Fasc铆culo
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Sistemas de Informaci贸n Contable I Semestre 2
Sistemas de informaci贸n contable I
Sistemas de informaci贸n contable I
Semestre 2
Sistemas de información contable I
Tabla de contenido
Página
Hechos económicos especiales o ajustes (1ª parte)
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Conceptos previos
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Mapa conceptual Fascículo 6
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Logros
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Los ajustes
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¿Para qué se hacen asientos de ajuste?
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Propósitos de los asientos de ajuste
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Características de los ajustes
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Normas contables relacionadas con los ajustes
5
Período contable
6
Contabilidad de causación
6
Realización
6
Asociación
7
Prudencia
7
Provisiones y contingencias
8
Asignación
8
Diferidos
8
Clases de ajustes
9
Actividad de trabajo colaborativo
11
Resumen
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Bibliografía recomendada
12
Nexo
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Seguimiento al autoaprendizaje
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Créditos: 3 Tipo de asignatura: Teórico - Práctica Código ISBN: 978-958-97007-4-7
Semestre 2
Sistemas de información contable I
Copyright©2008 FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MARTÍN Facultad de Universidad Abierta y a Distancia, “Educación a Través de Escenarios Múltiples” Bogotá, D.C. Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización por escrito del Presidente de la Fundación. La redacción de este fascículo estuvo a cargo de ROSALBA NIETO DE MALAGÓN Vicedecana Nacional FUAD. La actualización de este fascículo estuvo a cargo de MARCO ANTONIO MALAGÓN Sede Bogotá, D.C. Revisión estilo y forma; ELIZABETH RUIZ HERRERA Directora Nacional de Material Educativo. Diseño gráfico y diagramación a cargo de SANTIAGO BECERRA SÁENZ ORLANDO DÍAZ CÁRDENAS Impreso en: GRÁFICAS SAN MARTÍN Calle 61A No. 14-18 - Tels.: 2350298 - 2359825 Bogotá, D.C., Noviembre 8 de 2008 Sistemas de información contable I
Semestre 2
Sistemas de información contable I Hechos económicos especiales o ajustes (1ª parte) El propósito del presente texto es presentar las actividades contables que tienen lugar al finalizar el período contable, las cuales permiten calcular razonablemente la utilidad del ejercicio mediante el registro de hechos económicos, aplicando los principios y normas contables. Estos registros especiales se conocen con el nombre de ajustes. El presente tema es de gran importancia para entender y analizar los resultados de la elaboración de la información financiera. Estudie con atención y diariamente. Sea constante, le ayudará a profundizar los conocimientos y adquirir bases sólidas para la formación de verdaderos profesionales al servicio de la sociedad. “Caminante no hay camino se hace camino al andar, al andar se hace camino, y al volver la vista atrás se ve la senda que nunca se ha de volver a pisar”. Tomado de: Cantares, un poema de Antonio Machado.
Conceptos previos (Prueba) Conteste el siguiente cuestionario. Le servirá para comprender el contenido del presente fascículo. 1. ¿Qué entiende por ciclo contable? 2. ¿Qué importancia tiene el balance de comprobación? 3. ¿Cuáles son los pasos de comprensión para realizar un registro contable? 4. ¿Qué significa la norma básica del período contable? 5. Explique el significado de las siguientes normas básicas: ente económico, periodo y realización. 6. ¿Cómo se relacionan las normas de causación y de asociación?
Fascículo No. 6 Semestre 2
Sistemas de información contable I
Sistemas de información contable I 7. ¿Cómo se explica la norma de valuación al costo y la de valor razonable? 8. ¿Qué dice la norma sobre diferidos? 9. ¿Cómo explicas las normas de ajustes?
Mapa conceptual fascículo 6 DEFINICIÓN HECHOS ECONÓMICOS ESPECIALES O AJUSTES
PROPÓSITO PRINCIPIOS O NORMAS CONTABLES CLASES DE AJUSTES
Logros
Al finalizar el estudio de este fascículo, el estudiante: Analiza e interpreta las normas que identifican los asientos de ajuste. Explica las finalidades de los asientos de ajuste. Describe y prepara 4 tipos básicos de asientos de ajuste.
