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FascĂ­culo N o. 1

Contabilidad Financiera Sem estre 5


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Tabla de contenido

Página

Presentación Program a general Sistem as de inform ación contable

1

C onceptos previos (prueba)

1

D ato-inform ación;com unicación-sistem a

3

D atos

3

Inform ación

4

C aracterísticas generales de la inform ación

5

Atributos de la inform ación

5

La inform acion:elem ento de la com unicación

6

¿Q ué es un sistem a?

7

Enfoque sistém ico de la contabilidad

7

Es la contabilidad un sistem a de inform ación

9

Sistem a de inform ación contable (SIC )

10

Principios y norm as de contabilidad

11

C ualidades de la inform ación contable

11

U suarios de la inform ación contable

12

O bjetivos de la inform ación contable

13

D efiniciones de contabilidad

13

Carácter científico de la contabilidad

14

Subsistem as contables

15

Basescomprensi vasde l a contabi l i dad

17

Resumen

19

Bibliografía recom endada

20

Párrafo nexo

20

Autoevaluación

21

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C opyright© 1999 FU N D AC IO N U N IVERSITARIA SAN M ARTIN Facultad de Ingeniería de Sistem as. Sistem a de Educación Abierta y a D istancia. Santa Fe de Bogotá,D .C . Prohibida la reproducción totalo parcialsin autorización porescrito delPresidente de la Fundación. La redacción de este fascículo estuvo a cargo de RO SALBA N IETO G ARC IA Sede Santa Fe de Bogotá,D .C . D iseño instruccionaly orientación a cargo de M ARIAN A BAQ U ERO D E PARRA D iseño gráfico y diagram ación a cargo de SAN TIAG O BEC ERRA SAEN Z O RLAN D O D IAZ C ARD EN AS Im preso en:G RAFIC AS SAN M ARTIN C alle 61A N o. 14-18 - Tels.:2350298 - 2359825 Bogotá,D .C .

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Presentación Elpresente curso de C ontabilidad Financiera pretende brindar a los estudiantes de Ingeniería de Sistem as,algunas herram ientas básicas que les perm itan com prender la naturaleza contable y financiera de una em presa o negocio, para poder participar en la tom a de decisiones sobre la m ism a. Los prim eros fascículos corresponden a conceptos básicos de contabilidad,con los cuales se precisa ellenguaje de los negocios,em pezando por com prender las funciones y los com ponentes delsistem a de adm inistración básica que incluye algunas norm as y procedim ientos técnicos. Los seis últim os se refieren alanálisis financiero elcualperm itirá alestudiante conocer las herram ientas principales para evaluar la situación financiera de una com pañía, de talm anera que sus conocim ientos conduzcan a la interpretación y elaboración de los estados financieros,flujo de fondos,flujo de caja,entre otros,requeridos para realizareldiagnóstico financiero,entendiendo en todo m om ento,que elanálisis financiero está destinado fundam entalm ente a sum inistrarinform ación clara y confiable a todos y cada uno de los interesados en eldesarrollo operacional de la em presa,con elfin de ser tenida en cuenta para la tom a de decisiones que conduzcan allogro delobjetivo de m axim izar elvalor de la

em presa.

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Program ación general Sistem a de inform ación contable D ato – inform ación;com unicación – sistem a Inform ación C aracterísticas generales de la inform ación Atributos de la inform ación La inform ación:elem entos de la com unicación ¿Q ué es un sistem a? Enfoque sistém ico de la contabilidad ¿Es la contabilidad un sistem a de inform ación? Sistem a de Inform ación C ontable (SIC ) Principios y norm as de la contabilidad C ualidades de la inform ación contable U suarios de la inform ación contable O bjetivos de la inform ación contable D efiniciones de contabilidad C aráctercientífico de la contabilidad Subsistem as contables Bases com presivas de la contabilidad Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 1 Elproceso contable Los recursos intrínsecos de la em presa La capacidad de atraerinversión de capital La capacidad de obtenercrédito La capacidad de disponerde los activos La capacidad reditual

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La ecuación contable La cuenta Partes de la cuenta Partida doble Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 2 Elem entos delSistem a de Inform ación C ontable Reseña histórica delintercam bio de m ercancías Soportes contables Estructura de los soportes contables Plan de cuentas U tilidad delPU C en la contabilidad Los libros de contabilidad ¿C óm o deben llevarse los libros de contabilidad? Estados Financieros C aracterísticas de los Estados Financieros ElEstado de Resultados ElBalance G eneral Estado de cam bios en elpatrim onio Estado de cam bio en la situación financiera Estado de flujo de efectivo Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 3 Los estados financieros G eneralidades Principios de los estados financieros Lim itaciones de los estados financieros ElBalance G eneral C ontabilidad financiera Fascículo N o. 1


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Activos Activos corrientes Activos fijos O tros activos Pasivos Pasivo corriente o de corto plazo Pasivos no corrientes o de largo plazo Patrim onio ElEstado de Resultados Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 4 Aspectos generales de los presupuestos Plan Program a Proyecto Planeación Planeación adm inistrativa Planeación financiera Presupuesto O bjetivo delpresupuesto Elpresupuesto y la contabilidad Elpresupuesto y la adm inistración de em presas Etapas delpresupuesto C lases de presupuesto Según su naturaleza Según las técnicas de presupuestación Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 5

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Las finanzas y elanálisis financiero Funciones de la actividad financiera Relación econom ía – finanzas Relación adm inistración – finanzas O bjetivo de la actividad financiera Elanálisis financiero Elanalista financiero H erram ientas delanálisis financiero ¿A quién se dirige elanálisis financiero? Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 6 Análisis verticaly horizontal Análisis vertical Alcances delanálisis vertical Análisis horizontal Alcances delanálisis horizontal Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 7 Las razones financieras G eneralidades C lasificación de las razones financieras Razones de liquidez La razón corriente La prueba ácida Razones de actividad Rotación de cartera Rotación de inventarios C iclo efectivo

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Rotación de proveedores Rotación de activos fijos Razones de endeudam iento Razones de rentabilidad Elsistem a D upont Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 8 Elflujo de fondos Fuentes U sos Elaboración delflujo de fondos Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 9 Proyecciones financieras G eneralidades Inform ación requerida Inform ación histórica Bases de proyección Supuestos m acroeconóm icos Form ulación de las bases de proyección Elaboración de presupuestos Ventas Producción Presentación de los Estados Financieros Estado de Resultados Balance G eneral Análisis de las proyecciones financieras

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Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 10 Elflujo de caja proyectado Elflujo de caja básico Ingresos Ingresos porventas Ingresos porrecuperación de cartera Ingresos poraportes y/o préstam os de los socios Ingresos porpréstam os O tros ingresos Egresos C om pras de m aterias prim as Pago a proveedores Pago de costos y gastos C om pra de activos fijos Servicio de la deuda O tros egresos Flujo de caja libre Indicadores sobre elflujo de caja libre Razón de cobertura de servicio de deuda Razón de cobertura de intereses Razón de deuda a flujo de efectivo C aso Libros S.A. Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 11 Ajustes porinflación y casos de análisis financiero Los ajustes porinflación C uentas no m onetarias C uentas m onetarias C ontabilidad financiera Fascículo N o. 1


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Incidencia de los ajustes porinflación Aplicación de los ajustes porinflación C orrección m onetaria Revalorización delpatrim onio C rédito porcorrección m onetaria diferida Registro contable de los ajustes Efectos de los ajustes porinflación en elanálisis financiero C aso práctico Análisis financiero dirigido alotorgam iento de crédito Inform ación sectorial Mercado Inform ación com ercial G arantías Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 12

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Sistem as de inform ación contable En este prim er fascículo vas a conocer cúal es la naturaleza de la inform ación contable y cóm o es el am biente en que se desarrolla y utiliza. Aquíse destaca elconcepto de contabilidad bajo la perspectiva del enfoque sistém ico, en el propósito y utilidad de la inform ación contable, su carácter científico y en la im portancia de la calidad de la inform ación, aspecto indispensable para favorecer la tom a de decisiones acertadas porparte de los diversos usuarios. El fascículo contiene los tem as de la unidad que debes estudiar para alcanzar aquellos logros necesarios para desarrollar tu form ación autónom a,libre y responsable frente alconocim iento de la contabilidad. Adicionalm ente encontrarás una serie de actividades; algunos de estos ejercicios son para desarrollaren form a individualy otros,son objeto de sem inarios de profundización

que se realizarán en las sesiones

presenciales. C onceptos previos (prueba) El siguiente cuestionario te ayudará a refrescar algunos de los conceptos de contabilidad que son necesarios para desarrollar el contenido de esta unidad tem ática. En la m edida en que te esfuerces en resolverlo allanarás elcam ino para enfrentarelestudio de los tem as que se desarrollan en este fascículo. 1. ¿Q ué es un com erciante? 2. ¿C óm o se clasifican los com erciantes? 3. ¿C uáles son las obligaciones delcom erciante?

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4. ¿C óm o se clasifican los actos de com ercio? 5. ¿Q ué son los contratos m ercantiles? ¿C uáles son sus clases? 6. ¿Q ué es una em presa y qué es un establecim iento de com ercio? 7. Enum era los pasos que deben seguirse para legalizaruna em presa. 8. ¿Q ué funciones cum ple elregistro m ercantil? 9. ¿Q ué libros debe llevarelcom erciante? 10. ¿En qué consiste la com petencia desleal? 11. ¿Q ué es una cám ara de com ercio?

Al terminar este fascículo el estudiante estará en capacidad de: · · ·

·

Explica cuál es la importancia de la contabilidad como un sistema básico de información para las organizaciones. Define la contabilidad y explica el propósito del sistema contable y sus objetivos. Analiza y evalúa críticamente las cualidades propias de la información contable. Define la relación que existe entre los usuarios de la información contable y los objetivos de la contabilidad.

DATO SISTEM A IN FO R M AC IO N

Definición de contabilidad.

C O M U N IC AC IO N

Subsistem as contables.

C aráctercientífico de la contabilidad. Enfoque sistém ico de la contabilidad.

Bases com prensivas de la contabilidad.

O B JETIVO S DE LA IN FO R M A C IO N C O N TA B LE

U SU AR IO S DE LA IN FO R M A C IO N Figura 1.1 Esquem a conceptualdelcontenido delfascículo 1

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Dato-inform ación;C om unicación – sistem a La actividad económ ica de intercam bio de bienes y servicios genera grandes volúm enes de datos.

Dato En la em presa los datos provienen de diversa fuentes tanto internas com o externas, por ejem plo: tipo de cam bio, m onto del crédito, porcentajes de interés,valor nom inalde acciones,porcentaje de IVA,nom bres de transacciones,nom bres de proveedores,etc.

Dato: antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de una cosa o para deducir consecuencias legítimas de un hecho.

Un caso real “¿Quiere que el mundo sepa lo que usted vende, necesita o piensa? En pocos minutos usted puede abrir su propia página en el W EB. Los avances de la tecnología en Internet le permiten a la mayoría de usuarios de la red del cyberespacio hablar con los amigos distantes,consultar volúmenes de datos,obtener información actualizada,consultar los temas de su interés y tener una dirección e-mail. Recientemente se ha venido consolidando una nueva opción, pues una serie de servicios le ofrecen al usuario publicar sus propias páginas en el W EB sin costo. M uchos de estos servicios constituyen verdaderas comunidades virtuales, se trata de unos “centros comerciales” en los que cada usuario tiene un localito virtual gratis para publicar sus productos,comprar o informarse. Algunos servicios tienen editores propios para crear las páginas o dejan en libertad de elegir. Los editores más destacados son: Front Page de M icrosoft, N etO bject de N escape, Dream Weaver de Macromedia y Page Mill de Adobe. “(Adaptado de Revista Dinero. O ct. 30/98)

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Figura 1.2 U na inform ación confiable precisa datos claros

Fuente: Obregón, Elkin: Los invasores, Medellín, Universidad de Antioquia, 1992

Inform ación Elm undo m oderno se caracteriza por la capacidad de producir y transm itir inform ación rápida y perm anente. La inform ación es un proceso que consiste en registrar y acum ular datos sobre objetos,fenóm enos o procesos. La inform ación es unidireccionalporque elsujeto se apropia de la inform ación y poreste hecho elobjeto no se m odifica. CODIGO EM ISO R

RECEPTOR

MENSAJE CANAL ¿Cuánt o ganamos?

GERENCIA

Ut i l i dadnet a $4´000. 000

CONTADURIA Fig.1.3 Elem entos de la com unicación

1.1

Identifica los elementos de la comunicación presentes en la figura 1.3. Escribe cinco ejemplos de datos económicos, y dos de información económica.

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C aracterísticas generales de la inform ación 1. Registra y acum ula datos. 2. Se registra para uso futuro. 3. Se puede o no com unicar(archivos). 4. Se difunde pordiversos m edios (inform es) 5. N o es abstracta.

Atributos de la inform ación C ada uno de los siguientes atributos tiene una incidencia directa en la utilidad y valorde la inform ación: Finalidad:para que la inform ación no sea solam ente datos o ruido debe tener una finalidad en elm om ento de ser trasm itida. La finalidad de la inform ación está en relación con los objetivos para los cuales se produce: evaluar, resolver problem as, tom ar decisiones, planear, controlar,inform ar,entre otros m uchos. M odo y form ato: el ser hum ano com unica la inform ación de m odo sensorial, es decir, m ediante la vista, el oído, el gusto, el tacto y el olfato. G eneralm ente, la inform ación se transm ite en form a oral o en docum entos escritos. R edundancia e ineficiencia: el exceso de inform ación trasm itida por una unidad de datos tiene com o objetivo la detección de errores en el proceso de com unicación. Frecuencia:tem poralidad o período en que se em ite la inform ación. Exactitud:es la aproxim ación a lo que verdaderam ente es. Validez:que represente lo que se quiere representar.

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C osto: consum o de los recursos técnicos y hum anos necesarios para producirinform ación. Elcosto es un factorlim itante. Actualidad:la inform ación debe ser reciente y asíevitar que se convierta en obsoleta. Densidad: hace referencia al volum en de inform ación presente en un inform e o m ensaje.

la inform ación: elem ento de la com unicación La com unicación se inicia en elm om ento en que otro sujeto o usuario diferente delque la ha producido,expresa su necesidad de inform ación. Existe com unicación cuando los interlocutores actúan en condiciones de auténtica relación de bilateralidad y libertad. Es decir sin obstáculos técnicos o hum anos que im pidan la ida y vuelta de los m ensajes deluno alotro. En elsiguiente cuadro podrás identificarlos elem entos m ás im portantes de cada uno de los conceptos anteriores.

