Política de Comunicaciones, Divulgación y Transparencia de AFC Chile
Versión: 01
Aprobada en la Sesión de Directorio N°38 efectuada el 28 de agosto de 2024
Índice
INDICE
1. Introducción
2. Objetivo
3. Alcance
4. Referencias de otras políticas y códigos
5. Principios
6. Canales de comunicación
7. Tipos de información
8. Área responsable de cada información
9. Vocería
10. Control de cambios de la política
1. INTRODUCCIÓN
La comunicación es esencial para la gestión del servicio que presta AFC a los beneficiarios, afiliados, empleadores y organismos reguladores y fiscalizadores Por lo tanto, comunicar a tiempo y a través de los canales adecuados es una función prioritaria dentro de la organización.
La comunicación se ejerce en coherencia con la misión, visión y valores (honestidad, respeto, diligencia, confianza, responsabilidad y compromiso), y en estricto apego a las disposiciones contenidas en la ley 19.728, el Contrato de Administración del Seguro de Cesantía y la normativa que regula su funcionamiento.
A través de esta política y los procedimientos que la complementan, la compañía manifiesta su compromiso de mantener informados a sus grupos de interés (“stakeholders”), con un lenguaje claro, simple y directo, a través de distintos canales y acciones de comunicación, ya que entiende el acceso a la información como un eje fundamental para la comprensión del Seguro de Cesantía, su administración y la consolidación de su reputación corporativa
Toda divulgación de información deberá cumplir con la legislación y la normativa vigente, y estar en concordancia con las políticas de la Administradora.
La presente política está disponible en el sitio web www.afc.cl
2. OBJETIVO
El propósito de esta política es crear directrices coherentes para la divulgación y la gestión de la comunicación, tanto interna como externa, de modo que los grupos de interés reciban información fidedigna, clara y oportuna.
3. ALCANCE
Esta Política de Comunicaciones, Divulgación y Transparencia es extensiva a toda la información que el Directorio, ejecutivos y colaboradores de AFC Chile entregan y ponen a disposición de sus grupos de interés a través de todos sus canales y plataformas de comunicación interna y externa.
4. REFERENCIAS DE OTRAS POLÍTICAS Y CÓDIGOS
Política de Seguridad de la Información y Ciberseguridad
Política de Seguridad de la Informacion.
Código de Ética y Conducta Profesional.
Compendio de Normas del Seguro de Cesantía.
Procedimientos, protocolos y manuales de los procesos de comunicación interna y externa de la compañía
5. PRINCIPIOS
Cumplir con la normativa vigente que regula el Seguro de Cesantía.
Respetar la normativa sobre protección de datos personales.
Poner a disposición de los grupos de interés, internos y externos, la información relevante a través de los canales de comunicación pertinentes.
Ser diligentes en dar respuesta de manera oportuna y diligente a quienes consultan.
Proactivamente, procurar información de calidad, vale decir, verídica, vigente, completa y presentada de un modo claro, formal y fácil de comprender para el público al que va dirigida.
Respeto por el carácter reservado o confidencial de la información, según su naturaleza, la normativa y el grupo de interés objetivo, siguiendo también lo que indica la Política de Seguridad de la Información y Ciberseguridad de la compañía.
6. CANALES DE COMUNICACIÓN
AFC cuenta con distintos medios o canales a través de los cuales entrega información a sus grupos de interés
Estos canales son:
Sucursales.
Contact center.
Sitios web público y privados (www.afc.cl).
Las cuentas corporativas de Twitter, Facebook, Linkedin, Instagram y Spotify.
Cartolas cuatrimestrales y anuales.
Memoria integrada anual.
Reporte de inversiones ESG.
Correos electrónicos y mensajes de texto dirigidos a afiliados y empleadores.
Medios de comunicación masiva.
Canales de comunicación interna, como intranet, correos electrónicos, whatsapp corporativo, streamings, videos, señalética, folletería y muros en sucursales y matriz, y otras piezas de difusión de campañas de comunicación interna y externa
7. TIPOS DE INFORMACIÓN
AFC se compromete a informar y divulgar la información de forma abierta y transparente. Al mismo tiempo, reconoce las consideraciones jurídicas, operacionales y prácticas que son necesarias para
preservar los intereses de sus beneficiarios y afiliados, la compañía, y las personas que trabajan en ella. De la aplicación de esas consideraciones resultan una serie de excepciones al principio de divulgación. A ese respecto, la información se clasifica en tres categorías generales: información de dominio público; información que se puede obtener previa solicitud; e información privada o confidencial.
De acuerdo a lo anterior, AFC debe informar a sus distintos públicos, según se expresa a continuación:
7.1 Información a beneficiarios y afiliados
Información relacionada con la administración de su cuenta de cesantía, ya sea a través de cartolas, certificados u otros medios.