La Superintendencia de Sociedades a partir de 1.992, recibe los Estados Financieros de las empresas del sector productivo (o real), en medios magnéticos que permiten alimentar la base de datos del nuevo sistema. La calidad de la información ha permitido a la Superintendencia, no sólo cumplir con la verificación formal del cumplimiento de las normas contables, sino desarrollar una labor preventiva de apoyo a la gestión empresarial que permite conocer con anticipación las situaciones de crisis financieras por medio de “Alertas Empresariales”, además, de conocer el efecto de los ajustes integrales por inflación en el sector económico.
Ajuste: Asientos requeridos al final de cada período contable para actualizar las cuentas antes de preparar Estados Financieros. Sistemas de información contable I
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Fascículo No. 6 Semestre 2
Sistemas de información contable I Los ajustes Como se mencionó en el capítulo anterior, al finalizar el ciclo contable o proceso contable es necesario analizar y registrar situaciones especiales que afectan la utilidad del periodo, ya que la empresa realiza transacciones de ingresos y gastos que afectan más de un periodo contable. Es el caso de la compra de una póliza de seguro que cubre 12 meses, la compra de papelería para seis meses, el recibo de anticipo por préstamo de servicios, la depreciación de la maquinaria.
Depreciación: Asignación del costo de un activo fijo durante su vida útil a los resultados de las operaciones de la empresa.
Estos registros, que se preparan usualmente al final de cada mes, se conocen con el nombre de asientos de ajuste. En realidad los costos y los gastos deben reconocerse en el momento de ocurrencia, sin embargo, por razones de práctica y de organización, los
ajustes se elaboran en un comprobante de contabilidad al final del periodo.
Figura 6.1 Los ajustes son los asientos requeridos al final de cada período contable para actualizar las cuentas antes de preparar Estados Financieros. Tomado de: www.eleconomista.es/empresas-finanzas/noticia...
Entendemos por asientos de ajuste: Los registros hechos al final del período contable con el propósito de reconocer los ingresos y gastos que afectan la utilidad y que no se registran en el momento en que ocurren. Fascículo No. 6 Semestre 2
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Sistemas de información contable I
Sistemas de información contable I ¿Para qué se hacen asientos de ajuste? Los asientos de ajuste se hacen para que la contabilidad cumpla con sus objetivos y se garanticen, al usuario, las cualidades de la información contable. Esto significa que la utilidad del ejercicio no puede estar sobre estimada o subestimada, afectando el patrimonio y, por lo tanto, la confiabilidad y racionabilidad de los hechos económicos para la toma de
Racionabilidad: Propiedad de los Estados Financieros de transmitir información, sin ambigüedad, información adecuada, sin salvedades.
decisiones. Los asientos de ajuste se necesitan cada vez que las transacciones afecten más de un período contable, por ejemplo: el reconocimiento de gastos que se han pagado por anticipado y afectan más de un periodo corriente, como los seguros, arriendos, intereses. Ingresos realizados y pendientes de cobro, que originan una cuenta por cobrar. Los gastos causados y pendientes de pago que originan una cuenta por pagar. Los ingresos recibidos por anticipado. La depreciación de los activos, propiedad, planta y equipo. Los asientos de ajuste se resumen en un documento interno: nota de contabilidad. Esta nota sirve de documento soporte de los hechos económicos especiales (ajustes).
Propósitos de los asientos de ajuste
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Cumplir con los objetivos y cualidades de la información contable.
Registrar hechos económicos realizados que no se hayan reconocido.
Cumplir con las normas básicas y técnicas de la contabilidad.
Corregir posibles asientos incorrectos.
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Sistemas de información contable I
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública Este es un organismo permanente, encargado de la orientación técnico – científica de la profesión y de la investigación de los principios de contabilidad y normas de auditoría de aceptación general en Colombia. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública, fue creado por la Ley 43 de 1990, que contiene el nuevo estatuto orgánico de la Contaduría Pública.