C om unicación

Inform ación

1. Es un proceso de intercam bio

1. N o es intercam bio. Es un proce-

de significaciones entre per-

so para registrar datos sobre

sonas

objetos o fenóm enos.

2. Es bidireccional. Es decir,

2. Es unidireccional. Es decir, el

quienes se com unican inte-

sujeto se apropia de la inform a-

ractúan en dos direcciones.

ción sobre un objeto o fenóm eno,pero por este hecho elfenóm eno no se m odifica.

3. La com unicación contiene a la inform ación. C ontabilidad financiera Fascículo N o. 1

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3. La inform ación es un elem ento de la com unicación


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¿Q ué es un sistem a? Es un conjunto de objetos, m étodos, grupos o conceptos que interactúan entre sípara producir un fin. C on base en ésta definición podrás identificar diversos sistem as en los cam pos de la actividad científica, económ ica,política y social.

Sistem a: conjunto de cosas que ordenadam ente relacionadas entre sí, contribuye a determ inado objeto.

Figura 1.4 Estructura delenfoque sistém ico

1.2.

a)Señala los elementos del sistema educativo,sus relaciones y resultados. b)M ediante un esquema representa el sistema económico del país

Enfoque sistém ico de la contabilidad Desde el siglo XVII, Leeuw enhock inició una revolución científica al perm itir el estudio del m undo invisible con ayuda del m icroscopio, y com o resultado de ello hubo m uchos descubrim ientos. Estos descubrim ientos científicos, basados en el estudio de las partes que integran un organism o,dieron com o resultado la visión m icroscópica de los fenóm enos naturales. El m odelo del m icrocosm o se conoce com o enfoque jerárquico cuando se aplica alestudio de diversas realidades com o una em presa,una com unidad o una sociedad.

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En elsiglo XX se em pieza a com plem entarésta visión m icroscópica con el enfoque de sistem as, elcualdestaca los aspectos generales y las interacciones entre las partes que los integran para generar un fin o un propósito. M ientras que en el enfoque m icroscópico o jerárquico se estudian los elem entos para encontrar relaciones causa-efecto, en el enfoque m acroscópico o de sistem as se em plea elconocim iento que se tiene de las partes o subsistem as que interactúan entre sí. El com portam iento de un conjunto universal está determ inado por las características de las partes y por la interconexión de las m ism as. En elenfoque de sistem as se integran los conocim ientos que sum inistran las diversas ciencias acerca de los com ponentes de un sistem a, con elfin de conocerelcom portam iento delconjunto. El análisis de sistem as es una técnica que cobró m ucha im portancia después de la Segunda G uerra M undial. Se em plea en las fases de diseño de proyectos industriales, de servicios y de inform ación adm inistrativa,financiera y contable. Para ilustrarestas nociones tenem os:elsistem a de cóm puto,elsistem a num érico,elsistem a solar,elsistem a de educación nacional,elsistem a de educación a distancia, el sistem a de inform ación adm inistrativo, el sistem a de inform ación contable.

Toda empresa diseña varios sistemas de información para lograr sus metas económicas administrativas y financieras

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¿Es la contabilidad un sistem a de inform ación? En la actividad contable puede apreciarse elproceso sistém ico,porque los hechos económ icos que realiza la em presa proporcionan los datos que elproceso contable relaciona,para producirinform ación financiera. Los elem entos son los datos,los soportes,los libros de contabilidad,el plan de cuentas,los form atos de los estados financieros y los m anuales de procedim ientos que se som eten a operaciones tales com o recolección, clasificación, registro, elaboración, cálculos aritm éticos, resum en, acum ulación e interpretación para obtener un producto o reporte,que los diferentes U SU AR IO S de la inform ación económ ica utilizan con diversos fines. Sistém ico: perteneciente o relativo a la totalidad de un sistem a. ELEM EN TO S DEL SISTEM A DE IN FO R M AC IO N C O N TABLE DATO S SO PO R TES O DO C U M EN TO S FU EN TE PLAN DE C U EN TAS (PU C ) LIBR O S DE C O N TAB ILIDAD ESTADO S FIN AN C IER O S AC C IO N ES Y O PERAC IO N ES DEL SIC ALG O RITM O S M ATEM ATIC O S* REC O LEC TAR - C LASIFIC AR Algoritm o: conjunto ordenado y finito de operaciones que perm ite hallar la solución de un problem a.

AC UM ULAR - RESUM IR IN TERPRETAR - AN ALIZAR Figura 1.5 Elem entos delsistem a de inform ación contable

1.3

¿Crees que es útil el conocimiento de términos y conceptos contables para personas diferentes de contadores públicos? ¿Por qué?

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Figura 1.6 Sistem a de Inform ación C ontable (SIC )

Sistem a de inform ación contable (sic) Definición: la contabilidad es un sistem a de inform ación integrado a la em presa en elque interactúan los elem entos contables m ediante operaciones tales com o recolectar, clasificar, registrar, resum ir, interpretar, evaluar y analizar para producir inform ación económ ica y financiera que se com unica a través de los inform es financieros a los usuarios internos y externos de la inform ación para la tom a de decisiones. Es im portante precisar que el sistem a contable produce inform ación financiera después de aplicar las técnicas y los procedim ientos propios de la contabilidad, la cual se debe encontrar al día, ser com pleta, correcta, oportuna y debidam ente relacionada y presentada para su utilización por los gerentes, inversionistas, accionistas, entidades bancarias y público en general. C ontabilidad financiera Fascículo N o. 1

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Principios y norm as de contabilidad La contabilidad debe llevarse conform e a principios y norm as de carácter general y técnico, acorde con las necesidades que debe satisfacer la inform ación. La legislación colom biana es enfática en ordenar, que los com erciantes ajusten su contabilidad a los principios y técnicas según los artículos 208, ordinales 3 y 3; 277, ordinales 2;450 delC ódigo delC om ercio.

C ualidades de la inform ación contable La m ejor inform ación provee alusuario de la m ejor decisión. La falta de inform ación provoca inactividad, y la inactividad en una em presa es im productividad, ineficiencia y aum enta el riesgo de pérdida de los intereses económ icos de inversionistas,em pleados y usuarios externos. La inform ación contable es un recurso que tiene elente económ ico. La inform ación contable se constituye en m ateria prim a para elproceso de tom a de decisiones, esto significa que tiene un valor y un costo. La inform ación vale porque reduce el grado de incertidum bre para lograr los objetivos. La diferencia entre el valor y el costo de la inform ación perm ite obtenerla utilidad de la m ism a. Las cualidades de la inform ación contable están expresadas en el artículo 4º del decreto 2649 de 1993.

Figura 1.7 C ualidades de la inform ación contable

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“Para evitar la crisis financiera de la banca es necesario conocer la magnitud del problema. Por lo tanto,la información transparente y de buena calidad sobre la situación financiera no genera pánico sino buenas decisiones de política y disminuye el riesgo de decisiones erradas”. (Reinhart Carmen, experta en crisis bancaria. Revista Dinero # 65).

U suarios de la inform ación contable Las personas o las entidades que necesitan frecuentem ente inform ación financiera con distintos fines se les llam a U SU ARIO S. La inform ación La inform ación que com unica una em presa es recibida según el interés delusuario.

que com unica la em presa es recibida según elinterés directo o indirecto de los usuarios. R elación directa

R elación indirecta

Los propietarios o accionistas

Analistas y consejeros financieros

Los gerentes o adm inistradores

Bolsas de valores

Los acreedores

Abogados

Las autoridades fiscales

Autoridades de vigilancia y control

Em pleados

La prensa financiera, agencias de inform es

Clientes

Cám aras y asociaciones Sindicatos

Figura 1.8 C aricatura relacionada con la inform ación

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Fuente: Obregón, Elkin: Los invasores, Mede-llín, Universidad de Antioquia, 1992


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O bjetivos de la inform ación contable (art.2649/93) Ø Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir, recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo. Ø Predecir flujos de efectivo. Ø Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito. Ø Ejercer control sobre las operaciones del ente económico. Ø Ayudar a la conformación de la estadística nacional. Ø Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social. Ø Evaluar la gestión de los administradores del ente económico. Ø Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas

1.4

“El contador es el gerente del sistema de información contable” ¿Estás de acuerdo con esta afirmación? Justifica tu punto de vista Clasifica los objetivos de información contable según sean de control o de control administrativo u operativo.

Definiciones de contabilidad El concepto de contabilidad ha venido evolucionando en forma paralela al desarrollo económico y social. A continuación se relacionan algunas de las definiciones de contabilidad que hacen relación al avance que ha tenido esta área del conocimiento y a su carácter científico.

La contabilidad es una ciencia socialy su cam po de trabajo se relaciona con elpatrim onio.

1. “La contabilidad es el ARTE de registrar con métodos y determinados principios toda clase de operaciones” Degranges. 1785.

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2. “La contabilidad es una TÉC N IC A para producir sistemática y estructuradamente información financiera expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica, y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones con relación a dicha entidad económ ica”. Instituto de Contadores Públicos autorizados de la República D ominicana. 3. “La contabilidad es una C IEN C IA matemática social cuyo campo de acción es el patrimonio, tiene como medio los datos cuantitativos y cualitativos de la gestión, sus instrumentos son los cálculos y los registros, sus funciones son de observación, análisis, coordinación, síntesis y exposición, su fin es coordinar, informar y orientar la adm inistración patrim onial.” Dauria,contador brasileño. 4. “La contabilidad es un sistem a de inform ación integrado a la empresa cuyas funciones son identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un ente económ ico en form a clara,com pleta y fidedigna.” G onzalo Sinisterra. 1997. 1.5

Indaga y escribe cinco definiciones de contabilidad.

C arácter científico de la contabilidad La concepción de la contabilidad como ciencia, responde a la consideración de algunos autores quienes consideran que cumple con tres La contabilidad es una ciencia porque cuenta con su propia teoría y tiene un método y una técnica.

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elementos básicos, al mismo tiempo que reúne los requisitos para que una disciplina sea considerada dentro de la clasificación científica. D ichos elementos son:la teoría, el método y la técnica.

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Teoría: la contabilidad tiene principios básicos, postulados y leyes identificables con esos principios. La teoría contable se refiere a la realidad de los entes económicos, y explica su composición y variación, establece reglas para la valoración del patrimonio y establece marcos normativos para responder a la solución de problemas de registro de los datos económicos. M étodo: que la contabilidad utiliza para desarrollar el conocimiento es el Inductivo-deductivo. M ediante este método la contabilidad adquiere dinámica dentro de su campo de acción como ciencia social aplicada. Técnica: la contabilidad cuenta con un conjunto de procedimientos propios que sirven para recolectar, registrar, clasificar, controlar y analizar datos aplicando la teoría contable en la elaboración de información financiera.

Figura 1.9 Desarrollo de la contabilidad,relación teoría- práctica.

Subsistem as contables Toda empresa en el desarrollo de su actividad económica realiza transacciones, por lo tanto la información contable que se genera dentro de

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Ten presente que aunque a nivel interno se habla de varios tipos de contabilidad, a nivel de empresa la contabilidad sólo es una.

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ella generalmente proviene de tres fuentes: el subsistema financiero, el subsistema administrativo y el subsistema de costos. Todos ellos conforman una sola contabilidad, pero que es necesario discriminar con el fin de que se puedan elaborar los informes requeridos por los distintos usuarios, tanto internos como externos. Ahora vamos a detenernos un poco en analizar cuáles son las características de los subsistemas contables básicos. C O N TAB ILIDAD FIN AN C IERA Se dirige a personas ajenas al negocio interesadas en la situación financiera, y tiene en cuenta los principios básicos de la contabilidad. Esta información proviene de la gerencia y con base en ella se producen los informes Financieros de propósito G eneral que ayudan a la empresa a cumplir sus obligaciones fiscales, que son de carácter obligatorio C O N TAB ILIDAD ADM IN ISTRATIVA Sistema de información en cualquier tipo de organización, con el propósito de presentar informes para uso interno, que contribuyan a facilitar algunas de las funciones propias de la administración, en los aspectos relacionados con:la planeación, el control y la toma de decisiones, por parte de los responsables de la gestión administrativa. C O N TAB ILIDAD DE C O STO S Forma parte de la Contabilidad G erencial y se ocupa de proporcionar informes sobre la utilización de los recursos en la realización de todo tipo de actividad, ocupándose fundamentalmente de la acumulación, análisis e interpretación de los costos de adquisición, producción, distribución, administración y financiamiento para uso interno, sirviendo a la vez de base para la producción de los informes externos.

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B ases com prensivas de la contabilidad Como ya sabes, la contabilidad es una sola en cuanto mide y controla la actividad económica de la empresa. Ello implica la medición, la información, el análisis y la evaluación de la información financiera; sin embargo, dependiendo de las necesidades de los usuarios se utilizan

Por base comprensiva se entiende la elaboración de estados financieros con criterios diferentes a las normas de contabilidad de general aceptación.

diferentes bases com prensivas* para elaborar informes dando origen a distintas clases de contabilidad. (artículo 31, decreto 2649/93) Las principales contabilidades en las distintas bases comprensivas: SU B SISTEM AS

B ASE E IN FO RM ES

Contabilidad financiera

Las normas de contabilidad de general aceptación son obligatorias. Presenta estados financieros de propósito general.

Contabilidad fiscal

Las normas de base gravable. Presenta declaraciones tributarias.

Contabilidad gerencial

Las bases son de control y presupuestos. Presenta informes de propósito específico, costos.

Contabilidad científica

La base teorías deductivo inductivas. Desarrolla teoría, normas y procedimientos.

Contabilidad ambiental

Base de la evaluación de los recursos naturales. Cuentas ambientales, metodologías de evaluación

Aunque tu no lo creas, las empresas que producen las mayores utilidades no siempre generan riqueza. D e las 260 empresas más grandes del país, sólo 35 generan valor para sus accionistas, es decir, producen más dinero que el costo del capital que están utilizando. Las primeras cinco empresas son: O ccidental de Colombia, Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, Reaseguradora de Colombia, Colgate Palmolive y Empresa de Teléfonos de Bogotá. Tomado:Revista D inero, 1998.

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1.6

1. Reúnete con tus compañeros o compañeras para elaborar un artículo en donde se comente “La importancia de la contabilidad como base para la toma de decisiones” 2. Consulta por Internet o en textos impresos sobre: o Evaluación del valor agregado de las empresas. o EVA. o Problemas de información empresarial. 3. Explica ¿qué relación encuentras entre la actividad del administrador o gerente de la empresa y el Contador Publico o Gerente del SIC?

Evaluación:dar el valor correspondiente.

Figura 1.10 Sistem a de contabilidad general y los subsistem as principales.

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1.7

ACTIVIDAD GRUPAL.