Información sobre su beneficio de cesantía.
Modificaciones al funcionamiento del Seguro que podrían impactar su tramitación (recálculos, fechas de pago, etc.).
Situaciones excepcionales (estados de catástrofe, cambios legales, etc).
Derechos y deberes.
7.3 Empleadores
Información sobre los trámites que deben hacer, cómo hacerlos y dónde.
Información relacionada con el estado y calidad de los pagos de cotizaciones y deudas asociadas.
Modificaciones regulatorias y al funcionamiento ordinario del Seguro y de su operación (direcciones, horarios de atención, puntos de contacto, etc.)
Situaciones excepcionales (estados de catástrofe, cambios legales, etc).
7.4 Información a colaboradores
Misión, visión, valores y todo aquello que sea parte integral de la identidad corporativa y cultura de la empresa.
Políticas, códigos, procedimientos y protocolos
Información sobre los beneficios, convenios, programas de calidad de vida, capacitaciones, concursos internos y oportunidades de desarrollo de carrera, entre otros.
Información apropiada para desempeñar su rol
7.5 Información a organismos reguladores y fiscalizadores.
Documentación, informes y datos, que la normativa y legislación establezcan para envío periodico.
Otra información que sea requerida según lo definido en la legislación, regulación y normativa del Seguro de Cesantía y otras aplicables.
7.6 Información a Comisión de Usuarios
Actas de las juntas de accionistas.
Memoria anual.
7.7 Información institucional
Misión, visión y valores.
Administración y gobierno corporativo
Políticas y códigos que rigen su actuar.
7.8 Información financiera y de inversiones
Memoria anual.
Estados financieros trimestrales de la Sociedad y de los Fondos de Cesantía.
Reporte de inversiones ESG.
Estatutos y Política de Inversión.
7.9 Comunicación pública Comunicados sobre hechos que tengan impacto en beneficiarios y/o afiliados, la Sociedad Administradora o la concesión del Seguro de Cesantía
8. ÁREAS RESPONSABLES DE CADA INFORMACIÓN
Las comunicaciones son responsabilidad de la Gerencia de Estrategia y Experiencia, específicamente, del área de Asuntos Corporativos y su gestión en la Administración se determina en una mesa editorial liderada por el gerente general, con la información que entreguen las áreas responsables, según corresponda y cumpliendo esta política:
Tipo de información
Información a beneficiarios, afiliados y empleadores
Información a colaboradores
Información a Comisión de Usuarios
Información institucional
Información financiera de la Administradora y de los Fondos de Cesantía
Información de la Inversión de Fondos de Cesantía
Información a proveedores
Comunicación pública
Área responsable
Gerencia de Operaciones y Servicios y Gerencia de Estrategia y Experiencia
Gerencia de Personas
Gerencia General
Fiscalía
Gerencia de Administración y Finanzas
Gerencia de Inversiones
Gerencia de Administración y Finanzas
Gerencia General y Gerencia de Estrategia y Experiencia
Ante un evento de sensibilidad pública, AFC asume como de vital importancia la comunicación oportuna y apropiada con entidades fiscalizadoras, medios de comunicación, beneficiarios, afiliados y estamentos de la organización. En ese contexto, todas las áreas involucradas se ponen al servicio de resolver la situación en la forma más diligente y efectiva posible y, si se considera necesario, la Gerencia General convoca a una mesa de crisis.
9. VOCERÍA
Los representantes o voceros oficiales de la empresa son la presidenta del Directorio, el gerente general o quien este designe en su representación.
Ningún colaborador de AFC puede efectuar comunicaciones o dar entrevistas a medios de comunicación de cualquier clase, a título personal o en representación de AFC, que digan relación con la compañía o el Seguro de Cesantía, o respecto de cualquier materia que se relacione directa o indirectamente con una o más de las actividades de la compañía, sin la autorización previa y expresa del gerente general
Cualquier excepción al párrafo precedente deberá ser previamente consultada y preparada con el área de Asuntos Corporativos. Asimismo, todas las comunicaciones externas de la compañía que los voceros autorizados realicen son preparadas y coordinadas por dicha área y deben estar validadas por Fiscalía.
10. CONTROL DE CAMBIOS DE LA POLÍTICA
Esta política es aprobada por el Directorio de AFC y su revisión y actualización es bianual, pudiendo el Directorio disponer una actualización o revisión anticipada.
Versión Elaborado por Modificaciones Aprobado por Fecha aprobación
1.0
Gerente de Estrategia y Experiencia
Jefa de Asuntos Corporativos
Versión inicial Directorio 28-08-2024