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1. Escriba dos ejemplos de transacciones con ingresos o gastos que requieran asientos de ajuste al final del período. 2. ¿Los asientos de ajuste afectan a las cuentas del estado de resultados, a las cuentas del balance general o a ambas? Explique.
Características de los ajustes Los asientos de ajuste se caracterizan por:
Reconocer ingresos y gastos en el período en que se realizan.
Reconocer la importancia de medir adecuadamente la utilidad neta.
Registrar un cambio en las cuentas de resultados (ingresos y gastos) y su correspondiente efecto en las cuentas reales del balance general (activo y pasivo).
Normas contables relacionadas con los ajustes Como ya lo expresamos, un propósito de los asientos de ajuste es aplicar principios contables. Estudiar los conceptos que contienen dichos principios nos facilita comprender la importancia de los ajustes. A continuación exponemos algunos de los principios que justifican los ajustes: Fascículo No. 6 Semestre 2
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Sistemas de información contable I
Sistemas de información contable I Período contable Para proveer a los usuarios de información oportuna, los resultados de las operaciones de las empresas se miden por períodos relativamente cortos y de igual duración. A estos períodos o intervalos se les conoce como norma de período contable. La duración del período contable depende de las necesidades de información financiera de los administradores, inversionistas y otros usuarios. Todas las empresas preparan anualmente los Estados Financieros, sin embargo existen Estados Financieros en periodos intermedios (trimestral, semestral). El período contable se conoce también como “Periodo Fiscal”. En Colombia el año fiscal termina el 31 de Diciembre.
Contabilidad de causación Esta norma es fundamental en contabilidad y es base para la elaboración de los asientos de ajuste. En Colombia la contabilidad debe organizarse por el sistema de causación o por acumulación. La contabilidad por causación significa que los hechos económicos deben reconocerse en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.
Realización Este principio permite identificar cuándo se registra un ingreso o un gasto en el proceso de elaboración de los asientos de ajustes. Se entiende el ingreso como el precio de los bienes vendidos y los servicios prestados durante un período contable. Los gastos son el costo de los bienes y servicios consumidos en el proceso de generar los ingresos.
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Fascículo No. 6 Semestre 2
Sistemas de información contable I Así, estos hechos económicos se deben considerar realizados cuando pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones pasadas, el ente económico tendrá un beneficio futuro o se ha experimentado un cambio en sus recursos. Los hechos realizados deben ser cuantificables.
Asociación Por principio de la economía, la actividad económica genera riqueza. Es decir, financieramente la empresa incurre en gastos y costos para producir riquezas. Al medir la utilidad neta de un período, el ingreso debe compensar los gastos y costos incurridos para generar ingreso y, adicionalmente, producir utilidad. El principio de asociación exige que a los ingresos devengados en cada período, se les asocien los costos y gastos necesarios para producir dichos ingresos. La aplicación de este principio es importante para los administradores e inversionistas, ya que permite conocer, realmente, la rentabilidad del negocio. Hacer sistemáticamente la asociación de costos y gastos permite presentar de forma razonable la utilidad. Un gasto siempre produce una disminución de la utilidad; debemos recordar que ésta pertenece al patrimonio, luego, directamente se está teniendo en cuenta el principio de mantenimiento del patrimonio.
Prudencia El principio de prudencia se aplica cuando no se está seguro de medir, en
Confiable: Propiedad que indica que se ha cerciorado de su validez.
forma confiable y verificable, un hecho económico realizado; siendo así, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidad de
Pasivos estimados: Obligaciones que existen, pero cuyo valor exacto es incierto o sólo se conocerá en el futuro.
sobre estimar los activos y los ingresos o de estimar los pasivos y los gastos. Fascículo No. 6 Semestre 2
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Sistemas de información contable I Provisiones y contingencias Los asientos de ajuste representan también el deber de contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados o pasivos contingentes, o disminuciones de activos como cuentas por cobrar, inversiones o inventarios. Las provisiones deben ser: Justificadas Cuantificables y Confiables
Asignación La norma de asociación se cumple a través de la asignación de los valores de activos, ingresos y gastos diferidos a los períodos correspondientes. Así, la asignación del costo de los activos fijos es la depreciación. La de los recursos naturales es el agotamiento. La de los diferidos e intangibles es la amortización. La pérdida de poder adquisitivo, se llama ajuste por
Amortización: Disminución gradual o extinción gradual de cualquier deuda durante un periodo de tiempo.
inflación.