- Encuentro: con el documento escrito que elaboraste en el numeral 2 de las actividades personales, reúnete con tu grupo y propón soluciones a los problemas que enfrentan las organizaciones en la aplicación de los Sistemas de información contable que regulan el ciclo de la contabilidad. Elabora un acta de la reunión con las propuestas y con las conclusiones. ACTIVIDAD VIRTUAL: Consultar por Internet algunos de los siguientes temas y elaborar un directorio personal: Ø Las funciones del consejo técnico de la Contaduría Pública. Ø Teoría contable. Ø Contaduría. Ø Información contable. Ø Problemas de información.

Las empresas realizan actividades económicas que generan gran volumen de datos y hechos aislados sin identificación. Estos datos al ser sometidos a procesos, operaciones y relaciones se convierten en Información significativa para diversos sujetos o usuarios interesados en ella, la información es comunicada mediante su transmisión entre el Emisor y el Receptor a través de un código y un canal. La contabilidad constituye un sistema que toma datos de los hechos económicos, los elabora o procesa se acuerdo con normas de general aceptación, y los transforma en información financiera, que será actualizada por los usuarios internos y externos; para comunicarla y tomar decisiones económicas, administrativas y financieras. La información financiera que produce el SIC debe ser de calidad, lo cual, significa que sea útil, comprensible y comparable.

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Las necesidades de información de los diversos usuarios motivan la creación de subsistemas contables, para la satisfacción de sus necesidades. Los principales subsistemas de Contabilidad son: Contabilidad Financiera, Contabilidad Administrativa y de Costos.

Fundación U niversitaria San M artín: “La contabilidad com o sistem a de inform ación” (M ódulo),Santafé de Bogotá,1.999 D ecretos:2649/93 y 2650/93. N ieto Rosalba, y otros:D e Compvtis et Scripturis, Estados financieros y de propósito general. Santafé de Bogotá, Pontificia U niversidad Javeriana (Cuadernos de contabilidad 3, primera edición 1997). SIN ISTERRA G onzalo. Contabilidad sistema de información para las organizaciones. Santafé de Bogotá, M cG raw H ill, 1997 (Capítulo 1)

En el próximo fascículo, estudiaremos el proceso contable, los recursos intrínsecos de la empresa, la capacidad de atraer inversión de capital, la ecuación contable, la cuenta y sus partes de la cuenta, así como la partida doble.

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A u t o e v a l u a c i ó n f o r m a t i v a

C ontabilidad financiera - Fascículo N o. 1 N ombre_________________________________________________________ Apellidos______________________________Fecha ____________________ Ciudad _______________________________Semestre__________________ Te invitamos a responder la siguiente prueba para que midas los avances en tu comprensión de esta materia. Si no puedes responder a las preguntas, recuerda que puedes releer el texto o pedir aclaración al tutor o tutora. 1. ¿Cuál es el objetivo básico de la contabilidad? 2. ¿Cuáles son los elementos del sistema de información contable? 3. D escribe las relaciones que existen entre los elementos del sistema de información contable. 4. Elabora una definición propia de contabilidad. 5. D escribe la importancia de la contabilidad como sistema de información financiera. 6. D escribe las relaciones entre los elementos del sistema de información contable. 7. Enumera y explica las cualidades de la información contable. 8. ¿La contabilidad es ciencia?. ¿Por qué? 9. D a cinco ejemplos de usuarios de la información contable. 10. Establece las relaciones que existen entre las clases de contabilidad y las Bases Comprensivas de la contabilidad.

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Tabla de contenido Elproceso contable Los recursos intrínsecos de la em presa

Página

3 6

La capacidad de atraerinversión de capital

7

La capacidad de obtenercrédito

8

La capacidad de disponerde los activos

9

La capacidad reditual

9

La ecuación contable

11

La cuenta

17

Partes de la cuenta La partida doble

18 19

Resum en

21

Bibliografía recom endada

22

Párrafo nexo

22

Autoevaluación form ativa

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C opyright© 1999 FU N D AC IO N U N IVERSITARIA SAN M ARTIN Facultad de Ingeniería de Sistem as Sistem a de Educación Abierta y a D istancia. Santa Fe de Bogotá,D .C . Prohibida la reproducción totalo parcialsin autorización porescrito delPresidente de la Fundación. La redacción de este fascículo estuvo a cargo de RO SALBA N IETO G ARC IA Sede Santa Fe de Bogotá,D .C . D iseño instruccionaly orientación a cargo de M ARIAN A BAQ U ERO D E PARRA D iseño gráfico y diagram ación a cargo de SAN TIAG O BEC ERRA SAEN Z O RLAN D O D IAZ C ARD EN AS Im preso en: G RAFIC AS SAN M ARTIN C alle 61A N o. 14-18 - Tels.: 2350298 - 2359825 Santa Fe de Bogotá,D .C .

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Elproceso contable C onceptos previos (Prueba) Soluciona elsiguiente cuestionario. Recuerda,estos conceptos son básicos para avanzaren tus conocim ientos de contabilidad.

1. Frente a cada afirm ación m arca C sies correcta N C sino es correcta. A. En elBalance G eneralse presentan los activos de un ente económ ico a precios com erciales. B. ElEstado de Resultados presenta la relación de ingresos y Egresos de un período contable,clasificados porliquidez. C . ElFlujo de Efectivo m uestra básicam ente las entradas y salidas de efectivo en un período determ inado. D. Los Estados Financieros tienen doble función en elSistem a de Inform ación C ontable (SIC). Se presentan en la salida y en la entrada delsistem a. E. La clasificación de las cuentas del Balance G eneral en corrientes y no corrientes se hace con fines adm inistrativos y financieros.

2). D efine brevem ente los siguientes conceptos: Activo, Pasivo, Patrim onio,Capital,Ingresos,Egresos,Costos y G astos.

3). Escribe la ecuación fundam entalde la contabilidad.

4). Recuerda la relación entre el Estado de Resultados y el Balance G eneral.

3

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A partir de este fascículo iniciarem os elestudio de los procedim ientos y técnicas con los cuales la contabilidad procesa los datos generados en la actividad económ ica (hechos económ icos), con el propósito de elaborar la inform ación financiera que m ás tarde será presentada a través de los Estados Financieros. El análisis e interpretación de conceptos tales com o: la ecuación fundam ental,la naturaleza de las cuentas y la partida doble constituyen los cim ientos para la ejecución del proceso contable con m iras a la elaboración de inform ación financiera. Recuerda que uno de los pilares de la educación a distancia es APREN D ER H AC ER, lo cual significa el m anejo de los procesos aplicando y relacionando los conocim ientos, por lo tanto en elestudio de este texto es m uy im portante que refuerces los valores de autodisciplina, responsabilidad y persistencia para integrar la teoría y la práctica.

Al finalizar el estudio de este fascículo el estudiante: § § §

Interpreta el efecto de los recursos intrínsecos en la ecuación contable. Analiza el efecto de las transacciones comerciales en la ecuación contable. Describe el sistema de Partida Doble para la elaboración de los Estados Financieros.

En el esquem a que presentam os a continuación podrás encontrar el contenido de la unidad titulada EL PRO C ESO C O N TABLE.

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REC URSO S IN TRIN SECO S

Atracción de inversiones de capital O btención crédito Disponibilidad activo C apacidad reditual

EC UAC IO N C O N TABLE LA C U EN TA

Concepto im portancia Estructura

PARTIDA D O BLE Figura 4.1 Elproceso contable

LUCA PACIOLI LUCA PACIOLI nació en Borgo di San Sepolcro en la actual provincia de italiana de Arezzo. La fecha exacta de su nacim iento se ignora pero se supone que ocurrió entre 1445 y 1450. Tam poco se conoce el año de su fallecim iento que se especula ocurrió hacia elaño 1516. Al m enos es seguro que vivía aún para elaño 1514. Fue alum no delcélebre m atem ático e exim io pintor Piero de la Francesca. Posteriorm ente vivió en Venecia en donde perm aneció durante siete años. En 1471 se trasladó a Rom a para dar com ienzo a un ininterrum pido período de viajes a las ciudades m ás im portantes de Italia,afán viajero que no alteró ni m odificó elhecho de haberingresado,probablem ente en 1477, a la Orden Franciscana. Hacia 1497 se produjo la im presión de su fam osa obra Sum a de Arithm ética,G eom etría,ProportionietProportionalita.La edición fue dividida en dos partes:la prim era referente a la aritm ética y al álgebra y la segunda a la geom etría.Esta segunda sección está dividida a su vez en ocho apartados y en elúltim o de ellos encontram os sus observaciones acerca de la contabilidad. Luca Paciolienm arca la contabilidad dentro de las m atem áticas bajo elsupuesto de las proporciones m edia y extrem a de las rectas que,com o se sabe,es una herencia de los principios de Pitágoras. Adaptación: SALAZAR SANTIAG O,Luis.Lecciones sobre Historia de la Contabilidad. Ediciones Politécnico G rancolom biano Santa Fe de Bogotá D.C.1988.

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Figura 4.2 Luca Pacioli.célebre filósofo y m atem ático franciscano. Fuente: libro de Historia de la Contabilidad. Pág. 58.

Los R ecursos Intrínsecos de la Em presa En los fascículos anteriores ha quedado establecido lo siguiente: La contabilidad puede estudiarse com o un sistem a que m uestra la

Ö

interacción de varios elem entos contables para producir inform ación que interesa a diversos usuarios. ElBalance G eneralcontiene la inform ación que m uestra la inversión

Ö

en recursos (activos) para realizar elobjetivo socialde la em presa, para elpago de deudas (pasivos),para m antenerla inversión de los propietarios (capital) y generar valor agregado a través de las utilidades. ElEstado de Resultados m uestra, por una parte, los ingresos pro-

Ö

ducidos en un período, y por otra, elcosto de ventas y los costos periódicos (gastos operacionales) incurridos para generar los ingresos. Alrelacionar los anteriores conceptos se puede inferirque la actividad de la em presa, reflejada en la contabilidad, es m ucho m ás com pleja y está originada en fuerzas internas que llam am os “Recursos Intrínsecos de la Empresa”. Elestudio y com prensión de los recursos intrínsecos de la em presa nos perm ite analizar los bienes o recursos con que cuenta ella para efectuar

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sus operaciones, entender cóm o funciona, donde originan las transacciones y,porsobretodo,la interpretación de la partida doble. Los recursos intrínsecos que operan en las actividades em presariales son: §

La capacidad de atraerinversiones de capital.

§

La capacidad de obtenercrédito.

§

La capacidad de disponerde los activos.

§

La capacidad reditual,o de generarriqueza.

La capacidad de atraer inversión de capital La em presa a través de su objeto social,su proyección en elm ercado,y la posibilidad de éxito de la organización induce alpúblico o alpropietario a invertirsu dinero en ella. Esta inversión de capitalse convierte en

Inversión: recursos colo-

la condición previa para iniciaroperaciones en su negocio.

cados para producirrentabilidad

Esta capacidad de atraer elcapitales tan im portante que es necesario crear norm as e instituciones que se encarguen delcontroly protección delcapitalde los dueños o inversionistas, de posibles abusos o pérdidas. Es elcaso de la Superintendencia Bancaria,la Superintendencia de Sociedades, entre otras y las norm as técnicas de contabilización y m antenim iento delpatrim onio etc. El recurso de atracción de la inversión de capital se refleja en los aportes sociales,hechos porlos propietarios. Tam bién se conoce com o C APITAL y se aplica en la adquisición de activos. En toda em presa esta fuerza de atracción delC apitalse m uestra en la creación,o en elaum ento posteriorde los intereses de los propietarios.

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2.1

1. Indaga qué tipo de aportes de capital se pueden hacer para iniciar una empresa.

N o debes confundir, en contabilidad, SISTEM A con PRO CEDIM IEN TO S. Un sistema es un conjunto de elementos ordenados entre sí con alguna lógica para lograr un fin. En cambio, un procedimiento se refiere a simples detalles de forma y puede consistir en uno o varios pasos respecto de una anotación particular sin afectar el conjunto. Ejemplo: sistema contable, procedimiento para elaborar un Balance G eneral.

La capacidad de obtener crédito C uando la em presa inicia operaciones, o posteriorm ente, necesita de recursos adicionales a los provenientes de los aportes del dueño o dueños. N o todas las em presas disponen de iguales condiciones para recibir créditos. Los factores principales que intervienen para que la em presa consiga crédito son variados y tienen que ver con el tam año, la naturaleza del negocio, la rentabilidad, la capacidad de pago, la Solvencia:

capacidad em presarial de responder con el pago de la obligación.

capacidad de los adm inistradores,los activos en garantía,etc.,en otras palabras,de la solvencia. C uando la em presa recibe recursos de terceras personas,o acreedores, está aum entando sus recursos (activos) y aum entando sus deudas u obligaciones (pasivos). La capacidad de adquirir créditos representa la utilización de recursos valiosos,que se utilizan en la adquisición de bienes necesarios para la realización o am pliación de sus transacciones.

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Elrecurso intrínseco delcrédito se expresa con aum ento del pasivo,y su utilización se refleja en un aum ento delactivo. C uando un banco aprueba un préstam o a la em presa, está haciendo uso de su capacidad de crédito.

La capacidad de disponer de los activos. Los propietarios de una em presa invierten sus aportes (capital) y los recursos obtenidos de los acreedores (pasivos) en bienes (activos), que utilizan e intercam bian para realizar las operaciones propias del negocio. D icho de otra form a eldinero en C AJA se utiliza para com prar m aquinaria o inventarios,y a su vez,se le cobra a los C LIEN TES dism inuyendo las cuentas porcobrary aum entando elefectivo en caja o en elbanco. Los activos tienen la capacidad de poder utilizarse o intercam biarse entre sípara realizar las operaciones básicas delnegocio.

2.2

1. Piensa en hechos económicos que revelen las fuerzas intrínsecas que tiene la empresa describelos brevemente.

La capacidad reditual La actividad m ercantil,ya sea prestación de servicios,producción o distribución está basada en producción de riqueza, es decir, intercam bio de bienes y servicios con fines onerosos. Esto significa obtenerutilidad. El precio de venta de un bien o servicio incluye la recuperación del costo de adquisición o producción, de los gastos de adm inistración y ventas y adem ás un m argen de utilidad y un porcentaje para im puestos.

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PREC IO D E VEN TA = C O STO + G ASTO + U TILID AD + IM PU ESTO La capacidad reditualse refleja en la utilidad delnegocio. D em anda: es la cantidad de bienes o servicios que son adquiridos por parte de los consum idores,según determ inado precio.

El m argen de utilidad depende de m uchos factores: el sector al cual pertenece la em presa,la dem anda delproducto o servicio,la capacidad tecnológica, las estrategias adm inistrativas, la com petencia, el m anejo eficiente de los costos etc.

