. Pour autant, il y a eu un « effet cliquet », et nul doute que les usages numériques auront connu un vrai tournant à cette occasion.

Enfin, votre communication est un sujet sérieux et plus complexe qu’il n’y paraît. Faites-vous accompagner dans le cadrage de votre réflexion, même si c’est vous qui prendrez en dernier ressort les décisions et engagements budgétaires, et dans l’articulation de vos différentes actions et campagnes. Leur mise en œuvre étant chronophage et technique, vous ne perdez jamais de temps (ni d’argent) à consulter un bon spécialiste !