Diferidos
Activos Agotables: Son los recursos naturales propiedad de la Empresa, como: minas, canteras o yacimientos de minerales.
Los ingresos deben contabilizarse cuando la obligación de prestar el servicio y vender el bien esté, total o parcialmente, satisfecha; los gastos hasta que el beneficio económico esté, total o parcialmente, consumido.
Hacer los asientos de ajuste constituye un procedimiento de carácter obligatorio, antes de emitir Estados Financieros; esto con el fin de: cumplir con la norma de asignación, registrar hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir asientos incorrectos y reconocer el efecto de la inflación en los recursos de la empresa. Sistemas de información contable I
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Sistemas de información contable I 6.2.
1. Enumere los pasos del ciclo contable desde la entrada de datos, hasta la salida de información. 2. ¿Qué fin se persigue al asociar a los ingresos de un período contable los costos y gastos respectivos? 3. En cada uno de los siguientes hechos económicos escriba el principio contable que no se aplica: Se presentan como ventas del periodo, la venta de unas mercancías que se espera vender el año entrante. Existen recibos de servicios de consumo en diciembre, los cuales como no han sido cancelados se dejan para gastos del siguiente año. En una empresa familiar, los gastos de la familia por concepto de alimentación, arriendo, ropa y servicios se consideran como gastos del negocio. Un anticipo de un cliente cuyo trabajo aún no ha sido realizado se asume como ingreso en el momento en que se recibe el dinero. El valor del pago de papelería que se consume en el semestre se contabilizó en el mes que corresponde a la factura por el total.
Clases de ajustes Como se mencionó, el objetivo fundamental de los ajustes es cumplir con los principios contables. Con el propósito de estudiar el tratamiento contable de los ajustes y medir su impacto sobre las cuentas de los Estados Financieros, los clasificamos de la siguiente forma:
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Sistemas de información contable I GRUPO DE CUENTAS
INGRESOS Y EGRESOS
ACTIVOS FIJOS Propiedad, planta
CLASE DE AJUSTE ACUMULADOS Causados no pagados DIFERIDOS Pagados por anticipado DEPRECIACIONES Distribución del costo del activo.
y equipo RECURSOS NATURALES ACTIVO: DEUDORES INVERSIONES PASIVOS TODOS LOS GRUPOS Y CLASES DE CUENTAS
AGOTAMIENTO Asignación de la explotación PROVISIONES Reconocimiento de una probable disminución CORRECCIÓN DE ERRORES U OMISIONES
Figura 6.2. Clasificación de los ajustes.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública está formado por 8 miembros, así: 1. 2. 3. 4.
Un representante del Ministerio de Educación Nacional. Un representante del Superintendente de Sociedades. Un representante del Superintendente Bancario. Un representante del Presidente de la Comisión Nacional de Valores. 5. Dos representantes de los Decanos de las Facultades de Contaduría Pública. 6. Dos representantes de los Contadores Públicos. Para ser miembro del Consejo Técnico de la Contaduría Pública se requiere ser Contador Público y acreditar 10 años de experiencia profesional. Sistemas de información contable I
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Reúnase con sus compañeros de tutoría y desarrollen un cuadro comparativo en donde se establezcan los efectos de los ajustes en los Estados Financieros.