2.3

1. Escribe el recurso intrínseco que se utilizó en cada una de las siguientes transacciones comerciales: a) El propietario de la empresa Alfa aporta $ 30.000.000 en efectivo. b) La empresa adquiere maquinaria por $ 12.000.000 de contado. c) La empresa recibe un crédito bancario por $ 25.000.000 para pagarlo en 24 meses. d) La empresa vende mercancía que compró en $ 3.000.000 por $ 3.900.000 de contado. e) Se compran computadoras para la empresa por $ 15.000.000,

f) se paga el 30% de cuota inicial y el saldo a 12 meses.

Libros de contabilidad. En la antigua Roma todo jefe de familia tenía cuidado de escribir día a día en una especie de libro borrador, llamado ADVERSARIA, sus ingresos y sus gastos. Posteriormente se transcribían todos los meses en el libro que se conservaba llamado CO DEX o TABULAE.

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La ecuación contable En la vida cotidiana cuando querem os hacer un inventario de nuestros bienes,podem os obteneruna relación que podría serde esta m anera: Apartam ento

$55.000.000

C arro

20.000.000

M uebles

5.000.000

Equipo de sonido

500.000

Televisor

600.000

Total

$81.100.000

Si nos preguntam os por el origen de estos bienes encontram os que debem os a la C orporación de Ahorro y Vivienda $ 30.000.000 y al concesionario autom otriz $ 5.000.000, es decir que nuestros bienes pertenecen en una parte a los acreedores (pasivos). Luego elvalor de los bienes puede distribuirse de la siguiente m anera: Bienes

=

D eudas

+

Patrim onio

$ 81.100.000

=

$35.000.000 +

$46.100.000

Si analizam os esta m ism a situación cuando se quiere crear una em presa tendríam os,por ejem plo,que Felipe G óm ez quiere invertir sus ahorros de $ 50.000.000 en un G im nasio. C onstituye una sociedad Ltda.,con su am igo Andrés Arias quien aporta $ 10.000.000 en efectivo. Este dinero se consigna en elbanco a nom bre de la empresa “G IM N ASIO AN D REU S”

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Figura 4.3 G im nasio Andreus

La situación financiera de “G IM N ASIO AN D REU S” en ese momento será: Bienes

=

D erechos sobre esos bienes

Efectivo en Bancos

=

Aportes de los socios

$60.000.000

=

$60.000.000

AC TIVO = C APITAL Podem os concluir que la em presa ha hecho uso de su capacidad de atraercapitaly que aliniciarun negocio elvalorde los bienes es igualal valorde los aportes delpropietario o los propietarios. Felipe y Andrés piensan que sus aportes son escasos para com prar los recursos necesarios con elpropósito de desarrollar elobjeto socialdel gimnasio, que consiste en “Prestar el servicio de mantenimiento físico de las personas”. Entonces deciden adquirir un crédito con el banco por $30.000.000. La capacidad de adquirir crédito ha originado una obligación de la em presa y la podem os m ostraren la siguiente ecuación:

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Efectivo en Bancos

=

Préstam o del banco

+

Aportes socios

$90.000.000

=

$30.000.000

+

$ 60.000.000

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AC TIVO = PASIVO + C APITAL Este sencillo axiom a constituye la Ecuación C ontable Fundam ental. Si en este m om ento el negocio se liquidara y se distribuyeran los recursos, el banco tendría un derecho sobre los activos del gim nasio representado en $30 m illones y los dueños un derecho sobre los activos de $60 m illones. D icho de otra m anera la em presa debe $30 m illones al Banco y $60 m illones a los socios. Elvalor delefectivo en bancos (activo) se increm entó,pero tam bién se increm entaron los derechos sobre esos bienes; esta igualdad siem pre debe m antenerse en cualquiertransacción com ercial. Para dotar el gim nasio, Felipe y Andrés com pran equipos por $40.000.000, m uebles para oficina por $ 5.000.000, equipo de sonido por $2.000.000, una com putadora por $3.000.000, una caja de seguridad por$2.000.000 y adquieren un localde $ 30.000.000. C uando los socios realizan estas transacciones están haciendo uso de la capacidad de disponer de los activos o de intercam biar un activo por otro. La nueva situación financiera delnegocio es: AC TIVO = PASIVO + C APITAL Efectivo

10

Equipo

40

M uebles de oficina

5

Equipo de cóm puto

3

=

O bligación Financiera 30 + 60

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C aja fuerte

2

Local

30

_________________________________________________________ Totalactivo = Total Pasivo + C apital 90

=

30

+

60

_________________________________________________________ (en m illones de pesos) La ecuación contable es una ecuación m atem ática, en donde si a los dos m iem bros de una igualdad se le sum a o resta la m ism a cantidad, esta igualdad se m antiene puesto que am bos lados representan sim plem ente dos caras de la m ism a realidad económ ica;porun lado,la lista de los bienes nos m uestra los recursos que tiene elnegocio y por otro, la lista de los derechos nos indica quiénes sum inistraron esos recursos o a qué grupo corresponden. Todo lo que elnegocio tiene ha sido sum inistrado por los acreedores o por los dueños, por lo tanto los derechos totales a favor de los acreedores m ás elderecho de los dueños debe ser siem pre iguala los bienes que posee elnegocio. Al cabo de un año Felipe y Andrés registran para su gim nasio, una utilidad de $12.000.000. Revisando las cuentas encontraron la siguiente relación de ingresos y pago de gastos: inscripciones a cursos $36.000.000, pago de honorarios a los instructores $10.000.000, servicios

públicos

$2.000.000, vigilancia

$6.000.000

pago

al

adm inistrador$6.000.000 U TILID AD = IN G R ESO S – EG R ESO S C om o los egresos equivalen al total de los costos m ás los gastos, entonces:

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U TILID AD

=

IN G RESO S -

(C O STO S + G ASTO S)

$12.000.000 =

$36.000.000 -

($ 10.000.000 +14.000.000)

$12.000.000 =

$36.000.000 -

$ 24.000.000

Esta utilidad aum enta elaporte de los socios,porlo tanto lo llam arem os PATRIM O N IO ; éste es igualalcapitalm ás la utilidad adquirida durante elprim erperiodo contable. Volviendo a la ecuación fundam entaltenem os: AC TIVO = PASIVO + PATR IM O N IO Y com o elpatrim onio es capitalm ás utilidad tenem os: AC TIVO = PASIVO + C APITAL + U TILID AD Reem plazando la utilidad por su equivalente obtenem os la ecuación contable expandida: AC TIVO = PASIVO + C APITAL + IN G R ESO S - (C O STO S + G ASTO S) Los IN G RESO S,C O STO S Y G ASTO S son nada m ás que subdivisiones del patrim onio y su resultado constituye el aum ento o dism inución patrim onialen determ inado periodo contable, por lo tanto son cuentas tem porales que se presentan en elEstado de Resultados. A su vez las cuentas AC TIVO , PASIVO Y PATRIM O N IO se presentan en el estado financiero denom inado Balance G eneral. La situación financiera del G IM N ASIO AN D REU S al final del periodo será:

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AC TIVO S Efectivo

22

Equipo

40

M uebles de oficina

5

Equipo de cóm puto

3

C aja fuerte

2

Local

30

Totalactivo

$102

PASIVO O bligación financiera

$30

C APITAL Aporte de los socios

$60

IN G RESO S Venta de suscripciones a cursos $36 C O STO S H onorarios de instructores $10 G ASTO S Vigilancia

$6

Servicios Públicos

2

Salarios adm inistrador

6

Total

$14

AC TIVO = PASIVO + C APITAL+ IN G R ESO S – (C O STO S + G ASTO S)

102 = 30 + 60 + 32 - (10 + 14 ) 102 = 102

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2.4

1. 2.

Enumera los recursos intrínsecos que intervienen en la actividad de una empresa: Aplica los conceptos sobre ecuación contable y los recursos intrínsecos en cada una de las transacciones del siguiente ejemplo empresarial.

El salón de belleza G RAN ESTILO se constituye con aportes de su propietario por $500, el 1 de enero de 1998 y durante el mes efectúa además las siguientes transacciones: § § § § §

§

Compra muebles por $100,paga de contado Compra equipo de peluquería por $300,paga $100,de cuota inicial y el saldo en cuatro(4)cuotas de $50 c/u. Paga $30 de arriendo del local Recibe $100 por la prestación de los servicios en el mes Paga $20 de sueldos a los empleados Paga primera cuota del equipo comprado

La SUM M A de Pacioli, es un libro impreso en 1494, esto es, dentro del mismo siglo en que G utenberg (1397-1468) inventó el arte de imprimir (en 1450), y por tanto, sólo por esta circunstancia, los raros ejemplares que se conservan de esta primera edición tienen la preciosa característica de pertenecer al grupo de libros incunables celosamente custodiados en las vitrinas de las bibliotecas italianas.

La cuenta C om o hem os venido estudiando,elvalor de cada transacción o hecho económ ico se registra teniendo en cuenta la clase de operación. Elregistro de valores provenientes de transacciones hom ogéneas relativas a una persona o em presa bajo un título apropiado, que facilite la com prensión de la inform ación,lo llam am os C U EN TA.

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Ejem plo: com prar escritorios,sillas y bibliotecas constituye un aum ento de la cuenta M U EBLES Y EN SERES,o EQ U IPO D E O FIC IN A. Adquirir un crédito con un banco representa aum entar la cuenta O BLIG AC IO N ES FIN AN C IERAS. Pagar elservicio de vigilancia significa dism inuirla cuenta C AJA o BAN C O S.

Partes de la cuenta. Título o nombre: En elPlan U nico de C uentas (PU C ) se encuentran los nom bres de las cuentas delsector realde la econom ía. (D ecreto 2650 de 1993). Descripción: corresponde al detalle o concepto por el cual se está registrando. Debe: colum na donde se anotan los valores que se debitan o se cargan. Porconvención está ubicada a la izquierda. Haber: C olum na donde se anotan los valores que se acreditan o se abonan. Es la colum na de la derecha. Saldo: constituye la diferencia entre D EBE y H ABER, según la naturaleza de las cuentas. A continuación presentam os un ejem plo de cuenta en ellibro auxiliar. C AJA Fecha 28-12-98

Descripción o detalle DEBE Aporte en efectivo según recibo de caja 60 # 632

HABER

SALDO 60

HABER 60

SALDO 60

CAPITAL Fecha 28-12-98

C ontabilidad financiera Fascículo N o. 2

18

Descripción o detalle DEBE Valoraportado porsocios Felipe Góm ez y Andrés Arias


Contabilidad financiera Sem estre 5

Fascículo N o.2

Existen autores que utilizan la sim plificación de la colum na D EBE y H ABER para presentarlos registros en la que se conoce com o cuenta T N O M BRE D E LA C U EN TA D EBE

H ABER

SALD O

En los libros de contabilidad romanos, ADVERSARIA Y CODEX, las cuentas tenían dos columnas en las que se anotaba el nombre del acreedor en el Codex de deudor, con el consentimiento del primero y la mención de la cantidad debida para crear la obligación a favor del acreedor. + CODEX ACEPTI RESPONDI N ombre de la persona N ombre de la persona Causa de la operación Causa de la operación M onto de la operación M onto de la operación

-

2.5

1. Selecciona 10 cuentas del Plan de Cuentas y clasifícalas en el grupo respectivo 2. ¿Q ué nombre recibían los libros de contabilidad utilizados en la Roma Antigua? 3. Indaga sobre la ley Paetelia Papilia, promulgada en Roma en el año 428. 4.¿Q ué importancia tiene Luca Pacioli para la contabilidad?

La partida doble En la ecuación contable hem os com prendido cóm o todos los bienes (activos) utilizados por la em presa, son la aplicación de los recursos

19

C ontabilidad financiera Fascículo N o.2


Contabilidad financiera Sem estre 5

Fascículo N o.2

provenientes delaporte de los socios,de la adquisición de créditos o de las utilidades que produce la em presa. En la contabilidad antigua se llevaba cuenta y razón de los m ovim ientos tanto num éricos com o de las cuentas corrientes, es decir toda transacción tiene una causa y un efecto. D e lo anterior, se desprende el concepto de la PAR TID A D O B LE, com o la técnica o m étodo que m uestra el equilibrio entre las fuentes y los usos de los recursos. En elcaso AN D REU S podem os ejem plificarla partida doble: §

Elaporte de Felipe y Andrés originan un cam bio en varios elem entos de la ecuación contable, aum enta la cuenta BAN C O S en $60 m illones y aum enta la cuenta C APITAL en $60 m illones.

§

La adquisición del crédito bancario es una fuente de recursos que aum enta la cuenta O BLIG AC IO N ES BAN C ARIAS en $30 m illones y aum enta la cuenta BAN C O S en $30 m illones.

§

C om prar el equipo para el gim nasio dism inuye la cuenta BAN C O S en $40 m illones y aum enta la cuenta EQ U IPO en $40 m illones.

2.6

1. “Por cuenta se entiende el instrumento del sistema de contabilidad que muestra el saldo de cada uno de los renglones de los Estados Financieros alfinaldelperiodo”. ¿Consideras esta afirmación correcta o incorrecta?. Explica ¿Q ué entiendes por partida doble?

C ontabilidad financiera Fascículo N o.2

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Contabilidad financiera Sem estre 5

Fascículo N o.2

Si un comerciante lleva una relación de sus actividades para determinar su saldo de efectivo, el saldo de sus deudores, el valor de sus deudas y por diferencia saber su patrimonio, entonces se dice que utiliza la PARTIDA SIM PLE.

Toda actividad m ercantil organizada para producir bienes, distribuir m ercancías o prestar servicios hace uso de cuatro fuerzas o capacidades que se pueden analizaren las operaciones,para cum plirsus propósitos. Estas cuatro fuerzas son:la capacidad de atraer inversión,la capacidad de adquirir crédito, la capacidad de disponer de sus activos y la capacidad reditual. Las anteriores fuerzas se conocen con elnom bre de recursos intrínsecos de la em presa. La ecuación fundam entalde la contabilidad refleja la utilización de los recursos de acuerdo con la naturaleza de la actividad de la em presa.En la ecuación contable se aprecia elequilibrio entre las fuentes y los usos de los recursos,o entre los derechos y las obligaciones de la em presa. La ecuación extendida interpreta cóm o elm anejo adm inistrativo de los recursos debe ser capaz de pagar las deudas, m antener el capital de los socios y generarutilidades. La contabilidad, en la etapa de procesam iento de datos económ icos para producirinform ación,aplica técnicas y procedim ientos utilizando la

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C ontabilidad financiera Fascículo N o.2


Contabilidad financiera Sem estre 5

Fascículo N o.2

partida doble para registrar las transacciones en las cuentas que m ás tarde van a serresum idas en los Estados Financieros.

D ecreto:2649/93. D ecreto:2650/93. H O RVATH Y N EIRA, Archila. C ontabilidad teoría y práctica. C apítulo V, p.p.125-130 M EIG S, Robert y W alter. C ontabilidad base para las decisiones com erciales.Ed.M cG raw H ill.C apítulo 1,1997 PU C .Plan de C uentas.D ecreto 2650 de 1996 SIN ISTERRA G onzalo. C ontabilidad sistem a de inform ación para las organizaciones.Ed.M cG raw H ill.C apítulo 2,Santa Fe de Bogotá,1997.

La contabilidad se identifica com o un proceso para producirinform ación financiera. En el próxim o fascículo conocerem os la im portancia y estructura de los elem entos delSIC (sistem a de inform ación contable):soportes, plan de cuentas, libros de contabilidad, y estados financieros básicos.

C ontabilidad financiera Fascículo N o.2

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Contabilidad financiera Sem estre 5

Fascículo N o.2

A u t o e v a l u a c i ó n f o r m a t i v a

Contabilidad financiera - Fascículo N o.2 N om bre_________________________________________________________ Apellidos______________________________Fecha ____________________ C iudad _______________________________Sem estre__________________ Elabora elsiguiente taller: Indicadores de logro: Aplica correctam ente elconcepto de ecuación contable. C lasifica de form a precisa las cuentas de acuerdo con elPU C . Analiza elefecto de las transacciones en la ecuación contable. 1).Indica elefecto (aum ento,dism inución,o sin efecto) sobre los activos de las siguientes transacciones. a)La em presa com pra un terreno a crédito. b)Se vende m ercancía de contado. c)Se cancela un docum ento alBanco. d)Un socio retira efectivo para uso personal. e)Se vende m ercancía a crédito. 2).C alcula la inform ación que falta en cada uno de los casos siguientes. ACTIVO S

=

PASIVO S

+

PATRIM O N IO

A)

X

10

50

B)

30

X

20

C)

60

10

X

D)

80

X

30

E)

X

60

30

3).D eterm ina las cifras que faltan en cada uno de los siguientes casos. A

B

C

C uentas porpagar

X

30

20

Efectivo

30

50

30

M uebles

20

100

20

C apital

60

X

100

C uentas porcobrar

20

30

X

Equipo

10

60

40

Terreno

100

20

10

23

C ontabilidad financiera Fascículo N o.2


Contabilidad financiera Sem estre 5

Fascículo N o.2

4).En elcuadro siguiente indica los efectos de las transacciones en ellugarrespectivo de la ecuación contable,escribiendo + o - para denotaraum ento o dism inución. ACTIVO

=

PASIVO +

PATRIM O N IO

a) Aporte de un socio. b) C om pra a crédito de una m áquina. c) C om pra equipo de contado. d) Recibo en efectivo de ingresos de operación. e) Pago delarriendo delm es. 5). La com pañía CO M PUTO presentaba los siguientes saldos en 31 de D iciem bre de 1997. C apitalX,m uebles 50,cuentas porcobrar10,efectivo 40,equipo 20,cuentas porpagar 30. Durante elm es de Enero de 1998 realiza las siguientes transacciones. a) Se cancelan 5 de las cuentas porcobrar. b) Paga 10 porarrendam iento c) C om pra una m áquina en 50,paga 10 y elsaldo a 30 días. d) Recibe 80 porservicios prestados. e) C ancela 10 de las cuentas porpagar. Se pide:registrarlas transacciones utilizando la ecuación extendida de la contabilidad. PresentarelEstado de Resultados del1 al31 de enero y Balance G enerala la fecha.

C ontabilidad financiera Fascículo N o.2

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FascĂ­culo N o.3

Contabilidad Financiera Semestre 6


Contabilidad financiera Sem estre 6

FascĂ­culo N o.3

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Fascículo N o. 3

Tabla de contenido Elem entos del sistem a de inform ación contable

Página

3

R eseña histórica del intercam bio de m ercancías

5

Soportes contables

6

D efinición

3

Estructura generalde los soportes contables

8

Plan de cuentas

9

U tilidad del PU C en la contabilidad

9

Libros de contabilidad

10

¿C óm o deben llevarse los libros de contabilidad? Estados financieros

11 12

D efinición

13

C aracterísticas de los estados financieros

13

El estado de resultados

15

Balance general

16

Estado de cam bios en el patrim onio

18

Estado de cam bio en la situación financiera

19

Estado de flujo efectivo

20

M anuales de práctica

20

Resum en

21

Bibliografía recom endada

22

Párrafo nexo

22

Autoevaluación

29

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Fascículo N o. 3

C opyright© 1999 FU N D AC IO N U N IVERSITARIA SAN M ARTIN Facultad de Ingeniería de Sistem as Sistem a de Educación Abierta y a D istancia. Santa Fe de Bogotá,D .C . Prohibida la reproducción totalo parcialsin autorización porescrito delPresidente de la Fundación. La redacción de este fascículo estuvo a cargo de RO SALBA N IETO G ARC IA Sede Santa Fe de Bogotá,D .C . D iseño instruccionaly orientación a cargo de M ARIAN A BAQ U ERO D E PARRA D iseño gráfico y diagram ación a cargo de SAN TIAG O BEC ERRA SAEN Z O RLAN D O D IAZ C ARD EN AS Im preso en:G RAFIC AS SAN M ARTIN C alle 61A N o. 14-18 - Tels.:2350298 - 2359825 Santa Fe de Bogotá,D .C .

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Elem entos del sistem a de inform ación contable Conceptos previos (Prueba) Este cuestionario se ha diseñado para que te sirva com o repaso del fascículo 1,y a la vez,te prepare para refrescar algunos de los conceptos que serán elcentro delcontenido que desarrollarem os enseguida. Frente a cada uno de los siguientes enunciados coloca una X en la casilla correspondiente a falso o verdadero. a.

F La inform ación esta contenida en la com unicación de em isor al F receptor.

b. Elem isor de inform ación financiera es la em presa y elreceptor es el F usuario externo. c.

Elcarácter científico a la contabilidad se lo da la interacción de sus elem entos para producirinform es financieros.

V V

V

F

V

d. Las acciones m as im portantes de la contabilidad son recolectar, F clasificar,registrary resum irinform ación financiera de la em presa.

V

e.

Las cualidades de la inform ación contable son: confiable, pertinente, F com prensiva y com parable.

V

f.

Elobjetivo prim ordialde la contabilidad es proporcionar inform ación financiera únicam ente alm undo externo.

F

V

g. Los únicos elem entos delSIC son los reportes,Elplan de cuentas y los libros de contabilidad.

F

V

h. Los presupuestos son inform es de interés externo que produce la contabilidad adm inistrativa

F

V

F

V

F

V

i.

Los gerentes y los socios son los únicos usuarios con interés interno en la inform ación.

j.

Existen m últiples contabilidades,según cada usuario de la inform ación.

3

C ontabilidad financiera Fascículo N o. 3


Contabilidad financiera Sem estre 5

Fascículo N o. 3

Elpresente texto corresponde a la presentación y descripción de cada uno de los com ponentes o elem entos del sistem a de inform ación contable estudiado en elfascículo anterior. M ediante el conocim iento de cada uno de los conceptos, podrás avanzar en el proceso de autoaprendizaje y poco a poco, lograrás alcanzarlas m etas propuestas. Recuerda que el aprendizaje es una actividad personal e individual, dirigida a la autoform ación,m ediante aprender a aprender y enseñarse a sím ism o,con responsabilidad,perseverancia y auto disciplina. Alvin Tofferen su libro titulado EL SH O C K D EL FU TU RO escribió: “el analfabeto de mañana no será el hombre o la mujer que no sabe, sino aquel que no ha aprendido la manera de aprender”.

Al finalizar este fascículo el estudiante: · · ·

Identifica cada uno de los elementos de la contabilidad. Describe correctamente la estructura y contenido de los elementos del sistema de información contable. Reconoce y expresa la importancia de los elementos del SIC y su relación en el proceso contable.

Elcuadro que presentam os a continuación representa una síntesis del desarrollo de la unidad sobre los Elem entos delSistem a de Inform ación C ontable.

ELEM EN TO S D EL SIC

SO PO R TES CO N TABLES

Figura 2.1 Elem entos del Sistem a de Inform ación Contable.

C ontabilidad financiera Fascículo N o. 3

4

PLAN D E CU EN TAS

LIBR O S D E CO N TABILID AD

D EFIN ICIO N ESTRUCTU RA IM PO R TAN CIA CLASES

M AN UAL D E PRO CED IM IEN TO S

ESTADO S FIN AN CIER O S


Contabilidad financiera Sem estre 5

Fascículo N o. 3

R eseña histórica del intercam bio de m ercancías Las rutas com erciales cubren hoy toda la tierra. En los com ienzos de la historia, partían de las riberas de los ríos Tigris y el Eufrates. La red com ercial era entonces m uy pequeña; se extendía desde Babilonia al M editerráneo porelO ccidente,y hasta la India porelEste. Poco a poco, elcom ercio se convirtió en un factor decisivo para la expansión de las com unicaciones y la divulgación de la cultura.

El intercam bio de m ercancías se rem onta a la Edad de Piedra,cuando las tribus nóm adas entraron en contacto, y com probaron que era m ás lucrativo intercam biar objetos que saquearse m utuam ente.

Los Fenicios, conocidos com o los carreteros del m ar, fueron los prim eros que se dedicaron alcom ercio cuando cruzaron elM editerráneo en todas las direcciones. La actividad de intercam bio com ercialdelpueblo fenicio, transcurre entre los años 8000 y 1000 a. de C . La herencia de los fenicios fue recogida por otros pueblos com o el G riego y el C artaginés. D espués, los Romanos hicieron del M editerráneo un “gran mercado” controlado desde el centro político del imperio, que era la ciudad de RO M A.

Los Fenicios: C ruzaron elM editerráneo,sirviendo com o agentes de com ercio y transporte a todos los países de las costas de este m ary establecieron “factorías de comercio” en todas las grandes ciudades de la costa. Fue ésta una intensa actividad de intercam bio de lo que sería después elgran m ercado delim perio rom ano.

En la antigüedad,elcom ercio se hacía en su m ayor parte con artículos de lujo: especias, perfum es, piedras preciosas, aceites y esclavos que eran transportados a través de grandes distancias, y tenía com o fin cubrir las necesidades de una capa social superior. La gran m asa popular vivía aún de sus propios productos. En esta época (y tam bién en la Edad M edia), el dinero jugaba escaso papel com o m edio de cam bio, era m ás bien una unidad de valor para la contabilidad del com ercio. C uando cayó el im perio Rom ano, se interrum pió tam bién su dom inio com ercial. Las m igraciones posteriores dieron lugar a contactos m ás frecuentes entre distintos pueblos de Europa,y poco a poco,surgió al-

5

C ontabilidad financiera Fascículo N o. 3


Contabilidad financiera Sem estre 5

Fascículo N o. 3

go parecido a unas relaciones com erciales ordenadas. Estas se desarrollaron dentro de tres m undos lim itados: Bizancio,elcam po deloccidente,escenario europeo de las m igraciones,y elm undo de los árabes islám icos. Las C ruzadas contribuyeron a enlazar de nuevo estos cam pos de com ercio. D urante los siglos XIII y XIV, aum entó la población del centro y occidente de Europa, y vivir a costa de los m ism os productos se hizo m ás fácil. Adem ás de m ercancías de lujo,otras,sobre todo de uso cotidiano, com enzaron a jugar un im portante papelen elcom ercio. D espués de la C ruzadas, el com ercio se extendió hasta el N orte. La Liga H anseática (H am burgo, Brem en y Lübeck) se ram ificó am pliam ente. El dinero desem peñó entonces un papel m ás im portante, pero las especias constituían aún la form a predom inante de intercam bio com ercial. (Adaptación de “H istoria del comercio” Enciclopedia C O M BI).

3.1

1. ¿En qué ríos se situaban los primeros puertos comerciales de la antigüedad? 2. ¿Q ué papel jugó el comercio en la época antigua? “Los empresarios son en realidad unos interm ediarios entre la producción y el consum o. Adm inistran unos factores productivos para hacerlos m ás eficientes realizando una función social,no sólo la de dar em pleo sino la de producir bienes y servicios deseados porla colectividad” (tomado de Internet: Enrique Sánchez – joven em presario es...) Ediciones C EDIC E,1991

Soportes contables

O bjeto social: enuncia-

cancías o de prestación de servicios.

3. ¿A qué pueblo se le recuerda como los carreteros del mar y por qué?

4. ¿Q ué papel tenía el dinero en la antigüedad y en la Edad M edia?

H oy, la em presa realiza hechos económ icos o transacciones, es decir, intercam bio de bienes y servicios para desarrollar su objeto social,bien sea de transform ación de m aterias prim as,de com ercialización de m er-

ción clara y precisa de las actividades de la em presa. C ontabilidad financiera Fascículo N o. 3

6


Contabilidad financiera Sem estre 5

Fascículo N o. 3

Los hechos económ icos norm ales originados en la em presa en un día, son por ejem plo: la venta de m ercancías, una consignación de dinero en un banco, elpago de facturas, la com pra de m ercancía, la adquisición de un crédito,elpago de sueldos o la cancelación de deudas por parte de los clientes. C ada hecho económ ico debe estar respaldado por un docum ento llam ado soporte, conservar evidencia valida y suficiente de los datos que se registran en los com probantes y en los libros de contabilidad.

D efinición Los soportes contables son los docum entos que contienen y justifican los hechos económ icos,y sirven de base para registrar las operaciones com erciales de una em presa. Los soportes contables según su origen pueden ser:

SO PO R TES CO N TABLES IN TER N O S

SO PO R TES CO N TABLES EXTER N O S

Comprobante de di ari o de contabi l i dad. Reci bo de caj a menor. Reembol so de caj a menor Factura de venta Reci bo de caj a Comprobante e egreso Nota de contabi l i dad

Extracto bancari o Factura de compra Reci bo de consi gnaci ón bancari a Pagaré Letra de cambi o Cheque Nota Crédi to Nota Débi to Comprobante de cuenta con tarj eta de crédi to Carta de crédi to Aceptaci ón bancari a Bono de acci ones

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C ontabilidad financiera Fascículo N o. 3


Contabilidad financiera Sem estre 5

Fascículo N o. 3

Los soportes estables tam bién pueden clasificarse en negociables y no negociables.