Siempre que termina el período contable es necesario realizar registros contables con el fin de mostrar resultados razonables en las operaciones de la empresa. Estos registros son mal llamados ajustes, ya que corresponden al reconocimiento de ingresos y gastos producto de operaciones concretas de la empresa. El objetivo de los asientos de ajustes es reconocer algunos ingresos y gastos que en la fecha de corte no se hayan cobrado o pagado y por lo tanto no están registrados; también pueden corregirse omisiones y errores cometidos en la captura de los datos, a fin de evitar enmendaduras en los libros; además, los ajustes permiten reconocer ingresos y gastos que hayan sido recibidos o pagados por anticipado. En el proceso de reconocer los registros de ajuste se hace uso de los principios de Contabilidad. Los principios que se aplican a los ajustes son: 1. Causación 2. Asociación 3. Realización 4. Prudencia 5. Provisiones y contingencias 6. Asignación 7. Diferidos
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Sistemas de información contable I Los principales ajustes son: 1. Ingresos y Gastos diferidos 2. Ingresos y Gastos Acumulados 3. Depreciaciones 4. Provisiones y Amortizaciones 5. Agotamiento 6. Omisión o corrección de errores
Código del Comercio. CORRAL DELGADO, Lucy del Carmen y GUDIÑO DAVILA, Emma. Contabilidad Universitaria. Editorial McGraw Hill, 3ª edición, 1999. Decreto 2649 de 1993. MEIGS, Walter y Robert. Contabilidad base para la toma de decisiones. Editorial. McGraw Hill, 1998. SINISTERRA, Gonzalo. Contabilidad Sistema de Información. Editorial McGraw Hill, tercera edición, Capitulo III. SÁNCHEZ, CHINCHILLA; Walter; GRAJALES, LONDOÑO, Gherson. Contabilidad Conceptual e Instrumental. Investigar Editores. Segunda Edición. 2006. MEJÍA SOTO, Eutímio; MONTES SALAZAR, Carlos Alberto. Contaduría Internacional. Ecoe Ediciones. Segunda edición. 2006.
En el próximo fascículo desarrollaremos definiciones, conceptos y ejemplos de cada uno de los tipos de ajustes estudiados en este texto.
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Seguimientoal autoaprendizaje Sistemas de información contable I - Fascículo No. 6 Nombre_______________________________________________________ Apellidos ________________________________ Fecha: _________________ Ciudad __________________________________ Semestre: _______________ 1. Indague en las normas internacionales todo lo relacionado con los asientos de ajuste contable. Escriba un informe con las conclusiones encontradas. 2. Lea el siguiente caso del “HOTEL MOTOSO” y luego identifique la clase de ajuste y las cuentas que se afectaron en cada hecho económico. El HOTEL MOTOSO lleva sus libros de contabilidad con base en el año fiscal que termina en diciembre 31. Con la siguiente información efectúe los asientos contables en dicha fecha. Se tomó un seguro contra incendio por 12 meses. La primera cuota se pagó en junio 1º por $60.000. Una parte del terreno se arrendó el 16 de junio a una Estación de Servicio con un arrendamiento anual de $120.000. En el momento de firmarse el contrato se recibió el valor del año de arrendamiento. En septiembre 1º se tomó en arriendo, a la firma Chivas, un bus para transportar invitados del aeropuerto al hotel y viceversa con una tarifa mensual de $100.000. Todavía no se ha hecho ningún pago por arrendamiento. Entre los activos del Hotel Motoso figuran bonos del gobierno por valor nominal de $30.000. El cálculo de los intereses fue del 36% anual trimestre vencido. En octubre 31 la Compañía firmó un contrato con la ESCOBA IN para realizar el aseo y mantenimiento de la piscina, por valor de $30.000 mensuales pagaderos cada 6 meses. En agosto 15 se le hizo un préstamo al Cheff de $100.000 con intereses del 2% mensuales; hasta el momento no se ha efectuado ningún registro. En noviembre pagó $500.000 como anticipo a la orquesta Los Tocones. Este valor cubría 10 presentaciones y a la fecha sólo han realizado 4. Debe por concepto de primas de Navidad a sus empleados la suma de $200.000. En julio 1º adquirió un edificio para el hotel por $100.000.000. A la fecha no se ha hecho registro de la depreciación. El administrador y el contador acordaron una vida útil de 20 años y aplicar el método de línea recta.
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Sistemas de información contable I La utilidad del período fue de $3.000.000. ¿Qué variaciones tiene después de los ajustes? HECHO ECONÓMICO
CLASE
CUENTAS
Recuerda: Persistencia, Responsabilidad y Honestidad deben ser las bases de tu autoaprendizaje.
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