Título Valor: docum entos necesarios para legitim ar elejercicio literaly autónom o que en ellos se incorpora. Ejem plo: un cheque

SO PO R TES CO N TAB LES N O N EG O CIAB LES

Coti zaci ón Pedi do Remi si ón Factura Reci bo de caj a Comprobante de pago Reci bo de consi gnaci ón Nota Débi to Nota Crédi to

SO PO R TES CO N TAB LES N EG O CIAB LES

Cheque Letra de cambi o Pagaré Li branza Factura Cambi ari a Bonos Acci ones

Estructura general de los soportes contables Los soportes contables deben cum plir con los requisitos establecidos en eltítulo IIIdeldecreto 2649/93. Todo soporte debe contenerlos siguientes datos: ·

Fecha y lugardeldía de elaboración.

·

N um eración en orden consecutivo.

·

D escripción detallada delcontenido deldocum ento.

·

N om bre o razón socialde quien lo em ite.

·

Form as y sellos de los responsables de su autorización y elaboración. 3.2

1. Indaga en los textos sugeridos sobre la forma de los soportes, describe la transacción que origina cada uno de ellos y diligencia en su totalidad los soportes que se encuentran,en el anexo 1,al final de este fascículo. C ontabilidad financiera Fascículo N o. 3

8


Contabilidad financiera Sem estre 5

Fascículo N o. 3

2. Enumera las características legales especificas de la factura de compraventa según el decreto.

El plan de cuentas

Cuenta: registro conta-

Elsistem a de inform ación contable,en sus operaciones de clasificación y registro de las operaciones financieras, hace uso de un m anual o catálogo de cuentas,llam ado PLAN U N ICO D E CU EN TAS (PU C).

ble que resum e elm ovim iento de hechos económ icos hom ogéneos. Ejem plo: bancos,cuentas porpagar

Elplan único de cuentas contiene la relación detallada de las clases y grupos de cuentas,debidam ente codificadas.

U tilidad del PU C en la contabilidad ElPlan U nico de C uentas sirve para: ·

C lasificar y registrar en form a ordenada y lógica los hechos económ icos de la em presa.

·

Lograr las cualidades de calidad de la inform ación contable, con el propósito de m ejorar la trasparencia, perm itir la claridad, confiabilidad y la com patibilidad de la inform ación.

·

U nificary arm onizarelsistem a contable de los com erciantes

·

C onsolidar la inform ación proveniente de los diversos grupos de em presas que pertenecen a un m ism o sectoreconóm ico.

El30 de D iciem bre de 1992,elgobierno nacionalde C olom bia expidió elD ecreto 2195 en elque se definió elplan único de cuentas desarrollado por la Superintendencia D e Sociedades. En D iciem bre de 1993 se expide eldecreto 2650 que m odifica elanterior.

C om erciante: personas

El PLAN U N ICO D E CU EN TAS es obligatorio para realizar la conta-

que profesionalm ente se ocupan en algunas de las actividades que la ley considera m ercantiles.

bilidad de los com erciantes*.

9

C ontabilidad financiera Fascículo N o. 3


Contabilidad financiera Sem estre 5

Fascículo N o. 3

3.3

1. En el decreto 2650/93 marca con diferentes colores los grupos de cuentas. 2. Elabora un cuadro sinóptico con las cuentas del PUC. Toma Clases y G rupos de cuentas. 3. Indaga sobre las entidades que tienen PLAN UNICO DE CUENTAS señalando el año de su expedición

Los libros de contabilidad Ya hem os expuesto que los soportes contienen los datos que la actividad económ ica genera, y que son resum idos en com probantes sem anales y m ensuales. Los libros en los cuales se registra el contenido de los com probantes son un elem ento im portante en el sistem a contable de una em presa. Los libros de contabilidad son la base para elaborar los inform es financieros que produce la contabilidad. Las em presas realizan m uchos hechos económ icos en elgiro norm alde su objeto social: venden m ercancías o servicios, pagan salarios, com pran m ercancías, pagan facturas a los proveedores*, adquieren papelería,etc.. Estas transacciones son registradas en los libros de contabiliProveedores: em presas nacionales o extranjeras que proveen de m ercancía a crédito.

dad, clasificadas según la necesidad de inform ación de cada em presa de acuerdo con la naturaleza de sus operaciones. Los libros del com erciante deben ser registrados en la C ám ara de C om ercio,y se clasifican en obligatorios y Auxiliares. OBLIGATORIOS

· · · · ·

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10

Mayor Diario Inventario y Balances Registro de accionistas Libro de actas Correspondencia

AUXILIARES

· Bancos · Proveedores · Clientes Todos los necesarios para organizar la inform ación

Figura 2.2 Clasificación de los libros del com erciante.


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¿C óm o deben llevarse los libros de contabilidad? ·

Eladm inistrador y elcontador pueden usar procedim ientos m anuales, m ecánicos o electrónicos para registrar sus operaciones en los libros.

·

Los libros se constituyen en fuente de inform ación sistem atizada,para elaborar inform es y en fuente probatoria en caso de litigios entre com erciantes, por lo tanto, deben diligenciarse teniendo en cuente los siguientes aspectos.

·

C onservarse en m edios que perm itan la consulta y reproducción de la inform ación.

·

C ontenerelnúm ero y la fecha delcom probante que los respalde.

·

Totalizar las cuentas por lo m enos cada m es,tanto en auxiliares com o en los obligatorios.

¿Sabías que los libros de contabilidad pueden destruirse después de 20 años contados a partir del cierre o la fecha del último asiento contable? Sin embargo, si la empresa garantiza la reproducción de esta información por cualquier medio técnico pueden destruirse transcurridos 10 años.

3.4

1. Consulta en el Código de Comercio cuáles son las prohibiciones para registrar en los libros las transacciones. Enuméralas en forma resumida. 2. Visita una empresa y solicita al administrador o contador el libro Diario y el Libro Mayor y Balances. Describe cada uno de ellos. 3. Consulta el título III, artículo 125 del Decreto 2649/93 y elabora un resumen de necesidades de la empresa que satisfacen los libros contables.

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4. Si la empresa diligencia sus libros en forma electrónica, las prohibiciones del Código de Comercio no aplican. ¿Q ué piensas de esta afirmación? Explica tu respuesta. 5. De acuerdo con el artículo 50 del Código del Comercio, ¿cuáles son los requisitos de la contabilidad?

Estados financieros La em presa debe inform ar en form a com pleta y resum ida todo aquello que sea necesario para com prender y evaluar correctam ente su situación financiera,su patrim onio,elresultado de sus operaciones y su capacidad para cum plircon obligaciones y generarflujos. A través de los llam ados Estados Financieros, las notas a los Estados Financieros y de otros inform es com plem entarios deladm inistrador, el auditor o el revisor Fiscal, se deben satisfacer plenam ente las necesidades de inform ación de los usuarios tanto de aquellos con interés interno com o externo. Público: conjunto de personas, m ediatizadas por un contenido espiritualde ideas,sentim ientos e inform ación.

Los adm inistradores del ente económ ico son los responsables de la preparación y presentación de los estados financieros a los diversos usuarios o alpúblico* en general. Los Estados Financieros son el producto del sistem a de inform ación contable, lo cual significa que los datos son producidos m ediante norm as, principios, técnicas y procedim ientos contables con un fin: producirinform ación financiera.

Figura 2.3 Los Estados Financieros contienen la inform ación contable de acuerdo con los objetivos y las cualidades estudiadas en el fascículo 1.

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D efinición D e acuerdo con las norm as contables Estados Financieros son: “El m edio principalpara sum inistrar inform ación contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económ ico. M ediante una tabulación form alde nom bres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables”. Artículo 19, decreto 2649 de 1993. Sise tiene en cuenta elinterés de los usuarios a quienes va dirigida la inform ación se clasifican en: ·

Estados de propósito general.

·

Estados de propósito especial.

Con los grandes descubrimientos geográficos del siglo XV, surgieron las condiciones necesarias para un comercio global a través de todos los mares del mundo. Españoles, portugueses y holandeses fueron pioneros de los nuevos horizontes comerciales. Los estados nacionales, de organización muy centralizada, como Francia bajo el reinado de Francisco I, organizaron el comercio según un sistema flujo:el mercantilismo.

C aracterísticas de los estados financieros

En el siglo V, a raíz de la disolución del Imperio Romano, el comercio a distancia casi se paralizó, mientras Europa sufría los saqueos de los pueblos bárbaros. Con las Cruzadas se demostró que la guerra y el comercio pueden correr paralelos. Estas luchas en el Cercano O riente incentivaron a los comerciantes de Venecia, Florencia y G énova, lo cual favoreció la renovación por los intercambios culturales y comerciales entre O riente y O ccidente, casi al final de la Edad Media (siglo XV).

13

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Fascículo N o. 3

Figura 2.4 C aracterísticas de los Estados Financieros

3.6

1. Visita algunas empresas de tu región y consigue en ellas los Estados Financieros Básicos analízalos y encuentra dos semejanzas y dos diferencias entre ellos. 2. Enumera y explica cinco Estados Financieros de Propósito Especial. (Decreto 2649/93 Art. 25 a 33).

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ElEstado de R esultados

Ingresos operacionales:

Este inform e contiene resultados de las actividades delnegocio durante un periodo determ inado. Es decir, el valor de los ingresos por el desarrollo del objeto social de la em presa, y el valor de los costos y gastos* que se invirtieron para generarlos ingresos operacionales *. El propósito del Estado de Resultados es proporcionar un Análisis resum ido de los hechos que originaron un aum ento o dism inución de

valores generados en la venta de bienes o servicios, según el objeto social del ente económ ico. C osto de ventas: valor de adquisición o producción de bienes vendidos porla em presa. G asto: valores incurridos en adm inistración, ventas, investigación o financiación para produciringresos.

los recursos de la em presa en un período determ inado. El siguientes esquem a m uestra la estructura básica del Estado de Resultados.

IN G R ESO S O PER AC IO N ALES M ES D E O C TUB R E

(-)

C O STO S D E VEN TAS

(= )

U TILID AD B R U TA

(-)

G ASTO S O PER AC IO N ALES

(= )

U TILID AD O PER AC IO N AL

Figura 2.5 Estructura básica del Estado de R esultados

La gestión realizada por eladm inistrados de evalúa a través delEstado de Resultados.

El Siglo XVIII Desde el siglo XVIII hasta la Primera G uerra Mundial, el comercio internacional estuvo dominado por los ingleses. El creciente dominio colonial de G ran Bretaña trajo consigo relaciones comerciales permanentes como consecuencia, la

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libra esterlina* se convirtió en el instrumento de este comercio mundial y también en el símbolo de la poderosa posición económica que Inglaterra tenía en el mundo.

Libra esterlina ( ) m oneda de G ran Bretaña

ElB alance G eneral Este Estado Financiero es fundam entalen las em presas. En elBalance G eneral el usuario puede conocer la situación financiera del ente económ ico,en una fecha determ inada. Elpropósito delBalance G enerales m ostrar los derechos y las obligaciones externas e internas de la em presa. Los derechos se representan en el Balance com o AC TIVO S*: estos reflejan la aplicación de los recursos en factores de producción, Ejem plo: D inero, m ercancías, m aquinaria, patentes, edificios, equipos de cóm puto etc. Las obligaciones están representadas en elPASIVO y elPATRIM O N IO . El Pasivo* constituye la fuente externa de recursos, Ej. Préstam os de Bancos, préstam os de proveedores, deudas con trabajadores. ElPatrim onio* es la fuente interna de recursos. Esta conform ado por los aportes directos de los socios (C apital,Prim a,Superávit) y por las utilidades que produce la em presa.

Activo: bienes y derechos propiedad de la em presa que se utilizan para desarrollarelobjeto socialde la em presa.

Pasivo:obligaciones de la em presa con terceros. Fuente externa de recursos financieros.

Patrim onio:valorcorrespondiente al aporte de los socios y las utilidades delnegocio. C ontabilidad financiera Fascículo N o. 3

Figura 2.6 Activos y pasivos económ icos

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C ontabilidad financiera Sem estre 5

Fascículo N o. 3

3.6

1). Con la siguiente información elabora un Estado de Resultados para la compañía Camilín Ltda. por el año 1998. (cifras en miles de pesos). Diversos,adm inistración

360

M antenim iento y reparaciones,ventas

760

G astos legales,adm inistración

360

Servicios,ventas

370

Ingresos no operacionales

970

G astos no operacionales

573

Im puestos,ventas

560

Servicios,adm inistración

450

Seguros,adm inistración

970

Ingresos operacionales

56.590

G astos de personal,adm inistración

5.560

G astos de personal,ventas

9.830

Arrendam ientos,adm inistración Depreciación,Adm inistración C osto de ventas

536 2.790 20.500

2). Con los siguientes datos elabora un Balance G eneral clasificado de la empresa Camilin Ltda. a diciembre de 1998 C lientes Superávitporvalorizaciones Valorización de inversiones Patentes Equipo de oficina O bligaciones Financieras G astos pagados poranticipado Bancos C onstrucciones y edificaciones C esantías consolidadas Ingresos recibidos poranticipado M ercancías no fabricadas porla em presa Terrenos Aportes sociales Proveedores

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De la edad Media a la Edad Moderna, el comercio dio un gran paso gracias a los viajes y descubrimientos en O riente y O ccidente. Durante el siglo XIX el comercio adoptó la corriente del liberalismo que defendía la libertad de mares, la libre competencia y la eliminación de obstáculos al comercio entre los países. El comercio pasó a ser un tráfico basado en el dinero como medio de cambio y la medida del valor, dando impulso a lo que se conoce como la revolución comercial apoyada en los avances de la revolución industrial.

Estado de cam bios en elpatrim onio En este inform e podrás apreciar las variaciones en las cuentas del patrim onio,durante un período contable. En élse puede visualizar cóm o elcapitalaum enta o dism inuye,porqué las utilidades aum entaron o dism inuyeron, en general qué pasó con cada cuenta delpatrim onio.

Elpropósito de este estado es analizar las fuentes internas de recursos, que tiene la em presa.

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Estado de cam bio en la situación financiera Es elestado que resum e las actividades financieras y de inversión del ente económ ico. O tros nom bres con que se conoce son: Estado de Fuentes Y U sos de Fondos, o, Estado de O rigen Y Aplicación de Fondos. El Estado de C am bios en la Situación Financiera responde a inquietudes de los usuarios com o las siguientes: ·

Q ué hizo la em presa con eldinero que recibió.

·

C óm o se financiaron los activos.

·

C óm o se utilizaron los nuevos fondos.

·

Porqué se solicitaron fondos porpréstam o.

·

Por qué no se utilizaron los recursos propios porque aum entó el capitalde trabajo.

Elpropósito de este estado financiero es m ostrarelflujo de fondos de la em presa al final del período contable, señalando el origen y los usos dados porla m ism a.

ESTAD O D E C AM BIO S EN LA SITU AC IO N FIN AN C IER A FU EN TES · · · ·

Utilidad en ventas. Utilidad en venta de activos fijos (edificios). Obtención de un préstam o. Em isión de acciones*

U SO S · · · ·

Cubrir pérdidas. Com pra de equipos Cancelación de deudas Pago de dividendos a los accionistas en efectivo Acciones:título valorrepresentativo de aporte a capital en sociedades de capital

Figura 2.7 Estado de cam bios en la situación financiera

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H acia finales del s. XIX las grandes potencias europeas: Francia, Alemania, etc.;trataron de seguir el ejemplo inglés estableciendo sus propias colonias. Con ello se inició una frenética carrera en busca de las riquezas de Asia, Africa y Suramérica. La primera G uerra Mundial fue la explosión concentrada y generalizada de la sorda lucha por el dominio económico del mundo.

Estado de flujo de efectivo H em os llegado alestado que nos m uestra la capacidad de organización de la adm inistración de la em presa. En otras palabras, nos refleja el Efectivo* originado y los pagos de efectivo en un período contable. Su objetivo básico es proporcionar inform ación sobre los recaudos y desem bolsos de dinero en la em presa, con el fin de que los usuarios conozcan los saldos a favoro en contra de efectivo Efectivo: disponible en dinero para efectuar transacciones de contado.

Eldetalle de dinero recibido y pagado en elperíodo,lo encuentras en el Flujo de efectivo.

M anuales de procedim iento Elsistem a de contabilidad debe estar soportado por procedim ientos e instrucciones escritas, que pueden ser consultadas por las personas que operan elsistem a. Los m anuales don instrucciones detalladas sobre los procedim ientos para elprocesam iento y elaboración de la inform ación contable.

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El progreso técnico de las telecomunicaciones y el desarrollo tecnológico en la industria ha dado un nuevo impulso al comercio mundial en el siglo XX. Las vías de tráfico han sido ampliadas por tierra, mar y aire. Las rutas comerciales forman una extensa red que facilita enormemente el comercio. Aunque la base del intercambio son aún las materias primas (petróleo, metales y cereales), los productos manufacturados invaden cada vez más los mercados internacionales en el marco de la llamada Apertura económica o globalización de la economía.

3.7

1. Indaga qué actividades generan ingreso de efectivo. 2. Explica qué actividades representan los pagos de efectivo.

La contabilidad com o sistem a de inform ación realiza acciones y operaciones con los com ponentes o elem entos para producir inform ación contable. Los principales elem entos del Sistem a de Inform ación C ontable (SIC ) son: los D ocum entos Fuente, el Plan U nico de C uentas, los Libros de C ontabilidad, los Estados Financieros y los M anuales de procedim ientos. Los D ocum entos Soporte, com prenden com probantes internos (com probantes de contabilidad) y externos (factura cam biaria, recibos de caja)que contienen los datos para serprocesados.

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ElPlan de C uentas que contiene los grupos y C ódigos de las cuentas y su descripción para registrarlas operaciones sistem áticam ente. Los Libros de C ontabilidad:en ellos de registran cronológica,ordenada y fidedignam ente los hechos económ icos. Los estados financieros que resum en los registros de los hechos económ icos,según los intereses de los usuarios de la inform ación financiera. Los m anuales de procedim ientos orientan a las personas que generan elsistem a SIC .

C ódigo delC om ercio M EIG S,W alter y Robert. C ontabilidad base para la tom a de decisiones. Ed. M c G raw H ill. 1998 N IETO , Rosalba, y otros. Estados Financieros de Propósito G eneral. Pontificia U niversidad Javeriana. C uadernos de contabilidad 3,1997. SIN ISTERRA, G onzalo. C ontabilidad Sistem a de Inform ación. M c. G raw H ill. 1998

En elpróxim o fascículo analizarem os los estados financieros,su estructura,los principios y la clasificación de cada una de las cuentas,orientando su estudio a la obtención de la inform ación necesaria para realizar elanálisis de la operación de un negocio.

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Anexo N o.1 R ecibo de C aja M enor.

Anexo N o.2 Tarjeta de C ontrolde Existencias.

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Anexo N o.3 R em isión.

Anexo N o.4 Salida de Alm acén

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Fascículo N o. 3

Anexo N o.5 N ota D ébito

Anexo N o.6 N ota C rédito.

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Anexo N o.7 R ecibo de C aja.

Anexo N o.8

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C om probante de Egreso.


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Anexo N o.9 C om probante de C ontabilidad.

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Anexo N o.10 R eem bolso de C aja M enor.

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A u t o e v a l u a c i ó n f o r m a t i v a

C ontabilidad financiera - Fascículo N o.3 Nombre_________________________________________________________ Apellidos______________________________Fecha ____________________ Ciudad _______________________________Semestre__________________ Te invitamos a responder la siguiente prueba para que midas los avances en tu comprensión de ésta materia.Si no puedes responder a las preguntas,recuerda que puedes releer el texto o pedir aclaración al tutor o tutora. 1).¿Con qué fin un hecho económico debe estar respaldado por un documento fuerte? 2).Enumera y explica la estructura de los elementos del sistema de información contable. 3).¿Q ué relación puedes establecer entre los elementos del sistema de información contable? 4).¿Cuál es el propósito del PU C? 5)."Los Estados Financieros son entrada y salida del SIC"Si o NO explica.

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Tabla de contenido Página

Los estados financieros

1

Generalidades

1

Principios de los estados financieros

3

Limitaciones de los estados financieros

4

El balance general

5

Activos

5

Activos corrientes

5

Activos fijos

7

Otros activos

7

Pasivo

8

Pasivo corriente o de corto plazo

8

Pasivos no corrientes o de largo plazo

9

Patrimonio

10

El estado de resultados

11

Resumen

13

Bibliografía recomendada

13

Párrafo nexo

15

Autoevaluación formativa

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Tabla de convenciones

Indicadores de logro

Actividad 1.1

Observación

Resumen

Bibliografía recomendada

Nexo

Autoevaluación formativa

Copyright©1999 FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MARTIN Facultad de Ingeniería de Sistemas. Sistema de Educación Abierta y a Distancia. Santa Fe de Bogotá, D.C. Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización por escrito del Presidente de la Fundación. La redacción de este fascículo estuvo a cargo de JUAN PABLO CIFUENTES ALVIRA Sede Santa Fe de Bogotá, D.C. Diseño instruccional y orientación a cargo de MARIANA BAQUERO DE PARRA Diseño gráfico y diagramación a cargo de SANTIAGO BECERRA SAENZ ORLANDO DIAZ CARDENAS Impreso en: GRAFICAS SAN MARTIN Calle 61A No. 14-18 - Tels.: 2350298 - 2359825 Santa Fe de Bogotá, D.C.

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Los estados financieros

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Los estados financieros surgen en la contabilidad, dada la necesidad de registrar, clasificar e interpretar los datos financieros de manera que estos sirvan como información para mostrar los sucesos económicos de un período determinado en la empresa. Se preparan para presentar, en forma resumida, la situación financiera de la compañía, a las diferentes personas y entidades interesadas en ella, entre quienes se encuentran: los administradores de la empresa, con el fin de tomar decisiones en las áreas administrativa, financiera, comercial y productiva; los inversionistas; la Cámara de Comercio; la Administración de Impuestos, entre otras. Indicadores de logro

Al terminar el estudio del presente fascículo, el estudiante:

! ! ! !

Identifica la esencia de los Estados Financieros, sus principios y limitaciones. Interpreta qué es el Balance General y el Estado de Resultados, su estructura y las diferentes formas de presentación. Organiza y clasifica, acertadamente, las diferentes cuentas que hacen parte de los estados financieros. Realiza un análisis general sobre los estados financieros.

Generalidades Los estados financieros constituyen una combinación de: hechos registrados, convenciones contables y juicios personales; éstos son aplicados de acuerdo con las decisiones adoptadas por la administración y con las normas y políticas vigentes de carácter general. Los hechos registrados se refieren a los datos tomados de los registros contables, como pueden ser el dinero en caja y los pagarés vigentes.

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Las convenciones contables hacen referencia a las normas vigentes que regulan algunos procedimientos, como por ejemplo la valorización de activos, para lo cual se exige la realización de un avalúo por parte de una persona o entidad idónea. El juicio personal obedece al criterio adoptado por la administración sobre decisiones acerca de cómo llevar a cabo algunos procedimientos, tales como métodos de depreciación a utilizar, plazo de amortización de diferidos (sin exceder las normas), método de valoración de los inventarios y demás. Es de anotar que existen varias presentaciones de los Estados Financieros, entre las cuales tenemos:

!

Estados financieros comerciales: son los que las empresas preparan para llevar a cabo sus transacciones comerciales y de crédito; sin embargo no tienen validez, pues no son los que presentan definitivamente al final del año, toda vez que en ellos muestran resultados superiores en ventas (antes de devoluciones, descuentos, etc.), índices de liquidez positivos, márgenes de rentabilidad altos, etc. Se resalta que estos son preparados por empresas pequeñas y medianas.

!

Estados financieros fiscales: son los preparados para ser presentados ante la Administración de Impuestos, en los cuales se permite realizar modificaciones sobre los comerciales con fines impositivos. Estos son de aceptación general, tanto para actividades comerciales como crediticias.

!

Estados financieros auditados: son los que han sido certificados por una firma de auditores independiente de la empresa, la cual establece la veracidad y "presentan razonablemente la situación financiera y los resultados de las operaciones de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados".

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Estados financieros consolidados: agrupan y muestran la situación

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financiera y los resultados de un grupo económico, excluyendo las operaciones realizadas entre los vinculados económicos, de tal manera que NO corresponden a la sumatoria de los estados financieros individuales.

!

Estados financieros proyectados: surgen de las proyecciones realizadas por la empresa y muestran cuál sería la situación financiera en los períodos estimados, de cumplirse los presupuestos. Estos son presentados, principalmente, cuando la empresa va a desarrollar algún proyecto de inversión.

Actividad 4.1 1. Investiga la normatividad vigente en el país para la presentación de los estados financieros y elabora un resumen de la misma. 2. Consigue los estados financieros auditados de una empresa manufacturera.

Principios de los estados financieros Los principios contables básicos, generalmente aceptados, deben ser acogidos por la totalidad de las empresas y contemplan las convenciones, normas y procedimientos con los que se fijan las prácticas contables desarrolladas con base en la experiencia, el criterio y la costumbre. Estos son los principales principios: a. Los datos contables deben ser registrados en términos de dinero; para el caso colombiano, en pesos. b. Toda transacción debe ser contabilizada por partida doble, esto es, sobre todo activo existen derechos de los socios y/o de los acreedores.

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Toda transacción debe ser contabilizada por partida doble. Contabilidad financiera Fascículo No. 4

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c. La empresa es una entidad independiente de sus socios o propietarios, por lo cual las bases contables deben sujetarse a este principio. d. Se debe partir del supuesto que los estados financieros son consistentes, es decir que se han empleado las mismas técnicas contables todos los años, de tal manera que puedan ser comparadas. e. Los ingresos se reconocen basados en la causación y en un intercambio económico, ajustado al principio de la partida doble. f. Las partidas del Balance General son valuadas, en su mayoría, al costo, con el fin de mantener un principio conservador. g. Al igual que el punto anterior, las pérdidas sobre derechos se deberían registrar inmediatamente, pero las utilidades no.

Limitaciones de los estados financieros Pese a que se conciben generalmente como exactos, precisos y confiables, los estados financieros presentan algunas limitaciones, entre las cuales podemos destacar:

!

Son informes provisionales, pues las ganancias y/o pérdidas reales sólo se pueden calcular en el momento en que se realizan o liquidan los derechos.

!

Los estados financieros involucran a varias áreas dentro de la organización, por lo cual confluyen diversos intereses sobre las normas propias a ser aplicadas.

!

En una economía inflacionaria, como la colombiana y con grandes recesiones, en un momento determinado no se puede determinar el valor de los activos, pese a que con los ajustes por inflación y las valorizaciones se dio un importante avance en minimizar las diferencias.

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Los estados de resultados no muestran algunas situaciones que afec-

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tan la situación financiera y el resultado de las operaciones, como pueden ser la gestión administrativa, el porcentaje de cumplimiento de los presupuestos, la productividad de los empleados, entre otros.

El balance general Representa los derechos que tiene la empresa, así como sus obligaciones y patrimonio. Se divide en tres partes principales: BALANCE GENERAL COMPAÑÍA A PASIVO ACTIVO PATRIMONIO

Activos Los activos son los bienes y derechos que tiene la compañía, entendiéndose como bienes, los inventarios y activos fijos y como derechos, las cuentas por cobrar, los pagos por anticipado, entre otros. Los activos se clasifican de acuerdo con su grado de convertibilidad en efectivo en: activos corrientes, activos fijos y otros activos.

Activos corrientes Son aquellos que presentan una mayor liquidez, entre ellos se encuentran: Caja y bancos. Corresponde al dinero que mantiene la compañía en caja (en la empresa) y en los bancos, bien sea en cuentas corrientes o de ahorros. Para efectos de análisis es importante anotar que, como el balance general es estático, el valor registrado en esta cuenta debe considerarse como coyuntural, pues puede ser muy pequeño o muy alto en determinado período, por efecto de pagos realizados o dejados de hacer al cieFUNDACION UNIVERSITARIA SAN MARTIN Universidad Abierta y a Distancia

El balance general representa los derechos que tiene la empresa, así como sus obligaciones y patrimonio. Activos corrientes: son los bienes y derechos que tiene la compañía y que presentan una mayor liquidez. Contabilidad financiera Fascículo No. 4

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rre del ejercicio. Además, es necesario precisar que, si bien las empresas pueden terminar con importantes recursos en caja y bancos, estos suelen ser utilizados inmediatamente como capital de trabajo. Inversiones temporales. Corresponde a inversiones realizables en el corto plazo y deben ser clasificadas teniendo en cuenta el criterio de permanencia; así las acciones negociables, si bien son de fácil convertibilidad en efectivo en Bolsa, han de ser clasificadas como inversiones permanentes, si el criterio es mantenerlas a través del tiempo. Dentro de este rubro se destacan los CDTs, Títulos de Participación, TES, entre otros. Al igual que la cuenta de caja y bancos, puede que las empresas terminen al cierre del ejercicio con altos valores en inversiones temporales; sin embargo no siempre están relacionadas con un exceso de liquidez, pues también pueden ser eventuales y destinadas a cubrir las necesidades de capital de trabajo del período siguiente. Cuentas por cobrar a clientes o comerciales. Es la cartera que se produce en el giro de la actividad económica de la empresa; deben ser clasificadas de acuerdo con el plazo de recuperación, por lo tanto sólo deberán incluirse en el activo corriente aquellas cuyo plazo no exceda de un año.

Observación

Para efectos de análisis, más adelante se mencionarán las razones utilizadas con esta cuenta; por el momento, es importante revisar que se contabilicen las provisiones a que haya lugar, de acuerdo con el tiempo de vencidas.

Otras cuentas por cobrar. En ellas se pueden incluir cuentas por cobrar a socios, empleados, compañías vinculadas, terceros, entre otras. Se debe analizar que cumplan con los requisitos para ser contabilizadas en el activo corriente, respecto al plazo de las mismas; de igual forma se deben llevar a cabo las provisiones necesarias de acuerdo con su vencimiento.

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Inventarios. Se discriminan en: productos terminados, productos en pro-

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ceso y materias primas; se resalta que dentro de los inventarios sólo se deben incluir los operacionales, es así como las herramientas o repuestos, no deben ser considerados en esta cuenta, pues distorsionan las razones que se puedan calcular. Para efectos de análisis se debe tener en cuenta el método de valoración utilizado y la actividad comercial desarrollada por la empresa, con el fin de establecer si las ventas son cíclicas y/o si la materia prima utilizada también presenta producción estacionaria. Anticipos y avances. Corresponden a anticipos realizados a proveedores, agentes de aduana, contratistas. Es una cuenta netamente corriente. Gastos pagados por anticipado. En esta cuenta se clasifican los pagos realizados por concepto de intereses, seguros, etc. Anticipo de impuestos y contribuciones. Corresponde a la retención en la fuente descontada a la empresa y el IVA pagado en las compras realizadas por la compañía. Es una cuenta que se cruza con el pasivo originado en las mismas cuentas.

Activos fijos Son las propiedades, plantas y equipo con que cuenta la empresa para ejercer su actividad; se incluyen los terrenos y edificaciones, construcciones en curso, maquinaria y equipo, maquinaria en montaje, muebles y

Los activos fijos deben ordenarse de acuerdo con la durabilidad en el tiempo.

enseres, flota y equipo de transporte (terrestre, aéreo y fluvial), junto con las respectivas depreciaciones, las cuales deben considerarse dentro del análisis, revisando los métodos utilizados y teniendo en cuenta que los valores sean consistentes.

Otros activos En los cuales se registran los activos de largo plazo, entre ellos: FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MARTIN Universidad Abierta y a Distancia

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Cuentas por cobrar a largo plazo. Pueden ser cuentas por cobrar a empleados (préstamos de vivienda, vehículo), socios, otros deudores, entre otros. Inversiones permanentes. Hacen referencia a las inversiones en empresas o títulos de largo plazo, cuyo carácter es de duración en el tiempo. Cargos diferidos. Entre ellos se contabilizan las mejoras en propiedad ajena, programas de computador, publicidad y propaganda, entre otros; son amortizables y por lo tanto debe revisarse el plazo estipulado. Intangibles. En los cuales se incluyen marcas y patentes, Know How, derechos en fideicomisos, etc. Valorizaciones. Corresponde a la diferencia entre el valor arrojado por el avalúo (o precio de mercado para el caso de las acciones) y el valor de adquisición (más ajustes por inflación). Se generan sobre los activos fijos e inversiones.

Pasivo Son las obligaciones que tiene la empresa. Debe clasificarse en:

Pasivo corriente o de corto plazo Se clasifican en este ramo las obligaciones cuyo vencimiento es inferior a un año; para efectos del análisis es importante revisar que se incluya la parte corriente de los pasivos de largo plazo. Los pasivos se ordenan de acuerdo con su grado de exigibilidad, comenzando por los que deban cancelarse más rápidamente, así: Los pasivos se ordenan de acuerdo con su grado de exibilidad, comenzando por los que deban cancelarse más rápidamente.

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Sobregiros bancarios. Obedece a los sobregiros que tenga la empresa en sus cuentas corrientes, aunque debe anotarse que también se incluyen los cheques que han sido girados y no cobrados, los que se conocen como sobregiros contables. FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MARTIN Universidad Abierta y a Distancia


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Obligaciones bancarias. Son las obligaciones con el sector financiero

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que tienen vencimiento en menos de un año, así como la parte corriente de las obligaciones financieras de largo plazo. Cuentas por pagar a proveedores. Cuentas con los proveedores de materias primas y/o las mercancías utilizadas dentro del objeto social de la compañía; es importante, para efectos del análisis, no incorporar en esta cuenta los servicios y productos que no son inherentes con el producto de la compañía, como por ejemplo papelería, fletes y demás. Impuestos por pagar. Se incluyen: impuesto de renta, industria y comercio, retefuente e IVA. Es una cuenta de mucha importancia en el análisis, pues el valor debe ser razonable de acuerdo con la actividad y fecha de corte del Balance, con el fin de validar que no tenga atrasos en el pago de impuestos, lo cual puede generar problemas de índole legal, dado que prevalece sobre los demás pasivos, excepto los laborales. Pasivos laborales. Se contabilizan las cesantías, vacaciones, intereses sobre las cesantías y demás obligaciones que, por concepto de salarios, adeude la empresa a los empleados. Costos y gastos por pagar. En esta cuenta se incluyen, entre otros: servicios, fletes, arrendamientos, intereses, seguros, papelería y demás gastos administrativos y de ventas por pagar. Pasivos estimados y provisiones. Pueden ser de impuestos, laborales y otros gastos que se hayan causado y no cancelado.

Pasivos no corrientes o de largo plazo Son las obligaciones de largo plazo, entendidas como las que presentan vencimientos superiores al año. Entre ellas se tienen: obligaciones bancarias (incluidas las hipotecarias), cesantías consolidadas (las que se encuentran por fuera de la Ley 50), cuentas por cobrar a largo plazo, pasivo diferido, entre otras. FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MARTIN Universidad Abierta y a Distancia

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El patrimonio se define como la diferencia entre los activos y los pasivos.

Patrimonio El patrimonio representa la participación de los dueños en el negocio y se define como la diferencia entre los activos y los pasivos. Las cuentas que hacen parte del patrimonio se clasifican, comenzando por las cuentas más estables, así: capital pagado, superávit de capital, reservas, utilidades acumuladas y utilidades del ejercicio. Para el análisis se deben contemplar los dividendos cancelados y el fortalecimiento patrimonial que se le dé a la empresa a través del aumento del capital pagado y los recursos de donde proviene dicho incremento.

Observación El conocimiento de la estructura de los estados contables es la base fundamental del análisis financiero, por lo cual es necesario entender con claridad el significado y características de cada una de las cuentas con el fin de reclasificarlas y generar unos estados financieros confiables y veraces para la realización del análisis financiero. Una clasificación equívoca de cuentas, conlleva un riesgo en los resultados que se puedan obtener del análisis y, por consiguiente, en las decisiones a adoptar.

Actividad 4.2 1. Clasifica las siguientes cuentas de acuerdo con la presentación expuesta anteriormente: Inventario de mercancías Superávit por valorizaciones C * P materias primas C * C a clientes Computadores TES Máquinas Hipotecas por pagar Retefuente por pagar

Capital pagado C * C empleados Intereses por pagar Reservas Intereses por anticipado Mejoras Utilidades acumuladas Sobregiros Provisión impuestos

Superávit de capital IVA a favor Salarios por pagar Aviones Servicios por pagar Terrenos Patentes Automóviles Provisión cartera

2. ¿Cuáles deben ser los criterios para la clasificación de los activos, de los pasivos y del patrimonio?

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El estado de resultados muestra los ingresos, costos y gastos, así como la utilidad o pérdida generada en la actividad realizada por la empresa en un período determinado. Es un estado dinámico y acumulativo, que muestra las operaciones efectuadas desde el primer día del período hasta el último, por lo que es de suma importancia identificar cuál es la fecha de iniciación y de terminación que representa el estado. Es importante tener en cuenta que en el estado de resultados se muestran los ingresos y egresos causados en el período, independientemente de que éstos hayan sido recibidos o pagados. Se estructura de la siguiente manera: Ingresos operacionales o ventas. Son los que se relacionan directamente con la actividad desarrollada por la empresa. Los constituyen las ventas de los productos elaborados y/o comercializados por la compañía en cumplimiento de su objeto social. Costos operacionales o de ventas. Son todos los costos asociados a la producción de los bienes fabricados por la empresa; en ellos se incluye el costo de los materiales, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. Gastos de administración. Son aquellos gastos necesarios para llevar a cabo la actividad general de la compañía, como los gastos de personal, arriendos, servicios, las provisiones, depreciaciones y amortizaciones. Gastos de ventas. Son aquellos en que incurre la empresa en la actividad comercial, como son las comisiones y los salarios de los vendedores, publicidad, etc. Gastos financieros. Es el costo de la deuda, los intereses que se causan de las obligaciones y préstamos que tiene la compañía.

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En el estado de resultados se muestran los ingresos y los egresos causados en el período. Contabilidad financiera Fascículo No. 4

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Otros ingresos. Son ingresos generados en actividades diferentes a la operación de la empresa, entre ellos: financieros, utilidad en venta de inversiones, de activos fijos, etc. Otros egresos. Son los generados en actividades diferentes a la operación y actividad de la empresa; por ejemplo, la pérdida en venta de activos fijos, gastos extraordinarios, entre otros. Corrección monetaria. Corresponde a la utilidad o pérdida generada en la aplicación de los ajustes por inflación a los activos y pasivos no monetarios, así como del patrimonio. Provisión de impuestos. Es el cálculo del impuesto de renta a cargo. Para Colombia la tasa de impuestos vigente es del 35%. La forma de presentación del Estado de Resultados es: EMPRESA A ESTADO DE RESULTADOS Del 1 de Enero/00 al 31 de diciembre/00 + +/-

INGRESOS OPERACIONALES COSTOS OPERACIONALES UTILIDAD BRUTA GASTOS DE ADMINISTRACION GASTOS DE VENTAS UTILIDAD OPERACIONAL Gastos Financieros Otros Ingresos Otros Egresos Corrección Monetaria UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS Provisión para impuestos UTILIDAD NETA

Para la realización del análisis, es de suma importancia que los ingresos y egresos se clasifiquen adecuadamente, toda vez que serán utilizados en el cálculo de diferentes razones e indicadores para analizar la situación financiera de la empresa.

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Actividad 4.3 Se requiere el registro de las siguientes transacciones, con base en el esquema de las cuentas T y clasificando las cuentas de acuerdo con lo estudiado en el fascículo. No olvide que toda transacción debe dar sumas iguales. Ejemplo: Se compra una casa en $100 de contado. Activos Fijos - Edificaciones 100

Activos Corrientes - Caja y Bancos 100

1. Se paga nómina por valor de $800. 2. Se compra una máquina por valor de $2.500, cancelados de la siguiente manera: $1.000 en efectivo, $500 con un CDT y $1.000 con una letra por pagar a 6 meses. 3. Se obtiene un crédito con el Banco por $2.000 para ser cancelados en dos años, destinados a la compra de un camión. 4. Se causa la depreciación de los activos fijos por $80. 5. Se contratan servicios para remodelar y pintar las instalaciones de la empresa, los cuales cuestan $200. Estos serán amortizados en dos años. 6. Se venden mercancías por $600, canceladas un 40% en efectivo y un 60% a crédito a 90 días. 7. Se adquieren 100 acciones de Bavaria por valor de $800, las cuales se pagan 50% de contado y 50% con préstamos de los socios. 8. Se lleva a cabo un aumento del capital pagado por $400, con recursos provenientes de: $200 de utilidades acumuladas y $100 con el aporte de un computador y $100 con recursos frescos. 9. Las acciones de Bavaria presentan un valor de mercado de $6 cada una. 10. Se adquiere materia prima por $500 pagando el 70% de contado. 11. Se compra el libro Análisis Financiero por $10 para ser utilizado por el Gerente General. 12. Se adquiere el campo de tenis contiguo a la compañía por $250, los cuales se pagarán en 18 meses. 13. Se pagan los servicios públicos por $80. 14. Se pagan intereses del préstamo bancario por $25. 15. Se causan vacaciones por $60.

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Resumen

Los estados financieros se preparan para presentar un informe periódico de la situación financiera de la empresa. En ellos se registran las transacciones realizadas en un período determinado. Los estados financieros básicos son el Balance General y el Estado de Resultados.

El Balance General representa los derechos que tiene la empresa, así como sus obligaciones y patrimonio. Se divide en tres partes principales: activo, pasivo y patrimonio. Los activos son los bienes y derechos y se clasifican de acuerdo con el grado de convertibilidad en efectivo en activos corrientes, activos fijos y otros activos. Los pasivos son las obligaciones y responsabilidades que tiene la empresa, se ordenan de acuerdo con el grado de exigibilidad y se clasifican en Pasivos Corrientes o de Corto Plazo y Pasivos no Corrientes o de Largo Plazo. El Patrimonio representa la participación de los dueños en el negocio y es la diferencia entre los activos y los pasivos.

Bibliografía recomendada

CARRILLO DE ROJAS, Gladys. Fundamentos de contabilidad para profesionales no contadores. Santafé de Bogotá: Universidad de Los Andes. HARGADON, Bernard J. Principios de contabilidad. Santafé de Bogotá: Editorial Norma. ORTIZ ANAYA, Héctor. Análisis financiero aplicado. Santafé de Bogotá: Universidad Externado de Colombia. PHILIPATOS, George. Fundamentos de administración financiera. Editorial McGraw Hill Latinoamericana.

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Nexo

En el próximo fascículo nos dedicaremos a estudiar los aspectos generales de los presupuestos.

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1. ¿A qué hacen relación los hechos registrados en los Estados Financieros? 2. ¿Cuáles deben ser los criterios para la clasificación de los activos, de los pasivos y del patrimonio? 3. ¿Qué es el Balance General? 4. Enumere y explique los principios contables básicos. 5. Enumere y explique las limitaciones de los estados financieros. 6. ¿Qué son los estados financieros fiscales? 7. Dé 5 ejemplos de ingresos no operacionales. 8. ¿Qué métodos se pueden utilizar para la depreciación de los terrenos? 9. ¿Qué es el patrimonio de la compañía?, ¿es igual al capital pagado? 10. Registra la siguiente transacción en cuentas T, clasificando las cuentas. De las cuentas por cobrar a clientes se concentran $100 en la empresa AZ. Hoy nos enteramos que su situación financiera no es la mejor y que seguramente no podrá atender el pago, razón por la cual se decide provisionar dicha cuenta.

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